1. No category

Økonomihåndboka
Siste hovedoppdatering: Mai 2014
Møre og Romsdal
fylkeskommune
Økonomiseksjonen
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Forord
Økonomihandboka er eit hjelpemiddel for økonomistyring og økonomiforvaltning i Møre og
Romsdal fylkeskommune. Denne økonomihandboka gjeld kun kommunal sektor. Statleg sektor
har eige økonomireglement.
Her samlar vi det som vedkjem økonomiforvaltninga i fylkeskommunen sine kommunale
verksemder. Økonomihandboka skal vere ei lærebok for nytilsette innanfor økonomiområdet og
eit oppslagsverk for alle som arbeider med økonomi til dagleg.
Gjennom økonomihandboka ønskjer ein å sikre:
• God økonomistyring på alle nivå i organisasjonen
• Rett rekneskapsføring
• Gode interne rutinar innan økonomiforvaltning
Det overordna formålet med kvalitetssikring av økonomiforvaltninga i Møre og Romsdal er:
Fylkeskommunen si økonomiforvaltning skal medverke til å skape og bevare tillit til at
fylkeskommunen si verksemd skjer på ein rett og god måte, og at fylkeskommunen sine
verdiar og ressursar blir forvalta effektivt og trygt.
Vi håper at denne økonomihandboka skal vere ei hjelp til å betre kompetansen i fylkeskommunen
innan økonomistyring. Gjennom utarbeidinga håper ein også å få klargjort prinsipp og rutinar
innafor økonomistyring og økonomiforvaltning.
Ansvaret for økonomisk intern kontroll
Det er leiinga sitt ansvar å sjå til at det blir etablert tilfredsstillande interne kontrollrutinar på
økonomiområdet. Ein leiar vil meir enn nokon annan person kunne setje ein standard som
påverkar integritet, etikk og andre faktorar i arbeidsmiljøet.
Som eit resultat av at intern kontroll på økonomiområdet er, og bør vere, bygd inn i drifta, er det
sjølvsagt at alle tilsette må ta eit ansvar for at den interne kontrollen skal fungere. Men sjølv om
oppgåver er delegerte vidare er det ikkje til å kome frå at det er leiaren i den enkelte verksemda
som har det endelege ansvaret for den økonomiske interne kontrollen.
Utarbeiding og revidering av økonomihandboka
Del II skal dekkje behovet for detaljinformasjon og vere eit praktisk hjelpemiddel/oppslagsverk i
samband med dei meir operative oppgåvene innan rekneskapsføring, økonomiforvaltning og
intern kontroll. Målgruppa for del II av økonomihandboka er mellomleiarar, saksbehandlarar og
personar som er direkte involverte i økonomiarbeid. Alle skolar og avdelingar skal ha dette
oppslagsverket tilgjengeleg for sine økonomimedarbeidarar.
Økonomihandboka er ikkje ferdig med det materialet som no er utarbeidd. Handboka sin del II må
oppdaterast i takt med endring i reglar og rutinar. Skal handboka vere ein nyttig reiskap for
økonomimedarbeidarar i fylkeskommunen, må vi få melding om kva område boka ikkje dekkjer,
kva behov som finst og gjerne tips om korleis ein kan rette opp manglane. Ved ajourføring blir det
sendt ut melding til avdelingar og skolar om dei endringane som har skjedd.
Meir inngåande detaljar reglar om reglar og forskrifter finn du på følgjande internettsider:
http://www.gkrs.no/ og http://www.nkkf.no/.
Vi er takksame for respons, og eventuelle merknader til innhaldet i handboka kan rettast til
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomiseksjonen
v/rådgiver Siv Talstad Hansen
Fylkeshuset, 6404 MOLDE
Tlf. 71 25 87 87, E-mail: siv.talstad.hansen@mrfylke.no.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 2 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Innleiing
Denne boka er bygd opp etter moderne prinsipp i teksthandsaming. Det betyr mellom anna at
boka er laga i PDF-format som kan lesast ved hjelp av gratisprogrammet Acrobat Reader, som
kan lastast ned frå internettadressa http://www.adobe.no/products/acrobat/.
Boka kan lesast både på skjermen og via utskrift.
Navigeringsvennleg på skjermen
Peikarar/hyperkoblingar er i stor grad brukt slik at boka er svært navigeringsvennleg på skjermen.
Det trengs med rundt 200 sider som er inndelt i mange kapitel og avsnitt samt kryssreferansar og
nokre eksterne peikarar (til internett). Alle stader der det står sjå punkt/vedlegg etc., er dette ein
klikkbar kryssreferanse. I tillegg kan du navigere via bokmerkepaletten som vist under:
Prøv navigeringsknappane!
Hvis ikkje
bokmerkepaletten (blått
rektangel) vises, må du
klikke på knappen
Show/hide Navigation
pane og så på
Bookmarks.
Deretter kan du klikke på
+ for å avdekke
strukturen og – for å
trekke sammen. For å gå
til eit avsnitt klikkar du på
dets overskrift.
Her kan du bla
side for side.
På skjermen er det mykje enklare å navigere enn på utskrifta.
Utskrifter
Mange vil ha utskrifter i tillegg til skjermen. Sidan deler av
økonomihandboka vil bli oppdatert iblant, rår vi til at du har
utskriftene i ein ringperm og da kan skifte ut berre sider som
er endra.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 3 av 172
Utskrift av ein del av
dokumentet.
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Innhaldsliste
Forord ............................................................................................................................................. 2
Innleiing......................................................................................................................................... 3
1
Instruksar for økonomiforvaltinga ........................................................................................ 7
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
2
Budsjett.................................................................................................................................. 22
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
3
Generelt om kontoplanen ...................................................................................................... 32
Oppbygging av den interne kontoplanen ............................................................................... 32
Vedlikehald av kontoplanen................................................................................................... 34
Vedlegg.................................................................................................................................. 35
Attestering og tilvising ......................................................................................................... 38
4.1
4.2
5
Formål.................................................................................................................................... 22
Formelle krav til årsbudsjettet................................................................................................ 22
Økonomiplanprosessen ......................................................................................................... 24
Sentrale omgrep .................................................................................................................... 25
Budsjettreglementet ............................................................................................................... 25
Den budsjettansvarlege sitt ansvar ....................................................................................... 29
Spesielt om budsjettering av interne overføringar ................................................................. 29
Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma..................................................... 30
Periodisering .......................................................................................................................... 30
Vedlegg.................................................................................................................................. 31
Kontoplan .............................................................................................................................. 32
3.1
3.2
3.3
3.4
4
Instruks for utøving av tilvisingsmynde .................................................................................... 7
Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging...................................................................... 9
Instruks for rekneskapsføring ................................................................................................ 11
Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter ........................................... 13
Instruks for kasseforvaltning .................................................................................................. 15
Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr .............................................. 17
Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell ......................................... 19
Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar ..................................................................... 20
Attestering.............................................................................................................................. 38
Tilvising .................................................................................................................................. 38
Rekneskap ............................................................................................................................. 42
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
Kva er rekneskap ................................................................................................................... 42
Økonomistyringssystemet ..................................................................................................... 44
Krav til rekneskapen .............................................................................................................. 44
Anordningsprinsippet ............................................................................................................. 45
Utgifter ................................................................................................................................... 46
Meirverdiavgift ....................................................................................................................... 56
Inntekter ................................................................................................................................. 65
Posteringar som ikkje medfører utbetaling ............................................................................ 68
Rekneskapsfristar .................................................................................................................. 70
Rekneskapsføring av fond ..................................................................................................... 70
Kontorkasse ........................................................................................................................... 71
Handtering av utbetalingsanvisningar ................................................................................... 72
Oppretting av eigne bankkonti ............................................................................................... 72
Høve til betalingskort/kredittkort ............................................................................................ 73
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 4 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylke
5.15
5.16
5.17
5.18
5.19
5.20
6
Generelt ................................................................................................................................. 98
Lønssystemet ........................................................................................................................ 98
Attestasjon og tilvising av løn ................................................................................................ 98
Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister................................................................ 102
PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem ............................................. 103
Sjukeløn ............................................................................................................................... 103
Foreldrepengar .................................................................................................................... 107
Feriepengar ......................................................................................................................... 108
Trekk i løn ............................................................................................................................ 109
Forskot på løn ...................................................................................................................... 109
Arbeidstid og overtid ............................................................................................................ 110
Kontroll av lønsutbetalingar ................................................................................................. 110
Organisasjonsnummer ........................................................................................................ 112
Forsikringar .......................................................................................................................... 114
Pensjonsordningar ............................................................................................................... 115
Nytilsetjing ........................................................................................................................... 119
Når tilsette døyr ................................................................................................................... 120
Når tilsette sluttar ................................................................................................................. 120
Når tilsette går av med alderspensjon ................................................................................. 120
Oppslagsverk ....................................................................................................................... 121
Vedlegg................................................................................................................................ 122
Reise- og kostgodtgjersle .................................................................................................. 128
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
9
Rapportering i fylkeskommunen i dag: .................................................................................. 92
Grunnlaget for rapportering ................................................................................................... 92
Rapportering til fylkesutdanningssjef ..................................................................................... 94
Rapportering til fylkesrådmannen .......................................................................................... 95
Rapportering til hovudutval .................................................................................................... 96
Rapportering til fylkesutvalet ................................................................................................. 96
Årsrapport til fylkestinget ....................................................................................................... 97
Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt ............................................................... 97
Løn.......................................................................................................................................... 98
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
7.15
7.16
7.17
7.18
7.19
7.20
7.21
8
Investeringsutgifter ................................................................................................................ 73
Prosjekt .................................................................................................................................. 75
Kontroll med fylkeskommunen sine tilskotsbidrag................................................................. 76
Gåvekontoar og legat ............................................................................................................ 76
Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering ................................................................................ 76
Vedlegg.................................................................................................................................. 78
Rapportering ......................................................................................................................... 92
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
7
Økonomihandboka del 2
Kommunane sitt reiseregulativ ............................................................................................ 128
Utfylling av reiserekningar ................................................................................................... 128
Godtgjersle for reisetid ........................................................................................................ 130
Reiseforskot ......................................................................................................................... 130
Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser ........................................................................ 131
Registrering av inventar og utstyr .................................................................................... 132
9.1
9.2
9.3
9.4
Inventarføring....................................................................................................................... 132
Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr ............................................... 132
Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen ...................................................... 134
Vedlegg................................................................................................................................ 135
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 5 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylke
10
Forsikringar ..................................................................................................................... 136
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
11
Administrative bestemmelsar .............................................................................................. 136
Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang ..................................................................... 138
Prosedyre ved skade ........................................................................................................... 138
Skadeførebyggjande program og tiltak ............................................................................... 139
Kontaktinformasjon .............................................................................................................. 139
Balanserekneskapen ...................................................................................................... 141
11.1
11.2
11.3
11.4
12
Kva er balanserekneskap .................................................................................................... 141
Hovudkapitla i balansen ...................................................................................................... 142
Sjå også 5.14 Høve til betalingskort/kredittkort ................................................................... 142
Memoriakonti ....................................................................................................................... 145
Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale....................................... 146
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
13
Arkivering ............................................................................................................................. 146
Kassasjon ............................................................................................................................ 146
Retningslinjer for innhald i arkiv........................................................................................... 148
Meir informasjon? ................................................................................................................ 149
Vedlegg................................................................................................................................ 150
Dokumentasjon av interne rutinar ................................................................................ 154
13.1
13.2
13.3
13.4
14
Bakgrunn ............................................................................................................................. 154
Ansvar.................................................................................................................................. 154
Korleis gå fram..................................................................................................................... 154
Oppfølging ........................................................................................................................... 156
Årsavslutning .................................................................................................................. 157
14.1
14.2
14.3
15
Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning ......................................................................... 157
Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet ............................. 158
Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen ......................................................... 158
Budsjettreglement .......................................................................................................... 159
15.1
15.2
15.3
15.4
15.5
15.6
15.7
15.8
15.9
15.10
16
Økonomihandboka del 2
Heimel og formål ................................................................................................................. 160
Spesifikasjon av budsjett og rekneskap .............................................................................. 161
Grense mellom driftsbudsjett- og investeringsbudsjett (rekneskap) ................................... 161
Fullmakt til underordna organ .............................................................................................. 161
Strykningar ved rekneskapsmessig underskot .................................................................... 162
Rammestyring...................................................................................................................... 162
Ansvar.................................................................................................................................. 163
Sanksjonar ........................................................................................................................... 163
Iverksetjing........................................................................................................................... 163
Vedlegg ............................................................................................................................ 164
Ordliste ............................................................................................................................ 167
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 6 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.1.1
Mål
Det skal utarbeidast rutinar som har som mål å
- oppdage manglar ved faktura i høve til leveranse og bestilling
- skape klare ansvarstilhøve
- klargjere krav til dokumentasjon av utbetalingar
- hindre feil og forsømmingar i samband med utbetalingar
1.1.2
Definisjon
Å attestere ein faktura er å gå god for at ein faktura er rett og i samsvar med bestilling og
leveranse og at tilvising kan tilrådast.
Ei tilvising er ei fullmakt til å setje i verk utbetaling. I dette ligg det at den som tilviser skal sjå til at
alle vilkår for utbetaling ligg føre; arbeidet er utført, vara er motteke, bilaget er rett kontert, det er
gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål, og at utbetaling skjer innanfor rett
budsjettramme. Tilvisar har eit spesielt ansvar for at tilvising skjer i samsvar med dei reglar som
gjeld for skatt, mva og innberetningsplikt.
Sjå 1.1.9 om tilvisar sitt ansvar ved inntektsordre.
1.1.3
Krav til attestasjon
Attestasjon skal utførast av ein person som har hatt med saka å gjere på ein slik måte at han/ho
har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande
forholda.
Ved innkjøp skal det attesterast før tilvising.
Attestasjonsmynde kan ikkje leggjast til den som har tilvisingsrett.
Det er leiinga sitt ansvar å utarbeide rutinar for attestasjon innanfor sitt ansvarsområde. Dei
lokale rutinane må innehalde reglar om kva som skal sjekkast på kvar faktura. Som minimum skal
fakturaen sjekkast med omsyn til bestilling, rett pris, kvalitet, mengde, kredittid og leverandør.
1.1.4
Ansvarstilhøve
Gjennom det årlege budsjettvedtaket gjev fylkestinget administrasjonen ved fylkesrådmannen
fullmakt til å bruke løyvingane til dei formål som er tilgodesett i budsjettet. Tilvisingsretten følgjer
av denne fullmakta. Fylkesmannen delegerer tilvisingsretten vidare slik han finn dette
formålstenleg.
Delegert tilvisingsmynde blir utøvd under tilsyn frå den som har delegert myndet. Ved
personendringar eller andre tilhøve som inneber endringar i bruk av tilvisingsmynde skal det alltid
sendast skriftleg melding om dette til rekneskapsførar. Det skal ligge føre arkiv i
rekneskapsførande eining som viser endringar i tilvisingsmynde. Arkivet skal også innehalde
signaturprøve, og det skal gjevast beskjed til økonomiseksjonen ved endringar. Opplysningane
skal oppbevarast i 10 år.
Leiar som har delegert tilvisingsrett kan gje andre mynde til å utøve tilvisingsretten på sine
vegner. Det er viktig at tilvisingsretten blir avgrensa til så få personar som mogleg. Det skal
gjevast skriftleg melding med underskriftsprøve til rekneskapsførar om slik mynde.
Det skal ikkje skje utbetaling utan at nødvendig tilvising ligg føre frå person med slik mynde.
1.1.5
Mellombels overføring av tilvisingsmynde til andre
Ved avvikling av ferie eller anna planlagd fråver kan tilvisingsmynde utførast mellombels av ein
på førehand bestemt medarbeidar. Før fråveret tek til skal det sendast skriftleg melding med
underskriftsprøve om slik kortvarig delegering til rekneskapsførande eining.
Ved sjukefråver og anna fråver som ikkje er planlagt skal næraste overordna instans avgjere
kven som skal utføre tilvisingsmyndet. Melding skal gjevast til rekneskapsførar.
Ajouført Mai 2014
Side 7 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
1.1.6
Økonomihandboka del 2
Avgrensing av tilvisingsmynde mot andre oppgåver
Personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser kan ikkje
ha tilvisingsmynde. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å
registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap.
1.1.7
Krav til tilvisinga
Tilvising skal skje på eit eige skjema, på tilvisingsstempel eller via elektronisk tilvising i
økonomisystemet.
Som vedlegg til tilvisinga skal originalbilag nyttast. Dersom original ikkje blir nytta skal det leggjast
ved ei forklaring. Ein må i slike tilfelle sørgje for at dobbeltbetaling-/bokføring ikkje skjer. Det skal
leggjast ved bilag som viser korleis beløpa på tilvisinga har kome fram.
Tilvisinga skal vere datert og underskriven eller tilvist via økononomisystemet av den som har
tilvisingsmynde på vedkomande ansvarsområde.
1.1.8
Krav til attestasjon og tilvising av lønsmateriell
Lønsmateriell skal attesterast og tilvisast på gjeldande skjema. Det lokale lønskontoret gjev
nærare retningslinjer for utfylling og bruk av skjema for tilvising av fast og variabel løn.
Lønsbilaget skal vere attetstert før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å
kontrollere at opplysningane på skjemaet er rette og kan tilvisast.
Leiar har ansvar for å avgjere kven som skal ha attestasjonsmynde, og korleis rutinene omkring
dette skal leggjast opp.
1.1.9
Inntektsordre
Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av
inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på.
Den som har tilvisingsansvar har ansvar for at det vert utarbeidd rutinar for innbetaling og
rekneskapsføring av fylkeskommunale inntekter. Sjå 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av
sals- og leigeinntekter.
Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre
vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde.
1.1.10
Habilitet
I dei høve ein person med tilvisingsrett av habilitetsomsyn ikkje kan tilvise, skal tilvisinga gjerast
av næraste overordna.
1.1.11
Rutinar og dokumentasjon av desse
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinene. Det
er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine
rammer. I høve der ein av lokale hensyn ønskjer å gå ut over dei reglane som er gjevne i denne
instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen.
Etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter skal rutinene dokumenterast. Det er den lokale
administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene.
Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 8 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
Denne instruksen gjeld for alle som har budsjettansvar i Møre og Romsdal fylkeskommune.
1.2.1
Mål
Det skal etablerast rutinar som sikrar at fylket til ei kvar tid har eit budsjett som er reelt, fullstendig
og periodisert for gjennom dette å oppnå betre økonomistyring, rapportering og kontroll.
1.2.2
Definisjonar
Budsjettendring – endring på årets nettoramme for eit ansvarsområde.
Omdisponering – administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar innan vedteken nettoramme.
1.2.3
Grunnlaget
Budsjettering skal skje i samsvar med årsbudsjettforskrifta.
Disponering av budsjettet skal skje i samsvar med vedteke Budsjettdelegasjonsreglement for
Møre og Romsdal fylkeskommune.
1.2.4
Budsjetteringsprinsipp
Budsjetteringa til den politiske behandlinga skal skje av etatane på grunnlag av dei førebelse
rammene som blir tildelt og med eitt beløp pr. utvalsramme.
Etter at fylkestinget har vedteke budsjettet skal etatane innan 10. februar spesifisere det i
samsvar med krava i årsbudsjettforskrifta. Budsjett-tala skal for kvart rammeområde som eit
minimum leggjast inn på følgjande artsnivå:
Utgifter:
01-08 Lønsutgifter
09
Sosiale utgifter
1-28
Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon
29
Internkjøp («interne overføringar»)
3
Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon
4
Overføringar
54
Avsetnad til disposisjonsfond
55
Avsetnad til bunde fond
57
Overføring til investeringsbudsjettet
Inntekter:
60-61
Brukarbetalingar
62-67 Andre sals- og leigeinntekter
69
Fordelte utgifter
70-78
Refusjonar
79
Internsal («interne overføringar»)
81
Andre statlege overføringar
83-89
Andre overføringar
94
Bruk av disposisjonsfond
95
Bruk av bunde fond
Budsjettering skal skje etter anordningsprinsippet, dvs. at alle utgifter og inntekter skal takast med
i budsjettet for vedkomande år anten dei er forventa betalt eller ikkje. Bruk av
anordningsprinsippet er avgrensa til dei til ei kvar tid gjevne reglane i årsbudsjettforskrifta.
1.2.5
Budsjettet er bindande
Ei budsjettramme kan ikkje overskridast. I høve der det ligg an til overskridingar skal det straks
setjast i verk tiltak som innsparing eller omdisponering.
Ajouført Mai 2014
Side 9 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
1.2.6
Økonomihandboka del 2
Budsjettet skal vere ajour
Budsjettet skal til ei kvar tid vere ajour og avstemt. Budsjettendringar skal gjerast straks det er
grunnlag for det.
Inntekter og utgifter som ikkje var venta på budsjetteringstidspunktet skal registrerast i budsjettet
straks dei er kjente.
1.2.7
Periodisering
Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar (til dømes månader).
Budsjettet skal periodiserast på ein slik måte at det speglar planlagt aktivitet i løpet av året.
Ajourføring av periodiseringa skal gjerast så snart ein får kjennskap til endringar, som for
eksempel auka budsjettrammer eller endring av tidlegare periodisering.
1.2.8
Dokumentasjon
Alle endringar i budsjett skal vere dokumentert.
1.2.9
Rapportering
Den som har budsjettansvar har ansvar for rapportering. Nærare retningslinjer for rapportering
blir gitt av fylkesrådmannen.
Så snart nokon blir kjend med budsjettoverskridingar av noko omfang, skal det rapporterast til
næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering.
1.2.10
Budsjettkontroll
Leiaren er ansvarleg for at drifta skjer på best mogleg måte innanfor rammene av vedteke
budsjett. Dersom det ligg an til å bli overskridingar må tiltak straks setjast i verk. Alternativ her er
anten innsparing eller omdisponering.
1.2.11
Rutiner og dokumentasjon av desse
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det
er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp, dokumentere og følgje opp
rutinar innanfor instruksen sine rammer.
Budsjettsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd
lokale rutiner og at desse er tilfredstillande dokumentert.
Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 10 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.3 Instruks for rekneskapsføring
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.3.1
Mål
Rekneskapsføringa i Møre og Romsdal fylkeskommune skal utførast slik at rekneskapen gjev
relevant, påliteleg og fullstendig informasjon. System og rutinar for ut- og innbetalingar skal liggje
til rette for best mogleg utnytting av ressursane.
1.3.2
Grunnlag og prinsipp
Rekneskapsføringa skal leggjast opp etter reglane i dei til ei kvar tid gjeldande budsjett- og
rekneskapsforskrifter og elles etter reglar fastsett av fylkeskasseraren.
Rekneskapen skal førast etter bruttoprinsippet. Dette inneber at alle utgifter/utbetalingar og
inntekter/innbetalingar skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til
utgiftspostane, og heller ikkje inntektspostane skal stå fram med frådrag for eventuelle
tilhøyrande utgiftspostar. På denne måten vil rekneskapen vise den reelle aktiviteten.
Rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet. Dette inneber at alle kjente
utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar i året skal takast med i rekneskapen for
vedkomande år, enten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta.
Unntak frå anordningsprinsippet gjeld lån, skatteinntekter og avskrivningar.
1.3.3
Kontoplan
Utgifter og inntekter skal førast etter sin art (på rett rekneskapskonto) og i samsvar med
gjeldande kontoplan.
1.3.4
Attestering og tilvising
Alle utbetalingar skal vere attesterte og tilviste før rekneskapsføring og utbetaling finn stad.
Fast løn blir likevel utbetalt etter ståande tilvising. Utbetaling utan tilvising skjer for forpliktingar
som følgjer av til dømes fylket sitt arbeidsgjevaransvar slik som skattetrekk, arbeidsgjevaravgift,
fagforeiningskontingent, meirverdiavgift m.v.
Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde.
1.3.5
Utbetalingar
Bokføring av fakturaer skal normalt skje via leverandørreskontro.
Utbetaling til leverandør skal skje ved forfall. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller
annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag.
Møre og Romsdal fylkeskommune skal om mogleg ha ei kredittid på 30 dagar frå fakturadato.
Utbetaling av løn skjer til fastsett lønningsdato. Dersom lønningsdato fell på laurdag, søndag
eller helgedag skjer utbetaling på siste kvardag før lønningsdato.
Forskot på løn kan utbetalast i dei høve dette er avtalefesta.
Avgifter som følge av lønsutbetalingar, skatt og andre trekk til offentlege styresmakter skal
betalast ved forfallsdato. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer
utbetaling påfølgande kvardag.
1.3.6
Innbetalingar/inntekter
Det er den som har ei inntekt på sitt budsjett som har ansvar for å følgje opp at inntekta blir
inntektsført i fylket sin rekneskap og at innbetalinga kjem.
Ordinære tilskot frå staten blir inntektsførte ved innbetaling. Øyremerkte tilskot skal inntektsførast
straks bindande tilsegn ligg føre, uavhengig av når betalinga kjem.
Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta
sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto.
Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter.
1.3.7
Bilaga
Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet skal ha eit eige bilagsnummer.
Bilagsnummerrekkjefølgja skal vere ubroten innan det enkelte år. Bilaga skal elles vere
dokumenterte og forklarande slik at grunnlaget for rekneskapsføringa kjem klart fram. Sjå også
Ajouført Mai 2014
Side 11 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.7 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell.
Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom
fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført
inntektskonto.
1.3.8
Aksjebrev og andre verdipapir
Aksjebrev, innskotsbevis og andre verdipapir skal sendast til økonomiseksjonen i
sentraladministrasjonen for registrering i rekneskapen og oppbevaring.
1.3.9
Momsrekneskap og -oppgjer
Rutinane i verksemda skal leggjast opp slik at dei tilfredstiller reglane i Lov om meirverdiavgift.
Rekneskapsførande eining fører momsrekneskap og utfører momsoppgjer. Den enkelte
administrative leiar har ansvar for å avklare med skattemyndigheitene om verksemda er
avgiftspliktig. Ved slik avklaring skal økonomiseksjonen ved sentraladministrasjonen konsulterast
på førehand.
Verksemdene skal også rette seg etter lov av 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon for
MVA for kommunar og fylkeskommunar ved kjøp av tenester frå registrerte næringsdrivande
gjeldande frå 1. januar 2004, og interne reglar gjevne på dette området.
1.3.10
Avgrensing av rekneskapsføring mot andre oppgåver
Rekneskapsførar skal ikkje ha tilvisingsmynde. Rekneskapsførar skal ikkje ha tilgang til
kontantkasse, og bør heller ikkje ha bankfullmakt åleine.
1.3.11
Rekneskapen skal vere avstemt
Rekneskapen skal vere avstemt, både totalt og balansekonti. Rekneskapen skal også
avstemmast i høve til underliggjande system. Avstemming av rekneskapen må gjerast i samsvar
med utarbeidde rutinar.
1.3.12
Rutiner og dokumentasjon av desse
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det
er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine
rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette
avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i
Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at
desse blir tilfredsstillande dokumenterte.
Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er
nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 12 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og
leigeinntekter
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.4.1
Mål
Denne instruksen gjeld for sal av varer og tenester til eksterne kundar. Det skal utarbeidast
rutinar som sikrar at fylket sine inntekter blir registrerte i fylket sin rekneskap og at inntektene blir
betalt inn så raskt som mogleg.
1.4.2
Ansvar for fremjing av fylket sine krav
Den verksemd som leverer varer og tenester til andre, har ansvar for å sende faktura på kravet.
1.4.3
Kreditt-tid
Pengekrav skal fremjast så raskt som mogleg etter at grunnlaget for pengekravet ligg føre.
Betalingsfrist er 30 dagar dersom ikkje anna er avtalt.
1.4.4
Utarbeiding av salsdokumentet
Når krav blir fakturert skal desse opplysningane finnast på fakturaen.
• Navn og adresse til den som sender kravet
• Navn og adresse til den som mottek kravet
• Kva kravet gjeld
• Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt
• Beløp, mva. skal vere spesifisert
• Staden der varen er levert eller tenesten ytt
• Organisasjonsnummer
• Stad/dato
• Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til
• Betalingsbetingelsar (forfallsdato, morarente e.l.)
• Telefonnummer, evt. kontaktpersonar
I tillegg er det ein fordel om fakturaen inneheld innbetalingsreferanse.
1.4.5
Anordningsprinsippet - fordringsføring av uteståande krav
Etter anordningsprinsippet skal inntekter inntektsførast i rekneskapen når kravet oppstår,
uavhengig av når innbetaling skjer.
Skolar og avdelingar som har økonomiseksjonen som rekneskapsførar skal sende kopi til denne
av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Konto i rekneskapen skal vere påført. Når det
gjeld dei avdelingane som bruker faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og fordringsføring
skje automatisk i rekneskapen.
1.4.6
Innbetalingsmåte
Innbetalingar til fylketskommunen skal i all hovudsak skje til bankgirokonto som tilhøyrer Møre og
Romsdal fylkeskommune. Oppretting av eigne bankgirokontoar ved den enkelte verksemd kan
berre skje etter godkjenning frå fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune og berre
når det er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll.
1.4.7
Inntektsordre
Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av
inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på.
Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre
vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde.
Ajouført Mai 2014
Side 13 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
1.4.8
Økonomihandboka del 2
Oppfølging av fylket sine inntekter
Den eininga som har fremja eit eksternt pengekrav har også ansvaret for å følgje opp at
innbetaling skjer. Inkassovarsel skal sendast etter at betalingsfristen er passert med 14 dagar.
For vidare oppfølging av uteståande fordringar skal dei til ei kvar tid gjeldande rutinar følgjast.
Uteståande fordringar skal følgjast opp jamnleg. Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen har
ansvar for å følgje opp fordringar som er generert via Fakturering i Visma.
1.4.9
Avskriving av fordringar
Fordringsmassen skal gåast gjennom jamnleg med tanke på å avskrive krav som det ikkje er
mogleg å inndrive. Eventuell avskriving av fordringar skal dekkast innanfor vedteke budsjett.
Er det små utsikter for dekning av kravet skal fordringa avskrivast som tapt.
1.4.10
Kontantsal
Småsal av varer og tenester frå fylket sine verksemder til private skal i utgangspunktet berre skje
mot kontant betaling.
Sjå også 1.5 Instruks for kasseforvaltning.
1.4.11
Rutinar og dokumentasjon av desse
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det
er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine
rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette
avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i
Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at
desse blir tilfredstillande dokumenterte.
Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er
nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 14 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.5 Instruks for kasseforvaltning
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.5.1
Mål
Det skal etablerast rutinar som sikrar
- trygg forvaltning av likvidar
- at ein unngår samanblanding av kasseraransvar med
funksjonar som kan kome i konflikt, t.d. tilvisingsmynde og
rekneskapsverksemd.
1.5.2
Ansvarstilhøve
Fylkeskasseraren disponerer fylket sine samla likvidar. Alle som disponerer kontorkasser gjer
dette på vegne av fylkeskasseraren og etter dei retningslinjer som denne gjev.
Grunngjeven søknad om oppretting/endring av kassebehaldning skal sendast til fagetat.
Fylkeskasseraren fastset behaldninga etter anbefaling frå fagetat. Det skal gjevast skriftleg
melding til fylkeskasseraren når kontorkasser skal avsluttast.
1.5.3
Om bruk av midlar frå kassa
Bruk av kontorkasser skal i størst mogleg grad avgrensast, og kassa skal berre nyttast til mindre
innkjøp og utlegg der kontant betaling er einaste alternativet.
Fylket sine kassamidlar skal oppbevarast strengt åtskild frå private kontantmidlar. Det er ikkje
høve til å låne midlar frå kassa for dei tilsette eller andre ved avdelinga/institusjonen.
1.5.4
Oppbevaring
Kassamidlane skal oppbevarast i låst pengeskrin av vanleg god kvalitet. Pengeskrinet skal så
langt det er muleg oppbevarast i låst safe.
1.5.5
Storleik
Det skal ikkje oppbevarast større kontantbeløp enn det som strengt tatt er nødvendig. Dersom
ikkje anna er avtalt skal kontantar ut over avtalt beløp snarast overførast til økonomiseksjonen sin
bankgirokonto. Beløpet som er oppbevart i kassa bør vere lågast mogleg og skal så langt det er
råd ikkje overstige kr. 5.000,-.
1.5.6
Om innhaldet
Kassa må ikkje innehalde blanko-utfylte kvitteringar e.l.
1.5.7
Kassarekneskap
Det skal førast kassarekneskap over samtlege inn- og utbetalingar i kassa. Kassarekneskapen
bør førast fortløpande og vere ajour til ei kvar tid. Kassarekneskapen skal vere spesifisert med
naudsynte konti, og dokumentert med bilag for transaksjonane.
1.5.8
Kvittering
Forhåndsnummerert kvittering skal gjevast på alle sal.
1.5.9
Disponering av kontorkassa
Kassaboka blir ført av kasseraren. Det skal vere ein person som har kassaforvaltningsansvaret.
Kasseraren har ansvaret for at behaldninga er avstemt mot rekneskapen, jf pkt. 1.5.11.
I fall andre tilsette har trong om tilgang til kassa når kassaansvarleg ikkje er til stades, bør det
etablerast underkasser. Det skal vere ein person som har ansvaret for forvaltninga av
underkassa.
Når kassa skal overlatast til andre, t.d. ved feriar, må det utarbeidast ei kasseoverdragningserklæring både ved overlevering og tilbakelevering.
Ajouført Mai 2014
Side 15 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
1.5.10
Økonomihandboka del 2
Avgrensing mot tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd
Kasseraren kan ikkje ha tilvisingsmynde.
Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men kan ikkje sjølv utføre
registreringa.
Kasseraren bør så langt det er mogleg ikkje ha bankfullmakt åleine.
1.5.11
Avstemming
Kassa skal avstemmast jamnleg, og minst ein gong i månaden. Kassaavstemminga må
dokumenterast skriftleg på eige skjema. Eventuelle kasseskilnader må følgjast opp og stillast til
observasjon.
1.5.12
Oppgjer
Kassarekneskapen i skolar og tannklinikkar må ha ei fast oppgjersordning, t.d. ved innsending av
bilag og kontantar ein gong i månaden til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen.
1.5.13
Kontroll
Leiaren for avdelinga er den som er øverste ansvarleg for kassa, og leiaren bør sjå til at kassa og
kassefunksjonen blir kontrollert med ujamne mellomrom. Kontroll av kassa skal vere dokumentert
på særskilt skjema for slik kontroll.
1.5.14
Rutinar og dokumentasjon av desse - oppfølging
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det
er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine
rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette
avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Det er den lokale verksemd sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Det er
fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune som har ansvar for å sjå til at det blir
utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert.
Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er
nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 16 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.6 Instruks for registrering av og kontroll med inventar og
utstyr
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.6.1
Mål
Formålet med å registrere inventar og utstyr er
- å sikre ein mest mogleg rasjonell bruk av inventar og utstyr
- å førebyggje at tilsette eller andre urettmessig tileignar seg fylket sin
eigedom
- å kunne dokumentere tap i samband med brann, tjuveri, hærverk,
naturskade o.l.
- å førebyggje at tilsette urettmessig blir utsett for mistanke om
mislegheiter
1.6.2
Definisjonar
Avgang kan skje ved avhending, overføring, utrangering eller kassasjon:
•
Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylket.
•
Overføring inneber at inventar og utstyr blir overført til andre av fylket sine einingar.
•
Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer
slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades.
•
Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger
kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk.
1.6.3
Ansvar
Administrativ leiar tek avgjerd i saker som nemnt under pkt. 1.6.2.
Etatsjef har ansvar for å koordinere overføring av overflødig utstyr mellom fylket sine einingar.
Administrasjonsavdelinga koordinerar innkjøp og overføring innan sentraladministrasjonen.
1.6.4
Registrering
Registrering inneber at tilgang og avgang av inventar og utstyr blir dokumentert løpande og
systematisk. Det skal etablerast eit trygt registrerings-system som er tilpassa lokale behov, til
dømes lister, protokollar eller edb-baserte system.
Verksemda må sjølv vurdere om den enkelte gjenstand skal registrerast. Slik vurdering må
gjerast på bakgrunn av gjenstandens verdi, levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda
og kor lett omsetteleg den er.
Oversikta over registrert inventar og utstyr skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato,
innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og evt. dato og signering for
avgang/overføring/utrangering/kassasjon.
Det skal liggje føre tilfredsstillande dokumentasjon for dei avgjerder som er gjort i samband med
avgang av inventar og utstyr.
1.6.5
Kontroll
Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast
at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert.
Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen.
Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga.
1.6.6
Avgang
Avhending
Før avhending skal det vere klargjort at utstyret ikkje kan nyttast av andre einingar i fylket.
Ajouført Mai 2014
Side 17 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Sal skal gjerast etter vanlege reglar for god forretningsskikk og til den som betalar best. Det
inneber at sal normalt skal skje etter offentleg kunngjering og på grunnlag av skriftlege tilbod eller
auksjon. Regelen om at sal skal gjerast til den
som betalar best kan berre fråvikast dersom
det er meir fordelaktig for fylket å selje til annan kjøpar.
Når materiellet har liten verdi, når omgåande sal er nødvendig eller berre eit mindre antal
kjøparar er aktuelle, kan avhending skje ved direkte sal.
Ved avhending av utstyr av en vesentleg verdi, bør sal skje etter offentleg kunngjering og kjøpstilboda skal oppbevarast innelåst til opning finn stad. Tilboda skal opnast av minst 2 personar og
påførast registreringsnummer.
Det skal førast salsprotokoll ved avhending og denne skal skrivast under av minst to personar. I
salsprotokollen skal innførast opningsdag og klokkelslett, nemning på inventar og utstyr,
registreringsnummer på tilbodet og navn på den som gir tilbod, tilbodspris og eventuelt andre
opplysningar av verd.
Overføring
Overføring av inventar/utstyr mellom einingar i fylket kan avtalast direkte mellom partane.
Den enkelte verksemd skal melde frå om overflødig utstyr og etatsleiinga har ansvar for å føre
oversikt over utstyr som er overflødig.
Utrangering
Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to
personar.
Kassasjon
Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to
personar.
1.6.7
Nedlegging
Ved nedlegging av skolar og andre einingar skal utstyr gåast gjennom og etatsleiinga skal ha
melding om utstyr/inventar som kan nyttast av andre av fylket sine verksemder.
1.6.8
Rutinar og dokumentasjon av desse
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane.
Administrativ leiar har ansvar for at det innanfor ramma av denne instruksen blir utarbeidd lokale
rutinar for registrering og kontroll av inventar og utstyr og at desse blir følgt. I dei høve der ein av
lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen.
Administrativ seksjon hos fylkesrådmannen har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale
rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert.
Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 18 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.7 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og
bilagsmateriell
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.7.1
Mål
Det skal etablerast rutinar som sikrar at
- gjeldande lover og forskrifter på området blir haldne
- oppbevaring skjer på ein forsvarleg og oversiktleg måte
1.7.2
Lover og forskrifter som regulerer oppbevaringsplikta
Rekneskapsbøker med tilhøyrande bilag, brev og andre dokument skal oppbevarast i minst 10 år
etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal det liggje ved nødvendige underbilag
der det går fram korleis beløpet på bilaget har kome fram. Rekneskapsforskrifta kapittel 7 har
reglar om oppbevaring. Oppbevaring av rekneskapsbilag skal skje ordna.
Bilag som blir skanna blir lagra elektronisk og papirutgåva blir makkulert etter eit år.
1.7.3
Ansvarstilhøve
Alle rekneskapsførande einingar i fylket pliktar å rette seg etter gjeldande lover og forskrifter på
området.
1.7.4
Rutinar og dokumentasjon av desse
Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det
er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine
rammer. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane.
Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd
lokale rutinar og at desse er tilfredstillande dokumentert.
Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er
nødvendig.
Ajouført Mai 2014
Side 19 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
1.8 Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar
Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04
1.8.1
Mål
Denne instruksen gjeld for avskriving av kortsiktige fordringar. Instruksen er eit regelverk som
skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Den enkelte budsjettansvarlege skal
utarbeide rutinar som sikrar at det er eit best mogleg samsvar mellom den bokførte verdi og den
reelle verdi av fylket sine uteståande fordringar.
1.8.2
Kva er ei kortsiktig fordring
Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan eit år. Dei fleste inntekter blir bokførte
etter anordningsprinsippet. Dette betyr at fordringa blir ført til inntekt i drifts- eller
kapitalrekneskapen og ført som fordring i balansen til betaling skjer. Krav skal normalt
inntektsførast når faktura blir sendt. For at fordringsmassen i balansen skal vere mest mogleg
reell må fordringsmassen gåast gjennom jamnleg og nødvendige avskrivingar gjerast.
1.8.3
Ansvar for uteståande fordringar
Ansvaret for fordringa ligg til det budsjettansvaret der fordringa er ført til inntekt. Den
budsjettansvarlege har fullmakt til å avskrive tap på krav.
Den budsjettansvarlege har innan sitt ansvarsområde mynde til å utgiftsføre tap på uteståande
fordringar i enkeltsaker innanfor ei beløpsgrense på kr. 30.000. Det er eit vilkår for avskriving at
det ikkje er råd å drive inn kravet, og at det er dekning innanfor vedteke budsjett. Krav på private
og bedrifter skal vere prøvd kravd inn gjennom inkasso før tapsavskriving kan skje. Når det gjeld
krav på offentleg verksemd skal avgjerd om tapsavskriving takast av fylkesrådmannen.
Dersom tapet overstig kr. 30.000 skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen.
1.8.4
Tilbakeføring av kortsiktige fordringar
Dersom grunnlaget for ei kortsiktig fordring fell vekk på grunn av feil i fakturagrunnlaget eller
mangel på heimel, skal fordringa førast tilbake mot den inntektspost der fordringa tidlegare er ført
til inntekt.
1.8.5
Tap på/avskriving av kortsiktige fordringar
I omgrepet avskriving ligg at ein i rekneskapen ser på kravet som tapt ved at tapet blir utgiftsført i
drifts- eller investeringsrekneskapen. Balanseposten for kortsiktige fordringar blir tilsvarande
redusert. Tap på kortsiktige fordringar er å sjå på som ei utgift og skal førast på eigen konto for
tap på krav, og skal belastast same ansvar og formål som inntektene i si tid vart førte.
Sjølv om kravet er utgiftsført som tap i rekneskapen, skal kravet mot debitor som hovudregel
oppretthaldast. Dersom kravet skal oppretthaldast skal saka registrerast i balansen på eigen
konto for tapsavsetningar.
1.8.6
Når skal avskriving gjennomførast i rekneskapen
A. Utleggsforretning
Fordringa skal avskrivast når utleggsforretning er avslutta og det er slått fast at det ikkje er noko
til utlegg. Dersom det er tatt utlegg bør avskriving først gjerast når utleggsobjektet er avhenda.
Dersom utlegget har dårleg prioritet bør avskriving gjennomførast og saka førast over til
overvåking.
B. Konkurs, akkord og dødsbo
Fordringa skal avskrivast når konkurs formelt er opna og fordringa er meldt. Fordringa skal vidare
avskrivast når akkordforslaget er stadfesta. I saker som gjeld dødsbo skal fordringa avskrivast
når dødsbohandsaminga er avslutta.
D. Saker som er forelda
Fordringa skal avskrivast straks det er slått fast at den er forelda.
E. Adresse er ukjent
Fordringa skal avskrivast når adressa er ukjent eller utvandring er slått fast ved returpost eller
eventuell utskrift frå folkeregisteret.
Ajouført Mai 2014
Side 20 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
F. Fordringa er eldre enn eitt år
Dersom kravet etter gjentekne purringar ikkje er betalt, skal kravet avskrivast som tapt når
fordringa er eitt år gamal. Dette gjeld så sant det ikkje kan dokumenterast at løysing i saka
snarleg ligg føre. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, skal kravet mot debitor
oppretthaldast og registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar.
Dersom krav som er over eitt år gamle ikkje er avskrivne som tapt vil fylkeskasseraren i Møre og
Romsdal fylkeskommune vurdere å føre kravet ut av rekneskapen som tapt.
G. Andre forhold
Fordringa kan også avskrivast sjølv om vilkåra i punkta ovanfor ikkje er oppfylte dersom ein etter
særskilt vurdering finn grunn til det. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, kan
kravet mot debitor oppretthaldast og skal då registrerast i balansen på eigen konto for
tapsavsetningar.
1.8.7
Gjennomføring
Avskriving av kortsiktige fordringar skal gjennomførast i rekneskapen når vilkåra i punkt 1.8.6 er
oppfylte. Fordringsmassen må gåast gjennom jamnleg.
1.8.8
Dokumentasjon
Avskriving av fordring skal vere dokumentert med årsak og bakgrunn, og dokumentasjonen skal
følgje bilaget som grunnlagsdokumentasjon.
1.8.9
Innbetaling på saker der det tidlegare er foretatt avskriving
Innbetaling på tidlegare avskrivne fordringar skal førast som inntekt på det ansvar og formål der
tapet tidlegare er ført.
1.8.10
Rutinar og dokumentasjon av desse
Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen
sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må
dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane.
Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd
lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenter
Ajouført Mai 2014
Side 21 av 172
1 Instruksar for økonomiforvaltinga
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2 Budsjett
Det er utarbeidd ein eigen instruks når det gjeld budsjettarbeid. Sjå 1.2 Instruks for budsjettering
og budsjettoppfølging side 9.
Sentrale retningslinjer for budsjettarbeidet er også gitt i Budsjettreglement, vedteke av
fylkestinget i sak T-19/99 og justert i sak T-30/02. Dette reglementet gir reglar for delegering av
mynde i budsjettsaker. Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal
gjelde for dei fylkeskommunale verksemdene.
2.1 Formål
Løyvingsdokument
Fylket sitt årsbudsjett er ein plan for verksemdene sine utgifter og inntekter i budsjettåret.
Budsjettet er eit løyvingsdokument der politikarane løyver midlar til vedteken aktivitet/tiltak.
Budsjettet stiller på same tid krav til administrasjonen om at vedteken aktivitet skal gjennomførast
innanfor dei vedtekne rammene.
Budsjettet skal omfatte alle delar av den fylkeskommunale verksemda og skal fastsetje:
• kva ein skal oppnå
•
•
•
•
kva som skal gjennomførast av aktivitetar og tiltak
kven som er målgruppa
kven (avdeling/skole) som skal utføre tenesteproduksjonen
kor store ressursar som skal nyttast i tenesteproduksjonen
Styrings- og kontrolldokument
Budsjettet er også eit styrings- og kontrolldokument som ein skal sjå ressursbruken i året opp
mot. Det er eit styringsdokument først og fremst for dei som har ansvaret for
tenesteproduksjonen, og gjev høve til kontroll og oppfølging for overordna administrativt nivå og
for fylkestinget som gjev løyvinga.
Informasjonsdokument
Budsjettet er vidare eit viktig informasjonsdokument både til eksterne og interne aktørar. Dette
krev at budsjettet er utforma slik at det gjev eit godt og rett bilde av fylket sin økonomiske
situasjon og planlagte aktivitet i budsjettåret.
2.1.1
Kva ligg i eit vedteke budsjett?
For den budsjettansvarlege er det dette som ligg i eit vedteke budsjett:
1. Bindande
Når budsjettet er vedteke er det bindande for alle organ/verksemder i fylket. Dei skal innrette
verksemda slik at den held seg innanfor vedtekne budsjettrammer. Den som har tilvisingsmynde
er også ansvarleg for at budsjetterte inntekter kjem inn og blir inntektsførte. Dersom det viser seg
at budsjetterte inntekter ikkje let seg realisere, må ressursbruken reduserast tilsvarande.
2. Løyve/fullmakt
Det vedtekne budsjettet er eit løyve til å disponere ressursramma for å gjennomføre planlagt
aktivitet.
3. Pålegg
Det blir gjennom budsjettet gjeve eit pålegg om å gjennomføre dei tiltak og den aktivitet som det
er lagt opp til gjennom dei gjevne løyvingar. Budsjetterte midlar skal nyttast til vedtekne tiltak.
2.2 Formelle krav til årsbudsjettet
Etter Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) skal fylkestinget innan årets slutt
vedta budsjett for komande kalenderår og ein økonomiplan som omfattar minst dei fire komande
budsjettåra.
Møre og Romsdal fylkesting har vedteke at fylkets økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast i
ein og same prosess og leggjast fram til desembertinget.
Ajouført Mai 2014
Side 22 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Krav til årsbudsjett og økonomiplan er fastsett i:
•
Lov om og kommunar og fylkeskommunar av 25.september 1992 nr. 107 kapittel 8 (§§
44-49)
•
Forskrift om årsbudsjett av 15. desember 2000.
2.2.1
Krav til budsjettet
Lov og forskrift krev m.a. at:
Budsjettet skal vere:
1. Offentleg
Dokumenta skal vere tilgjengeleg for alle som ønskjer å gå gjennom dei, og budsjettet skal
leggjast fram til allment ettersyn.
2. Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre
Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre, slik at vedtak og resultat (budsjett og rekneskap)
kan samanstillast.
3. Reelt, fullstendig og oversiktleg
Budsjettet skal vere reelt, dvs. at alle kjente inntekter og utgifter i løpet av året skal takast med.
Underbudsjettering, dvs. bevisst budsjettering med for låge inntekter/for høge utgifter er ikkje
tillate. Budsjettet skal vidare vere fullstendig og sett opp på ein slik måte at ressursbruken til dei
ulike kostnadsstadene kjem fram på ein oversiktleg måte. Budsjettet skal vere klart og
oversiktleg, dvs. at innhaldet i budsjettet må komme klart fram.
4. Budsjettet skal balansere
Utgiftene i budsjettet, utbetalingspostar og avsetningar skal balansere med inntekter,
innbetalingspostar og bruk av tidlegare avsette midlar.
2.2.2
Innhald i budsjettet
Budsjettet omfattar eit driftsbudsjett og eit investeringsbudsjett.
Innhaldet i dei to budsjetta er:
Driftsbudsjett
Investeringsbudsjett
Budsjett for løpande utgifter og Budsjett over investeringar og
inntekter.
utlån og korleis desse
utgiftene og utbetalingane er
finansierte.
Du finn meir informasjon om skiljet mellom drifts- og investeringsbudsjett i økonomihandboka
kapittel 5.15 Investeringsutgifter side 73.
2.2.3
Tilhøvet til fylkesplan og andre plandokument
Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved fylket sitt budsjettarbeid og øvrig
planleggingsverksemd. Ein må derfor sjå all planlegging i fylket i samanheng med
økonomiplanlegginga. Dette inneber at dei økonomiske premissane som ligg til grunn i vedteken
økonomiplan, ikkje kan fråvikast i andre planar utan at verknadene er vurdert i
økonomiplansamanheng.
Etter Plan- og bygningslova § 19-6 skal fylkesplanar (fylkesplanen og fylkesdelplanar) leggast til
grunn for fylket si verksemd. Dette betyr at utgangspunktet for økonomiplanen er dei overordna
måla og utfordringane i vedteken fylkesplan.
Planprosessane skal vere koordinerte med utarbeidinga av økonomiplanen, slik at
fylkesplanen/fylkesdelplanane kan gje innspel til økonomiplanarbeidet, og omvendt at
økonomiplanarbeidet kan gje innspel til den øvrige planleggingsverksemda.
Gjennom planprosessane må ein sørge for at vedtekne tiltak og satsingar i fylket sine planar må
finne sin plass i økonomiplanen som ei konkretisering av dei aktivitetar den enkelte sektor skal
gjennomføre innanfor den vedtekne økonomiske ramma.
Ajouført Mai 2014
Side 23 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2.3 Økonomiplanprosessen
Møre og Romsdal fylkesting har gjort vedtak om at økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast
som eitt dokument. Dette inneber at årsbudsjettet utgjer første året i økonomiplanen.
Økonomiplanprosessen steg for steg:
1. Fylkesrådmannen sender ut skriv til avdelingane med frist (rundt 20. april) til å kome med
eventuelle innspel til endra investeringsbehov i høve til vedteken økonomiplan og
eventuelt grunngjevne forslag til endra driftsrammer.
2. Fylkestinget vedtek rammer for økonomiplanarbeidet (rundt 20. juni)
3. Fylkesrådmannen sender ut økonomiplanskriv til avdelingane/einingane med førebelse
rammer i slutten av juni.
4. Frist for avdelingane sine framlegg til driftsbudsjett og investeringsbudsjett er
1. september (15. september for samferdselsavdelinga og utdanningsavdelinga).
5. Fylkesrådmannen sender ut sitt framlegg i byrjinga av november
6. Hovudutvala behandlar framlegget i midten av november
7. Fylkesutvalet behandlar framlegget til økonomiplan i slutten av november
8. Fylkestinget behandlar framlegget i midten av desember
Helse, miljø og tryggleik (HMT)
Vi viser til måla i internkontrollhandboka. Ein skal i arbeidet med økonomiplanen ta med dei HMTtiltak som må gjennomførast i perioden for å oppfylle gjeldande standardkrav frå styresmaktene
og hindre driftsavbrot.
Medråderett
Dei tilsette skal sikrast medråderett i økonomiplan- og budsjettprosessen, jfr. Hovudavtalen del B.
Før den budsjettansvarlege gjev si endelege budsjett-tilråding, skal utkast til budsjett for
vedkomande område/sektor drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for dei respektive
samarbeidsutval til orientering/drøfting og eventuell fråsegn.
For dei vidaregåande skolane, er det ein føresetnad at det blir lagt til rette for slik
orientering/drøfting og eventuell fråsegn frå tillitsvalde/verneombod ved kvar vidaregåande skole.
Stillingar
I samband med økonomiplanprosessen er det ein føresetnad at talet på faste stillingar og
stillingstypar blir vurdert i høve til planlagt organisasjonsutvikling, innanfor dei økonomiske
rammene som blir lagt.
Mal for kommentardelen for den enkelte sektor:
SEKTOR
Mål
• Mål og hovudutfordringar
Framlegg til økonomiplan for heile sektoren - drift
• Økonomiplan i tabellformat inndelt i fylkestings-/utvalsrammer
• Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar
• Prioriterte område
Framlegg til økonomiplan for heile sektoren - investering
• Økonomiplan i tabellformat delt inn i investeringsprosjekt
• Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar
mrfylke.no inneheld informasjon om organisering, bemanning, lovgrunnlag, felles
planføresetnader etc, slik at denne informasjonen skal ikkje takast med i
økonomiplandokumentet. Økonomiplandokumentet skal synleggjere samanhengen mellom
aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar
for bruk av budsjettramma.
Ajouført Mai 2014
Side 24 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Spesifisering av budsjettrammene
Etter at fylkestinget har vedtatt budsjettrammene, skal etatane leggje inn budsjett-tala. Etter
årsbudsjettforskrifta skal budsjett-tala for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på
følgjande artsnivå:
Utgifter:
01-09 Lønsutgifter
09
Sosiale utgifter
1-28
Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon
29
Internkjøp («interne overføringar»)
3
Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon
4
Overføringar
54
Avsetnad til disposisjonsfond
55
Avsetnad til bunde fond
57
Overføring til investeringsbudsjettet
Inntekter:
60-61
Brukarbetalingar
62-68 Andre sals- og leigeinntekter
69
Fordelte utgifter
70-78
Refusjonar
79
Internsal («interne overføringar»)
81
Andre statlege overføringar
83-89
Andre overføringar
94
Bruk av disposisjonsfond
95
Bruk av bunde fond
Det kan sjølvsagt budsjetterast på eit meir detaljert nivå enn dette i den grad den enkelte
verksemd finn dette ønskjeleg ut frå si eiga styring.
Fristen for etatane til å leggje inn budsjett-tala sine er 10. februar.
2.4 Sentrale omgrep
Ansvarsområde: Budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fem siffer i dagens kontostreng).
Ansvaret er knytt til ei stilling/ein funksjon, t.d. rektor. Sjå 3 Kontoplan side 32.
Teneste: Teneste viser kva funksjon ressursbruken har. Tenestedimensjonen i kontostrengen er
oppgåveorientert. Sjå 3 Kontoplan side 32.
Budsjettramme drift: Budsjettramme drift er den delen av årets fellesinntekter som blir tildelt det
enkelte rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet
eller avsetjing til fond.
Rammeområde: Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande
ramme for, sjå pkt. 2.5.2.1. Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller
fylkesutvalet vedtek bindande ramme for, sjå pkt. 2.5.2.3.
Nettoramme: Nettobudsjett for eit ansvarsområde, dvs. øvre ramme for utgifter innan
budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er gått til
frådrag.
Periodisering av budsjett: Fordeling av budsjettmidlar pr. månad på ein slik måte at dette
speglar av den planlagte aktiviteten. Sjå pkt. 2.9.
2.5 Budsjettreglementet
Det vart vedteke budsjettreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune i sak T-19/99.
Reglementet tok til å gjelde 01.01.2000 og vart justert i sak T-30/02. Budsjettreglementet finn du i
15 Budsjettreglement side 159.
Ajouført Mai 2014
Side 25 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for fylket sine
verksemder.
2.5.1
Overordna styringsprinsipp i fylket
Målstyring tyder at overordna styringsorgan styrer sine underliggjande institusjonar m.v. ved å
fastsetje mål og prioriteringar. Innanfor tildelte ressursar og ut frå den generelle målsetjinga skal
verksemdene sjølve fastsetje resultatmål og konkret seie korleis dei skal nå måla.
Rammestyring gjev eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom
detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, og i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor
dei gjevne økonomiske rammene. Større grad av delegering i budsjettsamanheng, og med dette
auka bruk av rammestyring, heng naturleg saman med ein auka fokus på målstyring som verkty
for å styre ressursane mot dei prioriterte oppgåvene.
Økonomiplandokumentet skal derfor synleggjere samanhengen mellom aktivitet og
budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av
budsjettramma. Økonomiplandokumentet skal såleis innehalde eigna målekriterium (typer
aktivitetstal som skal brukast som styringsmål og som det skal rapporterast etter) for den drifta
ein får midlar til å gjennomføre i perioden.
Det er i mange høve vanskeleg og til dels utan meining å operere med kvantifiserbare
aktivitetsmål. Målet for aktiviteten skal i slike tilfelle skildrast utifrå kva oppgåver ein planlegg å
gjennomføre i driftsåret.
Styringsmåla skal ikkje brukast berre ved den årlege resultatvurderinga, men skal også vere til
nytte i den løpande styringa som den budsjettansvarlege gjennomfører av eiga drift, og slik sett
også danne grunnlag for vurdering i samband med den ordinære økonomirapporteringa i løpet av
året.
Rammestyring inneber i praksis at:
1. Budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme
2. Meirforbruk i høve til budsjett må dekkast inn i komande års budsjett.
Mindreforbruk i høve til budsjett vil etter avalueringa kunne bli stilt til disposisjon som ei
styrking av neste års ramme.
Rammestyring går kort sagt ut på at det enkelte nivå i organisasjonen sjølv kan avgjere korleis
midlane best skal brukast, føresett at ein held seg innanfor den gjevne økonomiske ramma og
elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma.
2.5.2
Budsjettrammer og delegering av budsjettmynde
2.5.2.1 Fylkestingsrammer
Etter budsjettreglementet skal fylkestinget fastsetje samt gjere endringar i anslag for skatt,
rammetilskot, generelle avsetningar samt finansutgifter og inntekter og avdrag på utlån som ikkje
er fordelt på verksemdsområde. Dei gjenståande inntektene skal fylkestinget fordele i
rammeområde.
Dei gjenståande inntektene skal fordelast på 11 rammeområde, dvs. 11 fylkestingsrammer. Det
er fylkestinget som fastset kvart av desse rammeområda, og det er fylkestinget som har mynde til
å flytte midlar mellom kvar av desse 11 fylkestingsrammene.
Når det gjeld investeringsbudsjettet skal fylkestinget sjølv fastsetje fordelinga mellom ulike
byggeprosjekt.
2.5.2.2 Delegering av budsjettmynde
Med delegering av budsjettmynde meiner ein at eit overordna organ gjev eit underordna organ
fullmakt til å treffe avgjerd i budsjettsaker innanfor eit nærare definert budsjettansvarsområde.
Det organ som har fått delegert mynde kan ikkje endre storleiken på den løyvinga som gjeld for
det gjevne budsjettansvarsområdet. Delegering av mynde inneber ikkje at det delegerande organ
seier frå seg budsjettmynde. Det budsjettmyndet som blir delegert kan når som helst takast
attende. Det delegerande organ kan til dømes i samband med enkeltsaker velje å behandle og
avgjere budsjettsaka sjølv.
Delegerte budsjettfullmakter kan sjølvsagt ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med
prioriteringar eller føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med
Ajouført Mai 2014
Side 26 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
fylkestinget sin intensjon, og fullmakter gitt etter budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å
gjennomføre vesentlege strukturendringar i verksemda.
2.5.2.3 Utvalsrammer og delegering til fylkesutvalet og hovudutvala
Inndelinga i fylkestingsrammer bestemmer graden av delegering til underordna organ.
Fylkestinget fastset fylkestingsrammer og overlét til underordna organ å fordele desse på
tenester innanfor den enkelte fylkestingsramme. For utdanningssektoren vil dette t.d. innebere at
fylkestinget vedtek budsjettet til utdanningssektoren i ei fylkestingsramme – vidaregåande
opplæring. Utdanningsutvalet har mynde til å fastsetje og gjere omdisponeringar i budsjettet
innanfor denne fylkestingsrammen. Dvs. at utdanningsutvalet ikkje har mynde til å endre ramma
som er gjeven av fylkestinget. Det same gjeld for dei andre hovudutvala. Det er på
hovudutvalsnivå at budsjettet til den enkelte verksemda blir fastsett.
Pkt.15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2) side 165 viser korleis det enkelte utval (fylkesutval og
hovudutvala) skal fastsetje budsjettet i utvalsrammer innanfor dei gjevne fylkestingsrammene.
Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesutvalet og hovudutvala fullmakt til å omdisponere
driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar fylkestingsramme. Fylkesutvalet og hovudutvala
har fullmakt til å omdisponere mellom byggeprosjekt innanfor den enkelte fylkestingsramme.
2.5.2.4 Mynde til fylkesrådmannen
I budsjettreglementet 15.4.3 har fylkesrådmannen fullmakt til gjere endringar i saker som ikkje er
av prinsipiell betydning. Ein vil måtte vurdere konkret kva saker som er av prinsipiell betydning
eller ikkje etter kvart som slike saker måtte dukke opp. Ein kan seie at omdisponering av midlar
mellom budsjettrammer fastsett av fylkesutval eller hovudutval i utgangspunktet er ei sak av
prinsipiell betydning. Dette inneber at fylkesrådmannen først og fremst har mynde til å fastsette,
samt endre, budsjettet innanfor kvar av budsjettrammene fastsett av fylkesutval/hovudutval.
Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesrådmannen fullmakt til å omdisponere driftsutgifter
til investeringsformål i saker som ikkje er av prinsipiell betydning.
2.5.2.5 Mynde til administrative leiarar i fylket
Fylkesrådmannen står fritt til å delegere mynde i budsjettsaker vidare til sine underordna. Dei
som er tildelt mynde i budsjettsaker må utøve dette myndet i tråd med reglane i
budsjettreglementet og elles dei retningslinjer som er gjevne av fylkesrådmannen.
Kva inneber dette i praksis?
Den enkelte leiar står med dette fritt til å disponere midlar tildelt verksemda innanfor den enkelte
utvalsramme. Dette gjeld så sant ikkje fylkesrådmannen har gjort konkrete avgrensingar i dei
administrative leiarane sine fullmakter. Det er ikkje høve til å omdisponere mellom
budsjettrammer fastsett av fylkesting, fylkesutval eller hovudutval. Dette tyder at det til dømes
ikkje er høve til å omdisponere midlar mellom dei to fylkestingsrammene for vidaregåande
opplæring og spesialpedagogiske tiltak. Budsjettrammene for desse to områda er fastsett av
fylkestinget. Det betyr at den administrative leiinga må fremje sak for fylkestinget for å
omdisponere mellom fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske
tiltak. På samme måte har administrasjonen heller ikkje høve til å omdisponere mellom rammer
fastsett av det enkelte hovudutval. Dvs. at det ikkje er høve til å omdisponere mellom
utvalsrammene for lokale bilruter og fylkesvegferjedrifta.
Ajouført Mai 2014
Side 27 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
2.5.3
Økonomihandboka del 2
Handtering av meir- og mindreforbruk
I budsjettreglementet pkt. 15.6.2 Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk side 162 og pkt.
15.6.3 er det gjeve vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk og vilkår for dekking av netto
meirforbruk:
Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk
a) Dersom fylkeskommunen har underskott som følgje av svikt i sentrale
inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda
kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved
kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter.
Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda i
påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto mindreforbruk
frå året før.
b) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den
budsjettramma midlane opprinneleg vart løyvde til.
c) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan
eller aktivitetsplan.
d) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan
produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare
produktivitetsgevinstar.
e) Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller
ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast.
f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det sentrale
bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter).
Vilkår ved dekking av netto meirforbruk
a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan
fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år.
b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som
skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at
eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme.
Generelt om vurdering av verksemder med mindreforbruk
Dei vilkåra som er gjevne i budsjettreglementet, og som er sitert ovanfor, kan vi forenkla seie er ei
vurdering av den enkelte verksemd sin faktiske produksjon sett i høve til planlagt produksjon som
skal ligge til grunn for ei vurdering av om den enkelte verksemd skal kunne ta med seg sitt
mindreforbruk i år x over til år x+1.
Generelt om vurdering av verksemder med meirforbruk
Som det går fram av vilkåra ovanfor skal verksemder med netto meirforbruk normalt dekke dette
ved å redusere neste års budsjett. Dvs. at meirforbruk i år x skal dekkast i ramma for verksemda
alt i år x+1. Motivet for dette er at ordninga i størst mogleg grad skal tvinge fram ei kontinuerleg
tilpasning mellom driftsnivå og økonomisk ramme. Det er likevel opna for at fylkestinget kan vedta
inndekking over inntil 4 år dersom meirforbruket er særleg stort eller andre særlege tilhøve tilseier
det. I tilfelle med heilt spesielle dokumentert, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast
tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt
meirforbruk ikkje skal dekkast av verksemda si budsjettramme.
Ajouført Mai 2014
Side 28 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2.6 Den budsjettansvarlege sitt ansvar
Den som har budsjettansvaret har ansvar for å sjå til å
•
•
•
Utarbeide eit realistisk budsjettforslag
Styre ressursbruken slik at den held seg innanfor tildelt budsjettramme
Rapportere om forbruk/avvik til overordna nivå
• Ta initiativ til nødvendige budsjettendringar
• Iverksetje tiltak for å oppnå budsjettbalanse
Det er viktig at utgifter/inntekter blir førte på rett art, jf konteringsrettleiinga. Dersom det manglar
budsjettmidlar, må den budsjettansvarlege sørgje for budsjettdekning anten ved omdisponering
innanfor ramma, budsjettendring eller tilpasse aktiviteten.
2.7 Spesielt om budsjettering av interne overføringar
2.7.1
Interne overføringar
Når det på budsjettstadiet er klart kva beløp ei teneste skal internbelastast eller godskrivast med,
skal art 29 og 79 nyttast.
Art 29 Internkjøp (Interne overføringar) skal berre nyttast som motpost til art 79 Internt sal (interne
overføringar). Desse postane skal såleis berre nyttast ved internfordeling innanfor fylket sin
rekneskap, d.v.s. at summen av art 29 skal svare til summen av art 79 innanfor drifts- og
investeringsrekneskapen samla.
Dette inneber at den som budsjetterer med ei inntekt på ein 79-art, må sjå til at den
verksemda/avdelinga som ein forventar å motta denne inntekta frå, må budsjettere med ei
tilsvarande utgift på ein 29-art.
2.7.2
Forskjellen på inntektsart 79 og 69
Inntektsart 69 Fordelte utgifter skal nyttast til fordeling når beløpet er avhengig av kor mykje ei
verksemd reint faktisk har brukt av ei anna verksemd sine tenester i løpet av eit år. Art 69 blir
såleis nytta til å fordele utgifter til rett formål og rett art etter faktisk bruk av tenester (t.d. timetal)
frå andre avdelingar eller verksemder.
Kva skal førast kvar
Døme på kvar vanlege utgifter skal førast i rekneskapen
Type utgift
Inntektsart
Fordeling av husleige (avtalt på Inntektsart 79
førehand)
Kjøp av tenester for grafisk
utforming
Inntektsart 69
Forsikring
Inntektsart 69
Kjøp av konsesjonskraft
Inntektsart 69
Ajouført Mai 2014
Side 29 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor
ramma
Løyvingane på budsjettet er bindande både for administrasjonen og dei folkevalde. Dersom det
viser seg at budsjettet ikkje held, må den budsjettansvarlege sette i gang nødvendige tiltak for at
budsjettet kan haldast. Slike tiltak kan vere innsparingar og omdisponering av midlar. Ein siste
utveg vil vere å be om styrking av budsjettet. Dersom ikkje problemet kan løysast utan at
budsjettramma eller aktiviteten må endrast, skal problemet og framlegg til løysing snarast leggjast
fram for næraste overordna.
2.8.1.1 Budsjettendringar
Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme jfr. 2.10.1 Budsjettendringsskjema.
Alle budsjettendringssaker som skal behandlast av fylkestinget/fylkesutvalet skal drøftast med
fylkesrådmannen før saka blir fremja for politisk behandling. Budsjettendringar skal registrerast
av vedkomande fagetat snarast mogleg. Etaten skal samtidig melde frå til økonomiseksjonen i
sentraladministrasjonen. Dersom etaten ønskjer det, kan registreringa gjerast av
økonomiseksjonen.
Budsjettendringar som følgje av vedtak i fylkesutvalet og fylkestinget blir registrerte av
økonomiseksjonen. Endringar som følgje av slike vedtak blir gjort utan at fagetat eller ytre etat
treng melde frå om dette.
Økonomiseksjonen har ansvaret for at fylkesrevisjonen får tilfredsstillande dokumentasjon av alle
budsjettendringar.
2.8.1.2 Omdisponering innanfor vedtatt ramme
Dersom det er ønskjeleg for eiga styring, kan budsjettansvarleg omdisponere mellom postar
innanfor vedtatt ramme.
2.9 Periodisering
Når avdelingar, skolar, institusjonar m.v. rapporterer på rekneskapstala i løpet av året, er dette
avviksrapportering som viser kva ressursar som har gått med samanlikna med budsjett.
Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar, for oss månader i året.
Dersom budsjettet er rett periodisert, vil dei avvika som kjem fram ved rekneskapsrapportering
vere reelle avvik, dvs. avvik som enten kjem av at produksjonen ikkje er gjennomført i forhold til
plan (det vart produsert meir eller mindre enn planlagt), eller at ressursforbruket er ulikt frå plan
og kalkyle (f.eks. at tiltaket vart dyrare enn planlagt). Periodiseringa skal difor vere ajour til ei kvar
tid, men likevel utan unødvendig flytting på mindre beløp.
2.9.1
Korleis gå fram
Det er den enkelte fagetat som har ansvaret for periodisering av sitt budsjett.
Periodisering av opprinneleg budsjett skal gjerast i budsjetteringverktøyet i WEB EBudsjett
og/eller Visma Budsjett.
Endringar av periodiseringa etter at budsjettet er lagt inn i økonomisystemet kan berre skje i
økonomisystemet.
Ajouført Mai 2014
Side 30 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2.10 Vedlegg
2.10.1
Budsjettendringsskjema finner dere på Intranett, støttefunksjoner, økonomi/lønn, skjema,budsjett.
Ajouført Mai 2014
Side 31 av 172
2 Budsjett
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
3 Kontoplan
3.1 Generelt om kontoplanen
Frå 01.01.2004 tok Møre og Romsdal fylkeskommune i bruk ny kontoplan i samband med
innføring av nytt rekneskapssystem.
Kontoplanen oppfyller sentrale krav til rapportering i KOSTRA og til interne behov for styring. Vi
opererer med 4 obligatoriske dimensjonar i kontonummeret: art, ansvar, ramme og teneste, og to
valfrie dimensjonar: prosjektnummer og byggnummer.
Vi oppfyller kravet til KOSTRA-rapportering gjennom teneste- og artsdimensjonen. Sjå punkt 3.2.
Kontoklasse er 1. siffer i art:
0: Investeringsrekneskap
1: Driftsrekneskap
2: Balanserekneskap
3.2 Oppbygging av den interne kontoplanen
Døme på gyldige kontonummer:
Døme 1:
Art
Ansvar
Ramme
Teneste
10121
20100
05
5210
Dette fortel oss:
10121 Fast løn undervisningspersonale statleg tariffområde
20100 Ansvar rektor ved Atlanten vidaregåande skole
05
Fylkesutvalsramma for Atlanten vidaregåande skole
5210 Studiespesialisering
Døme 2:
Art
Ansvar
Ramme
Teneste
Prosjekt
10121
20100
05
5210
2050
Dette fortel oss:
Same kontoinnhald som døme 1 men knytt til eit firesifra prosjektnummer 2050.
Døme 3 – byggnummer er reservert for bruk ved Byggje- og vedlikehaldsseksjonen
(byggerekneskap):
Art
Ansvar
Ramme
Teneste
Prosjekt
Byggnummer
0B821
13600
92
5101
K302
236802
Ajouført Mai 2014
Side 32 av 172
3 Kontoplan
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Dette fortel oss:
0B821 Art gen. kostnader - Arkitekthonorar
13600 Ansvar bygg- og vedlikehaldssjefen
92
Ramme investering utdanningssektoren
5101 Teneste skolelokale
K302 Prosjekt Surnadal vidaregåande skole – opprusting
236802 Bygg Surnadal vidaregåande skole 2. byggetrinn
Forklaring til dimensjonane i kontoplanen:
3.2.1
Art
Arten viser kva type utgift/inntekt det er snakk om. Arten er på fem siffer der første siffer er
kontoklasse. Andre og tredje siffer følgjer KOSTRA-kontoplanen, medan fjerde og femte siffer er
tatt i bruk for å spesifisere interne behov. I systemet er det lagt inn lenker som knyt intern art til
riktig KOSTRA-art.
Artskontoplanen er gjennomgåande for alle verksemder i fylket som følgjer dei kommunale
rekneskapsforskriftene. Det er lagt vekt på å avgrense talet på artar. Ønske om nye artar må
grunngjevast og fremjast på eige skjema, sjå 3.4.3 Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3), side
37. Ei eiga gruppe vil vurdere dei innkomne ønska.
3.2.2
Ansvar
Ansvarsdimensjonen i kontoplanen er på 5 siffer. Dei tre første siffera viser kven som har det
budsjettmessige og administrative oppfølgingsansvaret, t.d. rektor eller institusjonstyrar. Dei to
neste kan nyttast til å spesifisere avdelingsansvar. Dersom ein ikkje vil bruke avdeling, bruker ein
00 i 4. og 5. siffer i ansvarsdimensjonen.
Det er viktig at nye ansvar/avdelingskodar ikkje blir oppretta i større grad enn naudsynt for å ha ei
god økonomistyring. Ei for detaljert kontoplan kan gjere det vanskeleg å halde ei god oversikt.
Dei vidaregåande skolane må vurdere om tenestedimensjonen også i stor mon reflekterar
ansvarsstrukturen ved skolen, slik at ein slepp ein alt for detaljert oppsplitting på avdeling i
ansvarsdimensjonen. Sjå neste punkt 3.2.4 Teneste nedanfor.
Melding om nye ansvarsområde kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå 3.4.1
Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1), side 35.
3.2.3
Ramme
Rammedimensjonen er på 2 siffer og angir fylkesutvalsramme. I systemet blir
fylkesutvalsrammene summert opp i det vi kallar fylkestingsrammer.
3.2.4
Teneste
Tenestedimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. Dei 3 første siffera er identisk med funksjon i
fylkes-KOSTRA. 4. siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov.
Ønske om nye tenester kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå 3.4.2
Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2), side 36.
3.2.5
Prosjekt
Prosjektdimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. I kontoplanen har kvart ansvarsområde fått
tildelt ein prosjektserie for driftsprosjekt, prosjektnummer for investeringar som skal avskrivast
over 5 år og prosjektnummer for investeringar som skal av skrivast over 10 år.
Når nye prosjekt blir tatt i bruk, må økonomiavdelinga få melding om prosjektteksten. Det kan
skje pr telefon eller e-post.
Ajouført Mai 2014
Side 33 av 172
3 Kontoplan
Møre og Romsdal fylkeskommune
3.2.6
Økonomihandboka del 2
Byggnummer
Byggnummer er dei same som byggje- og vedlikehaldsseksjonen opererer med i bygge- og
eigedomsregisteret. Det er førebels reservert til bruk i byggerekneskap som byggje- og
vedlikehaldsseksjonen har ansvar for. Dei fire første siffera viser til institusjon, medan dei to siste
siffera viser kva for eit bygg kostnaden eller inntekta gjeld.
Kva oppnår vi med ei slik oppdeling av kontonummeret?
- Vi får i rekneskapen / budsjettet samla alle verksemder under rett budsjettansvar
- Det er enkelt å rapportere på ulike dimensjonar i kontoplanen og kombinasjonar av ulike
dimensjonar
- Det er enkelt å tilpasse økonomistyringa til dei mål fylket sett for si verksemd (målstyring)
3.3 Vedlikehald av kontoplanen
Økonomiseksjonen sentralt har ansvar for vedlikehald av kontoplanen. Det vil seie at
økonomiseksjonen sentralt til ei kvar tid skal sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommune har ein
kontoplan som svarar til dei informasjonsbehov som organisasjonen må ha for styring og kontroll.
Berre autoriserte personar har tilgang til oppretting og vedlikehald av faste data på
økonomisystemet. Det er viktig at avdelingar, skolar og institusjonar sjølve er bevisste på kva
type økonomisk styringsinformasjon dei har bruk for, slik at kontoplanen kan nyttast på ein måte
som gjev best mogleg økonomisk styring av verksemdene.
Økonomiseksjonen sentralt, Romsdal vgs og Kristiansund vgs har høve til og leggje inn nye
leverandørar i fylket sitt felles leverandørregister.
Skjema i vedlegg 1 – 3 til kapittel 3 kan nyttast til og fremje ønske om nye ansvar, tenester og
artar.
Kontoplanen finn du på Intranett under støttefunsjonar:
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Kostra-kontoplan
Ajouført Mai 2014
Side 34 av 172
3 Kontoplan
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
3.4 Vedlegg
3.4.1
Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1)
Frå: __________________________________________________
Ønska siffer/
kontonummer
(5 siffer*)
Tekst
Evt. kommentarar
*) Ver merksam på at det berre er dei to siste sifra i ansvarsdimensjonen som kan endrast. Desse
kan nyttast til avdeling eller liknande
Skjemaet skal sendast/faxast til:
Økonomiseksjonen v/Siv T. Hansen
Mail: siv.talstad.hansen@mrfylke.no
Ajouført Mai 2014
Side 35 av 172
3 Kontoplan
Møre og Romsdal fylkeskommune
3.4.2
Økonomihandboka del 2
Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2)
Frå: _________________________________________________
Ønska siffer/
kontonummer
(4 siffer*)
Tekst
Evt. kommentarar
*) Ver merksam på at det berre er det siste sifferet i denne dimensjonen som kan endrast. Dei tre
første siffra er KOSTRA – funksjon.
Skjemaet skal sendast/faxast til:
Økonomiseksjonen v/Siv T. Hansen
Mail: siv.talstad.hansen@mrfylke.no
Ajouført Mai 2014
Side 36 av 172
3 Kontoplan
Møre og Romsdal fylkeskommune
3.4.3
Økonomihandboka del 2
Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3)
Frå: _________________________________________________
Ønska siffer/kontonummer (5 siffer)
Tekst
Kommentar/grunngjeving:
Skjemaet skal sendast til:
Økonomiseksjonen v/Siv T. Hansen
Ajouført Mai 2014
Side 37 av 172
3 Kontoplan
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
4 Attestering og tilvising
4.1 Attestering
Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er
forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggjast fram eit sikkert grunnlag for tilvising.
Den som attesterer eit utgiftsbilag har ansvar for følgjande:
- at vara/tenesten verkeleg er mottatt/utførd
- at vara/tenesten er i samsvar med bestilling
- bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det
- kontroll med at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta
- kontroll med at leveringsvilkåra er oppfylte
Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig
grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggjande forholda. I praksis vil
det ofte vere den som skal ha og bruke vara.
Dersom han som attesterer ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette
føre med seg ansvar for vedkomande.
4.2 Tilvising
Instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommunefinn du i 1.1 Instruks
for utøving av tilvisingsmynde.
Alle utbetalingar skal tilvisast.
4.2.1
Definisjonar og føremål
Tilvising er myndet til å gje ordre om utbetaling frå fylkeskassa. Ei tilvising er ein utbetalingsordre
som viser kvar i budsjettet ei utgift skal førast og stadfestar budsjettmessig dekning.
Ein posteringsordre er å gje melding om ei registrering av eit bilag i rekneskapen.
Det er ho/han som har tilvisingsmynde som også har mynde til å gje posteringsordrar som ikkje
inneber ei utbetaling. Døme kan vere interne overføringar, korreksjonar og opprettingar og
inntektsføring. Unntak sjå punkt 4.2.1.1 Mynde til å avskrive tap på krav side 38 og 5.8.1
Korrigeringar side 69.
Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for innfordring og utarbeiding av rutinar for
inntektsordre. Av inntektsordren går det fram kvar ei inntekt skal førast. Den som har
tilvisingsmynde har ansvar for å følgje opp at inntektene er i samsvar med føresetnadene i
budsjettet. Sjå 5.7.2 Inntektsbilaget side 65.
Tilvisingsmynde er lagt til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har delegert tilvisingsretten vidare
på ei rekkje område. Delegert tilvisingsmynde kan når som helst trekkjast tilbake.
Talet på personar som utfører tilvisingsarbeid ved kvar verksemd bør avgrensast for å sikre ein
tilfredsstillande intern kontroll. Ideelt sett bør det maksimalt vere to personar ved kvar
avdeling/skole som tilviser.
4.2.1.1 Mynde til å avskrive tap på krav
Fylkesrådmannen fekk i sak U-189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I notat datert
12.04.99 vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr. 30.000,- overført til
fylkesutdanningssjefen (sjå 5.7.3 Avskriving tap på krav side 67). Dette inneber at
fylkesutdanningssjefen har mynde til å gje ein posteringsordre på tap på krav på ansvarsområdet
til ein rektor eller styrar.
Ajouført Mai 2014
Side 38 av 172
4 Attestering og tilvising
Møre og Romsdal fylkeskommune
4.2.2
Økonomihandboka del 2
Ulike typar tilvising
Tilvising kan delast inn i to hovudgrupper:
- eingongstilvising
- ståande tilvising
Eingongstilvisingar
Ei tilvising som gjeld ei enkelt utbetaling og/eller utgiftsføring blir definert som ei eingongstilvising.
Dette dreier seg vanlegvis om enkeltfakturaer og enkeltbilag for løn.
Retningslinjene ovanfor gjeld fullt ut for alle eingongstilvisingar.
Ståande tilvising
Ved langvarige kontraktar/forpliktingar kan tilvisande mynde gje melding til rekneskapskontoret
om løpande utbetaling og utbetaling i tråd med forpliktingane. Dette blir kalla ståande tilvising og
blir nytta i samband med fast løn og renter/avdrag på lån. Ut over dette skal ein av omsyn til
kontroll vere varsam med å nytte ståande tilvising.
4.2.3
Ansvar for den som utøver tilvisingsmynde
Den som tilviser har ansvar for følgjande:
•
endeleg godkjenning av ei utgift, dvs. gå god for at dette er ei utgift fylket skal dekkje.
•
•
•
at nødvendig og tilfredsstillande dokumentasjon er lagt ved bilaga
at det er budsjettmessig dekning for utgifta
at det er heimel for utgifta i budsjettpremissar og anna formalgrunnlag (vedtak, lov og
reglar)
•
•
godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg
kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse
funksjonane
•
kontroll med at fylket sine innkjøpsavtalar er overhalde
•
at det blir brukt rett konto i rekneskapen
Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at
samtlege av dei ovannemde krava er oppfylte. Tilvisingsansvar blir berre gjeve til ein person ved
kvar skole, dvs. rektor. Denne personen kan vidaredelegere tilvisingsarbeidet på sine vegner.
Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått
ansvaret delegert frå fylkesrådmannen.
Dersom den som tilviser ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre
med seg ansvar for vedkomande.
4.2.4
Ansvar for rekneskapsførar
Fylkeskassa/lønsavdelinga/andre rekneskapsførande einigar må sjå til at ingen utgifter blir betalte
utan å vere tilviste. Rekneskapsførar har ansvar for å kontrollere at den som tilviser har
tilvisingsmynde og at signaturen samsvarar med den på tilsendt tilvisingsskjema.
Ajouført Mai 2014
Side 39 av 172
4 Attestering og tilvising
Møre og Romsdal fylkeskommune
4.2.5
Økonomihandboka del 2
Dokumentasjon av tilvisingsmynde
All delegering av tilvisingsmynde skal skje skriftleg. Sjå vedlegg: 4.2.8 Delegasjon av tilvisingsrett
under. Dette gjelder ved:
• Tilsetjing av rektorar i vidaregåande skolar skal fylkesutdanningssjefen fylle ut eit
fullmaktsskjema med signaturen til den nytilsette rektor, Same skjema skal nyttast ved
delegering av tilvisingsrett i kortare periodar, t.d. i samband med sjukdom og ferie
•
Personalavdelinga hos fylkesrådmannen skal sørgje for at tilsvarande fullmaktsskjema blir
fylt ut ved tilsetjing av etatssjefar.
Skjemaet skal og sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen med kopi til
fylkesrevisjonen og utdanningsavdelinga.
Dersom det er kjent på tidspunktet for tildeling av fullmakt kor lenge tilvisingsmynde skal vare,
skal dette førast på fullmaktsskjemaet. Er tidsavgrensing ikkje ført på, gjeld fullmakta til ho blir
trekt tilbake.
Når ein person sluttar, går over i ny stilling eller av andre årsaker ikkje lenger skal ha
tilvisingsmynde, må den som har tildelt tilvisingsmynde syte for at fullmakta blir trekt tilbake.
Melding om dette skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, evt. anna
rekneskapsførar, fylkesrevisjonen og evt. til utdannningsavdelinga.
4.2.6
Avgrensing mot andre oppgåver
Tilvisingsmynde kan ikkje utøvast av personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine
bankkonti eller kontorkasser. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til
å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap.
4.2.7
Spesielle rutinar vedkomande eigne utgifter
Generelt gjeld regelen at all tilvising skal skje på høgare administrativt nivå, dvs. at ingen har
mynde til å tilvise eigne utgifter (t.d. overtid eller reiserekningar). Som hovudregel skal den som
har tilvisingsmynde ikkje tilvise utgifter knytt til ein overordna. Unntak frå regelen gjeld utgifter til
fylkesrådmannen.
Følgjande rutine gjeld
• Utgifter som vedkjem rektorar skal tilvisast av fylkesutdanningssjefen
• Utgifter som vedkjem fylkesordføraren skal tilvisast av fylkesrådmannen
• Utgifter som vedkjem etatsjefar skal tilvisast av fylkesrådmannen
4.2.8
Delegasjon av tilvisingsrett
Se neste side for skjema.
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap
Ajouført Mai 2014
Side 40 av 172
4 Attestering og tilvising
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Til:
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomiseksjonen
Fylkeshuset
6404 Molde
DELEGERING AV TILVISINGSRETT,
UNDERSKRIFTSPRØVE
Avdeling/institusjon:……………………………………………………..
Namn:……………………………………………………………………..
Stilling:…………………………………………………………………….
Tilvisingsretten gjeld frå:…………………………………………………
Tilvisingsretten gjeld også i det elektroniske faktureringssystemet.
Tilvisingsretten gjeld område:…………………………………………
……………………………………………………………………………
Signatur:___________________________________________________
____________________________________________________________
Stad / dato
fylkesrådmann / leiar
Kopi til: Fylkesrevisjonen
Ajouført Mai 2014
Side 41 av 172
4 Attestering og tilvising
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5 Rekneskap
5.1 Kva er rekneskap
Rekneskapen er ei oppstilling over utgifter og inntekter i ei periode, og viser eit
rekneskapsmessig resultat. Medan budsjettet er ei plan for ressursbruken, viser rekneskapen
korleis ressursbruken faktisk vart.
Den offentlege rekneskapen er primært retta inn mot at ein skal ha tilfredsstillande
løyvingskontroll. Dvs. at ein er oppteken av om den løyvde økonomiske ramma er overhalde,
og om midlane blir nytta til dei føremål dei er tenkte. Det offentlege produserer som regel
ikkje varer og tenester med tanke på å få fram eit overskot. Målet er å produsere dei rette
tenestene som gjev innbyggjarane den høgaste nytteverdien innanfor dei gjevne
budsjettrammene.
Rekneskapen viser tilgang og bruk av alle former for ressursar, dvs. kva innsatsfaktorar som er
gått med for å nå dei måla som er sett og korleis innsatsfaktorane er finansierte. Rekneskapen
har med andre ord ein viktig kontrollfunksjon. I og med at rekneskapen også fortel korleis det i
røynda vart, har den også ein viktig lærefunksjon. Kva skjedde, og kvifor vart det slik.
Rekneskapen stilt saman med aktivitetsdata, blir med dette eit viktig grunnlag for framtidig
planlegging og budsjettering av verksemda. Rekneskapen er ein vesentleg del av det
informasjonssystemet som trengst for å styre heile fylket, dei ulike sektorar, etatar, avdelingar og
prosjekt.
I den samla rekneskapen blir det operert med tre resultatomgrep. Modellen nedanfor viser
samanhengen mellom dei:
Driftsinntekter
Driftsutgifter
=
Brutto driftsresultat
+
Renteinntekter
Renteutgifter
Avdrag
=
Netto driftsresultat
Bidrag til investeringsrekneskapen
Netto avsetningar
Dekning av tidlegare års underskot
=
Årets rekneskapsmessige resultat
Brutto driftsresultat viser kor mykje av årets driftsinntekter som er til disposisjon etter at
driftsutgifter er betalt, men før renteutgifter og avdrag på lån blir betalt og renteinntekter er
tatt til inntekt. Det viser m.a.o. resultatet av årets ordinære drift. Driftsinntekter i det offentlege
er i hovudsak skattar og overføringar.
Netto driftsresultat viser kor mykje som er igjen av driftsinntektene etter at driftsutgifter,
avdrag og netto renteutgifter er trekt frå. Netto driftsresultat skal vere 0 eller positivt. Eit
positivt netto driftsresultat kan brukast til:
- å finansiere investeringar
- avsetningar til ulike fond
- å dekke inn tidlegare års underskot
Årets rekneskapsmessige resultat viser ein eventuelt ikkje disponert del av årets netto
driftsresultat. Årets rekneskapsmessige resultat seier oss ikkje så mykje om fylket sin økonomi.
Netto driftsresultat vil vere eit betre resultat å vurdere og analysere opp mot tidlegare års resultat
og årets budsjett.
Ajouført Mai 2014
Side 42 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.1.1
Økonomihandboka del 2
Dei ulike typar av rekneskap
Driftsrekneskap
Driftsrekneskapen viser dei alminnelege løpande utgiftene og inntektene som fylket har i løpet av
eit år. Alminneleg løpande utgifter er utgifter som kjem årleg og som ikkje gjeld kjøp av varige
driftsmiddel med økonomisk levetid på meir enn tre år.
Investeringsrekneskap
Utgifter og inntekter av investeringsmessig karakter blir førte i investeringsrekneskapen. Utlån,
kjøp av aksjar og andelar blir også ført i investeringsrekneskapen. Her blir også finansieringsmåte
ført. Investeringsrekneskapen er ein del av den totale løyvingsrekneskapen. Sjå punkt 5.14.
Balanserekneskap
Balanserekneskapen viser kva eigedelar fylket har, samt gjeld og eigenkapital.
Årsrekneskap
Årsrekneskapen omfattar drifts-, investerings- og balanserekneskap og er eitt dokument etter
budsjett- og regnskapsforskriftene.
Dei ulike typane av rekneskap og samanhengen mellom dei er vist i figuren nedanfor:
Årsrekneskapen
Driftsrekneskapen
Investeringsrekneskapen
Balanserekneskapen
Meir om skiljet mellom driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen
Driftsrekneskap
Investeringsrekneskap
+ Driftsinntekter
- Driftsutgifter
= Brutto driftsresultat
- Netto renteutgifter
- Netto gjeldsavdrag
= Netto driftsresultat
+ Brutto investeringar
+ Utlån og aksjekjøp
+ Avsetningar
= Finansieringsbehov
Brukt slik:
Finansiering av utgifter i
investeringsrekneskapen →
Netto avsetningar
Inndekking av tidlegare års
underskot
Årets rekneskapsmessige resultat
Ajouført Mai 2014
Finansiert slik:
Bruk av lånemidlar
Tilskot og refusjonar
ved investeringar
Bidrag frå årets driftsrekneskap
Andre investeringsinntekter
Bruk av tidlegare avsetningar
Udekt/udisponert
Side 43 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.2 Økonomistyringssystemet
Det er fylket sin driftsrekneskap dei einskilde etatar og underliggande ledd kjem mest i kontakt
med. Rekneskapen blir ført etter dei tilvisingar og posteringsordrar som ligg føre frå alle med
tilvisingsrett. Dette gjeld sjølvsagt alle utgiftspostar, men kan også gjelde inntektspostar.
Fylket har i dag det lokale systemet Visma Enterprise økonomi som rekneskap- og
økonomisystem og har tatt i bruk ei integrert løysing med hovudbok, kundereskontro inkl.
fakturering, innfordring og leverandørreskontro.
5.3 Krav til rekneskapen
Bokføringsloven
Kommuner og fylkeskommunar er pålagt og følgje bokføringsloven f.o.m. 01.01.2011.
Anordningsprinsippet
Anordningsprinsippet er eit periodiseringsprinsipp som seier noko om kva periode ei inntekt eller
utgift høyrer heime i. At rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet inneber at all aktivitet,
dvs. alle utgifter og inntekter som er kjente på rapporteringstidspunktet, t.d. ved årsavslutning,
skal takast med i rekneskapen for vedkomande periode.
Sjå meir om anordningsprinsippet og dei praktiske konsekvensane av dette i punkt 5.4.
Periodisering
Periodisering vil seie å føre utgifter og inntekter i den tidsperioden dei høyrer til. Etter budsjett- og
rekneskapsforskriftene skal rekneskapen førast etter anordningsprinsippet.
I praksis vil det seie at før årsrekneskapen blir avslutta må ein vurdere om alle kjente inntekter og
utgifter er kome med enten dei er betalte eller ikkje. Gjennom året legg ein vekt på at utgifter og
inntekter blir førte løpande og at rekneskapen til ei kvar tid er mest mogleg ajour.
Bruttoprinsippet
Alle utgifter og inntekter skal rekneskapsførast brutto. Dette betyr at utgifter og inntekter skal
førast på respektive konti utan frådrag (unntak når det gjeld kreditnota).
God rekneskapsskikk
Rekneskapen skal førast og avsluttast etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og i
samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. Dette inneber at rekneskapsdata for den
økonomiske verksemda skal leggast fram/kommenterast i samsvar med grunnleggjande
rekneskapsprinsipp som:
 orden og pålitelegheit. Alle bilag skal nummererast og vere eintydige og pålitelege. Vidare
skal budsjett og løyvingsrekneskap svare til kvarandre post for post.
 klart og oversiktleg. Dette gjeld først og fremst framstillinga av årsrekneskapen.
 fullstendig. Det vil seie at alt som vedkjem fylket sin rekneskap skal vere samla i eit
dokument.
 objektivitet. Dvs. at rekneskapen skal gje eit "rett bilde" av verksemda.
 kontinuitet i rekneskapsoppstillingane. Rekneskapen skal ikkje berre gje eit isolert bilde
av kvar rekneskapsperiode. Det må også vere samanheng mellom periodane.
 dokumentasjon/legitimasjon. Eit bilag som dokumenterer ei føring må innehalde så mykje
opplysningar at det klargjer disposisjonen bak føringa. Alle utgifts-/inntektspostar skal vere
legitimerte med bilag.
Ajouført Mai 2014
Side 44 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.4 Anordningsprinsippet
Periodiseringsprinsippet for nyskaffing og bruk av midlar i fylket sitt løyvingsrekneskap blir kalla
anordningsprinsippet.
I budsjett- og rekneskapsforskriftane 2 står det:
“Regnskapene skal føres etter anordningsprinsippet. Alle kjente
utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal tas med i
bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt
eller ikke når regnskapet avsluttes.”
Rekneskapen skal vise den faktiske aktiviteten i budsjettåret. All aktivitet som går fram av dei
utgifter og inntekter som er kjente på avslutningstidspunktet, skal takast med i årsrekneskapen for
vedkomande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. At utgifter og
inntekter er kjente, inneber at varene/tenestene er leverte innan utgangen av året.
Sals- og leigeinntekter skal som hovudregel førast til inntekt i den perioden vara/tenesta er
levert. I tida frå inntektsregistrering til innbetaling blir beløpet ståande som ei kortsiktig fordring i
rekneskapen.
Overføringar utan motyting skal også utgifts-/førast til inntekt i den løyvingsrekneskapen som
skal avsluttast dersom det er klart at overføringane er reelle, men eventuelle manglande
betalingar skuldast reine forseinkingar e.l.
Ordinære budsjetterte tilskot blir normalt inntektsførte ved innbetaling. For øyremerka tilskot
legg vi til grunn tilsegnstidspunktet.
5.4.1
Bruk av anslagsposteringar
I følge anordningsprinsippet skal alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret
vere rekneskapsført, slik at rekneskapen viser den faktiske verksemda i budsjettåret.
Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre
før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre
i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei
anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter).
For ordinær drift kan rekneskapen normalt førast med 12 månaders forbruk og
anslagsposteringar er lite aktuelt. Eit anslag vil ikkje i vesentleg grad gjere rekneskapen meir
nøyaktig og gir i tillegg uforholdsmessig mykje meirarbeid. Føresetnaden er at dette ikkje gir eit
misvisande bilete av rekneskapen det einskilde år.
Etaten/avdelinga skal ha eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og
inntekter skal skiljast på kvar sine konti.
Rutine ved anslagsposteringar
1. Ved rekneskapsavslutninga.
Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei
oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld.
Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære
utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel 232.70 (kortsiktig gjeld).
Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære
inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel 213.70 (kortsiktig
fordring).
2. Påfølgjande rekneskapsår
Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for
påfølgjande rekneskapsår er opna for postering.
Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære
tilvisningsrutinane.
Eksempel:
Sjå 5.20.1 Posteringsbilag (vedlegg 1A og 1B)
Ajouført Mai 2014
Side 45 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.4.2
Økonomihandboka del 2
Ordinære løpande utgifter - 12-månaders forbruk
Dersom anslagsposteringar ikkje betrar rekneskapen sin nøyaktigheit vesentleg og inneber
ekstraarbeid som hindrar framdrifta med rekneskapsavslutninga, kan eit 12-månaders forbruk
leggjast til grunn dersom dette forbruket er relativt stabilt frå år til år. Det er ein føresetnad at
utsetjing til neste år med utgiftsføring/inntektsføring vil ramme berre ordinære løpande utgifter,
d.v.s utgifter som går igjen frå år til år. Det må såleis leggjast vekt på å få med på det gamle året
utgifter som er ekstraordinære, utgifter som ikkje går igjen frå år til år.
5.5 Utgifter
5.5.1
Arbeidsdeling ved bilagsbehandling
Det er utarbeidd eigen instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal
fylkeskommune.
Arbeidsdeling mellom dei ulike funksjonar i samband med økonomiarbeidet i ei avdeling eller ein
institusjon er grunnleggjande ved etablering av tilfredsstillande intern kontroll i ein institusjon.
Arbeidsdeling har to heilt klare mål:
• å verne den enkelte tilsette mot tilhøve der misleghald og unndraging av midlar eller
eigedelar kan vere mogleg, eller tilhøve der det lett kan rettast mistanke mot
vedkomande om slike tilhøve.
• å hindre forsømmingar, misleghald, tap av fylket sine midlar - samt avdekke slike
tilhøve på eit tidleg tidspunkt.
Dei følgjande funksjonar bør delast på minst tre personar:
- bestilling/rekvisisjon av varer og tenester
- bilagsførebuing
- attestasjon
- tilvising
- rekneskapsføring av bilag
I mindre institusjonar kan det vere vanskeleg å gjennomføre ei slik arbeidsdeling. Følgjande
minimumskrav gjeld same kva:
•
den som tilviser skal ikkje være den som skal ha og bruke
vara/tenesta
•
den som har tilvisingsmynde kan ikkje sjølv registrere bilaget i
rekneskapen
•
bestilling, varemottak og attestasjon bør så langt dette er mogleg
utførast av minst to personar.
Leiaren ved den enkelte avdeling/institusjon er ansvarleg for at det blir fastsett kven som har
rekvisisjonsrett, kven som har rett til å attestere og kven som har tilvisingsmynde.
Sjå også handboka sitt kapitel 4 Attestering og tilvising side 38.
Ajouført Mai 2014
Side 46 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.5.2
Økonomihandboka del 2
Kjøp av varer. Frå bestilling til rekneskapsføring.
Det er to måtar å registrere inngåande leverandørfakturaer på – ved skanning og ved manuell
registrering direkte i UNIQUE-økonomi. Det er gjort rede for gangen i arbeidet for begge måtar og
gjere dette på.
Skanning av fakturaer;
Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert
Bestilling
Levering
av vara
5.5.2.1 Bestilling
Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Ved bestlling oppgi
leveringsadresse: f eks skolen eller etatens namn og fakturaadresse: Møre
og Romsdal Fylke, Fakturamottak – økonomiseksjonen, Fylkeshuset , 6404
Molde
Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at
leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet
skal følgje vara.
5.5.2.2 Varemottak
Varemottak
Mottak av
faktura
Attestasjon
Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved
utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no.
5.5.2.3 Mottak av faktura
Fakturaen kjem inn til eit felles mottak på økonomiseksjonen. Her blir dei
skanna og overført til konterer.
5.5.2.4 Kontering
Kontering skjer elektronisk på web fakturabehandling. Konterer kontrollerer
samtidig om fakturean stemmer og sender den videre til attestering.
Bilagsføreb. og
kontrollrekn.
5.5.2.5 Attestering
Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at
han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar
med dei underliggande forholda. Godkjenner fakturaen og sender den til
tilviser.
Tilvising
5.5.2.6 Tilvising
Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er
gjennomførte og sender fakturaen vidare ril eit overføringsbilde ”Faktura til
overføring”.
Rekneskapsføring
5.5.2.7 Rekneskapsføring
Kvar dag blir overføringsbildet ”Fakturaer til overføring” oppdatert og overført
til rekneskap. Nærare forklaring på dei ulike punkt står forklart lenger ut i teksten etter neste tema
”Manuell registrering av fakturaer og andre tilvisningar”.
Ajouført Mai 2014
Side 47 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Manuell registrering av fakturaer og andre tilvsningar;
Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert i høve manuell
registrering av betalingstilvisninga
5.5.2.1 Bestilling
Bestilling
Levering
av vara
Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort.
Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at
leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet
skal følgje vara.
5.5.2.2 Varemottak
Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved
utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no.
Varemottak
5.5.2.3 Mottak av faktura
Mottaksdato skal stemplast på mottekne fakturaer. La ikkje fakturaene bli
liggande!
Mottak av
faktura
5.5.2.4 Attestasjon
Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at
han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar
med dei underliggande forholda.
Attestasjon
5.5.2.5 Bilagsførebuing og godkjenning
Her blir prisar kontrollerte og fakturaen etterrekna. Den som førebur bilaget
ser til at posteringsordren er rett utfylt.
Bilagsføreb. og
kontrollrekn.
5.5.2.6 Tilvising
Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er
gjennomførte og gjev ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og
utbetalast.
5.5.2.7 Rekneskapsføring
Tilvising
Rekneskapsføring
Før bilaget blir rekneskapsført skal det kontrollerast med omsyn til om
posteringsordren er fullstendig utfylt, og med omsyn til rett tilvisingsfullmakt.
I framstillinga som følgjer er oppgåvene knytt til kvart av desse punkta
skildra i detalj.
5.5.2.1 Rekvisisjon/bestilling
Den budsjettansvarlege linje-leiaren (etatsjef, rektor) må syte for at det blir etablert eit trygt
opplegg for innkjøpsrutinar. Det er den budsjettansvarlege som tek avgjerd om kva varer og
tenester som skal skaffast. Han kan delegere avgjerdsmynde til sine underordna, men han har
likevel ansvaret for budsjettdisponeringa.
Den enkelte skole må halde talet på medarbeidarar som kan bestille varer og tenester på eit
minimumsnivå, likevel slik at kjøp av varer kan skje på ein føremålstenleg måte.
Det kan vere tenleg for skolen å utarbeide eit system med bruk av rekvisisjon ved kjøp av varer
(sjå 5.20.3 Rekvisisjon (vedlegg 2)). Dette gjer at ein får god kontroll med kva som blir kjøpt inn
av varer og det legg også til rette for ei samordning av innkjøp.
Samlefaktura: Revisjonen skriv (Rapport 2/95) at det bør gjerast avtale med leverandørane om
samlefaktura pr. månad eller kvar 14. dag der dette er tenleg. Dette gjeld særleg der det blir gjort
bestillingar kvar dag, t.d. for matvarer.
Bestilling må vere i samsvar med fylkeskommunens avtalar: Den som har mynde til og gjere
bestilling på avd./skolen/institusjonen sine vegner må sjå til at innkjøp er i samsvar med
innkjøpsavtalar fylket har gjort.
Ajouført Mai 2014
Side 48 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Gjer det klart overfor leverandøren kven som skal vere mottakar av fakturaen: Dette er
viktig for å sikre at det ikkje oppstår unødige forseinkingar.
Framlegg til rutine ved bestilling
1. Alle innkjøp av varer skal utførast med rekvisisjon. Når det oppstår behov for ei vare skal
rekvisisjon fyllast ut av ein som har fullmakt til å gjere innkjøp i skolen sitt namn. Alle som
har slik fullmakt skal ha eiga rekvisisjonsbok.
2. Den som har fullmakt til å gjere innkjøp må sjå til at innkjøp blir samordna så langt som
mogleg.
3. Ved bestilling må det presiserast kven (avd, etat, person) som skal vere mottakar av vara.
4. Bestilling pr. telefon:
Det er to måtar å handtere dette på:
1. Firmaet må gjerast kjent med rekvisisjonsnummeret. Dette skal førast på fakturaen.
2. Bestillinga skal stadfestast på rekvisisjon. Originalen blir ettersendt til leverandøren.
Bestilling pr. brev: Rekvisisjonen blir sendt saman med brevet.
Han/ho som har fullmakt til å gjere innkjøp hentar sjølv vara: Rekvisisjonen blir levert til
det aktuelle firmaet når vara blir henta.
Han/ho som har fullmakt lar andre hente vara: Rekvisisjonen må innehalde namnet til
den som skal hente vara, og rekvisisjonen blir levert til firmaet når vara blir henta.
5. Gjenpart av rekvisisjonen skal oppbevarast hos den som har rekvisisjonsretten.
5.5.2.2 Varemottak
Med varemottak meiner vi her mottak av vara på den avdelinga/av den personen som skal ha
den, med utpakking og kontroll av pakksetel. Pakksetelen skal signerast ved mottak.
Ved varemottak skal det kontrollerast at:
-
dei mottekne varene er det leverandøren seier han
har levert (kontroll mot pakksetel)
-
dei mottekne varene er i samsvar med bestilling
Feil-leveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast på dette tidspunktet.
Sjå også 5.6 Meirverdiavgift side 56.
5.5.2.3 Mottak av faktura
Når ein leverandør har teke imot og akseptert ein innkjøpsordre og sendt varene, vil firmaet
sende faktura og påføre den alle aktuelle opplysningar. Rekvisisjonsnummer skal vere ført på
fakturaen.
Av omsyn til kontroll, og på grunn av mogleg klage frå leverandør, skal vedkomande som tek imot
posten for etaten/institusjonen/skolen stemple mottaksdato på innkomne fakturaer.
La ikkje fakturaen bli liggande!
Det er viktig at det på den enkelte institusjon/skole/avdeling vert etablert rutinar for mottak av
faktura slik at ein ikkje risikerer at fakturaen blir liggande gløymd hos mottakaren. Resultatet
kan bli for sein bokføring og morarente. Rutinane må sikre at fakturaer ikkje blir liggjande
grunna feriar, sjukdom eller anna fråver.
Skolen bør utføre fakturakontroll, attestasjon og tilvising så snart som mogleg, og i alle høve
bruke mindre enn to veker på dette arbeidet. Dersom det blir brukt lenger tid enn dette må
leverandøren få melding om at remitteringa vil bli noko forseinka.
Posteringsordren
Alle som får rekneskapen sin ordna av Økonomiseksjonen, skal nytte tilvisingsstempelet med
kontonummer som samsvarar med vår lokalt tilpassa kontoplan. Stempelet skal setjast på alle
Ajouført Mai 2014
Side 49 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
krav (originalar). Tilvisingsstempelet kan setjast på fakturaen på same tid som mottaksdato blir
stempla på.
Posteringsordren er grunnlaget for rekneskapsføringa. Denne listar opp nødvendig informasjon
som ansvar, avdeling og formål.
I tillegg er det opne felt som skal fyllast ut av avdelinga/ institusjonen:
Prosjekt:
Her skal prosjektkode fyllast inn. Dersom
utgifta ikkje skal på prosjekt skal dette feltet stå ope
Attestert:
Her signerer den som attesterer
Godkjent:
Her signerer den som førebur og kontrollreknar bilaget jf pkt. 0.
U.post:
Her skal utgiftsarten førast, samt eventuell kode for
moms og momskompensasjon. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 56.)
Tilvist:
Her skal dato og signaturen til den som tilviser førast på
Tilvisingsstempel
Ver merksam på at dersom det dreier seg om kjøp av tenester med rett til momskompensasjon
skal momskompensasjonskoden førast i feltet for mva. Det same gjeld kode for meirverdiavgift for
fylket sine einingar som driv slik verksemd at dei kjem inn under lov om merverdiavgift. (Sjå punkt
5.6 Meirverdiavgift side 56
5.5.2.4 Kreditnota
Det finst to typar av kreditnota:
-
Kreditnota frå leverandør som følgje av feil ved faktura eller
reklamasjon grunna feil/mangel ved motteken vare eller teneste.
-
Kreditnota som gjeld utbetaling av bonus.
Kreditnota skal behandlast på same måte som eit ordinært rekneskapsbilag. Dette betyr at
kreditnotaen skal attesterast og signerast av den som har tilvisingsmynde.
Kreditnotaen bør registrerast snarast mogleg, og helst saman med tilhøyrande faktura. Ein må
likevel vurdere i kvart enkelt tilfelle om fakturaen uansett må betalast straks, eller om ein kan
halde attende fakturaen til kreditnotaen er motteken.
5.5.2.5 Attestasjon
Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er
forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggast fram for tilvising.
Den som attesterer bilaget utøver følgjande kontrollar:
- at vara/tenesta verkeleg er motteke/utført
- at vara/tenesta er i samsvar med bestilling
- at bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det
- at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta
- at leveringsvilkåra er oppfylte
Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig
grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. I praksis vil
det ofte vere den som skal ha og bruke vara.
Ajouført Mai 2014
Side 50 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Sjå også pkt. 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde side 7 og kapitel 4 Attestering og
tilvising 1 side 38.
5.5.2.6 Bilagsførebuing og godkjenning
Den som førebur bilaget ser til følgjande:
- kontroll av prisar og etterrekning av faktura
- rett utfylling av posteringsordre (tilvisingsstempelet)
- kontrollere at organisasjonsnummer er ført på fakturaen (sjå nedanfor)
- rett rekneskapsføring, dvs. rett bruk av konti (kostnadsart og kostnadsstad)
- kontroll med at kontoen finst
- kontroll med at fakturaen ikkje er handsama eller betalt tidlegare
- rett avgifts- og skattebehandling (sjå m.a. punkt 5.6.1 Lov om meirverdiavgift side 56)
- kontroll med om utgifter ved kjøp av tenester skal lønsinnberettast (sjå punkt 5.5.3)
- fullstendig og rett bilagsdokumentasjon
- eventuell inventarføring (sjå 9 Registrering av inventar og utstyr side 132).
Bilaget skal signerast av den som har førebudd og kontrollrekna det.
Merk Ved rekneskapsføring skal utgifter alltid belastast der dei høyrer heime og ikkje på ein
tilfeldig art der det er ledige midlar. (Sjå 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor
ramma side 30).
Organisasjonsnummer
Organisasjonsnummeret (foretaksnummeret i Brønnøysundregisteret) skal stå på alle fakturaer.
Dersom dette ikkje står på må det førast på fakturaen før rekneskapsføring. Ved kjøp av
varer/tenester frå leverandørar som ikkje står i Brønnøysundregisteret t.d. fordi firmaet har ei
årsomsetning under kr. 30.000,-, må det gjerast merknad om dette på fakturaen før den blir sendt
til rekneskapsførar.
5.5.2.7 Tilvising
Å tilvise eit bilag er å gje ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast. Tilvisinga er
berre gyldig når den blir tilvist av den som har tilvisingsmynde eller av den vedkomande har gjeve
mynde til å tilvise på sine vegner.
Å tilvise vil seie å sjå til at:
- alle vilkår for utbetaling ligg føre
- arbeidet er utført
- vara er motteke
- det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål
Tilstrekkeleg informasjon i form av påskrift eller påhefta underbilag må leggjast ved for at
tilvisinga skal kunne kontrollerast. Underbilag må alltid følgje med faktura når det er nødvendig
for å få eit fullgodt bilde av kva som er grunnlaget for å sette fram kravet.
Ved retting i tilvisingsfelt skal det settast ein strek over feilen, då det må gå klart fram kva som er
retta. Korrekturlakk skal ikkje nyttast. Det er ikkje tillatt å nytte faksimilestempel ved tilvising.
Den som har fullmakt til å tilvise skal ikkje ha høve til å rekneskapsføre.
Den som tilviser har ansvar for følgjande:
-
endeleg godkjenning av ei utgift tilhøyrande
fylkeskommunen dvs. gå god for at dette er ei utgift
tilhøyrande fylkeskommunen
-
at det er budsjettmessig dekning for utgifta
-
at det er heimel for utgifta i budsjettpremisser og
anna formalgrunnlag (vedtak, lov- og regelverk)
-
godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg
Ajouført Mai 2014
Side 51 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
-
kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og
attestert av tilsette som har desse funksjonane
-
kontroll med at fylkeskommunale innkjøpsavtalar er
overhalde
Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at alle dei
ovannemde krava er oppfylt. Tilvisingsmynde blir berre gitt til ein person ved kvar institusjon, dvs.
institusjonsleiaren. Denne personen kan vidaredelegere til andre å gjere tilvisingsarbeidet på sine
vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som
har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen.
Skriftleg fullmakt og underskriftsprøve (sjå 4.2.5 Dokumentasjon av tilvisingsmynde side 40) skal
sendast til Økonomiseksjonen. Det same gjeld dersom fullmakt til å tilvise er delegert for kortare
periode.
Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde side 7 og kapitel 4 Attestering og tilvising side
38.
5.5.2.8 Rekneskapsføring
For dei verksemder som har tatt i bruk skanning, blir det vist til punkt 5.5.2.1.
For dei verksemder som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar og som ikkje har tatt i bruk
skanning, skal tilviste fakturaer sendast direkte til :
Møre og Romsdal fylke
Økonomiseksjonen,
Fylkeshuset 6404 Molde
Der leiar av verksemda ikkje har tilvisingsmynde, skal fakturaen sendast til fylkesrådmannen i
attestert stand.
Merk: Fakturaer utanom skanning som skal rekneskapsførast i Økonomiseksjonen i
sentraladministrasjonen, skal av praktiske omsyn ikkje påheftast pakksetel ved innsending.
Pakksetelen skal likevel oppbevarast hos verksemda (Sjå 12.5.1 Vedlegg 1 side 150).
Før bilaga blir rekneskapsførte skal rekneskapsføraren kontrollere dei med omsyn til rett
tilvisingsfullmakt.
I tillegg bør følgjande kontrollar gjerast:
- tilstrekkeleg utfylling av posteringsordre
- fullstendig/tilstrekkeleg dokumentasjon
- rett behandling av m.v.a.
Når bilaget er kontrollert og funne i orden skal bilagsnummer stemplast på.
Dersom rekneskapsbilaget ikkje er i orden vil rekneskapsførar som hovudregel returnere bilaget.
Alle tilvisingar for utbetaling til leverandørar blir førte i leverandørreskontroen. Reskontroen gir
såleis ei løpande oversikt over gjeld og betalingstransaksjonar mellom fylkeskommunen og den
enkelte forretningsforbindelsen.
5.5.2.9 Remittering/utbetaling
Med unntak av småutgifter som blir betalt kontant over kontorkassa skal all remittering/utbetaling
gjerast ved Økonomiseksjonen.
Rekningar blir remitterte på forfallsdagen uavhengig av når registreringa skjer. Det er derfor viktig
av rekningar blir tilviste og sende inn for rekneskapsføring/evt. registrert ute på skolane så snart
nødvendig kontroll og tilvising er gjort.
Nødvendige data skal registrerast i rekneskapssystemet direkte frå fakturaoriginalen.
Rekneskapen blir samtidig belasta og oppdatert.
Fakturadatoen er avgjerande for kva tid beløpet skal remitterast. I dei fleste tilfelle, vil utbetaling
bli gjort 30 dagar etter mottaksdato. Nokre fakturaer krev rask handsaming og må bokførast
straks.
Ulike former for remittering/utbetaling:
Ajouført Mai 2014
Side 52 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Økonomiseksjonen kjører dagleg remittering via Visma økonomi og overfører telepayfil til
nettbanken.
I enkelt høve kan ein registrere ei utbetaling direkte i nettbanken. Pengane vil då vere inne på
mottakaren sin konto seinest neste virkedag.
5.5.3
Spesielt om kjøp av tenester
Punkt 5.5.2 gjeld så langt dette passar også for kjøp av tenester. Dvs.:
- Bestilling skal gjerast av ein person som har mynde til det (sjå punkt 5.5.2.1)
- Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at
han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med
dei underliggande forholda. (sjå punkt 5.5.2.5)
- Bilaget skal førebuast og kontrollreknast (sjå punkt 5.5.2.6)
- Bilaget skal tilvisast av ein som har mynde til det (sjå punkt 5.5.2.7)
Ved kjøp av tenester må den som har tilvisingsansvaret i tillegg vere merksam på reglane for
innberetning til likningsmyndigheitene og reglane for momskompensasjon (sjå punkt 5.6
Meirverdiavgift side 56).
5.5.3.1 Er oppdragstakar næringsdrivande eller ikkje?
Ansvar
Etter skattebetalingslova § 4 har ein arbeidsgjevar plikt til å undersøkje om ein oppdragstakar er
sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Arbeidsgjevaren kan etter skattebetalingsslova § 49 og
folketrygdlova § 17-3 bli økonomisk ansvarleg for manglande forskottstrekk og
arbeidsgjevaravgift ved utbetaling til personar som styresmaktene ikkje ser på som reelle
næringsdrivande.
Dette inneber at det ligg eit særleg ansvar til den som har tilvisingsansvar for å undersøkje om
den som sel ein teneste kan dokumentere om vedkomande er sjølvstendig næringsdrivande eller
ikkje. Dette bør den som tilviser ha klart allereie når kjøp av teneste blir avtalt. Når det gjeld krav
til faktura, organisasjonsnummer og liknande, sjå kapittel 5.6 om meirverdiavgift.
Kven er næringsdrivande?
Fire vilkår må vere oppfylte for at ei verksemd skal kunne reknast som næringsdrivande:
-
næringsverksemda skal skje for eiga rekning og risiko
-
verksemda må vere langvarig og av eit visst omfang
-
verksemda må vere eigna til å gje eit økonomisk overskot
-
verksemda må innebere aktivitet, dvs. det kan ikkje vere ei
passiv kapitalplassering
Nokre element i vurderinga:
- den næringsdrivande har fleire oppdragsgjevarar samtidig eller etter kvarandre
- den næringsdrivande har eige kontor/produksjonslokale
- oppdragsgjevaren har ikkje fagleg instruksjonsmynde
- den næringsdrivande dekkjer sjølv materiale o.l.
- den næringsdrivande har eigne tilsette
Når det ikkje er tvil om at tenesta er utført av ein næringsdrivande er det ikkje grunnlag for å gjere
nærare undersøkingar. Er ein i tvil, til dømes ved kjøp av konsulenttenester, bør arbeidsgjevaren
oppmode oppdragstakaren til å godtgjere at han er næringsdrivande. Dette kan han mellom anna
gjere ved å leggje fram forskotsskattesetel og/eller firmaattest. Oppdragsgjevaren kan også
leggje spørsmålet fram for det lokale likningskontoret.
Innberetning - regelverket
Ajouført Mai 2014
Side 53 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Hovudregelen etter likningslova § 6-2 nr. 1 bokstav f er at alle utbetalingar til næringsdrivande
skal innberettast. Frå dette utgangspunktet gjeld likevel vide unntak, jf. §§ 6-9 i forskrift av
30.12.83 om begrensning av lønsoppgaveplikten. Her er det m.a. sagt at plikt til å sende
lønsoppgåve ikkje gjeld vederlag som er godtgjering for tenester av teknisk, handverksmessig,
juridisk, rekneskapsmessig eller annan art når mottakaren driv sjølvstendig næringsverksemd frå
fast forretningsstad i Noreg. Forskrifta og nærmare opplysningar om unntaket finn ein i
Skattedirektoratets arbeidsgjevarhefter 3 (Lønns- og trekkoppgaver), som ein får ved å kontakte
kommunekasserarkontora.
Innberetning
I dei tilfelle ein ikkje finn grunnlag for å la vere å innberette slike godtgjersler skal desse
innberettast på post 401 på løns- og trekkoppgåva; utbetalingar til næringsdrivande.
Som nemnt er slik innberetning aktuelt m.a. når næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i
Noreg. I tilfelle ein er i tvil om oppdragsgjevaren er næringsdrivande skal ein innberette ytinga
som vanleg løn, gjere forskottstrekk og berekne arbeidsgjevaravgift. Ytinga bør innberettast
dersom vedkomande på forespørsel ikkje kan leggje fram firmaattest, utskrift frå Enhetsregisteret
eller forskotsskattesetel.
Rutine ved utbetaling til andre enn næringsdrivande eller til næringsdrivande utan fast
forretningsstad i Noreg
1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga er innberetningspliktig.
2. Dersom vilkåra for næringsdrift ikkje er oppfylte, eller den næringsdrivande ikkje har
fast forretningsstad i Norge, skal utbetaling for arbeidet handsamast som løn.
Fakturaen skal sendast til lønsavdelinga. Desse opplysningane skal stå på tilvisinga:
- namn, adresse, evt. bankkonto
- skattekort
- fødselsnummer
3. Alle utbetalingar der leverandør ikkje kan godtgjere at han er sjølvstendig
næringsdrivande eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Noreg skal
utbetalinga registrerast og utbetalast i lønssystemet og innberettast.
Ikkje innberetning
Som det går fram ovanfor vil ytingar i dei fleste tilfelle ikkje vere innberetningspliktig. Slike
fakturaer skal førast i rekneskapen som ei vanleg utgift.
Ajouført Mai 2014
Side 54 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Rutine ved utbetaling til næringsdrivande med forretningsstad i Norge
1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga skal innberettast.
2. Dersom utbetalinga ikkje er innberetningspliktig skal fakturaen sendast til
rekneskapsavdelinga.
3. Ved utbetalingar til sjølvstendig næringsdrivande skal desse opplysningane stå på
tilvisinga:
- namn
- adresse
- evt. bankkonto.
4. Dersom rekneskapsførar er i tvil om det som er tilvist skal innberettast som løn vil
tilvisinga bli returnert til den som har tilvist henne. Det er den som har
tilvisingsansvaret som har ansvar for å skaffe fram dokumentasjon som stadfester at
beløpet ikkje skal innberettast. Slik dokumentasjon kan vere forskotsskattesetel eller
firmaattest. I tilfelle der det er tvil kan tilvisar også rette spørsmål til det lokale
likningskontoret.
Oppsummering
Leverandør
Handsaming
Private, ikkje
næringsdrivande
Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2
første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt;
Forskotstrekk og arbeidsgjevaravgift
Næringsdrivande utan fast
forretningsstad i Noreg
Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2
første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt
Firma/sjølvstendig
næringsdrivande med fast
forretningsstad i Noreg
Fakturaen går over rekneskap, ingen innberetning
Ajouført Mai 2014
Side 55 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.6 Meirverdiavgift
Møre og Romsdal fylkeskommune må rette seg etter to lover ved behandling av meirverdiavgift:
•
•
Lov om meirverdiavgift
Lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, fylkeskommunar mv.
5.6.1
Lov om meirverdiavgift
Meirverdiavgift er ei avgift til staten som blir berekna ved omsetning, uttak og innførsel av varer
og tenester. Lov om meirverdiavgift ligg på internett http://lovdata.no
Møre og Romsdal fylkeskommune omsett avgiftspliktige varer og tenester mot vederlag i lite
omfang. Døme på avgiftspliktig omsetning i fylkeskommunen er sal av konsesjonskraft, sal av
elevarbeid ved dei vidaregåande skulane, sal av kioskvarer på elevkantiner og sal av bilettar på
kollektivtransport i fylket.
Økonomiseksjonen i Møre og Romsdal fylkeskommune leverer f.o.m. 2011 inn ei felles
omsetningsoppgåve for heile fylkeskommunen kvar 2. månad.
Frister for innsending av terminoppgåver:
Termin
Måned
Frist krav
1
Jan-feb
10.04.2013
2
Mars-apr 10.06.2013
3
Mai-juni
10.08.2013
4
Juli-aug
10.10.2013
5
Sept-okt
10.12.2013
6
Nov-des
10.02.2014
I tillegg skal det leverast ei eiga momsoppgåve for omsetning av råfisk på opplæringsfartøy på
årsbasis.
Berekning av inngåande og utgåande moms blir gjort ved hjelp av momskodar i
økonomisystemet:
MVA sett
20 Felles to- månadleg
oppgåve
40 Omsetning av råfisk
-årsoppgåve
Ajouført Mai 2014
Mva kode Tekst
200
INGEN MVA
201
25 % INNG MVA
”
202
15 % INNG MVA
”
203
8 % INNG MVA
”
204
25 % MVA KJØP TENESTER FRÅ
UTLANDET
”
206
25 % UTG MVA
207
15 % UTG MVA
”
208
8 % UTG MVA
”
400
INGEN MVA
401
25 % INNG MVA
406
11,11 % UTG MVA
Side 56 av 172
UTGIFTER
INNTEKTER
UTGIFTER
”
INNTEKT
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Av tabellen går det fram at det er innført ein eigen momskode (204) for avgiftspliktig kjøp av
fjernleverbare tenester frå utlandet. Momsen er ikkje spesifisert på rekninga, men vi er likevel
pliktig til å betale meirverdiavgift. Vi viser til § 3 – 30 der det står at næringsdrivande og offentleg
verksemder skal rekne ut og betale merverdiavgift av fjernleverbare tenester som er kjøpt utanfor
meirverdiavgiftsområdet.
Dersom skatteetaten ved bokettersyn kjem over høve der det ikkje er betalt avgift på
avgiftspliktige kjøp frå utlandet, kan etaten krevje innbetaling av avgift fleire år tilbake. Pga av dei
strenge foreldelsesfrister for momskompensasjon risikerer fylkeskommunen dermed å tape retten
til kompensasjon. Det er derfor viktig at konterar/tilvisar er kjent med forholdet og passer på å
sette riktig momskode (204) i slike høve.
Definisjonar
Omsetning: levering av varer og tenester mot vederlag.
Utgåande meirverdiavgift: meirverdiavgift som skal bereknast og betalast ved omsetning og uttak.
Inngåande meirverdiavgift: meirverdiavgift som er oppstått ved kjøp mv. eller ved innførsel.
Unntak frå loven: omsetning og uttak som ikkje er omfatta av loven.
Fritak for meirverdiavgift: omsetning og uttak som er omfatta av loven, men der det ikkje skal
bereknast utgåande meirverdiavgift.
Registreringsplikt
Næringsdrivande og offentleg verksemder skal registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret når
omsetning og uttak som er omfatta av loven til saman har overstige 50.000 kroner i en periode på
tolv månader.
Møre og Romsdal fylkeskommune er fellesregistrert for all avgiftspliktig omsetning og har for tida
ei omsetning på over 50.000 kroner på årsbasis.
Det er oppretta to sett med momskodar under det juridiske org nummeret til fylkeskommunen
(944 183 779):
- All omsetning utanom omsetning av råfisk
- Omsetning av råfisk
Registreringsenhet
Fleire verksemder med same eigar, skal registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret som eitt
avgiftssubjekt.
Under visse føresetnader er det mogleg å dele ei verksemd i fleire avgiftssubjekt. For fleire
opplysningar slå opp i den fullstendige lovteksta.
Frivillig registrering
Næringsdrivande og offentlege verksemder som leiger ut bygg eller anlegg, kan frivillig
registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret dersom bygget eller anlegget vert brukt
a) i verksemder som er registrert etter mva-loven
b) av offentleg verksemd der øvste mynde er kommunestyre, fylkesting eller anna styre
eller råd etter kommuneloven eller kommunal særlovgiving,
c) av interkommunale og inter fylkeskommunale samanslutningar organisert etter
kommuneloven eller kommunal særlovgiving.
Ajouført Mai 2014
Side 57 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Det kan vere lønsamt å registrere eit utleigebygg fordi det gir fradragsrett for inngåande
meirverdiavgift både ved oppføring og drift. Leigetakar får fradragsrett for inngåande avgift
dersom han driv avgiftspliktig verksemd, og kommunar og fylkeskommunar har krav på
kompensasjon.
Fylkeskommunen har føretatt frivillig registrering av Borgundhallen for den delen av hallen som
blir leigd ut til Ålesund kommune.
Unntak frå loven (§3.2 - § 3.20)
Døme på unntak frå loven: Omsetning av helsetenester, alternativ behandling, sosiale tenester,
undervisningstenester, finansielle tenester, kunst og kultur, idrett, offentleg myndigheitsutøving,
tenester innan staten, fast eigedom, varer og tenester som har vært brukt privat eller til andre
formål som ikkje har gitt frådragsrett for inngåande avgift er unntatt frå loven.
Døme på dette er sal av brukt utstyr. Slikt sal er ikkje avgiftspliktig dersom fylkeskommunen ikkje
hadde frådragsrett etter meirverdiavgiftsloven når vara blei kjøpt inn JF MVA loven § 3-19. Det
gjeld det meste av det utstyret som er innkjøpt ved skolar og avdelingar i fylkeskommunen.
Fritak for meirverdiavgift (kapittel 6).
Døme på omsetning som er fritatt for meirverdiavgift i siste omsetningsledd er aviser, tidsskrift,
bøker og andre publikasjonar.
Frådrag for inngåande meirverdiavgift
Hovudregel: Eit registrert avgiftssubjekt har rett til frådrag for inngåande meirverdiavgift på kjøp
av varer og tenester som er til bruk i den registrerte verksemda.
Unntak frå hovudregelen er m.a.:
-Ved kjøp som bare delvis blir brukt i den registrerte verksemda, har ein frådragsrett for berre den
delen som blir brukt i den registreringspliktige delen.
-Kjøp av serveringstenester
-Kostnader ved leige av selskapslokale i samband med servering
-Kunst og antikvitetar
-Kost og naturalløn av verksemda si leiing, eigar, tilsette og pensjonistar.
-Representasjon - gåver og varer og tenester til utdeling i reklameaugemed når verdien ikkje er
bagatellmessig dvs. under 100 kroner
-Oppføring, vedlikehald, leige og drift av fast eigedom som skal dekkje bustad- eller
velferdsbehov, inkludert lausøre og utstyr til slike eigedomar. Det er likevel frådragsrett for
inngåande meirverdiavgift på oppføring og vedlikehald av bedriftskantiner/skulekantiner, inkludert
laust inventar til slike kantiner.
-Det er ikkje fradragsrett for inngåande meirverdiavgift på kjøp, drift og vedlikehald av
personkøyretøy.
- Det er ikkje fradragsrett for kjøp over 10.000 som ikkje blir betalt over bank.
Justeringsreglar for inngåande meirverdiavgift for kapitalvarer og bygg/anlegg ved endra
bruk, uttak, overdraging og sal:
Det er justeringsreglar både i Mva.loven og i kompensasjonslova.
Formålet med justeringsreglane er at frådrag/kompensasjon for inngåande meirverdiavgift skal
gjenspeile tilknytninga til den avgiftspliktige/kompensasjonsberettigede bruken i heile
justeringsperioden på 5 eller 10 år.
Justering vil si at retten til frådrag/kompensasjon skal korrigerast ved endra bruk av det
anleggsmiddelet/kapitalvaren det gjelder.
T.d. skal ein forholdsmessig del av frådragsført/kompensert inngåande meirverdiavgift ved kjøp
eller oppføring tilbakeførast dersom ei kapitalvare/bygg blir omdisponert eller blir selt til bruk som
ikkje ville gitt frådragsrett/kompensasjon.
Ajouført Mai 2014
Side 58 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Justeringsperioden er 5 år rekna frå og med kjøpsåret for kapitalvarer og 10 år for bygg/anlegg
rekna frå oppføringsåret.
For fleire opplysningar blir vist til lov om meirverdiavgift ved å gå inn på internett http://lovdata.no
5.6.2
Lov om momskompensasjon
Lov 2003-12-12 nr 108: Lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, fylkeskommunar
mv blei gjort gjeldande med verknad frå 1.januar 2004 og avløyste tidlegare lov av 17.februar
1995.
Loven er å finne på internett http://lovdata.no.
Momskodar kompensasjon
Bokføring av kompensasjon mva blir styrt ved hjelp av momskodar:
MOMS-
MVA-
TEKST -
SETT 11
KODE
AVGIFTSKODE
110
INGEN MVA KOMP
111
25 % MVA-KOMP. DRIFT
”
112
15 % MVA-KOMP. DRIFT
”
113
8 % MVA-KOMP. DRIFT
”
115
25 % MVA-KOMP. INV.
”
116
15 % MVA-KOMP. INV.
”
117
8 % MVA-KOMP. INV.
”
UTGIFTER
MVA i Driftsrekneskapen
Inngåande meirverdiavgift med krav på kompensasjon blir skilt ut og bokført på ein
overføringspost 14290 samstundes som kompensasjon blir inntektsført på overføringsart 17290
på same kontostreng som der utgifta blir bokført.
MVA i Investeringsrekneskapen
Inngåande meirverdiavgift med krav på kompensasjon blir skilt ut og bokført på ein
overføringspost 04290 samstundes som kompensasjon blir inntektstført på overføringsart 07290
på same kontostreng som utgifta blir bokført.
Formål med loven
Formålet med loven er å motverke konkurransevriding som følgje av meirverdiavgiftssystemet
gjennom at det gis kompensasjon for meirverdiavgift til kommunar, fylkeskommunar og visse
private og ideelle verksemder.
EKSEMPEL
EIGENPRODUSKJON
Løn
EKSTERNT KJØP
100
Løn
100
Arbeidsgivaravgift
14
Arbeidsgivaravgift
14
Sos. kostnader
16
Sos. kostnader
16
Var. kostnader
30
Variable kostnader
30
Forteneste
16
MVA
SUM
Momskompensasjon
Netto kostnad
Ajouført Mai 2014
44
160
220
0
-44
160
176
Side 59 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Etter innføring av lov om momskompensasjon er i dette dømet skilnaden mellom eigenproduksjon
og kjøp berre på 16, det vil seie lik fortenesta som leverandøren reknar seg. Da blir det meir
aktuelt å vurdere kjøp i staden for å produsere vara eller tenesta sjølv fordi moms ikkje lenger er
ein kostnad (momsbeløpet blir både utgiftsført og inntektsført i rekneskapen).
Loven gjeld for:
a) kommunar og fylkeskommunar med kommunal og fylkeskommunal verksemd der øvste
mynde er kommunestyret, fylkestinget eller anna styre eller råd i samsvar med
kommuneloven eller kommunal særlovgiving.
b) interkommunale og inter fylkeskommunale samanslutningar organisert etter
kommuneloven eller anna kommunal lovgiving
c) private eller ideelle verksemder som produserer helsetenester, undervisningstenester
eller sosiale tenester som kommunen eller fylkeskommunen er pålagt å utføre ved lov
d) Barnehagar som nemnt i lov 17.juni 2005 nr. 64 om barnehagar § 6,
e) Kyrkjeleg fellesråd.
Denne loven gjeld ikkje privatpraktiserande allmennlegar og privatpraktiserande fysioterapeutar.
Kompensasjon
Det blir gitt kompensasjon for meirverdiavgift ved kjøp av varer og tenester frå registrerte
næringsdrivande.
Det blir også gitt kompensasjon for meirverdiavgift betalt ved innførsel av varer frå utlandet,
Svalbard og Jan Mayen og for meirverdiavgift ved kjøp av tenester frå utlandet, Svalbard og Jan
Mayen.
Det er innført ein eigen momskode (204) for avgiftspliktig kjøp av tenester frå utlandet. Momsen
er ikkje spesifisert på rekninga, men vi er likevel pliktig til å betale meirverdiavgift. Momskode 204
sørger for rett behandling og bokføring av meirverdiavgift og krav om momskompensasjon.
Kompensasjon blir berre gitt i den utstrekning kjøpet skjer til bruk i den verksemda som har rett til
kompensasjon.
Det ligg ikkje føre rett til frådrag for inngåande meirverdiavgift slik det er bestemt i kapittel 8 i
meirverdiavgiftslova (dvs. same regel som for avgiftspliktig omsetning).
For meirverdiavgift på kjøp til bygg, anlegg eller annan fast eigedom for sal eller utleige får ein
ikkje kompensasjon. Det blir lekevel gitt kompensasjon for utlån dersom leigetakar betalar ei
symbolsk leige. Ved slike leigeforhold skal utleigar ta kontakt med økonomiseksjonen for å
vurdere kor grensa går.
Kompensasjon blir også gitt for kjøp til bustader med helseformål eller sosiale formål. Det gjeld
og fellesanlegg som er knytt til slike bustader.
Det blir ikkje gitt kompensasjon når verksemder som nemnd i lovens § 2 første ledd bokstav a og
b driv økonomisk aktivitet og denne aktiviteten kan vere i konkurranse med verksemder som ikkje
har rett til kompensasjon.
Frå 1. januar 2011 må betaling av varer og tenester på kr. 10.000 eller meir skje via bank eller
anna føretak som har rett til å drive betalingsformidling for at retten til fradrag for merverdiavgift
ikkje skal gå tapt.
Døme på kjøp der det ikkje blir gitt kompensasjon:
1) Kjøp av varer og tenester som ikkje er til bruk i den verksemda som har rett til kompensasjon.
2) Kjøp av serveringstenester og leige av selskapslokale i samband med servering. Frukost på
hotell, dagpakker hotell ved kurs og konferansar der det blir kravd 25 % moms, er betaling for
serveringstenester dvs. vi får ikkje momskompensasjon.
3) Kjøp av kunst og antikvitetar
4) Kost og naturalløn til leiing, tilsette og pensjonistar i fylke
Ajouført Mai 2014
Side 60 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5) Kjøp og drift av fast eigedom som dekker bustad-, fritids- og velferdsbehov
6) Innkjøp til elevkantiner:
Det blir ikkje gitt kompensasjon ved innkjøp av matvarer, serviettar og anna driftsmateriell til den
daglege drifta av elevkantinene.
Det blir derimot gitt kompensasjon til oppføring og vedlikehald av elevkantiner inklusive utstyr og
anna lausøre. OBS: kaffimaskinar, maskinar til avkjøling av vatn og liknande – sjå punkt diverse
avklaringar nedanfor.
7) Representasjon: Kompensasjon blir ikkje gitt for kostnader til representasjon overfor kundar,
leverandørar eller tilsette. Det gjeld og ved arrangement som jubileum, personalseminar, julebord
og liknande.)
8) Kjøp av gåver og utdeling av reklamemateriell
Grense på kr. 100,-.
9) Kjøp og drift av personkjøretøy dvs ved leige av slikt kjøretøy eller ved kjøp av drivstoff, sørvis,
reperasjonar, parkeringsavgift og liknande.
I forskrift til meirverdiavgift loven står definisjon av personkjøretøy:
“§ 1-3-1. Personkjøretøy
(1) Med personkjøretøy menes
a) motorvogn registrert som personbil
b) motorvogn registrert som varebil klasse 1
c) motorvogn registrert som moped, motorsykkel eller beltemotorsykkel og som ikke
hovedsakelig er innrettet for varetransport
d) beltebil registrert for mer enn to personer, føreren medregnet
e) campingbil
f) registrert campingtilhenger
g) motorvogn registrert som buss under seks meter med inntil 17 seteplasser
h) kjøretøy som ikke benytter motor til framdrift og som hovedsaklig er innrettet for
persontransport. “
10) Kompensasjon for meirverdiavgift blir ikkje gitt i dei høve fylkeskommunen driv økonomisk
aktivitet i konkurranse med andre som ikkje har rett til kompensasjon. Døme på dette er sal av
tannhelsetenester til private i konkurranse med andre privatpraktiserande tannleger. Det gjelder
også kurs i regi av ressursentre på vgs dersom det kan være i konkurranse med andre private
aktører på markedet.
11) Når det ikkje er moms på ein inngåande faktura, kan vi sjølvsagt heller ikkje krevje
momskompensasjon dvs. vi skal bruke momskode 110. Jf bokføringsloven sine krav til utfylling av
salgsdkomentet.
Justeringsreglar for kompensasjon meirverdiavgift for kapitalvarer og bygg/anlegg ved endra
bruk, uttak, overdraging og sal
Det er justeringsreglar både i Mva.loven og i kompensasjonslova.
Formålet med justeringsreglane er at frådrag/kompensasjon for inngåande meirverdiavgift skal
gjenspeile tilknytninga til den avgiftspliktige/kompensasjonsberettigede bruken i heile
justeringsperioden på 5 eller 10 år.
Justering vil si at retten til frådrag/kompensasjon skal korrigerast ved endra bruk av det
anleggsmiddelet eller den kapitalvaren det gjeld.
T.d. skal ein forholdsmessig del av frådragsført/kompensert inngåande meirverdiavgift ved kjøp
eller oppføring tilbakeførast dersom ei kapitalvare/bygg blir omdisponert eller blir selt til bruk som
ikkje ville gitt frådragsrett/kompensasjon.
Justeringsperioden er 5 år rekna frå og med kjøpsåret for kapitalvarer og 10 år for bygg/anlegg
rekna frå oppføringsåret.
For fleire opplysningar blir vist til lov om meirverdiavgift ved å gå inn på lovdata på internett.
Ajouført Mai 2014
Side 61 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Økonomiseksjonen må få melding når det blir gjort vedtak om bruksendring av eit fylkeskommunalt bygg, slik at
justeringsreglane blir følgt opp på eit så tidleg tidspunkt som mogleg.
Tidsfrister for innsending av krav momskompensasjon. Foreldelsesfrist.
Økonomiseksjonen sender inn eit felles krav om momskompensasjon for heile fylkeskommunen.
Tidsfristen for innsending av krav er knytt til fakturadato. Fakturaer med fakturadato fra
01.02.2010 til 28.02.2010 skal vere med på kravet for 1.termin, fakturaer med fakturadato fra
01.03.2010 til 30.04.2010 skal vere med på kravet for 2.termin o.s.v.
Tabellen nedanfor viser ei oversikt over tidsfrister for innsending av krav i løpet av året:
Termin
1
2
3
4
5
6
Måned
Jan-feb
Mars-apr
Mai-juni
Juli-aug
Sept-okt
Nov-des
Frist krav
10.04.2010
10.06.2010
10.08.2010
10.10.2010
10.12.2010
10.02.2010
Faktura-dato
Fra
01.01.2010
01.03.2010
01.05.2010
01.07.2010
01.09.2010
01.11.2010
Til
28.02.2010
30.04.2010
30.06.2010
31.08.2010
31.10.2010
31.12.2010
Foreldelsefrist
faktura
10.06.2010
10.08.2010
10.10.2010
10.12.2010
10.02.2011
10.04.2011
Fakturaer som ikkje kjem med på riktig momstermin, kan takast med på neste termin. Dersom
fakturaen ikkje er kome med da heller, taper vi retten til kompensasjon.
Kontroll fakturadato. Forelda fakturaer.
Ved attestasjon og tilvisning må ein kontrollere inngåande leverandørfakturaer og vere spesielt
merksam på fakturadato. Tilvisar må passe på å tilvise fakturaer på riktig momstermin og seinast
i etterfølgjande momstermin, for at ikkje momskompensasjonskravet blir forelda.
Dersom det er tvist om ein faktura, og de ser at ein ikkje kjem i mål før periodeavslutning, må
tilvisar ikkje halde fakturaen tilbake så lenge at momskravet blir forelda.
Det er to moglege løysingar:
1. Tilvisar blir einig med leverandøren om at det blir utstedt ein kreditnota og at ny faktura
blir utstedt når tvisten er avklart. Fylkeskommunen må da bokføre den opprinnelige
fakturaen og kreditnotaen i sitt system.
2. tilvisningsmynde tilvisar fakturaen og sett betalingsfrist 31.12.2099. For fakturaen skal bli
betalt må tilvisar gje beskjed til Økonomiseksjonen om at han er blitt enig med
leverandøren om ei løysing. Det er da mogleg at fakturaen skal betalast slik den føreligg,
eller at endringar føreligg slik at det må utstedast kreditnota og produserast ein ny faktua.
(Også i dette høve må ein passe på å bokføre kreditnotaen i fylkeskommunen sitt
system).
Andre fakturakontrollar
I følgje bokføringsloven som vi er pålagt å følgje, skal fakturaen minst innehalde følgjande
opplysningar:
-
Fakturanummer.
Fakturadato.
Ajouført Mai 2014
Side 62 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
-
Økonomihandboka del 2
Kjøpar og selgar sine namn.
Varen eller tenesten sin art og omfang.
Tidspunkt og stad for levering av varen eller tenesten.
Vederlag og betalingsforfall.
Eventuell meirverdiavgift i NOK og andre avgifter knytt til transaksjonen der det blir krevd
spesifikasjon i lov eller forskrift. Dersom det blir krevd moms på fakturaen, skal
organsisasjonsnummer følgt av bokstavenkoden MVA stå påført fakturaen.
Dersom nokre av opplysningane ovanfor manglar, kan vi krevje at leverandøren skriv ut
kreditnota og sender oss ein ny faktura med nødvendige opplysningar før vi betalar.
Diverse avklaringar
Internatskolar: Ein har rett på kompensasjon ved innkjøp av matvarer til elevkantina.
Matvarer brukt til undervisningsformål: Ein har krav på kompensasjon og kjøpet skal førast på
konto for undervisningsmateriell.
Vatn- og kaffiautomatar:
Ved ein førespurnad til Skatt-Midt om dette har vi fått følgjande svar:
“Iht. kompensasjonsloven § 4 så ytes kompensasjon bare i den utstrekning anskaffelsen skjer til
bruk i den kompensasjonsberettigede virksomheten. Det ytes ikke kompensasjon for
merverdiavgift på anskaffelser som nevnt i merverdiavgiftsloven § 8-3, jf. § 4 annet ledd nr. 2.
Merverdiavgiftsloven § 8-3 avskårer fradragsrett for servering ( litra a) samt for kost til og
naturalavlønning av virksomhetens innehaver, ledelse, ansatte og pensjonister (litra d) samt for
oppføring, vedlikehold, innleie og drift av fast eiendom som skal dekke bolig- eller velferdsbehov,
herunder løsøre og utstyr til slike eiendommer. Det er likevel fradragsrett for inngående
merverdiavgift på oppføring og vedlikehold av elev – og bedriftskantiner.
I og med at vannkjølere og kaffeautomater kjøpes inn til skolene så vil de være til bruk i den
kompensasjonsberettigede virksomheten. Spørsmålet er om det likevel skal avskjæres
fradragsrett som følge av merverdiavgiftsloven § 8-3. Er vannkjølere og kaffeautomater til bruk for
elevene så vil det måtte gis kompensasjon så lenge utstyret er plassert i elev/bedriftskantina. Er
det plassert i andre deler av skolebygget vil fradrag være avskåret. Innkjøp av vann og kaffe er
ikke kompensasjonsberettiget uansett plassering.
Krav til salsdokumentet for transporttenester (taxirekningar, billettar, parkeringsgebyr o l ):
Bokføringsloven krev blant anna at både kjøpar og seljar sitt namn skal stå på
fakturaen/salsdokumentet – jf § 5-1 til § 5-1-8.
I § 5-5 blir det vist til at dokumentasjon av kjøp skal vere fakturaen/salsdokumentet som seljar har
utstedt. Ved kontantkjøp frå detaljist treng kjøpar sitt namn ikkje lenger stå på fakturaen når
vederlaget er under kr. 1000 inkl mva og varen eller tenesten ikkje er berekna for vidaresal eller
direkte innsatsfaktor i produksjon eller tenesteleveranse. Når kjøpar ikkje er påført fakturaen, skal
den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varen eller tenesten.
Ved kjøp som er lagt ut av tilsette gjeld ikkje beløpsgrensa på kr. 1000. I slike høve skal den
tilsette utarbeide og signere ei datert oppstilling som viser kva for kjøp som er gjort og formålet
eller bruksområde for varen eller tenesten.
Ved kjøp av transporttenester lagt ut av ein tilsett er det dermed ikkje eit krav om at kjøpars namn
står påført billettar, taxirekningar, kvittering for parkeringsgebyr og liknande.
Art 11654 Oppgåvepliktig telefongodtgjersle 25 % mva betalt over lønssystemet:
Bokføringsloven gir rom for at registrerte næringsdrivande som held telefon for sine tilsette, kan
føre til frådrag inngåande avgift på telefonrekningar som gjeld tenestetelefonar. Føresetnaden er
at arbeidstakaren overleverer telerekninga i original eller kopi til firmaet, og at han legg ved ei
stadfesting der det blir vist til vedkomande telerekning, samtidig som det blir gitt ei stadfesting om
Ajouført Mai 2014
Side 63 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
at vedkomande arbeidstakar ikkje er registrert i avgiftsmanntalet og derfor ikkje har trekt frå
inngåande avgifti i sin privatrekneskap. Ved privatbruk av tenestetelefonen har ein ikkje rett til
kompensasjon.
Same rutine skal følgjast når fylkeskommunen skal dekke telefonutgifter for sine tilsette når det
gjeld momskompensasjon.
Reiserekningar m v betalt over lønssystemet
Når det gjeld reiserekningar som blir betalt over løn (eige reiserekningsformular) er det
kontoarten som blir brukt på reiserekninga som styrer momskoden.
Følgjande kontoartar skal brukast både ved kurs og vanlege tenestereiser:
11792 Bilettar 8 % mva (f eks buss-, ferjebilettar, drosjerekningar o.s.v.)
11793 Ymse reiseutlegg 25 % mva
11798 Ymse reiseutlegg utan mva (f eks bompengar)
Hotellrekningar og andre avgiftsfrie kursutgifter dekt over reiserekning ved kursopphald:
11501 Hotellovernatting dekt over lønsslipp 8 % mva
11305 Porto dekt over lønsslipp 25 % MVA
Art 11799 Ymse reiseutlegg:
Her førast m.a. parkeringsgebyr, tunell- og bompengar med mva-kode 110.
Fergebillettar for person køyrety ved tenestereise er kompensasjonsberettiget dvs ein skal bruke
mva-kode 113.
Ajouført Mai 2014
Side 64 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.7 Inntekter
For inntekter og innbetalingar gjeld Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og
leigeinntekter, samt Instruks for rekneskapsføring.
5.7.1
Inntektsordre
Fylket mottek inntekter av ulik karakter. Desse inntektene kan grovt delast i tre grupper:
1. Øyremerka tilskot frå staten
Dette er overføringar frå staten som kjem etter at det er gitt bindande tilsegn om øyremerka
tilskot.
2. Sals- og leigeinntekter
I denne gruppa kjem ordinære sals- og leigeinntekter, der inntektene som regel kjem etter at
fylkeskommunens verksemder har sendt ut faktura.
3. Skatt, rammetilskot, trygderefusjonar, renteinntekter mm
I denne gruppa kjem inntekter som det i liten grad er mogleg for fylkeskommunen å påverke.
Definisjon
Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av
inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Ein
inntektsordre gjeldande øyremerka tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med
tilvisingsmynde.
Krav om inntektsordre
Det er eit krav at det skal gjevast inntektsordre til rekneskapsførar for alle inntekter som er nemnt
i pkt. 1 og pkt. 2. Ein ordre om inntektsføring av øyremerka tilskot frå staten skal vere skriven
under av den som har tilvisingsmynde.
Oppsummering
Type inntekt
Inntektsordre?
Underskrift av
budsjettansvarleg?
Øyremerka tilskot
JA
JA
Sals- og leigeinntekter
JA
NEI
Skatt, rammetilskot m.m.
NEI
NEI
5.7.2
Inntektsbilaget
Alle inntekter skal dokumenterast med bilag. På inntektsbilaget skal det gå fram kven som skal
betale eller kven som har betalt beløpet, og kva innbetalinga gjeld.
Når det gjeld dei avdelingar/skolar som bruker faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og
fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Målsettinga er at alle inntekter som gjeld gruppe
2, skal produserast via Fakturering i Visma.
I dei tilfella der krav blir fakturerte bør ein sjå til at desse opplysningane finst på fakturaen:
• Namn og adresse til den som sender kravet
• Namn og adresse til den som mottek kravet
• Kva kravet gjeld
• Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt
• Beløp, mva. skal vere spesifisert
• Staden der varen er levert eller tenesta ytt
• Organisasjonsnummer (sjå nedanfor)
• Stad/dato
• Bankkonto kravet skal innbetalast til
• Betalingsbetingelsar (forfallsdato - sjå nedanfor, morarente e.l.)
• Telefonnummer, evt. kontaktpersonar
• Fakturanr./referanse (f.eks. ansvarskode/kontostreng)
Ajouført Mai 2014
Side 65 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Om bruk av forfallsdato
Forfallsdato skal gå fram av fakturaen. Vilkåret for å krevje forseinkingsrenter er at eit krav ikkje
er betalt på forfallsdato. Er det ikkje avtalt forfallsdato, kan rente først reknast ein månad etter at
fordringshavaren har sendt skyldnar skriftleg varsel med oppmoding om å betale.
Det vanlege er 30 dagers betalingsfrist på utgåande faktura.
Om bruk av organisasjonsnummer
Det er fylkeskommunen sitt juridiske organisasjonsnummer som skal stå på fakturaen. Dette
nummeret er: 944 183 779. Kvar verksemd har eige organisasjonsnummer, men desse skal
berre nyttast i samband med inn- og utmelding i NAV trygd sitt arbeidstakarregister.
Registrerte næringsdrivande skal rette seg etter forskrift om bokføring 2004-12-01 § 5-1-1 om
salsdokumentets innhald etc. Sjå vedlegg nr. 8.
5.7.2.1 Anordningsprinsippet
Anordningsprinsippet inneber at overføringar og andre inntekter blir inntektsførte i den perioden
dei høyrer heime, uavhengig av når innbetalinga kjem. Inntektsføringa skjer mot kortsiktige
fordringar i balansen. Dette betyr at for dei avdelingane/skolane der Økonomiseksjonen er
rekneskapsførar må det sendast kopi av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast.
Når det gjeld dei avdelingar/skolar som brukar faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og
fordringsføring skje automatisk i rekneskapen.
Unntak frå anordningsprinsippet:
I avgrensa omfang har avdelingar/skolar og tannklinikkar i dag høve til å inntektsføre etter
kontantprinsippet og la innbetaling skje til etaten/institusjonen sin eigen bankkonto. Denne
praksisen er motivert ut frå omsynet til oppfølging og kontroll med innbetalingar. Ut over dette
skal anordningsprinsippet følgjast så langt råd er. Sjå punkt 5.13.
5.7.2.2 Fordringsføring av uteståande krav
Når det gjeld krav som er produsert via Fakturering i Visma blir desse fordringsført på 2
balansekonti 21370011 og 21370012 som skal følgjast opp av økonomiseksjonen. Alle andre
krav skal førast på balansekonti tilhøyrande den avdeling/skole som utfakturerer, og det er den
enkelte avdeling/skole som har ansvar for å følgje opp desse fordringane.
Den som sender eit krav eller har fått tilsegn om tilskot har ansvar for å følgje opp at innbetalinga
kjem. Dette føresett at den budsjettansvarlege legg opp gode rutinar for oppfølging av uteståande
fordringar. Konto for kortsiktige fordringar må avstemmast kvar månad.
Utsending av krav bør i så stor grad som mulig skje gjennom Visma Fakturering.
Rutine for fordringsføring av uteståande krav
1.
Når avdelinga/skolen sender ut eit krav utanom Fakturering i Visma der
innbetaling skal skje til bankkontoen til fylkeskassa skal det sendast kopi
av dette kravet til Økonomiseksjonen. Inntektspost skal vere påført, og
inntektsføring skjer med etaten/institusjonen sin eigen ansvarskode.
2.
Økonomiseksjonen fører kravet mot konto for uteståande fordringar i
balansen.
3.
Det er den som sender eit krav som har ansvaret for å følgje opp at
innbetalinga kjem.
4.
Pr. 2. tertial og ved kvart årsskifte skal avdelinga/skolen utarbeide ei
oversikt som viser kva fordringar som ikkje er betalte. Denne oversikta
skal sendast til Økonomiseksjonen.
5.7.2.3 Oppfølgingsrutiner for sals - og leigeinntekter
Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter side 13.
Fordringsføring av uteståande krav frå faktureringsprogrammet i Visma:
Det er Økonomiseksjonen som har ansvar for å avstemme fordringar frå Fakturering i Visma mot
balansekonti samt å purre på desse.
Dersom betaling ikkje skjer etter eit inkassovarsel vil Økonomiseksjonen oversende kravet til
inkassobyrå for innfordring der.
Ajouført Mai 2014
Side 66 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Rutine for oppfølging av sals - og leigeinntekter
1.
Faktura/krav skal sendast ut straks ei vare/ein teneste er levert. Frist for
betaling skal stå på fakturaen/kravet. Betalingsfristen er 30 dagar om ikkje
anna er avtalt. Dersom det gjeld krav der innbetaling skal skje til fylkeskassa
sin bankkonto skal Økonomiseksjonen ha kopi av kravet, sjå punkt 5.7.2.2.
2.
Purring skal sendast ut 14 dagar etter forfall.
3.
Er kravet framleis ikkje betalt etter 14 dagar, skal saka m/eventuelle vedlegg
(kopi av purring) straks oversendast Økonomiseksjonen som sender ut siste
varsel om frivillig innbetaling, dvs. inkassovarsel. Betalingsfristen i
inkassovarselet skal vere 14 dagar.
I dei høve der kravet skulle innbetalast til ansvarsstaden sin eigen
bankkonto skal saka vere påført inntektsordre til inntektspost i rekneskapen
ved oversending til Økonomiseksjonen. Av inntektsordren går det fram kva
inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på.
4.
Dersom kravet ikkje blir betalt innan fristen på innkassovarselet sender
Økonomiseksjonen saka til inkasso. Kravet blir då registrert på
fordringskonto på Økonomiseksjonen sitt ansvar i rekneskapen.
Økonomiseksjonen har no oppfølgingsansvaret for fordringskontoane.
5.
I dei sakene der inkassoarbeidet avslører at det er små utsikter for dekning
av kravet, skal fordringa avskrivast som tapt. Inkassoselskapet følgjer saka
vidare, ("overvåking"), slik at kravet framleis vil stå ved lag og
foreldingsfristane blir ivaretekne. Økonomiseksjonen vil gje tilbakemelding til
etaten/institusjonen i den/dei sakene der tapsavskriving er aktuelt.
Etaten/institusjonen tilviser tapsavskrivingar på underpost 14703. (Jfr.
gjeldande fullmakter. Sjå punkt 5.7.3)
6.
Innbetalingar på tidlegare avskrivne fordringar vil bli inntektsførte på same
ansvarsstad som tapsavskrivinga er ført, men med underpost 17703 .
5.7.2.4 Korrigering av uteståande fordringar
Når eit krav som er inntektsført viser seg ikkje å vere rettmessig, må beløpet førast ut (til kredit)
frå fordringsmassen. Inntektskontoen skal debiterast for beløpet.
5.7.3
Avskriving tap på krav
Eit rettmessig krav som ikkje blir betalt skal førast som tap på krav (underpost 14703). Dette bør
skje så snart tapet er konstatert. Det er ikkje nødvendig at det t.d. er gjennomført
tvangsinnfordring for å kunne avskrive. Ei avskriving i rekneskapen inneber ikkje at kravet er
fråfalle eller at fordringa nødvendigvis er tapt. Fylket kan ha skaffa seg tvangsgrunnlag slik at
kravet kan drivast inn på eit seinare tidspunkt.
Fylkesrådmannen fekk i U-sak 189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I instruks for
avskriving av kortsiktige fordringar som vart utsendt frå Økonomiseksjonen 12.04.99, vart mynde
til å avskrive enkeltkrav på inntil kr. 30.000,- overført til dei budsjettansvarlege for kvart
ansvarsområde. Dersom tapet overstig kr. 30.000,- skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen
om etatsleiinga. Fylkesrådmannen har sett som vilkår for å kunne avskrive at det ikkje er råd å
innfordre kravet og at det er dekning innafor vedteke budsjett.
5.7.4
Tilskot frå staten og andre
Tilskot frå staten og andre blir gjevne som ordinære driftstilskot eller øyremerka tilskot.
Ordinære driftstilskot
Ordinære driftstilskot skal berre førast til inntekt i løyvingsrekneskapen.
Ordinære tilskot blir inntektsførte ved innbetaling. Eit tilskot som ikkje er innbetalt før årsskifte
skal førast til inntekt og førast som kortsiktig fordring når manglande betaling skuldast forseinking.
Ajouført Mai 2014
Side 67 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.7.4.1 Øyremerka tilskot
I praksis er dei fleste statstilskot utanom rammetilskot øyremerka. Øyremerka tilskot skal førast i
løyvingsrekneskapen og i tillegg setjast av til bunde fond i balansen. Det er ikkje høve til å føre
øyremerka tilskot og tilhøyrande utgifter berre i balansen.
Øyremerka tilskot skal førast til inntekt så snart det ligg føre bindande tilsegn, uavhengig av når
betalinga kjem. Tilsegnet skal samtidig setjast av til bunde fond. Rutinen nedanfor skal nyttast
dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen.
Som hovudregel skal det opprettast prosjekt for kvart øyremerka tilskot. Alle utgifter og inntekter
skal førast med prosjektkode. For kvart prosjekt blir det oppretta eigen balansekonto for bunde
fond. Fondskontoen er knytt til den budsjettansvarlege sin ansvarskode. Ta kontakt med
Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektkode og konto for fond.
Rutine for oppfølging, inntektsføring og bruk av øyremerka tilskot
1.
Så snart tilsegn om øyremerka tilskot ligg føre skal det sendast kopi av
søknad og tilsegnsbrev til Økonomiseksjonen. Inntektsordre skal vere
påført. Heile tilsegnsbeløpet skal førast til inntekt, sjølv om innbetalinga
kjem i to eller fleire terminar.
2.
Inntektsordren skal innehalde: Inntektskonto med prosjektkode, konto for
uteståande fordring, dato samt
underskrift av den som har tilvisningsmynde.
Ta kontakt med Økonomiseksjonen for å få tildelt prosjektkode.
3.
Saman med inntektsordren skal det følgje eit eige bilag
for avsetjing til bunde fond. (Sjå 5.20.6 Posteringsbilag (vedlegg 5))
4.
Utgifter som skal dekkjast av øyremerka tilskot skal førast
med prosjektkode. For å unngå at fylket
forskoterer utgifter andre skal dekkje, bør utbetalingar så langt det er råd
ikkje skje før tilskotet er innbetalt.
5.
Samtidig med tilvising av utgifter skal det sendast eige
bilag på bruk av fond. (Sjå 5.20.4 Fond posteringsbilag (vedlegg 3)). Kopi
av dokumentasjon (faktura) skal vere hefta ved som underbilag. Gjeld
utgiftsbilaget løn, skal det på inntektsbilaget gjerast eit påslag for sosiale
utgifter, f.t. 26% ekskl. pensjon. Når fleire utgiftsbilag blir tilviste samtidig,
kan bruk av fond tilvisast samla for ein bunke.
6.
Når tilskotsytaren har gjort krav om tilbakebetaling av ubrukt tilskot, må
etaten så snart som mogleg tilvise restbeløpet til utbetaling.
7.
Dersom ytaren ikkje har kravd tilbakebetaling, skal ubrukte midlar førast
til inntekt som bruk av fond seinast 2 år etter at prosjektet må reknast
som avslutta. Den som har fått tilskotet er ansvarleg for å tilvise ubrukte
midlar til inntekt.
8.
Den budsjettansvarlege må snarast sende samandrag av rekneskapen
når ytaren har sett krav om det.
Eksempel
Sjå eksempel i 5.20.5 Øyremerkte tilskot – eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) på
korleis øyremerka tilskot skal førast i rekneskapen.
5.8 Posteringar som ikkje medfører utbetaling
Korreksjonar, omposteringar og anslagsposteringar er posteringar som ikkje er gjort i samband
med utbetaling eller innbetaling. Når det gjeld avdelingar/skolar med Økonomiseksjonen som
rekneskapsførar, skal slike posteringar førast på det vanlege posteringsskjemaet 5.20.6
Posteringsbilag (vedlegg 5).
Ajouført Mai 2014
Side 68 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.8.1
Økonomihandboka del 2
Korrigeringar
Dersom eit bilag skal korrigerast til dømes på grunn av bruk av feil konto, skal korrigeringa førast
på eit nytt bilag. På dette bilaget skal det gå fram kva bilagsnummer korrigeringa gjeld og kva
som er grunnlaget for korrigeringa. På det bilaget som er korrigert skal det gå fram at bilaget er
korrigert og korleis korrigeringa har skjedd med henvisning til det nye bilagsnummeret.
Økonomiseksjonen vil gje posteringsordre i høve der det er openbare feilføringar (t.d. feil bruk av
artskonto). I slike høve skal det gjevast melding til han/ho som har tilvisingsmynde om
opprettinga.
5.8.2
Interne overføringar
290-297 Internkjøp (interne overføringar)
Utgifter til på førehand avtalte kjøp av heile tenester frå andre einingar innan kommunen.
Art 290-299 brukast utelukkande mot arten 790-799 Internt sal, slik at disse artane går i null
for fylket totalt sett. Artane 290-299/790-799 skal berre nyttast i dei høve der det er tale om
reelt kjøp av heile tenester mellom fylket sine einingar, som til dømes elevplassar i den
vidaregåande skole. Det vil seie tenester som blir tilbydd direkte til brukaren, utan vidare
"foredling" frå kjøpande verksemd si side.
Der kor det er mulig å erstatte bruk av 290-299/790-799 med bruk av korrekt kostnadsart i
kombinasjon med 690-699, bør dette gjerast. I høve der vara eller tenesta like godt kan
leverast frå marknaden (til dømes reinhald eller trykkeritenester), bør ein i utgangspunktet
belaste korrekt art hos kjøpande verksemd og art 690-699 hos den verksemd som sel.
Det er viktig å sikre at internt kjøp og sal mellom fylket sine verksemder blir ført på enten
690-699 eller 790-799 (motpost 290-299) på inntektssida, slik at det er mulig å korrigere for
det i hovudoversikter og ved utrekning av nøkkeltal.
Spesielt i samband med budsjettering – sjå forklaring under art 790-799.
Den som skal ha inntekta (har 79-posten) må sende internt krav påført inntektsordre til den som
skal dekkje sin del av utgiftene (har 29-posten). Avtale om fordeling skal vere gjort på førehand.
Den som sender kravet må gjere merknad på dette om at beløpet skal førast på ein 29-post.
Den som får kravet skal gje posteringsordre på 29-posten og sende bilaget til Økonomiseksjonen
for føring.
Art 290 og art 790 skal ikkje nyttast ved internfakturering i Visma.
700-799 Refusjonar
Refusjonsinntekter skal nyttast i dei høve der fylkeskommunen får betalt for utlegg som den
har pådratt seg for andre. Artsgruppa inneheld overføringar med krav til motytingar frå fylket i
form av til dømes produksjon av bestemte tenester. Alle overføringar som ikkje føresett
motytingar frå fylket førast på artsgruppe 800-899 Overføringsinntekter.
690-699 Fordelte utgifter
Inntektsart ved internt sal og fordeling av utgifter frå fellestenester og interne serviceeiningar
til dei einskilde kostnadsstader.
Arten nyttast til inntekter av tilfeldig sal internt, der vara eller tenesta blir levert mellom to
einingar internt i kommunen og kor vara eller tenesta inngår i kjøparverksemda sin
eigenproduksjon.
Døme:
Internt sal av trykkeritenester
Intern leige av lokale
Sal av brukt utstyr og inventar
Interne reinhalds- og vaktmeistertenester
Den verksemd som kjøper nytter relevant utgiftsart, til dømes husleige (190-199) og
vedlikehald, byggtenester (230-239).
Ver merksam på avgrensinga mot 790-799 (motpost 290-299), som nyttast ved internt sal av
heile tenester, som erstattar kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Art 690-699 nyttast for
dei høve der salet inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon av tenester. Avgrensinga
blir tilsvarande som for kjøp av tenester frå eksterne, jf. kommentarar til hovudgruppe 300399 Kjøp av tenester som erstattar kommunal eigenproduksjon.
Ajouført Mai 2014
Side 69 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Det er viktig å bruke art for internt sal for å sikre at salet kan korrigerast i hovudoversikter og
nøkkeltal utrekningar for beløp som berre sirkulerer innan fylket. Eventuelt avgiftspliktig
omsetning mellom einingar internt i kommunen, og som normalt ville høyrt heime på denne
arten, skal likevel føres på 650-659 i samsvar med Kommunal- og regionaldepartementet.
Spesielt i samband med budsjettering - sjå forklaring på art 790-799.
Interne overføringar bør førast så tidleg i året som mogleg.
5.9 Rekneskapsfristar
Økonomiseksjonen sender ut skriv med rekneskapsfristar for komande år før kvart nytt år. Det
kjem eige skriv om fristar knytt til årsavslutninga.
5.10 Rekneskapsføring av fond
Det er laga eit eige skjema som skal nyttast ved alle fondsposteringar. Bilaget må ikkje stiftast til
andre bilag, det kan då bli oversett i Økonomiseksjonen og ikkje ført.
Skjemaet finn du i 5.20.4 Fond posteringsbilag (vedlegg 3).
5.10.1
Gruppering av fond i balansen
Fonda er delt i to hovudgrupper: Driftsfond og kapitalfond. Kvar av gruppene er igjen delt i
bundne og ubundne fond. Skjema fins som vedlegg.
5.10.2
Bruk av art i løyvingsrekneskapen ved fondsføringar
I tillegg til at avsetjing og bruk av fondsmidlar skal førast på vedkomande fondskonto i balansen,
skal slik avsetjing og bruk også registrerast i løyvingsrekneskapen (dvs. drifts- eller
investeringsrekneskapen) på bestemte artskonti.
I vår kontoplan er samanhengen mellom artskonti i løyvingsrekneskapen og kontogruppe i
balansen følgjande:
Kontogruppe i balansen
Art i løyvingsrekneskapen
Avsetjing
Bruk
251-252
Bundne driftsfond
15501
19501*)
253-254
Ubundne investeringsfond
05481
09481
255
Bundne investeringsfond
05501
09501
256-258
Disposisjonsfond
15401
19401**)
*) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: art 09502
**)Bruk av disposisjonsfond i investeringsrekneskapen: art 09401
Avsetjing til fond skal alltid skje med artskonto som startar med 15 eller 05. Tilsvarande er første
siffer 19 eller 09 ved bruk av fond. Tredje siffer er bestemt av om det gjeld bundne eller ubundne
fond: 5 for bundne og 4 for ubundne fond.
Eksempel
Sjå eksempel i 5.20.5 Øyremerkte tilskot – eksempel på føringar i rekneskapen
(vedlegg 4) om bruk av bundne fond
5.10.3
Når skal fondsføringar gjerast?
5.10.3.1 Bundne fond
Som hovudregel skal øyremerka tilskot førast til inntekt og samtidig avsetjast til bundne fond så
snart bindande tilsegn ligg føre. Når utgifter skal finansierast av øyremerka tilskot, skal det
samtidig med tilvising av utgiftsbilag sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå punkt 5.7.4.1)
Merk at inntektsføring i løyvingsrekneskapen og avsetjing til fond i balansen skjer samtidig.
Ajouført Mai 2014
Side 70 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.10.3.2 Disposisjonsfond
Etter innføring av rammestyring er avsetjing til og bruk av disposisjonsfond i utgangspunktet ikkje
aktuelt på det enkelte budsjettansvarsområde. Ei innsparing av ramma blir ikkje lenger avsett til
disposisjonsfond ved rekneskapsavslutninga. Beløpet vil derimot gå inn i fylket sitt
rekneskapsmessige over / underskott. Dei budsjettområde som har overskot, skal derimot
normalt få auka ramma si med tilsvarande beløp det neste budsjettåret. Ei eventuelt meirforbruk
skal normalt trekkjast av ramma neste år.
5.11 Kontorkasse
Det er utarbeidd eigen instruks for bruk av kontorkasser; Instruks for kasseforvaltning i Møre og
Romsdal fylkeskommune.
Kontorkassene er meint å vere utbetalingskasser, i hovudsak til frimerke og andre mindre utgifter.
Institusjonsleiar er ansvarleg for at det er gjort rettidig kontroll av kasse, korrekt rekneskapsføring,
tilfredstillande arbeidsdeling og sikker oppbevaring av kassa.
Ingen må oppbevare større beløp i kontorkassa enn behaldninga som er fastsett av
fylkeskasseraren.
5.11.1
Oppretting og endring av kontorkasser
Rutine ved oppretting og høgding av kontorkasser
1.
Dersom ein institusjon/skole/avdeling har behov for kontorkasse
skal det sendast ein grunngjeven søknad til fagetat om oppretting
av ei slik kasse. Det same gjeld når det er behov for å endre
beløpet i kassa.
2.
Fagetaten vurderer søknaden og sender denne vidare til
Økonomiseksjonen vedlagt ei anbefaling.
3.
Ved innvilging av kontorkasse vil Økonomiseksjonen opprette ein
eigen balansekonto for kassa.
4.
Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren i
sentraladministrasjonen når kontorkasser skal avsluttast.
5.11.1.1 Kassaforvaltning
Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men skal så langt det let
seg gjere ikkje sjølv utføre registreringa.
I instruksen står det at kassa med ujamne mellomrom skal kontrollerast av leiar og at kontrollen skal
dokumenterast på særskilt skjema for slik kontroll. I 5.20.8 Kontroll av behaldnning i kontorkassa
mot kassarekneskapen (vedlegg 7) finn du framlegg til skjema som kan nyttast ved leiar sin kontroll
av kontorkassa.
I vedlegg til dette kapitel finn du 2 skjema som kan nyttast i samband med bruk og kontroll av
kontorkassene.
- kasseteljingsskjema, 5.20.7 Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen
(vedlegg 6).
- kontrollskjema, 5.20.8 Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen
(vedlegg 7).
Skjemaene skal oppbevarast på kvar skole/institusjon som dokumentasjon på at kontroll er utført.
Ved overdraging av kassa må det fyllast ut ei erklæring om overdraging av kassa. Det vanlege
kasseteljingsskjemaet kan nyttast, sum i kassabok og i kassa stemme, og skjemaet må skrivast under
både av den som gjev frå seg og den som overtek kassaansvaret. Til/frå datoar må stå på
oppgjersskjemaet ved overdraging av ansvar.
For dei som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar:
Ved oppgjer av kassa skal det vanlege posteringsskjemaet nyttast. Sjå 5.20.6 Posteringsbilag
(vedlegg 5).
Ajouført Mai 2014
Side 71 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.12 Handtering av utbetalingsanvisningar
Det er viktig at verdipost som utbetalingsanvisningar blir handtert på ein forsvarleg måte.
Framlegg til rutine for handtering av utbetalingsanvisningar.
1.
Verdipost som utbetalingsanvisningar skal førast i
verdipostbok i samband med opning av posten.
2.
Avdelinga/skolen skal sende slik verdipost vidare til
Økonomiseksjonen for rekneskapsføring.
Avdelinga/skolen skal aldri sjølv heve verdiposten.
3.
Verdipostboka skal kontrollerast mot den månadlege
rekneskapen.
4.
Bilagsnummeret skal førast i verdipostboka som
dokumentasjon for utført kontroll.
5.13 Oppretting av eigne bankkonti
Som hovudregel skal all innbetaling skje til Økonomiseksjonen sin bankkonto.
Når oppfølging og kontroll med innbetalingar gjer det nødvendig, kan fylkeskasserar tillate at
innbetaling skjer til ein skole eller institusjon. Slike ordningar må i tilfelle vere godkjente av
fylkeskasseraren på førehand.
Bankkontoar for gåver.
Dersom vi mottar gåver som givaren krev skal stå på eigen bankkonto, skal det tas kontakt med
økonomiseksjonen slik at dei opprettar konto.
Avdelingane skal ikkje opprette eigne bankkonti.
Ajouført Mai 2014
Side 72 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Rutine for oppretting og bruk av eigen bankkonto:
1.
Oppretting av bankkonto skal gjerast av Økonomiseksjonen..
Ved oppretting av bankkonto for gåver skal Økonomiseksjonen kontaktas slik
at dei opprettar kontoen.
2.
Bankkonto skal opprettast på fylkeskommunens organisasjonsnummer.
Rektor/styrar er ansvarleg for bruken av kontoen.
3.
Når det er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket
har avtale med.
4.
Eigen konto skal berre nyttast til innbetalingar når dette er nødvendig av omsyn
til oppfølging og kontroll. Andre innbetalingar skal skje til økonomiseksjonen.
5.
Eigen konto skal ikkje nyttast til utbetalingar utanom overføringar til
Økonomiseksjonen. Anna må avtalast spesielt med fylkeskasseraren.
6.
Dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen skal saldo på konto
overførast innan utgangen av kvar månad.
7.
Alle renteinntekter, også på skolens eigne bankkonti, skal inn i
fylkeskommunen sin rekneskap. Alle renteinntekter skal førast på teneste 8700
renter dvs som ei fellesinntekt på ansvar 90000.
8
Det er særs viktig at saldo på konto blir overført til Økonomiseksjonen innan
31.12. kvart år.Dette gjeld bankkonti som ligg utanfor hovedbankavtalen.
5.14 Høve til betalingskort/kredittkort
Det er høve til å søke om betalingskort eller kredittkort for dei einingar som i stor grad er ute på
reise eller som treng betalingskort til å handle på internett. Kortet må registrerast på ein person,
for eksempel rektor. Det er særs viktig at det blir fremlagt kvittering for kjøpa som skal legges ved
rekneskapsbilaga eller faktura frå kredittkortselskap. Bestilling av kort skal skje gjennom
Økonomiseksjonen.
5.15 Investeringsutgifter
Budsjett og rekneskapsforskriftene seier at utgifter av investeringsmessig karakter skal førast
i investeringsrekneskapen. Med utgifter av investeringsmessig karakter meiner ein mellom
anna eigedom, anlegg, bygningar, maskiner og større utstyr.
I Møre og Romsdal fylkeskommune gjeld følgjande:
Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen dersom beløpet er
kr.100.000 og levetida er 3 år eller meir. Kjøp under kroner 100.000 skal såleis førast i
driftsrekneskapen. Utgifter som er førte i investeringsrekneskapen skal aktiverast og avskrivast i
balansen.
5.15.1
Ansvar for tilvising og budsjettering av utstyrskjøp
Avdelinga/skolen har ansvar for å tilvise utstyrskjøp på rett underpost i rekneskapen i samsvar
med forskriftene sine føresegner om kva som skal førast i investeringrekneskapen og kva som
skal førast i driftsrekneskapen. (Sjå ovanfor).
5.15.2
Ansvar for aktivering og avskriving
Det er Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta aktivering av utstyrskjøp på grunnlag av bokføringa
i investeringsrekneskapen. Alle utstyrskjøp i vedkomande rekneskapsår blir aktiverte i ein samla
sum pr. underpost og teksta med t.d. "2004 utstyr". Det kan vere ein fordel å ha innkjøpsåret med
i kontoteksten.
Ved avslutning av årsrekneskapen er det Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta nødvendige
avskrivingar.
Ajouført Mai 2014
Side 73 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Eksempel
Aktivering:
D:
22499.XXX
2.500.000
K:
25990.112
2.500.000 -
D:
25990.012
250.000
K:
22499.XXX
250.000 -
Avskriving:
I tillegg skal avskrivningane førast i driftsrekneskapen (KOSTRARAPPORTERING) på artane:
15901 – avskrivningar
19901 – motpost avskrivningar
5.15.3
Ansvar for kartotekføring av utstyr
Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må
institusjonane sjølv føre eit manuelt kartotek over det einskilde objekt som er ført i
investeringrekneskapen.
Sjå 1.6
Rutine ved kartotekføring av utstyr
1.
Før opp utstyret sin innkjøpspris og innkjøpsår i
kartoteket.
2.
Ved sal. evt. kondemnering av utstyr skal dette
registrerast i kartoteket.
3.
Gje Økonomiseksjonen melding om slik
sal/kondemnering slik at Økonomiseksjonen kan føre
utstyret ut av balansen.
5.15.4
Finansiering av drifts- og investeringsutgifter
Driftsutgifter kan berre finansierast av løpande inntekter, medan investeringsutgifter kan
finansierast med løpande inntekter, lån, sal av eigedom mv.
5.15.5
Vedlikehald eller påkostning?
Vedlikehald gjort for å rette på alminneleg slitasje er ei driftsutgift og skal førast i
driftsrekneskapen. Større vedlikehaldsarbeid/ominnreiing som klart aukar bygninga/anlegget sin
bruksverdi skal førast i investeringsrekneskapen.
5.15.6
Samansett kjøp
Når det gjeld samansett kjøp, dvs. når dei enkelte einingane i kjøpet ikkje kvar for seg når opp til
beløpsgrensa på kr. 100.000, må kjøpet sjåast på som eit heile dersom føremålet med kjøpet er
at alle delane skal nyttast saman, eller at dei ikkje kan nyttast kvar for seg. Dette betyr at den
enkelte delen blir å føre som investeringsutgift sjølv om prisen ligg under kr. 100.000, dersom
heile kjøpet er over beløpsgrensa og levetida er minst 3 år.
Forskriftene gjer eit unntak frå 100.000-kroners regelen når utstyrskjøpet skjer i samband med
innreiing av bygningar m.v. Når slik utstyr blir kjøpt samla,skal utgifter til kjøp av utstyr førast i
investeringsrekneskapen sjølv om det enkelte objekt har ein innkjøpspris på under kr. 100.000.
Dette gjeld t.d. elevpultar ved innreiing av ein ny skole.
5.15.6.1 Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen finansiert med bruk av driftsmidlar
Kjøp av utstyr til ein pris på minst 100.000 kroner og som har ei økonomisk levetid på 3 år eller
meir, skal budsjetterast og bokførast i investeringsrekneskapen.
Ajouført Mai 2014
Side 74 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Når fylkestinget løyver pengar til investeringar av årets driftsmidlar, er det viktig å merke seg at
slike overføringar kan bli stroke ved eit eventuelt rekneskapsmessig meirforbruk ved
rekneskapsavslutninga. Bruk av årets driftsrammer til investeringar ved dei ulike
budsjettansvarsområde, blir derimot ikkje stroke.
Eksempel 1 – utstryrskjøp finansiert av fylkestinget:
I budsjettvedtaket har fylkestinget løyvd 1.000.000 til kjøp av utstyr ved ein skole (ansvarskode
20100) finansiert med bruk /overføring av driftsmidlar.
Investeringsbudsjett:
Debet 02003 20100 92 5101 6300 Kr.
1 000 000
Kredit 09701 90000 92 8800 9000 Kr.
-1 000 000
Driftsbudsjett:
Debet 15701 90000 73 8800
Kr.
1 000 000
Eksempel 2 – utstyrskjøp finansiert av årets driftsmidlar dvs budsjettendring:
Ein skole (20100) omdisponerar 100.000 kroner på post 10101 fast løn til investrering av utstyr.
Melding om budsjettendring skal sendast utdanningsavdelinga. Budsjetteringa blir som følgjer:
Investeringsbudsjett:
Debet
02003 20100 92 5101 6300 Kr.
100 000
Kredit
09701 20100 92 5101 6300 Kr.
-100 000
Driftsbudsjett:
Debet
15701 20100 05 5101
Kr.
100 000
Kredit
10101 20100 05 5101
Kr.
-100 000
Merknad: Ver oppmerksom på at rett investeringsramme i investeringsrekneskapen for utdanning
er ramme 92 og at investeringsrekneskapen krev at ein bruker prosjektnummer.
I rekneskapen skal kjøpet bokførast i investeringsrekneskapen på vanleg måte på utgiftskonto
02003
20100
92
5101 6300 Kr.
100 000
I tillegg skal det bokførast eit hovudboksbilag med overføring av driftsmidlar frå driftsrekneskapen
til investeringsrekneskapen, som skal sendast økonomiseksjonen for postering, slik:
09701
20100
92
5101 6300
Kr.
-100 000
15701
20100
05
5101
Kr.
100 000
5.16 Prosjekt
Dersom utgifter/inntekter skal skiljast ut må det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved
tilvising. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektnummer.
Ajouført Mai 2014
Side 75 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.17 Kontroll med fylkeskommunen sine tilskotsbidrag
Det hender at fylkeskommunen sine midlar eller midlar fylkeskommunen står som formidlar av,
blir ytt som tilskot m.v. til offentleg og privat verksemd som elles ikkje er underlagt
fylkesrevisjonens kontroll. I slike høve skal det, dersom ikkje anna er fastsett, overfor mottakaren
takast atterhald om at den som yter tilskotet m.v. eller fylkesrevisjonen, skal ha høve til å
iverksetje kontroll med at midlane blir brukt etter føresetnadene.
5.18 Gåvekontoar og legat
Etter reglane i budsjett- og rekneskapsforskriftene skal legat og gåvefond registrerast i drifts/investeringrekneskapen og i balanserekneskapen som bunde drifts- eller investeringsfond
dersom gjevaren har øyremerka midlane til bestemte formål. Ta kontakt med
økonomisesjonen for å få oppretta eigne balansekonti til drifts- eller investeringsfond.
5.18.1
Eigne bankkonti for legat/gavefond
Det skal kun opprettast eigen bankkonto for gaver når dette er eit vilkår frå givaren. Ta kontakt
med økonomiseksjonen for å få oppretta bankkonto.
Se vedlegg 5.20.10, 5.20.11,5.20.12
5.19 Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering
Økonomiseksjonen har laga eit sett rapportar som den budsjettansvarlege sjølv kan lese av på
skjerm eller skrive ut (Web – økonomirapportering.) Ut frå desse rapportane får ein til ei kvar tid
ei detaljert oversikt over bokførte inntekter/utgifter.
Budsjettkontrollen kan gjerast kontinuerleg, men vi viser til dei periodiske rapporteringane som
må gjerast i samband med ordinær månadsavslutning, avslutning av tertial osv.
Basert på opplysningane i rapportane, kontrollerer den ansvarlege at alt stemmer med tilvist
beløp.
Eventuelle bilag som gjeld oppretting av feilføringar bør helst skje i same periode(månad) som
feilen oppstod.
5.19.1
Typar rapportar
Det er to hovedtypar rapportar i systemet:
- Standardrapportar er rapportar som ligg ferdig i systemet.
- Webrapportar som brukaren må lage sjølv.
Dei viktigaste Webrapportane som er laga til no er:
- Balansekonti for kvar skole/avdeling osv
- Ulike budsjettkontrollar for drift og investering. (Budsjettoppfølging hittil i år,
Prosjektrapport drift, Prosjektrapport investering, diverse spesialrapportar laga på
bestilling frå dei ulike kostnadsstadane osv.)
Brukarane kan sjølv lage sine eigne rapportar etter behov.
Felles for rapportane i Web er at ein kan drille seg ned på bilagsnivå for å avklare moglege avvik.
5.19.2
Kontrollar
1. Budsjettkontroll
Formålet med rapportane er at den budsjettansvarlege kan lese av forbruket mot budsjettet og
kunne lage seg prognosar for året. Rapportane viser i kroner og relativt kor mykje som er
medgått i høve til godkjent budsjett.
- Sjå etter om postane har store avvik frå budsjett.
Ved avvik:
-
Ajouført Mai 2014
Kontrollere av budsjettet er rett periodisert
Dersom periodiseringa er rett og det ligg an til å bli overskriding må tiltak setjast i verk.
Side 76 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Alternativet er anten innsparing resten av budsjettåret, omdisponering eller søknad om tilleggsløyving.
2. Kontroll bilag
Einingar i fylket som registerer sine eigne bilag må ta ut standardrapporten ”Ikkje posterte bilag».
Dette bør gjerast før dei avsluttar posteringane sine for dagen ved å gå inn på systemet slik:
- Registrering – Ikkje posterte bilag.
Desse rapportane må oppbevarast i ringperm ute på skolar og avdelingar og fungere som
posteringsjournal som skal kontrollerast mot bilaga:
Kontroller at alle bilaga er komne med
Kontroller at alle bilag er ført på rett konto
Kontroller at rett beløp er registrert
Kontroller rett leverandør
Kontroller rett bruk av mva-koder
Avstem føring på fondskonto etter at bunken er postert, dvs dagen etter registrering
(sum ført på fondskonto dvs 5- og 9- postar er lik endringar på fondskontoane i
balansen)
Økonomiseksjonen posterer alle bilag i forbindelse med remittering kvar dag ca. kl. 13.00.
-
3. Kontroll balanserapporten
Saldo på balansekonti som den enkelte budsjettansvarlege har ansvaret for må kunne forklarast
/avstemmast (sjå pkt 5.7.3.2)
Ajouført Mai 2014
Side 77 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.20 Vedlegg
5.20.1
Posteringsbilag (vedlegg 1A)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsskjema: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør
nyttast.
Etat/institusjon
Merknad
POSTERINGSBILAG
Økonomiavdelinga
Dato
År/periode
Inntekstføring av anslagspostering
2004/12
KONTONR
Tekst
Art
Ans.
Ram.
12701
13300 03
Bilag nr.
Ten.
Pro.
DEBET
KREDIT
MVA
Bygg
4200
23270900
Anslag - Unique AS
25 000,00
"
25 000,00
SUM
Kontrollert/attestert:
Tilvist:
Kr._____________________
Dato/underskrift:
Dato/underskrift
25 000,00
25 000,00
Ved oppgjer til fylkeskassa:
Kr.__________________________ er ført over til fylkeskassa
sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato ______________
-----------------------------------------------------
Ajouført Mai 2014
-------------------------------------------------------
Side 78 av 172
5 Rekneskap
bilag
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.20.2
Økonomihandboka del 2
Posteringsbilag (vedlegg 1B)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget Posteringsskjema: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør
nyttast.
Etat/institusjon
Merknad
POSTERINGSBILAG
Økonomiavdelinga
Dato
År/periode
Inntekstføring av anslagspostering
Bilag nr.
2005/01
K O N T ON R
Tekst
Art
Ans.
Ram. Ten.
12701
13300
03
DEBET
KREDIT
MVA
Pro. Bygg
4200
Anslag - Unique AS
25 000,00
"
23270900
25 000,00
SUM
Kontrollert/attestert:
Tilvist:
Kr._____________________
Dato/underskrift:
Dato/underskrift
25 000,00
25 000,00
Ved oppgjer til fylkeskassa:
Kr.__________________________ er ført over til fylkeskassa
sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato ______________
-----------------------------------------------------
Ajouført Mai 2014
-------------------------------------------------------
Side 79 av 172
5 Rekneskap
bilag
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.20.3
Økonomihandboka del 2
Rekvisisjon (vedlegg 2)
Ajouført Mai 2014
Side 80 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.20.4
Økonomihandboka del 2
Fond posteringsbilag (vedlegg 3)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsskjema finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette
bør nyttast.
POSTERINGSBILAG
Bilaget må ikkje stiftast til andre
bilag.
FOR FOND
ART I BEV.REKN.
KONTOGRUPPE I BALANSEN
AVSETJ.
ÅR POST.DATO
Skjemaet skal nyttast for ALLE
føringar som gjeld fond.
ETAT/INSTITUSJO
BILAG NR. N
BRUK
251-252
Bundne driftsfond
15501
19501*)
253-254
Ubundne kapitalfond
05481
09481
255-255
Bundne kapitalfond
05501
09501
Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i
bevilgnings-
256-258
Disposisjonsfond
15401
19401**)
rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til
venstre.
*) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502
**) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401
KONTONR
Art
TEKST
Ans.
Ram.
Ten.
Pro.
DEBET
KREDIT
Bygg
SUM
MERKNAD
Rett beløp, konto og art kontrollert:
Stad/dato: ...........................................................
Ajouført Mai 2014
Namn: ....................................................................
Side 81 av 172
5 Rekneskap
Bilagfnd
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.20.5 Øyremerkte tilskot – eksempel på føringar i rekneskapen
(vedlegg 4)
(D = debet, K = kredit, E = Etat, ø = økonomiavd., KF = Kortsiktig fordring, p. = post)
1.
Inntektsføring/innbetaling
Eksempel 1:
Fylket får 2. tertial tilsegn om 1.000 i tilskot. 3. Tertial blir 600 innbetalt, resten kjem neste år.
2.
tertial
Når tilsegnet kjem førast:
E: Drift
Inntekt, p. 17/07*)
K
E: Drift
Avsetn. fond, p.
D:
E: Balanse
2.5 1-2.52 Fond
K:
E: Balanse
2.13KF
D:
*) 17 = inntekt drift / 07 = inntekt investering
1.000
1.000
1.000
1.000
Avsetning til fond blir gjort under same ansvarsområde og formål som inntektsføringa.
Nettoverknad på etat/formål = 0.
Etaten har eit bundet fond på 1.000, og fylket har ei fordring på 1.000.
3.
tertial
Når tilskotet blir innbetalt førast:
ø: Balanse
ø: Balanse
2.10 Post/bank
2.13KF
D:
K:
600
600
Ved årsskiftet har fylkeskommunen ei fordring på 400. Etaten må følgje opp at denne blir
innbetalt neste år.
2.
Bruk av fond
Eksempel 2:
Av tilskotet i eks. 1 blir 100 brukt i 2. tertial og 600 i 3. tertial.
2.
tertial
Utgifter
E: Driftsutgifter
Ø: Balanse 100
post 10-13(eventuelt 00-03)
2.10 Post/bank
D:100
K:100
Bruk av fond
E: Drift Bruk fond, p. 195/095
E: Balanse
2.5 1-2.52 Fond
Nettoverknad på ansvar/formål = 0
Fondet er no på 900.
3.
K: 100
D: 100
tertial
Ajouført Mai 2014
Side 82 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Utgifter
E: Drift Utgifter post 10-13(alternativt 00-03)
Ø: Balanse
2.10 Post/bank
D: 600
K: 600
Bruk av fond
E: Drift Bruk fond, p. 195/095
E: Balanse
2.5 1-2.52 Fond
K: 600
D: 600
Nettoverknad på ansvar/formål = 0. Fondet er no på 300.
Årsrekneskapen viser:
Drift:
Utgift
Avs.fond
Bto. utgift
Inntekt
Bruk av fond
700
1.000
1.700
1.000
700
1.700
0
Nto. utgift
Saldo i balansen: 3.13KF
2.5 1-2.52 Fond
400
- 300
Sjekk ut om det skal vere - i siste linje.
3.
Delar av tilskotet blir ikkje brukt
Eksempel:
300 av eit tilskot blir ikkje brukt. Beløpet står som fond frå tidlegare år.
Ikkje krav om tilbakebetaling
E: Drift
E:Balanse
Bruk av fond, p. 195/0
2.51-2.52 Fond
K: 300
D: 300
Ansvarsområdet/formålet har fått inntekt på 300 som blir i drifta.
Ubrukt tilskot sendast tilbake
Dersom beløpet skal sendast tilbake til ytaren, blir det i tillegg følgiande føring:
E: Drift
E: Balanse
Utgift, p.13/03
2.10 Post/bank
D: 300
K: 300
Netto verknad på ansvarsområdet/formålet er no = 0.
Ajouført Mai 2014
Side 83 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.20.6
Økonomihandboka del 2
Posteringsbilag (vedlegg 5)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsskjema finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette
bør nyttast.
Etat/institusjon
POSTERINGSBILAG
Merknad
Dato
KONTONUMMER
Art
Ans.
Ram.
Tekst
År/periode
Bilag nr.
DEBET
KREDIT
MVA
Ten. Pro. Bygg
SUM
Kontrollert/attestert:
Tilvist:
Kr._____________________
Dato/underskrift:
Dato/underskrift
Ved oppgjer til fylkeskassa:
Kr.__________________________
er ført over til fylkeskassa
sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato ______________
----------------------------------------------
Ajouført Mai 2014
----------------------------------------------
Side 84 av 172
bilag
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
5.20.7 Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen
(vedlegg 6)
Dato
Kontanter
i kassa
Ajouført Mai 2014
Sjekkar,
Utbetalingar, Innbetalingar,
giroar til
ikkje bokført ikkje bokført
disp. mm
Side 85 av 172
Sum
Saldo i følge
kassarekneskap
Attestasjon
av
kasserar
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.20.8
Økonomihandboka del 2
Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7)
Dato for
kontroll
Ajouført Mai 2014
Kontantar, sjekkar, giroar i
kassa
Utbetalingar,
ikkje bokført
Side 86 av 172
Innbetalingar,
ikkje bokført
Sum
Saldo i følge
kassarekneskap
5 Rekneskap
Underskrift av leiar
Møre og Romsdal fylkeskommune
5.20.9
Økonomihandboka del 2
FOR-2004-12-01-1558 Forskrift om bokføring
§ 5-1-1. Salgsdokumentets innhold
Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde:
1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen,
2. angivelse av partene,
3. ytelsens art og omfang,
4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen,
5. vederlag og betalingsforfall, og
6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves
spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven §
11-1 annet ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt –
Merverdiavgift ikke beregnet».
0 Endret ved forskrift 26 mars 2010 nr. 464. Endres 1 jan 2014 ved forskrift 28 juni 2013 nr. 805.
§ 5-1-1a. Språk i salgsdokument
Salgsdokumentet skal utstedes på et språk som nevnt i bokføringsloven § 12.
Bokføringspliktige med filialer i utlandet kan likevel utstede filialens salgsdokument
på det lokale språket.
0 Tilføyd ved forskrift 7 sep 2012 nr. 865.
§ 5-1-2. Angivelse av partene
Angivelse av kjøper, jf. § 5-1-1 nr. 2, skal minst inneholde kjøpers navn, og adresse
eller organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov 3. juni 1994 nr. 15 om
Enhetsregisteret § 23. Ved salg som nevnt i § 5-1-1 nr. 7 skal kjøpers
organisasjonsnummer alltid angis. Dersom kjøper er registrert i
Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene
MVA.
Selger kan fravike krav om angivelse av kjøper, jf. § 5-1-1 nr. 2, ved kontantsalg fra
detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig og varen eller
tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller
tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr 40 000
eller mer inklusive merverdiavgift. Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes
dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. I slike tilfeller skal selger signere
og stemple dokumentasjonen.
Angivelse av selger, jf. § 5-1-1 nr. 2, skal minst omfatte selgers navn og
organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov 3. juni 1994 nr. 15 om
Enhetsregisteret § 23. Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal
organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA. Dersom selger er registrert i
Merverdiavgiftsregisteret ved representant etter merverdiavgiftsloven § 2-1 femte
ledd, skal også representantens navn og adresse fremgå av salgsdokumentet.
Dersom selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap
Ajouført Mai 2014
Side 87 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
skal også ordet « Foretaksregisteret » fremgå av salgsdokumentet, jf.
foretaksregisterloven § 10-2. Videre skal hovedkontorets adresse framgå av
salgsdokumentet til slik selger. Dersom slik selger er under avvikling, skal dette
framgå av salgsdokumentet.
0 Endret ved forskrifter 26 mars 2010 nr. 464, 7 sep 2012 nr. 865, 17 sep 2012 nr. 880. Endres 1 jan 2014 ved
forskrift 28 juni 2013 nr. 805.
§ 5-1-3. Nummerering av salgsdokumentet
Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved
maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen
måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel
måte.
Bokføringspliktige som nevnt i § 5-2-1 tredje ledd, kan i stedet for fortløpende
nummerering av hver enkelt selgers salgsdokument, anføre i salgsdokumentet hvor
mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret.
0 Endret ved forskrift 20 des 2006 nr. 1516 (i kraft 1 jan 2007). Endres 1 jan 2014 ved forskrift 28 juni 2013 nr. 805.
For å sjå meir av Bokføringsforskriften gå inn på http://lovdata.no
Budsjettering/bokføring utanom opphavelege investeringsbudsjett
(vedlegg 9)
Innholdet i dette vedlegget er satt inn i punkt 5.15.6.1 Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen
finansiert med bruk av driftsmidlar, side 74.
Ajouført Mai 2014
Side 88 av 172
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
5.20.10 Posteringsbilag – nytt legat/gåve (vedlegg 10)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsbilag finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette
bør nyttast. Kun eigen bankkonto dersom givaren krev det.
Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som
gjeld fond.
POSTERINGSBILAG
FOR FOND
KONTOGRUPPE I BALANSEN
ART I BEV.REKN.
ÅR
POST.DATO
AVSETJ.
2004/12
05.01.2005
BRUK
251-252
Bundne driftsfond
15501
19501*)
253-254
Ubundne kapitalfond
05481
09481
255-255
Bundne kapitalfond
05501
09501
256-258
Disposisjonsfond
15401
19401**)
Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag.
BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON
Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i
bevilgningsrekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre.
*) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502
**) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401
KONTONR
TEKST
Art
Ans.
Ram.
Ten.
17701
20100
05
5101
Pro.
20100
05
5101
25120xxx
Bygg
100 000,00
"
100 000,00
"
100 000,00
"
100 000,00
SUM
MERKNAD
Mottatt kr. 100.000 som gåve frå. Beløpet avsetjast til fond 25120xxx og eigen bankkonto 21020xxx.
Rett beløp, konto og art kontrollert:
Stad/dato: ...........................................................
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
KREDIT
Gåve frå NN
21020XXX
15501
DEBET
Namn: ....................................................................
Side 89 av 172
5 Rekneskap
200 000,00
200 000,00
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
5.20.11 Posteringsbilag – Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsbilag finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette
bør nyttast.
Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som
gjeld fond.
POSTERINGSBILAG
FOR FOND
KONTOGRUPPE I BALANSEN
ART I BEV.REKN.
ÅR
POST.DATO
AVSETJ.
2004/12
05.01.2005
BRUK
251-252
Bundne driftsfond
15501
19501*)
253-254
Ubundne kapitalfond
05481
09481
255-255
Bundne kapitalfond
05501
09501
256-258
Disposisjonsfond
15401
19401**)
Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag.
BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON
Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i
bevilgningsrekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til
venstre.
*) Bruk av bundne driftsfond i
investeringsrekneskapen: Art 09502
**) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401
KONTONR
TEKST
Art
Ans.
Ram.
Ten.
19501
20100
05
5101
25120xxx
Pro.
DEBET
Bygg
Bruk av gåvefonf
"
Buk av gåvefond: Når ein brukar av gåvefondet til innkjøp i samsvar med statuttane for fondet, skal ein føre bruk av fondsmidlane. Det er tilstrekkeleg
at eigar av fondet sender oversikt over medgåtte fondsmidlar pr. 31.12 i det året forbruket har skjedd.
Rett beløp, konto og art kontrollert:
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Namn: ....................................................................
Side 90 av 172
10 000,00
10 000,00
MERKNAD
Stad/dato: ...........................................................
KREDIT
5 Rekneskap
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
5.20.12 Posteringsbilag – Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12)
Her er vist eit døme på utfylling av bilaget .
Posteringsbilag finnes på:
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomiloenn/Skjema/Rekneskap:. Dette bør nyttast.
KONTOGRUPPE I BALANSEN
POSTERINGSBILAG
Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld
fond. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag.
FOR FOND
ART I BEV. REKN.
ÅR
AVSETJ. BRUK
2004/12 05.01.2005
POST.DATO BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON
251-252
Bundne driftsfond
15501
19501*)
253-254
Ubundne kapitalfond
05481
09481
255-255
Bundne kapitalfond
05501
09501
Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i bevilgnings-
256-258
Disposisjonsfond
15401
19401**)
rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre.
*) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502
**) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401
KONTONR
TEKST
Art
Ans.
Ram.
Ten.
19002
90000
79
8700
Pro.
21020XXX
15501
90000
79
8800
25120xxx
DEBET
Bygg
Renter
2 000,00
"
2 000,00
"
2 000,00
"
2 000,00
SUM
MERKNAD
Inntektsføring av renter på gåvekonto. Rentene blir lagt til fondet.
Rett beløp, konto og art kontrollert:
Stad/dato: ...........................................................
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
KREDIT
Namn: ....................................................................
Side 91 av 172
5 Rekneskap
4 000,00
4 000,00
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
6 Rapportering
Rammestyring er vedteke som styringsprinsipp i Møre og Romsdal fylkeskommune. Innanfor eit
slikt styringssystem er det gjeve stor grad av mynde til tenesteproduserande nivå. I eit slikt
system er det viktig at rutinane for rapportering og oppfølging av rapportar fungerer
tilfredsstillande.
Det har tradisjonelt vore ei einsidig fokusering på budsjett og budsjettramme. Det vil etter kvart
leggjast meir vekt på gjennomført aktivitet i samband med rapportering. Den vedtekne
budsjettramma føreset ein gitt aktivitet. Bruk av budsjetterte midlar utan at aktivitet er gjennomført
i samsvar med planar er sett på som ei overskriding av budsjett.
6.1 Rapportering i fylkeskommunen i dag:
Kven som skal rapportere kva til kven når, kan oppsummerast i denne tabellen
Mottakar
Rapporteringstidspunkt
Avsendar
Innhald
Fylkesrådmannen
Rapportering pr
mars, april, juni,
august og oktober
Etatar og avdelingar.
Utdanningsavd.
rapporterer på
grunnlag av rapportar
frå skolar.
Fylkesrådmannen
fastsett innhaldet i
rapporten.
Utdanningsavd. gjev
retningslinjer til ytre
etatar.
Hovudutvala
Rapportering pr
april og pr august
Etatar med
hovudutval.
Etatsjef fastset sjølv
innhaldet i rapporten.
Fylkesutvalet
Rapportering pr
april og pr august
Fylkesrådmannen på Fylkesrådmannen gjev
grunnlag av rapportar retningslinjer for
frå avdelingar og
innhaldet i rapporten.
stabseiningar.
Fylkestinget
Årsrapporten blir
lagt fram for
fylkestinget i april
kvart år
Fylkesrådmannen
Regulert av
kommunelov og
budsjett- og
rekneskapsforskriftene
Ved rapportering til fylkesrådmannen og fylkesutvalet skal etatane sende rapportane til
Økonomiseksjonen som koordinerer rapportane før dei går til fylkesrådmannen som ein samla
rapport.
6.2 Grunnlaget for rapportering
Rapporteringa skjer på grunnlag av budsjett -og rekneskapstal i økonomisystemet på
rapporteringstidspunktet
I tillegg til rapportering på rekneskaps- og budsjett-tal, er det fokusert på prognosar for året. Til
utarbeiding av prognosar kan det nyttast ulike prognoseverkty, men prognostisering handlar mest
av alt om å seie noko om framtida på bakgrunn av tidlegare erfaringar og planlagt aktivitet resten
av året. Til dette treng ein ikkje avanserte prognoseverkty.
Skal prognosearbeidet ha nokon nytteeffekt, må erfaringane ein bygg på vere basert på mest
mogleg rett rekneskap. Samtidig må prognosa vere forankra i den planlagte aktiviteten for resten
av året. Derfor er det ein føresetnad at også den driftsansvarlege er delaktig i prognosearbeidet.
6.2.1
Viktig ved rapportering
Periodiseringa av budsjett- og rekneskapstala skal vere ajour i rekneskapssystemet på
tidspunktet for rapportering. I denne samanheng er det viktig å leggje til grunn at
Ajouført Mai 2014
Side 92 av 172
6 Rapportering
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
periodiseringsfeila skal vere vesentlege før ein legg arbeid i omperiodisering. Dette gjeld både for
rekneskap og budsjett.
Periodisering av budsjettet
Det er svært viktig at periodiseringa av budsjettet blir halde ajour til ei kvar tid, og ikkje minst i
samband med rapportering. Dersom det er periodiseringsfeil i budsjettet ved rapportering, vil
dette gje seg utslag i eit avvik mellom rekneskap og budsjett. Alle budsjettendringar og
omdisponeringar og periodiseringsendringar må vere på plass på rapporteringstidspunktet. Sjå
2.9 Periodisering side 302.9.
Periodisering av rekneskapen
Rekneskapsføringa skal vere ajour. Dette betyr at ein må sjå til at fakturaer og andre
rekneskapsbilag blir registrerte i rekneskapen på den månaden dei høyrer heime. For dei som
har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar blir det sendt ut eige skriv med fristar for innsending
av rekneskapsbilag i samband med rapportering til fylkesrådmannen og fylkesutvalet.
6.2.2
Rapportering av aktivitet
Rapportering av aktivitet vil krevje etablering av meiningsfylte driftsindikatorer. Slike
driftsindikatorer vil bli utarbeidd i nært samarbeid mellom Økonomiseksjonen og dei einskilde
ansvarsområda. Erfaringane frå, og anbefalingane i samband med KOSTRA-registreringane vil
her bli nyttige.
6.2.3
Rapportering av avvik
For alle rammeområde skal avvik mellom periodebudsjett og rekneskap kommenterast og
grunngjevast kort. Dersom rammeområdet forventar overskriding av årsbudsjettet sitt skal det
også førast opp kva for tiltak som er/vil bli sett i verk for å minske overskridinga mest mogleg.
6.2.4
Rapportering av tiltak
Til bruk i tiltaksrapporteringa har Økonomiseksjonen utarbeidd ein rapporteringsmal. Denne skal
brukast i dei tilfelle avviket mellom årsbudsjett og årsprognose er vesentleg. Tiltaka skal
beskrivast så konkret at den venta effekten kan talfestast. Det skal vidare settast opp ein
progresjonsplan for effekten av tiltaka. Framdrift i måloppnåing skal rapporterast til etatsjef kvar
månad.
Ajouført Mai 2014
Side 93 av 172
6 Rapportering
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
6.3 Rapportering til fylkesutdanningssjef
Ansvar
Leiaren av skolen er ansvarleg for rapportering til etatsjefen.
Tidspunkt
Ytre etatar rapporterer til etatsjef i samband med rapportering til fylkesrådmann/ fylkesutval.
Etatsjefen gjev fristar for rapportering.
Innhald
All rapportering til fylkesrådmannen frå fagetatane skjer på grunnlag av data frå ytre etatar.
Utdanningsavdelinga gjev retningslinjer til skolane om innhaldet i rapportane til etatsjef.
Etatsjefen kan, dersom han føler behov for det, be om å få meir omfattande rapportar frå
underliggande nivå enn det som blir kravd i dei obligatoriske rapportane. Dette kan til dømes vere
aktuelt overfor organisasjonseiningar som har spesielle problem med å halde budsjettrammene
eller planlagt aktivitetsnivå.
6.3.1
Vidaregåande skolar
Dei vidaregåande skolane skal rapportere til fylkesutdanningssjefen på eige skjema. Desse
opplysningane skal hentast frå driftsrapportane som skolane sjølve kan taka ut så snart som
periodane er avslutta.
Ajouført Mai 2014
Side 94 av 172
6 Rapportering
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
6.4 Rapportering til fylkesrådmannen
Ansvar
Etatsjef/avdelingssjef er ansvarleg for at etaten rapporterer til fylkesrådmannen.
Tidspunkt
Det skal vere rapportering til fylkesrådmannen på desse tidspunkta
pr april (1. tertial)
pr juni
pr august (2. tertial)
pr oktober
Økonomiseksjonen sender kvart år ut eige skriv der fristane knytt til rapporteringa går fram.
Innhald
Fylkesrådmannen gjev retningslinjer for korleis etatane skal rapportere. Sjå punkt 6.4.1.
Rapportering til fylkesrådmannen frå fylkesutdanningssjefen skjer på bakgrunn av rapportar frå
dei vidaregåande skolane.
Fylkesrådmannen har gitt retningslinjer for korleis etatsjef skal rapportere vidare. All rapportering
frå etatsjef til fylkesrådmannen skal gå om Økonomiseksjonen for samordning.
Økonomiseksjonen sender kopi av rapporten til fylkesrådmannen og til fylkesrevisjonen
6.4.1
Innhaldet i rapporten til fylkesrådmannen
Tertialrapportane til fylkesrådmannen skal ha følgjande obligatoriske innhald:
1. Taldel
2. Kommentarar/vurderingar
3. Evt. tiltak for å rette opp budsjettbalansen
4. Konklusjon/årsprognose
1. Taldel
Frå driftsrekneskapen (drifts- og finansieringspostar) skal følgjande rapporterast:
Akkumulert hittil i år
Drift Avvik
2010
Ansvarsområde
Budsjett
Reelt avvik
Årsbudsjett Prognose Avvik
Fylkesrevisjonen
-
-
-
-
-
-
-
Kontrollutvalet
-
-
-
-
-
-
-
Resultat/netto forbruk
-
-
-
-
-
-
-
Tabellen viser 3 avvik:
-
Rapportavvik, dvs. dei avvik rekneskapsrapportane frå økonomisystemet viser
-
Reelt avvik, dvs. avvik etter korrigeringar for feil periodisering og manglande
posteringar
-
Prognose for året, dvs. samla reelt avvik for budsjettåret
Ideelt sett skal rapportert avvik vere lik reelt avvik. Avviket mellom rapportert avvik og reelt avvik
seier noko om kor god periodiseringa har vore.
Ajouført Mai 2014
Side 95 av 172
6 Rapportering
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2. Kommentarar/vurderingar
Etatane må kommentere/vurdere:
-
Reelle avvik
-
Evt. differanse mellom rapportavvik og reelle avvik
-
Prognose for årsavvik
Kommentarane skal vere korte og bør seie noko om kor sikre eller usikre vurderingane er.
3. Tiltak
Dersom det reelle avviket er stort, må etatsjefane gjere greie for tiltak dei vil setje i verk på kort og
lengre sikt for å få budsjettet i balanse. Sjå elles punkt 6.2.2.
4. Konklusjon/årsprognose
Det må her gjerast greie for korleis etaten reknar med at den vil kome ut i høve til gjeldande
økonomiske ramme.
6.5 Rapportering til hovudutval
Ansvar
Det er etatsjefen som er ansvarleg for rapportering til hovudutval.
Tidspunkt
Det skal rapporterast til hovudutvala minst to gonger kvart år, årsrapportering ikkje medrekna.
Tidspunkt for rapportering til hovudutval:
pr april (1. tertial)
pr august (2. tertial)
Innhald
Etatsjefen fastset sjølv kva som skal vere innhaldet i rapporten. Rapporteringa til hovedutvala
skal vere meir omfattande enn det som blir rapportert til fylkesrådmannen/fylkesutvalet på same
tidspunkt.
Kopi til
Av rapporten til hovudutvalet skal det sendast kopi til fylkesrevisjonen.
6.6 Rapportering til fylkesutvalet
Opplegget for rapportering til fylkesutvalet er det same som for rapportering til fylkesrådmannen.
Rapporten blir lagt fram som ei eiga sak til fylkesutvalet.
Ansvar
Fylkesrådmannen har ansvaret for rapportering til fylkesutvalet. Rapportar frå alle etatar og
avdelingar legg grunnlag for fylkesrådmannen si rapportering til fylkesutvalet.
Tidspunkt
Det skal rapporterast til fylkesutvalet på desse tidspunkta:
pr april (1. tertial)
pr august (2. tertial)
Ajouført Mai 2014
Side 96 av 172
6 Rapportering
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
6.7 Årsrapport til fylkestinget
Ansvar
Fylkesrådmannen skal legge fram årsrekneskapen for fylkestinget på april-tinget kvart år.
Tidspunkt
Årsrekneskapen blir lagt fram på april-tinget kvart år.
Økonomiseksjonen sender kvart år i oktober/november ut eige skriv med orientering om dei fristar
som gjeld. Det er gjeve fristar for
- gjennomgang av uteståande fordringar
- bilag til kapitalrekneskapen
- fristar for fakturabilag
- anslagsposteringar
- osb.
6.8 Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt
Det må strekast under at så snart nokon blir kjent med budsjettoverskridingar av ramma av noko
omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for
rapportering.
Ajouført Mai 2014
Side 97 av 172
6 Rapportering
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7 Løn
7.1 Generelt
Kostnaden til løn og sosiale utgifter utgjer meir enn halvparten av fylkeskommunen sine samla
driftskostnader. Desse utgiftene fordeler seg på fast regulativløn, ekstra godtgjersle for uhøveleg
og forlenga arbeidstid, løn til vikarar og ekstrahjelp, overtidsgodtgjersle, feriepengar,
medlemspremie til pensjonsordninga og arbeidsgjevaravgift til folketrygda.
Lønskostnadene er ein stor del av fylkeskommunen sine driftskostnader, og det er derfor svært
viktig at det blir innarbeidd gode rutinar når det gjeld tilvising og utbetaling av løn.
7.1.1
Lønseiningar
Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen betaler ut løn til tilsette i undervisningssektoren,
tannhelsetenesta, sentraladministrasjonen og fylkeskommunepolitikarane.
Spørsmål som gjeld utbetaling av løn kan rettast til lønsgruppa ved økonomiseksjonen.
7.1.2
Dato for lønsutbetaling
Det er lønsutbetaling til undervisningspersonell og tilsette i sentraladministrasjonen den 12. kvar
månad.
Dersom utbetalingsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling siste
kvardagen før.
7.1.3
Fristar for innlevering av lønsmeldingar/registreringsskjema
for løn
Frist for innlevering av lønsmeldingar er 20. i månaden før avlønning.
7.2 Lønssystemet
Fylkeskommunen nyttar lønssystemet Enterprise HRM levert av Visma Unique.
7.3 Attestasjon og tilvising av løn
7.3.1
Attestering
Næraste overordna skal attestere lønsbilaget før det blir sendt til tilvising.
Den som attesterer har plikt til å kontrollere at føresetnadene for utbetaling av løna er rette,
mellom anna at arbeidet er utført til dei tidspunkt som står på bilaget.
7.3.2
Tilvising av løn
Etter at formell tilsetjing er gjort og arbeidstakaren har teke til i stillinga skal den som har
tilvisingsrett tilvise løna til arbeidstakaren. Det er ståande tilvising på fast løn. Med underskrifta si
godtgjer den som tilviser at opplysningane på lønsskjemaet er rette. Det ligg med andre ord eit
svært viktig ansvar i tilvisingsretten.
All variabel løn (t.d. reiserekningar og overtid) skal vere tilvist før utbetaling.
Ansvar som ligg til den som har tilvisingsrett for løn:
Rett stillingskode, ansiennitet og stillingsbrøk
Den som har tilvisingsretten har ansvar for at stillinga blir plassert i rett stillingskode, at
ansiennitetsdatoen er rett utrekna, og at løna si prosentvise storleik/stillingsbrøk er i samsvar
med inngått arbeidsavtale. Når det gjeld undervisningssektoren er det ei arbeidsdeling mellom
skolane og utdanningsavdelinga når det gjeld tilsetjing og fastsetjing av ansiennitet.
Når det gjeld vikarar og timelønte må løn vere i samsvar med arbeidsavtale som er inngått med
den enkelte. Ved tilvising av timeløn, variable tillegg, overtid og andre sporadiske lønsutbetalingar
må den som tilviser forvisse seg om at timelistene er ført i samsvar med føresegnene i løns- og
arbeidsavtalane.
Rett utfylling av lønsmeldingar
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 98 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Feil opplysningar kan resultere i feilutbetalingar. Dersom slike feil fører til at det blir utbetalt for
mykje løn til ein arbeidstakar, er det den som har tilvisingsmynde som har ansvaret for å gjere
avtale med vedkomande om attendebetaling eller inntrekking av beløpet. For feil skjedd i
lønsavdelingane ligg ansvaret for å rette opp feilen her. (Sjå pkt. 7.12.3)
Lønstilvisingar som manglar opplysningar som er avgjerande for løna, blir sendte attende til den
med tilvisingsmynde for retting. Dette kan resultere i at lønsutbetalinga til denne personen blir
seinka med ein månad.
Det er viktig å merke seg at ei ståande lønstilvising er eit dokument som legg grunnlaget for ei
løpande utbetaling framover, og at feil i opplysningane kan føre til store feilutbetalingar over tid.
Kjennskap til regelverk som påverkar lønsutbetalinga
Den som tilviser løn til utbetaling må kjenne til lønsavtalar og anna regelverk som påverkar
lønsutbetalinga. (Sjå pkt. 7.20)
7.3.3
Tilvising av fastløn
Det er ståande fastløns-tilvising for tilsette ved skolane, tannhelsetenesta og
sentraladministrasjonen.
Det skal sendast melding til lønskontoret: (For skjema:
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema
1. Ved start i teneste
2. Ved lønsendring
3. Ved slutt i teneste
4. Lengre permisjonar (over 1 månad) utan løn
5. Kortare permisjonar (mindre enn 1 månad) utan løn
Registreringsskjema og sluttmelding skal vere i 3 eksemplar, originalskjema til
økonomiseksjonen, kopi til arbeidstakaren og til personalmappa på skolen.
Skjema som skal nyttast ved tilvising av løn
-
Registrering av fast tilsett arbeidstakar, vikar med månadsløn,
endring i stilling
-
Melding om slutt i tenesta
-
Melding om permisjon utan løn - mindre enn 1 mnd
7.3.3.1 Registrering av fast tilsett arbeidstakar, vikar og endring i stilling
Det er utarbeidd registreringsskjema http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomiloenn/Skjema
1. Nytilsetting av arbeidstakar med fast tilsetting
2. Ved tilsetting av vikar med månadsløn
3. Ved gjeninntak av arbeidstakar etter permisjon u/løn (over 1 mnd.)
4. Ved endring i stilling
Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister blir sendt frå lønnsgruppa, sjå pkt. 7.4.
Det er særs viktig at alle opplysningane er gitt på skjemaet ved nytilsetjingar. Mange av
opplysningane har ikkje mykje å seie for sjølve lønsutbetalinga, men blir nytta i andre
samanhengar, m.a. til PAI-registeret og arbeidstakarregisteret.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 99 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Rettleiing for utfylling av skjemaet ved nytilsetting/gjeninntak
Lønsnr:
Lønnsnummer består av fødselsdato + eit løpenummer. Ved nytilsetting førast
fødselsdato her.
Namn:
Fullstendig namn - etternamn først
Adresse:
Gateadresse - postnr. - poststad
Fødselsnr.:
Fullstendig fødselsnummer - 11 siffer
Bankkontonr.:
Fullstendig bankkontonummer. Dersom arbeidstakar ikkje har gjeve opp dette
må det etterlysast
Avdeling/
institusjon
Namnet på avdelinga eller skolen
Kto.nr. ansvar:
4 første siffer i kto. nummer. - t.d. 1300
Stilling:
Nemninga på stillinga, t.d. sekretær, konsulent
Tilsetjingsdato:
Vanlegvis første arbeidsdag
E-post adresse
Gi opp e-post adressa som m.a brukast til lønnsslippar
Siste arbeidsgjevar:
Dersom denne er kjend + sluttdato
Stillingskode:
4 siffer - må gjevast opp
Kapittel:
Gje opp om den tilsette er tilsett i kap. 3, 4 eller 5
Still brøk/prosent:
Bruk stillingsprosent - t.d. 1/2 stilling = 50%, 3/4 stilling = 75%
Lønsansiennitet:
Til dømes ansiennitet frå 1/7-81 = 0781
Årslønn:
Rett årslønn etter stillingskode og ansiennitet der dette er aktuelt. Årslønna
oppgis for 100% stilling.
Utdanningskode:
Oversikt over utdanningskodar i bruk finn ein i rundskrivet frå KS gjeldande PAIregisteret. Må fyllast ut for nytilsette.
Enhet
Enhetskode må fyllast inn
Månadsløn
Art – Ansvar- Ramme- Teneste
Månadsløn beløp
Fast brutto beløp pr. månad
Telefongodtgj:
Fast godtgjersle pr. månad
Ekstra skattetrekk:
Fast ekstratrekk pr. månad. Dette blir trekt kvar månad til beskjed om endring
eller annulering kjem
Husleigetrekk:
Fast trekk pr. månad for dei dette gjeld
Klesgodtgjersle
Fast godtgjersle pr. månad
Merknader:
Opplysningar som det ikkje er plass til andre stader på skjemaet
Dato/underskrift:
Dato og underskrift av den på avdelinga som er gjeve mynde til det
Rettleiing for utfylling av skjemaet ved endring
Lønsnummer og namn skal alltid fyllast ut. Fyll ut alle opplysningane som gjeld frå endringsdato.
1.
Melding/skjema må sendast ved alle endringar i løn- og/eller
tenestedata. Dette gjeld likevel ikkje endringar på lønstabellen
i høve lønsoppgjer.
2.
Lønsnr. og namn må fyllast ut.
3.
Endringsdato må fyllast ut. Dette er svært viktig.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 100 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
4.
Økonomihandboka del 2
Fyll ut opplysningar om endringar, t.d. endra stillingsprosent
og beløp. Fyll i alle opplysningane som skal gjelde frå
endringsdatoen.
7.3.3.2 Skattekort
Rutine vedkomande skattekort
Skatteopplysningar blir henta maskinelt frå skatteetaten. Oppdatering før kvar lønnskjøring.
7.3.3.3 Melding om slutt i tenesta
Melding om slutt i tenesta må sendast når ein arbeidstakar skal slutte ved avdelinga eller skal ut i
permisjon utan løn, og permisjonen vil vare meir enn ein månad.
Melding om slutt i tenesta må sendast når ein tilsett skal gå av med alders- eller uførepensjon.
Det same gjeld avtalefesta pensjon.
Gi melding til lønnsgruppa seinest 3 månader før de ansatte skal gå av med pensjon.
Rettleiing for utfylling av skjemaet for melding om slutt i tenesta
Lønsnummer:
Fyll ut rett lønsnummer
Namn:
Fyll ut rett namn
Fødselsnr:
Fullstendig fødselsnummer - 11 siffer
Avdeling:
Namn på avdelinga eller skolen
Stilling:
Stillingsnemning, t.d. sekretær, konsulent
Sluttdato:
Dato for siste dag med lønn
Årsak til stopp i løn:
Til dømes eigen oppseiing
Permisjon utan løn:
Frå og med dato - til og med dato
Kva slags permisjon: T.d. ny stilling, utdanningspermisjon,
omsorgspermisjon m.m.
Tilsett i ny stilling:
Namn på ny arbeidsgjevar
Gått av med alders/uføre pensjon:
Skriv kva type pensjon - uføre-/alders-/avtalefesta
pensjon
Død:
Oppgje dødsdato. Lønn blir utbetalt til og med dato for
død. Lønnsgruppa sender melding til KLP
(gruppeliv/etterlattepensjon) og SPK
(etterlattepensjon).
Ferie:
Gje opp tal på dagar ikkje avvikla ferie som
vedkomande er trekt for, og tal på dagar avvikla ferie
som vedkomande ikkje er trekt for.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 101 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
1.3.3.4 Tenestestadskodar
Kode
1010
Folkevalde
1120
Fylkesrevisjonen
1200
Fylkesrådmannen, Bygg- og vedlikehold
1240
Personalseksjonen
1300
1800
1900
Økonomiseksjonen
Fellestenesta
Regional- og næringsavdelinga
2000
2500
2800
Utdanningsavdelinga (inkl. fagopplæring)
Vidaregåande skolar
Gjermundnes vgs
3720
Tannhelsetenesta
5100
Kulturavdelinga
5500
Fylkesbiblioteket
8500
Samferdselsavdelinga
7.3.4
Tilvising av variabel løn
Løn skal tilvisast på hovudpost 0
Løn skal tilvisast på underpost som i artskontoplanen står oppført som løn, hovudpost 0. Det er
unntak frå denne regelen når det gjeld mellom anna skattepliktig diett og vedlikehald. All løn skal
førast over driftsbudsjettet. Det må aldri tilvisast på underpostar som ikkje er lønspost. Dersom
noko skal dekkjast over andre konti, må dette gjerast i form av ei budsjettkorrigering.
Dersom løn og andre utgifter skal dekkjast av midlar som står på ein balansekonto, må desse
midlane førast over i driftsrekneskapen. Dersom ein ønskjer at desse utgiftene skal skiljast ut må
det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved tilvising av utgiftene. Tildeling av
prosjektnummer skjer i samråd med økonomiseksjonen. Det er då viktig at midlar tilsvarande
lønsutgifter, inkl. feriepengar og arbeidsgjevaravgift, blir førte over frå balansekonto til
inntektspost i prosjektet.
7.3.4.1 Undervisningssektoren
Skolane legg inn variabel lønn i IST/EXTENS. Dette blir overført som ei fil inn i lønnssystemet
kvar søndag ettermiddag. Det blir sendt ut melding frå lønnsgruppa om siste overføring før kvar
lønn.
Skolane må gi melding til lønnsgruppa når det er lagt inn variabel lønn på ein ny person.
Lønnsgruppa må då få opplysningar om fødselsnummer, navn, adresse, stillingskode årslønn og
bankkonto.
7.4 Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister
7.4.1
Kva er arbeidstakarregisteret?
Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister inneheld opplysningar som legg grunnlaget for
sjukepengeordninga. Eit av folketrygda og sjukepengeordninga sine formål er å sikre
arbeidstakarar økonomisk ved tap av arbeidsinntekt som skuldast sjukdom.
7.4.2
Kven skal registrerast i arbeidstakarregisteret
Arbeidsgjevar skal gje melding om arbeidsforhold som vil vare i meir enn seks dagar, og som vil
innebere ei gjennomsnittleg arbeidstid på meir enn tre timar pr. veke.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 102 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Ein arbeidsgjevar skal sende melding når arbeidsforholdet opphøyrer. Dersom
arbeidsintensiteten i eit samanhengande tidsrom på minst to veker er lågare enn tre timar pr.
veke, er arbeidsforholdet å sjå på som avslutta.
Arbeidstakarar som har permisjon over 14 dagar, med eller utan løn (t.d. fødselspermisjon), skal
også meldast ut av registeret. Dette gjeld ikkje arbeidstakarar i streik.
Personar som går over på attføring/uførepensjon skal ikkje meldast ut av arbeidstakarregisteret.
7.4.3
Melding til arbeidstakarregisteret
Ved inntak i eller slutt i teneste for arbeidstakarar, skal arbeidsgjevaren sende melding til NAV –
AA registeret.
Dette skjer maskinelt frå lønnssystemet etter kvar lønnskjøring.
Dersom fylkeskommunen ikkje sender inn- og utmelding slik som den har plikt til, kan
fylkeskommunen ileggast ei tvangsmulkt. Før slik tvangsmulkt blir gjeve, skal arbeidsgjevaren ha
motteke skriftleg varsel frå trygdekontoret.
7.5 PAI-registeret - Personal Administrativt
Informasjonssystem
7.5.1
Kva er PAI-registeret?
PAI-registeret er eit løns- og personalregister som m.a. legg grunnlaget for rammene ved dei
sentrale og lokale forhandlingane. Statistisk sentralbyrå hentar data til lønsstatistikkane sine frå
dette registeret. Det er svært viktig at alle felta i registeret blir rett utfylt.
Til hjelp i dette arbeidet gir Kommunenes sentralforbund årleg ut B-rundskriv nr. 200:
Rettledning og kodeoversikt for kontroll-/
ajourholdslister/nye oppgaver til PAI-registeret
7.5.2
Fristar
Opplysningane i PAI-registeret skal hentast ut av løns-registeret 1. oktober kvart år. (I enkelte
høve har teljingstidspunktet vore noko seinare som ein følgje av omfattande lønsoppgjer.)
Lønsgruppa ved økonomiseksjonen tek listene ut frå lønssystemet for å kontrollere at
opplysningane som ligg inne er rette. Når dette er gjort, og eventuelle feil er retta opp, sender
lønsgruppa data vidare til PAI-registeret.
7.5.3
Kven og kva skal meldast inn
Sjå B-rundskriv nr. 200 som gir utfyllande opplysningar om kva som skal registrerast i PAI
registeret.
7.5.4
Spørsmål?
Spørsmål når det gjeld ajourhald av PAI-registeret kan rettast til Kommunenes sentralforbund.
7.6 Sjukeløn
7.6.1
Generelt
Reglane om sjukeløn finn ein i Folketrygdlova av 01. mai 1997og i HTA, kap I, § 8. pkt 8.1 –
8.2.4. § 8 inneheld reglane for stønad under sjukdom og reglar for stønad ved fødsel.
Arbeidstakarar i fast forpliktande arbeidsforhold med ei arbeidstid pr. veke som er fastsett på
førehand får sjukeløn frå første fråværsdag. Alminnelege vilkår for sjukeløn finn ein i
folketrygdlova §§ 8-2 til 8-14. Reglane om pliktene til arbeidsgjevar i samband med sjukeløn til
tilsette finn ein i ftl. §§ 8-15 til 8-33.
Skjema til bruk ved sjukeløn
-
Eigenmelding ved sjukefråvær
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 103 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
-
blankett 08-07.04 Del D - Krav om sjukepengar
-
blankett 08-30.01 NAV sitt skjema om inntekts- og skatteopplysningar blir
fylt ut og sendt inn av lønnsgruppa.
7.6.2
Eigenmelding ved sjukefråvær
Ved permisjon på grunn av eigen sjukdom, sjukt barn, eller når den som har dagleg tilsyn med
barnet er sjukt skal skjemaet "Eigenmelding ved sjukefråvær" nyttast. Eigenmelding ved
sjukefråvær (vedlegg 6).
Reglane om eigenmelding og retten til å nytte eigenmelding finn du i folketrygdlova §§ 8-23 til 827.
Verksemder som har gått inn på avtale om ”Inkluderande arbeidsliv” med NAV, følgjer reglane og
tiltaka for eigenmelding i tråd med avtalen.
7.6.2.1 Rutine ved permisjon på grunn av eigen sjukdom i ei IA-verksemd.
1.
Munnleg melding om fråvær på grunn av sjukdom skal gjevast snarast mogleg, og før
arbeidstida er slutt første fråværsdag. Retten til løn under sjukdom gjeld som hovudregel
frå den dagen slik melding blir gitt.
2.
Skriftleg eigenmelding skal fyllast ut snarast mogleg. På skjemaet skal arbeidstakaren sitt
namn, avdeling/institusjon, fødselsdato og år påførast. Ver nøye med å føre på rett
lønsnummer.
3.
Ved sjukefråvær ut over åtte kalenderdagar, skal legeattest ligge føre frå og med 9.
kalenderdag. Det er høve til å nytte 24 eigenmeldingsdagar over ei tid på 12 månader.
4.
Dersom den sjukmeldte har fleire arbeidsforhold, skal sjukmelding liggje føre for kvart
arbeidsforhold vedkomande er sjukmeldt i.
5.
Manglande eigenmelding, sjukmelding frå lege eller sjukepengeattest kan føre til trekk i
løn.
6.
Økonomiseksjonen skal ha kopi av alle eigenmeldingar som blir etterfølgde av ei
sjukmelding. Dette fordi desse eigenmeldingane blir rekna med i arbeidgjevarperioden.
Andre eigenmeldingar skal det ikkje sendast kopi av.
Arbeidstakar er sjuk delar av dag
Det er ikkje høve til å bruke halve eigenmeldingsdagar ved eigen sjukdom. (Jfr. kjenning i
ankenemda for sykepengesaker nr. 17/85). Dette vil i praksis seie at det skal reknast ein heil
eigenmeldingsdag dersom arbeidstakaren går heim frå arbeid grunna sjukdom.
7.6.2.2 Barns sjukdom
Hovudtariffavtalen regulerer retten til permisjon og sjukepengar ved barns sjukdom, jfr. også
Arbeidsmiljølova § 33 A og kapittel 9 i Folketrygdlova. Reglane om rett til fri ved sjukdom hos
barn og barnepassar går fram av Arbeidsmiljølova kap. VIII.
Rettleiinga som er gitt i punkt 6.7.2.1 når det gjeld eigen sjukdom, pkt. 1-4, gjeld tilsvarande når
barn er sjuke. Sjå folketrygdlova § 9-8 om eigenmelding ved barns sjukdom.
Barnet eller barnepassar er sjuk delar av dag
I B-rundskriv nr. 21/95 frå KS heiter det at "dagbegrepet ved barns og barnepassers sykdom er
identisk med begrepet for egen sykdom - kalenderdag". Når barnet er sjukt delar av dag er det
derfor slik at den av foreldra som hentar barnet nyttar heil dag av kvoten på 10/15 dagar. Det er
såleis ikkje høve til å bruke halve eigenmeldingsdagar ved barns sjukdom.
7.6.3
Sjukmeldt i ferien eller ferieavvikling under sjukdom
Arbeidstakarar som blir sjuke før ferien har tatt til, kan krevje utsett ferie dersom dei kan vise
sjukmelding frå lege, jfr ferielova § 9 nr. 1.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 104 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Arbeidstakarar som blir sjuke etter at ferien har teke til, kan krevje utsett ferie dersom
arbeidsuførleiken har vart i minst 5 virkedagar i ferien. Undervisningspersonalet får erstatta ferie
ved sjukdom frå første virkedag. Sjukefråveret skal være dokumentert av lege. (Jfr.
Hovedtariffavtalen §7)
Rutine ved avvikling av ferie under sjukdom
1. Arbeidstakarar som avviklar ferie under sjukdom skal melde frå om dette til
arbeidsgjevaren på sjuke-pengeattest Del D. For denne perioden blir refusjon av
sjukepengar frå trygdekontoret stoppa. Den sjukmeldte får løn som vanleg, men
sjukepengeperioden blir tilsvarande forlenga.
Dette gjeld for undervisningspersonell:
2. Trygdekontora stoppar refusjonen for sjukmeldte lærarar den dagen ferien tek til. Dei
refunderer att frå den dagen skolen byrjar. Sjukepengeperioden blir tilsvarande utvida.
Lærarane sin ferie er definert til å vere 4 vekar og ein dag i juli. Berre lærarar som er
100% sjukmeldt i denne perioden har rett på utsett ferie i inntil 4 veker og ein dag.
7.6.4
Refusjon av sjukeløn
Fylkeskommunen betaler ut løn til arbeidstakar i fast forpliktande arbeidsforhold heile den tida
han/ho har rett til sjukeløn. Arbeidsgjevarperioden er på 16 dagar. Ut over dette har han/ho rett til
sjukeløn frå trygda i inntil 50 veker. Fylkeskommunnen søkjer refusjon frå trygdekontoret.
Vi viser elles til reglane i folketrygdlova kap. 8, samt hovudtariffavtalen § 8 om Løn under
sjukdom, svangerskap, fødsel og adopsjon.
7.6.4.1 Utrekning av sjukepengar
Sjukepengegrunnlaget blir fastsett etter reglar gitt i Folketrygdlova § 8-10.
7.6.4.2 Refusjon av sjukepengar
Arbeidsgjevarperioden strekkjer seg over 16 kalenderdagar rekna frå første heile arbeidsdag. For
sjukefråvær ut over 16 dagar refunderer NAV løn inntil 6 gonger grunnbeløpet i folketrygda.
Inntekter under ½ G pr. år gir ikkje rett til sjukepengar frå NAV.
NAV refunderer inntil 6 G, men hovudtariffavtalen § 8.22.1 sikrar likevel at den tilsette i
fylkeskommunen får full lønskompensasjon i til sammen 50 veker under sjukefråvær.
Fylkeskommunen vil då betale ut sjukepengar tilsvarande arbeidstakaren si ordinære løn, sjølv
om dette overstig refusjonsbeløpet frå folketrygda.
Det er ein føresetnad for å betale løn under sjukdom, at arbeidstakaren har rett til sjukepengar frå
folketrygda. Refusjonsbeløpet frå folketrygda skal innbetalast til fylkeskommunen.
Unntak frå arbeidsgjevaransvaret
Det kan gjerast unntak frå arbeidsgjevaransvaret ved langvarig og kronisk sjukdom.
(folketrygdlova § 8-20). Arbeidstakaren eller arbeidsgjevaren kan søkje om at trygda dekkjer
utgifter til sjukeløn i arbeidsgjevarperioden. Søknadsskjema finnes på NAV sine sider.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 105 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Rutine ved refusjon av sjukeløn
1. Ved sjukmelding leverer arbeidstakaren desse blankettane til
skolen/avdelinga/institusjonen der vedkomande arbeider:
1. NAV 08-07.04 Del C - Sjukmeldingsattest
2. NAV 08-07.04 Del D - Krav om sjukepengar
2. På blankett NAV 08-07.04 del D - Krav om sjukepengar- må
skolen/avdelinga/institusjonen sjå til at pkt. 7 Krav om sjukepengar - erklæring
mv. er rett fylt ut. Arbeidstakaren skal skrive under med namn og dato.
3. Dette punktet gjeld for skolar og sentraladministrasjonen
-Det skal takast kopi av blankett 08-07.04 del D - Krav om sjukepengar
Denne skal skolen/avdelinga ta vare på.
4. Blanketten 08-07.04 del D skal sendast/leverast til lønnsgruppa.
5. Dersom del D av sjukemeldinga ikkje er rett utfylt blir den sendt i retur til den
sjukmelde.
6. Det er viktig at skolen/avdelinga/institusjonen sender frå seg del D av
sjukemeldinga straks denne er motteke frå arbeidstakaren.
7. Krav om refusjon skal fremjast ved at lønsavdelingane sender NAV-blankett
08.30.01 Inntekts og skatteopplysningar til NAV.
Refusjonskrav til NAV må fremjast innan 3 månader. Krav som er sett fram
seinare enn dette blir avvist som forelda. Krav som blir forelda grunna for sein
innsending frå skolen/avdelinga inneber eit tap av refusjonsinntekter for
skolen/institusjonen.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 106 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
7.6.5
Økonomihandboka del 2
Rehabilitering etter eit års sjukmelding
Spørsmål vedrørande rehabilitering og attføring kan rettast til personalseksjonen i
fylkeskommunen.
7.6.5.1 Rutine ved uførepensjon/attføringspensjon
1. Arbeidstakar skal følgjast opp av næraste leiar gjennom heile
sjukeperioden i henhold til NAV sine reglar om oppfølging av
sjukemeldte.
Før arbeidstakar har vore sjukmeld i eitt år bør
avdelinga/institusjonen/skolen finne ut om arbeidstakaren kan komme
attende til arbeidet eller må søkje attføringspensjon / uførepensjon frå
KLP (SPK for undervisningspersonale).
2. Omlag 3 månader før arbeidstakaren har vore sjukmeld i eitt år tek
personalansvarleg kontakt med sjukmeld arbeidstakar og gjev melding
om sluttdato for sjukepengar. Når det gjeld tilsette ved
sentraladministrasjonen og skolane tek økonomiseksjonen hand om det
praktiske arbeidet.
3. Søknad om attføringspensjon / uførepensjon til KLP/SPK blir sendt inn
av lønnsgruppa.
Søknad om rehabilitering/uførepensjon til folketrygda skal den
sjukmelde i samråd med legen sin sende til NAV i heimkommunen.
KLP/SPK betalar pensjon frå max. dato.
4. Ved maks- dato for utbetaling av sjukeløn blir utbetalingane til
arbeidstakaren stoppa.
I heftet "Saksbehandlingsreglar ved oppseiing og avskil for Møre og Romsdal fylkeskommune" er
det gjeve retningslinjer for oppseiing på grunn av langvarig sjukdom/uførleik. Du kan få dette
heftet ved å kontakte rådmannskontoret i sentraladministrasjonen.
7.7 Foreldrepengar
7.7.1
Kven har rett på foreldrepengar og kor lenge?
Rett til fri ved svangerskap, fødsel og adopsjon er regulert av Hovudtariffavtalen kapittel 1 § 8, jfr
også Arbeidsmiljølova kap. VIII, §§ 31, 31A og 32. Retten til eventuell betaling under permisjonen
er regulert av Folketrygdlova kap. 14.
Eit vilkår for rett til foreldrepengar er at både mor og far har vore i arbeid minst 6 av dei siste 10
månadene før uttak av foreldrepengar startar. (ftrl. § 14-6 første ledd). Tidsrom der det er motteke
sjukepengar, arbeidsløysetrygd, fødselspengar, omsorgspengar, lønna utdanningspermisjon,
ventelønn etter tenestemannslova, vartepengar etter lov om Statens Pensjonskasse, etterlønn frå
arbeidsgjevar og avtening av militær- eller sivilteneste blir rekna med.
7.7.2
Utrekning av foreldrepengar
Foreldrepengar blir rekna ut etter kvar enkelt si inntekt etter same reglar som for sjukepengar.
Fylkeskommunalt tilsette får full løn frå arbeidsgjevaren på vanleg måte i perioden med
fødselspermisjon. Foreldra velgjer grad av dekning for heile perioden (80 eller 100%) –
uttaksgraden gjeld for begge foreldra.
Fylkeskommunen får refundert beløp opp til 6G frå NAV.
Blankettar som skal nyttast ved krav om fødselspengar og adopsjonspengar:
NAV-blankett - Den som krev fødselspengar innhentar denne blanketten frå NAV, fyller ut,
underteiknar og returnerer den til trygdekontoret.
NAV-blankett 08-30.01- Arbeidsgjevar gjev opp mellom anna løns- og skatteopplysningar på
denne blanketten, og sender denne til NAV.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 107 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Rutine ved uttak av fødselspermisjon
1.
Den som søkjer fødselspermisjon innhentar RTV- blankett 3A.01 frå NAV. Arbeidstakaren
fyller ut blanketten og returnerer denne til NAV i heimkommunen.
2.
Arbeidsgjevaren skal ha melding om at arbeidstakaren skal ut i fødselspermisjon.
Den tilsette skal fylle ut "Skjema for søknad om foreldrepermisjon" Skjema ligg på
intranettet. http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn
Dette skal sendast til lønnsgruppa. Det er viktig at dette blir gjort i god tid slik at ikkje
utbetalingane frå NAV blir seinka.
3.
Arbeidsgjevaren fyller ut NAV 08-30.01 "Inntekts- og skatteopplysningar" og sender
denne til trygdekontoret.
7.7.3
Fedrekvoten
Ein del av stønadsperioden er reservert for far (folketrygdlova § 14-9). Det er ein føresetnad at
mor har opptent retten til fødselspengar i minst halv stilling. Det er likeeins eit krav at far har
opptent rett til fødselspengar.
Far må ha vært yrkesaktiv med pensjonsgjevande inntekt i minst 6 av dei 10 siste månadene før
stønadsperioden starter.
Rutine ved søknad om fedrekvote
1. Den som skal ta ut fedrekvote må gje arbeidsgjevar melding om dette. "Skjema for
søknad om fedrekvoten". Skjema ligg på intranettet.
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn
2. Arbeidsgjevaren fyller ut NAV 08-30.04 "Inntekts- og skatteopplysningar" og sender
denne til NAV.
3. Dersom faren skal ha fedrekvote med 80% skal arbeidsgjevar tilvise 20% trekk i løn.
7.8 Feriepengar
Reglar for utrekning av feriefritid og utbetaling av feriepengar finn ein i Lov om ferie av 29. april
1988 nr. 21 og i Hovudtariff-avtalen kap. 1 §7. Sjå også Kommunenes personalhandbok.
Det skal gjevast melding til lønnsgruppa på eige skjema, sjå 7.21.1 om avvikling av ferie der
løn/stillingsprosent er endra i høve til trekk for ferie i juniløna.
7.8.1
Utbetaling av feriepengar
Fylkeskommunen avreknar feriepengane i juni månad. Det blir då gjort eit lønstrekk tilsvarande
30/26-dels månadsløn. Lønstrekket blir samtidig kompensert med opptente feriepengar. Jfr.
tariffavtale og ferielova § 11 nr. 1. Feriepengar for ekstraveka for dei over 60 blir og utbetalt i juni,
og det blir på same tid trekt løn for tilsvarande periode.
Tilsette i fylkeskommunen får feriepengane utbetalt i juni månad. Tidspunktet for utbetaling av
feriepengar er altså ikkje avhengig av tidspunktet for ferieavvikling.
Unntak: Det er likevel viktig å vere merksam på reglane i ferielova § 11, samt Hovedtariffavtalen
kap. 1 § 7 pkt. 7.2. Av ferielova går det fram at:
- Den tilsette kan krevje å få feriepengar utbetalt minst ei veke før ferie tek til.
- Dersom ferien skal avviklast før juni kan arbeidstakaren krevje ei netto utbetaling for ferietida
som svarar til løn utan skattetrekk for eit tidsrom som svarer til lengda på ferien.
Avslutning av arbeidsforhold - Alle opptente feriepengar blir utbetalt snarast mogleg etter siste
arbeidsdag, jfr. ferielova § 11 (3).
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 108 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Arbeidskamp - Dersom arbeidstakar sluttar etter lovleg arbeidskamp (streik, lockout) inneber
ikkje dette plikt til straks å utbetale feriepengar. Feriepengar blir utbetalt etter dei vanlege reglane
for utbetaling av feriepengar til tilsette.
Dødsfall - Dør arbeidstakaren skal alle opptente feriepengar utbetalast til boet saman med det
avsluttande lønsoppgjeret.
7.8.1.1 Spesielt om feriepengar til undervisningspersonale
Til undervisningspersonale skal det betalast ut full løn i ferietida første yrkesår. Det same gjeld
etter nokre typar permisjonar utan eller med delvis løn. Sjå meir om dette i HTA § 7.3
7.8.2
Utbetaling av feriepengar til nytilsette
Hovudregelen er at alle arbeidstakarar i løna arbeid skal ha 30 virkedagar feriefritid kvart ferieår.
Arbeidstakarar over 60 år skal ha 6 virkedagar ekstraferie, jfr. ferielova. Unntak frå denne regelen
kan berre gjerast i dei tilfelle arbeidstakaren ikkje har tent opp rett til feriepengar som dekkjer
lønstrekket i feriefritidsperioden.
For å sikre at den fylkeskommunale verksemda held seg innanfor ferielova sine reglar når det
gjeld feriefritid og feriepengar vart det i sak SAM-17/96 A gjort vedtak om at før det blir godkjent
at feriefritid ikkje skal avviklast, må arbeidstakaren leggje fram dokumentasjon frå tidlegare
arbeidsgjevar og evt. likningsattest for oppteningsåret.
Sjå også pkt. 7.8.1.1 Spesielt om feriepengar til undervisningspersonale.
7.9 Trekk i løn
7.9.1
Når kan det setjast i verk trekk i løn?
Arbeidsmiljølova § 55 nr. 3 bokstavane a-e fastset når det kan utførast trekk i løn.
7.9.2
Trekk i løn ved korte permisjonar og utbetaling av løn for del av
heil månad
Ved kortvarige permisjonar utan løn (kortare enn 1 mnd.) skal det trekkast dagløn etter netto
årsløn dividert med 260 for arbeidstakarar med 5 dagars arbeidsveke og netto årsløn dividert
med 312 for arbeidstakarar med 6 dagars arbeidsveke.
Trekk i løn for pedagogisk personale
Reglar for trekk i løn for pedagogisk personale vart gjeve i SFS 2213.
Lønnstrekk for fråver blir gjort etter vanlege reglar ut frå stillingsstorleik og antall dagar fråveret
gjeld for. For kortare fråver trekkast ordinær timelønn innafor den tid som ligg i arbeidsplana til
den enkelte.
7.10 Forskot på løn
Som hovedregel kan det ikkje betalast ut forskot på lønn. Det kan utbetalast forskot på variabel
løn.
Rutine ved utbetaling av forskot
1.
Skjema for forskot på løn må attesterast og tilvisast.
2.
Tilvisinga skal sendast til lønnsgruppa.
3.
Forskot blir trekt ved første utbetaling av lønn.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 109 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7.11 Arbeidstid og overtid
7.11.1
Fleksibel arbeidstid i sentraladministrasjonen
Retningslinjer for fleksibel arbeidstid ved sentraladministrasjonen vart vedtekne av
samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen 26. mai 1993, endra 15. sept. 1997. Sjå 7.21.2
Fleksibel arbeidstid (vedlegg 11).
7.11.2
Kva reknast som overtid?
Reglane om overtid finn ein i arbeidsmiljølova §§ 49 og 50 og 52 og i HTA kap 1 § 6. Når det
gjeld undervisningspersonale, finn ein også reglar i Hovudtariffavtalen sine fellesreglar § 13.
Merk at omgrepet overtid i hovudtariffavtalen og omgrepet overtid i arbeidsmiljølova ikkje er
samanfallande. Omgrepa tek utgangspunkt i ulike veketimeverk og i noko grad i forskjellige
lengder av den daglege arbeidstida. Timetalet pr. veke er 40/38/36 etter Arbeidsmiljølova, og
37,5/35,5/33,6 etter Hovudtariffavtalen. På bakgrunn av desse forskjellane blir omgrepet
"meirarbeid" nytta om arbeidstid ut over arbeidstid avtalt i tariffavtale, men innanfor den
alminnelege arbeidstida etter arbeidsmiljølova. Som arbeidsgjevar må ein derfor registrere overtid
som overtid totalt og overtid iflg. arbeidsmiljølova.
7.11.3
Utfylling av overtidsrekninga
Tilsette i sentraladministrasjonen
All tid ein krev overtid for skal vere registrert i fleksitidssystemet. Dette gjeld også ved
tenestereiser der møte o.l. går ut over normal arbeidsdag og ein har rett på godskriving av denne
tida. Det gjeld ikkje reise til og frå slike møte som blir haldne utanom arbeidstid.
Overtidsskjema:
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn
Kvar etat/avdeling skal kontrollere at overtidsrekningane stemmer med månadsrapportane frå
fleksitidssystemet før rekninga går til tilvising. Det er ikkje høve til å skrive rekning på overtid som
ikkje er registrert i fleksitidssystemet.
Overtidsrekningane skal skrivast etter kvart kvar månad. Frist for tilvising er den 1. i kvar månad.
7.12 Kontroll av lønsutbetalingar
7.12.1
Institusjonens/etatens kontroll
Etter at ei lønnskjøring er ferdig blr det sendt ut melding frå lønnsgruppa til avdelingane og
skulane om at rapportar som skal nyttast til kontroll kan takast ut av lønnssystemet. Rapportane
som skal takast ut er:
1.
Lønnsjournal pr ansatt
2.
Kontospesifikasjon. Oversikt over månadens lønsutbetalingar
fordelt på konto.
Det er viktig at etaten/institusjonen kontrollerer at dei lønsutbetalingane som har skjedd er i
samsvar med det som er tilvist. Med utgangspunkt i lønnsjournalane eller kontospesifikasjon må
avdelingane/skulane kontrollere at ingen har fått utbetalt beløp som ikkje samsvarar med det dei
rettmessig har krav på.
Kontrollen bør så langt mogleg skje før lønsslippane blir delte ut til dei tilsette. Dette for at
eventuell avtale om for mykje utbetalt løn kan gjerast i det lønsslippane blir delte ut.
7.12.2
Dei tilsette sin eigen kontroll
Lønsmottakar har plikt til å kontrollere at det mottekne beløpet er i samsvar med gjeldande
regulativ og reglar. Lønsmottakar pliktar straks å gjere arbeidsgjevar merksam på:
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 110 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
-
endring i tenesteforhold som har gitt mellombels endring i
løn
-
manglande utbetaling av løn, tillegg og godtgjersler
-
feil utbetaling av løn, tillegg og godtgjersler
-
tydelege avvik frå tidlegare løpande utbetalingar når det
ikkje er motteke stadfesting på at det ligg føre heimel for
avviket
-
andre feilutbetalingar og for øvrig oppgjer av alle
personlege ytingar når feilen burde ha vore tydeleg for
mottakaren
Lønstakaren må bli gjort kjent med korleis ho/han sjølv kan kontrollere desse opplysningane.
7.12.3
Feil utbetaling av løn
Dette spørsmålet er regulert av to sjølvstendige regelsett, arbeidsmiljølova § 55 nr. 3 og uskrevne
obligasjonsrettslege reglar. Trekk av for mykje utbetalt løn kan gjerast etter skriftleg avtale
mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar. Dersom partane ikkje blir einige, kan trekk berre utførast
etter at det er avsagt dom til fordel for arbeidsgjevaren.
I den standard arbeidsavtalen som blir nytta for fylketskommunen, skal det gå fram at feil løn blir
retta opp neste lønningsdag. Arbeidsavtalen er underskriven av både arbeidsgjevar og
arbeidstakar, men er ikkje å sjå på som ein avtale om at for mykje løn automatisk kan trekkjast i
neste lønning. Arbeidstakaren må varslast om feilen som er oppdaga og samtykke i at trekk blir
gjort. I dette varslet kan ein vise til arbeidsavtalen.
Rutine ved feil utbetaling av løn
1.
Arbeidstakaren skal bli varsla straks feil er oppdaga.
2.
Skriftleg avtale om attendebetaling/trekk i løn må gjerast så snart som
mogleg.
Ved feil ved tilvising er det den som har tilvist beløpet som har ansvar
for at det blir gjort avtale med arbeidstakaren om
attendebetaling/trekk i løn.
Dersom feilen har skjedd ved lønningskontoret ligg ansvaret for å
gjere avtale med arbeidstakaren her.
3.
Det bør så langt som mogleg gjerast avtale om at beløp som er feil
utbetalt skal trekkast i neste lønning. Dersom dette ikkje er mogleg
må det gjerast avtale om attendebetaling.
4.
I dei høve det er naudsynt vil lønsavdelinga rekne ut storleiken på det
beløpet som skal trekkast/attendebetalast.
5.
Kopi av avtale om attendebetaling/trekk i løn må sendast til
lønsavdelinga. Lønsgruppa har ansvaret for at avtalt beløp blir
trekt/attendebetalt.
7.12.3.1 Mynde til å avskrive for mykje utbetalt løn
Fylkesutvalet ga i sak U-88/90 A fylkesrådmannen mynde til å avskrive krav på for mykje utbetalt
løn der krava ikkje er mogleg å inndrive.
I notat datert 19.09.94 overfører fylkesrådmannen mynde til fylkesutdanningsjefen å fråfalle krav
på for mykje utbetalt løn på inntil kr. 20.000,- for kvart einskild krav.
Melding med grunngjeving om slikt fråfall/avskriving skal sendast til fylkesrådmannen,
økonomiseksjonen og fylkesrevisjonen.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 111 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7.13 Organisasjonsnummer
Fylkeskommmunen sitt juridiske organisasjonsnummer skal stå på alle krav som
fylkeskommunen sender ut. Det juridiske organisasjonsnummeret er det same for
sentraladministrasjon, skolar og distriktstannklinikkar. Dette nummeret er 944 183 779.
Dei nedannemte organisasjonsnummer skal berre nyttast i samband med inn- og utmelding i
trygdeetaten sitt arbeidstakarregister (sjå pkt. 7.4). Her skal det nyttast organisasjonsnummeret til
kvar enkelt avdeling/institusjon, sjå nedanfor.
Verksemd
Organisasjonsnummer
Sentraladministrasjonen
Økonomiseksjonen
974 576 414
Fylkesrevisjonen
973 994 409
Utdanningsavdelinga
974 576 457
Fellestenesta
974 576 465
Regional- og næringsavdelinga
977 188 660
Bygg og vedlikeholdsavdelinga
973 994 387
Fylkesrådmannen
973 994 379
Fylkesbiblioteket
974 576 678
Samferdselsavdelinga
973 994 190
Fylkestannlegens kontor
974 576 961
Fylkeskultursjefen
974 577 275
Vidaregåande skolar
Atlanten vidaregåande skole
974 576 473
Borgund vidaregåande skole
974 576 554
Fagerlia vidaregåande skole
974 576 503
Fagskolen i Ålesund
874 576 662
Fannefjord vidaregåande skole
974 577 046
Fræna vidaregåande skole
974 576 708
Gjermundnes landbruksskule
974 576 449
Haram vidaregåande skole
974 576 716
Herøy vidaregåande skole
974 576 481
Kristiansund vidaregåande skole
974 576 589
Molde vidaregåande skole
974 576 422
Rauma vidaregåande skole
974 576 562
Romsdal vidaregåande skole
974 576 546
Spjelkavik vidaregående skole
974 577 267
Stranda vidaregåande skole
974 576 686
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 112 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Verksemd
Økonomihandboka del 2
Organisasjonsnummer
Sunndal vidaregåande skole
974 576 570
Surnadal vidaregåande skole
974 576 651
Sykkylven vidaregåande skole
974 576 694
Tingvoll vidaregåande skole
974 745 607
Ulstein vidaregåande skole
974 576 430
Upa-skolen
974 576 457
Volda vidaregåande skole
874 576 492
Ørsta vidaregåande skole
974 576 597
Fagskolen i Ålesund
874 576 662
Ålesund vidaregåande skole
974 576 538
Distriktstannklinikkar
Distriktstannklinikken i Aukra
974 577 038
Distriktstannklinikken i Aure/Tustna
974 576 732
Distriktstannkl. på Batnfjordsøra
974 576 740
Distriktstannklinikken i Brattvåg
974 576 759
Distriktstannklinikken i Bruhagen
974 576 767
Distriktstannklinikken på Eide
973 994 204
Distriktstannklinikken i Eidsvåg
974 576 775
Distriktstannklinikken i Elnesvågen
973 994 360
Distriktstannklinikken i Fosnavåg
974 576 783
Distriktstannklinikken i Fiskåbygd
974 576 848
Distriktstannklinikken i Haramsøy
974 576 791
Distriktstannklinikken på Hareid
974 576 805
Distriktstannklinikken i Sandøy
973 994 344
Distriktstannklinikken i Kristiansund
973 994 328
Distriktstannklinikken i Langevåg
873 994 312
Distriktstannklinikken på Larsnes
973 994 301
Distriktstannklinikken i Midsund
973 994 298
Distriktstannklinikken St.Carolus, Molde
973 994 182
Distriktstannklinikken i Rauma
973 994 158
Distriktstannklinikken i Rindal
873 994 282
Distriktstannklinikken på Sjøholt
973 994 271
Distriktstannklinikken på Stranda
974 576 813
Distriktstannkl. på Sunndalsøra
974 576 821
Distriktstannklinikken i Surnadal
874 576 832
Distriktstannklinikken i Sykkylven
973 994 263
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 113 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Organisasjonsnummer
Verksemd
Distriktstannklinikken på Tingvoll
974 576 856
Distriktstannklinikken i Ulsteinvik
974 576 872
Distriktstannklinikken på Valderøy
974 576 880
Distriktstannklinikken i Valldal
973 994 255
Distriktstannklinikken på Vatne
974 576 899
Distriktstannklinikken i Vestnes
973 994 174
Distriktstannklinikken i Ørsta
973 994 247
Distriktstannkl. Ålesund,
Spjelkavik/Bjørgvin
973 994 239
Distriktstannklinikken på Smøla
973 994 220
Distriktstannklinikken i Volda
973 994 212
Distriktstannklinikken på Vågland
973 994 352
Folkevalde fylkespolitikarar
973 994 131
Hovudtillitsvalde
973 994 166
7.14 Forsikringar
Alle tilsette i fylkeskommunen, også undervisningspersonale, er gruppelivsforsikra og ulykkes/yrkesskadeforsikra i KLP.
Alle arbeidstakarar, unnateke undervisningspersonale, er meldte inn i KLP (sjå pkt. 7.15.2).
Undervisningspersonale er innmeldt i SPK (sjå pkt. 7.15.1) Når det gjeld gruppelivsforsikring og
ulykkes-/yrkesskadeforsikring skal også undervisningspersonale meldast inn i KLP.
Lønsavdelinga i sentraladministrasjonen har ansvaret for at slik innmelding blir gjort.
http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Pensjon-Forsikring
7.14.1
Gruppelivsforsikring
Hovudtariffavtalen kap. 1 §10 gjev reglar om kommunen si plikt til å teikne gruppelivsforsikring for
fylkeskommunalt tilsette. Gruppelivsforsikringa dekkjer utbetaling av eingongsbeløp til ektefelle,
sambuar og barn som for ein vesentleg del vart forsørgde av arbeidstakaren.
Forsikringa gjeld alle som er tilsette i fylkeskommunen. Forsikringa gjeld også for
uførepensjonistar fram til dei når aldersgrensa for stillinga.
Gruppelivsforsikring er ei rein dødsrisikoforsikring, dvs. ei skattefri eingongsutbetaling til dei
attlevande dersom den forsikra døyr. Erstatninga kan utbetalast til ektefelle, sambuar, registrert
partnar og barn under 25 år. I særskilde tilfelle kan forsikringa også utbetalast til andre.
Full erstatning er 10 gonger grunnbeløpet (G) i folketrygda. Erstatninga blir avtrappa med
delstilling og alder over 50 år.
Dersom dødsfallet skuldast ei ulykke eller yrkesskade/yrkessjukdom sjå pkt. 7.14.2.
Rutine for utbetaling av eingongsbeløp ved tilsette sin død
1.
Arbeidsgjevar sender melding om dødsfallet til KLP. Lønnsgruppa har
ansvaret for dette.
7.14.2
Yrkesskadeforsikring og forsikring ved ulykker i arbeidstida
Yrkesskadeforsikring for tilsette i fylkeskommunen byggjer på reglane om yrkesskadeforsikring av
16. juni 1989 nr. 65 med forskrifter og hovudtariffavtalen kap. 1 § 11. Yrkesskadeforsikringa gjeld
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 114 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
alle som gjer arbeid for fylkeskommunen. Ulykkesforsikringa gjeld dei som er omfatta av
Hovudtariffavtalen/Statens fellesføresetnader.
Ulykkes-/yrkesskadeforsikring blir utbetalt ved yrkessjukdom, yrkesskade og ulykker i arbeidstida
som fører til død eller arbeidsuførleik. Ulykkesforsikringa gjeld også på direkte reise til og frå
arbeid, og på tenestereiser. Ein kan lese meir om forsikringa i HTA/SF og i lov om
yrkesskadeforsikring.
Erstatninga blir utbetalt til den forsikra ved uførleik. Ved død blir den som regel utbetalt til
ektefelle, sambuar, registrert partnar og born under 25 år.
Erstatninga blir rekna ut på grunnlag av arbeidstakarens inntekt, alder og uføregrad.
Full erstatning gir ei utbetaling på max 15 G.
Rutine ved yrkesskade/ulykke i arbeidstida
1. Det er fylkeskommunen som arbeidsgjevar som har ansvaret for at
tilfelle av yrkessjukdom/yrkesskade/ulykke i arbeidstida blir meldt til
arbeidstilsynet, trygdeverket og KLP.
Melding til KLP skal sendast av den som er ansvarleg for å sende
melding til arbeidstilsynet/trygdeverket.
7.14.3
Ulykkesforsikring i fritida
Møre og Romsdal fylkeskommune har utvida den pliktige ulykkesforsikringa (sjå pkt. 7.14.2) til
også å gjelde ulykker i fritida.
For fritidsforsikringa gjeld likevel andre erstatningar. Utbetalingane vil her kunne variere frå 22 G
til 2 G, avhengig av død eller grad av uførleik, alder og inntekt.
Rutine ved ulykkesforsikring i fritida
1.
Forsikringa er teikna til fordel for den tilsette. Det er den tilsette sjølv
som har ansvaret for å melde inn moglege forsikringstilfelle til KLP.
Fylkeskommunen som arbeidsgjevar representert ved den enkelte
institusjon, skole m.v. vil etter oppmoding hjelpe den enkelte tilsette
m.o.t. utfylling av skademelding.
7.14.4
Reiseforsikring - tenestereiser
Tilsette på tenestereise i oppdrag for arbeidsgivar har reiseforsikring i KLP.
Forsikringa omfattar reisegods, reisesjuke og heimtransport, reiseulykke, ansvar utafor Norden
og avbestilling.
Tenestereiseforsikringa dekker ikkje private reiser. Familie som deltek på tenestereisa er ikkje
dekka av tenestereiseforsikringa.
For informasjon om tenestereiseforsikringa og forsikringsbevis sjå:
http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Pensjon-Forsikring/Personforsikringar2/Tenestereise
7.15 Pensjonsordningar
7.15.1
Statens Pensjonskasse
Lærarar og anna pedagogisk personale i skoleverket som har ein samla stillingsprosent mellom
35 og 100% skal meldast inn i Statens Pensjonskasse. For skoleverket skal ein samanhengande
tenesteperiode på minst ein månad meldast til SPK. Eit vilkår for medlemskap er at det gjeld eit
arbeidstilhøve som er klart definert m.o.t. arbeidstid pr. veke og lønsarter. Det ligg ikkje føre
reglar om minste tilsetjingsperiode som gjev rett til medlemskap.
Kva skal det sendast melding om?
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 115 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
1. Overgang til medlemspliktig stilling
Det skal sendast melding om
- nytilsetjing
- start i stilling etter avslutta heil eller delvis permisjon
- endring i storleiken på stillinga til over minstegrensa for medlemsskap
- særskilt vedtak om innlemming i SPK for ei bestemt stilling
- korrigering av tidlegare innsendt melding.
2. Endring av stillingsforhold under medlemsskap
Det skal gjevast melding om
- endring av løn og/eller pensjonsgjevande tillegg
- endring av stillingsprosent og stillingstype/-kode/-nemning
- endring av aldersgrense
- overgang til delvis pensjon og delvis løn
- overgang til heil permisjon utan løn
- start i stilling etter permisjon utan løn
- korrigering av tidlegare innsendt melding.
3. Avslutning av medlemskap
Det skal sendast melding om
- slutt i stilling
- endring i storleiken på stillinga under minstegrensa
- særskilt vedtak om utmelding av stilling eller arbeidsgjevar
- overgang til permisjon utan løn
- overgang til heil eller delvis pensjon
- ved dødsfall
- korrigering av tidlegare innsendt melding
- ved overgang til venteløn
Spørsmål?
Spørsmål kan rettast til Statens Pensjonskasse tlf. 22 24 15 00.
7.15.1.1 Ansvar for meldingar til SPK
Frå 1.2.2004 skjer innmeldingar, endringsmeldingar og sluttmeldingar automatisk gjennom
lønssystemet. Pensjonsmeldingsskjema sendast elektronisk til SPK av lønnsgruppa. Skolane må
gje melding til lønnsgruppa seinast 3 månader før start eller endring av pensjon.
7.15.1.2 Kva rettar kan pensjonsordninga gje?
Medlemsskap i Statens Pensjonskasse kan gje rett til følgjande ytingar:
1. Alderspensjon
2. Uførepensjon
3. Etterlattepensjon
4. Avtalefesta pensjon
5. Oppsatt pensjon
1. Alderspensjon
Når ein arbeidstakar skal gå av med alderspensjon skal søknad sendast til SPK elektronisk 3
månader før uttak.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 116 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Rutine ved søknad om alderspensjon
1. Arbeidstakar som nærmar seg pensjonsalder bør informerast om
pensjonsrettar og tidsfristar. Dette må gjerast i god tid.
2. Melding om igangsetting av alderspensjon må sendast til SPK 3 månader før
igangsetting. Sendast inn av lønnsgruppa.
3. Arbeidstakaren skal ikkje meldast ut av SPK ved søknad om alderspensjon.
2. Uførepensjon
Rutine ved søknad om uførepensjon
1.
Etter at arbeidstakar har vore sjukmeldt i om lag 6 månader skal han/ho
informerast om rettar og tidsfristar vedkomande uførepensjon.
2.
Søknadsskjema om uførepensjon skal leverast til arbeidstakar seinast etter 8 mnd.
sjukmelding.
3.
Arbeidsgjevaren fyller ut pensjonsmeldingsskjemaet elektronisk og sender dette til
SPK seinast 3 månader før utbetaling av sjukepengar tek slutt.
4.
Søknadsskjemaet om uførepensjon som skal fyllast ut av arbeidstakaren inneheld
ein del kalla «Registreringsskjema ved søknad om uførepensjon i Statens
Pensjonskasse». Arbeidsgjevaren skal her fylle ut feltet for arbeidsgjevars namn
og adresse før skjemaet blir levert til arbeidstakaren. Melding til arbeidsgjevar om
utfallet av søknaden vil bli sendt til denne adressa.
5.
Den som søkjer uførepensjon fyller ut registreringsskjemaet med eige namn,
adresse og fødselsnummer, namnet på NAV kontoret og legens namn og adresse.
Registreringsskjemaet skal straks sendast til Staten Pensjonskasse.
6.
Den som søkjer om uførepensjon fyller ut eigenerklæring.
7.
Søknadsskjemaet skal så leverast til legen for utfylling av legeerklæringsdelen.
Legen sender heile det utfylte skjemaet direkte til SPK.
3. Etterlattepensjon (til ektefelle og barn)
Etterlatte etter medlemmer av Statens Pensjonskasse har med visse unnatak rett til
ektefellepensjon og barnepensjon. Dette gjeld også for registrerte partnarar. Pensjonen kan
kortast ut frå den etterlatte sin alder og den arbeidsinntekt den gjenlevande kan vente å få.
Avdødes eigne barn og fosterbarn under 20 år har rett til barnepensjon.
Gjenlevande etter ein medlem med rett til oppsatt pensjon, har rett til ein oppsatt pensjon utrekna
av avdøde sin oppsatte pensjon.
Rutine ved søknad om etterlattepensjon
1.
Når ein arbeidstakar døyr skal det gis melding om dødsfallet til SPK. Gje også
opp namn og fødselsnummer på gjenlevande ektefelle og evt. barn under 25 år.
Når det gjeld død pensjonist vil SPK automatisk motta melding frå
trygdekontoret.
2.
Arbeidsgjevar melder frå til dei etterlatne om at melding er sendt til SPK og
formidlar brosjyren om etterlattepensjon.
3.
Dei gjenlevande treng vanlegvis ikkje gjere noko overfor Statens Pensjonskasse
for å få etterlattepensjon. Pensjonen vil bli ekspedert på grunnlag av melding om
dødsfall frå trygdekontoret eller arbeidsgjevar. Det er likevel eit krav at
gjenlevande søkjer tilsvarande ytingar frå folketrygda.
4.
Gjenlevande med rett til oppsatt pensjon må sjølv sende inn krav om pensjon.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 117 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
4. Avtalefesta pensjon
Ved søknad om avtalefesta pensjon skal blankettnr. PT-3 - "Søknad om avtalefestet pensjon"
nyttast.
Rutine ved søknad om avtalefesta pensjon
1.
Den som ønskjer å søkje om AFP skaffar seg søknadsskjema frå arbeidsgjevar,
NAV eller Statens Pensjonskasse.
2.
Arbeidstakar fyller ut delar av blanketten og sender denne til arbeidsgjevar.
3.
Arbeidsgjevar fyller ut resten av blanketten og sender blanketten til Statens
Pensjonskasse.
5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon
Et medlem som har 3 års tenestetid eller meir og sluttar utan straks å få pensjon, har rett til ein
oppsatt pensjon som blir utbetalt frå stillinga si aldersgrense, eller frå det tidspunktet pensjon frå
folketrygda blir utbetalt.
7.15.2
Kommunal Landspensjonskasse
Dei av fylkeskommunen sine tilsette som ikkje er innmeldte i SPK (undervisningspersonale) er
medlemmar i Kommunal Landspensjonskasse.
Arbeidstakaren blir teken opp i ordninga frå det tidspunkt vedkomande blir tilsett.
Ansvar for meldingar til KLP
Arbeidsgjevaren er ansvarleg for at arbeidstakarar som oppfyller krava i avtalen blir innmeldte.
Ein ikkje innmeldt arbeidstakar som skulle ha vore innmeldt etter dei gjeldande reglane, vil ha rett
til pensjon. Arbeidsgjevaren har i så fall pensjonsansvaret.
Avdeling /institusjon
Ansvar for melding til KLP
Vidaregåande skolar
ikkje-undervisningspersonale
Lønsgruppa ved økonomiseksjonen
Sentraladministrasjonen
Lønsgruppa ved økonomiseksjonen
Fylkestannlegen
Lønsgruppa ved økonomiseksjonen
Lønnsgruppa tek hand om søknad om alderspensjon, uførepensjon, etterlattepensjon o.l. etter
melding frå avdeling/skule.
7.15.2.1 Innmelding, endringsmelding og utmelding
Skjer automatisk gjennom lønssystemet
7.15.2.2 Kva rettar kan pensjonsordninga gje?
Medlemsskap i Felles kommunal pensjonsordning i KLP kan gje rett til følgjande ytingar:
1. Alderspensjon - inkl. Avtalefesta pensjon
2. Uførepensjon
3. Etterlattepensjon
4. Avtalefesta pensjon
5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon
1. Alderspensjon
Når ein arbeidstakar skal gå av med alderspensjon (også avtalefesta pensjon) skal søknad
sendast KLP 3 månader før uttak.
Rutine ved søknad om alderspensjon
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 118 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
1. Den enkelte arbeidstakar melder sjølv frå om når han ønskjer å gå av. Dette
bør gjerast i god tid. Søknaden bør sendast til KLP minst 3 mnd. før den tilsette
sluttar, slik at pensjonsutbetalinga kjem i gang til rett tid. Den tilsette må sjølv
søkje om alderspensjon frå NAV.
3. Ved søknad om pensjon skal arbeidstakaren ikkje meldast ut på den
kvartalsvise medlemsoppgåva.
2. Uførepensjon
Medlemmar i KLP som på grunn av sviktande helse blir arbeidsuføre og heilt eller delvis må slutte
i stillinga si, vil normalt ha krav på uførepensjon frå KLP. Pensjonen blir normalt utbetalt frå det
tidspunkt sjukeløn tek slutt.
Søknad sendast inn av lønnsgruppa seinast 3 månader før uttak.
3. Etterlattepensjon (til ektefelle og barn)
Når eit medlem av pensjonsordninga døyr, skal gjenlevande ektefelle ha ektefellepensjon.
Pensjonen er ervervsprøvd.
Barnepensjon blir utbetalt når ein medlem etterlet seg barn under 20 år.
Søknad om etterlattepensjon (ektefellepensjon og/eller barnepensjon) skal sendast på eige
skjema - blankett nr. D07. Det skal også sendast ei særskilt melding frå arbeidsgjevaren om
dødsfallet.
Rutine for søknad om etterlattepensjon
1. Etterlatne skal sende søknad om enke/enkemannspensjon og/eller
barnepensjon til KLP på eige skjema, blankett nr. D07
2. Arbeidsgjevaren skal sende særskilt melding om dødsfallet til KLP.
Lønnsgruppa tek seg av meldinga til KLP via KLP nettpensjon.
Lønnsgruppa må få melding så snart som råd om dødsfallet.
4. Avtalefesta pensjon
Avtalefesta pensjon er eit tilbod om frivillig slutt i tenesta med pensjon. Den som tek ut AFP kan
ikkje på same tid ta ut pensjon frå tenestepensjonsordninga. Ordninga med AFP frå 62 til 65 år er
ikkje ein del av tenestepensjonsordninga og skal finansierast særskilt. Frå 65 år inngår AFP som
ein del av rettane frå tenestepensjonsordninga.
I vedlegg 4 til Hovedtariffavtalen for tariffavtalen finn ein reglar om pensjonsalder, vilkår,
oppteningskrav osb. vedkomande AFP-ordninga. KS har gjeve ut vedlegg 2 i eige hefte inkludert
KS sine kommentarar til vedtektene.
5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon
Arbeidstakar som sluttar i tenesta utan å ha rett til pensjon med det same, har rett til oppsatt
pensjon dersom den pensjonsgjevande tenestetida er minst 3 år. Oppsatt pensjon blir utbetalt frå
og med månaden etter at arbeidstakaren har nådd aldersgrensa.
7.16 Nytilsetjing
Rutine ved nytilsetjing
1.
Lønstilvising
Send skjema for registrering av arbeidstakaren til lønsgruppa ved
økonomiseksjonen. http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomiloenn/Skjema/Loenn.
2.
Pensjonsordningar
Melderutinar frå lønnssystemet, blir gjort av lønnsgruppa.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 119 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7.17 Når tilsette døyr
Rutine når fylkeskommunalt tilsette døyr
1. Sende sluttmelding til lønskontoret,
http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn
For undervisningspersonale skal det sendast melding om dødsfall både til KLP og
SPK.
2. Gruppelivsforsikringa gjev rett til eingongsutbetaling til gjenlevande etter tilsette i
fylkeskommunen. Sjå pkt. 7.14.1.
3. Pensjon til etterlatne. Send melding til KLP, sjå pkt. 7.15.2.2. Det må sendast eigen
søknad om etterlattepensjon. Når det gjeld etterlatne etter undervisningspersonale
skal melding om dødsfallet sendast til SPK, sjå pkt.7.15.1.2.
4. Opptente feriepengar skal utbetalast til boet saman med avsluttande lønsoppgjer.
Sjå pkt. 7.8.1.
Det er viktig at fylkeskommunen som arbeidsgjevar ser til at gjenlevande etter arbeidstakarar i
fylkeskommunen får det dei rettmessig har krav på etter avtalen om gruppelivsforsikring og dei
ulike pensjonsavtalane.
7.18 Når tilsette sluttar
Rutine når fylkeskommunalt tilsette sluttar
1. Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt. 7.3.3.3.
2. Ved slutt i arbeidsforhold skal alle opptente feriepengar utbetalast så
snart som mogleg etter siste arbeidsdag, jfr. ferielova § 11 (3). (Sjå pkt.
7.8.1)
7.19 Når tilsette går av med alderspensjon
1. Arbeidstakaren skal i god tid ha informasjon om pensjonsrettar og
tidsfristar for søknad om alderspensjon.
Statens pensjonskasse pkt. 7.15.1.2.
Kommunal landspensjonskasse pkt. 7.15.2.2
2. Arbeidstakar skal sende søknad om alderspensjon til SPK eller KLP i
god tid.
Statens pensjonskasse pkt. 7.15.1.2
Kommunal landspensjonskasse pkt. 7.15.2.2
3. Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt. 7.3.3.3
4. Ved slutt i arbeidsforhold skal alle opptente feriepengar utbetalast siste
vanlege lønningsdag før arbeidstakaren sluttar. Sjå pkt. 7.8.1.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 120 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7.20 Oppslagsverk
Det finst ei rekkje kjelder til bruk for opplysningar vedkomande løns- og personalarbeid. Lista
nedanfor inneheld dei fleste.
-
Hovedtariffavtalen, KS og Staten
-
Avtalesamling - særavtalar
-
Kommunenens Personalhandbok
-
Hovedavtalen
-
Ferielova
-
Arbeidsmiljølova
-
Rundskriv KS
-
Lønsregulativ
-
Folketrygdlova
-
Permisjonsreglement for Møre og Romsdal
-
Reglement for HMT i fylkeskommunen
-
Tilsetjingsreglement
-
Reglement for flyttegodtgjersle
-
Telefonreglement
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 121 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7.21 Vedlegg
Eigenmelding ved sjukefråvær (vedlegg 6)
Rettleiing
A.
PERMISJON PÅ GRUNN AV EIGEN SJUKDOM
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 122 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
1.
2.
3.
4.
5.
6.
B.
1.
2.
3.
Økonomihandboka del 2
Munnleg melding om fråvær på grunn av sjukdom skal gjevast snarast mogleg, og før arbeidstida
er slutt første fråversdag.
Retten til løn under sjukdom gjeld som hovudregel frå den dagen slik melding blir gitt.
Skriftleg eigenmelding skal fyllast ut snarast mogleg. Eigenmelding kan nyttast for 8 dagar om
gongen. Ved nytt sjukefråvær innan 16 dagar, reknast dei tidlegare eigenmeldingsdagane med.
Øvre grense for tal på eigenmeldingsdagar ein arbeidstakar kan nytte, er 24 dagar i løpet av
12 månader.
Alle eigenmeldingar blir rekna med, også dei som blir fulgt av sjukmelding frå lege.
Eigenmelding kan ikkje nyttast rett etter sjukmelding frå lege.Den tilsette må ha arbeidd minst ein
dag for å kunne nytte ny eigenmelding.
Eigenmelding kan berre nyttast i arbeidgjevarperioden. Når ein arbeidtakar har vore sjukmeldt ein
heil arbeidsgjevarperiode, kan ikkje eigenmelding nyttast før etter 16 kalenderdagar, rekna frå
gjennopptaking av arbeidet.
Manglande eigenmelding eller sjukmelding frå lege kan føre til trekk i lønn.
PERMISJON PÅ GRUNN AV SJUKT BARN ELLER DEN SOM HAR TILSYN MED
BARNET ER SJUK.
Retten til permisjon går fram av Arbeidsmiljølova § 33 A, og gjeld arbeidstakarar som har omsorg
for barn. Denne retten gjeld til og med det året barnet fyller 12 år, jfr. Hovedoverenskomsten,
Fellesbestemmelsene § 8.4.
Retten til permisjon gjeld naudsynt tilsyn med sjukt barn, eller når den som passer barnet er sjuk,
og er avgrensa til 10 dagar pr. kalenderår for kvar arbeidstakar som har omsorg for eitt eller to
barn under 12 år (20 dagar for einslege forsørgjarar). Foreldre med omsorg for tre barn eller
fleire under 12 år, får utvida rett til permisjon til 15 dagar (30 dagar for einslege forsørgjarar).
Arbeidstakarar har ikkje rett til permisjon på grunn av sjukt barn, eller sjuk barnepassar, med
mindre begge foreldre er i arbeid, eller arbeidstakaren er åleine om omsorga for barnet, og den
som har tilsyn med barnet er hindra. Er berre ein av foreldra i arbeid, er det eit vilkår for rett til
permisjon at den andre ikkje kan ha tilsyn med det sjuke barnet. Arbeidsgjevaren kan krevje at
grunnen til dette blir dokumentert.
Den rettleiinga som er gitt ovanfor når det gjeld eigen sjukdom, under pkt. 1,gjeld tilsvarande
når barn er sjuke.
Ordninga med eigenmelding som dokumentasjon for sjukdom frå og med 1 . sjukefråværsdag byggjer
på tillit.
Om ein arbeidstakar har meir enn 24 fråværsdagar med eigenmelding på 12 månader utan
sjukmelding frå lege, kan arbeidsgjevaren krevje legeattest frå 1. sjukefråværsdag. Om
arbeidsgjevaren har rimeleg grunn til å tru at fråværet ikkje kjem av sjukdom, kan han krevje legeattest
frå 1. fråværsdag også når talet på fråvær er mindre enn 24 enkeltdagar i ein periode på 12 månader.
Dersom ein arbeidstakar ikkje legg fram sjukmelding frå lege frå første dag etter at
eigenmeldingsperioden går ut (frå 9. dag), misser han retten til sjukepengar. Dette gjeld også for dei
dagane det er nytta eigenmelding. Retten til sjukepengar vil gjelde frå den dagen sjukdommen er
dokumentert av lege.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 123 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
7.21.1
7.21.2
Økonomihandboka del 2
Fleksibel arbeidstid (vedlegg 11)
Vedteke av samarbeidsutvalet
for sentraladministrasjonen
26. mai 1993 sist endra 10. nov. 2000
RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID VED SENTRALADMINISTRASJONEN
I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE (FYLKESHUSA).
1.
Arbeidstid
Den daglege arbeidstid måndag - fredag er delt inn i
kjernetid
kl 0900 - 1430
ytre arbeidstid kl 0700 - 0900 og kl 1430 - 1800.
Vanleg kontortid - ekspedisjonstid - er kl 0800 - 1530.
I kjernetida skal alle tilsette vere til stades på sin arbeidsplass.
I den ytre arbeidstid har den enkelte høve til å velje tidspunkt for ankomst og slutt. Føresetnaden
er at det er arbeid å utføre utanom ordinær arbeidstid.
Den enkelte kan bli pålagt å vere til stades til fastsett tid innanfor ordinær kontortid (kl 0800-1530)
når det er nødvendig av omsyn til møter og konferansar, eller av omsyn til tenesta elles.
Kontora skal vere åpne i vanleg kontortid - ekspedisjonstid.
Utanom kontortida skal kontora vere stengde.
Skjematisk er arbeidstida slik:
07.00
09.00
14.30
Ytre arbeidstid Kjernetid
18.00
Ytre arbeidstid
Ordinær arbeidstid (ekspedisjonstid)
08.00
2.
15.30
Avrekningsperiode
Avrekningsperioden skal vere 1 månad, og følgjer kalendermånaden.
Det er tillate å overføre inntil plusstimar eller 10 minustimar til neste avrekningsperiode.
"Skuldig" tid utover 10 minustimar fører til trekk i løn. 'Til gode' tid utover 45 plusstimar fell vekk.
3.
Avspasering
Det er høve til å avspasere opptente plusstimar i avrekningsperioden med inntil 12 dagar per år
etter avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgivar. Avspasering av plusstimar må avtalast på
førehand. Det kan ikkje avspaserast meir enn 5 dagar samanhengande. Avspaseringa må skje
innanfor ramma av den vanlege fleksitidssaldoen (45 plusstimar! 10 minustimar). Dersom det ligg
føre viktige velferdsgrunnar, er det høve til å avspasere plusstid utover 12 dagar, når dette på
førehand er godkjent av arbeidsgjevaren.
4.
Overtid
Alt overtidsarbeid skal vere pålagt og attestert i det enkelte høve. Overtidsgodtgjersle kan berre
betalast for arbeid utover lengda av ordinær arbeidstid i full stilling den enkelte dag. Det kan
gjerast avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgivar om at overtid skal kunne godtgjerast med
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 124 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
avspasering i fritid time for time, og med utbetaling av overtidstillegget. All avspasering skal skje
innanfor ramma på 12 avspaseringsdagar årleg.
5.
Tenestestad
Tenestestad er dei bygga ved fylkeshusa der fylkeskommunen har kontorplass. Tilsette som ikkje
er på tenestestaden skal vere registrerte som fråverande.
6.
Tenestereise/tenestefråvære
Alle tenestefråvære skal registrerast i kontrollsystemet. Heildagsfråvære på tenestereise blir
godskrive som ein ordinær arbeidsdag i fleksitidsrekneskapen.
På tenesteoppdrag innan byområdet i Molde, avgrensa av flyplassen og den nye Årødalsvegen i
aust og boligområdet Kvam/ Kringstad i vest, er det høve til å tene opp plusstid på same måte
som på tenestestaden. Effektiv arbeidstid/møtetid i tida 0700-1800 under tenesteoppdraget, kan
bli godskrive etter skriftleg melding til sentralbordet. Ved ut-og innpassering skal registrering
gjerast som for tenestereiser.
7.
Fråvære
Fråvære i den ytre arbeidstid er lovleg under føresetnad av at den daglege arbeidstid på 7 1/2
time blir oppfylt i gjennomsnitt over avrekningsperioden (sjå pkt. 2 om overføring av saldo).
Ulegitimert og ulovleg fråvære i kjernetida kan føre til trekk i løn. Nødvendige private ærend i
kjernetida som er godkjende av avdelings-/kontorleiar, skal registrerast i kontrollsystemet, og gå
til frådrag i tidssaldoen (avspasering).
Det kan gjevast fri i kjernetida for å søkje lege, utan trekk i løn. Det same gjeld behandling
rekvirert av lege og tannlegebehandling. Slikt fråvære skal registrerast i kontrollsystemet
(permisjon med løn).
Sjukefråvære må vere legitimert etter gjeldande føresegner og skal registrerast i kontrollsystemet.
Permisjonar og ferie skal registrerast i kontrollsystemet.
8.
Omfang
Ordninga med fleksibel arbeidstid skal gjelde for alle tilsette i full stilling, med unnatak for grupper!
stillingar som av omsyn til tenesta (servicefunksjonar internt eller i høve til publikum) må ha fast
arbeidstid eller vaktordning, eller som har ei anna arbeidstid enn den som gjeld for kontortenesta.
Fylkesrådmannen avgjer kven som skal ha fast arbeidstid, i samråd med avdelings-/ kontorleiar.
Avdelings-/kontorleiar må i nødvendig omfang etablere ei vaktordning, slik at avdelinga/ kontoret
er bemanna i ordinær arbeidstid.
Deltidstilsette med redusert arbeidsdag skal ha fast arbeidstid etter avdelings- / kontorleiaren si
avgjerd. Deltidstilsette som arbeider full dag når dei er i teneste kan nytte "fleksitid".
9.
Kontroll med arbeidstida
Alle skal vere underlagt kontroll med arbeidstida. Dette gjeld også tilsette med fast arbeidstid og
tilsette på deltid.
Kontrollen blir gjennomført ved stempling/fleksitidsmålar.
10.
Endringar av retningslinjene
Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjere mindre endringar i retningslinjene av praktiske omsyn.
Forslag om større endringar skal drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for
samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen.
Arbeidsavtale (vedlegg 17)
ARBEIDSAVTALE
Mellom
Møre og Romsdal fylkeskommune
og
Namn:
Adresse:
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 125 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Fødselsnummer:
Arbeidsstad for tida:
Arbeidstid for tida:
37,5 timer pr. veke
Lengde av pauser:
Med heimel i AML § 10-9
Stilling:
Stillingsstorleik:
Stillingskode:
Årsløn:
Dato for lønsutbetaling:
12. i kvar månad
Tilsetjingsdato:
Oppseiingsfristar:
Med heimel i AML § 15-3 og HTA kap. 1, §3
Fast tilsetjing
Mellombels tilsetjing
Vikariat
Heimel for eventuell mellombels tilsetjing, vikariat, arbeidsmarknadstiltak, jfr. AML §§ 14-9, 14-10. 14-11, 17-3 og
17-4.
Heimel /grunngjeving for mellombels tilsetjing:
Tidsrom for vikariat/mellombels tilsetjing: frå dato:
til dato:
Andre arbeidsvilkår:
Avtalen byggjer på vilkår i samsvar med lov av 17. juni 2005, iverksett 1. januar 2006 om arbeidsmiljø, arbeidstid
og stillingsvern mv. ( arbeidsmiljøloven ), lov av 29. april 1988 nr. 21 om ferie og Hovudtariffavtalen ( HTA )
mellom Kommunenes Sentralforbund og LO-Kommune, YS-K, UHO Akademikerne-Kommune.
Dersom det blir utbetalt feil løn, kan arbeidsgjevar etter avtale med arbeidstakaren rette opp feilen neste
lønningsdag, jfr. AML § 14-15. Arbeidsgjevar/arbeidstakar har plikt til å varsle straks feilen er oppdaga.
Denne avtalen er utarbeidd i 2 eksemplar, ein til kvar av partane.
Stad/dato: .........................................
Stad/dato: ....................................
............................................................
arbeidstakar
........................................................
for arbeidsgjevar
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 126 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
7.21.2.1
TEIEPLIKT
Eg stadfestar med dette å ha motteke kopi av forvaltningslova § 13, og at eg kjenner til
innhaldet i reglane om teieplikt.
Eg er klar over at eg i mi teneste i Møre og Romsdal fylkeskommune pliktar å hindre at andre får
tilgang eller kjennskap til det eg i samband med tenesta får vite om nokon sine personlege tilhøve
og/eller tekniske innretningar og framgangsmåtar og drifts- eller forretningsforhold som det har
konkurransemessig betydning å halde hemmeleg av omsyn til den som opplysninga gjeld.
Eg er kjend med at teieplikta gjeld også etter at eg har slutta i tenesta i Møre og Romsdal
fylkeskommune.
Vidare er eg klar over at brot på teieplikta kan medføre straff i samsvar med straffelova § 121
eller med oppseiing av stillinga.
Molde, den ………………..
………………………………
underskrift
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 127 av 172
7 Løn
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
8 Reise- og kostgodtgjersle
8.1 Kommunane sitt reiseregulativ
Desse reglementa gjeld ved fylkeskommunale tenestereiser:
-
Statens regulativ for reiser innenlands (SGS 1001)
-
Regulativ for reiser i utlandet for statens regning
-
Reglement for godtgjersle til valde medlemmer i fylkeskommunale
politiske organ i Møre og Romsdal
Statens regulativ for reiser innenlands gjeld for tilsette i fylkeskommunen for reiser innanlands. Dei
politisk valde representantane følgjer det kommunale reiseregulativet med tillegg av dei reglane som
er gitt i "Reglement for godtgjersle til valde medlemmer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og
Romsdal".
Når det gjeld reiser i utlandet følgjer fylkeskommunen "Reiseregulativ for reiser i utlandet for Statens
regning".
Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjere vidare presiseringar ved særlege tolkingstilfelle eller ved
evt. tillegg eller justeringar av reiseregulativet til kommunane. På område der reiseregulativet til
kommunane manglar presiseringar vil ein i utgangspunktet følgje presiseringane som er gitt i statens
reiseregulativ.
8.2 Utfylling av reiserekningar
8.2.1
Generelt
Alle utgifter skal betalast av den som har reist. Dette gjeld reiseutgifter, kursutgifter, hotell m.m.
Dvs. at det ikkje er høve til å få rekning for hotellopphald e.l. sendt til arbeidsgjevar. Ansvar for at
reiserekningsskjemaet er fylt ut rett ligg til den som kontrollerer og attesterer. For å sikre at
utbetaling skjer til rett tid må skjemaet vere påført følgjande:
- Fullt namn og adresse (tydeleg skrive, helst med blokkbokstavar)
- Lønsnummer (for dei som er registrert)
- Bankkontonummer
- Fødsels-/personnummer
- Skattekommune
- Skatteprosent
8.2.2
Ansvar for kontroll, tilvising og registrering av reiserekningar
Det er svært viktig at reiserekninga blir rett utfylt då dette er avgjerande for rett
skattehandsaming. Vi nyttar løns- og trekkartane på reiserekningsskjemaet til å styre godtgjersler
til rett kode på løns- og trekkoppgåva.
Kontroll/attestasjon
Den som kontrollerer/attesterer reiserekningane har ansvaret for at den som har reist får utbetalt
rett beløp i høve til dokumenterte utgifter og rett godtgjersle etter reiseregulativet i høve til
reiserute og reisetid.
Tilvising
Den som tilviser reiserekningane har ansvar for at rekningane er kontrollerte/attesterte og at
beløpa blir tilviste på dei rette budsjettpostane. Ei tilvising er ikkje fullstendig før både beløp og
heile kontonummeret (19 siffer + eventuelt prosjektnummer) og underskrift er påført.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 128 av 172
8 Reise- og kostgodtgjersle
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Økonomiseksjonen
Lønsgruppa har ansvaret for at det blir utbetalt rett beløp til rett person i høve til tilvisinga og at
beløpet er postert på rett konto i forhold til det som er tilvist. Økonomiseksjonen har også
ansvaret for oppgåveplikta til likningskontoret.
8.2.3
Utfylling av reiserekningsskjemaet
Heile fylkeskommunen nyttar det same reiserekningsskjemaet. Oppdatert skjema finn du til ei
kvar tid på Intranettet NOATUN under økonomi komm – lønn – skjema.
Dei som har fått brukarnavn og passord til reiserekningsmodulen skal nytte web modulen til
registrering av reiserekningar.
Generelle opplysningar
Lønsnummer, tydeleg namn og adresse, bankkontonr., skattekommune, skatteprosent, heile
fødselsnummeret (11siffer) må alltid førast på rekninga. Fast tilsette kan sløyfe skattekommune,
skatteprosent og bankkonto, men for andre må desse opplysningane førast på.
Formålet med reisa
Beskriv formålet med reisa/oppdraget. Innbyding til kurs/seminar skal ligge ved reiserekninga.
Reise start/slutt
Før opp dato og klokkeslett ved reise start og reise slutt. Ved full pensjon skal 4 klokkeslett førast
på. Frå heimen/arbeidsstad til første måltid. Frå siste måltid til heimen. Dette er for å kunne
beregne administrativ forpleining (bruspengar).
Passasjerar i bilen
Gje opp namn på passasjerar, dato og strekning (km.). Passasjertillegg kan krevjast for personar
som har krav på å få dekt sine utgifter frå fylkeskommunen. Har ein sjølv vore passasjer skal
dette førast opp, kven ein var passasjer hos, dato og strekning.
Kost utan overnatting
Her skal ein føre kostgodtgjersle ved reiser utan overnatting, dvs. på dagsreiser.
Kost med overnatting
Gjeld kostgodtgjersle ved overnatting. For reiser som varer meir enn eit døgn, reknast 6 timar
eller meir inn i det nye døgnet som eit nytt heilt døgn. Begge kostdøgna skal førast på kost med
overnatting. Dersom reisa varer mindre enn 6 timar utover heile døgn, får ein ikkje
kostgodtgjersle for desse timane.
I dei høve ein krev nattillegg (ulegitimert overnatting) skal kosten delast i ein skattefri og ein
skattepliktig del. Det er to variantar: m/kokemoglegheit (privat overnatting) og utan
kokemoglegheit (rimelegare overnatting til dømes pensjonat). Satsane går fram på
reiserekningsskjemaet.
Diettgodtgj. utland
Her gjeld spesielle satsar, sjå "Reiseregulativ for reiser i utlandet for Statens regning".
Bruk av eigen bil
Oppgjevne kilometer på reiseruta er grunnlaget for godtgjersla. Ved bruk av eigen bil ut over
10.000 kilometer skal satsen reduserast, sjå § 6 i statens regulativ.
Passasjertillegg
Her skal talet på kilometer førast opp. Må gangast opp med antall passasjerar.
Reiseutlegg
Alle reiseutgifter skal vere dokumenterte med originalbilag. Ved flyreise skal flykupong-hefte
liggje ved. Er det nytta E-pass skal kvittering frå flyselskap motteke via e-post liggje ved.
Betalte utlegg til ferjer, bompengar, buss og tog skal legitimerast. I dei høve utlegga ikkje blir
legitimerte, blir det refundert utlegg tilsvarande normaltakst med frådrag for rabattprosenten på
klippekort. Ved bruk av drosje må kvittering frå drosjesjåfør leggjast ved. Parkeringsutgifter må
også legitimerast.
Hotellrekning og fullpensjonsopphald førast opp her.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 129 av 172
8 Reise- og kostgodtgjersle
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Kursavgifter og reiseutlegg/bilettar i samband med kurs skal førast her.
Alle bilag skal festast bak rekninga.
Natt-tillegg
Ulegitimert overnatting gjeld ved privat overnatting o.a.
Ekstragodtgjersle ved full pensjon
Blir utbetalt berre for heile døgn. Tida reknast frå kursstart til kursslutt. Reisetida skal holdast
utanfor beregninga. I dei høve det er betalt full pensjon er det i denne L/T-arten oppgåveplikta blir
ivareteken, så her må det stå tal på døgn.
Møtegodtgjersle
Tapt arbeidsforteneste
Sjå "Reglement for godtgjersle til valde medlemer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og
Romsdal".
Servering
Trekk for enkeltmåltid skal førast opp her og ikkje trekkast frå i kostgodtgjersla, også frukost.
Satsar for frukost, lunsj og middag følgjer reiseregulativet. Med lunsj meines eit fullverdig måltid,
der ein vaksen person kan ete seg mett.
Reiseforskot
Er det av spesielle grunnar utbetalt reiseforskot blir det ført til trekk her. Reiseforskot blir ført på
eigen konto i rekneskapen og må ikkje blandast med reisekontoane elles.
Alle skal levere reiserekning så snart reisa er avslutta.
8.3 Godtgjersle for reisetid
Kompensasjon for reisetid på tenestereiser innanlands. Reisetid blir kompensert med time for
time. Reisetid er i denne samanheng den tida som går med til reise ut over ordinær arbeidstid
mellom arbeidsstad/bustad.
Sjå reglane på intranettet
http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Lov-Avtale-Reglement/Reglement
8.4 Reiseforskot
Etter innføring av ordninga med kredittkort er det slutt på ordninga med reiseforskot for tilsette i
sentraladministrasjonen. Det er berre unntaksvis at det blir utbetalt forskot her.
For andre tilsette i fylkeskommunen er det ordning med utbetaling av forskot på reise.
Reiseforskot blir tilvist av
Avdeling/etat/skole
Tilvisar
Vidaregåande skolar
Rektor/inspektør
Fylkesutdanningssjefen for rektor
Tannklinikkane
Fylkestannlegen
Utbetaling av reiseforskott skjer over bank. Etter oppmoding kan det også utbetalast reiseforskott
etter at reiserekninga er tilvist. Reiseforskott skal ikkje tilvisast konto for tenestereiser i
driftsrekneskapen. Forskottet blir av lønskontoret ført på eigen konto for "Forskott på
reiserekningar" på aktivasida i balanserekneskapen, og står som eit krav på vedkomande inntil
tilvist reiserekning er levert.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 130 av 172
8 Reise- og kostgodtgjersle
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Reiseforskottet skal, om ikkje anna er avtalt, gjerast opp mot den første reiserekninga som blir
tilvist til utbetaling etter at forskottet er utbetalt. Dersom det ikkje blir innlevert reiserekning, eller
at reisa ikkje har blitt noko av, skal forskottet betalast attende anten ved innbetaling eller ved
trekk i løn. Forskot på enkeltreiser skal trekkjast i løna seinast andre månaden etter at reisa er
avslutta.
8.5 Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser
Innkjøpsseksjonen i sentraladministrasjonen sørger for at vi til ei kvar tid har gunstige avtalar med
leverandørar innan hotell, reisebyrå, fly etc.
Fylkeskommunen sine tilsette er forplikta til å nytte desse avtalane på sine tenestereiser.
Informasjon om avtalane blir sendt til alle avdelingar og verksemder. I tillegg er avtalane lagt ut
på intranett
Spørsmål til avtalane kan rettast til innkjøpsleiar.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 131 av 172
8 Reise- og kostgodtgjersle
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
9 Registrering av inventar og utstyr
9.1 Inventarføring
Den enkelte skole/institusjon skal føre oversikt over inventar og utstyr. Dette er nyttig for å kunne
dokumentere tap i tilfelle tjuveri, brann eller hærverk. Betre oversikt over fylkeskommunalt
inventar og utstyr kan også bidra til betre utnytting av inventar og utstyr internt i den enkelte
verksemd og mellom fylkeskommunen sine verksemder.
Reglane for inventarføring går fram av Instruks for registrering av og kontroll med inventar og
utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune.
9.1.1
Registrering av inventar
I instruksen går det fram at den enkelte avdeling/institusjon skal føre oversikt over det
vesentligste inventar og utstyr som verksemda eig. Ei slik oversikt kan førast på eigne lister eller
det kan nyttast EDB-førte lister.
Sjå 9.4.1 Inventar- og utstyrliste for eksempel på liste som kan nyttast ved registrering av inventar
og utstyr.
Det er ikkje sett noko beløpsgrense for kva slags inventar og utstyr som skal registrerast. Kva for
utstyr som skal førast på lista må vurderast av verksemda sjølv ut frå den enkelte gjenstanden si
levetid, kor utsett gjenstanden er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er.
Større verktøy, kontormaskiner, EDB-utstyr, mobiltelefon, TV/video og kunst bør registrerast. Det
kan vere praktisk å føre inventaroversikta romvis.
Inventaroversikta skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av
gjenstanden, kvar den er lokalisert, og evt. dato og signering for avgang.
Inventaroversikta skal oppbevarast ved institusjonen og skal til ei kvar tid vere tilgjengeleg for
fylkesrevisor og etatsleiing.
9.1.2
Årleg gjennomgang av inventarregisteret
Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast
at kontroll er gjennomført.
Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative
leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for
innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga.
9.2 Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og
utstyr
Reglane om avhending, overføring, utrangering og kassasjon av inventar og utstyr finn ein i
Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Det er institusjonsleiaren som tek avgjerd i saker som gjeld avhending, overføring, avhending og
kassasjon. Inventar og utstyrslista skal likevel signerast av to personar ved utrangering,
kassasjon og avhending av fylket sitt inventar og utstyr.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 132 av 172
9 Registrering av inventar og utstyr
Møre og Romsdal fylke
9.2.1
Økonomihandboka del 2
Avhending
Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylkeskommunen.
Sal skjer som regel ved offentleg kunngjering. I enkelte høve kan salet skje ved auksjon. Direkte
sal bør ikkje skje utan at særlege grunnar talar for det, td. når inventaret/utstyret er av lite verd,
når hurtig sal av særlege grunnar er naudsynt eller når berre eit mindre tal kjøparar er aktuelle.
Ei kunngjering om auksjon og sal kan innehalde:
- namn på den institusjonen som sel inventar og utstyr
- informasjon om type inventar og utstyr
- tid og stad for eventuell framsyning av
salsgjenstanden
- opplysningar om korleis tilboda skal merkast, stad,
dato, klokkeslett for innlevering av tilbod og opning av
tilbod
- ved auksjon: auksjonsstad og tid
- leverings- og betalingsvilkår
- atterhald om retten til å forkaste alle tilbod dersom
prisen på tilboda ikkje er aksaptable
- kor lang tid kjøparen skal vere bunden av sine tilbod
- frist for henting av inventar og utstyr og eventuell
rydding av tomt m.v.
- opplysning om at tilbod som inneheld udefinerte tilbod
eller prisar vil bli avvist
Vanlege leverings- og betalingsvilkår for sal av inventar og utstyr kan vere:
- Inventar og utstyr skal hentast av kjøpar på den stad, og innan den frist som er gitt i salsvilkåra.
Utgifter i samband med borttransportering og rydding er kjøpar sitt ansvar.
- Salsbeløpet skal i regelen vere betalt før levering. Mot god tryggleik (bankgaranti) kan betaling
utsetjast inntil 3 månader.
Opplysningar ved sal skal førast inn i salsprotokoll, evt. i inventarlista, og denne skal skrivast
under av minst to personar.
9.2.2
Overføring
Overføring av utstyr/inventar mellom einingar i fylkeskommunen kan avtalast direkte mellom
partane. Dersom verksemda har overflødig utstyr som kan nyttast ved andre av fylkeskommunen
sine verksemder skal etatleiinga ha melding om dette.
9.2.3
Utrangering
Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik
nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades.
Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista og ved utrangering skal lista signerast av
minst to personar.
9.2.4
Kassasjon
Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan
reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk.
Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to
personar.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 133 av 172
9 Registrering av inventar og utstyr
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
9.3 Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen
Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i kapitalrekneskapen dersom beløpet er kr.
100.000 og levetida er 3 år eller meir. Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av
investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må den enkelte verksemd føre eit manuelt kartotek
over det einskilde objekt som er ført i kapitalrekneskapen. Sjå 5.15.3.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 134 av 172
9 Registrering av inventar og utstyr
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
9.4 Vedlegg
9.4.1
Inventar- og utstyrliste (vedlegg 1)
Ajourført pr. dato:
Etat/institusjon
Artikkel
Avd/rom
Tal
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Type/modell
Fab.nr.
Side 135 av 172
Innkj.år
Nypris (evt.
verdi)
Sal/kassasjon Salspris
o.a.
9 Registrering av inventar og utstyr
Dato
Sign:
Merknader
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
10 Forsikringar
10.1 Administrative bestemmelsar
Fylkesutvalet vedtok i 1991 at Møre og Romsdal fylkeskommune skal ha ei forsikringsordning
som kombinerer forsikringar frå forsikringsselskap med eit internt system for sjølvforsikring.
Formålet med fylkeskommunen si forsikringsordning er å sikre:
 Effektiv og økonomisk avlasting for fylkeskommunen sin risiko
 Stabilisering av økonomien på den enkelte kostnadsstad mot verknaden av plutselege og
uføresette skadar
 Aktuell og kostnadseffektiv risikostyring
 Optimal utnytting av fylkekommunen sin kapital og menneskelege ressursar
Fylkesrådmannen har fullmakt til å plassere forsikringsavtalane på grunnlag av tilbodsinnhenting
og priskonkurranse.
10.1.1
Dekningsomfang
I hovudsak er dekningsomfanget for ordninga lagt opp slik at brukarane har dei forsikringar som
ville ha vore teikna i forsikringsselskap.
Dekningsomfanget er slik lagt opp:
(Alle eigenandelsbeløp er utan mva.)
Objekt
Skadetype
Skadefondet
KLP
Bygningar
Innhald i eigne og
leigde bygningar
Brann
Brot på vatnleidning
Innbrot
Kaskoskade bygg
JA
Intern eigenandel
kr. 10.000
JA
Eigenandel brann
kr. 250.000
Eigenandel øvrige
kr. 100.000
Bygningar
Innhald i eigne og
leigde bygningar
Naturskade
NEI
JA
Eigenandel kr. 4.000
Motorvogner
Vognskadar
Ansvarsskadar ved
bruk av kjøretøy
Ja
Nei (motorvogn med
kasko)
Ja (motorvogn utan
kasko)
JA
Eigenandel kr. 5.000
Båt
Båtskadar (brann,
tyveri)
Nei
Ja Eigenandel kr. 5000
Kasko
Ja Eigenandel kr. 5000
Ansvar
- Personskade
- Tingansvar
- Formuesansvar
Rettslege krav som
følgje av tap/skade
påført 3. person
NEI
NEI
JA
JA Eigenandel 100.000
JA Eigenandel 100.000
NEI
Garanti
Underslag
JA
NEI
Elevar
Ulykke
NEI
JA Eigenandel kr. 0.01 g
ved behandlingsutg.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 136 av 172
10 Forsikringar
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Elevar utplassert i
bedrift
Yrkesskade
NEI
NEI – i særskilde tilfelle
eigen avtale
Tilsette
Yrkesskade
NEI
JA
Tilsette
Ulykke, inkl. fritid
NEI
JA
Tilsette *)
Tap knytt til reise i
teneste
NEI
JA
*) Tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune er forsikra ved reise i teneste. Tilsette må ta
kontakt med juridisk avdeling for å få avklart det forsikringsmessige om dei skal ha med seg
kostbart utstyr (over 15.000 kroner).
10.1.2
Erstatning
Hovudprinsippet ved oppgjer, dersom dette ikkje finn stad direkte frå forsikringsselskapet, er at
erstatning blir utmålt etter dei same reglane som er nytta av selskapa. Ved oppgjer etter skade på
ting, vil det bli tatt omsyn til alder/slitasje på gjenstanden når erstatninga blir vurdert.
10.1.3
Intern eigenandel
Ved alle oppgjer gjennom forsikringsordninga blir ordninga refundert ein intern eigenandel på
inntil kr. 10.000. (Ved naturskade kr. 4.000). Beløpet blir belasta den enkelte kostnadsstaden.
10.1.4
Disponering av midlar frå forsikringsordninga
Etter søknad til fylkesrådmannen kan det gis midlar frå ordninga til
• Skadeforebyggande tiltak og program
• Opplæring og materiell
• Ekstern bistand
• Ekstraordinære skader
• Andre driftsutgifter i samband med ordninga
10.1.5
Organisering og ansvarsforhold
Driftsansvar
Driftsansvaret for ordninga er tillagt fylkesrådmannen. Juridisk avdeling har ansvaret for den
daglege drifta.
Brukarnett
Kvar brukarstad skal ha ein forsikringskontakt (ev. fleire personar) som utgjer eit brukarnett for
ordninga. Funksjonar som skal dekkjast er:
1.
Rapportering av tilgang/avgang av forsikringsobjekt
2.
Rapportere skadar
3.
Vere kontaktperson
Dei områda som skal dekkjast er:
• Bygningar med innhald
• Kjøretøy, båtar og arbeidsmaskiner
• Ulykkesforsikring av elevar
• Yrkesskadeforsikring av elevar utplassert i bedrift
• Ulykkesforsikring av tilsette (arbeid og fritid)
• Yrkesskadeforsikring av tilsette
• Reiseforsikring av tilsette
Juridisk avdeling legg til rette for rutinar og sørgjer for nødvendig informasjon.
10.1.6
Forsikringsavtalar
Forsikringsavtalar kan berre inngåast av fylkesrådmannen v/juridisk avdeling.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 137 av 172
10 Forsikringar
Møre og Romsdal fylke
10.1.7
Økonomihandboka del 2
Forsikringspremiar
Til dekning av ordninga sine utgifter og avsetningar, blir kostnadsstadene belasta ein intern
premie. Premien omfattar deltaking i ordninga slikt det går fram under punkt 10.1.1.
Satsen for internpremien blir fastsett av fylkesrådmannen. Premien blir fordelt på
kostnadsstadene ut frå andel av total forsikringssum for bygningane.
For auto, arbeidsmaskiner og pensjonsforsikringar blir kostnadsstadene belasta med ekstern
forsikringspremie (den premien Møre og Romsdal fylkeskommune betalar til KLP).
10.2 Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang
10.2.1
Tilgang/avgang bygningar
Tilgang eller avgang av bygningar skal meldast umiddelbart til byggje- og vedlikehaldsavdelinga.
10.2.2
Tilgang/avgang av maskiner og inventar
Tilgang eller avgang av bilar/kjøretøy meldast straks frå brukarstaden til Aon (sjå
kontaktinformasjon i 10.5).
Dersom kjøretøyet er kjøpt hos forhandlar vil denne ha "rødt kort" liggjande. Det er tilstrekkeleg å
opplyse at bilen skal forsikrast i KLP forsikring.
Dersom bilen er kjøpt privat vil "rødt kort" bli sendt direkte frå forsikringsselskapet.
10.3 Prosedyre ved skade
10.3.1
Skadar på bygningar med innhald
Skadar på bygningar med innhald skal straks meldast til forsikringsmeklar, Aon, med kopi til
juridisk avdeling (sjå kontaktinformasjon i 10.5).Aon kontaktar forsikringsselskapet, og gir så
tilbakemelding til skademeldar om vidare behandling (taksering m.v.).
Skadestaden melder også om nødvendig i frå til brannvesen og politi.
Ved innbrot, hærverk, mv., skal formell anmeldelse av skaden med krav om påtale skje frå
juridisk avdeling hos fylkesrådmannen.
Dersom skaden går inn under forsikringsordninga til Møre og Romsdal fylkeskommune (er
dekningsmessig), vil skadestaden få melding om at skaden kan utbetrast til ”tilsvarande”
standard.
Skadestaden er ”eigar” av skaden, og skal i første omgang dekke alle utlegg knytta til skaden
over eige budsjett/rekneskap. Når utbetringa av skaden er avslutta, skal skadestaden sende kopi
av alle kvitteringar og nødvendig dokumentasjon til juridisk avdeling, som har ansvar for at
skadestaden får utbetalt forsikringsoppgjer.
10.3.2
Skadar på kjøretøy og arbeidsmaskiner
Skade på motorvogn skal meldast av avdelinga som disponerer aktuelt kjøretøy elektronisk etter
følgjande prosedyre:
• Skaden meldast per e-post til juridisk avdeling - se kontaktinformasjon i 10.5
• Juridisk avdeling oppretter skadesak hos KLP, og sender skjemalenke til skademeldar for
utfylling.
Når kjøretøyet blir sett på verkstad må det opplysast at kjøretøyet er forsikra i KLP
Skadeforsikring.
10.3.3
Ansvarsskadar
Krav om erstatning frå 3. person skal umiddelbart sendast over til juridisk avdeling (se
kontaktinformasjon i 10.5) for vidare behandling av saka.
10.3.4
Ulykkesskade - elevar
Ulykkesskader skal meldast til NAV.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 138 av 172
10 Forsikringar
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Skadeskjemaet skal fyllast ut og skrivast under. Skjemaet skal sendast som brevpost.
Juridisk avdeling skal ha kopi av skjemaet.
Skjema finn ein på nettsidene til NAV.
•
nav.no:
Melding om skade/sykdom påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium
Skjema NAV 13-07.05
Skade som medfører sjukemelding skal i tillegg meldast KLP.
Skadeskjemaet skal fyllast ut og skrivast under. Skjemaet skal sendast som brevpost.
Juridisk avdeling skal ha kopi av av skjemaet.
•
KLP.no:
Offentlig/bedrift – forsikring – meld skade.
Skjema Elev/barnehagebarn ulykke
1.3.5. Ulykkesskade/yrkesskade - tilsette
Ulykkeskader skal meldast til NAV.
Skadeskjemaet skal fyllast ut og skrivast under. Skjemaet skal sendast som brevpost.
Juridisk avdeling skal ha kopi av av skjemaet.
Skjema finn ein på nettsidene til nav:
•
nav.no:
Melding om skade/sykdom påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium
Skjema NAV 13-07.05
Skade som medfører sjukemelding skal i tillegg meldast KLP.
Skaden skal meldast elektronisk etter følgjande prosedyre:
• Skaden (skadested, dato og kven det gjeld) meldast per e-post til juridisk avdeling - sjå
kontaktinformasjon i 10.5
• Juridisk avdeling oppretter skadesak hos KLP, og sender skjemalenke til skademeldar for
utfylling.
10.4 Skadeførebyggjande program og tiltak
Den enkelte brukarstad skal ved aktivt førebyggjande arbeid i størst mogleg grad avgrense
sjansane for at skadar kan oppstå.
Har brukarstaden behov for å gjennomføre spesielle skadeførebyggjande tiltak, og utgiftene til
slike tiltak blir særleg store, kan brukarstaden søkje om finansieringsbistand til tiltaka gjennom
forsikringsordninga, jfr. pkt. 10.1.4.
Skadeavgrensande tiltak skal omgåande vurderast og om nødvendig iverksetjast når skade har
skjedd.
10.5 Kontaktinformasjon
Juridisk avdeling
Kristine Svendsen, 71 25 87 11, kristine.elisabeth.svendsen@mrfylke.no
Eirik Jenssen, 71 25 87 33, eirik.jenssen@mrfylke.no
KLP Skadeforsikring
Postboks 400 Sentrum,
0103 Oslo
tlf 22 03 35 00
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 139 av 172
10 Forsikringar
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Aon
Sjømannsveien 14,
6008 Ålesund.
Tlf. 70111140.
Kontaktperson: Bjørn Ekroll, bjorn.ekroll@aon.no
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 140 av 172
10 Forsikringar
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
11 Balanserekneskapen
11.1 Kva er balanserekneskap
Balanserekneskapen er ei oversikt over fylkeskommunen sine eigedelar på den eine sida (aktiva)
og korleis desse eigedelane er finansierte på den andre sida (passiva). Balanserekneskapen i
fylkeskommunen er stilt opp på same måte som for eksempel aksjeselskap.
I motsetning til bevilgningsrekneskapen syner ikkje balanserekneskapen berre endringar skjedd i
året, men er ein status på formuessituasjonen til fylkeskommunen. Dette inneber at eigedelar,
gjeld eller eigenkapital registrert i balanserekneskapen blir ståande der til ei konkret føring
påverkar storleiken på balanseverdiane. Dette krev at alle balansekontoar vert følgde opp slik at
balansen gjev eit korrekt bilde av fylkeskommunen sin økonomiske status. Ansvaret for slik
oppfølging ligg til alle som har balansekontoar. I tillegg til driftsrapportane er det laga
balanserapportar i web – økonomispøring som viser posteringar og saldi på balansekonti som er
knytt til det einskilde ansvarsområde.
EIGEDELAR
GJELD OG EIGENKAPITAL
H.kap. 2.2 Anleggsmiddel
H.kap. 2.5 Bokført eigenkapital
Kap. 2.27
Kap. 2.56
Faste eigedomar og anlegg
Disposisjonsfond
2.24
Utstyr, maskiner og
transportmiddel
2.51
2.53
Bundne driftsfond
Ubundne investeringsfond
2.22
2.21
Utlån
Aksjar og andelar
2.55
2.5900
2.5950
2.5980
2.5990
Bundne investeringsfond
Rekneskapsmessig
meirforbruk
Rekneskapsmessig
mindreforbruk
Likviditetsreserve
Kapitalkonto
H.kap. 2.4 Langsiktig gjeld
Kap. 2.45
Andre lån
2.43
Sertifikatlån
2.41
Ihendehavarobl. lån
H.kap. 2.1 Omløpsmiddel
H.kap. 2.3 Kortsiktig gjeld
Kap. 2.13
Kap. 2.32
Kortsiktige fordringar
2.12
Lånesertifikat
2.31
2.11
Ihendehavarobligasjonar
2.10
Kasse, postgiro, bank
Anna kortsiktig gjeld
Kassekredittlån
Eigedelane er delte inn i omløpsmiddel som er dei mest omsettelege aktiva lik kontantar,
bankinnskot, kortsiktige fordringar og materialbehaldning og anleggsmiddel som er mindre
omsettelege eigedelar slik som aksjar, utlån, maskiner, transportmiddel og bygningar/anlegg.
Passivasida i balanserekneskapen viser korleis eigedelane på aktivasida er finansierte.
Finansieringa er delt inn i kortsiktig og langsiktig gjeld, og i eigenkapital. Forholdet mellom gjeld
og eigenkapital seier oss noko om kor stor del av eigedelane som er finansiert av eigenkapital.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 141 av 172
11 Balanserekneskapen
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
11.2 Hovudkapitla i balansen
11.2.1
Hovudkapittel 2.2 Anleggsmiddel
2.27 Eigedomar og anlegg
Kjøp og sal av eigedom og anlegg skal vedtakast av fylkestinget. Det blir rekneskapsført i
investeringsrekneskapen og aktivert i balansen.
Oppfølging av anleggskontoane
Sjå 5.15.2 Ansvar for aktivering og avskriving side 73 om aktivering og avskriving av utstyr og
anlegg. Her går det fram at skolen/institusjonen skal føre eige kartotek over alle kjøp av
investeringsmessig karakter. Det er viktig at økonomiseksjonen får melding om
sal/avhending/kondemnering av utstyr slik at dette kan førast ut av balanserekneskapen. Gje opp
årstal for når utstyret var kjøpt.
2.24 Utstyr/maskiner/transportmiddel av investeringsmessig karakter
Større kjøp av inventar og utstyr blir rekna som investering og skal førast i
investeringsrekneskapen. Som større kjøp reknast gjenstandar med:
• økonomisk levetid på 3 år eller meir
og
• innkjøpspris over 100.000 kr
Begge vilkåra må vere oppfylte.
11.3 Sjå også 5.14 Høve til betalingskort/kredittkort
Det er høve til å søke om betalingskort eller kredittkort for dei einingar som i stor grad er ute på
reise eller som treng betalingskort til å handle på internett. Kortet må registrerast på ein person,
for eksempel rektor. Det er særs viktig at det blir fremlagt kvittering for kjøpa som skal legges ved
rekneskapsbilaga eller faktura frå kredittkortselskap. Bestilling av kort skal skje gjennom
Økonomiseksjonen.
Investeringsutgifter side 73.
2.22 Utlån
Utlån skal vedtakast av fylkestinget. Dei utlån som fylkeskommunen gjev skal budsjetterast og
rekneskapsførast i investeringsrekneskapen. Utlåna blir aktiverte i balansen til utlånsbeløp.
2.21 Aksjar og andelar
Alt kjøp og sal av aksjar og andelar skal vedtakast av fylkestinget. Ei avdeling eller ein institusjon
har inga fullmakt til å gjere slike avtalar.
Rekneskapsføring blir gjort av økonomiseksjonen sentralt, og skjer i investeringsrekneskapen på
postane 52 og 92. Aksjar og andelar skal aktiverast i balansen til kjøpsverdi pr. 31.12.
11.3.1
Hovudkapittel 2.1 Omløpsmiddel
2.13 Kortsiktige fordringar
Kortsiktige fordringar er uteståande krav som ikkje har lengre fordringstid enn maksimalt 1 år. Dei
fleste krav som blir førte under kapitla 2.13 kortsiktige fordringar heng saman med at
rekneskapen blir ført etter anordningsprinsippet. Lønsforskot, reiseforskot, krav på offentlege og
private debitorar, depositum og ulike krav på staten er døme på kortsiktige fordringar som skal
inntektsførast og registrerast som fordring i balansen.
Dei ulike krava skal fakturerast og inntektsførast så snart dei oppstår. Fordringane skal vere
fullstendig dokumenterte med bilaget som viser grunnlaget for kravet. Sjå også 5.7.1
Inntektsordre side 65 og Feil! Fant ikke referansekilden. Feil! Fant ikke referansekilden. side
Feil! Bokmerke er ikke definert..
Avstemming av kortsiktige fordringar
Økonomiseksjonen har ansvar for å avstemme og følgje opp fordringar ført i Fakturering i Visma.
Kortsiktige fordringar registrert utanom Fakturering, direkte mot ein fordringskonto i balansen, må
avdelinga/skolen kontrollere ved rapportmottak kvar månad. Det er den einskilde etat eller
institusjon/skole som må følgje opp og purre på desse.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 142 av 172
11 Balanserekneskapen
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Økonomiseksjonen skal ha tilsendt ein avstemmingsrapport pr. 31.08 og 31.12. kvart år for alle
fordringskontoar. Rapporten skal innehalde saldo - (UB) - og kva denne saldoen består av, dvs.
kva fordringar som er uteståande ved utgangen av august og ved årsskifte.
Fordringskontoane er å finne under desse hovudgrupperingane:
Kortsiktige fordringar
21310 Ymse fordringar på statsetatar
21314 Ymse fordringar skatt
21350 Ymse fordringar kommunar/fylkeskommunar
21370 Ymse fordringar bedrift
21375 Ymse fordringar private
Forelding av fordringar
"Foreldelsesloven 18.05.1979" har ein foreldingsfrist på 3 - tre - år som hovudregel.
(Sjå også lovens § 2, samt §§ 14 - 20 om "avbrudd av foreldelse"). Dette betyr at alle fordringar
som er eller nærmar seg 3 år, må vurderast spesielt med tanke på tapsavskrivingar. Sjå 5.7.3
Avskriving tap på krav side 67.
Eksempel på utforming av avstemmingsrapport:
AVSTEMMING PR. 31.08.XX
Konto 21370.xxx - Ymse fordringar bedrift
Saldo på balansekonto
2.069.784,78
Saldoen gjeld følgjande postar:
B690711/xx
Kommunal oppl. 1 618 600,00
B691694/xx
Kommunal oppl. -85 900,00
1.532.700,00
B691842/xx
145473 Telenor Handel AS
500,00
B691842/xx
441679 Telenor Bedrift AS
20 934,34
B691881/xx
9650 Istad Kraft
AS
515 650,44
Totalt
2.069.784,78
2.10 Kasse, postgiro og bankinnskot
Her skal kassebehaldning og alle innskot på postgiro og bankkonti tilhøyrande fylkeskommunen
førast. Kapitlet omfattar midlar som tilhøyrer både kontantbehaldning og fond.
Kasse
Dei ulike kassebehaldningane blir førte opp med eigne balansekonti i balanserekneskapen. Den
enkelte institusjon har ansvar for eigne kassabehaldningar, sjå 1.5 Instruks for kasseforvaltning.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 143 av 172
11 Balanserekneskapen
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
Bank og postgiro
Dei ulike innskotskonti skal registrerast på eigne konti i balanserekneskapen. Sjå 5.13 Oppretting
av eigne bankkonti side 72.
11.3.2
Hovudkapittel 2.5 Bokført eigenkapital
256 Disposisjonsfond
Disposisjonsfond er lite aktuelt etter innføring av rammestyring. Innsparingar/mindreforbruk blir
ikkje lenger avsett til fond, men inngår i fylkeskommunen sitt samla driftsresultat. Når
rekneskapen er avslutta, blir resultata evaluert. Mindreforbruk kan då etter reglar gitt i
budsjettreglementet pkt. 6 bli tilbakeført til den enkelte driftseining som styrking av ramma for
neste budsjettår, medan meirforbruk kan bli trekt i ramma.
2.51 Bundne driftsfond
Her blir innsparte midlar i driftsrekneskapen avsett. Det dreier seg om midlar der bruken er
bestemt av andre instansar enn fylkestinget. Eksempel på slike midlar er pengegåver til bestemte
formål, øyremerkte statsmidlar til bestemte prosjekt osb. Midlane blir avsett i fond til dei same
konkrete formål/tiltak som dei var bevilga til, dvs. at bundne driftsfond kun kan disponerast til dei
tiltak som dei i utgangspunktet var meint for. Sjå til dømes 5.18 Gåvekontoar og legat side 76.
Her skal det ikkje førast fond som ikkje direkte tilhøyrer fylkeskommunen.
Avsetning til bundne fond skal skje straks inntekta ligg føre. Sjå 5.7.4.1 Øyremerka tilskot side 68.
Ved mottak av balanserapport må avdelinga/skolen kontrollere at saldoen på fondskontoen
stemmer. Endring i saldo på fondskontoen må vere i samsvar med utgifter dekt av fondsmidlar
førte i bevilgningsrekneskapen.
2.53 Ubundne investeringsfond
Ubundne investeringsfond er fylkeskommunen sine eigne kapitalinntekter, f.eks. frå sal av
anleggsmiddel, og kan berre nyttast til investeringsformål.
Rekneskapsføring og kontroll blir normalt gjort av økonomiseksjonen.
2.55 Bundne investeringsfond
Her skal innsparte midlar i investeringsbudsjettet avsetjast. Det er har snakk om midlar der
bruken er bestemt av andre instansar enn Fylkestinget. Fondsmidlane kan berre nyttast til desse
formåla. Fylkeskommunen har nokre vegfond finansiert med statsmidlar som er plasserte under
denne kategorien.
Rekneskapsføring og kontroll blir gjort av økonomiseksjonen.
2.59 Anna bokført eigenkapital
Under dette kapitlet kjem fylkeskommunen sitt eventuelle rekneskapsførte over-/underskot,
likviditetsreserve og kapitalreserve fram. All kontering og rekneskapsføring under kap 2.5
eigenkapital blir koordinert av økonomiseksjonen.
11.3.3
Hovudkapittel 2.4 Langsiktig gjeld
2.41 Langsiktig gjeld
Her blir langsiktig gjeld til finans- og kredittinstitusjonar ført. Lån er tatt opp for å finansiere
investeringar i bygg og eigedom. Det er berre fylkestinget som har mynde til å ta opp lån på
vegner av fylkeskommunen. Kontoane blir kontrollerte og avstemte av økonomiseksjonen.
11.3.4
Hovudkapittel 2.3 Kortsiktig gjeld
2.32 Kortsiktig gjeld
Her blir all gjeld for varer og tenester som er leverte men ikkje betalte ført. Det dreier seg om
skattetrekk (forskotstrekk, påleggstrekk), arbeidsgjevaravgift, pensjonstrekk, meirverdiavgift,
kreditorgjeld, diverse gjeld til staten, gjeld til hushaldningar osv.
Etter anordningsprinsippet skal kostnadane knytt til tiltak som er utførte og varer som er
mottekne, men ikkje fakturerte før rekneskapen skal avsluttast debiterast (utgiftsførast) drifta ved
dei ulike avdelingane/skolane og krediterast kortsiktig gjeld i balansen inneverande år. Beløpet
skal krediterast kortsiktig gjeld og debiterast kasse/bank når fakturaen ligg føre og forfell til
betaling i påfølgjande år.
Kontroll av kortsiktig gjeld
Det finns lite kortsiktig gjeld som er registrert direkte på den enkelte ansvarsstad.
Leverandørgjeld er registrert direkte i ein felles leverandørrsekontro. Det er i hovudsak
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 144 av 172
11 Balanserekneskapen
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
anslagsposteringar og anna spesiell gjeld som er registrert på ansvarsstaden til den enkelte
avdeling/skole. Avdelinga/skolen har ansvaret for å kontrollere slik gjeld.
Økonomiseksjonen skal ha tilsendt ein avstemmingsrapport pr. 31.08 og 31.12. kvart år for
ansvarsstaden sine konti for kortsiktig gjeld. Rapporten skal innehalde saldo - (UB) - og kva
denne saldoen består av, dvs. kva gjeldspostar som ikkje er betalt innan utgangen av august og
ved årsskiftet.
Fordringskontoane og konto for kortsiktig gjeld er å finne under desse hovudgrupperingane i
balanserekneskapen:
Kortsiktig gjeld
23210
23214
23250
23270
23275
23999
.............
.............
.............
.............
.............
.............
11.4 Memoriakonti
Ein memoriakonto er ein hjelpe- og hugsekonto. Ein memoriakonto skal registrerast med same
beløp til debet og kredit, og blir rekna som eit tillegg til balanserekneskapen.
Debet
2.9100
Memoriakonto for ubrukte lånemidler
2.9200- 2.9998Andre memoriakonti
Kredit
2.9999
Motkonto for memoriakontiane
Summen av debetføringane på memoriakontiane skal vere lik 2.9999 Motkonto for
memoriakontiane. All rekneskapsføring og avstemming blir gjort av økonomiseksjonen.
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 145 av 172
11 Balanserekneskapen
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
12 Arkivering og kassasjon av løns- og
rekneskapsmateriale
12.1 Arkivering
Vi viser til Bokføringsforskriften av 12.01.2004, kapittel 7 om «Oppbevaring og elektronisk
tilgjengelighet.»
§ 7-1.Oppbevaringsmedium
Regnskapsmateriale skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten i hele
oppbevaringsperioden. Det samme gjelder bokførte opplysninger som skal holdes
elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b. Foreløpig minst 10 år. Se også § 13 i
Bokføringsloven av 19.11.2004.
I samme periode må den nødvendige dokumentasjon for regnskapsføringen oppbevares slik at
de enkelte poster ved hjelp av henvisninger kan følges fra legitimasjonen/bilaget til det avsluttede
årsregnskap og den omvendte vei."
Det er gitt eigne forskrifter om arkiv i fylkeskommunen:
Retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i kommunale,
fylkeskommunale og statlege administrasjonar. (Fastsett av Riksarkivaren 6. nov. 1985.)
Det er omsynet til dokumentasjon, rasjonell saksbehandling, dei juridiske rettane til
einskildpersonar og institusjonar og framtidig forsking som gjer det naudsynt med påbod om
tidsavgrensa eller permanent bevaring av arkivsaker.
I samband med arkivdanninga i fylkeskommunen vart det utarbeidd ein arkivnøkkel tilpassa
fylkeskommunen sin organisasjon og oppgåver:
Arkivnøkkel for fylkeskommunen
(utarbeidet av Norske Kommuners Sentralforbund 1979)
Arkivnøkkelen vart siste retta i 1981.
12.2 Kassasjon
Det er vedteke eigne reglar for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv:
Retningsliner for arkivavgrensing og
kassasjon i fylkeskommunale arkiv
(gjeldande frå 1. september 1986)
Når materiale er bestemt for kassasjon, må det avgjerast om materialet kan behandlast som
vanleg avfall eller om det må makulerast, og korleis dette eventuelt skal skje. Innhaldet i
dokumenta er avgjerande for framgangsmåten.
Makulering av arkivalia må anten skje ved bruk av forbrenningsomn eller makuleringsmaskin.
Dette gjeld for alt fortruleg og personømtåleg materiale, og makulering må skje under oppsyn av
fylkeskommunalt tilsett person.
Nedanfor følgjer utdrag av kassasjonsforskriftene for områda økonomi og personell.
Ajouført Mai 2014
Side 146 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
12.2.1
Økonomihandboka del 2
Økonomi
Kassasjonsføresegner når det gjeld økonomi er henta frå Retningsliner for arkivavgrensing og
kassasjon i fylkeskommunale arkiv - 1986.
Generelt om økonomi
Nasjonal økonomi
Kasserast. Saker vedr. fylkeskommunen sin økonomi
bevarast.
Kommunens og andre
fylkeskommunars økonomi
Kasserast.
Budsjett
Statsbudsjett
Kasserast.
Kommunenes og andre
fylkeskommunars budsjetter
Kasserast.
Rekneskap og revisjon
Inkassosaker
Kasserast. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med
1980 som basisår.
Rekneskapssaker
Årsrekneskap, detaljrekneskap (kontosamandrag)
bevarast. Vareregister behaldast der dette haldast. Elles
bevarast alt rekneskapsmateriale for 1976 og sidan kvart
10. år med 1980 som basisår. Ved grunnleggjande
endringar i rekneskapsførselen skal første år etter
omlegginga bevarast. Elles kan rekneskapsmateriale
kasserast etter dei fristane som er fastsett i budsjett- og
rekneskapsforskriftene.
Lønningsmapper, oppretta til
bruk for rekneskapskontor
Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som
basisår. Elles kan materialet kasserast etter 5 år.
Timelister
Kasserast. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med
1980 som basisår.
Forskot, kasseforsterkingar
Kasserast.
Ettersyn, kasserapportar,
mislegheiter
Kasserast.
Ajouført Mai 2014
Side 147 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
12.2.2
Økonomihandboka del 2
Personell
Retningslinene for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv seier dette om
personell-materiale:
Tilsetjingar
Søknader
Kan kasserast. Søknader til tilsette skal oppbevarast,
og dessutan alle søknader til leiande stillingar.
Søknadslister og stillingsvurderingar skal oppbevarast.
Løn
Regulativ, tariffar
Kan kasserast
Særlege lønstillegg
Kan kasserast
Personlege lønnstilhøve
Kan kasserast
Utbetaling og frådrag i løn
Kan kasserast
Løn under sjukdom og ved dødsfall
Kan kasserast
Feriegodtgjersle
Kan kasserast
Godtgjersle og tilleggshonorar
Reisegodtgjersle
Kan kasserast
Flyttegodtgjersle
Kan kasserast
Godtgjersle for tenestetelefon
Kan kasserast
Dagpengar, honorar, takstar for
tenesteytingar
Kan kasserast
Godtgjersle for medlemmar av valde
organ
Kan kasserast
Vederlag for tapt arbeidsforteneste
Kan kasserast
Pensjon og andre sosiale tilhøve
Velferdstiltak
Kan kasserast
Kantineservice
Kan kasserast
Påskjøningar, gåver, medaljar o.l.
Kan kasserast
Opplæring, kurs og konferansar
Opplæringsfondet sine kurs
Kan kasserast
Andre opplæringstiltak
Kan kasserast
Stipendordningar
Kan kasserast. Eigne stipendordningar skal
oppbevarast.
12.3 Retningslinjer for innhald i arkiv
Det er utarbeidd eigne retningslinjer for innhald i arkiv ved skolar, og avdelingar i
sentraladministrasjonen med tilvisingsmynde. Desse er meint å vere til hjelp for den enkelte
verksemd i fylkeskommunen i behandlinga av løn- og rekneskapsmateriale.
Desse retningslinjene finn du i 12.5.1 Vedlegg 1.
Ajouført Mai 2014
Side 148 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
12.4 Meir informasjon?
Meir om reglane for arkivering og makulering finn ein i
-
Bokføringsforskriftens kapittel 7 og Bokføringsloven § 13 og
13 b.
-
Retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i
kommunale, fylkeskommunale og statlege administrasjonar.
(Fastsett av Riksarkivaren 6. nov. 1985)
-
Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i
fylkeskommunale arkiv (Riksarkivet 1986)
-
Arkivnøkkel for fylkeskommunen (Norske Kommuners
Sentralforbund, sist retta 1981)
Har du spørsmål kan du også ta kontakt med arkivleiar ved dokumentsenteret i
administrasjonavdelinga hos fylkesrådmannen.
Ajouført Mai 2014
Side 149 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
12.5 Vedlegg
12.5.1
Vedlegg 1
RETNINGSLINJER FOR INNHALD I ARKIV VED SKOLAR
OG AVDELINGAR I SENTRALADMINISTRASJONEN MED
TILVISINGSMYNDE
______________
_____________________
______________
Desse retningslinjene er gjevne for å sikre at personal, løns- og rekneskapsmateriale til ei kvar tid
er forsvarleg dokumentert, kontrollert og arkivert. Arkiva må merkast tydeleg og stå samla slik at
dei er lette å finne fram i.
1. Tilvisingmynde
Einingar som rekneskapsfører skal føre arkiv over skjema som viser tildeling av tilvisingsmynde.
Her skal endringar av tildelingsmynde arkiverast fortløpande. Arkivet skal også innehalde
signaturprøve. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år.
Bilag/dokument
1. Skjema for tildeling av tilvisingsrett
Ajouført Mai 2014
Side 150 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2. Løn
2.1 Fast tilsette
Arkivering av lønsmateriale vedkomande fast tilsette i fylkeskommunale institusjonar skal skje i
personalmapper pr. person. Slikt materiale skal oppbevarast i evig tid.
Bilag/dokument
1.
Tilsetjingssaka/vedtak
2.
Kopi av tilsetjingsbrev
3.
Stadfesting/svarbrev om tilsetjing
4.
Kopi av arbeidsavtale
5.
Ansiennitetsrekning
6.
Kopi av lønsmeldingsskjema
7.
Lønsendringar
8.
Kopi av søknad om permisjon
9.
Faste trekk
Behandling/kontroll
Dato/signatur for utrekning og kontroll
Heimel; lokale forhandlingar m.v.
10. Oppseiing
11. Søknad med attestar og vitnemål
12. Meldingar til pensjonskasse
13. Meldingar til trygdekasse/NAV
2.2 Forskott på løn
Oppbevaring av tilvising av forskott skal stå i ringperm, sortert alfabetisk.
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
1. Kopi av skjema for forskott på løn
Dato/underskrift for fullstendig utfylling og
dokumentasjon
Dato/underskrift for attestasjon
2.3 Lønsmeldingsskjema
Lønsmeldingsskjema skal oppbevarast i ringperm pr. år sortert pr. person.
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
1.
Kopi av lønsmeldingsskjema med
nødvendige underbilag
Dato/underskrift for utfylling
Dato/underskrift for tilvising
2.
Lærartimeplaner pr. lærar/avdeling
(V.g. skolar)
Dato/underskrift av inspektør/
timeplanleggar
3.
Faste undervisningstimar i skoleverket
Dato/underskrift for utfylling
Dato/underskrift for tilvising
Ajouført Mai 2014
Side 151 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
2.4 Variabel løn/trekk
Kopi av bilag vedrørande variabel løn og trekk skal oppbevarast i ringperm sortert pr. månad.
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
1. Skolar
Tilvisingsskjema for variabel løn
Dato/underskrift for utfylling
Dato underskrift for attestasjon
Dato/underskrift for tilvising
2. Sentraladministrasjonen
Overtidsrekning
Dato/underskrift for utfylling
Dato/underskrift for attestasjon
Dato/underskrift for tilvising
3. Kopi av andre bilag for variabel løn/trekk Dato/underskrift for utfylling
Dato/underskrift for tilvising
Dersom institusjonen mottek bilag vedrørande påleggstrekk, bidragstrekk, husleigetrekk,
barnehagetrekk, andre trekk skal desse sendast til økonomiseksjonen sentralt for trekk i løn.
2.5 Fråvær
Materiale vedkomande fråvær skal oppbevarast i ringperm sortert pr. person på stigande dato.
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
1.
Kopi av eigenmelding om fråvære
Dato/underskrift for personleg utfylling
Dato/underskrift for godkjenning
2.
Skolar
Kopi av grøn kopi av sjukemeldinga (ID)
Gul og grøn kopi skal sendast til
økonomiseksjonen
3.
Sentraladministrasjonen
Kopi av grøn kopi av sjukemeldinga (ID)
Gul og grøn kopi skal sendast til
økonomiseksjonen
2.6 Lønsjournalar
Lønsjournalar skal oppbevarast i ringperm sortert pr. månad.
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
1.
Bruttolønsliste
Sign./dato på rapportane si framside for
kontroll før lønsslippar med
løn/feriepengar blir utdelt til dei tilsette
2.
Bokholderiliste
3.
Spesifisert løns- og trekkjournal
Før juliløna blir det kvart år sendt ut feriepengeliste. Denne er m.a. grunnlag for tilvising av
feriepengetillegg for første gongs tilsette lærarar.
3. Reiser
3.1 Reiseforskott
Kopi av skjema for reiseforskott skal oppbevarast i ringperm/kassett sortert pr. dato.
Ajouført Mai 2014
Side 152 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskommune
1.
Økonomihandboka del 2
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
Kopi av skjema for reiseforskott
Dato/underskrift for personleg utfylling
Dato/underskrift for godkjenning av reise
Dato/underskrift for tilvising
3.2 Reiserekningar
Kopi av reiserekningar skal oppbevarast i ringperm sortert alfabetisk pr. person.
1.
Bilag/dokument
Behandling/kontroll
Kopi av reiserekning
Dato/underskrift for fullstendig utfylling og
dokumentasjon
Dato/underskrift for attestasjon av gjennomført
reise, fullstendig utfylling m.v.
Dato/underskrift for tilvising
4. Rekneskap
4.1 Rekneskapsbilag
Vi viser også til kapittel 1.7 i økonomihandboka ”instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og
bilagsmateriell”
Med rekneskapsbilag er å forstå:
- Inngåande fakturaer
- Grunnlag for utgåande fakturaer
- Hovedboksbilag
Alle rekneskapsbilag(medrekna grunnlag for utgåande fakturaer) og lønsbilag skal oppbevarast
ved skolen i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal liggje ved
nødvendige underbilag der det framgår korleis beløpet på bilaget er kome fram.
Rekneskapsutskrifter, brev og anna dokumentasjon til dømes kontoutskrifter frå bank skal også
oppbevarast i 10 år. Dessutan skal bilag for kvart 10. rekneskapsår takast vare på (år 2000,
2010 osv Ved større omleggingar skal fylkeskasseraren bestemme at bilag for andre
rekneskapsår også skal oppbevarast.
Bilaga skal oppbevarast samla, utilgjengeleg for uvedkomande og sortert slik at det er enkelt å
hente fram bilag ved behov. Lagring i fjernarkiv skal skje betryggande ved nedlåsing av bilaga.
5. Inventarregistrering
5.1 Registrering av og kontroll med inventar og utstyr
Skolen skal føre oversikt over inventar og utstyr etter reglane i Instruks for registering av og
kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommunen. Institusjonen/skolen skal
føre oversikt over inventar og utstyr etter reglane i Instruks for registrering av og kontroll med
inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Ajouført Mai 2014
Side 153 av 172
12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale
Møre og Romsdal fylkeskoomune
Økonomihandboka del 2
13 Dokumentasjon av interne rutinar
13.1 Bakgrunn
I økonomihandboka del I kapittel 5 om økonomisk intern kontroll går det fram at intern kontroll er
integrert i verksemda sine grunnleggjande prosessar og omfattar i prinsipp alle dei ressursar som
ein rår over.
Kravet om intern kontroll er forankra i kommuneloven § 23.2. Det blir med dette stilt krav til at ein
har dokumentasjon på at ein har tilfredstillande intern kontroll. Desse aktivitetane er rekna som
vesentlege i samband med økonomisk intern kontroll:
• budsjettering og rekneskapsføring, i dette
rutinar for EDB-baserte informasjonssystem
• inn- og utbetalingar
• kunde- og leverandørreskontro, i dette
fakturerings- og betalingsrutinar
• oppbevaring og makulering av
rekneskapsmateriale
• bestilling og rekvirering av varer og tenester
• attestasjon og tilvising
I praksis vil dette seie at det skal utarbeidast rutinebeskriving for oppgåver som er knytt til desse
aktivitetane.
Definisjon
Ei rutinebeskriving er ei systematisk, konkret og presis skriftleg framstilling av korleis ei oppgåve
skal løysast. Den skal vise korleis rutina faktisk er, med dei manglar den har. Rutinebeskrivinga
skal ikkje i noko høve pynte på røynda.
I rutinebeskrivinga går det fram kva som er føremålet med og omfanget av ein aktivitet; kva som
skal gjerast, av kven, når, kvar og korleis det skal gjerast; kva materiale og dokumentasjon som
skal nyttast og korleis den skal styrast og registrerast.
Målsetjing
Målsetjinga med å utarbeide rutinebeskrivingar er i hovudsak å arbeide mot sikrare og betre
økonomiforvaltning. I arbeidet med å dokumentere rutinar kan svake punkt avdekkjast og rettast
på, og såleis har sjølve arbeidet med rutinebeskrivinga vore med på å betre rutinane. I prosessen
med utarbeiding av rutinar vil ein gå gjennom organiseringa av oppgåvene og arbeidet i
institusjonen på ein måte som er med på å trygge og effektivisere økonomiforvaltninga.
Rutinebeskrivingar kan også vere nyttige hjelpemiddel i det daglege, til dømes ved nytilsetjingar,
permisjonar, sjukefråver osb.
13.2 Ansvar
Det er øvste administrative leiar som har det øvste ansvaret for ein betryggande intern kontroll i
fylkeskommunen. Leiarar på ulike nivå i verksemda har ansvar for ulike delar av den interne
kontrollen. Avdelingsleiarar, eller leiarar på lågare nivå vil ha ansvar for å opprette og
gjennomføre spesielle interne kontrollrutinar.
13.3 Korleis gå fram
Dokumentasjon av interne rutinar legg eit viktig grunnlag for ein betryggande intern kontroll. I åra
som kjem vil det derfor bli lagt stor vekt på at avdelingar, skolar og institusjonar skal dokumentere
rutinar på økonomiområdet. Kva slags rutinar som skal dokumenterast og kor detaljert rutinane
skal dokumenterast må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Det er to sentrale forhold som er
bestemmande for dette:
Ajouført Mai 2014
Side 154 av 172
13 Dokumentasjon av interne rutinar
Møre og Romsdal fylkeskoomune
Økonomihandboka del 2
• vesentlegheit
• risiko
Vesentlegheit er i til vanleg eit spørsmål om storleiken på beløpet det er snakk om. I vurderinga
skal det leggast vekt på om det aktuelle området er av ein vesentleg storleik eller omfang.
Risikovurdering er ei individuell vurdering av moglege risikotilhøve for kvart enkelt område
m.o.t. misleghald, feil eller manglar.
13.3.1
Oppbygging av rutinebeskrivingar
Når ei rutine skal skildrast er det ein føresetnad at den som utfører rutina tek del i arbeidet. Det er
den som har oppgåvene til dagleg som best kan skildre rutina, og dersom gjennomgangen
resulterer i ei omlegging av rutina er det ein fordel at den som blir berørt av omlegginga har høve
til å vere med å forme den nye rutina.
Det let seg ikkje gjere å byggje opp ein felles mal for rutinebeskrivingar. Det er likevel punkt som
vil vere felles for alle.
Beskrivinga kan utarbeidast med systemkart. Dette vil gje ei enkel og god oversikt over rutina,
men denne teknikken stiller høge krav både til den som skal utarbeide og den som skal lese
rutinebeskrivinga. Ein annan måte å gjere det på er å skildre rutina med ord. Det er då viktig at
det er ei systematisk, punktvis og kronologisk opplisting av gangen i rutina.
Rutinebeskrivinga kan ofte delast inn i tre hovuddelar på denne måten:
A. Rutinebeskrivinga kan innleie med generell informasjon. Dette kan til dømes vere
•
Målsetjing for området som rutina skildrar.
•
Nøkkelopplysningar for området
•
Korleis verksemda er organisert og bemanna
•
Dato for utarbeiding og seinare gjennomgang og evt. revisjonar av rutina
B. Rutinebeskrivinga bør vidare gje ei avklaring på
•
Arbeidsoppgåver og arbeidsdeling på området.
Rekkjefølgja på arbeidsoppgåvene, kven som er ansvarleg for å utføre oppgåvene (helst
med stilling, ikkje namn)
•
Ansvars- og kompetanseforhold.
Gje opp kven som har det formelle ansvaret.
•
Fullmakter
Gje opp kven som til dømes kan rekvirere, attestere og tilvise
•
Korleis arbeidsoppgåvene går på omgang.
Kven tek over oppgåvene t.d. ved sjukdom
C. I rutinebeskrivinga bør det vere informasjon om
•
Instruksar
•
Godkjenningsordningar
Kva avgjerdsmynde som gjeld både på administrativt og politisk plan.
•
Aktuelle lover, forskrifter, reglar
Ajouført Mai 2014
Side 155 av 172
13 Dokumentasjon av interne rutinar
Møre og Romsdal fylkeskoomune
Økonomihandboka del 2
13.4 Oppfølging
Ei kvar dokumentert rutinebeskriving skal følgjast opp jamleg . Det er viktig at det i
rutinebeskrivinga går fram når rutina vart utarbeidd og dato for siste gjenomgang/revidering. Som
hovudregel bør rutinebeskrivinga gåast gjennom ein gong årleg, og elles ved endringar i
ansvarstilhøve og endring i oppgåver.
Ajouført Mai 2014
Side 156 av 172
13 Dokumentasjon av interne rutinar
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
14 Årsavslutning
Reglar om rekneskapsavslutninga finn du i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning og Forskrift
om årsbudsjett.
Det skal kvart år leggjast fram eit årsoppgjer som er samansett av årsrekneskap og årsmelding.
Fylkeskasseraren skal levere ferdig avlagt årsrekneskap til fylkesrevisjonen. Årsrekneskapen skal
vere sendt over til fylkesrevisjonen seinast 15. februar. Årsrekneskapen og fylkesrådmannen si
årsmelding skal leggjast fram for fylkesutvalet så snart som råd. I april blir årsrekneskap,
revisjonsberetning og årsmelding lagt fram for fylkestinget. I følgje § 5 i forskrift om revisjon i
kommunar og fylkeskommunar m.v skal revisor avgje revisjonsberetning utan unødig opphald
etter at årsrekneskapen er avlagt og seinast 15. april. Revisjonsberetningen skal avgis sjølv om
årsrekneskapen ikkje ligg føre eller er ufullstendig.
Økonomiseksjonen sender i god tid før rekneskapsavslutninga ut skriv til alle med tilvisingsansvar
om tidsfristar og arbeidsopplegg for årsavslutninga.
14.1 Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning
I god tid før rekneskapsavslutning skal alle med tilvisingsansvar gå grundig gjennom eigne driftsog balansekonti. Det er den enkelte tilvisingsansvarlege som har ansvar for at rekneskapen fyller
krava i budsjett- og rekneskapsforskriftene.
Kontroller at
-
alle budsjettendringar er med.
-
alle feilføringar er retta opp. Kontroller spesielt bruk av prosjektkodar.
-
alle utgifter og inntekter er komne med. Kontroller spesielt overføringar,
refusjonar, tilskot, uteståande fordringar og interne føringar.
-
avsetjingar og bruk av fond er førte.
-
alle utstyrskjøp over kr. 100.000 er førte i investeringsrekneskapen.
-
det er rydda opp i balansen. Kontroller spesielt at alle anslagsposteringar frå i
fjor er førte ut av balansen. Vurder også eventuelle tapsavskrivningar.
14.1.1
Anordningsprinsippet og anslagsposteringar
For at rekneskapen skal gje eit rett bilete av fylkeskommunen sin aktivitet gjennom året må alle
kjente inntekter og utgifter pr. 31.12. takast med i årsrekneskapen. Etter anordningsprinsippet
skal alle varer som er leverte og tenester som er utførte innan utgangen av rekneskapsåret takast
med i årsrekneskapen.
I dei høve der faktura for mottekne varer og utførte tenester ikkje ligg føre pr. 31.12 skal det
bokførast eit anslått beløp i årsrekneskapen. Anslagspostering kan også vere aktuelt for
inntekter. Sjå meir om anslagsposteringar i Bruk av anslagsposteringar.
14.1.2
Kontroll med balansekontoar
For å kontrollere at dei rekneskapsførte tala er korrekte skal balansekontiene avstemmast og
vurderast pr. 31.12.
14.1.2.1 Uteståande fordringar
Krav skal fakturerast og inntektsførast straks dei oppstår. Kravet blir på same tid ført som ei
kortsiktig fordring i balansen. Det er oppretta fordringskontoar i balansen for kvart
ansvarsområde. I samband med årsavslutninga bed ein om at alle avdelingar/skolar går gjennom
fordringane innan 1. desember med tanke på å avskrive krav som ein reknar med ikkje vil bli
innbetalt.
Økonomiseksjonen skal i tillegg ha tilsendt avstemmingsrapport for avdelingane/skolane pr. 31.12
kvart år for alle fordringskontoane. Sjå pkt. 11.3.1 Hovudkapittel 2.1 Omløpsmiddel side 142.
Ajouført Mai 2014
Side 157 av 172
14 Årsavslutning
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
14.1.2.2 Bankgirokonti
Inneståande på alle bankgirokonti som avdelingar/skolar har oppretta skal så langt det er råd
vere ført over til fylkeskassa før årsskiftet. Konti bør tømmast så nær 31. desember som mogleg.
14.1.3
Kontrollere budsjettet
Den som har tilvisingsansvar må kontrollere at alle budsjettendringar er komne med før
avslutning av rekneskapen.
14.1.4
Registrering av endring i gåvekontoar og legat
Det skal kvart år sendast oppgåve over endringar på kontoar for gåver og legat. Nye gåvekontoar
og legat skal registrerast i den fylkeskommunale rekneskapen. Det er utarbeidd eige skjema for
dette. Sjå 5.18 Gåvekontoar og legat side 76.
14.2 Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til
investeringsbudsjettet
Det må kontrollerast at kjøp av utstyr med levetid over 3 år og innkjøpspris minst 100.000 er ført i
investeringsrekneskapen.
14.3 Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen
Dersom driftsrekneskapen ved rekneskapsavslutning viser seg å gje eit rekneskapsmessig
meirforbruk, går det fram av Forskrift om årsrekneskap og årsberetning § 9 at slik manglande
inndekking skal reduserast ved å
A. Stryke eventuelle budsjetterte overføringar frå
driftsrekneskapen til finansiering av utgifter i årets
investeringsrekneskap vedtatt av fylkestinget sjølv.
B. Stryke eventuelle avsetjingar til fond når desse har vore
føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande
inntekter eller innbetalingar.
C. Stryke budsjettert inndekking av tidlegare års
rekneskapsmessige meirforbruk når dette har vore
føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande
inntekter eller innbetalingar. Dette kan først skje når
strykningar etter A og B er gjort.
Unnteke frå bestemmelsane om strykningar er avsetjingar som er grunna i at midlane i medhald
av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilde føremål.
Ajouført Mai 2014
Side 158 av 172
14 Årsavslutning
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
15 Budsjettreglement
MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE
Vedteke av fylkestinget i sak T-19/99,
Justert sist i sak T-38/07
Ajouført Mai 2014
Side 159 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
15.1 Heimel og formål
15.1.1
Heimel
Vedteke av fylkestinget i sak T-18/99, justert sist i sak T-38/07 med heimel i forskrifter om
årsbudsjett og om årsrekneskap og årsrapport fastsett av Kommunal- og regionaldepartementet 15.02.00, jfr § 46 nr. 8 i kommunelova av 25.09.92.
15.1.2
Formål
Budsjettreglementet fastset dei overordna prinsippa for økonomisk styring i Møre og
Romsdal fylkeskommune. Reglementet tek utgangspunkt i at målstyring og resultatretta
leiing er det overordna styringsprinsipp i fylkeskommunen. Med målstyring meiner ein
leiingsstrategi som legg vekt på at fylkeskommunen totalt og den enkelte verksemd
arbeider mot på førehand avtalte mål, og at tiltak systematisk blir sette i verk med sikte på
at ein skal nå dei måla som er sette.
Budsjettreglementet skal gi rammevilkår for best mogleg utnytting av ressursane i den
enkelte sektor og ved den enkelte verksemd, byggje opp under politisk og administrativt
ansvar og tryggje ei rask gjennomføring av driftsavgjerder. Praktisering av reglementet
skal bidra til oppfylling av overordna politiske målsetjingar, trekt opp av fylkestinget i
fylkesplan, økonomiplan/budsjett, sektorplanar og andre overordna styringsdokument.
15.1.3
Hovudføresetnader
Rammestyring gjeld for all verksemd i fylkeskommun. Ein føreset at etatar og
verksemder gjennomfører tiltak for å nå målsetjingane innanfor dei budsjettrammene som
er vedtekne. Som utgangspunkt gjeld det aktivitetsnivå og dei rammer som er vedtekne
av fylkestinget ved behandlinga av budsjettet. Skulle det likevel i løpet av budsjettåret bli
problem med å oppfylle aktivitetsmåla innanfor den økonomiske ramma, må
aktivitetsnivået reduserast. Dei administrative leiarane har fullmakt til å redusere
aktiviteten dersom dette er nødvendig for å halde den økonomiske ramma for verksemda.
Denne tilpassinga må ikkje skje på ein slik måte at fylkeskommunen får auka utgifter på
andre område der andre har driftsansvaret.
Budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med prioriteringar eller
føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med fylkestinget
sin intensjon, og fullmakter gitt etter dette reglementet kan ikkje nyttast til å gjennomføre
vesentlege strukturendringar i verksemda.
15.1.4
Verkeområde
Budsjettreglementet gjeld for alle verksemder. For eventuelle foretak som blir oppretta
etter § 11 i kommunelova, skal det ved oppretting takast stilling til om
budsjettdelegasjonsreglementet heilt eller delvis skal leggjast til grunn.
For samarbeidande verksemder der fylkeskommunen dekkjer det vesentlege av
driftsutgiftene, kan fylkesrådmannen påleggje verksemda å følgje rekneskapsforskriftene
så langt dette passar.
15.1.5
./.
./.
./.
Definisjonar
Budsjettramme drift - den del av årets netto fellesinntekter som blir tildelt det enkelte
rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet
eller avsetjing til fond.
Rammeområde Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for,
jf. 15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1).
Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller fylkesutvalet vedtek
bindande ramme for, jf. 15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2).
Rammestyring - eit styringssystem der
1
budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme
2
netto meirforbruk i høve til budsjett blir trekt i driftsramma i komande års budsjett
og netto mindreforbruk i høve til budsjett blir tillagt driftsramma året etter.
Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme.
Ajouført Mai 2014
Side 160 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
Hovudutval - som hovudutval er i dette reglementet meint hovudutvala og kontrollutvalet.
15.2 Spesifikasjon av budsjett og rekneskap
15.2.1
./.
Fylkestingets vedtak av årsbudsjettet
Forslag til drifts- og investeringsbudsjett skal leggast fram for politisk behandling i tråd
med krava i budsjettforskrifta (vedlegg 4 og 5) og med ei slik inndeling i fylkestingsrammer som gjeld til ei kvar tid, jf. 15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1).
Driftsbudsjettet
Fylkestinget fastset driftsbudsjettet spesifisert i samsvar med 15.10.1 Fylkestingsrammer
(vedlegg 1). til budsjettforskrifta (vedlegg 4) og med netto driftsutgifter (driftsutgifter
fråtrekt driftsinntekter) for kvart rammeområde (15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1).).
Investeringsbudsjettet
Fylkestinget fastset investeringsbudsjettet spesifisert i samsvar med budsjettforskrifta
(vedlegg 5) og fordelt med bruttoutgifter på kvart av rammeområda (15.10.1
Fylkestingsrammer (vedlegg 1)), likevel slik at fylkestinget sjølv fastset budsjettet for det
enkelte fylkeskommunale byggjeprosjekt.
Hovudutvala og fylkesutvalet sine framlegg til spesifikasjon av fylkestingsrammene, jf.
15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2), skal leggjast ved budsjettforslaget.
15.2.2
Spesifikasjon av årsbudsjettet - budsjettdokumentet
Administrasjonen skal utarbeide spesifisert årsbudsjett (drifts- og investeringsbudsjett).
Utgifts- og inntektssida er ført opp i samsvar med den interne kontoplanen spesifisert på
dimensjonane ansvar, ramme og teneste (og eventuelt prosjekt og byggnummer).
15.2.3
Spesifikasjon av rekneskapen
Rekneskapen skal gjennom året førast i samsvar med den kontostreng som gjeld til ei
kvar tid. Rekneskapen skal leggast fram for vedtak med same spesifikasjonsgrad som
budsjettet.
15.3 Grense mellom driftsbudsjett- og investeringsbudsjett
(rekneskap)
Eit varig driftsmiddel - dvs. eit driftsmiddel som har ei økonomisk levetid på 3 år eller meir
- skal budsjetterast/førast i driftsbudsjettet/-rekneskapen dersom innkjøpsprisen er under
kr. 100.000 og i investeringsbudsjettet/-rekneskapen dersom innkjøpsprisen er kr.
100.000 eller meir.
15.4 Fullmakt til underordna organ
15.4.1
Fullmakt til fylkesutvalet
15.4.1.1 Driftsbudsjettet
Fylkesutvalet har fullmakt til å fastsetje samt endre i budsjettet innanfor kvar av dei
fylkestingsrammene som ikkje kjem inn under eit av hovudutvala sine område.
Fylkesutvalet har fullmakt til å fordele organisasjonsutviklingsmidlar og den ordinære
reserveposten.
15.4.1.2 Investeringsbudsjettet
Fylkesutvalet har fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor
kvar av dei fylkestingsrammene som ikkje kjem inn under eit av hovudutvala sine område.
Fylkesutvalet har fullmakt til å omdisponere mellom byggjeprosjekt innanfor dei
fylkestingsrammer som ikkje kjem inn under eit av hovudutvala sine område.
15.4.2
Fullmakt til hovudutvala
15.4.2.1 Driftsbudsjettet
Hovudutvala har fullmakt til å fastsetje samt endre budsjettet innanfor kvar av dei
fylkestingsrammene som fell under hovudutvalet sitt område.
Ajouført Mai 2014
Side 161 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
15.4.2.2 Investeringsbudsjettet
Hovudutvala har fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor
kvar av dei fylkestingsrammene som kjem inn under hovudutvalet sine område.
Hovudutvala har fullmakt til å omdisponere mellom byggjeprosjekt innanfor den enkelte
fylkestingsramme
15.4.3
Fullmakt til fylkesrådmannen
15.4.3.1 Driftsbudsjettet
Fylkesrådmannen har fullmakt til å fastsetje samt endre budsjettet i saker som ikkje er av
prinsipiell betydning.
Fylkesrådmannen har fullmakt til å fordele ein eventuell lønsreservepost.
15.4.3.2 Investeringsbudsjettet
Fylkesrådmannen har fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål i saker
som ikkje er av prinsipiell betydning.
Fylkesrådmannen har fullmakt til å fordele budsjettramma for
• Opprusting av bygningsmassen
• Ombygging av bygningar for pedagogiske formål
• Vidaregåande skolar – tilrettelegging for menneske med funksjonshemming
• Samferdsel – kollektivterminalar
• Kjøp av utstyr og transportmiddel innanfor kvar sektor.
15.4.3.3 Vidare delegering
Fylkesrådmannen si fullmakt etter desse reglane kan delegerast vidare. Slik vidare
delegering skjer på fylkesrådmannens ansvar.
Fylkesrådmannen kan utarbeide nærare retningslinjer for vidare delegering.
15.5 Strykningar ved rekneskapsmessig underskot
Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjennomføre strykingar av avsetningar ved
rekneskapsmessig meirforbruk i hht. § 9 i rekneskapsforskrifta.
15.6 Rammestyring
15.6.1
Innhald i rammestyringsprinsippet
Politisk og administrativt nivå kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme.
Budsjettmyndet skal utøvast i tråd med dette budsjettreglementet og elles i tråd med
føringar lagt av fylkesstinget. Meirforbruk i høve til budsjettramma skal trekkjast i
driftsramma i komande års budsjett. Mindreforbruk skal plussast på driftsramma året
etter.
15.6.2
Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk
a) Dersom fylkeskommunen har underskott som følgje av svikt i sentrale
inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda
kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved
kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter.
b) Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda
i påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto
mindreforbruk frå året før.
c) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den
budsjettramma midlane opphaveleg vart løyvde til.
d) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan
eller aktivitetsplan.
e) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan
produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare
produktivitetsgevinstar.
Ajouført Mai 2014
Side 162 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
f)
Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller
ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast.
g) f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det
sentrale bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter).
15.6.3
Vilkår ved dekking av netto meirforbruk
a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan
fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år.
b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som
skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om
at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme.
15.6.4
Opparbeiding av sentralt bufferfond
Det skal opparbeidast eit sentralt fond som skal fungere som ein buffer for ein eventuell
inntektssvikt i fellesinntektene (t.d. skatt) eller kostnadssprekk i fellesutgiftene (t.d.
renteutgifter).
Alle meirinntekter i fellesinntektene eller mindreutgifter i fellesutgiftene skal gå til styrking
av eit slikt sentralt fond.
15.7 Ansvar
Fylkesrådmannen har det overordna administrative ansvaret for at verksemda vert driven
innanfor rammene av dette budsjettreglementet.
Fylkesrådmannen kan presisere og utfylle dette reglementet nærare.
15.8 Sanksjonar
Dersom den budsjettansvarlege i styring av verksemda bryt med intensjonane i
styringssystemet, skal fylkesrådmannen gripe inn med pålegg om iverksetjing av
nødvendige tiltak.
15.9 Iverksetjing
Siste justering av reglementet (samanslåing av fylkestingsrammer for
utdanningssektoren) gjeld frå 01.01.2008.
Ajouført Mai 2014
Side 163 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
15.10
Økonomihandboka del 2
Vedlegg
15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1)
Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for. Det går
fram av pkt. 15.4 4 korleis fylkestinget har delegert fullmakt til å omdisponere innanfor og mellom
fylkestingsrammene.
Fylkestingsrammer
Fellesutgifter/politisk verksemd/sentraladministrasjonen
- Fellesutgifter og utg. til fordeling
- Politisk verksemd
- Stabsfunksjonar
- Reservepost
Utdanning
- Vidaregåande opplæring
Tannhelse
- Tannhelsetenester (flyttast til kultur- og folkehelseutvalet ved innføring av nytt utval hausten
2011)
Kultur
- Kulturtenester
Regional-, næringsutvikling, areal og beredskap
- Reigional, nærings- og miljøtenester
Samferdsel
- Samferdselstenester
Sentrale kontrollorgan
- Sentrale kontrollorgan
Ajouført Mai 2014
Side 164 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2)
Utvalsramme er ein del av budsjettet som fylkesutvalet eller eit hovudutval vedtek bindande
budsjettramme for. Utvalsrammene er ein spesifikasjon av fylkestingsrammene. Det går fram av
pkt 15.4 korleis fylkesutvalet og hovudutvala delegerer fullmakt til å omdisponere innanfor kvar
utvalsramme.
Fylkesutval/Hovudutval
Fylkesutvalet
Fellesutgifter og utg. til fordeling
Politisk verksemd
Sentraladministrasjonen m.v.
Reservepost
Tannhelse Tannhelsetenester (flyttast til kultur- og
folkehelseutvalet ved innføring av nytt utval hausten 2011)
- Fylkestannlegen
- Tannhelsetenester
Utdanningsutvalet
Vidaregåande opplæring
- Atlanten vgs
- Borgund vgs
- Fagerlia vgs
- Fannefjord vgs
- Fræna vgs
- Gjermundnes
- Haram vgs
- Herøy vgs
- Kristiansund vgs
- Molde vgs
- Rauma vgs
- Romsdal vgs
- Spjelkavik vgs
- Stranda vgs
- Sunndal vgs
- Surnadal vgs
- Sykkylven vgs
- Tingvoll vgs
- Ulstein vgs
- UPA-skolen
- Volda vgs
- Ørskog vgs
- Ørsta vgs
- Fagskolane i Møre og Romsdal
- Ålesund vgs
- Felleskostnader vg skolar
Ajouført Mai 2014
Side 165 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihandboka del 2
- Fagopplæring
- Ressurssentra
- Spesialundervisning
- PP-tenesta
- Oppfølgingstenesta
- Vaksenopplæring i skole
- Utdanningsavdelinga
- Eksamenssekretariatet
- Opplæringskontoret for off. sektor
- Gjesteelevar
- Undervisning v/helse og sosialinst.
- Internat og kostordning
- Kompetanseheving av personalet
- Ymse opplæringstenester
Kulturutvalet
Kultur (Kultur- og folkehelsetenester frå hausten 2011)
Kultur- og folkehelseutvalet frå
hausten 2011
- Kulturavdelinga
- Bibliotek
- Kulturvern
- Kulturformidling
- Fysisk aktivitet (Folkehelse- og fysisk aktivitet frå hausten 2011 ved
innføring av nytt utval)
- Diverse kulturtenester
Nærings- og miljøutvalet
Regional-, næringsutvikling, areal og beredskap
- Regional- og næringsavdelinga
- Tiltaksfondet
- Forsking og utvikling
- Reiseliv
- Regionale utviklingsmidlar
Samferdselsutvalet
Samferdselstenester
- Samferdselsavdelinga
- Lokale bilruter
- Fylkesvegferjedrifta
- Båtruter
- Skoleskyss
- TT-ordninga
- Diverse samferdselstenester
-Fylkesvegar
Kontrollutvalet
Sentrale kontrollorgan
- Fylkerevisjonen
- Kontrollutvalet/Sekretariatet
Ajouført Mai 2014
Side 166 av 172
15 Budsjettreglement
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
16 Ordliste
Nedanfor finn du ei oversikt over dei mest vanlege ord og uttrykk som er i bruk på
økonomiområdet.
aktiva
den rekneskapsmessige nemninga på fylkeskommunen sine eigedelar. Viser korleis
kapitalen er brukt
ansvarsområde
budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fire første siffer i dagens kontoplan)
anvisning/tilvising
ei skriftleg oppmoding frå utstedaren til ein annan om å betale ut eit beløp eller levere ut
ein ting til ein tredjemann. Å tilvise eit beløp er altså å gje utgifts- eller
inntektsordre
på det aktuelle beløpet
anvisningsrett/tilvisingsrett
ein person er delegert ansvar og mynde til å belaste organisasjonen med bilag på
nærare bestemte konti i rekneskapen
art
kva ein kostnad blir brukt til, til dømes løn, medisin etc.
attestasjon
den som attesterer ein faktura innestår for at fakturaen er korrekt og i samsvar med
bestilling og at fakturaen kan gå til tilvising
balanse
viser verksemda si formuesstilling på tidspunktet for oppgjer. Den eine sida av balansen
viser korleis kapitalen er brukt/plassert - og den andre viser korleis kapitalen er skaffa til
veges.
bevilgning/løyving
ei avgjerd om å stille pengemidlar til rådvelde til å dekkje bestemte utgifter
bevilgningsrekneskapen/løyvingsrekneskapen
løyvingsrekneskapen omfattar både driftsrekneskapen og kapitalrekneskapen. Den er ei
oversikt over anskaffelse og bruk av midlar
bokføring
kronologisk, systematisk ordna noteringar av dei endringane eller transaksjonane som
finn stad i ei bedrift eller ein institusjon sin økonomi
brutto
utan frådrag
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 167 av 172
16 Ordliste
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
budsjettendring
endring i årets nettoramme for eit ansvarsområde
debet
betyr "han skylder", begrepet blir nytta om bokføring av utgift, evt. reduksjon av inntekt
delegere
overdragelse til ein annan retten til å utøve eit mynde eller eit verv
desisjonsvedtak
inneber at fylkestinget tek avgjerd når revisjonen og administrasjonen er usamde i
løysinga av ei sak eller eit svært viktig problem, eller revisor av andre grunnar finn det
naudsynt at fylkestinget tek avgjerd.
disponeringsfullmakt
høve til å bestemme kva pengar skal nyttast til, innanfor ei avgrensa ramme
driftsrekneskap
der ein registrerer løpande utgifter og inntekter for driftseininga/fylkeskommunen. Det
viser i kva avdelingar og for kva produkt eller tenester utgifter og inntekter oppstår i løpet
av eit år
driftsbudsjett
viser forventa utgifter og inntekter for fylkeskommunen
driftsresultat
det resultat av drifta som gjennom bokføring blir berekna i driftsrekneskapen
driftsutgifter
dei utgifter ei bedrift har som har direkte samanheng med drifta av verksemda
faktura
ei spesifisert oppgåve over mengd, art og pris, som blir sendt til kjøpar ved levering
av ei vare
finansieringstransaksjonar
med finansieringstransaksjonar meiner ein hovudpost 5 og 9 i den obligatoriske
artsinndelinga. Hovudpost 5 omfattar m.a. avdrag på lån, utlån, avsetjing til fond og
styrking av likviditetsreserven. Hovudpost 9 omfattar tilsvarande bruk av lån, moteke
avdrag på utlån, bruk av fond o.l.
finanskapital
fordringar i form av pengesetlar, obligasjonar, gjeldsbrev, aksjar, bankinnskot osb.
fond
kapital som er sett av til bestemte formål
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 168 av 172
16 Ordliste
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
fordring
ein person sitt rettsverna formueskrav mot ein annan person. Den som har kravet, blir
kalt fordringshavar eller kreditor. Den som kravet er retta mot blir kalt skyldnar eller
debitor
indeksregulering
partane garderer seg mot prisendringar. Prisendringar kan føre til store endringar i
pengane si kjøpekraft og dermed realendringar
indirekte kostnader
kostnader som ikkje direkte kan knytast til ein bestemt kostnadsbærar
intern kontroll
sjå 6 Rapportering
kontere
avgjerd om kva konto som skal nyttast ved føring av eit bilag og føring av bilaget på
denne kontoen
kontoplan
ei oversikt over dei konti som ei verksemd må ha for å kunne føre rekneskapen. Ved å
nytte ei godt spesifisert kontoplan vil ei verksemd ha dei beste høve til å kunne gjere
naudsynte rekneskapsanalysar
kostnad
verdien av det forbruket som er gjort i ein bestemt rekneskapsperiode
kostnadsart
kva kostnadene skal nyttast til, til dømes løn, rekvisita etc.
kostnadsstad
kva organisatorisk eining som har påført seg kostnaden
kredit
omgrepet blir nytta om bokføring av inntekt, evt. reduksjon av utgift
kreditor
fordringshavar
likviditet
midlar som er lett tilgjengelege for drifta - kontantar, sjekkar, kortvarige bankinnskot osb.
løyving
ei avgjerd om å stille pengemidlar til rådvelde til å dekkje bestemte utgifter
løyvingsrekneskap
løyvingsrekneskapen omfattar både driftsrekneskapen og kapitalrekneskapen. Den er ei
oversikt over anskaffelse og bruk av midlar
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 169 av 172
16 Ordliste
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
meirforbruk
overskriding av gitte løyvingar, dvs. netto rekneskap er større enn netto budsjettramme
meirverdiavgift/moms
avgift til staten ved sal av ei vare
memoriakonti
omgrepet memoria uttrykkjer at dette er registreringar ein skal "hugse" på. Det er noko
som kjem i tillegg til den eigentlege balanseoppstillinga som ei form for
tilleggsopplysning. Same beløpet blir ført til debet og kredit. Den viktigaste
tilleggsopplysninga er kor stor behaldninga av unytta lån er
mindreforbruk
ubrukte løyvingar, dvs. netto rekneskap er mindre enn netto budsjettramme
netto
etter frådrag
nettoramme/netto budsjettramme
nettobudsjett for eit ansvarsområde er øvre ramme for utgifter innan
budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er
gått til frådrag
omdisponering
administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar mellom budsjettpostar innanfor vedteke
nettoramme
oversendingsframlegg
oversendingsframlegg er framlegg i fylkestinget som det ikkje blir realitetsvotert over,
men som blir sendt over til fylkesutvalet som avgjer om framlegget skal sendast over til
administrasjonen eller til eit hovudutval for nærare vurdering eller eventuelt leggjast ved
møteboka, dvs at det ikkje skal arbeidast meir med saka
overskot
vi har eit overskot når rekneskapsførte utgifter er mindre enn rekneskapsførte
inntekter
passiva
den rekneskapsmessige nemninga på fylkeskommunen si gjeld og eigenkapital. Viser
korleis aktivamassen er finansiert
periodisering
vil seie å vise utgifter og inntekter til den tidsperioden dei høyrer til. På denne
måten kan ein få kjennskap til samanhengen mellom ressursinnsats og
produksjon i perioden, noko som gjev eit korrekt bilde av drifta i perioden
periodisert budsjett
årsbudsjettet fordelt over til dømes 12 periodar (månader)
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 170 av 172
16 Ordliste
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
postering
registrering av eit bilag i rekneskapen
posteringskonto
den staden i rekneskapssystemet der alle inngåande/utgåande betalingar blir
registrerte/rekneskapsførte
prognose
å føresjå den framtidige utviklinga innan eit bestemt område
refusjon
attendebetaling av eit eventuelt utlegg for ein annan
reiserekning
betalingsskjema for køyregodtgjersle, diett og andre utlegg
remittere
sende remisse, dvs. pengesending
revisjon av intern-kontrollen
vil for kommunal revisjon seie å sjå til at administrasjonen har etablert eit trygt system
for intern kontroll på område som vedkjem økonomi, rekneskap og budsjett og sjå til at
det interne kontrollopplegget på viktige område verkar i praksis
reskontro
eit rekneskapsmessig system der fylkeskommunen fører sine mellomværande med
kundar, leverandørar og andre forretningsforbindelsar
tilvising
tilvising er ei skriftleg oppmoding frå utstederen til ein annan om å betale tredjemann eit
beløp for den første si rekning
underskot
vi har eit underskot når rekneskapsførte utgifter er større enn rekneskapsførte
inntekter
utbetaling
den konkrete transaksjonen som fører over pengar frå ei verksemd til ei anna
utgift
den avtalemessige forpliktinga som ei verksemd inngår med ei anna, eller det utlegg
verksemda har hatt i ein periode. (Motsetning til kostnad som viser verdien av det
forbruket som har vore gjort i perioden.)
vedteikningsskriv
alle saker/spørsmål som blir tekne opp gjennom ein merknad eller eit revisjonsnotat blir
avslutta med eit skriv frå revisjonen der revisor gjev sin konklusjon
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 171 av 172
16 Ordliste
Møre og Romsdal fylke
Økonomihandboka del 2
vesentlegheit
vesentlege feil eller manglar er det totale omfang av feil og manglar som gjer det
sannsynleg at brukaren av den økonomiske informasjonen ville ta ei anna avgjerd enn
om desse feila ikkje var til stades. Feil eller manglar som samla fører til at det er skapt
eit totalinntrykk av kommunens stilling som ikkje er rett, likviditet eller resultat, blir alltid å
sjå på som vesentlege
virkedagar
det reknast 6 virkedagar pr. veke
øyremerka tilskot
_______________________ Slutt _______________________
Ajouført 30.03.2015 12:18:00
Side 172 av 172
16 Ordliste