איך להוריד לחצי את הזמן שאתה צורך כל יום על קריאת מיילים?
איך להוריד לחצי את הזמן שאתה צורך כל יום על קריאת מיילים? אינפורמה ישראל שולמית אסיף 1/1/2012 כך תוריד בחצי את הזמן שאתה מוציא כל יום על קריאת מיילים! בעמודים הבאים אני רוצה להראות לך איך תוכל לנהל בצורה יעילה יותר את המיילים שלך וכך לחסוך הרבה מאוד כאב ראש וזמן שתוכל להקדיש למה שבאמת חשוב לך. כמות האימיילים הבלתי נגמרת שמגיעה אלינו כל יום וממלאת את תיבת המייל שלנו וצורכת כל כך הרבה מהזמן שלנו מטביעה אותנו בעודף מידע ומקשה עלינו לתעדף .כתוצאה מכך אנו לעתים קרובות מפספסים את המידע החשוב הנמצא בתוכן המיילים ועונים בצורה שמקשה עלינו ליצור תקשורת אפקטיבית ומוצלחת עם האנשים איתם אנו בקשר. כן ,הבעייה מוכרת וידועה וגם ...כואבת. מרוב עצים לא רואים את היער ,אומר הפתגם .וכך קורה שאנחנו מבזבזים זמן יקר על קריאת מיילים שחשיבותם היא משנית ביותר או ,להיפך ,לא קוראים את המשפט החשוב באימייל שהגיע ושקבע אתנו פגישה ,דרש מאתנו נתון וכן הלאה. מכירים? אז בואו ננסה לעשות קצת סדר ,תרתי משמע. עם ארגון הדוא"ל )שמעכשיו ,לצורך הנוחות ,אכנה "מייל"( ננסה להתמודד הן ברמה הטכנית ,עם הנחיות ועצות לארגון פרקטי פיזי של המיילים שמגיעים ,והן ברמה העקרונית הלוגית. ושוב ,אין לי יומרות .רבים מבינים יותר ממני ורבים עוד יותר כבר מיישמים פתרונות אלה ואחרים. אני מניחה שאלה שכבר מיישמים פתרונות בעצם לא סובלים מהבעייה ולכן ,ממילא לא יקראו את המסמך הזה ואולי אפילו יוכלו להוסיף לי ולהעשיר אותי ,ואתכם דרכי .אז אני מיד מזמינה אתכם לכתוב את העצות שיש לכם להוסיף בדף הפייסבוק שלנו לטובת כולם ,ותודה מראש. אך אולי רעיון אחד או שניים אוכל לתת גם לאלה בעלי הניסיון והפתרונות .מי יודע. ואיך זה קשור לקריאה מהירה? עכשיו אסביר לך. כי קריאה מהירה בשבילי זה לא רק לקרוא את הטקסט עצמו במהירות. הקריאה המהירה מתחילה עוד לפני :ליצור את התנאים. אנחנו יכולים לדמות זאת לאפיית לחם. עוד לפני שיש קמח ,יש גרגירי חיטה ,אותם יש לנפות מהמוץ קודם כל ואחר כך לטחון. רק אז ניתן להתחיל לאפות לחם .נכון? תתפלאו כמה דברים ניתן כבר לעשות לפני שניגשים לטכניקות עצמן ושכבר מקלים ומזרזים את הקריאה. אז בואו נתחיל מגרגירי החיטה ונדאג להכין קמח משובח. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 2 אז הנה מה שניתן לעשות באופן כללי ומיידי כדי להקל על עצמנו בקריאה מהמחשב: צור את התנאים הדבר הראשון שצריך להביא בחשבון בכדי לקרוא מהר הם התנאים ,שכן מוח הזוחלים ,המוח העתיק ביותר שלנו ואשר דואג להתנהלות הסדירה של גופנו ,הוא חזק מאד .הרשו לי להדגיש זאת: כל טכניקות הקריאה המהירה מתחילות מליצור את התנאים. עלינו קודם כל לנטרל כל הפרעה אפשרית ליכולת שלנו להתרכז בחומר הקריאה שלפנינו .אנו כולנו מודעים לכך שגם כשאנו קוראים כרגע את המסמך הזה ,אנו כל הזמן קשובים לטלפון שמצלצל, לסמס שמגיע ,למייל ,מסר סקייפ ,פייסבוק ....כל אלה נוטים להסיט את תשומת הלב שלנו למקומות אחרים ולגרום לנו לבזבז זמן רב. נדאג לכסא נוח ,בעל משענת נוחה שתומכת בגב ומאפשרת לנו להשאיר את בית החזה פתוח – הדלק של המוח שלנו הוא חמצן -ולשחרר מתחים לא מועילים .זה יכול להיראות טריוויאלי ,אך זה ממש לא ,הרבה אנרגיה הולכת לאיבוד דרך עייפות השרירים המשמרים תנוחות לא מועילות .היות ואין לנו אינסוף אנרגיה ,נדאג לפחות לא לאבד לחינם את זו שיש לנו. בשלנו כך שנוכל להשאיר את הראש שלנו זקוף כשאנו קוראים את המיילים .תנוחה לא מועילה שכזאת גורמת לנו להתעייף במהירות גבוהה הרבה יותר מהרצוי .אם לא ניתן להטות את זווית המוניטור ,הניחו אותו על גבי חפץ כלשהו שיגביה אותו לגובה הרצוי .אצלי ,למשל ,מילון עברית- אנגלית וכרך של הקונקורדנציה לתנ"ך עושים יפה את העבודה... נדאג לאור נכון אשר לא יעייף את העיניים שלנו .נדאג להסיר את כל הדברים שיכולים להסיט את תשומת ליבנו :טלפון סלולארי ,רשימת המטלות היומית שלנו וכו'. נדאג לטמפרטורה נעימה .הטמפרטורה האידיאלית לתפקוד המוח היא . 21oCכלומר ,בחום הזה המוח מקבל את התנאים לעבוד בצורה הכי טובה .יש ,כמובן ,גמישות ,זה לא חייב להיות המספר הזה בדיוק .אך כולנו יודעים שכשחם מידי ,אנו נוטים להתנמנם ,נכון? נדאג לא להיות צמאים או רעבים )אך גם לא להיות מיד לאחר סעודה דשנה שתגזול אנרגיה עבור תהליכי העיכול( .רעב או צמא יציקו לנו ונמצא עצמנו חושבים על אוכל ושתייה במקום על מה שאנו עושים .מים ,במיוחד ,הם אלמנט עקרוני עבורנו ,שכן גופנו – ובעיקר מוחנו – בנויים מכ 70%-מים... וכמובן ,נדאג להיות מספיק ערניים .במידה ואנו מרגישים עייפים ,ניתן לקחת כמה נשימות אנרגטיות ,אלה המוכרות כ"היפר-ונטילציה" .נוכל להרגיש מיד איך מגיע זרם חמצן למוח ואנו נעשים ערניים לפחות לעשר הדקות הקרובות .אפשר גם להרטיב מרפקים ,פרקי יד ורקות ורק אז לשבת לקרוא. תתפלאו כמה כבר הפעולות הראשונות האלה יכולות לתת לנו תחושת הקלה ולהפוך את העבודה שלנו ליותר אפקטיבית. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 3 ובמחשב עצמו: ככל שהגופן גדול יותר ,כך תוכלו לזהות יותר את הכתוב .בכל תוכנת גלישה יש אפשרות להגדיל את הגופן וכך גם בכל תוכנה אחרת במחשב .אין טעם לבזבז משאבי אנרגיה יקרי ערך רק כדי לזהות את הכתוב. נטרלו למשך זמן הקריאה את כל הדברים האחרים במחשב שיכולים להסיט את תשומת לבכם: פייסבוק ודומיו ,תוכנות צ'אטים למיניהן ואת כל החלוניות השייכות למסמכים שעדיין לא קראנו ושאין בכוונתנו לקרוא כעת. השקיעו קצת זמן כדי לבחור את התצורה הטובה ביותר שתציג את המיילים שלכם .בחרו את הדפדפן שדרכו תגלשו ,במידה והמייל שלכם נמצא ברשת .אל תתנו להרגל לקבוע עבורכם ,כי הדפדפנים אינם זהים .יש כאלה שהם יותר נוחים למשתמש וכאלה שפחות .באופן אישי ,אני מעדיפה את גוגל כרום ,הוא מהיר ונוח. גם אם אתם משתמשים בתוכנות דוא"ל ,כמו אאוטלוק ודומיו ,יש מרחב של עיצוב הדף ,בחירה של גודל הגופן ,צבעים וכו'. צרו לכם ,אם כן ,את סביבת העבודה הטובה והיעילה ביותר. ונעבור לחלק הטכני הקשור למיילים הרשו לי הסתייגות קטנה: אין ביכולתי לכסות את כל ספקי האימיילים וכל התוכנות שמנהלות אותם. הסקירה שתקבלו נוגעת ,אם כן ,לכמה מהספקים העיקריים בישראל , Gmail :וואלה ,יאהו והוטמייל. אבל לפני שאנו פונים לצד הטכני ,ל"איך עושים את זה?" ,בואו נבין איך עושים את זה ברמה העקרונית. הרבה מאותו הדבר הבעייה העיקרית בתיבת המייל שלנו היא שהכל מגיע אליה בפורמט אחיד ,כל המיילים נראים לכאורה אותו הדבר ומגיעים לאותו מיכל גדול. וכשאנחנו פותחים את המייל בבוקר ורואים XXמיילים ,וכולם מסומנים כדואר שעדיין לא נקרא ,כולם נראים בעלי אותה מידת חשיבות .זה יוצר הרגשה של עומס ,של "הרבה דברים לעשות". התחושה הזאת מתחברת ישר לאותם חלקים על המוח הקשורים ברווחה ובהישרדות ומתורגמים מיד לתחושת לחץ והרגשה של "אני לא אעמוד בכל העבודה הזאת" ,של "אז מה עושים קודם?". כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 4 אך אנו יודעים שלא הכל בעל אותה החשיבות ,נכון? יש שם אמנם מיילים הקשורים לעבודה או לניהול היומיום שלנו ואלה אכן חשובים. יש שם אולי כמה מיילים מחברים יקרים או מבני משפחה וגם להם נרצה להקדיש תשומת לב. יש שם מיילים הקשורים לנושאים המעניינים אותנו ,מיידעונים )ניוזלטרים( ,מיילים של קורסים ולימוד, כל הקשור להעשרה הרצויה שלנו. יש שם ,אבל ,גם מיילים המגיעים מספקים שונים ומציעים לנו מוצרים שונים ,קופונים ,שוברים, הנחות ומבצעים. ויש גם מיילים משורשרים הכוללים מצגות ,תמונות והגיגים שונים. ולצערנו ,יש גם כל מיני מיילים שלא ממש ברור איך הגיעו אלינו ,פרסומות וכו'. אני בטוחה שתוכלו להוסיף לרשימה הזאת סוגים נוספים של מיילים ,חשובים יותר או מיותרים ,אך התחושה היא אחת :הרבה מיילים ,אין לי זמן להתעסק אתם. הבעייה נותרת שבסופו של דבר אני נותרת חסרת זמן לענות לאותם המיילים החשובים ,או אפילו מוחקת אותם בטעות. שוב ,חשוב לנו להדגיש: תחושת העומס והלחץ נובעת מכך שיש מלפני "הרבה מאותו הדבר". הלוגיקה הבסיסית יכולה להוביל אותנו כעת להבין שמילת המפתח לפתרון האפשרי היא: לברור. מבט על הדבר הראשון שיכול לעזור לנו הוא לעשות את מה שבעולם הוידאו נקרא "."Zoom out נדמיין לעצמנו שאנו מצליחים להתנתק לרגע מהמיילים הספציפיים ועולם התוכן הקשור אליהם ואני מתרחקים לרגע ,ממש פיזית ,ובוחנים את תיבת המיילים שלנו במבט הציפור. איך הייתה יכולה להיראות תיבת המיילים האידיאלית שלנו? בדיוק כפי שנראה ארון הבגדים האידיאלי שלנו :כל דבר במקומו הנכון ,היכן שקל להסתירו וקל למצאו כשרוצים. מגירה לגרביים ,מגירה לבגדים התחתונים .הגופיות מונחות בנפרד מהחולצות ,המכנסיים במקום משלהם ,וכן הלאה. כך גם צריכה להיראות תיבת המייל שלנו. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 5 הדברים שצריך להגיע אליהם בקלות צריכים להיות נגישים ,ממוקמים במדפים בגובה העיניים. הדברים השייכים לעונות שנה אחרות יכולים להיות מאוחסנים במדפים הגבוהים יותר של הארון ,שכן אין צורך מיידי להגיע אליהם. הבנתם את המשל? אז במבט העל על תיבת המייל שלנו אנו צריכים לדאוג לכך שהדברים החשובים יהיו בולטים ונגישים ושדברים אחרים ,פחות חשובים ,יהיו פחות בולטים לעיניים. לברור מה זה לברור? לפי המילון :לברור )פ'( לבחור ,לעשות סלקציה ,לנפות ,למיין ,לסנן ,להבדיל ,להבחין; לחקור ,לבחון ,לעיין; להבהיר לא הכל בעל אותו הערך .אנחנו צריכים לעשות כך שהדברים החשובים יקבלו את ההדגש הראוי והדברים הפחות חשובים יהיו במקומות אחרים ,נגישים אך פחות בולטים. תארו לעצמכם שהמיילים יגיעו מראש לתיקיות מיועדות ואתם תוכלו לפנות לתיקיות האלה כשתרצו, כשזה יהיה הרגע המתאים לכך .נחמד ,לא? ובכן זה אפשרי. אבל רגע לפני שאני מפרטת בפניכם את האפשרויות השונות ברמה הטכנית ,בואו רגע נתייחס לגורם המשפיע ביותר: הזמן. הזמן הוא אדון .זה המשאב שאין אפשרות לשנותו ,אין אפשרות לחזור עליו ואין אפשרות להוסיף עליו .אפשר רק לנהל אותו נכון. לא כל רגע מתאים לכל דבר .ניהול הזמן זו אמנות בפני עצמה וקטנה כאן היריעה .ולכן ,נתעכב רק על העיקרון .והעיקרון הוא: לבחור את הרגע המתאים. כשאתם מתחילים יום עבודה ,זהו הזמן שצריך להיות מיועד לכל הדברים הקשורים לעבודה .זה לא הזמן לראות סרטונים ומצגות ,זה גם לא הזמן לרכוש שוברים וקופונים. אנו צריכים להחליט מראש ,בעזרת המשמעת העצמית שלנו ,מהו הזמן המתאים לכל דבר .רק זה יבטיח לנו יעילות ותוצאות .ברגע שהמיילים יהיו מופרדים ולא עוד מקשה אחת ,יהיה לנו קל יותר להחליט באיזה חלק של היום להתייחס לכל סוג מיילים .זה יפחית את תחושת העומס ויאפשר לנו לנהל את עצמנו בצורה יעילה יותר. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 6 נתחיל ,אם כן ,בספק המיילים הנפוץ ביותרGMAIL : ג'ימייל הוא ספק דוא"ל ורסטילי ,כלומר ניתן להתאמה אישית .ניתן בקלות לעבוד עם תוכנת הדוא"ל )מיילים( הזאת כדי להתאימה לצרכינו האישיים. הדבר הראשון שניתן ליצור זה תיקיות .זוהי אמנם תכונה משותפת לרוב ספקי המיילים היום ,אך בג'ימייל ניתן לעשות זאת באופן בולט ביותר ,שכן ניתן לאפיין את התיקיות השונות על ידי תוויות, וניתן ליצור תוויות בצבעים שונים. קודם כל ,עלינו ליצור תוויות. ניתן לעשות זאת בשתי דרכים .התבוננו בתמונה מס' .1 ניתן להוסיף תקייה חדשה בתחתית רשימת התיקיות הבסיסיות הקיימות כבר באופן מובנה בג'ימייל. בגרסה בעברית נמצא אותן בטור בצד הימני של המסך )ראו חץ( אם נלחץ על החץ שתחת המילה "עוד" ,נוכל למצוא את הקישור עם הכיתוב "צור תווית חדשה" וגם "נהל תוויות" .אנו יכולים לתת לתווית החדשה כל שם לפי רצוננו .אפשר לחלק אותן לפי נושאים, למשל :עבודה ,חברים ,קניות. שימו לב ,שכבר ברמה הבסיסית ניתן לסמן הודעות בכוכבים לידן או ב"חשוב" כדי להדגיש אותן גם בלי תוויות. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 7 דרך נוספת ליצור תוויות היא דרך האיקונות )סמלים( בחלקו העליון של החלון ,ממש מתחת ללוגו של גוגל) .ראו חץ אדום שני בתמונה מספר .(1 ועכשיו ניתן גם להתאים את הצבעים שאנחנו רוצים לתוויות שיצרנו) .ראו תמונה מספר (2 את זה עושים דרך הקישור של "נהל תוויות" .ניתן להתאים לכל תווית את התכונות שאנו רוצים. בתחתית החלונית שנפתחת ב"נהל תוויות" ,תוכלו לראות למטה "הוסף תווית משנה" )ערך אחרון(. אפשר גם ליצור תווית אם ,למשל "עבודה" ותחתיה תוויות משנה ,כמו התיקיות במחשב שלנו .אלה יופיעו תחת תווית האם .במקרה שלנו אפשר להוסיף תוויות משנה לתווית עבודה ,כמו למשל: "ספקים"" ,מכירות"" ,משימות" וכו' ,כל אחד לפי סוג עבודתו וכטוב בעיניו. אני נוהגת להצמיד את התווית האדומה "מעקב" לכל הדברים הדורשים טיפול מיידי .התווית הזאת אינה מבטלת את התוויות האחרות ,אני פשוט מוסיפה אותה למה שדורש טיפול ומורידה אותה בתום הטיפול. כשאתם פותחים כל הודעה שהיא ,ניתן להדביק לה תווית קיימת מרשימת התוויות שיצרתם ,או, לחליפין ,ליצור תווית חדשה עבורה. רשימת התוויות שתופיע בטור הימני על גבי המסך שלכם ,תאפשר לכם לזמן את כל המיילים הנושאים את אותה התווית .לדוגמה ,אם אלחץ על התווית "עבודה" מהרשימה בצד ימין ,תיפתח רשימת כל המיילים שתויגו בתווית זו .כך אוכל להתייחס כל פעם רק למיילים הנושאים את התווית לה אני רוצה להתייחס ברגע זה ,ללא הסחת הדעת של המיילים האחרים. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 8 עד כה התייחסנו רק לתיוג של המיילים בדיאבד ,כלומר אחרי שכבר ראינו את כולם ובררנו אותם. ג'ימייל מאפשרת לנו גם לברור מראש וזאת על ידי יצרת מסנן )פילטר( .המסנן מאפשר לנו לשלוח באופן אוטומאטי מיילים לתוך תיקיה. כשאנו פותחים מייל מסוים לצפייה ,אנו יכולים ללחוץ על הכפתור "עוד" שבשורת הסמלים למעלה )ראו חץ אדום בתמונה מס' .(3יש ללחוץ על הכיתוב "סנן הודעות כגון אלה". לחיצה על הכפתור תפתח חלונית נוספת .ראו תמונה מספר .4 כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 9 כאן אנו יכולים לבחור את התכונות שלפיהן אנו רוצים לסנן .אנו יכולים לבחור מסנן עבור כל המיילים שמגיעים מנמען מסוים ,או שורת נמענים .אנו יכולים ליצור מסנן לפי נמענים או לפי נושאים .מיד לאחר שנמלא בשורה הנכונה את הפרמטר ,כלומר את ההיבט ,את הנתון שלפיו אנו רוצים לסנן את המיילים האלה ,ונלחץ על "צור מסנן מחיפוש זה " )כיתוב כחול בתחתית החלונית משמאל( ,תופיע חלונית חדשה ובה נוכל לסמן מה אנו רוצים לעשות עם המייל הזה) .ראה תמונה (5 וכאן אנו יכולים לבחור האם לדלג על תיבת הדואר הנכנס ולשלוח ישירות לתיקייה כלשהי – מה שאני מאד ממליצה – ואת זה קל לעשות :פשוט מסמנים "החל את התווית" ובוחרים איזו תווית רוצים להחיל על מיילים מהסוג הזה .כל שנותר לנו יהיה להחליט מתי אנו ניגשים לקרוא כל תווית ,כלומר את סוג המיילים המסווג תחתיה. יש עוד שפע אפשרויות כאן ואשאיר לכם לחקור ולגלות ולהתאים אישית את תצורת המיילים, אבל בטח הבנתם את העיקרון ,נכון? שוב ,מילת המפתח :לברור .לא הכל במקום אחד ,מקום לכל דבר ,זמן לכל דבר. ג'ימייל הוא ללא ספק השרת המספר הכי הרבה אפשרויות. אסקור כעת בפניכם כמה מהספקים האחרים וזה יהיה קל ,שכן יש בהם פחות אפשרויות .אבל עדיין ניתן לעשות הרבה כדי להשיג את התוצאה המבוקשת. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 10 Autlook = Hotmail הוטמייל של מיקרוסופט היה שירות הדוא"ל החינמי הראשון ,שמורה לו זכות ראשונים .בישראל לא רבים משתמשים בו ,אך עדיין שווה להתייחס אליו. התחרות בין גוגל למיקרוסופט עובדת לטובתנו .מיקרוסופט משפרת את השירות ובעצם ,עומדת לשנות את השם "הוטמייל" ל"אאוטלוק" ...כן ,כן ,בדיוק כמו תוכנת הדוא"ל הידועה. רגע לפני שאני סוקרת בפניכם את התכונות העיקריות של הוטמייל ,הרשו לי להפנות אתכם למאמר מעניין מ YNET-המדבר על האאוטלוק החדש וכל אפשרויותיו. http://www.ynet.co.il/articles/0,7340,L-4263089,00.html כיום ,הוטמייל מאפשר כמה מהאפשרויות עליהן דנו בג'ימייל ,והוא אף מסביר לנו מה צריך לעשות: )תמונה (6 גם בהוטמייל אנו יכולים ליצור תיקיות ולהגדיר לכל סוג מייל את התיקייה שלו ,כלומר לסווג אותו. התהליך די דומה לג'ימייל ולדרך בה הסברנו אותו והשירות עצמו ידידותי למשתמש .מעבר לתוויות )תיקיות( עצמן ,גם בהוטמייל יש שרות של מסנן. בהוטמייל צריך לבחור את ה"אפשרויות" ושם לבחור את "צור כלל" ולעקוב אחר ההוראות .ההבדל הוא שהכל נעשה באותה החלונית ,כלומר את התוויות יוצרים גם בחלונית הזאת. ראו בעמוד הבא את תמונה 7 כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 11 ונעבור לספק המיילים הפופולרי בישראל :וואלה. למען האמת ,אין לי הרבה חדשות טובות .השרות של וואלה הוא בסיסי מאד ומאפשר רק פתיחת תיקיות שונות אליהן ניתן להעביר דוא"ל שהתקבל .אין אפשרות לאפיין את התיקיות בצבעים ואין אפשרות ליצור מסננים אוטומאטיים. וואלה מזכיר קצת את אאוטלוק הישן ולא הייתי מנהלת בו את כל תכתובת המיילים שלי ,אלא מייעדת אותו לסוג מיילים מסוים בלבד ,למשל תכתובת עם חברים .כלומר ,לא הייתי משתמשת בוואלה כמייל ראשי. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 12 ואחרון חביב ,שחקן שאינו מרכזי בישראל – Yahoo המגבלה העיקרית של יאהו היא שהוא אינו מיודע לדוברי עברית ובכדי להתנהל בו צריך לפעול באנגלית .היתרון שלו הוא שהוא מרכז כמה פעולות במקום אחד :רכישות ,פייסבוק ,משלוח מסמכים גדולים במיוחד ועוד. ברמה הרגילה ,יאהו מאפשר פתיחת תיקיות עם שם לפי בחירה: פשוט וקל .לוחצים על הסמל המדמה תיקייה ,ולוחצים על .new folder גם ביאהו ניתן ליצור מסנן אשר ישלח מסמכים מראש לתיקייה מסוימת לפי ההגדרות שנכניס. כפי שציינתי בפרק על ג'ימייל ,מדובר באפשרות יעילה מאד החוסכת זמן ומאמץ. ראו את התמונה המצורפת בעמוד הבא ואשר תראה כיצד יאהו מציע ליצור פילטר. יאהו השיקה לאחרונה שירות חדש ,Yahoo Organizerאשר מארגן בעצמו את התיבה הנכנסת .נכון לשעה זו ,אחרי זמן רב של עיבוד נתונים ,התוכנה הצליחה לעבור על 2הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלי ...אינני יכולה ,אם כן ,עדיין להמליץ לכם על השירות ,אשר מציע את כל הדגשים שכבר ציינו. כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 13 כפי שיכולנו לראות ,אם כן ,אפשר לקצר זמנים ,לייעל את השימוש בזמן ולנהל נכונה את המיילים שלנו כך שמה שחשוב יבלוט לעין ,ומה שלא חשוב לפחות לא יפריע. לכם הבחירה באיזה שרת להשתמש ,ובעיקר ,לכם הבחירה לנהל את הזמן שלכם בצורה יעילה. בהצלחה! כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | www.in-forma.co.il 14
© Copyright 2024