1. No category

Tilsynsrapport
Vår ref.:
5 aksbehandler.:
Dato:
16/00306
Nina Bratteteig
14. juli 2016
Tilsyn ved Senja Avfall IKS
1. Innledning
Statens strålevern gjennomførte et tilsyn ved Senja Avfall IKS 1.-2. juni 2016. Tilsynet ble
utført som en del av Strålevernets rutinemessige tilsynsplan, samt som oppfØlging av hendelser i
2013, 2014 og 2015. Tilsynet var hjemlet i forurensningsloven § 48 og 50, avfallsforskriften §
16-13 og internkontrollforskriften § 7.
Tilsynets deltakere fra Senja Avfall IKS bestod av driftssjef, HMS
ansvarlig/strålevernskoordinator, teknisk sjef og hovedverneombud/forbrenningsoperatør.
Tilsynets deltakere fra Senja Avfall IKS deltok på åpningsmøtet, intervju og avslutningsmøtet.
Tilsynsteamet fra Statens strålevern bestod av tilsynsleder Nina Bratteteig og rådgiver Marte
Varpen Holmstrand.
2. Aktuelt regelverk
• Lov 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven)
• Forskrift 1. november 2010 nr. 1394 om forurensningslovens anvendelse på radioaktiv
forurensning og radioaktivt avfall (forskrift om radioaktiv forurensning og avfall)
• Forskrift 1. juni 2004 nr. 930 om gjenvinning og behandling av avfall
(avfallsforskriften), kapittel 16
• Forskrift 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i
virksomheter (internkontrollforskriften)
I vedlegg 1 er det gitt en oversikt over utleverte dokumenter fra Senja Avfall IKS.
3. Bakgrunn, omfang og gjennomføring
Tilsynet ved Senja Avfall IKS ble utført som en del av Strålevernets tilsynsplan for risikobaserte
tilsyn, i etterkant av gjentakende hendelser vedrørende sviktende mottakskontroll av radioaktivt
avfall.
Postadresse • Postal address:
Postboks 55 NO-1332 østerås
Besøksadresse • Office:
Grini næringspark 13, 1361 østerås
E-post • E-nzait:
postmottak@nrpa.no
Intemett • Inte rnet:
www.nrpa.no
Telefon • Telephone:
+47 67 16 25 00
Telefaks • Fax:
+47 67 147407
Bankkonto • Bank account:
IBAN: N076 8276 01 00494
SwiJt address: UBNONOKK
Org.nr.: 867 668 292
I 2013 og 2014 tok Senja Avfall IKS imot og forbrant to forsendelser med radioaktivt avfall som
ikke hadde dokumentasjon om aktivitetsnivå. I etterkant av hver enkelt hendelse informerte
Strålevernet om at radioaktivt avfall med manglende dokumentasjon ikke skal mottas, eller
eventuelt returneres til avsender.
Senja Avfall IKS reviderte sine mottaksrutiner i 2014 etter at Statens strålevern ba om en
oppdatering av rutinene. Blant annet ba Statens strålevern om at rutinen måtte inkludere at Senja
Avfall IKS måtte sjekke at all nødvendig informasjon, deriblant deklarasjonsskjema og
fulistendige opplysninger om avfallets innhold av type og mengde radioaktive stoff er oppgitt.
Statens strålevern tok de oppdaterte rutinene til etterretning.
I 2015 tok Senja Avfall IKS imot og forbrant radioaktivt avfall som manglet informasjon om
både nuklider og aktivitetsmengder.
Temaet for tilsynet var derfor å vurdere om virksomheten har en tilfredsstillende
avfallshåndtering og kontroll over aktiviteter og utstyr som har betydning for å avdekke, rette
opp og forebygge overtredelser av krav i relevant lovverk eller tillatelsen fra Statens strålevern.
Tidsplan for tilsynet:
Tilsynet ble utført 1.-2. juni 2016 ved Senja Avfall IKS. Granskning av dokumenter var i
hovedsak gjort i forkant av intervjuet. Noen dokumenter ble også framlagt under tilsynet.
• Åpningsmøte
• Intervjuer
o Intervju med teknisk sjef for transport og avfallsmottak
o Intervju med hovedverneombud! forbrenningsoperatør
o Intervju med driftssjef
o Intervju med strålevernskoordinator/ HMS-ansvarlig
• Befaring hos virksomheten
• Avslutningsmøte
4. Generelle inntrykk
Strålevernet ble tatt godt imot av Senja Avfall IKS. Virksomheten var imøtekommende og la til
rette for at tilsynet kunne gjennomføres effektivt og etter oppsatt plan. Alle spørsmål ble besvart
og all etterspurt dokumentasjon ble gjort tilgjengelig.
Strålevernet ser positivt på at Senja Avfall IKS har jobbet for gjøre det enklere å rapportere
avvik, og de har et pågående arbeid med å forbedre avvikssystemet. Senja Avfall IKS er også i
prosess med en større gjennomgang av internkontrollsystemet.
Statens strålevern fant 3 avvik under tilsynet.
5. Funn under tilsynet avvik og anmerkninger
-
5.1. Definisjoner
• Avvik manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov.
—
2
• Anmerkninger forhold som er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen
for avvik.
• Kommentar benyttes for å forklare eller underbygge avvik eller anmerkninger.
—
—
5.2. Avvik
Avvik 1:
Ansvar, oppgaver og myndighet for arbeid med radioaktivt avfall er
ikke skriftlig definert.
Hjemmel:
Internkontrollforskriften § 5, 2. ledd punkt 5.
«Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar,
oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt»
Kommentarer:
Organisering, oppgaver, ansvars- og myndighetsfordeling innen strålevern og
håndtering av radioaktive stoffer skal være dokumentert skriftlig. Det ble
ikke forelagt en skriftlig stillingsinstruks for strålevernskoordinator, og
ansvarlig strålevernskoordinator framgår ikke av organisasjonskart og er ikke
nevnt i prosedyrer. En stillingsinstruks vil tydeliggj øre
strålevernkoordinators rolle og ansvar. Når det framkommer av
organisasjonskart hvem som er ansvarlig strålevernskoordinator tydeliggjøres
det for resten av organisasjonen.
Det fremkommer ikke hvem som har ansvar for mottakskontroll av
radioaktivt avfall i skriftlige prosedyrer eller i organisasjonskart. Det har
flere ganger vært svikt i mottakskontroll. Det er viktig at det er tydelig hvem
som har hvilke oppgaver, myndighet og ansvar i virksomheter som håndterer
radioaktive stoffer for å sikre at radioaktive stoffer blir håndtert forsvarlig.
Ansvar og oppgaver innen strålevern og håndtering av radioaktive stoffer må
komme tydelig fram i ansattes stillingsinstruks, interne prosedyrer og
organisasj onskart.
Avvik 2:
Manglende utarbeidelse av plan for å redusere risiko for mottak av
udeklarert radioaktivt avfall eller radioaktivt avfall virksomheten ikke
har tillatelse til å ta imot.
Hjemmel:
Internkontrollforskriften § 5, 2. ledd punkt 6 og punkt 7
«Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt
utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene»
«Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av
krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø-, og sikkerhetslovgivningen»
Kommentarer:
I prosedyre nr. 600 i internkontrollsystemet Avviksrapportering,
behandling og oppfølging står det at forebyggende tiltak skal registreres i
«Infotjenester» hvor også resultater og effektivitet av tiltakene skal
—
-
3
registreres. Virksomheten kunne ikke vise en slik oppfølging etter hendelsen
i 2015.
Strålevernet fikk forelagt dokumentet «BeredskapsØvelse/gjennomgang av
beredskapsplan» som viser at det ble gjennomført en skrivebordøvelse i
oktober 2015. Der ble det diskutert hvilke alvorlige hendelser som kan
inntreffe hos Senja Avfall. Etter Øvelsen ble en del mindre oppdateringer i
aktuelle beredskapsprosedyrer utført. Det framkommer ikke av framlagt
dokumentasjon hvilke hendelser som ble diskutert, og om noen av disse
gjaldt håndtering av radioaktive stoffer.
Mottaksinstruks for radioaktivt avfall er ved flere tidligere hendelser ikke
etterlevd. Avvik fra instruks er registrert og årsak til avvik er kartlagt, men
det er ikke utarbeidet en skriftlig plan for å redusere risiko for gjentakelse.
Det er heller ikke utført risikovurdering for håndtering av radioaktivt avfall.
Dette skal foreligge skriftlig som en del av virksomhetens risikokartlegging.
Avvik 3:
Gjennomgang og overvåkning av internkontrollsystemet er ikke
systematisk og sikrer ikke at det fungerer som forutsatt
Hjemmel:
Internkontrollforskriften § 5, 2. ledd punkt $
«Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å
sikre at den fungerer som forutsatt»
Kommentarer:
Virksomhetens system for oppfølging av HMS-aktiviteter, samt
gjennomføring og effekt av tiltak skal dokumenteres skriftlig. Tilsynsteamet
mottok dokumenter og informasjon som viser at deler av
internkontrollsystemet blir gjennomgått årlig.
Årsplan for 2016 ble forelagt tilsynsteamet og viser hvilke HMS-områder det
skal arbeides med hver måned, blant annet vernerunde, brannøvelse, AMU
møte, årlig gjennomgang av HMS systemhåndbok og gjennomgang av nye
krav i lovverk. Strålevernet fikk også forelagt et møtereferat fra årlig
gjennomgang av internkontrollsystemet for 2015. Referatet nevner at
risikovurdering av kjemikalier ble gjennomført i 2014, HMS mål og plan for
2014 ble gjennomgått og tiltak ble evaluert samt videreføring av ikkefullførte tiltak. HMS mål/plan for 2015 ble satt opp og gjennomgang av nye
krav, lover eller forskrifter ble utført, samt gjennomgang og evaluering av
avvik 2014.
Strålevernets tilsynsteam fikk også forelagt en samsvarsvurdering av lover,
forskrifter og andre krav gjeldende for Senja Avfall IKS, oppdatert i mai
2016. Samsvarsvurderingen henviser flere steder til « 16 Radioaktivt
avfall», men korrekt henvisning er «avfallsforskriften kapittel 16 radioaktivt
avfall». Det står også at tillatelsen fra Statens strålevern er gitt etter
strålevernforskriften. Tillatelsen til Senja Avfall IKS er ikke gitt etter
4
strålevernforskriften, men etter forurensningsloven jf. forskrift om radioaktiv
forurensning og radioaktivt avfall. I samsvarsvurderingen nevnes ikke
internkontrollforskriften.
Under intervjuene kom det fram at alle prosedyrer blir revidert årlig, men det
fremkommer ikke skriftlig. Tilsynsteamet ble fortalt at gjennomgangen skjer
ved en årlig gjennomlesning av prosedyrene. Det kom fram at de som
benytter prosedyrene ikke deltar i den årlige revisjonen. Prosedyrene er til
dels gamle, enkelte fra 2009, og mangler dato for revisjon.
Radioaktivitetsprosedyren burde vært oppdatert. Den mangler blant annet
referanser til relevante regelverk, deriblant forurensningsloven, forskrift om
radioaktiv forurensning og avfall, samt ADRIRID-regelverk.
Gjentatte hendelser indikerer at internkontrollsystemet ikke har fungert etter
hensikten. Det fremkommer ikke ut fra intervjuer og framlagt dokumentasjon
at virksomheten utfører en systematisk gjennomgang av
internkontrollsystemet, da endringer som burde vært fanget opp, ikke har
blitt det i den årlige gjennomgangen.
Virksomheten må sørge for at den systematiske gjennomgangen og
overvåkningen av internkontrollsystemet fungerer som forutsatt for å
forhindre flere hendelser med radioaktivt avfall.
5.3. Anmerkninger
Ingen anmerkninger ble gitt.
5.4 Andre forhold
Ingen andre forhold.
6. Oppfølging etter tilsynet
for å oppfylle krav i lovverk for å motta og forbrenne radioaktivt avfall må Senja Avfall IKS
oppdatere sin internkontroll slik at krav til skriftlig dokumentasjon blir oppfylt.
•
•
•
•
Ifølge internkontrollforskriftens § 5, 2. ledd punkt 5, skal ansvar, myndighet og oppgaver
være skriftlig definert for håndtering av radioaktive stoffer. En hensiktsmessig løsning
for å oppfylle dette vil være å ha en skriftlig stillingsinstruks og det må framgå av
organisasjonskart hvem som er strålevernskoordinator.
Det må avklares hvem som har ansvar for mottakskontroll av radioaktivt avfall, og
nedfelles i det interne styringssystemet i henhold til internkontrollforskriftens § 5, 2. ledd
punkt 5.
Det må utarbeides plan med tiltak for å reduserer risiko for sviktende mottakskontroll av
radioaktivt avfall i henhold til internkontrollforskriften § 5, 2. ledd punkt 6 og punkt 7.
Risiko må vurderes for mottak og forbrenning av radioaktivt avfall i henhold til
internkontrollforskriften § 5, 2. ledd punkt 6.
5
•
•
Hele internkontrollsystemet skal ha systematiske gjennomganger, i henhold til
internkontrollforskriften § 5, 2. ledd punkt 8.
Prosedyrer for radioaktivt avfall må oppdateres med referanse til blant annet relevant
regelverk.
Statens strålevern tar til etterretning at Senja Avfall IKS er i en større revisjonsprosess når det
gjelder internkontrollsystemet. Funn fra tilsynet skal tas med i det videre arbeidet. For å rette
avvikene, må Senja Avfall IKS sende Statens strålevern en tidsplan for når relevante
dokumenter skal oppdateres. Denne tidspianen oversendes senest innen 15. september 2016.
Retting av avvik med oversendelse av tidsplan forutsetter at Senja Avfall IKS oversender
relevante reviderte dokumenter senest innen utgangen av 2016.
Statens strålevern vil anse tilsynet som avsluttet når avvikene er rettet og vi har vurdert det
reviderte internkontrollsystemet.
7. Offentlighet i forvaltningen
Denne rapporten vil bli lagt ut på Strålevernets hjemmeside, www.nrpa.no etter at den er
oversendt Senja Avfall IKS.
Med hilsen
Solveig Dysvik
seksjonssjef
Nina Bratteteig
tilsynsleder
6
Vedlegg i
Oversikt over mottatte dokumenter i forbindelse med tilsynet
gjennomført av Statens strålevern ved Senja Avfall IKS
Dokumentoversikt:
Innholdsfortegnelse Internkontrollsystem
HMS mål/plan 2016
MØtereferat: årlig gjennomgang av internkontrollsystemet 2015 (HMS gjennomgang)
Ansvar og myndigher/organisasjonskart
Sjekkliste for inspeksjoner/vernerunder
Risikovurdering og risikoevalttering av uØnsket hendelse
Skjema for sikker jobbanalyse
Handlingsplan 2009-2010
BeredskapsØvelse/gjennomgang av beredskapsplan
Prosedyre. radioaktivt avfall mottakskrav
Prosedyre: radioaktivt avfall mottak, håndtering og lagring
Prosedyre: radioaktivt avfall måling og dokumentasjon av ioniserende stråling
Prosedyre. radioaktivt avfall beredskap
Prosedyre: mottakskontrollfor avfall til forbrenning
Prosedyre: mottak, håndtering og lagring av smittefarlig avfall/risikoavfall
Prosedyre: avviksrapportering, behandling og oppfØlging
Rutine: skjema for dokumentering av måling ved ioniserende stråling
HMS-info mars 2016
Risiko vttrdering av radioaktive stoffer ved Universitetet i TromsØ
Søknad om viderefØring av godkjenning for destruksjon av lavradioaktivt avfall
Ytterligere opplysninger til søknad om tillatelse tilforbrenning av lavradioaktivt avfall og utslipp
av radioaktiv forurensning
Spredningsberegningerfor avfallsforbrenningsanlegget i Finnsnes, Botnhågen
Strålevern vedforbrenning av radioaktivt avfall
SA miljø AS: Samsvarsvurdering lover, forskrfter og andre krav, oppdatert 19.05.2016
Oversikt over måling av bunnaske og rØykgass, type kjemiske stoffer
Dokumentert avviksregistrering av feilaktig mottatt radioaktivt avfall
—
—
—
—
7