Dokumentasjonsforvaltning – gevinstene av records management på
DOKUMENTASJONSFORVALTNING – GEVINSTENE AV RECORDS MANAGEMENT PÅ NORSK Kristine Synnøve Brorson 23.04.2015 HVEM ER JEG? KRISTINE SYNNØVE BRORSON • Manager for Information Management i Sopra Steria • Utnevnt fagekspert for Standard Norge innen Techinical Commitee Information and Documentation • Chapter President AIIM Norge Jobbet med informasjonsforvaltning og arkiv i mer enn 8 år Utdannet historiker og arkivteoretiker E-post: ksb@soprasteria.com Mobil: 951 80 085 2 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk AGENDA OVERSIKT 3 1| Hva er dokumentasjonsforvaltning? 2| Hvorfor dokumentasjonsforvaltning? 3| Hvordan kan vi bli bedre på dokumentasjonsforvaltning? 4| Trender videre Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk 1| HVA ER DOKUMENTASJONSFORVALTNING? 4 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk INFORMASJON ER OVER ALT, …MEN VI TAR IKKE LIKE GODT VARE PÅ ALT? Informasjonsforvaltning Innholdsforvaltning 5 Information Management Content Management Dokumentforvaltning Document Management Dokumentasjonsforvaltning Records Management Arkiv Archive Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk DEFINISJON AV DOKUMENTASJONSFORVALTNING FRA NORSK OVERSETTELSE AV ISO 30 300 Dokumentasjonsforvaltning Felt innenfor styring som skal sikre effektiv og systematisk kontroll av oppretting, mottak, vedlikehold, bruk og disponering av dokumentasjon, inkludert prosesser for å fange inn og vedlikeholde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumentasjon. Dokumentasjon Informasjon som en organisasjon eller person skaper, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon 6 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk DOKUMENTASJONSFORVALTNING STILLER KRAV KRAV TIL OPPRETTING OG FORVALTNING AV DOKUMENTASJON Autentisitet Brukbarhet Dokumentasjon Integritet 7 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk Pålitelighet SAKSBEHANDING OG DOKUMENTER, MEN DOKUMENTASJON? HVA ER STATUS PÅ DOKUMENTASJONSFORVALTNING I NORGE? Norge er ikke særlig opptatt av Records Managment Men…Norge er heller ikke spesielt opptatt av informasjonsforvaltning generelt Det offentlige Arkivnorge er mer opptatt av å følge regelverk fremfor å utøve beste praksis I det private næringsliv håper man at teknologien tar vare på alle arkiveringsbehov. Hvis man er stor og jobber internasjonalt har man mer fokus på internasjonale behov og er opptatt av arkiv for å følge regelverk som Legal Hold 8 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk HVORFOR FOKUSER VI IKKE NOK PÅ DOKUMENTASJON? HVORFOR FOKUSER VI IKKE NOK PÅ DOKUMENTASJON? Vi har en annen tradisjon en den engelskspråklige I det offentlige har Statens Fellesnøkkel skapt et fokus på dokumenter fremfor dokumentasjon Dokumentasjons- og arkivsystem blir ikke satt opp til å støtte opp om Records Management Norge har ikke fokus på verdien av (kvalitets) informasjon. Fokuset burde være på at virksomheten og ikke individet skal ha ansvar for at riktig informasjon blir tatt vare på. 9 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk 2| HVORFOR DOKUMENTASJONSFORVALTNING? 10 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk DOKUMENTASJON ER ET GODT VERKTØY DOKUMENTASJON GIR STØTTE FRA FORTIDEN FOR Å STYRE FREMTIDEN “An office without records is like a village without a canoe. It cannot travel forward into the future. It cannot carry with it anything from its past. “ Kilde: (http://www.parbica.org/sharing/publications/recordkeepingfor-good-governance/poster.aspx) 11 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk DOKUMENTASJONSFORVALTNING HAR VERDI FOR FORRETNINGEN BEDRE BUNNLINJE KAN OPPNÅS Støtter forretningsbehov Pålitelighet og etterrettelighet Effektivitet - lagring, gjenfinning, gjenbruk 12 Støtter komplekse økonomiske transaksjoner Troverdighet - Juridisk og etisk Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk Imøtekomme nåværende og fremtidige regulatoriske krav Risikostyring HINDRE TAP AV EFFEKTIVITET VED UTSKIFTING AV ROLLER DOKUMENTASJON I SYSTEMER ER GOD SAMHANDLING 13 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk REELL ER IKKE ALLTID FORMELL SAKSBEHANDLINGSPROSESS …OG DET KREVER STØTTE Telefon Søk på internett Møtereferat E-post Skjema Start Møtereferat E-post Møtereferat Notat SMS 14 Rapport Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk Slutt DOKUMENTASJONSFORVALTNING ER FUNKSJONSBASERT FOKUS PÅ HENDELSER OG BESLUTNINGER = FOKUS PÅ PROSESSER Funksjonsbasert klassifikasjon vil forenkle og forbedre bevaring og kassasjonsvurderinger Fungere bedre teknologi - la oss gripe fordelene med elektroniske arkiv fremfor å arkivere etter papir standarder LEAN – prosessforbedring av saksbehandling 15 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk DOKUMENTASJON BETYR IKKE DET SAMME FOR ALLE KUNNSKAP OG KULTUR OM INFORMASJONSFORVALTNING FORVALTER PRODUSENT 16 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk KONSUMENT 3| HVORDAN KAN VI BLI BEDRE PÅ DOKUMENTASJONSFORVALTNING? 17 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk KLASSIFIKASJON STØTTER GJENFINNING DOKUMENTASJON FORVALTES FÅR Å KUNNE FINNES IGJEN Informasjon er noe man forvalter for at man skal kunne klare å finne det igjen når man trenger det Det må finnes strukturer Det må finnes klassifikasjonsprinsipper 18 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk FUNKSJONSANALYSE Transaksjoner Funksjon Aktivitet Aktivitet Transaksjoner Tidsavgrenset med en begynnelse og en slutt Prosesser Hovedfunksjon Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Transaksjoner Funksjon Aktivitet Mål og strategier Transaksjoner Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Hovedfunksjon 19 Aktivitet Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Funksjon Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk Aktiviteter som gjentar seg Representerer de konkrete gjøremål og handlinger som en aktivitet består av. Transaksjoner trigger dokumentasjon Vedtak, beslutning (Møtereferat) Noe går over fra en fase til en annen Lønnsutbetaling Ansettelse FÅ KONTROLL MED DOKUMENTASJONENS LIVSSYKLUS TA STYRINGEN PÅ DOKUMENTASJONEN 20 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk FANGST AV DOKUMENTASJON FOR VIDERE BRUK FANGST, BRUK OG FORVALTNING Prosjekt Drift ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- kkk ukt ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------- kkk ukt ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------- 21 Historikk Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk kkk ukt DOKUMENTASJONSFORVALTNINGEN BØR STYRES SENTRALT UAVHENGIG AV LINJEPLASSERING BØR NOEN HA ANSVAR Direktør Styringsgruppe Administrasjon Fag 1 Divsjon A Divsjon B Fag 2 Økonomi Marked Personal Salg Seksjon Seksjon Seksjon Seksjon Seksjon Kommunikasjon Strategi Seksjon Seksjon Seksjon Seksjon Seksjon IKT Forskning Seksjon Seksjon Seksjon Seksjon Dokumentasjon 22 Forretningsutvikling Seksjon Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk Divsjon C Divsjon A Seksjon Divsjon B Divsjon C Seksjon Seksjon Seksjon DEFINER HVILKE SYSTEM SOM SKAL BRUKES OG TIL HVA FRAGMENTERTE LØSNINGER VANSKELIGGJØR GJENFINNING AV INFORMASJON Prosjektrom Kontraktsarkiv Outlook FDV Sakssystem Webhotell Noark 5 arkiv Filserver 23 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk KUNNSKAP GJØR MESTER OPPLÆRING 24 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk 4| TRENDER VIDERE 25 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk INFORMASJONSFORVALTNINGS TRENDER ENDRINGER ER BÅDE SOM KONSUMENT OG I ARBEIDSLIV Mobile • Informasjon er tilgjengelig hvor som helst når som helst Analytics • Det finnes kraftige verktøy til å analysere data slik at de kan brukes for å styre kunder/brukere Cloud • Både teknologi og tjenester vil være tilgjengelig for å kjøpe ved behov Collaboration • Informasjon flyter i sosiale nettverk 26 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk HVA ER FREMTIDEN FOR DOKUMENTASJONSFORVALTNING? ER DOKUMENTASJONSFORVALTNING ALLEREDE UMODERNE? Personvern er en illusjon Google og Facebook vet alt om deg Hvorfor skal da informasjon beskyttes i dokumentasjonsforvaltningssystem? Vi må derfor tenke annerledes rundt dokumentasjonsforvaltning 27 Forutsett at du ikke kan ha kontroll med alt Bestem deg for hva som er viktig Gjør “rimlige” forsøk på forvaltning Bruk automatisert bevaring og kassasjon Planlegg at personvern er den store motivasjonen for dokumentasjonsforvaltning Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk Kilde: http://info.aiim.org/aiim15-what-did-it-all-mean-ebook-3 STYR BASERT PÅ DE STORE LINJENE «BIG BUCKET»-APPROACH TO GOVERNANCE Hva er de store linjene? Løsriv dokumentasjonsforvaltningsprinsipper fra organisasjonskartet Ha få dokumentasjonsserier og kategorier og ha samme bevaring og kassasjonsvurdering på hele gruppen Bevaring og kassasjon kan være fast, fleksibel eller knyttet til hendelser Disse prinsippene kan ikke gå på tvers av landegrenser Kilde: http://info.aiim.org/aiim15-whatdid-it-all-mean-ebook-3 Fordelene ved denne metodikken 28 Forbedrer etterlevelse etter plan Reduserer oppdateringsbehov Kan bestemme bevaring eller kassasjon for hele system Lette å lære seg Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk DOKUMENTASJONSFORVALTNING GIR BEDRE STYRING DETTE KAN DERE HUSKE PÅ 1. Dokumentasjon er viktigere enn dokumenter 2. Dokumentasjon er knyttet til virksomhetsprosesser 3. Ta styring på dokumentlivssyklusen 29 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk SPØRSMÅL Kristine Synnøve BRORSON Manager Information Management M. +47 95 18 00 85 ksb@soprasteria.no www.soprasteria.no 30 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk 31 Dokumentasjonsforvaltning - gevinstene av Records Management på norsk
© Copyright 2024