Presentasjon av tjenester fra støttenheten til ledere
Presentasjon av Støtteenheten (SIS) for nye ledere April 2015 Hensikt med dagens samling • Presentere oss • Fortelle hva vi kan bidra med for å støtte deg i din lederrolle • Hva gjør vi – hva forventer vi av deg • Tid til spørsmål Hvem er vi • • • • • • • • • • • Liv-Marit Davidsen – leder Aase Devold – arkiv Ellen Grimsgaard – innkjøp, mobil, bredbånd, sertifikater Ingvild Hansen – webarbeid og oppdragsvirksomhet Tove Strand Karlsen – personal Britt Melteig Krog – personal Marthe Berit Mørck – bilagsbehandling og fakturering (EIA) Harald Sand – HMS Jon Arne Sneve – personal Øyvin Wormnæs – innkjøp og prosjekter Erna Årsetøy – budsjett og økonomirapportering (EIA) • http://www.usit.uio.no/om/organisasjon/sst/sis/om/hvem-hva.html • http://www.usit.uio.no/om/organisasjon/sst/sis/om/kontaktinfo.html Arkiv • Dokumentfangst,-kontroll og kvalitetssikring • Brukerstøtte og veiledning i ePhorte og UiOs retningslinjer for elektronisk saksbehandling • Tilrettelegging og veiledning ved innsynsbegjæringer • Forvaltning av historiske arkiver • til-arkiv@usit.uio.no Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) Førstehjelp, hjertestarter • Mer informasjon finnes på: • http://www.usit.uio.no/om/hms/index.html • Om skade oppstår: • http://www.usit.uio.no/om/hms/skade/ Ved nyansettelse må du orientere om: Brannvern på USIT, rømningsveier og etasjeansvarlige • Generelt om brannvern: http://www.usit.uio.no/om/hms/brannvern/index.html • Rømningsveier og etasjeansvarlige: http://www.usit.uio.no/om/hms/brannvern/romningsveietasjeansvarlig.html HMS LAMU og verneombud ved USIT følger opp spørsmål knyttet til arbeidsmiljø og påser at lov og forskrift følges. Alle ansatte kan fremme saker for LAMU http://www.usit.uio.no/om/hms/lamu/ lamu@usit.uio.no Rådgivning og innkjøp i forhold til ergonomi. Kontakt: Harald.Sand@usit.uio.no Innkjøp • Innkjøp på rammeavtaler • Bistand ved større kjøp, samarbeid med UiOs innkjøpsavdeling sentralt • Forvaltning av elektroniske sertifikater • Forvaltning av UiOs rammeavtaler på mobil og bredbånd • innkjop@usit.uio.no Hva håndterer vi • • • • • • Møbler, stoler og bord Ergonomisk utstyr Møtemat, blomster, gavekort osv Mobil- og bredbånd (EK-tjenester) Forespørsler og anbud Innkjøpssystemet • http://www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/anskaffelser/ Oppdrag • Administrativ støtte til oppdragsvirksomheten – Utsendelse av varsel om prisendring – Legge ut avtale og informasjon om avtale på eget webområde – Finne riktig avtalemal og sjekke avtaleutkast – Publisering av oppdatert regneark for prising av driftsavtaler • oppdrag@usit.uio.no Personal • Støtte ledere med personalansvar • Saksbehandling ved tilsetting, permisjoner, fratredelser • Oppfølging av sykefravær • Rapportering av fravær, timeføring, lønnsstatistikker • personal@usit.uio.no Personal • Sykefravær • HR-portalen – Lederoppgaver http://www.usit.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/hr-portal/ – CT • Fraværshåndtering (permisjoner, ferie) – Hvem gjør hva, og hva kan du som leder innvilge Personaloppfølging • Viktig og nyttig nettside: • http://www.usit.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/ Lønn • • • • • Lønnsfastsettelse nye 2.3.8 – lønnsjustering i løpet av første året 2.3.3 – lokale lønnsforhandlinger 2.3.4 – endrede arbeidsoppgaver 2.3.4 – rekruttere og beholde Økonomi • Bilagsbehandling, fakturering, økonomirapportering • Budsjettarbeid og veiledning i økonomisaker • okonomi@usit.uio.no Bilagsbehandling • Overtid – HR-portal og papir (timelønnede) • Beredskap • Refusjoner • Reiser – Forskudd – Reiseregning • https://www.usit.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/ledelse/hr-portal/ Diverse • • • • • • • • • Utlevering av rekvisita og nøkler Tilganger på adgangskort Kaffesalgordning for ansatte Administrativ støtte til Oppdragsvirksomheten Arrangementsstøtte Gaver til ansatte som får barn Oppfølging mht EA ved feil og mangler i huset Bistand ved kontorbytte Med mer Web (Gyda) • • • • • Webredaksjonen hjelper Ansvar for gruppesider/seksjonssider + eventuelle tjenestesider Retningslinjer IT-tjenestesidene USITs nettsted: – – – – Gruppesider, personpresentasjoner og organisasjonskart For ansatte-sidene m/informasjon om økonomi og personaloppfølging Ledermøte-referater OBS: vi har også engelske nettsider • Skjer a? Har du noe nytt på gang, hjelper vi med informasjon og nettsider. Vi trenger nyheter til Aktuelt om USIT og Aktuelt om IT. Lederfora • IT-direktørmøter – hver tirsdag – IT-direktørens forum for diskusjoner og saksbehandling i saker av vesentlig strategisk, taktisk eller operativ interesse for USIT og universitetets ITvirksomhet. Med underdirektørene, med alle seksjonslederne en gang i måneden. • Møte om personalsaker – hver fredag – Personalsaker (innstillinger, lønnsvurderinger etc) • https://www.usit.uio.no/om/ledelse/om/index.html Epost-lister – USITs ledelse • p-saker@usit.uio.no – Stillings-/personalsaker der IT-direktøren skal ta en beslutning eller på annen måte følge opp • sjefer@usit.uio.no – Hele linjeledelsen på USIT • usit-ledelse@usit.uio.no – Alle seksjonsledere • it-dir@usit.uio.no • IT-direktørene og underdirektørene
© Copyright 2024