Juni 2016 - Sandefjord kommune
Juni 2016 Hvordan være en tydelig leder når rammene oppleves utydelige? Engasjerte ledere i Andebu diskuterte utfordringer og muligheter i rollen som leder fram mot kommunesammenslåingen. Fra venstre folkehelsekoordinator Grete Evensen Øvrum, virksomhetsleder for barnehager Anna-Marie Johannessen og styrer i Kodal barnehage Solveig Karlstrøm. Spørsmålet ble stilt til ledere i Stokke, Sandefjord og Andebu da de møttes til lederdialog med prosjektledelsen i begynnelsen av juni. Noe fasitsvar på spørsmålet finnes neppe, men mange delte sine tanker. «Vi kan som et minimum informere det vi vet, og være lojale overfor de beslutningene som tas, selv om man er uenig.» «Når noe er utydelig, må vi vise hva som ligger fast; oppdraget vårt» «Jeg framsnakker sammenslåingen, og føler det går greit siden prosessene er gode» «Vi må være bevisst på de holdningene vi signaliserer. Vis engasjement, optimisme og entusiasme!» De første lederdialogene ble holdt med ca 60 ledere i Stokke den 8. juni på Stokke bygdetun i Bokemoa. Dagen etter gikk turen til Parketten på Hjertnes for en gruppe på snaut 200 Sandefjordledere, før «miniturneen» ble avsluttet på Herredshuset i Andebu for drøyt 20 ledere. Lederdialogene gjennomføres både for å bevisstgjøre ledere det viktige formidlingsansvaret de har overfor medarbeidere, og for å høre hvilke råd og innspill lederne selv har til prosjektledelsen. Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker snakket om oppdraget, viktige utfordringer framover og om hvordan omstillinger utfordrer lederskapet. Hun understreket viktigheten av gjensidig tillit og at den bare kan oppnås gjennom tydelighet, respekt og åpenhet i prosessen. – Tydelige og motiverte ledere er avgjørende for å lykkes med kommune-Norges største omstillingsprosess, mente Grindaker og fortalte at det er fire viktige suksesskriterier i enhver omstillingsprosess: Tydelige mål, klare ambisjoner, vilje og engasjement. ny kommune 2017 forts. neste side I Stokke var flere ledere opptatt av hvilke store muligheter som finnes for den nye kommunen. Foran på bilder: T.v. Anne Sofie Nilsen, rektor Vennerød skole og barnehagesjef Elisabeth Jøranlid. Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker understreker at det skal bygges en ny kommune. I alle tre kommuner ble prosjektledelsen møtt med et stort engasjement. I Stokke ble det uttrykt en viss bekymring for at Sandefjord-dominansen skulle bli for stor, men det var også tydelig lyst og vilje til å jobbe sammen med de to andre kommunene. Og både i Stokke, Sandefjord og Andebu ble det pekt på at mulighetene er flere enn begrensningene. – Vi er i en unik situasjon der vi kan fokusere på muligheter og opplever at vi gjør det. Vi skal bygge på det beste fra de tre kommunene, men vi bør også se ut over oss selv og hva andre gjør når vi tross alt skal bygge en ny kommune, sa barnehagesjef i Stokke, Elisabeth Jøranlid. Til høsten skal det gjennomføres to lederdialoger til. Da møtes ledere fra dagens tre kommuner til felles lederdialog. Ingen er nærmere medarbeiderne enn deres egne ledere. Dermed hviler det et stort kommunikasjonsansvar på alle ledere, her representert ved lederne i Sandefjord kommune. Nye ansettelser i HSO Torild Fogelberg Hansen blir fra 01.01.17 rådgiver for kommunalsjef Lise Tanum Aulie Fram til årsskiftet har Torild sagt seg villig til å fungere som prosjektmedarbeider for kommunalområdets sammenslåingsprosess. Samtidig ivaretar hun ansvaret som virksomhetsleder for familietjenster i Andebu kommune. – Torild vil bidra med bred erfaring fra ulike lederstillinger innen helse- og omsorgsfeltet, sier Tanum Aulie. Nyhetsbrev juni 2016 side 2 Roger Tverå innplasseres som seksjonsleder for seksjon Botiltak og aktivitet. Det betyr at 6 av 8 seksjonsledere nå er avklart. Stillingen som seksjonsleder for Bo- og behandlingssentre vil bli snarlig utlyst. Nav-lederstillingen er utlyst og prosessen i gang. Geir Bjelkemyr-Østvang Fra advokatpraksis i Skien til næringsutvikling i Sandefjord Mange å bli kjent med på første arbeidsdag for den nye nærings- og eiendomssjefen. Her er organisasjons- og HR-sjef Magne Eckhoff innom og hilser på. 1. juni hadde påtroppende nærings- og eiendomssjef, Geir Bjelkemyr-Østvang sin første arbeidsdag. Dermed er den siste, etterlengtede kommunalsjefen i den nye kommunen på plass. Det er ikke minst prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker svært glad for. – For å lykkes med den nye kommunen, er det viktig at vi får på plass tydelige og dyktige ledere som bidrar til at ulike fagmiljøer samarbeider godt sammen om oppdraget. Gjennom resultater og samtaler har Bjelkemyr-Østvang vist svært god kunnskap om stillingens fagfelt og ansvarsområde. Selv er den nye kommunalsjefen topp motivert for jobben han skal i gang med. – Det å tenke kombinasjonen av eiendomsforvaltning og næringsutvikling sammen, synes jeg er veldig spennende. Så gleder jeg meg selvfølgelig til å være med å jobbe med sammenslåingen, sier Bjelkemyr-Østvang. Fram til jobben i nye Sandefjord, drev Bjelkemyr-Østvang advokatpraksis med en kompanjong i Skien. I samme kommune har han også tidligere vært eiendomssjef, og opp igjennom årene har han hatt en rekke styreverv, nå Nyhetsbrev juni 2016 sist som styremedlem i Tinn Energi og styreleder for Spir Arkitekter. Bjelkemyr-Østvang vokste opp i Røyken, studerte i Bergen, bor i Brevik og heier på Godset. Nå skal han for første gang jobbe i Vestfold og gjøre nye Sandefjord til en av landets mest attraktive næringskommuner. – Jeg ser at det er store forventninger og vi skal jobbe hardt for å få det til. Sandefjord har de beste forutsetninger. Vi har flyplass, en godt utbygd motorvei og et aktivt næringsliv med mange suksessfulle bedrifter. Den påtroppende nærings- og eiendomssjefen er opptatt av den nye kommunen jobber aktivt for å få en tett og god dialog med næringslivet. – Vi skal legge til rette for det bedriftene trenger for å utvikle seg. Skal vi nå ambisiøse mål, er det viktig at kommunen fremstår som troverdig og leverer gode tjenester på alle områder. side 3 Organisasjon og ledere i kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling Hvordan bør kommunalområdet organiseres for at oppgavene skal løses best mulig for innbyggerne, samtidig som det er rasjonelt for kommunen? Det var en grunnleggende problemstilling i arbeidet med å lage en god organisasjonsmodell for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. Godt over 100 års kulturerfaring samlet i en og samme ledergruppe. Det mangler ikke på faglig tyngde i kommunalsjefens nye ledergruppe i kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. Det lover godt for den nye kommunen. Fra venstre:Torill Kristiansen, Bjarne Sætre, Beate Apall Olsen, Ingrid Marie Eidsten, Hans Gjerløw og Siri Fristad Mathisen. – Det var viktig å finne frem til en optimal balanse mellom arbeidsdeling og samordning, og det innebærer at nært beslektede oppgaver, som naturlig hører sammen, organiseres i en seksjon, sier påtroppende kommunalsjef Siri Fristad Mathisen. – Forhandlingsutvalget har vedtatt at bibliotekene i de tre kommunene skal bestå, derfor er det naturlig med en seksjon for bibliotek. Kommunalområdet har også fått ansvar for idrett, parker og friluftsliv, og disse oppgavene hører naturlig sammen i en seksjon. Seksjon kultur består av kulturhus og kino samt all kulturformidlingen til barn, unge og eldre. – Det er ikke hensiktsmessig å dele disse oppgavene, sodem kulturformidlingen og delvis kinoforestillingene skjer på de samme arenaene, påpeker Mathisen. Hun understreker at det er viktig at de sektorovergripende områdene by og stedsutvikling, nærdemokrati og folkehelse får et ekstra fokus i modellen. – Alle i de tre seksjonene har et ansvar for å tenke dette inn i arbeide. Vårt kommunalområde har et overordnet ansvar for dette for nye Sandefjord, noe som synliggjøres i denne organisasjonsmodellen, sier Mathisen. Nyhetsbrev juni 2016 Erfarne ledere – Alle har lang og bred erfaring innenfor kommunalområdet, i tillegg til et godt omdømme og et stort kontaktnett, sier påtroppende kommunalsjef Siri Fristad Mathisen. Torill Kristiansen, økonomileder. Torill er utdannet bedriftsøkonom fra BI og har vært tilknyttet Sandefjord kommune som økonomisjef i kultur og fritidsetaten i sammenhengende ca 14 år. Beate Apall Olsen, rådgiver med hovedansvar for by og stedsutvikling, nærdemokrati og folkehelse Beate har i ca 12 år har vært ansatt som virksomhetsleder for kultur i Andebu kommune. Hun har blant annet en masteroppgave som også omfatter stedsutvikling fra Arkitekthøyskolen i Oslo. Bjarne Sætre, seksjonsleder bibliotek Bjarne har vært ansatt i Stokke kommune sammmenhengende i 33 år, og kommer fra stillingen som kultur og fritidssjef. Han har utdanning innnen kulturfag fra side 4 Organisasjonsmodellen i Kultur, friluft, by- og stedsutvikling Rogaland distriktshøyskole, og fra kommunal- og sosialhøgskolen. Ingrid Marie Eidsten, seksjonsleder for park, idrett og friluftsliv Ingrid Marie kommer fra stillingen som park og idrettssjef i Sandefjord kommune, en jobb hun har hatt i ca 5 år. Hun er utdannet fra Norges landbrukshøgskole på Ås og har i tillegg pedagogisk utdanning og er bedriftsøkonom fra BI. Kommunalsjef By- og stedsutvikling, nærdemokrati og folkehelse Stab Hans Gjerløw, seksjonsleder kultur Hans kommer fra stillingen som bibliotek og kulturhussjef i Sandefjord. Han har vært ansatt i Sandefjord kommune sammenhengende i 43 år, de siste 4 årene også som kulturhussjef, tidligere som biblioteksjef. Park, idrett og friluftsliv Bibliotek Kultur Ledere i kommunalområdet oppvekst og kunnskap Syv personer er nå ansatt i sentrale stillinger innen kommunalområdet oppvekst og kunnskap. Seks av disse begynner umiddelbart som delprosjektledere i sammenslåingsprosessen, og fra 1. januar 2017 går alle inn i faste lederjobber i den nye kommunen. De sju er: • Kommunalsjef for oppvekst, kunnskap og kultur i Stokke kommune, Inga Marie Faleide, som blir seksjonsleder for skole i nye Sandefjord • Stabssjef i Sandefjord kommune, Solveig H. Wegger, som blir seksjonsleder skole i nye Sandefjord • Barnehagesjef i Stokke kommune, Elisabeth Jøranlid, som blir seksjonsleder for barnehage i Solveig Wegger nye Sandefjord • Økonomileder i Sandefjord kommune, Morten Tangestuen, som blir økonomileder oppvekst og kunnskap i nye Sandefjord • Barnehagemyndighet i Sandefjord kommune, Kerstin Hole Skofteland, som blir myndighet og internkontroll • Rektor ved kulturskolen i Stokke kommune, Pia Vang, som blir rektor ved kulturskolen i nye Kerstin Skofteland Sandefjord • Rektor ved voksenopplæringen i Sandefjord kommune, Anna Bazzan Schelling, som blir rektor for Voksenopplæringen i nye Sandefjord. Elisabeth Jøranlid Inga Marie Faleide Morten Tangestuen Pia Vang I tillegg er kommunalsjef i Andebu kommune, Bjørn Aamodt ansatt som seniorrådgiver i skoleseksjonen fra og med 1. januar 2017. Lederjobben for PPT er utlyst med søknadsfrist 1. august Påtroppende kommunalsjef for oppvekst og kunnskap, Simen Seeberg, ser fram til å få dyktige folk med på det viktige arbeidet framover. – Det har vært en hektisk, men spennende tid. Her er det mange dyktige kandidater som innfrir kriteriene som er satt opp for dette kommunalområdet. Organisasjonsmodellen til kommunalområdet ble avklart 6. april, og de aktuelle lederne har hatt anledning til å fremme sitt kandidatur. Nyhetsbrev juni 2016 Anna Bazzan Bjørn Aamodth – Å ha på plass den nye ledergruppen er en definitiv styrke for oppvekst- og kunnskapsområdet. Det er en rekke saker, temaer og områder som må avklares, utredes, drøftes og besluttes fremover. Å ha på plass et slagkraftig mannskap med betydelig faglig kunnskap og forvaltningsmessig kompetanse, gjør at jeg er trygg på at det omfattende arbeidet som ligger foran oss vil håndteres på en profesjonell måte - til beste for alle barn og unge i nye Sandefjord, avslutter Seeberg. side 5 Egen seksjon for klima og miljø Innen kommunalområdet miljø- og plansaker opprettes det en egen seksjon for klima og miljø. Det er klart etter at orgnisasjonsmodellen for dette området er besluttet. Det er de allerede nedfelte effektmålene for kommunalområdet som har lagt premissene for hvordan sektoren skal organiseres. – Den nye kommunen har ambisiøse mål og hensynet til klima og miljø er svært viktig, påpeker kommunalsjef Torunn Årset. Klima og miljøseksjonen er plassert i linjen over driftsseksjonene, men defineres ikke som en stab. – Plasseringen er viktig for å markere at seksjonen vil ha en viktig overordnet og utadrettet funksjon i tillegg til å være utrederansvarlig i alle klima- og miljøspørsmål, sier Årset. Slik ser kommunalområdet ut med alle seksjoner: For å komme fram til gode effektmål og en best mulig organisering av kommunalområdet, har det vært bred involvering gjennom ulike gruppeprosesser. Det er også gjennomført drøftingsmøte med deltakelse fra Fagforbundet, Delta og NITO samt prosjektleder og delprosjektleder fra nye Sandefjord. Om to til tre år skal organisasjonsmodellen evalueres. Da vil ledelsen vurdere spesielt fire forhold: • Samspillseffekten mellom klima og miljøseksjonen og de øvrige seksjonene • Samspillseffekten mellom kommunalområdene • Hvorvidt alle samferdselsoppgaver bør samles i en egen seksjon • Hvorvidt havneseksjon skal fortsette som selvstendig seksjon eller inngå i en av de øvrige seksjonene. Seksjonsledere fra 01.01.2017. Kommunalteknikk Havn Klima og miljø Seksjonsleder for kommunalteknikk: Arne Johnsen Seksjonsleder for havn: Karl Oskar Jørgensen Seksjonsleder for Klima og miljø: Morten Lysheim Stab Brann og redning Byggesak og areal Leder for stab: Nils Dagfinn Aspø Seksjonsleder for brann og redning: Magne Johannessen Seksjonsleder for byggesak og arealforvaltning: Sindre Væren Rørby Alle vil få delprosjektansvar for sine fagområder, og er allerede i gang med å bygge opp de nye seksjonene slik at dette skal være klart til den nye kommunen skal være i drift 1.1.2017. – Dette er en stor og viktig milepæl i prosjektet på vårt kommunalområde, og jeg er svært glad for at ledergruppa nå er på plass. Vi har store oppgaver foran oss, men med denne ledergruppen på plass er jeg sikker på at vi skal lykkes i arbeidet vi skal utføre, sier Årset. Videre prosess Når snøballen først begynner å rulle, så ruller den fort. En av dem som nesten ikke kan vente med å komme videre, er Sindre Væren Rørby, seksjonsleder for byggesak og arealforvaltning. Bare dager etter at han fikk lederjobben, satte han seg ned med sin egen prosjektgruppe for å diskutere resultatmål, seksjonens organisasjonsmodell og bemanningssituasjon. – Nå har jeg en fremdriftsplan som gjør at etter 21. juni er vi ferdige. Da har vi siste medvirkningsprosess og boksene med nye avdelinger skal være på plass før ferien, sier den ferske og svært så engasjerte seksjonslederen. Seksjonsledere ansatt Ikke lenge etter at organisasjonsstrukturen ble bestemt, kunne de ulike boksene besettes med hver sine ledere. – Dette blir en ledergruppe som består av svært kompetente og erfarne medarbeidere, sier Årset. Seksjonsleder Sindre V. Rørby kom fort i gang med arbeidet for å etablere en ny seksjon for byggesak og arealforvaltning. Her sammen med prosjektgruppen for arbeidet. Fra venstre: Per Olaf Skar, David Bakke Haugen, Terje Rasmussen, Sindre V. Rørby, Anne Kristin Engerdahl, Maria Sundby Haugen og Odd Axel Graff. Nyhetsbrev juni 2016 side 6 Valg av sak- og arkivsystem Nye Sandefjord velger fremtidsrettet og brukervennlig sak- og arkivsystem Etter en grundig innkjøpsprosess er WebSak Fokus valgt som sak- og arkivløsning i nye Sandefjord kommune. Løsningen, som leveres av IT-leverandøren Acos, vurderes best på alle tildelingskriterier. Tre av landets ledende leverandører på løsninger av dokumenthåndterings-systemer, leverte tilbud: Evry med sin løsning ePhorte, Tieto med Public360 og Acos med WebSak Fokus. Den 3. mai gjennomførte alle tre demonstrasjoner av sine respektive løsninger for en utvidet faggruppe med representanter fra Stokke, Andebu og Sandefjord. Alt kan gjøres fra Outlook Delprosjektleder og påtroppende assisterende rådmann i nye Sandefjord, Stein Rismyhr, har koordinert innkjøpsprosessen. Han forteller at Acos skiller seg positivt ut på flere viktige områder. – I tillegg til lavest pris og mest forutsigbare kostnader over tid, vurderer vi WebSak Fokus til å ha svært god funksjonalitet og brukervennlighet. Systemet er intuitivt og enkelt å bruke, spesielt gjennom sin smarte Outlook-integrasjon, som vil bli utgangspunktet for all saksbehandling. Det at systemet er integrert med saksbehandlernes e-post- og kalenderprogram, betyr garantert mye for lojaliteten til løsningen, sier Rismyhr, som forteller at en annen viktig målsetting for anskaffelsen har vært å sikre høy datafangst fra alle integrerte systemer. inneholde omfattende planer for opplæring av alle kommunens brukere, sier Rismyhr, som er svært godt fornøyd med måten Innkjøpskontoret AS og prosjektgruppen har gjennomført anskaffelsen. – Vi føler oss trygge på at nye Sandefjord har valgt et verktøy som er klargjort for fremtidens krav til god og objektiv saksbehandling. Denne løsningen vil også ivareta kommunens målsetning om større effektivitet og en enklere hverdag for innbyggerne gjennom flere brukervennlige digitale tjenester. Mer informasjon Anskaffelsen har vært et delprosjekt av prosjekt «Sikre dokument-forvaltningen for nye Sandefjord», og er basert på en gjennomarbeidet kravspesifikasjon. Ønsker du mer informasjon om prosjektet og anskaffelsen, ta kontakt med Stein Rismyhr på e-post: stein.rismyhr@sandefjord.kommune.no eller mobil 906 08 601. Les mer om WebSak på leverandørens hjemmeside: https://www.acos.no/ Grundig opplæring Acos har lagt frem en forpliktende og grundig gjennomføringsplan for opplæring, implementering og videre oppfølging i avtaleperioden. – Dette er vesentlig for å lykkes med en av de største og mest komplekse implementeringene den nye kommunen skal gjennomføre. Arbeidet vil organiseres i et prosjekt i tett samarbeid med leverandøren og vil blant annet Hvem skal sitte hvor? Det er mange kabaler som skal gå opp før sammenslåingen, og den flest utvilsomt er mest spent på, er lokaliserings-kabalen – hvem skal sitte hvor i den nye kommunen? – Selv om jeg hører at det verserer rykter om det ene og det andre, er sannheten at ingenting er bestemt. Så langt i prosessen har arbeidet kun handlet om å gjøre en grundig kartlegging av de lokalene som er i bruk i de tre kommunene i dag. Neste fase er at det nedsettes en prosjektgruppe som skal innhente behov fra det enkelte kommunalområdet. Denne gruppen skal etableres før sommerferien, sier Grindaker. Fremdriftsplan for hele prosessen vil bli presentert etter sommerferien. Nyhetsbrev juni 2016 Den videre lokaliseringsprosessen gjennomføres etter følgende punkter: 1. Hvem bør være samlokalisert/ skal sitte sammen for å oppnå a. Tilgjengelighet for brukere b. Faglig sammenhengende tjenester, også mellom og på tvers av kommunalområdene 2.Areal/kontorplassbehov 3. Hvor skal man sitte? side 7 Riksarkivet sier ja til kommunevåpenet De tre ordførerne og leder for kommunevåpenkomiteen tok turen inn til kommunalminister Jan Tore Sanner for å overbevise ham om at det valgte kommunevåpenet “mot og styrke” er i henhold til de heraldiske reglene. Etter en samlet vurdering er Riksarkivet kommet til at forslaget til kommunevåpen for nye Sandefjord kommune oppfyller kravene til kommunevåpen i Norge. Når Riksarkivet sier ja, ligger alt til rette for at kommunalog moderniseringsdepartementet vil anbefale Kongen i statsråd å godkjenne kommunevåpenet. – Veldig gledelig, utbryter en glad Bjørn Ole Gleditsch, leder for fellesnemnda. Sammen med sine ordførerkolleger i Andebu og Stokke har han stått på for at forslaget som en jury først anbefalte og som fellesnemnda senere vedtok, skulle bli godkjent av Riksarkivet. Sammen dro de blant annet inn til statsråden for å redegjøre for prosessen og argumentere for en godkjenning. – Dette viser at vi blir lyttet til og at lokaldemokratiet fungerer. Til tross for negative signaler underveis, har vi hele tiden, og med støtte av vår heraldiske rådgiver, ment at dette forslaget oppfyller kravene til kommunevåpen i Norge. Dette har vi nå fått bekreftet, og jeg vil samtidig benytte anledningen til å gi honnør til Riksarkivet som har vært lydhør for våre argumenter, sier Gleditsch. Nyhetsbrev juni 2016 – Nå får vi et nytt flott symbol som skal fronte den nye kommunen i mange år framover, og som med all sannsynlighet vil bli godkjent av Kongen i statsråd, slik vi hele tiden har håpet og hatt klare ambisjoner om. Leder for kommunevåpenkomiteen, Audun Tjomsland med det nye kommunevåpenet. Det opprinnelige forslaget ble laget av Erik Rastad fra Sandefjord. Forslaget har senere blitt modifisert av heraldiker Jan Eide fra Oslo. Foto: Paal Even Nygaard side 8 Mot og styrke I sitt uttrykk gir det nye kommunevåpenet naturlig nok assosiasjoner til hvalfangsttiden. Men understøttet av tittelen Mot og styrke, handler symbolikken vel så mye om hva den nye kommunen ønsker å kjennetegnes ved i dag og inn i fremtiden. Lang prosess Det har vært en lang prosess fram mot den endelige avgjørelsen. Da fellesnemnda ble etablert i februar i fjor, nedsatte den umiddelbart en egen komité som skulle ha ansvaret for utarbeidelsen av et nytt kommunevåpen. Den har blitt ledet av folkevalgt i Sandefjord, Audun Tjomsland. Det er ikke få timer som er lagt ned i prosessen som nå er kronet med en godkjennelse fra Riksarkivet. – Det har vært en stor jobb, men samtidig veldig spennende og lærerik. Lærdom nummer én har vært ikke å undervurdere selv små skolebarns evne til å se hva som er typisk for deres hjemsted. De flømmet over av ideer. Det var alt fra blåklokker, svaner og solstriper i vannet, til traktor, sykkel, hvalblåst og vikingskip, forteller Tjomsland. – Samtidig åpnet det seg en helt ny, eldgammel verden, forteller han. – En heraldisk verden. At vi som en ny kommune skulle knytte oss opp til tradisjoner som lå bak malingen av kjennemerker på riddernes skjold på 1100-tallet, lå temmelig fjernt for oss da vi begynte, sier Tjomsland med et smil. Ikke forberedt på så sterke følelser Selv om Tjomsland forventet et engasjement, var han ikke forberedt på de sterke følelsene en overgang til nytt kommunevåpen ville skape. – Lærdom nummer to var at jeg begynte å forstå at dette var viktige saker. Det var viktig både for dem som ville beholde det de hadde, og for dem som mente at en ny kommune måtte få et nytt symbol som de følte er vårt alles, i fellesskap. I en tidlig fase av prosessen ble alle invitert til å lage forslag til nytt kommunevåpen, og spesielt barn ble bedt om å komme med gode ideer. Her er bidrag fra barn ved Andebu kulturskole. Den tredje lærdommen Tjomsland fikk, handler om at det også finnes mye annet som kanskje er vel så viktig som valg av kommunevåpen – som f.eks det å ha et felles fotballag å heie på. – På vei inn til Komplett Arena nylig kom jeg i prat med et par andebusokninger. Den ene av dem grep fatt i meg. Er det ikke både synd og skam, sa hun – og jeg forberedte meg på både ukvemsord og truende adferd, som jeg fort kunne forvente ut fra diverse meningsytringer om kommunevåpensaken i sosiale medier. Men nei, det var ikke det nye kommunevåpenet hun tenkte på. Det er da veldig flott, mente hun. Nei, er det ikke synd og skam at ikke flere går på fotballkamp! Jeg er så stolt av Guttane – og jeg gleder meg til at vi blir en del av Sandefjord, la hun til. Og for de som lurer på om Tjomsland er lei, er svaret greit. – Jeg tar gjerne hele jobben igjen, særlig hvis det blir Larvik neste gang! Ny brannbil i gave til nye Sandefjord kompetanseheving og materiell i brannvesenet. 400 kommuner har konkurrert om 12 brannbiler, 24 framskutte enheter og en dykkerbil. Kriteriene som ble vedlagt ved tildeling var blant annet; Samarbeid, innovasjon og overordnede tiltak som er med på å trygge hverdagen for befolkningen. – Sandefjord, Stokke og Andebu ble vurdert sammen og vi var heldige og fikk tildelt en framskutt enhet, seks sett røydykkerbekledning og overflateredningsutstyr, forteller brannsjef Magne Johannessen. Den framskutte enheten er en Mercedes Vito med firehjulstrekk til over en million kroner. Bilen er utstyrt med et slokkeanlegg, klippeverktøy, røykdykkerflasker, infrarødt kamera, hjertestarter med mer. – Bilen skal brukes til å komme raskt fram på skadestedet Jublende brannmenn gleder seg til å få ny brannbil, en liten praktisk bil og gjøre tiltak før hovedstyrken kommer, noe som passer som kan komme seg raskt til skadestedet. 1. september får brannsjefen i Sandefjord og de andre heldige vinnerne, overrakt bilnøklene på bra når kommunen blir Rådhusplassen i Oslo. større. Overflateredningspakken inneholder redNye Sandefjord har fått en liten brannbil og ningsbrett, tørrdrakter utstyr til redning i vann. og annet utstyr for å redde personer i overI 2016 markerer Gjensidige sitt 200- årsjubileum, og gir en flaten, forteller en gave til det norske samfunn. Gaven er «Det store brannfornøyd brannsjef. løftet» hvor det er satt av 350 millioner kroner til Nyhetsbrev juni 2016 side 9 Kommunestyret samlet for første gang God stemning på tvers av politisk og geografisk tilhørighet. 57 folkvalgte, 6 hovedtillitsvalgte og 18 fra administrasjonen var samle på Kongsberg. På dette bordet satt fra venstre, Arne Antonsen fra Fagforbundet i Stokke, Thomas Bjørk Bjørvik (H) og Birgit Pettersen (Ap) fra Sandefjord, Hilde Hoff Håkonsen (Ap) fra Andebu og Trond Clausen (H) fra Sandefjord. I oktober konstitueres det aller første kommunestyret for nye Sandefjord kommune, med 57 representanter fra dagens Stokke, Andebu og Sandefjord. Den 6. og 7. juni ble det gjennomført et felles seminar for det nye kommunestyret. Dette var første gang de hadde en slik felles samling. Formålet var å bli kjent, få informasjon om status i sammenslåingsprosessen og få kunnskap om hvordan det står til med økonomien i den nye kommunen. Leder for fellesnemnda Bjørn Ole Gleditsch var godt fornøyd med det store engasjementet og den gode atmosfæren på samlingen. – Gjennom å møtes og bli kjent på tvers av kommune- og partigrenser, bygger vi en felles kultur. Vi blir flinkere til å se hele den nye kommunen og ikke bare den ene man selv kommer fra. Det tenker jeg er en viktig øvelse som både vi folkevalgte, ansatte i kommunen og innbyggerne bør gjøre. Bare da vil vi lykkes med å bygge en ny, felles kommune. Økonomiske utsikter Foruten de folkevalgte, deltok også hovedtillitsvalgte, rådmannens ledergruppe og økonomiansvarlige for kommunalområdene i den nye kommunen. Først fikk de kommende kommunalsjefene noen tilmålte minutter hver til å fortelle om prosessene innenfor sine områder, før Nyhetsbrev juni 2016 økonomisjef Thor Fjellanger hadde en god gjennomgang av tall og økonomiske beregninger (les om rammesaken nedenfor). Næringsutvikling Det er satt høye ambisjoner for nye Sandefjord. I løpet av de to dagene fikk forsamlingen gode innspill om hvordan nye Sandefjord kan bli best på næringsutvikling. Forsker Knut Vareide fra Telemarksforskning og Wivi-Ann Bamrud fra Kongsberg næringsforum presenterte ny kunnskap og inspirerte forsamlingen. Prosjektleder og påtroppende rådmann Gudrun Haabeth Grindaker ga et lite innblikk i fremdriftsplanen for det svært omfattende og komplekse endringsarbeidet som pågår, og det ble gitt noen smakebiter av større delprosjekter, som arbeidet med digitalisering i nye Sandefjord. side 10 Slik opplevde tre av de 57 påtroppende kommunestyre-representantene samlingen: Ida Cathrine Nilsen (Sp) fra Sandefjord bystyre: – Jeg opplevde samlingen som svært nyttig og lærerik. Det var veldig hyggelig og fint å få møte administrasjonen og kollegaer fra Andebu og Stokke i en mer sosial setting. Det skaper en trygghet og en bredere tilhørighet inn i en ny stor kommune. Jan-Tore Haugerød-Rui (Høyre) fra Andebu kommunestyre: Samlingen på Kongsberg var viktig for oss folkevalgte som utgjør ett nytt kommunestyre allerede fra 19. oktober i år. Det å bli kjent med våre medpolitikere er viktig for å skape en vi-holdning for hele den nye kommunen så tidlig som mulig. Det at vi fikk en felles innføring i rammesaken er en stor fordel før behandlingen i fellesnemnda. Inga Krossøy (Krf) fra Stokke kommunestyre: Jeg opplevde samlingen som nødvendig og viktig for å skape en vi-kultur oss politikere i mellom i opprettelsen av en ny kommune. Det kom tydelig frem at de tre kommuner har satset ulikt, men jeg opplevde en felles God miks er kulturbygging i praksis. Administrasjonen hadde sørget for å plassere folkevalgte på tvers av parti- og kommunegrenser sammen ved bordene. Fra venstre: Ida Cathrine Nilsen, Ellen Dyring Schjelderup, Inga Krossøy og Jan-Tore Haugerød-Rui. forståelse av at i tiden fremover er det villighet til å stake ut en ny vei. Samtidig skal vi ta vare på det beste fra de tre kommunene. Jeg opplevde samlingen interessant og lærerrik. Å sitte sammen i grupper på tvers av kommunen ga rom for å reflektere og dele kunnskap. Blå himmel bak mørke skyer? 23. juni skal fellesnemnda behandle rammesaken, og på samlingen i Kongsberg ble de folkevalgte loset igjennom rammer og premisser som er lagt til grunn i budsjettarbeidet hittil. Med utgangspunkt i en forenklet KOSTRA-analyse basert på forskjeller i tjenestetilbud i kommunes regnskap for 2015, ble likheter og ulikheter de tre kommunene imellom forsøkt belyst. Både økonomisjef og prosjektleder presiserte at siden det er snakk om parallelle prosesser i forhold til organisering samtidig som budsjettet blir lagt, så vil rammer for de ulike kommunalområdene slik de fremstår i rammesaken kunne være gjenstand for endringer etter hvert som de ulike elementene faller på plass. DRIFTSBUDSJETT FOR KOMMUNALOMRÅDENE (budsjettskjema 1B, forenklet) (beløp 2017-20 i 1 000 2017-kr) Sentraladministrasjonen Oppvekst og kunnskap Helse, omsorg og sosial Kultur, fritid, by- og stedsutv. Mijø- og plansaker Næringsutvikling og eiendom Tilleggsbevilgninger Grensejustering mot Tønsberg Fordelt til drift Nyhetsbrev juni 2016 2017 251 644 1 173 858 1 323 467 109 474 43 453 127 393 40 668 -95 000 2 974 957 side 11 BUDSJETT 2018 2019 252 580 1 176 901 1 323 013 109 223 38 439 126 345 47 980 -95 000 2 979 481 261 841 1 176 749 1 323 930 109 223 32 251 124 305 83 360 -95 000 3 016 659 2020 268 249 1 176 749 1 323 930 109 223 29 960 124 305 94 260 -95 000 3 031 676 Det er lagt inn effektiviseringsgevinst på 7,5 mill. kr fra og med 2019, som øker til 15 mill. kr fra og med 2020. I tillegg er det lagt inn 15 mill. kr i besparelser knyttet til strukturelle endringer fra og med 2020. Budsjettet som skisseres er stramt. Nye Sandefjord blir en kommune med lave inntekter, og må sette tæring etter næring. Økonomisjef Thor Fjellanger sier han ser skyer i horisonten, og minner om at det bør settes av penger til en regnværsdag. Det er derfor satt av midler på tilleggsbevilgning som eksempelvis skal dekke fremtidige demografikostnader. Rammesaken bygger på SSBs befolkningsfremskrivning med moderat vekst, hvor forventet vekst i demografikostnader - hva det koster kommunen at vi på sikt både blir flere innbyggere, samtidig som sammensetningen av kommunens innbyggere endres - er satt av på en pott for reserverte tilleggsbevilgninger. Potten forutsettes i rammesaken disponert i tråd med at demografikostnadene materialiseres. Det planlegges med et samlet netto investeringsvolum for de neste fire årene på 815 mill. kr, fordelt med 255 mill. kr knyttet til selvkostområder og 560 mill. kr til øvrige formål. Reservert til tilleggsbevilgninger 2017 2019 2020 415 1 300 1 000 3 500 1 325 2 400 8 700 8 900 415 1 300 1 000 3 500 1 325 2 400 8 700 40 900 415 1 300 1 000 3 500 -7 500 500 19 140 3 000 30 540 14 000 66 040 1 325 2 400 8 700 72 300 415 1 300 1 000 3 500 -15 000 -15 000 16 000 76 940 Til forv. lønnsjust. (glidning m.m. 2016, SAS) 3 575 Stokke: Videreføringskonsekvenser etter 1. terti 12 500 Andebu: Uforutsett 4 356 512 Sfj.: Til skolefritidsordning (SFO) og tilsynsordn Sfj.: Tilskudd til Midtåsen 585 Res. med visse bindinger til SAS-kommunene 21 528 3 627 12 500 216 512 585 17 440 3 567 12 500 156 512 585 17 320 3 567 12 500 156 512 585 17 320 Sum res. til tilleggsbevilgninger 47 980 83 360 94 260 (beløp i 1.000 2017-kr) Til formannskapets disposisjon Til forv. lønnsjust. (glidning i 2017) Komp. for demografisk vekst 2017 Komp. for demografisk vekst 2018-20 Omstillings- og utredningsmidler Generelle velferdstiltak IT-tiltak Til opptrappingsplan på rusfeltet Effektivisering Tilpasning av tjenestenivå / standardreduksjon Driftskonsekvenser av investeringer Reservert uten bindinger til SAS-kommunene 1 325 2 400 8 700 40 668 2018 Rammesaken skal behandles i Fellesnemnda 23. juni, og danner grunnlag for budsjettprosessen for 2017. Endelig vedtak av budsjett blir gjort av nytt kommunestyre i november 2016 – så gjenstår å se hva som blir av blå himmel. Biblioteks-blogg Følg SAS-bibliotekene på veien mot nye Sandefjord kommune på deres egen blogg. Bibliotekene i Andebu, Sandefjord og Stokke har fått innvilget kr 200 000 fra Nasjonalbiblioteket for prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3». Prosessen kan du følge på bloggen www.sasbib.no Prosjektet skal se på og dokumentere utfordringer og mulige løsninger på veien mot målet som er å ivareta og styrke bibliotekets rolle som lokal kulturutvikler. Tanken er at siden nye Sandefjord blir den første kommunen som fusjonerer etter kommunereformen, blir det naturlig for SAS-bibliotekene å ta stafettpinnen og vise vei for andre bibliotek. Thomas Overvik på Andebu bibliotek jobber som bloggansvarlig og biblioteksjef i Andebu (til høyre på bildet), Jørgen Hovde, er prosjektleder for «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3». Nyhetsbrev juni 2016 side 12 Egen blogg om digitalisering Nye Sandefjord skal bli en digital kommune. Assisterende rådmann i dagens Sandefjord kommune, Lars Petter Kjær har fått ansvaret for satsingen – et prosjekt som har fått navnet «Digitalisering og nye løsninger». Nå kan du følge utviklingen i prosjektet og prosjektlederens tanker og refleksjoner rundt temaet i en egen blogg. – Vi tror det er viktig at vi informerer åpent om hva vi satser på og hvordan vi jobber, og da tror vi en blogg vil være en god kanal, sier Kjær. – Der kan vi presentere ukentlige artikler som gir et bilde av jobbingen vår der vi er, og vi kan løfte fram problemstillinger som er viktige innenfor digitalisering og IKT. Stor interesse for satsingen Prosjektlederen har allerede merket at både kolleger, folkevalgte og innbyggere er opptatt av digitalisering, og at mange synes det er spennende at nye Sandefjord jobber for å lykkes med nye løsninger. – Interessen er stor og innfallsvinkelen varierer. Mange har spørsmål om koblingen mellom digitalisering og det man tradisjonelt forbinder med IKT og data. Noen lurer rett og slett på hva denne satsingen består av, mens andre er mest opptatt av at de IT-systemene de benytter i hverdagen også må fungere når vi går inn i en ny kommune. Så har vi de som har en teknisk dybdeinteresse og kunnskap som kanskje bare en håndfull personer kan matche, sier Kjær. Bloggen til prosjektleder Lars Petter Kjær finner du på www.nyesandefjordblogg.com – Målet er at uansett at denne bloggen skal gi alle som er interessert i temaet god og relevant informasjon om prosjektet, sier Kjær. Han oppfordrer folk til å kommentere eller stille spørsmål. – En blogg er ikke ment å fungere kun én vei. Jeg vil gjerne vite hva folk tenker og synes om det jeg skriver, eller om de har tips og råd som de ønsker å spille inn. Jeg kan ikke garantere at jeg klarer å besvare alle spørsmål like godt, men skal gjøre så godt jeg kan. Heldigvis har jeg mange flinke kolleger rundt meg som kan bistå! Hvordan skal vi jobbe med digitaliseringen? (hentet fra nyesandefjordblogg.com) I fellesnemndas møte i august vil det bli lagt frem en digital strategi. Der vil det bli presentert ambisjoner og målsettinger på det digitale området. Det er nedsatt en prosjektgruppe som vil jobbe med å utforme den. Gruppa har deltagere fra alle kommunalområdene, og fra arkiv, økonomi og HR. Når strategien er behandlet vil det bli utarbeidet en handlingsplan. Denne kommer så til behandling i forbindelse med budsjettet, og satsinger og prioriteringer blir besluttet. Rådmannens ledergruppe er styringsgruppe. Det som finner en plass i handlingsplanen blir nye Sandefjords satsing på digitale løsninger, ikke spredt rundt i kommunalområdene. Beslutningen skjer folkevalgt. Skal en strategi få ønskede effekter trenger den god forankring. I år det kanskje ikke mulig å få til en så god forankring som en skulle ønske. Den nye organisasjonen er ikke etablert, og det jobbes med gamle kommuner og ny kommune parallelt. Men vi kan ikke vente med å begynne inntil alt er på plass. Vi mener det er riktig å peke ut en retning, så får strategien pusses opp og forbedres i en ny versjon, kanskje allerede til neste år. Nyhetsbrev juni 2016 Samtidig med dette jobbes det i en rekke arbeidsgrupper innenfor IKT. Nettverket styrkes og det etableres en forbindelse mellom de tre rådhusene. Et nytt felles AD (Active Directory) må bygges, lagringskapasiteten må styrkes og en rekke store og mindre tekniske løsninger må på plass. Mange er spente på hvilke fagsystemer som blir valgt. Mange systemer videreføres, men ikke alle. Det er blitt valgt et nytt sak og arkiv system – Websak. I oppvekst og kunnskap har man blitt enige om å anskaffe et skoleadministrativt system. Her er ikke arbeidet med å utarbeide en kravspesifikasjon igangsatt. Leverandør vil være valgt og implementert i alle skolene til skolestart 2017/18. Hvilket system som blir foretrukket vet man ikke i dag. Ansvaret for å utforme kravspekken vil bli gitt til en arbeidsgruppe med deltagere fra alle de tre kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord. Likeledes vil nye Sandefjords kartløsning ut på anbud, også sosialsystemet. Her er man helt i sluttfasen. Det vil alltid være ulike oppfatninger om hvilket system som er best, ofte basert på det man kjenner og det man har erfaring med å bruke. Noen vil ikke oppleve at systemene blir nye, noen vil oppleve det motsatte. Det som er det aller viktigste er at det virker og at det bidrar til å få oppgavene løst på en effektiv og smidig måte. Det må gjelde for alle. Noen vil mene at vi har en lang vei å gå på akkurat det området. side 13 Ansatte skal påvirke Neste fellesmøte med alle arbeidstagerforbundene, der også hovedverneombudene er invitert, er 18. august kl 14:00 i bystyresalen i Sandefjord rådhus. Deretter blir det invitert til samlinger ca. hver sjette uke utover høsten. Ansattes involvering og medvirkning er grunnleggende for en vellykket sammenslåingsprosess. Nå er det opprettet et nytt forum der hovedtillitsvalgte og representanter fra prosjektledelsen møtes for informasjonsdeling og erfaringsutveksling. Bakgrunnen for etableringen av en ny møteplass var et innspill i partssammensatt utvalg (psu) den 26. april, der de hovedtillitsvalgte representantene etterlyste større medvirkningsmuligheter for de foreningene som ikke fysisk er til stede i psu. Dette tok prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker på alvor og inviterte umiddelbart til den første samlingen i Stokke rådhus den 12. mai. Positivt møte – Jeg opplevde møtet som konstruktivt og med en god tone. Selv om det er mye som skal bestemmes på kort tid, er det viktig å ta seg tid til å dele og lytte. Skal beslutningene i sammenslåingsprosessen ha legitimitet, er vi helt avhengig av forankring i hele organisasjonen, sier Grindaker. Derfor involveres de ansattes representanter på alle nivåer, fra den minste prosjektgruppe til partssammensatt utvalg der de ansatte har direkte dialog med prosessens øverste folkevalgte organ, forteller Grindaker. 61 hovedtillitsvalgte fra 25 forskjellige forbund var invitert. 32 møtte opp. Grindaker sier at formålet med møtet var å dele erfaringer i prosessen samt å diskutere gode løsninger for samarbeidet. Tas på alvor Martin Torhaug fra Utdanningsforbundet i Stokke opplevde også dette første møtet som konstruktivt. Til Byavisa sier han at han opplever at prosjektledelsen tar de ansattes synspunkter på alvor. – Vi ønsker at prosjektledelsen skal være tydeligere på når det er medvirkning, medbestemmelse eller drøfting, så vi vet hva slags møter vi skal inn i. Vi opplever at prosjektledelsen ønsker å være forutsigbare. Prosjektledelsen har blant annet utarbeidet prosedyrer for medvirkning og drøfting som ledere må følge i prosessen fremover, sier Torhaug, som synes det er bra med flere fellesmøter. – Det gir de mindre organisasjonene muligheten til å spille inn saker direkte til prosjektledelsen. Nå gjenstår det å se hvordan grepene prosjektledelsen har tenkt å gjennomføre, slår ut i praksis, sier Torhaug. Fremdriftsplan i store trekk Nyhetsbrev juni 2016 side 14 Ikke mindre, men MER demokrati! «Et av de viktigste argumentene mot å slå sammen kommuner er at større kommuner vil svekke lokaldemokratiet. Helt fra første stund i prosessen med å slå sammen Stokke, Andebu og Sandefjord, har politikerne vært opptatt av at dette ikke må skje i nye Sandefjord. Slik starter brevet som er sendt nærdemokratiutvalget til høring til frivillige lag og foreninger, FAUer og allerede eksisterende nærmiljøutvalg i Sandefjord, Andebu og Stokke. Brevet er sendt ut sammen med vedtekter og overordnede målsettinger for nærdemokratiordningen og høringsfristen er satt til 1. juli 2016. Vår ambisjon er det helt motsatte. Vi ønsker at det i den nye kommunen skal bli – ikke mindre, men mer lokaldemokrati. Derfor ble det tidlig i arbeidet med å bygge en ny kommune satt ned en egen komité som skulle arbeide for å styrke lokaldemokratiet. Komiteen har fått navnet Nærdemokratikomiteen.» Fellesnemnda skal endelig vedta nærdemokratiordningen i sitt møte 23. august. Les mer om nærdemokratiordningen, høringsbrev, vedtekter og overordnede målsettinger for ordningen på https://www.sandefjord.kommune.no/nye-sandefjord/aktuelt1/nardemokrati/ Hvordan fungerer lokaldemokratiet vårt? Før konstituering av nytt kommunestyre i oktober, ønsker fellesnemnda å vite hvordan innbyggere, folkevalgte og hovedtillitsvalgte mener det står til med lokaldemokratiet i våre tre kommuner. Undersøkelsen, som er utarbeidet av KS, gjennomføres delvis i egen regi og delvis av Norsk Gallup. Opp mot 1 000 innbyggere i dagens tre kommuner intervjues på telefon, mens folkevalgte og hovedtillitsvalgte svarer på et spørreskjema. Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker sier det er viktig å gjennomføre en slik undersøkelse før sammenslåingen. – På den måten får vi en verdifull referanse for framtidige målinger når vi blir en ny kommune. En av sammenslåingens viktige målsettinger er nettopp et styrkes lokaldemokrati, understreker Grindaker. Spørsmålene i undersøkelsen handler om egne erfaringer og hvordan man vurderer lokaldemokratiet i egen kommune. I tillegg vil de folkevalgte bli spurt om hvordan de oppfatter arbeidet i kommunestyret. Det vil også være noen spørsmål som knytter seg til selve sammenslåingsprosessen. Resultatene av undersøkelsen vil være sannsynligvis være klare i september. Nils Ingar Aabol er leder for nærdemokrati-komiteen. Siste sjanse til å bli med på årets morsomste arbeidsdag! Innen 17. juni må du melde deg på Kommunelekene 2016! Den 11. august fra klokke 14.00 og utover ettermiddagen fyller vi Bugårdsparken med blide og aktive kommuneansatte fra det som snart er nye Sandefjord kommune. Dette er en unik mulighet til å bli bedre kjent med nye kolleger. Her blir det leik og moro, avslapning og sosial hygge, grilling og ikke minst en stemningsfull intimkonsert med Unni Wilhelmsen. For mer informasjon, se: http://sandefjord.kommune.no/nye-sandefjord/for-ansatte/kommunelekene-2016/ Nyhetsbrev juni 2016 side 15 Bare 200 dager igjen! Den 15. juni passerte nedtellingsuret på nye Sandefjord-nettsiden 200-tallet. Det betyr at det gjenstår et drøyt halvår med innholdsrike og intense dager før vi 1. januar 2017 blir en ny kommune! Av og til kunne jeg nok ønske meg at vi hadde noen flere dager, for ikke å si måneder på oss, for det er mye som skal på plass når en helt ny kommune skal bygges. Men det er naturligvis ikke noe alternativ å ikke rekke det. Selvfølgelig gjør vi det! Det betyr ikke at absolutt alle brikker må være lagt når snora klippes 1. januar neste år, men de viktige tingene kommer vi i mål med. Tryggheten for det ligger i systematisk jobbing og mange flinke folk som jobber iherdig for å bygge landets beste kommune. I en hektisk hverdag er det sjelden tid til å se seg tilbake, men når de fleste av oss nå står på terskelen til en velfortjent sommerpause, kan vi tillate oss å vende blikket og tenke litt på alt som er gjort og utrettet de siste månedene. I den første fasen av prosjektet har vi brukt tid på å bygge grunnmuren for den nye kommunen. Et viktig kjennetegn ved fundamenter og armering, er at de ofte ikke er så ruvende for omgivelsene, men de skal være bærekraftige og tåle mye – og derfor må de bygges med skikkelighet. En grunnpilar i nye Sandefjords fundament er et godt lederskap. Noe av det første jeg tok fatt på som prosjektleder, var å etablere rådmannens ledergruppe. Resultatet av grundige, men effektive prosesser, er at den nye kommunen har fått ti dedikerte og faglig høyt kompetente ledere som nå er godt i gang med å sette mål, organisere egne områder og rekruttere ledere. I alle deler av den kommunale virksomheten er det prosesser og delprosjekter i gang – både for typiske tjenesteområder og i virksomheter med mye publikumskontakt, og for enheter, medarbeidere som har sitt virke i fellestjenester og andre støttefunksjoner . Det er utarbeidet effektmål og laget organisasjonsstrukturer som i størst mulig grad skal underbygge de overordnede målene for sammenslåingen. Det er gjennomført dialogmøter med ledere, tillitsvalgte og ikke minst brukerorganisasjoner, for å sikre at innbyggernes ønsker og behov blir ivaretatt. Det er gjort viktige kartlegginger av lokaler, avtaler og systemer. Det er gjort beslutninger om ulike fagsystem f.eks sak- og arkivsystem, og det arbeides godt med digitalisering og nye løsninger. Nyhetsbrev juni 2016 Det er mange oppgaver og gjennomganger som må gjøres når man forbereder en ny kommune – for eksempel er det gjort en stor innsats for å kartlegge alle veinavn slik at vi unngår at den nye kommunen får to veier med samme navn. Også innenfor personal- og økonomiomrdåene er det mange prosedyrer, rutiner og rammeverk som må avklares for å sikre at vi starter opp som en profesjonell arbeidsgiver og ivaretar våre forpliktelser. Et nytt, flott kommunevåpen er valgt, med navnet «Mot og styrke». I Stokke gjøres det en omfattende jobb for å få til gode løsninger i Vear-saken og i flere virksomheter, som hos NAV, kulturskolene og bibliotekene, er sammenslåingsprosessene allerede kommet langt. Alle disse prosessene er et stort landskap å navigere i. Det mangler ikke på snublesteiner og potensielle blindveier vi kan gå i. For å unngå dårlige vurderinger og forhastede beslutninger, er det viktig med involvering. Forankring gjennom bred medvirkning i prosessene er en annen grunnpilar i prosjektet. I tillegg har våre folkevalgte laget et godt kart. Forhandlingsutvalgets utredning teller ikke mer enn 17 sider, men gir god retning på en rekke temaer og konkrete problemstillinger. Det å ha folkevalgte i ryggen, som har ønsket og villet denne sammenslåingen på tvers av kommunegrensene og fra første stund, er en stor styrke for hele prosessen. Det var en god opplevelse å være til stede på Kongsberg i forrige uke, da det nye kommunestyret, som skal konstitueres den 19. oktober, møttes for aller første gang. Den positive stemningen og det store engasjementet hos de folkevalgte, smitter over på administrasjonen og gir gode vilkår for oss som bygger den nye kommunen, sten for sten. Mange har gjort en uvurderlig innsats og etter sommeren vil enda flere bli involvert i arbeidet. Men aller først skal vi nyte noen deilige og høyst fortjente sommeruker med familie og gode venner! Jeg gleder meg til en spennende høst sammen med dere! God sommerhilsen fra Gudrun side 16
© Copyright 2024