Sentralstyret Sakspapir Møtedato Ansvarlig Saksnummer Gjelder 1 2 06.11.2015 Arbeidsutvalget SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske komiteer Vedlegg til saken: 1. Tilbud fra Varde Hartmark 3 4 SØKNAD FOND FOR UTREDNING - ORGANISASJONSGJENNOMGANG FAGLIGE OG POLITISKE KOMITEER 5 6 7 FORMÅL Behandle søknaden fra arbeidsutvalget (AU) om midler fra fond for utredninger til gjennomgang av NSOs komiteer. 8 9 10 11 12 13 14 SAKSPRESENTASJON 15 16 17 18 Intern prosess og forprosjekt Arbeidsutvalget (AU) startet arbeidet med denne utredningen på et internt planseminar tidlig i september. I fellesskap har man kommet frem til hva en slik gjennomgang bør inneholde og fokusere på, for best mulig å svare på landsmøtets bestilling. 19 20 21 Videre er det nedsatt en intern prosjektgruppe bestående av både arbeidsutvalget og sekretariatet som har god kjennskap til komiteenes rolle og virke i organisasjonen. AU har videre definert problemstillinger som styrer hva en slik organisasjonsgjennomgang skal fokusere på. 22 Utredningen skal ta sikte på å svare på følgende problemstilling: 23 24 25 26 27 28 29 Landsmøtet i 2015 vedtok i sin handlingsplan for 2015/2016 at NSO skal frem mot landsmøtet i 2016 utrede hvordan man kan få til en bedre utnyttelse og integrasjon av de faglige komiteene. Landsmøtet satte derimot ikke av midler til en slik utredning. Arbeidsutvalget har kommet frem til at det ikke er mulig å gjennomføre utredningen uten ekstern kompetanse. Arbeidsutvalget ser det derfor som nødvendig å søke om midler fra fond for utredninger og analyser for å kunne gjennomføre denne og svare til bestillingen i handlingsplanen. 1. 2. 3. 4. Hvordan fungerer organiseringen med faglige og politiske komiteer? Kan dette organiseres på andre måter? Hva er behovet for faglige og politiske komiteer? Hvordan kan arbeidet med fagområder integreres bedre i organisasjonen? ALTERNATIVER OG VURDERING Prosjektgruppen har vurdert ulike modeller for hvordan dette arbeidet skal utføres. Året 2015/2016 inneholder aktiviteter som innebærer at det ikke er å regne som et «normalår» for sentralleddet. SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske komiteer 4 sider 30 31 32 Det er spesielt grunnet arrangementer og ansvar som vertskap for både Nordisk ordförande møte1 (NOM) og Board Meeting i den europeiske studentunionen. I tillegg skal de ordinære arrangementene og det politiske arbeidet fortsette som normalt. 33 34 35 36 På bakgrunn av dette, og tidsfristen som er lagt av landsmøtet har AU konkludert med at det er best å engasjere ekstern kompetanse for at utredningen skal bli klar i god tid innen neste landsmøte. Det er også meget viktig for AU at en slik gjennomgang skal holde høy faglig kvalitet, den skal være objektiv og bidra med konkrete forslag til løsninger. 37 38 39 Anbudsrunde og vurdering av tilbudene Totalt ble 5 ulike konsulentvirksomheter kontaktet med ønske om tilbud og prisforslag etter de allerede bestemte rammene for innholdet. 40 Bedrifter AU har kontaktet: 41 42 43 44 45 Bedriftskompetanse Varde Hartmark NHHS Consulting Fornebu Consulting Heitmann Plus 46 NSO fikk positivt svar fra 3 ulike aktører. 47 48 49 50 51 Fornebu Consulting: Har foreslått å foreta intervjuer og webundersøkelse med AU, sekretariatet og komitéledere. Hadde lite kjennskap til NSO som organisasjon og foreslo å gjøre et veldig begrenset analyseverk. Ønsket i hovedsak å gjøre en kartlegging av komiteene. Bedriften har noe erfaring med interesseorganisasjoner, men ikke av lignende karater som NSO. Bedriften har begrenset arbeidskraft til å gjennomføre utredningen. AU har takket nei til dette tilbudet. 52 Prisforslag: Kroner 165 750 (inkludert moms) 53 54 55 56 57 NHHS Consulting: Har foreslått å foreta intervjuer, hovedsakelig kun med AU, sekretariatet og komitéledere. Lite kjennskap til NSO som organisasjon, og i likhet med bedrift 1, foreslo å gjøre et begrenset analyseverk. Bedriften har lite erfaring med organisasjoner som NSO, og jobber for det meste med kunder og analyser for økonomiske, profittbaserte utfordringer. AU har takket nei til dette tilbudet. 58 Prisforslag: Kroner 165 375 (inkludert moms) 59 60 61 62 63 64 Varde Hartmark: Har foreslått å avholde dokumentgjennomgang, felles workshop, intervjuer og gruppesamtaler med både interne og eksterne personer. Dette skal inkludere både nåværende og forhenværende AU, komitéledere, komitémedlemmer og sekretariat. Har god kjennskap til NSO og lignende organisasjoner. Har foreslått et omfattende og grundig analyseverk med sterkt innslag av referanseorganisasjoner. Opprinnelig prisforslag var en del høyere (280 000 inkl. moms), og AU har forhandlet frem en ny pris. 65 Prisforslag: Kroner 255 000 (inkludert moms) 1 NOM er et nettverk av studentorganisasjoner i Norden og Baltikum som møtes 2 ganger i året. Vertskap for møtene går på rundgang, og denne høsten er det NSOs tur til å arrangere møtet. SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske komiteer side 2 66 67 68 69 70 Arbeidsutvalgets anbefaling Med bakgrunn i bestilling fra landsmøtet og problemstillingene som er nedsatt, opplever AU at Varde Hartmark svarer best på oppdraget. AU er skeptiske til om vi får en utredning som vil gi oss noe å jobbe videre med dersom vi velger bedrifter som har lite inngående kjennskap til lignende organisasjoner som NSO som det Fornebu Consulting og NHHS Consulting har. 71 72 73 74 Vi vurderer det også slik at forslaget fra Varde Hartmark er en gjennomgang som også vil kunne gi oss analyser av sammenhengen mellom komiteer og andre ledd i organisasjonen. I tillegg til analyser av hvordan organisasjonen for øvrig fungerer. Dette gjør at vi anser utredningen av Varde Hartmark som noe vår organisasjon vil ha større utbytte av enn de to andre alternativene. 75 76 77 Valg av Varde Hartmark innebærer åpenbart en større økonomisk belastning enn de to andre. AU mener likevel at siden det skal gjennomføres en utredning, er vi nødt til å velge det tilbudet vi føler oss mest komfortable med vil gi oss et resultat som vi vil ha nytte av. 78 79 80 81 82 83 84 Videre prosess Varde Hartmark har skissert opp ulike faser av sin utredning, som også fungerer som en sikkerhetsmekanisme. Prosjektet kan avbrytes etter fase 1 dersom denne søknaden avvises. Fase 1 innebærer felles workshop og dokumentanalyse. Denne er igangsatt og AU har forpliktet seg til en pris på kroner 35 000. Bakgrunnen for at denne fases allerede er igangsatt er at bedriften ser tidsperspektivet som noe kort og at dette er nødvendig for å kunne ferdigstille utredningen innen den fristen vi har satt. 85 86 87 De videre fasene inkluderer intervjuer, referanseanalyser og utforming av rapport. Den interne prosjektgruppen er tenkt godt inkludert i dette arbeidet. Det legges opp til møter annenhver uke frem mot levering av rapporten som skal være klar innen 1.1.2016. 88 89 90 91 92 93 94 AU opplever at vi arbeider under tidspress for at dette skal bli presentert på kommende landsmøte og rekke frister for innstilling av sakspapirer, og innmelding av eventuelle vedtektsendringer, dersom det blir nødvendig. Dersom prosessen til Varde Hartmark blir avsluttet før endelig produkt, vil vi ikke kunne starte en ny gjennomgang før etter nyttår. Dette betyr at det ikke vil være klart innen landsmøtet 2016. AU har satt som frist for utredningen til bedriften 1.1.2016 for at AU og resten av organisasjonen skal ha tid til å gjennomgå og vurdere den rapporten som AU kommer til å legge frem for å gjøre seg opp meninger frem mot landsmøtet i april. 95 96 97 98 99 100 Fond for analyser og utredninger Fond for analyser og utredninger er på kroner 260 000. Med unntak av tildeling til medlemslaget ved universitetet i Stavanger for å gjennomføre deres helse- og trivselsundersøkelse, har ikke dette fondet blitt brukt av organisasjonen på 5 år. AU vurderer det derfor slik at innvilgning av denne søknaden ikke vil føre til andre prosjekter vil hindres å gjennomføres da behovet for midler fra dette fondet er lavt. 101 102 Landsmøtet har anledning til å overføre midler til dette fondet ved behandling av regnskapet på landsmøtet. 103 104 Skulle det komme søknader om analyser og utredninger fra medlemslag, anser AU det fortsatt som mulig å søke frifondsmidler til samme formål. SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske komiteer side 3 105 106 107 108 INNSTILLING Sentralstyret innvilger arbeidsutvalgets søknad om midler fra fond for utredning og analyse på kroner 255 000 til utredning av komiteer. SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske komiteer side 4 Tilbud om konsulentbistand for organisasjonsanalyse Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse Oppdragsgiver Norsk studentorganisasjon Varde Hartmark Postboks 499 Skøyen 0213 Oslo Org. Nr. 993 144 169 www.vardehartmark.no Dato: 13. oktober 2015 Deres referanse: Synne Grønvold Vår kontaktperson: Geir Olav Opheim Partner Tlf. 918 15 506 goo@vardehartmark.no Vi viser til møter og korrespondanse i forbindelse med utlyst anbudskonkurranse, og leverer med dette vårt reviderte tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse. Varde Hartmark har omfattende erfaring med rådgivning, tilrettelegging og gjennomføring av organisasjonsanalyser av frivillige organisasjoner med medlemsbestemt agenda. Vår erfaring er at en organisasjonsanalyse i seg selv ikke betyr noe for en organisasjonsutvikling om man ikke underveis i analysen alltid har realisering og gjennomføring i bakhodet. Våre modeller og arbeidsmetoder er forskningsbaserte, og de er testet ut i et bredt spekter av virksomheter i norsk arbeids- og samfunnsliv over flere år. Vennlig hilsen Kristin Lillefjære Daglig leder Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 2 Organisasjonsanalyse for NSO: Situasjon og utfordring MÅL FOR NSOs ORGANISASJONSARBEID • NSO skal arbeide for å engasjere og mobilisere medlemmene i hele organisasjonen • NSO skal være en inkluderende organisasjon som jobber for å rekruttere bredt til nasjonale studenttillitsverv i, og på vegne av, NSO. • NSO skal videreutvikle møteplasser i organisasjonen og bruke disse aktivt til inkludering, forankring og kompetansebygging SITUASJONEN • • NSOs landsmøte vedtok våren 2015 å utrede hvordan man kan få til en bedre utnyttelse og integrasjon av de faglige komiteene, og sentralstyret ønsker en samtidig utredning av de politiske komiteene. Det er imidlertid utfordringer i å få rekruttert medlemmer, og det er i noen grad usikkerhet om komiteenes formelle plass i og med at flere er landsmøtevalgte, men får mandat fra sentralstyret ANALYSEUNIVERS 43 studentdemokratier Sammensetning Sammensetning Landsmøte Mandat Politiske komiteer Sentralstyre Mandat og sammensetning Faglige komiteer UTFORDRINGENE Bygge felles forståelse for styrker og svakheter knyttet til dagens organisasjon Samle og mobilisere organisasjonen til å gjennomføre endring • • Analysen må ikke i NSOs organisasjon oppfattes som en gjennomgang som skal finne feil på organisasjons- eller individnivå En god analyse må lede frem til konkrete endrings- og/eller løsningsforslag som vil kunne være bærekraftig over tid Sikre at alle har forståelse for hvorfor endring er viktig og nødvendig, enten det er ny oppgavefordeling eller ny struktur Sikre at alle blir hørt og har eierskap til gjennomføring og fremtidige løsninger Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 3 AVGRENSING OG PROSJEKTMANDAT Dette prosjektet dreier seg ikke om en full gjennomgang av hele NSOs organisasjon, men er avgrenset til en analyse av organisasjonens politiske utvalg og fagkomiteer på nasjonalt plan. Utredningsarbeidet skal ta sikte på å besvare fem spørsmål (jf. e-post av 30.9.15) som kan grupperes slik: Behov og kapasitet • • Hva har NSO behov for å gjøre av politisk og faglig arbeid i organisasjonen som ikke kan dekkes av ressurser i arbeidsutvalget og sekretariatet? Svarer dagens organisering av faglige og politiske komiteer til NSOs behov for politisk og faglig arbeid? Resultatoppnåelse • Hva har NSOs politiske og faglige komiteer bidratt til av resultater? Omstillingsbehov • • Dersom NSO fortsatt skal ha faglige og politiske komiteer, bør komiteene og deres arbeid organiseres annerledes? Hva kan være alternativene til å ha politiske og faglige komiteer? For å kunne belyse disse problemstillingene og besvare spørsmålet, anbefaler vi å gjennomføre organisasjonsanalysen i fire faser: 2 1 Oppstart av prosjektet Datainnsamlingsfase 4 3 Analysefase Dokumentering av innsikt Oppstarten av prosjektet er svært viktig for å komme raskt i gang med hurtig hypotesegenerering og målrettede analyser. I oppstartsmøtet vil mandatet for oppdraget gjennomgås for felles forståelse av målbildet og forventninger til sluttproduktet. Vi mener også det er hensiktsmessig å få presentert/overlevert all dokumentasjon og relevante kilder og intervjuobjekter for innhenting av informasjon. Vi benytter både primær- og sekundærkilder i analysene. Innsamling av primærdata vil skje gjennom semistrukturerte intervjuer én til én og/eller i grupper med tillitsvalgte, komitémedlemmer og ansatte. Intervjuer tenkes gjennomført på flere stadier i analysen for å få tilbakemeldinger på vesentlige observasjoner og problemstillinger. Studier av sekundærkilder vil omfatte årsberetninger, arbeidsplaner, prinsipprogrammer, komité- og utvalgsmandater og andre relevante dokumenter og rapporter. I analysefasen brukes en rekke ulike metoder for å generere innsikt. Vi vil tilpasse metodene til de spesifikke hypotesene og problemstillingene. Jay Galbraiths modell, som presenteres nærmere under omtalen av Fase 3, gir et nyttig rammeverk for å analysere organisasjoner. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 4 Fase 1 HENSIKT MED FASEN Enighet om fremdrift og milepæler i prosjektet Alle arbeidstrømmene vil starte umiddelbart etter innledende oppstartsmøte og workshop der vi sammen med NSO definerer rammene og forventningene til leveransene samlet og fra hver delfase. Dette gjør at vi kan generere hypoteser på et tidlig stadium i prosjektet. Av erfaring vet vi at det er viktig med hyppige møter med NSOs prosjektgruppe for å forankre og teste hypoteser. Vi foreslår derfor prosjektmøter hver annen uke. Vi foreslår fire styringsgruppemøter for jevnlig rapportering om status og fremdrift. Oppstartsmøte er planlagt i slutten av oktober. Vi legger opp til at endelig sluttleveranse i form av en PPT-rapport leveres innen utgangen av desember 2015. Faseinndelingen tar også høyde for muligheten for at sentralstyret i sitt novembermøte kan ønske en annen utredningsmodell og –prosedyre som skiller seg vesentlig fra vårt forslag. 2015 okt Aktivitet 43 44 nov 45 46 47 des 48 49 50 51 52 53 FASE 1 Klarlegge forutsetninger og rammer Utarbeide oppdatert plan med milepæler Workshop FASE 2 Gjennomføre intervjuer og gruppesamtaler Definere intervjuobjekter Utarbeide intervjuguide Analysere mandat og rekrutteringsprosesser Innhente fakta om referanseorganisasjoner Dokumentanalyse FASE 3 Analyse Utarbeide alternative organisasjonsmodeller Dokumentasjon av ev. ny organisasjonsmodell FASE 4 Utkast sluttrapport Ferdigstille sluttrapport Endelig sluttrapport Prosjektstyring Prosjektmøter Arbeidsstrømmene gjennomgås og revideres på oppstartmøte etter avtaleinngåelse. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 5 VERKTØY OG METODER Først må vi forstå hvordan utvalgene og komiteene arbeider, herunder hvilke muligheter, beskrankninger og rammer som utvalgene og medlemmene har. Fase 2 HENSIKT MED FASEN Informasjonsinnhenting og nå-analyse Dette arbeidet vil skje gjennom dokumentanalyse, men særlig gjennom samtaler med nøkkelpersoner. Vi vil legge opp til at NSO bistår i denne identifiseringen av intervjuobjekter og om mulig også booker intervjuavtale. Intervjuobjekter ( maks 15) Interne målgrupper Nåv. og tidl. medlemmer av komiteer/utvalg NSOs ledelse Sekretariat Dokumentgjennomgang Eksterne målgrupper Universitets- og høyskolerådet Pol. ledelse i KD Ev. stortingsrepr. NSO-planer, -referater og – rapporter Komité-/utvalgsmandat Sammenliknbare organisasjoner i og utenfor Norge (maks 3) Varde Hartmark bruker i utstrakt grad intervjuer som metode for kvalitativ datainnsamling. Vi vil i oppdraget for NSO benytte både gruppeintervjuer og individuelle intervjuer med målgruppene som fremgår av figuren under. Intervjuguider utvikles primært av Varde Hartmark i nær dialog med oppdragsgiver Individuelle intervjuer vil ha en semistrukturert form der de gjennomføres basert på en metodisk tilnærming der alle informantene som intervjues innenfor samme målgruppe stilles de samme spørsmålene, slik at svarene mellom individene blir sammenliknbare. Dette er en form som er godt egnet i sammenhenger der gruppeintervjuer ikke får intervjuobjektene til å åpne seg, gitt at settingen er anonym og fortrolig. For å gjennomføre intervjuene på en ressurseffektiv måte, ønsker vi å samle flest mulig av intervjuene over et kort tidsrom, og gjerne i forbindelse med at intervjuobjektene likevel er i Oslo. Vi vil benytte telefon der det ikke er mulig å møte intervjuobjektene ansikt-til-ansikt. Gruppeintervjuer er også semistrukturerte. Metoden er effektfull for å få dialogen til å flyte og få frem poenger som individet selv ikke kommer på eller selv ikke tør å påpeke alene. Vi erfarer at gruppeintervjuer også er godt egnet for hypoteseutvikling og -testing. Varde Hartmarks tilnærming til intervjuer preges først og fremst av respekt for individet og et positivt menneskesyn. Vi søker å møte mennesker utfra deres ståsted og med utgangspunkt i deres kompetanse og erfaringer gjennom å være åpne og lytte nøye til svarene vi får. Svarene vil ofte gi grunnlag for oppfølgingsspørsmål i en semistrukturert setting som kan gi en grundigere forståelse av hva informantenes oppfatninger er. Alle som intervjues skal ha tillit til at all informasjon blir behandlet med full konfidensialitet og nødvendig respekt. Informasjonen som kommer frem skal kun benyttes til dette formålet, og enkeltrespondenters svar skal ikke kunne spores tilbake. Synspunkter og sitater vil dermed være anonymiserte i sluttrapporten. Dokumentanalyser: Ofte er informasjonen kun tilgjengelig i dokumentform, vi leser da av dokumentene og systematiserer den relevante informasjonen. Denne innsamlingen kan omfatte både interne og eksterne kilder, og vi vil både gjennomgå NSO-dokumenter (planer, referater, årsrapporter) og dessuten ta for oss et utvalg av andre relevante virksomheter, som medlemseide virksomheter (eks. Coop, Nortura), arbeidslivsorganisasjoner og studentorganisasjoner i sammenliknbare land. Gjennomgang av mandat: Kvalitativ analyse av komitémandatene: Mål, prioriteringer, retning og målbarhet. Er mandatet forstått og i tråd med komitémedlemmenes motivasjon og hva de ble forespeilet? Hvordan vurderes måloppnåelsen opp mot mandatenes formuleringer? Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 6 ANALYSE OG ALTERNATIVE LØSNINGSFORSLAG Fase 3 HENSIKT MED FASEN Analyse innsamlede data og utrede alternative modeller Arbeidet i denne fasen skal bunne ut i eventuelle forslag endringer i organisasjonssjonsstrukturen hva angår faglige og politiske utvalg og komiteer. Etter at intervjuene og dokumentgjennomgangen i Fase 2 er gjennomført, vil vi behandle dataene i etterkant og gjennomføre den kvalitative dataanalysen. Dette arbeidet må ta utgangspunkt i velprøvd metodikk for å sikre at organisasjonsmodellene er gjennomførbare, hensiktsmessige og i tråd med rammene som er gitt. Varde Hartmark har lang erfaring fra å arbeide med utvikling av nye organisasjonsmodeller i offentlige og private virksomheter. Ved store organisasjonsutviklingsprosjekter legger vi vekt på: • • • At organisasjonsutviklingen baseres på en god forståelse av virksomheten, de strategiske målene og satsningsområdene. Hvilke utfordringer står virksomheten overfor? Vi sørger for at det foreligger en grunnleggende forståelse og aksept i hele virksomheten for behovet for organisasjonsutvikling. Hva er triggerne for endring? Vi bidrar med kompetanse innen prosjektledelse/endringsledelse – både i utviklingsfasen og i implementeringsfasen. Vi tilfører så vel metodisk som ledelsesmessig kompetanse til de ledere som skal ta del i endringsprosessen. Vårt rammeverk for organisasjonsutvikling er hentet fra internasjonal teori, og er tilpasset vår skandinaviske ledelses- og organisasjonsfilosofi. Varde Hartmark har videreutviklet ”stjernemodellen,” utviklet av Jay Galbraith*, som rammeverk for å arbeide med organisasjonsutvikling i Norge, slik at den tar opp i seg både forskningsteori, vår erfaring som organisasjonskonsulenter og oppdragsgivers egen kompetanse. Strategi Kompetanse Struktur JAY GALBRAITHS STJERNEMODELL, VIDEREUTVIKLET AV VARDE HARTMARK: Kultur motivasjon Styring Prosesser systemer *Jay Galbraith - Center for effective Organisation ved University of Southern California. Metodikken vi benytter vil i dette oppdraget ta utgangspunkt i NSOs strategiske planer for deretter å arbeide med strukturelle virkemidler (organisasjon, styring og prosesser) og dessuten virkemidler særlig rettet mot medlemmene av komiteene og utvalget (eks. kompetanse, kultur, motivasjon og holdninger). Denne tankegangen tar vi med oss når vi skal utvikle -analyse og utarbeide eventuelle alternative organisasjonsmodeller. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 7 Fase 4 HENSIKT MED FASEN Dokumentere og anbefale ev. organisasjonsendringer LEVERANSE: Hovedrapporten presenteres i form av en PPT-presentasjon som inneholder dokumentasjonen som ligger til grunn for analysen, konklusjoner og eventuelle endringsalternativer som skal kunne fremmes for sentralstyre og landsmøte FAKTABASERT ANALYSE SOM DANNER GRUNNLAG FOR Å FATTE NØDVENDIGE VEDTAK I ORGANISASJONEN En vellykket implementeringsplan som jo må være en umiddelbar konsekvens av organisasjonsanalysen fordrer at tillitsvalgte, ansatte og medlemmer i NSO har vært orientert om analyse og utviklingsarbeidet fra prosjektstart. Dette vil redusere sjansen for å trå feil i valg av organisasjonsmodell og minimerer risikoen for feiloppfatninger i forkant av landsmøtet som skal fatte endelige vedtak. For å sikre vellykket gjennomføring bør omstillingen styres på en strukturert måte med godt planverk, klart definerte roller, ansvar og styringsparametere og god kommunikasjon. Vi balanserer vurderingen av tiltak og virkemidler innen strukturelle områder og medarbeiderfokuserte områder. Vi legger stor vekt på å istandsette prosjektgruppen til å kunne ivareta kommunikasjonsbehovet i hele endringsprosessen for å sikre eierskap og tilsvarende vil vi trekke på deres kompetanse og erfaring. Dette fordrer at arbeidet i foregående tre fasene har vært gjennomført med den brede involveringen og forankringen som et slikt stort prosjekt fordrer. Sluttrapporten som bunner ut fra Fase 4 skal besvare de fem spørsmålene som definerer oppdragsmandatet, jf. e-post av 30.9.2015. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 8 PRIS Varde Hartmark tilbyr følgende priser (eks mva): Fase Total pris i kr. per fase eks mva. (inkl. alle kostnader) Fase 1: Oppstart - informasjon om prosjektet og felles planlegging 35 000 Fase 2: Informasjonsinnhenting og analyse 85 000 Fase 3: Analyse og utredning av alternativ modell 46 000 Fase 4: Sluttrapport og forslag til ev. endringer 39 000 Totalsum – fastpris (sum Fase 1 – 4): 205 000 Fakturering gjennomføres i etterkant av at hver fase gjennomføres. Faseinndelingen tar høyde for at NSO kan avbryte samarbeidet etter Fase 1 pga. manglende finansiering. Påbegynt arbeid utover Fase 1 faktureres i så fall etter medgått tid. Eventuelle tilleggstjenester eller utvidelse av oppdrag avtales nærmere. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 9 Varde Hartmarks team Med røtter helt tilbake til 1928 er Varde Hartmark Norges eldste og lengstlevende konsulentmiljø. Samlet utgjør Vardegruppen det største norskeide miljøet innen management consulting. VÅR VISJON OG VÅRE VERDIER Varde Hartmark har over tid bygget opp bred kompetanse og velprøvde konsepter og metoder som forener strategi, kultur- og lederutvikling. Våre kunder mener at Varde Hartmark leverer løsninger tilpasset de faktiske utfordringene på en måte som sikrer varig kompetanseoverføring, gjennomført innenfor avtalte rammer. Forretningsidé Med realiseringsstøtte innen markeds-, organisasjons- og virksomhetsutvikling, bistår Varde Hartmark oppdragsgivere i å omsette ambisjoner og strategier til målbare resultater. Verdier Gjennomføringskraft og resultatansvar: «Vi får planer til å fly!» Gjennomføringskraft Vi stopper ikke opp eller fraskriver oss ansvar selv om våre oppdragsgivere ikke gir oss de forutsetningene vi mener bør være på plass. Vi bruker ikke en dag på noe som kan gjøres på en time. Vi utsetter ikke til i morgen oppgaver som kan løses umiddelbart. Resultatansvar Vi tar resultatansvaret og løser utfordringene. Om de ikke lar seg løse 100 prosent, løser vi dem 85 prosent. Vi anstrenger oss for å gjøre ting som er verdiskapende, og unngår oppgaver som kun er sysselsetting. KUNDETILFREDSHET Konsulentguiden 2013 viser at Varde Hartmarks kunder jevnt over gir oss en høyere tilfredshets-score enn snittet hos sammenlignbare selskaper. I konsulentguidens undersøkelse av tidligere kunder scoret Varde Hartmark i 2013 nest best, med totalt 83,33 på en indeks fra 0 til 100. KOMPETANSE OG LEVERANSE Diagrammene viser kundevurdering av Varde Hartmarks kompetanse og leveranse. Tallene er hentet fra Konsulentguiden 2013. 100 80 60 40 Varde Hartmark 20 Snitt 0 Konsulentens faglige kompetanse Evne til å løse Forståelse for kundens Tjenestens bidrag til å oppdraget innenfor gitte utfordringer løse selskapets rammer utfordringer 100 80 60 Varde Hartmark 40 Snitt 20 0 Evne til å ta hensyn til virksomhetens overordnede mål/strategi Leveransen medførte kostnadsbesparelser Evne til å justere Oppstart og definering leveransen i henhold til av prosjektet innspill fra oppdragsgiver Kilde: Konsulentguiden Management Undersøkelse 2013 Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 11 Vi tilbyr et komplementært kjerneteam som vil sikre god prosjektgjennomføring. Ved behov vil vi også dra veksler på støtteressurser i form av ytterligere ekspertkompetanse innen analyse og organisasjonsutvikling. TEAM Den korte tidsrammen for prosjektet gjør det nødvendig å sette et team av konsulenter på jobben. Dette er ressurseffektivt, men ikke minst gjør det at ved at vi kan utveksle erfaringer og teste hypoteser på hverandre før vi presenterer dem i workshops og prosjektmøter. Ansvarlig partner Geir Olav har lang erfaring fra ledelse av medlemseide virksomheter og omstilling i slike. Han er utpreget analytisk, og evner å strukturere problemstillinger og prosesser på en svært god måte. Han jobber med stor gjennomføringskraft, og legger vekt på realiserbarhet og involvering som suksesskriterier i alle organisasjonsprosesser. Seniorkonsulent Karen er en erfaren og allsidig rådgiver med særlig kompetanse fra politikk og agendaorganisasjoner med berøringsflate mot offentlig sektor og som har store kommunikasjonsutfordringer. 3 3 2 3 2 3 3 3 2 3 2 1 Prosjekt- og prosessledelse Medlemsstyrte organisasjoner KJERNETEAM Geir Olav Opheim Rolle og nøkkelkompetanse Organisasjonsanalyse TILBUDTE KONSULENTER Endringskommunikasjon og virksomhetskultur RELEVANT ERFARING Karen Skjånes Kjartan T. Laupstad Fagkonsulent Kjartan er en analytiker som har øye for detaljer, men også evnen til å tilnærme seg problemstillinger helhetlig og med fokus på langtidseffekter. Relevant erfaring innenfor de forskjellige oppgitte områdene er vist på følgende måte: Ekspert = 3 God kompetanse = 2 Noe kompetanse = 1 Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 12 GEIR OLAV OPHEIM Partner +47 918 15 506 goo@vardehartmark.no PROFIL Fagkompetanse: Ledelse, forbedringer, endring og restruktureringer, strategiske vurderinger og prosesser, organisasjonsutvikling, toppledelse og støtte til toppledelse. Geir Olav Opheim har lang og bred erfaring som toppleder i flere selskaper og fra større strategi- og omstillingsprosjekter. Han har tidligere vært konsernsjef, adm direktør og divisjonsdirektør i store og små bedrifter, bl.a. Nortura, Coop, Røra Fabrikker, AKA (Norgesgruppen). De siste fire årene har han arbeidet som konsulent og er i dag partner i VardeHartmark AS. Han har tidligere vært i BearingPoint og har før det arbeidet tett med for eksempel First House og Boston Consulting Group. Fasilitering Prosjektledelse, prossesstøtte, management for hiree, lederstøtte, Geir Olav har en Master of Science i landbruksøkonomi fra UMB, og Master of Management programmer i markedskommunikasjon, markedsføring og strategi og fra Handelshøyskolen BI. Bransjespesialisering Bred erfaring fra små og store virksomheter, kompetansebedrifter og oppstartselskaper. Bransjeerfaring fra varehandel, forbrukerrettede varer og tjenester og eiendom. Erfaring fra virksomheter med berøringsflate til og oppgaver for offentlig sektor. I løpet av studietiden var han en aktiv deltaker i studentdemokratiet, og ledet bla. Norsk Studentunions lokallag på Ås. Han fikk med det innblikk i organisasjonens virke på lokalt og sentralt plan, og har god innsikt i utfordringer som medlemsstyrte organisasjoner og virksomheter har. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 13 GEIR OLAV OPHEIM UTDANNING Handelshøyskolen BI 1992-1995 Master of Management programmer i Markedskommunikasjon og Markedsføring/Strategi 1989 Spesialkurs i Investering og Finansiering Geir Olav er økonom med fordypning i markedsføringsstrategi, markedsanalyser og organisasjonsutvikling Geir Olav har spesielt arbeidet med forbedring av organisasjoner, prosesser, og i utvikling og gjennomføring av endringer Universitetet for Miljø- og biovitenskap 1985-1989 Master of Science/Sivilagronomstudiet i landbruksøkonomi Befalsskolen for Hærens Samband 1984-1985 RELEVANT KONSULENTERFARING BearingPoint Bistand i utvikling av BearingPoint sitt nye rammeverk for strategi. Metode for hvordan konsulentselskapet skal bistå organisasjoner til å komme fra mål til resultat. Stor nordisk retailer innen kapitalvarer Sparringspartner og rådgiver for toppleder i ulike strategiske spørsmål. Store nordiske dagligvareaktører *Utarbeidet forslag på løsninger for tre ulike strategiske problemstillinger. Arbeidet med toppsjef og konsernledelse. *Endring av organisering og prosesser. Flere internasjonale PE selskap/investeringsfond Utarbeidet analyser, strategier og gjennomføringsplaner for hvordan ulike bransjer og selskaper kan restruktureres og forbedres i forbindelse med vurdering av oppkjøp. Internasjonal retail-aktør Utvikling av strategi og forretningsplan i forbindelse med etablering av kjedekonsept i Norden. Inkludert tilpasning til lokale markeder og etablering av organisasjon og ledelse. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 14 GEIR OLAV OPHEIM UTDANNING ARBEIDSERFARING 2015 - DD VardeHartmark AS, Partner. 2012 – 2015 BearingPoint AS, Senior Advisor Oppdrag innen forbedring, evaluering, omstilling, ledelse, markedsutvikling og strategivurderinger. Geir Olav har bakgrunn som toppleder fra både små bedrifter, og fra noen av de større bedriftene i Norge og Norden Geir Olav kan vise til gjennomføring av store strategiske endringer i mange av de selskaper han har hatt ansvar for. 2011 - DD Selvstendig konsulent og investor. Eier og deleier i ulike oppstartselskaper. 2007 - 2011 Nortura SA, Konsernsjef Sto for en omfattende forbedrings- og omstillingsprosess i konsernet. Gjennomførte store strategiske endringer og skapte betydelige resultatforbedringer. 1998 - 2007 Coop, Adm direktør Coop Øst Adm direktør Coop NKL Viseadm direktør Coop NKL Divisjonsdirektør dagligvare Coop NKL Divisjonsdirektør industri og innkjøp Coop NKL Ansvarlig for en rekke store strategiske og operasjonelle endringer og forbedringer. Var bla prosjektansvarlig og initiativtaker til de første nordiske innkjøpsfremstøtene i Coop, som så førte til at Coop Norden samlet sin innkjøpsvirksomhet. Var også ansvarlig for endringen fra Forbrukersamvirket til Coop i Norge. Gjennomførte storstilt omstilling i Coop Øst, og innførte beste praksis butikkdrift i Coop. Modellen ble rullet ut som mal i hele Coop Norden. 1995 - 1998 Røra Fabrikker AS, Adm direktør Utarbeidet og gjennomførte full strategisk plan for selskapet, og endret bedriften fra å være nedleggingstruet, til å bli en solid og lønnsom bedrift for eierne. 1994 – 1995 Aka AS (Norgesgruppen), Markedssjef 1989 – 1994 Gilde Hedmark og Oppland Slakterier AL, Produktsjef Daglig leder Agro-Industriell Utvikling AS Trainee 1989 Landbruksdepartementet, Konsulent STYREVERV Har hatt en rekke styreverv i Norge og Norden. Både som styreleder og styremedlem. Bla. Apokjeden AS, Coop Norden, Coop NKL, Nordby kjøpsentrum AB, Grensemat AB, Fjordland AS, Maxi Mat AS, Coop Øst Eiendom AS, NAF International Amba, Programstyret for norsk næringsmiddelforskning med flere. Har vært lokalleder i Norsk Studentunion og medlem av Kollegiet ved Universitetet på Ås. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 15 KAREN SKJÅNES Seniorkonsulent Karen.skjanes@vardehartmark.no +47 901 49 975 Fagkompetanse Organisasjonsanalyse Strategiutvikling og – implementering Kommunikasjon Motivasjon og inspirasjon Samfunns- og myndighetskontakt PROFIL Fasilitering Fasilitator gruppe- og teamprosesser Agendaskapende kampanjer og aksjoner Foredrags- og kursholder Bransjespesialisering Frivillige organisasjoner Næringslivsorganisasjoner Offentlig sektor Statlige og kommunale virksomheter Karen Skjånes er en erfaren og allsidig rådgiver med særlig kompetanse fra politikk og frivillige organisasjoner med berøringsflate mot offentlig sektor og store kommunikasjonsutfordringer. Karen trives godt i prosjekter som krever analyse- og strategikompetanse, men særlig når de kombineres med krav til gjennomføringsevne og interesse for å leve med prosjektet fra start til mål. Karen har mange års erfaring med å analysere, planlegge og gjennomføre kampanjer og prosjekter i organisasjoner, der et vesentlig element er å motivere til frivillig innsats og oppnå resultater gjennom å både bredde og spisse organisasjonsstrukturen. Gjennom sin lange erfaring fra politikk og påvirkningsarbeid kjenner hun offentlig sektor svært godt, og da særlig politiske og administrative beslutningsprosesser og ansvarsområder både i stat, fylkeskommuner og kommuner. Hun har et svært godt nettverk i alle politiske partier. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 16 KAREN SKJÅNES UTDANNINGARBEIDSERFARING (Utdrag) RELEVANT Fylkessekretær, Akershus Høyre 2006 - 2014 Politikk- og strategiutvikling i Høyres største fylkesorganisasjon. Ansvar for økonomistyring, nettverks- og organisasjonsbygging og kampanjeog kommunikasjonsarbeid, i tillegg medierådgivning og –trening for Høyres stortingsrepresentanter og ordførere. Karen Skjånes er en erfaren kommunikasjonsrådgiver med inngående kjennskap til frivillige organisasjoner, offentlig sektor og holdningsskapende arbeid. Informasjonssjef, Høyres hovedorganisasjon 2002 –2006 Ledet HHs avdeling for informasjon og politikk mens Høyre satt i Bondevik 2-regjeringen. I avdelingens ansvarsområde inngikk internog eksterninformasjon, strategiarbeid, analyse, politisk utredning, rådgivning og tale- og debattrening av partiledelse og statsråder. Informasjonssekretær, Europeisk Ungdom 1994 - 1995 Europeisk Ungdom var den eneste tverrpolitiske ungdomsorganisasjon på ja-siden i EU-valgkampen i 1994. Karen hadde i EU-kampen bl.a. ansvar for materiellutforming og kampanjeplanlegging, særlig overfor elever i den videregående skolen. Informasjonssekretær, Unge Høyres Landsforbund 1991 - 1992 UHL hadde på dette tidspunktet 4 heltidsansatte. Som informasjonssekretær i et valgkampår hadde Karen ansvar for interninformasjon, kursvirksomhet, organisasjonsutvikling og kampanjegjennomføring Leder i Norges Gymnasiastsamband 1990 - 1991 NGS var på denne tiden Norges største og ledende elevorganisasjon, og organisasjonen hadde i Karens lederperiode over 100 000 medlemmer. Ved siden av det skolepolitiske arbeidet var hun øverste leder for Operasjon Dagsverk og deltok aktivt i kampanjeplanleggingen og -gjennomføringen. Hun hadde også ansvar for nettverks- og alliansebygging med andre student- og elevorganisasjoner RELEVANT KONSULENTERFARING (Utdrag) LEDERNE Lederne er en uavhengig arbeidstakerorganisasjon for ledere i offentlig og privat sektor. Karen bisto organisasjonen i å utarbeide en organisasjonsanalyse med tanke på å øke rekruttering av medlemmer og tillitsvalgte. Hun bisto også med å fasilitere utarbeidelse av en fagligpolitisk plattform der formålet var å engasjere lokale ledd av organisasjonen. NSOF Norsk Sjøoffiserforbund fikk bistand til en organisasjonsanalyse som hadde til hensikt bistå til både økt medlemsantall, men også fokus og retning i det strategiske arbeidet til organisasjonen. MULTICONSULT Multiconsult er et rådgivende ingeniørfirma som skiller seg fra andre i at en stor del av selskapet er eid av de ansatte. Karen bistår Multiconsult med sin kompetanse på internkommunikasjon i virksomheter med mange lokale kontorsteder. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 17 KJARTAN TOLLEFSEN LAUPSTAD Fagkompetanse Finans og analyse Bransjespesialisering Ingen Fagkonsulent +47 93 64 24 89 kjartan.tollefsen.laupstad@vardehartmark.no PROFIL Kjartan har jobbet i Varde Hartmark siden 1. november 2014. I løpet av sin relativt korte fartstid i selskapet har han vært involvert i et bredt spekter av analyseoppdrag, både i organisasjonsutviklings- og strategiprosesser. På oppdrag fra organisasjoner i offentlig og privat sektor har Kjartan foretatt prosedyre- og prosessanalyser, markedsanalyser, finansielle analyser og innkjøpsanalyser. I tillegg til generell analysekompetanse, er Kjartan særlig dyktig til å utarbeide av lett anvendelige modeller, og på å fremstille data på en måte som enkel er kommuniserbar og tydelig. Utdannet siviløkonom med fordypning i finans fra Handelshøyskolen BI i Oslo, med en supplerende mastergrad i strategi fra EDHEC Business School i Lille i Frankrike. Ved kombinasjonen av sine to mastergrader har Kjartan tilegnet seg tekniske og analytiske ferdigheter med øye for detaljer, men også evnen til å tilnærme seg problemstillinger helhetlig og med fokus på langtidseffekter. Kjartan har lang organisasjonserfaring som flere års tillitsvalgt i Operasjon Dagsverk, blant annet et år fulltid i Hovedkomiteen, og som Hovedtillitsmann i Siviltjenesten. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 18 KJARTAN TOLLEFSEN LAUPSTAD Kjartan kombinerer «hard-» og «softside» med spennvidde fra musikk til finansiell analyse UTDANNING 2013-2014 EDHEC Business School, Frankrike MSc in Strategy and Organization Consultancy GPA: A (16,7/20) Uteksaminer som 1st in Class 2012-2014 Handelshøyskolen BI MSc in Business, major in finance GPA: A (4,5/5) 2009-2012 Handelshøyskolen BI Bachelor i økonomi og administrasjon med spesialisering i økonomistyring og investeringsanalyse RELEVANT KONSULENTERFARING NITO Medlemsstrategi Prosjekt for å definere en medlemsstrategi og sikre fortsatt vekst for NITO. Kjartan hadde i dette prosjektet ansvaret for innsamling, kvalitetssikring og analyse av marked- og kundedata. Analysene har synliggjort og definert vekstpotensialet og fremdriftsstrategien til NITO. Kjartan ble i løpet av prosjektet ved en rekke anledninger benyttet for å presentere analysene i forbindelse med intern forankring av den kommende endringsprosessen. NITO har i ettertid vedtatt medlemsstrategien og jobber nå med implementering. NITO Strategistrukturering Prosjektet hadde som formål å konsolidere alle NITOs styringsdokumenter i et overordnet strategidokument. Ved grundig gjennomgang og vurdering av ulike styringsdokumenter ble det utarbeidet et nytt strategihierarki som legger føringer for innhold i fremtidige styringsdokumenter. Kjartans rolle i prosjektet var som prosjektleder og analytiker. BARNE- UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET Databaseutvikling Prosjektet handlet om å sammenstille og strukturere data fra familievernkontorene og utarbeide analyser av måloppnåelsen av familievernets KPI’er. Kjartan utarbeidet i dette prosjektet en lettanvendelig og pedagogisk modell som Bufdir kunne benytte i sitt videre arbeid med analyser internt i organisasjonen ELEKTROFORENINGEN Markedsanalyse Prosjektet hadde som formål å øke EFOs innsikt i markedet de representerer som interesseorganisasjon. Gjennom analyser av offisielle data, herunder regnskapstall, offentlig tilgjengelige statistikker og bransjerapporter, og ved gjennomføring av intervjuer med personer fra bransjen, utarbeidet Varde Hartmark et markedsstørrelsesestimat og en verdikjedeanalyse for kunden. Kjartans rolle i prosjektet var som prosjektleder og analytiker. Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 19 KJARTAN TOLLEFSEN LAUPSTAD Kjartan jobber for å utvikle modeller som istandsetter oppdragsgiver til selv å foreta videre analyser UTDANNING ENERGIGJENVINNINGSETATEN Revisjon av innkjøp Analyserte historiske innkjøp i EGE med tanke på prosessforbedringer. Systematiserte innsikt og evaluerte etterfølgelsen av innkjøpsprosesser og -rutiner, Mye av utfordringen i dette prosjektet er knyttet til databehandling, ettersom bestillingssystemet og betalingssystemet ikke «snakker» sammen. Oppdraget avdekket store mangler i innkjøpsprosessen, og EGE besluttet å endre sitt IT-system som følge av innsiktene fra prosjektet. Kjartan utformet avslutningsvis en modell ledelsen kunne benytte i én til én-samtaler med sine ansatte, hvor individuell KPI-oppnåelse for hver enkelt ansatt tydelig ble synliggjort. MULTICONSULT Verdivurderingsmodell Utarbeidet en verdivurderingsmodell som tilrettelegger for finansielle analyser internt i Multiconsult. Modellen ble utformet for at ansatte i Multiconsult, selv uten finansiell bakgrunn, skal kunne gjennomføre verdivurderinger av selskaper og presentere disse på tydelig og forståelig måte. Modellen er ment å benyttes i selskapets M&A-aktivitet. BARNE- UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET Markedsanalyse og konsekvensutredning av nytt EU-direktiv Markedsanalyse av fremtidige konkurransevilkår for private aktører RELEVANT innenfor omsorgtjenester i barnevernet. Bakgrunnen for analysen var et KONSULENTERFARING nytt EU-direktiv som pålegger kommersielle og ideelle aktører å konkurrere på like vilkår. Kjartan bidro med markeds- og selskapsanalyser til sluttrapporten. ARBEIDSERFARING 2014-DD Varde Hartmark AS Konsulent 2007-2013 Spoon Train AS Grunnlegger 2007-2014 Oslo kommune (deltidsstilling) Miljøassistent Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 20
© Copyright 2024