Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL MØTE I SOLA
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: ONSDAG 14. oktober 2015 kl. 19.00 STED: Sola menighetssenter, Soltunveien 6. TIL: Christian Lie Marianne Hovland Ole Bernhard Eriksen Henning Kristensen Bjørn Magne Espeset Edvard Aarsland Nelly Hveding Sigve Martin Mæland Repr. Sola MR (leder) Repr. Sola MR Repr. Ræge MR (nestleder) Vararepr. Ræge MR Repr. Sørnes MR Repr. Sørnes MR Vararepr. Tananger MR Vararepr. Tananger MR Janne Stangeland Rege Sindre Eskedal Repr. Sola kommune Geistlig repr. Stavanger biskop Trygve Torgersen Tore J. Aas Kirkeverge/sekretær for fellesrådet Avtr. assisterende kirkeverge Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: post@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf 51755370 Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord: Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 2 SAKLISTE: Sak 22/15: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.10.15 Sak 23/15: Godkjenning av møteprotokoll fra møte 10.06.2015 Sak 24/15: Orienteringer, skriv og meldinger Sak 25/15: Regnskapsrapport januar – august 2015 Sak 26/15: Oppfølging: Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd Sak 27/15: Omlegging av regnskaps – og lønnsadministrasjon for Sola kirkelige fellesråd Sak 28/15: Endelig fastsettelse: Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Sak 29/15: Igangsetting av prosess vedr overføring av kirkelige eiendommer Sak 30/15: Evaluering og tilbakeblikk på fellesrådets arbeid 2011-2015 Sak 31/15: Eventuelt Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 3 SAKLISTE: Sak 22/15: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.10.15 Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møtet 14.10.2015 godkjennes. Sak 23/15: Godkjenning av møteprotokoll fra møte 10.06.2015 Forslag til VEDTAK: Protokoll fra fellesrådets møte 10.06.15 godkjennes. Sak 24/15: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv (Kirkelig arbeidsgiver – og interesseorganisasjon): 08/15 De sentrale særavtalene er reforhandlet 09/15 Tariffrevisjonen pr. 01.05.2015 10/15 Påminning om kirkelige arbeidsgiveres aktivitetsplikt KAs rundskriv fra 2002 og tidligere er tilgjengelige på: http://www.ka.no/rundskriv a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon Mannskapsskifte på kirkevergekontoret 01.10.2015 Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg Aktuelt om gravplassforvaltningen i Sola (minnelund, retningsbestemt gravlegging mv) Budsjett 2016 – prosessen: Budsjettinnspill 02.07.15 til Sola kommune Brev fra Sola kommune 04.09.15 vedr Høring på forslag til planprogram Plan 6006 Kommunedelplan for kulturminner Sola kommune (ref. § 27 Bevaring i Forskrift til lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsforskriften) Brev 11.09.15 fra Stavanger biskop: Svar på søknad om godkjenning: Montering av lyse trappeforkanter i koret, Tananger kirke Brev 11.09.15 fra Stavanger biskop: Svar på søknad om godkjenning: Montering av lyse trappeforkanter i koret, Tananger kirke (monteres uke 41/15) Informasjon om Kirkevalget 14.09.2015 Oppfølging av Kompetanseheving innenfor grafisk presentasjon, bruk av sosiale medier og hjemmesider for stab og frivillige. Kurs i regi av IKO vinteren 2016 for Solamenighetene: En mer synlig kirke. Om kommunikasjon og markedsføring. Konstituering av nytt Sola kirkelige fellesråd 11.11.2015 Valg av delegater til KLPs generalforsamling: valgmøte 01.03.2016 og generalforsamling 11.05.2016 Planlegging av kurs vinteren 2016: Kompetanseheving innenfor grafisk presentasjon, bruk av sosiale medier og hjemmesider (ref. FR-sak 12/15 – avsetning av kr. 50 000) Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 4 n. Skriv 28.09.15 fra Kirkepartner IKT / ATEA vedr Et godt nett knytter kirken sammen / Rammeavtale sambandslinjer WAN/LAN for Den norske kirke Forslag til VEDTAK: a. Framlagt informasjon, skriv og meldinger tas til orientering. b. Vedr pkt. e: Fellesrådet gir kirkevergen fullmakt til utforming av høringsuttalelse. Sak 25/15: Regnskapsrapport januar – august 2015 SAKSDOKUMENTER Regnskapsrapport pr. 31.08.15 SAKSFORELEGG Regnskapet er gjort opp med et underforbruk/overskudd på kr 876.455 mot budsjett kr 112.353. En vesentlig del av underforbruket skyldes vakanser og langtidssykemeldinger. Stillingen som daglig leder i Ræge menighet (100%) er besatt fra august, det samme med kantorstilling 50 % i Tananger. Noe er kompensert ved midlertidig økning i deltidsstillinger og innleid personell. Mellomoppgjøret pr 1/5 er regulert inn med unntak av kirkevergeadministrasjonen. Revisjonsutgiftene har økt med nesten 50% fra kr 60.000 til kr 90.000 som skyldes endring kommunale revisjonsvedtekter. Leie av kopimaskinene for 2014 er belastet regnskapet for 2015 med kr 20.624 Billig strøm og mindre forbruk av energi gir et positivt bidrag på kr 103.065. Oppgjør og avregning ifm rettsaken vedr. orgel i Tananger er godskrevet regnskapet med kr 71.013. Vedlikehold kirkebygg: Vedlikehold av kirkene er tilført kr 300.000 ifm årsoppgjøret. Fasadevask av Ræge kirke er ikke påbegynt. Venter på avklaring av reklamasjonssak mellom Sola kommune og leverandør (stipulert kostnad kr 70 000) Døpefonten til Ræge er ikke bestilt Oppussing/renovering av innerdør i våpenhuset til Sola kirke er påbegynt, estimert til kr 70 000 Fliser til trappesatsene i Tananger kirke er godkjent av bispedømme og bestilt, estimert til kr 84 500 Forslag til VEDTAK: Fremlagte driftsrapport pr. 31.08.2015 for Sola kirkelige fellesråd tas til orientering. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 5 Sak 26/15: Oppfølging: Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd SAKSHISTORIKK FR-sak 43/2001: Evaluering av stillingene i Sola kirkelig fellesråd FR-sak 72/2002: Organisasjonsutvalgets rapport – forslag til organisering FR-sak 60/2004: Fordeling av ressurser / stillinger til menighetene FR-sak 08/2007: stillingsfordeling i menighetene med henv. til FR-sak 36/2004 Årsmelding 2003 FR-sak 14/2007: Stillingsfordeling i menighetene – jfr. FR-sak 08/2007 FR-sak 38/2009: Forslag til organisering av fellesrådets administrative tjenester – kirkelig servicetorg (pkt. e). FR-sak 33/2011 Ressurs- og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd – foreløpig drøftning FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR sak 33/2011) SAKSDOKUMENTER FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR sak 33/2011) Drøftingsmøte 24.09.15 mellom arbeidsgruppe og daglige ledere: Viktige drøftingstema SAKSFORELEGG Bakgrunn Sola kirkelige fellesråd forvalter og fordeler i sitt forvaltningsbudsjett etter beste evne ut fra tilgjengelige økonomiske rammer samt tilsatte medarbeidere. De årlige personalrelaterte utgiftene legger beslag på opp mot 80 % av det totale driftsbudsjettet. Det er en god del år siden fellesrådet har fått varig økt det årlige rammetilskuddet fra Sola kommune for å kunne øke antall stillinger til strategisk, utadrettet arbeid i menighetene, ut over årlige tariffjusteringer. Det er derfor ut fra nåværende ressurstilgang og stillingssituasjon rådet må se etter mulige bedre og mer effektive måter å fordele stillinger på for å få mest mulig lokal kirkelig virksomhet ut av tilgjengelige ressurser. Rådet har som kjent har hatt stillings – og ressursfordelingen til vurdering og drøfting ved mange anledninger, jfr. oversikten over tidligere behandlinger fra 2001 og framover. I behandlingen av FR-sak 423/2013 ble det gjort følgende vedtak: a. På bakgrunn av saksforelegget og fellesrådets debatt og innspill i saken ber rådet om at Christian Lie og Edvard Aarsland sammen med kirkevergeadministrasjonen utgjøre en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til FR-sak 42/2013 Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd b. Fellesrådet ber om at daglige ledere med deres kompetanse og erfaring involveres i arbeidsgruppens arbeid. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 6 Sentrale drøftingstema Arbeidsgruppen hadde i sin drøfting i 2014 fokus på følgende punkter: 1. 2. 3. 4. 5. Pedagogisk oppsett – presentasjon av fellesrådets nåværende ressursfordeling Grunnbemanning i menighetene Tilskudd FR til MR 2015 Fordeling trosopplæringsmidler fra staten v/bd.rådet Ressursfordeling – erfaringer fra andre fellesråd Det kan være en utfordrende øvelse å drøfte eventuelle omfordelinger av ressurser. Spesielt gjelder dette eventuelle endringer av stillinger fra én menighet til en annen. Det kan sette i gang flere ulike prosesser, både formelt nedfelt i gjeldende avtaleverk, lokalt i menighetene, for den enkelte medarbeider samt for arbeidsgiver. I drøftingsmøte 24.09.15 mellom arbeidsgruppen og daglige lederne i Sola-menighetene var følgende punkter utgangspunktet for drøftingene: A. B. C. D. E. Fellesrådets nåværende stillingsfordeling til menighetene «Hva er relevant fordeling av fellesrådets ressurser overfor menighetene»?! Fellesrådets ordning med økonomiske støtte til menighetsrådene Trosopplæringsmidler Innspill på andre forhold Fellesrådet har ved flere anledninger sett behov for og etterspurt verktøy som på en rimelig og fornuftig måte fordeler tilgjengelige ressurser til de 4 Sola-menighetene. Bakgrunnen for dette er behovet for og ønsket om en best mulig utnyttelse og fordeling av stillingene som fellesrådet / menighetene har tilgjengelige. Sentrale spørsmål i dette kan formuleres som følger: - - Er nåværende stillinger «rett fordelt»? Når det blir en ledig stilling i en av menighetene – skal den ha en automatisk fortsettelse i samme menighet eller kan fellesrådet disponere den på nytt ut fra gjeldende totalbehov? Skal vi kun bruke en matematisk stillingsfordeling? Hva er «stillingshistorikken»? Hvordan kan vi best mulig utnytte nåværende stillinger Fellesrådets faste ressurstilgang dvs. inntekter kommer i form av årlig rammetilskudd fra Sola kommune samt tilskudd fra staten v/bispedømmerådet til 2 stillinger (diakon/kateket). Menighetenes inntekter består av egne givermidler samt noe kontanttilskudd fra fellesrådet. Tidligere og nå avtroppende fellesråd har sammen med administrasjonen brukt en del tid på å drøfte mange ulike forhold, problemstillinger og utfordringer i forhold til den totale ressursfordelingen i Sola kirkelige fellesråd, og en ønsker å føre videre en modnings – og forståelsesprosess i saken. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 7 Det er viktig for avtroppende fellesråd sammen med kirkevergeadministrasjonen å formidle videre til nytt fellesråd viktigheten av og behovet for å videreføre ressursfordelingssaken. Innspill og synspunkter fra daglige lederne Drøftingsmøtet 24/9-15 formidlet en del synspunkter og innspill fra daglige ledernes side: - Det er veldig mye som er bra som det er i dag i menighetene våre Menighetene får til veldig mye bra med begrensede ressurser Langt på vei tilfreds med nåværende grunnbemanning Tidspunktet for eventuelle vedtak i ressursfordelingssaken kan være noe uheldig pga. skifte i menighetsråd og fellesråd En mulig kommende kommunesammenslåingsprosess vil skape endringer også for nåværende kirkelige fellesråd En omfordelingsprosess vil kunne skape en utrygghet Går ikke inn for en ny fordeling av stillinger Hvis det er noe ressurser ledige for fellesrådet ser daglige lederne at Ræge menighet bør tilgodesees med noe mer Menighetene / daglige lederne har klar over at fellesrådet har styringsrett i forhold til stillinger Diverse høringer ang ny kirkeordning varsler mulig omorganisering Menighetene er endringsvillige når det blir nødvendig med organisatoriske endringer Solakirkenes servicetorg Solakirkenes servicetorg ble etablert i mai 2010 og har til formål å overta og samle flest mulig administrative fellesfunksjoner for alle menighetskontorene samt for å avlaste dem. Det ble høsten 2013 gjennomført en evaluering av tjenestene. Det er for flere år siden anskaffet en avansert fargekopimaskin som tar ulike større og mindre kopierings- og trykkingsoppdrag for menighetene, og skal kontinuerlig ha fokus på å overta og drifte flest mulig av fellestjenestene. Sola kirkelige fellesråd tok tidlig i bruk de nye påmeldingsmodulene som programvareleverandøren AGRANDO har utviklet, og dåpsbestillingene og – registreringene gjøre nå mye enklere enn for få år siden. De påligger alle menighetskontorene å gjøre seg bruk av servicetorgets funksjoner og tilbud så langt det lar seg gjøre for å frigjøre arbeidstid og ressurser lokalt i menighetene. Det er viktig at prosessen vedr ressursutnyttelse og fordeling av stillinger i organisasjonen bidrar til å videreutvikle og utnytter servicetorget i årene mht kompetanse og kapasitet. Mulig fordelingsnøkkel av tilskuddsmidler Arbeidsgruppen har i sine drøftinger luftet ulike fordelingsmodeller av fellesrådets tilgjengelige økonomiske ressurser. Dette strekker seg fra en radikal modell der fellesrådets midler foreslås delt opp i 4 x 25 % som stilles til disposisjon for menighetsrådene, til en modell der fellesrådet gjør mindre justeringer og tilpasninger ut fra nåværende stillingsfordeling. Framlagte fordelingsnøkkel tar utgangspunkt i Kirkelig årsstatistikk 2014 fra menighetene, som synliggjør menighetenes samlede aktiviteter. Sola kirkelige fellesråd har i en årrekke fordelt kontanttilskudd til menighetene i Sola. De opprinnelig fastsatte kriteriene for fordelingen er i det siste vurdert som noe utdatert, og det ble Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 8 ifm. budsjett 2015 – behandlingen i januar 2015 drøftet behovet for å gjøre om på den gamle fordelingsnøkkelen. Fellesrådet landet etter en lang drøfting på at 2014-fordelingen på 440 000 kr. skulle for 2015 reduseres med 50 %, men med samme fordelingsnøkkel som tidligere. Reduksjonen på 50 % skyldtes fellesrådets generelle økonomiske situasjon som ble vurdert som noe strammere enn tidligere år. Variable poengsum totalt Andel variable poeng 7,4 37 % 4,2 21 % 5,0 25 % 3,4 17 % 20,0 100 % Basispoeng Andel basispoeng 4 25 % 4 25 % 4 25 % 4 25 % 16 100 % Vekt variable poeng Vekt faste poeng 50 % 50 % 50 % 50 % 50 % 50 % 50 % 50 % Sola Total poengsum Andel av totalpoeng 5,7 32 % Sørnes 4,1 23 % Tananger 4,5 25 % Ræge 3,7 21 % 20 100 % SUM 18,0 100 % Følgende oversikt viser resultatet av hhv 2012 – og 2014, tall, som gi en marginal forskjell. Sola Sørnes Tananger Ræge 2012 30 % 21 % 27 % 21 % 2014 2014 (2) 31 % 31 % 22 % 23 % 26 % 25 % 21 % 21 % 20102014 32 % 23 % 25 % 21 % Det vil være opp til det nye fellesrådet ifm budsjett 2016-behandlingen å fastsette endelig fordeling av mulige tilskuddsmidler for neste år. Fordelingsnøkkelen synliggjør grad samt både bekrefter og delvis avkrefter det man kan tro og anta om dagens ressursfordeling. Fordelingsmodellen kan også brukes som utgangspunkt ifm drøftinger knyttet til framtidig fordeling / prioritering av stillinger ut over det fellesrådet betrakter som menighetenes grunnbemanning. En fordelingsmodell vil aldri kunne være fasitsvar mht fordeling av ressurser og stillinger, men vil gi gode indikasjoner på aktivitet, tilbud og ressursbruk. Den vil peke på hvor det bør settes inn mer stillingsressurser når det kommer friske driftsmidler eller fellesrådet finner det mulig å omgjøre stillingsinnhold fra administrasjon til strategisk arbeid i menigheten(e). Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 9 Sentrale signaler fra drøftingsmøte 24/9-15 mellom daglige lederne og fellesrådets arbeidsgruppe - Det kan realistisk sett være mindre behov for de store endringene i stab/bemanning, jfr. tilsvarende innspill fra daglige lederne. - Fellesrådets arbeid med å få til en felles vaktmesterordning vil være besparende og effektiviserende for daglige lederne og de 4 stabene. Det er krevende å klare å rekruttere gode folk til små lokale stillinger. Hvis det evt viser seg vanskelig å rekruttere til en slik stilling bør det kunne vurderes å leie inn vaktmestertjenester - Større eller hele stillinger er mye mer robuste og varige og gir bedre arbeidsforhold for den som innehar stillingen. - Menighetene driver relasjonsbygging! Det er av uvurderlig betydning at barn f.eks. i alderen 0 – 10 år møter samme personen i f.eks. trosopplæringsarbeidet over lang tid - Nåværende ressursfordeling må ikke være en sovepute. Det vil være ulike balansepunkter mellom aktivitet og ressurstilgang i de ulike menighetene. Det vil nå være viktig å forsøke å møte bl.a. Ræge menighet i deres ressurs-knapphet. - Fordelingsmodell kan brukes til fordeling av stillinger ut over en avtalt grunnbemanning i menighetene. - Fordelingsmodell bør kunne brukes som en alternativ fordeling av fellesrådets økonomiske tilskudd til menighetene, fordi den tar utgangspunkt i den kirkelige årsstatistikk og i stor grad speiler menighetenes virkelighet Avslutning – tilråding Arbeidsgruppen sammen med daglige lederne ser det vil være uklokt å foreta en nærmest matematisk fordeling av stillinger. Når en gjør en skjønnsmessig vurdering av hva som bør være menighetens grunnbemanning av lønnede medarbeidere avdekkes det fort at det er ganske få stillingsressurser igjen å eventuelt fordele. Fagstillingene knyttet til diakoni og undervisning er få og også avhengig av statlig støtte for å kunne opprettholdes i nåværende stillingsstørrelse. Det som på mange måter gjenstår er de totale administrative ressursene og utnyttelsen av disse. En fordelingsnøkkel vil også kunne indikere hvilke menigheter som bør stå først i «køen» hvis og når fellesrådet får tilgang til nye friske budsjettmidler tilstrekkelig store til å finansiere ny(e) stilling(er). Samme nøkkel vil også gi pekepinn på hvilke menigheter som bør prioriteres når og hvis administrative stillinger kan omgjøres til fagstillinger i menighetene, evt styrke eksisterende stillingshjemler. Menighetene i Sola er preget av stor aktivitet, stort innslag av frivillighet og «uendelige behov». Behovene genereres i stor grad av stort og ekte menighetsengasjement. Samtidig må en stadig konstatere at det er begrensede tilgang til ressurser. Menighetene gjør i varierende grad noe med det i form av egen givertjeneste til egenfinansierte stillinger. Fellesrådet bør jevnlig vurdere kravene til formell administrasjon i menighet og fellesråd samt innholdet i og behovene for administrative stillinger i forhold til menighetenes behov til strategisk og utadrettet innsats. Drøftingsmøtet anbefaler overfor nytt fellesråd å videreføre arbeidet knyttet til ressurs – og personalfordeling når ny funksjonsperiode starter opp, der både fellesrådets oppnevnte representanter, daglige ledere og kirkevergeadministrasjonen arbeider deltar. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 10 En ser at kommende mulige kommunesammenslåing og omorganisering av Den norske kirke både sentralt, regionalt og lokalt kan bli en krevende periode. Hvis disse prosessene kommer nært og sammen i tid bør fellesrådets omfordelingsprosess avvente resultatene av disse. Arbeidet og prosessen omkring ressursfordelingen har mye positivt i seg, og det er viktig at bygge en endringsvillig organisasjonskultur. Fellesrådet må få lov til og ha fullmakt og autoritet til å være et styringsdyktig Forslag til VEDTAK: Avtroppende Sola kirkelige fellesråd oppfordrer nytt Sola kirkelige fellesråd til å arbeide videre med ressurs – og stillingsfordelingen i fellesrådet / menighetene og påpeker viktigheten av at fellesrådets representanter og administrasjonen arbeider tett sammen med menighetene v/daglige lederne og MR-lederne i dette arbeidet. Sak 27/15: Omlegging av regnskaps – og lønnsadministrasjon for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Brev 03.09.15 til Sola kommune: VEDR REGNSKAPS- OG LØNNSADMINISTRASJON FOR SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD 02.09.15 fra Sola kirkelige fellesråd: TILBUDSKONKURRANSE REGNSKAP/LØNN Brev fra rådmann Sola kommune 14.09.15 SAKSFORELEGG I avtalt kontaktmøte 20.08.15 vedr fellesrådets budsjettinnspill for 2016 og kommunens HØP 2016-19 mellom Sola kommune v/rådmann og økonomisjef og Sola kirkelige fellesråd v/leder og kirkeverge ble det fra kommunens side anmodet om at Sola kirkelige fellesråd overtar ansvaret for regnskapsføring og lønnskjøring fom 01.01.2016 på bakgrunn av kommunens vurderinger og prioriteringer vedr egen regnskaps – og lønnsadministrasjon. Det formelle grunnlaget for gjeldende regnskaps- og lønnsadministrasjon er pkt II i gjeldende tjenesteytingsavtale mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd fra 2003. Vi oppfatter at Sola kommune i møtet 20.08. signalisererte oppsigelse av dette punktet, da med 3 måneders varsel ref avtaletekstens pkt VII - 2 Økonomiutvalget og kirkevergeadministrasjonen i Sola kirkelige fellesråd påbegynte umiddelbart arbeidet med å kartlegge og utrede saken, for å klargjøre hvilke muligheter en har for å inngå en slik avtale som må gjøres med ekstern aktør og hva den skal omfatte. I tillegg måtte det forberedes noe omlegging av interne rutiner og ordninger. Kirkevergeadministrasjonen er kjent med at storparten av landets kirkelige fellesråd får utført sin regnskaps – og lønnsadministrasjon i egen kommune som tjenesteyting. Noen av landets største fellesråd har egen fagadministrasjon på disse feltene. Enkelte større fellesrådsadministrasjoner utfører vertstjenester for mindre nabo-fellesråd. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 11 Sola kirkelige fellesråd vurderer det imidlertid slik det er for lite og sårbart til å etablere og inneha denne type kompetanse selv. Det er så langt administrasjonen kjenner til få aktører i markedet som håndterer KOSTRA-regnskaper. Vi kjenner til at f.eks. KNIF Regnskap er en kompetent aktør med gode kundereferanser innen kirkelig sektor (fellesråds – og menighetsrådsregnskaper). Det pågår for tiden en stor prosess i kommune-Norge som forbereder og avklarer mulige kommunesammenslåinger. Mye av dette skal være avklart i løpet av 2016. Hvis Sola kommune blir slått sammen med andre kommuner, vil også Sola kirkelige fellesråd bli lagt ned og nåværende menigheter inngå i et større kirkelig fellesråd som vil følge grensene for en ny større kommune. Dette vil også medføre ny organisering av regnskaps - og lønnsadministrasjon. Ingen er p.t. kjent med hvilken størrelse en evt ny kommune / fellesråd vil få. Hvis den politiske prosessen videre får den framdrift som signalisert ligger nye kommuneetableringer 2-3 år fram i tid. I møtet 20.08. ble det antydet at Sola kommune bruker ca 0,9 årsverk til regnskaps- og lønnsadministrasjon overfor fellesrådet. Basert på det ble det antydet at en vil kunne yte tilsvarende økonomisk tilskudd i økt rammebevilgning som dekning av økte kostnader til dette. Når Sola kirkelige fellesråd i september har gått ut og innhentet pristilbud på regnskaps – og lønnstjenester ville det være det behov for en snarlig avklaring på størrelsen på økt tilskuddsbeløp. Det ville være ukorrekt for Sola kirkelige fellesråd å motsette seg kommunens anmodning om å overta regnskaps – og lønnsadministrasjonen. Kirkevergeadministrasjonen gikk umiddelbart i gang med å utrede saken med tanke på igangsetting fra 01.01.2016. Foreløpig plan har vært at avtroppende ass.kirkeverge engasjeres på timebasis utover høsten for å forberede og sammen med ny ass.kirkeverge etablere nye eksterne regnskaps – og lønnstjenester. Kirkevergeadministrasjonen inviterte 02.09.15 6 eksterne aktører til anbudskonkurranse for regnskap / lønnsadministrasjon for Sola kirkelige fellesråd (lokalt/regionalt/nasjonalt). 1 lokal aktør hadde i tillegg hørt om saken og spurte om å få levere pristilbud. I alt 4 pristilbud ble mottatt, inkludert sistnevnte. På bakgrunn av rådmannens brev av 14.09.15 setter kirkevergeadministrasjonen denne saken på vent til 2016, men finner det relevant å informere avtroppende fellesråd om saken. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd tar saken til orientering. Sak 28/15: Endelig fastsettelse: Vedtekter for gravplassene i Sola kommune TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 05/2015: Revisjon av gjeldende vedtekter for kirkegårdene I Sola SAKSDOKUMENTER Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven) Se: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1996-06-07-32?q=gravplass Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 12 Forskrift til Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd Se: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1997-01-10-16?q=gravplass Utkast revisjon av Gravplassvedtekter for kirkegårdene i Sola (27.01.2015) Søknad 27.02.15 til Stavanger bispedømmeråd om godkjenning av reviderte gravplassvedtekter for kirkegårdene i Sola Brev 16.04.15 fra Stavanger bispedømmeråd vedr Svar på søknad om godkjenning av vedtekter for gravplassene i Sola kommune Brev 16.03.15 fra Den norske kirkes gravplassrådgiver vedr Sola kommune. Gravplassvedtekter. Revisjon. Uttalelse fra gravplassrådgiveren. SAKSFORELEGG Kirkevergen viste i saksforelegget til FR-sak 05/2015: Revisjon av gjeldende vedtekter for kirkegårdene I Sola til samarbeidet mellom gravplassadministrasjonene i Randaberg, Stavanger, Sandnes og Sola. I regi av dette nettverket ble det i 2013 tatt initiativ til et samarbeid for å justere de lokale gravplassvedtektene slik at disse blir så like som mulig. Forumet så mange fordeler med samordning, brukervennlighet og forutsigbarhet overfor publikum og gravfesterne i en felles region. Det viste seg i alle 4 gravplassforvaltningene at det var behov for å rydde og omorganisere gjeldende kirkegårdsvedtekter og få dem oppdatert og aktualisert i forhold til gjeldende bestemmelser og forhold. Bestemmelser som allerede er nedfelt i lov og/eller forskrift er i stor grad tatt ut av vedtektene. Respektive vedtekter ivaretar samtidig lokale forhold og bestemmelser. Kulturdepartementets rådgiver i gravplassaker, landskapsarkitekt Åse Skrøvset er blitt konsultert underveis i revisjonsarbeidet i de 4 kommunene på nord-Jæren. Stavanger, Sandnes og Randaberg kirkelige fellesråd har gjennomført godkjenningsprosessen høsten 2014 og på nyåret 2015, i forkant av Solas behandling. Alle 4 versjonene av de 4 kommunenes gravplassvedtekter bygger nå på samme mal og er gjenkjennbare for alle. Dette arbeidet har ført til at gravfestere, pårørende, publikum, begravelsesbyråer og andre nå vil forholde seg til nær identisk like gravplassvedtekter i alle disse kommunene. Etter gravplassrådgiverens tilbakemelding våren 2015 gjenstår det å gjøre de tilviste endringene mottatt i rådgiverens brev av 16.04. Stavanger bispedømmeråd har i brev av 16.04.15 godkjent Sola kirkelige fellesråds forslag til reviderte gravplassvedtekter: Vedtektene har vært lagt fram for kirkens gravplassrådgiver, som har noen innvendinger til de foreliggende vedtektene.Uttalelsen følger vedlagt. Stavanger bispedømmeråd godkjenner gravplassvedtektene for gravplassene i Sola kommune Under forutsetning av at det tas hensyn til merknadene fra gravplassrådgiveren. Kirkevergen har gjennomgått gravplassrådgiverens merknader og foretatt nødvendige justeringer. Når det av nevnte grunn ble en ekstrarunde i fastsettelse av reviderte Vedtekter for gravplassene i Sola kommune er det i tillegg lagt inn 2 nye punkter i 15.4 og 15.5 som administrasjonen mener er utfyllende og tjenlig informasjon. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 13 Vedlagte reviderte Vedtekter for gravplassene i Sola kommune pr. oktober 2015 sendes derfor til Stavanger bispedømmeråd for endelig godkjenning. Forslag til VEDTAK: Justert forslag til nye vedtekter for gravplassene i Sola kommune godkjennes og oversendes Stavanger bispedømme for endelig godkjenning. Sak 29/15: Igangsetting av prosess vedr overføring av kirkelige eiendommer SAKSHISTORIKK SAKSDOKUMENTER Rundskriv V-6/2002 B Overføring av kirkelige eiendommer fra kommunene til kirkelig fellesråd (20.01.2002) Se: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rundskriv-v-62002-b/id109003/ Håndbok utgitt av KA (2007): I soknets eie? Håndbok i kirkelig eiendomsopprydding Se: http://www.ka.no/sak/article/1143561 KA-Forum nr. 4 / 2007 Oppfordring fra KA: Rydd opp i uklarhet om eiendommer Se: http://www.ka.no/_service/300851/download/id/269611/name/kaf407s1og2.pdf Brev 31.08.2011 fra Rogaland Revisjon IKS vedr Eierskap til kirkelige eiendommer SAKSFORELEGG Kirkeloven og gravferdsloven trådte i kraft 1. januar 1997. Ved dette ble menighetene gitt status som selvstendige rettssubjekter med anledning til å stå som hjemmelshavere til sine kirker og kirkelige eiendommer. Sola kirkelige fellesråd og Den norske kirkes menigheter i Sola ble i forbindelse med ny kirkelov gjeldende fra 01.01.1997 etablert som egne rettssubjekter. Kirkevergen bringer denne saken formelt til behandling i Sola kirkelige fellesråd, for at det formelt kan igangsettes en nødvendig prosess for å overføre de kirkelige eiendommene i Sola til Sola kirkelige fellesråd. Alle kirkelige eiendommene står pr i dag hjemmelsført på Sola kommune, fordi det var kommunen som opptrådte på vegne av soknet før 1997. Kirke og kulturdepartementet har i rundskriv V-6/2002 B gitt veiledning for hvordan slik opprydding kan gjøres. For å oppfylle lovens intensjon er det nødvendig å rydde opp i de uklarheter som i dag finnes når det gjelder hvem som fremstår i grunnbøkene som eier av ulike kirkelige eiendommer. Dette betyr at alle kirkebygg og kirkegårder innenfor Sola kommune, og som tjener Den norske kirke, er omfattet av disse bestemmelsene. Soknet sin eiendomsrett omfatter som hovedregel kirkebygget og hele den matrikulerte eiendom som kirken står på. Dette avgrenses av hva som er en naturlig avgrensing og hva som er angitt som kirkeformål i gjeldende reguleringsplan for området. Partene (Sola kirkelige fellesråd og Sola kommune) må framforhandle enighet om at det generelt vil være naturlig å legge funksjonelle betraktninger til grunn og ut fra dette vurdere hva som vil være den naturlige utstrekningen for eiendommen dersom den ble etablert i dag, jfr. departementets rundskriv. Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 14 Normalt vil en eiendomsoverdragelse utløse tinglysingsgebyr og dokumentavgift, men for overføringer av eiendommer for å oppfylle kirkelovens intensjon, gjorde Regjeringen i 2001 vedtak om at det ikke skal innkreves dokumentavgift i forbindelse med overføring av kirkelige eiendommer fra kommunene til kirkelige fellesråd.(Gjelder ikke ved overdragelse fra andre, eksempelvis fra Statskog). Det påløper kun tinglysingsgebyr i forbindelse med tinglysing av hjemmelsoverføringen. Det vil være 4 viktige hovedspørsmål som må avklares i den kommende overføringsprosessen: 1. 2. 3. 4. Hvor stor del av de kirkelige eiendommene skal overføres? Kommunens betingelser for eiendomsoverdragelse? Hvem skal stå som hjemmelshaver? Hva blir de økonomiske konsekvensene? Arbeidet med å rydde opp i uklare og feilaktige eiendomsforhold vil kreve både kompetanse og tid. En del kommuner og kirkelige fellesråd har gjennomført prosessen, og langt flere er i gang med arbeidet over hele landet. Noen steder har prosessen tatt en del år pga krevende oppryddingsarbeid. Det er viktig at arbeidet utføres riktig, og at man gjør oppgavene i optimal rekkefølge. Oppryddingen er ikke fullført før alle eiendommene er tinglyst på riktig eier og alle originale dokumenter samlet i et arkiv hos fellesrådet og i Kirkebyggdatabasen (www.kirkebyggdatabasen.no). Kirkevergen var i 2011 siden i kontakt med Rogaland Revisjon IKS omkring eiendomsforholdene knyttet til Sola kirke, og deres tilråding er viktig å merke seg. Saken er aktualisert i lys av at Den norske kirkes formelle organisering og bånd til staten er i ferd med å avvikles, og Den norske kirke skal fra 01.01.2017 etableres som eget rettssubjekt. Forholdet har vært drøftet i flere kontaktmøter mellom kirkevergen og kommunens ledelse de senere år, men det har ikke blitt tatt et formelt og felles initiativ til å dra overføringsprosessen i gang. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd henstiller til Sola kommune ihht. Rundskriv V-6/2002 B Overføring av kirkelige eiendommer fra kommunene til kirkelig fellesråd (20.01.2002) om at formell prosess vedrørende overføring av kirkelige eiendommer igangsettes så fort som mulig. Sak 30/15: Evaluering og tilbakeblikk på fellesrådets arbeid 2011-2015 SAKSFORELEGG Avtroppende fellesråd har hatt en ordinær funksjonstid på 4 år. Avtroppende fellesråd fratrer 30.11.2015 og nytt fellesråd trer formelt i funksjon 01.12. d.å., med funksjonstid fram til 30.11.2019. Kirkelig fellesråds hovedoppgaver er ihht. kirkeloven som følger: Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 15 Sørger for rammebetingelser for menighetene Styrer planprosesser Ivaretar arbeidsgiveransvaret Forvalter kirker og kirkegårder Samarbeid med kommunen Å utvikle og forvalte gode relasjoner og gode rutiner i forhold til egen kommune, som har det finansielle ansvaret for den lokale kirke. God økonomiforvaltning henger tett sammen med dette, og fellesrådet har en viktig oppgave å forvalte de samlede ressursene på en forsvarlig og rettferdig måte i forhold til menighetene. Dette gjelder selvsagt også de ressursene som tilsatte medarbeidere representerer. Relevante stikkord i evalueringen vil være: Er det de rette og viktige sakene rådet har oppe på møtene? Prioriterer rådet rett med hensyn til hvor mye tid det bruker på de ulike sakene? Hvordan fungerer møtene, er det god tone / takhøyde, er det "kultur" for diskusjon og uenighet i sakene? Hvordan tenker FR medlemmene ift sakspapirer, er det passelig, for mye / for lite? Hvordan klarer rådet balansegangen mellom å representere den enkelte menighet og det å jobbe som et samlet FR? Hvordan er balansegangen i møtene mellom det som går som mer type saksbehandling og det som er av mer langsiktig strategisk tenkning / visjoner? Samarbeidet med og relasjonen til fellesrådets administrasjon Det er verdifullt for fellesrådets administrasjon og nytt fellesråd å lytte til avtroppende fellesråds erfaringer fra og evaluering av rådsperioden som nå avsluttes. Hensikten med dette arbeidet er å lære av og forbedre fellesrådets saksbehandling og forvaltning i årene som kommer. Fellesrådets medlemmer inviteres med dette til å gi innspill, kommentarer og evaluerende vurderinger av fellesrådets arbeid de siste 4 årene. Forslag til VEDTAK: Fellesrådet og kirkevergeadministrasjonen tar innspill og kommentarer til orientering og videre oppfølging. Sak 31/15: Eventuelt Vel møtt! Sola, 07.10.2015 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 16 Christian Lie (sign.) Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge Møtebok Blad 1 Kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Sola kommune Sola kirkelige fellesråd Sola menighetssenter 10.juni 2015 Møtedato 10.juni 2015 Til stede på møtet: Christian Lie Marianne Hovland Ole Bernhard Eriksen Bjørn Magne Espeset Medlemmer Edvard Aarsland Repr. Sola MR Repr. Sola MR Repr. Ræge MR Repr. Sørnes MR Repr. Sørnes MR Sindre Eskedal Janne Stangeland Rege Fra kl. 19.00 Til kl. 20.50 (leder) (nestleder) Geistlig repr. Stavanger biskop Repr. Sola kommune Varamedlemmer Janne Stangeland Rege Repr. Sola kommune Henning Kristensen Vararepr. Ræge MR Nelly Hveding Vararepr. Tananger MR Sigve Martin Mæland Vararepr. Tananger MR Andre Tore J. Aas Ass.kirkeverge Behandlede saker Sak 15/15 – 21/15 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Signatur: Utskrift sendes til Rogaland Revisjon IKS Sign: | Møtebok Blad 2 Kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Sola kommune Sola kirkelige fellesråd Sola menighetssenter 10.juni 2015 SAKLISTE: Sak 15/15: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 10.06.15 VEDTAK: Innkalling og sakliste til møtet 10.06.2015 godkjennes. Sak 16/15: Godkjenning av møteprotokoll fra møte 18.03.2015 VEDTAK: Protokoll fra fellesrådets møte 18.03.15 godkjennes. Sak 17/15: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv (Kirkelig arbeidsgiver – og interesseorganisasjon): 04/15 Rammeavtale med TONO om fremføring av musikk i Den norske kirke 05/15 Arbeidsveiledning i Den norske kirke (ABV) – nasjonale retningslinjer 06/15 Informasjonsplikt og kontrollplikt ved offentlige anskaffelser knyttet til leverandørens lønns- og arbeidsvilkår 07/15 Kopinoravtalen b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon c. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg d. Godkjenning av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2015 e. Brev 08.04.15 fra Ræge MR med anmodning om dekning av lønn for sekretær f. Svarbrev 28.04.15 til Ræge MR Vedr Ræge MRs anmodning om dekning av lønn for sekretær g. Oppdaterte rutiner(17.04.2015) ifm bestilling av begravelsesseremonier / gravbestillinger i Sola kommune h. Avsluttet orgelsak Tananger kirke – Henrik Brinck Hansen Orgelbyggeri i. Prosjektmøte nr. 1 ny kirke Sola sentrum 19.05.2015 j. Innsendt høringsuttalelse: Veivalg for fremtidig kirkeordning (jfr. FR-sak 14/15) k. Ny hovedbankavtale fra 01.06.15 mellom Sola kommune og SR-Bank l. Dialogmøte Tananger kirke 6.mai 2015 mellom fellesrådet og menighetsrådene – oppfølging i MR og stab VEDTAK: Framlagt informasjon, skriv og meldinger tas til orientering. Sign: | Møtebok Blad 3 Kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Sola kommune Sola kirkelige fellesråd Sola menighetssenter 10.juni 2015 Sak 18/15: Årsregnskap 2015 for Sola kirkelige fellesråd – endelig godkjenning VEDTAK: På grunnlag av utstedt revisorberetning godkjenner fellesrådet endelig årsregnskapet for 2014. Sak 19/15: Regnskapsrapport januar – april 2015 VEDTAK: Fremlagte driftsrapport pr. 30.04.2015 for Sola kirkelige fellesråd med kommentarer tas til orientering. Sak 20/15: Budsjettprosess 2016 – innspill til Sola kommune VEDTAK: a. Sola kirkelige fellesråd ber om at ordinær driftsramme fra Sola kommune for 2015 framskrives for 2016 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning. b. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for 2016 og videre: 1. Drift: - Økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr. 200 000 til kr. 500 000 - Økning av vaktmester-ressurs fra 55 % til 100 % for kirkene i Sola (kr. 300 000) - Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde (kr. 600 000) 2. Investering: - Prosjektmidler til ny kirke i Sola sentrum - Midler til nytt alterparti og nye skyvedører i Sørnes kirke - Midler til nødvendige tiltak stein – og murkirkene(evt akutte vedlikeholdsbehov) c. Fellesrådet gir administrasjonen sammen med økonomiutvalget fullmakt til å utforme endelig budsjettskriv til kommunen. Sak 21/15: Uttalelse vedr ADKOMST TIL KLEPPVEGEN VIA VARAHEIVEGEN FOR GNR 17, BNR 24 VEDTAK OM UTTALELSE: Sola kirkelige fellesråd gir som forvalter Ræge kirke på vegne av Ræge sokn gir sin tilslutning til kommunens forslag om å gi adkomst for beboerne på gnr. 17 bnr. 24 over Ræge kirkes parkeringsområde opp til Varaheivegen. Sign: | Møtebok Blad 4 Kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Sola kommune Sola kirkelige fellesråd Sola menighetssenter 10.juni 2015 Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd iht FR-sak 42/2014: Onsdag 26.august kl. 19.00 i Sørnes kirke. Sign: | Sola kommune Rådhusvegen 21 4050 SOLA E-post: epost@sola.kommune.no Deres ref.: Rådmann Økonomisjef Budsjettleder Vår ref.: 13/00010-016 Vår saksbeh.: TT Arkivkode: 112 Dato: Sola 02.07.2015 BUDSJETTINNSPILL 2016 FRA SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD - INNSPILL TIL SOLA KOMMUNES HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2016 – 2019 1 Innledning Kirkelig fellesråd har i sitt møte 10.06.2015 under FR-sak 20/2015: Budsjettprosess 2016 – innspill til Sola kommune drøftet kommende års budsjettsituasjon, budsjettbehov og har gjort følgende enstemmige vedtak: a. Sola kirkelige fellesråd ber om at ordinær driftsramme fra Sola kommune for 2015 framskrives for 2016 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning. b. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for 2016 og videre: 1. Drift: - Økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr. 200 000 til kr. 500 000 - Økning av vaktmester-ressurs fra 55 % til 100 % for kirkene i Sola (kr. 300 000) - Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde (kr. 600 000) 2. Investering: - Prosjektmidler til ny kirke i Sola sentrum - Midler til nytt alterparti og nye skyvedører i Sørnes kirke - Midler til nødvendige tiltak stein – og murkirkene(evt akutte vedlikeholdsbehov) c. Fellesrådet gir administrasjonen sammen med økonomiutvalget fullmakt til å utforme endelig budsjettskriv til kommunen. Sola kirkelige fellesråd fastsetter kommende års driftsbudsjett i etterkant av Sola kommunestyres budsjettvedtak i desember 2015, jfr. Kirkelovens § 15 Kommunens økonomiske ansvar. Budsjettert rammetilskudd fra Sola kommune for 2015 er kr 12 129 000, inkludert lønns– og pensjonsreserve. 1 2 Viktige kommentarer til driftsramme for 2016 Sola kirkelige fellesråd ber Sola kommune om at tilsvarende beregning av rammetilskuddet videresføres for 2016 som for 2015. Nærmere 80 % av fellesrådets driftsbudsjett brukes årlig til personalkostnader i faste stillinger. Fellesrådet sammen med menighetsrådene i Solakirkene er opptatt av å kunne videreføre nåværende tilbud og aktivitetsnivå i de 4 menighetene. Solakirkenes servicetorg har nå vært i drift i 5 år. Felles sentralbord og fellesadministrative tjenester knyttet til kirkelige handlinger har gitt mer rasjonelle og effektive tjenester. Hovedformålene med etableringen er å ha et høyt servicenivå overfor alle henvendelser samt å kunne frigjøre ressurser lokalt i menighetene til utadrettet virksomhet. Gudstjenestene i kirkene er forordnet av Stavanger biskop. Det avholdes årlig langt over 200 gudstjenester med om lag 35 000 frammøtte. Sola kirkelige fellesråd er arbeidsgiver for den kirkelige betjeningen, utenom sokneprestene, som har Stavanger bispedømmeråd som sin arbeidsgiver. Det er i gjennomsnitt ca. 90 vielser og vel 100 begravelser årlig i Sola-kirkene. Den norske kirkes menigheter er preget av høy aktivitet med mange ukentlige tilbud til barn, ungdommer, konfirmanter, voksne og eldre. Menighetene har et stort frivillig nettverk omkring aktivitetene i kirkene med omlag 1000 frivillige medarbeidere totalt. Sola kirkelige fellesråd prioriterer stramt når rådet henvender seg til Sola kommune om økt økonomisk rammetilskudd for 2016. De 4 menighetsrådene signaliserer årlig mange behov og ønsker som fellesrådet gjerne skulle støttet med midler, men som det ikke klarer å imøtekomme. Sola kommune vil være kjent med at flere av de konkrete behovene for ekstra ressurser har vært presentert for kommunen gjennom en del år, og fellesrådet bekrefter med dette sine prioriteringer. 3 Konkrete budsjettinnspill A. DRIFT 1. Årlig økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr. 200 000 til kr. 500 000 2. Årlig økning av vaktmesterressurs fra 55% opp til 100 % stilling: kr. 300 000 Sola kirkelige fellesråd forvalter totalt 5 kirkebygg: Tananger kirke (2002), Ræge kirke (2009), Sørnes kirke (1977) - rehabilitert og påbygget i (2012), Sola kirke (1955) samt Tananger kapell (1879) som er lite i bruk og leies ut til en eritreisk ortodoks menighet på søndagene. Fellesrådet har et ansvar for å ta vare på og vedlikeholde kirkebyggene på en forskriftsmessig måte. Som forvalter av kirkebyggene blir det årlig mer og mer krevende å håndtere nødvendige kostnader knyttet til avanserte tekniske installasjoner som må ha jevnlig service og vedlikehold. Det legger mye større beslag på vedlikeholdsbudsjettet enn tidligere år. Det er også større krav til faglig kompetanse enn før. Fellesrådet har gjennom noen år uttrykt et tydelig behov for en felles ambulerende vaktmesterfunksjon som både kan forestå daglig forvaltning av kirkebyggene, foreta selv enklere vedlikehold og ivareta samlet ansvar for FDV-arbeidet (forvaltning, drift og vedlikehold) og annen dokumentasjon. Fellesrådet har p.t. to små deltidsstillinger som vaktmester / kirketjener i hhv. Tananger og Ræge kirker, totalt 55 %. Vaktmesterarbeidet i Sørnes kirke har i årevis blitt utført på dugnad, også fordi fellesrådet så langt ikke har funnet lønnsmidler til dette. Det er videre behov for å legge til rette for en fast vaktmestertjeneste også i Sola kirke som heller 2 ikke har fast betjening. Fellesrådet tror også at en felles vaktmesterfunksjon kan stimulere og legge til rette for økt frivillighet og dugnad i kirkene, og vil redusere noe bruk av eksterne fagtjenester. Dette vil totalt sett gi en mindre nettoøkning på driftssiden enn lønnsøkningen som vil komme. Kommunen har i sitt rammetilskudd fra tidligere år gitt et årlig øremerket tilskudd på kr 200 000 fra Sola kommune, - den såkalte ”vedlikeholdsreserven”. I forhold til antall bygningsvolum / kvm er denne rammen reelt sett alt for lav i forhold til å ivareta et planmessig og forsvarlig vedlikehold av de 5 kirkebyggene. For 2015 bruker fellesrådet 300 000 kr. av regnskapsmessig mindreforbruk 2014 til gode og nødvendige vedlikeholdstiltak, og setter også av nærmere 200 000 kr til mulige framtidige vedlikeholdsbehov. Rådet vurderer det som god og forebyggende forvaltning av disse midlene. Dagens kirkebygg har avansert installert teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr som betjener nåtidens krav og forventning til lyd, tekst og bildeformidling. Dette utstyret i kirkene utrangeres og må skiftes ut, og fellesrådet trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå på disse funksjonene. Årlig kostnad økning av vedlikeholdsreserve til kr 500 000 Årlig kostnad økning av vaktmesterressurs fra 55% opp til 100 % stilling : kr 300 000 : kr 300 000 3. Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde. Menighetenes representanter i kirkelig fellesråd har gjennom flere år meldt behovet for for et utadrettet tilbud om tiltak blant barn og ungdom i Sola. De nye utbyggingsområdene på Skadberg og Jåsund er konkrete satsingsområder. Fellesrådet ser et behov for å kunne planlegge, tilrettelegge og gjennomføre felles tilbud og aktiviteter for ungdommer i typiske utbyggingsområder, både lavterskeltilbud og aktiviteter for organisert ungdom. Menighetene i Sola har høy kompetanse på og mye erfaringer med barne – og ungdomsarbeid og ønsker å bidra i lokalmiljøene, gjerne i tilknytning til eksisterende positive nettverks – og ungdomsarbeid i de lokale menighetene. Av erfaring vil fellesrådet også hevde at denne type medarbeider vil løse ut betydelig frivillig innsats. Profilen på tilbudet skal være nytenkende og proaktiv i forhold til akutte behov og utfordringer som oppstår. Det må være et nært samarbeid med kommunens øvrige etater og tilbud på feltet som SLT team, utekontakten, idrettslag etc. Dette ønsket har også vært tema i kontakten mellom Stavanger biskop og kommunens ledelse og Stavanger biskop ifm bispevisitasen i november 2013. Årlig kostnad ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon kr. 600 000 3 B. INVESTERING 1. Prosjektmidler til ny kirke i Sola sentrum Sola kirkelige fellesråd og Sola menighet uttrykker stor takknemlighet til Sola kommune for 1 mill.kr. som ble avsatt for 2015 til forberedelser til og arkitektkonkurranse for planlagt ny kirke i Sola sentrum. Dette arbeidet er igangsatt våren 2015, og den formelle prosessen er godt i gang. Fellesrådet verdsetter høyt det gode samarbeidet som er etablert også for dette kirkebygget mellom kommunen og menigheten/fellesrådet i det påbegynte planleggingsarbeidet. Den nye kirken skal være et tydelig kirkebygg som samtidig blir et signalbygg i Sola sentrum i lang framtid. Det må derfor ha bygningsmessige kvaliteter som gjenspeiler dette sammen med nytt rådhus og eksisterende kulturhus. Fra kirkens side er det et tydelig ønske om en god framdrift i prosjektarbeidet, og at Sola kommune avsetter nødvendige midler i kommende års økonomiplan. Prosessen er imidlertid ikke kommet så langt (pr. juni 2015) at det er relevant å foreslå forventet totalkostnad og oppstartstidspunkt. 2. Midler til nytt alterparti og nye skyvedører Sørnes kirke (2016 - 2017) Sørnes kirke ble vigslet og tatt i bruk i 1977, og både inventar og liturgiske møbler bærer preg av slitasje etter mange år med høyt aktivitetsnivå med ungdomskor mv i kirkerommet. Sørnes menighet har over flere år meldt et tydelig behov for en helhetlig fornyelse og oppgradering av kirkerommet, der alterpartiet er et sentralt element. Total kostnadsramme vil være avhengig av materialvalg, utførelse, kunstnerisk uttrykk mv. Menighetsrådet har innledet samarbeid med arkitektfirma i arbeidet med ny utforming av kirkerommet og alterpartiet, og gjør bruk av ekstern, sakkyndig ekspertise ang. de liturgiske møblene. Dette vil også kreve godkjenning av Stavanger biskop. (Kostnadsoverslag kr. 500 000). Det er et stort behov for utskifting av skyvedørene mellom kirkerommet og den utvidede menighetsalen (Kostnadsoverslag 500 000 kr.). Skyvedørene er fra byggeår 1977 og preget av slitasje og elde etter nærmere 40 års bruk. Det er ønskelig med noe prosjektmidler i 2016 (kr. 100 000) for å å kunne utrede fornyelsen av kirkerommet, med tanke på utførelse i 2017 (kr. 900 000). Sørnes menighet har også gode tradisjoner på egeninnsats og innsamling av midler i forbindelse med utvidelsen av den nylige utvidelsen av menighetssalen. Stipulert prosjektmidler 2015 Stipulert engangskostnad 2016 : kr. 100 000 : kr. 900 000 3. Tilstandsrapport på stein – og murkirkene i kommunen Kirkevergen har våren 2015 bestilt en ekstern faglig tilstandsrapport for Sola kirke, Tananger kirke og Sørnes kirke med tanke på kommende års mulige vedlikeholdsbehov. I lys av betydelige utfordringer knyttet til Sørnes kirke senere år er det viktig å få avdekket sannsynlige og potensielle framtidige vedlikeholds – og oppgraderingsbehov på disse stein – og murbyggene på et tidlig stadium, for å unngå fordyrende utsettelser og forsinkelser. Kirkelig fellesråd ber om å få komme tilbake med beskrivelse og kostnadsestimat på eventuelle akuttbehov tidlig høst 2015, og følger ellers disse forholdene opp i kommende års budsjettinnspill. Stipulert reparasjonskostnad: p.t. ikke utredet 4 3 Avsluttende budsjettkommentarer Sola kirkelige fellesråd vektlegger en god og profesjonell økonomiforvaltning av de årlige tilskuddsmidlene fra Sola kommune, Midler til nøkkelstillinger I menighetene, trosopplæring, diakoni, undervisning samt effektiv og nødvendig administrasjon skal sammen med godt vedlikehold av kirkene alltid være prioritert. De fleste stillinger er knyttet til faste og nødvendige funksjoner som biskopens forordnede gudstjenester i de fire kirkene, kirkelige handlinger (dåp, vielser, begravelser), et stort konfirmantarbeid, barne – og ungdomsarbeid m.v. Kirkenes staber er i stor grad minimumsbemannet og er sårbare overfor uforutsette endringer. Menighetsrådene sammen med mange frivillige krefter driver etter beste evne mange og varierte lokale kirkelige tilbud til en stor og ung befolkning i vekstkommunen Sola. Fellesrådet verdsetter den store og frivillige innsatsen i menighetene som bidrar med egne lønnsmidler til vel 3 årsverk samt tusenvis av dugnadstimer. Den norske kirkes menigheter i Sola står i en sterk tusenårig tradisjon og engasjerer svært mange mennesker. Viktige deler av menighetenes virksomhet bæres oppe av tilsammen noen hundre unike frivillige medarbeidere, og mange av disse tilbudene er rettet mot barn og ungdom i Sola. Med vennlig hilsen for Sola kirkelige fellesråd Christian Lie (sign.) Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge 5 Sola kommune Kultur Høringsinstanser Vår dato Vår ref Arkivkode 04.09.2015 Saksnr.: 15/2546-3 REG 6006 Saksbehandler Deres ref. Morten E. Hansen HØRING PÅ FORSLAG TIL PLANPROGRAM PLAN 6006 KOMMUNEDELPLAN FOR KULTURMINNER SOLA KOMMUNE Utvalg for kultur, samfunnsutvikling og miljø vedtok i sitt møte tirsdag 1. september å sende forslaget til planprogram for plan 6006 – Kommunedelplan for kulturminner Sola kommune 2016 – 2026 ut på høring. Høringsfrist er 22. oktober. Høringssvar sendes til epost@sola.kommune.no og merkes med 15/2546 Kulturminneplan. For å få utarbeidet en best mulig kulturminneplan for Sola er det særdeles viktig med et godt samarbeid med personer og lag i kommunen med særskilt interesse for og kunnskap om kulturminnene i kommunen. Jeg håper derfor at dere vil bidra aktivt til å forme kulturminneplanen og innholdet i denne og ser frem til en tett dialog og samarbeid om dette viktige arbeidet i tiden som kommer. Med hilsen Morten E. Hansen kultursjef Sola kommune Vedlegg: Forslag til planprogram Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Postadresse Pb. 99, 4097 SOLA Telefon 51 65 33 00 E-post epost@sola.kommune.no Org.nr 948243113 Daglig leder Valg av delegater til KLPs generalforsamling. Det skal avholdes valgmøte for bedrifter med offentlig tjenestepensjon i KLP i selskapets lokaler i Bjørvika 1.mars 2016. Det skal velges delegater til generalforsamlingen som avholdes i Oslo 11.mai 2016. Pensjon til de ansatte er en stor utgift og det er viktig at KLP, som den dominerende aktøren innenfor offentlig tjenestepensjon, har eiere som følger med og setter krav til selskapet. Derfor er det viktig at bedriftene, som andre eiere, er representert med engasjerte generalforsamlingsdelegater, som speiler det mangfoldet som utgjøres av de 2500 bedriftene. Det skal velges ca. 20 delegater og tilsvarende antall vararepresentanter. Valgstyret ønsker å legge frem gode forslag for valgmøtet og ber i den anledning om innspill på gode kandidater. Send forslag til valgstyrets leder senest 1. november 2015. mette.qvortrup@ostfoldenergi.no 90774869 Valgstyret for bedriftskretsen består av Mette Qvortrup, Østfold energi (leder), Anders Mohn Frafjord, Diakonhjemmets sykehus, Trygve Torgersen, Sola kirkelige fellesråd, Med vennlig hilsen Mette Qvortrup Valgstyreleder DEN NORSKE KIRKE Stavanger biskop Sola kirkelige fellesråd Postboks 82 4097 SOLA Dato: 11.09.2015 Vår ref: 15/4163 - 2 RAH (15/33457) Deres ref: Svar på søknad om godkjenning: Montering av lyse trappeforkanter i koret, Tananger kirke Vi viser til brev av 30.07.2015 med søknad om godkjenning av montering av lyse trappeforkanter i koret i Tananger kirke. I lov av 7.juni 1996 nr. 31 om Den norske kirke, fjerde ledd andre punktum, heter det at: Anskaffelse og avhendelse av kirkens inventar og utstyr skal godkjennes av biskopen. Saken har vært forelagt Kirkerådets kirkebyggkonsulent. Stavanger biskop godkjenner planene til montering av lyse trappeforkanter i koret i Tananger kirke, slik det fremgår av vedlegg til søknad. Det forutsettes at bredden på de nye trappeforkantene følger fugene som i dag. Vedtaket er gjort med hjemmel i kirkelovens § 18 fjerde ledd. Med vennlig hilsen Jorunn Kraft Vistnes, e.f. stiftsdirektør Ragnhild Halle kulturrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Stavanger bispedømmeråd Lagårdsveien 44 4010 STAVANGER E-post: stavanger.biskop@kirken.no Web: www.kirken.no/stavanger Org. nr.: 974 763 222 Telefon: 51846270 Telefaks: 51846271 Bankkontonr: 7694 05 00709 Saksbehandler Ragnhild Halle 2 Mottakere: Ove Morten Berge Prosten i Tungenes Sola kirkelige fellesråd Tananger menighetsråd Postboks 19 Postboks 82 Postboks 120 3 4096 4097 4056 RANDABERG SOLA TANANGER Driftsrapport pr august 2015 Sola kirkelige fellesråd Sola kirkelige fellesråd Driftsrapport jan - august 2015 Art/konto Regnskap Budsjett rev. Diff. Årsbudsjett rev. Regnskap 2014 10 20 30 40 50 80 90 99 710 Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Overtid Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Sykelønnsrefusjon **Sum lønn & sos.kostnader 4 089 090 43 896 55 801 0 64 230 281 527 587 193 689 431 -208 521 5 602 647 4 307 940 9 468 72 588 0 16 667 373 333 666 000 803 333 0 6 249 329 218 850 -34 428 16 787 0 -47 563 91 806 78 807 113 902 208 521 646 682 6 825 000 15 000 115 000 0 25 000 560 000 999 000 1 205 000 0 9 744 000 6 382 166 193 526 117 256 2 125 71 161 500 532 1 233 172 1 149 009 -285 416 9 363 531 100 110 120 130 140 150 160 165 170 180 185 195 200 220 230 260 270 370 390 429 430 450 470 490 500 540 550 570 580 590 Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv. Andre oppgavepl. godtgj. Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv. Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Kjøp fra private Kalk. utg. komm. tjenesteyting Moms gen. komp.ordning Tilskudd til kommunen Tilskudd/gaver til menighetsråd Tilskudd/gaver til andre Reserverte bev./avsetn. Renteutgifter Avsetn. til ubundne fond Avsetn. til bundne fond Overf. til inv.regnskapet Regnskapsmessig overskudd Avskrivninger **Sum driftsutgifter **Sum kostnader 184 909 25 238 180 039 119 556 108 386 70 998 15 966 180 820 984 266 935 213 493 302 445 78 480 20 624 379 429 265 907 131 504 0 0 0 489 000 0 0 50 000 0 275 000 0 0 0 0 3 359 713 8 962 360 203 484 24 000 181 000 98 000 88 667 68 333 28 667 196 667 9 333 370 000 250 667 275 000 55 833 0 433 333 300 000 90 000 0 0 0 434 667 0 0 200 000 0 275 000 0 0 0 0 3 582 651 9 831 980 18 575 -1 238 961 -21 556 -19 719 -2 665 12 701 15 847 8 349 103 065 37 174 -27 445 -22 647 -20 624 53 904 34 093 -41 504 0 0 0 -54 333 0 0 150 000 0 0 0 0 0 0 222 938 869 620 307 000 36 000 270 000 182 000 133 000 115 000 43 000 295 000 14 000 555 000 279 000 275 000 80 000 0 730 000 450 000 101 000 80 000 0 0 652 000 216 000 10 000 400 000 0 275 000 0 35 000 0 0 5 533 000 15 277 000 287 478 25 499 187 607 175 006 136 852 68 698 43 808 389 530 13 068 459 189 206 601 251 261 127 460 0 835 036 444 947 120 440 4 000 504 285 735 560 639 000 432 000 0 0 368 0 623 844 36 817 624 918 3 110 319 10 483 591 19 847 122 610 620 630 650 729 770 790 800 830 850 860 900 920 930 940 950 990 Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter Avg.pl. salg av varer/tjenester Momskomp. drift Ref. fra andre Kalk. innt. komm. tjenesteyting Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Tilskudd fra menighetsråd Offer/innsamlet til egen virksomhet Renteinntekter Mottatte avdrag på utlån, aksjesalg andeler mv. Disp. tidl. års netto driftsres. Bruk av ubundne fond Bruk av bundne fond Motpost avskrivninger **Sum inntekter -13 574 -174 622 -20 000 0 -71 013 0 -300 000 -8 520 667 -64 000 -15 063 -34 838 -120 -624 918 0 0 0 -9 838 815 -2 500 -104 167 -21 333 0 0 0 0 -300 000 -8 787 333 -64 000 -10 000 -30 000 0 -625 000 0 0 0 -9 944 333 11 074 70 455 -1 333 0 0 71 013 0 0 -266 667 0 5 063 4 838 120 -82 0 0 0 -105 519 -75 000 -212 000 -32 000 -80 000 0 0 0 -600 000 -13 181 000 -326 000 -25 000 -60 000 0 -625 000 -61 000 0 0 -15 277 000 -87 881 -194 155 -31 600 -4 000 -735 560 -142 656 -504 285 -598 000 -13 923 486 -316 000 -34 167 -63 939 -120 0 -17 895 -83 058 -3 110 319 -19 847 121 876 455 112 353 -764 101 0 -1 Regnskap Jan - august Oppr. budsjett 1 520 2 712 72 696 111 000 57 000 100 000 130 000 60 000 171 000 Rest 55 480 97 288 57 304 60 000 48 829 **Resultat Vedlikehold av kirkene Tilført fra årsoppgjøret 27 000 Korr. budsjett Fellesrådet administrasjon Felles for kirkene Ræge kirke Ræge kirke,døpefont (2015) Sola kirke Sola bårehus Sørnes kirke Tananger kirke Tananger kapell 122 171 30 000 100 000 60 000 60 000 60 000 38 809 104 855 12 315 50 000 60 000 20 000 80 000 12 000 50 000 140 000 32 000 11 191 35 145 19 685 SUM 355 078 440 000 300 000 740 000 384 922 70 000 Oversikt vedlikeholdstiltak Sola - kirkene 2015 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tiltak: Fasadevask Ræge kirke Sikring skiferfangere Tananger kapell Rehabilitering hoved dbl.dør Sola kirke Rep. mellomdører inng.parti Sola kirke Beslag / lås / mekanikk hovedinng.dører Sola kirke Merking av trinn korparti Tananger kirke Ny lakkbehandling ytre vinduskarmer Sola kirke Malerarbeider menighetsal Sola kirke Tilstandsrapport stein-/teglsteinskirker Eks mva. 70 000 12 124 45 000 10 000 15 000 84 500 40 000 10 000 30 000 Stipulert Faktura Stipulert Stipulert Stipulert Stipulert pristilbud Stipulert Stipulert Boye & Waage 316 624 Sak 12/15: Godkjenning av foreløpig årsregnskap 2014 for Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: a. Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning av positiv revisjonsberetning. b. Mindreforbruk 2014 på kr 624.917 disponeres på følgende måte: • Styrking av vedlikehold av bygg og anlegg 300 000 • Avsetning til stabsutvikling 2016 100 000 • Kompetanseheving innenfor grafisk presentasjon, bruk av sosiale medier og hjemmesider 50 000 • Resten tillegges disposisjonsfond 174 917 Totalt 624 917 Drøftingsmøte 24.09.15 kl. 1500 – 1630 Deltakere: Daglige lederne og ressursutvalget i Sola kirkelige fellesråd Randi Tveit, Siri Lindtveit, Johan Jensen, Linn Elisabeth Aase, Edvard Aarsland, Christian Lie, Trygve Torgersen, Kai Rune Byberg (hvis tid/anledning. 1. Viktige drøftingstema A. Fellesrådets nåværende stillingsfordeling til menighetene (vedlagt stillingsfordeling pr mars 2015) B. «Hva er relevant fordeling av fellesrådets ressurser overfor menighetene»?! - Hvilken menighet skal få ny stilling når/hvis fellesrådet får økt rammetildeling fra Sola kommune (jfr. fellesrådets årlige budsjettinnspill til kommunen) - Eventuell omfordeling / omprioritering av stilling / stillingstype når det oppstår vakanse i fellesrådets stillinger - Er det mulig å flytte en eksisterende stilling fra en menighet til en annen? → Innspill, synspunkter og kommentarer C. Fellesrådets ordning med økonomiske støtte til menighetsrådene Jfr. vedtak 27.01.15 i FR-sak 06/15 Fellesrådet har fastsatt en midlertid støtteordning for 2015, med halvering av 2014 – tilskuddsbeløp. → Innspill, synspunkter og kommentarer D. Trosopplæringsmidler Se vedlagt dokument fra Ås kirkelige fellesråd - er nåværende fordeling av trosopplæringsmidlene ufravikelig? - Kan menighetene samarbeide om større / fulle stillinger? - Avsetning til framtidige pensjonsforpliktelser for ansatte i trosopplæring → Innspill, synspunkter og kommentarer E. Innspill på andre forhold 1 SÆRUTSKRIFT FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR-sak 33/2011) TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 43/2001: Evaluering av stillingene i Sola kirkelig fellesråd FR-sak 72/2002: Organisasjonsutvalgets rapport – forslag til organisering FR-sak 60/2004: Fordeling av ressurser / stillinger til menighetene FR-sak 08/2007: stillingsfordeling i menighetene med henv. til FR-sak 36/2004 Årsmelding 2003 FR-sak 14/2007: Stillingsfordeling i menighetene – jfr. FR-sak 08/2007 FR-sak 38/2009: Forslag til organisering av fellesrådets administrative tjenester – kirkelig servicetorg (pkt. e). FR-sak 33/2011 Ressurs- og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd – foreløpig drøftning SAKSDOKUMENTER Saksforelegg FR-sak 33/2011 Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd – foreløpig drøfting Ansatte og stillingsprosent Sola kirkelige fellesråd pr. oktober 2013 Nøkkeltall Sola kirkelige fellesråd 2012 Solakirkene i tall 2012 SAKSFORELEGG a. Sakens historikk Sola kirkelige fellesråd har hatt stillings – og ressursfordelingen til vurdering og drøfting ved gjentagne anledninger, jfr. oversikten over tidligere behandlinger fra 2001 og framover. Rådet har ved flere anledninger ønsket å se på gjeldende stillingsfordeling i forhold til ulike behov og situasjoner i menighetene Forrige råd drøftet saken i sitt siste møte 31.08.2011 og gjorde følgende vedtak: 33/2011: Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd – foreløpig drøfting VEDTAK: a. Fellesrådet tar sine drøftinger og synspunkter med i sitt videre arbeid med saken. b. Fellesrådet ber administrasjonen følge opp evaluering av servicetorget ihht. FR-sak 38/2009 pkt. d-e og vurdere dette i sammenheng med prosessen vedr. ressurs – og stillingsfordeling Vedtaket viser til FR-sak 38/2009, som fastsatte ny ordning med felles, kirkelige servicetorg i Sola: 38/2009: Forslag til ny organisering av fellesrådets administrative tjenester – kirkelig servicetorg VEDTAK: a) Sola kirkelig fellesråd går inn for å etablere sentralt, kirkelig servicetorg innen 1.kvartal 2010. b) Ny leder i kirkelige fellesråd, kirkevergen, Heidi Warren, Sidsel Holmsen og Christian Lie samt ansattes representant fra en av de 3 andre menighetene oppnevnes til 1 SÆRUTSKRIFT arbeidsgruppe som arbeider fram endelig modell for samt rammer og ansvarsområde for kirkelig servicetorg i Sola. Arbeidsgruppen gis fullmakt til å supplere med evt. andre ressurspersoner i arbeidet. c) Arbeidsgruppen avgir innstilling til fellesrådet innen februar 2010. d) Ny ordning med kirkelig servicetorg evalueres innen utgangen av 2011. e) I forbindelse med evaluering av kirkelig servicetorg ber fellesrådet om at også grensesnittet i forhold til tidligere vedtatt fordelingsnøkkel av stillingsressurser blir vurdert. Kirkevergen peker på og understreker betraktningene i saksforelegget til FR-sak 33/2011 som forrige fellesråd behandlet like før fullført valgperiode og som beskrev i noen grad nåsituasjonen samt reflekterte noe omkring personalressursfordelingen i fellesrådets område. Det gjengis kun noen få utdrag fra dette. Oppfølgingen av denne saken er på flere måter på overtid, og administrasjonen har ikke klart å følge dette opp på en tilfredsstillende måte. Det er derfor viktig at nåværende fellesråd settes godt inn i saken for å kunne gjøre ønskelige og nødvendige vedtak i forhold til framtidig fordeling av tilgjengelige ressurser, og de følgende punktene redegjør for noe historikk samt relevante og viktige forhold i Sola kirkelige fellesråd. b. Fellesrådets ansvar og oppgaver Kirkelig fellesråd har ihht. kirkelovens §14 klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Følgende avsnitt gjengis fra forrige saksforelegg (2011): Fellesrådets oppgaver ihht. Kirkeloven er primært bygging, drift og vedlikehold av kirkebyggene, anlegg, drift og forvaltning av kirkegårdene, opprettelse, forvaltning og evt. nedleggelse av stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett, anskaffelse og drift av menighets – og prestekontor. Videre skal fellesrådet anskaffe lokaler og utstyr til konfirmantopplæring (jfr. § 14). Det er innenfor disse ansvarsområdene fellesrådets økonomiske midler skal fordeles. Det er innenfor disse rammene og oppgavene fellesrådet etter beste evne skal fordele og forvalte tilgjengelige økonomiske rammer samt tilsatte medarbeidere. De årlige personalrelaterte utgiftene omfatter jevnt opp mot 80 % av det totale driftsbudsjettet, som er et forvaltningsbudsjett. Fellesrådet prioriterer med dette en svært stor del til stillinger i menighetene. Det er imidlertid en god del år siden fellesrådet har fått varig økt det årlige rammetilskuddet fra Sola kommune for å kunne øke antall stillinger til strategisk, utadrettet arbeid i menighetene. c. Opprettelse av Solakirkenes servicetorg Rådet vedtok i 2009 etablering av kirkelig servicetorg, som kom i drift fra mai 2010. Bakgrunnen for dette var i stor grad preget av det arbeidet som Komité for Ressurs, struktur og tjenester på oppdrag fra Sola kirkelige fellesråd la fram i mai 2007, med følgende mandat: FR-sak 37/2006: RESSURS, STRUKTUR OG TJENESTER VEDTAK: Fellesrådet oppnevner en komité som skal arbeide med disse sakene: - Foreslå forbedringer av administrative ordninger og rutiner for menighetene i Sola innenfor de budsjettrammer fellesrådet har. - Gi en oversikt over det som har kommet av utredninger til Sola kirkelige fellesråd de senere årene på 2 SÆRUTSKRIFT dette saksfeltet. - Gi en presentasjon av vår organisasjon og der en peker på sterke og svake sider slik den fungerer i dag. - Det er kjent at flere fellesråd rundt om i landet har innført nye administrative ordninger og Sola kirkelige fellesråd ønsker mer informasjon om disse og hvilke fordeler og ulemper de nye ordninger har medført. - Forslagene fra komiteen skal ivareta de ansattes behov for trygghet og godt arbeidsmiljø på en god måte. Evaluering av servicetorget legges fram i FR-sak 41/2013. d. Fordeling av personalressursene i fellesrådets område Det vises til vedlagt oversikt Ansatte og stillingsprosent Sola kirkelige fellesråd pr. oktober 2013. Ifm etableringen av Solakirkenes servicetorg pekte fellesrådet på nødvendigheten av også å se på fordelingen av eksisterende stillinger som dekkes over eget budsjett til de 4 menighetene. Det er i fellesrådets område 4 menigheter med respektive staber, slik det har vært i svært mange år. Menighetene har stor nytte av stillingene som er lagt til deres tjenester og aktiviteter. Når det ifm fellesrådets årlige budsjettprosess og ved andre anledninger kommer fram behov og ønsker om flere stillinger, grunner dette seg omtrent alltid i ønske om og behov for å øke aktiviteter og tilbud til lokalbefolkningen i menighetene. Dagens personalsituasjon i fellesrådet er fordelt med følgende finansiering: Fellesrådet Diakon/kateket (staten) Trosopplæring (staten) Menighetene Totalt 13,35 årsverk 1,00 årsverk 2,55 årsverk 4,15 årsverk (inkl. korttidsbarnehager) 21,05 årsverk. Sokneprestene i menighetene (4 årsverk) er statsfinansiert via Stavanger bispedømme og hører derfor ikke med i fellesrådets finansieringsoversikt. Menighetenes egenfinansierte stillinger er som følger: Sola Tananger Sørnes Ræge 0,90 årsverk (+ 0,45 årsverk korttidsbarnehage) 0,70 årsverk 0,80 årsverk (+ 0,60 årsverk korttidsbarnehage) 0,70 årsverk Totalt 3,10 årsverk Flere av disse stillingsenhetene bygger på / er utvidelse av fellesrådsfinansierte stillinger. 3 SÆRUTSKRIFT e. Trosopplæringsreform – nye varige stillinger Når fellesrådet ser på ressursfordelingen, er det relevant å peke på de nye og friske økonomiske ressursene menighetene er tilført for vel 2 år siden, og som har i betydelig grad styrket de 4 menighetene i forhold til strategisk innsats blant barn og unge. Menighetene fikk fra og med 2011 tilført betydelig friske statlige midler ifm igangsetting av trosopplæringsreformen i den norske kirke, der Tungenes prosti kom inn på opptrappingsplanen. Tilskuddet for 2013 er totalt på kr. 1 485 000, tildelt etter faste kriterier og fordeling som ble avtalt for hver menighet i gjennomføringsfasen. Det er i menighetene tilsatt følgende stillinger, fullt og helt finansiert av trosopplæringsmidlene: Sola Tananger Sørnes Ræge 1,00 årsverk (+ 0,2 egenfinansiert) 0,60 årsverk 0,50 årsverk 0,45 årsverk Totalt 2,55 årsverk Dette er nye stillinger som ikke eksisterte innen menighetene / fellesrådet før 2011 og som har styrket menighetenes trosopplæringskapasitet betydelig. Trosopplæringstilskuddet er fra statens side faste og varige, og menighetene / fellesrådet skal planlegge med dette med en lang tidshorisont. Det er imidlertid nødvendig å være klar over at de årlige statlige tilskuddene til trosopplæringsarbeid i menighetene etter alt å dømme ikke vil holde tritt med lønns – og prisutviklingen generelt i samfunnet. Konsekvensen av det er at stillingsstørrelsene over tid vil kunne bli noe redusert, hvis ikke menighetene selv kompenserer for dette med egne midler. Med flere deltidsstillinger i trosopplæringsarbeidet blir det en viss gjennomtrekk i stillingene, og menighetene bør derfor vurdere å samarbeide om færre og fortrinnsvis hele stillingsstørrelser. f. Andre statlig finansierte stillinger Fellesrådet mottar som fast ordning i prinsippet 50 % stillingsstøtte til 2 stillinger, nemlig diakonstillingen (Sola/alle menighetene) og kateketstillingen (Tananger). Det er fellesrådet som i sin tid har plassert disse stillingene i disse stabene. g. Behov for grunnbemanning i kirkene I arbeidet med vurdering av fordeling av tilgjengelige ressurser overfor menighetene vil kirkevergen påpeke og hevde viktigheten av at hver menighet har en grunnbemanning til å betjene biskopens forordnede tjenester (gudstjenester, vielser, begravelser). Det er verdifullt at fellesrådet i en årrekke har prioritert midler til at alle menighetene har en daglig leder i 100 % stilling. Det er én av suksessfaktorene for at Sola-menighetene er veldrevne, synlige og aktive i lokalmiljøene. De forordnede tjenestene som er grunnfunksjonene / tilbudene i menighetene binder samtidig en stor del av for eksempel kantor-ressursene. De administrative stillingene bruker mye av tiden for planlegging og tilrettelegging av de faste, kirkelige tjenestene. 4 SÆRUTSKRIFT En tenkt grunnbemanning i menighetene med daglig leder, kantor og kirketjenerressurs ut fra dagens bemanning vil totalt legge beslag på 6,25 årsverk, dvs. nær 50 % av dagens fellesrådsfinansierte stillinger. Det er videre viktig at fellesrådet er oppmerksomt på at en god del av stillingene i menighetene har en ”historikk”, og i en del av disse forholdene vil det være en finslipt erfaring og tilrettelegging som ligger bak stillingen, stillingsstørrelse, prioriterte arbeidsoppgaver m.v. h. Aktivitetsnivå og ulike variasjoner i menighetene En del av bakgrunnen for at fellesrådet ønsker en vurdering av ressursbruk og - fordeling av tilgjengelige stillingsressurser er at de respektive menighetene har variasjoner i forhold til kirkelige tjenester, total befolkning, medlemmer i den norske kirke mv. Det et utarbeidet et tallmessig utgangspunkt som synliggjør en del av disse variasjonene i vedlagt dokument Nøkkeltall Sola kirkelige fellesråd 2012. Dette dokumentet bør videreutvikles på en slik måte at det i så relevant grad som mulig speiler den virkelige situasjonen og arbeidet i den respektive menighet, samt ivaretar dette over en viss tidsperiode, for eksempel de 10 siste år. Det er foreløpig ikke lagt inn. Denne tallmodellen gir en nyttig hjelp til å måle det en kan kalle ”kirkelige behov” ut fra to parametre: Grunnbemanning/minimumsbehov som er nødvendig for å drive en (liten) menighet Volum som synliggjør antall innbyggere, alle typer kirkelige tjenester (gudstjenester, vielser, begravelser, dåp osv. osv.) Eksempelvis vil en faktor som standard og tilgjengelighet kirkebygg vil være relevant i en totaloppstilling som skal gi et bilde av de ulike menighetene. 3 av kirkene våre er av ny og relativt ny dato med tilrettelagte lokaliteter for alle typer kirkelig arbeid og aktivitet Vektingen av de ulike faktorer, aktiviteter og tilbud vil til en viss grad alltid være subjektiv, og vil i betydelig grad påvirke det totale resultatet. En kan peke på et par eksempler i så måte: Eksempelvis vil Sola trolig ha altfor lite ressurser i forhold til befolkningsgrunnlaget, men sikkert greit med ressurser i forhold til hvor mange som i snitt stiller på gudstjeneste. Ræge har gjerne grei bemanning i forhold til innbyggere / medlemmer, men lavt i forhold til hvor mye innbyggerene bruker menigheten. Det er viktig å finjustere denne type tallmodell slik at den blir en relevant veiledning til å fordele de ressursene man har tilgjengelig. Det er videre viktig å sikre at man ikke låser seg til modellen, men at alle forhold og behov vurderes i lys av det totale bildet for menighetene og fellesrådet I Sola. Det tilgjengelige kirkelige statistikkmateriale gir ikke tall for total befolkning innenfor respektive menighetsgrenser. De offentlige skolekrets-grensene samsvarer heller ikke i alle tilfeller med de samme menighetsgrensene. 5 SÆRUTSKRIFT Framlagt talloversikt gir et helt foreløpig bilde av visse forskjeller mellom menighetene i Sola, der Sola menighet får en størst andel av totalpoeng ut fra innlagte data, vekting og 50/50-andel variable og faste poeng. I arbeidet videre vil det være relevant å se på dette sammen med nåværende fordeling av stillingsressurser. i. Usikre eksterne faktorer som kan / vil påvirke nåværende økonomiske disposisjoner de nærmeste 5-10 år. Følgende mulige endringer som i stor grad vil påvirke eksisterende bemanning (årsverk) i menighetene og fellesrådet: - Det er nå et tydeligere politisk press på nåværende kommunestruktur der en framtidig justering av nåværende kommunegrenser kan forventes. Nåværende kirkelov vil føre til at eksisterende kirkelige fellesråd automatisk vil følge med inn i en ny, større kommune og bli en del av et stort kirkelig fellesråd. Det er umulig å si på det nåværende tidspunkt om dette kan få konsekvenser for så store kommuner og kirkelige fellesråd som i Sola. Mulig tidsperspektiv kan være 6-10 år på nasjonalt plan. - Arbeidet med utmeislingen av ny kirkeordning og ny organisasjonsform arbeider langsomt framover i de sentralkirkelige organer. Framtidig finanseringsform er ikke utredet. Betydelig endring kan medføre endring på nåværende kirkelov som regulerer den kommunale rammetilskuddsordningen. Et mulig tidsperspektiv for endring kan være 7-15 år. - Eventuelt redusert rammetilskudd fra kommunen vil i sterk grad påvirke antall årsverk i fellesrådet - Eventuell økning av rammetilskudd fra kommunen vil gi mulighet til å øke bemanningen i menighetene j. Mulige tiltak Når fellesrådet i dette arbeidet skal se på mulige konsekvenser ut fra tallmateriale og overordnede vurderinger kan det pekes på ulike mulige tiltak for å realisere dets vedtak i forhold til personalressursfordelingen: - Flytte på eksisterende stillingsressurser fra en menighet til en annen Flytte på stillingshjemler fra én menighet til en annen ifm vakanser Øke eksisterende stillingshjemler ifm økt rammetilskudd Vurdere daglig leder – ansvar for 2 menigheter ifm vakanser Omgjøre stillingsinnhold i administrative stillinger pga. effektivisering til strategisk / utøvende arbeid i menighetene På dette stadiet i denne saken er det ikke relevant å drøfte tjenlighet og ulemper av mulige tiltak. Kirkevergen tror det generelt vil være veldig uheldig å splitte opp eksisterende stillinger i én menighet til flere menigheter for å oppnå en mer ”rettferdig stillingsfordeling” mellom menighetene. 6 SÆRUTSKRIFT Fra saksforelegg til FR-sak 33/2011 gjengis: Fellesrådets tilsatte medarbeidere er i prinsippet tilsatte i hele fellesrådets område, og plassert på respektive arbeidssteder. Fellesrådet som arbeidsgiver har mulighet med sin styringsrett å omdisponere og flytte sine personalressurser. Eventuelle vedtak i fellesrådet som bærer i seg forslag om varige endringer i arbeidssted og innsatsområde skal overfor de ansatte behandles ihht. til bestemmelsene i Hovedavtalen om samarbeid og medbestemmelse når slike saker kommer til realitetsbehandling. k. Foreløpig konklusjon og videre arbeid Kirkevergen ser behovet for at det arbeides målrettet og systematisk videre med saken, og foreslår overfor fellesrådet at det nedsettes en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til fellesrådet. Forslag til VEDTAK: På bakgrunn av saksforelegget og fellesrådets debatt og innspill i saken ber rådet om at Christian Lie og Edvard Aarsland sammen med kirkevergeadministrasjonen utgjøre en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til FR-sak 43/2013 Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: a. På bakgrunn av saksforelegget og fellesrådets debatt og innspill i saken ber rådet om at Christian Lie og Edvard Aarsland sammen med kirkevergeadministrasjonen utgjøre en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til FRsak 43/2013 Ressurs – og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd b. Fellesrådet ber om at daglige ledere med deres kompetanse og erfaring involveres i arbeidsgruppens arbeid. --------Sak 06/2015: Forslag til driftsbudsjett 2015 for Sola kirkelige fellesråd TIDLIGERE BEHANDLING - 21/2014: Budsjettprosess 2015 – innspill til Sola kommune - 40/2014: Oppfølging av FR-sak 42/2013 vedr ressurs- og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Brev 23.01.2015 fra Sola kommune vedr. Vedtatt budsjett 2015 mottatt 26.01.2015 Forslag til driftsbudsjett 2015 Sola kirkelige fellesråd (talldel): Budsjettskriv 13.06.2014 til Sola kommune Totalbudsjett Spesifisert personalbudsjett 7 SÆRUTSKRIFT Spesifisert vedlikehold SAKSFORELEGG A. Innledning Sola kirkelige fellesråd prioriterer en forutsigbar og ansvarlig økonomiforvaltning for sin virksomhet. Fellesrådets lønnsforpliktelser som arbeidsgiver legger beslag på om lag 75 % av driftsbudsjettet i 2015. Stillingene er knyttet til faste og prioriterte oppgaver knyttet til biskopens forordnede gudstjenester i de 4 menighetene i Sola, kirkelige handlinger ellers (dåp, vielser, begravelser), samt opplærings – og undervisningsarbeid (konfirmantarbeid, barne - og ungdomsarbeid). Stillingene som fellesrådet stiller til disposisjon for menighetene skal primært brukes til disse pålagte oppgavene og stilles til disposisjon for å kunne iverksette menighetsrådenes strategi og vedtak. Trosopplæringsmidler tildeles menighetene fra staten via Stavanger bispedømme og regnskapsføres i egne avdelinger. Budsjettet for disse midlene legges fram til behandling og godkjenning i fellesrådet 18.03.2015 etter innspill fra respektive menighetsråd. Fellesrådet mottar klare signaler fra kommunen om at den vanskelig kan finne mulighet til varig økt rammetilskudd for nye stillinger, og peker på at Sola kirkelige fellesråd må påregne samme økonomiske rammebetingelser og begrensninger som kommunens egne avdelinger og virksomheter. Forslag til driftsbudsjett 2015 er i balanse, men med mindre bruk av fondsmidler enn for 2014 - budsjettet. Budsjettarbeidet utfordres av at budsjettet fastsettes før regnskapsresultatet for 2014 er klart. En innser videre at det reelle økonomiske handlingsrommet ikke gir mulighet til nye tiltak, stillinger og aktivitet. Menighetenes og fellesrådets primære oppgaver skal ha høyest prioritert. Menighetene må påregne at eventuelle nye stillinger må finansieres av menighetene selv. Nye tiltak og aktiviteter kan igangsettes i den grad eksisterende ressurser omprioriteres. Kirkevergeadministrasjonen ser at økt aktivitetsnivå de siste årene i menighetene knyttet til trosopplæring genererer noe økt forbruk, uten at fellesrådet så langt har holdt igjen noen andel av tildelte trosopplæringsmidler. B. Rammetilskudd 2015 fra Sola kommune Kommunens økonomiavdeling har fom 2014 tatt i bruk ny modell for beregning av rammetilskuddet til Sola kirkelige fellesråd. Budsjettskriv mottatt 26.01.2015 fra Sola kommune gir fellesrådet den endelige tilskuddsrammen som gjengis i det følgende. Utgangspunktet for budsjettrammen i 2015 er vedtatt budsjett 2014 som besto av følgende elementer: Tekst Tilskudd til Sola kirkelige fellesråd Lønns- og pensjonsreserve 2014 til dekning av lønnsoppgjør 2014 samt reguleringspremie og AFP 2014 Mva-kompensasjon Sola kirkelige fellesråd Beløp 12 934 000 806 000 -639 000 8 SÆRUTSKRIFT Nettosum 13 101 000 Reell utbetaling av tilskudd for 2014 er på kr 13 284 486, herav kr 989 486 i beregnet tilleggsutbetaling for delårseffekt av lønnsoppgjør 2014 samt reguleringspremie 2014. Tilskudd 2015 blir dermed som følger: Tekst Videreføring av tilskudd til Sola kirkelige fellesråd 2014 Reparasjon lekkasje Sørnes kirke (bevilgning gjeldende kun i 2014) Døpefont Ræge kirke (bevilgning gjelder kun 2015) FDV-kostnader nytt seremonirom Faktisk helårseffekt av lønnsoppgjør 2014 inn i 2015 Sum tilskudd 2015 før fradrag mva-kompensasjon Mva-kompensasjon 2015 (indeksregulert) Sum tilskudd til utbetaling i 2015 til Sola kirkelige fellesråd Beløp 12 934 000 -710 000 60 000 100 000 397 000 12 781 000 -652 000 12 129 000 Samlet budsjettert tilskudd til Sola kirkelige fellesråd i 2015 fra Sola kommune er kr. 12 129 000 og ble fastsatt under Sola kommunestyres budsjettbehandling 11.12.2014 under sak 076/14 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2015 - 2018 OG ÅRSBUDSJETT 2015. Kommunestyret har i tillegg bevilget følgende investeringsmidler for 2015: ● Utbedring av fondvegg Sørnes kirke, kr 1 503 000 inkludert mva. ● Ferdigstillelse av natursteinmur ved Tananger kirke, kr 700 000 inkl. mva. ● Prosjektmidler ny kirke Sola sentrum, kr 1 000 000 inkl. mva. Rammetilskuddet fra kommunen har innarbeidet årlig kompensasjon for lønns – og pensjonsmerutgifter. Denne lønns- og pensjonsreserven er for 2015 estimert til kr 400.000. Ordningen med kompensasjon for tariffhjemlede lønnsjusteringer har i mange år vært en fast avtale mellom Sola kommune og fellesrådet. Det er heller ikke i Sola kommunes rammetilskudd for 2015 innarbeidet kompensasjon for generell prisstigning for driftsbudsjettet.. Dette er en del av kommunens pågående innsparingstiltak. Tilskuddet for 2015 er ellers videreført fra 2014 og innebærer ingen realvekst. C. Andre inntekter Sola kirkelige fellesråds budsjett vil for 2015 ha følgende andre inntektsposter: Statlig tilskudd (via Stavanger BDR) til diakoni og undervisning (2014-tilskudd: 598.000 kr.) : kr 600 000 Inntekter fra egenbetaling for eksterne vielser på kr 130.000 disponeres på eget fond og forvaltes ihht. fellesrådets fastsatte retningslinjer (FR-sak 11/2009). Uttak blir belastet fellesrådets regnskap og gjort opp ifm årsavslutning. 9 SÆRUTSKRIFT a. Refusjon på kr. 96 000 fra Tananger menighet, som betaling for fellestjenester i Tananger kirke knyttet til menighetens barnehage / SFO, jfr. FR-sak 05/2014. Det er ikke innført ordning med festeavgifter (graver) i Sola kommune. Ihht. gravferdslovens § 21 Vedtekter og avgifter er det den lokale kommune som kan fastsette bl.a. festeavgifter på graver etter forslag fra kirkelig fellesråd. Sola kommune er en av svært få kommuner i Rogaland og ellers i landet som enda ikke har innført festeavgift. D. Lønn – personalutgifter Fellesrådet har lønnsansvar for 22 medarbeidere i 14,35 årsverk fordelt på 4 menighetsstaber og kirkevergekontoret. Trosopplæringsmedarbeidere og menighetsrådsfinansierte stillinger er ikke med i disse tallene. Lønnsbeløpene i budsjettet synliggjør kjente lønnsforpliktelser pr desember 2015 etter tariffjusteringene i 2014 og inkluderer både sentrale og lokale tariffmessige oppgjør. KLP Pensjon Vi viser til vedlagt skriv 01.08.2014 fra KLP vedr Premiesatser i pensjonsordningen 2015 og gjengir følgende: Finanstilsynet har besluttet at grunnlagsrenten for ny opptjening av pensjonsrettigheter skal settes ned fra 2,5 % til 2 % fra 2015. Dette medfører økning i premien fra 2015. … Fra 2015 trer imidlertid nye regler for uførepensjon i kraft. Disse fører til at en større del av ytelsene til uføre vil komme fra folketrygden i fremtiden, og dermed mindre fra tjenestepensjonsordningene. Dette bidrar til å redusere den delen av premiene som er relatert til uførepensjon fra 2015. … Disse forholdene slår ut i hver sin retning, men økningen som følge av redusert grunnlagsrente er noe større enn reduksjonen som følger av nye uføreregler. Samlet sett medfører dette derfor en økning i premiesatsene i alle KLPs pensjonsordninger. …. Sola kirkelige fellesråd er som KLP – kunde en del av et stort forsikringsfelleskap sammen med alle andre norske kommuner og kirkelige fellesråd. Fellesrådet bruker samme satser i sin budsjettering som Sola kommune. Godtgjørelse for folkevalgte Gjeldende ordning ”Satsene for til møtegodtgjørelse og lederhonorar for FR’s og MR’s ledere, nestledere og øvrige medlemmer” ble fastsatt av fellesrådet i konstituerende møte 23.11.11 under Sak 12/2012 Ordning med lederhonorar og møtegodtgjørelse for fellesrådet og menighetsrådene. Dette er en videreføring av ordningen som ble opprinnelig vedtatt i 1998. Fast ledergodtgjørelse samt møtegodtgjørelse er for 2015 budsjettert til kr 565.000. Disse kostnadene er regnskapsført med kr 592.143 i 2013 og kr 500.532 i 2014. Variasjoner i 10 SÆRUTSKRIFT møtefrekvensen både for menighetsrådene og fellesrådet gir noe ulik kostnader år for år. Det påløper også arbeidsgiveravgift. Vel 75 % av fellesrådets totale driftsbudsjett for kommende år er relatert til lønn- og personalutgifter, mot 74% 2014, 72 % i 2013 og ca. 69 % i 2012. E. Vedlikehold bygg og anlegg (kirkene) Fellesrådet forvalter nyere og moderne kirkebygg med avanserte tekniske installasjoner (ventilasjon, varme, alarmsystemer mv.) som krever årlig kvalifisert fagmessig vedlikehold og serviceoppfølging. Disse faste utgiftene legger årlig beslag på en del betydelig del av vedlikeholdsbudsjettet. Det forebyggende vedlikehold av kirkebyggene bør alltid være prioritert. Dette vil for kommende budsjettår ha en besparende effekt fordi man da kan unngå større og mer kostbare vedlikeholdsetterslep. Det kommer allikevel erfaringsvis årlig opp en del akutte vedlikeholdsbehov som ikke kan vente av en slik karakter at det må tas umiddelbart. Kirkevergekontoret ønsker å følge opp planlagt kontakt med et eksternt rådgivningsfirma for å få utført en systematisk og uhildet kartlegging av bygningsmassens vedlikeholdsbehov. Dette vil gi en bedre forutsigbarhet med hensyn til forventede vedlikeholdskostnader og vil være en viktig dokumentasjon i økonomiplanarbeidet i kommende år. Resterende saldo av øremerket tilskudd fra Sola kommunestyre for 2014 på kr. 710 000 til arbeidet med å tette taket i Sørnes kirke og impregnere mursteinsveggene vil i 2015 blir prioritert til resterende impregneringsarbeid og andre tettetiltak. Prosjektledelse og – oppfølging av dette er i regi av Sola kommune, men gis som et øremerket vedlikeholdstilskudd til fellesrådet. Det er i 2014 brukt kr 500.532 til vedlikehold av kirkebygg. Det er i framlagt budsjettforslag avsatt totalt kr 360 000 til anlegg og bygg, som er noe høyere med 2014-budsjettet. F. Renhold i kirkene Administrasjonen arbeider med en mulig samordning av én mulig leverandør av rengjøringstjenestene i kirkene. Det er også kontakt med Sola kommune for å få vurdert om Sola kirkelige fellesråd kan bli inkorporert i Sola kommunes gjeldende rammeavtale med sin leverandør av rengjøringstjenester. G. Forsikring av kirkebygg Administrasjonen har gjennomført møte med WACO Forsikringsmegling AS og gått gjennom hele forsikringsporteføljen med tanke på 2015. Opprinnelig varslet premie for 2015 var kr 149 954, mot kr 130 0186 i 2014. Bygningenes fullverdigrunnlag er indeksregulert med 6,6 % for 2015. I samråd med WACO er forsikringssum på eiendeler redusert med 50 % av fullverdi forsikringssum på bygg mot 100% tidligere, da dette vurderes som mer enn tilstrekkelig dekning. Egenandel-satsen er fra og med 2015 reduseres fra 100 000 kr til 50 000 kr. For kirkebyggforsikring gav det en mindre merkostnad, samtidig som det gir en potensialt 11 SÆRUTSKRIFT betydelig utgiftsreduksjon i forbindelse med eventuelle skadetilfeller. Total forsikringskostnad på kirkebyggene og inventar for 2015 er på bakgrunn av dette noe lavere enn i 2014. For sikret maleri i Sola kirke fra 1600-tallet er det tegnet egen verdisakforsikring. H. Velferdstiltak og kursmidler Det er i budsjettforslaget kr 65.000 til Kursutgifter samt kr 15.000 til velferdstiltak for ansatte. Fellesrådet ønsker som arbeidsgiver å legge til rette for god faglig utvikling og generell kompetanseheving for sine medarbeidere. Våren 2015 igangsettes et nytt Daglig leder – kursprogram utarbeidet av Stavanger og Sandnes kirkelige fellesråd 2015 - 2017, med tilslutning også fra Sola og Randaberg. Kurstilbudet forventer mellom 30 og 40 deltakere fra hele bispedømmet. I. Strøm og energi Det er i forslag til budsjett 2015 satt av kr. 555 000 kr. til strøm og gass for kirkene og menighetssenteret, mot kr. 617 000 i 2014. Avregning for energiforbruk i 2014 blir klart først i slutten av januar, og foreløpig regnskapstall indikerer lavere kostnad enn budsjettert. Fellesrådets mangeårige avtale med Fjordkraft gjennom KNIF - Kristen Norges Innkjøpsfellesskap videreføres for 2015 (Se: http://knif.no/Innkjop/Organisasjon/Strom-Knifkraftfond) og har over tid vist seg å være gunstig. Budsjettpris for 2014 var anbefalt til 35 øre/kwh, mot anbefalt budsjettpris på 39 øre/kwh i 2013. Anbefalt budsjettpris for 2015 er satt til 31,75 øre pr. kWh (eksklusiv moms og elsertifikater) Kirkevergen foreslår å videreføre en viss budsjettbuffer mht. økt aktivitet i kirkene samt eventuelle uforutsette strømprisvariasjoner, men at denne reduseres noe for 2015. Totale strømkostnader de siste årene har vært: 2014: p.t. ikke kjent 2013: kr. 588 632 *) 2012: kr. 544 917 2011: kr. 563 510 2010: kr. 678 711 2009: kr. 770 020 *) *) Ekstrautgifter Tananger kapell pga. manglende måleravlesing **)Ekstra store kostnader pga. feil i varmestyring i Tananger kirke høsten 2008/vinteren 2009 Kirkevergen peker på at menighetene i nabofellesrådene Stavanger og Sandnes bærer noe av kirkenes årlige strømutgifter, og anbefaler at fellesrådet forbereder innføring av tilsvarende ordning også i Sola kirkelige fellesråd. 12 SÆRUTSKRIFT J. Tilskudd fra fellesrådet til menighetsrådene Kirkevergeadministrasjonen har i FR-sak 40/2014: Oppfølging av FR-sak 42/2013 vedr ressursog stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd foreslått flere mulige innsparingstiltak, i lys av fellesrådets noe strammere økonomi. Ett av innspillene var forslag til revisjon av tilskuddsordningen fra fellesrådet til menighetsrådene, og gjengis i det følgende: Menighet Klokkermidler (17%) Kirketjenermidler Tilskudd **Sum tilskudd 2014 Ræge Sola Sørnes Tananger Total 52 100 75 000 30 000 49 100 58 000 30 000 52 100 25 000 157 100 137 100 87 100 406 300 26 000 165 000 150 000 91 000 432 000 25 000 35 000 Merknader: Klokkerfunksjonen Ræge tilligger daglig leder - stilling Lønnsutgifter til kirketjener Sola på timebasis (ca. 15 % st.) går på lønnsbudsjett / - regnskap Kirketjenermidler Tananger: Ligger i vaktmesterstilling Kirketjenermidler Ræge: Tilsatt kirketjener medio 2008 Gjeldende tilskuddordning fra fellesrådet til menighetsrådene har eksistert iallfall fom år 2000 og kan være eldre. Den har vært en del av fellesrådets årlige budsjettvedtak siden. Fordelingen bygger på en mangeårig historikk bak disse utregningene. Kirkevergeadministrasjonen vurderer fordelingen som foreldet og logikken kan være noe vanskelig å se, også i forhold til aktuell stillingsstøtte. I tillegg mottar menighetene såkalte klokker – og kirketjenermidler, dvs. en slags kompensasjon for klokker – og kirketjenertjenester i kirkene, jfr. vedlagt oversikt. Det er kirkevergeadministrasjonens oppfatning at nåværende tilskuddsmodell ikke gjenspeiler dagens ressursfordeling i fellesrådet, og at ressursfordelingen er moden for revisjon. Det er eksempelvis en sannsynlig skjevfordeling i at fellesrådet utbetaler kirketjenermidler til Sola menighet samtidig som fellesrådet bærer lønnsutgiftene til kirketjenerfunksjonen. Det er rimelig at nåværende tilskuddordning fra fellesrådet til menighetsrådene revideres og omfordeles. Innspill til fellesrådet: Nåværende tilskuddsordning til menighetene reduseres med 50% og omfordeles. Forslag til dette legges fram ifm budsjett 2015-behandlingen. Det legges med dette fram forslag til fellesrådet om å avvikle den mangeårige tilskuddsordningen. Ordningen vurderes som moden for revisjon, og i lys av fellesrådets noe 13 SÆRUTSKRIFT strammere økonomi finner kirkevergen det nødvendig å peke på konkrete innsparingstiltak. Det er samtidig formålstjenlig å lete etter tiltak som har minst mulig negative konsekvenser. Kirkevergeadministrasjonen foreslår at fellesrådet for budsjettåret 2015 yter tilskudd til menighetsrådene tilsvarende gjeldende ordning for uttrekk av merverdiavgift menigheter (se pkt. M) på totalt kr. 230 000. Det vises ellers til pkt. M. Dette tilskuddet vil på grunnlag av 2014-regnskapstall stipuleres Ræge Sola Sørnes Tananger : : : : kr 39.000 kr 31.000 kr 40.000 kr 120.000 Totalt : kr 230.00 K. Sola menighetsblad Administrasjonen påpeker at fellesrådets kostnad til produksjon og distribusjon av Sola menighetsblad er noe i overkant av hva det bør være. Netto kostnad for 2014 var kr. 59.615 , mot kr. 62 000 i 2013. Ordningen med 5 utgivelser årlig videreføres. Sideantallet er redusert til 24 sider i hvert nummer. Frivillige lag og organisasjoner knyttet til bedehusene i Sola har hatt gratis spalteplass og fyller ca. 3 sider/nummer. Det er nå fastsatt å innføre betaling for dette med kr. 10 000 / år totalt. Det er høsten 2014 igangsatt et mer aktivt salgsarbeid av reklame for menighetsbladet i 2014 som bør gi større inntekter utover i 2015. L. Midler til egne aktiviteter ifm Aksjon dåp Kirkevergen foreslår overfor fellesrådet at det settes av kr. 20 000 som tilskudd til felles Dåpsaksjon 2015, mot kr. 40 000 foregående år. Dåpsaksjonen fikk tilstrekkelig med tilskuddsmidler fra Kirkerådet, Stavanger bispedømme m.fl. Sandnes kirkelige fellesråd igangsatte aksjonen høsten 2013, i nært samarbeid med Stavanger bispedømmekontor samt fellesrådene i Stavanger, Randaberg og Sola. Over 100 menigheter i bispedømmet er nå tilsluttet dåpsaksjonen gjennom sitt fellesråd eller med direkte avtale. M. Uttrekk momskompensasjon menigheter Denne ordningen i forhold til Sola kommune ble etablert fom regnskapsåret 2007. Menighetenes regnskap viser at det er variasjoner fra år til år avhengig av mva-belagt innkjøp og aktivitetsnivå. For 2015 framgår det at Sola kommune ifm vedtatt tilskudd har fastsatt mva-uttrekket fra menighetene til kr. 230 000. Det er fra kommunens side en forutsetning at fellesrådet får inndekket 100 % av dette fra menighetsrådenes regnskaper. Etter at denne ordningen har eksistert i 8 år ser kirkevergeadminstrasjonen et behov for å få konsekvensutredet ordningen, og det har vært avholdt 2 møter med KAs seniorrådgiver T. Nedland om saken. N. Vedrørende MR’s budsjettinnspill for 2015 14 SÆRUTSKRIFT I kommunestyrets budsjettvedtak 08.12.2013 ble det i HØP 2014-2017 lagt inn kr. 60 000 for 2015 til ny døpefont i Ræge kirke, jfr. budsjettskriv av 05.06.2013 s. 4 pkt. 3. Fellesrådet ble ifm behandlingen av FR-sak 21/2014: Budsjettprosess 2015 – innspill til Sola kommune gjort kjent med menighetsrådenes budsjettinnspill, og gjorde sine prioriteringer i forhold til det. Dette ble oversendt rådmann Sola kommune 13.06.2014. Kommunestyret fant imidlertid ikke rom for midler til følgende budsjettinnspill: - Ny 100 % ungdomsarbeider/ungdomsdiakon - stilling Økt vedlikeholdsramme for kirkene Økning vaktmesterressurs fra 55 % til 100 % Midler til nye liturgiske møbler i Sørnes kirke Kirkevergeadministrasjonen forsøker å strekke tilgjengelige vedlikeholdsmidler så langt som mulig å finne rom for mindre kostbare nyanskaffelser og utskiftninger og andre gode tiltak knyttet til kirkebyggene. Det vil alltid måtte gjøres prioriteringer der ønsker og behov iblant må settes opp mot hverandre. Fellesrådet forholder seg til at Sola kommune har fokus på innsparing og mer effektiv drift, og har plikt til å etterstrebe det også for egen virksomhet. Kommunestyret fant som i foregående år heller ikke for 2015 rom for realvekst i tilskuddet. I lys av dette ser ikke kirkevergeadministrasjonen noen mulighet til å foreslå økning i stillinger/stab i menighetene. Eventuelle ønsker om nye stillinger fra menighetenes side i forbindelse med eventuelle vakanser må føre til reduksjon av eksisterende stillingshjemler. O. Budsjettforutsetninger - bruk av disposisjonsfond 1. Fra Disposisjonsfond fellesrådet Det er i budsjettforslaget lagt inn kr 75.000 fra Disposisjonsfond fellesrådet. Innestående pr. 31.12.2013 var kr 674.982. Det er viktig å peke på at fellesrådets budsjettbalanse fra år til år i minst mulig grad er avhengig av oppsparte fondsmidler. Det er reservemidler som kun bør brukes til ekstraordinære behov og tiltak. P. Særskilte behov tilknyttet kirkegårdene i kommunen – ikke budsjettkonsekvenser 2015 a. Informasjonstavler / monter på Tananger, Sola og Ræge kirkegårder Kirkevergen ser det som ønskelig å få anskaffet høvelige informasjonstavler / monter med kart over kirkegårdsområdene, lokale kirkegårdsvedtekter samt annen praktisk informasjon om kirkegårdsforvaltningen. Dette arbeidet vil skje i tett samarbeid med Park – og grøntseksjonen i Sola kommune. Fellesrådet disponerer i sin regnskapsbalanse et bundet fond 25100002 Renter gravlegater kr. 125 679 som det vil være mulig å disponere noe midler fra til dette formålet. b. Inventar til livssynsnøytralt seremonirom 15 SÆRUTSKRIFT Det ble informert om denne saken ifm budsjett 2014 – behandlingen. Det vises til FRsak 07/2015 Q. Avslutning Kirkevergeadministrasjonen vektlegger en trygg forvaltning og god budsjettdisiplin i forvaltningen for å fortsatt kunne yte gode kirkelige tjenester av god kvalitet til Solas innbyggere. De store budsjettpostene er personalutgifter, energi, tilskudd til menighetene, vedlikehold av anlegg og kirkebygg, renhold samt menighetsblad. Administrasjonen og fellesrådet må alltid ha et godt fokus på disse kostnadene. Fellesrådets og menighetenes ønsker og velbegrunnede behov vil alltid være større enn tilgjengelige økonomiske rammer. I den grad fellesrådet vil prioritere andre tiltak, stillinger og satsingsområder enn det som framkommer i budsjettforslag vil det være nødvendig å redusere tilsvarende på andre budsjettposter eller ta ut større andel av eksisterende disposisjonsfond. Forslag til VEDTAK: a) Framlagt forslag til detaljbudsjett 2015 for Sola kirkelige fellesråd vedtas med en tilskuddsramme fra Sola kommune på kr 13.181.000 inkludert momskompensasjon kr 652.000 og lønnsreserve på kr 400.000. b) Fellesrådet avvikler fom budsjettåret 2015 den mangeårige tilskuddsordningen til menighetsrådene og erstatter ordningen med tilskudd for 2015 på kr. 230 000 som kompenserer for ordningen med «Uttrekk momskompensasjon menigheter» etablert i 2007. VEDTAK: a) Framlagt forslag til detaljbudsjett 2015 for Sola kirkelige fellesråd vedtas med en tilskuddsramme fra Sola kommune på kr 13.181.000 inkludert momskompensasjon kr 652.000 og lønnsreserve på kr 400.000. b. Fellesrådet reduserer for budsjettåret 2015 den mangeårige tilskuddsordningen til menighetsrådene med 50 % i forhold til 2014-tilskuddet. 16 Sola kirkelige fellesråd Kirkevergen Til den det måtte angå Deres ref.: Vår ref.: 15/00005-001 Vår saksbeh.: tja Arkivkode: 131 Dato: Sola 02.09.2015 TILBUDSKONKURRANSE REGNSKAP/LØNN Sola kirkelige fellesråd innbyr med dette tilbydere til en tilbudskonkurranse for regnskapstjenester og lønnskjøring. Behov Sola kirkelige fellesråd skal inngå avtale om regnskapsføring for fellesrådet, fire menigheter og en menighetsbarnehage. Alle regnskap føres etter kommunale regnskapsprinsipper, kontering/attestasjon og anvisning, budsjettering, avdeling- og prosjekt-regnskap, mva-oppgjør, KOSTRA-rapportering og annen offentlig rapportering og statistikk. Ønsket igangsetting 1/1-2016. Kvalifikasjonskrav Det må dokumenteres at ansvarlig regnskapsfører har kompetanse/erfaring fra denne type regnskapsføring. Jfr KA, kirkelig arbeidsgiver- interesseorganisasjon: Økonomistyring Regnskapet må være digitalisert og web-basert. Alle bilag skannes og gjøres tilgjengelig gjennom regnskapssystemet. Digital bankavstemming og nettbank (kun for regnskapsfører) Egenproduserte rapporter ved behov; tilgjengelig rapportgenerator Lønnssystem tilpasset KA sitt tariffområde, hoved-/mellom-oppgjør pr 1/5 Skatteattest og referanser må vedlegges. Regnskap tilgjengelig 10. i påfølgende måned. Tildelingskriterier Ved utvelgelse vil det bli lagt vekt på pris (20%), programvare/brukervennlighet (40%) og erfaring/kompetanse (40%). Omfang/kapasiteter Sola kirkelige fellesråd (FR) 1500 bilag pr år 1000 utgående fakturaer fordelt på FR + 4 menigheter Mva-kompensasjon, -oppgjør Årsoppgjør 30 fast ansatte (inkl ansatte i menighet), lønnskjøring 12. i hver mnd Ca 100 lønns-/-trekkoppgaver 10 brukere Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 4050 SOLA Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 976 993 691 www.sola.kirken.no Sola kirkelige fellesråd Kirkevergen Tananger menighetsbarnehage (kjøres pt i felles regnskap ex. lønn) 300 bilag pr år Mva-oppgjør 1000 fakturaer pr år 30 fast ansatt 75 lønns-/-trekkoppgaver 2 brukere Pris Pristilbudet må inneholde: Oppstartskostnader, inkl nødvendig opplæring Estimert årskostnad inkl årsoppgjør Timepris for bistand utover «normalen» Årlige lisenskostnader Informasjon om sikkerhet/backup Adekvat informasjon om årsoppgjør for revisjonen. Ytterligere opplysninger kan gis av kirkeverge Trygve Torgersen tlf 415 66868 eller undertegnede. Innleveringsfrist er fredag 11. september 2015 kl 12.00. Tilbudet sendes pr epost til post@sola.kirken.no. Vennlig hilsen Tore J Aas Ass. kirkeverge Telefon 908 41153 Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 4050 SOLA Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 976 993 691 www.sola.kirken.no Sola kommune Rådmann Økonomisjef Rådhusvegen 21 4050 SOLA E-post: epost@sola.kommune.no Deres ref.: Vår ref.: 12/00012-004 Vår saksbeh.: TT Arkivkode: 415 Dato: Sola 03.09.2015 VEDR REGNSKAPS- OG LØNNSADMINISTRASJON FOR SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD I kontaktmøte 20.08.15 vedr budsjett 2016 mellom Sola kommune v/rådmann og økonomisjef, Sola kirkelige fellesråd v/leder og kirkeverge ble det fra kommunens side anmodet om at Sola kirkelige fellesråd overtar ansvaret for regnskapsføring og lønnskjøring fom 01.01.2016 på bakgrunn av kommunens vurderinger vedr egen regnskaps – og lønnsadministrasjon. Kirkeverge og ass. kirkeverge hadde oppfølgingsmøte med regnskapssjef i kommunen på saken 27.08.15 og drøftet saken og utfordringene som følger endringen. Sola kirkelige fellesråd formidler med dette tilsvar på saken. Det formelle grunnlaget for gjeldende regnskaps- og lønnsadministrasjon er pkt II i gjeldende tjenesteytingsavtale mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd fra 2003. Vi oppfatter at Sola kommune i møtet 20.08. signaliserer oppsigelse av dette punktet, da med 3 måneders varsel ref avtaletekstens pkt VII - 2 Økonomiutvalget og kirkevergeadministrasjonen i Sola kirkelige fellesråd har umiddelbart påbegynt arbeidet med å kartlegge og utrede saken, for å klargjøre hvilke muligheter en har for å inngå en slik avtale som må gjøres med ekstern aktør og hva den skal omfatte. I tillegg må det forberedes noe omlegging av interne rutiner og ordninger. Som formidlet i møtet 20.08. er vi kjent med at storparten av landets kirkelige fellesråd får utført sin regnskaps – og lønnsadministrasjon i egen kommune som tjenesteyting. Noen av landets største fellesråd har egen fagadministrasjon på disse feltene. Enkelte større fellesrådsadministrasjoner utfører vertstjenester for mindre nabo-fellesråd. Sola kirkelige fellesråd vurderer det imidlertid slik det er for lite og sårbart til å etablere og inneha denne type kompetanse selv. Kirkevergeadministrasjonen foretar videre et skifte i ass.-kirkevergestillingen oktober 2015, som kan være et noe kritisk punkt i forhold til en omlegging. Basert på det er vår vurdering Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 4050 SOLA Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 976 993 691 www.sola.kirken.no at vi må ut å kjøpe disse tjenestene selv i regnskapsmarkedet dersom dette ikke lenger vil være omfattet av tjenesteytingsavtalen. Det er få aktører i markedet som håndterer KOSTRA-regnskaper. Vi vet at f.eks. KNIF Regnskap er en kompetent aktør med gode kundereferanser innen kirkelig sektor. Vi er godt kjent med at det for tiden pågår en stor prosess i kommune-Norge som forbereder og avklarer mulige kommunesammenslåinger. Mye av dette skal være avklart i løpet av 2016. I den grad Sola kommune blir slått sammen med andre kommuner, vil også Sola kirkelige fellesråd bli lagt ned og inngå i et større kirkelig fellesråd som vil følge grensene for en ny større kommune. Dette inkluderer ny organisering som også omfatter regnskap og lønn. Ingen er p.t. kjent med hvilken størrelse en evt ny kommune / fellesråd vil få. Hvis den politiske prosessen videre får den framdrift som signalisert ligger nye kommuneetableringer 23 år fram i tid. I møtet 20.08. ble det antydet at Sola kommune bruker ca 0,9 årsverk til regnskaps- og lønnsadministrasjon overfor fellesrådet. Basert på det ble det antydet at en vil kunne yte ca. kr 500 000 i økt rammebevilgning som dekning av økte kostnader til dette. Når Sola kirkelige fellesråd nå går ut og innhenter pristilbud på regnskaps – og lønnstjenester er det behov for å få en snarlig avklaring på størrelsen på økt tilskuddsbeløp. Et annet moment er at det er og en mulig risiko knyttet til at tidspunktet for når en har klar en endelig avtale med en eventuell ekstern aktør kan komme på et senere tidspunkt enn det tidspunktet hvor eventuell økning i rammetilskudd beregnes. En har da et mulig utfall hvor en kan ha et gap mellom det beløp som er indikert / varslet som økt rammetilskudd og endelig beløp som Sola kirkelig fellesråd vil måtte betale en ekstern leverandør. Sola kirkelige fellesråd motsetter seg ikke kommunens anmodning og å overta regnskaps – og lønnsadministrasjonen. Kirkevergeadministrasjonen er i gang med å utrede saken med tanke på igangsetting fra 01.01.2016. Det avtroppende Sola kirkelige fellesråd har sitt siste møte 14.10. Det er da ønskelig å behandle saken og godkjenne avtaleinngåelse med et eksternt regnskapsfirma. Nytt fellesråd trer i kraft fra 01.11.2015. Foreløpig plan er at avtroppende ass.kirkeverge engasjeres på timebasis utover høsten for å forberede og sammen med ny ass.kirkeverge etablere nye eksterne regnskaps – og lønnstjenester. Vi imøteser en god dialog og samarbeid videre omkring kommende omlegging. Med vennlig hilsen for Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen Kirkeverge Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 4050 SOLA Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 976 993 691 www.sola.kirken.no Vennlig hilsen Trygve Torgersen Kirkeverge Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 4050 SOLA Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 976 993 691 www.sola.kirken.no VEDTEKTER FOR GRAVPLASSENE I SOLA KOMMUNE Gravferdsloven av 07.06.96. nr.32. Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd §21 Vedtatt av Sola kirkelige fellesråd sak 040/99, 1. desember 1999 Godkjent av Stavanger bispedømmeråd 29. desember 1999 Revidert utgave 14.01.2008 Godkjent av Stavanger bispedømmeråd 26.09.2008 Revidert utgave 28.03.2012 (FR-sak 27/2012) Revidert utgave vedtatt av Sola kirkelige fellesråd 27.01.2015 Godkjent av Stavanger bispedømmeråd XX.YY.2015 Innholdsfortegnelse § 1 Forvaltning...................................................................................................................................... 1 § 2 Definisjoner .................................................................................................................................... 2 § 3 Tilvisning av grav ............................................................................................................................ 2 § 4 Fredningstid og festegrav ............................................................................................................... 2 § 5 Grav og gravminne ......................................................................................................................... 3 § 6 Særbestemmelser for gravminner ................................................................................................. 4 § 7 Beplantning og utstyr på graven .................................................................................................... 4 § 8 Gravstellsavtale .............................................................................................................................. 4 § 9 Bårerom .......................................................................................................................................... 5 § 10 Næringsvirksomhet ...................................................................................................................... 5 § 11 Arbeid på gravplassene ................................................................................................................ 5 § 12 Ferdsel på gravplassene ............................................................................................................... 5 § 13 Navnet minnelund ........................................................................................................................ 6 § 14. Forskjellige bestemmelser .......................................................................................................... 6 § 15 Brudd på vedtektene .................................................................................................................... 7 § 14 Dispensasjon fra vedtektene ........................................................................................................ 7 § 15 Ikrafttredelse og opphevelse av andre vedtekter ........................................................................ 7 § 1 Forvaltning 1.1 1.2 Ræge, Sola og Tananger kirkegårder er underlagt Sola kirkelige fellesråds (heretter kalt gravplassmyndigheten) administrasjons- og myndighetsområde. Forvaltningen skjer i medhold av Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven) av 7.juni 1996 nr. 32, endret 26.august 2011 nr. 40 og Forskrift til lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsforskriften) av 10.januar 1997 nr.16, sist endret 22.januar 2014 nr. 41. Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 1 § 2 Definisjoner Fri grav: Tildelt grav til kommunens innbyggere som kan rådes over uten avgift i 20 år. *) Festegrav: Grav hvor det er inngått avtale om bruk mot betaling av avgift. *) Grav dobbel dybde: Frigrav/festegrav med gravlegging i to nivåer; 1.kiste 1,5 meter overdekning med jord. 2.kiste 0,8 meter overdekning med jord. Gravsted: Graver som er avtalt å feste sammen Urnegrav: Grav kun for urner. Kistegrav: Grav for kister. Det kan også settes ned urne i kistegrav. Fredningstid: Tidsrom fra siste gravlegging til graven kan gjenbrukes. Festetid: Den tid det inngås avtale om bruk av en grav mot betaling av festeavgift. Ansvarlig: Den som står som ansvarlig for en fri grav Fester: Den som står som ansvarlig i festeavtale. Anonym minnelund: Avsatt område på gravplassen for anonym gravlegging. Anonym grav: Gravens plassering kun er kjent for gravplassmyndigheten. Navnet minnelund: Gravfelt der det skal plasseres minnesmerke med navn og data på de gravlagte. Forhåndsbetalt gravstell: Forhåndsbetalt beløp til stell av grav på grunnlag av inngått gravstellavtale. § 3 Tilvisning av grav 3.1 3.2 3.3 Avdøde personer kan gravlegges på respektive gravplasser i kommunen etter ønske. Avdøde personer som på grunn av sykdom eller alderdom har bodd i annen kommune mot slutten av livet, betraktes på samme måte som kommunens innbyggere. Personer uten bopel i kommunen, kan etter tillatelse fra gravplassmyndigheten gravlegges på gravplass i kommunen. Det kan da kreves dekning av kostnader ved gravferden, og det tas avgift for feste av grav for hele fredningsperioden på 20 år. *) § 4 Fredningstid og festegrav 4.1 Fredningstiden for urnegraver og kistegraver er 20 år. 4.2 Det kan etter søknad til gravplassmyndigheten gis anledning til å feste av en grav ved siden av frigraven. Gravene utgjør da ett gravsted. 4.3 Festetiden er 5 år. Dersom festet ikke er fornyet innen 6 måneder etter forfall, faller gravstedet tilbake til gravplassmyndigheten. 4.4 Når det er gått 60 år etter siste gravlegging/urnenedsettelse, må det søkes skriftlig om videre feste. Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 2 § 5 Grav og gravminne 5.1 Ved åpning av grav, kan jordmasser midlertidig legges på omkringliggende graver, og gravutstyr flyttes. Gravplassbetjeningen vil besørge graven planert og tilsådd. 5.2 Gravplassbetjeningen har ansvar for å etterfylle masse når det kommer setninger og sig i gravene. Fester har ansvar for å rette opp gravminne som følge av setninger og sig. 5.3 Alt gravutstyr skal følge før oppsetting godkjennes av gravplassmyndigheten. 5.4 Montering av gravminne på kistegrav kan tidligst skje 3 måneder etter gravlegging pga setning og sig. I mellomtiden kan det settes opp et midlertidig merke med avdødes navn på. Gravminne på urnegrav kan settes opp umiddelbart etter urnenedsettelsen. 5.5 Gravutstyr som settes på graven uten å være godkjent, kan etter gitt frist fjernes av gravplassbetjeningen på gravminneleverandør eller festers bekostning. 5.6 På nytt festet gravsted plasseres gravminnet i bakkant av den graven som er tatt i bruk og blir stående der ved neste gravlegging. 5.7 Som minstekrav til fundament, rammer, hele og delte plater som skal settes opp på grav gjelder følgende: Fundamentet til gravminnet skal være hel stein. Limt fundament godkjennes ikke. Avvik mellom dimensjon på sikringsbolt og hull skal ikke være mer enn 2 mm. Gravmonument som er høyere enn 1 meter eller er tyngre enn 200 kilo skal ha minimum to 25 cm lange bolter og 16 mm tykke rustfrie bolter. Kantstein omkring plantefelt, dvs. minst tre rette steinstykker som legges på tre sider av plantefeltet eller liggende plate foran gravminnet, skal flukte med terrenget omkring. Innrammingen utgjør da en del av plantefeltet. I fallende terreng trappes kantstein og plate i forhold til gravminnets fundament. Plate og fundament skal ikke være samme stykke. Hel eller delt plate, med eller uten hull til planter, skal legges i drenerende masse. Avstand fra plantehull til ytterkant av plate skal være minst 8 cm. Hel eller delt plate skal ha samme bredde som gravminnet og dybde tilpasset bedets tillatte mål inntil 60 cm, målt fra gravminnets bakkant. Montering av dekorgjenstander som lykter, vaser mm må være slik at dette sikrer hurtig demontering. Ved plassering i plantefelt, må det være godt innenfor gravminnets ytre rammer. Gravminner, dens fundament eller sokkel, fastmonterte dekorgjenstander, navneplater, og symboler regnes som del av gravminnet, og skal godkjennes av gravplassmyndigheten. Krav til sikring kan skjerpes i forbindelse med sikring av gravminner som avviker fra gjeldende forskrift og der gravplassmyndigheten har gjort en konkret vurdering. 5.7.1 Gravminne som settes opp på grav på barnegravfeltene på Ræge og Sola kirkegårder skal ikke være større i høyde og bredde enn de gravminner som alt står på disse gravfeltene (liten størrelse). Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 3 § 6 Særbestemmelser for gravminner 6.1 6.2 6.3 Gravminner som innebærer fare, legges ned av gravplassforvaltningen. Varsel sendes til fester. Kostnad ved oppretting betales av fester. Gravminner og annet gravutstyr som er i forfall, på annen måte er skjemmende eller som innebærer fare, kan tas bort av gravplassforvaltningen. Før dette skjer skal det om mulig gis varsel til fester for gravstedet, med pålegg om å rette på forholdene. Dersom pålegget ikke etterkommes innen en rimelig frist, fastsatt av gravplassmyndigheten, kan gravminnet m.v. legges ned og evt. fjernes. Bevaring av gravsted og gravminne Gravminner som er av spesiell kvalitet i form av alder, størrelse, murer, kanter, gjerder, representerer en stilhistorie, lokal særpreg i form av materialbruk, eller interessant personalhistorie og lignende, skal så vidt mulig bevares slik de opprinnelig er bygget. Gravplassmyndigheten kan derfor vedta for enkelte gravplasser å bevare områder og enkeltgraver med gravminner og annet utstyr. Gravsteder som har slike spesielle kvaliteter kan imidlertid gjenbrukes mot at ny fester forplikter seg til å ta vare på gravstedets innhegning og gravstøtter, og eventuelt bekoste istandsetting dersom dette er nødvendig. Vedtak om at et slikt gravsted skal gjenbrukes eller bevares fattes av gravplassmyndigheten. Krav om istandsetting avgjøres av gravplassmyndigheten. Vedtar gravplassmyndigheten at et gravsted skal bevares, og fester ikke finnes, overtar gravplassmyndigheten vedlikeholdsansvaret. § 7 Beplantning og utstyr på graven 7.1 7.2 7.3 7.4 Planter, kranser og lignende materiale som brukes ved gravferd og pynting av grav, skal i sin helhet være kompostérbare. Privat bruk av sprøytemidler er ikke tillatt. Løse dekorgjenstander, gravutstyr og planter er festers ansvar. Alt utstyr skal være montert med slik at er minst 5 cm fra ytterkant på bedplate/rammekant/blomsterbed til ytterkant på gravutstyret som er montert. Dekorgjenstander og planter kan ikke være høyere og bredere enn gravminnet og bedet. Disse må ikke være til hinder eller fare for den daglige driften. Det er ikke anledning å sette på graven lys som avgir farger eller blinker. § 8 Forhåndsbetalt gravstell 8.1 Ved innbetaling av et fastsatt beløp fra ansvarlig for frigrav eller fester, vil gravplassmyndigheten overta ansvar for planting og stell av grav for et avtalt tidsrom. Det skal i hvert tilfelle signeres en gravstellavtale. 8.2 Midlene forvaltes av gravplassmyndigheten. Det innbetalte beløp med tillegg av renter skal dekke utgiftene til planting og stell etter den inngåtte avtalen, til administrasjon og revisjon for et fastsatt tidspunkt. Beløpet skal også dekke eventuell merverdiavgift til staten, etter de bestemmelser som til enhver tid gjelder for gravplassmyndigheten. 8.3 Dersom det i avtaleperioden blir klart at midlene ikke strekker til, skal gravplassmyndigheten gi Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 4 melding om dette til fester. Det er anledning til å øke kapitalen slik at den strekker til for avtalt periode. I motsatt fall vil planting og stell opphøre når midlene er oppbrukt. 8.4 Dersom det gjenstår en rest av kapital når avtaleperioden er ute, blir disse å anvende til forskjønnelse av gravplassen. § 9 Livssynsåpent seremonirom og bårerom 9.1 9.2. 9.3. Det er ett livssynsåpent seremonirom i Sola kommune. Det ligger ved Sola kirkegård, adresse Nordsjøveien 58. Pårørende for avdøde innbyggere i Sola kan bruke det livssynsåpne seremonirommet fritt til gravferd og bisettelse. Bruken av seremonirommet skal være i tråd med nedfelte retningslinjer for bruk av bygget. Seremonirommet administreres av gravplassmyndigheten v/Solakirkenes servicetorg. Det betales leie for lokale ved gravferd/bisettelse for avdøde fra andre kommuner. Bårerom i seremonibygg ved Sola kirkegård skal brukes til oppbevaring av døde som skal gravlegges eller bisettes i tiden fram til gravferden. Ingen har adgang til bårerom uten tillatelse fra gravplassmyndigheten. Bårerommet skal alltid være avlåst med alarm når det ikke er tilsyn. Seremonirom og bårerom kan brukes til liksyning / visning. Det kan kun skje med samtykke fra den som sørger for gravferden. § 10 Næringsvirksomhet 10.1 10.2 10.3 Gravplassmyndigheten kan gi næringsdrivende tillatelse til å drive virksomhet på gravplassene i Sola. Næringsdrivende plikter å kvittere for utført montering av monumenter og gravutstyr. Næringsdrivende må rette seg etter gjeldende lov, forskrift og gjeldende gravplassvedtekter, og de må selv fjerne alt avfall og overskuddsmasse i forbindelse med det arbeid de utfører. Tillatelsen kan trekkes tilbake med umiddelbar virkning dersom de næringsdrivende ikke retter seg etter bestemmelser og vilkår i tillatelsen. Ansatte i gravplassforvaltningen kan ikke mot godtgjørelse utføre tjenester for næringsdrivende. § 11 Arbeid på gravplassene Anleggs- og vedlikeholdsarbeid skal skje i arbeidstiden (kl.0730-1600) og må ikke utføres på søndager, helligdager eller offentlige høytidsdager. § 12 Ferdsel på gravplassene Kjøring med bil, moped og lignende kjøretøy er ikke tillatt på gravplassen. Unntatt er forvaltningens egne kjøretøy. Gravplassmyndigheten kan gi skriftlig tillatelse dersom pårørende har spesielle behov for transport. All kjøring og ferdsel skal skje med ekstra varsomhet og respekt. Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 5 § 13 Anonym minnelund **) 13.1 13.2 13.3 Anonyme graver kan ikke festes. Gravene har vanlig fredningstid på 20 år. Det er ikke anledning for pårørende å foreta beplantning på anonym gravlund. Pårørende som medbringer blomster, lys og kranser plasserer dette på anvist sted. § 14 Navnet minnelund **) 14.1 14.2 14.3 14.4 Graver knyttet til navnet minnelund følger samme forvaltningsordning som for vanlige urne- og kistegraver. Dette gjelder fredningstid, mulighet til å feste en tilleggsgrav, fornyelse av feste og festeavgift. Pårørende kan delta på vanlig måte under urne/kistenedsettelsen. Det benyttes en standard navneplate hvor avdødes navn, fødsels- og dødsdato preges inn. Om en fester en tilleggsgrav, kan det også settes av plass til en ekstra navneplate. Navneplaten fjernes når graven slettes. Navneplate faktureres fra gravminneleverandør. På navnet minnelund er det ved dødsfall anledning å få symbolsk overflyttet navn fra avdød ektefelle/samboer/enslig barn som tidligere er gravlagt i festegrav. Navnene skal stå på samme navneplate. Minnelunden har en felles beplantning som stelles av gravplassforvaltningen. Det er ikke anledning å sette blomster eller andre elementer på selve graven eller foran navneplatene. Det tilrettelegges for å kunne sette avskårne blomster og levende lys ved felles gravminne. § 15 Forskjellige bestemmelser 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 Ordensregler: På gravplassen skal det være ro og orden. Gravplassens redskap og utstyr som brukes til vanning og planting, skal være i orden. Dette skal brukes med forsiktighet og settes tilbake på plass etter bruk. Mindre barn må ha følge med, og være under tilsyn av voksne. Aking, skiløping og ridning eller kjøring av hest m.v. er ikke tillatt. Ved eventuelle filmopptak på gravplassene må tillatelse innhentes på forhånd hos gravplassmyndigheten. Gravplassmyndigheten er ikke ansvarlig for skader på grav, gravminne og gravutstyr ved naturhendinger, hærverk, tyveri og lignende. Gravplassmyndigheten er heller ikke ansvarlige for skader på grav, gravminne og gravutstyr, med mindre det er utvist uaktsomhet eller uforsiktighet fra gravplassens ansatte. Ingen som på en eller annen måte har noe med styre, eller stell av gravplassene, må være selger for, eller på annen måte ha særskilt interesse av at det blir solgt minnesmerker eller annet til kirkegårdene fra særskilt firma. Sola kirkelige fellesråd kan ta avgjørelse om gravlegging dersom ansvarliges eller festerens samtykke til bruk av graven ikke kan innhentes. Gravfesterne er ansvarlige for å melde adresseforandring til kommunens gravplassforvaltning. Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 6 § 16 Brudd på vedtektene Dersom vedtektene ikke overholdes, kan gravplassforvaltningen iverksette nødvendige tiltak for ansvarlige / festers regning. § 17 Dispensasjon fra vedtektene Spørsmål vedrørende gravplassene eller forhold på disse som ikke er nevnt i vedtektene, avgjøres av gravplassmyndigheten, I særlige tilfeller kan gravplassmyndigheten tillate avvikelser fra vedtektene. § 15 Ikrafttredelse og opphevelse av andre vedtekter Vedtektene trer i kraft fra XX.XX.2015. Fra den tid disse vedtektene trer i kraft oppheves gjeldende «Vedtekter for kirkegårdene i Sola» fra 28.03.2012.. *) Det er for tiden ikke etablert ordning med festeavgift for graver på gravplassene i Sola kommune **) Trer i kraft når minnelund blir etablert i på gravplassene i Sola. Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Side 7 DEN NORSKE KIRKE Rådgiver gravplassaker Stavanger bispedømmeråd Lagårdsveien 44 4010 STAVANGER Dato: 16.03.2015 Vår ref: 15/1401 - 2 AASK (15/11014) Deres ref: Sola kommune. Gravplassvedtekter. Revisjon. Uttalelse fra gravplassrådgiveren. Det vises til henvendelse fra Stavanger bispedømmeråd datert 04.03.2015 vedrørende endring av vedtektene for gravplassene i Sola kommune. Det bes om uttalelse fra gravplassrådgiveren i saken. Merknad til § 5: Under 5.7, tredje kulepunkt, er det lagt inn en bestemmelse om at gravminner som er høyere enn 1 meter eller tyngre enn 200kg skal festes med to rustfrie bolter som er minimum 25cm lange og 16mm tykke. Forskrift til gravferdsloven har i §24 bestemmelser om sikring av gravminner. Gravplassvedtektene må ikke inneholde bestemmelser som er i strid med loven eller regler fastsatt av departementet i medhold av loven, jf. Ot.prp nr. 64 1994-95 på side 66. Dette følger også av det såkalte trinnhøydeprinsippet (lex superior-prinsippet). Det er bare ved «anlegg, utvidelse og vesentlig endring» av gravplass at det kan fastsettes særskilte bestemmelser for sikring av gravminner i vedtektene for gravplassen. Dette innebærer at det ikke kan innføres et generelt krav til sikring av gravminner som avviker fra forskriften utenom disse tilfellene. Merknad til § 9: Lik syning krever samtykke fra den som sørger for gravferden. Dette kan med fordel framgå av de lokale vedtektene. Merknad til § 14: Forskrift til gravferdsloven åpner ikke opp for symbolsk flytting til navnet minnelund, se §21, 2. ledd og rundskriv P-12/2012 Endringer i gravferdsforskriften. Departementet kan etter søknad gi dispensasjon fra bestemmelsen, se § 39 i forskriften. Det kan være hensiktsmessig ha med en bestemmelse om at kirkelig fellesråd kan ta avgjørelse om gravlegging dersom den ansvarliges eller festerens samtykke til bruk av grav ikke kan innhentes. Det kan også legges inn en bestemmelse om at fester plikter å melde adresseforandring. Det kan også legges inn en bestemmelse om at plantefelt som ikke beplantes eller stelles skal tilsåes av den ansvarlige eller bli tilsådd av gravplassbetjeningen. Håkon 5.s gate 1 3116 TØNSBERG E-post radgiver.gravplassaker@kirken.no Web: www.kirken.no/tunsberg Org. nr.: 974762498 Telefon: 33 35 43 00 Telefaks: 33 35 43 01 Bankkontonr: 8276 01 00222 Saksbehandler Åse Skrøvset 958 78 444 Med disse merknadene og under forutsetning av at bestemmelsene i §§5 og 14 (med mindre departementet gir dispensasjon) endres i samsvar med forskrift til gravferdsloven kan Stavanger bispedømmeråd anbefales å godkjenne vedtektene for gravplassene i Sola kommune. Med vennlig hilsen Åse Skrøvset rådgiver gravplassaker Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Sola kirkelige fellesråd Postboks 82 2 4097 SOLA Mottakere: Stavanger bispedømmeråd Lagårdsveien 44 3 4010 STAVANGER DEN NORSKE KIRKE Stavanger bispedømmeråd Sola kirkelige fellesråd Postboks 82 4097 SOLA Dato: 16.04.2015 Vår ref: 15/1388 - 4 SBA (15/15196) Deres ref: Svar på søknad om godkjenning av vedtekter for gravplassene i Sola kommune Vi viser til e-post mottatt 27.02.15 med søknad om godkjenning av nye vedtekter for gravplassene i Sola kommune. Gravferdsloven av 7. juni 1996 nr. 32 §21 første ledd lyder: Kirkelig fellesråd fastsetter vedtektene for gravplasser. Vedtektene skal godkjennes av bispedømmerådet. Vedtektene har vært lagt fram for kirkens gravplassrådgiver, som har noen innvendinger til de foreliggende vedtektene.Uttalelsen følger vedlagt. Stavanger bispedømmeråd godkjenner gravplassvedtektene for gravplassene i Sola kommune under forutsetning av at det tas hensyn til merknadene fra gravplassrådgiveren. Med vennlig hilsen Gunnar Rønnestad e.f. assisterende stiftsdirektør Solveig Bjørheim Andreassen førstekonsulent Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Lagårdsveien 44 4010 STAVANGER E-post: stavanger.bdr@kirken.no Web: www.kirken.no/stavanger Org. nr.: 974 763 222 Telefon: 51846270 Telefaks: 51846271 Bankkontonr: 7694 05 00709 Saksbehandler Solveig Bjørheim Andreassen Mottakere: Sola kirkelige fellesråd Postboks 82 2 4097 SOLA 05/2015: Revisjon av gjeldende vedtekter for gravplassene i Sola SAKSDOKUMENTER Vedtekter for kirkegårdene i Sola (2008) Utkast til nye Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven) Se: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1996-06-07-32?q=gravplass SAKSFORELEGG Nåværende Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven) fra 1996 er revidert med virkning fra 01.01.2012. Endringer i loven og tilhørende forskrift samt at det skjer en stadig utvikling på feltet aktualiserte behovet for en ny gjennomgang av lokale kirkegårdsvedtekter, som sist ble revidert I 2008. Interkommunalt samtaleforum for gravlund som ble etablert i 2008. Det er et faglig nettverk mellom kirkevergene og gravlundansvarlige samt kommunale gravlundansvarlige representanter i Randaberg, Stavanger, Sandnes og Sola kirkelige fellesråd/kommuner med 2-3 samlinger årlig. Dette forumet arrangerer sammen det årlig lovpålagte kontakt – og dialogmøtet med representanter fra ulike tros- og livssyn i de 4 kommunene. Det har gitt positive erfaringer og viktig læring å gjennomføre arrangementet sammen og fellestiltaket har også blitt godt mottatt av de frammøtte deltakerne. I regi av dette nettverket ble det i 2013 tatt initiativ til et samarbeid for å justere de lokale gravplassvedtektene slik at disse blir så like som mulig. Forumet ser mange fordeler med samordning, brukervennlighet og forutsigbarhet overfor publikum og gravfesterne i en felles region. Det har vist seg i alle 4 gravplassforvaltningene at det var behov for å rydde og omorganisere gjeldende kirkegårdsvedtekter og få dem oppdatert og aktualisert i forhold til gjeldende bestemmelser og forhold. Bestemmelser som allerede er nedfelt i lov og/eller forskrift er nå i stor grad tatt ut av vedtektene. Respektive vedtekter ivaretar samtidig lokale forhold og bestemmelser. Kulturdepartementets rådgiver i gravplassaker, landskapsarkitekt Åse Skrøvset er blitt konsultert underveis i revisjonsarbeidet i de 4 kommunene på nordJæren. Stavanger, Sandnes og Randaberg kirkelige fellesråd har gjennomført godkjenningsprosessen høsten 2014 og på nyåret 2015, i forkant av Solas behandling. Alle 4 versjonene av de 4 kommunenes gravplassvedtekter bygger nå på samme mal og er gjenkjennbare for alle. Dette arbeidet vil føre til at gravfestere, pårørende, publikum, begravelsesbyråer og andre nå vil forholde seg til nær identisk like gravplassvedtekter i alle disse kommunene. Det kan bemerkes at det i revidert gravferdsloven av 2012 er innført noen nye begreper. Det brukes nå «gravplass» i stedet for «kirkegård». Det er bakgrunnen for begrepet «Vedtekter for gravplassene i Sola kommune». I forbindelse med lovrevisjonen ble det imidlertid presisert at det for eksisterende kirkegårder ikke er behov for å skifte navn. Det vil si at det navnet som lokalt er etablert på kirkegårdene fortsatt skal bevares, som «Sola kirkegård» osv. Endring av vedtektene legges nå frem for fellesrådet til behandling. Vedtektene skal deretter ihht. gjeldende bestemmelser oversendes til godkjenning i Stavanger bispedømmeråd. Forslag til vedtak: Forslag til nye vedtekter for gravplassene i Sola kommune godkjennes og oversendes Stavanger bispedømme for endelig godkjenning. VEDTAK: Forslag til nye vedtekter for gravplassene i Sola kommune godkjennes og oversendes Stavanger bispedømme for endelig godkjenning.
© Copyright 2024