Valeo Etiske retningslinjer
Valeo Etiske retningslinjer Innhold 02 1. INNLEDNING TIL RETNINGSLINJENE 06 1.1 En integritetskultur 07 1.2 Hvem retningslinjene gjelder for 08 2. INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER 09 2.1 Sikkerhet på arbeidsplassen 10 2.2 Respekt for menneskerettighetene 11 2.3 Utvikle folk - verdsette mangfold 12 2.4 Motarbeiding av diskriminering og mobbing 13 2.5 Respekt for miljøet 14 3. INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER 15 3.1 Rettferdig og ærlig forhold til kundene 16 3.2 Opprettholde rettferdig konkurransepraksis 17 3.3 Forhindre bestikkelser og korrupsjon 18 3.4 Garantere integritet ved innkjøp og valg av leverandører 21 3.5 Et etisk rammeverk for partnerskap med agenter og mellommenn 22 4. INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER 23 4.1 Beskytte Valeos informasjon og immaterielle eiendeler 25 4.2 Beskytte arbeidstakernes personopplysninger 26 Valeo etiske retningslinjer 4.3 Respekt for tredjeparts immaterielle eiendeler og konfidensialitet 26 4.4 Unngå interessekonflikter - være lojal mot Valeo 27 4.5 Være profesjonell og levere høy kvalitet 28 4.6 Rettvisende og nøyaktige regnskaper, registre og fortegnelser 29 4.7 Bekjempelse av hvitvasking 31 5. ETISK KOMMUNIKASJON 5.1 Veloverveid kommunikasjon 32 33 5.2 Forsiktig bruk av sosiale medier 34 5.3 Innsidehandel – kjøp og salg av aksjer i Valeo 35 6. OPPLÆRING - UTVIDE VÅRE KUNNSKAPER 37 7. BEKYMRINGSMELDINGER - VARSLING 38 Valeo etiske retningslinjer 03 Innledning fra Jacques Aschenbroich, CEO Kjære medarbeidere i Valeo, Det er over 90 år siden vi begynte å produsere bildeler og utstyr. I dag har Valeo etablert seg som et innovativt teknologiselskap som har inngått partnerskaper med bilprodusenter over hele verden for å utvikle de effektive, brukervennlige kjøreteknologiene som vil føre oss inn i fremtiden. Vår suksess og vekst er basert på et sett med dyptliggende verdier: Etikk, transparens, medbestemmelse, profesjonalitet og teamarbeid, og på en gruppe engasjerte mennesker som legger ned sin innsats for selskapet, kollegene og kundene. Uansett hvor i verden vi er, og uansett hvilken aktivitet eller ansvar vi påtar oss, opptrer vi med integritet og respekt for hverandre, for våre interessenter og aksjonærer og for vårt miljø. Etter hvert som vi vokser og utvikler oss globalt, vil vi fortsette å opprettholde de høyeste standardene innen integritet, og dele våre verdier med våre folk og forretningspartnere, samtidig med at Valeos fremtid står i sentrum. Disse retningslinjene gjenspeiler den ekstra sterke forretningsetikken hos Valeo. De omhandler vår daglige forretningsvirksomhet, og tar opp situasjoner eller dilemmaer som vi kan oppleve. De vil hjelpe deg med å finne svar eller veiledning. Men utover retningslinjer og prinsipper, er integritet og viljen til å gjøre de rette tingene det aller viktigste. Det handler om folk, og det er vi, enkeltvis og i fellesskap, som er ambassadører for og voktere av våre etiske verdier og prinsipper - og av fremtiden vår. Vennligst les disse retningslinjene nøye og slå ofte opp i dem. Du vil sikre vår fremtidige suksess ved å dele disse retningslinjene og prinsippene med kollegene dine. Still gjerne spørsmål og be om råd når du lurer på noe. Med vennlig hilsen Jacques Aschenbroich, CEO MIN TVILLINGBESETTELSE FOR VALEO: VEKST OG LØNNSOMHET med integritet Jacques Aschenbroich, Administrerende direktør Valeo etiske retningslinjer 05 Innledning til retningslinjene INNLEDNING TIL RETNINGSLINJENE En integritetskultur 1 Innledning til retningslinjene 1.1 En integritetskultur Det har alltid vært Valeos politikk å følge reglene i landene vi har virksomhet i. Vi fremmer og følger Valeos verdier - transparens, medbestemmelse, profesjonalitet og teamarbeid - som er grunnleggende for vår kultur preget av perfeksjon og integritet. I tråd med våre verdier, er vi også opptatt av å opprettholde de globale prinsippene om menneskerettigheter, arbeid, respekt for miljøet og antikorrupsjon gjennom vårt medlemskap i FNs Global Compact. Hos Valeo mener vi at etikk og ansvar er grunnleggende for at alle våre aktører og medarbeidere har tillit til og er fornøyd med oss. Fremfor alt annet tror vi på en kultur for personlig og profesjonell integritet som, kombinert med klare regler og forventninger, utgjør de riktige rammene for bærekraftig og lønnsom vekst. I lys av vårt globale fotavtrykk og raske geografiske vekst, ønsker vi å gjenta viktigheten av etikk og overholdelse av regler via våre reviderte retningslinjer, som gjenspeiler vårt konserns kultur for perfeksjon og integritet. Valeos retningslinjer er basert på de høyeste forretningsstandardene, og skisserer hvilken politikk, etiske prinsipper og regler vi må følge. Dette er et handlingsorientert dokument som veileder oss i vårt daglige arbeid, og som gjenspeiler vårt selskaps forpliktelser overfor sine medarbeidere, forretningspartnere og kunder, samt lokalsamfunnet og miljøet. Sammen med lokal lover fungerer retningslinjene sammen med våre andre retningslinjer, regler og bestemmelser, som gir ytterligere detaljer om spesifikke emner. Disse andre retningslinjene omfatter blant annet konsernets juridiske policy, markedsføringspolicy, salgspraksis, den administrative og finansielle håndboken (Manuel Administratif et Financier eller MAF), og Retningslinjene for god adferd vedrørende verdipapirtransaksjoner og overholdelse av franske regler om innsidehandel. De etiske retningslinjene stemmer også overens med alle våre 5 søyler - personalets medbestemmelse, total kvalitet, konstant innovasjon, integrering av leverandører og Valeos produksjonssystem. Retningslinjene er vesentlige for at vi skal ha en bærekraftig og lønnsom vekst. Vi forventer at alle medarbeidere i Valeo kjenner til og retter seg etter dem. Takk for at du støtter vår forretningsetikk og verdier. Catherine Delhaye Sjef for etikk og samsvar Valeo etiske retningslinjer 07 1 INNLEDNING TIL RETNINGSLINJENE Hvem retningslinjene gjelder for 1.2 Hvem retningslinjene gjelder for Valeos etiske retningslinjer er et veiledende dokument som gjelder alle medarbeiderne i Valeo på lik linje, uansett hvilken jobb de har. Når det er sagt, har lederne i selskapet et ekstra ansvar. De må gå foran med et godt eksempel og ta avgjørelser som fremmer og er i tråd med våre retningslinjer og tilknyttede regler. Deres veiledning er avgjørende for å skape et etisk og positivt arbeidsmiljø. Retningslinjene er obligatorisk for alle medarbeiderne i Valeo, mellomledere, toppledere, datterselskaper, joint ventures og tilsvarende enheter som styres eller kontrolleres av Valeo. Hver direktør, leder og medarbeider i Valeo Group plikter å følge disse retningslinjene, og kan ikke inngå avtaler, kontrakter eller foreta andre handlinger som bryter disse retningslinjene eller loven. Egne retningslinjer har blitt utarbeidet for leverandører og andre forretningspartnere for å informere om Valeos verdier og forventninger. Disse retningslinjene for forretningspartnere gir mer målrettet veiledning angående vårt arbeid med folk utenfor Valeo. Disse retningslinjene kan fås på Portalen for etikk og samsvar. Vi har nulltoleranse for regelbrudd. Uakseptabel adferd eller brudd på retningslinjene tas svært alvorlig, og kan føre til disiplinære tiltak opptil og inkludert oppsigelse av kontrakt. 08 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER 2 INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER Sikkerhet på arbeidsplassen Integritet vis-à-vis våre folk og våre omgivelser Alle medarbeidere har krav på å arbeide i et positivt miljø, fritt for mobbing og diskriminering. Da Valeo ble medlem i FNs Global Compact i 2004, forpliktet selskapet seg, uansett hvor vi arbeider i verden, til å etterleve og fremme de grunnleggende rettighetene til alle personer slik dette er definert i FNs menneskerettighetserklæring. Dette betyr at vi slutter oss til og beskytter den iboende verdien til hver person ved å følge retningslinjer vedrørende lønninger og ytelser, krav om minstealder, like rettigheter for menn og kvinner, og ved å respektere medarbeidernes privatliv. Sikkerhet og trivsel på arbeidsplassen er nøkkelaspekter ved Valeos bredere forpliktelse til bærekraftig utvikling. Våre medarbeidere står i sentrum av vår virksomhet, og vi vil opprette respektfulle og inkluderende arbeidsplasser basert på våre verdier om etikk og innsyn. 2.1 Sikkerhet på arbeidsplassen Vi plikter å tilby sikre arbeidsplasser som etterlever alle gjeldende regler om helse, miljø og sikkerhet, samt våre egne retningslinjer. Sikkerhetsstandarder har blitt utviklet for å beskytte våre medarbeidere og gjøre vår virksomhet så sikker som mulig. Disse standardene må følges nøye. Det er vesentlig at hver medarbeider har satt seg inn i de spesifikke standardene for helse, miljø og sikkerhet tilknyttet medarbeiderens stilling. Alle risikoer eller farer må rapporteres umiddelbart for å unngå ulykker eller skader. Les mer på RIE-portalen https://sites.google.com/a/ valeo.com/valeo-risks-insurance-environment-portal/ group-policy-directives/risk-management-manual og følg instruksjonene nøye I samsvar med vårt engasjement for sikkerhet, er våre arbeidsplasser narkotika- og alkoholfrie. Vi forbyr distribusjon, salg, kjøp, bytte, besittelse og bruk av illegale substanser og narkotika på arbeidsplassen. Samme begrensninger gjelder alkohol, med få unntak: fornuftig bruk på et firmaselskap kan aksepteres når det tillates av lokal lovgivning og er uttrykkelig godkjent av den lokale ledelsen. Røyking er kun tillatt på bestemte områder. 10 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER Respekt for menneskerettighetene 2 2.2 Respekt for menneskerettighetene Vi bekjemper tvangsarbeid og barnearbeid. Vi ansetter ikke barn under 16 år og retter oss etter ILOs konvensjon om ansettelse av barn mellom 15 og 18 år. Vi forventer at våre leverandører og partnere også etterlever disse standardene. Alle våre foretak er fri for tvangsarbeid. Arbeiderne behandles rettferdig, likeverdig, og betales i samsvar med gjeldende lover om lønn (inkludert minstelønn, overtid og obligatoriske ytelser). Våre arbeidstakere har rett til å uttrykke seg og bli medlem av eller etablere fagforeninger i henhold til lokale lover. Valeo verdsetter og fremmer også klart en sosial dialog basert på tillit. Menneskerettigheter og sikkerhet for våre arbeidere og forretningspartnere er ytterst viktig for Valeo. Derfor må alle som mistenker brudd på menneskerettighetene, varsle om det, vel vitende om at Valeo beskytter mot alle potensielle former for represalier. Se kapittel 7: "Bekymringsmeldinger – varsling" for å lære hvordan en rapport skal skrives. Valeo De etiske retningslinjene 11 2 INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER Utvikle folk - verdsette mangfold 2.3 Utvikle folk - verdsette mangfold Investering i vårt personal er en del av Valeos 5 søyler. Dette bidrar til å bygge en kultur basert på det aller beste. Valeo investerer regelmessig i opplæring og spesialisering av våre ansatte. Nye kompetanseområder og fordeler fører til høyere resultater og bedre selvstendighet, og et potensial for økt ansvar. Det finnes mange karrieremuligheter, og vi tilbyr en rettferdig lønn. En følelse av trivsel på arbeidsplassen er viktig. Derfor lytter vi nøye til våre folk gjennom spørreundersøkelser og avstemminger. I mange land har vi utviklet vellykkede programmer kalt Trivsel på arbeidsplassen. Derfor er vi anerkjent som en svært god arbeidsgiver i mange land. Vår globale arbeidsstyrke er mangfoldig, og vi ser ytterligere mangfold som et av våre største aktiva. Vi har utarbeidet flere programmer som fremmer mangfold, med spesielt fokus på kvinner, seniorer og funksjonshemmede. Vi tar også gjerne imot yngre generasjoner i stillinger som praktikanter eller lærlinger. Du kan lese mer om Valeos mangfoldsprogrammer i Årsrapporten for Valeo. 12 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER Motarbeiding av diskriminering og mobbing 2 2.4 Motarbeiding av diskriminering og mobbing Vi tillater ikke diskriminering, og overholder de lovene som forhindrer dette. Våre avgjørelser som arbeidsgiver - blant annet med hensyn til ansettelser, opplæring, godtgjørelse, fordeler og tildeling av arbeid, forfremmelse - er objektivt basert på kvalifikasjoner, stilling, erfaring og ytelse. Valeo tar ikke hensyn til fødested, slektskap, kjønn, seksuell orientering, alder, familiestatus, genetiske kjennetegn, nasjonalitet, rase, politiske meninger, fagforeningsarbeid, fysisk utseende, helse, funksjonshemming, graviditet eller enhver annen beskyttet status, når selskapet treffer slike avgjørelser. Vi motarbeider mobbing for å gjøre arbeidsplassen til et sikkert og respektfullt sted. Seksuell eller psykisk mobbing, trakassering eller annen adferd som skaper et uvennlig eller fiendtlig arbeidsmiljø, er ikke tillatt. Enhver ansatt som mener han eller hun har blitt utsatt for mobbing eller som mener at mobbing foregår, må straks varsle om slik opptreden, enten til hans eller hennes leder, konsernets personalsjef, konsernets rådgiver eller sjefen for etikk og samsvar. Alle varsler om diskriminering, mobbing eller trakassering vil håndteres raskt og konfidensielt uten fare for represalier. Du finner mer informasjon om Valeos nulltoleranse mot mobbing og diskriminering i Retningslinjer for varsling av mobbing. Valeo etiske retningslinjer 13 2 INTEGRITET vis-à-vis VÅRE FOLK OG VÅRE OMGIVELSER Respekt for miljøet 2.5 Respekt for miljøet Respekt for miljøet er en vesentlig del av vår identitet. Vi ser vår bærekraftige utvikling og vårt mål om utvikling av innovative teknologier som vårt spesielle bidrag til en god utvikling i lokalsamfunnene der vi har virksomhet og naturen. Ved å rette oss etter miljølovgivningen og opprettholde våre egne høye standarder, opptrer vi med integritet, vi bygger tillit og sikrer Valeos vekst langt inn i fremtiden. Vi forplikter oss til et ambisiøst program for bærekraftig utvikling som gir positive ringvirkninger i vårt nærmiljø og lokalsamfunn. Vi iverksatte et miljøstyringssystem (EMS) for å verne miljøet ved å optimalisere naturressurser og redusere avfall ved produksjon og bruk av alle våre produkter. I tillegg forbyr vi produksjon og salg av produkter som fører til en uakseptabel risiko for helse og miljø. Du kan lese om de detaljerte prosessene for iverksetting og vurdering av resultatene våre i Konsernets miljøpolitikk. Avtalen om selskapets samfunnsansvar som vi undertegnet med vårt European Works Council i 2012, skisserer de sosiale, selskapsmessige og miljømessige standardene og forpliktelsene vi følger for å fremme en bærekraftig utvikling. Denne avtalen inkluderer ikke-europeiske land via den lokale ledelsen. 14 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER 3 INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Rettferdig og ærlig forhold til kundene Integritet i markedet: Rettferdige forretninger Hos Valeo vet vi at en etisk forretningspraksis sikrer vår suksess i dag og i fremtiden. Derfor er vi nøye med å overholde retningslinjer og lover som fremmer rettferdig konkurranse på markedsplassen, og som beskytter mot konkurransevridende praksis, bestikkelser og korrupsjon. Konsekvensene av regelbrudd på dette området er alvorlige for Valeo og for de involverte enkeltpersonene. 3.1 Rettferdig og ærlig forhold til kundene Vi verdsetter våre kunders tillit, og vi vet at vi må fortjene denne hver eneste dag. Vi vet at kundetilfredshet skapes med innovasjon, kvalitetsprodukter og etiske standarder i alt vi foretar oss. Vi gjør alltid vårt ytterste for å gi våre kunder merverdi. Vi er fast bestemt på å innfri våre forpliktelser og levere som vi har lovet. Vi respekterer våre kunders immaterielle eiendeler og konfidensielle opplysninger. Vi avviser uetiske midler for å oppnå slike opplysninger. Til syvende og sist mener vi at rettferdighet, gjensidig respekt og integritet blant forretningspartnere, kunder, leverandører og andre aktører, er grunnlaget for et langsiktig og gjensidig positivt kvalitetsforhold. 16 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Opprettholde rettferdig konkurransepraksis 3 3.2 Opprettholde rettferdig konkurransepraksis Vårt antitrustprogram er basert på enkle og ubestridelige prinsipper: vi respekterer markedsplassens integritet, og avviser alle ulovlige handlinger som har til hensikt å urettmessig drive konkurrenter ut av markedet eller tvinge forretningspartnere til å akseptere urettferdige handelsvilkår. Vi forbyr konkurransevridende praksis på det sterkeste. Spesielt samarbeider vi ikke med konkurrenter i karteller. Vi driver ikke prissamarbeid, markedsdeling eller anbudsfiksing. Vi må også unngå tilsynelatende konkurransevridende adferd. På samme måte som vi er nøye med å rette oss etter antitrustlovgivning, deler vi ikke sensitive forretningsdata med konkurrenter. Les våre Antitrustregler. Mange av dine spørsmål er besvart i våre: Antitrust Sp&Sv. Vi må være forsiktige med å bli med i bransjeorganisasjoner eller arbeidsgrupper, fordi vi da har med våre konkurrenter å gjøre. Deltakelse i bransjeorganisasjoner reguleres av Valeos regler om medlemskap i bransjeorganisasjoner og arbeidsgrupper, og forutsetter forhåndsgodkjennelse. Listen over godkjente organisasjoner og arbeidsgrupper fås på Portalen for etikk og samsvar. Valeos regler om medlemskap i organisasjoner, arbeidsgruppemøter og arrangementer gir ekstra veiledning. Våre samarbeidsavtaler med bilindustriens aktører må være lovlige, transparente og håndteres på et skikkelig vis. Våre Regler om samarbeidsprosjekter med tredjepersoner gir veiledning om disse avtalene. Disse prosessene er innebygget i våre prosjektutviklingsmetoder, samt i våre FoU-prosesser. Vi forventer at Valeos tredjepersoner forstår Valeos regler og forventninger, og at de retter seg etter våre standarder om integritet angående antitrust. Håndboken for tredjepersoner om antitrustrisiko og e-læringsprogrammer har blitt utarbeidet for å gi mer detaljert opplæring og veiledning. Vi er nøye med å følge Valeos regler om sensitive forretningsdata og deling av opplysninger som gir veiledning om kommunikasjon med konkurrenter. Det er vesentlig at vi har grundige logger over diskusjoner og møter som involverer konkurrenter. Vi skal ikke delta i diskusjoner om konkurrenter som virker risikable eller problematiske, og må rapportere alle bekymringer så snart som mulig til Valeos konsernrådgiver og/eller sjefen for etikk og samsvar. Et brudd på Valeos antitrustregler kan føre til disiplinære tiltak som f.eks. store bøter for selskapet og involverte personer, tap av fremtidig virksomhet og skade på vårt renommé. Ved tvil, bør du forhøre deg med juridisk avdeling eller sjefen for etikk og samsvar. Valeo etiske retningslinjer 17 3 INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Forhindre bestikkelser og korrupsjon 3.3 Forhindre bestikkelser og korrupsjon Våre prinsipper er svært klare: bestikkelser og korrupsjon er forbudt hos Valeo. Vi følger landets gjeldende lover (inkludert den amerikanske antikorrupsjonsloven FCPA, den britiske loven mot bestikkelser osv.). Vi er oss bevisst og unngår handlinger som kan tolkes som forsøk på ulovlig påvirkning av kunder, myndigheter eller administrative avgjørelser i saker som angår Valeo. Vi unngår alle situasjoner der Valeo kan anses for å være utsatt for aktive eller passive bestikkelser. Mottakelse av gaver og underholdning Valeos regler forbyr aksept av enhver gave eller belønninger som penger, varer, tjenester, underholdning, reiser, begunstigelser og lignende, unntatt i tilfeller da gaven eller belønningen er av minimal verdi. Hvis utilbørlige gaver eller belønninger allerede har blitt mottatt, må disse returneres til giveren med mindre det ville være uhøflig å avvise eller returnere gaven. Hvis avvisning av gaven anses som altfor krenkende, må den ansatte informere konsernets personalsjef, sjefen for etikk og samsvar eller juridisk avdeling. Vi må også informere gavegiveren om våre strenge regler om gaver for å unngå problematiske situasjoner i fremtiden. Begrense gaver, invitasjoner og underholdning til handelspartnere Valeos ansatte og tredjeparter forbys å love eller gi gaver, invitasjoner eller underholdning for å oppnå utilbørlige forretningsfordeler. Dette inkluderer gaver og underholdning gitt direkte eller indirekte til kunder, leverandører eller tredjepersoner. Valeos ansatte kan kun gi gaver og underholdning som er rimelige, en sjelden gang og i tråd med Valeos regler om gaver, underholdning og gjestfrihet. Disse reglene gir generelle rammer og begrensninger for gaver, invitasjoner og underholdning. Tilhørende lokale tillegg gir oversikt over eventuelle lokale særegenheter. Det finnes tilgjengelige beslutningsstøtteverktøyer for å hjelpe våre ansatte å treffe riktig beslutning eller be om hjelp. Vi må også respektere reglene for gaver og underholdning i andre selskaper vi arbeider med. Selv om bestikkelse vanligvis viser til penger, kan det også involvere gjenstander eller annet av verdi, f.eks. gaver, fordeler, underholdning, donasjoner og forpleining. Les Valeos Sp&Sv mot bestikkelser og kontakt din leder eller sjefen for etikk og samsvar for mer informasjon. 18 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Forhindre bestikkelser og korrupsjon 3 Bestikkelser kan opptre i ulike former. Det er viktig å være påpasselig. Det forventes at vi kontakter juridisk avdeling eller samsvarsavdelingen ved tvil, og straks varsler ledelsen ved mistanke om korrupsjon. Forbud mot betaling til offentlige tjenestepersoner og ansatte Valeos strenge regler mot bestikkelse og korrupsjon gjelder også alle forhold med myndighetene og offentlige tjenestepersoner, administrative byråer og statsansatte. Offentlige tjenestepersoner er bredt definert som: statstjenestemenn, ledere for statlige departementer, politiske representanter og kandidater, tollspeditører og andre lignende valgte eller utpekte statlige arbeidere inkludert stats- og delstatseide selskaper med ansatte. Da det kan være vanskelig å identifisere en offentlig tjenesteperson, må vi stille spørsmål hvis situasjonen ikke er klar. Det er strengt forbudt for oss å gi eller love å gi, tilby, betale eller love å gi eller betale på noen som helst måte, direkte eller indirekte, noe av verdi til en offentlig tjenesteperson som motytelse for en urettferdig gunstig handling eller utilbørlige forretningsfordeler. Forretningspartnere og tredjepersoner som opptrer på Valeos vegne, må også i sine forhold til offentlige tjenestepersoner, følge våre regler om bestikkelse og korrupsjon som står i Portalen for etikk og samsvar. En god måte å unngå bestikkelser og utpressing på, er å planlegge i forkant når vi jobber med myndighetene slik at vi ikke er nødt til å be om tjenester, spesialbehandling eller befinner oss i en vanskelig situasjon. Du må aldri improvisere eller være forsinket, og du må alltid i din prosjektplanlegging ta høyde for tiden det tar å oppnå nødvendige godkjennelser. Se Valeos regler for korrupsjonsbekjempelse og forhindring om motarbeiding av utpressing og ta det relevante kurset som gir mer detaljert informasjon. Valeo etiske retningslinjer 19 3 INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Forhindre bestikkelser og korrupsjon Smøring Vi må gjenkjenne forskjellen mellom en forespørsel om en lovlig betaling og en forespørsel om smøring. Smøring forstås som en betaling for raskere saksbehandling enn vanlig av offentlige rutinesaker. Valeo mener at smøring er bestikkelser i de fleste tilfellene. Det kan skje at vi står overfor reelle trusler om vold og livstruende situasjoner da det er tillatelig å foreta en betaling. Loven tillater et snevert unntak til våre regler mot betaling av smøring når vi står overfor livstruende situasjoner. Hvis du opplever en slik situasjon, og betaler for å beskytte deg selv, skal du deretter rapportere denne betalingen så snart som mulig. Forbud mot politiske og veldedige bidrag Valeos ansatte står fritt til å støtte politiske kandidater og formål i sine privatliv med sine egne ressurser. Valeos tid og ressurser må ikke brukes til å gi støtte til politiske partier, folkevalgte eller kandidater til ulike verv. Samme begrensninger gjelder for fagforeninger og religiøse formål. Veldedige bidrag av vår tid og ressurser på vegne av Valeo må forhåndsgodkjennes av konsernets administrerende direktør. 20 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Garantere integritet ved innkjøp og valg av leverandører 3 3.4 Garantere integritet ved innkjøp og valg av leverandører I tråd med en av de 5 søylene i vår driftsmodell - integrering av leverandørene - har vi utviklet partnerskap med et bredt nettverk av leverandører og forretningspartnere, og vi vil at våre partnerskap skal være lovlige, etiske og positive for begge parter. Vi velger forretningspartnere basert på kvalitet, behov, resultater og kostnad. Vi forventer at våre partnere er like engasjert som oss mht. menneskerettigheter, rettferdig salgs- og markedsføringspraksis, beskyttelse av konfidensiell informasjon og immaterielle rettigheter, innsats mot bestikkelser og korrupsjon, og for å leve opp til våre høye etiske standarder. Det er ansvaret til hver ansatt og leder i Valeo å velge forretningspartnere basert på resultater, uten favorisering eller diskriminering, og deretter gjennom en grundig utvelgelsesprosess. Det er ikke tillatt å investere i eller låne penger til en forretningspartner. Vi kan ikke direkte eller indirekte akseptere ulovlige betalinger eller bestikkelser. Vi har separate Adferdsregler for forretningspartnere som inneholder spesielle retningslinjer og standarder for våre leverandører og forretningspartnere. Adferdsreglene for forretningspartnere fås på Portalen for etikk og samsvar. Hvis du har spørsmål i ditt forhold til en av Valeos forretningspartnere, må du gjerne henvende deg til sjefen for etikk og samsvar. Valeo etiske retningslinjer 21 3 INTEGRITET I MARKEDET: RETTFERDIGE FORRETNINGER Et etisk rammeverk for partnerskap med agenter og mellommenn 3.5 Et etisk rammeverk for partnerskap med agenter og mellommenn Handlingene til tredjepersoner har en direkte virkning på Valeo. Det er vesentlig at alle personer og enheter som driver forretninger på vegne av Valeo, særlig med statseide kunder eller offentlige tjenestepersoner, støtter våre standarder om nulltoleranse angående antitrust, korrupsjon og bestikkelse. Mellommenn og agenter velges basert på Valeos regler om strømlinjet valg av tredjepersoner/mellommenn for å sikre at våre partnere deler våre høye standarder for integritet og forretningsetikk. Vi kan kun gjøre forretninger med tredjepersoner som er godkjent i samsvar med reglene ovenfor. Vi krever at våre tredjepersoner samtykker i Valeos vilkår for tredjepersoner/ mellommenn som forbyr bestikkelser og korrupsjon, vi krever at de etterlever disse reglene og setter opp en nøyaktig liste over kostnaden for tjenestene. Det finnes mange verktøy for å kurse tredjepartene i våre høye etiske standarder, inkludert Valeos regler for forretningspartnere. Valeos håndbok for forretningspartnere om antitrustrisiko og Valeos e-læringsprogram for forretningspartnere om antitrust gir mer detaljert veiledning om hvordan man unngår og gjenkjenner bestikkelser og korrupsjon. Brudd på våre regler og retningslinjer tas svært alvorlig. Brudd kan føre til disiplinære tiltak opptil og inkludert oppsigelse av kontraktene med forretningspartnerne. 22 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER 4 INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Innledning Integritet og beskyttelse av Valeos eiendom og eiendeler Da Valeo er et teknologiselskap, investerer det betydelige summer i forskning og utvikling. Våre ambisiøse og vellykkede forskningsprogrammer gjør oss til leder i vårt felt, og vi er stolte av de mange patentene vi registrerer hvert år. Vår FoU og tilknyttede initiativer og investeringer må holdes konfidensielle. Vår suksess avhenger av vår evne til å identifisere de rette kommersielle og geografiske strategiene, og gjøre de rette investeringene. For å sikre vår vekst og effektive drift, må våre eiendeler og konfidensielle opplysninger beskyttes og sikres. Vi har alle et ansvar for å bruke Valeos eiendom og eiendeler på rett måte, inkludert men ikke begrenset til følgende: • Immaterielle eiendeler • Taushetsbelagte opplysninger • Teknologiske data • Maskin- og programvare for datamaskiner • Medier for datalagring • Fast eiendom • Utstyr, maskiner og verktøy • Råmaterialer • Kontanter Det krever disiplin og oppmerksomhet å beskytte Valeos eiendeler og sikre konfidensialitet. Jobben gjøres kontinuerlig, og stopper ikke når vi forlater kontoret. Du finner mer informasjon om hvordan du sikrer og oppbevarer vår informasjon i Valeos regler om konfidensialitet og bilder. 24 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Beskytte Valeos informasjon og immaterielle eiendeler 4 4.1 Beskytte Valeos informasjon og immaterielle eiendeler Det er vesentlig å holde Valeos informasjon og registre konfidensielle, dette gir oss en konkurransefordel. Konfidensiell informasjon som må oppbevares sikkert, inkluderer data om Valeos: • Kommersielle prosjekter og avtaler • Finansiell data, priser og kostnader • Kommersielle strategier, investeringsstrategier og vekststrategier • Kunder og leverandører • Immaterielle eiendomsrettigheter, copyright og tegninger • Personopplysninger om våre ansatte eller kunder • Teknologisk informasjon og all annen sensitiv informasjon, f.eks. informasjon om fortjenesten til produksjonsenhetene, FoU-prosjekter, patenter • Alt annet materiell, uoffisiell informasjon Mens vi jobber for Valeo Group og etter å ha forlatt konsernet, kan vi ikke bruke eller avsløre noen del av Valeos konfidensielle informasjon. Riktig bruk av konfidensiell informasjon betyr at passord og koder må holdes hemmelig. Vi må kun bruke selskapets teknologi, materiell og plass til profesjonelle oppgaver, og ta forholdsregler for å unngå uautorisert bruk av selskapets eiendeler som fastsatt i Valeos avtale om informasjonsteknologi. Vi respekterer også våre forretningspartneres immaterielle eiendomsrettigheter, forretningshemmeligheter og copyright, inkludert programvare, bilder og publikasjoner. Ethvert brudd på våre retningslinjer for konfidensiell informasjon eller immateriell eiendom, kan føre til disiplinære tiltak, og også rettsforfølgelse. Valeo etiske retningslinjer 25 4 INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Beskytte arbeidstakernes personopplysninger Respekt for tredjeparts immaterielle eiendeler og konfidensialitet 4.2 Beskytte arbeidstakernes personopplysninger Vi treffer tiltak for å beskytte personopplysningene til våre arbeidstakere. Personopplysninger kan inkludere: • Offisielle identifikasjonsnumre • Kontaktopplysninger og fødselsdatoer • Informasjon om finansielle, medisinske eller kompensasjonsrelaterte forhold • Resultatvurderinger, forfremmelse og annen informasjon om den ansatte Tilgang til denne typen informasjon er begrenset til autoriserte personer. Vi bruker, forvalter og sletter slik informasjon i samsvar med gjeldende lovgivning. Hver ansatt må beskytte sine egne personopplysninger. Vi har ikke tillatelse til å søke etter slike opplysninger om andre ansatte med mindre vi har godkjennelse til dette i forbindelse med våre arbeidsoppgaver. Bortsett fra autoriserte personer, kan ansatte kun få tilgang til opplysninger om seg selv. Valeos ansatte forstår at de ikke kan forvente hemmelighold når de bruker selskapets systemer, unntatt i land hvor hemmelighold er tillatt ved lov. Du finner mer informasjon om Valeos personvernpolitikk i Valeos IT-avtale. 4.3 Respekt for tredjeparts immaterielle eiendeler og konfidensialitet Vi respekterer andres immaterielle rettigheter og konfidensielle informasjon. Vi avviser uetiske og ulovlige metoder for å få tilgang til konfidensiell eller privat informasjon om andre. Selv etter at ansatte har forlatt Valeo, må de beskytte Valeos konfidensielle informasjon og ikke dele den med andre. 26 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Unngå interessekonflikter - være lojal mot Valeo 4 4.4 Unngå interessekonflikter - være lojal mot Valeo Vi må utføre våre oppgaver og vårt arbeid lojalt. Ingen aktivitet skal utføres hvis den medfører en interessekonflikt mellom Valeos ansatte og selskapet. Det foreligger en interessekonflikt når de private interessene til en ansatt kommer i veien for Valeos interesser. Blant eksemplene på interessekonflikter kan være: • Ha en eierandel i et selskap som konkurrerer med Valeo • Benytte seg av forretningsmuligheter som vi får tilgang til fordi vi jobber for Valeo • Prøve å selge produkter eller tjenester til Valeo, direkte eller indirekte • Ha styreverv i andre organisasjoner som driver forretninger med eller som er i samme bransje som Valeo • At en selv (eller en nær slektning) får personlig gevinst fra en transaksjon som involverer et selskap i Valeo Group Talent og lojalitet hos den ansatte er grunnleggende for vår suksess. Vi må aldri undergrave selskapets suksess for å få personlig gevinst. Vær oppmerksom på, og unngå forhold eller aktiviteter som kan skape eller anses som interessekonflikter. Våre avgjørelser må fokusere på Valeos beste. Topp- og mellomledere har et ekstra ansvar for å unngå interessekonflikter. Ingen i toppeller mellomledelsen kan ha en annen stilling, eller eie eller drive en virksomhet som avleder personen fra sine oppgaver hos Valeo. Denne regelen forbyr ikke midlertidig deltakelse, utenom arbeidstiden, i en familiebedrift (eid av ektefellen eller et familiemedlem) som ikke er i konkurranse med Valeo. Det er forventet at vi opplyser om alle potensielle aktiviteter eller forhold som kan skape en interessekonflikt, til vår leder, personalavdelingen, konsernets rådgiver, sjefen for etikk og samsvar og/eller den interne revisjonssjefen. Ved tvil, vennligst kontakt sjefen for etikk og samsvar. Vi etterlever vår forpliktelse til integritet ved å varsle når vi er vitne til eller har mistanke om ethvert mislighold. Det er vår regel at de som har mot til å varsle, ikke utsettes for represalier. Se kapittel 7. Bekymringsmeldinger - varsling" for ytterligere veiledning om bekymringsmeldinger. Valeo etiske retningslinjer 27 4 INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Være profesjonell og levere høy kvalitet 4.5 Være profesjonell og levere høy kvalitet År etter år har vi fokusert på å fremme innovasjon og kvalitet, og vi har laget produkter og tjenester av verdi for våre kunder og partnere. Vårt engasjement har gjort oss fortjent til ros og respekt fra andre i bransjen. Våre produkter og tjenester holder høy standard takket være våre velfungerende og pålitelige produksjonssystemer. Vi har satt på plass grundige standarder for produksjon og kvalitetssikring slik at våre produkter oppfyller alle krav i samsvar med lover og regler, og krav fastsatt av kunden. Målet om å forbedre kvaliteten, motiverer og styrker oss alle. Vaktsomhet og tidlig varsling til ledelsen om alle mulige problemer, f.eks. defekte deler, faktiske eller potensielle produksjonsvanskeligheter og transparens er et avgjørende fundament for vår produksjons- og leveranse-etikk. Det forventes et slikt fokus på detaljene, og vil sikre vår suksess. 28 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Rettvisende og nøyaktige regnskaper, registre og fortegnelser 4 4.6 Rettvisende og nøyaktige regnskaper, registre og fortegnelser Alle aktiva, passiva, utgifter og andre transaksjoner utført av selskaper i Valeo Group, må registreres i selskapets regnskap og konti, som må føres sannferdig og nøyaktig, i samsvar med gjeldende praksis, regler og lover for regnskapsførsel. Ingen skjulte fond eller uregistrerte eiendeler tilhørende Valeos selskaper eller datterselskaper, kan opprettes eller beholdes, uansett grunn. Dokumenter angående kommersielle eller finansielle transaksjoner må gi et sannferdig bilde av disse transaksjonene. Ingen betaling kan godkjennes eller utbetales med den hensikt eller i forståelse av at hele eller deler av betalingen skal brukes til noe annet enn det som er beskrevet i dokumentene for denne betalingen. Det kan ikke føres falske eller kunstige posteringer i regnskapet eller registrene til Valeo eller selskapets datterselskaper, uansett grunn. Integritet i våre regnskapsbøker og registre Transparens er det styrende prinsippet: nøyaktig regnskap og bokføring er avgjørende for å unngå korrupte og straffbare handlinger. Alle utgifter, betalinger, registre og regnskaper må gjenspeile nøyaktig bruk og type transaksjoner. Unøyaktige, ufullstendige eller villedende regnskaper og registre er strengt forbudt. Valeo etiske retningslinjer 29 4 INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Rettvisende og nøyaktige regnskaper, registre og fortegnelser Føre nøyaktige regnskaper og registre Kvaliteten og påliteligheten i bokføringen er ytterst viktig for oss. Alle Valeos regnskaper og konti må presist og nøyaktig føre opp alle selskapets aktiva, passiva, utgifter og andre transaksjoner i samsvar med alle regnskapsprinsipper, -regler og -lover. Falske registre, regnskaper og dokumenter kan inkludere: • Villende rapporter • Endring eller uriktig sletting av selskapsregnskap • Tilby falsk eller villende finansiell informasjon til en kunde, leverandør, reguleringsorgan eller aksjeeier Vi må oppbevare og katalogisere våre registre i samsvar med lokal lovgivning og Valeos interne prosedyrer. Enkelte registre må oppbevares i flere år, og andre må destrueres etter en regelmessig tidsplan. Vennligst kontakt juridisk avdeling eller finansavdelingen hvis du er usikker på om du skal oppbevare et dokument eller ikke. Nøyaktig registerføring er et viktig og detaljert tema. Du finner mer informasjon om Valeos bokføringspolitikk i den administrative og finansielle håndboken (Manuel Administratif et Financier, eller MAF). Alle spørsmål om vanskjøtsel av våre registre vil håndteres konfidensielt uten fare for represalier. Ansatte må straks varsle ledelsen hvis de er vitne til eller mistenker regelbrudd. Se i M.A.F. 30 Valeo etiske retningslinjer INTEGRITET OG BESKYTTELSE AV VALEOS EIENDOM OG EIENDELER Bekjempelse av hvitvasking 4 4.7 Bekjempelse av hvitvasking “Hvitvasking” skjer når regnskapet manipuleres for å skjule ulovlige beløp, eller for å få kilden til ulovlige beløp til å se lovlig ut. Hvitvasking er ofte forbundet med voldelige og ulovlige aktiviteter. Valeos engasjement for å føre et kvalitetsregnskap krever nulltoleranse for hvitvasking. Vi selger kun våre varer og tjenester i bytte for akseptable betalingsformer. Se i Finanshåndboken som kan hjelpe deg med å oppdage bestikkelser og risiko for hvitvasking. For å redusere vår risiko for å tilrettelegge for potensielle hvitvaskere, må vi kjenne våre kunder og være oppmerksomme på uvanlige betalingsordrer. Når vi følger våre betalinger, regninger og andre transaksjoner nøye, er det enklere for oss å hindre hvitvasking. Du må rapportere alle uvanlige eller mistenkelige betalinger, betalingsforespørsler eller finansielle transaksjoner til finansdirektøren eller til Group Treasury Director. Valeo etiske retningslinjer 31 ETISK KOMMUNIKASJON ETISK KOMMUNIKASJON Veloverveid kommunikasjon 5 Etisk kommunikasjon Vi kommuniserer klart, ærlig og konsekvent med våre aksjonærer, media og andre eksterne parter. Dette inkluderer kommunikasjoner via Internett og i sosiale medier, på telefon og personlig. Vi diskuterer kun informasjon som har blitt godkjent for ekstern bruk, og som er i tråd med Valeos regler om konfidensialitet og reglene i Valeos kommunikasjonsavdeling. 5.1 Veloverveid kommunikasjon Kommunikasjon til media eller investorene på vegne av Valeo krever forhåndsgodkjennelse fra kommunikasjonsdirektøren eller direktøren for investorforhold, og må forberedes nøye. Hvis du blir bedt om å bli intervjuet av media eller andre eksterne parter, inkludert selskaper som gjennomfører spørreundersøkelser eller innhenter ekspertvurderinger, må du få godkjennelse fra direktøren for kommunikasjonsavdelingen før du svarer. Hvis noen blir intervjuet, må den autoriserte personen ledsages av en representant for avdelingen for kommunikasjon eller investorforhold. Konferanser er også gode anledninger til å vise frem Valeos innovasjoner og fagkunnskap. Sørg for at ledelsen er informert om, og har godkjent konferansene og arrangementene du deltar i. Hvis konkurrenter er blant publikum eller på konferansen, må du sørge for at presentasjonen er gjennomgått av ledelsen, konsernets kommunikasjonsavdeling eller juridisk avdeling eller kontoret for etikk og samsvar. Valeo etiske retningslinjer 33 5 ETISK KOMMUNIKASJON Forsiktig bruk av sosiale medier 5.2 Forsiktig bruk av sosiale medier Valeo bruker sosiale medier som f.eks. Facebook, LinkedIn og Twitter for å kommunisere med våre kunder og aktører. Det er imidlertid kun utvalgte talspersoner fra kommunikasjonsavdelingen som har godkjennelse til å kommunisere på vegne av Valeo via sosiale medier. Vi står fritt til å bruke våre egne profiler i sosiale medier som vi vil i fritiden vår, men vi må være oppmerksomme på risikoene dette medfører. Ofte kan informasjon vi tror er privat, bli sett av et bredt publikum på sosiale medier, og manglende aktsomhet kan føre til avsløring av konfidensiell informasjon om Valeo eller Valeos aktører. Når vi bruker Facebook, Twitter, Instagram og andre sosiale medier for å kommunisere med venner og kontakter, må vi passe på å respektere selskapet, Valeos ansatte, og beskytte vår konfidensielle informasjon. Se våre Regler om konfidensialitet og bilder og de tilhørende retningslinjene for sosiale medier for å finne mer informasjon, eller kontakt kommunikasjonsavdelingen hvis du har spørsmål. 34 Valeo etiske retningslinjer ETISK KOMMUNIKASJON Innsidehandel - kjøp og salg av aksjer i Valeo 5 5.3 Innsidehandel – kjøp og salg av aksjer i Valeo Børsregler legger et stort ansvar på den ansatte (og ikke bare ledere) som har tilgang til "sensitiv" (privilegert) informasjon om Valeo (eller andre selskaper, inkludert konkurrenter, leverandører, kunder, eller selskaper og personer som Valeo har forretningsforhold til) som ikke er offentlig kjent, og som kjøper eller selger, direkte eller gjennom en megler, for selg selv eller på vegne av en tredjeperson, finansielle instrumenter utstedt av Valeo (eller derivater tilknyttet dem) eller som anbefaler slike kjøp eller salg til en tredjeperson (spesielt venner eller familiemedlemmer) eller som avslører denne informasjonen for en annen hensikt eller et annet formål enn det de har fått adgang til slik informasjon for. I tillegg til risikoen for sivilrettslig ansvar, og i enkelte tilfeller, strafferettslig ansvar for innsidehandel, er Valeo bekymret for den negative virkningen som oppmerksomheten rundt innsidehandel kan ha på hele Valeo Group og selskapets aksjeeiere. Mange ansatte i Valeo har tilgang til konfidensiell informasjon. Dette betyr ikke at ansatte aldri kan kjøpe eller selge aksjer i Valeo. Rettslige risikoer oppstår kun hvis informasjonen ville være "sensitiv" for en "fornuftig" investor eller spekulant, dvs. informasjon som en investor rimeligvis kan anse som en vesentlig faktor for avgjørelsen om å kjøpe, selge eller beholde finansielle instrumenter i Valeo. Privilegert informasjon er generelt sett informasjon som ikke har blitt offentliggjort, og som, hvis den blir offentlig kjent, kan påvirke markedsprisen til utstederens finansielle instrument. Vurderingen av om informasjon er privilegert eller ikke, er derfor et skjønnsspørsmål. Hos Valeo er det vanligste eksempelet på "sensitiv" eller "privilegert" informasjon, unntatt under uvanlige eller usedvanlige omstendigheter, informasjon om salg eller inntekter som ennå ikke er offentliggjort. Valeo etiske retningslinjer 35 5 ETISK KOMMUNIKASJON Innsidehandel - kjøp og salg av aksjer i Valeo Noen eksempler på enkelthendelser som kan vurderes som "privileger t" informasjon er investeringsavtaler, oppkjøp, investeringsavvikling, planer om å nedlegge store produksjonsenheter, inngåelse eller oppsigelse av nye store kontrakter, lansering eller tilbaketrekking av produkter fra markedet, store endringer i eierandeler eller toppledelsen, transaksjoner som påvirker kapital eller utbytte. Den forsiktige, konservative regelen vil være å legge alle kjøp eller salg til et tidspunkt etter offentliggjøringen av slik informasjon. Retningslinjene forklart ovenfor, henviser ikke til kjøp av aksjer via aksjeopsjoner (siden prisen som betales for aksjeopsjoner et fastsatt av styret i Valeo på forhånd), men de gjelder alle salg av aksjer kjøpt gjennom en aksjeopsjonsordning. Dessuten gjelder de også alle finansielle produkter eller instrumenter tilknyttet Valeos aksjer (f.eks. opsjoner, aksjer i gjensidige fond eller derivater). Til slutt gjelder retningslinjene ovenfor også aksjer og verdipapirer i selskaper som har tilknytning til Valeo (spesielt konkurrenter, leverandører, kunder og selskaper eller enkeltpersoner som Valeo gjør forretninger med). 36 Valeo etiske retningslinjer OPPLÆRING – UTVIDE VÅRE KUNNSKAPER Opplæring – Utvide våre kunnskaper 6 Risikoforståelse er vesentlig for at vårt samsvarsprogram skal være vellykket. Alle ingeniører og ledere, samt ledere som har større sannsynlighet for å oppleve problematiske situasjoner, får regelmessig opplæring i antitrust, bestikkelser og andre temaer. Nyankomne hos Valeo må gå på samsvarskurs så tidlig som mulig etter tiltredelsen for å lære om vår etiske forretningspraksis. Kursene våre fokuserer på å utvikle detaljert forståelse for visse ulovlige praksiser og tilknyttede lover. Kurset gir praktiske eksempler og beskriver Valeos regler og prosedyrer. Opplæringen er obligatorisk da den kurser ansatte i å gjenkjenne, rapportere og løse problemer. Valeo etiske retningslinjer 37 BEKYMRINGSMELDINGER – VARSLING BEKYMRINGSMELDINGER - VARSLING 7 Bekymringsmeldinger – Varsling Vårt etikk- og samsvarsprogram har til hensikt å hindre problemer, forholde seg til risiko og redusere risikoen for manglende samsvar. For at programmet skal lykkes, kreves det personlig integritet og vår felles beslutning om å opptre etisk. Når problemer oppdages på et tidlig stadium, er det enklere å hindre lov- og regelbrudd. Når det skjer misligheter, er det viktig å reagere så snart som mulig for å unngå gjentakelser. Det er til selskapets beste å varsle når vi er vitne til eller mistenker brudd på våre regler eller retningslinjer. Når vi gjør dette, viser vi vår integritet. Det finnes flere mulige mottakere av et varsel: • Din leder • Ditt HR-team • Personalsjefen • Konsernets rådgiver • Sjefen for etikk og samsvar • Den interne revisjonssjefen For bedrageri, bestikkelse eller antitrust, finnes det er spesielt rapporteringssystem. Med forbehold om lokale lovmessige begrensninger tilbyr systemet flere alternativer for å sende inn et konfidensielt og anonymt varsel: Følg denne lenken for å lese mer om Valeos varslingslinjeprosedyre. En egen hotline dirigerer den som ringer til en person som snakker samme språk: Telefonnumre til Valeos varslingslinje. For de som ønsker å sende inn et konfidensielt skriftlig varsel, finnes det et eget flerspråklig nettsted som er døgnåpent 7 dager i uken på: http://www.expolink.co.uk/valeo. Folk kan også velge å sende en enkel e-post til følgende e-postadresse for dette formålet: valeo@expolink.co.uk. Det kan brukes av ansatte i hele verden, fra alle enheter kontrollert og styrt av Valeo. Med forbehold om lokale lovmessige begrensninger, kan meldinger sendes anonymt. Du finner mer informasjon om Valeos retningslinjer om rapportering av mislighold og reglene om ingen represalier i avsnittet Varslingslinje på Portalen for etikk og samsvar. Du kan også være sikker på at problemstillingene du tar opp, vil tas seriøst og undersøkes raskt. Valeo tolererer ingen represalier mot noen som varsler i god tro eller for din deltakelse i noen del av en etterforskning, prosess eller avhør. Rapporter sendt i god tro, skal være ærlige og nøyaktige, vi aksepterer ingen rapporter som har til hensikt å skade karrieren eller anseelsen til en ansatt. Uansett om ditt land tillater anonyme rapporter eller ikke, kan du alltid føle deg sikker når du sender rapporter i god tro uten å skjule identiteten din. Valeo etiske retningslinjer 39 Etikk og samsvar https://sites.google.com/a/valeo.com/ethics-compliance-portal/home www.valeo.com Norwegian version © Copyright 2015 Valeo. All Rights Reserved
© Copyright 2024