Sluttrapport fra STAR-prosjektet
Sluttrapport fra prosjektgruppen STAR, prosjektperioden 1.12.2014 – 31.8.2015 1. Innledning. Hvorfor STAR? STAR (Statistikk, analyse og rapporter), er en rapport- og statistikkløsning for studiedata. Hovedformål med STAR er å støtte institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet ved å tilby standardrapporter og tilrettelegge for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter. Løsningen er dynamisk ved at institusjonene har tilgang til ferske data i motsetning til DBH-data som er institusjonenes offisielle rapporterte tall og som forholder seg til tidspunkt for rapportering til KD. Institusjonene kan kun se og har kun tilgang til egne studiedata. 2. Bakgrunn STAR-prosjektet har vært gjennom tre hovedfaser: - Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter (juli 2010 – mars 2012) Utarbeidelse av kravspesifikasjon og anskaffelse av rapportverktøyet (april 2012 - juni 2014) Etablering av drift, implementering og utrulling (juni 2014 - august2015) I det følgende sammenfattes arbeidet med hovedmilepæler i STAR-prosjektet. Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter Styret for FS vedtok 7.7.2010 reorganisering av ekspertgruppen for LIST over i en prosjektgruppe for ny datavarehusløsning. Prosjektgruppen ble oppnevnt med prosjektleder Anette Wigaard (UiO), 7 representanter fra institusjonene (UMB, UiB, UiA, HiO, NTNU, HiBo, UiO), 4 representanter fra datavarehusgruppen ved USIT, utviklingsleder for FS og daglig leder for FS. Gruppen representerte følgende kompetanseområder: FS-kompetanse, ledelsesinformasjon, analyse, rapportering, arbeid med kvalitetssikring samt kunnskap om hvilken type informasjon det er behov for å ha fokus på i fremtiden. Prosjektgruppen ble oppnevnt med følgende mandat (vedtatt 6.9.2010): - Utarbeide en kravspesifikasjon for datavarehuset for studiedata. o Identifisere brukerne av datavarehuset, både primærbrukerne og andre brukere og interessenter. o Beskrive formålet med datavarehuset o Avgrense datavarehuset mot andre løsninger for uthenting av studentdata som FS, DBH, SSB og lignende, både med tanke på brukergrupper og funksjonalitet. - Utarbeide kravspesifikasjon til verktøy. - Utvikle rapporter for datavarehusløsningen. 1 o o o - Utarbeide en plan for hvilke data og rapporter datavarehuset skal støtte og oppdateringsfrekvens for disse. Utvikle og teste de rapportene som prioriteres som viktigst for institusjonene. Utarbeide plan for videre utvikling av systemet. Opplæring, utrulling, avgrensning o Utarbeide opplæringsplan for systemet o Utarbeide plan for utrullingen av systemet. o Avklaring av datavarehusets videre utvikling og kobling mot andre datavarehus/systemer . Kravspesifikasjon for rapporter i rapportverktøyet ble utarbeidet og vedtatt i styret for FS 26.3.2012. (vedlegg 1) Formål og avgrensning Styret for FS vedtok følgende formål og avgrensninger for datavarehuset STAR 25.11.2010: Formål: Datavarehus for studiedata skal være en rapport- og statistikkløsning som: På en effektiv og brukervennlig måte støtter institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet Tilbyr standardrapporter og tilrettelegger for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter Gir støtte for kontrollrapporter for bedret datakvalitet Er tilrettelagt for kobling mot andre datakilder Avgrensninger: Datavarehuset skal først og fremst tilfredsstille institusjonenes behov for en løsning til å utarbeide rapporter til styring, informasjon og analyser. Rapportene i datavarehuset skal være utarbeidet i tråd med institusjonenes behov. Institusjonene ønsker i utgangspunktet at: Datavarehuset skal ha minst ukentlige oppdateringer. Datavarehuset skal være dynamisk i motsetning til DBH som forholder seg til tidspunkt for rapportering. Standardrapportene i datavarehuset skal i første omgang være rapporter til bruk for styringsforhold. DBH DBH-data skal være institusjonenes offisielle tall som bl.a. brukes av KD. Data og rapporter i datavarehuset skal være et supplement til DBH-data der disse ikke er tilstrekkelige for institusjonenes styrings-, informasjons- og analysebehov. FS De fleste data i FS skal overføres til Datavarehuset. Det vil være unntak for personidentifiserbare data som personnr., navn, telefonnr. osv. Det bør også løpende vurderes om andre typer data skal holdes utenfor overføringene til datavarehuset. Det er også behov for en nærmere oppgang av hvor grensen skal gå i forhold til overføring av studieadministrative regler til datavarehuset. Fødselsnummer skal ikke overføres til studiemarten. Kvalitetssikring av datavarehuset mot FS skal foregå ved hjelp av løpenummer knyttet til person i FS. 2 Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapportverktøy og anskaffelse av rapportverktøy for FS Styret for FS ga Samarbeidstiltaket FS ansvar for prosessen og opprettet en ressursgruppe for anskaffelsesprosessen. Ressursgruppen ble først ledet av Ingvild Greve (UiB) og etter hvert Anne Lise Lande (FS). Gruppen ble gitt følgende mandat: Å kartlegge behov og interesse for et presentasjonsverktøy i sektoren Utarbeide forslag til kravspesifikasjon for styringsgruppen Gjennomføre et eventuelt innkjøp av et presentasjonsverktøy Foreslå en modell for forvaltning og betaling - Styret for FS vedtok i tillegg noen overordnede prinsipper for anskaffelsen og videreføring av STAR (3.9.2012, 14.1.2013): - - Ressursgruppen skal vektlegge sektorens behov for visualisering og brukervennlighet i anskaffelsesprosessen Verktøyet skal være et enkelt rapportvektøy og ikke et virksomhetsstyringsverktøy da kjøp av et virksomhetsstyringsstyringsverktøy for sektoren er ikke ønskelig og utenfor styrets mandat. Verktøyet må være brukervennlig, gi enkelt tilgang til standardrapporter og være egnet for rapportering til ledelsen, i tillegg til å gi mulighet for egenutvikling av ad hoc rapporter. Det legges til rette for et begrenset antall standardrapporter fra STAR STAR-prosjektet videreføres som en ekspertgruppe for studiedata etter at prosjektet er avsluttet. Kravspesifikasjon for rapportverktøyet, herunder finansieringsmodell, ble forelagt for og godkjent i styret for FS 15.4.2013. Styret for FS har gitt Samarbeidstiltaket FS eierskap, forvaltnings- og driftsansvar for verktøyet og ble bedt om at en avtale om dette inngås med UiO. Våren 2014 ble det gjennomført konkurranse med forhandlinger. I denne prosessen var gruppen sammensatt av både representanter fra FS og institusjonene, samt bred representasjon fra ITavdelingen ved UiO, ved unix- og windows- og databasedrift, og med støtte fra innkjøpsavdelingen ved UiO. Anskaffelse av Tableau ble vedtatt 19.5.2014, i skarp konkurranse med de mest anerkjente og ledende verktøyene for analyse, visualisering og rapporter som er tilgjengelig på markedet. Tableau Presentasjons- og rapportverktøyet Tableau er et selvbetjent analyseverktøy med god brukervennlighet. Verktøyet vil kunne dekke behov både for standardrapportering og for skreddersydde maler. Verktøyet har et vevbasert brukergrensesnitt og støtter bruk av grafiske elementer og annen funksjonalitet som ivaretar institusjonenes visuelle profil. Verktøyet kan brukes til ad-hoc analyse og egendefinerte rapporter. Verktøyet har støtte for skedulering av rapportkjøringer. Det er mulig å dele visualiseringer på e-post, intranett eller andre 3 samhandlingsplattformer, på tvers av institusjonen. Tableau har støtte for å lage rapportmaler og formatinnstillinger som lar seg kopiere på tvers av analyser og dashboards. Verktøyet kan også benyttes i arbeidet med bedre datakvalitet ved å hjelpe brukerne til å differensiere mellom feil i datasettet og faktiske avvik. Visualiseringer laget i dette rapportverktøyet kan eksporteres til andre format og verktøy. Relativt kort implementeringstid innebærer at man raskt vil kunne dra nytte av verktøyet og selv vil kunne produsere ønskede visualiseringer, rapporter og ashboards. Beskrivelse av løsningen Det er utarbeidet en beskrivelse av arkitektur i datavarehuset og i rapportverktøyet (se vedlegg 4). Bildet nedenfor viser hovedstruktur og dataflyt i løsningen: Institusjonene tilbys tre siter (områder der rapporter er tilgjengelige og lagres): - Site med STAR-rapporter. Her inngår rapportmaler slik de er spesifisert i kravspesifikasjonen (12 rapporter) - FS-site. Herfra får institusjonene direkte tilgang til FS-basene og kan trekke ut egne data. - Institusjonell site (sandkasse). Implementeres på sikt. Her kan institusjonene lage egne rapporter og sammenstille data slik de har behov for. Løsningen innebærer at institusjonene kun ser og kun har tilgang til egne studiedata. 4 Kostnader og antall lisenser Kostnader for implementering og støtte for bruk av rapportverktøyet vil inngå i den årlige FSkontingenten. Institusjonene vil i tillegg få dekket kostander for følgende antall lisenser for bruk av rapportverktøyet: - Institusjoner med antall studenter over 10000: 1 superbruker, 3 sluttbrukere - Institusjoner med antall studenter 7000 – 10000: 1 superbruker, 2 sluttbrukere - Institusjoner med antall studenter under 7000: 1 superbruker, 1 sluttbruker Institusjonene må selv dekke kostnader knyttet til kjøp av øvrige lisenser. Institusjonene er bedt om tilbakemelding i tilfelle deres institusjon har behov for flere lisenser for superbrukere og sluttbrukere. Kostnader for lisenser er NOK 6697 for superbruker og NOK 3348 for sluttbruker. 3. Prosjektgruppe for implementering og utrulling av rapportverktøy for FS Prosjektgruppens sammensetning og mandat Styret for FSAT har reetablert STAR-prosjektgruppen for en prosjektperiode høsten 2014 - sommer 2015. Prosjektgruppens kompetanse skulle dekke FS-kompetanse, ledelse, statistikk og analyse, og teknisk databasekompetanse. Gruppen ble derfor nedsatt av representanter for studieadministrativ ledelse ved ulike nivåer ved institusjonene, FS-kontakter og ansatte i Gruppe for datavarehus i FSAT. Prosjektgruppen ble nedsatt med følgende sammensetning: Ingvild Greve, Universitetet i Bergen (prosjektgruppens leder) Anne-Lise Lande, Universitetet i Oslo Espen Dybwad Kristensen, UiT – Norges arktiske universitet Thor Højgaard Anti, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Mustafa Hussain, Universitetet i Bergen Kjerstin Tobiassen, Høgskolen i Sør-Trøndelag – HIST Hans Jacob Berntsen, Høgskolen i Telemark Jon-Are Lunde, Høgskolen i Narvik Sonja Irene Dyrkorn, Høgskolen i Bergen Henrik Røneid, Campus Kristiania Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT (prosjektgruppens sekretær) Styret for FSAT vedtok 20.11.2014 følgende mandat for prosjektet STAR for perioden 1.12.2014 – 31.8.2015: 5 Prosjektgruppen skal: Ferdigstille arbeid med spesifisering av rapporter for studiedata som skal tilgjengeliggjøres i rapportverktøyet for FS-institusjonene. Utarbeide rutiner for bruk av rapportverktøyet i henhold til FS-institusjonenes behov, herunder rutiner for gjenbruk av løsninger for visualisering eller sammenstilling av studiedata. Utarbeide en plan for videreutvikling av rapporter. Være et bindeledd mellom FS-institusjonene og FSAT: sørge for FS-institusjonenes brukermedvirkning i forvaltning og videreutvikling av rapportløsninger ved å melde inn og behandle utviklingsønsker (herunder prioritere). Bistå FSAT med utrulling av rapportverktøyet ved FS-institusjonene. Ivareta dialogen med NSD når det gjelder FSAT og FS-institusjonenes arbeid med statistikk for studiedata for å sikre en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom DBH-avdelingen og FSAT. Prosjektgruppen skal konkretisere oppgaver og leveranser og utarbeide en tidsplan for når de ulike leveranser skal være ferdige. Tidsplan skal legges fram for styret i januar 2015. Arbeidet i prosjektet skal ikke vanskeligjøre en eventuell fremtidig bruk av rapportverktøyet, der data fra andre kildesystemer som Cristin og /eller økonomisystemer kobles sammen med studiedata. Leveranseplan Leveranseplan ble utarbeidet i henhold til prosjektgruppens mandat og vedtatt i styret for FSAT 2.3.2015. Status for leveransene angis i høyre kolonne: 6 STAR-prosjektet: Leveranseplan Leveranse Beskrivelse Rapporter slik spesifisert i Kravspesifikasjon for rapporter i datavarehuset i STAR ble utarbeidet i 2011 og vedtatt i FS-styret 26.3.2012. kravspesifikasjonen av Kravspesifikasjonen gir en detaljert beskrivelse av rapportene som skal utvikles av FSAT og tilbys institusjonene i feb.2012 rapportverktøyet. Det er spesifisert at det skal tilbys 11 rapporter i første omgang: Rapporter om studenter: 1.Gjennomstrømming A – GST004 2.Gjennomstrømming A – Tilleggsrapport – GST004 3.Gjennomstrømming B – supplerende informasjon om studenter i permisjon og med deltid – GST005 4.Ferdige kandidater – GSP001 5.Ferdige kandidater – gjennomføringstid – GSP002 6.Ferdige kandidater – gejnnomføringstid kalendertid – GSP002 7.Ferdige kandidater med utveksling – UVP001 8.Ferdige kandidater – innpass (studienivå) – GSP006 9.Ferdige kandidater – innpass (fra lærested) – GSP007 10.Ferdige kandidater – fagvalg i program – EIP001 Rapporter om emner: 11.Undervisning – faktorer –VPR01 Dato ferdig 31.august 2015 Status: ferdig Institusjonene i prosjektgruppen testet rapportene som er utviklet og kom med tilbakemeldinger. Rapporter ble testet og utviklet i flere runder før de ble ferdigstilt. Arbeidet med utvikling og testing var et omfattende arbeid og pågikk hele våren 2015. Installasjon av server med Rapportverktøyet driftes av FSATs driftsleverandør – USIT ved Universitetet i Oslo. USIT skal sette opp server med tre tre miljøer: utvikling, test miljøer: utvikling, test og produksjon. Utviklingsmiljøet benyttes av utviklere ved FSAT for å utvikle rapporter, som deretter tilgjengeliggjøres i testmiljøet for institusjonene i prosjektgruppen. Sluttbrukere vil gis tilgang til testmiljøet og produksjon og et produksjonsmiljø. 1.april 2015 Status: ferdig FSAT samarbeider med USIT og USITs sikkerhetsansvarlige for å sikre at løsningen som tilbys institusjonene ivaretar 7 aktuelle lovbestemmelser for behandling av data i rapportverktøyet. Oppsett av Tableau Server med påloggingsløsning for sluttbruker Tableau Server er den delen av rapportverktøyet som benyttes av sluttbruker (også kalt sekundærbruker: bruker av rapportverkøyet som forholder seg til de ferdigdefinerte rapportene; brukeren har ulike filtrerings- og sorteringsmuligheter samt valg av visualiseringsløsningen for det spesifiserte tallmateriallet). USIT skal sette opp Tableau Server med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. 1.april 2015 Oppsett av Tableau Desktop med påloggingsløsning for superbruker Tableau Desktop er den delen av rapportverktøyet som benyttes av superbruker (også kalt primærbuker): bruker av rapportverktøyet som har adgang til å lage rapporter i rapportverktøyet; brukeren forutsettes å ha god kjennskap til FS, datavarehuset i STAR og statistikk og analysearbeid ved institusjonen. Tableau Desktop skal i tillegg benyttes av superbrukere som ønsker å generere ad hoc- rapporter på bakgrunn av live-data fra FS-basen, i tillegg til de predefinerte kildene i datavarehuset i STAR. 1.april 2015 Status: ferdig Status: ferdig USIT skal sette opp Tableau Desktop med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. Dokumentasjon på fellesstudentsystem.no - Beskrivelse av innhold i kilder - Beskrivelse av innhold i rapporter Opplæring og brukerstøtte FSAT skal utarbeide utfyllende og detaljert dokumentasjon for løsningen. Det skal lages en beskrivelse av de predefinerte kildene i datavarehuset STAR. Det skal også lages en beskrivelse av innhold på feltnivå i rapporter som utvikles og tilbys i rapportverktøyet. Beskrivelsen skal være tilgjengelig ved hjelp av direktelenking fra rapportene i rapportverktøyet. 1.februar 2015 Status: ferdig FSAT skal tilby brukerstøtte for superbrukere og sluttbrukere (sekundærbrukere) av rapportverktøyet., også etter prosjektperioden. 1.desember 2015 8 Status: ferdig Status: FSAT har opprettet e-postadresse rapportverktoy-brukerstotte@usit.uio.no og yter løpende brukerstøtte til superbrukere i test- og pilotfasen. Ordningen med brukerstøtte videreføres i produksjonsfasen. Kurs holdes i oppstartfasen for piloter (august 2015) og medio september for første pulje av institusjoner som ønsker å ta Tableau i bruk. Rutiner for publisering av nye rapporter på Tableau Server og tilgjengeliggjøring for sluttbrukere fra andre institusjoner Prosjektgruppen skal utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, diskuteres i prosjektgruppen. 31.august 2015 Status: påbegynt Status: Arbeidet er påbegynt og foreslås videreført i ekspertgruppen. 9 Anbefalinger for videreføring av arbeid med STAR/ Tableau Prosjektgruppen har hatt som del av leveransekravet å utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge for at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, har derfor vært diskutert i prosjektgruppen. Forslag til rutiner er beskrevet under. Prosjektgruppen anbefaler i lys av dette at det opprettes en ekspertgruppe for rapportverktøy for studiedata når prosjektperioden nå utløper, og med videreføring av dagens sammensetning med variert kompetanse og roller. Gruppen foreslår at ekspertgruppen ivaretas av FSAT på lik linje med de andre ekspertgruppene. Prosjektgruppen anbefaler i tillegg at denne ekspertgruppen ivaretar det overordnete perspektivet på institusjonenes behov med tanke på statistikkutvikling og analyse av studiedata. Gruppen kan derfor ikke bestå utelukkende av superbrukere av FS (FS-kontakter). Uavhengig av gruppens øvrige møteregularitet, må den møtes årlig for gjennomgang av rapportporteføljen (hva som er utviklet, hva er på ønskelisten, hva brukes mye/lite) også sett opp mot andre statistikkleverandører og bestillere i sektoren. Rutiner for når en institusjon har laget en helt ny rapport man ønsker å dele med andre Tableau er et verktøy som i utgangspunktet skal brukes internt ved institusjonene. Dersom en institusjon har laget en rapport flere kan ha nytte av, foreslås det følgende rutine: - ekspertgruppen kvalitetssikrer det rapporttekniske og vurderer om rapporten skal tilbys alle institusjonene, samt tar stilling til benevning av rapporten. Dette gjelder både DV-siten og FSsiten. Noe av det viktigste med denne rutinen er at det sikrer videreutvikling av verktøyet, at sektoren deler smarte løsninger og samarbeider om smarte løsninger (her rapporter) og at tempoet på rapportutviklingen ikke stopper opp. Ekspertgruppen bygger da oppunder det dynamiske aspektet ved verktøyet nevnt innledningsvis. Rutiner for vedlikehold og videreutvikling av rapporter Hvis en institusjon ønsker en rapport som ikke finnes på DV-siten eller FS-siten fra før, og mangler kompetanse til å utvikle den selv, er det mulig å be ekspertgruppen om hjelp til å utvikle denne. Innmelding av endringsønsker, nye rapporter: - Nye rapportønsker må benytte definisjoner fra opprinnelig kravspesifikasjon og utarbeides i dialog med bestiller. Rapporter tilbys sektoren etter hvert som de er kvalitetssikret og utviklet. 10 - Avklaringer og definisjoner fra den opprinnelige kravspesifikasjonen legges til grunn for det videre arbeid i gruppen. - Ønsker meldes inn via FS-kontaktene på vanlig måte (FSAT administrerer dette). - Ekspertgruppen vurderer og prioriterer hvilke nye rapporter som skal utvikles og tilbys. - Ekspertgruppen møtes to ganger i semesteret og hyppigere ved behov. Ny rådgivende gruppe for utrulling og lansering av STAR i sektoren Prosjektgruppen er kjent med at styret for FSAT har oppnevnt en ny rådgivende gruppe som blant annet skal vurdere hensiktsmessig bruk, forankring og informasjon, samt videre fremdrift og avgrensninger opp mot andre datakilder (økonomi, personal, forskning) og med fokus på forankring av STAR på ledelsesnivå i sektoren. Som et innspill til dette arbeidet vil vi derfor understreke rådet om å videreføre en form for ekspertgruppe i fortsettelsen, slik også FS-styret har presisert i prosjekt- og anskaffelsesfasene så langt. Vi tror det vil lette forankring og faktisk bruk av verktøyet i sektoren hvis superbrukerne fortsatt blir sentrale for kvalitetssikring av rapportene og for videreutvikling av nye. Dette er en gruppe som ledelsen ved institusjonene uansett vil vende seg til for uttak av tall, og analyse av disse. Forankring på institusjonene, ved de som jobber med FS og analyse, har vært sentralt for STAR i alle faser av prosjektperioden. Dette for å unngå at FSAT blir sittende alene med utarbeiding og definisjon av rapporter; LIST fikk som kjent ikke utbredelse i sektoren blant annet på grunn av dårlig forankring blant superbrukerne på institusjonene. Dette må også den rådførende gruppen ta høyde for, og unngå at skjer igjen. Prosjektgruppen mener etableringen av en ekspertgruppe ikke er i konflikt med arbeidet i den rådgivende gruppa som er nedsatt, og at etableringen av ekspertgruppen ikke bør settes i bero i påvente av den rådgivende gruppas anbefalinger. Av rutinene beskrevet over for vedlikehold og utarbeidelse av nye rapporter, er det ikke omtalt hvordan institusjonene skal forholde seg til eksterne aktører (som KD), hvis disse ønsker innsyn i institusjonenes tall slik de fremkommer i STAR. Dette bør derfor den nye rådførende gruppen også ta stilling til, slik at ikke tall står i fare for å bli brukt som sammenligningsgrunnlag som ikke er kvalitetssikret på institusjonene. Begrepsbruk og benevnelser Prosjektgruppen vil også påpeke en kommunikasjonsutfordring med tanke på videre fremdrift i «STAR». Den rådgivende gruppen har som mandat å ta stilling til en rekke problemstillinger knyttet til «datavarehuset STAR». Vi vil her påpeke at prosjektet STAR ikke utelukkende omfatter en datavarehusløsning. Det har hele tiden vært et premiss i anskaffelsen av et nytt verktøy for analyse/ visualisering på studiesiden, at dette skulle kunne kobles direkte til kildedata, med 11 mulighet for ad hoc-analyser utenfor de standardiserte rapportene som refererer til et datavarehus/ FS-kilder. Prosjektet STAR har også vært opptatt av at det er institusjonenes analysebehov på studiefeltet som har vært i sentrum, derfor er denne type bruk av Tableau som analyseverktøy meget sentralt. Den daglige bruken av verktøyet til ad hoc-analyser, etter forespørsler fra institusjonsledelse, tror vi også vil generere anvendbare rapporter som vil komme flere institusjoner til gode, jf. forslag til rutiner for godkjenning av nye standardrapporter beskrevet over. Vi tror en slik bottom-up prosess er mest fruktbar og minst byråkratisk for videreutvikling av rapporttilfanget i STAR. Erfaringene fra første fase i prosjektet viser at det er tungt å utvikle rapporter på skrivebordsmetoden, etter mer eller mindre klare «ledelsesbestillinger». STAR-prosjektet er med andre ord både en arbeidsmetode (arbeidsgruppe/UH-representasjon) et sett av standardiserte kvalitetssikrede rapporter en verktøykasse for institusjonsvise ad hoc-rapporter ved bruk av verktøyet Tableau, «sandkassen» For prosjektet STAR henger disse tre aspektene sammen; utprøving i sandkasse på institusjonene med mulig oppgradering til standardrapport etter vurdering og kvalitetssikring fra øvrige institusjoner, gjennom ekspertgruppesystemet vi i dag kjenner gjennom FSAT. Skal den rådgivende gruppen komme til at STAR også skal anvendes til økonomidata osv, bør man i fortsettelsen være tydelige på hva man da sikter til. Etter vår vurdering kan eksempelvis «STAR» da enten overtas som betegnelsen på kun en datavarehusløsning med standardiserte rapporter, med eller uten flere datakilder; eller så kan det forbeholdes det som så langt kun har relatert seg til studiedata: både som datavarehus, analyseverktøy og ekspertgruppeorganisering gjennom FSAT. Vi minner i denne sammenhengen om at studiesiden har det fortrinnet at hele sektoren anvender det samme systemet, i motsetning til de mange ulike økonomi- og personalsystemene. Tableau vil derfor kunne være et godt verktøy i kommende fusjonsprosesser for samkjøring av studiedata på institusjonene. I denne sammenhengen er ikke Tableau å anse som «datavarehuset STAR», men et funksjonelt verktøy for avstemming av kildesystemer på tvers av fusjonerende institusjoner. Dette peker også mot at det fremover vil være nødvendig å ta stilling til hvor de rapportønskene institusjonene nå melder inn for utvikling i FS, faktisk skal plasseres; i FS eller STAR? Dette mener vi er nok et argument for å aktivt bruke ekspertgruppeorganiseringen i FSAT for begge deler, slik at dette ses i sammenheng. 12 Anbefaling vedrørende arbeid med Tableau på institusjonene (flere datakilder), jf. mandat for gruppen STAR-gruppen har hatt fokus på studiedata. Det har hele tiden vært et premiss at det også skal legges til rette for at institusjonene kan jobbe med ulike datakilder i institusjonelle sites. Institusjonene må da koordinere sin interne bruk av Tableau. FSAT ivaretar i dag kontakten med det nasjonale CRIStinsekretariatet og deres Tableau-prosjekt og Økonomiprosjektet ved UiO-UiB og deres Tableauprosjekt. Forhold til DBH og UHR, jf. mandat for gruppen og omtale i Strukturmeldingen Prosjektgruppen har hatt som ambisjon å gjennomføre et dialogmøte med DBH. NSD blir nå representert i den rådgivende gruppen for STAR, og prosjektgruppen forutsetter at dialogen vil ivaretas der. Det bør vurderes å opprette dialog med UHRs gruppe som jobber med definisjoner for utdanningsfaglige områder knyttet til rapportering av data. Rapporter for ph.d. Dagens STAR-rapporter kan per i dag ikke brukes for ph.d.-studenter. Noen rapporter krever tilpasninger, noen må lages på nytt. En ekspertgruppe bør derfor ta inn ph.d. som et av områdene gruppen skal jobbe med. Doktorgradsgruppen i FSAT vil kunne være referanse ved utvikling av rapporter for ph.d. Utrulling, kursing og informasjon til sektoren Prosjektgruppen har som del av leveranseplanen lagt opp til en utrulling av verktøyet, men ser at dette nå må avstemmes med beslutninger som tas i den rådgivende gruppen: - Pilotfase for STAR-institusjoner gjennomføres i august. Det holdes kurs for pilotinstitusjonene medio august. - Utrulling for øvrige institusjoner tilbys fra september. Tidspunkt og antall lisenser avhengig av institusjonenes ønske. Neste opplæringsrunde medio mars 2016. - Prosjektgruppen har gjennomtestet og godkjent alle rapporter fra kravspesifikasjonen. Disse tilbys i verktøyet ved utrulling. Flere rapporter fases inn i løsningen gradvis (jf. punktet om rutiner for utarbeidelse av nye rapporter). - Kursing: FSAT gir opplæring på superbrukernivå, gjerne i form av regionsopplæring. De store institusjonene vil kurse egne brukere. Medlemmer fra STAR-gruppen kan være med. - FSAT sørger for å lage brukervennlig og sektortilpasset kursmateriale (bl.a. video). - Styremøte i juni 2015 – det ble orientert om status fra prosjektet. 13 - Styremøte i september – behandling av sluttrapport fra prosjektet. - Prosjektgruppen har ønsket å presentere STAR på studiedirektørmøte i oktober 2015 for å sikre forankring på alle nivåer i sektoren, men vi regner med at dialogen med denne gruppen vil ivaretas av den nye rådgivende gruppen. Brukerdokumentasjon Det er utarbeidet en nettside med manualer og beskrivelser av hvilke rapporter som finnes og hva de inneholder (se vedlegg 3): http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/ Det er implementert lenker fra Tableau til nettsidene med dokumentasjon for å sikre en god brukeropplevelse av Tableau. Vedlegg: 1. Kravspesifikasjon for rapporter i STAR 2. Referater fra møter i prosjektgruppen (prosjektperiode høsten 2014-våren 2015) 3. Brukerveiledninger og brukerdokumentasjon 4. Tableau-arkitektur. Beskrivelse av løsningen. 5. Oversikt over institusjoner som ønsker å ta Tableau i bruk 14 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Innhold 1. Kravspesifikasjonens formål ..............................................................................................................3 2. Definisjoner av aktuelle begreper .....................................................................................................3 3. Generelle beslutninger og avgrensninger som er gjort .....................................................................3 3.1. Inndeling i nivå...........................................................................................................................3 3.2. Målgruppe .................................................................................................................................4 3.3. Dokumentasjon og FS-veiledning ..............................................................................................4 3.4. Uavklarte spørsmål ....................................................................................................................5 3.5. Periode.......................................................................................................................................5 3.6. Tall .............................................................................................................................................5 3.7. Standard sideelementer ............................................................................................................5 3.8. Perioder .....................................................................................................................................5 3.9. Avgrensning ...............................................................................................................................5 3.10. 4. Om gjennomstrømmingsrapporter .......................................................................................5 Rapporter under utvikling .................................................................................................................6 Generelt om rapportforslagene .......................................................... Error! Bookmark not defined. 4.1. Rapporter om studenter............................................................................................................7 1. Gjennomstrømming...................................................................................................................7 2. Ferdige kandidater – GSP001 ................................................................................................. 10 3. Ferdige kandidater – gjennomføringstid – GSP002 ................................................................ 11 4. Ferdige kandidater med utveksling – UVP001 ....................................................................... 13 5. Ferdige kandidater - innpass (studienivå) – GSP006 .............................................................. 14 6. Ferdige kandidater – innpass (fra lærested) – GSP007 .......................................................... 15 7. Ferdige kandidater – fagvalg i program – EIP001 ................................................................... 16 4.2. Rapporter om emner .............................................................................................................. 17 8. Undervisning – faktorer – VPR01 ........................................................................................... 17 4.3. Ønskeliste ............................................................................................................................... 19 2 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 1. Kravspesifikasjonens formål Kravspesifikasjonens formål er å være prosjektgruppens bestilling til FS-utviklerne på hvilke rapporter som ønskes utviklet. På bakgrunn av kravspesifikasjonen skal utviklerne lage rapporter som tilfredsstiller kravene. Institusjonene i prosjektgruppen skal deretter teste rapportene som er utviklet og komme med tilbakemeldinger dersom rapporten ikke er tilfredsstillende. Kravspesifikasjonen er prosjektgruppens rapport til styret for hvilke rapporter som skal inngå i STAR. Det er flere forhold som kan ligge til grunn for at en rapport ikke er tilfredsstillende, og vi regner med at de fleste rapporter vil måtte utvikles og testes i flere runder før de er endelig ferdige. I en startfase blir rapportene testet i verktøyet Discoverer i mangel av et endelige verktøy. Det må derfor også legges opp til en ny test av alle rapporter når det endelige verktøyet er på plass for å sikre at rapportene er brukervennlige også i det endelige verktøyet. 2. Definisjoner og forkortelser Det vil utarbeides et eget dokument med definisjoner for Star. 2.1. Hyppig brukte forkortelser og begreper i dette dokumentet Star = Datavarehusløsning for studiedata, statistikk, analyse og rapportering. FS = Felles student system Sp = Studiepoeng Primærbruker = Bruker av Star som har god kjennskap til FS, Star og institusjonen. Brukeren er i stand til å lage egendefinerte rapporter. Sekundærbruker = Bruker av Star som kun forholder seg til de ferdigdefinerte rapportene Ekstern bruker = Bruker som ikke har tilgang til Star, men som får tilsendt rapporter ved forespørsel. Har ikke nødvendigvis god kjennskap til institusjonen eller fagfeltet, eks journalister. 3. Generelle beslutninger og avgrensninger som er gjort 3.1. Inndeling i nivå Prosjektgruppen har valgt å følge NSD sin nivåinndeling for studieprogrammer. Programmer på lavere nivå (nivåkode og beskrivelse): B3 - Bachelor, normert studietid 3 år. B4 - Bachelor, normert studietid 4 år. HK - Høyskolekandidat, normert studietid 2 år. Gir rett til tittelen høgskolekandidat. YU - Yrkesutdanning, normert studietid 4 år. Omfatter allmennlærerutdanning og faglærerutdanning med normert studietid 4 år (240 studiepoeng). 3 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 AR - Årsstudium (60-studiepoengs-enheter). Programmer på 60 studiepoeng, f.eks. PPU og årsenheter. LN - Lavere nivå. Omfatter programmer på mindre enn 60 studiepoeng på lavere nivå. Programmer over 60 og mindre enn 120 studiepoeng som ikke inngår i nivåkategoriene B3, B4, HK og YU ovenfor, f.eks. ulike videreutdanninger innen helsefag på 90 studiepoeng (anestesi/operasjon/intensiv, barnepleie etc.). Eventuelt andre studiepoengsgivende programmer på lavere nivå som ikke passer i kategoriene ovenfor. Programmer på høyere nivå: M2 - Master, normert studietid 2 år. Iht. § 3 i forskrift om krav til mastergrad. ME - Master, erfaringsbasert, 1 ½ – 2 år. Iht. § 5 i forskrift om krav til mastergrad. MX - Master, normert studietid 1 – 1 ½ år. Iht. § 7 i forskrift om krav til mastergrad. HN - Høyere nivå. Omfatter Hovedfag-/magistergradsprogrammer (er i stor grad utfaset). 2-årige videreutdanning er innen helsefag (f.eks. jordmor). Integrerte mastergrads-/profesjonsprogrammer: M5 - Master, normert studietid 5 år. Iht. § 4 i forskrift om krav til mastergrad. PR - Profesjonsstudium. Omfatter profesjonsstudier på mer enn 240 studiepoeng for hele studietiden; teologi, medisin, psykologi, veterinær etc. (5-7 år). Forskerutdanning: FU - Forskerutdanning. Doktorgrads-/ph.d-programmer. Annet: VS - Videregående skoles nivå. Programmer på videregående skoles nivå, forkurs etc. AN - Andre programmer. Programmer som ikke passer inn noe sted ift. nivåene ovenfor, f.eks. uplasserte studenter og lovlige semesterregistreringer på dr.grad. Krav som stilles til mastergradsprogrammer: - De kan være departementsgodkjente/NOKUT-godkjente mastergradsstudier - Det kan være mastergradsprogrammer opprettet av institusjonen med rett til akkreditering pga. rett til å tildele ph.d.-grad. - Det kan være fellesgrader Enkeltfag som normalt tas på lavere grad, men som kan benyttes som del av en mastergrad (innpasninger) skal ikke regnes som programmer på masternivå. 3.2. Målgruppe Rapporter som er laget for sekundærbrukere skal være brukervennlige og inneholde få valg. De skal være intuitivt enkle å forstå. Det lages egne rapporter for primærgrupper som kan utdype funnene i disse rapportene. Rapportene skal finnes på de feltene der det er størst behov for at ledere og andre skal ha hurtig og enkel tilgang til relevante data. 3.3. Dokumentasjon og FS-veiledning I hver rapport skal det ligge en forklaring på hva rapporten viser og hvilke data som er brukt. Det skal også foreligge en beskrivelse av hvilke felter i FS rapporten henter data fra. 4 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 3.4. - Uavklarte spørsmål NTNU sitt behov for å kunne skille ut siv.ing.-studiet under ett er ikke ivaretatt. Hvordan skal vi håndtere felt uten data, eller der data ikke er komplette? Eks avlagte sp i tabeller som tas ut før all sensur er registrert. Markeres med grått? Fotnote som opplyser om ev mangler? Når/hvordan vet vi at sensuren er korrekt registret? 3.5. Periode Alle tabeller skal ha mulighet for å vise tallene enten pr. semester eller pr. kalenderår. 3.6. Tall Alle tabeller skal kunne vises med prosenter og absolutte tall dersom ikke annet er oppgitt. Det vil bli angitt for den enkelte tabell om det ønskes prosentfordeling eller absolutte tall som default. 3.7. Standard sideelementer Alle rapporter skal, dersom ikke annet er oppgitt, ha valgmuligheter for fakultet/avdeling, institutt, program og nivå (se pkt 3.1). 3.8. Perioder Alle rapporter skal inneholde tall fra 2003 og frem til i dag. 3.9. Avgrensning Kravspesifikasjonen inneholder de rapportene prosjektgruppen ønsker å prioritere i første omgang, samt en opplisting av rapporter prosjektgruppa vil jobbe mer med på et senere tidspunkt. 3.10. Om gjennomstrømmingsrapporter Rapportene skal ikke vise data frem i tid. En rapport tatt ut i mai 2011 skal vise registrerte studenter våren 2011 og sp pr. 2010. Antall studenter i et kull skal være i overensstemmelse med feltet Kull-start i FS. 5 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 4. Rapporter under utvikling Under følger rapportene prosjektet arbeider med å få utviklet i første runde. Kravspesifikasjonen til rapportene utvikles av prosjektgruppa, utviklingsgruppa vil utvikle rapportene, og institusjonsmedlemmene i prosjektgruppa tester dem.. Rapporter som er under testing skal inntil nytt verktøy er valgt testes i Discoverer eller annet tilgjengelig verktøy. Rapportene skal ikke ha Starnavnet før de er endelig ferdige, og de skal kun være tilgjengelige for prosjektgruppens medlemmer. Prosjektgruppa kan ved behov velge å trekke andre institusjoner inn i testingen av rapportene. Prosjektgruppa har valgt å dele rapportene inn i fire områder, - rapporter om studenter - rapporter om emner - rapporter om studieprogram - rapporter for studieadministrative forhold Rapportene i kravspesifikasjonen er sortert i forhold til disse hovedinndelingene. I tillegg kommer ett punkt med rapporter som er ønsket å utvikle i det videre arbeidet. 6 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 4.1. Rapporter om studenter 1. Gjennomstrømming Gjennomstrømming A- GST004 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Rapporten har fokus på program og kull. Den skal vise hvor stor andel av de som starter på et program som oppnår en grad, hvor mange som faller fra og i hvilke semestre studentene oppnår graden. Det skal være valgbart om rapporten skal vise prosentfordeling eller antall. Det må finnes valg for å skille mellom heltids og deltidsprogrammer. Det skal være default med alle startsemestre fra 2003 HØST og frem til i dag. Startkull skal vise antallet personer som hører til det aktuelle kullet. Merknad: Dersom det velges flere startkull er det viktig å huske at studentene vil være kommet ulikt i studieløpet, slik at tallene blir lavere jo høyere opp i semestrene man kommer. Tallene må tolkes deretter. NB: Andelen aktive studenter vil sjelden være 100% i første semester da det ofte er studenter som søker om utsatt studiestart. 7 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Gjennomstrømming A – Tilleggsrapport – GST004 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Rapporten viser en sammenligning av enten frafall, oppnådde kvalifikasjoner eller antall aktive studenter de siste fem årene, med mulighet for å legge til flere år. Det ønskes et diagram i tilknytning til rapporten. Prosjektgruppa vil komme tilbake til et forslag til et diagram. Prinsipielle beslutninger: Prosentvisning av frafall skal være default i rapporten. 8 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Gjennomstrømming B – supplerende informasjon om studenter i permisjon og med deltid – GST005 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Her skal vi vise hvor mange personer som er i permisjon på ulike programmer og kull. Dette er informasjon som kan benyttes som tilleggsinformasjon til gjennomstrømmingsdata. Permisjon og deltid viser ikke omfanget av permisjon og deltid, men antallet studenter som har permisjon eller deltid. Omfanget av deltid og permisjon vil komme i senere rapporter. Rapporten skal gi mulighet for å se institusjonen totalt, pr. fakultet/avdeling eller institutt og på det enkelte program. Det skal også være mulig å se alle typer studienivå, eller kun bachelornivå, masternivå eller langvarige studier. Problemstillinger vi må jobbe videre med Foreløpig ser vi bort fra prognoser. 9 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 2. Ferdige kandidater – GSP001 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Rapport som viser en oversikt over antall uteksaminerte kandidater ved en institusjon pr. kalenderår/semester (valg). Rapporten kan vise tall på institusjons-, fakultets-, institutt- og programnivå. Det skal være valgbart om en vil se kjønnsfordeling, visning av totalkolonne skal være default i rapporten. På sikt er det ønskelig at rapporten skal gi muligheter til å sammenligne på tvers av fakultetene. Uavklarte spørsmål: Skal siste år vises lengst til venstre i rapporter der flere år skal sammenlignes? På sikt er det også et ønske om at utdanningsområde skal være et valg på denne rapporten. Det trengs litt mer arbeid for å finne en god måte å gjøre dette på. Merknad: Grad-/kvalifikasjonsnavn er ikke interessant her. Et studieprogram må ha en klar tilknytning til nivå og sted. Det varierer internt på institusjonene og mellom institusjonene om et studieprogram er tilknyttet institusjonen, avdeling/fakultet eller institutt. Dette har ingen betydning for utviklingen av rapporten, men man må være oppmerksom på dette ved bruk av rapporten. Ved endringer av et programs stedtilknytning vil også historikken endres, dvs. at det vil se ut som programmet alltid har hatt tilhørighet til den nye stedkoden. 10 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 3. Ferdige kandidater – gjennomføringstid – GSP002 Testet i akseptansetest 11.1.12 Gjennomføringstid i forhold til studiets normerte tid Beskrivelse: Rapport som viser hvor lang tid uteksaminerte kandidater har brukt på å oppnå graden. Rapporten teller antallet semestre fra kandidaten fikk opptak til studieprogrammet og til graden er oppnådd, uavhengig om studenten har vært fraværende fra studiet ett eller flere semestre eller har hatt individuell deltid. Rapporten viser oversikten for alle studieprogram på institusjonen/ fakultet/ institutt. Det er behov for to versjoner av rapporten. En der en tar utgangspunkt i studentene som oppnår graden et gitt semester for å se hvor lang tid de har brukt. Den andre hvor en tar utgangspunkt i et startkull og ser hvor mange som har oppnådd graden et gitt semester. Det skal være mulig å ta ut rapporten både på absolutte tall og prosentfordelt. Antall startet er knyttet til startsemester i FS. Prinsipielle beslutninger: Rapporten tar utgangspunkt i studieprogrammets normerte studietid slik det er registrert i FS. Rapporten viser antallet studenter som fullførte programmet de startet på, den tar ikke hensyn til interne overganger. Uavklarte spørsmål: Det kan være uklarheter knyttet til studiestart. 11 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Gjennomføringstid i forhold til studentens normerte studietid: Beskrivelse: Rapport som viser hvor lang tid uteksaminerte kandidater har brukt på å oppnå graden. Rapporten teller antallet semestre studenten har vært registrert på programmet fra opptak til graden ble oppnådd. Det tas hensyn til semestre studenten har hatt permisjon og individuell deltid. Rapporten viser oversikten for alle studieprogram på institusjonen/ fakultet/ institutt. Rapporten gir noe forklaring til rapporten gjennomføringstid i forhold til normert studietid. Det er behov for to versjoner av rapporten. En der en tar utgangspunkt i studentene som oppnår graden et gitt semester for å se hvor lang tid de har brukt. Den andre hvor vi tar utgangspunkt i et startkull og ser hvor mange som har oppnådd graden et gitt semester. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: En student som har permisjon deler av semesteret teller som permisjon dersom han har permisjon mer enn halvparten av semesteret. Er permisjonen kortere enn halvparten av semesteret teller ikke permisjonen. Deltid skal ta hensyn til studentens individuelle deltidsandel. Det skilles ikke mellom ulike typer permisjon, er permisjonen registrert blir den telt. Fravær av semesterregistrering uten registrert permisjon teller i netto-tid. Andel deltid settes lik det som er registrert i FS. (Studprogstd_planlagt_progr Prosenttall_av_heltid) 12 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 4. Ferdige kandidater med utveksling – UVP001 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Rapporten viser antallet oppnådde grader som har et utvekslingsopphold som en del av graden og hvor stor andel dette utgjør av oppnådde grader totalt. Prinsipielle beslutninger: Her brukes samme definisjon som i DBH. Utvekslingsoppholdet skal være av minimum 3 md. varighet og det skal være en avtale mellom hjemmeinstitusjonen og vertsinstitusjonen. Det skal ikke være mulig å velge kun noen avtaletyper. Merknad: På sikt er det også et ønske om en rapport som fanger opp aktivitet med varighet under tre måneder. 13 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 5. Ferdige kandidater - innpass (studienivå) – GSP006 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Rapporten viser hvor stor andel av ferdige kandidater som har innpassing fra annen institusjon, innenlands eller utenlands, som en del av kvalifikasjonen. Innpassingene hentes som følger: For å finne emner og studiepoeng som er innpasset i et studieprogram for en student: Emner finnes i tabellen STUDPROGSTUD_EKSTRES, unntaksvis kan det også finnes studiepoeng i denne tabellen. Dersom studiepoeng finnes i nevnte tabell brukes disse, hvis ikke hentes studiepoengene fra PERSON_EKSTRESULTAT. For å finne emner og studiepoeng som er innpasset i et grad for en student: Emner finnes i tabellen EKSTRES_I_GRADPROT, unntaksvis kan det også finnes studiepoeng i denne tabellen. Dersom studiepoeng finnes i nevnte tabell brukes disse, hvis ikke hentes studiepoengene fra PERSON_EKSTRESULTAT. Det er ønskelig med 2 varianter av rapporten. En som viser andel i forhold til de som har innpassing, og en som viser andel i forhold til alle oppnådde grader. Andel med innpassing skal være default. Prinsipielle beslutninger: Det er et krav at innpassingen er gjort i forhold til kvalifikasjonen Merknad: Det er ulike regler på institusjonene om hvor stor del av utdanningen som kan være ekstern i en kvalifikasjon. 14 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 6. Ferdige kandidater – innpass (fra lærested) – GSP007 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Rapporten viser hvilke institusjoner innpassingen i rapport 7 kommer fra. Hensikten med rapporten er å se fra hvilke eksterne institusjoner studentene har med seg emner inn i graden. 15 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 7. Ferdige kandidater – fagvalg i program – EIP001 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: Hensikten med rapporten er å vise hvilke emner studentene velger når de fritt kan velge emner i et program. Rapporten lister opp hvilke emner som er med i graden fra oppnådd kvalifikasjon og sorterer disse på tilhørende emnekombinasjon. Rapporten bør gi mulighet for å sortere på fag. Det bør også være et valg å ikke sortere ned på emne. Det må være mulig å filtrere på emnekombinasjon. Rapporten skal sorteres både på studiepoeng og på person. Prinsipielle beslutninger: Data hentes fra Oppnådd kvalifikasjon protokoll, emner i grad. Emner som ikke inngår i den aktuelle graden kommer ikke med. Rapporten skal vise pr. program, ikke grad. Uavklarte spørsmål: Skal periode være helt valgfritt, eller skal vi legge føringer? 16 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 4.2. Rapporter om emner 8. Undervisning – faktorer – VPR01 Testet i akseptansetest 11.1.12 Beskrivelse: En oversiktsrapport for emner på en enhet, eks. fakultet/avdeling eller institutt. Rapporten gir en oppsummering av ulike faktorer ved et emne, om det er obligatoriske oppgaver, om det er partiundervisning, strykprosent forrige semester, karaktersnitt og kandidater. Prinsipielle beslutninger: Tallgrunnlaget vil være pr. semester fordi data vil endre seg mellom semestre. 17 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Eksamenskandidater er antallet studenter som møtte til eksamen, inkl. ugyldig fravær. Vurderingsform er tilgjengelige vurderingsformer det aktuelle semester. Uavklarte spørsmål: Det er behov for rapporter som vi gå dypere inn i materien. Kravspesifikasjon vil komme senere. Dette gjelder rapporter i forhold til hva de obligatoriske aktivitetene inneholder og partiundervisning, samt rapporter knyttet til undervisningsregnskap for ansatte. Karaktersnitt må defineres. Hvordan håndtere stryk og ikke møtt? Merknad: Det er flere påstander fra studenthold om at det er blitt mye mer skoleeksamener. Rapporter på undervisningssiden burde kunne gi svar på slike spørsmål. Vurderingsformer bør derfor være gjenstand for rapportering. Kolonnen med vurderingsform egner seg ikke for videre analyser slik den foreligger. Det vil være behov for en egen rapport for å analysere dette nærmere. 18 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 4.3. Ønskeliste Dette er forslag til rapporter som prosjektet foreløpig ikke har tatt stilling til. Arbeidet med å prioritere og spesifisere disse skjer fortløpende. Det er fremdeles mulig å komme med nye forslag til rapporter. Rapportønske Egenskaper ved studenter Ferdige kandidater Beskrivelse Ønsker å kunne få bakgrunnskjennetegn ved kandidatene, f.eks. hvor mange som har gjennomsnittlig studielengde, alder, kjønn, opplysninger om karakterpoeng fra vgs, kandidatproduksjon, fullførte studieprogram, fordeling på organisasjonsenheter, studieprogram, kvalifikasjoner og gjennomstrømning Karakteristika ved kandidatene Rapporter om søkere Vi har noe, men det savnes statistikk som viser alder osv. Rapport som viser søkere pr studieplass, inntakskvalitet, studieprogram, geografi, alder, kjønn, opptakspoeng/ poengkategorier. Emne/person Utplukk av individer med visse resultater i enkelte emner. Se hvilke resultater disse personene har i andre emner / i hele utdanningsløpet. Eks: Unike personer per år, per fakultet, fagfelt (NUS), studieprogram, undervisningsenheter, vurderingsenheter, geografi, alder, kjønn, opptakspoeng . Prognoser for studenttallsutvikling fem år frem i tid. Rapport som viser studiepoeng pr. student pr. semester for hhv programstudenter og enkeltemnestudenter, korrigert for 0poengsytere. Aggregert produksjon på enheter, studieprogram og emner.Produksjon knyttet til finansieringskategorier og finansieringsprosent Studenttall Studiepoengproduksjon Egenskaper ved emner Innsatsfaktorer i utdanningsvirksomheten Omfang av undervisning og vurdering etter undervisningsformer, vurderingsformer, undervisers kompetansenivå, antall undervisnings- og vurderingsmeldte på emner Eksamensdatoer Rapport som viser antallet studenter som har eksamen pr dato Karakterstatistikk Denne bør være mulig å sortere etter studium, slik at man for ett studium kan få en oversikt over karakterer og stryk for emner som inngår i det aktuelle studiet. Fordelt på enheter, studieprogram, alder, kjønn Antall oppmeldte kandidater på ulike tider i semesteret, eks. ved frist for registrering, ved trekkfrist. Antall som faktisk møtte og antall ikke møtt, antall med legeerklæring osv. Eksamensstatistikk Egenskaper ved studieprogram 19 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon 2.04 12. januar 2012 Valgfrie deler av bachelorløp og allmennlærer/grunnskoleutdanning Ser på gitte programmer og fagvalget innen disse. Ønsker også mulighet til å gå den andre veien og se på hvilke program studenter på ulike emner tilhører. Masterstudenter Studieprogram Ulike karakteristika for studenter på masterprogram. Rapport som viser en enklere oversikt over studieprogram, utvikling i studieprogramtilbudet og nye og nedlagte emner. Hvor mange melder overgang til andre interne studieprogrammer i løpet av en periode. Rapport som viser studieprogram med høyest og lavest kvinneandel. Internoverganger / utdanningsflyt / forløp. Studier med høy og lav kvinneandel Frafall – program med høyt og lavt frafall Rapporten har fokus på studieprogram og individ. Rapporten skal gi opplysninger om hvilke studieprogram studentene fullfører på og hvilke program studentene starter på for å kvalifisere seg til andre studieprogram. Gjennomføring – Produksjon Rapporten skal vise produksjonen til førstegangsregistrerte førstegangsregistrerte studenter studenter, uavhengig av programtilhørighet. Rapporten skal også inneholde informasjon om innpassede studiepoeng fra andre institusjoner og studier. Kontrollrapporter for studieadministrative forhold Rapporter som forklarer DBH-tallene Få frem grunnlaget for tall som framkommer i DBH, slik at man kan analysere disse. Rapport som viser estimat over hvor store inntekter den resultatbaserte delen av finansieringen gir 1. mars vet man hvor mange sp. som er produsert året før og i hvilken finansieringskategori og dermed summere produksjonen i kategori A, B, C, D, E. Man vet ikke hvor stort beløp man får for hver produserte årsenhet i hver kategori, dette blir oppgitt når statsbudsjettet legges fram i oktober. Ved å bruke beløpene fra året før justert for prisindeks (1-2%) vil man få et godt estimat. List-rapporter institusjonene ønsker å ha med videre 1.1 Karakter- og resultatfordeling 1.7 Karakter- og resultatfordeling - UH vs Vgs 4.2 Studiepoengprod DBH 5.6 Studenter på studieprogram og kull - gjennomstrømning 6.3 Studenter på studieprogram - semestertall 7.2 Studenter på studieprogram og kull 7.3 Studenter på studieprogram i ulike startkull 20 Felles studentsystem Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970 FSAT FS-14-127 AS Referat Møte i STAR-prosjektgruppe 22.10.2014 Tilstede: Ingvild Greve, UiB Anne-Lise Lande, UiO Espen Dybwad Kristensen, UiT Thor Hølgaard Ant, NMBU Mustafa Hussain, UiB Kjerstin Tobiassen, HiST Hans Jacob Berntsen, HiT Jon-Are Lunde, HiN Sonja Irene Dyrkorn, HiB Henrik Røneid, CK Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Kjetil Ophus, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT Tid: Onsdag 22. oktober kl 10:00 – 15:00 Møtested: Felles studieadministrativt tjenestesenter, Forskningsveien 3b Møterom i 8.et 1. Prosjektgruppen Ingvild Greve ønsket velkommen til møtet. Sammensetning og mandat En presentasjonsrunde rundt bordet viste at gruppen er sammensatt av medlemmer med variert kompetanse og ulike roller/funksjoner ved sin institusjon. Gruppens sammensetning ivaretar ulike kompetanseområder: FS og studieadministrasjon, statistikk og analyse, arbeid med styringsparametre, IT-tekniskkompetanse, ledelse. Mandat for gruppen er foreslått videreført og vedtas av styret for FSAT samme dag (22.10.2014). Det vil bli sendt ut orientering til gruppen så snart et skriftlig styrereferat foreligger. Forventninger til samarbeidet, møtehyppighet og arbeidsform Ingvild Greve innledet med et kort tilbakeblikk på prosessen rundt oppstart av STARprosjektet. Star ble opprettet som et prosjekt for å imøtekomme sektorens behov for standardiserte og godt visualiserte rapporter for studiedata. Prosjektet ivaretar institusjonenes og allmennhetens økte fokus på tall og analyse. Institusjonene har behov for å få oversikt over egen virksomhet ned på programnivå i form av standardiserte rapporter og ad-hoc analyser. DBH er sektorens rapporteringsinstans, men gir kun to øyeblikksbilder i året. STAR og nytt rapportverktøy har som mål å redusere behov for bruk av sql og excel. Innspill fra gruppen Innhold og temaer i rapportene: - Det er ønskelig at STAR-rapportene kan brukes til ulike formål, for eksempel i sammenheng med studentundersøkelser som Studiebarometeret. Rapportene kan belyse eller supplere funnene og konklusjonene fra undersøkelsen. - Forslag til en konkret problemstilling som er relevant å diskutere i gruppen: telletidspunkt. Hvis rapportene skal brukes til å supplere andre rapporter utarbeidet av for eksempel DBH eller NOKUT må det lages noen definisjoner rundt telletidspunkt eller periodisering. Det er relevant for mange institusjoner å få mulighet til åse øyeblikksbildet og det blir like viktig å kunne sammenligne det med resultater for siste/en gitt periode. - Det er ønskelig å diskutere hvilke løsninger som kan brukes for å kartlegge mobilitet internt i sektoren. - Det ble trukket frem behov for å se mobilitet internt på institusjon – mulighet til å se hvilke fag som for eksempel tas av en «vanlig sosiologistudent» - Det er et stort behov for et dynamisk verktøy og muligheter for å lage ad-hoc rapporter og kunne bruke variabler fritt. - Det er særlig viktig at det jobbes med rapportene som omhandler frafall og gjennomstrømning. - I sammenheng med dette er «populasjon» et viktig begrep som må defineres enten for hver rapport eller samlet. Hvilken mengde studenter ser vi på? - Det er ønskelig å lage rapporter som bygger på indikatorer rundt kvalitet på utdanningen. Det er et behov å kunne måle læringsutbytte for noen konkrete studieprogrammer. Det er videer viktig å kunne måle sammenheng mellom inntakskvalitet og studentenes sluttkarakterer. Møtehyppighet: Det er vanskelig på nåværende tidspunkt å estimere hva som er hensiktsmessig møtehyppighet. Gruppen tar sikte på å møtes to ganger i semesteret, men dette diskuteres grundigere på neste møte (11.12.2014). Forankring av gruppens arbeid i resten av UH-sektor Innspill fra gruppen: Utrulling i sektoren: - Det er viktig å bygge på erfaringer fra LIST-prosjektet og utarbeide en plan for utrulling av rapportverktøyet i sektoren. - Det er ønskelig med en klargjøring av hvilken rolle STAR-gruppen skal ha i prosessen for utrulling av rapportverktøyet i sektoren. Forankring DBH, UHR: - DBH gjennomfører for tiden et prosjekt for å sikre fortsatt god datakvalitet på DBHrapportene. Arbeid i STAR-prosjektet bør forankres i DBH sitt arbeid. - DBH er leverandør av offentlig statistik for UH-sektor til KD. Det er viktig at STARprosjektet ikke legger opp til «et parallelt løp», men fokuserer på arbeid med statistikk på institusjonsnivå. - Det er viktig at arbeidet i STAR-prosjektgruppen forankres i UHRs utdanningsutvalg som er en sentral aktør og premissgiver for norsk høyre utdanning. Konklusjon/Oppfølging: DBH inviteres til et av fremtidige møtene i STAR-prosjektet for å sikre dialog, forankring og unngå dobbelt arbeid i sektoren. 2. Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Kort presentasjon av hovedtemaer i rapporten/ visualisering av rapporter Ingvild Greve innledet. Kravspesifikasjon var utarbeidet i 2012 på bakgrunn av samarbeid i den tidligere prosjektgruppen. Kravspesifikasjon visualiserer rapporter ved hjelp av tabeller fra rapportverktøyet Discoverer i påvente av nytt verktøy. Tableau tilbyr mange andre visualiseringsformer (søylediagrammer, kart m.fl.). Det var enighet i gruppen om å bruke rapportene i kravspesifikasjonen som utgangspunkt for testing av funksjonalitet i rapportverktøyet. FSAT har tilgjengeliggjort to av disse i Tableau og vil legge ut nye så snart de er utviklet. Gruppen samler tilbakemeldinger knyttet til innhold og funksjonalitet i disse rapportene og diskuterer dette på neste møte i STARprosjektgruppen (11.desember 2014). Videre var det enighet om å legge til grunn definisjoner som er utarbeidet ifm arbeidet med kravspesifikasjonen for det videre arbeidet i gruppen. Inspill fra gruppen: - Hva er gruppens rolle med tanke på spesifisering av tilgang til kilder? Det er viktig at institusjonene får tilgang til FS-data direkte fra FS-basene. - Det er en stor fordel at rapportverktøyet ikke er en del av FS. Man kan trekke ut data fra flere kilder og sammenstille i verktøyet. - Rapportverktøyet skal dekke flere behov: standardrapporter, egne rapporter, standard uttrekk, egne uttrekk. Det kan være veldig hensiktsmessig å finne ut hvilke rapporter som det lages mest av/mye av på institusjonene – det er disse som gjenspeiler det reelle behovet. Det kunne være hensiktsmessig å ha DBH-tall inne i Tableau for å kunne sammenligne sin egen institusjon med resten av landet. 3. Rapportverktøyet Tableau Agnethe Sidselrud orienterte om status for implementeringsprosjektet. Kontrakten ble signert i slutten av juni. Prosjektet deles i to faser. Fase 1. Etablering av driftsplatformen for Tableau og teknisk test av installasjonen (1.9.-1.11.). Fase 2: test i STAR-gruppen og utruling ved institusjonene. Det er ca 25 av 51 FS-institusjoner som ønsker å implementere verktøyet i første pulje. Det arbeides med å inngå databehandleravtaler med disse institusjonene. Frem til møtet ble det ellers jobbet med å lage kobling av Tableau til kildene (FS-data i Datavarehuset og FS-data i de institusjonelle FS-databasene). Det ble også jobbet med å utvikle de konkrete rapportene fra kravspesifikasjonen. Det ble i tillegg testet ut funksjonalitet som sørger for at institusjonene kun får se egne data. Presentasjon av verktøyet Stein Aske presenterte innhold og arkitektur i datavarehuset og i Tableau. Datavarehus er en database som oppdateres ukentlig med data fra de institusjonelle FS-basene. Data sendes videre i form av en ukentlig Tableau-ekstrakt til Tableau Server. Derfra er data tilgjengelig for superbruker via Tableau Desktop og sluttbruker via Tableau Server. Feltene som er mest hyppig brukt i standardrapporter ble samlet i rapportverktøyet som ca 13 ulike «kilder». Tableau-brukere finner følgende hovedobjektene på server: - Projects - Workbooks - Views - Data Sources Innspill fra gruppen: - Det er ønskelig at dokumentasjon for uttrekket fra FS til DV og endringer/bearbeidelse av data som foretas, er tilgjengelig for både STAR-gruppen og brukere ellers. Presentasjon av utvalgte rapporter Ragnar Pettersen presenterte rapporter som ble laget i verktøyet. Rapportene som ble vist frem var bygd opp etter mal fra kravspesifikasjonen som foreligger. De ble laget med tanke på å utprøve de visuelle styrkene ved Tableau. Rapportene brukte både tabellfremstilling og grafisk fremstilling. Rapportene som ble vist: 1. Fordeling innen et spesifikt studentkull: antall studenter som fullførte sine studieprogrammer, antall studenter som falt fra og antall aktive studenter 2. Den andre rapporten så på studiepoeng fordelt på fakultetsnivå. Rapporten var todelt: den andre delen av rapporten var knyttet til studienivå. Tanker og diskusjon om videre arbeid og prosess fremover Gruppen var enige om at det startes en testfase ca 1.november med medlemmer i STARgruppen som tester verktøyet. Det var enighet om at resultater fra den første testen oppsummeres på neste møte (11. desember) og at det da tas stilling til tidsplan for implementering. Det anslås tentativt at implementeringsfasen vil være avsluttet ca. 1.juli. FSAT jobber videre med å lage rapporter fra kravspesifikasjonen i Tableau. Rapportene testes av STAR-gruppen fortløpende. Det må diskuteres mer rundt hvilke saksbehandlere som har behov for tilgang til Tableau Desktop (superbruker, får tilgang til mest funksjonalitet), Tableau Server (sluttbruker), Tableau Public (et webområde der rapporter deles, kun lesemulighet). Det må diskuteres og lages en plan for kursing i Tableau. Felles studentsystem Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970 FSAT FS-14-149 AS Referat Møte i STAR-prosjektgruppe 11.12.2014 Tilstede: Forfall: Anne-Lise Lande, UiO Espen Dybwad Kristensen, UiT Thor Hølgaard Ant, NMBU Mustafa Hussain, UiB Kjerstin Tobiassen, HiST Hans Jacob Berntsen, HiT Jon-Are Lunde, HiN Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT Ingvild Greve, UiB Sonja Irene Dyrkorn, HiB Henrik Røneid, CK Kjetil Ophus, FSAT Tid: Fredag 11. desember kl 10:00 – 15:00 Møtested: Felles studieadministrativt tjenestesenter, Forskningsveien 3b Møterom i 8.et 1. Godkjenning av referat og dagsorden Referatet ble godkjent med følgende merknad: informasjon om at mandatet for gruppen skulle sendes ut til gruppen i etterkant av styrebehandling bør tas med i referatet. Dagsorden ble godkjent. 2. Orientering om status for arbeid med testmiljøet på FSAT Agnethe Sidselrud orienterte. Arbeid med å lage utloggingsfuksjon er nå avsluttet og ipkontroll vil snart fjernes. Rapporter fra kravspesifikasjon er laget og tilgjengelig i testmiljøet. Det pågår testing og forbedring av ytelse i Tableau – det tar lang tid å oppdatere ekstrakt på Tableau Server og det tar foreløpig lang tid å generere en rapport. FSAT har tett samarbeid med USIT for å ivareta sikkerhet for data som behandles i Tableau: det er laget en VPD-løsning for Tableau som sikrer at hver institusjon ser kun egne data, sites er delt i to: en for studiedata fra Datavarehus-databasen og en for studiedata direkte fra FS Den sistnevnte siten er ikke klar til bruk ennå da innholdet spesifiseres av STARprosjektet. Videre er Datavarehus-siten delt opp i to prosjekter: DV-rapporter (inneholder rapporter godkjent av STAR-gruppen), Institusjonsrapporter (inneholder rapporter utarbeidet av en superbruker ved en institusjon). Andre problemstillinger knyttet til sikkerhet som bør diskuteres med STAR-gruppen på et fremtidig møte er: rutiner for bruk av Tableau samt innhold i testmiljøet. Videre arbeid ved FSAT er: å utarbeide brukerdokumentasjon, videreutvikle nettsidene, samarbeide med USIT om oppsett for Tabelau Desktop på en terminal server. 3. Rapportverktøyet: tilbakemelding på testperioden frem til 11.12.2014 STAR-gruppen testet funksjonalitet i Tableau med utgangspunkt i 11 rapporter spesifisert i kravspesifikasjonen og laget i Tableau i testmiljø. EIP1 Fagvalg i program GSP1 Ferdige kandidater oppnådde kvalfikasjoner, nivå, kjønn og år GSP2 Ferdige kandidater gjennomføringstid startkull GSP3 Ferdige kandidater gjennomføringstid felles gradsemester GSP4 Gjennomstrømming Fullføring og frafall GSP5 Permisjon deltid og utveksling GSP6 Ferdige kandidater med innpassing fra eksterne institusjoner GSP7 Gjennomstrømming Fullføring og frafall sammenligning over år GSP8 Gjennomstrømming forskerutdanning VPR1 Undervisningsfaktorer VPR4 Studiepoengproduksjon årsekvivalenter Ragnar Pettersen og Stein Aske gikk gjennom utvalgte rapporter med fokus på teknisk funksjonalitet i Tableau. Følgende elementer ble kommentert: - Sites og prosjekter - Workbooks og views - Sortering og filtrering, «Edit», «View underlying data», «Subscribe» - Tableau Server versus Tableau Desktop - Datakilder som objekter i Tableau - Tilgangskontroll - Kart - Hierarkier (institusjon, emnehierarki) - Avidentifisering ved bruk av personløpenummer Det ble stilt spørsmål og gitt tilbakemeldinger på funksjonalitet i rapportene. Gruppen ønsker at bestilinger på testing eller andre oppgaver sendes til gruppen tidligere enn en uke i forveien. Problemstillingene som man ønsker å løse før rapportverktøyet og rapportene produksjonsettes: - Hvilke data inngår i rapportene? Gruppen ønsker at informasjon om dette gjøres tilgjengelig for brukerne. - Hvilke data inngår i Tableau-kildene? Gruppen ønsker å få presentert hvilke felter i FS som inngår i de 13 kildene tilgjengelige i Datavarehus-siten i Tableau. - Hvordan blir data bearbeidet på veien fra FS til DV? - Hvordan skal denne informasjon gis til superbrukere og sluttbrukere? Alternativer: lenke fra Tableau til FS sine nettsider, hjelpetekster i Tableau. - Hvilke navn skal brukes på rapporter for å sikre unik referanse? (Nummer vs tittel) - Hvilke navn skal brukes på elementer i Tableau? Er det brukervennlig å bruke databasefeltnavn fra FS eller DV? - Identifisere hvilke definisjoner som ikke er presise/ eller utilstrekkelige i kravspesifikasjonen (kandidat, frafall, innpassing, nettotid) - Identifisere behovet for rapporter med dynamiske vs statiske data Neste møte: Mandag-tirsdag 19.-20. januar 2015. Sted er ikke avklart. Felles studentsystem Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970 FSAT FS-15-009-1 AS Referat Møte i STAR-prosjektgruppe 19.-20.01.2015 Tilstede: Forfall: Ingvild Greve, UiB (dag 1) Pål Erik Megaard, UiO (for Anne-Lise Lande) Espen Dybwad Kristensen, UiT Thor Høigaard Ant, NMBU Mustafa Hussain, UiB Kjerstin Tobiassen, HiST Hans Jacob Berntsen, HiT Jon-Are Lunde, HiN Henrik Røneid, CK Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT Kjetil Ophus, FSAT Anne-Lise Lande, UiO Sonja Irene Dyrkorn, HiB Tid: Mandag 19. januar kl 10:00 – 15:30 Tirsdag 20.januar kl 09:00 - 15:00 Møtested: Felles studieadministrativt tjenestesenter, Forskningsveien 3b Møterom i 8.et 1. Godkjenning av referat fra møte 11.12.2014 og dagsorden Referatet og dagsorden ble godkjent. 2. Mandat for STAR-gruppen a. Presentasjon av mandatet Ingvild Greve presenterte mandat for STAR-gruppen vedtatt på styremøtet for FSAT: «Prosjektgruppen skal: - Ferdigstille arbeid med spesifisering av rapporter for studiedata som skal tilgjengeliggjøres i rapportverktøyet for FS-institusjonene. - Utarbeide rutiner for bruk av rapportverktøyet i henhold til FS-institusjonenes behov, herunder rutiner for gjenbruk av løsninger for visualisering eller sammenstilling av studiedata. - Utarbeide en plan for videreutvikling av rapporter. - Være et bindeledd mellom FS-institusjonene og FSAT: sørge for FS-institusjonenes brukermedvirkning i forvaltning og videreutvikling av rapportløsninger ved å melde inn og behandle utviklingsønsker (herunder prioritere). - Bistå FSAT med utrulling av rapportverktøyet ved FS-institusjonene. - Ivareta dialogen med NSD når det gjelder FSAT og FS-institusjonenes arbeid med statistikk for studiedata for å sikre en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom DBH-avdelingen og FSAT. - Prosjektgruppen skal konkretisere oppgaver og leveranser og utarbeide en tidsplan for når de ulike leveranser skal være ferdige. Tidsplan skal legges fram for styret i januar 2015. - Arbeidet i prosjektet skal ikke vanskeligjøre en eventuell fremtidig bruk av rapportverktøyet, der data fra andre kildesystemer som Cristin og /eller økonomisystemer kobles sammen med studiedata.» Gruppen ble nedsatt for prosjektperioden 1.11.2014 – 31.8.2015. Det er nærliggende å tenke seg at gruppen fortsetter sitt virke som en ordinær ekspertgruppe for FS og tilhørende FS-applikasjoner. b. Leveranser fra Star-prosjektet; hva og når Prosjektgruppen møtes på følgende datoer i prosjektperioden: - 12. mars - 11. - 12. mai - 26. - 27. august Leveransene fra prosjektet identifiseres foreløpig som følger:: - Rapporter slik spesifisert i kravspesifikasjonen av feb.2012 - Installasjon av server med utviklings, test og produksjonsmiljø - Oppsett av Tableau Server med påloggingsløsning for sluttbruker - Oppsett av Tableau Desktop med påloggingsløsning for superbruker - Dokumentasjon på fellesstudentsystem.no Beskrivelse av innhold i kilder Beskrivelse av innhold i rapporter - Opplæring og brukerstøtte (rapportverktoy-brukerstotte@usit.uio.no ) - Rutiner for publisering av nye rapporter på Tableau Server og tilgjengeliggjøring for sluttbrukere fra andre institusjoner FSAT og STAR-gruppen arbeider videre med listen over leveranser. FSAT sender ut listen til prosjektgruppen for endelig godkjenning før den legges frem for FSAT-styret. Testplan: Gruppen ble enige om at rapporten de skal teste frem til mars er GSP 4 B. Den inneholder noen av de mest sentrale elementene i en gjennomstrømningsanalyse. Testing av rapporten forutsetter test av dokumentasjon da rapporten er bygget opp etter en nokså sammensatt mal. FSAT lager en liste av rapportene i prioritert rekkefølge dersom noen av institusjonene ønsker og har kapasitet til å teste flere rapporter. 3. Status fra FSAT 1. Status for tilrettelegging for test av Tableau Desktop. Agnethe Sidselrud orienterte: - Krav til ytelse for Tableau Desktop – trenger en fysisk server (terminal server) med mer kapasitet, ikke en virtuell server - Terminal server settes opp i løpet av 2 mnd - Forutsetter at institusjonen har tatt UHAD (ny teknisk plattform for FS) i bruk - For å tilrettelegge for testing i januar og februar, åpner vi for direkte tilgang til FSdemobasene som Tableau Desktop skal «snakke med» - Tableau Desktop brukes til å lage kilder og rapporter - Tableau Desktop benyttes mot FS – forutsetter inngående kjennskap til FS-basen - I testperioden tester dere TD mot FS uten å publisere til Tableau Server («legge ut rapporter») - Kun FS-superbrukere i STAR-gruppen har så langt fått direkte tilgang - Når innhold i FS-siten er spesifisert av STAR-gruppen vil alle superbrukere og sluttbrukere av Tableau ha mulighet til å få opp rapporter basert på data fra FSbasen (live-kobling) 2. Orientering om Tableau Public. Ragnar Pettersen orienterte: - http://www.tableausoftware.com/public/faq - Alle brukere av Tableau kan publisere rapporter på en webside. - Data fra Tableau Public kan brukes på websider og blogger. - All data som publiseres på Tableau Public er tilgjengelig for alle med internettilgang - Alle med internettilgang kan laste ned data fra Tableau Public - Når du bruker Tableau Public, må du følge institusjonens retningslinjer for behandling av institusjonens data. Det ble stilt følgende spørsmål til gruppen: - Skal vi tilby dette? - Behov for rutinebeskrivelse for bruk av TP? Gruppen tar ikke stilling til dette på nåværende tidspunkt. 3. Ytelse på kilder og rapporter. Stein Aske orienterte: Kilder: - Delt opp ekstraktene i mindre biter - Det er blitt bedre Rapporter: - Ytelsen fortsatt ikke optimal - Har hatt møter med USIT, RAV og Tableau - Vi fortsetter å jobbe med dette 4. CRIStin og Tableau. Ragnar Pettersen orienterte. Tableau ble anskaffet med en opsjon for tilleggslisenser for CRIStin og for Økonomiprosjektet ved UiO og UiB. CRIStin-organisasjon er i prosess med å teste funksjonalitet i Tableau før de tar et valg mht anskaffelse av Tableau. Testperioden foregår på servere satt opp hos RAV Norge AS og vil være i en måneds tid. 4. Oppfølgingspunktene/ problemstillingene fra referatet for møtet 11.12 Problemstillingenefra desember-møtet, som man ønsker å løse før rapportverktøyet og rapportene produksjonsettes: a. Hvilke data inngår i rapportene? Gruppen ønsker at informasjon om dette gjøres tilgjengelig for brukerne. Hvilke data inngår i Tableau-kildene? Gruppen ønsker å få presentert hvilke felter i FS som inngår i de 13 kildene tilgjengelige i Datavarehus-siten i Tableau. Hvordan blir data bearbeidet på veien fra FS til DV? Hvordan skal denne informasjon gis til superbrukere og sluttbrukere? Alternativer: lenke fra Tableau til FS sine nettsider, hjelpetekster i Tableau. Det er laget en nettside med dokumentasjon for elementer i datavarehus-databasen: http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/ Rapportene i Tableau inneholder lenke til denne nettsiden. Dokumentasjon beskriver: Dimensjoner Datakilder Inhold i rapporter Gruppen var enige om at nettsiden dekker deres behov mht å identifisere innhold i elementene de tester i testperioden. Nettsidene inneholder mye bra materiale som vil brukes som utgangspunkt til å diskutere ulike problemstillinger med Datavarehus-teamet videre. Gruppen var fornøyd med at såpass mye av dokumentasjon forelå allerede og var lagt ut på nettsiden. Gruppen foreslår at Datavarehus-teamet samsnakker med NSD vedr beregninger som gjøres i DV-prosjektet i Tableau. Det er ønskelig å synliggjøre for brukeren å se beregningen som er brukt. b. Hvilke navn skal brukes på rapporter for å sikre unik referanse? (Nummer vs tittel) Hvilke navn skal brukes på elementer i Tableau? Er det brukervennlig å bruke databasefeltnavn fra FS eller DV? Benevnelsene brukt i DV-prosjektet i Tableau: Det første kode er en bokstavkode og forteller hvilken Tableau-datakilde som er brukt. Gruppen ble enige om at det ikke er av avgjørende betydning hvilken kode som brukes men det er viktig at rapportnavnet er en referanse som er unik. Det ligger også noen begrensninger i hvor langt navnet kan være. Gruppen vare enige om at det kan være praktisk å sette av numre GSP01 osv. På kildene bør FS-navn brukes så langt det er mulig. På rapportene brukes FS-tabellnavn der det er identisk. Der det ikke er identisk, brukes det navn fra datavarehus-databasen. Det er veldig viktig at brukere av Tableau er trygge på kildene som benyttes i DV-prosjektet i Tableau. c. Identifisere hvilke definisjoner som ikke er presise/ eller utilstrekkelige i kravspesifikasjonen (kandidat, frafall, innpassing, nettotid) Gruppen diskuterte om det er behov for et dokument som går på tvers av rapportene. Terskelen er å kunne definisjoner som brukes i FS-sammenheng. Spørsmål til STAR-gruppen: er denne formuleringen representativt for diskusjonen på møtet eller trengs det en utdypning? Ble vi enige om at det noen definisjoner trenger en presisering (unntatt bruk av hovedprogrammet)? d. Identifisere behovet for rapporter med dynamiske vs statiske data Gruppen understreket viktigheten av å ha det som en fast rutine at når data leveres ut for tredjepart må de være gjenkjennelig for institusjonene som eier de, ergo må de godkjennes av institusjonene før de utleveres. 5. Diskusjon om innhold i FS-siten Sites i Tableau er delt i to: en site for studiedata fra Datavarehus-databasen og en for studiedata direkte fra FS. Det er laget to separate siter for å bevisstgjøre brukere på hvilken datakilde som benyttes. STAR-gruppen diskuterte hva som er ønsket innhold i FS-siten. Det ble stilt følgende spørsmål til gruppen: - Er det ønskelig at det lages kilder/ekstrakter av data fra FS? Er det ønskelig at det finnes noen predefinerte rapporter? Duplikater av rapporter i FSklienten? Andre? («Ferskhet») Organisering av FS-siten med tanke på datasikkerhet Hva er det viktigste formålet for rapporter på FS-siten? (Predefinerte kontra egenutviklede fra superbrukere) Innspill fra gruppediskusjonen: - Bruker må stå fritt til å lage egne rapporter - Behovet er: kontrollrapporter ift rapportering, ad hoc statistikk. Behov for predefinerte datakilder heller enn predefinerte rapporter. Relevant å koble mot andre datakilder, andre systemer (Timeplanleggingssystem) Relevante stikkord for å jobbe videre med kilder: studenter, registreringsinfo, geografi, undervisning, vurdering, opptak. - Behov for rapporter: spørre etter en bestemt studentgruppe (for eksempel de som er semesterregistrert etter en dato, hvor mange studenter som er meldt til flere enn 3 emner, hvor mange studenter har vår institusjon mottatt fra en gitt institusjon) - - - Behovet for å lage egne spørringer med mulighet til å koble tilbake til FS (med tanke på rettinger), behovet varierende mellom institusjonene, behov for rettinger: hvordan løse det? Behov for å dele noen kilder og rapporter med andre institusjoner. Hovedprinsippet må være at institusjonene får tilgang til sine data. Gjennom FS-klienten får de det ikke. Det kan være hensiktsmesig å definere datakildene på ulike områdene. En slags tematisk inndeling. En relevant problemstilling å diskutere fremover kan være: Hvordan jobber vi med dette videre frem til den dagen vi ikke har sql tilgang til FS-basene. Viktig å være tydelig på at det ikke finnes muligheter for å tilbakeskrive Rutiner rundt publisering av rapporter på FS-siten - Innspill fra gruppediskusjonen: - Forslag til rutine: Institusjon A finner en hensiktsmessig kilde, sender den til Datavarehusteamet, Datavarehus-teamet tilgjengeliggjør den til alle 6. Rutiner for bruk av prosjektet Institusjonsrapporter Datavarehus-siten er delt opp i to prosjekter: DV-rapporter (rapporter godkjent av STAR-gruppen ) Institusjonsrapporter vil inneholde rapporter utarbeidet av superbruker ved en institusjon, som andre kan se og etter hvert legges over i DV/star-rapport-siten. Vi tar en første diskusjon på hva rutinene for dette bør være. Innspill fra gruppediskusjonen: - - En lav terskel for å dele rapporter mellom institusjonene, ikke redd for at det blir for mange rapporter, den som genererer rapporten er ansvarlig for den, den som bygger må dokumentere rapporten, skrive i tillegg (kommentarfeltet) hva bestillingen var, Fare for altfor mange rapporter – hvordan begrense? Det kan brukes kategorier, sortering. Viktig at det er en tematisk struktur. Ellers umulig å gjenbruke rapportene. Viktig å oppgi datakilde som er brukt. Oppgi hvilken institusjon som har laget rapporten. ( for eksempel UiO Høst 2017). Viktig å merke når rapporten ikke brukes lenger (utgått). Det må ikke bli arbeidskrevende å dele en rapport mellom institusjonene. Lav terskel å kontakte DV-teamet med ideer og ønsker. STAR-gruppen godkjenner, DV-teamet legger rapporten ut som en STAR-rapport. Felles styring av katalogiseringen: STAR-gruppen eier begrepsbruken i DVprosjektet og i FS-prosjektet i Tableau. Rutinemessig gjennomgang av rapportene som ligger der (f.eks etter dato for godkjenning) Det er nødvendig å skille på testmiljø (sandkassen) (gamle data?) og prodmiljø når vi jobber med å lage rapporter Ønsker å lage rapporter direkte i prodmiljø, med sjekk fra DV og STAR, Dokumentere valg som ble tatt i kvalitetssikringsprosessen Tematisk inndeling av prosjektet med institusjonsrapportene Veiledning for hvordan tittel lages må være tilgjengelig Workshop Dag 2 - STAR-gruppen testet rapporter i DV-prosjektet i Tableau med utgangspunktet i dokumentasjon som ble presentert på møte. Problemstillingene som ble tatt opp på workshopen: Utregning av aktive studenter og bruk av hovedprogram. Det ble stilt spørsmål ved beregningsmåten som er implementert i datavarehus-databasen da beregningsmåten ikke følger det STAR-gruppen anno 2012 ble enige om. «Tellere» - det ble stilt spørsmål vedrørende tidspunktet for når student starter å bli telt med på et studieprogram Beregning av antall studenter I etterkant av møtet ble det bekreftet at beregningsmåte knyttet til telling av aktive studenteri gjennomstrømningsrapportene ikke har fulgt definisjonen vedtatt i styret for FS i 2012. Den planlagte rapport-testingen ble derfor satt på hold i påvente av at dette skulle bli korrigert. Felles studentsystem Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@fsat.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970 FS-15-049 AS Referat Møte i STAR-prosjektgruppe 11.-12.05.2015 Tilstede: Forfall: Ingvild Greve, UiB (dag 2) Anne-Lise Lande (dag 1) Pål Erik Megaard, UiO Espen Dybwad Kristensen, UiT Mustafa Hussain, UiB Kjerstin Tobiassen, HiST Hans Jacob Berntsen, HiT Henrik Røneid, CK Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT Kjetil Ophus, FSAT Geir Vangen (dag 2, sak 3) Ingvild Greve, UiB (dag 1) Jon-Are Lunde, HiN Anne-Lise Lande, UiO (dag 2) Sonja Irene Dyrkorn, HiB Tid: Mandag 11.mai kl 10:00 – 15:30 Tirsdag 12.mai kl 10:00 - 15:00 Møtested: Felles studieadministrativt tjenestesenter, Forskningsveien 3b Møterom i 8.et DAG 1 1. Godkjenning av referat fra møte 19.-20.01.2015 Referatet ble godkjent. 2. Agenda for dagen Agenda ble gjennomgått og godkjent. 3. Status fra FSAT Agnethe Sidselrud orienterte. - Siden siste møte ble det foretatt en del endringer i kildene i DV-siten. Hensikten med endringene var: a.) for å justere kilden GSP til bruk for gjennomstrømningsrapporter (GSP1 og GSP4) i tråd med tidligere diskusjoner om bruk av hovedprogram i utregningen. b.) for å aggregere kildene og bidra til bedre ytelse på rapportene i Tableau. - FSAT hadde tett dialog med enkelte medlemmer fra STAR-gruppen under dette arbeidet for å teste at tallgrunnlaget for rapportene blir riktig - Det er blitt gitt tilgang til terminal server og tableau desktop til STAR-gruppen - Versjon 9.0. av Tableau er kommet og testes i utviklingsmiljø av FSAT. Det er planlagt oppgradering av testmiljøet den 19.mai (tentativ dato). Oppgraderinger innebærer fortsatt en del arbeid både for USIT-Drift og for FSAT. Det jobbes med å finne en måte å minske arbeidsomfanget som kreves ved hver oppgradering. - STAR-prosjektet ble presentert på FS-Brukerforum i Oslo 14.april 2015. FSinstitusjonene er positive og ser frem til at verktøyet tilbys sektoren. Institusjonene ønsker at flere lisenser skal tilbys fra FSAT (uten at det innebærer ekstra kostnnader) 4. Gruppearbeid Gruppe 1 Gruppen startet med gjennomgang av rapporten GSP1. Det kom ingen spesielle kommentarer til tallene i rapporten. Det ble meldt inn enkelte endringsønsker knyttet til oppsettet for filtrene og utformingen av selve rapporten. Deretter tok gruppen en gjennomgang av rapporten GST1. Dette var den rapporten institusjonene hadde brukt mest tid på å teste på forhånd. FSAT ble bedt om å se nærmere på mengden av studenter som har flere studieretter på samme studieprogram. Det ble også spilt inn samme endringsønsker til utformingen av rapporten som i GSP1. Institusjonene ga uttrykk for at den nye kilden til GST1 gjorde at tallene nå samsvarte bedre med de tallene de fikk ved uttrekk fra FS. Ved gjennomgang av GSP2 ble det fra enkelte institusjoner fremmet et ønske om å lage en utvidet versjon av GSP2 som også inneholder antall startende studenter. GSP2 begynner da å nærme seg GST1. FSAT skal se nærmere på mulighetene for en utvidet GSP2. GSP5 og GSP6 ble gjennomgått. Gruppen hadde ingen spesielle kommentarer til tallene men hadde enkelte forslag til utformingen av selve rapporten. GSP8 ble presentert som siste rapport. I den forbindelse uttrykte gruppen et ønske om og kunne vise fra kart på kommunenivå i Tableau. FSAT skal se nærmere på saken. Konklusjon og veien videre: Rapportene gir en mer korrekt bilde av tallene enn i januar. Flesteparten av STARmedlemmer synes rapportene er godt nok til å settes i produksjon nårløsningen skal piloteres ved utvalgte STAR-institusjonene. UiB melder at de ikke kan ta stilling til innhold i rapportene. FSAT ønsker at tilbakemelding på konkrete forekomster som skulle vært med i rapportene, eller ikke skulle vært med, sendes til FSAT så snart som mulig, slik at FSAT kan finne ut kilden til feilen eller differansen. Det er enighet i gruppen om at det vil være en differanse i tallgrunnlaget i DV-siten ift data tatt ut direkte fra FS, og det er viktig at kilden til differansen beskrives. De mest omfattende rapportene i DV-siten vil for eksempel ikke kunne ivareta områdene som etterutdanning, fagskoler eller forskerutdanning. Disse områdene bør få egne rapporter i Tableau. Gruppe 2 Gruppen har diskutert følgende problemstillinger: - Videreføring av samarbeid i prosjektgruppen (ekspertgruppen) Gruppen anbefaler at samarbeidet videreføres som en ekspertgruppe på lik linje med andre ekspertgrupper for FS forvaltet av FSAT. - Utrulling, kursing og opplæring, informasjon til sektoren Rapportverktøyet skal piloteres ved utvalgte STAR-institusjoner i august 2015. Deretter tilbys Tableau til sektoren. FSAT sørger for at det tilbys kursing av superbrukere og sluttbrukere som ønsker å ta Tableau i bruk. - Innmelding av endringsønsker, (forslag til nye rapporter) Det lages rutiner for håndering av endringsønsker i ekspertgruppen. - Når institusjon har laget en rapport man ønsker å dele Det lages rutiner for dette for håndtering i ekspertgruppen. - Arbeid med Tableau på institusjoner (flere datakilder) Institusjonene vil mest sannsynlig benytte Tableau mot flere datakilder enn FS. Det er viktig at institusjonene etablerer godt internt samarbeid om dette og at FSAT holder dialog med det nasjonale CRIStin-Tableau-prosjektet og UiO-UiB-økonomi-prosjektet - Antall lisenser (superbrukere) pr institusjon Gruppen ønsker at FSAT utreder kostnader ved bruk av core-lisens. - Forhold til DBH SSB (Tilstandsrapporten, se på data før rapporten offentliggjøres) Ekspertgruppen sørger for dialog med DBH for å harmonisere arbeid med statistikk og analyse ved begge organisasjonene Veien videre: Dokumentet skrevet av Gruppe 2 om disse problemstillingene vil danne grunnlag til sluttrapport fra prosjektet. Dokumentet fra gruppearbeidet sendes ut til STARgruppen som vedlegg til referatet. DAG 2 1. Oppsummering av gruppearbeid fra dag 1 Hver gruppe presenterte hovedproblemstillingene diskutert i gruppen og konklusjon og retning for det videre arbeidet. 2. Gruppearbeid Gruppe 1 Gruppen gikk gjennom forslaget laget av HiT til kilder som skal være tilgjengelig på FSsiten. Konklusjon og veien videre: FSAT lager to kilder på FS-siten: 1. Studenter med aktiv studierett, 2. Studieelementer. Kildene lages innen slutten av mai. Når FSAT har gjort dette gis STAR-gruppen mulighet til å prøve ut kildene og gi tilbakemelding og endringsønsker. Gruppe 2 Gruppen har jobbet videre med å redigere dokumentet med forslag til videre arbeid med Tableau ved FSAT og i sektoren. Veien videre: Utkast til styresak med status fra prosjektet utarbeides før 1.juni. Saken behandles i FSATstyret 10.juni Utkast til sluttrapport utarbeides før siste møte i prosjektgruppen i august. Saken behandles i FSAT-styret 9.september. Det legges opp til at prosjektet presenteres på studiesjefmøte 19.oktober. … STAR Dokumentasjon: Sammenheng mellom krav og rapporter http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/rapportoversikt-i-forhold-til-kravspesifikasjon.htm Hvordan logge inn til Tableau Server http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/rapportoversikt-i-forhold-til-kravspesifikasjon.htm Hvordan logge inn til terminalserver med Tableau Desktop http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/innlogging-til-terminalserver-med-tableau-desktop.pdf FS datavarehus http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/fs-datavarehus.pdf Gjennomstrømming i FS-marten http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/gjennomstromming-i-fs-marten.pdf Dimensjoner i FS-marten http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/dimensjoner-i-fs-marten.htm Datakilder http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/datakilder-i-tableau.htm Rapporter http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/rapportdokumentasjon-tableau.htm Source-target-mapping for dimensjoner http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/ Source-target-mapping for fakta http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/ Tableau-lenker http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/tableau-lenker.htm TABLEAU-arkitektur FS/Datavarehus Innhold TABLEAU-arkitektur FS/Datavarehus ...................................................................................................... 1 Endringshistorikk ................................................................................................................................. 2 Bakgrunn ............................................................................................................................................. 2 Tableau-plattformer ................................................................................................................................ 2 Tableau Desktop .................................................................................................................................. 2 Tableau Server ..................................................................................................................................... 2 Tableau Public ..................................................................................................................................... 2 Tableau-elementer på Tableau Server .................................................................................................... 2 Site ....................................................................................................................................................... 2 Prosjekter ............................................................................................................................................ 2 Datakilder (Data Source) ..................................................................................................................... 2 Rapporter: Arbeidsbøker og views (Workbook/Views) ...................................................................... 3 Brukere/grupper/roller/tilganger........................................................................................................ 3 Valgt arkitektur for FS og FS-mart/Datavarehus ..................................................................................... 4 Tre miljøer ........................................................................................................................................... 4 Separate siter for FS og FS-mart .......................................................................................................... 5 FS-siten ................................................................................................................................................ 5 FS-mart-siten ....................................................................................................................................... 5 Innhold i FS-mart-siten ........................................................................................................................ 5 Prosjekter ........................................................................................................................................ 5 Datakilder ........................................................................................................................................ 5 Rapporter ........................................................................................................................................ 6 Brukere/grupper.............................................................................................................................. 6 Autorisasjon til Tableau-objekter .................................................................................................... 6 Autorisasjon til data ........................................................................................................................ 7 Autentisering ................................................................................................................................... 8 Endringer som resultat av overgangen fra Discoverer til Tableau ...................................................... 8 Åpne spørsmål ..................................................................................................................................... 8 1 Endringshistorikk Dato 09.12.2014 10.12.2014 Beskrivelse Første utkast, basert på møte 03.12.2014 med Ketil og Agnethe Mindre endringer etter gjennomgang i statusmøte 9.12 Forfatter Stein Aske Stein Aske Bakgrunn FS-styret vedtok 19.mai 2014 å anskaffe Tableau som nytt analyse- og rapporteringsverktøy for institusjonene i UH-sektoren. Intensjonen var å bruke verktøyet både mot FS og Datavarehus. I perioden fra 01.09.2014 har USIT installert Tableau Server i et utviklingsmiljø og et testmiljø. Produksjonsmiljøet er planlagt etablert i løpet av desember. Dette dokumentet er todelt: Første del gir en beskrivelse av Tableau som produkt Andre del forklarer hvordan vi har implementert Tableau Tableau-plattformer Tableau Desktop Tableau Desktop er utviklerverktøyet. Man bruker dette til å lage datakilder og rapporter. Skal man dele disse elementene med andre, så publiseres de til Tableau Server. Tableau Server Tableau Server er stedet man deler datakilder og rapporter med andre. Det er her man lager felles løsninger. Tableau Public Tableau Public er et åpent nettsted der Tableau-brukere kan dele løsninger med hverandre. Brukerne bør gjøres oppmerksomme på det ansvaret de påtar seg ved å publisere løsninger til Tableau Public. Tableau-elementer på Tableau Server Site Dette er det øverste nivået på Tableau Server. Det brukes for å skille uavhengige løsninger fra hverandre. To siter deler ingen dataobjekter med hverandre, og kan sammenlignes med to databaser. Prosjekter Prosjekter fungerer som mapper. De er lagringssted for Tableaus primære objekter: Datakilder og rapporter. Prosjektene har en viktig rolle i å forenkle tilgang: Gir man brukerne tilgang til et prosjekt, så får de samme tilgang til alle underliggende objekter (datakilder og rapporter). Datakilder (Data Source) All analyse/rapportering i Tableau skjer fra Tableaus datakilder. Datakilder i Tableau er av to kategorier: 2 1. Live-kilder: Dvs man leser data fra en database, f.eks. Oracle. Datakilden inneholder da kun connectinfo (database, bruker o.l.). 2. Ekstrakt: Dataene overføres til Tableau. De struktureres og komprimeres. Hensikten er å forbedre ytelsen, slik at rapportene går raskere. Et ekstrakt som er basert på en Oracle-kilde kategoriseres som en Oracle-kilde så lenge den kan refreshes (oppdateres) fra Oracle. Et statisk ekstrakt kategoriseres som Tableau Data Extract. Man kan altså som bruker ikke se forskjell på en Live datakilde mot Oracle og et ekstrakt basert på Oracle. Rapporter: Arbeidsbøker og views (Workbook/Views) Rapporter i Tableau lagres i arbeidsbøker, som inneholder et eller flere ark (omtrent som i Excel). Et ark inneholder enten en enkel rapport eller flere rapporter satt sammen i et dashbord (dashboard). Både enkle rapporter og dashbord går under fellesbetegnelsen view i Tableau. Brukere/grupper/roller/tilganger Tableau er basert på individuelle brukere, som enten legges inn manuelt eller importeres fra eksterne kilder. Brukerne kan med fordel legges inn i brukergrupper med felles karakteristika. Hensikten er å forenkle tilgangshåndteringen. Tableau har noen standardroller med et sett av rettigheter. I tillegg kan man lage sine egne roller basert på kombinasjoner av detaljerte tilganger. Følgende roller er standardroller i Tableau: Viewer Interactor Editor Data Source Connector Data Source Editor Project Leader Publisher De detaljerte tilgangene er følgende: View Write/Web Save Delete Download/Web Save As Move Set Permissions Filter Add Comment View Comments View Summary Data View Underlying Data Export Image 3 Share Customized Web Edit Connect Data Source Tabellen nedenfor gir en oversikt over hvilke tilganger de nevnte rollene har. Tilgangstype Generelle tilganger: View Write/Web Save Delete Download/ Web Save As Move Set Permissions Arbeidsboktilganger: Filter Add Comment View Comments View Summary Data View Underlying Data Export Image Share Customized Web Edit Data Source: Connect Project: Project Leader Viewer Interactor Editor Data Data Project Publisher Source Source Leader Connector Editor x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Valgt arkitektur for FS og FS-mart/Datavarehus I det følgende beskrives den løsningen som er valgt for Tableau-anvendelse mot FS og Datavarehus (FS-mart, dvs. studiedata fra FS i Datavarehuset). Tre miljøer Det vil være 3 adskilte Tableau-miljøer, for henholdsvis utvikling, test og produksjon. Tabellen viser noen karakteristika ved disse miljøene: URL Utvikling rapport-utv.uhad.no Test rapport-tst.uhad.no Kildedatabase DV Kildedatabase FS Brukere Nettsone DVUTV FSALLDTA Sentrale utviklere 1, port 80/443 DVTST DMO-databasene Utvalgte pilotbrukere 1, port 80/443 Produksjon rapport.uhad.no (er ikke bestemt) DVPRD PRD-databasene Alle 1, port 80/443 4 Separate siter for FS og FS-mart Vi har valgt å skille FS-anvendelser fra FS-mart-anvendelser. Det innebærer at bruk av Tableau mot FS ligger i en site, mens bruk av Tableau mot FS-mart/Datavarehus ligger i en annen site. Konsekvenser av dette er blant annet: Brukere med tilgang både til FS-objekter og FS-mart-objekter må logge seg inn i FS-siten for å se FS-kilder/FS-rapporter. Tilsvarende må de logge seg inn i FS-mart-siten for å se kilder/rapporter basert på FS-mart/Datavarehus. Det vil ikke være mulig å lage rapporter som går på tvers av de to sitene. FS-siten Dette vil være en sentral site for utvikling av FS-rapporter. Hvilke rapporter det som skal utvikles er foreløpig ikke avklart. Resten av dette dokumentet beskriver derfor FS-mart/Datavarehus. FS-mart-siten FS-mart utgjør den delen av datavarehuset som inneholder studiedata. FS-data i DV består av to hoveddeler: FS-replika: Kopier av utvalgte FS-tabeller. De har eksakt samme struktur og innhold som i FS. Ingen brukere har tilgang til FS-replika. FS-mart: Tilsvarende data som i replika, men strukturert for analyse og rapportering, dvs i form av fakta- og dimensjons-tabeller. Det er denne marten som eksponeres for brukerne. Slik har det vært i Discoverer og det samme vil gjelde for Tableau. I FS-mart er det meste av person-ID-er fjernet, slik som fødselsnummer (fødselsdato/personnummer) og navn. De eneste elementene som kan identifisere studenter i FS-marten, er studentnummer og personløpenummer. Kun personer med tilgang til FS vil være i stand til å knytte disse nummerne til de faktiske personene, med fødelsnummer og navn. DV-gruppa har tidligere gjort risikoanalyser på datainnholdet i Datavarehuset. Det er ikke funnet dataelementer som er sensitive i henhold til Datilsynet/Personopplysningsloven. Likevel kan det være data som er beskyttelsesverdige. Slike data finnes primært i FS-replika, som altså er utilgjengelig for sluttbrukerne. Innhold i FS-mart-siten Prosjekter Siten inneholder i utgangspunktet to prosjekter: DV-rapporter – inneholder datakilder og rapporter utviklet av DV-gruppa Institusjonsrapporter – inneholder rapporter utviklet av superbrukere ved institusjonene Datakilder Siten vil inneholde 20-30 datakilder. Hver av disse består typisk av en stjernemodell fra FS-martens datamodell. For eksempel inneholder datakilden VPR_Vurderingsprotokoll kombinasjonen av faktatabellen FAK_VURDERINGSPROTOKOLL og ca 30 dimensjoner. 5 Samtlige datakilder utvikles og vedlikeholdes av DV-gruppa sentralt. Institusjonenes brukere vil ikke ha rettigheter til å opprette datakilder under denne siten. Datakildene vil være Tableau-ekstrakter som inneholder data. De vil bli oppdatert (refreshed) hver lørdag i etterkant av overføring fra FS til Datavarehuset. Å overvåke disse blir en del av DV-gruppas applikasjonsdrift (DV-gruppa har en vaktordning som påser at alle overføringsjobber er gått OK). Rapporter Siten vil inneholde mange titalls rapporter, avhengig av etterspørselen fra brukermiljøene. Disse vil i hovedsak være utviklet av DV-gruppa sentralt. Superbrukere ved institusjonene vil også kunne lage rapporter, men disse vil ligge under et eget prosjekt for å hindre sammenblanding med de sentralt utviklede rapportene. Brukere/grupper Brukerne vil tilhøre en av følgende 3 grupper: sluttbrukere: Skal kun ha lesetilgang til rapportene via browser superbukere: Kan også lage rapporter. De vil kunne bruker Tableau Desktop til dette. systemadministratorer: Sentrale DV-utviklere. Kan lage datakilder og rapporter. Dessuten administrere brukere/grupper og tilganger. Autorisasjon til Tableau-objekter Tilgang til objekter i Tableau (dvs. datakilder og rapporter) skjer via prosjektene. Hver av de 3 gruppene gis ulik tilgang til prosjektene. Følgende tabell viser hvilke tilganger gruppene vil ha: Prosjekt sluttbrukere DV-rapporter Lesetilgang til datakilder og rapporter Lesetilgang til datakilder og rapporter Alle rettigheter superbrukere systemadministratorer Institusjonsrapporter Lesetilgang til rapporter Skrivetilgang til datakilder og rapporter Alle rettigheter Det har vært foreslått å begrense institusjonenes mulighet for å publisere datakilder. Dette lar seg ikke gjøre uten å frata dem enhver publiseringsmulighet: Tableau skiller ikke mellom publisering av rapporter og datakilder. Dette er en svakhet i produktet som vi bør be Tableau rette opp. I mellomtiden kan vi etablere en rutine som gjør en av følgende: DV-gruppa lager retningslinjer for hvordan datakilder utviklet av institusjonene skal se ut. All utvikling av datakilder utføres av DV-gruppa på forespørsel fra institusjonene. Tabellen nedenfor viser detaljert hvilke tilganger brukerne har: Tilgangstype Generelle tilganger: View Sluttbruker i prosjekt DVrapporter Sluttbruker i prosjekt Institusjonsrapporter Superbruker i prosjekt DVrapporter Superbruker i prosjekt Institusjonsrapporter x x x x 6 Write/Web Save Delete Download/ Web Save As Move Set Permissions Arbeidsboktilganger: Filter Add Comment View Comments View Summary Data View Underlying Data Export Image Share Customized Web Edit Data Source: Connect Project: Project Leader x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Autorisasjon til data Alle data fra FS-marten kopieres inn i Tableau i form av ekstrakter. Brukerne vil ikke ha tilgang til DVdatabasene. Hver datakilde i siten vil inneholde data for en rekke FS-institusjoner. For å sikre korrekt tilgang til data har vi utviklet en VPD-lignende funksjonalitet. Denne består av 2 elementer: En tilgangstabell som knytter brukerne til sin/sine institusjoner (denne ligger i DV-databasen) En Tableau-funksjon som kontrollerer brukeren mot tilgangstabellen Hver kilde må inneholde kombinasjonen av disse to elementene for at tilgangshåndteringen skal virke. Tilgangstabellen joines med primærtabellene i hver kilde. Tableau-funksjonen legges inn som et kildefilter. Effekten av dette er at brukerne bare får se rader med eget institusjonsnummer på. Tilgangstabellen ser slik ut: Institusjonsnr Bruker1 150 per@nih.no 184 ola@uib.no 185 marit@uio.no osv. Bruker2 paal@nih.no kari@uib.no hans@uio.no Bruker3 Bruker4 kjell@uib.no anne@uio.no birger@uio.no Bruker5 I første omgang er det tatt høyde for at hver institusjon kan ha inntil 5 brukere. Hvis/når dette blir for lite, må tilgangstabellen og kontrollfunksjonen utvides. Brukere som ikke ligger inne i tilgangstabellen vil få opp tomme rapporter. Endringer i tilgangstabellen vil ha effekt ved neste overføring til Tableau (lørdag kveld). Ved behov kan overføring gjøres ad hoc. 7 Autentisering Pålogging til Tableau Server skjer ved hjelp av FEIDE, som følger SAML 2.0-protokollen. Brukernavn i Tableau må samsvare med FEIDE-bruker inkludert institusjonstilhørighet (f.eks. steiaske@uio.no). Endringer som resultat av overgangen fra Discoverer til Tableau Slik Discoverer-løsningen er implementert er hver institusjon gitt 3 databasebrukere i DV-databasen: bruker leder super Dette er egentlig tre roller som fungerer som fellesbrukere innenfor en institusjon. Hvis en institusjon har 5 brukere så vil disse dele samme databasebruker/passord. Med Tableau vil alle brukere ha hver sin personlige bruker. Innlogging/passord håndteres av FEIDE. Dette vil være en langt bedre/tryggere løsning enn dagens løsning. Når Discoverer ikke lenger er i bruk, kan databasebrukerne i DV-databasene fjernes. Man vil da ikke lenger ha brukerinnlogging i DV-databasene. Dette gjelder brukere i FS-marten. Åpne spørsmål Nr 1 2 3 4 Beskrivelse Økonomi-enhetene ved UIO og UIB vurderer å ta i bruk Tableau. Det gjør også Cristin-sekretariatet. Pr i dag er det ikke tatt stilling til hvordan slik bruk eventuelt skal samordnes med FS/FS-mart. Dette må utredes nærmere hvis nevnte enheter bestemmer seg for å bruke Tableau. URL/navn på produksjonsmiljøet er ikke bestemt. Status Åpen Åpen 8 Institusjonene som ønsker å ta Tableau i bruk Campus Kristiania (FS02) Diakonhjemmet Høgskole (FS05) Fjellhaug Internasjonale Høgskole (FS02) Høgskolen i Bergen (FS03) Høgskolen i Buskerud og Vestfold (FS01) Høgskolen i Harstad (FS05) Høgskolen i Hedmark (FS04) Høgskolen i Molde (FS03) Høgskolen i Nord-Trøndelag (FS04) Høgskolen i Oslo og Akershus (FS02) Høgskolen i Sør-Trøndelag (FS04) Høgskolen i Telemark (FS01) Høgskolen i Østfold (FS01) Kunst- og designhøgskolen i Bergen (FS03) Lovisenberg diakonale høgskole (FS05) Misjonshøgskolen (FS03) NLA Høgskolen (FS03) Norges handelshøyskole Norges Teknisk-Naturvitenskapelige universitet (FS07) Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (FS01) Universitetet i Agder (FS01) Universitetet i Bergen Universitetet i Nordland (FS05) Universitetet i Oslo Universitetet i Stavanger (FS03) UiT Norges arktiske universitet (FS06)
© Copyright 2024