1. No category

Välkomna till
introduktionspass
för nya utbyteskoordinatorer!
2015-09-08
Plats: Studenthuset, rum 365
Tid: kl. 14.00 – 16.00
Dagens agenda
• Presentation av Internationell mobilitet
• Webben
• Utbytesprogram och samarbetsavtal
• Housing Office
(Åsa Wedlund)
• Arbetsrutiner:
- Inresande studenter
- Utresande studenter
• Moveon
• Studenthälsan (Eliza Cedervall)
• Försäkringar
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Internationalisering
Strategier för Stockholms universitet 2015-2018
•
Ökad internationalisering
•
Uppmuntra och medverka till internationellt utbyte med framstående forskare.
•
Forskarutbildningen ska internationaliseras (t ex utbytesmöjligheter)
•
Global rekrytering (attrahera internationella studenter)
•
Studenter ska studera en del av utbildning utomlands
•
Samarbeten inom Europa ska tas till vara på bättre
Verksamhetsplaner 2015-16:
•
Naturvetenskapliga området
•
Humanistiska-samhällsvetenskapliga
området
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Ökat studentutbyte
Gruppen för internationell mobilitet
(Sektionen för studentstöd, studie- och karriärvägledning och
internationell mobilitet)
Karin Granevi
gruppchef
Åsa Landes
in- och utresande studenter
Lorana Kuruzovic
in- och utresande studenter
Marta Parzonka
Erasmusstipendier
Mascha Schepers
Moveon-ansvarig, personalmobilitet
Helena Björck
Erasmus+koordinator, lärarmobilitet
Ronald T. Nordqvist samordnar centrala avtal, evenemangssamordnare
Tom Morell
2015-09-09
forskarutbyte
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Öppettider (Int. mobilitet)
Måndag – Tisdag
10:00 – 12:30
Onsdag – Torsdag 13:00 – 15:00
Studenthuset, plan 3
Funktionsadresser:
studentutbyte@su.se
(svenska studenter)
exchange@su.se
(utländska utbytesstudenter)
erasmusutbyte@su.se
regform@su.se
moveon@su.se
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Gruppens roll är bland annat att…
• ge stöd till institutionerna
• informera om utbytesstudier (UT)
• ordna informationsmöten för studenter
intresserade av utbyte i allmänhet (UT)
• ordna informationsmöten för samtliga
nominerade studenter (UT)
• ordna Orientation Week och Farewell Day (IN)
• Samarbeta med Studentkåren gällande int. studenter (IN)
• Programansvar för Erasmus+ och Linnaeus-Palme
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Utbyteskoordinatorer på webben
Information om hantering av in- och utresande
studenter
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Forts. Utbyteskoordinatorer på webben
2.
1.
3.
4.
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Utbyteskoordinatorer på webben
Viktigt att hålla
uppdaterad och ska
stämma överens med
vår sändlista!
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Webben för studenter
www.su.se/utlandsstudier
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Utbytesprogram och
samarbetsavtal
North2North
Nordplus
IAESTE
Institutionsavtal
Centrala avtal
Erasmus+
Linnaeus-Palme
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
MFS
Stockholms universitet har över 1000 avtal med 500
lärosäten i 57 länder.
Stockholms universitets
parternuniversitet
Nordamerika
35
Europa 400
Asien 50
Syd- och
mellanamerika
14
Afrika 4
Oceanien 15
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Avtalsdatabas
https://forms.moveon4.com/publisher/726/1/eng
Skicka nya avtal till moveon@su.se!
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Erasmus+
• EU28, Island, Lichtenstein, Norge, Makedonien & Turkiet
• Mobilitet för studenter, lärare och personal via:
• Utbytesstudier/Praktik
• Undervisning/Kompetensutveckling
• Under HT15: utomeuropeisk mobilitet
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Nordplus
• Finansieras av Nordiska Ministerrådet
• Nätverkssamarbete inom Norden
• Lärar- och studentutbyte (ej doktorander) i de nordiska
länderna och Baltikum
• Lärosäten utser stipendiater
• Exempel på Nordplus-nätverk: Nordlys (centralt), Norek (FEK),
Nordliks (litteraturvetenskap)
www.nordplusonline.org/
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Program finansierade av
• Linnaeus-Palme: möjlighet till utbyten för lärare och
studenter med utvecklingsländer
• Minor Fields Studies (MFS): möjlighet till fältstudier
i utvecklingsländer, minst 10 veckor
• Sidas resestipendium för studerande och
nyutexaminerade som antagits till oavlönad praktik inom
internationella organisationer, framför allt FN och EU
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
North2North
• Studentmobilitet inom nätverket University of
the Arctic
– Stipendium från Svenska institutet
• Syftet är att öka samarbetet mellan deltagande
universitet i Sverige, Island, Norge, Finland,
USA, Kanada och Ryssland.
• Kontaktpersoner:
n2n: Åsa Landes, Studentavdelningen
Uarctic: Arjen Stroeven, Inst. naturgeografi
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Administrativ arbetsfördelning,
utbytesstudenter
• In- och utresande utbytesstudenter via
institutionsavtal → INSTITUTIONEN
• In- och utresande utbytesstudenter via
centrala avtal → INTERNATIONELL MOBILITET
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
INRESANDE UTBYTESSTUDENTER
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Institutionens roll vid utbyte
genom centralt avtal/nätverk
•
Bedömer behörighet/plats, antar/avslår kursansökan, meddelar
studenten via e-post (med Studentavdelningen i kopia)
APRIL/MAJ; OKTOBER/NOVEMBER
•
Utfärdar Letter of Acceptance rörande kurs samt skickar ut information
om registrering, kursstart, etc. i god tid innan ankomst
•
Registrerar på kurs i Ladok
•
Välkomnar studenten till institutionen
Tips!
Inkludera era studenter som kommer genom centrala avtal i era
sändlistor till egna inresande!
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Institutionens roll vid utbyte
genom egna avtal
Före:
•
Informerar partneruniversitet om ansökningsprocedur, etc
•
Skickar antagningsbesked till studenten
•
Tar emot studentens uppgifter och skickar listan till regform@su.se senast
17 oktober/17 maj.
•
Registrera på kurs i Ladok
•
Skickar: kursinformation, P-nummer, välkomstinformation (om Orientation
Day), etc.
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Forts. Institutionens roll vid utbyte genom egna avtal
Under:
•
Tar emot och välkomnar till institutionen vid terminsstart
•
Signerar & stämplar Confirmation of Arrival/Departure, Changes to
Learning Agreement, etc
Efter:
•
Utfärdar och skickar studieintyg
Övrigt:
- Swedish Language Course:
http://www.nordiska.su.se/english/education/courses-and-
programmes/swedish-for-international-students
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Registration form – inresande studenter
•
Inför vårterminen 2016 införs nya rutiner för etablering av inresande studenter i Ladok. Den gamla
blanketten "Registration Form" gäller inte längre.
•
"Registration form"-dokumentet ersätts av en Excellista som ska skickas till regform@su.se.
•
Deadlines: 17 maj för höstterminen och 17 oktober för vårterminen.
Det finns två alternativ att skapa Excel-mallen som ska skickas till oss:
•
Alternativ 1: Gör Excel-listan själv med hjälp av mall
•
Alternativ 2: Använd "Registration Online Form”
För att samla in data kan du använda ett online-formulär som du skickar till
studenterna.
http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/internationellt-studentutbyte/inresandestudenter/registration-form-nya-rutiner-1.245482
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Housing Office
• Ingen bostadsgaranti
• HT: ca 70-75% brukar få bostadserbjudande.
HT15 fick 68% ett bostadserbjudande.
• VT: 100% får bostadserbjudande
• Frågor från koordinatorer och studenter mejlas
till housingoffice@su.se
• Inför VT16: inresandelista med eller utan
prioritering till Housing Office 17 oktober!
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
UTRESANDE STUDENTER
www.su.se/utlandsstudier
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Utlysningar centrala avtal/nätverk
•
Centrala avtal ordinarie utlysning #1
•
Centrala avtal ordinarie utlysning #2
•
North2North-utlysning
•
Nordlys-utlysning
Mer information:
http://www.su.se/utbildning/studentservice/studera-utomlands/nar-soker-jag
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Institutionens roll vid utbyte
genom centralt avtal/nätverk
•
Informera era studenter om möjligheten att söka centrala
utbytesplatser – var ute i god tid!
•
Diskutera/godkänn preliminärt kursval i samband med ansökan till
centrala avtal/nätverk
•
Anta till utbyte i Ladok (SA07 och RG04)
•
Skriv Learning Agreement med student innan avresa
•
Tillgodoräkna poäng vid hemkomst enligt Learning Agreement
Tips!
Inkludera era studenter som reser genom centrala avtal i era
sändlistor till egna utresande!
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Online Linguistic Support
• Studenter och praktikanter
• Engelska, tyska, franska, spanska, italienska, nederländska
• Språktest 1 (diagnostiskt) innan utbytet
• Resultat ska motsvara den nivå som krävs i avtalet
• Kurs erbjuds de studenter som behöver förbättra nivån
• Språktest 2 efter utbytet
• Syfte: Kommissionen vill se hur språkkunskaperna utvecklas
Mer information:
http://www.su.se/utbildning/studentservice/studera-utomlands/nominerade-studenter/spr%C3%A5ktest-f%C3%B6rutresande-erasmusstudenter-1.211324
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Online Linguistic Support: rutiner
1.
Nomineringar klara → skicka lista till Helena Björck
2.
Namn, e-post, huvudsakligt undervisningsspråk
3.
International Office meddelar resultat till institution
4.
Diskutera resultat, motsvarar nivå i avtal?
5.
Om nej, student rekommenderas ta kurs
6.
Student kontaktar IO för kurslicens
Mer information:
http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/internationellt-studentutbyte/utresandestudenter/spr%C3%A5ktest-och-spr%C3%A5kkurser-f%C3%B6r-erasmusstudenter-1.223328
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Studier via Erasmus - villkor
Studenten ska:
ha påbörjat minst andra året av heltidsstudier på högskolenivå
vara registrerad vid Stockholms universitet med syfte att ta ut examen
inte tidigare genomfört Erasmusutbyte eller -praktik under samma
utbildningsnivå så pass länge att den sammanslagna tiden överstiger 12
månader
bedriva heltidsstudier under 3-12 månader vid ett partneruniversitet
genomföra språktest innan och efter utbytet
skicka in rapport och närvarointyg på genomfört utbyte
få utbytesstudierna tillgodoräknade vid Stockholms universitet
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Studier via Erasmus - rutiner
Teckna och förnya Erasmusavtal (I)
Utlysa platser och handlägga ansökningar (I)
Nominera studenter till partneruniversitet (I)
I= institutionen
S= studenten
IM= Internationell
mobilitet
P=praktikplatsen
Fylla i webbformulär där antagningsbevis ska laddas upp (S)
Teckna stipendiekontrakt (S + IM)
Förbereda inför utresa – Learning Agreement, försäkring mm. (I + S)
Göra språktest innan utbytet (S)
Handlägga och betala ut stipendiet (IM)
Besvara rapport och inkomma med närvarointyg till IM (S)
Göra språktest efter utbytet (S)
Tillgodoräkna utbytesstudierna enligt Learning Agreement (I + S)
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Praktik via Erasmus - villkor
Studenten ska:
inte tidigare genomfört Erasmusutbyte eller -praktik under samma utbildningsnivå så
pass länge att den sammanslagna tiden överstiger 12 månader
vara registrerad vid Stockholms universitet med syfte att ta ut examen
bedriva heltidspraktik i 2-12 månader hos behörig praktikvärd
genomföra språktest innan och efter praktiken
få praktiken erkänd av institutionen - helst genom högskolepoäng, men allra minst
genom Diploma Supplement
skicka in rapport och intyg på genomförd praktik
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Praktik via Erasmus - rutiner
Leta upp en praktikplats (S och ev. I)
Fylla i Learning Agreement for Traineeships (I + S + P)
Skicka in LA till IO senast 6 veckor innan planerad praktikstart (S)
Invänta besked från IO och vid positivt besked fylla i webbformulär där LA ska laddas upp (S)
Teckna stipendiekontrakt (S + IO)
Förbereda inför avresa: försäkring mm. (I + S)
Göra språktest innan praktiken (S)
Handlägga och betala ut stipendium (IO)
Besvara rapport och inkomma med praktikintyg till IO (S)
Göra språktest efter praktiken (S)
Erkänna praktiken i enlighet med Learning Agreement (I + S)
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
I= institutionen
S= studenten
IO=
International
Office
P=praktikplatsen
”Recent graduate” praktik
•
För studenter som är klara med sina studier och ska ansöka om examen
•
Måste vid ansökningstillfället fortfarande vara registrerad som student
vid SU
•
Ansökningsprocessen är densamma som för ”vanlig” Erasmuspraktik
•
Praktik behöver inte tillgodoräknas eller erkännas av SU
•
5 platser under läsåret 2015/16
•
Mer information finns på webben:
http://www.su.se/utbildning/studentservice/studera-
utomlands/praktisera-utomlands/praktik-recent-graduate-erasmus-1.243009
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Erasmusstipendiet
Alla är berättigade
Institutionen måste informera utresande Erasmusstudenter om
rutinerna för Erasmusstipendiet i god tid. Komplett stipendieansökan
måste vara inkommen INNAN studierna påbörjas!
Stipendiebeloppet är dagsbelopp som varierar beroende på
destination
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Förändringar i Erasmusmobiliteten
Förändringar i mobilitetens innehåll:
Ändringar i LA ska vara formellt överenskomna mellan samtliga tre
parter och utföras omedelbart. Behöver ej meddelas IO.
Förändringar i mobilitetens längd:
Alla avhopp, förkortningar och förlängningar ska meddelas IO!
Vid förlängning måste dokumenten för detta slutföras innan det att
förlängningen påbörjas och därefter skickas till IO
Vid avhopp innan 3 månader → student blir återbetalningsskyldig.
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Försäkring inom Erasmus
•
Alla studenter som åker på utbyte eller praktik via Erasmus måste vara
försäkrade
•
Vid poänggivande studier eller praktik täcks de av Student UT
•
Vid icke-poänggivande eller ”recent graduate” Erasmuspraktik täcks de
av en extra Student UT (finns sedan den 1 februari 2015)
Ni behöver således inte teckna några enskilda försäkringar för dessa
studenter längre. Försäkringen gäller t o m 31 januari 2016 och när
försäkringsperioden är slut kommer vi att göra en utvärdering om huruvida
vi ska förlänga försäkringen under 2016 eller inte.
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Moveon
• Studentdatabas
• Används i nuläget av Int. Mobilitet,
Statsvetenskap, DSV, Medierstudier
Alla institutioner
• Skapar avtalsdatabasen på webben
https://su.moveon4.com/publisher/1/eng
• Online Registration Form
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Försäkringar - utresande
Student-UT:
•
Endast giltig i studielandet
•
Akut sjuk- och tandvård, hemtransportskydd, egendomsskydd, kontant
skadehjälp, m m.
•
Hemförsäkring ingår ej!
•
Giltig 2 veckor innan till 2 veckor efter ordinarie terminstid
•
Medical Insurance Card (MIC) och Insurance Certificate
•
Uppmana studenter att läsa igenom försäkringsvillkoren
•
Om något händer: studenten fyller i en skadeanmälan och skickar till
ansvarig utbyteskoordinator → skickar anmälan tillsammans med en
kopia av utbytesavtalet till Kammarkollegiet
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Försäkringar - utresande
MFS:
•
Rekommenderas att teckna enskild försäkring direkt hos Kammarkollegiet (pris:
14 kr per dygn)
INFORMATION OCH BLANKETTER:
http://www.kammarkollegiet.se/forsakringsavdelningen/forsakringar-riskhantering/student-ut
FRÅGOR?
Kontakta Kammarkollegiet, 054-22 12 00, forsakring@kammarkollegiet.se
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Utresande utbytesstudenter –
innan avresa
• Informera Erasmus-studenter om
Europeiska sjukförsäkringskortet
(Försäkringskassan)
• Innan avresa ska studenten ha fått:
Medical Insurance Card (MIC)
Försäkringsintyg på engelska
Information om försäkringsvillkoren
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Försäkringar - inresande
•
Student-IN
•
Mindre generös än Student-UT
•
Ffa akut sjuk- och tandvård, olycksfallsskydd, m m.
•
Information om att studenten täcks bör stå i Letter of Acceptance
•
Om något händer: studenten fyller i en skadeanmälan och skickar till ansvarig
utbyteskoordinator → skickar tillsammans med en kopia av utbytesavtalet till
Kammarkollegiet
INFORMATION OCH BLANKETTER:
http://www.kammarkollegiet.se/forsakringsavdelningen/studentforsakring/studentutbytesstudenter-i-sverige
FRÅGOR?
Kontakta Kammarkollegiet, 054-22 12 00, forsakring@kammarkollegiet.se
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Viktigt!
• Blankettarkivet
http://www.su.se/medarbetare/service/blanketter-mallar/studieadministration
• Handböckerna
sv: http://www.su.se/utbildning/studentservice/studera-utomlands/handbok-for-utresande-utbytesstudenter-1.54595
eng: http://www.su.se/english/study/student-services/handbook-for-international-and-exchange-students-1.1627
• Försäkringskort
Beställs från Kammarkollegiet, forsakring@kammarkollegiet.se , 054-22 12 00
Information på http://www.kammarkollegiet.se/forsakringsavdelningen/studentforsakring
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Frågor
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Här hittar ni oss!
Studentpalatset – Odenplan
Norrtullsgatan 2
Besök för medicinsk rådgivning hos sjuksköterska
Studenthuset SU
ti-on 13-16
Studentpalatset
tors 13-16
Konstfack
må
12-14
Boka hälsosamtal webtidbok: www.SHsthlm.se/boka
Telefontid sjuksköterska: tors 13-16 tel. 674 7700
Besök hos psykolog/psykoterapeut – kort
rådgivning
Studenthuset SU
to 13-15
Webtidbok:
www.SHsthlm.se/boka
Boka tid för samtal hos psykolog
Telefontid må-to 15-16 tel.674 7699
www.studenthalsanistockholm.se
Vad kan vi erbjuda studenterna?
• Öppna mottagningar - telefonrådgivning
• Tidsbeställda besök
• Hälsosamtal
• Hälsoprofil
• Kurser
• Samtalsgrupper
Vad är viktigt att tänka på?
•
EU kortet för våra europeiska studenter
•
Alla tyska studenter har inte EU kortet
•
Avtalsstudenter omfattas av Student IN försäkringen
•
Masterstudenter som studerar mer än 1 år – ansöka om
svenskt personnummer
•
Alla studenter omfattas av Kammarkollegiets
personskadeförsäkring
Vad söker studenterna oss för?
•
Samma som våra svenska studenter – infektioner, trötthet,
ledsna, krav och prestation, STD, oönskad graviditet, tandvård
och önskan om specialistvård
Vad säger vi till studenterna?
•
Balans mellan fritid o studier
•
Strukturera din tid
•
Ha kul!
•
Unna dig avkoppling
•
Om vi måste hänvisa till primärvård eller Cityakuten: EU kort samma
avgift som svenskar.
•
Inte EU student – spara kvittot – kontakt med utbyteskoordinatorn –
information och ev hjälp med att fylla i blankett till kammarkollegiet.
•
Ett besök på Cityakuten kostar ca 1.500 kr utan EU kort och utan
svenskt personnummer.
Utresande studenter – centrala avtal
1. Fyra utlysningar per år
2. Institution och student kommer överens om preliminärt kursval
3. Institutioner tar del av nomineringsprotokoll
4. Learning Agreement godkänns av institutionen
5. Institutionen registrerar utbytet i Ladok (SA07 och RG04) när
studenten antagits
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer
Utresande studenter –centrala avtal
9.
Försäkringskort utfärdas av Sektionen
10.
Under utbytestiden: kontakt med sektionen vid
behov och institutionen vid t ex ändring av kursval
11.
Vid hemkomst: studenten ansöker om
tillgodoräknande vid institutionen samt skriver en
studentrapport
2015-09-09
Introduktionspass utbyteskoordinatorer