1. No category

Bilaga § 3
Kortversion
Nationellt vårdprogram för palliativ vård 2012–2014
Version 1, april 2012
Regionalt cancercentrum Stockholm Gotland
regionaltcancercentrum@sll.se
Kortversion Nationellt vårdprogram för palliativ vård 2012-2014
ISBN: 978-91-85947-34-8
Stockholm, april 2012
2
Innehållsförteckning
1.
BAKGRUND ...........................................................................5
2.
PALLIATIV VÅRD ...................................................................7
3.
ETIK ....................................................................................9
4.
ÖVERGÅNG TILL PALLIATIV VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE........... 11
5.
SAMTAL I LIVETS SLUTSKEDE............................................... 13
5.1 Livsuppehållande behandling ........................................... 15
6.
TILLGÅNG TILL VÅRD- OCH OMSORGSPERSONAL.................... 16
7.
STRUKTURERAT ARBETSSÄTT ............................................... 17
8.
KVALITETSUPPFÖLJNING ...................................................... 18
9. VÅRDÅTGÄRDER I LIVETS SLUTSKEDE ................................... 19
9.1 Välbefinnande ............................................................... 19
9.2 Hudvård och trycksår ..................................................... 19
9.3 Munhälsa ...................................................................... 20
9.4 Elimination – urin och avföring ........................................ 20
9.5 Vätska och näring .......................................................... 20
10. SYMTOMLINDRING .............................................................. 21
10.1 Lindring vid andnöd ...................................................... 21
10.2 Lindring av rosslande andning ....................................... 21
10.3 Lindring vid förvirring ................................................... 22
10.4 Lindring av illamående .................................................. 23
10.5 Lindring av smärta ....................................................... 23
10.6 Lindring av ångest........................................................ 25
11. NÄRSTÅENDESTÖD .............................................................. 26
12. EFTERLEVANDESAMTAL........................................................ 27
13. DIAGNOSSPECIFIKA ÅTGÄRDER VID SYMTOMLINDRING I LIVETS SLUTSKEDE ............................................................. 28
13.1 Demenssjukdomar ....................................................... 28
13.2 Hjärtsjukdom............................................................... 28
13.3 Kroniskt obstruktiv lungsjukdom (KOL) ........................... 29
13.4 Motorneuronsjukdomar ................................................. 29
13.5 Stroke ........................................................................ 29
13.6 Tumörsjukdomar.......................................................... 30
14. DEFINITION AV OLIKA BEGREPP ENLIGT SOCIALSTYRELSEN .... 31
15. CHECKLISTA VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE ............................... 33
3
16. VID BEHOVSORDINATIONER FÖR ALLA PATIENTER I LIVETS SLUTSKEDE OAVSETT DIAGNOS............................................ 34
17. MUNVÅRD .......................................................................... 35
18. ORDLISTA .......................................................................... 36
4
Det första Nationella vårdprogrammet för palliativ vård i Sverige är
nu publicerat. Vårdprogrammet beskriver palliativ vård oberoende av
diagnos, ålder, etnicitet, bakgrund eller andra faktorer. Kortversionen
som du håller i din hand, är ett komplement avsett att vara till hjälp i
det dagliga palliativa arbetet. Den har fokus på allmän palliativ vård i
livets slutskede, d.v.s. den vård som ska kunna ges av all vårdpersonal
inklusive läkare inom såväl hemsjukvård, kommunala boendeformer
och på sjukhus till alla patienter oavsett diagnos. Man kan uttrycka det
som ”av alla, för alla, överallt”. I det fullständiga dokumentet, som
finns på www.cancercentrum.se, kan du läsa mer. Vårdprogrammet
som beskriver kunskapsområdet skapar tillsammans med Svenska
Palliativregistret (ett kvalitetsregister där alla dödsfall bör registreras)
förutsättningar för en förbättrad vård i livets slutskede.
Människor som vårdas i livets slutskede finns inom i stort sett all
öppen som sluten sjukvård samt inom den kommunala vården. I
ett flertal parlamentariska utredningar, t.ex. Prioriteringsutredningen1,
Slutbetänkandet ”Döden angår oss alla, Värdig vård vid livets slut” 2
samt i En nationell cancerstrategi3, konstateras att vården i livets
slutskede är ett område där det finns brister och stora regionala
skillnader. Bristerna gäller framför allt medicinska insatser, bemötan­
de, information och stöd till närstående.
Varje år avlider cirka 1 % av Sveriges befolkning (90–93 000 personer)
och de allra flesta av dessa har nytta av den palliativa vårdens innehåll.
Visionen är att alla människor med sina unika behov, ska tillförsäkras
en värdig och välfungerande vård vid livets slut. Palliativ vård i livets
slutskede av god kvalitet ska kunna bedrivas såväl vid palliativa verk­
samheter som brett inom hela sjukvårdssystemet och den kommunala
omsorgen.
Mycket kunskap och erfarenhet har under de senaste åren samlats hos
dem som huvudsakligen arbetar med döende människor. En utmaning
har varit att från denna erfarenhetsmässiga och evidensbaserade kun­
1
Vårdens svåra val, Slutbetänkande av Prioriteringsutredningen, SOU 1995:5
Döden angår oss alla, Värdig vård vid livets slut, Slutbetänkande från Kommittén om vård i
livets slutskede, SOU 2001:6
3
En nationell cancerstrategi för framtiden, Betänkande av Utredningen En nationell
cancerstrategi, SOU 2009:11
2
5
PALLIATIV VÅRD
1. BAKGRUND skap ta fram ett vårdprogram som kommer patienten/vårdtagaren till
del, oavsett om vården sker på sjukhus, i hemsjukvården eller inom
kommunala boendeformer.
PALLIATIV VÅRD
Då livet går mot sitt slut finns behov av ett strukturerat arbetssätt
för att tillförsäkra kvalitet i det medicinska och omvårdnadsmässiga
omhändertagandet. Arbetssättet förutsätter ett gemensamt språk,
gemensam värdegrund och vision, en definition av den palliativa vård­
processen, en definition av ett konkret vårdinnehåll, mätbara mål och
ett utifrån uppnådda resultat initierat förbättringsarbete.
6
2. PALLIATIV VÅRD Palliativ vård bygger på ett palliativt förhållningssätt som kännetecknas
av en helhetssyn på människan samt en strävan att stödja individen till
att kunna leva med värdighet och med största möjliga välbefinnande
till livets slut, oavsett ålder och diagnos. Palliativ vård syftar till att
förebygga och lindra lidande genom tidig upptäckt, noggrann analys
och behandling av fysiska, psykiska, sociala och existentiella problem.
Livets slutskede innebär att döden är oundviklig inom en överskådlig
framtid. Det huvudsakliga målet med vården ändras från att vara
livsförlängande till att vara lindrande och stödjande.
Arbete i team med olika yrkesgrupper är utmärkande för palliativ vård.
Tillgång till sjuksköterske- och läkarkompetens dygnet runt är en
förutsättning för att kunna bedriva god palliativ vård i livets slutskede.
När patientens behov så kräver, ska specialiserad palliativ kompetens
finnas att tillgå, i första hand för konsultation och vid behov för
remittering. När en patient med palliativ vård ska överföras till en
annan vårdenhet är det av största vikt att förmedla information i form
av en sammanfattning av tidigare och aktuell sjukhistoria, fortsatta
läkemedelsordinationer, eventuell överkänslighet, vilka medicinska och
omvårdnadsmässiga insatser som är aktuella och vad man kan
förvänta sig inom den närmaste framtiden.
Det är svårt att exakt förutsäga hur lång tid en svårt sjuk människa har
kvar att leva. Istället för en precis definition får vi istället ofta tänka i
termer av "att döden är oundviklig inom en överskådlig framtid",
vilket innebär att det bara finns en kort tid kvar i livet, kanske några
timmar, dagar, veckor eller månader. Svårt sjuka och närstående som
har insikt om situationen har mycket större möjligheter att planera för
och ta vara på den sista tiden i livet.
4
Palliativ vård enligt Världshälsoorganisationen (WHO), 2002
7
PALLIATIV VÅRD
Syftet med palliativ vård och behandling i livets slutskede är inte att
förlänga livet, utan att hjälpa personen att uppnå bästa möjliga livs­
kvalitet genom att främja välbefinnande och att ge god symtomlind­
ring4. Den palliativa vårdens värdegrund kan sammanfattas i fyra
ledord: närhet, helhet, kunskap och empati.
PALLIATIV VÅRD
Vissa sjukdomar är redan vid diagnostillfället inte möjliga att bota.
Detta gäller nästan alltid vid spridd tumörsjukdom men även vid
många andra kroniska sjukdomar. Det är ibland svårt att avgöra när en
sjukdom som inte går att bota, t.ex. diabetes, kroniskt obstruktiv
lungsjukdom (KOL), hjärtsvikt eller s.k. ”multisjuka” (personer som
har flera sjukdomar), går över till palliativ vård i livets slutskede. Det
är av yttersta vikt att läkaren i samråd med andra yrkesgrupper
försöker bedöma när detta skede av sjukdomen inträder. Den s.k.
brytpunkten till palliativ vård i livets slutskede innebär att målet med
vården förändras från att vara livsförlängande till att vara lindrande.
Oftast är symtomen, t.ex. smärta och oro, under den sista tiden i
människors liv mycket likartade, då döende människors behov till
stora delar inte beror på vilken sjukdom man har.
Brytpunkt
till palliativ
vård i livets
slutskede
Död
Livets slutskede
Kronisk sjukdom
Sorg
Figur 1. Övergång mellan kronisk sjukdom och den del som vårdprogrammet
avser att belysa.
8
3. ETIK Den traditionella etiska plattformen för prioriteringar inom hälso- och
sjukvården består av tre principer:
x människovärdesprincipen
x behovs- och solidaritetsprincipen
x kostnadseffektivitetsprincipen
Dessa fyra är:
x godhetsprincipen – att göra gott
x icke skadaprincipen – att inte skada
x rättviseprincipen – att vara rättvis
x autonomiprincipen – självbestämmande
En etisk konflikt kan uppstå om olika principer ställs mot varandra,
exempelvis vårdarens vilja att behandla (godhetsprincipen) och indi­
videns rätt att avstå (autonomiprincipen). Ytterligare exempel på en
etisk konflikt är möjligheten för patienten till kortare livsförlängning
med t.ex. cytostatikabehandling av långt framskriden lungcancer
(godhetsprincipen), men detta till priset av ev. kraftfulla biverkningar
och bundenhet till sjukhusvård (icke skadaprincipen). För att
innehållet i ett beslut ska anses vara etiskt välgrundat och kunna
genomsyra den fortsatta vården – så att den gagnar individen bäst – är
det viktigt att hela vårdteamet är delaktigt i den etiska diskussionen
och att olika etiska aspekter genomlysts på ett strukturerat sätt.
Två frågor, som kompletteras med Hälso- och sjukvårdslagens5 lag­
stadgade rätt att avstå behandling, kan hjälpa oss i denna svåra kliniska
vardag för att se vilka åtgärder som gagnar individen. Det är ”Vad kan
vi göra?” (maximal insats) och ”Vad bör vi göra av det vi kan göra?”
5
Hälso- och sjukvårdslagen jämte vissa tillhörande författningar.SFS 1982:763. Stockholm:
Statens nämnd för utgivande av förvaltningsrättsliga publikationer. Liber distribution.
9
PALLIATIV VÅRD
Ytterligare fyra etiska principer kan utgöra en vägledning för
vårdpersonal i kontakten med patienten vid svåra vägval.
PALLIATIV VÅRD
(optimal insats). Det är aldrig tillåtet att utföra ingrepp, åtgärder eller
handlingar med mening att orsaka en människas död.
10
4. ÖVERGÅNG TILL PALLIATIV VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE
Enligt Hälso- och sjukvårdslagen6 ska respekt visas för patientens
självbestämmande och integritet och vården ska så långt det är möjligt
utformas och genomföras i samråd med patienten. Vid vården av en
svårt sjuk person kan nedanstående situationer och kriterier vara
tillfällen då det kan röra sig om övergång till palliativ vård i livets
slutskede. Man bör då diskutera inriktningen på vården med den sjuke
och de närstående.
x under den senaste tiden har fått svårare att klara av aktiviteter i det
dagliga livet (ADL), t.ex. är mestadels sängliggande.
x kommer från särskilt boende till akutsjukhuset på grund av
försämring som inte är möjlig att behandla.
x har en avancerad kognitiv funktionsnedsättning, d.v.s säga mental
nedsättning som man kan få vid t.ex. demenssjukdom.
x eller närstående önskar att livsförlängande behandling avbryts eller
inte inleds.
När det finns:
x behandlingsbegränsning, exempelvis ”Ej hjärt-lungräddning”
(”Ej HLR”).
x olika uppfattningar om att påbörja eller avbryta livsförlängande
behandling.
x oklarheter kring målet med vården.
x otillfredsställande symtomlindring.
x diskussioner kring nutritionsstöd, t.ex. perkutan endoskopisk
gastrostomi (PEG).
6
Hälso- och sjukvårdslagen jämte vissa tillhörande författningar. SFS 1982:763, Stockholm:
Statens nämnd för utgivande av förvaltningsrättsliga publikationer. Liber distribution.
11
PALLIATIV VÅRD
När den redan svårt sjuke:
Palliativ vård i livets slutskede bör också övervägas vid följande situa­
tioner, när man uteslutit att det inte finns något sjukdomstillstånd som
man kan behandla.
Personen:
x är sängbunden.
x sover större delen av dygnet.
x inte kan svälja mediciner.
PALLIATIV VÅRD
x bara kan dricka små klunkar vatten.
12
För att på bästa sätt kunna respektera individens autonomi och
integritet då man möter personer med livshotande sjukdom, måste
man känna till personens föreställningar, förhoppningar, farhågor och
hans eller hennes egna ställningstaganden. Den sjuke bör få så mycket
kunskap om sin sjukdom som han eller hon behöver och önskar, för
att ta ställning till erbjudna behandlingar och vårdåtgärder. Vid
tidpunkten för övergången till palliativ vård i livets slutskede bör
personen redan vara på det klara med att livsuppehållande behandling
inte längre är aktuell utan att fokus i vården ligger på livskvalitet och
symtomlindring. Om så inte är fallet måste ett s.k. brytpunktssamtal
genomföras. Man behöver inte tveka att berätta om obehagliga eller
”svåra” besked, men göra det på ett tydligt och medkännande sätt och
i den sjukes egen takt utifrån vad han eller hon vill veta.
Om patienten så önskar, bör man involvera de närstående i samtalen
och låta dem beskriva sina föreställningar, förhoppningar och far­
hågor. Inte sällan kan man upptäcka olika missförstånd och rätta till
dem. Om patienten p.g.a. kognitiv svikt (t.ex. demens) inte kan till­
godogöra sig information, hålls brytpunktssamtalet med närstående i
stället.
Frågan om hur lång tid som återstår är vanlig och viktig både för den
sjuke själv och för de närstående. Även om tidsprognosen är mycket
osäker kan det i livets slutskede vara viktigt att förmedla vilken stor­
leksordning det rör sig om (timmar, dagar eller veckor). Detta kan
möjliggöra en diskussion i familjen om vad tiden ska användas till –
ett sista besök hemma/i stugan, viktiga personliga möten eller beslut
i ekonomiska frågor. I de flesta fall behöver personen och/eller de
närstående också få möjlighet till uppföljande samtal med någon
annan teammedlem, t.ex. kurator eller sjuksköterska.
Samtalen bör dokumenteras noga så att de som ansvarar för vården
och omsorgen känner till vad som är överenskommet.
13
PALLIATIV VÅRD
5. SAMTAL I LIVETS SLUTSKEDE Förslag till struktur vid informerande samtal:
x Förbered samtalet noga, kontrollera medicinska fakta, beslut om
deltagare, avsätt tid, boka lokal, stäng av sökare och telefon.
x Vad vet/uppfattar/tror/befarar patienten om sin sjukdom eller
situation?
x Hur mycket vill patienten veta?
x Förvarna om du har oväntade och svåra besked att lämna.
x Informera på inkännande och tydligt sätt. Pausera ofta och
kontrollera att patienten förstått.
PALLIATIV VÅRD
x Var beredd på och stöd olika känsloyttringar.
x Planera gemensamt för fortsatt behandling och information.
Använd gärna rådgivare, men var noga med kontinuiteten med
patienten.
Senast i samband med att brytpunktssamtalet genomförs bör
arbetsteamet även göra följande:
x fråga var patienten/vårdtagaren vill vårdas.
x informera om och vid behov förmedla kontakt med samhällets
övriga tillgängliga stödinsatser.
x informera om patientens/vårdtagarens rätt att tacka nej till
föreslagna vårdåtgärder.
x informera om närståendepenning, information finns på
http://www.forsakringskassan.se/sjukvard/narstaendepenning
x etablera tydliga kontaktvägar; t.ex. vilka närstående ska kontaktas
vid försämring och/eller ökat hjälpbehov och deras aktuella
telefonnummer, men också hur de närstående kan komma
i kontakt med vårdpersonalen.
x informera närstående om möjligheten till samtalsstöd och del­
tagande i omvårdnaden av patienten/vårdtagaren.
x revidera läkemedelslistan och ordinera vid behovsläkemedel i
injektionsform (se kapitel 16).
x avsluta omvårdnadsåtgärder, medicinska undersökningar och
provtagningar som inte längre gagnar patienten/vårdtagaren.
x initiera rutin för bedömning av symtom och munhälsa.
14
Vid palliativ vård i livets slutskede förändras vårdens mål så att direkt
livsuppehållande åtgärder inte är aktuella. Detta inkluderar naturligtvis
även hjärt-lungräddning, även om just denna åtgärd inte särskilt har
specificerats. Beslut om ”Ej HLR” ska grundas på medicinsk bedöm­
ning och fattas av leg. läkare som ansvarar för vården av patienten. I
de fall läkaren bedömer att hjärt-lungräddning inte har potential att
rädda patientens liv, d.v.s. i praktiken vid palliativ vård i livets slut­
skede – eller i de fall patienten själv har framfört att hjärt-lungrädd­
ning inte ska genomföras – ska läkaren dokumentera sitt beslut om
ordinationen ”Ej HLR” så att all vårdpersonal som ansvarar för
vården av patienten, har omedelbar tillgång till informationen. Som
stöd vid dessa situationer och beslut skall man följa Socialstyrelsens
föreskrift SOSFS 2011:77. Där stadgas att verksamhetschefen ska
ansvara för att det för en patient med ett livshotande tillstånd ska
utses en leg. läkare som fast vårdkontakt. Detta ska göras så snart som
möjligt efter det att en behandlande läkare har konstaterat tillståndet.
Den fasta vårdkontakten ska ansvara för planeringen av patientens
vård. Vid planeringen ska den fasta vårdkontakten:
x fastställa målen för vården.
x fastställa delmålen för de olika behandlingar och åtgärder som
ingår i vården.
x ta ställning till hur patientens behov av hälso- och sjukvård ska
tillgodoses.
Denna planering ska i möjligaste mån ske i samråd med patienten.
7
Livsuppehållande behandling, SOSFS 2011:7 (M). Socialstyrelsens författningssamling.
Edita Västra Aros, Västerås, 2011.
15
PALLIATIV VÅRD
5.1 Livsuppehållande behandling
6. TILLGÅNG TILL VÅRD- OCH VÅRDKVALITET
OMSORGSPERSONAL
Tillgång till sjuksköterske- och läkarkompetens dygnet runt är en
förutsättning för att kunna bedriva god palliativ vård i livets slutskede.
När patientens behov överstiger den lokala kompetensen bör speciali­
serad palliativ kompetens finnas att tillgå både för konsultation och
vid behov remittering. När en palliativ patient överförs till en annan
vårdenhet är det viktigt att förmedla vilken information som getts till
vem, vårdens aktuella inriktning samt en sammanfattning av relevant
tidigare och aktuell sjukhistoria, ev. fortsatta ordinationer, över­
känslighet samt relevanta statusfynd, vilka medicinska och omvård­
nadsmässiga insatser som är aktuella just nu och vad man kan förvänta
sig inom den närmaste framtiden. En aktuell läkemedelslista inkl. vid­
behovsordinationer mot andnöd, rosslingar, förvirring, illamående,
smärta och ångest i injektionsform är av största betydelse.
16
7. STRUKTURERAT ARBETSSÄTT I den palliativa vården är det viktigt att man arbetar förebyggande.
Det innebär att försöka ligga steget före och förstå vad som är vanligt
förekommande problem, situationer och symtom.
x Liverpool Care Pathway (LCP) är en standardvårdplan för döende
patienter under de sista dygnen/veckan i livet. Du kan läsa mer på
http://www.lcp.nu/pages/404.asp?menuID=27. Du kan även
kontakta LCP koordinationscentum Stockholms Sjukhem
lcp@stockholmssjukhem.se
x The Edmonton Assessment Scale (ESAS) är en metod för intensi­
tetsskattning av tio vanliga symtom.
x Med en visuell analog skala (VAS) eller numeric rating scale (NRS)
kan man mäta smärtintensitet. Om patienten/vårdtagaren har svårt
att uttrycka sig muntligt, t.ex. vid demenssjukdom, kan man
använda Abbey Pain Scale eller Doloplus 2.
x ”De sex S:n” är en modell som kan fungera som hjälp för att för­
verkliga en god palliativ vård genom ett strukturerat arbetssätt.
Syftet är att främja en personcentrerad vård där den enskilde
patientens behov, värderingar och livsstil är centrala utgångs­
punkter vid planering, genomförande och utvärdering av vården.
”S:n” står för:
¾ Självbild
¾ Självbestämmande
¾ Sociala relationer
¾ Symtom
¾ Sammanhang
¾ Strategier
Du kan läsa mer på http://www.esh.se/forskning/enheten-foer­
forskning-i-palliativ-vaard.html
17
VÅRDKVALITET
I ett strukturerat arbetssätt ingår regelbunden bedömning, uppfölj­
ning, dokumentation och överrapportering. Hjälpmedel för att
kvalitetssäkra vården i livets slutskede kan vara att arbeta med
standardvårdplaner, skattningsinstrument för olika symtom
(t.ex. smärta, munhälsa, trycksår) och checklistor. Nedan beskrivs
kortfattat några exempel.
8. KVALITETSUPPFÖLJNING Svenska Palliativregistret är ett nationellt kvalitetsregister med syfte att
vara ett hjälpmedel i arbetet med en förbättrad palliativ vård. Målet är
att alla dödsfall oavsett dödsorsak och dödsplats ska registreras. Via
registrets hemsida får deltagande enheter ett hjälpmedel för att följa
den egna verksamhetens kvalitet av den givna vården i livets slutskede.
Vårdenheterna kan se om man lever upp till den vårdkvalitet som be­
skrivs i Nationella vårdprogrammet för palliativ vård. Viktiga områ­
den för det kontinuerliga förbättringsarbetet kan identifieras.
VÅRDKVALITET
Mer information finns att hämta på registrets hemsida
http://www.palliativ.se/mainfrm.aspx
18
9. VÅRDÅTGÄRDER I LIVETS SLUTSKEDE Att främja välbefinnande och att ge god symtomlindring är de absolut
viktigaste uppgifterna för vårdpersonalen vid vård av svårt sjuka och
döende människor. Den sjukes fysiska, psykiska, sociala och existen­
tiella behov ska tillgodoses. Den döende människan förlorar successivt
sina förmågor till aktiviteter i dagligt liv och behöver, oberoende av
diagnos, hjälp med omvårdnaden. Det är viktigt att den sjuke får
behålla sin värdighet, känna meningsfullhet och får hjälp att leva så
optimalt det går, livet ut. Det blir betydelsefullt att endast genomföra
de åtgärder som gagnar den svårt sjuke och att avstå från insatser som
inte bidrar till välbefinnandet. Prioriterat blir symtomlindring samt
åtgärder i relation till munvård, tryckutsatta hudområden och elimina­
tion. Dessutom är det av vikt att skapa en så lugn och trygg miljö som
möjligt, oavsett var den svårt sjuke vårdas.
Närstående behöver ses och stöttas oavsett om vården sker i hemmet,
på sjukhus eller inom andra vårdformer. För att säkerställa bästa möj­
liga omvårdnad i livets slutskede krävs närhet och närvaro.
9.2 Hudvård och trycksår
Det är betydelsefullt för den svårt sjuke att han/hon är ren, doftar
som vanligt och känner sig så fräsch som möjligt. Använd gärna
personens egen tvål, parfym och rakkräm. Målsättningen är att den
svårt sjuke ska ligga bekvämt i en ren säng. Vänd ofta på kuddar och
använd gärna stillsam beröring. Att smörja händer och fötter och ge
mjuk massage kan minska oro och öka välbefinnandet. Lägesändringar
i relation till symtom och för att förebygga trycksår är viktiga, men
under livets sista timmar och om personen ligger lugnt och behagligt
undviker man ofta vändschema. Små lägesförändringar (30 graders
sidoläge) och olika sorters madrasser kan användas i tryckförebygg­
ande syfte.
19
SYMTOMLINDRING
9.1 Välbefinnande
9.3 Munhälsa
Att vara fräsch i munnen är mycket betydelsefullt för livskvalitet och
välbefinnande. Att fukta munnen regelbundet är ett sätt att motverka
den muntorrhet som är vanligt förekommande i livets slutskede.
Närmare tips om hur munvård kan genomföras finns i kapitel 17.
SYMTOMLINDRING
9.4 Elimination – urin och avföring
Problem med inkontinens och/eller svårigheter att tömma blåsan
(urinretention) är vanligt de sista dagarna i livet. Vid oro och förvirring
bör urinretention uteslutas som orsak. Hos svårt sjuka med urininkon­
tinens kan en kvarliggande kateter vara en lösning. I annat fall handlar
det om att hålla personen ren, torr och luktfri. Återigen gäller regeln
om den sjukes värdighet och högsta möjliga välbefinnande.
Omvårdnad i relation till tarmfunktionen de sista dagarna i livet hand­
lar om att åtgärda nytillkomna problem. Även förstoppning kan vara
orsak till oro och förvirring. Detsamma gäller vid avföringsinkonti­
nens, som kan vara ett symtom på hårda avföringsklumpar (fekalom).
Mjuk undersökning av buken och ändtarmen är ofta tillräcklig för att
bedöma om den svårt sjuke är förstoppad.
9.5 Vätska och näring
Människor i livets slutskede har mycket begränsad ork, vilar/slumrar
en stor del av dagen, orkar knappt ur sängen eller att delta i ett längre
samtal. Detta är naturliga steg i döendeprocessen då kroppens organ­
system successivt sviktar.
Många slutar också efter hand att äta och dricker allt mindre. Frågan
om att ge eller avstå vätska och näring i livets slut väcker ofta frågor
och känslor, framförallt hos närstående, ibland också inom olika
personalgrupper. Grundprincipen vid palliativ vård i livets slutskede
är att droppbehandling med vätska eller näring inte gagnar patienten
och därför ska avbrytas eller inte inledas i detta skede. Aktiv munvård
är ett bättre alternativ.
20
Att ge en god symtomlindring är en av de absolut viktigaste upp­
gifterna för vårdpersonalen vid vård av svårt sjuka och döende
människor. Genom att förebygga, tidigt upptäcka och behandla
problem av olika karaktär, t.ex. olika symtom, ges både den sjuke och
de närstående möjlighet till så god livskvalitet och välbefinnande som
möjligt under den sjukes sista tid i livet. Studier har visat att symtom
som smärta, andnöd, förvirring, illamående och ångest förekommer i
ungefär samma omfattning, oavsett vilken diagnos patienten har. För
att upptäcka eventuella symtom är det av största vikt att varje vård­
enhet har en rutin för hur patienterna ska tillfrågas om vad som
besvärar dem och i vilken grad. Patienter med nedsatt mental förmåga
bör bedömas med hjälp av observationsinstrument, t.ex. Abbey Pain
Scale.
I första hand ska man alltid eftersträva en orsaksinriktad behandling
och om det inte är möjligt, kan man övergå till symtomlindrande
behandling.
Förslag på läkemedel finns i kapitel 16.
10.1 Lindring vid andnöd
För att lindra andnöd ges opioid oralt eller parenteralt. Morfin är
förstahandsval. Doseringen beräknas utifrån eventuell pågående
opioidbehandling (kan behöva ökas 20–30 %). Om patienten inte
redan behandlas med morfin eller någon annan opioid titreras en
lindrande dos fram, förslagsvis i små steg från 5 mg per os eller
2,5 mg sc. Om behandlingsförsök med morfin och icke farmakologiska åtgärder (t.ex. lägesändringar eller förändrad andningsteknik)
inte lyckas erbjuda lindring, bör en bensodiazepin prövas.
Syrgasbehandling bör förbehållas patienter med påvisad hypoxi
(=syrebrist d.v.s. syrgassaturation < 90 % i vila) och som får en
dokumenterad lindring av åtgärden.
10.2 Lindring av rosslande andning
Mot slutet av livet när krafterna avtar alltmer, när den svårt sjuke inte
är i stånd att svälja, hosta upp slem och inte själv kan vända sig, kan en
rosslande andning förekomma – ett symtom som inte plågar patienten
men kan upplevas som obehagligt av närstående. Ofta är patienten
inte vid medvetande när den rosslande andningen uppkommer.
21
SYMTOMLINDRING
10. SYMTOMLINDRING
Behandling av rosslande andning kan vara farmakologisk, men
omvårdnadsåtgärder som lägesändring i sängen inkl. en kortare stunds
framstupa sidoläge och varsam munvård där munhålan torkas ren från
slem och munslemhinnan fuktas, kan också lindra. Den antikolinerga
substansen glykopyrron (t.ex. Robinul) kan ibland lindra, men också
ha biverkningar som torra slemhinnor i mun och ögon samt risk för
urinretention. Alternativet skopolamin är sämre på grund av större
risk för förvirring/hallucinationer och är därför inte ett
förstahandsval.
SYMTOMLINDRING
10.3 Lindring vid förvirring
En förvirrad patient är oförmögen att fatta beslut kring viktiga aspek­
ter på det återstående livet och på vård och behandling. Förvirringen
gör också att det blir svårt att kommunicera.
Det finns tre olika typer av förvirring. En patient med hyperaktiv för­
virring är agiterad, rastlös eller motoriskt orolig, medan en patient med
hypoaktiv förvirring är motoriskt långsam eller stilla, tillbakadragen,
trött och slö. Ibland förekommer båda parallellt (blandad typ). Mänsk­
lig närvaro, lugnt samtal, musik och försiktig beröring är viktiga
omvårdnadsåtgärder för att lindra förvirringen. Närståendes röster är
viktiga eftersom det välkända ofta inger trygghet. Taktil massage kan
prövas.
Haloperidol (t.ex. Haldol) är förstahandsvalet om läkemedelsbehand­
ling behöver tillgripas och kan doseras per oralt 0,5–2 mg,
1–2 gånger per dygn. Det ges ofta subkutant i samma dos och kan
blandas med flera vanliga läkemedel (t.ex. opioid och midazolam) för
kontinuerlig infusion via pump. Det är ovanligt att doser över 10 mg
används utan konsultation av psykiatrisk expertis.
Vid hyperaktiv eller blandad typ av förvirring kan midazolam behövas
som komplement till ett neuroleptikum, ofta som kontinuerlig infu­
sion subkutant via pump. Initial dos om patienten inte tidigare stått
på bensodiazepin kan vara 10–15 mg/24h. Midazolam har kort
halveringstid och är därför lättstyrt.
Vid motorisk oro i livets slutskede kan urinretention vara en behand­
lingsbar anledning. Har vårdenheten tillgång till en s.k. bladderscan
(ultraljudsapparat för att mäta urinmängd i blåsan) kan denna orsak
enkelt belysas. Annars bör provtappning med kateter övervägas. Vid
blåsfyllnad på 3–4 dl eller mer kan en kvarliggande kateter (KAD) ha
god effekt.
22
10.4 Lindring av illamående
Vid ospecifikt illamående av oklart ursprung kan behandlingen inledas
med en dopaminreceptorantagonist där haloperidol (t.ex. Haldol)
1–2,5 mg/dygn är ett alternativ. Andra förslag är metoklopramid
(t.ex. Primperan). En kombination av metoklopramid och haloperidol
rekommenderas som nästa steg.
10.5 Lindring av smärta
God smärtlindring i livets slutskede kräver att man uppmärksammar
såväl det fysiska lidandet som den psykiska smärtan, social problema­
tik och separation samt existentiella och andliga dimensioner av
lidandet.
Validerade smärtskattningsinstrument hjälper till att upptäcka om en
person har smärta oavsett orsak eller underliggande sjukdom. Val av
skattningsinstrument kan variera beroende på verksamhet och patient/
vårdtagare. Den visuella analoga skalan (VAS) är mest känd men ofta
används en motsvarande elvagradig NRS-skala från 0 till 10 (numeric
rating scale). För kognitivt sviktande patienter kan ”Abbey Pain Scale”
eller Doloplus 2 vara ett alternativ.
Såväl diagnostik som behandling av smärta ska baseras på den under­
liggande smärtmekanismen. En noggrann smärtanalys bör därför alltid
göras.
Det är angeläget att svårt sjuka patienter får veta att smärta kan
lindras, men det går aldrig att lova total smärtfrihet.
23
SYMTOMLINDRING
Illamående vid långt framskriden sjukdom och hos patienter i livets
slutskede kräver ofta läkemedelsbehandling. Omvårdnadsåtgärder som
undvikande av starka dofter (t.ex. matos) och hastiga lägesför­
ändringar är också viktiga. Om orsaken till illamåendet inte kan identi­
fieras bör behandlingen av illamåendet vara symtomatiskt. Oftast är
det i detta skede av sjukdomen aktuellt att ge dessa läkemedel sub­
kutant.
Områden att beakta vid smärtanalysen är:
x intensitet: vila, rörelse, smärtgenombrott.
x tidsperspektiv: variation över dygnet, akut, nytillkommen, kronisk,
smärtgenombrott.
x utlösande faktorer: kända, okända, påverkbara.
x lokalisation.
x orsak: relation till aktuell sjukdom, cancerrelaterad, samtidig
inflammation.
SYMTOMLINDRING
x smärtstatus: smärtutbredning, sensibilitet, rodnad, svullnad,
värmeökning, palpationsömhet.
x smärtmekanism: nociceptiv, neuropatisk.
x psykologisk påverkan: oro, ångest, stress, missbruk.
x påverkan på livskvalitet: funktion, vardagliga aktiviteter.
x behandling: grundbehandling, behandling vid behov,
hjälper/hjälper inte.
x biverkningar.
Nedanstående text rör behandling med opioider. För behandling med
paracetamol, NSAID och för läkemedel med specifik effekt mot
neuropatisk smärta hänvisas till Läkemedelsverkets rekommendation
”Smärtlindring i livets slutskede”8.
Morfin är förstahandsalternativ bland mer potenta opioider.
Morfin:
x har effekt inom 30–45 minuter efter intag av kortverkande tablett
och har maximal effekt inom en till två timmar. Effekten kvarstår
cirka fyra timmar.
x i spruta är två till tre gånger mera potent än i tablett. Effekt efter
subkutan administration ses inom 15–25 minuter.
x är olämpligt vid nedsatt njurfunktion p.g.a. ackumulering av aktiva
morfinmetaboliter.
8
Smärtlindring i livets slutskede: Ny rekommendation 2010. Läkemedelsverket.
24
Peroral behandling med kortverkande morfin inleds med 5–10 mg var
fjärde till var sjätte timme – den lägre dosen till äldre patienter som inte
tidigare står på opioid. Extrados, att tas vid behov, bör vara 1/6–1/10
av den totala dygnsdosen. Dostitrering sker med stöd av antalet extra­
doser som givits det senaste dygnet, så att den totala mängden extra
givet morfin fördelas på var och en av de ordinarie doserna. När till­
fredsställande smärtlindring uppnåtts görs en övergång till depå­
preparat. Dessa preparat ges vanligen var tolfte timme. Den första
depåtabletten ges två timmar efter den senast givna kortverkande
tabletten. Därefter ges kortverkande enbart som extrados. Titrering
med depåpreparat direkt går också bra. Startdoser är 10–40 mg
långverkande morfin per dygn – den lägre dosen till äldre patienter
som inte tidigare står på en opioid. Under titreringen används
kortverkande morfin som extrados på sätt som beskrivits ovan.
Val av opioid styrs av aktuell smärtmekanism, njurfunktion, biverk­
ningar och tänkt administrationssätt. Dosökningar med 30–50 % är
vanliga i behandlingens titreringsfas. Opioider har ingen maxdos utan
doseringen styrs av den smärtstillande effekten och biverkningarna.
Behovet av extradoser styr eventuell ökning av underhållsdos. Vid
cancerrelaterad smärta rekommenderas i första hand peroral behand­
ling. Vid stabil smärtsituation där fortsatt oral administrering inte är
möjlig kan byte till fentanylplåster eller subkutan pump övervägas.
10.6 Lindring av ångest
Den bästa behandlingen av en persons oro är att vårdgivaren ger den
sjuke tid att prata om sin oro. Ett aktivt lyssnande kombinerat med
raka, klara besked om situationen löser oftast många bekymmer.
Sömnsvårigheter kan vara ett tecken på att den sjuke har nattliga
smärtor eller andra symtom som behöver behandlas på ett effektivare
sätt, men också på att det kan finnas ouppklarade funderingar som
kan behöva belysas i en empatisk dialog. Om farmakologisk behand­
ling behövs kan man i första hand prova med sedativa till natten, för­
slagsvis zopiklon eller zolpidem. Om oron stegras eller övergår i
ångest bör anxiolytika ordineras dagtid. Förstahandspreparat är
oxazepam.
25
SYMTOMLINDRING
Vid nedsatt njurfunktion är andra starka opioider som fentanyl, meta­
don eller ketobemidon att föredra. Nedjusterade doser hydromorfon
och oxikodon kan också användas.
SYMTOMLINDRING
11. NÄRSTÅENDESTÖD Närstående kan ha olika behov av stöd som dessutom kan variera
under den sjukes vårdtid. Stödet innefattar både emotionellt stöd i
form av samtal och att de närstående är informerade om vad som
händer samt information om vårdalternativ, närståendepenning och
annat praktiskt stöd som kan behövas under patientens sjukdomstid.
Barn har också rätt till anpassad information liksom ärliga svar på sina
frågor. Från den 1 januari 2010 gäller en ny lagstiftning9 som innebär
att hälso- och sjukvården och dess personal ”….särskilt ska beakta ett
barns behov av information, råd och stöd om barnets föräldrar eller
annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med …… har en
allvarlig fysisk sjukdom ….. eller om barnets förälder eller någon
annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med oväntat
avlider”. Barn behöver hjälp att förstå vad som händer genom
balanserad information om sjukdomen, dess orsak, prognos, vård och
behandling och hur föräldern och familjen kommer att påverkas av
sjukdomen. De behöver få höra om hur människor i deras situation
kan tänka och reagera och till vem de kan vända sig om de har
ytterligare frågor eller tankar.
9
Hälso- och sjukvårdslagen, tillägg, SFS 2009:979
26
12. EFTERLEVANDESAMTAL Det är viktigt att vården har en rutin för uppföljning där de närstående
kontaktas efter dödsfallet för att kunna identifiera de personer som
har behov av fortsatt stöd från sjukvården. Det är ett tillfälle att få ge
synpunkter och avsluta relationen till personalen. Detta behov är öm­
sesidigt och därför är efterlevandesamtal också viktigt för dem som
vårdat patienten. Det är också viktigt att man klargör vem som har
ansvaret för efterlevandesamtalet.
x att få berätta om sjukdomen och hur det var före, under och efter
dödsfallet.
x att få reda ut eventuella oklarheter kring diagnos, sjukdom,
behandling och vård.
x att få möjlighet att beskriva sina känslor, berätta om eventuellt
oavslutade situationer, skuldkänslor och annat.
Den eller de personer som är ansvariga för samtalet kan bedöma om
det behövs ytterligare stöd i sorgeprocessen för någon eller några
bland de närstående, kontakt med läkare, kurator eller sorgegrupp etc.
27
SYMTOMLINDRING
Efterlevandesamtalet bör erbjudas några veckor till någon eller några
månader efter dödsfallet. Vad som tas upp under ett efterlevande­
samtal avgörs givetvis individuellt, men följande saker kan vara viktiga:
13. DIAGNOSSPECIFIKA ÅTGÄRDER VID SYMTOMLINDRING I LIVETS SLUTSKEDE
SYMTOMLINDRING
13.1 Demenssjukdomar
Demens är ett samlingsnamn för en rad symtom som orsakas av
hjärnskador. Det kan yttra sig på olika sätt beroende på vilka delar av
hjärnan som drabbats. Vanligen försämras minnet och förmågan att
planera och genomföra vardagliga sysslor. Språk, tidsuppfattning och
orienteringsförmåga är andra kognitiva förmågor som påverkas nega­
tivt. Det är viktigt att vårdpersonalen har kompetens och erfarenhet av
att vårda personer med demenssjukdom samt känner patienten, då en
tolkning av uttryck är det kommunikationsmedel som oftast är
tillgängligt.
I livets slutskede vid demenssjukdom är smärta, lunginflammation
orsakat av aspiration, ångest och andnöd vanligt. För bedömning av
smärta hos personer med demenssjukdom som har svårt att uttrycka
sig verbalt, är Abbey Pain Scale ett validerat instrument. Instrumentet
bygger på vårdpersonalens bedömning av patientens röst- och ansikts­
uttryck samt förändringar i patientens kroppsspråk, beteende och t.ex.
kroppstemperatur, puls eller blodtryck.
13.2 Hjärtsjukdom
Patienter som får implanterad defibrillator (ICD) med eller utan CRTfunktion bör redan vid implantationen informeras om att ICDfunktionen kan komma att stängas av i livets slutskede för att undvika
obehagliga elchocker. Vid akut behov av inaktiverad defibrillatorfunk­
tion kan en kraftig magnet läggas över ICD-dosan. Samtidig pace­
makerfunktion inaktiveras inte av denna åtgärd, vilket kan vara av vikt
för patienten att känna till.
Generellt har patienter med svår hjärtsvikt uttalade symtom och
behandling mot smärta, ångest och andnöd är starkt berättigad men
glöms ofta bort. Smärtor och andnöd kan dämpas med opioid och
ångest lindras med bensodiazepin.
28
13.3 Kroniskt obstruktiv lungsjukdom (KOL)
I slutskedet av KOL orkar inte den svårt sjuke upprätthålla adekvat
egenandning, respiratorisk insufficiens inträder med låga syrehalter
och stigande koldioxidnivåer. KOL-patienten blir alltmer somnolent
och hamnar så småningom i en kolsyrenarkos. Vägen dit kan dock
vara påfrestande och full av ångest, besvärande slem, ökad andfåddhet
samt smärta. Morfin i låg dos kan dämpa den fysiska smärtan men
även ha effekt på andnöden. Bensodiazepin i låg dos kan lindra
ångesten. Om patienten har hypoxi med saturation (mättnad) <90 %
kan syrgas lindra andnöden, men observera att kontroll av artärblod­
gaser inte längre är nödvändigt i livets slutskede.
Patienter med motorneuronsjukdomar är i livets slutskede oftast
uttalat förlamade i såväl armar som ben och har uttalade muskel­
atrofier. Ofta finns tal- och sväljningssvårigheter, delvis beroende på
svaghet i mun- och svalgmuskulatur, men även som en del av and­
ningsproblemet. Det kan finnas risk för aspiration och därmed utveck­
ling av lunginflammation. Patienterna har en uttalad andningspåver­
kan. Ofta är patienten tydligt påverkad av koldioxidretentionen och är
trött och glider in i ett komatöst tillstånd. Problem kan finnas med
smärtor, oro och ångest och slemproduktion. I dessa fall kan lindring
ske med opioider, sedativa och antikolinergika.
13.5 Stroke
Stroke orsakar varierande grad av sänkt medvetande och ofta begrän­
sad förmåga till kommunikation med omgivningen, vilket kräver
särskild observans. Tecken på smärta hos patienter med kommunika­
tionsstörning eller medvetandesänkning kan vara ökat sympatikus­
påslag, som kan yttra sig i form av puls- och blodtrycksstegring, ökad
andningsfrekvens, ökat tårflöde eller vidgade pupiller. Uttalat rosslig
andning kan uppträda tidigt i döendefasen hos patienter med svälj­
svårigheter. Framstupa sidoläge under en stund och antikolinergika
kan minska rossligheten.
29
SYMTOMLINDRING
13.4 Motorneuronsjukdomar
13.6 Tumörsjukdomar
SYMTOMLINDRING
Vårdteamet runt patienten ser döendet i cancer som ofta förutsägbart
och väntat, där döendet kännetecknas av en successiv funktionsförlust
(fysiskt och psykiskt) samt ökande trötthet med ofta kakexi (viktned­
gång, aptitlöshet och ibland illamående). Som vid andra progressiva
sjukdomar är denna kakexi i livets slutskede inte möjlig att påverka
med näringsdropp eller kortison. Vissa cancerpatienter följer dock inte
detta mönster utan avlider i akuta komplikationer till tumörsjukdomen
eller dess behandling. Döden för dessa patienter beskrivs i efterhand
ofta som väntad, men inte väntad just då.
30
14. DEFINITION AV OLIKA BEGREPP
ENLIGT SOCIALSTYRELSEN
Palliativ vård
Hälso- och sjukvård i syfte att lindra lidande och främja livskvaliteten
för patienter med progressiv, obotlig sjukdom eller skada och som
innebär beaktande av fysiska, psykiska, sociala och existentiella behov
samt organiserat stöd till närstående.
Palliativ vård bygger på ett palliativt förhållningssätt som kännetecknas
av en helhetssyn på människan samt en strävan att stödja individen så
att han/hon kan leva med värdighet och med största möjliga välbefin­
nande till livets slut, oavsett ålder och diagnos. Den palliativ vården ser
döendet som en normal process och syftar till att hjälpa patienten att uppnå bästa
möjliga livskvalitet vid livets slut och varken påskynda eller uppskjuta döden.
Palliativ vård syftar till att förebygga och lindra lidande genom tidig
upptäckt, noggrann analys och behandling av fysiska, psykiska, sociala
och existentiella problem och samarbete i multiprofessionella team.
Palliativt förhållningssätt
Förhållningssätt som kännetecknas av helhetssyn på människan
genom att stödja individen att leva med värdighet och med största
möjliga välbefinnande till livets slut.
Det palliativa förhållningssättet innebär att en professionell bedöm­
ning av patientens tillstånd, behov och önskemål görs utifrån en
fysisk, psykisk, social och existentiell dimension. Förhållningssättet
medför att tänkbara insatser föregås av en avvägning av för- och
nackdelar för patientens välbefinnande.
______________________________________________________
31
VÄGLEDNING
För att få ett gemensamt språk när vi pratar om palliativ vård har
Socialstyrelsen tillsammans med vårdpersonal, beskrivit vad som
menas med t.ex. palliativ vård. Nedan finns några av dessa. Den
kursiverade texten är vårdprogramgruppens kommentarer. Du kan
läsa om flera begrepp i Nationellt vårdprogram för palliativ vård eller
på Socialstyrelsens hemsida, http://app.socialstyrelsen.se/termbank/
Allmän palliativ vård
Palliativ vård som ges till patienter vars behov kan tillgodoses av
personal med grundläggande kunskap och kompetens i palliativ vård.
Specialiserad palliativ vård
Palliativ vård som ges till patienter med komplexa symtom eller vars
livssituation medför särskilda behov, och som utförs av ett multi­
professionellt team med särskild kunskap och kompetens i palliativ
vård.
VÄGLEDNING
Palliativ vård i livets slutskede
Palliativ vård som ges under patientens sista tid i livet när målet med
vården är att lindra lidande och främja livskvalitet.
Livets slutskede innebär att döden är oundviklig inom en överskådlig
framtid och det huvudsakliga målet med vården ändras från att vara livsför­
längande till att vara lindrande. Vid övergången till palliativ vård i livets
slutskede genomförs brytpunktssamtal.
Brytpunkt till palliativ vård i livets slutskede
Övergång till palliativ vård i livets slutskede när det huvudsakliga
målet med vården ändras från att vara livsförlängande till att vara
lindrande.
______________________________________________________
Brytpunktssamtal vid övergång till palliativ vård i livets
slutskede
Samtal mellan ansvarig läkare eller tjänstgörande läkare och patient om
ställningstagandet att övergå till vård i livets slutskede, där innehållet i
den fortsatta vården diskuteras utifrån patientens tillstånd, behov och
önskemål.
32
15. CHECKLISTA VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE
x Läkaren genomför en medicinsk bedömning av den sjuke och slår
fast att det handlar om palliativ vård i livets slutskede.
x Läkaren genomför ett s.k. brytpunktssamtal med den sjuke och
närstående.
x Tydlig dokumentation i journalen av brytpunktsbedömning och
brytpunktssamtal.
x Läkaren ordinerar subkutana vidbehovsläkemedel mot andnöd,
rosslingar, förvirring, illamående, smärta och ångest.
x Läkaren formulerar en behandlingsstrategi, d.v.s. hur man ska
hantera ytterligare försämring i den sjukes allmäntillstånd och vilka
undersökningar och provtagningar (om några alls) som eventuellt
fortfarande är aktuella och förankrar detta i teamet samt med
patient/närstående. I denna behandlingsstrategi tas också ställning
till om och i så fall när sjukhusvård eventuellt är aktuell samt att
hjärt-lungräddning inte är indicerad (”Ej HLR”).
x Teamet efterhör var den sjuke helst vill vårdas i livets slutskede
och vilka hjälpmedel och stödjande vårdinsatser som krävs.
x Närstående informeras om närståendepenning.
x Teamet gör upprepade symtomskattningar av smärta och andra
symtom.
x Teamet avslutar omvårdnadsåtgärder som i denna del av livet inte
gagnar patienten t.ex. temptagning, puls och blodtryck, vätskelista,
vägning.
x Teamet vidtar åtgärder såsom bedömning av munhälsa och
trycksårsprofylax.
x Teamet uppmärksammar den sjukes behov av psykiskt, socialt och
existentiellt stöd.
x Läkaren bestämmer i samråd med teamet vem som kan fastställa
det väntade dödsfallet och vem som skriver dödsbevis.
x Ytterligare specifika önskemål gällande omhändertagandet av den
döde efterhörs och dokumenteras.
33
VÄGLEDNING
x Läkaren sätter ut alla läkemedel (inklusive dropp och sondnäring)
som inte har symtomlindrande nytta för patienten i denna del av
livet.
16. VID BEHOVSORDINATIONER FÖR
ALLA PATIENTER I LIVETS SLUTSKEDE
OAVSETT DIAGNOS
VÄGLEDNING
x Mot smärta till patienter som inte sedan tidigare får opioid:
Morfin 10 mg/ml 2,5–5 mg (0,25–0,5 ml) sc vb. Justera dosen
efter ålder, låg dos till äldre patienter på grund av sämre
njurfunktion.
x Mot smärta till patienter med stående opioidmedicinering: ge 1/6
av den parenterala dygnsdosen Morfin sc vb. Observera att olika
opiater inte är dosekvivalenta och att 10 mg Morfin per os mot­
svarar cirka 2–5 mg sc/iv (beroende av individens förstapassage­
effekt).
x Mot andnöd: i första hand morfin och i andra hand midazolam
(t.ex. Dormicum), doserade enligt ovan. Furosemid (t.ex. Furix)
10 mg/ml 20–40 mg (2–4 ml) iv/sc kan ges vid hjärtsviktsorsakad
andnöd.
x Mot förvirring: i första hand haloperidol (t.ex. Haldol)
per oralt/sc 0,5–2 mg, 1–2 gånger per dygn.
x Mot illamående: haloperidol (t.ex. Haldol) 5 mg/ml 1–2,5 mg
(0,2–0,5 ml) sc vb.
x Mot rosslighet: glykopyrron (t.ex. Robinul) 0,2 mg/ml 0,2 mg (1
ml) sc vb eller Morfin-Scopolamin 10+0,4 mg/ml 0,5–1 ml sc vb.
x Mot ångest: midazolam (t.ex. Dormicum) 5 mg/ml 2,5 mg (0,5 ml)
sc vb.
34
17. MUNVÅRD
x
Kontinuerlig inspektion av munhålan och god munvård är
viktigt när personerna är så sjuka att de inte orkar be om hjälp
eller beskriva sina problem.
x
Berätta för personen vad du ska göra, även om han/hon är
medvetslös.
x
Inspektera munhålan, med ficklampa och spatel. Titta efter om det
finns skador på tänder eller protes, om det finns sår, rodnader och
beläggningar på slemhinnor eller tunga.
x
Borsta ev. tänderna 1–2 ggr/dygn med mjuk tandborste. Tag ut
och rengör proteser om den svårt sjuke har sådana. Tänk på att
protesen kan behöva tas ut om den sitter dåligt i munhålan.
Munsköljning är olämpligt om personens medvetande är sänkt.
x
Torka ur hela munhålan (inkl. tänder, tunga, gom, munbotten och
kindernas insida) med plastpinnar med fastsatt skumgummitork.
Ibland biter dock personen ihop munnen och då rengörs försiktigt
det som är möjligt (det viktigaste är att fukta slemhinnorna).
x
Smörj munhålan med fuktbevarande gel eller spraya med vatten
och matolja blandat i en pumpflaska. Munhålan bör fuktas minst
två gånger i timmen.
x
Smörj läppar med vaselin, cerat eller liknande.
x
Droppa lite vatten i mungipan med hjälp av ett sugrör eller en
spruta. Ge det personen föredrar, t.ex. vatten, krossad is eller, om
han/hon fortfarande kan svälja, små bitar av frukt.
x
Vid tecken på munsmärta kan lokalt smärtstillande medel prövas,
t.ex. Xylocain viskös.
35
VÄGLEDNING
Munvård, när den svårt sjuke inte längre orkar borsta tänderna eller
har sänkt medvetande, kan göras på följande sätt:
18. ORDLISTA
Aspiration1
Inandning av främmande material.
Autonomi1
Självständighet, oberoende, ett viktigt begrepp i ett flertal vetenskaper.
VÄGLEDNING
Bensodiazepiner1
Läkemedelsgrupp som har fått stor användning vid behandling av
ångest och sömnstörningar.
Defibrillator:
Återställer en extremt snabb och oregelbunden hjärtfrekvens till
normal rytm, genom att avge en elektrisk chock till hjärtat. En
defibrillator kan vara en implanterad medicinsk apparat eller extern
medicinsk utrustning.
Delirium1 Annat namn på förvirring eller konfusion.
Dostitrering2
Identifiering av en optimal underhållsdos av ett läkemedel för fort­
gående behandling. Denna optimala dos ska ge adekvat effekt med
en acceptabel förekomst av biverkningar.
Elimination1
Sammanfattande benämning på de olika processer som leder till att en
substans försvinner från kroppen, i regel från blodet.
Emotionell1
Som har att göra med känslor.
Empati1
Inlevelseförmåga, förmåga att kunna leva sig in i en annan människas
känsloläge och behov.
Etik
Etik är läran om moral, d.v.s. läran om vad som är rätt och fel. Etik är
den systematiska reflektionen över mänskliga värderingar och hand­
lingar samt motiven över dessa.
Evidens3.
Något som bedöms tyda på att ett visst förhållande gäller. I termen
evidensbaserad sjukvård är evidens det sammanvägda resultatet av
systematiskt insamlade och kvalitetsgranskade vetenskapliga observa­
tioner, vilka ska uppfylla bestämda krav på tillförlitlighet så att de
sammantaget kan anses utgöra ”bästa tillgängliga bevis” i en viss fråga.
36
Existentiell1
Som rör eller är avgörande för människans tillvaro.
Feedback1
Återkoppling.
Hypoxi1
Syrebrist.
Hälsotillstånd4
Tillstånd av fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande vid ett visst
tillfälle.
Inkontinens1
Oförmåga att hålla urin eller avföring.
Insufficiens1
Kakexi4
Progressiv förlust av muskulatur och annan kroppsvävnad beroende
på en kombination av undernäring och metabola processer som
medför nedbrytning av kroppsvävnad orsakade av underliggande
sjukdom. Skiljer sig från "ren svält" d.v.s. brist på energi och närings­
ämnen, eller negativ energibalans av annan orsak som går att åtgärda
med tillförsel av energi och näringsämnen.
Kognition1
De tankefunktioner med vilkas hjälp information och kunskap
hanteras.
Konsultation4
Vårdkontakt där patienten bedöms av hälso- och sjukvårdspersonal
från annat medicinskt verksamhetsområde och där vårdansvaret
kvarstår hos remitterande hälso- och sjukvårdspersonal.
Kriterium1
Avgörande kännetecken med vars hjälp man kan avgöra att ett visst
villkor är uppfyllt.
Kronisk1
Stadigvarande, ihållande, långsamt fortlöpande eller obotlig.
Kvalitetsregister5
Innehåller individbaserade uppgifter om problem, insatta åtgärder och
resultat inom hälso- och sjukvård och omsorg. Ett Nationellt Kvali­
tetsregister kvalitetsgranskas och är certifierat av den Nationella
Styrgruppen för kvalitetsregister. Svenska Palliativregistret är ett
nationellt kvalitetsregister.
37
VÄGLEDNING
Nedsatt funktion i ett organ.
Muskelatrofier1
Förtvining av en muskel.
Neuroleptika2
Ett läkemedel som hämmar nervsystemet. Används huvudsakligen vid
behandling av psykoser men även andra psykiska sjukdomar och till­
stånd samt inom smärtbehandling.
Nutrition4
Kan betyda både näring och näringstillförsel.
VÄGLEDNING
Närstående4
Person som den enskilde anser sig ha en nära relation till.
Opioider1
Samlingsbenämning på substanser som utövar sina verkningar via
opioidreceptorer på nervceller, huvudsakligen i centrala nervsystemet.
Termen avser sådana opiumalkaloider (opiater) som har smärtlind­
rande effekter samt syntetiska och kroppsegna substanser med
liknande verkningar. Även substanser med antagonistisk verkan
har kommit att räknas in.
Ordination4
Beslut av behörig hälso- och sjukvårdspersonal som är avsett att
påverka en patients hälsotillstånd genom en hälso- och sjukvårds­
åtgärd.
Peroralt1
Intag genom munnen.
PEG (perkutan endoskopisk gastrostomi)4
Kort sond genom bukväggen till magsäcken som används för
näringstillförsel direkt till mag-tarmkanalen.
Remiss4
Handling som utgör beställning av tjänst eller begäran om övertagande
av vårdansvar för en patient.
Respiratorisk insufficiens1
Nedsatt funktion i ett organ, här lungkapaciteten.
Subkutan1
Medicinsk term: belägen i underhuden.
Särskilt boende4
Individuellt behovsprövat boende som ges med stöd av Socialtjänst­
lagen (SoL) eller Lagen om stöd och service (LSS) till vissa funktions­
hindrade.
Transdermal1
Som passerar genom huden (ofta läkemedel).
38
Urinretention1
Oförmåga att tömma urinblåsan helt.
Validitet1
Den utsträckning i vilken ett mätinstrument mäter det som man avser
att mäta.
Vårdprogram4
Riktlinjer för hälso- och sjukvård för en viss grupp av patienter.
Vårdprogram kan vara lokala, regionala och nationella.
Värdegrund1
De grundläggande värderingar som formar en individs normer och
handlingar.
Källor:
1. www.ne.se
2. www.fass.se
3. www.sbu.se
4. www.socialstyrelsen.se
5. www.kvalitetsregister.se
39
VÄGLEDNING
Vårdplan4
Dokumentation som beskriver planerade insatser/åtgärder inom vård
och omsorg för en enskild patient. En standardiserad vårdplan kan
användas av berörd hälso- och sjukvårdpersonal för upprättande av
individuella vårdplaner. Den standardiserade vårdplanen ger stöd för
kunskapsbaserat arbete, för planering av aktiviteter och resurser och
för en effektiv processorienterad dokumentation som underlättar
registrering och datainsamling för uppföljning.
REGIONALA CANCERCENTRUM I SAMVERKAN
Ansvarigt regionalt cancercentrum: Stockholm Gotland
Information: regionaltcancercentrum@sll.se
40
Bilaga § 7
Bilaga § 8:1
2014-10-16
BOLAGSORDNING
§ 1 Firma
Bolagets firma är Länsgården Fastigheter Aktiebolag.
§ 2 Säte
Styrelsen skall ha sitt säte i Örebro.
§ 3 Verksamhetsföremål
Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvärva, utveckla, uppföra, avyttra och
förvalta fast egendom, ävensom bedriva därmed förenlig verksamhet inom Örebro län.
Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärder som inte är förenligt med kommunal
kompetens.
§ 4 Ändamål med bolagets verksamhet
Bolaget har till syfte med sin verksamhet att med iakttagande av kommunal lokaliserings-,
likställighets- och självkostnadsprincip tillgodose ett allmänt intresse för Region Örebro län
och dess medborgare av ändamålsenliga lokaler för vård, omsorg, boende, utbildning
samt liknande verksamhet inom Örebro län.
Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla bolagets aktieägare.
§ 5 Regionfullmäktiges rätt att ta ställning
Bolaget skall bereda regionfullmäktige i Region Örebro län möjlighet att ta
ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller
annars av större vikt fattas. Former för detta kan preciseras i Regionfullmäktige.
§ 6 Aktiekapital
Aktiekapitalet skall vara lägst tvåmillionerfemhundratusen (2 500 000) kronor och högst
10 miljoner (10 000 000) kronor.
§ 7 Antal aktier
Antalet aktier skall vara lägst 250 och högst 1000.
§ 8 Styrelse
Styrelsen skall bestå av lägst fem (5) och högst nio (9) ledamöter samt två suppleanter.
Styrelsen utses av regionfullmäktige i Region Örebro län för tiden från den årsstämma som
följer närmast efter det val till Regionfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som
följer efter nästa val till Regionfullmäktige.
§ 9 Revisorer
För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och
verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en auktoriserad revisor. För
revisorn får av bolagsstämman en auktoriserad revisor utses som suppleant.
Revisorns och revisorssuppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls
under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet.
§ 10 Lekmannarevisorer
För samma mandatperiod som gäller för bolagets styrelseledamöter skall regionfullmäktige i
Region Örebro län utse en lekmannarevisor med lika många suppleanter.
§ 11 Kallelse till bolagsstämman
Skriftlig kallelse till bolagsstämman skall ske genom brev tidigast fyra och senast två veckor
före stämman.
§ 12 Ärenden på årsstämma
På årsstämman skall följande ärenden förekomma till behandling.
1.
Stämmans öppnande;
2.
Val av ordförande vid stämman;
3.
Upprättande och godkännande av röstlängd;
4.
Val av en eller två justeringsmän;
5.
Godkännande av dagordning;
6.
Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad;
7.
Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse, och lekmannarevisorernas
granskningsrapport;
8.
Beslut om
a) fastställelse av resultat- och balansräkning samt resultaträkning och balansräkning.
b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda
balansräkningen;
c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören;
9.
Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter;
10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall);
11. Anteckning om regionfullmäktiges val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter,
lekmannarevisorer med suppleanter, då sådant val har förrättats;
12. Annat ärende som ankommer på årsstämman enligt aktiebolagslagen eller
bolagsordningen.
13. Fastställande av ägardirektiv och andra för bolaget styrande dokument.
§ 13 Räkenskapsår
Bolagets räkenskapsår skall vara kalenderår.
§ 14
Firmateckning
Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma.
Styrelsens bemyndigande får endast avse två personer i förening.
§ 15
Inspektionsrätt
Regionstyrelsen i Region Örebro län äger rätt att ta del av bolagets handlingar och
räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i
den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess.
§ 17
Ändring av bolagsordning
Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av regionfullmäktige i Region Örebro
län.
------------------------------------------------------------------------------------------------------
Denna bolagsordning har godkänts av regionfullmäktige vid sammanträdet den X och fastställts vid
bolagsstämma den X.
Bilaga § 8:2
2014-10-16
Ägardirektiv för Länsgården Fastigheter AB
För den verksamhet som bedrivs i Länsgården Fastigheter AB, nedan kallat Bolaget, gäller
nedan-stående ägardirektiv antagna av regionfullmäktige den x juni 20xx samt fastställda
av bolagsstämmorna i Region Örebro läns förvaltnings AB den x juni 20xx och Länsgården
Fastigheter AB den x december 20xx.
1. Bolagets förhållande till organisationen i Region Örebro län
Regionfullmäktige har det yttersta ansvaret för Bolaget och fastställer bolagsordning som
antas på bolagsstämman. Regionfullmäktige utfärdar också ägardirektiv, som fastställs på
bolagsstämmor i Region Örebro läns förvaltnings AB och Länsgården Fastigheter AB.
Bolaget ägs av Region Örebro län via moderbolaget Region Örebro läns förvaltnings AB.
Bolaget är en del av Region Örebro läns verksamhet. Bolagets styrelse och
verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot
bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning,
exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen.
Bolagets verksamhet och förhållande till Region Örebro län regleras, utöver av lag, genom
a)
b)
c)
d)
gällande bolagsordning
ägardirektiv fastställda av bolagsstämma
förekommande avtal mellan Region Örebro län och Bolaget
av Regionfullmäktige antagna planer, program och policys som genom särskilt
beslut överlämnas som ägardirektiv att tillämpas i Bolaget.
Region Örebro läns förvaltnings AB har Region Örebro läns uppdrag att svara för
övergripande sam-ordning genom att äga och förvalta aktier i Länsgården Fastigheter AB,
Länsteatern i Örebro AB och Länsmusiken i Örebro AB.
Genom detta samordnade ägaransvar och tydliga ägarroll för de majoritetsägda bolagen
kan resurserna inom bolagskoncernen utnyttjas på ett optimalt sätt. Härigenom kan
verksamheterna i bolagen utvecklas till nytta för Region Örebro län och medborgarna.
2. Bolagets verksamhet och syfte
Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvärva, utveckla, uppföra, avyttra och
förvalta fast egendom, ävensom bedriva därmed förenlig verksamhet inom Örebro län.
Bolaget har till syfte med sin verksamhet att tillgodose ett allmänt intresse för Region
Örebro län och dess medborgare av ändamålsenliga lokaler för vård, omsorg, boende,
utbildning samt liknande verksamhet inom Örebro län.
Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej
heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.
3. Underställningsplikt
Bolaget skall bereda Regionfullmäktige tillfälle att ta ställning till frågor såvitt avser
a) större investeringar eller förvärv som överstiger 500 prisbasbelopp enligt lagen om
allmän försäkring
b) större avyttringar som överstiger 250 prisbasbelopp enligt lagen om allmän
försäkring
c) åtgärder som innebär ny inriktning eller verksamhet
d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt.
Förslag i ovanstående frågor där Regionfullmäktige skall beredas tillfälle att ta ställning
innan beslut fattas, skall beredas och samordnas av Region Örebro läns förvaltnings AB.
4. Region Örebro läns insyn och information
Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av Regionsstyrelsen.
Regionstyrelsen utövar Region Örebro läns ledningsfunktion över bolaget i enlighet med
vad som anges i Regionstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i Region Örebro län
även förtydligats med en särskild bolagspolicy.
Region Örebro län har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt
inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget skall lämna Regionstyrelsen den
information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen
fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget erinras om att Regionstyrelsen enligt 6 kap. 1 § kommunallagen ska fatta årliga
beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och
utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Bolaget skall hålla Region Örebro läns förvaltnings AB löpande informerad om sin
verksamhet samt om åtgärder av större vikt.
Det åligger Bolaget att till Region Örebro läns förvaltnings AB snarast överlämna
a)
b)
c)
d)
protokoll från bolagsstämma
bolagets delårsrapporter och årsredovisning
revisionsberättelse och granskningsrapport
övriga handlingar av vikt för Region Örebro läns förvaltnings AB och
Regionstyrelsen.
I övrigt skall information lämnas när styrelsen för Region Örebro läns förvaltnings AB så
önskar eller när Bolagets styrelse finner det nödvändigt.
5. Ekonomi
Ekonomiskt resultat och avkastningskrav
Bolagets verksamhet skall bedrivas på affärsmässiga grunder med beaktande av
kommunala principer. Bolaget skall sträva efter ett ekonomiskt resultat som ger utrymme
för långsiktig konsolidering och årlig avkastning i form av koncernbidrag eller aktieutdelning
till Region Örebro läns förvaltnings AB. Avkastningskravet på Bolaget skall, i samråd med
dess styrelse, årligen prövas och fastställas av styrelsen för Region Örebro läns
förvaltnings AB med utgångspunkt från Bolagets konsolideringsbehov.
Planering och uppföljning
En översiktlig budget för nästkommande år skall tillsammans med en ekonomisk plan för
de därpå följande två åren redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med
de riktlinjer och den tidsplan som detta årligen fastställer.
Bolaget skall upprätta årsredovisning, delårsrapporter med årsprognoser, vilka skall
redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med de riktlinjer och den
tidsplan som anvisas. Bolagets utveckling skall också redovisas till Region Örebro läns
förvaltnings AB i samband muntliga överläggningar enligt årligen fastställd tidsplan eller när
Region Örebro läns förvaltnings AB i övrigt önskar det.
Bolagets styrelse skall årligen i särskild skrivelse, redovisa hur verksamheten bedrivits och
utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna ändamålet
och ramarna med densamma.
Uttalandet skall vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns
granskning liksom för Regionstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 §
kommunallagen.
Finanspolicy och samordnad finansförvaltning
Bolaget finansförvaltning skall följa de övergripande riktlinjerna i Region Örebro läns
finanspolicy. Bolaget skall samordna sin likviditetshantering i Region Örebro läns
koncernkontosystem. Bolaget skall vidare samordna all eventuell medelsplacering och
upplåning med Region Örebro läns motsvarande verksamhet.
6. Bolagsstämmor
Bolaget skall till bolagsstämma kalla det av Region Örebro läns förvaltnings AB utsedda
ombudet och dennes ersättare. Kallelsen skall åtföljas av handlingar till de ärenden som
skall behandlas på stämman.
Kallelse till bolagsstämma skall även tillställas Region Örebro läns förvaltnings AB.
Suppleant inträder i tjänstgöring i den ordning som gäller för ersättares tjänstgöring i
Region Örebro läns styrelse och nämnder. Närvarande suppleant som inte ersätter
ledamot har att iaktta motsvarande tystnads- och lojalitetsplikt som gäller för ledamot.
Ombud till bolagsstämma utses av Region Örebro läns förvaltnings AB. Instruktion till
ombudet kan utfärdas av Region Örebro läns förvaltnings AB.
På begäran av stämmoombud skall Bolagets styrelse kalla till extra bolagsstämma.
7. Bolagets ledning
Styrelse
Regionfullmäktige utser sju ledamöter och två suppleanter i styrelsen. Bland de valda
ledamöterna utser Regionfullmäktige ordförande och vice ordförande. Regionfullmäktiges
beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma.
Styrelsen skall utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete.
Suppleants inträde
Ersättningar
Bolagsstämman beslutar om arvoden och regler för förlorad arbetsinkomst och
reseersättning till styrelsen och lekmannarevisorerna.
Verkställande direktör
Styrelsen utser, efter samråd med verkställande direktören i Region Örebro läns
förvaltnings AB, Bolagets verkställande direktör och ev vice verkställande direktör och skall
upprätta skriftlig instruktion för dem.
8. Revision
Bolagsstämman utser en auktoriserad revisor med en auktoriserad revisorssuppleant på
förslag av regionfullmäktige.
Därutöver skall regionfullmäktige utse en lekmannarevisor och en suppleant för denne.
Regionfullmäktiges beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma.
Lekmannarevisorn skall granska om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt
och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är
tillräcklig. Lek-mannarevisorns granskningsrapport skall redovisas för bolagsstämman och
även fogas till den revisionsberättelse som lämnas till regionfullmäktige.
Bilaga § 9:1
2014- 10-16
Länsteatern i Örebro AB
Org nr: 556692-9187
Bolagsordning
§ 1 Firma
Bolagets firma är Länsteatern i Örebro AB.
§ 2 Säte
Styrelsen skall ha sitt säte i Örebro, Örebro län.
§ 3 Verksamhetsföremål
Bolaget har till föremål för sin verksamhet att ge teaterföreställningar och utveckla teaterverksamheten i Örebro kommun och i Örebro län.
Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärder som inte är förenligt med kommunal
kompetens.
§ 4 Ändamålet med bolagets verksamhet
Bolagets syfte är att med iakttagande av kommunal lokalisering, likställighets- och
självkostnadsprincip erbjuda invånare i Örebro kommun och i Örebro län professionell teater
av hög konstnärlig kvalitet samt vara en resurs inom kommunen och länet för såväl
professionella teateraktörer och amatörteater som för skolan i dess olika former.
Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla bolagets aktieägare.
§ 5 Fullmäktiges rätt att ta ställning
Bolaget skall bereda regionfullmäktige i Region Örebro län möjlighet att ta ställning innan
sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt
fattas. Former för detta kan preciseras i regionfullmäktige.
§ 6 Aktiekapital
Aktiekapitalet skall utgöra lägst 1 miljoner kronor och högst 4 miljoner kronor.
§ 7 Antal aktier
I bolaget skall finnas lägst 1 000 aktier och högst 4 000 aktier.
§ 8 Styrelse
Styrelsen skall bestå av nio ledamöter och fem suppleanter.
Regionfullmäktige i Region Örebro län utser sju ledamöter i styrelsen med tre suppleanter.
Kommunfullmäktige i Örebro utser två ledamöter i styrelsen med två suppleanter.
Styrelseuppdragen gäller för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till
fullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till fullmäktige.
Sidan 1 av 3
§ 9 Revisorer
För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och
verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en auktoriserad revisor. För
revisorn får av bolagsstämman en auktoriserad revisorssuppleant utses.
Revisorns och revisorssuppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls
under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet.
§ 10 Lekmannarevisor
Regionfullmäktige i Region Örebro län och kommunfullmäktige i Örebro utser vardera en
lekmannarevisor och en suppleant för samma mandatperiod som gäller för bolagets
styrelseledamöter.
§ 11 Kallelse till bolagsstämma
Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra
veckor och senast två veckor före stämman.
§ 12 Ärenden på årsstämma
På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling:
1.
Stämmans öppnande;
2.
Val av ordförande vid stämman;
3.
Upprättande och godkännande av röstlängd;
4.
Val av en eller två justeringsmän;
5.
Godkännande av dagordning;
6.
Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad;
7.
Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse och lekmannarevisorernas
granskningsrapport;
8.
Frågor från regionfullmäktiges ledamöter;
9.
Beslut om
a) fastställelse av resultat- och balansräkning.
b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda
balansräkningen
c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören;
10.
Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med
suppleanter;
11.
Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall);
12.
Anteckning om regionfullmäktiges och Örebro kommunfullmäktiges val av
styrelseledamöter och styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter, då
sådant val har förrättats;
13.
Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller
bolagsordningen.
14.
Fastställande av ägardirektiv och andra för bolaget styrande dokument.
Sidan 2 av 3
§ 13 Räkenskapsår
Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår.
§ 14 Firmateckning
Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma.
Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening.
§ 15 Inspektionsrätt
Regionstyrelsen i Region Örebro län och kommunstyrelsen i Örebro äger rätt att ta del av
bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.
Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad
sekretess.
§ 16 Ändring av bolagsordning
Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av regionfullmäktige i Region Örebro
län.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------Denna bolagsordning har godkänts av regionfullmäktige vid sammanträdet den x april 20xx
och fastställts vid bolagsstämma den x juni 20xx.
Sidan 3 av 3
Bilaga § 9:2
2014-10-16
Ägardirektiv för Länsteatern i Örebro AB
För den verksamhet som bedrivs i Länsteatern i Örebro AB, nedan kallat Bolaget, gäller
nedan-stående ägardirektiv antagna av Regionfullmäktige den x juni 20xx samt fastställda
av bolagsstämmorna i Region Örebro läns förvaltnings AB den xx juni 20xx och
Länsteatern i Örebro AB den xx juni 20xx.
1. Bolagets förhållande till organisationen i Region Örebro län
Regionfullmäktige har det yttersta ansvaret för Bolaget och fastställer bolagsordning som
antas på bolagsstämman. Regionfullmäktige utfärdar också ägardirektiv, som fastställs på
bolagsstämmor i Region Örebro läns förvaltnings AB och Länsteatern i Örebro AB.
Bolaget ägs av Region Örebro län via moderbolaget Region Örebro läns förvaltnings AB,
som äger 91 procent av aktierna i Bolaget. Örebro kommun äger genom Örebro Rådhus
AB resterande del av aktierna. Bolaget är en del av Region Örebro läns verksamhet.
Bolaget skall i sin verksamhet beakta detta. Bolagets styrelse och verkställande direktör
har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot
tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och
offentlighets- och sekretesslagen.
Bolagets verksamhet och förhållande till Region Örebro län regleras, utöver av lag, genom
a)
b)
c)
d)
gällande bolagsordning
ägardirektiv fastställda av bolagsstämma
förekommande avtal mellan Region Örebro län och Bolaget
av Regionfullmäktige antagna planer, program och policys som genom särskilt
beslut överlämnas som ägardirektiv att tillämpas i Bolaget.
Region Örebro läns förvaltnings AB har Region Örebro läns uppdrag att svara för
övergripande sam-ordning genom att äga och förvalta aktier i Länsgården Fastigheter AB,
Länsteatern i Örebro AB och Länsmusiken i Örebro AB.
Genom detta samordnade ägaransvar och tydliga ägarroll för de majoritetsägda bolagen
kan resurserna inom bolagskoncernen utnyttjas på ett optimalt sätt. Härigenom kan
verksamheterna i bolagen utvecklas till nytta för Region Örebro län och medborgarna.
www.orebroll.se
Post Box 1613, 701 16 Örebro Besök Eklundavägen 2, Örebro
Telefon 019-602 70 00 Telefax 019-602 70 08
1 (5)
2. Bolagets verksamhet och syfte
Bolaget har enligt bolagsordningen till föremål för sin verksamhet att ge
teaterföreställningar och utveckla teaterverksamhet i Örebro kommun och i Örebro län.
Bolaget har till syfte för sin verksamhet att erbjuda invånare i Örebro kommun och Örebro
län professionell teater av hög konstnärlig kvalitet samt vara en resurs inom kommunen
och länet för såväl professionella teateraktörer och amatörteater som för skolan i dess olika
former.
Teaterverksamheten skall till övervägande del produceras av en egen fast ensemble.
Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej
heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.
Bolaget skall i frågor som rör verksamhetsinriktningen löpande samverka med
länsteaterrådet. Bolaget bör härvid utarbeta förslag till teaterpolitiskt program för beredning
i rådet. Ett sådant teaterpolitiskt program skall behandlas i Region Örebro läns förvaltnings
AB innan det fastställs av Bolagets styrelse.
3. Underställningsplikt
Bolaget skall bereda Regionfullmäktige tillfälle att ta ställning till frågor såvitt avser
a) större investeringar eller förvärv som överstiger 25 prisbasbelopp enligt lagen om
allmän försäkring
b) större avyttringar som överstiger 25 prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring
c) åtgärder som innebär ny inriktning eller verksamhet
d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt.
Förslag i ovanstående frågor där Regionfullmäktige skall beredas tillfälle att ta ställning
innan beslut fattas, skall beredas och samordnas av Region Örebro läns förvaltnings AB.
4. Region Örebro läns insyn och information
Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av Regionstyrelsen.
Regionstyrelsen utövar Region Örebro läns ledningsfunktion över bolaget i enlighet med
vad som anges i Regionstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i Region Örebro län
även förtydligats med en särskild bolagspolicy.
2 (5)
Region Örebro län har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt
inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget skall lämna Regionstyrelsen den
information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen
fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget erinras om att Regionstyrelsen enligt 6 kap. 1 § kommunallagen ska fatta årliga
beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och
utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Bolaget skall hålla Region Örebro läns förvaltnings AB löpande informerad om sin
verksamhet samt om åtgärder av större vikt.
Det åligger Bolaget att till Region Örebro läns förvaltnings AB snarast överlämna
a)
b)
c)
d)
protokoll från bolagsstämma
bolagets delårsrapporter och årsredovisning
revisionsberättelse och granskningsrapport
övriga handlingar av vikt för Region Örebro läns förvaltnings AB och
Regionstyrelsen.
I övrigt skall information lämnas när styrelsen för Örebro läns förvaltnings AB så önskar
eller när Bolagets styrelse finner det nödvändigt.
5. Ekonomi
Ekonomiskt resultat och avkastningskrav
Bolagets verksamhet skall bedrivas på affärsmässiga grunder med beaktande av
kommunala principer. Bolaget skall sträva efter ett ekonomiskt resultat som ger utrymme
för långsiktig konsolidering.
Planering och uppföljning
En översiktlig budget för nästkommande år skall tillsammans med en ekonomisk plan för
de därpå följande två åren redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med
de riktlinjer och den tidsplan som detta årligen fastställer.
Bolaget skall upprätta årsredovisning, delårsrapporter med årsprognoser, vilka skall
redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med de riktlinjer och den
tidsplan som anvisas. Bolagets utveckling skall också redovisas i samband muntliga
överläggningar enligt årligen fastställd tidsplan eller när Region Örebro läns förvaltnings AB
i övrigt önskar det.
3 (5)
Bolagets styrelse skall årligen i särskild skrivelse, redovisa hur verksamheten
bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv
angivna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet skall vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns
granskning liksom för Regionstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 §
kommunallagen.
Finanspolicy och samordnad finansförvaltning
Bolaget finansförvaltning skall följa de övergripande riktlinjerna i Region Örebro läns
finanspolicy. Bolaget skall samordna sin likviditetshantering i Region Örebro läns
koncernkontosystem. Bolaget skall vidare samordna all eventuell medelsplacering och
upplåning med Region Örebro läns motsvarande verksamhet. All eventuell upplåning skall
ske med ett borgensbeslut från Region Örebro län som säkerhet.
6. Bolagsstämmor
Bolaget skall till bolagsstämma kalla det av Region Örebro läns förvaltnings AB utsedda
ombudet och dennes ersättare samt av Örebro kommun utsett ombud och dennes
ersättare. Kallelsen skall åtföljas av handlingar till de ärenden som skall behandlas på
stämman.
Kallelse till bolagsstämma skall även tillställas Region Örebro läns förvaltnings AB och
Örebro kommun.
Ombud till bolagsstämma utses av Region Örebro läns förvaltnings AB. Instruktion till
ombudet kan utfärdas av Region Örebro läns förvaltnings AB.
På begäran av stämmoombud skall Bolagets styrelse kalla till extra bolagsstämma.
7. Bolagets ledning
Styrelse
Bolagets styrelse utses av Regionfullmäktige och kommunfullmäktige i Örebro kommun.
Härvid utser Regionfullmäktige sju ledamöter och tre suppleanter medan
kommunfullmäktige utser två ledamöter och två suppleanter. Styrelsen utser ordförande
och vice ordförande efter förslag från Region Örebro län. Regionfullmäktiges och
kommunfullmäktiges beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma.
Styrelsen skall utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete.
4 (5)
Suppleants inträde
Suppleant inträder i tjänstgöring i den ordning som gäller för ersättares tjänstgöring i
nämnderna hos Region Örebro län respektive kommunen. Suppleant får endast tjänstgöra i
stället för ledamot som utsetts av samma delägare. Närvarande suppleant som inte
ersätter ledamot har att iaktta motsvarande tystnads- och lojalitetsplikt som gäller för
ledamot.
Ersättningar
Bolagsstämman beslutar om arvoden och regler för förlorad arbetsinkomst och
reseersättning till styrelsen och lekmannarevisorerna.
Verkställande direktör
Styrelsen utser, efter samråd med verkställande direktören i Region Örebro läns
förvaltnings AB, Bolagets verkställande direktör och ev vice verkställande direktör och skall
upprätta skriftlig instruktion för dem.
8. Revision
Bolagsstämman utser en auktoriserad revisor med en auktoriserad revisorssuppleant enligt
aktie-bolagslagens bestämmelser.
Därutöver skall Regionfullmäktige och kommunfullmäktige i Örebro utse vardera en
lekmanna-revisor och en suppleant. Regionfullmäktiges och kommunfullmäktiges beslut
om valet skall anmälas på bolagsstämma.
Lekmannarevisorerna skall granska om bolagets verksamhet har skötts på ett
ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna
kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorernas granskningsrapport skall redovisas för
bolagsstämman och även fogas till den revisionsberättelse som lämnas till
Regionfullmäktige.
5 (5)
Bilaga § 13
1
Politisk viljeinriktning för vård och omsorg vid
demenssjukdom i Uppsala-Örebroregionen, baserad på
Socialstyrelsens Nationella Utvärdering 2014
Antagen av Samverkansnämnden 2014-12-04
2
Rekommendationer och beslut i sammanfattning
Samverkansnämnden rekommenderar att landstingen ska:
 Följa Socialstyrelsens kunskapsstöd för vård och omsorg vid demenssjukdom
som omfattar nationella riktlinjer samt nationell utvärdering.
 Fortsätta att utveckla ett personcentrerat och teambaserat arbetssätt tillsammans
med kommunerna för vård och omsorg av personer med demenssjukdom.
 Öka personalens kunskap om tidiga tecken på demenssjukdom även inom
verksamheter som inte primärt arbetar med målgruppen, som t.ex.
akutverksamheter
 Skapa förutsättningar för att primärvården får tillräckliga förutsättningar, både i
form av kunskap och resurser, för att arbeta med tidig upptäckt, utredning och
behandling av personer med demenssjukdom.
 Se över förskrivning av demensläkemedel och vid behov vidta åtgärder för att
öka andelen personer som får tillgång till läkemedel
 Följa upp täckningsgraden i relevanta kvalitetsregister och vid låg
täckningsgrad vidta åtgärder
Samverkansnämnden beslutar att regionala utvecklingsgruppen för nationella
riktlinjer ska:
 Följa upp givna uppdrag i den politiska viljeinriktningen och rapportera till
samverkansnämnden årligen.
 Inom ramen för det utvecklingsarbete som pågår inom regionala
utvecklingsgruppen för nationella riktlinjer använda indikatorer för att följa upp
vård och omsorg vid demenssjukdom.
Samverkansnämnden beslutar att regionala utbildningsrådet ska:
 Utreda möjligheten till att skapa längre utbildning och annan
kompetensutveckling inom demensområdet i regionen efter det att de statliga
satsningarna har upphört.
3
Syfte med den politiska viljeinriktningen – jämlik vård
Den politiska viljeinriktningen är ett för regionen förtydligande av Socialstyrelsens
rekommendationer i den nationella utvärderingen av vård och omsorg vid demenssjukdom
och utgör Samverkansnämndens rekommendationer till landstingen. Den har som syfte att
bidra till en mer jämlik vård inom regionen, vidare vara stöd för styrning och ledning av
hälso- och sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. De enskilda landstingen
förväntas ta in rekommendationen i budget- och planeringsprocesserna.
Den politiska viljeinriktningen har utformats med utgångspunkt från Socialstyrelsens
utvärdering av vård och omsorg vid demenssjukdom. Utvärderingen har baserats på
indikatorerna i Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom. Riktlinjerna
som publicerades 2010 har fått ett stort genomslag, både inom landstingen och inom
kommunerna Det har tagits fram vårdprogram eller andra riktlinjer och omfattande
utbildningssatsningar har genomförts. Begreppet personcentrerad omvårdnad har fått ett stort
genomslag i verksamheter som arbetar med personer med demenssjukdom. I utvärderingen
lyfts även ett antal förbättringsområden som berörs närmare nedan.
Inledning
Det finns ungefär 160 000 personer med demenssjukdom i Sverige. Risken att insjukna i
demenssjukdom ökar med stigande ålder. Åtta procent av alla som är 65 år eller äldre och
nästan hälften av alla som är 90 år eller äldre har en demenssjukdom. Varje år insjuknar drygt
25 000 personer i en demenssjukdom och ungefär lika många med demenssjukdom dör. Det
finns inget som tyder på att risken att insjukna i demenssjukdom har ökat under senare år. Det
går som regel inte att bota en demenssjukdom, utan hälso- och sjukvårdens och socialtjänstens
åtgärder inriktas på att lindra symtom och att på olika sätt kompensera för de funktions­
nedsättningar som personer drabbas av. Syftet är att underlätta vardagen och ge så god
livskvalitet som möjligt under sjukdomens olika skeden. Utvärderingen visar på att det brister
– både när det gäller utredning, behandling och de omvårdnads- och omsorgsinsatser som ges.
Skillnader i landet är stora, till exempel när det gäller vilka utredningsmetoder som används
och i vilken utsträckning läkemedel förskrivs.
Mål och rekommendationer
Fler personer med demenssjukdom bör utredas med kortare vänte- och
utredningstider
Det är svårt att få en bild av hur stor andel av de som insjuknar i en demenssjukdom som
utreds av hälso- och sjukvården. De uppgifter som finns registrerade i SveDem tyder på att
det finns stora skillnader mellan landstingen, och att det sannolikt finns en relativt stor grupp
personer som inte utreds – varken inom primärvården eller inom specialistvården. Variationen
är även stor inom regionen och andelen som utreds behöver öka.
4
Att vänta på resultatet från en demensutredning innebär ofta en stor påfrestning – både för den
enskilde och för de anhöriga eller närstående. Utvärderingen visar att det finns stora skillnader
mellan landstingen när det gäller både väntetider och utredningstider.
Det behövs mer kunskap och bättre förutsättningar inom primärvården
Utvärderingen visar att mindre än hälften av de personer som utreds inom primärvården
genomgår en fullständig basal demensutredning, i enlighet med de rekommendationer som
ges i de nationella riktlinjerna.
Bättre kunskap om och rutiner för uppföljning
I ett tidigt skede av sjukdomen sker uppföljningen oftast i primärvården. I dagsläget saknas
det uppgifter om hur många personer som följs upp där, och vilka delar som ingår i
uppföljningen. Intervjuer med primärvårdsläkare tyder dock på att det finns brister i
uppföljningen. Eftersom en person med demenssjukdom ofta behöver insatser från både
landsting och kommun är det angeläget att uppföljningen sker i samverkan mellan
huvudmännen
Fortsatt utveckling av ett personcentrerat teambaserat arbetssätt och
samordningsfunktioner
Antalet demensteam har ökat sedan 2008, vilket åtminstone delvis kan förväntas vara ett
resultat av det stimulansbidrag som har delats ut inom äldreområdet. Socialstyrelsen menar att
det är angeläget att landstingen och kommunerna fortsätter att arbeta i multiprofessionella
team, även efter att de statliga stimulansmedlen har upphört.
Utbildningsinsatserna har ökat – men det behövs återkommande utbildning
Resultat från Socialstyrelsens enkätundersökning Äldre guiden visar att mer än 80 procent av
omsorgspersonalen vid särskilda boenden har en adekvat utbildning. I Socialstyrelsens
enkätundersökning till ett urval demensboenden svarade nästan hälften av boendena att minst
en person i personalgruppen hade genomgått en längre påbyggnadsutbildning med inriktning
mot demens. Socialstyrelsen menar att det är positivt att personalens kunskap tycks ha ökat.
Det är dock viktigt att möjligheten till längre utbildning och annan kompetensutveckling finns
kvar även efter det att de statliga satsningarna har upphört.
Mer jämlik läkemedelsförskrivning
Andelen personer som behandlas med demensläkemedel varierar mellan landstingen och i
vissa delar är förskrivningen nästan dubbelt så stor. Sannolikheten att behandlas med
demensläkemedel är mindre bland personer med lägre utbildning eller som är födda utanför
Norden.
Uppföljning
I de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom från år 2010 ingår 14
indikatorer. Endast sex av indikatorerna bedöms vara uppföljningsbara med de datakällor som
finns tillgängliga i dagsläget. Två av de uppföljningsbara indikatorerna baseras på uppgifter
från läkemedelsregistret, medan underlag till resterande fyra samlas in via enkäter. Åtta av
5
indikatorerna är så kallade utvecklingsindikatorer, det vill säga indikatorer som inte är möjliga
att kontinuerligt följa upp med de uppföljningssystem som finns tillgängliga i dagsläget.
Indikatorer som är uppföljningsbara med dagens datakällor:






Behandling med demensläkemedel
Behandling med antipsykosmedel i särskild boende
Fastställda riktlinjer och rutiner för genomförande av läkemedelsgenomgång med
fokus på uppföljning av behandling med antipsykosmedel hos personer med
demenssjukdom
Riktlinjer och rutiner som beskriver hur man identifierar och följer upp personer med
demenssjukdom som riskerar att fall.
Riktlinjer och rutiner som beskriver hur man identifierar och följer upp personer med demenssjukdom som riskerar att utveckla eller som redan har utvecklat trycksår Riktlinjer och rutiner som beskriver hur man identifierar och följer upp personer med demenssjukdom som riskerar att utveckla undernäring eller som redan är undernärda.
Samverkansnämnden förväntar sig att:
 Respektive landsting ger berörda verksamheter i uppdrag att följa upp sina resultat
utifrån indikatorerna i de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid
demenssjukdom
 De nationella riktlinjernas indikatorer används för att följa upp demensvården inom
ramen för det utvecklingsarbete som pågår inom regionala utvecklingsgruppen för
nationella riktlinjer.
 Givna uppdrag i den politiska viljeinriktningen följs upp av regionala utvecklingsgruppen för nationella riktlinjer. Sammanfattning ekonomiska och organisatoriska konsekvenser
landstingen i U/Ö regionen
För att vård och insatser vid demenssjukdom ska kunna förbättras och ojämnlikheter minskas
krävs det bättre samverkan mellan huvudmännen för att öka andelen personer som får
genomgå demensutredning. Dessutom behöver uppföljningen av personer med demens
förbättras och ske i samverkan landstingen och kommunerna.
Primärvårdens förutsättningar behöver förstärkas både i form av kunskap och resurser för att
arbeta med utredning och behandling. Slutligen finns det ett fortsatt behov av teambaserat
arbetssätt och återkommande utbildning. Kostnadsökningarna kommer att drabba landstingen
olika, beroende på i vilken grad respektive landstings organisation idag korresponderar med
riktlinjerna.
Bilaga § 14
Diarienummer
14OLL2579
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom
Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallrings­
beslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
1. Inledning................................................................................................................................. 2
2. Personalakter .......................................................................................................................... 3
3. Anställning och rekrytering.................................................................................................... 3
4. Bemanning och personaluppföljning ..................................................................................... 5
5. Personalvård och kompetensutveckling ................................................................................. 6
6. Löneadministration................................................................................................................. 7
7. Arbetsmiljö och arbetsskador ................................................................................................. 8
8. Rehabilitering ......................................................................................................................... 9
9. Facklig samverkan och förhandling ..................................................................................... 11
10. Avslut av anställning .......................................................................................................... 11
11. Pension ............................................................................................................................... 12
12. Policy- och styrdokument................................................................................................... 13
13. Personalstrategisk samordning ........................................................................................... 13
13.1. Arbetsrätt och avtal ..................................................................................................... 13
13.2. Kompetens- och ledarförsörjning ................................................................................ 13
13.3. Uppföljning ................................................................................................................. 14
Sidan 1 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
1. Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för Region Örebro läns personaladministrativa handlingar. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och ska arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling ska bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av Regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Diarieföring/registrering och sekretessbedömning
För att kunna garantera offentlighetsprincipen ska myndigheters allmänna handlingar diarieföras eller
på annat sätt hållas ordnade så det går att fastställa om de inkommit eller upprättats. Handlingar som
omfattas av sekretess ska alltid diarieföras, i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen (SFS
2009:400).
I denna plan finns vägledning för vilka handlingar som ska diarieföras samt vilken paragraf som kan
vara tillämplig vid sekretessbedömning. En handling kan innehålla sekretessomfattade uppgifter även
om ingen paragraf anges. Ett ställningstagande gällande sekretess ska göras vid varje enskilt tillfälle.
Offentlighets- och sekretesslagen omnämns i planen som OSL.
Sidan 2 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
2. Personalakter
Handling
Personalakt
Diarieförs
Pensionsakt
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Personalakt följer med anställd till
ny förvaltning.
Bevaras
Levereras till Regionarkivet
för slutarkivering 2 år efter
anställnings upphörande.
Pensionsakt levereras till
Regionarkivet för slutarkivering
efter pension.
3. Anställning och rekrytering
Handling
Annons, tillsättning av tjänst
Diarieförs
Anställningsavtal,
tillsvidareanställning
Ja
Anställningsavtal, vikariat,
timanställningar med mera
Anställningsavtal, underlag för
Ansökningshandlingar, erhållen
tjänst
Ansökningshandlingar, ej erhållen
tjänst
Avisering om utbetalt belopp
Bevaras/Gallras Anmärkning
2 år
Gallras först 2 år efter avslutad
rekryteringsprocess på grund av
rätt att överklaga enligt
diskrimineringslagen (2008:567).
Bevaras
Inklusive eventuell bilaga.
Bevaras
Se anmärkning
Bevaras
2 år
10 år
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet.
Inklusive eventuell bilaga. Även
förordnanden.
Ingår i personalakt.
Blankett för registrering i
lönesystem.
Bevaras i personalakt om chefs
underskrift saknas på anställnings­
avtal. Kan i övriga fall gallras efter
2 år.
Ingår i personalakt samt
lönesystem.
Gallras först 2 år efter avslutad
rekryteringsprocess på grund av
rätt att överklaga enligt
diskrimineringslagen (2008:567).
Ingår i lönesystem, förvaras annars
systematiskt på respektive klinik/
avdelning.
Avser utbetalning från
arbetsförmedlingen.
Bokföringsunderlag.
Sidan 3 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Bekräftelse på lönebidrag
Besked om att anställningsansökan
har mottagits
Besked om att sökande inte har fått
anställning
Diarieförs
2 år
Bidrag från Arbetsförmedlingen,
Ja, vid
beslut och beslutsunderlag (inklusive sekretess
handlingsplan)
Feriejobb, erbjudande om
Fullmakt för postöppning
Företrädesrätt, handlingar rörande
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Ja
Individuella avtal
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Gallras 2 år efter avslutad
rekryteringsprocess på grund av
rätt att överklaga enligt
diskrimineringslagen (2008:567).
Ingår i lönesystem, förvaras annars
systematiskt på respektive klinik/
avdelning.
Nya beslut samt omprövning av
beslut.
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet. För sekretessbedömning se
OSL (2009:400) 28 kap. 11 §
Förvaras systematiskt på
respektive klinik/avdelning.
Besked och varsel om att
tidsbegränsad anställning upphör,
anmälan om anspråk på
företrädesrätt, överenskommelse
om att avstå företrädesrätt.
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet
Avtal rörande lön, distansarbete,
pensioner med mera.
Ingår i personalakt.
Intresseanmälning/spontan­
ansökning
Introduktionsprogram för nyanställda
Inrättande av tjänst/befattning, beslut Ja
om
Konsulter och andra uppdragstagare, Ja
avtal med
Konverteringsregeln, begäran
rörande
Vid inaktualitet
Kvittens för nycklar och passerkort,
behörighet till IT-system med mera
2 år
Bevaras
Bevaras
Ingår i personalakt.
Ingår i diarieförda handlingar.
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar.
Bevaras
Begäran om att inte omfattas av,
samt begäran om att åter omfattas
av konverteringsregeln (enligt 5 §
LAS).
Ingår i personalakt.
2 år efter aktualitet.
Sidan 4 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Omplacering, handlingar rörande
Diarieförs
Se anmärkning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i personalakt.
Personalförändring
Vid inaktualitet
PuL, samtycke och återtagande av
samtycke
Referenstagning
Bevaras
Rekryteringstest
Vid inaktualitet
Ja
Sekretessförbindelse
Bevaras
Bevaras
Omplaceringsutredning enligt 7 §
LAS ingår i diarieförda handlingar.
För sekretessbedömning se OSL
(2009:400) 39 kap. 2 §
Blankett för personalbehov/
tillsättningsprövning.
För behandling av personuppgifter
samt för utlägg på webbplats.
Utlåtanden från referenser och
rekryteringskonsulter.
För den som anställs likväl för den
som inte anställs.
Notering görs i diariet. Förvaras
systematiskt på respektive klinik/
avdelning. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 5a §
Försäkran och påminnelse om
tystnadsplikt.
Ingår i personalakt. Om personal­
akt inte finns (studenter, konsulter
och dylikt) förvaras de
systematiskt på respektive klinik/
avdelning.
Utdrag ur misstanke- och
belastningsregister
Vid inaktualitet
4. Bemanning och personaluppföljning
Handling
Avgiftsbefrielseförsäkring,
arbetsgivarens underlag för
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Vid beslut från försäkringskassan
om sjukersättning.
Jourjournal (eller motsvarande)
3 år
Personalförteckning/
namnlista över samtliga anställda
Personalstatistik (årsvis)
Bevaras
Semesterplanering
Vid inaktualitet
Bevaras
Kopia ingår i personalakt, original
till försäkringskassan.
Enligt Arbetsmiljöverkets
föreskrifter.
Jmf Avsnitt 5. Jourlistor
Möjlighet till sammanställning
bevaras i lönesystem.
Exempelvis personalekonomiska
sammanställningar.
Semesterlistor och -avstämningar.
Sidan 5 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Övertidsjournal
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
3 år
Enligt Arbetsmiljöverkets
föreskrifter.
Ingår i lönesystem.
5. Personalvård och kompetensutveckling
Handling
Behörighetsgivande utbildning,
bevis/intyg från
Förmåner, beslut om
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i personalakt.
Ja
Bevaras
Till exempel om friskvårdsbidrag.
Ingår i diarieförda handlingar.
AGS-KL, TFA-KL, TGL-KL.
Försäkringar, avtal om
Ja
Bevaras
Förundersökning av brott, förfrågan
om uppgifter inkommen från
exempelvis polisen
Kompetensutvecklingsplaner
Ja
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar.
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet. För sekretessbedömning se
OSL (2009:400) 11 kap. 2 §
På avdelningsnivå.
Jmf Medarbetarsamtal nedan.
Lönesättning, förhandlingsunderlag
Medarbetarsamtal, handlingar
rörande
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Medarbetarenkät,
sammanställning/rapport
Bevaras
Skriftlig varning
Ja
Bevaras
Individuella utvecklingsplaner,
dokumenterade överenskommelser
och övriga anteckningar.
Till exempel NMI Nöjd
medarbetar-index.
Svar och underlag kan gallras vid
inaktualitet.
Kopia ingår i personalakt, notering
görs i diariet. Original till den
anställde och facklig organisation.
För sekretessbedömning se OSL
11 kap. 2 §
Terminalglasögon, beslut/rekvisition
Tjänstebil
10 år
10 år
Utbildningsförmån
Utbildningsportalen
Bevaras
Bevaras
Försäkringshandlingar, parkerings­
tillstånd, registreringsbevis med
mera.
Ingår i personalakt.
Kurskatalog/sammanställning av
utbildningar i egen regi bevaras
genom utskrift en gång per år.
Sidan 6 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
6. Löneadministration
Handling
Arbetstidsschema
Arvoden (konsulter med flera)
Ersättningar
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
2 år
Ingår i lönesystem.
Se anmärkning
2 år om utbetalning skett via
lönesystem, annars 10 år.
Se anmärkning
Flextidssammanställning
Försäkringskassans förfrågan om
anställds inkomst och årsarbetstid
Jourlista, jourredovisning
(jourersättning, jourkompräkning)
Intermittent anställda, handlingar
som visar arbetad tid och utbetald lön
Kodförteckning
Kontrolluppgift, årsvis
Ledighet med lön för fackligt
uppdrag
Ledighetsansökan, kortare än 6
månader
Ledighetsansökan, barn-, studie- och
tjänstledighet över 6 månader
Läkarintyg
2 år
2 år
Lönekort
Bevaras
Lönelista/grundlista
2 år
Ingår i lönesystem.
Till exempel bilersättningar
(inklusive körjournal om grund för
bilersättning), reseersättningar,
traktamenten, sjukvårdskvitton.
2 år om utbetalning skett via
lönesystem, annars 10 år.
Ingår i lönesystem.
Inkommer vid exempelvis
rehabilitering och VAB.
Jmf Avsnitt 4. Jourjournal.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
2 år
Till exempel löneartskataloger.
2 år
Ingår i lönesystem.
Bevaras
Ingår i lönesystem.
2 år
Förvaras hos chef – separat
register förs enligt centrala diariets
instruktion. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Avser äldre material (årskort,
matrikelkort, personalkort).
Bevaras
Ingår i lönesystem.
Jmf. Systematiskt förda uppgifter…
nedan
Lönespecifikationer.
Ingår i lönesystem.
Sidan 7 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Löneunderlag
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
Se anmärkning
Till exempel ob-listor, löneavdrag
(exempelvis kost), timrapporter,
uppdragstillägg, försäkran för
sjuklön, sjuk/friskanmälningar.
2 år om utbetalt via lönesystem,
annars 10 år.
Får dock gallras vid inaktualitet
om uppgifterna framgår av
lönelistor eller protokoll.
Retroaktiv lön, ansökan om eller
sammanställningar över beräkning
2 år
Signallista/rättelselista
Vid inaktualitet
Skatter
Systematiskt förda uppgifter om
anställds tjänstgöring och lön
Tidredovisning/tidssammanställning
Tjänstgöringsschema
Utmätning i lön, beslut om
10 år
Bevaras
Ingår i lönesystem.
Uppgifter som visar avvikelser i
samband med löneberäkningar.
Jämkningsbeslut med mera.
Ingår i lönesystem.
2 år
2 år
10 år
Ingår i lönesystem.
Ingår i lönesystem.
Original hos kronofogden.
7. Arbetsmiljö och arbetsskador
Handling
Arbetsmiljöbokslut/hälsobokslut
Diarieförs
Ja
Arbetsmiljöutredning, generell
Ja, vid
sekretess
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Exempelvis resultat av
friskvårdssatsningar, årlig
sammanställning av systematiskt
arbetsmiljöarbete (SAM).
Bevaras
Till exempel teamutveckling,
kartläggning av sociala och
psykosociala förhållanden,
utredning av inomhusmiljö.
Ingår i diarieförda handlingar.
Arbetsmiljöutredning, individuell
Ja, vid
sekretess
Bevaras
För sekretessbedömning se OSL
(2009:400) 39 kap. 1-2 §
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet.
För sekretessbedömning se OSL
(2009:400) 39 kap. 1-2 §
Sidan 8 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Arbetsskador och tillbud, anmälan
om
Diarieförs
Se anmärkning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i personalakt. Ingår även i
avvikelsesystem. Anmälan om
arbetsskador ska diarieföras.
Arbetsskador och tillbud,
årssammanställning
Protokoll/minnesanteckning
arbetsmiljö
Risk för ohälsa/kemikalieexponering,
personalregister
Bevaras
Systematiskt arbetsmiljöarbete
(SAM)
Bevaras
Bevaras
Bevaras
För sekretessbedömning se OSL
(2009:400) 39 kap. 3 §
Sammanställning ingår i
arbetsmiljöbokslut.
Från till exempel skyddsrond,
arbetsmiljörond.
Personalregister fört i syfte att
underlätta utredningar om
sjukdomssamband, exempelvis
över exponering för cancer­
framkallande och mutagena
ämnen.
Exempelvis organisation och
tidplan för arbetsmiljöarbete,
riskbedömning av arbetsmiljö,
handlingsplaner.
Myndighetsspecifik
dokumentation bevaras.
Årlig sammanställning ingår i
arbetsmiljöbokslut.
8. Rehabilitering
Handlingar inom den personalsociala verksamheten skyddas ofta av sekretess (OSL 39 kap. 1-3 §).
Ärenden som genererar sådana handlingar är till exempel rehabiliteringsutredningar, omplacerings­
ärenden, disciplinärenden och arbetsskadeärenden. Allmänna sekretessreglerade handlingar ska
diarieföras. Beslut i denna typ av ärenden är det i regel ingen sekretess på.
Handling
Diarieförs
Arbetsanpassning, dokumentation av Ja, vid
behov och eventuella åtgärder
sekretess
Arbetsförmågebedömning, underlag
för
Ja, vid
sekretess
Arbetsträning, dokumentation av
Ja, vid
sekretess
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Sidan 9 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Behandlingskontrakt
(vid missbruksproblematik)
Diarieförs
Ja, vid
sekretess
Försäkringskassans anteckning från
avstämnings-/uppföljningsmöten
Ja, vid
sekretess
Försäkringskassans beslut
Ja
Läkarintyg
Omreglering av anställningsvillkor
Rehabiliteringsplan
Rehabiliteringsutredning,
handlingar rörande
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1 §
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Bevaras
Avseende rehabiliteringsersättning,
sjukpenning samt sjukersättning.
2 år
Ja, vid
sekretess
Ja, vid
sekretess
Ja, vid
sekretess
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet. För sekretessbedömning se
OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 §
Uppgifter som styrker diagnos och
arbetsoförmåga skrivs in i
rehabiliteringsplan.
Förvaras hos chef – separat
register förs enligt centrala diariets
instruktion. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Besked till anställd enligt AB § 12
att anställningsvillkoren ska
omregleras på grund av den
anställdes rätt till partiell
sjukersättning som inte är
tidsbegränsad.
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1-2 §
Handlingsplan för rehabilitering
samt för återgång i arbete.
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1 §
Utredningar med eventuella
underlag
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet vid sekretess. För sekretess­
bedömning se OSL (2009:400) 39
kap. 1 §
Sidan 10 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Rehabiliteringsmöten (samtal),
övriga anteckningar och
dokumentation
Diarieförs
Se anmärkning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet Arbetsmaterial som inte tillför
ärendet sakuppgift, till exempel
anteckning om att rehabiliterings­
behov inte finns samt underlag för
genomgång av rehabiliterings­
processen.
Behöver inte diarieföras, förutsatt
att det rensas ut när ärendet
avslutas.
9. Facklig samverkan och förhandling
Handling
Facklig förtroendeman, anmälan och
avanmälan
Facklig tid, rapport och
sammanställning
Förhandlingsprotokoll och
kollektivavtal
Diarieförs
Ja
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar.
2 år
Ja
Protokoll/minnesanteckning från
APT eller motsvarande samverkan på
arbetsplatsnivå
Bevaras
2 år
Avser protokoll/minnesanteckning
från samverkan på förvaltnings­
nivå och verksamhetsområde
(lokal samverkan) samt från
förhandling enligt MBL.
Ingår i diarieförda handlingar.
Om de inte innehåller beslut eller
unik information av direkt
betydelse för verksamheten.
10. Avslut av anställning
Handling
Arbetsgivarintyg
Diarieförs
Avgångsvederlag, beslut om
Ja
Bouppteckningsintyg, för kännedom
från KPA
Dödsfall – arbetsgivarintyg för
dödsanmälan
Dödsfall – försäkran från anhörig,
registerutdrag från Skatteverket
Grupplivutbetalning, ansökan om
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet Original till den anställde.
Möjlighet till sammanställning
bevaras i lönesystem.
Bevaras
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet.
Bevaras
Ingår i pensionsakt.
Bevaras
Bevaras
Original till KPA, kopia ingår i
pensionsakt.
Ingår i pensionsakt.
Bevaras
Sidan 11 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
LAS-varsel, handlingar rörande
Tjänstgöringsbetyg/-intyg
Uppsägning, arbetsgivarens
Diarieförs
Ja
Ja
Uppsägning, egen
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Gällande uppsägning och avsked.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar. För
personanknutet varsel ingår kopia
av underrättelse samt besked i
personalakt.
Ingår i personalakt.
Ingår i personalakt, notering görs i
diariet.
Ingår i personalakt.
11. Pension
Handling
Kontoutdrag på utbetalda pensioner
Pensionsansökan
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
10 år
Bevaras hos KPA.
Bevaras
Även särskild ålderspension
(garantipension).
Inklusive bilagor, godkännande,
beslut och överenskommelser.
Pensionsavgång, besked om
Pensionsbrev med bilagor
Pensionslösningar, avtal om särskilda
Pensionsregister
Pension, förhandsberäkning
Pensionsunderlag SPV 9
Premie rapporterad till Pensionsvalet
Återkrav av pensioner
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
2 år
10 år
Ingår i pensionsakt.
För anställda som fyllt 67 år.
Ingår i pensionsakt.
Ingår i pensionsakt.
Bevaras hos KPA.
Ingår i lönesystem.
Sidan 12 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
12. Policy- och styrdokument
Handling
Handböcker
Policys och riktlinjer inom
personalområdet
Diarieförs
Ja
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Personalhandboken och separata
handböcker för exempelvis
arbetsmiljö.
Bevaras
Personalhandboken bevaras genom
utskrift en gång per år.
Till exempel lönepolicy,
jämställdhets- och mångfaldsplan,
krishanteringsplan, policy för
hantering av missbruk.
Ingår i diarieförda handlingar.
13. Personalstrategisk samordning
13.1. Arbetsrätt och avtal
Handling
Dom
Fullmakt
Lokal tvisteförhandling, handlingar
rörande
Stämningsansökan
Tvisteprotokoll
Diarieförs
Ja
Ja
Ja
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i diarieförda handlingar.
Ingår i diarieförda handlingar.
Ingår i diarieförda handlingar.
Ja
Ja
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar.
Ingår i diarieförda handlingar.
13.2. Kompetens- och ledarförsörjning
Handling
Befattnings- och
arbetsutvärderingssystem
Identifiera nya ledare, arbete med att
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Lönekartläggning.
Se anmärkning
Ledarskapsutbildningar (inklusive
introduktion för nyanställda chefer
och utvecklingsprogram för
ledningsgrupper)
Bevaras
Praktikplatser
Bevaras
Program för ledarförsörjning
Rekrytering
Bevaras
Dokumentation av innehåll och
utformning bevaras. Eventuell
personrelaterad information gallras
vid inaktualitet.
Dokumentation av verksamhetens
idé, upplägg och arbetsformer
bevaras. För övrig dokumentation
se dokumenthanteringsplan för
Allmänna administrativa
handlingar.
Dokumentation av programmets
innehåll och utformning bevaras.
Se Avsnitt 3. Anställning och
rekrytering
Sidan 13 av 14
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Traineeprogram
Diarieförs
Bevaras/Gallras Anmärkning
Se anmärkning
Dokumentation av programmets
innehåll och utformning bevaras.
Diarieförs
Ja
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Sammanställning/rapport samt
dokumentation av valt verktyg
bevaras. Svar och underlag kan
gallras vid inaktualitet.
Bevaras
Inklusive analys av utfall av
löneöversyn.
13.3. Uppföljning
Handling
Medarbetar- och ledarenkät
Lönestatistik
Personalstatistik (personalnyckeltal)
Personaluppföljning (analys av
nyckeltal)
Bevaras
Bevaras
Ingår i delårsbokslut.
Ingår i delårsbokslut.
Exempelvis avseende intern och
extern rekrytering, mångfald/
etnicitet, timanställningar, vikariat,
sjukfrånvaro.
Ingår i delårsbokslut.
Sidan 14 av 14
Bilaga § 15
Diarienummer
15RS69
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns upphandlingshandlingar
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för Region Örebro läns
upphandlingshandlingar
Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för Region Örebro läns upphandlingshandlingar. Myndigheters handlingar är i regel allmänna
handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och
Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid
beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvalt­
ning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut
upphandlingshandlingar
för Region Örebro läns
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Giltig t.o.m
-
Direktupphandling
Handling
Beställning av upphandlingsuppdrag
Fråga till Skatteverket
Svar från Skatteverket
Kreditupplysning
Antagen offert
Direktupphandlingsformulär
Beställning
Annan korrespondens av betydelse
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Upphandling
Handling
Fullmakt samordnad upphandling
Beställning av upphandlingsuppdrag
Annons
Annonsbekräftelse
Anbudsinbjudan
(selektiv eller urvalsupphandling)
Beslut om vilka som får inkomma med anbud
(selektiv eller urvalsupphandling)
Meddelande till ej utvalda, respektive utvalda
anbudsgivare (selektiv eller urvalsupphandling)
Förfrågningsunderlag
Bilaga till förfrågningsunderlaget
Kompletterande förfrågningsunderlag
Begäran om utlämning av anbudsunderlag
Svar på begäran om utlämning av anbudsun­
derlag
Avböjande att delta i upphandling
Frågor och svar kring förfrågningsunderlag
Protokoll från anbudsöppning
Fråga till Skatteverket
Svar från Skatteverket
Kreditupplysning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Sidan 2 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut
upphandlingshandlingar
för Region Örebro läns
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Giltig t.o.m
-
Handling
Frågor och svar föranledda av anbudssvar
Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare
Antaget/antagna anbud
Bilaga till anbud
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Ej antaget anbud
5 år
Inkommet anbud, avbrutna upphandlingar
5 år
Anmärkning
Bilagor i form av
exempel från medicinskteknisk
utrustning, modeller, ritningar
och planer kan gallras vid inaktualitet, om de är beskrivna i
dokumentationen.
Om handlingarna finns digitalt
kan eventuella papperskopior
gallras vid inaktualitet.
Om handlingarna finns digitalt
kan eventuella papperskopior
gallras vid inaktualitet.
Upphandlingsrapport inklusive utvärdering
Tilldelningsbeslut eller beslut om avbrytande
av upphandling
Tillkännagivande av/ meddelande om tilldel­
nings-beslut eller underrättelse om avbruten
upphandling
Inkomna frågor kring tilldelningsbeslut
Svar på frågor kring tilldelningsbeslut
Annonsering om tilldelning av avtal
Rapport om avslutad upphandling över trös­
kelvärden till EG-kommissionen
Annan korrespondens av betydelse
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Överprövning
Handling
Underrättelse om överprövning
Föreläggande om överprövning
Yttrande (inkl. eventuella bilagor)
Dom
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Sidan 3 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut
upphandlingshandlingar
för Region Örebro läns
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Giltig t.o.m
-
Avtal
Handling
Avtal (inkl. bilagor) påskrivet av leverantör
Avtal (inkl. bilagor) påskrivet av båda parter
Förlängning av avtal påskrivet av leverantör
Förlängning av avtal påskrivet av båda parter
Tillägg eller ändring av avtal påskrivet av leve­
rantör
Tillägg eller ändring av avtal påskrivet av båda
parter
Begäran om prisjustering
Besked om prisjustering
Begäran om överlåtelse av avtal
Besked om överlåtelse av avtal
Handlingar som annars behövs för bevisvärde
 Tvist
 Skadestånd
 Hävning
Bevras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Sidan 4 av 4
Bilaga § 16
Diarienummer
15RS70
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för Region Örebro läns
fastighetshandlingar
1. Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för Region Örebro läns fastighetshandlingar. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar
(Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och
Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid
beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och
förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01.28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns
fastighetshandlingar
2. Fastighetshandlingar
Handling
Arbetsexemplar och
kännedomsexemplar av handlingar och
ritningar
Avtal
Bevaras/gallras
Vid inaktualitet
Kommentar
Se kommentar
Driftavtal och avtal med
privatpersoner, till exempel hyresavtal
kan gallras 2 år efter avtalets utgång.
Besiktningsprotokoll från slutbesiktning Bevaras
och garantibesiktning
Bygglov
Driftsinstruktioner
Bevaras
Vid inaktualitet
Fastighetsakt/fastighetshandlingar
Bevaras
•
•
Avtal och servitut
Beskrivning av
fastigheten/området
• Kartor
• Kommunala förköpsrätten
• Kvitto och köpeskilling
• Köpebrev
• Köpekontrakt
• Lagfart
• Pantbrev, ej utnyttjade
• Värderingsintyg
• Äldre handlingar rörande
fastigheten
• Övriga handlingar
Fastighetsdeklaration (årlig),
fastighetstaxering och
taxeringsmeddelande
Övriga avtal bevaras.
Diarieförs
Återkommande besiktningar, till
exempel gällande hissar, ventilation
och brandsyn kan gallras när ny
besiktning genomförts.
Diarieförs
Bevaras så länge de behövs för driften
av objektet.
Handlingar gällande Region Örebro
läns fastigheter förvaras hos
fastigheter i en akt per fastighet.
I samband med försäljning av
fastighet bör vissa handlingar av
betydelse för köparen överlämnas till
denne. De överlämnade handlingarna
bör dock bevaras hos Region Örebro
län i form av kopior.
5 år
Efter ny fastighetstaxering.
Handlingar gällande avregistrerade
och sålda fastigheter kan gallras vid
inaktualitet.
Sidan 2 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01.28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns
fastighetshandlingar
Handling
Fastighetsregister/fastighetssystem
Incit
Försäkringsbevis – allriskförsäkring
Förteckning över Region Örebro läns
fastighetsbestånd
Geotekniska undersökningar
Projekthandlingar:
Bevaras/gallras
Bevaras
Kommentar
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Handlingar från projekt,
nybyggnationer, ombyggnationer och
dylikt.
•
Beställning,
Bevaras
uppdragshandlingar,
projektdirektiv,
entreprenadkontrakt, antagna
anbud och förfrågningsunderlag,
med tillhörande handlingar.
•
Dokumentation över projektet,
foton, filmer och dylikt.
Bevaras
•
Icke-antagna anbud
5 år
•
Protokoll från projektmöten,
byggmöten, planeringsgrupper,
funktionsgrupper och dylikt.
Bevaras
•
Rumsfunktionsprogram (RFP),
avdelningsfunktionsprogram
(AFP)
2 år
•
Slutrapport, delrapport,
utvärderingar.
•
Utlåtanden inhämtade från
myndighet (till exempel
arbetsmiljö, strålning)
•
Utredningar och förstudier, som
Bevaras
ligger till grund för projektet
Minnesanteckningar av kortsiktig
betydelse kan gallras vid inaktualitet.
Bevaras
Bevaras
Sidan 3 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01.28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns
fastighetshandlingar
Handling
Pålningsprotokoll
Sprängjournal
Bevaras/gallras
Bevaras
Bevaras
Kommentar
3. Ritningar
När en fastighet rivs eller säljs ska Region Örebro län för framtiden bevara ritningsmaterialet från
fastigheten.
Hantering av ritningar
Till och med 1996
Ritningar levererades till landstinget som pappersritningar eller translarer, de förvaras i fastigheters
arkiv. Merparten av dessa är mikrofilmade och mikrofilmen är sedan skannad. De skannade
ritningarna lagras på server.
1996-2003
De flesta ritningar upprättades digitalt och levererades till landstinget digitalt via nätet eller på CDskiva. De digitala ritningarna lagras på server, CD-skivorna förvaras i fastigheters arkiv.
2004-tills vidare
Från och med 2004 levereras alla ritningar som digitala ritningsfiler på CD-skiva, skivorna förvaras i
fastigheters arkiv. En kopia av filen lagras på server.
Handling
Förfrågningsunderlag och KF
(kompletterande
förfrågningsunderlag)
Bygghandling
Relationshandling
Ritningar som i huvudsak utvisar icke
utförda projekt och prisbelönade och
inköpta förslag vid arkitekttävlingar
Bevaras/gallras
Bevaras
Kommentar
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Sidan 4 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01.28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns
fastighetshandlingar
4. Parkverksamhet Handling
Besiktning av lekplats
Förteckning, kartor och ritningar över
parker och grönytor
Planer och utredningar
Planteringar, handlingar rörande
Skötselplaner
Trädinventering
Bevaras/gallras
Bevaras
Bevaras
Kommentar
Bevaras
Vid inaktualitet
2 år
Bevaras
5. Konstverksamhet
Handling
Avtal
Bevaras/gallras
Bevaras
BUS (Bildkonst Upphovsrätt i
Sverige)-rapportering
Bevaras
Checklista för byggnadsanknuten
konst samt skissförslag
Fotografier av konstverk
Bevaras
Bevaras
Godkännande från konstnär att
förändra konstverk
Konstregister
Bevaras
Polis/stöldanmälningar
Riktlinjer
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Kommentar
Till exempel avtal om köp av tjänst, avtal för
skissuppdrag, avtal för byggnadsanknuten
konst, depositionsavtal/ lån till utställning
(kommuner eller privata vårdgivare),
överlåtelseavtal m.m. Diarieförs.
Årligen rapporteras bildanvändning till
BUS.
Avtal för återgivning av samling på Internet
m.m. bevaras och diarieförs.
Checklista för byggnadsanknuten konst samt
skissförslag bevaras och diarieförs.
Fotografierna läggs in i digitalt
konstregister.
Diarieförs
Digitalt register över all regionägd konst
med information om konstnär, titel,
registreringsnummer, teknik, format,
inköpspris, inköpsplats, placering,
inventeringsdatum, inskannat fotografi m.m.
Diarieförs
Till exempel gällande 1% regeln och
hantering av regionägd konst vid
huvudmannaskapsförändringar. Diarieförs.
Sidan 5 av 5
Bilaga § 17
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom
Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringplan/
gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region
Örebro län
1. Inledning................................................................................................................................. 2
Bevarande och gallring....................................................................................................... 2
2. Fullmäktige, styrelser och nämnder ....................................................................................... 3
Representation .................................................................................................................... 3
3. Protokoll och anteckningar från verksamheten ...................................................................... 4
4. Diarieföring ............................................................................................................................ 5
5. Styrande och redovisande dokument...................................................................................... 6
6. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse .......................................................................... 8
7. Information/kommunikation .................................................................................................. 9
8. Projekthandlingar ................................................................................................................. 10
9. IT .......................................................................................................................................... 10
10. Administration personuppgiftslagen (PuL) ........................................................................ 11
11. Arkivering .......................................................................................................................... 11
Sidan 1 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
1. Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 2 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
2. Fullmäktige, styrelser och nämnder
Handling
Arvodesbestämmelse
Arvodesunderlag, förtroendevalda
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
10 år
Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter,
reseräkningar och dylikt
Avsägelse och nominering, förtroendevalda
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Delegationsbeslut
Bevaras
Delegationsförteckning/originallista över anmälda Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
delegationsbeslut
Delegationsordning
Bevaras
Ljud- och bildupptagning (bandinspelning,
Bevaras
ljudfil, fil från webbsändningar) från
fullmäktigesammanträde
Föredragningslista (dagordning, kallelse)
Bevaras
Föredragnings PM
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Förtroendemannaregister
Bevaras
Justeringsanslag
Vid inaktualitet Tillkännagivandet av justeringen
antecknas även på protokollet
Kungörelse, fullmäktigesammanträde
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Motion, medborgarförslag och interpellation
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Närvarolista
Bevaras
Ingår i protokoll
Protokoll från fullmäktige, styrelser, nämnder och Bevaras
utskott
Protokoll eller mötesanteckning från politiska
Bevaras
arbetsgrupper
Protokoll eller mötesanteckning från kommittéer, Bevaras
råd, referensgrupper, styrgrupper och dylikt
Protokoll eller mötesanteckning från
Bevaras
samarbetsorgan och samrådsgrupper
Protokollsbilaga
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Protokollsutdrag
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Ingår i protokoll
Voteringslista
Bevaras
Ingår i protokoll
Yrkande och reservation
Bevaras
Representation
Gåvor till Region Örebro län
Representationslista
Bevaras
Bevaras
Till exempel 25- års gåvor och
regionstyrelsens middag för
kulturpristagare och stipendiater
Sidan 3 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Tackbrev och dylik ordförandekorrespondens
Handlingar rörande vänorter
Bevaras
Bevaras
Giltigt t.o.m.
-
Anmäls till regionstyrelsen, i protokoll
3. Protokoll och anteckningar från verksamheten
Handling
Föredragningslista (dagordning, kallelse)
Protokoll/minnesanteckning från styrgrupp
Protokoll/minnesanteckning från ledningsgrupp
på förvaltnings- och områdesnivå
Protokoll/minnesanteckning från ledningsgrupp i
verksamhet
Protokoll/minnesanteckning från
samverkansgrupper
Protokoll/minnesanteckning från förhandling
enligt Medbestämmandelagen (MBL)
Protokoll/minnesanteckning arbetsmiljö
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Protokoll/minnesanteckning från APT eller
motsvarande på arbetsplatsnivå
2 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Protokoll/mötesanteckning/minnesanteckning från Vid inaktualitet
avdelningsmöten, personalmöten,
informationsmöten och dylika interna
verksamhetsmöten
Från till exempel skyddsrond,
arbetsmiljörond.
Om de inte innehåller beslut eller unik
information av direkt betydelse för
verksamheten
Om de inte innehåller beslut eller unik
information av direkt betydelse för
verksamheten
Sidan 4 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
4. Diarieföring
Handling
Diarier
Diarieförda handlingar
Diarieplan
Fullmakt för postöppning
Information i röstbrevlåda, telefonsvarare eller
motsvarande
Korrespondens (e-post, fax och papperspost)
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Se anmärkning Uppgifter som tillför sakuppgift i
ärende ska dokumenteras i en
tjänsteanteckning och diarieföras. När
detta gjorts kan informationen i
röstbrevlådan gallras.
Se anmärkning
Information av tillfällig och ringa
betydelse kan gallras vid inaktualitet.
All korrespondens av vikt för
verksamheten ska diarieföras oavsett
media.
För korrespondens av tillfällig betydelse
eller rutinmässig karaktär, se avsnitt 6.
Register till diarier
Postlista
Tjänsteanteckning
Bevaras
Vid inaktualitet
Se anmärkning
Integrerad i diariesystemet
Tjänsteanteckning som tillför
sakuppgift bevaras och diarieförs i
ärendet.
Anteckning som ej tillför sakuppgift
och är av tillfällig eller ringa betydelse
kan gallras vid inaktualitet.
Sidan 5 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
5. Styrande och redovisande dokument
Handling
Avtal
Avtal, rutinmässiga
Avvikelsehantering
Bevaras/Gallras
Bevaras
2 år efter
inaktualitet
Anmärkning
Ingår i diarieförda handlingar
Till exempel leasing av kopiator och
kaffeautomat.
Bevaras
Om alla avtal diarieförs bevaras även
dessa i diarieförda handlingar.
All dokumentation omkring en
avvikelse bevaras i
ärendehanteringssystemet.
Äldre avvikelser/tillbudsrapporter i
pappersform bevaras.
Certifiering, diplomering och utmärkelser
Enkät, kartläggning, kundundersökning etc,
sammanställning/rapport
Fotografier, filmer och ljudupptagningar som
dokumenterar den egna verksamheten
Fullmakt
Handböcker, instruktioner och rutinbeskrivningar
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Intern kontroll
Bevaras
Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen
regi
Se anmärkning
Svar och underlag kan gallras vid
inaktualitet.
Externa besvarade enkäter ska
diarieföras.
Se även avsnitt 6, handlingar av
tillfällig eller ringa betydelse
Handböcker, instruktioner och
rutinbeskrivningar, framtagna för den
egna verksamheten bevaras.
Handböcker, instruktioner och
rutinbeskrivningar av kortsiktig
betydelse kan gallras vid inaktualitet.
Dokumentation av upplägg och
arbetsformer samt rapporter och
åtgärdsplaner.
Program, deltagarlistor, eventuellt unikt
studiematerial samt kopior av eventuella
kursintyg bevaras. Övriga handlingar
(som inte ingår i ekonomisk- eller
personalredovisning) kan gallras vid
inaktualitet.
Sidan 6 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Kvalitetsarbete
Bevaras
Ledningssystem
Bevaras
Organisationsscheman/beskrivningar
Policys och planer
Remiss, remissvar och yttrande
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Slutrapport/-dokumentation från projekt och
utredning
Statistik som innehåller unik information om
verksamheten
Styrdokument
Bevaras
Synpunkter, klagomål och förslag
Se anmärkning
Giltigt t.o.m.
-
Till exempel kvalitetsdokument,
processbeskrivning,
kvalitetssäkringssystem,
kvalitetsutmärkelser – underlag,
rapporter, upplägg, information.
Handlingar som dokumenterar
verksamhetens ledningssystem, det vill
säga mål, organisation, rutiner, metoder
och processer som säkerställer kvalitén
och patientsäkerhetsarbetet.
Bevaras årligen
Ingår i diarieförda handlingar
Ingår i diarieförda handlingar, avser ej
vårdremisser.
Ingår i diarieförda handlingar
Bevaras
Bevaras
Om styrdokument skapas i Platina
Dokument bevaras de digitalt där och
arkivexemplar behöver ej skrivas ut på
papper.
Sammanställningar, rapporter och
statistik bevaras
Synpunkter, klagomål och förslag som
har lett till åtgärder eller förändringar
bevaras
Utvärdering
Bevaras
Uppföljningsrapport
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsplan
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Synpunkter, klagomål och förslag av
rutinarmad allmän karaktär kan gallras
vid inaktualitet
Utvärderingar av kortsiktig betydelse
kan gallras vid inaktualitet.
Ingår i diarieförda handlingar
Ingår i diarieförda handlingar
Ingår i diarieförda handlingar
Sidan 7 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
6. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
Handling
Handlingar som inkommit för kännedom och som
inte har föranlett någon åtgärd
Inkomna eller expedierade (utskickade)
handlingar av tillfällig betydelse eller rutinartad
karaktär
Inkomna handlingar som inte berör myndighetens
verksamhetsområde, eller som är meningslösa
eller obegripliga
Inlämningskvitton, kvittensböcker och liknande
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet
Kopior och dubbletter
Se anmärkning
Mottagnings- och delgivningsbevis
Vid inaktualitet
Register, liggare och andra tillfälliga
förteckningar
Vid inaktualitet
Underlag för intern planering och
verksamhetsredovisning
Vid inaktualitet
Övriga handlingar av kortvarig eller ringa
betydelse
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Gallras under förutsättning att de inte
längre behövs som bevis för att en
försändelse har inkommit till eller utgått
från myndigheten.
Kopior och dubbletter som inte har
någon funktion då det finns
arkivexemplar med samma innehåll.
Gallras under förutsättning att ingen
anteckning har tillförts.
Avser register och liggare som har
tillkommit för att underlätta
myndighetens arbete och som saknar
betydelse när det gäller att dokumentera
myndighetens verksamhet.
Kan gallras efter att sammanställning
eller annan bearbetning gjorts, under
förutsättning att handlingarna ej i övrigt
har någon betydelse för verksamheten.
Sidan 8 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
7. Information/kommunikation
Handling
Artikel, egenproducerad
Fotosamlingar/bildarkiv,
digitala och analoga
Grafiskt program/grafisk profil
Nyhetsbrev och cirkulär, egenproducerade
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande
gällande Region Örebro län.
Pressmeddelande
Sociala medier
Bevaras
Tidning, egenproducerad
Bevaras
Trycksaker, egenproducerade
Bevaras
Webbplats, extern och intern
Se anmärkning
Bevaras
Se anmärkning
Ett arkivexemplar av alla
egenproducerade nyhetsbrev och
cirkulär bevaras.
Se särskild
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut
för sociala medier och webb inom
Region Örebro län.
Ett arkivexemplar av alla
egenproducerade tidningar bevaras
Ett arkivexemplar av alla
egenproducerade trycksaker bevaras.
Till exempel affischer, annonser,
broschyrer, böcker och
informationsskrifter.
Se särskild
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut
för sociala medier och webb inom
Region Örebro län.
Sidan 9 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
8. Projekthandlingar
Handling
Förstudie
Korrespondens
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Korrespondens som dokumenterar
avgöranden, överenskommelser med
mera av långsiktig betydelse
Rutinartad korrespondens kan gallras
vid inaktualitet.
Projektavtal
Projekthandlingar
Idébeskrivning
Projektdirektiv
Projektplan
Uppföljningsrapport
Slutrapport
Protokoll
Bevaras
Bevaras
Uppdragshandlingar
Idébeskrivning
Uppdragsdirektiv
Slutrapport
Uppföljning av mål
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Protokoll från styrgrupp bevaras samt
andra protokoll som dokumenterar
avgöranden, överenskommelser med
mera.
Bevaras
9. IT
Handling
Elektroniska spår från internetuppkoppling
Källkoder till egna system
Systembeskrivning, handböcker och manualer
Systemdokumentation
Bevaras/Gallras Anmärkning
3 månader
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Avser dokumentation för förståelse av
systemet, hur det har använts och dess
innehåll.
Sidan 10 av 11
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
10. Administration personuppgiftslagen (PuL) Handling
Anmälan av behandling av personuppgifter till
Datainspektionen
Anmälan av behandling av personuppgifter till
personuppgiftsombudet
Anmälan av personuppgiftsombud till
Datainspektionen
Informationsmaterial till personuppgiftsombudet
från Datainspektionen
Personuppgiftsbiträde, avtal och instruktioner
Registerförteckningar
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Registerutdrag, begäran om samt svar
Bevaras
Riktlinjer för hantering av personuppgifter
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Personuppgiftsombudets förteckning
över personregister
Ingår i diarieförda handlingar, de
registerutdrag som ej ingår i diarieförda
handlingar kan gallras efter 1 år
Ingår i diarieförda handlingar
11. Arkivering
Handling
Arkivförteckning
Arkivbeskrivning/beskrivning av en myndighets
allmänna handlingar
Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut/
bevarande och gallringsplan
Gallringsbevis/gallringsprotokoll
Regionarkivets sökregister
Leveransreversal
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Uppdateras löpande.
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
Kvitto över handlingar levererade till
arkivmyndigheten
Sidan 11 av 11
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa handlingar inom
Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för ekonomi­
administrativa handlingar inom
Region Örebro län
Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handlingar som bevaras
Handling
Bokslut under året
- delårsrapport
- periodrapport
Budget
Dagbok/grundbokföring
Ekonomisk statistik
Huvudbok
Kontoplan samt ansvarsenhetsförteckning
Verifikationer fram till 1951, papper
Årsredovisning
- förvaltningsberättelse
- resultaträkning
- balansräkning
- finansieringsanalys
- sammanställd redovisning
inkl bilagor:
- nämndernas,
- förvaltningarnas
verksamhetsberättelser
- sifferbilaga
bokslutsbilaga
utgående balans inkl. specifikationer
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ska diarieföras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ska diarieföras. Avser slutlig version av
landstingets budget fastställd av
fullmäktige.
Ska diarieföras
Verifikationer efter 1951 gallras. Se
nästa avsnitt.
Årsredovisningen med bilagor ska
diarieföras
Diarieförs ej
Sidan 2 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handlingar som kan gallras
Handling
Aktiebrev
Anläggningsreskontra
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet Förvaras i kassaskåp under ägandetiden
Exkl det utdrag som ingår i
10 år
bokslutsbilagorna till årsbokslutet
Asylblankett, för registrering MVC, BVC
1 år
Attest- och utanordningsbehörigheter
10 år
Avgiftsbefrielse, begäran om
10 år
Avser patienträkning
Avstämning av balanskonton
2 år
Avtal som utgör räkenskapsinformation
10 år
Om hänvisning till avtalet görs i
verifikation
Behörighetslista för ekonomisystem
10 år
Avser behörigheter i olika delsystem
Betalningsförslag/betalning av leverantörsfakturor Vid inaktualitet
(datalistor)
Betalningspåminnelse, kundfaktura
6 mån, se anm. Efter avslutat ärende. Tjänsten och
handlingar administreras av externt
företag.
Betalningspåminnelse, leverantörsfaktura
Bilaga som utgör del av verifikation
Budgetuppföljning
Debiteringsunderlag
Fastighetsreskontra
Vid inaktualitet
10 år
2 år
2 år
10 år
Frikort från sjukvården, kopia
Följesedel/packsedel
1 år
Vid inaktualitet/ Kan gallras efter avstämning mot
10 år, se anm.
fakturan om fakturan är specificerad
med följesedelns uppgifter och inte
utgör en samlingsfaktura. Utgör
följesedeln underlag till fakturan kan
den gallras efter 10 år.
3 år
2 år, se anm.
Kan gallras 2 år efter återredovisning av
kassa
6 mån, se anm.
Efter avslutat ärende. Tjänsten och
handlingar administreras av externt
företag.
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
2 år
2 år
2 år
2 år, se anm.
Undantag: Klarmarkeringslistor från
anläggnings- och fastighetsreskontra
utgör verifikation och får gallras först
efter 10 år
Förskott, kvittens vid resor och kurser
Handkassa, förbindelseintyg och överlåtelse av
Inkassoärende, kundfaktura
Inkassoärende, leverantörsfaktura
Inköpsrekvisition/beställningsblankett
Inteckning, dödad
Integrationslista
Intrastatblankett, inklusive underlag
Klarmarkeringslista
Exkl det utdrag som ingår i
bokslutsbilagorna till årsbokslutet
Sidan 3 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa
handlingar inom Region Örebro län
Handling
Kontoutdrag
Kundreskontra
Leverantörsbetalning
Leverantörsreskontra
Likviditetsplanering, prognos
Loggar
Momsredovisning
Skattedeklaration, inklusive underlag
Verifikationer
- bokföringsorder
- kundfaktura
- intern faktura
- leverantörsfaktura
- makulering och värdereglering
av patient/kundfaktura
- makulering av leverantörs­
faktura
- kassaredovisning, inkl underlag
- utanordning/kvitto
- importfiler avseende
bokföringstransaktion från
försystem
Bevaras/Gallras Anmärkning
2 år, se anm.
Avser kontoutdrag som inte utgör del av
verifikation, vilka får gallras först efter
10 år
10 år, se anm.
Kan gallras 10 år efter sista åtgärd. Exkl
det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna
till årsbokslutet.
10 år
10 år, se anm.
Kan gallras 10 år efter sista åtgärd. Exkl
det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna
till årsbokslutet.
2 år
Se anm.
Se särskilt beslut rörande logguppgifter
10 år
6 år
Avser underlag för upprättande av
skattedeklaration
10 år, se anm.
Verifikationer på papper från 1952 och
framåt kan gallras efter 10 år.
Verifikationer avseende
leverantörsfakturor i pappersform som
skannats får gallras efter 3 år enligt
beslut från Skatteverket. Skannade
verifikationer samt EDI-fakturor i
systemet får gallras efter 10 år.
Följande verifikationer kan vara
nödvändiga att bevara längre än 10 år:
Verifikationer rörande åtkomst­
(äganderätts-) handlingar och
handlingar rörande nyttjanderätt och
servitutsrätt till fast egendom,
verifikationer rörande
investeringsutgifter (byggnads­
verksamhet, teknisk utrustning) med
löpande garantitid, eller
donationshandlingar.
Verifikationer från EU-projekt:
Verifikationer avseende strukturfonder
får gallras tidigast 10 år efter
programtidens slut. Verifikationer
avseende sektorsfonder (övriga fonder)
får gallras tidigast 5 år efter att projektet
fått sin sista utbetalning.
Värdepostbok
10 år
Sidan 4 av 4
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk
dokumentation inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringplan/
gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom
Region Örebro län
1. Inledning................................................................................................................................. 3
1.1 Bevarande och gallring..................................................................................................... 3
2. Patientjournal ......................................................................................................................... 4
3. Patientjournalhandlingar – allmän del.................................................................................... 6
4. Primärvårdens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska
dokumentation .......................................................................................................................... 20
4.1. Vårdcentralerna ............................................................................................................. 20
4.2. Asyl- och invandrarhälsan............................................................................................. 21
4.3. Barnhälsovården ............................................................................................................ 21
4.4. Mödrahälsovården ......................................................................................................... 22
4.5. Ungdomsmottagningen Knuffen ................................................................................... 22
4.6. Vårdcentralernas jourmottagning .................................................................................. 22
4.7. Sjukvårdsrådgivningen .................................................................................................. 22
5. Habiliteringens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska
dokumentation .......................................................................................................................... 23
5.1 Centrum för hjälpmedel ................................................................................................. 23
5.2 Tolkcentralen.................................................................................................................. 23
5.3 Barn- och ungdomshabilitering/Vuxenhabilitering........................................................ 24
6. Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar ................................................ 25
6.1 Psykiatrins patientjournal ............................................................................................... 25
6.2 Psykologiska tester och skattningar ............................................................................... 25
6.3 Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar .......................................... 26
7. Specialistsjukvårdens klinikspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska
dokumentation .......................................................................................................................... 33
7.1 ANIVA- kliniks inklusive Smärtsektionens klinikspecifika patientjournalhandlingar.. 33
7.2 Arbets- och miljömedicinsk kliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar .............. 35
7.3 Infektionskliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar............................................ 36
7.4 Kvinnoklinik/BB:s klinikspecifika patientjournalhandlingar ........................................ 37
7. 5 Lungkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar .................................................. 38
7.6 Neurokliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar .................................................. 39
7.7 Onkolog/Gynonkologkliniks klinikspecifika patientjournal-handlingar ....................... 41
7.8 Smittskyddsenhet ........................................................................................................... 42
Sidan 1 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.9 Ögonkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar ................................................... 44
7.10 Öron, näsa, hals – kliniks (inklusive Logopedi och foniatri) klinikspecifika
patientjournalhandlingar....................................................................................................... 46
8. Medicinsk service................................................................................................................. 47
8.1 Röntgen .......................................................................................................................... 47
8.2 Fysiologi ......................................................................................................................... 47
8.3 Laboratoriemedicin ........................................................................................................ 48
8.3.1 Kvalitetsledningssystem .......................................................................................... 48
8.3.2 Medarbetare............................................................................................................. 48
8.3.3 Utrustning ................................................................................................................ 48
8.3.4 Material .................................................................................................................. 49
8.3.5 Uppgifter i IT-system .............................................................................................. 49
8.3.6 Ekonomi, Diarie, Övrigt .......................................................................................... 49
8.3.7 Klinisk kemi ............................................................................................................ 49
8.3.8 Mikrobiologi............................................................................................................ 50
8.3.9 Patologi.................................................................................................................... 50
8.3.10 Transfusionsmedicin ............................................................................................. 51
8.3.11 Sterilcentralen........................................................................................................ 52
9. Läkemedelshantering ........................................................................................................... 56
10. Loggning av åtkomst i datasystem för patient ................................................................... 56
11. Vårdadministrativa handlingar ........................................................................................... 57
11.1 Avvikelser och anmälningar i vården........................................................................... 57
11.2 Övriga vårdadministrativa handlingar.......................................................................... 58
Sidan 2 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
1. Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation i Region Örebro län. Myndigheters handlingar
är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt
Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras
(förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av
information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov.
1.1 Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Bevarande av patientjournaler
En patientjournal är aktuell mycket länge och brukar i allmänhet tillskrivas flera syften.
Patientjournalen ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård och fyller med detta
ett patientsäkerhetsmässigt syfte. Patientjournalen är också ett stöd och ett nödvändigt arbetsverktyg
för den som arbetar i vården. Den används i juridiska frågor, för skadereglering och för tillsyn och
kontroll. Patientjournalen är också en viktig källa för patienten själv att söka information i. Den bör
finnas kvar under patientens livstid och därefter för framtiden till forskningens förfogande. Mot denna
bakgrund utgår detta gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan från grundregeln att patientjournaler ska
bevaras.
Vissa patientjournaler/patientjournalhandlingar som bedömts ha ett mycket begränsat värde för
verksamheten och för framtida forskning kan gallras efter 10 år. Dessa undantag uttrycks tydligt i
avsnitten nedan.
Avsnitt 1 och 2 består av inledning och övergripande beslut. I avsnitt 3 listas patientjournalhandlingar
som är gemensamma för flera av landstingets verksamheter. Avsnitt 4-7 innehåller
verksamhetsspecifika handlingar, avsnitt 8 handlingar gällande medicinsk service och avsnitt 9-11
vårdadministrativa handlingar.
Sidan 3 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
2. Patientjournal
Handling
Patientjournal
IT-system/IT-baserade journal- och
vårddokumentationssystem
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Patientjournal ska som grundregel
bevaras i sin helhet. En upprättad eller
inkommen patientjournalhandling ska
bevaras, handlingar som är att betrakta
som arbetsmaterial och underlag kan
rensas.
Se anmärkning Innehållet i journal- och
vårddokumentationssystem ska tas
omhand och arkiveras i enlighet med
gällande gallringsbeslut och
Landstingsarkivets krav för
långtidslagring.
Patientjournal/patientjournalhandling papper, som Se anmärkning
mikrofilmats
Patientjournal på mikrofilm
Bevaras
Patientjournal/patientjournalhandling papper, som Se anmärkning
skannats
Vid avveckling av system kontakta
Landstingsarkivet.
Pappersjournalen/pappershandlingen
kan gallras efter mikrofilmning under
förutsättning att filmens läsbarhet
kontrollerats.
Framställs och bevaras i tre exemplar.
Pappersjournalen/pappershandlingen
kan gallras efter skanning under
följande förutsättningar.
1. Det skannade dokumentet ska
vara likalydande med originalet
och dess läsbarhet ska vara
kontrollerad. Utarbetade rutiner
för detta ska finnas.
2. Om pappersoriginalet är i färg
måste skanning ske i färg om
färgen i dokumentet på något
sätt är betydelsebärande.
3. Det skannade dokumentet ska
vara framställt i eller vara
möjligt att överföra till format
godkänt för långtidsarkivering
enligt Riksarkivets
Sidan 4 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Restjournal/tilläggsjournal
till elektronisk patientjournal, papper
Utlåtande/svar och dokumentation förd vid
remissinstans/laboratorium, där uppgift tillförts
och bevaras i patientjournal
Bevaras/Gallras Anmärkning
författningssamling RA-FS
2009:2
Regionarkivet kontaktas för vidare
anvisningar.
Bevaras
För restjournal/tilläggsjournal som
skannas se anmärkning för
patientjournal/patientjournalhandling
papper, som skannats.
Se anmärkning Den dokumentation som laboratoriet
förfogar över (efter att svar/utlåtande
förts till patientjournal) är ej av
karaktären patientjournalhandling.
Beroende på dokumentationens art
tillämpas olika gallringsfrister, se
avsnitt 8.
Vid avveckling av IT-system ska
Regionarkivet kontaktas för utredning
gällande bevarande och gallring.
Sidan 5 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
3. Patientjournalhandlingar – allmän del
I detta avsnitt upptas patientjournalhandlingar och annan medicinsk dokumentation som är gemensam
för/förekommer hos flera av landstingets verksamheter. Handlingar specifika för någon verksamhet
återfinns i efterföljande avsnitt.
Handling
A
Abort, ansökan till och beslut från Socialstyrelsen
Abortjournal
ADL-status/bedömning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Akupunkturjournal
Akutjournal
Allergitest/provokation
(testprotokoll, testschema och frågeformulär)
Allergivaccinationsprotokoll
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ambulansjournal
Analysbeställning
Analyssvar/analysvärde/analysprotokoll
Anamnes
Anestesibedömning
Anestesijournal
Anhörigintervju
Anhöriglista
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Ankomstsamtal, anteckningar från
Anmälan/rapportering av tillfällig betydelse
Bevaras
Vid inaktualitet
Anmälan/rapportering av varaktig betydelse
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
ADL: Allmän daglig livsföring
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
Hyposensibilisering
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Patientens
närstående, Anhöriguppgift
Ingår i patientjournal
Avser till exempel anmälan till
behandling.
Se även Rapport till kvalitetsregister.
Ingår i patientjournal
Avser till exempel anmälning till
cancerregister, anmälning enligt
smittskyddslagen, anmälning enligt
socialtjänstlagen och anmälan av i
sjukvården inträffat självmord.
Se även Rapport till kvalitetsregister.
Sidan 6 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Anmälan till slutenvård
Ansökan, skriven av läkare för patientens räkning
Ansökan av tillfällig betydelse
Anvisning angående medicinsk
behandling/fritagande från ansvar
AP-lista/kurva
ApoDos-lista, papper
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Vid inaktualitet
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Förskrivning
för dosexpedition/Dosrecept
Arbetsmaterial och underlag
Arbetsterapijournal/
Arbetsterapianteckning
Artroskopiprotokoll/formulär
Audiogram
Audionomjournal
Avdelningsanteckning
Avliden patient – blankett
B
Batchlapp/Dokumentation rörande batchnummer
Begäran om insats enligt LSS
Begäran om journalkopior
Vid inaktualitet
Bevaras
Begäran om intyg/utlåtande
Begäran om polishandräckning
Behandlingsplan/utredningsplan
Behandlingsprotokoll
Behandlingsschema
Beslut om behandling – aktuellt vårdtillfälle
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Beslutsdokument om tvångsåtgärder enligt
lagstiftning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
3 år
Bevaras
Bevaras, se
anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Checklistor
Kopia i journal
I de fall samtliga handlingar som
begärts ut också lämnas ut läggs
originalbegäran i patientjournalen. I
de fall hel/del av journal inte lämnas
ut med hänsyn till sekretess
diarieförs ärendet och kopia av
begäran läggs i patientjournalen
(originalet i diarieakten). Det ska i
patientjournalen även dokumenteras
vad som lämnats ut, till vem och när.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal.
Beslut om livräddande insatser för
svårt sjuka patienter.
Ingår i patientjournal
Se vidare under avsnitt 6 Psykiatrins
Sidan 7 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Beslut/beslutsmeddelande
Beslut om vårdinsats/behandling
Beställning av tillfällig betydelse
Bild/fotografi
Bevaras/Gallras Anmärkning
patientjournalhandlingar
Bevaras
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Underrättelse
om beslut
Från till exempel Försäkringskassan,
domstol, Migrationsverket eller
angående insatser enligt LSS.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet
Se anmärkning Ingår i patientjournal
Bilder och fotografier av betydelse
för patientjournalens syfte och
innehåll ska bevaras samt bilder av
intresse för forskning. Bilder som är
att betrakta som arbetsmaterial kan
gallras vid inaktualitet.
Detta avser både fotografier (papper),
digitala bilder, diabilder och rörliga
bilder såsom videofilmer och digitala
filmer.
Biobank,
samtycke, ej givet samtycke m.m.
Bevaras
Biometri
Blodgasbestämning
Blodgruppskontroll/BAS-test
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Blodgruppering/blodjournal/
blodgruppssvar
Blodtransfusion, uppgift om
Bevaras
I äldre journaler, främst inom
psykiatrin fotades ofta patienten vid
inskrivning. Om sådana foton finns i
journal ska de bevaras.
Dokumentation efter muntliga och
skriftliga samtycken samt anmälan
om att prov inte får sparas, ”nej­
talonger”. Även villkor i samband
med samtycken samt återkallande av
samtycken ska bevaras.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Senaste dokumentation bevaras,
övriga kan gallras vid inaktualitet.
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sidan 8 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Blodtryckslista/blodtryckskort/
blodtrycksmätning
Blodtrycksmätning hemma
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Blod- och plasmalistor
Blåsträningslista
Blödningsschema
Brev eller meddelande till/från/angående patient
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
C
Canceranmälan
Checklistor, till grund för behandling, bedömning, Bevaras
beslut och diagnos och/eller som är av betydelse
för uppföljning.
Checklistor, övriga
Vid inaktualitet
Kan gallras när notering gjorts i
journal.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Korrespondens av tillfällig
betydelse och Korrespondens av
varaktig betydelse.
Se Anmälning/rapportering av
varaktig betydelse.
Ingår i patientjournal
Coronarangiografi (ballongsprängning),
undersökning
CVK-journal
Cystometrikurva/flödesmätning
Cytogenetisk utredning och bild
Cytologiutlåtande, positivt och negativt
Cytostatikakort
D
Daganteckning
DEXA-mätning (bentäthetsundersökning)
Diabeteslista/diabetesjournal
Dialyskort/dialyslista
Diarréklocka
Dietjournal/kostlista
Diktat
Bevaras
Kan gallras vid inaktualitet under
förutsättning att väsentlig
information antecknats i
patientjournalen. Avser checklistor
av tillfällig betydelse.
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
DNA-analys
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Kan gallras efter inskrivning i
patientjournal och signering.
Ingår i patientjournal
Sidan 9 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Duplexundersökning
Dödsbevis/Dödsorsaksintyg
E
EEG – utlåtande/svar och kurva
EKG - utlåtande/svar och kurva
EKO – utlåtande/svar och kurva
Elektrofores
Elevhälsovårdsjournal
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Duplexundersökning arm och
artärduplexundersökning.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
EMG - utlåtande/svar och kurva
ENG/VNG – utlåtande/svar och kurva
Enzymschema
Endoskopiutlåtande
Epikris/slutanteckning
F
Fish-analys, utlåtande
Fotografi
Fotvård, ansökning och beslut
Fotvårdsjournal/anteckning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Frågeformulär, egenbedömning, enkät,
självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc.,
till grund för behandling, bedömning, beslut och
diagnos och/eller som behövs för uppföljning av
vårdprocessen
Frågeformulär, egenbedömning, enkät,
självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc.,
övriga
Fullmakt/godkännande/medgivande/samtycke
Bevaras
Funktionsbedömning/funktionsmätning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
10 år
Vid inaktualitet
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
Skolhälsovårdsjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Utlåtande definitivt/slutligt
Ingår i patientjournal
Se Utlåtande definitivt/slutligt
Se Bild/fotografi
Ingår i patientjournal
Gäller journal på papper,
digitaliserad journal bevaras.
Ingår i patientjournal
Avser frågeformulär av tillfällig
betydelse och frågeformulär där
resultat överförts till journal.
Ingår i patientjournal
Till exempel för att rekvirera
journalkopior.
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
funktionsanalys, funktionsmätning.
Funktionsbedömning av tillfällig
betydelse där resultatet överförts till
journal kan gallras vid inaktualitet.
Sidan 10 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Födelsemeddelande, medicinskt
Förbrukningsjournal narkotika (individuell)
Förfrågning, till exempel från Försäkringskassan
Förteckning, angående utlåning och kopiering av
journal
G
Gastroskopiberättelse
Glaucomöversikt
Glucosbelastningskurva
God man/förmyndare/förvaltare, förordnande av
Graviditetstest, positivt resultat
Graviditetstest, negativt resultat
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet,
se anm.
Gravidogram
H
Habiliteringsplan
Hembesöksrapport
Hemgång mot avrådan
Hemsjukvård, ansökning och beslut om
Heparinschema
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras om patientjournal upprättats.
Kan gallras i de fall patientjournal ej
upprättats.
Ingår i patientjournal
HIV-test, positivt
HIV-test, negativt
Bevaras
Vid inaktualitet,
se anm.
Hjälpmedel, avtal om lån
Hjälpmedelsordination
Hälsodeklaration
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Hälsoprofiljournal
I
Implantatsdokumentation
Infusions-/injektionslistor
Intyg/utlåtande, utfärdade
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Utskrivning på egen risk
Ingår i patientjournal
Se Läkemedelsjournal/
läkemedelslista
Ingår i patientjournal
Bevaras om patientjournal upprättats.
Kan gallras i de fall patientjournal ej
upprättats.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Hälsodeklaration vars uppgifter i sin
helhet matats in i datajournal kan
gallras vid inaktualitet.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Den som utfärdar intyg ska anteckna
detta i journalen samt spara en kopia
Sidan 11 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Bevaras/Gallras Anmärkning
i journalen
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Isotopundersökning
IVA-journal
J
Journalbeställning/journalrekvisition
Journal förd av andra yrkeskategorier än läkare
Journal förd av läkare
Bevaras
Journalkopia, inrekvirerad från annan vårdgivare Bevaras
än Region Örebro län
Journalkopia, inrekvirerad från annan verksamhet Vid inaktualitet
inom Region Örebro län
Se Begäran om journalkopia
Se respektive journaltyp
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Journalkopior, inkomna som remissvar
Journal eller enstaka blad, som inte kan härröras
till patient
Journalöversikt
K
Kallelse och rutinskrivelse till patient
Bevaras
10 år
Vid gallring/rensning av
journalkopior bör det dokumenteras i
journalen vilka kopior som slängts.
Detta på grund av eventuell framtida
spårning av journalkopior vid ärende
om journalförstöring.
Ingår i patientjournal
Om identifikation är omöjlig.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Komplikationsregistrering/komplikationskort
Kontaktuppgifter för patient/anhörig
Kontroll bukdukar, instrument m.m. vid
operation.
Kontrollista, överlämnade läkemedel
Korrespondens av tillfällig betydelse
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Korrespondens av varaktig betydelse
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Se Korrespondens av tillfällig
betydelse
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Till exempel korrespondens med
patient gällande tidbokning o dyl.
eller korrespondens med person som
inte är patient på aktuell
klinik/verksamhet och som endast
innebär enklare information eller
hänvisning av personen.
Ingår i patientjournal eller diarieförs
beroende på innehåll. Avser både e­
post och brev i pappersform.
Korrespondens till/från/angående
patient av betydelse för vård och
behandling ska bevaras i eller
Sidan 12 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Bevaras/Gallras Anmärkning
överföras till patientjournal.
Kostregistrering
Kuratorsjournal
Kurva, övervakning
Kvalitetsregister, underlag för registrering i
digitala nationella kvalitetsregister
Körkortsärende, handlingar gällande
L
Lab- och behandlingsöversikt IVA
Laborationssvar/laborationsutlåtande/
laborationslista/kumulativ svarslista
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Laborationssvar, preliminära
Vid inaktualitet
Licensmotivering, oregistrerat läkemedel/ej
godkänt preparat
Bevaras
Lista, temperatur och behandling
Lista, undersökning
Ljudupptagning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Logopedjournal
Läkarintyg/utlåtande
Läkemedelsanalys
Läkemedelsbiverkan/läkemedelsskada,
uppgift/anmälan om
Läkemedelsjournal/läkemedelslista
Bevaras
Läkemedelsprövning, sjukvårdens exemplar
Bevaras
Korrespondens med patient som ej
har betydelse för vården, till exempel
klagomål ska diarieföras.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Rapport till kvalitetsregister
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Detta avser laborationssvar i
patientjournal, för
utföraren/laboratoriets exemplar se
avsnitt 8 Medicinsk service.
Om preliminärsvaret avviker från det
definitiva bevaras båda.
Kopia i patientjournal
Alternativ benämning:
Dispensansökan, oregistrerat
läkemedel.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ljudupptagningar av betydelse för
patientjournalens syfte och innehåll
ska bevaras samt upptagningar av
intresse för forskning.
Ingår i patientjournal
Se Intyg/utlåtande, utfärdade.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
läkemedelskort, medicinlista.
Ingår i patientjournal
Sidan 13 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Läkemedel, handlingar rörande
M
Meddelande från annan klinik, vårdcentral eller
sjukhus om erhållen tid
Meddelande till/från kommun eller annan
vårdenhet till primärvård och/eller sjukvård
Medicinlista
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Medicinskt underlag för sjukintyg
Medgivande från patient
Bevaras
Mikrofilmade patientjournaler, notering om
utlämnad kopia
Miktionslista
Miljöutredning
Mina vårdkontakter
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Ingår i patientjournal
Se Läkemedelsjournal/
läkemedelslista
Ingår i patientjournal
Se Fullmakt/godkännande/
medgivande/samtycke
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal.
Till exempel vid tbc-fall.
Information som är av vikt för vård
och behandling av patienten ska
dokumenteras i patientens journal.
Ärenden som klagomål o dylikt ska
diarieföras.
Minnesanteckning från teamkonferens,
teamplanering, vårdplaneringsmöte och liknande
Missbildningsrapport, sjukvårdens kopia
MMT-test (Memory Mental Test)
Mobila intensivvårdsgruppen, kontaktblankett
Mottagningsanteckning
N
Narkoskonsultation
Narkoskurva
Neonatalvårdskurva
Neurologstatus
Neurologisk övervakning
Nutritionsjournal
O
Obduktionsprotokoll
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Övrig information kan gallras vid
inaktualitet.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Tester, resultat av
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Se Kurva, övervakning
Se Kurva, övervakning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sidan 14 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Observationsblad/observationsprotokoll
Operationsanmälan
Operationsberättelse/Operationsjournal
Operation, planering inför
Omvårdnadsanamnes
Omvårdnadsepikris
Omvårdnadsjournal
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Omvårdnadsmeddelande
Omvårdnadsplan
Omvårdnadsstatus/omvårdnadsåtgärd
Ordination av läkemedel
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ordinations- och behandlingslista
Organpunktion
Ortopedkort
Ortostatiskt prov
Osteometriprotokoll
P
Pacemakerkort/kontroll av pacemaker
PAD
PAL-förteckning
Partogram
Patient/anhöriginformation
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Patologutlåtande
PEF-kurva (lungfunktionsmätning)
Perioperativ journal
Permission, begäran om och beslut
Personefterlysning
PICC-line
PK-lista
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: rapportblad,
vårdförlopp.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Vid akut ordination av läkemedel
förekommer att original skickas med
patient. Ordinationen ska då
dokumenteras i journal.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Checklistor
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Information som givits till patient
eller anhörig, om behandling,
ingreppets art och dess följder och
risker.
Se Utlåtande, definitivt/slutligt
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Kopia ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 15 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Poliklinikkort
Postoperativ journal, postoperativa ordinationer
och postoperativ information
Preliminär epikris och behandlingsmeddelande
från läkare
Preventivmedelsjournal/preventivmedelskort
Protokoll för långtidsregistrering av EKG
Porth á Cath-journal
PVK-dokumentation
R
Rapportblad/Rapport patient
Rapporter
Rapport till kvalitetsregister
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Receptorbestämning
Receptbeställning
Bevaras
Vid inaktualitet
Rehabilitering, ansökning samt bedömning om
Rehabiliteringsjournal
Rehabiliteringsplan
Rekvisition av journalhandling/
begäran om journalhandling
Remiss och remissvar
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Remiss, avförd
3 år
Remissbekräftelse
RID-översikt
Riskbedömning
Rondanteckning
Ryggformulär
Rådgivnings- och planeringsblad (RP)
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Avser underlag för registrering i
nationella kvalitetsregister.
Ingår i patientjournal
Patient önskar receptförnyelse utan
läkarbesök. Inaktuell då läkare skrivit
recept. Alternativ benämning:
Receptskrivningsblankett
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Begäran om intyg/
journalkopior/utlåtande
Ingår i patientjournal
Observera att journalkopior som
inkommit som remissvar är en del av
remissvaret och ska bevaras.
Kan gallras om patientjournal ej
upprättats och patienten ej kommit
till vårdinrättning.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Telefonrådgivning
För Vårdcentralernas jourmottagning
se avsnitt 4.6
Sidan 16 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Rädda hjärnan
Rättsintyg
Röntgenbild och annan bilddiagnostik
Röntgenutlåtande/svar
Röntgenutlåtande/svar, preliminärt
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Blankett för rädda hjärnan - larm.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Se avsnitt 8 Medicinsk service
Bevaras
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet Om preliminärutlåtandet avviker från
det slutliga bevaras båda i journalen.
S
Samtycke från patient
Sekretessförfrågan/blankett
Sjukgymnastikjournal/Sjukgymnastikanteckning
Sjukhusfysikerjournal
Skadeanmälan
Släktöversikt
Smittskydd, anmälning enligt smittskyddslagen
och smittskyddsförordningen
Smittspårningshandlingar gällande
smittspårningspliktiga, icke kroniska sjukdomar
Smittspårningshandlingar gällande
smittspårningspliktiga, kroniska sjukdomar
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
3 år
Bevaras
Se Fullmakt/godkännande/
medgivande/samtycke
Se Fullmakt/godkännande/
medgivande/samtycke
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Exempel på icke kroniska,
smittspårningspliktiga sjukdomar är
klamydia, gonorré och syfilis.
Smittspårningshandlingar ska hållas
åtskilda från patientjournalen.
Exempel på kroniska,
smittspårningspliktiga sjukdomar är
HIV.
Bevaras
Bevaras
Smittspårningshandlingar ska hållas
åtskilda från patientjournalen.
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Smärtgubbe
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Remiss och remissvar
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Smärtjournal/Smärtteckning
Bevaras
Sondmatningsschema
Spirometriundersökning, dokumentation av
Specialistvårdsremiss/betalningsförbindelse
Status
Steriliseringslagen § 5, bekräftelse om erhållen
information
Sternalpunktion
Sterilitetsundersökning
Bevaras
Bevaras
Sidan 17 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Stomijournal
Svar, preliminärt
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet Om preliminärsvaret avviker från det
definitiva bevaras båda i journalen.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Svar, definitivt
Sårjournal/sårvårdsjournal
T
Telefonrådgivning, om behandling anses påbörjad Bevaras
Telefonrådgivning, då behandling ej anses
Vid inaktualitet
påbörjad
Temperaturkurva/Temperaturlista
Test, resultat av
Bevaras
Bevaras
Tillväxtdiagram
Transfusionsjournal
Transfusionslista
Transplantationsdokumentation
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Traumajournal
Tryckavlastande madrass, bedömning av behov
Träningsprogram, aktiveringsschema o dyl.
Tumörjournal
U
Undersökning, dokumentation av
Bevaras
Uppföljning, dokumentation av
Uppgift om utlåning och kopiering av journal
Utlåtande, definitivt/slutligt
Utlåtande, preliminärt
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Utredning
Utredningsplan
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Avser dokumentation av samtal som
inte lett till att vård eller behandling
påbörjats. Alternativ benämning:
Telefonrådgivningslistor
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Underlag till test kan gallras vid
inaktualitet. Se även Psykologtester,
avsnitt 6.2.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
Transplantationsprotokoll
Ingår i patientjournal
Se Checklistor, övriga.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
Undersökningsprotokoll,
Undersökningsblad
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Om preliminärutlåtandet avviker från
det definitiva bevaras båda i
journalen.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 18 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Utskrivningsmeddelande
Utskrivningsplanering
Utskrivning på egen risk
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal.
Alternativ benämning: Hem på egen
risk, Hemgång mot avrådan
V/W
Vaccinationsblad/kort
VAS-journal
Venesektion, protokoll
Videojournal, register
Videoupptagning/Videofilm
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Finns som kort- och dataregister.
Se Bilder/fotografier
Alternativ benämning: Videojournal
Ingår i patientjournal
Se Omvårdnadsjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Underlag och förberedelser för
vårdplanering kan gallras vid
inaktualitet.
Se Checklistor
Se Checklistor
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ögonundersökningskurva
Bevaras
Överflyttningshandling/överföringshandling
Överkänslighetsmarkering
Översiktsblad
Övervakningsjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Se även avsnitt 7.9 Ögon
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning:
Övervakningskurva,
Övervakningslista, Övervakningsblad
Virologutlåtande
Vårdförlopp
Vårdintyg
Vårdplan/vårdplanering
Vändschema
Vätskelista
Vätske- och elektrolytbalanslista
Y
Yttrande
Ö
Ögonbottenfoto/Ögonbottenskiss
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Sidan 19 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
4. Primärvårdens verksamhetsspecifika
patientjournalhandlingar och övriga medicinska
dokumentation
I detta avsnitt upptas primärvårdens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar. Avsnittet
innefattar vårdcentralerna, Asyl- och invandrarhälsan, Barnhälsovården, Mödrahälsovården,
Ungdomsmottagningen Knuffen, samt Vårdcentralernas jourmottagning. Patientjournalhandlingar som
förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar –
allmän del.
Om en verksamhet inte finns med i detta avsnitt, hänvisas enbart till avsnitt 3 Patientjournalhandlingar
– allmän del.
Verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med ska bevaras.
4.1. Vårdcentralerna
Handling
Barnhälsovårdsjournal
Distriktssköterskejournal
Godkännande att överlåta BVC-journal till
skolsköterska
Kallelse till gynekologisk cellprovtagning
Mödrahälsovårdsjournal
Patientförteckning etc., som dokumenterar
förflyttningar av journaler mellan BVC och
skola
Preventivmedelsjournal/Preventivmedelskort
Rekvisition till laboratorier av
provtagningsmaterial och remisser
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Se anmärkning
Journal/journalkort på papper kan gallras efter
10 år. Digital journal bevaras.
Bevaras
Ingår i patientjournal.
Se anmärkning
Efter patientbesök skickas kallelsen till
patologen. Äldre kallelser som under tid
samlats vid enstaka vårdcentraler kan gallras
efter 3 år.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Ingår i patientjournal.
Kan gallras när det begärda inkommit.
Sidan 20 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
4.2. Asyl- och invandrarhälsan
Handling
Anmälan anhöriginvandring, anmälan av
privatperson
Anmälan från Migrationsverket, information
om nyanlända asylsökande
Anmälan från vårdcentral, personinformation
Anmälan om hälsoundersökning för skolbarn
i Örebro kommun
Anmälan till utredningsteam
Anmälningsblankett för nymottagen,
anmälan från kommun
Arbetsblad – vaccinationsanamnes och
ordination
Lista från Migrationsverket över inflyttade,
månadsvis
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet
Se anmärkning
Originalet diarieförs, kopia kan gallras vid
inaktualitet.
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Uppgifter relevanta för vården förs in i
patientjournal
Vid inaktualitet
10 år
Kan gallras vid inaktualitet om uppgifterna
förs in i patientjournal.
Vid inaktualitet
4.3. Barnhälsovården
Handling
Barnhälsovårdens psykologjournal
BHV-system
Film, egenproducerad
Inbjudningar till träffar och utbildningar
inom Barnhälsovårdsenheten
Konferenshandlingar, egenproducerade
Utlåningsblankett/lista för film och böcker
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
System för registrering av statistikuppgifter för
BVC.
Bevaras
Diarieförs
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Diarieförs
Utlåning framförallt till BVC eller personal
inom enheten.
Sidan 21 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
4.4. Mödrahälsovården
Handling
Handledning/utbildningsprogram
Inbjudningar till träffar och utbildningar
inom Mödrahälsovårdsenheten
Utlåningsblankett/lista för film
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Diarieförs
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Utlåning framförallt till barnmorskor
4.5. Ungdomsmottagningen Knuffen
Handling
Ungdomsmottagningsjournal
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
4.6. Vårdcentralernas jourmottagning
Handling
Bevaras/Gallras Anmärkning
RPR-lappar (registrering, planering, remiss), Bevaras
Används när datasystem ligger nere.
RP-lappar (registrering, planering)
Läkaranteckningar förs över i datajournal men
sköterskors anteckningar finns endast på dessa
blad.
4.7. Sjukvårdsrådgivningen
Handling
Anteckning från anonymt samtal
Bandinspelning från telefonsamtal
Bevaras/Gallras Anmärkning
10 år
10 år
Anteckningar relevanta för vården förs in i
patientjournal.
Sidan 22 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
5. Habiliteringens verksamhetsspecifika
patientjournalhandlingar och övriga medicinska
dokumentation
I detta avsnitt upptas habiliteringens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar.
Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3
Patientjournalhandlingar – allmän del.
Om en verksamhet inte finns med i detta avsnitt, hänvisas enbart till avsnitt 3 Patientjournalhandlingar
– allmän del.
Verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med i denna plan ska bevaras.
5.1 Centrum för hjälpmedel
Handling
Anmälan av förskrivare
Avtal om hjälpmedel
Enkät till brukare av hjälpmedel
Enkät till förskrivare av hjälpmedel
Hjälpmedelsjournal
Hjälpmedelsremiss
Information till förskrivare
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet
Bevaras
Diarieförs
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Diarieförs
5.2 Tolkcentralen
Handling
Avtal om tolkservice
Tolkbeställning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Diarieförs
10 år
Sidan 23 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
5.3 Barn- och ungdomshabilitering/Vuxenhabilitering
Handling
Enkät till brukare
Habiliteringsprogram för diagnosgrupper
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Diarieförs
Revideras löpande, men äldre versioner
bevaras.
Sidan 24 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
6. Psykiatrins verksamhetsspecifika
patientjournalhandlingar
I detta avsnitt upptas psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar.
Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3
Patientjournalhandlingar – allmän del.
Verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med i denna plan ska bevaras.
6.1 Psykiatrins patientjournal
Handling
Barn- och mödrahälsovårdens
psykologjournal
Barn- och ungdomspsykiatrisk journal
Gemensam journal
Psykologjournal
Psykoterapigruppens journal
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
6.2 Psykologiska tester och skattningar
Handling
Frågeformulär, egenbedömning,
enkät, självsvarsinstrument,
skattningsinstrument etc., till
grund för behandlingar,
bedömningar, beslut och
diagnoser och/eller som behövs
för uppföljning av
vårdprocessen
Frågeformulär, egenbedömning,
enkät, självsvarsinstrument,
skattningsinstrument etc.,
övriga
Psykologtest, resultat av
Bevaras/Gallras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet
Avser skattningar och frågeformulär av tillfällig
betydelse, där resultat överförts till journal.
Bevaras
Psykologtest, underlag
Vid inaktualitet
Ingår i patientjournal
Om översikt över genomgångna tester finns bör denna
bevaras.
Kan gallras när underlaget förlorat sin betydelse i
verksamheten eller vid arkivering av patientjournal.
Sidan 25 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
6.3 Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Aggressionsrapportblad
Alcometerlista
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet Lista över patienter som blåser alcometer.
AMPS - bedömningsformulär
Anamnes jourmottagning
Anmälan angående
tvångsvård/stödperson
Anmälan enligt vapenlagen
Ansökan enligt lagen om
psykiatrisk tvångsvård, LPT eller
lagen om rättspsykiatrisk vård,
LRV
Ansökan om behandling och/eller
konsultationssamtal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Basdokumentation
BAS-undersökning,
(Body awareness scale)
Begäran om polishandräckning,
enligt LPT eller LRV
Behandlingsnotering fysioterapi
Bevaras
Behandlingsöverenskommelse
Beskrivning av patient
Beslut om kroppsvisitering och
ytlig kroppsbesiktning,
signeringslista
Beslutsjournal LPT/LRV
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Delgivningskvitto
Bevaras
DOA
Bevaras
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Ingår i patientjournal
Anmälan sänds till Socialstyrelsen när en
person i psykiatrisk vård anses olämplig
att inneha skjutvapen, kopia i journal.
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Ingår i patientjournal.
Ansökan från kommun till
Beroendecentrum.
Ingår i patientjournal
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Ingår i patientjournal
Närvarologg på fysioterapin
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Signeringslista över kroppsvisiteringar;
datum, tid och signatur.
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Till exempel gällande misstänkt
trafiknykterhetsbrott
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Sidan 26 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Dokumentation vid
avstämningsmöte med
Försäkringskassan
Dom, polisrapport,
förundersökning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Droganamnes – alkohol, narkotika, Bevaras
tabletter
ECT-behandling, journal och
Bevaras
handlingar gällande
Exempel på handlingar:
• Anamnes och
statusmall inför
ECT-behandling
• Anestesijournal, i
samband med
ECT-behandling
• Blankett för
behandlingsstart
• Blankett för
dokumentation av
behandlingar
• ECT-remiss
• Operations­
anmälan ECT
Egenbedömning - journal
Försättsblad traumamottagning
Bevaras
Förutsättningar för vistelse utanför Bevaras
avdelning
Handlingsplan
Bevaras
”Hur ser Din vardag ut?”
Individrapport
Information från kriminalvården
Bevaras
Ingår i patientjournal.
Till exempel gällande psykiatrisk
tvångsvård/rättspsykiatrisk vård.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal.
Allmänna uppgifter om patienten,
motsvarar anamnes.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Ingår i patientjournal.
Sidan 27 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Intressechecklista
Intyg från rättsmedicinsk
undersökning, efter anmälan om
misstänkt misshandel
Intyg, lista över utfärdade
Bevaras/Gallras Anmärkning
Information om begångna brott och
påföljder.
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Jourmottagningsjournal
Kartläggning av aktivitetsmönster
Bevaras
Kontrakt angående
videoinspelning
Kontrakt för patient
Bevaras
Krisplan
”Kvalitetsstjärnan”
Bevaras
Bevaras
Levnadshistoria och nuvarande
problem
Ljusterapi, utvärdering
Läkarbedömning jourmottagning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sammanställning över utfärdade intyg.
Ingår i patientjournal
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Personlig
överenskommelse
Till exempel gällande behandling,
medicinering, avgiftning, dagvård och
permission.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Flera dokument, blir en bunt/år. Görs i
dataprogram, men dras ut på papper.
Utifrån svaren i ett frågehäfte görs en
stjärna som under tre år läggs på
varandra.
Följande dokument kan rensas efter
läkarbesöket i samband med
Kvalitetsstjärnan: Brukartillfredsställelse,
Anhörigdel försättsdel, UKU-överföring
från formuläret (man/kvinna) samt UKUskattningsformuläret (man/kvinna).
Övriga dokument ingår i journalen och
bevaras.
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Levnadsberättelse
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal.
Blankett som fylls i och skickas med
Sidan 28 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Läkarintyg från
Rättsmedicinalverket, ”P7:a”
Läkarintyg, enligt lagen om vård
av missbrukare LVM
Matdagbok
Matschema
Meddelande till berörd kommun –
önskemål om kontaktperson
Bevaras/Gallras Anmärkning
patient.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
Sammanfattas i patientjournal.
Meddelande till Patientnämnden
om tvångsvårdens upphörande och
stödpersons fortsatta uppdrag
”Min mening”
Narkotikaanalyser, urinprov
Nedtrappningsschema
Neuropsykiatrisk utredning
Observation under tillnyktring
OCAIR-s
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Protokoll, utdrag ur eller kopior av Bevaras
Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård,
handlingar gällande
Exempel på handlingar:
• Anmälan angående
tvångsvård/stödperson –
sänds till Patientnämnden,
kopia i journal.
• Ansökan enligt lagen om
psykiatrisk tvångsvård
eller rättspsykiatrisk vård
• Begäran om
polishandräckning
• Beslutsjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Önskemål om kontaktperson enligt SoL,
när rätten till stödperson via landstingets
Patientnämnd upphör. Sänds till berörd
kommun, kopia till Patientnämnden.
Kopia i journal.
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal.
Till exempel från kommun.
Ingår i patientjournal
Enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård
LPT och lagen om rättspsykiatrisk vård
LRV.
Sidan 29 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Bevaras/Gallras Anmärkning
• Dom
• Individrapport – gällande
särskilda tvångsåtgärder.
Sänds till Socialstyrelsen,
kopia i journal.
• Meddelande till
Patientnämnden om
tvångsvårdens upphörande
och stödpersonens fortsatta
uppdrag
• Protokoll från
polismyndighet, beslut om
ingripande
• Samordnad vårdplan
• Underrättelse om beslut
• Vårdintyg
Psykosocial planering, tillsammans Bevaras
Ingår i patientjournal
med patienten
Alternativ benämning: Socialt nätverk,
sociala problem
Psykoterapi i grupp
Bevaras
Ingår i patientjournal
PÖK-rapport/SPÖK-rapport
Bevaras
Ingår i patientjournal
Personlig övervakning/Särskild personlig
övervakning. Övervakning på avdelning,
vem som har ansvar för övervakningen
och under vilken tid.
PÖK, signaturlista
Bevaras
Ingår i patientjournal
Rehabiliteringsplan
Bevaras
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Rehabutredning
Bevaras
Ingår i patientjournal
QLS-100
Resursinventering
Riskbedömning
Rollchecklista
Bevaras
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Till exempel riskbedömning och
restriktioner för patient med suicidrisk
(suicide intention scale).
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Sidan 30 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
rTMS – behandlingsprotokoll och
patientdata
Rättspsykiatriskt utlåtande
Sammanfattning av
psykologutredning, terapisamtal o
dyl.
Samordnad vårdplan,
enligt LPT/LRV
Sjukhusmeddelande, enligt
förordningen om
belastningsregistret
Social anamnes
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Social utredning
Somatisk status
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatriskt vård
Ingår i patientjournal
Stämningsdagbok
Sömndagbok
Teamutredning
Teckning
Bevaras
Bevaras
Tidiga varningstecken
Bevaras
Transportkort
Underlag för bedömning/
Underlag för utredning
Bevaras
Bevaras
Underrättelse om beslut, enligt
LPT/LRV.
Uppföljning av medicinering
Bevaras
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Hälsokontroll
Kontroll av somatisk status vid första
besöket.
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Se Skattningar, självsvarsinstrument,
frågeformulär etc.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Avser teckningar ritade av patient inom
behandling.
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Vårdkontrakt
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Kan till exempel vara utredningar, brev
och rapporter från andra myndigheter och
kopior från andra myndigheter, till
exempel socialtjänst och skola.
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatriskt vård
Ingår i patientjournal
Kan till exempel vara biverkansformulär
och effektmätning.
Sidan 31 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Utdrag ur Belastningsregistret
Utlåtande
Utredningsrapport
Utslussningsagenda
Veckoplanering/Veckoschema
Visitationsrapport
Vårdintyg,
enligt LPT/LRV
Vårdplan/vårdplanering
Vårdrapport
Åtgärdsplan
Ärendegång, anteckningar om
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Till exempel psykologutlåtande,
barnpsykiatriskt utlåtande,
rättspsykiatriskt utlåtande.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Översiktsdokument för planering av
patientens utslussning/utskrivning.
Vid inaktualitet Veckoschema för patienten, planering av
veckans aktiviteter.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Se Psykiatrisk
tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård
Bevaras
Ingår i patientjournal
Görs på avdelning eller tillsammans med
kommun. Även handlingen ”Skriv förslag
till din egen vårdplan” förekommer.
Underlag och förberedelser för
vårdplanering kan gallras vid inaktualitet.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Journalanteckning av mobila teamet
Rättspsyk, gällande patienter som bor i
eget boende, men som hör till Rättspsyk.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sidan 32 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7. Specialistsjukvårdens klinikspecifika
patientjournalhandlingar och övriga medicinska
dokumentation
I detta avsnitt upptas patientjournalhandlingar specifika för vissa av klinikerna/verksamheterna inom
specialistsjukvården. Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets
verksamheter återfinns i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del.
Om en klinik/verksamhet inte finns med i detta avsnitt, hänvisas enbart till avsnitt 3
Patientjournalhandlingar – allmän del.
Klinik/verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med i denna plan ska bevaras.
7.1 ANIVA- kliniks inklusive Smärtsektionens klinikspecifika
patientjournalhandlingar
Handling
SMÄRTSEKTIONEN
Beredskapsplan
Bolusutvärdering
hanterbart/ej hanterbart
Dermatomgubbe framsida/baksida
Hanterbarhet/
Smärtans hanterbarhet
Inledningssamtal, anteckningar från
Innehållsförteckning/måluppfyllelseblankett
Nedtrappningsschema/upptrappningsschema,
medicinering
Ordinations- och avläsningslista för Gemstar
PCA-pump ml/mg
Plan för smärtgenombrott
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet
Bevaras
Lämnas till avdelning då
Smärtsektionens personal har
telefonberedskap för patient under
kvällar och helger.
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Alternativ benämning: Vid plötsligt
smärtgenombrott
Sidan 33 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Smärtremiss
Smärtteckning
Registreringsunderlag till EDA-/IT-kateter
TENS elektrodplaceringsschema/TENS
dokumentation av
Utvärdering av extradoser vid
smärtgenombrott
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Blanketter finns för smärtteckning
kropp, smärtteckning arm/hand, ben,
huvud, mun/tunga, kvinna genitalier
och man genitalier.
Bevaras
Ifylles vid inläggning/borttag av
epidural- eller intratekalkateter i
statistik/eventuellt forskningssyfte
avseende infektion. Förvaras separat.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Blankett finns för man, kvinna och
huvud.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sidan 34 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.2 Arbets- och miljömedicinsk kliniks klinikspecifika
patientjournalhandlingar
Handling
Exponeringsutredningar, inklusive
fotografier i svartvitt/färg
Frågeformulär
• FOR1001 Nuv o tid anställning
• FOR1002 Lösningsmedel
• FOR1003 Sovvanor
• FOR1005 Miljökänslighet med
kallelsen
• FOR1006 Miljökänslighet 6 mån
• FOR1007 Påminnelse enkät
miljökänslighet
• FOR10 KST protokoll
• FOR1012 Vibrationssymptom
• FOR1013 Vibrationsexponering
• FOR1014 KST-screening protokoll
2
• FOR1016
Vibrationsskadeundersökning
• FOR1017 Vibrationsutredning
sammanställning
Journalkopior från privata vårdgivare och
företagshälsovård
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Från yrkeshygieniker, ergonom och
psykolog.
Bevaras
Bevaras
Sidan 35 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.3 Infektionskliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Försättsblad hepatit C
Kurvblad
Tropikundersökning, remiss och svar.
Översikt HIV-behandling
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Innehåller laborationsdata.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Infektionsklinikens egna, innehåller
medicin- och laborationsdata.
Bevaras
Remiss till infektionsklinikens tropiklab,
svaret ska bevaras både hos beställaren
och hos Infektionskliniken.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Översikt gällande patientens
laborationsdata och medicinering.
Sidan 36 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.4 Kvinnoklinik/BB:s klinikspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Abort, ansökan till och beslut från
Socialstyrelsen
Ansökan om sterilisering
Bekräftelse på erhållen information
CTG-kurva
Fertilitetsenhetens information till
eventuellt barn
Fertilitetsenhetens patientjournal
Förlossningsjournal/FV1 och FV2
MHV-journal 1, 2, 3, 4
Partogram
PKU-svar
Ultraljudsbild
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Inklusive medicinsk utredning och
psykosocialutredning (kuratorsutredning).
Ansökan sänds till Socialstyrelsen och en
kopia bevaras i patientens journal.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sänds till Socialstyrelsen om patienten är
under 25 år.
Bevaras
Ingår i patientjournal
Avseende sterilisering.
Se anmärkning Normal CTG-kurva gallras vid
inaktualitet. Onormal bevaras.
Avser både graviditets- och
förlossningsövervakning.
Bevaras
Mapp med information om donator till
eventuellt barn. Måste enligt lag bevaras i
minst 70 år.
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet Tas på mottagning eller avdelning, kan
gallras om inte läkare önskar annat.
Sidan 37 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.5 Lungkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Akutjournal, lungklinikens egen
Dränagekontroll, vårdanvisning/rutin
Frågeformulär vid utredning av
sömnapné
Gammaglobulinjournal
Histamintest/provokation
Sömnregistrering
Testprotokoll, aridol
Xolair – behandlingsprotokoll
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 38 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.6 Neurokliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Skattningsschema vid Parkinsons
sjukdom
Släkttavla
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
NEUROFYS
Aktigrafiutlåtande
EEG-utlåtande
Korrespondens gällande patient som ej
har journal på Neurofys
MSLT-utlåtande
Neurografi- och EMG-utlåtande
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Polysomnografiutlåtande
Remiss till neurofys
Bevaras
Bevaras
SAS-utlåtande
Symptomkarta
Bevaras
Bevaras
Termotest
Bevaras
Tolkning av sömnutredning från andra
vårdgivare
Vibrationströskelmätning
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Skannas, pappershandling gallras.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Skannas, pappershandling gallras.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Skannas, pappershandling gallras.
Ingår i patientjournal
Skannas, pappershandling gallras.
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Skannas, pappershandling gallras.
ARBETSTERAPI NEUROKLINIK
Följande handlingar bevaras:
• ADL-taxonomi
• Alberts test
• ALS/MNS –
funktionsbedömningsskala
• Appraxistatus – ideatorisk och
idemotorisk
• BTT – baking tray task
• Barthels ADL-index
• Catherine Bergego Scale
• Handstatus
Bevaras
Ingår i patientjournal
Sidan 39 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Bevaras/Gallras Anmärkning
• Klocktest
• Letter cancellation
• Line bisection
• MMT-test
• Mnestiska processer 1
• NKSU – protokoll för
neurobeteende vid kognitiv
statusundersökning
• NorSDSA – beräkningsblankett
• Novantrone/Tysabri –
testprotokoll
• RBMT-test – testprotokoll
• Screeningtest afasi
• Sunaas köksobservation –
kaffekokning, pulversoppa
• Test, skriva namn,
personnummer, en mening och
räkning
Sidan 40 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.7 Onkolog/Gynonkologkliniks klinikspecifika patientjournal­
handlingar
Handling
Brachy-terapi, handlingar gällande
Cytostatika, handlingar gällande
PM Infusionsbehandling
Strålbehandling, handlingar gällande
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 41 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.8 Smittskyddsenhet
Handling
Nyhetsbrev från Smittskyddsenheten.
Bevaras/Gallras Anmärkning
”Allehanda smitta”.
Bevaras
Ett arkivexemplar bevaras av
varje nummer.
Diarieförda handlingar
Kliniska anmälningar/fallärenden, handlingar
tillhörande
Bevaras
Bevaras
Alla handlingar tillhörande ett
ärende hanteras digitalt i Sminet.
Handlingar som inkommer i
pappersform till
Smittskyddsenheten kan skannas
och tillföras ärendet i Sminet.
Pappershandlingen kan gallras
efter skanning under följande
förutsättningar:
1. Det skannade dokumentet
ska vara likalydande med
originalet och dess
läsbarhet ska vara
kontrollerad. Utarbetade
rutiner för detta ska
finnas.
2. Om pappersoriginalet är i
färg måste skanning ske i
färg om färgen i
dokumentet på något sätt
är betydelsebärande.
3. Det skannade dokumentet
ska vara framställt i eller
vara möjligt att överföra
till format godkänt för
långtidsarkivering enligt
Riksarkivets
författningssamling RA­
FS 2009:2
Sidan 42 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Paragrafärenden, handlingar tillhörande
Bevaras
Alla handlingar tillhörande ett
ärende hanteras digitalt i Sminet.
Handlingar som inkommer i
pappersform till
Smittskyddsenheten kan skannas
och tillföras ärendet i Sminet.
Pappershandlingen kan gallras
efter skanning under följande
förutsättningar:
1. Det skannade dokumentet
ska vara likalydande med
originalet och dess
läsbarhet ska vara
kontrollerad. Utarbetade
rutiner för detta ska
finnas.
2. Om pappersoriginalet är i
färg måste skanning ske i
färg om färgen i
dokumentet på något sätt
är betydelsebärande.
3. Det skannade dokumentet
ska vara framställt i eller
vara möjligt att överföra
till format godkänt för
långtidsarkivering enligt
Riksarkivets
författningssamling RA­
FS 2009:2
Sidan 43 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.9 Ögonkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Autorefraktor, litet kvitto
Bagolini
Binokulärt synfält
Diabetesscreening
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Fluoresceinangiografi
Formulär för användning av tung silikonolja
Färgsinne
Förundersökning inför ögonoperation
Glasögonrecept
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Goldmann
Hornhinnebankens handlingar:
Beredningsdokument
Provsvar, donatorer
Transplantationsjournal/donationsjournal
Humphrey
Kataraktregister
Bevaras
Bevaras
Lee-screen
Lucentis
Makularegister
Bevaras
Bevaras
-
Motilitet
NIKE
Normograf
OCT
Orbscan
Pachymetri
Postoperativt optisk status
Priquest
PSR
Prisma covertest
Ringperimetri
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal.
Bevaras i dataprogram screening
eller i pappersform.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Original hos patient, ska ej finnas
i patientjournal.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Digitalt kvalitetsregister. Rapport
gallras efter registrering.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Digitalt kvalitetsregister
Rapport till kvalitetsregister kan
gallras vid inaktualitet.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Dokumenteras i journal.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 44 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Score sheeet
Svenska cornearegistret
Bevaras
Se anmärkning
Synfältsschablon
Teo-studien (formulär F)
Ultraljudsbild
Vertometersvar (smala remsor)
Videokeratografi
Visodyne
Visusprövning enligt ETDRS
Ögonbottenfoto
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Digitalt kvalitetsregister. Rapport
gallras efter registrering.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Dokumenteras i journal.
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 45 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
7.10 Öron, näsa, hals – kliniks (inklusive Logopedi och foniatri)
klinikspecifika patientjournalhandlingar
Handling
Analysschema yrselundersökning
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet Sammanfattning av yrselundersökning
skrivs in i patientjournal.
Audiogramremiss
Vid inaktualitet
Balansutredning, testresultat
Bevaras
Ingår i patientjournal
Testresultat på papper kan gallras, finns i
datasystem.
Dagboksblad vid pH-mätning
Vid inaktualitet Dikteras/skrivs in i patientjournal.
Frågeformulär vid allergiutredning
Vid inaktualitet Sammanställs i patientjournal.
Se också Frågeformulär i avsnitt 3
Patientjournalhandlingar - allmän del.
Frågeformulär yrsel
Bevaras
Sammanställs i patientjournal.
Se också Frågeformulär i avsnitt 3
Patientjournalhandlingar - allmän del.
Lambåkontrollschema
Bevaras
Ingår i patientjournal
Mätning av näspassage, sammanfattning Bevaras
Ingår i patientjournal
Operationsprogram Käkkirurgiska
Vid inaktualitet Förberedelse inför operation hos
kliniken
käkirurgiska kliniken, original där.
pH-mätning, resultat av pH-mätning i
Bevaras
Resultat på papper kan gallras,
matstrupen
sammanställs i patientjournal samt finns i
datasystem Polygram.
pH-mätning sondläge
Bevaras
Resultat på papper kan gallras,
sammanfattas i journal samt finns i
datasystem Polygram.
Rhinomanometrikurva och
Se anmärkning
Sammanfattning bevaras, övrigt kan
Rhinometrikurva
gallras vid inaktualitet.
Test/testblankett, logoped
Se anmärkning
Testresultat bevaras, skrivs in i
patientjournal. Testblanketter/underlag
kan gallras vid inaktualitet.
Tryckmätning av matstrupen, resultat
Bevaras
Resultat på papper kan gallras,
informationen finns i datasystem.
Sidan 46 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
8. Medicinsk service
8.1 Röntgen
Handling
Röntgenbild och annan bilddiagnostik
Bevaras/Gallras Anmärkning
10 år, se anm.
Lungröntgenbilder bevaras.
Röntgenutlåtande
Bevaras
Utlåtanden/svar i samband med röntgen
finns i RoS/IMX och bevaras där.
8.2 Fysiologi Handling
Remiss
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Beskriver patientens behov av
undersökning inklusive diagnos och
frågeställning.
Bevarat på mikrofilm 1966-1994, äldre
digitalt system 1994-2000, PAFpatientsystem 2000­
Remissvar
Bevaras
Avser fysiologens exemplar.
Beskriver vilken bedömning som gjorts
av patientens undersökning.
Bevarat på mikrofilm 1966-1994, äldre
digitalt system 1994-2000, PAFpatientsystem 2000­
Avser fysiologens exemplar.
Ultraljudsbilder
10 år
Sidan 47 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
8.3 Laboratoriemedicin
8.3.1 – 8.3.10 är Laboratoriemedicinska klinikens dokument 31 990 R1.
8.3.1 Kvalitetsledningssystem
Handling
Kvalitetshandbok och tillhörande
underdokument
Rapport interna och externa revisioner
Inställning/verifiering av internkontroller
(Mikrobiologi)
Avvikelser och reklamationer
Minnesanteckningar möten
Protokoll MBL-förhandling
Resultat av interna kontroller
Resultat av externa kontroller
Validering/verifiering resultat
metod/instrument
Metodbeskrivning/instrumentbeskrivning
instruktion
Information till kund
Bevaras/Gallras Anmärkning
10 år
4 år
4 år
För TM 10 år
4 år
Bevaras
Bevaras
4 år
4 år
10 år
För TM 10 år
10 år
Efter metod/instrument tagits ur bruk
Diarieförs
Efter metod/instrument tagits ur bruk
10 år
8.3.2 Medarbetare
Handling
Delegering
Signaturlistor
Behörighetsbevis
Behörighet i datasystem
Bevaras/Gallras Anmärkning
Slutdatum + 4 år
Bevaras
Slutdatum + 4 år
Bevaras
Inaktiveras vid anställningens slut
8.3.3 Utrustning
Handling
Handhavandebeskrivningar, manualer
Kalibrering, service, loggblad
Funktionskontroll, underhållsschema
Uppgifter i inventarieregister
UPQ Autoklaver
Bevaras/Gallras
10 år
10 år
2 år
10 år
4 år
Anmärkning
Efter avslutad användning
Efter avslutad användning
Efter avslutad användning
Sidan 48 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
8.3.4 Material
Handling
Certifikat
Bruksanvisning för kit
Leveransprotokoll/batch-,
lotnummerregistrering
Uppgift i leverantörsförteckning
Bevaras/Gallras Anmärkning
4 år
4 år
10 år
10 år
8.3.5 Uppgifter i IT-system
Handling
Valideringsprotokoll
Prosang, Givare-/Komponent­
/Patientregister
Mikro96
Bevaras/Gallras Anmärkning
4 år
Efter systemet tagits ur bruk.
Bevaras
Minst 15 år
TIME
ArkivHP (mikrobiologisvar före 1999)
Flexlab
15 år
Bevaras
Minst 15 år
Sympathy
Bevaras
Patientens journal anses som
originallagring.
Innehåller enbart rådata till Mikro96.
Selektion enligt H02-4b6.
Patientens journal anses som
originallagring.
8.3.6 Ekonomi, Diarie, Övrigt
Handling
Faktura/debiteringsunderlag
Underlag för debiteringssättningar
Diarieförda handlingar (protokoll, avtal
mm)
Svar från hänvisningslaboratorium
Kliniska prövningar, laboratoriets
instruktion
Bevaras/Gallras Anmärkning
Arkiveras
centralt
2 år
Bevaras
4 år
15 år efter
avslutad
prövning
För TM bevaras
Resultat i labdatabas 15 år.
8.3.7 Klinisk kemi
Handling
Remiss, omkörningslistor
Bevaras/Gallras Anmärkning
10 veckor
Sidan 49 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Provsvar, papper
Bevaras/Gallras Anmärkning
2 år
Journalhandling originaldokumentation
8.3.8 Mikrobiologi
Handling
Remiss, papper
Rådata papper bakteriologi
Rådata och svarsrapport miljöanalyser
(word)
Rådata och svarsrapport medicintekniska
produkter (word)
Rådata papper serologi/immunologi
Mediajämförelser, hållbarhetstester
Arbetslista
Produktionsprotokoll/Mediakontroll
Bokföringsprotokoll och
steriliseringsprotokoll autoklaver och
mediaberedare
Processparametrar sterilisering (utskrift)
Svarsrapport från labdatasystem (papper)
Kontroll RO och MQ-vattten
Logglistor utodling av prov
Bevaras/Gallras Anmärkning
1 månad
4 år
1 år om överföring till labdatasystem
sker.
5 år
15 år
4 år
RIBA minst 10 år
ASTA minst 25 år
Så länge mediet
är i bruk.
1 vecka
4 år
1 år
Journalhandling. Svaret distribueras med
post och arkiveras av beställaren.
4 år
4 år
8.3.9 Patologi
Handling
Remiss
Bevaras/Gallras Anmärkning
3 år
Sidan 50 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Transportsedel avliden
1 år
Blankett som medföljer den avlidne till
bårhuset, med uppgift om identitet,
dödsdatum, plats samt läkare som
fastställt att döden inträtt. Finns också
uppgifter om ev. obduktion ska utföras
och till vilken begravningsbyrå patienten
har utlämnats.
Sorteras i bårhusnummer, numret fås vid
ankomst till bårhuset.
8.3.10 Transfusionsmedicin
Handling
SEROLOGI
Remiss
Blodgruppsserologiska undersökningar
Remiss Blodgruppsserologisk utredning
Remiss Blodgruppserologisk utredning inkl
brev-/analyssvar
Remiss
transfusionskomplikation/konsultation
Remiss BAS-test/blodbeställningssedel
Protokoll BAS-test, MG-test
Originalprotokoll med resultatanteckning
Reagenskontroller
Antigram från använda testpaneler
Lista bestrålade komponenter
GIVARE
Givarjournal inkl registerkort med
hälsodeklaration, komplikationer i samband
med tappning, resultat av bekräftade tester
Registerkort med hälsodeklaration, ej
godkänd givare
Hälsodeklaration, förkortad
(hälsoformulär)
Signeringslista för tappning av givare
Provsvar sållningstest
KOMPONENTER
Komponentkontroller, sammanställning
Plasmaprotokoll
Bevaras/Gallras Anmärkning
1 år
10 år
10 år
Bevaras
Bevaras
Utan resultatanteckning
Med resultatanteckning
Negativt fynd
Positivt fynd
Gallras när patientens ålder > 100 år
Gallras när patientens ålder > 100 år
1 år
1 år
10 år
2 år
Bevaras
3 mån
30 år efter sista
tappning
10 år
30 år
15 år
Bevaras
Prosang
15 år
1 år
Efter försäljning
Sidan 51 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Leverans- och mottagningsprotokoll
Fraktsedel plasmaleverans
Uppgift om frisläppning/förändring av
blodkomponent
Återkallelse av blodkomponent
Odlingssvar trombocyter
Rapport om slutlig användning av
blodkomponent
Köpta/sålda blodkomponenter
Kvittenslista avhämtade blodkomponenter
Lista provtagning för referensvärden och
forskning
STAMCELLSVERKSAMHET
Skördeprotokoll; tillvaratagande,
omhändertagande, återinfusion
Svarsrapport laboratorietester
Ordinationer
PATIENTVERKSAMHET
Behandlingsprotokoll
Ordinationsblad
Tappningsjournal autologgivare
Körprotokoll Trcgivare
ÖVRIGT
Årlig rapport om blodverksamhet
Tillstånd för blodverksamhet
Miljökontroller
Lista städning av lokaler, läkemedelsförråd,
akutväska
Besökslistor
Bevaras/Gallras
10 år
1 år
Bevaras
Anmärkning
Ej dataregistrerat
Efter försäljning
Prosang
30 år
1 år
Bevaras
Rådata bevaras på Mikrobiologi.
Prosang
1 år
1 år
1 år
Bevaras i Prosang
Gäller Lindesberg och Karlskoga
För debitering
30 år
30 år
30 år
Bevaras
Bevaras
2 år
2 år
15 år
Bevaras
15 år
2 år
Diarieförs
2 år
8.3.11 Sterilcentralen
8.3.11 är Laboratoriemedicinska klinikens dokument S3-2.
Handling
Kvalitetsmanual
Signerade pappersoriginal, giltig version
Filer, giltig version
Pappersoriginal, version som utgått
Filer, version som utgått
Bevaras/Gallras
Anmärkning
Giltighetstid
Giltighetstid
3 år
1 år
Därefter bränning till CD.
Sidan 52 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Certifieringsrevision
Underleverantörsbedömning, extern
uppdragsgivare
Internrevision
Bevaras/Gallras
Tills vidare
Tills vidare
Anmärkning
Revisionsrapport
Bedömningsrapport
3 år
Revisionsrapport S2-5p1
Detaljrapport S2-5p2
Checklista S2-5p3
Minnesanteckningar:
Arbetsplatsträff
Kvalitetsgruppens möten
Verksamhetsgenomgång
Avtal
PERSONAL
Introduktion checklista S6-1p1
Sekretess S6-1p4
Signaturlista S6-1b2
Kompetensbevis S6-1p3
Utbildningsbevis S6-1p2
Checklista vid avslut S6-1p4
INFORMATION TILL KUND
Via hemsida
E-post förfrågningar
Brev
KUNDER/PRODUKTER
Kunduppgift ny kund S5-3pl
Ny produkt/låneinstrument S5-3p2
Checklista för ank/utlev låneinstrument
Frisläppningsdokument extern
uppdragsgivare
INKÖP/LAGERHÅLLNING
Leverantörsgranskning S5-2p1
Beställningsorder/underlag
3 år
Original diarieförs
Anställningstid + 3 år
Anställningstid + 3 år
Tills vidare
Anställningstid + 3 år
Anställningstid + 3 år
3 år
Tills vidare
3 år
3 år
Till införande i T-DOC
3 år
3 år
3 år
3 år
Till
leverans/fakturakontroll
Beställningsunderlag
Till
leverans/fakturakontroll
Loggblad batchnummer S9L-3p och S9L­ 3 år
3p2
Så länge instrumenten
Produktkataloger (instrument)
är aktuella
AVVIKELSER
Sidan 53 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Rapport avvikande händelse USÖ
Snabbrapport F-hus S4-1p2 och S4-1p4
Snabbrapport O-hus S4-1p3
Tillfällig avvikelse S4-1p5
Loggblad orent gods S4-1p6, S4-1p7
Loggblad blött gods S4-1p8
Returlista S9D-1p1
UTRUSTNING
Underlag inventarieförteckning S8-1p1
Loggblad allmänt S8-1p2:
Svets
Ultraljudsbad
Skrivare/kopiator/fax
Diskdesinfektioner
Felanmälan S8-1l3
Loggblad diskmedel S8-2p1
Körjournal formalin S8-7p1 +
processparametrar
Loggblad kontroll/rengöring/BI S8-7p2
Valideringsdokument
UPQ pärm/CD-skiva
Processparametrar ånga + BD-test
Servicerapporter
Resultat restmängd
Resultat mikrobiologisk kontroll ROvatten
Resultat Miljökontroll yta/luft
Resultat Biologiska indikatorer
IT
Dokumentation vid versionsbyte
Dataavvikelse
Bevaras/Gallras
3 år
Till ledningens
genomgång
Till ledningens
genomgång
3 år
Till ledningens
genomgång
Till ledningens
genomgång
3 år
Anmärkning
Till införande i inv.
förteckning
3 år
3 år
Till ledningens
genomgång
3 år
Till ledningens
genomgång
3 år efter ur
bruktagande
3 år
3 år
3 år
3 år
3 år
3 år
3 år
Systemets brukstid
3 år
Sidan 54 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
Handling
Processdata steriliserings- och
diskprocess
Bevaras/Gallras
3 år
Anmärkning
Sidan 55 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
9. Läkemedelshantering
Handling
Behörighetslista beställning av läkemedel
Blandningstabeller, generella
Förbrukningsjournal, narkotika
(förrådsadministration)
Instruktioner för läkemedelshantering
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
Kvalitetsgranskning, enligt Socialstyrelsens Bevaras
rekommendationer
Läkemedelssortiment, lista
Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd
Råd från apoteket
Signeringslista, administrerat läkemedel
Synonymlista/utbyteslista
Återrapport från apotek, förskrivning av
läkemedel
Diarieförs
Fastställda organisationsövergripande
direktiv för läkemedelshanteringen.
Diarieförs
Protokoll och utvärderingar från
fortlöpande uppföljning av
verksamheten.
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
10 år
Vid inaktualitet
10 år
10. Loggning av åtkomst i datasystem för patient
Handling
Granskningslogg för vårdsystem
Bevaras/Gallras Anmärkning
10 år
Sidan 56 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
11. Vårdadministrativa handlingar
11.1 Avvikelser och anmälningar i vården
Handling
Anmälningar enligt bestämmelser om Lex
Maria
Avvikelserapportering
Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd
(HSAN), beslut som rör den egna
vårdgivaren.
Korrespondens i förtroendefrågor mellan
vårdgivare och patient-/förtroendenämnd
och/eller mellan vårdgivare och patient
Läkemedelsförsäkringsföreningens
försäkringsbolags beslut som rör den egna
vårdgivaren
Patientskaderegleringen (PSR), beslut som
rör den egna vårdgivaren
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Diarieförs
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Diarieförs
Egna journalkopior kan gallras vid
inaktualitet.
Diarieförs
Diarieförs
Egna journalkopior kan gallras vid
inaktualitet.
Diarieförs
Egna journalkopior kan gallras vid
inaktualitet.
Sidan 57 av 58
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och
övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län
11.2 Övriga vårdadministrativa handlingar
Handling
Ankomstbok/ankomstregistrering
Beslut om delegering av medicinska
arbetsuppgifter
Blanketter, egenproducerade
Diagnosregister, elektroniska och
manuella
Förvaring av patientens värdesaker,
dokumentation över
Bevaras/Gallras Anmärkning
3 år
10 år
Avser även beslut om ändring i
delegering och om återkallande
delegeringsbeslut.
Bevaras
1 exemplar (icke ifylld) av varje sort
bevaras.
Bevaras
1 år
Hälsovalet, blankett för val av
vårdcentral
Vid inaktualitet
In- och utskrivningsliggare, manuella
Ledningssystem
Bevaras
Bevaras
Mötesanteckningar/minnesanteckningar
från klinikmöte/avdelningsmöte/
enhetsmöte/teammöte/
arbetsplatsträff o dyl.
Patientregister/liggare, manuella
Se anmärkning
Signaturförtydligandelista
(handstilsprov)
Tidbok och daglista/liggare
Bevaras
Se anmärkning
Alternativ benämning: Tillvaratagna
värdesaker
Gallringsfristen avser 1 år efter
återlämnandet.
Avser gallring av pappershandling.
Informationen som förs in i systemet
Open Liston bevaras.
Om sådana förekommer
Handlingar som dokumenterar
vårdgivarens ledningssystem, det vill
säga mål, organisation, rutiner, metoder
och vårdprocesser som säkerställer
kvalitén och patientsäkerhetsarbetet.
Se dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för allmänna
administrativa handlingar i Region
Örebro län.
Bevaras om de förekommer.
Manuella register, till exempel hålkort,
som på grund av omsortering eller annat
skäl ej längre fungerar som sökverktyg
kan gallras.
Identifierar signatur och journalförare.
3 år
Sidan 58 av 58
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region
Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringplan/gallringsbeslut
för forskningsverksamhet inom Region
Örebro län
1. Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 7
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet
inom Region Örebro län
2. Akter och handlingar
Handling
Forskningsakt/projektakt
Skrift- och rapportserier
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Sorteras på avslutsår-dossié­
diarienummer.
I akten förvaras forskningshandlingar
vilka hanteras utifrån instruktioner
som framgår av planen. De handlingar
som ska bevaras ska diarieföras. Om
gallringsbart material (se enskilda
handlingstypers gallringsfrister) är
omfattande kan det förvaras separat
för att underlätta gallring.
Sorteras i kronologisk ordning.
Ett arkivexemplar bevaras och
verksamheten avgör om publikationen
ska bevaras på centralt kansli eller på
lokal enhet. I de fall endast ett
exemplar återstår och det finns behov
av ett exemplar i referensbibliotek ska
arkivexemplaret kopieras och kopian
finnas i referensbiblioteket.
Arkivexemplaret bevaras i närarkiv
och när referensexemplaret är slitet
kan en ny kopia göras.
3. Administration, planering och ekonomi – ingår i
forsknings-/projektakt
De handlingar som ska bevaras ska diarieföras.
Handling
Ansökan om medel
Bevaras/Gallras
Bevaras
Avtal/kontrakt/överenskommelse
Beslut om medel
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Bevaras i projektakten och i de fall
ansökan tagits upp i
forskningskommittén bevaras den
även där.
Bevaras i projektakten och i de fall
beslut tagits i forskningskommittén
bevaras det även där.
Sidan 2 av 7
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet
inom Region Örebro län
Beslut om tillstånd
Bevaras
Bortfallsredovisning
Bevaras
Budget
Dagbok
Bevaras
Bevaras
Ekonomisk redovisning
Enkätformulär/studieprotokoll
Bevaras
Bevaras
Handlingar i ärenden som inte beviljats
medel
Instruktion för inmatning av
primärmaterial
2 år
Korrespondens av ringa eller tillfällig
betydelse
Korrespondens av vikt
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
Manual till enkätformulär/studieprotokoll
Metodbeskrivning/-anvisning
Bevaras
Bevaras
Projektplan/forskningsplan/projekt­
beskrivning
Protokoll/mötesanteckningar
Tillståndsansökan
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Etiska kommittén (verksam fram till
år 2002), datainspektionen, pul­
registret m.m. Bevaras i projektakten
och i de fall forskningskommittén/­
nämnden deltagit i processen bevaras
de även där.
Redovisning över bortfall av
potentiella försökspersoner.
Exempelvis forsknings-, projekt-,
laboratorie-, etisk eller
behandlingsdagbok.
Ett exemplar av icke ifyllt formulär
bevaras
Exempelvis inmatning i
statistikprogram. Benämns inom viss
forskningsverksamhet som kodnyckel.
Av bagatellartad och rutinmässig
karaktär som inte har ett egenvärde.
Exempelvis med finansiärer och
uppdragsgivare.
Separat beskrivning som inte ingår i
projektplan.
Från styrgrupp eller referensgrupper.
Etiska kommittén (verksam fram till
år 2002), datainspektionen, pul­
registret m.m. Även tillhörande
bilagor. Bevaras i projektakten och i
de fall forskningskommittén/­
nämnden deltagit i processen bevaras
de även där.
Sidan 3 av 7
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet
inom Region Örebro län
4. Primärmaterial – ingår i forsknings-/projektakt
Med aktualitet menas att planerad publicering av resultat från materialet är avslutad och ekonomisk
redovisning har skett. Vad gäller studier om hälsoförhållanden där slutresultatet ej publiceras och
ekonomisk redovisning ej krävs menas med aktualitet att sammanställning skett och undersökningen
är avslutad. Handlingar skall undantas från gallring när de bedöms ha ett:
• Fortsatt inomvetenskapligt värde – handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial,
insamlat genom försök, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda
kan återskapas.
• Värde för annat forskningsområde – register och databaser avseende data med särskilt hög
täckningsgrad och kontrollerbarhet.
• Vetenskapshistoriskt värde – handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska
utveckling.
• Kulturhistoriskt värde – handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt
perspektiv.
• Personhistoriskt värde – handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet.
• Stort allmänt intresse – handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den
allmänna debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare
spridning.
Handling
Bakgrundsdata
Digitala system/program/filer
Enkät/formulär
Journalutdrag
Kodlista
Bevaras/Gallras Anmärkning
Gallras 10 år
Om patienter.
efter aktualitet
Exempelvis statistikprogram som
SPSS eller andra program där
data samlats i bland annat
databaser och kan användas för
sammanställningar. En särskild
utredning måste göras efter
utredning om elektroniskt arkiv.
Respektive systemägare ansvarar
för att systemet anpassas till
långsiktigt digitalt bevarande.
Gallras 10 år
Ifyllda.
efter aktualitet
Gallras 10 år
efter aktualitet
Bevaras
För exempelvis
patientidentifikation. Kan kallas
olika (bland annat kodnyckel)
inom olika verksamheter.
Sidan 4 av 7
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet
inom Region Örebro län
Ljud- och bildupptagning
Gallras 10 år
efter aktualitet
Läkemedelsprövning
Mät- och testresultat
Patientinformation
Gallras 10 år
efter aktualitet
Gallras 10 år
efter aktualitet
Patientjournaler
Patientsamtycke
Primärmaterial expedierad till externt
forskningsprojekt
Protokoll från undersökningar/försök
Transkribering av ljudupptagning
Gallras 10 år
efter aktualitet
Gallras vid
inaktualitet
Gallras 10 år
efter aktualitet
Gallras 10 år
efter aktualitet
Upptagning i form av
undersökningsmaterial.
För läkemedelsprövningar gäller
särskilda regler enligt
läkemedelsverkets föreskrifter.
Exempelvis labprover.
Information till deltagare i
studien/forskningen om
tillvägagångssätt.
Tillhör annat arkiv. Bevaras enligt
beslut i plan för
patientjournalhandlingar.
Samtycke till att delta som
försöksperson.
För att i detta fall uppfylla
kriteriet ”vid inaktualitet” ska
avtal med extern part, gällande
lag samt regler uppsatta av
exempelvis Läkemedelsverket
beaktas. Används insamlat data
till forskning inom Region Örebro
län omfattas de även av
gallringsbeslut enligt denna
dokumenthanteringsplan.
Upptagning i form av
undersökningsmaterial.
Sidan 5 av 7
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet
inom Region Örebro län
5. Bearbetningsmaterial – ingår i forsknings-/projektakt
Är i de flesta fall inte allmänna handlingar och rensas därför vid inaktualitet eller när projektet är
avlutat. Om arbetsmaterial och minnesanteckningar arkiveras med akten blir dessa per automatik
allmänna och ska hanteras som sådana.
Handling
Datafiler som är osjälvständiga led i pågående
bearbetning av data
Korrektur
Minnesanteckning som inte tillför ny information
Tillfälliga beräkningar
Tillfälliga sammanställningar
Utkast
Bevaras/Gallras Anmärkning
Rensas
Rensas
Rensas
Rensas
Rensas
Rensas
6. Redovisningsmaterial – ingår i forsknings-/projektakt
Om slutprodukt för forskning som utförts inom Region Örebro län blivit upprättad hos en annan
myndighet, inkommit till Region Örebro län och därmed blivit en allmän handling inom Region
Örebro län ska dessa hanteras som övrigt redovisningsmaterial. De handlingar som ska bevaras ska
diarieföras.
Handling
Abstract
Artiklar
Delrapport
Information/trycksaker
Konferensrapport
Posters
Bevaras/Gallras Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Artiklar som publicerats
elektroniskt skrivs ut och bevaras
på papper.
Bevaras
Bevaras
Ett arkivexemplar bevaras.
Bevaras
Bevaras
Sidan 6 av 7
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet
inom Region Örebro län
Publikationer
Bevaras
Slutrapport
Statistiksammanställningar
Bevaras
Bevaras
Ett arkivexemplar bevaras. I de
fall endast ett arkivexemplar
återstår och det finns behov av ett
exemplar i referensbibliotek ska
arkivexemplaret kopieras och
kopian finnas i
referensbiblioteket.
Arkivexemplaret bevaras i
närarkiv och när
referensexemplaret är slitet kan
en ny kopia göras.
I regel opublicerad data. Finns
exempelvis inom
Samhällsmedicin men också på
andra ställen.
Sidan 7 av 7
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns samförvaltade
donationsstiftelser
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för Region Örebro läns
samförvaltade donationsstiftelser
Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för Region Örebro läns samförvaltade donationsstiftelser. Myndigheters handlingar är i regel allmänna
handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och
Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid
beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och
förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Handling
Anmälning till stiftelseregistret
Ansökan till Kammarkollegiet om
permutation, Kammarkollegiets beslut och
överklagande till domstol av
Kammarkollegiets beslut
Beslut om bidrag
Bidragsansökan inklusive bilagor och beslut
Bevaras/Gallras
Vid inaktualitet
Bevaras
Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Räkenskapshandlingar
Stiftelseförordnande eller motsvarande
(donationsurkund, gåvobrev,
testamente)
Årsredovisning inklusive revisionsberättelse
7 år
Bevaras
Diarieförs
Beviljade och ej beviljade.
Diarieförs
Enligt bokföringslagen
Diarieförs
Bevaras
Diarieförs
Diarieförs
Sidan 1 av 1
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Bevarande av kvalitetsregister inom Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Bevarande av kvalitetsregister
Av 7 kap. 10 § patientdatalagen följer att personuppgifter i nationella och regionala kvalitets­
register ska gallras när uppgifterna inte längre behövs för att systematiskt och fortlöpande
utveckla och säkra vårdens kvalitet. Från detta kan undantag göras genom beslut från arkiv­
myndigheten i Region Örebro län.
Beslut
Nationella och regionala kvalitetsregister där Region Örebro län är huvudman ska bevaras,
eftersom registren är av stor betydelse för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål.
Sidan 1 av 1
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Gallringsbeslut för handlingar i ärendehanteringssystemet Platina
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Gallringsbeslut för handlingar i
ärendehanteringssystemet Platina
Handlingar i ärendehanteringssystemet Platina
Pappershandlingar, inkommande eller upprättade
Pappershandlingar som överförts till annat medium (skannats) får gallras efter genomförda
kontroller av läsbarhet och lagringsformat, under förutsättning att det inte möter hinder i
lagstiftning eller motsvarande, att skanningen inte medfört informationsförluster samt att de
inskannade handlingarna bevaras i ett av regionarkivet föreskrivet format.
Undantag från gallring:
• Avtal och kontrakt som undertecknats (avtalslagen och lagen om offentlig upphand­
ling)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Anbudsöppningsprotokoll
Kontrakt enligt lagen om valfrihetssystem
Fullmakter
Rättegångsfullmakter
Testamenten
Ansökan om fastighetsbildning
Överlåtelse av fast egendom (köpe- och äganderättshandlingar,
behörighetshandlingar)
Hyresavtal
Uppsägning av hyresavtal
Ärenden rörande motioner, interpellationer och frågor
Medborgarförslag
Initiativ till folkomröstning
Protokoll från fullmäktige, styrelse, nämnder, förhandlingar och samverkan
Revisionsberättelser
Årsredovisningar
Begäran om registerutdrag enligt personuppgiftslagen
Handlingar som annars behövs för att styrka ett legalt förhållande
Handlingar som annars behövs för bevisvärde
Kartor, ritningar och andra handlingar som pga. format, gråskala, färg eller
andra egenskaper inte kan skannas
Sidan 1 av 2
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Gallringsbeslut för handlingar i ärendehanteringssystemet Platina
Elektroniska handlingar, inkomna eller upprättade i ej arkivbeständigt format
Elektroniska handlingar som konverterats från ett filformat till ett annat kan gallras efter kon­
troll och läsbarhet och lagringsformat, under förutsättning att konverteringen inte medfört
informationsförluster samt att konverteringen skett till ett av regionarkivet föreskrivet filfor­
mat.
Sidan 2 av 2
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för revisionshandlingar inom Region Örebro
län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för revisionshandlingar
inom Region Örebro län
Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 2
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för revisionshandlingar
inom Region Örebro län
Revision
Handling
God revisionsed
Granskningsmaterial, fördjupad granskning och
årlig granskning
Granskningsplaner för bolag och stiftelser som
regionen styr över
Mötesanteckningar om överenskommelser
Protokoll från överenskommelser
Reglementen för den kommunanala
revisionen
Revisionsberättelser
Revisionsredogörelser till fullmäktige
Revisionsplaner
Revisionsrapporter och slutrapporter
Bevaras/Gallras Anmärkning
Vid inaktualitet Handling som SKL (Sveriges
Kommuner och Landsting) ger ut vart
fjärde år
10 år
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Upphandling av revision
Bevaras
Utredningar, övriga granskningar/
revisionsskrivningar inklusive slutdokument
Bevaras
All rapportering till fullmäktige
respektive styrelse, nämnder,
beredningar och bolag
Förfrågningsunderlag,
anbud/offerter, öppningsprotokoll,
beslut, svar och avtal/kontrakt med
mera
Sidan 2 av 2
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro
län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr.o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för tandvårdshandlingar
inom Region Örebro län
Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning, och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar
inom Region Örebro län
Patientjournaler inom tandvården och övrig medicinsk
dokumentation
Handling
Anmälningar/rapporteringar till andra
myndigheter/motsvarande
Avvikelserapportering
Begäran om journalkopior
Bevaras/Gallras
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Begäran om journalhandlingar vid privat
vårdgivares övertagande av barnpatient
Behandling/-utredningsplaner och terapiplaner
Beslut från försäkringsbolag och LÖF
(landstingets ömsesidiga försäkringsbolag)
Daganteckningar
Delegering av medicinska arbetsuppgifter och
ansvarsfördelning
Bevaras
Ingår i diarieförda handlingar
I de fall samtliga handlingar som
begärts ut också lämnas ut läggs
originalbegäran i patientjournalen. I
de fall hel/del av journal inte lämnas
ut med hänsyn till sekretess ska ärendet
diarieföras och kopia av
begäran läggs i patientjournalen
(originalet i diarieakten). Det ska i
patientjournalen även dokumenteras
vad som lämnats ut, till vem och när.
Ingår i patientjournal
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
10 år
Diabilder
Bevaras
Epikriser
Frisktandvårdsavtal
Förhandsbedömningar och beslut från
regionens tandvårdsenhet
Försäkringskassans efterhandskontroller och
omprövningar av ersättningsbeslut
Garantisedlar
Hälsodeklarationer
Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN),
beslut som rör egna vårdgivaren
Information given till och medgivande från
patient/anhörig
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Avser även beslut om ändring i
delegering och om återkallade
delegeringsbeslut
Diabilder av betydelse för
patientjournalernas innehåll och syften
ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
3 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i diarieförda handlingar. Egna
journalkopior gallras vid inaktualitet
Information som givits till patient eller
anhörig om behandling, ingreppets art,
Sidan 2 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar
inom Region Örebro län
Handling
Bevaras/Gallras
IT-system,/IT-baserade journal- och
vårddokumentationssystem
Bevaras
Intyg
Bevaras
Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare
utanför Region Örebro län
Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare
inom Region Örebro län
Korrespondens
Bevaras
Anmärkning
dess följder och risker ska antecknas i
patientjournalen
Innehållet i journal- och
vårddokumentationssystem ska tas
omhand och arkiveras i enlighet med
gällande gallringsbeslut och
regionsarkivets krav för långtidslagring
Vid avveckling av system kontakta
regionsarkivet
Ingår i patientjournal. Den som utfärdar
intyg ska anteckna det i journalen samt
spara en kopia av intyget i journalen
Ingår i patientjournal
Vid inaktualitet
Se anmärkning
All korrespondens av vikt för
verksamheten ska diarieföras eller ingå i
patientjournal oavsett media
Korrespondens av tillfällig betydelse
eller rutinmässig karaktär kan gallras
vid inaktualitet
Komplikationsregistrering
Kostanamneser
Licensmotiveringar, oregistrerat läkemedel
Läkarintyg
Läkemedelsbiverkningar, uppgifter om
Läkemedelslistor
Läkemedel, hantering av
Medicinska listor och laboratorielistor
Modellfoton av tandtekniska studiemodeller
och arbetsmodeller
Bevaras
Efter behandlings­
periodens slut
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Bevaras
Bevaras
Korrespondens med patient som ej
har betydelse för vården, till exempel
klagomål ska diarieföras
Ingår i patientjournal
Dock först efter relevant information
överförts till journalen
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Se dokumenthanteringsplan för
patientjournaler och övrig medicinsk
dokumentation inom Region Örebro län
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 3 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar
inom Region Örebro län
Handling
Munhälsobedömningar/journaler
Observationskurvor
Operationsberättelser
Patientjournal
Patientjournal som inte går att härleda till en
patient
Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör
den egna vårdgivaren
Patalogisk anatomisk diagnos, PAD-utlåtande
Register över avslutade patienter
Bevaras/Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
10 år
Bevaras
Bevaras
Remisser, avförda
3 år
Remiss och remissvar
Röntgenbilder och röntgenutlåtanden
Svar gällande patient
Svar från annan vårdgivare som överförts
genom fullständig avskrift
Tandteknisk dokumentation: tandläkarens
anvisning och tandtekniska laboratoriets
förklaring
Tester med resultat
Tidböcker/tidbokningar
Utlåtanden gällande patient
Utredningar
Vårdintyg
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Anmärkning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Får gallras endast om identifikation är
omöjlig
Ingår i diarieförda handlingar
Ingår i patientjournal
Om dessa finns i datajournalsystem kan
utskriften gallras
Kan gallras om patientjournal ej
upprättats och patient ej kommit till
vårdinrättning
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Bevaras
Ingår i patientjournal
Bevaras
3 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Ingår i patientjournal
Sidan 4 av 5
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar
inom Region Örebro län
Tandvårdsenheten
Formulär angående erbjudande om
munhälsobedömning
Formulär om vårdrapport barn- och
ungdomstandvård
Förhandsbedömning inom regionens
tandvårdsstöd
Läkarintyg för regionens tandvårdsstöd
Övertagande av vårdansvar för barn och
ungdomar inom tandvården
5 år
5 år
5 år
5 år
Efter att barnet
fyllt 20 år
Sidan 5 av 5
Diarienummer
15RS20
Utgåva
1.0
Rubrik
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och social medier inom
Region Örebro län
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Dokumentägare
Anna Ekström
Fastställd
2015-01-28
Fastställd av
Regionstyrelsen
Giltig fr o.m
2015-01-28
Giltig t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/
gallringsbeslut för webbplatser och
sociala medier inom Region Örebro län
Inledning
Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen
för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel
allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen
(1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man
måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning
och förvaltning och forskningens behov.
Bevarande och gallring
Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän
handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att
dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs.
Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet
innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten.
Sidan 1 av 4
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och
social medier inom Region Örebro län
Webbplatser
Handling
Bevara/gallra Anmärkning
Region Örebro läns externa
webbplats
Se anmärkning
Sidorna ska bevaras med hjälp av ögonblicksbild vid samma
tidpunkt två gånger/år (förslagsvis en gång på hösten och en
gång på våren) eller vid större förändringar av utseendet på
webbplatsen.
En ögonblicksbild innebär att en statisk kopia skapas av
webbplatsen som visar hur den såg ut vid tillfället.
Objektägare för Region Örebro län externa webbplats
ansvarar för att arkivering (enligt ovanstående) av
webbplatsen sker.
Observera! Internt producerad information som skapats i
syfte att läggas ut på webben (nyhetsbrev, pressmeddelanden
etc) ska arkiveras av respektive ansvarig verksamhet på annat
sätt, t ex på papper. Information som publiceras på
webbplatsen anses inte arkiverad i samband med att
ögonblicksbild av webbplatsen arkiveras två gånger/år.
Region Örebro läns intranät
Se anmärkning
Handlingar på webben där det finns ett original någon
annanstans hos verksamheten, t ex rapporter, platsannonser,
protokoll, årsredovisningar med mera kan gallras (raderas)
från webbplatsen vid inaktualitet under förutsättning att
originalet arkiveras på annat sätt. Information som till sitt
innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid
inaktualitet.
Sidorna ska bevaras med hjälp av ögonblicksbild vid samma
tidpunkt två gånger/år (förslagsvis en gång på hösten och en
gång på våren) eller vid större förändringar av utseendet på
webbplatsen.
En ögonblicksbild innebär att en statisk kopia skapas av
webbplatsen som visar hur den såg ut vid tillfället.
Objektägare för Region Örebro läns intranät ansvarar för att
arkivering (enligt ovanstående) av webbplatsen sker.
Observera! Internt producerad information som skapats i
syfte att läggas ut på webben (nyhetsbrev, pressmeddelanden
etc) ska arkiveras av respektive ansvarig verksamhet på annat
sätt, t ex på papper. Information som publiceras på
webbplatsen anses inte arkiverad i samband med att
ögonblicksbild av webbplatsen arkiveras två gånger/år.
Handlingar på webben där det finns ett original någon
annanstans hos verksamheten, t ex rapporter, platsannonser,
2
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och
social medier inom Region Örebro län
Andra webbplatser där
Se anmärkning
verksamhet/förvaltning inom
Region Örebro län ansvarar
för innehållet
protokoll, årsredovisningar med mera kan gallras (raderas)
från webbplatsen vid inaktualitet under förutsättning att
originalet arkiveras på annat sätt. Information som till sitt
innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid
inaktualitet.
Sidorna ska bevaras med hjälp av ögonblicksbild vid samma
tidpunkt två gånger/år (förslagsvis en gång på hösten och en
gång på våren) eller vid större förändringar av utseendet på
webbplatsen.
En ögonblicksbild innebär att en statisk kopia skapas av
webbplatsen som visar hur den såg ut vid tillfället.
Den verksamhet som ansvarar för webbplatsen (utanför
domänen orebroll.se) ansvarar för att arkivering (enligt
ovanstående) av webbplatsen sker.
Observera! Internt producerad information som skapats i
syfte att läggas ut på webben (nyhetsbrev, pressmeddelanden
etc) ska arkiveras av respektive ansvarig verksamhet på annat
sätt, t ex på papper. Information som publiceras på
webbplatsen anses inte arkiverad i samband med att
ögonblicksbild av webbplatsen arkiveras två gånger/år.
Handlingar på webben där det finns ett original någon
annanstans hos verksamheten, t ex rapporter, platsannonser,
protokoll, årsredovisningar med mera kan gallras (raderas)
från webbplatsen vid inaktualitet under förutsättning att
originalet arkiveras på annat sätt. Information som till sitt
innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid
inaktualitet.
Sociala medier
Handling
Bevara/gallra
Sidor på sociala medier där Se anmärkning
verksamhet/förvaltning inom
Region Örebro län ansvarar
för innehållet
Anmärkning
Sidorna ska bevaras med hjälp av skärmdump på första
sidan. Det ska göras två gånger/år (förslagsvis en gång på
våren och en gång på hösten) eller vid större förändringar
av utseendet på det sociala mediet.
Inlägg och kommentarer
som innehåller
sekretessbelagda uppgifter
Kontakta Regionarkivet för råd gällande format.
Inlägget/kommentaren ska omgående tas ut och
diarieföras. Därefter ska informationen gallras från det
sociala mediet. Gäller till exempel klagomål.
Bevaras
3
Utgåva
1.0
Rubrik
Giltig fr.o.m.
2015-01-28
Omfattar område/verksamhet/enhet
Region Örebro län
Giltigt t.o.m.
-
Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och
social medier inom Region Örebro län
Handling
Inlägg och kommentarer
vars innehåll på något sätt
strider mot gällande
lagstiftning
Bevara/gallra
Bevaras
Inlägg och kommentarer
vars innehåll på något sätt
strider mot beslutade
riktlinjer eller direktiv
Inlägg och kommentarer
som myndigheten bedömer
vara av särskilt intresse
Inlägg och kommentarer
som myndigheten bedömer
vara av ringa eller tillfällig
betydelse
Gallras omedelbart
Inlägg och kommentarer
som föranleder åtgärd
Kontaktuppgifter, Region
Örebro län
Länkar till andra sociala
medier eller webbplatser/­
sidor
Multimediaupptagningar
(upprättade av Region
Örebro län) som
myndigheten bedömer vara
av särskilt intresse
Multimediaupptagningar
(upprättade av Region
Örebro län) som
myndigheten bedömer vara
av tillfällig eller ringa
betydelse
Bevaras
Bevaras
Gallras vid
inaktualitet
Anmärkning
Inlägget/kommentaren ska omgående tas ut och
diarieföras och därefter avpubliceras från det sociala
mediet.
De uppgifter som här avses är exempelvis:
- uppvigling
- hot
- hets mot folkgrupp
- barnpornografibrott
- olaga våldsskildring
- upphovsrättsintrång
Se även Region Örebro läns riktlinjer för användning av
sociala medier.
Inlägget/kommentaren ska gallras omedelbart.
De uppgifter som här avses är exempelvis:
- obscena ord
- kommersiella budskap eller reklam
Inlägget/kommentaren ska tas ut och diarieföras.
Inläggen/kommentarerna kan sedan gallras från det
sociala mediet.
Inlägget/kommentaren kan gallras vid inaktualitet.
Exempelvis:
-
kommentarer och inlägg som inte berör Region
Örebro läns verksamhet
- kommentarer och inlägg som endast är för
kännedom
- kommentarer och inlägg av enklare karaktär
Inlägget/kommentaren ska tas ut och diarieföras.
Gallras vid
inaktualitet
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
Avser exempelvis inlägg på Youtube med flera.
Kontakta Regionarkivet för rådgivning gällande format.
Gallras vid
inaktualitet
Avser exempelvis inlägg på Youtube med flera.
4
Bilaga § 19
LANDSTINGSFULLMÄKTIGES HANDLINGAR
Diarienummer 14OLL4856
Yttrande över motion från Alf Rosberg (M) om Barn- och ungdomspsykiatriskt
stöd till den nya familjecentralen som planeras i Karlskoga
Alf Rosberg (M) har i en motion till Örebro läns landsting den 15 september 2014
tagit upp att barn och ungas psykiska hälsa (eller ohälsa) vuxit i aktualitet.
Ohälsan är svår att hantera för barnet, föräldrar, skola och socialtjänst och
behovet av professionellt stöd ökar. Rosberg tar upp att de tidsfönster när dessa
barn är mottagliga för att ta emot stöd ofta är mycket små och att närhet och
tillgänglighet är viktiga förutsättningar. Rosberg ställer nuvarande modell
kontaktsamtal och nyanmälan på BUP mot detta och föreslår därför
Landstingsfullmäktige besluta:
-
att ge Landstingsstyrelsen i uppdrag att utreda förutsättningarna för att
åter bygga upp en barn- och ungdomspsykiatrisk kompetens i Karlskoga och med den som utgångspunkt förstärka den nya familjecentralen med denna kompetens.
Regionstyrelsen framför med anledning av motionen följande:
En familjecentral består vanligen av att mödrahälsovård, barnhälsovård, öppen
förskola och socialtjänst som samverkar för att tidigt arbeta förebyggande och
främja barns hälsa och utveckling. Familjecentralen en bra bas för att nå ut till
alla barn och föräldrar genom att mödra- och barnhälsovårdens generella
program till blivande föräldrar och småbarnsfamiljer. I den huvudsakliga
målgruppen som är blivande föräldrar och barn i åldern 0–5 år med föräldrar nås
de allra flesta.
Utöver samarbetet mellan de i familjecentralen ingående verksamheterna har
många familjecentraler också formaliserat samarbete med verksamheter som
inte är samlokaliserade med familjecentralen. Detta samarbete varierar stort och
kan vara allt från informationsutbyte till att ha gemensamma gruppverksamheter.
I en kartläggning av familjecentraler som socialstyrelsen gjort angav många
familjecentraler att man även hade ett formaliserat samarbete med en eller flera
av Barn- och ungdomspsykiatri (BUP), Familjerätt, Familjerådgivning, Ungdomsmottagning eller Skolhälsovård utöver de samlokaliserade verksamheterna.
I det positionspapper om barns och ungas psykiska hälsa som antagits av
Sveriges Kommuner och Landsting uttrycks förbundets syn på hur man kan
agera i dessa frågor som ett stöd till medlemmarna i deras arbete. Med sina 16
ställningstaganden tar positionspappret ett helhetsperspektiv kring psykisk hälsa.
När barn och unga har en psykisk ohälsa så finns det fler olika aktörer. Inom
ramen för satsningen kring psykisk hälsa barn och unga så har SKL även tagit
fram en tydlig manual för hur kommuner och landsting kan arbeta för att
tydliggöra uppdrag för olika aktörer på skilda nivåer inom området. Här hamnar
familjecentralen främst på den generella nivån med sina hälsofrämjande insatser
LANDSTINGSFULLMÄKTIGES HANDLINGAR 13OLL5843
som är riktade till alla barn och unga i en viss åldersgrupp. Nästa nivå är första
linjen som är insatser vid ett indikerat problem som personen själv eller någon
annan (t ex närstående) söker hjälp för, eller som på annat sätt blivit uppenbart.
Första linjen har flera uppdrag; att identifiera personer i behov av insatser, att
bedöma lämplig insatsnivå, att behandla vid lindriga/enkla tillstånd där
specialistnivån inte behövs.
För att tidigt kunna möta behovet av stöd vid psykisk ohälsa så finns idag i
Örebro läns landsting ett utbyggt stöd på alla nivåer och från det lilla barnet till
den unge vuxne. I primärvården har Barnhälsovården (generell nivå) som finns
för de minsta barnen fått förstärkning med psykologtjänster och den nystartade
Samtalsmottagningen (första linjen) ger stöd från 6 – 14 års ålder. Inom ramen
för Samtals-mottagningen finns ett utvecklat samarbete med BUP.
Barn- och ungdomspsykiatrin är specialistnivån när det gäller insatser vid psykisk
ohälsa hos barn och unga. Det strukturerade system för bedömning av behov
som BUP använder vid en nyanmälan skapar förutsättningar för en patientsäker
och jämlik vård. Tonåringen eller föräldern som söker kontakt får då en
direktkontakt med en av BUP:s behandlare som genomför intervjun. Söker man
som tonåring är regeln att intervjun genomförs vid ett personligt möte.
Med intervjun som underlag görs en bedömning om det finns behov av att gå
vidare med ett besök på den öppenvårdsmottagning som utifrån geografisk
tillhörighet eller problematikens komplexitet blir aktuell. Det finns tre barnpsykiatriska mottagningar i Örebro, två av dem är lokaliserade i Medborgarhuset i
Örebro, Länsmottagningen och Örebromottagningen. Utrednings- och
behandlingsenheten finns vid Olaus Petri vårdcentral. Under besöket påbörjas en
fördjupad bedömning och bedöms det efter dessa två tillfällen att det finns behov
av hjälp och stöd från BUP kallas man för vidare insatser, diagnostisering och
behandling och då upprättas även en individuell vårdplan.
BUP:s länsmottagning arbetar mot 10 kommuner, alla med olika skolområden,
rektorsområden och elevhälsoteam. Att göra BUP direkt tillgänglig i alla dessa
instanser är en omöjlighet men det är ändå kring detta som BUP ofta får kritik.
Man tror att man inte ska kunna få tillgång till samverkan trots att BUP i realiteten
samverkar i väldigt många ärenden och det fungerar väl. T ex finns idag SIP
(samordnad individuell plan) som ett tydligt redskap i samverkan mellan hälsooch sjukvården och socialtjänsten där BUP utifrån barnet/ ungdomens bästa
även öppnat upp för att skolan är en part kring SIP.
I landstingsfullmäktige verksamhetsplan med budget för 2011 fick Nämnden för
psykiatri, habilitering och hjälpmedel i uppdrag att utvärdera effekterna av de
organisationsförändringarna inom BUP. Uppdraget redovisades i en rapport där
det framgår att många aktörer gärna ser BUP som en tillgänglig resurs i det
dagliga arbetet, men att de förväntningarna är inte realistiska ur BUP:s
perspektiv. Positiva effekter av organisationsförändringen:
LANDSTINGSFULLMÄKTIGES HANDLINGAR 13OLL5843
-
Bättre förutsättningar för likvärdig vård utifrån evidens oberoende var i
länet man är bosatt.
-
Inga geografiska begränsningar när det gäller möjligheten att få tillgång till
den specialistkompetens/subspecialicering som bäst kan svara upp mot
barnet/ungdomens aktuella behov.
-
Större tillgång till olika typer av gruppverksamheter eftersom förutsättning
för riktade gruppverksamheter är ett tillräckligt underlag att rekrytera
deltagare ifrån för att det ska vara möjligt att erbjuda det. Idag kan BUP
följande gruppverksamhet oavsett var i länet barnet/ungdomen är bosatt:
 COPE riktad till föräldrar till barn 3 – 12 år med misstänkt
autismspektrumstörning
 Förstärkt KOMET för föräldrar till barn 3 – 11 år där mer individuella
insatser krävs än vad som erbjuds i COPE.
 Tonårs-KOMET för föräldrar till tonåringar som ofta hamnar i konflikt med
sina barn
 STRATEGI för föräldrar till barn med ADHD
 STRATEGI-junior för barn med ADHD i två olika åldersintervall
 Cool Kids för barn med ångest (och deras föräldrar) ålder 7 – 12 år.
 DBT-färdighetsträning för tonåringar med emotionell instabilitet och deras
föräldrar.
Organisationsförändringens negativa effekt är att det blir en större tidsåtgång för
besök och längre avstånd skapar behov av längre ledighet från arbetet för
medföljande förälder/föräldrar (någon som ofta är önskvärt från vårdgivarens
sida).
Örebro läns landsting har en organisation och en arbetsmodell för stöd till barn
och unga med psykisk ohälsa som i hög grad är i enlighet med SKL:s modell. Det
är inte aktuellt att frångå detta och utreda en annan modell för familjecentralen i
Karlskoga.
Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta
-
a t t avslå motionen
Örebro den 28 januari 2015
Marie-Louise Forsberg Fransson
Ordförande
Rickard Simonsson
Regiondirektör
Bilaga § 21
Bilaga § 20
Bilaga § 22
Örebro läns landstin
Från:
Skickat:
Kopia:
Ämne:
Bifogade filer:
Sveriges Kommuner och Landsting <Utskick@skl.se>
den 14 november 2014 14:26
Diarium-Arkiv SKL; Vestin U{rika; Lampinen Dungir Johanna
Information från Sveriges Kommuner och Landsting
SKL 2014-07 Assisterad befruktning.pdf; 2014-07 WEBB - Assisterad befruktning.pdf
Uppföljningsflaggas
Flagga:
Följ upp
Har meddelandeflagga
~ ~ ÖREBRO LÄ[~S LANDSTING
~~
Z~~~$ _~1_
Centrala diariet
Till Sveriges landsting och regioner,
~
•
~
>:
`~►' 2
~ ~~
~
~-~ ~~.~
Idag den 14 november 2014 har stYreken för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) beslutat ~
att i skrivelse till landstingen och regionerna rekommendera dem att följa och tillämpa rekommendationen om
enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande av offentligt finansierad befruktning.
Harni frågor om rekommendationens innehåll kontakta Ulrika Vestin, SKL tfn: 08-452 77 33, e-post:
ulrika.vestinC«~skl.se.
Bifogar ett dokument med underskrift och ett utan underskrift anpassat för veebben.
Vänliga hälsningar
Johanna Lampinen Dungir
Johanna Campingin Dungir
Handläggare
Avdelningen för administration
Sveriges Kommuner och Landsting
Hornsgatan 20
118 82 Stockholm
+46 8 452 72 64
www.ski.se
-gir
+s~ö~EB~a ~äNS t~►NOSTtnt~
.~
Sveri es
g
Kommuner
~ °1s 1
centrala diariet
och ~andsting
Avdelningen för vård och omsorg
Sektionen för hälso- ach sjukvård
Ulrika Vestin
~tEDDELANDE FRÅN
STYRELSEN NRi
za~4-~ ~ -~~
Värt dnr
1417994
Landstingsstyrelserna/regionstyrelserna
Rekomr~endat~on om enhetlighet i handstingens och
av offent~ig
~ finansierad
re~ tonernas erb'udande
1
assisterad b~fuktnin
Dnr 12/0877
Förbundsstyrelsens beslut
Styrelsen fär Sveriges Kommuner och Lar~.dsting (SKL) har vid s~anträde den 14
november 2~14 beslutat
att i skrivelse till landstingen och regionerna rekommendera dem att följa och
t~llårr~pa rekommendationen om enhetlighet ~ landstingens och regionernas
erbjudande av offentligt fnansierad befruktning
Bakgrund
På uppdrag av SKLs sju,l~vårdsdelegation inledde Sveriges Kommuner och Landsting
2~12 ett arbete med en utvidgad karlläggning av området assisterad bef~ctning.
[Jppdraget resulterade i rapporten ~4ssisteradbeft~uktning kartläggning och
lanstingens erbjudanden novembeY 2012. Rapporteni sin dur ledde till att sjukvårdsde~egationen gav SI~Ls na~~onella Vävnadsråd ~ uppdrag a~ undersäka vidare kring
vissa frågestä.~iningar.
Vävnadsrådets rapport, ~4ssist~erad befruktning, Uppföljningsra~por~ meddefinitioner
och ui~ecklingsområden maj Z~~~4, skickades ut på remiss under sommaren 2014.
Resultatet av det tidigare arbetet tillsa~nn~.ans med sy~pun~terna frun
re~nisinstanserna ligger ti~~ grund för rekommendationen. De rel~ommendationer sore
föreslås liggeriI~nje ined de förslag som rexn~i~erades till landsbingen och regionerna.
Ett förtydligande ti~iägg har ~orts, enligt önskemål från remissinstanset-na, kring
hanteringen av abefi-uktade frysta ägg. Samtliga landsting och regioner sorg
~nkonnmi~ med svar (2~ stycken} ~ positiva till en har~nanisering.
Rekorn~nendation om enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande av
offentligt fnans~erad assisterad befruktning redovisasibilaga 1.
Sveriges Kommer och Landsting
{
1
'~i
Anders I~riape
Ordförande
Sveriges Kommuner och Landsting
Post 118 82 Stockholm, Besök; Hornsgatan 20
Tfna växel 08-452 70 00, Fax: 08-4 2 70 50
info@skl.se, Orgnr: 222000-4315, www.slcf.se
-
SuerigQS Komn+u~n~r
ach La~dstin~
REKOMMENDATION
vårt dnr:
~ 20877
Bilaga 1
2014-11-14
Avdelningen för vård och omsorg
Sektionen för hälso- och sjukvård
Ulrika Vestin
Landstingsstyrelserna samt regionstyrelserna
i.Halland, Gotland, Skåne och Västra
Götaland
Rekommendation om enhetlighet i landstingens och
regionernas erbjudande av offentligt finansierad assisterad
befruktning
Syfte med rekommendation
Syftet med denna rekommendation är att åstadkomma en kunskapsbaserad och jämlik
vård. Detta genom att fa enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande till de
patienter som genomgår behandling inom det offentliga åtagandet för assisterad
befruktning. Rekommendationen definierar vissa centrala begrepp, anger vissa
grundläggande kriterier för genomförande, anger övre åldersgränser samt antalet
behandlingar som ska ingåi det offentliga åtagandet.
Följande rekommenderas landstingen
Nedan följer de definitioner, kriterier inför genomförande, vårdavgifter för patienter,
övre åldersgränser och antal behandlingar som rekommendationen innehåller.
Definitioner
• Start av assisterad befruktning med ägguttag definieras som start av
läkemedelsbehandling med follikelstimulerande hormoner
• Start av behandling med återförande av frysbevarade befruktade och delade
ägg (embryon) definieras som upptining av embryon oavsett om de kan
återföras
• Start av behandling med återförande av frysbevarade obefruktade ägg
definieras som upptining av ägg för befruktning
Sveriges Kommuner och Landsting
Post: 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20
Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50
Org nr: 222000-0315, info@skl.se, www.skl.se
~
S~er~ges
IC~mmra~er och Landsting
2014-11-14 Vårt dnr:
~ 2~os77
Kriterier inför genomförande
• Landstingsfinansierad assisterad befruktning erbjuds till par utan gemensamma
eller adopterade barn.
• Vårdgarantin är tillämplig för offentligt finansierad assisterad befruktning. Det
innebär att utredningsfasen av ofrivilligt barnlösa skapåbörjas inom 3
månader från första kontakt. Om en behandling är beroende av t.ex. donation
av ägg eller spermier startar vårdgarantins tidsgränser när dessa finns på plats.
Vårdavgift för patienten
Vårdavgift för patienten i samband med assisterad befruktning fastställs av
landstingen i enlighet med § 26 och § 26a i Hälso- och sjukvårdslagen.
Övre åldersgränser
När det gäller övre åldersgräns för genomförande av behandling är rekommendationen
uppdelad i två delar.
Den första delen avser den behandlade kvinnan där följande gäller:
• IVF-behandling1
• Intrauterin insemination2 (med partnerns eller donators spermier dvs AIH
-,
respektive AID')
• Behandling med äggdonation
• fertilitetsbevarande åtgärder4
ska startas innan kvinnans 40 års dag, eventuella kvarstående frysta embryon kan
återföras till fram till den behandlade kvinnans 45 års dag.
Den andra delen avser make/maka, registrerade partnern eller sambons ålder när den
behandlade kvinnan genomför:
• IVF-behandling
• Intrauterin insemination (med partnerns eller donatorns spermier dvs AIH
respektive AID)
att den ska startas innan make/maka, registrerade partnerns eller sambons 56 års dag.
• Samma ålder gäller även vid fertilitetsbevarande åtgärder för män
1 In vitro-fertilisering (IVF) eller provrörsbefruktning är en fertilitetsmetod där kvinnans ägg befruktas av mannens
spermier utanför kvinnans kropp (in vitro), istället för i äggledarna. som efter samlag eller insemination
2 Injektion av spermier i livmoder via en kateter
3 AIH=Artificial insemination husband, AID= artificial insemination donor
4 Med fertilitetsbevarande åtgärder avses framför allt frysning av spermier, samt hormonstimulering;
äggutplockning och frysning av ägg i samband med behandling som kan ge framtida fertilitetsnedsättning
(kemoterapi; strålning). Även frysning av äggstocks- och testikelvävnad avses.
2 (5)
~
Sveriges
Kommuner
ach Lands~in~
2014-11-14 Vårt dnr:
~ 2~os77
Antal behandlingar
• Tre IVF-behandlingar med ägguttag kan genomföras om det är medicinskt
motiverat. Om ägguttag leder till att alla ägg fryses obefruktade, bör
motsvarande behandling med upptining ochbefruktning av dessa ägg erbjudas.
• Sex behandlingar med intrauterin insemination (spermiedonation, AID),
alternativt kan en kombination av AID och IVF med donerade spermier IVF-D
erbjudas
• Om IVF-behandling resulterariembryon av god kvalitet kan dessa
frysförvaras.
• Iförsta hand ska samtliga frysförvarade embryon återföras innan ny
behandling med follikelstimulerande hormoner påbörjas
Området utvecklas — medicinskt och juridiskt
Assisterad befruktning är ett område där de medicinska möjligheterna hela tiden
utvecklas, vilket väcker många etiska och juridiska frågor. Den 19 juni 2013 beslutade
regeringen att tillsätta en statlig utrednings vars uppdrag är att utreda utökade
möjligheter till behandling av ofrivilligt barnlösa. Utredningen presenteradeijuni
2014 ett delbetänkande som föreslår att det blir möjligt för ensamstående att genomgå
assisterad befruktning. Senast den 24 juni 2015 ska utredningen presentera sina övriga
uppdrag som bl.a. innebär att ta ställning till om surrogatmoderskap ska tillåtas i
Sverige samt ta ställning till embryodonation.
Förtydligande
Assisterad befruktning - definition
ISocialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2009:32) definieras assisterad befruktning som
åtgärd som syftar till att på medicinsk väg befrukta ägg med spermier i eller utanför en
kvinnas kropp.Iföreskrifterna (kap 4) anges också under vilka förutsättningar som
assisterad befruktning far genomföras.
Utredning och behandling - en process
Lesbiska eller heterosexuella par som har svårt att is barn kan söka hjälp hos
sjukvården för utredning av ofrivillig barnlöshet. Om paret försökt bli med barn under
ett års tid utan att det blivit någon graviditet kan de fa hjälp med utredning och
behandling i hälso- och sjukvården. Om det är känt att det Vinns medicinska orsaker
till barnlösheten behöver paret inte vänta i ett år för utredning. Utredningen görs på en
gynekologisk mottagning, en kvinnoklinik på ett sjukhus eller en privat
fertilitetsklinik. Utredningen kring assisterad befruktning ska omfatta en undersökning
5 Utökade möjligheter till behandling av ofrivillig barnlöshet dir 2013:70
3 (5)
~
Sveriges
Kommuner ash Landsting
~
2014-11-14
Vårt dnr:
~ 20877
för att bedöma om paret har rimliga möjligheter att få barn på naturlig väg och om de
har medicinska förutsättningar för att bli gravida.6 Efter utredningen avgörs
individuellt för varje par vilken behandling sjukvården erbjuder, och beror på vilken
eller vilka orsaker som hittats till barnlösheten. Assisterad befruktning är en av dessa
åtgärder.
Särskild prövning vid donerade könsceller- kan överprövas av Socialstyrelsen
ISocialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2009:32 Kap 4, 11§) framgår att om könsceller
kommer från tredje part ska läkaren genomföra en särskild prövning.I
bestämmelserna framgår att vid assisterad befruktning med donerade ägg eller
spermier bör maken, registrerade partnern eller sambon vid genomförandet inte vara
äldre än att han eller hon bedöms fullt ut kunna ta sitt föräldraansvar under ett barns
hela uppväxt. Den särskilda prövningen ska ta hänsyn till parets medicinska,
psykologiska och sociala förhållanden.
Vidare framgår det att assisterad befruktning i dessa fall endast får utföras, om det kan
antas att det blivande barnet kommer att växa upp under goda förhållanden. Det
framgår också i föreskriften (SOSFS 2009:32 kap 4 13 §) att om assisterad
befruktning inte medges med anledning av den särskilda prövningen ska läkaren
informera om skälen för detta. Läkaren ska också informera om möjligheten att begära
att Socialstyrelsen prövar frågan.
Rekommendationen anger ingen undre åldersgräns
Det har framförts önskemål om att även införa en undre åldersgräns för att genomgå
offentligt finansierad behandling för assisterad befruktning. SKL anser att det är
angeläget att tydliggöra att den inledande undersökningen innebär en bedömning av
om paret har rimliga möjligheter att fa barn på naturlig väg och om de har de
medicinska förutsättningarna att bli gravida.
När det gäller åldersgränser vid adoption framgår i 4 kap. 1 § i föräldrabalken att den
som vill adoptera som huvudregel ska ha fyllt 25 år. Den som fyllt 18 kanivissa fall
fa adoptera om det gäller eget barn, makes barn eller makes adoptivbarn eller om det
annars finns synnerliga skäl. FNs konvention om barnets rättigheter ger isin tur stöd
för att vid familjebildning rekommenderas att båda personerna är överl8 år. Där
framgår vidare att familjeplanering är viktig för att förebygga både oönskade och
tidiga graviditeter och för att skydda unga kvinnors hälsa.
SKLs rekommendation anger ingen undre åldersgräns för genomförande av assisterad
befruktning.
6 Socialstyrelsen föreskrift SOSFS 2009:32 kap 4, 5 §
4 (5}
~Vet'IgeS
Kom~mur~er
och Landsting
2014-11-14
Vårt dnr:
~ Z~os~7
Nuvarande familjekonstellation
Rekommendationen anger att landstingsfinansierad assisterad befruktning bör
erbjudas till par utan gemensamma eller adopterade barn. Om familjekonstellationen
ändras görs en ny bedömning utifrån den nya situationen. Som ett alternativ har
diskuterats att antalet försök ska vara personliga. SKL anser att det inte är ett lämpligt
alternativ av flera skäl. Dels att det skulle missgynna så väl kvinnan själv som en ny
partner. Ett annat skäl mot en sådan lösning är att det med dagens journalhantering
inte är möjligt för landstingen att följa upp om individernai en annan
familjekonstellation har genomgått assisterad befruktning. Även om detta framöver
skulle bli tekniskt görligt kommer möjligheten att spärra sina journaluppgifter med all
sannolikhet att vara kvar vilket leder till att vården inte heller framöver kommer ha
möjlighet att kontrollera individernas uppgifter.
Patientlag
Patientlagen träder i kraft 1 januari 2015. Syftet med lagen är att stärka och tydliggöra
patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och
delaktighet. Detta genom att enpatient bl.a. ska få möjlighet att i eller utanför det egna
landstinget fritt välja utförare av offentligt finansierad öppen vård, under vissa
förutsättningar. Lagen innebär att landstinget inte kan prioritera sina egna invånare
framför patienter som är bosatt i andra landsting, eller tvärtom. Grundregeln är att det
är de medicinska behoven som ska ligga till grund för prioriteringar, inte från vilket
landsting patienten kommer. Formulerat ihälso- och sjukvårdslagen 4§ framgår att:
"Landstinget ska erbjuda öppen vårdåt dem som omfattas av ett annat landstings
ansvarfös hälso- och sjukvård. Dessapatienter omfattas inte av landstingets
vå~dga~anti.Iövrigt ska vården gespå samma villkor som de som gällesfös de egna
invånarna. Ompatienten omfattas av ett annat landstings ansvarfös hällo- och
sjukvårdenligt 3 ~ svajar' det landstingetfös kostnadernafös vårdsojapatienten ges
medstöd av anda stycket. Detta gälles dock inte om det landstinget ställes kravpå
~en~issfös vården och dessa ~emiss~egle~ inteföljs. "
När börjar rekommendationen gälla?
Rekommendationerna föreslås träda i kraft så snart den formellt är beslutad i varje
enskilt landsting.Ide fall när landstingens nuvarande erbjudande skiljer sig från
rekommendationens är det upp till varje landsting att därtill även besluta om lämpliga
övergångsrutiner.
Uppföljning av rekommendationen
Rekommendationen bör följas upp av SKL 12 månader efter styrelsens beslut. Dels
för att kartlägga ~öljsamheten och tillämpningen i landstingen men också för att följa
upp de ekonomiska konsekvenserna samt tillgången på donerade ägg och spermier.
5 (5)