Presentasjon prosjektgruppemote 09.02.15
U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Rapport fra Arbeidsgruppe for økonomi og forskningsstøtte Møte prosjektgruppa 9. februar 2015 Terje Restad uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Medlemmar • • • • • • • • Administrasjonssjef Terje Restad (GFI) (leder) Seniorrådgiver Kari Nordvik (FAK) Seniorkonsulent Solfrid Sture (BIO) Seniorkonsulent Aase Methlie (KI) Seniorkonsulent Malene Rødseth (FAK) Administrasjonssjef Marie Skorpa Nilsen (MI) Professor Øyvind Halskau (MBI) Sekretær: Seniorrådgiver Kristine Breivik (FAK) uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Mandat Arbeidsgruppen skal: • Identifisere og vurdere de viktigste styrker og svakheter innen ansvarsfeltet. Prioritere hvilke arbeidsprosesser som skal ha fokus. • Utarbeide konkrete forslag til forbedringstiltak. Forslag som vil kreve omorganisering skal begrunnes særskilt. • Fortløpende komme med forslag til tiltak som kan implementeres raskt – quickwins underveis i prosjektet. • Foreslå konkrete tiltak for kompetanseheving og lederstøtte innen ansvarsfeltet. • Identifisere behov for forbedringstiltak knyttet til kommunikasjon, informasjon og formidling. • Identifisere arbeidsprosesser som ligger i grenseflaten mellom de administrative fagfeltene, og foreslå hvordan det kan arbeides videre med disse prosessene. uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Mandat 2 I arbeidet skal gruppen ha et særskilt fokus på at det legges til rette for forsknings- og utdanningsnær støtte. Viktige fokusområder for arbeidet i arbeidsgruppen: • Robuste tjenester innen økonomiforvaltning. I dette ligger vurderinger av kapasitet, kompetanse, rutiner og systemer. • Hva bør ligge i begrepet «God økonomistyring» i vår organisasjon? • Profesjonalisere støttefunksjonene knyttet til innhenting og forvaltning av eksterne midler. Gruppen bes om å se særskilt på administrative rutiner knyttet til søknadsprosesser, kontraktarbeid og drift av de eksternt finansierte prosjektene. • Organisering/samarbeid med sentre (eksisterende og nye) og eksterne samarbeidspartnere. uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Mandat 3 - Arbeidsgruppen må i prosessen ha god dialog med representanter for de vitenskapelig ansatte, og skal i samarbeid med prosjektgruppen finne egnede samarbeidsfora for dette. - Arbeidsgruppen oppfordres til å samarbeide tett med fakultetets forskningsadministrative nettverk og fakultetets økonomiforum. - Gruppens arbeid må ses i sammenheng med det sentrale organisasjonsutviklingsprosjektet, delprosjekt 2 «Søknader med konkurransekraft» og delprosjekt 3 «Profesjonell prosjektstøtte». - Arbeidsgruppen bør vurdere å invitere en representant fra førstelinjetjenesten inn i gruppen. uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Innspel til arbeidet • Spørjeundersøking alle administrativt tilsette • Økonomiforum • Dei administrative senterleiarane • Forskingsadministrativt nettverk • Innspel frå vitskapleg tilsette - forskingsstøtte • Det sentrale organisasjonsutviklingsprosjektet (OU1-3) uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Prioritering av arbeidsområde • Robusthet - Rekruttering, opplæring, organisering, samarbeid, informasjonsflyt mv. • BOA-aktivitetar frå A-Å • Organisering av senter • Rutinar, malar og opplæring uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 God økonomistyring • Forvalte tilgjengelege ressursar best mogleg for å nå måla våre –> «mest og best mogleg forsking og utdanning for kvar krone me har» • Følgje lovar og reglar • For administrative stillingar – viktig med leiarinformasjon uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Leiarstøtte Viktige leiarstøtteoppgåver er: • Budsjettering og regnskapsoppfølging – overordna status • Langtidsbudsjettering • Økonomi som styringsreiskap • Forskingsstøtte • Analysearbeid økonomi, søknader og forskingsresultat uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Leiarstøtte 2 Forslag til tiltak: • Frigjere tid til meir leiarstøtte • Leiartilpassa økonomiopplæring (administrasjonssjefar og andre leiarar) • Reiskap og system • Sentral og lokal styrking av forskingsadministrativ støtte uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Ekstern finansiering - BOA Ynskje og forventning om auka BOA ved fakultetet. Mindre vekst ved UiB enn ved NTNU og UiO. Tettare forskingsadministrativ oppfølging vil kunne bidra til auke. Ulik kapasitet mellom institutta i dag. Betre kapasitet naudsynt? uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Beredskap for sentre 1 Framtidig BOA-vekst – forventa delvis gjennom sentre -> Viktig å planlegge organisering og administrasjon av framtidige sentre godt -> Bruke dei erfaringane som finst uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Beredskap for sentre 2 Forslag til tiltak: • fremtidige sentre får kun ett vertsinstitutt • administrativ leder må tilsettes tidlig i oppstartsfasen • plan for administrasjon av nytt senter må utarbeides så fort som mulig, helst i søknadsfasen • det bør utarbeides en sjekkliste for oppstart av nye sentre • det bør vurderes å opprette en ressursgruppe som kan gi råd i planlegging/oppstart av nye sentre uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Beredskap for sentre 3 I en sjekkliste for nye sentre bør bl.a. følgende problemstillinger inngå: • plan for administrative ressurser • anvisningsmyndighet • personalansvar • verneombud/HMS-ansvar • innstillingsmyndighet • arealdisponering • utstyr/leiested/egenandel • håndtering av andre BOA-prosjekt • formidling uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Rekruttering, opplæring, kompetanse og rutiner • Aktive nettverk svært viktige • Felles verktøy (nettside, wiki, ordliste) • Mentorordning Forslag til tiltak (rekruttering): • …høyere avlønning… • Stillingskoden …. uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Formidling/kommunikasjon • Forskningsformidling • Internkommunikasjon • Lederstøtte informasjon Forslag til tiltak: • Det bør vurderes å opprette en sentral administrativ ressurs innen formidling ved fakultetet • Oppstartsmøter blir innført for nye prosjekt • Bedre verktøy og rutiner for lederstøtte blir utviklet uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Dagens modell Viktige forbedringspunkter Arbeidsgruppens tiltaksforslag Sårbarhet Lederstøtte Forpliktende samarbeid, nettverksgruppene, mentorordning, rutiner/maler Nettverk, ressurspersoner spisskompetanse Opplæringsplaner, hospitering, kompetanseplan Verktøy og ressurser Forsknings-administrativ støtte Flere ressurser, samarbeid Formidling Spisskompetanse, samarbeid kommunikasjonsavdelingen Samarbeid Kompetanse uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Full sentralisering Styrker ved modellen Svakheter ved modellen Spisskompetanse Fare for mer utilgjengelige tjenester Karrieremuligheter, fagmiljø Restoppgaver på instituttene Robusthet For dårlig kapasitet på forskningsstøtte med dagens bemanning Likt tilbud og ens praksis Manglende helhetsperspektiv Forutsetninger for at modellen skal kunne gjennomføres Mobile medarbeidere som er synlige og tilgjengelige i fagmiljøene Gode systemer og rutiner Økt forskningsadministrativ kapasitet Tydelig for instituttene hvordan de får utført tjenester, og forventningsavklaring for støttenivå (særlig innen forskningsadministrativ støtte) uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 3-cluster modell Styrker ved modellen Svakheter ved modellen En viss nærhet til instituttene Mindre nært enn ved dagens modell Mindre sårbart enn i dag (økonomi) Kapasitet på forskningsadministrativ støtte Mulig ulik praksis Mer spisskompetanse Linjeansvar kan bli uklart Personalansvar kan bli uklart Forutsetninger for at modellen skal kunne gjennomføres Samarbeid på tvers – nettverk, mentorordning o.l. Klargjøring av linjeansvar/personalansvar Økt forskningsadministrativ kapasitet Tydelig for instituttene hvordan de får utført tjenester, og forventningsavklaring for støttenivå (særlig innen forskningsadministrativ støtte) uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 «Dagens økonomimodell» med sentral ressursgruppe ved fakultetet Styrker ved modellen Svakheter ved modellen Noe stordriftsfordeler Fare for uklarheter Fremdeles god fysisk nærhet Større fysisk avstand til enkelte funksjoner Mindre attraktive stillinger på institutt, vanskeligere rekruttering Mulighet for spesialisering Mindre sårbart, om fakultetsnivå har nok kapasitet Mer sårbart, om fakultetsnivå ikke har nok kapasitet Forutsetninger for at modellen skal kunne gjennomføres Tydelige retningslinjer og arbeidsdeling, som også er kommunisert til de vitenskapelige ansatte Tilstrekkelig kapasitet på fakultetsnivå Samarbeid uib.no MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015
© Copyright 2025