Protokoll distriktsstyrelsen juni 2015
EFS Västerbotten Konstituerande styrelse Protokoll ST 2015-06-02 EFS Ånäset Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, Bureå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Frånvarande: Jon Nilsson, Bergsbyn Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Inledning Meddelande om utfall av styrelsevalet Ordförande Vice ordförande Protokollssekreterare Justerare § 65 Marianne Berglund läser text från bönboken över Heliga Trefaldighets dag, ”I relationen synliggörs människan, blir person, får ett ansikte…”. Vi ber tillsammans. Kristoffer Hedman förklarar sammanträdet öppnat. § 66 Styrelsen väljer df som interimistisk ordförande därefter meddelas att årsmötet för andra gången beslutat att minska antalet styrelseledamöter från 12 till 9 och därmed fastställt de nya stadgarna. Karin Paulsson har omvalts för en treårs period. Df påminner om styrelsens arbetsformer, styrelsens arbetsordning samt uppmanar ledamöterna att lämna in underlag för reseersättning. § 67 Styrelsen beslutar att välja Rune Hedman till ordförande för styrelsen under verksamhetsåret 15/16. Valet sker med slutna sedlar. § 68 Styrelsen beslutar att välja Marianne Berglund till vice ordförande för styrelsen under verksamhetsåret 15/16. Valet sker med slutna sedlar. § 69 Styrelsen beslutar att välja Eva S Bäckström till sekreterare § 70 Styrelsen beslutar att välja Rune Hedman och Christina Bjerle-Johansson att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Dagordning Föregående styrelseprotokoll Fullmakt § 71 Dagordningen fastställs med följande tillägg: Rapport Medvandrarprojekt § 72 Föregående styrelseprotokoll 150322 läggs till handlingarna. § 73 Styrelsen beslutar att befullmäktiga distriktsföreståndare Kristoffer Hedman (7005052076), ekonom Eva S Bäckström (610731-8625) och administratör Margita Sundell (500909-9307) för tiden t o m 2016-06-30 att två i förening utkvittera medel tillhörande EFS i Västerbotten på plusgiro, postkontor, bank, postens serviceenheter eller andra penninginrättningar att befullmäktiga Kristoffer Hedman och Eva S Bäckström att var för sig äga tillträde till bankfack för tiden t o m 2016-06-30 att befullmäktiga Margita Sundell och Eva S Bäckström att var för sig utkvittera rekommenderade brev och paket för tiden t o m 2016-06-30. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Firmatecknare § 74 Styrelsen beslutar att EFS i Västerbottens firma ska tecknas antingen av styrelsen i sin helhet eller av styrelsens ordförande Rune Hedman (470209-8759) distriktsföreståndare Kristoffer Hedman (700505-2076) och ekonom Eva S Bäckström (610731-8625), två i förening, för tiden till och med 2016-06-30. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Delegeringsregler 2015/ 2016 § 75 Styrelsen beslutar att för verksamhetsåret 2015/2016 fastställa följande delegeringsregler, utöver vad som anges i PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation: Df (distriktsföreståndare) leder distriktets operativa och strategiska arbete för styrelsens räkning beslutar om anställningar inom ramen för fastställd budget och bemanningsplan beslutar om tjänstledigheter beslutar om gemensam fortbildning inom ramen för fastställd budget beslutar om lån till föreningar eller motsvarande beslutar om bidrag beslutar om personallån beslutar om inköp upp till 5 basbelopp upp till 1 basbelopp upp till 2 basbelopp upp till 2 basbelopp Df kan delegera beslutsrätt. Alla beslut rörande anställningar, tjänstledigheter, bidrag och lån skall protokollföras i Ledningsgruppens personalprotokoll. Kapitalplacering Distriktsföreståndare och ekonom i förening äger rätt att enligt styrelsens dokument ”Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering” (ST 56/2015) handla med värdepapper på penningmarknaden. Utskott och råd § 76 Styrelsen beslutar att välja utskott och råd enligt nedanstående lista att utskottet och råden inom sig väljer ordförande att utskottet och råden inom sig beslutar om vem som sitter för 1 år respektive 2 år: AU ER VR KR IR Arbetsutskottet Rune Hedman Marianne Berglund Karin Paulsson Ekonomirådet Hans Jakobsson Helene Hedman Christer Lindgren Verksamhetsrådet Christina Bjerle-Johansson Katrine Ruuth Mats Lindberg Gunilla Stenberg Emil Djärf Oskar Eriksson Kommunikationsrådet Matts Hägglund Lena Björkman Evelina Miderfjäll Peter Lundström Internationella rådet Eva Lundeborg-Karlsson Mats Bohman Birgit Hedman styrelsen styrelsen styrelsen Bureå Sävar Bjurholm styrelsen Ersmark Ske-å Umeå Skellefteå styrelsen styrelsen Sävar Umeå Ursviken Åkullsjön Umeå Lillkågeträsk/ Umeå styrelsen Flarken Täfteå Holmsund Djäkneboda styrelsen Strömbäck Umeå Umeå Åke Hägglund Kersti Karlsson Svarttjärn Kåge Styrelsen uppdrar till interna valberedningen att, om möjligt, komplettera VR med ytterligare en ledamot från norra länsdelen till kommande sammanträde. Klippenkamraterna Distriktsmissionsombud § 77 Styrelsen beslutar att välja Johan Andersson till styrelsens representant i Klippenkamraternas styrelse för ett år, samt Jon Nilsson som kontaktperson. § 78 Styrelsen beslutar att välja Torbjörn Arvidsson, Umeå till missionsombud för södra länsdelen att välja Kersti Karlsson, Kåge till missionsombud för norra länsdelen. § 79 Ledamöter till Luleå Styrelsen beslutar stifts samrådsgrupp att välja Mats Bohman, Umeå och Kersti Karlsson, Kåge till ledamöter för internationella i Luleå stifts samrådsgrupp för internationella frågor. frågor Ledamot i AFFI Sensus Norra Norrlands årsstämma 2016 Stiftelsen Solviks folkhögskola Nomineringskommitté Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola Nomineringskommitté § 80 Styrelsen beslutar att välja Håkan Lundberg, Jörn till ledamot i AFFI (Luleå stifts Arbetsgrupp för flykting och invandrarfrågor). § 81 Styrelsen beslutar att välja Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå, till representant till Sensus Norra Norrlands årsstämma. § 82 Styrelsen beslutar att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Solviks folkhögskola utse: Rune Hedman, (smk) Bureå för 2 år Anita Lundqvist, Boliden för 1 år § 83 Styrelsen beslutar att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Berit Öberg, Umeå för 1 år Styrelsen uppdrar till interna valberedningen att komplettera nomineringskommittén med en sammankallande person som sitter på två år. Stiftelsen Solviks folkhögskolas huvudmannamöte § 84 Styrelsen beslutar att till distriktsrepresentanter på huvudmannamöte för Stiftelsen Solviks folkhögskola utse: Kristoffer Hedman, Jon Nilsson, Bergsbyn och Rune Hedman, Bureå. Stiftelsen Strömbäcks folkhögskolas huvudmannamöte § 85 Styrelsen beslutar att till distriktsrepresentanter på huvudmannamötet för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Eva S Bäckström, Marianne Berglund, Sävar och Karin Paulsson, Bjurholm. Folkrörelsearkivets styrelse § 86 Styrelsen beslutar att välja Lars-Olov Sjöström, Holmsund som ledamot i styrelsen för Folkrörelsearkivet. § 87 Ägarrepresentant i Styrelsen beslutar Din Bok i Umeå AB att välja Rune Hedman, Bureå att vara ägarrepresentant vid bolagsstämman i Din Bok i Umeå AB samt övriga sammanträden där ägare kallas. Samarbetsrådet EFS-Svenska kyrkan i Luleå Stift § 88 Styrelsen beslutar att välja följande personer till samarbetsrådet EFS – Svenska Kyrkan i Luleå stift: Ordinarie ledamöter Kristoffer Hedman EFS Västerbotten Anita Lundqvist Boliden Hans Jakobsson Ersmark, Skellefteå Suppleanter Åke Hägglund Representanter i lokala samarbetskommitéer, samarbetsråd och samverkansråd EFSSvenska kyrkan Svarttjärn § 89 Styrelsen uppdrar till ledningsgruppen att utse representanter i lokala samarbetskommitéer, samarbetsråd och samverkansråd i EFS-Svenska kyrkan. § 90 Bibelfjälls styrgrupp Styrelsen beslutar att utse Kristoffer Hedman och Jon Nilsson till representanter i Bibelfjälls styrgrupp. § 91 Kontaktperson Styrelsen beslutar Norrlands att välja Torbjörn Arvidsson till kontaktperson för sjukhuskyrkan på Universitetssjukhus Universitetssjukhuset i Umeå. (NUS) Eventuella ärenden från årsmötet Styrelseledamot i konferenskommittén 2016 § 92 Styrelsen konstaterar att inga ärenden finns från årsmötet. § 93 Till ledamöter i konferenskommittén 2016 ska väljas en representant från Salt Västerbotten och en från EFS Västerbotten. Styrelsen beslutar att välja Jon Nilsson som representant från EFS Västerbotten, under förutsättning att han tackar ja till uppdraget. Insamlingsstrategidokument 2015 § 94 Ek föredrar en uppdaterad version av insamlingsdokumentet, där utfallet för 2014 redovisas samt att dokumentet anpassats till den insamlingsbudget som antagits för år 2015. AU 69 Styrelsen beslutar att anta dokumentet Insamlingsstrategi EFS Västerbotten för år 2015. Reviderat PM för distriktskonferens AU 49 § 95 Styrelsen har uppdragit till Anita Lundqvist och Anna-Maria NiemannBjörk att se över PM för distriktskonferens 2016. Df redogör för det förslag till reviderat PM som framställts. Styrelsen för ett samtal om förslaget och uppdrar till df att göra vissa korrigeringar. Styrelsen beslutar att anta PM:et efter gjorda korrigeringar. Df menar att distriktskonferensen 2016 kan komma att ha en jubileumsprägel med anledning av att EFS utlandsmission firar 150 år och EFS-anställda har då genomfört en resa till Etiopien. EFS senaste två konferenser har behandlat orden älskad och rustad och till 2016 återstår ordet sänd. Offensiva fonden Bibelfjäll: Elisabet Svedberg ST 153/2014 Bilaga rapport § 96 Ht 2014 startades projektet EFS i Tärna/Hemavan med utvecklat samarbete kring bibelskolan Bibelfjäll. Elisabet Svedberg har arbetat 50% i projektet. Df har sökt en samverkanslösning med Skellefteå och Umeå pastorat samt skickat in ansökningar om ekonomiskt stöd till Luleå Stift. Detta har inte resulterat i några ekonomiska medel för hösten 2015 ännu, och arbetet med fortsatt samverkan och bidrag fortgår inför 2016. Df föreslår styrelsen att bevilja medel ur Offensiva fonden till en förlängning av projektet för andra halvan av 2015. Styrelsen beslutar att bevilja medel ur Offensiva fonden för en fortsättning av projektet med 50% för andra halvan av år 2015, upp till 90 000 kr. Bemanning 2016 ST 49 AU 72 § 97 Df presenterar en summerad bemanningsplan som visar på neddragningar på krets-, distriktsgemensamma- och kanslitjänster för 2016. Den skriftliga bemanningsplanen kommer att i sin helhet redovisas vid styrelsen sammanträde i september. Styrelsen har gett df i uppdrag att i första hand omfördela tjänsterna för att, om möjligt, undvika uppsägningar. Detta har df gjort vilket innebär förändrade kretsarbetsområden samt att vakanta tjänster och kommande pensioneringar inte ersätts fullt ut. Även kretsarnas ekonomiska bärighet och omfattning av aktivitet har varit vägledande. Förslaget innebär att kretstjänster kommer att minska med 1,45 tjänster, distriktsgemensamma tjänster med 0,35 och kanslitjänster med 0,25 tjänster. Styrelsen bejakar df’s tankar om förändrad bemanningsplan. Styrelsen beslutar att uppdra till df att verkställa föreslagen förändring av bemanningsplan 2016. Styrelsen avsätter en stund för bön över arbetet med EFS Västerbottens bemanningsplan. Datum för årsmöte 2016 § 98 Styrelsen beslutar att EFS Västerbottens årsmöte 2016 förläggs i Robertsfors lördag 23 april. § 99 Styrelsens Styrelsen beslutar om följande datum och värdar för vt 2016: sammanträdesdatum Lördag 13/2, Sävar, Christina Bjerle-Johansson vt 2016 Lördag 19/3, Ånäset, Matts Hägglund Lördag 23/4, Robertsfors efter årsmötet, Ledningsgruppen Tisdag 7/6, Videosammanträde, Ledningsgruppen Utvärdering av årsmötet Meddelande om tjänster § 100 Df uppmanar samtliga ledamöter att skicka erfarenheter och kommentarer om årsmötet till Rune Hedman för kännedom. § 101 Meddelas att, Per Nilsson, vaktmästare i Grisbackakyrkan, Umeå, lämnat sin tjänst 140601 i samband med pensionering Per Nilsson Hanna Lindholm Per Bäckman Hans Eriksson Anna Näslund Hanna Lindholm, musiker i Bergsbykyrkan, Skellefteå lämnat sin tjänst 150128 Per Bäckman, diakoniassistent i Ersmarkskyrkan, Umeå, lämnat sin tjänst 150131 Hans Eriksson, vaktmästare i Sörbölekyrkan, Skellefteå, lämnar sin tjänst 150630 Anna Näslund, konsulent i Skellefteå missionsförening, lämnar sin tjänst 150731. Styrelsen mottar beskeden om att Per Nilsson, Hanna Lindholm, Per Bäckman, Hans Eriksson och Anna Näslund lämnat, respektive kommer att lämna, sina tjänster och uttrycker sitt tack för den tid de arbetat för EFS i Västerbotten. Anna Evertsson Johannes Dencker Magnus Soräng Jörgen Klingstedt Staffan Lindström Meddelas att, Johannes Dencker, samarbetskyrkopräst i Grisbackakyrkan, Umeå, lämnat sin tjänst i september 2014 Jörgen Klingstedt, samarbetskyrkopräst i Mobackenkyrkan, Skellefteå, lämnat sin tjänst i februari 2015 Styrelsen mottar beskeden om att Johannes Dencker och Jörgen Klingstedt lämnat sina tjänster och uttrycker sitt tack för den tid de arbetat i Grisbackakyrkan, Umeå och Mobackenkyrkan, Skellefteå. Meddelas att, Anna Evertsson, samarbetskyrkopräst i Solbackakyrkan, Holmsund, börjat sin tjänst i januari 2015 Magnus Soräng, samarbetskyrkopräst i Grisbackakyrkan, Umeå, börjat sin tjänst i februari 2015 Staffan Lindström, samarbetskyrkopräst i Mobackenkyrkan, Skellefteå, börjat sin tjänst i juni 2015 Styrelsen mottar beskeden om att Anna Evertsson, Magnus Soräng och Staffan Lindström börjat sina tjänster i Solbackakyrkan, Grisbackakyrkan och Mobackenkyrkan och välkomnar dem till dessa tjänster. Rapport föreningskontakter vt 2015 Bilaga § 102 Rune Hedman läser upp den sammanfattning han gjort utifrån inlämnade rapporter från de föreningskontakter som genomförts av ledamöter under våren. Sammanfattningen biläggs protokollet. ST 17 Styrelsen mottar rapporten. Rapport Lutherjubileum 2017 § 103 Df meddelar att år 2017 är det 500 år sedan reformationen. Biskop Hans Stiglund har meddelat att det kommer att bli ett stort firande i den världsvida lutherska kyrkan. Biskopens önskan är en stiftsfest för alla kyrkans folk i Luleå stift i augusti 2017. Df menar att då bör EFS Västerbotten överväga att ställa in distriktskonferensen för att möjliggöra delaktighet i stiftsfesten i stället. Styrelsen mottar rapporten. Rapport Kretsöversikt vt 2015 Rapport gåvor 5 månader § 104 Df redogör för uppdaterad kretssammanställning vt 2015. Styrelsen mottar rapporten. § 105 Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för januari-maj 2015 har utfallit med 2 336 000 kr varav 208 000 kr avser enskilda gåvor. Beräknad budget för perioden är 2 560 000 kr vilket innebär att utfallet är 224 000 kr under budget. Styrelsen mottar rapporten. § 106 Rapport Strömbäcks Karin Paulsson redogör för det huvudmannamöte som genomfördes den huvudmannamöte 6 maj. Samtliga huvudmän var representerade. Rektor Lars Johansson redogjorde för skolans utmaningar och glädjeämnen. Styrelsen mottar rapporten. Rapport Din Bok § 107 Rune Hedman rapporterar om möten som varit. Styrelsen mottar rapporten. Rapport EFS § 108 Df meddelar att årskonferensen nu genomförts med hjälp av många frivilliga händer, att han invalts i Ideellt Forums styrgrupp samt om nyrekryteringar i distriktsföreståndargruppen. Styrelsen mottar rapporten. Rapport EFS i Västerbotten § 109 Df meddelar att han närvarit vid Bibelfjälls femårsjubileum, där det var mycket bra uppslutning av före detta elever och god stämning, samt för kommande fortbildningsdagar i Sverige och Etiopien. Styrelsen mottar rapporten. EFS organisationsutredning § 110 Hans Jakobsson, som numera sitter i riks organisationsutredningsgrupp, informerar om det löpande arbetet med utredningen och det material som kommer att skickas ut till styrelseledamöterna. Styrelsen ges möjlighet att kommentera dokumentet inför arbetsgruppens träff den18/8 och uppmanas att skicka eventuella synpunkter till Hans. Medvandrarprojekt ST 25 § 111 Från Salt Västerbottens styrelse har inkommit en önskan om att få prova Salt riks medvandrarmaterial tillsammans med EFS Västerbottens styrelse. Tanken bakom materialet är att man träffar en person av samma kön som en själv, under tre tillfällen för att dela tro och liv med varandra. Önskemålet är också att man ska vara från olika generationer för att på detta sätt stärka vårt utbyte med varandra. Meddelas att Hans Jakobsson och Christina Bjerle-Johansson påbörjat kontakter med representanter från Salt Västerbotten. Styrelsen mottar rapporten. Bilagda dokument: § 112 ST 150322 AU 150522 KR 150505 VR-Klippen 150414 VR 150521 IR 150414 Samarbetsrådet Luleå Stift 150423 Årsberättelse Sjukhuskyrkan Skellefteå Df uppmanar styrelseledamöter i råden att uppmärksamma AU på paragrafer i rådens protokoll som gäller ärenden till styrelsen, så att detta kan beredas i AU. Avslutning § 113 Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Marianne Berglund ordförande Christina Bjerle-Johansson justerare Rune Hedman justerare
© Copyright 2024