Sak 12-15 Vedlegg HMS-strategi for Sykehuset Østfold 2015-2020
Dato: 09.12.2014 Side: 1 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 HMS-strategi SØ 2015-2020 Helse, Miljø og Sikkerhet for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende Fotomontasje: kommunikasjonsavdelingen v/Nina Charlotte Bjercke og Berit Louise Palm Tid for HMS! Vedtatt i administrerende direktørs ledermøte 09.12.2014 og arbeidsmiljøutvalget 03.02.2015 Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 2 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 TID FOR HMS! 1 HMS-strategien ble vedtatt i administrerende direktørs ledermøte 09.12.2014 og arbeidsmiljøutvalget 03.02.2015. Takk til arbeidsgruppen og alle som har bidratt til resultatet! Strategidokumentet omarbeides til en strategisk handlingsplan gjennom kapittel 3 og 4, mål og tiltak, og vil benyttes i styring og rapportering for realisering av strategien. Vi tror «HMS-strategi for Sykehuset Østfold 2015-2020» vil bidra til at sykehuset styrkes som sikker og helsefremmende arbeidsplass for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende. Godt HMS-arbeid og god pasientbehandling og pasientsikkerhet er to sider av samme sak. Sarpsborg, 03.02.2015 Trond Smogeli 2 direktør FM Terje Engvik HMS-sjef GODKJENT AV: Navn Just Ebbesen Trond Smogeli Rolle Oppdragsgiver Prosjekteier Stilling Administrerende direktør Direktør Facility Management Dato 09.12.2014 28.11.2014 Endringslogg Versjon 4 Dato 09.12.2014 Kapittel 3.1 3-03 28.11.2014 Punkt 3.1, 4.1 og 6 3-01 26.11.2014 Alle 2-02 25.12.2014 Alle 1-01 19.11.2014 Ny Endring Målindikator 3 justert, hvor krav om politianmeldelse ivaretas av EKprosedyre. Se fotnote 10. Etter innspill fra arbeidsgruppen og gjennomgang med prosjekteier. Justert HMS hovedmål. Nytt tiltak. Ny risiko. Oppdatert etter arbeidsgruppens møte 26.11.2014 Oppdatert etter arbeidsgruppens møte 21.11.2014 Drøftet i arbeidsgruppens møte 21.11.2014 Produsent Terje Engvik Godkjent av Trond Smogeli Terje Engvik Trond Smogeli Terje Engvik - Terje Engvik Trond Smogeli Terje Engvik - REFERANSER TIL GRUNNLAGSDOKUMENTER OG ANDRE DOKUMENTER Referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, handlingsplan eller liknende Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 2 3 4 5 6 7 Helse Sør-Øst RHF: HMS-policy 2009-2011 (del av Strategisk utviklingsplan 2009-2020) Helse Sør-Øst RHF: «Plan for strategisk utvikling 2013-2020» «Sikkerhetsstrategi for SØ 2014-2019» Godkjent i ledermøte Sak i styret Styrets vedtak om tverrfaglig helhet i SØs HMS-arbeid Vedtak i arbeidsmiljøutvalget «Ny HMSstrategi for Sykehuset Østfold» Helse Sør-Øst RHF: «Prosjektdirektiv for Prosjekt HMS-styring i Helse Sør-Øst» Avfallsstrategi for SØ 2015-2020 - - - Styresak 075-2012 - - 20.01.2010 22.11.2012 - Sak 119/14 Sak 54/14 Sak 54/14 14/4 - - 24.06.2014 15.09.2014 15.09.2014 Sak 65/14 - 14/35 07.10.2014 Prosjektdirektiv - - 30.10.2014 Vedtak i adm. direktørs arbeidsutvalg - - 04.11.2014 1 En strategi (plan)kan være å beslutte hva en vil oppnå (mål), prioritere hva en vil gjøre (fokus og tiltak), hvem som skal gjøre det, når man skal gjøre det, hva det vil koste, hvordan måle ønskede resultater» (Grønhaug, Hellesøy og Kaufmann, 2006). 2 FM: divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter)) Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 3 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 Innhold 1 SAMMENDRAG ................................................................................................................................. 4 2 BAKGRUNN ...................................................................................................................................... 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 HMS SOM HELHET............................................................................................................................ 5 INTERN HMS-STAB OG EKSTERNE HMS-RESSURSER ......................................................................... 6 ROLLER OG ANSVAR I LINJEN............................................................................................................. 7 ARBEIDSMILJØ, KVALITET OG HMS-ØKONOMI..................................................................................... 7 LOVKRAV ......................................................................................................................................... 7 HMS-POLITIKK FOR HELSE SØR-ØST RHF........................................................................................ 8 SØS VISJON, VERDIER OG LEVEREGLER............................................................................................. 8 MANDAT OG PROSESS ...................................................................................................................... 8 MÅL OG STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER ............................................................................... 9 MÅL ................................................................................................................................................. 9 MÅL- OG RESULTATOPPFØLGING ..................................................................................................... 10 STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER .................................................................................................... 10 TILTAK ............................................................................................................................................. 11 STYRKET MÅL- OG RESULTATOPPFØLGING FOR LEDERE PÅ ALLE NIVÅER ........................................... 11 HMS INTEGRERT I VIRKSOMHETSSTYRING OG VIRKSOMHETSKULTUR ................................................ 11 STYRKET INNSATS PÅ HMS KOMPETANSEUTVIKLING FOR LEDERE, MEDARBEIDERE OG VERNEOMBUD . 11 STYRKET SAMORDNING OG KUNDEVENNLIGHET FRA HMS-STAB OG STØTTESYSTEMER ...................... 12 STYRKET IVARETAKELSE AV HMS VED ENDRING OG OMSTILLING ....................................................... 13 IVARETAKELSE AV YTRE MILJØ ......................................................................................................... 13 PERSONVERN OG INFORMASJONSSIKKERHET ................................................................................... 14 VOLD OG TRUSLER ......................................................................................................................... 14 HMS FORBEDRINGSKULTUR OG SYSTEMATISK LÆRING AV FEIL ......................................................... 14 5 SUKSESSFAKTORER .................................................................................................................... 15 6 RISIKOVURDERING ....................................................................................................................... 15 7 VEDLEGG ........................................................................................................................................ 16 7.1 PROSESS - HOVEDAKTIVITETER ....................................................................................................... 16 7.2 ARBEIDSGRUPPENS MEDLEMMER .................................................................................................... 16 7.3 SITUASJONSANALYSE ..................................................................................................................... 17 7.4 REFERANSEMØTER......................................................................................................................... 18 7.5 REFERANSER ................................................................................................................................. 19 7.6 VEDTATTE STRATEGIER INNEN HMS-OMRÅDET ................................................................................ 19 7.6.1 Sikkerhetsstrategi SØ 2014-2019............................................................................................ 19 7.6.2 Avfallsstrategi SØ 2015-2020 .................................................................................................. 19 Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 4 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 1 SAMMENDRAG Sykehuset Østfold har dyktige og dedikerte medarbeidere og ledere. Det gjøres mye godt HMS- og IA-arbeid i SØs enheter. Styret i SØ har vedtatt at SØs strategiske arbeid med Helse, indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en helhet i strategiske prosesser og styringsdokumenter. Det er i tråd med føringer fra Helse Sør-Øst RHF som eier. «Velkommen til Sykehuset Østfold, et fantastisk spennende sted å jobbe, med dyktige kolleger!»» Adm. direktør Just Ebbesen Samling for 70 nye medarbeidere, 08.10.2014 HMS-arbeid er et linjeansvar. Ansvaret for helhetlig strategisk HMS-ledelse i SØ er tillagt divisjon Facility Management (FM) gjennom ny stilling som HMS-sjef, og styrets vedtak om helhetlig HMS-tilnærming. HMS-stab er organisert i ulike enheter i SØ. Arbeidsmiljøutvalget vedtok 07.10.2014 å utarbeide ny HMS-strategi for SØ. En arbeidsgruppe med representanter fra klinisk virksomhet og HMS-stab har utarbeidet HMS-strategien. Med forankring hos direktør FM har HMS-sjefen ledet arbeidet. Arbeidsgruppen har involvert berørte fagmiljøer internt og eksternt. SØs hovedmål for HMS-arbeidet anbefales å være: Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader «Hver gang vi har møte i konsernledelsen og i styret, starter vi med HMS som første sak». Konsernsjef Dag Mejdell, Posten Norge BA Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014 Et trygt og stimulerende arbeidsmiljø er viktig for at medarbeidere og ledere skal prestere og gi best mulig pasientbehandling. Økt nærvær og færrest mulig skader er god HMS-økonomi. Det er satt mål for jobbnærvær, jobbtilfredshet, krav til håndtering av trusler og voldssaker, ytre miljø, brannsikkerhet, beredskap og klinisk virksomhet og stabers «kundetilfredshet» med leveranser fra HMS-stab. Som strategiske innsatsområder anbefales: 1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS 2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur 3. Økt innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud 4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer 5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling 6. Ivaretakelse av ytre miljø Det anbefales tiltak knyttet til innsatsområdene. Et godt arbeidsmiljø med systemer og kultur for kontinuerlig forbedring, skal gjøre det trygt å melde fra om uønskede hendelser og forbedringsområder. Hensikten med å analysere årsaker til og konsekvenser av feil er å lære av det og hindre at de gjentar seg, å få til forbedring og å få økt kvalitet på tjenestene. Arbeidsgruppen har angitt suksessfaktorer for å realisere HMS-strategien, og gjort en risikovurdering i forhold til å nå hovedmålet for HMS. «En kan ikke være opptatt av pasientsikkerhet uten å være opptatt av Helse, Miljø og Sikkerhet for de som jobber i helsetjenesten». Helse- og omsorgsminister Bent Høie Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014 Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 5 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 2 BAKGRUNN 3 Det gjøres mye godt HMS- og IA -arbeid i SØs enheter. Sykehuset Østfold har dyktige og dedikerte medarbeidere og ledere. SØ hadde pr 31.12.2013 totalt 5 680 ansatte med 4 355 kvinner og 1 325 menn, og 4 580 årsverk. I tillegg var det ved årsskiftet 50 lærlinger, 264 studenter og 47 turnusleger i SØ. Brutto driftsbudsjett for SØ er i 2014 kr 4 988 800 000, hvorav lønnskostnader utgjør kr 3 274 800 000 (66 %). 2.1 HMS som helhet Styret for SØ fattet 15.09.2014 følgende vedtak i sak 54-14: «Styret bifaller administrerende direktørs anbefaling om at Sykehuset Østfolds strategiske arbeid med Helse, indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en helhet i fremtidige strategiske prosesser og styringsdokumenter.» SØs helhetlige tilnærming er i tråd med Helse Sør-Øst RHFs resultatmål i «Prosjektdirektiv for Prosjekt HMS-styring i Helse-Sør-Øst» datert 31.10.2014: «Etablere et overordnet rammeverk for HMS-styring i regionen», samt «Koordinere fagområdet HMS på tvers av fagavdelinger i det regionale helseforetaket». Tabell 1: Helhetlig HMS Helse Miljø - indre og ytre Sikkerhet Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Avfall Grunnsikring Helsefremmende tiltak, forebygging, sykefraværsoppfølging, inkluderende arbeidsliv (IA), ergonomi Avfallshåndtering, lagring og levering En tilstand uten uønskede hendelser med fare for liv og helse, eller skade på materiell og omgivelser Luft, lys, ergonomi, støy Utslipp og forurensning Stoff, væske eller gass til luft, vann eller i grunnen Vold- og trusselsituasjoner Energiforbruk, transport, støy og rystelser, lys og annen stråling Organisatorisk arbeidsmiljø Ledelse, psykososiale forhold, bedriftskultur, informasjon, medvirkning Gass, kjemikalier, bygningsmasse, produkt, elektriske anlegg, råvarer Brannvern og eksplosjonsvern Beredskap Kjemisk helsevern Personvern og informasjonssikkerhet Kjemikalier, gasser SØs informasjon skal være forsvarlig beskyttet, enten den er lagret på papir, elektronisk eller i medarbeidernes hoder Strålevern Smittevern Organisatoriske premisser for godt HMS-arbeid: 4 Klare mål og faglige krav, nødvendig kompetanse Rolleklarhet og tydelig organisering, god internkontroll: rutiner og prosedyrer Åpenhet og trygghet som grunnlag for god avviks- og forbedringskultur 3 Inkluderende arbeidsliv. IA er en del av HMS. 4 Definisjon av kompetanse: holdninger, kunnskap, evner og ferdigheter (Strategisk kompetanseledelse, Linda Lai, 2013). Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 6 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 2.2 Intern HMS-stab og eksterne HMS-ressurser HMS-stab er organisert i ulike enheter i SØ. Ansvaret for helhetlig strategisk HMS-ledelse i SØ er tillagt FM gjennom ny stilling som HMS-sjef fra august 2014. Styrets vedtak om helhetlig HMS-tilnærming 15.09.2014 understøtter dette. Tabell 2: Intern HMS-stab Enheter Roller Oppgaver/ansvar Divisjon FM Direktør FM HMS-avdelingen HMS-sjef, miljøingeniør, miljøvert, yrkeshygieniker Eiendomsavdelingen eiendomssjef, sikkerhetsansvarlig, sikkerhetskonsulent HMS-avdelingen: strategisk HMSledelse, lederstøtte, HMS-systemer, HMS-prosedyrer, interne HMSrevisjoner, opplæring, risikostyring, arbeidsmiljøutvalget, indre og ytre miljø, samarbeid med verneombud og tillitsvalgte Eiendomsavdelingen: sikkerhet HR-stab HR-direktør HR-avdelingen HR-sjef, HR-rådgivere, HRkonsulenter, organisasjonspsykologer, spesialkonsulent HMS, IA-rådgiver Lederstøtte og opplæring HR, HMS og IA, AKAN, endrings- og forbedringsarbeid, lederutvikling, medarbeider-undersøkelsen, personaladministrative rutiner og systemer, HMS handlingsplan, vernerunder, kontakt med tillitsvalgte Stab Fag og pasientsikkerhet Direktør Avd. kvalitet og pasientsikkerhet Kvalitetssjef, pasientsikkerhet, systemadministratorer Jurist: personvern og informasjonssikkerhet, pasientsikkerhet 5 Fag og kompetanseavdelingen Kompetansesjef, rådgivere Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser, internrevisjoner/ tilsyn, avvikshåndtering Synergi, risikovurderinger, EK dokumentstyring, pasientsikkerhet Fagutvikling - koordinering og organisering, kompetansestyring Avdeling Teknologi og IKT Direktør Teknisk avdeling Teknisk sjef, brannverningeniør IKT-avdeling Teknisk sjef, informasjonssikkerhetsleder Datasikkerhet, personvern og informasjonssikkerhet, avfallshåndtering, brannvern Senter for laboratoriemedisin Seksjon for smittevern Smittevernoverlege, smittevernsykepleiere, tuberkulosekoordinator Radiologisk avdeling Avdelingssjef Strålevernkoordinator Strålevernkontakt i avdelinger som bruker røntgenutstyr Arbeider for at pasienter og ansatte ikke skal utsettes for infeksjoner. Smitteforebygging, undervisning og veiledning Strålevernkoordinator: fagkonsulent for alle avd. som benytter ioniserende stråling. Kontaktperson Statens strålevern. Utarbeide rutiner for bruk og vedlikehold av verneutstyr Beredskap Administrerende direktør Avdelingssjef prehospital avdeling 5 Bl.a. samarbeid om grunnkurs HMS for ledere og verneombud. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Beredskap: strategisk leder Beredskap: taktisk leder Dato: 09.12.2014 Side: 7 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 Tabell 3: Eksterne HMS-ressurser Enheter Roller HMS oppgaver Bedriftshelsetjenesten Fagkyndig- og rådgivende aktør jf. arbeidsmiljølovens § 3-3 Bistå SØ i helsefremmende arbeid, forebygging, sykefraværsoppfølging. Info, opplæring etc. Deltar i AMU NAV Arbeidslivssenter Østfold Ressurs- og kompetansesenter for et inkluderende arbeidsliv SØs kontaktpersoner Bistå SØ i arbeidet med å redusere sykefraværet, styrke jobbnærværet og forbedre arbeidsmiljøet Faglig nettverksforum for HMSledere, HMS-rådgivere og hovedverneombud Faglig nettverksforum for HMS-sjefer eller tilsvarende roller Formidle gode eksempler og synliggjøre “beste praksis” innen HMS. Pådriver til kontinuerlig forbedring av HMS-arbeidet i helseregionen IA-rådgivere Regionalt HMS-forum i Helse Sør-Øst Regionalt HMS-ledermøte i Helse Sør-Øst Vernetjenesten 2.3 Roller og ansvar i linjen HMS-saker skal løses i linjen, på lavest mulig nivå og så tidlig at fysiske og psykiske skader/belastninger forebygges, konsekvenser reduseres og SØs påvirkning på ytre miljø holdes på lavest mulig nivå. - Administrerende direktør: ansvar for alt HMS-arbeid som øverste leder Adm. direktør - Avdelingssjef og seksjonsleder: ansvar for HMS-arbeidet innen sitt ansvarsområde - Verneombud: ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår Avdelingssjef arbeidsmiljøet og ytre miljø - Medarbeider: ansvar for å medvirke i HMS-arbeidet, og å skape trivsel og Seksjonsleder et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø Medarbeider Aktiv involvering av medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte på alle nivåer og alle enheter i organisasjonen er en forutsetning for godt HMS-arbeid. Figur 1: Roller i HMS-arbeidet 2.4 Arbeidsmiljø, kvalitet og HMS-økonomi Systematisk HMS-arbeid gir en sikker og trivelig arbeidsplass som er en forutsetning for god kvalitet i pasientbehandlingen. Økt nærvær og fravær av skader er god HMS-økonomi. Forsvarlig kvalitet i pasientbehandlingen og god pasientsikkerhet Kvalitets- og styringssystemet (EK) skal understøtte og videreutvikle en kultur for kontinuerlig forbedring og læring av uønskede hendelser, som involverer brukere, ledere og medarbeidere. Det skal være trygt å varsle om kritikkverdige forhold internt i SØ. 2.5 Lovkrav Lovkravene til systematisk HMS-arbeid setter minstestandard for HMS. En sikker og helsefremmende arbeidsplass HMS-økonomi Økt nærvær, økt medarbeider-tilfredshet og færre skader Figur 2: Kvalitet og HMS-økonomi Arbeidsmiljølovens formålsparagraf §1: «Å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger….» Utdrag fra internkontrollforskriften fra HMS (IK-HMS) § 1: «Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak, skal denne forskrift fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen: o arbeidsmiljø og sikkerhet o forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester o vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås.» Videre fremgår i IK-HMS § 4: «Virksomheter som omfatter både arbeidstakere og kunder/brukere, f.eks. sykehus, skoler, barnehager og hoteller har ansvar for helse, miljø og sikkerhet for begge grupper.» Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 8 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 2.6 HMS-politikk for Helse Sør-Øst RHF I Helse Sør-Østs HMS-politikk fremgår følgende: «Godt arbeidsmiljø er en suksessfaktor for kvalitet og pasientsikkerhet.» Generalsekretær Geir Riise, Legeforeningen Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014 «I Helse Sør-Øst er systematisk HMS-arbeid en del av det overordnede styrings- og kvalitetssystem, og skal bidra til å nå foretakets strategiske mål. Helse Sør-Øst RHF skal ha et styringssystem som bidrar til forbedringer av foretakets HMS-resultater ved å sikre at HMS blir integrert i planlegging, gjennomføring, oppfølging og forbedring av foretakets aktiviteter. HMS skal være en integrert del av linjeansvaret og innarbeides i den daglige drift og produksjon. Det skal være en gjennomgående systematikk med tanke på målformulering, aktiviteter og resultatoppfølging som er sporbar på alle nivå i virksomheten.» 2.7 SØs visjon, verdier og leveregler Visjon Sykehuset Østfold skal tilby gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi Verdier: kvalitet - trygghet - respekt Leveregler 1. Vi omgås pasienter og hverandre med høflighet og respekt. 2. Vi deltar i prosesser og er lojale til beslutninger. 3. Vi skaper resultater gjennom samhandling. 4. Vi ser muligheter, ikke begrensninger. 5. Vi representerer arbeidsplassen vår på en god måte. Figur 3: SØs styringspyramide Visjon, verdier og leveregler er vektlagt i det strategiske arbeidet og anbefalingene som gis. 2.8 Mandat og prosess Arbeidsmiljøutvalget vedtok 07.10.2014 å utarbeide ny HMS-strategi for SØ. Jf. vedtaket skal følgende ivaretas: - Adm. direktør Ledermøtet Adm. dir, HVO Arbeidsmiljøutvalget Tverrfaglig helhet for HMS-området jf. styrets Foretaksvedtak i sak 54/14. tillitsvalgte Tydelige mål med tilhørende tiltak og målbare Direktør FM evaluerings-/resultatkriterier. Enhetlig samarbeidsstruktur for sykehusets HMS Arbeidsgruppe HMS-strategi Eksterne Interne støtteapparat. referansemiljøer referansemiljøer Tiltak for utvikling av ønsket HMS-kultur for hele Leder: HMS-sjef helseforetaket. Systemer, prosedyreverk og støttefunksjoner er Figur 4: Organisering av strategiarbeidet lett tilgjengelige og brukervennlige. Ibruktakelse av nytt østfoldsykehus på Kalnes gis prioritet i 2015. Kunnskapsdeling gjennom «beste-praksis-læring» mellom sykehusets enheter. Figur 4 viser arbeidets organisering. Arbeidsgruppen har hatt 4 møter i perioden 24.10.- 26.11.2014. Involvering Arbeidsgruppen har lagt vekt på bredest mulig informasjon og involvering av berørte fagmiljøer i sykehuset, og i noen grad eksternt. Se vedlegg 7.1, 7.2 og 7.4. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 9 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 3 MÅL OG STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER 3.1 Mål Arbeidsgruppen anbefaler følgende hovedmål for SØs HMS-arbeid: Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader God måloppnåelse på alle måleindikatorer har positiv effekt for SØ som attraktiv arbeidsplass og overordnede mål knyttet til pasientbehandling og pasientsikkerhet. Tabell 4: HMS målkart Måleindikator 2015 2016 2017 2018 2019 2020 7,57 7,5 7,5 7,0 6,5 6,5 6,5 2. Jobbtilfredshet for medarbeidere og ledere 768 76 77 78 78 78 78 - 100 100 100 100 100 100 - - - - - - - - - - - - - - - - 4. Avfallsmengde (tonn) Redusert i f.t. 2012-nivå: 1 350 tonn 5. Avfallssorteringsgrad i % Øke til over 50 % i f.t. 2012nivå: 41 % 6. Energiforbruk (målt i MWh (megawattimer)) Redusert fra 2012-nivå: 52 430 Mwh 5 % reduksjon fra 2012-nivå: 2 824 000 km. 7. Transport (målt i kilometer) Revideres fom. 2016 2014 1. Jobbnærvær (målt i % sykefravær) 3. Andel trusler og voldsskader overfor medarbeidere og 9 10 ledere meldt i Synergi (målt i %) Helse - ytre Miljø6 - Sikkerhet Mål 8. Brannsikkerhet - Ingen stående avvik11 ang. sikkerhet til pasienter og ansatte i alle SØ’s bygg 9. Beredskap - Beredskapsplaner er oppdatert til enhver tid. «Kunde» Beredskapsplaner er kjent og forstått hos alle ledere 10. Klinisk virksomhet og stabers «kundetilfredshet» med HMS-stabs tjenester «År 1»: Min. 4,0 i kundetilfredshet på en skala 1-6 hvor 6 er svært tilfreds, og 1 er svært lite tilfreds (årlig måling) Nytt Østfoldsykehus Overordnet teknisk program for nytt østfoldsykehus gir føringer for HMS i prosjektering og gjennomføring. Det etableres løsninger og materialbruk som fremmer et godt innemiljø. 6 7 5, 6 og 7 gjelder SØs bygningsmasse pr 2012. Avfallssortering utover restavfall. Sykefraværet var på 7,6 % for hele SØ pr 30.07.2014. Sykefravær pr 31.12.2013 var for hele SØ 8,4 %. 8 Kilde: snittscore basert på 7 spørsmål i medarbeiderundersøkelsen for 2014. Helse Sør-Øst er referanse med 75 som score. SØs elektroniske verktøy for registrering, oppfølging og forebygging av uønskede hendelser, nesten-uhell og forbedringsforslag. 10 Det skal alltid gjøres en vurdering av om vold og trusler mot medarbeidere og ledere skal politianmeldes, jf. SØs prosedyre «Politianmeldelse. Sykehuset Østfold», EK-dok. nr. F/2.2-09. 11 Stående avvik = avvik som ikke blir lukket innen rimelig kort tid etter at eier selv er klar over avvikene. 9 Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 10 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 3.2 Mål- og resultatoppfølging Det heter at «det du blir målt på får oppmerksomhet». Strand (2004) peker i boken Ledelse, organisasjon og kultur på at «Mål retter oppmerksomheten mot handling. Mål mobiliserer til innsats. Mål skaper utholdenhet og vedvarende innsats». «Ryddighet på arbeidsplassen er et godt tegn på om man jobber godt med HMS og sikkerhet». Konsernsjef Dag Mejdell, Posten Norge BA Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014 I tillegg er det gøy å nå mål. Gode resultater bør anerkjennes og markeres. Rapportering Det anbefales rapportering av måloppnåelse og status på tiltak minst to ganger pr år til ledermøte og arbeidsmiljøutvalget. Strategiplanen som helhet anbefales revidert årlig. Tiltak bør legges ut i tid/år avhengig av administrativ og faglig kapasitet. 3.3 Strategiske innsatsområder Arbeidsgruppen anbefaler følgende strategiske innsatsområder: Tabell 5: Strategiske innsatsområder 1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS 2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur 3. Økt innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud 4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer 5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling 6. Ivaretakelse av ytre miljø Tilhørende tiltak fremgår av punkt 4.1 - 4.6. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 11 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 4 TILTAK 4.1 Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer Tabell 6 Nr Medvirkning Oppstart 1 HMS-måleindikatorer integreres i lederavtale på alle nivåer Adm. direktør Foretakssekretariatet HMS-sjef, HRavdelingen 2015 2 HMS-status settes på dagsorden som «sak 1» på administrerende direktørs ledermøter, avdelingsledermøter og personalmøter Adm. direktør Avdelingssjefer Seksjonsledere Ledere Medarbeidere Verneombud 2015 4.2 Tiltak Ansvar HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur Tabell 7 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 HMS-måleindikatorer integreres i lederavtale på alle nivåer Adm. direktør Foretakssekretariatet HMS-sjef, HRavdelingen 2015 2 HMS-status settes på dagsorden som sak 1 på administrerende direktørs ledermøter, avdelingsledermøter og personalmøter Adm. direktør Avdelingssjefer Seksjonsledere Medarbeidere Verneombud 2015 3 Lage en inspirerende og enhetlig grafisk profil og enhetlig begrepsapparat for HMS i hele SØ (systemer, 12 info, prosedyrer o.a.) Direktør FM Stabsdirektører HMS-stab Kommunikasjonsavd. 13 BHT og NAV ALS 2015 4 Sikre at alle enheter har en velfungerende avtale, rolleforståelse og faste samarbeidsmøter mellom leder og verneombud (EK-prosedyre F/7.1-06) Avdelingssjef Seksjonsleder Vernetjenesten HMS-sjef 2015 5 Utforme «HMS vær sikker-regler» for medarbeidere 14 og ledere ved SØ HMS-sjef Ledere, HMS-stab Vernetjenesten Tillitsvalgte 2015 4.3 Styrket innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud Tabell 8 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 Revidere innhold og form på kurset «HMS grunnopplæring for ledere og verneombud» HMS-sjef HMS-stab, ledere Fag og kompetanseavdeling Vernetjenesten. BHT og NAV ALS To faser: 1: 2015 2: 2016 2 Etablere struktur for systematisk kunnskapsdeling gjennom «beste-HMS-praksis-læring» mellom sykehusets enheter. Dette legges på SØs intranettsider under HMS HMS-sjef HMS-stab Avdelingssjefer og seksjonsledere Fra 2015 12 13 14 Å vurdere utvikling av HMS app12 for tjenestetelefoner, nettbrett og PC er. Tilgang på HMS-verktøy. BHT = bedriftshelsetjenesten. NAV ALS = NAV arbeidslivssenter. Inspirert av Posten Norges «vær-sikker-regler». Konsernsjef Dag Mejdells innlegg på Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse 27.11.14. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 12 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 Tabell 8 (forts.) Nr 3 Tiltak Tilby opplæring i avdelinger og seksjoner på grunnlag av 15 en risikovurdering, med felles opplæring i : forebygging og håndtering av vold- og trusselsituasjoner ergonomi og forflytningsteknikk smittevern, forebygging og tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 2015 HMS-sjef HR-avdelingen Fag og kompetanseavdeling Seksjon smittevern Bedriftshelsetjenesten 4 Årlig en dags HMS-/IA oppdatering og motivasjonskurs for ledere og verneombud (erstatter 3 x 1 dag hvert 5. år) HMS-sjef HMS-stab BHT og NAV ALS 2016 5 HMS/IA fagseminar til inspirasjon og motivasjon for alle ledere (frivillig deltakelse, videreføring av nåværende tiltak) HRavdeling HMS-sjef HMS-stab BHT og NAV ALS 2016 4.4 Styrket samordning og kundevennlighet fra HMS-stab og støttesystemer Tabell 9 Nr Tiltak 1 HMS-stab i alle enheter utvikles som ett samordnet og lett tilgjengelig stab-/støttesystem, med enhetlig samarbeidsstruktur og felles serviceavtale overfor avdelinger og seksjoner Direktør FM Stabsdirektører Alle i HMS-stab BHT og NAV ALS 2 Etablere utviklings- og samhandlingsarena; to halvdagssamlinger pr år for medarbeidere og ledere med HMS-staber HMS-sjef Alle i HMS-stab BHT og NAV ALS Innen 30.1.15 3 HMS-sjef besøker alle avdelinger 2 ganger pr år i fbm. med HMS handlingsplan og systematisk forbedringsarbeid HMS-sjef Avdelingssjef Seksjonsleder Verneombud HMS-stab 2015/ 1. kvartal 4 Intranett og alle HMS-/HR-verktøy revideres slik at verktøyene oppleves som en helhet Direktør FM Kommunikasjonsavdelingen, HMSstab, IKT-avdeling BHT og NAV ALS 2015 5 Interne HMS-revisjoner organiseres fra 2015 helhetlig med felles årlig revisjonsplan, en revisjonsgruppe hvor team på 2-4 fagpersoner gjennomfører HMS-revisjoner HMS-sjef HMS stab Revisjonsledere, fagrevisorer, 16 BHT og NAV ALS 2015 6 Elektronisk «kundemåling» en gang pr år for måling av kundetilfredshet og grunnlag for kontinuerlig forbedring av HMS-stabs tjenester HMS-sjef HMS-stab 2015 15 16 Ansvar Søke NAV Arbeidslivssenter Østfold om tilretteleggingstilskudd. Medvirke i utforming av revisjonskonsept. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Medvirkning Oppstart 2015 Dato: 09.12.2014 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 4.5 Side: 13 / 20 Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling Tabell 10 Nr Tiltak Ansvar 1 Dokumenterte HMS risikovurderinger overordnet og for alle enheter før flytting og ibruktakelse av nye eller ombygde lokaler Prosjektleder Avdelingssjef Seksjonsleder Verneombud Medarbeidere Medvirkning Oppstart 2015 2 Systematisk informasjon overfor ledere og medarbeidere Prosjektleder Avdelingssjef Seksjonsleder Kommunikasjonsavdeling 2015 3 Benytte systematisk prosessforbedring som metode, for å sikre kvalitet og effektivitet i pasientbehandlingen, og forebyggende og korrigerende tiltak for HMS for medarbeidere og ledere. Eks.: forbedrings-/tavlemøter Avdelingssjef Prosess17 direktør Seksjonsledere Medarbeidere Verneombud 2015 4 Ivareta behov for støtte i det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet, med BHT som «beredskapsressurs» Avdelingssjef Seksjonsleder HMS-stab BHT og NAV ALS Vernetjenesten 2015 5 HMS-utsjekk og oppfølging av alle enheter etter ibruktakelse av nye lokaler, nytt utstyr og nye 18 arbeidsprosesser. Anslag: 2 mill kr Avdelingssjef Seksjonsleder Verneombud BHT 2016 Tiltakene gjelder for både nytt østfoldsykehus på Kalnes og øvrige lokasjoner. Foruten lovkrav beskriver 19 SØ krav til risikovurdering ved endring og omstilling i EK -prosedyre F/8-25. EK-prosedyre F/8-09 beskriver SØs modell for risikovurdering knyttet til HMS. 4.6 Ivaretakelse av ytre miljø Tabell 11 Miljøpolitikk Vi i Sykehuset Østfold tar felles ansvar for miljøet og skal ved kontinuerlig forbedring redusere energiforbruket og forurensning. Sykehusets miljømål, lover og forskrifter er styrende for vårt miljøarbeid Nr Tiltak Ansvar 20 Medvirkning Oppstart Årlig: 2015 2016 1 Sikre at SØ blir resertifisert i hht. ISO 14001 Direktør FM Avdelingssjef Seksjonsleder Vernetjenesten 2 Sikre at alle enheter har mål og tilhørende tiltak i HMS handlingsplan Avdelingssjef Seksjonsleder Verneombud Medarbeidere Løpende 3 Sikre optimal verdikjede for håndtering av restavfall på nytt østfoldsykehus Kalnes og andre lokalsjoner HMS-sjef Avdelingssjef Seksjonsleder Teknisk avd. Løpende 17 18 19 20 Prosessdirektør konsultert 28.11.2014. Anbefales avsatt som sentral pott. Elektronisk kvalitetssystem. SØ fikk 16.12.2014 skriftlig melding fra sertifiseringsorganet DNV GL om at SØ blir sertifisert i 2014. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 14 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 21 4.7 Personvern og informasjonssikkerhet SØs informasjon skal være forsvarlig beskyttet, enten den er lagret på papir, elektronisk eller i medarbeidernes hoder. Arbeidsgruppen anbefaler at SØ innen utgangen av 2017 skal tilfredsstille krav i standarden ISO 27001-Informasjonssikkerhet eller tilsvarende standard. Sertifiseringsorganet DNV GL omtaler ISO 27001 som: «Et styringssystem for informasjonssikkerhet bidrar til å identifisere og redusere kritisk sikkerhetsrisiko, og hjelper derved virksomheten med å konsentrere innsatsen for informasjonssikring og databeskyttelse. Gjeldende politikk videreføres: Sykehuset Østfold skal etablere og vedlikeholde systemer som sørger for sikker håndtering og oppbevaring av personopplysninger, samtidig som opplysningene er tilgjengelige når det er bruk for dem. 4.8 Vold og trusler Vi ser en samfunnsutvikling som gir grunnlag for økt aktsomhet og bevissthet på sikkerhet og beredskap i forhold til mulige trusler og uønskede hendelser. Å bli utsatt for vold og trusler kan føre til alvorlige konsekvenser for medarbeidere og ledere både fysisk, psykisk og sosialt. SØ har nulltoleranse for vold og trusler mot medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende. 4.9 HMS forbedringskultur og systematisk læring av feil Et godt arbeidsmiljø med systemer og kultur for kontinuerlig forbedring, skal gjøre det trygt å melde fra om uønskede hendelser og forbedringsområder i Synergi. «Ved alvorlige hendelser og hvis noe går galt, så er det utrolig viktig at dere melder det i Synergi. Da kan vi forbedre oss.» Adm. direktør Just Ebbesen Samling for 70 nye medarbeidere, 08.10.2014 Hensikten med å analysere årsaker til og konsekvenser av feil er å lære av det og hindre at de gjentar seg, å få til forbedring og å få økt kvalitet på tjenestene. Dersom medarbeidere og ledere handler i strid med gjeldende prosedyre, utøver dårlig skjønn, eller ikke følger vanlige regler for god oppførsel, krever det korreksjon på individnivå. Arntzen (2013) skriver følgende i boken Ledelse og kvalitet i helsetjenesten: «Hva som er god faglighet og god praksis, må defineres, etterleves og forbedres. Det er det kvalitet, pasientsikkerhet, ledelse og internkontroll først og fremst handler om.» Så også for HMS-arbeid. 21 Forankret gjennom involvering av informasjonssikkerhetsleder, hos avdelingssjef for IKT-avdelingen og direktør for Teknologi og IKT. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Side: 15 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 5 SUKSESSFAKTORER Arbeidsgruppen anbefaler at følgende tillegges vekt i realisering av HMS-strategien: - Administrerende direktør og alle ledere som gode rollemodeller innen HMS-arbeidet HMS er og skal være en del av driften som et linjelederansvar i det daglige arbeidet Å ivareta partssamarbeid med verneombud og tillitsvalgte, og involvering av medarbeidere En godt samordnet HMS stab med klare mål for sine bidrag til SØs HMS-arbeid 6 RISIKOVURDERING Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i ovennevnte suksesskriterier og anbefalt hovedmål for HMS: Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader Tabell 12: Risikovurdering Risiko knyttet til realisering av strategien Risikoreduserende tiltak 22 Ansvar Mangelfull forankring og handlekraft hos ledere og medarbeidere Fast agendapunkt i ledermøter HMS-måleindikatorer i lederavtalen Kompetanseutvikling og opplæring Lederstøtte Alle ledere Adm. direktør Leder, HMS stab Leders leder og HMS stab Mangel på tid til å implementere HMSstrategien og jobbe aktivt med det ute i arbeidsmiljøene på avdelinger og seksjoner Integrere HMS-arbeidet i eksisterende faste møte- og arbeidsstrukturer Forankre gjennomføring av tiltak i administrerende direktørs ledermøte Bevissthet på omfang av tiltak i 2015 Leder og verneombud Ikke tilstrekkelig støtte til ledere i omstillingsarbeid Etablere innsatsgrupper, ressursteam Skaffe seg oversikt og be om bistand Leder Mangelfull kommunikasjon/informasjon til medarbeidere og ledere God kommunikasjonsplan Opplæring Fast punkt i ledermøter HMS sjef Leder og HMS stab Leder Mangelfull/feil prioritering av ulike HMS saker (ulik prioritering hos leder og vernetjenesten) God kommunikasjon og likeverdig partsamarbeid mellom leder og verneombud. Medvirkning Leder og verneombud Leder og medarbeider For lite fokus på tiltak og forslag til forbedring Systematisk HMS arbeid gjennom faste møtearenaer leder og verneombud Fast agenda på personalmøter Forbedring-/tavlemøter Leder og verneombud HMS-sjef Leder 22 BHT og NAV arbeidslivssenter involveres etter behov. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Leder og medarbeider Dato: 09.12.2014 Side: 16 / 20 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 7 VEDLEGG 7.1 Prosess - hovedaktiviteter 07.10.2014: Arbeidsmiljøutvalget – mandat vedtatt 23.10.2014: Hovedverneombud/verneombudenes dag - informasjon og innspill 24.10.2014: Arbeidsgruppens møte 1 05.11.2014: Møte med foretakstillitsvalgte - informasjon, gruppesumming og innspill 06.11.2014: Arbeidsgruppens møte 2 11.11.2014: Ledermøte - informasjon, gruppesumming og innspill 18.11.2014: Arbeidsmiljøutvalget - beslutningssak 21.11.2014: Arbeidsgruppens møte 3 26.11.2014: Arbeidsgruppens møte 4 28.11.2014: Anbefaling til ny HMS-strategi levert fra arbeidsgruppe 03.12.2014: Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i møte med foretakstillitsvalgte 09.12.2014: Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i ledermøte - beslutningssak 10.12.2014: Ny HMS-strategi sluttført 03.02.2015: Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i arbeidsmiljøutvalget – beslutningssak 2015: Realisering og årlig revidering 7.2 Arbeidsgruppens medlemmer Arbeidsgruppen har rapportert til og forankret prinsipielle forhold hos direktør FM Trond Smogeli, som ved behov har kunnet forankre eventuelle avklaringer med administrerende direktør Just Ebbesen. Arbeidsgruppens medlemmer: 23 Terje Engvik, HMS-sjef og leder for arbeidsgruppen, divisjon FM , tlf. 952 20 128 Jane Cathrin Larsen, rådgiver og sekretær for arbeidsgruppen, divisjon FM, tlf. 941 47 312 Eirin Paulsen, avdelingssjef Barneavdelingen. tlf. 920 95 039 Andreas Joner, avdelingssjef DPS Halden, tlf. 911 22 531 Merethe Johannessen, seksjonsleder i avdeling for sykepleie, tlf. 452 00 940 Bo Skauen, avdelingssjef prehospital avdeling og beredskapsleder, tlf. 468 79 644 Marit Flåskjer, kvalitetssjef, stab fag og pasientsikkerhet, tlf. 918 51 620 Nina Bøhn Kristiansen, HR-sjef, HR-avdelingen, tlf. 905 92 013 Anne Dybdrodt, hovedverneombud vernetjenesten, tlf. 917 28 533 koordinerende verneombud Linda Myllerup Jensen som stedfortreder i to møter Tone Lie Nilsen, foretakstillitsvalgt, tlf. 970 67 752 Arbeidsgruppen har hatt 4 møter med en deltakelse på 93 %. 23 FM: Divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter, portør)) Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 7.3 Side: 17 / 20 Situasjonsanalyse Situasjonsanalysen for SØs HMS-arbeid er basert på arbeidsgruppens vurderinger og referansemøter. Tabell 13: Situasjonsanalyse Styrker - bevare og opprettholde Muligheter - utnytte bedre - - - - God arbeidsmoral hos ledere og medarbeidere Høy fagkompetanse innen pasientbehandling Åpenhetskultur Det gjøres mye bra HMS-arbeid på mange enheter Ny organisering og ledelse av HMS området med konkretisering og ansvarliggjøring IA-avtalen - gode rutiner for sykefraværsoppfølging Intern HMS-/IA-pris – motivere og oppmuntre Prosedyrer i EK24 med høyt faglig nivå God medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte Positivt med FTV25-møter med administrerende direktør Positivt med «nærværsprosjekter» på sykefravær Ledere og medarbeidere som er interessert i HMS-tema Gode verktøy: pasientsikkerhetsundersøkelsen, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelsen, vernerunde med sjekklister, HMS handlingsplan, HMSprosessen på intranett Personvern og informasjonssikkerhet: taushetserklæring, prosedyre, bevissthet omkring taushetsplikt – yrkesstolthet. Få forsettlige brudd på taushetsplikten, meget få alvorlige avvik Kritiske forbedringsbehov - løse - - - Nytt østfoldsykehus Kalnes: nytt bygg, nytt utstyr, nye arbeidsmetoder, flere fagområder er samlokalisert – fantastisk mulighet Ønskelig med løpende kvalitetsmålinger og tilbakemeldinger fra pasienter, derfor behov for å utvikle verktøy med bistand på gjennomføring Bistand til risikovurdering/styring på HMS Bruke avvikssystemet i større grad for HMS Sikre godt partssamarbeid mellom leder og verneombud på alle nivåer i alle enheter, med faste møter Synliggjøre HMS-arbeidet i organisasjonen Få HMS-arbeidet inn i den daglige driften og utvikle en bedre HMS-kultur Enda mer systematisk fokus på ergonomi og ergonomikurs for å forebygge og hindre unødvendig sykefravær Enda mer fokus på de psykososiale belastninger ved trusler om vold, fysisk vold, spytting osv Sikre at alle ansatte deltar i oppfølgingsmøte av medarbeiderundersøkelsen Opprettholde innsats på nærværstiltak etter prosjekter Personvern og informasjonssikkerhet: opplæring og informasjon til Internt Servicesenter, opplæring taushetsplikt/personvern med kurs for nyansatte, e-læring, HMS internrevisjoner Spesielle utfordringer - håndtere HMS handlingsplan – alle enheter (100 %) skal ha aktiv HP, knapt 60 % har det, tiltak må iverksettes Jobbe sammen om handlingsplanen etter vernerunden Integrere HMS måleindikatorer i lederavtalen på alle nivåer - Voldsrisiko i f.t. til pasienter. Særlig aktuelt i akuttmottak (somatikk og psykisk helsevern), polikliniske og ambulante tjenester, teknisk support og renholdere - - HMS på intranett: eget ikon på hovedside, samle alt i en «kanal inn» til alle HMS-verktøy tydeligere, bedre tilgjengelighet og brukervennlighet med enhetlig struktur Kompetanse hos ansatte på voldsrisikovurderinger, og for hvordan helsetjenester ytes til pasienter med høy voldsrisiko - - Enkelte ledere har for stort kontroll spenn (50-100 medarbeidere) til å utøve synlig HMS relasjonsledelse Nytt østfoldsykehus Kalnes: nytt bygg, nytt utstyr, nye arbeidsmetoder, flere fagområder er samlokalisert - - HMS som lovpålagt opplæringsprogram må forbedres – her treffes ledere og verneombud Beredskap hos ledere og HMS-stab i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet under flytting, og etter ibruktakelse av Kalnes. Bruke BHT som ressurs - Sette ledere og andre bedre i stand til å gjennomføre et systematisk HMS-arbeid. Gi god opplæring og støtte til gjennomføring av risikovurderinger - Gjøre HMS til en naturlig del av medarbeidere og lederes hverdag - - Mer rapportering av avvik og uønskede hendelser krever opplæring i Synergi og oppfølging Opprettholde arbeidsglede og motivasjon i flytteprosesser, endring og omstilling - - Personvern og informasjonssikkerhet: strategiske mål, klargjøre alle interne og eksterne aktørers rolle og ansvar, bedre styring med tilgangsstyring for ansatte, øke saksbehandlingskompetanse – P360 Systematisk prosessforbedring – evne til å løse utfordringer i sentrale arbeidsprosesser tilknyttet diagnostisering, behandling og oppfølging av pasient - Å løse store og små uforutsette utfordringer i nye arbeidsprosesser ved innflytting i nytt sykehus. Om vi ikke har gode systemer for prosessforbedring vil dette få effekt på arbeidsmiljø i form av tidspress, rolleuklarheter, konflikter – faktorer som henger sammen med sykefravær - Bedre ivaretakelse av basale smitteverntiltak på enkelte enheter (håndhygiene, ta av klokker, ringer, smykker, bruk av arbeidsklær) – bør avkreve tiltak - 24 25 Åpen IKT-sikkerhetsmodell, dvs for stor tilgang mellom soner i SIKT-plattformen. IKT-beslutninger tas utenfor SØ. Tilgangsrettigheter større enn behov. Tjenester utenfor sykehuset – ambulerende tjenester, ambulanse Elektronisk kvalitetssystem Foretakstillitsvalgte Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 7.4 Side: 18 / 20 Referansemøter Eksternt - 14.10.14: Helse Sør-Øst RHF, HMS-forum med HMS-sjefer og rådgivere fra alle helseforetakene. 15.10.14: Posten Norge BA, HMS-rådgiver Merethe Holten og HMS-direktør Johan Fredrik Swärd. 11.11.14: SØs bedriftshelsetjeneste Unicare v/hovedkontakt og HMS-rådgiver Marte Kristoffersen og Anders Mikaelsen fra Ringvoll og Høyden BHT. 20.11.14: Konsultasjon av Helse Sør-Østs prosjektleder Tom Østensen, «Prosjekt HMS-styring» 20.11.14: NAV Arbeidslivssenter Østfold. SØs IA-rådgivere Helge Bergheim og Frank Stensland, og avdelingsleder Erik Kielland. SØs spesialrådgiver HMS Arne Josefssen og IA-rådgiver Harald Lund. 27.11.14: Helseforetakenes nasjonale arbeidsmiljøkonferanse, Gardermoen. Internt - - - - - - - 26 21.10.14: HR stab, HR-avdelingen: Spesialrådgiver HMS Arne Josefsen. IA-rådgiver Harald Lund. HRrådgiverne Magnus Eriksen, Hege C Nilsen, Ane Grimsrud, Tone Svanholm, Sissel Haddeland, Line Svendsen, Reidar Huseby, Merethe N. Jørgensen, Ketil Haugen. Organisasjonspsykolog Rachel Lørum. 23.10.14: 80-90 verneombud på verneombudenes dag. 23.10.14: avdelingskoordinator-møte for avdelingskoordinatorene for nytt østfoldsykehus Kalnes. 04.11.14: seksjonsoverlege Ole Fredrik Lund, barne- og utpostanestesi Verneombud avdeling anestesileger/Dnlf-repr i AMU. Anestesileger, Anestesiseksjon. 05.11.14: administrerende direktør faste møte med foretakstillitsvalgte. Info og gruppearbeid. 06.11.14: seksjonsleder Elisabeth Ødegaard, ambulant akutteam innen Psykisk helsevern, DPS Halden. 06.11.14: direktør Helge Stene-Johansen og spesialrådgiver Carina Brimsholm. Prosjekt OU SØ 2015. 07.11.14: jurist Jostein Vist, avdeling fag- og pasientsikkerhet. Tema: personvern og informasjonssikkerhet. 11.11.14: administrerende direktørs ledermøte. Info og gruppearbeid. 11.11. og 24.11.14: smittevernsykepleierne Grø Bøhler, Lars Varheim og Lena Johansen. Tuberkulosekoordinator Anne-Lise Dahlbo. Seksjon for smittevern. 12.11.14: eiendomssjef Anne Charlotte Moe, sikkerhetsansvarlig Tore Bjørnstad og sikkerhetskonsulent 26 Sveinung Eng. FM , eiendomsavdelingen. Tema: oppfølging av vedtatt Sikkerhetsstrategi SØ 2014-2019 integrert i ny HMS-strategi. 12.11.14 og 21.11.14: jurist Jostein Vist, avdeling fag- og pasientsikkerhet, og informasjonssikkerhetsleder Lars Cato Skaar, avdeling Teknologi og IKT, IKT-avdelingen. Tema: Personvern og informasjonssikkerhet. 12.11.14: fagansvarlig brannvern Rino Andre Eng. Avdeling Teknologi og IKT, Teknisk avdeling. 14.11.14: avdelingssjef Knut-Erik Hymer ved Psykiatrisk akuttavdeling/Psykiatrisk intermediæravdeling voksenhabilitering. Ass. avdelingssjef Kai Hansen, seksjonsleder Anne Lisbeth Hæreid, seksjonsleder Hege Stokstad Mathisen, avdelingsrådgiver Ove Fevåg, direktør FM Trond Smogeli. Tema: forebygging av voldog trusselsituasjoner mot medarbeidere og ledere. 14.11.14: Avdelingssjef Bjørn Ragnar Hødahl, kommunikasjonsavdelingen. Tema: HMS på intranett og grafisk profil for HMS. 17.11.14: teknisk sjef Hans Jørgen Torgersen, seksjonsleder Steinar Monge, seksjonsleder Asger Bentzen, avdelingskoordinator Marit Johanne Svingen. Avdeling Teknologi og IKT, Teknisk avdeling. 18.11.14: HR-direktør Wenche Lyngholm. Tema: Konsultert på utkast til HMS-strategi. 18.11.14: SØs arbeidsmiljøutvalg. Info og gruppearbeid. 19./20.11.14: konsultasjon av direktør FM Trond Smogeli, direktør Foretakssekretariatet Tore Krogstad, direktør OU SØ 2015 Helge Stene-Johansen, direktør bygg SØ 2015 Tore Dag Olsen. Tema: HMS ved ibruktakelse av nytt østfoldsykehus SØ 2015. 20.11.14: miljøingeniør Kristin Evju, miljøvert Kristine Olsen Bøe og yrkeshygieniker Øivind H. Olsen. FM, HMS-avdelingen. Tema: indre og ytre miljø. 20.11.14: revisjonslederne Arne Josefsen og Ove Fevåg. Fagrevisorene Rebecca Inger Sof Dalbye, Kristin Evju, Kristine Olsen Bøe, Øivind H. Olsen og Linda Myllerup Jensen. Tema: interne HMS-revisjoner fra 2015. 21.11.14: avdelingssjef Knut-Erik Hymer ved Psykiatrisk akuttavdeling/Psykiatrisk intermediæravdeling voksenhabilitering, verneombud Imre Frank Banfi, avdelingsrådgiver Ove Fevåg, seksjonsleder Eirik Jensen, seksjonsleder Lars Are Håkonsen, seksjonsleder Anne Lisbeth Hæreid, seksjonsleder Hege Stokstad Mathisen, stedfortreder Kristin larsen, seksjonsleder Birgitte Ysthede, seksjonsleder Unni Pedersen. Tema: forebygging av vold- og trusselsituasjoner mot medarbeidere og ledere. Tema: Forebygging og håndtering av vold- og trussel-situasjoner. 24.11.1: avdeling akuttmottak v/Sissel K. Hagen. Tema: forebygging av håndtering av vold- og trusselsituasjoner. FM: Divisjon Facility Management Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 7.5 Side: 19 / 20 Referanser - 7.6 7.6.1 Arntzen, Elisabeth (2013). Ledelse og kvalitet i helsetjenesten. Gyldendal. DNV GL (2014). Sertifiseringsorgan for ISO-standard. www.dnvba.com Justis- og beredskapsdepartementet (2006), NOU 2006:6. Når sikkerheten er viktigst. Beskyttelse av landets kritiske infrastrukturer og kritiske samfunnsfunksjoner. Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse. 7.11.2014. Helse Sør-Øst RHF (2009). HMS-policy fra Strategisk utviklingsplan 2009-2020. Helse Sør-Øst RHF (des 2013). Regional strategi for Kvalitet og pasientsikkerhet 2014-2016 Helse Sør-Øst RHF (22.11.2012). Plan for strategisk utvikling 2013-2020 Helse Sør-Øst RHF (2014). Prosjektdirektiv for prosjekt HMS-styring i Helse Sør-Øst. 30.10.2014. Karlsen, Jan Erik (2012). Forbi bunnlinjen. Balansert HMS-økonomi. Cappelen Damm. Lai, Linda (2013). Strategisk kompetanseledelse. Fagbokforlaget. Stortingsmelding nr 10 (2012-2013) «God kvalitet – trygge tjenester - Kvalitet og pasientsikkerhet i helse og omsorgstjenesten» Strand, Torodd (2001). Ledelse, organisasjon og kultur. Fagbokforlaget. Sykehuset Østfold (SØ) (10.09.2014). Administrerende direktør. Samlet plan SØ 2015. SØs Sikkerhetsstrategi for SØ 2014-2019. Godkjent i ledermøte 24.06.2014. Styresak 15.09.2014. SØs styre, sak 54/14 (15.09.2014). Vedtak om strategisk tverrfaglig helhet innen Helse, Miljø og Sikkerhet. SØs arbeidsmiljøutvalg, sak 65-14 (07.10.2014). Vedtak om ny HMS-strategi for Sykehuset Østfold. SØs Arbeidsutvalg SØ 2015 (04.11.2014). SØ avfallsstrategi 2015-2020 SØs Arbeidsutvalg SØ 2015 (31.10.2014). Projektdirektiv; Ibruktakelse av Sykehuset Østfold Kalnes. SØs Arbeidsutvalg SØ 2015 (04.11.2014). Nytt østfoldsykehus: Håndbok for klinisk ibruktakelse fase1(KIB 1) og mellomfasen før KIB 2». Vedtatte strategier innen HMS-området Sikkerhetsstrategi SØ 2014-2019 27 Sikkerhetspolitikk Sykehuset Østfold HF skal ha åpne og tilgjengelig sykehus for alle. Pasienter, pårørende, besøkende, ansatte og studenter skal føle seg trygge og kunne ferdes dit de har behov for å komme, men ikke lenger. Strategiske delmål – måloppnåelse innen 31.12.2016 1. En enhetlig opplæring som fremmer sikkerhetskulturen i hele organisasjonen, og sikrer at alle ansatte kjenner sitt sikkerhetsansvar, SØs sikkerhetspolicy og adgangsbestemmelser. 2. Sikkerhetsarbeidet skal ledes av en tydelig enhet som er synlig i hele organisasjonen. 3. Sikkerhetsarbeidet skal dokumenteres med et klart og tydelig rammeverk tilgjengelig for ansatte. 4. En balansert sikring som fremmer den daglige driften og visjonen om et åpent og tilgjengelig sykehus for ansatte og besøkende. 7.6.2 Avfallsstrategi SØ 2015-2020 28 Mål: Sykehuset Østfold skal ha rasjonelle, miljøvennlige og trygge totalløsninger for avfallshåndtering som gir: 1. Ressurseffektiv avfallshåndtering til lavest mulig kostnad. 2. Miljøriktig avfallshåndtering i tråd med lovkrav og faglige normer. 3. Ivaretakelse av et trygt fysisk miljø for ansatte, pasienter, besøkende og omgivelser. 27 28 Ansvar oppfølging: divisjon FM, eiendomsavdelingen. Ansvar oppfølging: divisjon FM, HMS-avdelingen. Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Dato: 09.12.2014 Arkiv nr: 14/07251 HMS-strategi SØ 2015-2020 Sykehuset Østfold HF Postboks 16, 1603 Fredrikstad www.sykehuset-ostfold.no Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00 Side: 20 / 20
© Copyright 2024