Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands
Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län Inriktning och rutiner Rapportnr: 2015:36 ISSN: 1403-168X Diarienr: 457-20419-2015 Författare: Mia Dahlström Illustrationer: Ida Brogren, Vres illustration och design Tryck: Taberg Media Group, juni 2015 Utgivare: Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Avdelningen för verksamhetsstöd, 403 40 Göteborg, 010-224 40 00, vastragotaland@lansstyrelsen.se, www.lansstyrelsen.se Kontaktpersoner: Annika Braide, informationschef, och Maria Göranson, kommunikatör Inriktningsdokumentet har tagits fram inom ett projekt finansierat av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Dokumentet finns som pdf på www.lansstyrelsen.se/vastragotaland under Publikationer/Rapporter Förord Vår förmåga att hantera samhällsstörningar i Sverige har successivt blivit bättre. I Västra Götalands län har vi utvecklats genom att hantera verkliga händelser, men vi har också deltagit i övningar och dragit lärdomar av andras erfarenheter. Framför allt har vi förstått att vägen till framgång är att vi samverkar över organisations gränserna. Oavsett händelse är det ofta många aktörer som har ansvar för olika delar av hanter ingen och de olika delarna måste hänga samman i en helhet. På så vis kan vi använda våra sam lade resurser på bästa sätt och se till att våra respektive åtgärder är samordnade och att vi inte ställer till problem för varandra. Samverkan är inte minst viktig när det gäller kriskommunikation. Det är genom snabb, öppen och samstämmig information vi skapar förtroende och förståelse för myndigheternas agerande. Något som har avgörande betydelse för vår möjlighet att hantera händelsen. För att stärka och förbättra samverkan kring kriskommunikation har vi kommunikatörer tagit fram en rekommendation för hur vår samverkan ska fungera. Det är i vardagen, innan krisen inträffar, vi har möjlighet att prata oss samman och komma överens om rutiner. Dokumentet ”Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län – inriktning och rutiner”, innehåller både övergripande inriktning med principer för vår samverkan och ett antal konkreta rutiner. Samverkan stannar inte vid länsgränsen. Vi vill rikta ett särskilt tack till andra läns kriskommunikatörsnätverk som generöst delat med sig av sina erfarenheter av att utveckla kris kommunikationssamverkan och motsvarande dokument som vi kunnat använda som inspiration. Krisinformationsrådet i Västra Götalands län Innehåll Inledning................................................................................ 5 UTGÅNGSPUNKTER Ansvar och roller.................................................................... 8 Regional samverkan............................................................. 11 Forum för kriskommunikationssamverkan........................... 13 INRIKTNING Mål och syfte med kriskommunikation................................ 16 Helhetssyn och perspektivförståelse.................................... 18 Inleda kriskommunikationssamverkan................................. 21 Resurssamverkan................................................................. 22 Målgrupper och kanaler....................................................... 24 Tekniska verktyg för samverkan........................................... 28 RUTINER Rutiner för kriskommunikationssamverkan......................... 32 1. Inleda kriskommunikationssamverkan............................. 33 2. Kommunikation på samverkanskonferens........................ 34 3. Kommunikativ lägesbild................................................... 35 4. Arbetsmöte för kommunikatörer..................................... 36 5. Resurssamverkan.............................................................. 37 BILAGOR Bilaga 1: Projekt och arbetsprocess..................................... 40 Inledning Det här dokumentet är en rekommendation om vilka principer och värderingar som ska styra inriktningen på det aktörsgemensamma kommunikationsarbetet samt praktiska rutiner för sam verkan mellan kommunikatörer vid större krishändelser i länet. Dokumentet har tagits fram i samverkan mellan kommunikationsansvariga vid kommuner, Västra Götalandsregionen och ett antal myndigheter i länet. På sikt ska dokumentet införlivas i den övergripande strategin för samverkan vid samhällstör ningar i Västra Götalands län som håller på att tas fram. Generella rutiner Inriktningen och rutinerna är generellt utformade för att kunna fungera vid alla typer av sam hällsstörningar, och oberoende av vilka aktörer som är involverade. Men det kan behöva göras vissa anpassningar utifrån varje specifik situation. Olika slags samhällsstörningar har olika typer av kommunikationsutmaningar. I inledningen av en händelse behöver aktörerna därför tillsammans diskutera och analysera vilka utmaningar som finns i den specifika händelsen och anpassa de generella rutinerna till detta. I det här dokumentet använder vi genomgående begreppet ”länets aktörer”. Med detta avser vi länets olika kommuner, myndigheter och andra organisationer som kan komma att ansvara för någon del av hanteringen av en händelse. När vi använder begreppet ”vi” avser vi i första hand länets kommunikatörer. Varje aktör har ett ansvar Varje aktör ansvarar för att informera om och implementera inriktningen och rutinerna i den egna organisationen. I ansvaret ingår även att utbilda och öva sin egen organisation. Det är ock så varje aktörs ansvar att den egna organisationens kommunikationssamordning fungerar. Intern samordning är ofta en förutsättning för att samverkan mellan aktörerna ska fungera. Privata aktörer Vid i princip alla typer av samhällsstörningar deltar även privata aktörer i hanteringen av hän delsen. Vi strävar efter att samordna kommunikationsarbetet även med dessa aktörer. I arbetet med att ta fram det här dokumentet har inga privata aktörer deltagit. De kommer att involveras i ett senare skede, när vi fortsätter arbetet med att utveckla vår kommunikationssamverkan i länet. Fastställande och revidering Detta dokument har fastställts av länets krisinformationsråd den 8 maj 2015. Revidering av dokumentet kan ske löpande om Krisinformationsrådet ser behov av det. Översyn av hela doku mentet ska ske en gång per år. Länsstyrelsen har huvudansvar för översyn och revidering. Det är också Länsstyrelsens ansvar att kommunicera revideringar till samtliga berörda aktörer. -5- UTGÅNGSPUNKTER -7- KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Ansvar och roller Grundläggande principer styr kommunikationsansvaret Ansvaret för kriskommunikation styrs av de principer som ligger till grund för det svenska kris hanteringssystemet. Ansvarsprincipen: Den som har ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden har det också under en samhällsstörning. I ansvaret ligger även att samverka med övriga berörda aktörer. Likhetsprincipen: En verksamhet ska så långt det är möjligt fungera på liknande sätt vid en samhällsstörning som i vardagen. Verksamheten ska så långt det är möjligt även utföras på samma plats som under normala förhållanden. Närhetsprincipen: En samhällsstörning ska hanteras där den inträffar och av dem som är när mast berörda och ansvariga. I praktiken innebär dessa principer att alla aktörer har samma informationsansvar under en sam hällsstörning som vid normala förhållanden. Med andra ord, det är ingen aktör som går in och tar över informationsansvaret från någon annan. Ansvar och skyldighet att samverka och stödja De grundläggande principerna uttrycker klart och tydligt att varje offentlig aktör har ansvar och skyldighet att samverka med och stödja andra. Detta kallas ibland för den utökade ansvarsprin cipen. Denna princip gäller även för samverkan kring kriskommunikation. -8- UTGÅNGSPUNKTER Sektorsansvar och geografiskt områdesansvar För att få till stånd en god samverkan har vissa aktörer ett särskilt ansvar för samordningen av berörda aktörer. Sektorsansvar innebär att alla myndigheter och organisationer har ansvar inom sitt verksam hetsområde. Statliga myndigheter på central nivå ansvarar för samordningen mellan olika nivåer inom den sektor de verkar i. Till exempel har Socialstyrelsen ett nationellt ansvar att samordna hälso- och sjukvårdssektorn. Geografiskt områdesansvar innebär att samordna de olika sektorernas arbete inom ett geogra fiskt område. På lokal nivå är det kommunerna, på regional nivå länsstyrelserna och på nationell nivå är det regeringen som har det geografiska områdesansvaret. Myndigheten för samhälls skydd och beredskap (MSB) utövar i praktiken flera av de uppgifter som ligger inom regering ens geografiska områdesansvar vid samhällsstörningar. Sektorsansvar och geografiskt områdesansvar innebär också ett samordningsansvar för kriskom munikation. Det innebär däremot inte att ta över någon annans informationsansvar – det handlar endast om samordning och stöd. -9- KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Länsstyrelsens samordningsansvar för information I vår regionala kriskommunikationssamverkan har Länsstyrelsen en nyckelroll. Enligt Krisbe redskapsförordningen (2006:942) ska Länsstyrelsen inom sitt geografiska område: • ”… verka för att information till allmänhet och media samordnas”. Det främsta syftet med Länsstyrelsens insatser är att möjliggöra och underlätta kommunika tionssamverkan vid större krishändelser i länet. När och om Länsstyrelsen har ett direkt ansvar för hela eller delar av en händelse, har Länsstyrelsen också ansvar för att kommunicera aktuellt läge och åtgärder till allmänhet och medier. Det kan till exempel gälla vid utsläpp av radioaktiva ämnen från kärnteknisk anläggning, då Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänstarbetet, eller då Länsstyrelsen tar över ansvar för kommmunal räddningstjänst. Samverkansnivåer När centrala myndigheter ansvarar för delar av hanteringen bör kommunikationen även samord nas mellan länets aktörer och de centrala myndigheterna. Länsstyrelsen ska i dessa lägen vara en länk mellan den regionala och den nationella nivån. Om en central myndighet har representation på den regionala nivån, till exempel Trafikverket och Polismyndigheten, samverkar Länsstyrelsen med den regionala nivån. MSB ansvarar för att initiera och stödja samordningen mellan olika centrala myndigheter. Läns styrelsen kan lyfta behov av en sådan samordning utifrån ett regionalt perspektiv, men det är alltså inte Länsstyrelsens uppgift att samordna de centrala myndigheterna. - 10 - UTGÅNGSPUNKTER Regional samverkan Samverkan mellan länets aktörer sker före, under och efter en samhällsstörning. Kriskommuni kationssamverkan är en del av den samlade samverkan. I detta dokument ligger fokus på kom munikationssamverkan under en händelse. Här beskriver vi två viktiga arenor för krissamverkan på den regionala nivån. Regionalt råd Regionala rådet för samhällsskydd och beredskap är ett samrådsforum före, under och efter en samhällsstörning. I rådet ingår representanter på ledningsnivå från ett urval av länets kommuner, räddningstjänster och myndigheter på regional nivå. Rådet förvaltas av Länsstyrelsen. Med regionala rådet som nav finns en rad olika projekt och arbetsgrupper som samverkar kring olika frågor. Kriskommunikation är ett av dessa områden. Utveckling av ledning och samordning Kriskommunikation Regionala riskoch sårbarhetsanalyser Krisberedskap och räddningstjänst Regionala rådet för samhällsskydd och beredskap Regional och lokal kompetensutveckling Skydd av samhällsviktiga funktioner Totalförsvar Social hållbarhet Regional samverkanskonferens Vid en samhällsstörning som berör flera aktörer sammankallar Länsstyrelsen till en eller flera regionala samverkanskonferenser. De genomförs oftast som en telefonkonferens, men kan också genomföras som ett fysiskt möte. Syftet är att aktörerna tillsammans ska inrikta och samordna sitt arbete före, under och efter en samhällsstörning. Mötet ska bidra till att ge aktörerna flera perspektiv på händelsen, skapa del aktighet och få alla att ta ansvar för helheten. Samverkanskonferenser kan vara styrda av en specifik händelse och sammankallas med kort varsel. De kan också vara regelbundna och i förväg planerade möten. - 11 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Kommunikation – viktig punkt på dagordningen Kommunikation är en viktig punkt på dagordningen vid en samverkanskonferens. Därför är det lämpligt att aktörernas kommunikatörer deltar på dessa möten inför eller vid en samhällsstör ning. Ordföranden för mötet ansvarar för att kommunikationsfrågan får det utrymme som krävs. Aktörerna som deltar på samverkanskonferensen ska tillsammans enas om övergripande inrikt ning för kommunikationsarbetet och avgöra om det finns behov av att samordna kommunika tionsinsatser och ta fram gemensamma budskap som kan förmedlas av alla aktörer. Samverkanskonferensen är inget arbetsmöte. Om kommunikatörerna behöver arbeta vidare med frågor som rör kommunikationssamverkan sker detta på ett separat möte. Ett sådant möte be nämns i det här dokumentet som ”arbetsmöte för kommunikatörer”. Aktörsgemensam kommunikativ lägesbild (förklaras på sidan 17), övergripande inriktning för kommunikationsarbetet, eventuella samordningsbehov och gemensamma budskap ska alltid stämmas av med respektive aktörs krisledning. Operativt kommunikationsarbete som utgår från den övergripande inriktningen hanteras sedan i samverkan mellan ansvariga kommunikatörer, till exempel på ett separat arbetsmöte för kommunikatörer. Se även avsnitt rutiner: 2. Kommunikation på samverkanskonferens 4. Arbetsmöte för kommunikatörer - 12 - UTGÅNGSPUNKTER Forum för kriskommunikationssamverkan Kriskommunikationssamverkan byggs upp i vardagen, innan krisen inträffar. Idag finns det framför allt två forum för sådant arbete: Nätverk för kriskommunikationsansvariga och Kris informationsrådet (KiR). Båda dessa forum används framför allt i ett förberedande skede för att bygga nätverk och ta fram rutiner för kriskommunikationssamverkan. Nätverk för kriskommunikationsansvariga Länsstyrelsen upprätthåller en förteckning med kontaktuppgifter till kriskommunikationsansva riga vid länets kommuner, myndigheter och andra samhällsviktiga organisationer. De som står med på listan utgör nätverket för kriskommunikationsansvariga i länet. Länssty relsen använder förteckningen för att nå länets aktörer i frågor som rör kriskommunikation. Det kan till exempel vara information om en pågående händelse eller inbjudan till seminarier som den årliga konferensen Krissamverkan Västra Götaland. I de fyra delregionerna, Fyrbodal, Skaraborg, Sjuhärad och Göteborgsregionen (GR), finns nät verk för kommunernas kommunikatörer. Länsstyrelsen deltar vid de delregionala nätverksträff arna minst en gång per år. Krisinformationsrådet Länsstyrelsen har inrättat ett krisinformationsråd (KiR) i länet. Rådet ska främja samverkan kring kriskommunikationsfrågor mellan länets aktörer och vara en bas i länets nätverk för kris kommunikationsansvariga. Krisinformationsrådet består av kommunikationsansvariga vid kommuner, Västra Götalands regionen, Länsstyrelsen och andra statliga myndigheter i länet. Länsstyrelsens informations chef är sammankallande. De fyra delregionala kommunikatörsnätverken (Fyrbodal, Skaraborg, Sjuhärad och GR) har varsin kommunrepresentant som är utsedd av kommunikatörsnätverken i respektive delregion. Därutöver består rådet av kriskommunikationsansvariga vid Göteborgs Stad, Räddningstjänsten Storgöteborg, Polismyndigheten region Väst, Trafikverket region Väst samt Västra Götalandsregionen. Rådet sammanträder fyra gånger per år. Krisinformationsrådets främsta roll är att skapa förutsättningar för en god kriskommunikations samverkan, så att berörda parter är förberedda när en samhällsstörning väl inträffar. Rådet kan också ha en rådgivande roll under en händelse och kallas då samman av Länsstyrelsen. Vid händelser då det krävs resurssamverkan inom länet kan Krisinformationsrådet stödja Läns styrelsen i uppgiften som resursmäklare. Efter en händelse bör rådet analysera hur kommunika tionssamverkan fungerade och föreslå eventuella förändringar av rutiner och andra åtgärder som kan bidra till att utveckla och förbättra samverkan. Se även avsnitt rutiner: 5. Resurssamverkan - 13 - INRIKTNING - 15 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Mål och syfte med kriskommunikation Kriskommunikation ska bidra till att vi når målen för samhällets krisberedskap: • Minska risken för och konsekvenserna av allvarliga störningar och olyckor. • Trygga människors hälsa och personliga säkerhet. • Hindra eller begränsa skador på egendom och miljö. Kriskommunikation är ett av de viktigaste verktygen för att styra och leda mot dessa mål. Kom munikation spelar en avgörande roll i hanteringen av en händelse. Att skapa förtroende Genom god kriskommunikation bygger de samverkande aktörerna upp sitt förtroende hos all mänhet och media. Med ett högt förtroende ökar möjligheten att hantera händelsen på bästa sätt. Sviktar förtroendet ökar risken för att människor inte följer myndigheternas rekommendationer och att man inte förstår eller litar på myndigheternas agerande. Förtroendet för oss aktörer ökar om våra budskap är samstämmiga och vi kan visa utåt att vi samverkar och arbetar sida vid sida för samhällets och individens bästa. - 16 - INRIKTNING Krav på kriskommunikation Vi strävar efter att vår kommunikation ska vara: • Snabb • Öppen • Korrekt • Tydlig • Empatisk • Ansvarstagande • Proaktiv • Samstämmig ”Snabb” i inledningen av en händelse kan innebära att vi snabbt bekräftar att något har hänt och att vi har börjat arbeta med händelsen. Det är bättre att snabbt säga att vi för tillfället inte vet så mycket, än att avvakta mer information och inte säga något alls. ”Samstämmig” får vi göra avkall på i inledningen av en händelse eftersom det oftast är viktigare att snabbt komma ut med en första information än att hinna stämma av mellan alla aktörer. Informationen vi går ut med måste alltid vara bekräftad. Kommunikativ lägesbild Allt kommunikationsarbete vid en samhällsstörning ska utgå från en kommunikativ lägesbild. Den kommunikativa lägesbilden är en del av den övergripande lägesbilden. Den sammanfattar bland annat hur krisen beskrivs och uppfattas av omvärlden, identifierade kommunikations behov, genomförda och planerad kommunikationsinsatser, resurser för kommunikationsarbete och behov av samverkan. Se även avsnitt rutiner: 3. Kommunikativ lägesbild - 17 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Helhetssyn och perspektivförståelse Helhetssyn och perspektivförståelse är grunden för vår kriskommunikationssamverkan. Det innebär att • vi tar ansvar för helheten och inte bara den egna organisationens kommunikations uppgifter • vi försöker förstå och ta hänsyn till varandras verksamheter, uppdrag och mandat • vi tar initiativ till och deltar aktivt i samverkan • vi samverkar så att samhällets samlade resurser används så effektivt som möjligt • vi gör gemensamma prioriteringar om de samlade resurserna inte räcker till för att möta alla behov • vi samverkar för samhällets bästa och med individens samlade behov i fokus. Uppgifter vid kriskommunikationssamverkan Rent konkret innebär vår kriskommunikationssamverkan att vi vid behov • identifierar berörda aktörer och tydliggör deras informationsansvar • identifierar och hanterar kommunikationsfrågor som ingen aktör har tagit ansvar för • delar våra organisationers kommunikativa lägesbilder med varandra • analyserar behov av kommunikationssamverkan och gemensamma kommunikations insatser • skapar en aktörsgemensam kommunikativ lägesbild - 18 - INRIKTNING • tar fram gemensamma budskap som kan förmedlas av ansvariga aktörer • löpande kommunicerar våra organisationers genomförda och planerade kommunika tionsinsatser • samordnar våra respektive organisationers kommunikationsinsatser och vid behov genomför gemensamma insatser, till exempel presskonferenser • samverkar kring resurser. Ett budskap – flera budbärare Varje aktör ansvarar för och leder sin organisations kom munikationsarbete. Samtidigt är det aktörernas gemen samma skyldighet att information till allmänhet och media samordnas på ett förtroendeskapande sätt. Varje berörd aktör ska, utöver sina egna budskap, ha tillgång till och kunna vara talesperson för en gemensam helhets bild av situationen. Aktörerna tar tillsammans fram en aktörsgemensam kommunikativ lägesbild. Utifrån denna formuleras gemensamma budskap som alla aktörer kan förmedla. Kommunikationssamverkan ska präglas av principen ”Ett budskap – flera budbärare”. Att agera proaktivt Vi tar kontakt tidigt och initierar vid behov kommunikationssamverkan. Vi tar hellre kontakt en gång för mycket än en gång för lite. Vi försöker förutse kommunikationsbehov på lång sikt och vid alternativa händelseutvecklingar. Alla aktörer måste ha en aktiv omvärldsbevakning av nyhetsmedier, webbplatser och sociala medier för att kunna agera proaktivt. Att kommunicera prioriteringar Vid en samhällsstörning händer det att samhällets samlade resurser inte räcker till. Aktörerna tvingas då väga olika skyddsvärda intressen mot varandra och prioritera det som bäst tillgodoser helheten. I ett sådant läge blir det viktigt att till drabbade, allmänhet och media förklara orsa kerna bakom de prioriteringar som gjorts. Ett samordnat budskap från ansvariga aktörer är i ett sådant läge viktigt för att behålla förtroendet. Den som inte är berörd deltar också De aktörer som inte är direkt berörda av händelsen erbjuds och bör även själva aktivt söka infor mation om händelsen. Dels för att vara förberedda om händelsen utvecklas så att den egna or ganisationen blir berörd, dels för att kunna erbjuda stöd, till exempel skicka personal eller bistå med ett utifrånperspektiv. Att följa en händelse innebär också möjlighet till lärande. - 19 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Utvärdera och lära Redan i inledningen av en händelse bör aktörerna förbereda hur händelsen ska utvärderas. Till exempel kan en kommunikatör från en aktör som inte är direkt berörd av händelsen bjudas in som observatör. Respektive aktör ansvarar för att dokumentera och utvärdera sitt eget kriskommunikationsarbete och hur kommunikationssamverkan med övriga aktörer har fungerat. Vid mer omfattande händelser, som ställer stora krav på samverkan mellan länets aktörer, ansva rar Länsstyrelsen och Krisinformationsrådet för att det görs en övergripande utvärdering av hur kriskommunikationssamverkan har fungerat. Utvärderingen ska utformas så att den kan användas som underlag för gemensam utbildning och övning. Som en förberedande åtgärd ska Länsstyrelsen tillsammans med Krisinformationsrådet knyta kontakter med lämpliga universitet och högskolor i länet för att snabbt kunna involvera dem i utvärderingsarbetet vid en händelse. - 20 - INRIKTNING Inleda kriskommunikationssamverkan Kommunikatörerna med från start Kommunikationssamverkan ska inledas så snart som möjligt. Aktörerna etablerar en första kon takt via den vanliga ”larmvägen”. Det vill säga den funktion som organisationen har bestämt ska vara kontaktväg vid, eller vid förvarning om, en samhällsstörning, till exempel tjänsteman i beredskap (TiB). Organisationens TiB eller motsvarande funktion bör omgående informera sin organisations kommunikationsansvarig. Om Länsstyrelsen kallar till en regional samverkanskonferens bör kommunikationsansvariga hos berörda aktörer delta på denna. På samverkanskonferensen redogör respektive aktör för sin organisations lägesbild och ska då även kunna beskriva det kommunikativa läget utifrån sin organisations perspektiv. Se även avsnitt rutiner: 1. Inleda kriskommunikationssamverkan Tidig kommunikativ lägesbild Vid stora och komplicerade händelser kan Länsstyrelsen begära att aktörerna skickar över lägesbild, inklusive kommunikativ lägesbild, före samverkanskonferensen. Inför samverkans konferensen kan Länsstyrelsen då sammanställa en aktörsgemensam kommunikativ lägesbild och lämna förslag till inriktning för kommunikationssamverkan och gemensamma budskap. På samverkanskonferensen antas eller justeras förslaget och kommunikatörerna får i uppdrag att planera och genomföra kommunikationsinsatser utifrån inriktningen. Den fortsatta samverkan mellan kommunikatörerna samordnas av Länsstyrelsen som vid behov kallar till ett arbetsmöte efter samverkanskonferensen. Om det kommunikativa läget hastigt förändras är det varje aktörs ansvar att ta initiativ till samverkan genom att kontakta Länsstyrelsen. Länsstyrelsen kan då sammankalla kommunikatörerna till ett arbetsmöte, till exempel i form av en telefonkonferens, för att analysera läget och ta fram förslag till gemensamt agerande. Avsluta kriskommunikationssamverkan Länsstyrelsen tar initiativ till gemensamt beslut om att avsluta kommunikationssamverkan när alla börjar återgå till normal verksamhet. Läns styrelsen ansvarar för att säkerställa att det inte kvarstår några samverkansbehov. Det är också Länsstyrelsens ansvar att kommunicera beslut om avslutad kommunikationssamverkan till be rörda aktörer. - 21 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Resurssamverkan Ansvar att stödja varandra Den utökade ansvarsprincipen innebär att offentliga aktörer har ett ansvar att stödja varandra vid samhällsstörningar. Varje aktör ger det stöd de själva bedömer är möjligt. Bedömningen ska dock utgå ifrån att den egna organsationens resurser ingår i samhällets samlade resurser som ska kunna användas där de bäst behövs. Vi ska undvika organisationsegoism vid samhällsstörningar. Det är alla aktörers ansvar att tidigt be om stöd om man börjar inse att de egna resurserna inte räcker till. Detta gäller även resurser för kriskommunikation. Det är alla aktörers ansvar att på eget initiativ erbjuda stöd till en annan aktör, om man har möj lighet till detta. Länsstyrelsen som stöd och resursmäklare I Länsstyrelsens geografiska områdesansvar ingår att stödja länets aktörer i att identifiera såväl behov av resurser som tillgängligt stöd. Länsstyrelen kan också fungera som resursmäklare. Om länets egna resurser inte räcker till kan Länsstyrelsen förmedla resurser från andra län eller den nationella nivån. Vid större samhällsstörningar kan det bli MSB som tar rollen som resurs mäklare. Länsstyrelsen kan även skicka en eller flera samverkanspersoner till ett drabbat område. Sam verkanspersonen är en del av Länsstyrelsens krisledningsorganisation men befinner sig hos en samverkande aktör, i en aktörsgemensam stab eller ute på en skadeplats. Samverkanspersonens uppgift varierar från situation till situation, men kan till exempel handla om att ge stöd och råd givning i kommunikationsfrågor. - 22 - INRIKTNING Förbereda resurssamverkan Länets aktörer har ett ansvar att tänka igenom hur den egna organisationen kan och bör utöka sina kommunikationsresurser vid en samhällsstörning. Vid behov kan aktörer skriva överens kommelser om att hjälpa varandra med personella och/eller andra kommunikationsresurser. Det kan också vara lämpligt att se över vilka resurser som kan finnas hos exempelvis privata aktörer, ideella organisationer och frivilliga försvarsorganisationer. VG Stab VG Stab är en kompetenspool med särskilt utbildade och övade personer från kommuner och räddningstjänster i Västra Götalands län. Poolen förvaltas av Länsstyrelsen. Personerna i VG Stab ska kunna avlösa eller förstärka kommunledningar och räddningstjänster i frågor som rör stabsarbete, analyser och resurser för samverkan. Begäran om stöd från VG Stab görs hos Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap. De som ingår i poolen ska kunna börja arbeta cirka ett dygn efter att begäran har kommit in till Länsstyrelsen. Kostnaden står den beställande aktören för. I poolen finns idag endast ett fåtal kommunikatörer. Detta antal skulle kunna utökas om länets aktörer vill skapa en regional kompetenspool med kommunikatörer. En inventering av länets kommunikatörer med spetskompetens i kriskommunikation bör genomföras. Se även avsnitt rutiner: 5. Resurssamverkan - 23 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Målgrupper och kanaler Målgrupper Gemensamma målgrupper vid en samhällsstörning i länet är: • Drabbade • Anhöriga • Allmänheten • Journalister • Kommuner, myndigheter, företag och andra organisationer • Anställda hos ansvariga aktörer • Politiker Vid en händelse ska ansvariga aktörer hjälpas åt att identifiera grupper med särskilda behov, till exempel språk eller funktionsnedsättning. Det är viktigt att vi försäkrar oss om att vi även når dessa grupper. Kanaler Vid en samhällsstörning använder vi alla tillgängliga kanaler där vi kan nå våra målgrupper så effektivt som möjligt. Vissa typer av samhällsstörningar, till exempel elavbrott, kan påverka möjligheten att nå ut via ordinarie kanaler. Länets aktörer behöver då hjälpas åt att hitta alterna tiva sätt att nå ut. - 24 - INRIKTNING VMA-systemet VMA står för Viktigt meddelande till allmänheten och används för att snabbt nå ut med viktig information till många människor. VMA begärs hos SOS Alarm av räddningsledare eller vid extraordinära händelser av de befattningshavare som är listade hos SOS Alarm. VMA kan vara ett varningsmeddelande som sänds omedelbart eller ett informationsmeddelande som sänds skyndsamt. Meddelandet sänds av Sveriges Radios sändningsledning och når ut i flera radiooch tv-kanaler, bland annat Sveriges Radio, Sveriges Television, Sveriges Utbildningsradio, TV4, Kanal 5 och Kanal 9. SOS Alarm kan också skicka ut VMA som talmeddelande till fasta telefoner och som sms till mobiltelefoner som är adressregistrerade i det berörda området. Om tiden medger informerar länets aktörer varandra om att ett VMA ska sändas eller samordnar ett informationsmeddelande som är gemensamt för flera aktörer. Vid mindre allvarliga händelser kan myndigheterna också begära att få sända så kallade myndighetsmeddelanden. Ett myndighetsmeddelande kan till exempel handla om trafiksvårigheter på grund av oväder eller liknande som i ett kort perspektiv inte bedöms utgöra någon livsfara. Massmedia Massmedia är en av våra absolut viktigaste kanaler för att nå allmänheten. Vi ska vara öppna och tillgängliga för journalister. Sveriges Radio har ett utpekat samhällsansvar och har i upp drag att vara beredskapskanal. Sveriges Radio P4 är därför är en prioriterad kanal vid sam hällsstörningar. Presskonferens En gemensam presskonferens kan i vissa lägen vara ett effektivt sätt att samordna information från flera aktörer. Vid större krishändelser där flera olika aktörer är inblandade kan Länsstyrelsen vara den som tar initiativ till, bjuder in till och arrangerar en aktörsgemensam presskonferens på lämplig plats. Kommunikations-/pressansvariga hos berörda aktörer ser till att det sker en sam ordning mellan organisationernas talespersoner och tar fram gemensamt huvudbudskap inför presskonferensen. Det kan också bli aktuellt med pressträff med visning av exempelvis en skadeplats. Presscenter Vid ett stort och långvarigt medietryck kan det underlätta att upprätta ett presscenter. Detta gäl ler inte minst vid händelser som drar till sig ett stort intresse från nationella och internationella medier. Vid sådana tillfällen kan Länsstyrelsen upprätta ett gemensamt presscenter eller komma överens med annan aktör om att göra det. Webb Webben är en prioriterad kanal vid samhällsstörningar. Varje aktör publicerar löpande informa tion om händelsen utifrån sitt verksamhetsansvar och kompletterar med de aktörsgemensamma budskapen. Det ska vara tydligt vilka frågor aktören kan svara på samt när, var och hur aktören ger mer in formation om händelsen. Varje aktör ska också tala om vilken information andra aktörer ansvarar för och underlätta för besökaren genom att länka till de andra aktörernas webbplatser och till Krisinformation.se - 25 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Sociala medier Vid en krishändelse använder många människor sociala medier för att söka och dela informa tion, förmedla sina egna upplevelser av det inträffade och för att kommentera hur de ansvariga hanterar händelsen. Sociala medier ger oss aktörer möjlighet att • besvara frågor • återupprepa viktiga budskap • få större spridning av vår information genom att människor delar vidare våra inlägg • få en bild av hur krisen beskrivs och uppfattas av omvärlden. Sociala medier ger oss också möjlighet att förmedla en lite personligare bild av vårt arbete med händelsen, till exempel genom att publicera bilder och berättelser från arbetet på fältet och i staben. Det är alltid viktigt att ta hänsyn till juridiska och etiska aspekter vid publicering av bilder. Något som är särskilt viktigt att tänka på vid krishändelser då människor kan befinna sig i en extra utsatt situation. Om man som aktör kommunicerar via sociala medier i vardagen är det viktigt att fortsätta an vända dessa kanaler även under en krishändelse. I ett krisläge krävs ofta mer resurser för arbetet än under normala förhållanden. I inledningsskedet av en händelse bör vi enas om vilken/vilka gemensamma hashtags vi ska an vända för att ”tagga” våra inlägg. Ofta etableras det snabbt en eller flera hashtags som används av media och allmänhet och då bör även vi använda dessa. Genom en samordnad och konse kvent användning av hashtags underlättar vi möjligheten att följa informationsflödet, både för oss själva och för allmänhet och media. Krisinformation.se Krisinformation.se är en myndighetsgemensam webbportal som drivs och förvaltas av Myndig heten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Webbportalen är en ingång till andra myndigheter och aktörer för att ge allmänheten bekräftad information vid en samhällsstörning. Krisinformation.se finns också på Facebook och Twitter. Krisinformation.se kan normalt sett inte publicera information om det inte finns någonstans att länka till. Därför är det viktigt att de aktörer som hanterar en händelse har egen information på sina webbplatser. Under en händelse kan Krisinformation.se ge bakgrundsinformation och generell fakta om hän delsens art och orsak, sammanfatta läget utifrån aktörernas webbinformation och länka till an svarigas webbplatser samt ge information om aktuella telefonnummer. Det är viktigt att vi aktörer samarbetar med Krisinformation.se så att de kan fungera som en bra ingång till generell och aktörsspecifik information vid en samhällsstörning i vårt län. Redaktio nen för krisinformation.se har alltid en redaktör i jour utanför kontorstid. Krisinformation.se har också möjlighet att drifta en förberedd webbsida åt en myndighet, som kan användas om myndighetens ordinarie webbplats inte är tillgänglig. - 26 - INRIKTNING Telefonupplysning Ansvariga aktörer bör vid en samhällsstörning kunna lämna snabb och korrekt information om de frågor man ansvarar för. Organisationen förstärker vid behov den egna växeln eller avdelar särskild personal som kan besvara allmänhetens frågor via telefon. Idag finns också det nationella numret 113 13 som SOS Alarm ansvarar för. Dit kan allmänheten ringa för att få information men även lämna information vid en samhällsstörning. All informa tion som lämnas ut via 113 13 ska vara verifierad av ansvariga aktörer. Vi samverkar med 113 13 och ser till att SOS Alarm i ett tidigt skede har tillgång till bekräftad information och kontaktvägar in till ansvariga aktörer. Alternativa kanaler Ibland fungerar inte de ordinarie kanalerna. Då kan vi behöva hitta andra sätt att nå ut. Det finns också tillfällen då vi behöver komplettera de vanliga kanalerna med ytterligare kommunika tionsvägar. Till exempel upprätta informationscentra, anordna informationsmöten, dela ut flyg blad eller besöka människor i deras hem. I sådana situationer kan vi behöva samordna oss, inte bara för att budskapen ska vara sam stämmiga, utan även för att den här typen av aktiviteter är mycket resurskrävande. Det kan handla om att samordna användningen av frivilligorganisationer, ideella föreningar eller spontanfrivilliga från allmänheten. Regionala och centrala myndigheter är ofta helt beroende av exempelvis kommunernas nätverk i lokalsamhället för att kunna lösa sina kommunikations uppgifter. Intern kommunikation Det är angeläget att varje organisation löpande informerar de egna medarbetarna om läget och vad aktörerna gör för att hantera händelsen. De egna medarbetarna är viktiga vidareförmedlare av information ut i sina personliga nätverk, både privat och yrkesmässigt. Omvärldsbevakning En kontinuerlig omvärldsbevakning av vad olika aktörer, medier och allmänhet förmedlar och diskuterar i olika kanaler är av stor vikt för att få en bredare lägesbild och kunna bedöma infor mationsbehovet. - 27 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Tekniska verktyg för samverkan Mycket av den samverkan som äger rum under en händelse sker med stöd av olika tekniska system. För att samverkan ska fungera måste aktörerna ha tillgång till och behärska de tekniska system vi har kommit överens om att använda. Det är varje aktörs ansvar att anskaffa, utbilda och öva i de tekniska systemen. Länsstyrelsen har ett särskilt ansvar att stödja med övergripande rutiner och instruktioner. Här redovisas de tekniska system som används för regional samverkan i vårt län. Telefonkonferens Regionala samverkanskonferenser och arbetsmöten för kommunikatörer sker i regel som tele fonkonferenser. Andra kanaler kan också användas om alla har tillgång till dem, till exempel Lync, videokonferens eller Rakel (se nedan). Länsstyrelsen har en telefonkonferenslösning som normalt används vid regionala samverkanskonferenser. Kallelse till konferensen sker då via SOS Alarms inkallningssystem. WIS – webbaserat informationssystem WIS är ett nationellt webbaserat ledningsstöd som tillhandahålls utan kostnad av MSB. Syste met ska underlätta informationsdelning mellan aktörer i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en samhällsstörning. Det är respektive aktörs ansvar att se till att organisationen har den kompetens som krävs för att kunna använda WIS under en händelse. WIS kan även an vändas för att dela dokument som rör kommunikationssamverkan och -samordning. Länsstyrel sen kan till exempel publicera: • Kontaktlistor till kriskommunikationsansvariga (generella och händelsespecifika) • Aktörsgemensam kommunikativ lägesbild • Gemensamma budskap • Minnesanteckningar från arbetsmöten • Pressmeddelanden • Inbjudningar till presskonferenser - 28 - INRIKTNING Den dokumentation som läggs i WIS kan också användas som underlag vid utvärdering av hur kommunikationssamverkan fungerade. Kommunikationsansvariga bör lägga upp bevakning på relevanta händelser i WIS för att få avi seringar när ny information publiceras. Rakel – Radiokommunikation för effektiv ledning Rakel är Sveriges nationella kommunikationssystem för samverkan och ledning och förvaltas av MSB. Rakel är ett krypterat och robust system som i allmänhet fungerar när andra kommunika tionssystem, till exempel telefon och e-post, inte fungerar. Vi strävar efter att kommunikatörerna ska ha tillgång till Rakel för att kunna samordna kommunikation under en händelse. E-post, telefon och sms Den samordning och informationsdelning som sker via telefonkonferenser och WIS behöver ibland kompletteras med enkla och snabba kontakter mellan ansvariga kommunikatörer. E-post och telefon är de kontaktvägar vi använder i vardagen och det är realistiskt att tro att vi kommer att använda dessa kontaktvägar även vid en krishändelse. I inledningen av en händelse sammanställer Länsstyrelsen en kontaktlista med e-postadresser och mobiltelefonnummer till de ansvariga aktörernas kommunikationsansvariga. Länsstyrelsen håller listan aktuell genom hela händelsen och ser till att senaste versionen alltid finns tillgänglig via WIS. Om det uppstår ett behov av att snabbt nå alla ansvariga kommunikatörer samtidigt för att på kalla uppmärksamhet om något kan Länsstyrelsen använda sms. Detta används enbart som ett komplement till respektive organisations ordinarie larmväg, och endast under en händelse då kontakten mellan ansvariga kommunikatörer redan är etablerad. - 29 - RUTINER - 31 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Rutiner för kriskommunikationssamverkan Detta avsnitt presenterar ett antal rutiner för hur vi rent praktiskt samverkar i kriskommunika tionsarbetet. Rutinerna bottnar i inriktningen för kriskommunikationssamverkan som beskrivs i detta dokument (avsnitt ”Inriktning”). Rutinerna för kriskommunikationssamverkan ska harmoniera med övergripande regionala och nationella samverkansrutiner. Rutinerna ska utvärderas löpande i samband med verkliga händelser och övningar. Krisinformationsrådet kan kontinuerligt föreslå och besluta om förändringar i rutinerna. Länsstyrelsen ansvarar för att rutinerna ses över årligen och förändringar kommuniceras till berörda aktörer. Följande rutiner finns: 1) Inleda kriskommunikationssamverkan 2) Kommunikation på samverkanskonferens 3) Kommunikativ lägesbild 4) Arbetsmöte för kommunikatörer 5) Resurssamverkan - 32 - RUTINER 1. Inleda kriskommunikationssamverkan Upprätta kontakt mellan kommunikatörer • Länsstyrelsen larmar berörda aktörer via den kontaktväg som meddelats Länsstyrelsen, till exempel via organisationens tjänsteman i beredskap (TiB) eller via den funktion som är organisationens kontaktväg vid en samhällsstörning i länet. • Respektive aktör informerar sin kommunikationsansvarig. • Beslutet att inleda kommunikationssamverkan fattas oftast på den första regionala samverkanskonferensen. • Initiativ till kommunikationssamverkan tas före samverkanskonferensen om kriskom munikationsansvariga ser behov av det. • Länsstyrelsen upprättar och sprider en kontaktlista över samverkande aktörers kommu nikationsansvariga. Listan publiceras också i WIS. • Kommunikationsansvariga hos aktörer som inte är direkt berörda av händelsen får in formation om att kommunikationssamverkan är inledd så att de kan följa arbetet. Tydliggör informationsansvar • Länsstyrelsen sammanställer en översikt över vilket informationsansvar berörda aktörer har vid den aktuella händelsen. • En beskrivning av informationsansvar med länkar till berörda aktörer publiceras på Länsstyrelsens webbplats och förmedlas till Krisinformation.se och 113 13. Andra aktörer länkar till Länsstyrelsens information. Samordna första kommunikationsinsatserna • Informera varandra om de kommunikationsåtgärder som vidtagits initialt. • Stäm av det kommunikativa läget på den första regionala samverkanskonferensen. • Vid behov av snabb samordning av kommunikation innan en regional samverkanskon ferens kan hållas etablerar Länsstyrelsen kontakt för en första samverkan. • Stäm av: 1) definition av händelse, 2) namn på händelse, 3) hashtag för händelse, 4) händelse att bevaka i WIS • Länsstyrelsen lämnar en första initial information om läget i länet till Krisinformation.se och 113 13. Kontaktuppgifter till Krisinformation.se: redaktionen@krisinformation.se eller telefon 0771-240 240 (MSB:s växel). Utanför kontorstid nås redaktionen via MSB:s TiB. Kontaktuppgifter till 113 13: samverkan@11313.se eller telefon 0911-22 65 06. - 33 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN 2. Kommunikation på samverkanskonferens Här presenteras dagordningen för den regionala samverkanskonferensen. Nedan anges i fetstil under vilka punkter kommunikationsfrågorna tas upp. Respektive aktör ansvarar för att förbereda underlag för att kunna lyfta viktiga kommunikations frågor under samverkanskonferensen. Dagordning för regional samverkanskonferens 1) Inledning 2) Upprop 3) Redogörelse för händelsen 4) Rapport från utvalda aktörers bedömning och åtgärder • Kommunikativ lägesbild lämnas av utvalda aktörer 5) Behov av samordning och stöd • Eventuella behov av samordning av kommunikation anges av respektive aktör • Eventuella behov av resursstöd för kommunikationsarbetet anges av respektive aktör 6) Övriga frågor 7) Sammanfattning • Länsstyrelsen sammanfattar den aktörsgemensamma kommunikativa lägesbilden och ger förslag till inriktning för kommunikationsarbetet samt aktörsgemensamma budskap. • Vid behov kan aktörernas kommunikatörer få i uppdrag att arbeta vidare med beslutad inriktning och gemensamma budskap. Länsstyrelsen får uppdraget att kalla till arbetsmöte för kommunikatörer. 8) Tidpunkt för nästa regionala samverkanskonferens Efter samverkanskonferensen publicerar Länsstyrelsen minnesanteckningar och ljudfil i WIS. - 34 - RUTINER 3. Kommunikativ lägesbild Aktörsspecifik kommunikativ lägesbild Den aktörsspecifika kommunikativa lägesbilden skapas genom att följande frågor besvaras: • Hur beskriver vi kortfattat vad som har hänt och vilka åtgärder vi har vidtagit? • Vilka grupper behöver vi kommunicera med? • Hur ser gruppernas informationsbehov ut på kort och lång sikt? • Vilka kommunikationsåtgärder har vi vidtagit? • Hur ser omvärldens bild av händelsen ut? Är denna bild korrekt? • Hur stort är informationstrycket från allmänhet och medier? • Vilka vanliga frågor får vi via sociala medier/växel/e-post/upplysningscentral? • Vilka kommunikationsinsatser har vi planerat för? • Räcker våra kommunikationsresurser på kort och lång sikt? Respektive aktör ger en sammanfattning av sin aktörsspecifika kommunikativa lägesbild på den regionala samverkanskonferensen. Den kommunikativa lägesbilden utgör då en del av aktörens samlade lägesbild. Aktörsgemensam kommunikativ lägesbild Utifrån de aktörsspecifika kommunikativa lägesbilderna tar Länsstyrelsen fram en aktörs gemensam kommunikativ lägesbild. Den aktörsgemensamma kommunikativa lägesbilden består av följande delar: 1. Sammanfattning av det kommunikativa läget i länet 2. Förslag till övergripande inriktning för det aktörsgemensamma kommunikationsarbetet 3. Behov av samordning av planerade kommunikationsinsatser 4. Förslag till gemensamma budskap 5. Kommunikationsbehov som ingen aktör ännu tagit ansvar för 6. Omvärldsbevakning – signaler om till exempel rykten, missförstånd, oro, hot? 7. Behov av resurssamverkan 8. Tillgängliga kommunikationsresurser Utifrån den aktörsgemensamma kommunikativa lägesbilden beslutar aktörerna gemensamt på den regionala samverkanskonferensen om övergripande inriktning för det fortsatta kommunika tionsarbetet. Länsstyrelsen publicerar aktörsgemensam kommunikativ lägesbild och gemensamma budskap i WIS. - 35 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN 4. Arbetsmöte för kommunikatörer Allmänt • Arbetsmöte genomförs om aktörerna ser behov av detta på den regionala samverkans konferensen. Arbetsmöte kan också genomföras om behov av kommunikationssamver kan framförts till Länsstyrelsen. • Länsstyrelsen kallar enligt de kontaktvägar som respektive aktör rapporterat in. • Mötet genomförs som telefonkonferens om inget annat beslutats. Vid telestörningar används Rakel. • Länsstyrelsen leder mötet och för anteckningar som publiceras i WIS efter mötet. Dagordning för arbetsmöte för kommunikatörer 1. Närvarokontroll 2. Mötets syfte och uppgifter som ska lösas 3. Aktörsgemensam kommunikativ lägesbild 4. Övergripande inriktning för kommunikationsarbetet 5. Gemensamma budskap 6. Gemensamma kommunikationsinsatser 7. Målgrupper och kanaler 8. Arbetsfördelning och tidplan 9. Oklarheter i informationsansvar? 10. Resurssamverkan 11. Kontaktvägar för avstämning i fortsatt arbete 12. Alternativa händelseutvecklingar – ta höjd för värsta-scenario 13. Hur utvärderar vi? Kontakt med observatörer? 14. Övriga frågor 15. Behov av nytt möte? - 36 - RUTINER 5. Resurssamverkan Aktörerna: • Meddela behov av stöd på regional samverkanskonferens (eller direkt till Länsstyrelsens TiB). • Meddela om behovet redan är helt eller delvis löst genom resurssamverkan med annan aktör. • Fatta gemensamt beslut om att Länsstyrelsen tar rollen som resursmäklare. • Ta emot och ansvara för tilldelade resurser, enligt särskild överenskommelse. Länsstyrelsen: • Kontakta aktörer som meddelat behov av stöd. Be om specifikation. • Sammanställ lista över länets samlade behov av resursförstärkning. • Inventera vilka aktörer som har möjlighet att stödja med vad. • Analysera hur resursbehov och tillgängliga resurser kan mötas. • Ta hjälp av Krisinformationsrådet för att hitta och fördela resurser. • Kontakta andra län för att få hjälp med resursförstärkning om länets egna kommunika tionsresurser inte räcker till. • Kontakta MSB om situationen kräver stöd från nationella resurser. • Lämna förslag till fördelning av tillgängliga resurser. - 37 - BILAGOR - 39 - KRISKOMMUNIKATIONSSAMVERKAN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Projekt och arbetsprocess Bakgrund Detta dokument är ett resultat av projektet ”Utvecklad kriskommunikationssamverkan och informationssamordning vid större krishändelser i Västra Götalands län”. Projektet startade i maj/juni 2014 och avslutades i juni 2015. Arbetet har finansierats genom medel från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) via anslag 2:4 Krisberedskap. Behovet av att utveckla formerna för samordning av kriskommunikation grundade sig dels på erfarenheter från inträffade händelser och genomförda övningar, dels på diskussioner i länets krisinformationsråd och vid delregionala träffar med kommunerna. Målet med projektet har varit att länets aktörer ska veta när, hur och varför vi ska samverka och samordna vår information vid större krishändelser. Projektet skulle också bidra till att öka kun skapen om varandras ansvar och roller vid krishändelser samt öka kunskapen om gemensamma verktyg och kanaler. Det övergripande målet har varit att allmänhet och media ska mötas av samordnade budskap från samhället när krisen inträffar. Projektet har inspirerats av Lednings- och samverkansprojektet (LoS), vars resultat har samlats i publikationen ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” (MSB 2014). LoS håller på att implementeras i Västra Götalands län och arbetet med inriktning och rutiner för kriskommunikationssamverkan kan ses som ett led i implementeringen av LoS. Många av begreppen som används i inriktnings- och rutindokumentet kommer från LoS-projektet Arbetsprocess Arbetsprocessen startade hösten 2014 med en inledande workshop där Krisinformationsrådet enades om ett antal områden där det behövdes en inriktning och rutiner. Utifrån detta genomför des en heldags workshop i var och en av länets fyra delregioner (Fyrbodal, Skaraborg, Sjuhärad och Göteborgsregionen). Vid dessa träffar deltog kriskommunikationsansvariga vid länets kom muner, Västra Götalandsregionen, Länsstyrelsen och ytterligare ett antal statliga myndigheter i länet. Syftet med de delregionala träffarna var dels att föra en dialog kring vilken inriktning och vilka rutiner som behövs för att kriskommunikationssamverkan ska fungera ännu bättre i vårt län, dels att sprida kunskap om tankarna i ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” och vad detta tankesätt kan innebära när det kopplas till kriskommuni kation. Utifrån det som framkom vid de delregionala träffarna tog Länsstyrelsen fram en första version av inriktnings- och rutindokumentet som stämdes av med länets Krisinformationsråd i februari 2015. I april 2015 skickades dokumentet ut för synpunkter till länets kriskommunikationsansva riga. Dokumentet omarbetades efter synpunktsrundan och fastställdes sedan av länets Krisinfor mationsråd i maj 2015. Projektet avslutades genom att det fastställda inriktnings- och rutindokumentet presenterades på fyra delregionala träffar i slutet av maj och början av juni 2015. Vid träffarna deltog kris kommunikationsansvariga vid länets kommuner, Västra Götalandsregionen, Länsstyrelsen och övriga statliga myndigheter som varit involverade i processen. Under hela projektet har arbetet förankrats i länets Regionala råd för samhällsskydd och beredskap. - 40 - BILAGA 1 Fortsatt utveckling Projektet avslutades i juni 2015, men arbetet med att vidareutveckla formerna för kriskommuni kationssamverkan fortsätter i ett nytt projekt. Projektmedel har beviljats av MSB och projektet kommer att drivas av Länsstyrelsen tillsammans med Krisinformationsrådet och pågå fram till 2018. I arbetet kommer vi att involvera kriskommunikationsansvariga vid länets aktörer. Parallellt med arbetet att vidareutveckla kriskommunikationssamverkan pågår ett arbete med att ta fram en övergripande strategi för samverkan vid samhällsstörningar i Västra Götalands län. När den övergripande strategin finns på plats kan det bli aktuellt att göra mindre omarbetningar av dokumentet ”Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län – inriktning och rutiner”. På sikt ska dokumentet införlivas i den övergripande strategin för samverkan vid samhällstör ningar i Västra Götalands län. - 41 -
© Copyright 2024