rapport - Malmö stad
Malmö stad Revisionskontoret GRANSKNINGSRAPPORT Malmöfestivalen Projektledare: Olof Hammar, Certifierad kommunal yrkesrevisor Beslutad av revisorskollegiet 2015-01-28 RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se 040 - 34 19 55 Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar 1 RAPPORT 2015-01-23 SAMMANFATTNING .......................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 Ekonomisk styrning/budget/redovisning.................................................................... 3 Upphandlingar ............................................................................................................ 3 Malmöfestivalens ändamålsenlighet .......................................................................... 4 2 INLEDNING/BAKGRUND .................................................................................................. 4 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING ....................................................... 4 3.1 3.2 3.3 3.4 Syfte ........................................................................................................................... 4 Revisionsfrågor .......................................................................................................... 5 Avgränsning ............................................................................................................... 5 Organisation ............................................................................................................... 5 4 REVISIONSKRITERIER ...................................................................................................... 5 5 GRANSKNINGSANSVARIGA OCH STYRGRUPP .......................................................... 5 6 METOD ................................................................................................................................. 6 7 RESULTAT AV GRANSKNINGEN .................................................................................... 6 7.1 7.2 7.3 7.4 8 Ekonomisk styrning/budget/redovisning.................................................................... 6 7.1.1 Malmöfestivalen 2012-2013........................................................................ 6 7.1.2 Budget/prognoser 2014 ............................................................................... 6 Upphandlingar ............................................................................................................ 7 7.2.1 LOU samt Malmö stads upphandlingspolicy och riktlinjer ........................ 7 7.2.2 Upphandlingar Malmöfestivalen 2014 ........................................................ 9 Tillståndsfrågor ........................................................................................................ 12 Malmöfestivalens ändamålsenlighet ........................................................................ 13 SLUTSATSER ..................................................................................................................... 14 8.1 8.2 8.3 Ekonomisk styrning/budget/redovisning.................................................................. 14 Upphandlingar .......................................................................................................... 14 8.2.1 Tryckning av festivaltidning ..................................................................... 14 8.2.2 Enda leverantören på marknaden .............................................................. 15 8.2.3 Specialistkompetens .................................................................................. 15 8.2.4 Uppfyller ställda krav utöver pris.............................................................. 16 8.2.5 Prisförfrågningar har gjorts tidigare år ...................................................... 16 8.2.6 Avtal med stadskontoret finns ................................................................... 16 8.2.7 Prisförfrågningar har gjorts ....................................................................... 16 Malmöfestivalens ändamålsenlighet ........................................................................ 17 BILAGA 1 UTDRAG UR RIKTLINJER FÖR MALMÖ STADS UPPHANDLINGS-POLICY BILAGA 2 DOKUMENTATIONSSKYLDIGHET ENLIGT LOU .......................................... 19 BILAGA 3 STICKPROVSKONTROLLER ............................................................................... 20 BILAGA 4 UPPHANDLINGAR SOM INTE FÖLJER LOU .................................................... 22 BILAGA 5 UPPHANDLINGAR SOM INTE FÖLJER MALMÖ STADS RIKTLINJER ....... 23 BILAGA 6 UPPHANDLING PÅ GATUKONTORET – UTDRAG FRÅN GATUKONTORETS SIDA PÅ KOMIN ................................................................................... 26 RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 2 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 1 Sammanfattning 1.1 Ekonomisk styrning/budget/redovisning Malmöfestivalen hade 2014 en budget på 18 526 tkr. Under våren 2014 justerades totalkostnaden för festivalen med ytterligare -3 000 tkr (från -18 526 tkr till -21 526 tkr) efter att gatudirektören tilldelat och godkänt en utökning av verksamheten med anledning av att festivalen i år firade 30-års jubileum. Enligt senaste prognosen blir Malmöfestivalen 2014 -4 828 tkr dyrare än budgeterat (1 828 tkr om man tar hänsyn till den av gatudirektören tilldelade och godkända utökningen av verksamheten). Avvikelsen beror framförallt på att kostnaderna för logistik blivit betydligt dyrare än budgeterat och att budgeterade intäkter från kommunstyrelsen inte erhållits. Gatukontoret lyder under tekniska nämnden som varje år beslutar om såväl gatukontorets internbudget som årsredovisning på en övergripande nivå. Malmöfestivalens budget fastställs på tjänstemannanivå. I samband med att årsredovisningen beslutas i nämnden rapporteras också större avvikelser mot budget. De negativa avvikelserna mot budget som såväl Malmöfestivalen som arrangemangsenheten som helhet uppvisat under senare år har inte kommenterats i årsredovisningen eller på annat sätt tagits upp i tekniska nämnden. 1.2 Upphandlingar Alla upphandlingar och alla inköp i Malmö stad ska följa lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och genomföras i enlighet med Malmö stads upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer. Av Malmö stads riktlinjer framgår att LOU:s grundläggande principer ska iakttas även vid direktupphandling. Upphandlingen ska därför föregås av en undersökning av vilka leverantörer som finns på marknaden och en analys av vilka leverantörer som bäst svarar mot ställda krav. Underlag avseende marknadsundersökning, skäl till val av leverantör och kontraktsvärde ska dokumenteras. Det är även lagstadgat (15 kap. 18 § LOU) från 1 juli 2014 att direktupphandlingar över 100 000 kr ska dokumenteras. Vid arrangemanget av Malmöfestivalen 2014 genomfördes ett stort antal upphandlingar. Upphandlingarna skedde genom gatukontorets upphandlingsenhet, genom avrop utifrån gällande ramavtal och genom direktupphandlingar. Precis som tidigare år genomförde gatukontorets upphandlingsenhet i samband med Malmöfestivalen ett antal upphandlingar inom tre stora block: teknik, logistik och säkerhet. Därutöver genomfördes ett stort antal direktupphandlingar inom projektet. Av dessa har stickprov på inköp från 27 externa leverantörer gjorts, motsvarande ca 10 % (3,3 mkr) av de totala leverantörskostnaderna. Avseende 19 av direktupphandlingarna, med kostnader på sammanlagt 2,7 mkr, vill vi lyfta fram följande synpunkter. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 3 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 På grund av vad som framkommit i granskningen bedöms gatukontorets hantering av direktupphandlingar i samband med Malmöfestivalen inte följa LOU i följande fall: en direktupphandling har i maj 2014 genomförts trots att kontraktssumman översteg den då gällande direktupphandlingsgränsen om 270 000 kr. Dokumentation saknas avseende en i augusti 2014 genomförd direktupphandling trots att dokumentationskrav på direktupphandlingar överstigande 100 000 kr införts den 1 juli 2014. Vidare bedöms att gatukontorets hantering i flertalet av de granskade direktupphandlingarna i samband med Malmöfestivalen inte genomförts i enlighet med Malmö stads upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer. Gatukontoret har avseende 16 upphandlingar inte kunnat visa att prisförfrågningar och därmed konkurrensutsättning alternativt marknadsundersökningar som styrker att endast en leverantör finns på marknaden har skett i enlighet med Malmö stads riktlinjer. Gatukontoret har avseende 17 upphandlingar inte dokumenterat skälen till val av leverantör. Det är lämpligt att dokumentationen avseende direktupphandlingar framgent upprättas på ett mer systematiskt sätt och i anslutning till upphandlingarna för att möjliggöra att i efterhand följa upp hur upphandlingarna gått till. 1.3 Malmöfestivalens ändamålsenlighet Granskningen visar att årliga undersökningar genomförs bland festivalbesökarna med mycket positiva resultat, att gatukontoret internt genomför en stor mängd utvärderingar av festivalen varje år och att festivalen har stor uppmärksamhet i press, sociala medier och på festivalens hemsida, vilket vi bedömer vara ett uttryck för att ändamålet är uppfyllt. 2 Inledning/bakgrund Malmöfestivalen startades 1985 och besöks årligen av ca 1,4 miljoner människor. Festivalen arrangeras av Malmö stad. Denna granskning inriktas huvudsakligen på om direktupphandlingar och ekonomisk styrning, redovisning och uppföljning kring festivalen sker på ett korrekt sätt. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet har varit att granska om direktupphandlingar skett enligt gällande regelverk, om redovisningen är korrekt och den ekonomiska uppföljningen är tillfredsställande. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 4 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar 3.2 RAPPORT 2015-01-23 Revisionsfrågor Drivs Malmöfestivalen inom givna ramar? Sker redovisningen på ett korrekt sätt? Har direktupphandlingarna gällande festivalen följt gällande regelverk? Hur arbetar Malmö stad med tillståndsfrågorna? Drivs Malmöfestivalen på ett ändamålsenligt sätt? 3.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till gatukontorets arbete med festivalen. Det förekommer vissa aktiviteter på andra förvaltningar som inte granskats, t ex tillsyn som sociala resursförvaltningen och miljöförvaltningen bedriver samt extra arbete som socialtjänsten bedriver när festivalen pågår. 3.4 Organisation Gatukontoret består 2014 av fyra avdelningar. Stadsmiljöavdelningen är en av dessa. Avdelningens uppdrag är att skapa, utveckla och förädla staden. Arrangemangsenheten är en av avdelningens enheter. Arrangemangsenheten genomför varje år en mängd evenemang, där Malmöfestivalen är det största. 4 Revisionskriterier Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning (antagna av kommunfullmäktige 199812-17 och justerade 2001-11-29 resp. 2010-09-09). Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Malmö stads upphandlingspolicy Riktlinjer för Malmö stads Upphandlingspolicy 5 Granskningsansvariga och styrgrupp Revisorskollegiets styrgrupp TSM: Tomas Nordin, Bertil Ekelund, Göran Hellberg, Robabeh Taeri och Andreas Holmgren Projektledare från revisionskontoret: Olof Hammar, certifierad kommunal revisor Biträde: Fia Lindher, revisor Kvalitetsgranskare avseende upphandlingsrättsliga frågor: Advokatfirman Lindahl KB Kvalitetsgranskare: George Smidlund, revisionsdirektör Sakkunniga revisorer har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R21 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 1 Hot mot oberoende till följd av egenintresse, självgranskning, partsställning, vänskap, skrämsel, övrigt. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 5 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 6 Metod Granskningen har genomförts i form av intervjuer med tjänstemän, dokumentstudier samt ekonomisk uppföljning. 7 Resultat av granskningen 7.1 Ekonomisk styrning/budget/redovisning År Budget Malmöfestivalen Utfall Malmöfestivalen Resultat Malmöfestivalen (tkr) (tkr) (tkr) 2012 18 113 19 638 -1 526 2013 18 113 21 229 -3 116 2014 18 526 23 354 -4 828* *gatudirektören tilldelade och godkände under våren 2014 en utökning av verksamheten för festivalen 2014 om 3 mkr. Om man tar hänsyn till det är resultatet -1 828 tkr. Tekniska nämnden beslutar varje år om gatukontorets budget på en övergripande nivå. Förvaltningen fördelar sedan de ekonomiska resurserna till avdelningarna/enheterna och Malmöfestivalens budget är en del av budgeten för stadsmiljöavdelningens arrangemangsenhet. Efter årets slut beslutar nämnden om årsredovisningen. Större avvikelser mot budget redovisas i årsredovisningen under avsnittet uppföljning av ekonomin/periodavvikelse. Där har under senare år inte funnits några avvikelsekommentarer gällande Malmöfestivalen. Enligt ekonomichefen beror det på att ekonomiska avvikelser i årsredovisningen inte redovisas på enhetsnivå. Malmöfestivalens ekonomi följs löpande upp av arrangemangsenheten i de prognoser som upprättas. 7.1.1 Malmöfestivalen 2012-2013 Granskningen av Malmöfestivalen har avsett 2014-års evenemang. Det bör dock noteras att festivalen överskred sin budget med 3 116 tkr 2013 och 1 526 tkr 2012. 7.1.2 Budget/prognoser 2014 Budget/prognos 1 (från -18 526 till -21 526 tkr) Malmöfestivalen hade 2014 en budget på 18 526 tkr. Det var en ökning med 413 tkr jämfört med 2012 och 2013. Under våren 2014 justerades totalkostnaden för festivalen med ytterligare -3 000 tkr (från -18 526 tkr till -21 526 tkr) efter att gatudirektören tilldelat och godkänt en utökning av verksamheten med anledning av att festivalen firade 30-års jubileum. I samband med prognos 1 justerades ett flertal kostnads- och intäktsposter för festivalen i förhållande till budget. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 6 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Prognos 2-6 Prognoserna för festivalen låg fast till prognos 4 där en kostnadsuppräkning med 400 tkr skedde (bl a för logistik med 150 tkr). I prognos 5 som är daterad den 10 oktober 2014 skedde en uppräkning av de beräknade kostnaderna med drygt en miljon kronor och det var kostnaderna för logistik som var huvudorsaken. Stadsmiljöavdelningen skrev följande: ”Malmöfestivalens prognosökning, -1 035 tkr, beror till största del på de rörliga kostnaderna inom logistikobjektet. Objektet är svårprognostiserat då merparten av de oförutsedda kostnaderna uppkommer under festivalveckan när projektet är i operativt läge. I detta skede läggs det på många konsulttimmar som inte ingår i avtalet med leverantören och som vi således inte styr över. Bufferten för de oförutsedda kostnaderna var i efterhand för lågt beräknade.” Även i prognos 6 skedde en mindre uppräkning av logistikkostnaderna som handlade om två sena fakturor som man bestrider delar av men av säkerhetsskäl ändå tog med som en kostnad i prognosen. Budget/prognos 6 (från -18 526 till -23 084 tkr) Om man jämför budgeten för Malmöfestivalen med den senaste prognosen är de största förändringarna följande Kostnader logistik (från -9 000 tkr till -10 577 tkr) Intäkter kommunstyrelsen (från 1 300 tkr till 0 kr) Kostnader artister (från -6 170 tkr till -6 648 tkr) Kostnader teknik (från -3 100 till -3 450 tkr) Bokslut 2014 Enligt senaste informationen i bokslutet (2015-01-22) blir Malmöfestivalen 2014 -4 828 tkr dyrare än budgeterat (-1 828 tkr om man tar hänsyn till verksamhetsutökningen på 3 mkr som gatudirektören tilldelade och godkände under våren 2014). 7.2 Upphandlingar 7.2.1 LOU samt Malmö stads upphandlingspolicy och riktlinjer Alla upphandlingar och alla inköp i Malmö stad ska följa LOU och genomföras i enlighet med Malmö stads upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer (beslutade av kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen 2009-06 med ikraftträdande 2010-01-01). Som huvudregel ska upphandling enligt LOU annonseras. I vissa i lagen särskilt angivna fall får så kallad direktupphandling ske (eller i förekommande fall förhandlat för- RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 7 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 farande utan föregående annonsering vilket är motsvarigheten till direktupphandling när värdet överstiger tillämpliga tröskelvärden2). Bedömning av om förutsättningar för genomförande av direktupphandling föreligger ska göras i varje enskilt fall. Direktupphandling får således genomföras om någon av följande förutsättningar är uppfyllda. 1. Kontraktets värde är lågt (understigande 505 800 kronor). För upphandlingar som genomförts före den 1 juli 2014 var motsvarande beloppsgräns cirka 270 000 kronor. 2. Förutsättningar för tillämpning av förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt 4 kap. 5-9 §§ LOU är uppfyllda. De aktuella bestämmelserna medger undantag från annonseringsplikten exempelvis om det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl endast kan tilldelas en leverantör. 3. Synnerliga skäl föreligger, exempelvis synnerlig brådska som beror på oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Av 4 kap. 5 § 1 st. 3 p. LOU framgår att ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering får användas om det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet, men synnerlig brådska, orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten gör det omöjligt att hålla tidsfristerna vid ett annonserat förfarande. Förutsättningarna för att kunna direktupphandla på grund av synnerlig brådska är således mycket begränsade. Det ska dels vara nödvändigt att tilldela kontraktet, dels ska den brådska som uppstår inte ha kunnat förutses av den upphandlande myndigheten. Vad som anses absolut nödvändigt får bedömas från fall till fall, men utgångspunkten är att kontraktet behövs för att skydda ordning, allmän moral och allmän säkerhet, att skydda människors och djurs hälsa och liv eller att bevara växter. I praxis har domstolarna ansett att upphandling av livsmedel till skolor, förskolor och servicehus var nödvändigt eftersom det annars kunde leda till allvarliga konsekvenser för människors liv och hälsa. Däremot har tilldelning av kontrakt av flytt- och magasineringstjänster inte ansetts vara av sådan vikt att det var absolut nödvändigt. För att en direktupphandling ska kunna ske krävs att den synnerliga brådskan inte har kunnat förutses av den upphandlande myndigheten. Av domstolarnas praxis följer att det, för att denna omständighet ska anses föreligga, har krävts force majeure-liknande händelser, såsom en översvämning. Med begreppet otillåten direktupphandling menas att en upphandling genomförs utan föregående annonsering, trots att inget undantag är tillämpligt. Vid en direktupphandling finns inget krav på annonsering eller anbud i viss form. Oaktat detta ska de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling, transparens, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande tillämpas vid alla upphandlingar. Tillvägagångssättet i övrigt är beroende av vad som ska inskaffas och till vilket belopp. 2 Tillämpliga tröskelvärde enligt LOU från och med den 1 januari 2014 är 1 806 427 kronor för varor och tjänster och 45 256 666 kronor för byggentreprenader. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 8 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Direktupphandling i Malmö stad kan användas när Malmö stad inte har något avtal avseende den vara eller tjänst som ska införskaffas och totalkostnaden för kontraktet understiger 505 800 (270 000 kr före den 1 juli 2014). Vid beräkningen av ett kontrakts värde ska den totala möjliga kostnaden beräknas. Detta innebär att värdet av eventuella optioner och förlängningar ska inkluderas i beräkningen. Vidare ska samtliga inköp av samma slags vara, tjänst eller byggentreprenad under ett räkenskapsår beaktas vid beräkningen. Om det aktuella behovet är återkommande och långsiktigt ska beräkningen istället avse fyra år. Av Malmö stads riktlinjer framgår att LOU:s grundläggande principer ska iakttas vid direktupphandling. Enligt dessa riktlinjer ska därför upphandlingen föregås av en undersökning av vilka leverantörer som finns på marknaden och en analys av vilka leverantörer som bäst svarar mot ställda krav. Underlag avseende marknadsundersökning, skäl till val av leverantör och kontraktsvärde ska dokumenteras. Det är även lagstadgat (15 kap. 18 § LOU) från 1 juli 2014 att direktupphandlingar över 100 000 kr ska dokumenteras, se bilaga 1 och 2. Syftet med dokumentationen är ”[…] att det dels gör den upphandlande myndigheten och enheten uppmärksammade på de åtgärder som ska vidtas i upphandlingen, dels ger möjlighet att i efterhand följa hur upphandlingen gått till.”, se prop 2013/14:133 Direktupphandling s 23. Gatukontoret har en genomgång av hur upphandlingar ska gå till på sin sida på Komin, se bilaga 6. Där framgår vad som är gällande lagstiftning och vilka riktlinjer som finns. Där finns även tydliga länkar och hänvisning till de centrala upphandlingssidorna (där det bl a finns en mall för dokumentation av genomförd direktupphandling att ladda ner), gatukontorets egna ramavtal och den centrala avtalskatalogen. På hemsidan framkommer följande: ”Enligt Malmö stads interna riktlinjer ska alla direktupphandlingar dokumenteras oavsett värde”. 7.2.2 Upphandlingar Malmöfestivalen 2014 Vid arrangemanget av Malmöfestivalen 2014 genomfördes ett stort antal upphandlingar. Upphandlingarna skedde genom gatukontorets upphandlingsenhet, genom avrop utifrån gällande ramavtal och genom direktupphandlingar. Gatukontorets upphandlingsenhet har i samband med Malmöfestivalen genomfört ett antal upphandlingar inom tre stora block: teknik, logistik och säkerhet. För de tekniska delarna kunde upphandling ske genom befintliga ramavtal (med tillämpning av förnyad konkurrensutsättning). Gällande logistik och säkerhet genomfördes annonserade upphandlingar. Totalt resulterade upphandlingar och avrop avseende de tre blocken i 15 avtal (teknik 4, logistik 5 och säkerhet 6). Därutöver genomfördes ett stort antal direktupphandlingar inom projektet. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 9 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Enligt redovisningen har Malmöfestivalen leverantörskostnader för festivalen 2014 på sammanlagt ca 32,4 mkr exklusive mervärdesskatt. Stickprov har gjorts på inköp från 27 externa leverantörer där inköpen av varorna och tjänsterna inte omfattas av de tre större block som beskrivits ovan (dvs. logistik, teknik, säkerhet) och inte heller avser musiker, konstnärer och liknande som pga. konstnärliga skäl kan vara undantaget från annonseringsplikt enligt lagstiftningen. De 27 stickproven omfattar sammanlagt kostnader på 3,3 mkr, dvs ca 10 % av de totala leverantörskostnaderna. Inköpen ligger mellan 27 000 och 352 000 kr. För specifikation över inköpen, se bilaga 3. Avseende 6 inköp har gatukontoret lämnat förklaringar som har medfört att någon ytterligare granskning inte har genomförts. Avseende 21 av de 27 stickproven, med kostnader på sammanlagt 3 mkr, kan följande noteras. Se avsnitt 7.2.2.1 - 7.2.2.7. Inköpen från respektive leverantör har i granskningen bedömts var för sig. För att i rapporten inte behöva gå igenom varje upphandling i detalj har upphandlingarna i redogörelsen nedan fördelats mellan sju olika ”kategorier”. Kategorierna är med andra ord endast till för att underlätta för läsaren av rapporten. Indelningen grundar sig på vilken förklaring gatukontoret lämnat till upphandlingarna. Summeringen av belopp syftar till att visa vilka belopp det sammanlagt rör sig om i varje kategori. För specifikation av belopp, se bilaga 3. 7.2.2.1 Direktupphandling överstigande beloppsgräns för direktupphandling Upphandling har skett avseende tryckning av festivaltidningen (nr 1 Color Print). Upphandlingen har skett som en direktupphandling. Prisförfrågan har skickats ut till tre leverantörer. Leverantören som erbjöd det lägsta priset (352 000 kr) utifrån ställda krav tilldelades uppdraget i maj 2014. Före den 1 juli 2014 var direktupphandlingsgränsen, som ovan angivits, 270 000 kr. En direktupphandling har med därmed gjorts trots att beloppet översteg vid tidpunkten gällande beloppsgräns för direktupphandling. Gatukontoret har förklarat att festivaltidningen inte har någon egen budget, utan att tidningens utformning är beroende av hur mycket som inflyter vid försäljning av annonser till tidningen. Annonsförsäljning sker under våren och påverkar utformningen av tidningen avseende antal sidor, papperstjocklek m.m. Enligt gatukontorets förklaring vet man därför inte på förhand om kostnaden för tryckning av tidningen kommer att överstiga beloppsgränsen för direktupphandling eller inte. Såvitt avser 2014-års festivaltidning såldes ett stort antal annonser, vilket ledde till att antalet sidor med redaktionellt innehåll behövde ökas för att tidningen inte skulle kännas som en ”reklamtidning”. Inkomna offerter visade att priset skulle överstiga direktupphandlingsgränsen. Det fanns dock, vid denna tidpunkt, inte tillräckligt med tid för att genomföra en annonserad upphandling (samtliga tryckerier hade uppgett att de behövde minst 90 dagars förberedelse för att beställa hem den stora mängden papper av ”GraphoInvent”, som var det papper som krävts i direktupphandlingen baserat på reklambyråns val av papper). RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 10 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Underlag finns i form av offerter från tre leverantörer. Skäl till val av leverantör har inte dokumenterats. 7.2.2.2 Enda leverantören på marknaden Beträffande sju upphandlingar (nr 2 ArcLight, nr 3 Containerpoolen, nr 4 Dynamic Duo, nr 5 Jetty, nr 6 L & P Marina Produkter, nr 7 One4Even, nr 8 Table2Rent), med kostnader på sammanlagt 1 139 tkr, anger gatukontoret att det inte fanns några andra leverantörer på marknaden som kunde tillhandahålla de unika tjänsterna/produkterna eller den efterfrågade kvantiteten. Dokumentation i form av exempelvis marknadsundersökningar som styrker att det inte funnits några andra leverantörer på marknaden finns avseende en av dessa upphandlingar (nr 3 Containerpoolen). Skälen till varför man endast vänt sig till en leverantör har dokumenterats avseende två av dessa upphandlingar (nr 3 Containerpoolen, nr 8 Table2Rent). 7.2.2.3 Specialistkompetens Beträffande fem av upphandlingar (nr 9 Amorf, nr 10 Ellen Arkander, nr 11 Persson Christin, nr 12 PL-konsult, nr 13 Warnolf Nina), med kostnader på sammanlagt 554 tkr, anger gatukontoret att upphandlingarna avser konsulter som i form av projektledare eller motsvarande har arbetat med Malmöfestivalen under flera år. Några av dem har tidigare varit anställda i Malmö stad. Dessa konsulter har sådan specialistkompetens att tjänsterna inte kan upphandlas. Dokumentation i form av anteckningar i ett kollegieblock om prisuppgifter från andra leverantörer finns avseende två (nr 9 Amorf, nr 12 PL-konsult) av dessa upphandlingar. Skälen till varför man endast vänt sig till en leverantör har på samma sätt dokumenterats avseende två (nr 9 Amorf, nr 10 Ellen Arkander)av dessa upphandlingar. 7.2.2.4 Uppfyller ställda krav utöver pris Beträffande en upphandling (nr 13 Göteborgs Fyrverkerifabrik, kostnad 150 tkr) som utförts i augusti 2014 anger gatukontoret att leverantöreren uppfyller ställda krav i övrigt förutom pris, såsom säkerhets- och leveranskrav, och att man sedan tidigare har ett gott samarbete med leverantören. Någon marknadsundersökning har inte gjorts. Dokumentation i form av exempelvis marknadsundersökning som styrker att det inte funnits några andra leverantörer på marknaden samt skäl till varför man valt denna leverantör saknas. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 11 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar 7.2.2.5 RAPPORT 2015-01-23 Prisförfrågningar har gjorts tidigare år Beträffande en upphandling (nr 14 Thots Miljö & Transport, kostnad 34 tkr) anger gatukontoret att prisförfrågningar har gjorts tidigare år och man under 2014-års festival vänt sig direkt till denna leverantör då de tidigare år har erbjudit lägst pris. Skäl till varför man endast vänt sig till en leverantör har inte dokumenterats. 7.2.2.6 Avtal med stadskontoret finns Upphandling har skett avseende annonsförsäljning till festivaltidningen (nr 15 Ardeo Media, 114 tkr). Avrop har skett från stadskontorets avtal avseende annonsförsäljning i tidningen "Vårt Malmö". Avrop från avtalet skedde för 2013 års festival efter samtal med och inrådan från centrala kommunikationsavdelningen. Man valde att anlita samma leverantör 2014. Skäl till varför man endast vänt sig till en leverantör har inte dokumenterats. 7.2.2.7 Prisförfrågningar har gjorts Beträffande fem upphandlingar (nr 17 lollopard, nr 18 Lorenz Schäfer, nr 19 Menton Montage, nr 20 Scenutrustning i Malmö, nr 21 Turfman), med kostnader på sammanlagt 663 tkr, anger gatukontoret att prisförfrågningar har gjorts. Underlag som styrker att prisförfrågningar har gjorts finns avseende en (nr 18 Lorenz Schäfer) av dessa upphandlingar. Skäl till val av leverantör har inte dokumenterats avseende någon av de fem upphandlingarna. 7.3 Tillståndsfrågor I granskningen har även ingått att kartlägga och granska tillståndsfrågor. Följande tillstånd finns kopplade till festivalen Malmöfestivalen söker varje år polistillstånd för festivalområdet. Tillstånd från miljönämnden när det gäller vattentillstånd. I övrigt söks tillstånd av entreprenörerna själva gällande exempelvis gasol samt servering av mat och dryck. Vi har inte bedömt någon ytterligare granskning som nödvändig då gatukontoret uppgett att hanteringen av tillståndsfrågorna i samband med festivalen fungerar och har så gjort även historiskt. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 12 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar 7.4 RAPPORT 2015-01-23 Malmöfestivalens ändamålsenlighet En av revisionsfrågorna i granskningen har varit att besvara om Malmöfestivalen bedrivs ändamålsenligt. Med ändamålsenligt menar vi om festivalen uppskattas av de den vänder sig till. Målgruppen för festivalen är malmöborna. Ipsos som är ett av marknadens största researchföretag genomförde 2010 en djupare undersökning bland allmänheten om inställningen till festivalen. Undersökningen har följts upp varje år därefter på en mer övergripande nivå. 2014-års undersökning visar bl a följande: Andelen besökare (600 genomförda intervjuer) som hade en ganska positiv eller mycket positiv inställning till festivalen var 88 procent. En siffra som ökat varje år sedan 2011 då motsvarande siffra var 74 procent. Dessutom ansåg drygt tre av fyra besökare att festivalen ökar Malmös attraktionskraft som besöksdestination. 68 procent av de tillfrågade besökarna 2014 bodde i Malmö. Undersökningen av Ipsos ger generellt en mycket positiv bild av besökarnas inställning till festivalen och dess innehåll. Det bör observeras att undersökningen genomförs på festivalområdet bland besökare och ett det inte är en undersökning som avser malmöborna generellt. En annan undersökning gjord av Ipsos 2014 visar att 78 procent av malmöborna besökt festivalen någon gång under det senaste året vilket är en väldigt hög siffra jämfört med andra arrangemang i staden. Gatukontoret genomför en mängd interna utvärderingar efter varje festival och dokumentationen kring dessa finns tillgängliga i förvaltningens interna nätverk. Man genomför också utvärderingar med sina externa leverantörer och samarbetspartners. Malmöfestivalens arbetsgrupp gör dessutom en stor sammanfattande utvärdering av arbetet som gjorts under året, dels utifrån eget arbete dels utifrån alla utvärderingar som görs med externa parter. Under året görs löpande avstämningar mot de styrdokument som finns. Dessa styrdokument är också efter det att styrgruppen gjort sitt godkännande att betrakta som ”årets beställning” av Malmöfestivalen. De sammanfattande slutsatser som dras i årets utvärderingar ligger därefter till grund, i form av ingångsvärden, till nästkommande festival. Festivalgeneralen har dessutom delgett oss följande information. Press Under 2014 hade festivalen t o m oktober 1359 träffar i tryckt press, TV/Radio och webb. Samma period 2013 hade festivalen 1256 träffar. Google har ca 225 000 träffar på Malmöfestivalen 2014. Sociala medier 32 720 vänner på Facebook. En ökning från ca 28 000 vänner vid årsskiftet. Ca 23 500 bilder på Instagram med #malmöfestivalen. Hemsida 343 500 besök 2014 (varav 206 000 unika besökare). RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 13 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Mobil hemsida 410 400 besökare hittills (varav 195 000 unika besökare). Det innebär en uppgång med 48 procent jämfört med samma period 2013. Sammanfattningsvis visar genomgången att årliga undersökningar genomförs bland festivalbesökarna med mycket positiva resultat, att gatukontoret internt genomför en stor mängd utvärderingar av festivalen varje år och att festivalen har stor uppmärksamhet i press, sociala medier och på festivalens hemsida. 8 Slutsatser 8.1 Ekonomisk styrning/budget/redovisning Malmöfestivalen arrangeras av gatukontoret. Stadsmiljöavdelningens arrangemangsenhet är huvudansvariga för festivalen och det operativa ansvaret har festivalledningen. Gatukontoret lyder under tekniska nämnden som varje år beslutar om såväl gatukontorets internbudget som årsredovisning på en övergripande nivå. Malmöfestivalens budget fastställs på tjänstemannanivå. I samband med att årsredovisningen beslutas i nämnden rapporteras också större avvikelser mot budget under avsnittet uppföljning av ekonomin/periodavvikelse. De negativa avvikelserna mot budget som Malmöfestivalen uppvisat under senare år har inte kommenterats i årsredovisningen eller på annat sätt tagits upp i tekniska nämnden. Malmöfestivalen har de senaste tre åren överskridit sin budget. Under 2014 beror avvikelsen framförallt på att kostnaderna för logistik blivit betydligt dyrare än budgeterat och att budgeterade intäkter från kommunstyrelsen inte erhållits. En genomgång av budgeten/prognoserna/utfallet för 2013 visar på en liknande utveckling, dvs. att kostnaderna för logistik blev högre än budgeterat och att budgeterade intäkter från kommunstyrelsen uteblev. 8.2 Upphandlingar Alla upphandlingar och alla inköp i Malmö stad ska följa LOU och genomföras i enlighet med Malmö stads upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer. Ett stort antal direktupphandlingar har genomförts inom projektet. Av dessa har stickprov på inköp från 27 externa leverantörer gjorts, motsvarande ca 10 %, dvs. 3,3 mkr, av de totala leverantörskostnaderna. Avseende 21 av de 27 stickproven, med kostnader på sammanlagt 3 mkr, kan följande noteras avseende gatukontorets hantering av direktupphandlingar. 8.2.1 Tryckning av festivaltidning Upphandling av tryckning av festivaltidningen har genomförts till ett belopp om 352 000 kronor. Beloppet överstiger dåvarande direktupphandlingsgräns på 270 000 kr RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 14 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 då beslut3 om val av leverantör är fattat före den 1 juli 2014. Gatukontoret har angivit att man inte hann med någon annonsering av den aktuella tjänsten. Det är vår bedömning att tryckning av festivaltidningen, oavsett av vilken anledning tidsbrist uppstått, svårligen kan anses utgöra en sådan samhällsviktig funktion som behövs till skydd för allmän ordning, moral, säkerhet, etc. på sådant sätt att det har varit absolut nödvändigt att tilldela kontrakt. Det kan dessutom tilläggas att en grundläggande princip i upphandlingslagstiftingen är att vid osäkerhet vid val mellan ett striktare och mindre strikt förfarande, det striktare förfarandet alltid ska tillämpas. Gatukontoret borde således ha genomfört upphandling av tryckningen med ett förenklat förfarande (ett förfarande med annonsering) redan när behovet som sådant var känt, oavsett om omfattningen sedermera hade kunnat bli lägre än direktupphandlingsgränsen. Gatukontoret har hamnat i brådska på grund av den egna planeringen av arbetet och brådskan kan således inte anses ligga utanför den egna kontrollen. Inte heller av denna anledning har det funnits förutsättningar att direktupphandla tryckningen av tidningen. Upphandlingen följer således inte LOU respektive Malmö stads riktlinjer. Dokumentation finns i form av tre offerter. Skäl till val av leverantör (som inte lämnade lägst pris) har inte dokumenterats i enlighet med Malmö stads riktlinjer. Se bilaga 4 och 5. 8.2.2 Enda leverantören på marknaden Upphandlingar har i sju fall skett utan konkurrensutsättning med hänvisning till att det endast finns en leverantör på marknaden. Det saknas dokumentation i form av exempelvis marknadsundersökningar som styrker att det endast finns en leverantör på marknaden i sex av de sju fall där detta åberopats som skäl för upphandling utan konkurrensutsättning. Gatukontoret har därmed inte kunnat visa att det inte finns andra leverantörer på marknaden. Skälen till varför endast en leverantör fått förfrågan har inte dokumenterats i enlighet med Malmö stads riktlinjer avseende fem av de sju upphandlingarna. Se bilaga 5. 8.2.3 Specialistkompetens Upphandlingar har i två av fem fall skett utan konkurrensutsättning med hänvisning till att upphandlingarna avser konsulter som i form av projektledare eller motsvarande har arbetat med Malmöfestivalen under flera år och att dessa konsulter har sådan specialistkompetens att tjänsterna inte kan upphandlas. En av dem har tidigare varit anställda i Malmö stad. Avseende ytterligare en upphandling har gatukontoret inte kunnat visa dokumentation som styrker att konkurrensutsättning skett. 3 Enligt konkurrensverket gäller det tidigare gränsvärdet om 270 000 kr för beslut om inköp/direktupphandling som fattats före den 1 juli 2014. Se http://www.kkv.se/t/Page____10014.aspx. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 15 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Det saknas underlag i form av exempelvis marknadsundersökningar som styrker att det endast finns en leverantör på marknaden avseende tre av upphandlingarna. Skälen till val av leverantör har inte dokumenterats i enlighet med Malmö stads riktlinjer avseende tre av upphandlingarna. Se bilaga 5. Enligt gatukontoret har upphandlingarna som överstiger 100 000 kr skett före den 1 juli 2014. Vilket betyder att avsaknaden av dokumentation i dessa fall är inte avsteg mot LOU vid den tidpunkten. 8.2.4 Uppfyller ställda krav utöver pris Upphandlingar har i ett fall skett utan konkurrensutsättning med hänvisning till att leverantören uppfyller ställda krav utöver pris, såsom säkerhets- och leveranskrav, och att man sedan tidigare har ett gott samarbete med leverantören. Skäl till val av leverantör har varken dokumenterats i enlighet med Malmö stads riktlinjer eller LOU då upphandlingen är gjorts i augusti 2014, dvs. efter att dokumentationskravet på direktupphandlingar överstigande 100 000 kr införts den 1 juli 2014. Se bilaga 4 och 5. 8.2.5 Prisförfrågningar har gjorts tidigare år Upphandlingar har i ett fall skett utan konkurrensutsättning med hänvisning till att prisförfrågningar har gjorts tidigare år. Skäl till val av leverantör har inte dokumenterats i enlighet med Malmö stads riktlinjer, se bilaga 5. 8.2.6 Avtal med stadskontoret finns Upphandling av annonsförsäljning har skett från stadskontorets avtal avseende tidningen ”Vårt Malmö”. Avtalet är inget ramavtal och ger inte heller någon annan möjlighet att avropa tjänster utöver annonsförsäljningen för ”Vårt Malmö”. Förutsättningar för avrop från avtalet har således inte förelegat. Skäl till val av leverantör har inte dokumenterats i enlighet med Malmö stads riktlinjer, se bilaga 5. Då upphandlingen skett före den 1 juli 2014 står avsaknaden av dokumentation inte i strid med LOU. 8.2.7 Prisförfrågningar har gjorts Upphandlingar har i fem fall skett genom prisförfrågningar till mer än en leverantör. Gatukontoret har i fyra fall inte kunnat visa att prisförfrågningar och därmed konkurrensutsättning har skett. Skäl till val av leverantör har inte dokumenterats i något av de fem fallen. Då underlag som styrker att prisförfrågningar har gjorts och dokumentation av skäl till val av leverantör saknas har upphandlingarna således inte genomförts i enlighet med RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 16 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Malmö stads riktlinjer, se bilaga 5. Enligt gatukontoret har den upphandling som överstiger 100 000 kr skett före den 1 juli 2014. Avsaknaden av dokumentation står därmed inte i strid med LOU. Det är lämpligt att dokumentationen avseende direktupphandlingar framgent upprättas på ett mer systematiskt sätt och i anslutning till upphandlingarna för att möjliggöra att i efterhand följa upp hur upphandlingarna gått till. 8.3 Malmöfestivalens ändamålsenlighet Granskningen visar att årliga undersökningar genomförs bland festivalbesökarna med mycket positiva resultat, att gatukontoret internt genomför en stor mängd utvärderingar av festivalen varje år och att festivalen har stor uppmärksamhet i press, sociala medier och på festivalens hemsida, vilket vi bedömer vara ett uttryck för att ändamålet är uppfyllt. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 17 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Bilaga 1 Utdrag ur Riktlinjer för Malmö stads Upphandlingspolicy 1.3 Riktlinjer Riktlinjerna är ett ramverk för hur kommunens upphandlingsverksamhet ska bedrivas och rapporteras. Vidare beskriver riktlinjerna hur ansvaret för upphandlingsverksamheten ska fördelas och på vilka organisatoriska nivåer olika uppgifter ska utföras. 1.4 Syfte och målsättning Lagen om offentlig upphandling, annan relevant lagstiftning, Malmö stads upphandlingspolicy och dessa riktlinjer skall tillämpas vid köp, leasing, hyrköp och hyra av varor, byggentreprenader och tjänster. Det gemenskapsrättsliga målet för lagstiftningen kring offentlig upphandling är effektiv konkurrens och en effektiv inre marknad. De viktigaste medlen för att nå målen är respekt för lagstiftningen, en kvalitetsorienterad och resurseffektiv upphandlingsprocess med fokus på processen från förberedelse till uppföljning, säkerställd delaktighet från berörda i organisationen, information, utbildning och rådgivning. Lagen om offentlig upphandling (LOU) utgör grunden för hur all upphandling skall gå till och Malmö stads policy och riktlinjer syftar till att lägga en gemensam grund för hur upphandlingsarbetet skall bedrivas i kommunen. 1.6 Konkurrens Upphandlingen skall utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen. Upphandlingsenheten svarar för att även de mindre företagens intressen bevakas i sammanhanget. 3.6.3 Direktupphandling Direktupphandling sker utan annonsering och används för upphandlingar med lågt värde, eller vid brådskande och oförutsedda behov då inte annan upphandlingsform hinner tillämpas (t.ex. vid ersättningsanskaffningar efter brand, stöld, översvämning, maskinhaveri eller motsvarande) eller om synnerliga skäl talar för att direktupphandling skall användas. Bedömning skall göras i varje enskilt fall. Även vid direktupphandling skall LOU:s grundläggande principer iakttas. Upphandlingen skall därför föregås av en undersökning av vilka leverantörer som finns på marknaden och en analys av vilka leverantörer som bäst svarar mot ställda krav. Dokumentation över marknadsundersökning, skäl till val av leverantör och kontraktsvärde skall finnas hos verksamheten som gjort direktupphandlingen. Den fasta beloppsgränsen för direktupphandling, som anges i lagstiftningen om offentlig upphandling, ska tillämpas. RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 18 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Bilaga 2 Dokumentationsskyldighet enligt LOU 15 kap 18 § LOU En upphandlande myndighet ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor. Lag (2014:474). RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 19 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Bilaga 3 Stickprovskontroller D ire k t uppha ndling ö v e rs t iga nde dire k t uppha ndlings grä ns e n Nr Le v e ra nt ö r 1 Co lo r P rint S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 352 007 Tryck av festivaltidningen. 352 007 E nda le v e ra nt ö re n på m a rk na de n Nr 2 3 4 5 6 7 8 Le v e ra nt ö r S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r A rcLight A B 180 045 Specialeffektfö retag. Co ntainerpo o len i sverige A B 188 706 Co ntainrar mm. Enda leverantö ren till den kvantiteten. dynamic duo pro ductio ns ab 247 696 Scen. Har arbetat med M almö festivalen sedan 2001. Jetty 195 000 Databas. L & P M arina P ro dukter A B 30 880 P latsbyggd flytbrygga. One4Event A B 84 110 B o dar på hjul. Table2Rent Sweden A B 212 145 Nö dutgång. 1 13 8 5 8 2 Ko ns ult m e d s pe c ia lis t k o m pe t e ns Nr 9 10 11 12 13 Le v e ra nt ö r S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r A M ORF 120 000 A nsvarig fö r festivalens ko nstpro gram, utseende samt gestaltning. Firma Ellen A rkander 145 000 A nsvarig fö r festivalkansliet. Tidigare anställd i M almö stad. P ersso n Christin 160 000 A nsvarig fö r texter på hemsida samt till viss del festivaltidningen. P L-Ko nsult 79 000 P latsansvarig fö r uppbyggnad av Gustav A do lfs to rg. Tidigare anställd i M almö stad. Warno lf Nina 50 077 A nsvarig fö r mo de o ch design. 554 077 Uppf ylle r s t ä llda k ra v ut ö v e r pris s a m t ha r a rbe t a t m e d M a lm ö f e s t iv a le n t idiga re Nr Le v e ra nt ö r 14 Gö tebo rgs FyrverkeriFabrik A B S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 150 000 Fyrverkeri. Svårt att upphandla fyrverkerier. Har arbetat med M almö festivalen tidigare. 15 0 0 0 0 P ris f ö rf rå ga n ha r gjo rt s t idiga re å r Nr Le v e ra nt ö r 15 To ths M iljö & Transpo rt A B S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 34 000 Flytt från kansliet till stadshuset efter festivalens slut. 34 000 A v t a l ( int e ra m a v t a l) m e d s t a ds k o nt o re t f inns Nr Le v e ra nt ö r 16 A rdeo M edia A B S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 114 300 A nno nsfö rsö ljning. A vtal avseende tidningen "Vårt M almö " finns. 114 3 0 0 P ris f ö rf rå gninga r/ m a rk na ds unde rs ö k ninga r ha r gjo rt s Nr 17 18 19 20 21 Le v e ra nt ö r S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r lo llo pard A B 66 232 Festivalkläder. B ra pris, uppfyller miljö krav mm. Har arbetat med M almö festivalen tidigare. Lo renz Schäfer GmbH 351361 Hyra av attraktio n. En av två mö jliga leverantö rer gick i ko nkurs i samband med prisfö rfrågan. M ento n M o ntage 120 771 Snickeri. B ra pris, leveranssäker, säkerhet mm. Scenutrustning i M almö A B 53 834 Tyger mm. B ra pris, miljö certifierade o ch brandklassade tyger mm. Västgräs/Turfman 70 951 Gräs på rulle. 6 6 3 14 9 S um m a RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 3 0 0 6 114 20 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Ö v riga Nr 22 23 24 25 26 27 Le v e ra nt ö r Fo to graf Jo han B ävman Frilans Finans Sverige A B Kilo hertz A B S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 44 000 Fo to graf. Ramavtal finns. 51700 Egenanställning. Ko nstnärer mm utan fö retag. 100 000 Radio reklam mo t radio på festivalen. M o tfaktura. M almö Elitbemanning 59 000 Har inte inko mmit med info rmatio n avseende detta inkö p. Upphandlaren uto mlands. WB P Trading A B 45 006 B yggmaterial. P risfö rfrågningar vid varje inkö p då ko nto även finns ho s två andra leverantö rer. Å dala Gård A B 27 000 A rtist. 326 706 T o t a ls um m a RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 3 332 820 21 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Bilaga 4 Upphandlingar som inte följer LOU D ire k t uppha ndling gjo rd f ö re de n 1 juli - ö v e rs t ige r då v a ra nde dire k t uppha ndlings grä ns på 2 7 0 0 0 0 k r Nr Le v e ra nt ö r 1 Co lo r P rint S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 352 007 Tidsbrist. V å r be dö m ning Gatuko nto ret har hamnat i brådska på grund av den egna planeringen av arbetet o ch brådskan kan således inte anses ligga utanfö r den egna ko ntro llen. D ire k t uppha ndlinga r gjo rd e f t e r de n 1 juli 2 0 14 - do k um e nt a t io n s a k na s t ro t s do k um e nt a t io ns k ra v f ö r uppha ndlinga r ö v e rs t iga nde 10 0 0 0 0 k r Nr Le v e ra nt ö r 14 Gö tebo rgs FyrverkeriFabrik A B S um m a S um m a ink ö p G a t uk o nt o re t s k o m m e nt a r 150 000 Do kumentatio n finns. V å r be dö m ning Do kumentatio n upprättad i samband med upphandlingen saknas. Det so m finns är en fö rklaring till revisio nen upprättad i samband med granskningen. 502 007 RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 22 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Bilaga 5 Upphandlingar som inte följer Malmö stads riktlinjer D ire k t u p p h a n d lin g ö v e rs t ig a n d e d ire k t u p p h a n d lin g s g rä n s e n Nr Le v e ra n t ö r 1 C o lo r P rint S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r 352 007 Tids bris t Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknadsav skäl till val en marknadsundersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns Ja Ja Nej T re offerter P ris fö rfrå gninga r ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 352 007 E nda le v e ra nt ö re n på m a rk na de n Nr Le v e ra n t ö r 2 Arc Light AB S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r 180 045 Enda le ve ra ntö re n Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknadsav skäl till val en marknadsundersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns Ja Nej Nej Mailkontakt mellan vald leverantör och upphandlaren. M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 3 C o nta ine rpo o le n 188 706 Enda le ve ra ntö re n till de n kva ntite te n i S ve rige AB Ja Ja Ja ett kollegieblock om alternativ M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts leverantör. Do kum e nta tio n finns 4 dyna m ic duo 247 696 Enda le ve ra ntö re n pro duc tio ns a b Malkontakt med prisuppgifter mellan vald leverantör och upphandlaren. Anteckningar från Ja Nej Nej - Ja Nej Nej - Nej Nej Nej Mailkontakt mellan vald M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 5 J e tty 195 000 Enda le ve ra ntö re n M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 6 L & P M a rina 30 880 Enda le ve ra ntö re n P ro dukte r AB leverantör och upphandlaren. M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 7 One 4Eve nt AB 84 110 Enda le ve ra ntö re n Nej Nej Nej Prisförfrågan samt prisuppgift från vald leverantör. M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 8 Ta ble 2R e nt 212 145 Enda le ve ra ntö re n S we de n AB M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Ja Nej Ja Dokumentation enligt Malmö stads mall. Do kum e nta tio n finns 1 13 8 5 8 2 RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 23 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Ko ns ult m e d s pe c ia lis t k o m pe t e ns Nr Le v e ra n t ö r 9 AM OR F S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r 120 000 Ko ns ult m e d s pe c ia lis tko m pe te ns Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknadsav skäl till val en marknadsundersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns Ja Ja Ja Anteckningar från ett kollegieblock. M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 10 F irm a Elle n Ko ns ult m e d s pe c ia lis tko m pe te ns . 145 000 Tidiga re a ns tä lld i M a lm ö s ta d. Arka nde r Nej Nej Ja Anteckningar från ett kollegieblock där skäl till val av leverantör framgår. M a rkna ds unde rs ö kning ha r inte gjo rts Do kum e nta tio n finns 11 P e rs s o n C hris tin 12 P L-Ko ns ult 160 000 Ko ns ult m e d s pe c ia lis tko m pe te ns Ja Nej Nej Anteckningar från ett kollegieblock. Framgår inte av dessa att marknadsundersökningar har M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts gjorts och inte hellser skäl till val Do kum e nta tio n finns av leverantör. Anteckningar från ett kollegieblock där det framgår att Ko ns ult m e d s pe c ia lis tko m pe te ns . 79 000 Tidiga re a ns tä lld i M a lm ö s ta d. Ja Ja Nej marknadsundersökning gjorts. M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kum e nta tio n finns 13 Wa rno lf Nina 50 077 Ko ns ult m e d s pe c ia lis tko m pe te ns Nej Nej Nej Mailkontakt mellan vald M a rkna ds unde rs ö kning ha r inte gjo rts leverantör och upphandlaren samt Do kum e nta tio n finns offert. 554 077 Uppf ylle r s t ä llda k ra v ut ö v e r pris s a m t ha r a rbe t a t m e d M a lm ö f e s t iv a le n t idiga re Nr Le v e ra n t ö r 14 Gö te bo rgs S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r S vå rt a tt uppha ndla fyrve rke rie r. Ha r 150 000 a rbe ta t m e d M a lm ö fe s tiva le n tidiga re . F yrve rke riF a brik M a rkna ds unde rs ö kning ha r inte gjo rts AB Do kum e nta tio n finns Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknadsav skäl till val en marknadsundersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns Nej Nej Nej Mailkontakt mellan vald leverantör och upphandlaren. 15 0 0 0 0 P ris f ö rf rå ga n ha r gjo rt s t idiga re å r Nr Le v e ra n t ö r 15 To ths M iljö & S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r 34 000 P ris fö rfrå gning ha r gjo rts tidiga re å r Tra ns po rt AB Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknadsav skäl till val en marknadsundersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns Nej Nej Nej - M a rkna ds unde rs ö kning ha r inte gjo rts Do kumentatio n saknas 34 000 RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 24 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 A v t a l ( int e ra m a v t a l) m e d s t a ds k o nt o re t f inns Nr Le v e ra n t ö r 16 A rdeo M edia S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r 114 300 Enda leverantö ren. AB Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknads- av skäl till val en marknads- undersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns Ja Nej Nej - M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kumentatio n finns 114 3 0 0 P ris f ö rf rå gninga r/ m a rk na ds unde rs ö k ninga r ha r gjo rt s Nr Le v e ra n t ö r S um m a in k ö p G a t u k o n t o re t s k o m m e n t a r 17 lo llo pard A B 66 232 M arknadsundersö kning har gjo rts 18 Lo renz Schäfer 351361 M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kumentatio n finns 120 771 M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts 53 834 M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Nej Ja Nej T vå offerter. Ja Nej Nej Offerter från vald leverantör Ja Nej Nej Mailkontakt och sms-kontakt mellan vald leverantör och Nej upphandlaren samt order. Malkontakt mellan vald leverantör och upphandlaren Do kumentatio n finns i M a lm ö AB 21 Västgräs/ Nej Ja Do kumentatio n finns M o nta ge 20 Scenutrustning Ja Do kumentatio n finns Gm bH 19 M ento n Malmö stads interna riktlinjer Upphandlingen Dokumentation Dokumentation har föregåtts av av marknads- av skäl till val en marknads- undersökning av leverantör Dokumentation som finns undersökning finns finns 70 951 M a rkna ds unde rs ö kning ha r gjo rts Do kumentatio n finns Turfm a n Ja Nej angående pris. 6 6 3 14 9 S um m a 3 0 0 6 114 RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 25 (26) Malmö stad Revisionskontoret Olof Hammar RAPPORT 2015-01-23 Bilaga 6 Upphandling på gatukontoret – utdrag från gatukontorets sida på Komin ”Upphandling på gatukontoret Med offentlig upphandling menas de åtgärder som kommunen gör för att ingå ett avtal för inköp av varor, tjänster eller entreprenader. Hur en offentlig upphandling ska ske är reglerat i lag om offentlig upphandling (LOU) och i EU-direktiv. Vi är skyldiga att följa dessa regler. Första stegen när du behöver en tjänst/vara Kolla först om det redan finns ett upphandlat avtal som gäller tjänsten eller varan du behöver. 1. Finns avtal? Har Malmö stad eller gatukontoret ett avtal för det du behöver ska du använda det. Se om tjänsten/varan du söker finns bland gatukontorets egna ramavtal eller i den centrala avtalskatalogen. 2. Inget avtal finns - inköp UPP TILL 505 800 kr Läs mer om direktupphandling på centrala upphandlingssidorna. Från den 1 juli 2014 gäller en ny, höjd direktupphandlingsgräns. Det innebär att om du ska göra ett inköp kan direktupphandling genomföras om värdet understiger 505 800 kr. Ändringen innebär även en lagstadgad skyldighet att vid direktupphandling anteckna skälen för beslut och annat av betydelse om värdet överstiger 100 000 kronor. Enligt Malmö stads interna riktlinjer ska alla direktupphandlingar dokumenteras oavsett värde. Se även nedan för när du ska samråda med gatukontorets upphandlings- och entreprenadenhet. […]” Källa: https://komin.malmo.se/Forvaltningar/Gatukontoret/Stod--service-pagk/Upphandling.html RAPPmalmöfestivalen(288808)_TMP 26 (26)
© Copyright 2024