REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORIA MUNICIPAL ROSARIO DE PERIJÁ INSTITUTO AUTÓNOMO (POLIROSARIO) Anexo al Informe de Gestión 2014 DE POLICÍA ROSARIO DE PERIJÁ SEGUIMIENTO DE LA ACCION CORRECTIVA El Instituto Autónomo de Policía del Municipio Rosario de Perijá (POLIROSARIO), tiene personalidad jurídica y patrimonio propio, es una institución armada, de carácter civil obediente y profesional. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, atribuye a los municipios, el servicio de policía municipal, y sus funciones serán de carácter de policía administrativa, en aras del mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad, velando por el orden social, la prevención y protección vecinal, la preservación del orden público y de circulación, y el control sobre sus espectáculos públicos. Siendo su función la de contribuir a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos, mediante aquellas acciones que garantice el acatamiento del ordenamiento jurídico y los principios fundamentales de la convivencia social, tales como el mantenimiento de la moralidad, tranquilidad, seguridad, salubridad, urbanismo, turismo, defensa del ambiente, tránsito y orden público en la jurisdicción del estado del cual forma parte. Alcance y objetivos específicos La actuación se oriento a evaluar la implementación y la efectividad de las acciones correctivas adoptadas por el Instituto Autónomo de Policía del Municipio Rosario de Perijá (POLIRASARIO), en atención a las recomendaciones formuladas, por esta Contraloría Municipal en el Informe Definitivo de fecha 25-10-2011, así como evaluar el sistema de control interno del instituto, a los fines de verificar su situación actual. Observaciones relevantes La máxima autoridad del Instituto Autónomo de Policía del Municipio Rosario de Perijá (POLIROSARIO), no implemento un plan de acciones correctivas fundamentado en las recomendaciones formuladas por este Órgano de Control Fiscal al Informe Definitivo de fecha 25-10-2011, el cual debía estar orientado a efectuar los correctivos necesarios, con la finalidad de coadyuvar en la implantación de una sana administración que garantizara el manejo transparente y adecuado de los recursos públicos. No obstante, los artículos 10 literal d) de las Normas Generales de Control Interno (NGCI) Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha 17-06-1997, señala: “los niveles directivos y gerenciales de los organismos o entidades deben: (…) d) Evaluar las observaciones y recomendaciones formuladas por los organismos y dependencias encargados del control externo e interno, y promover la aplicación de las respectivas medidas correctivas”. Asimismo el artículo 27 de las Normas Generales de Auditoria de Estado (NGAE) Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha 17-06-1997, establece: “El informe deberá ser presentado oportunamente, a objeto de que la información en él contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las autoridades a quienes corresponda, adopten las medidas inmediatas tendentes a corregir las deficiencias señaladas” y el articulo 8 numeral 3 de las Normas de Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno (NFCSCEI) Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha 1706-1997, señala: “Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo y entidad sujeto a las presentes normas: (…) 3. Implantar las medidas correctivas señaladas en los informes y recomendaciones de los órganos de control interno y/o externo, según corresponda, siempre que no sean manifiestamente inconstitucionales o ilegales”. Tal situación obedece, a que las autoridades de POLIROSARIO no han implementado un sistema de control interno apropiado, que permita adecuar el funcionamiento del instituto atendiendo cabalmente las disposiciones legales y reglamentarias que lo regulan, lo cual trae como consecuencia que no se garantizara que en atención a las debilidades detectadas se implementaran acciones inmediatas en la gestión administrativa del organismo. De la revisión efectuada a los expedientes del personal adscritos al organismo policial, se constato la actualización de los expedientes, evidenciándose documentación tales como soportes personales, familiares, nivel académico, entre otros. De conformidad a lo establecido en el artículo 23, literal a. de la Resolución Nº 01-00-00-015 de las normas Generales de Control Interno, emanada de la Contraloría General de la República de fecha 30 de Abril de 1997 (…), realidad constatada por parte de la comisión acreditada en la actuación. Se constató la inscripción formal del instituto y de los funcionarios policiales ante el Fondo de Ahorro Habitacional Obligatorio (FAHO), de conformidad con lo establecido en el artículo 31 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat. No se evidencio la caución de los funcionarios responsables del manejo de los fondos del organismo. En contravención de lo dispuesto en el artículo 161 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), publicada en Gaceta Oficial N° 39.556 de fecha 26-03-2009 y los artículos 37 y 52 del Reglamento N°1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario. Artículo 161: “Los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos nacionales o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, prestaran caución antes de entrar en ejercicio de sus funciones, en la cuantía y forma que determine el reglamento de esta Ley. La caución se constituye para responder de las cantidades y bienes que manejen dichos funcionarios y de los perjuicios que causen al patrimonio público por falta del cumplimiento de sus deberes o por negligencia o impericia en el desempeño de sus funciones. En ningún caso podrá oponerse al ente público perjudicado la excusión de los bienes del funcionario responsable”. Asimismo, el Artículo 37 del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público enuncia, Articulo 37: “Los funcionarios de la administración y liquidación de ingresos nacionales de los órganos y entes del sector público, deberán prestar caución suficiente, de conformidad con el artículo 161 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, hasta por la cantidad de ciento cincuenta unidades tributarias (150 U.T.), constituidos por empresas de seguros debidamente inscritas por ante la Superintendencia de Seguros.” Por su parte, el Articulo 52 de la misma ley estipula: “Antes de entrar en el ejercicio de sus funciones, los funcionarios a que se refiere el Artículo anterior presentaran caución ante la Auditoría Interna del respectivo órgano, hasta por una suma equivalente a ciento cincuenta unidades tributarias (150 U.T.), mediante la constitución de garantías otorgadas por una institución bancaria o compañía de seguros domiciliadas en el país, de reconocida solvencia.” La omisión de la caución o fianza por parte de los funcionarios responsables del manejo del patrimonio del ente, deja sin garantía los recursos del instituto, en caso de un perjuicio que pudiera sobrevenir por negligencia en el manejo del mismo. El organismo policial no cuenta con los manuales de Normas y Procedimientos de Selección de Personal y Descriptivos de Clasificación de Cargos. Al respecto, los artículos 46 y 49 de la Ley del Estatuto de la Función Pública (LEFP), publicada en Gaceta Oficial N° 37.522 de fecha 06-09-2002, dispone: “A los efectos de la presente Ley, el cargo será la unidad básica que expresa la división del trabajo en cada unidad organizativa. Comprenderá las atribuciones, actividades, funciones, responsabilidades y obligaciones específicas con una interrelación tal, que puedan ser cumplidas por una persona en una jornada ordinaria de trabajo.” El Manual Descriptivo de Clases de Cargo será el instrumento básico y obligatorio para la administración del sistema de clasificación de cargos de los órganos y entes de la Administración Pública.” por su parte, el Artículo 49 establece: “El sistema de clasificación de cargos comprenderá el agrupamiento de éstos en clases definidas. Cada clase deberá ser descrita mediante una especificación oficial que incluirá lo siguiente: 1. Denominación, código y grado en la escala general de sueldos. 2. Descripción a titulo enunciativo de las atribuciones y deberes generales inherentes a la clase de cargo, la cual no eximirá del cumplimiento de las tareas específicas que a cada cargo atribuya la ley o autoridad competente. 3. Indicación de los requisitos mínimos generales para el desempeño de la clase de cargo, la cual no eximirá del cumplimiento de otros señalados por la ley o autoridad competente. Cualesquiera otros que determine los reglamentos respectivos.” Tal situación obedece a la falta de organización en lo que respecta el establecimiento de normas y pautas que delimiten las funciones que debe ejercer el personal dentro del instituto, afectando el nivel de eficacia y eficiencia, en desmedro del cumplimiento de los objetivos y metas propuestas por la institución. Se constató la existencia del comprobante de la Declaración Jurada de Patrimonio de los funcionarios policiales, de conformidad con lo señalado en el artículo 23 y 26 de la Ley Contra la Corrupción. Se comprobó la inscripción formal de los funcionarios policiales ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia con los artículos 62 y 63 de la Ley del Seguro Social. Se constato que la gerencia de recursos humanos no ha establecido mecanismos de control interno para la emisión de comprobantes de pagos a los funcionarios policiales adscritos al organismo. Al respecto, el artículo 106 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT) Gaceta Oficial Extraordinario Nº 6.076 de fecha 07-05-2012, establece: “El patrono o patrona otorgará un recibo de pago a los trabajadores y trabajadoras, cada vez que pague las remuneraciones y beneficios indicando el monto del salario y, detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, bonificación de fin de año, sobresueldo, bono vacacional, recargos por días feriados, horas extraordinarias, trabajo nocturno y de mas conceptos salariales, así como las deducciones correspondientes. El incumplimiento de esta obligación hará presumir, salvo prueba en contrario el salario alegado por el trabajador o trabajadora sin menoscabo de las sanciones establecidas en la Ley”. Lo antes expuesto obedece a debilidades de control interno en el área de recursos humano, situación que imposibilita a los funcionarios determinar el monto de sus ingresos y deducciones. En cuanto a la adquisición de armas, registro balístico y cartuchos 9mm que asciende a un monto de bolivares Seiscientos Veintinueve Mil Cuatrocientos Noventa y Seis con sesenta centimos (Bs. 629.496,60) durante el año 2012 presenta la aprobación de la máxima autoridad del Ministerio del Poder Popular competente, de conformidad a lo establecido en el numeral 2 del artículo 77 de LCP, que señala: “Se procederá excepcionalmente por contratación Directa sin acto motivado, previa aprobación de la máxima autoridad del Ministerio competente. numeral 2: Si se trata de bienes productos y servicios de urgente necesidad para la seguridad y defensa de la Nación, para modalidades de selección, dadas las condiciones de selección, dadas las condiciones especiales que los proveedores requieren para suministrar los bienes, productos y servicios”. Sin embargo, no se observo el expediente respectivo que describa la modalidad de contratación aplicada, en donde quedaran establecidas cada una de las condiciones en el suministro de los bienes adquiridos. La debilidad antes mencionada obedece al desconocimiento de la Ley, a su vez, a la carencia de controles internos aplicables por parte de los responsables de efectuar las compras, trayendo como consecuencia el incumplimiento de la norma establecida, además de ineficiencia en los procedimientos de selección de contratistas. Se observo que aún persisten fallas en cuanto a los registros en el Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT), se evidenció que carecen del Certificado de registro, solamente se observa el certificado de origen, y a la fecha de la auditoria no se ha formalizado el traslado oficial de estos bienes muebles. Situación que no se ajusta a lo establecido en la Ley de Transporte Terrestre (LTT), Gaceta Oficial Nº 37.332 de fecha 2611-2001en su artículo 40, que cita: “Los vehículos de la República Bolivariana de Venezuela, deben estar inscrito en el Registro Nacional de Vehículos y de Conductores y Conductoras, (…)”. Las circunstancias antes expuestas, ponen de manifiesto deficiencias de control interno relacionado con la protección y custodia de bienes, ocasionando disminución en el patrimonio municipal. En inspección in situ al Parque de Armas de la Policía Municipal Rosario de Perijá se determinó: 1. El libro de actas utilizado en el control de entrada y salida de armamento, se encuentra aperturado por la Dirección de Armamento de las Fuerza Armada Nacional (DARFA), de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del literal g.- del numeral 14 del literal B De la Asignación, Custodia, Funcionamiento y Control de las Armas, Municiones, Accesorios y Equipos de Orden Publico Resguardados en Parques y Almacenes (DISPOSICIONES DE CARACTER GENERAL) De las Normas para la Adquisición, Registro y Control de Armamento, Municiones, Accesorios y Equipos de Orden Público para los Órganos de Seguridad Ciudadana y Cuerpos de Seguridad del Estado con Funciones Policiales el cual indica: “Literal B.- DE LA ASIGNACIÓN, CUSTODIA, FUNCIONAMIENTO Y CONTROL DE LAS ARMAS, MUNICIONES, ACCESORIOS Y EQUIPOS DE ORDEN PUBLICO RESGUARDADOS EN PARQUES Y ALMACENES (…) numeral 14) Los Comandantes de las Zonas, Comisarías, Sub-Comisarías, Estaciones, Puestos u otros, serán los responsables directos del material asignado por su Comando Superior y deberán cumplir con los siguientes procedimientos: (…) literal g. Cuidaran porque en los Parques y/o Almacenes bajo su responsabilidad se lleven los siguientes registros de control: numeral 1) Un Libro de Actas para el control diario de entrada y salida de armamento, municiones, accesorios y equipos de orden público, el cual deberá estar sellado por la Dirección de Armamento de las Fuerza Armada Nacional, igualmente deberán ser firmado por el funcionario parquero y los funcionarios de servicios al realizar movimientos. (…) 2. A la fecha de la inspección, el Parque de Armas cuenta con dos extintores de diez libras, los avisos de señalización no cumplen con la norma que lo regula, la puerta principal no cumple con las especificaciones señaladas en la Ley, no se observo alarma sonora, sensores de movimientos y detectores contra incendio. Al respecto, las Normas para la Adquisición, Registro y Control de Armamento, Municiones, Accesorios y Equipos de Orden Publico para los Órganos de Seguridad Ciudadana y Cuerpos de Seguridad del Estado con Funciones Policiales, Literal B.- DE LA ASIGNACIÓN, CUSTODIA, FUNCIONAMIENTO Y CONTROL DE LAS ARMAS, MUNICIONES, ACCESORIOS Y EQUIPOS DE ORDN PÚBLICO RESGUARDADOS EN PARQUES Y ALMACENES, numeral 7, Literales a. b. c. d. e. g h. i. j. establece: “(…) numeral 7. Cada Zona, Comisaría, Sub-Comisaría y Puestos deberán contar con un Parque de Armas, que reúna las siguientes condiciones: a.- Un sistema de alumbrado protegido por tuberías de PVC o hierro galvanizado, empotradas que ofrezca una adecuada iluminación. b.- Rejas de hierro, en cuya estructura deberá utilizarse barrotes de media pulgada como mínimo para proteger puertas y ventanas. c.- Extintores de incendio tipos A, B y C, de 16 libras como mínimo, colocados en la parte exterior del Parque de Armas cuya cantidad no puede ser menor de dos (02). d- Un aviso de “Área Restringida”, de 50 x 25 cms. (letras rojas en fondo blanco). e.- Los Parques deben estar ubicados en áreas visibles y de fácil control. g.Deben tener puertas metálicas con protección adicional de rejas y candados o sistemas de cerraduras de seguridad, de llaves no copiables. h.- Deben tener una reja protectora metálica, adicional a la puerta principal, la cual deberá a su vez, tener una ventanilla para la recepción y entrega del armamento. i.- Las puerta deberán ser de láminas metálicas de cinco (05) mm. De espesor como mínimo. j. Deberán tener algún sistema de alarma visual y / o sonora, para seguridad de ingreso y contra incendio.” Lo antes descrito obedece a que la directiva del organismo en el período de la entrega de los resultados del informe definitivo no implemento medidas correctivas tendentes a subsanar la situación detectada, de igual forma, por parte de quienes en la actualidad mantienen esa responsabilidad, esta situación conlleva a un inadecuado control y resguardo de los bienes de seguridad. En cuanto a los registros contables, se constato que aún persisten las fallas de control interno, evidenciándose desactualización en los Libros Principales (Diario, Mayor e Inventario). Por otra parte, los Libros Auxiliares de Banco de las Cuentas Gastos Corrientes, Fondos de Terceros e Ingresos Propios, presentan saldos irreales, tachaduras y enmendaduras. Al respecto, el numeral 3 del artículo 4 de las NGCSP, indica: “Los Sistemas de Contabilidad del Sector Publico deberán sujetarse a los siguientes principios: 3. REGISTRO: Los hechos contables deberán reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información (…). (Subrayado Nuestro). En concordancia con lo establecido en el artículo 29 de las NGCI. Tal situación afecta la transparencia en el manejo del instituto, atentando contra los principios de eficiencia, solvencia, transparencia y responsabilidad. Con respecto a la recomendación formulada para subsanar la situación detectada con la existencia de una pistola marca Beretta, modelo 92FS Cal. 9mm, con serial ilegible, se constato que hasta la presente fecha persiste tal situación, vale decir, que la máxima autoridad del instituto no ha corregido el hecho, no conforme a lo convenido en el artículo 54 numeral 3, de la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, el cual estipula “Son deberes y derechos de los trabajadores y trabajadoras: (…) numeral 3. Usar en forma correcta y mantener en buenas condiciones los equipos de protección personal de acuerdo a las instrucciones recibidas dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de los mismos. El trabajador o la trabajadora deberá informar al Servicio de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa o al Comité de Seguridad y Salud Laboral cuando, de acuerdo a sus conocimientos y experiencia, considere que los equipos de protección personal suministrados no corresponden al objetivo de proteger contra las condiciones inseguras a las que está expuesto” (…). En concordancia con lo establecido en el artículo 10 de las NGCI respectiva, cita lo siguiente: “Los niveles directivos y gerenciales de los organismos o entidades deben: (…) d) evaluar las observaciones y recomendaciones formuladas por los organismos y dependencias encargados del control externo e interno, y promover la aplicación de las respectivas medidas correctivas”. Subrayado Nuestro. El hecho planteado denota una desatención por parte de los funcionarios responsables en cuanto a las observaciones y recomendaciones formuladas por esta contraloría municipal, ocasionando fallas y deficiencias de control, uso, conservación y resguardo de los bienes. Conclusión Como resultado del seguimiento efectuado se observo que para los años 2012 – 2013, POLIROSARIO, presento debilidades en cuanto al sistema de control interno, toda vez que no había agilizado las acciones correctivas, a los fines de materializar y concretar las recomendaciones formuladas por esta Contraloría Municipal, afirmación que se sustenta por cuanto el instituto no elaboro el plan de acciones correctivas, con la finalidad de coadyuvar en la ejecución de una administración transparente, sin embargo, se constato que fueron acogidas algunas recomendaciones, no obstante, se determino que existen fallas de control interno en cuanto a la corrección de las resoluciones de ingresos, caución de los funcionarios encargados del manejo de los fondos, elaboracion y aprobacion del manual Descriptivo de cargo, existe retardo en la elaboración de los manuales de Normas y Procedimientos que permita tutelar las actividades del instituto, la gerencia de recursos humanos no elabora recibos de pago de los funcionarios policiales, no han constituido el fideicomiso, por otra parte, el parque de armas aun no cumple con las exigencias señaladas en la Resolución N° DG-21171, existen fallas en los registros y actualización de los libros contables, de igual forma en el inventario de bienes, motivo por la cual se efectúan las recomendaciones señaladas a continuación: Recomendaciones Se insta al Instituto Autónomo de Policía Municipal Rosario de Perijá a:  Continuar con el adecuado control y manejo, guarda y custodia de los expedientes de personal, avocándose a la recopilación y actualización de los documentos requeridos.  Diligenciar lo pertinente a presentar la Caución, a fin de darle cumplimiento a lo establecido en el artículo 161 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico y artículos 37 y 52 del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico sobre el Sistema Presupuestario.  Agilizar la elaboración y aprobación de los Manuales de Clasificación de Cargos, dando cumplimiento a los artículos 46 y 49 de la LEFP.  La Gerencia de Recursos Humanos deberá establecer mecanismos de control interno, en cuanto a la elaboración y entrega oportuna de los recibos de pago a cada funcionario, donde se especifique el monto del salario con sus respectivas deducciones.  La administración deberá conformar un expediente por cada contratación o adquisición directa, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas.  Diligenciar ante la Alcaldía Rosario de Perijá, los Títulos de Propiedad del parque automotor (vehículo, Motos), a fin de realizar las transferencias respectivas a nombre del instituto y por ende la Certificación de Registro emitido por el Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT).  Iniciar los trámites pertinentes en la adecuación e instalaciones del Parque de Armas a las exigencias previstas en la “Resolución Nº DG-21171, NARCAMAEOP para los Órganos de Seguridad Ciudadana y Cuerpos de Seguridad del Estado con Funciones Policiales.  Emprender acciones inmediatas en la actualización de los Libros Principales de Contabilidad (Diario, Mayor e Inventario) asimismo, los libros auxiliares, a fin de demostrar el origen de las operaciones contables efectuadas por la institución, implementando mecanismos eficaces de control interno que permitan lograr una eficiente gestión.  Diseñar e implementar mecanismos efectivos que permitan conservar los bienes muebles en buen estado, estableciendo políticas de mantenimiento permanente, a fin de garantizar que se alargue su vida útil.