Kallelse fritidsnämnden 2015-09-02
KALLELSE 1(1) Datum 2015-09-02 Handläggare Nämndsekreterare Camilla Knutsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 07 camilla.knutsson@hassleholm.se Föredragningslista Fritidsnämndens arbetsutskott Tid: Plats: Kl. 15.00, onsdagen den 9 september Konferensrummet, Fritidskontoret, Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Fritidsnämnden Tid: Tid: Plats: Kl. 15.00, onsdagen den 16 september – Studiebesök Qpoolen Kl. 16.00, onsdagen den 16 september - Sammanträde Qpoolen, Kajutan, Västra Hagagatan, Hässleholm Ärenden 1. Protokolljustering: FN AU – Arne J Persson. FN – Karl-Gustav Boo. 2. Budgetuppföljning 2015-08-31. 3. Delårsrapport 2015 (handlingar vid FN AU). 4. Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid. 5. Ansökan av Tyringe Hockey. 6. Justering av Bidrags- och stödsystem. 7. Fritidsnämndens ledarstipendium 2015 (inga handlingar). 8. Information: 1. Summer Camp 2015 (muntlig information vid FN). 2. HIF Klinten. 3. Information om olika byggprojekt (muntlig information vid FN). 4. Fritidsgårdsallians (muntlig information vid FN). Connie Asterman Fritidsnämndens ordförande Camilla Knutsson Nämndsekreterare Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 receptionen Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Kallelse 2015\FN Kallelse 2015-09-02.doc Konto 401 402 403 404 405 406 40 4211 4212 4213 4216 4217 4218 4219 4220 4221 4229 4231 42 445 446 447 449 44 451 45 4 Verksamhet Fritidsnämnden Fritidskontoret Summercamp/Magnarp Mötesplats Ljungdala Gemensamt övergripande konto Allaktivitetshus/Bjärnums Fg Fritidsadministration Övriga idrottsplatser Österås idrottsområde Sjöbad Camping, fiske och friluftsanl Slingor, leder och friluftsliv Övriga idrotts- och simhallar Qpoolens idrottshall Tyrs Hov Hästvedaområdet Simhallar Skolgymnastiklokaler Idrotts- och friluftsanl Samlingslokaler Hässleholmsgården Föreningsgårdsbidrag Arrangemang och verksamheter Fritidsverksamhet Bidrag enligt normer Föreningsbidrag Total fritidsverksamhet Riktpunkt Överskott. Underskott -. Nettoresultat för perioden Riktpunkt 67% (Rp). Budget 554 7027 976 3461 340 1527 13885 1113 7318 1339 29 1064 10149 5855 10346 887 7659 3908 49666 1049 3655 1504 25 6233 7676 7676 77460 2015 redovisat 328 4 396 732 2236 60 914 8 667 739 4800 944 19 675 6 686 3 841 6 741 591 5 175 2 635 32 845 696 2 411 1 136 17 4 259 4 911 4 911 50 682 51 640 958 % Budget 59,3 516 62,6 6351 75,0 967 64,6 3221 17,6 0 59,9 1404 62,4 12458 66,4 1371 65,6 7616 70,5 1346 65,9 144 63,4 629 65,9 11133 65,6 6300 65,2 11042 66,7 935 67,6 6552 67,4 3976 66,1 51044 66,3 1070 66,0 3197 75,5 1758 66,0 25 68,3 6051 64,0 7993 64,0 7993 65,4 77545 67% Kostnader tkr 2014 redovisat 284 4 076 645 1982 0 958 7 945 869 5 026 1 208 93 324 7 204 4 139 7 286 593 4 080 2 649 33 470 687 1 838 1 172 20 3 717 5 329 5 329 50 460 51 696 1 237 % Budget 55,1 0 64,2 603 66,7 3 61,5 174 0,0 0 68,3 135 63,8 915 63,4 0 66,0 875 89,8 0 64,3 0 51,5 100 64,7 1 068 65,7 190 66,0 1 357 63,4 0 62,3 3 985 66,6 800 65,6 8 375 64,2 150 57,5 635 66,7 0 80,0 10 61,4 795 66,7 0 66,7 0 65,1 10 085 67% Intäkter tkr 2015 2014 redovisat % Budget redovisat % 0 0,0 0 0 0,0 388 64,3 474 290 61,2 34 1 120,0 3 116 3 867,0 125 71,6 186 124 66,6 0 0,0 0 0 0,0 91 67,5 167 90 53,8 637 69,6 830 620 74,7 9 0,0 80 49 60,8 645 73,7 800 650 81,2 0 0,0 0 242 0,0 0 0,0 0 0 0,0 67 66,7 100 67 0,0 731 68,4 1 084 595 54,9 102 53,6 219 127 58,1 964 71,0 1 837 1 423 77,4 0 0,0 68 32 46,3 2 430 61,0 3 335 1 946 58,4 460 57,5 734 447 60,9 5 406 64,6 8 257 5 577 67,5 103 68,9 85 58 68,1 347 54,7 681 359 52,7 0 0,0 0 0 0,0 0 0,0 20 10 50,0 451 56,7 786 427 54,3 0 0,0 0 0 0,0 0 0,0 0 0 0,0 6 494 64,4 9 873 6 624 67,1 6 723 67% 6 582 67% -230 42 728 1 278 Budgetuppföljning fritidsnämnden, drift 2015-08-31 Ärende 2 25811 25821 25831 25861 25871 25872 25873 Projekt Verksamhet Kostnader Budget Redovisat Återstår SKURMASKIN TYRS HAGE 50,0 0,0 50,0 MATTFÖRRÅD GÖINGEVALLEN 35,0 0,0 35,0 BADBRYGGA BJÖRKVIKEN 25,0 0,0 25,0 HOPPBÄDDSHISS/SKOL-IH 0,0 93,1 -93,1 BOTTENSUG BJÄRNUMS SIMHALL 25,0 0,0 25,0 STYRKETRÄNINGSUTR. BJÄRNUMS SIMHALL 80,0 88,7 -8,7 ÅNGTVÄTT QPOOLENS SIMHALL 160,0 160,0 0,0 Investeringar Fritidsnämnden 375,0 341,8 33,2 Budgetuppföljning fritidsnämnden, investeringar 2015-08-31 Ärende 2 Ärende 4 TJÄNSTESKRIVELSE 2 Datum 2015-08-31 Fritidsnämnden Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 50 stefan.larsson@hassleholm.se Arbetsmiljöpolicy Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta att: Godkänna förvaltningens arbetsmiljöpolicy. Beredning av ärendet För att underlätta för arbetstagare om vilka regler och riktlinjer som gäller för anställda vid Hässleholms Fritid har förvaltningen sammanställt detta i ett dokument. Alla reglerna är inte för fritidsnämnden att besluta om, men förvaltningen lyfter ändå fram dokumentet i sin helhet för beslut. Flera regler och riktlinjer är endast en sammanställning av regler som beslutats för att gälla samtliga anställda i kommunen. Förvaltningen vill inte göra gällande att föreliggande dokument är heltäckande för regler och riktlinjer som anställd i kommunen, utan det ska ses som en sammanställning för att underlätta anställning vid Hässleholm Fritid. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-26 82 13 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se K:\HLM - FRK\FILER\Fritidskontoret\Fritidschefen\Nämndsärenden ny mall 2011\Beslut arbetsmiljöpolicy 2015.doc 1(1) www.hassleholm.se Ärende 4 Hässleholms Fritid Arbetsmiljöpolicy 1(35) 2(20) Datum 2015-03-23 Rev 2015-05-21 Rev 2015-08-25 Innehållsförteckning Arbetsmiljöpolicy ........................................................................................................... 3 Inledning ................................................................................................................... 3 Arbetstid ......................................................................................................................... 4 Bisyssla ............................................................................................................................ 4 Telefon- och e-postpolicy............................................................................................. 4 Nyanställningar ............................................................................................................... 5 Sommarvikarier/tillfälligt anställd personal ............................................................... 5 Sjukdom ........................................................................................................................... 5 Rehabilitering.........................................................................................................5 Ledighet ........................................................................................................................... 6 Läkar- och tandläkarbesök ...................................................................................... 6 Enskild angelägenhet .........................................................................................6 Avtackning, uppvaktning, begravning etc. ............................................................. 7 Vaccinationer ........................................................................................ 7 Terminalglasögon ..................................................................................................7 Droger och missbruk .................................................................................... 7 Rökning på arbetsplatsen ......................................................................................8 Första hjälpen/krisstöd ................................................................................................. 8 Våld och hot om våld .................................................................................................... 8 Arbetsmiljö och arbetsförhållande ............................................................................... 9 Jämställdhet ............................................................................................................... 9 Rekrytering................................................................................................................ 9 Löner ........................................................................................................................ 9 Föräldraskap och förvärvsarbete ............................................................................... 10 Sexuella trakasserier................................................................................................ 10 Diskriminering ............................................................................... 10 Kränkande särbehandling .......................................................................... 11 Arbetskläder/Skyddsutrustning.................................................................................. 11 Miljö................................................................................................................................ 11 Fordon............................................................................................................................ 12 Nyanskaffning och försäljning .................................................................................. 12 Arbetsmiljöpolicy fordon ...................................................................................12 Skötsel och tillsyn av fordon ....................................................................... 13 Körjournal ............................................................................................................... 13 Bestämmelser avseende utnyttjande av fordon .................................................. 14 Hantering av skrot ........................................................................................................ 14 Lån av utrustning eller lokal/anläggning .................................................................. 15 Hässleholms Fritids ”Frikort” .................................................................................... 15 Bilaga 1 - (Telefon- och e-postpolicy) Bilaga 2 - (Riktlinjer vid uppvaktning) Hässleholms Fritid Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 3(20) Arbetsmiljöpolicy Inledning Hässleholms Fritids arbete med arbetsmiljöfrågor grundar sig på kommunens arbetsmiljöguide. Mer information om kommunens guider hittar ni på den interna sidan: http://intranet.hassleholm.se/arbetsmiljoguiden. Länkarna i dokumentet förutsätter att man har tillgång till Hässleholms kommuns intranät och att adressen inte förändras. Vårt mål i arbetsmiljöarbetet är att genom servicekänsla, kund- och verksamhetsfokus, ekonomisk-, miljö- och mångfaldsmedvetenhet vara en professionell och attraktiv arbetsgivare. Vi ska hela tiden utvecklas för att snabbt kunna möta interna och externa förändringar i omvärlden och samtidigt vara nytänkande. Samtidigt vill vi uppnå en god arbetsmiljö och förhindra att ohälsa och olycksfall uppstår. Vi strävar efter att skapa meningsfulla och utvecklande arbeten där de anställda själva medverkar i utformningen av den egna arbetssituationen och deltar i förändrings- och utvecklingsarbeten på arbetsplatsen. Om det förekommer motstridiga uppgifter så gäller arbetsmiljöpolicyn. Om uppgifterna i policyn står i strid med avtal så gäller kollektivavtalet. Grunden för det systematiska arbetsmiljöarbetet är att det regelbundet genomförs APT (arbetsplatsträffar) i alla arbetsgrupper. På dessa möten skall alltid arbetsmiljön och eventuella tillbud lyftas som en naturlig del och hur vi kan utveckla och förbättra vår arbetsmiljö samt förhindra ohälsa. Vidare så skall viktiga punkter som framkommer på APT lyftas vidare på föreståndarträffar för att slutligen komma fram i ledningsgruppsmöten. Efter APT skall protokoll omgående lämnas till närmaste högre chef för kännedom. Alla anställda i förvaltningen har i och med sin anställning ett tydligt ansvar för att föra fram moment i det dagliga arbetet som kan innebära en risk för ohälsa. För att uppnå en förebyggande hälsovård och rehabilitering har kommunen tecknat avtal med Hälsoringen AB i Hässleholm (se rutin: http://intranet.hassleholm.se/28637). För att möjliggöra en bedömning av personalens hälsoläge och behovet av arbetsmiljöinsatser, erbjuds de anställda regelbundna hälsokontroller. Fritidschefen har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön men varje anställd har också ett ansvar att verka för och bidra till en bra arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat. Fritidschefen fördelar arbetsuppgifter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet till underställda chefer inom förvaltningen som i sin tur fördelar vissa arbetsuppgifter vidare. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 4(20) Skyddsombudens uppgift är att företräda de anställda och verka för en bra arbetsmiljö. Anställda som har synpunkter som rör arbetsmiljön ska vända sig till ansvarig chef i första hand. Om anställd upplever att inte åtgärder vidtas eller liknande skall anställd vända sig till skyddsombudet. Skyddsombudet kan därefter föra frågan vidare i förvaltningen eller agera på annat sätt i enlighet med arbetsmiljölagen. Lista på skyddsombud finns här: http://intranet.hassleholm.se/27720. Alla allvarliga olyckor eller tillbud som sker på arbetsplatsen ska så fort som möjlighet anmälas till fritidschefen på telefon 0709-81 82 50. Olyckan eller tillbudet skall rapporteras i FlexIT av närmsta chef. Är olyckan eller tillbudet av allvarlig art ska anmälan också ske till Arbetsmiljöverket. Arbetstid Ordinarie arbetstid utgör 40 timmar per helgfri vecka vid heltidsanställning eller 38 timmar och 15 minuter för de som jobbar söndagar och helgdagar. Arbetstidsschema upprättas mellan arbetsgivare och arbetstagare med angivande av arbetstidens början och slut samt rasternas förläggning. Det finns avvikelser inom de olika anläggningarna och för mer information kring detta, kontakta din närmaste chef. Allt övertidsarbete skall vara beordrat av närmaste chef. På förmiddagar och eftermiddagar tillhandahåller arbetsgivaren fikapaus (15 min) på betald arbetstid, förutsatt att det fungerar med hänsyn till arbetsuppgifterna och verksamheten. Ovan nämnda fikaraster skall ske i anknytning till den plats där arbetet är förlagt vid aktuell tidpunkt. Bisyssla Arbetstagaren ska ange om den har en bisyssla eller inte i en särskild blankett. Finns bisyssla ska denna prövas enligt ett kommunövergripande förfaringssätt. Blanketten lämnas till närmaste chef. Rutinen hittar ni här: http://intranet.hassleholm.se/27699 Telefon- och e-postpolicy All personal ska ta del av och följa Hässleholms Fritids telefon- och e-postpolicy. (bilaga 1). Livslängden på en telefon är i normalfallet 3 år. Alla foton och konversationer (SMS) som lagras i telefonen eller datorn ska vara av officiell karaktär och inte privat. Telefoner är arbetsredskap och ska användas som sådana. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 5(20) Nyanställningar Rekrytering av rätt personal med rätt kompetens är en central fråga. I första hand skall rekryterande chef undersöka om rätt kompetens finns inom förvaltningen/kommunen, detta då det är viktigt att kunna erbjuda redan anställd personal utvecklingsmöjligheter. Den chef som har rekryteringsbehovet skall innan vidare steg tas förankra detta hos fritidschefen. Grundregeln är att alla vakanta tjänster internt skall annonseras så att alla har möjlighet att söka tjänsten, detta kan ske genom anslag på de olika arbetsställena. När det gäller rekrytering så är det viktigt att processen genomförs enligt personalguiden i kommunen. Mer information finns här: http://intranet.hassleholm.se/4154 Endast efter beslut av avdelningschef eller fritidschef får släktingar till redan anställd personal anställas, detta då denna möjlighet historiskt sett överutnyttjats vilket kan leda till att objektiviteten kan ifrågasättas. Sommarvikarier/tillfälligt anställd personal I första hand skall vi ta in personal på sommarjobb som vi vill prova och som vi på sikt skulle kunna erbjuda en möjlighet till anställning. I andra hand så skall vi bereda möjligheten för anställdas barn att få ett sommarjobb. Detta bör dock inte vara på samma arbetsplats som aktuell släkting. Eventuella avsteg från ovan nämnda prioriteringar görs av fritidschef. Sjukdom Sjukanmälan eller frånvaro vid vård av barn görs per telefon till närmaste chef i samband med arbetets början. Hela sjukskrivningsprocessen och vårt ansvar beskrivs närmare i personalguiden: http://intranet.hassleholm.se/27711 Rehabilitering Vårt arbetsmiljöarbete syftar ytterst till att förhindra ohälsa och frånvaro som beror på brister i arbetsförhållandena och i arbetsmiljön. Trots denna målsättning kan det bli aktuellt med olika rehabiliteringsåtgärder. Syftet med rehabiliteringen är att den anställde så snart som möjligt ska fungera fullt ut i sitt arbete. Insatserna kan vara t ex sjukgymnastik, arbetsträning, kiropraktiker, anpassning av arbetsplatsen eller en kombination av olika åtgärder. Rehabiliteringsprocessen finns beskriven i detalj i personalguiden (http://intranet.hassleholm.se/15151). Närmaste chef är ansvarig för att rehabiliteringsprocessen startas upp och genomförs. För de som behöver stöd i dessa processer så kan man vända sig till fritidschefen. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 6(20) Ledighet Alla ledigheter beviljas enligt delegationsordning. För detaljer kring detta kontakta din närmaste chef. Tjänstledighet för att prova annat arbete bedöms från fall till fall av fritidschefen. Rutinen för ledighet och blankett för ledighetsansökan finns här: http://intranet.hassleholm.se/27704. Ledighet för läkar- och tandläkarbesök Det är viktigt att nogsamt pröva och följa de kriterier som gäller innan betald ledighet under arbetstid beviljas. 1. Den anställde ska i första hand noggrant aktivt söka och pröva andra lösningar. Deltidsanställda bör förlägga läkarbesöket till fritiden. 2. Först om det visat sig omöjligt att boka tid under fritiden kan det bli frågan om ledighet under arbetstid. Betald ledighet under arbetstid medges vid: Förstagångsbesök hos läkare och tandläkare vid akut sjukdom eller olycksfall. Med akut sjukdom avses hastigt insjuknande och med olycksfall avses att arbetstagaren råkar ut för en plötslig händelse. Blodgivning. Förbud att arbeta på grund av smitta enligt smittskyddslag eller livsmedelslag. (AB § 10, moment 4) Olika former av röntgenundersökningar samt mammografi. Med röntgen avses en medicinsk undersökning av kroppen med hjälp av röntgenstrålning Blivande föräldrars besök hos mödravårdscentral under graviditet vid högst två tillfällen. (AB § 29, moment 4) Anmärkning Betald ledighet medges inte för: Normala läkarbesök och tandläkarbesök Andra medicinska undersökningar, kontroller och behandlingar innefattande sjukgymnastik och besök hos kiropraktor. Enskild angelägenhet Som allmänna riktlinjer för beviljande av ledighet för enskild angelägenhet av vikt enligt AB § 32 skall följande gälla. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 7(20) Ledighet kan beviljas enligt följande: Svårare sjukdom/bortgång Begravning Gravsättning av urna Bouppteckning 1-2 dagar 1 dag 1 dag 1 dag Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar barnbarn samt mor- och farföräldrar. Längre avstånd: Ytterligare dagar kan komma ifråga, dock under förutsättning att sammanlagt Högst 10 arbetsdagar kan beviljas/kalenderår Avtackning, uppvaktning, begravning etc. Riktlinjer vid avtackning, uppvaktning, begravning med mera följer Skatteverkets rekommendationer. Rutin finns här: http://intranet.hassleholm.se/29046. Hässleholms Fritids regler enligt bilaga 2. Vaccinationer Personal som arbetar i ”riskmiljöer” som kan innebära risk för smitta genom till exempel stick från sprutor, fästingbett rekommenderas att vaccinera sig. Anställda som arbetar i ”riskmiljöer” har därför rätt att på arbetstid och på förvaltningens bekostnad vaccinera sig mot dessa typer av smittor. Sådan vaccination ska ske hos av kommunen anvisad läkare eller vårdinrättning och först efter godkännande av närmaste chef. Terminalglasögon Arbetsgivaren ska se till att arbetstagare som arbetar vid bildskärm mer än två timmar om dagen får genomgå en kvalificerad synundersökning. Om synundersökningen visar att arbetstagaren behöver särskilda glasögon för bildskärmsarbetet, ska arbetsgivaren kostnadsfritt tillhandahålla sådana. Särskilda glasögon är sådana glasögon som utprovats för bildskärmsarbete och som därmed är att betrakta som arbetsredskap. Om arbetstagaren vill välja dyrare glasögon än det som anges i ramavtalet, så får man själv bekosta mellanskillnaden. Ytterligare inköpsinformation finns i ramavtal på http://intranet.hassleholm.se/37645. Droger och missbruk Alla i förvaltningen ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Detta inkluderar även åtgärder mot missbruk av alkohol och andra droger. Det är ett gemensamt intresse för alla på en arbetsplats att verka för att den skall vara drogfri. I vår rutin framgår vilken syn vi har på missbruksproblematik och vilka rutiner som gäller vid misstanke om missbruk. http://intranet.hassleholm.se/19516. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 8(20) Rökfri arbetstid Sedan hösten 2009 gäller rökfri arbetstid i Hässleholms kommun. Med rökfri arbetstid menas att det inte är tillåtet att röka på betald arbetstid. Lunchrasten räknas inte till arbetstiden. Förtroendevalda politiker ska föregå med gott exempel. http://intranet.hassleholm.se/15026 Första hjälpen/krisstöd Vid allvarliga olyckor, akuta krissituationer eller andra allvarliga händelser ska följande rutin följas: 1. Kontakta närmast högre chef som kontaktar förvaltningschef. 2. Kontakta arbetsplatsombud eller skyddsombud. 3. Cheferna, tillsammans med arbetsplatsombudet, planerar vidare åtgärder, t ex kontakter med anhöriga, massmedia, läkare, krisgruppen i Hässleholms församling*, nätverksgruppen*, m.m. 4. Kontakta polis vid dödsolycka telefon: 114 14 5. Kontakta Arbetsmiljöverket 6. Chef rapporterar i FlexIT Vid större skador eller då det föreligger fara för livet ska alltid ambulans tillkallas genom att ringa larmnummer 112. Personalen i respektive lokal/kontor har ansvaret att det alltid finns rätt material för att kunna utföra första hjälpen. Krisgruppen består av Stefan Larsson, fritidschef, 0709-81 82 50, Henrik Samevik, avdelningschef, 0709-81 82 06 och Helena Boo-Robertsson, föreståndare, 070981 82 22. Även Hälsoringen kan användas vid behov och medgivande av fritidschefen på 0451-38 40 80. Krispärmar skall finnas på varje arbetsställe och uppdateras årligen. Våld och hot om våld Risker för våld och hot om våld har ökat i arbetslivet och skall därför tas på allvar. Våld och hot kan exempelvis innebära att någon med ord eller handling ämnar vålla obehag eller skada. Sådant våld eller hot kan uppstå mellan personal eller andra personer som vistas på våra arbetsplatser. Det kan också vara fråga om utifrån kommande våld eller hot som riktar sig mot medarbetare, personer som vistas på våra arbetsplatser eller politiker både under tjänsteutövning och på fritiden. För att förhindra att hot- och våldssituationer uppstår bör vi tänka på hur vi bemöter andra människor som vi kommer i kontakt med i våra roller på arbetsplatsen. Samtliga arbetsplatser har ett ansvar för att systematiskt arbeta för att motverka att hot- och våldsituationer uppstår samt att motverka ett sådant Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 9(20) beteende. Våld eller hot om våld är något som vi inte skall acceptera på våra arbetsplatser. Rutin finns på http://intranet.hassleholm.se/37600 Arbetsmiljö och arbetsförhållande Arbetsmiljö och arbetsförhållande ska vara anpassad så att såväl kvinnor som män kan arbeta på samtliga arbetsplatser inom verksamheten. Jämställdhet Vår övergripande målsättning är att jämställdhetsarbetet ska ingå som en naturlig och integrerad del i all vår verksamhet. Detta gäller för alla typer av arbetsplatser, nivåer och även för lednings- och beslutsorgan. För att målsättning ska uppnås måste vi arbeta med mätbara målsättningar och konkreta åtgärder inom skilda områden. Kvinnors och mäns villkor, rättigheter och utvecklingsmöjligheter ska vara lika inom hela verksamheteten. Arbetsvillkor och utvecklingsmöjligheter ska inte vara beroende av kön eller ursprung. En jämställd arbetsplats är attraktiv för både kunder och medarbetare. Rekrytering Det är viktigt att alla som rekryterar arbetar efter Hässleholms kommuns riktlinjer och rekryteringsprocess (http://intranet.hassleholm.se/35168). Arbetar vi efter våra gemensamma riktlinjer för rekrytering framstår vi som en attraktiv arbetsgivare samt banar väg för att hitta de mest kompetenta, motiverade medarbetarna vi behöver idag och i framtiden. Förvaltningens utgångspunkt är att blandade arbetsplatser med både kvinnor och män ska eftersträvas. Det innebär att de arbetsgrupper som inte nått en jämn könsfördelning ska arbeta aktivt för detta. Detta gäller för alla typer av arbetsplatser, nivåer och även för lednings- och beslutsorgan. För att uppnå detta kan vi t.ex. använda jämställdhetsbeskrivningar i samband med platsannonsering beakta könsaspekten, d.v.s. prioritera underrepresenterat kön vid lika meriter se till att intervjugrupper är sammansatta av både kvinnor och män Lön och utvecklingssamtal Med utgångspunkt från personalpolicyn har riktlinjer för lönepolitiken i Hässleholms kommun utarbetats enligt följande: http://intranet.hassleholm.se/27718. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 10(20) Utgångspunkten är att löneskillnader beroende på kön inte ska förekomma. För att undvika osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor ska vi genomföra könsneutrala arbetsvärderingar och kontinuerliga lönekartläggningar Länk till mall för lönesamtal: http://intranet.hassleholm.se/48527 Länk till mall för utvecklingssamtal: http://intranet.hassleholm.se/48585 Vid chefsbyte skall personliga handlingar tas bort eller strimlas gällande löne- och utvecklingssamtal. Föräldraskap och förvärvsarbete Hässleholms Fritid ska tillsammans med arbetstagaren på olika sätt underlätta för kvinnor och män att förena föräldraskap och arbetsliv. Vårt mål är att arbetsförhållandena ska vara sådana att föräldrars arbete kan förenas med deras ansvar som föräldrar. Det gäller arbetstider, personalkonferenser, sammanträden, utbildningar och resor. Av särskild vikt är att både kvinnor och män ges full möjlighet att vara föräldralediga eller ta ut ledighet för vård av barn. För att uppnå våra mål kan vi ge de som är föräldralediga tillgångar till information och utbildning under frånvarotiden, i möjligaste mån, om verksamheten tillåter det, anpassa förläggningen av möten, konferenser och liknande efter föräldrars behov Sexuella trakasserier Ingen inom förvaltningen ska utsättas för sexuella trakasserier. Det innefattar även att ingen ska behöva känna sig kränkt eller känna obehag på grund av utlåtanden, bilder eller text som finns anslagna eller är synliga i arbetslokalen. För att säkerställa att sexuella trakasserier inte förekommer skall vi t.ex. utbilda arbetsledare och medarbetare sprida information om verksamhetens riktlinjer för handläggning av sexuella trakasserier Diskriminering Diskrimineringslagen trädde i kraft den 1 januari 2009. Lagen gäller förbud mot all diskriminering pga. kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder och sexuell läggning eller ålder (begränsat till att endast omfatta arbetslivet och utbildningsverksamhet i vid mening). Anställda i förvaltningen följer denna lag och arbetar långsiktigt för att stävja uppkomsten av all diskriminering. Alla former eller uttryck som kan uppfattas som diskriminerande skall omedelbart hanteras av Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 11(20) närmaste chef som ett arbetsrättsligt ärende. Fritidschefen skall vid sådana tillfällen informeras. Kränkande särbehandling Vår strävan är att ha ett arbetsklimat som präglas av en positiv människosyn och ömsesidig respekt. Ingen ska behöva känna sig trakasserad eller bli utsatt för mobbing på arbetsplatsen. Den som upptäcker tendenser till trakasserier eller mobbing ska alltid agera direkt och påtala till närmsta chef. Arbetskläder/Skyddsutrustning Hässleholms Fritid tillhandahåller arbetskläder med logotyp till all verksamhetspersonal. Övrig personal bär kommunloggan i form av knapp eller dylikt vid officiella uppdrag. Dessa kläder ska bäras i tjänst. Kläder med andra logotyper får inte användas i tjänsten. De anställda som har arbetsuppgifter där det krävs skyddsskor med inbyggd stålhätta ska använda sådana. På varje arbetsplats ska skyddsutrustning och hjälpmedel finnas. Varje anställd som utför ett arbete där det krävs skyddsutrustning eller hjälpmedel har skyldighet att använda lämpliga hjälpmedel och skyddsutrustning för att förhindra personskador eller andra skador som kan tänkas uppkomma. Det är upp till varje anställd att se till att detta tillämpas, i annat fall ska rapportering till fritidschefen ske omgående. Om detta inte följs kommer skriftlig varning att tilldelas personen som brustit i förvaltningens säkerhetsföreskrifter (t ex de specifika säkerhetsföreskrifter som finns för verktyg, maskiner etc.). Miljö Vi ska i vår verksamhet följa tillämpliga miljöregler. Vi inom förvaltningen är medvetna om de globala miljöfrågorna och verksamhetens möjlighet till direkt och indirekt påverkan. Vi tillämpar vårt miljöansvar och omsätter vår miljöpolicy i praktiken genom att: Aktivt förebygga föroreningar. Så långt det är möjligt, återvinna kontors- och förbrukningsmaterial och minimera användandet av engångsartiklar. Sträva efter en minskad förbrukning av papper och annat kontorsmaterial. Använda och hushålla med energi på ett ansvarsfullt sätt. Sträva efter att, där det är möjligt, utnyttja ny teknik för distribution och kommunikation (e-post, videokonferenser etc.) I första han välja transportmedel som ger minsta möjliga miljöbelastning, i samband med tjänsteresor. Aktivt informera om och marknadsföra miljövänliga tjänster. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 12(20) Ta hänsyn till inverkan på miljön vid upphandling av varor och tjänster och eftersträva kunskap om det miljövänligaste alternativet vid varje tillfälle. Sträva efter att använda miljögodkända produkter för att få tillgång till den mest moderna, miljövänliga tekniken. Sträva efter att öka andelen miljöbilar. Kontinuerligt arbeta med information och utbildning, till såväl personal som kunder. Framföra miljörelaterade förbättringsförslag i den dagliga verksamheten. Uppfylla gällande miljölagstiftning och andra aktuella normer och regelverk, som kan hänföras till miljöaspekterna. Fordon Nyanskaffning och försäljning Vid nyanskaffning ska kommunens eventuella styrningar och centrala upphandlingar följas. Kommunens miljöpolicy ska följas vid nyanskaffning. Aktuell miljöpolicy framgår på kommunens hemsida. Försäljning ska alltid ske enligt kommunens centrala riktlinjer. Arbetsmiljöpolicy fordon Denna policy avser förvaltningens samtliga fordon som exempel personbilar, traktorer eller andra motorredskap. De syften som är underliggande till denna del av arbetsmiljöpolicyn är: Förvaltningen ska tillse att fordon ska hanteras på ett korrekt sätt Ägarna (kommunen och ytterst dess invånare) ska se vår fordonspark som väl fungerande, väl underhållen och allmänt ge ett fräscht och professionellt intryck. Respektive arbetsplats ansvarar för att kontinuerliga kontroller av giltiga körkort/förarbevis genomförs och dokumenteras. Ansvarig för att denna policy appliceras och efterlevs är respektive chef/arbetsledare. Ytterst är det, efter det att policyn är kommunicerad, respektive brukare som är ansvarig för att detta dokument efterlevs. Ansvarig för respektive fordon ska utses och vara spritt inom organisationen. Kvitto skall sparas, signeras och ange vilket fordon eller utrustning det avser. Kvittot skall lämnas till respektive chef/arbetsledare. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 13(20) Skötsel och tillsyn av fordon Skötsel och tillsyn är indelade i ett antal underpunkter. Under respektive punkt framgår vilka åtgärder som ska vidtas vid olika tillfällen. Innan varje användning: Gå ett varv runt bilen för att kontrollera att belysning och däck är i rätt skick. I samband med varje tankning: Grovstäda fordonet. Kontrollera, och vid behov fyll på olja. Kontrollera, och vid behov fyll på spolarvätska. Vid behov, tvätta av rutor, lampor och eventuell nummerplåtar. Lämna alltid tankkvittot till controllern. Signera med namn. I samband med var fjärde tankning: Kontrollera, och vid behov fyll på, luft i samtliga däck. Kontrollera, och vid behov fyll på, bromsvätska. Kontrollera, och vid behov fyll på, kylarvätska. Regelbundet (väder- och årstidsberoende): Tvätta bilen, detta skall alltid ske på en miljövänlig anläggning (oljeavskiljare). Städa, inklusive dammsuga, fordonet. Byta till vinter- respektive sommardäck Enligt respektive tillverkare: Genomför service enligt gällande rutiner (samt eventuella garantier) enligt respektive servicebok/tillverkare. Service genomförs i första hand på egen verkstad eller vid behov på auktoriserad verkstad (eller motsvarande). Körjournal Körjournal ska föras på samtliga bilar. Körjournalen redovisas regelbundet för närmsta chef och denne arkiverar också inlämnade handlingar. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 14(20) Bestämmelser avseende utnyttjande av fordon Grunden utgörs av att förvaltningens fordon är till för att lösa tilldelade uppgifter. Som motpol är fordonen inte till för att lösa privata göromål. Nedan följer ett antal exempel då det är tillåtet/inte tillåtet att använda sig av förvaltningens fordon för transporter. Fordonen används normalt inte för transport till/från arbetet. I särskilda fall, där förvaltningen och den enskilde tjänar på det, kan temporära undantag beslutas av ansvarig chef/arbetsledare Det är tillåtet att använda sig av fordonen som transportmedel till/från förvaltningens gemensamma aktivitet, såsom föreståndarträffar eller utbildningar. Det är normalt inte tillåtet att transportera privata ägodelar i förvaltningens fordon, exempelvis för att stanna och slänga på soptippen. Enstaka undantag kan göras av chef/arbetsledare. Hantering av skrot eller restmateriel All skrot som samlas i containers eller som blir över efter arbeten ute i verksamheten är i grunden kommunens egendom. Restmateriel eller skrot skall säljas och pengarna sättas in på av förvaltningen godkänt konto, efter godkännande av chef/arbetsledare. Det är arbetsledaren som ansvarar för att skrotet säljs till en ”godkänd” firma eller verksamhet och att pengarna sätts in på rätt konto. Det får inte förekomma att man säljer skrot och att grupperna har en kontantkassa och på eget initiativ använder detta för egna personalfrämjande åtgärder, det får inte heller förekomma att vi skänker skrot till anställda som sedan säljer det för egen räkning. Om det förekommer hantering som innebär att enskilda säljer skrot som tillhör kommunen för egen räkning så skall detta polisanmälas. Lån av utrustning eller lokal/anläggning Det är inte tillåtet att låna verktyg, fordon eller annan utrustning som ägs av Hässleholms Fritid eller kommunen för privat bruk. Undantag från ovan är att det finns möjlighet att kostnadsfritt låna släp från förvaltningens anläggningar. Hanteringen av lån av släp får enbart ske utanför arbetstid. Den som lånar släpet är ansvarig för att det återlämnas i samma skick som man fick det. Om det finns skador i samband med återlämnandet så kan den enskilde bli betalningsskyldig. Hässleholms Fritids anställda (med månadslön) äger rätt att som personalförmån använda lokal eller anläggning som hyrs ut av förvaltningen kostnadsfritt vid Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 15(20) enstaka tillfälle, förutsatt det inte tränger undan annan verksamhet, är för eget bruk med familj eller arbetskamrater, och inriktar sig mot friskvård. Hässleholms Fritids ”Frikort” Hässleholms Fritids ”Frikort” gäller som entré vid allmänhetens bad, allmänhetens åkning, styrketräning i Tyrs Hov och Bjärnum, arrangemang anordnade av Hässleholms Fritid eller där förvaltningen är medarrangör. Kortet gäller inte vid gruppaktiviteter såsom spinning eller aerobicpass, Actic, privata arrangemang, vid förenings- eller företagsarrangemang såsom hundutställningar, uppvisningar, föreningsmatcher. Personal vid aktuell anläggning äger däremot alltid rätt att besöka sin arbetsplats. ------------ Arbetsmiljöpolicyn för förvaltningen skall uppdateras årligen, ansvarig för detta är fritidschefen. Förslag på ändringar eller tillägg skickas till fritidschefen via e-post: stefan.larsson@hassleholm.se. Hässleholm 2015-08-25 Stefan Larsson Fritidschef Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 16(20) Bilaga 1 Telefon- och e-postpolicy Telefon Allmänt Mobiltelefoner med MEX (Mobile Extension) lägger till medarbetarnas mobilnummer som anknytningar i kommunens befintliga växel. Det gör att medarbetare blir mer tillgängliga och att samtal inte riskerar hamna hos telefonsvararen eller växeln i onödan. MEX förlänger samtalet från telefonväxeln ut till er mobiltelefon. När medarbetaren istället ringer ut från mobilen går samtalet genom kommunens växel. Det betyder att kunden som ringer bara behöver hålla reda på ett enda nummer – den vanliga fasta anknytningen. När du själv är förhindrad att svara måste du göra en hänvisning, så att den som ringer får besked om när du är anträffbar eller har möjlighet att lämna ett meddelande. Du ska lyssna av alla meddelanden dagligen. Läs mer här: http://intranet.hassleholm.se/35535 Vid sjukfrånvaro ansvarar närmaste chef för att den sjukanmäldes telefon blir hänvisad. Observera att mobiltelefoner är ett arbetsredskap, inte en löneförmån. Telefoner som inte är personliga ska lämnas kvar på arbetsplatsen efter arbetets slut och ska märkas med telefonnummer och tillhörighet. Förbrukad telefon skall lämnas in till telefoniansvarig för Hässleholms Fritid i samband med att ny telefon kvitteras ut. Säkerhet och miljö Mobiltelefoner ska hanteras som stöldbegärligt gods. För att undvika otillbörlig användning eller förlust ska utrustning, handhas och förvaras på ett säkert sätt. Mobiltelefoner ska väljas så att återlämnande av obrukbara telefoner, batterier och tillbehör kan återvinnas. Arbetsmiljö Mobiltelefoner kan orsaka viss strålning och värmeutveckling. Det finns därför skäl att använda s.k. bärbar "hands-free" med öronsnäcka. Långa samtal bör undvikas. Om det finns behov att använda mobiltelefonen i bil skall av trafiksäkerhetsskäl "hands-free" eller annan fast installation användas. Riktlinjer Olika verksamheter skapar olika förutsättningar och behov av mobiltelefoni. Hur mobiltelefon ska användas med avseende på tillgänglighet före, under och efter arbetstid avgörs av närmaste chef. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 17(20) All personal svarar: Hässleholm Fritid och ev. anläggningsnamnet samt ditt namn vid alla tillfällen. Minst en gång om dagen ska man lyssna av sin telefonsvarare. Man bör återkomma samma dag till personen som ringt, absolut senast inom 24h, även om man inte har all information. Man ska då be att få återkomma med mer information när man har det. Samtal väntar, skall vara inkopplat på samtliga mobiltelefoner. Detta är för att man inte ska komma till en upptaget ton, utan till en telefonsvarare. Är man upptagen och inte har möjlighet att svara får man aldrig trycka upptaget ton. Då skall man istället trycka på ljudlös signal. Detta gäller t ex om du står i ett samtal med en person och telefonen ringer, det är viktigare att hantera den kunden som du har framför dig. Frånvaro Vid all frånvaro ska telefonen kopplas till en kollega eller hänvisningskopplas. Privatsamtal Från och med januari 2012 införds möjlighet att genom speciell kod styra privata mobilsamtal till separat faktura. Har man mobiltelefon i eget namn skall denna funktion utnyttjas vid privata samtal. Använd prefixet *70 före det privata nummer ni slår eller enbart 70 vid SMS. För mer information och hjälp med delad faktura, kontakta förvaltningens telefoniansvarig. I övriga fall (telefon som nyttjas av flera personer) får mobiltelefonen i undantagsfall användas för korta samtal av privat karaktär. Undantagen gäller för kortare samtal vid enstaka tillfällen, exempelvis för att meddela hemmet vid tjänsteförrättning. Ett acceptabelt kvartalsbelopp avseende sådana samtal är 50 kr, vilket motsvarar ca 20 min samtalstid. Varje förvaltning ska föra register över samtliga mobiltelefoner och abonnemang. Denna sammanställning finns på fritidskontoret och ska innehålla: 1. Innehavarens namn och organisatoriska tillhörighet 2. Serienummer, fabrikat och modell på mobiltelefon 3. Inköpsdatum och leverantör 4. Kopia på tecknat abonnemang E-post E-post är idag ett sätt att kommunicera och antalet skickade/mottagna mail ökar stadigt. För att Hässleholms Fritid skall kunna nå sina mål och leverera en hög servicegrad är det viktigt att reglera och tydliggöra vilka krav som är förknippade med användandet av e-post. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 18(20) Personal med ett e-postkonto skall om möjligt besvara inkommande e-post samma arbetsdag. Om svar inte kan lämnas omgående eller senast in om fem arbetsdagar, skall detta meddelas avsändaren. E-postsignaturer följer kommunens standard enligt Servicedesk. Frånvaro Är man borta på t.ex. semester, utbildning eller något annat ska man alltid skriva in ett frånvaromeddelande. (Chefer och administrativ personal vid en dags frånvaro, övrig personal vid två dagars frånvaro): Tips och råd När man skriver e-post och texter finns det särskilda saker att tänka på. Mottagaren bör kunna se vad meddelandet handlar om redan innan han eller hon öppnar det. Skriv en tydlig och kort rubrik på ämnesraden. Skriv kort. Gå rakt på sak. Om du behöver skriva en längre text bör du skriva den i Word och bifoga som bilaga till e-brevet. Skriv överskådligt. Skriv korta stycken och lägg en blankrad mellan styckena. I vårt arbete ska vi arbeta efter Hässleholms kommuns skrivhandledning (http://intranet.hassleholm.se/12454), som innehåller såväl riktlinjer som allmänna råd. Genom att följa skrivreglerna och använda dokumentmallar kan vi spara tankemödan till det väsentliga. Alla kommunens anställda har ett ansvar för hur kommunens texter ser ut. Att skriva lättbegripligt är att visa respekt för läsaren. Det stärker tilltron till vår organisation och till oss som skriver. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 19(20) Bilaga 2 Riktlinjer vid uppvaktning Alkoholdryck ingår ej i Hässleholms Fritids kostnader vid någon aktivitet. Aktivitet: Julbord fritidsnämnden Ansvarig: Fritidschefen Bjud in årets pensionärer, fritidsnämnden och anläggningspersonalen där arrangemangen ska vara. Aktivitet: Pensionering Ansvarig: Närmsta chef Hässleholms Fritid ger present (max 1 000 kr enl. kommunens riktlinjer) och blomma. Arbetsplatsen och eller avdelningen lägger ihop till present själva medan förvaltningen tar kostnad vid uppvaktning med max 200 kr per person. Personen blir även avtackad vid julbordet av förvaltningen och fritidsnämnden. Aktivitet: Slutar tjänst Ansvarig: Närmsta chef Hässleholms Fritid ger present (max 1 000 kr enl. kommunens riktlinjer eller annan summa, bestäms av fritidschefen) och blomma. Arbetsplatsen och eller avdelningen lägger ihop till present själva. Aktivitet: 50 år Ansvarig: Närmsta chef Hässleholms Fritid ger present (max 1 000 kr enl. kommunens riktlinjer eller annan summa, bestäms av fritidschefen) och blomma. Arbetsplatsen och eller avdelningen lägger ihop till present själva. Aktivitet: 20, 30, 40, 60 år och när kollegor får barn eller gifter sig Ansvarig: Närmsta chef Arbetsplatsen och eller avdelningen lägger ihop till present själva. Aktivitet: Högtidsaktivitet (ex. påsk, midsommar) Ansvarig: Respektive föreståndare eller fritidschefen Arbetsplatsen och eller avdelningen lägger ihop själva. Förvaltningen tar kostnad för förtäring med max 100 kr per år och person. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc 20(20) Aktivitet: Årligt studiebesök Ansvarig: Fritidschefen Heldag med arbetsrelaterade studiebesök. Förvaltningen tar kostnad för förtäring med max 200 kr per person samt kostnad för transport. Aktivitet: Årlig förvaltningsaktivitet Ansvarig: Fritidschefen Eftermiddags/kvällsaktivitet på inomkommunal anläggning på delvis arbets- och fritid. Förvaltningen tar kostnad för förtäring med max 200 kr per person. Aktivitet: Frånvaro (ex. långvarig eller akut sjukdom) Ansvarig: Närmsta chef och eller avdelningschefen Vid längre tids sjukdom skall kontakt hållas med den anställde. Blomma, kort eller samtal är ett positivt sätt att hålla kontakt med den sjuke. Aktivitet: Julgåva Ansvarig: Fritidschefen Enligt kommunens centrala policy. Inhandlas centralt. Till personal med månadslön. Post- och besöksadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Arbetsmiljö Hässleholms Fritid\Arbetsmiljöpolicy\Arbetsmiljöpolicy Hässleholms Fritid.doc Ärende 5 TJÄNSTESKRIVELSE 2 1(1) Datum 2015-08-03 Fritidsnämnden Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 50 stefan.larsson@hassleholm.se Ansökan från Tyringe Hockey Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta att: Tillåta servering av starköl och vin i ”Holken” i Tyrs Hov vid A-lagets hemmamatcher under säsongen 2015/2016. Beredning av ärendet Tyringe Hockey har i skrivelse till fritidsnämnden 2015-07-06 ansökt om serveringstillstånd vid A-lagets hemmamatcher. Av ansökan framgår inte vilken typ av alkohol som avses, dock har i tidigare samtal med föreningen diskuterats öl och vin. Det är inte ovanligt att föreningar i högre serier serverar alkohol vid sina hemmamatcher. Tyringe Hockey vill genom serveringen öka intresset för publiken att besöka föreningens hemmamatcher. Förvaltningens bedömning är att detta är en anpassning till hur andra klubbar marknadsför sina arrangemang. För Hässleholms kommun är detta dock nytt och bör kunna tillåtas under säsongen 2015/2016 för att därefter prövas för en längre tidsperiod. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-26 82 13 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Till FN Sammanträde 2015\Till FN 15-09-16\Ansökan från Tyringe Hockey.doc Ärende 5 Ärende 6 1(1) Datum 2015-08-31 Handläggare Avd Chef Conny Jönsson Fritidsförvaltningen 0451-26 8212 conny.jonsson@hassleholm.se Bidrags- och stödsystem 2015 Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att anta Bidrags- och stödsystem 2015 enligt bifogade handlingar. Beredning av ärendet Fritidsnämnden har som uppgift att fastställa regelverk för bidrag och föreningsstöd. I underlaget finns en del ändringar men också förtydligande. Fritidsförvaltningen Conny Jönsson Avd Chef Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-51814 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se Dokument2 www.hassleholm.se Ärende 6 Förslag till beslut Fritidsnämnden Hässleholm Bidrags- och stödsystem 2015 Hässleholm nästa. 2 (15) Bidrags- och stödsystem för föreningar inom fritidsnämnden Hässleholms kommun Antagna i fritidsnämnden 2015-09-16 § att gälla från den 1 september 2015. Det är fritidsnämndens ansvar att justera bestämmelserna löpande. 1. Innehåll 1. Innehåll ........................................................................................................... 2 1.1 Adress ......................................................................................... 2 2. Allmänna bestämmelser ............................................................................... 3 3. Definitioner .................................................................................................... 3 3.1 Registrerad förening ................................................................. 3 3.2 Bidragsberättigad förening ...................................................... 4 3.3 Ej bidragsberättigad förening och verksamhet ................... 5 3.4 Ungdomsverksamhet ............................................................... 5 3.5 Bidragsår och ansökningsår .................................................... 5 3.6 Medlem....................................................................................... 5 3.7 Medlemsmatrikel ...................................................................... 5 3.8 Sammankomst ........................................................................... 5 3.9 Deltagartillfälle .......................................................................... 6 3.10 Deltagare .................................................................................... 6 3.11 Ledare ......................................................................................... 6 3.12 Driftskostnader och övriga kostnader .................................. 6 3.13 Energibesparande åtgärder ..................................................... 6 3.14 Verksamhets- revisions och ekonomisk berättelse ............. 6 3.15 Verksamhetsplan och budget ................................................. 7 3.16 Påminnelse om föreningshandlingar ..................................... 7 3.17 Fritidsgård/träffpunkt ............................................................. 7 4. Detaljbestämmelser....................................................................................... 8 4.1 Verksamhetsbidrag ................................................................... 8 4.2 Lokalbidrag ................................................................................ 9 4.3 Skötselbidrag ...........................................................................11 4.4 Fritidsgårdsbidrag ...................................................................12 4.5 Särskilt bidrag ..........................................................................13 4.6 Fritidsnämndens ledarstipendium .......................................14 4.7 Fritidsnämndens uppvaktning..............................................14 4.8 Subventionerad uthyrning av kommunala lokaler ............15 4.9 Subventionerad föreningsservice .........................................15 Hässleholms Fritid 2015-07-22 1.1 Adress Hässleholms Fritid, Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Tfn: 0451-26 82 06, Fax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Hemsida: www.hassleholm.se 3 (15) 2. Allmänna bestämmelser Fritidsnämnden i Hässleholm har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att ge stöd till allmännyttiga ideella föreningar verksamma i Hässleholms kommun. Hässleholms Fritid har tolkningsföreträde avseende regler och riktlinjer för föreningsstödet. Överklagande sker enligt kommunallagens 10 kapitel, laglighetsprövning. 3. Definitioner 3.1 Registrerad förening Hässleholms Fritid strävar efter att ha ett så komplett föreningsregister som möjligt för att på så sätt kunna tillhandahålla uppgifter om föreningslivet i Hässleholm till både allmänhet och andra förvaltningar. För att vara eller bli en registrerad förening inom fritidsnämndens ansvarsområde, och därmed finnas med i Hässleholms kommuns föreningsregister, ska föreningen: Ha sitt säte i kommunen och bedriva en allmännyttig, ideell, fritidsverksamhet. Antagit skriftligt utformade stadgar och sänt in dessa tillsammans med kopia av bildandemötesprotokoll och en ifylld anmälningsblankett till kommunens föreningsregister. (Vid förändringar ska stadgarna sändas in på nytt.) Ha valt styrelse och revisorer. Vara uppbyggd enligt demokratiska principer och vara öppen för alla. Verka för drogfrihet, arbeta för jämställdhet, integration och folkhälsa (bör framgå av stadgarna). Årligen ha årsmöte där bl.a. val av styrelse, verksamhetsberättelse, ekonomisk rapport och revisionsberättelse (3.14) behandlats och godkänts och senast en månad efter avhållet årsmöte skicka in verksamhetsberättelsen och uppdatering av föreningsuppgiften till Hässleholms Fritid. Registrering kan ske vid vilken tidpunkt som helst under året. Hässleholms Fritid beslutar om registrering. Godkännandet kan tidsbegränsas och omprövas om skäl finns. Förvaltningen äger rätt att publicera uppgifterna i föreningskatalogen på internet. Som registrerad förening får man en högre prioriteringsgrad vid fördelning av tider och förmånen till fria utbildningar och föreläsningar arrangerade genom Hässleholms Fritid. 4 (15) 3.2 Bidragsberättigad förening För att vara eller bli en bidragsberättigad förening ska föreningen, utöver kraven för registrering, Inneha ett organisationsnummer från Skatteverket. (enl. Hässleholms kommuns fakturerings- och kravpolicy) Inneha en fungerande e-postadress till föreningen eller styrelseledamot. Vara medlem i ett riksförbund som ligger i linje med sin beslutade verksamhet.* (Dispens kan erhållas om verksamheten anses vara värdefull). Ha bedrivit verksamhet under ett år efter registreringen.* Ha minst 15 matrikelförda medlemmar som betalt medlemsavgift.* (Dispens kan erhållas om det finns ideologiska skäl till detta). Haft en regelbunden verksamhet med minst 15 sammankomster under året. Efter årsmötet skicka in ekonomisk rapport (3.14), revisionsberättelse (3.14), verksamhetsplan med en budget (se 3.15) *Gäller ej förening som bedriver fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Hässleholms Fritid beslutar om bidragsberättigande. Godkännandet kan tidsbegränsas och omprövas om skäl finns. Det är utbetalningstillfället som avgör om föreningen är bidragsberättigad beroende på om alla handlingar (3.16) är inlämnade och godkända eller om föreningen är aktiv som ideell förening med styrelse vald av årsmötet. Föreningen får ej vara satt i konkurs eller drivas av konkursförvaltare. Som bidragsberättigad förening får man högsta graden av prioritering vid fördelning av tider, förmånen till fria utbildningar och föreläsningar arrangerade genom Hässleholms Fritid samt lägsta taxa (föreningstaxa). Lämnande av oriktiga uppgifter medför återbetalningsskyldighet. Det kan medföra avstängning från bidrag under en viss tid. Beslut i sådana ärenden fattas av fritidsnämnden. Föreningens styrelse ansvarar för att det finns en god internkontroll i föreningen samt att uppföljning mot budget och verksamhetsplan sker löpande under året. Vidare bör föreningens revisorer kontrollera verksamheten under året för att förvissa sig om att redovisning och intern kontroll fungerar. Förening som får bidrag ska ställa handlingar som Hässleholms Fritid kräver till förfogande för granskning (t ex närvarokort, räkenskaper, medlemsmatrikel, verifikationer). Närvarokorten skall sparas hos föreningen i minst 10 år. Fritidsnämnden och ansvariga tjänstemän träffar årligen ett antal föreningar för att diskutera verksamheten och bidragen. Utbetalning av bidrag sker endast till föreningens bankgiro. I förening med flera sektioner kan endast huvudföreningen söka bidrag. Om kommunen vid tidpunkten för utbetalning av bidrag har fordran på förening, har kommunen rätt att avräkna denna fordran mot de bidrag föreningen är berättigad till. Vid denna så kallad kvittning, uttas en administrationsavgift på 500 kr. Vid bidrag 5 (15) till andra organisationer än bidragsberättigade krävs alltid beslut av fritidsnämnden. Ingen toppning får förekomma för barn upp till och med 12- årsverksamhet. Förening som bryter mot regelverket kan av fritidsnämnden beslutas vara icke bidragsberättigad. Föreningen skall beskriva i verksamhetsplan, policy eller motsvarande hur man arbetar med ungdomsverksamhet under 13 år vad gäller att motverka toppning. 3.3 Ej bidragsberättigad förening och verksamhet Ej bidragsberättigade föreningar inom fritidsnämnden är -ekonomiska föreningar, -kretsföreningar, -stödföreningar, -politiska vuxenföreningar, -pensionärsföreningar (ej KPR), -föräldraföreningar, -personalföreningar, -fackföreningar och föreningar med verksamheter som får bidrag eller subventioner från andra kommunala nämnder. Ej bidragsberättigade verksamhet är -studiecirklar, -dropin-verksamhet -skolidrottsaktiviteter under skoltid 08:00-16:00 (förutom vid skollov) eller annan omsorgstid, -teaterbesök, -besök på idrottsevenemang, -skolundervisning, -religionsundervisning, -årsmöte, -fester etc. (Vissa föreningar kan dock få föreningstaxa vid uthyrning om kraven för bidragsberättigande uppfylls.) 3.4 Ungdomsverksamhet Med ungdomsverksamhet menas regelbunden verksamhet (15 ggr/år) avsedd för ungdomar i åldern 7-20 år (d.v.s. fr.o.m. det år man fyller 7 år resp. t.o.m. det år man fyller 20 år). Närvarolistor ska föras och på begäran lämnas till fritidskontoret. 3.5 Bidragsår och ansökningsår Med bidragsår avses det år då verksamheten genomförs. Med ansökningsår avses det år då förening ansöker om bidrag. 3.6 Medlem Med medlem avses den som betalat medlemsavgift för senaste verksamhetsåret och är upptagen i föreningens medlemsmatrikel. 3.7 Medlemsmatrikel Medlemsmatrikel ska innehålla medlemmarnas namn, adress och födelsedatum samt ange om medlemsavgift är betald. Medlemsmatrikel ska revideras varje år, förvaras tillsammans med föreningens värdehandlingar och sparas i minst fyra år. 3.8 Sammankomst Verksamhetstillfälle/träff som är anordnad av föreningen. 6 (15) 3.9 Deltagartillfälle En deltagare vid en sammankomst. Som exempel innebär det då att tre deltagare vid två separata sammankomster totalt blir sex deltagartillfällen (3 deltagare x 2 sammankomster = 6 deltagartillfällen). 3.10 Deltagare Med deltagare avses den som deltar vid ett verksamhetstillfälle. Deltagare får inte medräknas vid mer än ett verksamhetstillfälle per dygn och förening. OBS! Arrangör av lägerskola, cup, turnering, match, tävling etc. kan endast tillgodoräkna sig bidrag för deltagare från den egna föreningen. Gäller inte för skollovsverksamhet under förutsättning att villkoren uppfylls enligt 4.1 - Bidrag för skollovsverksamhet. 3.11 Ledare Med ledare avses av föreningen utsedd person, 13 år eller äldre, med uppdrag att leda föreningens verksamhetstillfälle. 3.12 Driftskostnader och övriga kostnader Med driftskostnader menas kostnader såsom räntor och försäkringar för fastigheten, uppvärmning, el, vatten och avlopp, renhållning och soptömning, slamtömning, sotning, miljöavgifter och brandsyn. Med övriga kostnader avses materiel för underhåll av fastigheten, kostnader för maskiner och diverse besiktningar. Fotbollsföreningar få ta upp kostnad för målställning och ridföreningar får ta upp kostnader för föreningens egna eller inhyrda hästar såsom hästförsäkring, gödselhantering, foder och strö, hovslagning och veterinär. Arbets- och personalkostnader får bara tas upp när arbetet eller regler kräver fackman eller där specialistkunskap krävs som inte föreningen kan tillhandahålla. Medlemsförsäkringar, avskrivningar, amortering av lån, förbundsavgifter, arvoden, kontorsmateriel, telefon, kostnader för nyinvesteringar etc. är inte bidragsgrundande. 3.13 Energibesparande åtgärder Med energibesparande åtgärder menas investeringar i energieffektivisering och konvertering till förnybara energikällor för att minska energiförbrukningen. Kostnader för materiel får tas upp, inte arbets- och personalkostnader. 3.14 Verksamhetsberättelse, ekonomisk rapport och revisionsberättelse Verksamhetsberättelsen ska återge den verksamhet som föreningen haft innevarande år. Den bör innehålla en återkoppling av målsättning och planering utifrån föregående års verksamhetsplan. Den ekonomiska berättelsen ska inne- 7 (15) hålla en resultat- och balansräkning och revisionsberättelsen ska innehålla uppgifter om årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen. 3.15 Verksamhetsplan och budget Verksamhetsplanen ska innehålla målsättning, planering av aktiviteter, förändringar av egna eller hyrda lokaler samt presentera vad föreningen vill satsa på. Budgeten ska vara den ekonomiska planen för verksamhetsmålen. 3.16 Påminnelser om föreningshandlingar Föreningar ska senast en månad efter årsmötet sända in föreningsuppgiften tillsammans med sina föreningshandlingar (3.14 och 3.15). Missar föreningen skicka in delar av handlingarna, skickas omgående en påminnelse om komplettering. Saknas handlingar två månader efter årsmötet påminns föreningens ordförande. Har inte föreningen inkommit med handlingar till det datum som anges på sista påminnelsen, blir föreningen automatiskt icke bidragsberättigad och får normaltaxa. Inga fler påminnelser skickas ut. 3.17 Fritidsgård/träffpunkt Gemensamma definitioner för både fritidsgård och träffpunkt är att målgruppen ska vara ungdomar i åldern 10-18 år där fokus skall vara 13-18 åringar. I verksamheten finns kvalitetskrav som ska vara dokumenterade och vars måluppfyllelse redovisas årligen till förvaltningen genom verksamhetsberättelsen. För att bedriva fritidsgårdsverksamhet gäller att verksamheten är långsiktig och innehåller rutiner för verksamhetsplanering och måluppföljning. Ungdomarnas delaktighet är en förutsättning för verksamheten. Samverkan ska ske i olika nätverk (socialens fältgrupp, skola m.fl.) och aktörer är en naturlig del i verksamheten. Det är viktigt att barnkonventionen efterlevs och att verksamheten skall vara trygg och jämställd. Den skall också vara fri från droger samt politisk och religiöst obunden. Lokalerna ska vara anpassade för verksamheten och används endast i huvudsak för denna verksamhet. Den ska ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Fritidsgården ska ha öppet minst 20 timmar i veckan. Öppettiderna skall utgå ifrån besökarnas önskemål där kvällstider skall prioriteras och fredagar och/eller lördagsöppet skall förekomma frekvent och regelbundet. Gården ska också ha öppet under skollov (dock ej hela sommarlovet). För träffpunkt gäller samma regler som för fritidsgårdsverksamhet men i mindre omfattning. 8 (15) Träffpunktens lokaler skall vara lämpade för ungdomars aktiviteter, ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Träffpunkten skall vara öppen minst 15 timmar i veckan och ha öppet delar av skollov. Öppettiderna skall utgå ifrån besökarnas önskemål. 4. Detaljbestämmelser 4.1 Verksamhetsbidrag Ändamål Bidraget ska stimulera och utveckla föreningars verksamhet för barn och ungdomar 7-20 år. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande. Föreningen ska ha redovisat minst 100 deltagartillfällen under året. Sammankomsten ska vara ledarledd och ha minst tre och max 30 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. Sammankomsten ska pågå i minst 60 minuter (inkl. omklädning) och innehålla gemensam samling och avslutning. I direkt anslutning till en sammankomst ska närvarokort som på deltagare och ledare fyllas i. Alla uppgifter på Hässleholms Fritids närvarokort ska finnas med, t ex närvarokortsnummer, förening, deltagarnamn, ledarnamn, födelsedata, aktivitet, aktivitetens start- och sluttid, deltagartillfälle, antal sammankomster, totalsumma deltagartillfälle mm. Ledaren ska intyga att uppgifterna på närvarokortet är riktiga. Närvarokorten behöver inte skickas med vid ansökan, utan skickas endast in på begäran. Sammankomsterna ska ligga i linje med föreningens verksamhetsidé. Redovisningen Ansökan ska vara en sammanställning som inkluderar de uppgifter som Hässleholms Fritids närvarokort innehåller. Ansökan om verksamhetsbidrag görs digitalt eller på särskild blankett, se Hässleholms kommuns hemsida. Bidrag ges till verksamhet som bidrar till barnens och ungdomarnas egna aktiva fritid, det vill säga att verksamheten utgår från ett aktivt utövande eller skapande (3.3). All verksamhet måste ske i föreningens regi. (Verksamheten kan med andra ord inte överlåtas till extern person att bedriva föreningens bidragsberättigade verksamhet). Bidrag Förening med verksamhet för barn och ungdomar (7-20 år) samt ledare (13-20 år) får bidrag per deltagartillfälle. 9 (15) Bedrivs verksamheten på vardagar under skollov får föreningen dessutom fria lokaler (kommunala lokaler) förutsatt att inga deltagar- eller anmälningsavgifter tas ut och är öppen för alla. Föreningar med funktionshindrade deltagare eller ledare får bidrag på samma villkor som icke funktionshindrade. Ansökan Komplett ifylld bidragsansökan ska vara Hässleholms Fritid tillhanda senast den 15 februari året efter verksamhetsåret på särskild blankett som tillhandahålls av Hässleholms Fritid eller via vår hemsida (fri.hassleholm.se/bidrag). Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Ansökan skickas in av huvudföreningen även om föreningen består av flera sektioner. Om ansökan kommer in efter den 15 februari, minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med ansökan efter 31 mars får inte något bidrag. Utbetalning Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj med 50 % och i månadsskiftet september/oktober med resterande 50 %. Uppföljning och kontroll Fritidsförvaltningen kommer att genomföra stickprovskontroller av närvarokort och besöka föreningars verksamhet. 4.2 Lokalbidrag Ändamål Bidraget ska underlätta för föreningar som äger lokaler/anläggningar eller för den förening som hyr lokaler/anläggningar och där inte likvärdiga kommunala alternativ kan erbjudas. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande. Lokalen eller anläggningen ska ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Bidrag Föreningar får bidrag med max 75 % av godkända totala kostnader i lokaler/ anläggningar där man bedriver regelbunden verksamhet i, eller för lokaler som används till kansli eller förråd. Maxbelopp finns och kan justeras varje år. Har förening färre än 1 000 deltagartillfällen på sin anläggning utgår maxbelopp med 80 000 kr. Därefter ökas maxbeloppet enligt följande: >= 1 000 deltagartillfällen/max 110 000 kr 10 (15) >= 2 000 deltagartillfällen/max 125 000 kr >= 3 000 deltagartillfällen/max 140 000 kr >= 4 000 deltagartillfällen/max 155 000 kr >= 5 000 deltagartillfällen/max 170 000 kr >= 6 000 deltagartillfällen/max 195 000 kr >= 7 000 deltagartillfällen/max 210 000 kr. För religiösa föreningars lokaler utgår max 16 500 kr. Bidrag för energibesparande åtgärder räknas inte in i maxbeloppen. Fritidsnämnden beslutar årligen om procentsatser och maxbelopp och regleras utifrån den budget som finns för bidraget. Bidrag för fast arrende, årshyra och räntor betalas ut med riktvärdet 50 % av föregående års kostnad. Bidrag för driftskostnader (se punkt 3.12) betalas ut med riktvärdet 65 % av föregående års kostnad. Bidrag för övriga kostnader (se punkt 3.12) för lokalen eller anläggningen betalas ut med riktvärdet 75 % av föregående års kostnad. Bidrag för energibesparande åtgärder (se punkt 3.13) betalas ut med 50 % av föregående års kostnad. Maxbeloppet 2015 är 20 000 kr. Bedömning sker av fritidskontoret. Kopior på fakturor eller motsvarande handlingar ska bifogas ansökan. Bidrag för anställd vaktmästare, motsvarande minst 75 % tjänstgöringsgrad, betalas ut med 50 000 kr om föreningen haft fler än 5 000 deltagartillfällen på sin anläggning. Bidraget ska ses som ett ökat driftsbidrag till följd av föreningens höga driftskostnad på grund av anläggningens storlek. Kopia på inkomstuppgift ska bifogas ansökan. Bidrag för bowlingklubbars tränings- och seriekostnader inom Hässleholms kommun betalas ut med 60 % av godkända kostnader. Bidraget reduceras med 60 % om föreningen inte får verksamhetsbidrag. Detta gäller inte för föreningar där riksförbund beslutat att ungdomsverksamhet ska bedrivas i särskilda ungdomsföreningar eller för handikappföreningar där dispens finns under bidragsåret 2014 (FN 1312-18 § 42). Förening kan inte få bidrag för hyreskostnader i kommunalt subventionerade lokaler. Förening kan inte heller få bidrag för lokaler som i huvudsak används till kommersiell verksamhet. I de fall lokalen eller anläggningen inbringat föreningen inkomster i form av hyresavgifter, kommersiell försäljning etc. skall dessa redovisas separat. Detta för att förvaltningen ska få en bättre helhetsbild på hur lokalerna används och hur bidraget fördelas. Redovisningen påverkar ej bidraget. 11 (15) Ansökan Komplett ifylld bidragsansökan ska vara Hässleholms Fritid tillhanda senast den 15 februari året efter kostnadsåret på särskild blankett som tillhandahålls av Hässleholms Fritid. Ansökan kan också göras via vår hemsida (fri.hassleholm.se/bidrag). Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Förvaltningen har rätt att kräva in hyresavtal, arrendeavtal eller verifikationer som styrker kostnaden. Om ansökan kommer in efter den 15 februari minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med ansökan efter den 31 mars får inte något bidrag. Utbetalning Utbetalning sker i månadsskiftet maj/juni. 4.3 Skötselbidrag Ändamål Bidraget ska uppmuntra och underlätta för föreningar att själva äga och/eller ansvara för skötseln av anläggningar inom skötselbidragets omfattning. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun (om inte dispens finns). Anläggning ska utnyttjas av allmänheten. Bidrag Förening som hjälper till med förbättring och tillsyn av leder, slingor och badplatser och som ligger inom Hässleholms Fritids ansvarsområde, kan få bidrag för utfört arbete. Skötsel av leder och slingor Förutsättning för bidrag är att man utför förbättring och kompletteringar av ledmarkeringar, skyltning, toaletter, fågeltorn, lägerplatser, tillsyn under våren och hösten och rastplatstillsyn under sommaren. Mindre reparationer av stättor, övergångar och spänger ingår också. Blanketten ”Besiktning och åtgärdsbehov” ska skickas in efter vår- och hösttillsyn årligen. Förening skall ha genomgått Region Skånes skötselutbildning. Besiktningstid, ansvarsfrågor och regler för investerings- och driftskostnader samt Regionens krav på Skåneledens kvalitetsstandard regleras i separata skötselavtal med den förening som står som ansvarig. Kommunen står generellt för vedhållning, latrintömning, vattenförsörjning, investeringskostnader och övriga driftskostnader. Bidrag betalas ut med 400 500 kr per ledkilometer (då ingår även översyn av broar och skyltmtrl), 500 kr per läger- 12 (15) plats, 300 kr per toalett 500 kr per fågeltorn, 1 000 kr per bro 1 000 kr om skyltmtrl finns samt 1 500 kr per motionsspårskilometer. Efter första och sista besiktningen av lederna eller slingorna ska föreningen fylla i blanketten ”Besiktning och åtgärdsbehov” och översända denna till fritidskontoret för eventuella åtgärder. Blankettenrna är underlag för utbetalning av bidrag. Den skall vara fritidsförvaltningen tillhanda senast den 1 maj respektive 1 november årligen. Föreningens ordförande, sekreterare eller kassör ska underteckna blanketten. Om vårtillsynsblanketten kommer in efter den 15 juni minskas bidraget med 25 %. Detsamma gäller hösttillsynsblanketten om den inkommer efter 15 november. Förening som kommer in med blankett efter den 31 december får inte något bidrag. Utbetalning sker 15 maj med 50 % respektive 15 december med resterande 50 %. Skötsel av badplatser Förutsättning för bidrag är att föreningen ställer badplatsen till förfogande för allmänheten samt sköter badplatsen med tillhörande toalett, brygga, sopkärl etc. För detta betalas ett grundbidrag ut på 9 000 kr. Föreningarna står för förbrukningsmateriel medan kommunen generellt står för drifts- och investeringskostnader på de kommunala badplatserna såsom vattenprover, latrintömning, soptömning, skyltar, livbojar, dykning, bryggdelar och andra driftsåtgärder. För privata badplatser står kommunen även för driftskostnader i form av provtagning, latrintömning, soptömning, skyltning och livbojar. Med privata badplatser menas badplatser upptagna i den lokala ordningsstadgan som inte är kommunala. Efter badsäsongen ska föreningen fylla i blanketten ”Driftsjournal för badplatser” och översända denna till fritidskontoret. Blanketten är underlag för utbetalning av bidrag. Den skall vara fritidsförvaltningen tillhanda senast den 15 september årligen. Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna blanketten. Om den kommer in efter den 30 oktober minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med blanketten efter den 31 december får inte något bidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet september/oktober. 4.4 Fritidsgårdsbidrag Ändamål Bidraget ska ge stöd åt förening som vill driva fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun (se 3.2). Besöksstatistik med uppdelning på kön och ålder (7-12, 13-16, 17-20) ska redovisas månadsvis till förvaltningen. 13 (15) Bidrag Bidragets storlek är beroende av om föreningen vill driva en fritidsgård eller träffpunkt (se punkt 3.17) och av den budget som fritidsnämnden årligen avsätter för ändamålet. Bedömning av varje förenings bidrag baseras bland annat på vilken målgrupp och verksamhet man vill ha, var den ska bedrivas, vilka öppettider och kvalitet som kommer att finnas. Ett avtal upprättas med varje förening som vill driva fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Det ska bland annat reglera avtalets längd och verksamhetens innehåll. Ansökan Den förening som är intresserad av att bedriva fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet ska ansöka om detta till Hässleholms Fritid senast den 1 september året före första verksamhetsåret. Ansökan skall innehålla önskad driftsform (fritidsgård eller träffpunkt) och beskriva hur man tänker arbeta med de definitioner som ligger till grund för bidraget (se punkt 3.17). Till detta ska sändas en budget. Varje ny förening som vill bedriva verksamheten skall muntligen presentera sin ansökan för fritidsnämndens arbetsutskott. Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Utbetalning Utbetalning sker fem gånger i förskott under året. Uppföljning och kontroll Hässleholms Fritid träffar ansvariga för föreningen och verksamheten två gånger om året för uppföljning av bidraget och verksamheten. 4.5 Särskilt bidrag Ändamål Bidraget ska ge stöd åt verksamheter som inte omfattas av verksamhets-, lokal, fritidsgårds- eller skötselbidrag. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun. Bidrag Bidraget till Kommunala Pensionärsrådet (KPR) betalas ut enligt fastställd budgetsumma och beräknas på föregående års medlemstal. Ingen speciell ansökan krävs. Utbetalning sker i månadsskiftet maj/juni förutsatt att föreningshandlingarna är inlämnade och godkända. Bidrag till Samrådsgruppen för handikapporganisationer betalas ut enligt fastställd budgetsumma och grundas på föregående års verksamhet där 50 % av bidraget fördelas utifrån medlemsantalet, 40 % fördelas 14 (15) utifrån omfattning på verksamheten (ex. bokförda deltagartillfällen), 10 % fördelas till informationsinsatser (ansökan hos samrådsgruppen). Bidraget fördelas endast till de föreningar som är bidragsberättigade hos fritidsnämnden och som ingår i samrådsgruppen. Bidraget gäller ej för de föreningar som erhåller verksamhetsbidrag eller särskilt bidrag av fritidsnämnden. Bidraget fördelas av samrådsgruppen och utbetalningarna till respektive förening administreras av Hässleholms Fritid. Ansökan skickas in enligt regler för verksamhetsbidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. Kartritningsbidrag betalas ut till orienteringsföreningar för nyframställning eller digitalisering av orienteringskartor. Bidraget utbetalas med 40 000 kr. Fördelningen av bidraget görs av föreningarna i samråd. Ingen speciell ansökan krävs. Utbetalning sker efter redovisning av kartproduktionen. För underhåll, skötsel och investering i IP-Skogen erhåller Göingealliansen ett årligt bidrag på 40 000 kr. Belopp och regler hanteras i ett separat skötselavtal. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. (IPSkogen överläts 2010 till Göingealliansen, en sammanslutning av orienteringsklubbarna i kommunen. Anläggningen överläts i befintligt skick mot en engångsinvestering på 100 000 kr.) En grupp som särskilt beaktas är de som är berättigad till insats från omsorgsförvaltningens område ”Funktionsnedsättning, stöd och service”. Föreningar med verksamhet för dessa målgrupper kan hante-ras separat med bidrag enlig särskilt avtal beslutad av fritidsnämnden. Föreningar med fritidsverksamhet inom omsorgsförvaltningens område ”Funktionsnedsättning, stöd och service (FSS)” kan få särskilt bidrag för verksamheten efter beslut av fritidsnämnden. Bidraget grundas på föregående års deltagartillfällen oavsett ålder. Ansökan skickas in enligt regler för verksamhetsbidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. 4.6 Fritidsnämndens ledarstipendium Ändamål Stipendiet är avsett som uppmuntran till ideella föreningsledare eller eldsjälar inom föreningslivet i Hässleholms kommun och beslutas av fritidsnämnden. Villkor Stipendiaten ska på ett betydande sätt ha engagerat sig i sin förening och i föreningslivet i Hässleholms kommun inom fritidsnämndens ansvarsområde. 15 (15) Stipendium Stipendiet består av en penningsumma på 15 000 kr, varav 10 000 kr tillfaller stipendiaten personligen, och 5 000 kr föreningen, samt diplom och blommor. Ansökan och utbetalning Ansökan ska innehålla meritlista och motivering till utnämning och vara fritidskontoret tillhanda senast den 20 augusti aktuellt år. Stipendiet delas ut vid lämpligt arrangemang inom kommunen. 4.7 Fritidsnämndens uppvaktning Ändamål Syftet med uppvaktningen är att uppmärksamma föreningar vid jubileum etc. Villkor Fritidsnämnden ska ha fått en officiell inbjudan. Uppvaktning Uppvaktning sker med fritidsnämndens plakett, diplom och blommor enl. följande, 75-års jubileum – guldplakett 50-års jubileum – silverplakett 25-års jubileum – bronsplakett Vid andra jubileumsuppvaktningar erhålls diplom och blommor om inte fritidsnämnden beslutar annat. 4.8 Subventionerad uthyrning av kommunala lokaler Ändamål Stödet är avsett att ge föreningar möjlighet att till en rimlig kostnad bedriva verksamhet i kommunala lokaler och anläggningar. Taxor och prioriteringar fastställs i ”Taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser”. 4.9 Subventionerad föreningsservice Ändamål Stödet är avsett att ge förening möjlighet att utföra kopiering och biljettryckning, hyra AV-utrustning och få annan administrativ service. Taxor och prioriteringar fastställs i ”Taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser”. Hässleholms kommun • Hässleholms Fritid • Lt. Granlunds väg 12 • 281 52 Hässleholm • 0451-26 82 02 • fritidskontoret@hassleholm.se Ärende 8.2
© Copyright 2024