Årsmøte 2016 ÅRSMØTE 2016 Sandnes og Jæren Rideklubb
Årsmøte 2016 ÅRSMØTE 2016 Sandnes og Jæren Rideklubb Mandag 14. mars 2016 kl. 19:30 Årsberetning 2015 Det avholdes ordinært Årsmøte mandag 14. mars 2016 kl. 19:30 i Rytterstuen. Saksliste for Sandnes og Jæren Rideklubb: Sak 1: Godkjenning av de stemmeberettigede Sak 2: Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden Sak 3: Valg av dirigent, referent samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen Sak 4: Behandle klubbens årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger Sak 5: Behandle klubbens regnskap i revidert stand for 2015 Sak 6: Behandle forslag og saker a) Ny lovnorm fra Norges Idrettsforbund for idrettslag/klubber Sak 7: Fastsette medlemskontingent Sak 8: Budsjett 2016 Sak 9: Behandle klubbens organisasjonsplan Sak 10: Valg: a) Valg av leder og nestleder b) Valg av 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c) Valg av kontroll komite 2 medlemmer og 1 varamedlem d) Valg av representanter til rytterting og rytterkrets e) Valg av valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Sandnes, 7. mars 2016 For Sandnes og Jæren Rideklubb Tor Jan Tjosevik Styreleder Årsberetning 2015 STYRETS SAMMENSETNING Styret i Sandnes og Jæren Rideklubb har i 2015 hatt følgende sammensetning: Formann: Tor Jan Tjosevik Nestleder: Nina Heien Styremedlem: Live Skatvedt Styremedlem: Gisle Rugland Styremedlem: Stine Rebecca Andersen David Styremedlem: Peter I. Lantz Vararepresentant: Jon Fredrik Myge Vararepresentant: Karina Andersson Ungdomsrepresentant: Siri Christiansen Valgkomité: Kjersti Å. Stangeland, Jens Budsberg og Grethe Christiansen og Hilde S. Østebø (fratrådt). STYRETS ARBEID I driftsåret 2015 har det vært avholdt 9 ordinære styremøter. I tillegg har det ved behov vært hyppig kontakt mellom styremedlemmene. Styret har hatt møter med Sandnes Kommune for relokalisering av klubben. Klubben har spilt inn andre lokaliseringsalternativer enn Sviland, og dette ble tatt inn i Aktive Sandnes 2015‐2018, og anført at klubben mener at Sviland er et dårlig alternativ ut i fra kommunikasjon og kundegrunnlag. Klubben samarbeider med kommunen for å finne andre alternative lokasjoner. Leiekontrakten mellom klubben og med Sandnes Kommune for arealet på Foss‐Eikeland løper frem til 2048,og utløsningen av denne leiekontrakten antas i hovedsak være klubbens egenkapital til ett nytt anlegg. ØKONOMI Regnskapet er oppgjort med et meget konservativt overskudd på Kr. 14.575, og en egenkapital på Kr. 1.241.941 per 31.12.2015. Økonomien til klubben har bedret seg i løpet av 2015. Bedringen skyldes økte inntekter fra rideskolen, utvidet tilbud til oppstallatører, og streng kostnadskontroll. I løpet av året ble oppstallingskapasiteten økt fra 60 til 68 ponnier/hester som også medfører økte inntekter. Årets resultat er ikke sammenlignbart med tidligere årsresultat siden det er inntektsført både momsrefusjon for 2013 (anken på ikke innvilget momsrefusjon førte således fram) og 2014. Det investert i fem nye skolehester i løpet av året, 40 oppstallingsbokser, traktor, hindermateriell, utskifting av luftegårder, nye stevne PCer, internettlinjer, og vel en million kroner i vedlikehold av tre ridebunner medregnet ny hall hos Sandnes Garn, som er leid for Årsberetning 2015 en to års periode i første omgang. For investeringen i nye ridebunner fikk klubben innvilget et tilskudd på Kr. 250.000 fra Norges Rytter Forbund under ordningen «kraftak for ridebunner». Tilskuddet er inntektsført i 2015, og mottatt i januar 2016. Klubben har forpliktet seg til å arrangere 12 stevnedager per år frem til 2022, som er på samme nivå som i dag. Disse investeringene hadde ikke vært mulig om ikke deler av klubbens medlemmer hadde utvist enorm dugnadsinnsats, og styret vil rette en særskilt takk til disse medlemmene. Det er også investert i nytt tidtageranlegg, og her vil klubben takke medlemmer som ga ett kjærkomment bidrag i denne forbindelse. Det ble også gjennomført vedlikehold med utskifting av deler av belysning i stor ridehall, samt utskifting av enkelte vinduer i dette bygget. I regnskapet er utgiftsført investeringer i nye ridebunner, og kostprisen på nye skolehester blitt kostnadsført i sum er regnskapet blitt belastet med en utgift på over 1 million kroner. Styret kunne valgt og balanseføre investeringen, og avskrevet den over antatt levetid for eksempel 5 år i så tilfelle ville resultatet vært ca. Kr. 800.000 bedre. Oppstallingsboksene har blitt aktivert. Dette medfører at klubben har en sterkere balanse enn det regnskapet viser. Kostnadsføringen medfører at en slipper å belaste fremtidige regnskaper for disse investeringene. I løpet av 2015 utløste klubben de seks siste «bokseierlånene» med Kr. 102.000 slik at klubben har nå ett lån til Ridehallen AS på Kr. 119.000. Dette medfører at klubben nå har kontroll på samtlige oppstallings bokser på anlegget. Det er fortsatt ett stort vedlikeholds behov på anlegget, og styret i samarbeid med administrasjonen vil jobbe for at ytterligere vedlikehold blir gjennomført i 2016. Siden klubbens omsetning for 2015 er over grensen for revisjonsplikt har kontroll komitéen fungert som revisorer. For 2016 må det velges registrert revisor i tillegg til kontroll komité. Årsberetning 2015 DRIFTEN AV RIDESENTERET Ridesenterets daglige drift har vært ivaretatt av og Kenneth Sande. Ved årsskiftet hadde klubben 3 heltidsansatte, og flere deltidsansatte instruktører. Den gode fremgangen rideskolen hadde i høsten 2014 fortsatte i 2015. For øvrig vises det til Rideskole rapport senere i årsrapporten. Oppstallingskapasiteten har vært tilnærmet fullt utnyttet gjennom året, og er fullt belagt ved årsskiftet. Styret vil berømme de ansatte som bidrar til drift av senteret og virkelig står på i en hektisk hverdag. Klubben har pr. 31/12‐2015 462 medlemmer, og er med det en av landets største rideklubber. Det er også i 2015 utvist stor dugnadsvilje blant klubbens medlemmer: Vedlikehold og oppgradering av anlegget på Foss‐Eikeland, tunet, skrittemaskin, oppgraderte paddocker og gjerder samt mange mindre reparasjons‐ og vedlikeholdsoppgaver. Kiosk‐ og kafédrift går meget bra, både i det daglige og spesielt under stevner. Resultatene som skapes av innsatsen fra kiosken er et meget viktig bidrag til driften av anlegget. Det har vært avviklet flere stevner med et stort antall startende. Klubben har i årets løp arrangert både dressur‐, rideskole‐, voltige‐ og sprangstevner En stor takk til alle som har bidratt. Deres innsats og kompetanse sørget for både meget høy kvalitet, gjennomføringsevne og ikke minst at klubben kom ut med et overskudd fra stevnene. SPORTSLIGE AKTIVITETER Det vises til rapporter fra sportslig leder samt grenutvalg for dressur‐ og sprangutvalg. Årsberetning 2015 RIDEHALLEN AS Forholdet og kontakt med Ridehallen AS har gjennom 2015 vært meget godt, noe som er en forutsetning for en vellykket drift av anlegget. Sandnes og Jæren Rideklubb har i 2015 løst inn de seks gjenværende lån/(bokseieravtaler) og har nå ett samlet lån til Ridehallen AS på Kr. 119.000 mot Kr.17.000 tidligere. Sandnes og Jæren Rideklubb vil i samarbeid med styret i Ridehallen AS vurdere om selskapet skal oppløses. Ridehallen AS sitt formål er å støtte driften/vedlikehold av Sandnes og Jæren Rideklubb. Selskapet har således ett ideelt formål. Foss‐ Eikeland den 7mars 2016 Vil bli undertegnet på Årsmøte 14. mars 2016. _______________________ _______________________ Tor Jan Tjosevik Nina Heien Styrets leder Nest leder _______________________ ________________________ Live Skatvedt Stine Rebecca Andersen David Styremedlem Styremedlem _______________________ ________________________ Gisle Rugland Peter I. Lantz Styremedlem Styremedlem Rideskolen årsrapport 2015 Året 2015 startet med ny rideskoleansvarlig Marthe Y. Vonheim som tok over rideskoledriften. Som ny fikk hun god hjelp av Kenneth Sande og Hanne Lill Steen til å sette seg inn i alt som hadde med rideskolen å gjøre. Det ble avholdt kurs for alle instruktørene med Wille Kloos, som ga nyttig påfyll, samt flere instruktørmøter for å gå igjennom rutiner og diskutere ting som kan forbedres. Det ble avholdt påskekurs, sommerkurs og romjulskurs som Marthe Vonheim var ansvarlig for, med hjelp fra Maria Housken under sommerkurset. Voltigegruppen er aktiv og det ble avholdt kurs med ekstern instruktør med godt oppmøte. Det ble avholdt 5 rideskolestevner med stort oppmøte og Lucia Show der ungdomsseksjonen sto som arrangør. I tillegg hadde vi gratis ridning på de store stevnene(lag‐NM og NCS), + åpen dag. Det ble arrangert lotteri med et overskudd på om lag Kr. 85.000, som er blitt benyttet til anskaffelse av skolehester. I tillegg ble det tatt ut 7 rideskolehester(Wilardo, Billy the kid, Misty, Jamaica, Gulli, Kasper og Ofelia). Dermed fikk vi inn 5 nye skolehester, hvorav 3 er hester(Roderik, Zilva og Justice), og 2 ponnier(Knerten og Mister). Stellerordningen ble endret for å få ordningen inn i mer kontrollerte former blant annet fikk ikke stellerne ri alene på lørdager lengre, men de har nå fått tilbud om en ridetime til redusert pris for instruktør. Antall elever i rideskolen var ved årets slutt ca 250, dette er en økning fra forrige år noe som viser igjen på inntektene fra rideskolen. Rideskolen hadde per 31.12 følgende ansatte: Instruktører og stallmedarbeidere på timebasis: Jens Kristian Eriksen, Kristine Friestad, Silje Kobbeltvedt, Siri Christiansen, Hanna Haaland, Maria Selliken og Mona Rosland Fulltidsansatte: Lukasz Galecki, Robert Styrna og Marthe Vonheim. Ved årets slutt hadde rideskolen 18 hester/ponnier. 19.02.2016 Marthe Y. Vonheim Sportsligleder årsrapport 2015 SJR er fortsatt en stor klubb med underkant av 500 medlemmer. Aktiviteten på senteret er stor hele året rundt og klubben så behov for enda en innendørs ridehall og denne kom på plass i slutten av året ved å leie hos naboeiendommen. Det har vært avholdt 3 dressurstevner, 8 sprangstevner og 1 voltigestevne. I tillegg har det vært arrangert 5 rideskolestevner, totalt 17 stevner i 2015. Det har vært 3814 startende ekvipasjer på sprangstevner og 289 startende ekvipasjer på dressurstevner gjennom året. Dugnadsånden i klubben er fortsatt meget god og alle er med og inspirerer hverandre. Det ble arrangert sportskveld for 6. gang på rad og utdelt oppmerksomheter til medaljevinnerne fra 2015, samt gjennomgang av sesongen 2015. I 2015 fikk vi også en NM Bronse individuelt i Voltige. Viser også til egen rapport fra dressur og sprang. Flere av klubbens ryttere har deltatt på internasjonale stevner både i Norge og utenlands. En større gruppe reiste til Belgia i påsken og fikk med seg 3 helger med fine klasser og god erfaring fra utenlandsk arena. Til Norgesserien i Bergen reiste 42 ryttere for å kvalifisere lag til Norgesserien med finale på hjemmebane. Det var også en kvalifisering hos oss der vi igjen hadde flere ryttere i aksjon. Lag‐NM ble et vellykket arrangement der våre ryttere sørget for at vi fikk lag med i alle divisjoner og to lag i Lag‐NM. Det er ca 100 konkurrerende ryttere som har løst lisens for SJR i 2015, de aller fleste av disse er født mellom 1990 og 2000. Det har vært deltakelse i Nordisk, EM og stor representasjon på flere internasjonale stevner, der vi også har vist igjen med gode resultater. Det var ryttere i NM både unge ryttere, junior, children og ponni, innendørs og utendørs. I alle cuper og i AEG, og Kingsland OHS har klubben vært representert med flere ryttere. Vi har fått medalje både i utendørs og innendørs NM. Vi har fått medaljer i KM både for lag og individuelt. Det har vært god deltakelse på Lands og Elite stevner. Det har vært stor deltakelse på D‐ stevner og stor deltakelse på klubbens egne stevner av klubbens ryttere. Eurico Mariante har fortsatt sprangtreninger sammen med undertegnede noe som ser ut til å fungere bra. I dressur har vi hatt Rune Mæle som sluttet i november 2015, i tillegg har vi June Stokka. Lars Rasmussen er fremdeles gjestetrener. Vi har også hatt Jan Kristensen som gjestetrener for dressur. Vi har knyttet til oss Pether Markne som en ekstra ressurs for sprangrytterne og håper vi fortsetter det samarbeidet med noen treninger i 2016. Mikael Kolind er behjelpelig med beredning av hester og har også hatt noen dressurtreninger. Vi fortsetter å lykkes i mesterskap og ser frem til enda et spennende år. 20.02.2016 Kenneth Sande/Sportslig leder Dressur årsrapport 2015 Dressurutvalget har i 2015 bestått av: Siri M. H. H. Stokka, Eldbjørg Håland, Vigdis By, Hilde Østebø. Trenere i 2015: Rune Mæle og June Kristine Stokka Weekendtrener: Lars Rasmussen hadde 7 weekendtreninger. Weekendtrener Jan Møller Christensen hadde 4 weekendtreninger Blant instruktørene i rideskolen er også en dressurrytter. Vi vil gjerne trekke frem at vi i begynnelsen av året var nødt til å ha et samarbeid om weekendtreninger med andre klubber, for å kunne arrangere treningene uten tap. Dette har endret seg, og vi kunne i slutten av året se at det var mulig å arrangere disse selv, uten for stor risiko. Vi har fremdeles et godt samarbeid med omkringliggende klubber om weekendtreninger, vil sannsynligvis også i fremtiden spille på dem ved behov. Det er meget positivt at vi har fått en ny hall, da det da kan arrangeres treninger selv om det er stevne. Det gjelder selvsagt både for dressur og sprang. Stevner i 2015: 28. februar – 01. mars Lands stevne 01. – 03.mai D‐, L‐, E‐stevne 07. – 08.november D ‐ stevne m/klubbmesterskap Arbeidet til utvalget har i stor grad bestått i å arrangere stevner. Det er en utfordring å få nok folk med på å arrangere dressurstevner. Vi har hatt god – og nødvendig ‐ hjelp fra nærliggende klubber. Det er også en utfordring å få tak i nok av de høyest utdannede dommerne fordi stevner på Østlandet blir prioritert av NRYF og dommerne selv. Klubbens dressurryttere og medlemmer av dressurutvalget har bistått med dømming i forbindelse med ryttertester og dressurkonkurranser på rideskolestevner. Dressurutvalget har også bistått andre stevner i distriktet med avvikling av dressurstevner. SJR har i 2015 hatt dressurryttere i NM, Nordisk og CDI‐stevne i Nederland, samt i KM. Dressurutvalget har arrangert sosiale sammenkomster for dressurryttere (som var åpen for alle vel og merke – også sprangryttere) både vår og høst. I 2015 hadde vi hatt en økning av dressurmedlemmer og nye ryttere som deltar aktivt på treninger, spesielt på slutten av året. Vi regner med at dette vil gjenspeile seg i antall starter og aktiviteter ute på stevner etter hvert som de blir klare for det. Vi har også «gamle» medlemmer som har valgt å komme tilbake til SJR og for å representere klubben vår igjen. Vi vet også at flere dressurryttere venter på å få stallplass på SJR, så vi ser at det er gode muligheter til å få en større gruppe aktive medlemmer i denne grenen, som igjen vil kunne gi oss flere «hender» iht til bl.a. gjennomføring av stevner. Sprangutvalget årsrapport 2015 Sprangutvalget har hatt ett møte i 2015 og mye kommunikasjon på mail. Det har vært god dugnadsinnsats gjennom året fra alle de aktive foreldre og utøverne fra sprangmiljøet. Vi har arrangert 9 sprangstevner, 5 lands/elite, 3 D‐stevner og 1. klubbstevne. I tillegg har vi vært med å arrangere 3 rideskolestevner. Vi arrangerte som vanlig Sandnesgauken og Jump`n Sandnes i tillegg arrangerte vi NCS (Norwegian Champion of Showjumping) som vi ønsker skal bli et fast innslag på SJR. Vi arrangerte også et vellykket Lag NM med egne lag i hver divisjon. I løpet av året hadde vi 3814 startende ekvipasjer i sprang på anlegget vårt. Våre sprangryttere har startet på norske stevner 1815 ganger og fått plassering 538 ganger i 2015. Det betyr at våre ryttere blir plassert i gjennomsnitt hver tredje klasse gang de starter. Sprangutvalget har bestått av: Nina Heien, stevneleder og dommertårn Kjersti Stangeland og Kjersti Fotland, sekretariat Kristin Øya, Thomas Gitlesen og Gunnar Hovland, bane Jens Budsberg, teknisk og lyd Karina Andersson, HMS Line Budsberg, oppstalling Anne Berit Kobbeltvedt og Sophia Edback, kiosk Jeanette Falkeid, rideskolestevner Trygve Espeland, parkering John Egil Stangeland, sponsorutvalg I tillegg er det en rekke andre som er med og stiller opp. Stevnene har hatt overskudd i 2015 takket være gode sponsorinntekter og investering i egne bokser. Sportslige mesterskaps resultater i 2015: NM GULL UNGE RYTTERE, Amalie Steen Hegre INM GULL JUNIOR, Anna Stangeland INM SØLV CHILDREN, Tova Rugland KM SENIOR SØLV, Maria Housken KM HEST LAG SØLV, Maria Housken, Kaia Hegre, Henny Gitlesen og Malin Lantz. KM HEST LAG BRONSE, Sandra Rørheim, Jill Aline Knutsen, Kristina Knutsen og Lena Amalie Knutsen. En stor takk til alle som er med og bidrar til en god klubb for alle. 14.02.2016 Hanne‐Lill Steen, leder sprangutvalg Ungdomsseksjonen årsrapport 2016 Representant ungdomsseksjonen, styremøtene: Siri Christiansen Vi har i løpet av 2015 fått inn noen nye representanter i ungdomsseksjonen. Dette har gjort at vi har representanter fra rideskolen, sprang, dressur og voltige. Ansvar for 17. Mai toget 2015. Prøvde å legge hovedvekt på å bli lagt merke til i toget og vekke oppmerksomhet for å kunne bidra til rekruttering i rideskolen. Nye klubbdekken og klubbjakker ble bestilt og delt ut. Vi har arrangert flere klubbkvelder for klubbens ungdom, som har vært en stor suksess. Lucia‐showet ble arrangert, i samarbeid med Kenneth. Økonomi 2015 og Budsjett 2016 Sak 5/8: Behandle klubbens regnskap i revidert stand for 2015 med budsjett Kontonr 3010 3011 3020 3021 3030 3210 3220 3400 3440 3410 3450 3460 3500 3501 3503 3640 3900 4200 4201 4210 4220 4500 5000+ 6010 6270+ 6532 6551 6552 6553 6555+ 6565 6600+ 6621 6705 6710 6753+ 7006+ 7500 7710 7740 7770 7790 7830 Kontonavn Ridetimer HC Ridning Inntekter anlegg/ridehus Inntekter skrittemaskin / tjenester Medlemskontingent Inntekter sprangstevner Inntekter dressurstevner Tilskudd kommunen Momskompensasjon Lotteri inntekter Inntekt grasrotandel / Norsk Tipping Inntekt provisjon Coca‐Cola Oppstalling Fôr / Spøne Markekur Buinntekter Annen driftsrelatert inntekt 2014 ‐1 444 693 ‐2 500 ‐62 840 ‐26 000 ‐132 822 ‐529 815 ‐174 270 ‐489 909 ‐85 847 ‐17 290 ‐3 418 ‐982 456 ‐775 858 ‐214 327 ‐36 964 Sum inntekter ‐4 979 009 Leie betalingsterminal 17 184 Diverse stevnekostnad (felles) Utgifter sprangstevner 463 088 Utgifter dressurstevner 162 487 Fremmede tjenester 278 240 lønns og personalkostnader 1 180 365 Avskrivninger 60 000 Driftskostnader ink. Leie 826 065 Kioskutgifter Kraftfor 202 721 Høy 630 731 Spon 313 095 Utgifter skolehester 196 986 Kjøp Skolehester Reperasjon og vedlikehold bygninger 113 759 Traktorkostnader 115 000 Honorar regnskap 85 513 Matr. sprang Andre adm. Kostnader/hestesport, div 264 412 Startavgift,annet 21 240 Forsikringspremie 46 594 Styre‐ og bedriftsforsamlingsmøter Øreavrunding Bank og kortgebyr 1 529 Annen kostnad, fradragsberettiget 37 590 Avsetning tap på fordringer Sum driftskostnader 5 016 599 Driftresultat 8150 Annen rentekostnad 8170 Annen finanskostnad Sum finansposter Periodens resultat 37 590 2015 BUDSJETT ‐1 642 227 ‐1 650 000 ‐9 000 ‐10 000 ‐164 000 ‐120 000 ‐150 803 ‐150 000 ‐211 600 ‐150 000 ‐893 460 ‐600 000 ‐146 360 ‐150 000 ‐521 772 ‐400 000 ‐518 581 ‐200 000 ‐85 622 ‐80 000 ‐52 316 ‐40 000 ‐997 ‐1 000 ‐1 165 544 ‐100 000 ‐943 318 ‐900 000 ‐5 740 ‐5 000 ‐310 926 ‐250 000 ‐350 264 ‐100 000 ‐7 172 530 18 779 ‐ 628 845 150 324 1 298 266 60 000 1 339 194 139 472 264 067 641 067 492 043 272 469 203 475 1 257 843 45 097 7 500 ‐4 906 000 20 000 500 000 130 000 1 350 000 60 000 600 000 80 000 270 000 650 000 450 000 150 000 250 000 50 000 259 942 250 000 29 485 30 000 39 603 40 000 10 484 10 000 7 157 955 4 890 000 ‐14 575 ‐16 000 ‐5 266 18 654 3 042 ‐2 224 37 590 ‐16 799 Foreløpig regnskap ikke revidert – vil bli erstattet med revidert regnskap ‐16 000 Forslag 2016 Sak 6: Behandle forslag og saker a) Fra Rogaland Idrettskrets har Sandnes Jæren Rideklubb mottatt nye normlover fra Norges Idretts Forbund, som årsmøtet anmodes om å vedta. For å opprettholde tilknytningen til Norges Idrettsforbund må årsmøtet vedta disse lovene. b) Styret har ikke mottatt andre forslag til behandling ved årsmøtet. Sak 7: Fastsette medlemskontingent Styret foreslår følgende kontingent for 2017. FAMILIE (samme bostedsadresse) 1.000,‐ Enkelt medlem 500,‐ Støttemedlem – uten stemmerett 200,‐ Sak 9: Behandle klubbens organisasjonsplan Se eget vedlegg Valg 2016 Sak 10: Valg: 10 a) og b): Valgkomiteens innstilling årsmøtet 14.03.2016 Leder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem: Varameldem: Tor Jan Tjosevik, velges for 1 år Nina Heien, ikke på valg Gisle Rugland, velges for 2 år Stine R. A. David, ikke på valg Peter Lantz, ikke på valg Live Skartvedt, velges for 2 år Jon Fredrik Myge, ikke på valg Linda Husebø Øxnevad, velges for 2 år Ridehallen AS: Leder: Harald Friestad, velges for 1 år Medlem: Styreleder SJR Medlem: Bjørg Ronold, velges for 1 år Medlem: Magnar Halvorsen, velges for 1 år Medlem: John Stangeland, velges for 2 år 10c) Revisorer og kontroll komite: Styret ber om fullmakt til å inngå avtale med registrert revisor. Kontroll komite: Ina Corneliussen, ikke på valg Sicilia H. Antonsen, velges for 2 år Vara: Heidi Berheim, velges for 1 år 10d) Valg av representanter til rytterting og rytterkrets: Styret ber årsmøtet om mandat til å oppnevne disse kandidatene. 10e) Valgkomite: Kjersti Stangeland, ikke på valg Grete Thu Christiansen, ikke på valg Jens Budsberg, velges for 2 år For valgkomitéen Kjersti Stangeland Grete Thu Christiansen Jens Budsberg Sak 6: Behandle forslag og saker a) Ny lovnorm fra Norges Idrettsforbund for idrettslag/klubber Lover for Sandnes og Jæren Rideklubb, (heretter kalt klubben eller idrettslaget) stiftet 3. mai 1971, med senere endringer, senest av 14.03.2016. Godkjent av Rogaland idrettskrets. I henhold til LOVNORM FOR IDRETTSLAG (Vedtatt av Idrettsstyret 22. oktober 2015) I. INNLEDENDE BESTEMMELSER § 1 Formål (1) Klubbens formål er å øke interessen for ryttersporten og skape gode forhold og godt samarbeid mellom medlemmene. (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. § 2 Organisasjon (1) Klubben er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.1 (2) Klubben er medlem av Norges Rytterforbund. (3) Klubben er medlem av NIF gjennom Rogaland idrettskrets, hører hjemme i Sandnes kommune, og er medlem av Sandnes idrettsråd. (4) Klubben skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs lov gjelder for klubben uavhengig av hva som måtte stå i klubbens egen lov. § 3 Medlemmer (1) 1 For at en person skal opptas i idrettslaget må vedkommende: a) akseptere å overholde idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke kan operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. Medlemmer må følgelig registreres enkeltvis. b) ha gjort opp eventuelle økonomiske forpliktelser til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. (2) Styret i idrettslaget kan i særlige tilfeller nekte en person medlemskap. Før vedtak treffes, skal personen gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang. Vedtaket kan påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at det er mottatt. Klagen skal sendes til idrettslagets styre, som eventuelt kan omgjøre vedtaket. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker. (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig fra den dag kontingent er betalt. (4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. (5) Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. (6) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år, taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. (7) Styret i idrettslaget kan i særlige tilfeller frata et medlem medlemskapet for en periode på inntil ett år. Før vedtak treffes, skal vedkommende gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang. (8) Ved fratakelse av medlemskap kan den saken gjelder kreve at vedtaket behandles av ordinært/ekstraordinært årsmøte, og har rett til å være til stede ved årsmøtets behandling av saken. Kravet må fremsettes innen én uke etter at vedtaket er mottatt, og årsmøtet må deretter avholdes innen én måned. (9) Ved fratakelse av medlemskap kan idrettslagets vedtak påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at vedtaket er mottatt. Klagen skal sendes til idrettslagets styre, som eventuelt kan omgjøre vedtaket dersom det er fattet av styret selv. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker. Idrettslagets vedtak trer ikke i kraft før klagefristen er utløpt, eventuelt når klagesaken er avgjort. (10) Idrettslaget skal føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. Side 2 av 13 § 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet.2 Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE § 5 Kjønnsfordeling (1) Ved valg/oppnevning av styre, råd, utvalg/komité mv. og ved representasjon til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at ved valg/oppnevning av mer enn tre personer, skal det velges/oppnevnes minst to personer fra hvert kjønn. Bestemmelsen gjelder også der det velges mer enn ett varamedlem. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (2) Ved valg/oppnevning til styre, råd, utvalg/komité mv. i strid med bestemmelsen, skal styret innen én måned etter årsmøtet sende ut innkalling til ekstraordinært årsmøte der nytt valg foretas. Eksisterende medlemmer i det aktuelle styret, komiteen mv. blir sittende til nytt styre, komité mv. er valgt/oppnevnt. (3) Idrettskretsen kan pålegge idrettslaget å oppfylle bestemmelsen, herunder innkalle til nytt årsmøte eller foreta ny oppnevning. (4) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt mulig søkes om dispensasjon i forkant. Søknad om dispensasjon må være sendt til idrettskretsen innen 14 dager etter årsmøtet. Dispensasjon kan kun gis for én valgperiode/oppnevning av gangen. § 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man ha fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jf. § 3 (1). Det samme gjelder der en person skal oppnevnes som representant til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jf. § 16. (2) Et medlem som er arbeidstaker i eller har oppdragsavtale med idrettslaget, jf. § 7 (3), har ikke stemmerett på idrettslagets årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. 2 Idrettslaget kan innføre forskjellige kontingentkategorier (f.eks. for familier, pensjonister, studenter). Kontingenten må være på minst kr 100 per medlem. Årsmøtet kan vedta at æresmedlemmer skal være fritatt for betaling av kontingent. Side 3 av 13 (3) Et medlem kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem av styret, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (4) Et medlem kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Forslagsrett: a) Et medlem har forslagsrett til og på årsmøtet i idrettslaget. b) Styret i idrettslaget har forslagsrett til og på årsmøtet i idrettslaget c) Et idrettslag har forslagsrett til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, og dets representant(er) har forslagsrett på dette årsmøtet/tinget. d) Møteberettiget komité/utvalg har forslagsrett til årsmøtet i saker som ligger innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde, og dets representant(er) har forslagsrett på årsmøtet innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde. e) Et medlem under 15 år har forslagsrett til og på årsmøtet. (6) Talerett:3 Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på årsmøtet i idrettslaget. § 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité mv. i idrettslaget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse, plikter å fratre tillitsvervet ved tiltredelse av stillingen, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet er opphørt. (2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant som er arbeidstaker i det organisasjonsledd representasjonen skjer. (3) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på et medlem som har oppdragsavtale som kan sammenlignes med et ansettelsesforhold. (4) Bestemmelsen gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget, og er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke ansattrepresentant(er) til idrettslagets styre. 3 Årsmøtet kan også beslutte å gi talerett til andre personer. Dersom idrettslaget har engasjert revisor, må følgende punkt legges inn i (6): «Engasjert revisor har talerett på årsmøtet i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde.» Side 4 av 13 (5) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses ikke som valgt eller oppnevnt. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. § 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) Et medlem som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget, er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité mv. innen idrettslaget eller overordnet organisasjonsledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt, eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person som har slik avtale som nevnt i første setning. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant med tilsvarende tilknytning til det organisasjonsledd representasjonen skjer. (3) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses som ikke valgt eller oppnevnt. (4) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. § 9 Inhabilitet (1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken, b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken, c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part, d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller Side 5 av 13 ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i idrettslaget. (4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. (8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget. § 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling4 eller ved fjernmøte5. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig 4 5 For eksempel per e-post. For eksempel møte per telefon/videokonferanse. Side 6 av 13 saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. (3) Det skal føres protokoll fra styremøter. § 11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelse (1) Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet. (2) Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. (3) Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. III. ØKONOMI § 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv. (1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. Regnskapsåret skal følge kalenderåret.6 (2) Dersom idrettslaget har en årlig omsetning på mindre enn kr 5 millioner, skal laget følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, men kan, etter beslutning av styret, velge å følge regnskapsloven. Dersom idrettslaget har en årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer, skal laget følge regnskapsloven og revisorloven, og skal alltid engasjere statsautorisert/registrert revisor uavhengig av hva som følger av disse lovene. Alle organisasjonsledd som har engasjert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov § 2-12. (3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i en egen kolonne når årsregnskapet fremlegges. (5) Årsregnskap og årsberetning skal underskrives av samtlige styremedlemmer. Dersom idrettslaget har daglig leder skal også vedkommende signere. 6 Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon til å benytte avvikende regnskapsår. Side 7 av 13 (6) Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret. (7) Disposisjoner, herunder låneopptak, av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse eller virksomhet, kan kun vedtas av årsmøtet. IV. ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG MV. § 13 Årsmøtet (1) Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og avholdes hvert år innen utgangen av mars måned7. (2) Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på idrettslagets internettside eller på annen forsvarlig måte. I så fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest én uke før årsmøtet. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag til årsmøtet må være gjort tilgjengelig senest én uke før årsmøtet. (3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. (4) Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. (5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den sakslisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av saklisten. 7 Vedtak om årsmøte innen mars måned er fastsatt av Idrettsstyret, jf. NIFs lov § 2-11 (8) siste setning. Side 8 av 13 § 14 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Verken dirigent eller valgt referent behøver å være medlem. Det kan velges flere dirigenter og referenter. § 15 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal8: 1. Godkjenne de stemmeberettigete. 2. Godkjenne innkallingen, saklisten og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker.9 7. Fastsette medlemskontingent på minst kr 100, og treningsavgift, eller gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet.10 8. Vedta idrettslagets budsjett. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan.11 10. Foreta følgende valg:12 a) Leder og nestleder b) [antall] styremedlem og [antall] varamedlem13 c) Øvrige valg i henhold til vedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d) To revisorer.14 e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene. f) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem. Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. 8 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 9 Årsmøtet bør gi styret fullmakt til å oppdatere loven i samsvar med fremtidige endringer i NIFs regelverk og lovnorm for idrettslag. 10 Årsmøtet kan fastsette en øvre grense for treningsavgiftens størrelse. 11 Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering og aktivitet. 12 Dette er minimum av de tillitsvalgte som skal velges på årsmøtet. Årsmøtet kan i tillegg velge andre tillitsvalgte det er behov for. 13 Idrettslaget kan velge om styremedlemmer skal velges for ett eller to år av gangen. Antall styremedlemmer og varamedlemmer må fylles ut ved vedtakelse av loven, minimum ett styremedlem og ett varamedlem. Styremedlemmer kan velges til spesifikke oppgaver. 14 Idrettslag med årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer plikter å ha engasjert revisor, og må innta følgende som nytt punkt 10: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» Punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og nytt punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med minst to medlemmer.» Side 9 av 13 § 16 Stemmegivning på årsmøtet (1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. (2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. (3) Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. § 17 Ekstraordinært årsmøte (1) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak av årsmøtet i idrettslaget. b) Vedtak av styret i idrettslaget. c) Vedtak av styre eller årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd. d) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets stemmeberettigete medlemmer. (2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Saklisten og andre nødvendige dokumenter skal enten følge vedlagt innkallingen eller være gjort tilgjengelig på idrettslagets internettside eller annen forsvarlig måte. I sistnevnte tilfeller skal det fremgå av innkallingen at saksdokumentene er gjort tilgjengelig på annen måte, og dokumentene skal være gjort tilgjengelige på innkallingstidspunktet. (3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antall medlemmer av styret iht. Side 10 av 13 denne lov. Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (4) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av det ekstraordinære årsmøtet. (5) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør det ekstraordinære årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om det ekstraordinære årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. § 18 Klubbens styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet15 mellom årsmøtene. (2) Styret skal bl.a.: a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. c) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. d) Representere idrettslaget utad. e) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen.16 f) Oppnevne en ansvarlig (tillitsvalgt eller ansatt) for barneidretten17. (3) Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det eller minst to av styrets medlemmer forlanger det. § 19 Grupper/avdelinger/komiteer (1) Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. 15 Hovedstyret leder og forplikter laget. Dette innebærer at det er hovedstyret som kan foreta ansettelser og inngå evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. Hovedstyret kan imidlertid gjennom særskilt instruks eller vedtak gi idrettslagets gren-/gruppestyrer fullmakt til å forplikte laget innenfor instruksens/vedtakets rammer. 16 Gjelder for idrettslag som organiserer aktivitet for mindreårige og/eller personer med utviklingshemming. 17 Gjelder for idrettslag som organiserer aktivitet for barn til og med fylte 12 år. Side 11 av 13 (2) Idrettslagets årsmøte kan beslutte å opprette og nedlegge grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. § 15 pkt. 9. (3) Dersom lagets årsmøte ved behandlingen av organisasjonsplanen har vedtatt å opprette grupper med gruppestyrer, gjelder følgende: a) Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret velges på årsmøtet. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. b) Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i idrettslaget. Hovedstyret fastsetter en siste frist for avholdelse av det årlige møtet. Møtet innkalles av gruppestyret med minst én ukes frist. c) Det årlige møtet skal: i. Behandle regnskap. ii. Behandle gruppens årsberetning. iii. Fastsette budsjett. iv. Fastsette eventuell årlig treningsavgift, jf.§ 15 nr. 7. v. Fremme innspill til årsplan for gruppens aktiviteter til hovedstyret. d) Gruppestyret konstituerer seg selv, med mindre annet er besluttet av årsmøtet. e) Grupper kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten hovedstyrets godkjenning, jf. § 18. V. ØVRIGE BESTEMMELSER § 20 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12. § 21 Lovendring Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. (2) Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter. (3) I forbindelse med godkjenningen kan idrettskretsen pålegge nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk. Side 12 av 13 (4) Endringer i §§ 21 og 22 kan ikke vedtas av idrettslaget selv med mindre endringene følger av NIFs regelverk eller lovnorm. § 22 Oppløsning - Sammenslutning - Konkurs (1) Forslag om oppløsning av idrettslaget må først behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. (2) Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av laget. Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jf. § 21. (3) Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at idrettslaget skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før idrettslaget holder sitt ordinære årsmøte for behandling av saken. Veiledning til lovnorm for idrettslag Idrettslaget skal ha en lov som er i samsvar med NIFs regelverk og denne lovnormen. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. Alle lovendringer må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på saklisten og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringene må sendes til idrettskretsen for godkjenning. (www.idrettsforbundet.no/idrettskretser1/) Fotnotene i lovnormen er kun til informasjon, og utgjør ikke en del av loven. Det er valgfritt å ta med fotnotene i egen lov. NIFs regelverk er tilgjengelig på www.idrettsforbundet.no Side 13 av 13 Vedlegg sak 9 ORGANISASJONSPLAN for Sandnes og Jæren Rideklubb Forslag til årsmøtet 14.3.2016 Idrettens verdier: Fellesskap, Glede, Helse, Ærlighet Idrettslagets Organisasjon ÅRSMØTET Styret Valgkomité Revisor/kontrollkomité Sportslig Leder Administrasjon Driftsleder / Stallmester Rideskolen Instruktører/ Stalllmedarbeiderer Sportskomité Dressur komité Ungdomsseksjonen Sprang komité Teknisk komité Bu komité Luciakomite 17. mai komite Årsmøtet Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt 1. gang i året i måneden som er fastsatt i loven. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i Sandnes kommune, og de Rogaland Rytterkrets. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider. Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på nettet eller i avisen, eller sendes/legges ut til medlemmene. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf §12 Organisasjonsplan for Sandnes & Jæren Rideklubb forslag til årsmøtet 2016 Idrettens verdier: Fellesskap, Glede, Helse, Ærlighet Styrets funksjon og sammensetning Styret skal bestå av leder, nestleder, 5 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Ett at styremedlemmene innstilles av ungdomsgruppa til valg komitéen. Om ungdoms representant ikke velges av årsmøtet har innstilt ungdomsrepresentant møterett på styremøter uten stemmerett. Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i §1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Styreleder er klubbens representant i møter og forhandlinger Koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne. har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Styremedlemmer og vara medlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks informasjon, sosialt-ansvarlig, personal, sekretær, kasserer o.l. Revisorer/kontrollkomité Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Hvordan revisjonen utføres finne si NIFs lov kapittel 4 eller på http://www.lovdata.no/nif/hiff20071128-0002.html#map004 Organisasjonsplan for Sandnes & Jæren Rideklubb forslag til årsmøtet 2016 Idrettens verdier: Fellesskap, Glede, Helse, Ærlighet Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: • å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, • å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, • se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, • å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, • å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, • å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, • ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, • før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, • under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt • etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide. Komiteer Sportskomité Avholde møter for fastsettelse av stevner arr av SJR (ca. 4 møter pr år) Se til at alt materiell til stevner er i orden. Få inn sponsormidler. Ansvar for oppsett av sponsorer. Fordele arbeidslister til de forskjellige stevner(mal til fremgangsmåte) Sommertrening. Ansvar for sekretariatet under stevnene. Fremme sporten på en positiv måte på alle nivå. Dressurkomité Lage/ sende proposisjoner til stevner i regi av SJR Ansvar for at dressurstevnene går som planlagt Lage liste over personell til stevner inkl. bupersonell Ansvar for eventuelle gjestetrenere i dressur. Fordele arbeidsoppgavene seg imellom. Sette mål for dressuren innen klubben. Sprangkomite Lage/sende proposisjoner til stevner i regi av SJR. Ansvar for at sprangstevnene går som planlagt. Lage liste over personell til stevner. Fordele arbeidsoppgavene seg imellom. Ansvar for eventuelle gjestetrenere i sprang. Sette mål for sprangen innen klubben. Bukomite: Kjøkken ansvarlig ved stevner. Organisasjonsplan for Sandnes & Jæren Rideklubb forslag til årsmøtet 2016 Idrettens verdier: Fellesskap, Glede, Helse, Ærlighet Ungdomsseksjonen: Ansvar for å ivareta ungdommers interesse i klubben Arrangere aktiviteter som kan være av interesse for ungdommen Være klubbens talerør for ungdommen Få tildelt ansvar for aktiviteter etter avtaler med styret Lucia komite: 17.Mai komite: Ansvar for å arrangere opptog 17.mai. (Fane, flagg, transport av hester, plakater o.l.) Driftsleder / Daglig leder Driftsleder / Daglig leder er ansatt i klubben og har ansvar for daglig drift av klubben. Driftsleder / Daglig leder er ansatt av styret og rapporterer til styret gjennom styreleder. Arbeidsoppgaver og ansvarsområde gis av styret gjennom styreleder. Driftsleder/ Daglig leder bør ikke ta imot oppgaver fra andre enn styreleder da en ofte da får oppgaver som ikke har relevans for jobben. Selv om klubben har Driftsleder / Daglig leder, er det fortsatt styret som har juridisk ansvar for driften av klubben. Oppgaver for Driftsleder / Daglig leder Marked Rideskolens ansikt utad. Ansvar for oppstallingsinntak i samarbeid med styret Kompetansebygging Organisasjonsutvikling Handlingsplaner Ansvar for driften av rideskolen Ansvar for de ansatte og skape et best mulig arbeidsmiljø. Ansvar for diverse innkjøp(større beløp skal godkjennes av styret) Ansvar for å sette opp budsjett o.l i samarbeid med styret. Godkjenning av annen bruk av haller og ridebaner. Stallmester / Kontormedarbeider Fakturering av oppstallatørene og rideskolen Regnskap / Økonomi Stallarbeid Stallmedarbeidere/ Instruktører Foring i ukedager og lørdager Ansvar for oppfølging i forhold til ridetimene Stallarbeid Sportslig Leder Engasjert av Sandnes og Jæren Rideklubb for bl.a. Ansvar for undervisning til klubbens privatryttere Fremme klubben på en positiv måte. Motivere og engasjere klubbens medlemmer. Lage/ sette sportslige mål for klubben og medlemmene Rekruttere nye medlemmer innen sprang og dressur. Lede sportskomiteen Følge opp sprang/ -dressurkomiteene Organisasjonsplan for Sandnes & Jæren Rideklubb forslag til årsmøtet 2016
© Copyright 2024