innkalling til ekstraordinær generalforsamling i targovax as org nr
(OFFICE TRANSLATION) INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERALFORSAMLING GENERAL MEETING I OF TARGOVAX AS TARGOVAX AS ORG NR 996 162 095 REG NO 996 162 095 Den 14. september 2015 kl 15.00 avholdes det An extraordinary general meeting of Targovax AS (the ekstraordinær generalforsamling i Targovax AS “Company”) will be held on 14 September 2015 at (”Selskapet”) i Selskapets lokaler i Vollsveien 6, 15:00 hours (CET) at the Company’s offices in 1366 Lysaker. Vollsveien 6, 1366 Lysaker. Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, The general meeting will be opened by the chairperson Jónas Einarsson. of the board of directors, Jónas Einarsson. Til behandling foreligger: The following is on the agenda: 1 1 VALG AV MØTELEDER ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF THE MEETING 2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG 2 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA 3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN DAGSORDEN 3 4 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN THE MINUTES TOGETHER WITH THE SAMMEN MED MØTELEDER CHAIRPERSON OMDANNELSE AV SELSKAPET TIL 4 CONVERSION OF THE COMPANY INTO A ALLMENNAKSJESELSKAP, NYTT NORWEGIAN PUBLIC LIMITED SELSKAPSNAVN OG COMPANY, NEW COMPANY NAME AND VEDTEKTSENDRINGER AMENDMENTS OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION Som tidligere annonsert har Selskapet til hensikt å As previously announced, the Company intends to gjennomføre en børsnotering av Selskapets aksjer carry out a stock exchange listing of its shares within innen 12 måneder etter gjennomføring av den rettede 12 months following the completion of the private emisjonen 9. juli 2015. placement on 9 July 2015. I den forbindelse er det en rekke selskapsbeslutninger In this respect, there is a number of corporate som må fattes for å forberede og tilpasse Selskapet til resolutions that must be made in order for the de krav og anbefalinger som gjelder for et selskap Company to be prepared for and comply with the som har søkt notering eller er notert på Oslo Børs i requirements and recommendations applicable to a henhold til opptaksreglene til Oslo Børs, company having applied for listing or being listed on verdipapirhandelloven, allmennaksjeloven, Norsk the Oslo Stock Exchange pursuant to the Oslo Stock anbefaling for eierstyring og selskapsledelse og øvrige Exchange’s listing rules, the Norwegian Securities relevante lover, regler og anbefalinger. På denne Trading Act, the Norwegian Public Limited Companies bakgrunn foreslår styret de vedtak som fremgår av Act, the Norwegian Code of Practice for Corporate punkt a) til d) nedenfor, og at det stemmes over disse Governance and other applicable laws, rules and vedtakene under ett: recommendations. On this basis, the Board of Directors (the “Board”) proposes the resolutions set out under item a) to d) below, and that these resolutions are voted on as one matter: a) Styret foreslår at Selskapet omdannes til et a) The Board proposes that the Company is converted into a Norwegian public limited company. allmennaksjeselskap. En omdanning fra aksjeselskap til A conversion from a Norwegian private limited allmennaksjeselskap har blant annet følgende company into a Norwegian public limited company virkninger: have, inter alia, the following effects: - Aksjekapitalen må minst være NOK - 1 000 000; - - The share capital must be at least NOK 1,000,000; Innkallingsfrist til generalforsamling må være - The notice period for general meetings must minst to uker (tre uker fra aksjene tas opp til be at least two weeks (three weeks with effect notering); from a listing); - Styret må ha minst tre medlemmer og det er The Board must consist of at least three krav om representasjon av begge kjønn i members, and there are requirements relating styret; to representation of both genders on the Board; - Selskapet må ha daglig leder; - The company must have a managing director; - Aksjene vil når vedtektene ikke bestemmer - The shares will be freely transferable unless annet være fritt omsettelige; otherwise is provided for in the articles of association; - - Selskapet vil kunne tilby sine aksjer til - The Company may carry out a public offering of its shares; allmennheten; Det vil gjelde strengere krav ved - Stricter requirements will apply with respect to tingsinnskudd, transaksjoner med nærstående contribution in kind, transactions with related og ved fusjon og fisjon; og parties, as well as mergers and demergers; and - - Regnskapsmessig vil Selskapet måtte følge The Company must comply with the reglene for store foretak, jf regnskapsloven § accounting rules for large enterprises, cf 1-5. Section 1-5 of the Norwegian Accounting Act. Det er etter styrets syn hensiktsmessig at omdanning It is in the view of the Board practical that the besluttes av den ekstraordinære generalforsamlingen conversion is resolved by this extraordinary general den 14. september 2015 selv om datoen for en meeting on 14 September 2015 even if the date for a børsnotering ikke er fastsatt. stock exchange listing has not been determined. b) Styret foreslår at Selskapets navn endres til b) The Board proposes that the Company’s name is changed to “Targovax ASA”. ”Targovax ASA”. c) Som følge av omdanningen og navneendringen c) As a result of the conversion and name change foreslår styret at vedtektenes § 1 endres til å lyde above, the Board proposes that Section 1 of the som følger: articles of association is amended to read as follows: d) ”Selskapets navn er Targovax ASA. Selskapet er d) “The company’s name is Targovax ASA. The et allmennaksjeselskap.” e) Styret foreslår at Selskapet skal tilby nye aksjer company is a public limited liability company.” e) The Board proposes that following the conversion, til allmennheten etter omdannelsen. the Company shall offer new shares to the public. Åpningsbalanse per 31. juli 2015 med erklæring fra An opening balance sheet as per 31 July 2015 with revisor og redegjørelse fra uavhengig sakkyndig er auditor’s statement and a statement from an inntatt som henholdsvis Vedlegg 1 og Vedlegg 2 til independent expert are attached as Appendix 1 and innkallingen. Appendix 2, respectively, to the notice. 5 5 STYREVALG Selskapet har per i dag et styre med 6 medlemmer. ELECTION OF A NEW BOARD There are currently 6 members on the Board. In order For at styret skal ha en hensiktsmessig størrelse og for the Board to have a practical size and a en sammensetning som tilfredsstiller de krav og composition that complies with the requirements and anbefalinger som det vises til ovenfor, foreslås det at recommendations referred to above, it is proposed det velges et nytt styre i Selskapet. Forslag til that a new Board is appointed. Proposal for candidates kandidatene til nytt styre vil senest bli presentert på to such new Board will at the latest be presented at generalforsamlingen. the general meeting. 6 6 VEDTEKTSENDRINGER AMENDMENTS OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION Styret foreslår at Selskapets vedtekter, i henhold til The Board proposes that the Company’s articles of ovenstående forslag til vedtak og for øvrig for å gjøre association, in accordance with the above proposals de nødvendige tilpasninger i forbindelse med den and in order to implement the amendments required mulige børsnoteringen, erstattes i sin helhet av for the contemplated listing, be replaced by the forslaget til nye vedtekter vedlagt denne innkallingen proposal for new articles attached to this notice as som Vedlegg 3. Appendix 3. 7 7 FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR PROPOSAL FOR CHARTER FOR THE VALGKOMITÉ OG KANDIDATER TIL NOMINATION COMMITTEE AND CANDIDATES TO THE NOMINATION VALGKOMITEEN COMMITTEE Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar The Board proposes that the general meeting adopts retningslinjene for valgkomiteen som er inntatt i the charter for the nomination committee attached as Vedlegg 4 til innkallingen. Appendix 4 to this notice. Som medlemmer av valgkomiteen er følgende The following candidates have been proposed as kandidater foreslått: members of the nomination committee: Johan Christenson (leder) (valgt for perioden frem til ordinær generalforsamling 2016). period until the annual general meeting in Anders Tuv (valgt for perioden frem til ordinær generalforsamling 2016). 2016) Anders Tuv (elected for a period until the Ludvik Sandnes (elected for a period until the Ludvik Sandnes (valgt for perioden frem til ordinær generalforsamling 2016). Johan Christenson (chairperson) (elected for a annual general meeting in 2016). annual general meeting in 2016). 8 FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE 8 AUTHORISATION TO THE BOARD TO AKSJEKAPITALEN I TILKNYTNING TIL INCREASE THE SHARE CAPITAL IN INSENTIVORDNINGER CONNECTION WITH SHARE INCENTIVE ARRANGEMENTS Etter styrets syn er en konkurransedyktig og The Board is of the view that a competitive and market markedsorientert opsjonsordning et sentralt oriented option scheme is a key element in the virkemiddel i arbeidet for å rekruttere og beholde recruitment and retention of key employees, and the nøkkelmedarbeidere, og styret har derfor vedtatt at Board has therefore resolved that a new option det skal etableres en ny opsjonsordning for å program shall be established to honour existing honorere eksisterende opsjoner og tildele nye options and to grant new options. New options are opsjoner. Nye opsjoner tildeles etter følgende granted in accordance with the following main hovedelementer: elements: - - Rammen for opsjonsordningen skal være inntil 10 % av selskapets aksjekapital The size of the option program shall be up to 10% of the share capital in the Company - Opsjoner vil bli tildelt på årlig basis - Options shall be granted on an annual basis - Utøvelseskursen skal fastsettes av styret, og vil - The strike price shall be determined by the Board, - normalt tilsvare markedskursen ved tildeling av and will normally be equal to the market price at opsjonene. Frem til en børsnotering av selskapets the time of option grant. Until an IPO of the aksjer vil markedskursen i hovedregel bli satt til Company, the market price will as a main rule be den aksjekursen som ble benyttet i siste set at the share price applied in the last financing finansieringsrunde før tildeling av opsjonene round prior to the option grant Opsjonene vil være opptjent etter fire år fra - The options will vest after four years from grant - New options may be granted to employees of the tildeling - Nye opsjoner kan tildeles ansatte i Selskapet og dets datterselskaper og konsulenter For å legge forholdene til rette for etablering av et Company and its subsidiaries and consultants In order to facilitate an option program based on the opsjonsprogram basert på det ovenstående, foreslår above, the Board proposes that the Board is granted styret at det gis en fullmakt til å forhøye an authorisation to increase the share capital of the aksjekapitalen i selskapet. På ekstraordinær Company. At the extraordinary general meeting held generalforsamling avholdt 11. februar 2015 ble styret on 11 February 2015 the Board was granted an tildelt fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil authorisation to increase the share capital of the NOK 75 000. Styret foreslår at denne fullmakten Company by up to NOK 75,000. The Board proposes erstattes med en fullmakt til å forhøye aksjekapitalen that such authorisation is replaced by an authorisation med et beløp tilsvarende inntil 10 % av aksjekapitalen to increase the share capital by an amount equal to i Selskapet. 10 % of the share capital of the Company. Det foreslås at fullmaktens størrelse tilsvarer 10 % av The Board proposes that the size of the authorisation selskapets aksjekapital. For å ta høyde for fremtidige shall be 10% of the Company’s share capital. In order kapitalforhøyelser foreslår styret at fullmakten skal to take into account future share issuances, the Board være på det laveste av (a) NOK 500 000 og (b) 10 % proposes that the authorisation shall be up to the av aksjekapitalen i Selskapet. lower of (a) NOK 500,000 and (b) 10% of the share capital of the Company. Styret vil ved behov be generalforsamlingen om at The Board will when necessary request the general fullmakten utvides og fornyes, slik at rammene for meeting to increase and extend the authorisation in opsjonsordningen til enhver tid er 10 % av order to allow for an option program of up to 10% of aksjekapitalen. the share capital at any time. Da fullmakten skal benyttes til å utstede aksjer til As the authorisation shall be used in connection with opsjonsinnehavere, foreslås det at styrefullmakten gir issuance of shares to option holders, the Board styret mulighet til å fravike aksjonærenes fortrinnsrett proposed that it be authorised to deviate from the til tegning og tildeling av nye aksjer. shareholders’ preferential right to subscribe for and be allotted new shares. Styret foreslår på denne bakgrunn at Based on the above, the board of directors proposes generalforsamlingen treffer følgende vedtak: that the general meeting passes the following resolution: (i) I henhold til aksjeloven § 10-14 gis styret (i) Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital Private Limited Companies Act, the Board is med inntil det laveste av (a) NOK 500 000 og granted an authorisation to increase the (b) 10 % av aksjekapitalen i Selskapet. Company’s share capital by up to the lower of (a) NOK 500,000 and (b) 10% of the share capital of the Company. (ii) (iii) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære (ii) The authorisation is valid until the Company’s generalforsamling i 2016, likevel ikke lenger annual general meeting in 2016, but no longer enn til 30. juni 2016. than 30 June 2016. Aksjonærenes fortrinnsrett til de nye aksjene (iii) etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes. The shareholders’ preferential right to the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Private Limited Companies Act may be deviated from. (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot (iv) The authorisation does not comprise share innskudd i andre eiendeler enn penger mv, jf capital increases against contribution in kind, cf aksjeloven § 10-2. Section 10-2 of the Norwegian Private Limited Companies Act. (v) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved (v) The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers fusjon etter aksjeloven § 13-5. pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Private Limited Companies Act. (vi) Fra tidspunktet for registrering i (vi) From the time of registration of this Foretaksregisteret erstatter denne fullmakten authorisation in the Norwegian Register of styrefullmakten til å forhøye aksjekapitalen Business Enterprises, this authorisation shall som styret ble tildelt på ekstraordinær replace the authorisation to increase the share generalforsamlingen den 11. februar 2015. capital granted to the Board at the extraordinary general meeting held on 11 February 2015. *** *** Kopi av seneste årsregnskap, årsberetning og Copies of the latest annual accounts, directors’ report revisjonsberetning er utlagt på Selskapets kontor for and auditor’s report are available at the offices of the gjennomsyn. Company. Etter seneste balansedag, 30. juni 2015, er det Since the latest balance sheet date, 30 June 2015, the inntruffet følgende som er av vesentlig betydning for following has occurred that may have a material selskapets stilling: significance to the Company’s position: Selskapet gjennomførte oppkjøpet av Oncos The Company completed the acquisition of Therapeutics Oy 2. juli 2015. Transaksjonen Oncos Therapeutics Oy on 2 July 2015. The var strukturert som et aksjebytte hvor transaction was structured as a share for share Selskapet utstedte 9 429 404 nye aksjer til exchange whereby the Company issued aksjonærene i Oncos Therapeutics Oy som 9,429,404 new shares to the shareholders of vederlag. Oncos Therapeutics Oy as consideration. Selskapet gjennomførte en rettet emisjon på NOK 200 millioner 9. juli 2015. The Company completed a NOK 200 million private placement on 9 July 2015. 7. september 2015 / 7 September 2015 På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of Targovax AS ____________________ Jónas Einarsson (styrets leder/chairperson) VEDLEGG: 1 Åpningsbalanse per 31. juli 2015 med APPENDICES: 1 Opening balance sheet as per 31 July 2015 with auditor’s statement revisors erklæring 2 Redegjørelse fra uavhengig sakkyndig 2 Statement from independent expert 3 Forslag til nye vedtekter 3 Proposed new articles of association 4 Forslag til retningslinjer for valgkomiteen 4 Proposal for charter for the nomination committee 5 Påmeldings- og fullmaktsskjema til ekstraordinær generalforsamling på norsk 6 Påmeldings- og fullmaktsskjema til ekstraordinær generalforsamling på engelsk 5 Registration and proxy form to the extraordinary general meeting in Norwegian 6 Registration and proxy form to the extraordinary general meeting in English Vedlegg 1 / Appendix 1 ÅPNINGSBALANSE PER 31. JULI 2015 MED REVISORS ERKLÆRING / OPENING BALANCE SHEET AS PER 31 JULY 2015 WITH AUDITOR’S STATEMENT TARGOVAX ASA STATEMENT OF FINANCIAL POSITION IFRS 31.07.2015 Investment in subsidiaries Office furnitures Total non-current assets 235 735 100 148 579 235 883 679 Trade and other receivables Loan to subsidiaries 9 738 735 17 895 800 Cash and cash equivalents 211 443 848 Total current assets 239 078 383 TOTAL ASSETS 474 962 062 Shareholders equity Share capital Share premium reserve Other reserves Retained earnings Total equity 2 685 881 522 317 037 2 419 362 -59 222 313 468 199 967 Short-term liabilities Trade and other payables Accrued public charges Other short-term liabilities Total Liabilities 2 950 514 1 206 447 2 605 134 6 762 095 TOTAL EQUITY AND LIABILITIES 474 962 062 Lysaker, 27 August 2015 Robert Burns Board member Johan Christenson Board member _______________ Jonas Einarsson Chairperson of the Board ______________ Per Samuelsson Board member _______________ Gunnar Gårdemyr CEO ________________ Lars Lund-Roland Board member Robert Burns Board member Bente-Lill Bjerkelund Romøren Board member Johan Christenson Board member Targovax ASA Notes to the opening balance Note 1 – basis for preparation The opening balance as of 31 July 2015 concerns the conversion to a public limited company for Targovax AS and is in accordance with the International Financial Reporting Standards as adopted by EU. The opening balance shows how the balance for Targovax AS will appear at the conversion to a public limited company. The opening balance is based on the continuity method, hence the opening balance is based on the book values from Targovax AS as of 31 July 2015. Please see the financial statement for a more detailed description of the accounting policies. The financial information used in the preparation is unaudited. TARGOVAX ASA ÅPNINGSBALANSE IFRS 31.07.2015 Investeringer i datterselskap Inventar Sum anleggsmidler 235 735 100 148 579 235 883 679 Kunde- og andre kortsiktige fordringer Lån til datterselskap 9 738 735 17 895 800 Bankinnskudd 211 443 848 Sum omløpsmidler 239 078 383 SUM EIENDELER 474 962 062 Egenkapital Aksjekapital Overkurs Annen egenkapital Opptjent egenkapital Sum egenkapital 2 685 881 522 317 037 2 419 362 -59 222 313 468 199 967 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld 2 950 514 1 206 447 2 605 134 6 762 095 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 474 962 062 Lysaker, 27 August 2015 Robert Burns Styremedlem (Sign) _______________ Jonas Einarsson Styrets leder (Sign) ________________ Lars Lund-Roland Styremedlem (Sign) Johan Christenson Styremedlem (Sign) ______________ Per Samuelsson Styremedlem (Sign) Bente-Lill Bjerkelund Romøren Styremedlem (Sign) Gunnar Gårdemyr Daglig leder (Sign) Robert Burns Styremedlem (Sign) Johan Christenson Styremedlem (Sign) Targovax ASA Noteopplysninger åpningsbalanse Note 1 – grunnlag for utarbeidelse Åpningsbalansen per 31. juli 2015 gjelder omdanning fra foretaksform AS til ASA for Targovax AS og er satt opp i samsvar med International Financial Reporting Standards som fastsatt av EU. Åpningsbalansen viser hvordan balansen til Targovax AS vil fremstå ved omdanning til ASA. Regnskapsmessig kontinuitet er lagt til grunn ved utarbeidelsen, og åpningsbalansen er følgelig basert på regnskapstall for Targovax AS per 31. juli 2015. For ytterligere beskrivelse av regnskapsprinsippene henvises det til årsregnskapet. Den finansielle informasjonen som er benyttet ved sammenstillingen er ikke revidert. Vedlegg 2 / Appendix 2 REDEGJØRELSE FRA UAVHENGIG SAKKYNDIG / STATEMENT FROM INDEPENDENT EXPERT Vedlegg 3 / Appendix 3 FORSLAG TIL NYE VEDTEKTER / PROPOSED NEW ARTICLES OF ASSOCIATION (OFFICE TRANSLATION) §1 VEDTEKTER ARTICLES OF ASSOCIATION for for TARGOVAX ASA TARGOVAX ASA Sist endret [14]. september 2015 Last amended [14] September 2015 Foretaksnavn §1 The name of the company Selskapets navn er Targovax ASA. The company’s name is Targovax ASA. Selskapet er et allmennaksjeselskap. The company is a public limited liability company. §2 §3 Forretningskontor §2 Registered office Selskapets forretningskontor er i The company’s registered office is in Bærum kommune. Bærum municipality. Virksomhet §3 Object The business of the company shall Selskapets virksomhet skal omfatte salg og utvikling av biomedisinske comprise the sale and development of produkter og tjenester. Formålet kan biomedical products and services. This fremmes ved deltakelse i eller object can be pursued through samarbeid med andre foretak i inn- og participation in or collaboration with utland. other enterprises in Norway and abroad. §4 Aksjekapital §4 Selskapets aksjekapital er kr Share capital The company’s share capital is NOK 2 685 880,80 fordelt på 26 858 808 2,685,880.80 divided between aksjer hver pålydende kr 0,10. 26,858,808 shares, each with a Selskapets aksjer skal være registrert nominal value of NOK 0.10. The i VPS. company’s shares shall be registered in the Norwegian Central Securities Depository (VPS). §5 Styre §5 Board of directors Selskapets styre består av inntil 8 The company’s board of directors shall styremedlemmer etter consist of up to 8 members as decided generalforsamlingens nærmere by the general meeting. beslutning. §6 Valgkomité §6 Nomination committee Selskapet skal ha en valgkomité. The company shall have a nomination Komiteen skal bestå tre medlemmer. committee. The nomination committee Flertallet av medlemmene skal være shall consist of three members. A uavhengig av styret og den daglige majority of the members shall be ledelse. Valgkomiteens medlemmer, independent of the board of directors herunder valgkomiteens leder, velges and the management. The members av generalforsamlingen for ett år av of the nomination committee, gangen. including the chairperson, will be elected by the general meeting for a term of one year. Valgkomiteen avgir innstilling til The nomination committee shall give generalforsamlingen til valg av recommendations for the election of aksjonærvalgte medlemmer til styret shareholder elected members of the og medlemmer til valgkomiteen, samt board of directors and the members of godtgjørelse til styrets medlemmer og the nomination committee, and valgkomiteens medlemmer. remuneration to the members of the Godtgjørelse til medlemmene av board of directors and the members of valgkomiteen fastsettes av the nomination committee. The generalforsamlingen. remuneration to the members of the Generalforsamlingen kan fastsette nomination committee is determined instruks for valgkomiteen. by the general meeting. The general meeting may adopt instructions for the nomination committee. §7 Signatur §7 Signature Selskapets firma tegnes av styrets The chair of the board and one leder og et styremedlem i fellesskap. member of the board are jointly Styret kan meddele prokura. authorised to sign on behalf of the company. The board may grant powers of procuration. §8 Generalforsamling Dokumenter som gjelder saker som §8 General meeting Documents relating to matters to be skal behandles i selskapets dealt with by the company’s general generalforsamling, herunder meeting, including documents which dokumenter som etter lov skal inntas i by law shall be included in or attached eller vedlegges innkallingen til to the notice of the general meeting, generalforsamlingen, trenger ikke do not need to be sent to the sendes til aksjonærene dersom shareholders if such documents have dokumentene er tilgjengelige på been made available on the company’s selskapets hjemmeside. En aksjonær website. A shareholder may kan likevel kreve å få tilsendt nevertheless request that documents dokumenter som gjelder saker som which relates to matters to be dealt skal behandles på with at the general meeting, are sent generalforsamlingen. to him/her. På den ordinære generalforsamlingen The annual general meeting shall skal følgende spørsmål behandles og address and resolve the following avgjøres: matters: 1. Godkjennelse av årsregnskapet og 1. Approval of the annual report and årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. 2. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen. accounts, including distribution of dividend 2. Any other matters which are referred to the general meeting by law or the articles of association. Aksjonærer kan avgi sin stemme The shareholders may cast their votes skriftlig, herunder ved bruk av in writing, including through electronic elektronisk kommunikasjon, i en communication, in a period prior to periode før generalforsamlingen. the general meeting. The board of Styret kan fastsette nærmere directors can establish specific retningslinjer for slik guidelines for such advance voting. forhåndsstemming. Det skal fremgå The established guidelines must be av generalforsamlingsinnkallingen stated in the notice of the general hvilke retningslinjer som er fastsatt. meeting. Styret kan beslutte at aksjonærer som The board of directors may decided vil delta på generalforsamlingen må that shareholders who want to meddele dette til selskapet innen en participate in the general meeting bestemt frist som ikke kan utløpe must notify the company thereof tidligere enn tre dager før within a specific deadline that cannot generalforsamlingen. expire earlier than three days prior to the general meeting. Vedlegg 4 / Appendix 4 FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN / PROPOSAL FOR CHARTER FOR THE NOMINATION COMMITTEE CHARTER FOR THE NOMINATION COMMITTEE 1 1.1 COMPOSITION The Nomination Committee shall consist of three members. The Nomination Committee itself shall nominate candidates for election to the Nomination Committee and the members of the Nomination Committee shall be elected by the general meeting, including the Chairperson. The majority of the members shall be independent of the board of directors (the “Board”) and the executive management. 1.2 Each member of the Nomination Committee shall act for one year, or until such member’s replacement is appointed in accordance with this Section 1.3. 1.3 Any vacancies on the Nomination Committee resulting from death, resignation, removal or other cause shall be filled by the affirmative vote of a majority of the remaining members of the Nomination Committee then in office, even if less than a quorum of the Nomination Committee. Any replacement member of the Nomination Committee appointed in accordance with the preceding sentence shall hold office for the remainder of the term of the member for whom the vacancy is being filled. 2 MEETINGS 2.1 Meetings of the Nomination Committee shall be convened by the Chairperson of the committee. 2.2 Each of the members of the Nomination Committee has the right to demand that a meeting be convened. The Chairperson of the Nomination Committee decides the meeting format. 2.3 The Nomination Committee decides to which degree the Chairperson of the Board, the Company’s CEO or others can participate in the Nomination Committee’s meetings. However, each year, both the CEO (or a member of the executive management of the Company at the direction of the CEO) and the Chairperson of the Board shall be invited to participate in at least one meeting of the Nomination Committee. The Nomination Committee constitutes a quorum when all members have been given the opportunity to participate and half or more of the committee’s members do participate. In case of an equal vote, the Chairperson has the casting vote. 2.4 Minutes shall be taken of the committee meetings. The minutes shall be signed by the participating members. 3 DUTIES AND RESPONSIBILITIES 3.1 The duties of the Nomination Committee are to: • Submit a recommendation to the general meeting relating to the election of members and deputy members to the Board; • Submit a recommendation to the general meeting for compensation of members and deputy members of the Board; • Submit a recommendation to the general meeting relating to the election of members to the Nomination Committee; and • Submit a recommendation to the general meeting for compensation of members of the Nomination Committee. 4 4.1 PROCEDURES The Nomination Committee’s recommendations for candidates to the Board must at all times satisfy the requirements relating to the composition of the Board laid down in applicable legislation and regulations of any stock exchanges on which the Company’s shares are listed. 4.2 In its work, the Nomination Committee must take into account the recommendations relating to the composition of the Board and Nomination Committee given in the Norwegian Code of Practice on Corporate Governance, and any other relevant recommendations relating to corporate governance. 4.3 The Nomination Committee may contact shareholders, members of the Board, the management and external advisers. Shareholders shall be given the opportunity to propose Board member candidates to the Nomination Committee. 4.4 The Nomination Committee shall contact the Company’s two largest shareholders, as registered in the VPS on 1 November each year, and request such shareholders to each propose a candidate to be appointed as a member of the Nomination Committee. If any candidates are proposed by such shareholders, the Nomination Committee shall include those candidates among the three candidates in the recommendation to the general meeting for election of members to the Nomination Committee. 4.5 The Nomination Committee shall give weight to the proposed candidates’ experience, qualifications, and their capacity to serve as officers of the Company in a satisfactory manner. Emphasis will also be given to ensuring reasonable representation in terms of gender and background, and to ensuring the independence of members of the Company’s Board. 4.6 If the Board has prepared an evaluation of the Board’s work, the Nomination Committee shall examine such report, and take its contents into consideration when making its recommendations. 4.7 Before recommending the proposed candidates, the Nomination Committee shall ask the candidates whether they are willing to serve as a Board member or, if applicable, as the Chairperson of the Board. Only candidates who have confirmed that they are willing to take on such office shall be recommended. 4.8 The recommendation regarding election of members of the Nomination Committee shall be based on the principle that a majority of the members shall be independent of the Board and the executive management, and that at least one of the members should not be a member of the Board. 4.9 The Nomination Committee must justify its recommendations and provide relevant information about the candidates, including information regarding qualifications, experience and independence. Any dissenting votes shall be stated in the recommendation. 4.10 The recommendations of the Nomination Committee shall be provided to the Board by 31 January each year in order to be available in time to be sent together with the notice of the general meeting, so that the shareholders have an opportunity to submit their views on the recommendation to the Nomination Committee ahead of the meeting. 4.11 The Chairperson of the committee, or a person authorised by the Chairperson, shall present the Committee’s recommendations to the general meeting, and give an account of the reasons for its recommendations. 5 COMPENSATION 5.1 The general meeting stipulates the fee to be paid to the members of the Nomination Committee. The Nomination Committee’s expenses shall be covered by the Company. Vedlegg 5 / Appendix 5 PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ NORSK / REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN NORWEGIAN TARGOVAX AS MELDING OM DELTAKELSE EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 14. SEPTEMBER 2015 Aksjonærer som ønsker å møte på den ekstraordinære generalforsamlingen den 14. september 2015, bes om å fylle ut og sende denne melding om deltakelse til: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker eller gunnar@targovax.com. Meldingen bes sendt slik at den er kommet frem senest 13. september 2015 kl 16.00. Undertegnede vil møte på den ekstraordinære generalforsamlingen den 14. september 2015. Undertegnede må være myndig. Dersom aksjonæren ikke er en person, men et selskap, stiftelse mv, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges. Dessuten vil undertegnede på den ekstraordinære generalforsamlingen representere nedennevnte aksjonær(er) i henhold til vedlagte/separat innsendte fullmakt(er): Aksjonærens navn: Aksjer (antall): _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ Aksjonærens navn og adresse: (vennligst benytt blokkbokstaver) ___________________________________________ ___________ dato __________ sted _____________________________ aksjonærens underskrift TARGOVAX AS FULLMAKT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 14. SEPTEMBER 2015 Aksjonærer som ikke sender skjemaet “MELDING OM DELTAKELSE - EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 14. SEPTEMBER 2015” (se forrige side), og som ønsker å være representert ved fullmektig på den ordinære generalforsamlingen den 14. september 2015, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den til: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker eller gunnar@targovax.com. Fullmakten bes sendt slik at den er kommet frem senest den 13. september 2015 kl 16.00. Undertegnede gir herved (sett kryss): Styrets leder Jónas Einarsson eller den han bemyndiger, eller ____________________________________ Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver) fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ekstraordinære generalforsamlingen i Targovax AS den 14. september 2015. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder Jónas Einarsson eller den han bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme “for” forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen. Sak: For Mot Avstår Fullmektigen avgjør 1. Valg av møteleder, som foreslås i generalforsamlingen 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen, som foreslås i generalforsamlingen 4. Omdannelse av Selskapet til allmennaksjeselskap, nytt selskapsnavn og vedtektsendringer (stemmes over i ett og samme forslag) 5. Valg av styremedlemmer i henhold til forslag som vil bli presentert senest på generalforsamlingen 6. Vedtektsendringer 7. Forslag til retningslinjer for valgkomiteen Valg av medlemmer til valgkomiteen a. Johan Christenson, leder b. Anders Tuv c. Ludvik Sandnes 8. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen i tilknytning til insentivordninger Aksjonærens navn og adresse: (vennligst benytt blokkbokstaver) ___________________________________________ ___________ dato __________ sted _____________________________ aksjonærens underskrift Dersom aksjonæren er et selskap, stiftelse mv, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten. Vedlegg 6 / Appendix 6 PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ ENGELSK / REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN ENGLISH TARGOVAX AS NOTICE OF ATTENDANCE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 14 SEPTEMBER 2015 Shareholders who wish to attend the extraordinary general meeting to be held on 14 September 2015 are requested to fill in and return this notice of attendance to: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker or gunnar@targovax.com. The form should be received by us no later than 13 September 2015 at 16:00 hours (CET). The undersigned wishes to attend the extraordinary general meeting on 14 September 2015. Must be signed by a person of legal age. If the shareholder is a legal entity, please attach the shareholders’ certificate of registration and if applicable proxy. Furthermore, the undersigned shareholder is authorised to attend and vote at the extraordinary general meeting on behalf of the below listed shareholder(s) in accordance with the enclosed/separately returned power of attorney: Name of shareholder: Shares (number): _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________ The shareholder’s name and address: (please use capital letters) ___________ Date ______________________________________ __________ Place ____________________________ shareholder’s signature TARGOVAX AS POWER OF ATTORNEY EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 14 SEPTEMBER 2015 Shareholder who does not return the form “NOTICE OF ATTENDANCE – EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 14 SEPTEMBER 2015” (see the previous page), and therefore wishes to authorise another person to act on his or her behalf at the extraordinary general meeting on 14 September 2015 must complete this power of attorney form and return it to: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker or gunnar@targovax.com. The power of attorney should be received by us no later than 13 September 2015 at 16:00 hours (CET). The undersigned hereby grants (please tick): The chairperson of the Board Jónas Einarsson, or the person he appoints, or ____________________________________ Name of attorney (please use capital letters) power of attorney to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of Targovax AS to be held on 14 September 2015. If the power of attorney form is submitted without stating the name of the attorney, the power of attorney will be deemed to have been given to the chairperson of the Board Jónas Einarsson or the person he appoints. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote “in favour” of the proposals in the notice, provided, however, that the attorney determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice. Item: 1. Election of the chairperson for the meeting, to be proposed in the general meeting In favour Against Abstain At the attorney’s discretion 2. Approval of the notice and the agenda of the meeting 3. Election of one person to co-sign the minutes, to be proposed in the general meeting 4. Conversion of the Company into a Norwegian public limited company, new company name and amendments of the articles of association (voted on as one matter) 5. Election of a new Board in accordance with the proposal to be presented no later than at the general meeting 6. Amendments of the articles of association 7. Proposal for charter for the nomination committee Election of members of the nomination committee a. Johan Christenson, chairperson b. Anders Tuv c. Ludvik Sandnes 8. Authorisation to the Board to increase the share capital in connection with share incentive arrangements The shareholder’s name and address: (please use capital letters) ___________ Date ______________________________________ __________ Place _____________________________ shareholder’s signature If the shareholder is a company, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of attorney, if applicable, to this power of attorney.
© Copyright 2024