Förfrågningsunderlag
Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-26 Upphandling avseende Skatterådgivningstjänster Förfrågningsunderlag Sista anbudsdag: Den 9 april, 2015 Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 Innehållsförteckning 1 2 3 4 Allmän information.......................................................................................................... 4 1.1 Upphandlande myndighet........................................................................................ 4 1.2 AP7 ......................................................................................................................... 4 1.3 Omfattning .............................................................................................................. 4 1.4 Upphandlingsförfarande .......................................................................................... 4 1.5 Förfrågningsunderlaget ........................................................................................... 4 1.6 Anbudsformulär ....................................................................................................... 4 1.7 Frågor och eventuella förtydliganden ...................................................................... 5 1.8 Anbudet................................................................................................................... 5 1.8.1 Allmänna anbudsförutsättningar ....................................................................... 5 1.8.2 Inlämnande av anbud ....................................................................................... 6 1.9 Anbudsöppning ....................................................................................................... 6 1.10 Prövning och utvärdering......................................................................................... 6 1.11 Beslut om ingående av avtal ................................................................................... 6 1.12 Offentlighetsprincipen.............................................................................................. 7 Anbudsformulär – allmänna uppgifter om anbudsgivare ................................................. 8 2.1 Uppgifter om anbudsgivare ..................................................................................... 8 2.2 Undertecknande av anbud ...................................................................................... 8 2.3 Underleverantör/er (se också avsnitt 4.4.2) ............................................................. 9 Krav på leverantören .....................................................................................................11 3.1 Uteslutningsgrunder ...............................................................................................11 3.2 Registreringskyldigheter .........................................................................................12 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning ..........................................................................13 3.4 Företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet ....................................................14 3.4.1 Huvudansvarig rådgivare ................................................................................14 3.4.2 Personal ..........................................................................................................18 Krav på tjänsten ............................................................................................................19 4.1 Inledning ................................................................................................................19 4.2 Mål .........................................................................................................................19 4.3 Beställare ...............................................................................................................19 4.4 Uppdragsbeskrivning..............................................................................................19 Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 4.4.1 Omfattning ......................................................................................................19 4.4.2 Beskrivning av leverantörens möjlighet att ge rådgivning på de marknader där AP7 investerar ...............................................................................................................19 4.5 5 Uppdragets genomförande .....................................................................................19 4.5.1 Instruktioner för uppdraget ..............................................................................19 4.5.2 Kommunikation ...............................................................................................20 4.5.3 Plats för genomförande ...................................................................................20 4.5.4 Arbetsmetodik .................................................................................................20 4.5.5 Verksamhetsförståelse och service .................................................................20 4.5.6 God sed ..........................................................................................................20 4.5.7 Tillämpliga bestämmelser ................................................................................20 4.5.8 Personal ..........................................................................................................20 4.5.9 Erforderliga undersökningar av gällande rätt ...................................................20 4.5.10 Upplysningsplikt avseende risker ....................................................................20 4.5.11 Hantering av originalhandlingar .......................................................................20 4.5.12 Sekretess ........................................................................................................20 4.5.13 Datasäkerhet ...................................................................................................21 4.5.14 Partsoberoende...............................................................................................21 4.5.15 Kostnadshantering ..........................................................................................21 4.5.16 Statistik ...........................................................................................................21 4.5.17 Pris..................................................................................................................21 Anbudsvärdering ...........................................................................................................22 5.1 Pris .........................................................................................................................22 5.2 Kvalitét ...................................................................................................................23 Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 1 Allmän information 1.1 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Sjunde AP-fonden (AP7). 1.2 AP7 Sjunde AP-fonden (AP7) presenteras på www.ap7.se där även den senaste årsredovisningen (2014) och halvårsrapport kan laddas ner. 1.3 Omfattning Denna upphandling omfattar skatterådgivningstjänster, och avser primärt källskattefrågor/restitution på de marknader där AP7 investerar. Även andra frågor som rör värdepappersfondernas skatterättsliga status i utlandet kan innefattas. Notera dock att AP7 i separat upphandling har upphandlat juridiska tjänster, skatterätt inkluderat, vilket innebär att skatterättsliga frågeställningar kopplade till AP7:s investeringsbeslut inte ingår i denna upphandling. För mer information om karaktären och omfattningen av de tjänster som är föremål för aktuell upphandling se avsnitt 4 . Avtal kommer att ingås med en leverantörer under förutsättning att sådan anbudsgivare lämnar kvalificerat anbud som uppfyller samtliga ställda krav. Avtalstiden är 1+2+2 år. Som längst kan den totala avtalstiden följdaktligen vara fem år. 1.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.5 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande dokument: Detta dokument Bilaga 1 – Undertecknande av anbud 1.6 Anbudsformulär Detta förfrågningsunderlag är upprättat som ett ifyllbart formulär. Anbudsgivaren uppmanas, där så anges, att använda detta dokument vid lämnande av anbud. Endast kryss- och svarsrutor är åtkomliga för ifyllnad, dokumentet får i övrigt inte ändras. Bekräftelse av att ställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan. Anbudsgivaren kan även göra en hänvisning i svarsrutan till en separat namngiven bilaga vari efterfrågade uppgifter lämnas. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 1.7 Frågor och eventuella förtydliganden I det fall anbudsgivaren uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller någon oklarhet av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud bör anbudsgivaren snarast kontakta AP7 med begäran om förtydligande. Frågor ställs skriftligen via e-post till svante.linder@ap7.se. Frågor märks i epostmeddelandets ämnesrad med ”Upphandling av skatterådgivningstjänster, dnr 2015/30”. AP7 kan inte garantera att frågor som inkommer senare än tio dagar före sista anbudsdag kan besvaras. Samtliga svar på inkomna frågor och förtydliganden publiceras via Visma Commerce AB på sidan www.opic.com. Svar eller förtydliganden lämnade på annat sätt än ovan är inte giltiga och utgör inte en del av förfrågningsunderlaget. De anbudsgivare som har registrerat sig på www.opic.com och laddat ned förfrågningsunderlaget från denna webbplats kommer att aviseras via e-post när svar på en fråga eller annan information har publicerats. Leverantören ansvarar för att denne tar del av all information som publicerats på detta sätt under anbudstiden. Leverantörer som erhållit förfrågningsunderlaget från annat håll är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade om eventuell tillkommande information under anbudstiden. Publicerade svar och eventuella förtydliganden gäller i tillämpliga delar som en del av förfrågningsunderlaget och ska utgöra underlag för framtagande av anbud. 1.8 Anbudet 1.8.1 Allmänna anbudsförutsättningar Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor och i eventuell tillkommande information. Anbudet får inte innehålla reservationer eller avvikande villkor. Anbudet ska vara giltigt i sex månader från anbudstidens utgång. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 1.8.2 Inlämnande av anbud Anbud ska vara AP7 tillhanda senast det datum som anges på första sidan av detta dokument. Anbud som inkommer för sent kommer att förkastas. Anbud lämnas på svenska (undantaget den rättsutredning, promemoria eller inlaga som ska lämnas in enligt avsnitt 5.2, vilken får vara författad på engelska) i ett skriftligt undertecknat original samt en fullständig kopia i digitalt format (t.ex. USB- minne). Officiella dokument och intyg som är författade på annat språk får lämnas utan att översättas till svenska. Vid motstridigheter mellan inlämnade anbudshandlingar gäller i första hand den skriftliga versionen. Anbud lämnas i försluten och neutral försändelse märkt ”ANBUD Skatterådgivningstjänster, Dnr 2015/30. Anbudet ska adresseras: Sjunde AP-fonden Box 100 101 21 Stockholm Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt (till exempel via fax eller e-post) på grund av att sekretessen då inte kan säkerställas. Ersättning utgår inte för framtagande av anbud. 1.9 Anbudsöppning Anbuden kommer samtidigt och så snart som möjligt efter anbudstidens utgång att öppnas vid en förrättning där minst två personer som utses av AP7 deltar. 1.10 Prövning och utvärdering Efter anbudsöppning genomförs prövning och utvärdering av de anbud som inkommit i rätt tid. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som respektive anbudsgivare har redovisat i sitt anbud. 1. Först prövas om det av anbuden framgår att anbudsgivande företag (eventuellt tillsammans med angivna underleverantörer) uppfyller de krav som ställts på leverantören. 2. De anbud som klarar den inledande prövningen genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat pris i enlighet med angivna villkor. 3. Bland de anbud som därefter kvarstår kommer AP7 att anta den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån ställda kriterier i avsnitt 5 Utvärdering. 1.11 Beslut om ingående av avtal Så snart AP7 fattat beslut om med vilken leverantörer avtal kommer att ingås kommer information om och redovisning av skälen till beslutet att meddelas samtliga anbudsgivares kontaktpersoner per e-post. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 Avtal kan tidigast slutas elva dagar efter det att beslut om ingående av avtal meddelats enligt bestämmelsen om avtalsspärr. 1.12 Offentlighetsprincipen AP7 omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med AP7. Under den tid upphandlingen pågår gäller absolut sekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Därefter blir anbud och andra inlämnade dokument i enligt huvudregeln offentliga handlingar. Nämnda dokument kan dock omfattas av sekretess på grund av andra bestämmelser enligt offentlighets- och sekretesslagen. För kommersiell sekretess krävs att det är fråga om affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. AP7 gör en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Den omständigheten att en anbudsgivare har begärt sekretess är ingen garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning av sekretessen kommer att anses omfattas av sekretess. Om anbudsgivaren anser att vissa uppgifter i sitt anbud bör omfattas av sekretess uppmanas denne dock att i sitt anbud precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada denne kan lida om dessa uppgifter lämnas ut. Ange eventuella uppgifter som bör hemlighållas och eventuell skada om så inte sker: Sekretess Uppgifter som bör hemlighållas: Beskrivning av vilken skada som uppstår om så inte sker: Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 2 Anbudsformulär – allmänna uppgifter om anbudsgivare 2.1 Uppgifter om anbudsgivare Anbudet ska innehålla nedanstående uppgifter. Företagsuppgifter Företagsnamn Organisationsnummer Utdelningsadress Postnummer och -ort Telefonnummer växel Kontaktperson avseende anbudet E-postadress till kontaktpersonen Telefonnummer till kontaktpersonen Namn på person som undertecknar eventuellt avtal 2.2 Undertecknande av anbud Anbudet ska undertecknas enligt Bilaga 1, Undertecknande av anbud. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 2.3 Underleverantör/er (se också avsnitt 4.4.2) Med underleverantör avses samtliga juridiska personer, företag och/eller organisationer som Anbudsgivaren avser att använda sig av för att uppfylla något av de krav som denna upphandling omfattar. Även moderbolag, dotterbolag, intressebolag eller motsvarande är att anse som underleverantör. Om exempelvis anbudsgivaren inte är registrerad arbetsgivare och därför avser att använda sig av personal från annat bolag inom samma koncern eller liknande så ska det ifrågavarande bolaget följaktligen anges som underleverantör. Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantör/-er för utförande av del/-ar av åtagandet under förutsättning att denne/dessa redovisas i anbudet tillsammans med beskrivning av för vilken/vilka del/-ar av uppdraget annans kapacitet åberopas. Leverantören ansvarar för underleverantörers arbete avseende utförandet. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig kompetens och kunskap inom de områden för vilka underleverantör/-er avses att användas för att kunna bedöma och säkerställa underleverantörs/-ers kompetens och kunskap inom det aktuella området. Anbudsgivande företag ska på Beställarens begäran kunna uppvisa ett bindande samarbetsavtal eller liknande som visar att anbudsgivande företag förfogar över åberopad kapacitet hos underleverantör om anbudsgivande företag tilldelas avtal i upphandlingen. Anbudet ska innehålla bekräftelse att kraven ovan uppfylls avseende tillräcklig kompetens och kunskap inom de områden för vilka underleverantör/-er, åberopas. Bekräftelse Bekräftelse att anbudsgivande företag har tillräcklig kompetens och kunskap för att kunna bedöma och säkerställa underleverantörs/ers kompetens och kunskap inom de områden för vilka underleverantör/-er avses att användas. Ja Bekräftelse att anbudsgivaren har ett bindande samarbetsavtal eller liknande som innebär att anbudsgivaren förfogar över åberopad kapacitet hos underleverantör för det fall anbudsgivaren tilldelas avtal i upphandlingen. Ja Anbudet ska för det fall underleverantörs kapacitet åberopas innehålla en översiktlig beskrivning av vilka underleverantörer som kommer att anlitas, samt en redogörelse för vilka Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 delar av uppdraget som kommer att utföras av underleverantören (om fler underleverantörer kommer att användas än det finns rader i formuläret nedan kan dessa uppgifter lämnas i ett separat dokument och bifogas anbudet). Beskrivning av underleverantör och de uppgifter som ska utföras av denna/denne (leverantör 1) Företagsnamn: Organisationsnummer: Beskrivning av för vilken/vilka del/ar av uppdraget underleverantörens kapacitet åberopas: Beskrivning av underleverantör och de uppgifter som ska utföras av denna/denne (leverantör 2) Företagsnamn: Organisationsnummer: Beskrivning av för vilken/vilka del/ar av uppdraget underleverantörens kapacitet åberopas: Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 3 Krav på leverantören Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska utföra de aktuella tjänsterna. Med ”leverantören” avses den aktör, tillsammans med dess eventuell/-a underleverantör/-er, som utför det uppdrag som denna upphandling avser (se 2.3 ovan). 3.1 Uteslutningsgrunder Leverantören kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om omständigheter enligt 10 kap 1 § LOU föreligger. Är Leverantören en juridisk person kommer denne att uteslutas även i de fall en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Leverantören kan komma att uteslutas om omständigheter enligt 10 kap 2 § LOU föreligger. En av dessa omständigheter avser om leverantören inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Anbudet ska innehålla bekräftelse av att ingen av uteslutningsgrunderna föreligger. Uteslutningsgrunder Bekräftelse att leverantören inte är föremål för någon av uteslutningsgrunderna: Ja AP7 kontrollerar att anbudsgivaren och eventuell/-a underleverantör/-er uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter genom att begära in uppgifter från Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för AP7 att på egen hand inhämta sådan information ska leverantören vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kravet ovan uppfylls. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 3.2 Registreringskyldigheter Leverantören ska uppfylla i Sverige, eller i hemlandet, lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter (t.ex. erforderlig registrering i aktiebolags- eller handelsregister). Anbudet ska innehålla bekräftelse att kravet ovan är uppfyllt. Registreringsskyldigheter Bekräftelse att leverantören uppfyller i Sverige, eller i hemlandet, lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter. Ja AP7 kontrollerar att leverantören uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter genom att begära in uppgifter om detta. I de fall det inte är möjligt för AP7 att på egen hand inhämta sådan information ska leverantören vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kraven ovan uppfylls. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning som är tillräcklig för att genomföra avtalat åtagande. Anbudsgivaren ska visa att ovanstående krav är uppfyllt genom att bifoga de två senaste årsredovisningarna. AP7 kommer vidare att bedöma huruvida ovanstående krav är uppfyllt genom att kontrollera att leverantören har lägst riskklass 3 enligt UC AB. Om Leverantören har lägre riskklass eller saknar möjlighet att erhålla uppgift om riskklass, är aktuellt krav endast uppfyllt om det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska ställning. Anbudsgivaren behöver inte skicka med något utdrag från UC AB. AP7 kommer som en del i anbudsprövningen att kontrollera anbudsgivarens riskklass omedelbart efter att anbudsöppning har förrättats. För det fall anbudsgivaren har en lägre riskklass ska det finnas en förklaring i anbudet som visar att skälet till den lägre riskklassen inte hänför sig till ekonomiska faktorer som innebär att anbudsgivaren inte har tillräckligt god ekonomisk och finansiell ställning för att sannolikt kunna genomföra avtalat åtagande under hela avtalstiden. AP7 kommer att göra en individuell prövning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställaning. Anbudet ska innehålla bekräftelse att kravet ovan är uppfyllt. Ekonomisk och finansiell ställning Bekräftelse att de två senaste årsredovisningarna är bifogade. I förekommande fall, förklaring till lägre erhållen riskklass, eller avsaknad av riskklass Ja Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 3.4 Företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet 3.4.1 Huvudansvarig rådgivare Leverantören ska tillhandahålla en huvudansvarig rådgivare för de uppdrag som utförs åt AP7 och som kan agera som representant för AP7 i kontakter med t ex depåbank och utländska skattemyndigheter. Den huvudansvariga rådgivaren ska ha juris kandidatexamen eller motsvarande utbildning1, ha minst fem års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat skatterättsligt arbete, ha dokumenterad erfarenhet av källskattefrågor relaterade till värdepappers- och/eller pensionsfonder. Det är meriterande (men inget krav) om denna erfarenhet rör skatterättsliga frågor relaterade till statliga pensionsfonder, ha förmåga och kapacitet att på ett professionellt sätt kunna representera AP7 ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska (både vad gäller tal och skrift). Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Huvudansvarig jurist: Namn: Utbildning (juris kandidatexamen eller motsvarande utbildning.): Bekräftelse att kravet avseende fem års erfarenhet av kvalificerat skatterättsligt arbete, inklusive dokumenterad erfarenhet av källskatterättsliga frågeställningar avseende värdepappersoch/ellerpensionsfonder, är uppfyllt Ja Bekräftelse att kravet avseende förmåga och kapacitet att på ett professionellt sätt kunna representera AP7 är uppfyllt Ja Bekräftelse att kravet avseende språkkunskaper Ja 1 Med motsvarande utbildning avses en utbildning som är likvärdig en juris kandidatexamen vad gäller innehåll och omfattning. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 är uppfyllt. Arbetsgivare/uppdragsgiva re Beskrivning (ska framgå på vilket sätt arbetet har avsett skatterätt med inriktning mot källskattefrågor för värdepappers- och/eller pensionsfonder) Start år/mån Slut år/mån Den huvudansvariga rådgivaren ska vidare ha utfört två referensuppdrag där rådgivaren medverkat till att värdepappers- eller pensionsfond fått nedsättning/restitution på inbetald källskatt. Uppdragen ska ha avsett två olika marknader utanför Sverige och ska ha innefattat skriftväxling med skattemyndighet och/eller domstol på aktuell marknad. Om något av uppdragen avsett statlig pensionfond är det meriterade om minst ett av uppdragen avsett statlig pensionsfond. Uppdragen ska vidare uppfylla nedanstående krav. Uppdragen ska vara slutförda inom tre år från sista anbudsdag Den huvudansvariga rådgivaren ska, enligt referenternas bedömning, ha presterat motsvarande poängnivå tre på varje påstående, a-e, med ett sammanvägt medelvärde om lägst 3. Den huvudansvariga rådgivaren har: a. utfört arbete av hög kvalitet som nått uppställda mål b. visat på god analytisk förmåga och förståelse för vikten av att arbeta utifrån beställarens behov och befintliga förutsättningar c. visat på lyhördhet och god samarbetsförmåga, vilket innebar förmåga att samarbeta och kommunicera med personer inom olika sakområden och på olika befattningsnivåer d. hållit överenskommen tidplan och budget e. visat på goda administrativa rutiner som säkerställt att uppdrag utförts utan brister och med ordning och reda Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 För att kontrollera ovanstående uppgifter vid tidigare genomförda uppdrag kommer kontaktpersoner hos uppdragsgivarna kontaktas för att få varje punkt bedömd enligt nedan beskrivna poängskala. Motivering Poäng Det utförda referensuppdraget hade inga brister av betydelse i relation till det ifrågavarande påståendet. 5 Det utförda referensuppdraget hade få brister av betydelse i relation till det ifrågavarande påståendet. 3 Flera brister av viss betydelse fanns i relation till det ifrågavarande påståendet. 1 Utförandet svarade inte alls i relation till det ifrågavarande påståendet. 0 Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Uppdrag nr 1 Uppdragsgivare: Kontaktperson hos uppdragsgivaren: Telefonnummer till kontaktpersonen: Tidpunkt för uppdragets utförande (ska ha slutförs inom tre år från sista anbudsdag) Från (år/månad) till (år/månad) Kortfattade beskrivning av uppdraget där syfte, mål, metod och resultat med uppdraget Om kontaktpersonen är oanträffbar trots upprepade försök eller avstår från att besvara huruvida ovanstående krav är uppfyllda kommer referensuppdraget inte att tillgodoräknas anbudsgivaren. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Uppdrag nr 2 Uppdragsgivare: Kontaktperson hos uppdragsgivaren: Telefonnummer till kontaktpersonen: Tidpunkt för uppdragets utförande (ska ha slutförs inom tre år från sista anbudsdag) Från (år/månad) till (år/månad) Kortfattade beskrivning av uppdraget där syfte, mål, metod och resultat med uppdraget Om kontaktpersonen är oanträffbar trots upprepade försök eller avstår från att besvara huruvida ovanstående krav är uppfyllda kommer referensuppdraget inte att tillgodoräknas anbudsgivaren. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 3.4.2 Personal Leverantören ska, utöver ovanstående huvudansvarig rådgivare, senast vid avtalstecknande kunna tillhandahålla två juniora rådgivare inom efterfrågat område. Med junior rådgivare avses en jurist som har minst två års erfarenhet av kvalificerat juridiskt arbete inom aktuellt rättsområde. Anbudet ska innehålla bekräftelse att kravet ovan är uppfyllt. Personal Bekräftelse att leverantören senast vid avtalstecknande kan tillhandahålla två juniora rådgivare inom ovanstående rättsområde Ja Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 4 Krav på tjänsten 4.1 Inledning Nedan redovisas krav på tjänsten. Av anbudet ska framgå att anbudsgivaren åtar sig att uppfylla dessa krav. 4.2 Mål Målet är att säkerhetsställa att AP7 har tillgång till den skatterättsliga kompetens som behövs för att AP7 ska få så gynnsam (käll)skatterättslig status som möjligt på de marknader AP7 investerar. 4.3 Beställare Beställare av rådgivningstjänsten kommer att vara AP7. 4.4 Uppdragsbeskrivning 4.4.1 Omfattning AP7 saknar en egen juristfunktion och har därför upphandlat externa juridiska tjänster, inkluderat skatterättslig expertis. Skatterättsliga frågor kopplade till AP7:s investeringsbeslut m.m. faller därför utanför området för denna upphandling. På de marknader där AP7 investerar innehålls i många fall källskatt. Dels till följd av AP7:s egenskap som statlig pensionsfond, dels också till följd av de dubbelbeskattningsavtal Sverige ingått, kan AP7 i många fall kan erhålla en gynnsammare skattestatus. Också EU-rättsliga avgöranden kan påverka AP7:s möjligheter att erhålla restitution. Leverantörens uppdrag är därför att tillhandahålla stöd och rådgivning avseende sådana källskatterättsliga frågeställningar som aktualiseras inom ramen för AP7:s verksamhet. Uppdraget innefattar rådgivning avseende bästa möjliga skattestatus på de marknader där AP7 investerar, och kan också innefatta ansökan om återbetalning av källskatt, hjälp att fylla i blanketter och utforma skrivelser till depåbank och utländska skattemyndigheter, kontakt med svenska skattemyndigheten avseende hemvistintyg kopplat till AP7:s legala status som statlig myndighet samt inlagor till domstolar i utlandet m.m. Även andra frågor kopplade till värdepappersfondernas skatterättsliga status i utlandet kan komma ifråga. 4.4.2 Beskrivning av leverantörens möjlighet att ge rådgivning på de marknader där AP7 investerar AP7 Aktiefonds tillgångar investeras med bred global spridning2. Leverantören ska (i bilaga) kort beskriva hur kunskap om skatterättsliga förhållanden på de marknader som ingår i fondens jämförelseindex inhämtas och om utländsk expertis används. 4.5 Uppdragets genomförande 4.5.1 Instruktioner för uppdraget Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat för att kunna utföras åligger det leverantören att i samråd med AP7 göra ytterligare preciseringar. 2 Fondens jämförelseindex är MSCI All Country World Index Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 Leverantören ska endast ta emot och inhämta instruktioner av behöriga förträdare för AP7. 4.5.2 Kommunikation Leverantören ska under arbetets gång hålla AP7 underrättad om hur uppdraget fortskrider. Frågor från AP7 om uppdraget ska besvaras skyndsamt av leverantören. 4.5.3 Plats för genomförande Uppdraget ska utföras i AP7:s lokaler i den mån det krävs för att utföra uppdraget i enlighet med ställda krav och på i övrigt ändamålsenligt sätt. 4.5.4 Arbetsmetodik Leverantören ska tillämpa en arbetsmetodik som säkerställer att AP7 och uppdragsspecifika behov tillfredställs. Leverantören ska utforma arbetet på ett sätt som säkerställer att levererat resultat har anpassats till AP7:s mål med uppdragen. Leverantörens ska utföra arbetet med omsorg, noggrannhet och passande skyndsamhet. Samtliga insatser ska kvalitetskontrolleras av leverantören för att undvika felaktigheter. 4.5.5 Verksamhetsförståelse och service Leverantören ska ha erforderliga kunskaper om AP7:s verksamhet och visa en hög serviceanda mot AP7. 4.5.6 God sed Leverantören ska utföra uppdraget i enlighet med god sed på marknaden. 4.5.7 Tillämpliga bestämmelser Leverantören ska vid utförande av uppdraget följa alla tillämpliga lagar, författningar samt normer och föreskrifter som från tid till annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som på annat sätt berör Leverantören vid utförandet av åtagandet. 4.5.8 Personal Leverantören ska tillse att den personal som tillhandahålls har den utbildning, erfarenhet, kvalifikationer och kompetens som krävs för att uppdraget ska kunna utföras på överenskommet sätt. 4.5.9 Erforderliga undersökningar av gällande rätt Leverantörens rådgivning ska vara grundade på erforderliga undersökningar av gällande rätt. 4.5.10 Upplysningsplikt avseende risker För det fall leverantören föreslår en skatterättslig lösning som är förenad med risker ska AP7 upplysas om detta. 4.5.11 Hantering av originalhandlingar Leverantören ska återsända alla originalhandlingar till AP7 i samband med ett uppdragets avslutande om inte överenskommelse om annan lösning har träffas. 4.5.12 Sekretess Leverantören får inte till tredje man lämna ut konfidentiell information. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 Med konfidentiell information avses all information rörande affärsförhållanden och liknande, liksom annan information av konfidentiell natur, som Leverantören får ta del av i anledning av uppdraget, oavsett om information härrör från AP7 eller från tredje part samt oavsett om informationen förmedlats muntligen eller skriftligen och oavsett om den markerats som konfidentiell eller ej. Leverantören ansvarar för att sekretessåtagandet enligt denna bestämmelse följs av egen personal, anlitad uppdragstagare och eventuella andra underleverantörer. Leverantören har enbart rätt att lämna ut konfidentiell information till sin personal eller underleverantör i den mån så krävs för genomförandet av uppdraget. På begäran har AP7 rätt att begära upplysning om vilka personer som har haft tillgång till AP7s konfidentiella information. Ovanstående sekretessskyldighet gäller även om avtalet i övrigt upphör att gälla. 4.5.13 Datasäkerhet Leverantören ska säkerställa att lämpliga datasäkerhetsåtgärder vidtas för att hindra otillbörlig åtkomst, bruk eller avslöjande av konfidentiell information hänförlig till AP7. 4.5.14 Partsoberoende Leverantören ska tillvarata och företräda AP7:s intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för AP7 i något som gäller avtalade åtaganden. Leverantören ska omedelbart underrätta AP7 om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger eller kommer att föreligga. 4.5.15 Kostnadshantering Leverantören ska på AP7:s begäran redovisa upparbetade kostnader för pågående uppdrag samt se till att AP7 inte förorsakas onödiga kostnader. 4.5.16 Statistik Leverantören ska kostnadsfritt på begäran inkomma med statistik över utförda uppdrag. Statistiken ska innehålla uppgift om antal timmar och kronor per rådgivare och uppdrag. Det ska vidare framgå av statistiken vem från AP7 som är beställare av de ifrågavarande tjänsterna. 4.5.17 Pris Timpris per kategori av rådgivare (exklusive mervärdesskatt) ska anges enligt vad som följer av avsnitt 5.1. AP7 förbehåller sig rätten att, efter överenskommelse med leverantören, prissätta delar av uppdraget på annat sätt än genom timpris. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 5 Anbudsvärdering AP7 kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till följande kriterier: 1. Anbudspris 2. Kvalitet Kriteriet Kvalitet kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan och vid maximal uppfyllelse subtraheras 1 000 SEK från anbudspriset. Detta innebär att AP7 är beredd att betala mer för en tjänst som ger mervärden i detta avseende. Utvärderingsmetoden kan illustreras på följande sätt: Anbudspris Angivna priser Kvalitet – uppnått mervärde för kvalitet Utvärderingspris = Justerade pris Exempel: angivet anbudspris 2000 SEK – uppnått mervärde 1000 SEK = justerat pris 1000 SEK. Reduceringen av anbudspriset är endast ett upphandlingstekniskt förfaringssätt som syftar till att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i upphandlingen och innebär inte att AP7 kommer att betala ett annat pris för tjänsten än det pris som anbudsgivaren angivit i sitt anbud. 5.1 Pris Vid utvärderingen kommer av anbudsgivaren lämnade priser att multipliceras med den faktor som anges för respektive rådgivningstjänst. Den summerade totalkostnaden utgör anbudets anbudspris. Pris ska lämnas på samtliga efterfrågade rådgivningstjänster. Priser anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Jurist Timpris (SEK) Faktor Huvudansvarig rådgivare, se avsnitt 3.4.1 40 % Junior rådgivare, se avsnitt 3.4.2 60 % Prissammanställningen baseras på en bedömning av den förväntade fördelningen av de tjänster som ingår i avtalet. Det faktiska behovet kan därmed avvika från ovanstående. Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 5.2 Kvalitét För att anbudet ska kunna erhålla mervärde för kvalitét krävs att anbudsgivaren lämnar in en rättsutredning, promemoria eller inlaga om cirka tre-fem sidor som bifogas anbudet. Rättsutredningen/promemorian/inlagan får utgöras av ett befintligt alster och kan vid behov vara anonymiserat men ska: huvudsakligen vara upprättad av den huvudansvariga rådgivaren (se avsnitt 3.4.1) vara representativ för den kvalitetsstandard som kommer att tillhandahållas av leverantören vid utförande av uppdraget (avsnitt 4), avse uppdrag som innefattar frågeställningar relaterade till svensk värdepapperseller pensionsfonds skatterättsliga status på marknad utanför Sverige. Rättsutredningen/promemorian/inlagan kommer att utvärderas utifrån hur väl nedanstående påstående uppfylls. Rättsutredningen/promemorian/inlagan visar på en: - synnerligen hög skicklighet vad gäller: o förmåga att på ett analytiskt sätt identifiera, kategorisera och tydliggöra skatterättsliga frågeställningar i samband med granskning av det valda området enligt ovan o tydlighet i fråga om hur uppdragsgivaren/fonden kan/bör agera utifrån den givna frågeställningen, alternativt tydligt beskriver de grunder på vilka uppdragsgivaren/fonden åberopar skattelättnad på vald marknad. - god förmåga att utrycka sig skriftligt med avseende på: o disposition o formalia o pedagogik o struktur o fokus o slutledningsförmåga Anbuden tilldelas mervärde i enlighet med nedan angiven skala. Exceptionellt: Rättsutredningen/promemorian/inlagan innehåller inga brister i relation till påståendet. 1000 SEK Mycket bra: Rättsutredningen/promemorian/inlagan innehåller mindre brister i relation till påståendet. 500 SEK Inte tillräckligt: 0 SEK Vårt dnr Dnr: 2015/30 2015-02-27 Rättsutredningen/promemorian/inlagan innehåller väsentliga brister i relation till påståendet.
© Copyright 2024