1. No category

Ekonomihandboken
Uppdaterad 2015-07-27
Har du synpunkter och förslag på hur ekonomihandboken kan förbättras?
E-maila: redovisning@ki.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Inledning ...................................................................................................................................................................... 1
Centrala begrepp .......................................................................................................................................................... 5
Bokföringsskyldighet ........................................................................................................................................... 5
Årsredovisning ..................................................................................................................................................... 5
Redovisningsplan ................................................................................................................................................. 6
Kontoplanen ......................................................................................................................................................... 9
Verksamhetsgrenar ............................................................................................................................................... 9
Projekt .................................................................................................................................................................. 9
Värdering............................................................................................................................................................ 10
Kapitalförändring ............................................................................................................................................... 11
Motparter ............................................................................................................................................................ 11
Mutor och bestickning ........................................................................................................................................ 14
1 Tillgångar ................................................................................................................................................................ 15
1.1 Anläggningstillgångar .................................................................................................................... 15
1.1.1 När ska en tillgång redovisas? ................................................................................................................... 15
1.1.2 Immateriella anläggningstillgångar ........................................................................................................... 16
1.1.3 Materiella anläggningstillgångar ............................................................................................................... 18
1.1.4 Kontering och attest ................................................................................................................................... 22
1.1.5 Inventarie- och anläggningsregister........................................................................................................... 22
1.1.6 Avskrivningar ............................................................................................................................................ 25
1.1.7 Lånefinansiering ........................................................................................................................................ 26
1.1.8 Fysisk inventering ..................................................................................................................................... 26
1.1.9 Transaktioner med anläggningar ............................................................................................................... 28
1.2 Finansiella anläggningstillgångar ................................................................................................. 34
1.3 Fordringar....................................................................................................................................... 34
1.3.1 Kundfordringar .......................................................................................................................................... 35
1.3.2 Fordringar hos andra myndigheter ............................................................................................................ 38
1.3.3 Övriga kortfristiga fordringar .................................................................................................................... 39
1.3.4 Fakturering ................................................................................................................................................ 39
1.4 Periodavgränsningsposter ............................................................................................................. 46
1.4.1 Förutbetalda kostnader .............................................................................................................................. 46
1.4.2 Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter (konto 1632/1672) .................................................................... 47
1.4.3 Övriga upplupna intäkter ........................................................................................................................... 47
1.5 Avräkning med statsverket............................................................................................................ 49
1.6 Kassa och bank ............................................................................................................................... 49
1.6.1 Räntekonto i RiksgäldeN ........................................................................................................................... 49
1.6.2 Bankgiro, plusgiro och bankkonton........................................................................................................... 50
1.6.3 Övriga betalningssätt ................................................................................................................................. 51
2 Kapital och skulder ................................................................................................................................................. 55
2.1 Myndighetskapital .......................................................................................................................... 55
2.2 Avsättningar ................................................................................................................................... 55
2.3 Skulder ............................................................................................................................................ 56
2.3.1 Lån i Riksgäldskontoret ............................................................................................................................. 56
2.3.2 Skulder till andra myndigheter .................................................................................................................. 56
2.3.3 Leverantörsskulder och övriga skulder ...................................................................................................... 57
2.4 Periodavgränsningsposter ............................................................................................................. 66
2.4.1 Upplupna kostnader ................................................................................................................................... 66
2.4.2 Oförbrukade bidrag/uppdrag ..................................................................................................................... 67
2.4.3 Övriga förutbetalda intäkter ...................................................................................................................... 67
3 Mervärdesskatt ........................................................................................................................................................ 68
3.1 Ingående moms ............................................................................................................................... 68
3.1.1 Bokföring .................................................................................................................................................. 69
3.1.2 Hur ska kompensationsrätten styrkas? ...................................................................................................... 69
3.1.3 Samköp ..................................................................................................................................................... 69
3.1.4 Tidpunkt för bokföring och rekvisition av ingående moms ...................................................................... 69
3.1.5 Förskottsbetalning ..................................................................................................................................... 70
3.2 Momskompensation ....................................................................................................................... 70
3.3 Utgående moms ............................................................................................................................... 70
3.4 Omvänd skattskyldighet ................................................................................................................ 71
3.5 Ej skattepliktig verksamhet ........................................................................................................... 72
3.5.1 Uthyrning av lokaler ................................................................................................................................. 73
3.5.2 Momsfri utbildning ................................................................................................................................... 73
3.6 Skattepliktig verksamhet bedriven vid KI ................................................................................... 75
3.6.1 Skattepliktig utbildning ............................................................................................................................. 75
3.6.2 Försäljning av anläggningstillgångar ........................................................................................................ 75
3.6.3 Avgifter enligt § 4 i Avgiftsförordningen ................................................................................................. 76
3.7 EU-handel och handel med tredje land ........................................................................................ 76
3.7.1 Utländsk moms i fakturan och rätt till återbetalning ................................................................................. 77
3.8 Tjänster ........................................................................................................................................... 78
3.8.1 Huvudregeln vid försäljning till näringsidkare ......................................................................................... 78
3.8.2 Huvudregeln vid försäljning till icke näringsidkare .................................................................................. 78
3.8.3 Undantag från huvudreglerna .................................................................................................................... 78
3.8.4 Några typexempel ..................................................................................................................................... 81
4 Verksamhetens intäkter .......................................................................................................................................... 83
4.1 Anslag .............................................................................................................................................. 83
4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter ......................................................................................................... 84
4.2.1 Bidrag........................................................................................................................................................ 86
4.2.2 Avgifter och uppdrag ................................................................................................................................ 91
4.2.3 Sponsring .................................................................................................................................................. 97
4.3 Finansiella intäkter ......................................................................................................................... 98
5 Verksamhetens kostnader ....................................................................................................................................... 99
5.1 Personalkostnader .......................................................................................................................... 99
5.1.1 Representation......................................................................................................................................... 100
5.2 Kostnader för lokaler ................................................................................................................... 100
5.3 Övriga driftskostnader ................................................................................................................. 100
5.3.1 Resekostnader ......................................................................................................................................... 100
5.3.2 Extern representation .............................................................................................................................. 100
5.3.3 ”Icke giltiga kostnader” .......................................................................................................................... 101
5.4 Finansiella kostnader ................................................................................................................... 101
5.4.1 Leasing .................................................................................................................................................... 101
5.5 Avskrivningskostnader ................................................................................................................ 102
6 Uppbördsverksamhet ............................................................................................................................................ 103
7 Transferering ........................................................................................................................................................ 104
7.1 Bokföring....................................................................................................................................... 104
7.1.1 Stipendier ................................................................................................................................................ 104
7.2 Forskarflytt ................................................................................................................................... 105
7.3 Förmedling av bidrag mellan institutioner ................................................................................ 105
7.4 Kontantprincipen ......................................................................................................................... 106
7.5 Omföringar ................................................................................................................................... 106
8 Internredovisning .................................................................................................................................................. 107
8.1 Indirekta kostnader/full kostnadstäckning ................................................................................ 108
8.1.1 Kärnverksamhet och kostnadsbärare ....................................................................................................... 109
8.1.2 Indirekta kostnader (INDI) ...................................................................................................................... 110
8.1.3 Bokföring av indirekta kostnader ............................................................................................................ 111
8.1.4 Projektkalkyl ........................................................................................................................................... 115
8.1.5 Institutionsintern samfinansiering ........................................................................................................... 115
8.1.6 Samfinansiering av flera finansiärer ........................................................................................................ 116
8.1.7 Uppdragsutbildning ................................................................................................................................. 116
8.1.8 Uppdragsforskning .................................................................................................................................. 116
8.1.9 Tidpunkt och giltighet för regler ............................................................................................................. 116
8.1.10 Undantag från pålägg av indirekta kostnader ........................................................................................ 117
8.1.11 Hantering av stödverksamheten vid årsskiftet ....................................................................................... 117
8.2 Forskarflytt mellan institutioner................................................................................................. 118
8.3 Uppdragsutbildning ..................................................................................................................... 120
8.3.1 Bokföring av uppdragsutbildning ............................................................................................................ 120
8.4 Månadsavstämning och projektuppföljning .............................................................................. 122
8.4.1 Månadsavstämning på institutionen .................................................................................................... 122
8.4.2 Månadsavstämning på ekonomiavdelningen ...................................................................................... 122
8.4.3 Projektuppföljning ................................................................................................................................. 123
9 Arkivering .............................................................................................................................................................. 127
9.1 Arkivering av ekonomimaterial .................................................................................................. 127
9.1.1 EU/NIH-projekt ....................................................................................................................................... 128
9.1.2 Mer information ..................................................................................................................................... 128
Referenser................................................................................................................................................................. 129
Bilaga 1 - Uppställningsformer för resultaträkning ............................................................................................... 131
Bilaga 2 - Uppställningsformer för balansräkning ................................................................................................. 132
Bilaga 4 - Olika typer av betalkort och villkor ........................................................................................................ 134
Bilaga 5 - Momsregistreringsnummer (VAT- nummer) i EU-länderna ............................................................... 136
Bilaga 6 - Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde ............................................................................... 138
INLEDNING
MÅLGRUPP
Ekonomihandboken vänder sig till personal som arbetar med ekonomi- och redovisningsfrågor
vid Karolinska Institutet, KI.
SYFTE
Syftet med ekonomihandboken är att på ett enkelt och kortfattat sätt beskriva regler, riktlinjer
och rutiner inom det ekonomiadministrativa området och ge stöd vid tillämpningen av dessa.
I handboken behandlas i första hand regler, riktlinjer och rutiner som är gemensamma för hela
universitetet. I en decentraliserad organisation, med delegerat ekonomiskt ansvar och med många
användare, finns det behov av stöd och anvisningar, så att arbetet kan bedrivas på ett korrekt och
enhetligt sätt.
I enlighet med god redovisningssed ska KI, som bokföringsskyldig myndighet, iaktta de bestämmelser som gäller för statlig verksamhet enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring.
FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR
Ekonomihandboken ska vara ett ständigt uppdaterat dokument, varför det är viktigt att alla
användare är delaktiga och ger synpunkter och önskemål om förändringar och förbättringar. I de
fall man finner fel, oklarheter eller i övrigt har synpunkter på innehållet, vänder man sig till
ekonomiavdelningen vid Universitetsförvaltningen via e-post: redovisning@ki.se.
EKONOMIAVDELNINGEN
Ekonomiavdelningen samordnar ekonomiadministrationen för hela universitetet. Avdelningen är
ett övergripande strategiskt och administrativt stöd i ekonomifrågor och ansvarar bland annat för
 utveckling av rutiner och instruktioner
 bokslut och analys
 budget och uppföljning
 inköp och upphandling
 redovisningsprinciper, riktlinjer och regler
 utveckling och administration av ekonomisystem
 finansiella frågor
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 1
EA-HANDBOK
Verksamheten vid avdelningen är organiserad i följande enheter:




Ledning/samordning
Inköp och upphandling
Redovisning
EA Servicekontor
Avdelningens hemsida uppdateras fortlöpande med information och här kan man hitta kontaktinformation m.m. som kan underlätta det ekonomiadministrativa arbetet.
Ytterligare information om inköp och upphandling och ea-servicekontor finns på intranätet.
RAPPORTERING OCH KONTROLL
Riksdagen beslutar om hur Sverige ska styras och ger regeringen mandat att utföra uppdraget.
Via regleringsbrevet ger regeringen respektive myndighet uppdrag att bedriva specifik verksamhet. I KIs fall är uppdraget att bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Med regleringsbrevet följer besked om finansiering av uppdraget och krav på återrapportering. Ekonomistyrningsverket (ESV) har ett särskilt uppdrag av
regeringen att med ekonomiadministrativa bestämmelser styra myndigheterna så att Sverige får
en effektiv statsförvaltning.
KIs externredovisning regleras främst av följande förordningar
 högskoleförordningen
 bokföringsförordningen
 kapitalförsörjningsförordningen
 anslagsförordningen
 avgiftsförordningen
Alla svenska myndigheter rapporterar varje månad sina ekonomiska siffror till ESV, som
sammanställer den statliga redovisningen till regeringen, en s.k. riksredovisning. Det är bl.a. utifrån KIs ekonomiska rapportering till ESV samt utifrån ovan nämnda förordningar som
Riksrevisionen, på uppdrag av Riksdagen, granskar hur väl KI sköter sitt uppdrag som myndighet.
Bilden nedan försöker förtydliga de olika rollerna och flödena emellan de olika uppdragen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 2
EA-HANDBOK
Riksdag
Regeringen:
regleringsbrev
ESVs uppdrag:
Effektiv statsförvaltning
Ekonomisk styrning och kontroll
Prognoser och uppföljning
KIs uppdrag enligt regleringsbrev:
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Forskning och utbildning på forskarnivå
styrning
återrapportering
Ingrid Palmér
2 oktober 2011
1
ÖVRIGT REGELVERK
ESV ger varje år ut en bok med författningar, föreskrifter och anvisningar. Upplagan heter ”EA
201X – Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet” och publiceras i
elektronisk form på ESVs hemsida. Den kan även beställas i bokform.
ANSVAR, UNDERHÅLL OCH UPPDATERINGAR
Ansvarig för innehållet i EA-handboken är ekonomidirektören vid Universitetsförvaltningen eller
dennes ställföreträdare. Målsättningen är att handboken ska uppdateras löpande. Vid uppdatering
kommer information om aktuell uppdatering med kapitel- och sidhänvisning att ges på ett
särskilt försättsblad före innehållsförteckningen. Ekonomihandboken finns enbart på
ekonomiavdelningens hemsida.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 3
EA-HANDBOK
EA-HANDBOKENS UPPLÄGG
Handboken består av totalt nio kapitel. Dispositionen utgår från balans- och resultaträkningens
uppställningsform med tillägg för kapitel om internredovisning och arkivering.
-
Inledning
-
Centrala begrepp
-
Kapitel 1: Tillgångar
-
Kapitel 2: Kapital och skulder
-
Kapitel 3: Mervärdesskatt
-
Kapitel 4: Verksamhetens intäkter
-
Kapitel 5: Verksamhetens kostnader
-
Kapitel 6: Uppbördsverksamhet
-
Kapitel 7: Transferering
-
Kapitel 8: Internredovisning
-
Kapitel 9: Arkivering
-
Referenser
-
Bilagor
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 4
EA-HANDBOK
CENTRALA BEGREPP
Detta kapitel syftar till att definiera centrala ekonomiska begrepp som är viktiga att känna till och
förhålla sig till i det ekonomiadministrativa arbetet vid Karolinska Institutet (KI).
BOKFÖRINGSSKYLDIGHET
Förordning om myndigheters bokföring, bokföringsskyldigheten, innebär att:
 kronologiskt och systematiskt löpande bokföra ekonomiska händelser samt
se till att verifikationer finns för alla bokföringsposter

upprätta årsredovisning vid räkenskapsårets slut

upprätta god internkontroll, genomföra inventeringar och löpande stämma
av kassarörelser (in- och utbetalningar)

upprätta beskrivning över tillämpade redovisningsregler och arkivera
räkenskapsmaterial

följa regleringsbrev, ESVs krav på finansstatistisk information samt regler
för redovisning mot statsbudgetens inkomsttitlar och utgiftsanslag

bokföra kontanta in- och utbetalningar senast följande arbetsdag

vid rättelse, upprätta rättelseverifikation och ange när och av vem rättelsen
gjorts
Den löpande redovisningen under budgetåret utförs på respektive institution i
enlighet med KIs regler och riktlinjer.
ÅRSREDOVISNING
För varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med ett bokslut och
slutredovisas i en årsredovisning. Årsredovisningen ska upprättas enligt
Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). För universitet och
högskolor ska den bestå av:
 resultatredovisning
 resultaträkning
 balansräkning
 anslagsredovisning
 noter
Uppställningsformer för resultat- och balansräkning framgår av bilaga 1-2.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 5
EA-HANDBOK
REDOVISNINGSPLAN
För att ledning och verksamhetsansvariga ska kunna styra och fatta beslut krävs tillgång till ändamålsenlig information KIs redovisningsplan visar hur ekonomisystemet
Agressos olika konteringsfält används för att fånga information om ekonomiska
händelser i verksamheten. Den ekonomiska redovisningen består av två delar, dels
den externa redovisningen som visar händelser mellan KI och omvärlden, dels den
interna redovisningen som visar fördelning och förbrukning inom KI - i olika
verksamheter, projekt och organisatoriska enheter.
Bilden nedan (figur A) ger en övergripande översikt över KIs redovisningsplan.
Kontoklasser Inst
Proj
Verks
1
2
Institutionsprefix +
institutionens
egen
objektplan
1
2
3
4
5
6
7
8
Tillgångar
Kapital och
skulder
Intäkter
Personalkostnader
Lokal, övriga
driftskostnader
Avyttring och
avskrivning av
tillgångar
Uppbörd och
transfereringar
Årets kapitalförändring
Institutionskod
3
4
5
6
7
8
9
Statsanslag GU1
Statsanslag
FO/FoU2
Externa bidrag
Forskning
Externa bidrag GU
Externa uppdrag
utbildning
Externa uppdrag
forskning
Olika KI-interna
satsningar
Gemensamt
Kapitalförvaltning
Dotterföretag
Fin
Anl
Mpt
1
3
4
Instititionsprefix +
anskaffningsår
+ egen
nummerserie
Annan statlig
myndighet
5
6
7
8
9
Statsanslag
Forskningsråd
Statliga
myndigheter
Organisationer
utan vinstsyfte
Företag och
affärsverk
Kommuner
& landsting
Utländska
organisationer
och företag
KI institutioner
Institution inom
KI
Övriga externa
Figur A. KIs redovisningsplan
En detaljerad förteckning och förklaring över olika begreppsförkortningar framgår av
figur B på nästa sida.
1
2
GU = Utbildning på grundnivå och avancerad nivå
FO/FoU = Forskning och utbildning på forskarnivå
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 6
EA-HANDBOK
Begreppsförkortning
Inst
Begrepp i
klartext
Institution
Förklaring
Dnr
Diarienummer
Kontrakt och avtal som avser finansiellt stöd till forskning och utbildning får ett diarienummer vid registrering i diarieföringssystemet
W3D3.
Proj
Projekt
Projekt är lägsta nivå för redovisning av verksamhetens intäkter och
kostnader.
Fin
Finansiär
Registrering av vem/vilka som finansierar KIs olika verksamheter
Anl
Anläggningar
Anläggningstillgångens nummer i anläggningsregistret
Anläggningstillgångar är tillgångar för stadigvarande bruk eller innehav
och kan vara immateriella eller materiella.
MPT
Motpart
Motpartskod. Alla ekonomiska mellanhavanden mellan externa och
interna parter ska ha motpartskod för att avstämningen vid bokslut ska
bli korrekt.
Verks
Verksamhet
KIs verksamhet redovisas på projektnivå. Varje projekt knyts till en
verksamhetskod beroende på vad det är för typ av verksamhet som
bedrivs. Utbildning och forskning har olika verksamhetskoder. Även
finansieringen avgör vilken verksamhetskod som används. Anslag,
bidrag och uppdrag har olika koder inom respektive verksamhetsområde.
Grupp
KIs verksamhet är indelad i olika organisatoriska enheter. Kärnverksamheten bedrivs vid institutioner, vilka utgör egna resultatenheter.
Organisatorisk gruppering av projekten. Exempel på ofta förekommande
grupp är forskargrupp, enhet, avdelning och sektion
Figur B.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 7
EA-HANDBOK
Bilderna nedan (figur C & D) visar en detaljerad översikt över möjligheten att kombinera konto
med finansiär och konto med verksamhet enligt KIs redovisningsplan.
Figur C.
Figur D.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 8
EA-HANDBOK
KONTOPLANEN
I kontoplanen specificeras kontoklasserna i olika konton, vilket tydliggör de
ekonomiska händelserna. Tre- och fyrställiga konton i kontoklass 1-8 avser
externa händelser. Samma kontoklasser används för interna händelser och bokförs
med femsiffriga konton.
Femsiffriga konton som slutar på;
- siffran 9 avser transaktioner mellan institutioner på KI
- siffran 8 avser transaktioner inom institutionen
Alla institutioner har samma kontoplan. På ekonomiavdelningens hemsida finns
en aktuell version av KIs kontoplan. Komplett kontoplan finns att ta ut i Agresso.
Förändringar i kontoplanen kan initieras från såväl institution som centralt vid KI.
Ekonomiavdelningen sammanställer och rapporterar alla KIs ekonomiska händelser till Ekonomistyrningsverket (ESV). Varje konto i kontoplanen är kopplat till
en s.k. S-kod i enlighet med BAS-kontoplanen för statliga myndigheter.
VERKSAMHETSGRENAR
Verksamhetsgrenar beskriver den verksamhet KI utför. Ekonomistyrningsverket
(ESV) beskriver begreppet verksamhetsgrenar enligt följande: ”Verksamhetsgrenarna är den lägsta nivån i verksamhetsstrukturen. Syftet med att staten har en
verksamhetsstruktur är att regering och riksdag ska få ett bättre beslutsunderlag i
en struktur där det är meningsfullt att koppla ihop verksamhetens mål, resultat och
resurser”. Indelningen i verksamhetsgrenar beslutas av regeringen i regleringsbrevet och ska inte förväxlas med KI organisatoriska indelning som beslutas av
KIs styrelse.
PROJEKT
Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifikt mål, en
given kostnadsram och som är begränsat i tid. Ett projekt kan vid behov förlängas
och ny sluttidpunkt beslutas av behörig chef (t ex prefekt, dekan eller rektor beroende på intern delegationsordning). Om projektet är finansierat av extern part ska
eventuell förändring godkännas av finansiären. Ett arbete/uppdrag utan någon
bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är inte ett projekt per definition utan
snarare en löpande verksamhet. Vid KI används definitionen projekt även för att
följa upp den löpande verksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigt kopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Detta sker vid konterings
tillfälle. KIs projektnummer har en gemensam föreslagen fastställd struktur enligt
nedan, IIGGGNNXXV:
II = Institutionskod
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 9
EA-HANDBOK
GGG = grupp
NN = person (eget forskarID-nummer/person)
XX = löpnummer
V = verksamhetskod
Antalet positioner i projektnumren kan variera, då alla institutioner t ex inte har
treställiga grupper. Mer detaljerad information om projektupplägg, forskargrupper
med mera finns i kapitlet 8, under rubriken 8.4.3 - ”Projektuppföljning”
All verksamhet inom KI ska hänföras till projekt och summan av alla projekts
intäkter och kostnader ska vara lika med KIs totala intäkter och kostnader.
Projektuppföljning ska ske löpande varje månad. Som underlag för denna uppföljning finns en rapport att ta ut i Agresso.3 Löpande uppföljning innebär att kontroll
görs att rätt intäkter och kostnader är registrerade på rätt projekt och att varje
projekt har finansiering.
Vid varje bokslut (kvartal, delår och helår) görs en värdering av projektet.
VÄRDERING
För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi görs en värdering av alla
projekt varje kvartal. Värdering innebär att kontroll sker om projektet är pågående eller inte och om det har finansiering eller ej. Beroende på typ av projekt
och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton.
Följande frågor beaktas:
-
Vad är det för typ av projekt? Finansierat av anslag - bidrag – uppdrag?
Finns det oförbrukade medel att tillgå?
Finns det medel att fordra från finansiären?
Finns giltigt kontrakt/avtal
Förekommer över- eller underskott i bidrags-/uppdragsverksamheten?
Hur projekten ska värderas beror på tre parametrar; verksamhet, finansiär och
intäktsslag. Alla projekt som är finansierade av statsanslag värderas mot årets
kapitalförändring och samtliga pågående externfinansierade bidrags- och
uppdragsprojekt, med finansiering styrkt av giltigt kontrakt, värderas mot balanskontot oförbrukade bidrag/uppdrag. Övriga externfinansierade projekt utan
finansiering värderas mot årets kapitalförändring.
I anslagsfinansierade projekt avräknas intäkten fullt ut oavsett förbrukning. För
externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchnings princip. Periodens kostnader avgör hur stor intäkt som avräknas. Ytterligare
information om värdering, se KIs intranät.
3
Agresso Rapporter – Underfinansierade projekt. Period anges (fr.o.m. period t o m period) i den browserfråga
som kommer upp.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 10
EA-HANDBOK
KAPITALFÖRÄNDRING
I statlig redovisning används kapitalförändring som resultatbegrepp. Begreppet
resultatredovisning inom staten används för att beskriva verksamhetens resultat i
form av utförda prestationer och effekterna av dessa.
Årets kapitalförändring visar hur myndighetskapitalet har förändrats under året,
dvs. skillnaden mellan intäkter och kostnader. Begreppet kan närmast jämföras
med termen årets resultat i företag.
Posten återfinns i balansräkningen under rubriken Myndighetskapital. Den
balanserade kapitalförändringen är skillnaden mellan intäkter och kostnader i
resultaträkningen som överförts från tidigare år, med undantag för belopp som
eventuellt förts till posterna Statskapital, Donationskapital eller Resultatandelar i
dotterföretag och intresseföretag.
Se bilaga 1 och 2, som visar uppställningsformer för resultat- och balansräkning.
MOTPARTER
Motpart anger vem som är den andra parten vid en transaktion. Enkelt uttryckt är
motpart den som man skickar medel till eller erhåller medel från. På balanskonto
talar motpartskoden om vem vi har skuld till alternativt fordran på.
Motpartskoden (MPT) fyller flera funktioner, men främst används motpartsredovisning för att kunna eliminera inomstatliga och interna transaktioner i samband
med upprättande av årsredovisningen. Motpartskoden hjälper även till att redovisa
på rätt S-kod beroende på om KIs motpart är extern, statlig eller intern.
Olika motpartskoder
KI använder sig av fyra olika typer av motpartskoder. Tack vare att motpartskoderna har olika struktur kan man lätt söka fram resultatet för var och en av dem
eller eliminera en motpartstyp vid redovisningen.
Följande fyra MPT-typer finns:
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 11
EA-HANDBOK
 Statlig
 Extern
 Intern
 Institutionsintern
Endast bokstäver,
följer ESVs myndighetsbeteckningar, t ex VR för
Vetenskapsrådet, SU för Stockholms Universitet
1EX,
denna kod gäller för stiftelser/organisationer,
privatpersoner, företag, landsting/kommuner, alla utländska motparter samt staten (statsanslag och skatt)
9 + institutionsbeteckning,
MPT för C1 är t ex 9C1 (dvs. samma som finansiärskoden). Motpartskod 9KI används för bokningar mot
årets kapitalförändring.
8 + institutionsbeteckning
MPT för t ex C1 är 8C1. Används endast på internkonton inom den egna institutionen (XXXX8 konton)
och den anges automatiskt.
Registrering av motpart
Där det är möjligt anges MPT automatiskt, men i andra fall måste man manuellt
ange vem som är KIs motpart.
MPT anges automatiskt:





från försystem t ex Agresso EFH4, Primula5, televäxeln
för konton som bara kan vara externa
vid bokningar på institutionskonton
vid alla bokningar med finansiärskod
vid fakturering
Om MPT inte anges automatiskt ska den registreras manuellt. KIs motpart är den
som i första ledet skickar eller tar emot pengarna. Den som skickar bidragsmedel
eller statsanslag6 bokar upp detta som en transferering.




Om KI ersätter en privatperson som köpt något av en statlig myndighet
blir MPT = 1EX, eftersom det är privatpersonen som är KIs motpart
Om KI erhåller bidrag från EU, men via Uppsala Universitet, UU, blir EU
finansiär, men motpart är UU
Vid in- och utbetalningar (konto 1931 m fl) är det banken som är KIs motpart. Banken är ett företag och därför blir motparten 1EX.
Vid interna omföringar mellan institutioner är det den andra institutionen
som är motpart, t ex om C1 fakturerar K8 är MPT = 9K8 för C1 och för
4
Agresso EFH är det elektroniska fakturahanteringssystemet
Primula är KIs lönesystem
6
Transferering av statsanslag ska finnas inskrivet i Regleringsbrevet – annars är det inte tillåtet att transferera
anslaget.
5
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 12
EA-HANDBOK
K8 är MPT = 9C1.
Motpartsavstämning inom staten
När myndigheterna har rapporterat sitt ekonomiska utfall till ESV via statsredovisningssystemet Hermes, ska alla inomstatliga mellanhavanden elimineras. Det
innebär att om KI har redovisat en intäkt från Uppsala Universitet så måste
Uppsala Universitet ha bokfört motsvarande kostnad till KI.
För att de inomstatliga mellanhavandena ska kunna elimineras är det alltså viktigt
att myndigheterna har bokat upp både fordringar/ skulder och intäkter/ kostnader
med rätt motpartskod och i rätt kontogrupp innan perioden stänger. Eftersom varje
institution är en del av myndigheten KI ligger det här ett stort ansvar på respektive
institution att se till att detta blir gjort. Periodavgränsningsposter behandlas i
kapitel 1.4 och 2.4.
Skulle någon statlig finansiär eller motpartskod saknas, ska redovisningsenheten
meddelas.
Mer information om ekonomiska begrepp inom staten finns på ESVs hemsida under rubriken
Ordbok
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 13
EA-HANDBOK
MUTOR OCH BESTICKNING
Ingen anställd på KI ska personligen ta emot någon form av belöning för sin tjänsteutövning från
leverantörer eller andra, annat än i enlighet med dessa riktlinjer.
Ingen anställd på KI ska erbjuda någon en gåva eller förmån som är otillbörlig. Vid representation ska KIs riktlinjer och regler för representation följas. Det gäller både beloppsgränser och
formell behörighet att representera KI. När det gäller behörighet att representera KI gäller de
interna delegationsordningarna.
Endast undantagsvis ska personalen tacka ja till inbjudan till events från det privata näringslivet
och då alltid efter godkännande från närmaste chef.
För att upprätthålla förtroendet för verksamheten är det av mycket stor vikt att KIs anställda inte
låter sig påverkas av otillbörliga förmåner eller faller för frestelsen att ge någon förmån för att
påverka annan i en viss riktning. Ett sådant agerande är inte enbart förtroendeskadligt, det kan
också vara brottsligt och handlar då om muta eller bestickning.
Riskgrupper
Det här gäller alla medarbetare vid KI men följande grupper utgör exempel på arbetstagare som
kan vara särskilt utsatta för mutor eller annan otillbörlig påverkan.
 Personal som arbetar med upphandling
 Inköpare som avropar ramavtal
 Beställare av varor och tjänster
 Lärare gentemot studenterna
 Gästforskare när det gäller bestickning
 Lärare/forskare gentemot läkemedelsbolag m.fl.
 Säkerhetspersonal
 Personal som beställer resor och arrangerar konferenser
 Vårdpersonal i KIs regi t ex tandläkare på Institutionen för odontologi
 Chefer som har mandat att anlita konsulter
Mer att läsa finns på
Karolinska Institutets intranät, se Regler och riktlinjer och Dokument och handböcker
Om mutor och jäv – en vägledning för offentligt anställda, www.regeringen.se
Farliga förmåner, Vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott,
www.chamber.se/imm
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 14
EA-HANDBOK
1 TILLGÅNGAR
I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på tillgångssidan i balansräkningen; immateriella, materiella och finansiella anläggningstillgångar, fordringar, periodavgränsningsposter,
avräkning med statsverket samt kassa och bank. Immateriella och materiella anläggningstillgångar har sammanförts till ett kapitel benämnt Anläggningstillgångar, då de grundläggande
reglerna är gemensamma för dessa båda anläggningstyper.
OBS, se även rutinbeskrivning AT-modulen för en mer utförlig beskrivning av hur man går
tillväga vid användning av KIs anläggningsmodul AT.
1.1 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR
Enligt förordning om myndigheters bokföring ska statliga myndigheter upprätta och föra register
över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret ska innehålla uppgifter
som gör det möjligt att identifiera tillgången. Registret ska omfatta tillgångar med ett
anskaffningsvärde som motsvarar lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter
och allmänna råd till Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB).
Förbrukningsinventarier som anses vara stöldbegärliga ska också registreras i registret.
1.1.1 NÄR SKA EN TILLGÅNG REDOVISAS?
För att en tillgång ska redovisas i balansräkningen måste den uppfylla kraven för att klassas som
en tillgång:




den ska ha införskaffats för stadigvarande bruk
ha en ekonomisk livslängd på minst tre år
ha ett anskaffningsvärde som överstiger 20 000 kr, för datorer gäller en gräns på
30 000 kr
Det ska även vara sannolikt att tillgången ska ge framtida ekonomiska fördelar 7 eller vara
en servicepotential8 för myndigheten.
7
Framtida ekonomiska fördelar är en tillgångs möjlighet att, ensam eller i förening med andra tillgångar bidra både
direkt eller indirekt till intäkter eller kostnadsbesparingar för en myndighet. Ett exempel kan vara inköp av en egen
analysutrustning istället för att skicka proverna till ett utomstående företag för analys. I detta fall uppkommer
ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och även tidsbesparingar.
8
En tillgångs servicepotential är dess kapacitet att, ensam eller tillsammans med andra tillgångar, bidra direkt eller
indirekt till att fastlagda mål uppnås. Statliga tillgångar syftar ofta inte till att ge ekonomiska fördelar, utan nyttan
med tillgångarna ligger snarare i de tjänster/service som produceras med hjälp av tillgången.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 15
EA-HANDBOK
1.1.2 IMMATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR
Immateriella anläggningstillgångar delas upp på olika poster och de kan bestå av:





programvaror
licenser för programvaror
patent, koncessioner och liknande rättigheter
modeller och prototyper
egenutvecklade IT-system
1.1.2.1 ANSKAFFNINGSVÄRDE OCH AKTIVERING
Anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell tillgång är summan av de kostnader
som uppkommit från den tidpunkt då tillgången uppfyller alla kriterier för aktivering9, se figur
1.1 nedan. Eventuella rabatter på fakturabeloppen ska inte räknas in då anskaffningsvärdet fastställs.
Enligt FÅB ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet
under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får
emellertid inte tas upp som anläggningstillgång. Med utveckling avses att tillämpa
forskningsresultat eller annan kunskap för att åstadkomma nya eller väsentligt förbättrade
system, processer, material, konstruktioner, produkter eller tjänster innan produktion eller
användning påbörjas. Med forskning avses istället ett planerat och systematiskt sökande som kan
ge ny vetenskaplig eller teknisk kunskap och insikt.
OBS! Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning anser man
att utgifterna hör till forskning och de kostnadsförs därmed när de uppkommer.
I enlighet med ESVs föreskrifter ska utgifter för utveckling tas upp som immateriell
anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga nedanstående förhållanden föreligger:





Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så att den
kan användas
Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången och
använda den
Myndigheten har som förutsättning att använda den immateriella anläggningstillgången
Den immateriella anläggningstillgången medför att de framtida ekonomiska fördelarna
eller servicepotentialen för myndigheten sannolikt ökar och att detta kan påvisas med hög
grad av säkerhet
Det finns nödvändiga och användbara tekniska, finansiella och andra resurser för att
fullfölja utvecklingen och för att använda den immateriella anläggningstillgången
9
Med aktivering menas här att man omför dessa kostnader och redovisar dem som en tillgång i balansräkningen
och avskrivning påbörjas.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 16
EA-HANDBOK

Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den
immateriella anläggningstillgången.
De utgifter för utveckling som myndigheten har innan alla ovan nämnda förhållanden är uppfyllda ingår inte i anskaffningsvärdet.
Bedömningen, som görs i flera steg för att avgöra utgifterna för utveckling eller förvärvade
licenser, rättigheter m.m. ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar, beskrivs i figur
1.1 nedan.
Kontrolleras tillgången av
myndigheten?
NEJ
Är tillgången ett resultat av
inträffade händelser?
NEJ
Förväntas tillgången innebära
framtida ekonomiska fördelar eller
servicepotential för myndigheten?
Är det sannolikt att ekonomiska
fördelar eller en ökad
servicepotential kommer att tillföras
myndigheten i framtiden?
Kan tillgångens anskaffningsvärde
beräknas på ett tillförlitligt sätt?
NEJ
Aktivering får inte ske
NEJ
NEJ
Aktivering ska ske.
Figur 1.1 Beslutsträd för aktivering
1.1.2.2 IMMATERIELLA TILLGÅNGAR I REDOVISNINGEN
I redovisningen delas immateriella tillgångar upp i Utvecklingsarbeten, kontogrupp 101*, och
Rättigheter och licenser, kontogrupp 103*. Utvecklingsarbeten som t ex KIMKAT finns främst
på KIs centrala avdelningar och därför finns inte kontogrupp 101* öppen för institutionerna i
Agresso.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 17
EA-HANDBOK
Innan en tillgång av detta slag utvecklas ska kontakt tas med redovisningsenheten.
För immateriella anläggningstillgångar gäller som huvudregel att den ekonomiska livslängden är
högst 5 år. En immateriell anläggningstillgång ska därmed enligt FÅB skrivas av med minst en
femtedel per år10.
1.1.2.3 PATENT
I Sverige förfogar alla högskole- och universitetsanställda själva över rättigheterna till sina
uppfinningar och forskningsresultat enligt lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Detta
kallas lärarundantaget men gäller alltså inte enbart lärare. Om inget annat har avtalats, t ex med
en extern part, innebär det att forskaren själv förfogar över sina resultat och idéer. Det betyder att
kostnaderna för exempelvis patent bekostas av forskarens egna företag eller av forskaren privat.
För mer information eller rådgivning kring patent tas kontakt med Innovationskontoret eller
Karolinska Institutet Innovations AB (KIAB).
1.1.3 MATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR
Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat
bestå av:


Maskiner, inventarier, installationer mm.
Pågående nyanläggningar
I anskaffningsvärdet för en materiell tillgång ska alla kostnader som lagts ner för att göra tillgången brukbar i verksamheten inkluderas, såsom:






inköpspris11
importavgifter
tull
transport- och andra hanteringskostnader
installations- och monteringskostnader
konsulttjänster som arkitekter, ingenjörer och jurister
OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, t ex i form av årlig
service, ingå.
Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig. Man följer dock principen
om en fungerande enhet. Ett exempel på en fungerande enhet är ett möblerat konferensrum
(bord, stolar, hyllor osv) där den totala inköpskostnaden överstiger 20 000 kr men inköpspriset
för de enskilda delarna är på mindre belopp. Vid nyinredning av laboratorie- och
kontorsutrymmen eller motsvarande betraktas investeringen som en helhet.
10
Under särskilda omständigheter kan det anses överensstämma med god redovisningssed att skriva av med en
mindre del. Kontakt tas i sådana fall med ekonomiavdelningen.
11
Ej eventuella kursförluster
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 18
EA-HANDBOK
1.1.3.1 MASKINER, INVENTARIER, INSTALLATIONER M M
Maskiner, inventarier mm. som beräknas ha en ekonomisk livslängd kortare än 3 år och med ett
anskaffningsvärde under 20 000 kr ska kostnadsföras direkt i kontoklass 5*. Även inventarier
och maskiner med anskaffningsutgifter av ringa värde, normalt under 20 000 kr ska
kostnadsföras. Undantaget är datorer där gränsen är 30 000 kr. Detta motiveras av att datorer har
en allt kortare livslängd.
Om den ekonomiska livslängden är över 1 år men under 3 år och anskaffningsvärdet är över
10 000 kr men under 20 000 kr, redovisas anskaffningen som en korttidsinvestering på konto
5611 eller 5612. Maskiner och inventarier mm. med en livslängd under 1 år och med ett
anskaffningsvärde under 10 000 kr redovisas t ex som förbrukningsinventarier på konto 5614.
Konto
Livslängd
Anskaffningsvärde
5611/5612 Korttidsinvestering
1år > 3år
10 000 kr > 20 000 kr
5613/5614/5061 Förbrukningsinventarier
Under 1år
Under 10 000 kr
Figur 1.2 Korttidsinvesteringar
Utrustning som regelbundet måste bytas ut pga. verksamhetens art eller för att utvecklingen i
fråga om program och maskinvara är mycket snabb, kostnadsförs direkt. Om man köper
tilläggsutrustning som förbättrar anläggningens prestanda, så läggs den till den befintliga
anläggningen i anläggningsregister. Om prestandan inte förbättras bör utgiften kostnadsföras.
Beloppsgräns för tilläggsutrustning ska vara på minst 20 00012 kr och senast 6 månader efter
aktiveringsdatum på den befintliga anläggningen. Om tilläggsbeloppet understiger gränsen
20 000 kr ska utgiften kostnadsföras eller tidsperioden passerat 6 månader då får man skapa en
ny anläggning under förutsättning att kraven uppfylls för att klassas som en tillgång och
redovisas i balansräkningen.
INKÖP AV DATOR
Vid anskaffning av dator13 till ett värde under 30 000 kr per fungerande enhet, bokförs hela inköpet som förbrukningsinventarie. Den ekonomiska livslängden bedöms då understiga tre år,
varför hela anskaffningen kostnadsförs. Överstiger anskaffningskostnaden 30 000 kr per fungerande enhet, bokförs den som anläggningstillgång och skrivs av under tre till fem år. För en
schematisk översikt för val av konto och anläggningsgrupp, se figur 1.3 nedan.
12
Samma beloppsgräns för aktivering av nya anläggningar
Med dator menas en fungerande enhet som består av bildskärm, tangentbord och hårddisk, inklusive eventuellt
modem, program etc.
13
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 19
EA-HANDBOK
Konto
5612 Korttidsinvestering...
5614 Förbrukningsinventarier…
12* Maskiner, inventarier...
Anskaff.värde
10 000–29 999
under 10 000
över 30 000
Livslängd
under 3 år
under 1 år
3-5 år
Anl.grupp
1000, stöldbegärligt14
1000, stöldbegärligt
13E, 23E15 13L, 23L16
Figur 1.3 Datorer
PÅGÅENDE NYANLÄGGNINGAR
I kontogrupp 127* (pågående nyanläggningar) finns uppsamlingskonton för anläggningar där
fakturorna ska betalas innan anläggningen är klar att tas i drift. Ombokning sker när anläggning
är klar att tas i drift mot konto 1291 (Anskaffningsutgift anläggning AT) och aktiveras genom
rutinen ”Skapa anläggningar från fakturor”. Anläggningens kontering styrs från vilken
anläggningsgrupp som väljs vid aktiveringen, se Rutinbeskrivning AT-modulen för mer
information. Observera att om en anläggning har bokförts på exempelvis konto 12711 (pågående
nyanläggningar, årets ansk.) i period 201X12 kommer den per automatik att bokföras på konto
12701 (pågående nyanläggningar, ack ansk.värde) vid det nya årets ingång. Om det vid
aktivering finns ett saldo på både konto med årets anskaffningsutgift (4:e siffran är 1) och konto
för ackumulerat anskaffningsvärde (4:e siffran är 0) ska de delas upp i två separata poster vid
bokningen mot konto 1291. Meddela redovisningsgruppen vilka poster som aktiverats samt
vilken post som avser årets anskaffning (127?1) och ack anskaffning (127?0). Det här är viktigt
då olika bokföringsrapporter behöver köras beroende på om posten avser årets- eller ack
anskaffning. Vid årets anskaffning bokar en automatisk trigger upp postens värde på kontot för
årets anskaffning mot ett s.k. omföringskonto (12?09), se figur 1.4 för skillnad i bokföring
mellan årets och ack värde. Att denna skillnad görs är viktigt för att KI ska kunna göra ett
korrekt låneupptag.
Bokföring årets anskaffning
Konto
1230, 1220, 1210
Belopp
100 000 D
1231, 1221, 1211
100 000 D
12309, 12209, 12109
100 000 K
Bokföring ack anskaffning
Konto
1230, 1220, 1210
Belopp
100 000 D
Figur 1.4 Uppbokning årets- och ack anskaffning
14
se avsnitt 1.1.5.1 för vad som anses vara stöldbegärligt
E = ej lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet
16
L = lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet
15
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 20
EA-HANDBOK
I samband med att anläggningen körs igenom rutinen ”skapa anläggningar från fakturor” läggs
anläggningen upp i anläggningsregistret och efter att redovisningen kört bokföringsrapporten är
anläggningen redo för att skrivas av.
För kontogrupp 127* gäller samma uppdelning i bedömd ekonomisk livslängd på 3 år, 5 år och
10 år som för resten av kontoklass 12*. Se konteringsexempel i figur 1.5 nedan, i exemplet finns
ett ack värde från tidigare år på 40 som också ska ingå i den aktiverade anläggningen.
Konto
2581
1541
127?1
Benämning
Leverantörsskulder
Ingående moms
Pågående nyanläggningar årets…
Belopp
100 K
20 D
80 D
Anl. är redo för aktivering, ombokning mot 1291
127?1
127?0
1291
1291
Pågående nyanläggningar årets…
Pågående nyanläggningar ack…
Anskaffningsutgift anläggning AT (årets)
Anskaffningsutgift anläggning AT (ack)
80 K
40 K
80 D
40 D
Anl. aktiveras i rutinen ”skapa anläggningar från fakturor” och läggs upp i anl. registret
Bokföringsrapporten körs av redovisningen
1291
12?0
12?1
12?09
1291
12?0
Anskaffningsutgift anläggning AT (årets)
Anläggningskonto ack anskaffning
Anläggningskonto årets anskaffning (auto årets)
Omföringskonto AT (auto årets)
Anskaffningsutgift anläggning AT (ack)
Anläggningskonto ack anskaffning
80 K
80 D
80 D
80 K
40 K
40 D
Figur 1.5
FÖRBÄTTRINGSUTGIFT PÅ ANNANS FASTIGHET
OBS! Innan reparationer beställs enligt vad som nedan beskrivs ska Fastighetsavdelningen
vid Universitetsförvaltningen kontaktas!
Av årsredovisningens redovisningsprinciper framgår att förbättringsutgift i annans fastighet
hanteras som direkt kostnad när beloppet uppgår till max 500 tkr. Investeringar som uppgår till
högre belopp hanteras som hyrestillägg.
1.1.3.2 KONST
Konstföremål som tavlor och skulpturer mm. ska inte skrivas av, eftersom konst inte påverkas av
någon värdeminskning. Konst redovisas därför med särskild anläggningsgrupp (99) och konto
(1260). Detta gäller även konst från Statens konstråd17.
17
Statens konstråd bokar bort den konst som överlämnas till myndigheterna, som bokför den som tillgång.
Därmed finns tillgången kvar inom staten med den skillnaden att den bytt myndighet.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 21
EA-HANDBOK
1.1.4 KONTERING OCH ATTEST
Kontering av anläggningstillgångar sker på konto, kostnadsställe, projekt, finansiär och
anläggningsnummer. I Agresso bokas poster som ska bli anläggningar på konto 1291. Den
aktiveras sedan via rutinen ”skapa anläggningar från fakturor” och läggs i detta steg upp i
anläggningsregistret. Därefter kör redovisningsgruppen en bokföringsrapport vilken bokar upp
anläggningens värden i huvudboken samt i anläggningsregistret. Vilken kontering anläggningen
får styrs av vilken anläggningsgrupp som väljs när anläggningen skapas. Att använda
anläggningsregistret utgör ett tvingande led i hanteringen av anläggningstillgångar. Det är av
största vikt att godkännaren lämnar nödvändiga upplysningar om utrustningen för bedömning av
avskrivningstid (se avsnitt 1.1.6 Avskrivningar) samt behov av lånefinansiering (se avsnitt 1.1.7
Lånefinansiering).
1.1.5 INVENTARIE- OCH ANLÄGGNINGSREGISTER
De huvudkriterier som gäller beträffande anläggningsregistret är att anskaffningsvärdet överstiger 20 000 kr exklusive moms (undantag datautrustning 30 000 kr exkl. moms) alternativt att
egendomen anses vara stöldbegärlig. I inventarieregistret18 ska även finnas andras inventarier
som Karolinska Institutet ansvarar för. Märkning av inventarier ska göras med märkpenna, etikett eller motsvarande där Karolinska Institutet samt inventarienummer framgår.
1.1.5.1 STÖLDBEGÄRLIGA TILLGÅNGAR
Karolinska Institutet är enligt Förordningen om myndigheters bokföring skyldig att i
inventarieregistret registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga men som inte ska
redovisas som anläggningstillgångar. Bl.a. de anskaffningar som redovisas som
korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier i kontogrupp 561* kan vara stöldbegärliga.
Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande 10 000kr men ska
alltid ses som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret:

Bärbara datorer (ej tillbehör
såsom skärm, tangentbord mm)

Smartphones

Surf- och läsplattor

Övrigt som anses vara begärligt (digitala
kameror, projektorer mm)
1.1.5.2 Inventarieregisterblankett
En särskild blankett 19 för inventarier/anläggningsregister finns på ekonomiavdelningens
hemsida. Den fylls i med samma konteringsuppgifter som finns på fakturan. Denna utgör
18
Inventarieregistret avser anläggningar registrerade med anläggningsgrupp 1000, dvs anläggningar som inte
uppfyller kriterierna för att redovisas som anläggningstillgång.
19
Alternativt kan även utdrag ur Agressos anläggningsregister skrivas ut
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 22
EA-HANDBOK
tillsammans med fakturakopia och specifikationer, underlag till anläggnings/inventarieregistret.
Blanketterna sparas i löpnummerordning.
1.1.5.3 ANLÄGGNINGSNUMMER
Anläggningsnummer läggs upp med max tio siffror/positioner; de två första anger institutionen,
därefter anges anskaffningsår, de två eller tre följande kan väljas utifrån institutionens eget
upplägg och de tre sista utgör löpnummer (inst + år + kst + löpnummer = totalt max tio tecken).
Det är viktigt att upplägget görs på samma sätt för alla tillgångar inom institutionen för att kunna
utläsa information om tillgången från anläggningsnumret. Anläggningsnumret anges på
inventarieblanketten och ska även markeras på inventariet/anläggningen.
Varje anläggning kopplas till en särskild anläggningsgrupp. Anläggningsgruppen väljs utifrån
vad det är för typ av anläggning och hur lång livslängd den har, för mer information om vad som
är avgörande vid bedömning av avskrivningstid se avsnitt 1.1.6 Avskrivningar. Om anläggningsgrupp ska rättas/bytas kontaktas redovisningsenheten, eftersom anläggningsgrupp endast kan
ändras av ekonomiavdelningen.
1.1.5.4 ANLÄGGNINGSGRUPPER
Anläggningsgrupperna är uppbyggda på följande sätt:
Exempel på anläggningsgrupper
Motsvarande aktiveringskonto
13E Datautrustning (3år)
1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (3år)
13L Datautrustning (3år), lån
1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (3år)
24E Kontorsmaskiner (5år)
1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år)
24L Kontorsmaskiner (5år), lån
1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år)
32E Inredning, förvaring (10år)
1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (10år)
32L Inredning, förvaring (10år), lån
1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (10år)
Figur 1.6
ANLÄGGNINGSGRUPPERNAS BESTÅNDSDELAR
Första positionen (siffra): 1-3 anger avskrivningstid för de materiella anläggningstillgångarna.
För övriga anläggningstillgångar används 6, 7 eller 9 som första siffra. Se avsnitt 1.1.6 för regler
om avskrivning.
Första
siffran
1
Avskrivningsti
d
3år
Beskrivning
Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1211
2
5år
Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1221
3
10år
Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1231
6
Uppdaterad 2015-07-27
Immateriella anläggningstillgångar
Sida 23
EA-HANDBOK
7
Förbättringsutgifter på annans fastighet (används ej)
9
Konst
Figur 1.7
Andra positionen (siffra): anger vad det är för sorts anläggning. Alla typer av anläggningar
finns inte i kombination med första siffran. Det finns t ex ingen grupp för 10-årig datautrustning
eftersom den ekonomiska livslängden inte bedöms förekomma. Detta gäller materiella anläggningar med första position 1-3 som beskrivs ovan.
Andra
siffran
1
2
3
4
5
6
7
9
Typ av anläggning
Fasta anläggningar och installationer
Inredning och förvaring
Datautrustning
Kontorsmaskiner
Nätverk
Transportmedel
Laboratorieutrustning
Övrigt
Figur 1.8
Tredje positionen (bokstav): anger om en anläggning ska lånefinansieras eller om den är helt
finansierad av externa medel. Se avsnitt 1.1.7 för regler om lånefinansiering.


L motsvarar lånefinansierad (verksamhet 1* eller 2*)
E motsvarar inte lånefinansierad/Externa medel
Dessutom finns anläggningsgruppen 1000 (inventarieregistret) som används för att registrera de
inventarier som är stöldbegärliga, men som inte uppfyller reglerna för att redovisas som
anläggningstillgång. Se avsnitt 1.1.1 ovan för regler om anläggningstillgångar respektive
korttidsinvesteringar.
1.1.5.5 REGISTRERING AV ANLÄGGNING I AGRESSO
Vid registrering av en anläggning i Agressos anläggningsmodul20 är det viktigt att de uppgifter
som anges är desamma som de som fanns angivna på fakturan och som anges vid bokföringen i
Agresso.
20
AGRESSO Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Skapa anläggningar från fakturor
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 24
EA-HANDBOK
1.1.6 AVSKRIVNINGAR
Enligt FÅB ska anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd skrivas av systematiskt över sin livslängd.
Med ekonomisk livslängd avses, enligt ESVs föreskrifter, den tidsperiod som en investering är
lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades för. Faktorer som påverkar
bedömningen av hur lång den ekonomiska livslängden förväntas bli är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader.
Enligt ESVs allmänna råd använder KI endast linjär och månatlig avskrivning, som innebär att
en lika stor andel av anskaffningsvärdet skrivs av varje år. Normalt ligger avskrivningstiderna i
intervallet 3-7 år för datorer, 5-10 år för maskiner, transportmedel och inventarier, 30-40 år för
byggnader och markanläggningar samt 5 år för immateriella anläggningstillgångar.
Avskrivning görs fr.o.m. den tidpunkt (månad) då tillgången tas i bruk för avsedd verksamhet.
Om anläggningen kan tas i bruk i period 201011 sker den första avskrivningen i period 201011.
Om tillgången utgörs av delar som levereras separat ska avskrivningarna påbörjas i samband
med delleverans om tillgången då kan användas i verksamheten. I Agresso anges linjär avskrivning för anläggningsgrupp 10-90 och avskrivningstiden ska anges i månader.
Vid redovisning av tillgångar är medlen kassamässigt förbrukade på projekten, men värderingsmässigt ska medel finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. Om en anläggning med en livslängd på fem år köps in och finansieras med projektmedel som beviljats för
kortare tid, gäller trots allt att avskrivningstiden ska vara fem år. Medel ska finnas balanserade
för att täcka kommande års avskrivningar. En utrustning som inte längre behövs i verksamheten
eller har blivit oanvändbar, får säljas alternativt utrangeras. KI ska emellertid vara restriktiv med
försäljning - det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är
helt obrukbar. Se även avsnitt 1.1.9.3 om utrangering och försäljning av anläggningstillgångar.
I anläggningsmodulen går det endast att registrera en anläggning på ett projekt. Nyanskaffning
och avskrivningar av anläggningar kan samlas på ett centralt anläggningsprojekt under kostnadsställe 8700, dock behövs ett projekt per verksamhetsgren. Via konto 69908 (Del av anläggning)
hämtas fullständig finansiering till det centrala projektet från ett eller flera projekt som ska bära
kostnaden för anläggningen. Vilka medel som finansierar anläggningen ska anges vid konteringen (finansiärskod) för att värderingen ska bli rätt. Hela finansieringen av nyanskaffningskostnaden ska vara täckt på det centrala projektet, dvs. full finansiering ska ha erhållits för att värderingen ska bli rätt. Det centrala anläggningsprojektet får inte användas om inte flytt av avskrivning redovisas på konto 69908. Detta konto används även om anläggningen ska användas i flera
projekt och finansiering och avskrivningar ska delas mellan dessa.
Avskrivningarna utförs månadsvis vid månadsboksluten via rapporter i Agresso.
Avskrivningarna utförs av redovisningsgruppen och körs sista dagen innan stängning, vid frågor
angående avskrivningar kontakta redovisningsgruppen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 25
EA-HANDBOK
1.1.7 LÅNEFINANSIERING
Enligt Kapitalförsörjningsförordningen ska anläggningstillgångar som används i myndighetens
verksamhet i huvudsak vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK). Universitet och högskolor medges emellertid undantag, som innebär att anläggningstillgångar som används i
myndighetens verksamhet helt eller delvis kan finansieras med bidrag från icke-statlig givare.
Detta gäller även för bidrag från statliga bidragsgivare under förutsättning att bidraget har tilldelats för ändamålet21.
Det innebär att anläggningar som helt eller delvis finansieras av statliga medel tillsvidare bokförs
som lånefinansierade anläggningar i anläggningsgrupp L. Anläggningar som däremot helt och
hållet finansieras av externa bidrag eller av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag22 ska
inte lånefinansieras.
Lånemodellen bygger på att ett s.k. avistalån tas upp i Riksgälden (RGK) till tillgångens
bokförda värde, med rörlig repo-baserad ränta.
1.1.7.1 LÅNEHANTERING
Låneverksamheten gentemot RGK administreras av ekonomiavdelningen. Institutionerna ska
således inte själva ansöka om lån.
Lån i RGK tas upp vid två tillfällen per år, i maj och november. För att ekonomiavdelningen ska
kunna avgöra storleken på lånet är det viktigt att institutionerna bokför de anläggningstillgångar
som ska lånefinansieras i anläggningsgrupp L, se avsnitt 1.1.5.4 ovan.
1.1.7.2 LÅNEKOSTNAD I RGK
Vid KI är lånefinansiering i RGK avgiftsfri för institutionen. För institutionen innebär det att
kostnaden för lånet ger en minskad ränteintäkt på räntekontot för den del av räntan som är
associerad med betalningen av de lånefinansierade anläggningarna.
1.1.8 FYSISK INVENTERING
För att säkerställa att samtliga utrustningar/anläggningar som ingår i balansvärdet för
anläggningstillgångar verkligen finns kvar och används i verksamheten ska en fysisk inventering
ske en gång per år, förslagsvis senast under november. De anläggningar som inte fysiskt finns
kvar utrangeras med angivande av orsak. Anläggningar och stöldbegärliga inventarier som finns
för hemmabruk omfattas även de av inventeringen. Om märkning av anläggningarna inte skedde
i samband med att de blev upplagda i registret, så ska det ske vid inventeringen. Inom
institutionen utses en ansvarig för inventeringen samt en inventeringsförrättare.
21
Medel från EU, NIH och Nordiska ministerrådet räknas inte som statliga i detta sammanhang. EU- och NIH-bidrag
får dessutom inte användas till investeringar om det inte tydligt anges i kontraktet.
22
Detta gäller även om det särskilda investerings- eller utrustningsbidraget kommer från statligt råd, t ex
Vetenskapsrådet.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 26
EA-HANDBOK
1.1.8.1 INVENTERINGSUNDERLAG I AGRESSO
Inför inventeringen tas ett inventeringsunderlag ut i Agresso23.
Vid inventeringen markeras de anläggningar som finns fysiskt på inventeringsunderlaget med en
bock. Om utrustning återfinns fysiskt vid inventeringen men inte på inventeringsunderlaget,
anges så mycket information som möjligt på blankett "Fysisk anläggning ej återfunnen i
anläggningsregister". Utrustning som saknas förtecknas och orsak anges. För denna utrustning
sker utrangering efter behörigt beslut, se även avsnitt 1.1.9 nedan om transaktioner med anläggningar.
1.1.8.2 HEMMAVARANDE UTRUSTNING
Utrustning som förvaras hemma antecknas på särskild blankett; "Intyg om hemmavarande utrustning", där respektive person får intyga att utrustningen finns kvar hemma. Markering görs på
inventeringsunderlaget med "H" framför resp. anläggningsnummer.
1.1.8.3 SAMMANSTÄLLNING OCH KONTROLL
Den som är inventeringsansvarig gör en sammanställning efter den fysiska inventeringen. I den
jämförs uppgiften på blanketten ”Fysisk anläggning ej återfunnen i anläggningsregister” och de
icke-markerade på inventeringsunderlaget för att fånga utrustning som fysiskt flyttats under året.
Ett inventeringsintyg ska lämnas in samtidigt som de andra bilagorna i samband med helårsbokslutet.
Inventeringsmaterialet är räkenskapsmaterial och ska attesteras av prefekt eller administrativ
chef före arkivering.
1.1.8.4 KONTROLL AV KOSTNADSKONTON
För att säkerställa att utrustning som borde ha varit anläggningsförd inte felaktigt har kostnadsförts, ska en genomgång av kostnadskonton för korttidsinvesteringar, förbrukningsinventarier,
varor etc. göras inför varje halv- och helårsbokslut.
Exempel på sådana konton är 5061 (Diverse lokaltillbehör, korttidsinvesteringar), 5611
(Korttidsinvesteringar datorer och datautrustning, förbrukningsinventarier) osv.
Felaktig bokföring rättas med bokföringsorder.
23
Finns under Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Anläggningar - tryck på plustecknet vid anläggningar och gå
sedan in på Inventeringslista AT eller inventeringslista AT med alla gamla texter. I fältet setup kan man välja vilken
typ av information man vill få fram i inventeringsunderlaget. Detta görs genom att välja exempelvis kod eller text
under kolumn visa. Även sorteringen går att justera efter hur man vill ha den. Genom att högerklicka och välja lägg
till fält kan extra fält läggas till i kolumn kolumnnamn.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 27
EA-HANDBOK
1.1.9 TRANSAKTIONER MED ANLÄGGNINGAR
Ibland behöver anläggningar flyttas till andra projekt eller institutioner, säljas eller så kan
anläggningen ha bokförts fel och behöver rättas. Hur man bokför, byter konto eller anläggningsgrupp samt uppdaterar anläggningsregistret i samband med dessa överföringar förklaras nedan.
1.1.9.1 BOKFÖRING I HUVUDBOK OCH ANLÄGGNINGSREGISTER
Vid överföring av anläggningstillgångar inom institutionen måste projekt ändras så att kommande avskrivningar belastar rätt projekt.
Vid flytt av anläggningar inom institutionen kontaktas redovisningsgruppen som kör en rapport
som flyttar anläggningen från det gamla projektet till det nya. Efter rapportkörning kan
bokningen exempelvis se ut enligt nedan.
Konto
T ex 1210
T ex 1219
T ex 1210
T ex 1219
Benämning
Ackumulerad anskaffning
Ackumulerad värdeminskning
Ackumulerad anskaffning
Ackumulerad värdeminskning
Projekt
Gamla projektet
Gamla projektet
Nya projektet
Nya projektet
Belopp/Saldo
100 K
80 D
100 D
80 K
Figur 1.10
Man bör vara uppmärksam på om det nya projektet är finansierat av andra medel, t ex om byte
sker från ett externfinansierat till ett statligt finansierat projekt. I dessa fall ska även
anläggningsgrupp ändras24.
Om det nya projektet inte ska stå för kommande avskrivningar, dvs finansieringen av kommande
avskrivningar flyttas med till det nya projektet, görs ovanstående bokning med ett tillägg, se
figur 1.12 Den återstående finansieringen på gamla projektet (som motsvarar tillgångens
restvärde 25 vid ombokningstillfället) flyttas med genom debitering av konto 69908 på gamla
projektet och kreditering av konto 69908 på nya projektet. Ursprungsfinansiär ska anges.
Observera att konto 69908 enbart får användas inom den egna institutionen.
Konto
69908
69908
Benämning
Del av anläggning
Del av anläggning
Projekt
Gamla projektet
Nya projektet
Belopp/Saldo
20 K
20 D
Figur 1.12
När en anläggningstillgång har registrerats på fel projekt görs en liknande ombokning, se
exemplet i figur 1.13 nedan. Även i detta fall gäller att vara uppmärksamma på om det nya
projektet finansieras av andra medel då ett eventuellt byte av anläggningsgrupp behöver ske.
24
25
Det är endast Ekonomiavdelningen som kan ändra anläggningsgrupp
Restvärdet är skillnaden mellan ackumulerad anskaffning och ackumulerad värdeminskning
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 28
EA-HANDBOK
Kontot ackumulerad värdeminskning avser de totala avskrivningarna över anläggningens livslängd. Anläggningen i exemplet i figur 1.13 har en avskrivningstid på fem år. Den har redan
skrivits av under 4 år, total kostnad på det felaktiga projektet är 80 (konto 691*). Det felaktiga
projektet får en kostnads reducering på 80 och det nya belastas med en avskrivningskostnad på
80.
Konto
T ex 1220
T ex 1229
T ex 6912
T ex 1220
T ex 1229
T ex 6912
Benämning
Ackumulerad anskaffning
Ackumulerad värdeminskning
Avskrivningar
Ackumulerad anskaffning
Ackumulerad värdeminskning
Avskrivningar
Projekt
Gammalt/Fel projekt
Gammalt/Fel projekt
Gammalt/Fel projekt
Nytt/Rätt projekt
Nytt/Rätt projekt
Nytt/Rätt projekt
Belopp/Saldo
100 K
80 D
80 K
100 D
80 K
80 D
Figur 1.13
BYTE AV ANLÄGGNINGSGRUPP/ AVSKRIVNINGSTID
Om anläggningsgrupp/avskrivningstid ska ändras kontakta redovisningsgruppen.
1.1.9.2 TRANSAKTIONER MED ANLÄGGNINAR INTERNT OCH EXTERNT INOM KI
Ibland delas en anläggning mellan två institutioner, ibland mellan en institution och en extern
part eller myndighet och ibland får ett par institutioner tillsammans ett externt bidrag som bl. a
ska finansiera anläggningar. Nedan redogörs för hur redovisning sker i dessa situationer genom
olika exempel.
EXEMPEL 1: ANLÄGGNING SOM DELAS MELLAN TVÅ INSTITUTIONER
Institution A och institution B bestämmer sig för att tillsammans köpa in en anläggning som de
båda kommer att använda i sin forskning. Institution A kommer att använda anläggningen
ungefär 50 % av tiden och institution B resterande 50 %. Institution A beställer anläggningen
från leverantören, betalar fakturan på 1 000 000 kr och lägger upp anläggningen i sitt anläggningsregister samt bokför anläggningen i huvudboken.
För att fördela kostnaden för anläggningen fakturerar institution A institution B för deras del av
avskrivningskostnaden. Antingen faktureras avskrivningskostnaden varje månad eller kvartalsvis
under anläggningens livslängd. Kostnaden för anläggningens hela livslängd ska inte faktureras
på en gång då det ger upphov till en icke rättvisande avskrivningskostnad i mottagande
institutions resultat.
Anläggningen i detta exempel kommer att skrivas av under 5 år, vilket ger en
avskrivningskostnad på 16 666,60 kr per månad (1 000 000 kr/5 x 12 =16 666,60 kr), dvs
50 000 kr per kvartal. Vid fakturering av avskrivningskostnaden använder institution A konto
39699 (Intäkt avskrivningar, KI-intern) och institution B konto 69909 (Avskrivningskostnad
anläggning, KI-intern faktura) (se figur 1.14 nedan).
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 29
EA-HANDBOK
Institution A (där anläggningen är registrerad)
Konto
Kontotext
Belopp
Beskrivning
1512
Interna kundfordringar
50 000 D
39699
Intäkt av avskrivningar
50 000 K
Kostnad för ett kvartal
(KI-internt)
Institution B (som delar på anläggningen och avskrivningskostnaden)
Konto
Kontotext
Belopp
Beskrivning
2582
Interna leverantörsskulder
50 000 K
69909
Avskrivningskostnad
50 000 D
Kostnad för ett kvartal
(KI-internt)
Figur 1.14
EXEMPEL 2: ANLÄGGNING SOM DELAS MELLAN EN INSTITUTION OCH EXTERN PART
När en anläggning delas mellan KI och en extern part är det endast en part som registrerar
anläggningen i sitt anläggningsregister. I detta fall är det viktigt att ha upphandlingsreglerna i
åtanke, om det är den externa partens upphandlade leverantör som används men vi som äger och
betalar anläggningen kan det bli problem, kontakta upphandlingsavdelningen för mer
information kring vad som gäller. Fördelning av kostnaden sker genom att den som registrerat
anläggningen fakturerar den andra parten för del av avskrivningskostnaden.
Innan en överenskommelse träffas bör samtliga kostnader som är förenade med verksamheten
beräknas. Avskrivningskostnaden ska täckas, men hänsyn ska även tas till andra relevanta
kostnader om sådana förekommer. Vilket det slutgiltiga priset blir avgörs i en förhandling mellan
parterna.
Om t ex Karolinska Universitetssjukhuset (KS) har en anläggning registrerad, som även används
av en institution vid KI, ska KS fakturera KI del av avskrivningskostnad inklusive eventuella
tilläggskostnader. Vid KI redovisas kostnaden på konto 5761 (Korttidshyra/leasing, maskiner,
inventarier m m).
I de fall där anläggningen är registrerad vid KI, men anläggningen även används av t ex en
forskargrupp vid KTH ska KI fakturera KTH kvartalsvis i efterskott och redovisa intäkten på
konto 3441 (Andra ersättningar, statliga). Om den externa parten är icke-statlig används konto
3443 (Andra ersättningar, utomstatliga) och fakturering sker med moms.
EXEMPEL 3: GEMENSAM BIDRAGSANSÖKAN FRÅN EXTERN BIDRAGSGIVARE
Ibland ansöker t ex tre institutioner (A, B och C) gemensamt om ett extern bidrag. Bidraget går
då vanligtvis till den institution (A) där huvudsökanden finns och de två andra institutionerna (B
och C) rekvirerar sin del av bidraget vid behov, t ex för att finansiera avskrivningskostnader på
en anläggning.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 30
EA-HANDBOK
I detta exempel antas att institution B köper en anläggning som ska finansieras med det externa
bidrag som de tre institutionerna har tillsammans. Institution B rekvirerar därför del av bidraget
från institution A (i detta exempel 500 000 kr).
Institution A för över bidraget till institution B. Bokföring sker på konto 3564 (förmedling av
bidrag inom KI) vid båda institutionerna26.
Institution A
Konto
19329
3564- proj *3 – 3VR – VR27
Institution B
Belopp
500 000 K
500 000 D
Konto
24091
3564- proj *3 – 3VR – VR
Belopp
500 000 D
500 000 K
Figur 1.15
Om anläggningen till viss del är finansierad med lån och ligger på ett statsanslagsprojekt måste
bidraget först tas in på ett bidragsprojekt och sedan omföras till rätt projekt med hjälp av konto
69908 (del av anläggning), för att undvika kombinationsfel (se figur 1.16).
Bokning vid delvis lånefinansierad anläggning vid Institution B:
Konto
Belopp
Projekt
Beskrivning
24091
500 000 D
3564
500 000 K
Proj *3
Rekv bidrag från institution A
69908 (Del av anläggning)
500 000 D
Proj *3
Omf från projekt med verks 3*
69908 (Del av anläggning)
500 000 K
Proj *2
Omf till projekt med verks 2*
Figur 1.16
1.1.9.3 FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR MELLAN KI-INSTITUTIONER
Vid en försäljning tas kontakt med redovisningsgruppen som hjälper till att flytta anläggningen i
anläggningsregistret samt i huvudboken från institution A till institution B via rapporter. Ange
vilket det överenskomna försäljningspriset är, från vilken period anläggningen ska säljas samt
vilket projekt som ska ta emot anläggningen hos köpande institution.
Om överenskommet pris är lägre än restvärdet får den säljande institutionen (A) en intern
avskrivningskostnad på konto 69909 och den köpande institutionen (B) en intern intäkt på konto
39699 och tvärtom om överenskommet pris är högre än restvärdet.
26
Det är viktigt att både utbetalande och mottagande institution bokar vidareförmedlingen av medlen i samma
period då konto 3564 på koncern nivå ska vara 0 i varje period.
27
I detta exempel antas bidraget komma ifrån Vetenskapsrådet; FIN-kod och Mpt ska vara samma vid båda
institutionerna och detta konto bokförs endast på bidragsprojekt (slutsiffra 3)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 31
EA-HANDBOK
1.1.9.4 FÖRSÄLJNING/UTRANGERING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR
Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller som har blivit
oanvändbara, är det tillåtet att sälja/utrangera egendomen. Försäljning ska genomföras
marknadsmässigt. Myndigheten ska emellertid vara mycket restriktiv med försäljning, det ska gå
att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Oftast
finns alternativa användningsområden för exempelvis äldre datorer.
Vid försäljning av anläggningstillgångar är KI inte skattskyldig för omsättningen och någon
moms ska därför inte läggas på priset. Vid försäljning till personal ska regler om skattepliktiga
förmåner beaktas. Om tillgången säljs till ett pris under marknadsvärdet räknas den som en förmån för den anställde från första kronan. Vid bedömning av priset bör även moms ingå eftersom
den anställde troligen skulle ha betalat moms om tillgången köpts på egen hand. KI ska däremot
inte redovisa eller betala någon moms.
För att skänka utrustning krävs regeringens tillstånd. Regeringen får besluta om att överlåta
annan lös egendom än aktier, andelar och fast egendom om egendomen inte längre behövs för
statens verksamhet eller blivit obrukbar, eller om den inte anskaffats med statens medel28.
Vid försäljning till extern part bokförs försäljningsintäkten på konto 6731 (Försäljningsinkomst
materiella anläggningstillgångar), se figur 1.18, A. En försäljning registreras i
anläggningsmodulen AT29, se även rutinbeskrivning AT-modulen. Försäljningen bokförs först
när redovisningsgruppen kör bokföringsrapporten i anläggningsmodulen. Bokfört
anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar omförs då från konto 1??0 och 1??9 till
konto 6732 (Bokfört värde materiella anläggningstillgångar), se figur 1.18, B.
Om försäljningsinkomsten överstiger saldot för bokfört värde, d.v.s. om det totala saldot är ett
kreditsaldo, bokförs även en reavinst, se exempel 1 i figur 1.18 nedan. Uppkommen reavinst
eller reaförlust omförs till konto för reavinst respektive reaförlust genom att summan av saldona
för konto 6731 och 6732 motbokas konto 6733 (Omföring reavinst/reaförlust). Vid reavinst
debiteras konto 6733 och krediteras konto 3421/3422 (Reavinst materiella anläggningar, statliga
alternativt utomstatliga köpare), se exempel 1, C i figur 1.18. Obs! Exemplet avser försäljning
till utomstatlig köpare.
Om försäljningsinkomsten understiger saldot för bokfört värde, d.v.s. om det totala saldot är ett
debetsaldo, bokförs istället en reaförlust (se exempel 2 i figur 1.18). Vid reaförlust krediteras
konto 6733 och debiteras konto 5331/5332 (Reaförlust materiella anläggningar, statliga
alternativt utomstatliga köpare), se D och E i figur 1.18.
28
29
Enligt 28§ Lag (1996:1059) om statsbudgeten
Agresso Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Registrering – Försäljningar och utrangeringar
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 32
EA-HANDBOK
Konto
Kontotext
19315
6731
Inbetalningar bg Danske Bank
Försäljningsinkomst materiella anl. tillgångar
D
K
Försäljning:
A
Exempel 1 (reavinst):
1220
B
1229
6732
C
6733
3422
Maskiner, inv., install., ack. anskaffn. värde
- ” - , ack. avskrivningar
Bokfört värde materiella anl. tillgångar
Omföring reavinst/reaförlust
Reavinst materiella anläggningar
Exempel 2 (reaförlust):
1220
Maskiner, inv., install., ack. anskaffn. värde
D
1229
- ” - , ack. avskrivningar
6732
Bokfört värde materiella anl. tillgångar
E
6733
5332
Omföring reavinst/reaförlust
Reavinst materiella anläggningar
500
500
800
350
450
50
50
800
250
550
50
50
Figur 1.17
OBS, bokföring sker per automatik av rapporter som körs av redovisningsgruppen, exemplet i
figuren visar hur bokföringen ser ut när rapporten har körts. Den enda bokning ni gör på
institution är bokning av försäljningsintäkten mot konto 6731.
Vid utrangering 30 (se rutinbeskrivning AT-modul) omförs bokfört anskaffningsvärde och
ackumulerade avskrivningar från tillgångskontona (t ex konto 1210 och 1211) till kontot för
"bokfört värde" 6732. En ren utrangering kan ses som ett specialfall av försäljning, där erhållen
ersättning är 0. Eventuell reaförlust vid utrangering anses som icke statlig och bokförs konto
5332 med motkonto 6733.
OBS! När anläggningen, enligt exemplen ovan, är bortbokad från huvudboken spärras
anläggningen i anläggningsregistret!
30
Görs på samma ställe som försäljning enligt ovan, Agresso Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Registrering –
Försäljningar och utrangeringar.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 33
EA-HANDBOK
1.2 FINANSIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR
Finansiella tillgångar kan antingen klassificeras som anläggningstillgångar eller som
omsättningstillgångar. Avgörande för om de klassas som en omsättningstillgång eller
anläggningstillgång är avsikten med innehavet. Vid Karolinska Institutet (KI) klassificeras finansiella tillgångar som anläggningstillgångar då syftet med innehavet inte är att bedriva handel. Det
är viktigt att ha kontroll över de finansiella anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde för att
vid försäljning kunna beräkna resultatet samt för att kunna värdera dem vid årets slut.
Som finansiella anläggningstillgångar vid KI redovisas;
 Aktier och andelar i dotter- och intresseföretag
 Andra långfristiga värdepappersinnehav
Finansiella anläggningstillgångar redovisas i kontogrupp 13, finansiella anläggningstillgångar,
utlåning. På samma sätt som vid redovisning av materiella anläggningstillgångar ska den ingående balansen registreras så att det ackumulerade värdet, årets anskaffningsutgifter, årets avskrivningar, årets utdelning etc. förs till det konto inom varje grupp som avslutas med siffran 0;
 1310
Aktier och andelar i dotterföretag (KI-Holding)
 1330
Svenska aktier och andelar, ack värde
 1350
Svenska obl. och andra v-papper, ack värde
Den ackumulerade värderegleringen förs till konto 1339 (Värdereglering aktier och andelar).
Finansiella anläggningstillgångar redovisas enbart vid KIs centrala ekonomiavdelning, inte vid
institutionerna.
1.3 FORDRINGAR
Fordringar som normalt förfaller till betalning inom 12 månader efter balansdagen definieras
som kortfristiga.
Hur fordringar ska behandlas inom staten regleras av Förordning om hantering av statliga fordringar. Det är viktigt att ha bevakning av alla fordringar och kräva in originalunderlag.
I balansräkningen finns tre rubriker som avser kortfristiga fordringar:
 Kundfordringar
 Fordringar hos andra myndigheter
 Övriga fordringar
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 34
EA-HANDBOK
1.3.1 KUNDFORDRINGAR
Institutionerna har eget ansvar för sina fordringar fram tills dess att en eventuell indrivning ska
ske via Kammarkollegiet. Vid fordran på beställare utfärdas en faktura. Fakturan ska ställas ut
snarast efter att fordran uppkommit, t ex i samband med genomförda uppdrag, vid försäljning av
material osv.
Det ska finnas en överenskommelse som underlag till fakturan. Det kan vara i form av ett avtal
mellan KI och uppdragsgivaren eller en överenskommelse om t ex pris, tid och antal. Moms,
overhead (OH, indirekta kostnader) och LKP (lönekostnadspålägg på löner) ska beaktas. Alla
överenskommelser ska vara skriftliga. Det kan t ex vara i form av e-post med en beskrivning av
vad som är överenskommet, där man ber den andra parten återkomma inom en viss tid om
han/hon har något att invända mot.
En fordran får inte överlåtas på någon annan. Fordringar på statliga myndigheter får inte lämnas
till inkasso. Externa forskningsmedel som är klassade som bidrag ska rekvireras och inte faktureras. De ska således inte anses som en fordran och bokförs därmed inte i kundreskontran. Se även
kap 4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter.
1.3.1.1 EXTERNA KUNDFORDRINGAR
Särredovisning av externa kundfordringar ska ske avseende:

Fordringar på andra statliga myndigheter för att de inte ska dubbelräknas i den statliga
finansstatistiken. Kontering ska ske på konto 1531 (Statliga kundfordringar). Kontot styrs
av vald kundgrupp i kundreskontran.

Andra externa kundfordringar bokförs på konto 1511 (Kundfordringar). Utgående moms
bokförs på konto 257* och intäkten konteras inom någon av nedanstående kontogrupper.
 31 Intäkter enligt § 4 i avgiftsförordningen
 33 Verksamhetsfakturering
 34 Övriga avgiftsintäkter
Se även kapitel 4.2.2 Avgifter och uppdrag.
1.3.1.2 INTERNA KUNDFORDRINGAR
För att kunna visa KIs ekonomiska ställning elimineras interna fordringar.
Interna kundfordringar bokförs på konto 1512 (Interna kundfordringar), som styrs av vald kundgrupp i kundreskontran. Interna kundnummer börjar på siffran 1 och kan sökas fram i Agresso.
Adressförteckning över kontaktpersoner finns på intranätet.
Den interna intäkten konteras inom kontogrupp 39, Interna intäkter, för att elimineras mot de
interna kostnaderna. Se vidare kapitel 8 om internredovisning samt interna konton mellan institutioner i kontoplanen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 35
EA-HANDBOK
1.3.1.3 KRAVRUTINER
Inom 15 dagar efter förfallodagen ska en betalningspåminnelse skickas. Vid behov skickas en
andra betalningspåminnelse. Om fordran inte har betalats efter andra påminnelsen ska institutionen överlämna ett underlag för fordran till ekonomiavdelningen. KI har avtal med
Kammarkollegiet när det gäller inkassotjänster. En institution som vill överlämna en fordran för
inkasso lämnar ett underlag till ekonomiavdelningen som kontaktar Kammarkollegiet och ser till
att inkassoåtgärder vidtas.
1.3.1.4 BETALNINGSBEVAKNING
Kundfordringar ska bevakas och påminnelser skickas ut om betalning inte sker i tid. Efter två
påminnelser görs en bedömning om kontakt ska tas med kunden och/eller om ärendet ska sändas
vidare för inkasso. Uppgift om förfallna fakturor/kund tas ut i Agresso31. Se även manual för
påminnelsehantering i Agresso.
1.3.1.5 DRÖJSMÅLSRÄNTA
Dröjsmålsränta ska tas ut på externa kundfordringar som inte betalats på förfallodagen. Debitering av dröjsmålsränta begränsas till ett belopp på 50 kr för varje enskild räntefaktura.
Räntefakturor på lägre belopp faktureras inte, men om en kund regelbundet har försenade betalningar ska dröjsmålsränta debiteras även för mindre belopp. Även flera fakturor till samma kund
kan skapa underlag för en räntefaktura.
Dröjsmålsränta utgår på fakturerat totalbelopp, alltså även på debiterad moms. Däremot utgår
inte moms på fakturerad dröjsmålsränta. Räntefakturan förfaller till omedelbar betalning. Hur
dröjsmålsränta ska debiteras regleras i räntelagen. Dröjsmålsränta debiteras från förfallodagen
dvs 30 dagar efter det att fakturan skickats ut (som bör vara samma som fakturadatum). Se även
manual för påminnelser och räntedebitering på intranätet.
Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen med referensränta + 8 %, om inte annat avtalats.
Referensräntan fastställs av Riksbanken varje kalenderhalvår och anges med avrundning till
närmast högre halva procentenhet. Information om aktuell referensränta finns på Riksbankens
hemsida.
1.3.1.6 BOKFÖRING AV KUNDFORDRINGAR
Kundfordringar delas upp i interna, externa inomstatliga och externa utomstatliga, vilket även
framgår av kundgrupp i kundreskontran. Bokföring av kundfordringar ska enligt bokföringsförordningen ske löpande.
31
Sker via rapporten Åldersfördelat saldo, se Agresso: Ekonomi – Kundreskontra – Rapporter – Åldersfördelat
saldo
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 36
EA-HANDBOK
KUNDREGISTER
Ekonomiavdelningen lägger upp kundnummer i kundregistret i Agresso. När kundupplägg
beställs är det viktigt att klargöra hur kunden ska klassas för att i görligaste mån undvika kredit/vidarefakturering32. Om ett kundnummer saknas, fylls blanketten ”Nyupplägg av kund i kundregistret” i och sänds till redovisningsenheten. Organisationer eller VAT-nr anges för företag och
organisationer inom EU.
1.3.1.7 OSÄKRA KUNDFORDRINGAR
Fordringar ska bokföras enligt den så kallade försiktighetsprincipen, vilket innebär att osäkra
kundfordringar och/eller konstaterade kundförluster ska kostnadsföras. Man skiljer på befarade
och konstaterade kundförluster. Orsaken till detta är att moms endast får begäras tillbaka för
konstaterade kundförluster.
Samtliga kundfordringar ska gås igenom (värderas) kvartalsvis och en bedömning ska göras om
de kommer att betalas eller inte. Man bör särskilt beakta kundfordringar som inte betalats inom
förfallotiden eller inte betalats trots påminnelser.
Kundfordringar som anses osäkra och därmed kräver speciell bevakning ska särredovisas så att
det osäkra fordringsbeloppet omförs från konto 15* (Kundfordringar) i kredit till konto 1518
(Osäkra kundfordringar) i debet33. Denna bokning görs genom att kvitta kontofordran på 1511
mot konto 1518.
BEFARADE KUNDFÖRLUSTER
När en kundförlust befaras (utan att förlusten slutligen konstaterats), t ex på grund av att kunden
kommit i obestånd eller för att en tvist har uppstått om en fordran, krediteras konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452
(Befarade kundförluster, tjänster) i debet. Detta görs efter det att fordran först blivit omförd till
osäkra kundfordringar, konto 1518, se ovan.
Exemplet i figur 1.19 visar en kundfordran på 100 (varav 20 är moms) som är befarad. Bokning
nedan förutsätter att fordran redan är ombokad som osäker.
Konto
1519
Kontotext
Värdereglering kundfordringar
5452
Befarade kundförluster
Belopp
80
80
D/K
K
D
Figur 1.19
32
Vid SVE-fakturering sänds t ex fakturan iväg elektroniskt omedelbart vid fakturering. Det innebär att rättelse inte
kan göras genom att makulera fakturan (reversering).
33
I Agresso sker detta genom bokföring i huvudbok, konto 1518 i Debet mot kvittning av kundfakturan.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 37
EA-HANDBOK
KONSTATERADE KUNDFÖRLUSTER, DVS KUNDFÖRLUSTEN ÄR DEFINITIV
Enligt Förordning om hantering av statliga fordringar kan en myndighet besluta att indrivning
ska avbrytas om indrivningsåtgärderna framstår som utsiktslösa (t ex vid konkurs) eller om de
inte är försvarliga med hänsyn till kostnaderna. Indrivningsåtgärder ska vidtas i den omfattning
som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp, gäldenärens betalningsförmåga och
omständigheter i övrigt. Framstår det som omöjligt eller olämpligt att driva in fordran kan den
skrivas av, dvs kostnadsföras. Fordran kostnadsförs efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Underlaget ska undertecknas av prefekt/administrativ chef och innehålla tydlig förklaring till avskrivningen.
Beloppet bokförs som konstaterad kundförlust genom att kreditera den tidigare uppbokningen på
1518 (Osäkra kundfordringar) mot konto 5441 (Konstaterad kundförlust, varor) eller konto 5451
(Konstaterad kundförlust, tjänster). Samtidigt återförs den tidigare bokningen på konto 1519
(Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto
5452 (Befarade kundförluster, tjänster). Eventuell moms bokas på konto 2572 (Utgående moms)
i debet. Om moms vänds tillbaka på en konstaterad kundförlust, meddelas ekonomiavdelningen,
så att momsen kan stämmas av på ett korrekt sätt!
I figur 1.20 visas exempel på bokföring av en konstaterad kundförlust där den ursprungliga
kundfordran var 100 (varav moms 20). Förutsättningen är att man bokat enligt vad som ovan
beskrivits.
Konto
1518
Kontotext
Osäkra kundfordringar
Belopp
100
D/K
K
2572
Utgående moms
20
D
5452
Befarade kundförluster
80
K
1519
Värdereglering kundfordringar
80
D
5451
Konstaterade kundförluster
80
D
Figur 1.20
1.3.2 FORDRINGAR HOS ANDRA MYNDIGHETER
Eftersom alla myndigheter kan ses som enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden
mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är
det därför viktigt att stämma av sina fordringar gentemot andra statliga myndigheter.
Har en institution fakturerat en annan myndighet avseende kostnad för gångna året och den andra
myndigheten inte hunnit få fakturan vid årets slut eller av någon anledning inte bokfört den,
uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen. Om en institution vid KI har
rekvirerat medel från en annan myndighet, men den andra myndigheten bokfört rekvisitionen
som en leverantörsskuld, uppkommer också en differens, eftersom KI inte har en motsvarande
fordran uppbokad. Både KI och den andra myndigheten ska således säkerställa att man behandlar
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 38
EA-HANDBOK
sina mellanhavanden på samma sätt och på samma år. Vid differenser ska kontakt tas med den
andra myndigheten.
1.3.3 ÖVRIGA KORTFRISTIGA FORDRINGAR
Konton för övriga kortfristiga fordringar i grupp 157* är följande:
1570
1571
1572
1577
Handkassa, se avsnitt 1.6.3.2
Reseförskott (redovisning sker via reseräkning i lönerutinen)
Förskott lön (avräkningskonto som regleras via lönerutinen)
Övriga kortfristiga fordringar.
Kontot kan t ex användas i de fall där KI felaktigt gjort en utbetalning till någon
och man vill bevaka att pengarna återbetalas. Det kan även användas vid ”ren
vidarefakturering”, dvs då KI erhållit fakturor som inte tillhör KIs verksamhet och
motparten för vidarefaktureringen är icke-statlig. Se även 1.3.4.6 Vidarefakturering.
1.3.4 FAKTURERING
All fakturering ska ske via OLFI (Order-Lager-Fakturering-Inköp), en modul i Agresso som
ligger under Agresso Logistik. För att kunna fakturera måste kunden finnas upplagd i Agressos
kundregister, se även avsnittet om kundregister ovan under 1.3.1.6 Bokföring av kundfaktura.
Manual för fakturering via OLFI och blankett för upplägg av nya kunder finns på intranätet.
1.3.4.1 FAKTURAUNDERLAG
På KIs intranät finns en blankett, ”Kundfakturering - underlag”, som ska fyllas i som underlag
till fakturan. Underlaget ska attesteras av ansvarig och skickas till den som handlägger
kundfakturor. Om det finns ett undertecknat avtal används kopia av avtalet som fakturaunderlag.
Avtalet ska vara diariefört i W3D3. Fakturering sker enligt avtal alternativt i omedelbar
anslutning till leveransen av varan/tjänsten.
Betalningsvillkor ska framgå på fakturan, dvs. uppgifter om förfallodag och dröjsmålsränta, som
debiteras om betalning inte sker senast på förfallodagen. Betalningsvillkor ska vara 30 dagar för
såväl externa som för interna kunder.
1.3.4.2 FAKTURANS INNEHÅLL
Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information:
1. Datum för utfärdande
2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan
3. KIs momsregistreringsnummer
4. Köparens momsregistreringsnummer vid s k omvänd skattskyldighet
5. Fullständigt namn och adress för KI och köparen
6. Kontaktpersonernas namn
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 39
EA-HANDBOK
7. De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
8. Datum då leverans utförts, om den skiljer sig från fakturadatum
9. Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag,
enhetspriset samt eventuell rabatt
10. Tillämpad momssats
11. Moms att betala
12. Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet34 (reverse charge) ska hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift anges. Se även kap 3.7 EU-handel och
handel med tredje land.
1.3.4.3 FÖRENKLAD FAKTURA
I vissa fall räcker det med en förenklad faktura om försäljningen avser ett mindre belopp. Enligt
Skatteverkets föreskrifter får en förenklad faktura användas när fakturabeloppet inklusive moms
inte överstiger 2 000 kr.
Vad en förenklad faktura ska innehålla:




Datum för utfärdandet (fakturadatum)
Identifiering av säljaren
Identifiering av vilka varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits
Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen
1.3.4.4 KREDITNOTA
I en kreditnota behöver endast uppgifter om ändringen anges med en tydlig hänvisning till
ursprungsfakturan. Även momssats, momsbelopp, minskning av momsbeloppet ska framgå samt
om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet.
1.3.4.5 INTERNFAKTURERING
Undvik internfakturering i möjligaste mån och använd istället triggern på konto 19329 för att
skicka medel mellan institutionerna (se rutinbeskrivning nedan). I det fall internfakturering ändå
ska ske är det en kredittid på 10 dagar. Skicka ingen faktura om det inte är väl förankrat med den
mottagande institutionen.

De internfakturor som skickas adresseras till institutionens postadress med angivande av
korrekt ZZ-kod och sänds vid fakturering i OLFI som elektronisk faktura35.

När en internfaktura har skickats och det inte finns invändningar i sak, måste den betalas
som internfaktura av mottagande institution. Kontering sker inom kontogrupp 39 för
34
Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till
staten. De flesta byggtjänster omfattas av den omvända skattskyldigheten.
35
Interna fakturor, liksom fakturor till de flesta statliga myndigheter, skickas elektroniskt (SVE-fakturor)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 40
EA-HANDBOK
säljaren och internt kostnadskonto enligt kontoplanen för köparen. Se även Internredovisning, kapitel 8.

Sista dag för internfakturering inför hel- och halvårsbokslut är 30 november och 31 maj.
Kontrollera att förfallodatum är rätt så att fakturorna hinner bli reglerade innan den 15
december (alternativt 15 juni). Om det ändå finns öppna poster efter detta datum ska den
institution som har fordran kontakta motparten. Mer information inför bokslutet finns på
intranätet.
Skicka ”pengar” mellan institutioner via triggern
Triggern i Agresso gör det möjligt att föra över pengar från en institution till en annan på KI.
Boka i kredit på konto 19329 (interna utbetalningar) och anger mpt för den institutionen som ska
få pengarna. Trigger slår som bokar bort 19329 och krediterar 19109 på er institution
(utbetalning). Den bokar sedan upp en inbetalning i debet 19109 på mottagarinstitutionen och
kredit avräkning inbetalningar 24091. Mottagaren har nu fått pengar på 19109 och ni har minskat
ert saldo. Texten på 19329 följer med i hela triggern.
Institutionen som får pengar på 19109 på detta sätt har en transaktion på 24091 som ska bokas
om till intäkt eller annat konto, som rutinen är på det kontot. Inbetalningar som kommer med
triggern har användar id = AUTO. Texten bör ge er den information ni behöver för att göra
bokningen. Om ni är osäkra på varifrån bokningen kommer kan ni se det på verifikationsnummer
eller verifikationstyp (se nedan).
Exempel:I nedanstående verifikation vill vi föra över 10 kronor från UI till UG.
Manuell bokning har skett i UI på konto 2300 och 19329. I motpartfältet anges vart pengarna
ska skickas och den angivelsen tillsammans med det nya kontot 19329 gör att triggern slår till så
att det automatiskt bokas fyra rader till (anv = AUTO).
1.
Skickande institutions konto 19329 nollas. (bokning vänds)
2.
Skickande institutions konto 19109 krediteras
3.
Mottagande institutions konto 19109 debiteras
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 41
EA-HANDBOK
4.
Mottagande institutions avräkningskonto 24091 interna inbetalningar krediteras.
Mottagande institution får pengen på avräkningskontot och bokar om det därifrån. Det är viktigt
att vara tydlig i textfältet med vad det är för pengar så att mottagaren förstår hur de ska bokas,
skriv inst-kod. Bokningen sker på skickande institutions verifikationsserie, som har underlag etc
i pärm. Mottagaren kan använda sin del av verifikationen som underlag på verifikationen vid
bokning på 24091.
OBS: Triggern på 19329 slår bara i kredit och om det är en intern mpt. Annars slår den mot
felkontot. Det går bara att betala ut. Reversera aldrig en verifikation med 19329 i debet (om ni
”måste” ta då bort raden med 19329 och ersätt den med en rad med konto 2304). Har det blivit
fel kan ni ringa mottagande institution och be dem betala tillbaka pengen.
1.3.4.6 VIDAREFAKTURERING
I princip ska man undvika att betala kostnader åt andra företag/myndigheter, men det finns fall
då möjligheten behövs, t ex om en KI-anställd ska föreläsa vid annat universitet och KI-institutionen beställer och betalar resan, men det andra universitetet är kostnadsansvarigt.
Vidarefakturering kan redovisas på tre olika sätt; enligt bruttoredovisning (huvudregel), via
balansräkningen och som kostnadsreducering.
1. Huvudregeln:
Enligt bruttoredovisning, dvs. vidarefaktureringen redovisas som en intäkt
2. Undantag:
a) Via balansräkningen (icke-statliga)
b) Kostnadsreducering (statliga myndigheter)
Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i FÅB (förordningen om årsredovisning och budgetunderlag). Alla
kostnader och intäkter ska således redovisas i resultaträkningen. Inköpet bokas som en vanlig
leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto. Ersättningen faktureras därefter den
verkliga köparen på ett intäktskonto. Gäller det skattepliktig omsättning inom Sverige ska utgående moms läggas på kundfakturan.
När det gäller samköp som är en del av KIs egen verksamhet gäller huvudregeln!
Redovisning via balansräkning och kostnadsreduktion ska tillämpas restriktivt och gäller endast
då kostnaden inte alls tillhör KIs verksamhet, dvs. fakturan skulle egentligen inte ha kommit till
KI. När redovisning sker via balansräkning ska beloppet inkludera respektive andel av momsen.
Nedan följer exempel på när KI köper tjänster (i detta exempel flygresor) och halva kostnaden
ska vidarefaktureras. Hur vidarefaktureringen konteras beror dels på om huvudregeln gäller eller
ej, dels på om det är statlig motpart eller ej.
Utgångspunkt för exemplen i detta avsnitt är att leverantörsfakturan först betalas av KI och bokförs enligt figur 1.21 (om inte annat anges):
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 42
EA-HANDBOK
Konto
2581
Benämning
Leverantörsskulder
5512
1541
FIN
MPT
1EX
Belopp D/K
8 480 K
Flyg inrikes
1EX
8 000 D
Ingående moms
1EX
480 D
Indirekta kostnader via fil
2 000 D
Figur 1.21
1
Huvudregeln: Bruttoredovisning36
Exempel 1): Vidarefakturering av samköp med annan statlig myndighet
KI har köpt tjänster som avser ett projekt som drivs av KI tillsammans med ett annat universitet.
Inköpet avser således KIs egen verksamhet. Bokföring av leverantörsfakturan sker enligt exemplet i figur 1.21. Hälften av kostnaden vidarefaktureras ett annat universitet, t ex Stockholms
universitet (SU). Kundfakturan bokförs då enligt exemplet i figur 1.22.
Konto
1531
Benämning
Statliga kundfordringar
FIN
3441
Andra ersättningar, statliga
4SU
MPT
Belopp D/K
SU
5 000 D
SU
5 000 K
(Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000)
Figur 1.22
Exempel 2) Vidarefakturering av kostnad som avser KIs verksamhet till icke-statlig mottagare
Om halva flygresekostnaden vidarefaktureras till icke-statlig mottagare (t ex ett företag som är
konferensarrangör), bokförs enligt exemplet i figur 1.23. Det är inte kostnaden för biljetten som
vidarefaktureras utan den tjänst som KI utfört som faktureras. Därför är det inte momssatsen för
flygbiljetten som ska användas utan momssatsen för den tjänst som efterfrågas.
Konto
1511
Benämning
Kundfordringar
FIN
3443
Andra ersättningar, utomstatliga
6DIV
2572
(Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000)
Utgående moms
MPT
Belopp D/K
1EX
6 250 D
1EX
5 000 K
1EX
1 250 K
Figur 1.23
Vilket påslag för indirekta kostnader som väljs vid vidarefakturering beslutas av institutionen.
36
Bruttoredovisning innebär att inköpet i sin helhet bokförs som en kostnad i verksamheten och vidarefaktureringen bokförs som intäkt.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 43
EA-HANDBOK
Exempel 3) Vidarefakturering av kostnad som ska delas av andra KI institutioner
Institutionen mottar leverantörsfakturan och bokför kostnaden i sin redovisning (se figur 1.21).
Därefter görs en vidarefakturering via internfaktura.
Den institution som vidareförmedlar kostnaden (institution A1) internfakturerar beloppet inklusive sin indirekta kostnad. Mottagande institution (institution B2) får en internkostnad som är
undantagen indirekta kostnader enligt huvudregeln i INDI. Se även kapitel 8.1.3.4 om interna
omföringar.
Hälften av kostnaden vidarefaktureras den andra institutionen (B2):
Institution A1 bokför kundfaktura:
Konto
Benämning
1512
Interna kundfordringar
39609
Intäkt av varor och tjänster (KI-interna)
Inklusive indirekta kostnader (=1 000)
FIN
MPT
Belopp
D/K
9B2
5 000 D
9B2
9B2
5 000 K
FIN
MPT
Belopp
D/K
Figur 1.24
Institution B2 bokför leverantörsfakturan:
Konto
Benämning
2582
Interna leverantörsskulder
9A1
5 000 D
57999
Övriga tjänster (K-intern faktura)
9A1
5 000 K
Interna kostnadskonton (*9) är undantagna från indirekta kostnader
Figur 1.25
2
Undantag
a) kostnadsreduktion
endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och
motparten är statlig
Exempel: Vidarefakturering till köpare vid annan statlig myndighet
Leverantörsfakturan betalas av KI och bokförs, se exempel i figur 1.21. Hälften av kostnaden
vidarefaktureras det andra universitetet (i detta exempel KTH):
Konto
Benämning
1531
Statliga kundfordringar
Uppdaterad 2015-07-27
FIN
MPT
Belopp
D/K
KTH
4 000 D
Sida 44
EA-HANDBOK
57971
Vidarefakturering till annan statlig myndighet
4KTH
KTH
4 000 K
Figur 1.26
b) via balansräkningen
endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och
motparten är icke-statlig
Exempel: Vidarefakturering till köpare i icke-statlig verksamhet
Leverantörsfakturan betalas av KI och den del av kostnaden som ska vidarefaktureras bokförs
(eller omförs) på balanskonto enligt exemplet i figur 1.27:
Konto
2581
Benämning
Leverantörsskulder
5512
1541
1577
FIN
MPT
Belopp D/K
1EX
8 480 K
Flyg inrikes
1EX
4 000 D
Ingående moms
Övriga kortfristiga fordringar
(inklusive moms)
1EX
1EX
240 D
4 240 D
Indirekta kostnader via fil
1 000 D
Figur 1.27
Hälften av kostnaden vidarefaktureras företaget:
Konto
1511
Benämning
Kundfordringar
1577
Övriga kortfristiga fordringar *)
FIN
MPT
Belopp D/K
1EX
4 240 D
1EX
4 240 K
Figur 1.28
*) Momssats och –belopp enligt ursprunglig leverantörsfaktura ska specificeras på kundfakturan, i detta exempel t ex ”inklusive moms 6% (240,- kr)”
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 45
EA-HANDBOK
1.4 PERIODAVGRÄNSNINGSPOSTER
Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de
fordringar och skulder som hör till perioden, samt att värdera posterna för att ge en mer rättvisande bild av intäkter, kostnader och den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen.
Periodavgränsningsposter på tillgångssidan är fordringar som uppstår på grund av att betalning
och prestation hamnar på olika år eller period. För att korrigera detta görs en tillfällig uppbokning (periodisering) av dessa poster så att de belastar rätt år. Efter brytdagen/följande period
vänds den tillfälliga bokningen och periodavgränsningsposterna tillförs räkenskaperna.
Periodavgränsningsposter på tillgångssidan utgörs av förutbetalda kostnader och upplupna intäkter och konteras i kontoklass 16*.
Vid periodisering är det värt att observera att:



Olika konton används beroende på om det är statlig eller utomstatlig motpart samt om det
är en periodiserad intäkt eller kostnad.
Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av ”väsentlig”
betydelse periodiseras. Generellt innebär detta att endast större belopp periodiseras, dvs
då kostnaden/intäkten överstiger 50 000 kr/månad. Periodisering för färre månader kan
bli aktuellt t ex inför årsbokslut eller för att uppfylla vissa finansiärers krav osv.
Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som förutbetald kostnad eller upplupen
intäkt.
1.4.1 FÖRUTBETALDA KOSTNADER
Med förutbetalda kostnader avses kostnader som är bokförda på bokslutsdagen, men avser nästa
period, t ex hyra som betalas i förväg. Uppdelning kontomässigt finns på hyror, lokaler,
konsultkostnader samt övriga kostnader. Vilka konton som används för dessa interimsposter
finns inom grupp 161* i kontoplanen.
EXEMPEL PÅ FÖRUTBETALD KOSTNAD
I januari betalas en hyresfaktura för ett kvartal (januari-mars). Den bokförs på sedvanligt sätt vad
avser hyreskostnaden för januari. Resterande månader periodiseras. Under februari och mars
vänds periodiseringarna för respektive månad. Se exempel i figur 1.29.
Konto
Kontotext
Januari
2581
Leverantörsskulder
5011
Lokalhyra
5019
Periodisering lokalhyra, utomstatlig
1612
Förutbet hyreskostnader, utomstatliga
Februari
Uppdaterad 2015-07-27
Debet
Kredit
150 000
150 000
100 000
100 000
Sida 46
EA-HANDBOK
5019
1612
Mars
5019
1612
Periodisering lokalhyra, utomstatlig
Förutbet hyreskostnader, utomstatliga
50 000
Periodisering lokalhyra, utomstatlig
Förutbet hyreskostnader, utomstatliga
50 000
Figu
r
1.29
50 000
1.4.
2
50 000
UPPLUPNA BIDRAGS- OCH UPPDRAGSINTÄKTER (KONTO 1632/1672)
Upplupna bidrags- eller uppdragsintäkter bokförs på konto 1632 resp. 1672, men endast då det
finns skriftliga avtal som styrker att ytterligare medel kommer att rekvireras eller faktureras och
som beloppsmässigt motsvarar periodens kostnader. I samband med kvartals-, halvårs- och
helårsbokslut ska särskilda bilagor upprättas där projektnummer, finansiär, underskott, beviljat
belopp mm. specificeras. Konto 1632/1672 används endast för KI-externa mellanhavanden37 på
bidragsprojekt. Ytterligare information om Värdering finns på ekonomiavdelningens hemsida.
1.4.3 ÖVRIGA UPPLUPNA INTÄKTER
Upplupna intäkter är intäkter som ännu inte erhållits, men som beloppsmässigt motsvaras av
periodens kostnader. Upplupna intäkter bokförs normalt i samband med bokslutet när
redovisningsperiodens intäkter beräknas och uppskattas. Exempel på upplupna intäkter är upplupna ränteintäkter eller ännu ej fakturerade ersättningar och uppdrag. Konton som används vid
dessa typer av interimsfordringar finns inom grupp 167* i kontoplanen. Upplupna intäkter på
uppdragsprojekt bokförs på konto 167238.
EXEMPEL PÅ UPPLUPEN INTÄKT
KI har utfört en vetenskaplig tjänst åt ett företag i Tyskland under december år 1. Tjänsten är
avslutad men inte fakturerad per den 31 december år 1. Beloppet faktureras först i januari år 2.
Det innebär att intäkten ska periodiseras i december år 1. Resultatet för år 1 visar då en intäkt i
resultaträkningen och en fordran på motsvarande belopp i balansräkningen. I samband med
faktureringen i januari 2011 vänds periodiseringen. Hur kontering sker framgår av figur 1.30
nedan.
Konto
Kontotext
År 1 – Periodisering:
3449
Periodisering andra ersättningar, utomstatliga
1679
Övriga upplupna intäkter, utomstatliga
År 2 – Fakturering:
1511
Kundfordringar
3447
Andra ersättningar, EU-land, ej moms
År 2 – Periodiseringen vänds:
37
38
Debet
Kredit
50 000
50 000
50 000
50 000
finansiärskod 3*- 8*
Verksamhetskod 3*, 4*
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 47
EA-HANDBOK
Fi
g
ur
1.30
3449
1679
Periodisering andra ersättningar, utomstatliga
Övriga upplupna intäkter, utomstatliga
Uppdaterad 2015-07-27
50 000
50 000
Sida 48
EA-HANDBOK
1.5 AVRÄKNING MED STATSVERKET
Avräkning med statsverket är unikt för statlig redovisning. Det är en post på balansräkningens
tillgångssida under kontogrupp 17, som speglar den ekonomiska relationen mellan Karolinska
Institutet och staten. Den visar ett saldo mellan å ena sidan avräkning av anslag och inkomsttitlar39 och å andra sidan nettobetalningar på statens centralkonto i Riksbanken, SCR. Ett positivt
saldo uppstår t ex när myndigheten har anslagsavräknat ett högre belopp än vad som utbetalats
från SCR vilket innebär att myndigheten har en fordran på statsverket.
Vid Karolinska Institutet bokförs avräkning med statsverket av ekonomiavdelningen (förutom
avräkning av patientintäkter mot inkomsttitel som bokförs på Institutionen för odontologi enligt
särskilt beslut i regleringsbrevet).
1.6 KASSA OCH BANK
Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering. Detta avser såväl obligatorisk lånefinansiering för investeringar hos Riksgälden
(RGK) som det löpande penningflödet som hanteras via Nordea, Danske Bank och SEB samt
Swedbank (kortinlösen).
Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI:






Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och
finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras.
Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av
regeringen).
Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut.
Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta
och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal
kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas.
Likviditetsbudget och prognoser ska användas som stöd för totaloptimeringen.
Banker upphandlade i statliga ramavtal ska i första hand användas för samtliga
transaktioner. Institutionernas bankgiro- och plusgirokonton töms dagligen mot ett
räntebärande konto i RGK.
1.6.1 RÄNTEKONTO I RIKSGÄLDEN
Räntekontot är endast tillgängligt för statliga myndigheter. Räntekontot i RGK fungerar som ett
bankkonto med kredit. Betalningstransaktioner påverkar kontots saldo och på detta saldo räknas
ränta per dag. KI erhåller ränta på innestående belopp och får betala ränta på den kredit som
utnyttjats. Både in- och utlåningsränta baseras på RGKs upplåningskostnad och motsvarar
39
Inkomsttitel är en post på statsbudgetens inkomstsida där statliga myndigheter redovisar inkomster som de
själva inte får disponera
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 49
EA-HANDBOK
kostnaden för RGKs kortaste upplåning. Räntan debiteras eller krediteras kvartalsvis. Räntebasen är Riksbankens reporänta. Till räntebasen adderas ett antal räntepunkter från en
korrigeringstabell för att justera snedeffekter till följd av den kvartalsvisa ränteberäkningen,
eftersom reporäntan avser en period på en vecka. Räntebindningen är 1-7 dagar.
Enligt engagemangsbesked från RGK bokför ekonomiavdelningen upplupen ränta för institutionerna månatligen och krediterar eller debiterar den sedan kvartalsvis.
1.6.2 BANKGIRO, PLUSGIRO OCH BANKKONTON
Myndigheternas betalningar regleras i Förordningen om statliga myndigheters betalningar och
medelsförvaltning (SFS). En statlig myndighet ska enligt denna förordning vara ansluten till det
koncernkontosystem som staten använder.
Inom betalningssystemet för staten är myndigheternas bank- och plusgirokonton anslutna i en
speciell kontostruktur. Kontostrukturen är uppbyggd så att det mellan de olika nivåerna i systemet sker automatiska täckningar och tömningar mellan anslutna konton.
År 2010 tecknade RGK nya ramavtal med Danske Bank, Nordea, SEB och Swedbank avseende
betalningsförmedlingstjänster för statliga myndigheter. KI har avropat dessa avtal fr o m den
1 april 2011 enligt nedan (se figur 1.31):
Betalningsflöde
Inrikes inbetalningar
Bank
Danske Bank
Typ av konto
Institutionerna har egna
kopplade till eget bankkonto
Inrikes utbetalningar
Nordea
Institutionerna har egna ut-plusgirokonton
(under en övergångstid finns även inplusgirokonton kvar)
Utrikes in- och utbetalningar
SEB
Institutionerna har egna bankgiron
kopplade till eget bankkonto (nettokonto)
Kortinlösen
Swedbank
Konto finns vid Universitetsförvaltningen
bankgiron
Figur 1.31
KI anlitar Plusgirots fakturabetalningsservice för inrikes utbetalningar, vilket betyder att
Plusgirot övertar betalningsbevakningen av leverantörsfakturorna, så att den sker i enlighet med
gällande betalningsvillkor. Betalningsbevakningen av utländska leverantörsfakturor sker via
SEB.
Daglig kontroll av ut-plusgirot i e-redovisningens rapporter samt bankkontoutdrag i SEB måste
ske för att upptäcka hejdade betalningar och fel förfallodagar. Bokföring av bankgiro- och
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 50
EA-HANDBOK
plusgirokonton ska ske löpande liksom avstämning av dessa konton mot redovisningen så att
inga differenser finns kvar vid periodstängning i Agresso.
Nordea Corporate Netbank används endast för utbetalningar till ej anställda privatpersoner som
inte kan betalas via Agresso EFH, t ex utlägg för studenter och föreläsare samt löneförskott.
Ytterligare information och instruktion om hur man använder Nordea Corporate Netbank finns
på ekonomiavdelningens hemsida.
För att få bankbehörigheter för nya användare liksom avslut av gamla, tas kontakt med
redovisningsenheten.
1.6.2.1 VALUTAKONTON
KI har även valutakonton i SEB och Svenska Handelsbanken. Externa, i huvudsak utländska,
bidragsgivare har möjlighet att göra sina inbetalningar till ett valutakonto i de fall institutionens
egna bankkonton inte är lämpliga eller möjliga för förmedling av betalningen.
KI har för närvarande ett koncerngemensamt eurokonto i Svenska Handelsbanken. Detta
används vid betalningar från EU i enlighet med äldre EU-kontrakt.
För EU-kontrakt inom sjätte och sjunde ramprogrammet samt NIH-kontrakt där KI är
koordinator öppnas ett separat valutakonto för varje kontrakt i SEB efter särskilt tillstånd från
RGK. Medel som ska transfereras vidare till andra parter i utländsk valuta, kvarstår på kontot
tills dess utbetalning till slutlig mottagare är aktuell. Undantag från detta förfarande är ERCmedel 40 som rekvireras från det särskilda bankkontot till institution vartefter som kostnader
upparbetas. Vid vidareförmedling av medel från bankkonton används ett särskilt
betalningsuppdrag, som attesteras av ansvarig forskare och administrativ chef och sänds in till
ekonomiavdelningen.
Nya konton får inte användas innan RGK har godkänt ansökan. All hantering med att öppna nya
konton sköts av ekonomiavdelningen, som också bokför och stämmer av valutakonton. Om särskilt bankkonto önskas för ovan nämnda typer av bidragsmedel kontaktas redovisningsenheten41.
1.6.3 ÖVRIGA BETALNINGSSÄTT
Alla betalningstransaktioner sker inte via bankgiro. Utländska leverantörer kan betala med check
eller kräva ersättning med check. I samband med resor och konferenser är det inte säkert att
faktura kan erhållas i tid, viss betalning måste ske i samband med registreringsanmälan på
internet eller på plats osv. I de fall då direktöverföring till bankkonton inte kan ske rekommenderas att betalkort används, se vidare nedan om Betalkort 1.6.3.3.
40
European Research Council (ERC) utlyser särskilda medel för speciellt meriterade forskare. Bidraget tillfaller
således endast en forskare vid KI och fördelas inte till andra partners.
41
Uppgifter som behövs för att ansöka om tillstånd är: projektets namn (akronym), totalt bidrag för hela
konsortiet, antal partners (varav KI är en), projektets längd, ungefärlig projektstart (mån, år) samt namn på
forskningsansvarig och kontaktperson vid institutionen
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 51
EA-HANDBOK
1.6.3.1 CHECK
INBETALNING
Det händer att kunder eller bidragsgivare använder check eller utbetalningsavi som
betalningsmedel. Institutionen ska då sända den in till banken för inlösen (se instruktion nedan).
Utländsk check sänds till SEB och svensk check eller utbetalningsavi sänds till Danske Bank.
En kopia ska alltid tas på checken som sparas tills pengarna krediterats kontot. Kopian visar att
checken existerat om något skulle hända i t ex postgången samt utgör då också
bokföringsunderlag.
Önskas inkasso42 ska detta tydligt anges på brevet. Noteras bör att om utställaren av checken är
privatperson måste checken skickas på inkasso.
Utländsk check
SEBs blankett för insättning av utländska bankcheckar fylls i och sänds in med checken.
Överlåtelsen ska ha följande information på checkens baksida:
”För insättning i SEK till konto 5439-XX XXX XX” (dvs institutionens eget bankkonto i
SEB)
Check och blankett sänds till:
SEB
KG2/Public Sector
106 40 Stockholm
Svensk check
Svensk bankcheck, bankgiro/plusgiro-utbetalningsavi eller postväxel sänds till Danske Bank för
inlösen. Danske Bank har ingen särskild blankett utan information om överlåtelsen skrivs på
baksidan av checken/avin. Checken korsas med två parallella streck på diagonalen på framsidan.
På baksidan skrivs den på av firmatecknare (administrativ chef eller prefekt) och konto för
insättning anges där:
”För insättning till konto 1281-010 XXXX” (dvs institutionens eget bankkonto i Danske
Bank)
Checken sänds till:
Danske Bank
Transaction Services
Box 7523
103 92 Stockholm
42
Att skicka en check på inkasso innebär att checken skickas tillbaka till utställande bank som måste bekräfta att
den är korrekt. Beroende på i vilket land checken är utställd kan ett inkassoärende ta upp till tre månader.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 52
EA-HANDBOK
UTBETALNING
Kommersiell bankcheck kan också användas som betalningsmedel till alla länder, men är både
dyrt och riskabelt. Betalning direkt till bankkonto eller med kontokort är alltid ett bättre
alternativ. Checkar bör endast användas i undantagsfall då inga andra alternativ finns. Man bör
komma ihåg att om en utbetalning inte sker till ett bankkonto, utan endast till en postadress (t ex
via Nordea Corporate Netbank), så innebär det att banken skickar betalningen i form av en check
med vanlig postgång till mottagaren. Detta är således ett osäkert sätt att transferera pengar på.
Om en check måste beställas görs det hos ekonomiavdelningen. Vid beställning av kommersiell
bankcheck skickas endast beställningsblanketten till redovisningsenheten. Underlag för vad
checken avser skickas direkt till institutionens ekonomihandläggare för bokföring.
Blanketten måste vara attesterad av administrativ chef och de uppgifter som är obligatoriska att
fylla i är:
- Betalningsmottagare
- Landskod
- Valutakod
- Belopp
- Beställare
Ekonomiavdelningen skickar kopia på beställning och avräkningsnota till institutionens
ekonomihandläggare i samband med att summan för checken sänds till institutionen. Samtidigt
debiteras institutionen en förmedlingsavgift på 60 kr. Den färdiga checken skickas till
beställaren.
1.6.3.2 HANDKASSA
Handkassa får endast finnas i undantagsfall. KI rekommenderar betalkort med personligt
betalningsansvar i stället för handkassa. Se vidare information nedan om betalkort.
1.6.3.3 BETALKORT
RGK ansvarar för det statliga betalningssystemet inklusive statsverkets checkräkning med
anslutna konton. Målet är en effektiv betalningsverksamhet som håller en hög säkerhet.
När det gäller internetbetalningar, måste kortföretaget följa den standard och de krav på säkerhet
som finns just då, och i de flesta fall ger leverantören av betalkortet även garantier mot
bedrägerier.
En metod att säkerställa betalningsöverföring via internet, är att identifiera sig antingen genom
ett överenskommet lösenord, som enbart kortinnehavaren känner till, en fyrsiffrig kod som finns
på kortets framsida eller ett engångslösenord.
Det viktigaste är dock att kortinnehavaren iakttar största försiktighet och endast handlar hos
seriösa företag. Kortinnehavaren ska också kontrollera att kortinformationen sänds krypterad. En
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 53
EA-HANDBOK
indikation på att informationen är krypterad är att webbadressen börjar med https:// istället för
http://. Ofta symboliseras kryptering också med ett hänglås i browserfönstret.
Följande råd bör följas vid betalning via internet:






Var observant på de debiteringar som sker av betalkort. Om ett kort felaktigt debiterats
vid internetbetalning, kontakta kortföretaget så snart som möjligt för vidare utredning.
Tänk efter om du har förtroende för leverantören. Leverantören ska både kunna leverera
varan och hantera kortnumret på ett säkert sätt.
Om man inte känner till företaget/organisationen är det säkrare att faxa in beställning och
kortnummer.
Ta alltid reda på företagets telefonnummer och adress och hur köpet kan reklameras.
Behåll alltid en utskrift av beställningen.
Skicka aldrig kortnummer med e-post.
Betalning med betalkort uppmuntras vid KI bl. a. för att minska administrationen av reseförskott.
I princip kan sägas, att inga reseförskott får utbetalas för resor till länder där betalning med kort
är ett accepterat betalningsförfarande. Utlandsbetalningar såsom kongressavgifter, litteraturbeställningar mm görs enklare och billigare med kort än via (Plusgirot) Nordea Corporate
Netbank eller via bankbetalning.
Prefekt eller administrativ chef har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen fungerar
tillfredsställande, att samtliga kostnader är vederbörligen verifierade med originalkvitton samt
granskade av attestbehörig person.
RAMAVTAL FÖR BETALKORT
Riksgälden (RGK) har slutit ramavtal för betalkort som gäller fr.o.m. 1 januari 2013 till 31
december 2016 med möjlighet till förlängning till 31 december 2017.


American Express Services Europe Ltd (American Express kort/American Express
nätverk) och
SEB Kort AB (Eurocard kort/MasterCard nätverket)
Dessa båda leverantörer har båda rankats som etta och betalkort ska således väljas när det gäller
betalkort med privat betalningsansvar.
För betalkort där KI har betalningsansvar (s.k. inköpskort). För ytterligare information och
ansökningsformulär, se American Express’ och Eurocards hemsidor. Hänvisning kan ske till
statligt ramavtal nr 2011/2214.
En förteckning över olika typer av betalkort som kan förekomma och vilka villkor som är
kopplade till respektive typ finns som bilaga i slutet av boken (se bilaga 4).
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 54
EA-HANDBOK
2 KAPITAL OCH SKULDER
I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på skuldsidan i balansräkningen:
myndighetskapital, avsättningar, skulder och periodavgränsningsposter. De avsnitt som i högre
grad rör den dagliga verksamheten och redovisningen vid institutionerna har getts större utrymme än andra avsnitt som endast berör redovisning vid den centrala ekonomiavdelningen.
2.1 MYNDIGHETSKAPITAL
Begreppet kapital är annorlunda i staten än i näringslivet. Något aktiekapital finns inte i statliga
myndigheter såsom Karolinska Institutet. I stället finns några specifika kapitalformer som beror
på hur tillgångarna finansierats. Under rubriken myndighetskapital på balansräkningens skuldsida redovisas posterna:





Statskapital
Resultatandelar i dotter- och intresseföretag43
Donationskapital44
Balanserad kapitalförändring45
Kapitalförändring enligt resultaträkningen (Årets kapitalförändring)46
2.2 AVSÄTTNINGAR
Definitionsmässigt skiljer sig avsättningar från skulder genom att de på bokslutsdagen ska vara
säkra eller sannolika och avse förpliktelser som innebär ett kommande utflöde av t ex ekonomiska resurser, men de är däremot ovissa till belopp och/eller tidpunkt när de ska infrias.
En myndighet ska göra avsättningar för pensionsförpliktelser som myndigheten själv svarar för.
Exempel på dylika avsättningar är beviljad delpension och avtalspension som bokas upp i kontogrupp 22.
De pensionsförpliktelser där premier betalas till SPV (Statens Pensionsverk) redovisas endast av
SPV.
Vid Karolinska Institutet bokförs avsättningar av Personalavdelningen.
43
Avser KIs dotterföretag Karolinska Institutet Holding AB (KIHAB), vars syfte är att kommersiellt exploatera
projekt eller kunskaper framtagna eller uppkomna inom KIs verksamhet. KIHAB har åtta delägda dotterbolag.
44
KI förvaltar enskilda donationer avsedda för medicinsk vetenskap vid KI, dels i fonder som redovisas inom KI som
myndighet, dels i fristående stiftelser som är egna rättssubjekt med en förvaltning som är knuten till KI. Se även
kap 4.2.1.6 Gåvo- och donationsmedel vid KI
45
Se tidigare förklaring av begreppet i kapitlet Centrala begrepp
46
Se tidigare förklaring av begreppet i kapitlet Centrala begrepp
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 55
EA-HANDBOK
2.3 SKULDER
Under rubriken skulder i balansräkningen redovisas lån i Riksgäldskontoret, skulder till andra
myndigheter, leverantörsskulder och övriga skulder.
2.3.1 LÅN I RIKSGÄLDSKONTORET
Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering, vilket även inkluderar ansvar för den obligatoriska lånefinansieringen för investeringar hos
Riksgälden (RGK).
Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI:




Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och
finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras. Se även kapitel 1.1.7 om lånefinansierade anläggningar.
Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen).
Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut.
Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och
låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas.
2.3.2 SKULDER TILL ANDRA MYNDIGHETER
Eftersom alla myndigheter är enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan
myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas.
Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina skulder gentemot andra statliga myndigheter för att motpartsavstämningen ska bli rätt. Har en annan myndighet t ex fakturerat KI avseende kostnad för gångna året och KI ännu inte bokfört den vid årets slut 47 uppkommer en
differens i den statliga motpartsavstämningen, eftersom den andra myndighetens fordran inte
matchas av en motsvarande leverantörsskuld vid KI. Det är således viktigt att alla fakturor blir
bokförda i rätt period/år. Bidrag som överförs mellan myndigheter ska också behandlas på
samma sätt vid berörda myndigheter, så att inte den ena myndigheten anser sig rekvirera medel
och den andra bokar upp en leverantörsskuld.
47
Fakturan kan t ex ligga kvar i Agresso EFH
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 56
EA-HANDBOK
2.3.3 LEVERANTÖRSSKULDER OCH ÖVRIGA SKULDER
Den 1 juli 2008 införde Karolinska Institutet, liksom alla andra myndigheter i Sverige,
elektronisk fakturahantering. Det innebär att alla leverantörsfakturor scannas in/läses in
elektroniskt. Vid beställning av varor och tjänster ska ett särskilt referensnummer på 10
positioner, s k ZZ-kod, uppges:
ZZIIAAAAAA
Där ZZ = referensid (gemensamt för alla),
II = institutionsbeteckning och
AAAAAA = personligt KI-ID
Fakturaadressen är gemensam för hela KI:
Karolinska Institutet
Fakturor
Box 23 109
104 35 Stockholm
I övrigt hänvisas till anvisningar och information på KIs intranät.
2.3.3.1 VAD SKA EN FAKTURA INNEHÅLLA?
Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information:











Datum för utfärdande
Löpnummer som ensamt identifierar fakturan
Säljarens momsregistreringsnummer
Köparens momsregistreringsnummer vid s k omvänd skattskyldighet
Fullständigt namn och adress för säljare och köpare
De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
Datum då leverans utförts, om detta är annorlunda än fakturadatum
Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag,
enhetspris samt eventuell rabatt
Tillämpad momssats
Moms att betala
Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet (reverse charge), hänvisning
till relevant lagrum eller annan uppgift
KI har ytterligare krav på vad som ska finnas med på fakturan och det är:




Referenskod som börjar på ZZ
Betalningsvillkor 30 dagar, annars tas kontakt med leverantören
Kontaktuppgifter
Information om F-skatt
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 57
EA-HANDBOK
Enligt Skatteverkets uppfattning ska som huvudregel faktura som inte uppfyller samtliga krav
enligt 11 kap 8 § ML korrigeras av säljaren.
Vid utförd tjänst ska även uppgift om F-skattsedel finnas på fakturan.
Man ska vara observant på risken för falska fakturor, som förekommer särskilt under sommaren.
2.3.3.2 FÖRENKLAD FAKTURA
Förenklad faktura får utfärdas om det är fråga om mindre belopp (högst 2 000 kr inklusive
moms) eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av
en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverket (SKV) har utfärdat
riktlinjer för när en förenklad faktura får användas och vilken information den ska innehålla:




Datum då fakturan utfärdades (fakturadatum)
Identifiering av säljaren (fullständigt namn och organisationsnummer)
Identifiering av varor som levererats eller tjänster som utförts
Vilken moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen
Exempel på när förenklad faktura kan tillåtas är försäljning av tåg- eller bussbiljetter, SL-remsor,
biljett från parkeringsautomat. Däremot får inte förenklad faktura användas vid försäljning till
andra länder.
KASSAKVITTO
Ett kassakvitto kan man se som en förenklad faktura om beloppet understiger 2 000 kr inklusive
moms. Om beloppet överstiger 2 000 kr måste kassakvittot åtföljas av ett skrivet kvitto med
nedanstående information:








Datum för utfärdande
Säljarens momsregistreringsnummer
Fullständigt namn och adress för säljare och köpare
De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
Datum då leverans utförts, om det skiljer sig från fakturadatum
Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag,
enhetspris samt eventuell rabatt
Tillämpad momssats
Moms att betala
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 58
EA-HANDBOK
2.3.3.3 FAKTURAGRANSKNING
Fakturagranskning, som görs i för- och efterkontrollen i Agresso EFH, innebär kontroll av att:














det är en faktura och att den är ställd till KI
bilaga eller följesedel, som det hänvisas till, finns med
varan/tjänsten stämmer med vad som är beställt
det klart framgår vad fakturan avser
uppgift om F-skatt finns (när det gäller tjänster)
organisationsnummer finns
fakturabeloppet är rimligt
betalningen går till det kontonummer som anges på fakturan
konteringen stämmer
förfallodatumet är rimligt
det vid faktura som avser resa klart framgår vem som är resenär och syftet med resan48.
syfte, deltagare mm framgår om fakturan avser representation
kontrollera att representationsreglerna efterlevs (se intranätet under Regler och riktlinjer)
det framgår vem som är mottagaren (om fakturan avser gåva ska sammanhanget tydligt
framgå, t ex 50-års present) OBS! Rektors representationsregler (se ovan länk till
riktlinjer)
UTLÄNDSKA FAKTUROR
På utländska fakturor kontrolleras även:



att det finns korrekt VAT49-nummer för leverantörsfakturor inom EU
om EU-moms ska göras eller inte. Svensk F-skatt gäller inte vid utländska fakturor.
att det framgår hur betalning ska ske. Finns det t ex en klar anvisning till vilken bank
betalning ska ske (adress, vilken stad, vilket land), kontonummer, SWIFT-kod? För att
betalningen ska gå till rätt mottagare, ska leverantörens adress vara fullständig. Inom EU
är det obligatoriskt att IBAN-nr och SWIFT-kod ska finnas.
2.3.3.4 SKATTSEDLAR
Det finns tre olika typer av skattsedlar:

Företagare som bedriver näringsverksamhet har som regel F-skattsedel. Det innebär att
företagaren själv betalar sina skatter och socialavgifter (egenavgifter) varje månad.

Den som enbart är anställd har A-skattsedel. Arbetsgivaren gör skatteavdrag på lönen och
betalar socialavgifter (arbetsgivaravgifter).
48
Enligt KIs resereglemente ska tjänsteresa planeras i samråd mellan resenär och arbetsgivare varvid en reseorder
upp-rättas av resenären och godkänns av överordnad chef. Reseordern bifogas eller hänvisas till i Contempus.
49
VAT = Value Added Tax. VAT-nr kan kontrolleras på EUs hemsida om skatter och tull
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 59
EA-HANDBOK

Den som har både enskild firma och anställning ska ha både F- och A-skatt, så kallad FAskatt. Då gör arbetsgivaren skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på lönen som
vanligt, medan företagaren själv betalar skatten och egenavgifter för näringsverksamheten. F-skattsedeln får endast användas i näringsverksamheten.
F-SKATT
En faktura från en leverantör (av tjänst) innehåller som regel uppgift om innehav av F-skattsedel
(kontroll är inte nödvändig om betalningen avser varor). Vid debitering av tjänster ska F-skatt
åberopas skriftligen och det ska klart och tydligt framgå namn, adress samt betalningsmottagarens person-/organisationsnummer. I det fall betalningsmottagaren inte skriftligen
åberopar F-skattsedel för uppdraget måste skatteavdrag göras i samband med utbetalningen, se
exempel i figur 2.1 nedan.
Om det inte står något om F-skatt på fakturan, kan man kontrollera om företaget har F-skatt
genom att ringa Skatteverkets telefonsvarare 020-56 70 00, direktval 8102 och följa
anvisningarna. Besked skickas om företaget innehar eller saknar F-skatt/FA-skatt till det faxnummer man anger.
Om det är en tjänst och företaget saknar F-skattsedel kontaktas företaget för att höra om det finns
fribeslut (som är utställt av Skattemyndigheten). Fribeslut begär man sedan att få kopia på. Fskatt eller fribeslut gäller inte retroaktivt.
Om företaget har FA-skatt måste företaget åberopa sin F-skattsedel skriftligt (via e-post, fax eller
fakturakopia).
A-SKATT
Betalning av faktura (tjänst) – till juridisk person (AB, HB, KB) med A-skattsedel (saknar F-skatt)
Till juridisk person med A-skatt, som saknar F-skattsedel, registreras moms enligt fakturan, men
KI måste även innehålla A-skatt för näringsverksamhet. Kopia av fakturan sänds därför till
Löneenheten vid Personalavdelningen. Företagets namn, organisationsnummer och belopp ska
klart och tydligt framgå. Före utbetalningen gör man ett avdrag för 30 % skatt, och skatten
beräknas på beloppet exkl. moms. Betalningsmottagaren ska meddelas om skatteavdraget; i
texten på utbetalningen anges: 30 % skatt innehållen.
Exempel:
Fakturan är på 4 500 kr varav moms 900 kr. Innehållen skatt (1 080 kr) beräknas till 30 % av
3 600 kr (4 500 kr – 900 kr). Skatten avrundas uppåt till hel krona. Betalningen till leverantören
blir fakturabeloppet minskat med innehållen skatt (4 500 kr – 1 080 kr) = 3 420 kr. Se
konteringsexempel, figur 2.1.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 60
EA-HANDBOK
Konto
2581, leverantörsskulder
Belopp
3 420
Kostnadskonto
1541, ingående moms
2592, A-skatt näringsverksamhet
D/K
K
3 600
D
900
D
1 080
K
Figur 2.1
Betalning av faktura (tjänst)- till fysisk person med A-skattsedel (saknar F-skatt)
Utbetalning ska göras via lönesystemet. På utbetalning till fysisk person med A-skatt måste
utbetalaren (KI), förutom att göra skatteavdrag, också lägga på sociala avgifter på ersättningen
och utbetalningen kan således i praktiken jämställas med en arvodesutbetalning. Utbetalning till
fysisk person med A-skatt ska inte innehålla ersättning för moms.
2.3.3.5 INKOMMEN UTLÄNDSK FAKTURA AVSEENDE TJÄNSTER
A- ELLER F-SKATT?
Om utländsk näringsidkare anlitas gäller de svenska reglerna om A- respektive F-skatt. Vilken
skattsedel näringsidkaren har avgör om skatt och sociala avgifter ska dras. Att den utländske
företagaren bedriver rörelse i sitt hemland och kan bevisa det med intyg räcker inte för att slippa
dra svensk skatt.
UTLÄNDSK NÄRINGSIDKARE MED SVENSK F-SKATTSEDEL
En utländsk företagare som inte har fast driftställe i Sverige kan få F-skattsedel från Skatteverket
(SKV) utan skattedebitering. Vid ansökan kontrollerar SKV att företagaren inte är restförd för
obetalda skatter och avgifter i hemlandet. Då F-skattesedel beviljats ska inget skatteavdrag eller
avdrag för sociala avgifter göras.
F-SKATTSEDEL SAKNAS
Om den utländske näringsidkaren saknar F-skattsedel ska endast skatteavdrag göras om man är
säker på att näringsidkaren har ett fast driftställe i Sverige. Då ska skatteavdrag göras med 30 %
enligt allmänna regler för sidoinkomster (se exempel ovan, figur 2.1). Om en utländsk person har
ett s k SINK-beslut (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) dras skatt enligt beslut, oftast
25 %.
För ytterligare frågor om skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och SINK-skatt, kontaktas
Löneavdelningen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 61
EA-HANDBOK
2.3.3.6 BETALNINGSVILLKOR OCH FEL I LEVERANTÖRSFAKTURA
Tills dess att KI har övergått till elektroniskt inköpssystem gäller det som beskrivs nedan.
Många icke-avtalsbundna leverantörer ställer krav på betalning inom 10, 15 eller 20 dagar,
vanligen beroende på att avtal om längre betalningstid saknas. Enligt lag ska myndigheter avtala
om 30 dagars betalningsvillkor med leverantörerna. Om inte avtal sker avseende betalning om 30
dagar är KI skyldig att acceptera den betalningstid leverantören anvisar på fakturan. Begäran om
längre tid behöver därför träffas med icke-avtalsbundna leverantörer för att undvika onödiga
krav/påminnelser samt dröjsmålsränta som debiteras för att fakturan inte blivit betald i tid, se
avsnittet om ”ändra ingångna villkor” nedan. Med KIs avtalsbundna leverantörer är
betalningstiden normalt 30 dagar och för dessa leverantörer behöver inga ytterligare avtal träffas.
WEBB-BESTÄLLNING
Beställning på webben sker ofta utan personlig kontakt. Det är därför viktigt att redan före
beställning ta reda på vilka villkor som gäller. Om inga villkor finns att skriva ut från webben,
kontaktar man företaget och ber att villkoren skickas.
FELAKTIG FAKTURA
Erhållen faktura som är felaktig måste protesteras, oftast inom viss tid (8 dagar). Kontakt tas
snarast med leverantören och felet påpekas. Samtidigt ska man be att förfallodagen flyttas fram
för att ge tid för utredning.
ÄNDRING AV INGÅNGNA VILLKOR
Den som beställer en vara/tjänst bör försäkra sig om att betalningstiden inte understiger 30 dagar.
Så snart en faktura betalas enligt leverantörens villkor anses det juridiskt som att KI accepterat
dessa. För att ändra ingångna villkor ska berörd leverantör meddelas.
DRÖJSMÅLSRÄNTA
För att ränta ska kunna debiteras från förfallodagen, om den är kortare än 30 dagar, krävs att det
finns en överenskommelse med köparen. Räntelagens (1975:635) bestämmelser gäller. Räntan
beräknas utifrån referensräntan (fastställs av Riksbanken) med ett tillägg av åtta procentenheter.
Aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida.
2.3.3.7 ELEKTRONISK BILJETT (E-BILJETT) - TILLÄGG TILL KIS ANVISNINGAR FÖR
TJÄNSTERESOR
Upphandlad resebyrå ska anlitas. Information om vilka ramavtal som finns framgår av KIs intranät.
Betalkort (Företagskort alternativt Företagskort med privat betalningsansvar) ska användas vid
tjänsteresor. Ytterligare information om betalkort finns i kapitelet 1.6.3.3 Betalkort, se även
bilaga 4 för sammanställning av olika betalkort och villkor.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 62
EA-HANDBOK
Alternativ till betalkort är att respektive företag fakturerar KI för biljetter, logi, kongressavgifter
etc. För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan faktiskt gjorts
och till vilken kostnad.
Vissa lågprisföretag lämnar inte bagagetag eller annan dokumentation, som kan bekräfta att
resenären verkligen har rest. Det åligger då resenären att på annat vis styrka att resan har skett,
exempelvis genom bevis på konferensdeltagande eller incheckning på hotell på vistelseorten.
Om någon sådan bekräftelse inte kan lämnas, riskerar resenären att få betala resan själv. Det kan
då vara bäst att låta KI boka och betala resan.
Resenären har att i vanlig ordning styrka sambandet mellan resa och KIs verksamhet.
2.3.3.8 ERSÄTTNING FÖR UTLÄGG
Ersättning för utlägg för anställda görs via PA-webben. Manual finns på intranätet under
Anställd, PA-webben.
Utlägg till icke-anställda sker via Nordea Corporate Netbank och bokförs i huvudboken enligt
utbetalning från ut-plusgirot.
För att kunna få ersättning för utlägg, måste man kunna styrka att man haft en utgift. Detta görs
med faktura/kvitto i original. Saknas kvitto finns heller inget bevis för utlägg, och ersättning kan
således inte utbetalas. Vid köp gjorda utomlands ska kopia av kontokortsfaktura bifogas för att
information om rätt valutakurs vid inköpstillfället ska framgå. Originalkvitton/-fakturor där
moms framgår ska lämnas in för att utesluta att de används som underlag för utbetalning mer än
en gång. Det är endast en faktura eller ett kvitto som kan ge avdragsrätt för moms. Fakturan/kvittot är beviset för att transaktionen ägt rum.
SMS-BILJETTER
För att få ersättning för en SMS-biljett måste utlägget styrkas. Enligt bokföringsförordningen50 är
verifikationskravet uppfyllt om det framgår när händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp
som avses och vem som är motpart. En telefonfaktura uppfyller verifikationskravet, men om
sådan inte finns kan annan handling ligga till grund, t ex reseanteckningar 51 eller ett intygande
om att den anställde haft utgifterna. Sådana handlingar ska vara attesterade av behörig chef.
Vid debitering från resebyråer ska biljettyp framgå av faktura eller följesedel. Detta för att kunna
särskilja resor med elektronisk biljett från resor vilka kan styrkas med biljettstam (originalhandling).
50
§§13-15
Reseanteckningar ska innehålla uppgift om kostnad, betalningssätt, resans tidpunkt och transportmedel
(buss/tåg etc.)
51
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 63
EA-HANDBOK
TIDPUNKT
Begäran om ersättning för utlägg ska ske så snart som möjligt enligt kravet på löpande bokföring av ekonomiska händelser och för att kostnaden ska kunna redovisas i rätt period. Inlämnande av kvitto ska ske i nära anslutning till tidpunkten för utlägget för att KI ska kunna göra
avdrag för momsen.
KRAV PÅ UNDERLAG VID ANSTÄLLDAS UTLÄGG
Om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för ett inköp kan den ersättning arbetstagaren
får från arbetsgivaren för ett inköp anses vara ersättning för ett utlägg för arbetsgivarens räkning.
När det är fråga om ett utlägg har arbetsgivaren avdragsrätt för moms enligt de allmänna reglerna. Ett exempel är när t ex facklitteratur köps in. KI måste dock kunna visa att det är fråga om
en anställds utlägg för KIs räkning. Kvittot eller handlingen måste, för att godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven på faktura enligt avsnitt 2.3.3.1 – 2.3.3.2, med undantag
för att den anställdes namn står på underlaget i stället för KIs namn.
Specificerad moms i kronor ska framgå av kvitto för att KI ska ha rätt till momsavdrag. Saknas
denna information måste momsen bokföras som kostnad.
En utläggsverifikation ska innehålla följande uppgifter:







Faktura/kvitto i original
Vid betalning med kort ska kassakvitto/underlag med angivande av moms bifogas i
original samt vid köp gjorda utomlands även kopia av kontokortsfakturan för information
om valutakursen. ”Slip” godtas inte som kvitto.
Vid utlägg för resor, bifogas biljettstam
Syfte med utlägget
Deltagarlista/inbjudan
Attest av närmast överordnad chef
Vid representation: Syfte, namn på deltagarna, vilket företag/organisation de
representerar mm ska anges. OBS! Begränsat momsavdrag. Se KIs riktlinjer för
representation samt särskild konteringsguide för representation som finns på intranätet.
2.3.3.9 UTBETALNING OCH RUTINER FÖR SU07/08
Utbetalning (beställning av SU07/SU08 rapporterna i Agresso) görs centralt av
ekonomiavdelningen sedan juni 2014. Vid betalning av leverantörsfakturor beställs först ett
betalningsförslag (SU07). Vid eventuella ändringar tas ett återskapat betalningsförslag ut. När
kontrollen är avslutad körs betalningsbekräftelsen (SU08). Den slutliga betalningsrapporten för
hela KI (SU11) körs av annan person på ekonomiavdelningen. Därmed sänds de fakturor som
ingick i institutionernas betalningsbekräftelser till Plusgirot för bevakning samt utbetalning på
förfallodagen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 64
EA-HANDBOK
RUTINER FÖR SU07/SU08
För att öka säkerheten avseende fakturahanteringen vid KI har regler rörande ekonomrollen i
Agresso EFH samt rutiner för betalningsförslag (SU07) och betalningsbekräftelse (SU08) i
Agresso utarbetats. Ingen användare ska ha möjlighet att både ha ekonomrollen och beställa
SU07/SU08.
Enligt RGKs föreskrifter ska myndigheten kontrollera att samtliga utbetalningar sker till rätt
mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt. För att säkerställa att kontrollen gjorts i Agresso
EFH ska rutinerna nedan, utan undantag, följas vid uttag av rapporterna SU07 och SU08
(betalningsförslag respektive betalningsbekräftelse):



Kontrollera samtliga fakturor överstigande 100 000 kr.
Kontrollera samtliga direktregistrerade utbetalningar.
Kontrollera minst tio slumpmässigt utvalda stickprov.
Följande uppgifter på SU07 ska kontrolleras så att de stämmer mot fakturan:




att betalning sker på förfallodag
att beloppet är korrekt
att mottagaren är korrekt
att plus- eller bankgironummer är rätt
Kontrollerade fakturor bockas av mot SU07-rapporten och skrivs ut och sparas tillsammans med
SU07/SU08. Rapporterna ska arkiveras tillsammans i en separat pärm, således inte tillsammans
med fakturaverifikationerna.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 65
EA-HANDBOK
2.4 PERIODAVGRÄNSNINGSPOSTER
Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de
skulder som hör till perioden för att ge en mer rättvisande bild av kostnader och den ekonomiska
ställningen på bokslutsdagen. Periodavgränsningsposter på balansräkningens skuldsida är
skulder som uppstår på grund av att betalning och prestation hamnar på olika perioder/år.
Periodavgränsningsposter på skuldsidan utgörs av upplupna kostnader och förutbetalda intäkter
(interimsskulder) och konteras i kontoklass 27*.
Vid periodisering är det värt att observera att:



Olika konton används beroende på om det är statlig/utomstatlig motpart samt om det är
en periodiserad intäkt eller kostnad.
Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av ”väsentlig”
betydelse ska periodiseras. Generellt gäller dock att endast större belopp periodiseras, dvs
då kostnaden överstiger 50 000 kr/månad.
Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som upplupen kostnad eller förutbetald
intäkt.
2.4.1 UPPLUPNA KOSTNADER
Upplupna kostnader innebär kostnader för prestationer/tjänster som avser innevarande period,
men där underlag för bokföring av kostnaden, t ex faktura, ännu inte kommit, eller där betalning
inte skett. Bokföring görs då med annat underlag eller genom uppskattning. Konton som används
för dessa interimsposter finns i grupp 271* i kontoplanen.
EXEMPEL UPPLUPEN KOSTNAD
En kostnad för en konsulttjänst har uppkommit år 1, men fakturan har inte mottagits ännu, varför
en periodisering av kostnaden görs år 1 (se figur 2.2). Resultatet för december blir en kostnad i
resultaträkningen och en skuld till konsulten på motsvarande belopp i balansräkningen. Denna
bokning vänds tillbaka i kommande period, januari år 2, när fakturan anländer.
Konto
Kontotext
Debet
Kredit
År 1 – Periodisering:
5799
Periodisering tjänster, utomstatliga
80 000
2719
Upplupna kostnader, utomstatliga
80 000
År 2 – Fakturan anländer/bokförs:
2581
Leverantörsskulder
100 000
5781
Konsultarvoden
80 000
1541
Ingående moms
20 000
År 2 – Periodiseringen vänds:
5799
Periodisering tjänster, utomstatliga
80 000
2719
Upplupna kostnader, utomstatliga
80 000
Figur 2.2
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 66
EA-HANDBOK
2.4.2 OFÖRBRUKADE BIDRAG/UPPDRAG
En särskild typ av interimspost är oförbrukade bidrags- eller uppdragsintäkter, som bokförs på
konto 2732 om det är bidrag och konto 2772 om det är uppdrag. Kontona används endast vid
värdering där erhållna bidrags- eller uppdragsinkomster periodiseras för att täcka framtida
kostnader. Se även Värdering på ekonomiavdelningens hemsida.
2.4.3 ÖVRIGA FÖRUTBETALDA INTÄKTER
Med förutbetalda intäkter avses intäkter som erhållits under aktuell period eller budgetår för
prestationer/tjänster som avser nästa period eller år. Ett exempel är förutbetalda hyresintäkter.
Konton som används för förutbetalda intäkter finns i grupp 277* i kontoplanen.
EXEMPEL FÖRUTBETALD INTÄKT
KI skickar i januari ut en kvartalsfaktura som avser kvartal 1. Fakturan bokförs som vanligt avseende januari, men en periodisering görs för kommande månader (se figur 2.3). I januari visar
resultaträkningen en intäkt för januari och balansräkningen en skuld till kunden. I februari och
mars vänds periodiseringarna för respektive månad. Se exempel på kontering, figur 2.3.
Konto
Januari
1511
3112
3119
2775
Februari
3119
2775
Mars
3119
2775
Kontotext
Kundfordringar
Intäkter uthyrning lokaler, utomstatliga
Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl
Förutbetalda intäkter, utomstatliga
Debet
Kredit
150 000
150 000
100 000
100 000
Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl
Förutbetalda intäkter, utomstatliga
50 000
Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl
Förutbetalda intäkter, utomstatliga
50 000
50 000
50 000
Figur 2.3
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 67
EA-HANDBOK
3 MERVÄRDESSKATT
Mervärdesskatt är en allmän konsumtionsskatt som vanligen benämns moms. Karolinska
Institutet är momsregistrerat och har därmed skyldighet att redovisa ingående respektive utgående moms. KI har inte avdragsrätt för ingående moms som andra företag utan får kompensation för den moms som KI betalar. Kompensationsrätt gäller endast för den ingående moms som
har debiterats eller den som har beräknats (vid omvänd skattskyldighet) enligt den svenska
mervärdesskattelagen. Mer information om detta finns i Ekonomistyrningsverkets (ESVs)
Förordning om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt.
Ekonomiavdelningen sammanställer månatligen all bokförd moms för hela KI och deklarerar och
betalar in den utgående momsen till Skattemyndigheten, varifrån även den ingående momsen
rekvireras.
KIs organisationsnummer är 202100-2973. Vid handel med EU-länder ska alltid VAT-nummer
SE202100297301 anges.
Varje omsättning av vara och tjänst inom landet ska beskattas om inte omsättningen är särskilt
undantagen, vilket redogörs närmare för senare i detta kapitel.
Mellan statliga myndigheter debiteras ingen moms. En förteckning över statliga myndigheter, det
s k myndighetsregistret finns på ESVs hemsida.
En handledning i moms för statliga myndigheter i webbformat finns på ESVs hemsida.
3.1 INGÅENDE MOMS
Med ingående moms menas den moms som debiterats på en leverantörsfaktura. Ett villkor för att
den ovan nämnda kompensationsrätten ska gälla är bl.a. att momsen måste vara specificerad på
fakturan eller, vid förenklad fakturering, vara möjlig att beräkna. Vid all upphandling måste
institutionerna förvissa sig om att säljaren fullgör sina skyldigheter enligt Mervärdesskattelagen.
Inköpet måste avse förvärv för KIs verksamhet. Det finns några undantag från regeln om att inköpen ska vara direkt hänförliga till verksamheten, t ex kostnader för personalvård, gåvor av
personalvårdskaraktär, julgåvor av mindre värde, jubileumsgåvor och minnesgåvor samt enklare
slag av motion. För denna typ av kostnader har KI rätt till momskompensation trots att förvärvet
ej är för KIs verksamhet.
Det finns begränsningar i kompensationsrätten pga. avdragsförbud enligt Mervärdesskattelagen.
Som ett exempel kan nämnas att avdrag inte får göras vid inköp av personbilar eller motorcyklar
(med vissa undantag). Om en personbil hyrs för att användas i verksamheten får avdrag i de
flesta fall bara göras för hälften av den ingående momsen. Begränsningar gäller även vid
representation. Se regler och riktlinjer för representation samt särskild konteringsguide på
intranätet.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 68
EA-HANDBOK
3.1.1 BOKFÖRING
När avdrag inte får göras eller endast göras till hälften enligt ovan, ska resterande moms bokföras som en kostnad. En sådan icke-avdragsgill moms får dock inte belasta EU- och NIH
projekt utan den måste kostnadsföras på annat projekt.
3.1.2 HUR SKA KOMPENSATIONSRÄTTEN STYRKAS?
För att kunna dra av ingående moms måste KI kunna styrka inköpet genom en faktura. Om
fakturan saknar någon av de uppgifter som ska framgå av fakturan, se avsnitt 2.3.3.1, måste KI
vända sig till säljaren och kräva en fullständig faktura.
Om fakturan är utställd på en anställd som gjort ett inköp för KIs räkning, har KI samma rättighet till kompensation som om fakturan varit utställd på KI. Förutsättningen är dock att den
uppfyller kraven på faktura (se avsnitt 2.3.3.1) med undantag för att den anställdes namn står på
underlaget i stället för KI. Den anställde ska begära ersättning för utlägget och överlämna
originalfaktura/kvitto som underlag för KIs bokföring.
3.1.3 SAMKÖP
Vid s k samköp, dvs då flera myndigheter med kompensationsrätt köper något tillsammans,
gäller att det är den myndighet som betalar fakturan som har kompensationsrätten. De andra
myndigheterna betalar sina andelar exklusive moms.
3.1.4 TIDPUNKT FÖR BOKFÖRING OCH REKVISITION AV INGÅENDE MOMS
Ekonomiavdelningen rekvirerar varje månad den ingående momsen från Skattemyndigheten.
Beloppet som rekvireras motsvarar den ingående moms som bokförts vid KI månaden innan.
Vad som ska ha bokförts som ingående moms regleras av momsförordningens regler och även av
reglerna om bokföringsskyldighet i förordning om myndigheters bokföring. Bokföring ska
enligt förordningen utföras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed.
In- och utbetalningar ska bokföras senast nästföljande arbetsdag och andra ekonomiska händelser
så snart det är möjligt. Ekonomiska händelser får bokföras senare om det finns särskilda skäl och
om det är förenligt med god redovisningssed. Det gäller exempelvis tid för att möjliggöra en
normal attestrunda inom myndigheten innan bokföring sker. Det bör emellertid alltid finnas
möjlighet till en samlad överblick och kontroll över vilka fakturor som inkommit till KI. Detta
sker idag genom ankomstregistrering i Contempus.
Vid avslut av den löpande bokföringen ska poster som är nödvändiga för att bestämma
räkenskapsårets intäkter, kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras. KI
tillämpar s k brytdag när den löpande bokföringen för perioden avslutas (vid hel- och delår). Vid
hel- och delårsbokslut ska sådana kundfordringar och leverantörsskulder där faktura föreligger
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 69
EA-HANDBOK
senast på brytdagen beaktas under förutsättning att affärshändelsen har inträffat under det gamla
räkenskapsåret. Som tidigare nämnts måste bokföringen grunda sig på en faktura om KI ska
kunna hävda kompensationsrätt för ingående moms. För de kundfordringar och leverantörsskulder där det inte finns någon faktura senast på brytdagen men där affärshändelsen inträffat
under det gamla året, ska bokföring göras med annat underlag än faktura, exempelvis med ledning av leveranssedlar eller motsvarande (se även kapitel 1.4 och 2.4 om periodavgränsningsposter). Kompensation för ingående moms kan då inte ges förrän nästkommande period.
3.1.5 FÖRSKOTTSBETALNING
Vid förskottsbetalning, t ex vid betalning av lokalhyra, som i allmänhet sker i förskott, ska
momsen redovisas vid betalningstidpunkten. Görs betalning efter hyresperioden ska momsen
redovisas den månad hyresperioden slutar.
För krav på fakturor se även kapitel 2.3.3 om leverantörsskulder.
3.2 MOMSKOMPENSATION
På bidrag som inkom till KI under 2008 eller tidigare drogs en så kallad momskompensation
(högskolemoms) av. Högskolemomsen var på 8% och drogs av alla bidrag från icke statlig
bidragsgivare. Regeringen beslutade att ta bort högskolemomsen fr. o m 1 januari 2009. Detta
innebär att ingen momskompensation längre tas ut på inbetalningar av bidrag.
Skulle det bli aktuellt med återbetalning till bidragsgivaren eller vidareförmedling/transferering
av bidrag som erhölls under 2008 eller tidigare måste hänsyn tas även till momskompensationen,
eftersom återbetalning/vidareförmedling ska avse det totala inbetalade beloppet inkl. högskolemomsen. Vid både vidareförmedling och återbetalning blir det därför aktuellt med rättelse av
tidigare bokförd momskompensation. Detta görs via debitering av konto 1542. I de fall rättning
gjorts ska belopp och verifikationsnummer meddelas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen.
3.3 UTGÅENDE MOMS
Med utgående moms menas den moms som en säljare (eller vid förvärvsbeskattning 52 köpare)
lägger på priset på en vara eller tjänst, och som redovisas och betalas till staten. KI ska här följa
de allmänna bestämmelserna i Mervärdesskattelagen. Den utgående momsen ska redovisas i
deklarationen för den redovisningsperiod då omsättningen eller köpet har bokförts. Vid
förskottsbetalning gäller tidpunkten för när betalningen skett.
52
Förvärvsbeskattning är lika med omvänd skattskyldighet som innebär att köparen redovisar och betalar momsen
enligt reglerna i det land där köparen är momsregistrerad.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 70
EA-HANDBOK
3.4 OMVÄND SKATTSKYLDIGHET
Normalt är det den som säljer varor eller tjänster som tar ut moms vid försäljning och betalar in
till staten. Vid omvänd skattskyldighet är det istället köparen som är skyldig att betala moms till
staten.
Vid handel inom Sverige gäller omvänd skattskyldighet i följande fall:


Vid omsättning av de flesta byggtjänster till företag inom byggsektorn
Under vissa förutsättningar vid omsättning av investeringsguld
Vid handel inom EU:s momsområde gäller omvänd skattskyldighet i följande fall:


När en vara transporteras mellan två länder och under förutsättning att köparen åberopar
ett giltigt momsregistreringsnummer i sitt land
Vid försäljning av en tjänst enligt huvudregeln till en näringsidkare i ett annat EU-land
(då anses tjänsten omsatt, och ska beskattas, i det land där köparen är etablerad)
Exempel:
En faktura från Tyskland gällande inköp av konsulttjänst kommer till KI. Både det tyska företagets och KIs VAT-nr står på fakturan. Fakturerat belopp är 10 000 kr.
Konto
Leverantörsskulder
Belopp
10 000
D/K
K
Kostnadskonto
10 000
D
Beräknad ingående moms
2 500
D
Beräknad utgående moms
2 500
K
Figur 3.1
För tjänster som inte följer huvudregeln gäller inte omvänd skattskyldighet. Det innebär att KI
som säljare kan vara skattskyldig i ett annat land och att en utländsk företagare kan vara
skattskyldig i Sverige. Följande tjänster följer inte huvudregeln:





Fastighetstjänster
Persontransporter
Tillträde till kulturella, pedagogiska, idrottsliga, vetenskapliga och liknande tjänster
Restaurang- och cateringtjänster
Korttidsuthyrning av transportmedel
Vid frågor om omvänd skattskyldighet, kontakta redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 71
EA-HANDBOK
3.5 EJ SKATTEPLIKTIG VERKSAMHET
Det finns områden vid KI som omfattas av Mervärdesskattelagens undantag från skatteplikt.
Vilka dessa undantag är framgår nedan:

Arkiverings- och biblioteksverksamheten är ej momspliktig.

Läkemedel till människa eller djur enligt recept eller läkemedel till sjukhus är s k
kvalificerade undantag från momsplikten. Det innebär att den som i yrkesmässig
verksamhet säljer läkemedel har rätt till återbetalning av ingående moms vid inköp för
verksamheten, trots att utgående moms inte ska redovisas vid försäljning av läkemedlen.
Mervärdesskattelagens undantag från skatteplikt för läkemedel saknar motsvarighet i EUs
sjätte direktiv. Sverige har emellertid genom anslutningsfördraget med EU fått rätt att
behålla det kvalificerade undantaget.

Organ, blod eller modersmjölk från människa är undantaget skatteplikt. Skattepliktigt är
dock omsättning av blodplasma.

Organisationstidskrifter, medlemsblad eller personaltidning. Medlemsblad och
personaltidningar är inte momspliktiga om de kommer ut med minst fyra nummer per år
och det huvudsakliga syftet är att sprida information om organisationen. Även den
tekniska framställningen är momsfri. Momsfriheten gäller även tjänster som tillhandahålls av någon annan än den tekniske framställaren (tryckeriet). Om publikationer säljs
till andra än medlemmar och anställda är den delen av upplagan momspliktig.

Annonsering är momsfri i momsfria medlemsblad, personaltidningar, organisationstidskrifter, program och kataloger

Sjukvård, tandvård, medicinsk fotvård är momsbefriat i samband med nedanstående
omständigheter:
 Medicinska åtgärder för att förebygga, utreda och behandla sjukdomar, kroppsfel
och skador
 Vård som i övrigt tillhandahålls av någon med särskild legitimation
 Kontroller och analyser av prov som tagits som ett led i sjukvården
 Ambulanstransporter
 Synundersökningar som görs av legitimerad optiker
 Varor och tjänster till vårdtagare som ett led i sjukvården
 Tandtekniska produkter och tjänster som säljs till tandläkare, tandtekniker eller
patienter

Social omsorg är momsbefriad om den behovsprövats individuellt av kommunen och
gäller:
 Barn- och äldreomsorg
 Stöd och service till funktionshindrade
 Annan därmed jämförlig social omsorg
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 72
EA-HANDBOK
3.5.1 UTHYRNING AV LOKALER
Uthyrning av fastigheter eller del av fastighet medför inte obligatorisk skattskyldighet. För statliga myndigheter gäller dock kompensationsrätt oavsett om verksamheten medför skattskyldighet
eller inte enligt Mervärdesskattelagen. Undantaget omfattar även tillhandahållande av el, gas,
värme och vatten när detta ingår i uthyrningen. Redovisning görs i kontogrupp 311*, Uthyrning
av lokaler.
3.5.2 MOMSFRI UTBILDNING
Från momsbeskattning undantas enligt mervärdeskattelagen följande:

Grundskole-, gymnasie- eller högskoleutbildning (ej forskarutbildning), om utbildningen
anordnas av det allmänna 53 eller av en av det allmänna för utbildningen erkänd
utbildningssamordnare.

Utbildning som enligt studiestödslagen berättigar eleven till studiestöd enligt
studiestödslagen eller till sådant bidrag för korttidsstudier som fördelas av vissa särskilda
organ (t ex Centrala studiestödsnämnden).

Vissa speciella utbildningar som anordnas av Specialpedagogiska skolmyndigheten och
Sametinget är också undantagna från skatteplikt.
Även de varor och tjänster som omsätts som ett led i utbildningen är momsbefriade, t ex egna
kompendier och kurslitteratur till studenter under pågående kurs.
Ytterligare information finns i Mervärdesskattelagen 3 kap 8 §.
3.5.2.1 UNDERENTREPRENÖRERS UTBILDNINGSTJÄNSTER
Om en utbildningsanordnare (KI), som är ansvarig för en skattebefriad utbildning ger en
underentreprenör i uppdrag att hålla i en viss del av utbildningen, kommer även denna
utbildningstjänst att vara momsbefriad.
OBS! Förutsättningen för att tjänsten ska vara momsbefriad är dock att den uppfyller
kriteriet för ”tillhandahållande av utbildningstjänst”.
”Uthyrning/inhyrning av personal” är däremot en momspliktig tjänst!
Skillnaden mellan dessa två har normalt att göra med vem som ska svara för innehållet i
undervisningen, dess utformning och vem som bestämmer vad läraren ska göra. För att en tjänst
ska kunna klassificeras som en utbildningstjänst krävs att tillhandahållaren ger utbildningen
under eget ansvar samt att utbildningen utgör en självständig del i förhållande till KI. En
schematisk bild visar vad som skiljer de två olika tjänsterna åt, se figur 3.2 nedan.
53
Med det allmänna avses staten, kommun eller landsting
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 73
EA-HANDBOK
Momsbefriad utbildningstjänst
Momsbelagd ut/inhyrning av personal
En utbildning som genomförs under entre- Tjänsten är momsbelagd om den som hyr in
prenörens eget ansvar och där följande tre personalen ansvarar för utbildningen.
förutsättningar är uppfyllda:
Om KI svarar för arbetsledning, arbetsmetoder
- Entreprenören tar hand om hela den samt definierar arbetsuppgifter och entrepresjälvständiga delen av ett ämne
nören endast ställer personal till förfogande är
tjänsten att betrakta som inhyrning av personal
- Entreprenören åtar sig att ta hand om och momsbelagd.
alla delar som behövs för att utbildningen i det specifika ämnet ska
kunna genomföras, t ex tar fram
material till eleverna
- Entreprenören lägger upp och planerar (Särskilt undantag, se ”Tjänster med nära
undervisningen i ämnet, dvs bestäm- anknytning till utbildning” nedan)
mer vad läraren ska göra
Figur 3.2
Exempel på momsbelagd tjänst
Om KI hyr in en förläsare från ett privat företag för att under en dag hålla en föreläsning om
”Läkemedel i miljön” ska företaget fakturera KI med moms då det ses som uthyrning av
personal. Det är fortfarande KI som är ansvarig och KI bestämmer vad föreläsaren ska föreläsa
om. Den del som vederbörande medverkar i är inte så självständig att den uppfyller kraven för
momsfrihet. Tjänsten ska således vara belagd med moms.
UNDANTAG: ”TJÄNSTER MED NÄRA ANKNYTNING TILL UTBILDNING”
Det finns däremot något som benämns ”tjänster med nära anknytning till utbildning”. Dessa kan
omfattas av undantaget från skatteplikt förutsatt att följande förutsättningar är uppfyllda.

Både säljare och köpare av tjänsten ska tillhandahålla undantagen utbildning.

Tjänsten ska vara väsentlig för den undantagna utbildningstjänsten
Personaluthyrning mellan erkända utbildningssamordnare måste vara av sådant slag eller hålla
sådan kvalitet att köparen av tjänsten inte utan denna tjänst kan erbjuda eleverna en likvärdig
utbildning.
Det grundläggande syftet med tjänsten får inte vara att vinna ytterligare intäkter genom
verksamhet i direkt konkurrens med kommersiella företag som måste betala mervärdesskatt.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 74
EA-HANDBOK
Exempel på tjänst med nära anknytning till utbildning
Chalmers har en professor som undervisar i sitt specialämne. KI, som inte har någon anställd
med liknande kvalifikationer, köper in tjänster från Chalmers som består av att professorn från
Chalmers hjälper till och undervisar vid några lektioner hos KI. Det är dock KI som har ansvaret
för utbildningen och ger endast uppdrag åt professorn vilka ämnen denne ska undervisa om. Det
är i detta fall inte fråga om en utbildningstjänst, eftersom Chalmers inte har något eget ansvar för
undervisingen. Det är i stället fråga om en tjänst med nära anknytning till utbildning eftersom

både säljare och köpare är erkända utbildningsanordnare,

tjänsten håller en sådan kvalitet att köparen inte utan denna kan erbjuda en likvärdig
utbildning, och

tillhandahållandet är så specifikt att det inte kan anses vara i direkt konkurrens med
kommersiella företag
Således ska denna tjänst inte vara momsbelagd.
3.6 SKATTEPLIKTIG VERKSAMHET BEDRIVEN VID KI
Förutom de undantag som nämns ovan under i kapitel 3.5 Ej skattepliktig verksamhet, gäller
skatteplikt vid övriga köp och försäljning enligt Mervärdesskattelagen. Nedan redogörs närmare
för några exempel på skattepliktig verksamhet vid KI.
3.6.1 SKATTEPLIKTIG UTBILDNING
Med skattepliktig utbildning avses uppdragsutbildning, där KIs uppdragsgivare eller kund utser
vilka personer som ska utbildas eller när Länsarbetsnämnden beslutar om utbildning som berättigar till utbildningsbidrag. Detta betyder att exempelvis kortare informationskurser som anordnas vid KI är momspliktiga såvida de inte ingår i det ordinarie utbudet av kurser, d v s dit
allmänheten fritt kan anmäla sig och antagning sker.
Studiematerial i detta sammanhang är också momsbelagt. Litteratur som tillhandahålls inom
uppdragsutbildningen ska ingå i avgiften för uppdraget och inte debiteras separat.
Till uppdragsgivare eller kund som inte är statlig myndighet ska momssatsen 25% tas ut.
Fakturering inom KI eller till annan statlig myndighet är i vanlig ordning momsbefriad.
Vid KI bedrivs uppdragsutbildningen via Avdelningen för uppdragsutbildning. Se även kapitel
8.1.7 om uppdragsutbildning.
3.6.2 FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR
Om överlåtelse av statens egendom, se kapitel 1.1.9.3 om försäljning/utrangering av
anläggningstillgångar.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 75
EA-HANDBOK
3.6.3 AVGIFTER ENLIGT § 4 I AVGIFTSFÖRORDNINGEN
Avgifter som tas ut för t ex tidskrifter och andra publikationer, föreläsningsarvode, informationsoch kursmaterial, konferenser, lokaler och tjänsteexport anses som ersättning för tillhandahållande av skattepliktiga varor och tjänster. Utgående moms ska därför debiteras på sådana
avgifter om de ska betalas av någon utanför staten och tjänsten/varan inte är momsbefriad. Ytterligare information om avgifter framgår av kapitel 4.2.2.1 Intäkter enligt §4 i Avgiftsförordningen.
Kopior, avskrifter, bevis och registerutdrag m m anses ingå som ett led i KIs myndighetsutövning och ska inte beläggas med utgående moms, se vidare kapitel 4.2.2.2 Offentligrättsliga
avgifter.
3.7 EU-HANDEL OCH HANDEL MED TREDJE LAND
När Sverige blev medlem i EU 1995 gjordes en anpassning av mervärdesskattelagen till det
sjätte direktivet, populärt kallat Harmoniseringsreglerna. Ett sjunde direktiv har ersatt detta
fr o m 1 januari 2007. Nedan följer en lista på vilka begrepp som används i skattelagstiftningen
och hur de definieras:
Export
Omsättning av varor och tjänster till ett land utanför EU
Import
En vara som förs in till Sverige från en plats utanför EU
Tredje land
Land som inte tillhör EU
Ursprungsprincipen
Moms tas ut i och tillfaller ursprungslandet
Destinationsprincipen
Moms tas ut i och tillfaller destinationslandet, dvs det land dit
varorna förs
Förvärvsbeskattning54
Gäller i samband med destinationsprincipen. Köparen redovisar
och betalar momsen enligt reglerna i det land där köparen är
momsregistrerad
VAT55-nummer
Det internationella momsregistreringsnumret
Området varor är relativt lättförståeligt, medan området tjänster, i synnerhet för KIs verksamhet,
i många fall beskattas enligt särskilda regler. För att kunna avgöra om beskattning ska ske i
Sverige och vem som i så fall är skattskyldig måste man alltså veta vilken typ av tjänst som
tillhandahållits.
54
55
Kallas även omvänd skattskyldighet
VAT = Value Added Tax
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 76
EA-HANDBOK
För att underlätta för användarna på KI har ekonomiavdelningen gjort en schematisk bild över
mervärdesskatteregler vid dels försäljning av vara, såväl inrikes som utrikes (se figur 3.2), dels
vid försäljning av tjänst till utlandet (se figur 3.3).
3.7.1 UTLÄNDSK MOMS I FAKTURAN OCH RÄTT TILL ÅTERBETALNING
KI kan inte göra avdrag för utländsk moms i den svenska skattedeklarationen utan den måste
kostnadsföras (får dock inte belasta EU- och NIH projekt utan måste kostnadsföras på annat
projekt). Institutionerna bör därför alltid undersöka möjligheten att återfå momsen om fakturan
är på ett större belopp, eller om man ofta handlar just med det landet.
Innan man börjar ansöka om att få tillbaka den utländska momsen måste man först förvissa sig
om att det är korrekt att fakturan ska innehålla utländsk moms. För att ha rätt till återbetalning av
utländsk moms, ska momsen också vara avdragsgill i det aktuella landet.
En ansökan ska normalt avse en period om minst tre kalendermånader och högst ett kalenderår.
Ansökan får omfatta kortare tid än tre månader om den avser tiden till utgången av ett kalenderår
(t ex november-december). Om ansökan inte avser ett helt kalenderår men minst tre månader ska
det sökta beloppet vara minst 400 EUR. I annat fall minst 50 EUR.
Ansökan ska ha kommit in till behörig skattemyndighet i den medlemsstat där den utländska
företagaren är etablerad senast den 30 september året efter ansökningsperioden. Den utländska
myndigheten ska meddela sitt beslut senast fyra månader från det att ansökan inkom56.
Ansökan om återbetalning från utländska företag inom EU sker genom ett elektroniskt förfarande genom en e-tjänst på skatteverkets hemsida. De nya reglerna gäller ansökningar som lämnas efter den 31 december 2009. För tidigare ansökningar gäller äldre bestämmelser.
Om en kostnadsförd moms söks och återfås, bokförs återbetalningen genom kreditering av det
ursprungliga kostnadskontot. Återbetalning under ett senare räkenskapsår bokförs som en intäkt.
När det gäller återbetalning av moms utanför EU, måste man kontakta landets skatteverk för att
se vilka regler som gäller. Då sker ansökan i pappersform. Tjänsten kan även köpas av leverantörer som specialiserat sig på denna typ av tjänster.
Observera att ansökan om återbetalning av utländsk moms görs av respektive institution. Kontakta gärna ekonomiavdelningen för stöd.
56
Om ytterligare uppgifter krävts in ska myndigheten alltid ha sex månader på sig att fatta beslut. Om ytterligare
uppgifter krävts in upprepade gånger ska beslut meddelas inom åtta månader från det att ansökan mottogs av
myndigheten i den återbetalande medlemsstaten. Den utländska myndigheten ska betala ut beviljat belopp till
sökanden senast 10 arbetsdagar från det att den tillämpliga tidsfristen har löpt ut, annars ska de betala ränta på
pengarna.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 77
EA-HANDBOK
3.8 TJÄNSTER
De nya bestämmelserna om omsättningsland för tjänster bygger på två huvudregler, en vid
försäljning till näringsidkare och en vid försäljning till icke näringsidkare.
3.8.1 HUVUDREGELN VID FÖRSÄLJNING TILL NÄRINGSIDKARE
Försäljning av en tjänst till en näringsidkare är som huvudregel omsatt i Sverige om köparen har
sätet för sin ekonomiska verksamhet i Sverige eller har ett fast etableringsställe här. En förutsättning är att tjänsten tillhandahålls till detta etableringsställe och svensk moms ska då debiteras.
När en svensk näringsidkare tillhandahåller en tjänst, som omfattas av huvudregeln, till ett fast
etableringsställe som en näringsidkare har utomlands ska tjänsten däremot anses omsatt utomlands. Ingen svensk moms ska debiteras.
Har tjänsten tillhandahållits en utländsk företagares etablering inom EU ska denne redovisa
moms på förvärvet genom omvänd skattskyldighet i skattedeklarationen i det land dit tjänsten
tillhandahålls. Svensk moms debiteras således inte.
3.8.2 HUVUDREGELN VID FÖRSÄLJNING TILL ICKE NÄRINGSIDKARE
En tjänst som tillhandahålls någon som inte är näringsidkare är som huvudregel omsatt i Sverige
(svensk moms ska debiteras) om säljaren har sätet för sin ekonomiska verksamhet i Sverige och
tjänsten tillhandahålls från detta.
3.8.3 UNDANTAG FRÅN HUVUDREGLERNA
Undantag från huvudreglerna gäller i vissa fall både vid försäljning av tjänster till näringsidkare
respektive till icke näringsidkare. I andra fall gäller undantagen endast vid försäljning till icke
näringsidkare.








Förmedlingstjänster
Fastighetstjänster
Transporttjänster
Kultur, konstnärliga och pedagogiska tjänster m m
Stödtjänster på lös egendom
Restaurang och Cateringtjänster
Uthyrning av transportmedel
Konsulttjänster
Figurerna på följande sidor visar en schematisk bild över mervärdesskatteregler vid dels försäljning av vara, såväl inrikes som utrikes (figur 3.3), dels vid försäljning av tjänst till utlandet (figur
3.4).
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 78
EA-HANDBOK
Figur 3.3
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 79
EA-HANDBOK
Figur 3.4
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 80
EA-HANDBOK
3.8.4 NÅGRA TYPEXEMPEL
Exempel 1
Restaurang och cateringtjänster är omsatta i Sverige om de utförs här, dvs svensk moms tas ut,
detsamma om de utförs i t ex Danmark, då dansk moms tas ut. Avgörande för var tjänsten är omsatt är alltså var maten och drycken serveras. Var den som tillhandahåller tjänsten har sin fasta
etablering saknar alltså betydelse. Oberoende om KI i samband med en konferens i Danmark
anlitar dansk eller svensk cateringtjänst ska alltså dansk moms betalas.
Exempel 2
När konsulttjänster tillhandahålls mellan näringsidkare i olika länder (inom eller utom EU) gäller
huvudregeln för näringsidkare. Var tjänsterna utförs saknar betydelse för var tjänsterna ska anses
omsatta. Om KI köper en konsulttjänst från ett tyskt företag är det KI som är skattskyldigt för
momsen genom omvänd skattskyldighet. Om KI istället utför en konsulttjänst åt ett tyskt företag
och debiterar det för tjänsten är det istället det tyska företaget som är skattskyldigt för momsen
genom omvänd skattskyldighet.
3.8.4.1 KULTUR, KONSTNÄRLIGA OCH PEDAGOGISKA TJÄNSTER MED MERA
Fakturering av tjänster som rör kultur, konstnärliga och pedagogiska tjänster mm (vetenskapliga
tjänster) till näringsidkare i EU länder och tredjeland ska inte faktureras med moms från och med
den 1 januari 2011. Detta beror på att dessa tjänster från den 1 januari 2011 går under huvudregeln. Det finns ett undantag från detta och det är tillträde till utbildnings- och vetenskapliga
evenemang såsom konferenser och seminarier mm. Då anses tjänsten omsatt i det land där
evenemanget hålls (alltså svensk moms om konferensen hålls i Sverige), detsamma gäller tjänster med anknytning till tillträdet. Se exempel nedan.
Exempel 1
På uppdrag av ett belgiskt företag utför KI en vetenskaplig tjänst, en undersökning, i sitt
laboratorium i Sverige men tillhandahåller resultatet, t ex en promemoria, i Belgien. Från och
med den 1 januari 2011 gäller att tjänsten enligt huvudregeln anses vara omsatt i Belgien och
ingen svensk moms ska läggas på fakturan. Bådas VAT-nummer ska finnas med på fakturan
samt texten ”Reverse charge”.
Exempel 2
Ett svenskt företag ställer ut sina nya produkter på en mässa i Tyskland. Från och med 2011
gäller huvudregeln och ingen tysk moms kommer att debiteras det svenska företaget. Istället
redovisar det svenska företaget momsen i sin svenska skattedeklaration genom omvänd
skattskyldighet. Bådas VAT-nummer ska finnas med på fakturan samt texten ”Reverse charge”.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 81
EA-HANDBOK
Exempel 3
Om KI anordnar en konferens i Sverige med utländska deltagare och dessa betalar för tillträde
till konferensen ska det vara svensk moms. Detta gäller även för lite större konferenspaket, dvs
även måltider och kvällsaktiviteter ingår i avgiften.
Skatteverket anser att med tillträde till olika evenemang avses rätten att få närvara vid ett evenemang i utbyte mot en biljett eller betalning oavsett när och på vilket sätt betalningen sker (gäller
även kortare kurser på två till tre dagar, kursavgiften ses som en avgift för tillträde till kursen).
Hur betalningen faktiskt går till, om den sker direkt på plats eller i förväg för alla deltagare,
påverkar således inte definitionen av ”tillträde”. Det spelar heller ingen roll om föranmälan är
obligatorisk för att få närvara vid evenemanget eller om vem som helst kan få närvara.
Information om momsregistreringsnummer och vilka länder som ingår i Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde framgår av bilaga 5 och 6.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 82
EA-HANDBOK
4 VERKSAMHETENS INTÄKTER
Vid Karolinska Institutet redovisas verksamhetens intäkter i fyra grupper: anslag, bidrag, avgifter
(uppdrag) och finansiella intäkter.
4.1 ANSLAG
Riksdagen anvisar anslag, som regeringen får i uppdrag att använda för de ändamål riksdagen
beslutat om. Regeringen ger sedan myndigheterna dispositionsrätt till anslagen, dvs att användas
till de beslutade ändamålen. Rätten att disponera anslag på statsbudgeten ges bara till myndigheter och innebär en skyldighet för myndigheterna (KI) att avräkna anslaget i enlighet med
anslagsförordningen. Anslag ska således förbrukas för det ändamål de är avsedda.
OBS! Anslagsmedel (KI-medel) får inte föras ut från KI (om det inte särskilt framgår av
regleringsbrevet57), eftersom det är medel som tilldelats KI som myndighet och inte den
enskilda forskargruppen.
Karolinska Institutet får följande typer av anslag:



Medel för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inkl. hyreskostnader.
Medel för forskning och utbildning på forskarnivå, inkl. hyreskostnader.
Ersättning för klinisk utbildning och forskning (ALF-medel, som vidareförmedlas till
Stockholms läns landsting)
Anslaget för grundutbildning utgörs av ett förskott som uppgår till det maximala belopp som KI
kan erhålla, det s k takbeloppet58. I samband med årsbokslutet sker en slutlig avräkning med hänsyn till antal registrerade studerande och studieprestationer som registrerats inom KIs
grundutbildning under det gångna budgetåret. Anslagen för forskning/forskarutbildning utgörs
av medel som anslagsavräknas i och med att de överförts till KI.
Statsanslagen utbetalas till KI från Riksgäldskontoret omkring den 25:e varje månad med 1/12 av
totalanslagen per månad. Ekonomiavdelningen skickar ut anslagen till institutionerna omkring
den 25:e varje månad.
•Grundutbildningsanslag: tolftedelar konteras på konto 3092 på projekt med verksamhetskod 1*
•Forskningsanslag: tolftedelar konteras på konto 3096 på projekt med verksamhetskod 2*
57
eller i speciella fall enligt särskilda beslut av KIs ledning
Takbelopp anger den maximala ersättningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå som ett lärosäte
kan få. Lärosäten med fler helårsstudenter och helårsprestationer än vad takbeloppet ersätter kan spara
prestationer till nästkommande år och få ersättning för dem när studentantalet minskar. På samma sätt kan
lärosäten med färre helårsstudenter och helårsprestationer spara takbelopp till följande år (så kallat
anslagssparande) och avräkna det när studenterna åter ökar i antal. (Källa: Högskoleverket: Statistisk analys 200905-26, 2009/5)
58
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 83
EA-HANDBOK
Nedan visas ett exempel på hur konteringen ser ut på institutions- respektive förvaltningsnivå. På
koncernnivå ska således den interna fördelningen resultera i att debet och kredit tar ut varandra.
Institutionen bokför:
Konto
FIN
Verks
Mpt D/K
Konto
FIN
GU 3092
1STAT
1*
1EX K
3091
3096
1STAT
2*
1EX K
3095
FO
KIkoncern:
Ekonomiavdelningen bokför:
Verks
Mpt
D/K
1STAT 1*
1EX
D
0
1STAT 2*
1EX
D
0
Figur 4.1
Om interna överföringar av anslag ska göras mellan institutioner ska man tänka på att undvika
förfallodag vid månadsskifte eftersom 309*-konton stäms av och ska vara 0 på KI-nivå vid
periodstängning (se konteringsexempel ovan).
I de fall en institution ska vidareförmedla delar av sitt statsanslag till annan institution ska konto
30999 Förmedling anslag enligt beslut inom KI användas, så att den institution som vidaresänder
bokar i debet och mottagande i kredit. Motpartskod blir den andra institutionens. I textfältet
anges i vilken verksamhet anslaget ska bokas så att mottagande institution bokar på samma
verksamhetskod.
Styrelserna och kapitalförvaltningen förmedlar även interna fakultetsmedel (medel från
styrelserna) och interna bidrag som bokas vid institutionerna på konto 39459 Fakultetsmedel
(KI-intern) och 39489 Bidragsintäkt (KI-intern). När dessa medel förmedlas till institutionerna
ska det tydligt framgå vilket konto samt vilken finansiärskod och verksamhetskod som det ska
konteras på59.
4.2 BIDRAG OCH UPPDRAG/AVGIFTER
För att kunna ta ställning till hur bidrag och avgifter ska redovisas är det viktigt att först definiera
vad som är bidrag respektive uppdrag vid Karolinska Institutet.
Bidrag är medel som tas emot utan krav på motprestation. Bidragsgivaren, som kan vara statlig
eller utomstatlig, kan ändå ställa särskilda villkor utan att kravet på motprestation anses uppfyllt.
Bidragsgivaren kan t ex ställa villkor för forskningens inriktning och avrapportering, men det
finns däremot inget renodlat köp/sälj-förhållande.
59
Om råder det oklarheter avseende konteringen, kontakta förmedlande part dvs styrelsen alternativt
kapitalförvaltningen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 84
EA-HANDBOK
En bidragsgivare har rätt att kräva följande utan att bidraget klassas som uppdrag:
 att bidraget ska användas för ett visst ändamål
 att viss person utses till projektansvarig
 att rapport eller dokumentation lämnas över uppnådda resultat
Uppdrag är medel som betalas för en specificerad motprestation, dvs uppdragsgivaren ställer
krav på att få varor, tjänster eller särskilda förmåner i utbyte. Uppdragsgivaren kan t ex ha rätt till
resultaten eller utse vilka personer som får en utbildning.
Med motprestation menas att uppdragsgivaren:





kan ställa krav på hur uppgiften ska utföras
kan ställa krav på att vissa resultat ska uppnås
kan kräva fördröjning av publicering av resultatet
kan komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning
räknar med att resultatet ska tillfalla uppdragsgivaren
Redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivningen är det viktigt att en korrekt bedömning
görs om avtalet ska betraktas som bidrag eller uppdrag. Beroende på klassificeringen behandlas/värderas intäkten på olika sätt då det gäller ansökan, redovisning och moms. Ett bidrag ska t
ex alltid rekvireras, medan ett uppdrag vanligtvis faktureras. Ett bidrag redovisas enligt
kontantprincipen, dvs när det erhålls, medan ett uppdrag som faktureras utgör grund för en fordran på uppdragsgivaren. Det är dock avtalet och dess innehåll som styr bedömningen, inte vilka
ord som används i avtalet.
Vid osäkerhet om bedömning (om det är bidrag eller uppdrag) ska KIs jurister tillfrågas. Alla
avtal över 100 000 kr som rör uppdragsforskning ska kontrolleras av KIs jurister och undertecknas av universitetsdirektören. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och
samordnande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med
uppdragsgivare. Se även kapitel 8.3 Uppdragsutbildning.
Av figur 4.2 nedan framgår de grundläggande skillnaderna mellan bidrag och uppdrag:
Bidrag
Ingen motprestation som krav
Beslut om samfinansiering (om inte
full kostnadstäckning ges av finansiären)
(Kalkyl används, se 4.2.1)
Gåvobrev/Avtal
Ska alltid rekvireras
Kontogrupp 35
60
Uppdrag
Krav på motprestation
Full kostnadstäckning
(Kalkyl för uppdragsforskning)60
Uppdragsavtal
Faktureras
Mervärdesskattelagen (moms)
Kontogrupp 33
För beräkning och kalkylering inför uppdragsutbildning, kontakta Avdelningen för uppdragsutbildning.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 85
EA-HANDBOK
Verksamhetskod 3*
Diarieförs i Platina
Verksamhetskod 5*, 6*
Diarieförs i Platina
Figur 4.2
4.2.1 BIDRAG
I samband med ansökan om bidrag är det viktigt att göra en kalkyl för projektets totala kostnader
under hela dess livslängd för att se att full kostnadstäckning ges eller om det finns behov av
samfinansiering. För detta ändamål har en projektkalkylmall tagits fram. Projektkalkylmallen
inklusive användarinstruktioner finns att hämta på respektive institutions egen hemsida.
4.2.1.1 DIARIEFÖRING AV KONTRAKT I W3D3
Så snart medel beviljats, ska kontraktet (avtalet) och ansökan diarieföras i W3D3, varvid ett
diarienummer erhålls. Hur registrering sker och för svar på vanliga frågor, se information på
ekonomiavdelningens hemsida.
4.2.1.2 BOKFÖRING AV BIDRAG
Bidrag ska redovisas som intäkt av bidrag i samband med likvidbokning, förutsatt att avsikten är
att det ska förbrukas vid KI (FÅB 4 kap). Oförbrukade bidrag värderas 61 (periodiseras) varje
månad för att täcka framtida kostnader.
Alla bidrag konteras i kontogrupp 35 på projekt med verksamhetskod 3* för forskningsbidrag
(verksamhetskod 4* för bidrag till utbildning) i enlighet med avtal/gåvobrev. Finansiär och
motpart ska alltid anges. Det är olika konton beroende på om givaren är statlig eller inte. Nedan
ges exempel på några olika typer av konteringar vid inbetalning av bidragsmedel:
Typ av bidragsgivare
(Inbetalningar bg Danske Bank)
Statlig myndighet (t ex VR)
Statlig myndighet via annan myndighet
(exemplet visar från VR via KTH)
Svensk utomstatlig (t ex HjärtLungf)
Svensk utomstatlig via statlig myndighet
(exemplet visar från HjärtLungf via KTH)
Bidrag från EU (Kommissionen)
Bidrag från EU (via annan myndighet,
t ex via Stockholms Universitet)
Bidrag från land inom EU
(t ex University of Oxford)
Konto
1931
3511
35111
Dnr
Proj
FIN
3VR
3VR
Mpt Verks
1EX
VR
3*
KTH 3*
D/K
D
K
K
X/X
X/X
*3
*3
3512
35121
X/X
X/X
*3
*3
5HL
5HL
1EX
KTH
3*
3*
K
K
3524
35241
X/X
X/X
*3
*3
85EU
85EU
1EX
SU
330162
3309
K
K
3521
X/X
*3
85UO
1EX
3*
K
61
För förklaring, se kapitlet Centrala begrepp
Särskilda verksamhetskoder gäller för koordinator- respektive partnerprojekt (för fullständig kodlista, se
Agresso)
62
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 86
EA-HANDBOK
Bidrag från utomeuropeisk finansiär
(exemplet visar bidrag från NIH)
3523
X/X
*3
85NIH
1EX
3*
K
Figur 4.3
4.2.1.3 ÅTERBETALNING AV BIDRAG
Vid en eventuell återbetalning av bidrag görs ingen skillnad på om det är årets inkomna medel
eller äldre medel som återbetalas. Återbetalningen bokas alltid över resultaträkningen med
debitering av 35*-konto. Kontakt tas då med ekonomiavdelningen.
Exempel på kontering av återbetalning till Vetenskapsrådet av medel som erhölls år 2009 eller
senare framgår av figur 4.4 nedan.
Konto
2561
Dnr
3511
xx/xx
Proj
*3
FIN
3VR
Mpt
VR
Verks
31
Belopp
D/K
100 000
K
100 000
D
Figur 4.4
Vid återbetalning av medel erhållna före 31 december 2008 ska man tänka på att momskompensation (tidigare högskolemoms 8 %) kan ha dragits och i sådana fall återföra den. I de
fall rättning gjorts, ska belopp och verifikationsnummer meddelas redovisningsenheten vid
ekonomiavdelningen För ytterligare information om högskolemoms, se kapitel 3.2 om
Momskompensation. Exempel på kontering av återbetalning till utomstatlig givare (i detta
exempel Cancerfonden) som erhållits före den 31 december 2008:
Konto
2581
Dnr
3512
xx/xx
Proj
*3
FIN
5CF
Mpt
1EX
Verks
31
154263
Belopp
D/K
100 000
K
92 000
D
8 000
D
Figur 4.5
4.2.1.4 VIDAREFÖRMEDLING AV BIDRAG INOM KI
I vissa fall ska en bidragsintäkt delas av flera KI-institutioner. Bidragsgivaren väljer oftast att
göra en inbetalning på hela beloppet till en av institutionerna. Första mottagande institution ska
diarieföra avtalet i W3D3 och intäktsföra bidraget. Konteringen på första institutionen blir på
konto 35*, bidragsintäkter. Utbetalningen till annan KI-institution sker sedan via debitering av
konto 3564 (Förmedling av bidrag mellan institutioner) och då anges den ursprungliga
63
momskompensation som återförs
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 87
EA-HANDBOK
bidragsgivarens finansiärs- och motpartskod. Inbetalningen bokförs hos mottagande KIinstitution på samma konto 3564 i kredit, med samma ursprungliga finansiärs- och motpartskod.
Konto 3565 är upplagt för flytt av forskare/forskargrupp mellan institutioner. Detta konto ingår
inte i underlag för aktivitetsredovisning64.
För ytterligare beskrivning av forskarflytt inom KI, se kapitel 8.2.
För vidareförmedling av bidrag utanför KI, se kapitel 7 Transfereringar.
4.2.1.5 INTERNA BIDRAG MELLAN KI INSTITUTIONER
Interna bidrag som sänds från universitetsförvaltningen (UF) eller universitetsstyrelserna (US)
till institution konteras 39489 (Bidragsintäkt, KI-intern) hos mottagande institution och 49489
(Lämnade bidrag, KI-intern faktura) vid förmedlande institution (förvaltningen). Interna bidrag
ska totalt sett bli noll på KI-nivå, dvs belopp bokförda konto 39489 ska ha motbokning på konto
49489. Ytterligare information om internredovisning, se kapitel 8.
4.2.1.6 GÅVO- OCH DONATIONSMEDEL VID KI
”Med en donation avses varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller
testamentarisk förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning
och där egendomen inte bildar en stiftelse”.65
Gåvo- och donationsmedel vid KI utgörs i regel av medel från en donator till KI där
avkastningen ska användas till särskilda ändamål. KI har normalt rätt att placera gåvo- och
donationsmedlen så att avkastningen optimeras, t ex i aktier, obligationer och andra värdepapper.
Sådan placering görs av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen och får inte göras vid
institution.
Före 1997 redovisades samtliga donationer inom ramen för myndigheten, men i och med
införandet av stiftelselagen66 delades donationer upp i KI-fonder och KI-stiftelser.
KI FONDER
Fonder som redovisas inom KI som myndighet, s k KI-fonder, och som förvaltas av
kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen (UK). Såväl kapital som avkastning får
förbrukas. Utdelning från KI fonder bokförs på internkonto 39489 med finansiär och
motpartskod 9UK hos mottagande institution. Huvudprincipen är att utbetalda medel ska
förbrukas samma år som de är beslutade, såvida inte annat framgår av beslutet.
64
Med aktivitetsredovisning menas insamlandet av vissa uppgifter som sker årligen. Uppgifterna hämtas in via
enkät och består av inbetalda externa bidrag, bibliometri, forskarexamina (disputation och licentiatexamen) samt
postdoc månader. Resultatet av detta ligger sedan till grund för fördelningen av forskningsresurser som Styrelsen
för forskning gör via aktivitetstilldelning.
65
Donationsförordning 1998:140, 2§
66
Stiftelselagen 1994:1220
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 88
EA-HANDBOK
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 89
EA-HANDBOK
KI STIFTELSER
Fristående stiftelser67, s.k. KI-stiftelser, är egna rättssubjekt med en förvaltning som är ansluten
till KI. Enbart stiftelsens avkastning, inte kapitalet, får förbrukas. Utdelning från KI stiftelser
bokförs på konto 3512 (Bidrag från svenska utomstatliga) med finansiär 5KIS och med
motpartskod 1EX hos mottagande institution.
Oanvända resebidrag 68 och forskningsbidrag ska återbetalas oavsett om givaren är KI fonder
eller KI stiftelser. Om medlen inte förbrukas helt kan återbetalningskrav bli aktuellt. Alternativet
är att snarast ansöka om att använda medlen till annat ändamål (t ex annan resa).
4.2.1.7 GÅVOINTÄKT UTAN UNDERLAG
När en gåva kommer in utan underlag ska en bedömning göras om KI ska ta emot gåvan eller
inte. Är KI rätt mottagare? Kan KI ta på sig eventuella skyldigheter som gåvan medför? Det ska
vara ett aktivt beslut och gåvan ska accepteras av KI skriftligt. Om beslutet tas att KI ska ta emot
gåvan ska bidragsgivaren kontaktas och gåvobrev upprättas. Av gåvobrevet ska det framgå att
det är en gåva, vem mottagaren är samt eventuella villkor som är förknippade med gåvan. En
mall för tackbrev för gåvor finns på hemsidan.
I de fall då ett bidrag erhållits och som tillhör institutionen, men där kontrakt inte finns tillhands
vid bokföring av inbetalningen, bokförs bidraget på ett särskilt projekt i Agresso; projektnummer
87008883 (Bidragsmedel utan kontrakt). En omföring görs till rätt projekt när
kontraktet/gåvobrevet kan läggas som underlag till bokföringen.
4.2.1.8 INTERNATIONELLA BIDRAG
EU-MEDEL
Eftersom EU inte ger full kostnadstäckning och samfinansiering därför krävs är det viktigt att en
bedömning görs av institutionens ledning om en EU-ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om
EU-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och EU, inte mellan särskilda
institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och
administratörer i frågor som rör internationell finansiering.
För ytterligare information, se Grants Office hemsida. Information om redovisning av EU-medel
finns även att läsa på ekonomiavdelningens hemsida.
USA-FINANSIERADE MEDEL
NIH (National Institution of Health69) ger inte full kostnadstäckning varför behov av samfinansiering finns. Det är således viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en NIH67
68
En stiftelse är en egen juridisk person med eget organisationsnummer.
Resebidrag beviljas alltid för specifik resa
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 90
EA-HANDBOK
ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om NIH-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI
som universitet och NIH, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger
Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell
finansiering.
Se även kapitel 8.1.10 om undantag från indirekta kostnader.
4.2.2 AVGIFTER OCH UPPDRAG
Avsnittet avgifter omfattar fyra olika typer av avgifter. I enlighet med regleringsbrevet får
universitet och högskolor bedriva sex olika typer av verksamheter mot avgift och disponera
inkomsterna från dem. Tabellen nedan visar en översikt över avgiftstyperna, vilka konton de
motsvaras av samt vilka verksamheter som hänför sig till respektive avgift. Senare i kapitlet
redogörs närmare om de olika avgiftstyperna.
Obs! Vid budgetering av uppdrag ska särskild kalkylmall för uppdragsforskning. Vid
uppdragsutbildning kontaktas Avdelningen för uppdragsutbildning.
Avgiftstyp
Intäkter enligt § 4 i
avgiftsförordningen
Konto
31*
Verksamhetstyp
- Uthyrning av lokaler
- Intäkter av konferenser
- Föreläsningsarvoden
- Informations- och kursmaterial
- Tidskrifter och andra publikationer
- Tjänsteexport
32*
- Forskningsetisk granskning
- Högskoleprov (KI har inte högskoleprov)
33*
- Beställd utbildning
- Internationella utbildningssamarbeten
- Uppdragsutbildning
- Uppdragsforskning
34*
- Avgiftsintäkter som inte finns specificerade under
31* - 33* och som främst rör mindre belopp
(Se 4.2.2.1)
Offentligrättsliga avgifter
(Se 4.2.2.2)
Verksamhetsfakturering
(Se 4.2.2.3)
Övriga avgiftsintäkter
(Se 4.2.2.4)
Figur 4.6
69
The National Institutes of Health (NIH), a part of the U.S. Department of Health and Human Services, is the
primary Federal agency for conducting and supporting medical research (www.nih.gov)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 91
EA-HANDBOK
4.2.2.1 INTÄKTER ENLIGT § 4 I AVGIFTSFÖRORDNINGEN
I Avgiftsförordningen70 finns ett generellt tillstånd för myndigheter att mot avgift ta betalt för ett
antal tjänster och varor, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion
eller annan förordning. Avgifter i § 4 gäller främst biprodukter till myndighetens ordinarie
verksamhet. Det innebär att offentligrättsliga avgifter, verksamhetsfakturering eller övriga
avgiftsintäkter inte är § 4-avgifter, se beskrivningar för dessa avgifter nedan i detta kapitel.
För att kunna kategoriseras som § 4-intäkter måste intäkterna vara av tillfällig natur eller av
mindre omfattning. Detta bedöms för hela KI. Vid oklarheter kontaktas redovisningsenheten vid
ekonomiavdelningen.
Prissättning av varor och tjänster görs upp till full kostnadstäckning, se även avsnitt 4.2.2.6 om
full kostnadstäckning vid fakturering. För tjänsteexport71 gäller dock krav på lönsamhet enligt
Avgiftsförordningen, vilket innebär att åtminstone full kostnadstäckning ska uppnås. Intäkterna
omfattas av moms. Generellt undantag från moms finns för uthyrning av lokaler och i vissa fall
periodiska tidskrifter, se kapitel 3.5 Ej skattepliktig verksamhet.
KIS § 4-AVGIFTER
De sex olika verksamhetstyper inom vilka KI får ta ut och disponera avgifter är:
311* Uthyrning av lokaler
Under förutsättning att avtalet för lokalerna tillåter det får KI hyra ut tillfälligt lediga
lokaler. Uthyrningen kan gälla kurs- eller konferenslokaler och även parkeringsplatser.
Vad som ingår i hyresavtalet ska specificeras, t ex värme, el och städning.
312* Intäkter av konferenser
Konferenser som anordnas för att nå ut med information. Konferensavgiften påverkas av
kostnader som löner, arvoden till externa föreläsare, lokalkostnader, material, eventuell
förtäring etc.
313* Föreläsningsarvode
Arvode när personal anlitas för föreläsning på kurs eller konferens. Avgift får inte tas för
den serviceskyldighet som myndigheter ska tillhandahålla enligt Förvaltningslagen § 4
och § 6.
70
Avgiftsförordningen (1992:191)
Med tjänsteexport avses ”sådana tjänster som inom eller utom riket tillhandahålls avnämare i utlandet” (EAhandbok, ESV)
71
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 92
EA-HANDBOK
314* Informations- och kursmaterial
Information om myndighetens områden i olika former som broschyrer, videofilmer,
affischer etc, men inte produkter som ska ingå i 315*. Kursmaterial som ingår i
kursavgiften tas inte upp här.
315* Tidskrifter och andra publikationer
Här avses försäljning av rapporter, böcker, utredningar, tidskrifter etc. Även ett externt
företag kan anlitas för försäljningen.
316* Tjänsteexport
En myndighet får marknadsföra tjänster inom sitt område, inom eller utom landet 72, men
KI har ingen tjänsteexport per definition.
4.2.2.2 OFFENTLIGRÄTTSLIGA AVGIFTER
Förutom forskningsetisk granskning redovisas här också avgifter för kopior, bevis och
registerutdrag mm som tas enligt 15-24§§ i Avgiftsförordningen.
Enligt nämnda förordning ska en myndighet efter särskild begäran lämna ut:
1.
2.
3.
4.
kopia eller avskrift av allmän handling
utskrift av upptagning för automatisk databehandling
kopia av video- eller ljudbandsupptagning eller utskrift av ljudbandsupptagning eller
sådana bevis och registerutdrag som avses i 20 §
Ovanstående gäller uttag med stöd av offentlighetsprincipen.
Avgift för kopior (tio sidor eller mer) ska tas ut enligt följande73:
 Tio första sidorna 50 kr
 Varje sida därutöver 2 kr
 Porto (om mer än 20 gram) och postförskottsavgift
Om uppdragsgivaren vill ha kopior via post ska detta expedieras genom postförskott (inklusive
porto) eller via förskottsbetalning. Uppdrag under 100 kr får skickas utan postförskott. I detta fall
ska inbetalningskort bifogas och fordran bevakas.
Offentligrättsliga avgifter är icke-skattepliktiga och bokförs på konto 3211 eller 3212.
72
73
Enligt Tjänsteexportförordningen (1992:192).
Enligt Avgiftsförordningen (1992:191)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 93
EA-HANDBOK
4.2.2.3 VERKSAMHETSFAKTURERING
Beställd utbildning
– enligt avtal med annat svenskt lärosäte eller annan
svensk extern finansiär
Internationella utbildningssamarbeten
– enligt avtal med annat utländskt lärosäte inom EU
Uppdragsutbildning
– anordnas mot avgift från annan än enskild person och
som uppdragstagaren utser deltagare till74. Avdelningen
för uppdragsutbildning ansvarar för samordningen av
uppdragsutbildningen vid KI, se även kapitel 8.3.
Uppdragsforskning
– avser forskning som utförs på uppdrag av en extern
uppdragsgivare som bestämmer forskningsområde.
Rätten till resultaten regleras i avtal.
Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet - uppdragsforskning eller uppdragsutbildning - där
KI åtagit sig att för en utomståendes räkning utföra ett forskningsprojekt eller en viss utbildning.
Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt i förväg uppgjorda
kontrakt. Det ska alltid finnas kontrakt upprättade och uppdrag ska alltid faktureras, aldrig
rekvireras. Denna typ av intäkt omfattas av Mervärdesskattelagen. Uppdragsgivare är vanligtvis
privata företag, kommuner eller landsting.
Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för
uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare, se vidare
kapitel 8.3 Uppdragsutbildning.
Som tidigare nämnts i kapitlet om bidrag är det av stor vikt att intäkten klassificeras rätt redan
vid kontraktsskrivning. Beroende på klassificering ska intäkten behandlas olika med avseende på
ansökan, redovisning och moms.
4.2.2.4 ÖVRIGA AVGIFTSINTÄKTER
Avgiftsintäkter som inte finns specificerade under 31*-33* och främst avser mindre belopp
redovisas på 34* Övriga avgiftsintäkter. De delas i kontoplanen upp på följande:
341* Försäljning material
utgör inte myndighetens egentliga produkter men ingår i myndighetens verksamhet. Här
får endast ersättning av mindre omfattning konteras.
74
Enligt Förordning 2002:760 om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 94
EA-HANDBOK
342* Realisationsvinst försäljning anläggningstillgångar
används då en anläggningstillgång säljs och försäljningsinkomsten är större än det bokförda värdet. För mer information, se kapitel 1.1.9 om anläggningstillgångar.
343* Försäkringsersättningar
avser ersättning från Kammarkollegiet. OBS! Myndigheter får inte teckna försäkring hos
ett enskilt försäkringsbolag utan tillåtelse från Kammarkollegiet.
344* Andra ersättningar
avser t ex FoU-avtal, sponsringsintäkter och återvunna förluster. Kontot används främst
för mindre belopp som inte kan redovisas på något specificerat avgiftsintäktskonto.
345* Patientintäkter
avser t ex tandläkar- och optikerutbildningen.
4.2.2.5 HUR INTÄKTSKONTON ÄR UPPBYGGDA
För att underlätta uppgiftslämnande till skatteredovisningen finns ett antal intäktskonton. Vilket
konto som ska användas beror dels på avgiftstyp, dels på om omsättningen är skattepliktig eller
inte samt om den är omsatt inom eller utom landet. Första siffran anger kontoklass, t ex 3 för
intäkter. Andra siffran anger indelning i kontogrupp, t ex 33 för uppdrag. Fjärde siffran är
anpassad till Skatteverkets skattedeklaration (se kapitel 3 om mervärdesskatt) och har följande
innebörd i kontogrupperna 31*, 33* och 34*:
1 Statlig motpart, ej moms
2 Momsbefriade, enligt lag
3 Utomstatliga 25 % moms
4 Utanför Sverige, 25% moms (undantag från huvudregeln om omvänd skattskyldighet)
5 Export utanför EU, ej moms
6 Utomstatliga 6 % moms.
7 EU-land, ej moms
4.2.2.6 FULL KOSTNADSTÄCKNING VID FAKTURERING
KI erhåller ersättning för avgiftsfinansierad verksamhet genom fakturering. Som grund för en
kundfaktura ska det alltid finnas ett faktureringsunderlag i form av avtal eller liknande.
Försäljning av t ex kursmaterial till studenter kan ske mot faktura eller mot direkt betalning.
Det är viktigt att ta hänsyn till alla kostnader man haft, t ex i form av tid, material, lokalhyra, för
att full kostnadsersättning ska erhållas. I Avgiftsförordningens 5 §75 anges att ”om inget annat
ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning
uppnås”. För uppdragsforskning gäller INDI-modellen och den kalkylmodell som gäller för
respektive institution, se figur 4.7 och 4.8 nedan samt även kapitel 8.1 om indirekta
kostnader/full kostnadstäckning. För uppdragsutbildning ska alla kostnader, inklusive
75
Avgiftsförordningen (1992:191)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 95
EA-HANDBOK
administration och lokaler, som är hänförliga till kursen anges i kronor 76. Kalkylmall vid beräkning
av uppdragsforskning finns på KIs intranät.
EXEMPEL PÅ FAKTURAUNDERLAG
Beskrivning
Uppdragsbelopp, dvs tid, material etc.
(se även figur 4.8)
Påslag för overhead (om INDI är t ex 20%)
Delsumma
Moms 25%
Totalt att fakturera
Belopp
100 000
+20 000
120 000
+30 000
150 000
Figur 4.7
BERÄKNING AV DEBITERBAR TID OCH TIMKOSTNAD I EN UPPDRAGSKALKYL
För att fastställa debiterbar tid måste först betald ledighet och indirekt tid som administration,
utbildning eller utvecklingsarbete räknas bort, se exempel i figur 4.8 nedan.
Arbetstid på årsbas (heltid)
52 veckor x 40 h
2 veckor helgdagar
Betald tid
7 veckors betald semester
Annan betald frånvaro
I. Standardtid
Egen administration
Egen utveckling etc.
Resor, sammankomster
Annan indirekt tid
II Debiterbar tid (direkt tid)
Dagar
260
-10
250
-35
-5
210
Timmar
2 080
-80
2 000
-280
-40
1680
-80
-200
-200
-480
1 200
Figur 4.8
Efter att debiterbar tid beräknats enligt ovanstående modell, beräknas timkostnaden enligt
nedanstående formeln:
Månadslön + lönekostnadspåslag (LKP) inkl. semesterersättning
Debiterbar tid/12
OBS! Ingen moms tillkommer vid fakturering till andra statliga myndigheter.
76
Fakturering av uppdragsutbildning sker vid Avdelningen för uppdragsutbildning (ej vid institutionen)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 96
EA-HANDBOK
Kalkylen i figur 4.7 ovan anses vara eget arbetsmaterial. Vid internfakturering specificeras den
indirekta kostnaden (INDI) på fakturan. På den externa fakturan som skickas iväg behöver
specifikation endast finnas på kostnad + momsbelopp = totalbelopp.
För ytterligare information, se kapitel 3.3 om utgående moms, kapitel 1.3.4.6 om moms i
samband med vidarefakturering, samt kapitel 1.3.1.7 om osäkra kundfordringar.
4.2.3 SPONSRING
Sponsring är en ömsesidig överenskommelse där den ena parten lämnar ersättning (kontanta
medel, varor eller tjänster) medan den andra parten lämnar motprestation, som åtminstone till
viss del utgörs av exponering av sponsorns företagsnamn eller varumärke. Karakteristiskt för
sponsring är att det som sponsorn betalar för i stor utsträckning syftar till att skapa en positiv
attityd till sponsorn själv och sponsorns produkter. I allmänhet rör det sig om att sponsorn betalar
för ett paket med olika varor och tjänster. Man kan också säga att sponsorn köper en exponering
av sitt eget namn eller en rättighet att utnyttja den sponsrade partens namn för att öka sin goodwill. Exempelvis kan en sponsor vilja bli omnämnd som sponsor för ett visst projekt genom att
en skylt med sponsorns namn sätts upp eller genom att sponsorns namn anges på myndighetens
webbplats, i brevpapper eller i annan tryckt form. Kostnaden för myndigheten torde i dessa fall
vara marginell, medan värdet för sponsorn kan vara betydande.
4.2.3.1 GRÄNSDRAGNING MELLAN SPONSRING OCH AVGIFT, BIDRAG, DONATION ELLER
GÅVA
Sponsring har stora likheter med tillhandahållande av varor och tjänster mot avgift – i båda fallen
rör det sig om att den som betalar ersättningen får varor eller tjänster som motprestation. Det är
dock viktigt att kunna dra en gräns mellan å ena sidan försäljning av en vara eller en tjänst mot
avgift och å andra sidan sponsring.
För myndigheter har gränsdragningen mellan bidrag och sponsring betydelse. Ett bidrag eller en
gåva innebär att givaren lämnar pengar eller andra tillgångar till myndigheten utan krav på
motprestation. Bidragsgivaren får inte heller ges särskild förmånsställning, ställa krav på hur
uppgiften ska utföras eller kräva att vissa resultat ska uppnås.
Även för företag är gränsdragningen viktig, inte minst från beskattningssynpunkt. Sponsorn
måste alltså få en motprestation, t ex i form av annonsplats el dyl, som är av sådan art att den
skulle kunna öka omsättningen i näringsverksamheten. Sponsring helt utan motprestation anses
som gåva och är då inte en avdragsgill kostnad för sponsorn.77
4.2.3.2 GRÄNSDRAGNING MELLAN SPONSRING OCH MOTTAGANDE AV MUTA
Om ett företag sponsrar t ex en personalfest eller en personalresa mot att de får visa sina produkter/tjänster/fabrikat eller ännu tydligare, helt utan krav på motprestation, är det i utgångsläget risk
för mutbrott. Samma stränga bedömning gäller som vid mottagande av gåvor, se avsnittet om
77
Sponsring som finansieringskälla. En vägledning för statliga myndigheter (ESV 2002:15)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 97
EA-HANDBOK
mutor och bestickning i kapitlet Centrala begrepp. Företag ska inte sponsra på ett sätt som innebär fördelar för anställda. Inte heller för studenter ska KI medverka till sponsringsavtal (såvida
sådana studentaktiviteter inte går via studentföreningar).
Om företaget/finansiären däremot ställer alltför höga krav på motprestation blir sponsorbidraget
istället en momspliktig omsättning av tjänst (uppdrag).
REGLER OCH RIKTLINJER
KI har antagit en gåvopolicy som anger interna riktlinjer kring gåvor. Information om vad som är
en donation framgår av donationsförordningen.
Det finns överenskomna gemensamma etiska regler i det s k LIF-avtalet 78 (mellan
läkemedelsföretagen och sjukvården), särskilt artikel 38 och 40 i Läkemedelsbranschens etiska
regelverk rör regler om gåvor och sponsring.
Vid frågor om redovisning av sponsormedel kontaktas ekonomiavdelningen.
4.3 FINANSIELLA INTÄKTER
En finansiell intäkt är t ex ränteintäkter (räntekontot i Riksgälden), kursvinster eller vinst vid
försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella intäkter under kontoklass 38.
78
KI har ”hängavtal”, varför det gäller även för KI
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 98
EA-HANDBOK
5 VERKSAMHETENS KOSTNADER
Kostnader kan definieras som värdet av de resurser som Karolinska Institutet har förbrukat, till
skillnad från utgifter som avser anskaffning av resurserna.
Vid KI tillämpas bokföringsmässiga grunder för den ekonomiska redovisningen. Detta kallas
även kostnadsmässig redovisning. Det innebär att transaktioner och andra händelser bokförs när
de inträffar och inte enbart vid ut- eller inbetalningar, samt att de redovisas för den period som
de hänför sig.
Enligt FÅB (Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag) ska verksamhetens kostnader
i resultaträkning fördelas på följande rubriker, se figur 5.1:
Typ av kostnad
Kostnader för personal
Kostnader för lokaler
Övriga driftskostnader
Finansiella kostnader
Avskrivningar och nedskrivningar
Kontoklass/grupp
4
50*
51* - 58*
59*
6
Hänvisn i detta kapitel
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Figur 5.1
Utöver detta måste KI enligt regleringsbrevet göra en uppdelning på verksamhetsgrenar, vilket
förklarar varför verksamhetskoder finns upplagda i redovisningssystemet (se förklaring i kapitlet
Centrala begrepp). Eftersom det finns krav på en rättvisande verksamhetsredovisning bör fördelning av lön och övriga kostnader göras månadsvis. Merparten av alla dessa kostnader, förutom
lönekostnader och avskrivningskostnader, konteras i Contempus och bokförs i Agresso när de
lämnat efterkontrollen (i Contempus).
5.1 PERSONALKOSTNADER
Personalkostnader konteras huvudsakligen inom kontoklass 4 via personalsystemet Primula.
Förutom löner och arvoden bokförs även alla typer av personliga ersättningar som arbetsgivaren
måste lämna kontrolluppgift för, t ex traktamenten, bilersättningar och läkemedelsersättningar
inom kontoklass 4 i Primula. Kostnader för utbildning för egen personal, konto 481*, samt
övriga personalkostnader, konto 49*, t ex personalrepresentation, kan konteras direkt när
fakturan kommer in via Contempus. Dock bör man tänka på att fullt skatteavdrag inte kan göras
vid representation, se Regler och riktlinjer om representation samt särskild konteringsguide vid
Karolinska Institutet samt kapitel 3 om mervärdesskatt.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 99
EA-HANDBOK
5.1.1 REPRESENTATION
Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen och det innebär att det
lätt uppstår frågor om hur representation ska definieras och konteras. Vid KI finns därför regler
och riktlinjer som ska vara till hjälp vid bedömning om vad som dels kan klassificeras som
representation, dels vad som är intern representation respektive extern representation, vilka
högsta momsavdrag som gäller osv. Ytterligare stöd finns i konteringsguiden, som ger olika konkreta exempel på kontering av representation.
5.2 KOSTNADER FÖR LOKALER
Kostnader för lokaler avser också kostnader för elektricitet, vatten, bränsle, städning och
reparation av lokaler.
5.3 ÖVRIGA DRIFTSKOSTNADER
Som övriga driftskostnader bokförs förutom inköp av varor även inköp av tjänster, t ex service
och underhåll, resekostnader, extern representation, operationell leasing, konsulttjänster osv.
5.3.1 RESEKOSTNADER
I kontoklass 55 redovisas kostnader i samband med de anställdas resor i tjänsten samt
reseersättning för icke-anställda personer, t ex inbjudna gästföreläsare. Resekostnaderna konteras
i huvudsak i Contempus när faktura kommer från resebolaget. Övriga utlägg och resekostnader
konteras i Primula genom att de anställda registrerar reseräkning i PA-webben. När ersättning för
resekostnader sker i form av att faktura inkommer från företag (med F-skattsedel), som
fakturerar oss för tjänster, bokförs dessa i kontoklass 57, Köp av tjänster.
Aktuella riktlinjer om resor finns i KIs resereglemente.
5.3.2 EXTERN REPRESENTATION
Extern representation, som konteras på konto 553*, tillåts endast i direkt anslutning till KIs
verksamhet. Exempel på representation är inledande eller bibehållande av för KI viktiga
förbindelser eller utgifter vid jubileer/viktigare invigningar. Sambandet med KIs verksamhet ska
klart framgå i verifikationen.
Det bör påpekas att KI som myndighet inte får ge gåvor i form av bidrag till välgörande
ändamål, t ex välgörenhetsfonder, ideella organisationer eller liknande. Presentkort (som går att
byta mot pengar) är inte heller en tillåten representationsgåva. Ytterligare information om
beloppsgränser, momsavdrag, konteringsexempel osv ges i KIs regler och riktlinjer för
representation samt i konteringsguiden.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 100
EA-HANDBOK
5.3.3 ”ICKE GILTIGA KOSTNADER”
Vissa finansiärer, främst internationella gåvogivare som EU och USA, ställer särskilda krav på
vilka kostnader de erkänner som giltiga respektive icke-giltiga för ersättning. Som exempel på
icke-giltiga kostnader i EU-projekt kan nämnas utländsk moms (VAT), som enligt KIs regler
bokförs på kostnadskonto, skuldräntor, kursförluster mm. För ytterligare information och länkar
till ”guidelines” hänvisas till ekonomiavdelningens hemsida.
5.4 FINANSIELLA KOSTNADER
En finansiell kostnad är en kostnad som inte rör den egentliga verksamheten, t ex räntekostnader
eller förlust vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella kostnader under kontoklass 59. Här bokförs således dröjsmålsräntor, kursförluster, plusgiroavgifter och inkassokostnader.
5.4.1 LEASING
Enligt Kapitalförsörjningsförordningen får ”ett avtal om hyra eller hyrköp träffas under
förutsättning att det, sett över hela den ekonomiska livslängden, leder till en lägre kostnad för
staten än anskaffning genom köp”. Ett leasingavtal är ett avtal enligt vilket en leasegivare - på
avtalade villkor under en avtalad period - ger en leasetagare rätt att använda en tillgång i utbyte
mot betalningar. Det finns två typer av leasing: finansiell och operationell, där operationell
leasing oftast avser behov under en kortare tid.
En kalkyl måste upprättas som visar vilket alternativ som är förmånligast innan ett avtal
undertecknas. En excelmall som underlättar kalkyleringen finns på intranätet under Ekonomi och
inköp.
Det är viktigt att klassificering av avtalet blir korrekt då de olika leasingtyperna redovisas olika.
Som bilaga till Redovisningsrådets rekommendation 6:99 om leasingavtal finns en grafisk
översikt som är tänkt att underlätta klassificering av avtalet. ESV har också gett ut en
handledning som ska vara ett stöd till myndigheterna vid bedömning av om man ska hyra/leasa
anläggningstillgångar.
5.4.1.1 FINANSIELL LEASING
Ett finansiellt leasingavtal innebär att de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med
ägandet av en tillgång i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren. Äganderätten
kan, men behöver inte, slutligen övergå till leasetagaren.
Ett av kriterierna för att ett avtal ska klassificeras som ett finansiellt leasingavtal är att vissa fördelar kommer att överföras från leasegivare till leasetagare. Vid leasingavtalets början ska det
åtminstone framstå som rimligt att man kommer att vilja köpa ut tillgången. Enligt Förordningen
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 101
EA-HANDBOK
om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska ”anläggningstillgångar som innehas enligt ett
finansiellt leasingavtal redovisas hos myndigheten som anläggningstillgång och förpliktelsen att
i framtiden betala leasingavgifter som skuld”.
5.4.1.2 OPERATIONELL LEASING
Ett leasingavtal som inte klassificeras som ett finansiellt avtal är ett operationellt leasingavtal.
Operationell leasing kan också liknas vid en hyressituation. Vanligtvis är det ett tvåpartsförhållande mellan ett leasingbolag och KI. Leasingbolaget köper in eller äger utrustning som sedan
hyrs ut till KI mot en avgift. Leasingbolaget står bland annat för service, underhåll och försäkringar. Ofta är avtalstiden kortare än utrustningens ekonomiska livslängd (sällan längre än 3 år).
Ett operationellt leasingavtal redovisas som kostnad på konto 5761. Rätt kostnadsbelastning över
tiden innebär att periodisering görs på konto 5769. Detta gäller leasing där KI inte förbundit sig
att hyra för mer än kortare tid och där uthyraren bär alla risker i form av att leasingobjektet blir
omodernt eller oanvändbart. Kontraktstiden är vanligen mindre än 5 år.
Vid frågor om leasing kontaktas redovisningsenheten.
5.5 AVSKRIVNINGSKOSTNADER
Kostnaden för anläggningstillgångars värdeminskning redovisas i form av avskrivningskostnader
i kontoklass 6. Vid KI används linjär avskrivning för tillgången under hela dess ekonomiska
livslängd. För ytterligare förklaring om när och hur avskrivning sker, se kapitel 1.1.6 om
avskrivningar.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 102
EA-HANDBOK
6 UPPBÖRDSVERKSAMHET
Intäkter som statliga myndigheter redovisar för statens räkning kallas ”uppbörd”. De har en unik
karaktär inom den statliga redovisningen och de principer för redovisning av intäkter som gäller i
andra sammanhang kan inte alltid tillämpas. Uppbörd i statlig redovisning kan, på ungefär
motsvarande sätt som för transfereringar, ses som inkomster som myndigheten redovisar för
annans, dvs statens, räkning. Uppbörd avser något som ligger utanför själva myndigheten,
myndigheten har enbart en förmedlande roll. Myndighetens uppgift är att ta emot inkomsterna
och därefter föra dem till statens kassa och redovisa dem mot inkomsttitel79 på statsbudgeten.
Enligt föreskrifter till Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska myndigheterna redovisa de gemensamma statsinkomsterna i ett särskilt avsnitt i resultaträkningen med
rubriken Uppbördsverksamhet. Vid Karolinska Institutet består avsnittet av två poster:
-
Intäkter av avgifter mm samt andra intäkter som inte disponeras av myndigheten
Medel som tillförts statsbudgeten från uppbördsverksamhet (ses som kostnad i och
med att myndigheten inte får behålla pengarna själv)
När myndigheten har redovisat pengarna mot inkomsttitel ska saldot i uppbördsavsnittet normalt
vara noll.
Vid Karolinska Institutet innebär det att KI tar emot inkomster för statens räkning – inkomster
som KI inte disponerar själv utan bara för över till statens centralkonto (SCR). De patientintäkter
som erhålls i samband med undervisning vid Odontologiska institutionen är ett exempel på uppbörd.
79
Inkomsttitel är en post på statsbudgetens inkomstsida där statliga myndigheter redovisar inkomster som de
själva inte får disponera
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 103
EA-HANDBOK
7 TRANSFERERING
Transferering avser ekonomiska händelser där myndighetens huvudsakliga uppgift är att förmedla pengar från statsbudgeten till olika mottagare i form av bidragsutbetalningar. Bidragen,
dvs transfereringarna, kännetecknas av att den myndighet som är engagerad i transfereringsverksamheten inte erhåller någon egentlig motprestation från bidragsmottagaren. En transferering är,
enkelt uttryckt, en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande
myndigheten och mottagaren. Bidragsmottagarna finns som regel utanför staten, t ex stipendiater, men även myndigheter kan vara mottagare, t ex andra universitet.
Bidrag som ska vidareförmedlas till annan part hanteras på olika sätt i redovisningen beroende
på om givaren/mottagaren (motparten) är en statlig myndighet eller inte. Om givaren och/eller
mottagaren är statlig ska transfereringen bokföras i kontoklass 7. Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget endast över balansräkningen på konto 2599 (Övriga kortfristiga skulder). Det finns ett undantag från detta och det är stipendier, som bokförs som en
transferering i kontoklass 7 oavsett om finansiären är statlig eller inte. Se vidare information om
stipendier på intranätet samt nedan i avsnitt 7.1.1 Stipendier.
Karolinska Institutet (KI) är ingen bidragsgivande myndighet. Transfereringsavsnittet ska
endast användas när KI förmedlar bidrag vidare, dvs när KI är koordinator eller vid
forskarflytt. Det ska framgå av underlaget att medlen är avsedda att förmedlas vidare och givarens godkännande krävs. Transfereringarna ska inte påverka KIs resultaträkning då KI endast har
en förmedlande roll. KI omför medel från en extern part till en annan extern part, dvs händelsen
som ger upphov till transfereringen har inte föranlett någon intäkt eller kostnad – endast en
reducering av medel som KI förvaltar.
7.1 BOKFÖRING
Lämnade bidrag, transfereringen, redovisas på något av kontona i kontogrupp 77, 78 eller 79 i
resultaträkningens transfereringsavsnitt (i debet). Finansiering av transferering ska redovisas på
något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit). Se kontoplanen för
val av konto.
7.1.1 STIPENDIER
Bidragsmedel som ska lämnas vidare i form av stipendium bokförs av personalavdelningen (PA)
på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion) på respektive institution i
samband med att lönefilen körs. Institutionen ska då boka upp finansieringen av stipendiet i
transfereringsavsnittet, dvs påvisa att en intäktsreducering har skett på det projekt som stipendiet
betalas ut från. Finansiering av stipendiet ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73
eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit) mot något av kontona 35??7 (i debet). Uppbokningen
av finansieringen på ”Övriga erhållna medel” i kontogrupp 73 och/eller 74 ska motsvara det
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 104
EA-HANDBOK
belopp som PA bokfört på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion).
OBS, att transfereringsavsnittet alltid ska vara ett nollsummespel som påvisar hur medel förmedlats vid KI.
I figur 7.1 nedan visas ett konteringsexempel - observera att val av konto påverkas av vem
som är bidragsgivare!
Vi har i detta exempel fått 500 000Kr från Cancerfonden. 20 000kr ska nu betalas ut i stipendier:
Konto
Benämning
FIN
Belopp
Inbetalningen från Cancerfonden bokförs:
19315
Inbetalningar
3512
Bidrag från svenska utomstatliga
500 000 D
5CF
500 000 K
När personalavdelningen har kört lönefilen kommer stipendiet att ha bokats upp enligt nedan:
7931
Transferering av bidrag från svenska utomstatliga
2401
Avräkning LÖN (koncernnivå)
20 D
20 K
Finansieringen av stipendiet bokas sedan manuellt på institutionen:
35127
Transferering av bidrag från svenska utomstatliga
5CF
20 D
7415
Erhållna medel från övriga
5CF
20 K
Figur 7.1
7.2 FORSKARFLYTT
Transfereringsavsnittet används även vid forskarflytt när forskarens erhållna medel flyttas till det
nya universitetet/högskolan. Man bör observera att finansiärens godkännande krävs för att överföra medlen.
7.3 FÖRMEDLING AV BIDRAG MELLAN INSTITUTIONER
Transfereringsavsnittet i resultaträkningen avser enbart transfereringar till och från KI - inte
mellan institutioner. För bidrag som ska förmedlas vidare till annan institution används konto
3564 (Förmedling av bidrag inom KI), se vidare kapitel 4.2.1.4 om vidareförmedling av bidrag
inom KI.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 105
EA-HANDBOK
7.4 KONTANTPRINCIPEN
Lämnade bidrag får inte periodiseras utan ska redovisas som lämnat respektive erhållet bidrag
den månad då utbetalning av bidraget sker. Det är därför viktigt att lämnade bidrag når adressaten under samma månad som bidraget sänts.
Det innebär att betalningar som avser lämnade transfereringar inte får vara bokförda som
leverantörsskulder vid månadens slut. Av den anledningen måste alla transfereringar registreras i
så god tid innan månadsskiftet att betalningsuppdraget hinner verkställas av postgiro eller bank.
7.5 OMFÖRINGAR
Om inbetalningen först bokförts på intäktskonto i kontoklass 35*, men medlen avsåg att
transfereras görs en rättelse antingen direkt (om medlen kommer att sändas senare) eller i samband med utbetalningen. Konto 35??7 debiteras och konto 73- eller 74-konto krediteras. Likvidkontot belastas och konto 77-79 debiteras, se exempel i figur 7.2.
Konto
Benämning
FIN
Mpt
Belopp
Inbetalning av bidrag från Vetenskapsrådet bokförs:
19315
Inbetalningar
3511
Bidrag från statlig myndighet
500 000 D
3VR
VR
500 000 K
Halva bidraget ska vidaresändas till Uppsala Universitet enligt avtal (samarbetsprojekt) och den första
bokningen korrigeras enligt nedan:
35117 Transferering av bidrag från statliga myndigVR
250 000 D
3VR
heter och råd
7351
Erhållna medel från statliga myndigheter
250 000 K
3VR
Utbetalning sker och transfereringskontot debiteras:
2561
Utbetalningar
7711
Lämnade bidrag till statliga myndigheter
250 000 K
UU
250 000 D
Figur 7.2
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 106
EA-HANDBOK
8 INTERNREDOVISNING
En myndighets finansiella redovisning består av två delar: externredovisning och internredovisning. Externredovisning speglar vad som händer mellan myndigheten och dess omvärld, medan
internredovisning speglar omflyttning, fördelning och förbrukning av resurser inom myndigheten80.
Internredovisningen är, i motsats till extern redovisning, inget lagstadgat krav, men särskilt för
större företag och myndigheter finns det behov av intern redovisning för att få underlag för kontroll, uppföljning och planering. Informationen hjälper ledningen i beslutsfattandet för hur de vill
att KI/institutionen ska styras samt vilka styreffekter som eftersträvas. I alla verksamheter kommer det alltid att finnas kostnader (och ibland även intäkter) som det inte går att tilldela till ett
specifikt projekt eller aktivitet, t ex administrationskostnader. Oavsett om det tydligt går att härleda en kostnad/intäkt till en specifik aktivitet eller ej, så ger den viktig information om verksamheten, sorterat per område och avdelning osv. Exempelvis kan en institution styra kostnaderna
och intäkterna så att flödet ger en rättvisande bild av dess verksamhet samt uppmuntra viss typ
av verksamhet, t ex bedriva utbildning i högre grad än forskning eller vice versa. På KI är fördelningen av INDI81 ett typexempel på interna kostnader som kan fungera som beslutsunderlag för
den ekonomiska styrningen, se vidare kapitel 8.1 nedan.
Varje institution vid KI är en egen resultatenhet inom myndigheten med egen huvudbok, plusgiro-, bankgiro och bankonton samt egen balans- och resultaträkning. Prefekten bär det ekonomiska ansvaret för den egna institutionen.
Eftersom institutionerna kan liknas vid fristående ”företag” i koncernen KI måste de interna
mellanhavandena mellan institutionerna elimineras inför varje bokslut. Det är på koncernnivå
som KI som juridisk person gör ett bokslut för hela myndigheten. Därför ska mellanhavanden
som sker inom eller mellan institutioner vara interna och inte ge någon resultatpåverkan på bokslutet, dvs kostnaderna/intäkterna ska inte ”blåsa upp” omsättningen i KIs redovisning.
Konton som används idag för internredovisning ingår i kontoplanen under respektive kontoklass
med särskilda femställiga kontonummer. De konton som används vid omföringar inom den egna
institutionen avslutas med siffran åtta (????8) och de som används vid omföringar mellan institutioner avslutas med siffran nio (????9).
80
81
ESV: http://www.esv.se/amnesomraden/redovisning/internredovisning.4.1faf3f4fcea3ced188000261.html
KIs benämning på indirekta kostnader (overhead)
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 107
EA-HANDBOK
Inom den egna institutionen används huvudsakligen kostnadskonton vid omföringar; en kostnad
lyfts från ett projekt med ett externt kostnadskonto82 i kredit till att belasta ett annat projekt med
samma konto i debet. Omföringar mellan olika institutionerna sker i form av internhandel främst
via kund- och leverantörsreskontra, men även via ”Trigger” 83. Då bokför den säljande institutionen på ett internt intäktskonto (3???9) och den mottagande/köpande institutionen på ett
motsvarande internt kostnadskonto (4???9 eller 5???9). Vid internhandel gör den säljande
institutionen påslag för indirekta kostnader, se även 8.1.3.4 Omföringar mellan institutioner.
Det finns särskilda interna konton (mellan institutioner) som måste matcha varandra exakt, t ex
avskrivningskostnader och avskrivningsintäkter. Vissa interna konton får bara användas för
särskilda ändamål, t ex indirekta kostnader (INDI) eller endast bara för överföring från förvaltningen till institution och inte mellan institutioner, t ex bidragsintäkter (konto 39489) och lämnade bidrag (konto 49489).
I detta kapitel beskrivs några interna redovisningsrutiner som är särskilt viktiga att känna till:
-
indirekta kostnader/full kostnadstäckning (INDI)
forskarflytt mellan institutioner
uppdragsutbildning
månadsavstämning och projektuppföljning
8.1
8.2
8.3
8.4
8.1 INDIREKTA KOSTNADER/FULL KOSTNADSTÄCKNING
I Avgiftsförordningens 5 § anges ”Om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats,
ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås”. ESV (Ekonomistyrningsverket)
förtydligar det med att avgiftsnivån ska beräknas så att den långsiktiga självkostnaden täcks.
Riktlinjer gällande full kostnadstäckning finns även i Regleringsbrevet.
I redovisningen innebär detta att alla intäkter och samtliga kostnader, såväl direkta som indirekta,
ska redovisas på kostnadsbärarnivå/projekt.
En arbetsgrupp inom Sveriges Universitets- och Högskoleförbund (SUHF) har i samverkan med
viktigare finansiärer utarbetat en modell för kalkylering och redovisning av indirekta kostnader.
Syftet är att på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidra till god intern styrning och
kontroll.
82
OBS. Detta gäller endast då kostnaden/intäkten är intern och inte går att härleda till en specifik aktivitet med
tydlig koppling till ett projekt! Om kostnaden/intäkten uppstått på grund av en specifik aktivitet med tydlig
koppling till ett projekt ska externt konto användas.
83
Triggern konto 19329 för att skicka medel mellan institutionerna.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 108
EA-HANDBOK
I korthet innebär modellen att såväl externa medel som direkta statsanslag ska fördelas i sin
helhet till kärnverksamheten. Stödverksamhet som finns på universitets- fakultets- och
institutionsnivå (de indirekta kostnaderna) finansieras genom debitering av kärnverksamheten i
takt med att kostnader för löner och drift84 genereras.
Vid KI budgeteras de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna centralt och fördelas
på respektive institution i proportion till institutionens omsättning i förhållande till den totala
omsättningen på KI. Kostnaderna debiteras institutionen som ett fast månadsbelopp (den s k ”KIfakturan”). Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet och de
fakultetsgemensamma av rektor efter förslag från respektive styrelse.
I detta kapitel redogörs närmare för vad som avses med kärnverksamhet och stödverksamhet, hur
dessa definieras, beräknas och bokförs.
8.1.1 KÄRNVERKSAMHET OCH KOSTNADSBÄRARE
KIs kärnverksamhet utgörs av de två huvudverksamheterna:

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Forskning och utbildning på forskarnivå
Kärnverksamheten ska delas in i kostnadsbärare, vilket är den lägsta nivån där samtliga intäkter
och kostnader synliggörs. En kostnadsbärare kan vara ett enskilt projekt eller bestå av en grupp
projekt som är knutna till en och samma verksamhet, forskare eller forskargrupp. I redovisningen
hålls kostnadsbärarna samman genom den objektstruktur 85 som finns. Det är institutionerna
själva som definierar kostnadsbärarna, men det måste alltid finnas separata kostnadsbärare för de
fyra olika verksamhetsgrenarna:

Anslags- och bidragsfinansierad grundutbildning (verksamhetskod 1 & 4)

Uppdragsutbildning (verksamhetskod 5)

Anslags- och bidragsfinansierad forskning/forskarutbildning (verksamhetskod 2 & 3)

Uppdragsforskning (verksamhetskod 6)
84
SUHF-modellen rekommenderar direkt lön som fördelningsbas, men vid Karolinska Institutet gäller direkt lön
och drift som fördelningsbas
85
Se vidare förklaring i kapitlet Centrala begrepp
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 109
EA-HANDBOK
8.1.1.1 DIREKTA OCH INDIREKTA KOSTNADER
Med direkta kostnader avses normalt sådana kostnader som är entydigt knutna till ett enskilt
projekt, t ex lönekostnader för forskare i projektet och material som köpts för projektet. Med
indirekta kostnader avses sådana kostnader som inte kan hänföras till en viss vara eller viss
tjänst, t ex kostnader som är gemensamma för flera projekt, för en hel forskargrupp, för en
institution, för ett verksamhetsområde eller för hela universitetet. Exempel på indirekt kostnad är
kostnader för administrativ chef, ekonomiavdelningen på förvaltningen osv.
8.1.2 INDIREKTA KOSTNADER (INDI)
Den 7 oktober 2009 beslutade Rektor att från och med den 1 januari 2010 införa SUHFs
modell86 för hantering av indirekta kostnader med en anpassning till KIs verksamhet. Vid KI
benämns modellen INDI, som således är ett KI-internt begrepp för indirekta kostnader.
8.1.2.1 STÖDVERKSAMHETEN
Stödverksamheten är alla gemensamma stödfunktioner som inte är direkt knutna till en eller ett
fåtal kostnadsbärare. Stödverksamheten delas in i universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader. Mer information om vad som definieras som stödverksamhet och hur
den indelningen sker i olika funktioner finns på intranätet under Ekonomi: Redovisningsmodell –
INDI.
Stödverksamheten delas upp mellan grundutbildning och forskning.
8.1.2.2 FÖRDELNING AV UNIVERSITETS- OCH FAKULTETSGEMENSAMMA KOSTNADER PÅ
INSTITUTION
Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet medan de
fakultetsgemensamma kostnaderna beslutas av rektor efter förslag från respektive styrelse.
Kostnaderna fördelas proportionellt utifrån institutionens totala personal- och driftskostnader,
exklusive kostnader för lokaler och avskrivningar, för tolvmånadersperioden juli-juni året före
det aktuella kalenderåret (kostnaden för 2011 beräknades alltså utifrån kostnaderna juli 2009 juni 2010). Resultatet av beräkningen blir ett fast belopp som debiteras varje institution i form av
12-delar (”Fakturan”).
8.1.2.3 FRAMTAGANDE AV INSTITUTIONSGEMENSAMMA KOSTNADER
Inför budgetarbetet bör institutionerna tänka igenom vilka av institutionens kostnader som är
indirekta, dvs utgör stödverksamhet, och vilka som är direkta. Med hjälp av ”Budgetmall” och
”Budgetinstruktion”, som nämns under stycket ”Stödverksamheten” ovan, ska varje institution
definiera kostnaderna för de egna stödfunktionerna. Mer detaljerad information finns på
86
Se vidare information om SUHF-modellen på SUHFs hemsida.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 110
EA-HANDBOK
intranätet. I samband med budgetering för nytt år skickar Ekonomiavdelningen även ut
anvisningar inför beräkning av kommande års INDI.
Stödverksamhet (indirekt kostnad) är således sådan verksamhet som gagnar hela institutionen,
ofta institutionens centrala administration. Direkt kostnad är däremot kostnader som kan
hänföras till en eller ett fåtal kostnadsbärare (projekt) och ska belasta denna/dessa kostnadsbärare. En sekreterare som t ex arbetar för hela institutionen ingår i stödverksamheten (indirekt
kostnad), men en sekreterare som arbetar hos en speciell forskare/forskargrupp ingår i
kärnverksamheten och ska belasta en/fåtal kostnadsbärare.
Genom att sedan sätta de budgeterade kostnaderna för stödfunktionerna i relation till budgeten
för kärnverksamheten så erhålls det procentuella påslag som ska användas för grundutbildning
respektive forskning. Vilka kostnader som ska tas med vid budgetering av kärnverksamheten
framgår av budgetinstruktionen.
8.1.2.4 DE TOTALA INDIREKTA KOSTNADERNA
Genom att slå samman andelen indirekta kostnader för universitets-, fakultets- och
institutionsgemensamma kostnader erhålls det slutgiltiga pålägget för grundutbildning respektive
forskning vid varje institution, som ska användas vid ansökan av bidrag. INDI-modellen innebär
att de procentuella påslagen kommer att skilja sig mellan institutionerna. En sammanställning av
procentsatserna finns på INDIs hemsida.
8.1.3 BOKFÖRING AV INDIREKTA KOSTNADER
Varje månad efter bokslut gör ekonomiavdelningen en körning som visar vilka indirekta
kostnader de direkta personal- och driftskostnaderna har genererat och belastar
kärnverksamheten med dessa. De indirekta kostnaderna bokförs i tre separata poster
(universitets-, fakultets- och institutionsgemensamt) på varje projekt. Intäkten hamnar på
institutionens stödverksamhet, dvs på kst 9* - fördelat på verksamhetskod 18 (grundutbildning)
respektive verksamhetskod 28 (FFU). Därefter fördelas intäkterna till stödverksamhetens olika
delar enligt budget.
Bokföringskonton INDI
Konto
49968
49978
49988
Konto (T)
Institutions OH
Fakultets-OH
Universitets-OH
Kommentar
Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800?
Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800?
Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800?
39498
49979
49989
Inst. intern intäkt stöd
KI-faktura, fakultet
KI-faktura, universitet
Nytt konto, från proj 9800? till institutionens stöd
KI-internt (fakturan), från proj 9800? till fakultetstyr.
KI-internt (fakturan), från proj 9800? till UF/KIB
Figur 8.1
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 111
EA-HANDBOK
8.1.3.1 PROJEKTSTRUKTUR
Hur projektstrukturen för centrala projekt ser ut framgår av figur 8.2 och 8.3 nedan. Egna projekt
kan läggas upp i såväl kärn- som stödverksamhet så länge strukturen följs.
Projektstruktur institution
GU
FFU
Kärnverksamhet
Kst 1*-7* (8*)
(verks 1, 4 & 5)
Kärnverksamhet
Kst 1*-7* (8*)
(verks 2, 3 & 6)
Trigger GU
Fin. projekt stödverks
Kst 9*
(verks 18)
Fördelas enl budget
Stödverksamhet Inst
Kst 81*-85*
(fem funktioner)
(verks 18)
Ekonomiavdelningen
Trigger FFU
Betalning av
”Fakturan”
• Universitetsgem.
• Fakultetsgem.
Fin. projekt stödverks
Kst 9*
(verks 28)
Fördelas enl budget
Stödverksamhet Inst
Kst 81*-85*
(fem funktioner)
(verks 28)
18 februari 2010
16
Figur 8.2 Projektstruktur INDI
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 112
EA-HANDBOK
XX
Grupp
XX8100
XX8100
Grupp (T)
Ledning
Ledning
Projekt
Projekt (T)
XX81008001 Ledning GU
XX81008002 Ledning FFU
Verks Verks (T)
18
Stödverksamhet GU
28
Stödverksamhet FFU
XX8200
XX8200
GU/FFU Admin
GU/FFU Admin
XX82008001 GU Administration
XX82008002 FFU Administration
18
28
Stödverksamhet GU
Stödverksamhet FFU
XX8300
XX8300
Ekonomi/Personal
Ekonomi/Personal
XX83008001 Ekonomi/Personal GU
XX83008002 Ekonomi/Personal FFU
18
28
Stödverksamhet GU
Stödverksamhet FFU
XX8400
XX8400
Infrastr./Service
Infrastr./Service
XX84008001 Infrastr/Service GU
XX84008002 Infrastr/Service FFU
18
28
Stödverksamhet GU
Stödverksamhet FFU
XX8500
XX8500
Bibliotek
Bibliotek
XX85008001 Bibliotek GU
XX85008002 Bibliotek FFU
18
28
Stödverksamhet GU
Stödverksamhet FFU
Gemensam kärnverksamhet
Grupp
XX8700
Grupp (T)
Gemensam
kärnverks
Gemensam
kärnverks
Gemensam
kärnverks
XX8800
XX8800
Strategiska medel
Strategiska medel
XX8800
Strategiska medel
XX8700
XX8700
Projekt
Projekt (T)
Verks Verks (T)
XX87008XX3 Anläggningar (Exempel) 37
Inköp kem. förråd
XX87008XX3 (Exempel)
311
Bidrag FFU anläggn
XX87008XX2 Statistiker (Exempel)
21
Statsansl. FFU
311
31
Interna bidrag
Externa bidrag FFU
31
Externa bidrag FFU
Ränta, kursdifferenser
XX88008003 mm
XX88008XX3 LKP 1,5% (Exempel)
Strategiska medel
XX88008XX3 (Exempel)
Interna bidrag
Avsättning stödverksamhet
Grupp
XX9800
XX9800
Grupp (T)
Avsättning stöd
Avsättning stöd
Projekt
XX98001
XX98002
Projekt (T)
Avsättning stöd GU
Avsättning stöd FFU
Verks Verks (T)
18
Stödverksamhet GU
28
Stödverksamhet FFU
Projektstrukturen är densamma som 9000-projekten
Figur 8.3 Specifikation till projektstruktur
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 113
EA-HANDBOK
8.1.3.2 UTFÖRDELNING PÅ KOSTNADSBÄRARE
INDI-modellen utgår från full kostnadstäckning och det innebär att alla intäkter och kostnader
ska fördelas ut på sina rätta kostnadsbärare. Vad beträffar kostnaderna betyder det att samtliga
direkta och indirekta kostnader ska belastas kostnadsbärare i kärnverksamheten. Till de direkta
kostnaderna hör enligt INDI-modellen även lokalkostnader och IT-avgifter 87 etc. När full
kostnadsfördelning sker kommer varje kostnadsbärare att ge en rättvisande bild av den totala
kostnaden för verksamheten.
Kostnader för personer i kärnverksamheten (löner, lokaler, driftskostnader etc.) ska fördelas ut
på den eller de kostnadsbärare där personen är verksam. Det innebär att det inte längre är möjligt
att bokföra exempelvis professorslöner på ett centralt projekt.
8.1.3.3 CENTRALA PROJEKT I KÄRNVERKSAMHETEN
Om en institution önskar lägga ett projekt centralt i kärnverksamheten för att t ex underlätta
administrationen av institutionsgemensamma inköp eller funktioner så är det fullt möjligt. Det
viktiga är dock att kostnaderna i förlängningen fördelas på de kostnadsbärare som utnyttjar
varorna eller tjänsterna. Detta kan ske genom manuell omföring eller genom att institutionen tar
ut ett påslag i form av en extra institutionstrigger. För att få hjälp med att lägga upp en sådan
trigger kontaktas redovisningsenheten på ekonomiavdelningen.
Eventuella upplägg av centrala projekt i kärnverksamheten ska följa projektstrukturen som
beskrivs ovan.
8.1.3.4 INTERNA OMFÖRINGAR
OMFÖRINGAR INOM INSTITUTIONEN
Kostnader som förs om inom institutionen med hjälp av interna kostnadskonton (femställiga
konton som slutar på en 8) genererar indirekta kostnader. Syftet är naturligtvis att det projekt
som i slutänden ska bära kostnaden ska belastas med såväl direkta som indirekta kostnader. När
en kostnad läggs på ett projekt genereras även en indirekt kostnad, men om projektet vid en
omföring krediteras kostnaden så krediteras även den indirekta kostnaden. Den indirekta
kostnaden kan således bara tas ut en gång.
OMFÖRINGAR MELLAN INSTITUTIONER
När en institution säljer en vara/tjänst till en annan institution ska säljaren vid faktureringen göra
ett påslag för sina indirekta kostnader. Den säljande institutionen får alltså täckning för sina
indirekta kostnader, som istället belastar den köpande institutionen. Den köpande institutionen
ska bokföra fakturan på ett internt kostnadskonto (femställigt konto som slutar på 9), vilka är
undantagna uttag av indirekta kostnader. Ingen ytterligare indirekt kostnad tas ut av den köpande
87
Enligt SUHF-modellen definieras lokal- och IT-kostnader alltid som indirekta kostnader
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 114
EA-HANDBOK
institutionen, eftersom den köpande institutionen belastas med den säljande institutionens
overhead. På detta sätt undviker man dubbeldebitering av indirekta kostnader.
8.1.4 PROJEKTKALKYL
Då modellen kräver full kostnadstäckning är det viktigt att inför varje nytt projekt göra en kalkyl
för projektets totala kostnader under hela dess livslängd. För detta ändamål har en
projektkalkylmall tagits fram. Den ska användas för efterkalkyl när bidrag överstigande 100 tkr
beviljats, men kan även användas för budgetering av varjehanda projekt. Projektkalkylmallen
inklusive användarinstruktioner finns att hämta på respektive institutions egen hemsida.
8.1.5 INSTITUTIONSINTERN SAMFINANSIERING
Om en extern finansiär inte ger full kostnadstäckning (för exempelvis löner eller indirekta
kostnader) har prefekten att besluta om bidraget ska tas emot eller inte. Om bidraget accepteras
måste samfinansiering ske inom institutionen och prefekten (eller den till vilken prefekten har
delegerat beslutsrätten) har att fatta beslut om vilka medel som ska användas. Se även
delegationsordning för Karolinska Institutet.
Internationella ansökningar/kontrakt ska undertecknas gemensamt av prefekt och Grants Office.
Se vidare delegationsordningen för Karolinska Institutet. I dessa fall bör beslut om eventuell
samfinansiering fattas redan vid ansökningstillfället.
Regeln om samfinansiering gäller även internationella finansiärer som normalt inte ger full
kostnadstäckning för indirekta kostnader, t ex EU eller NIH (National Institutes of Health).
Information och vägledning kring övriga frågor för ansökan till internationella finansiärer
tillhandahålls av Grants Office.
Särskilda projekt kan läggas upp i en kostnadsbärare för att samfinansiera en verksamhet. Till
institutionsintern samfinansiering används forskningsanslag (verksamhetskod 2*) eller resultatförda medel. Samfinansiering får inte ske mellan verksamheterna Utbildning på grund- och avancerad nivå (verks 1*) och Forskning och utbildning på forskarnivå (verks 2*-3*).
Uppdragsverksamhet (verks 5*-6*) drivs på marknadsmässiga villkor och ska ha full
kostnadstäckning, se även kapitel 4.2.2.6 om Full kostnadstäckning vid fakturering. För dessa
verksamheter får samfinansiering inte ske från anslags- eller bidragsmedel.
Omföring av beslutad samfinansiering till en kostnadsbärare ska ske minst vid varje bokslut (juni
och december) men får ske oftare om institutionen så önskar.
För omföringar används konto 39488 (Institutionsintern samfinansiering) i både debet och
kredit. Finansiärskod blir den egna institutionskoden.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 115
EA-HANDBOK
8.1.6 SAMFINANSIERING AV FLERA FINANSIÄRER
Samfinansiering kan också innebära att finansiering erhålls från två eller flera externa finansiärer. Om behov uppstår av att föra intäkter mellan olika projekt inom kostnadsbäraren ska de
boka med hjälp av konto 35648 (Godkänd extern samfinansiering). Ursprungliga finansiärskod
ska användas.
Det pågår ett översynsarbete över samfinansieringshantering på KI för att synliggöra dem
samfinansieringar som görs/ska göras i framtiden.
8.1.7 UPPDRAGSUTBILDNING
Uppdragsutbildningen (verks 53*) omfattas inte av INDI-modellen enligt beslut av
universitetsdirektören den 1 december 2009. Uppdragsutbildningen ska finansieras av kund och
full kostnadsstäckning gäller. Alla kostnader, inklusive administration och lokaler, som är
hänförliga till kursen ska anges i kronor. Med andra ord, något påslag i % ska inte anges.
Se även avsnitt 8.3 om uppdragsutbildning.
8.1.8 UPPDRAGSFORSKNING
För uppdragsforskning gäller INDI-modellen. Se kalkylmall på intranätet.
8.1.9 TIDPUNKT OCH GILTIGHET FÖR REGLER
För medel erhållna före 2010 som är resultatförda (trigger har redan dragits) gäller att de, i
enlighet med INDI-modellen, ändå belastas med indirekta kostnader vartefter pengarna
förbrukas.
För kontrakt tecknade före 2010 där medel erhölls innan 1 januari 2010 skedde en återbetalning
under våren 2010 på dragen overhead på det saldo som fanns på konto 2732. Kostnader som
uppkommit på projektet efter 1 januari 2010 belastas med indirekta kostnader enligt INDImodellen.
På motsvarande vis har förutbetalda kostnader där medel ännu ej erhållits (konto 1632) belastats
med indirekta kostnader.
För kontrakt som tecknas från och med 2010 gäller INDI-modellen fullt ut.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 116
EA-HANDBOK
8.1.10 UNDANTAG FRÅN PÅLÄGG AV INDIREKTA KOSTNADER
Enligt rektorsbeslut från den 23 augusti 2011 (ändring av beslut från den 11 maj 2010) beviljas
undantag vid beräkning av de universitets- och fakultetsgemensamma kostnader på institution
från och med 2011 endast för verksamhet som finansieras av Nobelstiftelsen, för viss verksamhet
som finansieras genom bidrag från Stockholms läns landsting samt för verksamhet som
finansieras via bidrag från National Institutes of Health (NIH). Undantaget för NIH gäller fr. o m
år 2012. Kompensation för universitets- och fakultetsgemensamma kostnader samfinansieras av
rektorsmedel och har under 2012 betalats ut för år 2010 och 2011.
I redovisningen görs undantaget genom att de universitets- och fakultetsgemensamma
kostnaderna debiteras fullt ut, samtidigt som medel för motsvarande samfinansiering erhålls i
resursfördelningen. Närmare beskrivning lämnas i den årliga resursfördelningen. Liksom tidigare
har respektive institution att själv samfinansiera de institutionsgemensamma kostnaderna.
Som förutsättning för samfinansieringen enligt ovan gäller att medel för de universitets- och
fakultetsgemensamma kostnaderna inte erhållits av finansiären.
För att samfinansiering ska kunna ges för bidrag från Stockholm läns landsting gäller dessutom
att de ska grundas på avtal/beslut och att de ska ha sitt ursprung i ALF/FoUU-medel. Vidare
avses i första hand bidrag till viss forskningsverksamhet, vanligtvis forskartjänster, och inte
finansiering av hela eller avsevärda delar av verksamheter, såsom Karolinska Institutets
folkhälsoakademi eller Institutionen för biovetenskaper och näringslära.
Ansökan om undantag lämnas samlat av berörd institution till ekonomiavdelningen i samband
med arbetet med den årliga resursfördelningen. Avisering om detta skickas ut till institutionerna
månadsskiftet augusti/september.
Frågor angående undantag från huvudregeln besvaras av bitr ekonomidirektör Nils-Fredrik
Ankarcrona.
8.1.11 HANTERING AV STÖDVERKSAMHETEN VID ÅRSSKIFTET
Saldon som finns i stödverksamheten nollställs efter varje årsskifte och återförs till kärnverksamheten i ny räkning. Saldon som finns i kostnadsställe 8100, 8200, 8300, 8400 samt 9800 förs
över till projekt 88008991 (verksamhetskod 190) avseende Grundutbildning och till projekt
88008992 (verks 21) avseende FFU. Projekten ligger under kostnadsställe 8800 Strategiska
medel. Överföringen görs av ekonomiavdelningen efter att bokslutet är helt stängt. Det står
därefter varje institution fritt att besluta om hur man ska hantera eventuellt uppkomna över- eller
underskott.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 117
EA-HANDBOK
8.2 FORSKARFLYTT MELLAN INSTITUTIONER
I de fall en forskare flyttar till en annan institution blir det aktuellt att flytta över hans/hennes
projekt i Agresso till den nya institutionen. Innan forskarflytten sker ska överenskommelse/
beslut fattas av båda institutionerna (prefekt, administrativ chef) som är involverade och
överenskommelsen ska innehålla:
-
Datum för flytten samt
-
Villkor för flytten, t ex vilka inventarier och anläggningstillgångar som ska flyttas över
till den nya institutionen. Ekonomiavdelningen kontaktas för hjälp med
anläggningsflytten och förses med ett fullständigt underlag.
Innan flytten sker behöver vissa åtgärder vidtas. Nedan följer en lista på sådant som kan vara
aktuellt, alla punkter är dock inte relevanta vid alla forskarflyttar:
- I de fall forskaren sökt och blivit beviljad bidrag som ännu inte inkommit behöver finansiären informeras om ändrat bankgirokonto.
- Om forskaren brukar få bidrag som betalas ut via förvaltningen (t ex från
Vetenskapsrådet och Cancerfonden) behöver redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen informeras.
- Projektlistor från Agresso från projektets början överlämnas till den nya institutionen,
alternativt kan administrativ chef attestera en delredovisning av projekt som fortsätter på
den nya institutionen.
- Avlämnande institution gör redovisningar för redan avslutade projekt
- Avlämnande institution skickar blanketten ”underlag förmedling bidrag/uppdrag” till
mottagande institution för projekt som inte är avslutade
- Avlämnande institution lämnar över originalkontrakt för pågående projekt och meddelar
registrator att handläggare byts
- Värdering görs av de projekt som flyttas
- Övriga åtgärder som kan vara aktuella är t ex överlämning av lönelistor och personalakter
från Primula, information om adressändring till finansiärer och interna medarbetare, anmälan till TDC (intern telefoni) osv.
-
Eventuellt medgivande från bidrags/uppdragstagaren behövs ej vid flytt inom KI.
Exemplet i figur 8.4 nedan visar hur kontering kan se ut för avlämnande (A) respektive mottagande institution (B):
Avlämnande institution (A)
Mottagande institution (B)
Projektstatus
Projekt med överskott på
kapitalet
Projekt med underskott på
kapitalet
Uppdaterad 2015-07-27
Konto
49479
D/K
D
39479
K
FIN
9XX
Mpt Konto D/K FIN
9*
39479 K
9XX
9*
49479
D
Mpt
9*
9*
Sida 118
EA-HANDBOK
Projekt med saldo på kto 2732 3365/
3565
Projekt med saldo på kto 1632 3365/
3565
D
3* - 8*
*)
K
3* - 8*
*)
3365/
3565
3365/
3565
K
3* - 8*
88
D
3* - 8*
89
Figur 8.4
Vid frågor om forskarflytt kontaktas ekonomiavdelningen, som också flyttar över anläggningar i
anläggningsregistret från en institution till en annan.
88
89
Mpt ska vara enligt FIN-kod, dvs 1EX för alla externa förutom statliga som har särskild mpt-kod
Mpt ska vara enligt FIN-kod, dvs 1EX för alla externa förutom statliga som har särskild mpt-kod
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 119
EA-HANDBOK
8.3 UPPDRAGSUTBILDNING
Avdelningen för uppdragsutbildning är en avdelning inom universitetsförvaltningen sedan den
1 september 2009, då en verksamhetsövergång från KI Holding beslutades.
Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för
uppdragsutbildning vid KI, vilket innefattar att utveckla uppdragsutbildningsverksamheten i
stort, omvärldsbevakning, att ta emot förfrågningar, teckna avtal med uppdragsgivaren, att göra
kvalitets- och ekonomiska uppföljningar av verksamheten i sin helhet mm. Ytterligare information om uppdragsutbildningen finns på intranätet.
Enligt beslut omfattas inte uppdragsutbildningen av INDI-modellen. Uppdragsutbildningen ska
finansieras av kund och full kostnadstäckning gäller. Se även tidigare avsnitt, 8.1.7 om uppdragsutbildning samt kapitel 4.2.2.3 om verksamhetsfakturering.
För vidare instruktioner för den ekonomiska hanteringen, kontakta Avdelningen för uppdragsutbildning.
8.3.1 BOKFÖRING AV UPPDRAGSUTBILDNING
Institutionerna erhåller bruttointäkten för genomförd uppdragsutbildning genom att Avdelningen
för uppdragsutbildning för över medel till den institution som ger utbildningen. Institutionen
redovisar intäkten på konto 3367 (Förmedling av uppdrag KIEDU) 90 i kredit. Kostnaden för
Avdelningen för uppdragsutbildningen dras från institutionen och bokas som en kostnad för
institution på konto 57979 (Avgift uppdragsutbildning). Kostnaden är en avgift som tas ut från
institutionen och som ska täcka Avdelningens för uppdragsutbildnings samtliga kostnader samt
kostnader för genomförd uppdragsutbildning.
När intäkten registreras vid institutionen ska den indirekta kostnaden för uppdragsutbildningen
(den som finns i kalkylen) belasta projektet för uppdragsutbildningen tillsammans med de övriga
kostnaderna. Detta görs med en manuell bokning av ansvarig administratör. Konto som ska
användas är 49958 i såväl debet som kredit och projekt 980051 (Avsättning stöd
uppdragsutbildning), krediteras. Ekonomiavdelningen gör sedan en omföring från projekt
980051 till stödverksamheten med samma fördelningsnyckel som från projekt 98001 (Avsättning
stöd GU). För en översikt, se figur 8.7 nedan.
90
KIEDU är i Agresso en förkortning för Avdelningen för uppdragsutbildning
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 120
EA-HANDBOK
INSTITUTIONEN
KALKYL
Löner
Material
Indirekta kostnader
Avgift/Avd f uppdragsutb
Budgeterad kostnad totalt:
ÖVERFÖRING från
KIEDU
Bruttointäkt (kto 3367)
Avgift/Avd f uppdragsutb
(kto 57979)
Nettointäkt
INSTITUTIONEN bokför:
Indirekta kostnader enligt
budget
bokförs manuellt (Kto 49958
motkonto 49958 K
Projekt 980051)
Direkta kostnader (lön o drift)
AVD FÖR UPPDRAGSUTBILDNING
Belopp
100
20
50 Budgeterad egen kostn för uppdraget
30
= -200
20 Kostn för kurs
200 (debiteras extern uppdragsgivare)
-200
20
ÖVERFÖRING till INST
Bruttointäkt (kto 3367)
Avgift/Avd f uppdragsutb
dras från institution
Netto
200
-20
180
-180
30
150
EA fördelar sedan ut den indirekta kostnaden
(30 i exemplet ovan) från projekt 980051 till
stödverksamhetsprojekten.
Resultat
0
Resultat
0
Figur 8.7 Uppdragsutbildning
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 121
EA-HANDBOK
8.4 MÅNADSAVSTÄMNING OCH PROJEKTUPPFÖLJNING
De datum för periodstängning som sätts av ekonomiavdelningen utgår från ESVs kalendarium
för myndigheternas inrapportering. Tiden är knapp och därför är det viktigt att institutionerna har
gjort (och är klara med) sina avstämningar och rättningar innan perioden stänger, så att KI kan
behålla en god kvalitet på sina bokslut.
8.4.1 MÅNADSAVSTÄMNING PÅ INSTITUTIONEN
Administrativa chefen, AC, ansvarar för att institutionen har god kvalitet i sin redovisning och
att resultat- och balansposterna ger en rättvisande bild av den totala verksamheten och respektive
verksamhetsgrenar. AC ansvarar för att samtliga balanskonton stäms av, att bilagor upprättas
varje månad samt att de bokslutsbilagor som ska vara ekonomiavdelningen tillhanda inlämnas i
tid.
Avstämningen ska ske enligt den avstämningslista som finns publicerad på intranätet.
För samtliga avstämningar gäller att:


Bilagor upprättas i nya BR-bilagor
Övriga bilagor upprättas
Bokslutsbilagorna görs via rapporter ”bokslutspecar” i Agresso. Inga bilagor behöver skickas in
till EA. Endast vid del-och helår ska bilagor skickas in till EA. Vid övriga månadsbokslut
hämtar EA information från bokslutsbilagor.
Under Bokslut på intranätet kan man hitta avstämningslistan, datum för periodstängningar och
bokslutsanvisningarna som ger en mer detaljerad förklaring över avstämningsarbetet.
8.4.2 MÅNADSAVSTÄMNING PÅ EKONOMIAVDELNINGEN
Ekonomiavdelningen ansvarar i motsvarande mån för att hela KIs redovisning har samma kvalitet. Av detta följer att arbetet som görs ute på institutionerna lägger grunden för EAs möjligheter
att uppfylla sitt ansvar avseende hela KI. ESV granskar i sin tur KIs ekonomiadministration,
vilket mynnar ut i ett EA-värde för KI.
Riksrevisionen, som är riksdagens kontrollorgan, är den myndighet som reviderar den statliga
verksamheten vid landets myndigheter. Riksrevisionen granskar KIs helår- och delårsbokslut,
men gör dessutom revisioner däremellan av specifika områden.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 122
EA-HANDBOK
8.4.3 PROJEKTUPPFÖLJNING
Ett projekt på KI omfattar all verksamhet inklusive externt finansierad verksamhet. Till projektet
hänförs alla intäkter eller kostnader redovisningsmässigt. Projekten har en gemensam föreslagen
fastställd struktur: IIGGGNNXXV där:

II = institutionskod

GGG = grupp

NN = personnr (eget forskarID-nummer/person)

XX = löpnummer

V = verksamhetskod
Antalet positioner i projekten kan variera, då alla institutioner t ex inte har treställiga
forskargrupper. Objektstrukturen för respektive institution går att finna i Agresso under Egen
Meny/Avtalsreskontra/Inläsning Begrepp Relationer/Fråga Begrepp Relationer;
Denna struktur identifierar projektet och anger också hur
projektet ska följas upp. Utöver projekt finns relationer
kopplade till projekten. Dessa är forskargrupp (GRP) och
Sektion. Dessa går i hierarkisk ordning där projekt är lägsta
nivå. Projekt är kopplat till en forskagrupp (GRP) som i sin
tur är kopplad till en sektion och som i sin tur är kopplad till
en institution.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 123
EA-HANDBOK
Verksamhetskoden visar vilken typ av verksamhet som projektet bedriver, t ex utbildnings- eller
forskningsverksamhet, samt ifall den är statlig eller ej. Inom statlig redovisning är det viktigt att
visa vem/vilka som finansierar projektet, dels pga. statliga redovisningskrav, dels då dessa finansiärer kan ha synpunkter på hur verksamheten ska bedrivas i projektet. Därför är det viktigt att
vara insatt i samt beakta kraven från en finansiär före ett avtal tecknas91 så att inte KI binder sig
till ett avtal som inte ligger i linje med vad som är etiskt eller ekonomiskt försvarbart.
Finansiär är ett tvingande fält i kontosträngen vid bokning av intäkter, allt för att skapa transparens samt ge en rättvisande bild av hur KIs verksamhet finansieras. Det är viktigt att den eller de
som ansvarar för projektets måluppfyllelse också är införstådda med de administrativa rutiner
eller krav som finansiären ställer. Vissa finansiärer har högre redovisningskrav än andra, t ex
EU och NIH som har strikta redovisningskrav. Ytterligare information om finansiärers krav finns
på KIs intranät, Enheten för forskarstöd och Ekonomiavdelningen. Oavsett om redovisningskraven från finansiären är höga eller ej så är det viktigt att de följs!
Ett viktigt verktyg för ekonomistyrning av projekten är budgeten. Syftet med budgeten är att få
större kontroll över inköp, anställd personal, fördelningen av de ekonomiska resurserna m m.
Från vissa finansiärer, t ex NIH, är det ett krav att budgeten också finns registrerad i Agresso och
att den aktivt används i projektuppföljningen samt i återrapporteringen till dem. Genom att
stämma av verkligt utfall mot budget, kan man fånga upp felaktigheter i tid, fatta relevanta beslut
och i tid styra projektets ekonomi i rätt riktning. Hur budget läggs upp beskrivs i Agressohandboken.
Grundprincipen som tillämpas för alla typer av projekt vid KI är att de ska ha full kostnadstäckning inom KI, se tidigare avsnitt 8.1 i detta kapitel om indirekta kostnader och samfinansiering92
samt kapitel 4.2 Bidrag och avgifter. Varje projekt ska utöver löpande kostnader och intäkter
belastas med periodiserade kostnader för investeringar, t ex avskrivningskostnader för
anläggningstillgångar. I externfinansierade projekt avräknas endast de intäkter som motsvaras av
de kostnader som projektet belastats med. Resterande överskott av intäkter värderas (periodiseras
bort) månatligen. Exemplet i figur 8.8 och 8.9 förtydligar KI värderingsmodell, se även
instruktioner för värdering på EA:s hemsida.
Månatligen ska projekten vara genomgångna och kontrollerade så att inte icke-tillåtna
kostnader finns på projekten. Exempel på sådana är hyreskostnader på projekt finansierade av
Cancerfonden, skuldräntor eller kursförluster på EU/NIH-projekt osv. Det är viktigt att finansiärens anvisningar följs, t ex NIH har särskilda krav avseende vilka resebolag som anlitas.
Eventuella felkonteringar ska korrigeras den månad de uppstår och periodiseringar ska bokas
upp enligt den rutin som finns vid KI. För ytterligare information, se kapitel 1.4 och 2.4 om
periodavgränsningsposter.
Exempel på transaktioner under en månad på ett projekt framgår av figur 8.8 nedan:
91
Kontakt tas med juristavdelningen vid KI ifall det skulle råda någon tvekan om föreskrifterna i ett avtal
Observera att det finns finansiärer som inte tillåter samfinansiering av andra externa finansiärer, men som
kräver institutionsintern samfinansiering t ex EU och NIH. Institutionsintern samfinansiering innebär att KI själv
täcker vissa projektkostnader, t ex kostnader som finansiären förutsätter att KI ändå skulle haft, oavsett om
projektet fanns eller ej, såsom hyreskostnader eller avskrivningskostnader för inredning.
92
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 124
EA-HANDBOK
Konto Beskrivning
3512
Bidrag
Proj
*3
FIN
Mpt
5WALL 1EX
4*
Lönekostnader
*3
1EX
5*
Driftskostnader
*3
1EX
Verks
31
Belopp
D/K
100 000
K
31
40 000
D
31
20 000
D
12 000
D
28 000
K
Indirekta kostnader via fil
Projektsaldo
Figur 8.8
Kontering vid värdering blir då:
Konto Intäkt/kostnad (text)
2732
Oförbrukade bidrag
Proj
*3
FIN
Mpt
5WALL 1EX
Verks Belopp
28 000
31
D/K
359
*3
5WALL 1EX
31
28 000
D
0
K
Värdering (??)
Projektsaldo efter värdering
K
Figur 8.9
De flesta finansiärer kräver en årlig ekonomisk rapport. Därför är minimikravet att projektet gås
igenom varje kvartal, men även månaden innan projektperioden93 stänger, för att se till att alla
föreskrifter avseende administrativa förehavanden är uppfyllda (tidrapportering för anställda,
ekonomiskt utfall m m). Ifall felaktigheter ändå upptäcks efter periodstängning ska de snarast
korrigeras, men om projekten följs upp månatligen så kan eventuella förelägganden från revisorer och finansiärer samt merarbete vid en revision minimeras. Det är viktigt att följa rutinerna
för projektuppföljning då institutionen kan bli återbetalningsskyldig ifall finansiärens föreskrifter
inte följs. I värsta fall kan det resultera i kännbara ekonomiska konsekvenser för institutionen/KI
och för institutionens/KIs anseende (badwill).
När ett projekt avslutats, dvs projektet är redovisat och godkänt av finansiären94, och det finns ett
projektsaldo kvar, ska saldot resultatföras95. Detta förfarande förutsätter att finansiären inte krävt
återbetalning av de återstående medlen.
Om medel beviljas av extern finansiär som inte kräver någon återredovisning kan saldot på
projektet resultatföras omedelbart. Det bör dock påpekas att det är vad som står i ansökan och i
gåvobrevet, som avgör när projektet ska avslutas. Står det t ex att medel till projektet ska
förbrukas/räcka under två år, så ska projektmedlen resultatföras först efter två år.
93
Dvs. den redovisningsperiod som framgår av kontraktet
I vissa fall kan projektet definieras som redovisat först då finansiären skriftligen godkänt forskarrapporten samt
den ekonomiska redovisningen. Detta gäller t ex EU- och NIH-projekt.
95
Dvs konto 8999 Årets kapitalförändring debiteras och konto 2090 Årets kapitalförändring krediteras
94
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 125
EA-HANDBOK
Om det råder några osäkerheter kring rutiner av projektuppföljning, redovisning eller avslut av
projekt kontaktas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen.
8.4.3.1 DIARIEFÖRING OCH AVTALSHANTERING
W3D3 (Platina fram till 2012-12-31) är KIs diarieföringssystem. Alla kontrakt avseende
forskningsfinansiering (bidrag och uppdrag) ska diarieföras i W3D3. För ytterligare information,
se intranätet.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 126
EA-HANDBOK
9 ARKIVERING
Karolinska Institutet är en förvaltande myndighet som består av ett antal institutioner, där de
enskilda institutionerna är egna arkivbildare vilket innebär att de själva är ansvariga för sin
arkivhantering och att de uppfyller de krav som lagstiftningen ställer på hanteringen av allmänna
handlingar. Tillsammans utgör dessa arkiv KIs fullständiga arkivbildning. Arkivlagen är den lag
som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna ska sköta sina
arkiv. KIs arkiv bildas av de allmänna handlingarna i myndighetens verksamhet och som KI beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndighetens arkiv är en del av det nationella kulturarvet
och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att det tillgodoser:



rätten att ta del av allmänna handlingar
behovet av information för rättskipning och kontroll
forskningens behov
Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är
en grundlag och i den stadgas det att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar.
Det gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla typer av informationsbärare kan
alltså vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller elektronisk information i datorer. En handling blir allmän om den förvaras hos myndighet, inkommit
till myndigheten eller upprättats där.
På en myndighet som KI är huvudregeln att handlingarna är offentliga, dock kan vissa uppgifter i
en handling vara sekretessbelagda, men det behöver inte gälla hela informationen utan kan gälla
vissa delar. Sekretessbeläggning får endast göras med hänvisning till offentlighets- och
sekretesslagens paragrafer.
9.1 ARKIVERING AV EKONOMIMATERIAL
Enligt bokföringslagen ska räkenskapshandlingar bevaras. Vissa handlingar kan dock gallras
(dvs. kastas) efter frist som Riksarkivet beslutar om - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd
om gallring och utlån av räkenskapshandlingar är det dokument som styr vad som ska arkiveras
och vad som ska gallras när det handlar om räkenskapsmaterial vid KI.
Räkenskapsinformationen ska som huvudregel stanna inom landet under hela arkiveringstiden.
Finns informationen på datamedium gäller att mediet, maskinutrustning och system ska finnas i
Sverige. Grundregeln för arkivering inom KI är att institutionen själv ansvarar för sina egna
handlingar. Gallringsbart material kan levereras till universitetsförvaltningen förutom för innevarande samt föregående år som behålls vid institutionen. Arkivarie kontaktas. På Arkiv och
Registraturs sida på KIs intranät finns ytterligare information om vad som gäller vid leverans av
gallringsbart material till förvaltningen.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 127
EA-HANDBOK
9.1.1 EU/NIH-PROJEKT
För EU-projekt anges arkiveringsreglerna specifikt för varje projekt. Det är således viktigt att
redan från projektstarten ta reda på vad som gäller. Gallringsfristerna är ofta längre än vad som
är vanligt för räkenskapsmaterial i Sverige, så det är viktigt att märka upp materialet med vilket
ramprogram det tillhör, kanske till och med förvara det åtskilt från de andra arkivhandlingarna.
Oavsett vilket ramprogram projekten tillhör ska alla handlingar finnas bevarade i 5 år efter att
projektet avslutats, eftersom EU/NIH kan göra en revision inom den tiden. Har ett projekt dragit
ut på tiden innebär det att handlingarna kan behöva sparas i 10-15 år (dvs från de första åren i
projektet).
9.1.2 MER INFORMATION
På KIs intranäts sidor om Arkiv och Registratur finns mer information om arkivering. Där finns
också våra arkivbildningsplaner och andra dokument att tillgå.
På Riksarkivets hemsida kan man läsa RA-FS 2004:
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 128
EA-HANDBOK
REFERENSER
Anslagsförordningen (SFS 2011:223) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
Avgiftsförordningen (SFS 1992:191) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
Bokföringsförordningen (SFS 1979:1212) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
Bokföringslagen (SFS 1999:1078) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
EA 2012. Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet (ESV 2012:2)
http://www.esv.se/PageFiles/260/eabok.pdf
Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd, www.esv.se
ESV:s handledning i moms för statliga myndigheter
http://www.esv.se/Verktyg--stod/momshandledning/
ESV:s ordbok om ekonomisk styrning i staten (ESV 2011:9)
http://www.esv.se/PageFiles/1485/esvs-ordbok-110908.pdf
Farliga förmåner, vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott
(Institutet mot mutor) www.chamber.se/imm
Förordning om hantering av statliga fordringar (SFS 1993:1138)
Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions. Version 28/02/2011
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf
Handledning - Materiella anläggningstillgångar. Redovisning av materiella anläggningstillgångar
vid statliga myndigheter (ESV 2010:32) http://www.esv.se/Verktyg-stod/Publikationer/2009/Materiella-anlaggningstillgangar-/
Handledning – Transfereringar. Att redovisa lämnade bidrag (ESV 2011:23)
http://www.esv.se/PageFiles/3645/Transfereringar.pdf
Högskoleförordningen (SFS 1993:100) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
Immateriella anläggningstillgångar. En handledning om redovisning av immateriella
anläggningstillgångar vid statliga myndigheter (ESV 2002:3) http://www.esv.se/Verktyg-stod/Publikationer/2002/Immateriella-anlaggningstillgangar/
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 129
EA-HANDBOK
Kapitalförsörjningsförordningen (SFS 2006:999)
Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/
Momsbroschyren. Skatteverket (SKV 552, utgåva 19)
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/blanketterbroschyrer/broschyrer/info/552.4.39f
16f103821c58f680007909.html
Momshandboken. Reglerna 2010/2011 (Tholin & Larsson 2010) www.tholin.se
Moms vid utrikeshandel. Skatteverket (SKV 560 utgåva 3)
http://www.skatteverket.se/download/18.1a098b721295c544e1f800015173/56003.pdf
Om mutor och jäv – en vägledning för offentligt anställda (2006-06-02) www.regeringen.se
Sponsring som finansieringskälla. En vägledning för statliga myndigheter (ESV 2002:15)
http://www.esv.se/Verktyg--stod/Publikationer/2002/Sponsring-som-finansieringskalla/
Statistisk analys 2009-05-26, Högskoleverket 2009/5
http://www.hsv.se/download/18.1dbd1f9a120d72e05717ffe3222/Statistisk+analys+2009_5.pdf
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 130
EA-HANDBOK
BILAGA 1 - UPPSTÄLLNINGSFORMER FÖR RESULTATRÄKNING
Nedan återfinns resultaträkningen som avser åren 2011 samt 2010 angiven i tusentals kronor för KI. Till
vissa rubriker finns en ”not”. En not är en hänvisning, som placerats i slutet av årsredovisningen, och som
ger ytterligare information om posten.
Utfall
Utfall
2011-01-01
2010-01-01
2011-12-31
2010-12-31
2 435 581
2 335 458
771 283
780 648
2 098 274
2 107 775
65 662
29 175
5 370 799
5 253 056
-2 783 693
-2 605 695
Verksamhetens intäkter
Intäkter av anslag (not 1)
Intäkter av avgifter och andra ersättningar (not 2)
Intäkter av bidrag (not 3)
Finansiella intäkter (not 4)
Summa intäkter
Verksamhetens kostnader
Kostnader för personal (not 5)
Kostnader för lokaler (not 6)
-585 653
-564 529
Övriga driftkostnader (not 7)
-1 644 846
-1 658 896
Finansiella kostnader (not 8)
-28 665
-7 617
-175 106
-157 502
Summa kostnader
-5 217 964
-4 994 240
Verksamhetsutfall
152 835
258 816
-8 525
-4 304
2 067
-1 871
1 882
-1 881
196
-1
20 565
10 449
29 577
20 851
82 928
35 480
-133 071
0
-66 781
0
144 506
254 513
Avskrivningar och nedskrivningar (not 12-14)
Resultat från andelar i dotterföretag och intresseföretag
Uppbördsverksamhet (not 9)
Intäkter av avgifter m m samt andra intäkter som inte
disponeras av myndigheten
Medel som tillförts statsbudgeten från uppbördsverksamhet
Saldo
Transfereringar (not 10)
Medel som erhållits från statsbudgeten för finansiering av
bidrag
Medel som erhållits från myndigheter för finansiering av
bidrag
Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag
Lämnade bidrag
Saldo
ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING (NOT 11) 96
96
Statliga universitet och högskolor ska balansera räkenskapsårets resultat i ny räkning. Om det ackumulerade överskottet i
verksamheten överstiger tio procent av verksamhetens totala kostnader ska förklaring lämnas över hur överskottet ska
användas och hur det uppstått. På samma sätt ska ett underskott i verksamheten för budgetåret enligt resultaträkningen
förklaras och kommenteras, såväl hur det har uppstått som hur det ska täckas.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 131
EA-HANDBOK
BILAGA 2 - UPPSTÄLLNINGSFORMER FÖR BALANSRÄKNING
Nedan återfinns balansräkningen som avser åren 2011 samt 2010 angiven i tusentals kronor för KI.
TILLGÅNGAR
2011-12-31
2010-12-31
Balanserade utgifter för utveckling
4 457
5 167
Rättigheter och andra immateriella anl.tillg.
4 085
3 898
8 543
9 065
Immateriella anläggningstillgångar (not 12)
Summa immateriella anläggningstillgångar
Materiella anläggningstillgångar
Förbättringsutgifter på annans fastighet (not 13)
61 073
71 438
605 589
593 315
Pågående nyanläggningar (not 15)
31 438
19 557
Summa materiella anläggningstillgångar
698 101
684 310
Andelar i dotterföretag och intresseföretag (not 16)
102 443
129 300
Andra långsiktiga värdepappersinnehav (not 17)
244 959
258 808
347 403
388 109
121 845
136 862
80 074
82 945
772
25 646
202 691
245 454
Förutbetalda kostnader (not 20)
128 600
115 672
Upplupna bidragsintäkter (not 21)
204 561
215 211
Övriga upplupna intäkter (not 22)
14 787
7 927
347 948
338 810
-90 435
-72 121
-90 435
-72 121
3 191 142
2 941 510
193 232
122 780
Summa kassa och bank
3 384 374
3 064 291
SUMMA TILLGÅNGAR
4 898 625
4 657 917
2011-12-31
2010-12-31
Maskiner, inventarier, installationer m.m. (not 14)
Finansiella anläggningstillgångar
Summa finansiella anläggningstillgångar
Fordringar
Kundfordringar
Fordringar hos andra myndigheter (not 18)
Övriga fordringar (not 19)
Summa fordringar
Periodavgränsningsposter
Summa periodavgränsningsposter
Avräkning med statsverket
Avräkning med statsverket (not 23)
Summa avräkning med statsverket
Kassa och bank
Behållning räntekonto i Riksgäldskontoret (not 24)
Kassa, postgiro och bank
KAPITAL OCH SKULDER
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 132
EA-HANDBOK
Myndighetskapital (not 11+25)
Statskapital
5 238
5 238
96 969
128 604
Balanserad kapitalförändring
949 303
690 486
Kapitalförändring enligt resultaträkningen
144 506
254 513
1 196 016
1 078 841
förpliktelser (not 26)
11 548
14 694
Övriga avsättningar (not 27)
38 013
34 544
49 561
49 238
400 245
376 343
95 777
104 699
Leverantörsskulder
192 978
192 867
Övriga skulder
177 032
119 852
Summa skulder m m
866 032
763 846
Resultatandelar i dotterföretag och intresseföretag
Summa myndighetskapital
Avsättningar
Avsättningar för pensioner och liknande
Summa avsättningar
Skulder m m
Lån i Riksgäldskontoret (not 28)
Skulder till andra myndigheter
Periodavgränsningsposter
Upplupna kostnader (not 29)
139 522
140 971
Oförbrukade bidrag (not 30)
2 276 622
2 224 390
370 871
370 716
Summa periodavgränsningsposter
2 787 016
2 736 077
SUMMA KAPITAL OCH SKULDER
4 898 625
4 657 917
Inga
Inga
Övriga förutbetalda intäkter (not 31
Ansvarsförbindelser97
97
Enligt ESV är en ansvarsförbindelse en ”förpliktelse som inte redovisas som skuld eller avsättning på grund av att det
inte är troligt att den kommer att behöva infrias, eller på grund av att dess storlek inte kan beräknas med tillräcklig
tillförlitlighet”. De största ansvarsförbindelserna som finns inom staten är garantiåtaganden t ex att överta en
låntagares skyldigheter gentemot en långivare .
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 133
EA-HANDBOK
BILAGA 4 - OLIKA TYPER AV BETALKORT OCH VILLKOR
Typ av betalkort
Villkor
1. Företagskort/Inköpskort
Ska användas i begränsad omfattning, normalt endast ett kort per institution. Universitetsdirektören beslutar om dessa kort. Kortföretaget
fakturerar KI på institutionsadress. Kortet ska förvaras vid institutionen på
betryggande sätt och får endast användas i tjänsten. Information om
ramavtal, se KIs intranät.
Kortinnehavaren är personligt ansvarig för gjorda beställningar och inköp.
Vid personlig användning dras kortet in.
Samtliga betalningar ska kunna verifieras på sådant sätt att det klart
framgår att det rör sig om en kostnad i tjänsten i enlighet med KIs regler.
Se vidare representationsreglerna och resereglementet på intranätet under
Regler och riktlinjer.
2. Betalkort med personligt betalningsansvar
Personligt betalningsansvar innebär att kortinnehavaren har det fulla
betalningsansvaret för alla debiteringar som uppkommer genom
användandet av kortet liksom för eventuella andra avgifter.
Kortinnehavaren ska följa avtalade villkor och kontobestämmelser samt
KIs egna bestämmelser. Fakturan adresseras till kortinnehavarens
bostadsadress och regleras direkt mellan innehavaren och kortföretaget.
Kortinnehavaren redovisar sina kostnader kopplade till KI som
utläggsersättningar. Samtliga ersättningsanspråk ska kunna verifieras på
sådant sätt att det klart framgår, att det rör sig om en kostnad i tjänsten i
enlighet med KIs regler. Originalkvitton med angivande av moms ska
bifogas. För det fall det rör sig om utländska transaktioner bör även kopia
av kortföretagets faktura bifogas för information om använd valutakurs.
Yrkande om ersättning för betalkortsköp bör göras löpande och i nära
anslutning till varje ekonomisk händelse och inom räkenskapsåret. Kortet
får användas även för privata inköp.
Då anställning upphör ska kortet, utan särskild tillsägelse, klippas och
sändas in till respektive institution som vidarebefordrar kortet till
kortföretaget för avslut.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 134
EA-HANDBOK
Ansökan om företagskort/betalkort med personligt betalningsansvar
Prefekt eller Administrativ chef på delegation, beslutar om dessa kort. Beslut om val av upphandlad
leverantör fattas på avdelningen eller institutionen, ansökningsblanketten fylls i och skickas till leverantören
via Prefekt eller Administrativ chef. Kopior av ansökan förvaras på avdelningen eller institutionen. En
sökväg är via internwebben: Ekonomi/Inköp och Upphandling/Ramavtal/Avtalsdatabas. Vid sökord anges
”betalkort” eller leverantörens namn. Under leverantörsnamnet finns olika dokument inklusive avsnittet
Avropsavtal samt Myndighetsavtal med tillhörande ansökningsblankett.
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 135
EA-HANDBOK
BILAGA 5 - MOMSREGISTRERINGSNUMMER (VAT- NUMMER)
I EU-LÄNDERNA
a)
Medlemsland
Momsregistreringsnummer med landskod
Belgien
BE 9999999999
10 siffror
Bulgarien
BG 9999999999
9 - 10 siffror
Cypern
CY 99999999X
8 siffror + 1 bokstav
Danmark
DK 99999999
8 siffror
Estland
EE 999999999
9 siffror
Finland
FI 99999999
8 siffror
Frankrike
FR 99999999999
11 siffror
Grekland
EL 999999999
9 siffror
Irland
IE 9X99999X
8 tecken
Italien
IT 99999999999
11 siffror
Lettland
LV 99999999999
11 siffror
Litauen
LT 999999999999
9 eller 12 siffror
Luxemburg
LU 99999999
8 siffror
Malta
MT 99999999
8 siffror
Nederländerna
NL 999999999B99
Polen
PL 9999999999
12 tecken
f)
10 siffror
Portugal
PT 999999999
9 siffror
Rumänien
RO 9999999999
2 - 10 siffror
Slovakien
SK 9999999999
9 eller10 siffror
Slovenien
SI 99999999
8 siffror
Spanien
ES X9999999X
9 tecken
Storbritannien
GB 999999999
9 siffror
GB 999999999999
12 siffror
i)
GB GD999
5 tecken
j)
GB HA999
5 tecken
k)
Sverige
SE 999999999999
12 siffror
l)
Tjeckien
CZ 9999999999
Tyskland
DE 999999999
8 - 10 siffror
m)
9 siffror
Ungern
HU 99999999
8 siffror
Österrike
AT U99999999
9 tecken
Förklaringar
9 = tecknet ska vara en siffra
X = tecknet ska vara en siffra eller bokstav
Uppdaterad 2015-07-27
Antal tecken utöver landskoden
b)
c)
d)
e)
g)
h)
n)
Förklaringar a-n: se nästa sida
Sida 136
EA-HANDBOK
Förklaringar a) – n):
a)
Här mellanrum efter landskoden av tydlighetsskäl
b)
Fyll ut äldre niosiffriga nummer med en inledande nolla
c)
Det första eller det andra tecknet efter landskoden kan undantagsvis istället vara en bokstav (inte I eller O)
d)
Landskoden är inte enligt ISO 3166. Grekiska momsregistreringsnummer visas bara
som godkända om företaget särskilt anmält till landets skattemyndighet att det handlar
med andra EG-länder
e)
Andra tecknet efter landskoden är en siffra eller en bokstav, det sista tecknet är alltid en
bokstav. (OBS! skillnaden mellan 1 och I samt mellan 0 och O)
f)
Polska momsregistreringsnummer visas bara som godkända om företaget särskilt
anmält till landets skattemyndighet att det handlar med andra EG-länder
g)
Nummer kortare än tio siffror ska inte fyllas ut med inledande nollor
h)
Det första tecknet efter landskoden eller i vissa fall det sista tecknet eller båda dessa
tecken är en bokstav. Spanska momsregistreringsnummer visas bara som godkända om
företaget särskilt anmält till landets skattemyndighet att det handlar med andra EGländer
i)
Avser företag som har separata momsregistreringar för olika verksamhetsgrenar
j)
Avser myndigheter (Governmental Departments)
k)
Avser "health care institutions", numera normalt utbytta mot 9-siffriga nummer som
inleds med siffrorna 654
l)
De två sista siffrorna är alltid 01
m)
Särskilt registreringsnummer för EG-handel
Identifikationsnummer" ("USt-IdNr.")
n)
Första tecknet efter landskoden är alltid bokstaven U. Betecknas "UID-Nr."
Uppdaterad 2015-07-27
som
betecknas
"Umsatzsteuer-
Sida 137
EA-HANDBOK
BILAGA 6 - EUROPEISKA GEMENSKAPENS MERVÄRDESSKATTEOMRÅDE
Medlemsland
Landkod
Benämning
Belgien
Bulgarien
Cypern
Danmark
Estland
Finland
Frankrike
BE
BG
CY
DK
EE
FI
FR
Grekland
Irland
Italien
GR
IE
IT
FPA
VAT
IVA
Lettland
Litauen
Luxemburg
Malta
Nederländerna
Polen
Portugal
Rumänien
Slovakien
Slovenien
Spanien
LV
LT
LU
MT
NL
PL
PT
FO
SK
SI
ES
LSL
LTL
TVA
MTL
BTW
PLN
IVA
TVA
SKK
SIT
IVA
Storbritannien
GB
VAT
Sverige
Tjeckien
Tyskland
SE
CZ
DE
MOMS
CZK
Mwst
Ungern
Österrike
HU
AT
HUF
Mwst
Medtag/undantag: Vissa områden inom EU har
dock undantagits från de gemensamma reglerna.
Skatt/moms
BTW
CYP
MOMS
EEK
ALV
TVA
Undantag: Den norra turkiska delen av Cypern
Undantag: Åland
Medtag: Monaco Undantag: De franska utomeuropeiska departementen (Franska Guyana, Guadeloupe,
Martinique och Réunion)
Undantag: Agion Oros
Undantag: Livigno, Campione d´Italia och de italienska delarna av Luganosjön
Medtag: Azorerna och Madeira
Medtag: Balearerna (Mallorca, Ibiza, Menorca och
Formentera) Undantag: Ceuta, Melilla och Kanarieöarna (Gran Canaria, Tenerife, Fuerteventura,
Lanzarote, La Palma, La Gomera och El Hierro).
Medtag: Isle of Man Undantag: Kanalöarna (Jersey,
Guernsey, Aldernay, Sark och Herm).
Undantag: Ön Helgoland och området Busingen am
Hochrhein
I EU:s mervärdesskatteområde ingår inte:






Färöarna och Grönland
Andorra
San Marino
Vatikanstaten
Aruba och Nederländska Antillerna (Bonarire, Curacao, Saba, Sint-Eustatius och Sint-Maarten)
De franska utomeuropeiska territorierna
Uppdaterad 2015-07-27
Sida 138