Dokumenthanteringsplan vård- och omsorgsnämnden
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden gällande från 2015-01-01 Datum: Dnr: 2015-01-29 VON/2014:54-004 Handläggare: Lili Eriksson, Mona Kjellström, Mikael Nord, Ingela Nyberg, Beslutad av vård- och omsorgsnämnden 2015-02-26, § 35 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 2 (33) Dnr VON/2014:54-004 Innehållsförteckning Inledning ...................................................................................................................................................... 2 Dokumenthanteringsplanens upplägg ....................................................................................................... 4 Vad är en allmän handling? ...................................................................................................................... 4 Vad är ett arbetsmaterial? ......................................................................................................................... 4 Gallring av allmänna handlingar............................................................................................................... 4 Lagar som styr ...................................................................................................................................... 5 Externa utförare .................................................................................................................................... 6 Innehållsförteckning ................................................................................................................................... 2 Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) ............................................................................................ 7 Ej diareförd korrespondens................................................................................................................... 7 Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen ............................................................... 8 Arbetsmiljö .................................................................................................................................................. 8 Avtal, kontrakt ............................................................................................................................................ 9 Ekonomiadministration .............................................................................................................................. 9 Handlingar till diariet ............................................................................................................................... 10 Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. .............................................................. 11 Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)..................................... 12 Projekt ledda av den egna förvaltningen ................................................................................................ 14 PuL-administration ................................................................................................................................... 14 Sociala medier............................................................................................................................................ 15 HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) ....... 16 Personakter enligt SoL inom äldreomsorg ............................................................................................. 19 Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 19 Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 20 Allmän administration inom äldreomsorgen .......................................................................................... 21 Hemtjänst i ordinärt boende .................................................................................................................... 21 Särskilda boendeformer .......................................................................................................................... 22 Boendeadministration ......................................................................................................................... 22 Handlingar rörande de boende............................................................................................................ 22 Handlingar rörande verksamheten ...................................................................................................... 23 Dagverksamhet ....................................................................................................................................... 23 Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 24 Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 24 Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 25 Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 26 Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 26 Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 27 Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade............................................................ 28 Bostad med särskild service .................................................................................................................... 28 Familjehem/stödfamilj ............................................................................................................................ 29 Kontaktperson ......................................................................................................................................... 29 Hemtjänst ................................................................................................................................................ 30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 3 (33) Dnr VON/2014:54-004 Personlig assistans .................................................................................................................................. 31 Färdtjänst/riksfärdtjänst .......................................................................................................................... 32 Bostadsanpassning .................................................................................................................................... 32 Referenser .................................................................................................................................................. 33 Kommunala styrdokument ...................................................................................................................... 33 Lagar ....................................................................................................................................................... 33 Övriga styrande dokument ...................................................................................................................... 33 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 4 (33) Dnr VON/2014:54-004 Inledning Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) är deras arkiv. Handlingar bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn, förvaltningens behov av information och forskningens behov av källmaterial. För att en fri och öppen debatt ska kunna äga rum, måste allmänheten ha tillgång till de handlingar som finns hos myndigheter. Denna rätt för allmänheten att ha tillgång till allmänna handlingar kallas i dagligt tal för offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen har i princip gällt i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Det är i offentlighets- och arkivlagstiftningens mening inte någon skillnad mellan pappersdokument och elektroniska dokument. Dokumenthanteringsplanen är därför teknikoberoende. Beslut om bevarande eller gallring gäller oavsett om handlingen finns på papper, som en digital fil eller t ex som ett fotografi. Om en allmän handling inte står med i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan revideras. Dokumenthanteringsplanens upplägg Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika avsnitt, utifrån hur vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen är organiserad. Samma typ av dokument kan finnas med på flera ställen, eftersom olika typer av verksamheter handskas med samma typ av dokument. Det finns också en del allmänna avsnitt, t.ex kring administration, personal och ekonomi, som gäller för alla verksamheter. Vad är en allmän handling? Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag (TF, 1949:105). De gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla sorters informationsbärare kan alltså vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller lagringsmedier för datorer (filer). En handling blir "allmän" antingen när någon lämnar eller skickar in den till myndigheten (inkommen handling), eller när en myndighet själv har framställt den (upprättad handling). Handlingen ska också finnas förvarad och tillgänglig hos myndigheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar har undantag. Enskilda uppgifter i handlingarna kan vara belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vad är ett arbetsmaterial? Arbetsmaterial är ännu inte färdigställda upprättade handlingar, minnesanteckningar, utkast eller koncept. Sådana handlingar är inte allmänna handlingar. Om arbetsmaterial arkiveras, justeras, på annat sätt färdigställs eller skickas till annan myndighet, blir det genast allmän handling. Den blir därmed också offentlig om den inte omfattas av någon sekretess. Gallring av allmänna handlingar Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från ansvarig arkivmyndighet. I Katrineholms kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och har fastställt ett arkivreglemente. I arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna arkivet. Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer in och upprättas samt hur dessa ska hanteras. Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 5 (33) Dnr VON/2014:54-004 Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan ska bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling. Vid inaktualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet. Om det står t.ex. 10 år betyder det att det ska gå 10 år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan handlingen får gallras. Andra förekommande gallringsfrister är 2 år, 3 år och 5 år. Exempel: En handling har en gallringsfrist på 10 år. Den sista noteringen i handlingen görs under år 2010. Handlingen får inte gallras förrän 10 år har gått, alltså år 2021. Bevaras betyder att handlingen ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till kommunarkivet. Den tid som anges för leverans ska följas. Lagar som styr Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande av handlingar. För vård- och omsorgsnämndens del har också speciallagstiftningen en viss betydelse. Socialtjänstlagen (SoL, 2001:453) bestämmer att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskilde brukarens integritet men också till att garantera rättssäkerhet. Detsamma gäller Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS, 1993:387). I Patientdatalagen (2008:355) finns bestämmelser kring dokumentation och gallring rörande hälso- och sjukvårdsinsatser. Rensning Varje enskild kommunanställd som ansvarar för någon form av dokumentation är också ansvarig för sina dokument. Det är ju den anställde som har bäst kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ett ärende. Den anställde ansvarar för att arbetsmaterial, kladdlappar, m.m. som inte har betydelse för ett ärende, rensas kontinuerligt. Rensning ska senast göras i samband med arkivering av handlingen/handlingar. Rensning är en åtgärd som görs utan gallringsregler, eftersom det inte är allmänna handlingar. Rensning innebär också att gem, häftklamrar, plastfickor och liknande tas bort. Personakter, social journal, patientjournal Det uppstår en mängd handlingar och dokumentation runt vård- och omsorgsnämndens brukare. Dels är det dokumentation i beslutsfasen (nämndens eller medborgarfunktionens myndighetsutövning) och dels är det dokumentation i verkställighetsfasen (enheternas dokumentation enligt både Socialtjänstlag, LSS och patientjournal enligt HSL). Det är dock hela tiden den enskilde, brukaren, som är upphovet till all dokumentation. Dokumentationen ska ses som en helhet även om dokumentationen är separerad från varandra Medborgarfunktionens personakter och sociala dokumentation förs separat från enheternas patientjournaler, och levereras separat till närarkivet. Biståndshandläggarna ansvarar för att skriva ut den sociala dokumentationen från enheterna och lägga i personakten. När en brukare byter verkställighet, t.ex. från hemtjänst till särskilt boende, ska dokumentationen följa med. Det ska inte finnas kvar någon dokumentation på den enhet som avslutat sina insatser. När en brukare flyttar från kommunen, avlider eller avsäger sig alla insatser ska den enhet som sist utfört insatser (och därmed ha hela den samlade verkställighetsdokumentationen) ansvara för rensning, utskrifter och gallring. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Externa utförare Särskilda regler gäller om en brukare byter från kommunal utförare till extern utförare. I dessa fall avslutas insatserna hos kommunens utförare och dokumentationen hanteras som om personen flyttat eller avlidit. Den nya utföraren har rätt att ta del av kommunens dokumentation (för god och säker vård eller ett totalt överförande) först efter att brukaren har givit sitt skriftliga medgivande. Dokumentation i pappersform som är journalhandling skall gallras och bevaras utifrån dokumenthanteringsplanen. Verksamhetsansvarig ser till att upprätta rutiner för arkivering till vård- och omsorgsförvaltningens mellanarkiv enligt förvaltningens rutiner för arkivering. 1 Gallring och bevarande utifrån individurvalet födda 5, 15 och 25 Ett urval av brukarnas personakter med social dokumentation ska bevaras för framtida forskning enligt 12 § Förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och 7 kap. 2 § Socialtjänstförordningen (2001:937). Detta innebär att dokumentationen från personer som är födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska sparas för alltid. Övriga personakter med social dokumentation gallras enligt denna dokumenthanteringsplan. Detta gäller all dokumentation, både enligt Socialtjänstlagen och LSS. Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden sparas. 1 6 (33) Enligt Förfrågningsunderlag – Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet hemtjänst VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 7 (33) Dnr VON/2014:54-004 Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Gallringsfrist markerad med asterisk (**) grundas på KF:s beslut Styrdokument ”Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse” (Övergrip. anvisningsdok). Ej diareförd korrespondens Cirkulär, reklam, broschyrer **Vid inakt och inbjudningar Cookiefiler, loggfiler för e-post **Vid inakt och filer som tillfälligt lagrats av webbläsaren. Enkäter, och andra handlingar **Vid inakt som utgör underlag till rapport, eller annan sammanställning Handlingar som har utgjort underlag för kommunens interna planering och verksamhetsredovisning **Vid inakt Handlingar vars informations- **Vid inakt innehåll har överförts till annan databärare. (T.ex. information som förs över från digitalt till analogt medium, såsom e-post och webbsidor som skrivs ut på papper; digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat (konverteras); upptagningar på telefonens röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning. Informationsutskick från **Vid inakt kommunens övriga nämnder/förvaltningar/organ Inkomna och upprättade **Vid inakt handlingar som inte föranleder åtgärd, eller tillför sakuppgift till ärende. Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte innehåller information som är av värde för att förstå slutrapporten, eller är av annat värde för förvaltningen eller framtida forskning Gallras när redovisningen/ sammanställningen är klar, under förutsättning att handlingarna saknar vidare värde när slutrapporten är klar. Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte överföringen medför betydande informationsförlust. Observera att handlingar för vilka sekretess gäller, alltid måste diarieföras. Dessa kan gallras efter 6 månader, om anteckning om detta noteras i diariet. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Register, liggare, listor och andra handlingar som används som verksamhetsstöd, men som saknar varaktig betydelse för verksamheten. Gallringsfrist Sortering/ förvaring 8 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv **Vid inakt Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år Avvikelser, ej brukarrelaterade 10 år (som inte registreras i verksamhetssystem) Brukarenkäter Vid inakt Pärm: utredare Resp. handläggare Förvaltningsbrev 5 år Kodlåskort, kvittens 2 år efter inakt 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren Ekonomiassistent Pärm hos MAS MAS-brev Minnesanteckning ledningsgrupp 5 år Ny- och ombyggnationer särskilda boendeformer 2 år efter inflyttning Närvårdsskolan – administration kring Vid inakt Publiceringsgodkännande Till Anmärkningar kommunarkiv Till närarkiv efter 2 år. Vid kriminalitet i 10 år När sammanställning gjorts Pärm hos förvaltningssekreterare Pärm: Fastighetsansvarig G:/Verksamhetsutveckling Vid beslut registreras minnesanteckningarna 10 år Pärm informatör eller hos respektive verksamhet Publiceringsgodkännande till bilder/filmer som har längre livslängd sparas så länge de är aktuella. Gallringsfrist Sortering/ förvaring 3 år Respektive enhetschef 1 år Pärm säkerhetsansvarig Original finns hos fastighetsägare Efter projektets avslut Arbetsmiljö Aktivitet/process - Handling Dokumentation från • Hygienrond • Skyddsrond • Brandrond SBA tillbudsrapport Till Anmärkningar kommunarkiv VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 9 (33) Dnr VON/2014:54-004 Avtal, kontrakt Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Avtal/kontrakt – som direkt Bevaras berör verksamheten Avtal och kontrakt – 2 år rutinmässig karaktär, t.ex. hyresavtal, avtal städning och utrustningar Hyreskontakt, besiktnings2 år protokoll etc. för bostäder som hyrs ut i andra hand Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Pärm i dokumentskåp Pärm i dokumentskåp 10 år Pärm i dokumentskåp Till kommunarkiv 10 år efter avslut Efter att kontraktet upphör att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning, inte kvarstår Ekonomiadministration Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Ansvarsförbindelser 2 år handkassor Ansökan och utbetalning Bevaras varaktig vård Migrationsverket Assistansräkning, kopia 10 år Avstämningar under året 2 år Bokföringsorder/internfakturor 10 år Bokslut/delårsrapport Budget Förordnande som beslutsattestant - original Fakturor från kunder med följesedlar/fakturaunderlag Bevaras Bevaras 10 år Fakturor till externa kunder 10 år Internbudget Kvitton, inköp Bevaras 10 år Momsredovisning (Ludvikamoms) Objektsplan original 10 år 5 år 10 år Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Pärm: ekonom Dokumentakt 5 år Pärm: Adm. assistent pers ass Ekonomiassistent Pärm: senaste pärm i dokumentskåp ekonom Diarieakt 5 år Diarieakt 5 år Pärm: dokumentskåp Pärm: senaste pärm i dokumentskåp reception Pärm: senaste pärm i dokumentskåp reception Diarieakt 5 år Pärm: hos respektive ass Ekonomiassistent Pärm: dokumentskåp Registreras/diarieförs Originalet till försäkringskassan. Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Flyttas till närarkiv vid inaktualitet Till närarkiv 2 år Flyttas till närarkiv efter 2 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Flyttas till närarkiv efter 1 år Flyttas till närarkivet efter 2 år. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 10 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2015-01-29 Gallringsfrist Sortering/ förvaring Redovisning av avlastning/familjehem Utbetalningsbesked från Försäkringskassan (LASS) 1 år Verifikationer/utanordningar/ handkassor 10 år Utanordningar privata utlägg 5 år Pärm: Assistent MYS Pärm adm. Assistent pers ass. Pärm: senaste pärm i dokumentskåp reception Pärm resp. assistent Aktivitet/process - Handling 10 år Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år Handlingar till diariet Aktivitet/process - Handling Broschyrer/information som framställts av förvaltningen samt illustrationer i original Delegation arbetsmiljöansvar Diarieförda ärenden med ärendeblad Diarielista/postlista årsvis Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. 2 år efter inakt Bevaras Pärm dokumentskåp Akter i dokumentskåp Pärm: registrator Pärm i dokumentskåp Pärm i dokumentskåp 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. Flyttas till närarkivet efter 1 år Bevaras Dispensansökningar – investeringar vid investeringsstopp Dispensansökningar – personalärenden vid anställningsstopp Dokumenthanteringsplan Enkäter/statistik, svar på externa • Långsiktiga • Kortsiktiga Inkommande och utgående skrivelser Inkomna synpunkter 5 år Instruktioner Vid inakt Kontrollrapport/ beslut/ kommunicering om livsmedelsanläggning o tobak 5 år 5 år Bevaras Bevaras 2 år 5 år 5 år Diarieakt Pärm i dokumentskåp 5 år 5 år Ex. SCB, SKL, Socialstyrelsen. Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Pärm: Registrator Pärm i dokumentskåp Aktuell enhet samt vissa på Intranät Pärm: registrator Flyttas till närarkivet efter 2 år Synpunkter registreras. Sammanställningar görs 2 gånger/år till nämnden. Dessa diarieförs. Hålls ordnade på annat sätt. Flyttas till närarkivet efter 2 år Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 11 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Lex Sarah Utredningar, tjänsteskrivelser, nämndbeslut (LSS 24 e-f §§, SoL 14 kap 6-7 §§) Lex Sarah Underlag till utredningar (LSS 24 e §, SoL 14 kap 6 §) Utredningar som ej leder till Lex Sarah-anmälan Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Lex Sarahärenden Plan för höjd beredskap/ krishanteringsplan Systematiskt brandskyddsarbete SBA Polisanmälningar Dnr VON/2014:54-004 Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Bevaras Diarieakt 5 år 5 år Dokumentskåp utredare 5 år Dokumentskåp utredare Bevaras Flyttas till närarkivet efter 3 år Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 2 år Pärm riktlinjer/ rutiner 3 år Pärm i dokumentskåp Riktlinjer/rutiner i original som 5 år publiceras på intranät/webb Pärm i dokumentskåp Vid anmälningar rörande personal skickas kopia till personalakt på personalkontoret Registreras ej då de hålls ordnade på annat sätt. Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Ansökan om föreningsbidrag Bevaras Diarieakt 5 år Beslut om föreningsbidrag Delegationslistor – anmälda delegationsbeslut (vid myndighetsutövning) Delegationsprotokoll* Bevaras 2 år Diarieakt Pärm i dokumentskåp 5 år Bevaras 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Fonder: Ansökningar, ekonomikontorets uppgifter om utbetalningsbara medel, beslut om utdelning m.m. Förenklad delgivning Bevaras Pärm i dokumentskåp Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år. Vid inakt Pärm i aktskåp Intyg för förlorad Vid inakt arbetsinkomst Kallelser med sammanträdes- 2 år handlingar, föredragningslistor och dagordning Minnesanteckningar – Bevaras Pärm: nämndsekr. Hos nämndsekr 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Aktivitet/process Diarieakt Ansökningar handläggs/arkiveras av service- och teknikförvaltningen. Övriga ansökningar och beslut registreras/bevaras på VOF. Flyttas till närarkivet efter 3 år Anmäls per månad till nämnden. Finns i verksamhetssystem. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 12 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling medborgardialoger/hearings, brukarråd där kontaktpolitiker deltar Minnesanteckningar från nämndens beredning Protokoll, MBL/samverkansprotokoll* Protokoll, vård- och omsorgsnämnden, enskilt utskott, fondgruppen* Gallringsfrist Sortering/ förvaring Pärm nämndsekreterare Bevaras Pärm i dokumentskåp Bevaras Pärm i dokumentskåp Bilagor finn i resp. diarieakt Överläggningsprotokoll i Bevaras Pärm i personalärenden* dokumentskåp *Alla protokoll ska skrivas på arkivbeständigt papper Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år I Personalpärm om VOF skrivit på, annars original till PK Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer) - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Anhörigpärm Vid inakt Pärm assistent Anmälan om arbetsskada, kopia * Vid inakt Ergonom Anställningsavtal, kopia * (se även Överenskommelse/ nyanmälan timavlönad) Vid inakt Pärm: personalredog. Ansökningshandlingar från personer som anställts av kommunen * Ansökningshandlingar från personer som ej får tjänst i kommunen * Vid inakt 2 år Pärm assistent Arbetsgivarintyg, kopia Vid inakt Begäran om LAS-företräde * Vid inakt Pärm: personalredog. Resp omr.chef eller dennes assistent Pärm: personalredog. Aktivitet/process Beslut från Försäkringskassan: arbetsskada, förtidspension, graviditetsersättning, rehabiliteringsersättning, sjukbidrag * Till Anmärkningar kommunarkiv Varje arbetsställe förvarar pärm på arbetsplats hos personalredogörare/motsvarande Original till försäkringskassan. Kopia till personalkontoret och den anställdes huvudskyddsombud. Upprättas i två original, ett till den anställde och ett till personalakt på personalkontoret. Kopia till ansvarig chef samt facklig org. Ansökan, betyg och meritförteckning i original till personalakt på personalkontoret Sparas i 2 år för ev. överklagan. Betygshandlingar återsändes till de sökande (Undantag för ansökningar via e-post). Personliga brevet sparas 2 år. Kopia till personalakt på personalkontoret. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 13 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Beslut om disciplinpåföljd, kopia * Beslut om uppsägning * Betyg/intyg över tjänstgöring och utbildning, kopia * Erbjudande om arbete vid rehab och LAS * Fullmakt för postöppning Originalet till den anställde, kopia till personalakt på personalkontoret Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Kopia till personalakt på personalkontoret. Originalet till den anställde Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Gallras när personen slutar Vid inakt Vid inakt Pärm i postrummet Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras sekretess (sekretessförbindelse) anställda Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras sekretess (sekretessförbindelse) förtroendevalda Individuella mål för personal Vid inakt 2020 (VOF:s försäkran/ sekr.bevis före 2015) Nämndsekreterare Till personalakt på personalkontoret. Försäkran/sekretessbevis före år 2015 bevaras av vård- och omsorgsförvaltningen. Vid lämpligt tillfälle Pärm: original hos resp enhet Intyg om arbetsförmåga * Original till personalakt på personalkontoret Korrespondens av tillfällig betydelse Ledighetsansökan, kopia * 2 år Läkarintyg * Gallras efter uppvisande. Behålls av den anställde Minnes- och journalanteckningar från personalsociala ärenden * Rehabutredning i personalsociala ärenden * Vid inakt Rehabiliteringsutredning Vid inakt Sammanställning över sökanden till tjänst Bevaras med Diarieakt undantag för betygshandlingar Sjukanmälan AFA * Dnr VON/2014:54-004 Vid inakt Vid inakt Pärm: personalredog Pärm: personalredog Ledigheter avseende barn-, studieoch tjänstledigheter över 6 månader till personalakt på personalkontoret Läkarintyg i original till FK. Blankett ”Uppvisat läkarintyg” till personalakt på personalkontoret. Själva läkarintyget sparas EJ. Blankett uppvisat läkarintyg Pärm: personalredog Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Pärm: Personalredog Till personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original till FK. Kopia till personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original FK. Kopia personalakt på personalkontoret. 5 år Original till personalkontoret f.v.b. till AFA. Kopia sparas på personalkontoret. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 14 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Skadeanmälan TFA * Skyddsombud, nyanmälan/byte av * Tillbud (personal) original 2 år Tjänstgöringsrapport m.m. (kopior) * Utdrag ur polisregister, uppvisat av sökande till tjänster för barn * Vid inakt Överenskommelse/nyanmälan timavlönad till löneavdelningen * Vid inakt 2 år Dnr VON/2014:54-004 Original till personalkontoret f.v.b. till TFA. Kopia sparas på personalkontoret. Original till personalkontoret. Pärm: ergonom Sammanställning redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Original till personalkontoret Pärm: personalredog Pärm personalredogörare Original behålls av den anställde. Förvaltningen dokumenterar på särskild blankett att den anställde visat utdrag. Original till personalkontoret för insortering i personalakt Pärm: Personalredog Projekt ledda av den egna förvaltningen Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Diarieakt 5 år Bevaras eller Diarieakt gallras 5 år Dokument rörande projektets Bevaras start, t.ex. direktiv, projektplan med organisation, slutrapport Övriga handlingar som mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, delrapporter och underlag/primärdata till slutrapport Ansvarig projektledare ansvarar för arkivering. Mindre projekt kan bevaras i diarieakt, projekt med mer omfattande dokumentation kan hållas samman i en egen ”avdelning”, och arkivläggas som t.ex. ”Projektets handlingar.” Bevaras om de är av vikt för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för förvaltningen eller framtida forskning. Annars gallras. PuL-administration Baserat på Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra - Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner GallringsSortering/ Till Anmärkningar Aktivitet/process - Handling frist förvaring Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Bevaras Verksamhetssystem finns anmälda i kommungemensamt register Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Vid inaktualitet kommunarkiv Har den personuppgiftsansvarige utsett och anmält ett personuppgiftsombud behöver behandlingen inte anmälas till Datainspektionen Övriga anmälda behandlingar finns hos personuppgiftsombud. Ett kommungemensamt register finns för verksamhetssystem. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 15 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Anmälan och entledigande av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Nämndens instruktion för förvaltningen om behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med och instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t.ex. säkerhet Registerförteckningar Gallringsfrist Sortering/ förvaring Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inaktualitet Bevaras Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Vid inaktualitet Bevaras Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Bevaras Registreras Vid inaktualitet Bevaras Pärm PuLombud Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Registerutdrag, begäran om samt 1 år svar Sociala medier Aktivitet/process - Handling Inlägg relevanta för verksamheten/myndighetsutöv andet samt svar på dessa Kommentarer samt övriga inlägg av ringa betydelse för verksamheten Gallringsfrist Sortering/ förvaring Bevaras Skrivs ut och 10 år förvaras i pärm hos registrator Inget raderas manuellt utan bevaras av respektive system så länge det tillåts av systemen Inaktualitet Till Anmärkningar kommunarkiv Registreras Olämpliga inlägg skrivs ut och registreras och raderas sedan omedelbart på digitala medier. Dessa registreras och hanteras enligt inkommande/utgående skrivelser. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 16 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) Baserat på SKL:s Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? – Råd om landstingens, regionernas och kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation GallringsSortering/ Till Anmärkningar Aktivitet/process - Handling frist Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Bevaras Underlag inför anmälningar enlig bestämmelser om Lex Maria Ansvarsövertagande, läkemedelshantering Avvikelserapporter, enskilda patienter 10 år Dokumentskåp MAS Bevaras Till närarkiv när avslutade Dokumentskåp MAS Avvikelserapporter, sammanställning/resultat av enskilda Beslut från Inspektionen för vård och omsorg som rör den egna vårdgivaren Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Bevaras Brev eller meddelande till/från/angående patient, av betydelse för vård och behandling Checklista, övriga Bevaras Dietjournal/kostlista 10 år Dosrecept/läkemedelslistor 10 år 10 år förvaring kommunarkiv Utredningsmaterial och anmälan enligt Lex Maria-bestämmelser registreras/diarieförs 10 år Dokumenteras i verksamhetssystemet. Enskilda rapporterade händelser gallras efter 10 år om de granskats i en händelse eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev. framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden. Redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Bevaras 10 år Till närarkiv när avslutade Vid inakt. Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Ingår i patientjournal 10 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs. Ingår i verksamhetssystem. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut Ingår i patientjournal Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Avser checklistor som t ex "Checklista vid patientens hemgång" o dyl. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 17 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Epikris – slutanteckningar Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal Fallskaderapportering Bevaras Fotografier 10 år Till närarkiv när avslutade Till närarkiv vid årets slut 10 år Görs numera i patientsäkerhetsregistret Senior Alert och dokumenteras och ingår i patientjournal. Fotografier av betydelse för patientjournalens innehåll och syften ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal Aktivitet/process Förbrukningsjournal, narkotika Bevaras (individuell) Förbrukningsjournal, narkotika 10 år (förrådsadministration, akutoch buffertförråd) Individuella vårdplaner Bevaras Infusions-/injektionslistor 10 år Instruktioner för läkemedelshantering 5 år Ingår i patientjournal Kvalitetsgranskningar, Bevaras protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Laboratorielistor med svar Bevaras Ledningssystem/avvikelsehantering Bevaras Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, diabetes, vätsketillförsel, temperatur etc., generellt Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd Omvårdnadsanamneser och omvårdnadsepikriser Omvårdnadsjournal 10 år Till närarkiv när avslutade Bevaras Till närarkiv när avslutade Säkerhetssamordnare Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Omvårdnadsmeddelanden Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal. Fr.o.m. 2014-12-01 arkiveras enbart i E-arkiv Ingår i patientjournal 3 år Bevaras Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen registreras/diarieförs Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Ingår i patientjournal Handlingar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem dvs. mål, organisation, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten. Registreras/diarieförs Ingår i patientjournal VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 18 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Patientjournal Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Aktivitet/process Patientskaderegleringen (PSR), Bevaras beslut som rör den egna vårdgivaren Register över medicintekniska Bevaras produkter Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor, administrerat läkemedel Signeringslistor sjukgymnast/ arbetsterapeut Sondmatningsschema Vid inakt Träningsprogram Bevaras Vårdplaner (individuella/ patientrelaterade) Överkänslighet, uppgift om Bevaras Överrapportering från annan vårdgivare Bevaras 10 år 10 år 10 år Bevaras Till närarkiv vid årets slut Till närarkiv vid årets slut Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (patientdatalag 2008:355) Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid etc. Nya uppgifter får tillföras. Registreras/diarieförs Identifierar signatur och journalförare. Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 19 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Personakter enligt SoL inom äldreomsorg Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§ SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Handlingar i samband med handläggning av ärende Aktivitet/process - Handling Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud(god man/förvaltare) Ansökan om ekonomiskt bistånd pga. dubbla boendekostnader samt beslut Ansökningar från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i säbo m.m.) med ev. bilagor Avgiftsbeslut Beslut/delgivning i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner och vårdplaner Fullmakter Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran (vid avgiftsbeslut) Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning etc.) Meddelanden om utskrivning från slutenvård m.m. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Vid inakt Personakt 1 år Pärm avgiftshandläggare Vid inakt Personakt Vid inakt Personakt Vid inakt Personakt 5 år/Bevaras Personakt Vid inakt Personakt Efter notering i personakt 5 år Ska tillföras akten i läsbar form VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 20 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Underlag för fastställande av avgift (avgiftsbeslut) Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad (social dokumentation) Överenskommelser Överklaganden med bilagor Gallringsfrist Sortering/ förvaring Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) Arbetskort/servicekort Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner, individuella planer Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Personakt Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Uppdrag, journalblad (social dokumentation) Levnadsberättelser Vid inakt Löpande arbetsanteckningar Vid inakt 5 år Personakt 5 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakt Dokumenteras normalt genom journalanteckning Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Personakt Signeringslistor för 5 år Personakt hemtjänstinsats Överenskommelser om insatser 5 år/Bevaras Personakt i särskilt boende 5 år Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 21 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Allmän administration inom äldreomsorgen Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Hemtjänst i ordinärt boende Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) kopior Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser till brukares boenden Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga Planering av genomgörande av insatser Redovisning av ”handhavda” medel Register över brukares nycklar Register över innehavare av trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort 2 år Vårdtyngdsmätningar, underlag Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning 2 år Efter upphörd service 2 år Efter återlämnande 2 år Vid inakt Personakt 10 år Inlåst hos enhetschef Vid inakt Vid inakt Under ständig uppdatering När innehavet har upphört. Vid inakt Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Vid inakt Förs vid inaktualitet till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring När sammanställning gjorts VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 22 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Särskilda boendeformer Boendeadministration Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Boenderegister Förteckningar över boende i de särskilda boendeformerna Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Vid inakt Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser boendes nycklar Närvaro och frånvarorapporter Planering av genomförande av insatser Register över innehavare av trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort 2 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Underlag för debitering 2 år Efter återlämnande 2 år Vid inakt Underlag för debitering Vid inakt När innehavet har upphört. Vid inakt Sista versionen gallras. Bevaras med personakt 2 år Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring Vårddagsuppgifter Under ständig bearbetning Under ständig bearbetning 2 år 5 år Handlingar rörande de boende Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Färdtjänsbeslut Kontaktmannaskap – bekräftelse från anställd och information till boende Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Redovisning av ”handhavda” medel (kassablad) Tillhörighetslistor Till Anmärkningar kommunarkiv Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo. Vid inakt 1 år Hos resp. verksamhet 10 år Inlåsta hos enhetschef Vid inakt Efter kvittens VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 23 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Handlingar rörande verksamheten Aktivitet/process - Handling Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) kopior Brukarenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram (kopior) Planering av genomförande av insatser Vårdtyngdsmätningar, underlag Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt När sammanställning gjorts 2 år Original registreras Vid inakt Vid inakt När sammanställning gjorts Dagverksamhet - Handling Gallringsfrist Deltagarlistor Närvarorapporter Vid inakt 2 år Aktivitet/process Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Under ständig bearbetning Underlag för debitering VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 24 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§ SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden sparas. Handlingar i samband med handläggning av ärende Aktivitet/process - Handling Anmälan och beslut om ställföreträdare (god man/förvaltare) Ansökningar om insatser med ev. bilagor Beslut/delgivning om insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet (t.ex. beslut FK m.m.) Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med LSShandläggare m.m. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av handläggare) Meddelande om utskrivning Sammanställning över andra insatser Utredningar, utlåtanden Ärendeblad, journalblad (social dokumentation) Överklaganden med bilagor Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år Vid inakt Vid inakt 2 år Vid inakt Personakt 5 år/Bevaras Personakt Efter notering i personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 25 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Aktivitetsschema Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b§ LSS (Lex Sarah) Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Dokumentation om dagliga rutiner Fickpengsredovisning Vid inakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. 5 år/Bevaras Personakt 5 år Endast vid samtal om brukaren 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) Intyg/utlåtande Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträ dare/ombud Levnadsberättelse 5 år/ bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt Vid inakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Löpande arbetsanteckningar Vid inakt Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Observationslistor Uppdrag/journalblad (social dokumentation) Vid inakt Vid inakt Efter godkännande av brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Om relevanta noteringar gjorts i personakt Personakt Vid inakt Personakt 5 år/Bevaras Personakt Dokumenteras normalt genom journalanteckning Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt När noteringar gjorts i personakt 5 år VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 26 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Handlingar i samband med handläggning av ärende Aktivitet/process - Handling Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med ev. bilagor Ansökningar till institutioner om vård Avgiftsbeslut Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran (vid avgiftsbeslut) Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Kopior av hyreskontakt, besiktningsprotokoll etc. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år Vid inakt 1 år Pärm avgiftshandläggare Vid inakt Vid inakt 2 år Vid inakt Vid inakt 5 år/Bevaras Personakt Vid inakt Efter notering i personakt 5 år Ska tillföras akten i läsbar form VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 27 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad Överklaganden med bilagor Gallringsfrist Sortering/ förvaring Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Intyg/utlåtande Levnadsberättelse 5 år/Bevaras Personakt 5 år Löpande arbetsanteckningar Vid inakt Signeringslistor för hemtjänstinsats Uppdrag/journalblad (social dokumentation) 5 år Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Efter godkännande av närstående/ställföreträdare Dokumenteras normalt genom journalanteckning Vid inakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 28 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Bostad med särskild service Aktivitet/process - Handling Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) kopior Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b § LSS (Lex Sarah) kopior Boendeenkäter, enkäter till närstående Dagböcker, meddelandeböcker Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt Efter sammanställning Vid inakt Får inte innehålla uppgifter om enskilda Egenkontroll livsmedels2 år hygien, rapport och kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckningar över boende i Vid inakt bostad med särskild service Hyreskontrakt, besiktnings2 år protokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Löneunderlag till familjehem, avlastningshem, kontaktperson Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser, boendes nycklar Närvaro- och frånvarorapporter Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes privata medel 2 år 1 år Under ständig bearbetning Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår När boende utgår ur verksamheten Hos resp. verksamhet 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Pärm assistent MYS 2 år Underlag för debitering 2 år Efter återlämnande 2 år Vid inakt Underlag för debitering 10 år VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 29 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling Register över innehavare av trygghetstelefon-/larm Servicekort Underlag och utbetalning av habiliteringsersättning Vårddagsuppgift Gallringsfrist Sortering/ förvaring Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt När innehavet har upphört Vid inakt. Sista versionen gallras/bevar as med personakt 2 år Pärm assistent Resurscenter 2 år Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter för dessa gälland regler om bevarande och gallring Familjehem/stödfamilj Aktivitet/process - Handling Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Förteckningar över familjehem/stödfamilj Utredning och avtal om åtagande som familjehem (LSS) Utredning och avtal om åtagande som stödfamilj (LSS) Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt När ny förteckning upprättats Vid inakt När ny förteckning upprättats 5 år/Bevaras Personakt Bevaras 1 Personakt 5 år/Bevaras2 1 Samtliga personakter tillhörande barn under 18 år måste bevaras till dess de fyllt 18 år. 2 Efter att barnet fyllt 18 år gäller gallringsfristen 5 år/Bevaras. Kontaktperson Aktivitet/process - Handling Uppdrag som kontaktperson Redovisning av kontaktuppdrag Personuppgift kontaktperson Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Original till personakt hos handläggare 2 år Samordnare Samordnare har kopia som gallras vid inaktualitet. 2 år Original till personalkontoret. Samordnare VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 30 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Hemtjänst Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b § LSS (Lex Sarah) kopior Enkäter till hemtjänstmottagare eller närstående Förteckningar över hemtjänsttagare Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt När sammanställning gjorts Vid inakt Under ständig bearbetning Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckelkvittenser/kontaktbok till hemtjänstmottagares boenden Planering av genomförande av insatser Redovisning av hemtjänstmottagares privata medel Register över hemtjänstmottagares nycklar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Servicekort/brukarkort 2 år 2 år 2 år 1 år Efter att avtalet upphört att gälla Hos resp. verksamhet 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning 2 år Efter återlämnande 2 år Efter upphörd service Vid inakt 10 år Inlåsta hos enhetschef Vid inakt Under ständig uppdatering Vid inakt När innehavet har upphört Vid inakt Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Förs vid inaktualitet till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 31 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Personlig assistans Aktivitet/process - Handling Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 2 år 2 år 2 år Debiteringsunderlag VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 32 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Färdtjänst/riksfärdtjänst Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Ansökningar med bilagor samt 5 år efter beslut om färdtjänst och inaktualitet riksfärdtjänst Handläggare Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Återkallelse av tillstånd Årsstatistik 5 år Handläggare 2 år Bevaras Handläggare Handläggare Till Anmärkningar kommunarkiv Om uppgifter om färdtjänstens volym och vilka regler som gällt i kommunen bevaras kan materialet gallras Registreras/diarieförs. Bostadsanpassning Baserat på Riksarkivets/SKL:s Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra - Råd om teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region GallringsSortering/ Till Anmärkningar Aktivitet/process - Handling frist förvaring Ansökan och beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag 10 år efter beslutets utgång Personakt Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparationer och underhåll Offerter 10 år efter beslutets utgång Handläggare Vid inaktualitet Bevaras Handläggare Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Hissregister Statistiska sammanställningar (rapport till Boverket) Övrig information t.ex. läkarintyg, åtgärdsförslag från terapeuter Personakt kommunarkiv Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas. Enligt nämndens delegationsordning fattar handläggare beslut upp till två basbelopp. Dessa beslut finns ej i protokoll, men finns i verksamhetssystem/personakt. Protokoll bevaras enligt avsnittet Nämndadministration, enskilda utskottets protokoll Handläggare Bevaras Handläggare 10 år efter beslutets utgång Handläggare Registreras/diarieförs VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015 33 (33) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Referenser Kommunala styrdokument • • • • • • Arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter, övergripande anvisningsdokument, (senast reviderad av KF 2008-06-16, § 126) Riktlinjer för arkivhantering, hjälpreda för kommunala myndigheter (reviderad 2014, kommunarkivet) Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, övergripande anvisningsdokument, (antagen av KF 199-12-13, § 280) Dokumenthantering för personaladministration – gemensamma riktlinjer – övergripande riktlinjer för kommunens dokumenthantering (ej daterat) Riktlinjer för användande av sociala medier, övergripande inriktningsdokument (KS 2010-04-28, § 91) Förfrågningsunderlag - Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet Hemtjänst (senast reviderad VON 2014-01-30, § 10) Lagar • • • • • • • • • • • • Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Förvaltningslagen (1986:223) Socialtjänstlag (2001:453) Socialtjänstförordning (2001:937) Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Förordning (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) Lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m. m. Patientdatalag (2008:355) Arkivlag (1990:782) Arkivförordning (1991:446) Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten Övriga styrande dokument • • • • Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra? Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (SKL/Riksarkivet, 2010) Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (SKL, 2006) Gallringsråd nr 6 Bevara eller gallra? Råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation i landsting/region och kommun (SKL/Riksarkivet, 2014) Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra? Råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region (SKL/Riksarkivet, 2014)
© Copyright 2024