1. No category

ARKIVBESKRIVNING
Datum
2015-05-18
Skolförvaltningen
Daana Kaipainen, 0550-88 250
daana.kaipainen@kristinehamn.se
Antagen av skolnämnden
2015
ARKIVBESKRIVNING FÖR SKOLNÄMNDEN I
KRISTINEHAMNS KOMMUN
Enligt offentlighets- och sekretesslagen (kap.4, § 2) och
arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av
myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 §) kallas
denna arkivbeskrivning.
1. Skolnämndens ansvarsområde
Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen (KL) och
skollagen (SL) beträffande nämndorganisation och handläggning av
ärenden gäller bestämmelserna i den av kommunfullmäktige antagna
reglementet.
Verksamhetsområde
Skolnämnden skall fullgöra kommunens uppgifter inom barnomsorg och
det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar samt det offentliga
skolväsendet för vuxna.
Skolnämndens ansvarsområde omfattar
 Förskola och annan pedagogisk verksamhet
 Förskoleklass, fritidshem, grundskola, fritidsgårdar, grundsärskola
 Kommunal musikskola
 Gymnasieskola, gymnasiesärskola
 Yrkeshögskola
 Kommunal vuxenutbildning (grundläggande nivå och gymnasial nivå)
 Särskild utbildning för vuxna
 Utbildning i svenska för invandrare (SFI)
Ekonomisk förvaltning
Skolnämnden ansvarar för att fördelning av den av Kommunfullmäktige
tilldelade budgetramen sker till nämndens hela verksamhetsområde och
för uppföljning av nämndens ekonomi.
Skolnämnden ansvarar för att den interna kontrollen inom resp.
verksamhetsområde följs enligt kommunövergripande regler och policys.
Övrig verksamhet
Skolnämnden skall inom verksamhetsområdet vara
- anställningsmyndighet och ansvarig för arbetsmiljöfrågor
- ansvarig för informationsverksamhet
- ansvarig för reformering av regelbestånd
Sida 1 av 10
Skolnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och
ärenden inom sitt verksamhetsområde. I ärenden av större omfattning skall
samråd ske med kommunstyrelsen.
Skolnämnden är registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin
verksamhet och förfogar över. Skolnämnden utser personuppgiftsombud som
tillser att personuppgifter hanteras på ett lagligt och korrekt sätt.
Delegering från fullmäktige
Skolnämnden skall inom verksamhetsområdet besluta i följande grupper
av ärenden:
1. Verksamhet enligt Skollagen
2. Barn- och elevärenden
3. Organisation
4. Förhandlingar mm
5. Personal
6. Ekonomi
7. Allmänt
Skollagen utgör ram för skolnämndens verksamhetsområde. I Arbetsmiljölagen,
Diskrimineringslagen görs också hänvisningar till Skollagen. Det finns även ett
stort antal internationella konventioner och överenskommelser som Sverige
förbundit sig att följa och därtill kommer övriga styrdokument som t.ex.
läroplaner, förordningar, timplaner och allmänna råd. Skolverkets föreskrifter och
bestämmelser styr hanteringen av elevdokumentation, t.ex åtgärdsprogram och
individuella åtgärdsplan. Vidare styr hälso- och sjukvårdslagen hanteringen av
dokumentation inom skolhälsovården.
Kommunallag, Förvaltningslag, Tryckfrihetsförordning, Offentlighets- och
sekretesslag, Personuppgiftslag och Arkivlag styr den administrativa hanteringen
av skolförvaltningens handlingar.
Skolnämndens/förvaltningens verksamhet
Barnomsorgen omfattar förskoleverksamhet med kommunala förskolor, pedagogisk
omsorg (familjedaghem) samt tillsyn av enskilda förskolor. Omsorg på obekväm
arbetstid erbjuds vid Humlan.
Grundskolan omfattar årskurserna 1-9. Förskoleklass och fritidshem är integrerade i
grundskolans F-6 enheter.
Särskolan bedrivs i form av grundsärskola, träningsskola och gymnasiesärskola samt
särvux.
Kommunala musikskolan är delaktig i skolornas musikundervisning samt erbjuder
frivillig musikundervisning mot avgift. Kulturverksamheten är knuten till Kommunala
musikskolan.
Gymnasieskolan erbjuder nationella program och är för närvarande organiserad i två
enheter, Brogårdsgymnasiet samt Presterudsgymnasiet.
Vuxenutbildningen bedriver bl.a. grundläggande vuxenutbildning, gymnasial
utbildning, SFI (Svenska för invandrare), Särvux, YH-utbildning.
Sida 2 av 10
2. Historik
Vid kommunsammanslagningen 1972 fördes samtliga skolor tillhörande Visnum till
Kristinehamns kommun.
2.1 Politisk organisation
Skolstyrelse
1972--1994
(grundskola och gymnasieskola/vuxenutbildning)
Barn- och utbildningsnämnd
1995--2000
(förskola, grundskola, särskola, gymnasieskola/vuxenutbildning)
Skolnämnd
2001--2002
(förskola, förskoleklass, grundskola, särskola)
Gemensam gymnasienämnd (gymnasieskola/vuxenutbildning)
tillsammans med Storfors och Filipstad 2000--2002
Skolnämnd
2003--ff
(förskola/pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, särskola och
gymnasieskola/vuxenutbildning)
Skolnämnden övertog 1995-01-01 ansvaret för barnomsorgen (förskolor och
familjedaghem) från Socialnämnden.
Kristinehamns kommun tog över ansvaret för särskolan från Landstinget 1995.
Under tiden 2008-01-01—2013-09-01 svarade skolnämnden för kommunens
Flyktingmottagning. Fr.o.m. 2013-09-01 ligger verksamheten under kommunstyrelsen.
2.2 Skolorganisation
Under åren 1978—1993 var grundskolan organiserad i tre rektorsområden inom
grundskolan, ett rektorsområde för gymnasieskolan och ett för kommunala
vuxenutbildningen, – se bilaga 1. För ledningen svarade en rektor och ett antal
studierektorer.
Under tiden 1994-01-01 t.o.m. 2000-06-31 var det obligatoriska skolväsendet inklusive
förskoleklasser och skolbarnomsorg indelat i tre grundskolesamverkansområden,
centrala, norra och västra samt gymnasiets/vuxenutbildningens samverkansområde (t.o.m. 1999), se bilaga 2.
För den pedagogiska ledningen svarade en rektor som till sin hjälp hade en
administrativ chef som svarade för administration/ekonomi samt vaktmästeri och
lokaler.
1995-01-01 fördes även barnomsorgen (förskolor och familjedaghem) från
Socialnämnden till Barn- och utbildningsnämnden och bildade en egen enhet under
skolchefen.
Under åren 2000-2002 bildade gymnasieskola och vuxenutbildning en egen
nämnd och förvaltning – Östra Värmlands gymnasienämnd/förvaltning – tillsammans
med Filipstad och Storfors kommuner. Arkivhandlingar för denna period förvaras på
stadsarkivet.
Sida 3 av 10
Fr.o.m. 2003-01-01 återfördes gymnasieskolan och vuxenutbildningen tillbaka till
respektive kommun och bildade i Kristinehamn ett gymnasiets/vuxenutbildningens
samverkansområde.
Uppdragsutbildning ingick i gymnasieskolans- och vuxenutbildningens
samverkansområde under perioden 1992-2000.
Under tiden 2000-07-01--2014-07-31 var förskoleverksamheten och grundskolan
inklusive förskoleklasser och skolbarnomsorg samt särskola indelat i tre skolområden,
Norra, Centrala och Västra skolområdena, chef för respektive område var en
skolområdeschef. Skolområdeschefen var chef för förskolechefer och rektorer samt
administrativ personal/skolvaktmästare/elevhälsopersonal - se bilaga 3.
Från och med 2014-08-01 infördes en ny organisation – se bilaga 4. Skolchefen är chef
för rektorer och förskolechefer inom förskola, grundskola samt gymnasieskola och
vuxen-utbildning, strateger, skolpsykologer och förvaltningssekreterare.
Rektor och biträdande rektor svarar för den pedagogiska ledningen av skolor och
förskolechefer svarar för ledningen av förskolor/familjedaghem.
Skolområdeschefstjänsterna avskaffades 2014-07-31.
Fem strategtjänster (elevhälso, förskolepersonal, kvalitets, IT samt administrativ)
inrättades fr.o.m. 2014-08-01. Biträdande skolchef (tjänsten inrättades fr.o.m. 2003) är
chef för en skolutvecklingsavdelning samt skoladministratörer och ekonomer.
Elevhälsostrategen är sedan 2014-08-01 ansvarig för särskola och elevhälsa
(skolsköterskor, skolkuratorer, specialpedagoger och familjecoacher) inom grundskola
och gymnasieskola.
Nedläggning av skolor/nya skolor
Bennebergs och Rudsbergs skolor lades ned och eleverna fördes till den
nybyggda Ölmeskolan fr.o.m. vårterminen 2005.
Kärr och Bäckhammars skolor bildade fr.o.m. läsåret 2005/06 en gemensam
enhet KärrBäckskolan F-6 med ett gemensamt upptagningsområde. Kärrskolan
ombildades till en F-3skola och Bäckhammars skola till en 4-6skola.
KärrBäckskolan F-6 lades ned fr.o.m. lå 2012/13 och eleverna överfördes
till Djurgårdsskolan F-6.
Förskolor och skolor samt verksamhet som för närvarande omfattas av
arkivbeskrivningen framgår av bilaga 4.
3. Arkivmyndighet
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över
arkivvården i kommunen. Innebörden av arkivansvaret framgår av 4-8 §§ av
Kristinehamns kommuns arkivreglemente.
4. Lagar och bestämmelser för arkivhantering
Arkivlagen och Kristinehamns kommuns arkivreglemente ger skolnämnden ett ansvar
för nämndens och förvaltningens arkiv.
Sida 4 av 10
5. Arkivbeskrivning/dokumenthanteringsplan
Enligt kommunens arkivreglemente skall varje myndighet (nämnd och styrelse)
redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska beskriva
organisation, förekommande handlingar och handlingsflöden samt vilka bestämmelser
om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar.
Vidare ska nämndens/förvaltningens IT-system framgå av arkivbeskrivningen.
Dokumenthanteringsplanen beskriver på vilket sätt verksamheten dokumenteras och
hur dokument/media tas om hand och gallras/bevaras.
6. Förekommande handlingar och förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar för skolförvaltningens stab och
skolområdena
Handlingsflödet inom skolnämndens olika verksamheter framgår av denna
arkivbeskrivning samt av nämndens dokumenthanteringsplan och kan kort
beskrivas enligt följande:
6.1 Skolförvaltningens centrala ledning – skolstaben
Skolnämndens centrala kansli (skolstab) svarar för ledning och planering av skolans
verksamhet, skolutvecklingsstöd, huvudmannens kvalitetsuppföljning-utvärdering,
boksluts- och budgetprocesserna samt förvaltningsövergripande personal- och
förskoleadministration. Dessutom sker all handläggning kring skolnämndens och dess
utskotts sammanträden på skolstaben.
Handlingar för skolstaben hanteras och arkiveras som en egen serie under
skolnämnden.
Skolpsykologernas handlingar bildar en egen serie, elevhälsostrategens handlingar ingår
i respektive skolas serier.
Diarieföring sker sedan 2004-01-01 enligt kommunstyrelsebeslut i dokumenthanteringssystemet Lex. Sedan 2009 finns skolnämndens handlingar, kallelser och
protokoll i elektronisk form (PDF, PDF-A sedan 2014-11-01) i Lex databas och är
således sökbara och läsbara i Lex. Utredning pågår angående ”slutarkivering” i Lex.
Pappershandlingar förvaras hos skolstaben och gallras/skickas för slutarkivering till
kommunarkivet. De handlingar som omfattas anges i dokumenthanteringsplanen.
I avvaktan på ett kommungemensamt digitalt arkiv ska de handlingarna som har
skapats digitalt skrivas ut på papper för arkivering.
6.2 Förskolor/skolor
Respektive chef (förskolechef och rektor) svarar för att handlingar och dokumentation
hanteras, registreras och förvaras enligt gällande bestämmelser i lag och författning.
Handlingar som ska registreras/arkiveras skickas till skolexpeditionerna.
6.2.1 Dokumentation – barn och elever
På skolenheterna – skolor och förskolor – svarar rektorer och förskolechefer för de
handlingar som hör till dokumentation av barn och elever.
Inom förskoleverksamheten bevaras dokumentation av vikt i barnakter.
Dessa barnakter utgör senare en del av upprättade elevakter.
Sida 5 av 10
För eleverna i grundskolan upprättas elevakter vari dokumentation kring eleven
förvaras, exempelvis kartläggningar och åtgärdsprogram. Respektive handling
sekretessprövas i samband med registreringen och förvaras på skolexpeditionerna i
låsta arkiv. Tre år efter det att eleven avslutat skolgången sänds akterna efter
rensning till kommunarkivet för slutarkivering. I de fall att dokumentation föres
över till gymnasieskolan tas kopior till gymnasieskolan, originalet bevaras i
grundskolans elevakt. Elevakterna arkiveras i personnummerordning.
Dokumentation i form av betyg, elevernas svar på nationella prov mm förvaras på
skolexpeditionerna. Tre år efter det att eleven har genomgått den obligatoriska
skolan skickas handlingarna till kommunarkivet för arkivering. Speciella
anvisningar finns beträffande bevarande av nationella prov.
Anvisningar för hantering finns i dokumentet ”Dokumentation, registrering och
arkivering inom skolförvaltningen”.
6.3 Elevhälsans handlingar
6.3.1 Elevhälsans medicinska insatser
Skolhälsovårdens handlingar handläggs av skolsköterskorna, journaler i
pappersform förvaras hos skolsköterskorna i låsta skåp. Skolhälsovården använder
sig av systemet PMO:s digitala journalhantering. Övriga handlingar som inte
registreras i PMO förvaras hos respektive befattningshavare i låsta skåp. Inför
arkivering och överlämnande skrivs skolhälsojournalerna ut på papper och läggs i
elevhälsojournal. Respektive skolsköterska svarar för rensning före leverans till
centralarkivet.
6.3.2 Elevhälsans skolpsykologiska insatser
Skolpsykologerna använder PMO för journalanteckningar. Övriga handlingar som
inte registreras i PMO förvaras hos respektive befattningshavare i låsta skåp. Inför
arkivering skrivs skolhälsojournalerna ut på papper. Skolpsykologerna ansvarar för
rensning före leverans till centralarkivet.
6.3.3 Elevhälsans specialpedagogiska insatser
Specialpedagogernas utredningar och kartläggningar förvaras i elevakterna.
6.3.4 Elevhälsans psykosociala insatser
Skolkurator/familjecoach har inte dokumentationskrav enligt gällande
lagstiftning. Den dokumentation som handlar om myndighetsutövning
förvaras i elevakterna.
7. IT-system
IT-system som används inom skolförvaltningen i Kristinehamn, system där
skolchefen/IT-strategen är systemägare.
ProCapita
Barn- och elevregistrering för barnomsorg, grundskola,
gymnasieskola och vuxenutbildning.
Avgifts/fakturahantering för barnomsorg och
skolbarnsomsorg.
Pedagoger använder de webbaserade betygs- och
provmodulerna. Likaså används Frånvaromodulen för
registrering av grundskoleelevernas frånvaro och
kommunikation med vårdnadshavare.
Sida 6 av 10
E-tjänster:
E-tjänst finns för ansökan om barnomsorg/skolbarnsomsorg,
schema, inkomst, uppsägning av plats.
Fronter
Lärplattform; pedagogernas kommunikationsplattform med elever och
vårdnadshavare, samt chefers och pedagogernas sinsemellan. Integration med
ProCapita. Vårdnadshavare loggar in med E-leg. Personal och elever använder
”enkel” inloggning.
Information så som omdömen och utvecklingsplaner hanteras i ett särskilt,
rollbaserat verktyg och hanteras i systemet tills eleven lämnat grundskolan.
Därefter exporteras dokumentationen i formatet PDF/A.
Novaschem Schemaläggningsprogram – integration med ProCapita grundskola och
gymnasieskola.
Skola 24
Visning av elevernas frånvaro via webb - gymnasieskolan.
PMO
Dokumentationsverktyg för skolhälsovård och skolpsykolog.
GAFE
Google Apps for Education
Pedagoger och elever kan använda molntjänsten för lagring och bearbetning
av pedagogiskt material som har direkt koppling till
undervisning/lärsituation.
Materialet kan betraktas som ostrukturerade personuppgifter.
Materialet får inte omfatta integritetskänslig information och/
eller information som är sekretessbelagd.
Hur information i Molntjänster skall hanteras framgår av
dokumentet ”Myndighetsutövning i ett molnsamhälle - Riktlinjer för
hantering av information i molntjänster”.
LEX
För diarieföring och nämndadministration används det
kommungemensamma ärendehanteringssystemet Lex.
8. Sökingångar i arkivet
Sökingångar i arkiven är i första hand arkivbeskrivningen och dokumenthanteringsplanen samt respektive verksamhetssystem. I skolnämndens diarium Lex
finns möjlighet till elektronisk sökning av diarieförda handlingar på huvudmanna.nivå samt skolnämndens handlingar.
9. Dokumenthanteringsplan – bilaga
Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel som visar på vilket sätt verksamheten
dokumenteras och hur dokumenten tas om hand och bevaras. Planen innehåller en
förteckning över de dokument/handlingar som används inom verksamhetsområdet
med uppgifter om hur de ska hanteras, vilka handlingar som ska bevaras och vad som
ska gallras.
Skolnämndens dokumenthanteringsplan är processindelad enligt skolförvaltningens
organisation. Planen beskriver hur handlingar hanteras inom verksamheterna,
exempelvis att dokumentation kring eleven förvaras i elevakter.
Sida 7 av 10
Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade
arkivbildningen.
Dokumenthanteringsplanens indelning
1. Styra, planera och följa
2. Stödja verksamheten
3. Barnomsorg – ålder 1-5 år
4. Fritidshem för elever i åldern 6-12 år
5. Förskoleklass, grundskola, grundsärskola
6. Elevhälsa
7. Gymnasieskola, gymnasiesärskola
8. Gymnasieintagning
9. Kommunala Aktivitetsansvaret (KAA)
10. Vuxenutbildning
11. Musik/kulturskola
10. Sekretess
Inom skolnämndens områden förekommer sekretess enligt Offentlighets- och
Sekretesslagen (OSL) 2009:400 främst inom skolhälsovården, förskoleverksamheten
och i skolans elevvårdande verksamhet. Sekretess förekommer i vissa fall även på
förvaltningsnivå.
Skolhälsans sekretess regleras i 25:1 kap i OSL.
Sekretess inom barnomsorg och skolverksamheten regleras i 23 kap i OSL.
Förskoleverksamhet och annan pedagogisk verksamhet 23:1, Förskoleklass, grundskola,
särskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola 23:2, Specialpedagogisk verksamhet 23:4,
Vuxenutbildning 23:5.
Uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden regleras i 21 kap OSL.
Sekretess gällande kunskapsprov regleras i 17 kap OSL.
Personaladministrativ verksamhet regleras i 39 kap OSL.
11. Handlingsoffentlighet
Tryckfrihetsförordningen (TF) och Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL) styr
hanteringen av kommunens handlingar.
Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos kommunens
nämnder, förvaltningar, skolor, förskolor mm är allmänna handlingar.
Allmänna handlingar är antingen offentliga eller hemliga (det föreligger sekretess).
Rätten att taga del av allmänna handlingar får begränsas enligt Offentlighets- och
Sekretesslagen, t.ex. på grund av skyddet för enskilds personliga förhållanden och
skyddet för enskild ekonomiska förhållanden (OSL 21 kap) samt för skolans del enligt
sekretess i skolan (OSL 23 kap) och sekretess inom Skolhälsovården (OSL 25 kap).
12. Diarieföring och annan registrering
Reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i Offentlighets- och
sekretesslagens 15 kapitel.
Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa
när de kommit in eller upprättats. Registreringen ska ske utan dröjsmål. Diarieföringen är
ett bra verktyg för rättssäkerheten och den ökar allmänhetens insyn samt bidrar till
effektivitet. Diariet underlättar också sökning av handlingar och är i övrigt ett stöd i
förvaltningens handläggning och uppföljning.
Sida 8 av 10
En del offentliga handlingar behöver däremot inte registreras, under förutsättning att de
hålls ordnade så att man snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats –
systematisk förvaring. I dokumenthanteringsplanen anges om handlingarna diarieförs
eller inte och hur de hålls ordnade. T.ex. så kan elevdokumentation registreras, bevaras
och arkiveras i barn- och elevakter. Dokumentation hanteras och förvaras även i digital
form i olika IT-system.
12.1 Allmänna handlingar med sekretess
Enligt sekretesslagen skall allmänna handlingar som är hemliga ovillkorligen registreras.
Handlingar i hälsovårdens patientjournaler behöver dock inte registreras.
Bestämmelser om hemligstämpling finns i 2 kap. Tryckfrihetslagen och i Offentlighets- och
sekretesslagen 5 kap 5 §. Det är inte hela handlingen utan uppgifterna i handlingen som
sekretessbeläggs och omprövning av sekretessen ska göras vid begäran om utlämning av
handlingen.
Om uppgifterna i en handling är hemligstämplade innebär att det på handlingen finns en
anteckning om att den är ”hemlig”. En hemligstämpel är emellertid endast en påminnelse
eller en varningssignal om att handlingen i fråga innehåller en eller flera uppgifter som kan
omfattas av sekretess och att en noggrann sekretessprövning därför alltid skall göras innan
handlingen lämnas ut. En sådan anteckning skall innehålla uppgift om vilken
sekretessbestämmelse som kan vara tillämplig.
I dokumentplanen anges sekretessgrund för vissa handlingar som ofta är hemliga med
hänvisning till sekretesslagen. Sekretess kan givetvis även förekomma för andra handlingar än de där sekretessgrund angivits. En sekretessprövning måste göras i varje
enskilt fall och ska göras i samråd med respektive chef.
Om begärda handlingar eller uppgifter ur handlingen inte lämnas ut till sökande måste
hänvisning till Offentlighets- och Sekretesslagen finnas och besvärshänvisning lämnas
till den som har begärt att få del av handlingen/uppgifterna. Skolchefen och
förvaltningssekreteraren har på delegation att ta beslut om detta.
12.2 Handlingar av ringa betydelse
Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, tex reklam,
kursinbjudningar och allmän information behöver inte registreras.
Hantering och gallring av E-post enligt Kristinehamns kommuns riktlinjer
1. E-post av mycket ringa eller tillfällig betydelse kan gallras omgående med hänvisning till RAFS 1991:6 (tex reklam)
2. E-post av ringa värde (t.ex. allmänna synpunkter, information) skickas till nämndens officiella brevlåda och gallras vid inaktualitet, två gånger/år
3. E-post som hör till ett ärende/barn/elev/personal registreras och hanteras på
samma sätt som pappershandlingar.
13. Personuppgiftslagen (PUL)
Bestämmelserna i Personuppgiftslagens och personuppgiftsförordningen tillämpas vid
behandling av personuppgifter och publicering på webben. PUL-förteckningar förs
över behandlade personuppgifter.
Sida 9 av 10
14. Uppgifter som myndigheten hämtar och lämnar till andra
Skolförvaltningen hämtar veckovis personuppgifter ur Skatteverkets register för att
uppdatera verksamhetssystemet Procapita.
Uppgifter lämnas regelbundet till SCB och Skolverket samt övriga myndigheter. Inom
gymnasieskolan lämnas uppgifter även till CSN.
Uppgifter och allmänna handlingar lämnas efter prövning ut till privatpersoner, företag
och massmedia efter begäran i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och
sekretesslagen.
Sekretessprövning görs enligt OSL (offentlighets- och sekretesslagen).
15. Arkivering av handlingar
Reglerna om arkivering av allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningens
kapitel 2.
Bestämmelser beträffande förvaring och säkerhet framgår av anvisningar från
kommunledningskontoret och kommunarkivet.
15.1 Leverans till kommunarkivet
Leverans till kommunarkivet sker enligt anvisningar från kommunarkivet.
16 Arkivansvarig/arkivredogörare inom skolförvaltningen
Arkivansvarig: Förvaltningssekreterare
Arkivredogörare: Förskole- och skoladministratörer
17. Revidering av arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan
Både arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan ska vara levande dokument
och ska revideras vid verksamhets/organisationsförändringar.
Beträffande handlingar som hör till ekonomi- och personalområdena gäller
kommunstyrelsens arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan.
Sida 10 av 10