Gjerstad kommune Møteinnkalling
Gjerstad kommune Utvalg: Møtested: Dato: Tid: Møteinnkalling Kommunestyret kommunestyresalen, Almuestaua 30.06.2016 18:30 Eventuelle lovlige forfall meldes her: http://www.gjerstad.kommune.no/politikk/melding-omforfall/ Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Fra Høyre har May Yvonne Hjellvik og Morten Sverre Presthagen meldt forfall. I deres sted innkalles hhv. Kjell Arild Grønås og Sissel Mostad Westberg. Innkalling er sendt til: Navn Inger Haldis Løite Knut Erik Ulltveit Egil Nicolay Haugland Bård Nylund Håkon Sundsli Knut Hagelia Albert Nævestad Rolf Inge Haugholt Marie Bakka Gro Eskeland Kåre Dalane Rune Hagestrand Steinar Pedersen May Yvonne Hjellvik Morten Sverre Presthagen Eddny Øybekk Halvard Skaaland Funksjon Ordfører Varaordfører Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Representerer AP SP AP AP AP AP AP SP SP SP SP H H H H KRF FRP Saksliste Saksnr Innhold PS 16/75 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 16/76 Referatsaker RS 16/64 Ordfører: Gjøremål mv. siden forrige møte RS 16/65 Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen RS 16/66 Skogselskapet i Agder: Uttale fra årsmøte i Marnadal den 28.5.16 (kan lasted ned) RS 16/67 AAFK/SSB: Kommunefordelte tall fra SSB - gjennomføring i videregående opplæring - 2010-kullet (kan lastes ned) PS 16/77 Kommunereform - avsluttende behandling PS 16/78 Rapport fra Adhoc-utvalget for utredning av flerbrukshall PS 16/79 Eventuelt: PS 16/75 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 16/76 Referatsaker RS 16/64 Ordfører: Gjøremål mv. siden forrige møte RS 16/65 Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen RS 16/66 Skogselskapet i Agder: Uttale fra årsmøte i Marnadal den 28.5.16 (kan lasted ned) RS 16/67 AAFK/SSB: Kommunefordelte tall fra SSB - gjennomføring i videregående opplæring - 2010-kullet (kan lastes ned) Gjerstad kommune Saksfremlegg Rådmannen Dato: Arkivref: 23.06.2016 2016/873-4 / 002 Saksnr 16/77 Utvalg Kommunestyret Torill Neset 37119731 torill.neset@gjerstad.kommune.no Møtedato 30.06.2016 Kommunereform - avsluttende behandling Rådmannens innstilling: Gjerstad kommunestyre vedtar å fortsette som selvstendig kommune på nåværende tidspunkt. Gjerstad kommune vil delta aktivt i fremtidige initiativer for å bygge en større og mer robust kommune som er nødvendig for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne i fremtiden. Alternativ 2 - signaler Gjerstad kommune vil primært signalisere ønske om sammenslåingsalternativet 6K med alle kommunene i Østre Agder-samarbeidet med unntak av Grimstad og Froland. Vedlegg: Saksdokumenter: Saksopplysninger: Etter forslag fra regjeringen vedtok Stortinget for ca 2 år siden at alle landets kommuner skulle utrede muligheten for kommunesammenslåing. De overordnede målene for reformen er: 1. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. 2. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. 3. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. 4. Styrket lokaldemokrati. Stortinget har gitt alle kommuner ansvar for å vurdere og avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Alle landets kommuner skal innen 01.07.16 ta stilling til om de ønsker å slå seg sammen med en eller flere andre kommuner, eller om de ønsker å fortsette som egen kommune. Etter kommunestyrenes vedtak, skal Fylkesmannen gjøre sin vurdering, før Stortinget våren 2017 fatter endelig vedtak om ny kommunestruktur. Kommunereformprosessen er behandlet en rekke ganger i Gjerstad kommunestyre. Det er utarbeidet utredninger av flere alternativer for sammenslåing av kommuner: 6K (Gjerstad, Risør, Vegårshei, Åmli, Tvedestrand og Arendal) Østregionen (Gjerstad, Risør, Vegårshei og Tvedestrand) E18-kommunen (Arendal, Tvedestrand, Risør og Gjerstad) Utredningene er utarbeidet gjennom Østre Agder-samarbeidet (unntatt Grimstad og Froland) og ble lagt fram på felles formannskapsmøte for de 6 kommunene i januar 2016. Prosessen rundt etablering av nye kommuner ble etter dette tatt ut av Østre Agders regi. På felles formannskapsmøte informerte Arendal kommune om at de vil sende ut invitasjon til samtlige kommuner i Østre Agder med tanke på å inngå en intensjonsavtale, dette brevet ble mottatt 22.1.16. Kommunestyret i Gjerstad fattet 18.2.16 i sak PS 16/16 følgende vedtak: 1. Gjerstad kommunestyre vedtar at kommunen vil delta i arbeidet med å utarbeide og forhandle frem en intensjonsavtale om etablering av en ny kommune som omfatter kommunene Gjerstad, Tvedestrand, Risør, Vegårshei, Arendal og (eventuelt) Åmli (6K) eventuelt med flere eller færre kommuner. 2. Gjerstad kommunestyre har som grunnleggende mål at alle drøftingene skal synliggjøre og sikre et desentralisert faglig tilbud innenfor barnehager, skole, helse, omsorg og teknisk drift, samt sikre at nye boligfelt og næringsarealer fortsatt blir utviklet i kommunal regi. 3. Fremforhandlet utkast til avtale legges frem for kommunestyret til behandling. 4. Ordfører, varaordfører og representant for de andre politiske partiene som er representert i kommunestyret oppnevnes til kommunens delegasjon i intensjonsdrøftingene. Rådmannen oppnevnes til sekretær for gruppen i drøftingen og en hovedtillitsvalgt inviteres til å delta som observatør. 5. Det lages en plan for omfattende hørings- og medvirkningsprosess, som legges frem for kommunestyret i neste møte. 6. Gjerstad kommunestyre beklager den store usikkerheten rundt nytt inntektssystem for kommunene og at kommune må ta stilling til endring i kommunestruktur før vi vet effektene av fremtidig inntektsmodell. Det er avgjørende for en god videre prosess i kommunereformarbeidet å få klarlagt inntektssystemet for kommunene så raskt som mulig. Alternativt bør frist for endelig beslutning om endring av kommunestruktur utsettes. 7. Gjerstad kommunestyre ber rådmannen så langt det er mulig å utrede konsekvensene dersom Gjerstad kommune fortsatt skal være en egen kommune, slik at dette fremstår som et reelt alternativ når saken kommer til endelig behandling i kommunestyret. Som forhandlingsutvalg fra Gjerstad kommune ble valgt: Inger H. Løite, ordfører (leder), Knut Erik Ulltveit, varaordfører og Rune Hagestrand, representant for opposisjonen. Halvard Skaaland deltok i forhandlingene som vararepresentant for Rune Hagestrand og for å ha kontinuitet i deltakelsen i forhandlingene ble han fast medlem i forhandlingsutvalget. I tillegg har hovedtillitsvalgt i Fagforbundet, Janette Bråten, og rådmann Torill Neset deltatt i forhandlingene. I etterkant av kommunestyrets vedtak 18.2.16, ble det klart at Åmli kommune ikke ønsket å gå videre i prosessen. Det ble også fattet vedtak i Tvedestrand kommune om at de ikke ønsket å gå videre med en parallell forhandling knyttet til kommunene i østregionen (Risør, Gjerstad, Vegårshei og Åmli), men ville konsentrere seg om alternativet der Arendal inngikk. Som følge av disse vedtakene, ble forhandlingene konsentrert om en avtale mellom kommunene Tvedestrand, Risør, Gjerstad, Vegårshei og Arendal (i det følgende kalt 5K-Øst). 19.4.16 vedtok Vegårshei kommunestyre å si nei til fremforhandlet avtale og deretter ble det utarbeidet en oppdatert intensjonsavtale endret til 4K-Øst. Kommunestyret i Gjerstad fattet 21. april (sak PS16/42) følgende vedtak: «Gjerstad kommune vedtar for sin del “Intensjonsavtale mellom kommunene Gjerstad, Tvedestrand, Risør og Arendal”. Avtalen er identisk med avtalen som ble undertegnet ordførerne i disse 4 kommunene pluss Vegårshei på Lyngørporten den 7. 4.16, kun med nødvendige korreksjoner som følge av at Vegårshei kommunestyre den 19.4.16 sa nei til avtalen. Den korrigerte intensjonsavtalen vedtas som felles plattform for etablering av en eventuell ny kommune for 4K-øst. Endelig vedtak om å søke om kommunesammenslåing, tas stilling til i kommunestyremøtet i juni 2016 etter at det er gjennomført informasjons- og involveringsprosesser i kommunene. Gjerstad kommune tar initiativ til en formell henvendelse til Vegårshei kommune, Risør kommune og Tvedestrand kommune, om muligheten for å lage en intensjonsavtale for tre eller fire kommuner.» Ordfører Inger Løite rettet etter dette en formell henvendelse til Risør kommune. I Risør bystyre 28. april (sak 81/16) ble følgende vedtatt: «Risør bystyre vedtar for sin del «intensjonsavtale mellom kommunene Gjerstad, Tvedestrand, Risør og Arendal». Avtalen ble undertegnet i Risør den 27.4.2016 av disse fire kommunene. Intensjonsavtalen vedtas som felles plattform for etablering av en eventuell ny kommune for 4K-øst. Endelig vedtak om å søke om kommunesammenslåing, tas stilling til i bystyremøte i juni 2016 etter at det er gjennomført informasjons- og involveringsprosesser i kommunene. Risør bystyre støtter initiativ fra Gjerstad kommune om muligheten for å lage en intensjonsavtale for tre eller fire kommuner, uten Arendal kommune.» Det ble gjennomført en innbyggerundersøkelse for de fire kommunene i 4K-øst i begynnelsen av mai 2016. Resultatet ble presentert på felles kommunestyremøte i Risørhuset 23. mai: Kommune Antall For (%) Mot (%) Har ingen respondenter mening (%) Gjerstad 393 16 75 9 Risør 603 18 63 19 Tvedestrand 611 31 55 15 Arendal 1200 28 45 27 Totalt 2807 Etter dette uttalte flere av ordførerne at 4K-øst-alternativet kunne erklæres «dødt». Vegårshei kommunestyre behandlet 24. mai henvendelsen fra Gjerstad og Risør kommuner om å innlede samtaler om en mulig intensjonsavtale mellom kommunene i Østregionen. De vedtok følgende (sak 51/2016): «Kommunestyret i Vegårshei takker for invitasjonen fra Gjerstad og Risør til å inngå samtaler om en intensjonsavtale for 3K, men mener at Vegårshei er best tjent med å bestå som egen kommune og avslutter herved arbeidet med kommunereformprosessen.» Gjerstad kommunestyre tok 26. mai saken opp til behandling og vedtok følgende (sak PS16/57): 1. «Gjerstad kommune avviser intensjonsavtalen om 4K mellom kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Arendal. 2. Kommunestyrets tidligere vedtak om at kommunesammenslåing der Gjerstad er med må bestå av minst 3 kommuner oppheves. 3. Gjerstad kommune inviterer til forhandlinger med Risør kommune om utarbeidelse av en intensjonsavtale for 2K-øst (Risør og Gjerstad). 4. Gjerstad kommunes forhandlingsutvalg består av: Formannskapet. Halvard Skaaland (Frp) Eddny Øybekk (KRF) Janette Bråten, tillitsvalgt (møte og talerett) Rådmann fungerer som sekretær. 5. Det legges opp til betydelig innbyggerinvolvering i form av folkemøter og innbyggerundersøkelse. 6. Den fremforhandlede intensjonsavtalen skal behandles i kommunestyret så snart det er praktisk mulig. Avtalen skal i større grad enn i 4K-avtalen konkretisere endringer og konsekvenser for de to kommunene ved en sammenslåing. 7. Ordføreren konsulterer fylkesmannen for klarlegging av endelige tidsfrister for prosessen. Kommunestyret gjør sitt endelige vedtak i saken i tråd med disse tidsfristene.» Både Gjerstad og Risør kommune har vedtak på å gå videre med arbeid for å lage en intensjonsavtale med de fire kommunene i Østregionen. Siden hverken Tvedestrand eller Vegårshei kommune ville delta, sto man tilbake med alternativet om en kommunesammenslåing med Gjerstad og Risør (2K). Den 8.6.16 ble det avholdt et møte på Brokelandsheia mellom ordførere og rådmenn i Gjerstad og Risør. Fylkesmannens representant, Jarle Bjørn Hanken, og samfunnsplanlegger i Risør kommune, Sigrid Hellerdal Garthe, var også til stede på møtet. Under følger Risørs ordfører Per Kr. Lunden sin oppsummering av møtet: «Fylkesmannen bekrefter at vi må gjøre et vedtak om sammenslåing i møte i juni, men vi har angrefrist og endelig frist til 1. september. Det vil si at vi rekker en kort prosess i juni og en avsluttende prosess i august. Vi regner ikke med å få gjort noe nevneverdig med dette arbeidet i feriemåneden juli. Selv fram til 1. september er det begrenset med tid, men det er mulig å legge et godt grunnlag for et arbeid som fortsetter til våren 2017 da Stortinget behandler kommunestrukturen endelig. Fylkesmannen anbefaler en forenklet prosess og ikke en detaljert intensjonsavtale, men en avtale som gir en retning for mer detaljert arbeid. Avtalen bør ikke binde for mye, men etablere gjensidig tillit for å arbeide videre.» Forhandlingsutvalgene møttes første gang onsdag 15. juni på Heimat, Brokelandsheia kl. 1317. Eget referat fra dette møtet finnes her Referat fra første forhandlingsmøte 2K 150616 Det var planlagt et løp videre med forhandlingsmøter i juni og august, innbyggerinvolvering og endelig behandling i kommunestyrene 30.8. og 1.9.16. Risør bystyre behandlet saken 22.6.16 (sak 124/16) og fattet følgende vedtak: «Risør bystyre ønsker ikke på det nåværende tidspunkt en sammenslåing av Risør og Gjerstad kommuner, da det er vanskelig å se at dette langsiktig kan sikre bedre tjenester til innbyggere samt styrke lokaldemokratiet og samfunnsutvikling i Risør.» Alle kommunene i Norge skal innen 01.07.16 ta stilling til om de ønsker å slå seg sammen med en eller flere andre kommuner, eller om de ønsker å fortsette som egen kommune. Etter kommunestyrenes vedtak, skal Fylkesmannen gjøre sin vurdering innen 1.oktober, før Stortinget våren 2017 fatter endelig vedtak om ny kommunestruktur. Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder har ved flere anledninger (senest på felles kommunestyremøte 23. mai) uttrykt at han generelt fraråder 0-alternativet, det vil si å fortsette som egen kommune. Fylkesmannen har vært tydelig på at frivillighetsprinsippet ligger fast, men at han i sin innstilling til Kommunal- og moderniseringsdepartementet likevel vil peke på det han vurderer som den beste fremtidige kommuneinndelingen på Agder. Han uttaler bla: «Hvis det vedtas lite eller ingenting frivillig, står Fylkesmannen fritt til å fremme egne «ideelle» forslag». De fem hovedregionene i Agder har vært fylkesmannens utgangspunkt for igangsetting av prosessene. Østre Agder (8K – Arendal, Grimstad, Froland, Åmli, Vegårshei, Tvedestrand, Risør og Gjerstad) er en av de fem hovedregionene på Agder, det representerer altså fylkesmannens referansepunkt for vurderingene. Økonomi Gjerstad kommune har hatt noen utgifter knyttet til kommunereformprosessen. Det har vært direkte kostnader knyttet til utredninger, innbyggerundersøkelse, informasjonsmateriell og folkemøter. Ved å fortsette som egen kommune vil Gjerstad kommune få kr. 2.404.000,- i redusert rammetilskudd fra 01.01.17 (som følge av vedtatte endringer i inntektssystemet) Kommunen vil få tilskudd fra inntektsgarantiordningen, INGAR, slik at nedtrekket blir anslagsvis 940 000 kr i 2017 og tilsvarende beløp i 2018-2019. Det har versert mange ulike tall for reduksjon i rammetilskudd, ovenstående er basert på tall opplyst fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder 15.6.16 etter at rådmannen ba om kvalitetssikring av tall i foreliggende beregningsmodeller fra KS og KMD. Endringer i kostnadsnøkler vil utjevne noe av reduksjonen i basistilskudd. Kommuner som slår seg sammen, beholder dagens rammetilskudd i 15 år, dvs. de berøres ikke av endringene av inntektssystemet pr. 01.01.17. Etter 15 år blir det en gradvis nedtrapping med 1/5 årlig over 5 år (til det nivået som ligger i inntektssystemet). Økonomiske virkemidler ved en sammenslåing av de 2 kommunene Gjerstad og Risør ville vært: Støtte til engangskostnader 20 mill (Utbetales i 2017 etter Stortingets vedtak) Reformstøtte 5 mill (Utbetales i 2020) Det er vedtatt et tilskudd på 200 millioner kroner pr år til sammenslåtte kommuner som blir tyngdepunkt i en region. Dette omfatter kommuner som er fra 9.000-10.000 innbyggere og større. I tillegg kan sammenslåtte kommuner søke om tilskudd til infrastrukturtiltak som er viktige for å knytte den nye kommunen sammen. Rådmannens vurdering/merknader: Innbyggerundersøkelsen viste tydelig at det er en lav andel av befolkningen som støtter en sammenslåing til 4K-øst, spesielt har det i befolkningen vært uttrykt skepsis til å bygge en ny kommune som inkluderer Arendal. Befolkningen er ikke spurt om synspunkter på andre sammenslåingsalternativer i innbyggerundersøkelser våren 2016. Rådmannens faglige vurdering er at Gjerstad kommune og regionen Østre-Agder ville vært best rigget for fremtiden og hatt en betydelig kapasitet til fremtidsrettet samfunnsutvikling dersom det ble fattet et vedtak om å etablere en ny kommune med utgangspunkt i de 6 kommunene; Arendal, Risør, Gjerstad, Åmli, Vegårshei og Tvedestrand. Når 6K ble 4K (Åmli og Vegårshei trakk seg ut), var rådmannen fortsatt av den oppfatning at dette var et bedre alternativ for Gjerstad enn at kommunen består som egen kommune. Rådmannens vurdering er at en kommunesammenslåing i Østre Agder som ikke omfatter Arendal kommune vil ha svakere muligheter for å løse de store fremtidige utfordringene som man vet vil komme, og som forsterkes noen få år frem i tid. Alternativer uten Arendal vil fortsatt måtte støtte seg til interkommunalt samarbeid på svært mange felt, med de utfordringene som er kjent med hensyn til demokratisk styring og effektiv drift. Gjerstad kommune har deltatt aktivt i hele kommunereformprosessen og har vist en fremoverlent holdning og tatt initiativ for å finne løsninger når det stadig har vist seg å bli færre nabokommuner som ønsker å slå seg sammen. Gjerstad kommune har gjennom disse initiativene signalisert at man ikke ønsker å velge alternativet med «frivillig alenegang». Selv om rådmannen mener at sammenslåingsalternativet som inkluderte Arendal kommune ville gitt klart flest positive effekter, ville alternativer for sammenslåing med 3K (Gjerstad, Risør, Vegårshei) og 4K (Gjerstad, Risør, Vegårshei, Tvedestrand) etter rådmannens vurdering gitt kommuner som ville vært noe bedre rustet til å møte fremtidens utfordringer og som ville vært sterkere sammen enn hver for seg. Disse kommunene kjenner hverandre godt, har en del av de samme utfordringene, men også ulike styrker som etter rådmannens vurdering ville utløse dynamikk med å lære av hverandre inn i prosessen med å bygge en ny kommune. Både 3K og 4K (uten Arendal) ville fortsatt være helt avhengig av interkommunale samarbeidsløsninger. Det aller minste alternativet, sammenslåing med Risør (2K), ville kunnet gi en del positive effekter, så som mindre sårbarhet i en del tjenester og fagavdelinger, noe styrket påvirkningsog utviklingskraft når det gjelder samfunnsutvikling. Økonomi og inntektssystem må etter rådmannens vurdering ikke tillegges avgjørende vekt i kommunestruktursammenheng, men det er et faktum at også dette alternativet ville gitt mer forutsigbare økonomiske rammer for de nærmeste 20 år med videreføring av inntektssystemet for 2016. I tillegg ville også dette alternativet utløse gode økonomiske støtteordninger i etableringsfasen. Man kan heller ikke se bort fra at kommunen hadde hatt mulighet for å få midler fra ordningen for sammenslåtte kommuner som blir tyngdepunkt i en region. Gjerstad sammenslått med Risør ville fortsatt være liten og ha begrenset mulighet for å ta ut store effektiviseringsgevinster. En sammenslåing mellom Risør og Gjerstad ville fortsatt hatt behov for å delta i like mange interkommunale samarbeidsløsninger som i dag. På samme måte som Risør kommune har signalisert at man ser en del utfordringer ved sammenslåing 2K, vil dette være tilfelle også for Gjerstad: Gjerstad har svært viktige vekst- og utviklingsområder langs E-18, og med Brokelandsheia som et særdeles attraktivt område for både næringsutvikling og boligbygging. En eventuell sammenslåing med Risør må ikke utvanne den igangværende satsingen som Gjerstad kommune har mht å tiltrekke ny næringsvirksomhet og fortsatt øke attraktiviteten for etablering i området. Gjerstad kommune har i dag en svært oversiktlig, slank og ubyråkratisk administrativ organisering, dette ytterligere vektlagt i ny organisering fra 1.8.16, uten ekstra ledernivå mellom enhetsledere og rådmann. Det er enkelt å kraftsamle ledergruppe og enheter til felles innovasjons- og utviklingsprosjekter. Oppslutningen om å bevare og utvikle bysenteret som et levende og attraktivt bysentrum er stor i Risør, og en slik tankegang ville helt klart innebåret en stor endring i tankegangen i Gjerstad. Dette saksfremlegg er omskrevet etter vedtaket i Risør kommunestyre 22.6.16. Til tross for at rådmannen deler noe skepsis når det gjelder positive virkninger for samfunnsutvikling og tjenesteutvikling med dette «lille» alternativet, ville den opprinnelige innstillingen til kommunestyret likevel vært å fortsette prosessen for å se om man innen utløpet av august kunne komme til enighet om en intensjonsavtale som ville vært en start på å utvikle mer robuste kommuner i østregionen, for senere eventuelt å utvides. Gjerstad kommune har ønsket å signalisere en mulighets- og løsningssøkende holdning gjennom hele kommunereformprosessen, derfor lanserte man forslaget om å forsøke 2K-alternativet. Men etter rådmannens syn er ikke 2K (Gjerstad/Risør) noe ideelt alternativ eller førstevalg for Gjerstad av grunner hvorav noen er nevnt ovenfor. Det er påregnelig at Gjerstad kommune ville ha signalisert at andre alternativer med flere kommuner ville vært mer ønskelig. Rådmannen konstaterer at det innen fristen 01.07.16 ikke foreligger alternativer med andre kommuner som ønsker en sammenslåing med Gjerstad kommune. Rådmannens forslag til vedtak: Gjerstad kommunestyre vedtar å fortsette som selvstendig kommune på nåværende tidspunkt. Gjerstad kommune vil delta aktivt i fremtidige initiativer for å bygge en større og mer robust kommune som er nødvendig for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne i fremtiden. I tillegg vil rådmannen foreslå at kommunestyret velger ett av følgende alternativer for å signalisere kommunens primære ønske: Alternativ 1 – signaler Gjerstad kommune vil primært signalisere ønske om sammenslåing mellom de fire kommunene Gjerstad, Risør, Vegårshei og Tvedestrand, subsidiært mellom de tre kommunene Gjerstad, Risør og Vegårshei. Alternativ 2 - signaler Gjerstad kommune vil primært signalisere ønske om sammenslåingsalternativet 6K med alle kommunene i Østre Agder-samarbeidet med unntak av Grimstad og Froland. Alternativ 3 – signaler Kommunestyret ønsker på nåværende tidspunkt ikke å sende signaler om andre alternativer til kommunesammenslåing. Rådmannen vil innstille på alternativ 2. Melding om vedtak sendes til: Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Gjerstad kommune Saksfremlegg Rådmannen Dato: Arkivref: 23.06.2016 2016/745-6 / 41/41 Saksnr 16/78 Utvalg Kommunestyret Torill Neset 37119731 torill.neset@gjerstad.kommune.no Møtedato 30.06.2016 Rapport fra Adhoc-utvalget for utredning av flerbrukshall Rådmannens innstilling: Gjerstad kommune tar til orientering rapport fra adhoc-utvalget for utredning av muligheter for bygging av flerbrukshall. Rapporten skal danne grunnlaget for videre planlegging og anbudsutlysing på en flerbrukshall som en opsjon sammen med bygningsmassen til skoleformål. Vedlegg: Rapport fra adhocutvalget Saksdokumenter: Saksopplysninger: Kommunestyret gjorde følgende vedtak 18. februar 2016 i sak 16/15: Gjerstad kommunestyre vedtar endring i skolestrukturen i henhold til den fremlagte skolestrukturrapportens alternativ 5b, 1-10 skole på Abel. 1. Kommunestyret ønsker å utrede mulighetene for å oppføre en flerbrukshall i tilknytning til Abel Barne- og ungdomsskole og ha med dette som eget punkt i anbudsutlysningen for barneskolen på Sunde. 2. I forkant av anbudsutlysningen opprettes et adhoc-utvalg, ledet av ordføreren, som skal klarlegge og avgjøre kravspesifikasjonene for en flerbrukshall. Ordføreren delegeres myndighet til selv å opprette et slikt utvalg, bestående av politikere (minst en representant fra hver blokk) og representanter for brukergrupper og potensielle medinvestorer. Administrasjonen sørger for sekretærfunksjonen for utvalget. Utvalget bes om å komme med en tilbakemelding til kommunestyret på følgende: - Anbefaling på størrelse, kvalitet og klargjøring av aktuelle bruksområder for en flerbrukshall. - Redegjøre for aktuelle finansieringsmodeller og samarbeidspartnere for evt delfinansiering for oppfølging og drift. Adhoc-utvalgets rapport skal presenteres for kommunestyret innen 1.5.16. Rapporten vil danne grunnlag for anbudsutlysing på en flerbrukshall sammen med bygningsmassen til skoleformål. Er det formålstjenlig å lyse ut anbudsåpning av skolebygget først, må det klart komme frem at det kan åpnes for å legge til en flerbrukshall senere i prosessen. Punktene 1-2 ovenfor var fremmet i kommunestyremøtet som tilleggspunkter til rådmannens innstilling til alternativ løsning for fremtidig skolestruktur, disse tilleggspunktene ble enstemmig vedtatt. I etterkant av vedtaket oppnevnte ordfører 29.2.16 følgende medlemmer til adhoc-utvalget: Fra kommunestyret: Inger Løite, leder Knut Erik Ulltveit Steinar Pedersen Halvard Skaaland Fra Gjerstad IL: Mona Hoel Ånon Ausland Fra administrasjonen: Torill Neset Tom Jacobsen Espen Grimsland (tiltrådte adhoc-utvalget i siste fase av arbeidet) Rapporten fra adhoc-utvalget fremlegges nå for kommunestyret til orientering. Rådmannens vurdering/merknader: En utbygging av flerbrukshall i sammenheng med utbygging av Abel skole til 1-10 skole vil innebære et betydelig løft for idretten i Gjerstad. Rådmannen ser også betydelige ringvirkninger for folkehelse og trivsel. Tilgjengelighet på idretts-/flerbrukshall kan være med på å styrke Gjerstad kommunes attraktivitet som bokommune i et lengre tidsperspektiv. Rådmannen anbefaler at kommunestyret tar adhoc-utvalgets rapport til orientering. Rapporten skal danne grunnlaget for videre planlegging og anbudsutlysing på en flerbrukshall som en opsjon sammen med bygningsmassen til skoleformål. Melding om vedtak sendes til: Rapport fra adhocutvalget Vurdering av idrettshall (flerbrukshall) ifm Abel 1-10 skole Juni 2016 1 Innhold Innledning ................................................................................................................................. 3 Vedtak/mandat ......................................................................................................................3 Forslag til løsning – halltype og plassering...............................................................................5 Grunnundersøkelser .................................................................................................................6 Investeringskostnader...............................................................................................................7 Peling .................................................................................................................................... 7 Grunnarbeid og infrastruktur .................................................................................................7 Oppføring av idrettshall .........................................................................................................8 Reetablering av parkeringsplasser......................................................................................12 Driftskostnader........................................................................................................................13 Finansiering ............................................................................................................................ 14 Anbefaling............................................................................................................................... 15 Vedlegg 1 Rapporten fra grunnundersøkelsen med vedlegg .................................................16 2 Innledning Denne rapporten fra adhoc-utvalg nedsatt av ordføreren i Gjerstad kommune 29.2.16 inneholder utredning av mulighetene for å oppføre en flerbrukshall i tilknytning til vedtatt utbygging av Abel Ungdomsskole til 1-10 skole. Rapporten legges frem til orientering for kommunestyret i juni 2016. Vedtak/mandat Kommunestyret gjorde følgende vedtak 18. februar 2016 i sak 16/15: Framtidig skolestruktur i Gjerstad: Gjerstad kommunestyre vedtar endring i skolestrukturen i henhold til den fremlagte skolestrukturrapportens alternativ 5b, 1-10 skole på Abel. 1. Kommunestyret ønsker å utrede mulighetene for å oppføre en flerbrukshall i tilknytning til Abel Barne- og ungdomsskole og ha med dette som eget punkt i anbudsutlysningen for barneskolen på Sunde. 2. I forkant av anbudsutlysningen opprettes et adhoc-utvalg, ledet av ordføreren, som skal klarlegge og avgjøre kravspesifikasjonene for en flerbrukshall. Ordføreren delegeres myndighet til selv å opprette et slikt utvalg, bestående av politikere (minst en representant fra hver blokk) og representanter for brukergrupper og potensielle medinvestorer. Administrasjonen sørger for sekretærfunksjonen for utvalget. Utvalget bes om å komme med en tilbakemelding til kommunestyret på følgende: - Anbefaling på størrelse, kvalitet og klargjøring av aktuelle bruksområder for en flerbrukshall. - Redegjøre for aktuelle finansieringsmodeller og samarbeidspartnere for evt delfinansiering for oppfølging og drift. Adhoc-utvalgets rapport skal presenteres for kommunestyret innen 1.5.16. Rapporten vil danne grunnlag for anbudsutlysing på en flerbrukshall sammen med bygningsmassen til skoleformål. Er det formålstjenlig å lyse ut anbudsåpning av skolebygget først, må det klart komme frem at det kan åpnes for å legge til en flerbrukshall senere i prosessen. Punktene 1-2 ovenfor var fremmet i kommunestyremøtet som tilleggspunkter til rådmannens innstilling til alternativ løsning for fremtidig skolestruktur, disse tilleggspunktene ble enstemmig vedtatt. I etterkant av vedtaket oppnevnte ordfører 29.2.16 følgende medlemmer til adhoc-utvalget: Fra kommunestyret: - Inger Løite, leder - Knut Erik Ulltveit - Steinar Pedersen - Halvard Skaaland Fra Gjerstad IL: 3 - Mona Hoel Ånon Ausland Fra administrasjonen: - Torill Neset - Tom Jacobsen - Espen Grimsland (tiltrådte adhoc-utvalget i siste fase av arbeidet) Arbeidsgruppens møter ble avholdt i perioden 10.3.16 til 14.6.16. Arbeidet ble dessverre noe forsinket pga en periode med høy arbeidsbelastning for gruppens medlemmer og pga noe bestillingstid for utførelse av grunnundersøkelser. I arbeidet med flerbrukshall legger adhoc-utvalget Kulturdepartementets definisjon av flerbrukshall til grunn: ”Hall som kan brukes vekselvis til ulike idrettsaktiviteter uten klargjøring/omgjøring med tap av brukstid (løpende vekselbruk). Parallell sambruk av ulike aktiviteter inngår også i dette begrepet.” Utbygging av idrettshall/flerbrukshall i tilknytning til skolebygningen skal baseres på sambruk skole/idrett og skolebehovene må gis prioritet. Utredningen av fremtidig skolestruktur med høringsuttalelser peker på noen utfordringer med tilstrekkelig gymsal-kapasitet for å drive kroppsøving med tilstrekkelig mange elevgrupper samtidig. Dette er momenter som må tas i betraktning dersom man skulle vurdere å foreta skoleutbyggingen til 1-10 skole uten å bygge idrettshall. Adhoc-utvalget har imidlertid ikke foretatt noen kalkyler/beregninger av en «minimumsutvidelse» av eksisterende kroppsøvingsfasiliteter for å sikre 1-10 skolens behov uten å bygge flerbrukshall. Byggekostnader for en flerbrukshall påvirkes av flere faktorer: Funksjonalitet Kvalitet Markedskonjunkturer - Oppdragsmengde entreprenører Entreprisemodell Kostnadsanalysen må blant annet ta høyde for Tomteforhold - Fundamentering og infrastruktur Kvalitet Ambisjonsnivå mht. arkitektur, materialbruk, miljø/energi, etc Funksjonalitet Innhold i planlagt bygg - Hvilke aktiviteter skal det tilrettelegges for - Hvilke krav følger av det: funksjonskrav/ areal/ høyde/ myndighets- og tekniske krav Adhocutvalget vurderte tidlig i arbeidet at det aktuelle for Gjerstad kommune er oppføring av en treningshall med garderobefasiliteter. Man ønsker å se etter en løsning med en rimelig og funksjonell flerbrukshall. Det er idrettens og skolens behov for treningshall som fokuseres i 4 denne utredningen, ikke en hall som er planlagt som en del av skolens forsamlingsareal. Lokale til forsamlingsareal anses dekket av aulaen i Abel ungdomsskole. Adhocutvalget anser det avgjørende for en eventuell beslutning om å bygge flerbrukshall i Gjerstad kommune at man velger en så kostnadseffektiv flerbrukshall som mulig, slik at det bygges riktig kvalitet til riktig pris. Det er derfor viktig med en tidlig definering av funksjoner, ønskede kvalitetselementer og halltype. En effektiv metode for raskt å få frem et realistisk kostnadsbilde som utgangspunkt for videre planlegging er å foreta en benchmarking av haller som skal dekke tilsvarende behov som denne flerbrukshallen. Representantene for GIL kjente til samarbeidet som Idrettslaget Imås og Landvik skole har om bygging av flerbrukshall og dette ble valgt som et utgangspunkt. Forslag til løsning – halltype og plassering Imås-hallen som er brukt som utgangspunkt i dette rapporten har et totalt bebygget areal på 32 x 50m. Aktivitetsflaten er 25 x 45m og følger Kulturdepartementets veileder til «normalhallen». Hallen er tenkt plassert delvis på arealet som i dag brukes til parkering rett utenfor skolens idrettsbygg. «Normalhallen» gir plass til følgende: håndballbane tre minihåndballbaner på tvers innebandybane syv badmintonbaner basketball matchbane tre basketball treningsbaner på tvers volleyball matchbane tre volleyball treningsbaner på tvers ni bordtennisbaner Hallen har tribuneplasser til 250 personer og har rom som vil kunne fungere som kiosk etc. Det er to sett med dame- og herregarderober samt rom for styrketrening. Materialrom er plasser lett tilgjengelig fra aktivitetsflaten. Bygningen er universelt utformet. Det er et vilkår for å få spillemidler at det bygges to sett garderober i hallen, eksisterende garderober i tilknytning til eksisterende gymsal på Abel ville heller ikke hatt tilstrekkelig kapasitet. Hallen er tenkt oppvarmet med flisfyringsanlegget ved Abel skole. Flisfyringsanlegget har kapasitet for både planlagt utbygging av skolen og til eventuell flerbrukshall. Det er satt krav fra Kulturdepartementet når det gjelder hvordan hallen skal bygges for å kunne få tippemiddelstøtte. http://www.godeidrettsanlegg.no/system/files/sites/default/files/Annleggstype/Idrettshaller/Om _idrettshaller/v-0989b_idrettshaller_planleging_og_bygging_2016.pdf 5 Grunnundersøkelser I Adhocutvalgets møte mars 2016 ble det bestemt at det skulle foretas grunnundersøkelser/ grunnboring for å vurdere massetyper og dybder til fjell. Undersøkelsen ble foretatt av Grunnundersøkelser AS v/ Nicolai Aall etter oppdragsbestilling fra Teknisk drift v/ Tom Jacobsen. Rapporten fra grunnundersøkelsen med vedlegg (boreplan, NGU løsmassekart og totalsonderinger) er tatt inn som vedlegg nr 1 i denne utredning. I korte trekk viser rapporten fra grunnundersøkelsen at det pga grunnforholdene er uaktuelt å masseutskifte, man må påregne peling på hele idrettshallbygget. 6 Investeringskostnader Peling Det er innhentet kostnadsoverslag for peling til fast fjell, mottatt 24.5.16, kr. 447.610,- eks. mva. Kostnadsoverslaget er avgitt av Kruse-Smith AS. Det er innhentet et annet kostnadsanslag for pelingen, som viser et vesentlig høyere beløp. Som en sikkerhetsmargin for å fange opp usikkerheter i forbindelse med peling og øvrig grunnarbeid, så vil adhoc-utvalget anbefale å kalkulere inn kr 1.000.000,- eks. mva. ekstra. Grunnarbeid og infrastruktur Trydal Maskin har anslått ca kr 500.000,- for avretting og oppgrusing før støp samt infrastruktur som vann, EL og fjernvarme til byggegrop. Totalt vil peling og grunnarbeid før støping komme på ca kr 1.000.000,- eks. mva før man kan starte med oppføring av bygget, med tillegg for en ekstra sikkerhetsmargin kr. 1.000.000,- = totalt kr. 2.000.000,- eks mva. 7 Oppføring av idrettshall I arbeidet har adhoc-gruppen valgt å ta utgangspunkt i en idrettshall som Imås IL skal bygge i Grimstad. Bygget er tenkt satt opp i prefabrikkerte betongelementer. Adhoc-gruppen har innhentet prisestimat på hall tilsvarende den som Imås IL skal oppføre. Prisen på 17.156.332 eks mva er avgitt under forutsetning av at tomt er klargjort for betongarbeider. Det er medtatt komplette betong og innredningsarbeider. 8 Plantegning idrettshall (eksempel Imås-hallen) 1. etg. 9 Plantegning idrettshall (eksempel Imås-hallen) 2. etg 10 Snitt-tegning idrettshall (eksempel Imås-hallen) 11 Reetablering av parkeringsplasser Adhoc-utvalget foreslår at behovet for parkeringsplasser for skolen og idrettshallen dekkes ved at det etableres parkeringsplasser mellom skolebygningen og E-18. 50 p-plasser kan etableres på kommunens egen grunn, men kommunen må evt erverve mer areal for å utvide til flere. Det anslås et totalbehov for parkeringsplasser på ca 100-120 plasser. Det er innhentet kostnadsanslag for re-etablering av P-plasser mellom Abel og E18, det kan utføres for kr 1.500.000,- eks. mva., og vil totalt generere mellom 100-120 plasser. Da tar vi utgangspunkt at man klarer å lede bort overvannet på eksisterende anlegg eller at dette gjøres ifm annet byggearbeid på området. 12 Driftskostnader Det er foretatt anslag på årlige driftskostnader for flerbrukshall: Lønn renhold: Lønn vaktmester (%): Strøm: Vedlikehold/drift: Forsikringer: Kommunale eiendomsavgifter Salgsinntekter Risør 357 620 Gjerstad: 300 000 151 855 180 071 69 063 75 000 150 000 40 000 20 000 12 000 15 000 755 609 15 000 Merknad Gjerstad 50% renhold 15% vaktmester 600 000 Anslaget for vedlikehold/drift er bevisst nøkternt satt opp, og skal i stor grad dekke kostnader for materiell etc, det bør kunne påregnes noe dugnadsinnsats for å få ned driftsutgifter når kommunen gjør en stor satsing for idrettslivet i bygda. Regnskapstall for 2015 for idrettshallen i Risør kommune er tatt med for sammenligningens skyld. 13 Finansiering Idrettshall har i henhold til regnskapsforskriften 40 års avskrivningstid, og lån skal i henhold til kommuneloven avdras med like årlige avdrag, maksimalt over samme tid som byggets økonomiske levetid. Dette innebærer at årlig avdrag som et minimum skal utgjøre 1/40 per år, altså 2,5 % av lånets størrelse. Renteutgiften vil naturlig nok avhenge av rentenivå. Per i dag utgjør flytende rente i Kommunalbanken 1,65 %. Fastrentene er også lave for tiden, da markedet ser for seg en langvarig periode med lave renter. Det er vanskelig å si eksakt hva renten vil utgjøre, da dette svinger fra dag til dag. En indikasjon per i dag er ca 1,80 % for 5 års fastrente og 2,50 % for 10 år. Foreløpige anslag indikerer en total byggekostnad på om lag kr 20,7 mill ekskl. MVA. Vi betaler riktignok MVA ved bygging, men lånebehovet reduseres ved at vi får denne refundert. Det er følgelig nettobeløpet på 20,7 mill som er interessant her. Det vil bli søkt om spillemidler til anlegget, og formodentlig vil om lag 1/3 av kostnaden med unntak av de beregnede kostnader til parkeringsplasser kunne dekkes av dette, dvs ca 6,4 millioner.( I henhold til Kulturdepartementets bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet, så er kostnader ifm veier og parkeringsplasser ikke tilskuddsberettiget.) I tillegg vil det kunne påregnes tilskudd fra eksterne sponsorer, tegning av folkeaksjer osv. Det er vanskelig å anslå hva dette vil kunne innbringe, men om lag kr 2-3 mill bør være innenfor rekkevidde. Etter dette vil lånebehovet kunne ligge i området 11-12 mill. Dersom vi tar utgangspunkt i et lån på 12 mill og 10 års fastrente, vil renter og avdrag utgjøre totalt kr 600.000 per år. Dersom vi i stedet tar utgangspunkt i dagens flytende rente i Kommunalbanken vil denne kostnaden synke til kr 500.000. 14 Anbefaling Adhocutvalget mener at den foreslåtte løsningen for bygging av en flerbrukshall i forbindelse med utbygging av 1-10 skole på Abel vil kunne dekke hallbehovet for en rekke idretter og ikke minst tilby gode og tidsmessige kroppsøvingslokaler for alle skoleelever i Gjerstad. Utvalget anbefaler at denne rapporten danner grunnlaget for anbudsutlysing på en flerbrukshall som en opsjon sammen med bygningsmassen til skoleformål. 15 Vedlegg 1 Rapporten fra grunnundersøkelsen med vedlegg 16 17 18 19 20 21 22 PS 16/79 Eventuelt:
© Copyright 2024