Bilaga A 4 - Stockholms stad
Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 Förfrågningsunderlag 2016-01-11 stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F 104 22 Stockholm Växel 08-508 33 000 www.stockholm.se Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 Innehåll 1 Inledning 3 2 2.1 2.2 Förhållningssätt Allmänt Stadens rätt att begära förändring 3 3 3 3 3.1 3.2 3.3 3.4 Kontinuerliga förbättringar av Tjänsterna Stadens krav och behov Proaktivitet och teknisk följsamhet Kravinsamling Projekt 4 4 4 5 5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Ändringsprocessen Allmänt Kontraktuella ändringar Operationella ändringar Begäran av ändringar i nödfall Oförutsedda händelser Kostnadspåverkande ändringar Ersättning för upprättande av svar 6 6 6 8 10 10 10 11 5 5.1 5.2 5.3 Löpande ändringar Allmänt Drifttekniskt underhåll Löpande mindre driftsändringar 12 12 12 12 6 Anmälan av ändringar 13 7 Ändringar som påverkar Stadens Administrativa Verksamheter 14 8 Ändringar som påverkar Stadens Övriga Leverantörer eller Centrala Leverantörer 14 9 Tester 15 10 Dokumentation 15 11 Offentlig upphandling 16 2 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 1 Inledning Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Denna bilaga reglerar på en övergripande nivå arbetet med kontinuerliga förbättringar samt formerna för Ändringsprocessen. Dessutom hanterar denna bilaga bland annat löpande driftstekniskt underhåll och mindre löpande ändringar. Bilagan ska betraktas som ett ramverk för förändringar och förbättringar av Avtalet och Tjänsterna. Kontinuerliga förbättringar är ett av Stadens Styrande Mål för Tjänsterna. När ändringar sker ska, förutom bestämmelserna i denna bilaga, ITIL:s process för Change Management eller motsvarande tillämpas subsidiärt. 2 Förhållningssätt 2.1 Allmänt Staden eftersträvar kontinuerlig förbättring av tillhandahållandet av Tjänsterna och Avtalet under hela Avtalstiden. Att kontinuerligt förbättra och förändra tillhandahållandet av Tjänsterna och Avtalet under Avtalstiden ställer stora krav på adekvata och regelbundna kontakter mellan Staden, Leverantören och Stadens Övriga Leverantörer på olika nivåer och i olika konstellationer. Viktiga komponenter för löpande samverkan är bland annat effektiva informationsflöden, styrning, relevanta forum, tydliga roller, mätning och uppföljning. Av Bilaga 3 (Styrning och planering) följer bland annat olika forum mellan Parterna för affärsupprätthållande samverkan mellan Parternas respektive ledningsfunktioner samt operativ samverkan för leveransuppföljning, förvaltning, projekt och drift. 2.2 Stadens rätt att begära förändring Staden har rätt att begära skäliga förändringar av Tjänsterna. Leverantören har inte motsvarande rätt att begära om förändringar av Tjänsterna utan samtycke från Staden. Förändringar kan avse en begränsad period eller resterande Avtalstid. Skäliga förändringar som begärs ensidigt av Staden ska genomföras av Leverantören. Om Staden särskilt meddelar Leverantören att förändringen ska Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 3 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 genomföras, ska detta ske vid av Staden angiven tidpunkt oavsett om Parterna vid sådan tidpunkt har enats om eventuell justering av Tjänsteavgifterna och/eller engångsavgift. I annat fall äger Leverantören inte rätt att påbörja något arbete innan Parterna är överens om samtliga villkor för förändringen och Huvudavtalets avsnitt 12.2 (Ingen ersättning för felaktigt beställda Tjänster), äger tillämpning. 3 Kontinuerliga förbättringar av Tjänsterna 3.1 Stadens krav och behov Den kontinuerliga förbättringen och utformningen av Tjänsterna ska utgå från Stadens krav och behov samt den tekniska utvecklingen. Leverantören ska proaktivt föreslå förändringar som gör att Tjänsterna över tid bättre möter verksamheternas behov och förväntningar. Leverantören ska också ha förståelse för att Stadens it-miljö består av komponenter från olika leverantörer och att Staden därför kan ha ett behov av att styra inriktningen på arkitekturen av Tjänsterna och av valet av använd hårdvara och mjukvara i syfte att uppfylla Stadens långsiktiga planer för Stadens it-användning. Leverantören ska vara lyhörd för de olika verksamheternas behov. Leverantören ansvarar för att fånga upp de krav, behov och förändringar som observeras i dialog med verksamheterna, samt att förmedla dessa till av Staden utpekade representanter. Staden har, genom Stadens Centrala Beställarorganisation, bland annat som uppgift att ha en kontinuerlig dialog med verksamheterna för att fånga behov och förklara uppbyggnad och syften med Stadens it-ramverk samt det gemensamma it-stödet. I arbetet med kontinuerliga förbättringar ska Leverantören proaktivt samverka med Staden och Stadens Övriga Leverantörer för att främja en god kvalitet i, och utveckling av, Tjänsterna under Avtalstiden. Syftet med de kontinuerliga förbättringarna är att säkerställa att Tjänsterna utvecklas med Stadens behov över tid och bidrar att dessa bidrar till de Styrande Målen. 3.2 Proaktivitet och teknisk följsamhet I Leverantörens åtagande ingår att, utifrån Stadens behov, säkerställa att Tjänsterna och Stadens it-miljö följer den tekniska 4 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 utvecklingen. Leverantören ska vara en proaktiv partner till Staden och ta initiativ till att Tjänsterna levereras i nivå med utvecklingen på marknaden. Leverantören ska ansvara för att det i Tjänsternas komponenter inte uppstår end of life-situationer. Leverantören ansvarar för att notifiera Staden om eventuella end of lifesituationer i Stadens Material uppstår. Leverantören äger inte rätt till ersättningar för sitt proaktiva arbete eller för åtgärder som syftar till att hålla Tjänsterna i nivå med den allmänna tekniska utvecklingen. Sådan ersättning anses ingå i Tjänsteavgifterna. Leverantören äger dock rätt till ersättning enligt avsnitt 4.6 nedan, om dessa åtgärder sammantaget innebär en icke oväsentlig kostnadspåverkan för Leverantören med hänsyn tagen till samtliga aktuella omständigheter. I dessa fall ska också processerna i avsnitt 0 tillämpas. Om Leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt detta avsnitt 3.2 äger Staden rätt att påkalla påföljder i Huvudavtalet avsnitt 18 (Påföljder, ansvar och ansvarsbegränsningar). 3.3 Kravinsamling Staden ansvarar för att identifiera och prioritera funktionella och tekniska krav gällande Avtalet och dess tjänsteinnehåll. Leverantören ansvarar för att identifiera krav i dialog med Staden och Användarna enligt de forum som anges i Bilaga 3 (Styrning och planering). Leverantören ska etablera en välfungerande dialog med Stadens Centrala Beställarorganisation och Stadens Lokala It-stöd för att bidra till arbetet med insamling av Stadens centrala behov och av lokala verksamheters olika behov. Leverantören ska säkerställa att Leverantören och Staden har en samlad syn på Stadens totala behovsbild. 3.4 Projekt Genomförandet av vissa kontinuerliga förbättringar och ändringar kan hanteras som projekt enligt Huvudavtalets avsnitt 9.9 (Projekt). Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 5 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 4 Ändringsprocessen 4.1 Allmänt Tjänsterna är till sin natur komplexa och förändras över tid. Avtalet medför ingen rätt för Leverantören till justering av Tjänsteavgifterna med anledning av sådana förändringar. Oaktat det föregående kan Tjänsteavgifterna till Leverantören i vissa specifika situationer bli föremål för justering, enligt vad som anges i avsnitt 4.5 Oförutsedda händelser och 4.6 Kostnadspåverkande ändringar. Ändringsprocessen omfattar både kontraktuella och operationella ändringar. Ändringar som har, eller kan ha, en påverkan på Tjänsterna eller Stadens övriga it-miljö, kräver involvering från Staden, genom Stadens Centrala Beställarorganisation. Detta för att fastställa om (i) en kontraktsändring krävs, (ii) om ändringen påverkar andra Tjänster eller om (iii) ändringen kan få konsekvenser i övrigt. Om inte annat särskilt avtalas, eller framgår nedan, får Leverantören aldrig påbörja något arbete innan Parterna är överens om samtliga villkor för ändringen och Huvudavtalets avsnitt 12.1 (Ingen ersättning för felaktigt beställda Tjänster) äger tillämpning. För tydlighetens skull ska volymförändring, avseende exempelvis beställning eller avbeställning av Tjänst i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna), Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter), Bilaga 7B (Service Desk) samt tjänst i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0leverantören) inte anses som ändringar enligt denna bilaga. 4.2 Kontraktuella ändringar 4.2.1 Allmänt Med kontraktuella ändringar avses ändring som påverkar kontraktsinnehållet, såsom innehållet i Tjänsterna, Servicenivåer, priser eller andra avtalsvillkor. 4.2.2 Stadens begäran av kontraktuell ändring Om Staden vill göra en kontraktuell ändring, ska Staden skriftligen meddela Leverantören detta och precisera vilken ändring Staden önskar genomföra. 6 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 Leverantören ska senast inom tio (10) Arbetsdagar efter mottagen ändringsbegäran svara Staden skriftligt. Om ändringsbegäran är komplex och beräknas ta mer än tio (10) Arbetsdagar att besvara, ska Leverantören inom fem (5) Arbetsdagar efter mottagandet av den skriftliga ändringsbegäran från Staden, meddela Staden vilken tid som behövs för att svara Staden. Leverantörens skriftliga svar till Staden ska innehålla en analys av vilka konsekvenser en kontraktuell ändring medför för Tjänsterna och om Leverantören anser att det finns risk med att införa ändringen eller om ändringen har annan påverkan på Stadens itmiljö inklusive licenspåverkan samt eventuell kostnadspåverkan som Leverantören anser blir följden. För undvikande av tvivel hänvisas till avsnitt 4.6 Kostnadspåverkande ändringar i denna bilaga avseende Leverantörens rätt att erhålla justering av Tjänsteavgift och/eller engångsavgift. Om Staden accepterar de konsekvenser och den påverkan som Leverantören anger att ändringen leder till och Staden bekräftar att ändringen ska genomföras, ska Parterna samverka för att genomföra och dokumentera den önskade kontraktsändringen. 4.2.3 Leverantörens begäran om kontraktuell ändring Om Leverantören vill göra en kontraktuell ändring, ska Leverantören skriftligen meddela Staden detta och precisera vilken ändring Leverantören önskar genomföra. Leverantörens meddelande till Staden ska innehålla en analys av vilka konsekvenser en kontraktuell ändring medför för Tjänsten och om Leverantören anser att det finns risker med att införa ändringen eller om ändringen har annan påverkan på Stadens it-miljö inklusive licenspåverkan, samt eventuell kostnadspåverkan som Leverantören anser blir följden. För undvikande av tvivel hänvisas till avsnitt 4.6 Kostnadspåverkande ändringar avseende Leverantörens rätt att erhålla justering av Tjänsteavgift och/eller engångsavgift. Om Staden accepterar den föreslagna ändringen inklusive de konsekvenser och den påverkan som Leverantören anger att ändringen leder till, ska Parterna samverka för att genomföra den önskade kontraktsändringen och att dokumentera ändringen. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 7 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 4.3 Operationella ändringar 4.3.1 Allmänt Med operationella ändringar avses ändringar som påverkar funktionaliteten i Tjänsterna, såsom tjänsteinnehåll och Servicenivåer, men som inte har påverkan på villkoren i Avtalet. 4.3.2 Stadens begäran om operationell ändring Om Staden vill begära en operationell ändring, ska Staden skriftligen meddela Leverantören detta och precisera vilken operationell ändring Staden avser genomföra. Leverantören ska senast inom tio (10) Arbetsdagar efter mottagen ändringsbegäran svara Staden skriftligt. Om ändringsbegäran är komplex och beräknas ta mer än tio (10) Arbetsdagar att besvara, ska Leverantören inom fem (5) Arbetsdagar efter mottagandet av den skriftliga ändringsbegäran från Staden, meddela Staden vilken tid som behövs för att svara Staden. Leverantörens skriftliga svar till Staden ska innehålla en analys av vilka konsekvenser ändringen medför i leveransen och om Leverantören anser att det finns risker med att införa ändringen eller om ändringen har annan påverkan på Stadens it-miljö inklusive licenspåverkan. Det skriftliga svaret ska även innehålla en analys om ändringen medför någon justering av Tjänsteavgifterna eller av någon engångsavgift. Om Leverantören begär justeringar av Tjänsteavgifterna eller engångsavgift, ska Leverantören redovisa en ekonomisk analys som utvisar den direkta, skäliga och verifierade kostnadsdifferensen som uppkommer till följd av förändringen. Om Leverantörens analys visar att Tjänsteavgifterna förändras i förhållande till vad som finns angivet i Avtalet, ska den operationella ändringen också hanteras enligt de rutiner som gäller för kontraktuell ändring. För undvikande av tvivel hänvisas till avsnitt 4.6 Kostnadspåverkande ändringar avseende Leverantörens rätt att erhålla justeringar av Tjänsteavgifter och/eller engångsavgift. Parterna är överens om att anspråk på förändrad ersättning i förhållande till Avtalet, som framförs efter det att en operationell ändring implementerats ska lämnas utan beaktande. Staden kommer, om inte annat överenskommes, senast 20 Arbetsdagar efter Leverantörens skriftliga svar, skriftligen bekräfta om Staden accepterar de konsekvenser och den påverkan som Leverantören anger att ändringen leder till och om ändringen ska 8 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 genomföras eller inte samt meddela eventuella villkor för sådant beslut. Om Staden bekräftar att ändringen ska genomföras, ska Parterna gemensamt dokumentera beslutet skriftligen. 4.3.3 Leverantörens begäran om operationell ändring Om Leverantören vill göra en operationell ändring, ska Leverantören skriftligen meddela Staden detta och precisera vilken operationell ändring Leverantören vill göra och tidsaspekt för ändringen. Leverantörens skriftliga begäran till Staden ska innehålla en analys av vilka konsekvenser ändringen medför i leveransen och om Leverantören anser att det finns risker med att införa ändringen eller annan påverkan på Stadens it-miljö inklusive licenspåverkan. Leverantörens skriftliga begäran ska även innehålla en analys om ändringen medför någon justering av Tjänsteavgifterna, av någon engångsavgift eller någon annan konsekvens av den föreslagna ändringen. Om Leverantören begär justering av Tjänsteavgifterna eller engångsavgift, ska Leverantören redovisa en ekonomisk analys som visar den direkta, skäliga och verifierade kostnadsdifferensen som uppkommer till följd av förändringen. Om Leverantörens analys visar att Tjänsteavgifterna förändras i förhållande till vad som finns angivet i Avtalet, ska den operationella ändringen också hanteras enligt de rutiner som gäller för kontraktuell ändring. För undvikande av tvivel hänvisas till avsnitt 4.6 Kostnadspåverkande ändringar avseende Leverantörens rätt att erhålla justeringar av Tjänsteavgifter och/eller engångsavgift. Parterna är överens om att anspråk på förändrad ersättning i förhållande till Avtalet som framförs efter det att en operationell ändring implementerats ska lämnas utan beaktande. Staden ska senast 20 Arbetsdagar efter Leverantörens skriftliga begäran bekräfta om Staden accepterar de konsekvenser och den påverkan som Leverantören anger att ändringen leder till och om den föreslagna ändringen ska genomföras eller inte samt meddela eventuella villkor för sådant beslut. Staden kan i denna bekräftelse kräva att en ändring planeras om eller stoppas helt om risken för verksamhetspåverkan bedöms för stor eller då prioritering mellan Stadens Övriga Leverantörers ändringar behöver göras. Staden ska i största möjliga mån i god tid informera Leverantören om eventuella perioder då inga ändringar får göras. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 9 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 Om Staden bekräftar att ändringen ska genomföras, ska Parterna gemensamt dokumentera beslutet skriftligen. 4.4 Begäran av ändringar i nödfall Om Leverantören eller Staden bedömer att en omedelbar ändring är nödvändig att göra för att undvika omfattande materiella skador, Avbrott eller avbrott i Stadens verksamheter, äger vardera Part rätt att påkalla en extraordinär ändring till relevant samarbetsnivå enligt Bilaga 3 (Styrning och planering), som omedelbart ska fatta beslut om ändringen. Om tid finns ska godkännande inhämtas på förhand, men om tid inte finns och givet konsekvenserna, får Leverantören genomföra ändringen och anmäla ändring i efterhand. 4.5 Oförutsedda händelser Utöver vad som anges ovan i denna bilaga kan det uppkomma händelser som påverkar Tjänsterna som ingen Part vid Avtalets ingående kunde förutse. Vad gäller sådana händelser har Part rätt att uppta förhandling om justering av Tjänsteavgifterna avseende följande händelser och under förutsättning att: a) Förändringen i. inte kontrolleras av endera Part (till exempel då ändringen gäller ändring av Gällande Rätt, av myndighet beslutad pålaga eller därmed jämförbar omständighet som ingendera Part förfogar över) och inte var beslutad vid Avtalets ingående, eller ii. inte var känd inför Avtalets ingående. b) Förändringen medför icke oväsentligt ändrade förutsättningar för utförandet av Tjänsterna jämfört med vad som gäller enligt Huvudavtalet avsnitt 4.6 (Leveransförutsättningar). c) Förändringen leder i sin tur till en icke oväsentlig kostnadspåverkan för Leverantören. Föreligger inte samtliga förutsättningar som anges i a)-c), upptas inte förhandling och då föreligger inte heller rätt till justering av Tjänsteavgifterna. Leverantören ska dock alltid vara skyldig att införa sådan ändring som erfordras till följd av händelse som beskrivs ovan i detta avsnitt 4.5. 4.6 Kostnadspåverkande ändringar För att Staden ska vara skyldig att acceptera justeringar av Tjänsteavgifter och/eller engångsavgift i det enskilda fallet och om Parterna skriftligen överenskommit om kontraktuell ändring eller operationell ändring enligt avsnitten 4.2 Kontraktuella ändringar 10 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 och 4.3 Operationella ändringar, ska förändringen sammantaget innebära en icke oväsentlig kostnadspåverkan för Leverantören med hänsyn tagen till samtliga aktuella omständigheter inklusive Leverantörens eventuellt minskade kostnader samt innebära ett mervärde för Staden. För undvikande av tvivel, om ändring inte innebär en icke oväsentlig kostnadspåverkan för Leverantören, ska ändringen anses ingå i de löpande Tjänsteavgifterna. Vad som under Avtalet utgör en icke oväsentlig kostnadspåverkan ska mätas i förhållande till Leverantörens totala ersättning per år det vill säga Avtalets omsättning och Avtalets omfattning. Vidare ska Leverantören, när en begäran sker om justerade Tjänsteavgifter eller engångsavgift, skriftligen dokumentera och styrka den ekonomiska analysen som visar den direkta, skäliga och verifierade kostnadsdifferensen mellan befintlig leverans och en leverans med de ändringar som begärs. Justering av Tjänsteavgifterna ska ske både avseende den fasta Grundersättningen och den Rörliga Ersättningen, om tillämpligt. Kan Parterna inte enas, ska Huvudavtalets avsnitt 21.3 (Tvistelösningsförfarande) tillämpas. Som en övergripande princip gäller att alla ändringar som Leverantören kan komma att göra under Avtalet ska följa samma prissättningsprinciper som i övrigt tillämpas i detta Avtal. Leverantörens rätt att påkalla justering av Tjänsteavgifterna enligt vad som anges i detta avsnitt 0 ska inte tillämpas vid allmänna förändringar av lönekostnader eller andra personalrelaterade kostnader, inklusive kostnadsökningar till följd av ändrade kollektivavtal. Staden äger efter eget gottfinnande rätt att besluta om att nyttja timmar från Basbeläggning för kontraktuella och operationella ändringar som ska ersättas av Staden enligt denna bilaga. 4.7 Ersättning för upprättande av svar Begäran om ändring och svaret på en ändringsbegäran enligt punkterna 4.2 och 4.3 ovan och alla åtgärder kring dessa, ska utföras av respektive Part och ersättning för detta ska inte överföras på den andre Parten om inte annat överenskommes mellan Parterna. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 11 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 5 Löpande ändringar 5.1 Allmänt Kontinuerliga löpande ändringar ska i huvudsak hanteras inom förvaltning av respektive Tjänst. Löpande ändringar kan vara drifttekniskt underhåll som har driftspåverkan och mindre löpande driftsändringar som inte är drift- eller funktionspåverkande. Leverantören ska informera Service Desk om incidenter som orsakats av löpande ändring. Löpande ändringar medför ingen rätt för Leverantören till justering av Tjänsteavgifterna och/eller ersättning i form av engångsavgifter. 5.2 Drifttekniskt underhåll Leverantören ska genom egen utredning bedöma och säkerställa att allt planerat underhåll inte påverkar driften av den förändrade Tjänsten eller Stadens övriga it-miljö negativt. Om Leverantören bedömer att underhållet och/eller ändringen kan medföra negativa konsekvenser, eller behov av Servicefönster, ska Leverantören tydligt ange detta och hur det kommer att påverka och vilka riskerna är, samt hur dessa kan minimeras. Leverantören har endast rätt till Servicefönster efter Stadens godkännande. Leverantören ska alltid föranmäla allt drifttekniskt underhåll i itmiljön till Staden och till övriga leverantörer, senast 15 Arbetsdagar innan underhållet utförs. Sådan föranmälan ska också innefatta en av Leverantören gjord konsekvensanalys. Stadens Centrala Beställarorganisation kan kräva att drifttekniskt underhåll planeras om eller stoppas helt, exempelvis om risken för verksamhetspåverkan bedöms för stor eller då prioritering mellan Stadens Övriga Leverantörers underhåll behöver göras. Stadens Centrala Beställarorganisation ska i största möjliga mån i god tid informera Leverantören om eventuella perioder då drifttekniskt underhåll inte får göras. Leverantören ska säkerställa att allt drifttekniskt underhåll finns dokumenterat och beslutat i enligt överenskomna riktlinjer. Ytterligare bestämmelser finns i Bilaga 6A (Generella krav på tjänsterna), Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter), Bilaga 7B (Service Desk), Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0-leverantören) och Bilaga 7D (Servicenivåer). 5.3 Löpande mindre driftsändringar Leverantören ansvarar enligt sitt driftsåtagande att löpande införa nya versioner av mjukvara, säkerhetskomponenter och andra 12 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 åtgärder som ingår i att ansvara för driften av Tjänsterna enligt God Branschpraxis. Sådana löpande mindre driftsändringar ska Leverantören vidta på eget initiativ, dock ska Leverantören alltid föranmäla alla ändringar i it-miljön till Staden och övriga leverantörer, senast femton (15) Arbetsdagar innan en ändring görs. Sådan föranmälan ska också innefatta en av Leverantören gjord konsekvensanalys. Staden äger rätt att ensidigt inte tillåta en sådana löpande mindre driftsändringar. Leverantören ska säkerställa att också alla löpande mindre driftsändringar finns dokumenterade och beslutade enligt överenskomna riktlinjer. Leverantören ska ansvara för att underhålla register över standardändringar som är förhandsgodkända av Staden. Förhandsgodkänd standardändring är ändring som kan göras enkelt, har liten eller ingen påverkan på it-miljön. Sådan standardändring behöver göras ofta, har en i förhand godkänd lösning och är testad i förväg. Förhandsgodkända ändringar ska hanteras enligt överenskomna riktlinjer och får driftsättas och beslutas av Leverantören. Leverantören ska säkerställa att information om förändringar är uppdaterad och korrekt i av Service Desk tillhandahållet systemstöd. Leverantören ska också ta initiativ till kontakter med tredjepartsleverantör om det krävs för att Leverantörens uppdrag ska kunna fullgöras. Se även avsnitt 8 nedan. 6 Anmälan av ändringar Leverantören ska äga och ansvara för att samordna Ändringsprocessen avseende samtliga ändringar för Tjänsterna och Stadens Övriga Leverantörer. Leverantören ansvarar för att alla ändringsärenden registreras, prioriteras och kategoriseras. Leverantören ska föranmäla alla beslutade ändringar i it-miljön till Staden och till övriga leverantörer. Leverantören ska vidare säkerställa att alla förändringar finns dokumenterade och beslutade enligt av Leverantören och Staden överenskomna riktlinjer. Leverantören ska ansvara för att information om förändringar är uppdaterad och korrekt i av Service Desk tillhandahållet systemstöd. Leverantören ska också ta initiativ till kontakter utöver dessa krav om det krävs för att Leverantörens uppdrag ska kunna fullgöras. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 13 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 7 Ändringar som påverkar Stadens Administrativa Verksamheter Vid förändringar ska Leverantören samverka med Stadens Administrativa Verksamheter, om någon ändring enligt denna bilaga medför eller kan komma att medföra påverkan på och/eller kostnader för Stadens Administrativa Verksamheter. Om Leverantören bedömer att någon ändring enligt denna bilaga medför eller kan komma att medföra påverkan och/eller kostnader för Stadens Administrativa Verksamheter, ska Leverantören särskilt framhålla detta för Staden och tillhandahålla en av Leverantören gjord konsekvensanalys av detta. 8 Ändringar som påverkar Stadens Övriga Leverantörer eller Centrala Leverantörer Vid förändringar ska Leverantören samverka med Stadens Övriga Leverantörer eller Centrala Leverantörer, om någon ändring enligt denna bilaga medför eller kan komma att medföra påverkan på och/eller kostnader för Stadens Övriga Leverantörer eller Centrala Leverantörer. Om Leverantören bedömer att någon ändring enligt denna bilaga medför eller kan komma att medföra påverkan och/eller kostnader för Stadens Övriga Leverantörer eller Centrala Leverantörer, ska Leverantören särskilt framhålla detta för Stadens Centrala Beställarorganisation och tillhandahålla en av Leverantören gjord konsekvensanalys av detta. Staden kommer hantera diskussioner med aktuella leverantörer som eventuellt påverkas. Sådana diskussioner baseras på de uppgifter och kostnader som Leverantören lämnat och Staden kommer att väga in resultatet av dessa diskussioner vid Stadens godkännande av eventuella ändringar. 14 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 9 Tester Om det kontinuerliga förbättringsarbetet eller Ändringsprocessen leder till att en förändring sker i Stadens it-miljö eller när God Branschpraxis påkallar det, ska Leverantören utföra tester och dokumentera dessa innan sådana ändringar införs. Vid behov ska Leverantören genomföra tester som pilot. Leverantören ska i samarbete med Staden ta fram processer och rutiner för att ändringar införs på ett säkert sätt, om inte sådana processer framgår av Bilaga 3 (Styrning och planering). Leverantören ansvarar för tester av förändringar och Leverantörens eget arbete. Staden ska även ha rätt att genomföra acceptanstester och leveransverifieringar, varvid principerna avseende Acceptanstester och leveransverifieringar som anges i Bilaga 5A (Införande) ska tillämpas på motsvarande sätt i förhållande till tester avseende förändringar enligt denna bilaga. Leverantören ska vid behov utföra tester på uppdrag av Staden och vid behov stödja Staden i Stadens testarbete. Leverantören ska ansvara för att tester genomförs med hög kvalitet och att en stabil miljö bibehålls. Leverantören ansvarar för att eventuella behov av uppdateringar av information i Leverantörens system är genomförda. Vid behov ska Leverantören genomföra regressionstester, det vill säga inte bara testa ny funktionalitet i förhållande till testfall för den aktuella ändringen, utan också upprepa tidigare tester knutet till den grundläggande funktionaliteten. Leverantören ska tillhandahålla utvecklings- och testmiljöer. Testmiljöerna ska, så långt det är möjligt, vara en spegling av produktionsmiljön. Leverantören har ansvar för teknik och drift av testmiljön. Under testperioderna ställs höga krav på samarbete mellan Leverantören och Staden. Efter driftsättning ska Leverantören genomföra Leveranstester för att säkerställa att Tjänsterna efter driftsättning fungerar på avsett sätt. 10 Dokumentation Enligt Huvudavtalet avsnitt 4.3 (Dokumentation) har Leverantören ett allmänt ansvar för att hålla Dokumentation aktuell. Vid alla typer av förändringar av leveransen ska Leverantören säkerställa att Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 15 (16) Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 dessa förändringar dokumenteras väl. Dokumentationen ska omfatta samtliga ändringar i Tjänsterna och funktioner i leveransen. Leverantören ansvarar för att etablera skriftliga rutiner för hur Dokumentation upprättas och hålls aktuell och anvisningar för hur Staden ska kunna ta del av revisioner av Dokumentationen. 11 Offentlig upphandling Leverantören är införstådd med att ändringar enligt denna bilaga, eller i övrigt enligt detta Avtal, kan innebära en skyldighet för Staden att genomföra en upphandling enligt tillämplig lagstiftning om offentlig upphandling. Oavsett vad som stadgas i övrigt i denna bilaga, gäller att om Staden, enligt sin egen uppfattning (varvid Staden ska agera rimligt samt vid behov inhämta lämplig juridisk och teknisk rådgivning), gör bedömningen att en ändring omfattas av lagstiftning om offentlig upphandling, med följd att Staden är skyldig att inhämta anbud avseende ändringen, ska Staden i sådant fall äga rätt att upphandla ändringen på det sätt som Staden anser lämpligt, vilket kan komma att innebära att tredje part tilldelas ett uppdrag i fråga om ändringen. Om Staden inhämtar anbud enligt detta avsnitt 11, ska Parterna så snart som möjligt försöka komma överens om sådana åtgärder inklusive eventuella ändringar i detta Avtal, (exempelvis behov av operationella ändringar eller kontraktuella ändringar) som krävs för att Leverantörens ansvar eller riskexponering inte ska öka, i förhållande till vad som hade gällt om Staden inte hade genomfört en upphandling avseende ändringen. Stadens vidtagande av åtgärder enligt detta avsnitt 11 och eventuella konsekvenser av dessa åtgärder ska inte ge upphov till några rättigheter för Leverantören eller några skyldigheter för Staden annat än vad som uttryckligen överenskoms enligt detta avsnitt 11. 16 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
© Copyright 2024