kvalifikasjonsgrunnlag – prekvalifisering
KVALIFIKASJONSGRUNNLAG – PREKVALIFISERING ANSKAFFELSE AV IKT-LØSNING FOR KONTROLL AV TRANSPORTOPPGJØR SAKSNUMMER: 15/00008 Konkurranse med forhandling Frist for søknad om deltakelse 02.03.2015 kl. 14:00 1 Innhold 1 INNLEDNING ..................................................................................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN ............................................................. 8 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3 SØKNADENS STRUKTUR..............................................................................................................................................10 SPRÅK.......................................................................................................................................................................10 I NNBINDING, MERKING OG ANTALL KOPIER..................................................................................................................10 ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR SØKNADEN..............................................................................................................11 I NNLEVERINGSFRIST ...................................................................................................................................................11 ENDRE OG TILBAKEKALLE SØKNADER...........................................................................................................................11 KRAV TIL TILBYDER........................................................................................................................................................11 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6 HOVEDPRINSIPP FOR KOMMUNIKASJON........................................................................................................................ 9 KONTAKTPERSON.......................................................................................................................................................10 RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET.....................................................................10 KRAV TIL SØKNADEN ....................................................................................................................................................10 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 ANSKAFFELSESPROSEDYRE............................................................................................................................................ 8 ANMODNING OM Å MELDE INTERESSE FOR DELTAKELSE ................................................................................................. 8 O PPLYSNINGSPLIKT...................................................................................................................................................... 8 O FFENTLIGHET ............................................................................................................................................................ 8 TAUSHETSPLIKT ........................................................................................................................................................... 8 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN..................................................................... 9 HABILITET ................................................................................................................................................................... 9 ØKONOMISK RISIKO..................................................................................................................................................... 9 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER................................................................................................................................... 9 AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE .................................................................................................. 9 KOMMUN IKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN .................................................................................................. 9 3.1 3.2 3.3 4 HENSIKTEN MED DETTE DOKUMENTET .......................................................................................................................... 3 O PPDRAGSGIVER ......................................................................................................................................................... 3 BAKGRUNN ................................................................................................................................................................. 5 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG ......................................................................................................................... 5 AVTALENS VARIGHET ................................................................................................................................................... 7 KUNNGJØRING ............................................................................................................................................................ 7 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN ......................................................................................................................................... 7 I NNLEDNING..............................................................................................................................................................11 UNDERLEVERANDØRER ..............................................................................................................................................11 O BLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV....................................................................................................................12 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ..................................................................................................12 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING......................................................................................................13 TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER .....................................................................................................13 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV SØKNADENE ................................................................................................15 6.1 6.2 6.3 6.4 REGISTRERING AV SØKNADER .....................................................................................................................................15 ÅPNING AV INNKOMNE SØKNADER .............................................................................................................................15 AVVISNING................................................................................................................................................................15 EVALUERING AV INNKOMNE PREKVALIFISERINGSSØKNADER/UTVELGELSE BLANT OVERTALLIGE LEVERANDØRER..............15 2 1 Innledning 1.1 Hensikten med dette dokumentet Dette dokumentet gir en nærmere beskrivelse av oppdrag og kvalifikasjonskrav utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Oppdragsgiver vil benytte tilbydernes svar for å vurdere hvem som skal inviteres til å levere tilbud på forespørselen, jf. punkt 6.4. Dokumentet omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen. 1.2 Oppdragsgiver Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS1 (Pasientreiser ANS) er et nasjonalt kompetanseog servicesenter som er eid av de fire regionale helseforetakene (Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF). Selskapet har sammen med 18 helseforetak ansvaret for at befolkningen møter gode og likeverdige tjenester på pasientreiseområdet. Vi leverer nasjonale tjenester innen IKT, økonomi, analyse, jus, kommunikasjon, opplæring og saksbehandling. I 2014 ble ca. 9 millioner pasientreiser2 gjennomført. I primær- og spesialisthelsetjenesten (pasientenes behandlere) er det ca. 25 000 brukere av nasjonale IKTsystemer som Pasientreiser ANS har ansvaret for. Selskapet holder til i Skien. 1.2.1 Visjon Pasientreiser ANS skal utvikle og levere gode og likeverdige tjenester til pasientene og bidra til kostnadseffektivisering for helseforetakene. 1.2.2 Rammer og samfunnsoppdrag Spesialisthelsetjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven med tilhørende forskrift syketransportforskriften og pasientjournalloven med tilhørende forskrift (syketransportregisterforskriften) er sentrale regler som er med på å definere rammer og samfunnsoppdrag for virksomheten. 1.2.3 Om virkeområdet pasientreiser Pasientreiseområdet er inndelt i to: Reiser uten rekvisisjon: Pasienten legger selv ut for reisen og søker om å få refundert utgiftene sine i etterkant. Pasienten søker ved å sende inn et reiseregningsskjema, kvitteringer og oppmøtebekreftelse senest seks måneder etter at reisen er foretatt. Innenfor området reiser uten rekvisisjon ble det gjennomført 4,8 millioner pasientreiser i 2014. Reiser med rekvisisjon: Pasienten kan få utskrevet rekvisisjon3 av behandler til transport av helsemessige årsaker eller av pasientreisekontoret på trafikalt grunnlag dersom det mangler tilbud om rutegående transport på den aktuelle strekningen. Aktuelle transportmidler er eksempelvis drosje, turvogn, rutefly, Helseekspress og ferge. 1 Organisasjonsnummer 994 111 841 En pasientreise er reise til og fra offentlig godkjent behandling. 3 Rekvisisjon i dette tilfellet er behandlers bestilling av en pasientreise. 2 3 Innenfor området reiser med rekvisisjon ble det gjennomført 4,1 millioner pasientreiser i 2014. Antall pasientreiser er forventet å øke ytterligere i kommende år. Fra pasientens ståsted kan prosessen for reiser med rekvisisjon illustreres som i figuren under. Pasient skal til behandling, og har rett til å gjennomføre pasientreise med rekvisisjon. Pasient kontakter sin behandler i forkant av reisen. Rekvisisjonen kan opprettes av behandler eller av pasientreisekontor. Pasientreise-kontorene har videre ansvar for reiseplanlegging og gjennomføring av reiser med rekvisisjon. Pasient reiser til behandling. Pasient gjennomfører behandling. Pasient reiser fra behandling. Denne anskaffelsen er avgrenset til reiser med rekvisisjon. 18 pasientreisekontorer planlegger og gjennomfører alle pasientreiser i Norge, hvorav 17 av kontorene har reiser med rekvisisjon som ett av sine virkeområder. Totalt arbeider cirka 40 ansatte daglig med oppgjørskontroll av pasientreiser innenfor området reiser med rekvisisjon. Tabellen under viser hvilke fylker de eksisterende pasientreisekontorene har ansvar for, og hvilket regionalt helseforetak (RHF) kontorene tilhører følger, med fokus på reiser med rekvisisjon. Pasientreisekontor: 1 Pasientreiser Finnmarksykehuset HF 2 Pasientreiser UNN 3 Pasientreiser Nordlandssykehuset 4 Pasientreiser Helgelandssykehuset 5 Pasientreiser Nord-Trøndelag 6 Pasientreiser St. Olavs Hospital 7 Pasientreiser Møre og Romsdal 8 Pasientreiser HSØ - enhet for reiseoppgjør 9 Pasientreiser Innlandet 10 Pasientreiser Oslo og Akershus 11 Pasientreiser Vestre Viken 12 Pasientreiser Østfold 13 Pasientreiser Vestfold og Telemark 14 Pasientreiser Sørlandet Ansvar for følgende fylker: Finnmark Troms Nordland (delt) Nordland (delt) Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Møre og Romsdal N/A – saksbehandling av reiser uten rekvisisjon Hedmark og Oppland Oslo og Akershus Buskerud Østfold Telemark og Vestfold Aust Agder og Vest-Agder 4 Tilhører følgende RHF: Helse Nord Helse Nord Helse Nord Helse Nord Helse Midt Helse Midt Helse Midt Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst 15 Pasientreiser 16 Pasientreiser 17 Pasientreiser 18 Pasientreiser Helse Førde Helse Bergen Helse Fonna Helse Stavanger Sogn og Fjordane (ett fylke) Hordaland Rogaland (delt) Rogaland (delt) Helse Vest Helse Vest Helse Vest Helse Vest 1.2.4 Om IKT-virksomheten Pasientreiser ANS er systemeier for de nasjonale IKT-løsningene som benyttes av pasientreisekontorene og som understøtter prosessene knyttet til reise med og uten rekvisisjon. Pasientreiser ANS er behandlingsansvarlig for bruk av helse- og personopplysninger i systemene de eier. Det er inngått databehandleravtaler med pasientreisekontorene, eksterne samarbeidspartnere og underleverandører. IKT løsningene driftes av Norsk Helsenett SF. For ytterligere informasjon om oppdragsgiver, se http://www.pasientreiser.no 1.3 Bakgrunn Pasientreiser ANS innbyr på bakgrunn av dette dokumentet til konkurranse med forhandling om anskaffelse av IKT-løsning for kontroll av transportoppgjør. Løsningen skal benyttes av pasientreisekontorene, og understøtte prosessen for kontroll av transportoppgjør. Videre er følgende opsjon inkludert: 1) Vedlikeholdsavtale for anskaffet løsning Anskaffelsens formål og omfang beskrives nærmere i kapittel 1.4. Per i dag utføres kontroll av transportoppgjør manuelt på pasientreisekontorene. Turkostnader kontrolleres mot bestillingene gjennom manuell kontroll av de ulike kostnadselementene/kostnadsdriverne som tilhører oppdraget. Dette medfører at det på en enkelt tur må gjøres svært mange manuelle kontroller avhengig av avtalenes oppbygning og kompleksitet. Pasientreisekontorene opplever et behov for økt grad av systemstøtte, inkludert ulike typer automatiske kontroller, for å kunne avdekke feilfakturering fra transportleverandører. I tillegg til inneværende konkurranse innbyr Pasientreiser ANS også til konkurranse med forhandling om anskaffelse av IKT-løsning for planlegging og optimalisering av pasienttransport. Denne konkurransen er kunngjort i separat kvalifikasjonsgrunnlag. Dersom det gis tilbud på begge løsninger, skal disse inngis som separate tilbud med en egen beskrivelse av hvordan løsningene integreres. Tilsvarende skal det inngis separate kvalifikasjonssøknader. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Pasientreiser ANS skal anskaffe en nasjonal IKT-løsning for kontroll av transportoppgjør knyttet til reiser med rekvisisjon. Systemet skal bidra til en effektiv og forenklet arbeidsprosess for kontroll av oppgjør mot avtalefestede transportørleverandører. Formålet og Pasientreiser ANS’ målsettinger med anskaffelsen er å få bedre kontroll på transportoppgjør ved pasientreisekontorene. Den skisserte systemstøtten skal resultere i bedre 5 brukeropplevelse for brukerne, en automatisert oppgjørsprosess og økt kontroll på transportkostnader. Utgangspunktet for arbeidsprosessen er at transportør oversender en elektronisk XML-fil på bakgrunn av gjennomførte turoppdrag, ved hjelp av en definert SUTI-standard4 som muliggjør elektronisk toveiskommunikasjon mellom transportørens system og anskaffet løsning. Det vil være sentralt for løsningen å utføre automatiske, egendefinerte kontroller som validerer innholdet i filen, ved å kontrollere transportørens krav for turen opp mot pasientreisers bestilling basert på transportøravtalen. En annen sentral komponent vil være muligheten for å utføre manuell kontroll i et grensesnitt for oppfølging av avvik der det er nødvendig. Der avvik oppdages skal elektronisk avviksmelding kunne sendes automatisk tilbake via SUTI-standard til transportør. Dette innebærer at løsningen må ha nødvendige integrasjoner. Det er vesentlig at løsningen er fleksibel med tanke på mangfold i avtale- og prisstruktur i transportøravtalene. Dette inkluderer å kunne utføre kontroller basert på detaljerte kostnadselementer i transportøravtalene. Følgende omfang er gjeldende for anskaffelsen: Anskaffelsen er avgrenset til området reiser med rekvisisjon (se kapittel 1.2.3). Innenfor området reiser med rekvisisjon ble det gjennomført 4,1 millioner pasientreiser i 2014. Løsningen skal være en nasjonal løsning, og dermed benyttes av alle 17 pasientreisekontorer som arbeider innenfor området reiser med rekvisisjon. I dag arbeider ca. 40 brukere aktivt daglig med kontroll av oppgjør. I dag har pasientreisekontorene avtale med i underkant av 200 transportørselskaper, som til sammen har i underkant av 400 transportøravtaler med pasientreisekontorene. De ulike transportørene benytter seg totalt av cirka sju leverandørsystemer for å utarbeide og sende oppgjørsfiler til pasientreisekontorene. Anskaffelsen vil bestå av kjøp/utvikling av programvaren som skal etableres, samt vedlikehold etter at løsningen er implementert. Det er derfor lagt inn opsjon på vedlikeholdsavtale i konkurransen. I tillegg er en opsjon inkludert i konkurransen: Opsjon nr. 1 Navn på opsjon Vedlikeholdsavtale Beskrivelse av opsjon Vedlikeholdsavtale av løsning som varer fra og med implementering av løsning og opptil fire år frem i tid Pasientreiser ANS ønsker å anskaffe en løsning som på beste mulige måte løser våre behov. Undersøkelser i markedet viser at det er usikkert om det finnes standardløsninger som dekker våre behov enten alene eller med nødvendig videreutvikling og integrasjoner, eller om løsningen må basere seg på grunnutvikling. Det er derfor ikke ønskelig å binde anskaffelsen verken til standardløsninger eller grunnutvikling og leverandører innenfor begge segmenter anmodes om å levere inn søknad om deltakelse. På grunn av usikkerheten rundt hva slags løsning som skal anskaffes er det ikke mulig å oppgi noen totalpris på anskaffelsen. IKT-løsningen skal driftes av, og være lokalisert hos, Norsk Helsenett5. Anskaffet løsning skal kunne tilpasses Pasientreiser ANS’ virkeområdes nåværende og fremtidige behov, samt at 4 SUTI-standard er et standardisert grensesnitt for utveksling av trafikkinformasjon mellom ulike aktørers datasystemer. SUTI -standarden bygger på XML-format. 5 Norsk HelseNett (NHN) er et statsforetak etablert og eid av Helse- og omsorgsdepartementet. Deres oppdrag er å levere og videreutvikle en sikker, robust og hensiktsmessig nasjonal IKT-infrastruktur for effektiv samhandling mellom alle aktører i helse - og omsorgstjenesten. 6 systemet skal ha nødvendig integrasjoner. I og med at løsningen skal implementeres nasjonalt med flere ulike juridiske enheter (regioner, helseforetak) er det behov for tilgangsstyring. Valgt leverandør vil i samarbeid med driftsleverandør Norsk Helsenett ha ansvar for installasjon av løsningen. 1.5 Avtalens varighet Kontrakten er gjeldende fra den er underskrevet og frem til systemet er ferdig godkjent av oppdragsgiver. Eventuell vedlikeholdsavtale vil løpe fra og med implementering av løsning og opptil fire år frem i tid. Som kontraktsvilkår vil Statens standardavtaler benyttes. 1.6 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen (www.doffin.no) den 30.01.2015 samt i TED (http://ted.publications.eu.int/official/). 1.7 Tentativ fremdriftsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den tentative tidsplan og skisse som er gjengitt nedenfor. Tilbyderne vil bli informert ved eventuelle endringer. Kungjøring Evaluering av søknader Utsendelse av konkurransegrunnlag Evaluering av tilbud Forhandlinger Evaluering av endelig tilbud Milepæl Kunngjøring av anskaffelsen Anmodning om å melde interesse for deltakelse (jf. punkt 2.2.) Frist for mottak av søknad om deltakelse Evaluering av søknader Meddelelse om resultat av kvalifikasjon og utvelgelse Utsendelse av konkurransegrunnlag til inviterte tilbydere Evalueringer av tilbud Forhandlinger. Det planlegges med 3 møter med hver leverandør, der det vil være fokus på reservasjoner, spesifikasjoner, inkludert demonstrasjon av løsning, og priser Frist for å levere endelig tilbud Evaluering av endelig tilbud Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Kontraktstildeling / inngåelse Dato 30.01.2015 13.02.2015 02.03.2015 Mars 2015 Mars 2015 Mars 2015 April – Mai/Juni 2015 Juni 2015 Juni 2015 Juni 2015 Juli 2015 Tentativ fremdriftsplan etter anskaffelsesfasen innebefatter eventuell utvikling, samt implementering av løsning, høsten 2015, og nasjonal utrulling på pasientreisekontorene fra og med første kvartal 2016. Samtidig er fremdriftsplan etter anskaffelsesfasen vanskelig å detaljere 7 på dette tidspunktet da endelig plan for pilotering, eventuell nyutvikling, implementering og utrulling vil fremforhandles gjennom anskaffelsen. 2 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrift nr. 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og III. Dette innebærer at oppdragsgiver har frihet til å forhandle om innleverte tilbud. Forhandling vil skje over flere faser, og oppdragsgiver vil etter innledende evaluering av tilbud kunne benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. Det vil bli foretatt en prekvalifisering av innkomne søknader om deltakelse. Blant de kvalifiserte tilbyderne vil det bli foretatt en utvelgelse slik at minimum 3 tilbydere vil bli invitert til å levere tilbud. Dette er likevel ikke til hinder for at oppdragsgiver inviterer færre leverandører enn oppgitt her, i tilfeller hvor det ikke foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 17-6 (3). 2.2 Anmodning om å melde interesse for deltakelse Tilbydere som har til hensikt å delta i konkurransen anmodes om å melde i fra om dette til Anna Hammar, anna.hammar@pasientreiser.no innen 13. februar 2015. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: 1. forespørselen om å få delta i konkurransen avvises 2. oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige søknader eller avlyse konkurransen 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift Forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta) av 17. oktober 2008. Forøvrig henvises det også til FOA § 3-6. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgiveren og dens ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Slik informasjon kan likevel deles med prosjektdeltakere fra helseforetakene for å sikre nødvendig forankring og godkjennelse av prosjektet. Disse plikter på samme måte som oppdragsgiver og hans ansatte å hindre at andre får adgang til opplysninger som nevnt. 8 2.6 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan med henvisning til FOA § 3-7 ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.7 Habilitet Tilbydere som har vært involvert i utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller spesifikasjoner har under henvisning til FOA § 3-8 ikke anledning til å delta i konkurransen. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven § 6 til § 10. 2.8 Økonomisk risiko Tilbyder utarbeider og leverer søknad om deltakelse og eventuelle senere tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som tilbyderne pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av tilbyder selv. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyders søknad og/eller deltakelse i konkurransen. 2.9 Bruk av underleverandører Det er adgang til å benytte underleverandører. Av hensyn til kontraktsoppfølging ønsker oppdragsgiver at den tilbyder som i kvalifikasjonssøknaden fremstår som hovedleverandør også skal levere en vesentlig del av leveransen. Se også pkt 5.2. 2.10 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiver kan forkaste alle søknader dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 3 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen 3.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal være på norsk, svensk eller dansk og foregå skriftlig/elektronisk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson, ref. pkt. 3.2. Spørsmålene skal være skriftlige og merkes med «Anskaffelse av IKTløsning for kontroll av transportoppgjør – Saksnummer 15/00008». Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte til alle som har meldt sin interesse. 9 3.2 Kontaktperson Prosjektleder E-post Postadresse: Telefon Anna Hammar anna.hammar@pasientreiser.no Postboks 2605 Kjørbekk, 3702 Skien + 47 905 14 629 3.3 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli oversendt tilbyderne elektronisk. Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyders plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. 4 Krav til søknaden 4.1 Søknadens struktur Søknaden skal leveres skriftlig, og skal bestå av følgende deler: 1. Signert søknadsbrev. Søknadsbrevet skal inneholde følgende informasjon: a. Tilbyders navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon og telefaks. b. Kort beskrivelse av virksomhetens historikk, forretningsidé og kjernekompetanse relatert til anskaffelsen samt kort beskrivelse av dagens virksomhet – virksomhetsområder og markeder c. Kontaktperson/tilbudsansvarlig angitt ved navn, telefon og e-postadresse d. Signering av bemyndiget person 2. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav med nødvendige og nummererte vedlegg, jf. avsnitt 5.2 til 5.6. 4.2 Språk Søknaden skal være på norsk, svensk eller dansk. Kommersiell dokumentasjon kan være på engelsk. Det kommende konkurransegrunnlaget og kontrakt vil foreligge på norsk. 4.3 Innbinding, merking og antall kopier 4.3.1 Innbinding, emballering og merking Tilbudet skal leveres i en original, innsatt i perm. Perm skal inneholde skilleark i henhold til strukturen angitt i punkt 4.1. I tillegg skal det leveres en komplett, elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Ved avvik mellom versjonene vil original i papirversjon gjelde. I tillegg skal det leveres en versjon i elektronisk format som er sladdet for det tilbyder anser som forretningsmessig fortrolig informasjon. Søknaden skal være i dobbel innpakning, hvorav den innerste i tillegg til påføring av adressat som angitt i avsnitt 4.4 kun skal merkes: "Søknad om deltakelse vedrørende prekvalifisering: Anskaffelse av IKT-løsning for kontroll av transportoppgjør – Saksnummer 15/00008" og ”Anna Hammar" 10 4.4 Adresse og leveringssted for søknaden Innbundet originalsøknad sendes til: Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, Postboks 2605 Kjørbekk, 3702 Skien v/ Anna Hammar Besøksadresse ved fysisk levering er: Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, Leirvollen 23, 3736 Skien v/ Anna Hammar 4.5 Innleveringsfrist Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknaden er 2.3. 2015 kl. 14:00. Søknader som kommer inn etter fristen vil bli avvist jfr. FOA § 20-13 (1) a). 4.6 Endre og tilbakekalle søknader En søknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad og skal utformes i samsvar med kapt. 4.1. 5 Krav til tilbyder 5.1 Innledning Dette kapittel beskriver de detaljerte kvalifikasjonskravene til tilbyderen. Tilbyderen skal besvare samtlige av punktene nedenfor, supplert med eventuelle vedlegg der dette er nødvendig. Eventuelle vedlegg nummereres fortløpende og med referanse til aktuelt punkt nedenfor, jf. kapittel 0. Noen krav er obligatoriske og ufravikelige for alle typer kontrakter. Det følger av forskrift om offentlige anskaffelser §§ 3-3 og 3-4 at HMS og skatteattest skal innleveres ved alle anskaffelser over NOK 100.000. Dokumentasjon skal være vedlagt søknaden med mindre oppdragsgiveren angir annen innleveringsmåte. Tilbydere som unnlater å innlevere disse, skal avvises, jf FOA § 20-12 Oppdragsgiveren kan også stille andre krav til tilbyderne. Det gjelder tilbydernes organisatoriske og juridiske stilling, økonomiske og finansielle stilling samt tekniske og faglige kvalifikasjoner. Vurdering av tilbyderens tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at tilbyderne er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til det som skal leveres. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til tilbyders berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. 5.2 Underleverandører Ved bruk av underleverandører gjelder følgende for kvalifikasjonssøknaden: Det skal oppgis hvilke områder og andeler av anskaffelsesomfanget som skal dekkes av henholdsvis hoved- og underleverandør. 11 Dokumentasjon på underleverandørs oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal dokumenteres på samme måte som for hovedleverandør. Hvis avvisning av en underleverandør medfører at hovedleverandør ikke lenger oppfyller kvalifikasjonskravene, vil dette medføre avvisning også av hovedleverandørens søknad. Hovedleverandør skal vedlegge nødvendige erklæringer fra aktuelle underleverandører som dokumenterer at hovedleverandøren reelt sett disponerer over underleverandørers ressurser for denne anskaffelsen. 5.3 Obligatoriske dokumentasjonskrav Tilbyder skal innlevere dokumentasjon som angitt i tabellen under. Tabell 1 Obligatoriske dokumentasjonskrav til tilbyder Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Virksomheten bør Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema ikke ha restanser RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder knyttet til betaling regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må av skatter og dette begrunnes. avgifter til det offentlige. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Tilbyder skal HMS – egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt bekrefte å oppfylle tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, lovbestemte krav i miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges søknaden. Skjema Norge innen helse, for HMS-egenerklæring kan hentes på nettadressen: miljø og sikkerhet http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/Tema/ (HMS) Konkurransepolitikk/Listeside-konkurransepolitikk/Regelverket-foranskaffelser/Offentlige-anskaffelser-Skjemaer.html?id=417580 5.4 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Tabell 2 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stiling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal være Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt et lovlig registrert ved lovgivning i det land hvor tilbyder er etablert. foretak. Tilbyder skal Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår jf. oppfylle lovpålagte vedlegg 1. lønns- og arbeidsvilkår 12 5.5 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgiver stiller krav til økonomisk og finansiell stilling. Tabell 3 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyder må ha Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning. tilfredsstillende Informasjon om virksomhetens omsetning ved utfylling av tabell 4 økonomisk og nedenfor. Dersom det er mer enn 6 måneder siden siste godkjente finansiell stilling årsregnskap, skal i tillegg siste perioderegnskap (resultat og balanse) vedlegges. Soliditetsvurdering fra et selskap med konsesjon fra Datatilsynet, eller tilsvarende for utenlandske leverandører, til å drive kredittopplysningsvirksomhet skal vedlegges tilbudet. Vurderingen må ikke være eldre enn 1 måned fra frist for søknad om kvalifikasjon. Vurderingen bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). 5.5.1 Omsetning Her skal gis en oversikt over virksomhetens/enhetens totale omsetning, samt omsetning med relevans til denne anskaffelsen for 2012, 2013 og for 2014. Dersom tallene er foreløpige skal dette presiseres. Tabell 4 Tilbyders omsetning 3 siste kalenderår Omsetning 2012 2013 Foretakets/enhetens samlede omsetning Andel av omsetning med relevans for denne anskaffelsen 2014 5.6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner 5.6.1 Kompetanse og faglig kapasitet Tabell 5 Krav til kompetanse og faglig kapasitet Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha Det skal, ved utfylling av Tabell 6 nedenfor, gis oversikt over kompetanse, gjennomsnittlig antall ansatte, antall ledere og antall relevant erfaring og kapasitet fagpersonell de siste tre årene innen de områder som er relevante for til å innføre og anskaffelsen, samt ”turn over” for ansatte. supportere Tilsvarende bes dokumentert for eventuelle underleverandører. løsningen og tilhørende tjenester Det skal dessuten gis en beskrivelse av tilbyders organisering, herunder i hvilken grad underleverandører/samarbeidspartnere vil bli benyttet for å sikre helhetlige og kvalitetsmessig riktige og rettidige leveranser, se nærmere om underleverandører under kap. 5 pkt. 2. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene, skal forpliktelseserklæring fra aktuelle foretak fremlegges, jf. Vedlegg 2. 13 Tabell 6 Oversikt over tilbyders kompetanse og faglige kapasitet 2012 2013 2014 Gjennomsnittlig antall ansatte – hele virksomheten Turnover ansatte i % Antall ledere, administrativt og merkantilt personell Prosjektledelse Systemutvikling Gjennomsnittlig antall ansatte relevant for tilbudte ytelser Integrasjon Test og kvalitetssikring Innføringsytelser og opplæring Support og vedlikehold 5.6.2 Relevante leveranser Tabell 7 Krav til relevante leveranser og referanser Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal Det skal gis en beskrivelse av opptil fem av de viktigste og mest redegjøre for opptil relevante leveransene de siste fem år. 5 av de viktigste og mest relevante Referanser skal som et minimum beskrives med følgende informasjon: leveransene med Kundens navn (om mulig) samt kort informasjon om kunden, vellykket resultat, herunder antall ansatte og lokalisering avgrenset til siste Kontaktinformasjon hos kunden; navn, stilling, e-post og fem år telefon Utdypende beskrivelse av leveransene; programvare og ytelser/tjenester; herunder beskrivelse av leveransens viktigste funksjonalitet og tjenester, løsningens tekniske arkitektur og hvordan integrasjon med kundens leveranseplattformer ble løst Tidsrom og varighet Leveransens økonomiske verdi. 14 6 Oppdragsgivers behandling av søknadene 6.1 Registrering av søknader Søknadene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når søknaden er mottatt. 6.2 Åpning av innkomne søknader Åpning av innkomne søknader finner sted i Pasientreisers lokaler 2.3.2015 kl. 14:00. Åpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 6.3 Avvisning Søknader som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav som er oppstilt i kpt. 5 vil bli avvist. Eventuelle spørsmål om avvisning vil for øvrig bli vurdert i samsvar med FOA §§ 20-12. Innleverte søknader vil ikke bli returnert. 6.4 Evaluering av innkomne prekvalifiseringssøknader/Utvelgelse blant overtallige leverandører Tilbydere som har besvart og tilfredsstiller krav oppgitt i kpt. 5.3 til 5.6 er kvalifisert. Av hensyn til gjennomføring av konkurransen forbeholder oppdragsgiver seg retten til å foreta en utvelgelse blant leverandører som skal inviteres til å gi tilbud. Vi gjør derfor leverandørene oppmerksomme på at det ikke nødvendigvis er tilstrekkelig å levere minimumsdokumentasjon på kvalifikasjonskravene for å være med videre i konkurransen. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av en evaluering av hvilke leverandører som er best kvalifisert basert på innlevert dokumentasjon av kravene "Tilbyders finansielle og økonomiske stilling" og "Tekniske og faglige kvalifikasjoner". 15
© Copyright 2024