Sak 19 og 20 - Røyken Kommune
RØYKEN KOMMUNE MØTEINNKALLING NR. 03/15 Organ: Møtested: Møtedato: Formannsskapet Rådhuset, formannskapssalen 19.03.2015 Tid: 16:30 Vararepresentantene vil få beskjed dersom de skal møte. SAKSLISTE Møtesakstype/nr. Saksnr. Tittel PS 19/15 15/1259 Godkjenning av møteprotokoll nr. 02/15 PS 20/15 15/3212 Beredskapsplan 2015 - 2020 PS 21/15 15/3579 Finansrapport 2014 PS 22/15 15/3432 Sommerbåt på vestsiden av Oslofjorden - Finansiering av prøveordning PS 23/15 15/644 43/575 og 43/576 Detaljregulering - Nærsnes Syd 2 felt B1 - B2 PS 24/15 15/3538 Ubrukte investeringsmidler 2014 PS 25/15 15/1124 Høring - Forslag til ny samarbeidsavtale Kommunehelsesamarbeidet PS 26/15 15/3354 Slemmestad friområde - Opprusting av trapper PS 27/15 15/2349 Høring - NOU 2014:8 Tolking i offentlig sektor - Et spørsmål om rettssikkerhet og likeverd PS 28/15 15/2893 IL ROS - Søknad om kommunal støtte og garanti til lysløypeprosjekt PS 29/15 15/526 56/3 , 56/13 og 56/14 Reguleringsplan massetipp fylling Vear - Sageng 2.gangsbehandling PS 30/15 15/748 64/2 - Reguleringsplan for oppfylling på Villingstad gård 1.gangsbehandling PS 31/15 15/2577 Merknad fra Røyken kommune til offentlig ettersyn av Planarbeid for utvidelse av VEAS renseanlegg på Bjerkås Rune Kjølstad (s) ordfører Linda Merethe Harbo-Haase (s) formannskapssekretær Sak 19/15 Haase Saksnummer: 15/1259 Saksbehandler: Linda Merethe Harbo- Godkjenning av møteprotokoll nr. 02/15 Møtesakstype/nr. Utvalg Møtedato PS 10/15 12.02.2015 Formannsskapet Rådmannens forslag til vedtak: Vedlagte møteprotokoll nr. 02/15 godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll nr. 02/15. Side 3 av 50 RØYKEN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL NR. 02/15 Protokoll publiseres med forbehold om godkjenning i neste møte i Formannsskapet Organ: Møtedato: Innkalte: Funksjon Leder Medlem Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Politisk sekretariat Formannsskapet 12.02.2015 Navn Rune Kjølstad (H) Håvard Vestgren (H) Tom Erik Hauger (Frp) Kariane Søilen (H) Rebekka Borsch (V) Børre Pettersen (Ap) May Sæther Løken (Ap) Linda Merethe Harbo-Haase Forfall Vararepresentant Møtesaksnr. Saksnr. Tittel PS 10/15 15/1259 Godkjenning av møteprotokoll 01/15 PS 11/15 15/1002 Høringssuttalelse KVU for kryssing av Oslofjorden PS 12/15 15/1135 Oppheving av Kristoffer og Signe Sørlies Fond PS 13/15 15/1220 Frigjøring av rom - Bråset bo- og omsorgssenter PS 14/15 15/2572 Vestviken interkommunale vei, vann og avløpsselskap ( VIVA ) - Forvaltningsavtale PS 15/15 15/2681 Røyken og Hurum Forliksråd - Statistikk for 2013 og 2014 PS 16/15 15/2474 Områdeplan for Spikkestad sentrum - Endring av plankart og bestemmelser PS 17/15 15/258 Kommunedeplan for kystsonen i Røyken PS 18/15 15/820 Kommuneplanens arealdel for 2015 - 2027 - Revisjon 10/15 Godkjenning av møteprotokoll 01/15 Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedlagte møteprotokoll nr. 01/15 godkjennes. 11/15 Høringssuttalelse KVU for kryssing av Oslofjorden Behandling: Nytt forslag til vedtak fra Hauger (Frp): 1. Formannskapet understreker det akutte behovet for at staten trekker konkusjon og iverksetter bygging av ny fjordkryssing fra Hurumlandet til Akershus. Dagens veiløsning er vesentlig til hinder for utviklingen i bo og arbeidsmarkedet i Oslo området. 2. Formannskapet vil anbefale at det bygges ny trasé over Hurum syd med bro mellom Vestby – Hvitsten - Filtvet og videre til E18. Dette vil imøtekomme både det nordre markedet, og det søndre markedet samtidig som det løser sikkerhetsutfordringen i dagens Oslofjordtunnel. En slik trasé vil kunne erstatte dagens tunnel, løse sikkerhetsutfordringen samtidig som det ivaretar Horten – Moss på en best mulig måte innenfor rimelig tid. Et trasévalg over Hurum syd vil gå gjennom områdene som SVV selv har kartlagt som de minst konfliktfylte, og vil på sikt også kunne få på plass jernbane om det tas høyde for dette i prosjekteringen. 3. Formannskapet ser også utfordringen som vil komme om man bygger ett tunnelløp til, dette vil medføre stengning av eksisterende løp hver gang det skal sprenges. Dette vil medføre betydelig dårligere transport tilbud i hele byggeperioden. 4. Komunestyret ber om at samferdselsmyndighetene i Akershus og Buskerud med valg av løsning for Oslofjorforbindelsen (RV 23) starter opp arbeid med en KVU for ny Røyken /Slemmestad vei. Nytt forslag til vedtak fra Vestgren (H): 1. Formannskapet (Kommunestyret) anbefaler at det pågående planarbeidet for bygging av nytt løp for RV 23 i Oslofjordtunellen videreføres og realiseres raskest mulig. Det forutsettes effektiv planlegging og bygging. Hele strekningen fra E6 i øst til E18 i vest sees i sammenheng, med fire-felts vei gjennom hele strekningen. Hele strekningen må opprustes og ferdigstilles for å oppnå et forutsigbart, effektivt transportsystem. 2. Formannskapet (Kommunestyret) ønsker videre utredelse av et alternativt konsept hvor plan- og analysearbeid for ny kryssing av Oslofjorden konsentreres om alternativet med veg og jernbane over Hurumhalvøya (Hurums sydspiss), fra Østfoldbanen og E6 i øst og videre mot tilkobling til Vestfoldbanen og E18 i vest. Dette i tillegg til bygging av ny tunell for RV 23. 3. Formannskapet (Kommunestyret) ønsker i tillegg utredet et konsept med vei og jernbane nord/syd på Hurumhalvøya fra Asker med tilkobling til tverrgående fjordkryssing, samt kobling til fremtidig godshavn for østlandsområdet på Hurums sydspiss. 4. Kommunestyret ber om at samferdselsmyndighetene i Akershus og Buskerud med valg av løsning for Oslofjorforbindelsen (RV 23) starter opp arbeid med en KVU for ny Røyken /Slemmestad vei. Votering gjennomført på følgende måte: Forslag fra Hauger (Frp) satt opp mot forslag fra Vestgren (H) er tatt opp til votering. Vestgrens forslag vedtatt med 5 (H, Ap) mot 2 stemmer (Fr, V). Vedtak: 1. Formannskapet (Kommunestyret) anbefaler at det pågående planarbeidet for bygging av nytt løp for RV 23 i Oslofjordtunellen videreføres og realiseres raskest mulig. Det forutsettes effektiv planlegging og bygging. Hele strekningen fra E6 i øst til E18 i vest sees i sammenheng, med fire-felts vei gjennom hele strekningen. Hele strekningen må opprustes og ferdigstilles for å oppnå et forutsigbart, effektivt transportsystem. 2. Formannskapet (Kommunestyret) ønsker videre utredelse av et alternativt konsept hvor plan- og analysearbeid for ny kryssing av Oslofjorden konsentreres om alternativet med veg og jernbane over Hurumhalvøya (Hurums sydspiss), fra Østfoldbanen og E6 i øst og videre mot tilkobling til Vestfoldbanen og E18 i vest. Dette i tillegg til bygging av ny tunell for RV 23. 3. Formannskapet (Kommunestyret) ønsker i tillegg utredet et konsept med vei og jernbane nord/syd på Hurumhalvøya fra Asker med tilkobling til tverrgående fjordkryssing, samt kobling til fremtidig godshavn for østlandsområdet på Hurums sydspiss. 4. Kommunestyret ber om at samferdselsmyndighetene i Akershus og Buskerud med valg av løsning for Oslofjorforbindelsen (RV 23) starter opp arbeid med en KVU for ny Røyken /Slemmestad vei. 12/15 Oppheving av Kristoffer og Signe Sørlies Fond Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet slutter seg til forslaget om å oppheve Kristoffer og Signe Sørlies fond. 13/15 Frigjøring av rom - Bråset bo- og omsorgssenter Behandling: Endring på vedtak: 1. Formannskapet godkjenner rådmannens forslag om å gjennomføre kommunestyrets vedtak i sak 61/14 om frigjøring av 10 rom på BBO i to faser som beskrevet i saken, med 5 rom i første fase. Dersom det viser seg at det oppstår behov for flere plasser i tiden fram til resterende 5 rom kan tas i bruk, iverksettes tiltak for å imøtekomme dette behovet, f.eks. ved å leie plass i andre kommuner. 2. Formannskapet ber om at det fremmes en sak som skal utrede videre utvikling av Bråset og eldreomsorgen generelt. Vedtak: 1. Formannskapet godkjenner rådmannens forslag om å gjennomføre kommunestyrets vedtak i sak 61/14 om frigjøring av 10 rom på BBO i to faser som beskrevet i saken, med 5 rom i første fase. Dersom det viser seg at det oppstår behov for flere plasser i tiden fram til resterende 5 rom kan tas i bruk, iverksettes tiltak for å imøtekomme dette behovet, f.eks. ved å leie plass i andre kommuner. 2. Formannskapet ber om at det fremmes en sak som skal utrede videre utvikling av Bråset og eldreomsorgen generelt. 14/15 Vestviken interkommunale vei, vann og avløpsselskap ( VIVA ) Forvaltningsavtale Behandling: Forslag fra Pettersen (Ap) om et nytt punkt 5: ”Det etableres en streng og kontrollerbar anbudspolitikk i selskapet.” Forlaget fra Pettersen (Ap) ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Forslag til Lier, Røyken og Hurums felles eierstrategi for VIVA vedtas. 2. Forslag til forvaltningsavtale mellom Røyken kommune og VIVA vedtas. Med avtalen delegerer kommunen følgende myndighetsoppgaver til selskapet: a. Ansvar for drift og vedlikehold av vann- og avløpsanlegg som kommunen eier b. Pålegg av omlegging og utbedring av stikkledninger c. Innkreving av kommunale vann- og kloakkavgifter d. Kommunal tømming av slam fra slamavskillere 3. Det etableres en interkommunal klagenemnd for VIVA, der hver av eierkommunene oppnevner 1 representant og 1 vararepresentant. Røyken kommune oppnevner følgende til klagenemnden for VIVA: Representant: _____________________ Vara: _____________________ 4. Prosjektsamarbeidet for etablering av VIVA etter kommunelovens §27 avvikles i henhold til vedtektene. 5. Det etableres en streng og kontrollerbar anbudspolitikk i selskapet. 15/15 Røyken og Hurum Forliksråd - Statistikk for 2013 og 2014 Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. 16/15 Områdeplan for Spikkestad sentrum - Endring av plankart og bestemmelser Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Med hjemmel i plan- og bygningslovens § 11-14 legges forslag til Områdeplan for Spikkestad sentrum ut til høring og offentlig ettersyn med bestemmelser datert 03.02.2015 og kart datert 03.02.2015. Det vedtas at følgende kart følger saken: 1. Plankart_alt.1_med kulvert 03.02.2015 eller 2. Plankart_alt.1_uten kulvert 03.02.2015 Dersom detaljregulering for BS3 fremmes til 2. gangs behandling i tråd med politisk vedtak før realitetsbehandling av områdeplanen, vil detaljregulering for dette feltet gjelde foran områdeplanen. 17/15 Kommunedeplan for kystsonen i Røyken Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: I medhold av plan- og bygningslovens § 11-14 legges kommunedelplan for kystsonen ut til offentlig ettersyn med plankart datert 3.2.2015 og bestemmelser datert 21.01.2015. 18/15 Kommuneplanens arealdel for 2015 - 2027 - Revisjon Behandling: Formannskapet ønsker følgende innspill med på offentlig høring: - Innspill 403 Parkering ved Golfbanen. - - Opprinnelig innspill med tomt 409 på begge sider av RV23 legges inn. Innspill 408 justeres i samsvar med forslagstillers intensjon. Det legges innsammenhengende boligområde mellom Heggum/Jaksland og Katrineåsen. Området avgrenses mot sør av veiforbindelse inntegnet i dagens kommuneplan og inkluderer herunder innspill 411 og 412, samt område 420 som alt ligger i dagens plan. Innspill 701: Legges inn arealformål med boligbebyggelse, i tillegg til det som er lagt inn som spredt bolig i LNF, jf. forslag fra Viggo Hansen. Området Krokodden ved RV 23 (Wear maskinforretning) utvides sørover langs Åroselven med arealformål legges inn med arealformål næringsbebyggelse. Området avgrenses mot sør ved Bergveien 32. Et omforent formannskap ønsker å endre krav til areal til boligformål for tomannsboliger i områder merket med B og C fra 1200 kvadratmeter til 1000 kvadratmeter. Alle dokumenter justeres i tråd med endriger som er foreslått. I etterkant av møtet vedtok et omforent Formannskap i en mailutveksling at Thon sin eiendom (Steinerskolen): Legges inn aralformål med bolibebyggelse. Vedtak: 1. I henhold til plan- og bygningsloven § 11-14 legges forslag til kommuneplanens arealdel for Røyken kommune 2015-2027, plankart, bestemmelser og planbeskrivelse datert 04.02.2015, ut på offentlig ettersyn (høring). 2. Følgende planer implementeres i kommuneplanens arealdel for 2015-2027, når de er vedtatt: Kommunedelplan for kystsonen 2011-2023 Kommunedelplan for Båtstø 3. Alle dokumenter justeres i tråd med endriger som er foreslått Sak 20/15 Saksnummer: 15/3212 Saksbehandler: Wigdis Bakke Beredskapsplan 2015 - 2020 Møtesakstype/nr. Utvalg Møtedato PS 20/15 PS / 19.03.2015 23.04.2015 Formannsskapet Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til orientering Vedlegg: Beredskapsplan 2015 - 2020 Sammendrag og konklusjon: Kommunal beredskapsplikt er lovfestet i Sivilbeskyttelsesloven, samt i Forskrift om kommunal beredskapsplikt. Plikten omfatter blant annet at beredskapsplanen skal revideres minimum 1 gang pr. år. Planen har vært jevnlig revidert i tråd med kravet i Forskriften. Til tross for jevnlige oppdateringer i planen er det fra tid til annen behov for en mer omfattende revisjon. Det ble foretatt en ny ROS-analyse innenfor samfunnssikkerhet og beredskap i 2014, i henhold til krav gitt i Sivilbeskyttelsesloven samt i Forskrift om kommunal beredskapsplikt. Organisasjonen har gjennomgått større administrative endringer i 2014 der oppgaver og ansvarsforhold er berørt, herunder også kriseledelsen. Kommunalsjef for tekniske tjenester og utvikling har fått det overordnede ansvaret for beredskap i kommunen med ansvar for oppfølging av planverket, og er rådmannens stedfortreder under en krise. På bakgrunn av analysen og de organisatoriske endringene ble det igangsatt et arbeid med revidering av eksisterende beredskapsplan høsten 2014. Revidert beredskapsplan bygger i store trekk på eksisterende plan, men er visuelt forbedret og noe forenklet innholdsmessig sett. Hensikten med beredskapsarbeidet er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens behov for sikkerhet og trygghet på en slik måte at risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier reduseres. ROS-analyser og oppdatert beredskapsplan skal bidra til at kommunen overholder sine forpliktelser. Bakgrunn for saken, saksopplysninger: Røyken kommunes nåværende beredskapsplan ble behandlet og tatt til orientering i Formannskapet 20.10.2009. Planen hadde da vært gjennom en omfattende revisjon, der det ble lagt vekt på forenkling og brukervennlighet for leseren, samt en mer tydelig målformulering. Beredskapsplanen har siden vært Side 4 av 50 Sak 20/15 jevnlig oppdatert, i tråd med krav gitt i Forskrift om kommunal beredskapsplikt, § 6: Oppdatering/revisjon Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert. Revidert beredskapsplan 2015 – 2020 bygger i stor grad på eksisterende plan og er tilpasset slik at den fremstår visuelt forbedret, oversiktlig og enkel å finne fram i for leseren. Beredskapsplanen er 3-delt der del A inneholder en generell beskrivelse av mål og visjoner, organisering, internkontroll og internkontrollsystemer, rutiner for oppfølging og revisjon av beredskapsarbeidet, henvisninger til lovverk, sjekklister etc. Del B er kommunens plan for kriseberedskap med beskrivelser av roller, ansvar og oppgavefordeling. Del C omhandler krisehåndteringen med mer detaljert beskrivelse av varsling og etablering av kriseledelsen, informasjon til publikum og media samt opplysninger om evakuering og forpleining. Det er en målsetting for kommunen at det foretas jevnlige kartlegginger av risiko med tanke på å unngå at uønskede hendelser inntreffer, i henhold til krav nedfelt i Sivilbeskyttelsesloven og Forskrift om kommunal beredskapsplikt. ROS-analyse innenfor samfunnssikkerhet og beredskap ble sist gjennomført i 2014. Resultatet av analysen er benyttet til opprettelse av nødvendige tiltak og som grunnlag for arbeidet med revidering av beredskapsplanen. Kommunale enheter er i gang med ROS-analyser som et ledd i internkontrollarbeidet med fokus på HMS og bidrar på denne måten til å heve kvaliteten på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i Røyken kommune. Beredskapsplanen inngår som delplan til kommuneplanen. Beredskapsplanen skal være tilgjengelig i kommunens elektroniske kvalitetsstyringssystem samt være offentliggjort på kommunens hjemmeside på internett. Tidligere behandlinger: Formannskapet 20.10.2009 Estetiske/miljømessige konsekvenser: Ingen Økonomiske konsekvenser: Det er avsatt ressurser til 30 % stilling for beredkapskoordinator, samt midler til kurs og opplæring av beredskapskoordinator, kriseledelse og stab. Rådmannens vurdering: Rådmannen anser arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap som svært viktig for å kunne avdekke kommunens risikoområder, ha på plass nødvendige forebyggende tiltak for å redusere risiko for at en uønsket hendelse skjer, samt Side 5 av 50 Sak 20/15 kunne iverksette konsekvensreduserende tiltak dersom en uønsket situasjon skulle oppstå. Rådmannen har sørget for fokus på beredskapsarbeidet i kommunen og har gitt hovedansvaret for dette til kommunalsjef for tekniske tjenester og utvikling. Dette styrker kommunens kriseledelse og det er vurdert at kommunen har nødvendige ressurser og kompetanse for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Rådmannen ber formannskapet om å ta beredskapsplan 2015 - 2020 til orientering. Side 6 av 50 Røykenkommune Beredskapsplan2015 – 2020 Rådmannen Innholdsfortegnelse Del A Generell 1. Innledning 2. Hva er samfunnssikkerhet og beredskap? 3. Målsetting og organisering av beredskapsarbeidet 4. Internkontroll og beredskapsdokumentasjon 5. Sikkerhet og beredskap i Røyken kommune 6. Avvik 7. Øvelser Del B 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Plan for kriseberedskap Hva er en krise Målsetting Kriseledelsens organisering Fullmakter Roller og ansvarsfordeling Oppgaver og loggføring Omsorg for rammede og berørte Avslutningsfase Evaluering 3 3 3 4 5 7 7 8 9 9 9 9 10 11 12 13 14 14 Del C Krisehåndtering 1. Varsling og etablering av kriseledelsen 2. Informasjon til publikum og media 3. Evakuering og forpleining 15 15 17 20 Vedlegg 1. Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) 2014 2. Organisasjonskart Røyken kommune 3. Kriseteam i Røyken kommune 5. Informasjonsplan 6. Tiltakskort 22 22 22 22 22 22 2 Del A Generell 1. Innledning Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er å redusere risiko for kriser og sørge for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte. Med kriser menes en situasjon som truer eller kan true liv og helse, materielle verdier og/eller troverdighet. Kommunal beredskapsplikt er nedfelt i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) kapittel V, §§ 14-15, som trådte i kraft 1.1.20111. Her beskrives kommunens ansvar for å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen. Kommunen skal foreta en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og resultatet av denne skal danne grunnlaget for utarbeidelse av kommunens beredskapsplan. Risiko- og sårbarhetsanalysen for samfunnssikkerhet og beredskap som ble gjennomført våren 20142 viser at kommunen er spesielt sårbar dersom det oppstår langvarig strømbrudd og/eller databrudd. Som følge av analysen er det er planlagt konsekvensreduserende tiltak for denne type hendelser. Dette er nærmere beskrevet i ROS-analyse rapporten. Beredskapsplanens del A er generell, mens del B og C omfatter Røyken kommunes kriseberedskapsplan. 2. Hva er samfunnssikkerhet og beredskap? Samfunnssikkerhet kan beskrives som den evne samfunnet har til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike former for påkjenninger. Samfunnssikkerhetsbegrepet brukes bredt og dekker sikkerhet innenfor hele spekteret av utfordringer, fra begrensede hendelser via større krisesituasjoner som representerer omfattende fare for liv, helse, miljø og materielle verdier, til sikkerhetsutfordringer som truer samfunnet. Begrepet beredskap er definert som planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte. En god kriseberedskap er: å være bevisst mulige kriser å ha planer for mulige kriser å gjennomføre øvelser Den sivile beredskap skal: redusere sårbarheten innen samfunnets infrastruktur, samt livs-og krigsviktige næringsvirksomheter redusere skadevirkningene av en krise- eller krigssituasjon og sikre befolkningens liv, helse og velferd bidra til å dekke sivilbefolkningens og Forsvarets behov for viktige varer og tjenester under kriser og krig 1 2 utnytte beredskapsressursene effektivt i fredstid Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven). ROS-analyse 2014, se vedlegg nr. 1 3 Beredskapsarbeidet bygger på tre grunnleggende prinsipper: Ansvarsprinsippet - som betyr at den som har et ansvar i en normalsituasjon, også har et ansvar i ekstraordinære hendelser Likhetsprinsippet - som betyr at den organisasjonen som håndterer kriser, er mest mulig lik den daglige organisasjonen Nærhetsprinsippet - som betyr at kriser skal håndteres på et lavest mulig nivå. Ansvars-, likhets- og nærhetsprinsippene innebærer at den enheten som har ansvar for tjenesten til daglig, også har ansvaret for beredskapsplanlegging og tiltak i en krisesituasjon. Samordning og systematikk i beredskapsarbeidet i kommunen innebærer: Ha oversikt over risiko og sårbarhet i kommunens enheter Ha definerte mål for beredskapsarbeidet Ha planer for krisehåndtering Øve og evaluere Sørge for at arbeidet er forankret i organisasjonen Følge opp beredskapsarbeidet i enhetene 3. Målsetting og organisering av beredskapsarbeidet Kommunestyret fastsetter overordnede mål og retningslinjer for beredskapsarbeidet. 3.1 Hovedmål Kommunen skal ha nødvendig beredskap mot kriser og uønskede hendelser 3.2 Mål for samfunnssikkerhet og beredskap ROS-analyser skal gjennomføres systematisk i alle enhetene i kommunen, minimum 1 gang pr. år. Beredskapsplan for samfunnssikkerhet og beredskap skal til enhver tid holdes oppdatert og tilgjengelig Beredskapsplaner innen ulike fagområder i kommunen skal til enhver tid holdes oppdaterte og tilgjengelige Røyken kommune skal ha nødvendig dataverktøy for å ivareta sikkerhets- og beredskapsarbeidet Røyken kommune skal ha nødvendig kompetanse for å ivareta sikkerhets- og beredskapsarbeidet Det skal utarbeides handlingsplan for oppfølging av hovedmålene for samfunnssikkerhet og beredskap, som rulleres i henhold til plan- og budsjettarbeidet i kommunen 4 3.3 Organisering, råd og utvalg 3.4.1 Organisering av kommunen3 Rådmann og kommunalsjefer utgjør lederteam i Røyken kommune. Kriseledelsen i Røyken kommune består av ordfører, lederteam, kommuneoverlege, brannsjef, lensmann, beredskapskoordinator og sekretariat/stabsfunksjoner. 3.4.2 Beredskapsråd I Kommunestyret den 02.12.99 ble det besluttet å opprette beredskapsråd. Beredskapsrådet skal bestå av følgende: o Ordfører o Rådmann o Kommunalsjef for utvikling og teknisk, beredskapsansvarlig o Kommunalsjef for helse- og sosial o Kommunalsjef for plan- bygg og oppmåling o Kommunalsjef for IKT og kvalitet o Kommuneoverlege o Brannsjef o Lensmann o Leder Røde Kors o Leder Sanitetsforeningenes omsorgs- og beredskapsgruppe o Sokneprest o Leder kriseteam o Beredskapskoordinator Det kommunale beredskapsrådet er et forum for gjensidig informasjon om beredskapsmessig status. Beredskapsrådet har møter 2 ganger pr. år. Ordfører er leder og beredskapskoordinator er sekretær. Beredskapsrådets oppgaver 4. Treffe avtaler om samarbeid Finne felles løsninger Gi gjensidig informasjon om beredskapsforhold Gi råd til besluttende myndigheter på kommuneplan Ta initiativ til beredskapsforberedelser Internkontroll og beredskapsdokumentasjon Systematisk sikkerhets- og beredskapsarbeid etter internkontrollforskriften4 innebærer et krav om skriftlig dokumentasjon. Dokumentasjonen vil tjene både som grunnlag for kommunens egen evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet og fylkesmannens tilsyn med kommunen. 4.1 Mål for internkontroll Målsettingene danner grunnlag for rutiner for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet med følgende kvalitetsmål: 3 4 Beredskapsarbeidet skal kontrolleres og korrigeres årlig. Kvalitetssikringssystemet for beredskapsarbeidet skal vurderes og korrigeres hvert 4. år. Røyken kommunes organisasjonskart, se vedlegg nr. 2 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomhetene (Internkontrollforskriften) 5 4.2 Definisjoner Internkontroll betyr å se til at myndighetskrav overholdes. Myndighetskrav er krav som er fastsatt i lov eller forskrift. Internkontroll innebærer at det må etableres systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens oppgaver og aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er stilt. Kvalitetssikring er alle de planlagte og systematiske tiltak, som er nødvendig for å få tilstrekkelig tiltro til at et produkt eller en tjeneste vil tilfredsstille angitte krav til kvalitet. Internkontroll innen den sivile beredskap er å påse at kommunens beredskapsplanlegging er tilpasset de oppgaver og risikoer kommunen står ovenfor. Kvalitetssikringssystem er en oversikt over organisasjonsstruktur, ansvarslinjer, prosedyrer, prosesser og ressurser, som skal sikre kvaliteten på arbeidet. Internkontrollsystem innen samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeid er systematiske tiltak som er nødvendig for å sikre og dokumentere at beredskapsplanleggingen samsvarer med kommunens egen målsetting og krav stilt av andre myndigheter. Revisjon av kvalitetssikringssystemet er en systematisk og uavhengig undersøkelse hvert 4. år for å fastslå om aktivitetene og resultatene stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og er hensiktsmessige for å oppnå målene. Avvik er mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav eller målsettinger. Se også punkt 6, side 8. Skadeforebyggende tiltak er tiltak som settes inn mot årsakene til uønskede hendelser og som dermed reduserer sannsynligheten av disse. Skadebegrensende tiltak er tiltak som settes inn mot konsekvensene av uønskede hendelser og som dermed reduserer skadevirkningene av disse. CIM er et webbasert program som er anskaffet av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og omfatter helhetlig krisehåndtering. Programmet er distribuert fra DSB til Fylkesmannen som har videreformidlet dette til kommunen. Programmet omfatter moduler for risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging, hendelse- og krisehåndtering og mediehåndtering. 4.3 Internkontrollsystem For kommunen foreligger det en rettslig plikt til å ha internkontrollsystem på en rekke tjenesteområder. Et internkontrollsystem skal sikre og dokumentere at man følger kravene i lovgivningen. Dette skjer ved at skriftlige rutiner, prosedyrer, sjekklister, maler, instrukser mv inngår som deler av internkontrollsystemet. Røyken kommune benytter et webbasert kvalitetsstyringssystem, KSS, for å ivareta kravene gitt i internkontrollforskriften. 4.4 Krav og forventninger Beredskapsmyndighetene krever at kommunen har oversikt over lover og forskrifter som stiller krav til kommunal sikkerhet og beredskap. Eksempler på at lovverket pålegger kommunen å ivareta sikkerhet og beredskap: Sikkerhetshensyn i saker behandlet etter plan- og bygningsloven Helsemessig og sosial beredskap Beredskap mot akutt forurensning Brann- og eksplosjonsvern Sikkert drikkevann 6 Eksempler på viktige tiltak som beredskapsmyndighetene forventer at kommunen gjennomfører: Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Plan for kriseledelse med strategi for informasjonsberedskap Tiltak for å bedre krisehåndteringskompetansen Rutiner for evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet 5. Sikkerhet og beredskap i Røyken kommune Sikkerhet og beredskap er integrert i kommuneplanens langsiktige del og i økonomiplan/handlingsprogram. I kommuneplanens langsiktige del er det trukket opp retningslinjer som er bindeledd mellom målene og handlingsprogrammet/økonomiplanen. I retningslinjene konkretiseres det hva kommunen vil gjøre for å følge opp myndighetenes krav og forventninger til beredskap, og hva kommunen gjør for å nå målsettingene for sikkerhets- og beredskapsarbeidet. Kommunen har utarbeidet kriseplan for uønskede hendelser, se del B, side 9. I tillegg til kriseplanen skal kommunens enheter og fagområder utarbeide egne kriseplaner eller nødprosedyrer. Eksempler på fagområder er brann og redning, vannforsyning, akutt forurensning, vern om kulturelle verdier, helseberedskap og evakuering. Kommunen trenger beredskapskompetanse i så vel forebyggende arbeid som krisehåndtering og dette må ivaretas i en kompetanse- og øvelsesplan. Rutiner for oppfølging av beredskapsarbeidet 5.1 Alt beredskapsarbeid skal årlig systematisk undersøkes for å fastslå om aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med planverket. Det skal legges vekt på ajourføring av ressursene. Den enkelte leder er ansvarlig for ajourholdet av egne planer og tiltak. 5.2 Rutiner for revisjon av beredskapsarbeidet og kvalitetssikringssystemet Beredskapsarbeidet og kvalitetssikringssystemet skal revideres hvert 4. år, og resultatet skal inngå som et grunnlag for arbeidet med revisjonen av Kommuneplanen. Det skal utarbeides en fremdriftsplan for revisjonsarbeidet på bakgrunn av tidsplan for revisjon av Kommuneplanen. Rådmannen peker ut de personene som skal inngå i revisjonsgruppen. 5.2.1 Revisjonsgruppens oppgaver gjennomgå og revidere risiko- og sårbarhetsanalyser på bakgrunn av endrede påvirkninger ”utenfra” (lover, forskrifter, vedtak m.m.) og ”innenfra” (målsettinger, vedtak, planer, infrastruktur m.m.) gjennomgå dokumentasjon (beredskapsplaner, årsrapporter, ev. nye lover og forskrifter) ved behov gjennomføre intervjuer med de som har oppgaver i systemet Revisjonsgruppen kontrollerer om: målsettingen for beredskapsarbeidet bør endres rutiner for årlig kvalitetskontroll og vedlikehold er fulgt og/eller må justeres målsettingene for arbeidet er oppnådd/fulgt rutine for kvalitetssikringssystemet bør justeres. Rapport med forslag til forbedringer som kan rette opp avvik og/eller hindre avvik skal overleveres rådmannen. Skjema finnes i KSS. Dersom rapporten foreslår endringer i målsettingene for beredskapsarbeidet skal de behandles og vedtas av kommunestyret. 6. Avvik Avvik betyr at et forhold ikke er i overensstemmelse med lover, forskrifter, prosedyrer eller rutiner, krav til personell eller materiell. 7 Alle avvik skal meldes i KSS og rettes opp så snart som mulig for å sikre beredskapen, redusere ulemper/farer/skader og minimere tap. Det planverk som blir berørt av oppståtte kriser eller øvelser, skal uten opphold gjennomgås av ansvarlig for planverket ev. i samarbeid med berørte parter. Planen skal korrigeres for avvik hvis det fastslås feil i planen eller større avvik mellom plan og faktisk gjennomføring. 7. Øvelser Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer, er øvelser viktige og det skal holdes minst en øvelse hvert annet år for kommunal kriseledelse. Beredskapskoordinator er ansvarlig for at det planlegges og gjennomføres øvelser. Øvelsene bør legges opp som så vel rene papirøvelser som praktiske øvelser. 8 Del B Plan for kriseberedskap 1. Hva er en krise Kommunener i en krise når det oppståren situasjonsom truer eller kan true liv og helse,materielleverdier og/eller kommunenstroverdighet.En krise kan væreen størreulykke eller katastrofesom går ut over det omfangkommunennormalt er i standtil å håndtere. 2. Målsetting I en krisesituasjon skal Røyken kommune: Søke å avgrenseskaderog bringe krisentil opphøri samarbeidmed redningstjenesten, andreoffentlige myndigheterog innsatsenheter. Opprettholdeet bestmulig ordinærttjenestetilbudog iverksettetiltak for å normaliseresituasjonen. 3. Kriseledelsensorganisering Kriseledelsen Sekretariat/ stabsfunksjoner Interneog eksterne ressurser Kriseteam Presse - og informasjonssenter Publikumstjeneste Evakuerings- og pårørendesenter EPS Kriseledelseni Røykenkommuneskal koordinereog lede alle kommunaletiltak når en krise oppstår.Kriser innen egenkommuneskal normaltløses/ledesi egenregi. Nødvendigetiltak skal gjennomføresi samsvar med gjeldendefagplanerfor beredskapen i enhetene. 3.1 Kommunens kriseledelseskal etableresnår: situasjonener truende,med fare for at ekstraordinære situasjonerkan oppstå en ekstraordinærsituasjonhar oppstått. Det er ordfører eller rådmann som beslutter at kriseledelsen skal etableres. Dersom disse ikke er tilgjengelig kan varaordfører eller rådmannens stedfortreder beslutte at krisel edelsen settes. 9 3.2 o o o o o o o Kriseledelsen i Røyken kommune består av: Ordfører Rådmann Alle medlemmer i rådmannens ledergruppe Kommuneoverlege Brannsjef/varabrannsjef Lensmann Beredskapskoordinator Stab/støttefunksjoner: o Sekretariat/krisestab o Informasjonskonsulent 3.3 Kriseledelsen lokaler Kriseledelsen benytter Formannskapssalen i rådhuset under en krise. Tilstøtende møterom kan benyttes til særmøter ved behov. Sekretariat/stabsfunksjoner benytter kontorer til politisk sekretariat og kommuneledelsen i 2. etasje i rådhuset. Den kommunale kriseledelsen oppretter arbeidsgrupper etter behov. Ved større kriser og/eller stort koordineringsbehov møter beredskapsrådet og kommunale representanter etter kriseledelsens vurdering. 3.4 Stedfortrederfunksjon o Varaordfører er stedfortreder for ordfører o Kommunalsjef for tekniske tjenester og utvikling er stedfortreder for rådmann o Vararepresentanter for kommunalsjefer og øvrige deltakere i kriseledelsen 4. Fullmakter I krisesituasjoner har ordfører følgende fullmakter: (I ordførers fravær delegeres fullmakter videre i prioritert rekkefølge, rådmann, varaordfører, eller stedfortredende rådmann.) Fullmakter 1 Disponere inntil 3 millioner kroner til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining, skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp til akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjons- forstyrrelser 2 Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever 3 Midlertidig stans av enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjenesten 4 Pålegge overtids- og ekstraarbeid 5 Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. 10 Rammebeløpet ovenfor kan overskrides ved påtrengende behov, og når bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. 5. Roller og ansvarsfordeling De som til daglig tar de politiske og administrative avgjørelsene skal også gjøre det under en krise. 5.1 Ordfører o Ordfører har det formelle ansvaret for kriseledelsen o Ordfører er talsperson for kriseledelsen og skal gi innbyggerne, presse, eksterne samarbeidspartnere og egne ansatte faktainformasjon om hvilke tiltak kommunen setter i verk. Dette ansvaret kan delegeres til informasjonsansvarlig i gitte situasjoner. 5.2 Rådmann o Rådmann leder arbeidet i kriseledelsen 5.3 Kommunalsjefer o Kontaktledd mellom kriseledelsen og enhetsledere i respektive enheter o Oppfølging og effektuering av beslutninger 5.4 Kommunalsjef for IKT og kvalitet o Utarbeide pressemeldinger sammen med ordfører o Utarbeide offisiell informasjon til servicetorg og web-redaktører 5.5 o o o o 5.6 Kommuneoverlege, brannsjef, lensmann o Liaison: Ivaretar kommunikasjonen mellom kriseledelsen i kommunen og respektive organisasjoner (politi, brann og redning/helsemyndighet) 5.7 o o o o 5.7 Beredskapskoordinator Koordinere, overvåke beslutningsprosesser og ressursforvaltning Føre utgående meldinger i CIM Ved bortfall av CIM: Føre meldinger på tavle/veggavis Rapportering til fylkesmannen i CIM Sekretariat Mottak av telefonhenvendelser Føre inngående meldinger til kriseledelsen i CIM Løpende loggføring i henhold til informasjon Ved bortfall av CIM: Føre logg manuelt, hente og bringe meldeskjemaer til/fra kriseledelsen Politi/kommune Politiet har et generelt ansvar for å lede, samt har informasjonsansvar ved: Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. 11 Politimester/lensmann kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over tid og hvor den mer akutte fare for menneskeliv er lav, for eksempel ved flom, frost, skogbrann og lignende. 5.8 Lokal redningssentral (LRS) Hvert politidistrikt i landet utgjør en lokal redningssentral (LRS), som er et ledelses- og koordineringsapparat som iverksettes ved politidistriktet under en redningsaksjon/søksaksjon. Politimester i Søndre Buskerud Politidistrikt etablerer LRS når han vurderer en krise til å være av en slik art at den representerer fare for liv og helse. Det er politimester som avgjør tidspunkt for etablering av LRS og hvor lenge LRS skal være i funksjon. 5.8.1 Kommunens deltakelse i LRS: Følgende inngår i LRS: Lensmann Brannsjefen Kommuneoverlegen v/behov Politimester ved Søndre Buskerud Politidistrikt er kretsleder for Buskerud Sivilforsvarskrets. Det er viktig å være oppmerksom på at i den akutte fasen skal henvendelser fra mediene og publikum kanaliseres til LRS, når den er etablert. Her finnes en informasjonsseksjon. Vestre Viken HF har hovedansvaret for den helsemessige beredskap ved ulykker og katastrofer i Røyken. Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) finnes ved Vestre Viken HF, Drammen sykehus. Politihuset 6. etsj. Ring 113. 6. Oppgaver og loggføring 6.1 o o o o o o o o o o o Kriseledelsens oppgaver Avklare ansvarsforholdet til politiet/LRS (Lokal redningssentral) Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere Varsle Fylkesmannen Benytte eksisterende og normale kommunikasjons- og kommandolinjer Iverksette informasjonstiltak Iverksette tiltak som evakuering, forpleining og innsats fra kriseteamet Iverksette aktuelle kommunale fagplaner (beredskapsplaner) Holde kontakt med LRS/skadestedsledelsen Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og bruk av kommunale ressurser Samarbeide med andre offentlige myndigheter, bedrifter og private samt frivillige organisasjoner for best mulig utnyttelse av beredskapsressursene. Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet. 6.2 Sekretariatets oppgaver o Hente og lese innkommet post o Bestemme fordeling og arkivplass o Logge, lagre og fordele post. 6.3 Rapporteringsrutiner/logg o Informasjons- og rapporteringsmøter for kriseledelsen avholdes daglig i Formannskapssalen. 12 Det føres logg i CIM over de beslutninger kriseledelsen tar. Rapport basert på logg i CIM sendes til Fylkesmannen umiddelbart etter møtets slutt. Sekretariatet registrerer henvendelser fra publikum i logg i CIM. Det skal fremgå av meldingen hvem som får den til behandling og hvem som får den til informasjon. Det anbefales å stifte en fordelingslapp på meldingen dersom papirskjema benyttes. o Det skal føres referat fra alle typer interne møter og møter med eksterne instanser. Føres i logg i CIM. o Referatene arkiveres av sekretariatet i egen ringperm. o o o o Ved bortfall av CIM benyttes skjema som finnes i kriseperm i beredskapsskap på rådmannens kontor. 6.4 Bevertning Økonomienheten har ansvar for å sørge for mat og drikke til kriseledelsen. 7. Omsorg for rammede og berørte Røyken kommune har opprettet et kriseteam som skal gi profesjonell hjelp til de ulike behov som personer i krise kan ha. Politiet kan i aktuelle tilfeller anmode kommunen om å opprette et senter for evakuerte og pårørende. Kommunen vil få ansvaret for å ta hånd om berørte personer. 7.1 Kriseteam5 Teamet skal til en hver tid bestå av minst 6 personer fortrinnsvis representert fra: o psykisk helse o helseenhet o oppvekst o barnevern o prest o sosialenhet/Nav 7.2 7.3 5 6 Evakuerte og pårørende senter6 o Evakueringssenter opprettes i Midtbygdahallen ved større kriser og katastrofer. o Pårørendesenter opprettes på Midtbygda skole ved kriser og hendelser og er et sted der pårørende kan komme for å få informasjon og psykososial oppfølging. Lokaler som benyttes er avhengig av hvor hendelsen skjer og i hvilket omfang. Oppfølging av ansatte Kriseteamet i kommunen har ansvar for å følge opp ansatte. Kriseledelsen utpeker ansvarlig person for oppfølging og kontakt med kriseteamet. Kriseteam, se vedlegg nr. 3 Evakueringsplan, se vedlegg nr. 4 13 8. Avslutningsfase Kriseledelsen vedtar: At krisen er over og at kommunen kan gå tilbake til vanlig drift Om opplegget for kriseinformasjon skal opprettholdes etter at kriseledelsens andre oppgaver er avsluttet Igangsetting av nødvendige tiltak for oppfølging av innsatspersonell Tiltak for å bringe kommuneorganisasjonen og lokalsamfunnet tilbake til normaltilstand 9. Evaluering Gjennomgang og vurdering av krisehåndteringen gjøres innen 2 uker etter at krisen er avsluttet. Evaluering av alle oppgaver og aktiviteter Vesentlige avvik fra kriseplan innebærer at denne vurderes endret Utarbeidelse av skriftlig rapport etter evaluering 14 Del C Krisehåndtering 1. Varsling og etablering av kriseledelsen 1.1. Varsling Enhver ansatt i Røyken kommune skal når han/hun får kjennskap til en uønsket hendelse gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Mindre uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens kriseledelse. Ved større kriser blir brann og redning varslet via 110-sentralen. Brann og redning varsler ordfører eller rådmann for evt. etablering av kriseledelsen og støtteapparat. Følgende varslingsmønster følges: 1. 2. 3. 4. 1.2 Ordfører Rådmann Kommunalsjefer som inngår i rådmannens lederteam Beredskapskoordinator Varslingskart for Røyken kommune Hendelse i egen virksomhet Enhetsleder / ”eier” av hendelsen varsler Orienterer kommunalsjef Liten hendelse: Utkalling av kriseteam KRISE SITUASJON Brann og redning varsler Legevakta Brann og redning varsler Ordfører og rådmann Politi beslutter Opprettelse av PS/EVS (pårørende/ evakuerings senter) NØDTELEFONER Brann og akutt 110 forurensing Politi 112 AMK 113 (Lege/ambulanse) Legevakta varsler Rådmann varsler Politiet varsler kriseledelsen Kriseteam KRISE LEDELSEN Kriseledelsen iverksetter opprettelse av EVS 15 1.3 Fylkesmannen er ansvarlig for viderevarsling til kommunen ved følgende hendelser: Hendelse Varslet av Flom Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) Ekstremt vær Det norske meteorologiske institutt (DNMI) Radioaktivt nedfall Statens Strålevern (NRPA) Beredskapsvarsel i h.h.t. sivilt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) beredskapssystem. 1.4 Fylkesmannen i Buskerud Adr.: Telefon Beredskapstelefonnummeret Beredskapsfaks E-post Kontaktpersoner Beredskaps, Justis- og Kommunalavdeling Statens Hus, postboks 1604 3007 Drammen 32 26 66 00 91 63 67 97 32 83 78 80 Postmottak@fm-bu.stat.no Britt Falmår, beredskapskontakt 32 26 66 46 / 41 47 60 87 fmbubfa@fylkesmannen.no Fylkesmannen videresender varslene pr. e-post til kommunens kriseberedskap. Det er opprettet egen epost gruppe for kriseledelsen med e-post-adr. Beredskap@royken.kommune.no Kommunen kvitterer/bekrefter til Fylkesmannen når varslet er mottatt. - Ansvar: Beredskapskoordinator Det skal iverksettes varsling av kriseledelsen om man er i tvil om situasjonen defineres som krise for å unngå tap av tid i den kritiske førstefasen. Varsling aktiviserer kompetanse som bistår innsatsen i førstelinjen. 1.5 Lokaler for kriseledelsen Kriseledelsens møterom 1 Formannskapssalen i 2.etasje i Røyken Rådhus Kriseledelsens møterom 2 Benytter møterom 1 i 2. etasje til særmøter etc. Benytter kontorer til politisk sekretariat og ledelsen i Sekretariat Rådhuset Avholdes i Kommunestyresalen Møter, informasjon til (Pårørende som oppholder seg i Kommunestyresalen skal publikum og pårørende skjermes) Informasjonssenter Pressekonferanse Servicetorg Ved større hendelser, se evakueringsplan. Evakueringssenter/pårørendesenter opprettes på Midtbygdahallen/Midtbygda skole. Benytter servicetorg med tilhørende kontorer Avholdes i politiets konferanselokaler i Røyken Rådhus Sentralen på servicetorget skal være bemannet. Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal i krisesituasjoner i prinsippet følge vanlige kommandolinjer/tjenestevei i administrasjonen med mindre annet blir konkret bestemt. 16 1.6 Teknisk kommunikasjonsutstyr Min. 7 linjer (linjer legges inn til formannskapssalen med Telefoner skjøteledning fra tilstøtende møterom 1 og 2 / evt. tilstøtende kontorer i økonomienheten). Kriseledelsen med bringer sine tjenestetelefoner eller Mobiltelefoner rekvirerer telefoner fra kommunens interne telefonliste Benytter følgende nr.: 31 29 60 20 Telefaks Radiosamband/nødnett: Hvem /hvor: Tlf. nr.: Det er 5 satellitt tlf. som Kriseledelsen / rådhuset + 8816 2141 6808 benyttes ved bortfall av Brannvesenet + 8816 2141 6801 mobilsamband Disponibelt apparat - 1 + 8816 2141 6805 Disponibelt apparat - 2 + 8816 2141 6806 Disponibelt apparat - 3 + 8816 2141 6798 Brannvesenet og legevakta har nødnett 1.7 Ved strømbrudd Dersom det oppstår strømbrudd må kriseledelsen benytte andre lokaler der det er tilgang på strøm. Dersom strømbruddet omfatter Midtbygdahallen/Midtbygda skole, må evakuering skje til lokaler der det er tilgang på strøm. Det er kriseledelsen som beslutter hvilke lokaler som skal benyttes. 1.8 Alternative lokaler Lokalene for kommunal kriseledelse er normalt i Rådhuset. Hvis disse lokalene ødelegges, eller av andre grunner må evakueres, må kriseledelsen og de øvrige kommunale virksomheter benytte andre lokaler, fortrinnsvis ved Bråset bo- og omsorgssenter eller Rådhuset i Hurum. Dersom lokalene for evakueringssenteret ødelegges eller av andre grunner ikke kan benyttes, må evakuering skje til annet sted. Nærliggende hoteller kan være aktuelle å benytte til dette formål, fortrinnsvis Holmen fjordhotell7 eller Thon Hotell Vettre8, eller hotellplasser som politiet rekvirerer. 2. Informasjon til publikum og media En krise utløses vanligvis av en akutt hendelse, men kan også oppstå som følge av en utvikling over tid. Pågangen fra media og enkeltpersoner vil være stor og det er derfor viktig at det så raskt som mulig etableres en samordnet og effektiv informasjonsvirksomhet. Det settes umiddelbart sammen en gruppe som på best mulig måte møter de informasjonsbehov som oppstår. Informasjonsplanen9 viser hvilke ressurser (materiell og mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen når det gjelder betjening av sentralbord, informasjonskanaler og stabsfunksjoner (sekretariat) og hvordan informasjonsarbeidet ved kriser skal organiseres. 2.1 Målsetting Informasjon ved krise skal gis hurtig og korrekt til: o Kommunale organer 7 www.holmenfjordhotell.no http://www.thonhotels.no/hoteller/land/norge/asker/thon-hotel-vettre/ 9 Informasjonsplan for Røyken kommune, se vedlegg nr. 5 8 17 o o o o o Rammede/involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) Pårørende/enkelt personer Befolkning generelt Mediene Fylkesmannen og andre samarbeidende organer. o o o o o o o Kommunens mål med kommunikasjon er å få de berørte til å føle at kommunen har: Kontroll på situasjonen – unngå unødig frykt Forståelse for de ulike aspekter ved krisen Forståelse for hvorfor kommunen/myndighetene agerer som de gjør Opprettholde tillit Få publikum til å handle rasjonelt – unngå eller redusere skadeomfang Skape arbeidsro for kriseledelsen. Krisens forløp og iverksatte tiltak skal kunne dokumenteres i ettertid. 2.2 2.3 Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering o Informasjon er et lederansvar – den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt korrekt, raskt og målrettet o Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig og forståelig for mottakeren o Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret o Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet o Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Dersom Lokal redningssentral (LRS)/politiet leder krisehåndteringen skal all informasjon om selve skaden gis her. Den kommunale kriseledelsen skal før informasjon blir gitt til omverdenen avklare med LRS/politiet hvorvidt informasjonen kan frigis. 2.4 Informasjonsansvar og arkivering ved krisehåndtering Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonsenhet/sekretariat slik at all informasjon gis riktig og korrekt. 2.4.1 Informasjonsenhet/sekretariat primæroppgaver vil være o Gi kriseledelsen (og andre organisasjoner) kopi av all inn- og utgående korrespondanse og føre logg for alle telefonhenvendelser. Skal føres i CIM10 o Arkivere mottatte originaldokumenter i arkivet til mottakende enhet og kopi av utgående korrespondanse arkiveres i arkivet til arkivskapende enhet Alle tekstdokumenter som ikke arkiveres i kommunens saks-/arkivsystem: Kontorets leder oppretter en egen felles filmappe på nettverksserveren - den som produserer dokumenter skal arkivere i denne filmappen og i kriseperm for bl.a. å dokumentere hvordan krisen ble håndtert o Gi informasjonsråd til kriseledelsen o Gi informasjon til pårørende og publikum etter oppdrag fra kriseledelsen o Etablere og holde løpende kontakt med media o Henvise mediepersoner til oppholdsrom o Produsere pressemeldinger o Arrangere pressekonferanser o Informere internt i kommunen o Etablere telefonsvaretjeneste for pårørende o Etablere ev. grønn linje for publikum o Etablere kontakt med overordnet myndighet og berørte virksomheter for koordinering av informasjon o Medieovervåkning 10 Pålogging i CIM 18 Leder av kriseledelsen (ordfører) har det overordnede informasjonsansvar. Ordfører, rådmann eller informasjonsansvarlig er pressekontakt. Ordfører og/eller rådmann bør så langt mulig delta ved informasjonsmøter/ pressekonferanser. Det er viktig å treffe de kriserammede. Det skal føres referat i CIM fra alle typer informasjonsmøter. Dersom det ikke er mulig å føre referat i CIM grunnet data/strømbrudd, skal referat føres manuelt. Informasjonsleder skal arkivere referatene i krisepermen. Teknisk tilrettelegging er informasjonsenhetens/ sekretariatets ansvar med mindre annen ordre gis fra kriseledelsen. 2.4.2 Lokalisering av informasjonstjenesten Informasjonskontor opprettes på Rådhusets servicetorg, med tilhørende kontorer, og bemannes med antall personer som er nødvendig og med informasjonsansvarlig som leder. Telefonlinjer til informasjonskontoret Sentralbord 31 29 60 00 Direktelinjer 31 29 61 37 / 31 29 61 05 2.5 o o o o o 2.6 Pressekonferanser Pressekonferanser ledes normalt av politi eller kommunen. Konferansen bør ha en klar tidsramme (normalt 20-30 min. - maks. 60 minutter inkl. spørsmål) og kan følge følgende mal: Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier etter forutgående koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter. Pressemeldingen må sendes ut i god tid før pressekonferansen. Pressekonferanse avholdes bare når budskapet er viktig. Det legges opp en strategi for: - hvilken informasjon som skal komme frem - hvilke problemer som bør unngås/man ikke skal kommentere - hvem som skal lede konferansen - ansvarsdeling under konferansen - når neste konferanse eller informasjon kommer Pressekonferansen starter presis. Leder presenterer panelet og den enkeltes ansvarsområde. Etter at panelet har gitt sine innledende ord kan media stille spørsmål. Leder styrer ordet slik at alle medier får mulighet å stille spørsmål. Ordstyrer angir når konferansen nærmer seg slutten. Etter pressekonferansen kan det være aktuelt med radio og/eller TV intervju. Informasjonskanaler Lokale medier NRK Østafjells Drammens Tidende Røyken og Hurums Avis Internett E-post adr. http://www.nrk.no/buskerud/ 02345@nrk.no www.dt.no sentralbord@dt.no www.rha.no redaksjonen@rha.no Telefon 02345 32 20 40 00 47 90 60 00 Kommunens internett side: www.royken.kommune.no Røyken kommune benytter Facebook til å legge ut viktig informasjon til befolkningen og til innhenting av informasjon. Det legges link fra kommunens hjemmeside til Facebook. o E-post til ansatte i Røyken kommune – fornavn.etternavn@royken.kommune.no o Informasjon til ansatte i Røyken kommune: Via intranett Andre informasjonskanaler o via postkasse o via skolene, info til elevene 19 o o o o o infomøter i forsamlingslokaler via telefon/talemelding ved høyttalerbiler ved plakatoppslag/løpesedler ved å oppsøke husstander 2.7 Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med førstelinjetjenesten/informasjonsansvarlig og kriseteamet, som forventes å ha fanget opp informasjons- og oppfølgingsbehovet. 3. Evakuering og forpleining Evakuering av lokalbefolkningen besluttes og iverksettes av politiet. Politiet anmoder kommunen om opprettelse av evakuerings- og pårørendesenter (EVS). 3.1 En evakueringsplan skal være todelt ut fra følgende forutsetninger: Planlagt evakuering, som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. Akutt evakuering, som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon består en kortere tid. 3.2 Røyken kommunes evakueringsplan inneholder beskrivelse av følgende: o ressurser o oppgaver o transport o innkvartering o forpleining o samband o registrering av ankomne personer o informasjon o krisepsykiatri o plan for rullering av innsatspersonell. 3.3 Opprettelse av EVS (evakueringssenter) Kriseledelsen iverksetter opprettelse av evakueringsplanen etter anmodning fra politiet. Ved evakuering skal en ansvarlig oppnevnt av kriseledelsen være til stede i mottaket og ha informasjonsansvaret der. Informasjonsavdelingens representant skal sammen med politiet og medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. 3.4 Følgende mannskapsressurser kan brukes for å gjennomføre evakueringen Røyken kommune har inngått avtale med Røyken Røde Kors og Sanitetsforeningenes omsorgsberedskaps gruppe om bistand dersom en evakueringssituasjon oppstår. I tillegg kan kommunen be om bistand fra sivilforsvaret, heimevernet og ansatte i kommunen. 3.5 Følgende oppgaver skal utføres o Skaffe oversikt over evakueringsområdet (hvem er der mv.) o Informere befolkningen i området som skal evakueres om hva de skal ta med seg o Skaffe egne transportmidler 20 o o o o o o o o Samle personer i egnede lokaler når innkvartering ikke kan skje direkte Foreta registrering av evakuerte med opplysninger om innkvarteringssted Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette ut vaktmannskaper Bistå ved behandling av skadde og personer med problemer Samarbeide nært med LRS/skadestedsledelsen Sørge for forpleining og ev. klær Omsorgsfunksjon – avtale med prest, frivillige organisasjoner m.fl. Gi løpende informasjon 3.6 Aktuelle innkvarteringssteder er Midtbygdahallen er kommunens hovedevakueringssenter. Bråset bo- og omsorgssenter, Røykenhallen, Slemmestad Eldresenter, skoler, barnehager, evt. andre større samfunnslokaler kan også være aktuelle å benytte. Det kan også være aktuelt å evakuere til hoteller i nærheten, fortrinnsvis Holmen fjordhotell eller Thon Hotel Vettre i Asker. 21 Vedlegg 1. Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) 2014 2. Organisasjonskart Røyken kommune 3. Kriseteam i Røyken kommune 4. Evakueringsplan 5. Informasjonsplan 6. Tiltakskort i KSS 22
© Copyright 2024