1. No category

Beredskapsplan 2015–2020
Hurum kommune
Vedtatt av kriseledelsen juni 2015
Revidert oktober 2015
Del A Generell .................................................................................................................................................. 4
1.
Innledning .................................................................................................................................................. 4
2.
Hva er samfunnssikkerhet og beredskap? ................................................................................................. 4
3.
Målsetting og organisering av beredskapsarbeidet ................................................................................... 5
4.
Internkontroll og beredskapsdokumentasjon ............................................................................................. 6
5.
Sikkerhet og beredskap i Hurum kommune ................................................................................................ 8
6.
Avvik ............................................................................................................................................................ 9
7.
Øvelser ........................................................................................................................................................ 9
Plan for kriseberedskap ................................................................................................................ 10
Del B
1.
Hva er en krise? ......................................................................................................................................... 10
2.
Målsetting ................................................................................................................................................. 10
3.
Kriseledelsens organisering ....................................................................................................................... 10
5.
Roller og ansvarsfordeling ......................................................................................................................... 12
6.
Oppgaver og loggføring ............................................................................................................................. 14
7.
Omsorg for rammede og berørte .............................................................................................................. 15
8.
Avslutningsfase ......................................................................................................................................... 16
9.
Evaluering ................................................................................................................................................. 16
Del C Krisehåndtering ..................................................................................................................................... 17
1.
Varsling og etablering av kriseledelsen ..................................................................................................... 17
2.
Informasjon til publikum og media ........................................................................................................... 21
3.
Evakuering og forpleining.......................................................................................................................... 24
Vedlegg
Tiltakskort varsling – praktisk veiledning ...................................................................................... 26
Tiltakskort – utløsning av plan/varsling - oversikt ......................................................................... 29
Tiltakskort – etablering av kriseledelse ......................................................................................... 30
Tiltakskort – etablering av sekretariat for logg og journalføring................................................... 33
Side 2
Tiltakskort–etablering av informasjonstjeneste ............................................................................ 36
Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste .............................................................................. 38
Tiltakskort – etablering av presse og informasjonssenter ............................................................ 40
Tiltakskort – etablering av pårørendesenter ................................................................................. 43
Tiltakskort – Kriseteam (Sorg/krisegruppa) ................................................................................... 45
Tiltakskort – etablering av evakueringssenter EVS ....................................................................... 47
Tiltakskort – evakuering alternativ lokalisering ............................................................................ 49
Tiltakskort – utstyrskasser for pårørendesenter og EVS .............................................................. 50
Tiltakskort – Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering – råd og anbefalinger .......... 51
Tiltakskort – Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner .................................. 54
Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon .............................................................................. 55
Varslingsplan – personell evakueringssenter ................................................................................ 58
Varslingsplan – offentlige instanser .............................................................................................. 59
Varslingsplan – ressurser ............................................................................................................... 60
Varslingsplan – øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan ........................ 63
Skjemaer - Loggføringsskjema ....................................................................................................... 64
Skjemaer – hendelses-/loggblankett ............................................................................................. 65
Skjemaer - situasjonsrapport ........................................................................................................ 67
Skjemaer - pressemelding ............................................................................................................. 68
Skjemaer – Budskapsplattform ..................................................................................................... 70
Skjemaer – Medie rigg ................................................................................................................... 71
Skjemaer – evaluering av hendelse ............................................................................................... 72
Side 3
DEL A GENERELL
1.
INNLEDNING
Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er å redusere risiko for kriser og sørge
for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte.
Med kriser menes en situasjon som truer eller kan true liv og helse, materielle verdier og/eller troverdighet.
Kommunal beredskapsplikt er nedfelt i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og
Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) kapittel V, §§ 14-15, som trådte i kraft 1.1.2011 . Her beskrives
kommunens ansvar for å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere
sannsynligheten for at disse inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen. Kommunen skal foreta en
helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og resultatet av denne skal danne grunnlaget for utarbeidelse av
kommunens beredskapsplan.
Beredskapsplanens del A er generell, mens del B og C omfatter Hurum kommunes kriseberedskapsplan.
2.
HVA ER SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP?
Samfunnssikkerhet kan beskrives som den evne samfunnet har til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner
og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike former for påkjenninger.
Samfunnssikkerhetsbegrepet brukes bredt og dekker sikkerhet innenfor hele spekteret av utfordringer, fra
begrensede hendelser via større krisesituasjoner som representerer omfattende fare for liv, helse, miljø og
materielle verdier, til sikkerhetsutfordringer som truer samfunnet.
Begrepet beredskap er definert som planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser
eller andre uønskede hendelser på best mulig måte.
En god kriseberedskap er:
x
x
x
å være bevisst mulige kriser
å ha planer for mulige kriser
å gjennomføre øvelser
Den sivile beredskap skal:
x
x
x
x
redusere sårbarheten innen samfunnets infrastruktur, samt livs- og krigsviktige næringsvirksomheter
redusere skadevirkningene av en krise- eller krigssituasjon og sikre befolkningens liv, helse og velferd
bidra til å dekke sivilbefolkningens og Forsvarets behov for viktige varer og tjenester under kriser og
krig
utnytte beredskapsressursene effektivt i fredstid
Side 4
Beredskapsarbeidet bygger på tre grunnleggende prinsipper:
x
x
x
Ansvarsprinsippet - som betyr at den som har et ansvar i en normalsituasjon, også har et ansvar i
ekstraordinære hendelser
Likhetsprinsippet - som betyr at den organisasjonen som håndterer kriser, er mest mulig lik den
daglige organisasjonen
Nærhetsprinsippet - som betyr at kriser skal håndteres på et lavest mulig nivå.
Ansvars-, likhets- og nærhetsprinsippene innebærer at den enheten som har ansvar for tjenesten til daglig,
også har ansvaret for beredskapsplanlegging og tiltak i en krisesituasjon.
Samordning og systematikk i beredskapsarbeidet i kommunen innebærer:
x
x
x
x
x
x
3.
Ha oversikt over risiko og sårbarhet i kommunens enheter
Ha definerte mål for beredskapsarbeidet
Ha planer for krisehåndtering
Øve og evaluere
Sørge for at arbeidet er forankret i organisasjonen
Følge opp beredskapsarbeidet i enhetene
MÅLSETTING OG ORGANISERING AV BEREDSKAPSARBEIDET
Overordnede mål og retningslinjer for beredskapsarbeidet.
3.1
Hovedmål
Kommunen skal ha nødvendig beredskap mot kriser og uønskede hendelser
3.2
Mål for samfunnssikkerhet og beredskap
x
x
x
x
x
x
ROS-analyser skal gjennomføres systematisk i alle enhetene i kommunen, minimum 1 gang pr. år.
Beredskapsplan for samfunnssikkerhet og beredskap skal til enhver tid holdes oppdatert og tilgjengelig
Beredskapsplaner innen ulike fagområder i kommunen skal til enhver tid holdes oppdaterte og
tilgjengelige
Hurum kommune skal ha nødvendig dataverktøy for å ivareta sikkerhets- og beredskapsarbeidet
Hurum kommune skal ha nødvendig kompetanse for å ivareta sikkerhets- og beredskapsarbeidet
Det skal utarbeides handlingsplan for oppfølging av hovedmålene for samfunnssikkerhet og
beredskap, som rulleres i henhold til plan- og budsjettarbeidet i kommunen
Side 5
3.3
Organisering, råd og utvalg
3.4.1
Organisering av kommunen
Rådmann og kommunalsjefer utgjør lederteamet i Hurum kommune.
Kriseledelsen i Hurum kommune består av ordfører, lederteam, kommuneoverlege, brannsjef, lensmann,
informasjonsansvarlig, beredskapskoordinator og sekretariat/stabsfunksjoner.
3.4.2
Halvårige møter i kriseledelsen
I Hurum kommune er det innført en praksis med at ordfører hvert halvår avholder møte med kriseledelsen.
De som møter er følgende:
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Ordfører, varaordfører
Rådmann
Kommunalsjefer
Informasjonsansvarlig
Kommuneoverlege
Brannsjef
Lensmann
Leder Kriseteam
Beredskapskoordinator
Dette møtet er et forum for gjensidig informasjon om beredskapsmessig status. Ordfører er leder og
beredskapskoordinator er sekretær for møtet.
Saker som kan drøftes:
x
x
x
x
x
4.
Treffe avtaler om samarbeid
Finne felles løsninger
Gi gjensidig informasjon om beredskapsforhold
Gi råd til besluttende myndigheter på kommuneplan
Ta initiativ til beredskapsforberedelser
INTERNKONTROLL OG BEREDSKAPSDOKUMENTASJON
Systematisk sikkerhets- og beredskapsarbeid etter internkontrollforskriften innebærer et krav om skriftlig
dokumentasjon. Dokumentasjonen vil tjene både som grunnlag for kommunens egen evaluering og utvikling av
sikkerhets- og beredskapsarbeidet og fylkesmannens tilsyn med kommunen.
4.1
Mål for internkontroll
Målsettingene danner grunnlag for rutiner for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet med følgende
kvalitetsmål:
x
x
Beredskapsarbeidet skal kontrolleres og korrigeres årlig
Kvalitetsstyringssystemet for beredskapsarbeidet skal vurderes og korrigeres hvert 4. år.
Side 6
4.2
Definisjoner
Internkontroll betyr å se til at myndighetskrav overholdes. Myndighetskrav er krav som er fastsatt i lov eller
forskrift.
Internkontroll innebærer at det må etableres systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens oppgaver og
aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er stilt.
Kvalitetssikring er alle de planlagte og systematiske tiltak, som er nødvendig for å få tilstrekkelig tiltro til at et
produkt eller en tjeneste vil tilfredsstille angitte krav til kvalitet. Internkontroll innen den sivile beredskap er å
påse at kommunens beredskapsplanlegging er tilpasset de oppgaver og risikoer kommunen står ovenfor.
Kvalitetsstyringssystem er en oversikt over organisasjonsstruktur, ansvarslinjer, prosedyrer, prosesser og
ressurser, som skal sikre kvaliteten på arbeidet. Internkontrollsystem innen samfunnssikkerhet- og
beredskapsarbeid er systematiske tiltak som er nødvendig for å sikre og dokumentere at
beredskapsplanleggingen samsvarer med kommunens egen målsetting og krav stilt av andre myndigheter.
Revisjon av kvalitetsstyringssystemet er en systematisk og uavhengig undersøkelse hvert 4. år for å fastslå om
aktivitetene og resultatene stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og er
hensiktsmessige for å oppnå målene.
Avvik er mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav eller målsettinger. Se også punkt 6, side 8.
Skadeforebyggende tiltak er tiltak som settes inn mot årsakene til uønskede hendelser og som dermed
reduserer sannsynligheten av disse.
Skadebegrensende tiltak er tiltak som settes inn mot konsekvensene av uønskede hendelser og som dermed
reduserer skadevirkningene av disse.
CIM er et webbasert program som er anskaffet av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og
omfatter helhetlig krisehåndtering. Programmet er distribuert fra DSB til Fylkesmannen som har
videreformidlet dette til kommunen. Programmet omfatter moduler for risiko- og sårbarhetsanalyser,
beredskapsplanlegging, hendelse- og krisehåndtering og mediehåndtering.
4.3
Internkontrollsystem
For kommunen foreligger det en rettslig plikt til å ha internkontrollsystem på en rekke tjenesteområder. Et
internkontrollsystem skal sikre og dokumentere at man følger kravene i lovgivningen. Dette skjer ved at
skriftlige rutiner, prosedyrer, sjekklister, maler, instrukser mv inngår som deler av internkontrollsystemet.
Hurum kommune benytter et webbasert kvalitetsstyringssystem for å ivareta kravene gitt i
internkontrollforskriften.
4.4
Krav og forventninger
Beredskapsmyndighetene krever at kommunen har oversikt over lover og forskrifter som stiller krav til
kommunal sikkerhet og beredskap.
Side 7
Eksempler på at lovverket pålegger kommunen å ivareta sikkerhet og beredskap:
x
x
x
x
x
Sikkerhetshensyn i saker behandlet etter plan- og bygningsloven
Helsemessig og sosial beredskap
Beredskap mot akutt forurensning
Brann- og eksplosjonsvern
Sikkert drikkevann
Eksempler på viktige tiltak som beredskapsmyndighetene forventer at kommunen gjennomfører:
x
x
x
x
5.
Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)
Plan for kriseledelse med strategi for informasjonsberedskap
Tiltak for å bedre krisehåndteringskompetansen
Rutiner for evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet
SIKKERHET OG BEREDSKAP I HURUM KOMMUNE
Sikkerhet og beredskap er integrert i kommuneplanens langsiktige del og i økonomiplan/ handlingsprogram
I kommuneplanens langsiktige del er det trukket opp retningslinjer som er bindeledd mellom målene og
handlingsprogrammet/økonomiplanen. I retningslinjene konkretiseres det hva kommunen vil gjøre for å følge
opp myndighetenes krav og forventninger til beredskap, og hva kommunen gjør for å nå målsettingene for
sikkerhets- og beredskapsarbeidet.
Kommunen har utarbeidet kriseplan for uønskede hendelser, se del B, side 9. I tillegg til kriseplanen skal
kommunens enheter og fagområder utarbeide egne kriseplaner eller nødprosedyrer. Eksempler på fagområder
er brann og redning, vannforsyning, akutt forurensning, vern om kulturelle verdier, helseberedskap og
evakuering. Kommunen trenger beredskapskompetanse i så vel forebyggende arbeid som krisehåndtering og
dette må ivaretas i en kompetanse- og øvelsesplan.
5.1
Rutiner for oppfølging av beredskapsarbeidet
Alt beredskapsarbeid skal årlig systematisk undersøkes for å fastslå om aktivitetene og resultatene av dem
stemmer overens med planverket. Det skal legges vekt på ajourføring av ressursene. Den enkelte leder er
ansvarlig for ajourholdet av egne planer og tiltak.
5.2
Rutiner for revisjon av beredskapsarbeidet og kvalitetssikringssystemet
Beredskapsarbeidet og kvalitetssikringssystemet skal revideres hvert 4. år, og resultatet skal inngå som et
grunnlag for arbeidet med revisjonen av Kommuneplanen. Det skal utarbeides en fremdriftsplan for
revisjonsarbeidet på bakgrunn av tidsplan for revisjon av Kommuneplanen. Rådmannen peker ut de personene
som skal inngå i revisjonsgruppen.
Side 8
5.2.1
x
x
x
Revisjonsgruppens oppgaver
gjennomgå og revidere risiko- og sårbarhetsanalyser på bakgrunn av endrede påvirkninger ”utenfra”
(lover, forskrifter, vedtak m.m.) og ”innenfra” (målsettinger, vedtak, planer, infrastruktur m.m.)
gjennomgå dokumentasjon (beredskapsplaner, årsrapporter, ev. nye lover og forskrifter)
ved behov gjennomføre intervjuer med dem som har oppgaver i systemet
Revisjonsgruppen kontrollerer om:
x
x
x
x
målsettingen for beredskapsarbeidet bør endres
rutiner for årlig kvalitetskontroll og vedlikehold er fulgt og/eller må justeres
målsettingene for arbeidet er oppnådd/fulgt
rutine for kvalitetsstyringssystemet bør justeres
Rapport med forslag til forbedringer som kan rette opp avvik og/eller hindre avvik skal overleveres rådmannen.
Skjema finnes i kvalitetsstyringssystemet. Dersom rapporten foreslår endringer i målsettingene for
beredskapsarbeidet skal de behandles og vedtas av kommunestyret.
6.
AVVIK
Avvik betyr at et forhold ikke er i overensstemmelse med lover, forskrifter, prosedyrer eller rutiner, krav til
personell eller materiell.
Alle avvik skal meldes i kvalitetsstyringssystemet og rettes opp så snart som mulig for å sikre beredskapen,
redusere ulemper/farer/skader og minimere tap. Det planverk som blir berørt av oppståtte kriser eller øvelser,
skal uten opphold gjennomgås av ansvarlig for planverket ev. i samarbeid med berørte parter. Planen skal
korrigeres for avvik hvis det fastslås feil i planen eller større avvik mellom plan og faktisk gjennomføring.
7.
ØVELSER
Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige
planer, er øvelser viktige og det skal holdes minst en øvelse hvert annet år for kommunal kriseledelse.
Beredskapskoordinator er ansvarlig for at det planlegges og gjennomføres øvelser. Øvelsene bør legges opp
som så vel rene papirøvelser som praktiske øvelser.
Side 9
DEL B
1.
PLAN FOR KRISEBEREDSKAP
HVA ER EN KRISE?
Kommunen er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true liv og helse, materielle verdier
og/eller kommunens troverdighet. En krise kan være en større ulykke eller katastrofe som går ut over det
omfang kommunen normalt er i stand til å håndtere.
2.
MÅLSETTING
I en krisesituasjon skal Hurum kommune:
x
x
3.
Søke å avgrense skader og bringe krisen til opphør i samarbeid med redningstjenesten, andre
offentlige myndigheter og innsatsenheter.
Opprettholde et best mulig ordinært tjenestetilbud og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen.
KRISELEDELSENS ORGANISERING
Kriseledelsen
Kriseteam
Sekretariat / stabsfunksjoner
Interne og eksterne
ressurser
Presse- og
informasjonssenter
Evakuerings - og
pårørendesenter
Publikumstjeneste
EPS
Kriseledelsen i Hurum kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Kriser
innen egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi. Nødvendige tiltak skal gjennomføres i samsvar med
gjeldende fagplaner for beredskapen i enhetene.
3.1
Kommunens kriseledelse skal etableres når:
x
x
Situasjonen er truende, med fare for at ekstraordinære situasjoner kan oppstå
En ekstraordinær situasjon har oppstått.
Side 10
Det er ordfører eller rådmann som beslutter at kriseledelsen skal etableres. Dersom disse ikke er tilgjengelig
kan varaordfører eller en annen i ledergruppen beslutte at kriseledelsen settes.
Kriseledelsen i Hurum kommune består av:
x
x
x
x
x
Ordfører
Rådmann
Alle medlemmer i rådmannens ledergruppe
Kommuneoverlege
Beredskapskoordinator
Stab/støttefunksjoner:
x
x
x
x
x
3.2
Brannsjef/varabrannsjef
Lensmann
Overingeniør brannvesenet
Sekretariat/krisestab
Leder for Kriseteam
Kriseledelsen lokaler
Kriseledelsen benytter Formannskapssalen i rådhuset under en krise. Tilstøtende møterom og kontorer kan
benyttes til særmøter ved behov.
Sekretariat/stabsfunksjoner benytter kontorer til politisk sekretariat og kommuneledelsen i 3. etasje i rådhuset.
Den kommunale kriseledelsen oppretter arbeidsgrupper etter behov.
3.3
Stedfortrederfunksjon
x
x
x
4.
Varaordfører er stedfortreder for ordfører
Kommunalsjef Helse og omsorg er stedfortreder for rådmannen
Vararepresentanter for kommunalsjefer og øvrige deltakere i kriseledelsen
FULLMAKTER
I krisesituasjoner har ordfører følgende fullmakter (i ordførers fravær delegeres fullmakter videre i prioritert
rekkefølge, rådmann, varaordfører):
1
2
Disponere inntil 3 millioner kroner til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining,
skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp til akutt behov for
opprydding og utbedring av materielle skader og funksjons- forstyrrelser
Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av
andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever
Side 11
3
Midlertidig stans av enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere
ressurser til redningstjenesten
Pålegge overtids- og ekstraarbeid
Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever.
4
5
Rammebeløpet ovenfor kan overskrides ved påtrengende behov, og når bevilgende folkevalgte organ ikke kan
sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges
formannskapet til godkjenning.
5.
ROLLER OG ANSVARSFORDELING
De som til daglig tar de politiske og administrative avgjørelsene skal også gjøre det under en krise.
5.1
Ordfører
x
x
5.2
Ordfører har det formelle ansvaret for kriseledelsen
Ordfører er talsperson for kriseledelsen og skal gi innbyggerne, presse, eksterne samarbeidspartnere
og egne ansatte faktainformasjon om hvilke tiltak kommunen setter i verk. Dette ansvaret kan
delegeres til informasjonsansvarlig i gitte situasjoner.
Rådmann
x
5.3
Rådmann leder arbeidet i kriseledelsen.
Kommunalsjefer
x
x
5.4
Kontaktledd mellom kriseledelsen og enhetsledere i respektive enheter
Oppfølging og effektuering av beslutninger
Informasjonsansvarlig
x
x
5.5
Utarbeide pressemeldinger sammen med ordfører
Utarbeide offisiell informasjon til servicetorg og web-redaktører
Beredskapskoordinator
x
x
x
x
Koordinere, overvåke beslutningsprosesser og ressursforvaltning
Føre utgående meldinger i CIM
Ved bortfall av CIM: Føre meldinger på tavle/veggavis
Rapportering til fylkesmannen i CIM
Side 12
5.6
Kommuneoverlege, brannsjef, lensmann
x
5.7
Liaison: Ivaretar kommunikasjonen mellom kriseledelsen i kommunen og respektive organisasjoner
(politi, brann og redning/helsemyndighet)
Sekretariat
x
x
x
x
5.7
Mottak av telefonhenvendelser
Føre inngående meldinger til kriseledelsen i CIM
Løpende loggføring i henhold til informasjon
Ved bortfall av CIM: Føre logg manuelt, hente og bringe meldeskjemaer til/fra kriseledelsen
Politi/kommune
Politiet har et generelt ansvar for å lede, samt har informasjonsansvar ved:
x
x
Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av
store verdier
Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette.
Politimester/lensmann kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den
kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg
over tid og hvor den mer akutte fare for menneskeliv er lav, for eksempel ved flom, frost, skogbrann og
lignende.
5.8
Lokal redningssentral (LRS)
Hvert politidistrikt i landet utgjør en lokal redningssentral (LRS), som er et ledelses- og koordineringsapparat
som iverksettes ved politidistriktet under en redningsaksjon/søksaksjon. Politimester i Søndre Buskerud
Politidistrikt etablerer LRS når han vurderer en krise til å være av en slik art at den representerer fare for liv og
helse. Det er politimester som avgjør tidspunkt for etablering av LRS og hvor lenge LRS skal være i funksjon.
5.8.1
Kommunens deltakelse i LRS:
Følgende inngår i LRS:
x
x
x
Lensmann
Brannsjefen
Kommuneoverlegen ved behov
Politimester ved Søndre Buskerud Politidistrikt er kretsleder for Buskerud Sivilforsvarskrets.
Det er viktig å være oppmerksom på at i den akutte fasen skal henvendelser fra mediene og publikum
kanaliseres til LRS, når den er etablert. Her finnes en informasjonsseksjon.
Side 13
Vestre Viken HF har hovedansvaret for den helsemessige beredskap ved ulykker og katastrofer i Hurum.
Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) finnes ved Vestre Viken HF, Drammen sykehus.
Politihuset 6. etg. Ring 113.
6.
OPPGAVER OG LOGGFØRING
6.1
Kriseledelsens oppgaver
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Avklare ansvarsforholdet til politiet/LRS (Lokal redningssentral)
Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og
kommunens innbyggere
Varsle Fylkesmannen
Benytte eksisterende og normale kommunikasjons- og kommandolinjer
Iverksette informasjonstiltak
Iverksette tiltak som evakuering, forpleining og innsats fra Kriseteamet (tidligere navn: Sorg og
krisegruppen).
Iverksette aktuelle kommunale fagplaner (beredskapsplaner)
Holde kontakt med LRS/skadestedsledelsen
Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen
Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og bruk av kommunale ressurser
Samarbeide med andre offentlige myndigheter, bedrifter og private samt frivillige organisasjoner for
best mulig utnyttelse av beredskapsressursene.
Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet.
6.2
Sekretariatets oppgaver
x
x
x
6.3
Hente og lese innkommet post
Bestemme fordeling og arkivplass
Logge, lagre og fordele post.
Rapporteringsrutiner/logg
x
x
x
x
x
x
x
Informasjons- og rapporteringsmøter for kriseledelsen avholdes daglig i Formannskapssalen.
Det føres logg i CIM over de beslutninger kriseledelsen tar.
Rapport basert på logg i CIM sendes til Fylkesmannen umiddelbart etter møtets slutt.
Sekretariatet registrerer henvendelser fra publikum i logg i CIM.
Det skal fremgå av meldingen hvem som får den til behandling og hvem som får den til informasjon.
Det anbefales å stifte en fordelingslapp på meldingen dersom papirskjema benyttes.
Det skal føres referat fra alle typer interne møter og møter med eksterne instanser. Føres i logg i CIM.
Referatene arkiveres av sekretariatet i egen ringperm.
Side 14
Ved bortfall av CIM benyttes skjema som finnes i kriseperm i beredskapsskap på kommunalsjefenes kontor i
3. etg.
6.4
Bevertning
Økonomienheten har ansvar for å sørge for mat og drikke til kriseledelsen.
7.
OMSORG FOR RAMMEDE OG BERØRTE
Hurum kommune har opprettet et kriseteam (tidligere navn: Sorg og krisegruppen) som skal gi profesjonell
hjelp til de ulike behov som personer i krise kan ha.
Politiet kan i aktuelle tilfeller anmode kommunen om å opprette et senter for evakuerte og pårørende.
Kommunen vil få ansvaret for å ta hånd om berørte personer.
7.1
Kriseteam (tidligere navn: Sorg og krisegruppen)
Teamet skal til en hver tid bestå av minst 6 personer fortrinnsvis representert fra:
x
x
x
x
x
7.2
psykisk helse
helseenhet
oppvekst
barnevern
prest
Evakuerte og pårørende senter
x
x
Evakueringssenter opprettes ved et av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer, avhengig av hvor
hendelsen skjer og omfang.
Pårørendesenter opprettes ved et av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer ved kriser og
hendelser og er et sted der pårørende kan komme for å få informasjon og psykososial oppfølging.
Lokaler som benyttes er avhengig av hvor hendelsen skjer og i hvilket omfang. Ofte vil det være
hensiktsmessig å legge dette i nærheten av Evakueringssenter.
Forhåndsdefinerte lokaliseringer
Hovenga samfunnshus
Folkestadhallen
Tofte menighetshus
Solvang
Filtvet helsetun
Klokkarstua helsetun
Sætrehallen (reserveleøsning)
Flerbrukshall Holtebrekk (reserveløsning)
Side 15
I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70% bortfall av forsyningskapasiteten
fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på Holtebrekk og Hovenga Samfunnshus.
7.3
Oppfølging av ansatte
Kriseteamet (tidligere navn: Sorg og krisegruppen) i kommunen har ansvar for å følge opp ansatte.
Kriseledelsen utpeker ansvarlig person for oppfølging og kontakt med Kriseteamet.
8.
AVSLUTNINGSFASE
Kriseledelsen vedtar:
x
x
x
x
At krisen er over og at kommunen kan gå tilbake til vanlig drift
Om opplegget for kriseinformasjon skal opprettholdes etter at kriseledelsens andre oppgaver er
avsluttet
Igangsetting av nødvendige tiltak for oppfølging av innsatspersonell
Tiltak for å bringe kommuneorganisasjonen og lokalsamfunnet tilbake til normaltilstand
9. EVALUERING
Gjennomgang og vurdering av krisehåndteringen gjøres innen 2 uker etter at krisen er avsluttet.
x
x
x
Evaluering av alle oppgaver og aktiviteter
Vesentlige avvik fra kriseplan innebærer at denne vurderes endret
Utarbeidelse av skriftlig rapport etter evaluering
Side 16
DEL C KRISEHÅNDTERING
1.
VARSLING OG ETABLERING AV KRISELEDELSEN
1.1.
Varsling
Enhver ansatt i Hurum kommune skal når han/hun får kjennskap til en uønsket hendelse gjennomføre
nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Mindre uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige
driftsapparat uten innkalling av kommunens kriseledelse.
Ved større kriser blir brann og redning varslet via 110-sentralen. Brann og redning varsler ordfører eller
rådmann for evt. etablering av kriseledelsen og støtteapparat. Følgende varslingsmønster følges:
1.
2.
3.
4.
Ordfører
Rådmann
Kommunalsjefer
Beredskapskoordinator
Side 17
1.2
Varslingskart for Hurum kommune
NØDTELEFONER
Hendelse i egen
virksomhet
Enhetsleder / ”eier” av
hendelsen varsler
Brann og akutt
forurensing
Politi
AMK
(Lege/ambulanse)
110
112
113
Orienterer
kommunalsjef
Liten hendelse:
Varling av
kommunens
ledelse
Kriseteam
Brann og
redning/
Viva
varsler
Legevakt
Legevakta
varsler
KRISESITUASJON
Brann og redning
varsler
Politi
beslutter
Ordfører
og
rådmann
Opprettelse av
PS/EVS
(pårørende/
evakueringssenter)
Side 18
Rådmann
varsler
Politiet varsler
kriseledelsen
KRISELEDELSEN
Kriseledelsen
iverksetter
opprettelse av
EVS
1.3
Fylkesmannen er ansvarlig for viderevarsling til kommunen ved følgende hendelser:
Hendelse
Varslet av
Flom
Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE)
Ekstremt vær
Det norske meteorologiske institutt (DNMI)
Radioaktivt nedfall
Statens Strålevern (NRPA)
Beredskapsvarsel i h.h.t. sivilt beredskapssystem
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)
1.4
Fylkesmannen i Buskerud
Beredskaps, Justis- og Kommunalavdeling
Adresse
Statens Hus, postboks 1604, 3007 Drammen
Telefon
32 26 66 00
Beredskapstelefon
91 63 67 97
Beredskapsfaks
32 83 78 80
E-post
fmbuberedskap@fylkesmannen.no
Kontaktpersoner
Britt Falmår, beredskapskontakt
32 26 66 46 / 41 47 60 87
fmbubfa@fylkesmannen.no
x
x
Fylkesmannen videresender varslene pr. e-post til kommunens kriseberedskap. Det er opprettet egen
e-post gruppe for kriseledelsen med e-postadresse beredskap@hurum.kommune.no
Kommunen kvitterer/bekrefter til Fylkesmannen når varslet er mottatt.
- Ansvar: Beredskapskoordinator
Det skal iverksettes varsling av kriseledelsen om man er i tvil om situasjonen defineres som krise for å unngå
tap av tid i den kritiske førstefasen. Varsling aktiviserer kompetanse som bistår innsatsen i førstelinjen.
1.5
Lokaler for kriseledelsen
Kriseledelsens møterom 1
Formannskapssalen i 3.etasje i Hurum Rådhus
Kriseledelsens møterom 2
Benytter møterom ordfører og rådmanns kontor i 3. etg til
særmøter etc.
Sekretariat
Benytter kontorer til politisk sekretariat
Møter, informasjon til publikum og pårørende
Avholdes i Kommunestyresalen (Pårørende som oppholder
seg i Kommunestyresalen skal skjermes)
Side 19
Ved større hendelser, se tiltakskort for opprettelse evakueringssenter.
Evakueringssenter/pårørendesenter opprettes på et av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer:
Hovenga samfunnshus
Folkestadhallen
Tofte menighetshus
Solvang
Filtvet helsetun
Klokkarstua helsetun
Sætrehallen (reserveleøsning)
Flerbrukshall Holtebrekk (reserveløsning)
Informasjonssenter
Benytter servicetorg og møterom Isdammen
Pressekonferanse
Avholdes primært i politiets konferanselokaler i Røyken
Rådhus
Servicetorg
Sentralen på servicetorget skal være bemannet.
Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal i krisesituasjoner i prinsippet følge vanlige kommandolinjer/
tjenestevei i administrasjonen med mindre annet blir konkret bestemt.
1.6
Teknisk kommunikasjonsutstyr
Telefoner:
Min. 5 linjer (linjer legges inn til formannskapssalen med skjøteledning fra tilstøtende rom).
Mobiltelefoner: Kriseledelsen medbringer sine tjenestetelefoner eller rekvirerer telefoner fra kommunens
interne telefonliste
Radiosamband/nødnett kan lånes av Røyken kommune: Det er 5 satellittlf. som benyttes ved bortfall av
mobilsamband:
Kriseledelsen / rådhuset
Brannvesenet
Disponibelt apparat - 1
Disponibelt apparat - 2
Disponibelt apparat - 3
+ 8816 2141 6808
+ 8816 2141 6801
+ 8816 2141 6805
+ 8816 2141 6806
+ 8816 2141 6798
Brannvesenet og legevakta har nødnett
1.7
Ved strømbrudd
Dersom det oppstår strømbrudd må kriseledelsen benytte andre lokaler der det er tilgang på strøm. Dersom
strømbruddet omfatter evakueringssenter og/ eller pårørende senter må evakuering skje til lokaler der det er
tilgang på strøm. I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70% bortfall av
forsyningskapasiteten fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på Holtebrekk og Hovenga
Samfunnshus.
Det er kriseledelsen som beslutter hvilke lokaler som skal benyttes.
Side 20
1.8
Alternative lokaler
Lokalene for kommunal kriseledelse er normalt i Rådhuset. Hvis disse lokalene ødelegges, eller av andre
grunner må evakueres, må kriseledelsen og de øvrige kommunale virksomheter benytte andre lokaler,
fortrinnsvis ved Rådhuset i Hurum eller Teknisk sentral/brannstasjon Tofte.
Dersom lokalene for evakueringssenteret ødelegges eller av andre grunner ikke kan benyttes, må evakuering
skje til annet sted. Nærliggende hoteller kan være aktuelle å benytte til dette formål, fortrinnsvis Holmsbu Bad
og Fjordhotell, Quality Spa & Resort, alternativt Holmen fjordhotell eller Thon Hotell Vettre, eller hotellplasser
som politiet rekvirerer.
2.
INFORMASJON TIL PUBLIKUM OG MEDIA
En krise utløses vanligvis av en akutt hendelse, men kan også oppstå som følge av en utvikling over tid.
Pågangen fra media og enkeltpersoner vil være stor og det er derfor viktig at det så raskt som mulig etableres
en samordnet og effektiv informasjonsvirksomhet. Det settes umiddelbart sammen en gruppe som på best
mulig måte møter de informasjonsbehov som oppstår.
Informasjonsplanen viser hvilke ressurser (materiell og mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen når
det gjelder betjening av sentralbord, informasjonskanaler og stabsfunksjoner (sekretariat) og hvordan
informasjonsarbeidet ved kriser skal organiseres.
2.1
Målsetting
Informasjon ved krise skal gis hurtig og korrekt til:
x
x
x
x
x
x
Kommunale organer
Rammede/involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte)
Pårørende/enkelt personer
Befolkning generelt
Mediene
Fylkesmannen og andre samarbeidende organer.
2.2 Kommunens mål med kommunikasjon er å få de berørte til å føle at kommunen har:
x Kontroll på situasjonen – unngå unødig frykt
x Forståelse for de ulike aspekter ved krisen
x Forståelse for hvorfor kommunen/myndighetene agerer som de gjør
x Opprettholde tillit
x Få publikum til å handle rasjonelt – unngå eller redusere skadeomfang
x Skape arbeidsro for kriseledelsen.
x Krisens forløp og iverksatte tiltak skal kunne dokumenteres i ettertid.
2.3 Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering
x Informasjon er et lederansvar – den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir
gitt korrekt, raskt og målrettet
Side 21
x
x
x
x
Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig og forståelig for mottakeren
Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret
Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet
Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen.
Dersom Lokal redningssentral (LRS)/politiet leder krisehåndteringen skal all informasjon om selve skaden gis
her. Den kommunale kriseledelsen skal før informasjon blir gitt til omverdenen avklare med LRS/politiet
hvorvidt informasjonen kan frigis.
2.4
Informasjonsansvar og arkivering ved krisehåndtering
Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonsenhet/sekretariat slik at all
informasjon gis riktig og korrekt.
2.4.1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Informasjonsenhet/sekretariat primæroppgaver vil være
Gi kriseledelsen (og andre organisasjoner) kopi av all inn- og utgående korrespondanse og føre logg for
alle telefonhenvendelser. Skal føres i CIM
Arkivere mottatte originaldokumenter i arkivet til mottakende enhet og kopi av utgående
korrespondanse arkiveres i arkivet til arkivskapende enhet
o Alle tekstdokumenter som ikke arkiveres i kommunens saks-/arkivsystem: Kontorets leder
oppretter en egen felles filmappe på nettverksserveren - den som produserer dokumenter
skal arkivere i denne filmappen og i kriseperm for bl.a. å dokumentere hvordan krisen ble
håndtert
Gi informasjonsråd til kriseledelsen
Gi informasjon til pårørende og publikum etter oppdrag fra kriseledelsen
Etablere og holde løpende kontakt med media
Henvise mediepersoner til oppholdsrom
Produsere pressemeldinger
Arrangere pressekonferanser
Informere internt i kommunen
Etablere telefonsvaretjeneste for pårørende
Etablere ev. grønn linje for publikum
Etablere kontakt med overordnet myndighet og berørte virksomheter for koordinering av informasjon
Medieovervåkning
Leder av kriseledelsen har det overordnede informasjonsansvar. Ordfører, rådmann eller
informasjonsansvarlig er pressekontakt.
Ordfører og/eller rådmann bør så langt mulig delta ved informasjonsmøter/ pressekonferanser. Det er viktig å
treffe de kriserammede. Det skal føres referat i CIM fra alle typer informasjonsmøter. Dersom det ikke er mulig
å føre referat i CIM grunnet data/strømbrudd, skal referat føres manuelt. Informasjonsleder skal arkivere
referatene i krisepermen.
Teknisk tilrettelegging er informasjonsenhetens/ sekretariatets ansvar med mindre annen ordre gis fra
kriseledelsen.
Side 22
2.4.2
Lokalisering av informasjonstjenesten
Informasjonskontor opprettes på Rådhusets servicetorg, og bemannes med antall personer som er nødvendig
og med informasjonsansvarlig som leder.
Telefonlinjer til informasjonskontoret
Sentralbord
32 79 71 00
Direktelinjer
913 00 548
2.5
Pressekonferanser
x
x
x
x
x
2.6
Pressekonferanser ledes normalt av politi eller kommunen. Konferansen bør ha en klar tidsramme
(normalt 20-30 min. - maks. 60 minutter inkl. spørsmål) og kan følge følgende mal:
Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier etter forutgående
koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter. Pressemeldingen må sendes ut i god tid før
pressekonferansen. Pressekonferanse avholdes bare når budskapet er viktig.
Det legges opp en strategi for:
hvilken informasjon som skal komme frem
hvem som skal lede konferansen
ansvarsdeling under konferansen
når neste konferanse eller informasjon kommer
Pressekonferansen starter presis. Leder presenterer panelet og den enkeltes ansvarsområde. Etter at
panelet har gitt sine innledende ord kan media stille spørsmål. Leder styrer ordet slik at alle medier får
mulighet å stille spørsmål. Leder/ordstyrer angir når konferansen nærmer seg slutten.
Etter pressekonferansen kan det være aktuelt med radio og/eller TV intervju.
Informasjonskanaler
Lokale medier
Internett
E-post adr.
Telefon
NRK Østafjells
http://www.nrk.no/buskerud/
02345@nrk.no
02345
Drammens Tidende
www.dt.no
sentralbord@dt.no
32 20 40 00
Røyken og Hurums Avis
www.rha.no
redaksjonen@rha.no
47 90 60 00
Kommunens internettside: www.hurum.kommune.no
Hurum kommune benytter Facebook til å legge ut viktig informasjon til befolkningen og til innhenting av
informasjon. Det legges link fra kommunens hjemmeside til Facebook.
x
x
E-post til ansatte i Hurum kommune – fornavn.evtmellomnavn.etternavn@hurum.kommune.no
Informasjon til ansatte i Hurum kommune: Via intranett
Andre informasjonskanaler
x
x
via postkasse
via skolene, info til elevene
Side 23
x
x
x
x
x
2.7
infomøter i forsamlingslokaler
via telefon/talemelding
ved høyttalerbiler
ved plakatoppslag/løpesedler
ved å oppsøke husstander
Informasjon etter krisen
Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med
førstelinjetjenesten/informasjonsansvarlig og kriseteamet (tidligere navn: Sorg og krisegruppen), som forventes
å ha fanget opp informasjons- og oppfølgingsbehovet.
3.
EVAKUERING OG FORPLEINING
Evakuering av lokalbefolkningen kan besluttes og iverksettes av politiet/innsatsleder. Politiet anmoder
kommunen om opprettelse av evakuerings- og pårørendesenter (EVS).
3.1
En evakueringsplan skal være todelt ut fra følgende forutsetninger:
Planlagt evakuering, som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining
etc. være dominerende elementer.
Akutt evakuering, som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji
være hovedelementer. En slik situasjon består en kortere tid.
3.2
Evakueringssenter
Hurum kommunes evakueringsplan plan for opprettelse av evakueringssenter inneholder beskrivelse av
følgende:
x
x
x
x
x
x
x
x
x
3.2
ressurser
oppgaver
transport
innkvartering
forpleining
samband
registrering av ankomne personer
informasjon
krisepsykiatri
Opprettelse av EVS (evakueringssenter)
Kriseledelsen iverksetter opprettelse av evakueringssenter etter anmodning fra politiet.
Side 24
Ved evakuering skal en ansvarlig oppnevnt av kriseledelsen være til stede i mottaket og ha
informasjonsansvaret der. Informasjonsavdelingens representant skal sammen med politiet og medisinsk
ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene.
3.3
Følgende mannskapsressurser kan brukes for å gjennomføre evakueringen
Røde Kors kan forespørres om bistand dersom en evakueringssituasjon oppstår. I tillegg kan kommunen be om
bistand fra sivilforsvaret, heimevernet og ansatte i kommunen som kan frigjøres.
3.4
Følgende oppgaver skal utføres i samarbeid med innsatsleder
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
3.5
Skaffe oversikt over evakueringsområdet (hvem er der mv.)
Informere befolkningen i området som skal evakueres om hva de skal ta med seg
Skaffe egne transportmidler
Samle personer i egnede lokaler når innkvartering ikke kan skje direkte
Foreta registrering av evakuerte med opplysninger om innkvarteringssted
Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette ut vaktmannskaper
Bistå ved behandling av skadde og personer med problemer
Samarbeide nært med LRS/skadestedsledelsen
Sørge for forpleining og ev. klær
Omsorgsfunksjon – avtale med prest, frivillige organisasjoner m.fl.
Gi løpende informasjon
Aktuelle innkvarteringssteder
Hovenga samfunnshus
Folkestadhallen
Tofte menighetshus
Solvang
Filtvet helsetun
Klokkarstua helsetun
Sætrehallen (reserveleøsning)
Flerbrukshall Holtebrekk (reserveløsning)
Det kan også være aktuelt å evakuere til hoteller i nærheten, fortrinnsvis Holmsbu Bad og Fjordhotell, Quality
Spa & Resort, alternativt Holmen fjordhotell eller Thon Hotel Vettre i Asker.
Side 25
TILTAKSKORT VARSLING – PRAKTISK VEILEDNING
T01
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Anne Grete Ivås
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
13.10.15
16.05.15
Mottak av melding:
Dersom du mottar en melding om ulykke eller krise, skriv ned meldinga, spør etter:
x
x
x
x
Hvem ringer?
Hva har skjedd? - omfang - skader
Hvor har det skjedd, og når skjedde det?
x
x
Hvem er på stedet? – brann, politi, helse?
AMK/politi varslet?
Hva er behovet for hjelp/antall skadde
Telefonnummer til den som har ansvaret.
Varsling
I alle krisesituasjoner hvor det er livstruende skade eller sykdom, ring direkte til AMK 113. Øvrig varsling skjer
til politiet 112 eller brann 110
Dersom hjelpen kan vente litt, eller du trenger råd og veiledning, ring lokalt legekontor/legevakt 116117/
815 68 251, politiet 02800 eller brannvesenet 04110
Politi: 112
Politivakta 02800
Brann 110
Publikumstelefon brann 04110
Krav til varsling av hendelse
x
x
x
x
Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse umiddelbart etter
at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen for informasjon og veiledning. Se V01 Varslingsplan
– kriseledelsen/-administrasjon
Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak. Kontakten skal
være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt.
Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er mottatt, og hva som er
gjort av oppfølging/videreformidling.
Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling.
Side 26
Kommunens kriseledelse
Kontaktpunkt kommunens kriseledelse:
Sentralbordet: 32 79 71 00 (dagtid hverdager)
Kveld/natt/helg: Jfr liste V01 eller kontakt politiet 112 / 02800
Varslingsrekkefølge:
1.
2.
3.
4.
Ordfører
Rådmann
Kommunalsjefer
Beredskapskoordinator
Medlemmer av kriseledelsen
Navn
Stilling
Tlf. arbeid Tlf. privat Tlf. mobil
Monica Vee Bratlie
Ordfører
Else Marie Rødby
Varaordfører
Øydis Jahren
Kons. rådmann
Egil Ramstad
Kommunalsjef oppvekst
Inger-Lise Gjesdal
Økonomisjef
Anne Britt Stinessen
Personalsjef
Karen Sannes
Kons. kommunalsjef helse /omsorg
Morten Dyrstad
Kommunalsjef plan og bygg
Ivar Hovden
Kommunelege I
Anne Grete Ivås
Beredskapskoordinator
32 79 71 00 32 79 05 75 970 42 560
908 27 497
32 79 71 00
908 89 496
32 79 71 00 32 79 31 46 900 86 965
32 79 71 00
957 31 238
32 79 71 00
913 00 548
32 79 71 00
916 02 221
32 79 71 00
916 35 180
32 79 71 00 913 77 661 913 77 661
32 79 71 18 984 23 603 904 11 852
Side 27
Støtte/ rådgivere for kriseledelsen
905 83 581
Henrik Trømborg
Brannsjef
Sigrid Lie
Lensmann
Pål Sørensen
Politioverbetjent
Hilde Evensen Vedeler
Leder kriseteam
Jarle Haugsrud
Overingeniør Hurum
brannvesen
31 29 66 30
905 21 774
992 12 070
32 27 80 80
32 79 42 00
915 22 474
32 27 82 26
452 29 139
452 29 139
Informasjon
Informasjon utad og i organisasjonen ivaretas av virksomhetsleder. Dersom kriseledelsen har ansvaret for
krisen, har den også det overordnede informasjonsansvaret.
Kriseteam (tidl. Sorg og krisegruppa)
Kontaktpunkt for å organisere kommunens helsefagressurser for bistand til psykososial støtte for rammede og
pårørende er legevakt, politi, brannvesen og kommunens kriseledelelse
Side 28
TILTAKSKORT – UTLØSNING AV PLAN/VARSLING OVERSIKT
T02
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Anne Grete Ivås
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
13.10.15
Informasjonsgang ved varsling om ulykker og kriser
Hendelse i egen
virksomhet
NØDTELEFONER
Enhetsleder / ”eier” av hendelsen
varsler
Brann og akutt forurensing
110
Politi
112
AMK (Lege/ambulanse)
113
Orienterer
kommunalsjef
Liten hendelse:
Utkalling av
Kriseteam
Kriseteam
Legevakt
Legevakta varsler
Brann og redning
varsler
Brann og redning
varsler
Ordfører og
rådmann
KRISELEDELSEN
Rådmann
varsler
KRISESITUASJON
Politi beslutter
Opprettelse av
PS/EVS
Side
29
pårørende/evakueringssenter
Politiet varsler
kriseledelsen
Kriseledelsen
iverksetter
opprettelse av
EVS
TILTAKSKORT – ETABLERING AV KRISELEDELSE
T03
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Anne Grete Ivås
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
13.10.15
Mål/hensikt:
Kriseledelsen tiltrer når det har oppstått kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner der ordinær kapasitet
ikke strekker til. Kriseledelsen skal være et overordnet koordinerende organ for kommunens ressurser i en
krisesituasjon.
Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg til en krise, skal
kriseledelsen tiltre og ha to arbeidsmål:
1.
2.
Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne eller i samarbeid
med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. I en katastrofesituasjon
der menneskers liv og helse er truet, har politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for
skadebekjempelse, med ressursstøtte fra kommunen.
Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud, og iverksette
tiltak for å normalisere situasjonen.
Innkalling
Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til å beslutte at
kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn.
Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art:
1.
2.
3.
4.
5.
Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og skaden får
konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring
Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov for
informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse
Når politiet anmoder kommunen om bistand
Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader eller
ødeleggelser
Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Kriseledelsen etableres i Formansskapssalen og møterom Isdammen. Annen lokalisering vurderes ut i fra
krisens omfang og sted.
Side 30
Utstyr
Lokalene er tilknyttet nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir strømstans.
Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig materiell
Overordnede oppgaver
Kriseledelsens sentrale oppgaver er:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen
Ta beslutning om iverksetting av tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier
Prioritere ressurser fra kommunens side
Holde kontakt med skadestedsledelse, eventuelt LRS (lokal redningssentral)
Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen
Rapportere om situasjonen i kommunen til fylkesmannen
Når kriseledelsen etableres bør følgende varsles:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Brannvesen
Fylkesmannens beredskapsavdeling
Legevaktsentral
Lokale frivillige organisasjoner
Politi/lensmann
Aktuelle nabokommuner
Sjekkliste for kriseledelsen
Etablering og strakstiltak
1.
2.
Innhent informasjon/få best mulig oversikt over situasjonen.
Etabler kontakt med politiet. Avklar bl.a. med skadestedsleder om det er behov for kommunens
utstyr/materiell og transport. Husk: Når liv og helse er truet er det alltid politiet som ”eier” ulykken.
3. Avgjør om, hvilken type og hvor mange av eget personell som skal innkalles. Kriseledelsen innkaller
selv underliggende organer som evt. etableres ihht. egne tiltakskort. Dersom det blir behov for
ytterligere personell i enhetene, gis respektive enhetsleder beskjed om å foreta innkalling.
4. Avklar om annen faglig kompetanse skal informeres. Vurder fortløpende om situasjonen er så alvorlig
at det er aktuelt å informere/kontakte fylkesmannen.
5. Etabler en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende situasjonen er. Bruk aktuelle
ROS-analyser og tiltakskort.
6. Dersom situasjonen er så alvorlig at kriseledelsens underliggende organer er etablert, start loggføring,
inn- og utgående, ihht. eget tiltakskort så tidlig som mulig.
7. GIS – kartfest ulykke av div. art for å identifisere/visualisere hendelsesstedet og vurdere konsekvenser
av ulykken.
8. Vurder og iverksett strakstiltak for å hindre ytterligere skade
9. Avhengig av situasjonen: Vurder og iverksett informasjonstiltak internt i kommunen, eksternt til
pårørende og eventuelt til media.
10. Avhengig av situasjonen: Etabler kontakt med nabokommunene, informere om situasjonen og
forespør om ressurser dersom det er aktuelt.
Side 31
Drift og langsiktige tiltak
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Dersom det er behov for utstyr/materiell utenfra, må det avklares hvem som skal rekvirere før
kommunen selv eventuelt foretar rekvirering.
Vurder om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/begrense skader på personer, miljø
og materielle verdier.
Oppretthold kontakten med skadestedsledelsen i politiet, evt. LRS.
Vurder å sende eget personell til hendelsesstedet for å bli oppdatert om situasjonen.
Holde kontakt og oversikt over kommunens utplasserte personell og materiell. Husk skifte av personell
ved langvarig innsats og evt. debrifing etter psykiske belastninger.
Sørg for mat og forsyninger til kommunens eget personell
Avklar om det er nødvendig med personellressurser/andre ressurser fra frivillige organisasjoner
Vurder framtidig behov ut fra valg som blir tatt, konsekvenser for organisasjonen og hvem som skal
overta sentrale funksjoner/lederansvar for daglig drift.
Side 32
TILTAKSKORT – ETABLERING AV SEKRETARIAT FOR
LOGG OG JOURNALFØRING
T04
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Anne Grete Ivås
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
13.10.15
Mål/hensikt:
Sekretariat for logg og journalføring etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal sørge for nøyaktig
loggføring og dokumentasjon av hendelsene under pågående krise.
Innkalling
Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen.
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Sekretariat for logg- og journalføring etableres etter beskjed fra kriseledelsen eller kommunikasjonssjef.
Når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten, herunder publikumstjenesten, etableres helt,
stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift.
Telefon- og telefaksnummer til loggførerne er identisk med telefonnummer til kriseledelsen.
Faglige råd
Vurder om loggførerne skal plasseres sammen med kriseledelsen eller om de skal sitte i et rom ved siden av.
Det vil være fordeler og ulemper med begge løsninger. For å få tilfredsstillende drift bør det være 2 personer
på vakt.
Utstyr:
Loggførere/kriseledelsen skal ha følgende utstyr:
z Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM på www.dsb-cim.no
z Perm med skilleark inn/ut meldinger.
z Loggblankett som føres fortløpende. (Journalnummer påføres meldingene/tilsvarende)
z Kopimaskin og kopistempel
z 2 telefoner og tilgang til telefaks
z Posthylle for inn- og utmeldinger.
z Tavle for registrerte telefonnummer
z Tavle for registrerte informasjonsbehov
Side 33
Oppgaver
Logg og journalføring etableres etter følgende prinsipp:
Hovedlogg- og
journal i
kriseledelsen
Telefon- og
sakslogg
Presse- og
infosenter
Telefon- og
sakslogg
Publikumstjenesten
Telefon- og
sakslogg
Pårørendesenter
Viktige registreringer sendes videre
(begge veier) på meldingsblankett.
Den som mottar/utsteder meldingen
må påse at informasjonen kommer
videre med riktig prioritet.
Registrering av informasjon/blanketter:
De fleste henvendelser under og etter en krise/katastrofe bør registreres. Omfanget av registreringene vil
variere avhengig av viktighet. Registeringer skal skje i kriseledelsesverktøyet CIM på www.dsb-cim.no
Registreringene kan føres på følgende måter:
1.
2.
3.
Telefon- og sakslogg (hovedlogg CIM i kriseledelsen og lokale logger ved behov)
Meldingsblankett (Elektronisk eller manuellt med registrering av meldingen til CIM)
Journalføres i kommunens ordinære arkiv (med kopi i hovedlogg CIM)
Alle registreringer skal systematisk hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige informasjonsbildet, holde
oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. Det er bedre med en registrering for mye enn en
for lite. Logg og journalføring bør etableres raskt slik at man ikke går glipp av de første
informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe.
Loggførerne og/ eller kriseledelsen skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Motta alle skriftlige og muntlige henvendelser til/fra kriseledelsen
Både loggførerne og kriseledelse må og skal registrer hendelser i CIM logg.
Påføre løpenummer
Vurdere (sammen med kriseledelsen) hvem som skal ha inn/utmeldinger og ta nødvendige kopier
Sørge for at alle meldinger blir overbrakt innenfor gitt prioritet
Vurdere om innkomne henvendelser også skal journalføres og oppbevares i kommunens arkiv
Ved leilighet ringe de andre stedene som fører logg for å kontrollere at alle meldinger kommer inn til
kriseledelsen.
Side 34
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Etablere meldingstjeneste fysisk dersom dette er påkrevet
Trykke opp og fordele nødvendig antall blanketter
Gi godkjent informasjon.
Føre oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam, sted for
pårørende, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv.
Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til kriseledelsen.
Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov.
Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunalsjef ikt og kvalitet.
Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter.
Sjekkliste for sekretariat for logg og journalføring
Etablering og strakstiltak
1.
2.
3.
Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM etableres www.dsb-cim.no
Ha nok meldingblanketter og mulighet for å trykke opp flere ved behov
Ha skjema for manuell loggføring hvis tilgangen til CIM bortfaller
Drift og langsiktige tiltak
1.
2.
Sette opp vaktlister for lengre innsatser.
Det bør til enhver tid være 2 stk som står for loggføringen
Internkontroll/Opplæring
Kommunikasjonssjef skal påse at:
z
z
alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann.
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Kommunikasjonssjef skal påse at:
x
alle i sekretariatet får tilfredsstillende opplæring og gjennomfører kurs i CIM
Side 35
TILTAKSKORT–ETABLERING AV INFORMASJONSTJENESTE
T05
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Asgeir Knudsen
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
13.10.15
Mål/hensikt:
Informasjonstjenesten etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal bistå i informasjonsarbeidet
internt og eksternt i forbindelse med en krise.
Innkalling
Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen.
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Informasjonstjenesten etableres normalt samtidig med kriseledelsen. Informasjonstjenesten består i
utgangspunktet bare av informasjonsansvarlig. Ytterligere styrking skjer ved at presse- og informasjonssenter,
publikumstjeneste og pårørendesenter etableres ved behov.
Kommunikasjonssjef etablerer seg sammen med kriseledelsen, men kan benytte sitt eget kontor etter behov og
skal bruke følgende telefonnummer og adresser:
Telefon 32 79 71 00 /
E-postadresse: postmottak@hurum.kommune.no
Kommunikasjonssjef opptrer på vegne av kriseledelsen.
Kommunikasjonssjef i samarbeid med oppnevnte ledere har fullmakt til å bestemme hvem som skal betjene de
ulike funksjonene og hvem som skal utpekes som varamenn.
Når informasjonstjenesten er etablert, er det ordfører, rådmann og kommunikasjonssjef eller den de
bemyndiger som har anledning til å uttale seg på kommunens vegne. Kommunikasjonssjef, stedfortreder og
øvrig personell som inngår i kriseledelsens informasjonsarbeid er oppført med navn, adresser og
telefonnummer i varslingslista.
Oppgaver
Kommunikasjonssjef har følgende primæroppgaver:
1.
2.
3.
Lede og drifte kommunens informasjonstjeneste
Gi informasjonsråd til kriseledelsen
Etter avtale med ordfører/rådmann forestå informasjonsoppgaver som:
o Innhente informasjon til kriseledelsen
Side 36
o
o
o
o
Orientere om situasjonen for kriseledelsen
Intern informasjon til alle ansatte
Eksterne informasjonsoppgaver
Skrive pressemeldinger
Det er utarbeidet egne tiltakskort for:
z
z
z
z
Logg og journalføring
Publikumstjenesten
Presse- og informasjonssenter
Pårørendesenter/EVS
Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det utarbeidet følgende vedlegg:
x
x
x
Meldingsblankett - skjema
Gode råd ved mediakontakt - tiltakskort
Pressemelding - skjema
Sjekkliste for informasjonstjenesten
Etablering og strakstiltak
1. Det må raskt avklares hvem som er kommunens hovedtalsperson utad (ordfører, rådmann eller andre
– avhengig av krisens art)
2. Informere sentralbord om hvem henvendelser rettes til
3. I samråd med øvrig kriseledelse avklare informasjonsbehov til media og berørte av krisen, samt på
hvilken måte denne skal gis.
4. Kommunens første informasjon om krisen må komme raskt og vise prioriteringer. Det bør om mulig gis
henvisning til når neste informasjon vil bli gitt.
5. For å unngå usikkerhet og tvilstilfeller skal all informasjon kriseledelsen beslutter å gi ut foreligge
skriftlig.
6. Følge opp og holde kriseledelsen informert om situasjonen i sentralbordet og pågangen fra media og
andre.
7. Påse at det også gis nødvendig informasjon internt i organisasjonen.
Drift og langsiktige tiltak
1. Sette opp vaktlister for lengre instanser
2. Ved stor pågang kan fylkesmannen kontaktes for bistand i informasjonsarbeidet (infopool)
Internkontroll/Opplæring
Kommunikasjonssjef skal påse at
z
z
z
alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende opplæring
alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner eller ved endringer.
Side 37
TILTAKSKORT – ETABLERING AV PUBLIKUMSTJENESTE
T06
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Asgeir Knudsen
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt:
Publikumstjenesten etableres når pågangen utenfra blir for stor til å håndteres av sentralbordet og
informasjonstjenesten alene.
Innkalling
Kriseledelsen vurderer behovet for å etablere en publikumstjeneste utover kommunens ordinære drift. Når
forholdene gjør det hensiktsmessig kan publikumstjenesten etableres delvis for evt. senere opptrapping. I
spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01.
Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen.
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Publikumstjenesten etableres på kommunens servicetorg og bruker følgende nummer og adresser:
Telefon 32 79 71 00 / 32797122 i tillegg vårt eget nødnummer
E-postadresse: postmottak@Hurum.kommune.no
Leder av publikumstjenesten forholder seg til nærmeste foresatte som er kommunalsjef ikt og kvalitet.
Utstyr
Telefon
PC med internettilgang
Meldingsblanketter
Loggføringsskjema
Oppgaver
Publikumstjenesten skal etter rettledning fra kommunikasjonssjef:
1.
2.
3.
4.
5.
Imøtekomme henvendelser fra publikum på en korrekt, effektiv og hensynsfull måte.
Gi godkjent informasjon.
Ta i mot meldinger, notere disse på egen meldingsblankett S01 og deretter å bringe meldingen til logg
og journalfører.
Notere alle henvendelsene i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring)
Føre oversikt over andre aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam,
Side 38
6.
7.
8.
9.
10.
pårørendesenter, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv.
Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til kriseledelsen.
Henvise pårørende til pårørendesenter.
Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov.
Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunalsjef ikt og kvalitet.
Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter.
Sjekkliste for publikumstjenesten
Etablering og strakstiltak
1.
2.
Kommunikasjonssjef har ansvaret for at publikumstjenesten til enhver tid er oppdatert mht hvilken
informasjon som er godkjent av kriseledelsen. Denne informasjonen skal foreligge skriftlig.
Avhengig av krisens omfang vil pågangen til publikumstelefonen være stor. Behov for ytterligere
ressurser meldes kriseledelsen v/kommunalsjef ikt og kvalitet fortløpende.
Drift og langsiktige tiltak
1.
2.
Sette opp vaktlister for lengre instanser
Det bør til enhver tid være 2 personer på vakt i publikumstjenesten
Internkontroll/Opplæring
Kommunikasjonssjef skal påse at
z
z
z
alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende opplæring
alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann.
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 39
TILTAKSKORT – ETABLERING AV PRESSE OG
INFORMASJONSSENTER
T07
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Asgeir Knudsen
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt
Etablere et organ som kan bistå kriseledelsen i informasjonsarbeidet i forbindelse med en krise
Innkalling
Kriseledelsen iverksetter innkalling av personell til presse og informasjonstjenesten i henhold til varslingskort.
Det er kommunikasjonssjef som i alle sammenhenger er ansvarlig for opprettelse og drift av presse- og
informasjonssenter.
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Når situasjonen er uoversiktlig kan presse- og informasjonstjenesten, herunder publikumstjenesten, etableres
helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for
døgndrift.
Kommunenes informasjonsenhet etablerer seg i rådhuset, Sætre – «Isdammen», og er tildelt følgende nummer
og adresser:
Telefon: 32797100
Mobil: 913 00 548
E-postadresse: postmottak@hurum.kommune.no
Pressesenter etableres i Storsalen / evt «Holmen», avhengig av omfang av hendelsen og behov..
Faglige råd
Vurderinger ved valg av sted for presse- og informasjonssenter:
1. Stedet bør innfri tidligere nevnte rammefaktorer i den grad dette er riktig for din kommune.
2. Bruk gjerne et sted som har mange av de tekniske løsningene i daglig drift.
3. Koordiner med politi og andre aktører som kan bli involvert
4. Velg et sted som ligger sentralt og har rimelig avstand fra/til det aktuelle skadestedet.
5. Om nødvendig planlegg med 2 alternative P&I – senter dersom kommunen har store geografiske
avstander mellom potensielle skadesteder.
6. P&I- senteret bør ikke ligge på samme sted som :
o pårørende oppholder seg
o evakuerte, skadde eller døde
o kriseledelsen
Side 40
o
Helsetun, sykehjem, skole eller annet sted hvor kobling med media kan få en uheldig virkning.
Presse- og informasjonssenteret skal inneholde følgende:
1. Lokaler som kan romme 20 (50) personer
2. Sanitær- og bespisningsforhold ved eller i umiddelbar nærhet
3. 2 telefoner
4. 1 Telefaks
5. Pc- m/ e-post og Internett – Bærbar PC knyttes til ''Hotspot'' i kommunale bygg.
6. Veggtavle med tusj og ''flipp over''
7. Prosjektor
8. Lademuligheter for kamera, mobiltelefoner og tilsvarende
Oppgaver
Leder av Presse- og informasjonssenteret skal etter rettledning fra kommunikasjonssjef :
1.
2.
Etablere og drifte presse- og informasjonssenteret
Legge forholdene vel til rette for media slik at de får gode arbeidsforhold, tilgang til telefon, telefaks,
internett, lademuligheter, kopieringsmuligheter, pressemeldinger og annen informasjon som
kommunen eller andre aktører har frigitt ifm krisen.
3. Være behjelpelig med å skrive pressemeldinger, sende pressemeldinger og produsere stoff til
hjemmesidene. Alt forannevnt informasjonsstoff skal godkjennes av ordfører/rådmann før utsendelse.
4. Notere alle henvendelsene i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring)
5. Gi godkjent informasjon.
6. Ta i mot henvendelser/forespørsler fra media i pressesenteret og viderebringe dette til
kommunikasjonssjef.
7. Føre oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam, sted for
pårørende, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv.
8. Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til kriseledelsen.
9. Notere registrerte informasjonsbehov på egen tavle
10. Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunikasjonssjef.
11. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter.
Pressekonferanser:
1. Klargjøre lokaler og legge forholdene til rette for pressekonferanser.
2. Akkreditere media og føre liste over representanter som har vært innom pressesenteret, og de som
deltar på pressekonferansen
3. Pressekonferanser må koordineres med politi eventuelt andre aktører som har ansvar i krisen.
4. Pressekonferansen ledes normalt av politiet eller kommunen. Kommunikasjonssjef skal lede
pressekonferanser som kommunen har ansvaret for.
Side 41
Kommunikasjonsmiddel:
E-post er et raskt kommunikasjonsmiddel som når samtidig ut til alle, informasjon kan etterspores og
kommunikasjonssvikt/misforståelser unngås. I en krisesituasjon skal derfor e-post brukes som
hovedkommunikasjonsmiddel.
Sjekkliste for etablering presse og informasjonstjeneste
Etablering og strakstiltak
1. Kontroller teknisk utstyr i god tid før pressekonferanse
Drift og langsiktige tiltak
1. Pressekonferansene legges opp etter følgende mal:
9 Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier etter
forutgående koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter.
9 Pressemeldingen må sendes ut i god tid før pressekonferansen
2. Det legges opp strategi for:
9 Hvilke informasjon som skal komme frem?
9 Hvilke problemer som bør unngås/ man ikke skal kommentere?
9 Hvem som skal lede konferansen?
9 Ansvarsdeling under konferansen
9 Når neste konferanse eller informasjon kommer
Internkontroll/Opplæring
Kommunikasjonssjef skal påse at
z alle i presse- og informasjonssenteret får tilfredsstillende opplæring
z alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann.
z tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 42
TILTAKSKORT – ETABLERING AV PÅRØRENDESENTER
T08
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av:
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt
Samle pårørende ved en krisehendelse for å enklere kunne yte nødvendig informasjon, gi støtte og eventuell
krisepsykiatrisk oppfølging.
Valg av pårørendesenter bør også vurderes ut i fra:
1. Beliggenhet
2. Parkeringsmuligheter
3. Muligheter til skjerming fra omverdenen.
I tilfeller der det er etablert EVS vil pårørendesenter etableres som en egen skjermet del av EVS. Annen løsning
kan velges hvis dette synes mest hensiktsmessig ut i fra en situasjonsvurdering.
Innkalling
Politiet, kriseledelsen eller enhet/personer som er delegert ansvar kan ta initiativ til etablering av
pårørendesenter og innkalling av nødvendig personell. Kriseledelsen iverksetter innkalling av personell til
pårørendesenter i henhold til varslingskort.
Leder for Kommunens rehabiliteringstjeneste er ansvarlig for opprettelse og drift av pårørendesenter, jfr
Varslingsplan V02. Opprettelse skjer i samarbeid med leder EVS
Sorg og krisegruppa innkalles etter behov
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Ved større ulykker og krisesituasjoner:
z Etablere pårørendesenter i en av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer, avhengig av hvor
hendelsen har funnet sted.
Ved mindre ulykker/kriser:
z Filtvet / Klokkarstua helsetun
z Øvrige kommunale lokaliteter som blir funnet hensiktsmessig ut i fra beliggenhet og hendelsens art.
Pårørendesenter bør ha følgende utstyr tilgjengelig:
z Telefoner med bekjentgjorte nummer
z Pc med tilgang til e-post og internett
z TV og videospiller
z Flipp over
z Lokaler som kan romme 50-100 personer (Kan om nødvendig bruke Dagsenteret, Filtvet helsetun)
z Sanitær- og bespisningsforhold
z Rom hvor man kan være alene
z Rom til prest og eventuelt kriseteam
Side 43
Overnattingsbedrifter:
Kommunen inngår avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk av deres kapasitet
ved en krise. Ved behov eller kriser som strekker seg over flere dager etableres pårørendesenter på et av
kommunens overnattingsbedrifter.
Oppgaver
Pårørendetjenesten skal etter rettledning fra egen leder og/eller kriseledelsen
1. Etablere og drifte samlingssted for pårørende i henhold til tiltakskort.
2. Legge forholdene til rette for de pårørende slik at de kan samles, få støtte, menneskelig omsorg og
godkjent informasjon.
3. Skjerme pårørende og umyndige personer fra pressen.
4. Etablere loggbok for ut- og innpassering med navn og telefonnummer for kontakt med pårørende.
5. Telefonvakt for å imøtekomme henvendelser fra publikum/pårørende på en korrekt, effektiv og
hensynsfull måte. Publikumstjenesten vil videreformidle kontakt fra pårørende til pårørendesenteret.
6. Ta i mot meldinger/henvendelser og registrere informasjonsbehov og notere disse på egen
meldingsblankett og i egen logg. Ved behov bringe meldingene til logg og journalfører i kriseledelsen.
7. Viderebringe henvendelser som de ikke kan svare på til riktig etat eller til kriseledelsen.
8. Gjøre ''Sorg og krisegruppa'' tilgjengelig dersom denne er kalt inn.
9. Enkel forpleining eller utvidet forpleining i samarbeid med kriseledelsen og frivillige organisasjoner.
10. Ordne forlegning etter avtale med kriseledelsen.
11. Selv sette opp vaktliser og foreslå bemanning overfor kriseledelsen.
12. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter.
Sjekkliste for etablering av pårørendesenter
Etablering og strakstiltak
1. Iverksette registrering av alle pårørende som tar kontakt med pårørendesenteret, enten gjennom
personlig oppmøte eller annen kontakt.
2. Det er utarbeidet skjemaer for registrering. Disse inneholder blandt annet følgende punkter:
9 Navn, adresse, tlf.nr og fødselsdato
9 Tid for innregistrering
9 Navn på pårørende som er direkte berørt av krisen
9 Spesielle behov – informasjon, psykososial oppfølging, samtale med prest etc.
9 Tid for utregistrering
3. Sørge for skjerming av pårørende
4. Sørg for enkel bevertning – kaffe, te, tørstedrikke, frukt etc
Drift og langsiktige tiltak
1. Sørge for innkvartering av pårørende som har behov for dette
2. Innkalling av ytterligere ressurser ved behov.
Kriseteam (tidl. Sorg og krisegruppa)
Leder for pårørendesenter tar kontakt mot Sorg og krisegruppa for bistand ved behov.
Internkontroll/Opplæring
Leder pårørendesenter skal påse at
z
z
z
alle i pårørendesenteret får tilfredsstillende opplæring
alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann.
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 44
TILTAKSKORT – KRISETEAM (SORG/KRISEGRUPPA)
T09
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av:
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt:
Gi personer i kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner nødvendig psykososial støtte og hjelp. Dette gjelder i
akutt oppståtte situasjoner der ordinær kapasitet i tjenesten ikke strekker til.
Innkalling
Sorg/krisegruppa er å betrakte som en del av Hurum kommunes beredskap. Medlemmene av gruppa har ikke
vaktordning, men innkalles ved behov. Ledende utrykningspersonell og/eller medlemmer av kriseledelsen må
bedømme behovet for innkalling av gruppa.
Navn og telefonnummer til medlemmene av Sorg og krisegruppa fremgår av varslingsplan V01
Navn og mobilnummer skal ikke leveres ut til publikum. Den som mottar meldingen ringer selv opp en eller
flere medlemmer av gruppa. Sorg/krisegruppa tar selv initiativ til å supplere med ytterligere ressurser ved
behov. Eventulle representanter fra forskjellige trossamfunner kontaktes ved behov. Sorg/krisegruppa skal ha
oversikt over ulike trossamfunn og kontaktpersoner.
Ved opprettelse av pårørendesenter eller EVS lokaliseres Sorg/krisegruppa på samme sted, hvis ikke særlige
forhold tilsier noe annet.
Oppgaver
1.
2.
3.
4.
Skaffe oversikt over hvem som trenger hjelp.
Skaffe oversikt over hjelpebehov.
Gi råd/veiledning/oppfølging til involverte personer i en krise/ulykke
Formidle kontakt med relevant hjelpeinstans
Rammer for sorg/krisegruppa
1.
Et overordnet prinsipp for kriseteamet er å involvere færrest mulig hjelpepersoner. Hensikten er å gi
de utsatte kontinuitet og ro.
2. Helsesøster leder sorg/krisegruppa og ivaretar kontinuitet i ledelsesfunksjonen så lenge behovet er til
stede.
3. En gir hjelp av kort varighet. Det vurderes hvilken oppfølging som skal gis, og hvem som bør gi den.
Side 45
Informasjon
Ekstern informasjon skal kun skje gjennom kriseledelsen eller i samråd med kriseledelsen.
Internkontroll/Opplæring
Leder for Sorg og krisegruppa skal påse at
z
z
z
alle i Sorg og krisegruppa får tilfredsstillende opplæring
alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann.
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 46
TILTAKSKORT – ETABLERING AV EVAKUERINGSSENTER
EVS
T10
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av: Anne Grete Ivås
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
16.06.15
Mål/hensikt
Evakueringssenter etableres ved følgende scenarier:
1. Evakuering fra et skadested – uskadde personer som har vært implisert i selve ulykken
2. Evakuere fra faresonen rundt et hendelses-/ulykkessted – evakuering pga faren for eskalering eller
ettervirkning av ulykken
3. Utflytting fra store områder pga av ulykkens omfang, f.eks gassutslipp, flom, ras/rasfare, skogbrann,
radioaktivitet, bombetrussler etc
Beslutning om opprettelse
Følgende kan fatte beslutning om opprettelse av EVS
1.
2.
3.
Politiet v/ Politisjefen eller dens stedfortreder
Brannvesenet ved Brannsjefen eller dens stedfortreder
Kommunens kriseledelse
Kommunens kriseledelse skal varsles når det blir fattet beslutning om opprettelse av EVS.
Ansvar
Leder for Hurum eiendomsselskap KF er ansvarlig for opprettelse og drift av EVS, jfr Varslingsplan V02.
Etablering skjer i samarbeid med leder for pårørendesenter.
Gjennomføring og oppgaver
Hurum kommune har følgende forhåndsdefinerte evakueringssenter i kommunen:
z
z
z
z
z
z
z
Hovenga samfunnshus
Folkestadhallen
Tofte Samfunnshus
Solvang
Sætre Skole
Flerbrukshallen på Holtebrekk – reserveløsning
Sætrehallen - reserveløsning
Filtvet og Klokkarstua helsetun vil også kunne benyttes til evakueringssenter, avhengig av hendelsens omfang.
Tilgang til evakueringssenter:
z Personellressurser varsles Se V02Varslingsplan – personell evakueringssenter
Side 47
z
Nøkler til evakueringssenter oppbevares hos Hurum Eiendom KF
Overnattingsbedrifter:
Kommunen inngår avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk av deres kapasitet
ved en krise. Ved behov eller kriser som strekker seg over flere dager etableres evakueringssenter på et av
kommunens overnattingsbedrifter.
Funksjon
Ledelse
Ledelse og koordinering av alle aktivitetene i EVS, jfr varslingsplan for EVS.
Utarbeide plan for rullering av personell
Vakthold
Alt vakthold ift. mottak i EVS ivaretas av logistikk/bygg, jfr varslingsplan for
EVS
Registrering
Ansvarlig for all inn- og utregistrering av evakuerte. Kontorfaglig støtte etableres
i eget registreringsenhet. Sivilforsvaret kan evt. anmodes om støtte til registrering.
1. Innregistrering: Det etableres et venterom som benyttes av evakuerte før
registering. Alle som er ferdig registrert vil bli merket på hensiktsmessig
måte. Barn som er alene skal ha en egen oppfølging av representant fra
barnevernet.
2. Utregistrering: Utregistrering skjer fortløpende etterhvert som de evakuert.
Barn skal ikke utregistreres uten at det er dokumetert at de er overlatt til
pårørende eller andre som har en nær relasjon til barnet.
Forvaltning
Forpleining
mat/drikke
Informasjon
Informasjon til media, pårørende og til de evakuerte om den eksterne situasjonen
ivaretas av politiet, evt av informasjonsansvarlig i samråd med politiet.
Sanitet Kriseteam
Egen sanitetsenhet for behandling av organiseres ved etablering av EVS. Eget
konsultasjonsrom for lege gjøres tilgjengelig. Samtalerom for grupper av
evakuerte etableres ved behov. Varsling av nødvendig personell iverksettes og
igangsettes av kriseledelsen ved kommuneoverlegen, jfr varslingskort. Dette
innbefatter bl.a. Kriseteamet, leger og nødvendig sykepleierressurser.
1. Medisinsk personell i Kriseteamet skal ivareta behovet for medisinsk
personell. Ytterligere personellressurser/kompetanse innkalles etter behov.
2. Ved ekskalering av situasjon vil kriseledelsen/kommuneoverlegen be om
økte mannskaper med den bakgrunn som er nødvendig. Dette iverksettes
av ledelsen ved EVS
Internkontroll/Opplæring
Leder for EVS skal påse at
z alle i EVS får tilfredsstillende opplæring
z alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann.
z tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 48
TILTAKSKORT – EVAKUERING ALTERNATIV
LOKALISERING
T11
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av:
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt
Evakuering medfører å forflytte personer fra et sted pga ulykke eller fare til et egnet samlingssted
Gi en oversikt over alternative evakueringsmuligheter som kan benyttes, avhengig av ulykken/krisens omfang.
Vurderes ut i fra antall personer som er berørt og hendelsens innhold.
Valg av evakueringssted bør også vurderes ut i fra:
1. Beliggenhet
2. Parkeringsmuligheter
3. Muligheter til skjerming fra omverdenen.
Ansvar
Politiet, kriseledelsen eller enhet/personer som er delegert ansvar
Hvordan
Ved større ulykker og krisesituasjoner:
z Etablere evakueringsenter i en av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer, avhengig av hvor
hendelsen har funnet sted.
Ved mindre ulykker/kriser:
z Filtvet helsetun
z Øvrige kommunale lokaliteter som blir funnet hensiktsmessig ut i fra beliggenhet og hendelsens art.
Overnattingsbedrifter:
Kommunen har inngått avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk av deres
kapasitet ved en krise. Dette er spesielt aktuelt ved de typer hendelser der de evakuerte må evakueres utover
24 timer.
Gjennomføring
Tilgang til evakueringssenter:
z
Nøkler til evakueringssenter oppbevares i nøkkelsafer utenfor hvert bygg. Brannvesenet har
nøkler/koder til hver enkelt safe og alarmanlegg.
Side 49
TILTAKSKORT – UTSTYRSKASSER FOR
PÅRØRENDESENTER OG EVS
T12
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av:
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
31.08.11
Mål/hensikt
Nødvendig utstyr for oppstart og drift av pårørendesenter/EVS skal være forhåndspakket i kasser, lagret på
rådhuset i Sætre og Filtvet helsetun, for raskt å kunne iverksette oppstart av nødvendige funksjoner ved en
hendelse.
Ansvar
Leder for pårørendesenter og EVS er ansvarlig for at kassene er komplette.
Nødvendig utstyr
Forhåndsklargjorte beredskapskasser med utstyr for EVS Refleksvester – ligger i beredskapskassene
og pårørendesenter. Disse er lagret på rådhuset i Sætre
z 1 stk Leder EVS
z 2 stk Lege
og Elbo med henholdsvis 500 registreringsnummer i hver
z 4 stk Sykepleier
kasse. Hvis det er behov for mer enn 500 registreringer
z 1 stk Prest
kan de to kassene supplere hverandre da de har
forskjellige farger på reg.numrene, henholdsvis hvit og
blå.
Plakater som skal settes opp etter behov:
z Registrering inn
z Venterom
z Kommandosentral
z Oversiktskart
z Informasjon
z Informasjon – flipover m/ark
z Matservering
z Bagasje/oppbevaring
z Lekehjørne
z Sosialtjeneste
z Sanitet
z Registering ut
z Samtalerom
z Stellerom
Kontorrekvisita – ligger i beredskapskassene
z 40 kulepenner
z 12 blyanter
z 1 blyantspisser
z 2 linjaler
z 2 viskelær
z 2 taperuller
z 1 saks
z 2 ruller hyssing
z 2 blå sprittusjer
z 1 røde sprittusjer
z 1 svarte sprittusjer
Sperrebånd – ligger i beredskapskassene
Side 50
TILTAKSKORT – KRISEKOMMUNIKASJON, MÅLSTRATEGI MEDIEHÅNDTERING – RÅD OG
ANBEFALINGER
T13
Utarbeidet av:
Revidert av:
Godkjent av:
Jarle Haugsrud
Asgeir Knudsen
Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt
Gi en veiledning til hvordan man skal forhold seg til media og de spørsmål og intervjusituasjoner man kan
komme opp i. Rådene er generelle og ikke spesielt knyttet opp i mot en krisesituasjon.
Hvordan
Før du løfter av røret!
Noen viktige definisjoner:
Krisekommunikasjon er en virksomhets kommunikasjon med egne ansatte, mediene, publikum og
samarbeidspartnere i alvorlige situasjoner og kriser.
Krisekommunikasjon handler om å formidle viktige og presise budskap på en mest mulig effektiv måte under
et stort tidspress.
Målet med krisekommunikasjon er både å gi viktig informasjon ut, men også å bidra til arbeidsro slik at selve
krisen kan løses best mulig.
Viktig strategisk valg:
Kommunisere mest mulig direkte med viktige målgrupper, inkludert mediene
for å unngå at de bruker andre kilder som kan gi et feil bilde av situasjonen eller bidra til motstridende budskap
Målsettingen med krisekommunikasjonen:
Hovedmål:
Kommunikasjonen skal bidra til å forhindre skader på mennesker, miljø og materiell, samt skader på
virksomhetens omdømme
ͻĞĨŽůŬŶŝŶŐĞŶŵĊĨĊŶƆĚǀĞŶĚŝŐŝŶĨŽƌŵĂƐũŽŶƐůŝŬĂƚĚĞŬĂŶǀĞƌŶĞƐĞŐƐĞůǀ͕ƐŝŶĞŶčƌŵĞƐƚĞŽŐƐŝŶĞŝĞŶĚŽŵƉĊĞŶ
best mulig måte
ͻ/ŶĨŽƌŵĂƐũŽŶƚŝůďĞƌƆƌƚĞ͕ƉĊƌƆƌĞŶĚĞŽŐďĞĨŽůŬŶŝŶŐĞŶƐŬĂůƉƌŝŽƌŝƚĞƌĞƐ͕ĨŽƌĊƌĞĚƵƐĞƌĞĨƌLJŬƚŽŐƵƌŽƐĊŵLJĞƐŽŵ
mulig
ͻĞƚƐŬĂůŝŶĨŽƌŵĞƌĞƐƌĂƐŬƚ͕ĂŬƚŝǀƚŽŐƌĞŐĞůŵĞƐƐŝŐ͕ŬŽŽƌĚŝŶĞƌƚĂǀkommunalsjef ikt og kvalitet for å sikre at
målgrupper og befolkningen får korrekt og relevant informasjon og for å unngå rykter
ͻĞƚƐŬĂůůĞŐŐĞƐǀĞŬƚƉĊĊŬŽŵŵƵŶŝƐĞƌĞƌĂƐŬƚŽŐƚLJĚĞůŝŐƐůŝŬĂƚƚŝůůŝƚĞŶƚŝůǀŝƌŬƐŽŵŚĞƚĞŶŽƉƉƌĞƚƚŚŽůĚĞƐ
ͻ>ĞŐŐĞĨŽƌŚŽůĚĞŶĞŐŽĚƚƚŝůƌĞƚƚĞĨŽƌƚĞƚƚŬŽŶƚĂŬƚŵĞĚŵĞĚŝĞŶĞƵŶĚĞƌŬƌŝƐĞŶ
ͻsčƌĂŬƚŝǀŽǀĞƌĨŽr mediene slik at virksomheten oppfattes som en relevant informasjonskilde
Side 51
Hva sier du?
Det viktigste er å redde liv og helse, deretter miljø og materielle verdier!
I kommunikasjonen med omgivelsene er det lett å gi uttrykk for uheldige miljømessige konsekvenser
og tap av materielle verdier/markedsandeler!
men i kommunikasjonen er det meget viktig – og riktig – at omsorg for berørte kommer først
uansett!
Husk de fire M’er –
ͻDĞŶŶĞƐŬĞƌ
ͻDŝůũƆͬŽŵŐŝǀĞůƐĞƌ
ͻDĂƚĞƌŝĞůůĞǀĞƌĚŝĞƌ
ͻDĂƌŬĞĚͬƆŬŽŶŽŵŝ
i den rekkefølgen!
Du løfter av røret:
1. Noter journalistens navn og hvilket media vedkommende representerer.
2. Avklar hva spørsmålene dreier seg om.
3. Spør om journalisten har snakket med andre i virksomheten om saken.
4. Presiser hva du selv har kompetanse på.
5. Gjør avtale om gjennomlesning/godkjenning av artikkel/intervju hvis dine opplysninger skal brukes
som direkte eller indirekte sitat.
6. Svar aldri ”på direkten”, særlig ikke i radio eller TV.
''Ikke «mitt bord'':
1.
2.
3.
Henvis journalisten til den som kan gi svar.
Hvis du ikke vet hvem, gir du beskjed om at du skal finne det ut for journalisten.
Følg opp saken slik at journalisten kommer i «trygge hender».
''Usikker på svaret'':
1. Si at du må undersøke saken og ringe tilbake.
2. Spør journalisten om hvilke frister han/hun arbeider under.
3. Tilby å maile journalisten et skriftlig svar på spørsmålene innen en frist dere blir enige om.
''For komplisert'':
1. Be om å få spørsmålene skriftlig, gjerne pr telefaks.
2. Tilby skriftlig informasjon eller et møte for å utdype emnet.
''Utålmodig eller arrogant'':
1. Svar alltid høflig og behersk deg selv. La ikke situasjonen eller journalisten stresse deg.
2. Presiser at du gjerne vil at spørsmålene skal besvares på en samvittighetsfull måte.
''Du skal på TV'':
Skal du intervjues på TV? Her er noen stikkord som kan være nyttig å ta med seg:
1.
Gjør forhåndsavtale. Hvilke spørsmål? Muligheter for nytt opptak?
Side 52
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Velg et opptakssted som du er fortrolig med. Gå gjerne ut av kontoret.
Finn ut det viktigste du vil ha sagt, og sørg for å si det på en kortest mulig måte! Husk at 20 sekunder
er mye på TV.
Forbered deg sammen med noen
Kom ikke med lange resonnementer. Seerne husker som oftest bare de korte budskap.
Se på intervjueren, ikke inn i kamera. Hold blikkontakt.
Si bare det du kan dokumentere, ikke spekuler om årsak og ansvar.
Unngå fremmedord, faguttrykk og tall. Bruk heller eksempler.
Grunnleggende regler for risikokommunikasjon
1. Akseptere og involvere publikum som legitime aktører (mottaker av informasjon)
2. Å planlegge og evaluere alle informasjonsmessige tiltak godt
3. Lytt til publikums spesifikke bekymringer (før, under og etter krisen)
4. Vær åpen og ærlig
5. Koordinere og samarbeide med pålitelige og troverdige partnere
6. Å møte medias informasjonsmessige behov
7. Å kommunisere budskapet klart, tydelig og med medfølelse
Side 53
TILTAKSKORT – LETEAKSJONER MV, TILRETTELEGGING
FOR FRIVILLIGE ORGANISASJONER
T14
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av:
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
28.02.12
Mål/hensikt:
Tilrettelegge for at det ved forskjellige aksjoner i Hurum, hvor frivillige organisasjoner er delaktige, stilles
egnede lokaler til disposisjon for opprettelse av aksjonshovedkvarter/KO.
Varsling
I de tilfeller hvor frivillige organisasjoner har behov for å etablere egne KO i forbindelse med en aksjon, skal
dette skje på Klokkarstua eller Filtvet helsetun.
Etablering skal skje gjennom kriseledelsen. Alternativt kan Politi eller organisasjonen, på sent kveld eller natt,
selv ta kontakt med det aktuelle helsetunet på tlf, jfr varslingsplan V05 - D og E.
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
KO opprettes i egnet rom på hvert sted. Dette vurderes av personell på stedet i samarbeid med organisasjonen.
Det skal tilrettelegges for nett-tilgang til kommunens trådløse nett /''hotspot''. Brukernavn og passord til
hotspot er gjort kjent for de det gjelder
Side 54