1. No category

Sida
Tjänsteskrivelse
Datum
2015-06-04
1(3)
Ks/2015:30
000 Organisation
Kommunledningsförvaltningen
Anneli Wiker ,0550-85899
anneli.wiker@kristinehamn.se
Svar på återremiss – Medborgarförslag, förslagslåda och
e-förslag
Sammanfattning
I rapporten Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag (2015-01-30) redovisas
tre alternativ till medborgarförslag och e-förslag föreslås vara det som ska
ersätta medborgarförslagen, enligt rapporten. E-förslag är ett modernt och
transparent verktyg i arbetet med att öka kommuninvånarnas delaktighet i den
demokratiska processen och ökar chansen att nå nya grupper av invånare.
Kommunstyrelsen återremitterade 2015-03-02 ärendet med hänvisning till att
man vill se ett färdigt förslag om hur tillgängligheten av e-förslag kan lösas för
personer som saknar dator. Kommunledningsförvaltningen har utrett ärendet
ytterligare för att säkerställa att även de som inte har tillgång till dator ska kunna
lämna in förslag. Har man inte tillgång till en dator är det möjligt att lämna in
förslag på papper, brev, e-post eller genom att ringa in till kommunen. Det
finns också datorer att låna på biblioteket. Hur man kan lämna e-förslag anslås
tydligt på kommunens hemsida.
Folkhälsoenheten tillhandahåller slutrapporten för Projekt Medborgardialog
(2013-09-05) och Förslag till principer för medborgardialog i Kristinehamn
(2014-04-07) för den som önskar mer information i ärendet.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse 2015-06-04
Rapport Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag 2015-01-30
Ärendet
Enkelheten, den demokratiska vinsten och måluppfyllelse talar för att e-förslag
är det som ska ersätta medborgarförslagen. Ett e-förslag är en kort fråga,
önskan om åtgärd eller information från en invånare till kommunen. Inkomna
e-förslag administreras av en moderator som lägger ut förslaget på kommunens
hemsida, där sedan andra invånare kan stödja förslaget genom att ”signera” det.
I Kristinehamns kommun föreslås en gräns på tjugo namnunderskrifter för att
förslaget ska gå vidare för politisk beredning. Moderatorn är också viktig för att
säkerställa återkopplingen till förslagsställaren och att ärendet behandlas i rätt
instans.
KRISTINEHAMNS KOMMUN
Postadress
1. Kommunledningsförvaltningen
681 84 Kristinehamn
E-post
kommunen@kristinehamn.se
Besöksadress
Uroxen
Kungsgatan 30
Telefon
0550-880 00 vx
Fax
0550-88 011
Bankgiro
110-0213
Organisationsnr
212000-1868
2
Ett system för e-förslag är ett enkelt och direkt sätt att erbjuda medborgarna en
ingång till hjärtat av den demokratiska processen där de kan ta upp frågor som
är viktiga för dem. E-förslag är en metod för att engagera medborgarna på ett
enkelt sätt som komplement till andra dialogmetoder.
Förslag som avvisas kan med fördel publiceras under ”avvisade förslag” med
tydlig motivering varför förslaget inte kan tas upp.
Den som inte har tillgång till dator kan:
- Lämna in förslag på papper, med eller utan insamlade
namnunderskrifter.
- Lämna förslag per brev.
- Ringa till moderatorn och lämna förslag.
- Lämna förslag med e-post.
När ett förslag kommer till moderatorn på papper, brev, e-post eller på telefon,
skrivs förslaget in på webben och blir då ett e-förslag. Det blir då möjligt för
andra att följa förslaget och att samla namnunderskrifter.
Det är också möjligt att ”signera” ett publicerat e-förslag på papper och lämna
till moderatorn, som för in de namnunderskrifterna i systemet.
För att säkerställa att hantering och återkoppling fungerar på rätt sätt för de
förslag som inkommer utanför webformuläret, köps en tilläggstjänst på 25 000
kronor. Genom den tjänsten skapas en markering som uppmärksammar
moderatorn på att ärendet kräver en annan hantering och återkoppling.
Ett e-förslag ligger öppet i 60 dagar för att samla namnunderskrifter.
Återkopplingen till förslagsställaren är a och o.
E-förslag är ett modernt och transparent verktyg i arbetet med att öka
kommuninvånarnas delaktighet i den demokratiska processen. Det är en enkel
metod som är lätt för invånarna att hantera och då det hanteras genom webben
ökar chansen att nå nya grupper av invånare. Det finns också en transparens
som är tilltalande, då invånarna kan ta del av varandras förslag och kan följa
förslagen genom processen.
Kommunens demokratisstrateg ansvarar för utvärdering och uppföljning.
Förvaltningens förslag till beslut
Kommunfullmäktige beslutar ge kansliavdelningen i uppdrag att införa e-förslag
enligt förslaget
Kommunfullmäktige avskaffar möjligheten för invånarna i Kristinehamns
kommun att lämna medborgarförslag när e-förslag införs
Kommunfullmäktige avsätter 135 000 kr som en engångskostnad för att införa
e-förslag, samt därefter avsätta driftskostnader för tjänsten, ca 36 000 kr/år
3
Johan Öhman
Chef Folkhälsoenheten
Anneli Wiker
Jämställdhets- och demokratistrateg
Sida
1(10)
Datum
2015-01-30
Kommunledningsförvaltningen
Annelie Wiker 0550-85899
Annelie.Wiker@kristinehamn.se
Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag
c:\users\vala8605\appdata\local\temp\solarplexusit\rapport om medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag-{9f5911e1-b494-4b4c9778-557ab1ce2027}.docx
Kristinehamns kommun
Postadress
1. Kommunledningsförvaltningen
681 84 Kristinehamn
E-post
kommunen@kristinehamn.se
Besöksadress
Uroxen
Kungsgatan 30
Telefon
0550-880 00 vx
Fax
0550-382 52
Bankgiro
110-0213
Organisationsnr
212000-1868
2
Medborgarförslag och synpunktshantering i Kristinehamns
kommun – förslag på förändring
Bakgrund
Demokrati- och framtidsgruppen (DFG) har i ett yttrande (2013-12-16)
angående remiss på ”Framtida Medborgardialog i Kristinehamns kommun”
kommit med synpunkter om hanteringen av medborgarförslag. DFG anser att
medborgarförslagen bör ersättas med ett mer lätthanterligt verktyg, en
Förslagslåda, då medborgarförslagen innebär onödig byråkrati med lång
handläggningstid som följd. Dessutom har flertalet av de medborgarförslag
som lämnas in karaktären av synpunkter och skulle kunna besvaras snabbare
än vad som nu är fallet. Medborgarförslag regleras inom kommunallagen
som ställer krav på hur dessa ska hanteras och därför finns inget utrymme för
en smidigare behandling av inkomna medborgarförslag. DFG anser att det
ska vara möjligt att lämna förslag till en förslagslåda både skriftligt och på
webben. Målet är en mer lättillgänglig demokrati.
I slutrapporten av projekt medborgardialog föreslås att medborgarförslagen
ersätts med införandet av e-petitioner; något som DFG motsätter sig, då de
menar att man vill möjliggöra för den enskilde att lämna egna förslag.
Kommunstyrelsen beslutade 2014-05-06 att uppdra till kansliavdelningen att
se över formerna för hur en sådan Förslagslåda kan se ut och även verka för
en möjlig integrering med den synpunktshantering som informationsenheten
tillhandahåller.
Ursprungstanken när Projekt Medborgardialog startade år 2012 var att en
synpunktshantering skulle startas upp parallellt med medborgarförslagen,
men bland annat på grund av IT-tekniska skäl blev så inte fallet. Idag ingår
Kristinehamn i ett värmländskt samarbete som ger kommunen tillgång till en
rad e-tjänster, men som inte stödjer den här formen av Förslagslåda.
3
Hantering av inkomna synpunkter i Förslagslådan
Demokrati och framtidsgruppen (DFG) föreslår att en grupp av
förtroendevalda och tjänstemän ska hantera inkomna förslag i denna
Förslagslåda. Den gruppen ska ha mandat att avgöra hur förslagen ska
hanteras, om politiska beslut krävs för frågan, eller om förslaget kan hanteras
av tjänsteperson på förvaltningsnivå. DFG:s mening är också att det ska vara
möjligt att lämna förslag både skriftligen och via webben. Målet är en mer
lättillgänglig demokrati och att de förslag som kommer in ska hanteras och
besvaras snabbare. Den här formen av synpunktshantering, i en
Förslagslåda, ska ersätta medborgarförslag. Dock understryks vikten av att
förslagen behandlas och att svar på förslagen ges.
Genom att gruppen som är kopplade till Förslagslådan består av både
förtroendevalda och tjänstemän, med mandat att hantera inkomna förslag,
kan den här formen av synpunktshantering i en Förslagslåda, bli ett
smidigare sätt för invånarna att påverka och för kommunen att hantera och
administrera synpunkter och förslag. Invånarna ska uppmuntras att använda
ett webbformulär för att skicka in sina förslag och synpunkter till
Förslagslådan, men det ska även gå att skicka vanlig e-post, brev eller ringa
in sina förslag och synpunkter. Felanmälan och eventuella överklaganden
behandlas inte här, utan hänvisas till särskilt angivna formulär.
Problem och alternativa lösningar
Hur det praktiskt ska fungera för en sådan grupp att träffas tillräckligt ofta
och regelbundet, så att Förslagslådan verkligen blir ett snabbare och
smidigare sätt att hantera synpunkter på, kan bli en utmaning. Risken är
snarare att det blir ineffektivt tidsmässigt och dyrt.
Ett alternativ till att tillsätta en grupp för att hantera Förslagslådan, är att
ersätta gruppen med ett mer avancerat IT-verktyg som direkt vid
webbformuläret sorterar förslagen i områden/ämnen. Dessa områden/ämnen
är i sin tur är kopplade till respektive nämnds sekreterare, som då har mandat
att avgöra om förslaget/synpunkten kräver politisk behandling, eller kan
lämnas vidare till ansvarig tjänsteperson på förvaltningen direkt. Inför varje
nämndmöte redovisas en sammanställning av inkomna synpunkter och
förslag som gått direkt till förvaltningen, vilket ger politikerna insyn i
invånarnas funderingar och även möjlighet att gå vidare med ärenden
politiskt.
4
Det värmländska e-samarbete som Kristinehamns kommun ingår i,
tillhandahåller inte den möjligheten som någon av de varianterna av
Förslagslåda kräver, utan då krävs en annan IT-lösning.
Riktlinjer för en utökad synpunktshantering
Om en Förslagslåda ska ersätta medborgarförslagen bör man titta på
handläggningen av de förslag som inkommer. Hanteringen av
medborgarförslag regleras av kommunallagen men en sådan reglering
innefattar inte en Förslagslåda och för att den föreslagna förändringen inte
ska uppfattas som en försämring, bör tydliga riktlinjer och rutiner tas fram
för hur dessa ska behandlas och hur lång tid ett ärende får ta. Det kan handla
om hur lång tid det får ta att besvara ett ärende, hur svar ska publiceras och
hur kommunen hanterar synpunkter och frågor som inkommer på annat sätt
än det formulär som finns att tillgå på webben.
E-petitioner som Förslagslåda
Flera kommuner, till exempel Malmö, Östersund och Haparanda, erbjuder
idag sina kommuninnevånare möjligheten att lämna in förslag via Internet
och en särskild mall, så kallad e-petition. En e-petition eller ett e-förslag (i
den fortsatta texten används benämningen e-förslag) är en kort fråga, önskan
om åtgärd eller information från en invånare till kommunen. Förslaget läggs
ut på hemsidan och andra invånare kan stödja förslaget genom att ”signera”
det. Enligt SKL är e-förslag kanske en av de enklaste demokratiska
metoderna som finns tillgängliga idag och ger möjlighet för fler människor
att engagera sig mellan valen. E-förslag ger också de förtroendevalda en
ökad kunskap om vad som engagerar invånarna, utan att förändra deras roll
som politiker.
E-förslag kan tas emot via brev och telefon, men enkelheten i förslagen gör
det till ett verktyg speciellt lämpat för att använda via internet. Kommer ett
förslag via brev eller telefon, bör dessa läggas in i systemet och bli synliga
via hemsidan. E-förslag ger kommunen nya möjligheter att få kunskap om
informella diskussioner och debatter som rör den offentliga verksamheten
och som pågår i sociala medier. Kommunen erbjuder då en officiell kanal på
den egna hemsidan. Med ett politiskt åtagande kan man dessutom ge
möjlighet till att e-förslag lyfts in i den politiska processen. Vilka förslag
som ska hamna där bestämmer kommunen själv. Lika så om det ska krävas
5
ett visst antal underskrifter för att ett förslag ska behandlas politiskt, eller ej.
Kommunen bestämmer själv vad man ska kalla den här möjligheten att
lämna förslag, till exempel Förslagslåda.
Vad vill vi uppnå med e-förslag?
Utgångspunkten är att stärka kommunen som demokratiaktör, där
medborgardialog är en riktning som Kristinehamns kommun har valt, och
där e-förslag kan vara en metod att utveckla den dialogen. Genom
medborgardialog gör kommunen klart att man vill ha invånarnas åsikter och
att deras kompetens och kunskap skapar ett mervärde för kommunen. Det
krävs också att förtroendevalda, invånare och tjänstepersoner arbetar
tillsammans för att utveckla det lokala samhället och ”skapa det goda
samhället”. Dock krävs det nya förändrade metoder för att möta moderna
människors engagemang. Teknikutvecklingen har tagit jättekliv och
utbildningsnivån på invånarna ökar. Människor väljer nya sätt att engagera
sig och nya sätt att informera sig på och det kräver nya metoder för att skapa
delaktighet och engagemang för att värna om den demokrati som byggts upp
i landet och kommunen.
Mål och syfte med e-förslag
Kommunen vill ta del av invånarnas förslag och synpunkter, samtidigt som
man vill ha en enklare hantering än den som är runt medborgarförslag. Målet
med ett införande av e-förslag är att få fler människor delaktiga i
utvecklingen av samhället och att motverka ett demokratiskt underskott. Det
är också ett sätt för kommunen att effektivisera verksamheten och öka
kvaliteten där invånarna kan bidra med sina kunskaper om kommunen.
SKL har definierat ett antal övergripande syften och mål med e-förslag, för
att inspirera kommuner och landsting att använda metoden:

Förtroendevalda får en ökad kunskap om aktuella frågor i
lokalsamhället

Stärker det representativa systemet – ökar inflödet av idéer till den
politiska dagordningen

Stärker medborgarnas samhällsintresse med ökad delaktighet i
utvecklingen

Kommunen öppnar upp för medborgarna genom att skapa en officiell
kanal
6

Stärker demokratin genom ökad förståelse för de demokratiska
processerna

Effektivare verksamhet och ökad kvalitet

Nå grupper vi i vanliga fall inte når
Ur ett medborgarperspektiv kan ett övergripande mål för arbetet beskrivas
som att medborgarna får en god demokratisk erfarenhet, med en ökad
förståelse för händelser och fördelar som uppnås genom att delta. Man
kanske inte får precis det man velat, men har en förståelse för resultatet och
man får en chans att möta andra medborgare och tillsammans påverka
utvecklingen av samhället man lever i.
Metodens styrka för att vara en framgångsrik metod för den demokratiska
processen i ett representativt system är dess enkelhet. E-förslag är en idé som
ett antal personer stödjer eller ej. Det är inte det slutgiltiga förslaget eller
beslutet, utan skall ses som en startpunkt som ger medborgarna möjlighet att
komma med förslag och nya idéer och lyfta intressen som inflöde till den
politiska dagordningen som stöd till det representativa systemet. Det skapar
en upplevelse av att man kan agera direkt och uttrycka sina synpunkter som
nu saknas i den kommunala demokratiska processen.
Fördelar med e-förslag

E-förslag är en enkel metod som är lätt för medborgarna att förstå
och hantera. E-förslag är genom sin enkelhet en bra metod att starta
med för att öka det lokala engagemanget.

E-förslag hanteras genom Internet och är en metod som gör att man
kan nå nya grupper av medborgare som man annars inte når.

Effektiva system för e-förslag utlovar respons och på så sätt främjar
positivt beteende.

Alla, både medborgare, den som lämnat e-förslag, politiker och
tjänstepersoner, kan följa e-förslagets gång. Metoden bygger på
öppenhet och transparens.

Det är lätt att signera ett e-förslag, det behövs inga särskilda
kunskaper för detta.

E-verktyg för förslagen kan anpassas för olika storlekar på
organisationer och gör det därför möjligt att använda såväl för små
7
kommuner och för stora kommuner och landsting.

E-förslag ger förtroendevalda möjlighet att bli mer synlig för
medborgarna och de förtroendevalda har en viktig roll att spela när
man inför e-förslag.

Kommunen och landstinget har möjlighet att fortsätta att hålla
kontakt med dem som signerat e-förslaget och får på så sätt möjlighet
att nå fler medborgare som visat engagemang.
Ett system för e-förslag är ett enkelt och direkt sätt att erbjuda medborgarna
en ingång till hjärtat av den demokratiska processen där de kan ta upp frågor
som är viktiga för dem istället för att vänta på att förtroendevalda eller
formella samråd ska efterfråga dem i förväg faststädda frågor. E-förslag är
en metod för att engagera medborgarna på ett enkelt sätt som komplement
till andra dialogmetoder.
E-förslag har ett utifrån och in perspektiv, här står det förslagsställaren fritt
att lämna vilket förslag som helst och ett e-förslag som får många
underskrifter ger uttryck för vad flera medborgare/invånare ser som viktigt.
E-förslag i praktiken
Vem ska få lämna e-förslag i Kristinehamns kommun? Alla som vill lämna
förslag som utvecklar kommunen, ska vara välkomna att göra det, oavsett
om man är kommuninvånare eller på tillfälligt besök. Däremot ska du vara
folkbokförd i Kristinehamns kommun för att ha möjlighet att skriva under ett
e-förslag. Det ska inte finnas någon åldersgräns för att få lämna e-förslag,
eller för att skriva under, då förhoppningen är att öka andelen unga som
väljer att göra sin röst hörd.
Inkomna e-förslag administreras av en moderator för att säkerställa
återkopplingen till förslagsställaren och att ärendet behandlas i rätt instans.
En moderator kan bedöma om e-förslaget tar upp en fråga som kommunen
har att hantera. Ligger förslaget utanför kommunens kompetensområde är
det moderatorns uppgift att kontakt förslagsställaren och informera om att
förslaget bör skickas till annan instans och även erbjuda hjälp med det.
Förslag som avvisas kan med fördel publiceras under ”avvisade förslag” med
tydlig motivering varför förslaget inte kan tas upp. Det kan också vara så att
ett förslag som kommer in rör ett område där det nyligen har fattats ett
politiskt beslut, som gäller för flera år framöver. Genom kontakt med
8
moderatorn kan förslagsställaren själv få avgöra om förslaget ska publiceras
ändå.
Kanske har e-förslaget karaktären av en synpunkt eller felanmälan?
Moderatorn kan då kontakta förslagsställaren och kontrollera om det är okej
att skicka det vidare till rätt förvaltning för handläggning. Moderatorn är
också behjälplig i formuleringen av e-förslag, samt när ett e-förslag har
samlat tillräckligt många namnunderskrifter, se till att förslaget hamnar i rätt
organisation. Moderatorn informerar förslagsställaren om eventuellt beslut
eller svar som ges efter det att förslaget har behandlats i den politiska
organisationen. Hur många signaturer som behövs för att förslaget ska
behandlas i nämnd, styrelse eller kommunfullmäktige, måste beslutas och för
Kristinehamns kommun föreslås en gräns på 20 namnunderskrifter. Finns
ingen gräns kan en lista på inkomna förslag till kommunfullmäktige som då
kan fatta beslut om något förslag ska diskutaeras vidare. En annan lösning är
att lämna det öppet för de förtroendevalda att själva fånga upp intressanta eförslag som de kan lyfta in i politiken. E-förslag kan också lämnas på papper
eller via e-post. Moderatorn skriver då in förslaget på webben så att det blir
möjligt att samla namnunderskrifter även där.
Ett e-förslag ligger öppet i 60 dagar för att samla namnunderskrifter.
Återkopplingen till förslagsställaren är a och o. Kommunens
Demokratisstrateg ansvarar för utvärdering och uppföljning.
E-förslag är också billigare att administrera än medborgarförslag. Enligt
beräkningar från SKL kostar ett medborgarförslag ca 10 000 kr att
administrera. Då får man beakta att alla förslag som kommer in som
medborgaförslag, måste hanteras därefter. Inför man istället e-förslag kan
moderatorn se till att synpunkter och andra ärenden hamnar i rätt kanaler.
Alla e-förslag blir inte en fråga för politisk beredning. Enligt offerter som
tagits in kostar det ca 100 000 kr att införa e-petitioner och sedan en
engångskostnad på 2500-3000 kr/månad för att få tillgång till verktyget som
tillhandahåller e-tjänsten. Tillkommer administrativa kostnader för de eförslag som får tillräckligt många namnunderskrifter och går vidare till
kommunfullmäktige.
9
Övergripande mål för Kristinehamns kommun
Kommunfullmäktiges Mål 1 – Invånarna ska känna att de har inflytande och
Kommunstyrelsens mål – Underlätta för invånarna till inflytande på lokala
beslut är kommunens övergripande mål som rör demokratiska frågor som
delaktighet och inflytande. Införandet av e-förslag kan vara ett bra och
lättillgängligt verktyg för att uppnå de uppsatta målen.
I den Barn- och ungdomsplan som är under beredning föreslås en mer
lättillgänglig Medborgardialog av typ sms-panel eller liknande. Införande av
e-förslag kan vara den lättillgängliga formen av Medborgardialog som
efterfrågas. Argumentet för att införa en mer lättillgänglig form är att minska
avståndet mellan kommunen och invånare och då framför allt ungdomar.
Slutsats
I slutrapporten av projekt medborgardialog föreslås att medborgarförslagen
ersätts med införandet av e-petitioner (i rapporten benämnt e-förslag); något
som DFG motsätter sig, då de menar att man vill möjliggöra för den enskilde
att lämna egna förslag. Möjligen föreligger en för snäv tolkning av vad eförslag innebär när DFG gör den bedömningen.
Enkelheten, den demokratiska vinsten och måluppfyllelse talar för att eförslag är det som ska ersätta medborgarförslagen. Det finns inget som
hindrar att kommunen bestämmer att den enskilde invånarens förslag ska
behandlas politiskt, eller att det ska krävas ett visst antal underskrifter för att
ett förslaget ska gå vidare politiskt. Det står också den enskilde politikern
eller partigrupper fritt att inspireras och gå vidare med alla e-förslag även om
det har satts ett krav på x-antal underskrifter. Ett eventuellt underskriftskrav
talar bara om att förslaget måste genomgå en politisk beredning, inte att
andra förslag inte får bli politik.
Alla tre förslag som redovisas i den här rapporten kräver att resurser tillförs.
I den första varianten på Förslagslåda krävs resurser i form av politiker och
tjänstepersoner, som ska beredas möjlighet att regelbundet och med ett inte
allt för långt tidsintervall, träffas för att handlägga inkomna synpunkter och
förslag. Gruppen ska också ha mandat att avgöra om det är politiken eller
tjänsteperson som ska hantera ärendet. Politiker utanför den här gruppen
kommer inte att få ta del av kommuninvånarnas förslag och synpunkter som
inte hamnar hos politiken, vilket gör att man kanske missar när
10
kommuninvånarna ”signalerar” om viktiga åsikter. Det finns heller inget i
den här varianten som gör det möjligt för andra invånare att se och ta del av
förslag som inkommer Förslagslådan. En kontakt har tagits med SKLs
nätverk för Medborgardialog och där har man ingen vetskap om någon
kommun som har den här formen av Förslagslåda.
Den andra varianten av Förslagslåda kräver först och främst en ny ITlösning. Inte heller denna variant har transparens inbyggt i systemet som
möjliggör för andra att se och ta del av inkomna förslag. SKL har ingen
vetskap om andra kommuner som har den här formen av Förslagslåda.
Även e-förslag kräver en annan IT-lösning, men här har SKL stor erfarenhet
av arbetet med att införa och tillhandahålla e-förslag och erbjuder
kompetensstöd till kommunen. Kristinehamns kommun ingår också i SKLs
nätverk runt Medborgardialog där e-förslag är en del. E-förslag är ett
modernt och transparent verktyg i arbetet med att öka kommuninvånarnas
delaktighet i den demokratiska processen. E-förlag är en enkel metod som är
lätt för invånarna att hantera och då det hanteras genom webben ökar
chansen att nå nya grupper av invånare.