Innhold - Vestfoldmuseene Intranett
Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS I Vestfoldmuseenes personalhåndbok finner du som medarbeider interne regler og praksis. Vestfoldmuseene er organisert under KS (Kommunesektorens organisasjon) og benytter KS’ praksis og rutiner i tillegg til særavtaler. Forkortelse HTA= KS’ Hovedtariffavtale. www.ks.no Innhold Ansettelser .................................................................................................................................. 1 Etikk ........................................................................................................................................... 4 Lojalitet ...................................................................................................................................... 5 Arbeidstid ................................................................................................................................... 5 Lønn og annen kompensasjon .................................................................................................... 9 Ferie .......................................................................................................................................... 12 Permisjoner............................................................................................................................... 13 Permittering .............................................................................................................................. 20 Arbeidsmiljø ............................................................................................................................. 20 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) ............................................................................................ 24 Sykefravær og sykepenger ....................................................................................................... 29 Sykefraværsstatistikk ............................................................................................................... 35 Livsfaseorientert politikk - seniorer ......................................................................................... 36 Gaver ........................................................................................................................................ 36 Personalgoder ........................................................................................................................... 37 Tjenestereiser ........................................................................................................................... 37 Studiereiser ............................................................................................................................... 39 Retningslinjer for internettbruk, e-post og annen elektronisk kommunikasjon ....................... 39 Retningslinjer for varsling ........................................................................................................ 43 Informasjon i Vestfoldmuseene ............................................................................................... 44 Avslutte arbeidsforhold ............................................................................................................ 45 Ansettelser Det ligger inn under arbeidsgivers styringsrett å fastsette bemanningsbehovet og foreta ansettelser. Ansettelse foretas av direktør eller den lederen som er gitt fullmakt. Generelle fullmakter er nedfelt i delegasjonsreglementet for Vestfoldmuseene. Alle ansatte i virksomheten får i forbindelse med tiltredelse en arbeidsavtale iht. arbeidsmiljøloven § 14-6. Avvik fra standard arbeidsavtale skal godkjennes av administrasjonssjef. 1 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Virksomheten og kolleger skal være vel forberedt på å ta imot sin nye medarbeider. Vestfoldmuseene er i gang med å lage et introduksjonsprogram for nyansatte som den ansattes leder har ansvar for å følge opp. 1. Informasjon om ledige stillinger I henhold til arbeidsmiljøloven § 14-1 skal arbeidsgiver informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten. I Vestfoldmuseene publiseres alle ledige stillinger på intranett. 2. Fast eller midlertidig ansettelse Hovedregelen er at ansettelser skal være faste, enten på heltid eller deltid. Midlertidige ansettelser eller tidsbegrensede arbeidsavtaler er et unntak fra denne hovedregelen. Unntak drøftes med de tillitsvalgte med mindre dette er åpenbart unødvendig, jf. HTA § 2.3.1. Adgangen til midlertidig ansettelse reguleres i arbeidsmiljøloven § 14-9. Det avtales midlertidig ansettelse i følgende tilfeller: • • • • • • Når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten Sesongarbeid Vikariat (arbeid i stedet for en eller flere andre) Praksisarbeid Deltakelse i arbeidsmarkedstiltak Arbeid i tilknytning til definerte prosjekter I tillegg er det gjort unntak for kravet om fast ansettelse for øverste leder i virksomheten når denne ansettes på åremål etter arbeidsmiljøloven § 14-10. I Vestfoldmuseene er øverste leder ansatt på åremål. Dersom arbeidstaker har vært midlertidig ansatt sammenhengende i mer enn fire år, har den ansatte samme oppsigelsesvern som fast ansatte. Dette gjelder ikke der grunnlaget for midlertidig ansettelse er praksisarbeid eller arbeidsmarkedstiltak, jf. arbeidsmiljøloven § 14-9. 3. Arbeidsreglement Som tillegg til ansettelsesavtalen gjelder Vestfoldmuseenes arbeidsreglement og stillingsbeskrivelse. 4. Nære relasjoner I Vestfoldmuseene skal det ikke forekomme nære relasjoner i direkterapporterende stillinger av hensyn til den enkeltes habilitet og konfidensialitet. I parforhold (gifte/samboende) der begge er ansatt i virksomheten kan nevnte arbeidstakere ikke ha ansettelsesforhold der de står i direkte rapporteringsforhold til hverandre. 5. Fortrinnsrett Arbeidstakere har fortrinnsrett til ledige stillinger under visse forutsetninger i følgende rekkefølge: • Arbeidstaker som siste år er blitt sagt opp pga. driftsinnskrenkning. Fortrinnsretten gjelder ny ansettelse i samme virksomhet i inntil ett år fra oppsigelsestidens utløp for arbeidstaker som har vært tilsatt i virksomheten i til sammen 12 måneder i de to siste år, jf. arbeidsmiljølovens § 14-2. 2 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS • Etter arbeidsmiljøloven § 14-3 har deltidsansatte fortrinnsrett til å øke sin stillingsandel dersom arbeidstaker er kvalifisert for den ledige stillingen og utøvelse av fortrinnsretten ikke vil medføre vesentlig ulempe for arbeidsgiver. Arbeidstaker kan ikke kreve deler av en ledig stilling, men må eventuelt kreve fortrinnsrett til hele stillingen. 6. Prøvetid Alle nytilsatte medarbeidere i faste og midlertidige stillinger med varighet i 12 måneder eller mer har en prøvetid på 6 måneder. Virksomheten kan på de vilkår som følger av arbeidsmiljøloven § 15-6, forlenge prøvetiden. Ved fravær i prøvetiden som skyldes den ansatte, kan prøvetiden forlenges tilsvarende fraværets lengde. I løpet av prøvetiden skal det gjennomføres samtaler mellom den ansatte og nærmeste overordnede etter 3 og 6 måneder før endelig kontrakt skrives. Samtalene skal dokumenteres. 7. Arbeidsavtale I henhold til arbeidsmiljøloven § 14-5 skal det inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. I arbeidsforhold med en samlet varighet mer enn en måned skal avtalen foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold som gjelder tilsetting av kortere varighet enn en måned eller utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. 8. Likestilling, mangfold Vestfoldmuseene forplikter seg til å fremme likestilling og hindre diskriminering ifølge KS Hovedavtalen § 7, likestillingsloven, og diskrimineringsloven. Mangfold i arbeidsstyrke og ledergruppe er viktig for å utnytte menneskelige og samfunnsmessige ressurser og å fremme verdiskapning. Som en integrert del av arbeidsgiverpolitikken legger Vestfoldmuseene vekt på rekruttering av arbeidstakere med ulik bakgrunn. 9. Verv og oppdrag fra eksterne interessenter utenfor Vestfoldmuseene Arbeidstakeren skal anvende sin fulle arbeidstid i Vestfoldmuseenes tjeneste. Eventuelle verv eller mer omfattende faglige oppdrag skal på forhånd avklares med nærmeste leder. Eksterne verv og oppdrag skal ikke utføres i konkurranse med eller til ulempe for virksomheten. 10. Taushetsplikt Gjennom hele ansettelsestiden gjelder fullstendig taushetsplikt om alle bedriftshemmeligheter og andre opplysninger om tekniske, administrative og forretningsmessige forhold som en blir kjent med gjennom arbeidet sitt i virksomheten. Taushetsplikten gjelder også etter at den ansatte har sluttet i tjenesten. Medarbeidere i Vestfoldmuseene har taushetsplikt vedrørende opplysninger om Vestfoldmuseenes samarbeidspartnere, personale og andre tjenesteforhold som den ansatte blir kjent med i sitt arbeid. Taushetserklæring skal underskrives samtidig som arbeidstaker aksepterer tilbud om ansettelse i virksomheten, jf. arbeidsmiljøloven § 8-3 Taushetserklæringsskjema ligger på intranett 11. Rekrutteringsrutiner 3 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Rekruttering er en svært viktig oppgave for Vestfoldmuseene. Å ansette nye medarbeidere er en investering for selskapet og skal gjøres med omhu. Det handler om ”rett person på rett sted til rett tid”. Praksis i Vestfoldmuseene er at de tillitsvalgte er en god støtte for arbeidsgiver, og kan delta i ansettelsesprosessen og ved intervjuer. Vestfoldmuseenes rekrutteringsprosess og tilhørende dokumenter linkes her når alt er klart. Etikk Vestfoldmuseene er en etisk ansvarlig virksomhet. Virksomhetens omdømme skapes av den enkelte medarbeiders opptreden. Alle medarbeidere plikter derfor å sette seg nøye inn i retningslinjene og overholde dem i praksis. Ledere har ansvar for å gjøre retningslinjer kjent, og for å følge opp at de blir overholdt. Hovedprinsipper Uansett hvor arbeidet utføres skal Vestfoldmuseenes medarbeidere overholde gjeldende lover og regler, kontraktsmessige forpliktelser, samt de krav som følger av god forretningsskikk og anerkjente normer for personlig opptreden. Personlig opptreden Ledere og medarbeidere skal opptre tillitsfullt og med respekt for kolleger og alle eksterne kontakter i tilknytning til sitt arbeid. Medarbeidere avholder seg fra bruk av rusmidler i forbindelse med sitt arbeid. Virksomheten aksepterer ikke trakassering eller truende og nedverdigende atferd som kan stille virksomheten i et uheldig lys. Ingen skal ulovlig eller urimelig forskjellsbehandles på grunn av kjønn, alder, religion, politisk oppfatning, hudfarge, etnisk opprinnelse, legning eller samlivsform. I all ekstern kommunikasjon, herunder sosiale medier skal enhver medarbeider være bevisst på at en er Vestfoldmuseenes ambassadør utad. Interne forhold i selskapet løses internt der det hører hjemme. Fortrolig informasjon Informasjon av fortrolig karakter som medarbeideren får kjennskap til gjennom sitt arbeid skal behandles konfidensielt og med aktsomhet, også i forhold til andre medarbeidere som ikke har behov for eller rett til slik informasjon. Informasjon som nevnt skal ikke utnyttes til eget eller andres formål. Dette gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet. For øvrig gjelder ICOMs etiske regler for museumsdrift og ICAs etiske retningslinjer for arkivarer. Verdiene Vestfoldmuseene kjennetegnes ved at vi er: Aktuelle: Vi er aktuelle på en måte som berører og begeistrer. Vi tar initiativ til utvikling og forbedring med publikums opplevelse i fokus. Ekte: Alt vi gjør bygger på ekthet og ærlighet (autentisk materiale) – basert på grundighet, fakta og unik formidlingsevne. Modige: Vi tør å utfordre og tenke nytt. Vi er tydelige og ærlige med et brennende engasjement for det vi gjør. Respektfulle: Vi viser respekt for mennesker og samlinger – historie og kultur, tid og rom. Vi er ydmyke for fag og deler kompetanse i en stadig søken etter å gjøre hverandre gode. 4 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Lojalitet Partene i et arbeidsforhold er forpliktet til å forholde seg lojalt overfor den annen parts interesser. Det forutsettes tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og en generell forpliktelse til lojalt å ivareta hverandres interesser. Som medarbeider i Vestfoldmuseene forventes det lojalitet mot virksomheten, dets beslutninger, verdigrunnlag, ledelse, styre, avtaleverk og kolleger. Med lojalitet menes: • at hensyn til helheten settes foran egne eller egen avdelings interesser. • argumenter i forkant av en beslutning, men still opp og gjennomfør beslutningene når de er fattet. • å rette kritikk der hvor den hører hjemme, og kun dit. • at lojalitet nedover i virksomheten er like viktig som oppover. • at alle er ambassadører for Vestfoldmuseene og egen avdeling. Arbeidstid Arbeidstid er den tid arbeidstakeren står til disposisjon for arbeidsgiver. Motstykket til arbeidstid er fritid, som er den tiden arbeidstaker ikke står til disposisjon for arbeidsgiver. I prinsippet skal derfor all tid enten være arbeidstid eller fritid. Arbeidsmiljøloven §10 inneholder bl.a. bestemmelser om hvor mye arbeidstaker maksimalt kan arbeide i døgnet og i uken og innehar også bestemmelser om nedre grense for hviletid i tilsvarende tidsrom. Arbeidstiden i Vestfoldmuseene er regulert av HTA kap.4. 1. Hvem gjelder arbeidstidsbestemmelsene for? Arbeidstidsbestemmelsene gjelder for arbeidstakere jf. arbeidsmiljøloven § 1-8. Arbeidstakere i ledende stilling eller særlig uavhengig stilling kommer i hovedsak ikke inn under arbeidsbestemmelsene, jf. arbeidsmiljøloven § 10-12. Selv om arbeidstaker er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene gjelder likevel bestemmelsene i arbeidsmiljøloven § 10-2 om forbud mot å utsettes for uheldig fysisk el. psykisk belastning, rett til fritak for nattarbeid i visse situasjoner og rett til redusert arbeidstid i visse situasjoner. Ved Vestfoldmuseene er direktør, avdelingsdirektører og administrasjonssjef unntatt de generelle arbeidstidsbestemmelsene, jf. arbeidsmiljøloven § 10-12 og HTA kap. 6.3 og kap. 3 pkt. 3.4. Disse tilstås inntil 10 fridager pr. år som kompensasjon. 2. Lovfestet alminnelig arbeidstid Lovfestet alminnelige arbeidstid er inntil 9 timer i løpet av 24 timer (døgn) og inntil 40 timer i løpet av 7 dager (uke), jf. arbeidsmiljøloven § 10-4. For Vestfoldmuseene gjelder arbeidstidsbestemmelser, jf. HTA kap. 4. Ordinær arbeidstid er 7,5 timer hver dag. Dette tilsvarer 37,5 timer pr. uke. For de med arbeidstid hver tredje søndag gjelder 35,5 timer pr. uke. Vestfoldmuseene praktiserer bruk av sommertid for faste ansatte og prosjektmedarbeidere/midlertidig ansatte som har en kontrakt med minst 6 mnd. varighet, og med ordinær arbeidstid. I perioden 15. mai til 15. september er ordinær arbeidstid 7 timer. Resten av året er arbeidstiden 7 timer og 45 min. 5 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Jf. HTA kap. 4.6 skal arbeidstaker med ordinær dagarbeidstid, slutte arbeidet, uten trekk i lønn, kl. 12.00 onsdag før skjærtorsdag, pinseaften, jul- og nyttårsaften. Ansatte i Vestfoldmuseene har 4-timers ordinær arbeidstid disse dagene. Arbeid utover 4 timer fører til plusstid på fleksiskjema, med mindre det er pålagt overtid, og mindre enn 4 timer fører til minustid. I Vestfoldmuseene gis ansatte med ordinær dagarbeidstid kortere arbeidsdager i romjulen. Det vil si sekstimersdager. Vestfoldmuseene gis ansatte med annen religiøs overbevisning samme rett til fri i forbindelser med høytidsdager knyttet til andre religioner enn den tradisjonelle norske. 3. Fleksibel arbeidstid Vestfoldmuseene praktiserer fleksibel arbeidstid der dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten, jf. arbeidsmiljøloven §10-2. Deltidsansatte som samtidig arbeider sesongbetont har ikke nytte av fleksitiden. Disse fører timelister på eget skjema. Følgende regler gjelder for fleksibel arbeidstid: • • • • • • • • • Kjernetiden hvor alle må være til stede er kl. 09.00 – kl. 15.00 Avregningsperiode ift. pluss- og minustid er satt til 4 mnd. knyttet til tertial: januar - april, mai - august, september - desember. Opparbeidet plusstid kan dersom arbeidssituasjonen tillater det avspaseres med inntil 10 hele dager i avregningsperioden etter avtale med nærmeste leder og i god tid innen avspaseringen ønskes tatt ut. Det er primært ikke anledning til å avspasere dersom dette medfører at annen arbeidstaker må settes inn på overtid. Pluss- og minustimer avregnes time for time. Avspasering av opparbeidet plusstid skal avtales med leder på forhånd i hvert enkelt tilfelle. Overføring av plusstid fra èn avregningsperiode til neste settes til maks. + 40 timer. Evt. unntak fra dette kan i særskilte tilfeller avtales med leder. Opparbeidet minustid på mer enn 15 timer ved utløp av en avregningsperiode, fører til trekk i lønn for det overskytende timetall. Det er ikke anledning til å få utbetalt plusstid. 4. Gjennomsnittsberegning av arbeidstiden Dersom virksomheten har behov for å variere arbeidstiden fra dag til dag, må arbeidstiden gjennomsnittsberegnes, jf. arbeidsmiljøloven § 10-5. Gjennomsnittsberegning innebærer at arbeidstiden kan variere over et tidsrom mot tilsvarende kortere arbeidstid i andre tidsrom. Forutsetningen er at ukentlig arbeidstid i gjennomsnitt for perioden ikke må overstige grensene i arbeidsmiljøloven § 10-4. Gjennomsnittsberegning forutsetter skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker, med arbeidstakernes tillitsvalgte eller etter tillatelse fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven § 10-5. 5. Søn- og helgedagsarbeid 6 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Etter arbeidsmiljøloven § 10-10 regnes arbeid fra lørdag kl. 18.00 til søndag kl. 22.00 som søndagsarbeid. Arbeid regnet fra kl. 18.00 dagen før helgedager til kl. 22.00 på helgedag regnes som helgedagsarbeid. I Vestfoldmuseene er flere museer åpne for publikum påske- og pinseaften. Resepsjon er bemannet av medarbeidere som går turnus og mottar tillegg mellom kl.15.00 og frem til stengetid kl.17.00. 6. Nattarbeid Jf. arbeidsmiljøloven § 10-11 regnes arbeid mellom kl. 21.00 og kl. 06.00 som nattarbeid. Selv om arbeidets art i utgangspunktet ikke gjør det nødvendig med nattarbeid, kan nattarbeid likevel benyttes etter skriftlig avtale med tillitsvalgte når det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov, jf. arbeidsmiljøloven § 10-11(4). 7. Overtidsarbeid og merarbeid Med overtid menes kun arbeid pålagt av leder. Arbeide som forutsettes utført med så kort tidsfrist eller i et så stort omfang at det må utføres utenom ordinær arbeidstid, kan avtales med leder som overtidsarbeid før oppstart. For å kunne pålegge overtid eller merarbeid, må det foreligge et særlig og tidsavgrenset behov, jf. arbeidsmiljøloven § 10-6. Overtidsarbeid og merarbeid kan ikke gjennomføres som fast ordning. 8. Overtid Medarbeidere som blir pålagt overtid, skal fylle ut timeliste. Timelisten skal attesteres av nærmeste ledere etter endt overtidsarbeid og leveres lønningsansvarlig innen 4. i hver måned. Grensen for vanlig dagtidsarbeid er i Vestfoldmuseene 7,5 timer per dag og 37,5 timer per uke, (inkl. ½ times lunsj) jf. HTA kap. 4. Arbeid ut over disse tidene er definert som overtidsarbeid i loven, jf. arbeidsmiljøloven § 10-6. 9. Deltidsansatt og overtid Er arbeidstaker deltidsansatt og jobber mer enn vedkommende har avtale om regnes dette som merarbeid inntil lovens grenser for alminnelig arbeidstid er overskredet per dag eller uke. Ved merarbeid mottar arbeidstaker ordinær timelønn. For øvrig gjelder samme prinsipp om overtid når deltidsansatt overskrider alminnelig arbeidstid. 10. Lengden av overtidsarbeid Etter arbeidsmiljøloven § 10-6 gjelder følgende grenser for antall overtidstimer. • • • • Samlet arbeidstid i løpet av 24 timer er 13 timer (alminnelig arbeidstid + overtid). 10 timer overtid i løpet av 7 dager 25 timer overtid i løpet av 4 uker 200 timer overtid i løpet av 52 uker Overtidsarbeidet må fordeles slik at den ukentlige arbeidstiden, inkludert overtid, i løpet av en periode på 8 uker i gjennomsnitt ikke overstiger 48 timer. 7 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 11. Overtidsbetaling Alt overtidsarbeid skal på forhånd være avtalt med nærmeste leder. Prosenttillegg for arbeidstakere med dagarbeidstid jf. HTA kap. 6: 133 prosent For overtidsarbeid utført på helgeog høytidsdager og påskeaften, samt etter kl. 12 pinse, jul- og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag. 100 prosent • For overtidsarbeid utført mellom kl. 21 og 06, og overtidsarbeid påbegynt før kl. 06 som varer frem til arbeidstidens begynnelse. • For overtidsarbeid på lørdag og søndag • For overtidsarbeid utført etter den ordinære arbeidstidsslutt på dag før helligdag. 50 prosent For overtidsarbeid utført til annen tid enn nevnt til venstre. Helge- og høytidsdager og helgeaftener 100 prosent tillegg fra og med første time. Pause ved overtidsarbeid For overtidsarbeid av mer enn 2 timers varighet etter alminnelige arbeidstid, har arbeidstaker krav på pause på minst en halv time. Når forholdene gjør det nødvendig, kan pausen kortes ned eller forskyves. Pause som legges etter alminnelig arbeidstids slutt, godtgjøres som overtidsarbeid, men regnes ikke med i antall timer som er tillatt å arbeide per dag. Forskyves pausen til før alminnelig arbeidstids slutt, regnes den med som del av den alminnelige arbeidstiden, jf. arbeidsmiljøloven § 10-9. Vestfoldmuseene dekker utgifter til overtidsmat med inntil kr. 80,00 dersom ikke virksomheten skaffer mat. 12. Rett til å bli fritatt for overtidsarbeid og merarbeid Etter arbeidsmiljøloven § 10-6 har arbeidstaker rett til å bli fritatt for overtidsarbeid når vedkommende av helsemessige eller vektige sosiale grunner ber om det. Det samme gjelder når arbeidstakeren av andre personlige grunner ber om det, og arbeidet uten skade kan utsettes eller utføres av andre. 13. Unntak fra arbeidstidsbestemmelsene Arbeidstaker i ledende stillinger kommer i hovedsak ikke inn under arbeidstidsbestemmelsene, jf. arbeidsmiljøloven § 10-12. I Vestfoldmuseene gjelder dette ledergruppen. Det innebærer at lovens grenser for hvor mye det kan jobbes ikke gjelder for disse arbeidstakere. Slike arbeidstakere har ikke krav på overtidstillegg, med mindre dette er spesifikt avtalt. 14. Daglig og ukentlig hvilepauser Dersom arbeidstiden er over 5 ½ time per dag har arbeidstaker krav på hvilepause, jf. arbeidsmiljøloven § 10-9. Er arbeidstiden 8 timer, skal pausen(e) minst være på totalt 30 min. 8 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Arbeidstaker skal ha minst 11 timer fri mellom arbeidsperiodene, jf. arbeidsmiljøloven § 10-8. Hver uke har arbeidstaker som ikke går i turnus, krav på minst en sammenhengende friperiode på 35 timer. Friperioden skal omfatte et helt døgn og fortrinnsvis legges til søndag. Skift og turnusarbeidere skal ha turnus godkjent jf. reglene i arbeidsmiljøloven § 10-8 og HTA kap. 5. I Vestfoldmuseene har alle arbeidstakere med full arbeidsdag en 1/2 time betalt spisepause pr. dag som inngår i arbeidstiden. 15. Hjemmearbeid I Vestfoldmuseene praktiseres hjemmearbeid ut fra den ansattes oppgaver og avdelingens behov for fysisk tilstedeværelse. Med dagens teknologi kan ansatte i utgangspunktet koble seg til nettverket eksternt og gjennomføre mange oppgaver uavhengig av fysisk plassering. Utgangspunktet er at for eksempel større skriveoppgaver kan gjøres effektivt hjemmefra uten forstyrrelser dersom dette er hensiktsmessig. Leder avklarer hvorvidt den ansatte må være fysisk plassert på et kontor eller ei. Hjemmearbeid avklares på forhånd med leder. Lønn og annen kompensasjon Lønnsbegrepet i vid forstand omfatter alle de former for vederlag en arbeidstaker mottar som kompensasjon for å stille sin arbeidsprestasjon til disposisjon for arbeidsgiveren. Herunder hører også fri telefon, aviser, forsikringer, pensjoner, osv. 1. Utbetaling av lønn Alle ansatte i Vestfoldmuseene får utbetalt lønn til disposisjon på lønnskonto innen den 15. hver måned. Beløp som skal utbetales i tillegg til den faste lønnen, må være anvist og innlevert til lønningsansvarlig innen den 5. i hver måned. Feriepenger opptjenes i året før utbetalingsåret med satsen 12 prosent. Opptjente feriepenger utbetales i juni uten skattetrekk. I Vestfoldmuseene blir arbeidstaker trukket 50 prosent av sitt ordinære skattetrekk på lønn utbetalt i desember. 2. Tjenestetelefon Arbeidstakere i spesielle funksjoner som benytter telefon som nødvendig arbeidsredskap utenom normal arbeidstid eller dersom det letter arbeidet kan ha tjenestetelefon. Nærmeste leder avgjør om arbeidstakere skal ha tjenestetelefon. Ledere og nøkkelpersoner med tjenestetelefon/nettbrett må være tilgjengelige på telefon utenom ordinær arbeidstid, uten at dette er definert som en vakt eller bakvakttjeneste. Arbeidstaker med tilgang til å benytte arbeidsgivers telefon i fritiden, eller som har dekket utgifter til bredbånd av arbeidsgiver betaler skatt for denne fordelen jf. Skatteetaten. Eksempel: Arbeidstaker ringer for kr 4000,- jobbrelatert og privat, og arbeidsgiver dekker hele regningen. De første 1000 kr er en skattefri fordel, og arbeidstaker må derfor bare skatte av beløpet mellom 1000 og 4000 som er total ringekostnad, altså får han et påslag på inntekten på kr 3000 per år. Ansatte i Vestfoldmuseene som har tjenenestetelefon har en maks grense på å ringe for kr. 10 000 per år. Beløp over dette betales av arbeidstaker. Dersom jobbrelaterte samtaler overstiger denne summen må dette dokumenteres. 9 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 3. Kredittkort I Vestfoldmuseene har ledergruppen og enkelte nøkkelpersoner kredittkort i regi av arbeidsgiver. Kortinnehaver er personlig ansvarlig for bruken av kortet og må selv dekke eventuelt mislighold. 4. Yrkesskadeforsikring Vestfoldmuseene har tegnet obligatorisk yrkesskadeforsikring for alle ansatte gjennom KLP. Forsikringen omfatter skade/sykdom som har skjedd: • • • • I arbeid På arbeidsstedet I arbeidstiden Reise til og fra arbeid. Formålet med yrkesskadeforsikringen er at ansatte og eventuelle etterlatte, skal få økonomisk hjelp dersom yrkesskaden eller yrkessykdommen skulle føre til: • • • Varig ervervsuførhet Varig medisinsk invaliditet Død I tillegg dekkes merutgifter og tapt inntekt frem til skadeoppgjøret finner sted. Får en ansatt nedsatt funksjonsevne grunnet yrkesskade vil en kunne få en forsikringsutbetaling sett i forhold til uføregrad, begrenset oppad til 15G, ved 100 prosent uførhet. Beløpet vil likevel samordnes med andre utbetalinger fra staten (og evt. andre forsikringer), og kan ikke sammenlagt overstige fastsatt beløp. Eksempler på yrkesskade kan være varig belastningsskader som følge av tungt arbeid, og skader som følge av risikofylt arbeid, brann-, kutt-, fall og slagskader. Ansatte er også dekket ved alvorlig skade som for eksempel skade ved et sykkelvelt på vei til eller fra jobb. Vestfoldmuseenes forsikring av ansatte omfatter ikke varig ervervsuførhet, medisinsk invaliditet eller død som følge av sykdom. 5. Gruppelivsforsikring Vestfoldmuseene har tegnet obligatorisk gruppelivsforsikring for alle ansatte gjennom KLP. Den forsikrer dine etterlatte ved dødsfall uavhengig av årsak. Alle ansatte trekkes et fast beløp ved utbetaling av lønn hver måned. Full utbetaling utgjør 10 ganger grunnbeløpet (G) i folketrygden. Erstatningen avtrappes ved alder ut over 51 år med 0,5 G for hvert år. Minste forsikringssum utgjør 5 G ved alder over 59 år. Erstatningen utbetales til ektefelle/registrert partner/samboer (2 år) og barn under 25 år. Barn under 25 år skal alltid ha minst 40 prosent av utbetalingen selv om det er erstatningsberettiget ektefelle/ partner eller samboer. 10 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Dersom det ikke finnes etterlatte, vil 2 G bli utbetalt til dødsboet. Spørsmål angående forsikringer rettes til Beate Rydjord i administrasjonen. Fritidsulykkesforsikring Vestfoldmuseene har forsikret sine ansatte for uførhet som følge av ulykker som skjer i fritiden. Samme regler for samordning og begrensning oppad til 15G gjelder. 6. Uførepensjon Når sykdom eller skade er årsak til at du går ned i lønn kan du ha rett til attførings- eller uførepensjon fra KLP. Pensjonen utbetales fra det tidspunkt lønn/sykepenger opphører. Vanligvis etter ett års sykemelding. Det er ikke krav om varig uførhet eller nedre grense for bortfall av arbeidsevne for å kunne få pensjon fra KLP. KLP yter delvis pensjon dersom en er delvis arbeidsufør. For eksempel kan det ytes pensjon for 20 prosent uførhet. NB! Rett til attførings-/uførepensjon fra KLP bortfaller hvis du blir syk før det har gått 2 år etter innmelding i offentlig tjenestepensjonsordning, og uførheten skyldes en sykdom eller svakelighet du visste om ved innmeldingen. Også deltidsøkning eller betydelig inntektsøkning omfattes av denne begrensningsregelen. Ved attførings- og uførepensjon vil siste deltid (ev. full stilling) bli lagt til grunn ved fastsettelse av pensjonsgrunnlaget dersom den er høyere enn din gjennomsnittlige stillingsprosent. Til forskjell fra alderspensjon godskrives medlemstid utover det som er opptjent på tidspunktet for uttak av pensjonen. Medlemstiden beregnes frem til nådd aldersgrense for stillingen. Pensjonen reduseres i forhold til hvor stor grad av arbeidsuførhet en faktisk har (pensjonsgrad). Forsørgere med barn under 18 år får barnetillegg. Det utgjør 10 prosent av din pensjon for hvert barn. Levealdersjustering er ikke aktuelt ved attførings- og uførepensjon. Det blir først aktuelt når uførepensjonen skal omregnes til alderspensjon ved fylte 70 år. For de som har særaldersgrense blir levealdersjustering foretatt når de fyller 67 år. Attførings- og uførepensjon fra KLP fastsettes ut fra: • • • • • din lønn og eventuelle deltid (pensjonsgrunnlag) pensjonsprosent (66 prosent) medlemstid (X/30) barn under 18 år (barnetillegg) pensjonsgrad 7. Etterlattepensjon Ektefelle/registrert partner og barn under 20 år har rett til pensjon når et KLP-medlem dør. Ektefellepensjon fastsettes ut fra: • • avdødes lønn og eventuelle deltid (pensjonsgrunnlag) pensjonsprosent (9 prosent) 11 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS • avdødes medlemstid (X/30) I alle tilfeller av spørsmål om pensjon, kan KLP kontaktes på tlf.: 05554 eller e-post: klp@klp.no Ferie Ferielovens formål er å sikre at arbeidstakere årlig får feriefritid og feriepenger. Bestemmelsene kan derfor inndeles i to hovedgrupper; feriefritid og feriepenger. Ferieloven presiserer arbeidstakers plikt til å avvikle lovbestemt ferie, at arbeidstaker som fyller 60 år i ferieåret får en ekstra ferieuke det året de fyller 60, og at forskuddsferie kan gis med inntil 12 dager. Ikke avviklet ferie kan ikke lenger utbetales, men skal overføres til neste ferieår. 1. Ferie Vestfoldmuseene har 5 ukers ferie regnet etter 5 dagers uke, dvs. feriens lengde er 25 dager for alle, og 30 dager for de over 60 år. Reglene for denne ferien fremgår i HTA kap. 7. 2. Ferieår og opptjeningsår Ferieloven § 4 bruker begrepene ferieår og opptjeningsår. Ferieår og opptjeningsår følger kalenderåret. Ferieåret er kalenderåret hvor ferien avvikles, og opptjeningsåret er forutgående kalenderår. I opptjeningsåret opptjenes feriepengene som utbetales i ferieåret. 3. Ferieavvikling Arbeidsgiver plikter å sørge for at ferien blir avviklet i løpet av ferieåret og arbeidstaker plikter å avvikle ferietiden hvert år, jf. ferielovens § 5. Manglende oppfølging av arbeidsgivers plikter vil kunne føre til erstatning, jf. ferieloven § 14 på grunn av velferdstap. 4. Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år Arbeidstaker som fyller 60 år i ferieåret har rett til en uke ekstra ferie, jf. ferieloven § 6. Det tilsvarer 5 virkedager for de med 5 dagers arbeidsuke. Arbeidstakere som har rettigheter etter denne bestemmelsen bestemmer selv når ferien skal avvikles, jf. ferieloven § 6, men skal varsle arbeidsgiver minst to uker før avvikling av ekstrauken, jf. ferieloven § 6. 5. Ferie ved ansettelse i ferieåret Arbeidstaker som begynner i jobb før 1. oktober, har rett til full feriefritid det året vedkommende begynner. Arbeidstaker som begynner 1. oktober eller senere har rett på en uke ferie. Forutsetningen er at arbeidstaker ikke har avviklet ferien hos tidligere arbeidsgiver, ferieloven § 5. Arbeidstaker kan bare kreve ferie tilsvarende det som ikke er avviklet hos tidligere arbeidsgiver. Tilsvarende gjelder for avtalefestet ferie. Regnet etter 5 dagers uke, er feriens lengde 25 dager for alle, og 30 dager for de over 60 år. 6. Fastsetting av feriefritid Arbeidsgiver bestemmer tidspunkt for ferie, jf. ferieloven § 6 og eventuell avtalefestet ferie. Før ferie fastsettes skal arbeidsgiver drøfte tidspunkt for ferie med arbeidstaker eller med arbeidstakers tillitsvalgte. 12 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Arbeidstaker kan kreve å få underretning om fastsatt ferietidspunkt senest to måneder før ferien tar til, jf. ferieloven § 6 hvis ikke særlige grunner er til hinder for det. 7. Endring av fastsatt ferie Fastsatt ferie kan bare endres hvis endring er nødvendig på grunn av uforutsette hendelser. Vilkåret er at ferieavviklingen vil medføre vesentlige driftsproblemer og det ikke er mulig å skaffe stedfortreder, jf. ferieloven § 6. Spørsmålet skal drøftes med arbeidstaker som plikter å opplyse om eventuelle merutgifter som vil bli krevet erstattet. Dersom tidspunkt for ferieavvikling blir endret, må arbeidsgiver erstatte merutgifter som arbeidstaker får på grunn av omleggingen. Dette kan for eksempel gjelde billettkostnader, avbestillingsgebyr osv. 8. Tidspunkt for avvikling av ferien Arbeidstaker kan kreve sammenhengende ferieperiode på tre uker i hovedferien, dvs. i tidsrommet 1. juni - 30. september. Resterende del av ferien kan arbeidstaker kreve avviklet samlet i løpet av ferieåret, med mindre annet er avtalt med arbeidstaker eller med de tillitsvalgte. Link til søknadsskjema for ferie og avspasering 9. Arbeidstaker som blir syk før ferien En arbeidstaker som blir syk før ferien tar til, kan etter ferieloven § 9 på visse vilkår kreve ferien utsatt. Arbeidstaker må være helt arbeidsufør, dvs. 100 prosent sykmeldt. Arbeidsuførheten må dokumenteres med legeerklæring og ferien må kreves utsatt senest siste arbeidsdag før ferien skulle startet opp. Dersom arbeidstaker krever ferien utsatt etter disse reglene, utsettes hele ferien. I Vestfoldmuseene får arbeidstakere som ved fremleggelse av legeerklæring som viser at vedkommende har vært syk i minst 5 virkedager, tilsvarende ferie erstattet, jf. HTA kap. 7. 10. Forskuddsferie og overføring av ferie Det kan inngås skriftlig avtale om forskuddsferie med inntil 14 virkedager og overføring av ferie med inntil 14 virkedager til påfølgende ferieår, jf. ferieloven § 7 og jf. HTA § 7. Forskuddsferie og overføring av ferie ut over dette kan ikke avtales. Det er ikke mulig å utbetale ubrukt ferie. Dette gjelder likevel ikke manglende ferieavvikling som skyldes sykdom og foreldrepermisjon, jf. ferielovens § 9. 11. Utbetaling av feriepenger Vestfoldmuseene utbetaler opptjente feriepenger i juni måned i ferieåret, jf. HTA kap. 7. Som hovedregel får ansatte utbetalt 12 prosent opptjente feriepenger fra foregående år pluss 1 månedslønn minus 5 ferieuker i den aktuelle stillingsstørrelsen en er ansatt i. Arbeidstakere over 60 år får utbetalt 14,3 prosent og trekkes for 6 uker. Permisjoner 13 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Med permisjonsrettigheter forstås de rettigheter den ansatte kan kreve av sin arbeidsgiver hvis visse vilkår er oppfylt. Permisjonen kan være med eller uten lønn, avhengig av permisjonsgrunnlaget. Ansatte har rett til permisjon i kortere eller lengre perioder i henhold til de til enhver tid gjeldende regler i AML og KS Hovedavtalen. 1. Korte velferdspermisjoner Når viktige velferdsgrunner foreligger kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med inntil 12 arbeidsdager med full lønn, eller 24 arbeidsdager med halv lønn. I Vestfoldmuseene innvilges inntil én dag fri med lønn i følgende tilfeller: • • • • • • • • • • • • • Ved begravelse/bisettelse når det gjelder nærmeste familie. (Med nærmeste familie menes personer som står i nært slektskapsforhold til arbeidstakeren, så som ektefelle/samboer, barn, søsken, foreldre, svigerforeldre, svoger, svigerinne, besteforeldre eller barnebarn). Fri til å gå i begravelser utover dette avklares med leder i forkant. Dødsfall i nær familie. Ved begravelse av ansatte i Vestfoldmuseene når kolleger ønsker å være representert. For undersøkelse, behandling og kontroll hos tannlege og lege, samt behandling av fysioterapeut og kiropraktor etter anvisning av lege, dersom det ikke er mulig å legge dette utenfor arbeidstiden. Ved flytting til ny fast bolig. Eget bryllup dersom dette faller på en arbeidsdag. Konfirmasjon eller dåp av eget barn dersom dette faller på en arbeidsdag I forbindelse med blodgiving dersom det er vanskelig å få dette gjennomført utenfor arbeidstiden. Sesjon til militæret. Ved barns skolestart i første klasse. Ansatte har rett til inntil 3 dagers permisjon når det er påkrevet å være til stede ved tilvenning av barn i barnehage eller skole. Ved slik permisjon har ansatte rett til ordinær lønn for 1 dag pr. barn pr. år. Når det er behov for å følge mindreårige barn eller eldre pårørende til behandling hos lege, optiker, spesialist eller tannlege. For feiring av religiøse høytider som ikke er høytid etter norsk kalender. 2. Andre velferdspermisjoner med lønn ut over 1 dag innvilges av leder i følgende tilfeller • • • • • Akutt sykdomstilfelle i hjemmet. Permisjon for ektefelle/samboer når det er nødvendig i forbindelse med fødsel i hjemmet eller ved innleggelse på sykehus. Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller offentlige verv, gis permisjon, og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstaker plikter søke leder om permisjonen. Permisjon ved eksamen. I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon i forbindelse med eksamensdagene samt 2 lesedager før hver eksamen jf. HTA kap. 14. Ved eksamensformer som varer to sammenhengende dager eller mer skal det drøftes en ytterligere tilrettelegging. Det er en forutsetting at eksamen har betydning for arbeidsgiver. Permisjon for tillitsvalgte i arbeidstakerorganisasjoner reguleres av Hovedavtalen § 3. 3. Permisjon i forbindelse med svangerskap, fødsel og adopsjon 14 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Retten til fravær fra arbeidet pga. svangerskap, fødsel og adopsjon reguleres av arbeidsmiljøloven kapittel 12. Retten til økonomisk kompensasjon under dette fraværet reguleres ikke av arbeidsmiljøloven, men av folketrygdloven og HTA kap. 14. 4. Gravide arbeidstakere Gravide arbeidstakere har rett til fri med lønn i forbindelse med svangerskapskontroll når slik undersøkelse ikke med rimelighet kan finne sted utenfor arbeidstiden, jf. arbeidsmiljøloven § 121. Videre har de rett til permisjon i inntil 12 uker under svangerskapet (svangerskapspermisjon), jf. arbeidsmiljøloven § 12-2. Gravid arbeidstaker har rett til svangerskapspenger på visse vilkår dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid i bedriften, jf. folketrygdloven § 14-4. 5. Permisjon i forbindelse med fødsel Etter fødselen er moren som hovedregel forpliktet til å ha permisjon de første 6 ukene, jf. arbeidsmiljøloven § 12-4. Faren har i forbindelse med fødselen rett til 2 ukers omsorgspermisjon for å bistå moren. Forutsetningen for rett til permisjon er at faren bor sammen med moren og nytter tiden til omsorg for familie og hjem. Hvis foreldrene ikke bor sammen, kan retten til permisjon utøves av en annen som bistår moren, jf. arbeidsmiljøloven § 12-3 Ansatte i Vestfoldmuseet har rett på full lønn i disse to ukene, jr. HTA kap. 8. 6. Permisjon i barnets første leveår Det følger av arbeidsmiljøloven § 12-5 at foreldrene har rett til permisjon etter reglene i denne paragrafen og i § 12-2 og 12-4 i til sammen tolv måneder. Bortsett fra de 6 ukene som mor skal ha permisjon etter fødselen, kan permisjon fordeles mellom foreldrene etter deres egne ønsker. Permisjon må imidlertid tas i sammenheng med mindre foreldrene og disses respektive arbeidsgivere blir enige om noe annet. Minimum 12 uker må tas av far (fedrekvoten). Den som gjør bruk av retten til permisjon, skal varsle arbeidsgiver snarest mulig. Dersom permisjonen skal vare mer enn tolv uker, skal varsel gis senest fire uker i forveien. Ved permisjon ut over ett år skal det varsles minst 12 uker i forveien. Varselfristene følger av arbeidsmiljøloven § 12-7. 7. Amming Jf. Arbeidsmiljøloven § 12-8 kan kvinner som ammer sitt barn enten kreve: • • den fritid hun av den grunn trenger og minst 1/2 time 2 ganger daglig, eller kreve arbeidstiden redusert med inntil 1 time pr. dag. Vestfoldmuseene gir mødre som har behov for det fri med lønn i inntil 2 timer pr dag for å amme sitt barn jf. HTA kap. 8. 8. Foreldrenes rett til permisjon etter stønadsperioden 15 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS I følge Arbeidsmiljøloven § 12-5 har hver av foreldrene i tillegg til permisjonen nevnt under 2.3. rett til inntil tolv måneder ulønnet permisjon for hver fødsel. Skal en arbeidstaker benytte retten til utvidet permisjon, må denne permisjonen tas i sammenheng med den permisjonen det ytes stønad for. Retten til utvidet permisjon gjelder ikke hvis man benytter seg av delvis permisjon (tidskonto). 9. Adoptivforeldre og fosterforeldre Adoptivforeldre og fosterforeldre har rett til to ukers permisjon i forbindelse med at omsorgen for barnet overtas. Dette gjelder ikke ved stebarnsadopsjon eller hvis barnet er over 15 år, jf. arbeidsmiljøloven § 12-3. Adoptivforeldre og fosterforeldre har rett til permisjon som i pkt. 2.3 og 2.4 ovenfor når omsorgen for barnet overtas. 10. Økonomisk kompensasjon ved svangerskap, fødsel og adopsjon Økonomisk kompensasjon under permisjon ved svangerskap, fødsel og adopsjon reguleres ikke av arbeidsmiljøloven, men av folketrygdloven kap. 14 og HTA kap. 8. 11. Svangerskapspenger En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid i bedriften. Se mer om dette i folketrygdloven § 14-4. 12. Foreldrepenger Jf. folketrygdloven § 14-5 - § 14-16 kan foreldedrepenger ytes til barnets mor og far ved fødsel og adopsjon av barn under 15 år. Arbeidstakeren må ha vært yrkesaktiv med pensjonsgivende inntekt i minst 6 av de siste 10 månedene før stønadsperioden tar til. Likestilt med yrkesaktivitet er tidsrom hvor det er gitt sykepenger eller stønad ved barns sykdom m.m., dagpenger ved arbeidsledighet, fødselspenger, svangerskapspenger eller adopsjonspenger etter folketrygdlovens regler, eller lønn fra arbeidsgiver under permisjon i forbindelse med videre- og etterutdanning. Arbeidstaker må videre ha omsorgen for barnet og ikke være i arbeid. Det er ingen arbeidsgiverperiode ved foreldrepenger. Arbeidstaker må fylle ut nødvendige skjemaer og sende melding til NAV. 13. Særlige vilkår for farens rett til foreldrepenger Folketrygdloven § 14-6. For at faren skal ha rett til foreldrepenger, må han fylle vilkåret om yrkesaktivitet tilsvarende kravet for moren, før stønadsperioden for ham tar til, eller motta ytelser fra folketrygden som er likestilt med yrkesaktivitet. De første 6 ukene etter fødselen vil foreldrepengene være forbeholdt moren. Etter utløpet av denne perioden vil faren kunne overta foreldrepenger for den resterende del av stønadsperioden. 14. Stønadsperioden 16 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Foreldrepenger kan ytes i en periode på inntil 57 uker med 80 prosent kompensasjon eller 47 uker med 100 prosent kompensasjon, jf. folketrygdloven § 14-9. 15. Fedrekvote Dersom moren har hatt en yrkesaktivitet i opptjeningstiden før fødselspermisjonen tilsvarende minst halv stilling, er 12 uker av stønadsperioden forbeholdt faren dersom han fyller vilkårene for rett til foreldrepenger, jf. folketrygdloven § 14-6. Når faren tar ut fedrekvoten, får han foreldrepenger beregnet i forhold til sin egen stillingsandel. Hvis far ikke benytter seg av fedrekvoten, vil disse ukene som hovedregel bortfalle. 16. Utvidet permisjon etter stønadsperioden Dersom en eller begge foreldrene ønsker å benytte seg av utvidet permisjon etter stønadsperioden, er dette en ulønnet permisjon. 17. Delvis permisjon/Gradert uttak av foreldrepenger Jf. folketrygdloven § 14-6. menes gradert uttak av foreldrepenger forlenget uttak av foreldrepenger i kombinasjon med delvis gjenopptakelse av arbeidet, basert på skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Dersom arbeidstaker ønsker å benytte gradert uttak av foreldrepenger, skal det inngås skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver om varigheten, graden av delvis permisjon og hvordan permisjonsuttaket skal skje. Det skal vurderes om gradert uttak av foreldrepenger vil skape store problemer for organiseringen av arbeidet i virksomheten. 18. Barns og barnepassers sykdom og pleie av pårørende På samme vis som ved permisjon pga. fødsel må en også ved permisjon pga. barns eller barnepassers sykdom skille mellom den ansattes rett til fravær og vedkommendes rett til økonomisk kompensasjon, jf. Arbeidsmiljøloven § 12-9 og Folketrygdloven kap. 9. 19. Rett til permisjon og permisjonstidens lengde Jf. Arbeidsmiljøloven § 12-9 har arbeidstaker som har omsorg for barn rett til permisjon i følgende tilfeller: • • • for nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt, hvis barnet skal følges til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom, eller hvis den som har det daglige barnetilsynet er syk eller har permisjon på grunn av et annet barn. Retten til permisjon gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. Arbeidstaker har rett til permisjon inntil 10 dager hvert kalenderår eller inntil 15 dager dersom arbeidstaker har omsorg for mer enn to barn. 17 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Dersom barnet har kronisk sykdom, langvarig sykdom eller er funksjonshemmet, har arbeidstaker rett til fri i inntil 20 dager hvert kalenderår. Retten til permisjon gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år. Arbeidstaker som er alene om omsorgen for barn, har rett til dobbelt så mange permisjonsdager. Deltidsansatte er likestilt med heltidsansatte når det gjelder adgangen til fravær fra arbeidet. 20. Rett til økonomisk kompensasjon Jf. Folketrygdloven kap. 9.gjelder følgende vilkår ved barn eller barnepassers sykdom: • • • • • Den ansatte må ha rett til sykepenger ved egen sykdom. Barnet eller barnepasser er syk. Det stilles krav til barnets alder. Det stilles spesielle krav dersom foreldrene ikke bor sammen, jf. folketrygdloven § 9-6. Permisjonen må skyldes nødvendig tilsyn med det syke barnet. 21. Utmåling ved barns eller barnepassers sykdom Oppfylles vilkårene for økonomisk kompensasjon, har arbeidstaker krav på omsorgspenger etter de alminnelige regler for dette under barns eller barnepassers sykdom. Ved barns eller barnepassers sykdom telles fraværsdagene i vedkommende kalenderår. 22. Arbeidsgiverperioden ved barns eller barnepassers sykdom Skyldes fraværet barns eller barnepassers sykdom, er arbeidsgiverperioden begrenset til totalt 10 arbeidsdager pr. kalenderår, uavhengig av om arbeidstakeren har rett til flere permisjonsdager etter arbeidsmiljøloven§ 12-9. 23. Egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom Jf. Folketrygdloven § 9-7: Egenmeldingen ved barns eller barnepassers sykdom kan benyttes for inntil 3 kalenderdager om gangen (som ved egen sykdom). 24. Pleie av pårørende Jf. arbeidsmiljøloven § 12-10 har arbeidstaker rett til 60 dager for pleie av nære pårørende i hjemmet i dødsfasen. Stønad under denne type permisjon kompenseres av folketrygden, jf. folketrygdloven § 912. 25. Omsorgspermisjon i 10 dager Arbeidstaker har rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår for å gi nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Det samme gjelder ved nødvendig omsorg for funksjonshemmet eller kronisk sykt barn fra og med kalenderåret etter at barnet er fylt 18 år, når arbeidstakeren har hatt slik omsorg for barnet som nevnt i arbeidsmiljøloven § 12-9. 26. Utdanningspermisjon Jf. arbeidsmiljøloven § 12-11 har en arbeidstaker rett til heltids- eller deltidspermisjon i inntil tre år for å delta i organiserte utdanningstilbud dersom nærmere vilkår er oppfylt, 18 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 27. Vilkår for rett til utdanningspermisjon Jf. abeidsmiljøloven § 12-11 gjelder følgende vilkår: • • • • Arbeidstakeren må ha vært i arbeidslivet i minst tre år Arbeidstakeren må ha vært tilsatt hos den arbeidsgiver det gis permisjon fra de to siste år Utdanning ut over grunnskole eller videregående opplærings nivå må være yrkesrelatert Permisjonen må ikke være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer • Ny utdanningspermisjon kan først kreves når det har gått dobbelt så lang tid som varigheten av den foregående permisjon • Utdanningen må foregå innen organiserte rammer. Ved Vestfoldmuseene gis permisjon for utdanning jf. HTA kap. 14. Dersom studiene inngår som en del av virksomhetens planer, kan det inngås avtale om lønnet permisjon og dekning av utgifter. Permisjonen må tilpasses Vestfoldmuseenes øvrige virksomhet. Avlagt eksamen og bindingstid inntil 2 år skal inngå i avtalen. Utgifter i forbindelse med utdanning som bygger på arbeidsmiljølovens bestemmelser om utdanningspermisjon, dekkes av arbeidstakeren. Jf. HTA kap 14 skal det i den utstrekning det etter virksomhetens syn er nødvendig å heve kunnskapsnivå, samt styrke kompetanse for å utføre pålagte arbeidsoppgaver/funksjoner, skal det gis permisjon med lønn og dekke legitimerte utgifter. Her vil det være en vurdering for hvert enkelt tilfelle som leder gjør i samråd med direktør. Skjema for søknad om studiestøtte ligger på intranett. 28. Skriftlig varsel Arbeidstaker som ønsker å benytte seg av sin rett til utdanningspermisjon, må søke arbeidsgiver om dette, jf. arbeidsmiljøloven § 12-11. 29. Arbeidsgivers svarfrist Dersom arbeidsgiver vil gjøre gjeldende at vilkårene for utdanningspermisjon ikke er oppfylt, herunder at permisjon må utsettes, skal arbeidsgiveren underrette arbeidstakeren skriftlig om dette snarest mulig, jf. arbeidsmiljøloven § 12-11. 30. Tvisteløsning Tvist om vilkårene etter arbeidsmiljøloven § 12-11 er oppfylt, kan bringes inn for tvisteløsningsnemnda, jf. arbeidsmiljøloven § 12-14 og § 17-2. 31. Militærtjeneste – repetisjonsøvelse Arbeidstaker som blir utkalt til pliktig eller frivillig militærtjeneste, eller frivillig tjenestegjøring av inntil 24 måneders varighet i internasjonale fredsoperasjoner, har krav på permisjon. Dette følger av oppsigelsesvernet i arbeidsmiljøloven § 15-10 jf. arbeidsmiljøloven § 12-12. Varsel skal gis til leder så raskt som mulig, og i god tid før vedkommende skal møte til tjeneste. Vestfoldmuseene gir lønn for fast ansatte med minst 6 måneders forutgående sammenhengende tjeneste i henhold til reglene i HTA kap. 9, ved legitimert fravær av varighet inntil en måned per kalenderår i forbindelse med pliktig militærtjeneste i Norge. Tilsvarende bestemmelse gjelder for tjeneste i politireserven, sivilforsvarstjeneste og sivilarbeidstjeneste i Norge. 19 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Godtgjørelse som mottas fra det offentlige vil bli fratrukket lønn fra Vestfoldmuseene. Etter tjenesten skal det snarest gis melding til leder om hvor stor ytelse som er mottatt fra det offentlige. 32. Offentlige verv mm. Ansatte som innehar offentlige verv har rett til permisjon i henhold til arbeidsmiljøloven § 12-13. Merk at permisjonsretten er knyttet til lovbestemt møteplikt, ikke til alle typer offentlige verv. Permisjonen gis med lønn dersom ikke tapt arbeidsfortjeneste dekkes av det aktuelle offentlige organet Permisjon uten lønn gis ved midlertidig engasjement i politiske verv/humanitære organisasjoner med mindre det fører til praktiske problemer for Vestfoldmuseene. 33. Andre permisjoner Permisjoner i andre tilfeller enn nevnt ovenfor, vurderes innvilget i det enkelte tilfelle av nærmeste leder. Permittering Jf. Hovedavtalen § 9 gjelder følgende vilkår for permittering som kan foretas i følgende tilfeller: a) når konflikt som omfatter en del av virksomhetens arbeidstakere medfører at andre arbeidstakere ikke kan sysselsettes på rasjonell måte b) når det er inntruffet uforutsette hendelser som er nevnt i arbeidsmiljøloven § 15-3 c) arbeidsgiver kan etter lokal enighet mellom partene permittere dersom arbeidstaker ikke kan sysselsettes på rasjonell måte. I slike tilfeller er partene enige om at rullerende permittering kan benyttes. 1. Varsel om permittering a) Ved permittering skal det gis minst 14 dagers skriftlig varsel til de enkelte arbeidstakere som antas å bli permittert. Fristen regnes fra arbeidstidens slutt den dag varselet gis. b) Fristen ovenfor gjelder ikke der permitteringen skyldes tariffstridig arbeidskonflikt innen bedriften. I slike tilfeller skal likevel gis det varsel som er mulig. c) Det skal, så langt råd er, angis hvilke arbeidstakere som vil bli berørt av eventuell permittering. De som deretter skal permitteres, skal få bestemt underretning så lang tid forut som mulig. d) Før det gis varsel om permittering skal spørsmålet drøftes mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Det skal settes opp undertegnet protokoll fra drøftingene. e) Varsel om permittering skal angi permitteringstidens sannsynlige lengde. Hvis det er mulig, skal det fastsettes et tidspunkt hvor behovet for fortsatt permittering skal tas opp til drøfting med de tillitsvalgte. 2. Permittert arbeidstakers stillingsvern Permittert arbeidstaker er fortsatt ansatt og har rett og plikt til å begynne i stillingen igjen så lenge arbeidsforholdet ikke er formelt oppsagt. For arbeidstakere i sesongarbeid eller tidsbestemt oppdrag er gjeninntakelsen betinget av at sesongarbeidet eller oppdraget ikke er utløpt. Arbeidsmiljø 20 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Det følger av arbeidsmiljøloven § 1-1 blant annet å sikre arbeidstakerne et godt arbeidsmiljø og en meningsfylt arbeidssituasjon. Begrepet "godt arbeidsmiljø" omfatter ikke bare tradisjonelle fysiske eller kjemiske verneaspekter, men også psykiske og velferdsmessige forhold. For eksempel vil ryddige arbeidsavtaler og akseptable lønnssystemer falle inn under dette. Lovens formålsbestemmelse stiller også krav om "full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger", og må ses i sammenheng med arbeidsmiljøloven § 4-1, som krever at arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering til enhver tid. Kravet må derfor ses i forhold til den tekniske og sosiale utviklingen i samfunnet, noe som betyr at arbeidsmiljøet må tilpasses nye produksjonsmetoder, teknologisk utvikling, sosial utvikling, nye arbeidsmetoder og andre endringer som oppstår over tid. Loven etablerer med andre ord en minstestandard som ikke kan fravikes av økonomiske eller andre grunner. Det knytter seg en viss risiko ved alle arbeidsplasser, og forsvarlighetskravet innebærer ikke nødvendigvis at alle farekilder er fjernet, eller at all risiko er eliminert. Det kreves imidlertid at virksomheten har innrettet seg, og organisert arbeidet på en slik måte at de driver systematisk arbeidsmiljøarbeid. Dette innebærer at arbeidet gis nødvendig oppmerksomhet og prioritet. Arbeidsmiljøvurderingen skal omfatte alle faktorene i arbeidsmiljøet, og se disse i sammenheng. Det er med andre ord ikke nok at man vurderer en enkelt faktor isolert. Selv om hver faktor for seg oppfyller kravene i loven, kan den samlede påvirkningen innebære uheldige belastninger på arbeidstakerne. Virksomhetens øverste leder har det overordnede ansvaret for at arbeidsmiljøet i virksomheten er forsvarlig. Virksomhetens leder har sammen med verneombudet (og AMU) ansvaret for løpende kartlegging av arbeidsmiljøet i forhold til risikoforhold, helsefare og velferd, i tillegg til å iverksette nødvendige tiltak. Også virksomhetens arbeidstakere skal gjennom sin medvirkningsplikt bidra til at det skapes et godt og sikkert arbeidsmiljø. 1. Tillitsvalgte Tillitsvalgt er en tilsatt arbeidstaker som er valgt/utpekt av medlemmene i sin arbeidstakerorganisasjon til å ivareta de oppgaver som fremgår av gjeldende lovgivning og denne avtale, eller av avtale om tillitsvalgtordning i bedriften. Hovedtillitsvalgt er tillitsvalgt som er valgt/utpekt av medlemmene for å koordinere og bistå de tillitsvalgte i deres arbeid overfor bedriften. I Vestfoldmuseene er følgende tillitsvalgte: • Fagforbundet: Eivind Gramer • Forskerforbundet: Jan Erik Ringstad Museumsansattes forbund, Parat og Utdanningsforbundet har ingen lokal tillitsvalgt i Vestfoldmuseene. 2. Lokale forhandlinger Arbeidsgiver og tillitsvalgte i Vestfoldmuseene møtes fast fire ganger i året der tema er samarbeid og aktuelle saker. 21 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Lokale lønnsforhandlinger skjer i etterkant av sentrale lønnsforhandlinger. I Vestfoldmuseene deltar ledelsen og fagforeningene i forhandlingene. Hvert annet år er det sentrale og lokale lønnsforhandlinger. I følge Hovedavtalen § 3 har de tillitsvalgte uttalelsesrett ved ansettelser og skal få tilsendt søkerliste i forkant av intervjuer, men de har ingen deltakerrett i intervju og annen saksbehandling. 3. Drøftelsesmøter med tillitsvalgte Arbeidsgiver plikter å drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte. Gjennom drøftinger skal arbeidsgiver høre de tillitsvalgtes standpunkter, før avgjørelser treffes i kraft av styringsretten. Drøftingene skal bygge på informasjon fra arbeidsgiver, finne sted på det nivå for ledelse og representasjon som saken tilsier, og skje på en måte og med et innhold som er passende i forhold til virksomhetens størrelse, omfang, oppbygging av tillitsmannsapparatet osv. Drøfting av beslutninger som kan føre til vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold, skal gjennomføres med sikte på å oppnå en skriftlig avtale. 4. Informasjon til tillitsvalgte Arbeidsgiver plikter å informere arbeidstakernes tillitsvalgte om alle spørsmål som er av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold, jf. arbeidsmiljøloven § 8. Informasjonen skal gis på et passende tidspunkt og må ha en slik form og et slikt innhold at de tillitsvalgte får anledning til å sette seg inn i saken. Gjelder det informasjon om bemanningssituasjon og beslutninger som kan føre til vesentlige endringer i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold skal informasjonen gis så tidlig som mulig. 5. Opplæring og kompetanseutvikling Vestfoldmuseenes ledergruppe er ansvarlig for å definere virksomhetens langsiktige kompetansebehov basert på målsettinger, strategier, myndighetskrav etc. Leder er ansvarlig for analyse og gjennomføring av opplæringsbehov basert på overordnede krav i sin avdeling. Leder skal: • • • • • • sikre at den enkelte medarbeider tilfredsstiller kompetansekravene ved nyansettelser, gjennom tidligere utdannelse og praksis, kurs og oppgavespesifikk opplæring. sørge for introduksjonsopplæring. sammen med medarbeider bidra til å identifisere den enkeltes opplæringsbehov. frigi medarbeideren fra andre oppgaver slik at medarbeideren kan delta på opplæring når nødvendig. fordele tilgjengelige og tilstrekkelige ressurser til opplæring slik at opplæringsbehovet dekkes. gjennomføre årlige utviklingssamtaler for å sikre at medarbeiderens utvikling og opplæringsbehov er gjennomgått. Den enkelte ansatte skal også føle ansvar for, og ta initiativ til egen videreutvikling. Det er ledernes ansvar å identifisere medarbeidernes opplærings- og kompetanseutviklingsbehov, og sørge for at den enkelte får den opplæring som er nødvendig for å fylle virksomhetens målsetting. Det er også ledelsens ansvar å sørge for å dokumentere at nødvendig opplæring er gitt. 22 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 6. Arbeidsmiljø: Medbestemmelsesrett i styret Jf. Lov om interkommunale selskaper har Vestfoldmuseene eget styre med minst fem medlemmer, med representasjon av begge kjønn. Styrets ansattvalgte representanter sitter i to år av gangen. Vestfoldmuseenes styre består av følgende: • • • • • • • Hans August Hanssen, leder Gunnar Friberg, nestleder Åse Fjellestad Per Øyvind Riise Randi Etnan Hanne Synnøve Østerud, ansattvalgt Øyvind Thuresson, ansattvalgt 7. Hendelser Dersom ansatte har vært utsatt for ubehagelige hendelser i en arbeidssituasjon står Bedriftshelsen AS med sin ekspertise til disposisjon for de-brief og samtaler. Slike hendelser kan være for eksempel innbrudd, personangrep, ran, vold, trusler, miljøkatastrofer med mer. Henvendelse til Bedriftshelsen AS skjer via leder, og verneombud/AMU orienteres om saken. 8. AMU har vedtatt følgende rutiner for håndtering av trusler og vold. Rutine for håndtering av situasjoner hvor trusler eller vold har framkommet overfor ansatte i virksomheten. Opplevde trusler eller bruk av vold på arbeidsplassen fra publikum eller andre kan være et problem. Dette er avvik fra arbeidsmiljølovens § 4 og er en faktor som kan spille inn på det psykososiale arbeidsmiljøet. Årsak til slike episoder kan være kontakt med publikum i skranke eller situasjoner hvor man setter grenser for uønsket adferd. Rapportering av hendelser med vold/ trusler skal meldes til leder snarest. Følgende hendelser skal rapporteres: Personskade: Skader på personer som fører til at lege eller annet helsepersonell må kontaktes. Fraværsskade: Skade på person som fører til at den skadde blir borte fra arbeidet mer enn 24 timer. Skade på materiell: Skal rapporteres hvis den er omfattende. Truende situasjoner: Kan være interne basert på personkonflikt, eller i møte med publikum/andre. Slike skal rapporteres hvis de kan være til skade for arbeidsmiljøet/den enkelte arbeidstaker. Tiltak for å forebygge vold: • Informasjon til ansatte om håndtering av konflikter. • Utsatte ansatte gis særskilt informasjon • Egne rutiner ved særskilte arrangement (festivaler, utstillingstiltak o.l.) • Tiltak ved voldstilfeller I forhold hvor fysisk vold faktisk har funnet sted skal det iverksettes kriseterapi. Leder er ansvarlig for en iverksettelse av nødvendige tiltak. Ved trusler om vold bør offer få det samme tilbud om støtte. Det er leder som skal ta initiativ til oppfølging. 9. Rutine for tiltak ved konfliktsituasjoner i Vestfoldmuseene. 23 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Personkonflikter må skilles klart i fra personalsaker. Personalsaker går på ledelsens håndtering av arbeidsmiljøloven og styringsretten, mens personkonflikter går på medarbeideres omgang med hverandre, i en arbeidssammenheng. I forhold hvor det avdekkes personkonflikter mellom ansatte gjelder følgende rutine: • • • • • • • Medarbeidere melder fra til leder eller hovedverneombud. Det forventes en føre var-holdning til slike meldinger. Leder foretar en medarbeidersamtale med begge/alle parter. Ved behov involverer leder Bedriftshelsen på veiledningsnivå. Leder avgjør hvorvidt det skal settes inn ytterligere tiltak som involverer Bedriftshelsen. Bedriftshelsen veileder leder i meklingsforsøk. Hvis leder er involvert flyttes tiltaksansvar opp i linje. Det er absolutt taushet om hendelser eller konflikter. Personvernet skal ivaretas. Verneombud tas inn i megling og prosess hvis nødvendig. Partene må samtykke i dette. Bedriftshelsen ivaretar behovet for skriftlighet om prosess. Dokumentasjon om bestilling legges i Vestfoldmuseenes personalarkiv på Hinderveien i Sandefjord. Løsningsmetoder som kan benyttes i denne rekkefølge: 1. Megling med Bedriftshelsen som veileder 2. Lengre prosess i regi av Bedriftshelsen 3. Vurdering av annet arbeidssted, eller andre kontaktbegrensende tiltak. Det er kun involverte parter, leder, hovedverneombud samt daglig leder som skal ha informasjon om hendelsene. Tillitsvalgt kan involveres av den enkelte part hvis denne ønsker det. Rådgiver kan bringes med i møter, unntatt i prosessmøter og meklingsmøter. Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en samlebetegnelse på arbeidsplassens interne arbeid med helsevern, miljøvern, arbeidsmiljø og trygghet for ansatte. Tilrettelegging for HMS skal forebygge skader og miljøforstyrrelser, og sikre de ansatte et sunt arbeidsmiljø. Vestfoldmuseene samarbeider med Bedriftshelsen AS innenfor bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsen deltar på AMU-møter og bistår i HMS-arbeidet. 1. Hva er systematisk HMS-arbeid (internkontroll)? Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS-forskriften) sier at den som er ansvarlig for virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av helse, miljø og sikkerhet. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter, jf. Forskrift om Systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Veiledning til Internkontrollforskriften. Internkontroller, kvalitetssikring og gjennomføring av tiltakene og er den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet i virksomheten. Deler av HMS-arbeidet skal være dokumentert skriftlig. Av dokumentasjonen skal det fremgå klart når og hvordan ulike forhold kartlegges og kontrolleres, og hvordan virksomheten skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvaret for alle ledd i sikringsarbeidet. Alle virksomheter skal ha skriftlige beskrivelser av: 24 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS • • • • • • Virksomhetens mål for helse, miljø og sikkerhet Hvordan virksomheten er organisert, som viser fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS Hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende) Handlingsplan viser hva som skal gjøres - når og av hvem - for å fremme helse, miljø og sikkerhet Rutine for å håndtere feil og mangler Hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten Vestfoldmuseenes arbeid med helse, miljø og sikkerhet er systematisk og løpende. Dette innebærer bl.a. løpende kartlegging av arbeidsmiljøet med hensyn til risikoforhold, helsefarer og velferd, og iverksetting av nødvendige tiltak gjennom AMU som internkontroll, bedriftshelse og kjemikaliekartotek. HMS-handlingsplan ligger på intranett. Ved behov kan det arrangeres førstehjelpskurs, brannøvelser og andre HMS-relaterte kurs som er av allmenn interesse. Hvert 2. år skal det arrangeres brannvernopplæring. I tillegg skal det gjennomføres brannøvelser regelmessig. 2. Arbeidsgivers ansvar Arbeidsgiver er ansvarlig for at arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er fullt forsvarlig og i samsvar med arbeidsmiljøloven med forskrifter. Arbeidsmiljøloven krever at alle virksomheters toppledere gjennomfører opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidsgiver er også ansvarlig for opplæring av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg, jf. arbeidsmiljøloven § 6 og 7. Vestfoldmuseenes ledere gjennomfører opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, opplæring av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er systematisk og løpende. Dette innebærer bl.a. løpende kartlegging av arbeidsmiljøet med hensyn til risikoforhold, helsefarer og velferd, og iverksetting av nødvendige tiltak. Ved planlegging av nye arbeidsplasser, anskaffelse av tekniske innretninger og utstyr osv., skal arbeidsgiver undersøke og vurdere om arbeidsmiljøet samsvarer med lovens krav. Leder skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3. Ledere har medansvar for internkontroll. Dette innebærer at de påtar seg et klart lederansvar for helse, miljø og sikkerhet, på lik linje med driften forøvrig. De skal aktivt søke erfaring fra de ansatte og bistand hos Bedriftshelsetjenesten. De skal innhente systematisk og regelmessige nøkkeltall for helse, miljø og sikkerhet, samt følge opp disse med handlingsplaner og tiltak. I tillegg skal de ta initiativ og være pådrivere for å sikre arbeidsmiljø ved hjelp av medarbeidersamtaler og oppfølging av langtidssykemeldte. Jevnlige miljøundersøkelser er et verktøy for å ta pulsen på arbeidsmiljøet og gjennomføres årlig i Vestfoldmuseene. Det er verdifullt for Vestfoldmuseene at arbeidstakerne stimuleres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse, og selskapet legger vekt på planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere med eksterne eller interne tilbud. Dette inngår i den årlige utviklingssamtalen mellom leder og medarbeider. 25 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Vestfoldmuseene kartlegger kompetansebehov ut fra strategiplan. 3. Arbeidstakers plikter Arbeidstaker er forpliktet til å følge opp de tiltak som igangsettes for å forbedre arbeidsmiljøet, og å delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten. Arbeidstaker er forpliktet til å følge verneinstruks og sikkerhetsrutiner som er fastsatt, medvirke til å forhindre arbeidsulykker og melde fra om feil eller mangler til arbeidsgiver og verneombud. Arbeidstaker har i følge arbeidsmiljøloven § 2-3 og internkontrollforskriften § 4 en selvstendig medvirkningsplikt til å bidra til et godt og sikkert arbeidsmiljø der han/hun arbeider. Med dette menes at den enkelte arbeidstaker bidrar til utvikling av et godt arbeidsmiljø med gode kollegiale relasjoner, god organisering av arbeidet og høy faglig kvalitet. Den enkelte arbeidstaker må også ta ansvar for egen og andres sikkerhet, samt arbeide aktivt for å redusere faren for og effekten av uheldige påvirkninger i arbeidsmiljøet. Arbeidstaker har plikt til å melde fra dersom vedkommende blir klar over forhold som kan medføre fare for liv eller helse. Denne plikten gjelder også ved mistanke om vold, alle former for trakassering og/eller diskriminering. Arbeidstaker har også medvirkningsplikt ved egen sykdom, og ved yrkesskade som antas å ha sin årsak i arbeidet eller forhold på arbeidsplassen. I tillegg til dette skal arbeidstaker bidra ved valg av verneombud og medlemmer til et eventuelt arbeidsmiljøutvalg Leder har ansvaret for å sette opp en opplæringsplan for nyansatte og foreta en omvisning på arbeidsplassen. Leder har et spesielt ansvar for å informere om rømningsveier, brannvernutstyr og førstehjelpsutstyr og om HMS forøvrig. 4. Verneombud Verneombudets hovedfunksjon er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudene velges blant arbeidstakere med erfaring og innsikt i arbeidsforholdene ved bedriften, og for to år av gangen. Verneombudet skal virke for gjennomføringen av arbeidsmiljølovens målsettinger og ellers utføre sine oppgaver etter arbeidsmiljøloven § 6-2. Verneombudet har rett til å bruke den tid som er nødvendig for å utføre oppgavene på forsvarlig måte. Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig for at vedkommende kan utføre sitt verv. Om ønskelig kan opplæringen tas ved kurs som arbeidstakernes organisasjoner arrangerer. Verneombud får opplæring innen området internkontroll. Andre kurs for å dyktiggjøre seg i vervet som verneombud skal avtales med hovedverneombud, som tar dette opp med ledelsen. 5. Hovedverneombud Dersom virksomheten har mer enn ett verneombud skal det være et hovedverneombud. Hovedverneombudet har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet, jf. arbeidsmiljøloven § 6-1 26 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Hovedverneombud i Vestfoldmuseene er Stig Tore Lunde. 6. Verneombudets oppgaver Verneombudet er arbeidstakers representant i HMS-spørsmål og skal ivareta deres interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal bl.a. påse at: • • • • • maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare verneinnretninger og personlig verneutstyr er tilgjengelig og i orden arbeidstakerne får nødvendig instruksjon og opplæring arbeidet er tilrettelagt slik at arbeidet kan utføres på helsemessig forsvarlig måte arbeidsulykker blir meldt inn i kvalitetssystemet QM+ Verneombudet skal også tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, jf. arbeidsmiljøloven § 6-2 Hovedverneombud er Stig Tore Lunde Verneombud: Haugar Vestfold kunstmuseum: Inger Mary Stokke Slottsfjellsmuseet/Midgard: Bjørg Bråtho Vestfoldarkivet: Lone Kirchhoff Samlingsforvaltning: Kaisa Bengtsson Nyere tid: Stig Tore Lunde og Lars Rauan HMS-koordinator er Freddy Svanberg, tlf.: 995 86 006 7. Arbeidsmiljøutvalg (AMU) I virksomheter som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstakere skal det etter arbeidsmiljøloven § 7-1 være et arbeidsmiljøutvalg. Alle medlemmer av Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal ha nødvendig opplæring i helse,- miljø og sikkerhetsarbeid for å kunne utføre sine verv på en forsvarlig måte. Arbeidsmiljøutvalget skal være sammensatt med like mange representanter fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. 8. Valg av representanter Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg, har regler om valg av representanter til arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsgiver utpeker selv sine medlemmer, mens hovedregelen er at arbeidstakerne velger sine representanter gjennom flertallsvalg. Funksjonsperioden til medlemmene i utvalget er 2 år. Vestfoldmuseenes AMU består av: John Fredrik Wallace, arbeidsgiversiden Hanne Bügel, arbeidsgiversiden, Stig Tore Lunde, hovedverneombud Bente Lie Solberg, arbeidstakersiden Freddy Svanberg deltar i AMU-møtene som HMS-koordinator 27 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Vestfoldmuseene kjøper bedriftshelsetjeneste fra Bedriftshelsen AS. Tlf.: 33 36 05 50 / 33 13 75 00 9. Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver Etter arbeidsmiljøloven § 7-2 skal arbeidsmiljøutvalget arbeide for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. I den forbindelse skal utvalget bl.a. behandle spørsmål om verne- og bedriftstjeneste, opplæring og instruksjon innen HMS og planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet. I tillegg skal AMU gjennomgå rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker med sikte på å avklare årsaker og foreslå eventuelle tiltak for å hindre dette i fremtiden. 10. Risikovurdering En del av Vestfoldmuseenes HMS-oppgaver er risikovurderinger. Det benyttes risikovurderinger ved arrangementer, interne arbeidsforhold og ved bruk av kjemikalier. 11. Sikkerhet Vestfoldmuseene er opptatt av sikkerhet innenfor flere områder, for personalet, samlinger, utstillinger, gjenstander og bygninger. Det er i tillegg fokus på forebyggende branntiltak, sikring av utstillinger og forebyggende tyveritiltak. 12. Kriseberedskap Vestfoldmuseene og AMU skal lage et utkast til kriseberedskap for virksomheten i løpet av 2012. 13. Vernerunder AMU har ansvar for å foreta vernerunder i alle avdelinger årlig ut fra godkjent plan. Hensikten er å sikre at ansatte har et godt arbeidsmiljø. Den gjeldende handlingsplanen ligger tilgjengelig på intranett. Ansvar for vernerunder er leder, men oppdraget kan delegeres til lokalt verneombud. Sjekkliste for vernerunder ligger på intranett. 14. AKAN Vestfoldmuseene følger retningslinjer gitt av AKAN (Arbeidslivets kompetansesenter for rus og avhengighetsproblematikk), og skal være en rusfri arbeidsplass. Det skal arbeides aktivt for å forebygge rusproblemer blant de ansatte. Dette betyr at ingen ansatt skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler på arbeidsplassen. Alle ansatte gis mulighet til rehabilitering og tilbakeføring til arbeidet dersom misbruk konstateres. Hvis misbruket fortsetter, til tross for behandling, kan den ansatte risikere å bli sagt opp. Med rusmidler forstår vi: • • • Alkohol Vanedannende medikamenter Narkotiske stoffer Med misbruk av rusmidler i arbeidssammenheng forstås 28 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS • • • • • å møte på arbeid påvirket av rusmidler bruk av berusende midler i arbeidstiden bruk av berusende midler utenfor arbeidstiden slik at dette fører til fravær at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende. at kravet til sikkerhet og kvalitet ikke oppfylles AKAN-kontakt skal ha kurs/grunnopplæring i AKAN-arbeid. I Vestfoldmuseene er hovedverneombud Stig Tore Lunde også AKAN-kontakt. 15. Ergonomi Ergonomi handler om å tilpasse arbeidsmiljø til mennesket. Arbeid i tilknytning til dataskjerm varierer sterkt når det gjelder omfang og intensitet. Det kan være preget av ensformighet, tidspress og liten kontroll over egen arbeidssituasjon. Arbeidet kan også være meget synskrevende. Forskriften og veiledningen "Arbeid ved dataskjerm" gir informasjon om hvordan arbeid ved dataskjerm bør planlegges, organiseres og utformes. Ergonomisk vurdering for optimal planlegging, organisering og fysisk utforming av arbeidsplassen er viktig for å forebygge muskel/skjelett lidelser. Bedriftshelsen AS utfører ergonomiske vurderinger for Vestfoldmuseene. Leder og verneombud kan kontaktes for vurdering av ergonomisk tilrettelegging og behov for ergonomiske hjelpemidler til dataarbeidsplassen. Arbeidsrelaterte muskel/skjelettlidelser er et stort helseproblem og en av de største enkeltårsakene til fravær i arbeidslivet. Forskriften for tungt og ensformig arbeid har som mål å sikre at utstyr, gjenstander, arbeidsplassens utforming, arbeidsoppgaver og omkringliggende arbeidsmiljø ikke utsetter arbeidstakeren for belastning som kan føre til helseskade. Kartleggingen gjennomføres av leder i samarbeid med verneombud og ansatte. 16. Databriller For ansatte som er avhengig av briller i det daglige arbeidet, og som tilbringer en vesentlig del av sin arbeidsdag ved dataskjerm, vil Vestfoldmuseene gi økonomisk støtte til anskaffelse av databriller etter følgende retningslinjer, jf. Forskrift om arbeid ved dataskjerm § 11. Den ansatte må fremskaffe bekreftelse fra øyelege/optiker på at vedkommende er avhengig av å bruke databriller. Regning fra øyelege/optiker må være spesifisert, og dokumentere at anskaffet brille er spesialtilpasset arbeid ved dataskjerm/arbeidsplass. Dersom spesielle forhold tilsier at arbeidstaker trenger en ekstra kostbar brille eller hyppigere skifte av briller, må søknaden spesialbehandles. I Vestfoldmuseene dekkes utgifter til syns- og øyeundersøkelse for kr 400,- innfatning inntil kr. 1000,og to antirefleksbehandlede glass refunderes kr 2000. Merutgifter til plastglass, herding eller fargede glass refunderes vanligvis ikke. Vi har BTV-avtale med Brilleland i Vestfold som blant annet har butikker i Tønsberg, Sandefjord, Larvik og Horten. Søknadskjema for brillestøtte ligger på intranett. Sykefravær og sykepenger 29 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS God helse er å mestre hverdagens krav og fortsatt ha overskudd igjen. Det er i stor grad dette arbeidslivet handler om; mestre krav, oppleve mening, tilhørighet og vekst. Det handler om å få tilfredsstille våre iboende behov for å bli sett, hørt og å få være med. 1. Arbeidsevne Kan en være syk og ha arbeidsevne? Kan en være syk og utføre oppgaver? Kan en ha nedsatt funksjon og utføre oppgaver? Vanligvis vil de fleste kunne dette i mer eller mindre grad. Hovedvekten av plager som fører til nedsatt arbeidsevne, og derav ofte fravær, er muskel/skjelettplager. Det kommer an på deg selv og arbeidsplassen, kolleger og leder, graden av evne og vilje til tilrettelegging både hos deg og din leder. Det er ofte en sammenheng mellom "evne" og "lyst". Hvis lysten er mangelfull, så finn ut av hvordan det er når lysten er til stede, og hva som skal til. Det eneste medikament på dette området heter dialog. Arbeidstaker har i jf. Folketrygdloven plikt til å opplyse om, og bruke restarbeidsevne. Vestfoldmuseene plikter å tilrettelegge for arbeidstakerne i henhold til IA-avtalen. 2. Tilretteleggingsplikt Loven fremstår nå mer tydelig på arbeidsgivers og arbeidstakers plikter i forbindelse med sykefravær. Arbeidsgiver har en særskilt tilretteleggingsplikt ved sykefravær som fremgår av Arbeidsmiljøloven § 4-6. Arbeidsgiver skal etter denne bestemmelsen bl.a. iverksette nødvendige tiltak for at sykmeldt arbeidstaker skal kunne beholde arbeidet. ”Raskere tilbake” er en ordning som gir sykmeldte arbeidstakere tilbud om raskere sykehusbehandling via fastlegen eller raskere rehabilitering gjennom NAV. Tilbudet omfatter: • • Individuell oppfølging, avklaring og arbeidsrettet rehabilitering Tilbud om behandling hos spesialisthelsetjenesten Raskere tilbake-telefonen for arbeidsgivere - tlf. 75 42 64 06 - gir mer informasjon om tilbudet. 3. Arbeidstakers meldeplikt Ved arbeidsuførhet skal arbeidstaker snarest mulig og senest innen arbeidsdagens slutt gi melding til arbeidsgiver ved nærmeste leder, jf. folketrygdloven § 8-18. Meldeplikten første dag gjelder alt sykefravær, uavhengig av om fraværet dokumenteres med legeerklæring eller egenmelding. Manglende eller for sen melding, kan medføre tap av sykepenger. I Vestfoldmuseene gjelder følgende rutine for melding av sykefravær: Den sykmeldte skal første fraværsdag melde fra om fraværet til leder. Dersom arbeidstaker er sykmeldt av lege, skal sykmeldingen sendes eller leveres arbeidsgiver samme dag. Dersom arbeidstaker velger å benytte egenmelding, melder hun/han fra om dette, og gir også beskjed om sannsynlig fraværstid, i den utstrekking det er mulig. Sykepenger ut over åtte uker betinger at behandlende lege skriftlig redegjør for årsaken til at arbeidstaker fortsatt ikke kan være i arbeidsrelatert aktivitet, folketrygloven § 8-7. Det skal altså foreligge en utvidet legeerklæring som redegjør for videre behandlingsopplegg og vurdering av muligheten for å kunne gjenoppta tidligere eller annet arbeid. 30 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Utvidet legeerklæring er allikevel ikke nødvendig dersom arbeidstaker forventes å bli friskmeldt innen kort tid (1-2 uker), lidelsen er så alvorlig at en ikke kan regne med at arbeidstaker vil bli arbeidsfør igjen eller arbeidstaker er innlagt på helseinstitusjon. 4. IA og fraværshåndtering Vestfoldmuseene er en IA-bedrift og er forpliktet til å etterleve retningslinjene innenfor Inkluderende Arbeidsliv. Prosedyrer for oppfølging av fravær følger IA-avtalen og retningslinjer gitt av myndighetene gjennom arbeidsmiljøloven og folketrygdloven. • • • Leder plikter å spørre om arbeidsevne. Leder plikter å tilrettelegge for aktivitet ved redusert funksjonsevne. Medarbeider plikter å oppgi og bruke restarbeidsevne i tilrettelagt arbeid. 31 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 5. Rutine ved sykefravær i henhold til IA-avtalen Les mer på NAVs hjemmesider og elektroniske skjemaer på altinn 32 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 6. Arbeidsrelaterte aktiviteter Avventende sykemelding Sykmeldingsblanketten – Vurdering av arbeidsmulighet/sykmelding gir mulighet for toveiskommunikasjon mellom lege og arbeidsgiver. Blanketten har begrepet ”avventende sykmelding ” og gjelder i arbeidsgiverperioden, dvs. i 16 dager. Avventende sykmelding betyr at arbeidstaker ikke blir sykmeldt i første omgang hvis arbeidstaker kan være i jobb med nødvendig tilrettelegging på arbeidsplassen. Dette er altså ikke en dokumentasjon på fravær – og arbeidstaker må derfor dokumentere eventuelt fravær i tiden med avventende sykmelding. I praksis skal legen bekrefte at aktivitet er mulig og beskrive på blanketten hva arbeidsgiver må tilrettelegge og hvor lenge. Arbeidsgiver og arbeidstaker drøfter mulighetene for arbeidsoppgaver innenfor de rammene legen har trukket opp. Er det ikke mulig å tilrettelegge, skal arbeidsgiver begrunne dette på blankettens del C, som arbeidstaker tar med tilbake til legen. Arbeidstaker vil da få enten gradert eller full sykemelding med virkning fra den dagen arbeidstaker fikk avventende sykmelding. Gradert sykmelding Utgangspunktet for sykmelding er at den er gradert, jf. folketrygdloven §8-13.Ved gradert sykmelding avtaler arbeidsgiver og arbeidstaker ( helst skriftlig) hvilke dager og tidspunkt (klokkeslett) arbeidstaker skal arbeide. 7. Dokumentasjon av sykefravær For å få rett til sykepenger må arbeidstaker dokumentere fraværet med egenmelding eller sykmelding, jf. folketrygdloven § 8-7. Egenmelding kan kun benyttes i arbeidsgiverperioden, jf. folketrygdloven § 8-23 – 8-27, dvs. de første 16 dagene av sykefraværet. Sykemelding leveres leder eller dennes stedfortreder. Leder beholder sin kopi av legemeldt sykefravær og sender original til lønnsavdeling i VFK som håndterer lønns-og personalsystemet for Vestfoldmuseene. Arbeidsgiver registrerer sykefraværet i HRM-systemet. 8. Egenmelding I Vestfoldmuseene er det et krav om at egenmelding blir levert skriftlig på eget skjema. Egenerklæringen leveres etter at arbeidet er gjenopptatt. Dersom egenerklæring ikke blir levert, kan retten til sykepenger falle bort, jf. folketrygdloven § 8-26. Egenmelding legges i personalmappe og registreres i HRM-systemet. Arbeidsgiver registrerer sykefraværet i HRM-systemet. Skjema om egenerklæring ligger på intranett. 9. Opptjeningstid for bruk av egenmelding Hovedregelen er at arbeidstaker må ha vært ansatt i to måneder for å kunne benytte egenmelding. Har arbeidsforholdet vært avbrutt i mer enn 14 dager må vedkommende opparbeide seg nye rettigheter for igjen å kunne benytte egenmelding. Et slikt avbrudd kan f.eks. være permisjon, og det gjelder uavhengig av om permisjonen har vært lønnet eller ulønnet. Som hovedregel må arbeidstaker etter slik permisjon igjen ha vært i arbeid i 2 måneder. Loven har unntak fra hovedregel bl.a. i tilfeller der arbeidstaker har hatt permisjon etter arbeidsmiljøloven § 12 har vært permittert eller har avtjent militær-/siviltjeneste. I slike tilfeller gjelder 4 ukers opptjening, jf. folketrygdloven § 8-24. 33 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 10. Antall egenmeldinger I Vestfoldmuseene kan arbeidstaker benytte egenmelding for inntil 24 dager i løpet av en 12-måneders periode. Egenmeldingsretten er begrenset til 8 kalenderdager per fravær. Arbeidsfrie dager teller med i egenmeldingsperioden når vedkommende er syk før og etter arbeidsfrie dager. Egenmelding etterfulgt av sykemelding regnes med i antall forbrukte egenmeldinger. Egenmelding kan kun benyttes innenfor arbeidsgiverperioden, jf. folketrygdloven § 8-7. Egenmelding kan ikke benyttes umiddelbart etter sykefravær som er dokumentert med legeerklæring, selv om fraværet skyldes annen sykdom. Arbeidet må ha vært gjenopptatt minimum en dag. Egenmelding kan ikke benyttes i perioder hvor arbeidstakeren er delvis arbeidsufør. Det samme gjelder perioder ved avventende sykmelding. 11. Fravær deler av dag Går arbeidstaker hjem eller kommer senere på grunn av sykdom, er retten til sykepenger ikke lovregulert, da retten først inntrer etter første hele sykefraværsdag, jf. folketrygdloven § 8-19. Arbeidstaker kan derfor ikke benytte egenmelding i slike tilfelle. I Vestfoldmuseene kommer dette inn under korte velferdspermisjoner, og gir permisjon med lønn for dette fraværet. 12. Legeerklæring/sykmelding Dersom arbeidstaker fortsatt er syk etter utløp av egenmeldingsperioden, skal sykdom dokumenteres med legeerklæring/sykmelding. Arbeidsuførheten anses å være bekreftet fra og med den dag arbeidstaker har konsultert lege. I tillegg til å levere sykmelding skal arbeidstaker gi melding til arbeidsgiver så tidlig som mulig innen første fraværsdag. Meldeplikten gjelder uavhengig av om arbeidstaker benytter egen- eller legeerklæring. Sykmeldingen skal sendes/leveres arbeidsgiver senest innen 14 dager. Manglende dokumentasjon ut over 14 dager, vil kunne medføre stans i utbetaling av lønn/sykepenger for hele perioden, jf. folketrygdloven § 8-18. Dette gjelder også ved forlengelse av sykmelding. Sykmelding kan unntaksvis godtas med tilbakevirkende kraft dersom arbeidstaker har vært forhindret fra å søke lege, og det er godtgjort at arbeidsuførheten har inntrådt på et tidligere tidspunkt, jf. folketrygdloven § 8-7 Sykmeldinger leveres/sendes leder. 13. Sykepengerett ved ferieavvikling Arbeidstaker som avvikler lovbestemt ferie har ikke rett til sykepenger. Ferien kan bortfalle som følge av sykdom, og arbeidstaker vil kunne ha krav på sykepenger. Det er kun ved 100 prosent sykmelding at ferien bortfaller. Sykefraværet må dokumenteres med legeerklæring. Arbeidstaker kan kreve å få avviklet bortfalt ferie pga. sykdom senere i ferieåret, jf. ferieloven § 9. 34 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 14. Syk før ferien Blir arbeidstaker syk før ferien kan arbeidstaker kreve å få utsatt ferien til senere i ferieåret. Kravet skal fremsettes senest siste arbeidsdag innen ferien tar til. I slike tilfeller bortfaller ferien og arbeidstaker kan fremsette krav om sykepenger. 15. Syk i ferien Oppstår det sykdom i ferien som varer minimum 5 virkedager, kan det medføre at arbeidstaker kan kreve at tilsvarende antall virkedager utsettes til senere i ferieåret. Kravet skal fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt jf. HTA kap. 7. 16. Uførepensjon fra det offentlige Vestfoldmuseene har i tillegg egne ordninger om uførepensjon gjennom KLP som kommer i tillegg til uførepensjon fra folketrygden. Arbeidstaker har selv ansvar for å levere inn søknad om uførestønad til NAV. Uførepensjon skal erstatte arbeidsinntekt som er bortfalt på grunn av varig sykdom, skade eller lyte. Vilkår: • • • • Vedkommende må være medlem av folketrygden, og ha oppfylt vilkåret om forutgående medlemskap. Vedkommende må ha gjennomgått hensiktsmessig behandling og attføring for å bedre inntektsevnen eller arbeidsevnen. Nedsettelse av ervervsevnen må skyldes varig sykdom, skade eller lyte. Med lyte forstås alvorlig psykisk utviklingshemming samt medfødte misdannelser. Inntektsevnen må være varig nedsatt med minst halvparten. Den ytelsesberettigede kan bare tilstås hel uførestønad/-pensjon i de tilfeller hvor han/hun er 100 prosent ervervsmessig ufør. Dersom vedkommende ikke er 100 prosent ervervsmessig ufør så skal uførestønad/-pensjonen utgjøre så stor del av full ytelse som tilsvarer graden av nedsetting i den ytelsesberettigedes ervervsevne. Reglene medfører at om en person for eksempel har nedsatt ervervsevne med 60 prosent så skal vedkommendes uførestønad/-pensjon utgjøre 60 prosent av hel uførestønad/-pensjon. Det ytes ikke uførestønad/-pensjon ved lavere uføregrad enn 50 prosent. Skyldes uførheten yrkesskade er det likevel slik at uførepensjon kan tilstås helt ned til 30 prosent. Sykefraværsstatistikk Den bedriftsinterne sykefraværsstatistikken skal være en viktig del av virksomhetenes internkontrollsystem, jf. arbeidsmiljøloven § 3-1 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidsgiver er forpliktet til å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Dette for å skape bedre grunnlag for kunnskap om sykefraværet, og for å kunne måle effekten av de tiltak virksomheten iverksetter for å redusere sykefraværet. Statistikken skal som hovedregel ikke innrapporteres til noen instans, men arbeidstilsynet kan kreve at sykefraværsstatistikken fremlegges i forbindelse med tilsyns- og miljøarbeid i virksomheten. 35 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS NAV lokalt kan også kreve innsyn i statistikken. En arbeidsgiver som ikke etterkommer plikten til å føre statistikk kan ilegges tvangsmulkt av NAV. I Vestfoldmuseene oppdateres sykefraværsstatistikk månedlig. Resultatet gjennomgås i AMU og ledergruppen. Statistikken sendes til styret og legges tilgjengelig for alle på intranett. Livsfaseorientert politikk - seniorer Vestfoldmuseenes seniortiltak har fokus på følgende punkter: • • • • • Seniorsamtale med leder tilbys fra fylte 55 år, og skal alltid gjennomføres fra fylte 60 år, og deretter tas opp igjen i de årlige medarbeidersamtalene. Seniorer kan besøke optiker i arbeidstiden, men må utvise hensyn til egen arbeidssituasjon Seniorsamtale med Bedriftshelsen ved fylte 60 og 62 år. Gratis tredagers seniorkurs på ”Norsk senter for seniorutvikling”. Det gis utvidet mulighet til å arbeide hjemme etter avtale med leder og ut fra type arbeidsoppgaver. Vestfoldmuseene skal sikre overføring av kompetanse fra eldre arbeidstagere med bred erfaring til yngre. Planlegging av slike tiltak blir en naturlig oppfølging etter leders seniorsamtaler. Gaver Vestfoldmuseene gir gaver til ansatte ved spesielle anledninger. Selskapet gir alle ansatte lik julegave hvert år. I Vestfoldmuseene er veiledende praksis for gaver til ansatte fra den enkelte avdeling: 50-årsfødselsdag: gave fra arbeidsgiver verdi kr 400. 60-årsfødselsdag: gave fra arbeidsgiver verdi kr 500. Den enkelte avdeling kan gi mindre påskjønnelser utover dette. Det gis gave ved 25 og 40 års ansettelse i Vestfoldmuseene (eller avdeling før virksomhetsoverdragelsen). Ved avgang fra Vestfoldmuseene gis gave til en verdi av kr. 500,Ved pensjonering gis en større gave. 1. Innkjøp av gaver Leder sørger for at gaver blir kjøpt inn i følge Vestfoldmuseenes vanlige innkjøpsrutiner og leverandøravtaler. 2. Ansattes mottakelse av gaver Vestfoldmuseene praktiserer nulltoleranse for å motta gaver fra personer du kommer i kontakt med via ditt arbeid. Det er ikke anledning til å motta personlige gaver fra leverandører, forretningsforbindelser, 36 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS kunder, foreninger, kunstnere, organisasjoner og andre. Alle gaver skal rapporteres inn til leder, som avgjør om den kan beholdes, eller tilfalle selskapet og for eksempel loddes ut blant alle ansatte. Det er ikke tillatt å motta gaver som har en verdi på over 500 kr. Gaver som har høyere verdi enn 500 kr. tilfaller selskapet og skal rapporteres inn til myndighetene. KS’ sjekkliste angående gaver: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gis gaven til deg som person, eller gis den til virksomheten? Forventes det noe tilbake? Hva koster gaven? Er det åpenhet rundt mottaket? Gis gaven i forbindelse med forhandlinger eller innkjøp? Er det uproblematisk å fortelle min overordnede om gaven? Er det ok om det står om gaven i avisa i morgen? Personalgoder Ansatte i Vestfoldmuseene har gratis inngang til alle selskapets museer/steder i følge med nær familie. Ansatte har rabatt på Timeekspressen ved fremvisning av gyldig kort. Ansatte kommer gratis inn på en rekke museer ved fremvisning av medlemskort i ICOM og Norsk museumsforbund. Kortene lånes ut fra Beate Rydjord. Som medlem i Virkepluss har Vestfoldmuseenes ansatte fordelsgoder som beskrevet på www.virkepluss.no hos følgende leverandører: Statoil Norge AS, Lyreco (kontor- og datarekvisita), Nordic Choice Hotels, Rica Hotels, Swedbank, Telenor, Ventelo og Virke Forsikring AS. Tjenestereiser Reisepolitikken i Vestfoldmuseene sikrer at virksomheten og de ansatte til enhver tid får effektive, rasjonelle og mest mulig økonomiske reiser. Vestfoldmuseene benytter Statens satser for beregning. 1. Godkjenning av reiser Tjenestereiser godkjennes av leder på forhånd. Formål og antatte reisekostnader oppgis i forkant før godkjennelse. 2. Bestilling av reiser Vestfoldmuseene forplikter seg til å følge BTV rammeavtaler og har avtale med Berg Hansen Vestfold for bestilling av reiser. Reiseøkonomi handler om å kjøpe rimelige reiser, men også om å kjøpe reisen på den riktige måten. Rutine for bestilling av reiser: • Godkjennelse fra leder • I utgangspunktet bestilles reisen via Berg Hansen, tlf.: 08050 eller web: https://www.berghansen.no/. Oppgi kundenummer. 37 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS • Enkelte reiser kan ikke bestilles via Berg Hansen, som Ryan Air og Norwegian. Da bestilles reisen på internett, og betales med et kredittkort i regi av arbeidsgiver. 3. Hotell Overnatting skal bestilles gjennom Berg Hansen som har avtale med en rekke hoteller i Norge og resten av verden gjennom sine samarbeidspartnere. Valg av hotell skal sikre at ansatte skal overnatte med rimelig standard og få dekket nødvendige behov, samtidig som det økonomisk skal stilles krav til at den ansatte skal overnatte til en fornuftig pris. 4. Leiebil Bil skal fortrinnsvis bestilles i rimeligste kategori sett i forhold til reisens formål og antall passasjerer. 5. Belastning av reiser Alle reiser bestilt hos Berg Hansen belastes Vestfoldmuseenes reisekonto hos byrået. Faktura fra andre reisebyråer/flyselskaper vil ikke bli godkjent utenom i spesielle tilfeller med mindre dette er avtalt. 6. Reiseforskudd Søknad om reiseforskudd godkjennes av leder, og overføres til lønnskonto. Det kan søkes om forskudd på lønn i forbindelse med tjenestereiser. Skjema ligger på intranett. 7. Reiseoppgjør Reiseoppgjør skal skrives på eget skjema. Leder kontrollerer og anviser reiseoppgjør før det sendes til lønn for utbetaling. Reiseregninger skal leveres umiddelbart etter reisen og anvises senest en måned etter at reisen er avsluttet. Alle billetter og andre utgiftsbilag (passasjerkopier av billetter) skal vedlegges reiseregningen. Dette gjelder også kvittering for betalt hotellopphold. Utgifter hvor det ikke kan framlegges kvittering, kan ikke påregnes dekket. 8. Spesielt om tjenestereiser Som kompensasjon for reisetid utenom ordinær arbeidstid ved pålagte tjenestereiser gjelder følgende: • • • Reisetid utenom ordinær arbeidstid ved pålagte tjenestereiser kompenseres time for time. Det regnes ikke overtid for slik reisetid. Som reisetid regnes den tid som medgår på reisen mellom ordinært arbeidssted/bosted og oppdragssted, inkl. nødvendig ventetid underveis. Tid som tilbringes på hotell, el. lign. regnes ikke som reisetid. Reisetid som omtalt avspaseres og legges inn i fleksitidsordningen. For dekning av utgifter mht. reise, overnatting, kost, med mer. i forbindelse med tjenestereiser, vises til statens reiseregulativ kap. 9. Deltakelse på valgfrie kurs anses ikke som tjenestereise. Dette selv om arbeidsgiver legger til rette for slik kursdeltakelse ved for eksempel å tilstå permisjon, yte økonomisk støtte (herunder dekning av 38 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS utgifter), med mer. Det innebærer da at det i slike tilfeller verken regnes arbeidstid ut over normalarbeidstid den enkelte dag eller kompensasjon for reisetid. I de tilfeller der kursdeltakelse er pålagt betraktes dette som tjenestereise hvor reglene, og praktiseringen av disse, som beskrevet ovenfor. Det avklares på forhånd hvorvidt kursdeltakelse anses som en tjenestereise eller ikke. 9. Diettgodtgjørelse/nattillegg Vestfoldmuseene følger de til enhver tid gjeldende Statens satser for utbetaling av diettgodtgjørelse og nattillegg. 10. Bilgodtgjørelse Kjøregodtgjørelse ved bruk av egen bil utbetales etter Statens satser. Dersom flere ansatte skal til samme bestemmelsessted skal transporten samordnes mest mulig. For slik transport kan bilens eier beregne et tillegg til bilgodtgjørelsen iht. statens satser. Både bilens eier og passasjer noterer dette i sitt reiseoppgjør. Merutgifter refunderes i forbindelse med reiser. På reiseregningen skrives alltid korrekt utgangs- og endepunkt for reisen. Som reisens utgangs- og endepunkt regnes det sted, arbeidssted eller bopel, hvor reisen begynner eller slutter. 11. Tjenestetransport I utgangspunktet benyttes profesjonell transport til frakt av gjenstander, kunst og arkivmateriell på grunn av forsikringer. I enkelte tilfeller kan en ansatt frakte gjenstander eller arkivmateriell i egen bil dersom dette er hensiktsmessig. Frakt av gjenstander eller arkivmateriell i egen bil vurderes av leder på forhånd. Når det er nødvendig med tilhenger for å bringe med utstyr og materiell som på grunn av sin vekt og beskaffenhet ikke er naturlig å plassere i bagasjerom eller på takgrind, gis det i tillegg til kilometergodtgjørelsen på kr 0,70 pr. km. jf. reiser for statens regning. Studiereiser Hver avdeling i Vestfoldmuseene kan arrangere studiereiser for avdelingens medarbeidere. Målet med studiereiser er kompetansebygging og læring fra andre museer/arkivinstitusjoner. Studiereiser godkjennes av leder, og økonomiske rammer skal ligge innenfor det planlagte budsjett. For øvrig følges rutiner for tjenestereiser hva gjelder reise, transportmiddel, overnatting og evt. leiebil. Det gis ikke diettgodtgjørelse eller overtidsbetaling i forbindelse med studiereiser. Retningslinjer for internettbruk, e-post og annen elektronisk kommunikasjon Arbeidsgiver er på gitte betingelser gitt rett til innsyn i de ansattes e-post og annen elektronisk kommunikasjon. Hjemmel for arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-post er gitt i kapittel 9 i 39 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS arbeidsmiljøloven § 9-5 og er nærmere regulert i Forskrift om behandling av personopplysninger kapittel 9. 1. Vilkår for innsyn Arbeidsgiver kan få innsyn i de ansattes e-post i følgende tilfeller: a) når det er nødvendig for å ivareta virksomhetens daglige drift eller andre berettigede interesser eller b) ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Det må foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle av om det er et kvalifisert behov for å åpne e-postkassen. Dersom ivaretakelse av driften kan oppnås med andre og mindre inngripende midler, vil innsyn i e-postkassen ikke være tillatt. Arbeidsgiver har innsynsrett i e-postkassen, dersom det foreligger begrunnet mistanke om for eksempel bruk av datasystemet til utsendelse av spam eller e-post med annet skadelig innhold, begrunnet mistanke om at arbeidsgivers utstyr benyttes til trakassering av kollegaer eller nedlasting av ulovlig materiale eller ulovlig fildeling. Kravet om begrunnet mistanke innebærer at arbeidsgiver må ha konkret informasjon som gir grunn til å tro at det foreligger denne type opplysninger i e-postkassen, for eksempel ved tips fra kolleger e.l. Arbeidsgivers innsynsrett kan ikke tilsidesette arbeidstakers lovhjemlede taushetsplikt. Eksempelvis vil korrespondanse mellom arbeidstaker og tillitsvalgt/verneombud kunne anses beskyttet av taushetsplikt og derfor ikke være omfattet av arbeidsgivers innsynsrett 2. Hvordan handler arbeidsgiver når innsyn skal skje? Arbeidstakeren skal så langt mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført. I varselet skal det gis en begrunnelse for hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt, og den ansatte skal gis en orientering om sine rettigheter i en slik situasjon. Dersom arbeidsgiver er redd for at et varsel fører til at en ansatt prøver å fjerne bevismateriell, kan arbeidsgiver speilkopiere filen før varselet gis. Arbeidstakeren skal så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. I enkelte tilfeller er det ikke mulig eller hensiktsmessig å underrette arbeidstaker før innsynet gjennomføres. Arbeidsgiver er da i ettertid forpliktet til å gi den ansatte en skriftlig underretning om at innsynet er gjennomført samt anvendt metode og resultatet av innsynet. Forskriften tillater ikke avtaler som fraviker bestemmelsene til ugunst for arbeidstaker. Arbeidstaker kan imidlertid uoppfordret gi arbeidsgiver tilgang til e-postkassen, dersom han vet at e-postkassen inneholder e-post fra en bestemt avsender som arbeidsgiver trenger tilgang til. 3. Hovedprinsipp Den ansatte skal ikke gjennom arbeidsgivers nettverk tilegne seg eller forsøke å tilegne seg informasjon han/hun ikke er ment å ha tilgang til. 4. Bruker-ID og passord 40 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Passord legitimerer den ansatte som rettmessig bruker av sin bruker-ID. Passord benyttes til pc, nettbrett og tjenestemobiltelefon. Passordet er den ansattes personlige ”nøkkel” til systemene og de data som ligger der. Passordet skal holdes hemmelig for alle andre, med mindre annet er godkjent av arbeidsgiver. Passordet kan oppgis til kolleger dersom det er nødvendig i forbindelse med fravær fra kontoret. 5. Logg ut og slå av Av hensyn til faren for misbruk er det viktig at den ansatte sikrer tilgangen ved å logge ut når han/hun ikke er tilstede, fordi uvedkommende med letthet ellers kan tilegne seg informasjon ved hjelp av vedkommendes maskin. For å spare strøm og for å minske risikoen for brann skal maskinen fysisk slås av ved arbeidstidens slutt. 6. Sikkerhetstiltak Sikkerhetstiltak som blir satt i verk, skal følges. Lagringsenheter (som minnebrikke, CD-plater og papirdokumenter) som inneholder personopplysninger og/eller konfidensiell informasjon, skal håndteres og oppbevares på en måte som gjør at slik informasjon ikke kommer på avveie. Det er et krav om at alle ansatte i Vestfoldmuseene sikrer tjenestemobiltelefon og -lesebrett ved å benytte pinkode for å ivareta datasikkerheten. Når en ansatt forlater plassen sin skal pc låses ved å trykke «windows»-knappen + L, for å sikre konfidensialitet. 7. Privat bruk av arbeidsgivers datautstyr Arbeidsgivers datautstyr (PC, nettbrett, tjenestemobiltelefon, servere, fellesnett og øvrig infrastruktur) er stilt til den ansattes disposisjon for bruk som arbeidsverktøy. Dette datautstyret kan bare tillates brukt privat i begrenset omfang, det vil si til et mindre antall brev og filer, begrenset bruk av internett o.l. Sunn fornuft og god dømmekraft må være førende for all privat bruk. Bruk av arbeidsgivers utstyr for å utføre egen næringsvirksomhet eller annet arbeid/annet oppdrag er ikke tillatt. For å unngå tilkobling av private maskiner med fare for spredning av virus og annen skadelig programvare må VPN-oppkobling til nettverk godkjennes av IKT-ansvarlig i Vestfoldmuseene. 8. Nedlasting av filer som tar stor kapasitet Nedlastning av store billed-, film- og musikkfiler, bruk av radio over internett og annen bruk som tar stor kapasitet, er kun tillatt dersom dette er nødvendig som ledd i den ansattes arbeid. 9. Lagring av- og tilgang til data Arbeidsrelaterte dokumenter skal lagres på fellesområde. Data som ikke er ment å være tilgjengelig for andre, skal lagres på den ansattes private område. På den måten vil også disse dokumentene bli sikkerhetskopiert sentralt. Arbeidsgiver har adgang til den informasjon som ligger på fellesområdet. Arbeidsgiver har i utgangspunktet ikke anledning til å gå inn på den ansattes private område. Dette gjelder likevel ikke dersom det er gode holdepunkter for at det lagres arbeidsrelatert informasjon her. Foreligger det begrunnet mistanke om brudd på gjeldende retningslinjer etter norsk lov (for eksempel uberettiget lagring av filer som tar stor kapasitet eller lagring av pornografisk materiale) kan 41 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS arbeidsgiver også åpne private brukerområder. Ved slik mistanke kan arbeidsgiver også nekte den ansatte tilgang til IT-systemet inntil saken er nærmere avklart. Dersom arbeidsgiver skal åpne private dokumenter fordi det foreligger begrunnet mistanke om brudd på denne instruksen eller norsk lov, skal minimum to personer fra arbeidsgiver være tilstede. I tillegg skal en representant for den ansatte være tilstede. Det skal utarbeides en protokoll som skal sendes til den ansatte. Private dokumenter skal ikke åpnes i større utstrekning enn det som er nødvendig for å fastslå om mistanken medfører riktighet. Den ansatte skal rydde løpende på sine brukerområder og overholde instrukser gitt av arbeidsgiver. 10. Særlig om e-post Arbeidsgivers e-post system er opprettet for å være et arbeidsverktøy. Systemet tillates også brukt til private formål i begrenset omfang. Sunn fornuft og god dømmekraft er førende for all privat bruk. Epostsystemet skal ikke brukes til å spre materiale som er diskriminerende, pornografisk eller på annen måte fremstår som støtende. Den ansatte skal rydde løpende i e-postkassen sin og overholde instrukser gitt av arbeidsgiver. • • • • E-post skal ikke benyttes for konfidensiell/sensitiv informasjon uten at innholdet er merket. Ved forsendelser av personopplysninger gjelder personopplysningslovens bestemmelser med tilhørende forskrifter. Ved lengre fravær skal fraværsmarkering i e-post systemet benyttes. Intern e-post til "Alle" skal kun skje når kritisk eller viktig informasjon skal formidles. Kjedebrev og lignende tillates ikke distribuert eller formidlet videre. 11. Uautoriserte installasjoner av utstyr og programvare/ekstern tilgang Det er ikke tillatt å koble privat eller fremmed IT-utstyr opp mot arbeidsgivers nettverk uten godkjenning. Det er ikke tillatt å sette opp eller inneha modemforbindelser eller ekstern tilgang uten spesiell godkjennelse fra arbeidsgiver. Oppkobling mot andre nettverk enn arbeidsgivers eget, skal ikke skje fra arbeidsgivers PC’er uten at det på forhånd er avklart med arbeidsgiver. For å unngå tilkobling av private maskiner med fare for spredning av virus og annen skadelig programvare må VPN-oppkobling til nettverk godkjennes av IKT-ansvarlig i Vestfoldmuseene. 12. Datavirus Arbeidsgiver har god beskyttelse mot virus. Oppdaterte virusprogrammer må benyttes for at dette systemet skal virke sikkert nok. For å komplettere må alle ansatte være forsiktige ved bruk av e-post og internett. Dersom datavirus oppdages, skal arbeidsgiver varsles så fort som mulig. 13. Orientering om aktivitetslogger IT-systemet har innebygde logger som kan spore aktivitet tilbake til den enkelte PC (for eksempel logges IP adresse når internett brukes). Disse loggene brukes for å administrere systemet og for å avdekke/oppklare brudd på sikkerheten i datasystemet. 14. Ved arbeidsopphør 42 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Når en ansatt slutter i Vestfoldmuseene skal han/hun sørge for at alle arbeidsrelaterte filer er lagret på fellesområdet. Private filer som er lagret på privat område skal slettes. Leder sørger for å melde inn sletting av bruker-ID til IKT-ansvarlig. 15. Bruk av informasjon fra internett Ansatte må være kritiske til bruk av informasjon fra internett fordi informasjonen ofte er merket med lisenser, og da spesielt fotografier. Rettighetshavere kan være forfattere, musikere, bildende kunstnere, fotografer og andre. For eksempel kan en benytte bilder fra internett til internt bruk, men ved ekstern bruk, for eksempel i en brosjyre eller på egne nettsider, må det foreligge en avtale om bruk med rettighetshaver. Bruk av bilder til eksterne formål kan også kjøpes hos leverandører av billedbanker. Det finnes mange gratis billedbanker, spesielt om bildene brukes i ikke-kommersiell virksomhet. Bilder fra offentlig eide virksomheter i USA kan brukes fritt, for eksempel bilder fra NASA. Fotografier kan også brukes fritt når de er falt i det fri, jf. åndsverksloven. Bilder kan også brukes i kritisk og vitenskapelig fremstilling i for eksempel faglige artikler som ikke er av allmenn opplysende karakter. Det vil si at det er myntet på et smalt publikum som for eksempel i et foredrag fra en konservator. Vestfoldmuseene arbeider med å bygge opp egen billedbank med bilder som kan brukes fritt. 16. Sosiale medier En hver medarbeider er ambassadør for Vestfoldmuseene og må opptre ut fra dette. Kjøreregler for ansatte i sosiale medier som Facebook, Twitter, YouTube med mer: 1. Tenk deg om. Det er den som legger ut informasjonen som selv er ansvarlig, også for innholdet. Snakk med leder dersom du er usikker. 2. Vær transparent. Innholdet skal være tydelig og klart. Bruk ditt eget navn, ditt arbeidssted og din rolle. Hvis du kommenterer innlegg vær sikker på at du har riktig dokumentasjon. 3. Vær ekte. Bruk det samme språket som du bruker i jobbsituasjon, men tilpass slik at leserne forstår deg. Vis din personlighet og oppmuntre til kommentarer. 4. Vær vennlig. Hvis du ser noe negativt om Vestfoldmuseene, museene, arkivet eller samlinger opptre vennlig og imøtekommende. Kommuniser med respekt, hold deg til fakta og vær åpen om din rolle i Vestfoldmuseene. Innholdet som kommuniseres skal være lovlig, ærlig, høflig og troverdig. Ansatte utviser respekt og assosieres ikke med vold, aggresjon, fare, anti-sosial oppførsel eller diskriminering. Vi henvender oss alltid kun til et voksent publikum. Retningslinjer for varsling Reglene i arbeidsmiljøloven § 2 lovfester arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten og gir arbeidstakere som varsler et vern mot gjengjeldelser. Loven pålegger også arbeidsgivere å legge forholdene til rette for varsling. 1. Arbeidstakers rett til å framsette ytringer som ikke regnes som varsling Varslingsbestemmelsene regulerer bare ytringer som gjelder kritikkverdige forhold i virksomheten. Ansattes rett til å fremsette politiske eller faglige ytringer på egne vegne reguleres av loven om ytringsfrihet og de begrensninger som følger av lojalitetsplikten i arbeidsforhold og lovregler om taushetsplikt mv. 43 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Ytringsfriheten gjelder bare ytringer fremsatt på arbeidstakers egne vegne, og arbeidsgiver står derfor fritt til å regulere hva som skal sies når det gjelder ytringer på vegne av virksomheten. 2. Arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten Arbeidsmiljøloven § 2-4 fastslår at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Bestemmelsen omfatter både ekstern og intern varsling. Etter arbeidsmiljølovens § 2-4 skal arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen være forsvarlig. Arbeidstaker har alltid rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller med virksomhetens rutiner for varsling. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med bestemmelsen. Reglene om varslingsrett er ufravikelige, jf. arbeidsmiljøloven § 1-9. Hva som er forsvarlig fremgangsmåte, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Vurderingstemaet vil i hovedsak være om arbeidstaker har forsvarlig grunnlag for kritikken og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomhetens saklige interesser med hensyn til måten det varsles på. 3. Vestfoldmuseenes rutiner for varsling Det vil alltid være forsvarlig å varsle i samsvar med varslingsplikt nedfelt i lov, forskrift, instruks, reglement mv. Et eksempel på varslingsplikt er arbeidstakerens plikt til å sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3. Egne varslingsrutiner for Vestfoldmuseene skal utarbeides og legges lett tilgjengelig på intranettet. Informasjon i Vestfoldmuseene Ifølge arbeidsmiljøloven § 8 plikter Vestfoldmuseene å informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte. Det pliktes å informere om aktuell og forventet utvikling av virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon. Ut over informasjonsplikten skal det også i noen tilfeller være drøftinger mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte som skal ta sikte på å oppnå en avtale. For eksempel aktuell og forventet bemanningssituasjon, inkludert eventuelle innskrenkninger og tiltak, og ved endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. 1. Internkommunikasjon Vestfoldmuseene følger vedtatt kommunikasjonsstrategi som revideres i løpet av 2012. Den ansatte plikter å innhente informasjon og holde seg orientert om forhold fra virksomheten som berører dem. Kommunikasjonen er basert på åpenhet og ærlighet, og fremmer dialog som den prioriterte kanalen. Ytterligere kommunikasjonskanaler er primært intranett og e-post. Det arrangeres to allmøter i året for alle ansatte, og hver avdeling i Vestfoldmuseene har regelmessige interne møter. Det er fire faste møter i året mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte for å sikre god dialog. 2. Eksternkommunikasjon 44 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Vestfoldmuseene følger vedtatt kommunikasjonsstrategi som revideres i løpet av 2012. Den enkelte avdeling/museum har ansvar for egen lokal ekstern kommunikasjon med lokale interessenter. Kommunikasjon på overordnet nivå og mediehåndtering angående Vestfoldmuseene som selskap går gjennom øverste leder. Mediehåndtering angående den enkelte avdeling/museum håndteres av den enkelte leder. Direktør orienteres om mulige saker og oppslag i forkant for å sikre oversikt og kunnskap om hva som foregår i selskapet. Som rutine skannes medieklipp for publisering på intranett. Avslutte arbeidsforhold 1. Advarsler Dersom en arbeidstaker gjør seg skyldig i forseelse i tjenesten kan han/hun tildeles muntlig eller skriftlig advarsel. Med forseelse menes brudd på gjeldende lov- og regelverk, samt bedriftens regler, instrukser, arbeidsavtale, retningslinjer og arbeidsreglement. Leder innkaller til samtale der vedkommende blir gjort oppmerksom på at gjentatt mislighold kan føre til konsekvenser for arbeidsforholdet. Advarsel utarbeides i samarbeid med ansvarlig leder. 2. Oppsigelse Oppsigelse og avskjed følger de til enhver tid gjeldende regler i arbeidsmiljøloven § 15-1. Oppsigelse fra arbeidsgiver skal være skriftlig og saklig begrunnet ut fra virksomheten, arbeidsgivers ellers arbeidstakers forhold. Den ansatte har i slike saker rett til å la seg bistå av tillitsvalgte. Arbeidstaker kan uten oppsigelsesfrist avskjediges av bedriftens daglige leder eller den han/hun bemyndiger, hvis arbeidstaker gjør seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen eller arbeidsreglementet, jf. arbeidsmiljøloven § 15-14. Ved avskjedigelse kan ikke den ansatte kreve å stå i stillingen sin, jf. arbeidsmiljøloven § 15-11. For øvrig gjelder bestemmelsene i arbeidsmiljøloven § 15-1 og 15-4, om drøftingsmøte og formkrav, tilsvarende som ved oppsigelse. Grunnen til avskjeden gis skriftlig når arbeidstaker forlanger det. Avskjed skal leveres personlig eller sendes rekommandert og skal være skriftlig. Loven har særskilte oppsigelsesvern for bestemte grupper ved sykdom, svangerskap, fødsel og permisjon, og ved militærtjeneste. Arbeidstakers oppsigelse skal være skriftlig og leveres nærmeste overordnede. Leder sender personalmelding til lønnsavdelingen så raskt som mulig. Leder besvarer oppsigelsen skriftlig, og bekrefter samtidig siste arbeidsdag og avvikling av evt. mellomværende med bedriften. 3. Oppsigelsesfrister 45 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS Oppsigelsesfristene for fast ansatte medarbeidere følger arbeidsmiljøloven § 15-3. Oppsigelsestiden begynner å løpe fra den første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted. I henhold til standard arbeidsavtale i Vestfoldmuseene for funksjonærer, er oppsigelsesfristen 1 måned i prøvetiden. Oppsigelsestiden gjelder fra oppsigelsesdato. I Vestfoldmuseene er oppsigelsestiden for ledere og funksjonærer i henhold til arbeidsavtale, som hovedregel 3 måneder regnet fra den 1. i måneden etter at oppsigelse er mottatt. 4. Alderspensjon En person kan tidligst ta ut alderspensjon fra fylte 62 år, jf. Folketrygdloven kap. 19. Som hovedregel får ansatte i Vestfoldmuseene som er medlem i KLP minst 66 prosent av sluttlønn i samlet pensjon fra KLP og folketrygden. Dette gjelder hvis en tar ut full pensjon og har samlet medlemstid i offentlig sektor på minst 30 år når en tar ut pensjonen. Når en arbeidstaker nærmer seg pensjonsavgang tar han/hun selv kontakt med NAV for alderspensjon fra folketrygden. Arbeidsgiver søker alderspensjon fra KLP. Den praktiske rutinen er som følger: • • • • Ved seniorsamtale avtales tidspunkt for når arbeidstaker går over i pensjon for å sikre kompetanseoverføring og en god avslutning på arbeidsforholdet. Den ansatte kontakter selv NAV for å søke om alderspensjon. Leder melder fra til lønningskontaktperson i VFK. VFK/lønn sender elektronisk søknad til KLP på vegne av Vestfoldmuseene. OBS: KLP har 3 måneders behandlingstid på pensjonssøknader 5. Avtalefestet pensjon (AFP) AFP innebærer at yrkesaktive på visse vilkår har adgang til å gå av med pensjon før pensjonsalderen i folketrygden på 67 år. 6. Klarering ved fratredelse På den siste arbeidsdag er den nærmeste leder ansvarlig for at den ansatte leverer inn: • • • • • • • id-kort/adgangsbrikke verktøy pc nettbrett telefon nøkler annet utstyr den ansatte er tildelt i løpet av ansettelsesforholdet. Muntlige og skriftlige fullmakter opphører automatisk ved fratredelse. Det er ikke anledning til å bringe med seg programmer, arbeidsbeskrivelser, dokumentasjoner med mer bort fra selskapet. Meldingsskjema skal fylles ut og oversendes Beate for personalarkiv. Dersom ikke annet er skriftlig avtalt vil sluttoppgjør og opptjente feriepenger bli utbetalt ved lønnsutbetalingen måneden etter at vedkommende fratrer. 46 Personalhåndbok Vestfoldmuseene IKS 7. Avslutning for arbeidstaker Avslutning for arbeidstaker markeres som hovedregel med felles lunsj/kake for avdelingens kolleger med overrekkelse av blomster fra Vestfoldmuseene. 8. Sluttattest Arbeidstaker som fratrer stillingen ved lovlig oppsigelse har rett på sluttattest. Foruten personlige data, skal attesten gi opplysninger om arbeidets art og ansettelsestid. Dersom den ansatte ønsker en sluttattest som er mer utfyllende enn minimumskravene, må det bes spesielt om dette fra leder. 47
© Copyright 2024