Förfrågningsunderlag ramavtal MAO
Förfrågningsunderlag 2014-06-10 Upphandlande organisation Upphandling Göteborgs Stads Upphandlings AB Marknads- opinions- och attitydsundersökningar Christina Sjöö 547/13 Sista anbudsdag: 2014-08-19 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG/RAMAVTAL 1.1. INLEDNING Göteborgs Stads Upphandlings AB (Upphandlingsbolaget) genomför en ramavtalsupphandling. Upphandlingsbolaget inbjuder anbudsgivare, nedan kallad Leverantör, att lämna anbud i enlighet med detta förfrågningsunderlag. 1.1.1. Objekt och omfattning Ramavtalet omfattar följande tjänster: Marknads-, opinions- och attitydundersökningar, uppdelat i följande avtalsområden: A. Generell Leverantör Består av ett avtalsområde med Leverantörer som har förmåga och kapacitet att utföra omfattande undersökningar. B. Specialister för olika målgrupper Består av flera separata avtalsområden med Leverantörer som besitter specialistkompetens inom respektive målgrupp och har förmåga att ta fram och utföra hela eller delar av undersökningar åt kommunala organisationer med varierande behov, teknik och volym. B1. Målgrupp Medarbetare B2. Målgrupp Medborgare B3. Målgrupp Kund & Brukare B4. Målgrupp Hyresgäster B5. Målgrupp Trafikanter Ramavtalet är ett avtal utan volymförpliktelser. Verksamhet som berör aktuell avtalskategori kan bedrivas i egen regi. I sådana fall är Ramavtalet att betrakta som ett komplement till den egna verksamheten. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 1 av 56 Refnr.: 547/13 1.1.2. Upphandlande myndighet Göteborgs Stads Upphandlings AB, 556070-5054 Kungsgatan 19 411 19 Göteborg Upphandlingsbolaget är helägt av Göteborgs Stad och är stadens inköpscentral. Upphandlingsbolaget ingår, såsom inköpscentral, ramavtal i eget namn. Upphandlingsbolaget kan även, i egenskap av inköpscentral, ingå avtal om upphandlingssamverkan med kommuner, kommunalförbund och andra upphandlande myndigheter/enheter inom Göteborgsregionen. 1.1.3. Definitioner Avtalsanvändare – De kommuner, förvaltningar, kommunalförbund och bolag m.m. som har rätt att använda Ramavtalet. Beställare – Myndigheter och enheter som beställer i enlighet med Ramavtalet. Göteborgs Stad – Begreppet Göteborgs Stad omfattar Stadens samtliga förvaltningar och bolag, föreningar och stiftelser där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Leverantör – Företag eller annan aktör som lämnat anbud och som tillhandahåller de tjänster som omfattas av Ramavtalet. Med Leverantör avses även grupper av Leverantörer och i alla delar av Upphandlingsbolaget godkänd Underleverantör. Ramavtal – Det avtal, med bilagor, som Upphandlingsbolaget ingår med en eller flera Leverantörer efter genomförd upphandling. Resultat – Rapport, plan, undersökningsresultat eller någon annan prestation som är slutresultat av ett Uppdrag som utförts. Underavtal – Avtal mellan Beställaren och Leverantören om att utföra Uppdrag i enlighet med villkoren i Ramavtalet. Underleverantör – Samtliga företag eller andra aktörer som anlitas av Leverantören för utförande av hela eller delar av Uppdrag eller leverans av varor. Om annat företag i Leverantörens koncern, t.ex. dotterföretag eller intresseföretag, anlitas för Uppdrag ska även dessa anses vara Underleverantörer. Uppdrag – den beställning från Ramavtalet en Beställare gör vid var tillfälle. 1.1.4. Avtalsanvändare Avtalsanvändare inom Göteborgs stad. För mer information se webbplats: http://www.goteborg.se Övriga avtalsanvändare: - Göteborgs Kyrkogårdsförvaltning - Göteborgsregionens Kommunalförbund och ISGR AB - Räddningstjänsten Storgöteborg - Härryda kommun - Lerums kommun - Lilla Edets kommun - Partille kommun Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 2 av 56 Refnr.: 547/13 - Tjörns kommun inklusive bolag Bostads AB, Tjörns Miljö AB, Tjörns Måltids AB och Tjörns hamnar AB 1.1.5. Uppskattad volym Den nedan angivna avtalsvolymen innebär en uppskattad volym baserad på omsättning av befintliga ramavtal och innebär endast ett riktvärde. Det verkliga utfallet kan bli såväl högre som lägre och några garanterade volymer lämnas inte. Under avtalstiden kan förändringar komma att ske utifrån politiska beslut, verksamhets-/ organisationsförändringar m.m. som kan påverka behovet, volymerna, antalet avtalsanvändare eller leveransställen. Beställningsvolymen under den sammanlagda avtalstiden, inkl option, uppskattas till cirka 55 000 000 SEK 1.1.6. Avtalsstart Planerad avtalsstart är 2015-03-01 1.1.7. Ordinarie planerad avtalsperiod löper ut 2017-02-28 1.1.8. Avtalstid vid eventuell fördröjning, överprövning och förlängning Ramavtalet gäller från det att det undertecknats av båda parter, dock tidigast vid den planerade avtalsstarten. För det fall Ramavtal tecknats med flera Leverantörer och samtliga Ramavtal inte kunnat ingås innan den planerade avtalsstarten kan avtalstiden beträffande startpunkt komma att variera mellan olika Leverantörer. Ramavtalet upphör dock att gälla för samtliga Leverantörer, utan uppsägning, den dag då ordinarie avtalsperiod löper ut. Om avtalsstarten blivit förskjuten på grund av överprövning upphör Ramavtalen att gälla 24 månader efter det första ramavtalets ikraftträdande. Eventuell förlängning av Ramavtalet sker skriftligt enbart på initiativ av Upphandlingsbolaget En förlängning av Ramavtalets avtalsperiod kan ske vid flera tillfällen. Maximal avtalstid är 4 år. 1.1.9. Elektronisk handel i Göteborgs Stad Göteborgs Stad har en gemensam inköpsportal, WINST, som stödjer avancerad avtalsexponering för avtalsanvändarna och ska på sikt leda till e-handel. Sökfunktioner gör det möjligt att söka, jämföra varor och tjänster, se bilder med beskrivande text, synliggöra varor och tjänster med olika symboler såsom ekologiska varor etc. WINST gör det möjligt att enklare urskilja vilka produkter som varje ramavtal innehåller samt underlättar vid beställning. Bättre exponering av ramavtal kommer främja avtalstroheten. Mer information finns på www.uhb.goteborg.se/winst där även följande bilagor kan inhämtas: - Generell e-handelsinfo (2012-12) - Egenhanterad leverantör – avtal (2009-03) - Bil. 1 Leverantörsavrop (2012-12) - Bil. 2 NEA Allmänna bestämmelser 2007 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 3 av 56 Refnr.: 547/13 2. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1. Administrativa bestämmelser 2.1.1. Krav på anbudet Leverantören ska i anbudet visa att den uppfyller förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget. Obligatoriska krav på Leverantören och tjänsten måste uppfyllas. Genom anbudssvar accepterar Leverantören samtliga föreskrivna villkor i förfrågningsunderlaget. Anbudssvar innebär även ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är sanningsenliga. Leverantören är ansvarig för att efterfrågad information anges och att begärda dokument bifogas anbudet samt att samtliga obligatoriska krav är uppfyllda. Leverantören uppmanas därför att noggrant gå igenom och kontrollera sitt anbud innan det lämnas in. Om Leverantören avstår från att svara på något av de ställda kraven eller frågorna kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. Om Leverantören ”låst upp” en skyddad anbudsbilaga eller ändrat i skyddade celler kan Leverantören komma att uteslutas. Anbudet ska vara författat på svenska. Dock kan certifikat, intyg och bevis eller liknande vara på engelska, norska eller danska. Ersättning för upprättande av anbud utgår inte. 2.1.2. Ansvarig upphandlare Christina Sjöö, upphandlingsledare 2.1.3. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom Öppet förfarande 2.1.4. Avtalstyp Upphandlingen avslutas genom att Upphandlingsbolaget och de antagna leverantörerna tecknar ramavtal. Avsikten är att Ramavtal ska tecknas med minst tre Leverantörer per område. Antalet Leverantörer som kommer tilldelas Ramavtal är beroende av antalet inkomna anbud och att de antagna Lverantörerna har en kapacitet som svarar mot avtalsanvändarnas behov, varför Ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än tre Leverantörer. 2.1.5. Elektronisk anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt via TendSign, vilket innebär att anbud inte kan lämnas i pappersformat, via fax eller e-post. För att kunna lämna anbud krävs att behörig person för Leverantören registrerar ett användarkonto på www.tendsign.com Den e-postadress som Leverantören använt för inloggning i systemet, är den som gäller för all kommunikation gällande upphandlingen. Leverantörens kontaktperson anges i TendSign. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kan TendSigns support kontaktas på telefon 013-47 47 520 eller tendsignsupport@visma.com. Upphandlingsfrågor besvaras endast av upphandlingsansvarig. 2.1.6. Sista anbudsdag Anbudet ska vara Upphandlingsbolaget tillhanda senast 2014-08-19 2.1.7. Anbudets giltighetstid Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 4 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören är bunden av sitt anbud sex månader efter sista anbudsdag. För det fall upphandlingen blir föremål för överprövning är Leverantören bunden av anbudet fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom. 2.1.8. Frågor och svar samt förtydliganden av förfrågningsunderlaget Frågor med anledning av upphandlingen ska ställas så tidigt som möjligt skriftligt via TendSign. Endast skriftliga svar i TendSign är bindande. Sista dag att ställa frågor är åtta dagar före sista anbudsdag och svar meddelas senast sex dagar före sista anbudsdag. Leverantören ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad på frågor och svar. Observera att frågor som inkommer vecka 27-31 kommer att besvaras under vecka 32. Om Leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att Upphandlingsbolaget kontaktas, genom TendSign, så att missförstånd kan undvikas. Frågor och svar liksom eventuella förtydliganden och kompletteringar utgör en del av förfrågningsunderlaget. 2.1.9. Alternativa anbud eller reservationer tillåts inte I anbudet får inga alternativa anbud förekomma. Om en Leverantör lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Undvik att lämna information som inte efterfrågats och som kan ses som en reservation mot uppställda krav. 2.1.10. Delade anbud Leverantören kan välja att lämna anbud på ett, flera eller samtliga avtalsområden. 2.1.11. Anbudsöppning Anbudsöppning äger rum i närvaro av två personer från Upphandlingsbolaget så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. 2.1.12. Underrättelse om tilldelningsbeslut och kontraktstecknande Efter genomförd upphandling fattar Upphandlingsbolaget tilldelningsbeslut. Underrättelse om tilldelningsbeslut tillsänds samtliga Leverantörer till den e-postadress Leverantören registrerat i TendSign. Respektive avtalsområde utvärderas och tilldelas separat. Tilldelningsbeslutet utgör inte ett bindande avtal. Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Upphandlingsbolaget och vinnande Leverantörer sluts genom att ett ramavtal undertecknas av båda parter och träder i kraft först efter det att tiden för avtalsspärren löpt ut. 2.1.13. Sekretess Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 5 av 56 Refnr.: 547/13 En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält. En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Upphandlingsbolaget kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett sekretessbeslut kan även komma att prövas av domstol. Sekretess begärs enligt ovan? Om JA, motivera sekretessbegäran i kommentarsfältet (Ja/Nej svar) Ja Nej 2.1.14. Elektronisk underskrift av ramavtal Göteborgs Stads Upphandlings AB har övergått till elektroniskt undertecknande (e- signering) av ramavtal. För att kunna utföra e-signering i upphandlingsverktyget Tendsign behövs en e-legitimation eller en e-tjänstelegitimaton samt ett konto hos ChamberSign. E-legitimation (knyts till person) kan beställas kostnadsfritt via din lnternetbank, antingen som BankiD på kort eller som Mobilt BankiD. Det senare kräver varken kortläsare eller installationer på datorn. Mer information finns på din Internetbank eller på www.e-legitimation.se. E-tjänstelegitimation (knyts till organisation) utfärdas av Steria (https://eid.steria.se/). Tänk på att det kan ta upp till sju arbetsdagar att få ett e-tjänstecertifikat. Kontakta ChamberSign om du redan har ett e-tjänstecertifikat som du vill använda. Kontot hos ChamberSign är kostnadsfritt och du registrerar dig på www.csign.se. Tänk på att ha din e-legitimation eller ditt e-tjänstecertifikat till hands under registreringen. Om du är firmatecknare så blir du registrerad omedelbart och kan börja signera direkt. Om du inte är firmatecknare kan du behöva skicka en fullmakt till ChamberSign. Fullmakter registreras i de flesta fall inom en arbetsdag. Anbudsgivare anger namn, e-postadress samt telefonnummer till den person som är avtalstecknare för ett eventuellt ramavtal på härför avsedd plats i anbudssvaret. Namn, e-postadress samt telefonnummer till den person som är avtalstecknare: (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 6 av 56 Refnr.: 547/13 3. GRUND FÖR TILLDELNING AV RAMAVTAL 3.1. Grund för tilldelning av Ramavtal 3.1.1. Grund för tilldelning av Ramavtal Det/de anbud som uppfyller kvalificeringskraven och är det/de ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån angivna utvärderingskriterier kommer att antas. Varje avtalsområde kommer att prövas, utvärderas och tilldelas var för sig. 3.1.2. Beräkning av pris A. Generell Leverantör För avtalsområde Generell Leverantör kommer angivet totalpris för det fiktiva uppdraget att utgöra anbudspris. B. Specialister för olika målgupper För dessa avtalsområden kommer angivet timpris för projektledare att utgöra anbudspris. 3.1.3. Utvärderingskriterier Utvärdering kommer att ske genom referensgivarnas bedömning av Leverantörernas förmåga att leverera med kvalitet. Vad som ingår i utvärderingskriteriet "Förmåga att leverera med kvalitet" beskrivs i respektive avtalsområde i de strukturerade dokumenten, namngivna efter avtalsområdena. 3.1.4. Hur prövning och utvärdering går till Prövning och utvärdering av anbud sker i följande steg: Steg 1. Formell kontroll, kontroll att begärd dokumentation lämnats Steg 2. Kvalificering, kontroll att Leverantören uppfyller ställda kvalificeringskrav Steg 3. Utvärdering av anbud Steg 4. Den/de Leverantör/er som uppfyller kvalificeringskraven och som efter utvärdering har det/de lägsta jämförelsepriset och därmed anses vara mest de/det ekonomiskt fördelaktiga kommer, utan inbördes rangordning, att antas tills dess att behovet av Leverantörer per avtalsområde uppnåtts. 3.1.5. Utvärderingsmodell Utvärdering sker med Uppräkningstalsmodellen i %. Uppräkningstalsmodellen utgår från varje Leverantörs anbudspris och räknar upp detta med ett kvalitetsbristtillägg. Resultatet blir ett jämförelsepris där det anbud med lägst jämförelsepris är det anbud som anses vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Modellen bygger på att uppnådd viktad poäng jämförs med maximal viktad poäng och skillnaden är kvalitetsbristen. Varje procent kvalitetsbrist räknas sedan upp med ett s.k. uppräkningstal. Uppräkningstalet multiplicerat med kvalitetsbristen ger det kvalitetsbristtillägg som anbudspriset räknas upp med. Uppräkningstalet avgör hur mycket anbudspriset räknas upp per procent konstaterad kvalitetsbrist. - Maximal viktad poäng 30 - Uppräkningstal 50 % (0,5) Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 7 av 56 Refnr.: 547/13 4. KVALIFICERING LEVERANTÖR 4.1. Krav på Leverantören 4.1.1. Allmänt om krav och kontroll Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att avgöra om förtydliganden eller kompletteringar ska krävas in och om en närmare granskning av Leverantören och eventuella Underleverantörer behöver göras. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att kontrollera alla lämnade uppgifter. Upphandlingsbolaget begränsar kontrollen till de Leverantörer som efter utvärdering är aktuella för kontraktstilldelning. Om det behövs ska Leverantören kunna styrka samtliga i anbudet lämnade uppgifter. 4.1.2. Uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU - Seriositetskontroll I 10 kap. 1 § LOU anges uteslutningsgrunder som är förpliktigande medan 10 kap. 2 § LOU anger grunder som gör det möjligt för Upphandlingsbolaget att utesluta en Leverantör från deltagande i upphandlingen. Göteborgs Stad och Upphandlingsbolaget arbetar aktivt med att säkerställa att oseriösa Leverantörer inte förekommer i stadens ramavtal. I arbetet ingår en kontinuerlig uppföljning och prövning av Leverantörernas seriositet, bl.a. genom ett samarbete inom Kunskapscentrum i Göteborgs stad. I Kunskapscentrum ingår, förutom Göteborgs Stad, tio myndigheter och ett av målen för samarbetet är att identifiera otillbörligheter i samband med upphandlingar. 4.1.3. Krav på skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering Leverantören ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter samt vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där Leverantörens verksamhet är etablerad. Leverantören ska även vara registrerad för mervärdesskatt, undantaget skattefria verksamheter, samt inneha F-skattebevis. Upphandlingsbolaget kontrollerar, genom inhämtande av uppgifter från aktuella myndigheter, att Leverantören uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering. Kravet ska vara uppfyllt per den dag inhämtandet sker. I det fall det inte är möjligt för Upphandlingsbolaget att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Leverantören när Upphandlingsbolaget så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Utländsk Leverantör ska, efter begäran från Upphandlingsbolaget, kunna tillhandahålla bevis i engelsk version som styrker att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i det egna landet med motsvarande den information som framgår av Skatteverkets blankett SKV 4820 samt bevis i engelsk version som styrker registrering i det land verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Kravet Skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering uppfylls (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 8 av 56 Refnr.: 547/13 4.1.4. Krav på ekonomisk och finansiell ställning Leverantören ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att Ramavtalet kan genomföras utan risk för störningar p.g.a. ekonomiska problem. Upphandlingsbolaget inhämtar och bedömer Leverantörens kreditvärdighet med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretag. Leverantören ska för att kravet ska anses vara uppfyllt inneha en riskklass/rating motsvarande minst ”Kreditvärdig”. I de fall Leverantören har lägre riskklass/rating kan Leverantören ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att: a. Leverantörens moderbolag eller annan garant uppfyller kravet i första stycket denna punkt, lämnar moderbolagsgaranti undertecknat av moderbolagets firmatecknare eller likvärdig garanti, i vilken Leverantörens fullgörande av sina åtaganden enligt eventuellt ramavtal garanteras, eller; b. Leverantörens revisor lämnar en sådan förklaring att Upphandlingsbolaget kan anse att det är klarlagt att Leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. En Leverantör som är medveten om eller misstänker att kravet på ovan angiven riskklass/rating inte är uppfyllt ska bifoga bevis enligt a-b ovan i sitt anbud. Intygen får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Kravet Ekonomisk och finansiell ställning uppfylls (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ange om kravet uppfylls enligt a-b (Fritextsvar) 4.1.5. Krav teknisk förmåga och kapacitet Leverantören och eventuella Underleverantörer ska ha erforderlig teknisk förmåga och kapacitet för uppdragets genomförande samt vara organiserad så att verksamheten bedrivs med hög service och god kvalitet. Krav ställs för respektive avtalsområde och framgår i de strukturerade dokumenten, namngivna efter avtalsområdena. 4.1.6. Extern kapacitet En Leverantör, som inte själv har kapacitet att lämna anbud, har möjlighet att som extern kapacitet anlita Underleverantör för utförande av hela eller delar av uppdraget under förutsättning att dessa redovisas i anbudet. Leverantör som avser att använda Underleverantörer ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som upphandlingen omfattar. Leverantören ska ha ett skriftligt åtagande från Underleverantören eller på annat sätt visa att det andra företaget kommer att ställa sina resurser till förfogande under hela avtalsperioden. Upphandlingsbolaget kommer vid behov att kontrollera leveranskapacitet med angivna Underleverantörer som redovisats i anbudet. Om Ramavtal erhålls gäller krav på samarbetsavtal enligt Ramavtalets villkor. Redovisning av Underleverantörer sker under respektive offererat avtalsområde. Kommer extern kapacitet att användas? Besvara med ja eller nej i nedan fritextfält. (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 9 av 56 Refnr.: 547/13 4.2. Särskilda kontraktsvillkor 4.2.1. Etik vid genomförande av tjänsten Som Leverantör av de efterfrågade tjänsterna representerar Leverantören indirekt beställarens verksamhet. Det är därför av stor vikt att Leverantören bedriver arbetet på ett seriöst och trovärdigt sätt i förhållande till både beställare och respondenter. Leverantören ska arbeta efter etiska riktlinjer som minst motsvarar ESOMAR*s etiska kod. De etiska riktlinjerna ska på begäran kunna redovisas för Upphandlingsbolaget eller för Beställaren i samband med avrop. *European Society for Opinion and Marketing Research 4.2.2. Antidiskrimineringsklausul Leverantören förbinder sig att följa vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning. Härmed avses diskrimineringslagen (2008:567), olaga diskriminering enligt 16 kap. 9 § brottsbalken (1962:700) och förbud mot missgynnande behandling enligt 16 § föräldraledighetslagen (1995:584) eller lagar och bestämmelser som ersätter dessa. Leverantören ska senast 14 dagar efter att Upphandlingsbolaget begär det, normalt i samband med uppföljningsmöte, redovisa följande uppgifter och handlingar till Upphandlingsbolaget: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen, alternativt en uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 §§ diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om Leverantören eller anställd som Leverantören ansvarar för, vid utförandet av detta Ramavtal, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning. Leverantören är dessutom skyldig att på Upphandlingsbolagets begäran redovisa ytterligare information som krävs för kontrollen. Om Leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som ovan nämnts eller om Leverantören vid utförandet av detta Ramavtal inte uppfyller sina skyldigheter enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning ska Leverantören betala vite med 5 000 kr per varje kalendervecka efter att Leverantören mottagit underrättelse om överträdelsen och till det att rättelse vidtagits och maximalt 50 000 kr/år. Vite som begärts på felaktig grund ska återbetalas till Leverantören. Om Leverantören eller anställd som denne svarar för, vid utförandet av Uppdrag, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning utgör detta ett allvarligt avtalsbrott som kan medföra grund för förtida upphörande av Ramavtalet och pågående Uppdrag. Leverantören ska ålägga Underleverantörer samma skyldigheter, under förutsättning att Underleverantören i Sverige kommer utföra en väsentlig del av Uppdraget. Ovanstående villkor gäller endast Leverantörer som omfattas av svensk materiell rätt. 4.2.3. Anti-korruption Leverantören ska aktivt arbeta med anti-korruption. Leverantören, förutsatt att det rör sig om ett svenskt bokföringsskyldigt företag, ska i sin verksamhet följa Institutet Mot Mutors Näringslivskod. Ingen form av mutor, eller oegentliga erbjudanden om betalning till eller från anställda, företag eller organisationer tolereras. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 10 av 56 Refnr.: 547/13 4.2.4. Kvalitetsledningssystem Leverantören ska arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, antingen i form av certifiering från tredje part (ISO) eller likvärdigt eller i form av eget dokumenterat kvalitetsledningssystem. Kvalitetsledningssystemet ska innefatta metoder för uppföljning, utvärdering och avvikelser. En redovisning av ett eget kvalitetsledningssystem ska minst innehålla följande: - En införd kvalitetspolicy - En kvalitetsutbildning för all personal - Kvalitetsmål med handlingsplaner för hur och när målen ska uppfyllas - Rutiner för att hantera avvikelser och förbättringar - Rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs - Rutiner för hur Underleverantörernas arbete kvalitetssäkras - Rutiner och metoder för redovisning och rapportering till Upphandlingsbolaget Ett kvalitetsledningssystem enligt ovan ska vara infört vid avtalsstart. Det ska vara dokumenterat och ska på begäran kunna redovisas för Upphandlingsbolaget. 4.2.5. Leverantörens miljöarbete I Göteborgs Stads Upphandlings- & inköpspolicy anges att leverantörer till staden ska bedriva ett systematiskt miljöarbete som är möjligt att följa upp. Göteborgs Stads Miljöprogram är ett styrdokument med fokus på Stadens beslut om och genomförande av åtgärder för att nå beslutade miljökvalitetsmål. Som ett led i dessa åtaganden ska Leverantören på begäran av Upphandlingsbolaget kunna redovisa att ställda miljökrav uppfylls. Redovisningen ska minst omfatta - en översikt över hur företagets verksamhet är uppbyggd och fungerar - rutiner och metoder för förmedling av miljöinformation, som är relevant för Ramavtalet, till den egna personalen - rutiner och metoder för att säkerställa att miljökrav uppfylls i enlighet med Ramavtalet - rutiner och metoder för att säkerställa efterlevnaden av myndighetskrav, beslut och föreskrifter som rör verksamheten - rutiner och metoder för redovisning och rapportering till Upphandlingsbolaget - rutiner och metoder för registrering och hantering av för Ramavtalet relevanta avvikelser och förbättringsåtgärder Om sådana rutiner och metoder inte finns, ska de vara införda senast ett år efter avtalsstart. De ska vara dokumenterade och ska på begäran kunna redovisas för Upphandlingsbolaget. En fullgod redovisning är ett villkor för en eventuell förlängning av Ramavtalet. Bevis på att kravet är uppfyllt kan t ex utgöras av kopia av gällande tredjepartscertifikat/miljödiplom för ledningssystem eller kopia av gällande protokoll för genomförd intern eller extern revision, genomförd av person med dokumenterad kompetens, av företagets verksamhetssystem eller likvärdigt. Protokollet ska i förekommande fall vara undertecknat, daterat och högst ett år gammalt. 4.2.6. Social hänsyn Information/Bakgrund Att öka upphandlingar av tjänster där krav på social hänsyn ställs är ett prioriterat mål i Göteborgs Stad. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 11 av 56 Refnr.: 547/13 Syftet är att främja sysselsättningsmöjligheterna för personer som står långt från arbetsmarknaden, ökad social integration och säkerställandet av att arbetsmarknadens regler efterlevs. Av de personer som står långt från arbetsmarknaden vänder det prioriterade målet sig främst mot grupperna ungdomar, personer med utländsk bakgrund och personer med funktionsnedsättning. Särskilt kontraktsvillkor Som grund för tilldelning av uppdrag via förnyad konkurrensutsättning finns Social hänsyn angivet för samtliga avtalsområden. Detta ger Beställaren möjlighet att ställa krav på Social hänsyn vid respektive förnyad konkurrensutsättning där det är proportionerligt. Om en Beställare väljer att ta med Social hänsyn ska det ur den förnyade konkurrensutsättningen framgå på vilket sätt och i vilken omfattning social hänsyn efterfrågas. Social hänsyn kan komma att efterfrågas exempelvis i form av AVA, (allmän visstidsanställning), lärlingsplatser, praktikplatser, med mera. Krav på social hänsyn i den förnyade konkurrensutsättningen ska alltid vara proportionerliga i förhållande till omfattningen av det uppdrag som efterfrågas och kraven får inte sträcka sig längre än uppdraget. I det fall en verksamhet skulle ställa krav på Social hänsyn i en förnyad konkurrensutsättning får Leverantören stöd från stadens arbetsmarknadsverksamheter, arbetsförmedlingen eller motsvarande vid implementering och uppföljning. 4.2.7. Jämställdhet och mångfald Information/bakgrund Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, såväl för medborgare som medarbetare, och i detta ryms att ett jämställdhetsperspektiv ska integreras i styrning av organisationen. Förutsättningar för att jämställdhet ska kunna integreras i stadens verksamheter är tillgång till könsuppdelad statistik, kartläggningar och analyser samt konsekvensbedömningar utifrån kön. Göteborg Stad ska vara fritt från diskriminering. Diskriminering ska motverkas genom ett aktivt mångfaldsarbete, det kan exempelvis handla om att motverka och upptäcka diskriminerande strukturer som vänder sig mot personer med exempelvis annan kulturell bakgrund, etnicitet, religiös tillhörighet, språk, sexuell läggning mm. Göteborgs stad ska aktivt informera och öka kunskapen om de nationella minoriteterna och deras rättigheter. Särskilda kontraktsvillkor Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att de resultat undersökningarna ger ska kunna användas i arbetet med att införa ett jämställdhetsperspektiv respektive mångfaldsarbete i stadens organisation och verksamhet. - Leverantören ska vid utformningen av undersökningarna på begäran av Beställaren kunna anpassa dem utifrån ett genusteoretiskt perspektiv. - Leverantören ska vid utformningen av undersökningen på begäran av Beställaren kunna anpassa den utifrån de nationella minoriteterna samt de sju diskrimineringsgrunderna. - Resultat av undersökningarna ska alltid redovisas utifrån kön, då undersökningen är riktad till enskilda individer. - Leverantören ska på begäran av Beställaren kunna tillhandahålla en analys av undersökningsresultatet utifrån ett genusteoretiskt perspektiv. 4.2.8. Miljömärkning Vid utskrift och utskick av undersökningar i pappersformat ska Leverantören kunna Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 12 av 56 Refnr.: 547/13 tillhandahålla pappersprodukter som är producerade enligt kriterierna, och kommande ändringar av dessa, för EU:s officiella miljömärke EU Ecolabel, kategori Copying and graphic paper, eller enligt kriterierna för Nordic Ecolabels miljömärkning av Copy and printing paper, version 4.1 eller motsvarande. Leverantören ska på Beställarens begäran lämna dokumentation som säkerställer att produkten motsvarar kriterierna för EU:s officiella miljömärke EU Ecolabel eller för Nordic Ecolabel eller motsvarande. 4.2.9. Accept Särskilda kontraktsvillkor Samtliga Särskilda kontraktsvillkor accepteras. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.3. Krav på tjänst 4.3.1. Kravspecifikation Krav på tjänst inom respektive avtalsområde framgår i de strukturerade dokumenten, namngivna efter avtalsområdena. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 13 av 56 Refnr.: 547/13 5. AVTALSOMRÅDE A. GENERELL LEVERANTÖR 5.1. KRAV OCH UTVÄRDERINGSKRITERIER 5.1.1. Krav Kapacitet och kompetens 5.1.1.1. Förmåga och kapacitet För att vara Leverantör inom avtalsområdet Generell Leverantör ska Leverantören ha förmåga och kapacitet att utföra omfattande undersökningar åt kommunala förvaltningar och bolag. För att bevisa detta ska Leverantören ha en bred kompetens som spänner över många områden och ett utbud av tekniker/metoder som kan tillämpas inom olika målgrupper och behovstrukturer. Leverantören beskriver sin breda kompetens och utbud av tekniker/metoder enligt krav. (Fritextsvar) 5.1.1.2. Organisation Leverantören ska ha en sådan organisation att den kan hantera ett flertal beställande enheter parallellt, med skiftande behov. Organisationen ska vara sådan att Leverantören ska kunna hantera parallella möten och beställningar från avtalsanvändarna och kunna genomföra olika metodval och undersökningsstorlekar parallellt inom ett begränsat tidsintervall. Som bevis ska Leverantören i fritextfältet nedan lämna en kort beskrivning av sin organisation, med information om eventuella Underleverantörer som avses att användas inom avtalsområdet. Leverantören lämnar en beskrivning av sin organisation som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 5.1.1.3. Erfarenhet En Leverantör inom avtalsområdet Generell Leverantör ska ha dokumenterad erfarenhet av uppdrag inom minst tre (3) av nedan angivna målgrupper. Av dessa tre målgrupper måste målgrupp Medarbetare ingå. Målgrupper som har identifierats av våra avtalsanvändare: Medarbetare Avtalsanvändarnas anställda. Exempel på undersökningsområden kan vara medarbetarundersökning. Medborgare Personer som bor och vistas i för undersökningen aktuellt område. Exempel på undersökningsområden kan vara medborgarnas upplevelser av: kommunen som en plats att leva, arbeta och bo i, kommunens verksamheter och service, möjligheter att påverka de politiska beslutsprocesserna och utvecklingen av kommunens verksamheter och stadens utformning. Kund & brukare Kunder och brukare av kommunala tjänster, inklusive besökande kunder och brukare (turister). Exempel på undersökningsområden kan vara nöjd-kund-undersökningar, undersökningar inför framtida behov, test av nya produkter/erbjudanden och uppföljning av kommunikationsaktiviteter. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 14 av 56 Refnr.: 547/13 Hyresgäster Hyresgäster i de kommunägda bostadsbolagen. Exempel på undersökningsområden kan vara fastighetsutveckling, trygghetsmätningar och nöjd-hyresgäst-undersökningar. Trafikanter Gående, cyklister, bilister, resenärer i kollektivtrafik och färdtjänst. Exempel på undersökningsområden är bl a studier för trafikantförståelse, användarstudier, nöjd-kund-undersökningar, problemdetekteringsstudier, för-efterstudier, färdmedelsanvändning, uppföljning av nyckeltal, kännedomsstudier, kampanj- och eventuppföljning, och koncepttester. Leverantören anger de målgrupper där Leverantören har dokumenterad erfarenhet av marknads-, opinions-, och attitydundersökningar. (Fritextsvar) 5.1.1.4. Referensuppdrag Som bevis för erfarenhet inom minst tre (3) identifierade målgrupper ska Leverantören beskriva ett (1) referensuppdrag per offererad målgrupp. Referensuppdragen ska vara externa uppdrag och avse olika uppdragsgivare. Någon av de i anbudet angivna projektledarna ska ha arbetat med referensuppdragen. Beskrivningen ska innehålla information om: - Uppdragsgivarens organisation - Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen. - Projektledarens namn - Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre år från sista anbudsdag. - En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivna referensuppdrag styrker erfarenhetskravet. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan kan visa att kravet är uppfyllt genom att angiven projektledare har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Referensuppdrag från målgrupp Medarbetare enligt krav. (Fritextsvar) Referensuppdrag från minst två ytterligare målgrupper enligt krav. (Endast ett referensuppdrag per målgrupp.) (Fritextsvar) 5.1.1.5. Undersökningarnas omfattning Leverantören ska kunna hantera alla olika storlekar av undersökningar. -Antal frågor på frågeformuläret/enkäten kan variera från ett fåtal till drygt hundra. -Volymerna kan variera från ett fåtal till ca 40 000 respondenter. -Redovisningsenheter kan variera från ett fåtal till flera tusen enheter. Leverantören ska kunna hantera stora volymer på ett effektivt sätt både tidsmässigt och kostnadsmässigt. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 15 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören ska i fritextfältet nedan redogöra för en enskild undersökning, genomförd under de senaste tre åren. Undersökningen ska ha innehållit minimum: -60 frågor/påstående -20 000 st respondenter (pappers/webbenkät) -500 st redovisningsenheter (lägsta redovisningsnivå) Redogörelsen behöver inte innehålla namn på uppdragsgivare, men ska kunna verifieras om så krävs. Leverantören redogör för en undersökning enligt krav. (Fritextsvar) 5.1.1.6. Projektledare Leverantören ska ha tillgång till projektledare, som behärskar svenska i tal och skrift, med dokumenterat adekvata kunskaper och erfarenhet inom avtalsområdet. Leverantören ska ange 2-3 projektledare samt bifoga CV/meritförteckning eller motsvarande för dessa, innehållande utbildning och relevant erfarenhet som styrker ovanstående krav. Leverantören anger namn på 2-3 projektledare. (Fritextsvar) Leverantören bifogar CV/meritförteckning enligt krav. (Bifogat dokument) 5.1.2. Krav Teknik och metod 5.1.2.1. Metodval Leverantören ska kunna arbeta med beprövade vetenskapliga metoder (evidensbaserade metoder). Leverantören ska - ha en sådan metodkompetens att den kan stödja Beställaren i val av metod. Leverantören ska använda en metod som är anpassad till datamaterialets egenskaper. Valet av metod har avgörande konsekvenser på resultatets kvalitet, giltighet och tolkningsbarhet. - kunna använda de på marknaden vanligast förekommande metoderna. Leverantören ska kunna kombinera flera metoder i samma undersökning. - vara lyhörd och aktiv i att implementera nya tekniska lösningar för att tillgodose möjligheten att nå rätt målgrupp på rätt sätt. Som bevis ska Leverantören beskriva vilka metoder man arbetar med och hur metodkunskap utvecklas. Beskrivningen ska innehålla: - exempel på kombinationer av metodval - en förklaring till varför Leverantören väljer att kombinera olika metoder - redogörelse för hur Leverantören ligger i framkant när det gäller undersökningar och nya trender - hur Leverantören arbetar med nya och anpassade modeller Leverantören beskriver metodval enligt krav. (Fritextsvar) 5.1.2.2. Svarsfrekvens Leverantörens arbetsätt och system ska främja hög svarsfrekvens. Leverantören ska kunna arbeta med olika metoder för att nå så hög svarsfrekvens som möjligt beroende på målgrupp, teknik och volym. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 16 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens enligt krav. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.1.2.3. Tillgänglighet Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, så väl för medborgare som medarbetare, i detta ryms bl.a. begreppet tillgänglighet. Tillgänglighet handlar inte bara om den fysiska tillgängligheten utan även om tillgängligheten till information och möjligheten att utöva sina demokratiska skyldigheter och rättigheter. Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att en så stor målgrupp som möjligt ska kunna svara. 5.1.2.4. Tillgänglighet - språk Leverantören ska kunna tillhandahålla språkgranskning av innehållet i undersökning lämnat av beställaren. Språkgranskning i form av anpassning av innehållet till Lättläst svenska, Språkrådets skrivregler för Klarspråk och/eller liknande, ska kunna ske som en tilläggsbeställning. I de fall Leverantören tillhandahåller undersökningen ska Leverantören utforma undersökningen på ett klart och tydligt språk så att de blir lättförstådda för respondenterna. På begäran av Beställaren ska undersökning ska kunna utformas på Lättläst svenska, efter Språkrådet skrivregler för Klarspråk och/eller liknande. På begäran av Beställaren ska Leverantören kunna tillhandahålla översättning av innehåll och resultat i undersökningen, i de fall undersökningsmetoderna möjliggör detta. Leverantören uppfyller ställda krav på språk. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.1.2.5. Tillgänglighet - programvara/teknik Leverantören ska ha programvara/teknik för anpassning av undersökningar för hjälpmedel åt personer med funktionsnedsättningar. Webbaserade undersökningar ska: - följa den internationella standarden WCAG 2.0 nivå AA (publiceringsfunktioner samt funktioner för att skapa och publicera rapporter) - utvecklas enligt en standard och inte för en webbläsare - fungera i mobilt gränssnitt - vara strukturerade så att information i PDF-filer är sökbar Resultat av undersökning som levereras i PDF-format ska vara strukturerad så att information är sökbar. Leverantören uppfyller ställda krav på programvara/teknik. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.1.2.6. Resultatredovisning Leverantören ska ha en sådan flexibilitet i sin resultatredovisning att data kan levereras till Beställare i de format som förekommer på marknaden. Datan ska vara kompatibel med andra system och kunna importeras in i exempelvis Excel, SQL-databaser, SPSS etc. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 17 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören ska även vara lyhörd för Beställarens behov av resultatpresentation. Leverantören ska exempelvis kunna redogöra för resultat genom; -muntlig presentation -personligt besök -skriftlig rapport -via tabeller, diagram eller andra visningsprogram Leverantören redogör för resultatredovisning/resultatpresentation och de format som används för detta. (Fritextsvar) 5.1.3. Redovisning av fiktivt uppdrag 5.1.3.1. Fiktivt uppdrag Till förfrågan bifogas en fiktiv beställning på uppdrag, Bilaga Fiktivt uppdrag Medarbetarundersökning. Leverantören ska till sitt anbud bifoga en redogörelse för det fiktiva uppdraget som tydligt för uppdraget visar: - organisationsstruktur - distributionsmetoder - hantering av data - arbetet med svarsfrekvens - bearbetning - redovisning - analys - tänkt tidplan - hur Leverantören arbetar med att kontrollera kvaliteten inför leverans Redogörelsen ska styrka att Leverantören uppfyller samtliga ställda krav på tjänsten. Observera vikten av att redogörelserna motsvarar en genomtänkt och realistisk genomförandeprocess då underlag som ej uppfyller eller behandlar ställda krav i upphandlingen innebär diskvalificering. Leverantören ska ange pris för det fiktiva uppdraget i delmoment Pris. Leverantören redovisar det fiktiva uppdraget i enlighet med ställda krav. (Bifogat dokument) 5.1.4. Pris 5.1.4.1. Prisredovisning Leverantören ska lämna svar enligt nedan: - Totalpris för det fiktiva uppdraget - Redogörelse för i uppdraget ingående kompetenser och kompetensernas andel i procent samt timpriser för dessa - Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader Angivet totalpris för det fiktiva uppdraget utgör anbudspris och ingår i utvärderingen. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 18 av 56 Refnr.: 547/13 Priserna kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. Angivna timpriser och ej timbaserade kostnader ska utgöra takpris vid beställning av uppdrag. % 100,00 Totalpris för det fiktiva uppdraget (Prisruta) Redogörelse för i uppdraget ingående kompetenser och kompetensernas andel i procent samt timpriser för dessa. (Fritextsvar) Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader. (Fritextsvar) 5.1.5. Utvärderingskriterier 5.1.5.1. Anbudspris Angivet totalpris för det fiktiva uppdraget i delmoment Pris utgör anbudspris. 5.1.5.2. Förmåga att leverera med kvalitet De angivna referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under september månad. Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng. Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att inkomma med ifylld utvärdering till Upphandlingsbolaget. Påminnelse kommer att skickas till referensgivare en (1) gång. Om utvärdering inte inkommer till Upphandlingsbolaget inom angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Vid utvärderingen används de två referensuppdrag som har erhållit högst poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält. Poängsättning 5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng Mindre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister 0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts 1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. 2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter beställarens önskemål och organisation. 3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt. 4. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 5. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 6. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5) Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 19 av 56 Refnr.: 547/13 Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 20 av 56 Refnr.: 547/13 6. AVTALSOMRÅDE B1. SPECIALIST MÅLGRUPP MEDARBETARE 6.1. KRAV OCH UTVÄRDERINGSKRITERIER 6.1.1. Krav Kapacitet och kompetens 6.1.1.1. Specialistkompetens Leverantören ska vara specialist inom området marknads-, opinions- och attitydundersökningar för målgrupp Medarbetare. Med en specialist menar vi en Leverantör som har omfattande kunskap eller förmåga baserad på forskning, studier, metod eller erfarenhet inom målgruppen. Leverantörens specialistkompetens ska ligga inom avtalsområdet. Leverantören ska tydligt beskriva vilken specialistkompetens denna besitter. Leverantören lämnar en beskrivning av sin specialistkompetens inom avtalsområdet som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 6.1.1.2. Organisation Leverantören ska ha en organisation som kan: - arbeta med varierande underlag som kommer från beställarna. - arbeta med allt från ett preliminärt till ett fastställt underlag. - ta uppdrag i olika skeden i undersökningsprocessen. Som bevis ska Leverantören i fritextfältet nedan lämna en kort beskrivning av sin organisation, med information om eventuella Underleverantörer som avses att användas inom avtalsområdet. Leverantören lämnar en beskrivning av sin organisation som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 6.1.1.3. Erfarenhet Leverantören ska ha erfarenhet att som specialist ha utfört uppdrag och undersökningar inom målgrupp Medarbetare. Med medarbetare avses avtalsanvändarnas anställda. Exempel på undersökningsområden kan vara medarbetarundersökning. 6.1.1.4. Referensuppdrag Som bevis för erfarenhet av specialistkompetens inom målgruppen ska Leverantören beskriva tre (3) referensuppdrag. Referensuppdragen ska påvisa Leverantörens specialistkunskap. Referensuppdrag nr 3 ska redovisas utförligare, se nedan. Referensuppdragen ska vara externa uppdrag och avse olika uppdragsgivare. Någon av de i anbudet angivna projektledarna ska ha arbetat med referensuppdragen. Beskrivningen ska innehålla information om: - Uppdragsgivarens organisation - Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen. - Projektledarens namn Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 21 av 56 Refnr.: 547/13 - Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre år från sista anbudsdag. - Referensuppdrag 1 och 2: En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning - Referensuppdrag 3: En utförligare beskrivning av uppdraget, innehållande: upplägg, metodval, distributionsmetoder, resultatredovisning och förslag till prioriteringar/åtgärdsplaner Respektive referens ska styrka erfarenhetskravet. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivna referensuppdrag styrker erfarenhetskravet. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan kan visa att kravet är uppfyllt genom att angiven projektledare har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 1 enligt krav. (Fritextsvar) Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 2 enligt krav. (Fritextsvar) Utförlig beskrivning av referensuppdrag 3 enligt krav. (Fritextsvar) 6.1.1.5. Projektledare Leverantören ska ha tillgång till projektledare, som behärskar svenska i tal och skrift, med dokumenterat adekvata kunskaper och erfarenhet inom avtalsområdet. Leverantören ska ange 1-2 projektledare samt bifoga CV/meritförteckning eller motsvarande för dessa, innehållande utbildning och relevant erfarenhet som styrker ovanstående krav. Det ska framgå vilken relevant specialistkompetens personerna besitter. Leverantören anger namn på 1-2 projektledare (Fritextsvar) Leverantören bifogar CV/meritförteckning enligt krav. (Bifogat dokument) 6.1.2. Krav Teknik och metod 6.1.2.1. Metodval Leverantören ska kunna arbeta med beprövade vetenskapliga metoder (evidensbaserade metoder). Leverantören ska - ha en sådan metodkompetens att den kan stödja Beställaren i val av metod. - använda en metod som är anpassad till datamaterialets egenskaper. Valet av metod har avgörande konsekvenser på resultatets kvalitet, giltighet och tolkningsbarhet. - inom sin specialitet arbeta med en särskilt målgruppsanpassad metodteknik. - vara lyhörd och aktiv i att implementera nya tekniska lösningar för att tillgodose möjligheten att nå rätt målgrupp på rätt sätt. Leverantören ska redovisa vilken metodteknik man arbetar med och motivera på vilket sätt metodtekniken stödjer det eftersträvade resultatet. Leverantören beskriver metodval enligt krav. (Fritextsvar) 6.1.2.2. Svarsfrekvens Leverantörens arbetsätt och system ska främja hög svarsfrekvens och representativa värden, specialanpassad till Leverantörens specialistområde och målgrupp. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 22 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören redogör för hur arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens och representativa värden. (Fritextsvar) 6.1.2.3. Tillgänglighet Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, så väl för medborgare som medarbetare, i detta ryms bl.a. begreppet tillgänglighet. Tillgänglighet handlar inte bara om den fysiska tillgängligheten utan även om tillgängligheten till information och möjligheten att utöva sina demokratiska skyldigheter och rättigheter. Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att en så stor målgrupp som möjligt ska kunna svara. 6.1.2.4. Tillgänglighet - språk Leverantören ska utforma undersökningen på ett klart och tydligt språk så att de blir lättförstådda för respondenterna. På begäran av Beställaren ska undersökning kunna utformas på Lättläst svenska, efter Språkrådet skrivregler för Klarspråk och/eller liknande. I de fall beställaren utformar undersökningen ska Leverantören kunna tillhandahålla språkgranskning av innehållet i undersökning lämnat av beställaren. Språkgranskning i form av anpassning av innehållet till Lättläst svenska, Språkrådets skrivregler för Klarspråk och/eller liknande, ska kunna ske som en tilläggsbeställning. På begäran av Beställaren ska Leverantören kunna tillhandahålla översättning av innehåll och resultat i undersökningen, i de fall undersökningsmetoderna möjliggör detta. Leverantörens uppfyller ställda krav på språk. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.1.2.5. Tillgänglighet - programvara/teknik Leverantören ska ha programvara/teknik för anpassning av enkäter för hjälpmedel åt personer med funktionsnedsättningar. - Webbaserade undersökningar ska: - följa den internationella standarden WCAG 2.0 nivå AA (publiceringsfunktioner samt funktioner för att skapa och publicera rapporter) - utvecklas enligt en standards och inte för en webbläsare - fungera i mobilt gränssnitt - vara strukturerade så att information i PDF-filer är sökbar Resultat av undersökning som levereras i PDF-format ska vara strukturerad så att information är sökbar. Leverantören uppfyller ställda krav på programvara/teknik. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.1.2.6. Resultatredovisning Leverantören ska ha en sådan flexibilitet i sin resultatredovisning att data kan levereras till Beställaren i de format som förekommer på marknaden. Datan ska vara kompatibel med andra system och kunna importeras in i exempelvis Excel, SQL-databaser, SPSS etc. Leverantören ska även vara lyhörd för Beställarens behov av resultatpresentation. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 23 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören ska exempelvis kunna redogöra resultat genom; -muntlig presentation -personligt besök -skriftlig rapport -via tabeller, diagram eller andra visningsprogram Leverantören redogör för resultatredovisning/resultatpresentation och de format som används för detta. (Fritextsvar) 6.1.3. Pris 6.1.3.1. Prisredovisning Leverantören ska lämna svar enligt nedan: - Timpris för projektledare - Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa - Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris och ingår i utvärderingen. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Priserna kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. Angivna timpriser och ej timbaserade kostnader ska utgöra takpris vid beställning av uppdrag. % 100,00 Timpris för projektledare. (Prisruta) Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa. (Fritextsvar) Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader. (Fritextsvar) 6.1.4. Utvärderingskriterier 6.1.4.1. Anbudspris Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris. 6.1.4.2. Förmåga att leverera med kvalitet De angivna referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under september månad. Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng. Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att besvara frågorna. Påminnelse kommer att skickas till referensgivare en (1) gång. Om svar inte inkommer till Upphandlingsbolaget inom Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 24 av 56 Refnr.: 547/13 angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Vid utvärderingen används de två referensuppdrag som har erhållit högst poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält. Poängsättning 5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng Mindre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister 0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts 1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. 2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter beställarens önskemål och organisation. 3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt. 4. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 5. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 6. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5) Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) Enhet: Poäng % 50,00 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 25 av 56 Refnr.: 547/13 7. AVTALSOMRÅDE B2. SPECIALIST MÅLGRUPP MEDBORGARE 7.1. KRAV OCH UTVÄRDERINGSKRITERIER 7.1.1. Krav Kapacitet och kompetens 7.1.1.1. Specialistkompetens Leverantören ska vara specialist inom området marknads-, opinions- och attitydundersökningar för målgrupp Medborgare. Med en specialist menar vi en Leverantör som har omfattande kunskap eller förmåga baserad på forskning, studier, metod eller erfarenhet inom målgruppen. Leverantörens specialistkompetens ska ligga inom avtalsområdet. Leverantören ska tydligt beskriva vilken specialistkompetens denna besitter. Leverantören lämnar en beskrivning av sin specialistkompetens inom avtalsområdet som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 7.1.1.2. Organisation Leverantören ska ha en organisation som kan: - arbeta med varierande underlag som kommer från beställarna. - arbeta med allt från ett preliminärt till ett fastställt underlag. - ta uppdrag i olika skeden i undersökningsprocessen. Som bevis ska Leverantören i fritextfältet nedan lämna en kort beskrivning av sin organisation, med information om eventuella Underleverantörer som avses att användas inom avtalsområdet. Leverantören lämnar en beskrivning av sin organisation som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 7.1.1.3. Erfarenhet Leverantören ska ha erfarenhet att som specialist ha utfört uppdrag och undersökningar inom målgrupp Medborgare. Med medborgare avses personer som bor och vistas i för undersökningen aktuellt område. Exempel på undersökningsområden kan vara medborgarnas upplevelser av: kommunen som en plats att leva, arbeta och bo i, kommunens verksamheter och service, möjligheter att påverka de politiska beslutsprocesserna och utvecklingen av kommunens verksamheter och stadens utformning. 7.1.1.4. Referensuppdrag Som bevis för erfarenhet av specialistkompetens inom målgruppen ska Leverantören beskriva tre (3) referensuppdrag. Referensuppdragen ska påvisa Leverantörens specialistkunskap. Referensuppdrag nr 3 ska redovisas utförligare, se nedan. Referensuppdragen ska vara externa uppdrag och avse olika uppdragsgivare. Någon av de i anbudet angivna projektledarna ska ha arbetat med referensuppdragen. Beskrivningen ska innehålla information om: - Uppdragsgivarens organisation Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 26 av 56 Refnr.: 547/13 - Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen. - Projektledarens namn - Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre år från sista anbudsdag. - Referensuppdrag 1 och 2: En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning - Referensuppdrag 3: En utförligare beskrivning av uppdraget, innehållande: upplägg, metodval, distributionsmetoder, resultatredovisning och förslag till prioriteringar/åtgärdsplaner Respektive referens ska styrka erfarenhetskravet. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivna referensuppdrag styrker erfarenhetskravet. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan kan visa att kravet är uppfyllt genom att angiven projektledare har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 1 enligt krav. (Fritextsvar) Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 2 enligt krav. (Fritextsvar) Utförlig beskrivning av referensuppdrag 3 enligt krav. (Fritextsvar) 7.1.1.5. Projektledare Leverantören ska ha tillgång till projektledare, som behärskar svenska i tal och skrift, med dokumenterat adekvata kunskaper och erfarenhet inom avtalsområdet. Leverantören ska ange 1-2 projektledare samt bifoga CV/meritförteckning eller motsvarande för dessa, innehållande utbildning och relevant erfarenhet som styrker ovanstående krav. Det ska framgå vilken relevant specialistkompetens personerna besitter. Leverantören anger namn på 1-2 projektledare (Fritextsvar) Leverantören bifogar CV/meritförteckning enligt krav. (Bifogat dokument) 7.1.2. Krav Teknik och metod 7.1.2.1. Metodval Leverantören ska kunna arbeta med beprövade vetenskapliga metoder (evidensbaserade metoder). Leverantören ska - ha en sådan metodkompetens att den kan stödja Beställaren i val av metod. - använda en metod som är anpassad till datamaterialets egenskaper. Valet av metod har avgörande konsekvenser på resultatets kvalitet, giltighet och tolkningsbarhet. - inom sin specialitet arbeta med en särskilt målgruppsanpassad metodteknik. - vara lyhörd och aktiv i att implementera nya tekniska lösningar för att tillgodose möjligheten att nå rätt målgrupp på rätt sätt. Leverantören ska redovisa vilken metodteknik man arbetar med och motivera på vilket sätt metodtekniken stödjer det eftersträvade resultatet. Leverantören beskriver metodval enligt krav. (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 27 av 56 Refnr.: 547/13 7.1.2.2. Svarsfrekvens Leverantörens arbetsätt och system ska främja hög svarsfrekvens och representativa värden, specialanpassad till Leverantörens specialistområde och målgrupp. Leverantören redogör för hur arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens och representativa värden. (Fritextsvar) 7.1.2.3. Tillgänglighet Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, så väl för medborgare som medarbetare, i detta ryms bl.a. begreppet tillgänglighet. Tillgänglighet handlar inte bara om den fysiska tillgängligheten utan även om tillgängligheten till information och möjligheten att utöva sina demokratiska skyldigheter och rättigheter. Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att en så stor målgrupp som möjligt ska kunna svara. 7.1.2.4. Tillgänglighet - språk Leverantören ska utforma undersökningen på ett klart och tydligt språk så att de blir lättförstådda för respondenterna. På begäran av Beställaren ska undersökning kunna utformas på Lättläst svenska, efter Språkrådet skrivregler för Klarspråk och/eller liknande. I de fall beställaren utformar undersökningen ska Leverantören kunna tillhandahålla språkgranskning av innehållet i undersökning lämnat av beställaren. Språkgranskning i form av anpassning av innehållet till Lättläst svenska, Språkrådets skrivregler för Klarspråk och/eller liknande, ska kunna ske som en tilläggsbeställning. På begäran av Beställaren ska Leverantören kunna tillhandahålla översättning av innehåll och resultat i undersökningen, i de fall undersökningsmetoderna möjliggör detta. Leverantörens uppfyller ställda krav på språk. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 7.1.2.5. Tillgänglighet - programvara/teknik Leverantören ska ha programvara/teknik för anpassning av enkäter för hjälpmedel åt personer med funktionsnedsättningar. - Webbaserade undersökningar ska: - följa den internationella standarden WCAG 2.0 nivå AA (publiceringsfunktioner samt funktioner för att skapa och publicera rapporter) - utvecklas enligt en standards och inte för en webbläsare - fungera i mobilt gränssnitt - vara strukturerade så att information i PDF-filer är sökbar Resultat av undersökning som levereras i PDF-format ska vara strukturerad så att information är sökbar. Leverantören uppfyller ställda krav på programvara/teknik. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 7.1.2.6. Resultatredovisning Leverantören ska ha en sådan flexibilitet i sin resultatredovisning att data kan levereras till Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 28 av 56 Refnr.: 547/13 Beställare i de format som förekommer på marknaden. Datan ska vara kompatibel med andra system och kunna importeras in i exempelvis Excel, SQL-databaser, SPSS etc. Leverantören ska även vara lyhörd för Beställarens behov av resultatpresentation. Leverantören ska exempelvis kunna redogöra resultat genom; -muntlig presentation -personligt besök -skriftlig rapport -via tabeller, diagram eller andra visningsprogram Leverantören redogör för resultatredovisning/resultatpresentation och de format som används för detta. (Fritextsvar) 7.1.3. Pris 7.1.3.1. Prisredovisning Leverantören ska lämna svar enligt nedan: - Timpris för projektledare - Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa - Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris och ingår i utvärderingen. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Angivna timpriser kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. % 100,00 Timpris för projektledare. (Prisruta) Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa. (Fritextsvar) Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader. (Fritextsvar) 7.1.4. Utvärderingskriterier 7.1.4.1. Anbudspris Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris. 7.1.4.2. Förmåga att leverera med kvalitet De angivna referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under september månad. Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 29 av 56 Refnr.: 547/13 Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att besvara frågorna. Påminnelse kommer att skickas till referensgivare en (1) gång. Om svar inte inkommer till Upphandlingsbolaget inom angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Vid utvärderingen används de två referensuppdrag som har erhållit högst poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält. Poängsättning 5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng Mindre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister 0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts 1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. 2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter beställarens önskemål och organisation. 3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt. 4. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 5. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 6. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5) Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) Enhet: Poäng % 50,00 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 30 av 56 Refnr.: 547/13 8. AVTALSOMRÅDE B3. SPECIALIST MÅLGRUPP KUND & BRUKARE 8.1. KRAV OCH UTVÄRDERINGSKRITERIER 8.1.1. Krav Kapacitet och kompetens 8.1.1.1. Specialistkompetens Leverantören ska vara specialist inom området marknads-, opinions- och attitydundersökningar för målgrupp Kund & Brukare. Med en specialist menar vi en Leverantör som har omfattande kunskap eller förmåga baserad på forskning, studier, metod eller erfarenhet inom målgruppen. Leverantörens specialistkompetens ska ligga inom avtalsområdet. Leverantören ska tydligt beskriva vilken specialistkompetens denna besitter. Leverantören lämnar en beskrivning av sin specialistkompetens inom avtalsområdet som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 8.1.1.2. Organisation Leverantören ska ha en organisation som kan: - arbeta med varierande underlag som kommer från Beställare. - arbeta med allt från ett preliminärt till ett fastställt underlag. - ta uppdrag i olika skeden i undersökningsprocessen. Som bevis ska Leverantören i fritextfältet nedan lämna en kort beskrivning av sin organisation, med information om eventuella Underleverantörer som avses att användas inom avtalsområdet. Leverantören lämnar en beskrivning av sin organisation som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 8.1.1.3. Erfarenhet Leverantören ska ha erfarenhet att som specialist ha utfört uppdrag och undersökningar inom målgrupp Kund & Brukare. Här avses kunder och brukare av kommunala tjänster. Exempel på undersökningsområden kan vara nöjd-kund-undersökningar, undersökningar inför framtida behov, test av nya produkter/ erbjudanden och uppföljning av kommunikationsaktiviteter. 8.1.1.4. Referensuppdrag Som bevis för erfarenhet av specialistkompetens inom målgruppen ska Leverantören beskriva tre (3) referensuppdrag. Referensuppdragen ska påvisa Leverantörens specialistkunskap. Referensuppdrag nr 3 ska redovisas utförligare, se nedan. Referensuppdragen ska vara externa uppdrag och avse olika uppdragsgivare. Någon av de i anbudet angivna projektledarna ska ha arbetat med referensuppdragen. Beskrivningen ska innehålla information om: - Uppdragsgivarens organisation - Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 31 av 56 Refnr.: 547/13 genomförts så som det angetts i beskrivningen. - Projektledarens namn - Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre år från sista anbudsdag. - Referensuppdrag 1 och 2: En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning - Referensuppdrag 3: En utförligare beskrivning av uppdraget, innehållande: upplägg, metodval, distributionsmetoder, resultatredovisning och förslag till prioriteringar/åtgärdsplaner Respektive referens ska styrka erfarenhetskravet. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivna referensuppdrag styrker erfarenhetskravet. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan kan visa att kravet är uppfyllt genom att angiven projektledare har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 1 enligt krav. (Fritextsvar) Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 2 enligt krav. (Fritextsvar) Utförlig beskrivning av referensuppdrag 3 enligt krav. (Fritextsvar) 8.1.1.5. Projektledare Leverantören ska ha tillgång till projektledare, som behärskar svenska i tal och skrift, med dokumenterat adekvata kunskaper och erfarenhet inom avtalsområdet. Leverantören ska ange 1-2 projektledare samt bifoga CV/meritförteckning eller motsvarande för dessa, innehållande utbildning och relevant erfarenhet som styrker ovanstående krav. Det ska framgå vilken relevant specialistkompetens personerna besitter. Leverantören anger namn på 1-2 projektledare (Fritextsvar) Leverantören bifogar CV/meritförteckning enligt krav. (Bifogat dokument) 8.1.2. Krav Teknik och metod 8.1.2.1. Metodval Leverantören ska kunna arbeta med beprövade vetenskapliga metoder (evidensbaserade metoder). Leverantören ska - ha en sådan metodkompetens att den kan stödja Beställaren i val av metod. - använda en metod som är anpassad till datamaterialets egenskaper. Valet av metod har avgörande konsekvenser på resultatets kvalitet, giltighet och tolkningsbarhet. - inom sin specialitet arbeta med en särskilt målgruppsanpassad metodteknik. - vara lyhörd och aktiv i att implementera nya tekniska lösningar för att tillgodose möjligheten att nå rätt målgrupp på rätt sätt. Leverantören ska redovisa vilken metodteknik man arbetar med och motivera på vilket sätt metodtekniken stödjer det eftersträvade resultatet. Leverantören beskriver metodval enligt krav. (Fritextsvar) 8.1.2.2. Svarsfrekvens Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 32 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantörens arbetsätt och system ska främja hög svarsfrekvens och representativa värden, specialanpassad till Leverantörens specialistområde och målgrupp. Leverantören redogör för hur arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens och representativa värden. (Fritextsvar) 8.1.2.3. Tillgänglighet Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, så väl för medborgare som medarbetare, i detta ryms bl.a. begreppet tillgänglighet. Tillgänglighet handlar inte bara om den fysiska tillgängligheten utan även om tillgängligheten till information och möjligheten att utöva sina demokratiska skyldigheter och rättigheter. Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att en så stor målgrupp som möjligt ska kunna svara. 8.1.2.4. Tillgänglighet - språk Leverantören ska utforma undersökningen på ett klart och tydligt språk så att de blir lättförstådda för respondenterna. På begäran av Beställaren ska undersökning kunna utformas på Lättläst svenska, efter Språkrådet skrivregler för Klarspråk och/eller liknande. I de fall beställaren utformar undersökningen ska Leverantören kunna tillhandahålla språkgranskning av innehållet i undersökning lämnat av beställaren. Språkgranskning i form av anpassning av innehållet till Lättläst svenska, Språkrådets skrivregler för Klarspråk och/eller liknande, ska kunna ske som en tilläggsbeställning. På begäran av Beställaren ska Leverantören kunna tillhandahålla översättning av innehåll och resultat i undersökningen, i de fall undersökningsmetoderna möjliggör detta. Leverantörens uppfyller ställda krav på språk. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 8.1.2.5. Tillgänglighet - programvara/teknik Leverantören ska ha programvara/teknik för anpassning av enkäter för hjälpmedel åt personer med funktionsnedsättningar. - Webbaserade undersökningar ska: - följa den internationella standarden WCAG 2.0 nivå AA (publiceringsfunktioner samt funktioner för att skapa och publicera rapporter) - utvecklas enligt en standards och inte för en webbläsare - fungera i mobilt gränssnitt - vara strukturerade så att information i PDF-filer är sökbar Resultat av undersökning som levereras i PDF-format ska vara strukturerad så att information är sökbar. Leverantören uppfyller ställda krav på programvara/teknik. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 8.1.2.6. Resultatredovisning Leverantören ska ha en sådan flexibilitet i sin resultatredovisning att data kan levereras till Beställare i de format som förekommer på marknaden. Datan ska vara kompatibel med andra system och kunna importeras in i exempelvis Excel, SQL-databaser, SPSS etc. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 33 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören ska även vara lyhörd för Beställarens behov av resultatpresentation. Leverantören ska exempelvis kunna redogöra resultat genom; -muntlig presentation -personligt besök -skriftlig rapport -via tabeller, diagram eller andra visningsprogram Leverantören redogör för resultatredovisning/resultatpresentation och de format som används för detta. (Fritextsvar) 8.1.3. Pris 8.1.3.1. Prisredovisning Leverantören ska lämna svar enligt nedan: - Timpris för projektledare - Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa - Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris och ingår i utvärderingen. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Priserna kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. Angivna timpriser och ej timbaserade kostnader ska utgöra takpris vid beställning av uppdrag. % 100,00 Timpris för projektledare. (Prisruta) Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa. (Fritextsvar) Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader. (Fritextsvar) 8.1.4. Utvärderingskriterier 8.1.4.1. Anbudspris Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris. 8.1.4.2. Förmåga att leverera med kvalitet De angivna referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under september månad. Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng. Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att besvara frågorna. Påminnelse kommer att Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 34 av 56 Refnr.: 547/13 skickas till referensgivare en (1) gång. Om svar inte inkommer till Upphandlingsbolaget inom angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Vid utvärderingen används de två referensuppdrag som har erhållit högst poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält. Poängsättning 5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng Mindre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister 0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts 1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. 2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter beställarens önskemål och organisation. 3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt. 4. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 5. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 6. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5) Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) Enhet: Poäng % 50,00 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 35 av 56 Refnr.: 547/13 9. AVTALSOMRÅDE B4. SPECIALIST MÅLGRUPP HYRESGÄSTER 9.1. KRAV OCH UTVÄRDERINGSKRITERIER 9.1.1. Krav Kapacitet och kompetens 9.1.1.1. Specialistkompetens Leverantören ska vara specialist inom området marknads-, opinions- och attitydundersökningar för målgrupp Hyresgäster. Med en specialist menar vi en Leverantör som har omfattande kunskap eller förmåga baserad på forskning, studier, metod eller erfarenhet inom målgruppen. Leverantörens specialistkompetens ska ligga inom avtalsområdet. Leverantören ska tydligt beskriva vilken specialistkompetens denna besitter. Leverantören lämnar en beskrivning av sin specialistkompetens inom avtalsområdet som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 9.1.1.2. Organisation Leverantören ska ha en organisation som kan: - arbeta med varierande underlag som kommer från Beställare. - arbeta med allt från ett preliminärt till ett fastställt underlag. - ta uppdrag i olika skeden i undersökningsprocessen. Som bevis ska Leverantören i fritextfältet nedan lämna en kort beskrivning av sin organisation, med information om eventuella Underleverantörer som avses att användas inom avtalsområdet. Leverantören lämnar en beskrivning av sin organisation som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 9.1.1.3. Erfarenhet Leverantören ska ha erfarenhet att som specialist ha utfört uppdrag och undersökningar inom målgrupp Hyresgäster. Här avses hyresgäster i de kommunägda bostadsbolagen. Exempel på undersökningsområden kan vara Fastighetsutveckling, trygghetsmätningar och nöjd-hyresgäst-undersökningar. 9.1.1.4. Referensuppdrag Som bevis för erfarenhet av specialistkompetens inom målgruppen ska Leverantören beskriva tre (3) referensuppdrag. Referensuppdragen ska påvisa Leverantörens specialistkunskap. Referensuppdrag nr 3 ska redovisas utförligare, se nedan. Referensuppdragen ska vara externa uppdrag och avse olika uppdragsgivare. Någon av de i anbudet angivna projektledarna ska ha arbetat med referensuppdragen. Beskrivningen ska innehålla information om: - Uppdragsgivarens organisation - Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen. - Projektledarens namn Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 36 av 56 Refnr.: 547/13 - Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre år från sista anbudsdag. - Referensuppdrag 1 och 2: En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning - Referensuppdrag 3: En utförligare beskrivning av uppdraget, innehållande: upplägg, metodval, distributionsmetoder, resultatredovisning och förslag till prioriteringar/åtgärdsplaner Respektive referens ska styrka erfarenhetskravet. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivna referensuppdrag styrker erfarenhetskravet. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan kan visa att kravet är uppfyllt genom att angiven projektledare har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 1 enligt krav. (Fritextsvar) Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 2 enligt krav. (Fritextsvar) Utförlig beskrivning av referensuppdrag 3 enligt krav. (Fritextsvar) 9.1.1.5. Projektledare Leverantören ska ha tillgång till projektledare, som behärskar svenska i tal och skrift, med dokumenterat adekvata kunskaper och erfarenhet inom avtalsområdet. Leverantören ska ange 1-2 projektledare samt bifoga CV/meritförteckning eller motsvarande för dessa, innehållande utbildning och relevant erfarenhet som styrker ovanstående krav. Det ska framgå vilken relevant specialistkompetens personerna besitter. Leverantören anger namn på 1-2 projektledare (Fritextsvar) Leverantören bifogar CV/meritförteckning enligt krav. (Bifogat dokument) 9.1.2. Krav Teknik och metod 9.1.2.1. Metodval Leverantören ska kunna arbeta med beprövade vetenskapliga metoder (evidensbaserade metoder). Leverantören ska - ha en sådan metodkompetens att den kan stödja Beställaren i val av metod. - använda en metod som är anpassad till datamaterialets egenskaper. Valet av metod har avgörande konsekvenser på resultatets kvalitet, giltighet och tolkningsbarhet. - inom sin specialitet arbeta med en särskilt målgruppsanpassad metodteknik. - vara lyhörd och aktiv i att implementera nya tekniska lösningar för att tillgodose möjligheten att nå rätt målgrupp på rätt sätt. Leverantören ska redovisa vilken metodteknik man arbetar med och motivera på vilket sätt metodtekniken stödjer det eftersträvade resultatet. Leverantören beskriver metodval enligt krav. (Fritextsvar) 9.1.2.2. Svarsfrekvens Leverantörens arbetsätt och system ska främja hög svarsfrekvens och representativa värden, specialanpassad till Leverantörens specialistområde och målgrupp. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 37 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören redogör för hur arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens och representativa värden. (Fritextsvar) 9.1.2.3. Tillgänglighet Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, så väl för medborgare som medarbetare, i detta ryms bl.a. begreppet tillgänglighet. Tillgänglighet handlar inte bara om den fysiska tillgängligheten utan även om tillgängligheten till information och möjligheten att utöva sina demokratiska skyldigheter och rättigheter. Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att en så stor målgrupp som möjligt ska kunna svara. 9.1.2.4. Tillgänglighet - språk Leverantören ska utforma undersökningen på ett klart och tydligt språk så att de blir lättförstådda för respondenterna. På begäran av Beställaren ska undersökning kunna utformas på Lättläst svenska, efter Språkrådet skrivregler för Klarspråk och/eller liknande. I de fall beställaren utformar undersökningen ska Leverantören kunna tillhandahålla språkgranskning av innehållet i undersökning lämnat av beställaren. Språkgranskning i form av anpassning av innehållet till Lättläst svenska, Språkrådets skrivregler för Klarspråk och/eller liknande, ska kunna ske som en tilläggsbeställning. På begäran av Beställaren ska Leverantören kunna tillhandahålla översättning av innehåll och resultat i undersökningen, i de fall undersökningsmetoderna möjliggör detta. Leverantörens uppfyller ställda krav på språk. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 9.1.2.5. Tillgänglighet - programvara/teknik Leverantören ska ha programvara/teknik för anpassning av enkäter för hjälpmedel åt personer med funktionsnedsättningar. - Webbaserade undersökningar ska: - följa den internationella standarden WCAG 2.0 nivå AA (publiceringsfunktioner samt funktioner för att skapa och publicera rapporter) - utvecklas enligt en standards och inte för en webbläsare - fungera i mobilt gränssnitt - vara strukturerade så att information i PDF-filer är sökbar Resultat av undersökning som levereras i PDF-format ska vara strukturerad så att information är sökbar. Leverantören uppfyller ställda krav på programvara/teknik. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 9.1.2.6. Resultatredovisning Leverantören ska ha en sådan flexibilitet i sin resultatredovisning att data kan levereras till Beställare i de format som förekommer på marknaden. Datan ska vara kompatibel med andra system och kunna importeras in i exempelvis Excel, SQL-databaser, SPSS etc. Leverantören ska även vara lyhörd för Beställarens behov av resultatpresentation. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 38 av 56 Refnr.: 547/13 Leverantören ska exempelvis kunna redogöra resultat genom; -muntlig presentation -personligt besök -skriftlig rapport -via tabeller, diagram eller andra visningsprogram Leverantören redogör för resultatredovisning/resultatpresentation och de format som används för detta. (Fritextsvar) 9.1.3. Pris 9.1.3.1. Prisredovisning Leverantören ska lämna svar enligt nedan: - Timpris för projektledare - Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa - Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris och ingår i utvärderingen. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Priserna kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. Angivna timpriser och ej timbaserade kostnader ska utgöra takpris vid beställning av uppdrag. % 100,00 Timpris för projektledare. (Prisruta) Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa. (Fritextsvar) Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader. (Fritextsvar) 9.1.4. Utvärderingskriterier 9.1.4.1. Anbudspris Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris. 9.1.4.2. Förmåga att leverera med kvalitet De angivna referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under september månad. Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng. Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att besvara frågorna. Påminnelse kommer att skickas till referensgivare en (1) gång. Om svar inte inkommer till Upphandlingsbolaget inom angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 39 av 56 Refnr.: 547/13 Vid utvärderingen används de två referensuppdrag som har erhållit högst poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält. Poängsättning 5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng Mindre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister 0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts 1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. 2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter beställarens önskemål och organisation. 3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt. 4. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 5. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 6. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5) Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) Enhet: Poäng % 50,00 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 40 av 56 Refnr.: 547/13 10. AVTALSOMRÅDE B5. SPECIALIST MÅLGRUPP TRAFIKANTER 10.1. KRAV OCH UTVÄRDERINGSKRITERIER 10.1.1. Krav Kapacitet och kompetens 10.1.1.1. Specialistkompetens Leverantören ska vara specialist inom området marknads-, opinions- och attitydundersökningar för målgrupp Trafikanter. Med en specialist menar vi en Leverantör som har omfattande kunskap eller förmåga baserad på forskning, studier, metod eller erfarenhet inom målgruppen. Leverantörens specialistkompetens ska ligga inom avtalsområdet. Leverantören ska tydligt beskriva vilken specialistkompetens denna besitter. Leverantören lämnar en beskrivning av sin specialistkompetens inom avtalsområdet som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 10.1.1.2. Organisation Leverantören ska ha en organisation som kan: - arbeta med varierande underlag som kommer från Beställare. - arbeta med allt från ett preliminärt till ett fastställt underlag. - ta uppdrag i olika skeden i undersökningsprocessen. Som bevis ska Leverantören i fritextfältet nedan lämna en kort beskrivning av sin organisation, med information om eventuella Underleverantörer som avses att användas inom avtalsområdet. Leverantören lämnar en beskrivning av sin organisation som bevisar kravuppfyllande. (Fritextsvar) 10.1.1.3. Erfarenhet Leverantören ska ha erfarenhet att som specialist ha utfört uppdrag och undersökningar inom målgrupp Trafikanter. Med trafikanter menar vi bland annat. gående, cyklister, bilister, resenärer i kollektivtrafik och färdtjänst. Exempel på undersökningsområden är bl a studier för trafikantförståelse, användarstudier, nöjd-kund-undersökningar, problemdetekteringsstudier, för-efterstudier, färdmedelsanvändning, uppföljning av nyckeltal, kännedomsstudier, kampanj- och eventuppföljning och koncepttester. . 10.1.1.4. Referensuppdrag Som bevis för erfarenhet av specialistkompetens inom målgruppen ska Leverantören beskriva tre (3) referensuppdrag. Referensuppdragen ska påvisa Leverantörens specialistkunskap. Referensuppdrag nr 3 ska redovisas utförligare, se nedan. Referensuppdragen ska vara externa uppdrag och avse olika uppdragsgivare. Någon av de i anbudet angivna projektledarna ska ha arbetat med referensuppdragen. Beskrivningen ska innehålla information om: - Uppdragsgivarens organisation Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 41 av 56 Refnr.: 547/13 - Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen. - Projektledarens namn - Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre år från sista anbudsdag. - Referensuppdrag 1 och 2: En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning - Referensuppdrag 3: En utförligare beskrivning av uppdraget, innehållande: upplägg, metodval, distributionsmetoder, resultatredovisning och förslag till prioriteringar/åtgärdsplaner Respektive referens ska styrka erfarenhetskravet. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivna referensuppdrag styrker erfarenhetskravet. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan kan visa att kravet är uppfyllt genom att angiven projektledare har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 1 enligt krav. (Fritextsvar) Kortfattad beskrivning av referensuppdrag 2 enligt krav. (Fritextsvar) Utförlig beskrivning av referensuppdrag 3 enligt krav. (Fritextsvar) 10.1.1.5. Projektledare Leverantören ska ha tillgång till projektledare, som behärskar svenska i tal och skrift, med dokumenterat adekvata kunskaper och erfarenhet inom avtalsområdet. Leverantören ska ange 1-2 projektledare samt bifoga CV/meritförteckning eller motsvarande för dessa, innehållande utbildning och relevant erfarenhet som styrker ovanstående krav. Det ska framgå vilken relevant specialistkompetens personerna besitter. Leverantören anger namn på 1-2 projektledare (Fritextsvar) Leverantören bifogar CV/meritförteckning enligt krav. (Bifogat dokument) 10.1.2. Krav Teknik och metod 10.1.2.1. Metodval Leverantören ska kunna arbeta med beprövade vetenskapliga metoder (evidensbaserade metoder). Leverantören ska - ha en sådan metodkompetens att den kan stödja Beställaren i val av metod. - använda en metod som är anpassad till datamaterialets egenskaper. Valet av metod har avgörande konsekvenser på resultatets kvalitet, giltighet och tolkningsbarhet. - inom sin specialitet arbeta med en särskilt målgruppsanpassad metodteknik. - vara lyhörd och aktiv i att implementera nya tekniska lösningar för att tillgodose möjligheten att nå rätt målgrupp på rätt sätt. Leverantören ska redovisa vilken metodteknik man arbetar med och motivera på vilket sätt metodtekniken stödjer det eftersträvade resultatet. Leverantören beskriver metodval enligt krav. (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 42 av 56 Refnr.: 547/13 10.1.2.2. Svarsfrekvens Leverantörens arbetsätt och system ska främja hög svarsfrekvens och representativa värden, specialanpassad till Leverantörens specialistområde och målgrupp. Leverantören redogör för hur arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens och representativa värden. (Fritextsvar) 10.1.2.3. Tillgänglighet Göteborgs Stad strävar efter att bli en stad för alla, så väl för medborgare som medarbetare, i detta ryms bl.a. begreppet tillgänglighet. Tillgänglighet handlar inte bara om den fysiska tillgängligheten utan även om tillgängligheten till information och möjligheten att utöva sina demokratiska skyldigheter och rättigheter. Undersökningar som vänder sig till medborgarna och medarbetarna ska kunna vara utformade både tekniskt och innehållsmässigt på ett sådant sätt att en så stor målgrupp som möjligt ska kunna svara. 10.1.2.4. Tillgänglighet - språk Leverantören ska utforma undersökningen på ett klart och tydligt språk så att de blir lättförstådda för respondenterna. På begäran av Beställaren ska undersökning kunna utformas på Lättläst svenska, efter Språkrådet skrivregler för Klarspråk och/eller liknande. I de fall beställaren utformar undersökningen ska Leverantören kunna tillhandahålla språkgranskning av innehållet i undersökning lämnat av beställaren. Språkgranskning i form av anpassning av innehållet till Lättläst svenska, Språkrådets skrivregler för Klarspråk och/eller liknande, ska kunna ske som en tilläggsbeställning. På begäran av Beställaren ska Leverantören kunna tillhandahålla översättning av innehåll och resultat i undersökningen, i de fall undersökningsmetoderna möjliggör detta. Leverantörens uppfyller ställda krav på språk. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 10.1.2.5. Tillgänglighet - programvara/teknik Leverantören ska ha programvara/teknik för anpassning av enkäter för hjälpmedel åt personer med funktionsnedsättningar. - Webbaserade undersökningar ska: - följa den internationella standarden WCAG 2.0 nivå AA (publiceringsfunktioner samt funktioner för att skapa och publicera rapporter) - utvecklas enligt en standards och inte för en webbläsare - fungera i mobilt gränssnitt - vara strukturerade så att information i PDF-filer är sökbar Resultat av undersökning som levereras i PDF-format ska vara strukturerad så att information är sökbar. Leverantören uppfyller ställda krav på programvara/teknik. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 10.1.2.6. Resultatredovisning Leverantören ska ha en sådan flexibilitet i sin resultatredovisning att data kan levereras till Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 43 av 56 Refnr.: 547/13 Beställare i de format som förekommer på marknaden. Datan ska vara kompatibel med andra system och kunna importeras in i exempelvis Excel, SQL-databaser, SPSS etc. Leverantören ska även vara lyhörd för Beställarens behov av resultatpresentation. Leverantören ska exempelvis kunna redogöra resultat genom; -muntlig presentation -personligt besök -skriftlig rapport -via tabeller, diagram eller andra visningsprogram Leverantören redogör för resultatredovisning/resultatpresentation och de format som används för detta. (Fritextsvar) 10.1.3. Pris 10.1.3.1. Prisredovisning Leverantören ska lämna svar enligt nedan: - Timpris för projektledare - Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa - Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris och ingår i utvärderingen. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Priserna kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. Angivna timpriser och ej timbaserade kostnader ska utgöra takpris vid beställning av uppdrag. % 100,00 Timpris för projektledare. (Prisruta) Redogörelse för de kompetenser som använts i Referensuppdrag 3 , kompetensernas andel i procent samt aktuella timpriser för dessa. (Fritextsvar) Redogörelse för i uppdraget ej timbaserade kostnader. (Fritextsvar) 10.1.4. Utvärderingskriterier 10.1.4.1. Anbudspris Angivet timpris för projektledare utgör anbudspris. 10.1.4.2. Förmåga att leverera med kvalitet De angivna referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under september månad. Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 44 av 56 Refnr.: 547/13 Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att besvara frågorna. Påminnelse kommer att skickas till referensgivare en (1) gång. Om svar inte inkommer till Upphandlingsbolaget inom angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Vid utvärderingen används de två referensuppdrag som har erhållit högst poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält. Poängsättning 5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng Mindre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister 0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts 1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. 2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter beställarens önskemål och organisation. 3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt. 4. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 5. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 6. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5) Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 30,00 Poäng % 50,00 Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) Enhet: Poäng % 50,00 Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 45 av 56 Refnr.: 547/13 11. RAMAVTALSVILLKOR 11.1. Ramavtalsvillkor 11.1.1. Ramavtalets tillämplighet Beställningar från Ramavtalet sker av Beställaren. Ramavtalets villkor gäller även mellan Leverantören och Beställaren. Leverantören förbinder sig att efter beställning genomföra Uppdrag i den omfattning och på de villkor som anges Ramavtalet. 11.1.2. Handlingars rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. 2. 3. 4. 5. Skriftliga ändringar och tillägg till Ramavtalet vilka skriftligen godkänts av båda parter; Ramavtalet; Förfrågningsunderlag; Beställning/Uppdrag/Underavtal; Leverantörens anbud 11.1.3. Allmänna bestämmelser De obligatoriska krav som ställts på Leverantören i upphandlingen är Leverantören skyldig att upprätthålla under hela avtalstiden. Särskilda kontraktsvillkor ska uppfyllas per den tidsangivelse som angetts för respektive villkor. Avgifter som inte överenskommits skriftligen godtas inte oavsett benämning. Eventuell trängselskatt eller liknande skatter och avgifter för att utföra uppdrag enligt detta Ramavtal betalas av Leverantören. Leverantören samtycker till att personuppgifter får lagras, sparas, bearbetas och behandlas i Upphandlingsbolagets register enligt personuppgiftslagen (PUL). Leverantören ska följa gällande lagar, förordningar, direktiv och bestämmelser. 11.1.4. Elektronisk beställning och fakturering Leverantör som tecknat Ramavtal kommer att anslutas till WINST för avtalsexponering. Ramavtalet med bilagor, avtalspriser, kontaktpersoner m.m. kommer att publiceras i WINST. Leverantören ska, på begäran, vara beredd att införa elektronisk fakturering. Beställaren har, efter att elektronisk fakturering införts, rätt att välja mellan att erhålla faktura elektroniskt eller i pappersformat. Beställaren ska vid elektronisk fakturering tillhandahålla Leverantören nödvändig information. 11.1.5. Beställningsförfarande Särskild fördelningsnyckel Vid avrop/beställning som uppskattas understiga 50 000 SEK ska Beställaren välja den leverantör inom avtalsområdet som bäst svarar mot Beställarens krav på efterfrågad kompetens och tillgänglighet för angiven tid. Om Beställaren bedömer att efterfrågad kompetens och tillgänglighet är likvärdig hos flera Leverantörer, avgör kostnaden för uppdraget valet av Leverantör. Förnyad konkurrensutsättning För avrop/beställningar som uppskattas överstiga 50 000 SEK ska samtliga Leverantörer Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 46 av 56 Refnr.: 547/13 bjudas in att lämna anbud för att se vilken Leverantör som bäst motsvarar behovet för det aktuella avropet. Ett avrop/beställning med förnyad konkurrensutsättning kan vara: - ett enskilt uppdrag - flera uppdrag, där avropet/beställningen definieras utifrån tidsperiod eller volym. Vid avrop med förnyad konkurrensutsättning ska Beställaren skriftligt precisera sina krav och behov. Valet av leverantör ska ske med hänsyn till något, några eller samtliga angivna kriterier utöver avtalade minimikrav: - Metod att utföra uppdraget - Kvalitet på tjänstens utförande - Projektorganisationens kompetens och erfarenhet - Referensuppdrag, där Beställaren även kan förbehålla sig rätten att utse egna referenser - Kapacitet - Social hänsyn - Anpassade undersökningar till speciella målgrupper - Administrativa funktioner anpassade enligt standarden WCAG 2.0 - Pris för uppdraget - Leverans- och genomförandetid - Tidsåtgång Om Beställaren väljer att bedöma angivna utvärderingskriterier med t.ex. poäng beskrivs detta i varje enskild förfrågan vid den förnyade konkurrensutsättningen. Beskrivning av hur utvärdering och eventuell poängsättning av tilldelningskriterier ska beskrivas i varje enskild förnyad konkurrensutsättning. Observera att fastställda villkor i Ramavtalet inte kan omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i Ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett enskilt avrop. I de fall Beställaren inte kan avgöra uppdragets omfattning och resursbehov, kan förnyad konkurrensutsättning tillämpas, där samtliga Leverantörer inom A. Generell Leverantör och inom aktuellt avtalsområde med specialister (B1.-B5.) tillfrågas. I dessa fall ska Beställaren ställa samma förfrågan inom båda avtalsområdena samtidigt och tydligt ange att endast en Leverantör kommer att tilldelas. 11.1.6. Beställningsrutiner När Beställare inom försörjningssektorn beställer och Uppdraget dessutom är avsett för verksamhet inom försörjningssektorn gäller bestämmelserna om beställning från ramavtal enligt LUF (2007:1092). I tillämpliga fall ska Uppdrag definieras i underavtal. Underavtal är underordnat Ramavtalet och kan inte förlängas om Ramavtalet upphör att gälla. Eventuellt underavtal ska som huvudregel följa Ramavtalets löptid. Ramavtalets avtalsnummer ska alltid framgå av underavtalet. Automatiska förlängningar av underavtal accepteras inte. Leverantören ska på begäran översända en orderbekräftelse som återger Uppdragets innehåll. Leverantören ska ha rutiner för kundansvarig personal för alla löpande kontakter Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 47 av 56 Refnr.: 547/13 med Beställaren vad avser beställningar, leveranser, reklamationer m.m. 11.1.7. Uppdragets utförande Leverantören ska utföra Uppdraget i enlighet med beställningen och instruktioner samt upprättade kravspecifikationer samt handlingar i övrigt. Leverantören ansvarar för ledning, detaljplanering och genomförande av Uppdraget. Leverantören har en skyldighet att vid beställning av Uppdrag redogöra för behovet av resurser så som exempelvis ekonomiska medel, lokaler, material, information, arbete eller medhjälp som behövs för Uppdragets utförande. Krävs mer resurser än vad som initialt avtalats ska detta omgående framföras till Beställaren och skriftligt godkännande inhämtas innan åtgärd vidtas. Parterna ska gemensamt komma överens om en bindande tidplan och/eller tidpunkt för Uppdragets start och slutförande. Har det inte skett ska Leverantören på Beställarens begäran upprätta förslag till tidplan. Förlängs tiden eller ändras Uppdraget ska tidplanen justeras. Leverantören ska alltid i samråd med beställaren hitta ett bra och rationellt arbetssätt för att på enklaste och effektivaste sätt göra undersökningen tillgänglig för slutanvändaren samt att påminnelser och insamling av svar sker så effektivt som möjligt utan för stora avbrott för verksamheten. Vid genomförande av Uppdraget ska Leverantören använda personer med för ändamålet tillräcklig kompetens samt utse en ansvarig projektledare. Genomförandeprocessen ska vara strukturerad i enlighet med det överenskomna uppdragets karaktär. Om inget annat överenskommits ska genomförandeprocessen innehålla följande punkter eller likvärdigt: 1. Kvalitetssäkring i process (hur den praktiska kvalitetssäkringen ska genomföras, riskanalys) 2. Projektstartmöte (tids- och resursplanering, beslut om avstämningspunkter) 3. Projektgenomförande (planering, kvalitet, säkerhetskopiering) 4. Hantering av avvikelser (projektets status) 5. Löpande uppföljning (kontinuerliga projektuppföljningsmöten, status) 6. Kvalitetssäkring av resultat 7. Dokumentation och avrapportering (säkerhetskopior, sekretess, anonymitet) 8. Kunduppföljning efter projektslut (utvärdering) Beställare får inte nekas leverans av de tjänster som omfattas av Ramavtalet om inte särskilda skäl föreligger. I tider av stor efterfrågan och förlängda leveranstider ska Beställare på Ramavtalet tillhöra Leverantörens högsta prioritet. Leverantören har skyldighet att utan oskäligt dröjsmål byta ut personer om Beställaren begär det och har sakliga skäl för sin begäran, såsom att personen saknar nödvändig kompetens eller att det finns samarbetssvårigheter. Byte eller annan förändring av kompetens som är av den karaktären att den påverkar Uppdraget får ej göras utan medgivande av Beställaren. Uppdraget ska anses vara slutfört när Resultatet slutredovisats och överlämnats i den form som överenskommits mellan parterna och skriftligen godkänts av Beställaren. 11.1.8. Godkännande av Uppdrag Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 48 av 56 Refnr.: 547/13 Beställarens godkännande av slutfört Uppdrag enligt föregående punkt befriar inte Leverantören från ansvar för sådana fel och brister som inte uppenbart kunde upptäckas av Beställaren. 11.1.9. Pris och prisjustering Angivna priser är i SEK exklusive mervärdesskatt. Timpriserna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade personella kostnader, såsom konsultation, möten, dokumentation etc., men inte tryckkostnader, portokostnader och kostnader för SMS-svar. Angivna priser kommer att användas som referenspris vid beställning av uppdrag. Angivna timpriser och ej timbaserade kostnader ska utgöra takpris vid beställning av uppdrag. Avtalade priser är fasta i 12 månader från avtalsstart. Efter första avtalsåret får priset justeras årsvis och ska följa Labour Cost för tjänstemän (preliminärt), privat sektor (LCI tjm), näringsgren M företag inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik, med kvartal 3 2014 som bas. Statistikdatabasen redovisas både på SCB:s webbplats och på Medlingsinstitutets webbplats. 11.1.10. Faktureringsvillkor All fakturering ska göras från Leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från Underleverantör. Leverantören ska förutom lagstadgade uppgifter redovisa följande på fakturan: - Ramavtalets avtalsnummer - Beställarens och Leverantörens referenser - Mottagarkod - Beställningsnummer - Leverantörens organisationsnummer - Plusgiro/bankgironummer - Art och omfattning av utfört Uppdrag - Tidsperiod Specifikation av ersättningsgilla kostnadsposter och momsbelopp I fakturan angivna belopp ska i förekommande fall kunna hänföras till aktuellt projekt, aktivitet och ärende. Avgifter för fakturering accepteras inte. 11.1.11. Betalningsvillkor Betalning ska göras 30 dagar netto efter godkänt Uppdrag samt ankomststämplad och korrekt utställd faktura. Leverantören har endast rätt att fakturera för utfört arbete som godkänts av Beställaren. Beställaren har rätt att från Leverantören få kopior på verifikationer och övrigt underlag som ligger till grund för det arbete Leverantören fakturerat för. Utförs Uppdraget på löpande räkning har Leverantören rätt att få betalt en gång per månad för utfört, redovisat och godkänt Uppdrag. Utförs Uppdraget till fast pris ska betalning ske Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 49 av 56 Refnr.: 547/13 efter överenskommen betalningsplan. Saknas överenskommelse ska betalning ske i sin helhet efter att Uppdraget slutförts och godkänts. 11.1.12. Dröjsmålsränta Leverantören har rätt till dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen (1975:635) vid Beställarens dröjsmål med betalningen av otvistig faktura. Leverantören har rätt till förseningsersättning i enlighet med lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Upphandlingsbolaget respektive Beställaren har rätt till dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen (1975:635) i de fall då Leverantören ålagts att betala vite eller skadestånd och dröjer med detta. 11.1.13. Fel i Uppdrag Uppdraget ska anses felaktigt utfört om resultatet avviker från vad Leverantören har utfäst eller slutresultatet inte redovisas på överenskommet sätt. Leverantören är skyldig att, efter reklamation från Beställaren, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Rättelse ska ske genom att Leverantören fullgör avtalat Uppdrag alternativt korrigerar fel eller brist. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har Beställaren rätt till prisavdrag med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet eller bristen i utförandet av uppdraget. Om Leverantören inte avhjälpt felet senast när vitesperioden enligt punkt 11.1.22 löpt ut ska Beställaren ha rätt att låta annan rätta bristen på Leverantörens bekostnad. Är felet av väsentlig betydelse för Beställaren har Beställaren rätt att häva Uppdraget. Beställaren har också rätt att häva återstående del av Uppdraget om det finns starka skäl att anta att Uppdraget inte kommer att fullföljas utan väsentliga fel. Ett fel i uppdrag ska alltid anses väsentligt om Beställaren är berättigad till maximal vitesersättning och Uppdraget inte slutförts på överenskommet sätt. Leverantören ansvar gäller för fel eller brist som Beställaren har anmält inom skälig tid efter det att Beställaren har märkt felet eller bristen. 11.1.14. Försening Parterna ska informera varandra omedelbart om det finns risk att avtalade tider inte kommer att kunna hållas. Om Leverantören inte påbörjar, fortsätter med eller avslutar felfritt Uppdrag i enlighet med vad parterna har överenskommit och detta inte beror på Beställaren eller något förhållande på Beställarens sida, föreligger försening. Har ingen tid avtalats ska försening anses inträffa efter den tid som får anses skälig med hänsyn till vad som är normalt för uppdrag av samma art och omfattning. Vid försening har Beställaren rätt till vite i enlighet med p. 11.1.22. Vite. Detta oavsett om delar av Uppdraget gjorts på utsatt tid. Beställaren har rätt att häva Uppdraget avseende den försenade delen om förseningen är väsentlig. En försening ska alltid anses vara väsentlig om Beställaren är berättigad till maximal vitesersättning och Uppdraget ännu inte slutförts. Beställaren har också rätt att häva beställningen beträffande återstående del om Uppdraget slutförts till viss del men det finns starka skäl att anta att Uppdraget inte kommer att fullföljas utan dröjsmål även i återstående del. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 50 av 56 Refnr.: 547/13 Beställaren äger rätt att hålla inne så stor del av betalningen som kan motsvara fordran på grund av förseningen. Oberoende av om hävning sker har Beställaren rätt till ersättning för den skada som förseningen åstadkommit. Vad som erlagts i vite ska då avräknas. Leverantören har rätt till ersättning för visade merkostnader som uppstått på grund av försening orsakad av Beställaren. 11.1.15. Implementering, uppföljning, kontroll och prevention Leverantören förbinder sig att kostnadsfritt medverka på ett eller flera informationsmöten för att informera Beställarna om Ramavtalet. Leverantören ska kostnadsfritt medverka till avtalsuppföljning minst en gång per år om inte annat överenskommits. Uppföljningen kommer att utgå från Ramavtalet och kan komma att omfatta alla krav som ställts på Leverantören t.ex. genom att ett slumpmässigt urval av krav kontrolleras. Leverantören ska ha rutiner och tillhandahålla dokumentation som möjliggör att Upphandlingsbolaget löpande kan kontrollera och utvärdera att ställda krav uppfylls. Upphandlingsbolaget är berättigat att anlita en oberoende revisor eller besiktningsman för att verifiera alla ärenden i samband med Ramavtalet, under förutsättning att Upphandlingsbolaget har ett rimligt skäl till detta. Leder sådan besiktning eller revision till en kreditering ska Leverantören stå för kostnaden för revisionen/besiktningen upp till samma belopp som det krediterade beloppet. Göteborgs Stad och Upphandlingsbolaget arbetar aktivt med att säkerställa att oseriösa leverantörer inte förekommer i stadens ramavtal. I arbetet ingår en kontinuerlig uppföljning och prövning av leverantörernas seriositet, bl.a. genom ett samarbete inom Kunskapscentrum i Göteborgs stad. I Kunskapscentrum ingår, förutom Göteborgs Stad, tio myndigheter och ett av målen för samarbetet är att identifiera otillbörligheter i samband med upphandlingar. Upphandlingsbolaget genomför under hela avtalsperioden fortlöpande kontroller av Leverantören och dess eventuella Underleverantörer, bl.a. avseende skattebetalningar. Leverantören förbinder sig att medverka i arbetet med prevention. 11.1.16. Statistik Leverantören ska på Upphandlingsbolagets begäran överlämna statistik för utförda Uppdrag med redogörelse för moment, personalkategori, timmar, tider, priser m.m. Statistik ska i normalfallet erhållas på datormedia. 11.1.17. Försäkringar Leverantören ska under hela avtalstiden upprätthålla erforderliga företagsförsäkringar (inklusive ansvarsförsäkring) till betryggande belopp. Försäkringen ska vara tillräcklig i relation till riskerna med tjänsten. Leverantören ska på begäran förse Upphandlingsbolaget med en kopia på försäkringsbreven samt bevis för att samtliga förfallna försäkringspremier erlagts. 11.1.18. Säkerhet Leverantören ska innan Uppdraget påbörjas ha tagit del av Beställarens säkerhetsföreskrifter och följa dem. Leverantörens personal ska rätta sig efter de instruktioner och anvisningar som Beställarens arbetsledare lämnar. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 51 av 56 Refnr.: 547/13 Det ligger på Leverantörens ansvar att anskaffa och bekosta föreskriven skyddsutrustning och skyddsanordning för sin personal som uppdraget kräver. 11.1.19. Arbetsgivaransvar Leverantören ska se till att arbetet bedrivs i enlighet med författningsföreskrifter, myndighetsbeslut, verksamhetsföreskrifter samt branschregler som syftar till att säkerställa att verksamheten är tillförlitlig ur säkerhetssynpunkt. 11.1.20. Immateriella rättigheter mm Beställaren erhåller äganderätten till allt material och alla arbetsresultat som framkommer vid Uppdragets utförande. Detta innebär bl.a. att Beställaren fritt får utnyttja, förändra, publicera och vidareutveckla uppnått arbetsresultat och överlåta arbetsresultatet på annan. Rättigheten är tidsobegränsad och kostnadsfri. Material tillhandahållet av Beställaren förblir Beställarens egendom och får inte nyttjas av Leverantören till annat än vad som avtalats, utan Beställarens skriftliga samtycke. Detta gäller även utredningsmaterial eller arbetsresultat som Beställaren fått ägande- eller förfoganderätt till. Sådant material ska överlämnas till Beställaren när materialet inte behövs eller senast vid Uppdragets slut. Tekniska underlag såsom datorprogram, dokumentation, utvecklingsverktyg, programkod och dylikt eller metoder, där rättigheterna tillkommer Leverantören eller tredje man förblir Leverantörens eller tredje mans egendom. Leverantören svarar för att tillhandahållna tjänster eller material och resultat, när de används i enlighet med Ramavtalet, inte kränker tredje mans rätt till patent, upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter. Vid ett påstående om intrång i immateriella rättigheter ska Beställaren underrätta Leverantören om intrånget. Leverantören ska på egen bekostnad överta tvisten och föra talan för Beställaren. Leverantören ska också på egen bekostnad tillförsäkra Beställaren rätten till fortsatt nyttjande av Resultatet eller byta ut omtvistad del av Resultatet mot del som motsvarar den utbytta. Om fortsatt nyttjande av Resultatet kan ske under pågående tvist ska Leverantören ställa säkerhet för den förlust som Beställaren kan komma att drabbas av i anledning av påstått intrång. Utöver ersättning för belopp som Beställaren tvingats utge till tredje man äger Beställaren rätt till ersättning för all annan förlust som uppkommer till följd av intrånget. 11.1.21. Sekretess Parterna ska se till att Uppdraget utförs med beaktande av gällande författningar om sekretess, tystnadsplikt, informationssäkerhet och överlåtelse av sekretessbelagd information. Leverantören får inte utan tillstånd från Beställaren lämna ut sekretessbelagd information eller personuppgifter till utomstående. Parterna förbinder sig att hemlighålla konfidentiellt material och konfidentiell information som de får av varandra, om de enligt lag är sekretessbelagda, och att inte använda dem för andra ändamål än de som avses i Ramavtalet. 11.1.22. Vite Om fel i Uppdrag föreligger i enlighet med punkt 11.1.13 Fel i uppdrag, och detta inte beror på befrielsegrund (force majeure) eller på Beställaren har Beställaren rätt till vite. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 52 av 56 Refnr.: 547/13 Vite vid fel i Uppdrag utgår när hela eller viss del av Uppdraget inte godkänts av Beställaren. Vitet utgår för varje påbörjad vecka som felet eller bristen kvarstår med 10 % av värdet för Uppdraget. Vite utgår under maximalt fem veckor. Om försening föreligger i enlighet med punkt 11.1.14 Försening, och detta inte beror på befrielsegrund (force majeure) eller på Beställaren har Beställaren rätt till vite. Vite vid leveransförsening utgår till beställaren för varje påbörjad vecka som förseningen varar med 10 % av värdet för Uppdraget. Vite utgår under maximalt fem veckor. Vite kan inte utgå för både punkt 11.1.13 och 11.1.14. samtidigt. Beställaren äger rätt att antingen tillgodogöra sig upplupet vite genom att göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom 30 dagar från den dag kravet framställdes. 11.1.23. Skadeståndsansvar Bryter Part mot bestämmelse i Ramavtalet och vidtas inte rättelse omedelbart efter anmaning härom skickats, ska parten utge skadestånd till motparten. Skadestånd utgår inte för indirekta skador såsom produktionsbortfall och utebliven vinst såvida Part inte handlat grovt vårdslöst eller med uppsåt. Vite som utgått enligt punkt 11.1.22 ska avräknas från skadestånd enligt denna punkt. 11.1.24. Produktansvar Ingår Vara i tjänsten ansvarar Leverantören för all skada på person eller egendom som orsakas av Varan. Uppstår anspråk mot Beställaren på grund av skadebringande egenskap hos Varan ska Leverantören medverka till att utreda vari skadan ligger samt hålla Beställaren skadelös om skadan sannolikt beror på ett förhållande hos Varan. Leverantörens ansvar består så länge sådana krav kan riktas mot Beställaren. 11.1.25. Befrielsegrunder (Force Majeure) Parterna ska vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt Ramavtalet om utförandet hindras eller oskäligt betungas till följd av händelser utanför Partens kontroll och som inte hade kunnat förutses (force majeure). Såsom befriande omständighet anses bl.a. myndighets åtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, brand, översvämning eller olyckshändelse av större omfattning. I fråga om strejk, lockout och blockad gäller förbehållet även om Part själv vidtar eller är föremål för sådan konfliktåtgärd. Part får då senarelägga leverans utan att motparten behöver ersätta förseningen. Detta gäller så länge force majeure kvarstår. Part är skyldig att genast utföra åligganden enligt Ramavtalet när händelsen av nu nämnt slag upphör. Parterna ska vidta alla rimliga åtgärder för att lindra konsekvenserna av en befrielsegrundande omständighet. Om Ramavtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 60 dagar på grund av befrielsegrundande omständighet äger vardera Parten, utan ersättningsskyldighet skriftligen rätt att frånträda Ramavtalet. Parterna ska verka för att hitta alternativa lösningar så att uppdraget trots ovan hinder kan fullföljas. Om Uppdragets fullgörande inte kan avvaktas under den tid befrielsegrunden föreligger äger Beställaren häva återstående del av Uppdraget. Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 53 av 56 Refnr.: 547/13 Det åligger Part, som önskar åberopa befrielsegrunderna att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande. 11.1.26. Provision Provisionen utgör 1 procent på totalt fakturerat belopp (exkl. mervärdesskatt) avseende samtliga Uppdrag som omfattas av Ramavtalet. Provisionen faktureras Leverantören kvartalsvis av Upphandlingsbolaget och baseras på Leverantörens redovisning av fakturerad volym. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är 30 dagar netto och dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Total fakturerad volym (exkl. skatter) redovisas via www.avtalsredovisning.goteborg.se. I volymen ingår samtlig försäljning av Leverantören och eventuella Underleverantörer. Redovisning ska ske även om ingen försäljning ägt rum eller inga Uppdrag utförts. Användar-ID och lösenord för redovisning erhålls genom kontakt med Upphandlingsbolagets supportavdelning. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att utföra kontroll av redovisad provision. Redovisningen sker kvartalsvis och ska ske enligt följande: Kvartal 1 (1 jan – 31 mars) – tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 18 Kvartal 2 (1 apr – 30 juni) – tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 33 Kvartal 3 (1 jul – 30 sep) – tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 44 Kvartal 4 (1 okt – 31 dec) – tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 4. Upphandlingsbolaget har rätt till vite för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende provisionsredovisningen. Vite utgår först efter att Leverantören efter skriftlig påminnelse inte åtgärdat redovisningsbrister inom 10 dagar. Vite utgår därefter med 3 000 kr för varje påbörjad vecka. Maximalt vite uppgår till 15 000 kr för respektive redovisningsperiod. Upphandlingsbolaget äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åligganden avseende provisionsredovisningen genom att anlita en av Upphandlingsbolaget utsedd auktoriserad revisor. Revisorn ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende Beställning som krävs för kontrollen och inte står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Om kontrollen visar att Leverantören fullgjort sina åligganden svarar Upphandlingsbolaget för kostnaden, i annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. 11.1.27. Underleverantörer Om Leverantören anlitar Underleverantörer ska ett giltigt samarbetsavtal finnas mellan dem. Detta ska på begäran från Upphandlingsbolaget kunna uppvisas senast en månad efter avtalsstart. Efter att anbud har getts in får Leverantören inte anlita eller byta Underleverantör utan Upphandlingsbolagets skriftliga samtycke. Vid byte eller anlitande av Underleverantör ska förfrågan inkomma till Upphandlingsbolaget senast fyra veckor innan planerat byte eller anlitande, om inte synnerliga skäl föreligger. Leverantören ansvarar för att Underleverantör uppfyller samma krav som ställs på Leverantören och ansvarar för Underleverantör som för egen del både vad gäller personal och arbete. Underleverantören får inte anlita egen Underleverantör. 11.1.28. Skyldighet att bistå vid byte av Leverantör Om inte något annat har avtalats, är Leverantören när denne byts ut, skyldig att bistå Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 54 av 56 Refnr.: 547/13 Beställaren med nödvändig information eller material till den nya Leverantören eller till Beställaren, kostnadsfritt om inte annat skriftligen överenskommits. 11.1.29. Överlåtelse av avtal Ingånget Ramavtal får normalt inte, helt eller delvis, överlåtas till ny Leverantör. I undantagsfall, t.ex. vid omorganisation eller försäljning, kan överlåtelse av Ramavtal godkännas. Överlåtelsen ska i förväg godkännas av Upphandlingsbolaget och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av Upphandlingsbolaget och den nya Leverantören. Leverantören äger inte rätt att, utan skriftligt samtycke, överlåta, upplåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt Ramavtalet. 11.1.30. Förändrade ägarförhållanden Om aktierna i Leverantören överlåts i sin helhet ska denna förändring skriftligen meddelas Upphandlingsbolaget för godkännande. Upphandlingsbolaget har vad gäller onoterade bolag rätt att begära in utdrag ur aktieboken för att kontrollera ägarförhållandena. 11.1.31. Förtida upphörande Parterna har rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan om: - Part i väsentligt hänseende begått avtalsbrott och rättelse inte skett inom skälig tid, eller - Part begått avtalsbrott upprepade gånger. Upphandlingsbolaget har en ensidig rätt att säga upp Ramavtalet enligt nedanstående. Innan Ramavtalet sägs upp ska, om möjligt, Leverantören ges möjlighet att vidta rättelse inom 30 dagar. Följande omständigheter ger Upphandlingsbolaget rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan: - Om Leverantören inte upprätthåller ett obligatoriskt krav eller ett särskilt kontraktsvillkor under avtalsperioden, eller - Om Leverantören i väsentlig mån brister i sina förpliktelser enligt Ramavtalet eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör del av Ramavtalet mellan parterna, eller - Om Leverantören begärs eller försätts i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackorduppgörelse, är på obestånd eller kan antas vara på obestånd, eller - Om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter, inklusive manipulation av dokument, i anbudet vilket, om korrekta uppgifter lämnats, skulle ha inneburit att Ramavtal inte erhållits, eller - Vid förändringar i ägarstruktur, omorganisation av verksamheten eller förändringar som på annat sätt kan innebära en väsentlig förändring av avtalsvillkoren och inte är förenligt med upphandlingslagstiftningen eller Leverantören inte skriftligen underrättat Upphandlingsbolaget om en sådan förändring, eller - Om det visar sig att Leverantörens företrädare varit dömd för yrkesrelaterade brott enligt 10 kap. 1 § LOU eller döms för sådant brott under avtalstiden, eller - Om Leverantören eller dess företrädare döms för brott avseende yrkesutövningen, ekonomiska brott eller belagts med näringsförbud enligt lagakraftvunnen dom, eller - Om Leverantören under avtalstiden gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller det under avtalstiden framkommer att Leverantören vid tidpunkten för upphandlingen hade begått sådant fel och detta skulle medfört uteslutning, eller - Om Leverantören anlitat svart arbetskraft, eller - Om Leverantören inte fullgör sina skyldigheter gällande svenska alternativt det egna landets skatter eller sociala avgifter. I underlåtenhet för skatter innefattas även att Leverantören Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 55 av 56 Refnr.: 547/13 lämnat oriktig uppgift eller underlåtit att lämna uppgift till Skatteverket eller motsvarande, eller - Om Leverantören eller dess företrädare bryter mot relevant gällande lagstiftning och detta kan antas inverka på utförandet av Ramavtalets fullgörande, förtroendet för aktuellt Ramavtal eller skada anseendet för Upphandlingsbolaget och Beställare hos allmänheten, eller - Om Leverantören vid upprepade tillfällen inte redovisar korrekt underlag för provision (totalt fakturerad volym) eller vid minst två tillfällen redovisar underlag med ett konstaterat för lågt belopp, eller - Om Leverantören vid minst två tillfällen konstaterat överdebiterat ett utfört Uppdrag mot Beställare, eller - Om domstol eller myndighet fastställer att Ramavtalet ingåtts i strid med upphandlingslagstiftningen, eller - Om andra oegentligheter av allvarlig karaktär från Leverantörens sida förekommit. Under den tid det tar att utreda misstankarna mot Leverantören enligt ovan har Upphandlingsbolaget rätt att tillfälligt ta bort tillgängligheten (s.k. tillfälligt beställningsstopp) för Leverantörens Ramavtal i avtalsdatabasen. Det tvistiga förhållandet som föranlett beställningsstoppet kräver inte att en tvist slutligen avgjorts. Under hela den tid den tvistiga frågan är föremål för utredning och prövning har Upphandlingsbolaget således möjlighet att använda tillfälligt beställningsstopp. Leverantören har inte rätt till ersättning för uteblivna intäkter eller andra kostnader på grund av tillfälligt beställningsstopp. Vid förtida uppsägning har Leverantören rätt till skälig ersättning för nedlagt arbete fram till uppsägningen, dock inte indirekta kostnader. 11.1.32. Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta Ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand lösas genom förhandling Parterna emellan. Om Parterna inte kan komma överens ska tvisten avgöras i Göteborgs tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta uppdrag. 11.1.33. Elektronisk signatur Ramavtalet har signerats av Parterna genom elektronisk signatur. 11.1.34. Accept Ramavtalsvillkor Samtliga ramavtalsvillkor accepteras. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2014-06-10 15:49 Sida 56 av 56 Refnr.: 547/13
© Copyright 2024