Udbudsbetingelser
25. maj 2016 Udbudsbetingelser for offentligt udbud af høreapparater 2017 Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S [tal]-[tal] Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVER ................................................................................................................................................ 3 2. DE RETLIGE RAMMER ................................................................................................................................ 3 3. UDARBEJDELSE AF TILBUD ...................................................................................................................... 4 3.1 Udbudsmaterialet............................................................................................................................... 4 3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud ................................................................................................. 4 3.3 4. 3.2.1 Indledning ........................................................................................................................ 4 3.2.2 Tilbuddets indhold og disposition ....................................................................................5 3.2.2.1 Alternative tilbud ........................................................................................5 3.2.2.2 Personlige forhold .......................................................................................5 3.2.2.2.1. Oplysninger vedrørende udelukkelsesgrunde..............................................6 3.2.2.2.2. Oplysninger om teknisk og faglig formåen .................................................7 3.2.2.3 Forbehold og mindstekrav........................................................................... 7 3.2.2.4 Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet ...........................................8 3.2.2.4.1. Tilbudsskemaet ........................................................................................... 8 3.2.2.4.2. Det europæisk fælles udbudsdokument (ESPD) ....................................... 11 3.2.2.4.3. Tilpasningssoftware .................................................................................. 12 3.2.3 Fortrolighed ................................................................................................................... 12 3.2.4 Forhandlingsforbud........................................................................................................ 12 Formkrav til tilbuddet ...................................................................................................................... 12 3.3.1 Frist for afgivelse af tilbuddet ........................................................................................ 12 3.3.2 Adresse, antal eksemplarer mv. ..................................................................................... 13 3.3.3 Sprog.............................................................................................................................. 13 3.3.4 Vedståelsesfrist .............................................................................................................. 13 3.4 Orienteringsmøde ............................................................................................................................ 13 3.5 Skriftlige spørgsmål ........................................................................................................................ 14 ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD .............................................................................................. 15 4.1 Åbning af tilbud............................................................................................................................... 15 4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål.................................................... 15 4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold ................................................................................................. 15 4.4 Tilbudsgivernes tekniske kapacitet .................................................................................................. 15 4.5 Vurdering af forbehold .................................................................................................................... 15 4.6 Kriterier for vurdering af tilbud ....................................................................................................... 16 4.7 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument ............................................ 18 5. TILDELING AF KONTRAKT ...................................................................................................................... 18 6. TJEKLISTE ................................................................................................................................................... 19 7. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET ..................................................................................... 20 Side 2/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 1. ORDREGIVER Amgros I/S Dampfærgevej 27-29, 1. 2100 København Ø Hjemmeside: www.amgros.dk Kontaktperson: Senior Specialist Katarina Flodquist E-mail adresse: haudbud@amgros.dk Amgros indkøber ydelser under denne kontrakt på vegne af følgende andre ordregivende myndigheder: Region Nordjylland Niels Bohrsvej 30 9220 Aalborg Ø Region Midtjylland Skottenborg 26 8800 Viborg Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Region Sjælland Alleen 15 4180 Sorø Region Hovedstaden Kongens Vænge 2 3400 Hillerød 2. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven. Amgros ønsker at indgå rammeaftaler om indkøb af høreapparater, fjernbetjeninger, ørepropper samt supplerende ydelser, således at regionerne kan indkøbe disse til offentlige klinikker og til andre, der ordinerer og tilpasser høreapparater for det offentlige. Rammeaftalerne er ikke-eksklusive. Amgros agter at indgå aftaler for i alt 23 behandlingskategorier (delkontrakter). Leverandøren kan give tilbud på et, flere eller alle behandlingskategorier (delkontrakter), og tildeling sker separat for hver behandlingskategori (delkontrakt). Side 3/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 For hver behandlingskategori (delkontrakt) vil Amgros indgå rammeaftaler med flere leverandører. Antallet af leverandører, som Amgros vil indgå rammeaftaler med, fremgår for hver behandlingskategori (delkontrakt) af udbudsbilag 4. 3. UDARBEJDELSE AF TILBUD 3.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: − Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, krav til tilbudsgivernes formåen, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten. − Udbudsbilag 1-5 til nærværende udbudsbetingelser: − Udbudsbilag 1: Tilbudsskema, som tilbudsgiver skal benytte ved afgivelsen af sit tilbud − Udbudsbilag 2: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) (xml-fil) − Udbudsbilag 3: Støtteerklæring til brug for tilbudsgivers støtte på anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen − Udbudsbilag 4: Oversigt over delkontrakter med antal leverandører − Udbudsbilag 5: Vejledning i dokumentation af opfyldelse af krav til serviceog supportorganisation − Udkast til rammeaftale, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. − Udkast til rammeaftales bilag 6, som indeholder regulering af, hvordan indkøb vil ske under rammeaftalerne, og som bliver en del af rammeaftalen efter udbuddets afslutning. − Udkast til rammeaftales bilag 7, som indeholder kravene til stregkodemærkning på høreapparaterne. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på følgende hjemmeside: www.amgros.dk Eventuelle ændringer til udbudsmaterialet vil blive offentliggjort på denne hjemmeside, ligesom spørgsmål/svar vil blive offentliggjort samme sted, jf. også punkt 3.5. 3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud 3.2.1 Indledning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. Side 4/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 3.2.2), samt hvilke formkrav, der gælder for tilbuddet (punkt 3.3). 3.2.2 Tilbuddets indhold og disposition 3.2.2.1 Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud pr. behandlingskategori (delkontrakt). 3.2.2.2 Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde oplysninger om udelukkelsesgrunde og egnethed, som angivet nedenfor i punkt 3.2.2.2.1 og 3.2.2.2.2. Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af de nedenfor anførte oplysninger. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den vedlagte støtteerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Hvis tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders tekniske formåen, skal dette anføres i ESPD’et, Del II, afsnit C. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). I modsat fald har Amgros ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders tekniske kapacitet. Hvis tilbudsgiveren er en del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD’et, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) skal udfyldes elektronisk på hjemmesiden: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome På hjemmesiden indlæses den xml-fil, der indgår som en del af udbudsmaterialet, og tilbudsgiveren skal eksportere en ny xml-fil og aflevere som en del af tilbuddet. Tilbudsgiveren bedes endvidere printe det udfyldte fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) som en pdf-fil og ligeledes aflevere denne som en del af tilbuddet. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside indeholder nærmere vejledning i den elektroniske udfyldelse af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) på følgende side: http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/ESPD Amgros er forud for tildeling af kontrakterne forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som Amgros har til hensigt, at tildele en eller flere kontrakter fremlægger dokumentation for de Side 5/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens §§ 151 og 152 samt bemærkningerne nedenfor. Amgros fastsætter en efter omstændighederne passende frist herfor. Amgros kan anmode tilbudsgiver om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. 3.2.2.2.1. Oplysninger vedrørende udelukkelsesgrunde Amgros skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Amgros vil ikke gøre brug af de frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. Oplysningerne om udelukkelsesgrunde anføres i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del III ”udelukkelsesgrunde” i følgende afsnit; − Del III.A: ”Grunde vedrørende straffedomme” − Del III.B: ”Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger” − Del III.C: ”Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet” − Feltet vedrørende en interessekonflikt som følge af tilbudsgivers deltagelse i udbudsproceduren − Feltet vedrørende tilbudsgivers rådgivning eller anden involvering i forberedelsen af udbudsproceduren − Feltet vedrørende tilbudsgivers afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger og mulighed for at fremsende supplerende dokumentation Der henvises endvidere til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) om korrekt udfyldelse af formularen, jf. også under punkt 3.2.2.2. Amgros forbeholder sig muligheden for at iværksætte en procedure om ”self-cleaning”, hvis dette måtte være relevant, jf. udbudslovens § 138. ESPD Dokumentation før tildeling Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og152. Tilbudsgiver skal dokumentere, at virksomheden ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 (vedrørende straffedomme) og stk. 3 (betaling af skatter og afgifter), og at visse personer, der er tilknyttet tilbudsgiver, ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i § 135, stk. 1, jf. § 135, stk.2. Danske tilbudsgivere kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis tilbudsgivers serviceattest ikke omfatter alle relevante personer tilknyttet virksomheden, Side 6/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 f.eks. fordi der er en eller flere udenlandske personer i ledelsen, skal tilbudsgiver i tillæg til serviceattesten sende særskilt dokumentation, der viser at de pågældende ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, f. eks. i form af straffeattester. Det konkrete dokumentationskrav for en udenlandsk tilbudsgiver og personer tilknyttet en udenlandsk tilbudsgiver, vil afhænge af den dokumentation, der er tilgængelig i det land, hvor den udenlandske tilbudsgiver er etableret. 3.2.2.2.2. Oplysninger om teknisk og faglig formåen Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) skal indeholde oplysninger om tilbudsgiverens service- og supportorganisation, herunder hvor mange medarbejdere der opfylder kravene til at levere undervisning og rådgivning i brugen af høreapparaterne, samt hvor mange medarbejdere der er kvalificeret i pædiatrisk audiologi. Dette angives i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del IV, afsnit C, Teknisk og faglig formåen, under punktet ”Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer”. Mindstekrav til det niveau, der kræves: Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiverens service- og supportorganisation skal indeholde minimum 2 medarbejdere, som har uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer til levering af de supplerende ydelser, der fremgår af udkast til rammeaftalens punkt 2.6.3 og 2.6.4, dvs. at medarbejderne skal være fagligt kvalificerede inden for brugen af høreapparater og tilpasningssoftware samt have erfaring med undervisning vedrørende disse områder. Såfremt tilbuddet omfatter kategori E og/eller F (børnekategorierne), skal service- og supportorganisationen tillige omfatte mindst en medarbejder med særlige kompetencer inden for pædiatrisk audiologi. ESPD Dokumentation før tildeling Før beslutning om tildeling af kontrakterne skal dokumentationen for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Tilbudsgiver kan godtgøre opfyldelsen af mindstekravet ved en beskrivelse af sin serviceog supportorganisation indeholdende de relevante oplysninger. Amgros har udarbejdet en vejledning (udbudsbilag 5), der nærmere beskriver, hvilke oplysninger tilbudsgiveren bør sørge for at have indeholdt i beskrivelsen af service- og supportorganisationen. 3.2.2.3 Forbehold og mindstekrav Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere Side 7/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. punkt 3.2.2.4. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. 3.2.2.4 Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiveren udfylde tilbudsskemaet og vedlægge den krævede dokumentation, jf. nærmere under punkt 3.2.2.4.1, udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. nærmere under punkt 3.2.2.4.2, samt vedlægge sin tilpasningssoftware, jf. nærmere under punkt 3.2.2.4.3. 3.2.2.4.1. Tilbudsskemaet Generelt om udbuddet Udbuddet er opdelt i 23 forskellige behandlingskategorier, der udgør 23 separate (selvstændige) delkontrakter. De enkelte behandlingskategorier (delkontrakter) og de tekniske mindstekrav til de høreapparater, der kan tilbydes under den pågældende behandlingskategori (delkontrakt), fremgår af arket "Behandlingskategorier" og arket "Tekniske mindstekrav", jf. også nedenfor. For hver behandlingskategori (delkontrakt) er det i arket "Behandlingskategorier" angivet, om det er et minimumskrav, at tilbud omfatter en eller flere angivne formfaktorer i den pågældende behandlingskategori (delkontrakt). Det er ligeledes for hver behandlingskategori (delkontrakt) angivet, om det er et minimumskrav, at det afgivne tilbud omfatter en hel høreapparatfamilie, jf. den nærmere beskrivelse af begrebet ”høreapparatfamilie” på arket ”Tekniske mindstekrav”. Der må gerne tilbydes mere end en høreapparatfamilie i hver behandlingskategori (delkontrakt), hvor der er krav om tilbud indeholdende en hel høreapparatfamilie. Såfremt et tilbud i samme behandlingskategori (delkontrakt) både omfatter høreapparatfamilier, der opfylder de tekniske mindstekrav og ikke opfylder de tekniske mindstekrav, vil Amgros alene indgå aftale på de høreapparatfamilier, der opfylder de tekniske mindstekrav. Tilbuddet skal omfatte hele høreapparatfamilien for hver af de tilbudte høreapparatfamilier, herunder også formfaktorer i høreapparatfamilien, som der ikke er fastsat et specifikt mindstekrav om, jf. ovenfor. Giver en tilbudsgiver f.eks. tilbud i behandlingskategori 1A, hvor det er et mindstekrav at tilbuddet omfatter formfaktorerne BTE og RIC/RIE/RITE, med en høreapparatfamilie, der udover de krævede formfaktorer tillige indeholder formfaktoren ITC, omfatter tilbuddet tillige denne formfaktor. Tilbudsskemaet skal udfyldes med oplysninger om de formfaktorer, der er fastsat mindstekrav om. Dvs. at et tilbud i behandlingskategori 1A skal indeholder oplysninger om form- Side 8/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 faktorerne BTE og RIC/RIE/RITE i den/de høreapparatfamilie(r), der tilbydes. Øvrige formfaktorer omfattet af tilbuddet skal først angives på den elektroniske prisliste i forbindelse med kontraktindgåelse. Tilbudsgiveren kan give tilbud på én, flere eller alle behandlingskategorier (delkontrakter) og tildeling sker separat for hver behandlingskategori. Tilbudsgiveren må højst afgive ét tilbud i hver af de 23 behandlingskategorier (delkontrakter). Hvert tilbud må gerne indeholde flere høreapparater/høreapparatfamilier, såfremt samtlige høreapparater, tilbudsgiveren tilbyder i den pågældende behandlingskategori (delkontrakt), opfylder de ufravigelige krav, der er fastsat for behandlingskategorien. Et høreapparat kan tilbydes under flere forskellige kategorier, forudsat at høreapparatet opfylder de ufravigelige krav, der er fastsat for hver af de pågældende behandlingskategorier (delkontrakter). Dog gælder for en række behandlingskategorierne (delkontrakterne), at det ikke er muligt at tilbyde den samme høreapparatfamilie i flere af disse behandlingskategorier (delkontrakter). Det gælder således for behandlingskategorierne (delkontrakterne) 1A, 1B, 1C, 1D, 2A, 2B, 2C og 2D, at en høreapparatfamilie alene kan tilbydes i to af disse otte behandlingskategorier (delkontrakter). Hvis en tilbudsgiver alligevel tilbyder en høreapparatfamilie i mere end to af de oplistede kategorier, vil Amgros afvise tilbuddet i alle behandlingskategorierne (delkontrakterne). Et høreapparat, som er tilbudt som en del af en høreapparatfamilie i en af ovenstående behandlingskategorier (delkontrakter), kan tilbydes i en, i flere eller i alle af de øvrige behandlingskategorier (delkontrakter), dvs. 1E, 1F, 1S, 1V, 3A, 3B, 3C, 3D, 3E, 3F, 3S, 3V, 4A, 4B og 4C. Prisen skal være den samme for alle tilbudte høreapparater og formfaktorer i en behandlingskategori (delkontrakt), og et høreapparat, der eventuelt måtte blive tilbudt i flere kategorier skal tilbydes til samme pris, jf. nedenfor under ”Afgivelse af tilbud”. Tilbudsgiveren skal endvidere give tilbud på fjernbetjeninger og streamere jf. tilbudsskemaets ark "Tilbudsark Fjernbetjeninger". Tilbudsgiveren skal give tilbud på både en fjernbetjening og en streamer. I hver kategori kan tilbydes én eller flere fjernbetjeninger hhv. streamere. Samtlige tilbudte fjernbetjeninger/streamere i en kategori skal opfylde de tekniske mindstekrav, jf. punktet ”Krav til de tilbudte høreapparater og fjernbetjeninger”. Prisen skal være den samme for samtlige tilbudte fjernbetjeninger/streamere i en kategori. Tilbydes en fjernbetjening/streamer i begge kategorier, skal denne tilbydes til samme pris i begge kategorier, jf. nedenfor punkt ”Afgivelse af tilbud”. Side 9/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 Tilbudsgiveren skal endeligt give tilbud på ørepropper, jf. tilbudsskemaets ark ”Ørepropper”. Krav til de tilbudte høreapparater, fjernbetjeninger og ørepropper De tilbudte høreapparater skal være målt af et uafhængigt teknisk institut i henhold til følgende internationale standarder: IEC 60118-0, -1,-2,-6 (elektroakustiske egenskaber) og 60118-13 (EMC-egenskaber) som nærmere specificeret i NR Nordic Requirements “HEARING AIDS Requirements and guidelines 7th edition 2007-03-01” eller tilsvarende. Egenskaber for taleforstærkning skal være målt i henhold til Nordic Requirements, Annex A eller IEC 60118-15 eller tilsvarende. Tekniske mindstekrav til de høreapparater, der kan tilbydes under de enkelte behandlingskategorier (delkontrakter), fremgår af beskrivelsen af de enkelte delkontrakter i arket "Behandlingskategorier" (med angivelse af de relevante kravnumre på de tekniske mindstekrav) samt arket "Tekniske mindstekrav" (med angivelse af indholdet af de tekniske mindstekrav). De tekniske mindstekrav til fjernbetjeninger/streamere fremgår af arkene ”Tekniske Mindstekrav” og "Tilbudsark Fjernbetjeninger". De tekniske mindstekrav til ørepropper fremgår af arket ”Ørepropper” samt udkast til rammeaftale. Afgivelse af tilbud Tilbud skal afgives ved udfyldelse af tilbudsarket med ”Fabrikat”, ”Apparatbetegnelse", og ”Tilbudspris ekskl. moms”. Tilbud skal indeholde de dokumenter omtalt under ”Dokumentation for tekniske mindstekrav” nedenfor og i øvrigt afgives i overensstemmelse med det i udbudsmaterialet anførte. Der skal afgives en pris pr. høreapparat i danske kroner ekskl. moms. Prisen skal inkludere de supplerende ydelser, der er nævnt i udkast til rammeaftale, herunder 4 års servicegaranti. Endvidere skal der afgives en pris i danske kroner ekskl. moms pr. fjernbetjening/streamer og pr. øreprop, jf. ovenfor under ”Generelt om udbuddet”. Den tilbudte pris skal være gældende for alle de høreapparater, der er tilbudt under en behandlingskategori (delkontrakt). Hvis et høreapparat tilbydes i flere behandlingskategorier (delkontrakter), er det endvidere et krav, at høreapparatet tilbydes til samme pris i alle behandlingskategorierne (delkontrakterne). Hvis tilbudsgiveren fejlagtigt angiver priser, hvor der ikke er den krævede overensstemmelse, vil Amgros korrigere priserne med henblik på opfyldelse af kravet og således, at der anvendes den laveste pris af de tilbudte priser. Vurdering af tilbud vil således ske på grundlag af denne laveste pris, og hvis rammekontrakt ind- Side 10/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 gås, vil Amgros være berettiget til at købe de pågældende høreapparater til denne laveste pris. Ovenstående om korrektion af priser gælder ligeledes for fjernbetjeninger/streamere, hvis de ikke overholder kravene vedrørende pris angivet i punktet ”Generelt om udbuddet”. Ved tilbud i kategori E og F (børnekategorierne) bedes angivet vederlag for særligt høreapparattilbehør til børn, jf. rammeaftalens pkt. 2.4 i tilbudsskemaets ark "Tilbudsark Børnetilbehør". Dokumentation for tekniske mindstekrav Tilbudsgiveren skal som en del af sit tilbud godtgøre, at samtlige tekniske mindstekrav til høreapparaterne og fjernbetjeninger/streamere er opfyldt. Det vil således ikke være tilstrækkeligt, at tilbudsgiveren afgiver en erklæring om, at et, flere eller alle de tekniske mindstekrav er opfyldt. Opfyldelse af mindstekravet om, at høreapparaterne er målt af et uafhængigt teknisk institut, jf. ovenfor under ”Krav til de tilbudte høreapparater, fjernbetjeninger og ørepropper”, skal dokumenteres ved rapporter fra et uafhængigt teknisk institut. Opfyldelse af tekniske mindstekrav til de høreapparater, der kan tilbydes under den pågældende delkontrakt, jf. ovenfor under ”Krav til de tilbudte høreapparater, fjernbetjeninger og ørepropper” samt tilbudsskemaet, kan godtgøres i form af relevant dokumentation, f.eks. produktblade eller datablade, beskrivelser eller lignende. I tilbudsskemaets kolonne ” Datablade, produktbeskrivelser og dokumentation for de tekniske mindstekrav” skal der for hvert tilbudt høreapparat angives henvisning til den for dette høreapparat relevante dokumentation for opfyldelsen af de stillede krav. Opfyldelse af tekniske mindstekrav til de fjernbetjeninger/streamere, der skal tilbydes jf. ovenfor under ”Generelt om udbuddet” samt tilbudsskemaets ark "Tilbudsark Fjernbetjeninger", kan godtgøres i form af relevant dokumentation, f.eks. produktblade eller datablade, beskrivelser eller lignende. I tilbudsskemaets kolonne ” Datablade, produktbeskrivelser og dokumentation for de tekniske mindstekrav” skal der for hver tilbudt fjernbetjening angives henvisning til den for denne fjernbetjening relevante dokumentation for opfyldelsen af de stillede krav. 3.2.2.4.2. Det europæisk fælles udbudsdokument (ESPD) Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. 3.2.2.2. Tilbudsgiveren skal aflevere det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) som en xmlfil. Side 11/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 Tilbudsgiveren bedes endvidere vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i pdf-format. 3.2.2.4.3. Tilpasningssoftware Tilpasningssoftwaren dækkende samtlige tilbudte høreapparater skal vedlægges som en del af tilbuddet. 3.2.3 Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Amgros’ udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af Amgros. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Amgros vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 3.2.4 Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at Amgros ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Amgros vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Amgros. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 3.3 Formkrav til tilbuddet 3.3.1 Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er torsdag, den 30. juni 2016, kl. 12.00. Side 12/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen. 3.3.2 Adresse, antal eksemplarer mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Amgros I/S att. Receptionen Dampfærgevej 27-29, 1. 2100 København Ø Tilbud må ikke indsendes pr. e-mail. Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt 3.3.1 nævnte frist. Amgros ser gerne, at tilbuddet afleveres i en lukket forsendelse og mærket "HA udbud 2017 - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten skal tilbuddet vedlægges i elektronisk form på USB. Tilbuddet skal vedlægges i pdf-format, idet tilbudslisten dog tillige skal vedlægges i Microsoft Excel-format, og det europæiske udbudsdokument skal vedlægges i xml-format. Tilbuddet bedes vedlagt i to eksemplarer, dvs. to USB’er med det komplette tilbudsmateriale. Tilbudsgiverens tilpasningssoftware skal ligeledes vedlægges i elektronisk form på enten USB eller CD-ROM. Tilpasningssoftwaren bedes ligeledes vedlagt i to eksemplarer. 3.3.3 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Dokumentation for opfyldelse af de tekniske mindstekrav kan dog være på dansk, svensk, norsk eller engelsk. 3.3.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks måneder fra tilbudsfristens udløb. 3.4 Orienteringsmøde Amgros inviterer alle tilbudsgivere til orienteringsmøde om udbuddet. Mødet vil blive afholdt fredag, den 3. juni 2016 i tidsrummet kl. 9.30-11.30, på følgende adresse: Side 13/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 Danske Regioner Dampfærgevej 22 2100 København Ø På mødet vil Amgros give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, samt hvordan tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes tilbudsgiver senest mandag, den 30. maj 2016, kl. 12.00 meddele, hvorvidt tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet. Tilbudsgiveren kan deltage med to personer på orienteringsmødet. Meddelelse bedes sendt til følgende e-mailadresse: haudbud@amgros.dk. I emnefeltet bedes ”HA udbud 2017” anført. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter Amgros’ vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos Amgros eller inddragelse af ekspertgruppen, kan Amgros dog henvise tilbudsgiver til at stille spørgsmålet skriftligt. Amgros vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som efterfølgende vil blive gjort tilgængelig på Amgros hjemmeside for udbuddet, jf. punkt 3.1. 3.5 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles på e-mailadressen: haudbud@amgros.dk. I emnefeltet bedes ”HA udbud 2017” anført. For hvert spørgsmål bedes tilbudsgiveren angive, hvilken del af udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og Amgros’ besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på: www.amgros.dk Amgros ser gerne, at spørgsmålene stilles senest mandag den 20. juni 2016. Hvis Amgros modtager spørgsmål efter denne dato, vil Amgros besvare sådanne spørgsmål senest fredag den 24. juni 2016, medmindre Amgros vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, kan ikke forventes besvaret. Side 14/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 4. AMGROS’ VURDERING AF TILBUD 4.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Amgros som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Amgros forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder Amgros sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til § 159 i udbudsloven. Amgros er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder Amgros sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold Amgros vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Amgros kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). 4.4 Tilbudsgivernes tekniske kapacitet Derefter vurderer Amgros, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) indeholder de i punkt 3.2.2.2.2 krævede oplysninger for teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de i punkt 3.2.2.2.2 opstillede mindstekrav. Amgros kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Vurderingen af tilbudsgivers tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de i punkt 3.2.2.2.2 stillede krav til teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist og Amgros vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfylder de i punkt 3.2.2.2.2 angivne mindstekrav, vil ordregive vurdere tilbuddet som anført nedenfor i punkt 4.5 og 4.6. 4.5 Vurdering af forbehold Herefter vil Amgros foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 3.2.2.3, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. Side 15/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 4.6 Kriterier for vurdering af tilbud Amgros vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet pris. Tildelingen vil for hver delkontrakt ske til det antal leverandører, der fremgår af udbudsbilag 4. Amgros foretrækker en lav pris, hvorfor tildeling vil ske til tilbuddet med den laveste pris, den næstlaveste pris osv. Tilbuddene vil blive vurderet på baggrund af en beregnet evalueringspris. Følgende afsnit beskriver, hvordan evalueringsprisen vil blive beregnet. Evalueringsprisen vil alene blive anvendt i forbindelse med evalueringen af tilbuddene. De forudsætninger og skøn, der ligger til grund for beregningen af evalueringsprisen, medfører således ikke, at Amgros hermed har givet nogen indikation af, hvordan salget af høreapparater, fjernbetjeninger/streamere samt ørepropper vil fordele sig. Beregningen af evalueringspriserne vil blive foretaget i to niveauer. Niveau 1: For hver formfaktor vil en evalueringspris blive beregnet på grundlag af høreapparatets pris og priserne på fjernbetjeninger/streamere. For formfaktoren RIC/RIE/RITE vil prisen for ørepropper tillige indgå. Prisen på fjernbetjeninger og på streamere indgår med en vægtning på 5 % hhv. 15 % ud fra en betragtning om, at det alene er en vis andel af patienterne, der skal benytte fjernbetjeninger/streamere. Det samme gør sig gældende for ørepropper ift. formfaktoren RIC/RIE/RITE, der indgår med en vægtning på 35 %. Fastsættelse af disse vægte beror på et skøn. Evalueringsprisen for formfaktorerne BTE vil blive beregnet efter følgende formel: Evalueringspris = tilbudspris på høreapparat + 5 % af tilbudspris på fjernbetjening + 15 % af tilbudspris på streamer Evalueringsprisen for formfaktorerne RIC/RIE/RITE vil blive beregnet efter følgende formel: Evalueringspris = tilbudspris på høreapparat + 5 % af tilbudspris på fjernbetjening + 15 % af tilbudspris på streamer + 35 % af tilbudspris på en øreprop Niveau 2: Side 16/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 Der vil herefter blive beregnet en gennemsnitspris af evalueringsprisen for hver formfaktor. Denne gennemsnitspris vil være opgjort som et matematisk gennemsnit. Denne gennemsnitspris for formfaktorerne er evalueringsprisen for den pågældende behandlingskategori. Nedenfor fremgår et eksempel på, hvordan evalueringsprisen bliver opgjort. Eksempel: For god ordens skyld bemærkes det, at eksemplet illustrerer, hvordan evalueringsprisen bliver beregnet i de behandlingskategorier (delkontrakter), hvor der enten er krav om eller mulighed for at tilbyde mere end en formfaktor. For behandlingskategorier (delkontrakter), hvor der alene er krav om og mulighed for at tilbyde en enkelt formfaktor vil det ikke være nødvendigt at foretage en beregning af en gennemsnitspris, idet gennemsnitsprisen vil være identisk med evalueringsprisen for den formfaktor, som det alene er krav om og mulighed for at tilbyde. Prisen bliver i eksemplet beregnet på baggrund af følgende forudsætninger: Tilbudspris på høreapparatet: 1500 Tilbudspris på fjernbetjening: 500 Tilbudspris på streamer: 750 Tilbudspris på øreprop: 250 Tilbudsgiveren har i behandlingskategorien givet tilbud på formfaktorerne BTE samt RIE/RIC/RITE. Niveau 1: Evalueringspris for formfaktoren BTE: 1.500 + 5 % af 500 + 15 % af 750 = 1.637,50 Evalueringspris for formfaktoren RIC/RIE/RITE: 1.500 + 5 % af 500 + 15 % af 750 + 35 % af 250 = 1.725,00 Niveau 2: Evalueringsprisen opgøres som det matematiske gennemsnit af evalueringspriserne for formfaktorerne (BTE og RIC/RIE/RITE): (1.637,50 + 1725,00) / 2 = 1.681,25 Tilbuddets evalueringspris er således kr. 1.681,25 Side 17/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 4.7 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Før Amgros’ beslutning om tildeling af kontrakt, skal Amgros kræve, at den tilbudsgiver, som Amgros har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 3.2.2.2 og punkt 3.2.2.3 stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt teknisk formåen. 5. TILDELING AF KONTRAKT Når Amgros har vurderet, hvilket tilbud, der er tilbuddet med den laveste pris på baggrund af de i punkt 4.6 anførte kriterier, træffer Amgros beslutning om tildeling af kontrakten. Amgros underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, samt hvornår standstill-perioden udløber. Amgros er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Amgros har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 3.3.4. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Amgros har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Amgros har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Amgros uvedkommende, herunder også hvis Amgros måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Amgros er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet vil Amgros sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. Side 18/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 6. TJEKLISTE Amgros har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. FORHOLD HENVISNING Udfyldt tilbudsliste vedlagt den krævede dokumentation Punkt 3.2.2.4.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Punkt 3.2.2.2 Tilpasningssoftware Punkt 3.2.2.4.3 Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt 3.2.2.3 Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form Punkt 3.3.2 Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering Punkt 3.3.2 Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt 3.3.1 Side 19/20 Udbudsbetingelser – HA udbud 2017 7. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET DATO, KLOKKESLÆT mandag, den 30. maj 2016, kl. 12.00 onsdag, den 3. juni 2016, kl. 9.30-11.30 mandag, den 20. juni 2016 fredag, den 24. juni 2016 torsdag, den 30. juni 2016, kl. 12.00 Primo september 2016 Medio september 2016 Ultimo september 2016 AKTIVITET Frist for tilmelding til orienteringsmøde Afholdelse af orienteringsmøde Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for afgivelse af tilbud Indhentelse af ESPD dokumentation Forventet tildeling af kontrakten Forventet indgåelse af kontrakten Side 20/20
© Copyright 2024