Kallelse med sammanträdeshandlingar, 3 MB
1 KALLELSE Datum VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Ev. förhinder anmäls till Mona Kjellström tfn 0150-578 14 eller via e-post mona.kjellstrom@katrineholm.se 2015-02-18 Sammanträdande organ Vård- och omsorgsnämnden Tid Torsdagen den 26 februari 2015, klockan 13.15 OBS! Plats Vård- och omsorgsförvaltningen, Upplandsgatan 4 Lokal: Yngaren 1 & 2 Kaffe/the & frukt serveras Sid. Nr Ärenden 1. Upprop 2. Justering av protokoll 3. Fastställande av dagordning 4. Aktuell information från verksamhetschefer 5. Redovisning av delegationsbeslut, delvis sekretess Öppet sammanträde från kl. 14 med följande ärenden 4. Föredragande Sid. 6. Allmänhetens frågestund 7. Information – Slutrapport från projektet hel-/deltid på Lövåsgården C Söderman G Sandqvist 5. 8. Information - Projektrapport Mat är liv och lust (Lövåsgården) C Söderman S Svensson 23. 9. Information – KKiK och Öppna jämförelser 2014 E Hersler E Odén 31. J Gustafsson P Enarsson 32. 11. Verksamhetsberättelse för vård- och omsorgsförvaltningen 2014 P Enarsson 85. 12. Uppdrag om analys och åtgärder för att säkerställa budget i balans 2015 och framåt P Enarsson 131. J Gustafsson 133. P Enarsson 139. M Kjellström L Eriksson 163. 10. Årsredovisning för vård- och omsorgsnämndens verksamhet år 2014 13. Redovisning av genomförd internkontroll av verksamhet samt ekonomiska transaktioner 2014 14. Revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning 15. Revidering av dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden utkast 150226.docx 1 2 Nr Ärenden Sid. 16. Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex Sarah (övergrepp) L Olsson E Hersler 197. 17. Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex Sarah (utförande av insats/insats mot enskilds vilja) E Odén E Hersler 202. 18. Patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorgsnämnden 2014 K Hagdahl 210. 19. Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-, Lex Sarah-anmälningar, yttranden till IVO och ärenden i patientnämnden under 2014 K Hagdahl E Hersler 222. 20. Redovisning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden under 2014 P Carlsson 230. 21. Redovisning av verksamhet med personligt ombud 2014 samt ansökan om statsbidrag för 2015 P Carlsson 237. M Nilhage 246. E Hersler 250. 24. Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens uppdrag till förvaltningen under 2014 M Kjellström 258. 25. Återrapport om vård- och omsorgsnämndens kvalitetspris 2014 M Kjellström 262. 22. Redovisning av tillbud och arbetsskador inom vård- och omsorgsförvaltningen under 2014 23. Redovisning av inkomna synpunkter perioden juli-december 2014 B-M Svedenberg 26. Val av representanter i pensionärsrådet mandatperioden 20152018 264. 27. Val av fondgrupp mandatperioden 2015-2018 265. 28. Val av byggkommitté för kommande byggprojekt mandatperioden 2015-2018 266. 29. Val av kontaktpolitiker mandatperioden 2015-2018 267. 30. Meddelanden 268. Ulrica Truedsson Ordförande Av hänsyn till våra allergiker. Kom doftfri! 2 3 Kommande sammanträdesdagar år 2015 Månad Beredning Kl. 10-12 EU Kl. 13.15-14.45 VON Kl. 14 Februari 5/2 5/2 26/2 12/3, 26/3 5/3 - 9/4 16/4 Mars April Maj 7/5, 21/5 kl. 8-10 7/5 - Juni 11/6 11/6 4/6 Juli - - - Augusti 13/8, 20/8 - 27/8 September 3/9, 17/9 3/9 24/9 8/10 1/10 29/10 November 5/11, 19/11 5/11 - December 17/12 3/12 10/12* Oktober *Fastställande av budget. Start klockan 13 Bokslutsberedning • Torsdagen den 12 mars klockan 13-17 (bokslutsberedning) Övrigt • • • Introduktionsutbildning 26 februari 2015, kl. 8.00-12.00 Introduktionsutbildning 16 april 2015, kl. 8.00-12.00 Gemensamt utbildningstillfälle med bildningsnämnden och socialnämnden den 17 mars 2014 på e.m. 3 4 Redovisning av delegationsbeslut Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbesluten. Ärendebeskrivning Nedan redovisas beslut som fattats med stöd av gällande delegation på nämndens vägnar. LSS = Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, SoL = Socialtjänstlagen Tjänstemannabeslut Datum, § Beslut Beslutande 2015-01-01--31 2015-01-01--31 2015-01-01--31 2015-01-01--31 2015-02-13, § 4 Beslut LSS/SoL funktionshinder Beslut SoL äldreomsorg Bostadsanpassning Färdtjänst Förordnande av avdelningschef för utföraravdelningen Britt-Marie Svedenberg att jämte egen tjänst upprätthålla tjänsten som t.f. förvaltningschef den 20-22 februari 2015. Utse beslutsattestanter för 2015 på vård- och omsorgsförvaltningen enligt bilagd förteckning och uppdrag åt ekonomienheter att uppdatera förteckningen löpande under året. Biståndshandläggare Biståndshandläggare Handläggare Färdtjänsthandläggare Per Enarsson, förvaltningschef Datum, § Beslut Beslutande 2014-01-29, § 2 Yttrande till Förvaltningsrätten över Ulrica Truedsson, överklagat beslut den 6 november 2014 ordförande enskilda gällande personlig assistans. utskottet 2015-02-11, § 3 Per Enarsson, förvaltningschef Ordförandebeslut Utskottsbeslut Datum, § Beslut Beslutande 2014-01-29, § 2 Yttrande till Förvaltningsrätten över Ulrica Truedsson, nämndens beslut den 6 november 2014 ordförande gällande personlig assistans von150226kallelse.docx 4 5 Dnr VON/2013:54-042 Handläggare: Gabriel Sandqvist Information – Slutrapport från projektet hel/deltid på Lövåsgården Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden lägger slutrapporten till protokollet och översänder den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Under tiden oktober 2011 till april 2012 bedrevs ett kommunövergripande projekt "Heltid en rättighet, deltid en möjlighet". Av ekonomiska skäl beslutade kommunstyrelsen (KS 2012-04-25, § 95) att avbryta projektet. Under projekttiden gjordes en kartläggning av tjänstgöringsgrader på vissa förvaltningar. Projektet skapade också en ökad medvetenhet kring frågan. I den övergripande planen med budget för åren 2014-2016 konstateras att möjlighet för kommunens anställda att påverka sin tjänstgöringsgrad och arbetstid är en fortsatt prioriterad fråga utifrån kommunplan 2010-2014. Den politiska majoriteten har under 2014 tagit ett nytt tag i denna fråga. Enligt beslut i bokslutet har 3 mnkr öronmärkts för ett pilotprojekt inom vård- och omsorgsnämnden med målet att införa en modell som möjliggör valfrihet kring hel/deltid för all omvårdnadspersonal som arbetar på Lövåsgården. Tidigare projekt i denna fråga har bedrivits på Igelkotten. Förvaltningen har nu upprättat en slutrapport från projektet avseende perioden majdecember 2014. Projektet fortsätter under 2015 med befintliga öronmärkta medel. Ärendets handlingar • Slutrapport Hel-/deltidsprojektet Lövåsgården, 2015-02-11 von150226kallelse.docx 5 6 SLUTRAPPORT Vår beteckning Ert datum Er beteckning 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vår handläggare 1 (17) Datum VON/2013:54-042 Gabriel Sandqvist, projektledare Hel-/deltidsprojektet Lövåsgården Slutrapport 2014 Gabriel Sandqvist 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 64180 Upplandsgatan 2 www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-48 81 95 E-post: gabriel.sandqvist @katrineholm.se 6 Org.nummer 212000-0340 7 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Innehållsförteckning Bakgrund ......................................................................................................................... 3 Uppdragsmål/Delmål ...................................................................................................... 3 Tidplan ............................................................................................................................ 4 Lövåsgårdens modell ...................................................................................................... 4 Grunden till modellen ............................................................................................................. 4 Kluster ..................................................................................................................................... 5 Anställningar ........................................................................................................................... 6 Resultat under perioden .................................................................................................. 6 Kartläggning ............................................................................................................................ 6 Fördelning av utökad tid ......................................................................................................... 7 Time Care ................................................................................................................................ 7 Möjlighet till avskaffande av delade turer .............................................................................. 7 Sommarsemester .................................................................................................................... 8 Uppföljning av verksamheten ......................................................................................... 8 Fördelning av utökad tid ......................................................................................................... 8 Timmar ersatta av timvikarier i förhållande till ordinarie personal ........................................ 9 Kostnader för timvikarier ...................................................................................................... 11 Ofinansierad tid..................................................................................................................... 12 Sjukfrånvaro .......................................................................................................................... 13 Uppföljning av personalens upplevelser av projektet ................................................... 14 Budget ........................................................................................................................... 15 Kostnader för utökning på samtliga SÄBO .................................................................. 16 Sammanfattning ............................................................................................................ 17 7 8 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 3 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Bakgrund Under tiden oktober 2011 till april 2012 bedrevs ett kommunövergripande projekt "Heltid en rättighet, deltid en möjlighet". Av ekonomiska skäl beslutade kommunstyrelsen (KS/2012:233-040 § 95) att avbryta projektet. Under projekttiden gjordes en kartläggning av tjänstgöringsgrader på vissa förvaltningar. Projektet skapade också en ökad medvetenhet kring frågan. I den övergripande planen med budget för åren 2014-2016 konstateras att möjlighet för kommunens anställda att påverka sin tjänstgöringsgrad och arbetstid är en fortsatt prioriterad fråga utifrån kommunplan 2010-2014. Den politiska majoriteten har under 2014 tagit ett nytt tag i denna fråga. Enligt beslut i bokslutet har 3 mnkr öronmärkts för ett pilotprojekt inom vård- och omsorgsnämnden med målet att införa en modell som möjliggör valfrihet kring hel-/deltid för all omvårdnadspersonal som arbetar på Lövåsgården. Tidigare projekt i denna fråga har bedrivits på Igelkotten. Uppdragsmål/Delmål Skapa en modell som möjliggör valfrihet kring hel-/deltid för all omvårdnadspersonal som arbetar på Lövåsgården. Införandet skall ske maj 2014 och prövas som ett pilotprojekt fram till och med 2014. Projektet avgränsas till att gälla för tillsvidareanställd personal, dock ej nattpersonal. Följande punkter skall ingå i projektet: • Kartläggning av anställningsformer, tjänstgöringsgrader och önskemål till förändringar i tjänstgöringsgrader på Lövåsgården. • Utifrån kartläggningen ta fram en modell med metoder för schemaläggning och bemanning för att hantera önskemål om hel- och deltider . • Research - hur man har gjort i andra kommuner. • Framtagande av tidplan för start av pilotprojektet. • Framtagande av en kommunikationsplan innefattande information till personalen. • Bedömning av ekonomiska konsekvenser av ett införande av modellen. • Genomförandet av pilotprojektet. • Plan för uppföljning av införandet av modellen. 8 9 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 4 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Tidplan Våren 2014 10-16 februari 17-23 februari 24 februari 2 mars 3-9 mars 10 mars 28 april 26 maj Hösten 2014 1 september 1 september31 december 31 december Våren 2015 31 januari Skicka ut enkät till personalen med för att kartlägga önskemål hur de vill jobba under 2014 samt skriftlig information om projektet. Se över de scheman personalen går på idag. Påbörja research. Sammanställa enkäterna och påbörja budget. Se över hur man kan utifrån svaren kan pussla ihop lämpliga scheman. Framtagande av modell. Konstruktion av nya avancerade scheman i Time Care med start 28/4. Flytt av personal i Time Care till nya scheman. Gå ut med information om nya scheman till personalen samt en genomgång av hur avancerad schemaläggning fungerar. Önskemål för scheman kan påbörjas. Projektstart Första utvärderingen med samtlig personal Delrapport. Fortlöpande utvärderingar samt förbättringsarbete. Projektavslut. Slutrapport. Lövåsgårdens modell Grunden till modellen En grundtanke vid skapandet av den modell som vi använder på Lövåsgården har varit att skapa så lite förändring för verksamheten som möjligt. De som inte önskat ändra sin tjänstgöring ska inte behöva arbeta annorlunda mot vad de tidigare gjort. Vi vill också ge brukarna en så hög kontinuitet som möjligt samtidigt som vi är medvetna om att viss cirkulation på personal kommer att vara nödvändig. De som önskat utökad tid blir de som måste vara flexiblare. Vid schemaläggningen lägger man ut sin tidigare, ordinarie tid, som vanligt. Efter det fyller man på med sin utökade tid. För att fördela sin utökade tid har vi skapat en prioriteringsordning. 1. Täcka upp tid för de som önskat gå ner i tjänstgöring 2. Täcka upp tid för semestrar eller annan planerad frånvaro. 3. Lägga tillgänglig tid som personalsamordning får administrera. 9 10 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 5 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 På Lövåsgården använder vi oss av två avancerade schemagrupper. En per enhetschef. De som önskat utöka sin tid kan på så sätt redan i planeringsstadiet av ett schema gå in och täcka upp för eventuella semestrar eller annan planerad frånvaro inom sitt chefsområde. Det är även här man kan lägga in den tid som täcks för personer som önskat gå ner i tid. Den utökade tid som blir över efter det planeras in som tillgänglig tid. Personalen får alltså ett färdigt schema som de jobbar efter, men viss tid kan komma att fördelas på annan avdelning. Den tillgängliga tiden rapporteras i sin tur in till personalsamordningen. När de sedan får in en beställning på vikarie någonstans på Lövåsgården använder de sig i första hand av denna tid för tillsättning. Finns ingen personal med utökad tid tillgänglig går man vidare och tillfrågar timvikarier enligt samma rutin som tidigare. Den tid som personalen inte får tilldelad arbetas på ordinarie avdelning och blir registrerad som ofinansierad tid. Under pilotprojektet är ett av målen att försöka få så lite ofinansierad tid som möjligt. Kluster Då skillnaden mellan personal som önskar gå ner i tjänstgöring och personal som önskar utökad tjänstgöring ofta är stor blir det mycket tid över. Detta leder till att mycket tid kommer att förläggas i prioriteringsgrupp 3, tillgänglig tid. På Lövåsgården finns nio avdelningar för personalsamordningen att fördela den tillgängliga tiden över. Tittar man på t.ex. Pantern finns det två avdelningar med särskilt boende vilket blir ett för litet område att fördela tiden över. För att lösa en sådan situation är ett lämpligt alternativ att slå ihop en eller flera, geografiskt närliggande, enheter i vad vi har valt att kalla för ett kluster. Hela Lövåsgården är under pilotprojektet ett kluster då man slagit ihop alla nio avdelningar från två schemagrupper och två enhetschefer till ett kluster. Ordet kommer från datorvärlden där ett datorkluster är en samling mindre kraftfulla datorer som gemensamt klarar av att hantera en större och mer avancerad uppgift genom att fördela ut arbetsbördan mellan varandra. I vår verksamhet blir uppgiften att fördela ut den tillgängliga tiden. Vikariebehovet är för litet på en enhet för att kunna matchas mot den tillgängliga tid personalen schemalagt. Samarbetar man istället mellan flera enheter är chansen större att någon av dem har ett behov inom samma tidsram. Ordet är också lätt att särskilja från t.ex. områden och enheter som är ord vi redan använder i verksamheten idag. Om vi i det tidigare exemplet med Pantern begränsar oss till endast särskilt boende kan t.ex. Pantern och Igelkottens boenden vara aktuella att samköra i ett kluster då de 10 11 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 6 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 ligger geografiskt nära varandra. Givetvis skulle ett kluster även kunna bestå av t.ex. fyra särskilda boenden och ett hemtjänstområde. Det viktiga är att hitta en balans så att det finns möjligheter att fördela den tillgängliga tiden och samtidigt inte skapa för stora kluster. Ett lagom stort kluster ger möjlighet till effektiv hantering av den tillgängliga tiden och ger samtidigt en så stor kontinuitet som möjligt för både personal och brukare. Anställningar Personalens grundanställning behålls och tillfälliga ändringar görs under året. De som valt att utöka sin tid får ett tillfälligt anställningsavtal med den utökade tiden som sträcker sig fram till årsskiftet. För de som önskar gå ner i tjänstgöringsgrad under året skrivs en ansökan om tjänstledighet för samma tidsperiod. Resultat under perioden Kartläggning Under februari genomfördes en kartläggning över intresset för utökad tjänstgöringsgrad hos all tillsvidareanställd dag och kvällspersonal från samtliga avdelningar på Lövåsgården. Innan projektets start uppgick antalet fasta deltidstjänster i urvalsgruppen till 32 av 73 vilket utgör ca 44 % av tjänsterna. Sammanställningen visade att 12 av de deltidsanställda önskade utökad arbetstid varav 9 önskade utökat upp till heltid. Detta minskar antalet deltidstjänster till ca 32%. Total önskad utökad tid uppgick till 1,82 heltidstjänster. En person sökte tjänstledigt för totalt 0,1 heltidstjänster vilket ger en total överanställning på 1,72 heltidstjänster. Under projektet hade Christiinas område en genomsnittlig anställningsgrad på 90,6% och Sandras på 89 % vilket är över den senaste genomsnittliga statistiken för Sveriges samtliga kommuner som presenterades i november 2013 av SKL. Den genomsnittliga anställningsgraden för en undersköterska i äldreomsorgen var då 85,3 %. Två personal av de som önskat utökat hade vid projektstart tillfälliga utökningar sedan tidigare och går kvar på dem. Om dessa utökningar upphört under året så skulle de flätas in i modellen under projektets gång. Detta blev inte aktuellt då de behöll sina tidigare utökningar under hela 2014. 11 12 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 7 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Fördelning av utökad tid I första hand täcktes tiden för den person som sökt tjänstledigt upp. Då ingen vakant tid fanns tillgänglig sedan tidigare blev nästa steg att se över möjligheten att minska mängden tid ersatt av timvikarier. Timvikarier har i första hand använts vid tillfällig sjukfrånvaro och för att fördela den tiden har man inlett ett samarbete med personalsamordningen som kan förlägga tiden på annan avdelning inom Lövåsgården. I annat fall går tiden till ordinarie avdelning eller avdelning med extra hög vårdtyngd och blir registrerad som ofinansierad tid. I annat fall har timvikarier använts vid schemalagda semestrar eller vid utbildningar då man inte fått schemat att gå runt på ordinarie bemanning. Vid dessa situationer kan nu personalen enkelt schemalägga tiden på annan avdelning i förhand. Under perioden maj – december 2013 hade man totalt ca. 3500 timmar ersatta av timvikarier på Lövåsgården (Gustavro ej räknat då avdelningen öppnade först i november). Ett av målen var att minska antalet timmar under samma period 2014. Time Care Christiina Jurvanens arbetsgrupper har sedan tidigare arbetat med avancerade scheman i Time Care och har upplevt att det fungerat bra samt att det gett ökat samarbetet mellan avdelningarna. Med det som grund beslutas att införa ett gemensamt schema per enhetschef. Christiinas område ger då personalen möjlighet att jobba över fem avdelningar och Sandras område ger möjlighet till fyra. Möjlighet till avskaffande av delade turer I samband med planering av nya scheman sågs även möjligheterna till avskaffandet av delade turer över. Avskaffandet bedömdes då olämpligt då det skulle innebära flera jobbade helger per anställd och man redan arbetar två av fyra helger. Under våren togs kontakt med Luleå kommun där man då såg över ett förslag från två anställda som innebär ett visst samarbete med nattpersonalen för att minska eller helt frångå delade turer och samtidigt inte behöva jobba fler helgpass. Då vi redan arbetar med avancerade scheman i modellen såg detta ut att vara ett förslag som kunde vara aktuellt att prova även här. Under hösten kontaktades Luleå igen och det visade sig att man inte kunnat arbeta vidare med förslaget då intresset från personalen var för lågt. Bakgrunden till det låga intresset var att förslaget innebar att man under helgerna påbörjade sina dagpass tidigare på morgonen samt avslutade sina kvällspass senare på kvällen. Det innebar även förskjutningar i nattens pass under helgerna. 12 13 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 8 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Sommarsemester Ett mål var att under semesterperioderna få så lite tid som möjligt som tillgänglig tid. Istället fyller man ut tid tidigare ersatt av semestervikarier och minskar på så sätt tiden planerad på timvikarier. Uppföljning av verksamheten Fördelning av utökad tid Diagrammet nedan visar hur många procent av den utökade tiden som fördelats ut på avdelning redan i det färdiga schemat. Övrig tid är tillgänglig tid, det vill säga pass som personalsamordningen har möjlighet att fördela ut vid tillfällig frånvaro. Utökad tid fördelad i schema 100% 100% 100% 100% 100% 96% 74% 58% Fördelat på schema i % 35% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Resultatet för 2014 visar att man redan i schemaplaneringsstadiet har kunnat utnyttja 85 % av tiden till att täcka upp för semestrar, utbildningar etc. Perioderna innan sommaren innefattade en stor mängd utbildningstid vilket gör att siffrorna bedöms vara något högre än vad som beräknas kunna uppnås under hösten. En full täckning under sommarperioderna (period 3 och 4) är naturlig då det istället minskats på planerad tid ersatt av sommarvikarier. Period 5 är troligtvis något lägre än normalt då den infaller direkt efter sommaren då få utbildningar och semestrar är planerade. Period 7 och 8 innefattar även de utbildningar för samtlig personal vilket gett större möjligheter att fördela ut tiden. Av den utökade tiden som planerats i schemat går tre av fyra pass tillbaka till ordinarie avdelningen. Detta leder en bättre kontinuitet för brukarna då det istället för en timvikarie kommer en ordinarie personal. Det bör tilläggas att Lövåsgården har en 13 14 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 9 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 fördel då tre avdelningar en gemensam personalstyrka vilket underlättar möjligheten att planera tiden på egen avdelning. Timmar ersatta av timvikarier i förhållande till ordinarie personal Nedan följer två diagram som visar antalet timmar ersatt av timvikarier samt ordinarie personal mellan maj och december 2013 och 2014. För att få en rättvis bild är avdelningen Gustavsro inte med i statistiken då den öppnades under hösten 2013. Statistiken är hämtad ur Time Pool och är baserad på de beställningar av vikarier som lagts till personalsamordningen. 2013 900 800 700 600 500 400 Timvik 300 Ordinarie 200 100 0 14 15 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 10 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 2014 1000 900 800 700 600 500 400 Timvik 300 Ordinarie 200 100 0 Tid där ordinarie personal bokats av personalsamordningen 140 120 100 80 60 2013 40 2014 20 0 Diagrammen visar tydligt att mängden tid ersatt av timvikarier varierat kraftigt mellan månaderna medans antalet timmar ersatt av ordinarie personal är mer stabilt. För 2014 är tid ersatt av ordinarie personal mycket lägre än 2013 då många av de som valt att utöka sin tjänstgöring är samma personer som tidigare valt att jobba extra. Under september, oktober och december är det fler bokningar för ordinarie personal då dessa schemaperioder haft mindre tid fördelad i schemat och mer som lämnats att fördelas av personalsamordningen. 15 16 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 11 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Kostnader för timvikarier Kostnader för timvikarier 2013 - 2014 1 000 000 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 - 2013 2014 2014 har en mycket högre kostnad för timvikarier. Mycket beror på en högre sjukfrånvaro men också på att många utbildningar var planerade under våren. En av dessa upptog 12 arbetstimmar per personal under april till maj. Då man under sommaren planerat ut all extra tid i schemat hoppades man på en mindre åtgång av timvikarier. Resultatet visar istället på en högre kostnad vilket dels beror på att sjukfrånvaron varit mycket högre under 2014 men även att avdelningen Gustavsro öppnades hösten 2013 vilket lett till ett större grundbehov av semestervikarier 2014. Hösten ser vidare höga vikariekostnader vilket hänger ihop med sjukfrånvaron. I november sjunker sjukfrånvaron något och så även vikariekostnaderna dock inte till nivåer under 2013. Under perioden maj till december 2013 hade ca. 3500 timmar timvikarier bokats av personalsamordningen till Lövåsgården. Under samma period 2014 har personalsamordningen bokat ca. 5200 timmar timvikarier. En tydlig ökning istället för den minskning man hoppats på. 16 17 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 12 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Ofinansierad tid Ofinansierad tid 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Varje punkt i diagrammet symboliserar antalet timmar ofinansierad tid för ett visst datum. Av den tid som gått till personalsamordningen har ca. 85 % gått att fördela ut. Övriga 15 % har varit ofinansierad tid där man arbetat som extra resurs på ordinarie avdelning. Totalt för perioden maj till december 2014 har man haft 273 timmar tillgänglig tid. Statistiken är hämtad från uppgifter som rapporterats in manuellt av personal som ingår i projektet och därför kan vissa avvikelser förekomma. Det har även framkommit från personalsamordningen att registrering av tillgänglig tid vid ett par tillfällen varit dålig. Orsaken tros vara att det varit längre perioder då personalen inte haft någon tillgänglig tid att rapportera in vilket lett till att man tappat rutinen. Vid båda tillfällena har påminnelser till berörd personal avhjälpt problemet. Felaktig eller utebliven registrering av tillgänglig tid innebär merarbete för personalsamordningen. 17 18 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 13 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Sjukfrånvaro Jämförelse av sjukfrånvaro mellan 2013 och 2014. 2013 18,00% 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% Sandra 8,00% 6,00% Christiina 4,00% Snitt 2,00% 0,00% 2014 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% 8,00% Sandra 6,00% Christiina 4,00% Snitt 2,00% 0,00% 18 19 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 14 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Jämförelse av snitt 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% 8,00% 2013 6,00% 2014 4,00% 2,00% 0,00% En topp under våren för både 2013 och 2014 syns tydligt. Under tidiga sommaren 2014 är sjukfrånvaron mycket hög på Christiinas enheter vilket drar upp snittet en del. Sandras enheter är under samma period i nivå med 2013. Ytterligare en topp ses under september för att sedan sjunka och i november är sjukfrånvaron för första gången sedan februari under 2013 års nivåer. Fram till november är Lövåsgårdens sjukfrånvaro i snitt 1,5 % högre än utföraravdelningen som helhet. Den höga sjukfrånvaron har en tydlig koppling till de höga vikariekostnaderna. Uppföljning av personalens upplevelser av projektet För att följa upp personalens upplevelser av projektet har man genomfört två enkätundersökningar. Den första gjordes efter två arbetade schemaperioder. Enkäten gav en svarsfrekvens på 33 %. Den låga svarsfrekvensen tros dels bero på att enkäten skickades ut i snar anslutning till semestrarna. Bakgrunden är att det anses för tidigt att göra en första utvärdering tidigare och för sent att vänta till efter sommaren då den inte skulle hinna sammanställas innan delrapporten. Den andra undersökningen genomfördes i december och gav en svarsfrekvens på 42 %. Personalen upplever som positivt att de har haft större möjligheter att påverka sitt schema än tidigare. Man tycker däremot att det blivit besvärligare att lägga schemat. På frågan ”Hur upplever du att schemaläggningen fungerar?” och en svarsskala från 1 till 10, där 1 motsvarar mycket dåligt och 10 motsvarar mycket bra, är medel innan projektet 6. I den första undersökningen är medel 4 och i den andra 5. Delar man upp 19 20 SLUTRAPPORT 15 (17) Datum Vår beteckning 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN VON/2013:54-042 statistiken per chefsområde är skillnaderna något större på Sandras område vilket grundar sig i att man tidigare inte alls jobbat med avancerad schemaläggning där. Man upplever också att det blivit svårare att tolka schemat när det är mycket personal på samma schema. I den första undersökningen upplever flera att stämningen i personalgruppen påverkats negativt. Det som upplevs som negativt är att det är mer diskussioner kring schemat i personalgrupperna och att man hade hoppats att projektet skulle ge en ökad personaltäthet. I den andra undersökningen är det betydligt färre som upplever stämningen upplevs som negativ. Det som påtalas som negativt är att schemaansvariga från andra avdelningar, i och med det avancerade schemat, är med och påverkar avdelningar utöver sin egen vilket lett till diskussioner. Några kände en oro inför införandet av projektet men ingen har kvar den oron idag. Mycket av oron gällde hur de som inte valde att delta skulle bli påverkade. Bland de som önskat utöka sin tid så har alla känt sig bekväma i sitt arbete när de jobbat på de avdelningar de varit på utöver sina ordinarie. Av de som inte önskat utöka sin tid i samband med projektet var ca 16 % intresserade av att prova på att jobba på någon av de andra avdelningarna i den första undersökningen. I den andra var intresset ca 8 %. Budget Budget med utfall. Post Projektledare Personalkostnader Övriga kostnader (telefoni, förbrukningsmaterial m.m.) Totalt Budget 250 000 500 000 Utfall 216 000 351 000 Differens 34 000 149 000 10 000 1 000 9 000 760 000 568 000 192 000 Tidigt i projektet gick mycket tid åt för projektledning. För att kompensera de då något högre kostnaderna minskades tiden för projektledning under sommaren och hösten. Personalbudgeten är baserad på de önskemål om arbete som fastställdes vid kartläggningen med avdrag för 0,35 anställda motsvarande den personal som önskat utökat men inte blev aktuella under 2014. 20 21 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 16 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 I början av hösten upptäcktes det att kostnader för obekväm arbetstid endast har belastat de ordinarie anställningarna och inte projektet. I samband med detta sågs OBkostnaderna för projektet över. Då projektets tid är fördelad på vardagar rör det sig endast om kvälls OB. Vart tredje pass beräknas vara ett kvällspass och kostnaden blir då ca 400 kr per månad totalt för både Christiinas och Sandras enheter. Då kostnaden är så liten bedöms det inte nödvändigt att föra om dessa pengar då det kräver en större mängd manuell administration för att sammanställa dessa timmar. Budgeten på 500 tkr är därför hög då det från början är räknat på en kostnad som även innefattar helg och storhelgs OB. En annan förklaring till att utfallet är lägre än budgeterat är att två av personalen som ingår i projektet varit sjukskrivna var sin längre period under projekttiden. De övriga kostnaderna avser telefoni och trycksaker. Kostnader för utökning på samtliga SÄBO Den totala utökningen av sysselsättningsgraden på Lövåsgården blir 3,2 % i förhållande till ordinarie bemanning. I och med att det startats upp nya avdelningar relativt nyligen kan det även vara så att personalen fått sina önskemål tillgodosedda redan vid anställningen. Vi får därför räkna med att utökningen kan vara något låg om man jämför med övriga boenden i kommunen. I samband med det kommunövergripande projektet 2011-2012 gjordes en större kartläggning över hela Vård- och Omsorgsförvaltningen där intresset motsvarade en utökning på 5 % i förehållande till ordinarie bemanning. Om samtliga särskilda boenden ökar sin sysselsättningsgrad med 5 % motsvarar det 11,59 årsarbetare och en kostnad på 5 100 tkr per år. Kostnaden är räknad på en genomsnittlig lön för en undersköterska på SÄBO i Katrineholms Kommun och inkluderar inte kostnader för semestervikarier eller OBkostnader då det inte belastar den utökade tiden. Det bör tilläggas att man borde se en minskning av vikariekostnader på de aktuella enheterna även om resultatet för 2014 på Lövåsgården inte visar det. Ett stort ansvars läggs på de som är schemaansvariga. Det blir deras uppgift att se till att den utökade tiden läggs ut så effektivt som möjligt redan i schemaplaneringsstadiet. Samtliga chefer har tidigare genomgått en ingående utbildning i avancerad schemaläggning. Det bedöms nödvändigt för schemaansvariga att ha samma utbildning att utgå ifrån vid schemaläggning för att kunna planera ett så effektivt schema som möjligt. Därför bör en uppskattad utbildningskostnad på 100 tkr räknas med i beräkningen. Den slutgiltiga summan för ett införande på särskilt boende beräknas bli 5 200 tkr för första året följt av en årlig kostnad på 5 100 tkr. 21 22 SLUTRAPPORT Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 17 (17) Vår beteckning VON/2013:54-042 Sammanfattning 85 % av tiden har gått att fördela ut redan i schemaplaneringsstadiet vilket är över förväntan. Bakgrunden är att en större mängd frånvaro funnits då mycket utbildningar varit förlagda under 2014. Kostnaden för timvikarier har varit högre under 2014 jämfört med 2013. Det beror till största delen på att även sjukfrånvaron är högre under 2014 samt en stor frånvaro av ordinarie personal i samband med flera utbildningar under året. Ca. 85 % av den tillgängliga tid som lämnats till personalsamordningen har gått att fördela ut. Det har framkommit att det varit vissa problem med registrering av tiden vid ett par tillfällen vilket inneburit merarbete för personalsamordningen. I det vidare arbetet med projektet under 2015 kommer möjligheterna till en effektivare hantering av den tillgängliga tiden att ses över. Schemaplaneringen tar längre tid än tidigare men personalen upplever att de har större möjlighet att påverka sitt schema. Man upplever även att schemat blivit svårare att tyda med fler personal per schemagrupp. Kostnaderna för projektet under 2014 är lägre än vad som budgeterats för. Det beror till stor del på att kostnader för obekväm arbetstid är lägre än vid en ordinarie anställning då den extra tiden är utlagd på vardagarna. En utökning på samtliga SÄBO skulle innebära en kostnad på 5 200 tkr följt av en årlig kostnad på 5 100 tkr men ger förhoppningsvis en besparing på kostnader för timvikarier. Gabriel Sandqvist Projektledare 22 23 Dnr VON/2015:19-719 Handläggare: Per Enarsson/Camilla Söderman Information – Projektrapport Mat är liv och lust (Lövåsgården) Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden lägger projektrapporten till protokollet. Ärendebeskrivning I den av kommunen antagna vision 2025 tas God mat upp som ett prioriterat område. Vård- och omsorgsnämnden har därför tillsammans med service- och tekniknämnden under föregående mandatperiod 2011-2014 genomfört flera satsningar inom matområdet. Förvaltningschef Per Enarsson har på uppdrag av vård- och omsorgsnämnden beställt ett projekt hos service- och teknikförvaltningen samt vård- och omsorgsförvaltningen att på tre avdelningar vid Lövåsgården pröva och utvärdera ett arbetssätt för valmöjlighet av två lunchrättsalternativ där kocken följer med ut och serverar maten. Projektet har också inneburit erbjuda en utökad frukostbuffé under några timmar på morgonen. Projektet startade den 22 augusti och avslutades den 30 november 2014. Ansvariga för projektet har varit Camilla Wiström, avdelningschef på service- och teknikförvaltningen samt Camilla Söderman, områdeschef inom vård- och omsorgsförvaltningen. En projektrapport, Mat är liv och lust, har nu sammanställts. Resultatet ska ligga till grund för utveckling av matfrågor inom ramen för befintliga resurser. Rapporten ska även användas som underlag i den långsiktiga planeringen. Ärendets handlingar • Projektrapport Mat är liv och lust, 2015-01-19 von150226kallelse.docx 23 24 Projektrapport Mat är liv och lust Datum: 2015-01-19 Dnr: VON/2015:19-719 24 25 PROJEKTRAPPORT 2 (7) Datum SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsförvaltningen 2015-01-19 1. Projektdirektiv 1.1 Uppdragsgivare Uppdragsgivare är förvaltningschef Per Enarsson på Vård och Omsorgsförvaltningen. Uppdraget är att på några av våra särskilda boenden utvärdera ett arbetssätt för valmöjlighet av två lunchrättsalternativ där kocken följer maten från gryta tillservering och erbjuda en utökad frukostbuffé under några timmar på morgonen. 1.1 Roller och ansvarsfördelning I uppdraget fördelades arbetsuppgifterna så att vårdpersonalen ombesörjde att ta upp beställning av maten samt göra beställningar till köket. Vi lunchserveringen var det någon vårdpersonal som var som behjälplig när maten levererades upp till avdelningarna. Köket stod för planering av maträtter/matsedel, servering upplägg och även presentation av maten. Styrgruppen bestod av områdeschef, enhetschef, avdelningschef och kostsamordnare hade huvudansvar för projektet. 2. Inledning/bakgrund Idag finns ett stort intresse för mat och hur vår mat produceras. Kraven på kvalité och matlagning har ökat dels från våra medborgare men även från myndigheter såsom socialstyrelsen finns riktlinjer för den mat som tillagas och serveras. Katrineholm kommuns ambition är att måltiderna som serveras på våra äldreboende ska vara näringsriktiga men framförallt GODA och skall serveras på ett trevligt sätt . Vikten av att vårdpersonal har kunskap om hur mat serveras och vad som är tillbehör och hur man lyfter en hel måltid genom bemötande och känsla för smak kan inte nog betonas. I nuläget har man inte längre någon som har ett huvudansvar för avdelningsköket och man har heller inte krav på undersköterskor och vårdbiträden ska ha en viss kompetens inom mat och måltid. Kökens ansvar är att laga en god och tilltalande mat som av vård personalen ska serveras på ett tilltalande sätt. Vi kan i dag se att ett ”glapp” uppstår mellan dessa två. Ett av många alternativ som diskuterades för att hitta en lösning på detta var att låta kocken involveras i servering av maten på avdelning och ge brukarna valmöjlighet av 2 olika maträtter vid bordet. 2.1 Pilotprojekt; Arbetsmodellen utformades tillsammans med vårdpersonal, brukar och kökspersonal. Det erbjöds två rätter till lunch som de boende kunde välja mellan måndag till fredag. En utökning av frukosten var också en del av projektet, en frukostbuffé skulle vara uppdukad mellan några timmar på morgonen för att möjliggöra en ökad flexibilitet av morgonmålet och andra morgon sysslor. Särskilda listor med vad som skulle finnas på en frukostbuffé utformades. Man skulle även titta på möjligheterna under projektet att ha någon huvudansvarig för måltiderna på avdelningarna. 25 26 PROJEKTRAPPORT 3 (7) Datum SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsförvaltningen 2015-01-19 2.2 Start/avslut Projektet startade den 22:e augusti och avslutades den 30:e november. Redovisning av projektet sker i Vård och omsorgs nämnd i februari 2015. 2.3 Syfte/Mål Att öka kvalitén och upplevelsen av hela måltiden och medvetande göra vikten av kompetens inom området. 3. Metod Ett urval av vilka avdelningar som skulle vara med genomfördes på Lövåsgårdens särskilda boende av enhetschef. Följande avdelningar ingick i projektet, Nyäng, Hagtorp och Karlslund. Inledningsvis startade projektet med en inspirationsdag där ”Stjärnkocken” Christer Svantesson gästspelade både i kostverksamheten samt äldreboendets avdelningar. Han började dagen med att vara med och laga upp två olika rätter och ”följde med” matens väg från köket upp till avdelningen, presenterade och serverade maten. Vårdpersonalen fick en inblick i vikten av upplägg presentation och servering samt vikten av tillbehör etc. Stjärnkocken var Christer Svantesson, känd bl.a. från kockarnas kamp på tv 4. Det var två olika tillvägagångssätt för val av maträtt som provades under projektiden. Första 1,5 månaden gjordes val av maträtt dagen innan i Aivo kostsystem och avdelningarna fick veckomatsedel med två rätter. Efter den perioden fick brukarna välja maträtt vid lunchbordet. Köket tillagade då lika mycket av varje maträtt. Kockarna kom upp på avdelningen med matvagnen och man presenterade maträtterna som lade upp snyggt med rätta tillbehör som sedan serverades till brukarna av personal och kock. 3.1 Resultat/utvärdering Utvärdering har gjorts i form av dagboksanteckningar från kökets personal. Ett mindre antal frågor har ställts till de boende av kommundietist och motsvarande frågor har ställts till personal av områdeschef på aktuella vårdboende. Kökets reflektioner gjordes i form av daganteckningar. Nedan ges en sammanfattning av de olika utvärderingarna. 3.2 Sammanfattning av frågor till boende på Lövåsgården De tillfrågade avdelningarna var: Hagtorp (10 brukare, 2 har svarat), Karlslund (9 brukare, 3 har svarat) och Nyäng (9 brukare, 0 har svarat). Totalt antal som svarade själva var 5 brukare . Frågorna var öppna det vill säga inga givna svarsalternativ. Då det var många brukare som inte kunde svara har personalen varit delaktiga och svarat för den enskilda brukaren utifrån att man som personal känner sina brukare. Av den anledningen finns personalens svar med i redovisning nedan. 26 27 PROJEKTRAPPORT 4 (7) Datum SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsförvaltningen 2015-01-19 1. Hur har du tyckt att det varit när kocken kommit upp och presenterat maten på avdelningen? Brukarna svarar: Bra Personalen svarar: Positivt 2. Spelar det någon roll om du kan välja på två maträtter eller är du nöjd med det som serveras? Brukarna svarar: Tre av fem vill ha valmöjligheten medan resten tycker att det inte spelar någon roll om de får välja eller inte. Personalen svarar: Personalen på de tre avdelningarna verkar vara överens om att brukarna tycker att det är jobbigt att välja, ofta glömmer bort sina val eller ändrar sig mitt i måltiden. 3. Vad tycker du om frukosten, har du märkt av att den varit annorlunda mot tidigare? Brukarna svarar: Samma som förr Personalen svarar: Karlslund och Hagtorp märkte ingen skillnad, medan Nyäng tycker att utbudet har ökat 4. Serveras frukosten den tid du önskar äta? Brukarna svarar: ja Personalen svarar: ja, då frukosten serveras efter varje individs önskemål mellan 7:30 och 11:00 För att besvara ovanstående frågor krävs det att brukarna har kvar sin analytiska förmåga och kan minnas bakåt i tiden och har bott på Lövåsgården längre än fyra månader. Då det är få av de aktuella brukarna som stämmer in på dessa kriterier (framför allt de två första kriterierna) enligt avdelningspersonalen har flera dessutom problem med att uttrycka sig eller höra vilket minskade gruppen av tillfrågade ytterligare. Dessutom är det en del som vilade under tillfällen som undersökningen gjordes och kunde inte vara med och svara på frågorna. Det är därför som personalen har blivit tillfrågade och har fått hjälpa till att besvara frågeformuläret. På Nyäng kunde ingen av brukarna tillfrågas, så där är det endast personalen som har svarat. 3.3 Sammanfattning av vårdpersonals synpunkter av matprojektet på Karlslund, Hagtorp och Nyäng Innan sommaren träffade två personal och enhetschefen representanter från STF och fick information angående projektet. Detta förmedlades vidare till övrig personal men sen blev det semesterperioder och projektet påbörjades direkt efter semestern och alla var inte riktigt med ”på tåget”, det fanns en osäkerhet både bland vårdpersonal och personal från köket. De boende fick bestämma en dag innan maten skulle komma vilken maträtt dom ville ha, vilket fungerade bra. 27 28 PROJEKTRAPPORT 5 (7) Datum SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsförvaltningen 2015-01-19 Kompetens och bemötande från köket upplever man har varit varierande och detta gäller även hos vårdpersonalen att engagemang och bemötande varit varierande. Något som vårdpersonalen uttryckt är att när personal från köket serverade maten så var det mycket smakfullt upplagt på tallrikar. Under projektet så upplever personalen att det var högre kvalitet på maten t.ex. var fläsket stekt och det serverades egenpanerad fisk. Efter projektet upplever personalen att de boende klagar mera på maten än innan. Man vet inte riktigt varför, men tror kanske att brukarna då märkte skillnaden av att inte få välja och att det kanske är en anledning och att maträttrena var lite annorlunda då eftersom matsedeln gjordes specifikt för att passa ett tvårätterssystem. Frukostbuffén kom aldrig i gång fullt ut. Förutsättningarna på dessa avdelningar var inte optimala enligt personal. Man hade brukare som sov väldigt länge på morgonen och andra hade många som valde att äta på rummet och var vana att göra det var olika anledningar. Några reflektioner runt de så kallade kökstjänster som finns i dag. På alla tre avdelningar har dessa personer olika förutsättningar och anställningsformer. Önskvärt är att utbilda både vårdpersonal men även de som har dessa tjänster för att de ska få en större kunskap kring smakupplevelse och upplägg. Självklart vill både jag (områdeschef) boende och personal att de boende ska få välja mellan två rätter eftersom det var mycket uppskattat. 3.4 Sammanfattning av köket och kostasamordnares synpunkter av matprojektet på Karlslund, Hagtorp och Nyäng. Det har ibland varit svårt att få till att alla brukare är på plats någorlunda samtidigt när kockarna kommer upp med maten. En av avdelningarna upplever kökspersonalen som något rörigare än de två andra avdelningarna. Det har varit svårt att få till en bra dialog med personal och boende där och man upplever också att personalen inte är så engagerade. Vissa dagar flöt det mesta på för samtliga avdelningar. Två av avdelningarna har fungerat bättre, samarbetet med personalen har fungerat och brukarna verkar ha uppskattat den nya ordningen. Man ser också att det blir mycket svinn när man gått över till att laga lika mycket mat av varje rätt och låta valet ske vid bordet. Men det blir bättre när man lärt sig vilka maträtter som det går mest av och som uppskattas av de äldre. Frukostbuffen verkar inte ha fungerat särskilt bra på någon av avdelningarna. Från köket erbjöds bake-off bröd till frukost men det var aldrig något som avdelningarna beställde. Man hade också gjort en lista över vad som skulle serveras till frukosten. Trots kökets påminnelser om att beställa både bröd och livsmedel från listan uteblev det. 4. Reflektioner av resultat Det finns skillnader mellan avdelningar hur man upplevt projektet men gemensamt är att både bland brukare och personal ser man fördelar med valmöjlighet mellan två maträtter och att få en presentation av maten verkar berika hela måltidsupplevelsen. I pilotprojektet som var ganska kort tidsperiod blev det en del svinn men vi vet 28 29 PROJEKTRAPPORT 6 (7) Datum SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsförvaltningen 2015-01-19 att det efter en tid går att få en ganska bra uppskattning av hur mycket mat som krävs av varje rätt, vad som är populärt och mindre populärt vilket också skulle påverka både kostnad och svinn positivt. 4.1 Ekonomi Aktivitet Målgrupp Prel. kostnad kr Ökade personalkostnader VOF 7000/månad Ökade personalkostnader STF Ca 16 500/ månad Kostkompetens Faktiskt kostnad kr 3,5 månade 0 18500/månad Kostsamordnaren Investeringskostnader 5000 5750 Ökade livsmedelskostnader Ca 5000 kr/ månad 11 000/månad Summa 109 000 kr 29 Kommentarer Man kom aldrig i gång med frukostbuffen enligt planering, av den anledningen inga ökade personalkostnader. Tid vid måltiderna 1 timme per dag samt tillagning av ytterligare ett lunchalternativ 2 timmar per vecka planeras i 2014 projekt klimatsmart Serveringsutrustning på avdelningarna Ändring från att man förbeställde mat till att man fick välja vid bordet . Vilket innebar att man lagde dubbelt av båda rätter. 30 PROJEKTRAPPORT 7 (7) Datum SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Vård- och omsorgsförvaltningen 2015-01-19 Sammanlagt har det fakturerats 109 000 kr för Lövåsenprojektet det inkluderar livsmedel, personal och serveringsutrustning till avdelningarna t.ex. kylplattor. Projektet pågick i tre och en halv månad . Den kostnadsökning som man ser i projektet är mertid för kockar som går upp på avdelningarna samt mertid vid tillagning av två maträtter av ett ytterligare lunchalternativ. Inköp av större mängd livsmedel vid tillagning av två maträtter. Det är framför allt livsmedelskostnaden som var svår att bedöma innan. Ett breddinförande av projektet på kommunens övriga särskilda boenden skulle medföra en ökad kostnad men inte i den omfattning som projektet har visat då man kan dra slutsatser av hur åtgången av olika maträtter var i projektet och lättare anpassa inköp och tillagning utifrån den erfarenheten. Att öka kompetensen hos personal på avdelningar som har det som kallas kökstjänster och låta dem ta del av kockens matlagning skulle vara ett sätt att utöka deras ansvar runt måltiden. 4.1.Diskussion Pilotprojektet bedrevs under en kort period och att få en bra och rättvis utvärdering är kanske inte helt optimalt på en så kort tid. Likaså är det svårt att dra alltför stora slutsatser av brukarnas svar då det var ett mindre antal som kunde svara. En bättre följsamhet har kanske kunnat möjliggöras genom annan tidsplanering och en tätare kommunikation mellan ansvariga och personal. Gällande frukostbuffen skulle man kanske fått en bättre bild av de frukostvanor som fanns på de avdelningar man valt för att kunna planera en annan typ av frukostbuffé eller andra tider. I dag kan man se att det finns sjukhus som går tillbaka till ett system där man har personal som är ansvariga för avdelningsköket och ombesörjer att patienterna får mat och mellanmål presenterad och serverad. Man ansvarar även för beställningar av maten och övriga livsmedel som behövs vilket bidrar till en kvalitetssäkring av måltiden. Att satsa på personal med kompetens som är ansvarig för avdelningsköken och omhändertagande av maten och har ett nära samarbete med kocken och köket kan vara en genomförbar lösning för ett breddinförande. För att inte utesluta kocken kan man som alternativ låta besöken av kock kanske besöka avdelningen 1ggr/vecka. Man får också beakta att kommunens äldreboenden ser olika ut, små med köket på plats kan möjliggöra ett närmare samarbete med vårdpersonalen. Det ser vi redan i dag. Projektansvarig; Camilla Wiström Avdelningschef STF Camilla Söderman Områdeschef VOF Författare; Sara Svensson Nutritionsansvarig dietist/enhetschef 30 31 Dnr VON/2014:10-709 Handläggare: Emma Odén Information – KKiK och Öppna jämförelser 2014 von150226kallelse.docx 31 32 Dnr VON/2015:10-041 Handläggare: P Enarsson/J Gustafsson Årsredovisning för vård- och omsorgsnämndens verksamhet år 2014 Ordförandens förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner årsredovisning för 2014 och överlämnar den till kommunstyrelsen. 2. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att 6 550 tkr av investeringsbudgeten ombudgeteras till år 2015. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat årsredovisning för vård- och omsorgsnämndens verksamhet under år 2014 samt avstämning av mål och uppdragsuppfyllelse för vård- och omsorgsverksamheten. Beräkning av avvikelse inom varje verksamhet Vård- och omsorgsnämnden redovisar för år 2014 ett underskott med totalt –3 848 tkr, fördelat • • • – 4 516 tkr för Utföraravdelningen – 4 381 tkr för Myndighetsavdelningen 5 049 tkr för Förvaltningsgemensamt Summa: - 3 848 tkr Investeringsbudgeten omfattar 11 637 tkr varav 3 354 tkr har förbrukats. Flera stora budgetposter är påbörjade/icke påbörjade och kommer att slutföras 2015. • • • • Brandlarm gruppbostäder (4 996 tkr kvar, behov 2015: 3 500 tkr) Larm/trygghetslarm säbo (2 050 tkr kvar, behov 2015: 2 050 tkr) Granheden, inventarier (700 tkr kvar, behov 2015: 700 tkr) Flytt av aktivitetspark (300 tkr kvar, behov 2015: 300 tkr) Totalt föreslår vård- och omsorgsförvaltningen att 6 550 tkr av investeringsbudgeten ombudgeteras till 2015. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut • • Vård- och omsorgsnämnden godkänner årsredovisning för 2014 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att 6 550 tkr av investeringsbudgeten ombudgeteras till år 2015. Ärendets handlingar • • • Årsredovisning för 2014 Bilaga 1 Uppföljningsrapport tjänstemannauppdrag Bilaga 2 Uppföljning av resultatmål/uppdrag, åtaganden och produktionsmål von150226kallelse.docx 32 33 Årsredovisning 2014 Vård- och omsorgsförvaltningen Handläggare: Per Enarsson, Johanna Gustafsson Dnr: VON/2015:10-041 2015-02-16 33 34 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 2 (27) Dnr VON/2015:10-041 Innehållsförteckning 1 Katrineholms kommun .............................................................................................................. 3 1.1 Vision 2025 ....................................................................................................................... 3 2 Sammantagen bedömning.......................................................................................................... 4 2.1 Framtiden .......................................................................................................................... 4 3 Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av volymmått ................................................. 7 3.1 Vård- och omsorgsnämnden ............................................................................................. 7 4 Resurser - uppföljning av resursanvändning ............................................................................. 8 4.1 Ekonomiskt utfall enligt driftsredovisningen .................................................................... 8 4.2 Ekonomiskt utfall avseende investeringar ........................................................................ 9 4.3 Personalresurser .............................................................................................................. 10 4.4 Lokalresurser ................................................................................................................... 15 4.5 Verksamhetskostnader jämfört med andra kommuner ................................................... 16 5 Resultat - uppföljning av övergripande mål och resultatmål. .................................................. 17 5.1 Ortsutveckling ................................................................................................................. 17 5.2 Kultur och fritid .............................................................................................................. 18 5.3 Skola................................................................................................................................ 18 5.4 Omsorg och trygghet ....................................................................................................... 19 5.5 Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet ..................................................... 23 5.6 Ekonomi och organisation .............................................................................................. 25 2 34 35 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 3 (27) Dnr VON/2015:10-041 1 Katrineholms kommun 1.1 Vision 2025 I Katrineholm är lust den drivande kraften för skapande och utveckling – för liv, lärande och företagsamhet. Lust är passion, vilja, ambition. Det är också det lustfyllda – det vi lever för och det vi lever av – mat, kärlek, arbete, gemenskap, upplevelser. Läget är rätt – rätt geografiskt och rätt för handling och förändring. 3 35 36 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 4 (27) Dnr VON/2015:10-041 2 Sammantagen bedömning Inom såväl äldreomsorgen som inom omsorgen om funktionsnedsatta produceras mer än tidigare och vård- och omsorgsförvaltningen ser volymökningar inom flertalet verksamheter. Denna volymökning har lett till kraftigt ökade personalkostnader, under 2014 har personalkostnaderna ökat med 5,2 % medan budget för personalkostnader endast ökat med 2,2 %. Konsekvensanalys till följd av uppsägningen avtalet Verksamhets- och individanpassad arbetstid från fackförbundet Kommunal visar på mindre flexibilitet i personalens scheman och en betydande personalkostnadsökning i storlek 1-1,5mkr/år för vård- och omsorgsförvaltningen. Behovet av så kallade dubbletter för parboende inom äldreomsorgens särskilda boenden har ökat kraftigt. Trots att vård- och omsorgsnämnden inrättat fler dubbletter räcker dessa inte till för närvarande. Behovet av korttidsplatser har varit högt under ca ett års tid och vård- och omsorgsförvaltningen tror att behovet kommer att fortsätta framgent. Planering pågår för att se över möjligheten att öka ut antalet korttidsplatser. Väntetiden till särskilt boende har ökat under 2014 vilket påverkar tillgången på korttidsplatser negativt då dessa måste användas akut av brukare i väntan på ordinarie plats. En konsekvens är också att antalet betalningsansvarsdagar till Landstinget ökar. Trots detta rapporterar brukarna fortsatt in höga siffror för brukarnöjdhet. Flera komplicerade brukarärenden kan komma att påverka verksamheten. Samverkan pågår mellan Vård- och omsorgsförvaltningen, Bildningsförvaltningen och Socialförvaltningen i syfte att finna nya lösningar och arbetsmetoder. För vård- och omsorgsförvaltningen har kostnader för boende i samband med att barn med funktionsnedsättning inte kunnat erbjudas skolgång i egna kommunen ökat kraftigt. Det har blivit tydligt att den samverkansform som idag finns mellan olika nämnder kring barnärenden inte är tillräcklig. En modell för handläggning och stöd är under framarbetande. Vård- och omsorgsförvaltningen har under året avslutat projektet om Innovativa miljöer, vilka bland annat syftar till att ta fram tekniska förbättring i vård- och omsorgsområdet, permanentande och utvidgning av arbetssättet planeras. Försök har även gjorts med nattillsyn via kamera och under hösten har det planerats för en utvidgning av detta. En projektsatsning på matmiljöer har påbörjats tillsammans med service och teknikförvaltningen, det rör ökade valmöjligheter för när maten serveras och fler måltidsalternativ. En ny aktivitetspark invigdes under våren vid äldreboendet Strandgården. Vård- och omsorgsnämnden har i början av 2015 antagit ny inriktningsplan för mandatperioden. 2.1 Framtiden Omvärld Riksdagen har beslutat att bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning införs som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen. Det nya diskrimineringsförbudet gäller från den 1 januari 2015 inom alla samhällsområden där diskrimineringslagens övriga regler gäller i dag, med undantag för tillhandahållande av bostäder. Från 1 januari 2015 införs även en ny patientlag, där patientens rätt till information och delaktighet i given vård stärks. Samtidigt förändras nuvarande Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) då flera delar går in i ny patientlag. 4 36 37 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 5 (27) Dnr VON/2015:10-041 Socialstyrelsen har under januari gått ut med pressmeddelande att bemanningsföreskrifterna inom demensvård kommer att skjutas upp på obestämd tid. Socialstyrelsen förväntas besluta om uppskjutandet i slutet på januari och är en följd av att regeringen inte lämnat klartecken för införande. Tidigare har Socialstyrelsen gått med ny information om att man har för avsikt att låta de nya träda i kraft under mars månad 2015. Sveriges kommuner och Landsting SKL angivit att det troligen inte blir beslut om utökad bemanning på demensboenden/motsvarande från mars 2015 som Socialstyrelsen aviserat. I stället tror SKL på ett införande tidigast januari 2016 och då med ett omarbetat förslag. Regeringens betänkande "Rätt information på rätt plats i rätt tid SOU 14S:23" behandlar ny sjukvårdsdatalag och en socialtjänstdatalag. Om dessa antas föreslås bland annat att sekretessen som idag råder mellan olika nämnder i en kommun som arbetar med socialtjänst upphävs och att nämnderna fritt får dela uppgifter mellan sig som om de varit en nämnd. Regeringen har givit Socialstyrelsen i uppdrag att ta fram ett utbildningspaket för vård- och omsorg gällande äldre personer utsatta för våld. Utbildningen ska rikta sig till personal inom hemtjänst, särskilda boenden för äldre och andra aktörer som i sin verksamhet kommer i kontakt med äldre personer. Uppdraget ska redovisas till Socialdepartementet senast den 15 januari 2015. Vidare har SKL meddelat att de statliga satsningarna inom socialtjänstens område, bl.a. bättre liv för sjuka, upphör helt eller bedrivs i mycket reducerad form från 1 januari 2015. Rapporten Katrineholm 2030 – Underlag för samhällsplanering på längre sikt identifierade trender som påverkar kommunens arbete inför år 2030. För vård- och omsorgsnämndens del lyfts fram ett antal utmaningar på kort och lång sikt. De äldre Katrineholmarna blir allt fler. Katrineholms kommun kommer att behöva bygga ut sin äldreomsorg de närmaste åren för att klara volymökningarna. Från år 2019 förväntas antalet personer, framför allt kvinnor, över 85 år börja öka kraftigt men redan under nästa år ser vi en ökning. Vid oförändrad välfärdsambition kommer vård- och omsorgsförvaltningen att behöva fördubbla sin budget till 2030. Ca 70 % av förvaltningens kostnader är personalkostnader vilket betyder att personalförsörjning och rekrytering kommer att vara en stor utmaning för att klara ökningen. Katrineholms kommun har ett större antal äldre och funktionshindrade män och kvinnor än riksgenomsnittet. Det beror dels på demografin med en äldre befolkning men även på att landstinget tidigare drev ett antal institutioner för personer med funktionsnedsättning i närområdet och att många av dessa män och kvinnor bor kvar inom kommunen. En ny målgrupp, personer, framför allt män, med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, uppmärksammas mer och har i många fall rätt till omfattande stöd från kommunens olika sektorer som skola och omsorg. Det mellankommunala LSS-utjämningssystemet visar (med två års eftersläpning) att kommunens kostnader för insatser till funktionsnedsatta personer fortsätter att öka och utfallet för 2014 är 47 mkr och preliminärt utfall för 2015 är den 51,5 mkr. Systemet ersätter kommuner med hög nivå av LSS-insatser. Det är både större antal personer som får insatser och mera omfattande insatser i Katrineholm. Ersättningen får inte genomslag till Vårdoch omsorgsnämnden och det finns med rådande styrmodell ingen koppling mellan kommunens mottagna ersättning och utlagd budget på LSS-området. Färre ska försörja fler. Med en åldrande befolkning blir det relativt sett färre människor i arbetsför ålder som ska försörja fler. Detta ställer krav på kompetensförsörjning för att säkerställa att det kommer att 5 37 38 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 6 (27) Dnr VON/2015:10-041 finnas personella resurser. Efterfrågan av personal inom vård- och omsorgsområdet kommer att öka både nationellt och lokalt. Redan i dag finns vissa svårigheter kring att rekrytera nyckelgrupper, exempelvis sjuksköterskor och nationellt rapportera vårdgymnasierna vikande antal sökande. Teknisk utveckling. Samhällets individualisering, teknisk utveckling och ökad informationsmängd driver upp kraven och förväntningarna på kvalitet, valfrihet och tillgänglighet. Individen får större möjligheter, och krav på, att fatta egna beslut i vardagen. Detta innebär att kommunens roll som vägledare och rådgivare måste utvecklas, inte minst till de invånare som behöver stöd i de valmöjligheter som uppstår. Teknikutvecklingen ger nya möjligheter då människor blir mindre beroende av att fysiskt befinna sig på samma plats. Mer avancerad vård kan ges i hemmet som en följd av detta, vilket även är en ökad kostnad för kommunen. Den tekniska utvecklingen ställer även krav på verksamheten att utveckla och följa riktlinjer för den teknik som används och som kan tänkas användas i framtiden. Äldreomsorgens fortsatta utveckling En stor osäkerhetsfaktor i planeringsförutsättningarna har under 2014 varit hur regeringen kommer att hantera socialstyrelsens föreskrifter om organisering av särskilda boenden och stödet till personer med demenssjukdom. Socialstyrelsen har emellertid under januari 2015 meddelat att man kommer att dra tillbaka förslaget om bemanningsföreskrifter i äldreomsorgen då regeringen inte givit medgivande till införande av föreskrifterna. Ingen ny tid för införande anges. En konsekvensanalys som vård- och omsorgsnämnden låtit göra visar att ett införande som gäller samtliga boende med demensdiagnos på särskilt boende skulle innebära kostnadsökningar för vård- och omsorgsförvaltningen på nära 45 miljoner kronor. Inom såväl äldreomsorg som omsorg om funktionsnedsatta produceras mer vård än budgeterat. Trenden att fler personer än tidigare får beslut om insats förväntas fortsätta under 2015 och ställningstagande om finansiering och ambitionsnivåer måste göras. Under 2015 kommer en projektplan för inrättande av ett nytt särskilt boende för äldre att tas fram i samarbete mellan Samhällsbyggnadsförvaltningen, KFAB och Vård- och omsorgsförvaltningen. Boendet behöver vara klart senast 2019. Vård och omsorgsförvaltningen har utrett behoven av en ytterligare gruppbostad då ett antal ungdomar beräknas flytta hemifrån under de närmaste åren. En inventering av hur många personer det handlar om är gjord och planeringsunderlag för ny gruppbostad är påbörjat. Under förutsättning att erforderliga beslut fattas kan start för byggandet ske under 2015, med driftstart under 2016. Vård- och omsorgsnämnden har i början av 2015 antagit ny inriktningsplan för mandatperioden. Inriktningsplanen kommer att stödja kommunplan för 2015-2018 inom vård- och omsorgsområdet. Nytt verksamhetssystem Treserva har i december 2014 införts på förvaltningen. Det nya systemet ger bland annat en bättre uppföljning av insatser. 6 38 39 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 7 (27) Dnr VON/2015:10-041 3 Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av volymmått Vård- och omsorgsnämnden har ansvar för att fullgöra kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen (2001:453) beträffande omsorgen om äldre och funktionshindrade, insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) samt hälso- och sjukvårdsuppgifter enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) § 18. Det innebär att ge omsorg och stöd till äldre personer och personer med funktionsnedsättning samt deras anhöriga. Stödet kan bland annat ges i form av särskilt boende, hemtjänst, sysselsättning och personlig assistans och är behovsbedömt. 3.1 Vård- och omsorgsnämnden Volymmått Utfall 2013 Utfall 2014 Beviljade hemtjänsttimmar per månad 23 779 timmar/månad 26 213 timmar/månad Personlig assistans, beviljade timmar per månad, egen regi 11 505 timmar/månad 10 690 timmar/månad Personlig assistans, beviljade timmar per månad, extern regi 25 147 timmar/månad 25 676 timmar/månad Belagda platser på särskilt boende 355 belagda platser* 355 belagda platser* Belagda platser på LSS-boende 123 belagda platser** 124 belagda platser** * Totalt 367 platser ** Totalt 127 platser 3.1.1 Kommentarer till volymmått Antalet beviljade och utförda timmar hemtjänst har ökat under året, en viss avmattning i ökningen under årets sista månader. Fler äldre bor kvar hemma trots stora omvårdnadsbehov vilket även påverkas av tillgången på särskilt boende. Beläggningen på särskilt boende speglar inte verkligheten då en tom lägenhet ofta är beviljad för en ny brukare som ännu inte flyttat in. Det är stor efterfrågan på såväl särskilt boende som på korttidsplats. Stort behov av ytterligare platser på LSS-boende då flera personer står i kö. Beviljade timmar för personlig assistans har minskat något under året och trenden sedan tidigare år är att majoriteten brukare väljer privat utförare. 7 39 40 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 8 (27) Dnr VON/2015:10-041 4 Resurser - uppföljning av resursanvändning 4.1 Ekonomiskt utfall enligt driftsredovisningen Driftsredovisning Nettoresultat, tkr Drift Utfall 2014 Budget 2014 Avvikelse Myndighetsavdelning 218 044 213 663 – 4 381 Utföraravdelning 392 595 388 079 – 4 516 Förvaltningsgemensamt 2 800 7 849 5 049 Totalt 613 439 609 591 – 3 848 4.1.1 Kommentarer till driftsredovisning Inom såväl äldreomsorgen som omsorgen om funktionsnedsatta produceras mer omsorg än tidigare år. Vård- och omsorgsförvaltningen ser volymökningar inom ett flertal verksamheter. Bland annat har antal beviljade timmar för hemtjänst och boendestöd stadigt ökat under året. Fler brukare beviljas daglig verksamhet enligt LSS och beläggningen på samtliga boenden är fortsatt hög. Vård- och omsorgsförvaltningens resultat för 2014 är - 3 848 tkr. För att begränsa förvaltningens underskott rådde det från 23 september och till årets slut anställnings- och övertidsstopp inom förvaltningen. Fler timmar utförs i hemtjänsten 2014 jämfört med 2013, ökningen är drygt 14 % på utförda timmar, räknat på genomsnitt för respektive år. Det centrala kontot för hemtjänst visar ett underskott på -4 259 tkr för 2014, i denna summa är hänsyn taget till momsåterbäring om 816 tkr för. Detta underskott kommer finnas med redan från början av 2015 om inte mer medel tillförs hemtjänsten. Den interna hemtjänsten visar ett negativt resultat på flera enheter, totalt - 3 008 tkr. Detta underskott härrör från ökade personalkostnader framförallt på grund av stora utbildningsinsatser under året och många korttidssjukskrivningar. Sammantaget är förvaltningens lönekostnader under året 5,2 % högre än under 2013. Personalkostnaderna påverkas även negativt av Kommunals uppsägning av avtalet Verksamhets- och individanpassad arbetstid. Uppsägningen leder till minskad flexibilitet i schemaläggningen och beräknas ge ökade kostnader om 1-1,5 mnkr/helår. Vård- och omsorgsförvaltningen saknar även täckning för ökade löner för semestervikarier sedan flera år. Då verksamheten inte minskar under sommaren blir detta en extra kostnad som det saknas budget för. Ca 70 % av vård- och omsorgsförvaltningens totala budget består av personalkostnader så dessa faktorer är betydande för det totala utfallet. Hyreskostnader för särskilda boenden har utretts. Problemet har varit att ökade hyresintäkter, hyresökningar från KFAB och hyreskompensationen från kommunen centralt varit separerade system. Detta har lett till att förvaltningen i budget har för höga intäktskrav. Problemet har ökat 8 40 41 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 9 (27) Dnr VON/2015:10-041 under flera år men tidigare har underskottet täckts av övrigt överskott. För 2014 visar hyror på säbo ett minusresultat om 2 361 tkr. För 2015 löses detta genom att förvaltningen får ramförstärkning om 2 500 tkr. Externa placeringar av barn på annan ort för skolgång medför högre kostnader än tidigare år och det är också aktuellt med fler ärenden. Vård- och omsorgsförvaltningen har för 2014 ett totalt underskott på -1 930 tkr för externa skolplaceringar. Även personlig assistans där brukaren valt extern utförare visar ett stort minusresultat, -3 232 tkr. Personlig assistans där brukaren valt kommunen som utförare visar ett positivt resultat om 290 tkr, totalt resultat för personlig assistans -2 942 tkr. 4.2 Ekonomiskt utfall avseende investeringar Investeringsredovisning Nettoresultat, tkr Investering Utfall 2014 Budget 2014 Avvikelse Verksamhetssystem och TES 1 218 900 – 318 Larm 0 2 050 2 050 Lövåsgården larm 235 200 – 35 Brandlarm gruppbostäder 146 5 142 4 996 Arbetsmiljöåtgärder MYS och UFA 565 600 35 Ny teknik 0 200 200 Person- och taklyftar och rullstolar 187 200 13 Sängar och madrasser 232 200 – 32 Granheden 0 700 700 Specialutrustning 0 55 55 Utrustning nya lokaler 0 100 100 Inredning Igelkottens matsal 62 100 38 Arbetstekniska hjälpmedel 0 150 150 Ny teknik, Resurscenter 45 50 5 Aktivitetspark och flytt av aktivitetspark 600 900 300 Utrustning Rehab 64 90 26 Totalt 3 354 11 637 8 283 4.2.1 • Kommentarer till investeringsredovisning Implementering av nytt verksamhetssystem, Treserva, har gjorts under året. Driftstart var 1/12-2014 och systemet kommer att vidareutvecklas under 2015. Finns ett tidigare beslut på att omdisponera investeringsbudget för TES till budget för verksamhetssystem samt att ytterligare investeringsmedel om 674 tkr finns till förfogande. Årets utfall är 1 218 tkr och innefattar konsultkostnader och licenskostnader. 9 41 42 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 10 (27) Dnr VON/2015:10-041 • Larm på Lövåsgården har kompletterats under 2014 och fungerar nu som det ska. • Budget för larm/trygghetslarm innefattar samtliga larm på särskilt boende. Under 2014 har inget behov funnits. Behov finns under 2015 att se över Norrgläntan och boendena på landsbygden där larm installerades under 2009. • Investering i arbetsmiljöåtgärder innefattar framförallt höj- och sänkbara skrivbord. • På Strandgården har det anlagts en aktivitetspark. • Flytt av aktivitetspark till Stadsparken har skett under året, invigdes i juni 2014. Återställning på Lövåsgården kommer att ske under 2015. • Arbetet med att byta ut brandlarmen på samtliga gruppbostäder har kommit igång. En konsult har anlitats för inventering av befintliga larm för att kartlägga behovet. Förfrågningsunderlag har gått ut, godkänt anbud har kommit in och kontrakt tecknades i januari 2015. Kostnaden beräknas stanna på ca 3 500 tkr. Ombudgetering kommer att begäras för: • • • • Brandlarm gruppbostäder: 3 500 tkr Larm/trygghetslarm: 2 050 tkr Granheden: 700 tkr, nybyggnationen av Granheden är försenad och därmed även behovet av inventarier. Flytt av aktivitetspark: 300 tkr, för återställning av aktivitetspark på Lövåsgården. Utfallet för investeringar visar ett positivt resultat om 8 283 tkr mot budget vilket framför allt beror på att de stora investeringsposterna kring larm och brandlarm kommer under 2015. Vårdoch omsorgsförvaltningen kommer att ansöka om ombudgetering av 6 550 tkr till 2015. 4.3 Personalresurser 4.3.1 Personalförändringar inom förvaltningen under året Antalet anställda var 2014-12-31 1097 tillsvidareanställda och 49 visstidsanställda, totalt 1146 personer. Därav 1005 kvinnor, motsvarande 88 %, och 141 män, motsvarande12 %. Antalet arbetade timmar för timanställd personal har ökat under 2014 jämfört med 2013 och beror framförallt på semestervikariernas anställningsform. Under sommaren 2013 anställdes fler vikarier på månadslön medan de flesta vikarierna under 2014 anställdes på timmar. Höstens anställningsstopp har också påverkat att fler vikariat inte tillsatts månadsvis. Istället har timvikarier använts i större utsträckning i syfte att täcka bara det absoluta behovet för tillfället. Vård och omsorgsförvaltningen har från 2013-01-01 ny ledningsorganisation. Från 1 januari 2015 minskas antalet områdeschefer i utföraravdelningen från 6 till 4 i samband med verksamhetsförändring. Bakgrunden till justeringen i utföraravdelningens ledningsorganisation är främst effektivare styrning av närbesläktade verksamheter och bättre resursdelning, men förvaltningens ekonomiska obalans har också förbättrats då minst en områdeschefstjänst inte återbesätts. Under 2014 har det, förutom förvaltningschef, funnits 1 avdelningschef för myndighets- och specialistavdelningen med 3 direktrapporterande områdeschefer, under en av områdescheferna finns 2 enhetschefer och en områdeschef har två 1:e handläggare/konsulent. I utföraravdelningen har det funnits 1 avdelningschef med 6 direktrapporterande områdeschefer och under områdescheferna 25 enhetschefer. Vissa enhetschefer har stora personalspann, upp till 10 42 43 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 11 (27) Dnr VON/2015:10-041 60 personer. Vid årsskiftet var av förvaltningens 40 chefer/1:e handläggare/konsulent 37 kvinnor, motsvarande 92 %, och 3 män, motsvarande 8 %. Mätdatum 31/12 2013 Mätdatum 31/12 2014 Antal tillsvidareanställda 1098 1097 Varav kvinnor 964 964 Varav män 134 133 Antal visstidsanställda 52 49 Varav kvinnor 41 41 Varav män 11 8 Antal årsarbetare tillsvidare och visstid 1009,30 1006,26 Varav kvinnor 875,47 875,97 Varav män 133,83 130,29 2013 2014 Antal arbetade timmar timanställd personal 257 927,53 322780,67 Antal årsarbetare timanställd personal 130,27 163,02 Redovisas ej könsuppdelad på nämndsnivå pga eventuell identifierbar statistik 4.3.2 Personal- och chefsförsörjning under året Personalbehov Under 2014 har utföraravdelningen haft vissa svårigheter att rekrytera vikarier med rätt kompetens, särskilt inom personlig assistans och hemtjänst. Under sommarperioden har det funnits svårigheter att ersätta personal vid korttidsfrånvaro. Inom myndighet och specialistavdelningen har det varit svårt att rekrytera sjuksköterskor, speciellt till sommaren. Ett antal personer har rekryterats under året, som områdeschefer, enhetschefer, utredare, projektledare, sjuksköterskor, sjukgymnaster, handläggare, undersköterskor, personliga assistenter och trubadur. Vård- och omsorgsförvaltningen har en hög andel personal med omvårdnadsutbildning, inom äldreomsorgen ca 90 %. Inom omsorg till funktionsnedsatta finns inte nationella rekommendationer för personalens kompetens utan det blir upp till huvudmannan att bedöma rätt utbildning. Söktrycket till vårdgymnasier viker nationellt även om det ser något bättre ut i Katrineholm. Svårigheterna att rekrytera vikarier med rätt kompetens har inneburit att förvaltningen fått lov att anställa personal utan omvårdnadsutbildning, främst till vikariat. På sikt är det ett hot mot att ha välutbildad personal i mötet med brukare. 11 43 44 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 12 (27) Dnr VON/2015:10-041 Personalens åldersammansättning Per 2014-12-31 var medelåldern drygt 47,15 år varav 47,50 år för kvinnor och 44,69 år för män. Kvinnor utgör 87,69 % av anställda och män 12,31 %. 177 personal är 61 år eller äldre (95 personal var 61 år och äldre 2013) och kommer inom en nära framtid att gå i pension. Vård- och omsorgsförvaltningen har startat upp ett arbete med att ta fram strategier för att möta det ökade rekryteringsbehovet de kommande åren. Chefsförsörjning redovisas under nästa rubrik. 4.3.3 Chef- och ledarskap Ny organisation Vård- och omsorgsförvaltningen har från i januari 2013 en ny ledningsorganisation med en myndighets- och specialistavdelning med 150 anställda, vilken hanterar myndighetsfrågor, utredningar samt hälso- och sjukvård som ges av legitimerad personal, samt en utföraravdelning med 950 anställda indelad i sex områden för äldreomsorg, stöd till funktionsnedsatta och psykiatri (från 2015 4 områden). Varje område leds av en områdeschef och har ett antal enheter vilka leds av enhetschefer. Den nya organisationen kan hantera att kommunen har flera utförare (kommun och privata) inom vård- och omsorgsområdet. Vård- och omsorgsförvaltningen har också inrättat särskilda utvecklings- och uppföljningsforum, vilket saknades i tidigare organisation, i syfte att förbättra vård- och omsorg till äldre och funktionsnedsatta. Alla chefer har fått nya uppdrag inom ramen för den nya ledningsorganisationen. Förändringen har skett inom befintliga ekonomiska ramar. Chefsförsörjning och kravprofiler Inom förvaltningen finns en tydlig rekryteringsprocess och kravprofiler. Vid behov har rekryteringsstöd hämtats från personalkontoret, exempelvis utförande av olika tester. Under året har förvaltningen rekryterat fyra områdeschefer och ett antal enhetschefer. Flera enhetschefer har stora underställda personalgrupper, med upp till 60 personer/chef. Möjligheterna att minska antalet anställda/enhetschef behöver ses över. Introduktion av nya chefer Vid anställning av nya chefer upprättas introduktionsplaner. I dessa planer ingår bland annat utbildning i lönesättande samtal, arbetsrätt, planerings och uppföljningssystemet Stratsys, Kompetensportalen och andra datorprogram. I planen ingår även att de nyanställda cheferna skall delta i "Introduktionsutbildning för nya chefer" samt tilldelas en mentor. Samtliga nyanställda chefer ska ha deltagit i Introduktionsutbildningen inom ett år efter att de fått ett chefsförordnande. Chefers kompetensutveckling I varje medarbetarsamtal med chefer diskuteras behovet av kompetensutveckling. Individuella planer upprättas och följs upp vid kommande medarbetarsamtal. Under 2014 har Kompetensportalen i begränsad omfattning använts vid chefers medarbetarsamtal. Kompetenshöjande aktiviteter genomförs både för hela chefsgruppen och utifrån de individuella behoven. Insatserna har varit både utifrån det grundläggande programmet som behovsstyrda insatser. Flertalet chefer har deltagit i handledning både i grupp och individuellt. Minst två gånger per år kallar förvaltningsledningen samtliga chefer/ledarlagen till dialogmöte där möjlighet ges att diskutera aktuella frågor/teman utifrån ett ledarperspektiv. Var 4:e vecka möter 12 44 45 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 13 (27) Dnr VON/2015:10-041 förvaltningsledning och avdelningarnas ledningsgrupper för arbetsmöte/utbildning under året. Förvaltningen ser mycket positivt på att så många chefer som möjligt genomgår fortbildning. Vård- och omsorgsförvaltningen har dels egen kompetensutveckling för sina chefer dels deltar man i kommunens kompetensutveckling för målgruppen Avgångssamtal Inför anställningens upphörande genomförs alltid avgångssamtal. Avgångssamtal ger viktig information till arbetsgivaren som tas tillvara. Det kan vid dessa samtal också komma upp viktiga aspekter som kan uttryckas först vid ett avslut. 4.3.4 Kompetenshöjande åtgärder Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar med att gå från erfarenhetsbaserad kunskap till evidensbaserad kunskap. Via projektstöd från Sveriges kommuner och landsting har det under 2014 förekommit flera aktiviteter som syftar till ett mera evidensbaserat arbetssätt inom psykiatri, äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta. En kommundoktorand har i samarbete med Mälardalens högskola knutits till förvaltningen för att påskynda omställningsprocessen till ny syn på kunskap. Medarbetarnas utbildning och kompetens är avgörande för en god vård. Förvaltningen har i sin nya struktur ett utvecklingsforum inom respektive avdelning och arbetar med fleråriga utbildningsplaner. Kompetenshöjande åtgärder Under 2014 har förvaltningen bland annat arbetat med större satsningar klassificeringsprojektet ICF (International Classification of Functioning, Disability and Health), ÄBIC (äldres behov i centrum), hälsofrämjande förhållningssätt samt införandet av nytt verksamhetssystem. Förvaltningsledningen och områdeschefer/motsvarande inom myndighetsavdelningen och egen hemtjänst har deltagit i Sveriges Kommuner och Landstings satsning Leda för Resultat. Varje år tas utbildningsplaner fram för förvaltningen. Dessa grundar sig i framtidsanalys av kommande kompetensbehov samt kompetensbehov för klara nuvarande uppdrag. Med utbildningsplanen som underlag för respektive chef medarbetarsamtal med sina medarbetare och upprättar tillsammans vid behov kompetensutvecklingsplan för den anställde. En omfattande kompetensutveckling sker för förvaltningens personal. Dels ges utbildning via reguljärt utbildningssystem som högskola och gymnasier, dels via utbildning från Viadidakt och personalkontor, dels via länssamarbete och internutbildningar. Vård- och omsorg är en kunskapsintensiv verksamhet som kräver att personalen kontinuerligt fortbildar sig. På sikt, så som visats i vård- och omsorgsnämndens inriktningsplan, kommer kompetensbehovet att förändras för vård- och omsorgsförvaltningen då fler multisjuka äldre personer kommer att bo i särskilda boenden. Högre hälso- och sjukvårdskompetens kommer att efterfrågas bland baspersonal och dagens omvårdnadsprogram kommer troligen inte att vara tillräckligt avancerat. Förvaltningen för dialog med utbildare lokalt och följer vad som sker nationellt runt utbildningsfrågor inom vård- och omsorg Handledning Flera arbetsgrupper och enskilda medarbetare har haft regelbunden handledning med extern handledare. Individuella utvecklingsplaner I medarbetarsamtalet diskuteras behovet av kompetensutveckling och en individuell plan upprättas och som sedan följs upp nästkommande år. 13 45 46 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 14 (27) Dnr VON/2015:10-041 Kompetensportalen Arbetet med kompetensportalen har pågått under året. De flesta chefer och arbetsplatsombud har fått utbildning. Ett tiotal förvaltningsspecifika roller är framtagna. Flertalet medarbetare inom förvaltningen har skattat sig men ett antal grupper finns kvar - då utdelning av behörigheter till de senare inte prioriterats från kommunens IT avdelning. 4.3.5 Arbetsmiljö och hälsa Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har under året ökat något från föregående år. Under sommarmånaderna har sjukfrånvaron sjunkit för att sedan under hösten återgå till samma nivå som under våren. Under 2014 har mäns sjukfrånvaro legat något högre än kvinnors. Nationellt visar försäkringskassans statistik att sjukfrånvaron för omsorgsyrken med gymnasiebakgrund ligger något högre än för yrken som kräver längre utbildning och specialkompetens. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöarbetet som samordnats av förvaltningens ergonom har bestått av fyra huvudinriktningar Utbildningar, Råd och stöd, Kartläggningar och Riktlinjer/rutiner. Checklistor kring arbetsmiljö för chefer/medarbetare ifylles och analyseras 1 ggr/år. Vid mycket korttidsfrånvaro eller långa sjukskrivningar följer chef rehabkedjan i Adato. Beteendevetare, naprapat eller Feelgood kan vara behjälpliga vid behov. Hot- och våldsutbildningar har genomförts utifrån behov. Ergonomi utbildningar har genomförts både som grundutbildning samt som en påbyggnadsutbildning. Hälsa Flertalet chefsområden har haft planeringsdagar och i samband med dessa har det ofta skett en social och/eller friskvårdande aktivitet. Handledning erbjuds regelbundet för flertalet av grupperna inom funktionshinderområdet och vid behov inom äldreomsorgen, samt till flera chefer. Vård- och omsorgsarbete bedrivs året runt, dygnet runt. Flertalet personal arbetar återkommande på kvällar, helger och nätter. Fler personal har så kallade delade turer vid helgarbete. Under del av 2014 har projektet heltid-deltid bedrivits på Lövåsgården innebärande att personalen kunnat välja tjänstgöringsgrad. Det har inte funnits ekonomiskt utrymme att minska delade turer. 2013 2014 Andelen (%) sjukfrånvarotimmar av ordinarie arbetstid 8,24 8,39 Varav kvinnor 8,48 8,39 Varav män 6,67 8,41 14 46 47 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 15 (27) Dnr VON/2015:10-041 4.4 Lokalresurser • • • • • • Total yta 60 084 kvm. 2 552 kvm ägs av externa fastighetsägare och består uteslutande av gruppbostäder och personallägenheter. 891 kvm lägenhetsyta som ägs av KFAB och består av personallägenheter och 1 gruppbostad. 50 820 kvm fastigheter som ägs av KFAB, innefattar samtliga äldreboenden, 1 gruppbostad samt kontoret på Drottninggatan. 5 171 kvm som ägs av KIAB, innefattar Resurscenters verksamhetslokaler och lokalerna på Upplandsgatan. 650 kvm kommunägda lokaler, Handikappens hus. Aktivitetslokal för föreningar som får föreningsbidrag från kommunen. Kommunen har ingen egen verksamhet i lokalen. Under hösten 2014 har en inventering gjorts av befintliga lokaler och hur bristen på kontor kan lösas. För tillfället är dock frågan löst bland annat genom att medarbetare på Upplandsgatan delar rum med varandra. Det handlar i första hand om personal som arbetar deltid och därmed inte alltid är på plats samtidigt. Lokalfrågor och eventuella omflyttningar blir en källa till diskussioner och påverkar arbetsmiljön negativt för berörda men för tillfället har flertalet verksamheter de lokaler som behövs. Det finns önskemål att flytta verksamheten med personligt ombud, 2 personer, till någon av de lokaler som Vård- och omsorgsförvaltningen förfogar över för att minska de externa hyreskostnaderna och därmed kunna behålla nuvarande tjänstgöringsgrader utan kostnadsökning. Personligt ombud är i behov av en fristående lokal som inte ligger i anslutning till myndighetsgruppen. Lövåsgården har haft stora problem under året med fel och brister efter ombyggnaden som påverkat arbetsmiljön negativt. Fastighetsägaren arbetar kontinuerligt med att lösa dessa, bland annat handlar det om tekniska problem med larm men även tunga och svåröppnade dörrar är ett problem för den fysiska arbetsmiljön. Gemensamhetsutrymmen på Strandgården och Norrgläntan är i stort behov av renovering. Panterns demensboende försågs under året med balkonger. Under året har arbetet påbörjats för att finna ersättningslokaler för de slitna lokalerna som inhyser verksamheten Skogsbrynet. Troligtvis blir lösningen nybyggnation av KFAB med inflyttning under 2016. Under hösten 2014 uppstod ett akut behov av bostad för en brukare inom socialpsykiatrin. För att lösa behovet har ett personalutrymme på Furuliden byggts om till en lägenhet. Under året har lokaler i framförallt Resurscenters regi setts över. Kontakt har tagits med externa fastighetsägare för att säga upp lokaler som inte är anpassade för verksamhetens behov. Problemet är att långa uppsägningstider gör att det är svårt att ställa om verksamheten efter brukarnas behov. I takt med att antalet brukare ökar så blir också behovet av att snabbt kunna omforma verksamheten mer aktuellt. Under 2014 har byggnationen av Granheden påbörjats och skall färdigställas under våren 2015. 15 47 48 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 16 (27) Dnr VON/2015:10-041 4.5 Verksamhetskostnader jämfört med andra kommuner Vård och omsorg om äldre Enligt Räkenskapssammandraget 2013 är Katrineholms standardkostnad -12,1 % för äldreomsorg. Siffrorna avser kostnaden för att bedriva omsorg till äldre personer jämfört med genomsnittskostnaden i riket med hänsyn taget till strukturella förhållanden. Personaltätheten är lägre på särskilda boenden än riket i genomsnitt, det gäller samtliga yrkeskategorier. De av socialstyrelsen tidigare aviserade bemanningsföreskrifterna i demensboenden för äldre med planerat ikraftträdande 2015 har av Socialstyrelsen dragits tillbaka på obestämd tid. Om och när föreskrifterna träder i kraft måste kommunen kraftigt måste höja sin personaltäthet i boenden för äldre. Emellertid rapporterar brukarna fortsatt in höga siffror för brukarnöjdhet vi brukarenkäter och Öppna jämförelser. Kostnad för särskilt boende inom äldreomsorg, exkl. lokalkostnader, är i Katrineholm 350 549 kr/brukare, ovägt medel i riket är 689 671 kr/brukare. Eftersom den enskilt största kostnaden inom omsorgen är personalkostnad så påverkas kostnaden av den relativt låga personaltätheten. Kostnad för hemtjänst är i Katrineholm 302 519 kr/brukare, ovägt medel i riket är 248 127 kr/brukare. Den höga kostnaden för hemtjänst kan delvis förklaras med att kommunen har en väl utbyggd hemtjänst som kan ge stöd till multisjuka personer som annars skulle behöva en plats på särskilt boende, den så kallade Katrineholmsmodellen. Då det också råder kö till särskilt boende innebär det att människor med stora hjälpbehov ibland bor kvar hemma längre med hjälp av omfattande hemtjänstinsatser. Vård och omsorg om personer med funktionsnedsättning Enligt Räkenskapssammandraget 2013 är Katrineholms standardkostnad -5,2 %. Siffrorna avser kostnaden för att bedriva omsorg till funktionsnedsatta personer jämfört med genomsnittskostnaden i riket med hänsyn taget till strukturella förhållanden. Katrineholms kommun har insatser till fler personer med funktionsnedsättning än riksgenomsnittet. En förklaring till det högre antalet är att omsorg till funktionsnedsatta drevs på flera platser inom kommunens gränser då driften fortfarande var en landstingsangelägenhet, människorna bodde sedan kvar efter kommunalisering av verksamheten. Det mellankommunala utjämningssystemet för LSS kompenserar till stor del kommunen för det ökade antalet brukare i Katrineholm, det finns däremot inte en direkt koppling mellan kommunens mottagna ersättning och den budget som tilldelas LSS-området. Kostnad exklusive lokalkostnader för boende enligt LSS är i Katrineholm 656 583 kr/brukare, ovägt medel i riket är 733 419 kr/brukare. Eftersom den enskilt största kostnaden inom omsorgen är personalkostnad så påverkas kostnaden av den relativt låga personaltätheten. 16 48 49 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 17 (27) Dnr VON/2015:10-041 5 Resultat - uppföljning av övergripande mål och resultatmål 5.1 Ortsutveckling Visionen för Katrineholm 2025 är ett samhälle präglat av liv, företagsamhet och tillväxt. Det är läge för förändring nu, för att tillvarata och utveckla de möjligheter som vårt geografiska läge och våra vackra miljöer erbjuder. Genom utveckling av näringslivet, stärkt handel och besöksnäring samt goda möjlig-heter till vidareutbildning för vuxna skapas tillväxt och fler jobb. En attraktiv kommun, fortsatt bostadsbyggande, god miljö, levande stad, kransorter och landsbygd är också viktiga förutsättningar för ortsutveckling. 5.1.1 Väsentliga händelser Vård- och omsorgsnämnden arbetar aktivt med att skapa innovativa miljöer inom vård- och omsorgsverksamhet. Under våren har projektet Innovationslust, vilket drivits i samarbete med bland andra Linköpings universitet och Katrineholms entreprenörcentrum AB (Katec), avslutats och utvärdering har under hösten gjorts. Utvärderingen visar på värdet med att utveckla innovativa miljöer inom vård och omsorg. Vård- och omsorgsförvaltningen planerar för en utvidgning 2015 till fler verksamheter att använda innovativt arbetssätt. Det innovativa arbetssättet förväntas bidra till utveckling av nya metoder/produkter inom vård- och omsorg, förbättrad omsorg, bättre arbetsmiljö och ökad attraktivitet som arbetsgivare. Ny teknik med nattkamera prövas inom äldreomsorgen för förbättrad nattsömn till äldre. Planeringsunderlag för fler gruppbostäder har arbetats fram för att kunna möta behov hos medborgarna. Vård- och omsorgsförvaltningen har deltagit i arbetat med att ta fram underlagsrapporten Framtidens boende för äldre, vilken rapporterats till kommunstyrelsen under våren 2014. Förvaltningen försöker på olika sätt möjliggöra för brukare att kunna vara delaktiga i samhällslivet utifrån sina förutsättningar. 5.1.2 Resultatmål Resultatmål Beskrivning Utfall 2013 Utfall Kommentar Medborgarna ska ha goda möjligheter att delta i kommunens utveckling Samtliga nämnder Målnivå: Index 46 Källa: KKiK. Index för hur väl kommunen möjliggör för medborgarna att delta i kommunens utveckling. 37 43 Medborgardialoger anordnas kontinuerligt inom vård- och omsorg. En samrådsorganisation samt synpunktshantering bidrar till medborgardialoger. Minskad klimatpåverkan utsläpp av klimatpåverkande gaser per invånare ska minska Samtliga nämnder och bolag Målnivå: Minska Källa: SCB, RUS nationella emissionsdatabasen 5 182kg/inv 4 966kg/inv Mäts ej på förvaltningsnivå. Förvaltningen använder sig av klimatvänliga fordon. Inom tätorten går eller cyklar personal i stor utsträckning. 17 49 50 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 18 (27) Dnr VON/2015:10-041 5.2 Kultur och fritid Visionen för Katrineholm 2025 tar fasta på kulturlivet som en viktig arena för skaparlust och kreativitet; en viktig grund för samhällets utveckling. I Katrineholm, Sveriges Lustgård, finns fantastiska möjligheter till en innehållsrik fritid för människor i alla åldrar. Ett rikt kultur- och fritidsliv, där särskilt barn och ungdomar prioriteras. Stark samverkan med föreningslivet. 5.2.1 Väsentliga händelser Under våren har den sedvanliga Musikfestivalen för mogna genomförts inom äldreomsorgen. Vård och omsorgsnämnden har under året aktivt arbetat för att utveckla former för ökad social gemenskap och minska ensamhetsproblematik hos äldre. Bland annat har under hösten ett projekt påbörjats att med hjälp av dator och bildskärm låta äldre cykla på platser de tidigare besökt och berätta för medboende om sin resa. Barn- och ungdomsverksamheten för barn med funktionsnedsättning har under 2014 genomfört flera fritidsaktiviteter tillsammans med kultur- och turismförvaltning samt bildningsförvaltningen. Vård- och omsorgsnämnden har 2014 avsatt 100 tkr som en engångssumma för aktivering av brukarna inom äldreomsorgen. Förvaltningen har bjudit in föreningar och nätverk verksamma på särskilda boenden för att ge dem möjlighet att söka de särskilda medlen. Vård- och omsorgsnämnden har sedan beslutat om fördelning av medlen och avrapportering av aktiviteter sker våren 2015. 5.2.2 Resultatmål Resultatmål Beskrivning Samverkan med bildningsnämnden och vård- och omsorgsnämnden för att förverkliga målen i Kulturplanen för barn och unga. Område 6 (UFA) beskriver aktiviteter som genomförts. Utfall 2013 Utfall Kommentar 50 % Vård- och omsorgsförvaltningen Samverkan med bildningsförvaltningens och kultur och turistförvaltningens gemensamma kulturplansgruppen för barn, där det skall göras fem aktiviteter genomförs per år. 5.3 Skola Barn och unga står för mycket av lusten, livsglädjen och ambitionerna i ett samhälle. Skolan har en viktig roll i att värna den energin. Skolan ska också stödja barns inneboende lust till lärande. Katrineholms vision 2025 visar vilket slags samhälle som vi vill skapa för våra barn och unga. Genom att erbjuda en god och trygg miljö ska de pedagogiska verksamheterna lägga grunden för ett livslångt lärande och göra det möjligt för alla barn och ungdomar att nå kunskapsmålen. 18 50 51 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 5.3.1 19 (27) Dnr VON/2015:10-041 Väsentliga händelser En växande grupp barn med särskilda behov har uppmärksammats under 2013/2014, framförallt barn med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Detta ställer krav på ett ökat samarbete mellan vård- och omsorgsnämnd, socialnämnd och bildningsnämnd. Under 2014 har en arbetsgrupp ledd av respektive förvaltningschef med målsättning att skapa bättre förutsättningar för dessa barn. Arbetsgruppen har under året arbetat med att ta fram förbättrade handläggningsrutiner samt stöd- och skolformer i kommunens egen regi. 5.4 Omsorg och trygghet Vår vision är att alla i Katrineholm, oavsett vilket läge i livet vi befinner oss i, ska kunna känna livslust. Kommunen kan bidra genom att skapa förutsättningar för trygghet, självständighet, upplevelser och gemenskap. De sociala trygghetssystemen ska utgå från individens behov och ge möjlighet till självbestämmande. Människor med särskilda behov och deras anhöriga är trygga och har förutsättningar att leva som aktiva och självständiga samhällsmedborgare. 5.4.1 Väsentliga händelser Under 2014 har vård- och omsorgsnämnden sett ökade kostnader för färdtjänsten i och med utökad avtalsuppföljning. Det är även en ökning i beställda resor. Den upphandlade färdtjänsten har varit föremål för en del kritik och ny upphandling av beställarcentral och transportörer har påbörjats via Sörmlands kollektivtrafikmyndighet. Nytt avtal beräknas börja gälla 1 juli 2015. Värdighetsgarantier infördes av vård- och omsorgsnämnden under 2014 med syfte att skapa ökad trygghet och högre livskvalitet för människor inom äldreomsorgen. Bland annat innefattar garantierna att alla brukare inom särskilt boende ska ha möjlighet att göra en egen aktivitet varje månad, t.ex. att gå på kafé. Kostnaderna för dessa aktiviteter är svåra att beräkna då det beror på vilken typ av aktivitet det handlar om och ifall alla brukare väljer att utnyttja möjligheten. Det har varit och är stor efterfrågan på korttidsplatser inom äldreomsorgen, bland annat som en konsekvens av Trygghetsmodellen som garanterar att den gamla själv ska kunna boka en plats på korttidsboende vid behov. Införandet av Trygghetsmodellen innebär även att den fria avlösarservicen ökats från 10 till 20 timmar per månad under 2014. Avlösarservicen utförs av hemtjänsten och där ser nämnden en ökning av utförda timmar för varje månad. Utvärdering av Trygghetsmodellen visar att brukarna upplever att insatser överlag är bra. I december hade vårdoch omsorgsförvaltningen 40 betalningsdagar för personer som låg kvar på sjukhus som en följd av platsbrist. Totalt under 2014 hade vård- och omsorgsförvaltningen 59 betalningsansvarsdagar. Förvaltningsledningen med flera nyckelpersoner har deltagit i SKL's nationella utbildning Leda för resultat. En hemtjänst grupp har deltagit i projektet med att förändra arbetssätt och planering i syfte att uppnå bättre kontinuitet för brukarna. Utvärdering av projektet pågår. Det har under året funnits behov av fler så kallade dubbletter för parboende på säbo, flera par har fått vänta på att få en dubblett anvisad. Biståndshandläggarna inom äldreområdet fattar sedan 2014 två beslut vid särskilt boende för ökad rättssäkerhet, ett beslut om boende och ett beslut som anger beviljade insatser. Dessa dubbla beslut inom äldreomsorgen leder till ökat behov av handläggarresurser. Dubbla beslut är en del i förberedelserna av införandet av bemanningsföreskrifterna inom äldreomsorg och 19 51 52 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 20 (27) Dnr VON/2015:10-041 innebär högre krav på uppföljning och omprövning av tidigare fattade beslut. Varje beslut har också en längre handläggningstid. Kommunen har en låg sjukskötersketäthet i särskilt boende och det finns behov av en ambulerande sjuksköterska för att minska användningen av vikarier och för att säkra upp verksamheten. Många äldre kände av sommarens värmebölja, vård- och omsorgsförvaltningen införskaffade därför tillsammans med KFAB 10 flyttbara luftkonditioneringsanläggningar. Möjligheten till luftkonditionering på särskilt boende behöver ses över inför 2015. I dagsläget har endast ett av tio säbo fast luftkonditionering inbyggt. Vård- och omsorgsnämnden ser en ökad belastning på larmpatrullens tjänster, vilket kan ha flera förklaringar. Då fler gamla bor hemma istället för på särskilt boende samtidigt som landstinget reducerar antalet tillgängliga slutenvårdsplatser innebär det att fler personer med ohälsa behöver omsorg och omvårdnad i sitt hem – ibland akut i form av larmpatrull. Många brukare får trygghetslarm för att kunna påkalla hjälp. Flera avvikelser har inträffade under våren och sommaren gällande larmmottagningen för trygghetslarm och larm i särskilt boende. Larmdatorer har inte fungerat optimalt. En larmdator har under våren bytts ut vid särskilt boende. Kommunen står mitt uppe i ett teknikskifte och arbete pågår med att byta ut de kvarvarande analoga trygghetslarmen till GSM-larm. Vård- och omsorgsnämnden fattade under hösten 2014 ett inriktningsbeslut om en uppgradering av trygghetslarmen till helt digital teknik. Larmcentralen på Igelkotten har bytts ut då det inte längre gick att uppdatera utrustningen för att säkra funktionen. Leasing kommer att användas som finansiering av såväl larmmottagning som trygghetslarmen för att inte riskera att investera i tekniska lösningar som inte är användbara efter ett fåtal år. Inom verksamheten för boendestöd har det funnits en obalans mellan behov och tillgängliga resurser. Fler brukare har insats än det funnits personal budgeterat. Prognosen är att målgruppen ökar och därmed kommer behoven att öka ytterligare under 2015. Under 2014 har ett par brukare med svår psykisk ohälsa initieras av landstinget för insatser av socialpsykiatrin. Ett par av dessa personer har behövt ha en egen personalgrupp kring sig, ett så kallat Case management team. Arbetsmetoden är effektiv men mycket resurskrävande. På några gruppbostäder har behovet av vakennatt istället för journatt uppmärksammats under 2014 och kommer att utredas vidare. Det internationella klassificeringssystemet ICF (International Classification of Functioning, Disability and Health) har använts i arbetet med brukare under 2014 i myndighetsbeslut samt i utföraravdelningens verksamheter. ICF har främst inriktats till personer med funktionsnedsättning men kommer nu även att omfatta äldre personer. Parallellt har vård- och omsorgsförvaltningen gått med i den statliga satsningen att införa ÄBIC (äldres behov i centrum) som är nära knutet till ICF. Utvidgningen av Tallhedens korttidsboende med den nya enheten Granheden har fått sin beräknade driftsstart framflyttad från hösten 2014 till mitten av mars 2015. Framflyttningen har berott på förseningar i byggnation. Behovet av stöd till barn med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar har ökat kraftigt senaste år och i takt med att fler får de diagnoserna och verksamheten på Granheden kommer att ha denna inriktning. Granheden kommer även att bedriva förlängd skolbarnomsorg och korttidstillsyn enligt LSS då behovet har ökat. Samarbetet med bildningsförvaltningen och socialförvaltningen angående skolplaceringar har pågått under 2014. Syftet med samarbetet är att med bibehållen eller ökad kvalitet på ett 20 52 53 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 21 (27) Dnr VON/2015:10-041 kostnadseffektivt sätt utveckla hemmaplanslösningar och undvika externa placeringar. Vård- och omsorgsförvaltningen har under året utrett behov för ytterligare en sammanhållen gruppbostad. Vård- och omsorgsnämnden beslutade hösten 2014 hemställa hos kommunstyrelsen om inrättande av ny gruppbostad. Vid inventering framkom även behov av inrättande av en ny servicebostad de närmaste åren. Samtliga brandlarm på gruppbostäder kommer att bytas ut för att uppfylla en högre säkerhetsklassificering. Arbetet har påbörjats under 2014 men den största delen kommer att ske under 2015. Detta kommer innebära ökade kostnader för underhåll och kontroll, vilket är ett lagkrav för den säkerhetsklassificering som anses mest lämplig för denna typ av verksamhet. Under året har ett antal Lex Sarah utredningar genomförts, ett särskilt utredningsteam har bildats och utbildning till nyckelpersoner och alla chefer planeras under hösten. En ökning av LexSarah utredningar har kunnat noteras under 2014 och orsakerna till ökningen utreds. Det är dock troligt att ökningen delvis kan förklaras med bättre rutiner för att upptäcka och hantera avvikelser i verksamheten. Arbetet med att förbereda införandet av nytt verksamhetssystem Treserva har pågått under året och gick i drift december 2014. Systemet har levererats av dataföretaget CGI. En uppgörelse är nådd med tidigare leverantören CSC kring för kommunen uppkomna kostnader som följd av av att företaget inte kunde leverera sitt system på utsatt tid. 5.4.2 Resultatmål Resultatmål Beskrivning Utfall 2013 Utfall Kommentar Personalkontinuitet en inom hemtjänsten ska öka VON Målnivå: 12 personer Källa: Egen mätning, KKIK 13 13 Antal olika personal som en hemtjänsttagare möter under en 14-dagarsperiod. Hemtjänsten i Katrineholms kommun redovisar för 2014, 13 personal (målet är 12 och medelvärdet för alla kommuner i KKiK är 15). Andel brukare inom hemtjänst som är trygga i sin bostad VON Målnivå: 80 % Källa: Egen mätning, Kompassen. Redovisas med könsuppdelad statistik 72 % Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sin hemtjänst ska öka VON Målnivå: 95% Källa: KKIK. Redovisas med könsuppdelad statistik. 93 % Av den nationella brukarundersökningen och Kompassen (2013) framgår att brukarna känner sig trygga hemma med hemtjänsten. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång under 2015. 93 % Utfall: kvinnor, 93 % män, 93 % Handläggning enligt metoden ÄBIC (äldres behov i centrum) har successivt implementeras under året. Arbete med kontinuitet och delaktighet har pågått under året. 21 53 54 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 22 (27) Dnr VON/2015:10-041 Resultatmål Beskrivning Utfall 2013 Utfall Kommentar Väntetiden till särskilt boende inom äldreomsorgen ska minska VON Målnivå: 2014: 56 dagar, 2015: 55 dagar Källa: KKiK. Genomsnittlig väntetid från ansökan till erbjudande om plats. Redovisas med könsuppdelad statistik. 58dagar 78dagar Väntetiden till särskilt boende har ökat och vi uppfyller inte uppsatt mål. Medelvärdet för väntetid till särskilt boende är 78 dagar, män 78 dagar och kvinnor 77 dagar. Medianen är 64 dagar, män 66 dagar och kvinnor 64 dagar. 37 % har väntat längre än 90 dagar. Andel brukare inom särskilt boende som är trygga i sin bostad VON Målnivå: 90 % Källa: Egen mätning, Kompassen. Redovisas med könsuppdelad statistik 86 % Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sitt särskilda boende ska öka VON Målnivå: 90% Källa: KKiK. Redovisas med könsuppdelad statistik. 86 % Andel brukare inom omsorgen till personer med funktionsnedsättnin g som är trygga i sitt boende VON Målnivå: 90 % Källa: Egen mätning, Kompassen. Redovisas med könsuppdelad statistik. 89 % Arbetet med kontaktpersoner, genomförandeplaner, husmöten och brukarmöten har genomförts kontinuerligt under året. Utifrån den genomförda brukarenkäten (Kompassen) har förbättringsarbete pågått på enheterna i området. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång under 2015. Andel brukare inom omsorgen till personer med funktionsnedsättnin g som är ganska/mycket nöjda VON Målnivå: 90 % Källa: Egen mätning, Kompassen. Redovisas med könsuppdelad statistik. 74 Handläggning enligt ICF för ökad delaktighet och uppföljning av beslutade insatser. Aktivt arbete med brukarinflytande och delaktighet. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång 2015. Att genomföra välkomstsamtal/ankomstsam tal vid inflyttning till särskilt boende kan bidra till trygghet för brukaren. Välfungerande team-träffar är en annan viktig del för att ge en god och trygg omsorg för individen. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång under 2015. 85 % Utfall: kvinnor 79 %, män 98 %. Samverkan mellan hälsooch sjukvårdspersonal, omvårdnadspersonal och enhetschef är viktigt för att ge goda resultat. Resultat i Öppna jämförelser diskuteras på arbetsplatsträffar för att analysera förbättringsområden. 22 54 55 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 Resultatmål Beskrivning Utfall 2013 Andel brukare inom omsorg till personer med funktionsnedsättnin g som varit delaktiga i personlig planering avseende sin arbetssituation VON Målnivå: 70 % Källa: Egen mätning, Kompassen. Redovisas med könsuppdelad statistik. 63 % Utfall 23 (27) Dnr VON/2015:10-041 Kommentar Undersökningen Kompassen genomförs under 2015. 5.5 Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet Katrineholms vision 2025 visar vägen mot ett samhälle där alla är lika viktiga och har lika möjligheter. Ett tolerant och öppet förhållningssätt är grunden för jämlikhet och jämställdhet. Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete för att främja jämställdhet, jämlikhet och integration ska kommunen verka för allas lika möjligheter och en god folkhälsa 5.5.1 Väsentliga händelser Åtgärder som bidrar till att uppfylla målen från folkhälsoutskottet "En god hälsa för alla i Katrineholm”, framförallt möjlighet till inflytande, delaktighet och ett värdigt bemötande ska ges och att skapa förutsättningar för fysisk aktivitet och goda levnadsvanor redovisas i detta textavsnitt. Vård- och omsorgsförvaltningen har tillsammans med Service- och teknikförvaltningen påbörjat projektet Mat är liv och lust som pågått maj 2014- nov 2014 för god matupplevelse och flexibel måltidsmiljö inom äldreomsorgen. På Lövåsgårdens avdelningar Hagtorp, Nyäng och Karlslund prövas och utvärderas aktiviteter där kock och serveringspersonal följer med maten ut till matgäst samt införande av frukostbuffé. Sammantaget ska arbetssättet uppmuntra till att skapa matlust kring måltiden och ge äldre ökade valmöjligheter. En spridning av arbetssättet är planerad till fler boenden, då arbetssättet är mera personalkrävande är en förutsättning att ekonomiska resurser kan omfördelas. Arbetet med att öka andelen ekologiska och närproducerade råvaror fortsätter tillsammans med service- och tekniknämnden. Riskbedömning för brukare har gjorts i nationella registret Senior Alert med uppföljning utifrån risk för undernäring. 493 st registrerade riskbedömningar. Samtliga med resultatet att risk för undernäring konstaterats. 353 har planerad förebyggande åtgärd. Samtliga enheter inom äldreomsorgen har uppnått målet att 90 % av brukarna ska ha erhållit en bedömning. Flera enheter har under året infört en ny måltidsordning i syfte att minska nattfastan. Vid senaste mätningen av nattfastan har resultatet förbättrats. Den nya aktivitetsparken vid Strandgården invigdes innan sommaren och under våren flyttades även aktivitetsredskap som inte passade så för äldre personer från Lövåsgården till stadsparken och blev därigenom tillgängliga för en bredare målgrupp. Antalet personer med funktionsnedsättning som är i behov av daglig verksamhet har åter ökat med början hösten 2014. Den i västra länsdelen nyligen genomförda psykiatriinventeringen visar på att personer med psykisk ohälsa har både ett dåligt utvecklat utbud av sysselsättningsalternativ samt svag förankring på arbetsmarknaden. Vård- och omsorgsförvaltningen deltar sedan 2013 i en lokal samverkansgrupp (LSG) med bland annat 23 55 56 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 24 (27) Dnr VON/2015:10-041 arbetsförmedlingen och försäkringskassan i syfte att utveckla arbete och sysselsättning för målgrupper som behöver särskilt stöd. Vård- och omsorgsförvaltningen genomför under 2014 en tillgänglighetsinventering. Åtgärder med anledning av denna kommer att beslutas av vård- och omsorgsnämnden. Vård- och omsorgsförvaltningen har deltagit i länsgemensamma projektet UPPmärksammar barnen. Projektets syfte är en god och trygg uppväxt för barnen i Sörmland. Under det första halvåret har förvaltningen fattat beslut om förvaltningens "Handlingsplan för en hållbar jämställdhetsintegrering inom vård- och omsorgsförvaltningen 2014-2015". Myndighetsfunktionen har under 2014 genomfört en studie av beslut, insatser och handläggningstider utifrån ett genusperspektiv. Analysen av studien ligger till grund för en förbättrad handläggning för kvinnor och män. 5.5.2 Resultatmål Resultatmål Beskrivning Andelen barn och unga som mår bra ska öka Samtliga nämnder Målnivå: Öka Källa: Liv & hälsa ung Risken för undernäring ska minska för äldreomsorgens brukare i särskilt boende. 90 % av de som bor i särskilt boende oavsett driftsform ska ha erhållit en bedömning i Senior alert STN, VON Målnivå: 90% Källa: Det nationella kvalitetsregistret Senior Alert. Könsuppdelad statistik ska redovisas. Andel brukare i äldreomsorgen vars nattfasta är kortare än 13 timmar ska öka (med hänsyn till den enskildes önskemål) STN, VON Målnivå: 60% Källa: Det nationella kvalitetsregistret Senior Alert Utfall 2013 Utfall Kommentar 78 % Vid behov sker samarbete med bildningsförvaltningen (skolan) och socialförvaltningen. Anhörigstödet har varit ute på enheterna och informerat om sin verksamhet och möjlighet till stöd. 53,9% 90 % 493 st. registrerade riskbedömningar (324 kvinnor och 169 män). Samtliga med resultatet att risk för undernäring konstaterats. 353 har planerad förebyggande åtgärd (205 kvinnor och 148 män). 41 % 54 % Utfall: kvinnor 53,5 %, män 56 %. 24 56 57 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 25 (27) Dnr VON/2015:10-041 5.6 Ekonomi och organisation Vision 2025 handlar mer om vad vi vill uppnå än om vägen dit. Ekonomi i balans och effektiva processer hör till den jordnära vardag som steg för steg kan bidra till att mål uppfylls. Samtidigt behöver visionen vara en del av vårt arbetsgivarmärke; genom att ”leva” visionen får vi engagerade medarbetare som alla kan bidra till att visionen förverkligas. Katrineholms kommun ska vara ett föredöme som attraktiv arbetsgivare. Genom att vara öppen, effektiv och leverera rätt service till medborgare och företag ska kommunen leva upp till kraven på god ekonomisk hushållning. 5.6.1 Väsentliga händelser Nytt verksamhetssystem Treserva gick i drift 1 december 2014. Systemet levereras av dataföretaget CGI. Förhandlingar med tidigare dataleverantören CSC kring för kommunen uppkomna kostnader som följd av att företaget inte kunde leverera system på utsatt tid har avslutats med förlikning. Kommunen får delvis ersättning för sina kostnader. Andelen medborgare som får svar på en enkel e-postfråga inom två arbetsdagar ska öka Vård och omsorgsförvaltningen har under året arbetat med sin tillgänglighet genom tydliga instruktioner om en hantering vid e-postmottagares frånvaro och e-postombud. Andelen medborgare som får direkt svar på en enkel fråga vid kontakt med kommunen ska öka Förvaltningen har ökat sin tillgänglighet bland annat via införande av telefonservicen äldreomsorgen direkt och handikappomsorgen direkt. Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en enkel fråga till kommunen skall öka Kommunen har ett värdegrundsprogram och omsorgsförvaltningen arbetat fram en förvaltningsgemensam värdegrund som alla medarbetare ska arbeta efter. Kommunen har god information på Katrineholm.se Vård- och omsorgsförvaltningen ser regelbundet över informationen på öppna hemsidan. I SKL’s granskning för 2014 får Katrineholm 100 % uppfyllelse på de frågor som rör funktionshinderområdet. Katrineholms kommunkoncern har engagerade medarbetare Mäts via personalenkät i hela kommunen vart annat år. I medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar följs medarbetares engagemang upp. Personalens sammansättning ska i ökad grad spegla det omgivande samhället avseende kön och etnisk mångfald Vid rekrytering av personal beaktas vikten god spridning beträffande kön och etnisk mångfald samtidigt som hänsyn tas vad aktuella brukare har för behov. Tyvärr svårt att få jämnare könsfördelning bland personal då ansökningar domineras av ett kön. Olika strategier prövas ihop med utbildare att rekrytera fler män till vård- och omsorg. NMI avseende fysisk arbetsmiljö/personalutrymmen skall öka från 45 % till 50 % på två år. Mäts via personalenkät. Senaste mätning december 2013 visar på en ökning av Nöjd medarbetarindex från 45 % till 58 %. Målet är därmed uppnått. Vård- och omsorgsförvaltningen 25 57 58 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 26 (27) Dnr VON/2015:10-041 har under flera år arbetat med att höja den fysiska arbetsmiljön och har i budget 2014 avsatt totalt 600 tkr för förbättrande åtgärder Vård och omsorgsförvaltningen har nöjda medarbetare Medarbetarenkät genomfördes december 2013 och redovisades våren 2014. Vård- och omsorgsförvaltningen redovisar Nöjd medarbetarindex 69 (hela kommunen 67) Kommentarer till produktionsmål under 2014 Projekt heltid ska vara en rättighet, deltid en möjlighet lades centralt ner i kommunen. Vård- och omsorg har på Lövåsgården arbetat vidare med hel/deltids-projektet. Projektet kommer att fortsätta tills avsatta medel är förbrukade. Bedömningen är att det kommer att fortsätta under 2015 och en bit in i 2016. Nämnden har under 2014 avsatt en buffert på 2,6 mnkr för att möta kostnader inom nämndens ansvarsområde, bufferten har helt förbrukats till följd av ökade kostnader inom nämndens område. Förvaltningen har avsatt extra medel för att arbeta med den fysiska arbetsmiljön, under 2014 har dessa främst gått till förbättring av personalutrymmen och ergonomsikt anpassad kontorsutrustning. Vid årsskiftet 2014/2015 minskades antalet områden inom utföraravdelningen från sex till fyra. Förändringen förväntas ge bättre intern samverkan mellan enheter inom respektive område och ger en besparing då antalet områdeschefer minskats. 5.6.2 Resultatmål Resultatmål Beskrivning Utfall 2013 Utfall Kommentar Andelen medborgare som får svar på en enkel e-postfråga inom två arbetsdagar ska öka Samtliga nämnder Målnivå: Minst 78% Källa: KKIK 93 % 74 % E-post som kommer till förvaltningens centrala myndighetsbrevlådor besvaras omgående av registrator att de mottagits och överlämnats till handläggare för svar. Andelen medborgare som får ett direkt svar på en enkel fråga när hon/han tar kontakt med kommunen via telefon ska öka Samtliga nämnder Målnivå: Minst 60% Källa: KKIK 45 % 45 % Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en enkel fråga till kommunen ska öka Samtliga nämnder Målnivå: Minst 89% Källa: KKIK 92 % 94 % 26 58 59 ÅRSREDOVISNING VON 2014 2015-02-16 27 (27) Dnr VON/2015:10-041 Resultatmål Beskrivning Utfall 2013 Utfall Kommentar Kommunen har god information på Katrineholm.se Samtliga nämnder Målnivå: SKL:s informationsindex minst 79 % Källa: SKL:s webbinformationsundersökning. KKiK. 85 % 87 % Innehållet uppdateras regelbundet och systematiskt. Målet uppfyllt. Katrineholms kommun har engagerade medarbetare Samtliga nämnder Målnivå: Jämfört med andra kommuner ska resultatet ligga i den översta kvartilen Källa: Medarbetarenkät Personalens sammansättning ska i ökad grad spegla det omgivande samhället avseende kön och etnisk mångfald Samtliga nämnder Målnivå: Skillnaderna mellan personalens och befolkningens sammansättning ska minska Källa: Personalstatistik, medarbetarenkät. SCB Genomgång av medarbetarenkäten har skett i samtliga grupper och planering finns framåt för hur man ska arbeta vidare med resultatet. 11 % Vid rekrytering framgår att kommunen eftersträvar mångfald. Män och kvinnor med olika bakgrund och nationalitet har rekryterats. NMI avseende fysisk arbetsmiljö/ personalutrymmen skall öka från 45 % till 50 % på två år 58 % 58 % Medarbetarenkäten genomfördes december 2013. Vård- och omsorgsförvaltning en har nöjda medarbetare 69 % 69 % Medarbetarenkäten genomfördes december 2013. 27 59 60 BILAGA 1 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 1(5) Datum Dnr 2015-02-16 VON/2015:10-041 Bilaga 1 Årsredovisning 2014 Vård- och omsorgsförvaltningen Tillkommande tjänstemannauppdrag 2014 G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\Årsredovisning Bilaga 1 Tillkommande tjanstemannauppdrag 2014.docx VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Upplandsgatan 2 Org.nummer 212000-0340 641 80 KATRINEHOLM Telefon: 0150-578 14 www.katrineholm.se Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 60 61 BILAGA 1 Datum 2015-02-16 2 (5) Dnr VON/2015:10-041 Bilaga 1 Tillkommande tjänstemannauppdrag Kvalitetsutveckling utifrån ett salutogent hälsofrämjande förhållningssätt Kvalitetsutveckling är ett område som aldrig kan ses som färdigt utvecklat. Vårdoch omsorgsnämnden beslutade att 1 januari 2013 införa nytt kvalitetsledningsystem för vård- och omsorgsnämndens verksamheter. I organisation finns ett tydligare ansvar för kvalitetsuppföljning via utvecklingsgrupper och controllerforum. De hälsofrämjande aktiviteterna inom metoderna ICF, Sapere samt ESL bidrar i stöd till personer med funktionsnedsättning till en god folkhälsa inom målgruppen. Det salutogena förhållningssättet inom äldreomsorgen bidrar till god folkhälsa hos äldre. Inom äldreomsorgen har handläggning enligt ÄBIC (äldres behov i centrum) successivt införts under 2014. Samtliga medarbetare i utförarledet har fått utbildning i nationellt värdegrundsarbete. Verksamheten har arbetat med goda exempel och anordnat sociala aktiviteter. Kontaktpersonalskap har reviderats i hemtjänsten. Verksamheten arbetar utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt med brukarens individuella önskningar i fokus. Kvalitetsregister och uppföljningar, skapa en sammanhängande bild om vad och hur vi ska presentera resultat . Uppdraget är en del av internkontrollplanen. Vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämnden beslutade att 1 januari 2013 införa nytt kvalitetsledningsystem för vård- och omsorgsnämndens verksamheter. Vårdomsorgsförvaltningen har tagit fram riktlinjer som stöd för arbetet med kvalitetsledningsystemet och systemet är implementerat. I organisationen finns ett tydligare ansvar för kvalitetsuppföljning via utvecklingsgrupper och controllerforum. Via nytt verksamhetssystem kommer uppgföljningar att kunna utvecklas ytterligare. Controllergruppen har påbörjat ett aktivt utvecklingsarbete som fortsätter under 2015. 61 62 BILAGA 1 Datum 2015-02-16 3 (5) Dnr VON/2015:10-041 Katrineholms kommuns verksamheter är, och upplevs, tillgängliga. Uppdrag: Skall konkretiseras Vård- och omsorgsförvaltningen En ny tillgänglighetsinventering har gjorts inom vård- och omsorgs verksamheter och kommer att presenteras för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningen har tidigare inrättat direkt-telefonnumren handikappomsorgen direkt och äldreomsorgen direkt för ökad tillgänglighet. Tillgänglighet diskuteras på bland annat APT. Exempel är god telefon-tillgänglighet med dagliga telefontider, återkoppling när man blir kontaktad etc. Rörande den fysiska miljön diskuteras samarbete med andra förvaltningar i samband med nybyggnationer av t ex bostäder. Att inom alla ansvarsområden ta fram könsuppdelad statistik och göra jämställdhetsanalyser. Uppdrag: Infogas i jämställdhetsplanen, finns annat t ex ansökan särskilt boende Vård- och omsorgsförvaltningen Införande av nytt verksamhetssystem blev kraftigt försenat men är i drift sedan 1/12-2014. Detta kommer att öka möjligheterna att ta ut könsuppdelad statistik. Vissa nationella kvalitetsregister medger även att Vård- och omsorgsförvaltningen kan ta ut könsuppdelad statistik för analys. En ny jämställdhetsplan för 2013-2015 togs av Vård- och omsorgsnämnden i slutet av 2013. Vård och- omsorgsförvaltningen har genomfört en planeringsdag (dialogdag) för chefer och nyckelpersoner inom förvaltningen med fokus på genusfrågor. En handlings- och utbildningsplan för hållbar jämställdhetsintegrering inom vård- och omsorgsförvaltningen beslutades om under våren 2014 och tar bland annat upp jämställdhetsanlys utifrån könsuppdelad statistik. Utöver den könsuppdelade statistik som görs för personal, som sjukfrånvaro, redovisas också könsuppdelad statistik för ett flertal brukarinsatser. Könsuppdelad statistik tas fram på samtliga beslut på delegationslistan. Uppföljning av Senior Alert görs med könsuppdelad statistik. 62 63 BILAGA 1 Datum 2015-02-16 4 (5) Dnr VON/2015:10-041 Framtagande av riktlinjer för förvaltningens arbete med ny teknik som är brukarnära Vård- och omsorgsförvaltningen Område Ledning- och verksamhetsstöd har i uppdrag att ta fram strategi och riktlinjer för förvaltningens arbete med ny teknik som är brukarnära. Detta arbete sker i samarbete med FoU Sörmland och en arbetsgrupp finns. En först rapport av uppdraget skedde under våren 2013. Ett antal områden har identifierats för utveckling av ny teknik, det rör sig om kommunikationshjälpmedel, nattillsyn och e-tjänster. Förvaltningen har under 2014 prövat med nattkamera hemma hos totalt fem brukare med tillsynsbesök nattetid. Syftet är att kunna ersätta vissa tillsynsbesök med kamera och därmed slippa störa brukaren i dennes sömn samtidigt som det frigör resurser. En avrapportering till vård- och omsorgsnämnden genomfördes under hösten 2014. Framtagande och implementering av nya demensriktlinjer Vård- och omsorgsförvaltningen har utrett konsekvenserna av de av Socialstyrelsen beslutade ny demensföreskrifterna, vilkas start först flyttats fram till 1:a kvartalet 2015 och utvidgades till att gälla alla boende på Säbo. Socialstyrelsen har januari 2015 meddelat att införande av demensförskrifterna skjuts upp på obestämd tid. Förvaltningen har med början under våren 2014 infört två separata biståndsbeslut för särskilt boende, boende och omsorg som ett led i förberedelserna. I januari meddelade dock Socialstyrelsen att man dragit tillbaka förslaget då regeringen inte givit medgivande till införandet av föreskrifterna. Ingen ny tid för införandet anges, Sveriges Kommuner och Landsting har tidigare meddelat att man tror på ett införande tidigast i januari 2016 och då i omarbetad form. Beräkning av effekter och kostnader enligt förslaget som är tillbakadraget visade på kostnadsökningar för vård- och omsorgsförvaltningen på omkring 45 miljoner. Genomlysning av barns behov av skolgång och boende då barnet har en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Uppdraget sker i samverkan med Socialförvaltningen och Bildningsförvaltningen. Arbetsgruppen har inte levererat underlag förutom initiering av att vård- och omsorgsförvaltningen kommer att delta i den så kallade VITS-gruppen där stöd till barn med särskilda behov lyfts mellan huvudmän. KLF har fått uppdraget utt utreda samverkansformer mellan förvaltningarna som är involverade i samma ärenden för att skapa förutsättningar att nå fram till såväl pricipiella som individuella lösningar. 63 64 BILAGA 1 Datum 2015-02-16 5 (5) Dnr VON/2015:10-041 Under 2014 kommer ytterligare en aktivitetspark iordningsställas vid äldreboendet strandgården för att ge fler ökad möjlighet till fysisk aktivitet och goda levnadsvanor Genomfört. Parken invigdes 2014-06-10 av Vård- och omsorgsnämndens ordförande. Under 2014 planeras projekt om höjda tjänstgöringsgrader på Lövåsgården Projektet som gällde för 2014 pågår och kommer att fortsätta under 2015 då det finns projektmedel kvar. En projektrapport kommer att presenteras för nämnden i februari 2015. Projektet startades i skarpt läge 28/4. Värdighetsgarantier Uppföljning av värdighetsgarantierna görs i månadsrapporten. En utvärdering av trygghetsmodellen genomfördes under hösten 2014 och presenterades i nämnden i oktober. Vissa av värdighetsgarantierna utvärderades närmare i den rapporten. Varje månad följer medborgarfunktionen upp hur många beslut handläggarna fattat om mottagningstimmar och antal personer som beviljats trygghetsplats. Resultatet redovisas i månadsrapporten för medborgarfunktionen. Några brukare har varit flera gånger på trygghetsplats. 64 65 BILAGA 2 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 1(20) Datum Dnr 2015-02-16 VON/2015:10-041 Bilaga 2 Årsredovisning 2014 Vård- och omsorgsförvaltningen Uppföljning av övergripande mål/uppdrag, resultatmål 2014 G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\Årsredovisning Bilaga 2 Uppfoljning av overgripande mal uppd.docx VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Upplandsgatan 2 Org.nummer 641 80 KATRINEHOLM Telefon: 0150-578 14 www.katrineholm.se Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 65 212000-0340 66 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 2 (20) Dnr VON/2015:10-041 Uppföljning av resultatmål och åtaganden Genom utveckling av näringslivet, stärkt handel och besöksnäring samt goda möjligheter till vidareutbildning för vuxna skapas tillväxt och fler jobb. En attraktiv kommun, fortsatt bostadsbyggande, god miljö, levande stad, kransorter och landsbygd är också viktiga förutsättningar för ortsutveckling Ny samrådsorganisation och regelbundna medborgardialoger är verktyg för att utveckla verksamheterna inom vård- och omsorg. Utredningen framtidens boende för äldre i Katrineholms kommun har presenterats för Vård- och omsorgsnämnd samt Kommunstyrelsen. Planering inför utbyggnaden av fler gruppbostäder pågår, under hösten 2014 har nämnden fattat beslut om att föreslå kommunstyrelsen att besluta om start av byggandet av en sammanhållen gruppbostad. Nybyggnationen av Granheden, fler platser för korttidsvistelse inom LSS, pågår och startar i mitten av mars 2015. Miljöpolicyn är känd i verksamheten och miljöarbetet är ett ständigt pågående arbete, områdena inom utföraravdelningen arbetar med källsortering, miljöbilar används och utbildning om miljöpolicy sker vid behov på arbetsplatsträffar. Inköp görs enligt upphandling där miljövänliga alternativ väljs så långt det är möjligt. För att vara en attraktiv arbetsgivare försöker förvaltningen lyfta fram fördelarna med både Katrineholm som kommun samt diskutera vad som är viktigt för medarbetarna för att trivas på jobbet. Verksamhetföreträdare informerar kontinuerligt medborgarna om vilken hjälp och stöd kommunen kan erbjuda medborgarna. Samarbete sker med andra förvaltningar och föreningsliv för att medverka till utveckling av mindre orter. Resultatmål Utfall Målvärde Period Senaste kommentar Medborgarna ska ha goda möjligheter att delta i kommunens utveckling 43 46 2014 Medborgardialoger anordnas kontinuerligt inom vård- och omsorg. En samrådsorganisation samt synpunktshantering bidrar till medborgardialoger. Minskad klimatpåverkan utsläpp av klimatpåverkande gaser per invånare ska minska 4 966kg/inv 2014 Mäts ej på förvaltningsnivå. Förvaltningen använder sig av klimatvänliga fordon. Inom tätorten går eller cyklar personal i stor utsträckning. 66 67 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 3 (20) Dnr VON/2015:10-041 Ett rikt kultur- och fritidsliv, där särskilt barn och ungdomar prioriteras. Stark samverkan med föreningslivet Vård- och omsorgsförvaltningens kulturombud, anhörigstöd och frivilliga anordnar olika aktiviteter på vårdboenden. Samverkan sker med andra förvaltningar i kommunen, landstinget, kyrkan, intresseorganisationer och studieförbund för att erbjuda de boende på kommunens särskilda boenden och brukare inom hemtjänstens verksamhet olika aktiviteter som bidrar till ett rikt kultur- och fritidsliv. En upplevelsebaserad mätning vid nyttjande av aktivitetsparken vid Furuliden har genomförts i syfte att mäta hur brukare som nyttjar aktivitetsparken upplever sin hälsa efter att de tränat på aktivitetsparken. Inom funktionshinderområdet sker samverkan mellan förvaltningarna genom kulturplansgruppen för barn där det målet är att genomföra fem aktiviteter per år. Resultatmål Utfall Målvärde Samverkan med bildningsnämnden och vård- och omsorgsnämnden för att förverkliga målen i Kulturplanen för barn och unga. Period Senaste kommentar Helår 2014 Vård- och omsorgsförvaltningen Samverkan med bildningsförvaltningens och kultur och turistförvaltningens gemensamma kulturplansgruppen för barn, där det skall göras fem aktiviteter genomförs per år. De sociala trygghetssystemen ska utgå från individens behov och ge möjlighet till självbestämmande för ökad trygghet och livskvalitet I framtidsdokumenten Case 2020 och Case 2030 finns underlag för beräkning av det framtida behovet av vård- och omsorg. Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar aktivt med att kartlägga sina kompetensbehov och ta fram kompetensutvecklingsplaner för att säkerställa kvalitén i given vård och omsorg. Informationsmaterial kring valfrihetssystem inom hemtjänsten hålls uppdaterade via kommunens webbplats. Brukar- och medborgardialoger genomförs regelbundet på samtliga områden för att fånga in önskemål. På individnivå upprättas samordnad individuell plan vid önskemål och behov för att säkerställa stödet då flera vårdgivare är involverade. Det internationell klassificeringssystemet ICF används inom funktionshinderområdet och implementering inom äldreområdet har genomförts under 2014 via närbesläktade metoden Äldres behov i centrum (ÄBIC). Den avgiftsfria avlösningen i hemmet har utökats från 10 till 20 tim. Inom psykiatriområdet används metoder som ESL (Ett Självständigt Liv) som stöd för att fånga brukarens önskemål. 67 68 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 Resultatmål Personalkontinuiteten inom hemtjänsten ska öka 4 (20) Dnr VON/2015:10-041 Utfall Målvärde Period Senaste kommentar 13 12 2014 Antal olika personal som en hemtjänsttagare möter under en 14-dagarsperiod. Hemtjänsten i Katrineholms kommun redovisar för 2014, 13 personal (målet är 12 och medelvärdet för alla kommuner i KKiK är 15). 80% 2015 Av den nationella brukarundersökningen och Kompassen (2013) framgår att brukarna känner sig trygga hemma med hemtjänsten. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång under 2015. Andel brukare inom hemtjänst som är trygga i sin bostad Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sin hemtjänst ska öka 93% 95% 2014 Utfall: kvinnor, 93 % män, 93 % Handläggning enligt metoden ÄBIC (äldres behov i centrum) har succesivt implementeras under året. Arbete med kontinuitet och delaktighet har pågått under året. Väntetiden till särskilt boende inom äldreomsorgen ska minska 78dagar 56dagar 2014 Väntetiden till särskilt boende har ökat och vi uppfyller inte uppsatt mål. Medelvärdet för väntetid till särskilt boende är 78 dagar, män 78 dagar och kvinnor 77 dagar. Medianen är 64 dagar, män 66 dagar och kvinnor 64 dagar. 37 % har väntat längre än 90 dagar. 90% 2015 Att genomföra välkomstsamtal/ankomstsamtal vid inflyttning till särskilt boende kan bidra till trygghet för brukaren. Välfungerande team-träffar är en annan viktig del för att ge en god och trygg omsorg för individen. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång under 2015. 90% 2014 Utfall: kvinnor 79 %, män 98 %. Samverkan mellan hälso- och sjukvårdspersonal, omvårdnadspersonal och enhetschef är viktigt för att ge goda resultat. Resultat i Öppna jämförelser diskuteras på arbetsplatsträffar för att analysera förbättringsområden. Andel brukare inom särskilt boende som är trygga i sin bostad Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sitt särskilda boende ska öka 85% 68 69 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 Resultatmål Utfall 5 (20) Dnr VON/2015:10-041 Målvärde Period Senaste kommentar Andel brukare inom omsorgen till personer med funktionsnedsättning som är trygga i sitt boende 90% 2015 Arbetet med kontaktpersoner, genomförandeplaner, husmöten och brukarmöten har genomförts kontinuerligt under året. Utifrån den genomförda brukarenkäten (Kompassen) har förbättringsarbete pågått på enheterna i området. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång under 2015. Andel brukare inom omsorgen till personer med funktionsnedsättning som är ganska/mycket nöjda 90 2015 Handläggning enligt ICF för ökad delaktighet och uppföljning av beslutade insatser. Aktivt arbete med brukarinflytande och delaktighet. Undersökningen Kompassen genomförs nästa gång 2015. Andel brukare inom omsorg till personer med funktionsnedsättning som varit delaktiga i personlig planering avseende sin arbetssituation 80 % 2015 Undersökningen Kompassen genomförs under 2015. Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete för att främja jämställdhet, jämlikhet och integration ska kommunen verka för allas lika möjligheter och en god folkhälsa Vård och omsorgsnämnden har antagit Jämställdhetsplan för vård- och omsorgsförvaltningen åren 2013-2014 och Vård- och omsorgsförvaltningen har därefter antagit en handlingsplan för en hållbar jämställdhetsintegrering inom vård och omsorgsförvaltningen 2014-2015. Medborgarfunktionen tar fram könsuppdelad statistik månadsvis för samtliga beslut enl delegationslistan. Underlaget användas i arbetet som diskussionunderlag i det fortsatta jämställdhetsarbetet. Anhörigutbildningar och informationsträffar har delvis förlagts till kvällstid för att bättre tillmötesgå olika målgruppers behov. Samverkan sker med bildningsförvaltningen och kultur- och turismförvaltningen kring barnkulturplanen och utbudet av aktiviteter för barn med funktionsnedsättningar. Flera satsningar kring kost och måltider genomförs inom äldreomsorgen, sedan tidigare finns Saperemetoden "Rätten till din smak" inom omsorg till funktionsnedsatta. Genom stöd från medarbetare till enskilda individer kan en ökad tillgänglighet i samhällslivet ske. Riskbedömning görs i Senior Alert och uppföljning utifrån resultat angående undernäring har gjorts. 69 70 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 6 (20) Dnr VON/2015:10-041 Äldreomsorgens områden arbetar aktivt med samarbete med skola, SFI och arbetslinjen för att bidra till att människor kan komma ut i aktiv verksamhet. Resultatmål Utfall Målvärde Period Senaste kommentar Andelen barn och unga som mår bra ska öka 78% 65% 2014 Vid behov sker samarbete med bildningsförvaltningen (skolan) och socialförvaltningen. Anhörigstödet har varit ute på enheterna och informerat om sin verksamhet och möjlighet till stöd. Risken för undernäring ska minska för äldreomsorgens brukare i särskilt boende. 90 % av de som bor i särskilt boende oavsett driftsform ska ha erhållit en bedömning i Senior alert 90% 90% Helår 2014 493 st registrerade riskbedömningar (324 kvinnor och 169 män). Samtliga med resultatet att risk för undernäring konstaterats. 353 har planerad förebyggande åtgärd (205 kvinnor och 148 män). Andel brukare i äldreomsorgen vars nattfasta är kortare än 13 timmar ska öka (med hänsyn till den enskildes önskemål) 54% 60% Helår 2014 Utfall: kvinnor 53,5 %, män 56 %. Katrineholms kommun ska vara ett föredöme som attraktiv arbetsgivare. Genom att vara öppen, effektiv och leverera rätt service till medborgare och företag ska kommunen leva upp till kraven på god ekonomisk hushållning Information om vilka aktiviteter och tjänster som förvaltningen erbjuder granskas och uppdateras kontinuerligt på kommunens webbplats. Kommunen mäter regelbundet medborgarnas upplevelse av given service. Hela förvaltningens arbetar efter framtagen rutin för e-post och telefon samt utifrån kommunens synpunktshantering. En viktig del i en fungerande organisation är ett systematiskt kvalitetsledningssystem. Att utveckla samt implementera detta är ett pågående uppdrag. Förebyggande arbete för att bibehålla en bra arbetsmiljö är ett ständigt pågående arbete. Bra arbetsplatsträffar, delaktighet och möjligheter till utveckling är viktiga bitar. Arbetsmiljön lyfts på samtliga arbetsplatsträffar och i ledarlagen och ledningsgrupperna. Handledning ges internt/externt och stödsamtal pågår för många grupper och/eller individuellt vid behov. 70 71 BILAGA 2 7 (20) Datum 2015-02-16 Dnr VON/2015:10-041 Medarbetarenkät har genomförts under hösten 2013 och resultatet redovisades i början av 2014. Resultatet har lyfts via arbetsplatsträffar och varje område har tagit fram utvecklingsområden att arbeta vidare med. Resultatmål Utfall Målvärde Period Senaste kommentar Andelen medborgare som får svar på en enkel epostfråga inom två arbetsdagar ska öka 74% 78% 2014 E-post som kommer till förvaltningens centrala myndighetsbrevlådor besvaras omgående av registrator att de mottagits och överlämnats till handläggare för svar. Andelen medborgare som får ett direkt svar på en enkel fråga när hon/han tar kontakt med kommunen via telefon ska öka 45% 60% 2014 Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en enkel fråga till kommunen ska öka 94% 89% 2014 Kommunen har god information på Katrineholm.se 87% 79% 2014 Innehållet uppdateras regelbundet och systematiskt. Målet uppfyllt. Katrineholms kommun har engagerade medarbetare 2015 Genomgång av medarbetarenkäten har skett i samtliga grupper och planering finns framåt för hur man ska arbeta vidare med resultatet. Personalens sammansättning ska i ökad grad spegla det omgivande samhället avseende kön och etnisk mångfald 2015 Vid rekrytering framgår att kommunen eftersträvar mångfald. Män och kvinnor med olika bakgrund och nationalitet har rekryterats. NMI avseende fysisk arbetsmiljö/ personalutrymmen skall öka från 45 % till 50 % på två år 58% 50% 2014 Medarbetarenkäten genomfördes december 2013. Vård- och omsorgsförvaltningen har nöjda medarbetare 69% 75% 2014 Medarbetarenkäten genomfördes december 2013. 71 72 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 8 (20) Dnr VON/2015:10-041 Uppföljning produktionsmål Ortsutveckling Genom utveckling av näringslivet, stärkt handel och besöksnäring samt goda möjligheter till vidareutbildning för vuxna skapas tillväxt och fler jobb. En attraktiv kommun, fortsatt bostadsbyggande, god miljö, levande stad, kransorter och landsbygd är också viktiga förutsättningar för ortsutveckling. Aktiviteter Status Senaste kommentar Från kommunplanen: Särskilda boenden för äldre på mindre orter ska bibehållas och utvecklas. Produktionsmål: Arbetsgruppen framtidens äldreboende skall ha med produktionsmålet i underlaget Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen har deltagit i den av KS tillsatta arbetsgruppen om Boendestrategier för äldre i Katrineholms kommun. I uppdraget har bland annat ingått att beakta det totala behovet av platser och utveckling av samtliga befintliga särskilda boenden. Förvaltningen deltar också i samverkansaktiviteter på mindre orter beträffande den lokala utvecklingen av orten. Under året har representanter från område 4 deltagit i en arbetsgrupp tillsammans med Samhällsbyggnadsförvaltningen och Bygdegårdsföreningen för att se över möjligheterna att bygga upp en ny bygdegård i Björkvik. Verksamheten har samarbetat med Service- och teknikförvaltningen och satsat på att förbättra den yttre miljön runt Vallgården och Malmgården. Vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsförvaltningen har deltagit i deltagit i den av KS tillsatta arbetsgruppen om Boendestrategier för äldre i Katrineholms kommun. I uppdraget har bland annat ingått att beakta det totala behovet av platser och utveckling av samtliga befintliga särskilda boenden. Förvaltningen deltar också i samverkansaktiviteter på mindre orter beträffande den lokala utvecklingen av orten. Från kommunplanen: Delning av Tallhedens korttidsboende. Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Produktionsmål: Fortsatt planering för utbyggnad och delning av verksamheten 72 KS har givit KFAB i uppdrag att upphandla utbyggnad av Tallheden. Ursprunglig inflyttning till nytt boende var tidigare aviserat till hösten 2014. KFAB har meddelat flera förseningar och byggnationen beräknas nu vara klar i slutet av mars 2015. 73 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 9 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplanen: Måltider som serveras inom kommunens olika verksamheter ska vara goda, näringsriktiga och av hög kvalitet samt serveras i en tilltalande miljö med flexibilitet i tid och innehåll. Mäts via brukarenkät andelen nöjda brukare. Avslutad, enligt plan Samarbete sker med Service- och teknikförvaltningen och deras dietister. Bland annat har en ny måltidsordning genomförts på Lövåsgården och Strandgården. Ett matprojekt lanseras i augusti Mat är liv och lust, tillsammans med STF. Bland annat prövas vid tre avdelningar på Lövåsgården bufféfrukost och serveringspersonal följer med maten ut till matgäst. Projektet kommer att utvärderas inför eventuell spridning. Från kommunplanen: Ambitionen är att måltiderna ska vara klimatsmarta och producerade med högt ställda krav på etik och miljö. Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen Furuliden - ombyggnad för korttidsboende Ej påbörjad, beräknas bli klar med avvikelse Förvaltningen samarbetar med serviceoch teknikförvaltningen. Verksamheten har kostombudsmöten, dietisterna deltar på arbetsplatsträffar. Informations- och utbildningsinsatser genomförs kontinuerligt under året. Särskild satsning på klimatsmart mat för äldre genomförs i samarbete med STF. I dagsläget är det oklart vilka platsbehov som finns. En omedelbar ökning av antalet korttidsplatser behövs men på längre sikt behövs en utökning av antalet säboplatser, särskilt antalet personer med demenssjukdom fortsätter att öka. Den av KS 2014 antagna Boendestrategin för äldre är vägledande i arbetet om skapa nya Säboplatser. Det politiska uppdraget behöver förnyas utifrån nu rådande planeringssituation. Kultur och fritid Ett rikt kultur- och fritidsliv, där särskilt barn och ungdomar prioriteras. Stark samverkan med föreningslivet Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplanen: Samarbete ska vara ett nyckelord för kommunens kulturverksamhet (med föreningar, studieförbund, mellan kommunala förvaltningar, näringslivet, medborgare och regioner). Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsförvaltningens verksamheter erbjuder kulturaktiviteter anpassade för respektive brukargrupps behov och intressen. I Stratsys månadsuppföljning redovisas en del av aktiviteter som erbjuds. Särskilt kan lyftas fram: Musikfestival för mogna har genomförts på Igelkotten. Samverkan med Kultur- och turismförvaltningen samt Barn- och ungdomsförvaltningen kring barnkulturplanen. Samarbetet i Lokstalalrna fortskrider inom funktionshinderområdet för att fånga de personer som inte söker sig till andra aktiviteter. Förvaltningen har en väl utbyggd samverkan med frivilligorganisationer. 73 74 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 10 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Alla enheter inom vårdoch omsorgsförvaltningen ska erbjuda kulturaktiviteter. Avslutad, enligt plan Inom verksamheterna finns kulturombud som arbetar med olika kulturaktiviteter. Under våren 2014 genomfördes åter Musikfestival för mogna vid Igelkotten. Projektet "Musik ska byggas utav glädje" har pågått i verksamheten och sker i samverkan med Kultur- och Turismförvaltningen. Implementering och genomförande av värdighetsgarantin "Brukaren skall erbjudas en egen aktivitet per månad utanför boendet" pågår. I övrigt pågår olika aktiviteter inom områdena både på individ- och gruppnivå. Trubaduren har fortsatt att spelat och sjunga under hösten på vård- och omsorgsförvaltningens vård- och demensboendena enligt särskild spelplan. Fritidsassistenten har även under hösten varit delaktig i anordnandet av träffpunkt Björkvik och hemtjänstcafé tillsammans med kulturombuden. Anhörigstödet anordnar semesterdagar på Strandvik för anhöriga och där det finns möjlighet att ta med sin närstående. En enhet inom omsorgen till funktionsnedsatta har utarbetat en metod/modell för att praktiskt arbeta med Sapere och kulturplanen för barn och unga i Katrineholm. Arbetet med ICF, social dokumentation och handlingsplanen kan där fogas samman. Nöjda användare av aktivitetsparken Ej påbörjad, beräknas bli klar enligt plan Mätning av nöjda användare av aktivitetspark vid Furuliden har skett 2012 och 2013 och hösten 2014. Under våren invigdes ytterligare en aktivitetspark, belägen vid Strandgården. 74 75 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 11 (20) Dnr VON/2015:10-041 Omsorg och trygghet De sociala trygghetssystemen ska utgå från individens behov och ge möjlighet till självbestämmande för ökad trygghet och livskvalitet Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplanen: Som brukare ska man få styra mer av vårdens och omsorgens innehåll själv. Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsnämnden beslutade 2013-06-13 om en ny samrådsorganisation som tydliggör brukarinflytande från individnivå till övergripande politisk nivå. Inom utföraravdelningen arbetar man med olika tekniker för att säkerställa brukarinflytande så som genomförandeplaner. Även kontaktmannaskapet är en viktigt för att fånga upp brukarnas behov och säkerställa att de alltid har någon att vända sig till. Olika metoder och modeller används som stöd i arbetet som ICF (internationell klassifikation för funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa). Modellen är införd inom funktionshinderområdet och införs successivt inom hela utföraravdelningen. Utbildningar i den nya genomförandeplanen är en del av utbildningen i ICF och ÄBIC som kommer att ske under hösten 2014. En ny utredningsmall för behovsbedömning enligt ÄBIC (Äldres Behov i Centrum) har tagits fram och en ny genomförandeplan som matchar de nya behovsbedömningarna har tagits fram. Såväl utredningsmall som genomförandeplan börjar användas i samband med att nytt verksamhetssystem tas i bruk 141201. ESL (ett självständigt liv) är en metod som används inom funktionshinderområdet, främst socialpsykiatri. Planering för att kunna möta upp författningssamlingen SOSFS 2012:12 Ansvaret för personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden. Kartläggning och samordning för att kunna arbeta systematiskt med förbättringsarbete och kunna möta brukarnas behov. Utgångspunkt i arbetet är SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Produktionsmål från kommunplanen: Inom hemtjänsten ska brukaren själv kunna välja utförare av vård- och service. Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen Genomfört. Kommunen har infört LOV sedan 2011. Brukare inom hemtjänsten kan välja på flera privata utförare eller ha kommunen som utförare. 75 76 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 12 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplanen: Anhörigstödet ska utvecklas ytterligare Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen Produktionsmål från kommunplanen: Brukarinflytandet och brukarmedverkan stärks i äldre- och handikapp-omsorg. Pågår, beräknas bli klar enligt plan Andelen medverkande i personlig planering mäts i brukarenkät vart annat år. Resultatet från föregående enkät har arbetats med i respektive verksamheten.Statistik förs på antalet genomförda arbetsplaner på daglig verksamhet. Vård- och omsorgsnämnden beslutade under 2013 om en ny samrådsorganisation som tydliggör brukarinflytande från individnivå till övergripande politisk nivå.inom utföraravdelningen arbetar man med olika tekniker för att säkerställa brukarinflytande. Produktionsmål från kommunplanen: God och näringsriktig kost till barn och äldre. Avslutad, enligt plan Sker i samverkan med dietister på Service- och teknikförvaltningen. Flera verksamheter rapporter att man arbetar aktivt med kost och måltidssituationen. För funktionshindrade personer arbetar verksamheterna bland annat med den så kallade Saperemetoden - rätten till din smak. Dietisterna medverkar i utbildnings- och informationsinsatser och ger stöd till kostombuden i verksamheterna. Kökschefer har deltagit på några brukarråd. Dietisterna har haft informationsinsatser till brukare om näringslära och tips på recept. Under hösten kommer projektet "Mat är liv och lust i Katrineholm" starta upp på tre av Lövåsgårdens avdelningar innebärande frukostbuffé och måltidspersonal som följer med ut på boendet för att servera maten. Anhörigstödet har från 1 januari 2013 gått in i en ny organisation där målgrupperna anhöriga till äldre, funktionshindrade och till personer med psykisk ohälsa kan få stöd och avlastning. Samordning mellan anhörigstödet och personliga ombuden för psykisk ohälsa har också skett. Vårdoch omsorgsnämnden har beslutat om utökat antal avlastningstimmar från 10 till 20 för anhöriga. Flera anhöriga använder den webbaserade tjänsten Gapet för att få stöd. 76 77 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 13 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplanen: Fortsätta satsningarna med kompetensutveckling av personalen 2011 och framåt. Pågår, beräknas bli klar enligt plan Flera aktiviteter pågår kring kompetensutveckling. En strukturerad samverkan finns sedan flera år med Mälardalens Högskola kring sjuksköterskor. Fortbildning för förvaltningens olika personalgrupper sker enligt plan. De två nyinrättade utvecklingsforumen i ny organisation har ansvaret för kompetensutvecklingen inom förvaltningen. Kommunen blev 2013 blivit certifierad för vård- och omsorgscollege, vilket kommer att bidra till kompetensutveckling av medarbetare. Många medarbetare erhåller extern handledning. En doktorand från Mälardalens högskola knyts från hösten 2014 till förvaltningen. Produktionsmål från kommunplanen: Den dag man behöver flytta till ett äldreboende ska det finnas plats. Avslutad, enligt plan Katrineholms Trygghetsmodell infördes successivt under hösten 2013 och våren 2014 enligt beslut i Vård- och omsorgsnämnden. Vård- och omsorgsförvaltningen har tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen och KFAB deltagit i förstudie om framtidens boende för äldre. Nytt uppdrag från KS 2013-06-19 § 139 om utredning enligt förstudiens förslag. återrapport i KS maj 2014. Arbetet syftar till att säkerställa att behovet av platser i äldreomsorgen är täckt för framtiden. produktionsmål från kommunplan: Skapa ett lokalt Vård- och omsorgscollege samt samverka och bedriva utveckling kring detta. Vård och omsorgscollege finns.Certifiering under 2013 Avslutad, enligt plan Lokalt vård- och omsorgscollege för Katrineholm, Flen och Vingåker blev certifierat i maj 2013. Omcertifiering sker årligen Fortsatt arbete med uppsatta mål. Produktionsmål från kommunplanen: Vård- och omsorgsnämnden avser att alla vårdtagare inom särskilt boende och hemsjukvård skall erbjudas läkemedelsgenomgång var sjätte månad under förutsättning att primärvården ställer sig positiv till ett samarbete. Samverkan med Landstinget Pågår, beräknas bli klar enligt plan Samarbete med landstingets och vårdcentraler. Läkemedelsgenomgångar sker vid behov av sjuksköterskor i samarbete med Vårdcentralens läkare. Arbetet följs upp av medicinskt ansvarig sjuksköterska samt i närvårdssamverkan. 77 78 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 14 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplanen: Barn och vuxna med funktionsnedsättning ska få ett kvalificerat och individanpassat stöd. Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen Produktionsmål från kommunplanen: Satsningen på kompetensutveckling inom handikappomsorgen ska fullföljas. Avslutad, enligt plan Kompetensutveckling genomförs enligt utbildningsplan. Medarbetarna arbetar med att skatta sig i Kompetensportalen och i samband med medarbetarsamtal tas en individuell kompetensutvecklingsplan fram där behov föreligger. Särskilda utbildningsinsatser för personlig assistent planeras. Flera grupper har fått utbildning kring speciella funktionsnedsättningar. Handledning pågår i flera grupper. Särskild satsning på strategisk kompetensutveckling planeras hösten 2014. Anhörigstödet inom äldreoch handikappomsorgen är av god kvalitet. Andelen som är nöjda med anhörigstödet ska öka. Avslutad, enligt plan Anhörigstödet har utvidgat sitt ansvar till att omfatta flera anhöriggrupper. Anhörigstödet har arbetat fram en enkät i början av året för att kunna mäta nöjdhet med anhörigstödet. Enkäten delas ut till samtliga anhöriga som haft kontakt eller deltagit på någon aktivitet på anhörigcentralen, ex anhörigutbildning, samtal eller caféverksamhet. Utvärdering av anhörigstödet klart. Det totala medelvärdet för nöjdheten med anhörigstödet var 4,75 av 5, där 5 är mycket bra. För varje brukare skall upprättas en genomförandeplan för insatser. Planen ska utgå från den modell och struktur som arbetats fram på förvaltningen utifrån ICF (internationell klassificering av funktionshinder och hälsa). Flera aktiviteter har skett inom utföraravdelningen för att höja medarbetares kompetens att stödja barn och unga. Allt syftande till att ge kvalificerat och individanpassat stöd. Under våren har en uppföljning i ombudsutbildningen Vid behov och önskemål från brukare upprättas en samordnad individuell plan (SIP) mellan vårdgivare. 78 79 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 15 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Andelen anställda inom vård- och omsorg med spetskompetens ska öka. Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Vård- och omsorgsförvaltningen Andelen enheter inom äldreomsorgen som arbetar med hälsofrämjande förhållningssätt. Avslutad, enligt plan Andelen anställda inom vård- och omsorg med gymnasieutbildning eller högskoleutbildning ska öka. Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Fortsatt utveckla och behålla kompetens enligt ICF metoden inom vård- och omsorgsförvaltningen Avslutad, enligt plan Tidplan för planering av långsiktig kompetensutvecklingsplan har upprättats och förankrats vid utföraravdelningens utvecklingsforum och myndighets- och specialistavdelningens utvecklingsforum. Utvecklingsledare påbörjades under hösten 2014, arbetet med att ta fram en långsiktig kompetensutvecklingsplan med omfattningen 2016, 2017-2025 för respektive avdelning. Olika strategier för att säkra kompetensutveckling för högskoleutbildad personal, vilken främst genomförs utanför förvaltningen, prövas. Våren 2015 startade en ny högskoleutbildning för LSS-handläggare, som är framtagen av Socialstyrelsen på uppdrag av regeringen. Samtliga LSShandläggare har anmält intresse att delta i utbildningen. För icke högskoleutbildad personal används i stor utsträckning internutbildningar inom kommunen samt KY-utbildningar. Vård- och omsorgsförvaltningen Projektet att införa ICF (Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) i stödet till äldre pågår under hela 2014. Under våren har alla handläggare inom äldreområdet fått intern utbildning i arbetsmetoden ÄBIC (Äldres behov i centrum) som bygger på en struktur av ICF. Tillsammans med FoU Sörmland har ett nätverk startats upp för att stärka denna grupp även framåt. Utbildning för övriga professioner inom förvaltningen och genomförts under året. Ny utredningsmall utifrån ÄBIC (Äldres bebov i centrum) har under hösten tagits fram. Handläggare nom äldreområdet har också påbörjat arbetet med att testa dessa i skarpt läge. Utbildade processledare samt projektledare planerar fortsatt handledning av handläggargruppen i ett inledande skede. Enhetschefer, Vårdpersonal samt externa hemtjänstutförare har fått utbildning i ÄBIC/ICF samt ny genomförandeplan som är utformad utifrån ÄBIC/ICF. 79 80 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 16 (20) Dnr VON/2015:10-041 Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete för att främja jämställdhet, jämlikhet och integration ska kommunen verka för allas lika möjligheter och en god folkhälsa Aktiviteter Status Senaste kommentar Produktionsmål från kommunplan: Stärkt och utvecklat folkhälsoarbete i syfte att uppnå en jämlik hälsa i äldre- och handikappomsorgen. Projekt hälsofrämjande förhållningssätt inom äldreomsorg respektive handikappomsorg. Pågår, beräknas bli klar enligt plan Hälsofrämjande förhållningssätt finns med som strategisk satsning inom äldre- och handikappomsorg. Inom äldreomsorgen arbetas med ett salutogent förhållningssätt och inom funktionshinderområdet har man arbetet mycket med måltidsfrågor, bland annat via Sapereprojektet. Särskilt projekt för hälsofrämjande förhållningssätt inom funktionshinderomsorg. Flera enhetschefer har deltagit i utbildning kring den nationella värdegrunden i äldreomsorg och värdegrundsarbetet pågår i flera arbetsgrupper. Uppsökande verksamhet bedrivs genom att SoL-handläggarna och anhörigstödjare har erbjudit ensamstående och makar som fyllt 80 år under 2014 ett hembesök. Produktionsmål från kommunplan: Att inom alla ansvarsområden ta fram könsuppdelad statistik och göra jämställdhetsanalyser. Nytt verksamhetssystem införs under året med möjlighet att dra ut könsuppdelad statistik för insatser till brukare. Jämställdhetsanalys enligt jämställdhetsplan Avslutad, enligt plan Införande av nytt IT-system har kraftigt förskjutits från initiala införandeplanen hösten 2012 till att nu tas i bruk december 2014. Det nya systemet gör det möjligt att ta ut könsuppdelad statistik. Statistiken har fram tills nu fått tas fram manuellt. En ny jämställdhetsplan för 2013-2015 har upprättats och beslutats av vårdoch omsorgsnämnden och en dialogdag med tema jämställdhet har hållits med personal i centrala funktioner på VoF våren 2014. Sjukfrånvaro för personal redovisas varje månad med uppgifter fördelat på kön vissa beslut till brukare redovisas med könsuppdelad statistik. Handlingsplan för en hållbar jämställdhetsintegrering inom vård och omsorgsförvaltningen 2014-2015 framtagen. Utbildningsmaterial i två delar framarbetet som alla chefer kan använda sig av. Arbetat fram powerpoint presentation av SKL:s utställning "Följer du normen?" Könsuppdelad statistik tas fram manuellt månadsvis för samtliga beslut enligt delegationslistan. Det är ett för litet underlag för att kunna göra någon jämställdhetsanalys i år men kommer att finnas med som underlag i det fortsatta arbetet för att kunna göra en jämställdhetsanalys kommande år. 80 81 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 Aktiviteter Status 17 (20) Dnr VON/2015:10-041 Senaste kommentar Förvaltningen tar även fram könsuppdelad statistik för antalet dagar från ansökan till säbo till erbjudande om plats, avgiftsfri avlösning i hemmet, för anhörigstödets aktiviteter färdtjänst, riksfärdtjänst, bostadsanpassningar och för personligt ombuds verksamhet. Förvaltningen har analyserat om och varför den genomsnittliga utredningstiden för LSS-insatser skiljer sig mellan kvinnor och män. Produktionsmål från kommunplanen:Integration hanteras utifrån nämndens inriktningsplan Pågår, beräknas bli klar enligt plan Samverkan sker med bland andra kyrkan, landstinget, andra kommuner och studieförbund. Vård och omsorgsförvaltningen arbetar tillsammans med skolan/Viadidakt med bland annat SFI, arbetslinjen och praktikplatser. Chef och coacher för Ung kultur har deltagit på arbetsplatsträffar inom barn- och ungdomsverksamheterna i område 6. Projektet "Musik ska byggas utav glädje" har bedrivits i samverkan med kultur och turismförvaltningen. Kulturombud finns för att delta i kulturombudsorganisationen i samverkan med BIF och Kultur och turism. Inom barn och ungdomsverksamheterna bedrivs ett samarbete med bl a Friskis och Svettis och Friluftsfrämjandet. Enhetschef för BoU sitter med i AVB arbetsgrupp västra barn. Produktionsmål från kommunplanen: Alla nämnder har ansvar för att ett folkhälsoperspektiv införlivas inom respektive verksamhet. Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen Produktionsmål från kommunplanen: Alla kommunala verksamheter ska bidra till arbetet med jämställdhet. Pågår, beräknas bli klar enligt plan Folkhälsoperspektivet beaktas i utformande av stödet till Vård- och omsorgs målgrupper. 81 Införande av nytt IT-system har kraftigt förskjutits från initiala införandeplanen hösten 2012 till att tas i bruk under 1 december 2014. Det nya systemet gör det möjligt att ta ut könsuppdelad statistik. . En ny jämställdhetsplan för 2013-2015 har upprättats och beslutats av vård- och omsorgsnämnden och en dialogdag med tema jämställdhet har hållits med personal i centrala funktioner på VoF våren 2014. Sjukfrånvaro för personal redovisas varje månad med uppgifter fördelat på kön, vissa beslut till brukare redovisas med könsuppdelad statistik. Flera personal har fått utbildning i jämställdhet på dialogdag samt på arbetsplatsträffar. Uppföljning behöver ske för att arbetet ska hållas levande. Vof:s handlingsplan har tagits upp på 82 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 Aktiviteter Status 18 (20) Dnr VON/2015:10-041 Senaste kommentar flera APT inom förvaltningen. Samtliga chefer inom utföraravdelningen har fått utbildning i jämställdhet. Områdescheferna och deras ledarlag har besökt jämställdhetsutställning under hösten och diskussioner har förts inom grupperna. Utbildning för medarbetare planeras under 2015. Produktionsmål från kommunplanen: Alla nämnder har ansvar för att tillgänglighetsperspektivet införlivas inom respektive politikområde. Lokaler, utemiljöer, verksamheter och information ska bli tillgängligare. Förutom att ta ansvar för den egna verksamhetens tillgänglighet vill vi också påverka övriga samhälls-aktörer. Pågår, beräknas bli klar enligt plan Arbetet med att informationen ska vara tillgänglig pågår löpande. Informationsmaterial granskas och revideras vid omtryck. Informationen på webben uppdateras och revideras löpande. Språket ska alltid vara begripligt och särskild information är på lätt svenska. Utveckling av ytterligare information på lätt svenska sker kontinuerligt. Telefontillgänglighet arbetas aktivt med och förvaltningen har två telefonlinjer äldreomsorgen direkt och handikappomsorgen direkt där man alltid ska få direkt kontakt som medborgare. Miljöer anpassas ibland genom hjälpmedel som rehab kan ordinera eller rekommendera. Samverkan i samband med nybyggnation av fastigheter har diskuterats för att undvika onödiga kostnader för bostadsanpassning i efterhand. Hörslingornas funktion har setts över. Anhörigcentralens nya lokaler är mer fysiskt tillgängliga jämfört med tidigare. Anhörigstödet har tagit fram nytt informationsmaterial. Personliga ombud har uppdaterat sin informationsbroschyr .Tillgänglighetsinventering är genomförd/pågår i flera av utföraravdelningens områden och kommer att presenteras i VoN våren 2015. Flera kurser har genomförts för personal inom funktionhinderområdet. Metodutvecklare har tagit fram kommunikationskartor åt brukare och arbetar tillsammans med Resurscenters tillgänglighetsgrupp. På Hasselbacken arbetar gruppen med idéer och tillverkning av skyltar med text, teckenspråk, Pictogram och InPrintbilder för att underlätta för brukare med olika kommunikationssätt. Arbetsterapeut har deltagit på möte i samarbete med andra förvaltningar rörande tillgänglighetsfrågor vid nyproduktion. Anhörigstödet har förlagt vissa anhörigutbildningar, anhörigträffar och informationsmöten till kvällstid för 82 83 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 Aktiviteter Status 19 (20) Dnr VON/2015:10-041 Senaste kommentar ökad tillgänglighet, vilket också tillmötesgår nya målgruppers behov. Information om telefonnumren till handikappomsorgen direkt och äldreomsorgen direkt används vid generell information om hur man kommer i kontakt med olika företrädare inom vård- och omsorgsförvaltningen för bättre tillgänglighet för medborgarna. Vid det personliga mötet informerar handläggarna om sitt aktuella direkttelefonnummer. BABhandläggaren samverkar med samhällsbyggnadsförvaltningen i vissa ärenden. Produktionsmål från kommunplanen: Årlig utbildning i Saperemetoden ”Rätten till din smak” för nyanställd personal inom handikappomsorgen samt repetitionskurs 2013 och 2014 för att bibehålla nivån 100 procent. Avslutad, enligt plan Repetitionskurser sker samarbete med dietisterna på service- och teknikförvaltningen. Utbildningsinsatser har genomförts enligt planering. Ekonomi och organisation Katrineholms kommun ska vara ett föredöme som attraktiv arbetsgivare. Genom att vara öppen, effektiv och leverera rätt service till medborgare och företag ska kommunen leva upp till kraven på god ekonomisk hushållning Aktiviteter Status Senaste kommentar Katrineholms kommunkoncern har nöjda medarbetare. Samtliga nämnder och bolag Målnivå: NMI 70 Källa: Medarbetarenkät Resultat senaste mätning (2010): NMI 65 Avslutad, enligt plan Mätning via medarbetarenkät för kommunens verksamheter har genomförts december 2013 och redovisades våren 2014, kommunen totalt NMI 67, vård- och omsorgsförvaltningen NMI 69. Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån utfallet av tidigare medarbetarenkäten avsatt särskilda medel som kan avropas från verksamheten för satsningar på fysisk arbetsmiljö och flera åtgärder vidtagits för att förbättra denna. Genomgång av medarbetarenkäten har skett på APT på samtliga chefsnivåer. Produktionsmål från kommunplanen: Fortsätta avsätta medel till nämndsintern buffert. Avslutad, enligt plan Vård. och omsorgsnämnden har avsatt 2,6 mkr i buffert motsvarande ca 0,5% av nettobudget. Bufferten har förbrukats förbrukad vid årsslutet som en följd av ökade kostnader inom framförallt hemtjänst och externa placeringar. 83 84 BILAGA 2 Datum 2015-02-16 20 (20) Dnr VON/2015:10-041 Aktiviteter Status Senaste kommentar Höja NMI* för förvaltningen med fortsatta satsningar på den fysiska arbetsmiljön. Mäts i medarbetarenkät.Ska öka från 45 % till 50 % på två år Avslutad, enligt plan Vård- och omsorgsförvaltningen har avsatt särskilda medel som kan avropas från verksamheten för satsningar på fysisk arbetsmiljö. Flertalet områden har redan genomfört inventering av fysisk arbetsmiljö och vidtagit åtgärder. Ny medarbetarenkätundersökning har genomförts i december 2013 och visade ett förbättrat värde för arbetsmiljö. Fortsatt brist på vissa typer av lokaler som kontorsrum. Arbetsmiljö är en stående punkt på arbetsplatsträffar. Produktionsmål från kommunplanen: Verka för att förvaltningens medarbetare känner till vad kommunens arbetsgivarmärke står för. Avslutad, enligt plan Respektive chef ansvar för att egna medarbetare fått information om givits möjlighet att diskutera kommunens arbetsgivarmärke. "Läge för liv och lust" är känt hos personalen. Frågan behöver arbetas vidare med för en ökad tydlighet. 84 85 Dnr VON/2015:10-041 Handläggare: P Enarsson Verksamhetsberättelse för vård- och omsorgsförvaltningen år 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens verksamhetsberättelse. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat verksamhetsberättelse för år 2014 . Ärendets handlingar • Verksamhetsberättelse för vård- och omsorgsförvaltningen 2014 von150226kallelse.docx 85 86 VERKSAMHETSBERÄTTELSE VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 1 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Vår handläggare Per Enarsson, förvaltningschef Johanna Gustafsson, samordnande ekonom Verksamhetsberättelse 2014 Vård- och omsorgsförvaltningen VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 86 Org.nummer 212000-0340 87 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Innehållsförteckning Syftet med månadsrapporten ........................................................................ 3 Grunduppdrag och statistik .......................................................................... 4 Gemensamt ...................................................................................................... 4 Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) ................................................. 5 Utföraravdelningen ........................................................................................... 6 Nya påverkningsfaktorer ............................................................................... 8 Gemensamt ...................................................................................................... 8 MYS ................................................................................................................. 9 Utföraravdelningen ......................................................................................... 13 Sammanfattning av väsentliga händelser .................................................. 16 Gemensamt .................................................................................................... 16 Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) ............................................... 20 Utföraravdelningen ......................................................................................... 28 Prognos och åtgärder .................................................................................. 39 Gemensamt .................................................................................................... 39 Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) ............................................... 42 Utföraravdelningen ......................................................................................... 44 87 88 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 3 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Syftet med månadsrapporten Månadsrapportens syfte är att med några få variabler ge vård- och omsorgsnämnden en ögonblicksbild av hur det går med vårt uppdrag enligt reglementet samt hur brukare, personal och verksamhet mår. Grunduppdrag och statistik avser just detta, prognos och åtgärder hur vi klarar uppdragen ekonomiskt och vilka åtgärder som kan behöva vidtas eller har vidtagits. Nya påverkansfaktorer och väsentliga händelser syftar till att uppfylla lagen om kommunal redovisning där upplysning skall lämnas om: 1. sådana förhållanden som är viktiga vid bedömning av kommunens resultat eller ställning nu och eventuellt framöver så vi kan vara förberedda dvs påverkansfaktorer Exempel: Ny lagstiftning, annan huvudmans, eller förvaltnings förändrade uppdrag eller organisation, det kan också gälla vår kommun som helhet. Större förändringar som ökad eller minskad efterfrågan av våra tjänster eller tillgång på kompetent personal är andra exempel liksom effekter av brukares olika val av utförare. 2. sådana händelser som är av väsentlig betydelse för kommunen och som inträffat under rapportperioden eller efter dennas slut dvs väsentliga händelser Exempel: Händelser som inträffat inom verksamheten eller i samverkan med andra. Väsentliga händelser är också sådant som speglar vad som händer i vardagen övrigt för brukare, personal och verksamhet i stora drag. Status för aktiviteter syftar till att spegla den uppföljning ansvariga gör i vyn för uppföljning av planerade aktiviteter. Nämnden vill generellt veta att vi arbetar med våra åtaganden och uppdrag under året. 88 89 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 4 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Grunduppdrag och statistik Gemensamt Grunduppdrag och statistik 2 014 Personal vof Månad Sjukfrånvaro % av arbetad tid för månadsanställda Januari 8,14 % varav kvinnor 8,37 % och män 6,69 % Februari 8,40 % varav kvinnor 8,64 % och män 6,92 % Mars 8,39 % varav kvinnor 8,40 % och män 7,64 % April 7,52 % varav kvinnor 7,48 % och män 7,82 % Maj 6,70 % varav kvinnor 6,28 % och män 9,43 % Juni 5,83 % varav kvinnor 5,46 % och män 8,25 % Juli 4,0 % varav kvinnor 4,08 % och män 3,47 % Augusti 5,07 % varav kvinnor 4,87 % och män 6,36 % September 6,60 % varav kvinnor 6,37 % och män 8,02 % Oktober 6,89 % varav kvinnor 6,71 % och män 8,05 % November 8,32 % varav kvinnor 8,27 % och män 8,69 % December 8,79 % varav kvinnor 8,96 % och män 7,61 % Totalt 6,96 Sjukfrånvaro för förvaltningen totalt. Följer årscykeln med lägre sjukfrånvaro under sommarmånaderna. Då det är relativt få män anställda på förvaltningen påverkar enstaka långtidssjukskrivningar bland män det procentuella utfallet mera. 89 90 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 5 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) Grunduppdrag och statistik 2 014 Personal Månad Sjukfrånvaro % Beviljade timmar Hemtjänst Annan utförare Kommun Hemsjukvård Kommun Annan utförare Personlig assistent Kommun Annan utförare Januari 9,40 16 383 3 133 5 435 561 10 881 26 286 Februari 8,28 17 355 3 015 4 803 676 9 795 23 323 Mars 9,26 17 250 3 543 4 681 865 10 683 25 916 April 8,31 17 173 3 574 4 348 611 10 391 25 174 Maj 6,37 18 034 3 727 4 414 558 10 841 26 055 Juni 5,95 17 176 3 722 4 306 517 10 572 25 299 Juli 3,20 17 702 3 800 4 476 558 10 986 26 457 Augusti 6,24 18 220 3 847 4 448 505 11 035 26 201 September 8,20 17 635 3 770 4 296 516 10 690 25 261 Oktober 9,19 17 998 4 125 4 388 553 11 034 26 223 November 7,17 16 796 4 121 4 208 518 10 678 26 239 December 14,45 17 418 3 992 4 822 257 9 808 21 243 8,0 209 140 44 369 54 625 6 695 127 394 303 677 Totalt MYS Gemensamt Svårigheter att få ut korrekt statistik ur verksamhetssystemet, siffror för december är inte helt validerade, gäller framförallt personlig assistans. Avdelningschef för myndighetsavdelningen har varit sjukskriven 25 % under 2014. Organisationen i stort har varit utsatt för vissa påfrestningar med anledning av att det nya ärendehanteringssystemet Treserva implementerats under 2014. Lednings- och verksamhetsstöd Två långtidssjukskrivna personer har kommit tillbaka under hösten. HSV Har under 2014 haft flera långtidssjukskrivna sjuksköterskor på hel- och deltid, samt en långtidssjukskriven sjukgymnast. Medborgarfunktionen Generellt sätt har det varit låg sjukfrånvaro i medborgarfunktionen, endast enstaka sjukdagar 2014. En medarbetare har varit långtidssjukskriven men har successivt utökat arbetstiden från 25 % i januari för att vara åter i heltidsarbete på 100 % från juni månad. En person var helt sjukskriven efter planerad operation i maj men åter i heltidsarbete från midsommar. Flera medarbetare har varit korttidssjukskrivna under oktober månad på grund av infektionssjukdomar. Ingen långtidssjukskriven. Beträffande beviljade timmar under 2014 är den enda utläsbara trenden i tabellen att antalet hemtjänsttimmar hos privata utförare ökat under året. 90 91 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 6 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Utföraravdelningen Grunduppdrag och statistik 2 014 Personal Lediga platser Månad Sjukfrånvaro % Funktionshinderområdet inom gruppbostäder/servicebostäder Äldreomsorg, Särskilt boende Januari 10,14 4 13 Februari 10,29 5 9 Mars 10,01 4 16 April 9,73 4 15 Maj 8,04 4 12 Juni 6,71 4 9 Juli 5,83 3 8 Augusti 6,66 4 12 September 8,80 2 14 Oktober 8,86 2 15 November 6,83 2 10 December 8,74 2 9 Totalt 8,35 3,3 11,8 Utföraravdelningen Under året har antalet lediga platser inom både omsorg om funktionsnedsatta och äldreomsorg minskat. Då inrapporterade lediga platser ofta är bokade för brukare som ännu inte flyttat in har det under året inneburit att det minskade lediga platsantalet hösten 2014 stundtals inneburit kö för brukare. Särskilt märkbart har det varit då brukare inte kunnat gå vidare från korttidsboende till permanent boendeplats på säbo eller demensboende. Område 1 Under året har det varit ett flertal långtidssjukskrivningar som har följts upp enligt rehabkedjan. Korttidsfrånvaron som har varit hög, minskade något under senare delen av året. Enhetscheferna har kontaktat medarbetare första dagen vid sjukdom. Förstadagsintyg vid upprepad frånvaro har krävts samt kontakt med medarbetare med anledning av att utreda anledningar till frånvaro samt att försöka hitta en lösning till återgång i arbetet. Område 2 Sjukfrånvaron har varit hög på området under året men även hög korttidsfrånvaro som sjönk under semesterperioden. Enhetscheferna har aktivt arbetat med rehabiliteringsutredningar tillsammans med personalspecialister och Försäkringskassan. Område 4 Hittills i år har området haft en sjukfrånvaro på 7,43 %. Korttidsfrånvaron står för cirka 45 % och långtidsfrånvaron för cirka 55 % av områdets totala sjukskrivningar. Stabil beläggning av platser under året. Det har varit vissa lediga platser på landsbygden som vid behov har använts som korttidsplatser. 91 92 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Område 5 Arbete pågår kontinuerligt med sjukfrånvaron. Inga lediga platser finns för närvarande. 92 7 (45) Datum 93 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 8 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Nya påverkningsfaktorer Gemensamt För vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen har funnits/finns följande nya påverkningsfaktorer att ta hänsyn till: Nationellt Under 2014 har socialstyrelsen har gått ut med information om att man har för avsikt att låta de nya bemanningsföreskrifterna inom demensvården träda i kraft 31 mars 2015. Vidare meddelade socialstyrelsen att man gjort en ny beräkning där kommunernas merkostnader för ökad bemanning dragits bort då socialstyrelsen anser att kommunerna redan skulle ha genomfört dessa förändringar enligt socialtjänstlagens intentioner. Sveriges kommuner och Landsting SKL har i sin ekonomirapport angivit att det troligen inte blir beslut om utökad bemanning på demensboenden/motsvarande från mars 2015 som Socialstyrelsen aviserat. I stället tror SKL på ett införande tidigast januari 2016 och då med ett omarbetat förslag. SKL kommer under december att lämna remissvar till Socialstyrelsen om sin syn på demensföreskrifterna och dess införande. OBSERVERA! Under januari 2015 har Socialstyrelsen återkallat sin information om att föreskrifterna skall träda i kraft mars 2015, regeringen har inte lämnat Socialstyrelsen medgivande att införa föreskrifterna som myndigheten planerat. Det finns inget nytt datum satt för införande. Från1 januari 2015 införs ny patientlag, där patientens rätt till information och delaktighet i given vård stärks. Samtidigt förändras nuvarande Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) då flera delar går in i ny patientlag. Regeringens betänkande "Rätt information på rätt plats i rätt tid SOU 14S:23" behandlar ny sjukvårdsdatalag och en socialtjänstdatalag. Om dessa antas föreslås bland annat att sekretessen som idag råder mellan olika nämnder i en kommun som arbetar med socialtjänst upphävs och att nämnderna fritt får dela uppgifter mellan sig som om de varit en nämnd. Vidare föreslås att det ska råda omvänt rekvisit för medgivande till att dela uppgifter vid nedsatt beslutsförmåga hos brukaren - betydande att man utgår från att brukaren är gynnad av att uppgifter delas mellan huvudmän, om ej annat meddelats av brukare eller dennes företrädare. Betänkandet är nu ute på remiss. Riksdagen har beslutat att bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning införs som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen. Det nya diskrimineringsförbudet gäller från den 1 januari 2015 inom alla samhällsområden där diskrimineringslagens övriga regler gäller i dag, med undantag för tillhandahållande av bostäder. Regeringen har givit Socialstyrelsen i uppdrag att ta fram ett utbildningspaket om äldre personer som utsatts för våld och som finns inom inom vård -och omsorgs verksamheter. Utbildningen ska rikta sig till personal inom hemtjänst, särskilda boenden för äldre och andra aktörer som i sin verksamhet kommer i kontakt med äldre personer. Uppdraget ska redovisas till Socialdepartementet senast den 15 januari 2015. Vidare har SKL meddelat att de statliga satsningarna inom socialtjänstens område, bl.a. bättre liv för sjuka, upphör helt eller bedrivs i mycket reducerad form från 1 januari 2015. Anslagen från staten som fördelats via SKL till landets kommuner och landsting minskar från 600 mnkr/år till 42 mnkr för 2015 . Arbetet med att ställa om socialtjänsten till ett mera evidensbaserat arbetssätt kommer därför att ta längre tid. Lokalt 93 94 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 9 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 En ny vård- och omsorgsnämnd tillträdde vid årsskiftet 2014/2015. Förvaltningen har under december påbörjat planeringen för nämndens introduktion. Inriktningsplan för nämnden under kommande mandatperiod har tagits fram. Planen skall beslutas av nytillträdd nämnd januari 2015 och behöver följa ny kommunplan. Arbetet med att förbereda införandet av nytt verksamhetssystem Treserva har pågått under 2014 och gick i drift 1 december. Systemet levereras av dataföretaget CGI. Systemet kräver inkörningsperiod och flera avvikelser och handhavandefel har rapporterats under december månad. Förhandlingarna med tidigare dataleverantören CSC kring för kommunen uppkomna kostnader som följd av av att företaget inte kunde leverera system på utsatt tid har avslutats med en förlikning. Kommunen får av CSC kompensation för stor del av sina tidigare kostnader i samband med den avbrutna implementeringen av verksamhetssystemet. Konsekvensanalys till följd av uppsägningen av avtalet Verksamhets- och individanpassad arbetstid från fackförbundet Kommunal visar på mindre flexibilitet i personalens scheman och en betydande personalkostnadsökning i storlek 1-1,5mkr/år för vård- och omsorgsförvaltningen. Förvaltningen har under 2014 haft flera komplicerade brukarärenden där även Soc och BiF är parter. Det har blivit tydligt att den samverkansform som idag finns mellan olika nämnder kring barnärenden inte är tillräckligt. Då en modell för handläggning och stöd bara delvis etablerats planerar kommunen att ta in extern utredare för att visa på alternativa organisatoriska vägar att stödja brukare där flera förvaltningar är involverade. Under början av året har det varit problem med de nyinstallerade trygghetslarmen på Lövåsgården. Vård- och omsorgsförvaltningen fick ett föreläggande om vite från Arbetsmiljöverket om åtgärd - hindret är nu undanröjt. Förvaltningen har haft fortlöpande kontakt med larmleverantören och denne har nu bytt ut stor del av larmutrustningen. Vid slutbesiktning av trygghetslarm som har installerats på fyra boenden visade det sig att larmen på tre av boendena inte blev godkända, samtal pågår med leverantören om åtgärder. I januari gjordes en justering i tjänstemannastrukturen för närvårdssamverkan i länet. Länsdelsstyrgrupperna - där Katrineholm, Flen och Vingåker utgjort en sådan grupp upphörde. Den övergripande länsstyrgruppen för närvård samt de i länsdelarna lokala arbetsgrupperna för äldre, psykiatri, barn samt funktionsnedsättning finns kvar som tidigare. I samverkansstrukturen skapades i stället utskott till länsstyrgruppen där representanter för de lokal arbetsgrupperna nu ingår tillsammans med representanter från länsstyrgruppen. Utskotten har samma inriktning som de lokala arbetsgrupperna och förväntas ge en bättre fokusering på sakfrågor. MYS Gemensamt Flera nya föreskrifter från Socialstyrelsen har trätt i kraft under 2014 eller gör det vid årsskiftet. MYS har deltagit i Socialstyrelsens informationskonferenser om ny bemanningsföreskrift, dokumentation samt om hot och våld i nära relationer. Våren 2014 gav regeringen en särskild utredare i uppdrag att göra en översyn av lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, förkortad betalningsansvarslagen. Syftet med översynen är att åstadkomma en god vård där ledtiderna mellan slutenvård på sjukhus och vård och omsorg i det egna 94 95 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 10 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 hemmet, eller i särskilt boende, kan hållas så korta som möjligt. Onödig vistelse på sjukhus ska så långt som möjligt undvikas för utskrivningsklara patienter. Utredaren ska redovisa uppdraget senast den 27 februari 2015. Det är idag skillnader mellan somatisk vård (5 dagar) och psykiatrisk vård (30 dagar). Förändringar i betalningsansvarslagen förväntas. Ändringar har skett i Patientdatalagen som vid planering av vård, ger vårdgivare större möjlighet att ta del av journal rörande personer som är oförmögna att uttrycka sitt samtycke. Från 1 oktober 2014 ändrades patientdatalagen rörande personer med nedsatt beslutsförmåga. Det möjliggör registrering i olika kvalitetsregister samt inhämtande av information från annan vårdgivare i system för sammanhållen journalföring. Syftet är att förbättra vården, omhändertagandet och livskvaliteten för dessa personer. Brukarens inställning måste dock ha klarlagts så långt det är möjligt om att denne inte skulle motsätta sig uppgiftsbehandlingen Handläggare för socialpsykiatri tillsammans med Medborgarchef informerar om att de ser en ökande grupp brukare inom detta område, med en problematik som består av både svåra psykostillstånd, personlighetsstörningar, kriminalitet och missbruk. Inte så sällan handlar det om farliga personer och kompetensen inom kommunens verksamheter riskerar att inte räcka till. Därtill kommer problemet med bostäder då detta är en grupp som även riskerar hemlöshet. Samverkan med socialförvaltningen behöver utvecklas för att lättare kunna ge bostäder till personer som inte själva kan få eget hyreskontrakt. Ökad efterfrågan av korttidsplatser inom äldreomsorgen har gjort att områdeschef HSV i samverkan med områdeschefer för hemtjänst har fått i uppdrag att ta fram förslag på hur rehabfunktioner kan förstärka hemtjänsten. Ett pilotprojekt har pågått i hemtjänstområde Centrum. Under året har rekrytering av ny områdeschef till Lednings- och verksamhetsstöd skett. Vård- och omsorgsförvaltningen har lokalbrist då det gäller kontorsarbetsplatser. Olika alternativ har övervägts. Lokalplaneringen för den närmaste tiden framöver kommer inte att innefatta sjuksköterskeförflyttning till Drottninggatan. Detta i enlighet med FC:s beslut. HSV Från och med januari 2014 tas en avgift ut vid förskrivning av inkontinenshjälpmedel, 100 kr/förskrivning. Detta gäller personer inskrivna i hemsjukvården, undantagna är personer boende på SÄBO samt personer på LSS- boenden. Nytt arbetssätt bland arbetsterapeuter och sjukgymnaster är påbörjat, man jobbar ihop i par antingen mot särskilt boende eller hemtjänst. Flera nyanställda inom dessa personalgrupper har introducerats. SITHS-kort kommer att krävas för inloggning i kvalitetsregister från 1 januari 2015. Detta innebär behov för samtlig vårdpersonal att ha SITHS-kort för att kunna registrera i Senior Alert. Arbete har skett under året för att lösa detta och det kommer även att medföra ökade kostnader. Tyvärr har det blivit förseningar pga. svårigheter att teckna avtal mellan IT-avdelningen och Inera. Vård- och omsorgsförvaltningen riskerar därmed att inte få ut korten till 1 januari eftersom förvaltningen inte kunnat slutföra beställningen. Distansutbildningen från Mälardalens högskola för sjuksköterskor i grundutbildning som finns i Katrineholm kommer troligtvis att försvinna. Flera möten med Mälardalens högskola har skett för att diskutera frågan, bl.a. mellan ordförande VoN, 95 96 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 11 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 förvaltningschef och rektor. Högskolan anger att flera studenter inte fullföljt distansutbildningen och att man i Sörmland vill kraftsamla på sina Campus i Eskilstuna och Nyköping. Det är angeläget att utbildningen finns kvar/återskapas för framtida rekryteringar, både till kommun och landstinget. Svårigheter att rekrytera sjuksköterskor under framförallt sommarperioden påverkar verksamheten. Situationen löses delvis tack vare pensionerade sjuksköterskor men det är mycket skört. Läget ser dessutom allt svårare ut då bristen är stor i hela landet. Bemanningssjuksköterska har använts vid några tillfällen men inte heller dessa firmor kan alltid leverera personal. Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska har uppmärksammat risker för smittspridning av multiresistenta bakterier på SÄBO. Finns ett behov av investeringar i diskdesinfektorer på alla SÄBO samt av förnyade hygienutbildningar. Ny Enhetschef för rehab har under året rekryterats. I samband med att sjuksköterskorna påbörjat återskapningen av journaler till det nya verksamhetssystemet, Treserva, har det krävts förstärkning för att klara arbetet. Medborgarfunktionen Myndighet Regeringen beslutade 19 januari 2014 att ge Socialstyrelsen i uppdrag att kartlägga insatserna ledsagarservice, avlösarservice, korttidsvistelse samt bostad med särskild service LSS. Socialstyrelsen ska bl.a. inhämta information om insatsernas utformning (likheter och olikheter), kommuners riktlinjer för insatserna och riktlinjers avgränsningar i förhållande till rättspraxis. Uppdraget ska redovisas till regeringen den 15 januari 2015. Kommittédirektiv regeringen 2014-01-14 - En utredare ska lämna förslag till åtgärder som främjar äldres hälsa, trygghet och självbestämmande. Behovet av insatser kan komma att öka väsentligt, vilket förväntas medföra en samhällsekonomisk utmaning. Uppdraget redovisades den 15 december 2015. Den 1 januari 2015 föreslås Socialstyrelsens nya föreskrifter om dokumentation att träda i kraft. Av remissversionen framgår förtydligande av vad en personakt ska innehålla. Bestämmelserna i sig är inga nyheter inom myndighetsutövningen men det är ett förtydligande i föreskrift, inte som tidigare allmänna råd. För handläggare innebär föreskriften om och när den fastställs vissa utbildningsinsatser samt nya rutiner om dokumentation. Regeringen har sagt ja till en proposition som innebär att kontrollen av personer som ska utses till gode män eller förvaltare skärps. Regeringen aviserar i budgeten för 2015 att man vill påbörja arbetet med att göra barnkonventionen till svensk lag. Inspektionen för vård och omsorg, IVO, föreslår en ändring av kommunernas rapporteringsskyldighet. IVO har utrett kommunernas skyldighet att rapportera beslut inom socialtjänstlagen och LSS som inte verkställts inom tre månader. IVO föreslår efter sin utredning att lagen ändras så att rapporteringsskyldigheten till IVO tas bort till förmån för en mer riskbaserad tillsyn. Rapporteringsskyldigheten till revisorer och kommunfullmäktige ska finnas kvar. Den särskilda avgiften ska också finnas kvar, men med vissa förändringar. IVO föreslår bland annat att det införs schablonbelopp som är kopplade till de olika insatserna och att dessa sätts så högt att avgifterna får en avskräckande effekt. Diskussion har förts i handläggargrupp-äldre angående parboendegaranti i särskilt boende för äldre. Hur ska frågan hanteras om endast en av makar/sambor har behov? 96 97 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 12 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Handläggarna tror att det kommer bli en ökning av ansökningar om medboende där endast en har behov av bistånd. Det behöver klargöras hur hyresavtal, avgifter och platser ska hanteras. Medborgarfunktionen har initierat samverkan med verkställighet. Ökad efterfrågan på dubbletter sen sommaren då fem stycken efterfrågades. En handfull makepar har under hösten stått i kö till vårdboende och demensboende, där båda är beviljade SÄBO. I ett par fall har makar erbjudits var sin lägenhet på samma avdelning men tackat nej till sådan lösning. Förvaltningen erbjuder de som blir ensamma att flytta till enkelrum men de flesta vill bo kvar i sin dubblett. Förvaltningens regelverk för boende i dubblett behöver ses över. Förvaltningsrätten har inkommit med föreläggande avseende särskild avgift. IVO har ansökt om att VOF ska betala avgift för ej verkställt beslut avseende kontaktperson. Handläggare har informerat om en ökning av ärenden initierade av arbetsförmedlingen, främst personer med neuropsykiatriska diagnoser som har behov av daglig verksamhet. LSS-handläggare inom barn- och ungdom har haft en stor tillströmning av nya ärenden under 2014. Handläggare har också upplevt att familjer ansöker om personlig assistans efter att ha uppmanats av arbetsförmedlingen. En arbetslös förälder med funktionshindrade barn uppmanas söka personlig assistans och själv bli anställd. Frågan kommer att tas i samverkan med arbetsförmedlingen i övergripande samverkansgrupp. Brukare inom socialpsykiatrins särskilda boende har fått avslag på ansökan om socialt kontrakt, vilket försvårar rehabiliteringen och utslussningen efter rättspsykiatrisk öppenvård. Handläggare inom LSS har kontaktats av vårdnadshavare som informerar om diskussion med skolan om skolgång på Dammsdalskolan i Vingåker. Någon ansökan om bostad med särskild service enligt 9 § 8 LSS har dock inte inkommit och någon bekräftelse från bildningsförvaltningen har inte heller kommit. Ungdomens stora särskilda behov är sedan tidigare känt av vår verksamhet. Statistikuppgifter från habiliteringen i landstinget angående ökningen av genomförda utredningar inom neuropsykiatriområdet: under 2014 fram till dags datum har 36 utredningar genomförts varav 69% erhållit diagnos, samtliga 36 är yngre än 17 år. Siffrorna avser alla tre kommunerna i västra länsdelen. En ansökan om tillfällig vistelse har inkommit och det har uppmärksammats att det inte finns rutiner kring hanteringen av dessa ärenden. Vid genomförd aktgranskning uppmärksammas ett antal brister vilket medför att det fortsatta kvalitetsarbetet inom medborgarfunktionen måste rikta sig till att ta fram, fastställa och implementera nya riktlinjer och rutiner. Hösten 2014 startar en ny högskoleutbildning för LSS-handläggare som är framtagen av Socialstyrelsen på uppdrag av regeringen. LSS-handläggarna har diskuterat om de ska anmäla sig till utbildningen som ger 7,5 högskolepoäng våren 2015. LSS handläggare har fått inbjudan från FOU om nätverksträffar 2015. Träffarna är ett led i utvecklingen av en evidensbaserad praktik inom funktionshinderområdet. Betalningsansvar till landstinget för sammanlagt 59 dagar under 2014. I dagsläget är det ont om korttidsplatser då flera personer uppehåller en korttidsplats i avvaktan på ledig plats på särskilt boende. Ökat tryck på vårdplaneringsteamet, som jobbar med landstinget och utskrivningsklara patienter, År 2013 hade de i snitt 38 vpl/mån och jan- juli 2014 45 vpl/månad. Anhörigstöd Ny rapport från Socialstyrelsen "Stöd till personer som vårdar eller stödjer en närstående. Lägesbeskrivning 2013". Det har framkommit från anhöriga att anhöriga 97 98 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 13 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 har svårt att veta vilka målgrupper som innefattas i anhörigstödets målgrupp när vi i material och information använder "anhöriga till någon som är äldre, långvarigt sjuk eller som har ett funktionshinder". Bostadsanpassning, BAB Överenskommelse har gjorts med KFAB som önskat en förenklad ärendegång för mindre bostadsanpassningsåtgärder. BAB-handläggaren har ombetts av samhällsbyggnadsförvaltningen och en privat fastighetsägare att inkomma med synpunkter på nybyggnation, vilket har gjorts. BAB-handläggaren signalerar att personer som har varit sjuka länge eller som inte är etablerade på arbetsmarknaden och som har begränsad ekonomi har svårt att hitta lämpliga lägenheter att bo i. Det är dålig tillgång på bostadsmarknaden till lägenheter som sökande till BAB har råd att hyra, vilket gör att man ansöker om högre bidragsbelopp till bostadsanpassning av sin befintliga lägenhet. Utföraravdelningen Gemensamt Områdeschefen för område 5 (social- och neuropsykiatri) är tjänstledig från sitt uppdrag från den 10 november och sex månader framåt för annat uppdrag i kommunen. En områdeschef har under hösten sagt upp sig och avslutade sin anställning vid årsskiftet. Färre områdeschefer, möjlighet till ökad samverkan mellan liknande enheter och ett sparbeting medförde en förändrad ledningsorganisation inom utföraravdelningen med fyra områden istället för som tidigare sex områden. Den nya ledningsorganisationen är samverkad och träder i kraft 1 januari 2015. Förberedelser för införande av nytt verksamhetssystem har pågått under året och under hösten har utbildningar genomförts. Det var under våren stora problem med trygghetslarmen på Lövåsgården, vilket nu är åtgärdat. Skalskyddet har inte varit i funktion. Det finns fortfarande en hel del punkter kvar att åtgärda efter ny- och ombyggnationen av Lövåsgården trots upprepade påstötningar till KFAB. Bland annat är dörrar och garderobsdörrar tunga att öppna vilket har medfört belastningsskador hos personalen med sjukskrivningar som följd. Hel-/deltidsprojekt har införts på Lövåsgården i maj och kommer att fortgå även under 2015. Larmpatrull och nattpatrull har haft en hög arbetsbelastning och extra personalresurser har satts in. Larmmottagningen har flyttats till extern larmmottagare med start den 1 december 2014. Omprogrammering av larmen sker successivt och arbetet kommer att fortgå under början av 2015. Katrineholms Trygghetsmodell är nu införd med bra resultat. Det är dock fortsatt stor efterfrågan på korttidsplatser då fler brukare aviseras för behov av stöd. Landstingets minskade vårdplatser påverkar kommunen. Område 1 Under januari ökade beviljad tid med flera hundra timmar i hemtjänsten. Detta medförde svårigheter med rekrytering i början av året. I april sjönk antalet timmar något för att sedan öka i maj. Under oktober har beviljad tid minskat på Igelkotten och Pantern. Enhetscheferna har bemannat upp på båda ställena med månadsanställda vikarier. Det har gett en jämnare bemanning och ökat kontinuiteten hos brukarna samt minskat sjukskrivningarna något. Det har varit problem med TES-dosorna under året. Vissa av dosorna har bytts ut men det har ändå inte fungerat tillfredsställande vilket 98 99 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 14 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 har medfört mycket manuell återrapportering. Försäkringskassan har beslutat om förändrade regler för personlig assistans. Beräkningsperioder ska nu finnas med på underlaget till Försäkringskassan vilket medför ökade administrativa uppgifter. Område 2 Katrineholms Trygghetsmodell har kommit igång i praktiken. Handledning från paramedicinsk personal i hemtjänsten upplevs positivt. Handledningen leder i sin tur till effektivare teamträffar med bättre fokus på aktuella brukare, genomförandeplaner och riskbedömningar. Flera beslut om mottagningstimme i hemtjänsten har verkställts. Dessa har fallit väl ut de gånger då transporttiderna från sjukhusen har sammanfallit med planeringen. Antal timmar för avgiftsfri avlösning i hemmet har ökat. De nya ersättningsnivåerna i hemtjänsten påverkar uppdraget. Fokus på att hålla ekonomin i balans påverkar medarbetarnas upplevelse av stress. Det har varit stor efterfrågan på poolpersonal vilket lett till mycket avslag av beställningar för verksamheterna. Antal larm har ökat under året och larmpatrullen har haft svårt att hantera de ökade larmen trots utökning av gruppen under 2013. På grund av ökade väntetider hos brukarna utökades larmpatrullen ytterligare i mars månad. Problem med larmmottagningen uppstod akut då tekniken var gammal och medförde utökning av personal i receptionen så att inga larm skulle missas. Från december månad är larmmottagningen överflyttad till extern larmmottagare. Område 3 Nämnden beslutade i juni 2013 om ändrad inriktning på en av demensavdelningarna på Norrgläntan och i januari 2014 ändrades inriktningen på en av avdelningarna mot BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom). Under 2014 har verksamheten fått tillfällig kompensation för ökad personalbemanning dag och natt. Behovet finns att fortsätta bedriva verksamheten med denna inriktning på samma sätt men finansieringen för 2015 är inte klar. Strandgårdens vård- och demensboende är uppbyggt på tre våningar med 7 avdelningar (3 demensavdelningar och 4 vårdboendeavdelningar). I dag har enheten 3 nattpersonal som arbetar över 7 avdelningar. Områdeschefen rapporterar att det under året har varit svårt att klara bemanningen och extrapersonal har satts in för att tillgodose vårdbehovet. Ny måltidsordning har införts i område 3. Område 4 Nattpatrullen har sedan i somras haft en extrapatrull i tjänst varje natt för att kunna genomföra de beslutade insatserna och behovet ser ut att kvarstå. Tre äldreboenden har kollektivavtal med inbakat tillägg för obekväm arbetstid som gäller för nattpersonal. Avtalet tecknades under 2009 och ersättningen skulle ha räknats upp 2012 vilket inte har skett. Personalkontoret tar fram uppgifter på ersättning som kommer att betalas ut retroaktivt till berörd personal. Ny måltidsordning har införts på Furuliden och Pantern under året. Särskilda boenden på landsbygden har haft lediga platser som har använts som korttidsplatser under året. Området har under året haft flera nyinflyttade brukare på demensboenden med flera diagnoser som har inneburit att det har varit mycket oroligt på enheterna. Enhetscheferna har behövt förstärka med extra personalresurser och flyttat någon brukare till BPSD-enheten på Norrgläntan. I samband med att det nya larmsystemet installerades på Igelkotten hus 4 så har 99 100 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 15 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 nattpersonalen fått ändra sina arbetsrutiner på grund av att larmsystemet från hus 1-3 inte integrerar med det nya systemet. Område 5 Boendesituationen är ansträngd inom social- och neuropsykiatrin. Planering för hemtagning av brukare pågår. KFAB har lämnat ett kostnadsförslag på en mindre ombyggnation av lokal på Furuliden som ska användas som lägenhet för brukaren från Skogbrynet (socialpsykiatrin). Handlingsplanen för psykisk ohälsa är godkänd av förvaltningsledningen och inrapporterad till SKL och Socialstyrelsen för bedömning. Rekrytering av enhetschef till området är genomförd och den nya enhetschefen har tillträtt. Ett klagomål från anhörig om boendesituationen på Skogsbrynet beträffande mögel har inkommit och utredning pågår. Planeringen för att bygga nytt boende och byta ut Skogsbrynet har inletts och markfrågan är under utredning. Område 6 Under 2014 har området haft brukare som inte har kunnat få sina beslut tillgodosedda via ordinarie verksamhet. Området har gjort speciallösningar för att tillgodose besluten vilket har inneburit extraordinära kostnader. Området har haft högt tryck på boendeplatser under året. Verksamheten har haft platsbrist och har därmed inte kunnat tillgodose besluten på rätt plats och i rätt tid. Under våren 2015 kommer korttidsboendet Granheden att öppnas. Vidare har det under året förekommit mycket hot och våld på några enheter vilket har medfört extra personalbemanning. Under 2015 kan det bli aktuellt med en ny brukare som har behov av specialistutbildad personal som kan teckenspråk. Utbildningsinsatser i teckenspråk är både långa och kostsamma och området arbetar med alternativa lösningar. Under 2015 kommer sannolikt byggstart att ske av ny sammanhållen gruppbostad. Vård- och omsorgsnämnden har fattat ett inriktningsbeslut och ärendet ligger hos Kommunstyrelsen. 100 101 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 16 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Sammanfattning av väsentliga händelser Gemensamt Ökade behov av vård och omsorg: Som redovisas ytterligare under rubriken Prognos och åtgärder så visar vård- och omsorgsförvaltningen i december månads utfall - 3,8 mnkr för helåret 2014, vilket ska jämföras med oktober då det fanns ett prognostiserat underskott på -5,5 mnkr och augusti då underskottet prognostiserades till -9,9 mnkr. Stor del av underskottet, 2,4 mnkr, härrör från problem med hyreskostnader/intäkter på särskilda boenden efter att redovisningen för dessa förändrades inför 2014. Ökningen av behoven hos brukare följer den ökning som kan följas nationellt för äldre och funktionsnedsatta, här uppstår ett glapp mellan behov och befintliga resurser. Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en analys kring behovsökning samt arbetar aktivt med vägar att hantera situationen. Då det under oktober visade sig att lönekompensationen 2014 inte periodiserats på ett korrekt sätt från ekonomikontoret för VoF, samt att det tillfälligt införda anställnings- och övertidsstoppet börjat ge viss effekt, förbättrades prognosen under hösten. Vård- och omsorgsnämnden gav vid sitt decembersammanträde vård- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag till verksamhetsförändringar med anledning av negativ budgetavvikelse. Redovisning beslutades att ske till VoN i januari 2015. I samband med ny mandatperiod och att ny nämnd tillträder under januari har ny ordförande VoN beslutat om att endast en lägesbeskrivning av arbetet med att hantera budgetavvikelsen skall ges på nämndens januarisammanträde. Korttidsplatser: Sedan hösten 2013 har det varit ett ansträngt läge med stort behov av korttidsplatser inom äldreomsorgen. Förvaltningen redovisar för 2014 betalningsansvar för 59 dagar till landstinget, varav 40 tillkom under december som en effekt av platsbrist. Analys under 2014 visar att det a) dels tillkommit fler brukare med behov av främst demensboende, dessa brukare får ofta en korttidsplats i väntan på ledig demensplats, b) landstingets platsminskning till följd av personalbrist ger tidig utskrivningar från sjukhus, c) Katrineholms trygghetsmodell garanterar avlastningsplats då personen har hemtjänst och stöd i hemmet från anhöriga - här har efterfrågan ökat. Samtliga kommuner i länet, förutom Vingåker, rapporterar brist på korttidsplatser. Under året har Medborgardialog för äldreomsorgen genomförts. 75 personer kom till Safiren. Resultatet av medborgardialogen kommer att utgöra ett av underlagen till förvaltningens inriktningsplan för 2015-2018. I samband med medborgardialogen lanserades matsatsningen, Mat är liv och lust . Projektet har genomförts på tre avdelningar på Lövåsgården. Aktivitetsparken vid Strandgården invigdes våren 2014. Sinnenas trädgård invigdes i juni på Malmgården i Sköldinge. Värmeböljan: 10 mobila AC-aggregat fick köpas in och fördelas över kommunens äldreboenden. Nio (av tio) äldreboenden saknar kyla i sin ventilationsanläggning och kan behöva kompletteras med detta till kommande år. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har förhört sig om hur kommunen klarar värmeböljor för de äldre. Nytt femårigt avtal har i januari tecknats med CGI kring nytt dokumentationssystem. Samverkan landsting 1 Med anledning av ett barnärende under sommaren uppmärksammades oklarheter mellan vårdgivare beträffande då egenvård av barn är tillämpligt samt vilken instans inom landstinget som svarar för psykiatrisk behandling/bedömning av barn. En avvikelse har lämnats till landstinget då det fanns 101 102 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 17 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 oklarhet i landstingets sommarorganisation om vem som ansvarade för barnets vård. Samverkan landsting 2 Landstinget Sörmland har påbörjat ett utvecklingsarbete kring sjukvården på Kullbergska sjukhuset och vårdcentralerna i västra länsdelen "Närvård Sörmland". Katrineholms kommun deltar aktivt som part i vårdkedjan och ingår i projektets styrgrupp och olika arbetsgrupper. Ett försök med vårdplanering via bildskärm kommer att prövas i syfte att hålla ner resandet för brukare och handläggare Samverkan Mälardalens Högskola (MDH): Diskussion har förts/förs med MDH kring sjuksköterskeutbildningen som finns på distans i Katrineholm, landstinget har aviserat att man vill lägga ner distansutbildningen. Vård- och omsorgsförvaltningen och Mälardalens högskola, har under 2014 avtalat om kompetensöverföring till förvaltningen i form av kommundoktorand. Status för aktiviteter Genomförda aktiviteter för 2014 finns redovisade i Stratsys under respektive avdelning och har följt verksamhetsplan för 2014. Se under respektive avdelning. Värdighetsgarantier Aktiviteter Slutdatum Kommentar Välkomstsamtal 2014-12-31 Enligt värdighetsgarantin så garanteras att ett välkomstsamtal införs och i samband med beslutet om Katrineholms trygghetsmodell så beslutades att mottagningstimme skulle införas. Det finns risk för sammanblandning. Från 1 januari till och med 31 maj har handläggarna fattat beslut om 55 stycken mottagningstimmar. Inom utföraravdelningen har ett antal välkomstsamtal genomförts. Under juni månad har handläggarna fattat beslut om 21 stycken mottagningstimmar, juli 4 st, augusti 3 st, september 22 st och i oktober 26 stycken. Rehabilitering i hemmet 2014-12-31 Rehabs sjukgymnaster och arbetsterapeuter har handledning med hemtjänstpersonalen i sitt område 30 min varje vecka (utom de veckor som det är team-träff). Detta har fungerat mycket bra och är enligt uppgift uppskattat av både personal och enhetschefer. Gäller både interna och externa utförare. Arbetssättet ska följas upp ytterligare i samband med utvärderingen av trygghetsmodellen. Arbetsterapeut och Sjukgymnast jobbar i miniteam mot ordinärt boende där de som är i behov av hemrehabilitering ska få det, antingen direkt via sjukgymnast/arbetsterapeut eller via delegering till omvårdnadspersonal. Det går idag inte att rapportera antal insatser såsom beskrivet i värdighetsgarantin eftersom verksamhetssystemet inte möjliggör att dra ut dessa uppgifter, arbete med att förtydliga detta pågår. 102 103 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 18 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Aktiviteter Slutdatum Kommentar Kommunicering till brukare av ändrad tid eller försening i hemtjänst 2014-12-31 Inga förseningar över 30 minuter eller ändrad tid i augusti månad för område 1, för område 2 finns fyra kända inrapporterade förseningar. Kommunicering av ändrad tid har skett vid 41 tillfällen under perioden april november. Område 1 och område 2 har inga förseningar över 30 minuter eller ändringar av tider har inrapporterats i december. 2014-12-31 Från 1 januari till och med 30 november har det fattats sammanlagt 76 beslut om att bevilja trygghetsplats. Några brukare har varit flera gånger på trygghetsplats. Det går inte att få fram någon statistik för december månad ur Treserva. 2014-12-31 Utföraravdelningen arbetar aktivt med att erbjuda en aktivitet utanför boendet 1 ggr/månad. Enheterna har kommit lite olika långt och vissa brukare avböjer. På samtliga brukarråd ges information om värdighetsgarantin. Område 4 arbetar aktivt med att erbjuda en aktivitet utanför boendet 1 ggr/månad. Enheterna har kommit lite olika långt och vissa brukare avböjer. På samtliga brukarråd ges information om värdighetsgarantin. Almgården har genomfört 15 aktiviteter under november. För december har: Malmgården 5 brukare som har haft aktivitet utanför boendet. Vallgården 5 brukare som har haft aktivitet utanför boendet. Almgården 10 brukare som varit på Luciafirande i kyrkan. Pantern 10 brukare som har varit på Luciafirande i Tallås aulan. Igelkotten har en enhet där samtliga erbjudits en aktivitet utanför boendet. Exempelvis varit på stan, biblioteket, skogspromenad, lunch på restaurang. Trygghetsplatser Egen aktivitet i särskilt boende Framtid Omvärld Riksdagen har beslutat att bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning införs som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen. Det nya diskrimineringsförbudet gäller från den 1 januari 2015 inom alla samhällsområden där diskrimineringslagens övriga regler gäller i dag, med undantag för tillhandahållande av bostäder. Rapporten Katrineholm 2030 – Underlag för samhällsplanering på längre sikt identifierade trender som påverkar kommunens arbete inför år 2030. För vård- och omsorgsnämndens del lyfts det fram ett antal utmaningar på kort och lång sikt. 103 104 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 19 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 De äldre Katrineholmarna blir allt fler. Katrineholms kommun kommer att behöva bygga ut sin äldreomsorg de närmaste åren för att klara volymökningarna. Från år 2019 förväntas antalet personer, framför allt kvinnor över 85 år, börja öka kraftigt men redan under nästa år ser vi en ökning. Vid oförändrad välfärdsambition kommer vård- och omsorgsförvaltningen att behöva fördubbla sin budget till 2030. Ca 70 % av förvaltningens kostnader är personalkostnader vilket betyder att personalförsörjning och rekrytering kommer att vara en stor utmaning för att klara ökningen. Katrineholms kommun har ett större antal äldre och funktionshindrade män och kvinnor än riksgenomsnittet. Det beror dels på demografin med en äldre befolkning men även på att landstinget tidigare drev ett antal institutioner för personer med funktionsnedsättning i närområdet och att många av dessa män och kvinnor bor kvar inom kommunen. En ny målgrupp, framför allt män, med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, uppmärksammas mer och har i många fall rätt till omfattande stöd från kommunens olika sektorer som skola och omsorg. Det mellankommunala LSS-utjämningssystemet visar (med två års eftersläpning) att kommunens kostnader för insatser till funktionsnedsatta personer fortsätter att öka och utfallet för 2014 är 47 mkr och preliminärt utfall för 2015 är den 51,5 mkr. Systemet ersätter kommuner med hög nivå av LSS-insatser. Det är både större antal personer som får insatser och mera omfattande insatser i Katrineholm. Ersättningen får inte genomslag till Vårdoch omsorgsnämnden och det finns med rådande styrmodell ingen koppling mellan kommunens mottagna ersättning och utlagd budget på LSS-området. Färre ska försörja fler. Med en åldrande befolkning blir det relativt sett färre människor i arbetsför ålder som ska försörja fler. Detta ställer krav på kompetensförsörjning för att säkerställa att det kommer att finnas personella resurser. Efterfrågan av personal inom vård- och omsorgsområdet kommer att öka både nationellt och lokalt. Redan i dag finns vissa svårigheter kring att rekrytera nyckelgrupper, exempelvis sjuksköterskor och nationellt rapportera vårdgymnasierna vikande antal sökande. Teknisk utveckling. Samhällets individualisering, teknisk utveckling och ökad informationsmängd driver upp kraven och förväntningarna på kvalitet, valfrihet och tillgänglighet. Individen får större möjligheter, och krav på, att fatta egna beslut i vardagen. Detta innebär att kommunens roll som vägledare och rådgivare måste utvecklas, inte minst till de invånare som behöver stöd i de valmöjligheter som uppstår. Teknikutvecklingen ger nya möjligheter då människor blir mindre beroende av att fysiskt befinna sig på samma plats. Mer avancerad vård kan ges i hemmet som en följd av detta, vilket även är en ökad kostnad för kommunen. Den tekniska utvecklingen ställer även krav på verksamheten att utveckla och följa riktlinjer för den teknik som används och som kan tänkas användas i framtiden. Äldreomsorgens fortsatta utveckling En stor osäkerhetsfaktor i planeringsförutsättningarna har under 2014 varit hur regeringen kommer att hantera socialstyrelsens föreskrifter om organisering av särskilda boenden och stödet till personer med demenssjukdom. Socialstyrelsen har emellertid under januari 2015 meddelat att man kommer att dra tillbaka förslaget om bemanningsföreskrifter i äldreomsorgen då regeringen inte givit medgivande till införande av föreskrifterna. Ingen ny tid för införande anges. En konsekvensanalys som vård- och omsorgsnämnden låtit göra visar att ett införande som gäller samtliga 104 105 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 20 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 boende med demensdiagnos på särskilt boende skulle innebära kostnadsökningar för vård- och omsorgsförvaltningen på nära 45 miljoner kronor. Inom såväl äldreomsorg som omsorg om funktionsnedsatta produceras mer vård än budgeterat. Trenden att fler personer än tidigare får beslut om insats förväntas fortsätta under 2015 och ställningstagande om finansiering och ambitionsnivåer måste göras. Under 2015 kommer en projektplan för inrättande av ett nytt särskilt boende för äldre att tas fram i samarbete mellan Samhällsbyggnadsförvaltningen, KFAB och Vård- och omsorgsförvaltningen. Boendet behöver vara klart senast 2019. Vård och omsorgsförvaltningen har utrett behoven av en ytterligare gruppbostad då ett antal ungdomar beräknas flytta hemifrån under de närmaste åren. En inventering av hur många personer det handlar om är gjord och planeringsunderlag för ny gruppbostad är påbörjat. Under förutsättning att erforderliga beslut fattas kan start för byggandet ske under 2015, med driftstart under 2016. Vård- och omsorgsnämnden har i början av 2015 antagit ny inriktningsplan för mandatperioden. Inriktningsplanen kommer att stödja kommunplan för 2015-2018 inom vård- och omsorgsområdet. Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) Gemensamt Alla grupper har arbetat aktivt på arbetsplatsträffar med resultatet från Medarbetarundersökning 2013. Planen med digitalisering av hela larmkedjan inom särskilda boenden har som ett första steg inneburit en ny larmmottagning som driftsatts under hösten. Kvalitetsrådet Lex Sarah har fortsatt sitt utvecklingsarbete och kommer att presentera sammanställning över ärenden till VON i ny form. Det ska bli tydligare att aggregerat kunna utläsa typer av missförhållanden samt vidtagna åtgärder. Nytt uppföljningssystem är framtaget och detta ligger till grund för den nya rapporteringen. En dialogdag riktad till alla chefer genomfördes i oktober och var mycket uppskattad och innehöll dels info om regelsystemet, handläggning och ansvarsfördelning. Lednings- och verksamhetsstöd Under 2014 har Lednings och verksamhetsstöd arbetat med resultaten från medarbetarundersökning 2013 och haft gruppövningar utifrån frågeställningarna Vad är gott ledarskap-vad är gott medarbetarskap? Arbetsbelastningen har för flera grupper varit tillfälligt hög i och med införandeprocessen av Treserva. Resurser inom gruppen har omdisponerats för att möta ökade behov inom IT- och lokalfrågeområdena. Ny områdeschef har rekryterats och tillträdde din tjänst i början av januari. Rapport Boendestrategi för äldre i Katrineholms kommun är färdigställd och behandlad i KS. Genomförd och lyckad sommarkurs för elever i åk 8, med många sökande. Arbetet med Inriktningsplan 2015-2018 påbörjades i april och ett färdigt förslag ska behandlas av ny VON 2015. Konsulttjänst upphandlad för att genomföra upphandling av brandlarm rörande funktionshinderområdet samt Socialpsykiatrin. Upphandlingen är genomförd och tilldelningsbeslut fattat i december 2014. Vård- och omsorgsförvaltningen har via lednings- och verksamhetsstöd varit representerade vid Socialstyrelsens Forum för nationellt fackspråk och nationell 105 106 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 21 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 informationsstruktur samt i styrgrupp och programråd för Vård- och omsorgscollege. Lednings- och verksamhetsstöd har deltagit i FKS's (föreningen för kognitivt stöd) inspirationsdagar kring nya forskningsrön inom ämnesområdet. Två utredare har varit aktiva i Sörmlandsnätverket inom statistik och analys som anordnas av FoU Sörmland. Utredare vid lednings- och verksamhetsstöd har även deltagit i Socialstyrelsens arbete med utveckling av urval ur klassifikationen av socialtjänstens insatser (KSI) inom äldreomsorg och för personer med funktionshinder. En utredare har tillsammans med FoU planerat och startat upp ett nätverk för Äldres behov i centrum (ÄBIC) i Sörmland. Nytt arbetssätt är startat med förberedande möten om tolkning av frågeställningar, för att stärka EC och OC i arbetet med att besvara enkäter. HSV Planeringsdagar är genomförda under året för respektive arbetsgrupp med fokus på Verksamhetsmål 2014. Dialogmöte mellan arbetsterapeuter på Kullbergska och Rehabenheten genomförd där man bestämde sig för att ha en kontaktperson per huvudman för smidigare informationsutbyte. Arbetet med lönekriterier för arbetsterapeuter och sjukgymnaster är färdigt och materialet ska användas vid årets lönesamtal. Punktprevalensmätningar har genomförts avseende trycksår, fall och vårdrelaterade infektioner på samtliga SÄBO och har registrerats i Senior Alert och var en förutsättning för att vi ska erhålla prestationsbaserade medel för 2014. Vård- och omsorgsförvaltningen har lyckats uppnå flera av målen för "Bättre liv för sjuka äldre". Exempelvis uppnådde vi 90% riskbedömningar i Senior Alert på Särskilt boende efter ett intensivt arbete. Möten sker också för att öka antalet riskbedömningar och uppföljningar för hemtjänstens brukare. Kompetensutveckling har skett vid flera tillfällen inom många områden. Bland annat genomfördes en mycket uppskattad föreläsning om psykisk ohälsa hos äldre för medarbetare i både MYS och UFA. Samtliga kommunens sjuksköterskor har genomgått en 1-dagsutbildning i klinisk bedömning. Uppföljning och fortsättning kommer att diskuteras på Kvalitetsrådet. Fortsatt arbete rörande SIP (Samordnad Individuell Plan) och som ett led i detta har möten hållits med distriktssköterskor och Vårdcentralens chefer och samordningssjuksköterskor. Träningsredskapen på Lövåsgården har under året flyttats och ska under 2015 bytas ut till andra som är rätt anpassade för målgruppen. Arbete med att förbättra stödet för sjuksköterskor då de ansvarar för stöd- och ledning har pågått under året inklusive ett fortsatt arbete med revidering av stöd- och ledningspärmen. Sjuksköterskor på Säbo har börjat sitt kvalitetssäkringsarbete med att granska samt förnya sina befintliga rutiner. Ett forum för de sjuksköterskor som ansvarar för demensboende är uppstartat med demenssjuksköterska som stöd. Distriktssköterska, områdeschef och boendesamordnare har deltagit i analysdag för sammanhållen vård för de mest sjuka äldre i Sörmland och rapport har delgetts styrgruppen för närvård. 106 107 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 22 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Representanter för länets distriktssköterskor samlades en eftermiddag i mars för erfarenhetsutbyte av hur hemsjukvården fungerar efter skatteväxlingen. Olikheter framkom och ett fortsatt arbete för att bland annat tydliggöra roller behövs. Tryggvegruppen i länet ansvarar för detta. Efter uppgifter från akuten om oklarheter rörande rutin för trygghetsplatser har ett möte hållits med närvårdskoordinator, boendesamordnare samt områdeschef för HSV och områdeschef för Medborgarfunktionen. Det uppmärksammades bland annat att kommunens växel inte varit rätt informerad vilket nu är åtgärdat. Ett antal rutiner har tagits fram eller reviderats, bland annat rutinen för lyfthantering, för basutrustning av hjälpmedel på särskilda boenden och rutin för drivaggregat. Samråd har skett med ledning och verksamhetsstöd runt revidering av ergonomiplanen. Rehab kommer vara behjälplig i vissa delar rörande utbildning i lyftar. Rutiner för extravak nattetid har diskuterats och färdigställts utifrån en händelse med extern utförare. Kvalitetsrådet för sjuksköterskor har haft 6 möten under året. Representanter för olika sjuksköterskegrupper deltar, liksom områdeschef, MAS och enhetschef. Prioriterade förbättringsområden uppmärksammas och rutiner förtydligas vid behov. Både sjuksköterskor och rehab har tagit emot flertal studenter under året. OC, EC samt representanter ur ledarlagen har deltagit i dialogdag gällande kommunens jämställdhetsarbete. OC och EC för rehab har avslutat utbildning i personligt ledarskap och var mycket nöjda med denna. OC och EC ssk och rehab deltog i utbildning gällande Egenvård i Linköping 27 maj. Områdeschefen har även deltagit i Äldreomsorgsdagarna där temat var delaktighet. Ett uppföljande möte kring den tvärprofessionella utbildningen gällande trycksår har genomförts. Samtliga SÄBO har nu genomfört utbildningen. Positiva effekter framkom, exempelvis minskat behov av magmedicin när vårdpersonal börjat ge mellanmål-smoothies. Målsättningen är att alla hemtjänstgrupper ska ha genomgått utbildningen till årsskiftet. Nattsjuksköterskor har medverkat i omhändertagande av berörd personal i samband med otäckt överfall på brukare i ordinärt boende. Händelsen har lett till ett behov av översyn av krisledningsorganisation och hantering av psykosocial arbetsmiljö i akuta lägen. Avvikelse har skickats till landstinget efter att samarbetet runt ett barn med neuropsykiatrisk diagnos inte fungerat tillfredsställande i ett akut läge. Fördröjd hjälp ledde till onödigt lidande för brukaren. Två samverkansmöten har därefter genomförts för att förhindra upprepning. Arbetet med att tydliggöra begreppen runt inskrivning i hemsjukvården pågår i en länsövergripande grupp där områdeschefen deltar. Rutiner för hur samordnade individuella planer ska göras och samverkas diskuteras också. Rehabs roll och samverkan med vårdcentralerna har lyfts som ett utvecklingsområde. Arbete pågår i västra länsdelen med att ta fram ett beslutsstöd och utbildningsmaterial för sjuksköterskor i samband med bedömning av inläggning på sjukhus. En sjuksköterska är representant i arbetsgruppen. Målet är att undvika onödiga sjukhusvistelser. En utbildnings- och utvecklingssatsning planeras ske under våren 2015 rörande det informella ledarskapet. Inbjudan har gått ut till samtliga sjuksköterskor och rehabpersonal. Information har också skickats till utförarcheferna med önskemål om 107 108 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 23 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 dialog med enhetscheferna eftersom samarbete och kommunikation med dem är en viktig bit för att nå framgång. Möten har skett med enhetschef för korttids ihop med boendesamordnare och områdeschef för HSV rörande begreppen växelvård och trygghetsplatser utifrån synpunkter som framkommit i samband med utvärdering av trygghetsmodellen. Ett länsgemensamt möte med sjukgymnaster och arbetsterapeuter i hemsjukvård har skett under oktober i Eskilstuna. Begrepp, definitioner och gränsdragningar diskuterades. Rutinen för teamträffar i hemtjänsten har diskuterats mellan områdeschefer och enhetschefer för hemtjänst, rehab och sjuksköterskor och har lett till en reviderad/uppdaterad version. Medborgarfunktion Myndighet: Inom gruppbostäder finns i december fyra lediga platser, handläggare tror dock att platserna kommer att beläggas inom kort då en person har beslut som överlämnats till verkställighet och två utredningar om insats pågår. Särskolan har gett signaler om en grupp ungdomar som hamnat i kriminella kretsar med droger, näthot och mobbing och där flera kan komma att ha behov av insatser från VoF. Fler beslut än tidigare överklagas. Fortsatt arbete med ICF-handläggning inom äldreomsorgen. Handläggare har deltagit i seminarium om demens. Biståndshandläggarna har avslutat handledningen, inför 2015 planeras för ändrad inriktning av handledningen med mer juridisk inriktning. Inom socialpsykiatrin har handläggare aktualiserat ett ärende gällande utskrivning från Karsudden där personen beviljats case management, boendestöd, men har svårt att få en egen bostad. Nya rutiner har trädde i kraft vid årsskiftet som har implementeras i verksamheten, bland annat avgiftsfri avlösarservice, mottagningstimme och trygghetsplatser. Träff med intresseföreningar inom LSS-området har skett där 1:e handläggare har informerat om ett regeringsuppdrag rörande översyn av LSS-insatser samt om ny gruppbostad. Socialstyrelsen har bjudit in ett antal kommuner för att vara med i klassifikation av insatser inom socialtjänsten och där har 1:e handläggare och en biståndshandläggare deltagit för respektive område äldre och funktionshinder. 1:e handläggare och områdeschef medborgarfunktion har deltagit i webbföreläsning om kvalitetsledningssystem och en planeringsdag har genomförts för samtliga handläggare med temat kvalitet. Fortsatt implementering av ÄBIC i handläggargruppen under 2014. Handläggarna har under året påbörjat arbetet med att fatta två beslut avseende ärenden om särskilt boende för äldre för ökad rättssäkerhet. Under april har handledare för ÄBIC deltagit i en första träff med länets ÄBICnätverk. Chef för medborgarfunktion och 1:e handläggare har deltagit i webbutbildning om uppföljning av hemtjänst. Handläggare och OC har deltagit på invigningen av psykiatriska öppenvårdsmottagningen på Kullbergska sjukhuset. Riktlinjerna avseende anmälan om oro rörande barn och unga enligt 14 kap 1 § SoL och riktlinje för hur barnperspektivet har beaktats i arbetet rörande barn och ungdomar inom vård- och omsorgsförvaltningen har uppdaterats. 108 109 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 24 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 All personal i anhörigstödet och SoL- och LSS handläggarna har deltagit på föreläsningen "Mellan äldreomsorg och psykiatri". Under oktober månad har årets LSS-statistik för utjämningssystemet lämnats in. Totalt har 319 personer insatser enligt LSS. Uppföljningar har gjorts på alla enskilda verksamheter där förvaltningen har vuxenplaceringar. En handläggare har deltagit på Psykiatrins dag i samverkan med Sörmlands kommuner, landstinget och Mälardalens högskola I forskningens frontlinje. Landstinget har bjudit in till utbildningsdag om utvecklingsstörning, hälsa och åldrande. Två LSS handläggare deltog vid utbildningstillfället. Socialstyrelsen och Länsstyrelserna har bjudit in till konferens om Socialnämnders och vårdgivares ansvar i arbete mot våld i nära relationer. SoL-handläggare har deltagit på äldreomsorgsdagarna. Färdtjänst: handläggare och utredare har arbetat med en översyn av riktlinjerna. De nya riktlinjerna gäller från den 1 juli 2014. BAB-programmet (används av handläggare för bostadsanpassning) är uppgraderat och ger förbättrad dokumentation, ökade möjligheter till uppföljning och stödjer nytt arbetssätt bättre i enlighet med Boverkets rekommendationer. Stor tillströmning av nya ärenden för bostadsanpassning. Under juni, juli och augusti 2013 inkom 60 ärenden, samma period 2014 inkom 83 st. Flertal ärenden kräver mer arbete och är dyrare anpassningar såsom hissärenden och toaletter med tvätt- och torkfunktion. Anhörigstöd: Fortsatt spridning av det webbaserade anhörigstödet Gapet, ett tjugotal personer är anslutna. Nya kunskaper i demens och bemötande genom föreläsning av Ola Polmé där samtlig personal i anhörigstödet deltog. Anhörigstödet fortsätter att finnas på Hälsotorget på sjukhuset tisdagar kl. 10-12 som en del i att nå nya anhöriga tidigt. Anhörigcafé i Julita och uppstart av anhörigcafé på Lövåsgården under 2014. Anhörigutbildning är igång för söner och döttrar. Utbildning har genomförts av ett tiotal ny frivilliga till nätverken. Framtagning av enkät för att mäta nöjdhet med anhörigstödet och förslag till riktlinjer för anhörigstöd. Anhörigstödet har träffat alla kuratorer inom elevhälsan samt knutit flera kontakter till särskolan och habiliteringen. Uppstart av anhörigstödets egen facebooksida utifrån vår sociala mediastrategi. På trygghetsboendet har man startat planeringsmöten tillsammans med de boende och fortsätter med sociala aktiviteter och aktiviteter vid högtider. Flera komplexa situationer med föräldrar till barn med särskilda behov. Fortsatt stor efterfrågan på taktil massage. Ny anhörigkonsulent började på deltid i augusti. Antalet anhöriga inom funktionshinderområdet har ökat, fortsatt flest föräldrar till barn och unga med NPF ,en även några nya anhöriga inom psykiatriområdet. 2 personal har deltagit på en av FUB´s Intradagar. Startat upp grupp för demenssjuka mitt i livet och deras anhöriga. Föreläsningskväll med Attention/tillväxten med bra diskussioner efteråt med 22 besökare. Nationella anhörigvårdardagen, den 6 oktober, genomfördes i samverkan med Kullbergska sjukhuset och Stroke- och Demens-föreningen på Hälsotorget. 109 110 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 25 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Planering och start av demensgrupp för unga demenssjuka och deras anhöriga. En grupp med människor ”mitt i livet” med minnesproblematik har startat med träffar en gång i veckan. Personliga ombud (PO): Flera nya ärenden i Flen. Socialstyrelsen är klar med uppföljningen av verksamheten med personligt ombud ”Personligt ombud för personer med psykisk funktionsnedsättning”. Flera bra SIP:ar (samordnad vårdplanering) har genomförts, med bra planeringar som följd och där PO deltagit som stöd för klienten. Kultur och fritid: Träffpunkt Björkvik och hemtjänstcaféet startade i januari. Sommarcafé på Igelkotten på onsdagar under juli månad. Sommardag har anordnats av hemtjänsten på Perrongencafét. 77 personer deltog när "Dag för frivilliga" genomfördes. Kulturombuden har lyckats locka många brukare till hemtjänstcaféerna vilket minskar ensamheten. Projektpengar är utbetalda till alla som sökt medel ur särskilda anslag för aktivering av brukare inom äldreomsorgen Trubaduren har avslutat sin tjänst som musiker. En ny trubadur har rekryterats på 15% från mars månad, som kommer att spela på kommunens demens- och vårdboenden. Musikfestival för mogna genomfördes på Igelkotten under våren 2014. Trygghetsboendet: Sociala aktiviteter t.ex. alla hjärtans dag-frukost, gemensamma luncher, fredagsfrukost, frågesporter och sällskapsspel har genomförts. Nämndens ordförande Monica Johansson och områdeschefen för medborgarfunktionen har besökt trygghetsboendet för att ta del av önskemål och tankar kring verksamheten. Status för aktiviteter MYS Gemensamt Avdelningschef för MYS har tillsammans med med VON:s ordförande deltagit i årets sista ordförandemöte inom Handikappföreningarna i Katrineholm. På utökad ledningsgrupp i december 2014, presenterades resultaten från undersökningarna Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? 2014 och sammanställning av vård- och omsorgsförvaltningens interna resultat för Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). Fortsatt grupparbete med analys och diskussion av resultat samt hur förvaltningen arbetar vidare med resultaten genomfördes på gemensamt utvecklingsforum och ska tas vidare in i ett analysseminarium under 2015. Förvaltningen har erhållit statsbidrag för införandet av ÄBIC (Äldres Behov i Centrum). TES (tidsoptimeringssystem) har uppgraderats under december och under våren kommer ett system med mobiltelefoner för registrering att införas som väntas ge enklare och mer korrekt rapportering av utförd tid. Lednings- och verksamhetsstöd Nya riktlinjer för styrande dokument har tagits fram och översyn av förvaltningens dokument pågår. Revidering av dokumenthanteringsplan pågår. Utvecklingsarbete med förändrad detaljbudget påbörjat. Implementering av Treserva har fortskridit under året och utbildningar har genomförts för berörd personal. Under 2014 har systemet med nattkamera provats hos brukare med beslut om "tillsyn natt" och kommer att utvärderas under 2015. VoF medverkar i ett kommunövergripande arbete med att ta fram en Landsbygdsplan. 110 111 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 26 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Kartläggning rörande tillgänglighet inom förvaltningens verksamheter är genomförd och rapport är under utarbetande. Arkiveringsgruppen arbetar med att ta fram nya rutiner för olika sorters arkivering. HSV Rutin för mottagningstimme vid hemgång till servicehus har tagits fram i samråd med OC för utförare och myndighet. Möte har hållits rörande bokning av trygghetsplatser då brukare är på akuten. Under hösten har en utvärdering gjorts av Trygghetsmodellen genom enkäter till ett flertal personalgrupper samt intervjuer av berörda brukare. En rapport är färdigställd som visar på många positiva resultat men även vissa förbättringsområden. OC och EC har tagit fram förslag på uppdrag/pilotprojekt för att minska behovet av korttidsplats eller behovet av hemtjänst. Testområde blir Centrums hemtjänst. Medborgarfunktionen ICF/ÄBIC: Arbetet med att implementera arbetsmetoden ÄBIC (äldres behov i centrum) i handläggningen hos handläggarna som arbetar mot äldre har påbörjats. Utveckla anhörigstödet: Anhörigstödet har sett en stadig ökning det senaste året. Uppstart av anhörigcafé på Lövåsgården på Gustavsro. Många nya anhöriga till palliativa närstående på äldresidan. Planering och start av demensgrupp för unga demenssjuka och deras anhöriga. Uppstart för KFV-träffar (Katrineholm/Flen/Vingåker) för anhörigstödet med fokus på funktionshinderområdet. Omsorg , trygghet och kvalitet: 1:e handläggare har genomfört aktgranskning. Under första halvåret har totalt 105 beslut om särskilt boende inom äldreomsorgen tagits var av 7 avslagsbeslut. Samtliga avslagsbeslut och 11 bifallsbeslut har granskats. 37 beslut har fattats om boendestöd, av dessa avser 10 beslut helt nya ärenden, dessa har granskats. Överlag bra resultat men förbättringsområden finns. Alla SoL-handläggare som arbetar mot äldre, vårdplaneringsteamet och färdtjänsthandläggaren har genomfört webbutbildningen Demens ABC för handläggare. Utbildningen har nu följts upp tillsammans med demenssjuksköterskan. Inom medborgarfunktionen ska enligt riktlinje en akt/kollegiegranskning ske två gånger per år. Färdtjänst: Nämnden beslutat om ändrade riktlinjer från 1 juli, som ligger mer i linje med övriga kommuner i Sörmland. BAB: Handläggaren arbetar med handläggningsprocessen och att göra tidigare beslut enligt Boverkets rekommendationer. Kompetensutveckling: Avtal med ny handledare för personligt ombud. Samtliga SoL-handläggare ska delges den fortsatta planeringen för införande av två beslut - ett beslut för särskilt boende och ett beslut om beviljade insatser. Planeringsdag med tema kvalitet och kvalitetsledningssystem för alla handläggare i myndighetsgruppen. Arbetsmiljö: Genomgång av medarbetarenkäten på APT - förbättringsområden som vi enats om att arbeta vidare med har förts in i handlingsplan. Alla medarbetare i medborgarfunktionen har individuellt fått fylla i en blankett avseende den fysiska och psykiska arbetsmiljön i samband med medarbetarsamtalet. Könsuppdelad statistik tas fram månadsvis för samtliga beslut enligt delegationslistan samt antal dagar från ansökan säbo till erbjuden plats och för avgiftsfri avlösning i hemmet. Anhörigstödet och personligt ombud tar också fram könsuppdelad statistik. Sammanställning av statistiken planeras att användas som diskussionsunderlag och för 111 112 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 27 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 att kunna göra jämställdhetsanalyser. Den genomsnittliga utredningstiden för LSSinsatser har uppmärksammats skiljer sig mellan kvinnor och män. LSS-handläggarna har gjort en analys och resultatet anses vara att fler män än kvinnor ansöker om insatser men även att fler män söker akuta insatser. Kultur- och fritid: Ny trubadur anställd för att kunna erbjuda kulturaktiviteter, sång och musik på våra demens- och vårdboenden. Dag för frivilliga genomförd, 77 personer deltog. Onsdagscaféer tillsammans med anhörigstödet på Lustgården har gjort succé. Hälsofrämjande: SoL-handläggarna och anhörigskonsulent på anhörigstödet har planerat och genomfört uppsökande förebyggande hembesök till ensamstående och makar som fyller 80 år 2014 och som inte är beviljade några biståndsinsatser. Avtalet med FixarMalte är förlängt. Samverkan: Handläggare inom socialpsykiatrins område har varit på ett första nätverksmöte i Gnesta med länets handläggare inom området. BAB-handläggaren deltagit i utbildning anordnad av samhällsbyggnadsförvaltningen angående bl a tillgänglighet i utomhusmiljö samt deltagit i nätverksträff i Nyköping. LSShandläggarna har deltagit i länets LSS-nätverk i Flen. Områdeschefen för medborgarfunktionen har deltagit i nätverk för chefer inom anhörigstöd i Sverige. Sociala medier: Anhörigstödet har startat upp en egen hemsidapå Facebook utifrån kommunens sociala mediastrategi. Jämställdhet: Vof:s handlingsplan har tagits upp på APT för samtliga medarbetare i medborgarfunktionen. Fortsatt stående punkt på dagordningen på APT på myndighet och anhörigstödet/fritidsassistenten/personligt ombud. Trygghetsboendet: Fortsatt arbete med sociala aktiviteter. Polisen har varit och informerat, klädvisning och spa-dag är några aktiviteter som genomförts enligt önskemål. Personligt ombud: Har deltagit på en nationell konferens för Personligt ombud. Socialstyrelsen redogjorde för sin uppföljning av verksamheten med personligt ombud. Framtid MYS Gemensamt Utforma en plan för rekrytering av personal med anledning av "bemanningsföreskriften". Till detta arbete bör kopplas en förvaltningsövergripande kompetens- och personalförsörjningsplan. För tillfället osäkert om och när föreskriften införs men behovet av personal med rätt kompetens kommer att öka oavsett. Förvaltningen behöver arbeta vidare med att hitta samförståndslösningar mellan kommunens olika förvaltningar i gemensamma ärenden. Förbättra och förtydliga månadsrapporteringen i såväl struktur som innehåll. Utarbeta ett nytt fördelnings/ersättningssystem rörande personlig assistans-ersättning. Förbättra bevakning av ny lagstiftning samt former för att i god tid planera och genomföra implementering Förändrad budgetering för datorkostnader p g a upprepat underskott. Ta ett samlat grepp på boendefrågor, dels för gruppen socialpsykiatri, men även planerade boenden inom LSS samt äldreboenden i samverkan med Samhällsbyggnadsförvaltningen. 112 113 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 28 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Lednings- och verksamhetsstöd Arbeta med att förtydliga roller och uppdrag i utredargruppen. HSV Fortsatt arbete planeras för de förbättringsområden som framkom i utvärderingen av trygghetsmodellen. Det gäller bland annat den medicinska säkerheten vid korttidsvård, kommunikation och samverkan mellan biståndshandläggare, rehab och hemtjänst, schemaläggning för handledningstid samt möjlighet att ta mot brukare på planerad trygghetsplats även på helger. Fortsatt implementering av Treserva. Utbildning i det informella ledarskapet med betoning på kommunikation. Fortsatt arbete för att förbättra team-träffarna som idag fungerar olika bra i olika grupper. Ledarlagens roll och uppdrag behöver tydliggöras. Rekrytering av sjuksköterskor är en mycket viktig fråga för framtiden. Samverkan med landstinget rörande Närvård i Västra länsdelen. Medborgarfunktionen Fler komplexa ärenden inom LSS och socialpsykiatrin och även fler överklagningar. Vissa ungdomars stora särskilda behov är sedan tidigare kända men LSS-handläggare har fått statistikuppgifter från habiliteringen angående ökningen av genomförda utredningar inom NP-området, fler får diagnos och många är yngre än 17 år. Handläggarna ser en ökning av nya personer som vänder sig till vård- och omsorgsförvaltningen för information om insatser enligt LSS. Även inom SoL på äldresidan är fler ärenden komplexa och fler äldre har ett ökat behov av insatser. Det finns ett ökat behov av sociala kontrakt för personer inom socialpsykiatrins målgrupp. Det har blivit allt svårare att få hyra en bostad om man har en skuld eller har blivit vräkt från tidigare bostad. Flera personer har rätt till boendestöd men det är svårt att verkställa besluten om den enskilde inte har en egen bostad. Tillgången till sociala kontrakt är en ständig diskussion mellan handläggare inom socialpsykiatrin och handläggare på socialförvaltningen. Kommunen behöver samverka mer med och ge stöd till KFAB och privata hyresvärdar kring personer inom socialpsykiatrins målgrupp innan man blir vräkt från sin bostaden. Nationell översyn av kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård kan påverka förvaltningen. Fler makepar önskar parboende i en dubblett på våra särskilda boenden. Under 2014 har det varit kö hela året till dubbletterna. Bostadsanspassningshandläggaren signalerar om ökade kostnader för bostadsanpassning då det är allt svårare att hitta lägenheter med hiss och nyproduktion är mycket dyrare att hyra, vilket gör att personer från ekonomiskt svaga hushåll blir "fast" i dålig lägenhet alternativt tvingas hyra "minst dåliga" lägenhet. Utföraravdelningen Gemensamt Förvaltningsledningen och enhetschefer i hemtjänsten har avslutat SKL:s nationella projekt "Leda för resultat" under våren. En enhet inom hemtjänsten har startat upp arbete med att förbättra kontinuiteten utifrån projektet. 113 114 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 29 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Sensommaren blev varm vilket medförde att kylaggregat köptes in till kommunens äldreboenden. För hemtjänsten fick vissa insatser, så som städ, minskas i omfattning på grund av värmen. Vård- och omsorgsförvaltningen samarbetar med dietisterna på Service- och Teknikförvaltningen, STF. Arbetet med att minska nattfastan pågår och mätningar görs två gånger per år. På flera särskilda boenden har en ny måltidsordning införts bland annat i syfte att minska nattfastan. Dietisterna har gjort måltidsobservationer. På några avdelningar på Lövåsgården (Nyäng, Hagtorp och Karlslund) har projektet "Mat är liv och lust" genomförts för att inspirera vårdpersonal och kökspersonal. Det handlar om att måltiden ska vara en helhet med mat, presentation och servering. Möjlighet till bufféfrukost och att kunna välja på två rätter till lunchen. STF har också arbetat med klimatsmart ekomat. Matprojekten har redovisats för Vård- och omsorgsnämnden i september. Utföraravdelningen har haft flera anställningar via Arbetslinjen. Vård- och omsorgsnämnden har vid sitt sammanträde i juni delat ut årets kvalitetspris till följande person och områden; Lövåsgårdens korttidsboende för arbete med kvalitetsråd, Område 4 för utbildning och arbete med nationell värdegrund samt undersköterskan Gun Carlstedt på Yngaregården för hennes arbete med kvalitetsförbättrande åtgärder kopplat till brukare. Verksamheten har besvarat och åtgärdat inkomna synpunkter och arbetat med avvikelser under året, flera Lex Sarah-utredningar har inletts efter beslut från avdelningschef. Anmälan från Patientnämnden har utretts av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Statistiken har sammanställts och rapporteras till vård- och omsorgsnämnden. Larmpatrullen har haft en ansträngd arbetssituation under året med anledning av ökat antal larm och avvikelser har inkommit. En extra nattpatrull har krävts under andra halvåret 2014 för att klara uppdraget. Lövåsgården har saknat skalskydd (automatiska lås och larm vid dörrar och fönster) efter ombyggnationen vilket nu är åtgärdat av fastighetsägaren. Fortfarande återstår en del åtgärder, bland annat är dörrarna i lägenheterna tunga att öppna vilket har medfört belastningsskador hos personalen med sjukskrivningar som följd. Under våren var det stora problem med larmen, detta är nu åtgärdat efter många turer och mycket arbete. Vård- och omsorgsförvaltningen har fått uppdrag och finansiering till ett hel/deltidsprojekt. Under våren påbörjades hel-/deltidsprojektet på Lövåsgården med stöd av projektledare på deltid. Projektet har muntligt rapporterats till KS och projektet kommer att fortsätta på Lövåsgården under 2015. En utvärdering av samrådsorganisationen har gjorts under året, på flera enheter är det mycket väl fungerande medan det på några områden har fungerat mindre bra. Utbildningar har genomförts utifrån kompetensutvecklingsplanen. Prioriterade utbildningar har bland annat varit ergonomi, brandutbildning, värdegrundsutbildning, hot och våld, hygienutbildning samt utbildning avseende psykisk ohälsa. Flera personalgrupper har fått utbildning i klassifikationssystemet ICF och ÄBIC (äldres behov i centrum). Arbetet med Hälsofrämjande förhållningssätt, genomförandeplaner och ICF har fortskridit under året med regelbundna träffar för arbetsgrupper och styrgrupper. Under hösten har det varit utbildningar och förberedelser inför införandet av nytt verksamhetssystem; Treserva. Flera personalgrupper och chefer har haft handledning. Verksamheten har ett ekonomiskt underskott. Anställningsstopp- och övertidsstopp infördes i september och kommer att gälla året ut. Dispensansökningar inkommer till 114 115 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 30 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 avdelningschef för bedömning. Tillsättning av vikarier sker restriktivt. Område 1 Personlig assistans Personlig assistans hade högsta resultatet på NMI (nöjd medarbetarindex) inom vårdoch omsorgsförvaltningen. Personlig assistans har, för första gången, haft en informationsträff för brukare och anhöriga där 1:e handläggare deltog och informerade och svarade på frågor. Det blev en mycket positiv respons från denna träff som planeras att återkomma. Samtliga enheter har haft planeringsdagar. Kommunikation, mål och uppdrag, brukarenkät och medarbetarenkät var på dagordningen. Utbildningar har genomförts under året, bland annat ergonomi, hjärt- och lungräddning Under året har det varit planeringsdagar för enhetschefer där medarbetarenkät och brukarenkät har analyserats. Handlingsplan har upprättats där det har funnits förbättringsområden. Två enhetschefer för personlig assistans har genomgått utbildningen "Det personliga ledarskapet" samt ekonomi i personlig assistans. I personlig assistans har synpunkt inkommit från personal att cheferna inte är tillgängliga. När frågan ställdes på arbetsplatsträffar så ansåg majoriteten av medarbetarna att de oftast fick tag på någon chef eller administratör. Åtgärd blev att förtydliga att vid frånvaro finns alltid hänvisning till ersättare. Efter julen 2013 framkom det att en brukare skänkt en större summa pengar i form av presentkort till alla i personalgruppen. Kontakt med kommunjuristen togs och utifrån detta har ett skriftligt förtydligande om vad som gäller utfärdats. Gåvan återlämnades från samtliga medarbetare och löstes in i berörda affärer. Pengarna återlämnades till brukaren i vittnes närvaro. Hemtjänst Arbetsmiljöverket har utfört inspektioner på flera hemtjänstenheter. De åtgärder som hemtjänsten blev ålagda att göra efter Arbetsmiljöverkets inspektion är utförda och godkända. En av åtgärderna var att säkerställa att alla medarbetarna kände till rutiner vid tillbud/avvikelse. Hemtjänsten har bemannat upp med månadsanställda vikarier vilket har gett en jämnare bemanning, ökad kontinuitet hos brukare samt minskat sjukskrivningarna något. Det har varit många avvikelser i hemtjänsten under året, de flesta rör medicinavvikelser. Åtgärder som har satts in är bland annat flödesschema vid medicingivning samt samtal med berörd personal. Under sommaren har inte alla semestervikarier haft medicindelegering vilket har medfört ökad belastning för ordinarie personal att utföra uppgifterna. Det har pågått ett stort arbete med att få till struktur för användandet av reporterdosorna till planeringsverktyget TES. Hemtjänstgrupperna fick nya/begagnade reporterdosor. Dessa har bytts ut ett flertal gånger med samma dåliga resultat. Dosorna levererar felaktiga eller inga uppgifter då information förs över till planeringsverktyget TES. Detta har medfört frustration både hos chefer och medarbetare men även hos brukare. Område 2 Lövåsgårdens korttidsboende fick kvalitetspris för arbetet med kvalitetsråd. Ny måltidsordning infördes på Lövåsgården under året och uppföljning från dietisternas måltidsobservationer har gjorts. Samarbete med Anhörigcentralen pågår, de kommer till Lövåsgården och erbjuder anhörigstöd på plats. Kulturombuden tillsammans med hobbypersonalen har ordnat ett späckat program för gäster och boende. Hobbyn har fått tillgång till egen lokal där olika aktiviteter genomförts. Aktiviteter på Lövåsgården 115 116 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 31 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 har varit kräftskiva, bio, italiensk afton, äldrekulturveckan, höstmarknad, adventsfirande och mycket underhållning av skiftande slag. Synpunkter har inkommit på skyltningen vid Lövåsgården, detta är åtgärdat. En allvarlig avvikelse har inträffat på Lövåsgården, en medarbetare fick flera slag mot huvudet av en brukare och blev sjukskriven men är åter i arbete. Åtgärder för arbetsmiljön och säkerheten har vidtagits. Larmpatrullen har haft en ansträngd arbetssituation under året på grund av ökade larm. Flera avvikelser rörande lång väntetid för brukare har lett till att bemanningen utökats med 0,75 årsarbetare. En personal har varit frikopplad i två veckor för att skriva in alla brukare med larm i det nya larmsystemet. En brukare har blivit uppringd av en person som sagt att hen kommer från Attendo och ska omprogrammera larmet. Brukaren polisanmälde händelsen, och en notis/varning gick ut på Communis. Enhetschefer och planerare i hemtjänsten har deltagit i en konferens angående TES för erfarenhetsutbyte och ökad förståelse för hur TES används i andra kommuner. Flera hemtjänstgrupper har blivit bestulna på cyklar under året, polisanmälan är gjord och nya cyklar inhandlade. Område 3 Under året har områdeschefen valt att timanställa en vikarierande enhetschef under perioder främst för att täcka upp på Strandgården. Enhetscheferna har haft en hög arbetsbelastning med stora enheter och stora personalspann. En enhetschef har varit tjänstledig del av året för studier. En ny måltidsordning har införts inom hela området och verksamheten har haft ett bra samarbete med dietisterna som också har deltagit i informationsmöten riktade till boende och personal. Alla enheter lagar nu frukost själva och lunch serveras tidigast 12.30 och kvällsmålet serveras 17.30. Nattfastan har minskat genom mer utspridda tider. Samtliga medarbetare på Norrgläntan och personal från demensenheterna på Lövåsgården och Strandgården deltog i början på året vid en föreläsning om demens. Föreläsningen fokuserade på hur man arbetar tillsammans med personer med demenssjukdom. Demenssjuksköterskan blev under början av året certifierad utbildare och har haft fyra utbildningar för BPSD- (beteendemässiga och psykiska symtom vid demensjukdom) administratörer. Sammanlagt har kring 50 vårdpersonal inklusive enhetschefer, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster utbildats under året. Demenssjuksköterskan har även haft Demens ABC utbildningar för personalen samt haft handledning för omvårdnadspersonal och sjuksköterskor. Hon har även haft handledning för sjuksköterskegruppen. I Socialstyrelsens brukarundersökning "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen" svarade 40-60 % av de boende i område 3. De fem frågor där andelen positiva svar för området var högst var * Får bra bemötande av personalen 94 % * Tycker att det är trivsamt utomhus runt boendet 88 % * Känner sig trygg på äldreboendet 83 % * Känner förtroende för personalen 82 % * Har lätt att få kontakt med personalen på äldreboendet vid behov 82 % De frågor där andelen positiva svar för området är lägst var * Är nöjd med de aktiviteter som erbjuds på äldreboendet 52 % * Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar 51 % 116 117 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 32 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 * Har lätt att få träffa läkare vid behov 51 % * Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål 47 % * Besväras inte av ensamhet 28 % Området kommer att i början på 2015 arbeta med att analysera och förbättra dessa resultat. Arbetsmiljöverket gjorde i början av året ett uppföljningsbesök med anledning av de åtgärder som verksamheten var ålagd att genomföra efter Arbetsmiljöverkets besök under november 2012, ärendet är nu avslutat. Område 4 Vid den senaste undersökningen vad äldre tycker om äldreomsorgen så har området ett resultat för helheten där 89 % sammantaget är nöjda med sitt äldreboende. Malmgården och Igelkotten har resultatet 100 % sammantaget nöjda med sitt äldreboende. För hela område 4 så svarar 100 % att de får ett bra bemötande från personalen. För hela område 4 så svarar 99 % att de känner sig trygga på sitt äldreboende. Under året har det varit 20-års firande av Malmgårdens vårdboende och 50-års firande av Almgårdens vård- och demensboende vilket var mycket uppskattat! Pantern har fått balkonger till sina demensboenden. Det har varit stora problem med de externa trygghetslarmen under året. Larmen läggs successivt ut på extern larmmottagare med start den 1 december. Det har också varit flera avvikelser på internlarmet på Igelkotten. Det är nu åtgärdat och fungerar som det ska. Generellt för hela område 4 så är arbetsbelastningen hög. Det har varit mycket arbete med schemaförändringar/bemanningsfrågor ute på enheterna i samband med övertidsstopp och anställningsstopp. Områdeschefen rapporterar att det har varit mycket oro i vissa personalgrupper. Vallgården, Malmgården, Yngaregården och Almgården har genomfört utrymningsövningar tillsammans med Räddningstjänsten. Furuliden har startat upp en Facebooksida för att hålla anhöriga och andra intresserade informerade om vad som händer på Furuliden. En svår händelse under sommaren kring en brukare berörde natt/nattpatrull på Igelkotten som blev inblandade. Involverade medarbetare har fått krisstöd och samtalsstöd. Bemanningen stärktes upp av arbetsmiljöskäl. Det har inträffat flera avvikelser för dag-gästerna på Lustgården. Samres har kört en brukare till fel dagverksamhet vid några tillfällen, några brukare har fått betala kontant till färdtjänsten vilket de inte ska behöva göra. Samtliga avvikelser är inrapporterade till Samres. Utveckling av trädgårdarna runt Malmgården, Vallgården och Furuliden är genomförd i samarbete med trädgårdsansvarig på STF, brukare och personal. Musikfestival för mogna genomfördes i maj med ett stort antal besökande, uppskattningsvis ca 2 000. Många brukare från äldreomsorgen besökte festivalen. Ett nytt hönshus är uppbyggt på Malmgården. Område 5 Ett klagomål har inkommit från anhörig om boendesituationen på Skogsbrynet. Den anhörige uppger bland annat att det är mögel i lägenheten. Tid med KFAB är inbokad för besiktning. Plan för att bygga nytt boende och ersätta Skogsbrynet är påbörjad och markplanering pågår. En tydlig trend är att området får ärenden av mer komplex karaktär vilket ställer högre krav på ett gott samarbete med landstinget. 117 118 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 33 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Område 6. Generellt för hela området är att arbetsbelastningen är hög. Nya brukare med annan slags problematik har medfört behov av att överanställa under perioder. Det har varit mycket arbete med schemaförändringar/bemanningsfrågor ute på enheterna i samband med övertidstopp och anställningsstopp. Oro i vissa personalgrupper. Status för aktiviteter Utföraravdelningen Område 1 Utifrån uppdrag och mål har man arbetat med följande under året: Kultur och fritid: Information om aktiviteter i kommunen har under året getts ut till brukare och personal. Omsorg och trygghet: Verksamheten har arbetat med delaktighet och personalkontinuitet för att öka tryggheten hos brukarna. Ekonomi och organisation: Arbete för att nå ekonomi i balans har skett genom att kontrollera att alla scheman läggs utifrån beslut samt att noga överväga alternativ innan inbeordring/övertid. Områdeschef och enhetschef har haft kontinuerliga träffar med ekonom. Enhetschefer för personlig assistans har gått en utbildning i ekonomi. Jämställdhet: Det har varit en heldagsutbildning där samtliga chefer har deltagit. För att implementera det hos medarbetarna så finns jämställdhet med som en punkt på arbetsplatsträffar. Nöjd Medarbetarindex: Medarbetarenkät är utförd och information om resultatet har getts till medarbetarna. Där det fanns behov av åtgärder har detta utförts. Nöjd Brukarindex: Brukarenkäten är utförd. Analysen visade att brukarna var mer nöjda än vad personalen bedömt. Detta har diskuterats i personalgrupperna. Hälsofrämjande förhållningssätt: Samtlig personal inom personlig assistans har genomgått utbildning i hälsofrämjande arbetssätt under januari månad. Under utbildningen lades fokus på KASAM (känsla av sammanhang) och att se till möjligheterna att ta till vara det friska hos brukarna. Varje arbetsgrupp fick tänka och planera utifrån sin brukare och vilka hälsofrämjande insatser som skulle kunna fungera. Hälsofrämjande förhållningssätt lades till som en stående punkt på arbetsplatsträffar. Arbetet med hälsofrämjande mål för enheterna har fortsatt under året med kontinuerliga träffar med arbetsgruppen. ICF: Personlig assistans och hemtjänst har genomgått utbildningen. Sapere: Planering för nya utbildningar och uppföljningar finns i planeringen men har inte utförts under året. Värdighetsgarantier: Välkomstsamtal och meddelande om förseningar till brukare i hemtjänst utförs och redovisas under avsnittet värdighetsgarantier. Personlig assistans har genomgått en webutbildning i psykisk ohälsa för äldre i de grupper där det är relevant. I området har man kontinuerligt arbetat med Senior Alert och där målet uppnåddes. Genomförandeplaner och riskbedömningar kring arbetsmiljö har gjorts. Utbildningar i Treserva och nya TES (planeringssystem) har varit prioriterat under slutet av 2014. Område 2 Ortsutveckling: Miljöpolicyn är känd i området och grupperna arbetar bland annat med källsortering. Samtliga bilar kan anslutas till motorvärmare. Samarbete med 118 119 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 34 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 dietisterna om nya måltidsordningen som fungerar bra på enheterna. Kultur och fritid: Samarbete har skett med anhörigcentral, arbetslinjen och frivilliga nätverk. Kulturombud och Hobbyn har arbetat aktivt med aktiviteter. Fler än två aktiviteter per vecka erbjuds på Lövåsgårdens korttidsboende. Hobbyn arbetar vardagsnära på enheterna. Kulturvecka har genomförts. Det utförs många aktiviteter både dagligen, veckovis och även större tillställningar på våra boenden. Omsorg och trygghet: Arbete med kontaktpersonalskap och att denne planerar insatser hos sin brukare så långt det går. Kontaktpersonalen schemalägger sig utifrån brukarens behov. Brukaren är delaktig i framtagande av individuell genomförandeplan. Hemtjänst Centrum arbetar utifrån "Leda för resultat" för att nå målet under 13 personal/14 dagar för att förbättra kontinuiteten. Läkemedelsgenomgångar har genomförts. Kvalitetsutveckling utifrån ett salutogent/hälsofrämjande förhållningssätt: Arbetet med hälsofrämjande förhållningssätt fortgår och finns som en punkt på dagordningen på arbetsplatsträffar. I samarbete med anhörigkonsulent erbjuds anhörigstöd på plats på Lövåsgården. Anhörigcafé är en gång per månad i Café Lövet. Anhörigcentralen är på plats även vid andra tillfällen för att hjälpa verksamheten att tillgodose anhörigas behov av stöd. Mål/delmål sätts i genomförandeplanerna utifrån hälsofrämjande arbetssätt. På teamträffarna tas både genomförandeplaner och riskbedömningar i Senior Alert upp. Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet: Jämställdhetsarbete har beaktats vid nyrekrytering. Värdegrundsutbildning genomförd. Värdegrundsfrågor har använts som underlag för diskussion på arbetsplatsträffar. Tillgänglighetsinventering har genomförts. Ekonomi och organisation: Nöjda medarbetare: De grupper som har behov erbjuds handledning. Ny dagordning för arbetsplatsträffar är skapad för större delaktighet. Medarbetarenkäten är analyserad och förbättringsområden är identifierade. Grundschema har skapats på en del enheter i hemtjänsten på prov. Övertids- och anställningsstopp påverkar verksamheten med en ökad arbetsbelastning för medarbetarna. Regelbundna uppföljningar tillsammans med ekonom. Hel- deltidsprojekt: Projektet startade i maj på Lövåsgården. Nationellt värdegrundsarbete: Värdegrundsledarna har utbildat samtliga medarbetare i området. Värdighetsgarantier: Välkomstsamtal/mottagningstimme och information om förseningar redovisas varje månad. Område 3 Under tiden 26 augusti till 30 november har Lövåsgårdens boende på Nyäng, Karlslund och Hagtorp haft möjlighet att välja på två alternativ till lunch. Lunchserveringen har skötts av personal från köket som kommit upp med matvagnen och även presenterat maträtterna och tagit emot synpunkter på maten. Projektet startade med att stjärnkocken Christer Svantesson besökte centralköket och där tillagade tre alternativ till en lunch samt att han presenterade maträtterna för de boende vid serveringen. I snitt har det varit minst en planerad aktivitet per vardag på våra boenden. Aktiviteterna har varit allt ifrån tidningsläsning, sittgymnastik i grupp, besök av Svenska kyrkan, Maria kyrkan och Pingstkyrkan, dansuppvisning, körunderhållning, klädförsäljning för de boende, manikyr, bingo, cirkel om gamla Katrineholm, hantverkscirkel, ljuskväll, spa och promenader. Norrgläntans demensboende har under 119 120 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 35 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 hela året haft besök av en vårdhund vilket har varit mycket uppskattat. Hälsofrämjande måltider där de boende är mer delaktiga planeras och karottsystem på borden ska vara standard på alla enheter. Måltiderna har en viktig del i det hälsofrämjande och kostombuden har fått information och utbildning i vikten av att arbeta med smak och upplägg av mat och mellanmål. Under mars månad hade Norrgläntan ett 20-årsjubilem med tårta och dans. En aktivitetspark vid Strandgården invigdes i somras.. Område 4 Området har haft 33 mål/åtagande varav 29 är genomförda. Fyra mål är inte uppnådda fullt ut och dessa är: 1. Andelen anställda inom vård och omsorg med gymnasiekompetens eller högskolekompetens ska öka. 2. Andelen anställda inom vård och omsorg med spetskompetens ska öka. 3. Väntetiden ska minska vid inflyttning till särskilt boende. 4. Verka för att förvaltningens medarbetare känner till vad kommunens arbetsgivarmärke står för. Område 5 Ortsutveckling Källsortering fortgår enligt plan. Nya frukostrutiner har införts på ett boende. Kultur och fritid Några brukare från boendestödet går till Femman och är med på deras aktiviteter och får då stöd av personal för att ta sig dit. Under oktober genomfördes bland annat bowlingkväll, tur till badhuset, Halloween fest, studiebesök och träning på World class, filmkväll. Individuella aktiviteter har genomförts i form av bland annat shoppingtur, promenad, cykeltur, besök på loppis samt sällskap till kyrkogården för att tända ljus. Omsorg och trygghet Inom boendestödet har man infört söndagsfika då alla som vill kan komma. Syftet är att bryta isolering samt att brukarna ska få träna social samvaro. Två brukare på ett av våra boenden har påbörjat en sysselsättning. "Tjej" gruppen kring ESL (ett självständigt liv) har åter startat. Arbetet med ICF pågår och genomförandeplaner upprättas och följs upp enligt rutin. Folkhälsa, jämlikhet, tillgänglighet På Femman har man infört en "hälsogrupp" som är mycket uppskattad. Områdeschefen fick telefonsamtal från brukare som uppger att det har gett hen en viktminskning och ett bättre självförtroende. Område 6 ICF Arbetet med genomförandeplanerna fortsätter. Personalen har brukarmöte där det diskuteras och utförs arbete enligt ICF kartläggningsmaterial, tankemodellen, begåvningsstöd, AKK (alternativ kompletterande kommunikation), observation och intervjuer av och med brukarna är ett ständigt pågående arbete. SAPERE Sapereombudsträff (fortbildning) har genomförts för ombuden tillsammans med dietist. Hälsofrämjande förhållningssätt Utifrån prioriteringarna på stormötet i mars har man plockat fram tre gemensamma 120 121 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 36 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 hälsofrämjande aktiviteter som Resurscenter ska arbeta med på olika sätt såsom kommunikation, tid och rörelse/pausgympa för alla. Olika enheter har utifrån sina förbättringsområden tagit fram konkreta åtgärder för att nå målen, kommunikation, kost, motion, tiduppfattning, utveckla bildstöd, stödja valsituationer, visuellt presentera aktiviteter, stärka självkänsla och uppskattning till varandra. Detta är även kopplat till folkhälsopolitiska målen. Allt bygger på KASAM (känsla av sammanhang). Alla boendeenheter arbetar med att erbjuda en individuell aktivitet i veckan för brukarna. Vidare erbjuds en kulturell aktivitet i veckan för alla brukare. Nöjd medarbetar index På chefsträff har analys av medarbetarenkäten gjorts av områdets resultat. Varje enhetschef fortsätter arbetet på sin respektive enhet. Skyddsronder har genomförts på olika enheter. Social dokumentation Alla enheter är i full gång med socialdokumentationen i de nya mallarna som är utarbetade utifrån ICF. Framtid Utföraravdelningen Gemensamt Ledning Utföraravdelningen går in i en förändrad ledningsorganisation vid årsskiftet vilket innebär att det blir fyra områden istället för som tidigare sex. En områdeschef slutar sin anställning vid årsskiftet och en områdeschef är tjänstledig för annat uppdrag i kommunen. För områdescheferna innebär förändringen en utökning av respektive område med en till tre enhetschefer och en större verksamhet samtidigt som enheterna blir sammanhållna på ett bättre sätt. Flera av enhetscheferna har ett stort antal underställda medarbetare och behovet framåt är att utöka antalet enhetschefer för att ge förutsättningar för en bättre arbetsmiljö och ett nära ledarskap. Handledning för chefer och övrig personal inte minst inom äldreomsorgen behöver fortsätta att utökas. Område 1 Personlig assistans Personalgrupperna behöver byta ut datorerna. Nya smartphones som kan användas både till telefoni och dokumentation skulle vara en bra lösning. Social dokumentation är en brist i personlig assistans och behöver uppdateras genom en nysatsning med utbildning i detta även för enhetschefer. För att personlig assistans ska få en bättre arbetsmiljö behövs en samlingslokal. Enhetschefer för personlig assistans har tankar om att ha olika inriktningar för att specialisera sig på olika funktionshinder, barn och vuxna. Hemtjänst Grundbemanningen behöver ses över med anledning av ökade volymer över tid. Det ansträngda ekonomiska läget sätter stor press på enhetschefer och medarbetare vilket i sin tur leder till säkerhetsfrågor för brukare. Att få ekonomi i balans i hemtjänst är en stor utmaning som kommer att kräva strategiska planeringar och samverkan på olika nivåer. Igelkottens hemtjänst, hus 1-3 behöver föras samman under samma område för att verksamheten ska kunna få en ekonomi i balans. Område 2 Området upphör vid årsskiftet och de olika enheterna fördelas på andra områden. 121 122 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 37 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Arbete med arbetsmiljö fortgår genom implementering av rutiner. Det är viktigt att cheferna påtalar vikten av att rapportera tillbud och avvikelser. Fortsatt kvalitetsarbete med ökad kontinuitet, genomförandeplaner, kontaktpersonalskap och Senior Alert. Framtida utmaningar för Lövåsgårdens korttidsboende är hur boendet ska kunna ge god omvårdnad gällande personer med demens. Utökas denna målgrupp, krävs mera utbildning och högre bemanning. Utmaningar för hemtjänsten är att få en ekonomi i balans. Det finns behov av en strategisk planering för hemtjänsten på olika nivåer. Område 3 Hel/Deltidsprojektet Under 2014 anställdes en projektledare för att arbeta med hel/deltidsprojekt på Lövåsgården och projektet kommer att fortsätta även under 2015. Intresset av utökat tid hos medarbetarna har inventerats och resultatet är jämförbart med inventeringen för 2014. Projekt "Mat är liv och lust" Den 30 november avslutades projektet "Mat är liv och lust" som har pågått under hösten 2014 på avdelningarna Nyäng, Hagtorp och Karlslund på Lövåsgården. Frukostbuffén kommer att vara kvar men övriga delar i projektet avslutas i samband med att projektet ska utvärderas. BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom) Nämnden beslutade i juni 2013 om ändrad inriktning på en av demensavdelningarna på Norrgläntan. I januari 2014 ändrades inriktningen på en av avdelningarna mot BPSD. Avdelningen har åtta boendeplatser. Under 2014 har verksamheten fått kompensation för ökad personalbemanning dag och natt. Behovet finns att fortsätta bedriva verksamheten med denna inriktning och på samma sätt men finansieringen för 2015 är inte klar. Nattbemanning Norrgläntan har en utökad nattbemanning med fyra nattpersonal på fem demensavdelningar. För att klara uppdraget behöver denna bemanning kvarstå. På Strandgården är det stort behov av en permanent utökning av nattpersonal. I dagsläget har enheten tre nattpersonal på sju avdelningar, varav tre av avdelningarna är demensenheter. Strandgårdens vård- och demensboende har tre våningsplan. Områdeschefen rapporterar att man periodvis inte har klarat av arbetet på natten med befintliga resurser. Extra personal har satts in nattetid på grunda av hög vårdtyngd och för att säkerställa kvalitén i vården. Demensföreskrifter De nya demensföreskrifterna kommer - om och när de träder i kraft - att medföra ett mer individuellt handläggningsförfarande kring enskilda brukare med demensdiagnos som bor på särskilt boende. Den nya föreskriften kommer att vara kostnadspåverkande och det påverkar framför allt nattbemanningen. Nattbemanningen är låg på flera av våra demensavdelningar och verksamheten kommer inte att uppnå kraven fullt ut i de kommande demensföreskrifterna. Det råder skilda förutsättningar på de olika avdelningarna rent lokalmässigt vilket gör att behovet av personal också kan se olika ut. Område 4 Budget Områdeschefen bedömer att det föreligger fortsatt behov av en extra nattpatrull vilket inte finns med i budget för 2015. Verksamheten har de senaste sex månaderna behövt förstärka nattpatrullen med en extrapatrull för att klara uppdraget. Det finns en oro för 122 123 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 38 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 att förvaltningens ekonomi för 2015 blir ansträngd och att en konsekvens blir att medarbetarnas arbetsbelastning blir fortsatt hög även nästa år. Värdegrundsfrågor är ett prioriterat område att arbeta vidare med. Enhetschefer Det finns behov av att utöka antalet enhetschefer. Enhetschefen på Igelkotten har idag 56 medarbetare och har under en längre period haft en extrapatrull med ytterligare sex medarbetare. En enhetschef har tre olika boenden på landsbygden och cirka 60 medarbetare. Det ger inga bra förutsättningar för ett nära ledarskap. Särskilda boenden (SÄBO) På Almgården planeras det under 2015 och eventuellt 2016 för att bygga om totalt 16 toaletter/badrum. Byggnationen kommer att omfatta hela lägenheter och verksamheten måste troligtvis evakueras delvis. Demensföreskrifter Demensföreskrifterna kommer troligen att omfatta alla personer som bor på särskilt boende, både på vård- och demensboende. Område 5 Skogsbrynet kommer att behöva flytta från lokaler som inte längre är ändamålsenliga och som är i dåligt skick. Det finns ytterliga lokaler som är i dåligt skick och där hyresvärden måste vidta åtgärder. Fler brukare får neuropsykiatriska diagnoser och trycket på verksamheten är högt. Områdeschefen bedömer att en ökad bemanning kommer att krävas för att kunna möta behoven. Under 2015 fortsätter arbetet med att planera och införa IPS i verksamheten för att på ett bättre sätt kunna tillgodose brukarnas egna individuella önskemål om arbete på arbetsmarknaden. Område 6 Under våren 2015 invigs korttidsboendet Granheden. Detta kommer att innebära mindre tryck på Tallheden som i dagsläget har många nya brukare som beviljats insats. Plan finns för start av bygge av en ny sammanhållen gruppbostad. Beslut väntas i Kommunstyrelsen. En enhet behöver konvertera tjänster från sovande natt till vaken natt. Osäkert om detta kommer att kunna prioriteras i budget under 2015. 123 124 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 39 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Prognos och åtgärder Gemensamt Budget, prognos och utfall BUDGET Månad Intäkter UTFALL/PROGNOS Övr kostnader Netto Intäkter Övr kostnader Netto Över/ underskott Januari 8 936 59 781 -50 845 1 651 50 049 -48 398 2 447 Februari 9 088 57 774 -48 686 14 378 59 922 -45 544 3 142 Mars 9 088 57 409 -48 321 20 667 58 944 -38 277 10 044 April 9 088 58 320 -49 232 17 165 75 634 -58 469 -9 237 Maj 9 088 59 765 -50 677 16 797 68 789 -51 992 -1 315 Juni 9 088 59 042 -49 954 13 382 68 398 -55 016 -5 062 Juli 14 184 62 867 -48 683 18 628 72 165 -53 537 -4 854 Augusti 3 992 64 877 -60 885 28 642 87 458 -58 816 2 069 September 9 088 63 082 -53 994 -1 224 53 162 -54 386 -392 Oktober 9 088 58 407 -49 319 22 767 73 361 -50 594 -1 275 November 14 208 60 317 -46 109 17 321 65 381 -48 060 -1 951 December 3 992 56 877 -52 885 27 844 78 193 -50 349 2 536 108 928 718 518 -609 590 198 018 811 456 -613 438 -3 848 Totalt Inom såväl äldreomsorgen som omsorgen om funktionsnedsatta har det producerats mer under 2014 än tidigare år. Förvaltningen ser volymökningar inom ett flertal verksamheter. Bland annat ökar antal beviljade timmar för hemtjänst och boendestöd. Fler brukare beviljas daglig verksamhet enligt LSS och beläggningen på samtliga boenden är fortsatt hög. Vård- och omsorgsförvaltningens resultat för 2014 visar på 3 848 tkr. Under årets första månader prognostiserades ett överskott på 2 600 tkr, vilket är detsamma som den av nämnden beslutade bufferten. Bufferten minskade under våren för att efter 6 månader vara helt förbrukad. Det negativa resultatet beror framför allt på fyra stora poster: ökade personalkostnader, hyreskostnader för särskilt boende, hemtjänst och barns skolgång och boende på annan ort. Händelser under året: • Ökade personalkostnader på grund av volymökningar i verksamheterna. Personalkostnaderna har även påverkats negativt av Kommunals uppsägning av avtalet Verksamhets- och individanpassad arbetstid. Uppsägningen leder till minskad flexibilitet i schemaläggningen och beräknas ha gett ökade kostnader om 1-1,5 mkr under året. 124 125 VERKSAMHETSBERÄTTELSE • 40 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Hyreskostnader för särskilda boenden har utretts under sommaren. Problemet är att ökade hyresintäkter, hyresökningar till KFAB och hyreskompensationen från kommunen centralt har varit separerade system. Detta har lett till att förvaltningen i budget har haft för höga intäktskrav men tidigare har underskottet täckts av övrigt överskott. 2014 innebär detta - 2 361 tkr. • Det centrala kontot för LOV visar ett minusresultat om – 4 259 tkr, i denna summa har hänsyn tagits till momsåterbäring om 816 tkr. Den beviljade och utförda tiden har ökat under året, utförd tid har ökat med drygt 14 % jämfört med 2013. • Ett antal externa placeringar av brukare på annan ort i samband med skolgång innebär höga kostnader som även är svåra för förvaltningen att påverka. Totalt underskott - 5 162 tkr för externa placeringar och personlig assistans med extern utförare. • Implementeringen av det nya verksamhetssystemet har krävt mycket resurser och stora utbildningsinsatser vilket framförallt kostat personalresurser. Prognosen har varierat under sommaren/hösten och det berodde främst på att årets lönekompensation inte blivit periodiserad korrekt i budgeten och därmed inte funnits med till fullo i de prognoser som gjordes under sommaren och felet upptäcktes först efter att delårsrapporten gjorts. Även hyrorna på särskilda boenden var länge en fråga som antogs berodde på ett fel i hyreskompensationen varvid denna negativa påverkan inte togs med i prognosen förrän vid delårsbokslutet då det stod klart att felet fanns i förvaltningens budget. En åtgärd för att begränsa underskottet har varit att det från 23 september till årets slut varit anställnings- och övertidsstopp. Samtliga tjänster med varaktighet längre än två veckor samt all övertid som inte varit akut har behövt godkännas av avdelningschef via dispensansökan. Sammantaget är förvaltningens lönekostnader under året 5,2 % högre än under 2013 medan total budget för personalkostnader ökat med 2,2 %. Personalkostnaderna påverkas även negativt av Kommunals uppsägning av avtalet Verksamhets- och individanpassad arbetstid. Uppsägningen leder till minskad flexibilitet i schemaläggningen och beräknas ge ökade kostnader om 1-1,5 mkr/år. Vård- och omsorgsförvaltningen saknar även täckning för ökade löner för semestervikarier sedan flera år. Då verksamheten inte minskar under sommaren blir detta en extra kostnad som det saknas budget för. Ca 70 % av vård- och omsorgsförvaltningens totala budget består av personalkostnader så dessa faktorer är betydande för det totala utfallet. Hyreskostnader för särskilda boenden har utretts under sommaren. Problemet är att ökade hyresintäkter, hyresökningar från KFAB och hyreskompensationen från kommunen centralt har varit separerade system. Detta har lett till att förvaltningen i budget har för höga intäktskrav. Problemet har ökat under flera år men tidigare har underskottet täckts av övrigt överskott. För 2014 innebär detta ett minus om 2 361 tkr. Problemet löses 2015 genom att förvaltningen får ramförstärkning om 2 500 tkr. Fler timmar har utförts i hemtjänsten under 2014 jämfört med 2013, ökningen är i genomsnitt drygt 14 % på utförda timmar, hänsyn måste dock tas till att dubbelbemanning redovisas som utförda timmar sedan 1/1-2014. Det centrala kontot för hemtjänst visar ett underskott på – 4 259 tkr för 2014, i denna summa har hänsyn tagits till momsåterbäring om 816 tkr. Detta underskott kommer finnas med redan från början av 2015 om inte mer medel tillförs hemtjänsten. Under 2014 har i genomsnitt 82 % av brukarna valt intern utförare och 18 % av brukarna inom hemtjänst har valt extern utförare. Den interna hemtjänstverksamheten har fortsatt svårt att anpassa 125 126 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 41 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 verksamheten efter gällande ekonomiska förutsättningar och flertalet enheter visar ett negativt resultat. Totalt minus för den interna hemtjänsten - 3 008 tkr. Detta underskott härrör delvis från ökade personalkostnader framförallt på grund av stora utbildningsinsatser under året och en stor andel korttidssjukskrivningar. Externa placeringar av barn på annan ort för skolgång medför högre kostnader än tidigare år, det är också aktuellt med fler ärenden, vilket gör prognosen osäker. Vårdoch omsorgsförvaltningen visar ett totalt underskott på - 1 436 tkr för externa placeringar. Kostnaderna för personlig assistans har ökat under året, bland annat på grund av Försäkringskassans hårdare bedömningar vilket i sin tur leder till ökade kostnader för kommunen. Under 2014 visar personlig assistans ett negativt resultat om - 3 492 tkr. Den interna verksamheten för personlig assistans visar dock ett överskott om 290 tkr. Bostadsanpassningsbidrag visar på överskott vid årets slut om 2 167 tkr trots ett stort antal ärenden. Väldigt hög efterfrågan på korttidsplatser och stort behov av särskilt boende där brukare akutplacerats på korttidsplatser. Under sommaren hade kommunen 15 betalningsansvarsdagar för medicinskt färdigbehandlade patienter. Under hösten har behovet varit fortsatt högt men det har gått att lösa. Under december månad blev problemet återigen omfattande vilket lett till 40 betalningsansvarsdagar endast för december. Vård- och omsorgsförvaltningen har haft 59 betalningsansvarsdagar under 2014, vilket är en kraftig ökning jämfört med föregående år och speglar även den efterfrågan som finns på platser på särskilt boende, total kostnad för dessa dagar ca 224 tkr. 126 127 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 42 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) Budget, prognos och utfall BUDGET Månad Intäkter UTFALL/PROGNOS Övr kostnader Netto Intäkter Övr kostnader Netto Över/ underskott Januari 585 18 249 -17 664 -95 8 735 -8 830 8 834 Februari 585 18 053 -17 468 -1 132 18 405 -19 537 -2 069 Mars 585 18 041 -17 456 773 17 719 -16 946 510 April 585 18 351 -17 766 2 378 18 027 -15 649 2 117 Maj 585 18 399 -17 814 773 18 486 -17 713 101 Juni 585 18 375 -17 790 497 19 396 -18 899 -1 109 Juli 585 18 981 -18 396 424 19 045 -18 621 -225 Augusti 585 18 531 -17 946 2 207 30 339 -28 132 -10 186 September 585 18 706 -18 121 -5 992 3 544 -9 536 8 585 Oktober 585 18 328 -17 743 7 162 26 225 -19 063 -1 320 November 585 18 809 -18 224 1 493 18 874 -17 381 843 December 585 17 863 -17 278 1 057 28 797 -27 740 -10 462 7 020 220 686 -213 666 9 545 227 592 -218 047 -4 381 Totalt MYS Gemensamt Sammantaget - 4 381 tkr för 2014. Centrala kontot för hemtjänst ligger under myndighetschef och resultatet för LOV är 4 259 tkr för 2014. Lednings- och verksamhetsstöd Lednings- och verksamhetsstöds budget går med ett överskott med anledning av att tf områdeschef varit intern från verksamheten under hösten och därmed inte dragit vikariemedel. Enheten har även haft två längre sjukskrivningar som inte ersatts med vikarier. HSV Enheten visar ett litet överskott. Under året varit oklart angående hur de förändrade hjälpmedelskostnaderna skulle påverka. Inte helt säkert ännu om kostnader framöver för hjälpmedel då nya mindre förändringar väntar. Medborgarfunktionen Prognosen visade i början av året på ett underskott på -4,4 miljoner kronor på grund av tre skolplaceringar inom LSS i skola på annan ort. Externa placeringar av barn inom LSS på annan ort för skolgång medför höga kostnader. Verksamheten har fått fler ärenden LSS - externa utförare och en ökad timkostnad med 5 kr/tim. 73 stycken ärenden enligt SFB (socialförsäkringsbalken) med ökade timkostnader till Försäkringskassan och där kommunen ersätter kostnader för de första 20 första timmarna per vecka. Minskad intäkt då ett ärende ej är godkänt av Migrationsverket. 127 128 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 43 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Sammantaget visar medborgarfunktionen ett underskott på - 2 645 tkr vid årets slut. "Köp av verksamhet" uppvisar underskott som är att hänföra till skolplaceringar, externa LSS placeringar, SoL placeringar inom socialpsykiatrin samt ökade kostnader för personlig assistans. MYS har fått i uppdrag att se över möjligheten till differentierad ersättning inom personlig assistans. Prognosen för BAB (bostadsanpassningsärenden) visar ett överskott för 2014 efter att i flera år tidigare varit underbudgeterat. 128 129 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 44 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 Utföraravdelningen Budget, prognos och utfall BUDGET Månad Intäkter UTFALL/PROGNOS Övr kostnader Netto Intäkter Övr kostnader Netto Över/ underskott Januari 8 203 40 786 -32 583 2 089 41 073 -38 984 -6 401 Februari 8 354 38 974 -30 620 15 234 41 179 -25 945 4 675 Mars 8 354 38 622 -30 268 19 509 40 747 -21 238 9 030 April 8 354 39 217 -30 863 14 651 57 243 -42 592 -11 729 Maj 8 354 40 614 -32 260 15 692 49 806 -34 114 -1 854 Juni 8 354 39 916 -31 562 12 743 48 412 -35 669 -4 107 Juli 13 450 43 135 -29 685 18 064 52 547 -34 483 -4 798 Augusti 3 258 45 595 -42 337 25 350 56 646 -31 296 11 041 September 8 354 43 467 -35 113 4 858 49 076 -44 218 -9 105 Oktober 8 354 39 171 -30 817 15 482 46 776 -31 294 -477 November 13 475 40 599 -27 124 15 611 46 011 -30 400 -3 276 December 3 258 38 105 -34 847 26 034 48 396 -22 362 12 485 100 122 488 201 -388 079 185 317 577 912 -392 595 -4 516 Totalt Utföraravdelningen Gemensamt Prognosen visar ett negativt utfall för Utföraravdelningen 2014. Område sex har haft brukare med extraordinära lösningar för att kunna utföra beslutade insatser vilket har varit kostnadsdrivande. Vidtagna åtgärder, framför allt prövning vid tillsättning av vikarier, har minskat underskottet under hösten. Anställnings- och övertidsstopp har gällt under hösten. Kostnader för trappstäd på Igelkottens och Panterns Servicehus har inte kommit med i städavtalet och detta har rättats till inför 2015. Område 3 och 4 kommer att få kompensation för hög vårdtyngd genom utbetalning av medel från de så kallade tomplatspengarna. Område 1 Områdeschef och ekonom bedömer att personlig assistans kommer att ha ett överskott vid årets slut. Även hemtjänsten beräknas gå med ett mindre överskott. Försäkringskassan kommer inom en snar framtid att kräva detaljredovisning av kostnaderna. Enhetscheferna för personlig assistans har, tillsammans med ekonomerna, arbetat med att få fram kostnad per brukare. Samtliga chefer har haft träffar med ekonom en gång per månad för att följa upp intäkter och kostnader. 740 timmar dubbelbemanning i hemtjänsten har gett intäkter under året. Alla enheter har arbetat aktivt med bemanning för att hålla kostnaderna på en adekvat nivå kopplat till uppdrag och intäkter. Under sommaren fattades det intäkter i personlig assistans som senare kom in. Två nya brukare har tillkommit i personlig assistans. Vid ett par tillfällen har personal 129 130 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 45 (45) Datum Vår beteckning 2015-02-17 VON/2015:10-041 blivit ombedda av brukares anhöriga att stanna hemma från arbetet på grund av att brukaren är infektionskänslig och detta har medfört dubbla lönekostnader. Område 2 Områdeschefen rapporterar att personalkostnaderna på Lövåsgården visar underskott då kostnaden för heltidsprojektet delvis ligger i verksamheten medan intäkterna ligger i område 3. Området har haft extravak på grund av oroliga brukare. Samtliga medarbetare i området har gått nationell värdegrundsutbildning och ersatts av vikarier, värdegrundshandledarna har frikopplats för planering av utbildning. Samtliga medarbetare har utbildats i dokumentationshanteringssystemet Treserva och ÄBIC (äldres behov i centrum) vilket har genererat extra kostnader. Hemtjänsten har haft planerarna frikopplade och ersatta med vikarier för införandet av Treserva och TES. Ökade personalkostnader över sommaren på grund av inbeordringar på en del enheter. Övergripande introduktion av semestervikarier samt inskolning på enheterna ger merkostnader i juni. Hemtjänsten har lagt mycket tid för att korrigera återrapporteringen då många dosor inte fungerat bra - under 2015 planeras rapportdosor att bytas mot mobiltelefoner för att öka funktionaliteten. För poolerna har underskottet minskat något under hösten. Receptionen på Igelkotten har haft extra personal insatt på grund av den mycket dåliga larmmottagningen. En personal har varit frikopplad för inmatning i systemet och två för omprogrammering av larmen för införande av nya larmsystemet. 0,75 årsarbetare extra är insatt i larmpatrullen utöver budget på grund av flera avvikelser. Ny larmmottagning är igång sedan december och fungerar bra. Flera grupper har behövt handledning på grund av svåra ärenden kopplat till brukare. Område 3 Enligt prognos kommer området att uppvisa ett minusresultat för året. Området kommer att få viss ersättning genom utbetalning av så kallade tomplatspengar då en avdelning på Strandgården har haft extrapersonal inne på grund av hög vårdtyngd. Område 4 Prognosen för området är underskott vid årets slut. Sedan i somras har det behövts en extra nattpatrull för att klara beviljade uppdrag. Det medför cirka 170 000 kr för varje månad i extra kostnader. Nattpatrullen beräknas gå med ett underskott på vid årets slut. Område 5 Området prognostiserar överskott för året. En mindre summa utgör intäkter för Innovationsprojektet och dessa pengar gäller i år, inte 2015. Område 6 Under året har mer personal behövt arbeta än det finns täckning i budget för området. Orsaken är ökad bemanning för att utföra beviljade insatser för brukarna samt att det varit mycket hot och våld. Resurscenter hade budgeterat för en intäkt 2014 som uteblev vilket har genererat ett ekonomiskt underskott. 130 131 Dnr VON/2014:48-042 Handläggare: P Enarsson Uppdrag om analys och åtgärder för att säkerställa budget i balans 2015 och framåt Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att ge vård- och omsorgsförvaltningen fortsatt uppdrag att analysera och göra åtgärder för att säkerställa budget i balans. Större förändringar skall rapporteras till nämnden. Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden visade vid delårsuppföljningen en negativ avvikelse för helåret 2014 på -9,9 mnkr. Vård- och omsorgsförvaltningen införde då omgående från den 23 september så kallat anställnings- och övertidsstopp med varaktighet året ut. Vid utgången av 2014 hade underskottet sjunkit till -3,8 mnkr*. (* VON:s bruttobudget för 2015 är 732,9 mnkr) Vid vård- och omsorgsnämndens sammanträde 11 december 2014 fick vård- och omsorgsförvaltningen uppdraget från nämnden att utreda hur förvaltningen ska klara budgeten under 2015. Bakgrunden är att kommunstyrelsen begärt att de nämnder som visar underskott ska vidta åtgärder för att nå budgetbalans. Uppdraget från 11 december innebar att ta fram konkreta förslag med genomförandeplaner och konsekvensanalyser för minskad verksamheten motsvarande 8 mnkr. Förvaltningsledningen har påbörjat en genomlysning av hela verksamheten. Vård- och omsorgsnämnden önskade vid sitt sammanträde 22 januari endast en muntlig rapportering av förvaltningens överväganden och ville att förvaltningen skulle arbeta vidare alternativa vägar till att uppnå budget i balans. Inga konkreta åtgärder redovisades vid sammanträdet. Eftersom förvaltningen har haft besparingskrav vid flera tillfällen tidigare och i jämförelse med samma verksamhet i andra kommuner har en bra och kostnadseffektiv verksamhet är det troligt att ytterligare besparingar kan påverka tjänsteutbudets mängd och kvalitet negativt. Utgångspunkten är att brukarna ska påverkas så lite som möjligt. Sedan rapporteringen i vård- och omsorgsnämnden under januari har budgetposter för 2015 bearbetats. Förvaltningen har redan från 1 januari 2015 gjort en större administrativ besparing genom att minska antalet områdeschefer i utföraravdelningen från sex till fyra. Granhedens korttidsboende förväntas inte öppna förrän kvartal 2 och frigör därför ett ekonomiskt utrymme för 2015. Åtgärderna bidrar till ökade möjligheter att uppnå budgetbalans. Uppdrag Vård- och omsorgsförvaltningen föreslås få i uppdrag att fördjupat utreda följande områden där större underskott redovisats för 2014 med syfte att hitta utvecklingsvägar: von150226kallelse.docx 131 132 • • • • • • Resursfördelningssystem – i dagsläget baseras resursfördelning till vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde på demografi för äldre. För personer med funktionsnedsättning saknas resursfördelningssystem. Inom både område äldre och funktionsnedsatta finns behov av att kommunen utvecklar resursfördelningssystem. Schemaläggning – det av kommunal under 2014 uppsagda arbetstidavtalet påverkar möjligheterna att schemalägga personal då behovet är som störst. Alternativa modeller för schemaläggning behöver utredas. Hemtjänst - sedan hemtjänsten gick från verksamhet med resursfördelning utifrån fattade beslut till verksamhet som får ersättning utifrån utförda insatser har verksamheten visat underskott på kontot som ersättningarna fördelas från. Underskottet har successivt minskat sedan ändringen 2011 och ligger för 2014 på -4,3 mnkr. Personlig assistans - en översyn initieras för att se över om rätt ersättning utbetalas i relation till utfört arbete från assistansgivare. Barn med särskilda behov - under hela 2014 har en genomlysning pågått med olika arbetsgrupper från involverande förvaltningar VOF, SOC, och BIF i syfte att utveckla vägar och metoder för bättre stöd med så kallade ”hemmaplanslösningar”. Utöver ovanstående förväntas förvaltningen under 2015 pröva om lediga befattningar behöver tillsättas i de fall där tjänsten inte innebär direkt brukarkontakt. Uppdraget skall löpande avrapporteras till VON:s presidium och större förändringar som kan bli aktuella skall rapporteras till vård- och omsorgsnämnden. Utöver detta får vård- och omsorgsnämnden varje månad rapport om verksamhetens resultat där ekonomiskt utfall och analys ingår. von150226kallelse.docx 132 133 Dnr VON/2014:3-049 Handläggare: Johanna Gustafsson Redovisning av genomförd internkontroll av verksamhet samt ekonomiska transaktioner 2014 på vård- och omsorgsförvaltningen Ordförandens förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av genomförd internkontroll och förslag till åtgärder. 2. Nämnden översänder redovisningen till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Ärendebeskrivning Nämnden beslutade vid sitt sammanträde den 30 januari 2014 att fastställa förslag till internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen för år 2014. En redovisning av hur de beslutade kontrollmomenten genomförts och vilka åtgärder de lett till har nu sammanställts. Ärendets beredning Respektive ansvarig för kontrollmomenten har redovisat vidtagna åtgärder som sammanställts. Vård och omsorgsförvaltningens förslag till beslut • • Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av genomförd internkontroll och förslag till åtgärder. Nämnden översänder redovisningen till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Ärendets handlingar • Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen, 2015-02-02 von150226kallelse.docx 133 134 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Vår handläggare Johanna Gustafsson, samordnande ekonom Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Hemtjänsten Hantering av privata medel Samordnande ekonom Datum för kontroll: Resultat: Rutinen har skickats till berörda enhetschefer och följs av personalen. Hantering av privata medel i hemtjänsten Avslutad, enligt plan 2014-11-27 Riktlinje för hantering av privata medel framtagen. Även rutin för hur personal ska göra när brukare behöver hjälp med att handla är framtagen. Båda gäller även verksamheten för boendestöd. Hemtjänsten Granskning av utförda/beviljade timmar Samordnande ekonom Datum för kontroll: Månadsvis Resultat: Såväl beviljade som utförda timmar varierar under året. Ibland händer det att insatster har börjat utföras men beslutet från bistånd har dröjt vilket gör att utförda timmar har ökat, detta stäms av med bistånd. Inga egentliga oklarheter. Granskning av utförda/beviljade timmar Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Kontroll görs månadsvis. Dubbelbemanning, mottagningstimme, avlösarservice och handledning redovisas separat. Om någon post sticker ut tar ekonomiassistent kontakt med aktuell utförare via telefon för att stämma av Hemtjänsten Uppföljning av hur alla utförare inom hemtjänsten lever upp till uppställda krav i förfrågningsunderlaget. Utredare i lednings- och verksamhetsstöd Datum för kontroll: maj-december Resultat: Inga större synpunkter utan överlag uppfyller samtliga utförare uppställda krav enligt Förfrågningsunderlaget. Uppföljningsrapporten kommer att presenteras som ett separat ärende i nämnden. Uppföljning av samtliga utförare inom hemtjänsten Avslutad, enligt plan 2015-01-28 134 Uppföljning har gjorts med samtliga utförare av hemtjänst med start i maj. 135 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Arbetsmiljöarbetet Rutiner och riktlinjer Samordnare arbetsmiljö Datum för kontroll: Resultat: Kvarstår. Inte påbörjad då ansvarig för arbetsmiljöarbete varit sjukskriven. Planering finns för att genomföra denna under 2015. Krisledningsorgan isation Anpassade till ny organisation. Kännedom i verksamheten om rutiner. Sakkunnig i säkerhetsfrågor Datum för kontroll: Särskilda boenden äldre och funktionsnedsatta Nattinspektion av särskilda boenden Medicinskt ansvarig sjuksköterska Datum för kontroll: 16/12-2014 Avgiftshantering Felaktig debitering till brukare Ekonom Datum för kontroll: Löpande under året Åtgärder Matilda Nilhage Johanna Gustafsson Resultat: Under hösten 2014 genomfördes en planeringsdag med vof's utökade krisledningsgrupp. Rutiner och krisledningsdokument gicks igenom. En revidering av förvaltningens krisledningsorganisation har påbörjats. Status Kommentar Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Resultat:Oanmäld nattillsyn på 12 enheter + nattpatrull, särskilda boenden för äldre och funktionsnedsatta. Resultat presenteras av MAS på nämnden i april. Resultat: Inga felaktigheter 135 Avgiftshantering Avslutad, enligt plan 2015-01-14 Stickprov har gjorts under året, totalt är 25 debiteringar kontrollerade. Inga felaktigheter upptäcktes. 136 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Upphandling Kontroll av att ramavtal/upphandlingar följs. Samordnande ekonom Datum för kontroll: mars, juni, september, november Åtgärder Upphandling Status Kommentar Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Avslutad, enligt plan 2015-01-29 Resultat: Sammanlagt 28 granskade fakturor, 3 inköp utanför avtal. 1 av dessa rör specialprodukter som inte finns inom avtal. 3 köp av resor som attesterats av den person som har utnyttjat resan. Handkassor/inköp skort Kontroll av hantering och förvaring av handkassor och inköpskort. Samordnande ekonom Datum för kontroll: löpande under året Resultat: Inköpskort används överlag korrekt. Det som kan anmärkas på är att inköpskort ibland används istället för köp mot rekvisition vilket försvårar uppföljningen av att köp görs där avtal finns. Handkassor har redovisats korrekt bortsett från en handkassa. 136 Handkassor/inköpsk ort Stickprov har gjorts under året där det stämts av om inköp gjorts med leverantör som det finns avtal med. Lokal rutin för Vof framtagen som hjälp vid användning av inköpskort. Information till berörda vad kortet får användas till. 137 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Privata medel särskilt boende och gruppbostäder LSS Kontroll att uppsatt riktlinje kring hanteringen av privata medel följs. Samordnande ekonom/enhetsch efer utförarsidan Datum för kontroll: löpande under året Privata medel på särskilt boende Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Representation Resultat: Saknas överenskommelse hos många brukare att personal ska ta hand om pengar. Saknas pengar hos några och finns för mycket hos några. Tillämpningen av rutiner är bristfällig. Internkontroll ska göras av EC årligen och skicka till ekonom, detta har inte gjorts av samtliga EC. Kontroll att hantering av representation sker enligt god redovisningssed. Samordnad ekonom Datum för kontroll: mars, juni, september, november Återkoppling Under 2014 har samtliga boendes privata medel på säbo kontrollerats av ekonomiassistenter från Vof. Avslutad, enligt plan 2015-01-30 Återkoppling om resultatet till berörda chefer. Uppföljning kommer att göras under året för att se att riktlinjer efterföljs. Representation Avslutad, enligt plan 2015-01-30 Information till berörda. Resultat: Totalt granskat: 32 st 13 saknar både deltagarlista och syfte 137 138 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Brandsäkerhetsar betet Uppföljning av brandsäkerhetsrutinerna. Sakkunning i säkerhetsfrågor Datum för kontroll: Resultat: Uppföljning och uppdatering av befintliga rutiner har gjorts med positivt resultat. Hörmiljö Uppföljning av att rutiner kring hörslingor följs Sakkunning i säkerhetsfrågor Åtgärder Datum för kontroll: Resultat: Egenkontroller, implementeringen av den nya rutinen har pågått unde hösten 2014. Egenkontrollerna förväntas ske fullt ut från och med januari 2015. 138 Handbok SBA Status Kommentar Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Under året har "Handbok SBA" implementerats i verksamheten. Säkerhetssamordnaren har varit behjälplig vid de flesta tillfällena då handboken satts ihop. Det var en bra möjlighet att se vilka kunskaper som finns samt att tillföra nya. Åtgärder för en bättre hörmiljö Avslutad, enligt plan 2015-01-28 Under året har alla hörslingor uppdaterats så att full funkton finns. En rutin har tagits fram samt att en utbildning har planerats in i februari 2015. 139 Dnr VON/2014:35-002 Handläggare: Per Enarsson Revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en översyn av nu gällande delegationsordning och upprättat ett förslag till revidering. Föreslagna förändringar är markerade med över- respektive understrykning. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning. Ärendets handlingar • Förslag till revidering av delegationsordningen, 2015-02-05 von150226kallelse.docx 139 140 Förslag till ändringar är markerade med röd över- respektive understruken text Förslag till revidering av Delegationsordning för vård- och omsorgsnämnden i Katrineholm gällande från 2015-01-01 2015-03-01 Datum: 2014-10-302015-02-05 Dnr VON/2014:35-002 Beslutad av vård- och omsorgsnämnden 2014-10-30, § 109 140 141 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 26/2014 2 (2) DELEGATIONSORDNING VON 2014-10-302015-02-05 Beslutshistorik Antagen av vård- och omsorgsnämnden • 2005-02-10, § 11 Reviderad av vård- och omsorgsnämnden • • • • • • • • • • • • • 2006-04-06, § 40 2006-06-15, § 71 2007-04-12, § 67 2007-09-06, § 116 2007-12-13, § 172 2008-03-13, § 40 2008-12-11, § 159 2010-01-28, § 13 2010-12-09, § 133 2012-01-26, § 13 2012-12-06, § 138 (pga. ny organisation) 2014-06-12, § 71 2014-10-30, § 109 (upphörande av riktlinje dubbla boendekostnader) 141 VON/2014:35-002 142 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 26/2014 3 (3) DELEGATIONSORDNING VON 2014-10-302015-02-05 VON/2014:35-002 Innehållsförteckning Beslutshistorik................................................................................................................................ 2 Antagen av vård- och omsorgsnämnden .................................................................................. 2 Innehållsförteckning ...................................................................................................................... 3 Inledning ........................................................................................................................................ 4 Delegation .................................................................................................................................. 4 A Sociala ärenden ...................................................................................................................... 6 1 Socialtjänstlagen (SoL) ..................................................................................................... 6 2 Anmälan om behov av god man/förvaltare ................................................................... 11 3 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ......................................... 12 4 Hälso- och sjukvård ........................................................................................................ 14 4.1 5 B Verksamhetsansvar enligt hälso- och sjukvård .......................................................... 14 Kommunallagen.............................................................................................................. 14 Allmänna handlingar ........................................................................................................... 15 Ärenden om prövning av utlämnande av allmän handling, uppställande av förbehåll, avvisning samt yttrande .......................................................................................................... 15 C Personalärenden................................................................................................................... 16 1. Utövande av nämndens befogenhet som arbetsgivare enligt lag och avtal.................... 16 2. Deltagande i konferens, utbildning, studieresa, högskolestudier................................... 17 2.1 Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa ....................... 17 2.2 Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa ....................... 17 2.3 Beslut om att i tjänsten delta i gymnasie-/högskoleutbildning ................................... 17 3. Bemanningsföretag .......................................................................................................... 18 D Ekonomi ............................................................................................................................... 19 E Fördelning av arbetsmiljöansvar .......................................................................................... 22 142 143 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 26/2014 4 (4) DELEGATIONSORDNING VON 2014-10-302015-02-05 VON/2014:35-002 Inledning Delegation Kommunallagens bestämmelser om delegation innebär att beslutanderätten överförs från vård- och omsorgsnämnden till delegaten. Beslut som fattas med stöd av delegation är jämställt med ett av nämnden fattat beslut och kan ej ändras av nämnden eller annan delegat. Delegation förekommer främst i de ärenden där riktlinjer lagts fast av vård- och omsorgsnämnden. Varje beslut som ska delegeras, förs ned till den nivå, där det ur laglig och praktisk/organisatorisk synvinkel är lämpligt att det ligger. Ersättare för delegat Delegationen gäller för beslutsfattare i tilldelat ärende. I delegationsförteckningen är endast den lägsta nivån av beslutsfattare angiven. Av detta följer att beslutsfattare på högre nivåer också har rätt att besluta i samma ärendetyp. Delegationen enligt förteckningen gäller även i därmed jämställda ärenden (t.ex. vid lagändringar). Förvaltningschefen ersätts vid frånvaro av tillförordnad. Chef utföraravdelning ersätts automatisk av områdeschef för psykiatrin särskilt boende/dagverksamhet, område 3. Myndighets- och specialistchef ersätts automatiskt av chef medborgarfunktion. Chef medborgarfunktion ersätts automatiskt av 1:e handläggare. Vård- och omsorgsnämndens ordförande ersätts vid frånvaro av nämndens 1:e vice ordförande eller 2:e vice ordförande. Enskilda utskottets ordförande ersätts vid frånvaro av utskottets vice ordförande. Avstå från att utöva delegationsrätten Principiellt ska de angivna kategorierna tjänstemän utöva sin rätt att fatta beslut. En delegat kan dock avstå från att utöva sin delegationsrätt i vissa fall. Ärendet återförs då till nämnden. Situationer då ett ärende bör föras vidare till en högre nivå är t ex: • ärenden av prejudicerande art • nya, ovanliga situationer och faktorer • stora och långvariga biståndsinsatser. Anmälan Enligt kommunallagen ska beslut som fattas med stöd av delegation anmälas till vård- och omsorgsnämnden. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Undantag från anmälan finns noterade i delegationsordningen genom en markering Ej anmälan under rubriken Kommentar. Även om ett delegationsbeslut är undantaget anmälan till nämnden, måste besluten finnas skriftliga. En ledamot eller annan ska när som helst kunna få ta del av aktuella delegationsbeslut. Det är därför viktigt att besluten hålls ordnade så att de lätt hittas igen. 143 144 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 26/2014 5 (5) DELEGATIONSORDNING VON 2014-10-302015-02-05 VON/2014:35-002 Beskrivning av definitioner Definition Betydelse Förvaltningschef Avdelningschef Förvaltningschef (anställd av kommunchefen) Chef för utföraravdelning och myndighets- och specialistavdelning Områdeschefer, chef lednings- och verksamhetsstöd, chef hälsooch sjukvård, chef medborgarfunktion Enhetschef, chef sjuksköterskor, chef rehab, 1:e handläggare Områdeschef/motsvarande Enhetschef/motsvarande Beskrivning av förkortningar Förkortning Beskrivning AB Allmänna bestämmelser BAB Lag om bostadsanpassningsbidrag m.m. (1992:1754) BEA Beredskapsavtal FVL Förvaltningslag (1986:223) HSL Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) KL Kommunallag (1991:900) LAS Lag om anställningsskydd (1982:80) FTJ Lag om färdtjänst (1997:736) RFTJ Lag om riksfärdtjänst (1997:735) LOV Lag om valfrihetssystem LSS Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) PAN Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för personlig assistent och anhörigvårdare PSL Patientsäkerhetslag (2010:659). Gäller från 2011-01-01 OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) PKO Personalkontoret SFB Socialförsäkringsbalk (2010:110). Gäller från 2011-01-01. SKL Sveriges Kommuner och Landsting SoF Socialtjänstförordning (2001:937) SoL Socialtjänstlag (2001:453) TF Tryckfrihetsförordning (1949:105) 144 145 DELEGATIONSORDNING VON 2015-02-05 Ärenden Lagrum A Sociala ärenden 1 Socialtjänstlagen (SoL) 1.1 Ärenden rörande rätten till bistånd 1.1.1 Äldreomsorg Delegat VON/2014:35-002 Kommentar Beslut om bistånd/fördelning av plats på SoL dagverksamhet för demenssjuka 4 kap 1 § Biståndshandläggare Beslut om bistånd/fördelning av plats på SoL dagverksamhet 4 kap 1 § Biståndshandläggare Beslut om bistånd i form av hemtjänst, trygghetslarm och matdistribution SoL 4 kap 1 § Biståndshandläggare Boendesamordnare Beslut om bistånd i form av särskilda boenden SoL 4 kap 1 § Biståndshandläggare Boendesamordnare Beslut om bistånd i form av medboende SoL Biståndshandläggare 4 kap 1 C Boendesamordnare § SoF 2 kap, 2§ Beslut om bistånd i form av korttidsboende SoL 4 kap 1 § Boendesamordnare Biståndshandläggare Fördelning av plats på särskilda boende- SoL former 4 kap 1 § Boendesamordnare Biståndshandläggare Beslut med anledning av ansökan gällande flyttning till särskilt boende i annan kommun enligt 2 kap 3 § om insatser enligt 4 kap 1 § SoL 4 kap 1 § Boendesamordnare Biståndshandläggare Beslut om bistånd i form av avlösarservice/ledsagarservice SoL 4 kap 1 § Biståndshandläggare Beslut om bistånd i form av avlösarservice/ledsagarservice i samband med hemtjänst för personer under 65 år SoL 4 kap 1 § Biståndshandläggare Beslut om bostadsanpassningsbidrag BAB - upp till två basbelopp Handläggare bostadsanpassningsbidrag - över två basbelopp Enskilda utskottet - borttagning av trösklar, trätrall, engreppsblandare, timer till spis Handläggare bostadsanpassningsbidrag 145 Kommentar [p1]: Kan tas bort då det handlar om verkställighet. Beslutet handlar om dagverksamhet vilket framgår i meningen nedan. 146 DELEGATIONSORDNING VON 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Ärenden Lagrum Beslut om återbetalning av erhållet bidrag BAB 17 § Enskilda utskottet Beslut om tillstånd till färdtjänst FTJ 6-9 §§ - vid avvikelse från riktlinjer Färdtjänsthandläggare Biståndshandläggare Enskilda utskottet Beslut om att återkalla tillstånd till färdtjänst - om förutsättningar för tillstånd inte längre finns FTJ 12 § - om tillståndshavaren gjort sig skyldig FTJ till allvarliga och upprepade över12 § trädelser av de föreskrifter och villkor som gäller Beslut om tillstånd till riksfärdtjänst Färdtjänsthandläggare Biståndshandläggare Enskilda utskottet RFTJ Färdtjänsthandläggare 4 och 7 §§ Biståndshandläggare - vid avvikelser från riktlinjer Enskilda utskottet Beslut om att återkalla tillstånd till riksfärdtjänst - om förutsättningar för tillstånd inte längre finns RFTJ 9 § Färdtjänsthandläggare Biståndshandläggare - om tillståndshavaren gjort sig skyldig till allvarliga och upprepade överträdelser av de föreskrifter som gäller riksfärdtjänst RFTJ 9 § Enskilda utskottet När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas 1.1.2 Utskottets ordförande Socialpsykiatri Beslut om Bboendestöd/hjälp i hemmet SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Beslut om Rehabiliteringsboende/ssärskilt SoL LSS-handläggare boende 4 kap 1 § § Beslut om dagverksamhet, Ssysselsättning/arbete SoL 4 kap 1 § Beslut om placering i familjevård, hem SoL för vård eller boende eller behandlings4 kap 1 § hem avseende psykiskt funktionshindrade 7 (7) LSS-handläggare Chef myndighets- och specialistavdelning 146 147 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Beslut om bistånd i form av kontaktperson/kontaktfamilj samt förordnande och entledigande av kontaktfamilj SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Beslut om bistånd i form av korttidsboende SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Beslut om bistånd i form av korttidsboende SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Beslut om bistånd i form av hemtjänst i samband med personlig assistans SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Beslut om bistånd i form av plats i hem för vård eller boende, placering eller omplacering i familjehem SoL 4 kap 1 § Enskilda utskottet - i fall det är fråga om stadigvarande vård och fostran upp till fyra månader (familjehem) SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Övervägande om vård av unga i annat hem än det egna fortfarande behövs SoL 6 kap 8 § Enskilda utskottet Beslut om omplacering av familjehems- SoL placerade barn när kostnaden ej går utan- 4 kap 1 § för gällande riktlinjer LSS-handläggare Beslut om upphörande av placering i familjehem LSS-handläggare 1.1.3 Omsorg funktionshinder SoL 4 kap 1 § Beslut om ersättning till familjehem (arvode och omkostnader)för barn och ungdom enligt SKLs 1 riktlinjer LSS-handläggare - utöver SKLs riktlinjer Enskilda utskottet Beslut om bistånd i form av kontaktperson/kontaktfamilj samt förordnande och entledigande av kontaktfamilj SoL 4 kap 1 § LSS-handläggare Beslut om ersättning till kontaktfamilj - enligt riktlinjer LSS-handläggare - utöver riktlinjer Enskilda utskottet Beslut om bistånd i form av avlösarservice/ledsagarservice 1 SoL 4 kap 1 § 8 (8) LSS-handläggare Sveriges Kommuner och Landsting 147 148 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas 1.2 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Utskottets ordförande Avgifter, nedsättning och jämkning av avgifter inom äldreomsorg, omsorg funktionshinder och socialpsykiatri Beslut om avgift Avgiftshandläggare Jämkning av avgift för hemtjänst, service och omvårdnad samt boende vid avvikelse från riktlinjer Upp till två månader chef myndighets- och specialistavdelning. Över två månader enskilda utskottet När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas Utskottets ordförande 1.3 Verkställs enligt taxa för avgifter fastställd av kommunfullmäktige Ärenden om inledande och avslutande av utredning m.m. Beslut om att inleda utredning (barn och vuxna) SoL 11 kap 1 § Biståndshandläggare Boendesamordnare LSS-handläggare Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned SoL 11 kap 1 § Chef myndighets- och specialistavdelning Beslut om att utredning inte ska föranleda SoL någon åtgärd 11 kap 1 § Chef myndighets- och specialistavdelning 1.4 9 (9) Överflyttande av ärenden mellan kommuner Beslut om framställning om överflyttning SoL av ärende till nämnd i annan kommun 2 a kap 10 § Chef myndighets- och specialistavdelning Beslut om mottagande av ärende från annan kommun Enskilda utskottet När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas Utskottets ordförande 148 Begäran om överflyttning av frivilliga insatser enligt SoL kräver samtycke från den enskilde. När det gäller underårig från vårdnadshavaren. 149 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden 1.5 Lagrum 1.6 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar SoL Förvaltningschef 10 kap 2 § och övrig lagstiftning Avvisande av ombud eller biträde Avvisande av ombud eller biträde FVL9 § När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas 1.7 2014-06-12 Utseende av ombud i ärenden eller mål vid allmän domstol Utse ombud för vård- och omsorgsnämnden i ärenden eller mål vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol 10 (10) Enskilda utskottet Utskottets ordförande Yttrande med anledning av överklagande av delegats beslut m.m. Prövning av att överklagande skett inom rätt tid samt avvisande av överklagande som inkommit för sent i ärenden som beslutats av delegat eller vård- och omsorgsnämnd FVL 24 § 1 st Delegaten i ursprungsbeslutet Beslut huruvida omprövning av överklagat delegationsbeslut skall ske FVL 27 § Delegaten i ursprungsbeslutet Omprövning av beslut FVL 27 § Delegaten i ursprungsbeslutet Överklagande och yrkande om inhibition när förvaltningsrätt eller kammarrätt ändrat delegats/nämndens eller utskottets beslut och detta beslut ursprungligen fattats av delegat. SoL 10 kap Delegaten i ursprungs1-2 §§ beslutet. FVL 27 § Andra delegater än LSS 27 § utskottet ska samråda med FTJ 16 § chef myndighets- och BAB 18 § specialistavdelning KL 6 kap 33-34 §§ Avge yttrande med anledning av besvär i ärenden enligt SoL, LSS, BAB och lag om färdtjänst där ursprungsbeslutet fattats av delegat Delegaten i ursprungsbeslutet. Andra delegater än utskottet ska samråda med chef myndighets- och specialistavdelning När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas Utskottets ordförande 149 150 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden 1.8 Lagrum 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Yttrande till tillsynsmyndighet i individärenden Yttrande till tillsynsmyndighet med redogörelse över åtgärder som vidtagits för att verkställa dom från förvaltningsrätten i enlighet med beslut Enskilda utskottet Yttrande till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) i ärenden där IVO utövar tillsyn över förvaltningens verksamheter Enskilda utskottet När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas Enskilda utskottets ordförande 1.9 Anmälan om och avhjälpande av missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade (Lex Sarah) Bedömning av inkommet ärende och beslut om att inleda utredning SoL 14 kap Avdelningschef LSS 24 § Ta fram beslutsunderlag till nämnd Avdelningschef Avge kompletterande yttrande till Inspektionen för vård och omsorg i ärende där nämnden redan yttrat sig Förvaltningschef 1.10 Efter samråd med ordföranden Myndighetsanmälan gällande barn Anmälan om missförhållanden gällande barn från vård- och omsorgsnämnd till ansvarig socialnämnd 2 11 (11) SoL 14 kap Avdelningschef 1§ Efter samråd med enskilda utskottets ordförande. När anmälan gjorts ska detta meddelas enskilda utskottet. Om samråd ej kan ske pga. brådska får anmälan göras av anställd som fått kännedom om eller misstänker att ett barn far illa. Anmälan om behov av god man/förvaltare Anmälan till överförmyndaren att god SoF 5 kap, man eller förvaltare enligt föräldrabalken 3 § bör förordnas för någon eller att någon inte längre bör ha förvaltare LSS 15 § Biståndshandläggare LSS-handläggare Chef medborgarfunktion LSS-handläggare 150 Anmäles ej 151 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar 3 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 3.1 Ärenden rörande rätten till insatser Personlig assistent eller ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för sådan assistans, till den del behovet av ekonomisk stöd inte täcks av assistansersättning enligt lagen (1993:389) om assistansersättning 12 (12) LSS 7 § och 9 § 2 p. - upp till 15 timmar per vecka LSS-handläggare - 16 timmar per vecka och däröver Enskilda utskottet - tidsbegränsat beslut upp till tio veckor i avvaktan på försäkringskassans beslut enligt LASS LSS 7 § och 9 § 2 p. LSS-handläggare - tillfällig utökning LSS 7 § och 9 § 2 p. LSS-handläggare Beslut om att betala ut merkostnad vid ordinarie personlig assistents sjukfrånvaro till privat utförare LSS 7 § och 9 § 2 p. Chef myndighets- och specialistavdelning Chef medborgarfunktion Ledsagarservice LSS 7 § och 9 § 3 p. LSS-handläggare Biträde av kontaktperson LSS 7 § och 9 § 4 p. LSS-handläggare Avlösarservice i hemmet LSS 7 § och 9 § 5 p. LSS-handläggare Korttidsvistelse utanför det egna hemmet LSS 7 § och 9 § 6 p. LSS-handläggare Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år utanför det egna hemmet i anslutning till skoldagen samt under lov LSS-handläggare LSS 7 § och 9 § 7 p. - integrerad plats i barnomsorg Enskilda utskottet Boende i familjehem för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet LSS 7 § och 9 § 8 p. Enskilda utskottet Bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet LSS 7 § och 9 § 8 p. Enskilda utskottet 151 Kommentar [p2]: Överordnad har automtiskt delegation 152 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 13 (13) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Bostad med särskild service för vuxna eller annan särskild anpassad bostad för vuxna LSS 7 § och 9 § 9 p. LSS-handläggare Daglig verksamhet LSS 7 § och 9 § 10 p. LSS-handläggare Beslut om att utbetala assistansersättning LSS 11 § till annan person än den som är berättigad till insatsen Enskilda utskottet Beslut om återbetalning av assistansLSS 12 § ersättning som lämnats felaktigt eller med för högt belopp Enskilda utskottet Förhandsbesked om rätten till insatser LSS 16 § 2 st Enskilda utskottet Beslut om att utreda behoven för enskild på tillfälliga besök i kommunen och besluta om insatser enligt LSS LSS LSS-handläggare 16 § 3 st16 a§ Beslut om att ingå avtal med vårdgivare LSS 17 § Enskilda utskottet EU beslutar att ingå avtal men uppdrar till chef för myndighetsavd. att teckna avtal Beslut om avgift när barn eller ungdom LSS 19-20 LSS-handläggare får omvårdnad i ett annat hem än det egna §, LSSförordningen 5 §, SoF 6 kap. 2§ Beslutet är inte överklagbart. Beslut om att anmäla behov av personlig assistent till försäkringskassa SFB 51 kap 3 § LSS-handläggare Yttrande till Försäkringskassan i samband SFB 51 med ansökan om eller prövning av assikap 21 § stansersättning LSS-handläggare När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas Utskottets ordförande Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ner FVL 1 § Chef myndighets- och specialistavdelning 152 153 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden 3.2 Lagrum 14 (14) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Ersättning till familjehem samt särskilda kostnader vid familjehemsplacering m.m. (enligt LSS) Beslut om ersättning till familjehem/ avlastningshem - enligt SKLs riktlinjer LSS-handläggare - utöver SKLs riktlinjer Enskilda utskottet När delegaten är utskottet och utskottets sammanträde ej kan avvaktas Utskottets ordförande 4 Hälso- och sjukvård 4.1 Verksamhetsansvar enligt hälso- och sjukvård Verksamhetschef inom hälso- och sjukvård 4.2 SOSFS 1997:8 Förvaltningschef Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg enligt Lex Maria För äldreomsorgen och omsorg funktionshinder PSL Medicinskt ansvarig sjuk- Muntlig rapport till nämnden i anslutning sköterska till anmälan. Årlig skriftlig rapport till nämnden. 5 Kommunallagen 5.1 Brådskande ärenden Beslut i frågor som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas - när ordförande ej tjänstgör 6 kap 36 § KL Nämndordförande Nämndens 1:e vice ordf Nämndens 2:e vice ordf 153 154 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden B Lagrum 15 (15) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Allmänna handlingar Ärenden om prövning av utlämnande av allmän handling, uppställande av förbehåll, avvisning samt yttrande Myndighetens prövning av begäran att få TF 2 kap del av allmän handling 14 § OSL 6 kap 1-3 §§ Förvaltningschef Chef myndighets- och specialistavdelning Chef utföraravdelning Avvisning av för sent inkommet överklagande. Förvaltningschef FVL § 24 Lämna yttranden till besvärsinstans över överklagade beslut som fattats på delegation Förvaltningschef Patientjournal inom äldreomsorg och omsorg funktionshinder OSL Medicinskt ansvarig sjuk25 kap 1 § sköterska Social journal inom äldre- och funktionshinderområdet OSL Chef myndighets- och 26 kap 1 § specialistavdelningen Chef utföraravdelningen Beslut om utlämnande/ej utlämnande för forskningsändamål SoL12 kap 6§ Förvaltningschef 154 155 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 16 (16) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar C Personalärenden 1. Utövande av nämndens befogenhet som arbetsgivare enligt lag och avtal • Återbesättande av ordinarie tjänst • Anställning/förordnande, tjänstledighet - Avdelningschef Förvaltningschef Samråd med presidiet - Områdeschef/motsvarande Avdelningschef Ej anmälan - Enhetschef/motsvarande Områdeschef/motsv. Ej anmälan - Övrig personal Enhetschef/motsv. Ej anmälan - Kontaktperson SoL och LSS Enhetschef för kontaktpersoner Ej anmälan Förvaltningschef Samråd med nämndordförande och PKO. • Uppsägning och avskedande samt avtal om avgångsvederlag eller motsvarande - Avdelningschef - Områdeschef/motsvarande - Enhetschef/motsvarande - Övrig personal Information När det gäller förordnade av ersättare för förvaltningschef vid semester, sjukdom och dylikt, har förvaltningschefen själv rätt att besluta om detta enligt kommunstyrelsens delegationsordning. • Uppsägning pga. arbetsbrist, personliga skäl, avsked (vid avtal om avgångsvederlag eller motsvarande – se ovan) LAS §§ 7 och 18 • Avstängning och lön vid avstängning AB § 10 BEA § 9 PAN § 6 • Disciplinpåföljd AB § 11 BEA § 10 PAN § 7 • Frågor rörande innehav av bisyssla AB § 8 Samråd med PKO Samråd med PKO BEA § 7 - Avdelningschef Förvaltningschef Samråd med presidiet - Områdeschef/motsvarande Avdelningschef Ej anmälan 155 156 DELEGATIONSORDNING VON 17 (17) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar - Enhetschef/motsvarande Avdelningschef Ej anmälan - Övrig personal Avdelningschef Ej anmälan - Kontaktpersoner Enhetschef kontaktpersoner Ej anmälan Ärenden Lagrum 2. Deltagande i konferens, utbildning, studieresa, högskolestudier 2.1 Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa • När kostnaden överstiger 40 tkr • Utlandsresor upp till 40 tkr - Förtroendevalda Nämndordförande - Nämndordförande Nämndens 2:e vice ordförande - Förvaltningschef Kommunchef - Övriga Förvaltningschef 2.2 Efter samråd med presidiet Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa - Förtroendevalda Nämndordförande - Nämndordförande Nämndens 2:e vice ordförande - Förvaltningschef Kommunchef - Avdelningschef Förvaltningschef - Områdeschef/motsvarande Avdelningschef - Enhetschef/motsvarande Områdeschef/motsv. Ej anmälan - Övrig personal Områdeschef/motsv. Ej anmälan 2.3 Beslut om att i tjänsten delta i gymnasie-/högskoleutbildning - Förvaltningschef Kommunchef - Avdelningschef Förvaltningschef - Områdeschef/motsvarande Avdelningschef Ej anmälan - Enhetschef/motsvarande Avdelningschef Ej anmälan - Övrig personal Avdelningschef Ej anmälan 156 157 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden 3. Lagrum 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Bemanningsföretag Anlitande av bemanningsföretag 18 (18) Avdelningschef 157 158 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden D Lagrum 19 (19) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Ekonomi Utse beslutsattestanter Förvaltningschef KFS 6:10, 5 § Aktuell förteckning förvaras i pärm i dokumentskåp. Företräda vård- och omsorgsnämnden gällande upphandling av färdtjänst- och riksfärdtjänsttransportörer samt gemensam beställningscentral för färdtjänst och sjukresor i länet innebärande Upphandlingschefen Förvaltningschef Samråd med vård- och omsorgsförvaltningen ska ske. Genomföra internkontroll av ekonomiska transaktioner enligt kommunal redovisningslag och plan för intern kontroll Samordnande ekonom Ekonom Assistent Ej anmälan (sker i samband med bokslutet). Inköp av varor och tjänster för den egna verksamheten inom fastställd budgetram (driftansvar). Förvaltningschef Respektive avdelningschef, områdeschef/motsvarande och enhetschef/ motsvarande Ej anmälan Inköp av utrustning för den egna verksamheten enligt investeringsbudget. Förvaltningschef Respektive avdelningschef och områdeschef/ motsvarande Ej anmälan Direktupphandling av konsultinsatser o. dyl. där beställningsbeloppet inte överstiger gällande regler för direktupphandling Förvaltningschef Respektive avdelningschef i samråd med förvaltningschef Upphandling ska ske affärsmässigt samt i övrigt enligt tillämpliga delar i lagen om offentlig upphandling. Teckna/säga upp avtal för försäljning av tjänster Avdelningschef i samråd med samordnande ekonom - Teckna ramavtal - Inleda och bedriva förhandling i tvistefrågor vad avser genomförda upphandlingar. - Driva tvistemål i domstol eller besluta om förlikning med bindande verkan för kommunen för upp till 500 tkr Ge kollektivtrafikmyndigheten fullmakt att företräda kommunen vid frågor avseende färdtjänst 158 159 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 20 (20) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Teckna/säga upp avtal/kontrakt som behövs för verksamheten och som inte är av principiell betydelse – avser ej hyreskontrakt lokaler/bostäder (avtal inom ramen för samordnad upphandling skall följas) Förvaltningschef Respektive avdelningschef och områdeschef/ motsvarande Får inte binda kommunen vid större åtagande än som ryms inom budgetram. Ej anmälan Teckna/säga upp externa hyreskontrakt, lokaler/bostäder Förvaltningschef Respektive avdelningschef i samråd med förvaltningschef Ej anmälan Teckna/säga upp andrahandskontrakt för omsorgstagare och för brukare inom socialpsykiatrin Områdeschef/motsvarande Ej anmälan Förhyrning av hjälpmedel Områdeschef/motsvarande Enhetschef Ej anmälan Rättning av felaktig bokföring Samordnande ekonom Ekonom Ej anmälan - inom respektive verksamhet Respektive avdelningsEj anmälan chef, områdeschef/ motsvarande och enhetschef/ motsvarande i samråd med berörd part Utfärda handkassa/extra handkassa Samordnande ekonom Ekonom Ej anmälan Ersättning till personal för skadade personliga ägodelar/tillhörigheter Samordnande ekonom Avdelningschef Ej anmälan Ersättning till brukare för skadade eller försvunna personliga ägodelar/tillhörigheter enligt försäkringsregler Samordnande ekonom Avdelningschef Ej anmälan Ersättning till brukare för försvunna kontanter - polisanmält - understigande 5 000 kronor Samordnande ekonom Avdelningschef Ej anmälan Teckna/säga upp avtal avseende legoarbeten och tjänster inom resurscentrets och socialpsykiatrins verksamhet Områdeschef/enhetschef Resurscenter respektive Socialpsykiatri Ej anmälan Prissättning av legoarbete/varor och tjänster inom resurscenters- och socialpsykiatrins verksamhet Områdeschef/enhetschef Resurscenter respektive Socialpsykiatri Ej anmälan Prissättning inom dagverksamhet och kiosk Områdeschef/enhetschef Resurscenter Ej anmälan 159 160 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 21 (21) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Godkänna byte av verksamhetsansvarig hos utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (enligt förfrågningsunderlaget 3.5.1) Förvaltningschef Avslag på ansökan om att bli utförare enligt Lagen om valfrihetssystem då sökanden inte svarar mot uppställda krav i förfrågningsunderlaget Förvaltningschef Utförares uppsägning av kontrakt Förvaltningschef Extern representation enligt riktlinjer Ej anmälan Ej anmälan - vård- och omsorgsnämnden Nämndordförande - vård- och omsorgsförvaltningen (inom respektive verksamhetsområde) Förvaltningschef Respektive avdelningschef/motsvarande Intern representation enligt riktlinjer Ej anmälan - vård- och omsorgsnämnden Nämndordförande - vård- och omsorgsförvaltningen Förvaltningschef Respektive avdelningschef, områdeschef/ motsvarande och enhetschef/motsvarande Utdelning ur donationsfonder för vilka vård- och omsorgsnämnden utgör styrelse Fondgruppen Ansökningar gällande föreningsbidrag utanför det årliga upp till 10 000 kronor Nämndordförande Internationellt samarbete Östeuropa Nämndordförande 160 161 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden E Lagrum 22 (22) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Fördelning av arbetsmiljöansvar Arbetsgivarrollen inom vård- och omsorgsförvaltningens verksamhet utövas ytterst av vård- och omsorgsnämnden. Detta innebär att vård- och omsorgsnämnden har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. I praktiken kan dock inte detta ansvar utövas av vård- och omsorgsnämnden. Dessa arbetsuppgifter måste alltså delegeras till förvaltningschefen. Skaffa sig ingående kunskap om arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, andra författningar, regler och avtal som rör området samt om befintlig skyddsorganisation. ArbetsFörvaltningschef miljölagen Vidaredelegering tillåten Organisera arbetsmiljö- arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten inom verksamheten ” Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Klargöra och delegera arbetsuppgifter till ” underställda chefer Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Upprätta en plan för arbetsmiljöverksam- ” heten i samband med framtagandet av budgeten Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Tillse att verksamhetens personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall ” Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland ” personalen Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Tillse att bestämmelserna i arbetsmiljö” lagen, arbetsmiljöverkets författningssamlingar, arbetsmiljöförordningen, lagen om allmän försäkring samt andra bestämmelser i avtal m.m. följs och att information och utbildning om reglerna ges till verksamhetens personal Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Äska budgetmedel för nödvändiga ” arbetsmiljöförbättringar samt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet inom förvaltningen Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Fortlöpande åtgärda akuta brister i arbetsmiljön eller returnera frågan till vård- och omsorgsnämnden om förvaltningschefen saknar resurser Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten ” 161 162 DELEGATIONSORDNING VON Ärenden Lagrum 23 (23) 2014-06-12 VON/2011:87-002 Delegat Kommentar Tillse att eventuella ingripanden (förbud ArbetsFörvaltningschef eller förelägganden) från Arbetsmiljöver- miljölagen ket respekteras och efterlevs Vidaredelegering tillåten Tillse att arbetsmiljön och arbetsmiljö” arbetet på lämpligt sätt dokumenteras samt att analys/riskanalys av arbetsmiljön genomförs i enlighet med gällande riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Förvaltningschef Vidaredelegering tillåten Fortlöpande rapportera till vård- och omsorgsnämnden om resultatet av arbetsmiljöarbetet ” Förvaltningschef Årligen utvärdera arbetsmiljöarbetet enligt uppdrag i det ”systematiska arbetsmiljöarbetet” och att rapportera detta vidare till vård och omsorgsnämnden ” Förvaltningschef 162 163 Dnr VON/2014:54-004 Handläggare: Mona Kjellström/Lili Eriksson Revidering av dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden Ordförandens förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av dokumenthanteringsplanen för vård- och omsorgsnämnden. 2. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från den 1 januari 2015. Ärendebeskrivning I gällande arkivreglemente är det fastslaget att varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Planen ska revideras vid behov. Nu gällande dokumenthanteringsplan antogs av nämnden i december 2010. Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en översyn av nämndens dokumenthanteringsplan och upprättat ett förslag till revidering. Vid översynen har förvaltningen beaktat SKL:s/Riksarkivets gallringsråd. Syftet med en dokumenthanteringsplan är att - utifrån offentlighetsprincipen - vara ett stöd vid återfinnande och gallring av handlingar samt ett styrmedel för administrationen gällande dokumenthantering. Gallring innebär att arkivets handlingar förstörs, eller att uppgifter som ingår i en upptagning utplånas. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som skall gallras och vilka gallringsfrister som skall gälla. När ställning har tagits till gallringsfrågorna har följande intressen vägts samman: • Förvaltningens/avdelningens eget behov av information • De juridiska kraven • Forskningens och allmänhetens behov Ärendets beredning Kommunarkivarien samt ledningsgrupp, områdeschefer och assistenter har getts möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av dokumenthanteringsplanen för vård- och omsorgsnämnden. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från den 1 januari 2015. Ärendets handlingar • Förslag till dokumenthanteringsplan, 2015-01-29 von150226kallelse.docx 163 164 Förslag till Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden gällande från 2015-01-01 Datum: Dnr: 2015-01-29 VON/2014:54-004 Handläggare: Lili Eriksson, Mona Kjellström, Mikael Nord, Ingela Nyberg, 164 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 165 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 2 (33) Dnr VON/2014:54-004 Inledning Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) är deras arkiv. Handlingar bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn, förvaltningens behov av information och forskningens behov av källmaterial. För att en fri och öppen debatt ska kunna äga rum, måste allmänheten ha tillgång till de handlingar som finns hos myndigheter. Denna rätt för allmänheten att ha tillgång till allmänna handlingar kallas i dagligt tal för offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen har i princip gällt i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Det är i offentlighets- och arkivlagstiftningens mening inte någon skillnad mellan pappersdokument och elektroniska dokument. Dokumenthanteringsplanen är därför teknikoberoende. Beslut om bevarande eller gallring gäller oavsett om handlingen finns på papper, som en digital fil eller t ex som ett fotografi. Om en allmän handling inte står med i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan revideras. Dokumenthanteringsplanens upplägg Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika avsnitt, utifrån hur vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen är organiserad. Samma typ av dokument kan finnas med på flera ställen, eftersom olika typer av verksamheter handskas med samma typ av dokument. Det finns också en del allmänna avsnitt, t.ex kring administration, personal och ekonomi, som gäller för alla verksamheter. Vad är en allmän handling? Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag (TF, 1949:105). De gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla sorters informationsbärare kan alltså vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller lagringsmedier för datorer (filer). En handling blir "allmän" antingen när någon lämnar eller skickar in den till myndigheten (inkommen handling), eller när en myndighet själv har framställt den (upprättad handling). Handlingen ska också finnas förvarad och tillgänglig hos myndigheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar har undantag. Enskilda uppgifter i handlingarna kan vara belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vad är ett arbetsmaterial? Arbetsmaterial är ännu inte färdigställda upprättade handlingar, minnesanteckningar, utkast eller koncept. Sådana handlingar är inte allmänna handlingar. Om arbetsmaterial arkiveras, justeras, på annat sätt färdigställs eller skickas till annan myndighet, blir det genast allmän handling. Den blir därmed också offentlig om den inte omfattas av någon sekretess. Gallring av allmänna handlingar Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från ansvarig arkivmyndighet. I Katrineholms kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och har fastställt ett arkivreglemente. I arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna arkivet. Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer in och upprättas samt hur dessa ska hanteras. Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. 165 166 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 3 (33) Dnr VON/2014:54-004 Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan ska bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling. Vid inaktualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet. Om det står t.ex. 10 år betyder det att det ska gå 10 år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan handlingen får gallras. Andra förekommande gallringsfrister är 2 år, 3 år och 5 år. Exempel: En handling har en gallringsfrist på 10 år. Den sista noteringen i handlingen görs under år 2010. Handlingen får inte gallras förrän 10 år har gått, alltså år 2021. Bevaras betyder att handlingen ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till kommunarkivet. Den tid som anges för leverans ska följas. Lagar som styr Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande av handlingar. För vård- och omsorgsnämndens del har också speciallagstiftningen en viss betydelse. Socialtjänstlagen (SoL, 2001:453) bestämmer att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskilde brukarens integritet men också till att garantera rättssäkerhet. Detsamma gäller Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS, 1993:387). I Patientdatalagen (2008:355) finns bestämmelser kring dokumentation och gallring rörande hälso- och sjukvårdsinsatser. Rensning Varje enskild kommunanställd som ansvarar för någon form av dokumentation är också ansvarig för sina dokument. Det är ju den anställde som har bäst kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ett ärende. Den anställde ansvarar för att arbetsmaterial, kladdlappar, m.m. som inte har betydelse för ett ärende, rensas kontinuerligt. Rensning ska senast göras i samband med arkivering av handlingen/handlingar. Rensning är en åtgärd som görs utan gallringsregler, eftersom det inte är allmänna handlingar. Rensning innebär också att gem, häftklamrar, plastfickor och liknande tas bort. Personakter, social journal, patientjournal Det uppstår en mängd handlingar och dokumentation runt vård- och omsorgsnämndens brukare. Dels är det dokumentation i beslutsfasen (nämndens eller medborgarfunktionens myndighetsutövning) och dels är det dokumentation i verkställighetsfasen (enheternas dokumentation enligt både Socialtjänstlag, LSS och patientjournal enligt HSL). Det är dock hela tiden den enskilde, brukaren, som är upphovet till all dokumentation. Dokumentationen ska ses som en helhet även om dokumentationen är separerad från varandra Medborgarfunktionens personakter och sociala dokumentation förs separat från enheternas patientjournaler, och levereras separat till närarkivet. Biståndshandläggarna ansvarar för att skriva ut den sociala dokumentationen från enheterna och lägga i personakten. När en brukare byter verkställighet, t.ex. från hemtjänst till särskilt boende, ska dokumentationen följa med. Det ska inte finnas kvar någon dokumentation på den enhet som avslutat sina insatser. När en brukare flyttar från kommunen, avlider eller avsäger sig alla insatser ska den enhet som sist utfört insatser (och därmed ha hela den samlade verkställighetsdokumentationen) ansvara för rensning, utskrifter och gallring. 166 167 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 4 (33) Dnr VON/2014:54-004 Externa utförare Särskilda regler gäller om en brukare byter från kommunal utförare till extern utförare. I dessa fall avslutas insatserna hos kommunens utförare och dokumentationen hanteras som om personen flyttat eller avlidit. Den nya utföraren har rätt att ta del av kommunens dokumentation (för god och säker vård eller ett totalt överförande) först efter att brukaren har givit sitt skriftliga medgivande. Dokumentation i pappersform som är journalhandling skall gallras och bevaras utifrån dokumenthanteringsplanen. Verksamhetsansvarig ser till att upprätta rutiner för arkivering till vård- och omsorgsförvaltningens mellanarkiv enligt förvaltningens rutiner för arkivering. 1 Gallring och bevarande utifrån individurvalet födda 5, 15 och 25 Ett urval av brukarnas personakter med social dokumentation ska bevaras för framtida forskning enligt 12 § Förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och 7 kap. 2 § Socialtjänstförordningen (2001:937). Detta innebär att dokumentationen från personer som är födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska sparas för alltid. Övriga personakter med social dokumentation gallras enligt denna dokumenthanteringsplan. Detta gäller all dokumentation, både enligt Socialtjänstlagen och LSS. Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden sparas. 1 Enligt Förfrågningsunderlag – Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet hemtjänst 167 168 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 5 (33) Dnr VON/2014:54-004 Innehållsförteckning Inledning ...................................................................................................................................................... 2 Dokumenthanteringsplanens upplägg ....................................................................................................... 2 Vad är en allmän handling? ...................................................................................................................... 2 Vad är ett arbetsmaterial? ......................................................................................................................... 2 Gallring av allmänna handlingar............................................................................................................... 2 Lagar som styr ...................................................................................................................................... 3 Externa utförare .................................................................................................................................... 4 Innehållsförteckning ................................................................................................................................... 5 Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) ............................................................................................ 7 Ej diareförd korrespondens................................................................................................................... 7 Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen ............................................................... 8 Arbetsmiljö .................................................................................................................................................. 8 Avtal, kontrakt ............................................................................................................................................ 9 Ekonomiadministration .............................................................................................................................. 9 Handlingar till diariet ............................................................................................................................... 10 Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. .............................................................. 11 Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)..................................... 12 Projekt ledda av den egna förvaltningen ................................................................................................ 14 PuL-administration ................................................................................................................................... 14 Sociala medier............................................................................................................................................ 15 HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) ....... 16 Personakter enligt SoL inom äldreomsorg ............................................................................................. 19 Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 19 Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 20 Allmän administration inom äldreomsorgen .......................................................................................... 21 Hemtjänst i ordinärt boende .................................................................................................................... 21 Särskilda boendeformer .......................................................................................................................... 22 Boendeadministration ......................................................................................................................... 22 Handlingar rörande de boende............................................................................................................ 22 Handlingar rörande verksamheten ...................................................................................................... 23 Dagverksamhet ....................................................................................................................................... 23 Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 24 Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 24 Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 25 Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 26 Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 26 Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 27 Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade............................................................ 28 Bostad med särskild service .................................................................................................................... 28 Familjehem/stödfamilj ............................................................................................................................ 29 Kontaktperson ......................................................................................................................................... 29 Hemtjänst ................................................................................................................................................ 30 168 169 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 6 (33) Dnr VON/2014:54-004 Personlig assistans .................................................................................................................................. 31 Färdtjänst/riksfärdtjänst .......................................................................................................................... 32 Bostadsanpassning .................................................................................................................................... 32 Referenser .................................................................................................................................................. 33 Kommunala styrdokument ...................................................................................................................... 33 Lagar ....................................................................................................................................................... 33 Övriga styrande dokument ...................................................................................................................... 33 169 170 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 7 (33) Dnr VON/2014:54-004 Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Gallringsfrist markerad med asterisk (**) grundas på KF:s beslut Styrdokument ”Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse” (Övergrip. anvisningsdok). Ej diareförd korrespondens Cirkulär, reklam, broschyrer **Vid inakt och inbjudningar Cookiefiler, loggfiler för e-post **Vid inakt och filer som tillfälligt lagrats av webbläsaren. Enkäter, och andra handlingar **Vid inakt som utgör underlag till rapport, eller annan sammanställning Handlingar som har utgjort underlag för kommunens interna planering och verksamhetsredovisning Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte innehåller information som är av värde för att förstå slutrapporten, eller är av annat värde för förvaltningen eller framtida forskning Gallras när redovisningen/ sammanställningen är klar, under förutsättning att handlingarna saknar vidare värde när slutrapporten är klar. Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte överföringen medför betydande informationsförlust. **Vid inakt Handlingar vars informations- **Vid inakt innehåll har överförts till annan databärare. (T.ex. information som förs över från digitalt till analogt medium, såsom e-post och webbsidor som skrivs ut på papper; digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat (konverteras); upptagningar på telefonens röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning. Informationsutskick från **Vid inakt kommunens övriga nämnder/förvaltningar/organ Inkomna och upprättade **Vid inakt handlingar som inte föranleder åtgärd, eller tillför sakuppgift till ärende. Observera att handlingar för vilka sekretess gäller, alltid måste diarieföras. Dessa kan gallras efter 6 månader, om anteckning om detta noteras i diariet. 170 171 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process Gallringsfrist Register, liggare, listor och andra handlingar som används som verksamhetsstöd, men som saknar varaktig betydelse för verksamheten. **Vid inakt - Handling Sortering/ förvaring 8 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år Avvikelser, ej brukarrelaterade 10 år (som inte registreras i verksamhetssystem) Brukarenkäter Vid inakt Pärm: utredare Resp. handläggare Förvaltningsbrev 5 år Kodlåskort, kvittens 2 år efter inakt 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren Ekonomiassistent Pärm hos MAS MAS-brev Minnesanteckning ledningsgrupp 5 år Ny- och ombyggnationer särskilda boendeformer 2 år efter inflyttning Närvårdsskolan – administration kring Vid inakt Publiceringsgodkännande Till Anmärkningar kommunarkiv Till närarkiv efter 2 år. Vid kriminalitet i 10 år När sammanställning gjorts Pärm hos förvaltningssekreterare Pärm: Fastighetsansvarig G:/Verksamhetsutveckling Vid beslut registreras minnesanteckningarna 10 år Pärm informatör eller hos respektive verksamhet Publiceringsgodkännande till bilder/filmer som har längre livslängd sparas så länge de är aktuella. Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Dokumentation från • Hygienrond • Skyddsrond • Brandrond SBA tillbudsrapport 3 år Respektive enhetschef 1 år Pärm säkerhetsansvarig Original finns hos fastighetsägare Efter projektets avslut Arbetsmiljö - Handling 171 Till Anmärkningar kommunarkiv 172 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 9 (33) Dnr VON/2014:54-004 Avtal, kontrakt Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Avtal/kontrakt – som direkt Bevaras berör verksamheten Avtal och kontrakt – 2 år rutinmässig karaktär, t.ex. hyresavtal, avtal städning och utrustningar Hyreskontakt, besiktnings2 år protokoll etc. för bostäder som hyrs ut i andra hand Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Pärm i dokumentskåp Pärm i dokumentskåp 10 år Pärm i dokumentskåp Till kommunarkiv 10 år efter avslut Efter att kontraktet upphör att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning, inte kvarstår Ekonomiadministration Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Ansvarsförbindelser 2 år handkassor Ansökan och utbetalning Bevaras varaktig vård Migrationsverket Assistansräkning, kopia 10 år Avstämningar under året 2 år Bokföringsorder/internfakturor 10 år Bokslut/delårsrapport Budget Förordnande som beslutsattestant - original Fakturor från kunder med följesedlar/fakturaunderlag Bevaras Bevaras 10 år Fakturor till externa kunder 10 år Internbudget Kvitton, inköp Bevaras 10 år Momsredovisning (Ludvikamoms) Objektsplan original 10 år 5 år 10 år Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Pärm: ekonom Dokumentakt 5 år Pärm: Adm. assistent pers ass Ekonomiassistent Pärm: senaste pärm i dokumentskåp ekonom Diarieakt 5 år Diarieakt 5 år Pärm: dokumentskåp Pärm: senaste pärm i dokumentskåp reception Pärm: senaste pärm i dokumentskåp reception Diarieakt 5 år Pärm: hos respektive ass Ekonomiassistent Pärm: dokumentskåp 172 Registreras/diarieförs Originalet till försäkringskassan. Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Flyttas till närarkiv vid inaktualitet Till närarkiv 2 år Flyttas till närarkiv efter 2 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Flyttas till närarkiv efter 1 år Flyttas till närarkivet efter 2 år. 173 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Redovisning av avlastning/familjehem Utbetalningsbesked från Försäkringskassan (LASS) 1 år Verifikationer/utanordningar/ handkassor 10 år Utanordningar privata utlägg 5 år Pärm: Assistent MYS Pärm adm. Assistent pers ass. Pärm: senaste pärm i dokumentskåp reception Pärm resp. assistent - Handling 10 år 10 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år Handlingar till diariet Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Broschyrer/information som framställts av förvaltningen samt illustrationer i original Delegation arbetsmiljöansvar Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. 2 år efter inakt Bevaras Pärm dokumentskåp Akter i dokumentskåp Pärm: registrator Pärm i dokumentskåp Pärm i dokumentskåp 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. Flyttas till närarkivet efter 1 år - Handling Diarieförda ärenden med ärendeblad Diarielista/postlista årsvis Bevaras Dispensansökningar – investeringar vid investeringsstopp Dispensansökningar – personalärenden vid anställningsstopp Dokumenthanteringsplan Enkäter/statistik, svar på externa • Långsiktiga • Kortsiktiga Inkommande och utgående skrivelser Inkomna synpunkter 5 år Instruktioner Vid inakt Kontrollrapport/ beslut/ kommunicering om livsmedelsanläggning o tobak Lex Sarah Utredningar, tjänsteskrivelser, nämndbeslut (LSS 24 e-f §§, 5 år 5 år Bevaras Bevaras 2 år 5 år 5 år Bevaras Diarieakt Pärm i dokumentskåp 5 år 5 år Ex. SCB, SKL, Socialstyrelsen. Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Pärm: Registrator Pärm i dokumentskåp Flyttas till närarkivet efter 2 år Synpunkter registreras. Sammanställningar görs 2 gånger/år till nämnden. Dessa diarieförs. Hålls ordnade på annat sätt. Aktuell enhet samt vissa på Intranät Pärm: registrator Diarieakt 173 Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år 174 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling SoL 14 kap 6-7 §§) Lex Sarah Underlag till utredningar (LSS 24 e §, SoL 14 kap 6 §) Utredningar som ej leder till Lex Sarah-anmälan Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Lex Sarahärenden Plan för höjd beredskap/ krishanteringsplan Systematiskt brandskyddsarbete SBA Polisanmälningar Gallringsfrist Sortering/ förvaring 5 år Dokumentskåp utredare 5 år Dokumentskåp utredare 11 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Bevaras Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 2 år Pärm riktlinjer/ rutiner 3 år Pärm i dokumentskåp Riktlinjer/rutiner i original som 5 år publiceras på intranät/webb Pärm i dokumentskåp Vid anmälningar rörande personal skickas kopia till personalakt på personalkontoret Registreras ej då de hålls ordnade på annat sätt. Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. - Handling Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Ansökan om föreningsbidrag Bevaras Diarieakt 5 år Beslut om föreningsbidrag Delegationslistor – anmälda delegationsbeslut (vid myndighetsutövning) Delegationsprotokoll* Bevaras 2 år Diarieakt Pärm i dokumentskåp 5 år Bevaras 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Fonder: Ansökningar, ekonomikontorets uppgifter om utbetalningsbara medel, beslut om utdelning m.m. Förenklad delgivning Bevaras Pärm i dokumentskåp Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år. Vid inakt Pärm i aktskåp Intyg för förlorad Vid inakt arbetsinkomst Kallelser med sammanträdes- 2 år handlingar, föredragningslistor och dagordning Minnesanteckningar – Bevaras medborgardialoger/hearings, brukarråd där kontaktpolitiker deltar Pärm: nämndsekr. Hos nämndsekr 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Diarieakt 174 Ansökningar handläggs/arkiveras av service- och teknikförvaltningen. Övriga ansökningar och beslut registreras/bevaras på VOF. Flyttas till närarkivet efter 3 år Anmäls per månad till nämnden. Finns i verksamhetssystem. 175 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process Gallringsfrist Minnesanteckningar från nämndens beredning Protokoll, MBL/samverkansprotokoll* Protokoll, vård- och omsorgsnämnden, enskilt utskott, fondgruppen* 5 år - Handling Sortering/ förvaring Pärm nämndsekreterare Bevaras Pärm i dokumentskåp Bevaras Pärm i dokumentskåp Bilagor finn i resp. diarieakt Överläggningsprotokoll i Bevaras Pärm i personalärenden* dokumentskåp *Alla protokoll ska skrivas på arkivbeständigt papper 12 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år I Personalpärm om VOF skrivit på, annars original till PK Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer) Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Anhörigpärm Vid inakt Pärm assistent Anmälan om arbetsskada, kopia * Vid inakt Ergonom Anställningsavtal, kopia * (se även Överenskommelse/ nyanmälan timavlönad) Vid inakt Pärm: personalredog. Ansökningshandlingar från personer som anställts av kommunen * Ansökningshandlingar från personer som ej får tjänst i kommunen * Vid inakt 2 år Pärm assistent Arbetsgivarintyg, kopia Vid inakt Begäran om LAS-företräde * Vid inakt Pärm: personalredog. Resp omr.chef eller dennes assistent Pärm: personalredog. Beslut från Försäkringskassan: arbetsskada, förtidspension, graviditetsersättning, rehabiliteringsersättning, sjukbidrag * Beslut om disciplinpåföljd, kopia * Beslut om uppsägning * Till Anmärkningar kommunarkiv Varje arbetsställe förvarar pärm på arbetsplats hos personalredogörare/motsvarande Original till försäkringskassan. Kopia till personalkontoret och den anställdes huvudskyddsombud. Upprättas i två original, ett till den anställde och ett till personalakt på personalkontoret. Kopia till ansvarig chef samt facklig org. Ansökan, betyg och meritförteckning i original till personalakt på personalkontoret Sparas i 2 år för ev. överklagan. Betygshandlingar återsändes till de sökande (Undantag för ansökningar via e-post). Personliga brevet sparas 2 år. Kopia till personalakt på personalkontoret. Originalet till den anställde, kopia till personalakt på personalkontoret Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. 175 176 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process Gallringsfrist Betyg/intyg över tjänstgöring och utbildning, kopia * Vid inakt - Handling Erbjudande om arbete vid rehab och LAS * Fullmakt för postöppning Vid inakt Sortering/ förvaring Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras sekretess (sekretessförbindelse) förtroendevalda Individuella mål för personal Vid inakt Kopia till personalakt på personalkontoret. Originalet till den anställde Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Gallras när personen slutar 2020 (VOF:s försäkran/ sekr.bevis före 2015) Nämndsekreterare Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Pärm i postrummet Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras sekretess (sekretessförbindelse) anställda 13 (33) Till personalakt på personalkontoret. Försäkran/sekretessbevis före år 2015 bevaras av vård- och omsorgsförvaltningen. Vid lämpligt tillfälle Pärm: original hos resp enhet Intyg om arbetsförmåga * Original till personalakt på personalkontoret Korrespondens av tillfällig betydelse Ledighetsansökan, kopia * 2 år Läkarintyg * Gallras efter uppvisande. Behålls av den anställde Minnes- och journalanteckningar från personalsociala ärenden * Rehabutredning i personalsociala ärenden * Vid inakt Rehabiliteringsutredning Vid inakt Sammanställning över sökanden till tjänst Bevaras med Diarieakt undantag för betygshandlingar Vid inakt Vid inakt Pärm: personalredog Pärm: personalredog Ledigheter avseende barn-, studieoch tjänstledigheter över 6 månader till personalakt på personalkontoret Läkarintyg i original till FK. Blankett ”Uppvisat läkarintyg” till personalakt på personalkontoret. Själva läkarintyget sparas EJ. Blankett uppvisat läkarintyg Pärm: personalredog Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Pärm: Personalredog Sjukanmälan AFA * Till personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original till FK. Kopia till personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original FK. Kopia personalakt på personalkontoret. 5 år Original till personalkontoret f.v.b. till AFA. Kopia sparas på personalkontoret. Original till personalkontoret f.v.b. till TFA. Kopia sparas på personalkontoret. Original till personalkontoret. Skadeanmälan TFA * Skyddsombud, nyanmälan/byte av * 176 177 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 - Handling Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Tillbud (personal) original 2 år Pärm: ergonom Tjänstgöringsrapport m.m. (kopior) * Utdrag ur polisregister, uppvisat av sökande till tjänster för barn * Vid inakt Pärm: personalredog Pärm personalredogörare Överenskommelse/nyanmälan timavlönad till löneavdelningen * Vid inakt 2 år 14 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Sammanställning redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Original till personalkontoret Original behålls av den anställde. Förvaltningen dokumenterar på särskild blankett att den anställde visat utdrag. Original till personalkontoret för insortering i personalakt Pärm: Personalredog Projekt ledda av den egna förvaltningen Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Diarieakt 5 år Bevaras eller Diarieakt gallras 5 år Dokument rörande projektets Bevaras start, t.ex. direktiv, projektplan med organisation, slutrapport Övriga handlingar som mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, delrapporter och underlag/primärdata till slutrapport Ansvarig projektledare ansvarar för arkivering. Mindre projekt kan bevaras i diarieakt, projekt med mer omfattande dokumentation kan hållas samman i en egen ”avdelning”, och arkivläggas som t.ex. ”Projektets handlingar.” Bevaras om de är av vikt för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för förvaltningen eller framtida forskning. Annars gallras. PuL-administration Baserat på Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra - Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner GallringsSortering/ Till Anmärkningar Aktivitet/process - Handling frist förvaring Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Bevaras Verksamhetssystem finns anmälda i kommungemensamt register Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan och entledigande av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Vid inaktualitet kommunarkiv Har den personuppgiftsansvarige utsett och anmält ett personuppgiftsombud behöver behandlingen inte anmälas till Datainspektionen Övriga anmälda behandlingar finns hos personuppgiftsombud. Ett kommungemensamt register finns för verksamhetssystem. Vid inaktualitet Bevaras Ingår i protokoll och diarieförda handlingar 177 178 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process Gallringsfrist Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Nämndens instruktion för förvaltningen om behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med och instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t.ex. säkerhet Registerförteckningar Vid inaktualitet - Handling Sortering/ förvaring 15 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv Bevaras Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Bevaras Registreras Vid inaktualitet Bevaras Pärm PuLombud Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Registerutdrag, begäran om samt 1 år svar Sociala medier Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Inlägg relevanta för verksamheten/myndighetsutöv andet samt svar på dessa Kommentarer samt övriga inlägg av ringa betydelse för verksamheten Bevaras Skrivs ut och 10 år förvaras i pärm hos registrator Inget raderas manuellt utan bevaras av respektive system så länge det tillåts av systemen - Handling Inaktualitet 178 Till Anmärkningar kommunarkiv Registreras Olämpliga inlägg skrivs ut och registreras och raderas sedan omedelbart på digitala medier. Dessa registreras och hanteras enligt inkommande/utgående skrivelser. 179 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 16 (33) Dnr VON/2014:54-004 HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) Baserat på SKL:s Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? – Råd om landstingens, regionernas och kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation GallringsSortering/ Till Anmärkningar Aktivitet/process - Handling frist Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Bevaras Underlag inför anmälningar enlig bestämmelser om Lex Maria Ansvarsövertagande, läkemedelshantering Avvikelserapporter, enskilda patienter 10 år Dokumentskåp MAS Bevaras Till närarkiv när avslutade Dokumentskåp MAS Avvikelserapporter, sammanställning/resultat av enskilda Beslut från Inspektionen för vård och omsorg som rör den egna vårdgivaren Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Bevaras Brev eller meddelande till/från/angående patient, av betydelse för vård och behandling Checklista, övriga Bevaras Dietjournal/kostlista 10 år Dosrecept/läkemedelslistor 10 år 10 år förvaring kommunarkiv Utredningsmaterial och anmälan enligt Lex Maria-bestämmelser registreras/diarieförs 10 år Dokumenteras i verksamhetssystemet. Enskilda rapporterade händelser gallras efter 10 år om de granskats i en händelse eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev. framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden. Redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Bevaras 10 år Till närarkiv när avslutade Vid inakt. Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade 179 Ingår i patientjournal 10 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs. Ingår i verksamhetssystem. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut Ingår i patientjournal Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Avser checklistor som t ex "Checklista vid patientens hemgång" o dyl. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal 180 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 17 (33) Dnr VON/2014:54-004 - Handling Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Epikris – slutanteckningar Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal Fallskaderapportering Bevaras Fotografier 10 år Till närarkiv när avslutade Till närarkiv vid årets slut 10 år Görs numera i patientsäkerhetsregistret Senior Alert och dokumenteras och ingår i patientjournal. Fotografier av betydelse för patientjournalens innehåll och syften ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal Förbrukningsjournal, narkotika Bevaras (individuell) Förbrukningsjournal, narkotika 10 år (förrådsadministration, akutoch buffertförråd) Individuella vårdplaner Bevaras Infusions-/injektionslistor 10 år Instruktioner för läkemedelshantering 5 år Ingår i patientjournal Kvalitetsgranskningar, Bevaras protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Laboratorielistor med svar Bevaras Ledningssystem/avvikelsehantering Bevaras Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, diabetes, vätsketillförsel, temperatur etc., generellt Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd Omvårdnadsanamneser och omvårdnadsepikriser Omvårdnadsjournal 10 år Till närarkiv när avslutade Bevaras Till närarkiv när avslutade Säkerhetssamordnare Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Omvårdnadsmeddelanden Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Ingår i patientjournal. Fr.o.m. 2014-12-01 arkiveras enbart i E-arkiv Ingår i patientjournal 3 år Bevaras Bevaras Till närarkiv när avslutade 180 10 år Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen registreras/diarieförs Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Ingår i patientjournal Handlingar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem dvs. mål, organisation, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten. Registreras/diarieförs Ingår i patientjournal 181 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 18 (33) Dnr VON/2014:54-004 - Handling Aktivitet/process Gallringsfrist Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Patientjournal Bevaras Till närarkiv när avslutade 10 år Patientskaderegleringen (PSR), Bevaras beslut som rör den egna vårdgivaren Register över medicintekniska Bevaras produkter Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor, administrerat läkemedel Signeringslistor sjukgymnast/ arbetsterapeut Sondmatningsschema Vid inakt Träningsprogram Bevaras Vårdplaner (individuella/ patientrelaterade) Överkänslighet, uppgift om Bevaras Överrapportering från annan vårdgivare Bevaras 10 år 10 år 10 år Bevaras Till närarkiv vid årets slut Till närarkiv vid årets slut Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade Till närarkiv när avslutade 181 Ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (patientdatalag 2008:355) Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid etc. Nya uppgifter får tillföras. Registreras/diarieförs Identifierar signatur och journalförare. Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 182 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 19 (33) Dnr VON/2014:54-004 Personakter enligt SoL inom äldreomsorg Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§ SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Handlingar i samband med handläggning av ärende Aktivitet/process Gallringsfrist Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud(god man/förvaltare) Ansökan om ekonomiskt bistånd pga. dubbla boendekostnader samt beslut Ansökningar från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i säbo m.m.) med ev. bilagor Avgiftsbeslut Beslut/delgivning i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner och vårdplaner Fullmakter Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran (vid avgiftsbeslut) Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning etc.) Meddelanden om utskrivning från slutenvård m.m. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Underlag för fastställande av 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år - Handling Sortering/ förvaring Vid inakt Personakt 1 år Pärm avgiftshandläggare Vid inakt Personakt Vid inakt Personakt Vid inakt Personakt 5 år/Bevaras Personakt Vid inakt Till Anmärkningar kommunarkiv Efter notering i personakt 5 år Personakt 5 år/Bevaras Personakt 182 5 år Ska tillföras akten i läsbar form 183 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Aktivitet/process - Handling avgift (avgiftsbeslut) Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad (social dokumentation) Överenskommelser Överklaganden med bilagor Gallringsfrist Sortering/ förvaring 20 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitet/process Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) Arbetskort/servicekort Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner, individuella planer Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Personakt Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Uppdrag, journalblad (social dokumentation) Levnadsberättelser Vid inakt Löpande arbetsanteckningar Vid inakt - Handling 5 år Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Personakt 5 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakt Dokumenteras normalt genom journalanteckning Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Personakt Signeringslistor för 5 år Personakt hemtjänstinsats Överenskommelser om insatser 5 år/Bevaras Personakt i särskilt boende 183 5 år Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt 184 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 21 (33) Dnr VON/2014:54-004 Allmän administration inom äldreomsorgen Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Hemtjänst i ordinärt boende Aktivitet/process Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) kopior Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser till brukares boenden Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga Planering av genomgörande av insatser Redovisning av ”handhavda” medel Register över brukares nycklar Register över innehavare av trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort 2 år - Handling Vårdtyngdsmätningar, underlag Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning 2 år Efter upphörd service 2 år Efter återlämnande 2 år Vid inakt Personakt 10 år Inlåst hos enhetschef Vid inakt Vid inakt Under ständig uppdatering När innehavet har upphört. Vid inakt Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Vid inakt Förs vid inaktualitet till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring När sammanställning gjorts 184 185 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 22 (33) Dnr VON/2014:54-004 Särskilda boendeformer Boendeadministration Aktivitet/process Gallringsfrist Boenderegister Förteckningar över boende i de särskilda boendeformerna Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Vid inakt Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser boendes nycklar Närvaro och frånvarorapporter Planering av genomförande av insatser Register över innehavare av trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort 2 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Underlag för debitering 2 år Efter återlämnande 2 år Vid inakt Underlag för debitering Vid inakt När innehavet har upphört. Vid inakt Sista versionen gallras. Bevaras med personakt 2 år Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring - Handling Vårddagsuppgifter Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Under ständig bearbetning Under ständig bearbetning 2 år 5 år Handlingar rörande de boende Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Färdtjänsbeslut Kontaktmannaskap – bekräftelse från anställd och information till boende Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Redovisning av ”handhavda” medel (kassablad) Tillhörighetslistor Till Anmärkningar kommunarkiv Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo. Vid inakt 1 år Hos resp. verksamhet 10 år Inlåsta hos enhetschef Vid inakt Efter kvittens 185 186 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 23 (33) Dnr VON/2014:54-004 Handlingar rörande verksamheten Aktivitet/process Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) kopior Brukarenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram (kopior) Planering av genomförande av insatser Vårdtyngdsmätningar, underlag Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt När sammanställning gjorts 2 år Original registreras - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt Vid inakt När sammanställning gjorts Dagverksamhet - Handling Aktivitet/process Gallringsfrist Deltagarlistor Närvarorapporter Vid inakt 2 år Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Under ständig bearbetning Underlag för debitering 186 187 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 24 (33) Dnr VON/2014:54-004 Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§ SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden sparas. Handlingar i samband med handläggning av ärende Aktivitet/process Gallringsfrist Anmälan och beslut om ställföreträdare (god man/förvaltare) Ansökningar om insatser med ev. bilagor Beslut/delgivning om insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet (t.ex. beslut FK m.m.) Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med LSShandläggare m.m. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av handläggare) Meddelande om utskrivning Sammanställning över andra insatser Utredningar, utlåtanden Ärendeblad, journalblad (social dokumentation) Överklaganden med bilagor 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt Vid inakt 2 år Vid inakt Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 187 Efter notering i personakt 188 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 25 (33) Dnr VON/2014:54-004 Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitet/process Gallringsfrist Aktivitetsschema Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b§ LSS (Lex Sarah) Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Dokumentation om dagliga rutiner Fickpengsredovisning Vid inakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. 5 år/Bevaras Personakt 5 år Endast vid samtal om brukaren 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) Intyg/utlåtande Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträ dare/ombud Levnadsberättelse 5 år/ bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt Vid inakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Löpande arbetsanteckningar Vid inakt Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Observationslistor Uppdrag/journalblad (social dokumentation) Vid inakt - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt Efter godkännande av brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Om relevanta noteringar gjorts i personakt Personakt Vid inakt Personakt 5 år/Bevaras Personakt 188 Dokumenteras normalt genom journalanteckning Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt När noteringar gjorts i personakt 5 år 189 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 26 (33) Dnr VON/2014:54-004 Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Handlingar i samband med handläggning av ärende Aktivitet/process Gallringsfrist Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med ev. bilagor Ansökningar till institutioner om vård Avgiftsbeslut Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran (vid avgiftsbeslut) Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Kopior av hyreskontakt, besiktningsprotokoll etc. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt 1 år Pärm avgiftshandläggare Vid inakt Vid inakt 2 år Vid inakt Vid inakt Efter notering i personakt 5 år/Bevaras Personakt Vid inakt Vid inakt 189 5 år Ska tillföras akten i läsbar form 190 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 - Handling Gallringsfrist läkare Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad Överklaganden med bilagor 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt Aktivitet/process Sortering/ förvaring 27 (33) Dnr VON/2014:54-004 Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år 5 år 5 år Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitet/process Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Intyg/utlåtande Levnadsberättelse 5 år/Bevaras Personakt 5 år Löpande arbetsanteckningar Vid inakt Signeringslistor för hemtjänstinsats Uppdrag/journalblad (social dokumentation) 5 år - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Efter godkännande av närstående/ställföreträdare Dokumenteras normalt genom journalanteckning Vid inakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år/Bevaras Personakt 5 år 5 år Personakt 5 år 5 år/Bevaras Personakt 5 år 190 Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt 191 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 28 (33) Dnr VON/2014:54-004 Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Bostad med särskild service Aktivitet/process Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) kopior Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b § LSS (Lex Sarah) kopior Boendeenkäter, enkäter till närstående Dagböcker, meddelandeböcker Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt Efter sammanställning Vid inakt Får inte innehålla uppgifter om enskilda - Handling Sortering/ förvaring Egenkontroll livsmedels2 år hygien, rapport och kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckningar över boende i Vid inakt bostad med särskild service Hyreskontrakt, besiktnings2 år protokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Löneunderlag till familjehem, avlastningshem, kontaktperson Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser, boendes nycklar Närvaro- och frånvarorapporter Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes privata medel 2 år 1 år Till Anmärkningar kommunarkiv Under ständig bearbetning Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår När boende utgår ur verksamheten Hos resp. verksamhet 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Pärm assistent MYS 2 år Underlag för debitering 2 år Efter återlämnande 2 år Vid inakt Underlag för debitering 10 år 191 192 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 Dnr VON/2014:54-004 Aktivitet/process Gallringsfrist Register över innehavare av trygghetstelefon-/larm Servicekort Vid inakt När innehavet har upphört Vid inakt. Sista versionen gallras/bevar as med personakt 2 år Pärm assistent Resurscenter 2 år Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter för dessa gälland regler om bevarande och gallring - Handling Underlag och utbetalning av habiliteringsersättning Vårddagsuppgift Sortering/ förvaring 29 (33) Till Anmärkningar kommunarkiv Familjehem/stödfamilj Aktivitet/process Gallringsfrist Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Förteckningar över familjehem/stödfamilj Utredning och avtal om åtagande som familjehem (LSS) Utredning och avtal om åtagande som stödfamilj (LSS) Vid inakt När ny förteckning upprättats Vid inakt När ny förteckning upprättats - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 5 år/Bevaras Personakt Bevaras 1 Personakt 5 år/Bevaras2 1 Samtliga personakter tillhörande barn under 18 år måste bevaras till dess de fyllt 18 år. 2 Efter att barnet fyllt 18 år gäller gallringsfristen 5 år/Bevaras. Kontaktperson Aktivitet/process Gallringsfrist Uppdrag som kontaktperson 5 år/Bevaras Original till personakt hos handläggare 2 år Samordnare Samordnare har kopia som gallras vid inaktualitet. 2 år Original till personalkontoret. - Handling Redovisning av kontaktuppdrag Personuppgift kontaktperson Sortering/ förvaring Samordnare 192 Till Anmärkningar kommunarkiv 193 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 30 (33) Dnr VON/2014:54-004 Hemtjänst Aktivitet/process Gallringsfrist Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b § LSS (Lex Sarah) kopior Enkäter till hemtjänstmottagare eller närstående Förteckningar över hemtjänsttagare Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar Larmrapporter med register Vid inakt Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Vid inakt När sammanställning gjorts Vid inakt Under ständig bearbetning Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckelkvittenser/kontaktbok till hemtjänstmottagares boenden Planering av genomförande av insatser Redovisning av hemtjänstmottagares privata medel Register över hemtjänstmottagares nycklar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Servicekort/brukarkort 2 år - Handling Sortering/ förvaring Till Anmärkningar kommunarkiv 2 år 2 år 1 år Efter att avtalet upphört att gälla Hos resp. verksamhet 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning 2 år Efter återlämnande 2 år Efter upphörd service Vid inakt 10 år Inlåsta hos enhetschef Vid inakt Under ständig uppdatering Vid inakt När innehavet har upphört Vid inakt Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Förs vid inaktualitet till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring 193 194 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 31 (33) Dnr VON/2014:54-004 Personlig assistans Aktivitet/process Gallringsfrist Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan 2 år - Handling Sortering/ förvaring 2 år Till Anmärkningar kommunarkiv Debiteringsunderlag 2 år 194 195 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 32 (33) Dnr VON/2014:54-004 Färdtjänst/riksfärdtjänst Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Aktivitet/process - Handling Gallringsfrist Sortering/ förvaring Ansökningar med bilagor samt 5 år efter beslut om färdtjänst och inaktualitet riksfärdtjänst Handläggare Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Återkallelse av tillstånd Årsstatistik 5 år Handläggare 2 år Bevaras Handläggare Handläggare Till Anmärkningar kommunarkiv Om uppgifter om färdtjänstens volym och vilka regler som gällt i kommunen bevaras kan materialet gallras Registreras/diarieförs. Bostadsanpassning Baserat på Riksarkivets/SKL:s Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra - Råd om teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region GallringsSortering/ Till Anmärkningar Aktivitet/process - Handling frist förvaring Ansökan och beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag 10 år efter beslutets utgång Personakt Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparationer och underhåll Offerter 10 år efter beslutets utgång Handläggare Vid inaktualitet Bevaras Handläggare Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Hissregister Statistiska sammanställningar (rapport till Boverket) Övrig information t.ex. läkarintyg, åtgärdsförslag från terapeuter Personakt kommunarkiv Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas. Enligt nämndens delegationsordning fattar handläggare beslut upp till två basbelopp. Dessa beslut finns ej i protokoll, men finns i verksamhetssystem/personakt. Protokoll bevaras enligt avsnittet Nämndadministration, enskilda utskottets protokoll Handläggare Bevaras Handläggare 10 år efter beslutets utgång Handläggare 195 Registreras/diarieförs 196 UTKAST DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015-01-29 33 (33) Dnr VON/2014:54-004 Referenser Kommunala styrdokument • • • • • • Arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter, övergripande anvisningsdokument, (senast reviderad av KF 2008-06-16, § 126) Riktlinjer för arkivhantering, hjälpreda för kommunala myndigheter (reviderad 2014, kommunarkivet) Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, övergripande anvisningsdokument, (antagen av KF 199-12-13, § 280) Dokumenthantering för personaladministration – gemensamma riktlinjer – övergripande riktlinjer för kommunens dokumenthantering (ej daterat) Riktlinjer för användande av sociala medier, övergripande inriktningsdokument (KS 2010-04-28, § 91) Förfrågningsunderlag - Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet Hemtjänst (senast reviderad VON 2014-01-30, § 10) Lagar • • • • • • • • • • • • Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Förvaltningslagen (1986:223) Socialtjänstlag (2001:453) Socialtjänstförordning (2001:937) Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Förordning (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) Lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m. m. Patientdatalag (2008:355) Arkivlag (1990:782) Arkivförordning (1991:446) Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten Övriga styrande dokument • • • • Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra? Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (SKL/Riksarkivet, 2010) Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (SKL, 2006) Gallringsråd nr 6 Bevara eller gallra? Råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation i landsting/region och kommun (SKL/Riksarkivet, 2014) Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra? Råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region (SKL/Riksarkivet, 2014) 196 197 Handläggare: (YD+HUVOHULars Olsson Dnr VON/2015:1-709 Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex Sarah (övergrepp) Ordförandens förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att tillräckliga och adekvata åtgärder är vidtagna av förvaltningen. 2. Nämnden beslutar att det inträffade utgör risk för ett allvarligt missförhållande enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah). 3. Anmälan översändes till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Ärendebeskrivning Enligt Socialtjänstlagen, 14 kapitlet, 3 § (Lex Sarah) är alla som är verksamma inom äldreomsorg och omsorger om funktionshindrade skyldiga att anmäla alla missförhållanden till vård- och omsorgsnämnden. Nämnden skall sedan avgöra om det föreligger ett allvarligt missförhållande, påtaglig risk för allvarligt missförhållande, eller enbart missförhållande (SOSFS 2011:5). I de fall nämnden bedömer att det föreligger allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande ska nämnden anmäla till Socialstyrelsen. Utredning ska skickas senast två månader efter att anmälan gjorts. Det som sagts ovan gäller på samma sätt enligt Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Vård- och omsorgsnämnden fattade den 24 februari 2012 beslut om nya rutiner för rapportering enligt SoL och LSS – Lex Sarah. Av detta framgår bl.a. att avdelningschef gör första bedömning av inkommen rapport om misstänkt missförhållande, svarar för att utredning görs, beslutar om åtgärder kopplade till händelse samt ser till att ansvarig nämnd får anmälan för ställningstagande och beslut. Sammanfattning av händelsen En medboende har försökt ta med AVT in till sig. Den medboende skall ha utryckt sexuella förslag till AVT. AVT, som sitter i rullstol, blev rädd. AVT ropade på hjälp och tryckte på sitt larm men ingen hörde detta. Personal kom till sist vilket gjorde att händelsen kunde avbrytas. Personalen förstod dock inte vad som var på väg att hända. AVT berättade först nästa dag för annan personal att den medboende hade gett sexuella förslag och rullat iväg AVT mot dennes vilja. Åtgärdsplan från utföraravdelningen • • • • • EC har genomfört stödjande samtal med både AVT och medboende samt erbjudit ytterligare samtal med kontaktperson. Ökad bemanning 16.00-19.30 från 140910 och fyra veckor framåt. Därefter 16.00-16.30. Bemanningen har haft uppdraget att finnas nära den utsatta brukaren för att skapa trygghet. Riskanalys upprättad 140915 Handlingsplan upprättad 140919 SSK har tillsett att medicingenomgång gjorts för den medboende von150226kallelse.docx 197 198 • • Dörrlarm hos den medboende har satts in kvällstid Personal och AVT har upprättat överenskommelse om att personal stödjer AVT i att låsa sin dörr när denne är själv i lägenheten. Vidtagna och planerade åtgärder följs upp av utföraravdelningen senast 6 månader efter beslut i vård- och omsorgsnämnden. Bedömning Den boende har upplevts som skrämd och skärrad dagarna efter händelsen. Extra personal har satts in för att finnas med AVT under de tider då denne befunnit sig i samma lokaler som den medboende. AVT har uttryckt det som skönt när den medboende senare inte funnits kvar på boendet vilket tyder på att AVT haft det svårt efter händelsen. Tidigare Lex Sarah utredning visar att den medboendes sexuella beteende varit känt under lång tid utan att åtgärder i form av exempelvis riskanalys satts in. Riskanalys hade heller inte gjorts efter den tidigare händelsen trots att drygt fyra månader hade passerat. Det är möjligt att händelsen kunnat förhindras vid tidigare insatta åtgärder. Det som skiljer denna händelse från den medboendes tidigare beteende är att det tidigare aldrig varit riktat mot annan brukare utan endast mot personal. Det är därför svårt att bedöma om händelsen hade kunnat förutses. Händelsen bedöms som risk för ett allvarligt missförhållande. De åtgärder som satts in efter händelsen bedöms som adekvata och tillräckliga. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut • • • Förvaltningen föreslår vård- och omsorgsnämnden besluta att tillräckliga och adekvata åtgärder är vidtagna av förvaltningen. Nämnden föreslås besluta att det inträffade utgör risk för ett allvarligt missförhållande enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah). Anmälan översändes till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Ärendets handlingar • Vård- och omsorgsförvaltningens utredning, 2014-12-19 von150226kallelse.docx 198 199 UTREDNING Vår beteckning Ert datum Er beteckning 2014-12-19 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Vår handläggare 1 (3) Datum Dnr VON/2015:1-709 LS 3 Lars Olsson, utredare Utredning enligt 14 kap 3 § SoL (Lex Sarah) med anledning av rapporterat missförhållande (övergrepp) Bakgrund Den 6 oktober 2014 initierade chefen för utföraravdelningen att en utredning enligt 14 kap. 6 § Socialtjänstlagen ska inledas på grund av inkommen avvikelse. Avvikelserapporten inkom den 12 september 2014 och gäller händelse den 8 september 2014. Metod Utredningens resultatdel presenterar en sammanfattning av inkommen avvikelse samt sammanfattningar av intervjuer med aktuell vårdpersonal (AVP 1-3) och enhetschef (EC). Vidare presenteras genomgång av journalanteckningar och tidigare utredning enligt Lex Sarah. Inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen återges. Utifrån inkommet material presenteras sammanfattning av hela händelseförloppet samt en bedömning av händelserna och de beslutade åtgärderna. Resultat Sammanfattning av inkommen avvikelse Aktuell vårdtagare (AVT) har berättat att en medboende försökt ta med AVT in till sig. Den medboende skall ha utryckt sexuella förslag till AVT. AVT, som sitter i rullstol, blev rädd. AVT ropade på hjälp och tryckte på sitt larm men ingen hörde detta. Personal kom till sist vilket gjorde att händelsen kunde avbrytas. Personalen förstod dock inte vad som var på väg att hända. AVT berättade först nästa dag för annan personal vad som hänt. Samtal med AVP 1 den 28 oktober 2014 AVP 1 berättar att denne träffat AVT dagen efter händelsen och att AVT då berätta om händelsen för AVP 1. Det AVP 1 framför i samtalet är vad denne uppfattat från samtalet med AVT. AVT och den medboende hade blivit sist kvar efter middagen. Den medboende började då köra AVT som satt i rullstol. Den medboende gav sexuella förslag och rullade AVT mot dennes rum. Rullstolen fastnade i en dörröppning vilket gjorde att de inte kom längre, en personal såg detta vilket gjorde att händelsen kunde avbrytas. AVT hade inte talat om för personalen vad som hänt. AVT hade tryckt på larmet och ropat på hjälp utan att personal hade kommit och hjälp denne. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Utdelningsadress 64180 Katrineholm www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-568 07 Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 199 Org.nummer 212000-0340 200 UTREDNING Datum 2014-12-19 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2 (3) Vår beteckning Dnr VON/2015:1-709 LS 3 AVP 1 tillägger att larmet inte är av den typ att det kommer hjälp direkt. Samtal med AVP 2 den 13 november 2014 AVP 2 var den personal som kom att avbryta händelsen. AVP 2 berättar att det hela skedde efter en måltidssituation. Personalen hjälpte alla brukare till sina rum. Till sist blev AVT och en medboende kvar ensamma i matsalen. När AVP 2 kom in för att hjälpa ytterligare en brukare såg denne att en medboende försökte skjuta AVT i rullstolen mot AVT:s rum men fastnat i något på vägen dit. AVP 2 tog över och hjälpte AVT in på rummet. AVP 2 uppger att denne inte märkte något ovanligt i situationen och uppger att AVT inte sagt något om det just då. AVP 2 har förstått först efteråt vad som egentligen hände. Samtal med AVP 3 den 18 december 2014 AVP 3 är kontaktperson till AVT. AVP 3 har erbjudit AVT stödjande samtal men berättar att AVT sagt att denne inte vill prata mer om händelsen. AVP 3 berättar att AVT, efter att den medboende inte längre bor kvar i boendet, tycker det känns bättre att komma till matsalen. Under tiden den medboende bott kvar i boendet har de ätit i samma matsal. AVT har då haft extra personal vid sin sida vid måltiderna. Samtal med EC den 14 oktober och den 28 november 2014 EC meddelar att flera åtgärder sattes in direkt efter händelsen. Extra personal som kunde gå vid AVT:s sida sattes in på speciellt utsatta tider under de första fyra veckorna efter händelsen. Efter detta bedömdes läget som lugnare. Riskanalys upprättades omgående och en handlingsplan på börjades. EC berättar att den medboende tidigare haft ett liknande beteende gentemot personal under en lång tid men att det aldrig tidigare varit riktat mot någon av de boende. EC upplevde AVT som skrämd och skärrad dagarna efter händelsen. EC meddelar att AVT bett om att anhöriga inte skall informeras om det inträffade. Genomgång av journalanteckningar och tidigare utredning enligt Lex Sarah AVT har tidigare inte varit utsatt för liknande händelser. Genomgång av medboendes journalanteckningar visar att dennes sexuella beteende varit känt sedan minst två år tillbaka. Den 6 maj 2014 finns en händelse där den medboende har gjort sexuella närmanden mot personal. I samband med denna händelse gjordes en utredning enligt Lex Sarah som visar på att åtgärder omkring den medboende borde satts in långt tidigare än vad som gjorts för att bemöta beteendet på ett bättre sätt. Riskanalys omkring den medboende var fortfarande inte upprättad vid denna händelse. Åtgärdsplan från utföraravdelningen • EC har genomfört stödjande samtal med både AVT och medboende samt erbjudit ytterligare samtal med kontaktperson. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Utdelningsadress 64180 Katrineholm www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-568 07 Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 200 Org.nummer 212000-0340 201 UTREDNING Datum 2014-12-19 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN • • • • • • 3 (3) Vår beteckning Dnr VON/2015:1-709 LS 3 Ökad bemanning 16.00-19.30 från 140910 och fyra veckor framåt. Därefter 16.00-16.30. Bemanningen har haft uppdraget att finnas nära den utsatta brukaren för att skapa trygghet. Riskanalys upprättad 140915 Handlingsplan upprättad 140919 SSK har tillsett att medicingenomgång gjorts för den medboende Dörrlarm hos den medboende har satts in kvällstid Personal och AVT har upprättat överenskommelse om att personal stödjer AVT i att låsa sin dörr när denne är själv i lägenheten. Sammanfattning av händelsen och bedömning En medboende har försökt ta med AVT in till sig. Den medboende skall ha utryckt sexuella förslag till AVT. AVT, som sitter i rullstol, blev rädd. AVT ropade på hjälp och tryckte på sitt larm men ingen hörde detta. Personal kom till sist vilket gjorde att händelsen kunde avbrytas. Personalen förstod dock inte vad som var på väg att hända. AVT berättade först nästa dag för annan personal att den medboende hade gett sexuella förslag och rullat iväg AVT mot dennes vilja. Den boende har upplevts som skrämd och skärrad dagarna efter händelsen. Extra personal har satts in för att finnas med AVT under de tider då denne befunnit sig i samma lokaler som den medboende. AVT har uttryckt det som skönt när den medboende senare inte funnits kvar på boendet vilket tyder på att AVT haft det svårt efter händelsen. Tidigare Lex Sarah utredning visar att den medboendes sexuella beteende varit känt under lång tid utan att åtgärder i form av exempelvis riskanalys satts in. Riskanalys hade heller inte gjorts efter den tidigare händelsen trots att drygt fyra månader hade passerat. Det är möjligt att händelsen kunnat förhindras vid tidigare insatta åtgärder. Det som skiljer denna händelse från den medboendes tidigare beteende är att det tidigare aldrig varit riktat mot annan brukare utan endast mot personal. Det är därför svårt att bedöma om händelsen hade kunnat förutses. Händelsen bedöms som risk för ett allvarligt missförhållande. De åtgärder som satts in efter händelsen bedöms som adekvata och tillräckliga. Lars Olsson Utredare VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Utdelningsadress 64180 Katrineholm www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-568 07 Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 201 Org.nummer 212000-0340 202 Dnr VON/2015:1-709 Handläggare: Eva Hersler/Emma Odén Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex Sarah (utförande av insats/insats mot enskilds vilja) Ordförandens förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att tillräckliga och adekvata åtgärder är vidtagna av förvaltningen. 2. Nämnden konstaterar att det inträffade inte utgör ett allvarligt missförhållande enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah). Ärendebeskrivning Enligt Socialtjänstlagen, 14 kapitlet, 3 § (Lex Sarah) är alla som är verksamma inom äldreomsorg och omsorger om funktionshindrade skyldiga att anmäla alla missförhållanden till vård- och omsorgsnämnden. Nämnden skall sedan avgöra om det föreligger ett allvarligt missförhållande, påtaglig risk för allvarligt missförhållande, eller enbart missförhållande (SOSFS 2011:5). I de fall nämnden bedömer att det föreligger allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande ska nämnden anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Det som sagts ovan gäller på samma sätt enligt Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Vård- och omsorgsnämnden fattade den 24 februari 2012 beslut om nya riktlinjer för rapportering enligt SoL och LSS – Lex Sarah. Av dessa framgår bland annat att avdelningschef gör första bedömning av inkommen rapport om misstänkt missförhållande, svarar för att utredning görs, beslutar om åtgärder kopplade till händelse samt ser till att ansvarig nämnd får anmälan för ställningstagande och beslut. Händelsen Avvikelse inkom 22 september 2014 och gäller brist i omsorg/tillsyn då en vårdtagare avvek från ett demensboende i Katrineholms kommun. Händelsen inträffade den 21 september 2014 cirka klockan 14.45. Aktuell vårdtagare (AVT) avvek från boendet utan uppsikt från personal efter att anhörig varit på besök. AVT var upprörd när anhörig gick och fick därför gå ut i trädgården till boendet, då det brukar ha en lugnande effekt på AVT. Efter cirka 30 minuter fick en vårdpersonal samtal från anhörig till en annan vårdtagare att AVT setts nära järnvägsstationen. Två vårdpersonal begav sig direkt till platsen och hittade AVT i närheten av järnvägsstationen. AVT var arg och upprörd, och ville inte självmant följa med tillbaka till boendet. Vårdpersonalen försökte avleda och motivera AVT att följa med tillbaka till boendet, utan framgång. Vårdpersonalen tillkallade en annan vårdpersonal som anlände till platsen med en rullstol för att kunna få med AVT tillbaka till boendet. AVT befann sig vid denna tidpunkt väldigt nära kanten vid järnvägsspåret. Personalen bedömde att situationen kunde leda till att AVT kom till skada. Vårdpersonalen körde fram rullstolen och AVT satte sig motvilligt i rullstolen. Under stora protester skjutsade vårdpersonalen tillbaka AVT till boendet. På boendet mötte annan vårdpersonal upp som tog hand om AVT. AVT lugnade därefter ner sig. Åtgärdsplan från utföraravdelningen von150226kallelse.docx 202 203 Vidtagna åtgärder • • • • • • • • • • Vårdpersonal tog hand om och samtalade med AVT efter händelsen. Enhetschef har informerat anhöriga om den inträffade händelsen. Enhetschef har på en teamträff den 22 september 2014 med vårdpersonal, sjuksköterska och paramedicinare diskuterat den inträffade händelsen. En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT blir orolig, hotfull eller våldsam togs fram den 22 september 2014. En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT avviker från boendet togs fram den 22 september 2014. Enhetschef har på en arbetsplatsträff den 30 september 2014 med vårdpersonal och sjuksköterska diskuterat den inträffade händelsen och vidtagna åtgärder. En uppdatering av AVT:s genomförandeplan genomfördes den 1 oktober 2014. En självskattning enligt BPSD genomfördes den 1 oktober 2014. Uppdatering av AVT:s läkemedelslista har genomförts vid ett flertal tillfällen under hösten 2014 utifrån aktuellt behov. Det har placerats fjädrar på grinden till staketet kring trädgården till boendet så att den går igen bättre. Åtgärdsplanen följs upp av enhetschef och områdeschef senast 6 månader efter beslut i vård- och omsorgsnämnden. Bedömning Utredningen visar att det innan den aktuella händelsen var känt bland personalen att AVT ofta ville lämna boendet och AVT hade även vid ett tidigare tillfälle lämnat boendet på egen hand utan uppsikt från personal. Utredningen visar att trots vetskapen hade det inte genomförts en riskanalys kring detta och vilka situationer som kunde föranleda att AVT blev orolig eller visade tendenser till att vilja lämna boendet. I utredningen framkommer att AVT brukade få gå ut i trädgården till boendet om denne var upprörd, precis som vid den aktuella händelsen, då det i vanliga fall brukade ha en lugnande inverkan på AVT. Det hade dock inte arbetats fram planer som tydliggjorde att personalen skulle hålla uppsikt över AVT vid de tillfällen AVT blev orolig och visade tendenser till att vilja lämna boendet. Samtidigt är det viktigt att uppmärksamma att insatser enligt socialtjänstlagen bygger på frivillighet och innebär att personal inte kan vidta åtgärder mot den enskildes vilja. Inlåsning får inte ske och personalen har ingen rätt att hindra någon från att lämna bostaden/boendet. Om en vårdtagare vill lämna boendet och det inte går att avleda vårdtagaren måste personalen låta vårdtagaren gå ut. Personalen kan i dessa situationer behöva följa med vårdtagaren så att den enskilde inte går ut på egen hand. I utredningen framkommer att i det efterföljande händelseförloppet försökte vårdpersonalen prata lugnt med AVT och motivera AVT att följa med tillbaka till boendet. Vårdpersonalen gjorde bedömningen att situationen som efterföljde skulle kunna innebära att AVT kom till skada och agerade därefter. Enligt Socialstyrelsen kan det i vård och omsorg uppstå en ”akut” situation där en anställd vidtar åtgärder som inrymmer någon form av våld eller tvång för att avvärja fara för liv och hälsa. Bestämmelsen om nödrätt i brottsbalken 24 kap. 4 § innebär att den är fri från ansvar som handlar i nöd för att avvärja fara för liv och hälsa. Handlingen måste dock vara försvarlig med hänsyn till farans beskaffenhet. von150226kallelse.docx 203 204 Nödrätten kan enbart användas i akuta situationer när allvarlig fara föreligger. Den får inte användas kontinuerligt. (Socialstyrelsen 2014) I en sådan situation som inträffade skulle den inblandade vårdpersonalen kunna åberopa nödrätten då de handlade för att skydda vårdtagarens liv och hälsa. Åtgärderna i inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen bedöms som tillräckliga och adekvata utifrån den aktuella händelsen. Det är av vikt att genomförandeplanen, BPSD-skattningen och handlingsplanerna som tagits fram revideras vid behov. Det är viktigt att personalen arbetar med trygghetsskapande åtgärder så att vården och omsorgen bidrar till att den enskilde uppnår känslan av trygghet, samt att omsorgen anpassas efter den enskildes varierande behov. Med anledning av att AVT lämnade boendet på egen hand utan personal i det hälsotillstånd AVT befann sig i och att den efterföljande situationen kunde ha medfört konsekvenser för den enskildes liv och hälsa bedöms händelsen som ett missförhållande. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut • • Förvaltningen föreslår vård- och omsorgsnämnden besluta att tillräckliga och adekvata åtgärder är vidtagna av förvaltningen. Nämnden konstaterar att det inträffade inte utgör ett allvarligt missförhållande enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah). Ärendets handlingar • Vård- och omsorgsförvaltningens utredning, 2015-01-30 von150226kallelse.docx 204 205 UTREDNING Datum 2015-01-30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 1 (5) Vår beteckning VON/2015:1-709 LS 2 Ert datum Vår handläggare Er beteckning Emma Odén, utredare Utredning enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) med anledning av rapporterad brist i utförande av insats/insats mot enskilds vilja Bakgrund Den 22 september 2014 initierade chef utföraravdelningen att en utredning ska inledas på grund av inkommen avvikelse. Muntlig avvikelse inkom 22 september och skriftlig avvikelse inkom den 25 september 2014. Avvikelsen gäller brist i omsorg/ tillsyn då en vårdtagare avvek från ett demensboende i Katrineholms kommun. Metod Underlaget till utredningen baseras på inkommen avvikelse, åtgärdsplan, intervjuer, skriftlig rapport från enhetschef 22 september 2014 samt genomgång av journaler och andra handlingar. Utredare har intervjuat enhetschef (EC) den 7 oktober 2014 och 9 december 2014 samt aktuell vårdpersonal 1, 2, 3 (AVP 1, 2, 3) den 15 oktober 2014. I utredningens resultatdel redovisas händelseförloppet samt kompletterande information som framkommit i utredningen. Därefter återges inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen. Utredningen avslutas med en sammanfattning av händelsen och bedömning. Resultat Händelseförlopp Händelsen som beskrivs nedan bygger på underlag som framkommit vid intervjuer och genomgång av skriftligt material. Vilka som intervjuats redovisades under avsnittet Metod. Uppgifterna om händelsebeskrivningen har varit samstämmig. Händelsen inträffade den 21 september 2014. Aktuell vårdtagare (AVT) avvek från boendet cirka klockan 14.45 efter att anhörig varit på besök. När anhörig skulle gå från boendet blev AVT upprörd då AVT inte ville att den anhörige skulle gå. AVP 1 och aktuell vårdpersonal 4 (AVP 4) lät AVT gå ut i trädgården till boendet då det brukar ha en lugnande inverkan på AVT. Cirka 30 minuter senare kontaktas AVP 2 av anhörig till en annan vårdtagare, som meddelade att AVT setts vid järnvägsstationen. AVP 2 kontaktade AVP 1 och de begav sig direkt till platsen. AVT befann sig i en butik vid järnvägsstationen. AVP 2 frågade om AVT ville följa med ut ur butiken. AVT gjorde detta, men ville inte följa med vårdpersonalen tillbaka till boendet. Vårdpersonalen uppger att de frågade vart AVT ville gå, men AVT uppges inte ha haft något specifikt mål. Vårdpersonalen uppger att AVT var arg och upprörd. AVT körde vid ett flertal tillfällen rullatorn i ett staket och kastade rullatorn bland annat mot personalen. Vårdpersonalen försökte få AVT att förflytta sig till ett mindre VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-570 08 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 205 Org.nummer 212000-0340 206 UTREDNING Datum 2015-01-30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2 (5) Vår beteckning VON/2015:1-709 LS 2 folktätt område, utan framgång. En vikarie som vid tillfället inte var i tjänst passerade och vårdpersonalen frågade om denne kunde försöka prata med AVT och få AVT att vilja följa med tillbaka till boendet. Detta gick inte, utan AVT var fortsatt upprörd. AVP 1 och AVP 2 uppger att de försökte prata lugnt med AVT och när detta inte gick tog de ett steg tillbaka för att ge AVT utrymme att lugna ner sig. AVP 1 kontaktade AVP 3 och meddelade att de behövde en rullstol för att få med AVT tillbaka till boendet. När AVP 3 anlände till platsen befann sig AVT väldigt nära kanten vid järnvägsspåret. Även AVP 3 gick fram och pratade med AVT, men utan framgång. Vårdpersonalen uppger att de inte visste vad AVT skulle göra härnäst och de bedömde att det fanns en risk att AVT kunde skada sig. AVP 1 och AVP 2 körde fram rullstolen och AVT satte sig motvilligt i rullstolen. Under stora protester skjutsade vårdpersonalen tillbaka AVT till boendet. På boendet mötte AVP 4 upp, som tog hand om och samtalade med AVT. AVT lugnade därefter ner sig. Kompletterande information som framkommit Under samtalet med vårdpersonalen uppges att de inte vet hur AVT lämnade boendet. Grinden till staketet kring trädgården till boendet uppges inte alltid vara stängd. Vårdpersonalen beskriver att den inträffade händelsen inte kändes bra, då folk pratade och tittade åt det som inträffade. Det var en jobbig situation för AVT. Efter händelsen och under den följande veckan var AVT besviken på AVP 1, men det uppges nu ha blivit bra igen. Vårdpersonalen beskriver att AVT ofta vill lämna boendet och att det i vanliga fall kan vara svårt att få AVT tillbaka till boendet om AVT och personal är ute på ärenden eller promenader. Vidare uppges att de tidigare har kunnat avleda och motivera AVT att gå tillbaka till boendet, men att det vid detta tillfälle inte gick. EC uppger att en liknande händelse har inträffat förut. Vid ett tillfälle under sommaren 2014 avvek AVT från boendet utan uppsikt från personal. Vid detta tillfälle upptäckte vårdpersonal detta förhållandevis omgående och kunde få AVT att självmant följa med tillbaka till boendet. Efter denna händelse vidtogs inga åtgärder. Efter händelsen har anhöriga informerats om den inträffade händelsen. Det har placerats fjädrar på grinden till staketet kring trädgården till boendet så att den går igen bättre. Det är kodlås till grinden med kod i närheten. EC bedömer att liknande händelser skulle kunna inträffa igen, men att det är viktigt att personalen arbetar för att minska riskerna så att det inte uppstår liknande situationer. EC har på en teamträff med vårdpersonal, sjuksköterska och paramedicinare samt på en arbetsplatsträff med vårdpersonal och sjuksköterska diskuterat den inträffade händelsen och vidtagna/ planerade åtgärder. På mötena belystes personalens bemötande till AVT och hur personalen kan bidra till att AVT känner känslan av trygghet. På mötet framfördes vikten vid att vara uppmärksam på hur AVT för stunden mår samt låta vårdpersonal ta hand om AVT som denne för tillfället fungerar bra ihop med, då det kan variera. EC uppger att AVT:s behov av hjälp och stöd varierar varje dag. Efter mötena har det tagits fram två handlingsplaner med steg för steg hänvisningar hur personalen ska agera om liknande situationer inträffar. Den ena handlingsplanen belyser hur personalen ska hantera situationer när AVT blir orolig, hotfull eller VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-570 08 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 206 Org.nummer 212000-0340 207 UTREDNING Datum 2015-01-30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 3 (5) Vår beteckning VON/2015:1-709 LS 2 våldsam. Den andra handlingsplanen belyser hur personalen ska hantera situationer om AVT avviker från boendet. Under samtalet med vårdpersonalen uppges att de känner sig mer förberedda nu, eftersom att de har tagit fram handlingsplanerna och diskuterat hur personalen ska agera om liknande situationer inträffar. Under samtalet med vårdpersonalen framhålls vikten vid att ha bättre uppsikt bland personalen på avdelningen men även från övriga avdelningar på boendet, då AVT går emellan avdelningarna. Vidare belyser vårdpersonalen att det är viktigt att personalen ser till att grinden till staketet är stängd. AVT brukar ofta promenera i trädgården runt boendet. Samtidigt uttrycker vårdpersonalen att de inte kan ha uppsikt hela tiden och vid alla tillfällen. Det uppges framförallt vara vid specifika tillfällen som personalen måste vara extra uppmärksamma. Det uppges därför som viktigt att vårdpersonalen arbetar förebyggande och är observant på hur AVT mår för tillfället. Vidare framhålls det som viktigt att vårdpersonalen har bra kontakt med anhöriga. Efter händelsen har AVT:s genomförandeplan uppdaterats för att tydliggöra hur personalen ska bemöta AVT. Det har genomförts en personskattning enligt BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demens). AVT:s läkemedelslista har uppdaterats. Dokumenten finns samlade i AVT:s pärm. Under samtalet med EC den 9 december 2014 framkommer att AVT:s allmänna hälsotillstånd har försämrats, vilket medfört att självskattningen i BPSD och genomförandeplanen kommer behöva revideras utifrån AVT:s aktuella behov. Åtgärdsplan från utföraravdelningen Vidtagna åtgärder • • • • • • • • • • Vårdpersonal tog hand om och samtalade med AVT efter händelsen. Enhetschef har informerat anhöriga om den inträffade händelsen. Enhetschef har på en teamträff den 22 september 2014 med vårdpersonal, sjuksköterska och paramedicinare diskuterat den inträffade händelsen. En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT blir orolig, hotfull eller våldsam togs fram den 22 september 2014. En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT avviker från boendet togs fram den 22 september 2014. Enhetschef har på en arbetsplatsträff den 30 september 2014 med vårdpersonal och sjuksköterska diskuterat den inträffade händelsen och vidtagna åtgärder. En uppdatering av AVT:s genomförandeplan genomfördes den 1 oktober 2014. En självskattning enligt BPSD genomfördes den 1 oktober 2014. Uppdatering av AVT:s läkemedelslista har genomförts vid ett flertal tillfällen under hösten 2014 utifrån aktuellt behov. Det har placerats fjädrar på grinden till staketet kring trädgården till boendet så att den går igen bättre. Åtgärdsplanen följs upp av enhetschef och områdeschef senast sex månader efter beslut i vård- och omsorgsnämnden. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-570 08 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 207 Org.nummer 212000-0340 208 UTREDNING Datum 2015-01-30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 4 (5) Vår beteckning VON/2015:1-709 LS 2 Sammanfattning av händelsen och bedömning Händelsen inträffade den 21 september 2014 cirka klockan 14.45. Aktuell vårdtagare (AVT) avvek från boendet utan uppsikt från personal efter att anhörig varit på besök. AVT var upprörd när anhörig gick och fick därför gå ut i trädgården till boendet, då det brukar ha en lugnande effekt på AVT. Efter cirka 30 minuter fick en vårdpersonal samtal från anhörig till en annan vårdtagare att AVT setts nära järnvägsstationen. Två vårdpersonal begav sig direkt till platsen och hittade AVT i närheten av järnvägsstationen. AVT var arg och upprörd, och ville inte självmant följa med tillbaka till boendet. Vårdpersonalen försökte avleda och motivera AVT att följa med tillbaka till boendet, utan framgång. Vårdpersonalen tillkallade en annan vårdpersonal som anlände till platsen med en rullstol för att kunna få med AVT tillbaka till boendet. AVT befann sig vid denna tidpunkt väldigt nära kanten vid järnvägsspåret. Personalen bedömde att situationen kunde leda till att AVT kom till skada. Vårdpersonalen körde fram rullstolen och AVT satte sig motvilligt i rullstolen. Under stora protester skjutsade vårdpersonalen tillbaka AVT till boendet. På boendet mötte annan vårdpersonal upp som tog hand om AVT. AVT lugnade därefter ner sig. Utredningen visar att det innan den aktuella händelsen var känt bland personalen att AVT ofta ville lämna boendet och AVT hade även vid ett tidigare tillfälle lämnat boendet på egen hand utan uppsikt från personal. Utredningen visar att trots vetskapen hade det inte genomförts en riskanalys kring detta och vilka situationer som kunde föranleda att AVT blev orolig eller visade tendenser till att vilja lämna boendet. I utredningen framkommer att AVT brukade få gå ut i trädgården till boendet om denne var upprörd, precis som vid den aktuella händelsen, då det i vanliga fall brukade ha en lugnande inverkan på AVT. Det hade dock inte arbetats fram planer som tydliggjorde att personalen skulle hålla uppsikt över AVT vid de tillfällen AVT blev orolig och visade tendenser till att vilja lämna boendet. Samtidigt är det viktigt att uppmärksamma att insatser enligt socialtjänstlagen bygger på frivillighet och innebär att personal inte kan vidta åtgärder mot den enskildes vilja. Inlåsning får inte ske och personalen har ingen rätt att hindra någon från att lämna bostaden/boendet. Om en vårdtagare vill lämna boendet och det inte går att avleda vårdtagaren måste personalen låta vårdtagaren gå ut. Personalen kan i dessa situationer behöva följa med vårdtagaren så att den enskilde inte går ut på egen hand. I utredningen framkommer att i det efterföljande händelseförloppet försökte vårdpersonalen prata lugnt med AVT och motivera AVT att följa med tillbaka till boendet. Vårdpersonalen gjorde bedömningen att situationen som efterföljde skulle kunna innebära att AVT kom till skada. Enligt Socialstyrelsen kan det i vård och omsorg uppstå en ”akut” situation där en anställd vidtar åtgärder som inrymmer någon form av våld eller tvång för att avvärja fara för liv och hälsa. Bestämmelsen om nödrätt i brottsbalken 24 kap. 4 § innebär att den är fri från ansvar som handlar i nöd för att avvärja fara för liv och hälsa. Handlingen måste dock vara försvarlig med hänsyn till farans beskaffenhet. Nödrätten kan enbart användas i akuta situationer när allvarlig fara föreligger. Den får inte användas kontinuerligt. (Socialstyrelsen 2014) I en sådan situation som inträffade VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-570 08 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 208 Org.nummer 212000-0340 209 UTREDNING Datum 2015-01-30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 5 (5) Vår beteckning VON/2015:1-709 LS 2 skulle den inblandade vårdpersonalen kunna åberopa nödrätten då de handlade för att skydda vårdtagarens liv och hälsa. Åtgärderna i inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen bedöms som tillräckliga och adekvata utifrån den aktuella händelsen. Det är av vikt att genomförandeplanen, BPSD-skattningen och handlingsplanerna som tagits fram revideras vid behov. Det är viktigt att personalen arbetar med trygghetsskapande åtgärder så att vården och omsorgen bidrar till att den enskilde uppnår känslan av trygghet, samt att omsorgen anpassas efter den enskildes varierande behov. Med anledning av att AVT lämnade boendet på egen hand utan personal i det hälsotillstånd AVT befann sig i och att den efterföljande situationen kunde ha medfört konsekvenser för den enskildes liv och hälsa bedöms händelsen som ett missförhållande. Emma Odén Utredare Referenser • Socialstyrelsen (2014) Lex Sarah – Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om Lex Sarah, Andra upplagan. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 Telefax: 0150-570 08 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se 209 Org.nummer 212000-0340 210 Dnr VON/2015:11-709 Handläggare: Katarina Hagdahl Patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorgsnämnden 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner patientsäkerhetsberättelsen för 2014. Ärendebeskrivning Den 1 januari 2011 började Patientsäkerhetslagen (2010:659) PSL att gälla. Enligt den nya lagen skall vårdgivaren dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en patientsäkerhetsberättelse. Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en sammanställning av patientsäkerhetsarbetet under 2014 och har valt att redogöra för nutrition, avvikelsehantering, Senior Alert, BPSD (beteendemässiga och psykiska symptom vid demens), läkemedelshantering, läkemedelsgenomgångar, palliativa registret, SIP (samlad individuell plan), teamträffar och trygghetsmodellen. Ärendets handlingar • Patientsäkerhetsberättelse, 2015-02-13 von150226kallelse.docx 210 211 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 1 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Vår handläggare Katarina Hagdahl Medicinskt ansvarig sjuksköterska Patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorgsnämnden 2014 Den 1 januari 2011 började patientsäkerhetslagen (2010:659) PSL att gälla. Enligt den nya lagen skall vårdgivaren dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en patientsäkerhetsberättelse. Nedan följer en sammanställning av patientsäkerhetsarbetet under 2014. Vi har valt att redogöra för nutrition, läkemedelshantering, läkemedelsgenomgångar, senior Alert, Trygghetsmodellen, teamträffar, palliativa registret, avvikelsehantering, BPSD och samlad individuell plan(SIP). Hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits under 2014 Nutrition Nattfastemätning Mätning av nattfastan har gjorts sedan 2009 och finns med som resultatmål som kommunen har. Två gånger per år mäter man nattfastan på äldreboenden. Resultatmålet är att andelen brukare i äldreomsorgen vars nattfasta är kortare än 13 timmar ska öka (med hänsyn till den enskildes önskemål). Målnivå: 60 %. Sedan våren 2013 mäter man även könsuppdelad statistik. Nattfasteformulär skickas ut till varje avdelning på boendet eller delas ut till kostombud vid utbildningstillfällen som oftast ligger i fas med nattfastemätningen. Även chefer för respektive boende får information och har huvudansvaret att den genomförs och skickas in. Mätningen görs på en bestämd dag och man registrerar tidpunkt när kvällsmål/ middag intogs och om något nattmål eller tidigt morgonmål har intagits och om det har erbjudits men tackat nej. Man registrerar även MNA och BMI för att få en bild av förekomst av undernäring bland de som har lång nattfasta. Med nattfasta menas tiden mellan en dags sista mål och följande dags första mål, det vill säga tiden under natten då en person inte äter eller dricker någonting som ger energi (kalorier). Nattfastan bör ej överstiga 11 timmar. Man har under året genomfört ett pilotprojekt på ett några av kommunens större äldreboenden (Furuliden , Lövåsgården , Strandgården , Norrgläntan och Pantern). Det har gått ut på att ändra måltidsordningen för att få bättre spridning på måltiderna och att få en kortare nattfasta. Hittills har det givit ett positivt resultat på nattfastans längd. Nutritionsrådet i Sörmland genomför nattfastemätning i hela Sörmland vartannat år vilket innebär för Katrineholms kommun att det gjorts en mätning extra utöver den ordinarie nattfastemätningen. Avvikelsehantering Avvikelser registreras i verksamhetssystemet och alla medarbetare har skyldighet att rapportera. Vård- och omsorgsförvaltningen har i ett antal år arbetat med avvikelse- Patientsäkerhetsber 2014.docx VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Postadress: 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 vx Telefax: 0150-48 211 81 95 vard.omsorg@katrineholm.se Org.nummer 212000-0340 212 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 2 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 hantering och framförallt synen på rapporteringen som ett förbättringsarbete. Enhetschef och sjuksköterska drar ut och går igenom avvikelserna varje månad med vårdpersonalen på teamträffar där åtgärder och statistik diskuteras. Allvarliga avvikelser rapporteras direkt till enhetschef eller sjuksköterska för akut åtgärd, de rapporterar i sin tur till områdes/avdelningschef och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Händelseanalys och utredning genomförs, därefter ställningstagande om händelsen föranleder en anmälan till Socialstyrelsen enligt lex Maria eller lex Sarah. Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering genomförs enligt avtal av apotekare från Apoteket Farmaci varje år inom äldreomsorgen och fr.o.m. 2012 vartannat år inom funktionshinderområdet. Kvalitetsgranskningen genomförs av apotekare som ett kvalitetsmöte tillsammans med vårdpersonal, ansvarig sjuksköterska och enhetschef. Vid varje granskningstillfälle upprättas en åtgärdsplan som skickas in till apotekare och MAS inom 14 dagar och följs sedan upp vid nästa granskningstillfälle. Alla sjuksköterskor ansvarar för att det finns lokala skriftliga rutiner för läkemedelshanteringen som revideras varje år och rutinerna diskuteras vid granskningen. Alla avvikelser gällande läkemedelshantering granskas och bearbetas vid teamträffar. Läkemedelsgenomgångar Utifrån gällande författning genomförs förenklade läkemedelsgenomgångar inom alla våra verksamheter. Därefter beslutar läkaren om att det behövs en fördjupad läkemedelsgenomgång vilket innebär att det görs en symtomskattning, blodprover på bland annat njurfunktions tas. En apotekare är delaktig vid en fördjupad läkemedelsgenomgång. Materialet sammanställs av läkare, sjuksköterska och apotekare och förändringar genomförs. Läkemedelsgenomgångarna ligger i linje med arbetet att minska antalet olämpliga läkemedel för äldre men även för andra patientgrupper t.ex. socialpsykiatrin. Palliativa registret Sjuksköterskorna har under ett antal år registrerat dödsfall i palliativa registret, för att säkerställa kvaliteten av vården i livets slut. Ett antal kvalitetsindikatorer ska måluppfyllas och förbättras med 5 eller 10 % för att få stimulansbidrag samt att 70 % av alla dödsfall i kommunen och landstinget ska registreras. Teamträffar inom alla områden Teamträffar är ett planeringsmöte kring brukare som ska ske regelbundet. Deltagare är sjuksköterska, sjukgymnast/fysioterapeut, arbetsterapeut, vårdpersonal samt enhetschef. Inom hemtjänsten deltar även biståndshandläggare. Teamträffar sker inom både särskilda boenden, hemtjänst och gruppbostäder. Patientsäkerhetsber 212 213 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 3 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Syftet är: • Genomgång, uppföljning och utvärdering av medicinska och rehabiliterande insatser hos brukare. • Sätta realistiska, vardagsnära, smarta* mål för insatserna. • Få en helhetssyn på brukarens situation utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt som innebär att skapa gynnsamma förutsättningar för en god hälsa och se till människans möjligheter. *Smarta = Specifikt, Mätbart, Attraktivt, Realistiskt, Tidsbestämt och Accepterat Trygghetsmodellen Införandet av trygghetsmodellen januari 2014 innebär ökad vård, stöd och rehabilitering i hemmet för brukare. En mottagningstimme har införts för personer som kommer hem från sjukhus. Ökat stöd till närstående genom utökning av avlösningstid från tio till 20 timmar/månad. Handledningstid för hemtjänsten har införts för ökad kompetens och förbättrad rehabilitering. Fler demensplatser tillskapades. Trygghetsplatser ska erbjudas vid behov. Sammantaget är målsättningen att få en ökad kvalitet och trygghet för brukare i ordinärt boende. Trycksårsförebyggande utbildningar En arbetsgrupp bestående av sjuksköterskor, arbetsterapeut, sjukgymnast/fysioterapeut och dietist har tagit fram ett utbildningsmaterial för vårdpersonal runt förebyggande av trycksår. Utbildningen har genomförts på arbetsplatsträffar inom både särskilda boenden och hemtjänstgrupper. En rutin har tagits fram för hur man ska arbeta för att förebygga trycksår. Åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten Nutrition Årligen fortbildas kostombuden 2 gånger/år. Nattfasta och måltidsfördelning jobbar man återkommande med och även att så långt som möjligt sätta individen i fokus då det gäller måltidspridning. Utbildning och information mot chefsgrupper och sjuksköterskor om nattfasta och konsekvenser av för lång nattfasta pågår kontinuerligt. Medverkande av dietist på teamträffar inom särskilda boenden för att hitta riskindivider tidigare och sätta in nutritionsåtgärder där bland annat nattfastan är en viktig del att se över. Dokumentation sker i befintligt journalsystem. En tvärprofessionell trycksårgrupp jobbar med att skapa rutiner runt förebyggande och omhändertagande av trycksår där har man även med nattfastan som en vikt. En utbildning har tagits fram som sjuksköterskor, paramedicinare och dietist genomfört ute i alla verksamheter inom särskilt boende och hemsjukvård. Utbildningen kommer sedan att genomföras vart tredje år för att ny personal ska få kunskap även nattpersonal får delta. Projektet med ändrad måltidsordning för att korta ner nattfastan har i sitt utvärderingsarbete genomfört måltidsobservationer på samtliga berörda avdelningar. Måltidsobservationerna ger möjlighet att se på helheten runt måltiden och kan möjliggöra förbättringsarbeten som kan stödja brukaren till ett bättre matintag och minska eller förebygga undernäring. Projektet har avslutats men de berörda äldreboendena fortsätter med de måltidstider man arbetat in i och med projektet. En eventuell fortsättning ska Patientsäkerhetsber 213 214 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 4 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 genomföras på övriga verksamheter beslut kommer att tas i nämnd under början av det här året. Avvikelsehantering Hösten 2010 började vård- och omsorgsförvaltningen att riskanalysera och registrera fall, nutrition och trycksår i nationella patientregistret Senior Alert. Arbetet har pågått under hela 2014. En sjuksköterska och en undersköterska har arbetat 25 % med att hjälpa till med Senior Alert under hösten. Tidigare har fallregistreringen legat inom avvikelsesystemet. Förbättringen med Senior Alert är att alla skall få en riskanalys gjord, åtgärder och uppföljning genomförda där det behövs. Översyn av avvikelsehanteringen sker i ledarlag/teamträffar och avvikelser av vikt återkopplas på arbetsplatsträffar. En del enheter har startat kvalitetsråd där avvikelser behandlas. Allvarliga avvikelser enligt SoL/LSS rapporteras till avdchef för utföraravdelningen för bedömning om Lex Sarahutredning. Allvarliga avvikelser inom HSL rapporteras till medicinskt ansvarig sjuksköterska för Lex Mariaprövning. Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering Enligt fastställt schema granskades alla enheter inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet under 2014. Handlingsplaner skrevs och åtgärder har vidtagits. Lokala riktlinjer för läkemedelshantering har reviderats. Läkemedelsgenomgångar Under 2014 gjordes 453 förenklade läkemedelsgenomgångar och 21 fördjupade med Vårdcentralen Linden. Vårdcentralen Nävertorp genomförde 156 förenklade läkemedelsgenomgångar och 5 fördjupade. Vår Vårdcentral gjorde 105 förenklade och 4 fördjupade läkemedelsgenomgångar. 2013 införde vi läkemedelsgenomgångar på särskilt boende inom socialpsykiatrin. Deltog gjorde sjuksköterska, apotekare, primärvårdsläkare, läkare eller sjuksköterska från öppenpsykiatrin och vårdpersonal. Patienten gavs möjlighet att delta där det var möjligt. Samlad individuell plan (SIP) Vid utvärderingen av den kommunaliserade hemsjukvården fastställde VOHJSnämnden att det saknades samlade individuella planer för, hemsjukvårdspatienterna vilket alla enligt avtalet skall ha. Vid mätning 2011 befanns endast 6 % av hemsjukvårdspatienterna ha en SIP. VOHJS-nämnden beslutade då om insatser och satte målet 20 % för år 2012 och 50 % för år 2013 och 60% för 2014 för Sörmlands kommuner och landsting. Hemsjukvården inom vård- och omsorgsförvaltningen gjorde 209 SIP under 2014 vilket är 43 % av patienter inskrivna i hemsjukvården. Patientsäkerhetsber 214 215 5 (11) PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Handledningstid inom hemtjänsten Som en del av arbetet med projektet Katrineholms trygghetsmodell, skapades planeringsmöte kring brukare i ordinärt boende. Tanken är att hemtjänstpersonal, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast och enhetschef träffas en gång i veckan för genomgång, uppföljning och utvärdering av brukarärenden och insatser. Resultat som uppnåtts Nutrition Nattfastemätning Tabell I 13 timmarsgränsen: Våren 2014 hade 57 % en nattfasta som var kortare än 13 timmar. Andelen hade ökat med 16 procentenheter sen mätningen hösten 2013. Det var första gången som andelen med nattfasta mindre än 13 timmar är högre än andelen brukare med nattfasta längre än 13 timmar. Hösten 2014 hade 54 % en nattfasta som var kortare än 13 timmar. Mätningarna visar att nattfastan har förkortats och därmed förbättrats i Katrineholms kommun det senaste året. 13-timmarsgränsen vår höst vår vår höst vår höst vår höst vår höst 2009 2009 2010 2011 2011 2012 2012 2013 2013 2014 2014 < 13 h 39% 42% 40% 42% 42% 37% 37% 44% 41% 57% 54% > 13 h 61% 57% 60% 53% 56% 62% 59% 55% 55% 40% 43% Tabell II Könsuppdelad statistik; Höst 2014: Av kvinnorna var det 53,5 % som har en kortare nattfasta än 13 timmar och bland männen var siffran 56 % .Våren 2014 hade 55 % av kvinnorna en nattfasta som var kortare än 13 timmar och motsvarande siffra hos männen var 60 % män kvinnor Höst 2014 > 13 timmar 42% 43% < 13 timmar 56% 53,5% Antal brukare Vår 2014 214 st > 13 timmar < 13 timmar Antal brukare 122 st 37% 60% 214 st Avvikelsehantering Patientsäkerhetsber 215 42% 55% 121 st 216 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 6 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Under 2014 har 1 533 avvikelser registrerats i avvikelsesystemet enligt nedanstående fördelning. Typ av avvikelse Fallregistreringar Läkemedelshantering Avvikelse HSL Brist i omvårdnad/omsorg Brist i vårdkedja Bristande dokumentation Övergrepp Larm Risk för skada eller skada Dataavbrott Brandlarm Övrigt Totalt 2010 2 019 931 52 85 65 4 64 43 35 146 12 31 3 487 2011 1 208 756 63 80 47 8 39 45 23 10 12 2 291 2012 706 69 113 46 7 35 55 142 72 46 1291 2013 793 104 158 44 13 44 32 88 33 1319 2014 830 119 253 71 11 51 77 104 17 1533 Antalet avvikelser har ökat något främst Brister i omvårdnad/omsorg som ökat från 85 år 2010 till 253 år 2014. Patientsäkerhetsber 216 217 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 7 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Antalet fallregistreringar i Senior Alert redovisas nedan. Inom vård- och omsorgsförvaltningen har 534 riskbedömningar registrerats under 2014. Det är en klar förbättring mot 2013. Patientsäkerhetsber 217 218 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 8 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens) Under 2014 har demenssjuksköterskan och områdeschefen för demensteamet fortsatt med utbildning för att registrera i BPSD, enligt planen att alla demensenheter skall kunna det. Tanken är att man registrerar och ser över vilken vård/arbetssätt som kan lindra symptomen för personen, mediciner exkluderade. De har gjort registreringar som gett vård- och omsorgsförvaltningen stimulansbidrag till kvalitetshöjande insatser. Alla kommuner i Sörmland är med i BPSD-registret. Kommunerna som har varit med längst har resultat som tyder på att arbetssättet har blivit en del av vardagen på enheten. En kulturförändring har uppnåtts. Bilden visar alla registreringar som görs i kommunerna. Det går inte att skilja ut säbo från hemsjukvård och dagverksamhet. Antal BPSD-registreringar 2014 BPSD-registreringar inom vård- och omsorgsförvaltningen 2012-2014 År 2012 2013 2014 Antal 48 141 114 Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering Kvalitetsgranskningen har föranlett att kunskapen om läkemedelshantering har ökat. Hygienen kring läkemedelshantering är förbättrad. Antalet avvikelser gällande läkemedelshantering har stadigt minskat från 1 163 stycken år 2008 till 793 stycken under år 2013. Under 2014 ökade de lite till 830 och de verkar nu ligga ganska konstant på ca 800. Kvalitetsgranskningarna innebär att all personal är delaktiga vid granskningarna och att många visar ett stort intresse för att säkra hanteringen. Alla enheter har upprättat en handlingsplan med åtgärder för förbättringar. Patientsäkerhetsber 218 219 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 9 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Ett nytt avtal har tecknats efter upphandling med Apoteket farmaci för kvalitetsgranskning och fortbildning i farmakologi för sjuksköterskor. Avtalet träder i kraft den 1 juli 2015. Läkemedelsgenomgångar Under 2014 har 715 förenklade läkemedelsgenomgångar och 30 fördjupade genomförts av Vårdcentralen Linden, Vårdcentralen Nävertorp och Vår Vårdcentral enligt läkemedelskommitténs statistik. Tyvärr är inte kodningen på vårdcentralerna gjord så det går inte att se vilka som utförts inom den kommunala vården. Palliativa registret Vård- och omsorgsförvaltningen uppnådde gränsen på 70 % registreringar och fick stimulansbidrag som skall bidra till att höja kvalitén. Av kvalitetsindikatorerna klarade vi 5 % gränsen för förbättring av kvalitetsindikatorer. Samlad individuell plan (SIP) Målet 2014 var att minst 60 % av patienter inskrivna i hemsjukvården skulle ha en SIP. Katrineholms kommun uppnådde 43 % vid mätningen i december 2014 vilket motsvarar 209 stycken SIP:ar. Teamträffar inom funktionshinderområdet Nystartade under året. Har fungerat mycket bra. Sjuksköterskorna är väldigt nöjda och uppger att man ser nya lösningar för brukarna genom den samlade kompetensen när både rehab, sjuksköterskor, enhetschef och vårdpersonal träffas. Patientsäkerhetsber 219 220 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 10 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Trygghetsmodellen Antal bokade trygghetsplatser Utvärdering av tryggetsmodellen som gjordes i september visade att det totalt finns 51 beslut om tryggghetsplats januari-augusti 2014 som använts av 27 personer. Några brukare har varit flera gånger på en trygghetsplats. Majoriteten av besluten är planerade tider, endast fyra är akuta placeringar. Under sommaren var antalet platser tidvis för få och det hände att brukare fick vänta på en planerad tid en vecka eller två. Akuta placeringar har dock alltid gått att lösa enligt boendesamordnaren. Handledning i hemtjänst Sjukgymnast/fysioterapeut och arbetsterapeut handleder hemtjänstpersonal 30 min/v. Vid utvärdering av Trygghetsmodellen uppfattades handledningstiden som positiv och värdefull av både hemtjänstpersonal, chefer och rehabpersonal. 92% har deltagit vid handledning. 95% av vårdpersonalen beskriver den som bra eller mycket bra. Av cheferna svarar 78% att den är bra eller mycket bra. Synpunkter som framkommit är det är ett bra sätt att nå personal, ger bra diskussioner och samarbete. Skapar kontinuitet i behandlingen av brukare. Det skiljer mellan grupper hur det fungerar. Ont om tid i vissa grupper, schemaläggningen oklar. Mottagningstimme Totalt beviljades 83 mottagningstimmar januari-augusti 2014. De uppfattas positivt och ger trygghet vid hemgång. Personalen får tid att ta emot och svara på frågor. Vid svåra förflyttningar eller behov av hjälpmedel är det bra om rehab deltar, men annars är det bättre om rehab kommer vid senare tillfälle. Kan blir rörigt för brukaren om det är för många personal samtidigt. Vid några tillfällen var det problem att taxi inte kom på utsatt tid. Mål som finns för 2015 Nutrition Nattfastemätning Andel brukare i äldreomsorgen där nattfastan skall vara mindre än tretton timmar skall öka. Även andelen undernärda ska minska. Ny måltidsordning ska införas på ett flertal vårdboenden. En ny rutin för nutrition tas fram i och med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om förebyggande av och behandling vid undernäring SOSFS 2014;10 som beslutades under hösten 2014. Rutinen tas fram av dietister och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Avvikelsehantering Målet är att ha en fortsatt minskning av antalet avvikelser men framförallt att arbetet med förbättringar utifrån avvikelser fortgår. Översyn av avvikelsehanteringen ska ske i ledarlag och avvikelser av vikt återkopplas på arbetsplatsträffar. En del enheter har startat kvalitetsråd där avvikelser behandlas. Det är ett arbete som kan utvecklas. Patientsäkerhetsber 220 221 PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE 11 (11) Datum Vår beteckning 2015-02-13 VON/2015:11-709 Senior Alert Brukarna skall erbjudas riskanalys, åtgärder och uppföljning i nationella patientregistret Senior Alert. BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens) Att fortsätta utbilda fler BPSD administratörer och fortsätta implementera arbetet i hela området så att kunskapen finns både på vård och demensboende. Alla boende med BPSD problematik skall följas upp minst två gånger om året i registret. Nya medarbetare utbildas i Demens ABC.Målet är att alla enheter som arbetar med demenssjuka skall har utbildning i BPSD. Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering Kvalitetsgranskning av alla enheter inom äldreomsorgen skall ske under 2015. Läkemedelsgenomgångar Läkemedelsgenomgångar skall göras systematiskt på särskilda boenden och i samband med att en samlad individuell plan upprättas för patienter i hemsjukvården eller att behovet uppstår. Läkemedelsgenomgångar skall även genomföras inom socialpsykiatrin. Palliativa registret Att förbättra kvalitetsindikatorerna i palliativregistret Samlad individuell plan (SIP) Fortsatt öka antalet SIP i hemsjukvården. Trycksårsförebyggande Uppföljning av arbetet med att förebygga trycksår. Mål att få in i kompetensplanen för omvårdnadspersonalen så att det blir en fortsatt utbildning även kommande år. Trygghetsmodellen Följa upp förbättringsområden som framkom vid utvärderingen hösten 14. Dokumentation Mål utveckla omvårdnadspersonalens dokumentation inom område 3. Strategi: Tillsätta en resurs som kvalitetsgranskar dokumentationen och återkopplar till berörda. Psykisk ohälsa hos äldre Att utifrån utbildningssatsningen som gjordes under året upptäcka och förebygga psykisk ohälsa inom område 1. Katarina Hagdahl Medicinskt ansvarig sjuksköterska Patientsäkerhetsber 221 222 Dnr VON/2014:4, 2014:36-709 Handläggare: Katarina Hagdahl Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-, Lex Sarah-anmälningar, yttranden till IVO och ärenden i patientnämnden under 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden lägger redovisningen till protokollet. Ärendebeskrivning Enligt gällande riktlinje för rapportering, utredning och anmälan enligt SoL och LSS (Lex Sarah), ska vård- och omsorgsförvaltningen årligen redovisa en sammanställning av samtliga anmälda missförhållanden och vidtagna åtgärder till vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningen har även sammanställt betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-anmälningar, yttranden till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och ärenden i patientnämnden under 2014. Ärendets handlingar • Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-, Lex Sarahanmälningar, yttranden till IVO och ärenden i patientnämnden under 2014, 2015-02-05 von150226kallelse.docx 222 223 1 (4) TJÄNSTESKRIVELSE VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Vår handläggare Ert datum Er beteckning Katarina Hagdahl Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Vård- och omsorgsnämnden Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-, Lex Sarah/LSS-anmälningar, ärenden i patientnämnden under 2014 Betalningsansvar till Landstinget av förbrukade vårddagar Omsorg funktionsnedsättning År Antal vårddygn 2009 2010 2011 2012 2013 2014 0 85 0 0 0 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1 1 17 0 1 59 Äldreomsorg År Antal vårddygn Avvikelser Under 2014 har 1533 avvikelser registrerats i avvikelsesystemet enligt nedanstående fördelning. Dataavbrott, vissa larm och brandlarm tillkommer i slutsumman. Typ av avvikelse Fallregistreringar Läkemedelshantering Avvikelse HSL Brist i omvårdnad/omsorg Brist i vårdkedja Bristande dokumentation Övergrepp 1 Larm Risk för skada eller skada Dataavbrott Brandlarm Övrigt2 Totalt 2009 1 840 945 84 81 52 12 61 63 68 36 42 42 3 326 2010 2 019 931 52 85 65 4 64 43 35 146 12 31 3 487 2011 1 208 756 63 80 47 8 39 45 23 10 12 2 291 2012 706 69 113 46 7 35 55 142 72 46 1 291 2013 793 104 158 44 13 44 32+67 88 33 41+55 40 1 512 2014 830 119 253 71 11 51 77 104 17 1 533 1 Exempel på övergrepp: övergrepp mellan brukare, fysiskt våld, psykisk kränkning, sexuella övergrepp, stöld och självskadande beteende. 2 Miljö och nyckelhantering VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Postadress: 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-570 00 vx Telefax: 0150-48 223 81 95 vard.omsorg@katrineholm.se Org.nummer 212000-0340 224 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (7) Datum Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Dataavbrott Typ av problem Antal Kan inte logga in (data, ATS) Ikoner på skrivbord borta Inget svar hos support på jourtid Kan inte läsa in princip i ATS Kommer till Zen Expedition vid försöka att logga in på NPÖ Kan inte logga in i Sofia Omfale Nätverket ur funktion efter strömavbrott Kan inte logga in i Omsorg LSS Skrivare ur funktion Kan ej logga in i Treserva, anv finns ej Kan ej logga in i Treserva Summa 8 2 1 2 1 2 1 1 1 5 20 44 Redovisning av avvikelser för brand, interna och externa trygghetslarm samt larmmottagningen Typ av avvikelse 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Trygghetslarm, interna samt externa 1) Brand 2) Brand 3) 158 63 43 45 21 67 143 38 42 12 10 64 41 22 45 1) 87 på nya internlarmsystemet från Tunstall, 75 på våren och 11 under hösten 42 på larmmottagningen för de externa trygghetslarmen samt de externa trygghetslarmen. 87 på nya internlarmsystemet från Tunstall, 75 på våren och 11 under hösten. 7 på ström och telefonproblem. 6 på nattfridskameran i projekt inom hemtjänsten. 5 på Norrgläntan, med det gamla internlarmsystemet. 2) Sammanlagt 22 brandavvikelser har kommit in från verksamheten 2014. 6st på tekniska fel. Matlagning stod för 8 larm. Vi har fått in 5 avvikelser på rökning. Inga riktiga bränder har förekommit. 3 avvikelser har kommit in som falsklarm, för fukt i krypgrund, på Almgården. 3) Sammanställning på brandlarm som kommit till Räddningstjänsten via SOS Totalt 45 larm har VSR fått, 18 från funktionshinderområdet (FHO) och 27 från äldreomsorgen (ÄO). Av dessa är 16 matlagning för FHO och motsvarande för ÄO är 21st. På Panterns servicehus har vi haft 5 utryckningar till samma lägenhet. Där har installerats spisvakt för att minska problemen. Tjskriv Avvikelser Lex 224 225 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (7) Datum Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Kommentarer Trygghetslarm Merparten av driftstörningarna på det nya interna larmsystemet, på Lövåsgården, var under våren, då leverantören inte kunde hitta felet på systemet. I maj kom en lösning som åtgärdade det mesta av problemen. Under hösten har det bara varit 11 avvikelser, som kan hänföras till fortsatta finjusteringar av systemet. Larmmottagning av externa trygghetslarm inom hemtjänsten, har drabbats av många avbrott av olika slag. Utrustningen är gammal och analog vilket gjort att det inte har gått att få tag i reservdelar eller från leverantören, som sagt upp serviceavtal. Arbetet med en ny larmmottagning har påbörjats under december och beräknas vara klar i slutet av januari 2015. Några tillfälliga störningar har vi haft på nya trygghetslarm med GSM. Det har varit t.ex. att nätleverantörens mast har varit ur funktion vid ett tillfälle. Brand För avvikelserna på brandlarm, är det att observera, att verksamheten har skrivit 22 avvikelser, 8 av dessa finns med på räddningstjänstens sammanställning. Räddningstjänsten har fått 45 larm. Det brister stort i vår egen tillbudsrapportering. Merparten av brandlarmen, som rör matlagning, inom ÄO kommer från Igelkottens samt Panterns servicehus. Där sker mycket matlagning på egen hand av de boende. Det förekommer även att personal orsakar larm, pga. glömt mat på spisen. Räddningstjänsten ser ibland möjliga orsaker som de vill att vi hanterar, bl.a. dålig ventilation. Säkerhetsansvarig på förvaltningen och enhetschef ska ta upp detta med fastighetsägarna. Inom funktionshinder- och psykiatriområdet arbetar verksamheten kontinuerligt på att stödja brukarna att inte orsaka brand vid matlagning. Räddningstjänsten ser på de larmen som ”onödig larm”, medan verksamheten ser larmen som ett mycket bra stöd när något går fel. Anmälningar enligt Lex Maria samt yttranden till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Lex Maria-anmälan • • • Lex Mariaanmälan gällande skada i samband med förflyttning till transportrullstol i hemmet med hjälp av vårdpersonal. Beslut taget av IVO att ärendet avslutas. Lex Mariaanmälan gällande ordination, dokumentation och hantering av ett rörelselarm till en vårdtagare på ett vårdboende. Beslut taget av IVO att ärendet avslutas. Lex Mariaanmälan gällande utebliven läkemedelsbehandling till följd av bristande rutiner på korttidsboende. Rutinerna har skärpts och beslut tagits av IVO att avsluta ärendet. Tjskriv Avvikelser Lex 225 226 TJÄNSTESKRIVELSE • 4 (7) Datum Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Lex Mariaanmälan gällande handhavandefel av sjuksköterska vid byte av läkemedel i en läkemedelspump. Patienten fick inte sitt läkemedel under 24 timmar. Inget beslut ännu taget av IVO. Yttranden • • • Yttrande lämnat gällande närståendes anmälan till IVO om utebliven insulinbehandling och bristande vård av sjuksköterska. IVO har beslutat att avsluta ärendet med kritik. Yttrande lämnat gällande anmälan till IVO från närstående om vanvård av en patient på ett vårdboende samt kritik mot sjuksköterskans sätt att sköta hälsooch sjukvården. Inget beslut ännu taget av IVO. Yttrande lämnat gällande anmälan från närstående till IVO angående fall på korttidsboende. Inget beslut ännu taget. Sammanställning över rapporterade/anmälda missförhållanden och vidtagna åtgärder enligt Lex Sarah under 2014 Följande redovisas en sammanställning över antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde mellan åren 2010-2014. Vidare presenteras antal rapporter som efter utredning inte betraktats som en Lex Sarah mellan åren 2010-2014. Den rapporterade händelsen bedöms därmed inte vara ett missförhållande utan är en brist som hanteras inom verksamhetens avvikelsesystem. Därefter redovisas antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah år 2014 som berörde verksamhet inom socialtjänstlagen (SoL) eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Vidare återges vilken typ av missförhållande Lex Sarah ärendena har berört, samt vilka vidtagna/planerade åtgärder som genomförts med anledning av det inträffade år 2014. Antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah 2010 2011 2012 2013 Anmälan Lex Sarah – ett allvarligt missförhållande Anmälan Lex Sarah – en påtaglig risk 3 2 för ett allvarligt missförhållande Rapport Lex Sarah – ett missförhållande 6 2 1 2 Rapport Lex Sarah – en påtaglig risk för ett missförhållande Totalt 6 2 4 4 Antal rapporter som efter utredning inte betraktas som en Lex Sarah 2010 2011 2012 2013 Rapport som inte har betraktats som en 2 1 2 1 Lex Sarah enligt SoL Rapport som inte har betraktats som en 4 1 Lex Sarah enligt LSS Totalt 6 1 3 1 2014 4 1 8 13 2014 3 5 8* * Sex av åtta rapporter som efter utredning inte betraktats som Lex Sarah 2014, gällde för utredningar som var klara under 2013. Tjskriv Avvikelser Lex 226 227 TJÄNSTESKRIVELSE 5 (7) Datum Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah 2014 (ärenden till IVO inom parantes) Rapporterade/anmälda missförhållanden enligt SoL Rapporterade/anmälda missförhållanden enligt LSS Totalt Antal 10 (5) 3 (0) 13 (5) Antal missförhållanden fördelat efter vad ärendet avser 2014 - ett ärende kan avse flera händelser (ärenden till IVO inom parantes) Brister i utförande av insatser – beviljad insats felaktigt utförd/bristande tillsyn Brister i utförande av insatser – beviljad insats inte utförd Brister i utförande av insatser – brister i hantering av larm Brister i bemötande Övergrepp – fysiska, psykiska och sexuella övergrepp Insats mot enskilds vilja/inlåsning/tvångsåtgärder Antal Vidtagna och planerade åtgärder 2014 (ärenden till IVO inom parantes) Omgivning, bemanning Organisationsöversyn och organisation Bemanning Organisation Översyn av planeringssystem Kommunikation och Information till personal/anhörig/annan aktör information Kommunikation mellan chef, personal, brukare Återkommande fråga på arbetsplatsträff Utbildning och Utbildning personal och chef kompetens Handledning av personal Dokumentation, Upprätta rutin processer, rutiner och Dokumentation riktlinjer Teknik och innovation Larm Hjälpmedel Brukarens trygghet och Upprätta/Uppdatera genomförandeplan välbefinnande Upprätta/uppdatera riskanalys Trygghetsskapande åtgärder för brukare Tillsyn Stödsamtal med brukare Stöd i kontakt med annan aktör Ny kontaktperson/kontaktpersonal Antal 6 (2) 1 (0) 3 (1) 4 (2) 2 (1) 2 (2) 9 (5) 18 (11) 14 (6) 13 (7) 5 (1) 18 (7) Under 2014 har fyra allvarliga missförhållanden och en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande anmälts till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Åtta ärenden har 2014 betraktats som ett missförhållande. Antalet rapporterade och anmälda missförhållanden har under 2014 varit fler till antalet jämfört med föregående år. Typ av missförhållande 2014 handlar till stor del om brister i utförande av insatser och brister i bemötande. Två av missförhållandena handlar om övergrepp. Gällande vidtagna/planerade åtgärder 2014 består de två största kategorierna av kommunikation och information samt brukarens trygghet och välbefinnande. Tjskriv Avvikelser Lex 227 228 TJÄNSTESKRIVELSE 6 (7) Datum Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Uppföljning av vidtagna/planerade åtgärder efter sex månader Områdeschef ansvarar för att senast inom sex månader från det att Lex Sarah ärendet behandlats i vård- och omsorgsnämnden, utvärdera vidtagna åtgärder. Resultatet från utvärderingen rapporteras till kvalitetsrådet Lex Sarah som årligen följer upp inkomna utvärderingar. Årets uppföljning baseras på inkomna utvärderingar av Lex Sarah ärenden som behandlats i vård- och omsorgsnämnden under månaderna januari till och med juni 2014. Uppföljningen baseras på åtta inkomna utvärderingar av Lex Sarah ärenden. Av de inkomna Lex Sarah utvärderingarna kan vi konstatera att merparten av de åtgärder som angivits i åtgärdsplanen har genomförts. Anledningar till ej genomförda åtgärder beskrivs i ett fall bero på ekonomi och tekniska förutsättningar och i ett annat fall bero på att vårdtagaren bara varit på boendet i begränsad omfattning. Dessutom har en risk för arbetsmiljöproblem uppmärksammats i ett ärende när det gäller lösningen på en åtgärd. Ytterligare åtgärder har tillkommit i två ärenden. Vid diskussion om behov av ytterligare åtgärder nämns i ett ärende svårigheten med avvägningen mellan aktuell vårdtagares ansvar/självbestämmande/integritet och personalens ansvar att hjälpa vårdtagaren med det personalen ser behov av. Underlaget är än så länge för litet för att kunna se trender och mönster, och dra några slutsatser. Kvalitetsrådet Lex Sarah kommer under 2015 att fortsätta att utveckla arbetet med uppföljningen. Ärenden i patientnämnden • • Upplevd brist på adekvat vård samt brist på information Synpunkt från närstående om vården skötts på ett adekvat sätt på korttidsboende av en brukare efter en fraktur och att brukaren glidit ur sängen och toalettstolen. Närstående upplevde att de inte fått adekvat information och slutligen visade det sig att frakturen gått upp och brukaren fick söka vård på ortopeden där besked gavs att inte frakturen var färsk. Ingen utredning varför om fastern blev sämre Skrivelse från en närstående gällande en nu avliden faster som kom till ett vårdboende efter korttidsvistelse för rehabilitering efter arm- och axelbrott. Brukaren försämrades under vårdtiden med viktnedgång och försämrad njurfunktion och vårdades på sjukhus en period men fick återvända till vårdboendet. Brukaren försämrades ytterligare och skickades åter till sjukhus där hon avled av en hjärtinfarkt. Närstående är kritiska till den vård fastern fick på vårdboendet samt bemötandet när de ville att brukaren skulle ha mer nattillsyn. Anmälan har gjorts till IVO. Tjskriv Avvikelser Lex 228 229 TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning 2015-02-05 VON/2014:4, 2014:36-709 Inspektioner utförda av Inspektionen för vård och omsorg (IVO) • Inga inspektioner har genomförts under 2014 av Inspektionen för vård och omsorg. Katarina Hagdahl Medicinskt ansvarig sjuksköterska Tjskriv Avvikelser Lex 229 7 (7) Datum 230 Dnr VON/2015:6-709 Handläggare: Pia Carlsson Redovisning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden under 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga redovisningen av inkomna domar under 2014 till protokollet. Ärendebeskrivning Den enskilde har enligt lag rätt att överklaga de beslut som tas av vård- och omsorgsförvaltningen. Av delegationsordningen framgår vem som har rätt att yttra sig vid överklagan = delegaten i ursprungsbeslutet. För att nämnden ska ha kännedom om rättspraxis i förvaltningen, har en sammanställning gjorts av inkomna domar under året. Domarna avser beslut fattade med stöd av följande lagar: • Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) • Lag om bostadsanpassningsbidrag m.m. • Socialtjänstlagen (SoL) • Lag om färdtjänst/riksfärdtjänst. Samtliga domar har redovisats vid enskilda utskottets sammanträden. Ärendets handlingar • Sammanställning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden under 2014, 2015-02-11 von150226kallelse.docx 230 231 SAMMANSTÄLLNING DOMAR 2014 Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN VON/2015:6-709 Ert datum Vår handläggare 1 (6) Vår beteckning Er beteckning Pia Aalto, 1:e handläggare Vård- och omsorgsnämnden Sammanställning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden år 2014 Den enskilde har enligt lag rätt att överklaga de beslut som tas av vård- och omsorgsförvaltningen. Beslut fattas enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om färdtjänst och lagen om bostadsanpassningsbidrag (BAB). Domarna som inkommit avseende insatser enligt LSS avser främst personlig assistans och enligt SoL enbart särskilt boende. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Mål nr 1771-13 Datum 2013-12-03 Instans Kammarrätten 1701-13 2013-12-04 Förvaltningsrätten 2671-13 2014-02-14 Förvaltningsrätten 5842-13 2014-02-06 Förvaltningsrätten 4309-13 2014-01-23 Förvaltningsrätten Ärende Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans och avlösarservice enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade 231 Domslut Kammarrätten upphäver förvaltningsrättens dom och fastställer Vård- och omsorgsnämndens beslut Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningsrätten bifaller överklagandet. Målet överlämnas till nämnden för prövning av assistansens omfattning. 232 SAMMANSTÄLLNING DOMAR 2014 Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Mål nr 6187-13 Datum 2014-02-26 Instans Förvaltningsrätten 6642-13 2014-03-10 Förvaltningsrätten 149-14 2014-04-09 Förvaltningsrätten 1881-14 2014-06-17 Förvaltningsrätten 6790-13 2014-06-16 Förvaltningsrätten 4677-14 2014-07-16 Förvaltningsrätten 890-14 2014-07-24 Kammarrätten Ärende Bostad med särskild service enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans och avlösarservice enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Bostad med särskild service enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, nu fråga om avskrivning Bostad med särskild service enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), nu fråga om interimistiskt förordnande Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, fråga om prövningstillstånd 232 2 (6) Vår beteckning VON/2015:6-709 Domslut Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden Målet avskrivs då sökande återkallar överklagandet Förvaltningsrätten skriver av målet från vidare handläggning Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden Förvaltningsrätten avslår yrkandet om interimistiskt förordnande Kammarrätten meddelar inte prövningstillstånd. Förvaltningsrättens avgörande står därför fast. 233 SAMMANSTÄLLNING DOMAR 2014 Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Mål nr 80-14 Datum 2014-09-24 Instans Förvaltningsrätten 3618-13 2014-09-12 Kammarrätten 7808-13 2014-09-29 Förvaltningsrätten 2054-14 2014-09-29 Förvaltningsrätten Ärende Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), nu fråga om personkretstillhörighet Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), nu fråga om personkretstillhörighet Personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Korttidsboende enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade 3 (6) Vår beteckning VON/2015:6-709 Domslut Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Kammarrätten ändrar förvaltningsrättens dom. Målet återförvisas till vårdoch omsorgsnämnden för handläggning Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Bostadsanpassning Mål nr 5145-13 Datum 2014-02-25 879-14 2014-04-09 1145-14 2014-09-05 Instans Ärende Förvaltningsrätten Bostadsanpassningsbidrag enligt lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. (BAB) Kammarrätten Bostadsanpassningsbidrag enligt lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m.; fråga om prövningstillstånd Förvaltningsrätten Bostadsanpassningsbidrag enligt lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. (BAB) 233 Domslut Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Kammarrätten meddelar inte prövningstillstånd. Förvaltningsrättens avgörande står därför fast. Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. 234 SAMMANSTÄLLNING DOMAR 2014 Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 4 (6) Vår beteckning VON/2015:6-709 Färdtjänst/riksfärdtjänst Mål nr 2617-14 Datum 2014-07-03 Instans Förvaltningsrätten Ärende Färdtjänst enligt lagen (1997:736) om färdtjänst Domslut Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Socialtjänstlagen Mål nr 7179-13 Datum 2013-12-12 Instans Förvaltningsrätten Ärende Bistånd i form av särskilt boende enligt socialtjänstlagen (2001:453) Domslut Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. 7709-13 2014-03-31 Förvaltningsrätten Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. 1280-14 2014-05-02 Förvaltningsrätten 2025-14 2014-07-29 Förvaltningsrätten 4463-14 2014-09-30 Förvaltningsrätten Bistånd i form av ledsagarservice enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL Nedsättning av avgift för bostad i särskilt boende enligt 8 kap. socialtjänstlagen (2001:453), SoL Bistånd enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL, i form av hemtjänst Bistånd i form av ledsagarservice enligt socialtjänstlagen (2001:453) 6736-13 2014-02-10 Förvaltningsrätten 22 4 ( tidigare Regeringsrätten) Antal personer Förvaltningsrätten avvisar överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningsrätten avslår överklagandet till förmån för vård- och omsorgsnämnden. Bistånd i form av särskilt Förvaltningsrätten avslår boende enligt överklagandet till förmån för socialtjänstlagen vård- och omsorgsnämnden. (2001:453) Antal domar 2014 (LSS och SoL) Antal domar i Förvaltningsrätten Antal domar i Kammarrätten Antal domar i Högsta förvaltningsdomstolen Förvaltningsrätten upphäver nämndens beslut och återförvisar målet till nämnden för ny prövning 22 234 235 SAMMANSTÄLLNING DOMAR 2014 Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 5 (6) Vår beteckning VON/2015:6-709 Antal personer och domar 2008-2014 (LSS och SoL) I tabellen nedan redovisas antal personer och domar i de olika förvaltningsrättsliga domstolarna (åren 2008-2014). En person kan omfattas av flera beslut i olika instanser. En dom kan avse beslut som fattats tidigare år. Sammanställningen nedan bygger på enskilda utskottets protokoll 2014 med inkomna domar. Antal personer Beslut Länsstyrelsen Beslut Förvaltningsrätten 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 15 15 16 27 18 14 22 0 2 2 0 0 0 0 16 20 12 21 18 17 22 (tidigare Länsrätten) Beslut Kammarrätt Beslut Högsta förvaltningsdomstolen 6 1 3 1 8 1 4 0 1 0 2 0 4 0 ( tidigare Regeringsrätten) Domar i förhållande till antal beslut Nedan redovisas antal inkomna domar i förhållande till antal fattade beslut avseendepersonlig assistans LSS och särskilt boende SoL. Delavslag finns inte medräknade i domarna nedan. Antal beslut Därav antal avslag Antal beslut som överklagats Antal ändrade beslut Personlig assistans LSS 2009 Personlig assistans LSS 2010 Personlig assistans LSS 2011 Personlig assistans LSS 2012 Personlig assistans LSS 2013 Personlig assistans LSS 2014 15 11 6 0 42 15 18 6 52 5 18 9 83 18 14 2 86 19 16 2 64 9 13 2 Särskilt boende SoL 2009 Särskilt boende SoL 2010 Särskilt boende SoL 2011 Särskilt boende SoL 2012 Särskilt boende SoL 2013 Särskilt boende SoL 2014 188 24 3 0 186 31 3 0 179 23 4 1 200 18 3 0 206 14 2 0 208 28 1 0 235 236 SAMMANSTÄLLNING DOMAR 2014 Datum 2015-02-11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 6 (6) Vår beteckning VON/2015:6-709 Under 2014 har 64 beslut fattats avseende personlig assistans. 29 av dessa avser merkostnad vid ordinarie assistents sjukdom, 8 avser beslut om tillfällig utökning av redan beviljad assistans. Majoritet av övriga beslut om assistans avser omprövning av tidigare beviljad assistans endast sex beslut är helt nya beslut. Den enskilde ska senast tre veckor efter mottagande av ett beslut lämna sin överklagan. Överklagan gällande beslut som fattats under slutet av ett år kan därför förskjutas till kommande år. Förvaltningsrättens prövningstid kan ta upp till ett år efter mottagen överklagan. Pia Carlsson Chef medborgarfunktion 236 237 Dnr VON/2012:52-709 Handläggare: Pia Carlsson Redovisning av verksamhet med personligt ombud 2014 samt ansökan om statsbidrag för 2015 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisning av verksamhet med personligt ombud för verksamhetsåret 2014 samt ansökan om statsbidrag för år 2015 och översänder dessa till Länsstyrelsen i Södermanlands län. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsförvaltningen har tagit fram en redovisning av verksamhet med personligt ombud för verksamhetsåret 2014. Länsstyrelsens blankett innehåller ett antal frågor om hur verksamheten har organiserats och vilka förutsättningar som ombuden har haft i sitt arbete. Behörig nämnd som har ansvar för socialtjänstverksamheten ska besluta om godkännande av redovisningen. Förvaltningen ansöker samtidigt om statsbidrag för verksamhet med personligt ombud för år 2015. När ansvarig nämnd har fått del av redogörelsen och tagit ställning till ansökan, önskar länsstyrelsen få del av nämndens protokoll. Även Flens kommun måste fatta ett beslut om att stå bakom redovisning och ansökan och sammanträdesprotokoll som styrker detta. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisning av verksamhet med personligt ombud för verksamhetsåret 2014 samt ansökan om statsbidrag för år 2015 och översänder dessa till Länsstyrelsen i Södermanlands län. Ärendets handlingar • Redovisning av verksamhet med personligt ombud 2014/ansökan om statsbidrag för 2015 von150226kallelse.docx 237 238 238 239 239 240 240 241 241 242 242 243 243 244 244 245 245 246 Dnr VON/2015:12-739 Handläggare: M Nilhage Redovisning av tillbud och arbetsskador inom vård- och omsorgsförvaltningen under 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga redovisningen av tillbud och arbetsskador under 2014 till protokollet. Ärendebeskrivning Årligen sammanställs statistik över tillbuds- och arbetsskaderapporter till vård- och omsorgsnämnden som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsskador är arbetsolyckor eller arbetssjukdom som föranlett, eller kan antas föranleda frånvaro eller eventuellt framtida men. Tillbud är oönskade händelser som kunnat leda till hälsobesvär, sjukdom eller olycksfall. Rapporterade tillbud diskuteras på arbetsplatsträffar, där förebyggande åtgärder föreslås. Samma rutin gäller vid arbetsskada, men då rapporteras det inträffade också till Försäkringskassan och i allvarliga fall även till Arbetsmiljöverket. Arbetsskador och tillbud Totalt har 48 arbetsskadeanmälningar och 363 tillbudsrapporter inkommit under 2014. Antalet varierar mellan de olika områdena enligt bilagd statistikredovisning. Den vanligaste orsaken till arbetsskadeanmälan är fysisk överbelastning följt av fallolyckor. Vad beträffar tillbudsrapportering är den vanligaste orsaken hot- och våldssituationer i arbete. Utbildning Anställda som kommer i kontakt med riskfyllda situationer i sitt arbete ska ha utbildning om hur det på bästa sätt kan hantera riskerna. Under 2014 har vård- och omsorgsförvaltningen genomfört 4 grundutbildningar i ergonomi med 9 platser per utbildning samt en utökad satsning med 6 utbildningar i hot- och våld med 15-20 platser per gång. Antalet utbildningsplatser baseras på behov år från år. Totalt sett har 34 medarbetare genomfört grundutbildning i ergonomi och 108 medarbetare utbildning i hot- och våldutbildning under året. Ärendets handlingar • Statistik över tillbud och arbetsskador på vård- och omsorgsförvaltningen 2014, 2015-01-26 von150226kallelse.docx 246 247 SAMMANSTÄLLNING Datum 2015-01-26 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd 1 (3) VON/2015:12-739 Vår handläggare Matilda Nilhage, processledare Sammanställning av arbetsskador och tillbud inom vård- och omsorgsförvaltningen under 2014 Årligen sammanställs statistik över tillbuds- och arbetsskaderapporter till vård- och omsorgsnämnden och samverkan som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsskador är arbetsolyckor och arbetssjukdom som föranlett eller kan antas föranleda frånvaro eller eventuellt framtida men. Tillbud är en oönskad händelse eller situation som kunnat leda till hälsobesvär, sjukdom eller olycksfall. Vård- och omsorgsförvaltningen har under 2014 infört ett nytt datasystem för registrering av tillbud och arbetsskador. På grund av detta skiljer sig kategoriseringen för tillbud och arbetsskador åt från tidigare år. 1. Historik 2009-2014 Arbetsskador Tillbud 2014 48 363 2013 2012 2011 2010 2009 53 47 36 64 27 345 282 292 372 299 Antalet anmälda arbetsskador och rapporterade tillbud varierar från år till år. Under 2014 har antalet arbetsskadeanmälningar sjunkit något medan tillbudsrapporter ökat från året innan. Sett över tid bedöms förändringen hålla sig inom den normala variationen. 2. Fördelning per område 2014 Arbetsskador Område 1 Område 2 Område 3 Område 4 Område 5 Område 6 1 MYS TOTALT 1 Tillbud 7 6 4 14 3 8 52 47 26 45 13 1 48 178 7 363 Myndighets- och specialistavdelningen 247 248 SAMMANSTÄLLNING Datum 2015-01-26 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd 2 (3) VON/2015:12-739 Antalet anmälda arbetsskador och tillbudsrapporter skiljer sig åt mellan de olika områdena inom vård- och omsorgsförvaltningen. Skillnaderna kan ha flera orsaker såsom områdenas storlek, arbetssituationens art, samt även benägenheten att anmäla. 3. Fördelning per händelse Arbetsskador Händelse Fysisk överbelastning Den skadade föll Skadad av föremål, slog eller stötte emot Stick och skärskada Skadad av person, fysiskt Hot och våld Psykisk överbelastning Fordonsolycka Annan händelse Totalt Antal 11 9 7 6 5 3 5 1 1 48 Den vanligaste anledningen till arbetsskadeanmälan är fysisk överbelastning följt av händelser där den skadade föll. Stick och skärskador är en kategori av arbetsskador som funnits med även i tidigare årsredovisningar, varvid en historisk jämförelse är möjlig. I denna jämförelse framkommer att antalet fortsatt är relativt konstant. Stick- och skärskador 2009-2014 2014 2013 2012 2011 2010 2009 7 8 7 9 9 11 Tillbud Händelse Hot och våld Annat tillbud Belastningstillbud Falltillbud Slog eller stötte emot något Psykisk överbelastning Totalt Antal 263 54 30 8 5 3 363 Bland de rapporterade tillbuden är hot- och våldssituationer fortsatt den vanligaste tillbudsorsaken med nästan tio gånger fler rapporter än för belastningstillbud. Denna kategori har även tidigare varit den största, men några exakta jämförelser med tidigare år är svåra att göra på grund av att kategorierna i det nya systemet skiljer sig åt från tidigare. 248 249 SAMMANSTÄLLNING Datum 2015-01-26 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd 3 (3) VON/2015:12-739 Att antalet tillbudsrapporter är fler är antalet arbetsskador är positivt, då syftet med tillbudsrapporteringen är att identifiera risk för skada, innan den inträffar. Tillbudsrapporteringen är således en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefen gör en bedömning av tillbudet och kommer med åtgärdsförslag. Rapporten lyfts även på APT för eventuella tilläggsåtgärder följt av uppföljning och återkoppling till arbetsgruppen. Matilda Nilhage Processledare 249 250 Dnr VON/2014:45-700 Handläggare: E Hersler, B-M Svedenberg Redovisning av inkomna synpunkter perioden julidecember 2014 Ordföranden förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden lägger redovisningen av inkomna synpunkter perioden juli-december 2014 till protokollet. Ärendebeskrivning Enligt beslut i dåvarande socialnämnden den 13 november 2002, § 216, ska inkomna synpunkter redovisas för nämnden två gånger per år. Perioderna ska avse januari juni och juli - december. Redovisningen ska ske som ett särskilt ärende för att betona vikten av verksamheten. Cheferna ska samordna sig i ett ärende som övergripande ska redovisa vilka synpunkter som kommit in under perioden och hur de åtgärdats. En särskild blankett finns framtagen för redovisningen. 25 synpunkter har inkommit under perioden juli-december 2014 (nr 14-39 i diarieförteckningen). Synpunkterna är uppdelade enligt följande: • Sex stycken om utförande av insatser • Fyra stycken om personals bemötande Tre stycken vardera om mat/matdistribution och personalbrist, • En vardera om aktiviteter på särskilt boende inom äldreomsorg, kommunfordon, personalbrist vid matsituation, posthantering på äldreboende, skyltning, administrativa rutiner inom förvaltningen, arbetsvillkor för personal, färdtjänst och tillgång av café på äldreboende. Statistik Från år 2013 har förvaltningen ny organisation, varför statistiken är uppdelad utifrån de nya avdelningarna. Siffror inom parentes avser halvår. År 2014 2013 År 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 Myndighets- och specialistavdelning (MYS) Utföraravdelning (UFA) MYS/UFA tillsammans 2 (5) 7 23 (6) 16 (2) Handikappomsorg 6 1 2 2 1 3 Äldreomsorg 12 14 25 7 11 20 18 von150226kallelse.docx 250 Övrigt VOF 1 0 1 1 2 1 Övrigt VOF Antal 25 (13) 23 Antal 19 15 28 9 12 23 22 251 Ärendets handlingar • • Sammanställning över inkomna synpunkter perioden juli-december 2014, 2015-01-28 Diarieförteckning över inkomna synpunkter perioden januari-december 2014, 2015-01-28 von150226kallelse.docx 251 252 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Synpunkter Blanketter finns tillgängliga på samtliga enheter. De utlämnas också i samband med besök hos nya vårdtagare och i samband med inflyttning på de olika boendena. Datum: 2015-01-28 Redovisning till vård- och omsorgsnämnden Dnr VON 2014:45 - 700 Inkomna synpunkter juli - december 2014 Område (Föregående period, januari-juni 2014, inom parentes) Totalt antal (Föregående period) 2 23 0 (5) (6) (2) Myndighet och specialistavdelning (MYS) Utföraravdelning (UFA) Både MYS och UFA tillsammans Övrigt vård- och omsorgsförvaltningen Totalt Vilken typ av omdöme? 0 (0) 25 (13) (Föregående period , januari-juni 2014, inom parentes) Positivt omdöme Negativt omdöme Både positivt/negativt Antal: Antal: 25 (13) Antal: 0 (0) 0 (0) Sammanfattning av inkomna synpunkter 25 synpunkter har inkommit under perioden juli-december 2014. Synpunkterna är uppdelade enligt följande. Sex stycken om utförande av insatser, fyra stycken om personals bemötande, tre stycken vardera om mat/matdistribution och personalbrist, en vardera om aktiviteter på särskilt boende inom äldreomsorg, kommunfordon, personalbrist vid matsituation, posthantering på äldreboende, skyltning, administrativa rutiner inom förvaltningen, arbetsvillkor för personal, färdtjänst och tillgång av café på äldreboende. Vad händer efter att synpunkterna kommer in? Allmänt: Synpunkterna registreras och kopia vidarebefordras till ansvarig chef för handläggning. Kopia lämnas för kännedom till aktuell områdes- och avdelningschef eller förvaltningschef. Ansvarig chef för dialog med anmälarna och lämnar en beskrivning på vilka åtgärder som vidtagits. Kopia på svaret, på synpunkten, skickas till registrator för registrering. Både positiva och negativa synpunkter avrapporteras därefter till personal via bl.a. arbetsplatsträffar. Sammanställning: Mikael Nord, 2015-01-28 Inga ärenden denna gång ………………………………. Eva Hersler Chef Myndighet- och specialistavdelning …………………………… Britt-Marie Svedenberg Chef Utföraravdelning 252 ………………………………. Per Enarsson Förvaltningschef 253 Sida 1 av 5 SYNPUNKTER 2014 Sammanställning och diarieförteckning Katrineholms kommun Vård- och omsorgsförvaltningen UFA = Utföraravdelning, MYS = Myndighets- och specialistavdelningen Kategorier: Brukare, personal, mat, övrigt Ansv. Chef: FC = Förvaltningschef, AVD = Avdelningschef, OC = Områdeschef, EC = Enhetschef Dat: 2014 Senaste dag Enhet Kategori Ansv Synpunkt OmNr AnkAvd Besvarat/ Anm dat döme chef för svar/ åtgärdat (FC, Avd, Pos handläggning den OC, EC) Neg (14 arb.dgr) Lövåsgården Kortvård / UFA Medborgarfunkt Personal Synpunkt gällande vård samt / Övrigt planering/placering av avlastning. 1. 2013-01-15 MYS ion Lednings- och verksamhetsstö Synpunkt gällande fel på inloggningssidan till Övrigt Bank-ID e-tjänsterna 2 2014-01-28 MYS d 3 4 Medborgarfunkt Brukare 2014-03-03 MYS ionen Lövåsgården Kortvård / Lednings- och UFA verksamhetsstö Brukare 2014-03-06 MYS d 5 2014-03-13 UFA Strandgården 6 Lövåsgården 2014-03-27 UFA Kortvård Övrigt Övrigt Synpunkt gällande klagomål på färdtjänst. Synpunkt gällande larm som ej fungerar Synpunkt gällande hiss på boende Synpunkt gällande bristfällig skyltning. SynpounkterDiarieSammanst2014.xlsx 253 Berörda OC har svarat/förklarat utifrån de frågeställningar som finns i synpunkten. Åtgärder för att förbättra insatser som fungerat mindre bra har vidtagits samt kommunicerats med berörda personalgrupper. Neg OC UFA-omr 2 / OC Medborgarfunkt ion 2014-02-05 2014-01-24 Neg OC LoV-stöd 2014-02-17 2014-01-23 avhjälpt Neg OC medborgarfunk tionen, färdtjänsthandl äggare Neg OC UFA-omr 2 / Utredare (larm) Synpunkt inkommit efter att felet var 2014-03-21 2014-03-28 Synpunkten har vidarebefordrats till Samres kundtjänst för kännedom och statistik. 2014-03-26 2014-03-13 EC har återkopplat till synpunktsgivaren vilka åtgärder som vidtagits samt tackat för synpunkten. Neg OC UFA-omr 3 / EC Strandgården 2014-04-02 2014-03-14 EC har informerat/förklarat för synpunktsgivaren vad som gäller i aktuella frågor. Synpunktsgivaren känner sig tillfreds med återkopplingen. Neg OC UFA-omr 2 / EC Lövåsg. Kortvård 2014-04-16 2014-04-29 befintlig skyltning så den blir tydlig. EC redogör för hur man kompetterat 254 Sida 2 av 5 Nr Ankdat 7 8 9 Avd Enhet 2014-03-17 MYS Hemtjänst 2014-04-16 UFA Resurscenter Kategori Personal Synpunkt gällande bemötande vid hembesök Övrigt Pantern 2014-04-22 UFA serviceboende Övrigt Lövåsgården 10 2014-05-05 UFA vårdboende 11 2014-05-14 MYS SSK Om- Ansv döme chef (FC, Avd, Pos OC, EC) Neg Synpunkt Mat Brukare Medborgarfunkt Brukare 12 2014-05-14 MYS ionen Landsvägsg. Övrigt 13 2014-06-26 UFA Gruppbostad SynpounkterDiarieSammanst2014.xlsx Synpunkt gällande tjänst utförd av resurscenter Neg Neg Synpunkt gällande organisation av arbete gällande larm Synpunkt gällande utbud av livsmedel. Synpunkt gällande miss i medicinlista Synpunkt gällande information vid vårdplanering Synpunkt gällande trädgård vid gruppbostad 254 OC UFA-omr 6 / EC resurscenter Neg OC UFA-omr 1/ EC Pantern servicehus Neg OC UFA-omr 3 / EC Lövåsgården Neg OC HSL, EC SSK Neg OC medborgarfunk tionen, 1:e LSS handl. Neg OC UFA-omr 6, EC landsvägsgata n Senaste dag Besvarat/ för svar/ åtgärdat Anm handläggning den (14 arb.dgr) 2014-04-04 2014-03-31 OC MYS har skickat svar till anhörig där det framgår att diskussion om bemötandefrågor pågår i våra personalgrupper fortlöpande. 2014-05-09 2014-05-06 Arbetshandledare och habiliteringskonsulent har varit i kontakt med synpunktsgivare för att hitta en lösning på uppkommen situation. Arbetshandledare har sett över rutiner och handhavande för att förhindra att situation uppkommer igen. 2014-05-13 2014-05-08 OC och EC har haft kontakt med synpunktsgivaren och förklarat vårt arbetssätt gälland larm kontra hemtjänst samt sett över hur situationen kunde lösas för synpunktsgivaren närstående. Synpunktsgivaren är nöjd med den snabba återkopplingen. 2014-05-23 2014-05-22 Dietist/NAD har skrivit ett svar utifrån utbud inom aktuell livsmedelsupphandling som EC skickat till synpunktsgivaren. 2014-06-05 2014-06-04 Ec SSk samt MAS svarar synpunktsgivaren vad som hänt och att nya rutiner har skapats samt att en Lex Maria anmälan gjorts. 2014-06-05 2014-05-22 OC medborgarfunktionen och 1:e LSS handläggare har svarat synpunktsgivaren och förklarat situationen samt tagit synpunkten i beaktning vid fortsatt arbete. 2014-07-16 2014-07-01 Synpunktsgivaren ville ej ha svar. Ec har upprättat en handlingsplan utifrån inkommen synpunkt. 255 Sida 3 av 5 Nr Ankdat Avd Enhet Lövåsgården 14 2014-07-01 UFA vårdboende Furuliden 15 2014-07-07 UFA vårdboende Kategori Brukare Övrigt Om- Ansv döme chef (FC, Avd, Pos OC, EC) Neg Synpunkt Synpunkt gällande obehag mellan brukare vid matsituationer. Neg Synpunkt gällande städning på boendes rum. Lövåsgården/k Synpunkt gällande låg bemanning på Personal korttidsboende 16 2014-07-05 UFA orttids 17 2014-07-10 UFA Resurscenter Bokvägen 18 2014-07-18 UFA gruppbostad Övrigt Personal Synpunkt gällande personal. Medborgarfunkt Brukare 19 2014-07-30 MYS ionen 20 2014-07-25 UFA UFA omr 6 21 2014-08-04 UFA Larmpatrull Lövåsgården 22 2014-08-06 UFA Kortvård Synpunkt gällande Resurscenters café på Lövåsgården. Brukare Synpunkt gällande klagomål på färdtjänst. Synpunkt gällande brukares insatser Neg OC UFA-omr 3, EC Lövåsgården. OC UFA-omr 4 EC Furuliden Neg Avd chef UFA, EC 1 UFA-omr 2 Neg OC UFA-omr 6 / EC Recurscenter Neg OC UFA-omr 5 / EC 2 UFAomr 5 Neg OC medborgarfunk tionen, färdtjänsthandl äggare Senaste dag Besvarat/ för svar/ åtgärdat Anm handläggning den (14 arb.dgr) EC redogör för olika åtgärder man 2014-07-21 2014-09-17 provat för att lösa problemet. 2014-07-25 2014-07-14 OC har sammanställt de lokala rutiner för städning som finns på enheten samt försäkrar att eventuella brister åtgärdas. 2014-07-23 2014-07-09 Avd chef UFA kontaktar synpunktsgivaren och förklarar personalbemanningen. Synpunktsgivaren nöjd med återkopplingen. 2014-07-30 2014-07-11 EC kommer att ha synpunkterna med sig i planering och utveckling av verksamheten framöver. 2014-08-07 2014-08-07 OC återkopplar de åtgärder som görs och planeras att göras inom personalgruppen till Synpunktsgivaren. Synpunktsgivaren är nöjd med återkopplingen. 2014-08-19 2014-08-18 Synpunkten har vidarebefordrats till Samres kundtjänst för hantering enligt rutin. EC har haft telefonkontakt med synpunktsgivaren samt bokat in möte med denna och andra berörda. Neg OC UFA-omr 6 2014-08-14 2014-08-18 Neg OC UFA-omr 2 / EC 4 UFAomr 2 2014-08-22 2014-09-05 aktuell personalgrupp. Synpunkt gällande personals bemötande samt Personal brukares insatser Neg OC UFA-omr 2 / EC 1 UFAomr 2 Personal Synpunkt gällande personals bemötande SynpounkterDiarieSammanst2014.xlsx 255 EC redogör för vidtagna åtgärder i 2014-08-26 2014-08-08 EC redogör för trolig orsak till aktuellt händelseförlopp samt hur verksamheten arbetar för att minimera att händelsen upprepas. 256 Sida 4 av 5 Nr Ankdat Avd Enhet 23 2014-08-13 UFA Larmpatrull Lövåsgården 24 2014-08-13 UFA Kortvård Hemtjänst Öster, Larm25 2014-08-21 UFA och nattpatrull Kategori Om- Ansv döme chef (FC, Avd, Pos OC, EC) Neg Synpunkt Personal Synpunkt gällande personals bemötande Brukare Synpunkt gällande verkställighet av brukares insatser Personal Synpunkt gällande arbetsvillkor. Lednings- och verksamhetsstö Övrigt 26 2014-08-11 MYS d Synpunkt gällande rutiner inom förvaltningen. Lövåsgården 27 2014-09-01 UFA Kortvård Övrigt 28 2014-08-29 UFA Hemtjänst Synpunkt gällande omvårdnad och utförande Personal av insatser. 29 2014-09-09 UFA Strandgården Mat/Pers onal Synpunkt gällande mat samt personaltäthet. 30 2014-09-22 UFA Hemtjänst Furuliden 31 2014-10-13 UFA vårdboende UFA 32 ######### UFA Äldrevård Synpunkt gällande bristfällig skyltning. Personal Synpunkt gällande kommunfordon. Mat Övrigt Synpunkt gällande matsedel på äldreboende. Synpunkt gällande resurser inom äldreomsorgen. 256 Besvarat/ för svar/ åtgärdat Anm handläggning den (14 arb.dgr) Neg OC UFA-omr 2 / EC 4 UFAomr 2 Neg OC UFA-omr 2 / EC 1 UFAomr 2 2014-09-02 2014-08-28 Neg OC UFA-omr 2 / EC 2 UFAomr 2 2014-09-10 2014-09-26 frågorna från synpunktsgivaren. Neg OC Ledningsoch verksamhetsst öd 2014-08-29 2014-08-22 Neg OC UFA-omr 2 / EC Lövåsg. Kortvård 2014-09-19 2014-09-02 vidtas för att åtgärda problemet Neg OC UFA-omr 1 / EC Igelkotten hemtj 2014-09-18 2014-09-17 punkterna i synpunkten. Neg OC UFA-omr 3 / EC Strandgården Neg OC UFA-omr 1 / EC Valla hemtjänst Neg Neg SynpounkterDiarieSammanst2014.xlsx Senaste dag OC UFA-omr4 / EC Furuliden Avd UFA EC redogör för vidtagna åtgärder i 2014-09-02 2014-09-01 aktuell personalgrupp. OC och EC har i svaret till synpunktsgivaren redogjort för hur vi hanterar aktuella situationer samt hur vi kan förbättra våra rutiner. VON ordf svarar och förklarar på OC har svarat synpunktsgivaren och redogort för våra rutiner och handläggningstider. EC redogör för vilka åtgärder som ska EC redogör för hur man hanterar 2014-09-29 2014-12-08 OC redogör för hur man hanterar punkterna i synpunkten utifrån de förutsättningar man har. 2014-10-10 2014-09-30 EC redogör för vidtagna åtgärder utifrån synpunkten samt har återkopplat dem till synpunktsgivaren. 2014-10-31 2014-10-30 EC vidarebefordrar service- och teknikförvaltningens svar på frågorna samt eget tillägg om det som boendet kan påverka. ######### Synpunkten har inte åtgärdats i synpunktshanteringen. Frågan är riktad mot politiken och verksamhetens del hanteras i facklig samverkan. 257 Sida 5 av 5 Nr Ankdat Avd Enhet Lövåsgården 33 2014-10-15 UFA Kortvård 34 2014-10-13 MYS SSK Kategori Om- Ansv döme chef (FC, Avd, Pos OC, EC) Neg Synpunkt Personal Synpunkt gällande brist på personal. Neg Synpunkt gällande omvårdnad och utförande Personal av insatser. Pantern 35 2014-10-30 UFA serviceboende Personal Synpunkt gällande personals bemötande 36 2014-11-18 UFA Strandgården Lövåsgården 37 2014-11-19 UFA Kortvård 38 2014-11-25 UFA Pantern Säbo 39 2014-12-02 UFA UFA/STF kost Övrigt Synpunkt gällande posthantering på äldreboende. Personal Synpunkt gällande brist på personal. Övrigt Mat Synpunkt gällande aktiviteter på särskilt boende. Neg Oc Hälso- och sjukvård Neg OC UFA-omr 4 / EC Pantern vårdboende Neg OC UFA-omr 3 / EC Strandgården Neg OC UFA-omr 2 / EC 1 UFAomr 2 Neg OC UFA-omr 4 / EC Pantern vårdboende Synpunkt gällande matdistribution hemtjänst i ordinärt boende. Neg SynpounkterDiarieSammanst2014.xlsx 257 OC UFA-omr 2 / EC 1 UFAomr 2 Avd UFA Senaste dag Besvarat/ för svar/ åtgärdat Anm handläggning den (14 arb.dgr) 2014-11-04 2014-10-17 Ec har haft dialog med personalgruppen om innehållet i synpunkten. 2014-10-31 2014-10-31 EC redogör för vidtagna åtgärder utifrån synpunkten samt har återkopplat dem till synpunktsgivaren som är nöjd med det. 2014-11-19 2014-11-18 EC redogör i svaret för vilka åtgärder som har vidtagits för att åtgärda problemet 2014-12-08 2014-12-08 OC redogör i sitt svar till synpunktsgivaren hur rutinerna för posthantering är på aktuellt boende. 2014-12-09 2014-11-27 Ec har haft dialog med personalgruppen om innehållet i synpunkten. 2014-12-15 2014-12-12 EC svarar synpunktsgivaren hur planerna är för aktiviteter på särskilt boende. 2014-12-22 2014-12-11 Ass UFA redogör för hur STF kost har haft dialog med synpunktsgivaren. Efter dialogen var synpunktsgivaren nöjd med hanteringen 258 Dnr VON/2015:16-009 Handläggare: Mona Kjellström Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens uppdrag till förvaltningen under 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga uppföljningen av nämndens uppdrag under 2014 till protokollet. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en uppföljning av de direkta uppdrag förvaltningen fått av nämnden under 2014. De uppdrag som getts i samband med budgetarbetet kommer att redovisas i verksamhetsberättelsen. Ärendets handlingar • Sammanställning – Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens beslut 2014 – de direkta uppdrag förvaltningen fått av nämnden. von150226kallelse.docx 258 259 UPPFÖLJNING AV NÄMNDENS UPPDRAG TILL FÖRVALTNINGEN 2013 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Mona Kjellström, nämndsekreterare 1 (3) 2015-01-19 Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens beslut 2014 - de direkta uppdrag förvaltningen fått av nämnden under 2014 § nr Ärende Beslut/uppdrag Förvaltningens kommentar Vård- och omsorgsnämnden 2014-02-27 25 Redovisning av trygghetsmätning av Fixar Malte-verksamheten för året 2012 Nämnden uppdrar till förvaltningen att ytterligare En artikel om Fixar-Malte har varit marknadsföra Fixar Maltes tjänster. införd i kommunens månadsannons i Katrineholms Kuriren som gick ut till samtliga hushåll i kommunen. Inför sommaren var annons införd i Kuriren samt på webben. Övriga informationssätt: • Biståndshandläggarna delar ut information vid hembesök. • Handläggarna, sjuksköterskorna och anhörigstödet som genomför de förebyggande hembesöken hos 80åringar (både ensamstående och makar) som inte har någon beviljad biståndsinsats, informerar om vad Fixar Malte kan utföra för tjänster • Informationsmaterial finns på Anhörigcentralen. • Fixar Malte har besökt hemtjänstcaféerna, pensionärernas hus, hemtjänstens sommarfest samt musikfestivalen. 259 260 § nr Ärende Beslut/uppdrag Förvaltningens kommentar • På trygghetsboendet informeras alla nyinflyttade om verksamheten och det finns information på anslagstavla. Vård- och omsorgsnämnden 2014-08-28 83 Förslag om inrättande av ny gruppbostad enligt 9 § 9 LSS Nämnden anhåller att kommunstyrelsen ger KFAB i uppdrag att ta fram förslag på lämplig mark samt kostnadskalkyl för ny gruppbostad och redovisa detta för vård- och omsorgsnämnden snarast möjligt för slutligt beslut. Förvaltningen håller tillsammans med stadsarkitekterna, KFAB och lokalresurssamordnaren på att leta lämplig tomt/fastighet. Kommunstyrelsens ordförande/ kommunchefen har under januari 2015 meddelat att ärendet kommer upp för beslut på KS i februari. Vård- och omsorgsnämnden 2014-10-30 108 Fördelning av medel ur särskilt anslag för aktivering av brukare inom äldreomsorgen Vård- och omsorgsnämnden uppdrar till Uppdraget pågår. En återredovisning av förvaltningen att fördela anslaget på totalt hur anslaget använts kommer att lämnas 100 000 kronor till de sökande till nämnden i augusti 2015. nätverken/väntjänsten. Aktiviteterna ska genomföras och anslaget ska tas i anspråk senast sex månader efter nämndens beslut. En återredovisning av hur anslaget använts ska lämnas till nämnden i augusti 2015. 260 261 § nr Ärende Beslut/uppdrag Förvaltningens kommentar Vård- och omsorgsnämnden 2014-12-11 130 Uppdrag att utreda och ta fram underlag till verksamhetsförändringar med anledning av negativ budgetavvikelse Vård- och omsorgsnämnden uppdrar till vårdMuntlig redovisning på vård- och och omsorgsförvaltningen att redovisa förslag på omsorgsnämnden den 22 januari 2015. åtgärder som leder till att förvaltningens Hanteras under våren 2015. kostnader anpassas till budget och att ett ekonomiskt handlingsutrymme skapas för 2015 och framåt. Vård- och omsorgsnämnden ger vård- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att till nämndens sammanträde den 22 januari 2015 ta fram konkret förslag med genomförandeplaner och konsekvensanalyser för minskad verksamhet motsvarande 8 mnkr. 261 262 Dnr VON/2014:37-709 Handläggare: Mona Kjellström Återrapport om vård- och omsorgsnämndens kvalitetspris 2014 Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden lägger återrapporten om kvalitetsprisen till protokollet. Ärendebeskrivning Den 12 juni 2014 beslutade vård- och omsorgsnämnden att dela ut 2014 års kvalitetspris till: • Lövåsgårdens korttidsboende, 20 000 kronor • Område 4, 15 000 kronor • Gun Carlstedt, Yngaregården, 10 000 kronor. Priset ska användas till ändamål som främjar gruppens eller individens arbete och får i första hand användas för aktiviteter inom Katrineholms kommuns gränser (undantag måste tydligt motiveras). Områdeschef beslutar ytterst om vad pengarna ska användas till. Det kan vara studiebesök, utveckling i arbetet eller något som gör att man kan stanna upp i vardagen och reflektera. Vid genomförande av aktiviteter ska kommunens och förvaltningens värdegrund ska gälla. Efter genomförda aktiviteter och uppföljning lämnas en enkel skriftlig redovisning till vård- och omsorgsnämnden. Återrapport om hur priset använts Lövåsgårdens korttidsboende Kvalitetsrådet på Lövåsgården åkte till äldreomsorgsdagarna i Stockholm den 26 november 2014. Vi fick en kunskapspåfyllning med seminarier i bland annat värdegrund och medbestämmande. En mycket uppskattad dag som gav oss tid att reflektera över det goda vi redan gör i vardagen och vad vi kan utveckla. Område 4 Område 4 har använt sitt pris till att möjliggöra att samtliga enhetschefer och de medarbetare som har utbildade sina kollegor i nationell värdegrund, har träffats och stämt av vad som varit bra under året och lägga upp en strategi för det fortsatta arbetet med värdegrundsfrågor inför 2015. Gun Carlstedt, Yngaregården, 10 000 kronor von150226kallelse.docx Rapport från studiebesök till äldreboendet Danvikshem, Nacka. Den 12 november 2014 gjorde jag ett studiebesök för att se hur de arbetade. Danvikshem drivs av en stiftelse som har sina rötter från Gustav Wasas tid, för 450 år sedan. Byggnaden är K-märkt så ombyggnationer har skett med dispens men ännu finns det toaletter som inte går att göra något åt. Danvikshem är ett stort boende med ca 180 boende och omkring 220 utbildad personal. De har eget kök och teknisk 262 263 personal som även de har fått utbildning om demens, det är bra med tanke på att de kanske behöver reparera något hos de boende. Det finns tre demensavdelningar och det ordnas samtalsgrupper med dem i ett kök. De dementa blir oroliga när de kommer dit för de vet inte om de hittar hem och om de ska betala något, så arbetsterapeuten tyckte att det skulle vara bättre att ha någon verksamhet på den egna avdelningen. Personalen arbetar med salutogent arbetssätt och låter de boende göra det de kan, för att behålla det friska. Sjukgymnasten berättade att eftersom korridorerna är långa till någon aktivitet så hade de fått gångträningen så att säga gratis. I byggnaden fanns det även kyrka där de den dagen jag var där hade Qi Gong. Annars brukar det vara konserter där och naturligtvis andakter. Några var aktiverade med lite snickeri där de gjorde saker som behövdes i huset. För övrigt kunde veckoschemat se ut på följande sätt: • Måndag: Sittgymnastik, Måndagsgruppen i rehabs kök, Utepasset på borggården, Högläsning i konferenssalen. • Tisdag: Sittgymnastik på våning 1, Korsordsgrupp, Värmebehandling i rehabsalen. • Onsdag: Grupp med Joakim på borggården, Onsdagsgruppen, Damklubb i rehabsalen. • Torsdag: Grupp med Joakim på borggården, Fall och balans, kurs för de boende. Dans i salongen. • Fredag: Styrketräning. Aktivitetsrummet står öppet alla dagar dygnet om. Välkommen dit för att spela spel, pingis, wii etc. Där fanns också ett nostalgirum med gamla saker att titta på både för de boende och deras anhöriga som kommer på besök och vill göra något, inte bara vara på rummet. Det fanns möjlighet att gå en datakurs och även en målerihörna som sedan hade konstutställning. De vanliga högtiderna firas och också de speciella dagarna ex kanelbullens dag, ostkakans dag, Mårten Gås. Där ordnades marknad och bilutställning på borggården. På borggården hade de kaniner. Jag gav en kort information om min verksamhet på Yngaregården och de tyckte det var bra att jag kunde få omkring 12 personer av 21 att delta i min gruppverksamhet. Informerade också att jag har enskilda träffar för de som inte önskar delta i grupp. Jag personligen anser att Katrineholms kommun ligger i framkant genom alla aktiviteter som våra boenden har att erbjuda. Detta var en liten summering om min dag på Danvikshem. Jag har även anmält mig till två kurser på Viadidakt: Photoshop – grundkurs och In Design – grundkurs. Tänker att jag kan ha nytta av dem i jobbet när jag gör affischer o dyl. Björkvik 2014-11-17, Gun Carlstedt, Yngaregården von150226kallelse.docx 263 264 Dnr VON/2015:2-110 Handläggare: Mona Kjellström Val av vård- och omsorgsnämndens representanter i pensionärsrådet mandatperioden 2015-2018 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden väljer följande representanter i pensionärsrådet för tiden t.o.m. den 31 december 2018: • • • Ärendebeskrivning Enligt reglementet för pensionärsrådet ska vård- och omsorgsnämnden utse tre ledamöter i pensionärsrådet, varav två representanter från majoriteten och en från oppositionen. Enligt reglementet omfattas politiska ledamöter i rådet av kommunens arvodesbestämmelser för Övriga uppdrag. Vård- och omsorgsnämnden beslutade den 22 januari 2015 att bordlägga ärendet i avvaktan på kommunstyrelsens beslut om nytt reglemente för pensionärsrådet. von150226kallelse.docx 264 265 Dnr VON/2015:2-110 Handläggare: Mona Kjellström Val av vård- och omsorgsnämndens fondgrupp mandatperioden 2015-2018 Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att till ledamöter och ersättare i vård- och omsorgsnämndens fondgrupp för tiden t.o.m. den 31 december 2018 välja: Ledamöter • • • • Ersättare • • 2. Till ordförande för samma period väljs 3. De valda omfattas av kommunens arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda (KFS 6.6) för Övriga uppdrag. Ärendebeskrivning Enligt reglementet för vård- och omsorgsnämnden får nämnden tillsätta de utskott som nämnden bedömer lämpliga. Vård- och omsorgsnämnden fastställde den 22 januari 2015 utskottsorganisation för nämnden innebärande att nämndens fondgrupp ska bestå av totalt fyra ledamöter och två ersättare, varav två ledamöter från majoriteten och två från oppositionen samt en ersättare från majoriteten och en från oppositionen. Ersättarna deltar endast vid ledamots frånvaro. von150226kallelse.docx 265 266 Dnr VON/2015:2-110 Handläggare: Mona Kjellström Val av vård- och omsorgsnämndens byggkommitté för kommande byggprojekt mandatperioden 2015-2018 Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att till ledamöter och ersättare i vård- och omsorgsnämndens byggkommitté för kommande byggprojekt för tiden t.o.m. den 31 december 2018 välja: Ledamöter • • • Ersättare • • 2. Till ordförande för samma period väljs 3. De valda omfattas av kommunens arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda (KFS 6.6) för Övriga uppdrag. 4. Ersättarna har rätt att delta vid alla sammanträden. Ärendebeskrivning Enligt reglementet för vård- och omsorgsnämnden får nämnden tillsätta de utskott som nämnden bedömer lämpliga. Vård- och omsorgsnämnden fastställde den 22 januari 2015 utskottsorganisation för nämnden innebärande att vård- och omsorgsnämndens byggkommitté för kommande byggprojekt ska bestå totalt av tre ledamöter och två ersättare, varav två ledamöter från majoriteten och en från oppositionen samt en ersättare från majoriteten och en från oppositionen. von150226kallelse.docx 266 267 Dnr VON/2015:2-110 Handläggare: Mona Kjellström Val av vård- och omsorgsnämndens kontaktpolitiker mandatperioden 2015-2018 Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att till kontaktpolitiker för tiden t.o.m. den 31 december 2018 välja: Område Kontaktpolitiker Kontaktpolitiker Hemtjänst, område 1 Personlig assistans, område 1 Lövåsgårdens korttidsboende, område 2 Lövåsgårdens vård-/demensboende, område 2 Norrgläntans demensboende, område 2 Strandgårdens vård-/demensboende, område 2 Furulidens vårdboende, område 3 Malmgårdens vårdboende, område 3 Vallgårdens vård-/demensboende, område 3 Yngaregårdens vårdboende, område 3 Almgårdens vård-/demensboende, område 3 Panterns vård-/demensboende, område 3 Igelkottens vård-/demensboende, område 3 Social-/neuropsykiatri, område 4 Arbete/sysselsättning, område 4 Resurscenter, område 4 Barn och ungdom, område 4 LSS-bostäder, område 4 2. Sammanträdesarvode utbetalas inte ut för uppdraget men omfattas i övrigt av kommunens arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsnämnden fastställde den 13 juni 2013, § 60, ny samrådsorganisation för nämnden. För mandatperioden 2015-2018 ska två kontaktpolitiker utses för varje område, en representant från majoriteten och en från oppositionen. Det finns totalt 18 områden. Ärendets handlingar • Information om samrådsorganisation inom vård- och omsorgsförvaltningen, 2015-01-13 von150226kallelse.docx 267 268 Meddelanden Ordförandens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av meddelandena. Inkomna skrivelser m.m. Kommunfullmäktige Beslut den 19 januari 2015, § 72. Tillväxt och välfärd – Kommunplan 2015-2018. Kommunstyrelsen Beslut den 28 januari 2015, § 17, om revidering av reglemente för pensionärsrådet. Vård- och omsorgsnämnden ska utse tre istället två ledamöter. Samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollrapport från inspektion av livsmedelsanläggning • 16 januari 2015 för servicehuset Pantern • 20 januari 2015 för Malmgårdens servicehus samt beslut om föreläggande – kontroll att kylda livsmedel är +8oC eller kallare. • 20 januari 2015 för Vallgårdens servicehus. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) • • • • Beslut den 20 januari 2015 om anmälan enligt Sarah enligt Socialtjänstlagen (SoL). Anmälan avsåg dröjsmål vid larm. IVO har avslutat ärendet. Beslut den 21 januari 2015 om anmälan enligt Sarah enligt Socialtjänstlagen (SoL). Anmälan avsåg händelse fall i samband med musikaktivitet. IVO har avslutat ärendet. Beslut den 29 januari 2015 om anmälan enligt Sarah enligt Socialtjänstlagen (SoL). Anmälan avsåg olyckshändelse med rullstol. IVO har avslutat ärendet. Beslut den 29 januari 2015 om anmälan enligt Sarah enligt Socialtjänstlagen (SoL). Anmälan avsåg situation i samband med duschning samt personals agerande. IVO har avslutat ärendet. Sörmlands kollektivtrafikmyndighet Har i egenskap av huvudmän, bett kommunerna och landstinget att tillsvidare bordlägga myndighetens tidigare hemställan avseende överlåtelse av innevarande transportörsavtal för färdtjänst och sjukresor samt avtal avseende beställningscentral för samhällsbetalda resor. Tack Erik Walve har framfört sitt varma tack för uppvaktningen på 100-årsdagen. von150226kallelse.docx 268
© Copyright 2024