Protokoll fra ordinært sameiermøte i Sameiet Bergsjø Høyfjellsleiligheter fredag 3.april 2015 på Rødungstølen 1. Registrering og valg av møteleder Styreleder Ole Hald ble valgt til møteleder Sameiet består av 117 seksjoner, hvorav I 13 til bolig og 4 til næring. Av 78 solgte seksjoner per 1.1 .2015 var 66 representert på møtet, hvorav I ved fullmakt. I tillegg var Hallingdal Hytteservice AS representert med 25 stemmer. Forretningsfører Gunnar Nilsen fra Adimpleo AS deltok på møtet. 2. Valg av protokollfører og medunderskriver Maja Arnestad ble valgt til protokollfører og Kari Falch Andersen til medunderskriver 3. Arsoppgjør 2014 Styreleder la fram styrets årsberetning og regnskap for 2014. Regnskapetlor 2014 viser et overskudd på kr. 94 288 inkludert finansinntekter. Egenkapital/vedlikeholdsfond er på kr. 838 065 (etter korreksjon av note 3). Underlag og kalkyler for flere poster i regnskapet (og budsjett 2015) ble etterlyst, spesielt strømutgifter, fordeling av formue mellom HH og sameierne (ved likningsrapportering), samt beregningen av bidraget fra Hallingdal Hytteservice AS (HH). Styret ble bedt om å gjøre denne informasjonen tilgjengelig for alle sameiere snarest mulig. Revisors beretning var uten merknader. Sameiermøtet godkjente årsregnskapet, som ble vedlagt protokollen. Styreleder gjennomgikk årsberetningen og supplerende notat om ny driftsmodell (lagt ut på nettsiden), med vekt på følgende punkter: Feilrappoñering av likningsverdier: Som i fjor er sameierne i selvangivelsen feilaktig oppført med mange små eierandeler på Bergsjø. Styret har tatt opp saken med Skatteetaten og Kartverket. Problemet ser ut til å være en følgefeil fra reseksjoneringen i 2008. Den ansvarlige for reseksjoneringen er kontaktet, men har hittil ikke besvart henvendelsen. Styreleder sender mail til sameiere om at de feilaktige postene kan strykes i årets selvangivelse. Styret tar sikte på at problemet skal være ryddet av veien innen årets utgang. Ny driftsavtale og ny ansvarsfordeling med utbygger (HH): Etter at HH i april 2Q14 sa opp driftsavtalen med sameiet, har styret inngått driftsavtale med Al Bygg og Hytteservice AS fra 1.1.2015. Kort presentasjon av avtalen med kontaktinformasjon finnes på sameiets nettsted bersgjo.info (under Hovedside-Debatt), og hele avtalen vil bli lagt ut om kort tid. Styret har hatt flere forhandlingsmøter med HH om ansvars- og kostnadsfordelingen i sameiet etter driftsavtalens opphør. Hittil har det ikke lykkes partene å komme til enighet. For sameiet er det avgjørende at man overtar et anlegg i god stand, med ferdigattest fra kommunen og tilfredsstillende dokumentasjon på anleggets tekniske og bygningsmessige tilstand. Det er behov for å revidere vedtektene, som sist ble endret i 2008. Styret anser at fordelingen av fellesutgifter fra nå av må følge Eierseksjonslovens hovedregel (fordeling etter sameierbrøk), noe HH motsetter seg. Styret har som mål å komme fram til en løsning i løpet av året, eventuelt ved bruk av ekstern bistand. Om nødvendig vil det bli innkalt til ekstraordinært sameiermøte høsten 2015. InternetUTV: Opplegget har vært underdimensjonert i flere år, og problemene har økt etter hvert som flere leiligheter er tatt i bruk. Dagens situasjon anses som uholdbar. Styret har undersøkt aktuelle alternativ og konkludert med at framføring av fiberkabel er det alternativ som vil dekke behovet på lang sikt. Hallingdal kraftnett (HK) har tilbudt slik framføring med en pris for sameiet på ca. kr. 600 000. I tillegg kommer oppgradering av sameiets interne spredernett. Switchene i hver oppgang må skiftes og anlegget konfigureres på nytt. ù./ Kostnadsrammen for dette er ca kr. 238 000. Totale etableringskostnader per seksjon blir ca kr. 7000 og driftskostnadene kr. 245 per mnd (eks.TV). Bergsjøstølen eller Rødungstølen har hittil ikke blitt invitert til å dele kostnadene ved framføring til Slakteplassen. SBH vil ikke få noen refusjon hvis disse (eller andre) kopler seg til seinere. Styret bør kontakte de nevnte interessenter før avtale med HK inngås, med forslag om at de bidrar økonomisk tilframføring til Slakteplassen på linje med Sameiet. HH AS er villig til å betale etableringskostnader for usolgte seksjoner og de som er solgt etter 2012, dette utgjør 35 o/o av samlede kostnader. Styret og sameiermøtet mener HH som utbyggerbør dekke en større del, minst 50o/o, siden også de som kjøpte lør2012ble lovet et fungerende internett på Bergsjø. Sameiermøtet mener HHs omdømme vil bli påvirket av selskapets opptreden i denne og forannevnte saker. Sameiermøtet ga sin tilslutning til at styret iverksetter def skrssede fiberprosjektet i 2015 innen en kostnadsramme pä ca kr. 7000 per seksjon. Møtet ba styret utrede alternative TVløsninger när fiberkabelen er pâ plass, i mellomtiden beholdes dagens løsning. lnformasjon om framdrift og TV-alternativ /egges ut pâ samerefs neffsfed. 4. lnnmeldte saker - 5. Service pà hvitevarer: Ell<¡øp Al kan påta seg feilsøking og evt. formidling av service på hvitevarer til en frammøtepris på kr. 500. Dette bestilles og betales av den enkelte sameier. Eventuelle reparasjoner kommer i tillegg tilframmøteprisen. Gasspeisene: Arlig kontroll og service er inkludert i den nye driftsavtalen. Service og reparasjon utover dette betales av den enkelte sameier. Rørføringer fra gasstank til leiligheter må også kontrolleres, styret vil sørge for at det gjøres regelmessig. Honorering av styret: Kr. 25 000 foreslås avsatt til dekning av styrets utgifter i forbindelse med sitt arbeid. I tillegg kommer eventuell ekstern bistand til kvalitetssikring av dokumentasjon av anlegget og liknende oppgaver, maksimalt kr.l00 000. Disse postene er ikke med idet utsendte budsjettforslaget. Fremmedparkering og kjøring pâ gangver: Kapasiteten på gjesteplasser er for liten og problemet øker med hver solgte leilighet. Det er utstrakt misbruk av plassene i helger og ferier, sameiermøtet ber derfor styret innføre et system med kort for parkeringstillatelser, merket med leilighetsnummer. Gangveien langs vannet må få permanent sperre mot gjennomkjøring, dagens løse bukk fungerer ikke. Budsjett 2015 Styreleder la fram forslag til budsjett for 2015, med en kostnadsramme på kr. 1 427 630 og et årsresultat på kr. 67 370. Sameiermøtet vedtok budsjettet med en økning av kostnadene med kr. 125 000 til styreutgifter og ekstern bistand (jf. Tredje underpunkt under 4 ovenfor), og dekke eventuelt underskudd fra egenkapitalen. Det ble stilt spørsmål om grunnlaget for beregning av HHs bidrag. I budsjettet er HH ført opp med en årsavgift på kr. 200 000 (ca. 14 % av totalen). Dette framstår som lavt i forhold til antall leiligheter som disponeres av HH (33 av 1 13 = ca. 30 %). Styret er fortsatt i forhandlinger med HH om fordeling av felleskostnadene (se punkt 3 over), og resultatet av disse vil kunne endre budsjettet på dette punkt. Oslo, 13. mai 2015 ¿{^lra Maja Arnestad Protokollfører Ole Hald Møteleder Kari Falch Andersen Protokol underskriver I 2