1. No category

Bostadsrättsföreningen Värjan
STYRELSENS ARBETSORDNING
Styrelsen i Bostadsrättsföreningen BRF Värjan har upprättat denna arbetsordning för att utgöra ett
komplement till bestämmelserna i bostadsrättslagen och föreningens stadgar. Här nedan följer en beskrivning för hur styrelsens arbetsordning utformats.
STYRELSENS UPPDRAG
Föreningens styrelse är förtroendevald och har som uppdrag att utföra sitt styrelsearbete enligt bestämmelserna i föreningslagen, bostadsrättslagen, föreningens stadgar samt enligt föreningsstämmans beslut.
Styrelsens arbetsuppgifter kan sammanfattas i följande punkter:
• Tillse att föreningens fastigheter och övriga tillgångar hålls i bra skick.
• Tillse till att föreningen håller ordning på och redovisar ekonomin enligt lagar och regler.
• Ta hand om alla praktiska frågor som rör bostadsrättsföreningen.
JÄV FÖR STYRELSELEDAMOT
En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om:
• Avtal mellan ledamoten och föreningen
• Avtal mellan föreningen och en tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse
som kan strida mot Föreningens intressen.
TYSTNADSPLIKT
En styrelseledamot får inte till någon person utanför styrelsen yppa information som ledamoten får
genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada föreningen, medlem i föreningen eller annan fysisk
eller juridisk person. Tystnadsplikten gäller inte information som är allmänt känd. Tystnadsplikten
gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter. Tystnadsplikten gäller även
för en suppleant.
ARBETSORDNING
ALLMÄNT
Denna arbetsordning har antagits av föreningens styrelse vid senaste konstituerande styrelsemöte.
Utvärdering av styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner, genomgång och fastställande av arbetsordning och arbetsfördelning inom styrelsen, sker vid varje konstituerande styrelsemöte. Eventuella
behov av revideringar kan ske kontinuerligt under verksamhetsåret och skall godkännas av styrelsen.
All dokumentation angående BRF Värjans arbetsordning och finns under:
• Värjan\Styrelsedokument\Arbetsordning.
• … och är uppdelad i fyra områden
• Policy
• Skyddsarbete
• Calendarium
• Processer
2015-10-21
Sida 1 (6)
POLICY
Arbetet i BRF Värjan är fullt ut processbaserat. Fördelarna med en processbaserad arbetsmetod är
många. Väldefinierade processer ger en helhetssyn på verksamheten vilket förbättrar det långsiktiga
arbetet i styrelsen och ger kontinuitet över tiden då styrelsens sammansättning förändas. Dessutom
underlättas medlemmarnas förståelse för hur styrelsearbetet bedrivs, borgar för en konsekvent
hantering, utan särbehandling, i beslut angående fastigheten och i kommunikationen med medlemmarna i föreningen.
Målsättningen med arbetsordningen att:
• Ge styrelsearbetet kontinuitet
• Bedriva ett konsekvent styrelsearbete
• Underlätta förståelsen för hur styrelsearbetet bedrivs
• Underlätta styrelsearbetet.
FINANSPOLICY
BRF Värjans finanspolicy anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i
Malmö skall bedrivas. Finanspolicyn fastställs årligen av styrelsen och anger hur de olika riskerna i
finansverksamheten skall begränsas och vilka risker föreningen får ta.
SKYDDSARBETE
Målsättningen med säkerhetsarbetet är att skydda liv, egendom och miljö samt att underlätta räddningsarbetet vid skada och att vid skada skapa förutsättningar för att i möjligaste mån lindra konsekvenserna och hålla skador och kostnader på lägsta möjliga nivå.
CALENDARIUM
Vissa processer aktiveras via annan process, t.ex. överlåtelse aktiverar tillsyn av en lägenhet, medan
vissa är beroende på en händelse, t.ex. andrahandsuthyrning, medlemsbrev eller överlåtelse. Övriga
processer, t.ex. budget, fastighetsbesiktning och årsmöte, aktiveras beroende på år, månad eller visst
2015-10-21
Sida 2 (6)
datum. Dessa tidsaktiverade processer finns inlagda i det års-kalendarium som används av
föreningens styrelse och som ingår som en del av BRF Värjans arbetsordning.
PROCESSER
Styrningen utgår ifrån fördefinierade processer som bygger på att:
• Definiera
• Fördela ansvar
• Utföra
• Utvärdera
• Förbättra
Här nedan är en kort beskrivning av de processer som styrelsearbetet i BRF Värjan följer. För respektive process finns en detaljerad beskrivning över:
• Vad skall göras
• Hur skall det göras
• När skall det göras
Andrahandsuthyrning
I en liten förening som BRF Värjan, är det viktigt att andrahandsuthyrning inte blir av sådan omfattning att det är till olägenhet för föreningen. BRF Värjans policy följer regelverket för vad hyresnämnden bestämt. Sökande bostadsrättsinnehavare som önskar hyra ut sin lägenhet i andra hand skall
söka tillstånd skriftligen.
Arkivering
Arkivering beskriver hur BRF Värjan skall förvara dokument. Pappersformat och/eller elektroniskt
format, vad som skall sparas i brandsäkert skåp och praxis för backup-kopior.
Avgiftsbevakning
Process för avgiftsbevakning är en hjälp för styrelsen att hitta eventuella problem med betalning av
årsavgift och för att på ett informellt sätt kunna informera BR-innehavaren om följderna av utebliven
betalning. Betalningsbevakning, påminnelsehantering, kravhantering och andra åtgärder i samband
med sen/utebliven betalning, hanteras av HSB. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
Avtal
I avtalsprocessen dokumenteras, arkiveras, bevakas & utvärderas BRF Värjans leverantörsavtal. Två
gånger om året sker genomgång av befintliga avtal. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
2015-10-21
Sida 3 (6)
Bluffaktura
Här beskrivs här styrelsen skall agera om en så kallad bluffaktura skickas till föreningen. Processen är
underställd process för Faktura.
Brandskydd
Brandskyddskontroll och brandskyddsinformation är viktig aktivitet för att minska risken för brand i
fastigheten och för att minimera skadan vid en eventuell brand. Fastigheten brandskyddskontrolleras
inför varje styrelsemöte, cirka var femte vecka. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
Budget
I budgetprocessen bestäms kommande års budget. Budgetprocessen i en BRF är förhållandevis enkel.
En prognos för kostnadssidan skall balanseras mot inkomstsidan med månadsavgifterna och föreningens ekonomiska status som enda verktyg.
Etikett
Processen beskriver vad som göras när nya medlemmar flyttar in i föreningen. Dörrskyltar, namntavlor
och namnlistor skall uppdateras. Processen är underställd process för Överlåtelse.
Faktura
Här beskrivs rutinerna för att hantera BRF Värjans fakturor. Validering, attestering och uppföljning av
fakturorna ingår i denna rutin.
Fastighetsbesiktning
Fastigheten skall besiktigas i slutet av varje verksamhetsår (innan augusti månads utgång). Vid besiktningen används underhållsplanen som underlag för att ge fokus på de punkter som står i tur för
underhåll. Rutiner för uppdatering av underhållsplan, OVK-besiktning och TPF-besiktning ingår i denna
process.
Finansrapport
I samband med att kommande års budget beslutas, samt en gång per kvartal, sker en genomgång av
förenings samlade finanser - befintliga lån och aktuella räntor gås igenom. Beslut om villkor för kommande lånekonverteringar tas. Process för Finansrapport är en del av BRF Värjans finanspolicy som
anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas.
Processen är underställd processer för Styrelsemöte och Budget.
Förbrukningsbevakning
På månadsbasis sker uppföljning av elförbrukning, fjärrvärme och vattenförbrukning. Resultatet redovisas på varje styrelsemöte. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
Föreningsinformation
En gång i kvartalet skickas ett informationsblad, med aktuell information angående föreningen, ut till
medlemmarna i föreningen. Informationsbladet är dessutom en av medlemmarnas kommunikationsvägar för synpunkter till styrelsen genom att alla medlemsblad innehåller en svarstalong där synpunkter kan redovisas till styrelsen. Enkäter som genomförs skickas alltid via informationsbladet.
Hiss
Processen för våra hissar säkerställer den årliga besiktningen av våra hissar och beskriver dessutom
vilka åtgärder vi kan och får göra själva, t.ex. återstarta hissarna vid driftstopp, och när vi måste kontakta extern service.
HSB Webb
Processen säkerställer att föreningens hemsida kontinuerligt hålls uppdaterad. Processen är
underställd processerna för Årsmöte, Föreningsinformation, Process, Konstituerande,
Brandskydd och Skyddsarbete.
2015-10-21
Sida 4 (6)
Konstituerande
Vid det konstituerande styrelsemötet fastställs, förutom styrelsens arbetsordning, hur styrelsearbetet
skall fördelas – roller inom styrelsen, attesträtt, anmälan till Bolagsverket och till HSB (styrelsens
sammansättning). Namnlistor i trapphus, fördelning av nycklar och namnteckningsprov är andra
aktiviteter som skall klaras av. Processen för konstituerande styrelsemöte säkerställer att allt blir gjort
och att det sker på ett korrekt sätt.
Kontroll VVS
I samband med var 3:e styrelsemöte, cirka en gång i kvartalet skall samtliga ventiler i VVS-systemet
kontrolleras och motioneras. Processen ingår som en del av och är underställd process för Brandskydd.
Lånekonvertering
Här beskrivs rutinerna för konvertering av BRF Värjans lån avseende, val av långivare, räntebindning,
fast/rörlig ränta, amortering. Process för lånekonvertering är en del av BRF Värjans finanspolicy som
anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas.
Processen är underställd process för Finansrapport.
MedlemsBrev
Processen för medlemsbrev säkerställer beslutsgången och kommunikationen vid skriftliga frågor och
påpekanden från medlemmarna i föreningen.
Ny Styrelsemedlem
Denna process beskriver vilken dokumentation som är relevant för nya styrelsemedlemmar och som
nya styrelsmedlemar i BRF Värjan’s styrelse förväntas ta del av. Här inkluderas BRF Värjans
arbetsordning, policy och arbetsprocesser. Processen är underställd process för Konstituerande
Styrelsemöte.
Nyckeltal
På månadsbasis sker uppföljning av föreningens soliditet, likviditet och resultat. Resultatet redovisas
på varje styrelsemöte. Process för nyckeltal är en del av BRF Värjans finanspolicy som anger riktlinjer
och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas. Processen är
underställd process för Styrelsemöte.
Nycklar
Här beskrivs vem som skall ha vilka, av fastighetens, nycklar samt förfarande för utkvittering och
återlämnande av nycklar. Processen är underställd process för Konstituerande styrelsemöte.
Pantförskrivning
Processen beskriver handhavandet av medlemmars pantförskrivningar. Processen är underställd process för Överlåtelse.
Process
I denna process beskriver förfarandet vid uppdatering av befintlig process eller dokumentationen av
en ny process. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
Renovering
Här beskrivs rutinerna då BRF-innehavare "Begär tillstånd till ändring i lägenhet". Processen är en
handledning för styrelsen medan tillhörande dokument, "Renovering & Ombyggnadspolicy", tjänar
som handledning för BRF-innehavaren. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
Revision
Här beskrivs hur underlaget för revisorernas arbete tas fram och hur informationen skall sammanställas så att de får tillgång till allt material, intern dokumentation såväl som all ekonomisk information
som finns hos HSB. Processen är underställd process för Årsmöte.
2015-10-21
Sida 5 (6)
Skyddsarbete
BRF Värjans skyddsarbete har som mål att vidta förebyggande åtgärder för att begränsa skadorna vid
t.ex. Brand, åsknedslag, vattenskada, storm, stöld eller skadegörelse vid inbrott. Grundläggande för
en god säkerhet är att verksamheten präglas av ordning och reda. Genomarbetade rutiner som är väl
kända, accepterade och som följs upp och anpassas efter omständigheternas krav är en förutsättning
för ett väl fungerande säkerhetsarbete. Processen är underställd processerna Avtal, Etikett,
Konstituerande styrelsemöte samt Överlåtelse.
Styrelsearvode
Här beskriv rutinerna för utbetalning av styrelsearvode.
Styrelsemöte
Processen beskriver regelverket för föreningens styrelsemöten. Kallelse, genomförande, dokumentation och kommunikation av protokoll. Agendans innehåll och obligatoriska punkter ingår också i beskrivningen.
Tillsyn
Processen beskriver rutinerna för tillsyn av en lägenhet i samband med överlåtelse. Processen är
underställd process för Överlåtelse.
Valberedning
Detta är ett hjälpmedel för föreningens valberedning och innehåller idéer om hur valberedningen kan
arbeta och vilka fokus som kan vara viktiga.
Värmesystem
Innehåller instruktioner för kontroll och tillsyn av fjärrvärmesystem.
(Underhåll och mer professionell tillsyn sker via T.A.C.)
Årsmöte
Processen för årsmöte beskriver förberedelser, genomförande och dokumentation av föreningens årsmöten.
Överlåtelse
Här beskrivs rutinerna för överlåtelse av en lägenhet. Förfarandet vid kontakt med mäklare,
kreditupplysning, godkännande av ny medlem samt hantering och dokumentation av
överlåtelsehandlingar beskrivs i denna process.
2015-10-21
Sida 6 (6)