View/Open - Malmö högskola
BIM-modell av interiören på ett sjukhus (Healthcare Design Magazine , u.å.) BIM som ett verktyg för planering och uppföljning av underhåll Using BIM for planning and monitoring of maintenance Examensarbete 15 hp Patrik Petersson 850425 VT2015 Byggingenjörsprogrammet, Fastighetsteknik Handledare MAH: Mats Persson Utskriftsdatum: 2015-10-07 1 Sammanfattning Ett effektivt underhållsarbete kräver en effektiv informationshantering, något som BIM i flertalet studier och i förekommande litteratur påpekats vara ett utmärkt verktyg för. Det stora problemet vid ett nyttjande av BIM i underhållsarbetet är att det, för det första, finns väldigt få studier i området, och för det andra, det finns ett stort antal frågetecken som behöver redas ut. Denna studie, som genomförts under VT2015, syftar till att undersöka vilka möjligheter det finns att nyttja BIM för planering och uppföljning av underhåll genom att se vilka mervärden som BIM kan skapa i underhållsarbetet samt hur den så viktiga informationen hanteras. Rapporten bygger på litteraturstudier om underhåll, BIM samt tidigare studier där BIM nyttjats i förvaltningen och en kortare beskrivning av ett urval tangerande teknologier och hjälpmedel. Dessutom har intervjuer med fyra företag utförts i syfte att se hur deras underhållsarbete utförs idag, vilka eventuella förbättringar som skulle vara önskvärda och hur detta kan kopplas till BIM. Samt för att kunna reda ut vad företagen vill få ut av BIManvändningen i underhållsarbetet, hur olika typer av information värderas i de olika företagen och hur informationen skall kunna hållas uppdaterad. Intervjuerna visade på ett underutnyttjande av underhållshistoriken för erfarenhetsåterföring till framtida planering av underhållsarbetet. Dessutom upplevde ett par av företagen att hanteringen av instruktioner var undermålig och att dokumenthanteringen skedde i pappersform, ett av företagen kunde till och med ge exempel på inaktuell och felaktig information. Här kan BIM nyttjas för att bättre koppla informationen till förvaltningsobjekten, framför allt om handhållna enheter nyttjas och enkel navigering underlättas med hjälp av till exempel QR-koder. Den stora nyttan som företagen förväntade sig från BIM var informationsmängden från modellen de ville åt. I övrigt är företagen skeptiska mot användandet och verkar inte benägna att ge sig in på att använda BIM i underhållsarbetet innan nytta har påvisats av någon annan. Det företagen däremot är överens om är behovet av att hålla informationen och modellerna uppdaterade. Hur detta skall göras och av vem är oklart, men stor oro finns att större projekt inom ramen för underhåll gör modellen inaktuell på kort tid. 2 Abstract Efficient maintenance requires effective information management, a task that several studies have shown that BIM can facilitate and promote. The main obstacle for the usage of BIM in maintenance work is, first of all, that there are few studies in this area of studies, and secondly, there are a few chinks that need to be sorted out before the technology is ready. This study took place during the spring of 2015 and is based on a literature study and interviews. The aim was to examine the possibilities of using BIM in the planning and monitoring of maintenance. The interviews shown that little of the information gathered through monitoring and experience was used for further use in planning of the maintenance work. Furthermore the handling of maintenance instructions was subject to concern with most of the work being conducted on paper and one of the interviews showed that the information could be obsolete due to previous maintenance. The handling of information could be improved by the use of BIM in conjunction to the use of navigational aids for the model, e.g. QR-codes, and handheld devices. The companies interviewed agreed on that the amount of information gathered in a BIM-model would be of good use in the maintenance work, but they were also careful to approach the use of BIM before its use has been made clear through studies. The interviews also identified the need to keep the information and the model up to date. By whom and how often is still questionable, but the amount of projects undertaken in the maintenance work could obsolete the model in a short time span. 3 Förord Jag villa passa på att tacka för alla som hjälpt mig med mitt examensarbete och stöttat mig över tidens gång. Jag vill särskilt tacka: Jonny för idéer och input Bob på PQR för kommentarer och feedback Alden på PQR för korrekturläsning Mats Persson på Malmö Högskola för en genomläsning av examensarbetet och insiktsfulla kommentarer Alla som ställt upp på intervjuerna. 4 Innehållsförteckning Sammanfattning .......................................................................................................................... 2 Abstract ....................................................................................................................................... 3 Förord …………………………………………………………………………………………..4 Innehållsförteckning ................................................................................................................... 5 Ordlista och definitioner ............................................................................................................. 7 1 Inledning .......................................................................................................................... 9 1.1 Bakgrund.................................................................................................................. 9 1.2 Problemformulering............................................................................................... 10 1.3 Syfte ....................................................................................................................... 11 1.4 Avgränsningar........................................................................................................ 11 1.5 Metodbeskrivning .................................................................................................. 11 2 Underhåll ....................................................................................................................... 13 2.1 Allmänt om underhåll ............................................................................................ 13 2.2 Olika underhållsstrategier som kan tillämpas ........................................................ 15 2.3 Att planera underhållsarbetet ................................................................................. 16 2.4 Krav på informationshanteringen .......................................................................... 19 3 BIM ................................................................................................................................ 22 3.1 Vad är BIM? .......................................................................................................... 22 3.2 Varför BIM? .......................................................................................................... 23 3.3 Vilka problem finns med införande av BIM? ........................................................ 25 4 BIM i förvaltningen ....................................................................................................... 27 4.1 Tidigare studier ...................................................................................................... 27 4.1.1 Sydney Opera House............................................................................................ 27 4.1.2 Taiwan, Lin & Su, 2013 ......................................................................................... 27 4.1.3 Taiwan, Lin et al, 2014 ......................................................................................... 27 4.2 Programvara som hanterar BIM i förvaltningen .................................................... 28 4.2.1 Landlord III ........................................................................................................... 28 4.2.2 L.E.B System ......................................................................................................... 28 5 4.3 Ny teknologi .......................................................................................................... 29 4.3.1 Tekniska hjälpmedel ............................................................................................ 29 4.3.2 QR ........................................................................................................................ 30 4.3.3 RFID ...................................................................................................................... 30 4.3.4 AR/VR ................................................................................................................... 30 5 Intervjuresultat ............................................................................................................... 32 5.1 Företag A ............................................................................................................... 32 5.2 Företag B ............................................................................................................... 35 5.3 Företag C ............................................................................................................... 37 5.4 Företag D ............................................................................................................... 39 5.5 Sammanställning av enkätsvar .............................................................................. 41 6 Analys och diskussion ................................................................................................... 43 6.1 Företagens underhållsarbete .................................................................................. 43 6.2 Företagens BIM-användning ................................................................................. 44 6.3 Företagens förväntningar och krav på BIM som ett verktyg i underhållsarbetet .. 45 6.4 Tekniska hinder och möjligheter med BIM i förvaltningen .................................. 46 6.5 Resultatens betydelse för branschen och samhället ............................................... 47 6.6 Metoddiskussion .................................................................................................... 47 7 Slutsatser........................................................................................................................ 48 8 Referenser ...................................................................................................................... 50 9 Bildreferenser ................................................................................................................ 54 Bilaga I – Frågeformulär .......................................................................................................... 55 Bilaga II – Transkriberade intervjuer ....................................................................................... 56 6 Ordlista och definitioner Definierade uttryck enligt Aff-definitioner 04 (2003) som används i detta arbete: Akut underhåll Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast Fastighet Självständig rättslig enhet som är upptagen i eller kan föras in i fastighetsregister Fastighetsförvaltning Process där arbete, kapital och kunnande omvandlas till fungerande utrymmen för verksamheten Drift Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Felavhjälpande underhåll (reparation/utbyte) Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel funktion Funktion Användbarhet eller sådan för användbarhet nödvändig egenskap som normalt konstateras genom mätning, provning eller nyttjande Förvaltningsobjekt Fysiskt objekt på vilket förvaltningsarbete utövas Kontroll Undersökning för att fastställa om ett objekt eller en tjänst i ett eller flera avseenden uppfyller ställda krav Planerat underhåll Underhåll som är planerat i tid, art och omfattning Tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser 7 Underhåll Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning Övrigt felavhjälpande underhåll Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll I detta arbete görs även vissa avsteg från Aff-definitioner 04: Fel Funktionen för ett förvaltningsobjekt håller inte längre godtagbar standard AR – Augmented reality, information från fysiska omgivningen blandas med information ur en applikation i realtid, till exempel genom att nyttja kameran från en smartphone och lägga till information i bilden. BIM – Byggnadsinformationsmodellering BIMFM – Användande av BIM i facility management. Brukare – Person som nyttjar ett förvaltningsobjekt (byggnad) Fi2xml – Svensk standard för fastighetsinformation FM – Facility management, tjänster som krävs för att en verksamhet skall kunna verka i en byggnad/fastighet. Kan vara verksamhetsanknuten, exempelvis reception, men i detta arbete likställs FM med fastighetsanknuten service. HMS – Hälsa, miljö och säkerhet. IFC - Industry Foundation Classes, ett öppet filformat för interoperabilitet mellan CADprogram och annan mjukvara. Interoperabilitet – Flertalet olika program kan kommunicera med varandra, till exempel via gemensamma filformat som IFC Kompatibilitet – Att ett program kan nyttja ett specifikt filformat, till exempel IFC Respondent – Den som intervjuas och svarar på frågorna under en intervju RFID – Radio Frequency Identification, teknik för att avläsa information från transpondrar och minnen, taggar för inpassering är ett bra exempel. QR – Quick Response-kod, en 2-Dimensionell streckkod, ex: VR – Virtual reality, datorgenererad verklighet Exempel på QR-kod (QRStuff.com, u.å) 8 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kostnaderna för underhåll av en byggnad uppgår till någonstans mellan 1,5-5 % av verksamhetens totalkostnader, beroende på vilken standard som skall upprätthållas och byggnadens nuvarande status (Bejrum, 1999). I takt med kraven på ökad kostnadseffektivitet i verksamheten så pressar samma krav även underhållsorganisationen till att bli mer slimmad och effektiv, det vill säga oftast tilldelas mindre resurser (Lee & Scott, 2009), något som rimmar illa med Shohets (2006 (citerad i Lavy & Shohet, 2009)) forskningsresultat att en anläggnings underhåll har en märkbar inverkan på dess verksamhets produktivitet. Att låta bli att underhålla och låta förvaltningsobjekt fallera kostar även på av andra anledningar, kostnaden för felavhjälpande underhåll är cirka 3 gånger högre än kostnaden för förebyggande underhåll, givetvis under förutsättning att möjligheten finns att utföra förebyggande åtgärder och inom rimlig omfattning (KcKew, 2001 (citerat av Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008)). Istället för att minimera kostnaderna så bör fokus ligga på att maximera nyttan och framför allt hitta effektivare sätt att arbeta på och att utföra planerat underhåll i större utsträckning är en förutsättning för en effektiv förvaltning. Även om förebyggande underhåll är att föredra blir det ofta så att planerade reparationer och underhåll behöver omprioriteras till förmån för oplanerade åtgärder. I mångt och mycket beror detta på en informationsbrist beträffande de olika delarnas status och brist på uppföljning (Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008). Detta stöds av Lin & Su (2013) som påpekar att effektiv informationshantering är en förutsättning för en effektiv förvaltning. Bland annat såg de att den manuella pappershanteringen av dokument skapade ineffektiv, och i vissa fall, bristfällig förvaltning. I rapporten Informationshantering i förvaltning (2014) där bland andra Akademiska Hus medverkade lyftes värdet av byggnadsinformationsmodellering (BIM) i förvaltningsskedet fram som en möjlighet att effektivisera förvaltningen. Bland annat förväntas BIM ge ett bättre underlag för budget, upphandlingar och allmänt bättre kostnadsuppfattning vid förvaltningen av ett objekt. BIM lyftes fram som ett verktyg för planering och uppföljning av underhåll som skapar ökad kvalité och precision i levererad service. 9 1.2 Problemformulering Även om Hjelseth (2010) är av samma åsikt som Akademiska hus påpekar han att kontroll av vilken typ av information som finns tillgänglig i en BIM-modell är väldigt viktigt för att det ska kunna ske någon förbättring av informationsflödet. Information skall inte läggas till i modellen ”bara därför att”. Det kan verka lockande att föra in all data från ett redan färdigt BIM-underlag som använts i projekteringen, men endast en liten mängd av informationen i modellen har användbarhet för underhållsverksamheten, vilket gör det svårt att hitta rätt i informationen (Lin et al, 2014). Behovet av att hitta rätt information på rätt plats blir väldigt påtaglig i ett större komplex, till exempel ett sjukhus eller en kontorsbyggnad, där det kan finnas hundratals olika komponenter spridda över en stor yta. Särskilt om det gäller en samhällsviktig funktion som kan få drastiska konsekvenser vid ett längre avbrott (Legner & Thiesse, 2006). Dessutom kan modellen behöva integreras med övriga delar av förvaltningen, till exempel ekonomihantering, hyreskontrakt, städ och nycklar, vilket gör att informationsmängden växer ytterligare, vilket Hjelseth (2010) varnat för urholkar själva meningen med att nyttja BIM. Därför är det mycket viktigt att hålla informationen i en BIM-modell relevant, tillgänglig och uppdaterad för att kunna skapa någon nytta och mervärde av arbetssättet. Som Chandrashekaran & Gopalakrishnan (2008) påpekat så är planerat och förebyggande underhåll av stor vikt för att kunna hushålla med underhållsresurserna. Den viktigaste förutsättningen för att detta skall fungera är att korrekt och aktuell information för det underhållsarbete som skall utföras finns tillgänglig samt att dokumenterad uppföljning av det utförda arbetet utförs i syfte att skapa en kunskapsbank för liknande arbete. Detta är något som BIM bör vara ett bra verktyg för, precis som Akademiska Hus har identifierat, men i de studier som är tongivande (Olbrich et al (2013), Lin & Su (2013), Kivits & Furneaux (2013)) så har ”hemmasnickrade” alternativ till förvaltningssystem använts som koncept och varit avsedda för ändamålet att hantera förvaltningen i BIM-miljö. 10 1.3 Syfte Studien syftar till att undersöka möjligheterna att nyttja BIM för planering och uppföljning av underhåll, samt vilka hinder som finns för ett införande av detta idag. Detta görs genom att besvara ett antal frågeställningar: - På vilket sätt kan BIM skapa ett mervärde i underhållsarbetet? - Vilken information i en BIM-modell är viktig och relevant som ett stöd för planering av underhållsarbete? 1.4 - Hur säkerställs att informationen finns tillgänglig när underhållsarbete skall utföras? - Hur säkerställs att informationen i BIM-modellen är uppdaterad och aktuell? Avgränsningar Studien genomförs under vårterminen 2015 och behandlar några företag i offentlig förvaltning och hur de nyttjar eller kan tänka sig nyttja BIM i underhållsarbetet. 1.5 Metodbeskrivning Studien bygger framför allt på en kvalitativ studie i form ett antal semistrukturerade intervjuer med personer på olika nivåer av respektive företags underhållsorganisationer, från planerande till utförande. Intervjuerna innehåller såväl öppna frågor om BIM-använding som mer för syftet specifika frågor. Vidare görs en litteraturstudie över förvaltning med inriktning mot underhåll, vilken arbetsmetodik som finns och vad det finns för områden som behöver förbättras. BIManvändningen främst inom byggbranschen analyseras, vilka framgångsfaktorer som finns och vilka problem som kan uppstå. Slutligen görs en sammanfattning av de studier som finns angående användning av BIM i förvaltningen med deras viktigaste slutsatser, samt även en liten introduktion av kommande teknologier för att underlätta förvaltningsarbetet. Den semistrukturerade formen av intervju har valts för att den genom sin blandning av öppna och slutna frågor ger såväl kvalitativa som kvantitativa data (Lantz, 2013). Detta anser Holme & Solvang (1997) stärka tilliten till analysresultatet. Syftet med den mer kvalitativa delen med öppna frågor där respondenten uppmanas att beskriva sitt arbete, utan några avgränsningar från intervjuaren, är att få en insikt i hur underhållsarbetet utförs, eller som Dalen (2015) uttrycker det: ”Skapa förståelse för personens verklighet”. 11 Den andra mer kvantitativa delen av intervjun innefattar mer specifika frågor som inriktar sig på vilken informations som krävs för att utföra arbetet, samt gradera vilken vikt som respektive post har. Detta görs för att finna en trend bland förutsättningarna och möjliggöra en prioriteringsordning (Holme & Solvang, 1997). På insamlad kvalitativ data utför en delanalys där respondenternas utsagor reduceras till påståenden som kategoriseras i tabellform för att finna mönster att sammankoppla med den värderingstabell som den kvantitativa delen av intervjun innehåller samt sammanknyta till studerad litteratur. Ett vanligt argument mot den kvalitativa metoden är att den alltid kommer ge subjektiva svar utifrån respondentens egna åsikter och upplevelser (Lantz, 2013). Därför anser Dalen (2015) det viktigt att påpeka vikten av god struktur i intervjufrågorna, där ledande frågor eller frågor utanför respondentens kompetens undviks. Dessutom skall respondenten ges tid för eftertanke vid svaren och inte stressas. Både Dalen (2015) och Lantz (2013) föreslår provintervjuer för att verifiera intervjufrågorna, öva på intervjumetodik samt ge ett övningsunderlag för den kommande analysen. Ett alternativ till den semistrukturerade intervjun hade varit en strikt kvantitativ analys i form av en enkät där fackkunniga ur underhållsverksamheten graderar vikten av olika delar som ingår i ett BIM-underlag med avseende på deras användbarhet i förvaltningsskedets underhåll. En fördel med en sådan undersökning skulle vara enkelheten i att finna trender i svaren (Eliasson, 2013. Trost, 2012). En undersökning av detta slag hade varit en god komplettering och verifiering av utfallet från den tilltänka intervjun, men hade förtagit möjligheten att finna svar som inte sökts i inledningen av intervjuerna. 12 2 Underhåll Detta kapitel behandlar arbetet med underhåll. Vad underhåll är, hur arbetet planeras övergripande och hur arbetet påverkar brukarnas verksamhet. De olika underhållsstrategierna som kan tillämpas presenteras och deras för- respektive nackdelar och användningsområden diskuteras. Dessutom avhandlas vikten av informationshantering i underhållsarbetet. Kapitlet syftar till att presentera en bild av komplexiteten i underhållsarbetet och behovet av bra beslutsstöd och informationshantering. 2.1 Allmänt om underhåll Underhåll är det arbete som utförs på förvaltningsobjekt över tiden med syfte att återställa och upprätthålla dess funktion. Till att börja med behöver byggnadens fortsatta värde säkerställas genom underhåll av byggnadens stomsystem, väderskydd och annat som gör att själva byggnaden fungerar som en byggnad. Dessutom behöver brukarspecifika installationer och inventarier tas om hand för att skapa ett mervärde till den verksamhet som pågår i byggnaden (Nordstrand, 2008). Son & Yuen (1993) (citerad i Pitt et al (2006)) identifierade fyra kategorier av underhållsarbete: 1. Dagligt arbete, till exempel städning, kontroll och service 2. Felavhjälpande underhåll av redan kända och förväntade fel 3. Omfattande ekonomiska insatser som byte av utrustning 4. Modernisering eller förändringar av omfattande art Målet med åtgärderna är att hålla minst en för organisationen godtagbar standard för förvaltningsobjektet. Denna kan vara högre eller lägre än ursprunglig standard från ny-, omeller tillbyggnad. Vad som anses som godtagbar standard bestäms av tre olika faktorer: - Byggregler, regler som styr hälsa, miljö och säkerhet (HMS) samt den verksamhet som pågår i byggnaden - Tilldelningen av resurser till underhållsarbetet - Återkopplingen från underhållspolicy och vald underhållsstrategi Generellt kan sägas att för de organisationer som spenderar väldigt lite pengar på underhåll är en godtagbar standard i princip detsamma som lagkrav och i de flesta fall en längre standard än 13 den ursprungliga, emedan organisationer med stort fokus på och med mycket resurser för underhåll tenderar att höja sin standard över tiden (Lee & Scott, 2009). För att upprätthålla godtagbar standard har förvaltningen två huvudsakliga strategiska val beträffande ett förvaltningsobjekts underhåll: Ska delen lagas alternativt bytas när den går sönder? Utförs preventivt underhåll i syfte att undvika att fel uppkommer? (Pitt et al, 2006). Den strategiska grunden för allt underhåll av alla förvaltningsobjekt är en underhållspolicy. Underhållspolicyn ger styrningen över hur mycket resurser som tilldelas, vilken standard och vilken underhållsstrategi som skall användas för respektive förvaltningsobjekt. Policyn är uppbyggd av fem frågeställningar: 1) Vilken standard skall upprätthållas? 2) Vad är godtagbar tid från upptäckt fel till åtgärdat fel? 3) Vilka eventuella lagkrav måste tas i beaktning? 4) Hur länge skall byggnaden förvaltas för sin nuvarande verksamhet? 5) Vilken livslängd och vilka insatser förväntas för byggnadens ingående delar? (Lee & Scott, 2009) Dessa frågeställningar leder till en process, se Figur 2.1.1, som kan nyttjas som beslutsstöd för val av underhållspolicy för olika förvaltningsobjekt. Tidsrymd för förvaltning av objektet i sin nuvarande använding • Beakta om förvaltningsobjektets användning ändras innan underhållsåtgärder krävs Godtagbar standard, tid från upptäckt till åtgärdat fel , lagkrav samt regelverk Livscykelanalys över objektets material och utrustning • Hur bedöms kostnaderna fördela sig över tiden? • Kostar det extra eller lönar det sig att göra proaktiva insatser? • Vilka krav finns från brukarna eller verksamheten samt från myndigheter? Beslut om val av underhållspolicy och underhållsstrategi • Utifrån processen tilldela ekonomiskt utrymme samt välj vilken underhållsstrategi som skall tillämpas Figur 2.1.1 - Process för val av underhållspolicy och underhållsstrategi (Lee & Scott, 2009) Förutom att se till att själva förvaltningsobjektet fungerar som det ska och inga onödiga kostnader uppstår så fyller underhåll en annan funktion, nämligen att stödja och säkerställa brukarnas verksamhet och dess produktivitet. Narayan (2012) identifierar fyra parametrar som är av vikt för att en verksamhet, en brukare, ska nå sina verksamhetsmål: 1) Få avbrott i verksamheten 2) Hög kvalitet på levererad service 3) Låga kostnader för drift och underhåll 4) Backupsystem och redundans för produktionen fungerar, men endast när verkligt behov finns 14 Som framgår av ovan så är (1) och (3) faktorer som direkt kan påverkas av underhållsorganisationen som stödjer verksamheten. En väl vald underhållsstrategi minskar alltså inte bara risken för och konsekvenserna av ett fel, och därmed även de underhållskostnaderna som hör därtill, utan bidrar även till att öka verksamhetens produktivitet och servicenivå (Pitt et al, 2006). 2.2 Olika underhållsstrategier som kan tillämpas En underhållsstrategi är det angreppssätt som nyttas för att hantera fel på förvaltningsobjekt. Flertalet olika möjligheter och val finns för hur valet sker och underhållsstrategierna har alla sina för- och nackdelar. Till att börja med finns det enligt Horner et al (1997) och Pitt et al (2006) två huvudsakliga kategorier av underhåll som används för att bibehålla ett förvaltningsobjekts funktion: Felavhjälpande underhåll – Åtgärd sker när förvaltningsobjektet går sönder, genom reparation eller byte, dessa åtgärder benämns som reaktiva. Förebyggande underhåll – I stället för att åtgärda fel som uppstår med förvaltningsobjektet planeras åtgärder för att tillse att funktionen bibehålls, benämns som proaktiva. Lind & Muyingo (2012) har sammanställt de underhållsstrategier som kan tillämpas på ett förvaltningsobjekt, se Figur 2.2.1, som vart och ett ger olika sätt att lösa förändringar i ett förvaltningsobjekts status: Underhåll Förebyggande underhåll Planerat underhåll Intervallbaserat Tillståndsbaserat Felavhjälpande underhåll Opportunistiskt underhåll Förutseende Akut underhåll Övrigt felavhjälpande underhåll Planerat opportunistiskt Figur 2.2.1 - Olika underhållsstrategier, markerade i orange, efter Lind & Muyingo (2012) 15 Felavhjälpande underhåll syftar till att lösa problem med ett förvaltningsobjekt när ett fel uppträder och kan i sin tur uppdelas i två undertyper beroende på vilken prioritet åtgärden ges: o Akut underhåll – Underhåll på förvaltningsobjektet bedöms kräva omedelbar åtgärd och resurser allokeras från annat håll för att lösa problemet. o Övrigt felavhjälpande underhåll – Felet på förvaltningsobjektet anses vara av sådan art att åtgärden kan utföras inom en sådan tidsrymd att planering av åtgärd medges och eventuellt samordnas med annat arbete. Opportunistiskt underhåll är sådant underhåll som utförs i samband med redan bestämda åtgärder i syfte att kostnadseffektivisera. Till exempel genom att utföra åtgärder på ett liknande förvaltningsobjekt som ett felavhjälpande underhåll utförs på. Intervallbaserat underhåll innebär att underhållsåtgärder utförs på ett förvaltningsobjekt efter ett förutbestämt tidsschema. Tillståndsbaserat underhåll bygger på att följa förändringar i förvaltningsobjektets funktion, antingen genom sensorer eller tillsyn, för att kunna göra underhållsinsatser innan ett fel uppstår. Förutseende underhåll bygger på dataanalys av tidigare utförda åtgärder och annan relevant data för att kunna bedöma ifall det börjar vara dags för underhållsåtgärder för förvaltningsobjektet. Om mönster uppträder i att ett stort antal åtgärder av samma typ på liknande förvaltningsobjekt utförs eller att dessa uppvisar höga kostnader kan det antas att fler åtgärder kommer att krävas till dess att de flesta objekten har åtgärdats (Hegazy et al, 2010). Planerat opportunistiskt underhåll är sådana åtgärder som planeras in i samband med andra underhållsåtgärder i syfte att skapa bättre kostnadseffektivitet och nyttja redan inplanerat driftstopp. 2.3 Att planera underhållsarbetet Särskilt inom förvaltningen av offentlig sektor är det viktigt med väl valda underhållstrategier och en god underhållspolicy. Ett politiskt beslut från ett år till ett annat kan påverka verksamheten på ett sådant sätt att all planering för 30 år framåt blir överflödig eller inaktuell (Bejrum, 1999). Horner et al (1997) gör ett träffsäkert uttalande genom att påpeka att ”Det enklaste och snabbaste sättet att minska sina underhållskostnader är att inte utföra något underhåll alls”. Vilket givetvis inte stämmer under en längre tidsrymd då underhållsbehovet till 16 slut kommer att kräva omfattande åtgärder, och då oftast dyrare sådana än att utföra underhåll på vanligt vis. Vad Horner et al (1997) istället föreslår är att utföra underhåll på förvaltningsobjekt så sällan som tillåts utan inverkan på byggnadens funktion eller brukarnas verksamhet i stort, något som Bejrum (1999) utvecklar detta till att underhåll skall utföras så länge och så ofta som är kostnadseffektivt med avseende på nuvarande användningsområde för förvaltningsobjektet och fastigheten. Generellt kan sägas att proaktivt underhållsarbete är av stor vikt för att effektivt kunna hushålla med underhållsresurserna (Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008). Dessutom kan god planering av underhållsarbetet medföra att fel i vissa fall kan avvärjas och undvikas innan de inträffar, vilket innebär att behovet av tidskrävande insatser minskar. Detta i sin tur frigör resurser från reaktivt arbete till proaktivt arbete, vilket skapar bättre möjligheter för att planera underhåll, se Figur 2.3.1. I slutändan innebär detta en ökning av produktiviteten för underhållsorganisationen och samtidigt säkerställer brukarnas driftsäkerhet. (Narayan, 2012). Planering av underhåll Mer proaktivt arbete Avvärjer fel Mindre reaktivt arbete Hög pålitlighetsgrad Färre haverier Figur 2.3.1 – Sammanfattning av iterativ gynnsamhet av planerat underhåll, fritt efter Narayan (2012) Lee & Scott (2009) sammanfattar dock ett par av svagheterna med förebyggande underhåll, vilka är: Förebyggande underhåll kan medföra för tidiga och onödiga insatser, för få jämförelser och studier finns för att verifiera dess effektivitet samt att förebyggande underhåll inte alltid är kopplat till verksamhetens behov och mål. Lind & Muyingo (2012) påpekar å andra sidan att felavhjälpande underhåll kräver en underhållsorganisation som klarar av att vara på plats inom rimlig tid vid ett inträffat fel. Dessutom finns alltid risken för att verksamheten råkar ut för ett driftsstopp till följd av ett haveri, med minskade intäkter till följd. Kontentan av vad Lee & Scott (2009) samt Lind & Muyingo (2012) menar är att det inte går att förlita sig på en enda underhållsstrategi. För att tillförlitligt kunna välja vilken 17 underhållsstrategi som skall tillämpas på ett specifikt förvaltningsobjekt krävs kunskap om alla ingående delar av byggnaden samt dess inverkan på verksamhet och byggnad ifall de skulle fallera. Med andra ord kunskap om helheten. Dessutom bör typen och sannolikheten av fel på de ingående delarna på förhand undersökas, mer objektsspecifik information (Horner et al, 1997). Detta för att behovet och omfattningen av underhållsåtgärder kan minskas genom att studera ett fels konsekvenser på verksamheten och vilka bakomliggande orsaker som finns (Pitt et al, 2006). En sammanfattning av underhållsstrategierna samt deras olika för- och nackdelar och föreslagna användningsområden kan ses i Tabell 2.3.1. Riskerna med fel på ett förvaltningsobjekt kan enligt Horner et al (1997) indelas i tre olika kategorier utefter hur ett fel påverkar verksamheten och byggnaden: Allvarliga fel, som i sin tur kan indelas i två undergrupper: 1. Fel som påverkar hälsa, miljö eller säkerhet (HMS) – Eller för att uttrycka det rakare: Om objektet går i sönder så föreligger risk för skada på person eller miljö. 2. Fel som påverkar byggnad eller verksamhet ur ett ekonomiskt perspektiv – Alternativt: Objektets underhållskostnad är lägre än kostnaderna för konsekvenserna av ett fel. Icke allvarliga fel: 3. Fel som skapar mycket få olägenheter för varken HMS eller byggnad och verksamhet. Utifrån denna indelning finns ett antal generella förhållningssätt till vilken underhållsstrategi som bör väljas per förvaltningsobjekt: Felavhjälpande underhåll – Tillämpas på icke allvarliga fel samt fel som påverkar byggnad och verksamhet men vars underhållskostnader för förebyggande eller tillståndsbaserat underhåll överstiger kostnaden för ett fel. Intervallbaserat underhåll – Tillämpas på HMS-objekt vars status inte kan övervakas, HMSobjekt vars status kan övervakas, men informationen blir svårtillgänglig, till exempel att system inte kan kopplas och avläsas på distans, eller att övervakning blir för kostsamt. Dessutom bör förebyggande tidsbaserat underhåll tillämpas på fel som påverkar byggnad och verksamhet där kostnaden för tidsbaserat underhåll är lägre än felahjälpande underhåll och tillståndsbaserat underhåll är för kostsamt eller inte går att tekniskt tillämpa. Tillståndsbaserat underhåll – Tillämpas på alla allvarliga fel där tillsyn är möjlig och kostnadseffektiv. 18 Tabell 2.3.1 – Sammanställning underhållsstrategiernas för- och nackdelar samt rekommenderade användningsområden för olika förvaltningsobjekt Underhållsstrategi Fördelar Nackdelar Användningsområde Felavhjälpande Kräver ingen Kräver folk på plats Förvaltningsobjekt som inte planering eller som kan åtgärda kan övervakas och där ett fel schemaläggning av problemet när det blir av ej allvarlig art. åtgärder uppstår Kostnad för underhåll > Kostnad för fel Opportunistiskt Personalekonomiskt Förvaltningsobjektet Alla förvaltningsobjekt, sunt, finns redan har sällan uppnått under förutsättning att folk på plats maximal livslängd ekonomiskt utrymme finns och fel har en märkbar inverkan på verksamheten Intervallbaserat Enkelt att planera Planerade åtgärder Förvaltningsobjekt som inte åtgärder då de kan i vissa fall vara kan övervakas för en rimlig återkommer vid onödiga för förvalt- kostnad och där ett fel blir av bestämda ningsobjektets status allvarlig art. Kostnad för tidsintervall Tillståndsbaserat Förutseende underhåll < Kostnad för fel Åtgärder sker med Kräver övervakning Förvaltningsobjekt där tillsyn största möjliga med sensorer eller eller övervakning kan utföras intervall till minsta genom tillsyn, oftast på ett kostnadseffektivt sätt möjliga kostnad kostsamt och kräver och där fel har en stor programvara inverkan på verksamheten Kan förebygga fel Kräver beslutsstöd i Förvaltningsobjekt som i innan de form av insamlad vanliga fall utförs uppkommer data och analys- felavhjälpande underhåll på verktyg Planerat opportunistiskt Personalekonomiskt Förvaltningsobjektet Alla förvaltningsobjekt, sunt, finns redan har sällan uppnått under förutsättning att folk på plats, kan maximal livslängd ekonomiskt utrymme finns samordna material och fel har en märkbar inverkan på verksamheten 2.4 Krav på informationshanteringen Som kan ses i Tabell 2.3.1 så är inga av de olika underhållsstrategierna allmängiltiga eller flexibla nog att kunna ensamt användas för samtliga förvaltningsobjekt. Olika objekt kommer att kräva olika mängder och typer av insatser, få olika konsekvenser vid fel och vara 19 förknippade med olika kostnader. För att kunna hantera dessa på ett korrekt och konsekvent sätt så ställts stora krav på hanteringen av information i underhållsarbetet. Behovet av att hitta rätt information på rätt plats blir väldigt påtagligt i ett större komplex, till exempel ett sjukhus eller en kontorsbyggnad, där det kan finnas hundratals olika komponenter spridda över en stor yta. Särskilt om det gäller en samhällsviktig funktion som kan få drastiska konsekvenser vid ett längre avbrott (Legner & Thiesse, 2006). Lin (2011) (citerat av Lin et al (2014)) gjorde en undersökning av en kommersiell byggnad i Taiwan och fann att servicepersonalen upplevde ett antal brister i informationshanteringen för sitt arbete, nämligen att: Dokumentbaserad data är ineffektivt och av bristande kvalitet Hitta relevant information för en specifik del av en byggnad är svårt Inmatning av data från papper har en bakomliggande risk för felinmatning eller annan kommunikationsmiss I dagsläget finns få bra verktyg att tillgå i förvaltningsskedet, där arbetet i många fall fortfarande sker på manuellt vis med hjälp av papper och listor (Olbrich et al, 2013). Ett problem som hänger samman med detta är att inspektioner och rapporteringar som genomförs och sedan överförs manuellt via pappersform ger sällan en helt korrekt bild av verkligheten, detta på grund av rena transkriptionsfel (felavskrivningar), bristande detaljminne eller felaktiga kopplingar i systemet (Hegazy et al, 2010). Något som bekräftas av så väl Lin & Su (2013) samt Lin et al (2014) som sett att manuellt pappersarbete är en bidragande faktor till ineffektivitet och kunskapsluckor i underhålls- och förvaltningsarbetet. Checklistor, rapporter och protokoll riskerar att hamna efter i införandet till ett traditionellt fastighetssystem på grund av den omständliga pappershanteringen; Fastighetsförvaltaren skickar ut en arbetsorder, denna mottas av den som ska utföra arbetet, utfört arbete nedtecknas, papperskopian skickas tillbaka till förvaltaren som sedan för in den i systemet (Lin & Su, 2013, Lin et al, 2014). För att kunna bedriva effektiv förvaltning krävs alltså en effektiv informationshantering (Lin & Su, 2013). Extra viktigt är uppföljningen av utfört underhållsarbete. Att samla och sammanställa data under en längre period bygger upp ett ”minne” för underhållsorganisationen. 20 Detta minne kan i sin tur nyttjas som stöd i beslut om underhåll samt även ge förslag till lösningar på likartade problem som uppkommer för organisationen (Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008). All övervakning och uppföljning av underhåll skapar en kunskapsbank för att enklare kunna förutse och förebygga fel i framtiden. Detta i sin tur kan leda till ökad produktivitet och kvalitet för verksamheten och minskade underhållskostnader (Hegazy et al, 2010. Wood, 2005), se Figur 2.4.1. För att åstadkomma denna grad av detaljering och informationshantering har BIM lyfts fram som ett verktyg av bland andra Lin & Su (2013), Lin et al (2014) och Kivits & Furneaux (2013), vilket tas upp i nästa kapitel. Brukarkrav Förvaltningsobjekt Ekonomi Kontroll Förvaltningstid Livscykelhänsyn Tillåten tid till åtgärd Tillsyn Regelverk Status Jämförelse Underhållspolicy Godtagbar standard Avvikelse Rapportering Kunskapsbank Om lägre än godtagbar standard Försämring Uppkommet fel Uppföljning Minskning av underhållsplanering Underhållsplanering Kostnadsförhållande 1:3 Frigörande av underhållsresurser Proaktivt underhåll Reaktivt underhåll Färre oförutsedda avbrott Fler oförutsedda avbrott (+) Effektivitet (+) Produktivitet (-) Effektivitet Uppbindande av underhållsresurser (-) Produktivitet Figur 2.4.1 - Översikt av underhållsarbetet, informations-, resurs- och arbetsflöde 21 3 BIM I detta kapitel behandlas betydelsen av begreppet byggnadsinformationsmodellering (BIM), nyttan av BIM som en hantering av informationsflöde beskrivs samt en genomgång av de olika hinder som finns i användandet och även införandet av BIM. 3.1 Vad är BIM? BIM är inte detsamma som vanlig 3D-CAD. BIM är en integrerad och interaktiv modell över hela projektet där all information som hör till projektet finns tillgänglig (Sebastian, 2011). En mer exakt och entydig beskrivning kan vara svår att finna. Till exempel påstår Björk & Penttilä (1989) (refererad i Amor & Faraj (2001)) följande om BIM: ”Projektmodeller är koncept av strukturer som beskriver vilken typ av information som används för att beskriva byggnader och hur denna information är uppbyggd”. Gann et al (1993) (refererad i Amor & Faraj (2001)) beskriver BIM som ”En enskild projektdatabas som är en elektronisk modell till vilken samtliga inblandade i projektet refererar till under design-, bygg- samt drift- & underhållsfasen”. Fisher et al (1997) (refererad i Amor & Faraj (2001) har följande definition ”Projekt-modellering är objektsmodellering av ett projekt och som inkluderar mer information än bara geometrin”. Ku & Taiebat (2011) går så långt som att påstå att: ”BIM kan ses som två olika saker, dels som ett antal processer för att kommunicera, producera och analysera byggnadsmodeller och dels som en teknik för att modellera byggnader och byggdelar”. En sammanfattning och av branschen någorlunda antagen sanning är att förkortningen BIM har tre olika innebörder: 1. Building Information Model (produkt) – En strukturerad samling av data som beskriver en byggnad. 2. Building Information Modeling (process) – Framtagandet och användandet av BIMmodellen. 3. Building Information Management (system) – Ett företags arbets- och informationsstruktur som syftar till effektivisering och kvalitetsförbättring (Wong & Fan, 2013). I detta arbete används definition 2, byggnadsinformationsmodellering, som BIM och den resulterande produkten benämns BIM-modell. 22 Vad BIM gör som process är att det integrerar information om projektet och tillhörande objekt med en grafisk modell av objektet. Den minsta enheten i en BIM-modell är ett objekt, till exempel ett fönster eller en dörr (Hjelseth, 2010). Dessa objekt kan delas in i tre olika komponenttyper: Primärkomponenter – Rumsavdelande eller åtkomstrelaterade objekt, till exempel en dörröppning Sekundärkomponenter – Detaljer som inte är av vikt för funktionen förrän senare i projekteringsskedet, till exempel fast inredning Tertiärkomponenter – Detaljer utan någon större vikt, som utesluts att modelleras och istället tilldelas plats i modellen som enkel grafik, till exempel möblemang (Weygant, 2011). 3.2 Varför BIM? I dagsläget så hanterar de flesta byggprojekt olika typer av information separat: Ritningar, rumsbeskrivningar, teknisk dokumentation och så vidare innehåller var för sig delar av projektets information, men inga direkta kopplingar annat än via nedskrivna referenser. Detta ställer stora krav på informationsflödet inom projektet, vad avser information som typ, tid och antal (Hjelseth, 2010). Det centrala i BIM är just informationen och framför allt informationshanteringen. Från att en byggnad skisseras läggs komponenter till, primärkomponenter som väggar och fönster. Komponenterna kompletteras med information såsom U-värde och pris under tidens gång, fler komponenter läggs till, även sekundär- och tertiärkomponenter, och projektets detaljrikedom ökar (Weygant, 2011). Den ökande komplexiteten och det växande antal yrkesgrupper inblandande i ett bygge ökar behovet av ett effektivt och relevant informationsflöde i modellen. Informationsflödet regleras i en BIM-manual som styr allt från vad som skall ingå till hur olika delar namnges (Hjelseth, 2010). BIM väntas öka i användning och skapa bättre förutsättningar för hållbart byggande. I huvudsak kommer BIM att nyttjas för att planera och kontrollera projekterings-, produktions- och förvaltningsarbetet (Wong & Fan, 2013). Syftet med BIM i projektering är att samla och arkivera all data med relevans för projektet. I förlängningen bör även hela byggnadens livscykel ingå i BIM, där allt från ändringar under tidens gång till avveckling. Denna datasamling hade kunnat minska att problem och fel 23 upprepas i kommande liknande projekt (Olbrich et al, 2013). Med tillgång till relevant information kan bättre och mer korrekta beslut tas i ett tidigare skede i projektet och på så sätt kan problem och därmed kostnader förekommas snarare än lösas när de uppstår genom att ha ett bra informationsflöde i projektet (Hjelseth, 2010). All information i modellen är kopplad på så sätt att en ändring på ett objekt påverkar samtlig information kopplad till objektet. Om till exempel ett fönster läggs till i en vägg så kommer antalet fönster totalt att öka, fönsterarean kommer att öka, väggens väggarea minskar, Um kommer förändras, kostnaderna i projektet ändras och så vidare. Detta kan jämföras med traditionell projektering där eventuella dokument kan ligga kvar även om objektet de krävs för har tagits bort. Därmed kan olika projektdeltagare granska och uppdatera separata delar av projektet för feedback under projektets gång (Wong & Fan, 2013). BIM uppfattas förbättra ekonomin och kvalitén i byggprojekt, då främst genom att spara in tid vid förändringsarbeten och ren effektivisering i byggandet i form av producerade enheter per mantimmar (Ku & Taiebat, 2011). Aranda-Mena et al (2009) fann att de undersökta företagen tyckte att BIM ökar effektiviteten och minskar behovet av omarbetning. Dessutom rådde samstämmighet kring vinster i designhänseende, såväl förbättringar som verifiering av designen. Företagen ansåg dessutom att informationsflödet och samarbetet mellan discipliner förbättras med BIM. Wong & Fan (2013) fann att BIM upplevdes som ett bra verktyg för att koordinera och kommunicera mellan olika discipliner inom bygget. Detta i sin tur förväntades leda till ökad effektivitet, minskat spill och kortare projekttid. BIM väntas minska energianvändningen, minska miljöpåverkan och förbättra kvalitén för byggbranschen (Wong & Fan, 2013). BIM medger att effektivt samarbete kring modellens utformning kan utföras oavsett tid och plats. Detta är en förutsättning för dynamisk livscykelkostnad, som ställer krav på input och ändringar i modellen under hela livscykeln och inte bara under projekteringen, för att möta ändrade krav och förutsättningar (Sebastian, 2011). Samarbete mellan samtliga discipliner krävs för att skapa ett livscykeltänk redan från designskedet. Dessutom bör brukare, servicepersonal och tekniker involveras redan i projekteringen för att säkerställa hållbarhet även under förvaltningsskedet (Sebastian, 2011). 24 BIM marknadsförs ibland som lösningen för informationsflödet inom ett projekt, men det råder delade meningar om BIM ensamt kan ses som en universallösning för all informationskommunikation (Hjelseth, 2010). Wong & Fan (2013) konstaterar att BIM som verktyg är väl lämpat för att förbättra informationsflödet och förenkla kommunikationen i ett projekt och därmed effektivisera processen i sin helhet, under förutsättning att interoperabilitet och kompitabilitet mellan de olika ingående mjukvarorna förbättras 3.3 Vilka problem finns med införande av BIM? Ett flertal orosmoment finns angående införandet och användandet av BIM i byggbranschen: Resursrelaterade: Till att börja med så anses brist av personal med kunskap inom BIM som ett stort hinder mot användningen och införandet av BIM i byggbranschen (Ku & Taiebat, 2011). En studie av Aranda-Mena et al (2009) visade på oro från byggbranschen att införandet av BIM skulle kräva såväl omorganisation som utbildning för att kunna klara av att leverera BIM. Dessutom anses den programvara som måste införskaffas vara kostsam (Hjelseth, 2010 & Wong & Fan, 2013) Informationsrelaterade: Hjelseth (2010) anmärker att informationen i ett BIM-underlag i allmänhet innehåller en ganska liten mängd för projektet relevant information, så noggranna avvägningar bör göras avseende vilken information som är relevant för projektet. Särskild försiktighet bör iakttagas när mer information tillförs ett projekt under deviserna ”mer information är bättre” alternativt ”hellre för mycket än för litet”: En växande informationsmängd kan bidra till svårigheter att särskilja de olika typerna av information. Hjelseth (2010) uttrycket att: ”Information är kopplingen mellan definierad data och ett definierat syfte”. En vidare tolkning av detta ger att om syfte saknas så saknas information. För att skilja på olika typer av information kan denna delas upp i ett par underkategorier efter deras syfte: New – Nya krav kan skapa ett behov av ny information, till exempel när Lagen (2006:985) om energideklaration trädde i kraft så fanns behovet av ny information i form av energideklarationer Need – Definierad information som används med känd metod eller standardlösning, kan även betecknas som relevant information (för projektet relevant) 25 Nice – Information som kan komma användas i projektet, antingen med kända eller nya metoder. Devisen ”Vi tar med detta för säkerhets skull” är vanligt förekommande sätt att införa information som är ”Nice” Noise – Inget urval av informationen har skett, ”All information är bra information” Nonsense – För projektet helt irrelevant information samt kopior på redan existerande information (Hjelseth, 2010). För ett effektivt arbete krävs dessutom en s.k. ”model manager” som inte själv deltar i designprocessen, utan istället arbetar med själva strukturen och arbetet med BIM-modellen, till exempel ser till att rätt verktyg finns, gör kollisionskontroll och så vidare, vilket i sig kan ses som en ökad kostnad för arbete med BIM (Sebastian, 2011). En annan aspekt som ofta lyfts fram att äganderätten för informationen i BIM-modellen inte alltid är klart definierad (Aranda-Mena et al, 2009). Sebastian (2011) menar dock att BIM inte skiljer sig nämnvärt vad gäller äganderätten till det intellektuella kapitalet jämfört med traditionella samarbetsprojekt; Arkitekten äger fortfarande A-handlingar som utformning och gestaltning, konstruktören K och så vidare. I mångt och mycket kan BIM hjälpa till att hålla koll på äganderätterna och inte skapa förvirring. Mjukvarubaserade: Vidare så ställs krav på interoperabilitet mellan programvara och de exporterade modellerna (Hjelseth, 2010 & Wong & Fan, 2013). Vad som förväntas är att IFC skall lösa denna problematik (Hjelseth, 2010). Men även om IFC i sig skall utgöra en garant för interoperabilitet så är det inte nödvändigt att samtliga objekt kan exporteras i ett IFC-format, någon som grundar sig i förvirring i samarbetet kring införandet av IFC som standard (Jensen & Jóhannesson, 2013). IFC i sig är en gångbar standard som stöds och används av flertalet mjukvarutillverkare, men tyvärr är certifieringen för lättvindig och riskerar urholka själva syftet med IFC. En certifiering är inte en automatisk garanti för interoperabilitet, vilket kan vara en bidragande orsak till det låga användandet av IFC-kompatibel BIM i projektering (Sebastian, 2011). 26 4 BIM i förvaltningen I detta kapitel behandlas implementeringen av BIM i förvaltning och underhåll. De viktigaste resultaten från tidigare studier tas upp, tillgänglig programvara presenteras samt ny teknik som kan tänkas implementeras i användandet av BIM presenteras. 4.1 Tidigare studier 4.1.1 Sydney Opera House Kivits & Furneaux (2013) fann att integreringen av BIM i Sydney Opera Houses FMorganisation förbättrade deras kontroll över livscykelkostnader, gav en snabbare och effektivare beslutsprocess samt gav upphov till mer integration mellan olika aktörer, till exempel entreprenörer, främst tack vare att alla jobbade mot samma underlag även om det var flertalet projekt igång samtidigt. Integrationen av BIM med FM-funktionen kan även säkerställa att kunskapen om drift & underhåll av byggnaden bibehålls även vid byte av serviceorganisation, med kortare inkörningsperiod för den nya organisationen. Dessutom upplevdes att historiken som samlas i BIMFM även kunde ha andra användningsområden än som stöd vid underhållsplanering. Ett tänkbart scenario är att nyttja den insamlade historiken för att kunna utvärdera enskilda komponenter, särskilt när samma typ av komponent förekommer i ett större bestånd med flertalet fastigheter, något som möjliggörs med en effektiv och konsekvent informationshantering med god uppföljning. 4.1.2 Taiwan, Lin & Su, 2013 I en studie av Lin & Su (2013) undersöktes möjligheten att använda en mobil applikation för användande av BIM-modeller i underhållsarbetet i en kommersiell byggnad i Taiwan. Resultaten visade att servicepersonalen upplevde ett bättre informationsflöde och att deras arbete överlag underlättades med hjälp av deras applikation. Framför allt såg deras applikation till att informationen för förvaltningen var korrekt och uppdaterad. Dock så uttrycktes problem för personal som saknade tidigare erfarenhet med BIM när det gällde att hantera all data och dessutom uttrycktes behovet av att ha en BIM-manager även under förvaltningstiden. 4.1.3 Taiwan, Lin et al, 2014 En utökad studie gjordes av Lin et al (2014) där en del av problematiken med att finna rätt i systemet avhjälptes med användande av QR-koder för att navigera i BIM-modellen. Även om förvaltningen var nöjda med systemet i överlag så fanns att det krävdes långt ifrån all 27 information som är tillgänglig i BIM-modellen till förvaltningen och oftast endast en specifik del av denna mängd. Det ansågs därför nödvändigt att banta ner underlaget innan det skall användas i BIMFM. En annan lärdom var att uppdela användarna av systemet i grupper som administratör, användare och visning, där administratör har rättigheter att ändra i BIMmodellen, användare kan kommentera och visning är ett skrivskyddat läge (Lin et al, 2014). 4.2 Programvara som hanterar BIM i förvaltningen Det finns programvara tillgänglig för förvaltningen även i Sverige som inte är skräddarsydda för ändamålet såsom de presenterade i föregående kapitel. Framför allt finns det två tillverkare som sticker ut och påstår sig kunna integrera BIM med förvaltningen: 5D Systemkonsult AB samt L.E.B. System AB. 4.2.1 Landlord III Landlord III är ett förvaltningssystem utvecklat av 5D Systemkonsult AB. Det är uppbyggt av ett flertal moduler för olika behovsändamål, allt från hyres- och kontraktshantering till arbetsorder och städtjänst. Mjukvaran är utvecklad för att användas i antingen Windowsmiljö, det vill säga fast enhet (PC), på mobila enheter samt via ett webbgränssnitt, allt mot en gemensam databas för att säkerställa samma informationsåtkomst i alla gränssnitt (5D Systemkonsult AB, 2015a). Det finns även möjlighet att via moduler hantera informationen från förvaltningssystemet tillsammans med ritningssystem för att på så sätt skapa en fysisk överblick över till exempel installationers placering i byggnaden innan det ska borras i en vägg eller motsvarande. All koppling av dokument sker med Fi2XML-standarden (5D Systemkonsult AB, 2015b). 4.2.2 L.E.B System L.E.B System är ett förvaltningssystem liknande Landlord III och är utvecklat av L.E.B System AB. I likhet med Landlord III så kan information kopplas mot såväl ritningar som modeller för att skapa en översikt över beståndet via Fi2XML-format. Systemet finns i tre olika gränssnitt: Windows, mobilt samt webbaserat (L.E.B System, 2015). 28 4.3 Ny teknologi 4.3.1 Tekniska hjälpmedel Lin & Su (2013) fann att servicepersonal mycket sällan kan nyttja datorer i sitt arbete, därför föreslogs användandet av handhållna enheter som smartphones och läsplattor som ett verktyg för att minska den manuella pappershanteringen och minska antalet steg från påbörjat till avslutat och rapporterat arbete. Tanken är att servicepersonalen kan se statusen för olika objekt i realtid. Olika status representeras av olika färger, till exempel grönt – OK, rött – åtgärd krävs, gult – planerat underhållsbehov inom snart, blått – påbörjat arbete, se Figur 4.3.1.1. Figur 4.3.1.1 - Status för brandsläckare i en BIM-vy (Lin & Su, 2013) Detta är dock ett ganska tungt system, i dagsläget kan det ta mellan 2-5 minuter att ladda ner en BIM-modell för användningen. Möjligheten finns dock att låta den tunga delen (renderingen) av BIM-modellen skötas av en server och låta de handhållna enheterna komma åt en del av informationen via ett webbgränssnitt för att minska påfrestningen och åtkomsttiden. 29 4.3.2 QR Lin et al (2014) föreslår att servicepersonalen ges möjligheten att direkt navigera i systemet via streckkoder för att hitta fysiskt rätt i systemet och få fram aktuell data, se Figur 4.3.2.1. Figur 4.3.2.1 - Servicepersonalen scannar en QR-kod och kommer åt BIM-modellen (Lin et al, 2014) Framför allt förordas användandet av QR-koder, då dessa kan innehålla mycket data och flertalet datatyper. Dessutom kan de enkelt skapas med hjälp av mjukvara och skrivas ut direkt, utan någon dyr tillverkningsmetod. Vidare används redan QR-systemet för smartphones och surfplattor, så det föreligger inget behov av att skaffa specialiserad utrustning (Lin et al, 2014). 4.3.3 RFID Legner & Thiesse (2006) följer ett annat spår än QR-koder i deras studie av hantering av underhållsinstruktioner och underhållshistorik vid Frankfurts flygplats. De föreslår nyttjande av RFID-teknik, framför allt för fast utrustning som aggregat och liknande, där underhållshistoriken och information om objektet finns tillgängligt via avläsning av dess RFIDtag. Nackdelen är att specifika läsare krävs för att kunna avläsa informationen, på gott och på ont. Det föreligger liten risk att någon obehörig kommer åt informationen. 4.3.4 AR/VR Olbrich et al (2013) har i sin rapport Augmented reality supporting user-centric building information management presenterat ett AR-verktyg som baseras på befintlig teknik, smartphones och läsplattor med kamera, som sammankopplas med BIM-modeller. Tanken var att det dagliga arbetet med kontroller och uppföljning skulle kunna skötas av servicepersonalen själva med hjälp av handhållna enheter. Studien fann att underhållspersonalen uppskattade att 30 kunna hitta relevant information för sitt arbete utan att behöva söka eller bära med sig manualer och instruktioner i pappersform. Att sammanföra BIM med AR gav även personalen i fält möjligheten att till exempel ”titta” på installationer som är dolda i väggar innan ett arbete i sagda vägg påbörjas, se Figur 4.3.4.1. Figur 4.3.4.1 - Visning av BIM-information i ett konferensrum med hjälp av AR (Olbrich et al, 2013) Det finns även förväntningar att sammankopplingen med BIM och AR ska kunna ge även brukarna möjlighet att nyttja och anmäla fel direkt i ett BIMFM-system via till exempel en smartphone alternativt själva se om deras önskade ingrepp skulle innebära risk för skada på byggnaden. 31 5 Intervjuresultat I detta kapitel har intervjuer och enkäter sammanfattats. Totalt har sex intervjuer utförts med personer från totalt fyra företag inom offentlig förvaltning. Personerna som har intervjuats har antingen varit insatta i förvaltningen eller i BIM, där vissa har insyn i bägge delar. Målsättningen har varit att kunna ge en bred bild av vad företagens underhållsarbete och BIManvändning samt vad de tror och förväntar sig att BIM skall kunna tillföra i underhållsarbetet. Efter respektive intervjusammanfattning finns en tolkning av intervjusvaren samt en sammanställning av enkätfrågorna. Då minst en av respondenterna avböjde att gå ut med namn har samtliga intervjuer och företag anonymiserats. 5.1 Företag A Företaget är en stor aktör i den statliga sektorn med fastigheter i större delen av landet. Det totala fastighetsvärdet uppgår till drygt 60 miljarder kronor. Inom företaget intervjuades en teknisk informationssamordnare och en fastighetsförvaltare. Företagets underhållsarbete bygger till ganska stor del på att brukare själva ringer in och felanmäler brister på fastigheten. Detta förs in via ett system och anmälan skickas till tekniker som undersöker problemet och därefter åtgärdar, antingen själva eller via entreprenör. Återrapportering och uppföljning av utfört arbete sker direkt mot brukare via systemet för felanmälan. Återkommande fel kan identifieras via systemet och större åtgärder kan planeras för att avhjälpa eller bygga bort felet. Mer tekniskt underhåll, till exempel fläktar, sköts antingen per automatik, via rondering eller per intervaller ur en 5-årig underhållsplan. Vid inventeringar tas hjälp av tekniska konsulter externt. De drift- och underhållsinstruktioner som företaget nyttjar och hanterar skiljer i format, hantering och uppdatering. Företaget har ingen direkt uppfattning om omfattningen av planerat kontra felavhjäpande underhåll. 32 Företagets BIM-användning sker huvudsakligen i projektering av byggprojekt. Tanken är att kunna nyttja detta i och med införande av ett nytt fastighetssystem med bättre ritnings- och informationshantering. I dagsläget så kommer dock ingen BIM-relaterad information från projektering in till förvaltningen. Den främsta anledningen till att de började nyttja BIM var att de hade tryck på sig som statligt företag att ligga i framkant på utvecklingen. Dessutom fanns intresse av att försöka se vilka fördelar som finns i informationshanteringen och hur man kan nyttja informationen som finns. I dagsläget saknas erfarenhetsåterföring från projektering med BIM till övriga delar av organisationen, men två projekt genomförs i dagsläget med BIM som verktyg i projektering. Förvaltningen såg dock fördelar med att projekteringen gick ner på detaljnivå, vilket ansågs kunna nyttjas i förvaltningen senare. Ett problem som lyftes fram var att det, trots IFC-standard, inte var givet att modellerna kunde tas emot automatiskt i aktuell programvara och uppdateringar måste därför ske manuellt. Företaget tror att BIM hade varit ett bra verktyg i underhållsarbetet under förutsättningen att överföringen från projekt till förvaltning gick på ett smidigt sätt. Bland annat så lyftes detaljeringen men även helhetsgreppet fram som önskvärda och viktiga egenskaper som skulle komma underhållsorganisationen och förvaltningen till gagn. Hellre att all information kom med från projektet än för lite. Även om ett BIM-baserat system är önskvärt så är det långt borta i tiden för företaget, dessutom står vissa ekonomiska och andra resurshinder som tidsåtgång i vägen för ett införande. Ett mått på tiden att implementera ett nytt system var att det tar cirka 5 år att komma igång och ha full funktionalitet. Tron var framför allt att nybyggnationer kommer ha nytta av ett sådant system, då där redan kommer en färdig BIM-modell. För existerande byggnader ansågs tidsåtgången vara för stor. Ett av hindren i själva nyttjandet och i kommande skeden var att kunna hitta vem som är ansvarig för att hålla modellerna uppdaterade och relevanta efter projekt. En tanke var att låta en extern part hantera införandet av projektets resultat i byggnadens ”relations-BIM” efter avslut. Med hänvisning att använda denna i kommande projekt så att alla projekt arbetar mot ett definierat och aktuellt gemensamt underlag. 33 Tabell 5.1.1 – Tolkning av intervjusvar från Företag A Underhållsarbete Företaget har flertal olika kanaler att upptäcka fel, där flertalet hanteras i ett felanmälanssystem Felanmälan från brukare återkopplas alltid BIM i stort BIM berör mestadels projektering BIM i underhåll Positiva till BIM för underhållsarbetet Information fastnar efter projektering, kommer inte vidare Tekniskt komplicerade förvaltningsobjekt statusövervakas Större förvaltningsobjekt (mängdmässigt) hanteras i underhållsplaner Erfarenhetsåterföring förekommer Dokumenthantering är inte helt oproblematisk Allmän kunskap om underhållskostnadernas fördelning saknas Ser BIM som en samhällsnytta som de har ansvar att undersöka Informationsmängden i BIM intressant, framför allt detaljeringen Erfarenhetsåterföring har inte skett Interoperabilitetsproblem trots standarder Krav på standarder och interoperabilitet vid överföring från projekt Informationsmängd inget större problem Farhåga att ett system kommer kräva mycket resurser, nytt system tar cirka 5 år att implementera Lämpar sig bäst för nybyggnation Uppdateringar kommer kräva mycket tid Uppdaterade handlingar en förutsättning för effektivt arbeta Tabell 5.1.2 - Sammanställning av muntlig enkät Företag A Hur viktigt skulle det vara för ett system att: Ej viktigt 0 Mkt viktigt 1 2 3 Fungera med övriga delar av förvaltningssystemet Underhållshistorik för förvaltnings-objekt 4 5 F* TI* F/TI Hitta ett objekts fysiska placering med hjälp av en virtuell miljö, till exempel med en läsplatta Hitta drift- och underhållsmanualer för förvaltningsobjekt Se jobbstatus, varningar och felanmälningar i en virtuell miljö Påståenden om vilka ingående komponenter och egenskaper som krävs: F/TI F F Ytor, storheter, plac. (fysisk repr.) F TI TI F Komponenters egenskaper exvis Um TI TI Ytskikt, färg F TI Dolda installationer F TI Servicekontrakt/garantier F Bärighet, hållfasthet, brand Inredning/inventarier Vet ej TI TI F TI F TI F Övervakning, regler. exempel styrsystem * F – Fastighetsförvaltare, TI – Teknisk informationssamordnare 34 5.2 Företag B Företaget förvaltar cirka 3000 byggnader i Sverige, ofta med kulturminneshistoriskt värde. Inom företaget intervjuades en projektledare och en fastighetsförvaltare. I likhet med Företag A så jobbar Företag B mycket med att hantera felanmälningar från hyresgäster genom ett felanmälningssystem. Vid en felanmälan kommer ett larm ut automatiskt till drifttekniker som löser problemet direkt eller planerar. Återrapportering till kund sker med vilka åtgärder som utförts. Utöver felavhjälpande åtgärder via felanmälningssystem så sker ronderingar efter intervall där tillsyn och kontroll utförs samt även övervakning via styr- och regler. Fläktar och liknande har ett fast skötselschema för smörjning och liknande insatser. Förvaltaren uppskattade att cirka 70-75% av underhållskostnaderna var planerade kostnader. I och med införande av ett nytt system har erfarenhetsåterföringen fallerat från det gamla systemet. Tanken är att bygga upp en databas under årens gång i samband med kommande statusbesiktningar. Möjligheten finns att komma åt historiken från det gamla systemet vid behov. Hanteringen av drift- och underhållsmanualer togs upp som ett problem, då ändringar och uppdateringar av anläggningar inte alltid avspeglas i dokumentationen. I dagsläget nyttjas BIM för ett större projekt i projekteringen och produktionen. Anledningen till att detta projekt valdes var att det skulle ske en större ombyggnad som i princip innebar rivning av befintlig byggnad och nybyggnation. Företaget tror att BIM medför högre kvalitet i produktionen, samtidigt anger de att var efter förslag från konsulter som ansåg att det underlättade samarbete såsom kollisionskontroller. Dessutom såg de att BIM lämpade sig väl för att presentera till hyresgästerna, men ingen officiell eller klar erfarenhetsåterföring har skett. Det stora problemet ansågs vara att precisera vad för information som skulle vidare till förvaltning senare från projekteringen. Gällande nyttan av BIM för underhållsarbete så fanns frågor om nytta verkligen fanns, det saknades framför allt belägg för nyttan. I så fall skulle detta vara just vid nybyggnationer, inte för det befintliga beståndet. En fördel som kunde tänkas kommer förvaltningen till gagn var att enkelt kunna lyfta ut mängder och annan information. För att kunna dra nytta av BIM i underhållsarbetet skulle nyinvesteringar i hårdvara krävas till förvaltare och tekniker. Dessutom krävdes att system hölls uppdaterat av någon för att informationen skulle hållas relevant och uppdaterad. Oklart vem som sköter detta, företaget inväntade policy från företag som låg längre fram i utvecklingen. 35 Tabell 5.2.1 – Tolkning av intervjusvar från Företag B Underhållsarbete Fel rapporteras ofta av hyresgäster, ronderingar och tillsyn fångar upp resten Felanmälan återkopplas automatiskt Teknisk apparatur sköts på intervaller och övervakas via system Erfarenhetsåterföring förväntas återupptas Ny data krävs för ny databas Uppdatering av dokumentation är en brist Stor andel planerade underhållskostnader BIM i stort BIM för projektering och produktion i ett ombyggnadsprojekt BIM lämpar sig bäst för nyproduktion BIM tillför kvalitet BIM i underhåll Resultat från nyttan av BIM i underhåll/förvaltning saknas. Bromsar utvecklingen Ej tillämpbart för nuvarande bestånd Informationshantering ses som en möjlighet BIM underlättar samarbete Kräver tillförande av resurser BIM fungerar bra för visualisering Uppdateringsfrågan osäker Tabell 5.2.2 - Sammanställning av muntlig enkät Företag B Hur viktigt skulle det vara för ett system att: Ej viktigt 0 Mkt viktigt 1 2 Fungera med övriga delar av förvaltningssystemet Underhållshistorik för förvaltningsobjekt 3 PL* F* F PL PL F PL Komponenters egenskaper exvis Um F F/PL Ytskikt, färg F/PL Dolda installationer PL F PL F F PL Bärighet, hållfasthet, brand Övervakning, regler. exempel styrsystem Vet ej PL Ytor, storheter, plac. (fysisk repr.) Inredning/inventarier 5 F/PL Hitta ett objekts fysiska placering med hjälp F av en virtuell miljö, till exempel med en läsplatta Hitta drift- och underhållsmanualer för förvaltningsobjekt Se jobbstatus, varningar och felanmälningar i en virtuell miljö Påståenden om vilka ingående komponenter och egenskaper som krävs: Servicekontrakt/garantier 4 F PL F PL * F – Fastighetsförvaltare, PL – Projektledare 36 5.3 Företag C Företaget förvaltar offentliga fastigheter av mer komplicerad art. Fastighetsägandet sträcker sig över alla Sveriges regioner med sina knappa 6500 byggnader. I företaget intervjuades en projektledare med god insyn i förvaltningen. Precis som övriga företag så sker felanmälan av hyresgäster till ett system. Tekniker skickas ut för en kompletterar med ett besök och utför eller planerar åtgärd därefter. Det planerade underhållet är upplagda som driftplaner som styr vad som utförs veckovis, månadsvis eller årsvis med instruktioner och checklistor. Arbete som anmälts av hyresgäst återrapporteras kontinuerligt under arbetets gång, till exempel vid start, materialbeställning och slutligen vid avslut. Den samlade historiken nyttjas senare mestadels för att följa upp leveranskraven från upptäckt fel till påbörjat arbete. För att finna mönster och kunna förutsäga fel ligger på de ansvariga teknikerna och förvaltarna, inget automatiskt larm. Drift- och underhållsinstruktionerna hanteras via en förutbestämd handbok, där grundinformationen är i pappersform, men de resulterande driftordrarna är digitaliserade. Någon uppgift om andelen planerat kontra felavhjälpande underhåll finns inte tillgänglig. I dagsläget jobbar företaget inte med BIM, det finns 3D-modeller men ej objektifierade. I mångt och mycket anses BIM vara en aning osäkert i sin definition. Även om det finns klasser och benämningar i programvaran så är det sällan dessa är kompatibla med annan programvara. Uppfattningen är att standardiseringsarbetet går långsamt och att nyttan med BIM är osäker i dagsläget, såväl i projektering och produktion som i förvaltning. Det viktigaste upplevs vara informationen som finns tillgänglig, inte själva modellerna. Förväntningarna på att tekniker skulle ha användning av att leta upp ett förvaltningsobjekt i en modell innan de åker ut på ett arbete var väldigt låg. Däremot fanns oro och det påpekades vikten av att hålla ett system uppdaterat när avsteg görs från underhållsplaner och förändringar görs. Något som ansågs vara ett omfattande arbete som krävde mycket resurser. Vad som däremot föreslogs var att ta lärdom av våra nordiska grannar, då Norge och Finland, där Norge i princip påbörjat arbetet med att nyttja BIM i förvaltningen. En visualisering hur detta arbete kan se ut finns tillgängligt via BuildingSMART i en kort animerad film. 37 Tabell 5.3.1 – Tolkning av intervjusvar från Företag C Underhållsarbete Felanmälan sker ofta via hyresgäster. Kontroll sker av tekniker. Felanmälan återkopplas automatiskt och kontinuerligt BIM i stort Inget arbete med BIM i dagsläget BIM i underhåll Inga resultat som visar på nytta i dagsläget Barnsjukdomar i BIM Teknisk apparatur sköts utefter driftordrar Historik nyttjas för intern benchmarking Digital standard för manualer och instruktioner Inga direkta siffror på andelen planerat underhåll Kompitabilitetsproblem Modellanvändning inte av större vikt för personal som utför underhåll Informationen viktigast Långsamt arbete med standardisering Osäkert med nyttan Uppdateringar kräver mycket resurser Inväntar resultat från andra företag Tabell 5.3.2 - Sammanställning av muntlig enkät Företag C Hur viktigt skulle det vara för ett system att: Ej viktigt 0 Mkt viktigt 1 2 3 Fungera med övriga delar av förvaltningssystemet Underhållshistorik för förvaltningsobjekt PL PL PL Komponenters egenskaper exvis Um PL PL Dolda installationer PL Servicekontrakt/garantier PL Bärighet, hållfasthet, brand Övervakning, regler. exempel styrsystem Vet ej PL Ytor, storheter, plac. (fysisk repr.) Inredning/inventarier 5 PL* Hitta ett objekts fysiska placering med hjälp PL av en virtuell miljö, till exempel med en läsplatta Hitta drift- och underhållsmanualer för förvaltningsobjekt Se jobbstatus, varningar och felanmälningar i en virtuell miljö Påståenden om vilka ingående komponenter och egenskaper som krävs: Ytskikt, färg 4 PL PL PL * PL – Projektledare 38 5.4 Företag D Företaget förvaltar byggnader till ett värde om 12 mdkr främst inom vårdsektorn. Inom företaget intervjuades en fastighetsansvarig. Företaget jobbar, likt de övriga, med mycket brukarinriktat arbete i sitt felavhjälpande underhåll. Planering av åtgärder sker efter i samråd mellan kund och förvaltare som sedan planerar in arbetet att utföras inom ett år. Återrapportering av utförda åtgärder sker mot kund och införs där i fallet av små åtgärder, större åtgärder förs in i ritningar till företaget. Det planerade underhållsarbetet uppgår till cirka 50% av de totala underhållskostnaderna. Återrapporteringen erfarenhetsåterföring, av utfört men underhållsarbete inte i någon nyttjas stor i förekommande utsträckning. Den fall drift- för och underhållsdokumentationen som företaget får in skickas till en ansvarig person inom företaget som vidarebefordrar informationen till ansvariga entreprenörer inom vart sitt område. Avseende BIM-användningen i företaget så håller det på att införas arbete med BIM i organisationen, men det är ännu oklart hur detta skall nyttjas i förvaltningen. 39 Tabell 5.4.1 – Tolkning av intervjusvar från Företag D Underhållsarbete Felanmälan sker ofta via hyresgäster. Felanmälan återkopplas och förs in hos kund vid enklare arbeten Planerat underhåll i samråd med kund Viss erfarenhetsåterföring förekommer Instruktioner hanteras av en funktion inom företaget 50 % planerat underhåll BIM i stort BIM påbörjat BIM i underhåll Osäkert med nytta av BIM i förvaltningen Tabell 5.4.2 - Sammanställning av muntlig enkät Företag D Hur viktigt skulle det vara för ett system att: Ej viktigt 0 Mkt viktigt 1 2 3 Fungera med övriga delar av förvaltningssystemet Underhållshistorik för förvaltningsobjekt 4 Vet ej F* F Hitta ett objekts fysiska placering med hjälp F av en virtuell miljö, till exempel med en läsplatta Hitta drift- och underhållsmanualer för F förvaltningsobjekt Se jobbstatus, varningar och felanmälningar i en virtuell miljö Påståenden om vilka ingående komponenter och egenskaper som krävs: F Ytor, storheter, plac. (fysisk repr.) F Komponenters egenskaper exvis Um F Ytskikt, färg F Dolda installationer F Servicekontrakt/garantier F Bärighet, hållfasthet, brand F Inredning/inventarier F Övervakning, regler. exempel styrsystem 5 PL F * F – Förvaltare 40 5.5 Sammanställning av enkätsvar Totalt 6 respondenter besvarade den kvantitativa delen av intervjun. För att förenkla översikt är sammanställningen av informationskraven uppdelade i två stycken diagram. Funktionalitet Antal respondenter 6 5 4 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 Vet ej Svarsalternativ, där 0 = ej viktigt och 5 = mycket viktigt Interoperabilitet Underhållshistorik Dokumenthantering Statusuppföljning Placering i virtuell miljö Figur 5.5.1 - Sammanställning av funktionalitetskrav Informationsinnehåll, del I 6 Antal respondenter 5 4 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 Vet ej Svarsalternativ, där 0 = ej viktigt och 5 = mycket viktigt Fysisk representation/storheter Objektsegenskaper Ytskikt och finish Dolda installationer Figur 5.5.2 - Sammanställning av informationskrav, del I 41 Informationsinnehåll, del II 6 Antal respondenter 5 4 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 Vet ej Svarsalternativ, där 0 = ej viktigt och 5 = mycket viktigt Serviceavtal och -kontrakt Bärighet, hållfasthet, brand Inredning och inventarier Styr och reglersystem Figur 5.5.3 - Sammanställning av informationskrav, del II 42 6 Analys och diskussion I detta kapitel analyseras intervjuerna med stöd i den litteratur som studerats samt i fallet med identifierade möjligheter och hinder med BIM som verktyg för underhållsarbetet även mot tidigare studier som är gjorda i ämnet. Dessutom presenteras tankar på hur ny teknologi hade kunnat implementeras med BIM och användas ute hos företagen som ett stöd i deras underhållsarbete efter de problem och önskemål som framkommit. 6.1 Företagens underhållsarbete Företagens felavhjälpande underhållsarbete är främst kopplad till felanmälan som görs av hyresgästerna, vilket blir naturligt i och med att det är dessa som brukar fastigheten och vistas i den, därmed blir det de som påverkas i första hand av ett fel på fastigheten. Något som visar på stor förståelse och vilja att stödja brukarna i enlighet med såväl Narayan (2012) som Pitt et al (2006). Företagen har utarbetade system för att hantera felanmälan och är dessutom noga med att återkoppla till hyresgäst när arbetet är utfört, i vissa fall även löpande under arbetets gång, något som även avspeglas i enkätsvaren där uppföljningen av arbetet sågs som en viktig funktion. Däremot anses återkopplingen till den egna organisationen i form av erfarenhetsåterföring från tidigare utförda underhållsarbeten vara något av en brist och därmed kan ses som en resurs som företagen borde bli bättre att nyttja i sitt arbete, i enlighet med Chandrashekaran & Gopalakrishnan (2008). Ett av företagen förlitade sig på den mänskliga faktorn för att finna mönster i underhållshistoriken. Ett system eller en algoritm som kan analysera underhållsdata på det sätt som Hegazy et al (2010) föreslår skulle komma de flesta företag till gagn som ett beslutsstöd för att effektivisera och planera sitt förebyggande underhållsarbete, speciellt med tanke på deras omfattande och i många fall komplexa fastighetsbestånd. Problematiken att hantera historik i form av dokument avspeglas även i hanteringen av driftoch underhållsinstruktioner inom ett par av företagen, där dokumenten hanteras i pappersform eller i enklare digitaliserad form. Ett av företagen uttryckte dessutom att dokumenten inte uppdateras i takt med verkligheten efter till exempel utbyte av aggregat. De företag som ansåg sig ha ett i bristande system för dokumenthanteringen såg möjligheten att hålla denna information kopplad till förvaltningsobjekt i ett BIM-system som en mycket viktig funktion. Denna problematik går även att återfinna i flertalet studier, som Hegazy et al (2010), Lin & Su (2013) och Lin et al (2014) och får anses som väntad och ett viktigt problem att hantera. 43 Det planerade underhållet hos de undersökta företagen var framför allt koncentrerat till de tekniska installationerna, till exempel ventilation, alternativt större förvaltningsobjekt som tak. Uppdelningen följer i stor grad den prioritetsordning som Horner et al (1997) föreslår, något som även avspeglas i enkätsvaren då många anser bärighet, hållfasthet, brand samt även styr och reglersystem vara viktig information, information som kopplas till HMS. I hälften av företagen saknades lättillgängliga uppgifter om omfattningen av det förebyggande underhållsarbetet och andra hälften angav siffror mellan 50-75% av underhållskostnaderna var planerat underhåll. 6.2 Företagens BIM-användning De företag som använder BIM nyttjar det idag för projektering och produktion, där informationshantering och informationsmängder samt möjligheterna till samverkan lyfts fram som de stora anledningarna till BIM-användning, fördelar som även Weygant (2011) och Hjelseth (2010) och Wong & Fan (2013) lyfter fram som styrkor med BIM. Dessutom uppskattade ett av företagen möjligheterna att presentera och kommunicera projekt visuellt med hjälp av BIM för hyresgäster för att lättare kunna visa på vad som kommer ske och hur resultatet ser ut, något som även bekräftas av Andersson & Jonssons (2013) studie, där flertalet av respondenterna hade lyft fram visualisering och enkelheten i att tolka informationen som en styrka med BIM. När det kommer till kritik mot BIM är interoperabilitet och kompitabilitet de två största hindren som identifierats. Framförallt är misstron och kritiken mot IFC-formatet och dess gångbarhet påtaglig och ännu ett återkommande problem som såväl Andersson & Jonsson (2013), Johansson & Gälldin (2012) samt även Jensen & Jóhannesson (2013) också funnit. Ett annat tydligt hinder är att mycket lite erfarenhetsåterföring om BIM-användandet har gjorts inom företagen. Flertalet företag inväntar att inhämta erfarenheter, antingen från egna projekt eller från andra projekt, innan de går vidare eller ens påbörjar arbete med BIM. Dock delas inte denna åsikt av alla företag, då ett av företagen ansåg sig ha ett samhällsansvar att undersöka möjligheterna i egenskap av en stor aktör på marknaden, något som Johansson & Gälldin (2012) identifierade som en förutsättning för att utveckla och sprida BIM-användandet till förvaltning. 44 6.3 Företagens förväntningar och krav på BIM som ett verktyg i underhållsarbetet När det kommer till vilken nytta som finns av BIM i underhållsarbetet så är svaret tydligt, det är informationsmängden som finns i en BIM-modell som företagen vill åt. Även hantering av dokument och kopplad information sågs som viktig funktion. Informationshanteringen med hjälp av BIM är något lyftes fram som en upplevd förbättring i underhållsarbetet vid studierna utförda av både Kivits & Furneaux (2013) samt Lin & Su (2013), därmed finns belägg för företagens förhoppningar kring BIM-användandet. Vilken information och funktion som anses vara viktig eller inte skiljer sig åt i vissa fall beroende på företagets inställning till BIM och respondentens roll i företaget. Tydligast är möjligheten att hitta ett förvaltningsobjekt i en virtuell miljö, där förvaltarna inte trodde att teknikerna som utför underhåll skulle ha nytta av att finna objektet innan felsökning på plats, något som ansågs som en prioriterad möjlighet i Johansson & Gälldins (2012) studie. Störst koncensus fanns angående inredning och inventarier, där ingen ansåg denna information som vital i underhållsarbetet. Dessutom var ytskikt och finish lågt prioriterat för alla utom ett företag, där företaget mer var av åsikten att all information är av nytta. Som vital information rådde samstämmighet kring att den fysiska representationen, alltså areor och ytor samt dolda installationer var av stor vikt. ”Kan man inte se rören så är det inte BIM” var ett uttryck från en av respondenterna. Annan information som ansågs av vikt var sådan som kunde kopplas till HMS, som bärighet, hållfasthet och brand samt styr och regler, samt även serviceavtal och servicekontrakt. Att hantera information som kopplade till objekts övriga egenskaper, exempelvis U-värde, orsakade störst spridning och osäkerhet kring nyttan med informationen. Anledningen till detta kan vara hur frågan är ställd och vilket tolkningsutrymme som finns för respondenten. Ett av företagen gjorde kopplingen till miljöarbete och sluthantering och skattade denna högt. Ett annat företag såg ingen nytta i att göra energianalyser i efterhand. Underhållshistorik och statusuppföljning är två funktionalitetskrav skattas högt, något som kan ha sitt ursprung i det kundorienterade arbetet med felanmälan från hyresgäster. Dessutom var interoperabilitet ett starkt krav, något som ett företag påpekade var en nödvändighet för att kunna importera information från avslutade projekt. Vad företagen var överens om var att BIM inte kunde tillämpas på befintligt bestånd i dagsläget vilket ligger i linje med vad Johansson & Gälldin (2012) kom fram till i sin studie. Att skapa ett system/en databas från grunden för en redan existerande byggnad anses vara för resurskrävande och kanske även onödigt då det redan finns en fungerande organisation med ett fungerande system. Det fanns ingen möjlighet att väga resursbehovet som en sådan omställning 45 skulle kräva mot nyttan med BIM i underhållsarbetet, information som företagen inväntar från andra företag som stöd i vilken riktning de skall gå. Gängse uppfattning är att BIM för underhåll och förvaltning blir aktuellt först vid nybyggnation och större ombyggnationer, inte tidigare. Den största farhågan med att gå över till BIM var att kunna hantera informationen, att hålla den uppdaterad och korrekt. Två av företagen uppgav att den stora mängden projekt som sker inom ramen av underhåll gör att risken finns att en BIM-modell med sin information blir inaktuell inom kort tid om ingen uppdatering görs efter utfört projekt. Hur detta skall utföras, av vem och hur ofta fanns det inga av företagen som hade ett rakt svar på, utan de inväntar resultat från pionjärprojekt och andra företag. Tankar finns om att köpa in tjänsten externt, något som identifierades av Johansson & Gälldin (2012) eller införa en helt ny tjänst internt, en liknande slutsats som Lin & Su (2013) drog av sin studie där det visade sig finnas behov av en BIMsamordnare även under förvaltningsskedet. 6.4 Tekniska hinder och möjligheter med BIM i förvaltningen Från studierna utförda av Lin & Su (2013) och Lin et al (2014) är det tydligt att införande av BIM även innebär införande av ny teknik och ny teknologi. Det som lyfts fram som styrkan med BIM är den översikt en 3D-vy ger, något som endast är möjligt att få med hjälp av en dator eller kraftfullare handhållen enhet, alternativt genom att koppla upp sig mot en server som Lin & Su (2013) föreslår för att avlasta enheter och påskynda renderingen. Framför allt införandet av handhållna enheter skapar goda förutsättningar att gå ifrån det pappersbaserade arbetet som sker i dagsläget och istället kunna jobba direkt mot tillgänglig information. Systemet som Olbrich et al (2013) provade bedöms kunna få stor användning mot bakgrund av respondenternas vilja att kunna se dolda installationer. Kopplat med den av Lin et al (2014) föreslagna metoden med QR-koder för att hitta rätt i modellen får tekniker ett kraftfullt verktyg som nyttjas för att hitta rätt information på rätt plats och sedan själv föra in information om utfört arbete på plats utan omvägar via såväl papper som förvaltare. Dessa system är experimentella och skräddarsydda för plats och ändamål och inte gjorda för att hantera övrig förvaltningsinformation. Landlord III och L.E.B System är två program som marknadsför sig kunna ha dessa funktioner i varierande grad och omfattning via tillval i form av moduler. Denna programvara har i huvudsyfte att vara ett verktyg för förvaltning, såsom hyreshantering, kontrakt, drift och underhåll, inte bara hantera BIM i underhållsarbetet. Men som ett av företagen uttryckte sig så tar det cirka 5 år att uppnå önskad funktionalitet i ett system, något 46 som säkerligen avskräcker från att gå över till ett nytt system från ett redan fungerande, med dagens mått. 6.5 Resultatens betydelse för branschen och samhället Av resultaten är det mycket som redan är känt sedan tidigare, vilket i sig kan ses som att mycket litet tillförts i kunskapsbanken, men den stora behållningen är att läget idag är i detsamma som för 3 år sedan 2012. Ingen utveckling har kunnat spåras med intervjuerna, något som kan kopplas till att många av aktörerna väntar på någon annans resultat och används ofta som anledning till att ingen gått vidare. Däremot finns ett tydligt uttalat behov av personer som kan samordna och kommunicera med hjälp av BIM mot såväl projekt som mot förvaltning. 6.6 Metoddiskussion Den genomförda studien kan med sina sju intervjuer inte ge en heltäckande bild av hur BIM kan nyttjas som ett verktyg för underhållsarbetet på grund av den begränsade mängden data. Med detta i åtanke bör resultaten nyttjas som en fingervisning över hur läget ser ut i dagsläget och vad som är värt att ha i åtanke vid mer omfattande studier. Vad som däremot kan ses är en god redundans och reabilitet uppnåtts genom att nyttja en kombinerat kvalitativ och kvantitativ analys. Åsikterna som går isär är lätta att hänvisa till att inställningen till och kunskapen om BIM skiljer sig åt mellan företagen. Vad som kunde underlätta i intervjuerna skulle vara att på förhand presentera vad som är studiens definitioner av BIM och Underhåll, vilket hade kunnat leda till mer preciserade svar. Men risken finns även att svaren inte blivit helt sanningsenliga eftersom respondenterna hade fått omformulera sig från vad företagen själva har för definitioner. 47 7 Slutsatser Underhåll är komplicerat och varierande. I och med att olika typer av förvaltningsobjekt bör hanteras utifrån olika underhållsstrategier ställs automatiskt krav på att information behöver vara relevant, tillgänglig och uppdaterad. Av detta kommer att god informationshantering är en förutsättning för att kunna utföra underhållsarbetet effektivt, och då framför allt planerat arbete, som kan ses i Figur 2.4.1 och därmed vitalt för att kunna hushålla med underhållsresurserna. Som tidigare påpekats är kostnaderna för förebyggande underhåll mycket mindre än det felavhjälpande underhållet och dessutom frigörs resurser genom att andelen oförutsedda fel sjunker, något som kan leda till än mer planering av underhållsarbetet. Just informationshanteringen är något som BIM enligt studerad litteratur har visat sig vara väl lämpat för att hantera, även i förekommande fall för underhållsarbetet och förvaltningen. Dock är de intervjuade företagen fortfarande skeptiska till nyttan i underhållsarbetet och kommer troligtvis förhålla sig så fram till dess att faktiska studier och resultat i området inkommit från aktörer åtminstone inom norden. Till skillnad från studerad litteratur och tidigare studier så har det inte funnits någon direkt uttalad rädsla att få för mycket information i och med införande av BIM, tvärtom verkar det finnas mer behov att faktiskt få information från slutförda projekt. Vissa mönster kan urskiljas att primär- och sekundärkomponenterna är av större vikt även för underhållsarbetet än tertiärkomponenterna. Oro kring information och informationshantering är mer kopplat kring hur, vem och när som ändringar, uppdateringar och införanden av projekt görs. Flertalet av företagen ser att de inte själva har kunskapen eller resurserna för att sitta och förvalta även en modell i sitt arbete. Tillförande av ny teknik och kompatibel programvara är av stor vikt för att kunna utföra uppdateringar och nyttja informationen och alla fördelar med att arbeta med BIM. Den studerade litteraturen visar på att mobila plattformar har en klar plats i det dagliga underhållsarbetet, men även att kunskaps- och resurshinder behöver överkommas. Det finns även färdig programvara från tillverkare som har denna funktionalitet, vilket visar på att möjligheterna finns redan idag, men som påpekats i en av intervjuerna så tar nya system lång tid att implementera. Mot bakgrund av detta så är företagen ovilliga att ta risken och använda 48 BIM i underhållsarbetet och i förvaltningen, framför allt att införa BIM som ett verktyg för det redan bebyggda beståndet. Den stora behållningen och det absolut största mervärdet BIM kan skapa för underhållsarbetet är genom att nyttja BIM till det BIM visat sig bra för: Projektering, eller mer exakt projektering inom ramen för underhåll på en nybyggd fastighet som projekterats och producerats med hjälp av BIM i alla faser. Underhållsarbete bedrivs idag till stor del genom projekt och inom detta finns flertalet studier som visar på att BIM underlättar i samarbetet mellan olika aktörer och minskar mängden omarbetningar och kollisioner. En förutsättning för kunna nyttja BIM för omprojektering och underhållsprojekt är att underlaget hålls uppdaterat och ändringar införs efter avslutade projekt och en ny, uppdaterad relations-BIM skapas för framtida användning. Av vem dessa uppdateringar skall ske organisatoriskt råder det delade meningar om, men vad som är uppenbart är att det kommer behövas mycket arbetskraft som kan hantera BIM i framtiden och en vilja att våga fortsätta framåt. 49 8 Referenser 5D Systemkonsult AB (2015a). Fastighetssystem, förvaltningssystem samt facilitymanagement system. [www] http://www.5d.se/fastighetssystem/ (2015-06-16) 5D Systemkonsult AB (2015b). Integrationer. [www] http://www.5d.se/fastighetssystem/integrationer (2015-06-16) Aff: avtal för fastighetsförvaltning. Aff-definitioner 04. (2003). Stockholm: Svensk byggtjänst Amor, Robert & Faraj, Ihsan (2001). Misconceptions about integrated project databases. Electronic Journal of Information Technology in Construction, Vol. 6, ss. 57-67. Andersson, Samuel & Jonsson, Simon (2013). Värdet av BIM i förvaltning – Möjligheter och krav. Examensarbete 15 hp, Institutionen för bygg- och miljöteknik, Chalmers Tekniska Högskola. Göteborg: Chalmers Tekniska Högskola. Aranda-Mena, Guillermo, Crawford, John, Chevez, Agustin & Froese, Thomas (2009). Building information demystified: does it make business sense to adopt BIM? International Journal of Managing Projects in Business, Vol. 2, No. 3, 2009, ss. 419-433. Bejrum, Håkan (1999). Se om sitt hus: strategier för underhåll av offentliga fastigheter. Stockholm: Svenska kommunförbundet Eliasson, Annika (2013). Kvantitativ metod från början. 3. uppl. Lund: Studentlitteratur Dalen, Monica (2015). Intervju som metod. 2. uppl. Malmö: Gleerups utbildning Chandrashekaran, Anand & Gopalakrishnan, Bhaskaran (2008). Maintenance risk reduction for effective facilites management. Journal of Facilities Management, Vol. 6, No.1, ss. 52-68. Hegazy, Tarek, Ahluwalia, Shipra Singh, Attalla, Mohamed (2010). Two condition indicators for building components based on reactive-maintenance data. Journal of Facilities Management, Vol. 8, No. 1, ss. 64-74. Hjelseth, Eilif (2010). Exchange of Relevant Information in BIM-Objects Defined by the Roleand Life-Cycle Information Model. Architectural Engineering and Design Magagement, 6:4, ss. 279-287. 50 Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn (1997). Forskningsmetodik: om kvalitativa och kvantitativa metoder. 2 uppl. Lund: Studentlitteratur Horner, R.M.W., El-Haram, M. & Munns, A.K. (1997). Building maintenance strategy: a new management approach. Journal of Quality in Maintenance Engineering, Vol. 3, No. 4, ss. 273280. Informationshantering i förvaltning (2014) [www] http://www.bimalliance.se/~/media/OpenBIM/Files/Projekt/BIM_i_staten/Informationshantering_i_forvaltning.ashx (2015-02-05) Jensen, Per A. & Jóhannesson, Elvar I. (2013). Building information modelling in Denmark and Iceland. Engineering, Construction and Architectural Management, Vol. 20, No. 1, ss. 99-110. Johansson, Simon & Gälldin, Viktor (2012). Möjligheter med Byggnadsinformationsmodellering inom förvaltning. Examensarbete 15 hp, Institutionen för teknik, Linnéuniversitetet. Växjö: Linnéuniversitetet Kivits, Robert A., Furneaux, Craig (2013). BIM: Enabling Sustainability and Asset Management through Knowledge Management. The Scientific World Journal, Vol. 2013, Art. ID. 983721. Ku, Kihong & Taiebat, Mojtaba (2011). BIM Experiences and Expectations: The Constructors’ Perspective. International Journal och Construction, Education and Research, 7:2011, ss. 175197. Lantz, Annika (2013). Intervjumetodik. 3. uppl. Lund: Studentlitteratur Lavy, Sarel & Shohet, Igal M. (2009). Integrated healthcare facilities maintenance management model: case studies. Facilities, Vol. 27, No. 3/4, ss. 107-119. L.E.B System AB (2015). Produkter. [www] http://www.lebsystem.se/produktsida (2015-0616) Lee, Hackman Hon Yin & Scott, David (2009). Overview of maintenance strategy, acceptable maintenance standard and resources from a building maintenance operation perspective. Journal of Building Appraisal, Vol. 4, No. 4, ss. 269-278. 51 Legner, Christine & Thiesse, Frédéric (2006). RFID-Based Maintenance at Frankfurt Airport. IEEE Pervasive Computing, Vol. 5, No. 1, ss. 34-39. Lin, Yu-Cheng & Su, Yu-Chih (2013). Developing Mobile- and BIM-Based Integrated Visual Facility Maintenance Management System. The Scientific World Journal. Vol. 2013, Art. ID 124249. Lin, Yu-Cheng, Su, Yu-Chih & Chen, Yen-Pei (2014). Developing Mobile BIM/2D BarcodeBased Automated Facility Management System. The Scientific World Journal, Vol. 2014, Art. ID. 374735. Lind, Hans & Muyingo, Henry (2012). Building maintenance strategies: planning under uncertainty. Property Management, Vol. 30, No. 1, ss. 14-28. Narayan, Venkatraman (2012). Business performance and maintenance – How are safety, quality, reliability, productivity and maintenance related? Journal of Quality in Maintenance Engineering, Vol. 18, No. 2, ss. 183-195. Nordstrand, Uno (2008). Byggprocessen. 4., [rev.] uppl. Stockholm: Liber Olbrich, Manuel, Graf, Holger, Kahn, Svenja, Engelke, Timo, Keil, Jens, Reiss, Patrick, Webel, Sabine, Bockholt, Ulrich, Picinono, Guillaume (2013). Augmented reality supporting usercentric building information management. The Visual Computer, Vol. 29, No. 10, ss. 10931105. Pitt, M., Goyal, S., Sapri, M. (2006). Innovation in facilities maintenance management. Building Services Engineering and Technology, Vol. 27, No. 2, ss. 153-164. Sebastian, Rizal (2011). Changing roles of the clients, architects and contractors through BIM. Engineering, Construction and Architectural Management, Vol. 18, No. 2, ss. 176-187. Trost, Jan (2012). Enkätboken. 4. uppl. Lund: Studentlitteratur Weygant, Robert S. (2011). BIM content development: standards, strategies, and best practices. Hoboken, N.J.: Wiley Wong, Kam-din & Fan, Qing (2013). Building information modelling (BIM) for sustainable building design. Facilities, Vol. 31, No. 3/4, ss. 138-157. 52 Wood, Brian (2005). Towards innovative building maintenance. Structural Survey, Vol. 23, No. 4, ss. 291-297. 53 9 Bildreferenser Healthcare Design Magazine (2015). Building Smart In Healthcare. [www] <http://www.healthcaredesignmagazine.com/sites/healthcaredesignmagazine.com/files/imagecache/570x360 /BBF%20BIM%20for%20Healthcare%20Design.jpg> (2015-09-08) QRStuff.com (u.å). QR CODE GENERATOR. <http://www.qrstuff.com/> (2015-07-03) 54 Bilaga I – Frågeformulär 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Hur ser kedjan ut från upptäckt fel till avhjälpt fel? Vilka underhållsstrategier jobbar ni med? Exvis intervallstyrt, kontroll/övervakning Hur stor del av era underhållskostnader utgörs av planerat underhåll? Hur görs uppföljning och dokumentation av utfört underhållsarbete? Nyttjas historiken av utförda arbeten i er underhållsplanering/erfarenhetsåterföring? Hur hanterar ni drift- & underhållsinstruktioner? Använder ni BIM på något sätt i organisationen idag? Hur? Vad fick er att börja med BIM? Vilka fördelar har ni sett med att jobba med BIM? Vilka problem har ni upplevt med BIM-användningen? Tror ni ett BIM-baserat system för underhåll hade skapat bättre möjligheter för planering? Tror ni ett BIM-baserat system hade förbättrat informationshanteringen i underhållsarbetet? 13. Vilka är de främsta skälen till att ni inte implementerar ett sådant system? 14. Hur tror ni ett sådant system hade fungerat i er verksamhet? 15. Hur skulle ändringar och uppdateringar hanteras, till exempel projekt? Vem är ansvarig? Hur viktigt skulle det vara för ett system att: 0 1 2 3 4 5 Vet ej Fungera med övriga delar av förvaltningssystemet Underhållshistorik för förvaltningsobjekt Hitta ett objekts fysiska placering med hjälp av en virtuell miljö, till exempel med en läsplatta Hitta drift- och underhållsmanualer för förvaltningsobjekt i den virtuella miljön Se jobbstatus, varningar och felanmälningar i en virtuell miljö Påståenden om vilka ingående komponenter och egenskaper som krävs Ytor, storheter, plac. (fysisk repr.) Komponenters egenskaper exvis Um Ytskikt, färg Dolda installationer Servicekontrakt/garantier Bärighet och hållfasthet Inredning/inventarier Övervakning, regler. exempel styrsystem 55 Bilaga II – Transkriberade intervjuer Hur ser kedjan ut från upptäckt fel till avhjälpt fel Företag A Felanmälanssystem där hyresgästerna kan felanmäla. Kopplat till Fastighetsförvaltare respektive hus och drifttekniker, de får en felanmälan via systemet som kvitteras när det påbörjas. Och återkommer. De beställer jobb eller gör det själv, beroende på fel. Kvitterar och rapporterar tillbaka till den som anmäls. Företag A Två vägar, upptäcker fel på automatlarm, A eller B-larm, dels finns Teknisk informations- felanmälan från hyresgäst. Dessutom okulär upptäckt vid rond av samordnare tekniker. Hyresgäster genererar en felanmälan, automatiken sköter sig själv. Företag B Felanmälningssystem via telefon som man ringer till, skickas en Projektledare drifttekniker ut för att lösa problemet Företag B Ett alt, hyresgäst upptäcker ett fel och ringer in till kundservice eller Fastighetsförvaltare mailar till system till felanmälan. Går med automatik till organisationen samt till drifttekniker. Dessa kontrollerar om det går att utföra direkt eller om det måste planeras. Därefter återrapporteras till kund. Vilka åtgärder som gjorts. Företag C Kunden kan felanmäla via telefon, kommer till servicecenter och Projektledare anmäler felet. Då går det ut ett systemmeddelande till den husansvarige som har hand om området. Denna åker ut och kontrollerar. Antingen ordnar felet själv eller via entreprenör. Företag D Akut underhåll. Felanmälan till driftorganisationen, de löser Fastighetsansvarig problemet direkt mot kund och efterfakturerar (till Företag D). 56 Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Vilka olika underhållsstrategier jobbar ni med? Förebyggande genom ronderingar på fasta intervall via arbetsorder. Till exempel titta i undercentral varje månad. Samt 5-årig underhållsplan. Uppdateras regelbundet. Tar hjälp av tekniska konsulter vid inventeringar till exempel tak. i.u. Fläktar och dylikt sköts via ett skötselschema med jämna cyklar där de smörjs, rengörs och så vidare Finns ronderingar, tillsyn och kontroll. Övervakning via styr- och regler. Driftplaner är upplagda i fastighetssystemet som styr vad som ska göras respektive månad, år, vecka. T.ex. filterbyten, tillsyn invändigt med checklista. Tittar inte på ytskikt. Planerat via anmälan från kund till förvaltare och läggs in i underhållsplan och arbete utförs inom ett år av ramupphandlad entreprenör. Hur stor del av era underhållskostnader utgörs av planerat underhåll? i.u. i.u i.u. 70-75% i.u. Grovt uppskattat 50% 57 Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Hur görs uppföljning och dokumentation av utfört underhållsarbete? Genom felanmälanssystemet så sker återkoppling direkt till hyresgäst. i.u. i.u. Genom felanmälanssystem sker återkoppling Dokumenteras via felanmälanssystemet. Efter utfört arbete bockas det av. Meddelande går till kund som säger att det utförts. Även statusmeddelanden till kund, till exempel att material är beställt. Arbete skall ha påbörjats inom 3 dagar efter anmälan. Akut underhåll införs hos kund, större ingrepp via ritningar Nyttjas historiken av utförda arbeten som erfarenhetsåterföring? Jo, det sker, och återkommande fel kan identifieras och större åtgärd planeras. i.u. Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B i.u. Projektledare Företag B Nytt system, innan gjordes det manuellt via rapporter. Numera finns Fastighetsförvaltare statusbesiktningar och dokumentation i det nya fastighetssystemet. Ingen databas uppbyggd än, den byggs upp efter hand. Företag C Den används mest för uppföljning att tiden från anmält fel till Projektledare påbörjat arbete följs. Men inte i större grad för att kontrollera i vilken grad fel uppstår, men det är grundtanken ändå. Informationen finns, men inget automatiskt larm. Ligger mer på individen och teknikerna att anmäla vidare uppåt om trender uppstår. Företag D Det görs, en inte i allt för stor utsträckning Fastighetsansvarig 58 Företag A Fastighetsförvaltare Hur hanterar ni drift- och underhållsinstruktioner och manualer Lite olika, tittar över i bolaget. Vissa har digitaliserade och välinventerade medan andra har pärmar och digitalt, varierande helt enkelt. i.u. Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B i.u. Projektledare Företag B Problemet är att hålla dem uppdaterade. Om komponenter byts ut Fastighetsförvaltare så är det inte säkert att detta uppdateras. Upplevs som något av en brist. Företag C Handbok drift, som styr intervaller. Ligger till grund för allt planerat Projektledare underhållsarbete. Instruktionerna berättar vad och när det skall göras. Själva grunden är i pappersform, men digitaliserad i driftordrar. Företag D Skickas till avsedd person som vidarebefordrar till ansvarig Fastighetsansvarig entreprenör. Helst pappersformat. Använder ni er av BIM i organisationen idag? Hur? I byggprojekt, modell större Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Inte löpande i verksamheten. Bim används i projekt, från projekt till Teknisk informations- mottagande i förvaltning så dör hela BIM. Men samordnare fastighetsförvaltningssystmet håller på att uppdateras och med den ritnings och informationshanteringen. Företag B I ett projekt används kvalificerad BIM med databaser. Projektledare I projektering och under produktionen. Företag B Ej i förvaltning. Men däremot i projekt. Diskussion pågår om Fastighetsförvaltare förvaltningen skall ta del av detta. Framtiden oviss. Företag C Nej, inte i organisationen. Det finns 3D-modeller, men inget BIM. Projektledare Företag D Håller på att införas. Osäker på hur det skall användas i förvaltning. Fastighetsansvarig 59 Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Vad fick er att börja med BIM? i.u. Försöka hitta fördelar med informationen som går att få ut. De kände sig skyldiga att börja bli drivande som statligt ägda. Företaget tror att BIM inför kvalitet i produktionen, men det finns få möjligheter då beståndet redan är byggt. I detta projekt skulle större delen rivas, därför var det lämpligt med BIM Tryck från konsulter. Fördelar att få ut mängder för upphandling. Lätt för olika aktörer att göra kollisionskontroller. Samarbete mellan aktörerna. i.u. i.u. Vilka fördelar har ni sett med att jobba med BIM? Företag A Inte så mycket, men stora fördelen är att de går ner på objektsnivå Fastighetsförvaltare som kan nyttjas sedan i förvaltningen. Företag A Två projekt med BIM, men ingen återföring än. Prata med Teknisk informations- projektsamordnarna samordnare Företag B Produktionskontroll vid projektering samt presentation för Projektledare hyresgäster, visualisering. Ingen erfarenhetsåterföring i nuäget. Företag B Samarbete mellan entreprenörer/aktörer Fastighetsförvaltare Företag C i.u. Projektledare Företag D i.u. Fastighetsansvarig 60 Vilka problem har ni upplevt med att använda BIM? i.u. Företag A Fastighetsförvaltare Företag A De går mot IFC standard för kollisionskontroll. Men inget Teknisk informations- mottagande finns per automatik för filerna. Databas och samordnare ritningar/CAD-filer måste fortfarande uppdateras manuellt. Mycket av filerna kan vara döda. CAD-filer utan projekt. I dagsläget finns mycket lite integrering mellan programvara. Företag B Det svåraste är att precisera hur underlaget skall användas under Projektledare förvaltningen. Den egna kravställningen. Proj enkelt, produktion svårare. Företag B Inga direkta problem. Men osäkerhet hur långt man ska gå, vilken Fastighetsförvaltare information skall med till förvaltningen? Svårt att veta hur mycket av informationen till förvaltningen som verkligen kommer användas. Till exempel kanske mängden toalettdörrar inte är särskilt viktig. Företag C i.u. Projektledare Företag D i.u. Fastighetsansvarig Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Företag A Fastighetsförvaltare Tror ni ett BIM-baserat system för underhåll hade skapat bättre möjligheter för planering av underhåll? Det är förhoppningen och tron. Ja, om de hade kunnat skicka in objektifierade modeller in i förvaltningen från projekt. Ja, det är förhoppningen, men belägg i branschen för nyttan saknas Hade det varit infört så hade det varit lätt att plocka ut mängder och sådant. Om informationen funnits. Nej, inte modellen, däremot tror att fördelen kommer av att information inte skapas flera gånger om innan förvaltningen. Helst bara skapa informationen en gång. Så den är rätt hela vägen. i.u. Tror ni ett BIM-baserat system för underhåll hade förbättrat informationshanteringen Helheten, mycket detaljerad information. Hade förbättrat möjligheten till planering. 61 Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Projektledare Företag D Fastighetsansvarig Om lösningen blir mer interaktiv lösning i realtid på plats framför datorn jämtemot modeller och aggregaten. Troligtvis, men det kräver ett engagemang med inköp av hårdvara till förvaltare och husansvarige. Så länge någon äger informationsuppdateringen. Känner att detta hamnar på en ny tjänst att hålla systemet ajour. i.u. i.u. Vilka är de främsta skälen till att ni inte implementerat ett sådant system? i.u. Ekonomi och kommit igång sent. Lång process att investera i nya system. Cirka 5 år att starta upp. Finns få projekt som lämpar sig. Svårt att kravställa något som man inte vet hur det skulle bli. Finns just nu i projekteringen, men innan detta så finns ingen informationsmängd. Styrts av byggprojekt. Resursfråga, inte prioritet. i.u. i.u. 62 Hur tror ni ett sådant system hade fungerat i er verksamhet? Företag A Om det fungerar, inte blir för mycket jobb. Krävs mycket arbete på Fastighetsförvaltare befintliga hus. Mer i nybyggnationer. Företag A Ja, men det finns sändare och mottagare på alla håll och där finns Teknisk informations- inte. samordnare Företag B Nytta finns, men oklart hur. Projektledare Företag B i.u. Fastighetsförvaltare Företag C i.u. Projektledare Hur skulle ändringar och uppdateringar hanteras efter till exempel projekt/ombyggnationer? Vem är ansvarig? Företag A Finns tekniska informationssamordnare som ansvarar för sådant Fastighetsförvaltare införande. Företag A Viktig fråga, databasmodeller finns inte i nuläget i den aktuella Teknisk informations- geografiska regionen. Besked saknas uppifrån vad som är originalet samordnare för framtida projekt i byggnaden. Ingen styrning av vad som får sättas in i ett projekt för att sedan nyttjas i databaser. Som det ser ut nu så finns inga styrningar. Idag kan det tas in konsult för projekt, men denna kan inte nyttja databaser eller modeller. Vilket betyder att projekten kan bli föråldrade snabbt och ingen uppdatering sker. Svårt att ha en förvaltande del i BIM, oftast sker förändringarna genom projekt. Cirka 70 projekt per år, uppdateringar via projekten. En möjlighet är att projekten sammanställs av extern part och skickas tillbaka till företaget för publicering av modellen för vidare användning. Företag B Ingen policy inom företaget. Hänvisar till ett annat företag som Projektledare driver flertalet projekt (100-200) och då är ändringar aktuella, och de hade inte kommit fram till någon policy Företag B Oklart, kanske tal om en ensam person. Fastighetsförvaltare Företag C Upp till respektive organisation, omfattande arbete att hålla Projektledare modellen uppdaterad. Kontrollera intervaller, införande av ny information. Avsteg, hur hanteras dessa? Kommer att vara mycket att jobba med. Det viktigaste i förvaltningen är informationen. Serviceansvariga tekniker sitter nog inte och letar rätt på objekten innan de åker ut. Säger inte vad felet är. Informationen är jätteviktig. Företag D i.u. Fastighetsansvarig 63 Övriga reflektioner från respondenter Företag A Fastighetsförvaltare Företag A Ingen information är oviktig när en helhet skall uppnås Teknisk informationssamordnare Företag B Projektledare Företag B Fastighetsförvaltare Företag C Personen sitter med i ett antal grupper som hanterar/arbetar med Projektledare BIM Osäkerhet i definitionen i BIM. När det kommer till BIM i förvaltning så är informationen viktigast, objektens egenskaper och dokument kopplade till denna. BIM väldigt projektbaserat och mjukvarubaserat, där mjukvarutillverkarna styr. Med egna benämningar och olika sätt att hantera information. Standardiseringsarbetet med klasser väldigt viktigt. Upplever inte att arbetet gått så långt. En del av ”fördelarna” är saker som gått innan det blev BIM genom 3D-modeller, till exempel kollisionskontroll. Energianalyser kräver extra input, som söderläge, men inte säker på användningen. Inte säkert att det finnsnytta i deras verksamhet. Fokus på att ha en fungerande byggnad som är klimatsmart och miljömässigt bra. Upplever att energianalys är en skrivbordsprodukt. I dagsläget ligger BIM ganska långt från förvaltningen. Norge och Finland är längre fram (försvarsbyggnader), framför allt Norge nosar på förvaltning. Finns ett antal större projekt som de drivit BIM i som är klara nu. Nu har de börjat testa ett antal projekt i förvaltningen. Finland omfattar ej förvaltning. Ingen är hela vägen fram i förvaltningen. Building SMART är en bra resurs som en kort film. Företag D Fastighetsansvarig 64
© Copyright 2024