1. No category

Møteinnkalling
Politisk arbeidsgruppe for kommunereformen i Ski kommune
Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til ingvild.belckolsen@ski.kommune.no
Møtested:
Waldemarhøy
Møtedato:
13.4.15
Møtetid:
16.00 - 18.00
TIL BEHANDLING:
Sak 1
Godkjenning av innkalling og protokoll fra møte 18.3.15 og 8.4.15.
Sak 2
Statuskartlegging: økonomisk soliditet
Sak 3
Kommunikasjonsplan
Sak 4
Møte- og aktivitetsplan
Sak 5
Eventuelt
Ski, 10.4.15
Anne Kristine Linnestad
2
Sak 1 Godkjenning av innkalling og protokoll fra møte 18.3.15 og 8.4.15.
Protokoll
fra: 18.3.15
Arkivsaknr
Arknr.:
14/1680-18
127
Til stede:
André Kvakkestad, Camilla Hille, Ola Øygard, Rannveig Andresen,
Tuva Moflag (vara), Helge Bunæs,
Forfall:
Anne Kristine Linnestad, Kurt Soltveit, Tor Anders Østby, Hanne Opdan,
Møtedato:
18.3.15
Sted:
Formannskapssalen
Referent:
|
Referatet
sendes også:
Ingvild Belck-Olsen
Neste møte:
8.4.15
Møte i politisk arbeidsgruppe for kommunereformen
Sak 1 Godkjenning av innkalling og protokoll 4.3.15.
Feil dato på protokoll, riktig dato er 4.3.15. Innkalling og protokoll godkjent.
Sak 2 Statuskartlegging: Kommunen som samfunnsutvikler
Arbeidshefte om kommunen som samfunnsutvikler var sendt ut på forhånd. Sentrale temaer ved
kommunen som samfunnsutvikler ble drøftet.
Sak 3 Planlegging av folkemøte
Det planlegges et åpent møte i rådhusteatret 27. mai 2015. Innledere forespørres.
Sak 4 Eventuelt
Det ble bedt om status for uformelle samtaler med andre kommuner i Follo om kommunereformen
og framtidig kommunestruktur. Det er ikke avtalt møter med nabokommuner ennå, men ordfører
skal følge opp med forespørsler.
3
Protokoll
fra: 8. april 2015
Arkivsaknr
Arknr.:
Til stede:
14/1680-21
127
André Kvakkestad, Camilla Hille, Ola Øygard, Rannveig Andresen,
Hanne Opdan, Helge Bunæs, Anne Kristine Linnestad, Kurt Soltveit, Tor
Anders Østby
Forfall:
Møtedato:
8. april 2015
Sted:
Formannskapssalen
Referent:
Ingvild Belck-Olsen
Referatet
sendes også:
Neste møte:
13.4.15
Møte i politisk arbeidsgruppe for kommunereformen
Sak 1, 3 og 4 ble ikke behandlet.
Sak 2 Uformell samtale om kommunereform og framtidig kommunestruktur med Oppegård
kommune.
Uformell samtale ble gjennomført. Fra Oppegård kommune møtte ordfører Ildri Eidem Løvaas,
kommunestyrerepresentantene Inger Johanne Bjørnstad og Merete Bellingmo og rådmann Anne
Skau.
Ordfører i Oppegård orienterte om kommunereformprosessen så langt i Oppegård kommune.
Oppegård kommune ønsker å snakke med de andre kommunene i Follo, ut fra et ønske om å
etablere en ny og større kommune i Follo.
4
Sak 2 Statuskartlegging: Økonomisk soliditet
Notatet vil bli presentert i møtet.
En viktig forutsetning for at kommunene skal kunne tilby sine innbyggere gode velferdstjenester er at
kommunene har god kontroll på økonomien og kan håndtere uforutsette hendelser. Kommuner med sunn
økonomi, som sørger for å ha et økonomisk handlingsrom, kan i større grad håndtere uforutsette hendelser
uten at det får direkte konsekvenser for tjenestetilbudet til innbyggerne. Små kommuner er mer sårbare
enn større kommuner i slike situasjoner, fordi de har et mindre budsjett å omdisponere innenfor. En
kommune med god økonomisk soliditet har framtidsutsikter til selv å videreutvikle handlingsrommet.
Nedenfor gjennomgås et utvalg sentrale økonomiske indikatorer som er egnet til å fortelle noe om status i
kommunens soliditet sammenlignet med de øvrige kommunene i Follo. Akershus er et område med stabilt
høy befolkningsvekst, som er en god indikasjon på økonomisk bærekraft. Resultat for Akershuskommunene
er derfor også tatt med. Dersom egen kommune ligger på samme, eller bedre nivå, enn en slik
referansegruppe er det en god indikasjon på at soliditeten vil er tilstrekkelig.
Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter
Indikatoren er den aller mest brukte innen kommuneøkonomien for å vurdere den økonomiske stillingen.
Indikatoren forteller hvor mye av inntektene som er igjen til å dekke fremtidige engangsbehov, typisk
investeringer. Høyt netto driftsresultat er positivt.
Kommunesektoren er over lang tid anbefalt å sikre et netto driftsresultat som over tid ligger på minst 3
prosent. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi avga i november 2014 en
anbefaling om at netto driftsresultat over tid bør ligge på minst 1,75 prosent.
8
6
5,0
4
2
2,8
0,7
0,4
1,4
Nesodden
Oppegård
2,4
2,6
0
-1,4
-2
Ski
Vestby
Ås
2010
Frogn
2011
2012
2013
Enebakk
Akershus
2014
Diagrammet viser at kommunene jevnt over har oppnådd netto driftsresultat i tråd med anbefalt nivå.
Regnskapsresultatet for Ski kommune i 2014 viser at kommunen brukte reserver for å balansere
regnskapet. Fortsatt økonomisk handlingsrom forutsetter derfor at kommunen oppnår bedret
driftsøkonomi.
Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter
Indikatoren forteller noe om hvor mye av inntektene som er bundet til å betjene fremtidige renter og
avdrag.
5
120
117,6
100
95,8
80
83,5
81
85,9
80,2
88,9
83,9
60
40
20
0
Ski
Vestby
Ås
Frogn
2010
2011
Nesodden
2012
2013
Oppegård
Enebakk
Akershus
2014
Diagrammet viser at Ski har høyere lånegjeld enn flertallet av de andre kommunene. Nedgangen i 2014
skyldes delvis at kommunen har foretatt ekstraordinær nedbetaling av gjeld, og delvis at
investeringsregnskapet er avsluttet uten full finansiering av eiendomssalg.
Disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter
Indikatoren forteller noe om størrelsen på kommunens frie reserver. Høy verdi betyr at kommunen har en
relativt bedre reserve til å håndtere uforutsette hendelser. Behov for bruk av disposisjonsfond kan indikere
at den underliggende aktiviteten er i økonomisk ubalanse.
30
25
25,6
20
15
10
12,2
11
10,6
5
9,6
6,7
8,4
3,8
0
Ski
Vestby
Ås
2010
Frogn
2011
Nesodden
2012
2013
Oppegård
Enebakk
Akershus
2014
Til drøfting:
I et 40-årsperspektiv vil Norge og norske kommuner stå overfor en utfordring ved demografiske endringer;
økt etterspørsel etter tjenester, og ressursknapphet ved både arbeidskraft og inntekter. Kan vi klare dette
alene?
6
Sak 3 Kommunikasjonsplan for kommunereformen i Ski kommune
1. Innledning
Regjeringen har startet opp et arbeid med en kommunereform. Reformens mål er større
kommuner som får flere oppgaver og mer selvstyre.
Alle kommuner inviteres til å delta med sikte på å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med
nabokommuner. Reformen innebærer et utredningsansvar for alle kommuner.
Reformen har følgende tidsplan:
2015
Våren 2016
Våren 2017
Januar 2020
Kommunale utredninger og stortingsmelding om nye oppgaver til
kommunene
Kommunestyrevedtak om kommunestruktur
Forslag fra regjeringen om ny kommunestruktur og om nye oppgaver til
kommunene
Nye kommuner er i gang
Målene med reformen er:
Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. Større kommuner med bedre kapasitet og
kompetanse vil legge til rette for gode og likeverdige tjenester over hele landet. Større fagmiljøer
vil gi mer stabile arbeidsmiljøer, bredde i kompetansen og bredere tiltaksportefølje, særlig i små og
spesialiserte tjenester.
Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. Kommunesektoren skal bli bedre i stand til å løse
nasjonale utfordringer. Reformen skal bedre forutsetningene for en styrket og samordnet lokal og
regional utvikling når det gjelder arealbruk, samfunnssikkerhet- og beredskap, transport, næring,
miljø og klima, og også den sosiale utviklingen i kommunen. Det er ønskelig at kommunegrensene
i større grad tilpasses naturlige bo- og arbeidsregioner.
Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. Større kommuner vil ha større
ressursgrunnlag og kan også ha en mer variert befolknings- og nærings-sammensetning. Det gjør
kommunene mer robuste overfor uforutsette hendelser og utviklingstrekk. Det vil legge til rette for
mer effektiv ressursbruk
Styrket lokaldemokrati. Større kommuner kan få flere oppgaver. Dette vil gi økt makt og
myndighet til kommunene, og dermed økt lokalt selvstyre. Større kommuner vil også redusere
behovet for interkommunale løsninger. Færre og større kommuner som gjennomfører
velferdspolitikk i henhold til nasjonale mål, vil redusere behovet for statlig detaljstyring.
Kommunene vil få større frihet til å prioritere og tilpasse velferdstilbudet til innbyggernes behov.
I Ski kommune er prosessen med kommunereformen kommet i gang med etablering av en politisk
arbeidsgruppe og en administrativ prosjektgruppe. Kommunestyret har vedtatt en framdriftsplan
(mars 2015). Denne planen tar for seg tidsrommet fra mars 2015 frem til utgangen av våren 2016.
I 2015 vil det skje utredninger både av status i egen kommune, og utredning av en framtidig ny
kommune. Våren 2016 skal kommunestyret gjøre vedtak om eventuell ny kommunestruktur.
7
I prosessen med kommunereform er kommunikasjon et viktig virkemiddel for å skape en god og
involverende prosess med viktige aktører. Som overordnet prinsipp for arbeidet ligger Ski
kommunes visjon om å være på sporet til fremtiden. Våre verdier er åpenhet og respekt.
Inndelingslova inneholder bestemmelser om høring av innbyggerne i vedtak som kan medføre
endringer i kommunestruktur.
Kommuner som vurderer å slå seg sammen bør også ha et felles kommunikasjonsopplegg, så alle
blir involvert på samme måte.
2. Suksessfaktorer
I Norge er det gjennomført flere prosesser som gjelder endringer av kommunestruktur. Det er
erfart ulikt med tanke på hvorvidt dette blir gode prosesser eller ikke. Følgende faktorer
er trukket frem, av blant andre Kompetansesenter for distriktsutvikling, i rapporten Kunnskap og
erfaringer fra prosesser med kommunesammenslåing (2014):







Klare mål og tydeliggjøring av hvilke konkrete utfordringer kommunen står overfor
Politisk eierskap til prosessen
Aktiv involvering av alle grupper av innbyggere, næringsliv og kommunalt ansatte
Politisk engasjement i den forstand at politikerne har gått ut og flagget sine synspunkter
Involvering gjennom sosiale medier, nettsider, folkemøter og medier
Innbyggerne får kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer som blir endret
ved en sammenslåing
Et godt og balansert informasjonsopplegg som er målrettet mot målgruppene
3. Målgrupper
Ski kommunes målgrupper for kommunikasjon knyttet til kommunereformprosessen er:
 Innbyggere i kommunen, herunder barn og unge
 Ansatte i kommunen
 Næringsliv
 Frivillige lag og organisasjoner
8


Andre kommuner
Politikere
Det er naturlig å vurdere interessentene ut fra følgende:
 Hvilke forventninger ligger hos de ulike?
 Hvem vil bli sterkt påvirket av det som skal skje?
 Hvem har felles mål?
 Hvem bør/må bidra i prosessen?
 Hvem kan og vil være med og bidra i prosessen?
 Hvem skal ha hvilke roller i prosessen?
4. Mål
Kommunereformprosessen i Ski kommune skal være åpen og inkluderende. Målgrupper skal gis
god mulighet til å medvirke i prosessen.
Målet skal nås ved følgende delmål:
 1: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig.
 2: Det skal legges til rette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte
kanaler.
 3: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt.
5. Kommunikasjonsutfordringer



Formidle tilstrekkelig med fakta. Faktakunnskap må formidles på en forståelig måte, slik at
innbyggerne kan gjøre seg opp en mening basert på disse og ikke kun på følelser og i verste
fall feilinformasjon.
Gjøre kompliserte utredninger og rapporter forståelige og enkelt tilgjengelige.
Nå ut til kommunens innbyggere. Det er utfordrende å nå alle kommunens innbyggere med
informasjon og for å skape engasjement og god dialog. Viktig å bruke flere
kommunikasjonskanaler.
6. Kommunikasjonskanaler
Aktuelle kanaler for informasjon/kommunikasjon og medvirkning er:







Kommunens internettside
Informasjonsskriv til alle husstander og skoleelever
Åpne møter rettet mot målgruppene
Ledermøter/ansattemøter
Sosiale medier
Innbyggerundersøkelser
Lokalmedia (ØB)
9
7. Innholdsstrategier og formål
Å velge kanal er ikke tilstrekkelig. Det må også velges retning for hva slags innhold som skal
skapes. Gjennom seks strategier kan man finne hvilken retning det bør satses på til ulike
tidspunkt:
1. Råd
2. Oppdateringer
3. Bakgrunnsinformasjon
4. Analyser
5. Eksempler
6. Meninger
Valg av innholdsstrategi er knyttet til hvilket formål man har med innholdet: om det er å overbevise,
fortelle, forklare og/eller engasjere. Modellen under visse ulike kanaler, som kan egne seg for de
ulike formålene.
8. Kommunikasjonstiltak
Hovedmålet er at arbeidet med kommunereformen i Ski kommune skal være åpen og
inkluderende, og at alle målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen.
10
Delmål: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig
Tiltak
Kanal
Formål
Informasjon legges ut som nyhet og under fast side på
nettsiden «Politikk».
Kommunens
internettside
Fortelle
Sentrale delrapporter legges ut som et kort
sammendrag under fast side på nettsiden «Politikk».
Kommunens
internettside
Forklare
Infoskriv til alle husstander om kommunereformen i Ski
kommune
Infoskriv
Fortelle/forklare
Aktiv bruk av ØB til å formidle nyheter for å nå
målgruppene.
ØB
Engasjere/forklare
Delmål 2: Det skal legges til rette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte kanaler.
Tiltak
Kanal
Formål
Gjennomføre dialog med nabokommuner
Møter
Fortelle
Gjennomføre målgrupperettete åpne møter
Møter
Forklare/engasjere
Benytte sosiale medier som arena for meningsytring og
dialog med innbyggerne
Facebook, Instagram
Engasjere
Bruke politisk aktivitet som kanal for debatt, dialog og
folkelig engasjement
Møter og andre
arenaer
Engasjere
Gjennomføre innbyggerundersøkelser om
kommunereformen
telefon
Engasjere
Delmål 3: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt.
Tiltak
Kanal
Formål
Formidle informasjon til ansatte i Ski kommune
Brev, intranett,
møter
Forklare/engasjere
Sette kommunereformen som tema for ledere og
ansatte.
Ledermøter og
ansattemøter
Forklare/engasjere
Sette kommunereformen som tema på
kommunestyremøte.
Kommunestyremøte
r
Forklare/engasjere
11
Sak 4 Møte- og aktivitetsplan
Tirsdag 28.4.15 kl. 17.30 Uformell samtale om kommunereformen og framtidig kommunestruktur
med Enebakk kommune
Lørdag 8. – 9. mai 2015 Seminar for kommunestyrerepresentanter og virksomhetsledere, etc.
Onsdag 20. mai 2015 kl. 16 – 18.
Onsdag 27. mai 2015 Åpent møte om kommunereformen i Rådhusteatret
Onsdag 3. juni 2015 kl. 16 – 18.
Onsdag 10. juni 2015 kl. 16 - 18