1. No category

Kommunikationens relevans
En kvalitativ studie av Trängregementets internkommunikation i Skövde
Sofie Bäck
Charlott Lindholm
C- uppsats 15 hp
Handledare
Inom Media och kommunikation
Britt- Marie Lewik- Knowels
Medie- och kommunikationsvetenskapliga programmet
Examinator
Höstterminen 2014
Ebba Sundin
HÖGSKOLAN FÖR LÄRANDE OCH
C-uppsats 15 hp
KOMMUNIKATION (HLK)
Media och kommunikationsveten-
Högskolan i Jönköping
skapliga programmet
Höstterminen 2014
SAMMANFATTNING
Sofie Bäck, Charlott Lindholm
Kommunikationens relevans
En kvalitativ studie av Trängregementets internkommunikation i Skövde
Antal sidor: 41
Trängregementet i Skövde hade skickat en förfrågan till Högskolan i Jönköping för att se om det fanns ett
intresse över att skriva en kandidatuppsats om regementets internkommunikation. Syftet med den här studien
blev då att med hjälp av en kvalitativ metod undersöka Trängregementets internkommunikation. För att
komma åt kärnan i det som skulle undersökas genomfördes semistrukturerade intervjuer med ledningen, informationsenheten, officerare och soldater. Intervjupersonerna utgjorde ett strategiskt urval där det innan
intervjun fanns en god kännedom om både miljön och verksamheten. Intervjufrågor och frågeställningar delades upp i tre teman, formell kommunikation, kanaler och sociala medier som användes till att analysera resultatet i
analysen. Kodning och transkribering användes för att hitta samband mellan intervjupersonernas svar. Jacobsen och Thorsviks systemteoretiska modell blev studiens huvudteori med fokus på organisationskultur för att
med hjälp av det försöka förklara resultatet, diskutera samband mellan intervjupersonernas svar samt kunna
dra egna slutsatser till forskningen. Resultatet av studien visar att muntlig kommunikation är att föredra vid
förmedling av intern information. Det visade sig också att sållandet av information från sändaren (ledning,
informationsenheten, officerare) till mottagaren (officerare, soldat)är ett problem på grund av den strikta hierarkiska strukturen där informationen måste gå genom flera led innan det når sin slutgiltiga destination.
Sökord: Internkommunikation, Försvarsmakten, Trängregementet, systemteori, organisationskultur
Postadress
Gatuadress
Telefon
Fax
Högskolan för lärande
Gjuterigatan 5
036–101000
036162585
och kommunikation (HLK)
Box 1026
551 11 JÖNKÖPING
Bachelor thesis 15 hp
SCHOOL OF EDUCATION AND
In Media- and Communication
COMMUNICATION (HLK)
Fall semester 2014
Jönköping University
ABSTRACT
Sofie Bäck, Charlott Lindholm
Communications relevance
A qualitative study of the internal communication at Trängregementet in Skövde, Sweden
Pages: 41
Trängregementet in Skövde Sweden, had send a request to the university of Jönköping by one specific purpose, the reason was if someone would like to do a bachelor thesis to investigate the regiments’ internal
communication. The aims for this study is by a qualitative method investigate the regiment’s internal communication. Focus is on quality and to be able to access the core, semi-structured interviews with the management, information office, officers and soldiers were accomplished. The interviews’ represented a strategic
choice, where knowledge of the environment and business were known before the interview took part. The
interview questions were divided into three different themes, formal communication channels and social media, so
were the issue questions. Coding and transcription were used to be able to find correlations between the
answers from the interviews. Jacobsen and Thorsviks’ system theoretical model was the lead of this study,
where focus specifically was on the culture in the organization. By applying the culture into this study, the
ambition is to try to explain the results of the interviews and hopefully then be able to find new conclusions.
The results of the study show that oral communication is preferred as communication channel for internal
information. The study also showed that the sifting of internal information from the transmitter (management,
information office, officers) to the receivers (officers, soldiers) is a big issue because of the hierarchical structure, where the information must run several stages before it finally reaches its destination.
Keywords: Internal communication, Armed Forces, systems theory, organizational culture
Postadress
Gatuadress
Telefon
Fax
Högskolan för lärande
Gjuterigatan 5
036–101000
036162585
och kommunikation (HLK)
Box 1026
551 11 JÖNKÖPING
Innehållsförteckning
1
Inledning ................................................................................................................................................................ 2
1.1
2.
Disposition ................................................................................................................................................... 3
Bakgrund................................................................................................................................................................ 4
2.1 Försvarsmakten i Sverige .................................................................................................................................. 4
2. 2 Förklaring av viktiga begrepp .......................................................................................................................... 4
2.3 Trängregementet i Skövde ................................................................................................................................ 5
3
Forskningsöversikt ............................................................................................................................................... 6
3.1 Aktuella forskningsfrågor .................................................................................................................................. 6
3.2 Metoder i tidigare forskning ............................................................................................................................. 7
3.3 Teorier och begrepp i tidigare forskning ........................................................................................................ 7
3.4 Resultat i tidigare forskning .............................................................................................................................. 8
3.4.1 Internkommunikation mellan medarbetare och chefer ............................................................................ 8
3.4.2 Strategiska fördelen med internkommunikation inom icke statliga organisationer .............................. 9
3.4.3 Nätverkets påverkan i en organisations internkommunikation .............................................................. 9
3.4.4 Ledarskapets påverkan på organisationen.................................................................................................. 9
3.4.5 Nyskapelse inom organisationskultur .......................................................................................................... 9
3.4.6 Positiva effekter av en bra internkommunikation....................................................................................10
3.4.7 Brister med internkommunikation, både formellt och informellt .........................................................10
3.4.8 Sammanfattning av forskningen inom intern kommunikation ..............................................................11
4 Teoretiska utgångspunkter......................................................................................................................................13
4.1 Relevanta begrepp i internkommunikationen ..............................................................................................13
4.1.1 Formell kommunikation ..............................................................................................................................13
4.2. Informell kommunikation..............................................................................................................................14
4.3 Kanaler ...............................................................................................................................................................14
4.3.1 Tryckta kanaler ..............................................................................................................................................14
4.3.2 Elektroniska kanaler......................................................................................................................................15
4.3.3 Muntliga kanaler ............................................................................................................................................15
4.3.4 Sociala medier ................................................................................................................................................15
4.4 Internkommunikation......................................................................................................................................16
4.5 Modeller .............................................................................................................................................................17
4.5.1 Utveckling av den linjära kommunikationsmodellen ..............................................................................17
4.5.2 Systemteori ....................................................................................................................................................18
4.5.3 Organisationskultur.......................................................................................................................................20
Figur 4:3 ...................................................................................................................................................................21
4.5.4 Sammanfattning av studiens teoretiska utgångspunkter.....................................................................21
5
Syfte och frågeställningar ..................................................................................................................................22
5.1 Syfte ....................................................................................................................................................................22
5.1.1 Frågeställningar ..............................................................................................................................................22
6
Material och metod ............................................................................................................................................23
6.1
Kvalitativa intervjuer ................................................................................................................................23
6.2
Studiens avgränsningar .............................................................................................................................24
6.3
Intervjuguide ..............................................................................................................................................24
6.4 Kvalitativa intervjuer........................................................................................................................................24
6.5
Strategiskt urval av intervjupersoner ......................................................................................................25
6.6
Utförandet av intervjufrågor ...................................................................................................................25
6.7
Utförandet av intervjuer med ledning, officerare och soldater..........................................................25
6.8.1 Transkribering ...........................................................................................................................................26
6.8.2 Metodkritik ................................................................................................................................................27
7 Resultatredovisning och analys ..............................................................................................................................28
7.1 Formell kommunikation..................................................................................................................................28
7.1.2 Internkommunikationen på Trängregementet .....................................................................................28
7.1.3 Intern informationens påverkan på den hierarkiska strukturen ........................................................29
7.1.4 Uppsökandet av information ..................................................................................................................31
7.1.5 Prioritering av information .....................................................................................................................31
7.1.6 Gemenskapens påverkan .........................................................................................................................32
7.2 Kanaler ...............................................................................................................................................................32
7.2.1 kanalanvändningen inom verksamheten ...............................................................................................32
7.3 Sociala medier ...................................................................................................................................................33
7.3.1 Sociala mediers inverkan på internkommunikationen ........................................................................33
7.3.2 Sociala medier eller traditionella medier? ..............................................................................................35
7.3.3 Slutord ........................................................................................................................................................36
8
Resultatdiskussion ..............................................................................................................................................37
8.1 Formell kommunikation..................................................................................................................................37
8.3 Sociala medier ...................................................................................................................................................40
8.4 Slutord och förslag till vidare forskning .......................................................................................................41
9 Litteraturförteckning ...............................................................................................................................................42
Bilaga 1 .....................................................................................................................................................................44
Bilaga 2 .....................................................................................................................................................................46
Figurförteckning
Figur 1 – Larssons linjära kommunikationsmodell……………………………………………………...18
Figur 2 – Jacobsen och Thorsviks systemteoretiska modell………………………………………...........19
Figur 3 - Scheins modell………………………………………………………………………………..20
Tack
Vi vill först och främst tacka vår uppdragsgivare Caroline Karlsson, informationsenheten på Trängregementet i Skövde för ett gott samarbete och stöd. Vi är oerhört tacksamma över att vi har fått genomföra den
här studien i syftet att förbättra den interna kommunikationen på Trängregementet i Skövde. Vi har haft en
kontinuerlig kontakt med Caroline, vilket har bidragit till att vi har kunnat skriva en intressant uppsats. Vi
vill också tacka intervjupersonerna på Trängregementet, som har bestått av regementschefen, stabschefen,
soldater och officerare, utan er hade den här studien inte kunnat bli av. Till sist vill vi tacka vår handledare
Britt-Marie Leivik- Knowles för en bra och stöttande handledning under uppsatsperioden.
Vi hoppas att den här studien kommer att bidra med en ökad förståelse och en förbättring av den interna
kommunikationen på Trängregementet i Skövde. Det finns också en möjlighet att få tillgång till transkriberingen av studiens intervjuer, detta meddelas på begäran.
5 Januari, 2015
Sofie Bäck och Charlott Lindholm
1
1
Inledning
Inom en organisation är det viktigt att kommunikationen fungerar bra mellan medarbetare och chef. Ett
vanligt problem är att kommunikationen inte når ända fram mellan sändare och mottagare (Heide, Johansson & Simonsson, 2005). Simonsson (2006) menar att det är viktigt att studera kommunikationen mellan
medarbetaren och chefen då rätt inställning, gemenskap och resurser bidrar till att denna kommunikation
utvecklas och blir bättre. Om det uppstår problem i kommunikationen är det viktigt att samtala och utvärdera problemet. Kommunikation mellan olika individer gör att det skapas en bättre förståelse över hur en
organisation kan komma att effektiviseras i framtiden och nå uppsatta mål.
En organisation kan liknas vid ett system där den sociala interaktionen är central och hålls samman av organisationskulturen (Heide, et al, 2005). Medarbetarna inom organisationen är en viktig resurs och om de
är välinformerade och delaktiga i målen som är uppsatta, kan det i sin tur påverka relationen med organisationens omvärld (Larsson, 2001).
År 2013 blev medie- och kommunikationsvetenskapliga programmet på Högskolan i Jönköping tillfrågade
om det var några studenter som skulle kunna tänka sig att undersöka internkommunikationen på Trängregementet i Skövde. Uppdraget var fortfarande aktuellt när det var tid för oss att välja ämne inför C-uppsatsen. Ämnet var för oss en självklarhet då en av oss har stora förkunskaper inom Försvarsmaktens verksamhet. Att ha en uppdragsgivare tycker vi är en fördel för att vi då får en möjlighet att behandla ett existerande problem.
Syftet med vår uppsats är att undersöka internkommunikationen på Skövde Trängregemente utifrån ett
systemteoretiskt perspektiv. Internkommunikation är viktigt inom hierarkiska organisationer därför att
kommunikationen oftast är begränsad mellan sändare och mottagare, då det råder stor respekt från överordnad ner till underordnad. Viktig information blir ofta utesluten och feedback begränsas avsevärt mellan
underordnad och överordnad. Inom en militärisk organisation är kommunikationen särskilt viktig, både i
fred och krig. Ordergivning och lydnad är två måsten för att kommunikationen ska fungera. Detta kan ses
till ett samhällsperspektiv, om kommunikationen är bristande i fredstid, kommer kommunikationen inte
heller att fungera i krigstid. För att försöka uppnå vårt syfte kommer vi utgå från följande frågeställningar;
hur uppfattar sändare och mottagare den interna kommunikationen på Trängregementet? vilka kanaler används inom den formella kommunikationen? och när och för vad använder regementet sociala medier i sin
formella kommunikation?
Tillvägagångssättet utgör en kvalitativ studie där semitstrukturerade intervjuer och strategiska urval utgör
metoden. Intervjuerna genomfördes med regementschef, stabschef, informatör, officerare och soldater.
2
Det finns inte mycket forskning om militära organisationers internkommunikation och därför anser vi att
vi har en forskningslucka att fylla. Vi vill att vår uppsats ska bredda forskningen inom området och förhoppningsvis kunna bidra med en ny syn på hur internkommunikationen inom en militärisk organisation
kan se ut och förbättras i framtiden.
1.1
Disposition
I kapitel två behandlas allmän bakgrund om Försvarsmakten i sig och Trängregementet i Skövde. Kapitel
tre redovisar över forskningsöversikten där tidigare forskning om internkommunikation presenteras. Kapitel fyra är uppsatsens teoretiska utgångspunkter i vilken vald teori redogörs och ger en mer ingående beskrivning om vad internkommunikation är. I samma kapitel redogörs det också för vad systemteori innebär med fokus på organisationskultur. I Kapitel fem beskrivs syftet med studien samt frågeställningarna. Kapitel sex redogör för vilket material som har använts och metoderna vi har valt. I kapitel sju behandlas resultatredovisningen där resultaten beskrivs och förklaras utifrån begrepp och modeller, följt av
slutsatser. Kapitel åtta består av resultatdiskussionen där en djupgående diskussion om studiens resultat,
teori, modeller, begrepp och tidigare forskning knyts samman. Kapitel nio redovisar litteraturförteckningen och vilka källor som har använts till studien. Uppsatsen har avgränsats till att enbart studera Trängregementets internkommunikation i Skövde och inte Försvarsmaktens verksamhet i helhet.
3
2. Bakgrund
Kapitlet börjar med att redogöra över Försvarsmaktens verksamhet, följt av en bakgrundsbeskrivning av Trängregementet i
Skövde.
2.1 Försvarsmakten i Sverige
Försvarsmakten är en statlig myndighet i Sverige och är ett insatsförsvar. Försvarets viktigaste uppgift är
att förse Sverige med ett militärt försvar och att skydda landet i både krigstid och fredstid. Försvarsmakten
gör också insatser nationellt vid katastrofer, så som skogsbrand och översvämningar. De bidrar även med
hjälp till andra länder där krig och andra svårigheter förekommer. Försvaret har omkring tusen personer
på plats i länder drabbade av svårigheter. De arbetar där på uppdrag från Sveriges regering och riksdag
som har beslutat att bistå andra länder med hjälp i svåra situationer. Sverige är ett land som bidrar med
fredsbevarande insatser. Dagligen övar kvalificerade soldater inom landets insatsförsvar till att sättas in vid
behov, detta är möjligt tack vare ett utvecklat försvar i Sverige (Försvarsmakten, 2014).
2. 2 Förklaring av viktiga begrepp
Nedanför följer en kort förklaring av viktiga begrepp som används i studien där all information är hämtad från Försvarsmakten (2014) om inget annat anges.
Bataljon: En bataljon är en militär sektion. Den kan bestå av allt från 500-1 500 soldater.
Brigad: En militärenhet som omfattar cirka 5000 soldater.
Formell kommunikation: är starkt bunden till en organisations struktur där ledingen är dem som har
makten och därmed formar regler som bestämmer hur en organisation ska styras (Thorsvik & Jacobsen,
2008).
Garnison: Är ett samlingsnamn för en militärverksamhet som är samlad på en och samma ort.
Hierarki: Status och hierarki är uppdelade i system för att redogöra över vem som bestämmer. Överordnad eller underordnad finns med i den hierarkiska modellen som består av tydliga regler över till exempel
beslutsfördelningen i en organisation (Nationalencyklopedin, 2014).
Informell kommunikation: Informell kommunikationen är inte lika strikt buden till hur någonting ska
vara som den formella kommunikationen är (Thorsvik & Jacobsen, 2008).
Kompani: Ett kompani kan bestå av allt från 70-200 soldater och är den avdelningen som ligger under
bataljonen eller brigad, omfattar allt mellan två till sju plutoner.
K- anställning: Betyder kontinuerlig anställning.
4
Ledning: Består av informatör, regementschef och stabschef.
Pluton: Består omkring 20-40 anställda och fyller en viktig funktion inom plutonen.
T- anställning: Betyder tidvis anställning.
TrängR: Förkortning av Trängregementet i Skövde.
Sociala medier: Är en socialplattform som inkluderar bland annat Facebook och Instagram (Heide, Johansson & Simonsson, 2012).
2.3 Trängregementet i Skövde
Trängregementet har i uppgift att stödja Försvarsmaktens stridande enheter för att de ska kunna genomföra sina vardagliga uppgifter. TrängR, är ett av två regementen under Skövde garnison. TrängR bistår militära insatser med logistik till övriga förband inom Försvarsmakten. Regementet utbildar, leder och utvecklar logistikförbund och är Försvarsmaktenen kunskapscentrum för förnödenhetsförsörjning (bistå
med mat), logistiksledning och kommunikationstjänst. De har som uppgift att bistå förbanden med mat
från deras försörjningspluton till att förbanden behöver få rätt ammunition och drivmedel till deras fordon. Trängregementet bidrar med personal till andra länder under de internationella insatserna. Trängregementet har två logistiksbataljoner. Bataljonerna har i uppgift att leverera förnödenheter så som vatten, ammunition, livsmedel och annan övrig materiel till Försvarsmaktens förband. Organisationen inom bataljonerna är: en bataljonsstab, ett ledningskompani, tre logistikskompanier. Båda bataljonerna har ett sjukvårdskompani till sitt förfogande. Personalen på Trängregementet består av yrkesofficerare, gruppbefäl,
soldater, sjömän, civilanställda och reservofficerare. Gruppchefer, soldater och sjömän är antingen anställda som K- anställd eller T- anställd vilket är två olika anställningsformer inom Försvarsmakten (Försvarsmakten, 2014).
5
3
Forskningsöversikt
I det här kapitlet redovisas forskningsområdet inom internkommunikation. Forskningsöversikten är uppdelad för att på
bästa sätt kunna orientera läsaren i texten.
3.1 Aktuella forskningsfrågor
Studierna som vi har använt oss av är till största delen hämtade från Europa, Rumänien, England, Tyskland och Sverige men också från USA och Sydafrika och detta ligger till grund för forskningsöversikten.
Forskningen som presenteras i denna studie är från tidiga 2000-talet men det finns även med tryckta källor
från början av 1990-talet.
I dagsläget finns det mycket forskning om internkommunikation. Majoriteten av forskningsstudierna vi
har studerat, har framförallt tagit upp gynnsamma fördelar med att ha en bra internkommunikation mellan
medarbetare och chef. Forskningen vi har inkluderat i vårt arbete fokuserar på forskningsfrågor som:

Hur internkommunikationen kan påverka en organisations framgång.

Den strategiska fördelen med internkommunikation inom icke statliga organisationer.

Internkommunikationen mellan medarbetare och chefer med fokus på interna kommunikationsmedier.

Innovationskultur inom internkommunikation ur ett kommunikationsvetenskapligt perspektiv.

Hur ledarskapet påverkar internkommunikationen.

Attityden om sociala medier med fokus på den tekniska utvecklingen.

Nätverkets påverkan i en organisations internkommunikation.

Positiva effekter av en bra internkommunikation.

Internkommunikationens bister, både informellt och formellt.

Kommunikationsvetenskap som berör processen mellan sändare och mottagare (Berger & Meng
2012; Erikson, 2008; Friedla & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2008;
Larsson, 2001; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).
6
3.2 Metoder i tidigare forskning
Forskning som finns har både kvalitativa och kvantitativa ansatser, där samtliga fokuserar på internkommunikationsområdet. Fallstudier, internetbaserade undersökningar, surveyundersökningar, informantintervjuer och observationer, semistrukturerade intervjuer, webbaserade intervjuer, kvalitativa expertintervjuer
och dokument med öppna och slutna frågor är några av de metoder som forskningen består av. Datorprogrammet SPSS har också använts för att registerara viktig informantdata. Majoriteten av studierna vi har
undersökt har utarbetats elektroniskt, medan en studie har använt sig av personlig intervju (Berger &
Meng 2012; Eriksson, 2008; Friedla & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2008;
Larsson, 2001; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).
3.3 Teorier och begrepp i tidigare forskning
Exempel på teorier inom internkommunikationsområdet är:

Medium Theory, är en teori som grundar sig till mediet och hur till exempel individen inkodar och
avkodar mediet.

Strategisk internkommunikationsteori, en teori som syftar till att en organisations ska uppnå sina
uppsatta mål.

Teorier om meningsskapande, hur olika typer av kontexter kan påverka ett budskap mellan sändare och mottagare. Det finns fyra kontexter, samhällskontexten, organisationskontexten, situationskontexten och samtals kontext.

Teori om hur en ledares position påverkar kommunikationen i en organisation och hur ledarskapet påverkar organisationen till att bli mer effektivt.

Teori som berör nyskapelse inom organisationskultur med fokus på medvetenhet, förståelse, erkännande och handling inom internkommunikation.

Digital native, är ett begrepp som syftar på den tekniska utvecklingens generation.

Loose coupling och Weak ties, två teorier som tyder på graden av information om den till exempel är
stark eller svag.

Kommunikationsteorier om brister i informell och formell kommunikation.

Kommunikationsteorier som visar på hur internkommunikationen samspelar med organisationen
(Berger & Meng 2012; Eriksson, 2008; Friedl & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Larsson,
2002; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).
7
Welch (2011) har använt sig av olika kommunikationsmodeller i sin studie, en modell är Lasswells kända
kommunikationsmodell. Modellen går ut på att ta reda på vem som säger vad, genom vilken kanal, med vilket påverkan till vem med vilken bidragande effekt. En annan modell som också har applicerats i studien för att få en
bättre förståelse om internkommunikationen är en modell som kallas för ICC matrix. Modellen berör
kommunikationen mellan chefer och medarbetare. Faktorer som förståelse, tillhörighet, tillåtelse och medvetenhet är viktiga delar i kommunikationsprocessen.
I Simonssons (2002) avhandling används en kommunikationsmodell som visar meningsskapandeprocesser; samhällskontext, organisationskontext, situationskontext och samtals kontext. De olika dimensionerna
är viktiga för hur ett budskap tolkas i kommunikationen mellan chef och medarbetare.
I Linke och Zerfass (2011) studie presenteras en kommunikationsmodell som behandlar medvetenhet,
förståelse, erkännande och handlande till att kunna åstadkomma nyskapelse inom en organisation.
Erikson (2008) använder sig av en modell som beskriver individens utveckling genom internkommunikation. Modellen beskriver internkommunikationens positiva effekter, där fem viktiga punkter tas upp. De
fem punkterna för en bra internkommunikation är: förbättrad kommunikation, ökad insikt, utveckling,
större kunskaper och problemlösning.
3.4 Resultat i tidigare forskning
Nedanför följer en presentation av resultaten i tidigare forskning om internkommunikation.
3.4.1 Internkommunikation mellan medarbetare och chefer
Forskningen om internkommunikationen mellan medarbetare och chefer har bidragit till en bättre insyn i
medarbetarens perspektiv och värderingar. Det är viktigt att se till den enskilda individen och inte till en
enda stor massa. Det är betydelsefullt att medarbetarna har en möjlighet att själva få bestämma vilket medium ett budskap ska transporteras genom. Majoriteten av medarbetarna föredrog att få informationen på
ett smidigt sätt i form av PDF-filer och webb- länkar där de enkelt kan söka upp informationen istället för
att behöva gå in på en webbsida och finna det på egen hand. En viktig slutsats är att mediet sändaren använder sig av i den interna kommunikationsprocessen bör vara ett godkänt medium av mottagaren för att
det på bästa möjliga sätt ska nå den effekten som sändaren önskar. Om inte detta är fallet kan det bidra till
att meddelandet hamnar åt sidan och inte fyller någon funktion överhuvudtaget (Welch, 2011). Ett bra internsystem som innefattar en god internkommunikation mellan de anställda som till exempel tillgodoser
planering och träningsprogram är både effektivt och användbart på en arbetsplats. Genom att tänka på det
minimeras onödiga kostnader och medarbetarna går istället med vinst vilket betyder att organisationen kan
öka sitt kapital, det vill säga dess investeringar. Forskning visar att en bra internkommunikation för med
sig många positiva aspekter på individerna, bland annat bättre koncentrationsförmåga samt att arbetsförmågan kan förbättrats hos de anställda. Detta visar vilken viktig funktion internkommunikationen har
inom en organisation (Meng & Berger, 2010).
8
3.4.2 Strategiska fördelen med internkommunikation inom icke statliga organisationer
Resultatet av Jessica Humes och Anne Leonards (2013) studie visar att icke statliga organisationer inte
hanterade den interna kommunikationen på ett optimalt och strategiskt sätt som idealet är. En positiv effekt som studien visar att strategisk internkommunikation skulle kunna hjälpa icke statliga organisationer
att bli mer effektiva som organisation samt hjälpa till vid kommande utmaningar. Internkommunikation är
också en viktig del inom ledarskap och har bevisats ha stor påverkan på hur en organisations effektivitet
utspelar sig vid framförallt ett strategiskt ledarskap, då ledaren spelar en stor roll för hur anställda presterar.
3.4.3 Nätverkets påverkan i en organisations internkommunikation
En chefs roll har förändrats mycket under den senaste tiden, framförallt med tanke på den tekniska utvecklingen samhället har gått igenom. Förr var chefens främsta roll att sprida information till de anställda
men teknikens utveckling har spelat stor roll för chefsyrket då det har gått från att överföra information
internt till att göra budskapen mer användbara och betydelsefulla för medarbetarna. En negativ aspekt av
teknikens framsteg är att det internt blir för stort flöde av information. Då blir det svårt att veta om det är
viktig information eller inte. Det är viktigt för organisationer att inkludera social medier och inte utesluta
det för i framtiden kan vara till en stor fördel men det är svårt att utesluta de traditionella medierna. För
att organisationer bara ska använda sig av sociala medier kommer att dröja (Simonsson, 2002).
Många individer föredrar intranät istället för sociala medier när det kommer till information som berör organisationen och att vissa andra föredrar intranätet före medarbetartidningar. Diskussionsforum och medarbetarmöten ligger till en stor fördel när det kommer till dialog med medarbetaren. Företag bör vara medvetna om att en organisation består av generationer som är födda i den digitala världen. Internkommunikationen måste anpassas sina kanaler till teknikens utveckling (Friedl & Vercic, 2010; Simonsson, 2002).
3.4.4 Ledarskapets påverkan på organisationen
I en organisation är det viktigt för en medarbetare att individen känner sig bekväm och trivs på sin arbetsplats. Genom att använda sig av symmetrisk internkommunikation kan det bidra till att relationerna på arbetsstället förbättras. Symmetrisk kommunikation handlar bland annat om öppenhet, relationer, feedback
och trovärdig information mellan sändare och mottagare. Det är viktigt att tillgodose personalen med information och kunna förklara informationen på ett bra och lättförståeligt sätt för att mottagaren enkelt ska
kunna ta till sig det. Internkommunikation och ledarskap går på så sätt hand i hand med varandra och det
krävs ett samarbete mellan dem båda för att gemensamt kunna arbeta för företagets investeringar. Det tyder på att det är viktigt att lägga ner mycket arbete på internkommunikationen för att på bästa sätt kunna
arbeta för till exempel en organisations ideala målbild (Men, 2014).
3.4.5 Nyskapelse inom organisationskultur
9
Likne och Zerfass (2011) studie visar på att internkommunikation hör ihop med nyskapelse inom kulturen. Det är viktigt att chefer inbjuder de anställda för att de ska få en känsla av att de tillsammans arbetar
i en nyskapande miljö på arbetsplatsen. Olika typer av kommunikation når publiken i olika grader. De
olika verktygen att få fram kommunikation skiljer sig från faktorer som medvetenhet, förståelse, erkännande och handling. Genom att anordna personalmöten och sammankomster bidrog det till att kommunikationen förbättrades avsevärt. Personal sammanträngningar visade sig vara ett effektivt kommunikationsverktyg. Ett effektivt sätt är att sammanlänka det med att sända ut information på ett företags interna
intranät eller anordna en inbjudande personalfest där medarbetarna träffas och utbyter idéer med
varandra. Det bidrar till att skapa medvetande, förståelse och erkännande, med att information kommer ut
på företagets interna intranät. Olika kommunikationsverktyg skiljer sig i att skapa medvetande, erkännande, förståelse och handling, beroende på hur kommunikationen överförs från sändare till mottagare.
En del kommunikationsmedel ger snabb och effektiv respons tillbaka till sändaren medan andra kommunikationsverktyg gör att svarsfrekvensen inte blir lika effektiv. En viktig slutsats i studien är att fokus bör
ligga på handlande inom en organisations internkommunikation, det är något som har kommit i skymundan. Uppmuntrande är ett exempel på handlande. Studien visar att det har blivit lättare att förstå hur en
medarbetare tolkar olika meddelanden internt.
3.4.6 Positiva effekter av en bra internkommunikation
Forskningen visar att en bra internkommunikation kan bidra till positiva aspekter om den är i samspel
med individen eller medarbetaren. Erikson (2008) använder sig av en modell som beskriver individens
utveckling av internkommunikation. Modellen beskriver internkommunikationens positiva effekter, där
fem viktiga punkter tas upp. Punkterna nedanför är resultatet av en välfungerande internkommunikation i
en organisation.

En mer utvecklad kommunikation

Motivation och tillit

Individens förmåga att vilja utvecklas

Mer kunskap och förmåga till att utveckla ny kunskap

Större förmåga till att kunna lösa problem
Erikson (2008) menar att punkterna ovanför går runt i en cirkel, då en utvecklad kommunikation är resultatet av att individen är i samspel med kommunikationen. Det har visat sig att individer bearbetar information de tillhandhåller olika, beroende på vem mottagaren är. Om inte mottagaren förstår vad organisationen siktar mot för ståndpunkter, blir det då svårt för dem att samarbeta med varandra vilket kan leda till
problem.
3.4.7 Brister med internkommunikation, både formellt och informellt
10
Forskning visar på att den informella internkommunikationen inte alltid är hundraprocentig. Informell
och formell kommunikation som ingår inom internkommunikationsfältet är oerhört viktigt inom en organisation. Information sprids mycket snabbt, vilket gör den informella kommunikationen mer effektiv än
den formella. Rykten kan resultera i både positiva och negativa aspekter inom internkommunikationen i en
verksamhet. Ryktesspridning kan medföra att arbetsmiljön blir sämre i en organisation, vilket gör att det
vardagliga arbetet blir ineffektivt och bristande på grund av ett mindre bra samarbete mellan de anställda.
För att ryktesspridningar i framtiden ska minska är det viktigt för en organisation att det inte råder osäkerhet bland de anställda. En faktor som är vanligt förekommande är uppsägningar som på sätt skapar en
osäkerhet i organisationen. Det är därför viktigt att de ansvariga i organisationens verksamhet är noga med
att informera övriga i organisationen om vad som händer och sker, för att kunna reducera osäkerheten
som kan uppstå. Att vara välinformerad är till en fördel då det kan minska upptåget av rykten om informationen inte förstås eller tolkas på rätt sätt. Det är därför viktigt att anställda får ett förtroende och kan lita
på den personen som leder en organisationen. När informationen förstås på rätt sätt av mottagarna visar
forskning på att rykten reduceras avsevärt. Forskning om den formella kommunikationen har visat sig att
det finns olika problem med att använda formell kommunikation, då ett meddelande går från överordnad
ner till underordnad. Kommunikationen måste cirkulera genom olika led innan det tillslut når mottagaren
som meddelandet är avsett för, det kan då hända att meddelandet har tappat sitt ursprungliga budskap.
Detta kan förklaras med hjälp av att olika chefer i ledet sållar bort den information som han eller hon inte
tycker är väsentlig för resterande. Viktig information kan då uteslutas, vilket mottagaren aldrig kommer att
få veta på grund av att det har sållats bort på vägen i kommunikationens led. Det finns en betydande nackdel med det här sättet att kommunicera då ett meddelande kan få en helt annan innebörd och istället bearbetas om till hur personen som sitter på meddelandet vill ha det. Detta för att bland annat inte uppröra
anställda i organisationen om en dålig nyhet (Jacobsen & Thorsvik et al. 2008, 307). Den informella kommunikationen är minst lika viktig som den formella då de kompletterar varandra om den ena är bristfällig
enligt Erikson (2008).
3.4.8 Sammanfattning av forskningen inom intern kommunikation
Sammanfattningsvis spelar internkommunikationen en stor roll för en organisation och bidrar till att organisationen blir mer effektiv om kommunikationen praktiserats på bästa sätt. Det är viktigt att ha i åtanke
att en bristande kommunikation kan få oanade konsekvenser för dem som arbetar inom organisationen
men även för organisationen i sig. En följd av detta kan resultera i ryktesspridning som i sin tur kan påverka arbetsmiljön. Det påverkar både organisationen och de som arbetar inom verksamheten. Studierna
vi har studerat har en ömsesidig syn på hur internkommunikationen påverkar både organisationen men
även medarbetarna inom organisationen. Ett tydligt mönster kan också ses på hur ledarskapet påverkar
den interna kommunikationen. Kommunikationskanaler påverkar hur budskapet och informationen tolkas
av medarbetarna i en organisation. Sociala medier är en problematisk fråga för organisationer då samtliga
11
medarbetare inte är födda inom samma generation. Det handlar om en anpassning till den digitala utvecklingen, då det kan vara svårt att ta bort de traditionella medierna helt eftersom de är väl etablerade sedan
lång tid tillbaka. Det är också viktigt att kombinera internkommunikation med olika former av kommunikation, personalmöten och dialoger. En variation mellan olika kommunikationsverktyg är att föredra för
att uppnå en optimal internkommunikation. Den informella och formella kommunikationen går hand i
hand på grund av att de kompletterar varandra. Forskning visar på att det finns problem med internkommunikationen då ryktesspridning och sållandet av intern information är två negativa aspekter som kan
uppstå. Den digitala utvecklingen går ständigt framåt där individen involveras allt mer i det som sker i omvärlden. Det kan vara svårt att anpassa sig till den nya digitala utvecklingen inom den interna kommunikationen i organisationer men det är till en stor fördel för organisationer med att inkludera den nya generationen och den nya tekniken i utvecklingen (Berger & Meng 2012; Eriksson, 2008; Friedl & Vercic 2010;
Hume & Leonard 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2008; Larsson, 2001; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).
3.4.9 Studiens bidrag till forskningsfältet
I vår studie fokuserar vi på den interna kommunikationen mellan ledning och medarbetare i en statlig
myndighet, i detta fall Trängregementet i Skövde. Tidigare har studier som behandlar internkommunikation inom myndigheter gjorts, men det finns inte tillräckligt med information som berör en militärisk organisation som Försvarsmakten. Vår forskningslucka är att det inte finns mycket forskning om den interna
kommunikationen inom Försvarsmakten och därför kan vår uppsats bidra med något nytt till forskningsfältet, framförallt då den här studien kommer att avgränsa sig till Trängregementet i Skövde.
12
4 Teoretiska utgångspunkter
I det här kapitlet presenteras relevanta begrepp kopplade till internkommunikation, modeller och teori. Teoretiska utgångspunkter som sedan ska användas för att förklara våra resultat. Vi har valt att fokusera på organisationskultur från Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell, där begreppet kultur kan användas för att förklara studiens resultat.
4.1 Relevanta begrepp i internkommunikationen
4.1.1 Formell kommunikation
”Forskning visar att där statusskillnader introduceras genom hierarkisk organisering, utvecklar de underordnande ofta ett
starkt behov av erkännande och respekt från överordnande” (Thorsvik & Jacobsen, 2008, s.308).
Den formella kommunikationen kan ha en tendens att inte tillfredsställa individens fullständiga behov. En
organisation består i många fall av en formell organiserad ordning där personerna högst upp är dem som
har den största makten till att fatta beslut och liknande. Individerna under ledningen är dem som utför
handlandet och lyder vad orden säger åt dem att göra. Majoriteten av organisationers kommunikation sker
via formella kanaler, så som personalmöten och personaltidningar (Falkheimer & Heide, 2003).
Inom hierarkiska organisationer är det vanligt att kommunikationen mellan sändare och mottagare är
komplicerad eftersom informationen begränsas uppifrån och nedåt (Jacobsen & Thorsvik et al. 2008) För
att inte den interna informationen ska bidra till en stor arbetsbelastning sållas oväsentlig information bort,
då enbart information som ansvariga väljer att dela med sig av sänds vidare. En negativ aspekt av detta blir
att annan viktig information utesluts och inte kommer fram överhuvudtaget. En hierarkisk organisation
består av olika led där information cirkulerar genom och det kan ta lång tid innan informationen når person eller personerna som meddelandet är avsett för. Ett sådant här system kan bidra till att underordnade
inte vågar säga vad de egentligen tycker och tänker utan de att enbart håller med personen som gett en order. En orsak kan vara respekt och makt till de överordnade. Det kan därför bli komplicerat att förstå hur
de underordnade tänker och tycker i olika situationer när feedback utesluts. En del överordnande kan därför ha svårt att förstå och själva sätta sig in i en annan individs perspektiv eftersom han eller hon är vana
vid att vara den som ge order och inte lyssnar på andra i lika stor utsträckning. Den formella kommunikationen är starkt bunden till en organisations struktur, där ledingen är dem som har makten och därmed formar regler som bestämmer hur en organisation ska styras (Thorsvik & Jacobsen, 2008).
13
4.2. Informell kommunikation
Den informella kommunikationen är viktig eftersom kommunikationen inte förutsätter att det kommer
från ledningen utan uppstår istället mellan arbetskamraterna på till exempel lunchrasten. Den informella
kommunikationen går inte att styra över som den formella därför är den ständigt närvarande. Det är individerna som verkar inom organisationen som bestämmer hur den informella kommunikationen kommer
att utveckla sig. Det är dock viktigt att kommunikationsansvarig har en god insikt i medarbetarnas agerande och själv tänker sig in i olika situationer för att på bästa sätt undvika att missförstånd och tvister
uppstår. (Erikson, 2008). Enligt forskning är den informella kommunikationen mer effektiv till att nå mottagarna i jämförelse med den formella som är mer strikt bunden (Jacobsen & Thorsvik et al. 2008).
4.3 Kanaler
”Rätt sorts information i rätt kanal” (Simonsson, 2006, s.21).
Simonsson (2006) menar på att det är viktigt för sändaren att relatera över vilken kanal som är mest lämpad till att förmedla informationen genom, detta med tanke den önskvärda effekten av meddelandet. Ett
budskap kan nämligen få olika betydelser beroende på vilken kanal som används. Om en medarbetare
önskar att få feedback är det ett effektivt sätt att söka upp personen informationen berör och föra en dialog. Återigen tyder det här på effekten av sändarens tanke bakom budskapet.
Under begreppet kanaler, hör skriftliga, muntliga och elektroniska kanaler. Det är viktigt för sändaren att
ha i åtanke att alla individer är olika i beteendet på hur de uppsöker information. I vissa fall är det bättre
att använda sig av elektroniska kanaler, så som video och internet medan andra situationer är anpassade
för skriftliga kanaler. Om sändaren tar hänsyn och arbetar med parallella kanaler ser hon till individen och
inte individerna (Erikson, 2008). Organisationer har stora valmöjligheter att välja vilken kanal som de vill
använda sig av till att informera personalen om viktig information. Det kan vara allt från intranät, möten
och anslag (Heide et al. 2005).
4.3.1 Tryckta kanaler
Tryck information är lätt tillgängligt för mottagarna eftersom materialet kan konsumeras när mottagaren
själv väljer det. Personaltidningar, broschyrer och nyhetsbrev är exempel på tryckt information. Skriftliga
kanaler har också en tendens att minska vanföreställningar men det är dock komplicerat att för dialog med
sändaren när många frågor och tankar kan komma att uppstå hos sändaren. Skriftliga kanaler rekommenderas att i syfte användas när sändaren har konkret fakta, till exempel information om en produkt. Det är
viktigt att ha i åtanke att inte utesluta varken skriftliga eller elektroniska kanaler på grund av att de kompletterar varandra väldigt bra när det handlar om att få ut och dela med sig av information (Erikson,
2008).
14
4.3.2 Elektroniska kanaler
Elektroniska kanaler baseras på till skillnad från skriftliga kanaler av mejl, video, telefon och film, det vill
säga där tekniken dominerar. Elektroniska kanaler ger en bättre möjlighet för dialog när mottagaren på ett
effektivt sätt kan följa upp med information till sändaren om missförstånd uppstått. Tekniken går ständigt
framåt och utvecklas allt mer och har därmed bidragit till att användandet av elektroniska kanaler har ökat
avsevärt på senaste tiden. En positiv effekt av elektroniska medier är att mottagaren lättare involveras in i
informationen, av att till exempel titta på en film. Om en arbetsgrupp tillsammans tittar på ett videoklipp
blir det lättare för dem att sedan föra en diskussion med varandra om det som de har sett. Genom elektroniska kanaler förmedlas det lättare till alla på en och samma gång. Mottagaren har också en möjlighet att
dela med sig av det skickade materialet och vidarebefordra det vidare. Om en arbetsplats använder sig av
ett elektroniskt intranät, kan varje medarbetare på ett enkelt och smidigt sätt själva uppsöka informationen
(Erikson, 2008). Att ha ett välutvecklat och strukturerat intranät för med sig många positiva effekter på
internkommunikationen, det kan bland annat bidra till att informationsflödet expanderas. Genom att ha
ett internt intranät kan de anställda på ett lättare sätt uttrycka tankar och funderingar till ledingen om något skulle vara oklart. Det resulterar även i att medarbetarna får en bättre inblick i organisationen och på
så sätt kan förstå bättre hur organisationen fungerar (Falkheimer & Heide, 2007). Många positiva effekter
kan ses med elektroniska kanaler men det finns också en del negativa aspekter att komma ihåg, ofta handlar det om en resursfråga. Elektroniska kanaler förutser att anställda har tillgång till en egen dator eftersom
det är en dyr drift. En del information är inte heller lämplig att skickat ut via mejl, då muntlig och skriftlig
kommunikation är ett bättre alternativ (Erikson, 2008).
4.3.3 Muntliga kanaler
En annan viktig kanal är muntliga kanaler som är viktig av den anledningen att individer kommunicerar
med varandra. Muntlig dialog är en god förutsättning för att få ut information på ett effektivt och bemötande sätt. Muntliga kanaler består bland annat av personalmöten och företagsutbildningar. Fördelen med
denna kanal är att sändare och mottagare utbyter tankar och idéer med varandra på en och samma gång
genom att de kan ge varandra feedback. Kommunikation är av yttersta vikt viktigt inom en organisation
för dess utvecklande och framgång. Individen är en social varelse och har därmed ett behov av kommunikation och tankeutbyte med andra individer (Erikson, 2008).
4.3.4 Sociala medier
”De sociala medierna förenklar det för människor att hålla kontakten och skapa en känsla av social närvaro med betydligt
fler personer än vad som är möjligt med traditionella medier”(Heide et al 2013, s. 240).
Sociala medier är nytt fenomen som har tillkommit på den senaste tiden, och bidragit till en utmaning mot
de traditionella medierna som skriftliga och muntliga kanaler. Bloggar, sociala webbsidor, mikrobloggar
och podcast är exempel på existerande sociala medier som organisationer använder sig av i sin verksamhet. Forskningen visar på att sociala medier är ett effektivt marknadsföringssätt för företag. En drastisk
15
ökning med sociala medier inom organisationer har skett på kort tid, då alltfler företag inser fördelen med
att inkludera sociala medier i sin verksamhet. Användningen av sociala medier bidrar till att individerna
lättare interagerar med varandra för att tillgången till att kontakta andra människor blir lättare (Heide et al.
2013).
Med koppling till organisationskulturen har det utförts undersökningar om bloggens påverkan till kulturen
i ett företags interna kommunikation. Det har sedan forskats vidare inom detta och det pekar på att bloggen har visat sig vara ett effektivt socialt medium i en organisations internkommunikation. Det medförde
att anställda kände en större känsla av tillhörighet i organisationen då de lättare kunde förmedla sina egna
tankar och åsikter. Spridningen av sociala medier har bidragit till att informationsflödet har ökat avsevärt
på internet där många människor ingår i ett enda stort nätverk tillsammans. Det bidrar dock till en konsekvens, då negativ information kan uppstå om organisationen. Spridningen har medfört att informationen
idag är lättare mer tillgänglig än vad det var förr. Sociala medier är ett relativt nytt och outforskat område,
därför har det inte gjorts mycket forskning om det. Intresset för sociala medier kommer att utvecklas mer i
framtiden. De tror därför att effekten av sociala medier kommer att kunna påverka en organisations interna verksamhet på både gott och ont (Heide et al. 2013)
4.4 Internkommunikation
“Utan kommunikation ingen organisation” (Heide et al. 2005, s. 17).
Ett meddelande sänds först från en sändare som har ett budskap som han eller hon vill få fram genom att
välja vilken kanal det ska sändas genom. Transmissionsmodellen är en modell som visar på kommunikationsprocessen mellan en sändare och en mottagare. Den ger dock ett falskt intryck av att kommunikation
är enkelt och att det är en process då teknik och kanal är i fokus. Den bortser från individers olika tolkningar och kan på så sätt bli för snäv och inte se kommunikation i dess rätta kontext. Organisationer har
blivit bättre på att undersöka deras målgrupper för den externa kommunikationen men den interna kommunikationens utveckling har stagnerat. Inom organisationer vill ledningen bland annat kunna förmedla
ett bra och effektivt budskap till medarbetarna. När den önskade effekten av budskapet inte uppstår lägger
de ofta skulden på andra (Simonsson, 2006).
“Den som inte har information kan inte ta ansvar. Den som har information kan inte undvika att ta ansvar” (Erikson, 2008, s. 70).
Internkommunikation hjälper medarbetarna att få en översikt över organisationens omvärld. Genom att
erhålla kunskap och fakta om organisationens omvärld, kan medarbetarna agera mer effektivt. Det är väldigt viktigt att samtliga inom en organisation arbetar mot samma mål, god kommunikation och dialog
skapar enighet. Det är också viktigt att tala om för medarbetarna vilken riktning organisationen strävar
mot för att anställda ska få en klar bild av organisationens verksamhet. Om anställda är informerade och
16
strävar mot samma mål, kommer dess arbete med all sannolikhet att effektiviseras. En bra interkommunikation leder till att medarbetarna kan ta bättre beslut och det skapar också enighet och motivation i organisationen. Det blir på så sätt en mer stimulerande och givande miljö att arbeta i (Erikson, 2008).
Exempel på internkommunikationsområdet är:

Operativ kommunikation: Information anställda behöver ta del av för att kunna utföra sitt arbete.

Nyhetskommunikation: Anställda inom en organisation har ett behov av att få veta vad som
händer. Genom att kontinuerligt få information kan medarbetarna i en större grad fokusera på sitt
arbete och gör det mer effektivt.

Styrkommunikation: Policys och budgetar som är till för att underlätta arbetet inom organisationen. Detta leder i sin tur till att samtliga medarbetare arbetar åt samma mål.

Förändringskommunikation: Handlar om att olika händelser som tangerar kan komma att påverka ett företaget negativt.

Kulturkommunikation: Innefattar etik och värderingar, sådant som ofta inte är synligt men som
ändå finns som del av internkommunikationen Organisationens kultur finns ofta inte nedskriven i
ett dokument om hur den skulle kunna påverka internkommunikationen (Erikson, 2008).
4.5 Modeller
4.5.1 Utveckling av den linjära kommunikationsmodellen
Den linjära kommunikationsmodellen är en utvecklad version av basmodellen för en kommunikationsprocess mellan sändare och mottagare. Den äldre kommunikationsmodellen skapades av Shannon och Weaver i mitten på 1900-talet. Larsson (2001) utvecklade basmodellen för att återkoppling, feedback och kontext fattades. Larssons utvecklade kommunikationsmodell som består av en sändare som kodar ett budskap i ett meddelande, därefter väljer han eller hon en lämplig kanal att sända informationen vidare genom. Meddelandet blir det som mottagaren kodar av. Modellen tar också upp begreppet effekt som förklaras med att det kan uppstå en omtvistad effekt om budskapet inte är tydligt och klart formulerat. Det
kan då hända att mottagaren inte tolkar budskapet som det var tänkt från början. Mottagaren har också en
möjlighet att efter avkodning framföra eventuell feedback tillbaka till sändaren. Larssons modell innefattar
även begreppet kontext vilket betyder att alla delar påverkar varandra. Kommunikationen tar även hänsyn
till vilken förbindelse kommunikationen har till sin omvärld.
17
Kontexten
Individu-
Individuella, sociala
och organi-
Sändare
Budskap
Medium
Mottagare
ella, sociala
Effekt
och ”pub-
satoriska
lika” fak-
faktorer
torer
Brus
Feedback
Figur 4:1 Larssons linjära kommunikationsmodell (Larsson, 2001, s.41).
4.5.2 Systemteori
Organisationer kan ses som olika system som samverkar med varandra och har ständigt ett pågående utbyte med omvärlden. Systemens olika delar samarbetar och är i ett beroendeförhållande till varandra. De
olika delarna inom systemet i organisationssammanhang är grupper, individer, avdelningar. Delarna påverkar varandra och de olika delarna i systemet skapar en helhet som är organisationen. Organisationens system ingår i ett så kallat supra system som är samhället. Individen integrerar inom supra systemet och
inom detta system, finns det ett subsystem som är exempelvis olika avdelningar inom organisationen. Om
en organisation ska kunna utvecklas och bli mer effektiv och samt kunna överleva konkurrens från andra
företag, måste organisationen rätta sig efter omvärlden. En organisation är beroende av både output och
input. Input handlar om det som går ut från organisation medan output resulterar i det som kommer tillbaka, till exempel en produkt. På så sätt är de två begreppen starkt sammanlänkade eftersom de kompletterar varandra inom en organisation (Falkheimer & Heide, 2003).
18
Omvärld:
Formella drag:
 Mål och strategier
 Organisationsstruktur
Resurser

Beroende

Osäkerhet

Yttre tryck
Informella drag:
 Organisationskultur
 Maktförhållanden
Ledarskap
Organisationsbeteende och processer:
 Motivation och processer
 Kommunikation
 Beslut
 Lärande
 Förändring
Resultat
Återkoppling
Figur 4:2 Jacobsen och Thorsviks systemteoretiska modell (Jacobsen & Thorsvik, 2008, s. 293).
I figur 4:2 presenterar Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell. I modellen ingår omvärld,
formella, informella drag, ledarskap, organisationsbeteende, processer, resurser, resultat, återkoppling och
omvärld. De formella och informella dragen samt ledarskapet är orsakerna till hur en organisation kommunicerar, motiverar samt en viktig faktor till de beslut som verksamheten tar. Det visar också på hur en
organisation anpassar sig till förändringar och tar lärdom av sitt handlande.
Vi kommer att använda Thorsviks och Jacobsens modell för att senare förklara studiens empiriska resultat.
Systemteori handlar bland annat om att gå djupare in på beteendet och analysera det i förhållanden till organisationen. Kommunikationen i en organisation blir därför en viktig faktor, det handlar om hur människor kommunicerar med varandra. Thorsvik och Jacobsen menar att människan har en stor makt över att
kunna påverka faktorer som mål och kultur genom ett beteende. Beteende och gemenskap är något som
19
går hand i hand med organisationskulturen. Omvärlden, det omgivande samhället påverkar också en organisation, både positivt och negativt. I vårt arbete kommer vi att använda Jacobsen och Thorsviks modell
för att försöka få en bättre bild över hur en organisation samspelar i samhället, i det här fallet handlar det
om en statlig myndighet. Vi kommer att med hjälp av deras modell fokusera på organisationskulturen.
Jacobsen och Thorsvik menar att organisationer består av system, där människor inom systemen samverkar med varandra för att kunna arbeta mot samma mål och lösa eventuella problem som kan förekomma
(Ibid).
4.5.3 Organisationskultur
I en organisation spelar kulturen en viktig roll, då det bidrar till ett samtycke i organisationen, och förklarar
varför individer tycker som de gör. Individernas tankar och reflektioner styr hur en organisations handlande (Ibid).
Kulturen fyller en viktig och användbar funktion eftersom den till stor del speglar hur en organisation ser
ut. I en organisation interagerar människor med varandra och utvecklar en samhörighet. Genom att gå
djupare in på kulturbegreppet, kan en organisationers framsteg lättare förstås (Ibid).
Kulturen är en viktig del av att den kan stärka relationen mellan anställda i en organisation och göra att de
känner tillit till varandra. I en bra kulturell miljö råder det inte ett lika stort kontrollbehov av dem som
handlar, utan öppenhet är viktigt. Individerna i en organisation behöver inte tillhöra en och samma kultur
utan i en del kulturer bildas det subkulturer, som anser sig ha en gemensam kultur. En nackdel när det
uppstår sådana kulturer är att det lätt kan uppkomma tvister (Ibid).
Det finns många olika definitioner på vad begreppet organisationskultur är för något Edgar Schein beskriver en organisationskultur på följande sätt: ”Organisationskultur är ett mönster av grundläggande antaganden-uppfunnet, upptäckt eller utvecklat av en viss grupp efterhand som den lär sig bemästra sina problem med extern anpassning och
intern integration-som har fungerat tillräckligt bra för att bli betraktat som giltigt, och som därför lärs ut till nya medlemmar
som det riktiga sättet att uppfatta, tänka och känna om dessa problem” (Ibid s. 140).
Artefakter
Värderingar och
normer
Grundläggande
antaganden
20
Figur 4:3 Scheins modell (Valuebasedmanagement, 2015) som omfattar organisationskultur.
I figur 4:3, presenteras Scheins modell (2004) som visar olika nivåer av kulturell förståelse. Artefakter, gemensamma värderingar och grundläggande antaganden utgör modellens struktur. Modellen kan ses som
en trattformad figur då artefakter kommer först upp och är det som individen själv ser, det vill säga synliga
strukturer och processer som en organisation består av. Nivån är lätt att observera men betydligt svårare
att tolka. Under artefakter finns gemensamma värderingar som enligt Schein är strategier och mål. I en
grupp av människor lär sig personer inom gruppen att anpassa sig till speciella värderingar och normer
och om då dessa normer och värderingar fungerar bra i praktiken leder till att individen självmant anpassar
sig till det. Längst ned i tratten infinner sig de underliggande faktorerna, tro, tankar, känslor och uppfattningar. De här faktorerna är helt omedvetna och tas för givet av individen men ligger också till grund för
en grupps handlande. De underliggande faktorerna inom en organisation är oftast svåra att konfrontera
och ändra på.
Det är viktigt att ledaren för en organisatorisk verksamhet har god kännedom om dess kultur och struktur
för att på ett lättare sätt kunna sätta sig in perspektivet hur en organisation fungerar (Jacobsen & Thorsvik,
2008). Det finns ett samband mellan kulturen och strukturen i en organisation, båda faktorerna samverkar
med varandra på så sätt att det har verkan på hur organisationsbeteendet ser ut, både inåt och utåt. Det
betyder att beroende på hur kulturen och strukturen ser ut i organisationen kommer det att spegla hur organisationens beslut, lärande och kommunikation fullbordas.
4.5.4 Sammanfattning av studiens teoretiska utgångspunkter
Internkommunikation är väldigt viktigt för en organisation att ta hänsyn om den ska kunna utvecklas i
framtiden. Internkommunikationsområdet kan delas upp i tre olika teman, vilka i det här arbetet är; formell kommunikation, kanaler och sociala medier. Försvarsmakten är ett exempel på en formell organisation. Kanaler fyller en viktig funktion vid förmedling av ett budskap. Skriftliga, elektroniska och muntliga
kanaler hör till de traditionella sätten att förmedla information från sändare till mottagare. Sociala medier
är däremot ett relativt nytt fenomen som har tillkommit och fått en stor framgång bland organisationer då
tekniken är i ständig utveckling.
Att använda sig av ett systemtänkande innebär att individen ser en organisations olika system som samverkar med varandra. Det resulterar i att en organisation blir bättre på att förbereda sig på kommande händelser som kan komma att skada dess existens. Inom en organisation är kulturen en viktig aspekt eftersom
det bidrar till att skapa gemenskap och samhörighet. Organisationskultur går under de informella dragen,
där både formell och informell kommunikation samt ledarskapet är tre viktiga delar som på påverkar helheten, det vill säga hur en organisation agerar och förhåller sig i organisationen men också till omvärlden
(Jacobsen, Thorsvik, 2008; Eriksson, 2008; Larsson, 2001; Schein, 2004; Falkheimer & Heide, 2013; Falkheimer & Heide, 2007; Simonsson, 2006; Heide, Johansson, Simonsson, 2005; Heide, Johansson, Simonsson, 2013).
21
5
Syfte och frågeställningar
Kapitlet ger en närmare beskrivning av studiens huvudsakliga syfte samt frågeställningarna som är till för att syftet ska
kunna besvaras.
5.1 Syfte
Syftet med vår uppsats är att undersöka internkommunikationen på Skövde Trängregemente utifrån ett
systemteoretiskt perspektiv. Internkommunikation är viktigt inom hierarkiska organisationer därför att
kommunikationen oftast är begränsad mellan sändare och mottagare, då det råder stor respekt från överordnad ner till underordnad. Viktig information blir ofta utesluten och feedback begränsas avsevärt mellan
underordnad och överordnad. Inom en militärisk organisation är kommunikationen särskilt viktig, både i
fred och krig. Ordergivning och lydnad är två måsten för att kommunikationen ska fungera. Detta kan
också ses till ett samhällsperspektiv, om kommunikationen är bristande i fredstid, kommer kommunikationen inte heller att fungera i krigstid.
5.1.1 Frågeställningar
1. Hur uppfattar sändare och mottagare internkommunikationen på Trängregementet i Skövde?
2. Vilka kanaler används inom den formella kommunikationen på Trängregementet?
3. När och för vad använder Trängregementet sociala medier i sin formella kommunikation?
22
6
Material och metod
Kapitlet redogör för vilket material och vilka metoder som har använts i studien. Det är uppdelat i underrubriker för att läsaren lättare ska kunna orientera sig i texten.
6.1
Kvalitativa intervjuer
Den här studien grundar sig på åtta kvalitativa intervjuer med ledning, officerare och soldater på Trängregementet i Skövde. Vår strävan var att bidra med ökad förståelse för hur internkommunikationen fungerar
på regementet, därför riktar sig den här studien mer till kvalitéer än kvantiteter (Alvehus, 2013). Kvalitativa
intervjuer för med sig många positiva aspekter, till exempel utbyts informationen direkt mellan intervjuaren och deltagaren. En annan fördel med kvalitativ metod är att det blir lättare att förstå hur deltagaren
tänker och reflekterar. Det uppstår då en interaktion mellan deltagarna och intervjuaren där respons är
lättåtkomligt (Østbye, Knapskog, Helland & Larsen, 2004). En nackdel med kvalitativa intervjuer är dock
att det kan vara en känslig metod, därför gäller att varsamt hantera det material som har samlats in (Alvehus, 2013).
Kvalitativa intervjuer delas upp i tre intervjuformer, strukturerad, ostrukturerad och semistrukturerade intervjuer. Vi valde att använda oss av semistrukturerade intervjuer vilket passade den här studien bäst. Semistrukturerade intervjuer bygger på att ett tema är förutbestämt innan intervjun genomförs. Ledmotivet i
studien är internkommunikation, vi valde ut tre teman som kan förklara vad internkommunikation är för
något (Østbye et al. 2004). Den här metoden förutser också att intervjuaren lyssnar och följer flitigt med i
samtalet för att kunna bemötta intervjupersonerna med eventuella följdfrågor. Intervjupersonen utgör det
centrala och har en stor makt vid att kunna styra innehållet i intervjun åt det håll som han eller hon föredrar (Alvehus, 2013). I den här studien är semistrukturerade intervjuer att föredra, då det är enkelt att
följa upp med mottagaren med feedback och följdfrågor. Vi valde att inte använda strukturerade och
ostrukturerade intervjuer av den anledningen att vi har en god kännedom över Försvarsmakten som verksamhet, och vi vill inte vara strikt bundna till ett schema med frågor utan enkelt kunna följa upp med
följdfrågor. Vår studie går till stor del ut på att iaktta deltagarna för att därefter kunna bemöta svaren
(Østbye et al. 2004).
Efter att vi hade utfört åtta semistrukturerade intervjuer ansåg vi att vi hade uppnått en teoretisk mättnad,
ett mönster bland deltagarnas svar kunde identifieras. Att uppnå teoretisk mättnad är något som eftersträvas, det ger besked om att värdefull information har arbetats fram (Esaiasson, Gilljam, Oscarsson &
Wängnerud, 2012). Av den anledningen var åtta intervjuer tillräckligt för att sedan börja analysera materialet vi fick in.
23
6.2
Studiens avgränsningar
Vi har valt att enbart avgränsa oss till att studera internkommunikationen på Trängregementet
(TrängR) i Skövde och inte Försvarsmakten i helhet, dock är det viktigt för oss att hänvisa till Försvarsmakten eftersom Trängregementet ingår i verksamheten. Vår studie kommer inte att ta fram en ny
kommunikationsplan för Trängregementet men förhoppningsvis kommer den att bidra med en ny förståelse om hur internkommunikation kan komma att förbättras i framtiden. Från ett systemteoretiskt perspektiv kommer vi försöka förklara våra resultat från studien. Inom Jacobsens och Thorsviks (2008)
systemteoretiska modell har vi valt att enbart fokusera på organisationskulturen som går under de informella dragen i modellen.
6.3
Intervjuguide
I intervjufrågorna utgår vi från tre olika teman vilka är, formell kommunikation, kanaler och sociala medier. Från de olika temana utformade vi relevanta frågor med återkoppling till studiens syfte och frågeställningar. I bilaga ett och två, längst bak i studiens finns intervjuguiden till ledingen och soldater.
Innan vi utförde intervjuerna genomfördes tre pilotstudier med utomstående personer för att väva in deras egna åsikter om frågornas utformning, vad var bra och vad kunde vi förbättra för att nå ett ännu bättre resultat?
Vi testade även frågorna på oss själva, där vi levde oss in i rollen som intervjuare och intervjuperson. När
vi ansåg att en fråga inte var hållbar uteslöt vi den eller ändrade om dess utformning för att göra den mer
passande.
6.4 Kvalitativa intervjuer
Vi har valt att utföra kvalitativa intervjuer framför en kvantitativ metod, av den anledningen att den här
studien syftar mer till att studera kvalitéer än kvantiteter (Alvehus, 2013). I en kvalitativ undersökning ställer sig forskaren frågor för att försöka komma åt kärnan i problemet. Starrin och Svensson (1994) menar
att en kvalitativ metod utgår från helheten till att analysera delen, där frågor som; vad något innebär eller
vad något handlar om är intressanta. I den här studiens handlar det om att gå från helheten, Trängregementet till att studera delen, det vill säga internkommunikation.
Forskning om kvalitativa metoder förespår att det finns ett intresse för det som ska studeras och att det
finns något som forskaren vill få ut med studien, samt vad undersökningen kan bidra med till vidare forskningsområdet (Alvehus, 2013): I vårt fall finns det ett intresse för Försvarsmakten som myndighet och eftersom det inte har gjorts forskning om internkommunikationen på Trängregementet i Skövde innan, bidrar det till en forskningslucka.
24
6.5
Strategiskt urval av intervjupersoner
Innan en intervju genomförs måste forskaren bestämma ett passande urval av de individer som ska undersökas. I den här studien används ett strategiskt urval som syftar till att välja ut intervjupersoner som har
kunskap om ämnet som senare ska diskuteras. Om forskaren har en förkunskap om organisation är det till
en fördel. Det blir då relativt lätt att få en helhetsbild över hur organisationen är uppbyggd och vilka personer som är de centrala inom verksamheten. Strategiskt urval är ett lämpligt urval att använda sig av i vår
studie, då vi har kännedom om både miljön och intervjupersonerna som ska intervjuas (Alvehus, 2013).
6.6
Utförandet av intervjufrågor
Den första intervjufrågan i intervjuguiden var om intervjupersonen kunde beskriva lite om sig själv. Frågan anser vi inte möjligtvis är relevant till det vi ska undersöka men den kan vara bra att ha med en sådan
fråga för att mjuka upp stämningen.
Det är viktigt att intervjuaren är påläst och har kunskap om området som ska undersökas. Frågorna ska
vara kopplade till studiens frågeställningar som ligger till grund för att analysen ska bli hållbar (Østbye et
al. 2004). Innan intervjuerna utfördes på Trängregementet hade vi läst på om Trängregementets verksamhet. Intervjufrågorna till ledningen, officerare och soldater var uppdelade i tre teman, formell kommunikation, kanaler och sociala medier. Samtliga intervjufrågor är kopplade till de olika temana.
6.7
Utförandet av intervjuer med ledning, officerare och soldater
Den 25 november 2014 genomfördes sju av åtta intervjuer. Den åttonde intervjun med den andra officeraren ägde rum den 26 november 2014 via telefon. Vi hade avsatt 20 till 30 minuter per intervju. En del
intervjuer blev längre än andra men snittet hamnade ändå på 30 minuter. Intervjuerna dokumenterades
med hjälp av två mobiltelefoner för att spela in vad intervjupersonernas svar under intervjun. Vi hade även
med oss penna och papper för att göra anmärkningar på viktiga saker som de sade i intervjun. Østbye
(2004) menar nämligen på att i det inom kvalitativa intervjuer är viktigt att dokumentationen sker på rätt
sätt och att intervjuaren har med sig rätt utrustning samt gör en ljudkontroll för att försäkra sig om att det
fungerar bra.
Under intervjuerna med ledningen och den ena officeraren satt vi ett avskilt rum där vi smidigt kunde utföra våra intervjuer i lugn och ro. Samtliga fyra soldatintervjuer utfördes utomhus eftersom soldaterna
hade övning.
Vi valde att ha med två officerare i studien, den andra officerarintervjun genomfördes på telefon dagen
efter vi hade varit på Trängregementet. Samtliga intervjuer gick bra att genomföra och vi blev nöjda med
resultatet vi fick fram där vi tydligt och klart kunde se mönster mellan intervjupersonernas svar, en teoretisk mättnad.
25
En del intervjuerna som genomfördes tog längre tid än vad tiden var avsatt till. Den längsta intervjun tog
60 minuter medan den kortaste intervjun tog 10 minuter att genomföra. Vi hade ett antal intervjupersoner
att välja mellan om någon eller några ville dra sig ur eller inte kunde på grund av olika skäl. Nästa gång vi
utför kvalitativa intervjuer kommer vi att ha i åtanke att skicka ut intervjufrågorna en till två dagar i förväg,
för att intervjupersonerna ska kunna förbereda sig. Vi anser att det kan bidra till en viss trygghet om personen innan vet vad intervjun kommer att handla om.
6.8 Etik
Østbye (2004) hänvisar till fyra viktiga punkter som intervjuaren bör ha god kännedom om innan en intervju genomförs. De fyra kraven är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet. En förklaring av begreppen följer nedanför.

Informationskravet, respondenterna ska få information om intervjuns huvudsakliga syfte och
varför personen medverkar i intervjun.

Samtyckeskravet, att respondenten har en möjlighet att avbryta intervjun när som.

Konfidentialitetskravet, all information som intervjupersonen säger är konfidentiellt. Den deltagande får inte riskera att bli kränkt av att hängas ut i studien.

Nyttjandekravet, all information som sägs under intervjun ska endast användas i forskningssyfte.
Østbye menar också att det finns två punkter till utöver huvudkraven innan ny forskning publiceras. Den
första rekommendationen handlar om de medverkande ska få tillgång till att se analysen innan den publiceras offentligt. Intervjupersonerna ska få en chans att tycka till om det är något som han eller hon inte vill
ska vara med i forskningen. Den andra rekommendationen handlar om att deltagarna ska själva få en kopia av rapporten när den är sammanställd och klar. Intervjupersonen ska även få information om vart
forskningen ska publiceras
Østbyes etiska aspekter och ytterligare rekommendationer har vi tagit hänsyn till innan vi har utfört intervjuerna. Vi har och informerat om studiens syfte och intervjun kommer att fylla för funktion i vårt arbete.
Vi informerade också om att inga namn kommer att publiceras, där namnen kommer att kodas för att inte
hänga ut någon offentligt. Vi förklarade även att den deltagande får välja att avbryta intervjun när som
helst och om det skulle var en fråga som han eller hon inte vi svara på, är det försåtligt. Vi berättade till
sist var uppsatsen kommer att publiceras när den har blivit godkänd.
6.8.1 Transkribering
Transkribering hör till kvalitativa intervjuer. Efter att intervjun har genomförts måste materialet transkriberas för att senare kunna analyseras mer ingående (Alvehus, 2013). Sammanlagt har åtta intervjuer med
26
ledning, officerare och soldater transkriberat efter inspelat material. Intervjuerna var inspelade via ett inspelningsprogram på mobiltelefonen. Det var smidigt att transkribera intervjuerna, dock tog det väldigt
lång tid att transkribera materialet.
6.8.2 Metodkritik
Vi har valt ett ämne som vi båda är intresserade av. En av oss har stor förkunskap om Försvarsmaktens
verksamhet, medan den andra av oss inte är insatt i Försvarsmaktens arbete. Vi anser att det är en bra
kombination då vi får in två infallsvinklar om Försvarsmakten. I arbetet har vi har varit noga med att vara
kritiska till vårt material och försökt att se det från andra perspektiv än vårt egna. Till metodens syfte har
vi även där varit kritiska då vi utfört en kvalitativ studie med fokus på semistrukturerade intervjuer. Vi har
övervägt både positiva och negativa aspekter med metoden och ställt kritiska frågor till både metoden och
materialet, som; är materialet och metoden hållbar ihop? hur kan det utvecklas vidare? och finns det brister i vårt i
materialet och metoden som kan komma att påverka studiens resultat? Vi har på så sätt varit noga med att ta hänsyn till att studien har hållit en god standard genom arbetet med syfte att enbart undersöka det som studien är avsatt för.
Alvehus (2013) menar på att personen som gör en vetenskaplig studie ska ha en god insikt i att olika arbetsmetoder resulterar i både positiva och negativa aspekter. Genom att använda sig av intervjuer, hamnar
fokus på intervjupersonernas tankar och idéer (Alvehus 2013). Intervjuer kan ibland vara en känslig metod, då det gäller att varsamt hantera det material som samlas in (Alvehus, 2013). Vi har varit varsamma
med det material som vi har fått ihop och därmed valt att kodat namnen i studien inom tre kategorier som
är: ledning, officerare och soldater. Med koppling till Larssons (2001) utvecklade kommunikationsmodell
består sändarna av ledning och officerare som har ansvar att förmedla intern information på Trängregemente. Mottagarna av informationen kan bestå av både officerare och soldater.
27
7 Resultatredovisning och analys
I den här delen av studien redovisas resultaten från intervjuerna med ledning, informationsenheten, officerare och soldater på
Trängregementet i Skövde, under studiens tre olika teman som är formell kommunikation, kanaler och sociala medier. Utifrån dessa tre teman kommer tre frågeställningar som har används i studien för att kunna besvara syftet, även intervjufrågorna presenteras.
7.1 Formell kommunikation
Hur uppfattar sändare och mottagare den interna kommunikationen på Trängregementet i
Skövde?
För att kunna besvara frågeställningen, kommer ett urval intervjufrågor att presenteras nedanför. Följande
fråga ställdes till ledning, informationsenheten, officerare och soldater.
7.1.2 Internkommunikationen på Trängregementet
Överlag anser intervjupersonerna att internkommunikationen på Trängregementet fungerar effektivt mellan de anställda och cheferna. Kommunikationen är rak och tydlig i det som förmedlas. En bra internkommunikation kan resultera i en god gemenskap mellan de anställda. Det innebär att personen känner trygghet i att kunna prata med vem som helst. Det finns dock ett antal brister, då informationen har varit informationsfattig och budskapet inte har nått ända fram till mottagaren. Är det något de anställda funderar
över anser de att de antingen frågar sina kamrater om de har förstått informationen rätt eller frågar ett befäl. Det är smidigt och enkelt att ta kontakt med befälen för att få informationen förklarad. Intervjupersonerna menar på att befälen är öppna för frågor om det skulle vara något oklart i informationen. En bra
och tydlig internkommunikation resulterar i att organisationen arbetar mot samma mål. Intervjupersonerna i den här studien nämner att de får reda på informationen som de behöver i sin tjänst. Informationen är oftast muntlig i form av ordergivningar men de anser också att anslagstavlan är ett bra sätt att
söka upp information på. Månadscheman finns bland annat tillgängligt på anslagstavlor och det anses vara
ett bra sätt för att inte något viktigt ska glömmas bort. Muntlig kommunikation är ett bra sätt eftersom det
öppnar upp till ett personligt möte mellan personen som tillhandahåller informationen vilket gör att det
blir lättare att följa upp med feedback. Det finns en koppling mellan det som intervjupersonerna på
Trängregementet svarade och Peter Eriksons (2008) undersökning om internkommunikation. Erikson menar att individen är en social varelse som har ett stort behov av att ständigt kommunicera med andra människor, därför är muntlig dialog en bra förutsättning i förmedlandet av intern information. Detta kan även
kopplas till Larssons kommunikationsmodell (2001), där kanalen har en central roll i processen för att ett
meddelande måste ha stöd av en kanal om mottagaren ska kunna ta del av meddelandet.
28
Personalmöten, ledningsmöten, produktionsplaneringsmöten, personalsamlingar, månadsbrevet samt
intranät Emilia är informationskanaler för viktig information som berör verksamheten. Intranätet är tillgängligt för alla medarbetare där de själva kan söka upp information. Ett problem kan vara att det ska då
finnas ett intresse för medarbetarna att själv söka upp information på intranätet, vilket inte alltid finns. Det
är dock en fördel om personen vett vilken information som medarbetaren är ute efter, då det kan vara
svårt att orientera sig på Emilia. I en viss aspekt kan också sociala medier vara en form av internkommunikationen då de anställda kan se organisationen från olika vinklar, vilket skildrar olika verksamheter. Detta
kan kopplas till tidigare forskning till Linke & Zerfass studie Internal communication and innovation culture: developing a change framework (2011) om internkommunikation och innovationskultur. Artikeln visar att det är
viktigt med personalmöten, där medarbetarna kan utbyta eventuella tankar och idéer med varandra. Det
kan på så sätt bidra till att skapa medvetande, förståelse och erkännande i en organisation.
”Mycket bygger på att söka information” (Sändare: ledning)
Citatet är från ledningen på Trängregementet och det visar på att det är viktigt för medarbetaren att själv
uppsöka intern information. Det finns ett antal olika interna kanaler att välja mellan, ett exempel är regementets intranät Emilia och information via befälen.
“Väldigt tydligt med vad man gör och inte gör” (Mottagare: soldat)
Citatet är från en soldat som arbetar på Trängregementet och det visar på att internkommunikationen är
rak och tydlig enligt soldaten. Detta är ett resultat av att informationen som förmedlas internt från befälen
ner till den enskilda soldaten är relativt informationsfattig. Den här studiens resultat kan kopplas till Jacobsen och Thorsviks (2008) forskning om formell kommunikation. De diskuterar att informationen sållas
genom olika led innan det till slut når mottagaren. Det kan hända att mottagaren aldrig får kännedom om
meddelandets huvudsakliga syfte och det är därför soldaterna kan uppleva att kommunikationen är tydlig,
rak och enkel. Trängregementets ledning och informationsenhet är medvetna om att sållandet av information är ett intern problem men att det troligtvis aldrig kommer att kunna ändras på grund av den starka
kulturen och strukturen. Det kan ses ett mönster att sållandet av informationen blir ett problem för den
interna kommunikationen på Trängregementet och därför är det en förutsättning att det måste bli mer fokus på problemet.
7.1.3 Intern informationens påverkan på den hierarkiska strukturen
Följande intervjufråga ställdes till ledningen för att får en bättre förståelse över hur den hierarkiska militära
strukturen påverkar utformandet av ett internmeddelande till de anställda.
Informationen som förmedlas på Trängregementet måste passera olika led i den hierarkiska strukturen innan meddelandet når rätt mottagare. Det uppstår en så kallad ”visnings lek” mellan chefer och medarbe-
29
tare på regementet anser ledningen. Ledningen bryter ner informationen som ska förmedlas till de anställda och informationen som sedan förs vidare till soldaterna utgör en förkortad version av det ursprungliga meddelandet. Innan ledningen går ut med ett internt meddelande frågar de sig om alla anställda behöver ta del av den informationen, vilket kan vara svårt att sålla ut. Eftersom de anställda har olika grader,
kan det vara svårt att sålla ”rätt informationen” då det kan finnas en risk för att budskapet sållas bort helt.
Det här visar att ledningen är medveten om att sållandet av information internt är ett problem. Det visar
även Jacobsen och Thorsviks forskning på om formell kommunikation, där en diskuterar att just detta
problem existerar inom organisationer. De menar också på att ett meddelande kan få en helt annan innebörd och bearbetas om till hur det befälet ser på meddelandet, vad ska finnas kvar? Och vad ska sållas
bort? (Ibid). Detta kan även kopplas till Larssons (2001) utvecklade kommunikationsmodell som visar relationen mellan sändare och mottagare. I modellen finns det en aspekt om att ”brus” kan förekomma i
kommunikationen. Det som är fallet i den här studien är att ledningen och cheferna sållar bort alldeles för
mycket information som de själva anser inte behöver finnas med. Det kan leda till att meddelandets huvudbudskap sållas bort och frågan blir då, vad återstår av det ursprungliga meddelandet?
När ledningen och informationsenheten utformar ett meddelande tänker de på mottagarna, budskapet och
språket. Språket ska vara en komplicerad faktor med tanke på att det rör sig om en militärisk organisation.
Ledning och chefer anser att de försöker tänka på att inte använda för mycket förkortningar, termer och
engelska ord för att samtliga ska förstå. Det är viktigt att få ner informationen på en bra nivå för att alla
ska kunna ta de av det som sägs. Om en medarbetare har arbetat inom Försvarsmakten länge har de då en
fördel i att de troligtvis har en större ord bank över fackspråket som används inom organisationen. Trängregementet anser att de lider av en ”fackspråks sjukdom”, där de medger att ett lättare språk bör utvecklas.
Språkvalet inom verksamhetens internkommunikation kan kopplas till Rita Mens artikel Why Leadership
Matters to Internal Communication: Linking Trnsformational Leadership, Symmertrical Communication, and Employee
Outcomes (2014) , som studerar symmetrisk kommunikation mellan sändare och mottagare. Resultatet av
hennes studie visar på att ett lättillgängligt språk utan alltför komplicerade ord och förkortningar är att föredra för att mottagarna ska ta till sig information och förstå innebörden bättre. Beroende på hur länge en
person har arbetat inom Försvarsmakten, desto större förståelse för språket har personen. Ledningen
medger att befälen ofta pratar om händelser långt i förväg medan soldaten själv kan ha svårt att relatera till
det eftersom det ligger alldeles för långt fram i tiden.
”Däremot får man nog utveckla kommunikationstekniken så att man når fler” (Sändare: ledning)
Citatet är från ledningen på regementet, de anser att det kan vara svårt att ändra deras organisations struktur för att det ska bli lättare att kommunicera med de anställda. Försvarsmakten som organisation är svår
att ändra på med tanke på att verksamheten alltid har sett ut på det här sättet, där information sållas mellan olika led. Det krävs att kommunikationen är rak, enkel och effektiv för att kunna nå mottagarna på ett
bra sätt. Att utveckla kommunikationstekniken, kan då vara till fördel för att nå fler personer.
30
7.1.4 Uppsökandet av information
Följande intervjufråga ställdes till både soldater och officerare som innefattar hur de uppsöker ny information omgående, det kan till exempel handla om information av en övning.
Det är bra att kolla upp information med befälen om det är något som är oklart i kommunikationen. Intervjupersonerna medger att de dubbelkollar med sina kamrater om det är något de inte har förstått i informationen. Om inte kamraten har något svar på det, tar de kontakt med den ansvarige över informationen.
Soldaterna nämner att de ger feedback och konstruktiv kritik till sina befäl om det finns behov av det. Officerarna dubbelkollar gärna med sina kollegor för att det inte ska finns en möjlighet att delge fel information till soldaterna, då befälen inte kontrollerar om soldaterna har förstått informationen korrekt eller inte.
Feedback behandlas i Larsson (2001) utvecklade kommunikationsmodell, det kompletterats för att mottagaren ska kunna kommunicera sina åsikter tillbaka till sändaren i form av feedback. Soldaterna på Trängregementet är inte blyga med att ge feedback tillbaka till sändaren. Befälen vill samtidigt kunna bli bättre på
att ge information, vilket skapar trygghet i kommunikationsprocessen.
Enligt intervjupersonerna kan det uppstå situationer då det förmedlas alldeles för mycket information och
ibland tvärtom, alldeles för lite information. Ibland ställs följdfrågor med det är oftast om mindre händelser. Om informationen inte har förstås är det till fördel att kontakta högre befäl. Det är lätt att ställa frågor
om det är något som man undrar över. Under den grundläggande militär utbildningen (GMU) ansågs informationen dock ha varit en aning bristfällig då schemat var otydligt. En del soldater ansåg att det då blev
svårt att veta hur dagarna skulle se ut vilket kunde vara jobbigt.
”Dom tycker det är bra men det tycker vi med och att vi kan ge kritik” (Mottagare: soldat)
Citat är från en soldat som tycker att det är bra att kunna ge respons och feedback till sina befäl. Soldaten
menar också på att befälen ger ett bra bemötande tillbaka, vilket gör att det känns tryggt att fråga om det
är någonting som är oklart i informationen. Det bidrar i sikt till en god gemenskap av att det råder en öppen miljö där bemötandet med andra individer fungerar bra. Det här kan kopplat till Erikson (2008) om
internkommunikationens positiva faktorer, där individen är i utveckling. Eftersom ledning, informationsenheten, officerare och soldater vill bli bättre på att ge respons är detta ett resultat av det råder en ”vi
anda” inom organisationen, där personlig utveckling är i fokus.
7.1.5 Prioritering av information
Intervjufrågan ställdes till ledningen, informationsenheten och officerarna för att ta reda på om de på något sätt prioriterar informationen olika beroende på vem sändaren är.
De flesta av intervjupersonerna prioriterar informationen olika seriöst beroende på vem som är sändaren.
Det finns en klar och tydlig skillnad när gruppcheferna förmedlar information än om regementschefen gör
det. Det kan finnas en relation till den militära rangen då den som är ett högre befäl är den person flest
31
personer lyssnar på, för att den personen anses till exempel ha större koll. De visar även på att all information är viktig som de blir tilldelade. I boken Hur moderna organisationer fungerar (2008) menar Jacobsen &
Thorsvik på att om en underordnad person kan ha svårt att ifrågasätta en person som har en högre auktoritet. Detta är en tydlig och klar koppling till Försvarsmakten och Trängregementet där en person med
högre grad får större genomslag med information än en person med lägre grad. En order är en order och
det är inget som ifrågasätts.
7.1.6 Gemenskapens påverkan
Intervjufrågan ställdes till samtliga intervjupersoner, det vill säga ledning, informationsenheten, officerare
och soldater för att få en inblick i hur gemenskapen är mellan de anställda på arbetsplatsen. Gemenskapen
fungerar bra i organisationen tycker samtliga intervjupersoner. De menar på att eftersom de arbetar med
varandra under många olika förhållanden, gör att gemenskapen stärks. Soldaterna har inte varit med om
några konflikter och berättar att de tror att det har med den goda gemenskapen inom organisationen. En
sak som kan bidra till den goda gemenskapen är att alla är där för samma sak och anställda på samma villkor. Erikson (2008) menar att den interna kommunikationen påverkar gemenskapen på ett positivt sätt,
vilket gör att en organisation kan fatta bättre och mer genomarbetade beslut tillsammans.
7.2 Kanaler
Vilka kanaler används inom den formella kommunikationen på Trängregementet?
I intervjufrågorna om kanaler, var målet att få en bättre förståelse över vilka formella kanaler som används
på Trängregementet. Därför ställdes följande fråga till samtliga intervjupersoner.
7.2.1 kanalanvändningen inom verksamheten
Ledningen och informationsenheten använder sig av månadsbrev, intranätet Emilia, personalorienteringar,
linjen uppifrån och ner, som är riktad information från ledningen ner till medarbetarna. De använder en
variation av skriftliga och muntliga kanaler. Intranätet Emilia är baserat på att alla medarbetare ska söka
informationen själv och här kan det finns en brist då olika åldersgrupper attraheras olika. Ledningen och
informationsenheten har gett varje kanal ett specifikt syfte i att förmedla information, både internt och externt. På intranätet Emilia publiceras det längre reportage som berör verksamheten. Sociala medier så som
Facebook och Instagram används som en plattform att förmedla bilder och filmklipp, samt länkar med
information till Trängregementets hemsida. Instagramkonto används av olika medarbetare varje vecka,
detta för att skildra olika sidor av verksamheten. Trängregementet utgår mycket från att använda mejl och
de anser att det är ett bra sätt för att informationen går snabbt ut till mottagarna. Det är dock svårt att
fånga alla medarbetare inom organisationen, soldaterna har nämligen stor tillgång till mejl. Kommunikationen via bataljonschefer och plutonchefer är något som praktiseras ofta på Trängregementet, informat-
32
ionen ska gå ut via ledet mellan de befälen med högre grad ner till befälen med lägre grad. Samtliga officerare tycker att muntlig kommunikation är att föredra inom organisationen. De anser även att mobiltelefonen kan vara ett bra komplement till internkommunikation och att de har sitt mejlkonto kopplat till sin
tjänstetelefon. De är dock medvetna om att det finns en säkerhetsaspekt i detta då viktig information inte
får komma ut till allmänheten, information kan komma att hamna i fel händer.
”Är det så att jag vill få tag i en soldat så ringer jag eller mejlar, jag ringer personligen tills man får tag i personen och pratar
in ett meddelande” (Sändare: informationsenheten)
Citat är från informationsenheten och syftar till att det är viktigt att välja rätt kanal när information ska
sändas ut från sändare till mottagare. Inom Trängregementet överväger den muntliga kanalen framför de
resterande i kommunikationsprocessen. Detta kan kopplas till Simonsson (2006) där hon menar på att ett
budskap kan få olika betydelser beroende på vilken kanal sändaren väljer att använda sig av i förmedlandet
av ett meddelande. Den önskvärda effekten av ett meddelande, beror helt på sändarens avsikt av vad han
eller hon vill uppnå, av den anledningen kan det vara bra att kombinera de olika kanalerna. Kanalerna kan
komplettera varandra (Erikson, 2008).
7.3 Sociala medier
När och för vad använder Trängregementet sociala medier till sin formella kommunikation?
7.3.1 Sociala mediers inverkan på internkommunikationen
Sociala medier innefattar det sistnämnda temat i studien där målet är att ta reda på fenomenets påverkan
på internkommunikationen. Följande intervjufråga ställdes till ledningen för att ta reda på hur verksamheten förhåller sig till sociala medier.
Sociala medier används flitigt på Trängregementet som en extern kanal, vilket används främst i marknadsförings syfte. Det är för att informationen som publiceras på sociala medier är tillgänglig för vem som
helst och det är då inte lämpligt att lägga upp intern information på sociala medier. Trängregementet har
en egen Facebook sida som utomstående kan följa, varje kompani har däremot inte en egen sida på plattformen.
Från ett annat perspektiv kan det vara bra för Trängregementet att inte uppdatera allt för mycket information på sociala medier av den anledning att det är en underrättelsetjänst där sekretess ingår. En fördel kan
också vara att försöka att tona ner användningen en aning för att inte fel information ska komma ut. Öppenhet till en viss gräns är bra med tanke på att Försvarsmakten är en statlig myndighet.
Sociala medier bidrar till hur Försvarsmaktens verksamhet ser ut på flera orter i Sverige, detta tack vare att
information lätt kan spridas och delas vidare. Trängregementet är som vilken arbetsplats som helst och är i
33
stort behov av att göra reklam för sin verksamhet, som vilken organisation som helst. Det är viktigt att få
människor att få kännedom om hur organisationen fungerar för att få sökande till olika poster. Det är därför en viktig anledning till att inkludera sociala medier i verksamhetens kommunikation.
Eftersom många idag är medlemmar på Facebook och Instagram kan det ha bidragit till att utvecklingen
är på väg åt det mer tekniska hållet där sociala medier hamnar mer i fokus.
Genom sociala medier går information ut snabbt till mottagarna, vilket också kan bidra till en negativ
aspekt då det kan hamna i vems händer som helst, vilket kan bidra till en otrygghet.
”Intern information ska vara internt” (Mottagare: Soldat)
Följande citat är från en soldat som anser att intern information inte ska publiceras på sociala medier som
är en plattform där informationen sprids snabbt och det är svårt att veta hur informationen kommer att
urarta sig. Enligt soldaten ska intern information därför förbli internt och förmedlas på det traditionella
sättet. Om information publiceras för allmänheten är det inte längre intern information i frågan utan hamnar mer åt extern kommunikation.
Ledningen berättar att det har funnits tankar på en blogg men det är inte aktuellt i dagsläget för att det är
svårt att genomföra. Twitter används inte på Trängregementet och detta gör inte för att de anser att Instagram och Facebook är två bättre kanaler. Det finns en koppling mellan detta och denna studies begrepp
om social medier. I boken Kommunikation i organisationer (2013) skriven av Heide, Johansson, och Simonsson diskuteras bland annat social medier och detta kan kopplas till begrepp om sociala medier i denna studie. De anser att en drastisk ökning med användandet har skett på en kort tid då allt fler företag anser fördelen med att använda sig av sociala medier i verksamheten. Vilket vår studie kan appliceras på Trängregementets användning om sociala medier, då det har skett en drastisk ökning.
”Vi kan inte lägga ut organisationsförändringar på Facebook” (Sändare: ledning)
Citatet är från ledningen och syftar till att det inte är bra att publicera intern information på sociala medier,
för att informationen kan vara säkerhetsklassad. Trängregementet har nyligen inskaffat ett Instagramkonto där anställda och utomstående kan följa kontot och därmed få en inblick i hur deras vardag ser ut.
Facebook används också aktivt, på plattformen läggs det upp mycket allmän information om verksamheten med stöd av bilder för att lyckas förmedla ett tydligt budskap.
”På Facebook och Instagram har vi fått en sådan ökning. Vi ökar mellan 50 till 100 följare varje vecka” (Sändare: informationsenheten)
Citatet från ledningen visar på att sociala medier har bidragit till en ökad spridning av Trängregementets
verksamhet till allmänheten som har fått upp ögonen för verksamheten. Det kan leda till att Trängregementet kan komma att attrahera ny personal som vill börja arbeta på Trängregementet. Det är viktigt att
34
fler personer uppmärksammar organisationen, eftersom det är en viktig arbetsplats som är i behov att rekrytera nya anställda. Därför är det viktigt att öppna upp dörrarna och visa hur verksamheten ser ut för att
intressera människor om Försvarsmakten, i detta fall Trängregementet i Skövde. Ökningen av följare visar
på att fler människor har fått upp ögonen för dem och är intresserade av deras arbete, vilket har blivit ett
stort genomslag för regementet. De sociala medierna är en av anledningarna som har bidragit till den drastiska statistikökningen. Friedel och Vercics (2010) artikel Media preferences of digital native´s interna communication, A pilot study visar en drastisk utveckling av sociala mediers användning. Samhället är på väg till mot en
teknisk revolution som skiljer sig mycket från den äldre generationens medieanvändning.
7.3.2 Sociala medier eller traditionella medier?
En intressant fråga som vi valde att ha med bland intervjufrågorna till samtliga deltagande, var om de tror
att sociala medier kommer att kunna ersätta de traditionella kanalerna i framtiden. Eftersom sociala medier
är ett relativt nytt fenomen är denna fråga intressant för studien.
Om sociala medier kan komma att ersätta de traditionella kanalerna är en omtvistad fråga. Soldaterna anser att det känns oseriöst att använda sociala medier för intern kommunikation och att det även är för öppet för andra. Det är inte bra om vem som helst kan komma åt informationen anser samtliga av studiens
intervjupersoner. Ledningen tycker att det är svårt för de traditionella kanalerna att kunna bli ersatta av
sociala medier, där en kombination av flera kanaler är att föredra. Fördelen med sociala medier är att det
är lätt att nå mottagarna som är väl involverade i den världen. Organisations förändringar är något som
ledningen anser att det inte bör läggas upp på sociala medier, då den informationen endast berör verksamheten. Om en organisation inte använder sig av ett intranät, tappar organisationen lätt de medarbetare som
inte använder sig av sociala medier. Därför tror de inte att Instagram och Facebook kan komma att ersätta
de traditionella kanalerna i framtiden. Simonsson (2002) anser att det kan vara svårt för sociala medier att
ersätta de traditionella kanalerna för kommunikation. Om en organisation enbart kommer att använda sig
av sociala medier i framtiden är något som Simonsson tror kommer att dröja.
”Jag tror att man är mer fast i traditionssättet att arbeta på och jag tror att det kan bli väldigt svårt att ändra på det. Det
är något som alltid har funnits och jag tror att det alltid kommer att fungera på det sättet också” (Sändare och mottagare: Officerare)
Detta är ett citat från en soldat som tycker att det känns oseriöst att få interninformation via sociala medier och att det känns bättre att skicka och få mejl. Det finns även intervjupersoner som är mer positiva till
sociala medier och anser att det kan finns en chans att de sociala medierna kan ersätta de traditionella kanalerna i framtiden men inte för internkommunikation dock. Det går att se en jämförelse mellan en artikel
skriven av Friedl & Vercic Media preferences of digital natives’ internal communication: A pilot study (2010) och
denna studie. I Friedl & Vercics (2010) studie föredrar också deras undersökningspersoner intranätet
framför sociala medier när det kommer till information som berör organisationen. Det är samtidigt viktigt
35
för organisationer att inte utesluta sociala medier, med tanke på den nya generationen som växer upp i det
tekniska samhället. Eftersom de traditionella kanalerna är väletablerade, är det svårt för många att se att
sociala medier kan komma att ta över de traditionella. På Trängregementet fungerar det inte att endast använda sig av sociala medier för internkommunikationen, då de inte kan publicera viktig information av
sekretesskäl.
”Du måste tänka vad för typ av kommunikation är det du håller på med och vad syftar det till. Syfte och budskap är jätte
viktigt” (Sändare: informationsenheten)
Citatet syftar från ovan är från informationsenheten och det syftar till att kommunikationen som förmedlas måste ha ett tydligt syfte och budskap för att det ska tolkas på önskat sätt. Om inte sändaren själv förstår hur budskapet och syftet ska tolkas, hur kommer då mottagaren att förstå det? Det krävs därför att
kommunikationen är enkel och rak. Här kan det ses ett samband med det som Erikson (2008) diskuterar i
sin bok Planerad kommunikation, om inte sändaren själv förstår hur ett budskap ska tolkas kommer inte heller mottagaren att göra det, då meddelandet får en olik innebörd än vad det var tänkt från allra första början.
7.3.3 Slutord
Här redovisas det över olika samband och slutsatser utifrån studiens resultat. Det kommer sedan att diskuteras närmre i resultatdiskussionen.
Trängregementets internkommunikation visar på att samband och slutsatser kan dras mellan intervjupersonerna från denna studie till tidigare forskning, modeller och begrepp som återfinns i tidigare forskning
och teori kapitlet. Flera samband som har förekommit i den här studiens resultat del är:

Det finns ett mönster av att informationen i sändarens meddelande brister när han eller hon förmedlar det vidare genom lägre befäl ner till den enskilda soldaten. Resultatet kan tolkas med hjälp
av Larssons (2001) kommunikationsmodell som visar att alla led i modellen är i relation till
varandra, sändare, meddelande, kanal, mottagare, brus och feedback.

Ett annat mönster som är tydligt förekommande i den här studien är att samtliga intervjupersoner
ledning, officerare och soldater inte föredrar få intern information via sociala medier utan via de
traditionella kanalerna. Resultatet kan tolkas med hjälp av begreppet om sociala medier där Heide,
Johansson och Simonson (2013) diskuterar spridningen av sociala medier. De menar att informationsflödet har ökat avsevärt på senaste tiden, där människors tankar och funderingar delas på internetbaserade forum.

Enligt samtliga intervjupersoner är muntlig kommunikation att föredra. Det bidrar till en mer personlig relation mellan sändare och mottagare enligt studiens intervjupersoner överlag. Detta kan
förstås i relation till Larssons (2001) utvecklade kommunikationsmodell där sändaren alltid är i
36
relation till sin mottagare. Intervjupersonerna diskuterade även att språket är viktigt inom internkommunikationen för att han eller hon ska kunna förstå sändaren budskap. Det kan ses som ett
”problem” enligt Larssons kommunikationsmodell, då det fullständiga budskapet inte kommer
ända fram till mottagaren.
8
Resultatdiskussion
Kapitlet består av en resultatdiskussion där den övergripande teorin, systemteori kommer att appliceras med fokus på organisationskultur som ingår i Jacobsen & Thorsviks (2008) systemteoretiska modell. Samband och slutsatser från resultatredovisningskapitlet kommer att redovisas närmare. Egna reflektioner kommer att lyftas fram i relation till studiens resultat,
teori och modeller. Kapitlet avslutas med en sammanfattning över resultatdiskussion.
Genom att vi fick klara och tydliga svar från intervjuerna, har vi lyckats besvara våra frågeställningar, vilket
har resulterat i att studiens syfte har uppnåtts. Vi har med hjälp av tidigare forskning och intervjuer med
ledning, officerare och soldater fått en bättre inblick i hur Trängregementets internkommunikation ser ut
och var bristerna finns i informationsflödet. Resultatet av studien visar i hur betydelsefull internkommunikationen är, framförallt inom Försvarsmakten där kommunikationen är extremt viktig, både i tider av fred
och krig. Utgångspunkten i studien är systemteori med fokus på Jacobsen & Thorsviks (2008) systemteoretiska modell. De formella och informella dragen samt ledarskapet är bidragande faktorer till hur en organisations beteende och processer som bland annat berör kommunikationen, motivationen och besluten i
organisationen. I modellen har vi valt att fokusera på organisationskulturen och med hjälp av kulturen
kommer vi att diskutera studiens resultat och slutsatser.
8.1 Formell kommunikation
Kommunikationen ser ut som den gör på Trängregementet på grund av den militära strukturen i organisationskulturen. Detta kopplar vi till organisationskulturen i Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell. Organisationskulturen spelar en viktig roll i modellen då den kan appliceras på Trängregementets verksamhet. Försvarsmakten är en statlig organisation som är styrd av regler och förordningar,
vilka måste följas. Det handlar om att ha ett helhetstänkande över organisationen, det vill säga kunna tänka
en organisation i system som samverkar med varandra. Trängregementet har en hierarkisk struktur med
ordergivningar som den vanligaste formen av kommunikation. Internkommunikationen ser ut som den
gör på grund av den starka organisationskulturen. Resultatet från vår studie visar på att informationen
måste passera ett antal befäl innan det slutligen når mottagaren som meddelandet var avsett för. En del av
informationen kan då försvinna under vägen som mottagaren inte kommer att få reda på. Vi drar en slutsats med stöd av resultaten och med koppling till Jacobsen och Thorsviks (2008) att alldeles för mycket
information sållas bort innan det når mottagaren. Även om mottagaren upplever att informationen är enkel och tydlig, kommer inte alltid det ursprungliga meddelandet fram. Vi ser ett mönster med att det kan
37
bero på att soldaten till exempel inte har en aning om att meddelandet har passerat många led innan det
når han eller hon.
Samtliga intervjupersoner höll med varandra om att gemenskapen är bra inom organisationen. Ett mönster kan ses mellan gemenskapen och organisationskulturen, där kulturen kan bidra till en god gemenskap i
organisation (Ibid). Ett mönster kan också ses mellan Rita Mens (2014) forskning om ledarskapets påverkan. En koppling mellan Mens forskning och den här studien är att all information som förmedlas på
Trängregementet utgår från ledning ner till den enskilda soldaten och medarbetarna. Det är chefer och befäl som ansvarar för informationen och delger det sedan vidare genom ordergivningar. Det är därför viktigt att kunna förklara informationen som kommuniceras på ett lättförståeligt sätt, vilket Rita Men menar
på. Kulturen inom Trängregementet kan förstås genom Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska
modell där organisationskulturen kan påverka bland annat ledarskapet som Rita Men anser är viktigt i en
organisation Organisationskulturen påverkar ledarskapet och tvärtom, ledarskapet påverkar kulturen. Ett
tydligt mönster till systemteorin kan ses, där alla delar är beroende av varandra. Kulturen inom Trängregementet och Försvarsmakten formar hur en ledare förmedlar information till medarbetarna. Ledarskapet
bidrar till organisationens beteende och dess processer. Under beteende och processer ingår bland annat,
kommunikation, motivation och prestation. Det är ett resultat av hur ledarskapet ser ut i en organisation,
då modell omfattar återkoppling som blir till resurser för organisationens verksamhet. Både kulturen och
ledarskapet påverkar hur en organisation agerar både inåt i verksamheten med också utåt på grund av hur
de bland annat väljer att kommunicera (Ibid).
Ett mönster kan ses mellan Scheins (2004) forskning och mellan den här studien, då artefakterna är centrala. Inom Försvarsmakten med fokus på Trängregementet kan vi se ett mönster med artefakterna inom
organisationen som kan vara allt från lika klädsel, till exempel grön overall med regementsmärket på armen. I och med att de har lika klädsel kan det bidra till en högre gemenskap inom organisationen som kulturen handlar om. Medarbetarna vet klart och tydligt vad som är rätt och fel med tanke på de gemensamma värderingar och de normer de måste rätta sig efter. Det är enkelt för en utomstående person att
känna igen en militäriskorganisation på grund av artefakterna. För en utomstående person kan Försvarsmakten delvis uppfattas som en strikt och hård organisation. Det kan bero på att organisation har en stark
kultur, både inåt och utåt och det kan avspegla allmänhetens uppfattningar om Försvarsmakten och
Trängregementet i sig. Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell visar att kulturen är en del
av en stor helhet och den är i ständig relation till de andra delarna i modellen, till exempel makt. Genom
att studera Försvarsmakten som organisation kan ett mönster ses då det alltid har funnit respekt för de
överordnande. De underordnandes tankar hamnar lätt åt sidan om de ens kommer fram till ytan vill säga.
Den informella kommunikationen är svår att fly undan eftersom den ständigt är närvarande. Hur en chef
väljer att handla blir därför intressant för medarbetaren, då chefens handlande och beteende påverkar den
informella kommunikationen, det vill säga det som diskuteras mellan anställda.
38
De grundläggande antaganden som Schein definierar ligger djupt nere i en organisations rötter och är
svåra att ändra på. Det hjälper inte att enbart skrapa på ytan för att försöka hitta en lösning på ett problem, det gäller att gå djupare in och analysera organisationskulturen. Det blir då viktigt att försöka förstå
de grundläggande antagandena för att identifiera problemet. Det kan dock vara komplicerat eftersom det
ligger långt nere i rötterna i verksamheten. Det kan då handla om att gå djupare in på psykolognivå och
studera hur människor fungerar. De grundläggande antagandena handlar bland annat om relationer, hur
människor samspelar med varandra (Schein, 2004).
Vi anser att allmänheten har en bild av Försvarsmakten som en strikt verksamhet med ordergivning. Organisationens normer, värderingar och de grundläggande är synliga för allmänheten, utan ligger istället djupt
nere i organisationen. Om en person vägrar en ordergivning kan det resultera i en bestraffning. Bilden utåt
kan vara stark, på grund av att man är medveten om att försvarsmakten har en stark kultur. Där ordergivning är en central del i kommunikationen mellan överordnad och underordnad. Kulturen är utformad på
ett sätt, där det finns dem som har mer makt än andra personer, beroende på vilken grad de har. Trängregementet visar att de underordnade vågar ge respons i form av feedback. Däremot är en order en order
och när den är satt är det bara att utföra den.
8.2 Kanaler
Muntlig kommunikation är att föredra som internkommunikationskanal enligt majoriteten av de anställda
på Trängregementet. Det är för att de vill ha en personlig kontakt med personen som förmedlar information med också för att det ska bli lättare att bemöta med feedback. Den här studien visar på att soldaterna
upplever att kommunikationen är enkel och rak vid internmeddelanden. Det finns dock en aspekt att ta
hänsyn till i kommunikationsprocessen, sållandet av information. Soldaten får inte reda på den delen av
informationen som har sållats bort mellan befälen. Det finns en antydan om att en del viktig information
har sorterats bort och det kan bidra med en effekt av att ledningen inte förstår varför soldaten inte har blivit tillgiven meddelandets ursprungliga form. Med återkoppling till Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell kan kanalanvändningen inom Trängregementet analyseras genom att kulturen påverkar
varför de väljer att använda sig av vissa kanaler. Trängregementet är militär organisation och där måste
kommunikationen vara klar och tydlig för att det ska bidra till att verksamheten fattar bättre beslut och är
förberedda på förändring. Att delge fel information vid en ordergivning kan vara förödande, eftersom en
order är en order. Det visar på förhållandet till omvärlden och hur en organisation integrerar inåt. En
överenstämmelse kan ses med Likne och Zerfass (2011) studie om nyskapelse inom organisationskultur.
Kulturen beskriver hur en individ integrerar med andra individer och det kan skap en bra gemenskap. Kultur står för gemenskap och inom Trängregementet har kulturen frambringat muntlig kommunikation som
det mest önskvärda kommunikationsverktyget. En koppling till Jacobsen och Thorsviks (2008) modell kan
dras, då kulturen påverkar en organisations agerande med omvärlden men också hur de anställda interagerar med varandra inom verksamheten.
39
Övervägande intervjupersoner ansåg att muntlig kommunikation är att föredra bland de olika kanalerna.
För att kommunikationen ska bli effektiv och förstås av mottagaren på rätt sätt, krävs det att de formella,
informella och ledarskapet samspelar eftersom det är de tre begreppen som avgör hur kommunikationen
kommer att utveckla sig i beteende processen. Med koppling till organisationskulturen har Försvarsmaktens verksamhet alltid gått ut på ordergivning, att göra det som ordern förutser ska göras. I en stark kultur
kan det vara svårt att ändra på det eftersom kulturen är väletablerad och självklar för individerna som verkar inom organisationen. Det som sägs utförs, en order är en order. Schein (2004) menar att de grundläggande antagandena är svåra att ändra på. Vi anser att det är här problemet ligger, eftersom de grundläggande antagandena utgör ett organisationshandlande. Det handlar om att gå in på djupet och inte bara
skrapa på ytan för att kunna identifiera problemet, det ligger djupare än så. Med forskningen som vi har
studerat och Trängregementet i sig anser vi att det är svårt att ändra kulturen i en organisation som Försvarsmakten. Studien visar ett mönster på att det finns aspekter som är viktiga att ta hänsyn till när internkommunikation ska förmedlas, i form av en ordergivning. Kommunikationen kräver att språket är enkelt
att förstå, kommunikationen är rak och tydlig, för att anställda ska kunna utföra det som begärs. Om kommunikationen inte är tydlig kommer den att brista på vägen och inte tolkas som det från början var tänkt.
Forskning visar på att en underordnade i hierarkin inte påpekar fel hos de överordnade (Jacobsen &
Thorsvik et al. 2008). Respekten mellan överordnande och underordnad är värd att notera. Det växer ofta
naturligt fram en respekt för överordnande, det kan vara medtvingat eftersom organisationen fungerar på
så sätt, det vill säga kulturen är sådan. Med återkoppling till det som ledningen sade om att sållandet av information är alldeles för stort kan ett mönster ses till forskningen om kommunikation i den systemteoretiska modellen. Kommunikationsbegreppet syftar till hur en organisation kommunicerar, vilket leder till ett
organisationsbeteende. Forskningen konstaterar också att det sållas bort alldeles för mycket information,
ofta destruktiv information. Det betyder att meddelandet inte når samma effekt som det var tänkt från
början. Det tyder på att det inte är underligt om informationen inte uppfattas som en var tänkt. Vi anser
att även om ledningen är väl informerade om detta, men det krävs att också sätta ett stop för att det fortsätter att sållas alltför mycket information.
8.3 Sociala medier
Social medier visade sig i studiens resultat vara ett effektivt verktyg inom Trängregementets externa kommunikation, dock inte lika stort genomslag internt. Sociala medier spelar en mindre roll för den interna
kommunikationen på grund av att den endast används för att förmedla en helhetssyn över organisationen
till medarbetarna. Eftersom Trängregementet har en stark och strikt kultur kan det då vara svårt att släppa
in allmänheten och visa upp sin verksamhet som sociala medier har en tendens att göra det. Organisationens arbete består av sekretessbelagd information som inte får komma till kännedom för allmänheten. Kulturen har alltid varit strikt och stängd och vi anser att det kan vara svårt att ändra en sådan stark kultur.
Enligt Falkheimer och Heide (2003) måste en organisation rätta sig efter förändringar som ständigt sker i
40
samhället för att de ska bli mer effektiva och överleva konkurrens. Det kan vara svårt för Trängregementet
att anpassa sig till den ständiga förändring, då de innehar mycket känslig och specialiserad information.
Samtliga intervjupersoner i vår studie menade på att de inte vill få ta del av intern information på sociala
medier eftersom informationen kan hamna i fel händer. Intervjupersonerna föredrog muntlig kommunikation, mejl och intranätet. Detta kan länkas till Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell
med fokus på kommunikationen, då kanaler och kommunikationen ingår i organisationens beteende och
processer. Organisationsbeteendet spelar återigen en viktig roll eftersom det är genom beteendet som organisationen agera, både inåt och utåt. Det här går även att applicera i relation till tidigare forsknings avsnittets om sociala medier. Ett mönster kan ses mellan Fridel och Vercic (2010) forskning om sociala mediers påverkan på en organisation. En tydlig koppling mellan deras forskning och den här studiens resultat
visar att intranätet är att föredra före sociala medier vid förmedling av intern information. Trängregementet kan inte lägga ut intern information på sociala medier, utan sådan information publiceras istället på
intranät Emilia, skickas via mejl eller muntlig kommunikation.
Med koppling till tidigare forskning och den här studiens resultat tror vi att sociala medier kommer att etablera sig ännu mer i framtiden men troligtvis inte för en organisation som Försvarsmakten. Vi anser därför
att det inte är det optimalt att anpassa hela verksamheten till en plattform som sociala medier, även om
utvecklingen kan vara på väg dit. Frågan är hur mycket information en organisation som Försvarsmakten
kan publicera på sådana plattformar? Risken finns att det uppstår en mättnad på det, samtidigt som det är
viktigt att visa upp verksamheten, eftersom det är en arbetsplats som kräver att människor söker sig dit.
8.4 Slutord och förslag till vidare forskning
En resumé av resultat diskussionen visar på att det finns samband mellan studiens tre teman som är formell kommunikation, kanaler och sociala medier. Begreppen hör ihop med varandra på så sätt att de ger
en överskådlighet över internkommunikationsfältet samt visar på att det är viktigt för en organisation att ta
hänsyn till detta. Det visar typen av organisation påverkar hur en sändare väljer att förmedla ett internt
meddelande. Ordergivning är en viktig del av Försvarsmaktens arbete med internkommunikation och vi är
skeptiska till att det kommer gå att förändra organisationskulturens struktur. Studiens resultat har resulterat i tre viktiga slutsatser;

En alldeles för stor sållning sker i informationsförmedlandet av befäl ner till mottagare.

Samtliga intervjupersoner föredrog muntlig kommunikation framför skriftliga, elektroniska och
sociala medier som kanaler.

Intervjupersonerna i den här studien var alla överens om att intern information inte ska publiceras på sociala medier. De menar att interninformation är interninformation och så ska det vara.
Forskningsbidraget från den här studien är att det har gett en klarare inblick i Trängregementets internkommunikation i Skövde. Undersökningen har visat på att det sållas för mycket intern information innan
41
ett meddelande når mottagaren eller mottagarna. Vi anser att det är något som bör uppmärksammas ytterligare och förslag till forskningen är att det bör göras fler vetenskapliga studier om hierarkiska organisationsstrukturer. En annan intressant fråga att undersöka är om en statlig myndighet som Försvarsmakten
av all sin förmodan kommer att kunna ändra sitt sätt att förmedla internkommunikation på grund av kulturen? Och kommer sociala medier att kunna förändra och ersätta kanalanvändningen inom statliga myndigheter? Det är något som återstår till forskningen att ta reda på.
9 Litteraturförteckning
Alvehus, J. (2013). Skriva uppsats med kvalitativ metod: en handbok. 1. uppl. Stockholm: Liber.
Erikson, P. (2008). Planerad kommunikation: strategiskt ledningsstöd i företag och organisation. 6. uppl. Malmö: Liber.
Esaiasson, P., Gilljam, M., Oscarsson H., & Wängnerud, L. (2012). Metodpraktikan: Konsten att studera samhälle, individ & marknad (Fjärde upplagan). Stockholm: Norstedts Juridik AB.
Falkheimer, J. & Heide, M. (2003). Reflexiv kommunikation: nya tankar för strategiska kommunikatörer. 1. uppl.
Malmö: Liber
Falkheimer, J. & Heide, M. (2014). Strategisk kommunikation en introduktion /. Johanneshov: MTM.
Friedl, J, Vercic, A. T. (2010). Media preferences of digital natives’ internal communication: A pilot study,
Public Relations Review, Vol. 37, Issue 1, March 2011, Pages 84–86.
Försvarsmakten http://www.forsvarsmakten.se/sv/ Hämtad: 5/11-2014.
Heide, M. Johansson, Catrin & Simonsson, Charlotte. (2005). Kommunikation & organisation. 1. uppl.
Malmö: Liber.
Heide, M. Johansson, C. & Simonsson, C. (2012). Kommunikation i organisationer. 2., [omarb.] uppl.
Stockholm: Liber.
Hume, J. Leonard, A. (2014). Exploring the strategic potential of internal communication in international
non-governmental organizations. Public Relations Review, Volume 40, Issue 2, June 2014, Pages 127–
135.
42
Jacobsen, D. I, & Thorsvik, J. (2008). Hur moderna organisationer fungerar. 3., [rev.] uppl. Lund: Studentlitteratur.
Johansson, C, Heide, M. (2008). Kommunikation i förändringsprocesser. 1. Uppl. Malmö: Liber.
Larsson, L. Å. (2001). Tillämpad kommunikationsvetenskap. 2., [rev.] uppl. Lund: Studentlitteratur.
Linke, A, Zerfass, A. (2011). Internal communication and innovation culture; developing a change framework. Journal of Communication Management, Vol. 15 Iss 4 pp. 332 – 348.
Men, L. R. (2014). Why Leadership Matters to Internal Communication: Linking Transformational Leadership, Symmetrical Communication, and Employee Outcomes, Journal of Public Relations Research 26:3, 256279.
Meng, J, Berger, B. K. (2012). Measuring return on investment (ROI) of organizations’ internal communication efforts, Journal of Communication Management, Vol. 16 Iss: 4, pp.332 – 354.
Nationalencyklopedin http://www.ne.se/uppslagsverk/encyklopedi Hämtad : 5/11-2014.
Schein, E. H. (2004). Organizational culture and leadership. 3. ed. San Francisco: Jossey-Bass.
Simonsson, C. (2002). Den kommunikativa utmaningen: en studie av kommunikationen mellan chef och medarbetare i
en modern organisation. Diss. Lund: Univ., 2002.
Simonsson, C. (2006). Nå fram till medarbetarna. 1. uppl. Malmö: Liber.
Valuebasedmanagement http://www.valuebasedmanagement.net/methods_schein_three_levels_culture.html Hämtad 4/1 -2015.
Østbye, H., Knapskog, K., Helland, K. & Larsen, L. O. (2003). Metodbok för medievetenskap.Malmö: Liber.
43
Bilaga 1
25/11 -14 Intervjufrågor till mottagarna på Trängregementet
Inledningsfråga: Kan du beskriva lite om dig själv?
Formell kommunikation
Hur får du del av viktig information på regementet?
Hur uppsöker du ny information?
Hur föredrar du att få information om viktiga händelser inom organisationen?
Tycker du att du får tillräckligt med information för att du ska kunna utföra ditt vardagliga arbete utan att
känna osäkerhet? Om ja, kan du ge ett exempel på en sådan situation?
Förstår du ofta informationen som förmedlas eller har det hänt att det har uppstått missförstånd?
Information som du får, prioriterar du den olika beroende på vem sändaren är?
Tycker du att budskapet i informationen är klart och tydligt formulerat? I så fall varför?
Diskuterar du informationen du har tagit del av med andra för att dubbelkolla att du har förstått det?
Hur skulle du beskriva er gemenskap inom organisationen? Var vänlig definiera vad som är bra respektive
mindre bra?
Officerare: Om du har åsikter angående en ordergivning framför du det då? Om ja, i så fall hur?
Hur tycker du att er internkommunikation fungerar i nuläget?
Hur anser du att en bra internkommunikation ser ut på en arbetsplats?
Kan du beskriva en situation då informationen har varit effektiv? Vad var det som var bra, definiera gärna.
44
Kan du beskriva en situation då internkommunikationen har varit ineffektiv och bristande? hur tror du att
informationen istället hade kunnat förmedlas i den situationen?
Kanaler
Vilken kanal föredrar du att få information igenom?
Tycker du att du får för lite eller för mycket information?
Vilken/vilka kanal/er anser du är att föredra för att den interna kommunikationen ska bli så pass effektiv
som möjligt?
Officerare: När du får information från angående en övning, överväger du då vilken kanal du ska
formulera budskapet vidare genom till soldaterna?
Hur tror du att kanalanvändningen kan utvecklas och varieras inom organisationen?
Genom vilka kanaler får du ta del av viktig internkommunikation?
Vilken typ av internkommunikation förmedlas via de olika kanalerna?
Om det har hänt något positivt eller negativt på regementet, vilken kanal förmedlas det då oftast igenom?
Genom vilka kanaler får ni information om exempelvis policys och regler som berör organisationen i helhet?
Sociala medier
Hur flitigt används sociala medier på trängregementet?
Vilket socialt medium används mer än andra?
Tror du att sociala medier kommer att kunna ersätta de traditionella medierna när det kommer till internkommunikationen?
45
Bilaga 2
25/11-14 Intervjufrågor till ledningen
Inledningsfråga: Kan du beskriva lite om dig själv?
Formell kommunikation
Försvarsmakten är en statligmyndighet, har ni speciella normer och värderingar som ni väger in i utformandet av informationen?
Hur påverkar den hierarkiska militära strukturen utformandet av informationen till de anställda?
Hur bemöter du/ni feedback från de anställda?
Vilka faktorer tar du/ni hänsyn till i utformandet av ett internt meddelande?
Vad ser du/ni för positiva aspekter med att ha en välutformad intern kommunikation?
Hur förmedlar du/ni viktig information om till exempel en pågående händelse?
Kan du/ni beskriva hur den interna kommunikationen ser ut på Trängregementet?
Hur förmedlar du/ni viktig information om till exempel en pågående händelse?
Kan du/ni ge ett exempel på en situation då den interna kommunikationen har fungerat väldigt bra mellan dig/ni och de anställda?
Kan du ge ett exempel på en situation då den interna kommunikationen inte fyllde den funktion som
du/ni önskat från första början? Och hur bemötte ni den situationen?
Kanaler
Tänker du/ni ofta på vilken kanal ni ska förmedla information genom för att budskapet ska nå den effekt
som ni önskar från början?
46
Vilka kanaler väljer du/ni att använda er av och varför?
Använder du/ni er av en specifik kanal/er vid särskilda händelser?
Vilken kanal tycker du/ni ger snabb information?
Sociala medier
Använder du/ni sociala medier till att förmedla information till de anställda?
Vilka sociala medier tycker du/ni att du/ni är mest effektiva på? och varför har ni valt att specifikt använda er av det mediet?
Hur ofta uppdaterar ni sociala medier med information som berör organisationen och de anställda?
Vad ser du/ni för fördelar och nackdelar med att inkludera sociala medier i när du/ni förmedlar information till dem som arbetar på regementet?
Vilka sociala medier tycker du/ni att du/ni är mest effektiva på? och varför har ni valt att specifikt använda er av det mediet?
47