[Skabelon – Udbudsbetingelser (EU-udbud): Forbrugsvarer]
Udbudsbetingelser UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud Indkøb af Kæbekirurgiske implantater til Region Hovedstaden, Region Midtjylland, Region Syddanmark og Region Sjælland 1 Udbudsbetingelser Indholdsfortegnelse 1 Udbuddet og udbuddets omfang .......................................................................................... 3 2 Ordregivers kontaktoplysninger ............................................................................................ 5 3 Udbudsmateriale .................................................................................................................. 6 4 Tidsplan ............................................................................................................................... 7 5 Yderligere informationer og spørgsmål ................................................................................. 8 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) .......................................................... 9 7 Afgivelsen af tilbud ............................................................................................................. 13 8 Vareprøver og produktpræsentation ................................................................................... 15 9 Prisoplysning ...................................................................................................................... 17 10 Alternative tilbud ................................................................................................................. 18 11 Kontrakten .......................................................................................................................... 18 12 Tildelingskriterium og evalueringsmetode ........................................................................... 20 13 Tildeling af ordrer under rammeaftalen ............................................................................... 25 14 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgivere .......................................................................... 25 15 Fortrolighed ........................................................................................................................ 25 16 Orientering om resultatet af udbudsforretningen ................................................................. 26 17 Ordregivers forbehold ......................................................................................................... 26 18 Tjekliste for Tilbudsgiver ..................................................................................................... 27 Udbudsbilag 1 – Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) .............. 29 Udbudsbilag 2 – Fortegnelse over vareprøver .............................................................................. 30 Udbudsbilag 3 – Kvittering for modtagelse ved personlig aflevering af tilbud ................................ 31 2 Udbudsbetingelser 1 Udbuddet og udbuddets omfang Generelt Disse udbudsbetingelser gælder for udbuddet af to rammeaftaler vedrørende anskaffelse af kæbekirurgiske implantater, jf. pkt. 1.4, efter Udbudsloven1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Udbuddet gennemføres af Amgros I/S på vegne af Region Midtjylland, Region Syddanmark, Region Sjælland og Region Hovedstaden. Amgros er således tovholder for selve udbudsproceduren. Formålet med at Amgros varetager udbuddet er for at øge mængden af udbud på tværs af regionerne. Yderligere information om Amgros kan findes på hjemmesiden www.amgros.dk Amgros er imidlertid ikke kontraktpart på de pågældende regioners vegne. Således vil de enkelte regioner på egen hånd skulle indgå kontrakt for at kunne aftage de produkter, der er omfattet af udbuddet. Se nærmere herom i pkt. 11.1. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud. Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt via www.amgros.dk dvs udbudsmaterialet, herunder evt. rettelsesblade, kan downloades fra denne site. Opbygning af udbudsmaterialet Udbudsmaterialet inkl. udkast til kontrakterne er udarbejdet på baggrund af en skabelon udarbejdet af regionerne i fællesskab til brug for udbud af varekøb. Det betyder, at ikke alle afsnit er relevante for netop dette udbud. De afsnit som ikke er relevante for dette udbud, udgår. Derfor er der afsnit i materialet hvor teksten ”udgår” fremgår. Det samlede udbudsmateriale består af udbudsbetingelser, udkast til Delkontrakt 1 og Delkontrakt 2, kontraktbilag 1- 9 samt Udkast til Aftale om forlænget vedståelse. Kravspecifikationen i kontraktbilag 2 gælder for begge delkontrakter; dog er der enkelte krav der kun gælder den ene delkontrakt. Dette fremgår i givet fald eksplicit. Fane 6 i Kontraktbilag 2 gælder kun for Delkontrakt 2. Tilbudslisten i kontraktbilag 3 gælder for begge delkontrakter; dog er der enkelte positioner der kun gælder den ene delkontrakt. Dette fremgår i givet fald eksplicit. Fane 5 i Kontraktbilag 3 gælder kun for Delkontrakt 2. 1 Jf. Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud. 3 Udbudsbetingelser Ordregiver Ordregiver i forbindelse med nærværende udbud er følgende regioner: Region Midtjylland Skottenborg 26 8800 Viborg Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Region Sjælland Alleen 15 4180 Sorø Region Hovedstaden Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Udbuddet gennemføres i henhold til pkt. 1.1 af Amgros. Ovenstående regioner vil efterfølgende i nærværende dokument – samlet og/eller enkeltvist – blive benævnt ”Ordregiver”. Den udbudte genstand og omfang Udbuddet vedrører Ordregivers indkøb af kæbekirurgiske implantater. Udbuddet omfatter 2 delkontrakter: Delkontrakt 1 (gældende for Region Midtjylland, Region Syddanmark og Region Sjælland): Omfatter implantater og instrumenter samt tilknyttede ydelser, herunder undervisning og support, som beskrevet i Kontraktbilag 2 og Kontraktbilag 3. Endvidere omfatter kontrakten som option, at Leverandøren stiller et virtuelt planlægningssystem til rådighed. Det er frivilligt om leverandøren vil give tilbud på det virtuelle planlægningssystem. Hvis leverandøren ikke giver tilbud på optionen, skal leverandøren på anmodning og uden særskilt vederlag leverer de fornødne specifikationer på de af kontrakten omfattede varer til brug for indlæsning i et virtuelt planlægningssystem, som stilles til rådighed af Regionen eller en af Regionen valgt tredjemand. Delkontrakt 2 (gældende for Region Hovedstaden): Omfatter implantater og instrumenter samt tilknyttede ydelser, herunder undervisning og support, som beskrevet i Kontraktbilag 2 og Kontraktbilag 3. Endvidere omfatter kontrakten, at Leverandøren stiller et virtuelt planlægningssystem til rådighed. Delkontrakterne indgås separat, og udbuddet af hver af de to delkontrakter kan således i givet fald annulleres særskilt, jf. pkt 17. Der er mulighed for afgivelse af kombinationsrabat, jf. pkt 9.3. Kravspecifikationen i Kontraktbilag 2 indeholder en uddybende beskrivelse af de udbudte produkter og ydelser. I kontraktbilag 3 er beskrevet, hvorledes Ordregiver foretager beregning af en evalueringsteknisk pris med henblik på en ensartet og gennemsigtig vurdering af underkriteriet pris. I den forbindelse er der angivet mængder for de forskellige varer, der er anført i fane 1 – 2 (anført som ”total antal stk”). Dette er baseret på et historisk forbrug af de pågældende varer for de 4 regioner samlet. 4 Udbudsbetingelser De angivne mængder afspejler den evalueringstekniske vægt, hvormed de enkelte varer indgår i beregningen af den evalueringstekniske pris, jf. Kontraktbilag 3. Forbrugsmønsteret for de enkelte afdelinger kan i nogen grad være varierende, herunder over tid, men den evalueringstekniske vægt for de enkelte varer vurderes at være retvisende og egnet til brug for beregning af den evalueringstekniske pris under hver af de to delkontrakter, idet det for beregningen er lagt til grund at det samlede indkøb fordeler sig ligeligt mellem de to delkontrakter. De samlede angivne mængder afspejler således samlet set Ordregivers bedste skøn for det årlige indkøb under delkontrakterne, herunder således at indkøbet skønnes at udgøre i størrelsesordenen 50 % af de angivne mængder under hver af de to delkontrakter. Ordregiver forpligter sig dog ikke til at aftage en bestemt mængde af varer eller ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalerne. Det faktiske forbrug kan med andre ord vise sig at være højere eller lavere end det historiske forbrug. Tilbudsgiver kan give tilbud på én eller begge delkontrakter, og Tilbudsgiver er forpligtet til at give tilbud på hele delkontrakten dvs. såfremt Tilbudsgiver giver tilbud på en delkontrakt, men i sit tilbud angiver, at tilbuddet alene gælder for den ene region, betragtes tilbuddet for så vidt angår den pågældende delkontrakt som værende ikke-konditionsmæssigt. De berettigede afdelinger Udbuddet vedrører indkøb af kæbekirurgiske implantater til de kæbekirurgiske afdelinger i Region Midtjylland, Region Syddanmark, Region Sjælland og Region Hovedstaden. Regionerne er således enkeltvist berettiget og/eller forpligtiget til at indgå kontrakt i overensstemmelse med pkt. 11.1. Leveringsadresser fremgår af Kontraktbilag 5. EU-Supply / CTM Udgår Brugergruppe Ordregiver har i forbindelse med udbuddet etableret en brugergruppe. Brugergruppen er sammensat af repræsentanter fra de afdelinger, der er brugere af de produkter, som er omfattet af nærværende udbud. Brugergruppen er bl.a. medansvarlig for udarbejdelse af kravspecifikation, fastsættelse af tildelingskriterier og underkriterier samt evaluering af tilbud. 2 Ordregivers kontaktoplysninger Følgende enhed og person er ansvarlig for udbuddets gennemførelse og de deltagende regioner, jf. pkt. 1.1, og kan således kontaktes som nedenfor angivet, såfremt Tilbudsgiver måtte have spørgsmål mv.: Amgros I/S Afdelingen for udbud af medicinsk udstyr Kontaktperson: Senior Specialist Tom Petersen Tlf. direkte 8871 3091 E-mail: medicoudbud@amgros.dk 5 Udbudsbetingelser Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af kæbekirurgiske implantater" Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal foregå på dansk via ovennævnte kontaktperson og være skriftlig. Udbudsmateriale 3 Udbudsmaterialet består – udover af udbudsbekendtgørelsen – af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: o Udbudsbilag 1: Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) o Udbudsbilag 2: Udgår o Udbudsbilag 3: Kvittering for modtagelse ved personlig aflevering af tilbud Udkast til Kontrakt til Delkontrakt 1 o Kontraktbilag 1: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet (indgår ikke i det offentliggjorte udbudsmateriale) o Kontraktbilag 2: Kravspecifikation o Kontraktbilag 3: Tilbudsliste o Kontraktbilag 4: Produktoplysninger, datablade, dokumentation mv. o Kontraktbilag 5: Logistik og E-handel / Leveringsadresser o Kontraktbilag 6: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse o Kontraktbilag 7: Støtteerklæring o Kontraktbilag 8: Konsignationskontrakt o Kontraktbilag 9: Implementeringsplan Udkast til Kontrakt til Delkontrakt 2 o Kontraktbilag 1: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet (indgår ikke i det offentliggjorte udbudsmateriale) o Kontraktbilag 2: Kravspecifikation o Kontraktbilag 3: Tilbudsliste o Kontraktbilag 4: Produktoplysninger, datablade, dokumentation mv. o Kontraktbilag 5: Logistik og E-handel / Leveringsadresser o Kontraktbilag 6: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse o Kontraktbilag 7: Støtteerklæring o Kontraktbilag 8: Konsignationskontrakt o Kontraktbilag 9: Implementeringsplan Udkast til Aftale om forlænget vedståelse o Kontraktbilag A (Den tilhørende delkontrakt med kontaktbilag som anført ovenfor) 6 Udbudsbetingelser 4 Tidsplan 02.02.2016 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED. 08.02.2016 Frist for tilmelding til informationsmøde 10.02.2016 kl. 10.00 til 12.00 Informationsmøde, jf. pkt. 5.2 Informationsmødet afholdes på følgende adresse: Danske Regioner Dampfærgevej 22 2100 København Ø 01.03.2016 kl. 12.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. pkt. 5.1. 09.03.2016 Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger og supplerende dokumenter, herunder spørgsmål og svar mm., på Amgros hjemmeside, jf. pkt. 1.1 Såfremt der i særlige tilfælde måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger efter denne dato, vil tilbudsfristen blive forlænget. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på hjemmesiden indtil tilbudsfristens udløb. 15.03.2016, kl. 12.00 Tilbudsfrist for modtagelse af tilbud og vareprøver Uge 11-13 2016 Gennemgang af tilbud Uge 14 2016 Produktpræsentation af det virtuelle planlægningssystem for de regioner som ønsker denne løsning. Se yderligere pkt. 8.3. Uge 14-16 (18 dage) Indhentning af dokumentation for de oplysninger, som fremgår af pkt. 6, fra de(n) Tilbudsgiver(e), som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten. 21.04.2016 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til Tilbudsgivere (start på standstill-perioden). Uge 18 Forventet kontraktindgåelse Kontrakter forventes indgået løbende i henhold til pkt. 11.1 03.05.2016 31.08.2016 Implementeringsperiode 7 Udbudsbetingelser 5 01.09.2016 Start på driftsperiode 01.06.2016 Ordinær vedståelsesfrist 01.12.2016 ”Forlænget vedståelsesfrist”, jf. pkt 11.6 Udkast til Aftale om forlænget vedståelse 31.08.2018 Udløb af ordinær kontraktperiode 31.08.2018 – 31.08.2019 Første optionsperiode 31.08.2019 – 31.08.2020 Anden optionsperiode Yderligere informationer og spørgsmål Skriftlige spørgsmål Amgros opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af mindstekrav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til – hurtigst muligt – at gøre Amgros opmærksom herpå, og Amgros og regionerne vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. De vedlagte udkast til Delkontrakt 1 og 2 vil være gældende for de udbudte produkter og vil regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Amgros ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Amgros pr. e-mail, idet spørgsmål skal sendes til den i pkt. 2 anførte kontaktperson. Spørgsmål, der er Amgros kontaktperson i hænde inden den i tidsplanen anførte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt.4, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, kan alene forventes at blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at ville blive besvaret. Bemærk følgende: Såfremt der i særlige tilfælde måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på hjemmesiden, jf. pkt. 1.1, indtil tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. pkt. 4, blive offentliggjort i anonymiseret form på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om dette udbud på hjemmesiden. 8 Udbudsbetingelser Informationsmøde Ordregiver afholder et informationsmøde på det i tidsplanen anførte tidspunkt og sted, jf. pkt. 4. Her vil Ordregiver give en præsentation af udbudsforretningen og udbudsmaterialet, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på produktspecifikke spørgsmål. Spørgsmålene vil i det omfang, det er muligt blive besvaret på mødet. De spørgsmål, der kræver inddragelse af brugergruppen eller anden afklaring, vil blive besvaret efterfølgende og offentliggjort hurtigst muligt i anonymiseret form i på hjemmesiden, jf. pkt. 1.1. Referat af informationsmødet (indeholdende evt. spørgsmål og svar og andre generelt relevante informationer fra informationsmødet) vil i anonymiseret form blive offentliggjort hurtigst muligt på hjemmesiden, jf. pkt. 1.1. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest på det i tidsplanen angivne tidspunkt til Amgros kontaktperson, jf. pkt. 2. Der kan for hver Tilbudsgiver deltage indtil 4 personer i informationsmødet. Besigtigelse Der vil være ikke være mulighed for besigtigelse. 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) Generelt Enhver Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet fremsende de oplysninger om udelukkelsesgrunde samt egnethed mv., som Ordregiver anmoder om, jf. pkt. 6.2-6.4. I den forbindelse skal enhver Tilbudsgiver udfylde og vedlægge ”Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument” (herefter benævnt ”ESPD”), jf. Udbudsbilag 1. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at indhendte supplerende oplysninger m.v. i henhold til pkt. 14.1. Såfremt de fremsendte oplysninger viser, at Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde eller ikke opfylder minimumskrav til egnethed, vil tilbuddet ikke komme i betragtning. Hvis en potentiel tilbudsgiver (virksomhed A) ikke kan opfylde de fastsatte minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen og/eller til teknisk og faglig formåen, kan virksomheden afgive tilbud sammen med en anden virksomhed (virksomhed B) enten således at de to virksomheder afgiver tilbud sammen som et konsortium, jf. pkt. 6.2, eller at den pågældende virksomhed (virksomhed A) afgiver tilbud alene men baserer sig på den anden virksomheds formåen (virksomhed B), jf. pkt. 6.3. Hvis virksomhederne afgiver tilbud som et konsortium, eller således at den ene virksomhed baserer sig på den anden virksomheds formåen, hæfter de to virksomheder solidarisk for opfyldelse af kontrakten, jf. pkt. 20 i udkast til Delkontrakt 1 og Delkontrakt 2. Hvis virksomhederne ikke ønsker at afgive tilbud som ovenfor beskrevet, kan tilbuddet afgives med virksomhed B som tilbudsgiver, hvis denne opfylder de fastsatte minimumskrav, og evt. med virksomhed A som underleverandør. Bemærk at Ordregiver forud for tildeling af kontrakt er forpligtet til at kræve, at de(n) tilbudsgiver(e), som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakterne, desuden fremlægger dokumentation, for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. Denne dokumentation skal være Amgros i hænde senest 18 9 Udbudsbetingelser dage efter, at den pågældende Tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Det samme gælder for de enheder, som de vindende tilbudsgivere måtte basere sit tilbud på, jf. pkt. 6.3. Enkelte af de oplysninger, der anmodes om i ESPD, skal der dog ikke fremsendes dokumentation for fra de vindende tilbudsgivere. Se nedenfor under pkt. 6.4.1. Tilbudsgiver skal i henhold til ESPD angive, hvilken offentlig myndighed eller tredjemand, der er ansvarlig for at udarbejde dokumentation for de oplysninger, der anmodes om i ESPD. Endvidere skal Tilbudsgiver i ESPD tilkendegive, at Tilbudsgiveren på anmodning herom inden for 18 dage kan fremlægge dokumentation for de i ESPD afgivne oplysninger, og hvorvidt og hvordan Ordregiveren i øvrigt kan få kendskab til de pågældende oplysninger gennem nationale databaser mm. Særligt vedrørende konsortier Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal særskilt ESPD fremsendes for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sammenslutningen skal som en del af sit tilbud fremsende udfyldt Kontraktbilag 6 (Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse). For så vidt angår Tilbudsgiverens egnethed, jf. pkt. 6.4.2 og 6.4.3, skal det fremgå af tilbuddet, hvilken deltager i konsortiet, der opfylder et givet minimumskrav, eller om minimumskrav opfyldes i forening. Særligt vedrørende tilfælde hvor Tilbudsgiver baserer sig på andres formåen Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (pkt. 6.4.2) og/eller tekniske og faglige formåen (pkt. 6.4.3) uanset den retlige karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiveren og den eller de enheder, som Tilbudsgiveren baserer sig på. Dette kan f.eks. ske, hvor Tilbudsgiver ikke på egen hånd kan overholde Ordregivers minimumskrav til egnetheden. Baserer Tilbudsgiver sig således på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal Tilbudsgiveren sammen med sit tilbud fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at Tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen. Den fremsendte støtteerklæring eller dokumentation skal samlet dokumentere følgende: At der forligger en juridisk bindende aftale mellem Tilbudsgiveren og den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, At Tilbudsgiveren og den enhed, hvis økonomiske og finansielle formåen, Tilbudsgiveren baserer sig på, hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse, samt At den juridiske bindende aftale medfører, at den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, stiller sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen til rådighed for kontraktens opfyldelse. 10 Udbudsbetingelser Den støttende virksomhed skal i den forbindelse oplyse, i hvilken grad der stilles økonomisk og finansiel formåen til rådighed, samt hvilken konkret teknisk og faglig formåen, der stilles til rådighed i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Dette betyder, at den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, kan stille en begrænset formåen til rådighed, såfremt Tilbudsgiveren kan påvise rådighed over den specifikke formåen. I det omfang der alene stilles en begrænset formåen til rådighed, er det alene den begrænsede formåen, som kan indgå i vurderingen af Tilbudsgiverens egnethed. Det anbefales, at Tilbudsgiver, ved fremsendelse af støtteerklæring, anvender formularen i Kontraktbilag 7 (Støtteerklæring), da opbygningen af denne overholder de krav, som Ordregiver stiller til en sådan erklæring. Herudover skal tilbuddet indeholde et udfyldt ESPD, jf. pkt. 6.1 for Tilbudsgiveren selv, samt et separat udfyldt ESPD (med de relevante oplysninger, herunder oplysningerne jf. pkt 6.4.1 og 6.4.2 og/eller 6.4.3 nedenfor) for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Udelukkelsesgrunde og egnethed I nærværende pkt. 6.4 fremgår udelukkelsesgrundene og minimumumskravene til Tilbudsgiverens egnethed. Bemærk at de oplysninger, som Ordregiver anmoder om skal fremsendes ved anvendelse af ESPD, jf. pkt. 6.1, som en del af tilbuddet. Personlige forhold a. Oplysninger om den økonomiske aktør Tilbudsgiver skal i ESPD afgive de oplysninger, der anmodes om i Del II, A, B og C, herunder eksempelvis oplysninger om Momsregistreringsnummer eller lignende, Deltagelsesform, Kontaktpersoner, Om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Tilbudsgiver skal udfylde Del II, A og B og C i ESPD i overenstemmelse med anvisningerne i ESPD og nærværende dokument. b. Obligatoriske udelukkelsesgrunde Tilbudsgiver skal i ESPD Del III A og B erklære ikke at være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, der fremgår af Udbudslovens § 135, stk. 1 og 3. Således skal Tilbudsgiver eksempelvis udelukkes fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis Tilbudsgiveren i henhold til § 135 ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for 1. 2. 3. 4. 5. 6. Handlinger begået som led i en kriminel organisation, Bestikkelse, Svig, Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, eller Børnearbejde og andre former for menneskehandel. Ordregiver skal endvidere udelukke en Tilbudsgiver, der har ubetalt forfalden gæld på 100.000 kr. eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor Tilbudsgiveren er 11 Udbudsbetingelser etableret. Dog kan Ordregiver eksempelvis undlade at udelukke Tilbudsgiver, hvis Tilbudsgiver har stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der er på 100.000 kr. eller derover, eller såfremt Tilbudsgiver har indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt. Tilsvarende skal Ordregiver i ESPD Del III C i henhold til § 136 bl.a. udelukke en Tilbudsgiver, når Ordregiver kan påvise en interessekonflikt i forhold til udbuddet, og/eller når Ordregiver kan påvise en konkurrencefordrejning som følge af en forudgående inddragelse af Tilbudsgiver, herunder som rådgiver, i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det pågældende udbud, medmindre disse forhold kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger. Tilbudsgiver bedes i ESPD Del III, C, besvsare spørgsmål herom. Der vil ikke blive afkærvet yderligere dokumentation herfor. c. Frivillige udelukkelsesgrunde Ordregiver vil ikke gøre brug af frivillige udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 137. Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal i ESPD Del IV, B, afgive nedenstående oplysninger. Bemærk at Ordregiver nedenfor tilsvarende har angivet minimumskrav til Tilbudsgiverens økonomiske og finansielle formåen: Tilbudsgiveren skal oplyse sin egenkapital (ultimo året) i det seneste disponible regnskabsår. Det er et minimumskrav, at egenkaptialen (ultimo året) for det anførte regnskabsår er minimum 5.000.000 danske kroner. Som dokumentation for egenkapitalens størrelse skal de vindende Tilbudsgivere i henhold til pkt. 6.1 fremsende følgende, afhængigt af hvilken kategori af virksomhed, Tilbudsgiver tilhører: Hvis Tilbudsgiver er revisionspligtig: o Seneste godkendte årsrapport med revisionserklæring. Hvis Tilbudsgiver ikke er revisionspligtig: o Enten seneste godkendte årsrapport med revisionserklæring eller reviewerklæring, o eller revisors reviewerklæring om egenkapitalens størrelse for seneste disponible regnskabsår. Tilbudsgiveren skal oplyse sin soliditetsgrad (ultimo året) i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden skal være udregnet efter følgende formel: Soliditetsgrad = (Egenkapital x 100) / Samlede aktiver Det er et minimumskrav, at soliditetsgraden (ultimo året) for det anførte regnskabsår er minimum 25 %. Som dokumentation for soliditetsgradens størrelse skal de vindende Tilbudsgivere i henhold til pkt. 6.1 på anmodning fremsende følgende, afhængigt af, hvilken kategori af virksomhed, Tilbudsgiver tilhører: 12 Udbudsbetingelser Hvis Tilbudsgiver er revisionspligtig: o Seneste godkendte årsrapport med revisionserklæring. Hvis Tilbudsgiver ikke er revisionspligtig: o Enten seneste godkendte årsrapport med revisionserklæring eller reviewerklæring, o eller revisors reviewerklæring om soliditetsgradens størrelse for seneste disponible regnskabsår. Tilbudsgiver skal angive det forsikrede beløb, det vil sige dækningsssummen, i Tilbudsgiverens – relevante – erhvervsansvarsforsikring på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiveren har tegnet en erhvervsansvarsforsikring, der dækker Tilbudsgiverens ansvar for skader og andet tab, som opstår i forbindelse med Tilbudsgiverens udførelse af sit erhverv, herunder udførelsen af de ydelser, der er omfattet af udbuddet. Tilbudsgiver skal således have tegnet erhvervsansvarsforsikring, der dækker Leverandørens ansvar med en dækningssum pr. år på 5.000.000 danske kroner. Selvrisikoen må ikke overstige 100.000 danske kroner. Som dokumentation for gældende erhvervsansvarsforsikring skal den vindende Tilbudsgiver i henhold til pkt. 6.1 på anmodning fremsende gældende forsikringsaftale og police eller fremsende erklæring fra det relevante forsikringsselskab. Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal i ESPD Del IV, C, afgive nedenstående oplysninger. Bemærk at Ordregiver nedenfor tilsvarende har angivet minimumskrav til Tilbudsgiverens tekniske og faglige formåen: Tilbudsgiver skal udarbejde referenceliste for de af udbuddet omfattede produkter og tilknyttede ydelser i form af uddannelse og support leveret inden for de seneste 3 år. Referencelisten skal således indeholde en beskrivelse af de betydeligste leveringer inklusive datoer og kundens navn (inkl. kontaktperson hos kunden). Herudover ses det gerne, at Tilbudsgiver angiver størrelsesordenen (i form af beløb i danske kroner). For delkontrakt 2 skal Tilbudsgiveren endvidere afgive en erklæring om, at Tilbudsgiveren disponerer over et virtuel planlægningssystem til opfyldelse af Kontrakten. Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst én sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år. For Delkontrakt 2 er det endvidere et mindstekrav, at Tilbudsgiver dokumenterer, at det virtuelle planlægningssystem som Tilbudsgiver stiller til rådighed, er velafprøvet og har været anvendt til planlægning af virtuelle operationer i mindst 1 år. Som dokumentation for Tilbudsgiverens relevante erfaring skal den vindende Tilbudsgiver i henhold til pkt. 6.1 fremsende underskrevet referenceliste, hvorefter Amgros forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed. 7 Afgivelsen af tilbud Sprog Tilbud skal affattes på dansk. 13 Udbudsbetingelser Dokumentation, som kun de vindende Tilbudsgivere skal fremsende i henhold til pkt. 6.1, kan endvidere fremsendes på engelsk eller tysk. Eventuelle bilag omfattende produktdatablade, tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Form Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i pkt. 18.2. Hvis Tilbudsgiver giver tilbud på Delkontrakt 1 og 2 skal der afgives to seperate tilbud, som hver især skal udformes som et komplet tilbud jf. nedenstående. Der skal afleveres følgende eksemplarer af hvert tilbud: 1 original-eksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket ”original”. Herudover ser Amgros gerne, at hvert tilbud også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: 8 papir-eksemplar mærket ”kopi” indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. 1 eksemplar på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag. Udfyldt kravspecifikation samt tilbudsliste bedes fremsendt i det format, som Amgros har offentliggjort dokumenterne i. USB-nøgle mærkes med Tilbudsgivers navn samt teksten ”Tilbud vedrørende kæbekirugiske implantater”. Af hensyn til den videre bearbejdning bør USB-nøglen ikke være skrivebeskyttet. 1 elektronisk eksemplar af tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 3 Amgros ser gerne, at fremsendte papirversioner af tilbuddet inkl. bilag er samlet i mapper, og at dokumenterne er indsat i den rækkefølge, der fremgår af tjeklisten, jf. pkt. 18.2. Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopier samt USB stik mm) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Kæbekirugiske implantater Att.: Senior Specialist Tom Petersen FORTROLIGT Må ikke poståbnes 14 Udbudsbetingelser Frist for aflevering af tilbud og afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt på følgende adresse: Amgros I/S Dampfærgevej 22 2100 København Ø Att.: Senior Specialist Tom Petersen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 15.03.2016 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Vareprøver skal leveres i henhold til tidsplanen, jf. pkt. 4, samt pkt. 8.1 nedenfor. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Efter Tilbudsgivers anmodning udsteder Amgros kvittering for, at tilbuddet er afleveret på ovenstående adresse. I så fald bedes Tilbudsgiver – ved afleveringen – medbringe kvitteringsformularen, jf. Udbudsbilag 3, som herefter udfyldes af Amgros. Kvittering er ikke samtidig en accept af, at tilbuddet er konditionsmæssigt. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil den i tidsplanen, jf. pkt. 4, angivne dato. Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Amgros. Vareprøver returneres dog. Vareprøver og produktpræsentation 8 Vareprøver Tilbudsgiver skal fremsende vareprøver på de tilbudte modulsæt: 1. 2. 3. 4. Modulsæt til traume - underkæbe Modulsæt til traume - mellemansigt Modulsæt til ortodontisk kirurgi Modulsæt til rekonstruktion Modulsættene skal bestykkes som beskrevet i Kontraktbilag 2 pkt. 2.22, 2.23, 2.24 og 2.25. Vareprøver skal stemme overens med de modulsæt der skal leveres under kontrakten. I de tilfælde hvor det på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet ikke er muligt for Tilbudsgiver at sende et eller flere modulsæt som beskrevet i pkt. 2.22, 2.23, 2.24 og 2.25 i Kontraktbilag 2, skal Tilbudsgiver fremsende et modulsæt som i så høj grad som muligt tilsvarer de modulsæt der skal 15 Udbudsbetingelser leveres under kontrakten, og Tilbudsgiveren skal tydeligt beskrive på hvilke områder den leverede vareprøve afviger fra de modulsæt der skal leveres under kontrakten. Der skal kun sendes ét eksemplar af hvert modulsæt. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at rekvirere flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøver fremsendes for Tilbudsgivers regning og leveres i øvrigt uden beregning. Vareprøver skal mærkes tydeligt med hvilket modulsæt der er tale om og med Tilbudsgivers navn. Modulsættene vil blive returneret til Tilbudsgiver efter evaluering. Osteosyntesematerialet vil i det omfang det er muligt ligeledes blive returneret til Tilbudsgiver efter evaluering. Vareprøverne skal fremsendes, således vareprøverne er Ordregiver i hænde på den i pkt. 0 anførte adresse senest ved udløbet af tilbudsfristen, jf. pkt. 0. Vareprøver bedes afleveret i lukket emballage, og emballagen indeholdende vareprøver mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbudsgiver: [udfyldes af Tilbudsgiver] Vareprøver Tilbud vedrørende: Kæbekirurgiske implantater FORTROLIGT Må ikke poståbnes Afprøvning Udgår Produktpræsentation Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på et virtuelt planlægningssystem i Delkontrakt 1 og/eller Delkontrakt 2, skal tilbudsgiver præsentere den tilbudte løsning for brugergruppen i henhold til tidsplanen, jf. pkt.4. Produktpræsentation i Delkontrakt 1 Produktpræsentationen skal som minimum indeholde: Præsentation af virtuelt planlægningssystem Gennemgang af nedenstående case ”Patient med en afvigelse i kæbevæksten og sammenbiddet, der kræver en kombineret tandregulerings- og kirurgisk behandling med flytning af begge kæber”. 16 Udbudsbetingelser Tilbudsgiver skal ud fra de udleverede filer: 1. 3D Conebeam scanning af kranie efter afsluttet forbehandling med tandregulering (DICOM fil) 2. Scannede gipsmodeller af over- og underkæbe (DICOM filer) 3. Scannede gipsmodeller sat i det endelige sammenbid (DICOM fil) samt 4. Kliniske fotos (JPG filer) demonstrere import af disse filer i planlægningsprogrammet og gennemføre en planlægning af en kombineret procedure med operation på over- og underkæbe (Le-Fort I osteotomi uden sektionering og bilateral sagital splitosteotomi). Filerne kan kun fås ved henvendelse til Amgros, jf. pkt. 2. Produktpræsentation i Delkontrakt 2: Produktpræsentationen skal som minimum indeholde: Præsentation af virtuelt planlægningssystem Gennemgang af nedenstående 3 cases 1. Maxil- og mandibelosteotomi med hageplastik. 2. Kontinuitetsresektion af corpus mandibelosteotomi og rekonstruktion med forniklet skinne. 3. Rekonstruktion af orbitabund ved spejling af anatomisk intakt modstående side med fremstilling af model til tilpasning af orbitanet. Tilbudsgiver vil i fht. begge produktpræsentationer modtage nærmere besked om tidspunkt for demonstrationen af løsningen, når antal Tilbudsgivere kendes. Tilbudsgiver afholder udgifterne til produktpræsentationen(erne) af den tilbudte leverance. 9 Prisoplysning Generelt Priser på de i Kontraktbilag 3 anførte produkter og ydelser skal opgives i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter og told. Kontraktbilag 3 skal i øvrigt udfyldes i overensstemmelse med anvisningerne i bilaget. Pris på naturligt sammenhængende produkter Udgår Kombinationsrabatter En kombinationsrabat er en rabat, som Ordregiver opnår, såfremt Tilbudsgiveren tildeles begge delkontrakter. 17 Udbudsbetingelser Tilbudsgiveren kan vælge at afgive en sådan kombinationsrabat, såfremt han afgiver tilbud på begge delkontrakter. Kombinationsrabatten anføres i tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 3 og vil indgå i tilbudsvurderingen som beskrevet i pkt. 12. Såfremt Tilbudsgiver alene tildeles én delkontrakt, vil de i tilbudslisten anførte priser være gældende uden kombinationsrabatten. Forlængelsesrabat Udgår Effektivitetsrabat Udgår Logistikrelateret rabat Udgår 10 Alternative tilbud Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsvarianter Udgår Sideordnede tilbud Udgår 11 Kontrakten Generelt Kontrakt vil blive indgået på baggrund af de til udbudsmaterialet vedlagte ”Udkast til kontrakt 1” og ”Udkast til kontrakt 2”. Kontrakt indgås separat med de vindende tilbudsgivere for hver af de enkelte regioner. Det betyder, at de enkelte kontrakter kan opsiges, ophæves eller på anden vis ophøre eller forlænges, uden dette får betydning for de øvrige regioner/kontrakter. Kontraktform Delkontrakterne er at betragte som en rammeaftale i henhold til Udbudslovens § 24, nr. 30. En rammeaftale indebærer, at Ordregiveren har adgang til, fra gang til gang, efterhånden som et konkret behov opstår at foretage indkøb af ydelser/varer under rammeaftalen. Opdeling af kontrakten Som beskrevet i pkt. 1.1 omfatter udbuddet to separate delkontrakter. For hver delkontrakt agter Ordregiver at indgå kontrakt med to leverandører som beskrevet i pkt. 11.6. 18 Udbudsbetingelser Kontraktperiode Kontrakten med den enkelte region løber i 2 år fra kontraktstart, jf. pkt. 11.1. Kunden kan i henhold til den enkelte kontrakt kan dog vælge at forlænge Kontrakten 2 gange med op til 12 måneder pr. gang. Optioner Option på forlængelse Kontrakten med den enkelte region kan forlænges af Kunden i overensstemmelse med pkt. 11.4. Option vedr. virtuel planlægning For Region Midtjylland, Region Syddanmark og Region Sjælland er der i Delkontrakt 1 indbygget en option på køb af adgang til et virtuelt planlægningssystem. Optionen skal kunne udnyttes af alle regioner uafhængigt af de øvrige regioners beslutning, og internt i regionerne skal et sygehus ligeledes kunne vælge at tilkøbe optionen mens et andet sygehus i samme region skal kunne undlade at tilkøbe det virtuelle planlægningssystem. Tilbudsgiveren er ikke forpligtet til at afgive tilbud på denne option. Option for regioner Udgår Option for ydelser Hvis Kunden ønsker etablering af et konsignationslager i kontraktperioden, er Tilbudsgiver forpligtet til at oprette dette i henhold til de i Kontraktbilag 8 nævnte vilkår, jf. Kontraktbilag 2. Konsignationslager er således en option for de enkelte sygehuse og tilbudsgiver skal afgive tilbud på optionen. Antal leverandører For hver delkontrakt agter Ordregiver at indgå kontrakt med den Tilbudsgiver, der afgiver det bedste tilbud for den pågældende delkontrakt i henhold til tildelingskriteriet, jf. pkt. 12. Samme Tilbudsgiver kan tildeles én eller begge delkontrakter – eller slet ingen. Denne kontrakt med den vindende tilbudsgiver træder i kraft og forløber som angivet i kontraktudkastet for den pågældende delkontrakt, herunder med en implementeringsperiode og en efterfølgende prøveperiode i de 3 første måneder af driftsperioden, jf. udkast til kontrakt pkt. 4. For hver delkontrakt ønsker Ordregiver endvidere at indgå aftale med én anden mulig leverandør. Denne aftale agter Ordregiver at indgå med den leverandør, der har afgivet den næstbedste tilbud under den pågældende delkontrakt, jf. pkt. 12. Denne aftale indebærer, at den pågældende tilbudsgiver forpligter sig til i en periode frem til 1. december 2016 at være bundet af sit oprindelige tilbud på uændrede vilkår, dog med ”udskudt ikrafttræden for kontrakten”. Formålet med aftalen er at give Ordregiver mulighed for i den tidsbegrænsede periode at vælge at overgå til en ny leverandør i stedet for at genudbyde aftalen, hvis Ordregiver inden udløbet af prøveperioden måtte finde det nødvendigt at ophæve kontrakten med den vindende tilbudsgiver. Ordregiver er frit stillet med hensyn til, om denne ønsker at ”trække” på den indgåede aftale eller i stedet ønsker at genudbyde kontrakten. 19 Udbudsbetingelser Aftalen indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast til Aftale om forlænget vedståelse, jf pkt 3. Særlige vilkår I henhold til udbudsbekendtgørelsens del III.2.2 gælder der særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten. Menneskerettigheder mv. Der stilles i kontrakten krav om, at leverandørens ydelser skal leveres med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 18. Databehandleraftale De(n) vindende tilbudsgiver(e) vil evt. skulle behandle personoplysninger på Ordregivers vegne, jf. kontraktens pkt. 9.7. Mærkning, miljø og indholdssstoffer Der stilles i kontrakten forskellige krav til mærkning af produkter samt til miljø og indholdsstoffer. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 6.4. Udfasningsperiode Leverandøren skal være indstillet på, at Kontrakten vil være gældende på uændrede vilkår i en eventuel udfasningsperiode efter kontraktudløb ved overgang til en anden leverandør i en efterfølgende kontraktperiode. Perioden kan dog ikke overstige 6 måneder. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 4.5. Krav om sikkerhedsstillelse Udgår 12 Tildelingskriterium og evalueringsmetode Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” på baggrund af følgende underkriterier og vægte. Følgende underkriterier gælder for Delkontrakt 1: Underkriterier Vægtning Økonomi, jf. pkt. 12.4 Opdelt i økonomi for: Osteosyntesemateriale, modulsæt og tilknyttede ydelser 35 % Virtuelt planlægningssystem 5% 20 Udbudsbetingelser Kvalitet, jf. pkt. 12.5 Opdelt i kvalitet for: Osteosyntesemateriale, modulsæt og tilknyttede ydelser 26 % Virtuelt planlægningssystem 4% Service, jf. pkt. 12.6 30 % Følgende underkriterier gælder for Delkontrakt 2: Underkriterier Vægtning Økonomi, jf. pkt. 12.4 Opdelt i økonomi for: Osteosyntesemateriale, modulsæt og tilknyttede ydelser 25 % Virtuelt planlægningssystem 15 % Kvalitet, jf. pkt. 12.5 Opdelt i kvalitet for: Osteosyntesemateriale, modulsæt og tilknyttede ydelser 15 % Virtuelt planlægningssystem 15 % Service, jf. pkt. 12.6 30 % Evalueringsmetode Ved evalueringen af tilbuddene vil der blive anvendt en pointskala fra 1- 5, hvor tilbuddene bedømmes ud fra de ovenfor angivne kriterier, og som beskrevet nærmere nedenfor. Det tildelte antal point for hvert af underkriterierne vil i den samlede evaluering blive ganget med de respektive vægte, dvs. at de tildelte point for hvert underkriterie indgår forholdsmæssigt i den samlede tilbudsvurdering efter følgende formel; antal point for et givent underkriterie * den ovenfor anførte vægtning af det pågældende underkriterium Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af de vægtede point for samtlige underkriterier. Tilbudsgiver med det højeste pointscore har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, og Ordregiver agter at tildele denne tilbudsgiver kontrakten under den pågældende delkontrakt. Som beskrevet i pkt. 11.6 agter Ordregiver endvidere at tildele tilbudsgiveren med det næsthøjest pointscore kontrakt i form af Aftale om forlænget vedståelse. 21 Udbudsbetingelser Underkriteriet økonomi bedømmes som beskrevet nedenfor i pkt 12.4, og evaluering sker under hensyntagen til de kombinationsrabatter, som tilbudgiverne kan tilbyde, som beskrevet nedenfor i pkt 12.3. For de kvalitative underkriterier, ”kvalitet” og ”service”, bedømmes hvert tilbud ved brug af følgende absolutte pointskala: Beskrivelse af trin Point Tilbudsgivers beskrivelse opfylder kriteriet til fulde 5 point Tilbudsgivers beskrivelse opfylder kriteriet meget tilfredsstillende 4 point Tilbudsgivers beskrivelse opfylder kriteriet tilfredsstillende 3 point Tilbudsgivers beskrivelse af kriteriet er mindre tilfredstillende 2 point Tilbudsgivers beskrivelse af kriteriet er ikke tilfredstillende 1 point Tilbuddene vil blive vurderet i forhold til en absolut standard for hvert konkurrenceparameter omfattet af underkriterierne, jf pkt. 12.5 og 12.6. Det er derfor ikke på forhånd givet, at et eller flere tilbud vil blive tildelt det højst mulige antal point på pointskalaen for hvert konkurrenceparameter. Særligt om tildeling af delkontrakter og hensyntagen til kombinationsrabat Tildelingsvurderingen foretages for hver enkel delkontrakt for sig på grundlag af de underkriterier, der er angivet for den pågældende delkontrakt i pkt. 12.1 ovenfor. Som anført i pkt.9.3 har tilbudsgiverne mulighed for at give tilbud på en kombinationsrabat, der gælder hvis tilbudsgiveren tildeles begge delkontrakter. Denne rabat udgør en fast procentsats, der fratrækkes de på tilbudslisten anførte priser, hvis tilbudsgiveren tildeles begge delkontrakten, dvs. rabatten reducerer den samlede evalueringstekniske pris for den pågældende tilbudsgiver under hver af de to delkontrakter. Tilbudsvurderingen gennemføres derfor således, at der først gennemføres en evaluering med evalueringstekniske priser inklusive rabat. Dvs. at for de tilbudsgivere, der har tilbudt en rabat, foretages evalueringen af hans tilbud under en delkontrakt med hans evalueringstekniske pris for den pågældende delkontrakt inkl. rabat. For tilbudsgivere, der ikke har afgivet rabat, foretages evalueringen med den evalueringstekniske pris (der således ikke indeholder en rabat). Evalueringen gennemføres separat for hver af de to delkontrakter. Hvis evalueringen af de to delkontrakter medfører, at samme tilbudsgiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud både for Delkontrakt 1 og for Delkontrakt 2, tildeles denne tilbudsgiver kontrakt på begge delkontrakter, og indkøb sker med den angivne rabat. Hvis evalueringen af de to delkontrakter ikke medfører, at samme tilbudsgiver har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet på begge delkontrakter, gennemføres en ny evaluering. Denne evaluering sker på grundlag af de evalueringstekniske priser uden rabat, og denne evaluering vil derefter danne grundlag for tildeling af kontrakter. 22 Udbudsbetingelser Økonomi Opgørelse af evalueringsteknisk pris Evalueringen sker på grundlag af den samlede evalueringstekniske pris, der beregnes for hver delkontrakt som nærmere beskrevet i Kontraktbilag 3. Hensyntagen til eventuelt tilbudte kombinationsrabatter sker ved en evaluering eventuelt gennemført i to faser, som beskrevet ovenfor i pkt. 12.3. Beregning af point for pris Underkriteriet ”økonomi” evalueres efter en pointmodel med skalaen fra 1-5, og således at priser omregnes til point i en lineær model, hvor laveste pris får maksimumpoint, 5 point, mens et tilbud, der har en pris som er 50 % højere end laveste pris tildeles minimumpoint, 1 point. Øvrige tilbud tildeles point efter en lineær interpolation mellem disse to punkter. Såfremt der er en større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den anførte model tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris - vil Ordregiver i stedet benytte en evalueringsmodel med en større økonomisk ramme. Dette er således en tilsvarende model med en fast økonomisk ramme, men således at rammen udvides til 100 %. Tilbud, hvis pris ligger 100 % over prisen for tilbuddet med den laveste pris, tildeles således 1 point. Såfremt der er en større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den anførte sekundære model tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 100 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris - vil Ordregiver i stedet benytte en evalueringsmodel, hvor point beregnes efter en ikke-lineær model. Laveste pris får maksimumpoint,5 point, og de øvrige priser omregnes til point ved brug af følgende formel; Tilbuddets pris = 5 point * laveste pris/tilbuddets pris Prisevaluering af Delkontrakt 1 Evalueringen foretages således, at der beregnes en evalueringsteknisk pris vedrørende implantater, modulsæt og øvrige tilknyttede ydelser samt adgang til virtuel planlægning der evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 35 % i den samlede evaluering, og der beregnes en evalueringsteknisk pris vedr. brug af virtuel planlægning der evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 5 % i den samlede evaluering. Hvis tilbudsgiver ikke afgiver tilbud på optionen, vil tilbudsgivers tilbud indgå i evalueringen med et fastsat pristillæg, jf. fane 5.1 i tilbudslisten i Kontraktbilag 3. Evaluering af Delkontrakt 2 Evalueringen foretages således, at der beregnes en evalueringsteknisk pris vedrørende implantater, modulsæt og øvrige tilknyttede ydelser samt adgang til virtuel planlægning der evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 25 % i den samlede evaluering, og der beregnes en evalueringsteknisk pris vedr. brug af virtuel planlægning der evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 15 % i den samlede evaluering. Kvalitet Evaluering af Delkontrakt 1 ”Kvalitet” vurderes ud fra de konkurrenceparametre, der i henhold til angivelserne i Kontraktbilag 2 specifikt angår ”kvalitet”. 23 Udbudsbetingelser I Kontraktbilag 2 har Ordregiver angivet, hvad der lægges vægt på i forbindelse med denne vurdering. Tilbudsgiver skal ved sin besvarelse følge vejledningen i Kontraktbilag 2. Evalueringen foretages således, at konkurrenceparametre, der henhører under fane 1- 3 (dvs. konkurrenceparametre vedrører implantater og modulsæt) evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 26 % i den samlede evaluering, mens konkurrenceparametre, der henhører under fane 6.1 (dvs. vedrører det virtuelle planlægningssystem) evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 4 %, jf pkt. 12.1. For konkurrenceparametre, der henhører under fane 1- 3 (dvs. konkurrenceparametre vedrørende implantater og modulsæt) indgår samtlige konkurrenceparametre med lige vægt i den samlede evalueringen af kvalitet under dette delkriterium. Evaluering sker på grundlag af Tilbudsgiverens besvarelse i Kontraktbilag 2, og de fremsendte vareprøver, jf. pkt. 8.1, således som nærmere beskrevet i Kontraktbilag 2. For konkurrenceparametre, der henhører under fane 6.1 (dvs. konkurrenceparametre vedrørende det virtuelle planlægningssystem) foretages evalueringen som nærmere beskrevet i fane 6.1. Hvis tilbudsgiver ikke afgiver tilbud på optionen, vil tilbudsgivers tilbud indgå i evalueringen med det laveste point. Evaluering af Delkontrakt 2 ”Kvalitet” vurderes ud fra de konkurrenceparametre, der i henhold til angivelserne i Kontraktbilag 2 specifikt angår ”kvalitet”. I Kontraktbilag 2 har Ordregiver angivet, hvad der lægges vægt på i forbindelse med denne vurdering. Tilbudsgiver skal ved sin besvarelse følge vejledningen i Kontraktbilag 2. Evalueringen foretages således, at konkurrenceparametre, der henhører under fane 1- 3 (dvs. konkurrenceparametre vedrører implantater og modulsæt) evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 15 % i den samlede evaluering, mens konkurrenceparametre, der henhører under fane 6.1 (dvs. vedrører det virtuelle planlægningssystem) evalueres og vægtes for sig, og indgår med en vægt på 15 %, jf pkt. 12.1. For konkurrenceparametre, der henhører under fane 1- 3 (dvs. konkurrenceparametre vedrørende implantater og modulsæt) indgår samtlige konkurrenceparametre med lige vægt i den samlede evalueringen af kvalitet under dette delkriterium. Evaluering sker på grundlag af Tilbudsgiverens besvarelse i Kontraktbilag 2, og de fremsendte vareprøver, jf. pkt. 8.1, som nærmere beskrevet i kontraktbilag 2. For konkurrenceparametre, der henhører under fane 6.2 (dvs. konkurrenceparametre vedrørende det virtuelle planlægningssystem) foretages evalueringen som nærmere beskrevet i fane 6.2. Service Evaluering af Delkontrakt 1 og Delkontrakt 2 ”Service” vurderes ud fra de konkurrenceparametre, der i henhold til angivelserne i Kontraktbilag 2, specifikt angår ”service”, jf. fane 4 og 5. Samtlige konkurrenceparametre indgår med lige vægt i den samlede evalueringen af service. 24 Udbudsbetingelser I Kontraktbilag 2 har Ordregiver angivet, hvad der lægges vægt på i forbindelse med denne vurdering. Tilbudsgiver skal ved sin besvarelse følge vejledningen i Kontraktbilag 2. 13 Tildeling af ordrer under rammeaftalen Udgår 14 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgivere Generelt Amgros anbefaler, at Tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Ordregiver vil som udgangspunkt være forpligtet til at se bort fra et tilbud, som ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for Ordregiver at tillade Tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud efter, at tilbuddet er indleveret. Ordregiver kan dog efter Ordregivers valg, jf. Udbudslovens § 159, stk. 5, i særlige tilfælde, anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre sit tilbud ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis de oplysninger eller dokumenter, som Tilbudsgiver har indsendt i forbindelse med et tilbud er ufuldstændige eller fejlbehæftede, eller når der mangler specifikke dokumenter. Anmodningen må ikke føre til, at Tilbudsgiver fremsætter nyt tilbud. Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for bestemmelserne i udkast til Delkontrakt 1, udkast til Delkontrakt 2, Kontraktbilag 5, Kontraktbilag 8 og Kontraktbilag 9, ligesom der ikke kan tages forbehold over for mindstekrav. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for mindstekrav og udbuddets grundlæggende elementer. Ordregiver er endvidere berettiget til at afvise tilbud med forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbuddet. Såfremt Ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evalueringen af ”Økonomi”, jf. pkt. 12.4. Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at Ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. Udelukkelse som følge af ikke-tilfredsstilende opfyldelse af konkurrenceparametre Udgår 15 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. 25 Udbudsbetingelser Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 16 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakter modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke(n) Tilbudsgiver(e) Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af Tilbudsgiver i ESPD Del II, A, angivne emailadresse for Tilbudsgivers kontaktperson. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med de(n) vindende Tilbudsgiver(e) efter udløbet af standstillperioden. Kontraktindgåelse forudsætter dog, at de(n) vindende Tilbudsgiver(e), som Amgros har til hensigt at tildele til, indenfor den af Ordregiver fastsatte frist har fremlagt den fornødne dokumentation for egnethed, jf. Udbudslovens § 151 og ovenfor pkt. 6. Manglende opfyldelse af krav til fremlæggelse af den nævnte dokumentation kan medføre, at Amgros ændrer sin hensigt om tildeling. Meddelelse til de(n) vindende Tilbudsgiver(e) om, at Tilbudsgivers/Tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren/Tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Amgros ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 17 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til under udbudsprocessen, inden for de rammer hvor dette er muligt i henhold til udbudsretten at ændre mindstekrav. Alle mindstekrav anses således ikke som grundlæggende elementer og ordregiver kan i løbet af udbudsprocessen foretage ændringer af mindstekrav i overensstemmelse med de udbudsretlige rammer. Ændring af mindstekrav kan eksempelvis ske som følge af indkomne spørgsmål, der påpeger uhensigtsmæssigheden af, at et krav er fastsat som mindstekrav, og hvor Ordregiver på baggrund af spørgsmålet vurderer, at mindstekravet mod den oprindelige hensigt begrænser konkurrencen på usaglig vis. Potentielle tilbudsgivere opfordres således til kontinuereligt at holde sig opdateret i forhold til udbuddet, jf. pkt. 1.1 og 5.1. Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbuddet (enkelte delkontrakter) og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt dette ikke sker på grundlag af en usaglig grund. 26 Udbudsbetingelser 18 Tjekliste for Tilbudsgiver Generelt Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet fremsende de oplysninger og dokumenter – i den form (jf. pkt. 7.2) – der kræves af Ordregiver i henhold til nærværende udbudsbetingelser. Det bemærkes, at Tilbudsgiver selv skal påse, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til pkt. 14. Tjekliste Nr. Oplysning/dokumentation Dokument 1. Oplysninger om den økonomiske aktør 2. Erklæring om ikke at være omfattet af obligatoriske udelukkelsesgrunde ESPD, Del II, A, B og C (Udbudsbilag 1) ESPD, Del III, A, B og C (Udbudsbilag 1) Yderligere forklaring Pkt. 6.4.1 a Pkt. 6.4.1 b 3. 4. 5. 6. 7. Oplysning om årsomsætning, det vil sige nettoomsætning, i de[t] seneste disponible 3 regnskabsår ESPD, Del IV, B (Udbudsbilag 1) Pkt. 6.4.2 Oplysning om egenkapital (ultimo året) i det seneste disponible regnskabsår Oplysninger om det forsikrede beløb, det vil sige dækningssummen, i Tilbudsgivers – relevante – erhvervsansvarsforsikring Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser leveret inden for de seneste 3 år Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortium): ESPD, Del IV, B (Udbudsbilag 1) ESPD, Del IV, B (Udbudsbilag 1) Pkt. 6.4.2 ESPD, Del IV, C (Udbudsbilag 1) Pkt. 6.4.3 ESPD og Kontraktbilag 6 (Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse) Pkt. 6.2, Pkt. 6.4.1, Pkt. 6.4.2 og Pkt. 6.4.3 ESPD og Kontraktbilag 7 (Støtteerklæring) Pkt. 6.3, Pkt. 6.4.1, Pkt. 6.4.2 og Pkt. 6.4.3 Der skal fremsendes udfyldt ESPD for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen Pkt. 6.4.2 Sammenslutningen skal vedlægge erklæring om, at disse hæfter solidarisk, direkte og ubetinget. Erklæringen skal endvidere indeholde oplysning om, hvem der er fælles befuldmægtiget 8. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen: 27 Udbudsbetingelser Der skal fremsendes udfyldt ESPD for Tilbudsgiver selv samt et separat udfyldt ESPD for den/de virksomhed(er), som Tilbudsgiver baserer sig på. Der skal medsendes en støtteerklæring for den/de virksomhed(er), som Tilbudsgiver baserer sig på. 9. Udfyldt kravspecifikation/løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 2 Pkt. 12 og pkt. 14 10. Produktdatablade Produktdatablade for de tilbudte produkter Pkt. 8 11. Udfyldt tilbudsliste Kontraktbilag 3 Pkt. 12 12. Overordnet tidsplan for implementering Kontraktbilag 9 Pkt. 14 28 Udbudsbetingelser Udbudsbilag 1 – Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Se separat dokument 29 Udbudsbetingelser Udbudsbilag 2 – Fortegnelse over vareprøver Udgår – se pkt. 8.1 30 Udbudsbetingelser Udbudsbilag 3 – Kvittering for modtagelse ved personlig aflevering af tilbud Det bekræftes herved, at Amgros I/S har modtaget tilbud i forbindelse med følgende udbud: Udbuddets navn: EU-udbudsnummer: Tilbudsfrist: Udbud af kæbekirurgiske implantater [angiv EU-udbudsnummer] 15.03.2016 kl. 12.00 Nærværende kvittering er alene en bekræftelse på, at tilbuddet er modtaget fra nedenstående Tilbudsgiver på det nedenfor angive tidspunkt: Navn på virksomhed (udfyldes af Tilbudsgiver): Dato og tidspunkt for modtagelse af tilbud (udfyldes af Amgros ved modtagelsen): Kvitteringen er således ikke en bekræftelse på, at modtagelsen er sket rettidig eller at det fremsendte i øvrigt overholder udbudsbetingelserne. Underskrift (udfyldes af Amgros) Navn med blokbogstaver (udfyldes af Amgros) Nærværende blanket anvendes kun ved personlig aflevering. Kvitteringen udfyldes og underskrives, og original afleveres til Tilbudsgiver. Amgros beholder en kopi af kvitteringen. 31
© Copyright 2024