RECORDIT brugermanual, medarbejder dansk
Call Recorder Brugermanual for agenter © 2017 Recordit.nu – version 1 Det er DIG, som gør en forskel! I dialogen med kunden er det dig som sætter ord på hvad du kan hjælpe med. Det er dig, som stiller kunden de spørgsmål der finder ind til kundens behov og udfordringer. Uanset om du taler med kunder eller har en anden servicefunktion, så er det derfor også dig, som har stor betydning for om samtalen bliver en god oplevelse. Du har sikkert dine helt egne årsager til at anvende RECORDIT Call Recorder og denne manual. Vi vil samtidig gerne inspirere dig til hvad du (også) kan få ud af en optaget telefonsamtale. Dokumentation Der er mange, som anvender optagelse af telefonssamtaler til dokumentation af hvilke aftaler der indgås. Der findes virksomheder i brancher hvor det mere er reglen end undtagelsen, og for nogle virksomheder er det ligefrem et lovkrav. Med RECORDIT Call Recorder kan du nemt finde samtaler og dermed dokumentere hvad der er aftalt. Tryghed Ind imellem siger vi noget andet end det vi tror, at vi siger… For dig som medarbejder betyder en optaget samtale en vis tryghed ved at kundeklager kan undersøges meget konkret hvad der er blevet sagt. (Hvis kunden har ret, så vil du vel også gerne vide det?) Personlig udvikling Når du lytter til dine egne samtaler, får du en meget præcis indsigt i dine egne kommunikationsvaner og mønstre. Du bliver bevidst om du: Bruger ord og vendinger som gør en samtale til en unik oplevelse (forhåbentlig af den gode slags). Har en bestemt struktur, som du følger i dine samtaler, og om denne struktur hjælper dig med at opnå det du ønsker. Sparring med kollegaer En optaget samtale kan bruges til at udvikle dig selv eller dine kollegaer. Vi oplever ofte, at vores optagede samtaler bruges til at give feedback i mange forskellige situationer, som eksempelvis: Salgscoach Fagspecialist / Produkttræning Supervisor / Teamleder Med RECORDIT Call Recorder kan du enten have ret til at lytte til dine egne samtaler eller du kan have rettigheder til at lytte til en eller flere af dine kollegaer, så opgaven med at give feedback kan deles mellem flere personer. Intern træning / uddannelse Med optagede samtaler kan du bruge de bedste kundesamtaler til intern uddannelse. Du hæver dermed niveauet fra en tilfældig samtale på medlyt til en nøje udvalgt samtale, der indeholder lige præcis dét magiske øjeblik, som du gerne vil have at alle medarbejdere kan skabe. Anvender I kundetilfredshedsundersøgelser / surveys fra RECORDIT, kan vi tilbyde et link direkte fra de bedste kundetilbagemeldinger til optagelsen af den samtale som kunden har givet tilbagemelding på. (Kontakt os hvis du vil høre mere om denne mulighed) Det er op til dig, om du bruger de optagede samtaler til dokumentation, som indsigt der kan hjælpe dig med at forbedre dit salg eller blive bedre til at skabe gode kundeoplevelser. Uanset hvad du bruger dine samtaler til, ønsker vi dig god fornøjelse. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 2 af 18 Indhold 1 Brug af RECORDIT Call Recorder – Sådan kommer du i gang ........................................... 4 Log ind.................................................................................................................................................. 4 Sådan finder du rundt....................................................................................................................... 5 Søg ......................................................................................................................................................... 7 1.3.1 Gentag søgning ...............................................................................................................................................8 1.4 Afspilning ............................................................................................................................................ 9 1.5 Afspilning med skærmoptagelse (Tilkøb) ................................................................................... 10 2 Sorter dine samtaler – Tilføj værdi til dine samtaler .................................................... 11 2.1 Tilføj kategori / Farvekode ............................................................................................................ 11 2.2 Tilføj note / Resumé ....................................................................................................................... 12 2.3 Kommentar / Annotationer ........................................................................................................... 13 2.4 Identifikation / Navngivning af ”faste” numre .......................................................................... 14 3 Arbejde lokalt med filer ...................................................................................................... 15 3.1 Få tilsendt samtale via e-mail ........................................................................................................ 15 3.2 Download samtale ........................................................................................................................... 16 4 Brugerstyret funktioner ....................................................................................................... 17 4.1 Manuel udvælgelse af samtaler der skal gemmes (Store on demand) .................................. 17 4.2 Start / Stop optagelse (Record on demand) ........................................................................... 17 4.3 Send optagelse via mail .................................................................................................................. 18 4.4 Slet en optagelse (Delete on demand) .................................................................................... 18 4.5 Overskriv med tavshed (Silence on demand) ........................................................................ 18 1.1 1.2 1.3 Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 3 af 18 1 Brug af RECORDIT Call Recorder – Sådan kommer du i gang 1.1 Log ind For at logge ind i RECORDIT Call Recorder skal du bruge det link eller den genvej, som din systemadministrator / teamleder har givet dig. Din administrator har også udleveret et brugernavn og et password til dig. Hvis du mangler en genvej til RECORDIT Call Recorder, skal du åbne en internetbrowser og indtaste adressen på den hjemmeside, som du har fået udleveret af din systemadministrator eller fra din teamleder. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 4 af 18 1.2 Sådan finder du rundt Når du har logget ind, kan du se en oversigt over de samtaler som er optaget. RECORDIT Call Recorder er opdelt i 3 områder: 1. Menu 2. Handlinger 3. Samtaleoversigt Hvis du har fået rettigheder til at se andre samtaler end dine egne vil du nemt kunne filtrere oversigten så det kun er dine egne kald, som fremgår af oversigten. Menulinjen Menulinjen indeholder ’Hjem’ Bringer dig tilbage til startside/oversigtsbillede. ’Værktøjer’ Forklares i ”Brugermanual – Supervisor”. ’Indstillinger’ Forklares i ”Administratormanual” ’Log af’ Logger dig ud af RECORDIT Call Recorder Aktivitetslinje / Handlinger Aktivivitetslinjen indeholder de handlinger (aktiviteter), som du kan foretage med dine samtaler. Disse ikoner vil som regel være nedtonet indtil du vælger en samtale. Der kan dog være et eller flere ikoner som er permanent nedtonet, da du skal have tildelt rettigheder til at bruge dem. Eksempelvis er ’Slet’ en rettighed, som meget sjældent anvendes. OBS: Vær opmærksom på, at RECORDIT Call Recorder som standard ikke har en ”papirkurv”. Det betyder, at når en samtale slettes, kan den IKKE genskabes! Hvis du har et særligt behov for det, kan en ”papirkurv” aktiveres efter aftale med din systemadministrator. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 5 af 18 Handlinger 1. Søg - Herunder ’Gemte søgninger’ 2. Eksporter oversigt 3. Afspil 4. Download optagelse 5. Download Screen Recording *) 6. E-mail 7. Slet optagelse *) Denne knap bliver kun vist, hvis der er en skærmoptagelse tilknyttet samtalen. Samtaleoversigt Du får vist de optagede samtaler med nyeste optagelse øverst. Du kan vælge en samtale ved at markere den i listen med et klik. For at finde en samtale kan du scrolle ned over siden eller ”bladre” til næste side. Du kan også bruge søgefunktionen. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 6 af 18 1.3 Søg For at finde en specifik samtale kan du bruge søgefunktionen til at finde en samtale ud fra: Eksternt telefonnummer (kunde, leverandør m.m.) Internt lokalnummer (dit eget, en kollega m.m.) Dato / klokkeslæt og flere andre kriterier. Du finder søgefunktionen som den første handling i aktivitetslinjen. Søg Når du har valgt søgefunktionen får du præsenteret en lang række forskellige søgefelter, som kan hjælpe dig med at finde den rette samtale. Udfyld så mange kriterier som nødvendigt for at finde en konkret optagelse, og tryk derefter på ’Søg’ i bunden af søgefeltet. Gør søgning nemmere Har du mange samtaler kan du med fordel tildele kategorier til dine samtaler, så de bliver nemmere at finde i en søgning. Du kan også tilføje både noter og kommentarer til en samtale – alt sammen ting, som gør det nemmere for dig at finde den rette samtale. Udvidet søgning Du kan lave en udvidet søgning ved at søge på tekst i feltet ’Noter’. Denne søgning vil søge på alle ord, som du har brugt i en note eller som kommentar et eller flere steder under afspilning af en samtale. Du kan begrænse antallet af søgeresultater ved at markere feltet ’Søg efter præcist match’. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 7 af 18 1.3.1 Gentag søgning Bruger du ofte de samme kriterier, kan du med fordel gemme din søgning, så du hurtigt kan finde bestemte typer af samtaler. Når du vælger søgefunktionen, har du mulighed for at finde de gemte søgninger ved at klikke på ”dropdownpilen”, som er sammen med søgefunktionen. Du kan vælge den gemte søgning på listen, der kommer frem. Se gemte søgninger Det giver dig muligheden for nemt at finde eksempelvis samtaler med en bestemt kategori hvor der er brugt specifikke ord i noter og kommentarer. Du kan lave flere forskellige søgninger og gemme dem under hvert sit navn. Når du henter en gemt søgning kan du også rette i et eller flere af søgefelterne og tilpasse en gemt søgning (eksempelvis med ny dato). Sådan gemmer du en søgning Når du har foretaget en søgning kan vælge: A. Gem søgning ud fra de indtastede kriterier – uden at foretage søgning først. B. Foretag søgning, så du sikrer dig at resultatet er som ønsket – og derefter gemme søgningen. Du vil herefter blive bedt om at give din søgning et navn, så du nemt kan genkende din søgning og evt. skelne mellem flere forskellige gemte søgninger. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 8 af 18 1.4 Afspilning Når du har fundet og markeret en samtale, så kan du afspille den optagede samtale direkte i din browser. I særlige tilfælde vil du have brug for RECORDITs egen afspiller til at håndtere flere samtidige optagelser. Hvis din browser ikke kan afspille samtaler eller din computer mangler lydkort så kontakt din administrator. Anbefaling Vi anbefaler, at du anvender et headset når du aflytter samtaler. Det giver en ekstra fortrolighed overfor håndtering af de oplysninger, som en samtale indeholder, og en beskyttelse af de personer, der deltager i samtalen (både egne medarbejdere og eksterne). Brug af headset er samtidig en god måde at tage hensyn til dine kollegaer, hvis du deler kontor med en kollega eller arbejder i et åbent kontorlandskab. Det er samtidig en fordel for dig, at du kan ”lukke omverden ude” og koncentrere dig om en enkelt samtale. Afspilning af samtale Du kan afspille samtalen på 3 forskellige måder, som vi gennemgår her. Der er ingen forskel på hvordan, at du afspiller samtalen, så du kan selv vælge din foretrukne metode. 1. Afspil i samtalelinje (KUN start) Når du har fundet en samtale, som du gerne vil afspille, så Afspil kan du starte afspilning ved at klikke på ’Afspil’ symbolet i den første kolonne i venstre side. 2. Afspil via aktivitetslinje (KUN start) Når du har markeret den samtale, som du gerne vil afspille, kan du starte afspilning ved at klikke på ’Afspil’ symbolet i aktivitetslinjen. Afspil 3. Afspil – I bunden af browseren (start, stop, pause, spol, kommentar m.m.) Når du har markeret en samtale, så vil der i bunden af browseren være en afspiller, som du kan bruge til at aflytte samtalen. Edge / Chrome / Safari Internet Explorer 11 Det er også her, at du kan pause/stoppe afspilning undervejs samt se en samlet tidslinje for den enkelte samtale. Ved at klikke på tidslinjen kan du ”spole” i optagelsen for at finde et bestemt sted i samtalen. Avanceret afspilning Vi tilbyder en særskilt afspiller til RECORDIT Call Recorder, som kan håndtere afspilning af flere optagede samtaler på samme tid. Se afsnit / særskilt vejledning med beskrivelse af vores software og kontakt din administrator hvis du har brug for denne software. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 9 af 18 1.5 Afspilning med skærmoptagelse (Tilkøb) I RECORDIT Call Recorder bliver skærmoptagelser tilknyttet optagelsen af den aktuelle samtale. Det betyder, at du kan vælge om du kun vil afspille lyden fra den optagede samtale, eller om du vil afspille både lyd og skærmoptagelse. Hvis du kun vil afspille lyden, så kan du afspille den i browseren ved at markere samtalen og vælge ’Afspil’. For at afspille det som er optaget på skærmen under samtalen, kan videooptagelsen afspilles eller hentes ved at vælge ’Download Screen Recording’ i aktivitetslinjen. Download Screen Recording Du afspiller / downloader en videofil der både indeholder en optagelse af skærmen under samtalen og lyden fra selve samtalen. De fleste browsere vil give dig muligheden for at afspille videofilen eller gemme den. BEMÆRK: Skærmoptagelse forudsætter et særskilt plugin. Spørg din administrator, hvis du er i tvivl om du kan anvende skærmoptagelse. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 10 af 18 2 Sorter dine samtaler – Tilføj værdi til dine samtaler RECORDIT Call Recorder har allerede indsamlet de grundlæggende data omkring dine telefonsamtaler i form af dato, tidspunkt, eksternt telefonnummer, internt telefonnummer m.m. Du har samtidig mulighed for at tilføje yderligere informationer til hver enkelt telefonsamtale og dermed berige dine data og gøre det nemt at finde en samtale. Dette afsnit beskriver hvordan du selv kan tilføje ekstra data til dine samtaler. BEMÆRK: Der kan være forskel på hvilke rettigheder, du har fået tildelt af din administrator. Eksempel på samtale med kategori/farvekode, note og kommentarer. 2.1 Tilføj kategori / Farvekode Til hver optagelse kan der tildeles en kategori, som har sin egen farve. Kategorier gør det nemmere at finde den rette samtale ved at gruppere samtaler. Der er i alt 10 forskellige kategorier, som er defineret af din systemadministrator. Kategorier kan også tilføjes via software, således at du under / i forbindelse med en samtale kan tildele en relevant kategori med det samme. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 11 af 18 2.2 Tilføj note / Resumé Til hver optagelse kan der tilføjes en note, der fungerer som en slags overskift og et kort resumé.. Noter giver et hurtigt overblik over samtalens indhold og gør det nemmere at finde den rette samtale. For at skrive en note, skal du klikke I note feltet, skrive en tekst, og trykke OK. Redigering af noter Hvis du har fået rettigheder af administratoren, kan du efterfølgende redigere teksten i en note. Ønsker du at rette eller overskrive en eksisterende note, skal du klikke i notefeltet og tilføje den ekstra tekst eller slette den gamle. Noter kan også tilføjes via software, således at du under / i forbindelse med en samtale kan tildele en relevant kategori med det samme. Kontakt din administrator hvis du gerne vil anvende muligheden for at tilknytte noter fra software. Det er muligt at tilføje noter fra jeres egen software (via API), hvis I allerede anvender software i forbindelse med håndtering af kald. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 12 af 18 2.3 Kommentar / Annotationer Til hver optagelse kan der tilføjes en eller flere kommentarer. Disse kommentar knyttes til et bestemt sted (tidspunkt) i samtalen og de vises på samtalens tidslinje. Der kan søges på alle de ord som indgår i en kommentar. Dermed giver anvendelse af kommentar mange muligheder for at finde samtaler med et bestemt indhold (ordvalg betyder tilsvarende meget). Tilføj en kommentar For at tilføje en kommentar til en samtale, skal du markere samtalen, højreklikke på tidslinjen og vælge ’Add annotation’. RECORDIT Call Recorder registrerer automatisk hvor på tidslinjen, at du har klikket og udfylder feltet ’Time point’ (du kan selv rette tidspunktet, hvis du ønsker det). Du skal dernæst klikke i tekstfeltet for at skrive en tekst. Når du har skrevet en tekst gemmer du kommentaren ved at klikke på ’OK’. TIP: Du kan med fordel starte afspilning af samtalen, og så lave en kommentar/annotation mens at du lytter til samtalen. På den måde vil du nemt kunne finde de rette tidspunkter at indsætte kommentarer på. Redigering af kommentar. Du kan redigere i eksisterende kommentarer ved at højreklikke på kommentaren i tidslinjen. Visning af kommentar Når du holder markøren hen over kommentaren på tidslinjen, så vil du få vist den tekst, som er skrevet i kommentaren. Brug en kommentar til startpunkt for afspilning Du kan afspille en samtale, så den starter på det tidspunkt hvor du har indsat en kommentar. Højreklik på den udvalgte kommentar og vælg ’Afspil / Play’. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 13 af 18 2.4 Identifikation / Navngivning af ”faste” numre For at du nemt kan finde en samtale og genkende/skelne mellem dine kunder og kollegaer har du mulighed for at navngive de interne og eksterne deltagere i en samtale i oversigten over opkald. For at tilføje et navn til et telefonnummer kan der klikkes i kolonnen “Navn på ekstern” for et eksternt nummer eller “Navn på intern” for at navngive et lokalnummer. RECORDIT Call Recorder vil herefter automatisk opdatere sin interne liste/database med de nye oplysninger og fremover præsentere det tildelte navn både på den aktuelle samtale og på øvrige optagelser til/fra samme nummer. De indtastede navne deles med alle brugere af RECORDIT Call Recorder, så du også kan se de navne, som dine kollegaer har indtastet. Fjern navn For at fjerne et navn fra systemet, kan du klikke på navnet, hvorefter en tekst boks vil åbne. Slet teksten, og tryk ok, hvorefter navnet er fjernet fra samtlige optagelser i systemet. Automatisk tilføjelse af navne Nogle telefonsystemer vil automatisk levere et navn sammen med et telefonnummer. Du vil derfor kunne opleve at der allerede står et navn. Da det ikke er alle telefonsystemer som sender navne med sammen med et kald, kan vi dog ikke sige noget generelt om hvornår navne bliver tilføjet automatisk. Dette gælder både for interne og eksterne navne. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 14 af 18 3 Arbejde lokalt med filer RECORDIT Call Recorder giver dig muligheden for at arbejde med de optagede samtaler på din egen computer. Dette kan du gøre på 2 forskellige måder: Få tilsendt samtale via e-mail Download samtale BEMÆRK: Du skal have tildelt rettighed til disse funktioner af din administrator. 3.1 Få tilsendt samtale via e-mail Fra RECORDIT Call Recorder har du mulighed for at få tilsendt en optagelse til din email. Det kræver, at dit login til RECORDIT Call Recorder har tilknyttet en mailadresse. Når du har markeret den samtale, som du ønsker at få tilsendt, skal du derefter trykke på ’E-Mail’ i aktivitetslinjen. E-Mail Emailen bliver sendt fra RECORDIT Call Recorders server, og vil blive vist i din indbakke med den afsenderadresse, som din administrator har tildelt RECORDIT Call Recorder. I mailen kan du se flere oplysninger for den aktuelle samtale og den vedhæftede fil er navngivet med dato og tidspunkt for optagelsen. EKSEMPEL PÅ MAIL: Send aktuel / seneste optagelse pr. email Det er muligt at konfigurere RECORDIT Call Recorder, så du ved at taste en funktionskode (eks. *5) på telefonen under en samtale efterfølgende får tilsendt den igangværende eller den forrige samtale. Se afsnit om Brugerstyret funktioner. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 15 af 18 3.2 Download samtale Når du har markeret en samtale, så har du mulighed for at downloade og gemme en kopi af lydfilen, så du kan afspille den eller arbejde videre med den på din egen computer. RECORDIT Call Recorder vil altid have den originale optagelse gemt, og der kan også indsættes et ”vandmærke” i lydfilen, så der kan dokumenteres om lydfilen er ændret hvis det bliver nødvendigt at dokumentere dette. Download samtale – Sådan gør du Når du har markeret en samtale skal du derefter trykke på ’Download’ i aktivitetslinjen. Download Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 16 af 18 4 Brugerstyret funktioner RECORDIT Call Recorder har forskellige funktioner, som kan konfigureres til at blive aktiveret af den enkelte bruger. Overvejelser omkring brug af automatisk optagelse eller brugerstyret funktioner, bør tage udgangspunkt i formålet med optagelse: Skal optagelse bruges som ekstra tryghed ved trusler, dokumentation af aftaler, træning af medarbejdere osv. For nogle medarbejdere vil der være en tryghed i, at samtlige samtaler optages automatisk, så de er fri for at spekulere over det, hvis der f.eks. fremsættes en trussel, hvor fokus skal være på noget andet, end at huske at aktivere en optagelse. For andre medarbejdere vil der være en tryghed i, at de selv kan bestemme hvilke samtaler, der skal optages/gemmes, så de i en trusselsituation i det mindste har kontrol over den del. Der er forskellige måder at konfigurere optagelser i RECORDIT Call Recorder. Normalt optager man alle indog udgående opkald i virksomheden (inklusiv interne opkald). Det er dog også muligt at benytte forskellige funktionskoder / tastekombinationer, til manuelt at styre hvordan og hvilke samtaler, der skal optages. Dette giver muligheden for at tilpasse RECORDIT Call Recorder til forskellige behov, og ændre konfigurationen i takt med at din virksomhed udvikler sig, og ændrer retningslinjer for håndtering af optagede samtaler. Brug af software En stor del af de funktioner, som er beskrevet i dette afsnit, kan ligeledes styres af den enkelte bruger via software installeret på den enkelte brugers computer. RECORDIT leverer den software, som giver disse muligheder. Det er også muligt at lade udvalgte funktioner styre af den software, som du allerede benytter i dag (via API). Tilladelser / rettigheder Det er vigtigt at få afklaret hvilke funktioner, som den enkelte medarbejder skal have mulighed for at anvende. Dette afsnit beskriver flere funktioner – det er ikke sikkert, at du har rettigheder til dem alle. Kontakt din administrator hvis disse funktioner er relevante for dig, og du endnu ikke har adgang. BEMÆRK: Vi anbefaler, at rettigheder tildeles på baggrund af grundige overvejelser, således at du/I overholder interne politikker/forretningsgange samt gældende lovgivning. 4.1 Manuel udvælgelse af samtaler der skal gemmes (Store on demand) RECORDIT Call Recorder giver dig muligheden for manuelt at gemme en samtale via en funktionskode. Funktionskoden er defineret af din administrator og vil typisk være i stil med ”*5” eller ”*6”. RECORDIT Call Recorder optager alt, men gemmer kun de samtaler, der aktivt bliver valgt af brugeren. Når en samtale er afsluttet – uden aktivering af ’Gem denne samtale’ – så vil den optagede samtale automatisk blive slettet fra RECORDIT Call Recorders server. Optagelserne gemmes på RECORDIT Call Recorder og kan efterfølgende håndteres på samme vis, som øvrige optagede samtaler. 4.2 Start / Stop optagelse (Record on demand) RECORDIT Call Recorder giver dig muligheden for manuelt at styre hvad der skal optages. Du kan bruge 2 forskellige funktionskoder til henholdsvis at: Starte optagelse Stoppe optagelse Funktionskoderne er defineret af din administrator og vil typisk være i stil med ”*5” eller ”*6”. Optagelserne gemmes på RECORDIT Call Recorder og kan efterfølgende håndteres på samme vis, som øvrige optagede samtaler. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 17 af 18 4.3 Send optagelse via mail RECORDIT Call Recorder giver dig muligheden for at få tilsendt optagelser via mail. Du kan bruge 2 forskellige funktionskoder til at sende en mail med: Den aktuelle optagelse Den seneste optagelse Funktionskoderne er defineret af din administrator og vil typisk være i stil med ”*5” eller ”*6”. Optagelserne gemmes på RECORDIT Call Recorder, og kan efterfølgende håndteres på samme vis som øvrige optagede samtaler. Den lydfil, som du får tilsendt, er dermed en kopi af den samtale, som er gemt i RECORDIT Call Recorder. Forklaring – Send aktuel optagelse pr. email Du kan undervejs i en samtale taste den valgte funktionskode, for at få tilsendt optagelsen af den igangværende samtale. Når optagelsen er afsluttet vil du modtage en mail med en vedhæftet lydfil. Forklaring – Send seneste optagelse pr. email Efter en samtale kan du bestille optagelsen tilsendt ved at taste den valgte funktionskode. Du kan også taste denne kode selv om du har påbegyndt en ny samtale. 4.4 Slet en optagelse (Delete on demand) RECORDIT Call Recorder giver dig muligheden for manuelt at slette en samtale via en funktionskode. Funktionskoden er defineret af din administrator og vil typisk være i stil med ”*5” eller ”*6”. BEMÆRK: Rettighed til at slette samtaler, anvendes meget sjældent. OBS: Vær opmærksom på, at RECORDIT Call Recorder som standard ikke har en ”papirkurv”. Det betyder, at når en samtale slettes, kan den IKKE genskabes! 4.5 Overskriv med tavshed (Silence on demand) RECORDIT Call Recorder giver dig muligheden for manuelt at indsætte en tavshedsperiode. Du kan bruge 2 forskellige funktionskoder til henholdsvis at: Starte tavshed Stoppe tavshed Funktionskoderne er defineret af din administrator og vil typisk være i stil med ”*5” eller ”*6”. Optagelserne gemmes i sin fulde længde på RECORDIT Call Recorder og kan efterfølgende håndteres på samme vis, som øvrige optagede samtaler. Samtalen vil indeholde en eller flere tavse perioder, hvor samtalen ikke er optaget. Dette kan f.eks. være relevant hvis der i samtalen oplyses kreditkortsoplysninger eller lignende informationer, som ikke må gemmes. Tlf. +45 70 22 36 38 support@recordit.nu Side 18 af 18
© Copyright 2024