Åpent referat styremøte 11/2 - 2015 - kl 18:00 på styrerommet Møtt: Knut Erik, Aase, Terje Meldt frafall: Øystein, Stian, Fritz, Orienteringssaker ● Godkjenning av referat 12/01 2015 ○ Godkjent ● Godkjent utbygging av kube til 23A (Omgjøring fra vinterhage) ● Infoskriv med husleieøkning ble utlevert innen frist. Samtidig ble lapper med bolignumre utlevert. Beboerlistene fra OBOS er tidvis svært mangelfulle, særlig i Lindebergåsen. ● Infobrev om matlukt på bad feilkoblede ventilatorer på kjøkken leveres ut til ORV 5 og ORV 7 ● Infobrev om banking i rør i oppgang 1A. ● Beboer X har fått inndratt utleieplass da denne ble framleid. ○ Vi bør ta opp hvordan praksis på utleieplassene skal være. ● Regnskapsmøte er flyttet til 12 mars kl 18:00 på styrerommet. ● GK har vurdert ventilasjonen i garasjene og anslår kostnadene til ca 100k per garasje i snitt. (eks moms) ● Hagen VVS er bestilt for å komme å vurdere problemene vi har med varmtvannsberederne i blokkene. De vil samtidig gi sin mening om det er lurt å installere tilbakeslagsvern i resterende enheter. Forberedelse til generalforsamlingsinnkalling Tilbakemeldinger? Status: ● SBygg har fremdeles ikke kommet med prisantydning. Vi hører med Fritz om han vil lede generalforsamlingen i år igjen. Rate for trappevask Skal vi melde inn justering av disse? Har Fritz tall her? Skal vi utsette dette? Utsettes. Benyttelses av borettslagets forsikring tilknyttet defekt varmekabel på bad Til styret i snr. 449 Lutvannkollen Borettslag, Vi viser til tidligere kommunikasjon vedr. ovennevnte skadesak. Beboer har ordnet med reparasjon av varmekablene og ber om refusjon av vedlagte fakturaer. Vi avventer en tilbakemelding på om denne skaden kan meldes til Gjensidige eller ikke. Dersom skaden skal meldes til Gjensidige, ber vi om en tilbakemelding på om egenandelen på kr. 6.000, skal fra trekkes ifra på erstatningsbeløpet. Hei Videresender faktura Oslo Rørleggerservice AS - det firmaet jeg kontaktet først for å avklare event. skadeomfang på varmekabler samt faktura fra elektrikker som ble kontaktet for å sjekke badet for jordfeil. Elektrikker hadde to oppdrag: Kontrollere for jordfeil på badet samt montering av en kontakt på veggen. Svar: Styret forholder seg til borettslagsvedtektene og disse sier klart at dette er beboers ansvar. Kommentar internt til styret: Enten bør vi endre vedtektene slik at det at vi vi dekker varmekabler gitt at dette dekkes av forsikringen eller så bør vi prøve å forhandle bedre pris. Innkommet forslag til generalforsamlingen Sak 1: Styret må bekrefte mottatte spørsmål / saker, herunder også epost, innen 2 virkedager. Sak 2: Brøyting ved garasjene. Det må brøytes foran disse, da det legger seg is foran garasjedørene. Det må brøytes slik at det ikke danner seg brøytekant. Forslag til styrets innstilling: Sak 1: Det er ingen som jobber fulltid med å besvare innkommet korrespondanse til styret. Styret ønsker å besvare henvendelser så snart de kan, men kan ikke gi en garanti på hvor lang tid dette kan ta. Ved hastesaker skal ikke epost benyttes da får man benytte telefon. Sak 2: En nøyere brøyting forran rekkehusgarasjene krever at vaktmester måker snøen for hånd da det ikke er mulig å komme næmere med maskin. Det har ikke vaktmester tid til og er ikke del av arbeidsinstruksen hans. Kommentar fra Nestleder som har rekkehusgarasje. Jeg har en spade stående i garasjen. Når det har snødd tar jeg og måker vekk snøen tett inntil porten. Rentetilbud på lån i handelsbanken og tilbud fra OBOS OBOS har kommet med et tilbud på 2.65% i rente på lånet. Handelsbanken justerer lånet til å matche dette tilbudet fra 15/2. Vedtak: Borettslaget beholder lånet i Handelsbanken. Gjennomgang av innkommende anbud Vi har mottatt anbud på maling av blokkene fra flere leverandører av ulik karakter. Anbud på postkasser fra 2 leverandører. Utsettes. Epostadresse til styret Styret har så langt benyttet lutvannkollen@styrerommet.net som epost til styret. I en periode har nå det vært mulig å videresende epost fra denne adressen automatisk til leder og nestleder. Dette har forenklet jobben til nestleder og leder betraktelig da vi slipper å kjøre innlogging inn til epostsystemet til styrerommet.net som ikke er bra. En endring på styrerommet.net i tilknytting til omlegging til et nytt epostprogram har nå fjernet denne videresendingen og de melder at det ikke er mulig å få dette på plass igjen. Dette gir oss igjen mye ekstraarbeid for å sjekke eposten som jeg helst ønsker at vi minst skal gjøre daglig. Vedtak: Vi avvikler bruken av lutvannkollen@styrerommet.net og lager en returmelding på denne som gir instruks om å bruke lutvannkollenstyre@gmail.com .