1. No category

Exempelblad:
Funktionsupphandling
STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING – ORTOPEDISKA IMPLANTAT
2015 genomfördes en upphandling som avsåg höft-, knä-, axel- och armbågsproteser till
Stockholms läns landstings (SLL) förvaltningar, bolag och stiftelser. På grund av eventuella
strukturförändringar, valfrihetsreglerna samt nya eller förändrade medicinska behandlings­
metoder kunde SLL inte garantera volymer under avtalsperioden. SLL förband sig därför inte
att avropa viss mängd/volym i den aktuella upphandlingen.
Den här typen av upphandling handlar om stora belopp och sker relativt sällan. Detta gjorde
att en dialog med potentiella leverantörer var nödvändig för att förstå vilka lösningar som fanns
på marknaden och vilka krav som var rimliga att ställa.
GENOMFÖRANDE
Organisation
Upphandlingsprocessen började med att upphand­
lingsansvarig förde en dialog med branschorga­
nisationen för medicinteknik, Swedish Medtech,
som resulterade i typmallar för olika operationer
som omfattade proteser (typoperationer).
SLL utgick ifrån dessa typoperationer och satte
upp preliminära kravspecifikationer bestående
av förslag till olika typer av artiklar i form av ett
funktionskrav för varje typoperation. Dessa olika
typer av artiklar gavs ett positionsnummer för
att skilja dem åt. Kravspecifikationerna skickades
sedan ut till leverantörerna genom en så kallad
extern remiss. Intresserade leverantörer kallades
därefter till individuella möten där de fick lämna
sina synpunkter på vad som var bra och dåligt
med kravspecifikationerna.
Underlaget låg ute för extern remiss i två veckor,
och fyra timmar avsattes för ett uppföljande möte
med varje leverantör som så önskade.
Anledningen till att SLL valde att organisera upp­
handlingen på det här sättet var att upphandlingen
avsåg ett område som var överprövningsbenäget,
mycket beroende på att det handlar om stora
belopp. Dialogen och den externa remissen var
ett sätt att få fram tydliga, proportionerliga och
likabehandlande krav, och därmed minska risken
för överprövning. Under annonseringstiden fick
SLL in betydligt färre frågor från leverantörerna
än de brukar få.
Tillbehör, övriga implantat samt förbruknings­
material antogs per position, minst tre leverantörer
skulle komma att antas. SLL gjorde en behovsanalys
för artiklar offererade under dessa positioner, vilken
låg till grund för om offererade artiklar antogs
eller inte.
Utvärdering
Dialogen med leverantörerna (både den skriftliga
och den muntliga) ledde till att de ursprungliga
funktionskraven på typoperationer kom att för­
ändras och justeras.
Målet med upphandlingen var att bibehålla ett
bra sortiment, erhålla varor till lägre pris och att
undvika överprövning. Upphandlingen ledde inte
till överprövning. Beställaren tycker att de har
fått ett bra sortiment och upplever att det nu är
tydligare vad en typoperation kostar och hur en
leverantör ligger till prismässigt.
Utvärderingen skedde per typoperation och minst
tre leverantörer skulle antas per typoperation.
Inkomna anbud för varje typoperation sorterades
från lägsta till högsta pris. Priset beräknades
genom att SLL summerade priset för angivna
artiklar i typo­perationen. Utvärderingen börjar
med att anbudet med lägst pris kontrollerades att
det uppfyllde de ställda ska-kraven. Om anbudet
inte uppfyllde ska-kraven kontrollerades nästa
anbud i prisordningen.
RESULTAT
STYRKOR
Upphandlingsansvarig tycker att funktionskrav
är bra för upphandlingar av komplexa system,
som i detta fall med många olika typoperationer.
Styrkan med att ha en dialog med leverantörerna
som en del av marknadsanalysen är vidare att det
är ett bra sätt att ta fram rätt kunskap. Dialogen
hjälper upphandlingsansvarig och beställaren att
få en uppfattning om vad leverantörerna har att
erbjuda och varför.
UTMANINGAR
Det som lyfts fram som en utmaning med den här
typen av upphandlingar är att få beställargruppen
med sig och att verkligen tänka igenom vad som
behövs innan dialogen förs eller ett förfrågnings­
underlag skickas ut till potentiella leverantörer.
Vidare behöver en sådan här upphandling pla­
neras i god tid, och gott om tid behöver avsättas för
möten med leverantörerna. När SLL hade skickat
ut inbjudningarna i den aktuella upphandlingen
var det tolv leverantörer som inkom med synpunkter,
men det kunde lika gärna ha varit 60. Det är alltså
av vikt att ha beredskap och sätta av tillräckligt med
tid, så att alla intresserade leverantörer kan hinna
komma på individuella möten.
Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. 2016.
LÄRDOMAR OCH REKOMMENDATIONER
Det är viktigt att ställa sig frågan om funktionskrav verkligen är det mest ändamåls­enliga för den aktuella upphandlingen. Det är även viktigt att tänka på att det tar
längre tid för leverantörerna att inkomma med anbud i en upphandling med funktions­krav än i en upphandling med detaljkrav. Slutligen behöver man vara noga med att inga
leverantörer utesluts på grund av att man ställt för komplicerade funktionskrav.
Innan en dialog med potentiella leverantörer påbörjas är det viktigt att fundera igenom vad man
vill ha ut av upphandlingen. Man ska också vara beredd på att alla leverantörer inte har tid att svara
på en RFI eller extern remiss och att svarsfrekvensen kan variera mellan olika affärsområden.
Det är även viktigt att tidigt formulera färdiga frågor till leverantörerna och fundera på om man ska
välja att föra dialogen genom RFI, extern remiss eller möten eller en kombination av dessa.
Generellt menar upphandlingsansvarig på SLL att det är viktigt att våga föra en dialog med
leverantörer i upphandlingsprocessen. Är det något man undrar över eller är osäker på avseende
de synpunkter som inkommit är det bättre att ringa upp leverantörerna och fråga än att riskera att
kraven inte blir rätt ställda.
Information om upphandlingen har inhämtats
från upphandlingsansvarig på SLL.
VILL DU VETA MER?
Kontakta oss så berättar vi mer om funktionsupphandlingar.
Box 45140, SE-104 30 Stockholm
Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm
Telefon: 08-586 21 700
E-post: dialog@uhmynd.se
upphandlingsmyndigheten.se