Arbeidsreglement - Harstad kommune
Arbeidsreglement Harstad kommunes verdier: ÅPENhet og Respekt Engasjement Ansvarlighet Læring og utvikling Innholdsfortegnelse: 1. OMFANG ....................................................................................................................................................... 2 2. TILTREDELSE ............................................................................................................................................. 2 3. ALMINNELIG ORDEN.............................................................................................................................. 2 4. BRUK AV SOSIALE MEDIER ................................................................................................................ 2 5. ARBEIDSTID .............................................................................................................................................. 3 5.1 DEFINISJONER OG FORKLARINGER ............................................................................................................... 3 5.2 OVERTID......................................................................................................................................................... 4 5.3 AVSPASERING ................................................................................................................................................ 4 5.4 FLEKSIBEL ARBEIDSTID ................................................................................................................................. 4 5.4.1 Avregningsperiode ........................................................................................................................... 4 5.4.2 Overføring av fleksitid utover 37,5 timer ............................................................................... 4 5.4.3 Utbetaling av overskudd på fleksitidssaldoen ....................................................................... 5 5.4.4 Underskudd på fleksitidssaldoen ................................................................................................ 5 5.4.5 Fleksitidsordning - Enhetsledere med lederavtale .............................................................. 5 5.4.6 Kontroll av tidsregistrering ........................................................................................................... 5 5.4.7 Misbruk av fleksitidsordningen ................................................................................................... 5 6. FRAVÆR FRA ARBEID ............................................................................................................................ 6 6.1. EGENMELDING EGEN SYKDOM .................................................................................................................. 6 6.2. EGENMELDING VED BARNS SYKDOM ........................................................................................................ 6 6.3 REISETID ........................................................................................................................................................ 7 6.3.1 Reisetid – Særskilte for ansatte i barnevernstjenesten .................................................... 7 7. FERIEBESTEMMELSENE ........................................................................................................................ 8 7.1 7.2 ERSTATNING AV FERIE .................................................................................................................................. 9 FORSKUDDSFERIE- OG OVERFØRING AV FERIE ........................................................................................... 9 8. UTBETALING AV LØNN .......................................................................................................................... 9 8.1 8.2 8.3 FRADRAG I LØNN ........................................................................................................................................... 9 FORSKUDD PÅ LØNN .................................................................................................................................... 10 REISEOPPGJØR OG ANNET UTLEGG ............................................................................................................ 10 9. ANNET LØNNET ARBEID ..................................................................................................................... 10 10. AVSLUTTING AV ARBEIDSFORHOLD, OPPSIGELSE OG AVSKJED ............................... 10 10.1. 10.2 OPPNÅDD ALDERSGRENSE ...................................................................................................................... 10 MIDLERTIDIG TILSETTING OVER 1 ÅR.................................................................................................... 10 11. FLYTTEGODTGJØRELSE .................................................................................................................... 11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 SØKNAD .................................................................................................................................................. 11 REFUSJON ............................................................................................................................................... 11 FRADRAG I GODTGJØRELSEN ................................................................................................................. 11 AVGJØRELSESMYNDIGHET...................................................................................................................... 11 UTBETALING............................................................................................................................................ 11 BINDINGSTID ........................................................................................................................................... 12 12. ARBEIDSGIVERFINANSIERT ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON .................................. 12 12.1 OVERSIKT OVER ANSVARSFORDELING ................................................................................................... 12 13. MEDARBEIDERSAMTALE .................................................................................................................. 13 14. LØNNSSAMTALE .................................................................................................................................. 14 15. FORSIKRING ......................................................................................................................................... 14 16. TJENESTEPENSJON ............................................................................................................................ 14 17. ØVRIGE REGLEMENT ......................................................................................................................... 14 ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 2 1. Omfang Arbeidsreglementet gjelder for alle kommunale arbeidstakere og skal til enhver tid være i hht gjeldende lover, tariffavtaler eller andre særavtaler/ bestemmelser som er bindende for kommunen, jf aml § 14-16. Dette gjelder alle punktene som fremkommer i dette reglementet selv om henvisninger ikke er tatt med. 2. Tiltredelse Harstad kommune legger vekt på at arbeidstakere skal føle seg velkommen. Før tiltredelse skal enhetsleder/avdelingsleder ha utpekt en “fadder” som skal være den nytilsattes kontaktperson. I stillinger der det er påkrevd helseattest, må dette leveres for arkivering i ansattes personalmappe. I stillinger med krav om framvisning av politiattest, ikke eldre en 3 mnd, skal dette leveres før tiltredelse (1.vakt). Leder skal kvittere på eget skjema når dette er gjort. Skjemaet skal arkiveres i ansattes elektroniske personalmappe. Taushetserklæring skal underskrives og arkiveres i ansattes elektroniske personalmappe. Etter tilsetting har ansatte selv en plikt til å registrere og oppdatere egen CV, personlige opplysninger, pårørende. Dette gjøres på «min side», i web ansatt. 3. Alminnelig orden Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet til fastsatt tid. Arbeidstakeren skal ikke forlate arbeidsstedet uten tillatelse. Arbeidstaker plikter å forholde seg til gjeldende retningslinjer i Harstad kommune samt gjeldende retningslinjer og prosedyrer på det enkelte arbeidssted. Arbeidstakere skal klarere kjente fravær som permisjoner og avspasering med leder i god tid (minimum 3 dager før). Arbeidstakeren må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden. Det er røykeforbud for alle arbeidstakere på arbeidsplasser og inngangspartier i Harstad kommunes lokaler. I skolene og i barnehagene gjelder dette også i skolens og i barnehagens umiddelbare nærhet. Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer m.v. må behandles med omhu. Det må vises forsiktighet ved behandlingen av ild, lys og ildsfarlige saker. Arbeidstakeren må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom, og bruke det verneutstyret som etter lov og forskrifter er påbudt, jf IK - håndboka for Helse, miljø og sikkerhet i Harstad kommune. 4. Bruk av sosiale medier1 1 Bruk av sosiale medier som for eks. oppslag på privat Facebook profil som ikke er arbeidsrelatert, legges til fritiden. Privat bruk av tlf/mobiltelefon begrenses til det som er strengt nødvendig. Ansatte skal bruke sosiale medier på en slik måte at en ikke kommer i konflikt med arbeidslivets og forvaltningens spilleregler. Det er ikke tillatt å publisere taushetsbelagte og sensitive personopplysninger. Hvis publikum oppfordres til å komme med kommentarer eller innlegg, må det informeres om hvilke kommentarer og ytringer som ikke aksepteres og hva kommunen vil gjøre dersom det publiseres slikt innhold eller sensitive personopplysninger. Jf. Egne utarbeidet prosedyrer ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT AV PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 L2 Den ansvarlige for profilen skal oppfordre publikum til å rapportere uakseptabelt innhold og registrere eventuelle klager i kommunens meldesystem på hjemmesiden. Den ansvarlige skal fjerne personopplysninger og ytringer som åpenbart strider mot personopplysningsloven, straffelov o.a. Kommunen kan stilles til ansvar for slike opplysninger. Ansatte skal svare høflig, også på sjikanøse innlegg. Kommunens etiske retningslinjer skal følges. Ansatte skal ikke drive saksbehandling i sosiale medier, men sende saksrelatert innhold til postmottak for registrering i kommunens saksbehandlingssystem(ePhorte). Ansatte skal være imøtekommende og profesjonelle og oppmuntre til tilbakemeldinger og diskusjon. Ansatte skal alltid opptre behersket og høflig i møte med engasjerte aktører og i sterke ordskifter. Ansatte skal vurdere nøye om en som privatperson skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Ansatte skal presisere at en ikke uttaler seg som ansatt i Harstad kommune hvis det kan reises tvil om ens rolle. Privat profil i sosiale medier skal ikke inneholde arbeidsrelaterte hendelser. 5. Arbeidstid Nærmeste leder med personalansvar har ansvaret for å informere den enkelte arbeidstaker om gjeldende arbeidstider på det enkelte arbeidssted. Den ordinære ukentlige arbeidstid skal være i henhold til hovedtariffavtalene, arbeidsmiljøloven og eventuelle særavtaler Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag for arbeidstakere i Harstad kommune som inngår under disse bestemmelsene er 08.00 - 15.30, i dette er inkludert 30 min. matpause. 5.1 Definisjoner og forklaringer Alminnelig arbeidstid menes den daglige arbeidstid i hht oppsatt arbeidsplan. Ukentlig arbeidstid for dagarbeidstakere er 37,5 timer. Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag avklares internt ved det enkelte tjenestested som også må være i samsvar med gjeldende regler. Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag for arbeidstakere som inngår i fleksitidsbestemmelsene er 08.00 - 15.30. Ukentlig arbeidstid skal ikke overstige gjennomsnittlig 35,5 timer i følgende tilfelle: - I turnusordninger hvor ordinært arbeid må utføres mellom kl.20.00 og kl.06.00 og / eller minst hver 3. søndag. Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag avtales gjennom turnusplaner. Ukentlig arbeidstid skal ikke overstige gjennomsnittlig 33,6 timer ved helkontinuerlig skiftarbeid eller i sammenlignbare turnusordninger. Ansatte i Harstad kommune har 30 min. matpause inkludert i arbeidstiden, når arbeidsdagen er på mer enn 5,5 timer. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 3 5.2 Overtid Ordinær arbeidstid er opplistet i punkt 5.1. Definisjon i h.h.t. HTA kap.1 § 6: “Pålagt arbeidstid utover den ordinære arbeidstid er overtidsarbeid” og som følges slik: Arbeidstidtaker med fleksitidsordning må arbeide 7,5 t den enkelte dag før det kan gis godtgjøring for pålagt overtid. Arbeidstakere som ikke kommer inn under fleksitidsordningen omfattes av ordinære overtidsbestemmelser, som også åpner opp for avspasering time mot time + utbetaling av overtidstillegg. 5.3 Avspasering Opptjent plusstid kan avspaseres som hovedregel med inntil 5 dager pr. mnd., maks 24 dager pr. år. Avspasering må avtales med nærmeste leder. Avvik fra denne bestemmelsen kan i hvert enkelt tilfelle avtales med nærmeste leder. 5.4 Fleksibel arbeidstid Ansatte som omfattes av fleksitidsordningen er samtlige ansatte med unntak av vakt - og turnuspersonale, lærere, renholder, servicemedarbeidere som har sitt faste arbeidssted/oppgaver knyttet til fastsatte åpningstider for publikumsservice, I kjernetiden mellom kl.09.00 - 14.30 må alle arbeidstakere være tilstede. Avvik må avklares med nærmeste leder. Ansatte som er omfattet av fleksitidsordningen kan velge sin arbeidstid innenfor en ytre ramme på 07.00 og 18.00 dersom arbeidsmengden og driften krever det. Dog maks 10 timer pr. dag. Dette betyr ikke at det gis anledning til å gjøre dette til ei fast ordinær arbeidstid av private hensyn. Dersom tjenestetilbudet/oppgaver tilsier det, kan enhetsleder pålegge arbeidstakere å møte på arbeide til et bestemt tidspunkt. Dette gjelder også utenfor kjernetiden. 5.4.1 Avregningsperiode Avregningsperioden for fleksitid er hver 3. måned. Arbeidstakerne er ikke bundet av å arbeide et bestemt antall arbeidstimer pr. dag utover kjernetiden, men må derimot ha arbeidet tilnærmelsesvis det fastsatte antall timer i løpet av avregningsperioden. Det tillates overført inntil pluss 37,5 timer til neste avregningsperiode. Det tillates overført inntil minus 10 timer til neste avregningsperiode. Det ytes ikke overtidsgodtgjørelse for pluss-saldo som inngår i ordinær arbeidstid, mellom 08.00 og 15.30. Plusstid over 37,5 timer ved avregningstidens slutt faller bort og kompenseres ikke med overtidsgodtgjøring. Reisetid (kompensert tid i Tidbank) håndteres særskilt, og strykes ikke. 5.4.2 Overføring av fleksitid utover 37,5 timer Det kan i helt spesielle tilfeller avtales overføring av fleksitid utover 37,5 timer fra en avregningsperiode til den neste. Eksempel: Avdelingsleder og merkantilt personale i skolene, kan samle opp timer til avspasering for uttak i forbindelse med skolenes ferieavviklinger. Ansatte som har vært sykemeldt en periode og ikke har hatt muligheter for å avspasere opparbeidet avspaseringstid som er opparbeidet før sykemeldingen. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 4 Forutsetning: Det skal inngås særskilt skriftlig avtale om slik overføring. Det skal fremgå på hvilke dager avvikling av fleksitid utover 37,5 timer skal skje. Enhetsleder/avdelingsleder tillegges myndighet til å inngå slik avtale. Hvis avspasering / avvikling av fleksitid utover 37,5 timer ikke skjer som avtalt, strykes tiden og retten til avspasering faller bort. 5.4.3 Utbetaling av overskudd på fleksitidssaldoen Utbetaling kan skje i følgende tilfelle: Dersom det på arbeidsstedet er underbemanning / vakanser slik at avspasering er vanskelig gjennomførbart og medfører ulempe for publikum, kan fleksitid utover 37,5 times avtales utbetalt med timelønn. Ordningen kan kun brukes i spesielle tilfeller og åpner ikke for en generell praksis med økonomisk kompensasjon for fleksitid. Det må finnes budsjettmessig dekning for utgiften. Enhetsleder tillegges myndighet til å inngå en slik avtale. 5.4.4 Underskudd på fleksitidssaldoen Trekk i lønn kan skje i følgende tilfelle: Minustid større enn 10 timer ved avregningstidens slutt fører til trekk i lønn. Trekk med det antall hele timer som skal til for å bringe negativ fleksitidssaldo under 10 timer foretas. Ved negativ fleksitidssaldo ved fratreden foretas trekk i hele saldoen ved sluttoppgjøret. Fleksitidsordningen skal ikke nyttes til avkortning av normal arbeidstid ved jevnlig å la seg trekke i lønn for negativ saldo. 5.4.5 Fleksitidsordning - Enhetsledere med lederavtale Enhetsleder har ikke overtid, men fast lønn og fastsatt kompensasjon 7 dager lederfri. Enhetsleder skal jobbe et årsverk innenfor fleksitidsrammens begrensninger (07001800) og benytter fleksitidsordningen og TidBank for selvadministrasjon av egen tid. For arbeid utenfor kontoret, møter, reisetid (og arbeid etter kl. 1800), får enhetsleder 7 lederfrie dager. Ved overgang fra et kvartal til et annen, vil fleksisaldo på inntil 37,5 timer overføres. Timer ut over dette strykes. Enhetsledere må påregne at noe mer tid blir strøket, men at en god lederlønn skal sammen med 7 dager lederfri, gi en rimelig kompensasjon. Lederfri (7 dager) skal planlegges avviklet og overføres ikke til neste kalenderår. (I helt spesielle tilfeller kan de utbetales, jf. gjeldende lederavtale. Enhetsleder er selv ansvarlig og er gitt tillit uten at nærmeste leder (rådmann/kommunalsjef) må godkjenne disponering av egen tid i TidBank. Unntaket er overføring av ferie, registrering av sykefravær og permisjoner. 5.4.6 Kontroll av tidsregistrering Arbeidstaker skal månedlig kontrollere og godkjenne egne tidsregistreringsrapporter som deretter skal godkjennes av leder. 5.4.7 Misbruk av fleksitidsordningen Dersom misbruk av fleksitidsordningen kan enhetsleder/avdelingsleder frata arbeidstaker retten til å benytte fleksitidsordningen. Arbeidstaker vil deretter omfattes av ordinære arbeidstidsbestemmelser. Dette må begrunnes til arbeidstaker før iverksettelsen ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 5 6. Fravær fra arbeid Heldagsfravær ved ferie, permisjon med lønn, sykdom og tjenestereiser regnes som normalarbeidsdag. Alle former for ”kjente fravær” (ferie, avspasering og permisjoner) skal arbeidstaker i god tid søke å få klarert med sin leder. Fravær behandles etter gjeldende interne reglementer, lover og Hovedtariffavtalen. Fravær i forbindelse med egen eller barn/barnepassers sykdom (sykemeldt av lege og egenmeldinger) skal snarest mulig meldes nærmest overordnet, senest innen arbeidstidens slutt første fraværsdag. Dette med mindre det er spesielle grunner som umuliggjør dette. Fraværets sannsynlige varighet skal også meldes. Fravær fra arbeid som skyldes stengte broer, fjelloverganger eller innstilte ferger skal i begrenset grad belastes arbeidsgiver. Slikt fravær vil allikevel ikke medføre lønnstrekk / krav om inn-jobbing / avspasering / bruk av feriedag dersom det ikke overstiger 10 timer per kalenderår. 6.1. Egenmelding egen sykdom Egenmelding kan etter 2 måneders tilsettingsforhold benyttes inntil 8 kalenderdager pr. sykefraværstilfelle og med et samlet øvre tak på 24 dager pr. 12 – måneders periode, jf. retningslinjene ”Nærvær ved fravær”. Sykefravær utover 8 sammenhengende kalenderdager skal dokumenteres med sykemelding fra lege. Arbeidsgiver kan ved mistanke om /- misbruk inndra retten til bruk av egenmelding for kortere eller lengre perioder, jf folketrygdloven § 8 – 27. Dersom arbeidsgiver er i tvil om det foreligger rett til sykemelding, kan sykepenger/lønn holdes tilbake i påvente av ei endelig avklaring 6.2. Egenmelding ved barns sykdom Egenmelding for barn under 12 år eller for barnepassers sykdom, kan etter 14 dagers tilsettingsforhold nyttes for inntil tre - 3 kalenderdager om gangen, jf folketrygdloven §§ 9 5 og 9 - 8. Fra og med den fjerde kalenderdagen kan arbeidsgiver nekte å betale sykepenger, hvis arbeidstakeren ikke legger fram sykemelding fra lege for barnet. Dersom barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet gjelder ordningen ut det året barnet fyller 16 år. Rettigheter må dokumenteres fra NAV. Mor Barn under 12 år(Gjelder det kalenderåret barnet fyller 12 år) Flere enn 2 barn under 12 år Kronisk sykt barn under 16 år. Alene om 2 omsorgen 10 dager 20 dager Far 15 dager 30 dager 20 dager 40 dager 15 dager 20 dager 10 dager Forøvrig vises til aml §§ 12-9 og 3-22 og Harstad kommunes egne retningslinjer ”Nærvær ved fravær” som benyttes i sykefraværsoppfølging. 2 Alene om omsorgen er betinget av dokumentasjon med vedtak fra NAV. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 6 6.3 Reisetid Utdypende forklaringer hvordan dette skal praktiseres: Tjenestereiser er pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver, eks på arbeidsoppdrag som kan være møter, kurs initiert av arbeidsgiver. Reisetid i den alminnelige arbeidstid regnes fullt ut som arbeidstid. Reisetid innenfor fleksitidsbestemmelsenes yttergrense 07.00 - 18.00 på hverdager regnes fullt ut som arbeidstid. Reisetid utenom den alminnelige arbeidstid på hverdager regnes som time for time (1:1). Arbeidstakere som gjennomfører reiser utenfor alminnelig arbeidstid gis fri et tilsvarende antall timer en annen virkedag. Dersom beregnet reisetid utenfor alminnelig arbeidstid ikke kan gis som fritid, utbetales timelønn etter timesats for 37,5 t/u for beregnet reisetid. Dersom beregnet reisetid utenfor alminnelig arbeidstid på frilørdager, søndager, ukefridager (turnusfridager)3, påskeaften, helge- og høytidsdager samt etter kl. 12.00 på pinse-, jul - og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag ikke kan gis som fritid, utbetales timelønn med timesatsen pluss 50 % for beregnet reisetid. Reisetid mellom kl. 22.00 - 07.00 blir ikke regnet som arbeidstid når arbeidstakeren har rett til nattillegg eller nytter soveplass. Arbeidet tid utover den alminnelige arbeidstid regnes som overtid. Dette gjelder også nødvendig for- og etterarbeid som må tas under reisefraværet og som har tilknytning til reiseoppdraget. Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og forretningssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere forretningssteder, regnes tid for reiser mellom forretningsstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell o.l. regnes ikke som reisetid. Bestemmelsene ovenfor gjelder ikke for arbeidstakere i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling eller som har særskilt kompensasjon for reisetid. Det fastsettes ved lokale særavtaler hvilke arbeidstakere dette gjelder. 6.3.1 Reisetid – Særskilte for ansatte i barnevernstjenesten Generelle bestemmelser: Tjenestereise uten klient (eks. møter, kurs, andre oppdrag) reguleres hit pakt 6.3. Ordinær arbeidstid er mellom kl. 08.00 og 15.30. Reise innen ordinær arbeidstid hvor man følger klient/bruker en eller begge veier er regulert i Sentral generell særavtale Følge pasient/klient/elev, SGS 1010. Reise ut over ordinær arbeidstid, hvor man følger klient/bruker en eller begge veier regnes som arbeidstid. Ukefridager (turnusfridager) som inngår i godtgjøring av reisetid er begrenset til F1 dag og første fridag etter arbeid på søndag. 3 ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 7 Reisetid mellom kl. 22.00 og 06.00 godtgjøres ikke dersom arbeidstaker mottar nattillegg eller nytter soveplass Lokal særavtale: Reise til/fra fosterhjem, møter og lignende som har med barnevernets virksomhet å gjøre, godtgjøres time for time med ordinær timelønn i fritid mellom kl. 06.00 og 21.00. Godtgjøring med 100 % overtid mellom kl. 21.00 og 06.00. Det kan inngås avtale om inntil 2 timers avspasering av reisetid den påfølgende arbeidsdag dersom reisen avsluttes mellom kl. 23.00 og 02.00. Dersom reisen avsluttes etter kl. 02.00, kan det avtales avspasering av hele den påfølgende arbeidsdag. 7. Feriebestemmelsene Ferieloven omfatter alle arbeidstakere. Grensen mellom arbeidstaker og oppdragstakerbegrepet fremkommer i B-rundskriv nr.4/2013. Definisjon på ordet «virkedag»: «Virkedag er alle sorte dager på kalenderen uavhengig om den ansatte har arbeidsdag eller fridag». Ferieloven og tariffavtalen sikrer at arbeidstakere får årlig feriefritid og feriepenger. Ferieåret følger kalenderåret, mens opptjeningsåret for feriepenger er det forutgående kalenderår (året før ferieåret). Arbeidstakere har rett til hovedferie i hovedferieperioden (18 virkedager) som er fra 1.juni til 30.september. Denne retten begrenser arbeidsgivers styringsrett med tanke på når (deler av) ferien skal tas og oppdeling Feriepengene utbetales i juni måned, med mindre annet er avtalt med den enkelte ansatte. Egne bestemmelser om feriefritid, lønn og feriepenger for undervisningspersonalet er nedfelt i HTA kapittel 1, § 7. Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker får avviklet ferien i ferieåret. Arbeidstaker plikter å avvikle oppsatt ferie. Mer informasjon om arbeidsgivers styringsrett og begrensninger i denne er å finne i ferieloven. Ferieloven regulerer den lovfesta ferien. Den avtalefestede delen av ferien reguleres av HTA kap.1 § 7. Til sammen utgjør ferien 30 virkedager (5 uker) for ansatte under 60 år. For ansatte over 60 år utgjør ferien 36 virkedager (6 uker). Arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsetting tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til, så fremst ikke særlige grunner er til hinder for det. Ferieavvikling i oppsigelsestiden reguleres av ferieloven §§ 8.1 -8.2. Ferie som følger av ferielovens og HTA's bestemmelser og som ikke blir avviklet ved ferieårets utløp, overføres all ferie til påfølgende ferieår. Ikke-avviklet ferie vil aldri gå tapt. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 8 7.1 Erstatning av ferie Arbeidstakere som blir heilt arbeidsufør før ferien, kan kreve ferien utsatt. Kravet må fremsettes senest siste arbeidsdag før ferien tar til. Arbeidstakere som har vært helt arbeidsufør i ferien, kan kreve at tilsvarende antall virkedager utsettes og gis som ferie senere i ferieåret. Ved sykdom i ferien må kravet fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt. Krav fremsatt innen to uker vil være å betrakte innenfor fristen. Felles for erstatning av ferie på grunn av sykdom er at kravet må dokumenteres med legeerklæring (sykemelding) og framsettes innenfor en gitt frist. 7.2 Forskuddsferie- og overføring av ferie Bestemmelse om forskudd og overføring av ferie finnes i ferieloven §§ 7 og 9, samt i HTA kap1 § 7. Etter ferieloven § 7, kan det gis adgang til å overføre 12 virkedager (2 uker). Den femte ferieuken + den ekstra ferieuken for de som er fylt 60 år, inngår i de 12 virkedagene. Ferie som ikke er avviklet pga sykdom og heller ikke er mulig å avvikle før ferieårets slutt, overføres i sin helhet, jf ferieloven § 9. Overføringen av disse feriedagene kan bare skje til påfølgende ferieår. Avtale om forskudd eller overføring av ferie må være skriftlig. Dette gjøres kommunens elektroniske skjema, og som etter leders godkjenning går direkte til ansattes elektroniske personalmappe. 8. Utbetaling av lønn Lønnen utbetales den 12. i hver måned eller nærmeste foregående virkedag. Lønn utbetales til norsk bankkonto. For alle ansatte sendes lønnslipp på kommunal e-post. Lønnslipp er også tilgjengelig på Web, via kommunens hjemmeside, «Min side». Lønnslippene er der arkivert og tilgjengelig for den ansatte. Den enkelte arbeidstaker skal kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil må meldes snarest mulig til nærmeste leder. Når arbeidstaker slutter i kommunen, må privat e-post meldes: regnskapsenhete@harstad.kommune.no. Privat e-postadresse vil da bli brukt til utsendelse av lønns- og trekkoppgave og evt sluttoppgjør (inkl feriepenger) etter at arbeidsforholdet er avsluttet. 8.1 Fradrag i lønn Fradrag i lønn kan ikke gjøres unntatt i følgende tilfeller: Lovbestemte trekk Pensjonsinnskudd. Dette trekkes fra tiltredelsesdato. Beløp som på forhånd er skriftlig avtalt mellom arbeidstakeren og arbeidsgiver. Fagforeningskontingent dersom foreningen ønsker det. Ved negativ saldo utover 10 timer. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 9 Lønnstrekk skal begrenses til den del av lønnen som overstiger det arbeidstakeren med rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand. Før trekk gjennomføres, kan det etter arbeidstakers ønske konfereres med arbeidstakerens tillitsvalgte. 8.2 Forskudd på lønn Forskudd på lønn utbetales normalt ikke. Fullmakten er tillagt rådmann. Rådmannen tar endelig beslutning i tvilstilfeller. Manglende utbetalt lønn på bakgrunn av feil gjort av arbeidsgiver kan komme til utbetaling utenom kommunens ordinære lønnsutbetalinger. Fullmakt tilligger rådmann. 8.3 Reiseoppgjør og annet utlegg Utgifter i forbindelse med reiser og annet utlegg i hht vedlagte kvitteringer, utbetales 2 ganger i måneden. Utfylling av reiseregning må gjøres på elektroniske skjema. 9. Annet lønnet arbeid Kommunale arbeidstakere kan ikke ha mer enn 100 % stilling i Harstad kommune. Harstad kommune kan heller ikke medvirke til at ansatte innehar mer enn 100 % stilling i offentlig sektor. Kommunal arbeidstaker i 100 % stilling skal skriftlig meddele Harstad kommune om vedkommende har annet lønnet arbeid hos en annen arbeidsgiver, mottar honorar eller driver egen næringsvirksomhet. Annet arbeid må ikke medføre at hovedstillingen i Harstad kommune ikke kan ivaretas tilfredsstillende. Kommuneansatte kan ikke levere tilbud på varer eller tjenester til det tjenesteområdet i kommunen hvor de selv er ansatt, jf. kommunens etiske retningslinjer. Gjelder både fast og midlertidige ansatte. 10. Avslutting av arbeidsforhold, oppsigelse og avskjed Den myndighet som er tillagt retten til å foreta tilsetting har også rett til å meddele oppsigelse eller avskjed, jfr. HTA, aml og interne prosedyrer. 10.1. Oppnådd aldersgrense Melding om avslutting av arbeidsforholdet ved aldergrense sendes den ansatte 6 måneder før oppnådd aldersgrense (70 år/65 år/ 60 år). Ansvarlig for utsendelsen er enhetsleder i samarbeid med personal- og organisasjonsenheten. Arbeidstakere med særalder under 67 år, og som ikke har opptjent fulle pensjonsrettigheter, jf HTA pkt. 2.1.2, kan fortsette i stillingen til fylte 67 år dersom vedkommende ønsker det. Det må inngås egen avtale om dette, jf. egne prosedyrer. 10.2 Midlertidig tilsetting over 1 år AML § 14-9 Arbeidstaker som har vært ansatt i mer enn ett år, har krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest en måned før fratredelsestidspunktet. Dette gjelder likevel ikke deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. Varselet skal anses for å være gitt når det er kommet fram til arbeidstakeren. Dersom fristen ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 10 ikke overholdes, kan arbeidsgiver ikke kreve at arbeidstakeren fratrer før en måned etter at varslet er gitt. 11. Flyttegodtgjørelse Flyttegodtgjørelse kan tilstås etter disse regler når det gjelder flytting for å tiltre fast stilling i Harstad kommune. Flyttegodtgjørelse kan tilstås ved fast tilsetting både i full stilling og delstilling ned til halv stilling. Ved tiltredelse i delstilling refunderes en forholdsmessig del av utgiftene. Ved tiltredelse i tidsbegrensede stillinger (vikariater/engasjementer), kan refusjon av utgifter kun skje når særskilte grunner taler for det. 11.1 Søknad Søknad skrives på eget søknadsskjema, “Søknad om refusjon av flytteutgifter” og sendes tilsettingsorganet. Legitimerte regninger for utgiftene må vedlegges. Frist for innsending er 2 måneder etter avsluttet flytting. 11.2 Refusjon Den ansatte plikter å framskaffe 3 alternative tilbud. Godkjente legitimerte utgifter refunderes med inntil 50 % av faktiske utgifter. Dog maksimalt kr 25 000,-. Gjenstand for refusjon er følgende legitimerte utgifter: Frakt, pakking, lasting/lossing, omlasting, ut- og innbæring samt forsikring av møbler, inventar og personlig utstyr til den enkelte ansatte og hans/hennes husstand (ektefelle, samboer og barn). Befraktning skal skje på rimelig måte og kan foregå med rutegående fraktmiddel, egen eller leid bil/båt. Følgende utgifter er ikke gjenstand for refusjon: Skyss- eller kostgodtgjørelse for tjenestemannen/-kvinnen eller hans/hennes husstand. Frakt for bil, campingvogn, lystbåt o l eiendeler. 11.3 Fradrag i godtgjørelsen Slike ytelser blir å samordne mellom arbeidsgiverne. Den ansatte plikter å oppgi ytelser mottatt fra arbeidsformidlingen til flyttehjelp. Slike ytelser kommer til fradrag i kommunens refusjon. Den ansatte plikter å oppgi ytelser som andre medlemmer av husstanden har mottatt i forbindelse med flyttingen, f.eks. av ektefelles/samboers arbeidsgiver. 11.4 Avgjørelsesmyndighet Søknaden behandles og avgjøres av tilsettingsmyndigheten. Avgjørelser tatt av tilsettingsmyndigheten kan forelegges partssammensatt utvalg når partene ikke kommer til enighet om forståelsen av reglementet. 11.5 Utbetaling Refusjonsbeløpet utbetales ved første lønnsutbetaling etter at søknaden er avgjort. Beløpet er oppgavepliktig, men ikke trekkpliktig. Forskudd kan utbetales dersom dette anses nødvendig. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 11 11.6 Bindingstid Bindingstid settes til 2 år regnet fra tiltredelsesdato. Eventuell ulønnet permisjon før bindingstidens utløp, forlenger bindingstiden tilsvarende. Dersom den tilsatte slutter i kommunens tjeneste før bindingstidens utløp, skal en forholdsmessig del av refusjonsbeløpet tilbakebetales. Kommunen har i slike tilfeller rett til å foreta trekk for dette i sluttoppgjør. Ansatte godkjenner dette ved underskrift av eget søknadsskjema, jf. Arbeidsmiljølovens § 14-15 (2, bokstav b). Dersom den ansatte dør før bindingstidens utløp, frafaller kommunen krav om tilbakebetaling. 12. Arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon Hovedregel for tildeling av arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon er at denne skal benyttes i ordinær arbeidssituasjon, dvs. i normal arbeidstid og/eller arbeidssted, etter arbeidsavtalen, inkl. pålagt overtid, tjenestereise mv og at den ikke skal disponeres privat. I tilfeller der tjenesten krever det (vakt, beredskap, unntak fra arbeidstidsbestemmelser mv) og hvor arbeidstakeren er pålagt å være tilgjengelig på mobiltelefon, gis det adgang til å disponere denne utenfor ordinær arbeidssituasjon også til private samtaler, dog i svært moderat omfang. Dette fører til fordelsbeskatning i hut skattelovens § 5-12c. Dersom det vurderes som hensiktsmessig, kan det inngås avtale om at arbeidstaker stiller sin private mobiltelefon til disposisjon/ er tilgjengelig på privat telefon. Det innebærer at privat nr. oppføres på kommunale telefonlister. Hovedregel for tildeling av arbeidsgiverfinansiert hjemmekontor med internett-tilkobling, skal være et behov for å ha tilgang til dette for å kunne ivareta oppgaver og ansvar også utenom ordinær arbeidstid. Dersom retningslinjene og undertegnet avtale ikke blir fulgt, vil arbeidstakeren kunne miste retten til kommunalt mobiltelefon-abonnement og/eller hjemmekontor. 12.1 Oversikt over ansvarsfordeling Ansvar Tidspunkt Handling Enhetsleder eller rådmann Ved tiltredelse eller endring av behov Tildeling av mobiltelefon og/eller hjemmekontorlinjer Skal skje etter grundig vurdering av leder for den aktuelle resultatenhet/støtteenhet. Rådmannen har ansvar for tildeling til enhetslederne. For at en arbeidstaker skal tildeles en kommunal mobiltelefon, eller hjemmekontor, må det foreligge et særskilt behov for å disponere dette i arbeidssituasjonen. Til mobiltelefonen og/eller hjemmekontoret skal knyttes kommunalt abonnement hos den leverandøren kommunen har avtale med. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 12 Den enkelte arbeidstaker og enhetsleder/rådmann Ved tildeling av kommunal mobiltelefon eller hjemmekontorlinje. Avtaleinngåelse Inngåelse av skriftlig avtale om tildeling, bruk og eventuell fordelsbeskatning av arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon. Avtaleskjema skrives i ePhorte og blir automatisk lagret i ansattes personalmappe. Bilag går direkte til regnskapsenheten Regnskapsenheten Avtaler registreres fortløpende. Det legges inn forskuddstrekk etter maks-beløp. Beregning skjer i desember måned for inneværende inntektsår. Fordelsbeskatning for den enkelte ansatte Ved utfylling av lønns- og trekkoppgave skal det, med bakgrunn i avtaler med aktuelle arbeidstaker og årsforbruk (abonnement og avgift), beregnes hvilket beløp som skal innberettes til fordelsbeskatning, jfr. skattelovens § 512c. Beregning skjer ved uttak av forbruksrapport fra kommunens telefonileverandør. 13. Medarbeidersamtale Medarbeidersamtalen skal gjennomføres årlig for alle fast ansatte medarbeidere og skal medvirke til: Bedre samsvar mellom kommunens overordnede, avdelingenes og øvrige enheters mål og oppgaver, samt den enkelte medarbeiders personlige oppgaver og mål. Avklaring av arbeids- og ansvarsområde. Avklaring av forventninger og stillingskrav. avdekking av behov for og forslag til forbedringer av rutiner, metoder, systemer, prosedyrer og retningslinjer. Kartlegging av spesielle behov for kompetanseoppbygging og kompetanseplanlegging. større åpenhet, trygghet og bedret kommunikasjon i virksomheten. Fange opp signaler i virksomheten. Øke trivselen ved å klarlegge den enkeltes opplevelse av arbeidsmiljø og ressurssituasjon. Avdekke behov for internt “kultur-/miljøarbeid”. muligheter for gjensidig tilbakemelding på samarbeid, resultater og arbeidsmål. Forberedelsesfase: Før samtalen kan ansatte få i oppgave å tenke gjennom: I hvilke situasjoner opplever du å komme til din rett og få brukt dine evner, kvaliteter og ferdigheter? Hva kjennetegner disse situasjonene? Hva er det som gjør at du virkelig trives i disse situasjonene? Hvilke sterke sider og kvaliteter får du tatt i bruk i slike situasjoner? Hva gjør din leder og dine kollegaer da? Hvilke ønsker har du for videre utvikling? (Hvis vi tenker 1 år frem i tid – hvor ønsker du å være? Hva skulle du ønske annerledes da?) Hva ønsker du at din leder eller dine kollegaer skal gjøre mer av eller annerledes? Før samtalen kan leder få i oppgave å tenke gjennom: Hva er medarbeiderens særegne kvaliteter og styrker? Hvilke konstruktive bidrag har du lagt merke til at medarbeideren har gitt organisasjonen? Hva skulle du ønske at medarbeideren bestrebet seg på å gjøre mer av? Hvilken rolle og utvikling ønsker du som leder at medarbeideren skal ha fremover i tid? ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 13 Burde jeg som leder ha sett denne medarbeideren mer konkret i hennes/hans arbeid før medarbeidersamtalen, slik at samtalen kunne starte ut med noe som vedkommende er stolt av og som gir trygghet for den videre dialogen? 14. Lønnssamtale Dersom den ansatte i gjennom 2 år oppnår en vesentlig lavere lønnsutvikling enn lønnsveksten for sammenliknbare stillinger i virksomheten, skal det gjennomføres lønnssamtale mellom arbeidsgiver og den ansatte. jf HTA kapittel 3, punkt 3.2.2. Med arbeidsgiver i denne sammenheng menes enhetsleder. 15. Forsikring Ansatte i kommune er forsikret i hht HTA's bestemmelser §§ 10 og 11. Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikring: For arbeidstakere som er tilsatt i kommunen, herunder arbeidstakere som går på arbeidsavklaringspenger eller uføretrygd, utbetales et engangsbeløp til ektefelle/partner iht. lov om registrert partnerskap, samboer eller andre som for en vesentlig grad ble forsørget av arbeidstaker. Erstatning ved yrkesskade/yrkessykdom: Ved yrkesskade/yrkessykdom(godkjent av NAV som yrkesskade) som følge av arbeid i kommune, tilstås en engangserstatning utregnet etter folketrygdens grunnbeløp på skademeldingstidspunktet. Arbeidstakere må påse at det fylles ut skademelding til NAV snarest mulig dersom en ulykke skjer. Dersom det foreligger vedtak fra NAV, vil det bli vurdert hvorvidt dette skal meldes forsikringsselskapet, Skadens omfang vil ligge til grunn. Oppstår senskader der det kan påvises skyldes en tidligere ulykke, vil vedtaket fra NAV danne grunnlaget for melding til forsikringsselskapet Skade på reise: Dersom arbeidstaker skades ved ulykke på direkte reise mellom hjem og arbeidssted og tjenestereise, vil ha krav på ytelse etter HTA § 11pkt. 11.1-11.17. I tilfeller der arbeidstaker blir personlig saksøkt i forhold til utøvelse av sin stilling, vil arbeidsgiver gå i dialog med berørt ansatt og vurdere arbeidsgivers rolle og bistand ifh til den enkelte sak spesielt. 16. Tjenestepensjon Alle ansatte (fast og midlertidige) er omfattet av kommunens pensjonsordning, jf. HTA pkt. 2. Pensjonsordningen skal garantere den ansatte en samlet alderspensjon på minst 66 % av pensjonsgrunnlaget ved full opptjening. Pensjonsordningen skal også gi rett til uføre-, ektefelle- og barnepensjon. 17. Øvrige reglement Arbeidstakere bør gjøre seg kjent med flere viktige personalreglement som er viktige deler av kommunens personalpolitikk. Disse er tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem. ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15 14
© Copyright 2024