Handbok för klubbtjänstemän
Klubbtjänstemäns teamhandbok LA-15.SW Lions Clubs International Lions Clubs International Syften Etik Att organisera, chartra och ha tillsyn över serviceklubbar under namnet Lions Clubs. Att visa min tro på min dagliga gärning som ett kall och sköta den på ett sätt som skapar tillit och förtroende. Att samordna lionklubbarnas aktiviteter och standardisera administrationen. Att sträva efter att göra mitt arbete framgångsrikt. Jag må be om skälig ersättning för min möda, men icke söka vinna orättmätiga fördelar. Att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd mellan jordens folk. Att inte köpa mina framgångar på en annans bekostnad, och att vara lojal mot mina medmänniskor och ärlig mot mig själv. Att främja god samhällsanda hos alla medborgare. Att alltid, om tvekan uppstår beträffande riktigheten i mitt handlande, uppträda mot min nästa som jag önskar att denne skulle uppträda mot mig. Att visa aktiv intresse inom civil, kulturell, social och moralisk välfärd i samhället. Att förena klubbarna med band av vänskap, gott kamratskap och ömsesidig förståelse. Gör vänskapen till ett mål, icke ett medel. Sann vänskap fordrar ingenting för egen del och får aldrig göras beroende av ömsesidiga tjänster. Att utgöra ett forum där frågor av allmänt intresse må fritt och allsidigt dryftas, dock skall klubbarna i politiskt och religiöst hänseende vara neutrala. Alltid fullgöra mina medborgerliga plikter i ord. handling och gärning. Var lojal mot ditt land och ditt samhälle. Att uppmuntra serviceinriktade personer att tjäna på sina hemorter utan personlig ekonomisk belöning, och att uppmuntra till duglighet och stort etiskt ansvar i både privat-, affärs- och yrkesliv. Bistå dina medmänniskor i deras svårigheter. De sörjande behöver ditt deltagande, de svaga och nödlidande ditt stöd. Var försiktig med din kritik och frikostig med ditt beröm. Bygg upp istället för att riva ner. Lions Clubs International Vision ATT VARA DEN GLOBALA LEDAREN avseende samhällsservice och humanitär service. Lions Clubs International Målbeskrivning Att göra det möjligt för de frivilliga att tillhandahålla service i samhället, tillgodose humanitära behov,samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar. 2 Handbok för teamet klubbtjänstemän Innehåll Inledning ……………………………………….…………………………………..… 5 Arbeta i team…………………………………………………………………….…… 6 Klubbledarskap ……………………………….…………………………………….. 7 Tjänstemännens uppgifter Kommittéer Ledarutveckling……………………………………………………………………… 10 Utbildning för klubbtjänstemän Utveckla medlemmarnas ledarskapsförmågor Medlemskap ……………………..………………………………………………… 11 Kvalifikationer Kategorier Transfermedlemmar Återinförda medlemmar Rekrytering och behålla medlemmar Typer Bilda en ny klubb Tidslinje för klubbens verksamhe ………………………………………………… 14 Inför det nya året Förberedelse Sätta upp mål Tillsätta kommittéer Klubbarkivet Ekonomi och budget Klubbverksamhet under året Genomför möten Kommunicera effektivt Hantera korrespondens Delta i zonmöten Distriktsguvernörens klubbesök Delta i distriktsmöten och riksmöten Slutet av året Övergång till nästa års klubbledning Erkänsla vi årets slut Ansök om klubbens excellensutmärkelse Klubbverksamhet ………………………………...……………………………..….. 19 Klubbmöten 2 Idéer om program vid möten Öka mötesnärvaron Närvaro Rapportering och formulär: ............................................... ………………. Medlemskap Klubbtjänstemän Serviceaktivitet Beställa klubbrekvisita Ändring av klubbnamn Beställning av ett nytt charterbrev Sammanslagning av klubbar Varumärkespolicy Status quo och upplösning av klubbar Prioriterad klubbstatus 21 Finanser…………………………………………………………………………….…. 28 Klubbens finanser Finansiellt ansvar Betalningsinstruktioner till LCI Betalningsinstruktioner till LCIF Finansiella rapporter Finansiell avstängning av klubbar Hjälpinsatser…………………………………………………………………………...33 Val av hjälpprojekt Planera hjälpprojekt Uppföljning av hjälpprojekt Utvärdera hjälpprojekt Fira! Marknadsför din klubb…………………………………………..…………………….34 PR E-klubbhus Erkänsla…………………………………………………..………………………….…36 Formell och informell erkänsla Resurser………………………………………...…………………………………….. 36 LCI:s webbplats Webbplatsen MyLCI Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) Tidningen LION och nyhetsbrev Internationellt tema Distriktstjänstemän LCIF LCI:s huvudkontor 3 INLEDNING Gratulerar! Att bli vald till klubbtjänsteman är ett privilegium och ett bevis på att klubbens medlemmar uppskattar dina ledarfärdigheter och förmåga att leda klubbens verksamhet effektivt. Du kommer att ha många möjligheter att inhämta nya kunskaper, förbättra dina färdigheter och att utvecklas till en ännu bättre ledare. Genom att dra nytta av tillfällena att inhämta nya kunskaper och att utvecklas personligen kommer du att få erfarenheter som du har nytta av så länge du lever. Det är klubbtjänstemännens skyldighet att verka för att medlemmarna arbetar som ett sammansvetsat team för att uppnå klubbens mål. Att ha mål och göra upp planer för att uppnå dem är två viktiga steg mot framgång. Varje medlem har en viktig uppgift att fylla. Genom att samarbeta kan medlemmarna medverka till att klubben lever upp till sin fulla potential och gör meningsfulla insatser i samhället. I denna handbok finns information som kommer att hjälpa dig under året som klubbtjänsteman. Organisationen är medveten om att varje lionklubb är unik och att olika människor har olika ledarstilar. Så länge som ni följer de grundläggande bestämmelserna i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) kan ni själva bestämma hur verksamheten ska skötas. (LA-2). 4 Arbeta i team I dagens snabbt föränderliga värld måste medlemmarna förena familj, arbete och frivilliginsatser. Samtidigt som en individuell klubbtjänstemans ansvarsområden kan vara krävande har han/hon möjlighet att dela med sig av utmaningar, idéer och perspektiv till de övriga tjänstemännen. Det här teamet av klubbtjänstemän främjar samarbete och tillhandahåller ett gemensamt fokus och arbetsätt beträffande klubbens verksamhet. Klubbens president, sekreterare och kassör utgör kärnan i klubbtjänstemannateamet, och de arbetar tillsammans för att tillhandahålla effektiva klubbledare. Förutom att övervaka klubbens verksamhet är klubbens president ansvarig för att utveckla teamets strategier, stödja och motivera teamets medlemmar och följa upp teamets alla insatser. Detta samarbetsteams metod kan inte bara förbättra klubbens verksamhet, utan kan även: • ge alla tjänstemän bättre självförtroende att effektivt samarbeta och använda individernas kunskap, färdigheter och talanger. • uppmuntra kreativitet genom kommunikation och att dela utmaningar, möjligheter och idéer som genererar nya insikter eller perspektiv som en enskild person kanske inte skulle ha upptäckt själv. • stödjer uppnåendet av mål inom angiven tid då alla medlemmar arbetar med specifika syften och tar sitt ansvar till stöd för det gemensamma målet. Presidenten är klubbens viktigaste ledare och har mycket att göra. Genom att effektivt delegera lämpliga ansvarsområden till teamet av klubbtjänstemän kan klubbens verksamhet förbättras samtidigt som dessa teammedlemmar förbereds för framtida ledarroller. I teamet av klubbtjänstemän, precis som i alla effektiva team, har varje medlem specifika ansvarsområden och uppgifter. En översikt av dessa poster finns på efterföljande sidor. 5 KLUBBLEDARSKAP Att arbeta i team är en av nycklarna till framgångsrikt ledarskap. Klubbens tjänstemän bör gemensamt bestämma det samarbetssätt som passar dem. Oavsett hur teamet av klubbtjänstemän samarbetar ska ledarteamet säkerställa att klubben har ledarutvecklingsmål och planerar att uppnå dem. Zonordföranden och andra medlemmar av distriktets GLT kan vara en resurs för teamet av klubbtjänstemän vad gäller att skapa och införa en ledarutvecklingsplan. Varje tjänsteman har emellertid sina speciella skyldigheter och befogenheter. Nedan följer allmänna riktlinjer som kan följas när ni fastställer det effektivaste sättet att leda klubben. president Han/hon är klubbens högsta verkställande tjänsteman och leder alla styrelsesammanträden och klubbsammanträden, utfärdar kallelse till alla ordinarie möten och extra styrelsesammanträden och klubbsammanträden, utser ständiga och särskilda kommittéer och samarbetar med ordförandena i dessa för att främja föreskriven verksamhet och rapportering av dessa kommittéer, tillser att föreskrivna valsammanträden sammankallas och avhålls i vederbörlig ordning samt samarbetar med och är aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon klubben tillhör. Klubbpresidenten har inte oinskränkt befogenhet, utan skall handla på direktiv från styrelsen, klubben som helhet, klubbens stadgar och arbetsordning eller organisationens Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2). Närmast föregående president(er) Han/hon hälsar medlemmarna och deras gäster välkomna vid klubbmöten och representerar klubben när nya servicesinnade personer i det samhälle där klubben verkar hälsas välkomna. Vicepresident(er) Om presidenten av någon anledning är förhindrad att fullgöra sina åligganden skall den vicepresident som står närmast i tur fullgöra hans/hennes åligganden med samma befogenheter som presidenten själv. Varje vicepresident skall under presidentens överinseende övervaka verksamheten i de klubbkommittéer som presidenten bestämmer. Sekreterare Han/hon står under presidentens och styrelsens överinseende och ledning och fungerar som förbindelselänk mellan klubben, det distrikt (enkeldistrikt eller deldistrikt och multipeldistrikt) som klubben tillhör, samt organisationen. Sekreteraren: • Skickar månatliga medlemsrapporter, aktivitetsrapporter och andra rapporter till organisationens internationella huvudkontor. • Skickar rapporter på begäran av distriktsrådet. 6 • • • • • Samarbetar med och är aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon klubben tillhör. Ansvarar för, förvarar klubbens handling, till exempel protokoll från klubb- och styrelsesammanträden, närvaro, kommittéuppdrag, valförrättningar, samt medlemmarnas kontaktinformation och betalningar. Sänder i samverkan med kassaförvaltaren, kvartals- eller halvårsvis, uppgifter till varje medlem om vederbörandes avgifter och övriga ekonomiska förpliktelser gentemot klubben, uppbär dessa medel och överlämnar dem till klubbens kassaförvaltare. Ställer i förekommande fall säkerhet för korrekt fullgörande av sin post med det belopp och den borgen som fastställts av styrelsen. Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna klubbens handlingar till sin efterträdare på denna post. Kassaförvaltare Han/hon skall: • Motta alla medel från sekreteraren och andra samt placera dem i den eller de banker, som rekommenderats av finanskommittén och godkänts av styrelsen. • Göra utbetalningar för klubbens räkning med styrelsens medgivande. Alla checkar och andra utbetalningshandlingar skall vara undertecknade av kassaförvaltaren och kontrasignerade av någon annan av styrelsen utsedd tjänsteman i klubben. • Föra klubbkassabok samt ansvara för förvaring av redovisningshandlingar, innefattande kvitton på inbetalningar och utbetalningar. • Sammanställa och till klubbstyrelsen varje månad och halvår överlämna finansiella rapporter. • I förekommande fall ställa säkerhet för korrekt fullgörande av sin post med det belopp och den borgen som fastställts av styrelsen. • Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna klubbens medel, bokföring och andra finansiella handlingar till sin efterträdare på denna post. Medlemsordförande Läs Handboken för klubbens medlemsordförande för mer information. Han/hon skall: • Utarbeta ett medlemsprogram för klubbtillväxt som skall föreläggas styrelsen för godkännande. • Regelbundet uppmuntra medlemmarna vid klubbmötena att rekrytera kvalificerade nya medlemmar. • Se till att rekrytering och retention genomförs på lämpligt sätt i klubben. • Planera och genomföra informationsmöten. • Lämna förslag till styrelsen om hur eventuell medlemsförlust kan minskas. • Samarbeta med de övriga klubbkommittéerna för att fullgöra dessa skyldigheter. • Ingå som medlem i zonens medlemskommitté. 7 Styrelsen Styrelsen består av president, närmast föregående president, vice president(er), sekreterare, kassör, klubbmästare (inte obligatorisk), tail twister (inte obligatorisk), medlemsordförande, filialsamordnare, i förekommande fall, och alla andra valda direktorer. Vad styrelsen kan och inte kan göra anges i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2), Den här informationen finns på organisationens webbplats. Liknande information kan även finnas i klubbens stadgar och arbetsordning. Alla klubbestämmelser, förfaringssätt och villkor som strider mot klubbens, distriktets, multipeldistriktets stadgar och arbetsordning eller organisationens internationella stadgar och arbetsordning är ogiltiga. Styrelsen har följande skyldigheter och befogenheter: (1) Den skall utgöra klubbens verkställande organ och skall genom sina tjänstemän ansvara för verkställandet av de beslut, som godkänts av klubben. Styrelsen skall granska och bereda alla nya ärenden och intentioner inom klubben, innan de framläggs för godkännande av klubbmedlemmarna vid ett ordinarie eller extra klubbsammanträde. (2) Den skall godkänna alla utgifter och får inte sätta klubben i skuld över sina tillgångar eller godkänna utbetalningar utanför de budgetramar och övriga villkor som fastställts vid ett klubbsammanträde. (3) Den skall ha befogenhet att modifiera eller upphäva åtgärder vidtagna av en klubbtjänsteman. (4) Den skall årligen, eller oftare om det anses lämpligt, låta granska klubbens bokföring och verksamhet och ha rätt att begära att en förklaring avges eller en revision görs ifråga om en tjänstemans, kommittés eller klubbmedlems handhavande av någon av klubbens kassor. Varje klubbmedlem, som har fullgjort sina skyldigheter mot klubben, har rätt att efter begäran på lämplig tid och plats ta del av varje sådan revision eller förklaring. (5) Den skall på rekommendation av finanskommittén utse en eller flera banker där klubbens medel skall sättas in. (6) Den skall i förekommande fall godkänna den borgen som klubbens tjänstemän skall ställa. (7) Den får inte godkänna eller tillåta utbetalningar för administrativa ändamål från nettobehållningen av projekt och aktiviteter där medlen har samlats in från allmänheten. (8) Den skall hänskjuta alla frågor, som rör nya affärer och ny policy inom klubben till respektive ständiga och särskilda klubbkommittéer för studium och rekommendation till styrelsen. (9) Den skall med klubbmedlemmarnas godkännande utse klubbens delegater och suppleanter till distriktsmöten (enkel eller del och multipeldistrikt) och internationella kongresser. (10) Klubben måste i sin bokföring ha två olika kassor i enlighet med god bokföringssed. Den första av dem är avsedd för administrativa medel såsom 8 medlemsavgifter, tail twister-böter och andra medel som uppbärs internt. Den andra kassan är avsedd för medel som samlas in från allmänheten för aktiviteter och välgörande ändamål. Alla utbetalningar skall ske i överensstämmelse med stycke (7) ovan. Klubbmästare (inte obligatorisk) Klubbmästaren ska ha uppsikt över och vara ansvarig för egendom och rekvisita tillhörig klubben såsom flaggor, standar, gonggong, ordförandeklubba, sångböcker osv. Han/hon skall även placera varje sak på rätt plats före varje sammanträde och vid sammanträdets slut återföra dem till förvaringsplatsen. Vidare ska klubbmästaren fungera som ceremonimästare vid möten, se till att alla fått lämplig placering samt dela ut medlemsblad, trycksaker och annat som kan behövas för mötet. Av särskild vikt är att se till att nya medlemmar placeras tillsammans med olika grupper vid varje sammanträde, så att de efter hand får tillfälle att lära känna samtliga klubbmedlemmar. Tail Twister (inte obligatorisk) Han/hon ska främja samförstånd, gott kamratskap, skapa liv och entusiasm vid mötena med hjälp av skämtsamma och glada upptåg samt med gott omdöme utdöma böter av klubbmedlemmarna. Bötesföreläggandet kan inte överklagas, dock under förutsättning att det inte överstiger det belopp som fastställts av klubbens styrelse och att ingen medlem bötfälls mer än två gånger under ett och samma möte. Tail twistern kan inte bötfällas med mindre än att alla vid mötet närvarande medlemmar röstar för det. Alla av tail twistern inkasserade medel skall omedelbart mot kvitto överlämnas till kassaförvaltaren. Kommittéer Kommittéerna bidrar till klubbens framgångar genom att koncentrera sig på speciella områden och försäkra sig om att klubbens mål för respektive område uppnås. Det är vanligt att klubbar utser kommittéer för program, hjälpaktiviteter på hemorten, insamlingar, finanser, medlemsutveckling, PR samt stadgar och arbetsordning. Alla klubbar uppmanas också att utse en IT-ordförande för att samordna användandet av modern teknik. De kan också utse andra kommittéer efter behov. LEDARUTVECKLING Leadership Division vid det internationella huvudkontoret tillhandahåller material till distriktets GLT-koordinator, vilket kan användas av klubbarna för att utveckla viktiga ledarfärdigheter. Lions ledarskapsresurscenter på organisationens webbplats erbjuder många resurser och verktyg inom ledarskapsområdet. Klubbtjänstemannautbildning på distriktsnivå Alla distrikt uppmanas att arrangera informationsprogram för klubbtjänstemän, vilka bidrar till utveckling av färdigheter och personlig utveckling. Klubbtjänstemännen uppmuntras att delta i dessa program, som brukar genomföras i samband med ett 9 distriktsmöte eller speciella möten på distrikts-, region- eller zonnivå. Kontakta zonordföranden, distriktsguvernören eller andra medlemmar av distriktets globala ledartem (GLT) för mer information. Resurser för utbildning och information om ansvar för klubbordförande, sekreterare och kassör finns i Ledarresurscenter på LCI:s webbplats. Utveckla medlemmarnas ledarskapsförmågor Alla klubbtjänstemän ska sträva efter att utveckla medlemmarnas ledarfärdigheter. Klubbens medlemmar kommer att vända sig till er för vägledning, motivation och hjälp med att lösa problem vid behov. Tillsammans ska ledarteamet hjälpa klubben att arbeta för att nå målen genom att aktivt engagera medlemmar i kommittéer och/eller serviceprojekt och ge möjligheter till ledarerfarenhet. Som klubbtjänsteman bör du också anstränga dig för att hitta potentiella ledare och uppmuntra deras utveckling för att säkerställa att klubben håller sig vital i framtiden. Ledarskapskommittén, i samarbete med klubbtjänstemän, bör sätta upp ledarutvecklingsmål och planera att uppnå dem under året. När ni har hittat framtida ledare ska kommittén utveckla planer för att vara mentorer för dessa framtida ledare och ge dem utbildningsmöjligheter och erfarenheter både i klubben och utanför. För att stödja dessa insatser erbjuder LCI sina medlemmar flera olika möjligheter till ledarskapsutveckling. Lions utbildningscenter (LLC): Lions utbildningscenter erbjuder alla medlemmar möjlighet att vässa sina kunskaper om Lions grunder och ledarfärdigheter genom interaktiva onlinekurser. I ledarskapsresurscenter finns kurser som handlar om PR, medlemsmotivation, genomföra möten, tala offentligt, och genomföra hjälpprojekt. Syftet med dessa kurser är att utveckla fler effektiva lionledare. Webbseminarier: Webbseminarier är interaktiva kurser på webbplatsen där man med hjälp av internet skapar kontakt mellan deltagarna och instruktörerna. Varje år behandlas flera olika ämnen via LCI:s webbseminarier. Besök ledarskapsresurscenter på LCI:s webbplats för att se vilket webbinarium som skulle vara till bra för dig som tjänsteman och för medlemmarna i din klubb. (Endast engelska och spanska) MEDLEMSKAP Medlemskvalifikationer Myndiga personer, som åtnjuter ett gott anseende i samhället, kan bli medlemmar i en lionklubb. Medlemskap i Lions sker endast genom inbjudan. Använd medlemsansökan när nya medlemmar bjuds in och skicka ansökan till klubbens medlemsordförande eller sekreterare för granskning. Efter granskningen av medlemskommittén överlämnas ansökan till klubbstyrelsen för godkännande. Medlemskategorier Det finns sju medlemskategorier: • Aktiv medlem • Ansluten medlem 10 • • • • • Associerad medlem Hedersmedlem Ständig medlem Allmän medlem Privilegierad medlem Läs mer i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) på LCI:s webbplats för en beskrivning av respektive medlemskategori. Endast hedersmedlem och associerad medlem kan vara medlem i mer än en lionklubb. Transfermedlemmar Klubben kan bevilja medlemskap via transfer för en medlem som redan har avförts från eller som planerar att lämna en lionklubb, förutsatt att: 1. Medlemmen har fullgjort sina skyldigheter vid den tidpunkt han/hon anhåller om transfer eller 2. inte mer än tolv månader har förflutit sedan han/hon avslutat sitt medlemskap i den andra klubben och 3. styrelsen i den nya klubben godkänner transfermedlemmen. Båda klubbarna som är involverade i en transfer måste rapportera medlemmen på den månatliga medlemsrapporten. Ni behöver inte längre skicka in transferformuläret till internationella huvudkontoret. Återinförda medlemmar En medlem som har fullgjort sina skyldigheter kan återinföras av klubbens styrelse. Formuläret för återinförd lionmedlem gör att medlem som hade fullgjort sina skyldigheter när han/hon lämnade sin klubb, kan tillgodoräkna sig tidigare medlemsår i sitt nuvarande medlemskap. Denna förmån kan inte utnyttjas av tidigare medlemmar som har avrapporterats på grund av ej betald medlemsavgift. Rekrytera och behålla medlemmar Att rekrytera nya medlemmar och behålla befintliga är viktigt för lionklubbens framgångar. För att bli framgångsrik är det viktigt att klubben lägger upp och följer strategier för både medlemsrekrytering och retention. För att hjälpa klubbarna erbjuder Lions Clubs International ett flertal resurser som alla finns på LCI:s webbplats: • Vår Bara fråga! den nya handboken för att rekrytera nya medlemmar beskriver fem steg för att utveckla medlemskapet och är avsedd för klubbar som vill rekrytera nya medlemmar och utföra fler hjälpinsatser. • Vår Vägledning i att tillgodose medlemmarnas intressen ger klubbarna information om hur de kan tillhandahålla en meningsfull klubbupplevelse och uppfylla medlemmarnas förväntningar. • Kursen Klubbens excellensprocess hjälper till att utvärdera klubben i en seminarieprocess i fyra steg för att se i vilken riktning klubben leder sina medlemmar. Under processen genomför klubbarna Hur utvärderar du din klubb? en enkät och Bedömning av samhällsbehov för att lära sig mer om klubben och det samhälle klubben hjälper. 11 Medlemsformer Varje klubb behöver medlemmar för att kunna uppnå sina mål avseende hjälpinsatser. Av den anledningen tillhandahåller LCI flera olika medlemsformer. Formulär som nämns i avsnitten nedan finns på LCI:s webbplats. • Vanlig medlem Vanligt medlemskap är för människor som är intresserade av frivilligprogram, samhällsservice och att göra världen till en bättre plats. Vanliga medlemmar betalar en inträdesavgift (USD 25) och full internationell medlemsavgift (USD 43). Ytterligare avgift till klubb, distrikt och multipeldistrikt tillkommer. • Familjemedlem Genom Familjemedlemsprogrammet kan familjer som går med i samma lionklubb få en reducerad medlemsavgift. Den första familjemedlemmen (huvudmannen i hushållet) betalar full internationell medlemsavgift (USD 43) och upp till fyra efterföljande kvalificerade familjemedlemmar betalar endast halv internationell medlemsavgift (USD 21,50). Alla familjemedlemmar måste betala inträdesavgiften (USD 25). Familjemedlemskap är öppet för familjemedlemmar som (1) kvalificerar för medlemskap i Lions, (2) förnärvarande är medlemmar, eller går med, i samma klubb och (3) bor i samma hushåll och är släkt genom födsel, äktenskap eller på annat juridiskt sätt. För att certifiera familjemedlemmar ska klubbsekreterarna fylla i Certifieringsformulär för familjer och skicka in MMR (c23a) eller fylla i certifieringen genom att skapa familjeenheten på MyLCI webbplats: http://mylci.lionsclubs.org • Studentmedlem Studentmedlemskap gör det möjligt för studenter att träffa nya vänner samtidigt som de hjälper andra i samhället. Studerande som är inskrivna vid en utbildningsinstitution och som är från från myndig ålder till och med 30 år betalar ingen inträdesavgift och endast halv internationell medlemsavgift (USD 21,50). Studenter äldre än 30 år som går med i en lionklubb vid en högskola eller ett universitet betalar USD 10,00 i inträdesavgift och full internationell medlemsavgift. För att certifiera studentmedlemmar ska klubbsekreterarna fylla i Certifieringsformulär för studenter och skicka in MMR (c23a) eller fylla i certifieringen och lägga till studentmedlemmen på MyLCI webbplats http://mylci.lionsclubs.org • Leo Lion-medlemmar Leo-Lion-medlemskap gör det möjligt för nuvarande eller tidigare leomedlemmar att fortsätta att utföra frivilligarbete med LCI som lionmedlem. Tidigare leomedlemmar betalar ingen inträdesavgift när de går med i en lionklubb. Tidigare leomedlemmar från myndig ålder till och med 30 år, som har varit medlem i en leoklubb under minst ett år och en dag, betalar halv internationell medlemsavgift (USD21,50). För att certifiera en tidigare leo- eller leo-lionmedlem fyller klubbsekreterare i formuläret Leo-till-Lion-certifiering och överföring av tidigare medlemsår. Medlemmen kan läggas till via MyLCI eller via MMR (c23a). 12 • Unga vuxna Unga vuxna från myndig ålder till och med 30 år är befriade från inträdesavgift och betalar halv internationell medlemsavgift (USD 21,50) när de går med i en Leo lionklubb. För att certifiera en ung vuxen medlem fyller klubbsekreterare i formuläret Leo-till-Lion-certifiering och överföring av tidigare medlemsår. Medlemmen kan läggas till via MyLCI eller via MMR (c23a). Bildande av nya klubbar: Att bilda eller stå fadder för en ny lionklubb i ett närliggande område är ett effektivt sätt att få in flera personer i organisationen. Nya klubbar ökar antalet lionmedlemmar som kan hjälpa människor i nöd och de skapar även möjligheter för gemensamma serviceprojekt. Organisationen erbjuder flera olika typer av klubbar. Besök LCI:s webbplatsför mer information om olika typer av klubbar. Kontakta New Clubs Department för mer information om utveckling av nys klubbar eller för att beställa ett organisationspaket för klubbar. För frågor om medlemskap, kontakta Membership Development Division via extension@lionsclubs.org. TIDSLINJE FÖR KLUBBENS VERKSAMHET Som klubbtjänsteman kommer du att vilja planera ditt arbete. Den föreslagna tidslinjen innehåller några (inte alla) av de handlingar som bör genomföras under varje tidsperiod. Inför det nya året Förberedelse De flesta tjänstemän börjar förbereda sig inför sin ämbetsperiod innan de intar sin post, eventuella slutgiltiga förberedelser kan göras i början av ditt ämbetssår. Använd de många resurser som finns tillgängliga för att lära dig mer om din klubb, dess medlemmar och den internationella organisationen. De avgående tjänstemännen kan ge värdefull hjälp i detta skede. De tillträdande tjänstemännen bör dock försäkra sig om att de inte inkräktar på de avgående tjänstemännens område innan de officiellt tillträder befattningarna. De mest effektiva lionklubbarna identifierar regelbundet sätt för att utöka effekten av deras humanitära service, utveckla ledare och tillgodose klubbmedlemmarnas behov och förväntningar. De ser till att säkerställa att de fortsätter göra värdefulla insatser på sina hemorter och för sina medlemmar. Det är viktigt att utveckla och genomföra en plan eller en “planritning” som vägleder er. Planen kanske ändras med tiden allt eftersom nya behov dyker upp och nya möjligheter identifieras, men att följa en väl genomtänkt plan är viktigt för klubbens framgång. Verktyget Planritning för en starkare klubb är en enkel process för att ta fram en strategisk klubbplan med betoning på fyra viktiga dimensioner: klubbdrift, service, ledarutveckling och medlemskap. För mer information, se Planritning för en starkare klubb på LCI:s webbplats. 13 Sätta upp mål Det är allmänt känt att en av nycklarna till framgång är att sätta mål och lägga upp en handlingsplan. Engagera medlemmarna att skapa mål ökar motivationen att uppnå dem. Gå igenom kvalifikationerna för klubbens excellensutmärkelse innan du sätter dina mål. Ni bör i samarbete med ert ledarteam lägga upp en strategisk plan för ert år där ni inkluderar era mål för klubben och hur ni planerar att uppnå dem. Se Planritning för en starkare klubb på LCI:s webbplats för vägledning om hur man utvecklar en strategisk plan. Resurser om att sätta upp mål finns på Ledarresurscenter på LCI:s webbplats. Tillsätta kommittéer En av klubbpresidentens viktigaste uppgifter är att tillsätta kommittéer och ordförande. Att delta i en kommitté förbereder medlemmar för att bli ordförande och att vara kommittéordförande förbereder medlemmar för att bli klubbtjänstemän. Erfarenheterna visar att en medlem som är involverad i klubbens aktiviteter fortsätter att vara medlem. Presidenten bör tillsätta ordförande i samråd med klubbens vice president (er), vilka brukar ha nära samarbete med kommittéernas ordförande under året. Vid val av ordförande bör medlemmarnas färdigheter och kunskaper beaktas. Om den sittande presidenten ger sitt samtycke kan den tillträdande presidenten tillkännage sina ordförande innan han/hon tillträder sin befattning. Under året ska klubbens ledarteam ha gott samarbete med kommittéordförande och ge dem aktuell information, uppmuntran och motivation. Enligt organisationens Normalstadgar och arbetsordning skall presidenten tillsätta en nomineringskommitté Notera att enligt bestämmelserna i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb bör kommittén vara tillsatt innan mars månad och klubbvalen skall genomföras innan den 15 april. Valda tjänstemän ska rapporteras på Formulär för tjänstemannarapportering (PU-101) eller via MyLCI:s webbplats: http://mylci.lionsclubs.org. Klubbarkivet Varje klubbpresident har sin uppfattning om hur arkiveringen bör skötas. Det är därför en god idé för klubbtjänstemännen att tillsammans dra upp vissa riktlinjer för sådana detaljer som till exempel protokollföring, bokföring och medlemsregister. Alla handlingar bör vid verksamhetsårets slut överlämnas till efterträdarna. Ekonomi och budget Det finns flera ekonomiska frågor som bör behandlas vid årets början. • Sammanställa budgeten: Upprättande av klubbens administrativa budget och aktivitetsbudget är en av kassaförvaltarens viktigaste uppgifter. Det bör ske i samråd med finanskommittén och klubbens president. Det är viktigt att göra en prognos för intäkter och kostnader samt att prioritera behoven. Det är också viktigt att regelbundet följa upp och kontrollera att man håller sig inom budgeten. 14 • Hantera bankärenden: Kassören och finanskommittén bör lägga fram förslag på lämplig bank till styrelsen och rekommendera firmatecknare. Kassaförvaltaren skall bokföra alla utbetalningar och inbetalningar samt hålla kassaställningen ständigt aktuell så att ekonomiska frågor lätt kan besvaras. • Fastställa medlemsavgifter: Kassaförvaltaren skall i samverkan med finanskommittén fastställa årsavgiften, vilken måste godkännas av styrelsen och av klubbens medlemmar. Vid beräkningen av detta belopp bör hänsyn tas till hur mycket pengar som krävs för att driva klubben och genomföra hjälpinsatser. I beräkningen av avgiften bör även hänsyn tas till avgifter till distriktet respektive den nationella och internationella avgiften. Årsavgiften betalas i regel i förväg och vanligen varje halvår. Faktura skickas vanligen till klubbens medlemmar minst tio dagar före respektive halvårsperiod. Klubbverksamhet under året Genomför möten Alla möten leds av klubbpresidenten, Sammanställa och följa en dagordning och använda allmänt antagen mötesteknik, till exempel Robert’s Rules of Order,) säkerställer att mötena löper lugnt och är produktiva. vilket gör det lättare för presidenten att i förekommande fall hantera konflikter och/eller problem. Att hantera problem som uppstår är inte alltid så enkelt. Medlemmarna förväntar sig och förlitar sig på att klubbpresidenten leder klubben på ett bra sätt. Dagordningen varierar från klubb till klubb och kan anpassas för att passa respektive klubb. En typisk dagordning kan se ut så här: • Presidenten öppnar mötet • Presentation av gäster • Program (gästtalare, underhållning, etc.) kan antingen genomföras före eller efter mötesförhandlingarna • Uppläsning och godkännande av föregående mötesprotokoll • Kassörens rapport • Bordlagda eller ej avslutade ärenden • Nya ärenden • Avslutning. Klubbens sekreterare är i regel ansvarig för följande: • Sammanställa en dagordning tillsammans med presidenten, • Informera deltagarna om tid och plats för mötet, • Föra mötesprotokoll under mötet, • Registrera närvaro, utmärkelser som överlämnas med mera. Kommunicera effektivt Det är viktigt för klubbtjänstemännen att kommunikationen hålls öppen mellan ledargruppens medlemmar, ledarna och styrelsen, klubbens medlemmar, distriktets tjänstemän och allmänheten. Att hålla medlemmarna uppdaterade om klubbens verksamhet och aktuella frågor osv., samt hjälpa dem att möta utmaningar, ingår också 15 i uppgifterna under året. Om det uppkommer en tvist mellan klubbmedlemmar eller mellan en klubbmedlem och klubben finns det bestämmelser hur den ska lösas i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2). Hantera korrespondens Klubbens tjänstemän brukar få en hel del korrespondens, vilken bör besvaras så snabbt som möjligt. Delta i zonmöten Zonmöten är till stor nytta och hjälp för klubbtjänstemännen. Vid zonmöten har klubbarnas tjänstemän möjlighet att utbyta idéer om program, hjälpprojekt, insamlingar och medlemsfrågor och likaså att planera gemensamma aktiviteter. Förutom klubbtjänstemän kan andra potentiella framtida ledare uppmuntras att delta i zonmöten då de ger bra information och en möjlighet att träffa andra lionmedlemmar från klubbar i ert område. Distriktsguvernörens klubbesök Det ingår i distriktsguvernörens uppgift att besöka klubbarna i distriktet, för att följa upp verksamheten i respektive klubb. Klubbarna uppmuntras till att använda besöket för att stärka relationen med tjänstemännen i distriktet. Efter det att dag och tid för mötet har fastställts bör klubben skicka en dagordning till distriktsguvernören och avsätta tid för honom/henne att tala till medlemmarna. Under året bör klubbarna informera distriktsguvernören om större aktiviteter och projekt. De årliga klubbesöken kan genomföras individuellt eller som sambesök med flera klubbar inom samma zon. Delta i distriktsmöten och riksmöten Distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser är utmärkta tillfällen för lionmedlemmarna att lära sig mer om organisationen och att träffa andra medlemmar. Ha som klubbmål att ett antal medlemmar ska delta, som har identifierats som framtida ledare. Slutet av året Övergång till nästa års klubbledning När ni tog över klubbens ledning kanske ni vände er till era företrädare för råd och vägledning och era efterträdare vill säkert gärna ha råd och vägledning från er. Ge dem i så fall information om klubbens verksamhet och saker som ni anser att de bör känna till och överlämna klubbens handlingar till dem. Diskutera planer och projekt som inte är slutförda och som kommer att fortsätta under nästa år. Erkänsla vi årets slut Var noga med att tacka dem som har stöttat dig i dina insatser under året. Såväl klubbens medlemmar som allmänheten och andra som har hjälpt klubben brukar uppskatta att deras insatser uppmärksammas. 16 Ansök om klubbens excellensutmärkelse: Ansökan ska fyllas i av klubbens sekreterare och undertecknas av vederbörliga distriktstjänstemän innan det sänds till LCI English Language Department för handläggning. Ansökningar som kommer in efter den dag som finns angiven på formuläret kan inte få utmärkelsen. Ansökningar som anländer senare kommer inte att beaktas. Ansökan kan laddas ner från organisationens webbplats på vårt Klubbresurscenter. 17 KLUBBVERKSAMHET En bra klubbverksamhet tillfredsställer medlemmarna och får dem att vilja stanna kvar i klubben. Som ledare har du möjlighet att säkerställa att klubbens möten och den allmänna klubbupplevelsen är meningsful och berikande. Oavsett om det handlar om mötesledning eller hur effektivt hjälpprojekten genomförs är alla evenemang och all kommunikation en del av den allmänna klubbupplevelsen. För att bedöma hur nöjda klubbmedlemmarna är generellt, använd enkäten Hur utvärderar du din klubb? som finns på LCI:s webbplats. Klubben kan också delta i Klubbens excellensprocess som innehåller medlemsenkäten. Klubbmöten: Klubbmöten är en viktig del när det handlar om att tillgodose medlemmarnas behov. Klubbmöten tillhandahåller en plattform för engagemang, kamratskap och erkänsla. De bör vara positiva och informativa samt ge en känsla av samhörighet. Uppmuntra alla att delta. Kom ihåg att ge medlemmarna tid till att prata, bilda nätverka och byta visitkort. För mer material om att förbereda effektiva klubbmöten kan du genomföra onlinekursen Leda möten, i Lions utbildningscenter (LLC). Idéer om program vid möten: De flesta klubbmöten innehåller program som är till nytta och glädje för medlemmarna. Klubbens program kan informera eller underhålla. De kan vara berikande för medlemmarna, både personligen och i yrket. Politiska och religiösa diskussioner bör undvikas, men klubbmöten är en utmärkt möjlighet för medlemmar och gäster att lära sig mer om det lokala samhället och frågor som kan vara av intresse för klubbens medlemmar. Det finns många personer som kan presentera intressanta program, till exempel: • Lokala samhällsledare t.ex. - en borgmästare, lokalpolitiker, polis- eller brandchef, rektor osv. Klubben kommer inte bara att ha nytta av deras program, utan du får även möjlighet att presentera dessa inflytelserika personer för klubben. • Lokala företagsledare till exempel ägare och/eller VD i medlemmars företag, representanter i lokala företagarföreningen eller kongress- och turistbyrån. • Mottagare av klubbens hjälpinsatser – bjud in dem som har haft nytta av klubbens hjälpinsatser att tala för att därmed motivera medlemmarna att fortsätta engagera sig för att hjälpa behövande. • Kulturorganisationer – till exempel museer, teatrar och orkestrar kan framföra intressanta och informativa program som ger lite variation. • Handikapporganisationer t.ex. Special Olympics, lokala blindhjälpsorganisationer, lokala handikappföreningar, grupper som ger stöd till äldre med mera. Dessa grupper kan komma att ansöka om finansiellt stöd från 18 klubben och/eller be att klubbens medlemmar hjälper till med konkreta hjälpinsatser. • Distriktets kommittéordförande Lär dig mer om statusen för distriktets viktiga projekt för att uppmuntra klubben att stödja dem. • Program som inte kräver förberedelser – Ha några program redo som kan användas snabbt i de fall ett program av någon anledning inte kan genomföras. Följande är några exempel på program: o visa Internationella programmets video och diskutera hur klubben bidra till organisationens mål för året, o genomföra ett möte om rekrytering och komma med kreativa idéer om hur ni kan rekrytera nya medlemmar, o be PR-ordföranden rapportera status för publicitetsinsatser och hur klubben uppfattas på hemorten. Ha en lista över dessa "nöd"-program till hands och använd något av dem om ett annat program måste ställas in. Öka mötesnärvaron Se till att mötets datum, tid och plats passar alla medlemmar. Se till att det är en lämplig möteslokal där alla medlemmar kan få plats. Använd olika kommunikationsmetoder för att uppmuntra till mötesnärvaro, till exempel e-post, brev och telefonsamtal. All kommunikation bör vara optimistisk och innehålla en positiv beskrivning av mötets program samt betona betydelsen av att alla medlemmar deltar i klubbens aktiviteter. Bjud in medlemmar och potentiella medlemmar och be dem att ta med sig vänner. Även om någon missar ett möte bör han/hon behållas på inbjudningslistan. Ring alla medlemmar som har missat mer än ett möte för att ta reda på varför de inte närvarat vid mötena. Håll dem informerade om nyheter och framsteg gällande serviceprojekt. Ge en detaljerad statusrapport om varje klubbprojekt och uppmuntra dem till att bli involverade. Framför ett intressant program och/eller presentation vid varje möte. Närvaro Det är klubbtjänstemännens ansvar att följa upp och anteckna medlemmarnas mötesnärvaro, fastställa regler för gottgörelse av frånvaro och att verifiera att medlemmarna har uppfyllt kraven för deltagande i klubbmöten. Medlemmar som inte närvarar vid möten bör uppmuntras att engagera sig mer. Det är lika viktigt att uppmärksamma medlemmar som är aktiva så att de fortsätter att vara engagerade. Utmärkelser för perfekt närvaro finns för medlemmar som har deltagit i alla ordinarie klubbmöten under ett år eller som har gottgjort frånvaro enligt gällande 19 bestämmelser. Perioden kan börja när som helst och behöver inte sammanfalla med verksamhetsåret. Utmärkelser som ger erkänsla för närvaro samt utmärkelser som ger erkänsla för utomordentliga insatser finns i Lions officiella rekvisitakatalog. Rapportering och formulär Rapportering är viktig i alla organisationer och LCI har arbetat mycket hårt för att förenkla rapportering genom införandet av MyLCI. När du har inrapporterats som klubbtjänsteman till LCI:s huvudkontor kommer du att få ett meddelande via e-post som välkomnar dig till MyLCI. Det sker normalt första veckan under verksamhetsåret. Från slutet av maj till 1 juli kommer tjänstemän som är nya på MyLCI att ha tillgång till dess utbildningsavsnitt. För att använda MyLCI måste tjänstemannen skapa ett användarnamn och lösenord. För att skapa ett lösenord behöver du ditt medlemsnummer och en unik e-postadress. Om du har använt MyLCI tidigare kan du använda samma användarnamn och lösenord som sist. Med start 1 juli har du full åtkomst till MyLCI beroende på vilken klubbpost du innehar. Klicka på MyLCI:s supportpanel för svar på frågor om den funktion du använder. Frågor om registrering, lösenord eller medlemsrapportering kan skickas till mylci@lionsclubs.org. För att komma till MyLCI, följ länken nedan eller klicka på http://mylci.lionsclubs.org/ • Besök LCI:s hemsida på www.lionsclubs.org eller http://www.lionsclubs.org/EN/index.php • Klicka på länken MyLCI, längst upp i mitten, på sidan. Klubbens tjänstemän bör sätta sig in i de olika formulär som skall sändas in regelbundet samt den läsa den information som finns tillgänglig. Notera att pappersversioner av dessa formulär även finns tillgängliga för nedladdning på organisationens webbplats. • Månatlig klubbmedlemsrapportering (MyLCI/c23a) Alla lionklubbar ombeds att rapportera medlemsförändringar varje månad. Även om det inte är några ändringar bör klubbarna rapportera ”Inga ändringar under månaden”. Månatlig rapportering säkerställer korrekt fakturering, utskick av tidningen och annat, utmärkelsekriterier och andra förmåner. För att komma till MyLCI, följ länken nedan eller klicka på http://mylci.lionsclubs.org/ • Gå till LCI:s hemsida på www.lionsclubs.org eller http://www.lionsclubs.org/SW/index.php • Klicka på länken MyLCI längst upp i mitten på sidan. • Ange användarnamn och lösenord för att logga in på MyLCI. Klubbpresidenter och sekreterare kan skicka in sina månatliga medlemsförändringar på webbplatsen MyLCI. Medlemsändringar som inrapporteras via MyLCI registreras 20 omedelbart och det internationella huvudkontoret, distriktets och multipeldistriktets tjänstemän och ordförande kan ta del av informationen. Aktuell rapporteringsmånad är öppen för insändande av rapporter under hela månaden – från den första till sista aktuella dagen för respektive månad. När "inga ändringar finns att rapportera för månaden" väljs kommer efterföljande inrapporteringar för den månaden att tillåtas. Relaterade rapporter uppdateras därefter. Rapporteringen stängs den sista kalenderdagen varje månad klockan 24.00 (midnatt) Central Standard Time (CST). Notera: Webbplatsen MyLCI endast accepterar rapporter från den innevarande kalendermånaden. Du har möjlighet att gå tillbaka upp till två (2) månader, tidigare rapporter kommer att visas i detaljavsnittet för den aktuella kalendermånadens rapport. För rapporter som är äldre än två månader måste du skicka in en pappersrapport, formulär c23a, till Member Service Center. Använd adressen som anges nedan. Medlemsrapporter kan inte skickas in i förväg för framtida månader. Klubbpresidenter och sekreterare kan även skicka in sina månatliga medlemsändringar via pappersformuläret (c23a). Medlemsrapporteringsformulär som tas emot senast den 20 i månaden (till exempel 20 juli, 20 augusti) kommer att registreras samma månad. Pappersrapporten MMR går att ladda ner från LCI:s webbplats genom att ange sökordet c23a i sökfältet. Du kan även beställa den från Member Service Center via adressen som anges nedan. Pappersrapporten MMR kan skickas till Member Service Center via post, fax eller epost på adressen nedan. Lions Clubs International Member Service Center 300 W. 22nd Street Oak Brook Illinois, 60523 USA Telefon 630 468 3830 Fax 630 706 9295 E-post memberservicecenter@lionsclubs.org • Lionklubbarnas månatliga serviceaktivitetsrapport En av de bästa sakerna med att vara medlem i Lions är möjligheten att få hjälpa våra lokala samhällen och tillgodose humanitära behov runtom i världen. Klubbsekreterare ombeds att inrapportera klubbens serviceaktiviteter när en aktivitet genomförs. Serviceaktivitetsrapportering hjälper oss att mäta vår påverkan och det hjälper våra ledare på distrikts- multipel- och internationell nivå att förstå de lokala klubbarnas behov och intressen, och inspirerar andra lionmedlemmar med våra framgångsrika aktiviteter och tillhandahåller ett sökregister för årets aktiviteter. MyLCI används för att inrapportera serviceaktiviteter. Klubbpresidenter och sekreterare kan skicka in och uppdatera information om aktiviteter, och alla klubbtjänstemän som har tillgång till MyLCI kan se serviceaktivitetsrapporterna. När en serviceaktivitet har inrapporterats kommer informationen omedelbart att 21 finnas tillgänglig för distriktets och multipeldistriktets tjänstemän och ordförande. När inga serviceaktiviteter genomförs under en viss månad behöver man inte registrera någon serviceaktivitetsinformation för den månaden. Klubbsekreterarna kan inrapportera klubbens serviceaktiviteter online med dessa enkla steg: • Besök LCI:s webbplats: www.lionsclubs.org • Klicka på: MyLCI högst upp på hemsidan • Ange användarnamn och lösenord för att logga in på MyLCI. • När du har loggat in klickar du på Min lionklubb högst upp på sidan, välj därefter "serviceaktiviteter" i menyn. • Klicka på "Lägg till aktivitet" högst upp på sidan och fyll i de olika fälten. • Klicka på "Spara" när du har angivit all nödvändig information. Aktiviteten bör nu visas på översiktssidan. Om du kryssar Dela din historia kan andra klubbar se information om er serviceaktivitet. • Repetera de två sista stegen för att lägga till ytterligare aktiviteter. När den månatliga serviceaktivitetsrapporteringen genomförs på webbplatsen kan klubbsekreterarna: • Föra ett välorganiserat och sökbart register över klubbens serviceaktiviteter • Ladda upp två fotografier för varje serviceaktivitet. • Använda verktyget "specialaktivitet" för att rapportera återkommande serviceaktiviteter. • Ange servicemål och följa upp klubbens framsteg. • Använda supportpanelen för att ta del av fler instruktioner eller verktyg relaterade till ett specifikt område av rapporten. • Söka efter aktiviteter (till exempel foton och projektbeskrivningar) som andra klubbar runt om i världen har lagt upp. Sekreterare som använder MyLCI ska se till att klubbens serviceaktiviteter inkluderas i organisationens årliga rapport om serviceaktiviteter och övriga rapporter som distriktstjänstemännen har tillgång till via MyLCI. LCI tar inte lägre emot serviceaktivitetsrapporter på papper via post, e-post eller fax. Serviceaktiviteter kan inrapporteras under hela året fram till och med den 15 juli nästa verksamhetsår. Aktiviteter som inrapporterats av klubben kommer att finnas kvar på webbplatsen i två år efter det år som aktiviteten genomfördes. Besök LCI:s webbplats och sök efter ”aktivitetsrapport” för mer information. Om du önskar teknisk hjälp kontaktar du LCI:s supportcenter via e-post mylci@lionsclubs.org eller telefon 630 468 6900. • Inrapportera klubbtjänstemän: 22 Varje år, efter det att en klubb har valt nya tjänstemän, ombeds klubbarna att inrapportera de nya klubbtjänstemännen till det internationella huvudkontoret. När nya tjänstemän inrapporteras: • Hitta en klubb (sökmotorn på organisationens webbplats) återspeglar de nya tjänstemännen. • Ny tjänstemän kommer motta utskick från det internationella huvudkontoret och distriktet. • De nya tjänstemännen kommer att ha behörighet och kan använda webbplatsen MyLCI. Av samma anledning ber vi dig även inrapportera eventuella ändringar som sker under året. Vi ber att varje klubb inrapporterar sina nyvalda eller omvalda tjänstemän till det internationella huvudkontoret senast den 15 maj varje år. När du skickar in din tjänstemannarapport online ser du att det finns en post kallad “direktor”. Här kan du registrera fler av klubbens styrelsemedlemmar som inte har någon annan tjänstemannatitel. Klubbpresidenter och sekreterare kan inrapportera den nya tjänstemannainformationen och ändringar via MyLCI:s webbplats. Tjänstemän som inrapporteras via MyLCI registreras omedelbart och det internationella huvudkontoret, distriktets och multipeldistriktets tjänstemän och ordförande kan ta del av informationen. Klubbpresidenter och sekreterare kan även inrapportera sina nya tjänstemän och/eller ändringar via pappersformuläret Inrapportering av klubbtjänstemän (PU101). PU101 på papper kan även laddas ner på LCI:s webbplats genom att söka efter Inrapportering av tjänstemän eller PU101. Pappersrapporten Inrapportering av klubbtjänstemän kan skickas till Member Service Center via post, fax eller e-post. Lions Clubs International Member Service Center 300 W. 22nd Street Oak Brook Illinois, 60523 USA Telefon 630 468 3830 Fax 630 571 1687 E-post memberservicecenter@lionsclubs.org • Formulär för beställning av klubbrekvisita: (M74): Detta formulär kan användas för att beställa rekvisita från det internationella huvudkontoret. Tänk på att beställa all rekvisita i god tid. Klubbtjänstemän och/eller medlemmar kan beställa via Lions onlinebutik och/eller ladda ner beställningsformulär på www2.lionsclubs.org men bara klubbpresident, sekreterare eller kassör kan fakturera beställningar till klubbkontot via MyLCI:s inloggning och lösenord. 23 Telefon: För att lägga en telefonbeställning i USA, inklusive Alaska, Hawaii, Puerto Rico, U.S. Virgin Islands och Kanada via gratissamtal, ring 800 710 7822 mellan 08.00 och 16.30 CST men inte på helger. Samtal från 800-nummer kan inte kopplas vidare till andra avdelningar. Fax: För att beställa via fax, ring 630 571 0964 – 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan. Av säkerhetsskäl och för att säkra din sekretess tar vi inte emot kreditkortsbeställningar via fax. Skicka beställningar till: Lions Clubs International Club Supplies Sales Department 300 W 22nd Street Oak Brook, Illinois 60523-8842 USA E-post: Ett elektroniskt utskriftsvänligt beställningsformulär finns online på www2.lionsclubs.org (klicka på Forms). E-posta det ifyllda formuläret till clubsupplies@lionsclubs.org. Av säkerhetsskäl och för att säkra din sekretess tar vi inte emot kreditkortsköp via e-post. Online: Internetbeställningar kan göras online på www2.lionsclubs.org. Betalning kan även göras med kreditkort. En beställningsbekräftelse e-postas automatiskt. Klubbnamnsändringar Om en klubb vill ändra sitt namn måste bestämmelserna i den internationella styrelsens policy följas. Anhållan ska sändas till Eurafrican Department vid det internationella huvudkontoret. För att beställa klubbnamnsändringar, använd formulär DA 980 på LCI:s webbplats. Beställning av ett nytt charterbrev Klubbar som har fullgjort sina skyldigheter men har förlorat sitt charterbrev kan beställa ett nytt från New Clubs Department (newclubs@lionsclubs.org). Den här tjänsten kostar USD25. Sammanslagning av klubbar Två eller flera klubbar kan besluta att gå samman under förutsättning att de är överens om villkoren för samgåendet, till exempel vilken klubb som skall läggas ner samt om namn, klubbtjänstemän och kommittéer i den nya klubben. Medlemmarna i respektive klubb och distriktsrådet måste godkänna samgåendet, vilket även måste protokollföras. Kvarvarande klubb måste sända in Formulär för anhållande om samgående av lionklubbar (DA-979) och erforderliga dokument till Eurafrican Department vid det internationella huvudkontoret. Lions Clubs Internationals varumärkespolicy Lions Clubs International har en juridisk skyldighet att skydda sina inregistrerade varumärken. För att bemöta detta behov har styrelsen antagit Lions Clubs Internationals 24 varumärkespolicy. Denna policy definierar organisationens varumärken samt tillhandahåller medlemmar, klubbar och distrikt (enkel-, del- och multipel-) riktlinjer för hur och när de kan använda organisationens varumärken. Enligt denna policy har Lions medlemmar, klubbar och distrikt automatiskt tillstånd och licens att använda organisationens varumärken i marknadsföring och främjande av organisationens syften samt klubbverksamhet och distriktsverksamhet, till exempel sponsrade program, projekt, samhällsservice och andra evenemang, under förutsättning att sådant användande sker i enlighet med vid var tid gällande policy antagen av den internationella styrelsen samt att sagda varumärken inte används på någon artikel som kommer att säljas eller som finns tillgänglig hos Club Supplies and Distribution Division eller officiella licensinnehavare. För att läsa hela varumärkespolicyn går du in på Lions Clubs Internationals webbplats eller kontaktar Legal Division via legal@lionsclubs.org eller telefon 630-571-3847. För frågor gällande licens, ansökan om specifikt användande på produkter, varor osv., kontakta Club Supplies And Distribution Division via clubsupplies@lionsclubs.org eller telefon 630-571-5466, ankn. 6798. Status quo och upplösning av klubbar Status quo är ett tillfälligt återkallande av klubbens charter, rättigheter, privilegier och skyldigheter. Syftet med status quo är att stoppa verksamheten i de klubbar som inte fullgör sina skyldigheter som lionklubb tills orsaken till att klubben placerats i status quo har retts ut eller klubben läggs ner. Lionklubbar kan placeras i följande status quo-kategorier: • • • • Underlåtenhet att följa organisationens syften, som lionklubb handlat på ett olämpligt sätt, till exempel att inte lösa konflikter i klubben eller varit involverad i juridiska tvister. Underlåtenhet att fullgöra sina skyldigheter som lionklubb, till exempel att inte genomföra klubbmöten regelbundet eller att underlåta att sända in den månatliga medlemsrapporten tre månader i följd. Klubben finns inte eller är påhittad. Klubben har begärt att få lägga ned sin verksamhet eller gå samman med en annan klubb. När en klubb försatts i status quo kan den inte: 1. 2. 3. 4. 5. Genomföra serviceaktiviteter, Genomföra insamlingsaktiviteter, Delta i evenemang eller seminarier i distrikt, multipeldistrikt eller internationellt, Delta i något röstningsförfarande utanför klubben, Stödja eller nominera kandidater till poster i distriktet, multipeldistriktet eller internationella kontoret, 6. Sända in den månatliga medlemsrapporten och andra rapportformulär, 7. Sponsra en lionklubb eller bilda en leo- eller lionessklubb. 25 För att en klubb i status quo skall återfå fullgod status måste klubben: 1. Reda ut orsakerna till att klubben försattes i status quo. 2. Betala alla utestående skulder till distriktet, multipeldistriktet och internationella konton. 3. Skicka in en ifylld återaktiveringsrapport för att inrapportera eventuella medlemsoch ledarskapsförändringar. Om en klubb i status quo inte kan åtgärda orsaken till placering i status quo och följa LCI:s stadgar och arbetsordning blir klubben nedlagd. Nedläggning av en klubb kan upphävas inom tolv månader från det datum klubben lades ner om orsakerna till nedläggning har retts ut. Alla tidigare avgifter måste betalas. Distriktsguvernören eller samordningslion måste skicka in en reorganiseringsrapport för att nedläggningen skall upphävas. Klubbar som befinner sig i status quo kommer att få stöd från sin zonordförande, distriktsguvernör, första vice distriktsguvernör och andra vice distriktsguvernör i arbetet med att återfå aktiv status. Om du har frågor som handlar som status quo kan English Department på internationella huvudkontoret hjälpa till. Skyddande status: En lionklubb kan placeras i skyddande status, på begäran av distriktsguvernören, om landet eller det område där lionklubben är belägen har drabbats av: • Krig eller annan typ av uppror • Politisk oro • Naturkatastrofer • Alla andra särskilda omständigheter som förhindrar en lionklubb att fungera normalt. En lionklubb skall vara placerad i skyddande status quo i 90 dagar plus i ytterligare 180 dagar om så krävs. En lionklubb som är placerad i skyddande status quo är tillåten att fungera normalt,baserat på definitionerna av lionklubbens funktioner i den internationella styrelsenspolicymanual, men är undantagen från: • Betalning av distriktets, multipeldistriktets och de internationella medlemsavgifterna. • Insändande av den månatliga medlemsrapporten och andra rapportformulär. Klubben befrias från skyddande status när den kan fungera normalt igen, betala utestående avgifter till distriktet, multipeldistriktet och internationella konton och skicka in en reorganiseringsrapport. Rekommendation om att frisläppa en klubb från status quo kan göras när som helst under året, vid extremt svåra fall kan internationella styrelsen, på begäran av distrikts- och klubbservicekommittén, ge eftergift för del av avgifterna. Prioriterad klubbstatus För att ge distriktets ledare en chans att uppmärksamma svaga eller mindre etablerade klubbar har LCI skapat kategorin Prioriterade klubbar. Om man är i kategorin Prioriterade klubbar kan medlemmar i distriktsguvernörens team göra upp till två 26 ytterligare klubbesök bekostade av befintlig distriktsguvernörsbudget. Placeringen ändrar inte klubbens status eller dess rättigheter eller skyldigheter, men innebär att klubbar som behöver extra uppmärksamhet kan få mer stöd. Prioriterade klubbar inkluderar automatiskt alla klubbar som startats under de senaste 24 månaderna, klubbar i status quo eller finansiell avstängning och klubbar som har lagts ner under de senaste 12 månaderna och som kan återaktiveras. Distriktsguvernören kan begära prioriterad status för ytterligare fem klubbar. För att begära prioriterad status för klubbar som inte är nybildade, nyligen nedlagda, i status quo eller finansiell avstängning enligt ovan, måste distriktsguvernören ange varför mer stöd behövs, ha en plan för erforderliga aktiviteter och utse en Guiding Lion för klubben. Denna plan måste bli godkänd av klubben, distriktsguvernören och första vice distriktsguvernören och ska sedan skickas till District and Club Administration Division. Klubbarna måste fortsätta betala sina avgifter och uppfylla sitt ansvar som lionklubb, annars riskerar de att stängas av på grund av finansiella skäl och bli nedlagda. Om mätbara framsteg inte görs inom sex månader kan dessa klubbar förlora sin prioriterade status. En klubb anses ha nått framgång när den har uppnått de mål som klubben satte upp när den försattes i prioriterad status. Fler än fem ytterligare klubbar kan försättas i prioriterad status om detta godkänns av Distrikts- och klubbservicekommittén. FINANSER Klubbens finanser De flesta klubbar arbetar efter en budget, eftersom deras intäkter och kostnader på så sätt kan förutses för en viss period. Budgeten skall ses som en vägledning avseende klubbens ekonomi. Varje klubb bör ha två typer av budgetar: En administrativ budget och en aktivitetsbudget. Den administrativa budgeten används till klubbens verksamhet. Medel till dess administrativa verksamhet kommer huvudsakligen från medlemsavgifter. Aktivitetsbudgeten omfattar de aktiviteter och projekt som klubben genomför. Medel kommer från inkomstgivande evenemang och aktiviteter som klubben genomför. Medel från klubbens insamlingsaktiviteter kan inte användas för att täcka klubbens administrativa kostnader, även om klubben tillkännager att insamlade medel kommer att användas för klubbens egen verksamhet. Klubben kan dock täcka direkta kostnader för genomförandet av en insamling med de insamlade medlen. Finansiellt ansvar Klubbens kassaförvaltare är ansvarig för att betala för rekvisita som klubben har köpt in samt att betala distrikts-, multipeldistrikts- och internationella avgifter. Klubbens kassör får, under förutsättning att transaktioner har skett eller om klubbkontot har en obetald skuld, ett kontoutdrag från organisationen som innehåller alla transaktioner på klubbens konto. Det kan till exempel röra sig om halvårsvisa internationella medlemsavgifter, charteravgifter, inträdesavgift för nya medlemmar, avgifter för återinförda medlemmar, avgifter för transfermedlemmar och ständiga 27 medlemmar samt inköp av rekvisita. Det ingår i kassörens uppgift att granska posterna på kontoutdraget och att överlämna det till styrelsen för godkännande. Kassören ska också regelbundet övervaka klubbkontot på MyLCI för att få bekräftat att alla betalningar som gjorts till LCI har blivit korrekt bokförda på klubben. Om ett inbetalt belopp inte har krediterats bör kassören skicka en kopia av inbetalningskvittot till Accounts Receivable and Club Account Services Department via e-post accountsreceivable@lionsclubs.org eller via fax 630 571 1683 Det förväntas att alla klubbar betalar sina skulder inom föreskriven tid. En klubb som har en utestående skuld på mer än USD 20 per medlem eller USD 1 000 per klubb, vilkendera är lägre, vilken är äldre än 90 dagar, kommer automatiskt att stängas av. Detta omfattar lionklubbens charter, rättigheter, förmåner. Om klubben inte betalar beloppet senast den 28 i månaden efter den månad klubben stängdes av kommer klubben automatiskt att läggas ner. Observera att den tidsperiod under vilken klubbar måste betala avgifter till LCI nyligen har kortats ner från 120 till 90 dagar. Det är mycket viktigt att klubbtjänstemännen vidtar alla nödvändiga åtgärder för att se till att deras avgifter samlas in och betalas inom denna period så att klubben inte riskerar finansiell avstängning. Klubbens kassör skall följa nedanstående regler för att på så sätt försäkra sig om att inbetalningar till klubbens konto görs på rätt sätt. Lions Clubs Internationals betalningsinstruktioner Efter det att styrelsen har godkänt kontoutdraget är det kassörens skyldighet att göra aktuell inbetalning till organisationens bankkonto. Om LCI inte har ett konto i landet kan betalning göras enligt betalningsinstruktionerna som medföljer kontoutdraget. Det är mycket viktigt att klubbens namn och internationella nummer samt vad inbetalningen avser anges vid alla inbetalningar till organisationen. Detta är mycket viktigt för att säkerställa att betalningen krediteras till klubbens konto. Efter att inbetalning har gjorts är det viktigt att en kopia av inbetalningen skickas till Accounts Receivable and Club Account Services Department via fax 630 571 1683 eller e-post: accountsreceivable@lionsclubs.org Specifika betalningsinstruktioner för respektive land finns på organisationens webbplats. Dessa instruktioner medföljer även klubbens kontoutdrag från LCI. Klubbkassörerna ska läsa igenom instruktioner för onlinebetalning som finns på LCI:s webbplats. • BETALNING I USD - När inbetalning görs med en check i USD dragen på en bank eller filial i USA, ska checken skickas till organisationens boxadress. ( Observera: Skriv inte någon insättningsinformation på baksidan av checken): The International Association of Lions Clubs 35842 Eagle Way Chicago, IL 60678-1358 USA 28 • ELEKTRONISK BETALNING I USD - Vid elektronisk betalning i USD skall klubbens fullständiga namn och internationella nummer anges i betalningsinformationen och beloppet skall skickas till organisationens konto enligt följande: JP MORGAN CHASE BANK, N.A. 10 South Dearborn Street Chicago, Illinois 60603, USA Swiftnummer: CHASUS33 Routing (ABA): 021000021 Kontonummer: 00105732 Mottagarens namn: The International Association of Lions Clubs Vid betalning inom USA måste ABA-nummer anges. Vid internationell betalning måste Swiftnummer anges. Klubbar som skickar inbetalningar i USD via elektronisk betalning bör även faxa betalningsinformation till Accounts Receivable Department för att därmed säkerställa att inbetalningar bokförs snabbt och korrekt. Faxa en kopia av den utförda betalningen tillsammans med information om klubbnamn, klubbnummer, inbetalat belopp och vad betalningen avser. Faxnumret är 630-571-1683. • BETALNING I LOKAL VALUTA - Vid betalning i lokal valuta skall beloppet sättas in på organisationens konto i respektive land. Information om organisationens bank och kontonummer kan erhållas från distriktsguvernören, Accounts Receivable Department eller organisationens webbplats. Om organisationen inte har något bankkonto i ditt land, se betalningsinstruktion online eller kontakta Accounts Receivable Department på internationella huvudkontoret. • KREDITKORTSBETALNING - Klubbkassörer som har ett giltigt användar-ID och lösenord för MyLCI kan betala med kreditkort via Lions Clubs Internationals webbplats. Klubbkassören kan gå in på www.lionsclubs.org och betala med Visa, MasterCard, Discover och American Express kredit- och betalkort. Notera: Växlingskursen bestäms av kreditkortsföretaget. Frågor om klubbkontot kan ställas till Accounts Receivable Department. Faxnumret är 630-571-1683 E-postadressen är accountsreceivable@lionsclubs.org. Lions Clubs International Foundations betalningsinstruktioner För att säkerställa att donationer till LCIF hanteras effektivt är det mycket viktigt att det i betalningsinformationen anges att beloppet avser LCIF. • BETALNING I USD - När en donation görs till LCIF med en check i USD dragen på en bank eller filial i USA, ska den skickas till följande adress: Lions Clubs International Department 4547 29 Carol Stream, Illinois 60122-4547 USA • ELEKTRONISK BETALNING I USD - Vid en elektronisk donation till LCIF i USD, specificera att donationen eller inbetalningen avser LCIF och ange fullständig information om donatorn eller betalningen. Beloppet skall skickas till följande LCIF-konto: Lions Clubs International Foundation JP Morgan Chase Bank, N.A. 10 South Dearborn Street Chicago, IL 60603 USA Kontonummer: 754487312 ABA-nummer 0210 0002 1 Swiftkod: CHASUS33 Informera LCIF via e-post, lcif@lionsclubs.org eller fax 630 571 5735 att du har skickat en elektronisk betalning. • BETALNINGAR I LOKAL VALUTA - Donationer eller betalningar till LCIF kan skickas på följande sätt: • Elektronisk betalning i USD • Insättning i USD på ett konto i en bank i USA • Insättning i lokal valuta på LCI:s konto i ditt land • Kreditkortsbetalning endast i USD Övrig finansiell information Organisationens webbplats har också mer värdefull information om: • Lions växelkurs • Betalningsinstruktioner • Oidentifierade inbetalningar För att komma till någon av dessa sidor, logga in på www.lionsclubs.org och klicka på Medlemscenter, Resurser, Finanser. Välj sedan önskad sida. Lions officiella växelkurs uppdateras den första i varje månad och oidentifierade insättningar uppdateras den femtonde i varje månad. Kontoutdragen som skickas till klubbsekreterarna utvisar respektive månads växelkurs. Kom ihåg att om inbetalning görs under påföljande månader använder organisationens webbplats aktuell månads växlingskurs. Specifika betalningsinstruktioner för respektive land bifogas det månatliga kontoutdraget. Betalningsinstruktioner finns även på organisationens webbplats. Det förekommer att insättningar inte kan identifieras. Betalningsinformationen vidarebefordras till distriktsguvernören. Oidentifierade insättningar finns också angivna 30 på organisationens webbplats. Klubbens kassör bör följa upp att klubbens betalningar har krediterats på klubbkontot. Kontakta Accounts Receivable Department i de fall insättningar har gjorts vilka inte har krediterats klubbkontot. Finansiella rapporter Klubbens kassör bör avge en ekonomisk rapport vid varje styrelsesammanträde. Uppställningen bör vara tydlig, lätt att följa och informationen måste vara korrekt. Några av posterna som bör finnas med i rapporten: • Specificerade intäkter och kostnader för perioden efter föregående rapport. • Belopp som har budgeterats för kostnader. • Klubbens nettotillgångar vid början och slutet av perioden som rapporten avser. • Den totala summan som klubben har betalat ut för hjälpprojekt innevarande år jämfört med föregående år. Finansiell avstängning av klubbar En klubb som har en utestående skuld på mer än USD 20 per medlem eller USD 1 000 per klubb, vilkendera är lägre, och som är äldre än 90 dagar, kommer att stängas av på grund av finansiella skäl. Detta omfattar lionklubbens charter, rättigheter, förmåner och skyldigheter som lionklubb. Avstängda klubbar kan hålla möten för att diskutera klubbens framtid och finna åtgärder att vidta för att återfå fullgod status. Klubb som har fått en avbetalningsplan godkänd av Finance Division kommer inte att läggas ner, så länge klubben fortsätter att uppfylla sina skyldigheter i enlighet med den godkända avbetalningsplanen. Om klubben inte återfår aktiv status, eller inför en betalningsplan senast den 28:e i månaden efter att klubben har stängts av, blir klubbens charterbrev automatiskt återkallat. Nedläggning av en klubb på grund av finansiella skäl kan upphävas inom 12 månader från det datum klubben lades ner, under förutsättning att klubben har betalat hela skulden på klubbkontot samt att en komplett återaktiveringsrapport har fyllts i och skickats in av distriktsguvernören. Klubbar som har lagts ner mer än två gånger på grund av finansiella skäl kommer inte att kvalificera för reaktivering. Klubbar i status quo eller finansiell avstängning ska inte: • Genomföra hjälpinsatser eller insamlingsaktiviteter. • Delta i distriktets eller multipeldistriktets evenemang och/eller seminarier. • Delta i något röstningsförfarande utanför klubben. • Stödja eller nominera kandidater till poster i distriktet, multipeldistriktet eller internationellt. • Sända in månatliga medlemsrapporter och/eller andra rapportformulär. • Stå fadder för en lionklubb eller bilda en leoklubb eller lionessklubb. Klubbar som har stängts av skall: • Genomföra möten för att diskutera klubbens framtid samt fastställa de åtgärder som kan vidtas för att klubben skall återfå aktiv status. • Göra betalningar för att reglera den utestående skulden eller ansöka om en avbetalningsplan. 31 SERVICE Lionklubbarna gör sina lokala samhällen till en bättre plats. Människorna i ditt samhälle vet att de kan räkna med att din klubb ställer upp. Lions arbetar med ett stort antal olika hjälpprojekt och varje klubb ansvarar för projektens kvalitet. Val av hjälpprojekt Dessa projekt kan i regel indelas i tre kategorier: • Unika och relevanta lokala aktiviteter. • Lions Clubs Internationals pågående och traditionella projekt, till exempel kampen mot blindhet, diabetesinformation, miljöservice och ungdomsprogram. • Projekten kan relatera till det internationella temat, vilket handlar om vad den internationella presidenten betonar. Det är vanligt att man försöker uppnå en avvägning mellan dessa aktiviteter. Om medlemmarna engageras i valet av aktiviteter genereras nya idéer, medlemmarnas deltagande i aktiviteter ökar och medlemmarna blir mer nöjda. Det är en god idé att granska klubbens mål innan ni väljer projekt och framför allt att göra en ingående granskning av era resurser, det vill säga tillgänglig tid, finanser och frivillig arbetskraft. Planera serviceprojekt När ni har beslutat er för ett hjälpprojekt är det dags att börja planera. • Fastställ mål för projektet - vad vill ni uppnå? • Ge projektet ett namn - det är viktigt i marknadsföringssyfte. • Sammansätt ett projektteam - fundera på vad som behövs för att genomföra projektet på ett framgångsrikt sätt och finn sedan medlemmar med de rätta egenskaperna. • Projektets teamledare ska sammanställa en arbetsstruktur och besluta hur projektet ska genomföras och vem som kommer att göra vad. Uppföljning av hjälpprojekt • Kommunicera - håll kontakten med projektets teammedlemmar • Granska framstegen och motivera dem på vägen. • Uppmuntra justeringar av projektteamets plan vid behov - det kan uppstå problem som kräver att planen ändras. Det viktiga är att projektet genomförs och att det genomförs väl! Utvärdera hjälpprojekt • När projektet avslutats, jämför era resultat med de fastställda målen - ligger de i linje med varandra? • Analysera arbetet med projektet tillsammans med projektteamet - vad fungerade bra? Vad kan förbättras? En ärlig utvärdering kommer att hjälpa er klubb att göra ännu bättre ifrån sig nästa gång. Kom ihåg att dokumentera viktiga punkter och rekommendationer. 32 Fira! • Uppmärksamma allas bidrag - att få erkänsla från dig som klubbtjänsteman är viktigt. • Fira och var stolt över att din klubb har haft en positiv påverkan. • Kom ihåg att rapportera ditt projekt via serviceaktivitetsrapporten (MyLCI) och klicka på dela så att andra lionklubbar kan ta del av era framgångar. Idéer på hjälpprojekt och mer information om att genomföra projekt finns på LCI:s webbplats. MARKNADSFÖRING AV KLUBBEN Hur allmänheten ser på klubben är viktigt för dess framgångar. Det finns ett definitivt samband mellan PR, framgångsrika lokala projekt och stöd från allmänheten. PR handlar om alla former av kommunikation – skriftlig, muntlig och icke-muntlig. Det innefattar att skriva pressmeddelande och dela ut flygblad. Andra saker som är lika viktiga tas ofta för givet, till exempel att bära Lions rockslagsnål eller att marschera i en parad. Ert PR-program kommer att omfatta både pågående aktiviteter, speciella insamlingar och evenemang. Bra PR kommer att skapa ett stöd från samhället som i sin tur kan stödja klubbens medlemsinsatser, eftersom människor vill tillhöra en framgångsrik och pålitlig organisation. Genom att på ett aktivt sätt marknadsföra klubben och dess aktiviteter kommer ni att skapa en positiv image i samhället. Lika viktig är den interna kommunikationen. Många klubbar ger ut ett medlemsblad för att hålla sina medlemmar uppdaterade om verksamheten. Många klubbar marknadsför sig också på internet där de har egna webbplatser. Den kan nå både de egna medlemmarna och personer utanför klubben. Se efter vilka PR-möjligheter som finns via LCI:s webbplats och via sociala media såsom Facebook, YouTube, Twitter, Flickr och Instagram. Du kan sprida nyheter, videor och foton med bildtexter till allmänheten eller till klubbens medlemmar enligt vad ni finner lämpligt. E-klubbhus E-klubbhuset gör det möjligt för klubbarna att enkelt och utan kostnad skapa sina egna webbsidor med ett professionellt utseende. E-klubbhuset innehåller en enhetlig profil avseende färger och logotyper och varje klubb kan anpassa sina egna sidor. Eklubbhuset innehåller en första sida, klubbens kalender, fotogalleri, lista över klubbtjänstemän och kontaktinformation. Ytterligare fem sidor kan läggas till, så att klubben kan marknadsföra sina evenemang och sprida information. Uppmuntra klubbarna att lägga upp sina egna webbsidor i e-klubbhuset genom att besöka LCI:s webbplats. 33 ERKÄNNANDE Erkännande kan definieras som "bekräftelse och visande av uppskattning". Det är viktigt att klubbens tjänstemän låter medlemmarna veta att deras insatser är värdefulla och viktiga. Lions Clubs Internationals har ett omfattande formellt program för erkännande för att belöna lionmedlemmarna för särskilda prestationer. Erkännande kan även vara en mer personlig bekräftelse, som vi kallar informellt erkännande. Det kan vara allt från ett enkelt tack, att bjuda på lunch, att skicka ett kort, till att namnge ett klubbevenemang efter medlemmen. Klubbledningen bör vara kreativ i arbetet med att visa andra att deras hårda arbete är uppskattat. För fler idéer, se skriften Konsten att ge erkännande på LCI:s webbplats. • Erkännande till klubbmedlemmar: Erkännande till medlemmarna är ett utmärkt sätt att öka stämningen i klubben. Varje klubb bestämmer själv riktlinjer för överlämnandet av hedersbetygelser till medlemmarna. Det ingår i sekreterarens uppgifter att inköpa lämpliga utmärkelser och att föra register över vilka utmärkelser som har delats ut. Lämpliga utmärkelser som hedrar framstående service kan beställas ur klubbrekvisitakatalogen. Beställ utmärkelser i god tid före det datum då de ska överlämnas. • Anordna avtackningsmiddagar: En del klubbar arrangerar mot slutet av verksamhetsåret en middag för att tacka både medlemmar och utomstående personer som har hjälpt klubben. Det är ett utmärkt tillfälle att tacka alla som hjälpt till. • Medlemsutmärkelser: Beskrivningar av de olika programmen för medlemsutmärkelser finns på LCI:s webbplats. Resurser Det finns en hel del information och material och många människor som är redo att hjälpa dig. Du uppmuntras att dra nytta av dessa resurser i mån av behov. Lions Clubs Internationals webbplats Organisationens officiella webbplats på www.lionsclubs.org är ett viktigt verktyg för klubbtjänstemän. Det finns hundratals sidor med information. Klubbresurscentret på LCI:s webbplats innehåller många dokument som är nyttiga för klubbtjänstemän. På LCI:s webbplats finns basinformation om organisationens program, kontaktinformation och e-postlänkar till olika avdelningar på internationella huvudkontoret, matriklar samt en onlinebutik för klubbrekvisita. Många publikationer kan laddas hem, vilket sparar både tid och pengar. 34 MyLCI:s webbplats MyLCI:s webbplats på http://mylci.lionsclubs.org/ är ett verktyg som används av klubbtjänstemännen för att upprätthålla medlemsnamn, adresser och telefonnummer, granska och betala LCI:s kontoutdrag, rapportera och följa upp klubbens serviceaktiviteter, granska olika rapporter, visa och skapa medlemslistor för utskick, utse nästa års tjänstemän och månadsrapportera medlemmar. Tillgången till information och de olika funktionerna på webbplatsen baseras på användarens nuvarande roll inom organisationen, det krävs därför att användaren loggar in med hjälp av ett registrerat användarnamn och lösenord. Fem korta videor finns tillgängliga på engelska för att vägleda tjänstemän som vill lära sig mer om MyLCI. Introduktion till MyLCI En översikt av MyLCI:s grundläggande funktioner. LCI inloggning och registrering Så använder du MyLCI Visar hur man skapar ett användarnamn och ett lösenord för LCI:s webbsidor. Visar hur man navigerar och använder hjälpfunktionerna på MyLCI. Visar hur man lägger till, avregistrerar och redigerar medlemsinformation. Visar hur man skapar en familjeenhet. MyLCI medlemsrapportering MyLCI familjeenheter Videosegment som visar hur man rapporterar nästa års klubbtjänstemän via MyLCI finns på engelska, franska, portugisiska och spanska. Club Officer Reporting using MyLCI (Rapportera klubbtjänstemän via MyLCI) Demonstration of reporting next year club officer assignments using MyLCI (Demonstration av hur man rapporterar nästa års klubbtjänstemän via MyLCI) L’enregistrement des officiels de club par le biais du site MyLCI La demonstration des rapports des officiels de club de l’année prochaine en utilisant le site MyLCI Como reportar Dirigentes de Clube através do MyLCI Demonstração de como reportar as tarefas de Dirigentes de Clube para o próximo ano utilizando MyLCI Reportar a Dirigentes de club usando MyLCI Demostración de reporte de designación de dirigente de club del año próximo usando MyLCI Efter inloggning på MyLCI har nya tjänstemän tillgång till en utbildningssida vilken hjälper dem att lära sig mer om hur man använder webbplatsen. 35 Hjälp med MyLCI För mer information om MyLCI eller för att få hjälp med att skicka in pappersformulären för rapportering på klubbnivå kan du kontakta MyLCI:s supportcenter via 630 468 6900 eller via e-post på mylci@lionsclubs.org . Klubbpresidenter, sekreterare och kassörer måste ha användarnamn och lösenord för att använda denna information. Klubbtjänstemän kan välja sitt eget lösenord. Klubbtjänstemannen måste vara registrerad hos LCI och måste ha en egen epostadress. Därför är det mycket viktigt att klubbar rapporterar sina nya tjänstemän så snart som möjligt, antingen online eller på pappersformulär PU-101, samt att alla kontaktinformation kontrolleras och uppdateras och att varje klubbtjänsteman har en egen e-postadress. Om klubben inrapporterar endast en gemensam e-postadress för alla klubbtjänstemän kommer de inte att ha tillgång till rapporterna. För mer information om att fylla i onlinerapport eller lösenord, gå till LCI:s webbplats eller kontakta MyLCI Support Center på 630 468 6900 eller via e-post på mylci@lionsclubs.org. Normalstadgar och arbetsordning för lionklubbar (LA-2) Publikationen finns på webbplatsen och är ännu ett viktigt verktyg för klubbtjänstemän. Stadgar och arbetsordning för lionklubbar beskriver struktur, uppgifter och ansvar för lionklubben och dess tjänstemän och är en grundläggande vägledning för klubbens ledning. information om de grundläggande bestämmelser som alla klubbar måste följa. Om din klubb har egna stadgar och arbetsordning får dessa inte strida mot organisationens Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb. Tidningen LION och nyhetsbrev Varje lionmedlem erhåller tidningen LION. Lions Newswire, det månatliga nyhetsbrevet på organisationens webbplats informerar lionmedlemmar över hela världen om viktiga evenemang, ändringar i organisationens policy samt nyheter om Lions aktuella evenemang och aktiviteter. Lions Newswire läggs ut varje månad på LCI:s webbplats. Internationellt tema Det internationella temat redogör för den internationella presidentens fokusering för året. Det finns tillgängligt på organisationens webbplats och presenteras också i juli/augustiutgåvan av tidningen LION. Det är önskvärt att alla klubbar väljer några aktiviteter som ligger i linje med det internationella temat. Distriktstjänstemän Klubbtjänstemännen uppmuntras till att samarbeta med distriktstjänstemännen för att uppnå gemensamma mål. Din distriktsguvernör, första vice distriktsguvernör, andra vice distriktsguvernör, regionordförande och zonordföranden kan svara på frågor och hjälpa till med eventuella problem som uppstår under året. Många distrikt har material tillgängligt för klubbarnas bruk, till exempel videofilmer/DVD som lånas ut. Tidigare tjänstemän hjälper ofta till med tips och råd. Multipeldistriktet har vanligen en matrikel över tjänstemän i klubbar och i distrikt, vilket är mycket användbart för att kunna kommunicera med dem. 36 Internationellt huvudkontor Club Supplies and Distribution Division E-post: clubsupplies@lionsclubs.org Ansvarar för lagerhållning, marknadsföring och försäljning av klubbrekvisita över hela världen. Hanterar organisationens licensprogram. Samordnar avdelningar som marknadsför, fakturerar, anskaffar, skickar ut och inventerar Lions klubbrekvisita över hela världen. Convention Division E-post: convention@lionsclubs.org Utvecklar, hanterar och samordnar all logistik och alla större aktiviteter i samband med internationella kongressen, DG Elect-seminarier och den internationella styrelsens möten. District and Club Administration Division E-post: districtadministration@lionsclubs.org Hanterar administration av distrikt och klubbar över hela världen. Tillhandahåller språkservice på organisationens officiella språk. Utfärdar excellensutmärkelse till distriktsguvernörens team, klubbens excellensutmärkelse och stödjer klubbutveckling genom att tillhandahålla Guiding Lion-programmet och utmärkelser för återuppbyggnad av klubbar. Membership Development Division E-post: extension@lionsclubs.org Membership Development Division är den främsta drivkraften för klubb- och medlemstillväxt. genom att utveckla, implementera och genomföra strategier för nyklubbildning och medlemstillväxt. Divisionen stödjer det globala medlemsteamet (GMT), vilket samarbetar med det globala ledarskapsteamet (GLT). GMT fokuserar på medlemskap, klubbtillväxt och klubbframgångar genom att genomföra initiativ och program som tillhandahålls av Membership Development Division. Finance Division E-post: finance@lionsclubs.org Hanterar organisationens resurser, det vill säga människor och pengar. Ansvarar för organisationens finansiella policy och verksamhet, till exempel bankonton, överföring av medel, bokföringsfunktioner och investeringar. 37 Information Technology Division E-post: informationtechnology@lionsclubs.org Tillhandahåller teknisk service,som till exempel teknisk infrastruktur, medlemssystem och finansiella system, ett affärssystem för rapportering, webbplatser för medlemsservice bland annat MyLCI, kommunikationssystem, dokumenthanteringssystem, administration av klubb, tjänstemanna- och medlemsinformation, stöd till distrikts/riksmöten och den internationella kongressen samt stöd till personalen och medlemmar (website: www.lionsclubs.org). Leadership Division E-post: leadership@lionsclubs.org Utformar, utvecklar, genomför och utvärderar ledarskapsprogram, seminarier och konferenser på internationell nivå, multipeldistriktsnivå, distriktsnivå och klubbnivå. Tillhandahåller online utbildningsmöjligheter via Ledarskapsresurscentret på LCI:s webbplats samt schemaverktyg och resurser för lokal användning. Stödjer och samarbetar med det globala ledarskapsteamet (GLT) för att identifiera och uppfylla utbildnings- och utvecklingsbehov bland lionmedlemmar runtom i världen. Legal Division E-post: legal@lionsclubs.org Legal Division ansvarar för upprätthållandet av organisationens globala varumärkesregistreringar, det globala försäkringsprogrammet, riskhantering och domstolsärenden. Dessutom tillhandahåller divisionen vägledning och råd till Lions medlemmar om stadgar och arbetsordning samt den internationella styrelsens policy, till exempel distriktsval, kandidatur till posten internationell direktor, konfliktlösning och konstitutionella klagomålsärenden. Lions Clubs International Foundation Webbplats: www.lcif.org E-post: lcif@lionsclubs.org Ansvarar för stiftelsens administration, till exempel marknadsföring, insamlingar, investeringar, beviljande av anslag i samarbete med förtroenderådet och den internationella styrelsen. Stiftelsen ansvarar även för nödfallsanslag, SightFirst-programmet, Lions Questprogrammet och andra humanitära anslagsprogram samt hanterar donationer och utmärkelser. Public Relations and Communications Division E-post: pr@lionsclubs.org Samordnar och förenar kommunikationsprogram som gäller PR, intern och extern kommunikation, sociala medier,e-distriktshus och e-klubbhus och tidningen LION. Tillhandahåller stöd till redaktörer och service till organisationens alla bulletiner, vägledningar handböcker och audiovisuella material. Ansvarar för totalproduktion av den 38 engelska och spanska utgåvan av tidningen LION och all publicerad litteratur från organisationen. Service Activities Division E-post: programs@lionsclubs.org Utvecklar resurser och hjälper medlemmarna att genomföra aktiviteter och projekt inom följande områden: Samhällsservice, katastrofberedskap och hjälpinsatser, miljöservice, hälsa och friskvård (inkluderar, syn-, hörsel- och diabetes), internationella relationer, Lions tillfällen för ungdom (inkluderar leoklubbar) och Lions service för barn. Tillhandahåller verktyg till medlemmarna när de deltar i globala servicekampanjer, Hundaårsjubileets hjälputmaning, läsprogrammet, medicinska och humanitära hjälpinsatser och särskilda serviceinitiativ. Använder den information som mottas via Lions serviceaktivitetsrapporter online för att bedöma påverkan av Lions insatser och övervaka globala servicetrender för att ytterligare kunna förbättra LCI:s program och resurser. Divisionen samarbetar med Global Partnership and Government Relations Department för att etablera och stärka organisationens initiativ för partnerskap och myndighetsrelationer. Dra nytta av möjligheten att vara en av ledarna i din klubb. Du representerar inte endast klubben, utan även distriktet och hela organisationen, under det att du samarbetar med medlemmar och allmänheten. Året kan bli mycket givande både ur personlig och ur professionell synpunkt. Dina insatser är varmt uppskattade. Vi hoppas att året blir trevligt på alla sätt. Lycka till! 39 Vi hjälper The International Association of Lions Clubs 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842, USA Telefon: 630 571 5466 Fax: 630 571 1693 E-post: eurafrican@lionsclubs.org www.lionsclubs.org LA-15 2015 - 2016 Tryckt i USA 40
© Copyright 2024