Konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon

KONKURRANSEGRUNNLAG
Illustrasjon: Popsenterets fasade på kveldstid. Cafelokalet ligger i 1.etg. helt til høyre. Foto P.R. Schjerven
KONKURRANSE MED FORHANDLING OM Å INNGÅ
TJENESTEKONSESJONSKONTRAKT
om
Drift av kafe og utested, samt
levering av catering og serveringstjenester til Popsenteret i Oslo
INNHOLDSFORTEGNELSE
1 Oppdraget ................................................................................................................. 4
1.1 Oppdragsgiver ............................................................................................................. 4
1.2 Regelverk for offentlige anskaffelser. Kunngjøring ..................................................... 4
1.3 Fremdriftsplan for prosessen ...................................................................................... 4
1.4 Oppdragsgivers kontaktperson ................................................................................... 4
1.5 Tilleggsopplysninger .................................................................................................... 5
1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget ............................... 5
2 Bakgrunn for konkurransen og markedsmuligheter ................................................... 5
2.1 Innledning .................................................................................................................... 5
2.2 Popsenterets virksomhet............................................................................................. 6
2.3 Popsenterets serveringstilbud til utleie og catering ................................................... 6
2.4 Mulighet for samarbeid ............................................................................................... 6
3 Kravspesifikasjon ...................................................................................................... 7
3.1 Generelt ....................................................................................................................... 7
3.2 Drift av kafe og utested med uteservering.................................................................. 7
3.2.1 Servering av mat og drikke ................................................................................... 7
3.2.2 Konsept................................................................................................................. 7
3.2.3 Åpningstider ......................................................................................................... 7
3.2.4 Prisprofil ............................................................................................................... 7
3.3
Servering til Popsenterets arrangementer/catering .................................................. 8
3.3.1 Drift av barer ved arrangement ........................................................................... 8
3.3.2 Catering ................................................................................................................ 8
3.3.3 Bemanning ........................................................................................................... 8
3.3.4 Prisprofil ............................................................................................................... 8
4 Serverings- og skjenkebevilling .................................................................................. 8
4.1 Serverings- og skjenkebevilling ................................................................................... 8
4.2 Dispensasjon for servering i uteområde ..................................................................... 8
5 Økonomi ................................................................................................................... 9
5.1 Investeringer ................................................................................................................ 9
5.2 Omsetningsbasert vederlag ......................................................................................... 9
5.3 Minimumsvederlag/Fast vederlag ............................................................................... 9
5.4 Felleskostnader............................................................................................................ 9
5.5 Sikkerhetsstillelse ........................................................................................................ 9
6 Kontrakt .................................................................................................................... 9
6.1 Kontraktsbestemmelser .............................................................................................. 9
6.2 Kontraktsperiode ......................................................................................................... 9
6.3 Forbud mot sosial dumping ......................................................................................... 9
7 Regler for gjennomføring av konkurransen .............................................................. 10
7.1 Prosedyre ................................................................................................................... 10
7.2 Tilbudsfrist ................................................................................................................. 10
7.3 Befaring...................................................................................................................... 10
7.4 Innlevering av tilbud .................................................................................................. 10
7.5 Krav til tilbudsutforming ............................................................................................ 10
7.6 Forbehold................................................................................................................... 11
7.7 Vedståelsesfrist.......................................................................................................... 11
7.8 Deltilbud .................................................................................................................... 11
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
2
7.9 Alternative tilbud og minstekrav ............................................................................... 11
7.10
Opplysningsplikt ..................................................................................................... 11
7.11
Taushetsplikt .......................................................................................................... 11
7.12
Offentlighet ............................................................................................................ 11
7.13
Kostnader ifm tilbud .............................................................................................. 11
7.14
Avlysning ................................................................................................................ 11
8 Krav til tilbydere ...................................................................................................... 12
8.1 Generelt om kvalifikasjonskrav ................................................................................. 12
8.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav ........................................................ 12
8.3 Krav knyttet til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling ................................... 12
8.4 Krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling .................................. 12
8.5 Krav knyttet til tilbyderens tekniske/faglige kvalifikasjoner ..................................... 12
9 Oppdragsgivers behandling av tilbudene ................................................................. 13
9.1 Registrering og åpning av tilbud ................................................................................ 13
9.2 Gjennomføring av forhandlinger ............................................................................... 13
9.3 Tildelingskriteriene .................................................................................................... 13
10 Tildeling av kontrakt, begrunnelse ........................................................................... 14
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
3
1
OPPDRAGET
1.1 Oppdragsgiver
Popsenteret på Grünerløkka i Oslo er et interaktivt og moderne opplevelsesmuseum for norsk
populærmusikk de siste 100 år. Museet åpnet november 2011 og har på kort tid markert seg som et
positivt og populært tilskudd til Østlandets kulturtilbud og ble i 2013 kåret til «Årets museum» i
Norge.
Popsenteret er en del av Kulturetaten i Oslo kommune og utgjør sammen med Øvingshotellet, Oslo
Kulturskole, og stiftelsen Riksscenen, Schous Kulturbryggeri. I 2014 besøkte nær 60.000 Popsenteret,
nær 40.000 besøkte utstillingene. Publikum og gjester er representert i alle aldersgrupper og
kommer fra hele landet, men primært fra Østlandet: barnefamilier, elever, voksne og eldre samt
bedrifter og organisasjoner. Popsenteret og Riksscenen holder til i samme hus som kafeen.
Oslo kommune v/Kulturetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling
om å inngå tjenestekonsesjonskontrakt om framleie og drift av kafe/utested med kjøkken og
uteservering i Schous kulturbryggeri, og salg av catering/serveringstjenester til Popsenterets
arrangementer. Alle sider ved tilbudet vil være forhandlebart.
1.2 Regelverk for offentlige anskaffelser. Kunngjøring
Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 kommer ikke til anvendelse for denne
konkurransen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 1-3 annet ledd bokstav j. Det er utelukkende
bestemmelsene i det foreliggende konkurransegrunnlag med tilhørende dokumenter, sammen med
kunngjøringsteksten, som regulerer prosessen frem til kontraktsinngåelse.
Konkurransen er kunngjort i Aftenposten, Dagens Næringsliv, www.finn.no og på Popsenterets
hjemmeside. Konkurransegrunnlaget er også sendt direkte til antatt aktuelle tilbydere.
1.3 Fremdriftsplan for prosessen
Planlagt tidspunkt
17. september 2015
Uke 39
12. oktober 2015 kl. 1200
12. oktober 2015 kl. 1300
Uke 42
Uke 43-45
Uke 46
1. desember 2015
Aktivitet
Kunngjøring av konkurranse
Befaring
Tilbudsfrist
Åpning av tilbud
Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud
Forhandlinger
Valg av tilbud og utsending tildelingsbrev
Kontraktsinngåelse
Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ med unntak av tilbudsfristen som er fastsatt.
1.4 Oppdragsgivers kontaktperson
Oppdragsgivers kontaktperson i forbindelse med denne konkurransen er:
Navn
: Kristine Farstadvoll
E-postadresse : kristine.farstadvoll@kul.oslo.kommune.no
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
4
Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være
kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant
enn nevnte kontaktperson, med unntak av avtale om befaring, se punkt 7.3 .
1.5 Tilleggsopplysninger
Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om
tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson.
Henvendelse om tilleggsopplysninger merkes ”Tilleggsopplysning i konkurranse om Drift av kafe og
utested, samt levering av catering og serveringstjenester til Popsenteret i Oslo ”, og sendes til
oppdragsgivers kontaktperson på e-post.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles på e-post til
oppdragsgivers kontaktperson.
Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson
senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen.
1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget
Innen innleveringsfristens utløp kan oppdragsgiver foreta rettelser, suppleringer eller endringer av
konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller
endringer vil bli formidlet til leverandører som har registret interesse for konkurransen ved å sendt epost til oppdragsgivers kontaktperson .
2
BAKGRUNN FOR KONKURRANSEN OG MARKEDSMULIGHETER
2.1 Innledning
Popsenteret har på kort tid posisjonert seg som et attraktivt og innovativt museum med et tilbud av
høy kvalitet rettet mot et bredt publikum.
Museets primære oppgave er dels å formidle norsk populærmusikkhistorie siste 100 år, gjennom å
skape nysgjerrighet, engasjement og kunnskap om temaet - dels å være en arena for musikkbransjen
og - miljøet. Formidling skjer gjennom utstillinger, aktiviteter, arrangementer og omvisninger. I
tillegg har museet et kommersielt fokus, med utstrakt utleievirksomhet til organisasjoner og andre
bedrifter samt salg av arrangementskonsepter til næringslivet.
Popsenterets fire etasjer rommer store og moderne utstillingsområder, utleielokaler med bar og
egen takterrasse, serviceområder og museumsbutikk. Arealene er fleksible og kan benyttes helt eller
delvis til store arrangement. Kafelokalet som omfattes av denne konkurransen ligger fysisk i direkte
tilknytning til Popsenteret og Riksscenen, og har scene og bar, et tilhørende produksjonskjøkken og
et uteserveringsområde. Produksjonskjøkkenet gir et godt grunnlag for å levere cateringtjenester,
både til Popsenteret og til andre kunder i og utenfor Schous kulturbryggeri.
Kafeen ligger midt i et attraktivt område med butikker og et rikt utvalg av serverings- og kulturtilbud.
I indre gård, vis a vis cafeen, er det under utvikling et matmarked / matbar og en restaurant med
uteservering. I området for øvrig finnes en rekke små og mellomstore aktører innen musikk, media
og film som ser frem til et treffsted og et godt serveringstilbud på dag- og kveldstid. Øvingshotellet
har mange brukere og godt belegg, særlig ettermiddag og kveld. Flere som øver her ønsker å avslutte
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
5
kvelden på et utested i nærheten. Øvingshotellet benyttes dessuten av flere TV-produksjoner og det
er behov for servering til flere av disse.
Riksscenen, scene for nasjonal og internasjonal folkemusikk, joik og folkedans, holder til i samme
bygg som Popsenteret og kafeen. Her finnes tre velutstyrte scener med et rikholdig program av
konserter og aktiviteter. I tillegg er store TV-produksjoner som Ylvis og Anne Kat. Hærland vist her.
Popsenteret og Riksscenen samarbeider om store arrangementer og bruk av fellesarealer. For mer
informasjon, se www.popsenteret.no www.riksscenen.no og www.ovingshotellet.no. Eventuell
avtale om levering av catering mv til Riksscenen eller andre aktører må fremforhandles særskilt
uavhengig av denne konkurransen.
2.2 Popsenterets virksomhet
Popsenterets museumsdrift har, i tillegg til publikumsrettede aktiviteter som beskrevet ovenfor, et
profesjonelt utleietilbud som kombineres med unike og skreddersydde omvisnings- og
innholdskonsepter til næringsliv og privatmarkedet. Det satses stort på dette tilbudet og
etterspørselen er i positiv utvikling. Kafeen spiller en vesentlig rolle i denne satsingen og det er rom
for en rekke interessante utviklings- og samarbeidsmuligheter.
2.3 Popsenterets serveringstilbud til utleie og catering
Hele eller deler av museet leies ut alle dager på dag- og kveldstid til næringslivet, institusjoner og
stat/kommune til pressevisninger, konferanser, events, produktlanseringer og kulturarrangementer.
I 2014 ble det gjennomført 125 utleieforhold og 55 omvisninger med servering. Salg og/eller catering
av mat og drikke inngår i rundt 90 % av alle Popsenterets utleieforhold og arrangementer. På
hverdager på dagtid besøkes huset primært av skoleklasser og grupper. Totalt ble det i 2015 holdt
nær 500 omvisninger i museet.
Det er ønsket, men ikke et krav, at cafeens serveringslokale etter nærmere avtale med driver kan tas
i bruk for Popsenterets gjester/kunder i forbindelse med store arrangementer.
2.4 Mulighet for samarbeid
Popsenteret har utviklet en rekke populære utleie- og omvisningspakker tilpasset grupper opp til 120
personer der servering av mat og drikke naturlig inngår. Eksempler er «Teambuiding» og «PopVors»
med/uten servering, «lynkarriere» med innspilling i studio, «Noe å feire» for viktige anledninger og
PopBursdag for barn fra 10-16 år. I 2014 ble det gjennomført nær slike 250 omvisninger. Det er et
ønske å videreutvikle konseptene og også å se på flere muligheter i samarbeid med kafedriver.
Som del av museets publikumsprogram tilbys familiekonserter, «Dypdykk» der artister og andre
dybdeintervjues, utstillingsåpninger, lanseringer mm. I tillegg gjennomføres store arrangementer
som Musikkfest Oslo, Kulturnatt, Turist i egen by og Musikkmarked – inne og ute. Et antall store
festivaler som Folkelarm og Ultima barnefestival gjennomføres i 2015. Også her er det positive
muligheter for et samarbeid.
Les mer på www.popsenteret.no/booking og www.popsenteret.no/bedrift
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
6
3
KRAVSPESIFIKASJON
3.1 Generelt
Popsenteret ønsker ny driver til kafelokalene på museet. Det er ønskelig at den valgte driveren
igangsetter serveringsvirksomheten så snart som mulig. Det er svært viktig at driveren vil være en
partner som kan samarbeide nært med Popsenteret.
Driften vil omfatte følgende:
3.2 Drift av kafe og utested med uteservering
Driveren skal for egen risiko etablere og drifte kafe og utested i serveringslokalet på Popsenteret
med tilliggende område for uteservering.
3.2.1 Servering av mat og drikke
Driveren skal tilby servering av mat og drikke i lokalene til Popsenterets besøkende og andre,
herunder alkoholholdig drikk.
3.2.2 Konsept
Kafeen og utestedet skal være husets pulserende treffpunkt, og fungere som et selvstendig og
levende møte- og serveringssted for områdets mange kafegjester på dag- og kveldstid.
Konseptet for driften og serveringen skal på best mulig måte være tilpasset Popsenterets profil,
tilbud og besøkende. Det legges vekt på at konseptet bidrar til å videreutvikle Schous kulturbryggeri
som et sted for gode kultur-, musikk- og matopplevelser.
Kafelokalet er innredet med scene og bar. Dette gir gode muligheter for driver til å gjennomføre egne
arrangementer i lokalet.
3.2.3 Åpningstider
Kafeen skal i utgangspunktet være åpen fra lunsjservering og utover.
Driver avgjør om det skal være serveringsvirksomhet også utenom Popsenterets åpningstider, men
det er en fordel om driveren kan tilby dette.
Museet har for tiden følgende åpningstider:
Tirsdag – fredag
kl. 10 - 16
Torsdag
kl. 10 - 19
Lørdag og søndag
kl. 11 - 17
Mandag stengt
Tidene utvides ved spesielle anledninger.
3.2.4 Prisprofil
Priser på mat og drikke skal være konkurransedyktige sammenliknet med priser på øvrige
serveringstilbud i området.
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
7
3.3 Servering til Popsenterets arrangementer/catering
3.3.1 Drift av barer ved arrangement
Etter avtale med Popsenteret er driveren forpliktet til å drive barene i Popsenterets lokaler ved
arrangement og utleie. Det gjelder store og små arrangement, som kan være både åpne og lukkede.
Driver er ansvarlig for å bemanne barene samt stå for barens driftskostnader ved hvert arrangement.
3.3.2 Catering
Driver skal ha et profesjonelt og attraktivt cateringtilbud som Popsenteret kan benytte. Driver står
fritt til å levere cateringtjenester utenfor Popsenteret.
Driveren får enerett til å levere cateringtjenester til Popsenterets arrangementer. Eneretten gjelder i
to år fra inngåelse av kontrakt, med opsjon for oppdragsgiver til forlengelse for ett år ad gangen.
Eneretten gjelder ikke Popsenterets interne arrangement eller når driver ikke har kapasitet til å
levere.
Det skal tilbys serveringsklar mat og drikke etter avtale i hele åpningstiden for utleie som er fra kl.
0830 til kl. 0200. Det er driverens ansvar å sørge for nødvendig serveringsutstyr som dekketøy, glass,
duker og fat. Driver skal bringe mat og drikke til avtalt sted, og hente brukt serveringsutstyr etter
avsluttet arrangement. Ved behov og etter avtale skal driver stille med egne folk til opp- og nedrigg
samt til servering.
3.3.3 Bemanning
Drifter har ansvaret for å bemanne kafeen og barer, samt stille med nødvendig serveringshjelp/
bartendere ved større arrangementer der det er påkrevet. Personalet må være profesjonelt og
serviceinnstilt.
Ved alkoholservering på større arrangementer må driver ha egen alkoholvakt. Personalet skal ha
relevant erfaring, egnethet og kunne kommunisere godt på norsk.
Popsenteret bemanner selv sine arrangementer med minimum én arrangementsansvarlig.
3.3.4 Prisprofil
Priser på mat og drikke skal være konkurransedyktige sammenliknet med priser for tilsvarende
tjenester.
4
SERVERINGS- OG SKJENKEBEVILLING
4.1 Serverings- og skjenkebevilling
Driver har ansvar for å søke om og få innvilget serverings- og skjenkebevilling.
4.2 Dispensasjon for servering i uteområde
Midlertidig dispensasjon til servering i uteområdet er gitt i tilknytning til godkjent restaurantdrift på
angitt plass, se tegning over Vørterhusplassen. Det kan søkes om forlengelse. Gjeldende
bestemmelser om åpningstider for uteservering i området må overholdes.
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
8
5
ØKONOMI
5.1 Investeringer
Driveren vil bli ansvarlig for egne investeringer, og for tilstrekkelig omsetning basert på tilbudt
konsept. Det forutsettes at driveren forplikter seg til for egen regning og risiko å investere i alt utstyr,
møbler og kjøkkeninfrastruktur mv som ikke leveres fra oppdragsgiver og som er nødvendig for
driverens drift av serveringsvirksomheten i henhold til driverens konsept for serveringsvirksomheten,
jf utkast til tjenestekonsesjonskontrakt pkt. 8, Vedlegg 3.
5.2 Omsetningsbasert vederlag
Det er lagt opp til at driveren skal betale et omsetningsbasert vederlag til oppdragsgiver for retten til
å drive serveringsvirksomheten. Vederlaget beregnes som et prosentvis vederlag av total brutto
omsetning eksklusiv merverdiavgift (omsetningsbasert vederlag) beregnet ut fra total omsetning i
serveringsarealene inne og ute, samt fra omsetning til destinasjoner i bygget for øvrig, og eventuelle
leveranser av servering fra serveringsvirksomheten til kunder utenfor bygget.
5.3 Minimumsvederlag/Fast vederlag
Driveren skal uavhengig av oppnådd omsetning garantere for betaling av et årlig minimumsvederlag/fast vederlag til oppdragsgiver. Minimumsvederlaget/det faste vederlaget kommer ikke i
tillegg til omsetningsbasert vederlag, men utgjør en minstegaranti som slår inn dersom størrelsen på
budsjettert omsetning svikter.
5.4 Felleskostnader
I tillegg til omsetningsbasert vederlag/minimumsvederlag skal restauratøren betale for kostnader
forbundet med forvaltning, drift og vedlikehold av lokalene og fellesarealer.
5.5 Sikkerhetsstillelse
Inngåelse av fremleiekontrakt forutsetter bankgaranti eller depositum for husleie.
6
KONTRAKT
6.1 Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte tjenestekonsesjonskontrakt med vedlegg, se vedlegg 3. En
tjenestekonsesjonskontrakt er en kontrakt som gjelder tjenester, men hvor vederlaget for tjenesten
som utføres består av retten til kommersielt å utnytte tjenesten. Vedlagt kontrakt vil være
utgangspunkt for forhandlinger.
6.2 Kontraktsperiode
Avtaleperioden gjelder fra tidspunktet for signering av denne avtalen. Avtaleperiodens lengde vil
være gjenstand for forhandling.
6.3 Forbud mot sosial dumping
Det vil i kontrakten bli stilt krav til lønns- og, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige
kontrakter av 8.februar 2008.
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
9
7
REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
7.1 Prosedyre
Denne konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse med forhandling. Alle
interesserte tilbydere kan levere tilbud i henhold til bestemmelsen i dette konkurransegrunnlaget.
Forutsatt at tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskravene, forbeholder oppdragsgiver seg rett til å velge
ut hvilke tilbydere man ønsker å gå i forhandlinger med. Utvelgelsen av tilbydere før forhandling vil
skje på bakgrunn av tildelingskriteriene, jf. punkt 9.3 nedenfor.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å inngå kontrakt med noen av tilbyderne dersom
utfallet av forhandlingene etter oppdragsgivers vurdering ikke er tilfredsstillende.
7.2 Tilbudsfrist
Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 12. oktober 2015 kl. 1200. Tilbudet skal være
oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen.
For sent innkomne tilbud kan bli avvist.
7.3 Befaring
Tilbyderne vil få mulighet til å befare Popsenterets lokaler i uke 39. Tilbydere som ønsker dette bes
om å ta kontakt med daglig leder ved Popsenteret Inger Bertelsen på e-post inger@popsenteret.no
for å avtale tidspunkt. Befaring vil bli gjennomført med hver enkelt tilbyder for seg.
7.4 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyderen.
Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket:
Drift av kafe og utested, samt levering av catering og serveringstjenester til Popsenteret i Oslo
Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Tilbudet bes også leveres elektronisk på
minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen.
Tilbudet skal enten leveres ved innlevering i resepsjonen i Kulturetaten eller per post:
Postadresse: Kulturetaten, Postboks 1453 Vika, 0116 Oslo
Besøksadresse: Storgata 25, resepsjonen i 2. etasje
7.5 Krav til tilbudsutforming
Tilbudet skal leveres i A4-format med inndeling som beskrevet i tabellen nedenfor.
Dokumentasjon






Signert tilbudsbrev.
Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til
hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og
punktnummer)
Attest for skatt og merverdiavgift, jf. punkt 8.2
Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske
stilling, jf. punkt 8.3
Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk
stilling, jf. punkt 8.4
Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige
kvalifikasjoner, jf. punkt 8.5
Utfylt tilbudsskjema med dokumentasjon
Jf. punkt
Punkt 8.2
Punkt 8.3
Punkt 8.4
Punkt 8.5
Punkt 9.3
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
10
Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.
7.6 Forbehold
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot
grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.
Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse. Forbehold
skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer
(sidetall og punktnummer).
7.7 Vedståelsesfrist
Tilbyder er bundet av tilbudet til 15. desember 2015 kl. 1200.
7.8 Deltilbud
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
7.9 Alternative tilbud og minstekrav
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud.
7.10 Opplysningsplikt
Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbyder eller tilbud avvises,
samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses.
7.11 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger
om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av
konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven § 13.
7.12 Offentlighet
Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av tilbyder er gjort, se lov av 19. mai
2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Oppdragsgiver er
pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11.
Dersom tilbyder anser tilbudet for å inneholde forretningshemmeligheter eller informasjon som ikke
kan deles med offentligheten etter at tilbyder er valgt, anbefales det å legge ved en sladdet versjon
av tilbudet som vil bli vurdert benyttet i tilfelle begjæring om innsyn i sakens dokumenter.
7.13 Kostnader ifm tilbud
Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbud
vil ikke bli refundert. Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatt materiale ifm. konkurransen.
7.14 Avlysning
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, og uten at
det oppstår erstatningsplikt, dersom det etter oppdragsgivers oppfatning foreligger en saklig grunn
for avlysning.
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
11
8
KRAV TIL TILBYDERE
8.1 Generelt om kvalifikasjonskrav
Det er kun tilbydere som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørens
kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon.
8.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav
Krav
 Tilbyder skal ha ordnede
forhold med hensyn til
skatte- og
merverdiavgiftsinnbetaling
Dokumentasjonskrav
 Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6
måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn.
Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos
skatteoppkrever eller Skatteetaten

Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra
tilsvarende myndigheter som de norske.
8.3 Krav knyttet til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling
Krav
 Tilbyderen skal være et lovlig
etablert foretak
Dokumentasjonskrav
 Norske selskaper: Firmaattest.
Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er
registrert i bransjeregister eller foretaksregister som
foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert.
8.4 Krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling
Krav
 Tilbyderen skal ha god
økonomisk kapasitet til å
gjennomføre kontrakten
Dokumentasjonskrav
 Årsberetning 2 siste år


Tilbyder skal ha god soliditet
Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer
seg på siste kjente regnskapstall
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente
ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har
tilstrekkelig finansiell styrke.
Dersom tilbyderen av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har
anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument
som oppdragsgiver kan akseptere.
8.5 Krav knyttet til tilbyderens tekniske/faglige kvalifikasjoner
Krav
 Det kreves et godt og
velfungerende
internkontrollsystem for
virksomheten
Dokumentasjonskrav
 Beskrivelse av rutiner for overholdelse av gjeldende
matforskrifter og hygienekrav, samt regelverket for
skjenking av alkohol
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
12
9
Krav
Dokumentasjonskrav


Erfaring med drift av
serveringssted
Oversikt over og beskrivelse av serveringsvirksomhet 5 siste
år. Det skal fremgå om tilbyderen har erfaring med catering
og arrangementer
OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE
9.1 Registrering og åpning av tilbud
Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Tilbyderen har krav på
skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert.
9.2 Gjennomføring av forhandlinger
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir funnet å være antatt
best kvalifisert for deltakelse i forhandlinger.
Som utvelgelsesform vil det bli valgt ”de(n) best kvalifiserte tilbyder(ne)”. En første reduksjon kan
skje på bakgrunn av en innledende evaluering av alle de innkomne tilbudene opp mot
tildelingskriteriene, jf. punkt 9.3. Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene kan avvises.
Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres og ivareta kravet om
likebehandling og etterprøvbarhet.
Alle sider ved de innleverte tilbudene er forhandlebare. Resultatet av forhandlingene vil nedfelles i
kontrakten mellom partene.
9.3 Tildelingskriteriene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktig etter endt
forhandling.
Med økonomisk fordelaktig menes en samlet vurdering av de to kriteriene Kvalitet og
oppdragsforståelse og Økonomi i tabellen nedenfor.
Tildelingskriterium
For kriteriet Kvalitet og oppdragsforståelse vil følgende
momenter bli vurdert:
Dokumentasjonskrav
Utfylt Tilbudsskjema
a) Drift av kafe /utested
 Tilbudt konsept er i tråd med Popsenterets profil
 Prisprofil er konkurransedyktig sammenlignet med priser på
serveringssteder i området
 Tilbudte åpningstider
 Dato for oppstart
 Gode rutiner for samarbeid med Popsenteret
b) Servering ved Popsenterets arrangementer
 Tilbudt meny er variert og passer til Popsenterets profil
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
13
Tildelingskriterium
For kriteriet Økonomi vil følgende momenter bli vurdert:
Dokumentasjonskrav
Utfylt Tilbudsskjema
a) Tilbudt vederlag basert på prosentsats av totale omsetning
b) Tilbudt garantert minimumsvederlag/fast vederlag
c) Tilbudte investeringer
d) Tilbudt garanti/depositum
e) For servering ved Popsenterets arrangementer
 Pris på tilbudt meny
 Pris på tilbudt drikke
 Timepriser for bemanning
10 TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og
når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget
som er gjort.
Oslo, 4. september 2015
____________________________________
Hilde Barstad
Direktør
Kulturetaten
Vedlegg til konkurransegrunnlaget:
1a) og 1b) Tegninger over lokalene
2) Oversikt over utstyr og fasiliteter
3) Utkast til tjenestekonsesjonskontrakt
4) Tilbudsskjema
Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt
14