Kortversion kommunikationsplan Införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården 1. Bakgrund Regeringen satsar två miljarder 2015-2018 för att korta väntetiderna i cancervården och minska de regionala skillnaderna. Merparten ska gå till att införa standardiserade vårdförlopp. De tas fram nationellt, är diagnosspecifika och beskriver: • • • vad som ligger till grund för en välgrundad misstanke om cancer, vilka utredningar som ska göras för att ställa diagnos ta behandlingsbeslut, vilka maximala ledtider som gäller för alla utredningsåtgärder som ingår. Den tid som följs upp är tiden från att välgrundad misstanke om cancer uppkommer, till att behandlingen börjar. I många fall innebär det att ledtiden ska halveras, bland annat genom förbokade tider och seriebokningar som görs i olika block. Välgrundad misstanke om cancer kan uppstå i både primärvården och sjukhusvården. Under 2015 införs standardiserade vårdförlopp för fem cancerformer. Ytterligare tio diagnoser kan införas 2016. Detta berör alla verksamheter som behandlar cancer, upptäcker cancer eller deltar i utredning av misstänkt cancer, både i privat och offentlig vård. För personalen innebär bland annat nya remissrutiner, nya arbetssätt och att de behöver utbildas i de nya kriterierna för välgrundad misstanke om cancer. 2. Övergripande kommunikationsstrategi Chefer i linje spelar en central roll, eftersom mycket av förändringsarbetet sker på verksamhetsnivå. Det är viktigt att cheferna får stöd, så att de kan tydliggöra för medarbetarna hur de påverkas och vad som förväntas av dem. Ett baspaket med information om satsningen kommer att tas fram. Det är även viktigt att: • • • • • • föra dialog: inom och mellan förvaltningar, verksamheter och yrkesgrupper, ha tvåvägskommunikation i linjen: så att det finns rutiner för återkoppling anpassa budskap: så att varje nivå förstår vad som förväntas av dem och vilka utmaningar de ska bidra till att lösa. tydliggöra centrala begrepp: så att vi pratar om samma saker. sprida goda exempel: så att verksamheter kan inspirera varandra. ha regelbunden uppföljning: alltså att dialogen pågår under en längre tid. På sjukhusen kommer ledningsgrupperna, berörda verksamhetschefer och lokala processledare för aktuella vårdförlopp att samlas. Man går igenom hur varje vårdförlopp bäst kan införas och identifierar kontaktområden med andra förvaltningar. Med utgångspunkt från dessa möten organiseras det fortsatta införandet lokalt. I Närhälsan ska chefläkarna kommunicera införandet tillsammans med bland annat vårdcentralcheferna. Dessutom kommer Vårdvalsenheten att informera både Närhälsan och de privata vårdcentralerna. Information till alla vårdcentraler ges även under de utbildningsmöten som kommer att genomföras i regionen. 1(3) 3. Målgrupper De tre huvudmålgrupperna i satsningen är: • politiska ledningar och tjänstemannaledningar i hälso- och sjukvården, • chefer och medarbetare inom sjukhusvården, primärvården och tandvården, • patienter och närstående. Viktiga ambassadörer i satsningen är: • chefer i linjen, särskilt enhetschefer som arbetar närmast personalen • medicinska sektorsråd och chefläkare inom respektive förvaltning, • regionala processägare och lokala processledare. 4. Projektmål och kommunikationsmål Hur ledtiderna utvecklas kommer att följas upp via befintliga vårdadministrativa system. För att kunna göra det krävs en viss utveckling av IT-systemen, vilket ingår i projektet. Det övergripande målet med kommunikationen är: 1. Kunskap och förståelse: Att sprida kunskap och skapa förståelse för satsningen inom de delar av vården som berörs. 2. Motivation och dialog: Att motivera medarbetarna att delta i förändringsarbetet och skapa dialog som möjliggör införandet. 3. Nya rutiner och arbetssätt: Att bidra till att skapa och införa nya rutiner och arbetssätt, samt att sprida goda exempel 5. Budskap Huvudbudskapen finns i den nationella kommunikationsstrategin, som kan laddas under fliken information på: www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider. Huvudbudskapen är att satsningen ska: • • • korta väntetiderna – alla ledtider ska vara medicinskt motiverade, skapa en mer jämlik cancervård med ökad kvalité, göra cancerpatienterna mer nöjda med vården. Det ska göras genom att: • • • • optimera ledtiderna i cancervårdsprocesserna, förbättra kommunikationen med patienterna och ge tydlig information om standardiserade vårdförlopp, så att de vet vad som ska ske och när det ska ske, kontinuerligt följa upp och kommunicera i vilken mån standardiserade vårdförlopp tillämpas och ledtiderna hålls, mäta patienternas grad av nöjdhet med cancervården. Följande nationella budskap ska användas: • • • Svensk cancervård är bra. Trots det finns det skillnader i hur vi omhändertar den som är sjuk. I dag får man får vänta olika länge på att få behandling för olika diagnoser, beroende på var i landet man bor. Det ska arbetet med standardiserade vårdförlopp ändra på. Svensk cancervård är bra, men vi ska bli ännu bättre. Standardiserade vårdförlopp innebär att nya arbetssätt och rutiner gör vägen genom vården snabbare och tydligare för patienten. Standardiserade vårdförlopp ger patienten en trygghet i att oavsett var man bor så fungerar utredningen från första misstanke om cancer till behandlingsstart likadant i hela landet. 2(3) Det är även viktigt att vi: • • • • • har ett positivt tilltal, fokuserar på att det är en satsning, inte en effektivisering/besparing, beskriver bakgrunden, så att det blir tydligt varför satsningen görs, lyfter fram positiva exempel som visar att förändringen är möjlig, anpassar budskapen så att varje nivå förstår hur de påverkas, vad som förväntas av dem och hur de kan bidra. Se figur på nästa sida. Bilden nedan kan vara till hjälp för chefer som ska översätta budskap till sina medarbetare. Det centrala i figuren är att huvudbudskapet ska finnas med hela vägen och att varje nivå ska innehålla något av informationen från avdelningen ovan. Riktlinjer vid översättning av budskap 50 % Central nivå 50 % Avdelning 20 % Centralt 50 % Avdelning 30 % Enhet 20 % Centralt 30 % Avdelning 50 % Enhet 10 % Centralt 10 % Avdelning 20 % Enhet 60 % Grupp och individ © NORDISK KOMMUNIKATION 2009 6. Kanaler Eftersom arbetet bygger på dialog och delaktighet, så är möten den primära kanalen. Några exempel är möten i linjen, möten i de regionala processägarnas nätverk och möten i olika centrala grupperingar, till exempel ledningsgrupper och medicinska sektorsråd. En central kanal är även forum där sjukhusvården och privat och offentlig primärvård kan mötas. I vissa förvaltning finns sådana samverkansforum, i andra fall kan de behöva skapas. Tryckt information och digitala kanaler ska även användas. En regional webbsida finns på www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider. Viss information ska även finnas på förvaltningarnas intranät. Information till patienter och närstående ska både tillhandahållas via förvaltningarna och på 1177 Vårdguiden. 7. Mer information En fullständig kommunikationsplan med mer utförlig information om ovanstående punkter finns att ladda ner på www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider. Där finns kontaktpersoner för respektive förvaltning och du kan även läsa mer om: • • • centrala begrepp utmaningar och möjligheter ansvarsfördelning • • • organisation och resurser utvärdering och uppföljning tids- och aktivitetsplan Version 1: Giltig till och med januari 2016 Ansvarig kommunikatör: Karin Allander, kontakt: karin.allander@rccvast.se Projektansvariga: Jarl Torgerson, regionläkare/projektledare och Bo Hallin, projektledare 3(3)