Suksesshistorie Fra manuell til elektronisk dokumenthåndtering www.steria.no Steria hjelper Statsbygg med sømløs overgang fra manuell til elektronisk dokumenthåndtering og nye måter å samarbeide på. Utfordringen Statsbygg er statens sentrale rådgiver i bygge- og eiendomssaker. Virksomheten fungerer også som byggherre, eiendomsforvalter og eiendomsutvikler. Disse oppgavene krever høy grad av samarbeid både internt og eksternt med partnere, arkitekter og entreprenører. Dette genererer store mengder papir som ofte må oppbevares i flere år mens byggingen pågår. Statsbygg ønsket å bytte ut virksomhetens utdaterte dokumentbehandlingsprosesser med en elektronisk løsning. Samtidig skulle løsningen føre til en omfattende endring i samarbeidsfunksjonene for å enklere kunne dele informasjon mellom alle involverte aktører. Løsningen Steria har lang erfaring med endringsprosjekter innenfor offentlig sektor, og selskapet ble valgt til å levere dette strategisk viktige prosjektet for Statsbygg. Sterias løsning ble vurdert som den mest innovative av tilbudene som kom inn. Løsningen reflekterer viktigheten av å se prosjektet som en organisasjonsendring, og ikke bare som en implementering teknologi. Hovedelementer i løsningen:  Microsoft SharePoint 2010, som gir et portalbasert arbeidsområde for ansatte og eksterne partnere, der de kan se og behandle alle ustrukturert data.  EMC Documentum innholdsstyringsplattform integrert med SharePoint, som skal levere avansert arkivfunksjonalitet.  Innføring i faser, inkludert et pilotprosjekt. © Steria / 2014 Statsbygg er byggherre, eiendomsforvalter og eiendomsutvikler samt statens sentrale rådgiver i eiendomsspørsmål. Virksomheten er ansvarlig for byggeprosjekter som for eksempel Operahuset i Oslo. Prosjekttilnærming Prosjektet er forankret på ledernivå i Statsbygg med økonomi- og it-direktør som spesielt involverte. For å sikre en løsning tilpasset hele virksomheten, var alle de tre divisjonene planlegging, byggherre og vedlikehold fullt involvert i prosjektet. Steria samarbeidet også med Microsofts SharePoint-spesialister i Norge for å sørge for at løsningen var tilpasset behovet. Sterias første oppgave var å levere et pilotprosjekt med 40 interne testbrukere. Pilotprosjektet demonstrerte at løsningen tilfredsstilte Statsbyggs krav til en driftsmodell der:  Interne brukere enkelt og sikkert skal kunne lagre, hente og dele informasjon.  Det skal bli enklere for interne og eksterne aktører å samarbeide.  Brukerne skal kunne logge på en portal og gå inn på et arbeidsområde tilpasset den enkelte brukerens behov, oppgaver osv. Dette arbeidsområdet skal være uavhengig av alle systemer eller programmer i bruk. D2_Suksess-Historie-Statsbygg - Feb 2014.Docx Page 1 of 2 Prosjekter for organisasjonsendring av denne typen krever at brukerne raskt tar løsningen i bruk. Derfor involverte Steria rundt 120 brukere i arbeidet med å definere ny funksjonalitet. Ved å velge Microsoft SharePoint som samarbeidsplattform opplevde brukerne et kjent grensesnitt når de tok i bruk løsningen og man unngikk en bratt læringskurve. Sterias medarbeidere arbeidet i Statsbygg lokaler og benyttet en smidig utviklingsmetode for å levere prosjektet i faser. Denne tilnærmingen ga en rekke raske resultater, som motiverte brukerne i det videre utviklingsarbeidet.. Resultater - Løsningen kommer til å berøre hele organisasjonen profesjonalisering av prosjektstyringen og eiendomsforvaltningen i Statsbygg, forteller Marianne Nordby Fålun, direktør for økonomi og administrasjon i Statsbygg. Fordelene for Statsbygg inkluderer:  Større effektivitet gjennom rask og korrekt tilgang til informasjon om ulike bygninger  Mulighet for å integrere digital informasjon om bygninger fra eksterne aktører i overensstemmelse med Statsbyggs arbeid mot en mer digital byggebransje.  Overholdelse av arkivloven med forbedret versjonskontroll og sporbarhet  En mer effektiv kommunikasjon både internt og eksternt der man kan kombinere dokumenter med beskrivende metadata for å oppnå raskere beslutningsprosesser. Den siste fasen av samarbeids- og dokumenthåndteringsprosjektet skal leveres i 2014–2015. Steria fortsetter samarbeidet med Statsbygg for å utvikle en løsning som skal utvides til å styrke samarbeidet mellom leietaker og eiendomsforvalter. « Steria har på en professjonell måte bidratt til at Statsbygg har fått et nytt fokus på samhandling og informasjonsdeling på tvers av organisasjonen. » Sissel Skogen. Avdelingsdirektør, Økonomi- og administrasjon. Statsbygg  Et sikkert dokument- og innholdsarkiv som kan styre store mengder dokumenter og informasjon Om Steria: Steria er et av Europas 10 største it-konsulentselskaper, og leverer tjenester innen forretnings- og it rådgivning, systemutvikling, infrastruktur og drift. Internasjonalt er selskapet representert i 15 land og teller mer enn 20 000 medarbeidere. Steria har over 40 års erfaring i Norge og jobber i dag med mange av landets største og mest krevende oppdragsgivere, blant andre Tollvesenet, DNB, Statens Pensjonskasse, NAV, Skatteetaten, Posten, Statens vegvesen, Telenor og Forsvaret. Kontakt Steria AS Biskop Gunnerus’ gate 14A Postboks 2, 0051 Oslo: Tlf: 22 57 56 00 Steria AS er ISO-9002-, 27001-, og 14001-sertifisert. Vi er også sertifisert som karbonnøytral med høyeste «A-rating » www.steria.no