1. No category

Sida 1 (9)
Styrande dokument
Rutindokument | Rutin
Handbok för organisationsförändringar
Innehåll
Handbok för organisationsförändringar ..................................................... 1
1.
Sammanfattning ...................................................................................... 2
2.
Målgrupp ................................................................................................ 2
3.
Syfte ........................................................................................................ 2
4.
Förutsättningar ........................................................................................ 3
5.
Rutinbeskrivning .................................................................................... 3
6.
Rollbeskrivning ...................................................................................... 6
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 2 (9)
1. Sammanfattning
En organisationsförändring ska alltid vara processad, beslutad och känd av
verksamheten enligt gällande Anvisning vid organisationsförändringar inom
NLL.
En detaljerad organisationsstruktur inom berörd verksamhet måste finnas
beskriven.
Det är viktigt att tidigt utse kontaktpersoner (Beställarrepresentant) från
verksamheten som aktivt ska delta i arbetet. Verksamheten måste prioritera
att avsätta tid för detta arbete.
För att säkerställa att IT-systemen alltid innehåller en korrekt organisationsstruktur krävs ett kontrollerat och systematiskt sätt att uppdatera organisationsstrukturen i berörda IT-system.
Denna handbok beskriver det arbetsflöde (rutin) som används för att hantera
organisationsförändringar och dess påverkan på registervården inom ITsystem inom NLL.
2. Målgrupp
Målgrupp för handboken är all personal inom NLL som på något sätt berörs
av initiering, planering och genomförande av en organisationsförändring.
3. Syfte
Syftet med handboken är att på ett kontrollerat sätt kunna genomföra organisationsförändringar inom NLL och dess berörda IT-system, med så liten
påverkan som möjligt på verksamheten.
Följande IT-system inom NLL är fundamentala för att spegla organisationsstrukturen inom NLL:




Objektdatabasen
Personalsystemet
Journalsystemet (VAS)
Intern HSA-katalog (iHSAk)
För att genomföra beslutad organisationsförändring i dessa system och för
att säkerställa följsamhet i övriga berörda IT-systemen ska denna handbok
följas.
Till Handboken finns även följande dokument:




Anvisning vid organisationsförändring inom NLL
Beställning organisationsförändring
Obligatoriska begrepp i NLL organisation (excel)
Namnsättning av enheter inom NLL
Övriga dokument/rutiner kopplade till organisationsförändring tas
fram av respektive funktionsområde/objekt/system.
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 3 (9)
Med organisationsförändring avses exempelvis:








skapa ny organisatorisk enhet
byta namn på organisatorisk enhet
avsluta organisatorisk enhet
slå ihop organisatoriska enheter
dela på en befintlig organisatorisk enhet
korrigera/modifiera organisatorisk enhet
skapa ny privat Hälsocentral inom vårdval
privatisering av organisatorisk enhet
4. Förutsättningar
Beställaren ansvarar för att en detaljerad organisationsstruktur inom berörd verksamhet finns beskriven innan genomförandet påbörjas.
5. Rutinbeskrivning
Beställare/
Beställarrep/
Övriga berörda
parter
Starthändelse:
Önskad
organisationsförändring i verksamheten
Beställarrep/
Koordinator IT/
övriga beörda
parter
Koordinator IT/
Informationssä
kerhet
Verksamhetsdirektör
1. Initiera
2. Granska
3. Besluta
4. Planera
Analysera
konsekvenser/
risker(Konsekvens
och kostnadsanalys)
Underlagen
granskas
Beslut om ändring
fattas av
Verksamhetsdirektör
Beslut diarieförs
Möte med berörda
personer
Skicka beställning
för beslut
Beslut meddelas
Beställarrepresentant
Planeringsmöten
med berörda
personer
Gå igenom
checklista
Personer i FOobjekt och övriga
berörda parter
Beställarrep.
samt övriga
berörda parter
5. Ärende
registrering
6. Ändra/
Genomföra
8. Utvärdera
Registrera ärende
med bilagor i
Medusa
Ärendeportal
Genomföra
ändringar i de
fundamentala
systemen
Utvärdera
ändringen
Underärenden/
information till
berörda
förvaltningsobjekt
Genomföra
förändringar i övriga
berörda system
Beställarrep/
Koordinator IT.
Körschema tas fram
Påbörja identifiering
av berörda ITsystem
Ta fram Underlag
för obligatoriska
begrepp samt
Beställning
Skicka beställning i
för granskning
Nedan beskrivs de steg som ingår i rutinen.
Starthändelse:
- Beställarrepresentanten kontaktas av den verksamhet som önskar
göra förändringen.
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 4 (9)
Steg 1
Aktivitet
Beskrivning
Roller
Steg 2
Aktivitet
Beskrivning
Roller
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
Initiera
 Beställare/Beställarrepresentant påbörjar arbete
med konsekvensanalys av organisationsförändringen (inkl. risk- behovs och kostnadsanalys).
 I arbetet ska bl.a. BR, Kommunikatör, Divisionsekonom, HR-specialist, DA iHSAk delta.
I de fall ändringen berör vårdverksamhet ska divisionens vård-verksamhetsutvecklare delta.
 Om det gäller vårdverksamhet ska Informationssäkerhetsstrateg kontaktas/medverka vid möte
för att säkerställa följsamhet till PUL och PDL.
 Om organisationsförändringen innebär förändringar i namnsättning ska Kommunikatören bära
namnfrågan till Kommunikationsavdelningen för
beredning. Om vårdverksamhet ska även Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik delta i beredningen
 Checklista för genomförandet gås igenom.
 Inventering av vilka IT-system som berörs (registervård) bör påbörjas.
 Beställaren (B) tar tillsammans med Beställarrepresentanten (BR) fram och dokumenterar all
nödvändig information om organisationsförändringen enligt underlaget Obligatoriska begrepp i
NLL organisation (excel)
 Resultatet ska ligga till grund för beslutsunderlag för ändringen enligt mall Beställning av
organisationsförändring.
 BR skickar Beslutsunderlag på önskad organisationsförändring till Koordinator IT på Länsteknik
och Informationssäkerhetsstrateg för granskning.
Syftet med initieringen är att få en uppfattning om omfattning och att organisationsförändringen ska vara ordentligt analyserad och förankrad i och av den egna divisionen.
Beställare, Beställarrepresentant, Divisionsekonom, HRspecialist, DA iHSAk.
Granska
 Koordinator IT på Länsteknik och Informationssäkerhetsstrateg säkerställer att beställningen är korrekt ifylld.
 Beställningen skickas sedan för beslut till
Verksamhetsdirektör.
Syftet med granskningen är att säkerställa att Verksamhetschef tar beslut utifrån rätt förutsättningar.
Koordinator IT på Länsteknik och Informationssäkerhetsstrateg
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 5 (9)
Steg 3
Aktivitet
Beskrivning
Roller
Steg 4
Aktivitet
Beskrivning
Roller
Steg 5
Aktivitet
Beskrivning
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
Besluta
 Informationssäkerhetsstrateg skickar beställningen till Verksamhetsdirektören för beslut via
godkännandeflöde i VIS.
 Informationssäkerhetsstrateg meddelar beslutet
till BR.
Syftet med beslutet är att det ska finnas ett dokumenterat
beslut.
Verksamhetsdirektören, Informationssäkerhetsstrateg
Planera
 BR diarieför beslutet.
 Beställarrepresentanten sammankallar till möte
för att få skapa ett körschema. Medverkande är
Koordinator IT, förvaltningsansvariga
(FL/FLIT) för NLL Personal, och NLL Ekonomi. Systemspecialist /LFIT för iHSAk. Representant från infra (Länsteknik). Om vårdverksamhet ska även Verksamhetsstrateg för
Hälsoinformatik kontaktas/medverka. Vid behov kallas övriga berörda kompetens in.
 Beställarrepresentanten utser vid behov nyckelpersoner som ska delta aktivt i arbetet.
 Beställarrepresentant tar vid behov fram Informationsplan tillsammans med Kommunikationsavdelningen.
Syftet med Planerafasen är att ta fram aktiveter och
körordning för alla berörda.
Beställarrepresentant, Koordinator IT, Systemspecialist,
FLIT o FL. Representant för infrastruktur.
Ärenderegistrering
 Beställarrepresentanten registrerar ärende i
Medusa Ärendeportal inkl. bilaga Beställning
organisationsförändring samt Obligatoriska
begrepp i NLL organisation (excel).
 Underärende/information skickas av Koordinator IT vid behov till berörda objekt.
 Varje FL/FLIT eller motsvarande ansvarar för
att egna rutiner finns framtagna i syfte att kunna
hantera eventuella registervårdsändringar och
andra ändringar i systemen.
 BR finns tillgänglig för att svara på ev frågor.
Syftet är att organisationsförändringen ska finnas registrerad som ett ärende för att få möjlighet att kunna
följa arbetet och koppla eventuella fel och incidenter till
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 6 (9)
Roller
Steg 6
Aktivitet
Beskrivning
Roller
Steg 7
Aktivitet
Beskrivning
Roller
organisationsförändringen. Ärendet är också grund för
beställningar till berörda objekt.
BR, Koordinator IT, FL, FLIT, objektspecialist
Genomföra
 Ändringar genomförs enligt framtaget
körschema i de fundamentala systemen.
 Koordinator IT ansvarar för att samordna ändringar i de områden som ligger under Länstekniks ansvar för registervård (t.ex. inloggning,
lagringsytor osv.) enligt Checklista Länsteknik.
 Ändringar genomförs i övriga system.
Förändringar inom de fundamentala systemen genomförs enligt framtaget körschema. Länstekniks ansvarsområde genomförs enligt Checklista Länsteknik av
medarbetare på Länsteknik. Registervård/Förändringar
i övriga IT-system genomförs av respektive systems
förvaltning eller motsvarande.
FL, FLIT, Applikationsspecialister, Objektspecialister
Utvärdera
 Utvärderar organisationsförändringen.
Beställarrepresentant kallar till möte för att analysera
organisationsförändringen ca två månader efter genomförd förändring. Vid mötet ska eventuellt inkomna
avvikelser, incidenter och problem analyseras. Alla
medverkande får möjlighet att komma med förslag på
förbättringar för att effektivisera kommande förändringar i organisationen.
Koordinator IT, Beställarrepresentant, FLIT, Applikationsspecialist, Verksamhetsutvecklare Hälsoinformatik
(vård), Förvaltare av styrdokument för organisations
förändringar samt andra berörda
6. Rollbeskrivning
Följande roller/funktioner medverkar i processen:
 Ägare av organisationsstruktur
 Beställare
 Beställarrepresentant
 Kommunikationsavdelning
 Hälsoinformatik (vård)
 Informationssäkerhet
 Ekonomichef/Divisionsekonom
 HR-chef/HR-specialist
 Förvaltningsledare (FL)
 Förvaltningsledare IT (FLIT)
 Koordinator –IT
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 7 (9)



Objektspecialister
Applikationsspecialister
Samt övriga roller som kan vara berörda av ändringen.
Funktion
Beskrivning/
arbetsuppgifter
Roll
Beskrivning
Arbetsuppgifter/
ansvarsområden
Roll
Beskrivning
Arbetsuppgifter/
ansvarsområden
Roll/Funktion
Beskrivning
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
Ägare av organisationsstruktur inom NLL
Ägare av organisationsstrukturen inom NLL är Verksamhetsdirektören, Verksamhetsavdelningen.
 Ansvarar för NLLs beslutade organisationsstruktur
 Ansvarar för att beslutad organisationsstruktur är
dokumenterad.
 Ansvarar för Anvisning gällande organisationsförändringar.
 Ansvarar för namnsättning av enheter
Beställare
Vid organisationsförändringar är beställaren Divisionschef, Avdelningsdirektör i landstingsdirektörens stab,
Verksamhetsdirektören.
 Initierar en utredning och konsekvensanalys av
önskad organisationsförändring.
 Ansvarar för att beslutad organisationsförändring
initierar ändringen.
 Beställarrepresentant ska finnas utsedd för varje
division. Om denne slutar ansvarar beställaren för
att en ny utses.
Kommunikationsavdelning
Vid organisationsförändring av enhet har Kommunikationsavdelningen ett uppdrag att bereda ärenden om
namnsättning av enhet inför beslut. Om ärendet gäller
en vårdverksamhet ska Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik delta i beredningen.
Kommunikationsavdelningen har också i uppdrag att
ansvara för att relevant information kommer berörda
tillhanda. Se rutin Namnsättning.
 Bereda ärende kring namngivning vid organisationsförändringar inför beslut av Verksamhetsdirektören
 Ansvarig för beredning inför namnsättning.
 Ansvar för informationsspridning
Hälsoinformatik (vård)
Hälsoinformatik ansvarar för strukturlogik i VAS.
Vid organisationsförändring av vårdverksamhet som
berör namnsättning har Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik tillsammans med Kommunikationsavdelningen
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 8 (9)
Arbetsuppgifter/
ansvarsområden
Roll/Funktion
Beskrivning
Arbetsuppgifter/
ansvarsområden
Roll
Beskrivning
Arbetsuppgifter/
ansvarsområden
Roll
Beskrivning
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
ett uppdrag att bereda ärendet inför beslut.
Se rutin Namnsättning av enheter inom NLL samt rutin
Hälsoinformatik.
Hälsoinformatik ansvarar för:
 Informationsstrukturen i VAS (kodverk av olika
slag)
 Uppföljningslogik i VAS
 Säkra namnsättning inom vårdverksamhet
 Ansvara för följsamhet till ”Patientdatalagen i praktiken”
Informationssäkerhet
Vid organisationsförändring har Informationssäkerhet
ett uppdrag.
Informationssäkerhet ansvarar för:
 Säkerställande av följsamhet till PUL
 Säkerställande av följsamhet till PDL
Beställarrepresentant
Person som är utsedd av Divisionschef eller Avdelningsdirektör att representera verksamheten vid organisationsförändringar.
Beställarrepresentanten ansvarar för att ta fram korrekt
förändringsunderlag och för att driva arbetet med organisationsförändringen så att den blir korrekt genomförd
inom berörd verksamhet.
Beställarrepresentanten samordnar samtliga aktiviteter
som ska genomföras.
 Bereda Beslutsunderlag organisationsförändring
med bilaga underlag som visar Obligatoriska begrepp i NLL organisation”(excel).
 Eskalera eventuella problem till ansvarig chef i
berörd organisation.
 Identifiera eventuella nyckelpersoner i berörd organisation.
 Medverka vid framtagandet av information och vid
behov informationsplan tillsammans med kommunikationsavdelningen.
 Planera och genomföra arbetsmöten relaterad till
omorganisationen i de fall flera verksamheter är inblandade.
 Sammanställa tidplan och körschema i samarbete
med berörda FL, FLIT, kontaktpersoner samt Koordinator IT.
 Följa upp och utvärdera genomförd förändring.
Ekonomichef/Divisionsekonom
Ansvarar för att säkerställa korrekt namn på division,
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0
Sida 9 (9)
Arbetsuppgifter
basenhet, och kostnadsställe i objektdatabasen utifrån
förändringsunderlag från Beställarrepresentanten.
 Ansvarar för att säkerställa att beslutad organisationsförändring uppfyller krav på lokal och nationell
uppföljning.
Roll
Beskrivning
HR-chef/HR specialist
Ansvarar för att säkerställa personalplacering i personalsystem.
Roll
Beskrivning
Kommunikatör/redaktör
Kommunikatören hjälper till att nå berörda målgrupper
med erforderlig information om organisationsförändringen.
Exempel:
 Vägleda informationsarbete
 Publicera information på intranätet.
 Skyltning av enheter (om- och nyskyltning)
Koordinator IT (Länsteknik)
Koordinator IT ansvarar för att samordna arbetet med
organisations-förändringen inom de områden som ligger
under Länstekniks ansvar för registervård (t.ex. inloggning, lagringsytor osv.) enligt checklista Länsteknik.
Denne deltar som stöd till i första hand Beställarrepresentanten under hela processen.
 Vara sammanhållande för arbetet som ska utföras på Länsteknik
 Vid behov planera och genomföra arbetsmöten
relaterad till organisationsförändringen.
 Sammanställa körschema
 Följa upp och utvärdera genomförd förändring.
Rollen Koordinator IT bemannas av Länsteknik.
Arbetsuppgifter
Roll
Beskrivning
Arbetsuppgifter
Bemanning
Roll
Beskrivning
Arbetsuppgifter
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
FL/FLIT
FL /FLIT eller motsvarande ansvarar för att bedöma
huruvida deras system behöver ändras utifrån organisationsförändringen.
Varje förvaltningsobjekt eller motsvarande ansvarar för
att egna rutiner finns framtagna i syfte att kunna hantera
eventuella ändringar i systemen.
 Ta fram rutiner för hantering av ändring i berörda system
 Delta i möten kring organisationsförändringar
[Gäller för verksamhet]
DOKUMENT-ID
LGVERK-4-234
GODKÄNT DATUM
2015-12-01
ANSVARIG
VERONIKA SUNDSTRÖM
VERSION
4.0